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TeleOffice 3.7クイックガイド

（PC編）

シャープマーケティングジャパン株式会社2017年10月

1掲載している全ての情報の無断転写・転載・公衆送信を禁じます。

1. はじめてTeleOfficeを使う場合

2. 会議を作成する

3. 会議に参加する

4. 会議を終了する

目次

2掲載している全ての情報の無断転写・転載・公衆送信を禁じます。掲載している全ての情報の無断転写・転載・公衆送信を禁じます。

はじめてTeleOfficeを使う場合1

******・to.ideep.com ①meetingmanager@*****.to.ideep.comから「TeleOfficeへようこそ」メールが届きます。

①メールを受信

※*****・XXXXXXXX・OOOOOOOOはメールをご確認ください。

https://*****.to.ideep.com/

*****.to.ideep.comXXXXXXXXXOOOOOOOOOO

②サーバのURLです。P4を参照して、アプリダウンロードを行ってください。

https://*****.to.ideep.com/

③ログイン情報です。P5を参照して、アプリ設定を行ってください。

サーバ名：****.to.ideep.comユーザID：XXXXXXXXパスワード：OOOOOOOOO

①

②

③

XXXXXXX


はじめてTeleOfficeを使う場合1はじめてTeleOfficeをご利用頂く場合は、まずアプリケーションのインストールが必要です。

Webブラウザでご契約頂いたサーバのURLにアクセスして頂き、アプリケーションのダウンロードおよびインストールを行ってください。

その際、Windows 7の環境であれば、.Netframework4.5のインストールが必要になる場合があります。※.Netframework4.5のインストールにはシステム管理者権限が必要です。

②インストール

②「ダウンロード」ボタンをクリックしてインストーラをダウンロード／実行してください。

①サーバのURLへアクセスください。https://*****.to.ideep.com/

※*****はサーバごとに違います。

*****


はじめてTeleOfficeを使う場合1インストールが終了すると、TeleOfficeが起動します。

初回起動時にはサーバ名を入力する画面が表示されるので、入力をしてください。

続いてIDとパスワードを入力します。

最初にログインする場合は、「TeleOfficeへようこそ」メールで通知された初期パスワードを入力し、パスワードを変更する必要があります。（一度変更して頂ければ、以降は別の端末から使う場合でもパスワードの変更は不要です）

③ログイン

xxxx.to.ideep.com

①メールに記載されたサーバ名を入力*****.to.ideep.com

③メールに記載されたユーザID・パスワードを入力

※*****・XXXXXXXX・OOOOOOOOはメールをご確認ください。

②「次へ」ボタンをクリック

④「ログイン」ボタンをクリック


会議リスト画面の「新規作成」ボタンをクリックすると会議の作成画面が開きます。会議の名前や開催予定時刻、参加者、共有する資料などを設定します。

会議を作成する2①会議を作成する

会議名：未入力の場合「新規会議」という名称が自動的に設定されます。

開始時刻/終了時刻：会議の開始時刻と終了時刻を設定します。※設定時刻以外の時間でも会議開催は可能。

参加者：会議に招待する参加者を設定します。

会議資料：会議で共有する会議資料を設定します。

DEMO＿02DEMO＿01

DEMO_03

フォーマル会議：フォーマル会議に設定変更できます。


会議の参加者は、TeleOfficeのユーザから選択することができます。

ボタンをクリックすると検索画面に切り替わるので、「ユーザー検索」欄に氏名やメールアドレスの一部を入力し、招待したい参加者を検索して、クリックで選択してください。※会議に招待できる人数はご契約によって異なります。

会議を作成する2②参加者の選択

+

③参加者とするユーザをクリックして選択します。選択されるとオレンジ枠が表示されます。

②氏名やメールアドレスの一部入力で検索します。

④参加者の選択が完了したら「完了」をクリックします。

[email protected]

① をクリックします。+


会議にゲスト参加者を登録することができます。

検索画面の「ユーザー検索」欄にゲスト参加者のメールアドレスを入力し、表示された「追加」をクリックしてください。※会議に招待できるゲスト参加者の人数はご契約によって異なります。

会議を作成する2③ゲスト参加者の登録

[email protected]

①ゲストのメールアドレスを入力します。

②ゲスト参加者の「追加」をクリックすると「参加者を追加しました」とオレンジ表示されます。

③参加者の選択が完了したら「完了」をクリックします。


会議で資料を共有する場合は、PCからTeleOfficeクラウドに資料をアップロードする必要があります。

アップロードできるファイルは下記の通りです。※ファイルサイズの上限は100MB。300ページ以下。※圧縮ファイルや、暗号化されたファイル、パスワード付きファイルには対応していません。

会議を作成する2④資料の選択（アップロード）

.ppt

.pptx.doc.docx

.xls

.xlsx.pdf .xps

.wmv

.avi

.mts

.mp4

.mpg

.jpg

.jpeg

.png

.gif

.bmp

.txt

②PC上の資料を選択し「開く」をクリック。

①「アップロード」をクリックします。


DEMO＿02DEMO＿01 DEMO＿02

会議の設定が終わったら、最後に「保存」ボタンをクリックします。「メールを送る」が選択された状態で保存をすると、各参加者に会議の招待メールが送信されます。招待メールを受信すると各参加者のスケジュールに会議の予定が登録※されます。※iCalendar形式に対応したメーラーの場合

会議を作成する2⑤保存と通知

保存時に各参加者へメールを送らないことも可能です。また会議を変更した場合、追加・削除した参加者のみにメールを送ることも可能です。

DEMO＿02

主催者・参加者の会議リストに作成した会議が追加されます。


BミーティングA会議 C会議

Dミーティング

E会議

参加する会議の「参加」ボタンをクリックしてください。

TeleOfficeにログインすると、自分が参加者となっている当日以降の会議が一覧で表示されます。会議に招待されている場合やすでに会議を作成済みの場合は、参加する会議の「参加」ボタンをクリックしてください。（他の参加者の招待や資料のアップロードは開始後も可能です。）その場で会議を開催する場合は「インスタント会議」をクリックすることで、自分が主催者の会議をすぐに始めることができます。（他の参加者の招待や資料のアップロードは開始後に行います。）

会議に参加する3①会議への参加

インスタント会議は、会議を作成せずにすぐに会議を開催できるモードです。必要な資料や参加者は会議開催後に追加ください。

会議開始資料が表示されます。


ビデオ会議を開始する場合は、画面左の「ビデオ会議」ボタンをクリックしてください。

参加した会議ですでにビデオ会議が開始されていれば「ビデオ会議を開始しますか？」と表示されるので「参加する」をクリックしてください。

会議に参加する3②ビデオ会議の開始


会議に参加する3③会議中の基本操作（画面の構成）

TeleOfficeの基本的な操作は、主に画面左のボタン一覧(メニューバー)、資料操作はツールバーから行います。

資料やホワイトボードは画面の中央に表示され、画面右側にはビデオ会議の映像が表示されるレイアウトになります。

ビデオ会議

ツールバークリックするとコンテンツが表示されます。

各種操作ボタン資料・ホワイトボード


会議に参加する3参加者の画面では、発表者が表示している資料と同じものが表示され、発表者の書込みなども反映されます。

④会議中の基本操作（資料の表示）

発表者の操作を同期資料切り替えや書き込み、拡大縮小、画面共有等、発表者の操作を全て同期します。


会議に参加する3会議中に、資料めくりやズームなどの動作を行うと、独立モードに切り替わります。参加者は発表者と異なる資料やページを自由に参照することができます。※独立モードでの操作は、他者には一切反映されません。発表者と同じ画面に戻る場合は、同期ボタンをクリックします。

⑤会議中の基本操作（独立モード）

(1)

「発表に同期」ボタンクリックで、独立モードが解除され、発表者と同じページに戻ります。

(2)(3)(4)

「発表に同期」ボタンクリックで、独立モードが解除され、発表者と同じページに戻ります。

ページめくりボタンTeleOfficeの資料枠内端をクリックで表示。右端…ページ送り左端…ページ戻り

(1) (2)(3)(4)

資料操作ボタン資料クリックで表示（1）ページ戻り（2）ページ送り（3）資料表示拡大（4）資料表示縮小


会議に参加する3⑥会議中の基本操作（メニューバー）

(4)

(7)

(8)

(1)

(2)

(3)

(5)

(6)

(1)メニューバーの表示/非表示

(2)発表このボタンがオレンジ色になっている人が現時点の発表者になります。青色になっている人は、ボタンをクリックすることでいつでも発表者になることができます。※フォーマル会議では発表者・司会者以外の参加者は「挙手」になっています。

(3)ビデオ会議ビデオ会議に参加します。

(4)画面共有デスクトップ共有・アプリケーション共有を行います。

(5)参加者参加者のステータス確認や、参加者の追加などを行います。

(6)会議資料他の資料・ホワイトボードへの切り替えや、資料の追加ができます。

(7)ツールバーペンや消しゴム、スクリーンキャプチャなどのツールバーを表示させます。 ※詳細は次ページ

(8)セミナーモード参加者の画面が常に発表者に同期します。

(9) 全員同期参加者全員の画面が一時的に発表者に同期します。

(10)コラボコラボレーションモードのオン/オフを行います。コラボレーションモード中は、発表権を持っていなくても全ての参加者が書き込みを行うことができます。

(11) 個人ノート他の参加者からは見えない個人的な書き込みを行うことができます。

(12)退出会議から退出します。

(9)

(10)

(11)

(12)


会議に参加する3⑦会議中の基本操作（ツールバー）

A）カーソルクリックしたまま動作を行うことで、画面のスクロールや資料の位置調整、ページめくりを行います。

B）ペン手書きペン・図形ペン・手書きマーカー・図形マーカーの4種類のペン、9色のカラー、5種類の太さを選択できます。

C）レーザーポインタークリックしたまま動作を行うと動作どおりにポインターが表示されます。

D）選択手書きやテキストの書き込み、貼付図などをクリックしたまま囲うことで選択でき、選択後に移動やコピー、削除を行います。

E）消しゴムドラッグした部分の書き込みを消します。ゴミ箱ボタンをクリックでページ全体の書き込みを消します。

F）テキスト文字色と背景色を指定して文字を入力することができます。入力後も追記やサイズ変更・移動ができます。（元ファイルのテキストは編集できません。）

G）画像スクリーンショットや画像ファイルを貼り込むことができます。

H）UNDO/REDO操作を一つ戻す／戻した操作を戻す前に戻すことができます。（10回前まで）

I）ページめくり J）ファイルの拡大／縮小

K）ウィンドウ枠の固定資料やホワイトボードに対して指定位置のウィンドウ枠固定を行います。

ゴミ箱ボタンは消しゴムをクリックすると下部に表示されます。

A B C D E

F G H

I J K

上部バー部分をドラックして自由に移動ができます。


会議に参加する3⑧会議中の基本操作（ツールボタン一部抜粋）

種類選択

カラー選択

サイズ選択

サイズ選択

カラー選択

背景色選択

B F

G

表示画面を選択貼付

PCに保存しているイメージ画像を貼り付け

図形・テキスト等クリックしたまま囲って選択する。

D

削除・移動・再入力・拡大縮小が可能。

ペンツールフォントツール

選択ツール

画像ツール


会議に参加する3⑨会議中の基本操作（ビデオ会議）

ビデオ会議エリアの右上のボタンで音声や映像の操作と各種設定ができます(1~6）。また右下のボタンで、PC上の本人・参加者のビデオ映像サイズ・レイアウトを選択できます(7~9)。

(1)ビデオ会議画面表示切替ビデオ会議画面を別ウィンドウ表示にします。

(2)ビデオ会議非表示ビデオ会議に接続したままビデオ会議画面を非表示にします。

(3)MuteAll（司会者のみ表示される）：現在の発表者以外の全ての参加者のマイクをミュートにします。ミュートを解除するには、各参加者がマイクボタンをクリックしてください。

(4)カメラ：クリックするとオフになり、自分の映像が他の参加者に見えなくなります。

(5)マイク：クリックするとミュートになり、自分の音声が他の参加者に聞こえなくなります。

(6)スピーカー：クリックするとミュートになり、スピーカから音が聞こえなくなります。

(7)設定：マイク・スピーカの選択や、最大表示画面数の設定などを行います。

(8)マイクインジケーター

(9)セルフビューの変更：大／小／非表示

(10)ビデオ会議画面レイアウトの変更：均等表示／話者拡大表示

(11)ネットワークの通信状況緑：非常に良好黄：接続可能赤：問題あり

（1）

（2）

（3）

（4）

（6）

（5）

（8）（9）（10）（11）

（7）


会議に参加する3⑩会議中の基本操作（セミナーモード機能）

セミナーモードでは、参加者の画面は常に発表者に同期し、参加者は他のページや資料を見ることができません。

ただし、個人ノートに記入することはできます。

※個人ノートに記入中に発表者が他のページに切り替えた場合は、描き終わってから数秒後に同期されます。※発表者だけがセミナーモードのオン／オフを切り替えることができます。

セミナーモードON状態

セミナーモードOFF状態


会議に参加する3⑪会議中の基本操作（全員同期機能）

【発表者】が「全員同期」をクリックすると、参加者全員の画面を一時的に同期します。セミナーモードと違って、注目してほしい時点にだけ強制的に同期させることができます。

※個人ノートに記入中に発表者が他のページに切り替えた場合は、書き終わってから15秒後に同期されます。

全員同期ボタン（発表者）

同期（参加者）


①[設定]－[音声テストウィザード]をクリックします。

②最初にスピーカの確認ができます。音声ガイダンスが聞こえることを確認します。

ボリューム調整ができます。

③音声テストを行い、マイクに取り込まれる音を確認します。

正しいマイクが選択されているか確認します。

④録音が終わると、再生が開始されます。声の大きさや、環境音（雑音）などを確認します。

「録音中です」と表示されたら、マイクに向かって話して録音します。その後、再生されマイクの音声を確認します。

会議前に、マイクとスピーカの設定が正しいかを、分かり易く確認でき、大幅に音声のトラブルを防げます。

マイクとスピーカの音量インジケータが表示

（ワンポイント）音声テストウイザード機能

会議に参加する3


会議に参加する3（ワンポイント）ビデオ会議で音が途切れたりハウリングする場合もしビデオ会議で音が途切れたり、ハウリングが発生した場合、以下のチェックポイントを確認してください。

①正しい機器が選択されていますか？

ビデオ会議のボタンをクリックしてオプション画面を開き、マイクとスピーカーに正しい機器が選択されていることをご確認ください。

②同じ部屋で複数の端末がビデオ会議に入っていませんか？

同じ部屋の中でiPadやPCで会議に参加している人がビデオ会議に参加していると、ハウリングが発生します。

③騒がしい場所からビデオ会議に参加していませんか？

オフィスの自席やオープンスペースなど周囲に騒音がある場所からビデオ会議に接続している参加者がいると、音切れの原因になります。

④ネットワークの状況が悪化していませんか？

画面右下のインジケーターが常に赤、または頻繁に赤になるような状況では、ネットワークの遅延が原因で音切れが起きることがあります。

この場合、ビデオ会議のオプション画面でビデオ会議品質を「低速ﾈｯﾄﾜｰｸ」にすることで改善する場合があります。（設定後、一度ビデオ会議をオフにして、再度オンにしてください）

状況が改善しない場合は、コールセンターまでお問合せください。


会議に参加する3会議中は、発表者が進行の主導権を持ちます。

発表者が資料のページを切替えたり、ペンでの書き込み、ズームといった操作を行うと、その結果はすべての参加者の端末に反映されます。

一方発表者以外の参加者が他のページに切替えたりしても、それは他のユーザの画面には反映しません（独立モード）。

⑩会議の進行と仕組み

発表者参加者B 参加者C

資料のページめくり・書き込み等の

操作

他のページの参照・書き込み

も可能

全ての参加者の画面に反映

参加者A

http://www.dell.co.jp/jp/ja/business/notebooks/precision-m4500/pd.aspx?refid=precision-m4500&s=bsd&cs=jpbsd1

http://www.dell.co.jp/jp/ja/business/notebooks/precision-m4500/pd.aspx?refid=precision-m4500&s=bsd&cs=jpbsd1


会議に参加する3通常の会議では「発表」ボタンをクリックすることで、いつでも発表者になることが可能です。発表者になると、発表ボタンはオレンジ色に変わります。

フォーマル会議では、司会者以外は自由に発表者になることができません。参加者は「挙手」ボタンをクリックし、発表者または司会者から許可をもらうか、または直接司会者から発表者に指定される必要があります。

⑪発表者になる

参加者

発表者

どうぞ。発表者の権限を渡します。

（フォーマル会議での発表者の受け渡し）発表権が移動

質問があるので資料に書いても良いですか？


会議に参加する3TeleOfficeでは招待されていないユーザは会議に参加することができません。参加者ボタンをクリックすると、すでに招待済みのユーザの一覧が表示され、参加状況を確認することができます。会議中であっても必要に応じて参加者を追加することが可能です。

⑫参加者を追加する

参加者を追加する場合｢参加者｣をクリックします

「参加者を追加」ボタンをクリックすると参加者追加画面が表示され、新しい参加者を招待できます。

参加者の一覧が表示されます。は現在接続している参加者を

示します。

追加ユーザーをクリックすると選択したユーザーが「オレンジ枠」で表示されます。「完了」をクリックして参加者を追加します。「ユーザー検索枠」で一部入力検索ができます。

「ゲスト」追加は「ユーザー検索枠」にゲストの「メールアドレス」を入力後、検索枠下部に表示されるゲストを選択し「完了」をクリックします。


会議に参加する3会議に資料をアップロードすることで、すべての参加者が資料を共有することができます。発表者が資料のページをめくったり、書き込んだり、ズームを行うと、その内容は参加者の端末にも全て反映されます。資料に書き込んだ内容は全て自動的に保存されており、発表者の書き込みは参加者全員が資料と共にダウンロードすることが可能です。

資料を切替えたり、アップロードする場合は｢会議資料」をクリックします。

⑬資料を共有する

PC上の資料を追加アップロード一番上の段は

ホワイトボードです。

「+」ボタンで資料を追加できます。

以前保存したクラウド上の資料を追加アップロード

クリックで表示する資料を切り替えます。「オレンジ背景」が現在表示中の資料です。


会議を終了する4●会議から退出する場合は、「退出」ボタンをクリックしてください。「会議から退出しますか？」と再度確認されるので「退出」をクリックしてください。

退出は会議から自分だけが抜けますので、他の参加者に影響はありません。※参加者が全員退出すると会議は自動的に終了します。

①会議からの退出と終了

●主催者が会議から退出する場合は、[退出]ボタンをクリック後、「会議を終了する」「会議を終了せずに退席する」のボタンのいずれかを選んでください。


会議を終了する4②ダウンロード通知メール会議が終了すると、以下のようなメールが参加者に届きます。

○○さん、

会議「XXXXXXX」へのご参加、ありがとうございます。（※あやまって会議を終了してしまった場合、再度会議を開始できます）

会議資料をオンラインで閲覧する事や、あなたのPCにPDF形式でエクスポートする事もできます。下記のリンクから会議資料にアクセスします。teleoffice://（リンクURL)

※終了時に会議が削除された場合は、メールは送信されません。※会議資料に機密設定がされていた場合「資料のダウンロードはできません」と表示されます。

※リンクをクリックすると、右記のようなセキュリティに関する通知が表示される場合がありますが、「はい」をクリックしてください。

リンクのURLをクリックすると、TeleOfficeのライブラリが開き、対象会議のファイルが表示されます。TeleOfficeにログインしていなかった場合は、ログイン画面が表示されるので、IDとパスワードを入力してください。


ライブラリが開いたら、ダウンロードしたい資料をクリックで選択し「エクスポート」をクリックすることで、資料のダウンロードができます。書き込まれたデータは「共有ノートを含む」「個人ノートを含む」の選択チェックに応じて、書き込まれたファイルをPDF形式の画像データとしてダウンロードできます。チェックをつけないでダウンロードを行うと元データをダウンロードできます。

会議を終了する4③資料のダウンロード

チェックに応じて「元データ・共有ノート・個人ノート」をダウンロードできます。※共有ノート・個人ノートはPDF形式


コールセンターお問い合わせ先

【TeleOffice コールセンター】

TEL: 0120-177-160

（携帯・PHSからの場合：03-6302-8992）

e-mail: [email protected]

対応時間：月曜日から金曜日 8:00～18:00

（祝日、年末年始、弊社の定める休日を除きます。）

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