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《いまさら聞けない》 E メール対応の基本 1 / 16

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E メール対応の基本＜研修のポイント＞

Eメールは、電話のように時間を気にすることなく、発信者側が都合の良いタイミングで発信できます。また、文書や画像などのファイルを添付することで、たくさんの情報をやり取りすることも可能です。さらに、一度に複数の相手に送ることができるなど、生産性高く、効率良く仕事を進めるために欠かすことのできないコミュニケーション手段の1つです。一方、Eメールは文字のコミュニケーションであるため、上手くニュアンスを伝えられないことがあります。また、一度送ったメールは、訂正メールを再度送ることはできても取り消しができないため、見直しが不十分な場合、誤った内容を送ったり、相手を不快にさせてしまう恐れがあります。Eメールは記録として残ることも意識して作成することが重要です。こうしたEメールの特性を踏まえた上で、Eメール対応の基本を学習します。研修のポイントは3点です。・ Eメールの基本・ Eメール文章のマナー・その他の注意すべき点

■Eメールの基本

■ Eメールの基本

電子メールソフト：Windows Live メール

まずは、Eメールの基本です。これは、社外向けに作成されたEメールのサンプルです。上から順番にポイントを確認していきましょう。




メールアドレスは半角英数字で正確に入力する

・入力を誤ると送信できなかったり誤送信されてしまうことがある

・全角文字では送信することができない

メールアドレスは半角英数字で正確に入力するメールアドレスは、一文字異なるだけでも目的の送信先に届きませんし、全く別のユーザーに届いてしまう恐れがあるので、正確に入力します。一般的にはアドレス帳に登録して使うことが多いですが、その際もアドレスは必ず「半角の英数字」で入力します。全角文字で入力しても届かないので、注意しましょう。


宛先（TO）・CC・BCCを適切に使い分ける

・宛先（TO）メールを送りたい相手のアドレスを指定

・CC（カーボンコピー：写し）メール内容を他者にも知らせる時に使用

・BCC（ブラインドカーボンコピー）他の送信者に気付かせずに写しを送る

「宛先（TO)」「CC」「BCC」を適切に使い分ける宛先：宛先は、TOと表記されている場合もありますが、メールを送りたい相手のアドレスを指定します。 CC：CCは、カーボンコピー、いわゆる「写し」の略です。CCに指定したアドレスには相手と同時に送信され、そのアドレスは、宛先の相手にも見えます。メールの内容を関係者にも知っておいてもらいたいという時に指定します。 BCC：BCCは、ブラインドカーボンコピーの略です。CCと同じく、宛先と同時に送信されます。ただし、BCCに指定されたアドレスは、他の受信者には見えません。自分だけがアドレスを知っている複数の人に対して同時にメールを送信する場合には、自分を宛先に指定したうえで、BCCに送りたいアドレスを指定して送信します。 CCとBCCの使い方を間違えると個人情報漏えいの事故に繋がるので、十分に注意しましょう。




本文の内容を推測できる件名を付ける

・本文を開かなければ内容がわからない件名は避ける

・あとでメールを検索しやすい件名にする・返信の場合、元の件名の先頭に「Re:」を付け、元の件名を残すとわかりやすい

本文の内容を推測できる件名を付ける「ご連絡」、「ご案内」といった内容が推測しにくい件名では、本文を開くまで何の連絡なのかがわかりません。後でメールを検索するときにもわかりやすい件名を付けましょう。また、返信の場合には「Re：元の件名」というように元の件名を残すと、どのメールへの返信なのかがわかりやすくなります。


添付ファイルに関する注意点

・ファイルサイズが大きい場合は圧縮する・重要な情報の送信に注意する・ファイルを添付していることを明記する

次は、添付ファイルについてです。 Eメールでは、エクセルの表や画像を添付することができるため、とても便利ですが、ファイルを添付する時に注意が必要です。ファイルサイズが大きい場合は圧縮する受信側のインターネット接続環境により、ファイルのダウンロードに時間が掛かる場合があります。少なくとも1メガバイトを超えるファイルは、圧縮して送るようにしましょう。また圧縮する場合には、あらかじめ受信側のパソコンに解凍ツールがあることを確認しておきましょう。重要な情報の送信に注意する Eメールは、郵便にたとえるなら封書ではなく、はがきのようなものですから、送信から到着までの間に第三者に見られる恐れがあります。個人情報や重要情報は、Eメール以外の方法で伝えるか暗号化したり、パスワードを付けて送信します。



添付ファイルにパスワードを設定した場合、そのメールにパスワードを記載してしまうと、情報保護の意味がありません。必ず別のメールでパスワードを送信する、または電話でパスワードを伝えるなど、細心の注意を払ってください。また、パスワードも単純すぎるものでは意味がありません。会社によっては「8文字以上にする」、「アルファベットと数字を必ず組み合わせて使う」などのルールを設けているケースがありますので、ルールに従って設定してください。ファイルを添付していることを本文中に明記する本文中にファイル添付があることを明記すると、ファイルの開け忘れが少なくなります。また、ファイル添付の旨を明記することで「添付ファイルを利用したウィルスではないか」という相手の心配を取り除く効果もあります。

■Eメール文章のマナー

■ Eメール文章のマナー（社外向け）

続いて本文です。これは社外宛ての文書です。いろは工業株式会社総務部管理課課長鈴木様（CC：弊社山本）いつもお世話になっております。ABC商事の田中でございます。先日はご多忙の中、弊社の展示会へご来場いただき、誠にありがとうございました。ご来場の際に、鈴木様からご要望いただきました資料3点を、本メール添付にて送付させていただきます。 1.弊社会社概要 2.製品カタログ 3.サービス料金表ぜひ、ご確認のうえ、ご検討くださいませ。ご不明な点がございましたら、いつでもお問い合わせください。何卒、よろしくお願い申し上げます。そして署名へと続きます。




本文の文頭で相手の名前と自分の名前を明記する

・誰宛に誰が発信したのかを明記する・漢字の変換誤りには十分注意する・CCの送り先も記載があるとより丁寧

では、ポイントを順に確認していきましょう。本文の文頭で相手の名前と自分の名前を明記する誰宛てに誰が発信したメールなのかを明確にわかるよう記載しましょう。漢字の変換誤りなどには十分注意してください。また、写し、「CC」の送り先も記載があると丁寧です。


時候のあいさつは省略する

・一般の手紙のような時候のあいさつは省略

・本文の最後の敬具・草々などは必要なく、簡潔に結ぶ

時候のあいさつは省略する Eメールには簡潔さが求められます。一般の手紙のような時候のあいさつは省略し「いつもお世話になっております」「先日はありがとうございました」のような簡単なあいさつにとどめましょう。また本文の最後に「敬具」や「草々」は必要なく、「よろしくお願いいたします」などとし、簡潔に結びましょう。




改行や段落分けを行い読みやすいレイアウトを心掛ける

・一行の文字数は全角35文字（半角70文字）以内で改行する

・段落の間に空白行を挿入する

改行や段落分けを行い、読みやすいレイアウトを心掛ける画面をスクロールしなくても読めるように、一行はおよそ全角35文字、半角70文字以内で改行するようにしましょう。また、適宜段落分けを行い、段落と段落の間には、空白行を入れると読みやすくなります。


半角カタカナや機種依存文字は使わない

・半角カタカナ→正しく表示されない可能性がある

・機種依存文字（① ② ③ ㈱㌦㍑など）→機種により表示されなかったり文字化けする可能性がある

半角カタカナや機種依存文字は使わない半角カタカナを使うと、場合によっては、受信者側のパソコンに正しく表示されないことがあります。また、①②の丸数字や㈱のような省略文字は、パソコンの機種によって表示される文字が異なる「機種依存文字」といいます。「機種依存文字」は、いわゆる文字化けを起こす恐れがあるので使用を避けましょう。




簡潔な署名を入れる

・送信者の氏名・会社名・所属・所在地・電話番号・FAX番号・メールアドレス

・数行程度にまとめる・過剰な装飾は控える

簡潔な署名を入れる Eメールの末尾には、送信者の情報を署名として挿入する習慣があります。署名には、「送信者の氏名」、「会社名」、「所属」、「所在地」、「電話番号」、「FAX番号」、「メールアドレス」などを記入します。署名は数行程度にまとめ、過剰な装飾は控えましょう。

■ Eメール文章のマナー（社内向け）

次に、社内向けに作成されたEメールのサンプルです。件名 15日の打ち合わせ変更について佐藤社長お疲れさまです。営業一課の田中です。 15日の打ち合わせの件ですが、先方から日程変更の申し入れがありました。



11月15日火曜日14時を 11月16日水曜日14時に変更とのことですが、ご都合はいかがでしょうか。日程に問題がなければ16日水曜日14時に伺う旨、先方に連絡します。ご返信お待ちしています。追伸：打ち合わせの参加メンバーは前回の通りです。署名は簡単なものを記載しています。社内向けのメールは、よりシンプルに作成することが重要です。では、簡単にポイントを説明していきます。


宛先の書き方

・相手の部署名・役職・名前を明記する→社内で同じ姓の社員がいる場合もある

宛先今回は「佐藤社長」となっていますが、相手の「部署名」、「役職」、「名前」を明記します。社内で同じ姓の社員がいる場合もあるので、部署名や役職を明記しておくと安心です。


メールの書き出し

・長々としたあいさつや前置きは省略する・定番フレーズ「お疲れさまです」

書き出し社内向けのメールでは、長々としたあいさつや前置きを省略し、すぐに本題に入ります。あいさつ代わりには、「お疲れさまです」が、定番のフレーズです。




自分の名前

・社内宛のメールでも、自分の部署名と名前は必ず記載する

・社内で同じ姓の社員がいる場合、部署名があるだけで区別がつく

自分の名前社内宛のメールでも、自分の部署名と名前は必ず記載しましょう。社内で同じ姓の社員がいる場合、部署名があるだけで区別が付きます。


本文

・社内宛のメールの場合は特に、儀礼的、形式的な文言は省き、必要な用件だけを簡潔にまとめる

・箇条書きや矢印などの記号を使い、見た目にわかりやすくなるよう工夫する

本文社内宛のメールの場合は、特に儀礼的・形式的な文言は省き、必要な用件だけを簡潔にまとめるようにします。箇条書きや、矢印などの記号も上手に使い、見た目にわかりやすくなるように工夫しましょう。




結び

・返信が必要になる場合は、その旨を明記する

・返信の期日を明記すればより確実

結び返信が必要な場合は、その旨を明記しておきます。「11日16時までにご返信をお願いします。」と期日を明記することで、返信が確実になります。


追伸

・本文で書きそびれたことや、備考として相手に知っておいてほしい二次的な情報などは「追伸」として書き添えておく

追伸本文で書きそびれたことや、備考として相手に知っておいて欲しい二次的な情報などは、「追伸」として書き添えておくと良いでしょう。




署名

・社内宛のメールの場合もメールアドレスや内線番号といった最低限の連絡先を署名に記載する

署名社内宛のメールの場合もメールアドレスや内線番号といった必要情報は、署名に記載しておきましょう。


課長

出張お疲れさまです。営業1課の田中です。

本日、いろは工業の山田様より13:10に電話があり9月9日13:00～15:00の情報交換会にぜひ課長に出席して欲しいと依頼があり、返事を9月1日（木）までに電話かメールでお願いしますとのことでした。会場は、いろは工業様本社です。回答をよろしくお願いします。

草々

ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ営業1課田中花子E-MAIL [email protected]内線： 000ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ

メール本文の中の問題点を見付け、

その問題をどのように

改善すれば良いか考えてみましょう

【演習】上司から依頼された社内連絡メールの修正

それでは、社内向けのメールについて演習してみましょう。営業一課の山本課長は今週一週間出張です。出張中の山本課長から、「連絡事項はすべてメールで行うように」と指示を受けていたため、田中さんは、いろは工業様からの電話の内容をメールで報告しました。メール本文の中の問題点を見付け、その問題をどのように改善すれば良いか考えてみましょう。



課長出張お疲れさまです。営業１課の田中です。本日、いろは工業の山田様より13時10分に電話があり 9月9日13時から15時の情報交換会にぜひ課長に出席して欲しいと依頼があり、返事を9月1日木曜日までに電話かメールでお願いしますとのことでした。会場は、いろは工業様本社です。回答をよろしくお願いします。草々では問題点を見付け、どのように改善すれば良いか考えてください。いかがですか。問題点は見付かりましたか。またどのように改善すれば良いか、考えられましたか。では本文の最初から、確認していきましょう。


本文

・社内宛のメールの場合は特に、儀礼的、形式的な文言は省き、必要な用件だけを簡潔にまとめる

・箇条書きや矢印などの記号を使い、見た目にわかりやすくなるよう工夫する

1点目は冒頭の宛名が課長となっています。ここは山本課長又は営業1課山本課長とします。このメールの場合、本文の中にも名前がないので、受け取った山本課長が自分のことを指しているとはっきりわかるように記載することが重要です。 2点目は本文が長すぎて、ポイントがわかりにくい点が問題です。画面のように、最初に概要を簡単に書き、詳細は箇条書きにして見やすくするなど、工夫が必要です。 3点目、文末の草々は不要です。メールの場合、形式を重んじる書面作成する文書と違って、頭語や結語は必要ありません。この3点は必ず改善すべきです。さらに追伸で課長が今週末まで出張である旨を伝えていると記載すると、気配りのあるメールに仕上がります。ポイントを押さえて改善できたでしょうか。



■ その他の注意すべき点

メールの注意点①②③④⑤⑥

短文とアレンジを心掛ける

・結論を先に述べ、簡潔にまとめる

・一目でわかりやすいよう工夫する

・誤解や失礼のないよう、言葉をよく選ぶ

メール作成の際の注意事項です。メール文は短文とアレンジを心掛けるなるべく短時間で内容が伝わるよう、結論を先に述べ、簡潔にまとめます。「ので」、「けれども」などの接続語を使うことで、文はどんどん伸びるので、一文が長くなりすぎないよう、気を付けてください。また、一目でわかりやすいように箇条書きを活用することもあります。あわせて言葉をよく選び、誤解や失礼のないように、十分気を配ってください。



送る前にもう一度読み直す

・送った内容は訂正できても取り返せない

・誤字・脱字、失礼な言葉遣いに注意

・名前の間違いや漢字の表記をチェック

送る前にもう一度読み直す Eメールは、いったん送った内容について訂正メールを送ることはできても取り消すことができません。誤字・脱字、失礼な言葉使い、わかりにくい表現がないか、よく読み返してから送るようにします。特に、名前の間違いは大変失礼にあたります。同音異義語の漢字表記なども含め、しっかり見直す習慣を付けておきましょう。





HTMLメールは避ける

HTMLメール：Eメール本文に文字書式や背景画像などを設定することができるEメール

→相手のメールソフトがHTMLメールに対応していない場合、設定した効果が表示されず“意味不明な文字列”となる場合もある

HTMLメールは避けるメールの形式には「HTMLメール」と「テキスト形式」があります。 HTMLメールとは、Eメール本文に文字書式や、背景画像などを設定することができるEメールのことです。HTMLメールでは、デザインを工夫することができますが、相手のメールソフトがHTMLメールに対応していない場合には、設定したデザインの特殊効果が表示されないだけでなく、“意味不明な文字列”となって表示される恐れがあるので注意が必要です。



携帯電話宛のメールは、簡潔に書く

・本文は簡潔にまとめる

・改行を少なめにする

・署名は挿入しない

携帯電話宛てのメールは簡潔に書く携帯電話は1画面で表示できる文字数が少なく、機種によっては送受信できる文字数が限られていることもあります。本文は簡潔にまとめ、改行を少なめにし、署名は挿入せず、相手に発信者がわかるように表記して送信するようにしましょう。





相手にメールが届いているか確認をする

・確実を期する場合は電話をする

すぐに返信できない場合は一報を入れる

・内容を確認した旨を伝え相手に配慮する

送信相手にメールが届いているか、確認をするメールは相手が読んでいるかどうかがわかりません。検討や確認を要求する場合や、急ぎで添付ファイルを送付するなど確実を期する場合は、電話連絡をする必要があります。社外宛のメールの場合、「重要」などのフラグを立てたり、「開封確認」をつけるのではなくメールを送付後、「恐れ入りますが、今至急のメールをお送りしましたので、ご確認をお願いできないでしょうか。」などと、一本電話を入れるようにしましょう。また、メールを受け取った際にも返信するまでに時間が掛かりそうな場合には配慮が必要です。たとえば、「メールは拝見しております。社内で調整のうえ、期限までには回答いたしますので今しばらくお時間いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。」などと、きちんと受信したことが伝わるメールを一本送ることで、相手を安心させる気配りを行いましょう。



個人･会社情報漏えいに細心の注意を払う

・メールアドレスの入力を誤らない

→ 送信アドレスは登録したアドレスから選択する→ 可能な限り「返信機能」で返信する

・1ボタンで送信されない設定にする

→ 設定できない場合はファイルを必ず暗号化する

個人情報、会社情報の漏洩に細心の注意を払うメールアドレスの入力を誤ることにより意図しない相手に会社や個人の重要な情報を送ってしまう恐れがあります。メールを送る際は、メールアドレスを毎回手で入力するのではなくアドレス帳に登録したアドレスから選択して入力するようにしましょう。



その際、アドレスの選び間違いには十分注意してください。また、受信したメールへの返信は、返信機能を使ってメールを作成すると、アドレス間違いのミスを減らすことができます。そして、もう1つは、メールを送信する際、送信ボタンを押せばすぐに送信される設定ではなく、いったん、送信せずに保留し、再度送信ボタンを押すことによって送信される設定にしましょう。ボタンを押した瞬間、しまった、と思うことが多々あります。この設定を行えば、一度冷静に振り返ることができます。もし、この設定を行うことができない場合は、必ず全ての添付ファイルを暗号化するなど、万一の場合に備えた対策を取ってください。

■ まとめ

まとめ

メリット

・迅速に連絡を取ることができる

・効率良く仕事を進めることができる

デメリット

・ニュアンスや気持ちが伝わりにくい

・送信したものを止めることができない

メールの長所を活用し、対面・電話で弱点を補いましょう

メールは迅速に連絡することができ、効率よく仕事を進めることができる大変便利なコミュニケーションツールです。反面、ニュアンスや気持ちが伝わりにくい、一度送信したものを取り消すことができないといった弱点もあります。メールの長所は活用しつつも、何でもメールで済まそうとしてはいけません。メールを使うべきか、対面や電話で話すべきか、または、組み合わせて使うべきか、しっかり考えて活用しましょう。 Eメールは基本をしっかり理解することで、自信を持って作成・送信することができます。ぜひ、Eメールを使いこなして効率よく仕事を進めてください。

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