qth - chương 7: tổ chức

Chương 7: Tổ Chức

1

Chương 7: Tổ Chức

I. Khái niệm, mục tiêu và các nguyên tắc của tổ chức

a. Khái niệm–Tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu. –Các công việc của hoạt động tổ chức bao gồm xác định và phân chia công việc, qui định về trách nhiệm, về cách thức phối hợp công việc, qui định về các cấp báo cáo công việc và xác định rõ các cấp, bộ phận ra quyết định trong tổ chức.

2

I. Khái niệm, mục tiêu và các nguyên tắc của tổ chức

b. Mục tiêu của tổ chức− Tạo nên một môi trường làm việc thuận lợi cho mỗi cá nhân,

mỗi bộ phận nhằm phát huy được hết năng lực của mình, đóng góp tốt nhất cho việc hoàn thành mục tiêu chung.

− Mục tiêu cụ thể của công việc tổ chức: + Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ+ Xây dựng văn hóa tổ chức lành mạnh+ Tổ chức công việc một cách khoa học + Phát hiện và điều chỉnh kịp thời những yếu kém+ Phát huy thế mạnh của các nguồn tài nguyên sẵn có+ Giúp tổ chức linh động, thích nghi với sự thay đổi

3

I. Khái niệm, chức năng và các nguyên tắc của tổ chức

c. Các nguyên tắc quản trị của tổ chức–Thống nhất chỉ huy–Hiệu quả–Cân đối–Linh hoạt

4

I. Khái niệm, chức năng và các nguyên tắc của tổ chức

d. Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức–Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp–Môi trường vi mô và vĩ mô–Công nghệ/ kỹ thuật sản xuất –Các nguồn lực của doanh nghiệp (đặc biệt là nguồn nhân lực)–Tiến trình thực hiện chức năng của tổ chức

5

II. Một số vấn đề khoa học trong công tác tổ chức

2.1 Tầm hạn quản trịTầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) là số lượng nhân viên cấp dưới mà nhà quản trị có thể điều khiển (giao việc – hướng dẫn- kiểm tra) hiệu quả.

6

Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên

Nhà quản trị

Hình 7.1: Tầm hạn quản trị


Một nhà quản trị nên quản lý trực tiếp bao nhiêu nhân viên?−Tầm hạn quản trị phụ thuộc:

+Năng lực của nhà quản trị, +Khả năng và ý thức của cấp dưới, +Mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên và với nhân viên với nhà quản trị, +Mức độ ứng dụng kỹ thuật thông tin và độ phức tạp/ ổn định của công việc.

7


−Tầm hạn quản trị liên quan trực tiếp đến số lượng các tầng nấc trung gian trong tổ chức.

Ưu và nhược điểm của tầm hạn quản trị Rộng, Hẹp?

8

NV NV NV NV

Giám đốc

NV NV

Giám đốc

NV NV

Trưởng phòngTrưởng phòng

NV NV

Tầm hạn quản trị Rộng

Tầm hạn quản trị Hẹp


9

Tầm hạn

quản trị

Ưu điểm Nhược điểm

Hẹp −Giám sát chặt−Nhà quản trị cấp cao có thể tận dụng sự hỗ trợ của nhà quản trị cấp dưới

−Tăng số cấp quản trị −Cấp trên can thiệp sâu vào công việc cấp dưới−Chi phí quản trị cao−Thông tin đến cấp cuối cùng chậm và bị nhiễu−Mức độ phản ứng với thay đổi chậm

Rộng −Giảm số cấp quản trị−Tiết kiệm chi phí quản trị−Mức độ phân quyền cao cấp dưới có cơ hội phát triển

−Nhà quản trị cấp trên có thể không kiểm soát hết công việc−Cấp trên có thể bị quá tải ra quyết định chậm hoặc sai −Yêu cầu năng lực nhà quả trị cao−Nhà quản trị cấp cao không có nhiều thời gian dành cho hoạch định


2.2 Quyền hành trong quản trị−Quyền hành là năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người khác

hành động theo chỉ đạo của mình.−Yêu cầu về quyền hành của nhà quản trị:

+Hợp pháp+Cấp dưới thừa nhận

+Nhà quản trị có năng lực và được cấp dưới tin tưởng

10


2.3 Phân cấp quản trị−Phân cấp quản trị là sự phân chia hay ủy thác bớt quyền hành, trách nhiệm của nhà quản trị cho cấp dưới.−Mục đích của việc phân cấp:

+Giúp tổ chức linh hoạt hơn+Giảm bớt công việc cho nhà quản trị cấp cao+Phát huy năng lực, chuẩn bị lực lượng kế thừa

11

III. Xây dựng cơ cấu tổ chức

3.1 Cơ cấu tổ chức−Cơ cấu tổ chức quản trị là tập hợp các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức.

12


3.2 Sự phân chia các bộ phận trong tổ chức−Theo số lượng nhân viên

+Phân chia những nhân viên làm công việc giống nhau trong tổ chức thành một bộ phận.+Áp dụng khi công việc của mọi người giống nhau, ổn định

−Theo thời gian+Phân công và thành lập đơn vị theo thời gian làm việc+Áp dụng cho những đơn vị phải hoạt động để liên tục khai thác công suất máy móc

–Theo qui trình sản xuất/ công nghệ: Áp dụng cho tổ chức phân chia bộ phận theo qui trình làm việc/ thiết bị sản xuất.

Ví dụ xí nghiệp may hình thành các bộ phận dệt, bộ phận nhộm, bộ phận hồ, bộ phận ủi, bộ phận cắt, bộ phận may.

13


−Theo chức năng: Thành lập những bộ phận đảm nhiệm những chức năng chủ yếu trong tổ chức.

14


−Đảm bảo thi hành các chức năng chính−Áp dụng kiến thức chuyên môn−Thuận tiện trong đào tạo và kiểm tra

−Tập trung vào chức năng, quên mục tiêu chung−Khó phối hợp, khó thay thế−Nhân viên không có kiến thức chung

Giám đốc

GĐ Tài chính

GĐ Nhân sự

GĐ Sản xuất

GĐ Marketing

Hình 7.2: Phân chia bộ phận theo chức năng


−Theo lãnh thổ: áp dụng khi tổ chức hoạt động trên một địa bàn rộng, kinh doanh những sản phẩm giống nhau.

15

Giám đốc

Quản lý KV miền Tây

Quản lý KV miền Trung

Quản lý KV miền Bắc

Quản lý KV miền Nam


−Tập trung vào thị trường và các đặt điểm của địa phương kinh doanh−Hiểu biết về nhu cầu của thị trường một cách cụ thể và chính xác−Cơ sở để đào tạo nhà quản trị cấp cao

−Yêu cầu nhà quản trị phải có năng lực tổng quát−Trùng lắp trong tổ chức

Hình 7.3: Phân chia bộ phận theo lãnh thổ

III. Xây dựng cơ cấu tổ chức−Theo sản phẩm: áp dụng khi tổ chức kinh doanh nhiều sản phẩm, thành lập những đơn vị chuyên kinh doanh theo từng loại sản phẩm.−Các sản phẩm có qui trình công nghệ sản xuất và chiến lược tiếp thị, đối tượng khách hàng khác nhau.

16

Giám đốc

GĐ sản phẩm X

Tài chính

GĐ sản phẩm Y

Nhân sự Sản xuất Tài chính

Nhân sự Sản xuất

Hình 7.4: Phân chia bộ phận theo sản phẩm


17

Ưu Điểm Nhược điểm

−Nâng cao trình độ chuyên môn hóa sản xuất kinh doanh−Khai thác tối đa ưu thế từng loại sản phẩm

−Nhà quản trị phải có khả năng chuyên môn −Gây trùng lắp trong tổ chức

III. Xây dựng cơ cấu tổ chức−Theo khách hàng: căn cứ vào các nhóm khách hàng để phân chia bộ phận, thể hiện sự quan tâm đến khách hàng của tổ chức.−Áp dụng nhiều cho các tổ chức kinh doanh và các tổ chức hành chánh sự nghiệp.

18

Giám đốc

Quản lý KH cá nhân

Quản lý KH Doanh ngiệp

Quản lý KH Chính phủ

Ưu Điểm Nhược điểm

−Hiểu rõ nhu cầu khách hàng−Tạo tác động tâm lý tốt cho khách hàng

−Cần có nhà quản lý có năng lực và đội ngũ chuyên gia hỗ trợ−Các nhóm khách hàng có lúc không xác định rõ


19

3.3 Các mô hình bộ máy tổ chức phổ biếna.Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

– Mỗi cấp chỉ có một cấp trên trực tiếp.– Quan hệ trong cơ cấu tổ chức thiết lập theo chiều

dọc.– Công việc quản trị được tiến hành theo tuyến.

GIÁM ĐỐC

Quản đốc Phân xưởng 2

Tổ trưởng

Tổ trưởng


Tổ trưởng

Tổ trưởng


Tổ trưởng

Tổ trưởng

Hình 7.5: Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến


20


−Thừa hành mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp−Trách nhiệm quyền hạn rõ ràng

−Yêu cầu nhà lãnh đạo có kiến thức và năng lực−Dễ dẫn đến cách quản lý độc đoán

Phù hợp với những tổ chức có qui mô nhỏ, sản phẩm/ dịch vụ đơn giản và tính chất sản xuất liên tục.


21

b. Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng– Có sự tồn tại các đơn vị chức năng– Không theo tuyến– Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị

trực tuyến, do đó một người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp.

Quản trị chức năng A

GIÁM ĐỐC

Quản trị chức năng B

Quản trị chức năng C

Quản đốc phân xưởng 1



Hình 7.6: Cơ cấu tổ chức theo chức năng


22


−Sử dụng các chuyên gia giỏi −Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện−Dễ đào tạo, dễ tìm nhà quản trị

−Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy−Chế độ trách nhiệm không rõ ràng −Phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khăn

Cơ cấu này khó áp dụng trong thực tế


23

c. Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến – chức năng– Cơ cấu hỗn hợp của 2 loại cơ cấu trực tuyến và chức

năng– Đơn vị chức năng chỉ phụ trách chuyên môn, không có

quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. GIÁM ĐỐC

Chức năng quản trị B

Chức năng quản trị C




Chức năng quản trị A

Hình 7.7: Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến-chức năng


24


−Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và chức năng−Tạo điều kiện phát triển nhà quản trị trẻ

–Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn−Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng


25

d. Cơ cấu quản trị ma trận

– Cơ cấu theo ma trận cho phép cùng một lúc thực hiện nhiều đề án

– Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau– Ngoài người lãnh đạo theo trực tuyến và chức năng, còn

có sự hỗ trợ của người lãnh đạo theo đề án– Mỗi thành viên bộ phận trực tuyến với bộ phận chức

năng gắng liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định.

– Sau khi kết thúc đề án, các thành viên trong đề án trở về vị trí, bộ phận cũ.


26

Tổng Giám đốc

Quản trị dự án A

Quản trị dự án B

P. Marketing P. Sản xuất

Quản trị dự án C

P. Kỹ thuật P. Nhân sự

Hình 7.8: Cơ cấu tổ chức theo ma trận


27


−Linh động, ít tốn kém, sử dụng nhân lực hiệu quả−Linh hoạt theo tình hình sản xuất kinh doanh−Hình thành và giải thể dễ dàng

−Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận−Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có tầm ảnh hưởng lớn−Phạm vi ứng dụng còn hạn chế

III. Xây dựng cơ cấu tổ chứce. Tổ chức theo lý thuyết Z– Xây dựng tổ chức theo kiểu linh động, đơn giản, phân quyền

nhiều.– Nhân viên được tuyển dụng để làm việc suốt đời– Đầu tư phát triển khả năng của nhân viên, huấn luyện làm

việc tập thể.– Nhân viên tham gia nhiều công việc khác nhau, xây dựng mối

quan hệ rộng rãi trong tổ chức.– Đánh giá nhân viên theo hướng mở rộng, bao gồm cả kết quả

công việc và khả năng làm việc.


−Nhân viên trung thành

−Cấu trúc đơn giản

−Xây dựng văn hóa tổ chức

−Chỉ áp dụng trong môi trường ổn định

IV. Sự phân quyền

4.1 Khái niệm−Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức, đây là cơ sở của việc ủy quyền.

29


Mức độ phân quyền càng lớn khi:−Số lượng quyết định do cấp thấp đề ra nhiều−Quyết định đề ra ở cấp thấp ngày càng quan trọng.−Càng có nhiều chức năng chịu sự tác động bởi các quyết định đề ra bởi cấp thấp.−Nhà quản trị ít phải kiểm tra các quyết định của cấp dưới.

30

IV. Sự phân quyền4.2 Ủy quyền (Deligation) −Khái niệm: Ủy quyền là việc tạo cho người khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện một hoạt động nhất định.

−Ủy quyền giúp người quản lý:+Đưa ra quyết định sáng suốt hơn+Tận dụng tối đa quỹ thời gian+Quản lý số khối lượng công việc và nhân viên lớn.+Nâng cao hiệu quả công việc+Đào tạo độ ngũ kế thừa

31


−Quá trình ủy quyền+Xác định kết quả mong muốn+Phân công nhiệm vụ+Giao quyền hạn để thực hiện nhiệm vụ+Thiết lập mức độ trách nhiệm+Giám sát và đánh giá kết quả

32


−Nguyên tắc ủy quyền:+Ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp+Không mất đi trách nhiệm của người được ủy quyền+Gắn bó trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủy quyền.+Nội dung, ranh giới nhiệm vụ được ủy quyền phải được xác định rõ ràng.+Ủy quyền tự giác không bị áp đặt+Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào thực hiện nhiệm vụ.+Phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện ủy quyền.

33


−Những khó khăn trong công tác ủy quyền:+Không tin tưởng cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ.+Tâm lý sợ cấp dưới thực hiện theo cách riêng của họ hoặc thực hiện tốt hơn mình sẽ vượt mình trong thăng tiến.+Xác định không rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của người được ủy quyền.

34


+Giao việc không đồng đều, người quá nhiều việc, người quá ít việc+Nhân viên thiếu kinh nghiệm+Nhân viên sợ trách nhiệm+Nhân viên sợ bị phê bình, sợ phải mạo hiểm, sợ phải làm thêm việc

qth - chương 7: tổ chức

Documents