quan ly su thay doi2
TRANSCRIPT
1
QUAÛN LYÙ SÖÏ THAY ÑOÅI
(Managing change)Khoâng coù gì toàn taïi vónh vieãn, tröø söï thay
ñoåiHeraclitus
2
Tìm hieåu vaø quaûn lyù söï thay ñoåi laø caùc chuû ñeà noåi coäm trong quaûn lyù ngaøy nay. Thích nghi vôùi hieän taïi ñang thay ñoåi laø nhaân toá quan troïng cho söï thaønh coâng trong töông lai khoâng tieân ñoaùn tröôùc.
PHAÀN I
TÌM HIEÅU SÖÏ THAY ÑOÅI
3
TAÏI SAO PHAÛI THAY ÑOÅI
Söï thay ñoåi taùc ñoäng ñeán moïi khía caïnh cuûa cuoäc soáng. Tìm kieám moät phöông thöùc tieáp caän tích cöïc ñeán söï thay ñoåi laø caùch toát nhaát ñeå baét kòp nhöõng thay ñoåi cuûa ngaøy mai. Haõy tieáp caän noù vôùi taâm lyù thoaûi maùi vaø côûi môû, hoïc caùch phaùt trieån caùc yeáu toá tích cöïc cuûa noù.
COÂNG KHAI THAY ÑOÅI
TÌM KIEÁM NHÖÕNG TAÙC NHAÂN
THAY ÑOÅI MOÄT CAÙCH TÖÏ NHIEÂN
4
• TÌM HIEÅU CAÙC TAÙC NHAÂN CUÛA THAY ÑOÅI
•Ñeå quaûn lyù hieäu quaû caùc möùc ñoä thay ñoåi ñang ngaøy caøng gia taêng, baïn caàn tìm hieåu caùc nguyeân nhaân sau:
• CAÙC TAÙC NHAÂN XAÕ HOÄI CAÙC TAÙC NHAÂN KINH TEÁ
• THAY ÑOÅI CAÙC MOÂ HÌNH CAÙC TAÙC NHAÂN KYÕ THUAÄT
• Maùy ñaùnh chöõ coå Maùy ñaùnh chöõ hieän ñaïi Myùa tính boû tuùi
5
• NHAÄN RA SÖÏ THAY ÑOÅI• Thay ñoåi coù theå xuaát phaùt töø nhieàu höôùng:
trong phaïm vi toå chöùc laø töø caáp treân ñeán caáp döôùi, töø saùng kieán baét nguoàn töø caù nhaân vaø töø beân ngoaøi. Haõy luoân chaéc raèng baïn caûnh giaùc caùc nguoàn löïc vaø haõy môû roäng cöûa tieáp ñoùn baát keå noù ñeán töø ñaâu.
• THAY ÑOÅI TRONG NOÄI VI THAY ÑOÅI THUAÄN LÔÏI
• PHAÛN ÖÙNG CUÛA ÑOÁI THUÛ PHAÛN ÖÙNG VÔÙI TÌNH HUOÁNG
• NHÌN VAØO NHAÂN CAÙCH• CAÙC CAÂU TÖÏ HOÛI• Hoûi : Suoát 12 thaùng qua, toâi ñaõ thöïc hieän nhöõng thay ñoåi coù yù nghóa naøo?• Hoûi : Toâi ñaõ coá gaéng ñi tröôùc caùc thay ñoåi beân ngoaøi vaø tích cöïc trong caùc tìm toøi cuûa toâi hay chöa?• Hoûi : Toâi ñaõ ñoùng goùp thay ñoåi naøo cho chöông trình noäi boä chöa?• Hoûi : Toâi coù laéng nghe yù kieán thay ñoåi töø caáp döôùi khoâng?• Hoûi : Toâi coù laéng nghe yù kieán thay ñoåi töø caáp döôùi khoâng?• Hoûi : Toâi coù phaûn öùng tích cöïc vôùi caùc nhu caàu thay ñoåi khoâng?•
6
PHÂN LOẠI CÁC KIỂU THAY ĐỔI• Thay đổi phân chia thành 02 hình thức Từ từ và Triệt để. Việc hiểu biết
kiểu nào mà bạn đang đối đầu sẽ giúp bạn tiếp cận sự thay đổi một cách hiệu quả.
• PHÂN TÍCH SỰ THAY ĐỔI
THAY ĐỔI TRIỆT ĐỂ
Sau một thời gian cân bằng, thậm chí giai đoạn trì trệ, một hay nhiều sản phẩm được giới thiệu như là một cú đột phá
THAY ĐỔI TỪ TỪ
Những thay đổi lớn trong công ty thường diễn ra ở mức độ không đổi trong một thời gian dài.
7
QUẢN LÝ KHỦNG HOẢNG
• KHỦNG HOẢNGThiếu một kế hoạch toàn diện, sự thay đổi biểu diễn một đường gấp khúc.
• THAY ĐỔI ĐỂ CHIẾN THẮNG
• KẾT HỢP CÁC THAY ĐỔI
SỰ KHÁC NHAU VỀ VĂN HOÁTHAY ĐỔI VỚI SỰ LỚN MẠNH
• Khi một tổ chức phát triển công việc có xu hướng mở rộng phạm vi theo số lượng. Điều này có nghĩa là người ta phải điều chỉnh theo những cơ cấu quản lý phức tạp
8
NHỮNG CÂU TỰ HỎIHỏi : Những thay đổi nào mà tôi hy vọng thấy được trong một năm? Các thay đổi nào mà tôi đã đề nghị trong năm vừa qua và chúng thành công như thế nào?Hỏi : Có phải tôi đang theo kịp sự phát triển trong thị trường, công nghiệp, kỹ thuật?Hỏi: Tôi có khuyến khích nhân viên phát huy các sáng kiến cho sự thay đổi không?Hỏi : Các thay đổi triệt để nào đã làm ra sự khác biệt nhất đối với tổ chức?
Hỏi : Tôi đang tiếp tục học hỏi và chắc chắn rằng mọi người cũng làm như vậy không ?
CÁC VẤN ĐỀ CẦN NHỚ• Các giới hạn trong thay đổi phải được nhận biết, nghĩa là phát triển trong
phạm vi giới hạn kiểm soát được.• Các thay đổi có sự thuận lợi trong cạnh tranh rõ ràng đáng được kỳ vọng• Các thay đổi đơn lẻ thường cho kết quả thất vọng• Các thay đổi trong suy nghĩ của nhà quản lý và nhân viên sẽ được biểu hiện
qua cách ứng xử.• Tất cả các thay đổi nên đem lại lợi ích trực tiếp hoặc gián tiếp cho khách
hàng và người lao động
9
PHẦNII
LÊN KẾ HOẠCH THAY ĐỔI
Những chương trình thay đổi thành công luôn liên quan với việc lên kế hoạch ngắn hạn và dài hạn. Mục tiêu càng rõ ràng, càng tốt cho việc thực hiện kế hoạch.
10
LÀM NỔI BẬT CÁC MỤC TIÊU
Nếu các nhà quản lý không biết nơi mà họ phải đến, và nếu họ ,không biết nơi mà họ đang ở,họ sẽ không thể nào khởi hành trên con đường đúng cả. Hãy lập ra điểm khởi đầu và kết thúc như là bước đầu tiên để biết cần thiết thay đổi nơi nào.
ĐÁNH GIÁ CÁC MỤC TIÊUTHÔNG TIN RÕ RÀNG CÁC NGUYÊN TẮCNHẬN RA CÁC CHỖ THIẾUĐÁNH GIÁ NỀN VĂN HÓA
11
SẮP XẾP CÁCH NHÌN CỦA BẠN
• hjihịhi
12
NHẬN RA NHU CẦU THAY ĐỔI• Điểm mấu chốt thành công là làm thỏa mãn các nhu cầu của khách
hàng: Các khách hàng không thỏa mãn sẽ tìm đến những nguồn cung cấp khác. Những công nhân không hài lòng sẽ làm việc chậm chạp và rôt cuộc rồi sẽ bỏ đi. Hãy sử dụng các cuộc thăm dò để điều chỉnh yêu cầu trong cả hai nhóm trên, rồi lập kế hoạch thay đổi làm thỏa mãn họ
• SỬ DỤNG ĐIỀU BẤT MÃN• THĂM DÒ KHÁCH HÀNG• ĐÁNH GIÁ NHỮNG BẤT MÃN CỦA KHÁCH HÀNG • ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG• HỎI TỪ CÔNG NHÂN LAO ĐỘNG• HƯỚNG DẪN MỘT CUỘC THĂM DÒ• THĂM MỘT CÁCH CÓ HIỆU QUẢ
13
LỰA CHỌN CÁC THAY ĐỔI CẦN THIẾT
Các chương trình thay đổi phải đầy đủ và toàn diện nếu nó kéo dài. Nhưng hãy cẩn thận là không được làm cho mọi người chìm đắm trong các chi tiết. Hãy nhận biết các phần ưu tiên có ý nghĩa mà trong đó sự thay đổi này có tác động và nổi bật nhất.
CÁC VẤN ĐỀ CẦN NHỚ• Thay đổi một lĩnh vực nên được hổ trợ từ những lĩnh vực khác• Những lý do thay đổi mang tính chiến lược nên công khai • Chỉ thay đổi từ con người mới mang tính lâu dài• Mọi người có liên quan đến chương trình thay đổi nên được tư vấn• Những thay đổi mang tính kế hoạch không nên thực hiện chỉ một
lần• Yêu cầu thay đổi nên chia theo thứ tự ưu tiên từ cao đến vừa và
thấp.
14
CHỌN LỰA CÁC PHẦN CHỦ CHỐT
• ĐIỀU CHỈNH CÁC THAY ĐỔI • DUY TRÌ TÍNH LIÊN TỤC
15
ĐÁNH GIÁ SỰ PHỨC TẠP
Để có kế hoạch và quản lý sự thay đổi có hiệuquả, bạn cần lập một dự toán thực tế về sự phứctạp sẽ xảy ra và có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp nào. Sau đó bạn cần tính giảm, định lượng và tổ chức các thành phần khác một cách rõ ràng và có hiệu quả.
PHÂN TÍCH SỰ THAY ĐỔIĐÁNH GIÁ BỀ RỘNG KẾT HỢP CÁC NHIỆM VỤ XÁC ĐỊNH SỐ LƯỢNG CÔNG VIỆCNHỮNG ĐIỀU CẦN NHỚ• Mọi thứ và mọi người có nhu cầu thay đổi nên được ghi chép• Nhiệm vụ cá nhân phải được rõ ràng• Các nhóm là guồng máy chính yếu của sự thay đổi.• Tình huống thay đổi phải được diễn tả trong tài liệu ngắn gọn, sắc
bén và đựợc hổ trợ cao.• Dám vứt bỏ những định kiến lỗi thời
16
LÊN KẾ HOẠCH CÁC PHƯƠNG HƯỚNG LÔI CUỐN MỌI NGƯỜI
Các ảnh hưởng do sự thay đổi sẽ làm thay đổi thái độ và nhu cầu của mọi người. Các chương trình thay đổi một cách có hiệu quả cần được linh hoạt đủ để kết hợp sự khác biệt này, lên kế hoạch một cách cẩn thận những người có liên quan đến việc thực hiện việc thay đổi.
LỰA CHỌN CHIẾN LƯỢCXEM XÉT CÁC PHẢN ỨNGNHỮNG CÂU TỰ HỎIHỏi: Tôi có lôi cuốn những người có liên quan không?Hỏi: Tôi và các đồng sự có tin rằng việc lôi cuốn là cần thiết cho sự
thay đổi thành công không?Hỏi: Tình huống thay đổi có được truyền đạt và hiểu biết rõ ràng
không?Hỏi; Mọi người có được huấn luyện và chuẩn bị khôngHỏi: Những thứ bậc quản lý có được duy trì đến mức tối thiểu không?
17
CÓ NÊN QUYẾT ĐỊNH THU HÚT MỌI NGƯỜI
18
THẢO LUẬN VỚI MỌI NGƯỜITRÌ HOÃN THÔNG TINNHỮNG ĐIỀU NÊN VÀ KHÔNG NÊN LÀM NÊN mời đón những đề nghị từ mọi người NÊN tổ chức các cuộc họp chính thức và không chính thức thường xuyên NÊN lập các tổ hành đông trong kế hoạch cũng như hành động NÊN quan tâm đến kỳ vọng của mị người KHÔNG nên thực hiện những đề nghị mà mọi người không thể chối từ KHÔNG nên giữ những bí mật không cần hiết và nói dối bất kỳ lời nào KHÔNG quên rằng thay đổi phải cải thiện được kết quả KHÔNG nên lạnh nhạt với mọi người
HỢP NHẤT NHÓM LÀM VIỆC THEO NHÓMTHỰC HIỆN ĐÓNG GÓP CÁ NHÂNSỬ DỤNG BÍ QUYẾTHỌC HỎI TỪ NGƯỜI KHÁCỦY NHIỆM CHO MỌI NGƯỜI
19
LỰA CHỌN QUY TRÌNH THỜI GIAN
20
21
THỰC HIỆN MỘT KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
Trên cơ sở thông tin thu thập, cần tạo ra một kế hoạch hành động chi tiết. Kế hoạch này nên rõ ràng chính xác, sử dụng những phương pháp có thể hình dung được trong khi thực hiện kế hoạch và tiến trình của nó
LÊN KẾ HOẠCH CHI TIẾT KIỂM TRA TÌNH HUỐNG ĐẢM BẢO KHẢ NĂNG ĐỨNG VỮNG THỰC HIỆN NGẮN GỌN SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH Bạn phải có sẵn các công cụ khi thực hiện kế hoạch thay đổi để trình bày
những tình huống phức tạp với những hình ảnh minh họa. Ví dụ các biểu đồ nguyên nhân- kết quả mà ta gọi là biểu đồ “hình xương cá” sẽ chỉ ra nguyên nhân đẫn đến một tình trạng cần được thay đổi(kết quả). Yêu cầu những người trong lĩnh vực khác nhau đề xuất các nguyên nhân có thể đóng góp cho sự cần thiết này và phân tích để xác định ra nguyên nhân chính và các nguyên nhân khác
22
NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚnguyên nhân và kết qủa phải được xác định,
không nằm trong mối nghi ngờ.Thiết lập công việc luôn trong tình trạng cải thiệnTất cả các yếu tố liên quan đến kế hoạch nên
được phân tích và lên sơ đồ.Các kế hoạch thay đổi được xây dựng trên cơ
sở quản lý trách nhiệm dây chuyền.Những kế hoạch hiệu quả không thể dựa trên
việc nghiên cứu không thỏa đáng.
23
DỰ TÍNH CÁC ẢNH HƯỞNG Phát hiện những kế hoạch thay đổi ban đầu phải suy nghĩ thông suốt đến
những hậu quả của nó. Kiểm tra lợi ích và các bất lợi. Đánh giá tất cả các công việc chuẩn bị cơ bản và những yêu cầu thực hiện kế hoạch, cũng như chuẩn bị các kế hoạch hỗ trợ
ĐÁNH GIÁ CÁC YÊU CẦULIÊN HỆ VỚI NHỮNG NGƯỜI KHÁCCÁC CÂU TỰ HỎIHỏi: Tôi có bảo đảm rằng mọi người biết được lợi ích từ công tác thay đổi?Hỏi: Mọi người có hiểu cặn kẽ và đồng tình với tình huống thay đổi?Hỏi:Tôi có thể trả lời các câu hỏi quan trọng cho mọi người?Hỏi: Các thay đổi theo kế hoạch có thật sự làm mọi người càng lúc càng thú vị
trong công việc không?Hỏi: Tôi muốn được gì nếu công việc của tôi thắng- bại?BẢO ĐẢM CHO SỰ CẢI TIẾNLÀM LỢI CHO MỌI NGƯỜI
24
CÁC VẤN ĐỀ CẦN NHỚ Hệ quả của việc thay đổi bên trong và bên ngoài tổ chức cần thiết phải
được thông suốt Các nhu cầu thiết yếu phải được cung cấp cho kế hoạch thành công, nhu
cầu đó nên được nhận rõ và đáp ứng. Cần thiết phải liên hệ thường xuyên với các phòng ban chức năng có bị ảnh
hưởng bởi kế hoạch thay đổi. Mọi người nên hiểu rõ tầm quan trọng khi đối xử với nhau như là bạn, chứ
không phải là thù. Mọi người ở tất cả các cấp đều nhận thức rõ công tác thay đổi. Tất cả những người quản lý then chốt phải tự hội nhập với triết lý về sự
thay đổi. TỐI THIỂU HÓA CÁC TIÊU CỰC DỰ TÍNH CÁC HIỂM HỌA SẮP XẾP CÁC HƯỚNG DẪN Trong trường hợp nếu được, có thể mời nhà tư vấn đưa ra các hướng dẫn
chuyên môn và hỗ trợ trong việc đối mặt với dư thừa lao động. Điều đó sẽ giúp tạo được tình trạng tích cực hơn cả về mặt tài chính và tinh thần
25
CHUẨN BỊ NHỮNG KẾ HOẠCH BẤT NGỜCÓ NHỮNG ĐIỀU CÓ THỂ SAI LÀM THẾ NÀO CHUẨN BỊ
TRUYỀN ĐẠT
Những lãnh đạo nhóm không thể và không sẵn lòng truyền đạt các thích hợp cho người lao động.
Bảo đảm việc huấn luyện và hội thảo sẵn sàng. Nếu thất bại thì nên chuẩn bị để thay thế những người liên quan đến công tác quản lý mới.
TÀI CHÍNH
Tiết kiệm chi phí được dự tính từ cải tổ không thực tế và không hy vọng.
Phát triển một kế hoạch dự phòng cho các thay đổi xa hơn, các thay đổi này sẽ tăng thêm tiết kiệm và tìm ra những thâm hụt.
CHẤP NHẬN THỰC TẾ
Họ chỉ đồng tình ngoài miệng, nhưng thực lòng khó dứt bỏ từ thực tiễn đã được thiết lập.
Có kế hoạch loại bỏ các phương pháp lỗi thời một khi thay đổi được đưa ra. Vì vậy, không có sự chọn lựa nào khác ngoài việc sử dụng các phương pháp mới.
26
CÓ NHỮNG ĐIỀU CÓ THỂ SAI LÀM THẾ NÀO CHUẨN BỊ
LÀM CAM KẾT
Những ý kiến phản hồi và điều quan sát được cho thấy nhiệt tình đang suy yếu dần trong các thay đổi
Thiết lập các hệ thống điều tra nghiên cứu các nguyên nhân và chuẩn bị điều chỉnh lại nếu cần thiết.
TRÌ HOÃN
Chương trình thay đổi bắt đầu gặp phải lịch trình sau có ý nghĩa.
Thực hiện các cuộc kiểm tra để thăm dò các vấn đề, cũng như các hệ thống nhằm cứu vãn tình thế và bắt kịp lịch trình.
BÊN THỨ BA
Chương trình thay đổi bắt đầu chịu thiệt hại bởi nhà cung cấp
Chuẩn bị thiết lập một nhóm nghiên cứu các vấn đề và các nhà chuyên môn luôn có sẵn.
HUẦN LUYỆN
Việc đào tạo không tương xứng thiếu trầm trọng về chất lượng lẫn số lượng
Xem việc huấn luyện và lập các khóa đào tạo là cần thiết, cũng như những hổ trợ huấn luyện từ bên ngoài.
27
CÓ NHỮNG ĐIỀU CÓ THỂ SAI LÀM THẾ NÀO CHUẨN BỊ
QUY TRÌNH THỜI GIAN
Cấp trên, đồng sự,cấp dưới trở nên thiếu kiên nhẫn chờ đợi kết quả
Sẵn sàng đưa ra các dự án đem đến lợi ích nhánh chóng, và bảo đảm rằng tiến trình của chúng và thành công đạt được phải công khai.
ỦNG HỘ GIỮA CÁC NGÀNH
Bạn không được ủng hộ từ các phòng ban khác, ví dụ phòng công nghệ thông tin chẳng hạn
Sắp xếp những người từ các phòng ban chức năng khác sẵn sàng túc trực cho chương trình thay đổi nếu cần thiết.
XỬ LÝ SỰ CỐ
Những vấn đề khó khăn, không thể dự đoán đựợc và đe dọa làm hư hại toàn bộ kế hoạch.
Chuẩn bị mọi người cho xử lý khó khăn cũng như thử thách khác của thay đổi và sẵn sàng lập ra một lực lượng đặc nhiệm ngăn chặn chúng.
28
DỰ TÍNH NHỮNG CHỐNG ĐỐI KHI THAY ĐỔI
Thay đổi luôn gặp phải những chống đối. Tuy nhiên bạn có thể ngăn chặn các chống đối bằng cách dự tính và hiểu được những e dè của mọi người. Từng bước làm thích hợp một vài mục tiêu trong kế hoạch của bạn và thu thập các bằng chứng đối lập
LƯỜNG TRƯỚC NHỮNG PHẢN Ứng
PHẢN ỨNG TIÊU CỰC
XÂY DỰNG NIỀM TIN
THẢO LUẬN NỘI DUNG
TÌM KIẾM NHỮNG Ý KIẾN
29
THỬ NGHIỆM VÀ KIỂM TRA KẾ HOẠCH• Không có thử nghiệm và kiểm tra cẩn thận các kế hoạch
dễ dẫn đến rủi ro và có kết quả thất vọng. Sử dụng kinh nghiệm va các kế hoạch thử nghiệm được thiết kế tốt nhất nhắm mở rộng và phát triển kê shoạch toàn bộ củat bạn
NGHIÊN CỨU ĐIỂN HÌNH
KIỂM TRA KHẢ NĂNG
30
31
PHẦN III
THỰC HIỆN SỰ THAY ĐỔI
Một chương trình thay đổi chỉ có tác dụng tốt khi nó được thực hiện. Hãy truyền đạt cẩn thận, giám sát tiến trình và chuẩn bị cho chính bạn về những thay đổi có thể thực hiện được trong suốt thời gian của chương trình.
32
TRUYỀN ĐẠT SỰ THAY ĐỔI
Truyền đạt thì quan trọng để có một khởi đầu tốt. Bạn đừng bao giờ truyền đạt quá nhiều cho dù mọi người có tham gia vào kế hoạch hay không , kéo họ vào cuộc lúc này càng nhanh càng tốt bằng cách sử dụng các phương thức truyền đạt.
THÔNG TIN SỚM CHO MỌI NGƯỜI ĐƯA RA MỘT BỨC TRANH TOÀN DIỆN LÔI KÉO MỌI NGƯỜI VÀO CUỘC LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP TRÁNH CẠM BẪY PHÁ VỠ TIN TƯC XẤU PHỔ BIẾN THÔNG TIN VỀ THAY ĐỔI BẤT LỢI
33
PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM
Như bản chất của chúng, chương trình thay đổi là dành cho bộ phận lãnh đạo. Nhưng họ cũng cần sự cống hiến, sáng tạo và những người ủng hộ. Cho dù là nhà lãnh đạo hay người ủng hộ, điều nằm trong vị trí quan trọng và đóng vai trò không thể thiếu được cho tiến trình thay đổi.
XÁC ĐỊNH CÁC TÁC NHÂN THAY ĐỔI SỬ DỤNG CÁC TÁC NHÂN THAY ĐỔI ĐẶC TRƯNG CỦA MỘT TÁC NHÂN THAY ĐỔI Một tác nhân thay đổi là phải nhiệt tình, thiết tha với sự
phát triển. Những khí chất này khuấy động sự thay đổi trong lòng người khác
VIỆC ỦY QUYỀN TRONG THAY ĐỔI.
34
CHỈ ĐỊNH VAI TRÒ
phân tích các thay đổi mà bạn mong muốn đạt đến.
Quyết định ai điều hành mỗi công việc
Chỉ định cụ thể nhiệm vụ cho mỗi cá nhân
Thảo luận kế hoạch với mỗi cá nhân
Thông tin phản hồi và kiểm tra lời cam kết cuả họ
35
BẢO VỆ THÔNG TIN
Những người liên quan trong chương trình thay đổi có thể nghiên cứu những thông tin công bố hoặc thôngtin cần được xử lý kín đáo. Trong các vai trò được phân công, các tác nhân thay đổi phải thấy được cẩn mật về thông tin. Bí mật nên được duy trì ở mức độ thích hợp. Ví dụ nếu một câu nói bất cẩn có thể ảnh hưởng nguy hại về thương mại( kế hoạch sản phẩm mới), an toàn phải được tuyệt đối, nhưng trong phạm vi tổ chức, các bí mật hiếm khi được bảo vệ.
NHỮNG ĐIỀU NÊN VÀ KHÔNG NÊN LÀM
☼Nênphát triển sự đoàn kết trong các tác nhân thay đổi.
☼Nên giao cho tác nhân thay đổi nhiệm vụ liên tục nhằm phát triển họ trong tương lai.
☼Nên khuyến khích mọi người hình thành và tiếp tục đưa ra các quan điểm cho sự thay đổi.
☼Nên lắng nghe những tác nhân thay đổi nói gì từ lời khuyên và phản ứng của họ.
☼Không nên đặt người qua lớn tuổi làm tác nhân thay đổi
☼Không nên nản lòng mọi người bằng cách lựa chọn các tác nhân thay đổi để đối xử đặc biệt.
☼Không nên ngăn cản các tác nhân thay đổi bằng cách sử dụng ý tưởng của họ
☼Không nên tạo ra bầu khó khăn bí mật nhưn của riêng.
36
PHÁT HUY LỜI CAM KẾT Có được sự hỗ trợ của mọi người là yếu tố quan trọng cho kế hoạch
thay đổi thành công. Sử dụng kỹ năng lãnh đạo quyết đoán để đạt được và phát huy những cam kết. Truyền đạt các quan điểm của mình với phong thái của nhà chuyên môn, tổ chức các buổi họp mặt, đưa ra các biện pháp nhằm khơi dậy và lôi cuốn mọi người.
TIẾP NHẬN CÁC Ý KIẾN PHẢN HỒITÔN CAO NHỮNG ĐỀ XUẤTTỔ CHỨC ĐỐI THOẠI NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ• Sắp xếp các đề xuất đặc biệt vào kế hoạch làm việc tốt • Đương đầu với chống đối là việc tất yếu phải vất vả.• Nếu người đầu xỏ trong chống đối không chịu sữa đổi, họ phải ra đi• Tất cả các nhân viên cấp cao phải phát triển thói quen truyền đạt và
lắng nghe đối với mọi người
37
THAY ĐỔI VĂN HÓA
Văn hóa của một tổ chức phát sinh từ hành vi của mọi người trong phạm vi tổ chức đó, và lần lượt nó ảnh hưởng đến cách cư xử của con người. Chọn hướng phát triển văn hóa của tổ chức bằng những cách khác nhau để nó bổ sung cho thay đổi của bạn.
THAY ĐỔI MÔI TRƯỜNG THỪA NHẬN SỰ THÀNH CÔNG TẶNG THƯỞNG CHO THÀNH TỰU ĐẠT ĐƯỢC THƯỞNG CÔNG THEO KHẢ NĂNG.
38
HẠN CHẾ SỰ KHÁNG CỰThử thách lớn cho các nhà quản lý là làm sao vượt qua những rào cản,
đặc biệt là về mặt tình cảm trong viẹc chấp nhận sự thay đổi. Trong lúc cẩn thận dự đoán trước mọi vấn đề, bạn cần làm sáng tỏ và xử lý hiệu quả với các hình thức khác nhau của sự chống đối.
PHÁT HIỆN SỰ KHÁNG CỰĐỐI LẬP TÍCH CỰCĐỐI LẬP TIÊU CỰCĐỐI MẶT VỚI CHỐNG ĐỐINHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ• Những người cầm đầu chống đối nên được nhận diện và chuyển đi
hoặc làm vô hiệu hóa.• Sự cam kết không rõ ràng sẽ không có tác dụng đối với sợ hãi cá nhân.• Mọi người sẽ dàn xếp tốt nếu họn đựoc thỏa mái hơn là cứ giấu giếm
trong lòng.• Chống đối sẽ hòa nhập với đồng tình nếu ta không để tình huống trở
nên quá xúc cảm.
39
PHẦN IV
CỦNG CỐ SỰ THAY ĐỔI
Thực hiện thay đổi chỉ là bước đầu.Để đảm bảo thành công cho chương trình, phải cải tiến quy trình và cải thiện những thay đổi.
40
GIÁM SÁT TIẾN TRÌNH
Đánh giá chính sát tiến trình là vấn đề quan trọng đảm bảo cho chương trình thay đổi đạt hiệu quả. Những minh họa giới thiệu đơn điệu chưa đủ: Phải xem xét những yếu tố kém xác thực, và so sánh cả các yếu tố chống lại kế hoạch.
ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG
DUY TRÌ SỰ CÂN BẰNG
41
42
43
XEM XÉT LẠI CÁC GIẢI ĐỊNH
Kế hoạch thay đổi không nên đặt trong sự cứng nhắc: Chúng không có khả năng duy trì trong thời gian dài hoặc làm thỏa mãn nhu cầu thay đổi, trừ phi chúng tự thay đổi. Đánh giá lại các chính sách dài hạn một cách thường xuyên- điều này quan trọng để thành công cho hoạch định kế hoạch định kế hoạch ban đầu.
ĐÁNH GIÁ LẠI MỤC TIÊUTHỰC HIỆN NHỮNG CẢI TIẾNĐIỀU CHỈNH MỘT KẾ HOẠCHTÁI LẬP QUYỀN ƯU TIÊN
44
45
XEM XÉT THÁI ĐỘ TRÁNH TỰ MÃNTHEO DÕI SỰ THAY ĐỔICÓ ÓC THỰC TẾNHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ Những kế hoạch thay đổi cần thiết phải được xem xét và
cập nhật thường xuyên nhằm đảm baot cho thành công tiếp theo.
Nhà quản lý giỏi phải có đòi hỏi lập luận lại sự thành công của chương trình thi đua.
Tốt hơn hết nên chuyển những chủ động trong các dự án thành công đến kế hoạch thay đổi mới trước khi họ giảm đà.
Theo đuổi kế hoạch thay đổi mới, ưu tiên không thay đổi ban quản lý.
THAY ĐỔI LIÊN TỤC
46
DUY TRÌ SỰ THÚC ĐẨY
Chương trình thay đổi là dòng thủy triều không thể ngăn chặn. Chúng lên xuống, ngưng, rồi lại bắt đầu như có xung lượng vậy. Xung lượng thay đổi của tổ chức sẽ bị mất trừ phi có sự thay đổi mới định kỳ, cho cả từng kế hoạch cụ thể và cách điều hành chúng.
LẠI NHẤN MẠNH SỰ THAY ĐỔIPHÁT TRIỂN CHO CHÍNH MÌNHHOẠT ĐỘNG DÃ NGOẠICẢI THIỆN NGÂN SÁCHPHÁT TRIỂN CON NGƯỜIHỖ TRỢ CÔNG TÁC HUẤN LUYỆN
47
TIN TƯỞNG VÀO SỰ THAY ĐỔI
Thay đổi đòi hỏi phải có nổi lực lớn.Những nổ lực đó thật uổng phí nếu thay đổi bị ruồng bỏ hoặc tác dụng ngựợc lại, hoặc không hình thành trên cơ sở của tiến bộ phía trước. Những nhà quản lý thành công thực hiện kế hoạch cho tương lai cũng như hiện tại, và thay đổi những phần nào của văn hóa và tổ chức.
TIẾP TỤC KÉO DÀI NHỮNG YẾU TỐ CÓ LỢIDỰA VÀO THÀNH CÔNGÁP DỤNG TỰ PHÊ BÌNHTIỆC MỪNG THÀNH QUẢNHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ Người mới nên được mong chờ đề xuất ý tưởng mới- đó là một phần
ý nghĩa lớn của họ. Nhu cầu tự phê bình liên kết với lòng tin là hỗn hợp hiệu nghiệm nhất. Nếu mọi người toàn tâm toàn ý sẽ tạo nên than hồng rực cháy. Bất kỳ cơ cấu nào cũng nên xem xét lại và cải tiến định kỳ.THỐNG NHẤT NHỮNG THAY ĐỔI
48
ĐÁNH GIÁ KỸ NĂNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC THAY ĐỔI CỦA BẠN
• Đánh giá bạn như thế nào trong việc điều hành bằng cách trả lời các trình bày sau đây, và đánh dấu các lựa chọn gần với kinh nghiệm của bạn nhất. Bạn phải trung thực: nếu trả lời là” không bao giờ” đánh dấu lựa chọn1; nếu”luôn luôn” là lạ chọn 4... cộng tất cả các điểm lại với nhau, và tham khảo phần “phân tích” bạn sẽ thấy được tổng điểm như thế nào. Sử dụng các câu trả lời của mình để nhận diện ra phạm vi nào cần thiết phải cải thiện.
LỰA CHỌN1.Không bao gi2.hỉnh thoảng3.Thường xuyên4.Luôn luôn
49
1. Tôi cố gắng dự đoán và dẫn dắt thay đổi trong phạm vi tổ chức của mình
2. Tôi bỏ phiếu thời gian cho phát triển công nghệ thông tin.
3. Tôi có những thay đổi trong cạnh tranh, kỹ thuật, thị trường một cách nghiêm túc.
4. Tôi luôn tìm kiếm những cơ hội một cach striệt để và thay đổi liên tục.
5.Tôi thích sự khác nhau và tìm kiếm những biện pháp sản xuất khác và tạo ra những cái khác biệt.
6. Tôi cởi mở tiếp cận với những quan điểm và khả năng mới.
7. Tôi phối hợp thay đổi với bất kỳ nhu cầu nào của khách hàng.
8. Tôi duy trì sự thay đổi của mình một cách dễ hiểu và chính xác.
50
9. Tôi lôi cuốn khách hàng và những nhà cung cấp vào kế hoạch thay đổi của mình
10. Tôi thực hiện đầy đủ và cẩn trọng thay đổi và kế hoạch thay đổi trong các tình huống kinh doanh.
11. Tôi phân ra các kế hoạch thay đổi thành những phần có thể quản lý đựợc.
12. Tôi hướng dẫn một cách rộng rãi tiến trình về quyết định chiến lược và hành động.
13. Tôi đạt được những tán đồng của mọi người về các yêu cầu hành động.
14. Tôi sử dụng các Êkíp tích cực như là đơn vị cơ bản cho công tác quản lý srj thay đổi.
15. Tôi sử dụng những thay đổi nhanh, thích hợp nhằm có kết quả sớm trong chương trình thay đổi.
16. Tôi lên kế hoach thay đổi cho dài hạn.
51
17. Tôi cẩn thận không tọa ra những kỳ vọng qua bi quan ohặc quá lạc quan.
18. Tôi nhận thức được cơ hội cho việc khen thưởng, lễ mừng, khuyến khích khi công tác thay đổi thành công.
19. Tôi dảm bảo mọi người biết được câu trả lời” cho tôi điều gì trong đó?
20. Tôi thành công và đáp ứng được các kê hoạch dự phòng.
21. Tôi có lường trứoc việc chuyển hướng các phản ứng và kế hoạch, cũng như xử lý chúng như thế nào.
22. Tôi sử dụng mô hình thí điểm được thiết lwpj tốt và kình nghiệm cho việc kiểm tra các kế hoạch thay đổi của mình.
23. Tôi luôn chia sẽ những thông tin có liên quan đến đồng nghiệp và nhân viên dưới quyền sớm nếu được.
24. Tôi làm việc gần gũi với những người cùng chí hướng trong thay đổi.
52
25. Cách đối xử của riêng tôi thì linh hoạt và có thể đáp ứng cao đối với nhu cầu thay đổi.
26. Tôi khuyến khích mọingười cởi mỏ với quan điểm của họ.
27. Tôi ngăn chặn việc chống đối việc thay đôỉ một cách công bằng và mạnh mẽ.
28. Tôi xem xét việc điều chỉnh những giả định hằm tạo cơ sở cho kế hoạch thay đổi.
29. Tôi sử dụng cách đánh giá về lượng để đạt kết quả như mong muốn.
30. Tôi bảo đảm công tác huấn luyện kỹ lưỡng giúp mọi người cập nhật được thay đổi.
31. Tôi bắt đầu với kế hoạch thay đổi kế tiếp khi đến chỗ kết thúc.
32. Tôi sử dụng việc tự đánh giá để kiểm tra bản thân và tổ chức.
53
PHÂN TÍCH Giờ đây bạn đã hoàn thành việc tự đánh giá, hãy công tất cả các
điểm, và kiểm tra mức độ kỹ năng của bạn bằng cách đọc các đánh giá dưới đây. Dầu kỹ năng quản lý sự thay đổi của bạn như thế nào đi nữa, điều quan trọng alf hãy nhớ rằng luôn luôn có cơ hội cho việc cải thiện. Nhận diện những mặt còn yếu của mình,và tham khảo những phần trong sách, bạn sẽ tìm thấy những lời khuyên thực tế nhằm củng cố và mài dũa các kỹ năng này.
Từ 32 đến 46 điểm: Bạn đang chống lại sự thay đổi hoặc những lợi ích tiềm tàng của nó. Hãy vượt qua những e ngại và học hỏi cho kế hoạch thay đổi.
Từ 65 đến 95 điểm: Bạn đã hiểu ra sự cần thiết cho việc thay đổi. Bây giờ phải phát triển các kỹ năng của bạn để tiếp cận một cách thành công.
Từ 96 đến 128 điểm: Bạn là người có nhiều kinh nghiệm trong công tác thay đổi, nhưng nên nhớ rằng thay đổi là một qua trình không có điểm dừng, vì thế tiếp tục hoạch định cho phía trước.
54
Những người liên quan trong chương trình thay đổi có thể nghiên cứu những thông tin công bố hoặc thôngtin cần được xử lý kín đáo. Trong các vai trò được phân công, các tác nhân thay đổi phải thấy được cẩn mật về thông tin. Bí mật nên được duy trì ở mức độ thích hợp. Ví dụ nếu một câu nói bất cẩn có thể ảnh hưởng nguy hại về thương mại( kế hoạch sản phẩm mới), an toàn phải được tuyệt đối, nhưng trong phạm vi tổ chức, các bí mật hiếm khi được bảo vệ.
NHỮNG ĐIỀU NÊN VÀ KHÔNG NÊN LÀM☼ Nên phát triển sự đoàn kết trong các tác nhân thay đổi.☼ Nên giao cho tác nhân thay đổi nhiệm vụ liên tục nhằm phát triển họ cho tương lai☼ Nên khuyễn khích mọi người hình thành và tiếp tục đưa ra các quan điểm cho sự thay đổi ☼ Nên lắng nghe những tác nhân thay đổi nói gì từ lời khuyên và phản ứng của họ.☼ Không nên đặt người quá lớn tuổi làm tác nhân thay đổi☼ Không nên nản lòng mọi người bằng cách lựa chọn các tác nhân thay đổi để đối xử đặc
biệt ☼ Không nên ngăn cản các tác nhân thay đổi bằng cách hãy sử dụng ý tưởng của họ ☼ Không nên tạo ra bầu khó khăn bí mật như của riêng.
55