quan ly chi phi theo pmi - tran trung hau

1

QUAÛN LYÙ CHI PHÍ DÖÏ AÙN (PROJECT COST MANAGEMENT)

Baøi giaûng löu haønh noäi boä cuûa lôùp “Boài döôõng kieán thöùc vaøkyõ naêng Quaûn Lyù Döï Aùn xaây döïng” taïi Trung taâm CPA

Giaûng vieân: Traàn Trung Haäu, M. Eng

TRƯỜNG ÑAÏI HOÏC MÔÛ TP.HCM

TRUNG TAÂM CPA

2

CAÙC QUAÙ TRÌNH CHÍNH

� Hoaïch ñònh nguoàn löïc (Resource planning): Xaùcñònh caùc nguoàn löïc gì (con ngöôøi, thieát bò, vaät lieäu) vaø soá löôïng cuûa moãi loaïi neân ñöôïc duøng ñeå thöïchieän caùc coâng vieäc cuûa döï aùn.

� Öôùc löôïng chi phí (Cost estimating): phaùt trieån moätöôùc tính xaáp xæ cuûa nhöõng chi phí cuûa caùc nguoàn löïccaàn ñeå hoaøn thaønh caùc coâng vieäc cuûa döï aùn

� Laäp ngaân saùch döï aùn (Cost budgeting): phaân boå chi phí ñeán töøng haïng muïc rieâng

� Kieåm soaùt chi phí (Cost control): Kieåm soaùt caùc thayñoåi maø taùc ñoäng ñeán ngaân saùch döï aùn

3

CAÙC QUAÙ TRÌNH CHÍNH CUÛA QUAÛN LYÙ CHI PHÍ (tieáp)

� 4 quaù trình treân cuûa quaûn lyù chi phí töông taùc laãn nhau vaø töôngtaùc vôùi caùc quaù trình khaùc cuûa quaûn lyù döï aùn.

� Ngoaøi ra trong thöïc teá, 4 quaù trình noùi treân coù theå choàng laépnhau (overlap) vaø töông taùc vôùi nhau theo moät caùch thöùc maøkhoâng ñöôïc chi tieát hoùa trong baøi giaûng naøy.

� Quaûn lyù chi phí döï aùn neân caân nhaéc nhu caàu thoâng tin cuûacaùc ñoái taùc tham gia döï aùn. Caùc ñoái taùc khaùc nhau coù theå ñolöôøng chi phí trong nhöõng caùch khaùc nhau vaø taïi nhöõng thôøiñieåm khaùc nhau.

� Quaûn lyù chi phí döï aùn cuõng coù theå bao goàm döï baùo vaø phaân tíchsöï chi tieâu taøi chính cuûa saûn phaåm döï aùn. Luùc naøy quaûn lyù chi phí döï aùn cuõng bao goàm caùc kyõ thuaät nhö: ROI (return on investment), ngaân löu chieát khaáu (discounted cash flow), phaântích hoaøn voán (pay-back analysis), …

4

Inputs Tools Outputs

1- WBS2- Historical information3- Scope statement4- Resource pool description5- Organizational policies

1- Expert judgment2- Altinatives identification

1- Resource requirements

HOAÏCH ÑÒNH NGUOÀN LÖÏC (RESOURCE PLANNING)

5

HOAÏCH ÑÒNH NGUOÀN LÖÏC (RESOURCE PLANNING)

� ÑAÀU VAØO (INPUTS):�Work Break-Down Structure (WBS)� Thoâng tin quaù khöù: Thoâng tin veà loaïi naøo cuûa nguoàn löïc laøñöôïc yeâu caàu cho nhöõng coâng vieäc töông töï cuûa nhöõng döï aùntröôùc ñoù neân ñöôïc duøng neáu coù saún

�Baùo caùo quy moâ (Scope statement): chöùa ñöïng söï caàn thieátñaàu tö vaø caùc muïc tieâu döï aùn

�Resource pool description: Kieán thöùc veà nhöõng taøi nguyeânnaøo laø coù saún thì caàn thieát cho hoaïch ñònh nguoàn löïc

�Caùc chính saùch cuûa toå chöùc: Caùc chính saùch cuûa toå chöùcthöïc hieän döï aùn veà nhaân vieân, veà thueâ hoaëc mua thieát bò phaûiñöôïc caân nhaéc trong quaù trình hoaïch ñònh nguoàn löïc.

6

HOAÏCH ÑÒNH NGUOÀN LÖÏC (RESOURCE PLANNING) –tieáp theo

� COÂNG CUÏ VAØ KYÕ THUAÄT (Tools and techniques):�YÙ kieán chuyeân gia (Expert judgment): YÙ kieán chuyeângia thöôøng ñöôïc yeâu caàu ñeå ñaùnh giaù ñaàu vaøo cho töøngquaù trình. Caùc chuyeân gia nhö theá coù theå ñöôïc cung caápbôûi caùc caùc phoøng ban khaùc cuûa toå chöùc thöïc hieän döï aùn, bôûi caùc coâng ty tö vaán, bôûi caùc hieäp hoäi ngheà nghieäp, …

�Nhaän daïng caùc giaûi phaùp thay theá (Alternatives identification):

7

HOAÏCH ÑÒNH NGUOÀN LÖÏC (RESOURCE PLANNING) – tieáp theo

� ÑAÀU RA (Outputs):� Caùc nhu caàu nguoàn löïc (Resource

requirements):�Ñaàu ra cuûa quaù trình hoaïch ñònh nguoàn löïc laø söï mieâu taûcuûa loaïi nguoàn löïc naøo laø caàn vaø vôùi soá löôïng bao nhieâucho moåi phaân töû cuûa WBS.

� Caùc nguoàn löïc naøy seõ ñaït ñöôïc thoâng qua bieåu ñoà nhaânlöïc (staff accquisition) vaø quaù trình cung öùng(procurement)

8


1- WBS (Input cuûahoaïch ñònh n.löïc)2- Resource

requirements (Output cuûa hoaïch ñònh n.löïc)3- Resource rates4- Activity duration

estimates

1- Analoguos est.2- Parametric modeling3- Bottom-up est.4- Computerized tools

1- Cost estimates2- Suporting detail3- Cost management plan

ÖÔÙC LÖÔÏNG CHI PHÍ (COST ESTIMATING)

9


� ÑAÀU VAØO (INPUTS):– Work Break-Down Structure (WBS)– Caùc nhu caàu nguoàn löïc (Resource requirements) = Ñaàu ra cuûa quaùtrình hoaïch ñònh nguoàn löïc

– Ñôn giaù nguoàn löïc (Resource rates): Caùc nhaân vieân ñaûm nhaän öôùc tínhchi phí döï aùn phaûi bieát ñôn giaù (unit rate) cho töøng loaïi nguoàn löïc ñeå tínhtoaùn caùc chi phí döï aùn. Neáu khoâng coù döï lieäu veà ñôn giaù thì hoï phaûi töïöôùc tính.

– Öôùc löôïng thôøi gian hoaøn thaønh coâng taùc (Activity duration estimates) = ñaàu ra cuûa quaûn lyù tieán ñoä döï aùn (Project time mamangement)

– Thoâng tin quaù khöù (historical information)– Chart of accounts: Sô ñoà cuûa caùc khoaûn muïc taøi chaùnh mieâu taû caáu truùcmaõ hoùa ñöôïc duøng trong toå chöùc thöïc hieän döï aùn ñeå ghi cheùp caùc thoângtin taøi chaùnh vaøo trong soå caùi keá toaùn (ledger)

10


� COÂNG CUÏ VAØ KYÕ THUAÄT (Tools and techniques):– Öôùc tính töông töï (Analogous Estimating):

� Coøn ñöôïc goïi laø top-down estimating, töùc laø söû duïngcaùc chi phí thöïc cuûa nhöõng döï aùn töông töï truôùc ñoù nhölaø cô sôû cho vieäc öôùc tính chi phí cho döï aùn hieän haønh

� Noù thöôøng ñöôïc duøng khi chuùng ta coù raát ít thoâng tin veà döï aùn

� Ít toán chi phí hôn nhöng cuõng ít chính xaùc hôn

11


� COÂNG CUÏ VAØ KYÕ THUAÄT (Tools and techniques) – tieáp theo:– Moâ hình tham soá (Parametric modeling):

� Söû duïng caùc ñaëc tính (parameters) döï aùn trong moätmoâ hình toaùn hoïc ñeå döï ñoaùn chi phí döï aùn.

� Caùc moâ hình naøy coù theå ñôn giaûn (xaây döïng chung cöthöôøng ñöôïc tính döïa treân giaù thaønh 1m2 saøn xaâydöïng) hoaëc phöùc taïp (moâ hình öôùc löôïng chi phí phaânmeàm söû duïng 13 nhaân toá hieäu chænh rieâng bieät)

12


� COÂNG CUÏ VAØ KYÕ THUAÄT (Tools and techniques) – tieáp theo:– Öôùc löôïng Bottom-up (Bottom-up estimating):

� Kyõ thuaät naøy lieân quan ñeán öôùc löïông chi phí cuûa caùccoâng vieäc rieâng, sau ñoù seõ coäng doàn leân möùc cao hônñeå coù ñöôïc toång chi phí döï aùn

� Khi coâng vieäc ñöôïc chia caøng nhoû thì ñoä chính xaùccuûa öôùc tính seõ gia taêng

– Caùc coâng cuï vi tính (Computerized tools): MS Project, Primavera, WinEstimate, …

13


� ÑAÀU RA (Outputs):� Öôùc löïông chi phí (Cost estimates):

� Laø ñaùnh giaù ñònh löôïng cuûa caùc chi phí khaû dó cuûa caùcnguoàn löïc caàn thieát ñeå hoaøn thaønh döï aùn.

� caùc chi phí phaûi ñöôïc öôùc tính cho taát caû caùc nguoànlöïc maø döï aùn gaùnh chòu, bao goàm: nhaân löïc, vaät lieäu, cung caáp, vaø caùc loaïi ñaëc bieät nhö trôï caáp do laïm phaùt, döï phoøng phí.

� Öôùc löôïng chi phí moät caùch toång quaùt thöôøng ñöôïctình baøy döôùi daïng tieàn teä nhöng ñoâi khi cuõng coù theåñöôïc phaùt bieåu döôùi daïng toång giôø coâng cuûa nhaân vieâncaàn duøng cho döï aùn

14


� ÑAÀU RA (Outputs) – tieáp theo:�Caùc chi tieát phuï (Supporting detail):bao goàm:

� Moâ taû quy moâ coâng vieäc öôùc löôïng = Tham khaûo ñeán WBS� Caùc taøi lieäu duøng laøm cô sôû cho öôùc löôïng (töùc laø laøm theá naøomaø toång chi phí ñaõ ñöôïc öôùc löôïng)

� Taøi lieäu cuûa caùc giaû ñònh� Dung sai cuûa öôùc löôïng

�Keá hoaïch quaûn lyù chi phí (Cost plan Management): mieâu taû laøm theá naøo caùc sai bieät veà chi phí seõ ñöôïc quaûnlyù. Möùc ñoä chi tieát döïa treân nhu caàu cuûa caùc beân tham giadöï aùn. Noù laø moät phaàn cuûa keá hoaïch toång theå döï aùn (the overall project plan)

15


1- Cost estimates (Output cuûa öôùc löôïng chi phí)2- WBS (Input cuûa hoaïch ñònh nguoàn löïc)3- Project schedule

1- Cost estimating tools and techniques

1- Cost baseline

LAÄP NGAÂN SAÙCH DÖÏ AÙN (COST BUDGETING)

16


� ÑAÀU VAØO (Inputs):� Öôùc löôïng chi phí (cost estimates)� WBS: giuùp nhaän daïng nhöõng phaàn töû maø chi phí seõ ñöôïcphaân boå

�Tieán ñoä döï aùn (project schedule): giuùp chæ ra ngaøy baétñaàu vaø ngaøy hoaøn thaønh döï aùn cho caùc thaønh phaàn döï aùnmaø chi phí seõ ñöôïc phaân boå. Thoâng tin naøy laø caàn thieát ñeåphaân coâng chi phí ñeán caùc thôøi ñoaïn thích hôïp maø döï aùnphaûi gaønh chòu chi phí ñoù.

17


� COÂNG CUÏ VAØ KYÕ THUAÄT (Tools and techniques):� Caùc coâng cuï vaø kyõ thuaät öôùc löôïng chi phí (Cost estimate tools and techniques):� Gioáng nhö caùc coâng cuï vaø kyõ thuaät ñaõ duøng trong öôùc löôïng chi phí ( cost estimates)

� ÑAÀU RA (Outputs):� Cost Baseline: laø ngaân saùch öùng vôùi moät giai ñoaïn maø seõñöôïc duøng ñeå ño löôøng vaø theo doõi söï thöïc hieän cuûa chi phí. Noù thöôøng ñöôïc coâng doàn theo thôøi gian thaønh caùc ñoàthò cong chöõ S. Nhieàu döï aùn (ñaëc bieät laø döï aùn lôùn) coù theåcoù cost baseline boäi (multiple cost baseline), chaúng haïnnhö: keá hoaïch chi tieâu hoaëc döï baùo ngaân löu laø cost baseline cho ño löôøng chi tieâu

18


1- Cost baseline (Output cuûa laäp ngaân saùch döï aùn)2- Performance reports3- Change requests4- Cost management plan

1- Cost change control system2- Performance measurement3- Additional planning4- Computerized tools

1- Revised cost estimates2- Budget updates3- corrective action4- Estmates at completion5- Lesson learned

KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ (COST CONTROL)

19


� ÑAÀU VAØO (inputs):� Cost baseline� Baùo caùo tieán trình (performance report): cung caápthoâng tin veà tieán trình xaûy ra cuûa chi phí trong thöïc teá. Noùcaûnh baùo cho nhoùm quaûn lyù döï aùn nhöõng vaán ñeà tieàmnaêng trong töông lai

� Caùc yeâu caàu thay ñoåi (Change request): coù theå xuaáthieän trong nhieàu daïng thöùc. Caùc thay ñoåi coù theå laøm chogia taêng ngaân saùch nhöng cuõng coù theå laøm giaûm noù.

� Keá hoaïch quaûn lyù chi phí (Cost plan management)

20


� COÂNG CUÏ VAØ KYÕ THUAÄT (Tools and techniques):� Heä thoáng kieåm soaùt thay ñoåi chi phí (cost change system control): xaùc ñònh caùc quy trình bôûi nhöõng gìmaø cost baseline coù theå ñöôïc thay ñoåi. Noù bao goàm: paperwork, tracking system, vaø phaân caáp quyeàn giaûiquyeát thay ñoåi.

� Ño löôøng tieán trình (measurement performance): giuùp ñaùnh giaù ñoä lôùn cuûa caùc sai bieät veà chi phí. Earned value analysis laø höõu ích ñeå kieàm soaùt caùcthay ñoåi naøy

21


� COÂNG CUÏ VAØ KYÕ THUAÄT (Tools and techniques) – tieáp theo:�Keá hoaïch boå sung (Additional plan): Xem xeùt laïichi phí ñaõ öôùc löôïng hoaëc phaân tích caùc giaûi phaùpthay theá coù theå ñöôïc yeâu caàu

� Caùc coâng cuï maùy tính (Computerized tools): Caùcphaàn meàm QLDA coù theå duøng ñeå theo doõi bieánñoäng chi phí ñaõ hoaïch ñònh, chi phí thöïc chi, döï baùochi phí cho phaàn coâng vieäc coøn laïi

22


� ÑAÀU RA (Outputs):� Duyeät laïi öôùc löôïng chi phí (Revised cost estimates): Caùc beân coù lieân quancaàn phaûi ñöôïcthoâng baùo veà söï pheâ duyeät laïi naøy. Noù coù theå daãnñeán thay ñoåi keá hoaïch toång theå döï aùn.

� Caäp nhaät ngaân saùch (Budget updates): laø caùc thayñoåi trong revised cost estimate. Noù ñöôïc caäp nhaät ñeåtöông thích vôùi caùc thay ñoåi veà quy moâ (neáu coù)

� Haønh ñoäng hieäu chænh (Corrective action): laønhöõng coâng vieäc caàn phaûi laøm ñeå ñöa keát quaû cuoáicuøng cuûa döï aùn veà gaàn vôùi keá hoaïch ñaõ döï truø.

23


� ÑAÀU RA (Outputs):�Öôùc löôïng luùc hoaøn thaønh (Estimate at completion=EAC): laø döï baùo veà toång chi phí döï aùnluùc hoaøn thaønh maø döïa vaøo keát quaû ñaõ thöïc thöïchieän cuûa döï aùn. Coù 3 caùch thoâng duïng ñeå öôùc löôïngEAC (se ñöôïc thaûo luaän ñeå phaân tích Earned Value)

� Baøi hoïc kinh nghieäm (Lesson learned): Nguyeânnhaân caùc thay ñoåi, lyù do ñaèng sau söï löïa choïn caùccorrective action, vaø caùc baøi hoïc khaùc neân ñöôïc taøilieäu hoùa ñeå trôû thaønh caùc döõ lieäu lòch söû cho caùc döïaùn töông töï maø chuû döï aùn seõ thöïc hieän trong töônglai.

quan ly chi phi theo pmi - tran trung hau

Documents