propuesta de optimización para el mejoramiento de la
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Propuesta de optimización para el mejoramiento de la gestión de inventarios
Caso de estudio: Almacén de mantenimiento del Hospital de la Universidad
Nacional
Juan Manuel Ramírez Joya
Oscar Alirio Gómez Segura
Universidad ECCI.
Departamento de Posgrados.
Especialización Gerencia de Mantenimiento
Enero 2020.
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Propuesta de optimización para el mejoramiento de la gestión de inventarios
Caso de estudio: Almacén de mantenimiento del Hospital de la Universidad
Nacional
Juan Manuel Ramírez Joya
Oscar Alirio Gómez Segura
Miguel Ángel Urian Tinoco
Universidad ECCI.
Departamento de Posgrados.
Especialización Gerencia de Mantenimiento
Enero 2020.
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Dedicatoria
Dedicamos esta propuesta a Dios, a nuestras familias, amigos y maestros quienes fueron
de gran apoyo emocional, moral y económicamente durante el tiempo en que fue
desarrollada la propuesta.
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Agradecimientos
Queremos agradecer en primer lugar a Dios, por guiarnos por el camino y fortalecernos
espiritualmente para iniciar el camino de especialización y llagar con éxito a la meta.
Así, quiero agradecer a todas aquellas personas que nos acompañaron y estuvieron
presentes en el desarrollo de esta propuesta y lograr cumplir la meta, de este sueño de
importantes para nosotros, agradecer todo el apoyo, las motivaciones, conocimientos,
consejos y dedicación.
A nuestros compañeros que día a día de clase se fueron fortaleciendo los lazos de la
amistad, muchas gracias por compartir todas sus experiencias, alegrías y frustraciones,
brindándonos la confianza y ayuda en el desarrollo de la propuesta.
Por último, queremos agradecer a nuestras familias que día a día son nuestro motor para
llegar a la meta, muchas gracias por brindar un poco de su tiempo para el desarrollo de
nuestro crecimiento profesional.
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Introducción
En la presente propuesta se propone una metodología para la gestión el inventario del
almacén del Hospital de la Universidad Nacional. El objetivo es mejorar la organización
y el flujo de repuestos para reducir los tiempos muertos, aumentar el orden en el área de
distribución y almacenamiento, y buscar reducir los costos por insumos en mal estado y
vencimientos.
La característica principal de la metodología es combinar las metodologías de inventario
FIFO y ABC por medio de una herramienta informática o un software.
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Resumen
Esta propuesta de proyecto de investigación se centra en el estudio de la afectación que
tiene el mal manejo en el almacén del Hospital de la Universidad Nacional en insumos de
repuestos en el mantenimiento.
Se realizó un análisis físico y económico del estado actual del almacén, de la ubicación de
los insumos, la cantidad de insumos, la rotación de los mismos donde se buscó identificar
los factores más relevantes que evitan dar un buen manejo del mismo.
Se aplicó una entrevista a las personas más involucradas con el almacén donde se resaltaron
aspectos como orden, aseo, costos elevados, insumos en el estado y averías sin
justificación.
Gracias a los análisis de los resultados, se puede observar cual fue el punto de vista del
personal relacionado con el almacén en cada una de las preguntas dando como resultado la
propuesta de implementar una metodología donde se aplicará sistemas ABC y FIFO.
Abstract
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This research project proposal focuses on the study of the impact that the mismanagement
has in the warehouse of the Hospital of the National University in maintenance spare parts.
A physical and economic analysis of the current state of the warehouse, the location of the
inputs, the quantity of inputs, the rotation of the same were carried out where it was sought
to identify the most relevant factors that avoid giving a good handling of it.
An interview was applied to the people most involved with the warehouse where aspects
such as order, cleanliness, high costs, supplies in the state and breakdowns without
justification were highlighted.
Thanks to the analysis of the results, it is possible to observe the point of view of the
personnel related to the warehouse in each of the questions, resulting in the proposal to
implement a methodology where ABC and FIFO systems will be applied.
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Tabla de Contenidos
1. Título ............................................................................................................................. 12 2. Problema de Investigación ............................................................................................ 12
2.1 Descripción de problema ........................................................................................ 12 2.2 Pregunta de investigación ....................................................................................... 13 2.3 Sistematización del problema. ................................................................................ 13
3. Objetivos ....................................................................................................................... 14 3.1 Objetivo general ...................................................................................................... 14
3.2 Objetivos específicos .............................................................................................. 14 4. Justificación y delimitaciones ....................................................................................... 14
4.1 Justificación ............................................................................................................ 14 4.2 Delimitaciones: ...................................................................................................... 16
4.3 Limitaciones: .......................................................................................................... 17 5. Marco Conceptual ......................................................................................................... 17
5.1 Estado del arte: ........................................................................................................ 17
5.1.1 Estado el arte local: .......................................................................................... 17 5.1.2 Estado del arte nacional: ............................................................................... 21
5.1.3 Estado del arte internacional: ........................................................................ 24 5.2 Marco teórico: ................................................................................................... 27
5.2.1 Inventarios: ............................................................................................... 27
5.2.2 Gestión de mantenimiento ............................................................................ 33
5.2.3 Metodología de clasificación ABC ............................................................... 46 5.2.4 Control de inventarios PEPS ......................................................................... 49 5.2.5 Indicadores de gestión para inventarios. ....................................................... 51
5.2.5.1 Indicadores ................................................................................................ 51 5.2.5.1.1 Indicadores para el abastecimiento: ...................................................... 51 5.2.5.1.2 Indicadores de Inventarios .................................................................... 52
5.2.5.1.3 Indicadores de Almacenamiento: .......................................................... 53 5.2.5.1.4 Indicadores Financieros ........................................................................ 53 5.2.6 Costos de los inventarios en mantenimiento. ................................................ 54
6. Marco Metodológico:.................................................................................................. 57 6.1 Recolección de la información.......................................................................... 57
7. Impactos esperados o alcanzados.................................................................................. 92
8. Análisis financiero ........................................................................................................ 95
9. Conclusiones y recomendaciones ............................................................................... 100 10..................................................................................................................................... 102 Bibliografía ..................................................................................................................... 102
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Tabla de Ilustraciones
Ilustración 1 Costo de mantenimiento por valor del equipo ............................................. 44 Ilustración 2 Bodega de almacenamiento actual inventarios de mantenimiento ............. 61
lustración 3 Bodega de almacenamiento actual inventarios de mantenimiento ............... 62 Ilustración 4: Plano actual almacén 80.20 m2 .................................................................. 77 Ilustración 5 Encuesta Técnico Mantenimiento ................................................................ 78 Ilustración 6 Encuesta Auxiliar de Farmacia .................................................................... 79 Ilustración 7 Encuesta Auxiliar Farmacia ......................................................................... 80
Ilustración 8. Análisis Entrevista ...................................................................................... 82 Ilustración 9. Análisis Entrevista ...................................................................................... 83
Ilustración 10 Análisis Entrevista ..................................................................................... 84 Ilustración 11 Espacio Adjudicado ................................................................................... 85
.Ilustración 12 Almacén actual ......................................................................................... 86
.Ilustración 13 Espacio asignado 1.................................................................................... 86
.Ilustración 14 Bodega organizada 1 ................................................................................. 87
.Ilustración 15 Bodega organizada 1 ................................................................................. 88 Ilustración 16 zonas de seguridad ID 1 ............................................................................. 88
Ilustración 17 Adquisición de Estantes 1 .......................................................................... 89 Ilustración 19 Tabla de ponderación ABC........................................................................ 90 Ilustración 20 Tabla FIFO ................................................................................................. 91
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Relación de tablas.
Tabla 1 Relación de análisis ABC, Fuente: autores .......................................................... 48
Tabla 2. Costo de una mercancía en el inventario. Fuente: Autor .... ¡Error! Marcador no
definido.
Tabla 3 Relación de inventario de bodega 119. Fuente: Extracto Excel Hosvital .... ¡Error!
Marcador no definido.
Tabla 4 Inventario valorizado. Fuente: Hosvital............................................................... 65
Tabla 5 Valor de arriendo Contrato. Fuente: Oficina de Infraestructura. ................. ¡Error!
Marcador no definido.
Tabla 6 criterios porcentuales ABC ................................................................................. 89
Tabla 7 Tabla de selección de ítems. ................................................................................ 92
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Palabras clave: Gestión, mantenimiento, inventarios, repuestos de mantenimiento,
componentes, activos.
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1. Título
Propuesta de optimización para el mejoramiento de la gestión de inventarios
Caso de estudio: Almacén de mantenimiento del Hospital de la Universidad Nacional.
2. Problema de Investigación
2.1 Descripción de problema
En la actualidad el Hospital de la Universidad Nacional está en un proceso de
evolución pues se han actualizado sus procesos hospitalarios. Dado que el Core del
negocio del hospital es la prestación de servicios de salud, la gestión administrativa que
está enmarcada en la adquisición de insumos diferentes a los dispositivos médicos y
medicamentos no tiene un control adecuado y se evidencia que este manejo de inventarios
está impactando de manera negativa la estabilidad financiera del hospital, ya que existen
inventarios que no rotan, esto genera cobros adicionales por arriendos innecesarios y costos
indirectos como servicio públicos y seguridad, y que sin lugar a duda se encuentra en las
bodegas donde se almacena todo lo relacionado insumos de mantenimiento. Esta gestión
inadecuada que inicia en las prácticas erradas de almacenamiento, hasta la no aplicación
de modelos de inventarios para el despacho y la adquisición. Se generan pérdidas
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financieras considerables que hasta el momento no han sido cuantificadas y que son
consecuencia de una planeación deficiente en la administración. Lo anterior teniendo en
cuenta que la ejecución de las tareas de mantenimiento depende de este inventario, los
reprocesos que son generados por las demoras en la entrega y adquisición de insumos para
esta área, también están generando costos de mantenimiento que están asociados a
oportunidad, retrasos en la recuperación de equipos, compra de repuestos existentes en el
inventario pero no se logran ubicar y errores en programación de la actividad preventiva
de mantenimiento.
2.2 Pregunta de investigación
Teniendo en cuenta la descripción presentada en el numeral anterior se propone la
pregunta de investigación:
¿Cómo optimizar la gestión del inventario del almacén de mantenimiento para
reducir costos administrativos y de mantenimiento?
2.3 Sistematización del problema.
¿Cómo se maneja en la actualidad los inventarios del almacén de mantenimiento
del hospital?
¿Qué porcentaje afecta en los costos de mantenimiento y administrativo el manejo
deficiente del inventario?
¿Cómo ejecutar la gestión de inventarios del almacén de mantenimiento
aplicando modelos de inventarios más adecuados?
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3. Objetivos
3.1 Objetivo general
Proponer el diseño de una metodología para optimizar la gestión y control de
inventarios en el almacén de mantenimiento del hospital.
3.2 Objetivos específicos
Establecer cómo se maneja en la actualidad los inventarios del almacén de
mantenimiento del hospital.
Determinar la afectación generada en los costos de mantenimiento y
administración por el manejo deficiente de los inventarios.
Establecer la metodología a aplicar para la optimización de la gestión de
inventarios su método de implementación.
4. Justificación y delimitaciones
4.1 Justificación
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A nivel global las organizaciones de todos los sectores buscan optimizar el costo
generado por cada uno de sus procesos, para el caso de las actividades de mantenimiento
tanto las metodologías como la normatividad buscan con su implementación cambiar la
percepción que se tiene del área como un generador de costo y convertirla en un generador
de valor para los procesos. Uno de los principales inconvenientes para lograr este objetivo
es la generación de lucro cesante a partir de la generación de inventarios para el
almacenamiento de partes, repuestos o insumos.
El Hospital Universitario Nacional de Colombia, dentro de sus procesos macro
encuentra en su estructura orgánica el departamento de dirección administrativa, donde se
encuentra el área de logística que dentro de sus procesos tiene la adquisición,
almacenamiento y despachos de insumos y repuestos para los diferentes mantenimientos
en equipos de alta y mínima complejidad dentro del Hospital. El almacén de mantenimiento
que abastecen las operaciones de mantenimiento del hospital, son de vital importancia para
brindar apoyo en la atención médica, y de aquí la importancia de que la buena gestión de
esos repuestos e insumos se dé con altos niveles de calidad y control, para entrar en mejoras
de procesos y garantizar una prestación de servicios de salud de gran oportunidad, y con
calidad. El no tener un control sobre este inventario, genera impactos negativos en la
gestión financiera, la operación administrativa y en la ejecución de la gestión del
mantenimiento de los diferentes equipos dentro del Hospital. Se evidencia el
desabastecimiento de repuestos, de esto debido a las diferencias en rotación de inventarios
y la no priorización de repuestos por nivel de riesgos de los equipos médicos, alto costo o
necesidad por vida útil. Al no tener una metodología establecida causa demoras en el
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proceso de mantenimiento y pérdida de vidas por tener equipos off line y administración
de activos desiertos.
Por lo tanto, se plantea buscar modelos o metodologías con el fin optimizar este
proceso y así eliminar cualquier riesgo asociado al control y manejo de inventarios, mitigar
los riegos de desabastecimiento, tiempos muertos, mejorando la oportunidad y eficiencia
del proceso, además de garantizar un proceso continuo, preciso y eficaz, debido a que no
tener un modelo o metodología genera sobrecostos que se tienen por indisponibilidad, falta
de oportunidad, tiempos muertos y costos logísticos asociados a depreciación de repuestos
de alto costo, planta subutilizada y capacidad instalada mal utilizada, y llegar a aplicar
procesos de alta calidad y que de manera paralela asegure la estabilidad económica y el
mitigar el riesgo de pérdida financiera por manejos asociados a todo el proceso logístico.
4.2 Delimitaciones:
Este trabajo se realizará en las instalaciones del Hospital Universitario Nacional de
Colombia, ubicado en la calle 44 # 59 – 75 barrio la Esmeralda localidad Alfonso López.
La investigación se realizará desde el mes de Octubre 2019 hasta el mes de Marzo de 2020.
Incluye la información técnica y gestión documental necesaria, autorizada y entregada por
el hospital, y el capital humano conformado por 2 ingenieros, uno Industrial y uno
Electrónico, aspirantes al título de especialistas en gerencia de mantenimiento, y el grupo
logística del almacén de mantenimiento del Hospital Universitario Nacional de Colombia
como grupo de apoyo al desarrollo de la investigación.
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4.3 Limitaciones:
Existe una limitante de tiempo en este trabajo de investigación, ya que solo contamos con
meses para desarrollar esta propuesta. En cuanto al presupuesto no hay limitantes, el
desarrollo de todo el trabajo de investigación incluyendo el documento y el modelo de
gestión será patrocinado por los autores, y eso incluye capital intelectual, viáticos y otros
gastos indirectos asociados al desarrollo del trabajo.
5. Marco Conceptual
5.1 Estado del arte:
5.1.1 Estado el arte local:
Plan de mantenimiento preventivo de maquinaria pesada de la empresa Inser SAS
En el año 2012, los estudiantes Hernando José Bravo Jiménez Vargas desarrollaron la
tesis titulada “Plan de mantenimiento preventivo de maquinaria pesada de la empresa Inser
SAS” como opción de grado para obtener el título en Ingeniería mecánica de la universidad
Tecnológica de Bolívar, en la ciudad de Cartagena, Colombia. En esta describen la
necesidad de disminuir los mantenimientos correctivos y tener disponibilidad de los
equipos productores de la empresa Inser SAS. Elaborar un plan de mantenimiento
preventivo de la maquinaria pesada mediante el estudio de la teoría disponible y las
recomendaciones de los fabricantes especificados en los manuales de los equipos, con el
fin de apoyar el mejoramiento continuo de la empresa. (Bravo Jiménez & Castro Utria,
2012). El trabajo estudiado da una guía a los autores para tener en cuenta las
recomendaciones del fabricante con el ánimo de generar nuevas oportunidades para la
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empresa intervenida Chuck E Cheese, teniendo en cuenta que se quieren aplicar nuevas
técnicas para que el activo trabaje en su estado normal de operación y amplié su vida útil,
realizando una hoja de ruta en intervalos predeterminados.
En el año 2007 los ingenieros Ciro Giovanni Carrero, Mónica Alexandra Maldonado
Trujillo, Iván Jhair Castañeda y John Alexander Murcia, desarrollaron su trabajo de tesis
en donde sus principios básicos eran la gestión de inventarios. Dentro de este módulo de
inventarios, se desarrollaron herramientas tecnológicas y administrativas que permiten
tener un control más objetivo en la gestión de los inventarios generando un impacto
positivo tanto en la gestión de la administración como en la estabilidad financiera. Para la
cooperativa Coasmedas, fue de vital importancia este desarrollo, ya que logro optimizar
toda su gestión de inventarios, y reducir costos administrativos de manera considerable.
Dentro del desarrollo de esta herramienta tecnología, lograron desarrollar modelos de
selección de insumos de manera adecuada y con una rotación específica, para así poder dar
un manejo más eficiente a los insumos y objetos sujetos al inventario, adicional a que se
tiene un control completo y objetivo de todo el inventario de manera controlada y sistémica.
En el año 2010 los ingenieros Yimmi Alexander Rodríguez Soto y José Guillermo Cogollo,
realizaron un proyecto de investigación, el cual es la Estandarización de las actividades
referentes a la logística de aprovisionamiento en la Compañía Importadora y Distribuidora
Lore-Time, C.A., donde la gestión de inventarios era un factor fundamental para
estandarizar esas actividades de la cadena de abastecimiento.
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En este trabajo de investigación, la gestión del aprovisionamiento es un factor fundamental
para la organización, ya que no estaba estandarizada con activos documentales como
manuales, procedimientos y distintos procesos, el logro de esta tesis le dio una
estandarización que permitió a la organización generar un orden de procesos que se vieron
reflejados en la eficiencia de los procesos de importación y distribución.
En el año 2012, la Ingeniera Monica Patricia Londoño Becerra, realizo un proyecto de
investigación donde se generó una propuesta de mejoramiento del sistema de
almacenamiento y control de inventarios para betmon la cual tenía deficiencias en sus
procesos de inventarios debido a su calidad de empresa de distribución de repuestos
industriales. Según el diagnóstico que realizaron de la situación actual de Betmon se
encontró la problemática que esta empresa tenía en su nivel de inventarios, encontrando
una oportunidad de disminuir sus costos, con la disminución del inventario generando un
impacto positivo en la estabilidad financiera de la empresa.
Se demostró cuantitativamente que Betmon tiene un sobre stock de mercancía; teniendo en
cuenta sus ventas mensuales y lead time de los proveedores se calculó el inventario
promedio con un nivel de seguridad de 99% obteniendo como resultado que Betmon
debería disminuir su inventario promedio en un 67%. Gracias a la clasificación ABC
realizada se obtuvo una lista significativa de los productos obsoletos pertenecientes a los
grupos de producto tipo A. Con la ejecución de la propuesta de control de inventarios
basada en la implementación de un nivel mínimo de pedido – ROP y una cantidad
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económica de pedido EOQ de los productos clasificados como tipo A se busca lograr la
disminución del nivel de inventario de la empresa.
En el año 2010, los Ingenieros David Gonzales Torrado y German Sánchez Barajas,
crearon un diseño de modelo de gestión de inventarios para la empresa importadora de
vinos y licores global wine and spirits ltda, donde con su diseño, lograron mejorar la gestión
del inventario y de la cadena de abastecimiento de la empresa mencionada.
El modelo de inventarios que se propuso en este trabajo de investigación mejora los
problemas del sistema de desabastecimiento y fallas de inventario, cuando definen políticas
de órdenes de compra, nacionalización y distribución de la mercancía que son transversales
con los procesos de la cadena, garantizando el flujo idóneo de la mercancía hasta las
bodegas de consumo.
El modelo de inventarios propuesto se establece por una planeación integral que tiene en
cuenta las variaciones de los tiempos de despacho, tiempos de nacionalización y tiempos
de recepción de estampillas; garantizando un cubrimiento analítico completo de los
procesos de la cadena de suministros y de las restricciones financieras existentes; y de esta
manera asegurando el abastecimiento requerido de las bodegas, en el momento indicado.
La planeación del modelo propuesto-establecida en gestionar los procesos de emisión de
órdenes de compra, nacionalización y distribución de la mercancía de acuerdo a los
requerimientos de las bodegas de consumo, garantiza la comercialización de la mercancía,
y en consecuencia el flujo idóneo de los productos por la cadena de suministros, mejorando
el desempeño operacional de la empresa.
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En el año 2010, las ingenieras Lissette Carin Patyño Garcia y Natalia Andrea vivas
Rodirguez, realizaron un trabajo de investigación llamado investigación y mejoramiento
de la optimización de inventarios de la empresa BP, por medio de almacenar en donde se
enfocaban en la importancia de la gestión del inventario en las organizaciones.
Al proponer una migración al sistema operativo SAP, para que esta empresa y Energéticos
utilicen el mismo lenguaje, se realizaran los diferentes procesos de una manera más
eficiente y eficaz, ya que este sistema cuenta con la información en línea y seguro, por lo
tanto, generara una mayor confiabilidad de la información arrojada por el sistema, ya que
no existe la necesidad de cruzarla con información proveniente de un segundo sistema
involucrado en las decisiones. Se está hablando de una unificación donde la operación se
vería beneficiada en cuanto a optimización de tiempo y control de información.
Adicionalmente con los resultados arrojados en la investigación se pudo concluir que los
problemas de inventarios por los que pasa esta empresa se encuentran ligados a un atraso
tecnológico. Se determinó que, para tener un adecuado planteamiento de inventarios, es
necesario tener el sistema de bases de datos apropiados, que permita una adecuada gestión;
también se evidencio un manejo de codificación inadecuado por parte de Almacenar.
5.1.2 Estado del arte nacional:
En el año 2013 los Ingenieros Sebastián Mendoza castaño y Daniel Mosquera Maya
Presentan la propuesta de mejoramiento para el manejo de inventarios de materia prima en
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una empresa de confecciones 2013 en la Universidad ICESI de Cali. Ellos realizaron la
aplicación de una herramienta tecnológica, donde el proceso de análisis y de adaptación
para la herramienta aplicada asentó en Manutex una lucha en contra de la cultura del afán
y de solucionar las emergencias que día a día salían a la luz y que tanto perjudicaba al
Gerente de Producción. A partir de los resultados obtenidos lograron concluir que el flujo
de información de la empresa Manutex se vio afectado positivamente con la
implementación de la herramienta DSI moda. Esto en relación al tiempo que le toma a la
empresa conocer las existencias de materia prima, pues a pesar de las limitaciones
generadas al implementar la herramienta, el sistema de información respondió a los
requerimientos que se le han demandado y por tanto, permitió que se empezara a observar
una disminución en cuanto al tiempo de determinar la existencia de materia prima. Esto se
debe principalmente a que la implementación trajo consigo una etiqueta física para cada
rollo de materia prima, donde se denotaba la cantidad de materia prima restante. De esta
manera el operario del almacenaje puede observar el número y certificar la cantidad en
cuestión de pocos minutos. Sumado a esto, el proceso de análisis y de adaptación para la
herramienta aplicada asentó en Manutex una lucha en contra de la cultura del afán y de
solucionar las emergencias que día a día salían a la luz y que tanto perjudicaba al Gerente
de Producción. De hecho, se empezó por planificar el sistema en sí y a partir de esto se
logro una educación en cuanto a la anticipación y la programación antes de realizar una
actividad, no solo en operarios sino en la Gerencia.
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En el año 2013 las contadoras Diana Andrea Barbosa y Yuddi Natalia Reyes, desarrollaron
un trabajo de investigación, el cual utilizaba metodología peps en implementación de un
sistema de inventarios y análisis del plan estratégico de la fundación trabajando por
Colombia (funtracol). Ellos que dejaron habilitado el módulo de inventarios; para que a
través de este se realicen oportuna y adecuadamente los registros de entradas y salidas de
producto. Con esto se minimizará el riesgo de pérdida o hurto de los mismos.
En el año 2009 Para la Universidad de Manizales, El Ingeniero Mauricio Gonzales
Ramírez, realizo el proyecto de sistema de requerimientos y materiales y el control de la
producción (MRP), En donde hace referencia a la importancia de la gestión de inventarios
en los procesos de mantenimiento. En este documento el autor identifica las herramientas
de planeación, programación y control logrando el desarrollo de los respectivos programas.
Con el resultado del respectivo análisis de los diagramas de planta, diagramas de flujo de
proceso, toma de tiempos las gráficas de dispersión y los respectivos pronósticos mediante
las técnicas de promedio móvil, suavización exponencial simple y suavización exponencial
doble logrando pronósticos aceptables para proyecciones futuras. También establece la
planeación agregada en la producción de los productos butaco lápiz y taburete con el fin
de conocer las necesidades de inventario, capacidad de mano de obra y de producción en
donde se realizaron distintas técnicas escogiendo promedio de producción constante con
productos de manera conjunta debido a que la estrategia se adecua a las condiciones de la
empresa. Adicional se realiza el sistema de planeación de requerimiento de materiales
(MRP) el cual permitió conocer las cantidades que se deben fabricar de cada producto y
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materia prima gracias a la estrategia implementada de órdenes planeadas lote por lote
(LFL), donde se tuvo en cuenta las necesidades pronosticadas de cada mes programando.
Por último, realiza el análisis de costos concluyendo que, aunque la estrategia no es la que
genera menor precio con respecto a las otras y debido a que la diferencia es de 1% a la
estrategia algoritmo balanceo parte-período es la de mayor costo.
En el año 2012, las Ingenieras Beatriz Elena Cortés Hurtado Leidy Vanessa Morales
Bejarano realizaron el diseño de un sistema de control de inventarios de repuestos en una
empresa manufacturera de la ciudad de Cali en donde demuestran que la gestión de los
inventarios es clave para los procesos manufactureros. Donde el modelo de inventarios
propuesto mejora los problemas fundamentales del sistema actual de desabastecimiento y
existencia de roturas de inventario, al definir políticas de órdenes de compra,
nacionalización y distribución de la mercancía que sincronizan los procesos de la cadena,
y en consecuencia garantizan el flujo idóneo de la mercancía hasta las bodegas de consumo.
También generan tendencias de cambio, en donde demuestran que la clasificación ABC
debe ser actualizada cada año para saber la importancia que tienen los ítems según los
cambios que pueden ocurrir en las máquinas a través del tiempo. Con el fin de evitar tener
en la clasificación ítems obsoletos y agregar los que hayan sido adquiridos en ese periodo.
Adicional a que, con un buen control, generan procesos más eficientes y objetivos a nivel
de administración de inventario.
5.1.3 Estado del arte internacional:
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En el año 2015, el contador Jose Rivas, desarrollo un trabajo de investigación para la
universidad de Carabobo el cual su objetivo era realizar una propuesta de un método de
valoración fifo (peps) al inventario de material no productivo en empresa ensambladora de
vehículos ubicada en valencia. Con el desarrollo de esta investigación de acuerdo con la
problemática planteada, los objetivos trazados para el cumplimiento de la misma, seguido
de las bases teóricas y las investigaciones que sustentan la problemática y descrita la
metodología a seguir, se procedió al diagnóstico de la efectividad del método de valoración
aplicado actualmente al inventario no productivo de la organización. La situación actual
del método de valoración de este inventario mostró algunas deficiencias, esto obedece a
que como le da entrada a los materiales al costo de las unidades compradas, al promediar
con las unidades físicas ya existentes en el inventario, afecta su costo histórico, porque el
mismo al ser promediado se pierde, lo que ocasiona que el inventario no se esté a valores
reales. De acuerdo a los resultados obtenidos, se pudo constatar que, por la mayoría de las
diferencias y debilidades presentadas en este inventario, es necesario que la organización
tome los correctivos y medidas para reducir al máximo las diferencias y deficiencias en el
sistema de inventario y de esta manera lograr mayor exactitud en los registros de los
materiales no productivos y su respectivo control y así aumentar la eficiencia en las
operaciones.
En el año 2010 la ingeniera Daisy Laguna Quintana en la Universidad Peruana de Ciencias
Aplicadas (UPC) desarrollo el trabajo de investigación “Propuesta de un sistema de gestión
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de inventarios para una empresa comercializadora de productos de Plástico” en la cual
establece metodologías para mejorar la gestión productiva por medio de la correcta gestión
de los inventarios. Por medio del estudio realizado, se logró establecer un enfoque
apropiado hacia los problemas que generan no llevar una adecuada gestión de inventarios.
Asimismo, a partir del proyecto realizado se lograron establecer propuestas específicas que
se enfocan directamente sobre los problemas más relevantes en la empresa. Para la
selección de un adecuado sistema de gestión de inventarios se quiere de un estudio
profundo sobre las condiciones en las que se desarrolla la empresa. Debido, a que es
importante tomar en cuenta los modelos establecidos por diversos autores. Pero además, se
debe considerar primordialmente la realidad en la que la empresa opera. Al aplicar un
modelo de gestión de inventarios diseñado específicamente para la empresa que en este
caso es un modelo de programación lineal. Se puedo lograr reducir las pérdidas de ventas
que tenían la empresa por no contar con la cantidad de productos necesarios en el almacén.
El modelo de gestión de inventarios planteado permite saber cuándo traer de cada uno de
los artículos pero además, se logra optimizar la capacidad del contenedor.
En el año 2013 el Ing. Alfredo J. Leal M. Diseña un modelo de planificación y control de
inventarios para mantenimiento general, para la Universidad del Zulia Venezuela, en donde
la gestión de los inventarios la convierte en un pilar fundamental para la operatividad del
mantenimiento.
En el año 2013, Los Ingenieros Geanbella Lissette Granada león y Roberto Erick
Rodríguez, diseñaron un sistema de control basado en el Método ABC de gestión de
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inventarios, a través de indicadores de medición, aplicado a un estudio fotográfico en la
ciudad de Machala. En Ecuador, Guayaquil para la Escuela Superior Politécnica del
Litoral. En este caso, la estrategia de método ABC, permitió que el estudio fotográfico,
lograra optimizar los procesos de compras y de adquisición de insumos de manera que se
volvieron muchos mas eficientes y rentables ya que a nivel administrativos los costos de
operación y adquisición bajaron considerablemente.
5.2 Marco teórico:
5.2.1 Inventarios:
Los insumos que utiliza un hospital en el área de manteamiento son lo que requiere para su
funcionamiento y desarrollo de sus actividades de prestación del servicio, analizando
diferentes funestes segundarias que expresa como debe ser la optimación adecuada de los
inventarios en hospitales, (castro, 2018), nos aclara que Para una clínica u hospital el
valor y disposición del inventario, es una compleja labor con el agravante adicional que
no suele estar acompañado de profesionales en logística. Adicionalmente, llevar un
control adecuado de los insumos y materiales de mantenimiento que utiliza un centro
hospitalario.
Teniendo en cuenta a lo anterior para tener un manejo adecuado en materia de inventario
se debe crear un sistema de planificación que baya acorde con las necesidades que este
requiere, en donde se mantenga una organización.
Gestión de inventarios
Afirma que es conjunto de artículos o mercancías que se acumulan en el almacén
pendientes de ser utilizados en el proceso productivo o comercializados. Otra definición
de inventario vinculada al ámbito económico es la relación ordenada de bienes de una
organización o persona, en la que además de los stocks, se incluyen también otra clase de
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bienes. También el documento que recoge la relación de dichos artículos se le conoce como
inventario.
El concepto inventario o stock resulta muy importante en las empresas con el propósito
de que las demandas de los consumidores sean atendidas sin esperadas, y para que no se
vea interrumpido el proceso productivo ante la falta de materias primas. Pueden
considerarse como una herramienta reguladora que mantiene el equilibrio entre los flujos
reales de entrada y los de salida (garciaa, 2017)
Importancia de los inventarios
Analizando la importancia que tiene el control de los inventarios y como se deben manejar
de forma adecuada para tener una auto eficiencia en las entradas y salidas que se tiene
diariamente, Afondo, E, 2019, nos aclara; El control del inventario es un elemento muy
importante para el desarrollo, tanto en grandes empresas como en pequeñas y medianas,
además de un factor fundamental para el control de costes y rentabilidad de cualquier hotel
o establecimiento turístico. Una mala administración puede ser la culpable de generar
clientes descontentos por el no cumplimiento de la demanda, además de ocasionar
problemas financieros que pueden llevar a la compañía a la quiebra.
En las Normas Cubanas de Información Financiera (NCIF) se plantea que el inventario
representa el valor de las existencias de recursos materiales destinados al consumo de la
entidad o a su comercialización (GRANDA & LISSETTE, 2013).
Para (Trujillo, 2017) es un conjunto de recursos o mercancías en buen estado que se
encuentran almacenados con el objetivo de ser utilizados en el futuro.
Desde la visión jurídica, la palabra inventario se refiere al método utilizado en la
determinación, por enumeración y conteo, de todos los bienes que posea una persona o una
29
empresa… En cambio, desde el punto de vista contable tiene un sentido más limitado, al
referirse sólo a las cosas u objetos que posee la empresa con ánimos de vender (GRANDA
& LISSETTE, 2013)
Las organizaciones mantienen inventarios de distintos tipos, entre los más comunes,
materias primas y productos terminados. Los de materias primas son entrados a una etapa
de un proceso cualquiera, los inventarios de productos terminados son esas salidas de esos
procesos y sirven para satisfacer las necesidades de los clientes. Ya que estos inventarios
representan una considerable inversión de los recursos financieros, todas las decisiones que
se tomen con respecto a los inventarios, son de valor importante para la organización.
Los modelos de inventario y su formulación matemática, constituyen una base para la toma
de estas decisiones. Mantener un inventario para su destino final, puede ser venta u
alimento para otro proceso (salida), es una práctica común en el mundo de los negocios
empresariales.
Las empresas de venta al menudeo, los mayoristas, los minoristas, los productores y aún
los bancos de sangre (actualmente, también hay banco de órganos) por lo general
almacenan bienes o artículos. ¿Cómo decide una empresa de este tipo sobre su “política de
inventarios”, es decir, cuándo, cuánto y cómo se reabastece? En una empresa pequeña, el
administrador puede llevar un recuento de su inventario y tomar estas decisiones. Sin
embargo, como esto puede no ser factible incluso en empresas chicas, muchas compañías
han ahorrado grandes sumas de dinero al aplicar la “administración científica del
inventario”. En particular, los dirigentes de las empresas se deben enfocar en:
30
• Formular un modelo matemático que describe el comportamiento del sistema de
inventarios.
• Derivar una política óptima de inventarios con respecto a la información específica
para ajustar un modelo.
• Mantener un registro de los niveles de inventario y señalar cuándo conviene
reabastecerse.
Con base en lo anterior, se debe considerar el impacto de las decisiones de inventarios en
las decisiones estratégicas de las organizaciones; así como la administración eficaz de las
operaciones de producción. (Guerrero & Humberto, 2009)
5.2.1.1 Modelos de inventarios:
(Guerrero & Humberto, 2009) 2014. Aclara que la clasificación del modelo de inventarios
depende de la demanda. Esta demanda puede ser de dos tipos: determinística o
probabilística; en el primer caso la demanda del artículo para el futuro en un periodo
determinado es conocida con exactitud (empresas que trabajan bajo pedido) y
probabilística cuando la demanda del artículo para un período futuro determinado no se
conoce con exactitud, pero se le puede asignar una probabilidad a su ocurrencia.
También se pueden subclasificar en un modelo dependiendo de otras condiciones que se
relacionan a continuación:
• Tipo de producto: productos perecederos, o productos durables en el tiempo.
31
• Cantidad de productos: para un sólo producto o para varios (multiproductos).
• Modelos que permiten o no permiten déficit.
• Los tiempos de entrega: pueden ser al igual que la demanda.
• Modelos que involucran o no involucran costos fijos.
• Tipo de reposición: puede ser de reposición instantánea cuando el artículo es
comprado y de reposición continua cuando el artículo es producido en una planta
de producción.
• Horizonte de planeación: planeación puede incluir un sólo período o varios.
5.2.1.2 Componentes de un modelo de inventarios:
• Costos: En sistema de inventarios los costos pueden ser mantenimiento, por
ordenar, penalización y variable.
• Demanda: la demanda de un artículo es la proyección de venta de ese artículo en
un futuro. En ocasiones la demanda es mayor que la cantidad vendida por falta de
inventario.
32
• Tiempo de anticipación: es el tiempo que pasa entre el momento en que se coloca
una orden de producción o compra y el momento en que se inicia la producción o
se recibe la compra.
5.2.1.3 Tipos de costos involucrados:
Según (Guerrero & Humberto, 2009) 2014 :
• Costo de mantenimiento: este costo hace efecto en el momento que se efectúa el
almacenaje de un artículo; en esto costo se puede almacenar todo el tema de
arriendos, almacenaje, seguros, impuestos, pérdidas y costos generados por servicio
públicos (incluyendo la seguridad).
• Costo de penalización u oportunidad: este costo hace efecto en el momento que un
cliente pida un artículo y no haya existencia, son los costos asociados a la
oportunidad por no satisfacer la demanda. En este se involucran pérdidas de ventas
potenciales de clientes futuros, utilidades dejadas de percibir, pagar salarios extras
para poder cumplir con lo demanda que no se cumple o tener que comprar
productos más caros a la competencia.
• Costo por ordenar o costo fijo de ordenar: este costo hace efecto en el mismo
instante que se lanza una orden de compra o producción. Se llama fijo porque no
depende de la demanda pedida, pero a diferencia del costo fijo contable, éste se
causa si se da la orden. En otras palabras, si hay que realizar un tipo de
acondicionamiento especial para iniciar la producción de un artículo, y no hay
33
demanda del artículo; el costo no se causa ya que el acondicionamiento especial no
se realiza. Dentro de este costo esta la preparación de las máquinas para iniciar una
producción, combustibles e insumos necesarios, alistamiento de materia prima,
papelería, servicios y salarios.
• Costo variable: este costo depende de la cantidad producida, ya que si se producen
tres unidades el costo se contabiliza tres veces. Cuando el producto es comprado,
este costo es lo que cobra el proveedor por cada unidad que es entregada; mientras
que si el producto es producido, este costo tiene los costos asociados a la producción
y que están en el producto terminado como la mano de obra, materia prima y gastos
generales de fabricación generados por cada unidad producida.
5.2.2 Gestión de mantenimiento
La gestión de mantenimiento constituye un sistema dentro de toda organización cuya
función consiste en ajustar, reparar, remplazar o modificar los componentes de una planta
industrial para que ésta pueda operar satisfactoriamente durante un período dado
(GRANDA & LISSETTE, 2013)
La meta de una gestión de mantenimiento es asegurar que todo activo continúe
desempeñando las funciones deseadas, para tal fin esto puede segregarse en los siguientes
objetivos [Mantenimiento Mundial, 2004]:
34
• Garantizar la disponibilidad y confiabilidad planeadas de la función deseada.
• Satisfacer todos los requisitos del sistema de calidad de la empresa.
• Cumplir todas las normas de seguridad y medio ambiente.
• Maximizar el beneficio global.
Para soportar toda esta gestión se requiere de un sistema conformado por [Duffuaa, 2000]:
• Personal capacitado y multidisciplinario.
• Controles de mantenimiento: Programación, ejecución y monitoreo de los distintos
tipos de mantenimiento: predictivo, correctivo, preventivo, entre otros.
• Gestión de materiales y repuestos.
Clasificaciones de materiales aplicadas en los almacenes de repuestos
(GRANDA & LISSETTE, 2013)Como se señaló anteriormente, en un almacén de
repuestos se manejan materiales considerados como reparables, es decir cuando un
material puede ser restituido a la condición original después que presenta una falla.
Este tipo de materiales poseen un valor de rescate y pueden ser considerados como
activos fijos de la empresa sujetos a las políticas de depreciación. Ejemplos típicos
son:
• Un motor de arranque.
35
• Una bomba de inyección de combustible.
La existencia los materiales reparables, o renovables, se calcula mediante la suma de la
existencia en almacén, más la cantidad en reparación, más los que se encuentran en
funcionamiento. La gestión de este tipo de materiales se limita a adquirir la porción
necesaria para sustituir los que están en reparación y los que se desincorporan. Como
contraparte, los materiales consumibles pierden su valor una vez que fallan en su primer
uso y una vez que salen del almacén pierden su valor contable. Por ejemplo:
• Empaquetaduras de motores.
• Lubricantes.
Así mismo, los artículos que forman parte de un inventario de repuestos podrían
clasificarse de acuerdo a su utilidad dentro del proceso de producción (Polar, 2003):
• Obsoletos: materiales o equipos, aun utilizables que, a causa del desarrollo
tecnológico, han sido sustituidos por otros más actualizados o con más de 720 días
sin consumo.
• Material: Es todo aquel insumo o bien, requerido y utilizado por los distintos
centros en su proceso de producción.
• Repuestos específicos: Son aquellos materiales exclusivos que sustituyen parte de
las maquinarias y equipos durante las actividades de mantenimiento.
• Repuestos comunes: Son aquellos materiales de uso común que sustituyen parte de
las maquinarias y equipos durante las actividades de mantenimiento
36
• Suministro: Son aquellos materiales de uso para todo el personal de los centros,
tanto de producción como de las unidades administrativas requeridas para realizar
sus actividades. Por ejemplo: artículos de limpieza, material de oficina, higiene y
seguridad, uniformes, pinturas, tintas y afines, grasas, lubricantes y consumibles,
entre otros.
• Químicos: Incluye todos los materiales químicos utilizados en el tratamiento de
aguas, en laboratorio, los insecticidas, fumigantes y los que intervienen en los
procesos de planta.
• Material sin consumo: Es todo aquel insumo o bien, que no ha tenido ningún
consumo en un tiempo determinado.
• Chatarra: es todo aquel equipo y/o material fuera de uso por daños en su estructura,
no tengan reparación o esta supere el costo de adquisición de uno nuevo, o el
reacondicionamiento no garantice el cumplimiento de los estándares de operación.
• Un motor de arranque.
• Una bomba de inyección de combustible.
La existencia los materiales reparables, o renovables, se calcula mediante la suma de
la existencia en almacén, más la cantidad en reparación, más los que se encuentran en
funcionamiento. La gestión de este tipo de materiales se limita a adquirir la porción
necesaria para sustituir los que están en reparación y los que se desincorporan. Como
contraparte, los materiales consumibles pierden su valor una vez que fallan en su primer
uso y una vez que salen del almacén pierden su valor contable. Por ejemplo:
37
• Empaquetaduras de motores.
• Lubricantes.
Así mismo, los artículos que forman parte de un inventario de repuestos podrían
clasificarse de acuerdo a su utilidad dentro del proceso de producción (Polar, 2003):
• Obsoletos: materiales o equipos, aun utilizables que, a causa del desarrollo
tecnológico, han sido sustituidos por otros más actualizados o con más de 720 días
sin consumo.
• Material: Es todo aquel insumo o bien, requerido y utilizado por los distintos
centros en su proceso de producción.
• Repuestos específicos: Son aquellos materiales exclusivos que sustituyen parte de
las maquinarias y equipos durante las actividades de mantenimiento.
• Repuestos comunes: Son aquellos materiales de uso común que sustituyen parte de
las maquinarias y equipos durante las actividades de mantenimiento
• Suministro: Son aquellos materiales de uso para todo el personal de los centros,
tanto de producción como de las unidades administrativas requeridas para realizar
sus actividades. Por ejemplo: artículos de limpieza, material de oficina, higiene y
seguridad, uniformes, pinturas, tintas y afines, grasas, lubricantes y consumibles,
entre otros.
• Químicos: Incluye todos los materiales químicos utilizados en el tratamiento de
aguas, en laboratorio, los insecticidas, fumigantes y los que intervienen en los
procesos de planta.
38
• Material sin consumo: Es todo aquel insumo o bien, que no ha tenido ningún
consumo en un tiempo determinado.
• Chatarra: es todo aquel equipo y/o material fuera de uso por daños en su estructura,
no tengan reparación o esta supere el costo de adquisición de uno nuevo, o el
reacondicionamiento no garantice el cumplimiento de los estándares de operación.
5.2.2.1 Inventario de repuestos
En el caso específico de mantenimiento, el inventario de materiales y repuestos tiene como
fin proporcionar oportunamente, a las unidades de ejecución de mantenimiento, los
materiales, piezas y repuestos que se necesiten (Peña & Silva).
En mantenimiento se utiliza una gran cantidad de materiales que entran en la categoría de
reparables, puesto que pueden ser reparados y vueltos a usar.
La importancia de la gestión del repuesto por muy bien que se realice el mantenimiento de
una planta, en algún momento de la vida útil se requerirá piezas de repuesto para sustituir
algunos de los componentes que integran las maquinas que forman parte de una instalación
industrial. Estas piezas pueden ser originales, reacondicionadas, adaptadas, equivalentes,
pero sin duda, serán necesarias. Es impensable abordar la explotación de una instalación
sin pensar como se va gestionar el repuesto que se necesitara a lo largo de la vida útil de
ésta (Ingeniería del mantenimiento, Renovetec).
39
5.2.2.2 Criticidad
Un factor importante a tomar en cuenta en la administración de inventarios de repuestos es
la criticidad, esto es el impacto que produce la carencia del material sobre las actividades
de mantenimiento o el proceso de producción (Peña & Silva; Peña & Silva)
La definición de criticidad posee atributos múltiples, pues un artículo puede ser
considerado crítico dependiendo del efecto que una ruptura de inventario tenga en el
sistema de producción de mantenimiento, pero también depende de cuán difícil sea de
adquirir, de su impacto sobre la seguridad, del tiempo de entrega, entre otros (Ramirez &
Silvia, 2016).
Este análisis de criticidad permite cuantificar el riesgo, sustentado primordialmente en la
opinión de expertos; se evalúa la probabilidad de ocurrencia de una falla y su impacto, así
se jerarquizan opciones como oportunidades, problemas, componentes, equipos, sistemas
o procesos relacionados a esa falla y su solución.
De esta forma, se logra medir el indicador proporcional al riesgo asignado o criticidad. La
técnica de criticidad es de carácter semicuantitativo, rápido, de fácil manejo que debe
usarse como primer filtro para dirigir los esfuerzos de toda gestión de mantenimiento
(GRANDA & LISSETTE, 2013).
40
5.2.2.3 Clasificaciones de materiales aplicadas en los almacenes de
repuestos
Como se señaló anteriormente, en un almacén de repuestos se manejan materiales
considerados como reparables, es decir cuando un material puede ser restituido a la
condición original después que presenta una falla. Este tipo de materiales poseen un valor
de rescate y pueden ser considerados como activos fijos de la empresa sujetos a las políticas
de depreciación. Ejemplos típicos son (GRANDA & LISSETTE, 2013):
• Un motor de arranque.
• Una bomba de inyección de combustible.
La existencia los materiales reparables, o renovables, se calcula mediante la suma de la
existencia en almacén, más la cantidad en reparación, más los que se encuentran en
funcionamiento. La gestión de este tipo de materiales se limita a adquirir la porción
necesaria para sustituir los que están en reparación y los que se desincorporan. Como
contraparte, los materiales consumibles pierden su valor una vez que fallan en su primer
uso y una vez que salen del almacén pierden su valor contable. Por ejemplo:
• Empaquetaduras de motores.
• Lubricantes.
41
Asi mismo, los artículos que forman parte de un inventario de repuestos podrían
clasificarse de acuerdo a su utilidad dentro del proceso de producción (Polar, 2003):
• Obsoletos: materiales o equipos, aun utilizables que, a causa del desarrollo
tecnológico, han sido sustituidos por otros más actualizados o con más de 720 días
sin consumo.
• Material: Es todo aquel insumo o bien, requerido y utilizado por los distintos
centros en su proceso de producción.
• Repuestos específicos: Son aquellos materiales exclusivos que sustituyen parte de
las maquinarias y equipos durante las actividades de mantenimiento.
• Repuestos comunes: Son aquellos materiales de uso común que sustituyen parte de
las maquinarias y equipos durante las actividades de mantenimiento
• Suministro: Son aquellos materiales de uso para todo el personal de los centros,
tanto de producción como de las unidades administrativas requeridas para realizar
sus actividades. Por ejemplo: artículos de limpieza, material de oficina, higiene y
seguridad, uniformes, pinturas, tintas y afines, grasas, lubricantes y consumibles,
entre otros.
• Químicos: Incluye todos los materiales químicos utilizados en el tratamiento de
aguas, en laboratorio, los insecticidas, fumigantes y los que intervienen en los
procesos de planta.
• Material sin consumo: Es todo aquel insumo o bien, que no ha tenido ningún
consumo en un tiempo determinado.
42
• Chatarra: es todo aquel equipo y/o material fuera de uso por daños en su estructura,
no tengan reparación o esta supere el costo de adquisición de uno nuevo, o el
reacondicionamiento no garantice el cumplimiento de los estándares de operación.
Para la realización de la gestión de este tipo de materiales es común y muy útil agruparlos
también de la siguiente manera (GRANDA & LISSETTE, 2013):
• Materiales de alto volumen de consumo, bajo valor y bajo efecto de agotamiento,
como por ejemplo papelería y efectos de oficina, clavos, etc.
• Materiales de alto volumen, bajo valor y moderado efecto de agotamiento, por
ejemplo, combustibles y lubricantes.
• Repuestos de todo tipo, como por ejemplo repuestos de equipos de producción, de
equipos de transporte, etc.
• Materiales de reabastecimiento inmediato en los cuales su característica
determinante es su alto efecto de agotamiento.
5.2.2.4 Costos de mantenimiento
El mejoramiento continuo de las prácticas de mantenimiento, así como la reducción de sus
costos, son resultados de la aplicación del ciclo de Calidad Total como base, en el proceso
gerencial. Mejoras significativas en los costos del mantenimiento y disponibilidad de los
equipos están siendo alcanzadas a través de la:
43
Ejecución de algunas actividades por parte de los operarios de los equipos ÿ Mejoramiento
continuo del equipo;
Educación y capacitación de los responsables de la actividad de mantenimiento;
• Recopilación de información, evaluación y satisfacción de las necesidades de los
clientes;
• Establecimiento de prioridades adecuadas a los servicios;
• Evaluación de servicios necesarios e innecesarios;
• Análisis adecuado de la información y aplicación de soluciones simples pero
estratégicas;
• Planificación del mantenimiento con "enfoque en la estrategia de mantenimiento
especifico por tipo de equipo".
Cada vez más, y seguramente de manera semejante sucederá con el cambio de siglo, las
transformaciones en una compañía se deben en gran parte, a la buena relación entre cliente
y proveedor, sea interno o externo. Los conflictos crean costos y consumen tiempo y
energía. La gestión dinámica del mantenimiento comprende la administración de sus
interfaces con otras divisiones corporativas. (Tavares, 2001)
Gestión de costos:
Costo de Mantenimiento por Facturación: Relación entre el costo total de
mantenimiento y la facturación de la empresa en el periodo considerado.
CMFT CTMN /FTEP = x100
44
Este índice es de fácil cálculo ya que los valores, tanto del numerador como los del
denominador, son normalmente procesados por el órgano de contabilidad de la empresa.
Costo de Mantenimiento por el Valor de Reposición:
Relación entre el costo total acumulado en el mantenimiento de un determinado equipo y
el valor de compra de ese mismo equipo nuevo (valor de reposición)
CMRP CTMN VLRP = X å 100
Este índice debe ser calculado para los ítems más importantes de la empresa (que afectan
la facturación, la calidad de los productos o servicios, la seguridad o al medio ambiente),
ya que como fue indicado, es personalizado para el ítem y utiliza valores acumulados, lo
que torna su procesamiento más demorado que los demás, no justificando de esta forma
ser utilizado para ítems secundarios. Su resultado debe ser acompañado por un gráfico
lineal o de superficie, con la indicación de su variación, en por lo menos los doce últimos
meses, conforme es ilustrado siguiente figura:
Ilustración 1 Costo de mantenimiento por valor del equipo
Fuente: (Tabares 2001)
45
No obstante el costo total del mantenimiento, está compuesto por cinco elementos
(personal, material, terceros, depreciación y pérdida/reducción en la facturación), cada una
de ellos con tres subdivisiones (costos directos, costos indirectos y costos administrativos);
difícilmente es hecha esta composición, limitándose las empresas a considerar dos o tres
elementos (personal, material y eventualmente terceros) y de igual manera, una o dos de
sus subdivisiones (costos directos y eventualmente, costos indirectos). Otro factor que
torna los índices de costo imprecisos, es la utilización de valores contables pertenecientes
al historial de los equipos, sin corrección monetaria lo que es más susceptible de originar
errores en el caso de una inflación monetaria. De la misma manera, cuando la empresa
utiliza un valor de referencia (dólar o mix de monedas), la imprecisión aparece, debido a
la variedad de los índices de corrección, o a la no consideración de la devaluación del dólar
o de otras unidades monetarias adoptadas. Esta imprecisión no es sensible, cuando es
realizado el seguimiento de los índices en la propia empresa, ya que estará cometiéndose
el mismo error a lo largo del tiempo; pero puede llevar a grandes errores de interpretación,
cuando estos índices son comparados con otras empresas, y mucho peor, cuando son
comparados con empresas de otros países. (Tavares, 2001)
5.2.2.5 Software de Invetarios
SIIGO: Software para inventarios en la nube donde agrupa inventarios de
forma agil, conoce la rotación de los productos y genera informes
personalizados con la información que se necesite. En tiempo real tendrá
46
toda la información de los inventarios. Tiene manejo de bodegas, kardex,
costo promedio.
Ziur Software : software contable que permite llevar todos los procesos
contables, de inventarios, financieros, recursos humanos, etc. Fácil de
usar integrado con ayudas visuales.
SAP: El Sistema SAP o “Systems, Applications, Products in Data
Processing”, es un Sistema informático que le permite a las empresas
administrar sus recursos humanos, financieros-contables, productivos,
logísticos y más, las principales empresas del mundo utilizan SAP para
gestionar de una manera exitosa todas las fases de sus modelos de
negocios.
Las herramientas ofrecidas por SAP tienen la función de ayudar al usuario
con todas las tareas administrativas de su empresa y, a través del
funcionamiento interno, crear un entorno integrado que permita aumentar
la eficiencia de sus usuarios.
5.2.3 Metodología de clasificación ABC
El sistema de clasificación ABC es un sistema de clasificación de los productos para fijarles
un determinado nivel de control de existencia; para con esto reducir tiempos de control,
esfuerzos y costos en el manejo de inventarios.
47
El tiempo y costos que las empresas invierten en el control de todos y cada uno de sus
materias primas y productos terminados son incalculables, y de hecho resulta innecesario
controlar artículos de poca importancia para un proceso productivo y en general productos
cuya inversión no es cuantiosa.
Cualquier empresa, sin importar su tamaño puede encontrar en este sistema los beneficios
de una mejor rotación de los inventarios y los concernientes ahorros en los costos totales
del control de los inventarios. No es nada extraño encontrar en los inventarios de una
determinada empresa que de un 10 a 15% del total de sus artículos representen
aproximadamente el 70% del dinero invertido en inventario; y que de su mismo inventario
del 85 al 90% de los artículos representen tan solo un 10 a 15% del capital invertido.
Son estos motivos los que justifican la aplicación de este sistema de selectividad cuya
filosofía implica que en muchas ocasiones cuesta más el control del inventario que lo que
cuesta el producto que se está controlando. Los artículos o productos según su importancia
y valor se pueden clasificar en las tres clases siguientes: (Guerrero & Humberto, 2009)
• Tipo A: dentro de este tipo se involucran los artículos que, por su costo elevado,
alta inversión en el inventario, nivel de utilización o aporte a las utilidades necesitan
de un 100% en el control de sus existencias.
48
• Tipo B: esta clasificación comprende aquellos productos que son de menor costo y
menor importancia; y los cuales requieren un menor grado de control.
• Tipo C: en esta última clasificación se colocan los productos de muy bajo costo,
inversión baja y poca importancia para el proceso productivo; y que tan solo
requieren de muy poca supervisión sobre el nivel de sus existencias.
• Dentro de los sistemas más comunes utilizados para realizar esta clasificación se
encuentran:
o Clasificación por precio unitario.
o Clasificación por valor total
o Clasificación por utilización y valor.
o Clasificación por su aporte a las utilidades.
(SALAS, 2009)
TABLA 1 RELACION DE ANALISIS 1
49
Conclusiones del modelo:
Para el control de los artículos "A" del inventario debe ser intensivo debido a la inversión
realizada. Técnicas más sofisticadas de control de inventario se implementan para esta
clase. Los artículos clase "B" se pueden controlar utilizando técnicas menos sofisticadas
pero eficientes en sus resultados. En los artículos "C" el control que se realiza es mínimo.
(Cabezas)
5.2.4 Control de inventarios PEPS
El método de control primero que entra primero que sale, nos dice que el costo de los
productos vendidos está dado por el costo más antiguo, ya que son los primeros costos que
entran al inventario. El valor del inventario está conformado por diferentes etapas de
existencias que tienen diferentes costos unitarios. El movimiento y manejo físico de los
productos no tienen que coincidir con las etapas del inventario en que están valuadas las
existencias. El método PEPS puede aplicarse tomando dos deducciones: a) Se lleva un
sistema de inventarios periódicos, b) Se lleva un sistema de inventarios continuos.
Según la tesis de José Rivas de la universidad de Carabobo,” “Es un método de asignación
de costos y no da seguimiento al flujo físico de cada mercancía a menos que sea
coincidencia”. En el caso de unidades idénticas asigna el costo de las unidades adquiridas
primero al de los bienes vendidos. En primer caso de inventarios periódicos, las unidades
50
de inventarios finales deben ser valoradas con los últimos costos ya que los primeros que
entraron fueron los primeros que salieron.” (GRANDA & LISSETTE, 2013) pag 45.
El método PEPS, genera menor costo de ventas y mayor valor en los inventarios, lo cual
hacen que se puedan desfigurar los resultados de las operaciones en una práctica
económica, no obstante, los saldos de inventarios en un balance financiero reflejan los
valores más recientes, por lo cual se muestran mejor las condiciones más marcadas a la
fecha del estado de situación financiera.
Aplicación del método:
Con el siguiente ejemplo se explicará el método PEPS para la fijar el costo de mercancías
en el inventario:
TABLA 2 COSTO DE MERCANCIA EN INVENTARIO 1
(AUTOR)
Valor del inventario final por= 2.200 Unid. * $33 = $72.600 El inventario final queda
valorado al costo de la última compra.
51
5.2.5 Indicadores de gestión para inventarios.
Los indicadores son herramientas de apoyo y no el objeto final de un proceso, permiten
plantear la magnitud de los retos y establecer los compromisos para satisfacer las
necesidades de las poblaciones que atienden. Permiten cuantificar los procesos para poder
medir el alcance de los objetivos y adicional que tan cerca esta su cumplimiento.
A través del tiempo los indicadores de gestión se han convertido en una herramienta muy
importante dentro de cualquier proceso de seguimiento y monitoreo, al cumplimiento de
los planes estratégicos y el cumplimento de los objetivos misionales propuestos en la
parametrización de la empresa. Son fundamentales para la toma de decisiones, y permiten
relazar mejora continua en los procesos.
5.2.5.1 Indicadores
5.2.5.1.1 Indicadores para el abastecimiento:
Permiten determinar los problemas que no están sujetos al proceso pero que afectan de
manera indirecta el abastecimiento, como: costos de lanzamiento, incremento al costo de
mantenimiento de inventarios, y perdida de ventas.
52
Identificar los costos que se tienen si se reciben pedidos que no cumplen con las
condiciones requeridas de calidad: costo de retorno, costo de realizar el pedido
nuevamente, retrasos en los procesos.
Identificar el nivel de efectividad y eficiencia de los proveedores.
a) Calidad de pedidos generados:
a)
a) b) Nivel de cumplimiento:
Pedidos recibidos
Total de pedidos recibidos
5.2.5.1.2 Indicadores de Inventarios
a) Rotación
Productos generados sin problema
Total de productos vendidos
Pedidos sin problema
Total de pedidos
Costo de venta
Inventarios promedios
53
b) b) Inmovilización:
c) Duración del inventario:
5.2.5.1.3 Indicadores de Almacenamiento:
a) Costo de almacenamiento por unidad:
b) Costo de personal:
5.2.5.1.4 Indicadores Financieros
a) Márgenes de contribución:
Inventarios inmovilizados
Costo de venta
Inventarios final x 360 días
Costo de venta
Inventarios inmovilizado
Costo de venta
Costo total de personas de
almacenamiento
Costo tal de despacho
54
b) Ventas perdidas:
5.2.6 Costos de los inventarios en mantenimiento.
Teniendo de referente que los inventarios de repuestos, vistos desde la Gestión de
Inventarios, se abastecen, almacenan y emplean, con el propósito de mantener los equipos
a los cuales pertenecen en condiciones operativas. La gestión de inventarios es producto
de las necesidades de mantenimiento planeado y no planeado, y la disponibilidad de
repuestos responde a como son operados y mantenidos los equipos; los inventarios de
repuestos se diferencian de los inventarios de materia prima y de producto terminado, no
solo en su función, sino en las políticas que definen sus niveles. (al, 2002)
Utilidad bruta
Ventas
Valor de pedidos no entregado
Tolla de ventas de la empresa
55
El objetivo de la Gestión de Inventarios es poder administrar de manera eficiente el nivel
de existencias de materiales requeridos para el mantenimiento, garantizando su
disponibilidad, entrega oportuna, de acuerdo con las necesidades planteadas, parámetros
de calidad y los niveles de servicio; para lo cual emplea herramientas estadísticas para
proyectar y gestionar el abastecimiento de materiales con base en los consumos históricos.
La administración de los inventarios en cualquier proceso es utilizada con las mismas
herramientas que se describen el marco teórico, usualmente se utilizan ABC Y FIFO para
aplicaciones en almacenes de repuestos y mantenimiento general.
5.3 Marco normativo
• Código de comercio artículo 450, numeral 3.0. Métodos para la evaluación de
inventarios.
• NIIF Normas internacionales de la información financiera. Normativa para la que
regula la aplicación de las normas financieras.
• RESOLUCION 2003 DE 2014 Norma de habilitación para hospitales. Donde se
dicta las necesidades y cualidades que deben tener los almacenamientos en
ambientes hospitalarios.
56
5.4 Marco histórico
El Hospital Universitario Nacional es una entidad privada sin ánimo de lucro, creada con
aportes de la Universidad Nacional de Colombia y la asociación de exalumnos de la
facultad de medicina AEXMUN.
La sinergia entre el conocimiento científico de la Universidad Nacional de Colombia y el
enfoque de excelencia y humanización del servicio que tendrá la Corporación SALUD
UN garantiza contar con un Hospital Universitario de altos estándares de calidad.
Tenemos como objetivo ofrecer soluciones a todos los problemas de salud, incluyendo
aquellos que requieran un alto nivel de complejidad. Fundamentándonos en los más altos
valores éticos, en la excelencia académica y en una especial dedicación al cuidado de sus
pacientes.
Como hospital centrado en el paciente tenemos el compromiso con la excelencia; haciendo
énfasis en la seguridad en la atención, por lo cual trabajamos en el mejoramiento continuo
de nuestros procesos.
El proceso de logística y suministros está enmarcado en almacenamientos que se
encuentran en el hospital y que para insumos como medicamentos está controlado, pero
para almacenes administrativo se insumos de mantenimiento no llevan la debida gestión y
genera reprocesos y costos que impactan la sostenibilidad del hospital.
57
6. Marco Metodológico:
6.1 Recolección de la información.
6.1.1 Tipo de investigación:
El tipo de investigación que se desarrollara por parte de los autores es de tipo descriptiva
y experimental, descriptiva, ya que Reseña rasgos, cualidades o atributos de la población
objeto de estudio en este caso se evaluara las condiciones de almacenamiento que se den
por los empleados encargados del área, y como impulsando estrategias de orden y aseo, se
puede mejorar la gestión de los inventarios. Y experimental, ya que analiza el efecto
producido por la acción o manipulación de una o más variables independientes sobre una
o varias dependientes en este caso afectaremos el proceso general de los inventarios del
almacén de papelería y mantenimiento.
6.1.2 Fuentes de obtención de la información.
6.1.2.1 fuentes primarias
Para la fuente primaria de información se cuenta con la información directa de la empresa
y el acceso a los inventarios objeto de la investigación. También se levanta registro
fotográfico de los almacenes destinados a estos inventarios para realizar los debidos ajustes
de orden y aseo.
6.1.2.1 fuentes secundarias
Las fuentes secundarias, están descritas en todo el desarrollo del trabajo de investigación,
los cuales son libros, artículos científicos y trabajos de investigación y tesis de grado que
58
se han desarrollado alrededor de los inventarios y su impacto en los costos de
mantenimiento.
6.1.3 Herramientas:
Para el desarrollo del trabajo de investigación, se utilizan metodologías como
Entrevistas, para contextualizar el problema físico de almacenamiento, y metodologías de
inventarios a nivel estadístico como metodología ABC y PEPS, para evaluar el impacto del
antes y después en el inventario de almacén y papelería del hospital Universitario Nacional.
6.1.4 Metodología:
• Para el desarrollo del objetivo No 1 “Establecer cómo se maneja en la
actualidad los inventarios del almacén de papelería y mantenimiento del
hospital” se desarrollarán entrevistas al personal recopilando información
para ser analizada posteriormente.
• Para el desarrollo del objetivo No 2 ´´Determinar la afectación generada
en los costos de mantenimiento y administración por el manejo deficiente
de los inventarios ´´, Se realizará un diagnostico a partir de in inventario
inicial valorizado, y una rotación de insumos, comparado con los
indicadores de disponibilidad de equipos cuando la causa es por falta de
insumos.
• Para el desarrollo del objetivo No 3 ´´Establecer la metodología a aplicar
para la optimización de la gestión de inventarios su método de
implementación.´´ Con base a la información recolectada y aplicando al
59
inventario suministrado por la institución, se aplicara un modelo de
inventarios que gestione los insumos de manera eficiente, teniendo la
claridad de que en el momento no se tiene un modelo establecido.
6.1.5 información recolectada
Para la recolección de la información, se realizó un diagnóstico en sitio de los
almacenamientos para mirar los espacios físicos y si estos tenían que ver con la mala
gestión de los inventarios.
A continuación, mostramos el registro fotográfico de la evidencia donde efectivamente se
ve que parte de la mala gestión de los inventarios se genera por el desorden y la falta de
espacios:
60
Ilustración 2 Bodega de almacenamiento actual inventarios de mantenimiento
(Autor, 2019) La cantidad de insumos y repuestos sin una ubicación controlada
dificulta el control de los mismos.
61
Ilustración 2 Bodega de almacenamiento actual inventarios de mantenimiento
(Autor, 2019)
La gran cantidad de repuestos e insumos dificulta hacer un bueno inventario, tener
control de estos, el desorden y aseo puede ser una condición insegura para el personal y
aumento los tiempos de atención a una posible falla de algún equipo porque se dificulta
encontrar lo necesario para suplir la falla.
62
lustración 3 Bodega de almacenamiento actual inventarios de mantenimiento
(Autor, 2019)
La ubicación de los repuestos e insumos debe ser en estantes bien identificados para evitar
costos adicionales por mala manipulación o compras innecesarias de repuestos que pueden
estar en el stock pero por la mala ubicación no es fácil la ubicación del mismo.
63
Ilustración: Bodega de almacenamiento actual inventarios de mantenimiento
(Autor, 2019)
El espacio es muy reducido para la demanda de repuestos e insumos por ende se debe
modificar el espacio para poder dar mejor organización al almacén y asi aumentar el control
de los repuestos e insumos.
Para efectos del estudio del impacto económico, también se relaciona el inventario hasta la
fecha de los insumos que están en esta bodega, con cantidades, referencia y valorizados
suministrado por la institución:
Sistema de información, donde se evidencia el centro de costo 119 Mantenimiento
64
Ilustración 5: Sistema de información
(Autor, 2019)
El sistema de información que se maneja era exclusivo para medicamento por esa razón de
presenta la propuesta de crear una herramienta para controlar los movimientos de
inventarios en los repuestos e insumos del almacén de mantenimiento.
Tabla 3. Relación de Inventario BG 119 1
CORPORACION SALUD UN [RMovCenCos]
900578105 Fecha: 16/11/2018
MOVIMIENTO PARA ENTRADAS DE INVENTARIOS POR CENTRO DE COSTO Hora: 09:41:38
Fechas Desde: 01/01/2017 00:00 Hasta: 30/12/2017 00:00 Página: 0
Bodega Desde: 119 Hasta: 119
Transacción Desde: SALCONSU Hasta: SALCONSU
Centro de Costo Desde: 11301 Hasta: 11301
Referencia Desde: MO10000120 Hasta: ZA210000001
65
(Autor, 2019)
Tabla 4. Inventario valorizado
JUEGO DE 2 FILTROS NARCOTICOS
1 798430,5 798430,5
PILA ALCALINA ENERGIZER AA 2 2378 4756
MANGUERA FLEXÓMETALICA DE 1/2" X 1/2" X 2 MTS
DE LARGO EN ACERO INOXIDABLE.
25 34510 862750
LLAVE DE PEDAL PARA UNA SOLA AGUA 10 273700 2737000
GRIFERIAS CUELLO DE GANZO (SOLO EL CUELLO) 25 69020 1725500
LAMPARA LED DE 8'' MARCA SILVANIA 30 32011 960330
PILA ALCALINA ENERGIZER AA 2 2378 4756
PILA ALCALINA ENERGIZER AAA 2 2554,2308 5108,46
GUANTES PARA LIMPIEZA NEGRO TALLA 7/2 1 4760 4760
TERMOHIGROMETRO CON CERTIFICADO DE
CALIBRACION
1 127971,0438 127971,04
PILA ALCALINA ENERGIZER AA 2 2378 4756
LLAVE DE PEDAL PARA UNA SOLA AGUA 25 273700 6842500
MANGUERA FLEXÓMETALICA DE 1/2" X 1/2" X 2 MTS
DE LARGO EN ACERO INOXIDABLE.
50 34510 1725500
66
NIPLE GALVANIZADO 1/2'' X 7 CM 50 2975 148750
JUEGO DE 2 FILTROS NARCOTICOS 1 798430,5 798430,5
PROTECTOR PARA ALARMAS DE INCENDIO 12 29750 357000
CONJUNTO CHAQUETA PANTALON IMPERMEABLE 3 24990 74970
BOTA PANTANERA ANTIDEZLIZANTE. 3 33320 99960
AGARRADERA LOCKER 500 6380 3190000
AMARRE PLASTICO DE COLOR BLANCO DE 5" 500 38,08 19040
BLACKOUT. COLOR BLANCO. TAMAÑO 20.59M2.
INCLUYE INSTALACIÓN
1 2450210 2450210
CAJA DE HERRAMIENTAS STANLEY CON RUEDAS Y
GAVETERO.
2 327250 654500
EMPAQUETADURAS PARA LLAVE DE JARDIN GRIVAL
REF 380430001.
50 535,5 26775
ESTANTERIA METALICA DE 1.80 MTS CON
ENTREPAÑOS DE 40 CMS - REFORZADA *
6 0 0
HOJAS DE SEGUETA MARCA NICHOLSON BIMETAL 10 4046 40460
JUEGO DE LLAVES BRISTOL MILIMETRICA E INGLESA. 2 28798 57596
PAPEL CONTAC ROLLO TRANSPARENTE 1 8925,05 8925,05
ROTOMARILLO SDS PLUS BOSCH PARA TRABAJO
PESADO.
1 969850 969850
SAL INDUSTRIAL (BULTO) 4 46400 185600
67
PAR TORNILLO PARA BIZCOCHO DE SANITARIO
GRIVAL PLASTICO.
20 2975 59500
GUANTES PARA LIMPIEZA NEGRO TALLA 7/2 2 4760 9520
MARCADOR SHARPIE PUNTA DELGADA* 2 1785 3570
CARPETA BLANCA 3 ARGOLLAS 2" 4 6426 25704
PERFORADORA GRANDE 3 HUECOS 1 17701,3333 17701,33
RESMA DE PAPEL BOND CARTA 10 9163,7614 91637,61
COSEDORA MEDIANA* 1 2337,5 2337,5
ORGANIZADOR PORTA ESCOBA 8 PESTOS 5 19040 95200
CINTA DOBLE FAZ BLANCA MEDIANA 1 8211 8211
LLAVE PARA AJUSTE DE FLUXOMETRO TEMPORIZADO
A MURO PARA WC TIPO PUSH
4 214200 856800
GUANTES PARA LIMPIEZA NEGRO TALLA 8 1 4000 4000
GUANTE PARA LIMPIEZA MANGA LARGA T: M 1 6000 6000
TUBO DE SIKAFLEZ 1A BLANCO 30 36295 1088850
PEGANTE CERAMICO PATTEX UNO PARA TODO
BLANCO
20 23800 476000
ACEITE LUBRICANTE EN AEROSOL MOTORKOTE
TARRO
2 9520 19040
CHAZO MARIPOSA PLÁSTICO DE ¼ 500 154,7 77350
TORNILLOS DE ¼ X 3” LLAVE HEXAGONAL CON
TUERCA DE SEGURIDAD Y ARANDELA
50 333,2 16660
68
CHAZO MARIPOSA METÁLICO DE 3/16 X2” 20 666,4 13328
TRANSFORMADOR BOMBILLO 10 20230 202300
TOMA AEREA CAUCHO P/T 15A 250V CODELCA 10 5950 59500
ENCHUFE 15ª 125V L/T PVC AMARILLO 10 10710 107100
BROCAS DE 5/16 TUSTENO HHS 3 7735 23205
Brocas de 1/4 de tusteno 3 5950 17850
BROCA DE 1/8 3 3570 10710
DISCO PARA PULIR DE 4” DEWALT 2 11900 23800
DISCO PARA CORTE DE 4” DEWALT 2 7140 14280
JUEGO DE BROCAS PARA ROTOMARTILLO BOSCH DE ¼
A 5/8 TUSTENO
1 119000 119000
BOMBILLO PARA LARINGOSCOPIO REF: 06000-U
WELCHALLYN
30 69972 2099160
BOMBILLO PARA LARINGOSCOPIO REF: 04800-U
WELCHALLYN
30 24990 749700
BROCAS DE 3/16 HHS 3 4165 12495
ESTANTERIA METALICA DE 1.80 MTS CON
ENTREPAÑOS DE 40 CMS - REFORZADA *
7 226100 1582700
FLUJOMETRO SENCILLO PARA OXIGENO 0 0 0
PILA ALCALINA ENERGIZER AAA 1 2554,2308 2554,23
SOPORTE DE ACERO GUARDIAN 1.5- 2-9 LT 68 12760 867680
BISTURI ACERO 4 3510,5 14042
69
TABLERO EN ACRILICO 70 CM X 120 CM 1 89845 89845
CARTELERA DE COCHO. EN MARCO METALICO Y
LIENZO AZUL 2.80 X 1.40 CM
1 737800 737800
TAPETE ATRAPA MUGRE CON LOGO 1.60 CM X 1.80 CM 1 1309000 1309000
TAPETE ATRAPA MUGRE CON LOGO 90 CM X 90 CM 1 606900 606900
PILA ALCALINA ENERGIZER AA 6 3451 20706
REGULADOR DE VACIO DE 0 - 700 MM HG. CON
ACOPLE CHEMETRON
10 486710 4867100
CABLE MONOPOLAR PARA EQUIPO VALLEYLAB 1 376457 376457
SOPORTE DE ACERO GUARDIAN 1.5- 2-9 LT 85 14280 1213800
PILA ALCALINA ENERGIZER AA 1 3451 3451
PILA ALCALINA ENERGIZER AAA 1 2554,2308 2554,23
PERA INSUFLADORA 1 58310 58310
MANGUERA FLEXÓMETALICA DE 1/2" X 1/2" X 2 MTS
DE LARGO EN ACERO INOXIDABLE.
20 34510 690200
MANGUERA FLEXÓMETALICA DE 1/2" X 1/2" X 2 MTS
DE LARGO EN ACERO INOXIDABLE.
30 34510 1035300
PILA ALCALINA ENERGIZER AAA 5 2554,2308 12771,15
PILA ALCALINA ENERGIZER AA 5 3451 17255
GUANTE ANTIDEZLIZANTE DELGADO TALLA 8 1 6664 6664
PANEL LED DE 59.5 CM X 59.5 CM 36 W 20 107100 2142000
PANEL LED REDONDE DE 8´´ A 18 W 20 27370 547400
70
ESTANTERIA METALICA DE 1.80 MTS CON
ENTREPAÑOS DE 40 CMS - REFORZADA *
5 226100 1130500
DESOLDADOR MARCA STANLEY 1 53550 53550
DISCO PARA CORTE DE 4” DEWALT 1 6188 6188
DISCO PARA PULIR DE 4” DEWALT 1 4760 4760
ENCHUFE 15ª 125V L/T PVC AMARILLO 10 10710 107100
ESCUADRA DE 10” STANLEY 1 64260 64260
ESPATULA DE 4" MARCA GOLLA 4 8925 35700
ESPATULA DE 6" MARCA GOLLA 2 10710 21420
GRASA DE LITIO TARRO DE 1 LIBRA GRIS. AZUL (OBS
QUE NO SEA ROJA)
3 10710 32130
FLEXÓMETRO DE 5MT X ¾ UBERMANN 2 22610 45220
HOMBRE SOLO DE 7” STANLEY 1 35700 35700
HOMBRE SOLO DE 10” STANLEY 1 40460 40460
LLANA METALICA DE 11" GOLLA 2 32130 64260
LLANA METALICA DE 8" GOLLA 2 32130 64260
LLAVES BRISTOL MANGO LARGO DE 4” X 2.5MM
STANLEY
6 2380 14280
SET LLAVES BRISTOL MANGO LARGO DE 4” X 3MM A
6MM STANLEY
1 55930 55930
SET LLAVES BRISTOL DE X 3MM A 6MM SATA 1 71400 71400
71
MARCO PARA SEGUETA PREMIUN NICHOLSON
CÓDIGO INTERNO 67201218
2 73780 147560
MARTILLO DE UÑA MANGO DE MADERA DE 13 ONZAS 2 33320 66640
MARTILLO DE UNA DE 05 ONZAS MARCA STANLEY 2 21420 42840
NIVEL DE 12” UBERMANN 1 26180 26180
PEGANTE URANO PLATINO 750 ML 5 8925 44625
CANECA DE PINTURA BLANCO CORONA
ANTIBACTERIAL
7 253470 1774290
GALON DE PINTURA EPOXICA A BASE DE AGUA CON
CATALIZADOR
10 189210 1892100
PRENSA DE BANCO CRAFTZMAN DE 5” 1 697340 697340
PULIDORA DEWALT 4 PULGADAS 1 428400 428400
SEGUETAS DE 18 DIENTES NICHOLSON 10 4165 41650
SET DE DESTORNILLADORES TIPO JOYERO STANLEY 1 35700 35700
SET LLAVES TOR DE 3MM A 6MM SATA 1 48790 48790
SET DE DESTORNILLADORES UBERMANN 04
UNIDADES
2 57120 114240
SILICONA RENOVADORA SPRAY 3M 3 21420 64260
SILICONA TUBO TRANSPARENTE 5 10115 50575
SUPER BONDER DE 5 GRAMOS 10 5950 59500
CANECA DE SUPERMASTICK 1 69020 69020
TERMINAL TIPO ANILLO 14-16 AWG (6.4MM) 20 1130,5 22610
72
TERMINAL HEMBRA DE PRESIÓN CON FORRO PARA
CABLE 16-14 AWG
100 952 95200
TERMINAL MACHO DE PRESIÓN CON FORRO PARA
CABLE 16-14 AWG
100 952 95200
TOMACORRIENTE POLARIZADO DOBLE MARFIL
15A/125V
20 4641 92820
TE DE PROPILENO DE 1/2" 12 3570 42840
TEFLON 19MM X 0.2MM X 15 METROS 3 10115 30345
TOMA AEREA PLANO 2X15A+T 125/250V NEMA 5-15R
PVC AMARILLA. LEVINTON
10 16660 166600
TRABADOR DE ROSCAS 277 ALTO TORQUE 25 ML 2 172550 345100
THINER GALON 2 22610 45220
CABEZAL PARA DRYWALL 11CM 15 11900 178500
CINTA AUTOFUNDENTE 3M DE 1" ROLLOS 1 34510 34510
LAMINA DE DRYWALL 22 34510 759220
CANECA DE PASTA SUPERMASTICK 3 65450 196350
EXTRACTOR DE AIRE SILENCIOSO 30CM X 30 CM 1 190400 190400
CANECA DE SUPERMASTICK 6 69020 414120
ROLLO DE CINTA DOBLE FAZ DE 1” 17 9520 161840
TORNILLO AUTO PERFORANTE DE 1.1/2” 500 142,8 71400
TORNILLO PARA DRYWALL 1” 250 71,4 17850
73
ACEITE LUBRICANTE GRANDE EN AEROSOL
MOTORKOTE
4 17850 71400
ADAPTADOR HENBRA DE PROPILENO DE 1/2" 12 4760 57120
ADAPTADOR MACHO DE PROPILENO DE 1/2" 12 4403 52836
ALICATE CORTA FRIO DE 4” STANLEY 1 24990 24990
AMARRES PLASTICOS DE 5MM X 250 NEGRO PAQUETE
X 100 UD
6 10710 64260
AMARRES PLASTICOS DE 3.4 MM X 100 NEGRO
PAQUETE X 100 UD
6 4165 24990
BROCA DE 1/8 PARA LAMINA HHS 10 3332 33320
BROCAS DE 3/16 PARA LAMINA HHS 10 4760 47600
CAJA RECTANGULAR 5X10 PLÁSTICA RETIE 12 1904 22848
CAJA RECTANGULAR METALICA 5X10 12 2618 31416
CERRADURA ALCOBA MANIJA CROMO MATE JUPITER
CERROJO DOBLE CROMO MATE SCHLAGE 6 79730 478380
CERROJO SENCILLO CROMO MATE SCHLAGE 6 69020 414120
CERROJO DOBLE IZQUIERDO CROMO MATE
CANTONERA SCHLAGE
2 79730 159460
CERROJO DOBLE DERECHO CROMO MATE
CANTONERA SCHLAGE
2 79730 159460
CINTA DE ENMASCARAR TESA DE 1” 30 8925 267750
74
CINTA DOBLE FAS TRASPARENTE 1MM ROLLOS X 30
METROS
1 24990 24990
CODOS DE PROPILENO DE 1/2" 12 2677,5 32130
CONECTOR ELCTRICO PVC PAVCO DE 1/2" 12 481,9167 5783
CONECTOR ELECTRICO PVC PAVCO DE 1" 12 1190 14280
CURVA ELECTRICA PVC PAVCO DE 1/2" 12 595 7140
ACEITERA 1 35700 35700
ALAMBRE DE COBRE ENCAUCHETADO N° 12 (BLANCO
)
100 1368,5 136850
ALAMBRE DE COBRE ENCAUCHETADO N° 12 (NEGRO ) 100 1368,5 136850
ALAMBRE DE COBRE ENCAUCHETADO N° 12 (VERDE ) 100 1368,5 136850
BROCHA MONA DE 2 PULGADAS 10 4165 41650
BROCHA MONA DE 4 PULGADAS 10 9044 90440
BULTO DE YESO BLANCO 1 24990 24990
CHAZO METALICO DE 1/4 X 1" ½ 100 1547 154700
CHAZO METALICO DE 3/8 X 1"3/4 100 2261 226100
CINTA DE ENMASCARAR DE 2 PULGADAS 29 9520 276080
CINTA TRANSPARENTE ANCHA 10 2454,9327 24549,33
EXTRACTOR DE RODAMIENTOS SATA 1 82110 82110
JUEGO DE LLAVES MILIMETRICAS DE 6 MM A 24 MM 1 232050 232050
TUBERIA DE PROPILENO DE 1/2" 3 24990 74970
UNION DE PROPILENO DE 1/2" 12 1785 21420
75
LIMPIA CONTACTOS EN AEROSOL 3 23800 71400
LLAVES DE EXPANSIÓN 12” STANLEY 1 69020 69020
LLAVES FIJA/ ESTRELLA STANLEY DE 11MM 1 11900 11900
LLAVES FIJA/ ESTRELLA STANLEY DE 12MM 1 13685 13685
LLAVES FIJA/ ESTRELLA STANLEY DE 13MM 1 13090 13090
LLAVES FIJA/ ESTRELLA STANLEY DE 5/16" 1 10115 10115
MOTORTUL DE WALT 1 589050 589050
PIE DE REY DIGITAL 1 309400 309400
TERMO ENCONGIBLE DE NEGRO 08 MM METROS 5 1190 5950
TERMO ENCONGIBLE DE NEGRO 10 MM METROS 5 1428 7140
TERMO ENCONGIBLE NEGRO DE 04MM METROS 5 1071 5355
TUBO PVC ELECTRICO DE 1" PAVCO 5 8330 41650
TUBO PVC ELECTRICO DE 1/2" PAVCO 5 2576,4 12882
MANGUERA FLEXÓMETALICA DE 1/2" X 1/2" X 2 MTS
DE LARGO EN ACERO INOXIDABLE.
30 45220 1356600
CANALETAS 20 X 12 CON ADHESIVO 100 4522 452200
CARPETA AZ CARTA 3 3674,2422 11022,73
RESMA DE PAPEL BOND CARTA 5 9235,1947 46175,97
CABLE ENCAUCHETADO 3X12 NEGRO NEXANS
METROS (CAMAS)
200 5120,57 1024114
CHAZO MARIPOSA PLÁSTICO DE ¼ 500 214,2 107100
CHAZO MARIPOSA METÁLICO DE 3/16 X2” 200 476 95200
76
CHAZO MARIPOSA METÁLICO DE 3/16 X3” 50 476 23800
PARAL DE DRYWALL 11CM 23 10710 246330
CURVA ELECTRICA PVC PAVCO DE 1/2" 12 714 8568
CINTA AISLANTE 3M ROLLOS 3 12376 37128
LUMINARIA REDONDA LED 110 X 18 W 10 13090 130900
BROCAS DE 1/4 DE TUSTENO 10 4399,4 43994
RODILLO DE FELPA DE 9 PULGADAS 10 7334 73340
CANDADO YALE 60 MM 6 41412 248472
CINTA TRASPARENTE DE 4 PULGADAS 6 23800 142800
PINTURA EN AEROSOL NEGRA 3 21420 64260
TERMOMETRO CALIBRADO PARA CADENA DE FRIO 2 102338,75 204677,5
ALICATE CORTA FRIO DE 8” STANLEY 1 42534 42534
ALICATE RETENCIÓN RECTO 2 35267 70534
ALICATES DIELÉCTRICO DE 7” STANLEY 1 79200 79200
ALICATES DIELÉCTRICO DE 8” STANLEY 1 76133 76133
ALICATE DE PUNTA DE 6” STANLEY 1 24828 24828
CINTA PARA DRYWALL 2 13090 26180
LLAVES DE EXPANSIÓN 8”STANLEY 1 66640 66640
LLAVES FIJA/ ESTRELLA STANLEY DE 3/4" 1 19992 19992
CARRO CONTENEDOR DE 660 LITROS COLOR VERDE 1 1520701 1520701
PORTAPAPELES DE 3 PUESTOS 1 29155 29155
(Autor, 2019)
77
Ilustración 4: Plano actual almacén 80.20 m2
(colombia, 2019)
En la actualidad, el almacén general (Que incluye dispositivos médicos, medicamentos y
el almacén de papelería y mantenimiento.) cuenta con un espacio de 80.20 m2, y se note la
deficiencia en el espacio para la cantidad de suministros e insumos que requiere el hospital
para su funcionamiento. La propuesta ayudara a separar los medicamentos de los repuestos
e insumos de mantenimiento.
Se realiza entrevistas a las personas involucradas con el almacén de mantenimiento donde
se consulta estado actual del espacio de la bodega.
78
Ilustración 5 Encuesta Técnico Mantenimiento
79
Ilustración 6 Encuesta Auxiliar de Farmacia
80
Ilustración 7 Encuesta Auxiliar Farmacia
81
Tabla 5. Vlr Arriendo Contrato
(Autor, 2019)
6.2 análisis de la información
Para el desarrollo del primer objetivo, se identificó el estado actual del almacén donde se
evidencia gran volumen de mercancía y poco espacio teniendo en cuenta que actualmente
se cuenta con un espacio de 80.20 m2 para la cantidad de repuestos e insumos que se
evidencia en el inventario referenciado en la (Tabla 4. Inventario valorizado) se debe
ampliar el espacio para dar mejor ubicación a los repuestos e insumos como evidencia del
espacio se tomó como referencia entrevistas realizadas el personal actor afectado en este
proceso. En este caso se realizó a dos personas del almacén, y al técnico de mantenimiento
que realiza las solicitudes de pedido por parte del área de infraestructura y se evidencia un
inventario muy amplio para una infraestructura muy reducida.
Se identificó que una de las falencias más grandes es la falta de espacio y de organización
de la bodega. Ya que no permite llevar un control de manera adecuada de los insumos, y
mucho menos garantizar disponibilidad de los mismos.
V. unitario
1 m2
1 m2
1 m2
Area asistencial.
Area administrativa
Zonas comunes
28.000$
20.000$
Contrato Universidad Nacional - Corporacion salud UN
Concepto de Arriendo. Costo adjudicado.
23.000$
82
Ilustración 8. Análisis Entrevista
Fuente: Autor
Según las personas entrevistadas aseguran que la gestión del almacén es buena en un 67%
pero también identifican que hay problemas en tiempos de entrega de los repuestos e
insumos en un 33% esto debido a la gran cantidad de referencias y a la mala ubicación
dentro de las mismas y no contar con una herramienta que facilite el control de los mismos
y tener su ubicación en un tiempo más corto y así disminuir los tiempos muertos en wl
mantenimiento de equipos o infraestructuras.
67%
33%
¿Cómo describiría la gestion del almacen en general?
Bueno
Retrasa las entregas
83
Ilustración 9. Análisis Entrevista
Fuente: Autor
Una de la identificación más grandes que se observaron en las entrevistas es que el espacio
no es el adecuado para el almacenamiento de los repuestos e insumos y hace que el almacén
de mantenimiento se vuelva un lugar inseguro para las personas, dificulta le búsqueda y
evita tener un control más organizado de los inventarios del almacén.
No100%
Si0%
¿Creeria que los espacios son suficientes para suplir la demanda de
almacenamiento del hospital?
No
Si
84
Ilustración 10 Análisis Entrevista
Fuente: Autor
Se observa en la gráfica que para tener una buena gestión de almacén es necesario tener un
buen espacio para poder clasificar los repuestos e insumos y así tener un control más grande
en el almacén donde se ve reflejado en la reducción de tiempo en la entrega y ejecución de
mantenimiento preventivos, predictivos y correctivos. Así la reducción de costos
innecesarios se reduciría en un porcentaje muy alto.
6.3 propuesta de solución
La base principal de la propuesta es mejorar la gestión de inventarios en el almacén de
mantenimiento del Hospital Universitario Nacional de Colombia aplicando las
metodologías FIFO y ABC en una herramienta mixta.
34%
33%
33%
¿Qué creeria que puesde hacerse para mejorar la gestión si es el caso
que usted piense que necesita alguna mejora?
Clasificacion
Espacio
Espacio y clasificacion
85
El hospital tiene dentro de sus proyectos mejorar la infraestructura del almacén y así
fácilmente se puede implementar la herramienta mixta para el manejo de inventarios FIFO
y ABC.
Como se indicó anteriormente la primera actividad es realiza una solicitud a la dirección
para ampliar el almacén general de un tiempo de aprobación de 20 días calendario.
Siendo positiva la respuesta, se adjudica por parte de la dirección el siguiente espacio
adicional de 60,4 m2 con un tiempo de ejecución de 20 días calendario:
Ilustración 11 Espacio Adjudicado
(Autor, 2019)
86
.Ilustración 12 Almacén actual
(Autor, 2019)
.Ilustración 13 Espacio asignado 1
(Autor, 2019)
87
Desde el momento que las obras civiles culminen entregando la zona con su respectivo
orden y aseo se procede a identificar las zonas de distribución de los respuestas e insumos
por categoría de importancia o zonas de departamentos.
.Ilustración 14 Bodega organizada 1
(Autor, 2019)
88
.Ilustración 15 Bodega organizada 1
(Autor, 2019)
Ilustración 16 zonas de seguridad ID 1
(Autor, 2019)
Se identifica que hacen falta muebles o estanterías para almacenar más referencias de
repuestos y se procede hacer la compra que tiene un tiempo de ejecución de 8 días
calendario y aumentar más el control de rotación de los repuestos e insumos.
89
Ilustración 17 Adquisición de Estantes 1
(Autor, 2019)
Herramienta en Excel mixta para manejo de inventarios FIFO Y ABC
Como ayuda tecnología, se creó una herramienta la cual administra los inventarios con
unos criterios de ponderación de la siguiente manera:
Tabla 1 criterios porcentuales ABC
NOTA ABC:
Los criterios porcentuales respecto a la valoración son:
Ítem Clase A: 74% del total de las ventas
Ítem Clase B: 21% del total de las ventas
Ítem Clase C: 5% del total de las ventas
90
Esta herramienta permite seleccionar la referencia y gerencia el inventario de manera que
se puede realizar una selección objetiva y clara de los ítems y así saber cuáles deben salir
primero y cuales se deben adquirir dependiendo los criterios de aceptación en la matriz
ABC y FIFO.
Ilustración 18 Tabla de ponderación ABC
Fuente: Autor
91
Ilustración 19 Tabla FIFO
Fuente: Autor
92
Tabla 2 Tabla de selección de ítems.
Referencia: 42
Artículo: DOS
Valor Articulo: $ 159
Existencia: 7 Unds
Fuente: Autor
7. Impactos esperados o alcanzados
La propuesta puede presentar grandes impactos dentro del hospital como positivo y
negativo como:
Impactos Positivos
• Orden y aseo
Esta manifestación no solo afecta al trabajador sino también a los objetivos del
Hospital en ser productivos en el suministro de insumos y reducción de tiempos
en la recuperación de los sistemas afectados, el orden y aseo crea un ambiente
agradable para la salud y el trabajo en los trabajadores que realizan sus
actividades dentro del almacén.
• Control más efectivo dentro de los movimientos de los insumos de papelería y
mantenimiento
93
La propuesta de mejorar la infraestructura y la implementación de la herramienta
mixta de inventarios se busca dar más control de los insumos en rotación, en
disminuir las averías de los mismos por mal almacenaje, evitar comprar de
insumos que aún tienen stock en un porcentaje de un 80 %.
• Reducción de costos en los estados financieros del hospital
Con la generación de menos averías, volver a comprar insumos con stock y
aumentar los tiempos de respuestas se busca tener una reducción de costos en los
estados financieros del hospital en un 20 %.
• Reducción de insumos obsoletos o vencidos
Con el control del inventario y la propuesta de implementación de las
metodologías FIFO y ABC se disminuiría en un 75% las averías y los vencidos
habría más control de los insumos la metodología FIFO nos lleva a sacar del
inventario los insumos más antiguos y adicionalmente también se puede llevar el
control de los más críticos con el ABC y estar preparados para cualquier
eventualidad.
94
• Disminución del grado de incidentes dentro del almacén
Una buena gestión del almacén en orden y aseo nos lleva a la reducción de
incidentes, se da cumplimiento a las declaraciones demostradas en las políticas de
seguridad y salud en el trabajo y brinda al trabajador un área segura.
• Mejoramiento en el control ambiental dentro del almacén
Se reduce la contaminación visual, la disminución de desechos reciclables,
reducción de derrames de líquidos contaminantes en un 80%.
Impactos Negativos
• La propuesta no cumpla con las expectativas presentadas.
Las políticas de seguridad, ambientales y calidad dentro del Hospital están ligadas
a un nivel de seguimiento y cumplimiento muy estricto que la propuesta no
cumpla en su totalidad y no de mérito de satisfacción dentro de la gerencia de la
misma.
95
• No se tenga presupuesto para la posible ejecución.
Siendo un hospital del estado y de la universidad la estimación de presupuesto es
muy limitado y con probabilidad que la propuesta muestre la importación de
generar una inversión para la misma.
8. Análisis financiero
Para el análisis financiero, se evalúa la inversión inicial y los ahorros representados en
mano de obra por la eficiencia proyecta en el trabajo de investigación.
• Inversión inicial:
Esta inversión inicial contiene los costos de materiales y materias primas, maquinaria y
equipo necesario, costos fijos y administrativos.
Ilustración 21. Tabla de costos
El total de la inversión es de $11.944.000. No se incluye los temas de arriendo porque es
un costo que ya esta definido en los costos fijos de la institución, tampoco servicios
públicos como agua e internet que son planes comerciales globales con acuerdos ya
definidos entre las partes.
• Ahorro en mano de obra:
Elementos Cantidades Requeridas Unidad de Medida Cantidad Comprada Precio Compra Costo Unitario
Intalaciones de cableado estructurado 60,00 mts 60,00 $300.000,00 $5.000,00
Estantes 15,00 unidades 12,00 $2.160.000,00 $180.000,00
$2.460.000,00 $185.000,00
Computador HP Workstation Z440 1,00 unidades 1,00 $3.500.000,00 $3.500.000,00
Impresora Impresora Multifuncional HP OfficeJet Pro 9020 1,00 unidades 1,00 $599.000,00 $599.000,00
Silla ortopedica 1,00 unidades 1,00 $370.000,00 $370.000,00
Escritorio 1,00 unidades 1,00 $500.000,00 $500.000,00
Sofware para inventarios 1,00 unidades 1,00 $0,00 $0,00
$4.969.000,00 $4.969.000,00
Programador 1 1 $1.500.000,00 $1.500.000,00
Certificador 1 1 $1.500.000,00 $1.500.000,00
$3.000.000,00 $3.000.000,00
Luz 1 1 $15.000,00 $15.000,00
Agua 1 1 $0,00 $0,00
Internet 1 1 $0,00 $0,00
$15.000,00 $15.000,00
Imprevistos 1 1 $1.500.000,00 $1.500.000,00
$1.500.000,00 $1.500.000,00
$11.944.000,00
TOTAL
TOTAL GENERAL
Meteria prima e Insumos
Propuesta de optimización para el mejoramiento de la gestión de inventarios Inversion inicial
Maquinaria y equipo
Administrativo
Servicios publicos
TOTAL
TOTAL
TOTAL
Otros
TOTAL
96
Situación actual: En la imagen se representa los cargos que manejan el inventario con su
salario respectivo y se toma una muestra de 6 insumos del inventario de mantenimiento
con su respectivo tiempo de búsqueda en el almacén general
Ilustración 22, cargo de inventario
ilustración 23. Tiempo de búsqueda
Ya en esta imagen, verificamos el tiempo normal de estrega de una requisición desde la
recepción de la solicitud, hasta la entrega del insumo o repuesto. Para este caso con
muestra tomada del inventario se promedio para lograr validar el tiempo que se tomaría
entregar un solo articulo. También encontramos cuanto es el valor en pesos d
el tiempo que se gasta en entregar un insumo o repuesto desde su solicitud.
# Cargo Salario mensual Valor minuto
1 Auxiliar de farmacia 1.500.000$ 104$
2 Auxiliar de almacen 1.350.000$ 94$
CARGOS QUE MANEJAN EL INVENTARIO
# Repuesto solicitado Tiempo de busqueda Unidad
1 Equipo de pulsoximetria - Mindray v100 5 minutos
2 Tornillo puntabroca de 1" 1/2 10 minutos
3 Galón de pintura epoxica a base de agua 5 minutos
4 Chazo metalico de 1/4 X 1 1/2 8 minutos
5 Conector electrico PVC Pavco de 1/2" 12 minutos
6 Brocas de 3/16 para lamina HHS 8 minutos
48 minutosTIEMPO TOTAL
TIEMPO DE BUSQUEDA POR REPUESTO ACTUAL
97
Ilustración 24. Proceso de solicitud 1
Ya en esta imagen, verificamos el tiempo normal de estrega de una requisición desde la
recepción de la solicitud, hasta la entrega del insumo o repuesto. Para este caso con
muestra tomada del inventario se incluyó completa, para validar el tiempo que se tomaría
entregar una requisición de 6 artículos. También encontramos cuanto es el valor en pesos
del tiempo que se gasta en entregar la totalidad de lo solicitado.
ilustración 25. Despacho de requisición
Situación proyectada: Dentro de la proyección establecida por el trabajo de investigación,
se quieren reducir tiempos de entrega en un 75%
# Actividad Cantidad numerica Unidad
1 Recibir la solicitud del despacho del material 5 minutos
2 Busqueda del elemento a despachar (Promedio) 8 minutos
3 Darle salida del inventario 8 minutos
4 Entregar 5 minutos
26 minutos
2.704$ Pesos
2.444$ Pesos
TOTAL VALOR TIEMPO AUX FARMACIA
TOTAL VALOR TIEMPO AUXILIAR DE ALMACEN
TOTAL TIEMPO
ACTIVIDADES EN EL PROCESO DE SOLICITUD Y DESPACHO PROMEDIO
# Actividad Cantidad numerica Unidad
1 Recibir la solicitud del despacho del material 5 minutos
2 Busqueda del elemento a despachar total 48 minutos
3 Darle salida del inventario 8 minutos
4 Entregar 5 minutos
66 minutos
6.864$ Pesos
6.204$ Pesos
TOTAL TIEMPO
TOTAL VALOR TIEMPO AUX FARMACIA
TOTAL VALOR TIEMPO AUXILIAR DE ALMACEN
ACTIVIDADES EN EL PROCESO DE SOLICITUD Y DESPACHO REQUISICION TOTAL
98
Ilustración 26. Búsqueda de proyección
• Comparativo de resultados:
# Repuesto solicitado Tiempo de busqueda Unidad
1 Equipo de pulsoximetria - Mindray v100 1,25 minutos
2 Tornillo puntabroca de 1" 1/2 2,5 minutos
3 Galón de pintura epoxica a base de agua 1,25 minutos
4 Chazo metalico de 1/4 X 1 1/2 2 minutos
5 Conector electrico PVC Pavco de 1/2" 3 minutos
6 Brocas de 3/16 para lamina HHS 2 minutos
12 minutosTIEMPO TOTAL
TIEMPO DE BUSQUEDA PROYECCION DEL 75% DE AHORRO EN TIEMPO
# Actividad Cantidad numerica Unidad
1 Recibir la solicitud del despacho del material 5 minutos
2 Busqueda del elemento a despachar (Promedio) 2 minutos
3 Darle salida del inventario 8 minutos
4 Entregar 5 minutos
20 minutos
2.080$ Pesos
1.880$ Pesos
TOTAL TIEMPO
TOTAL VALOR TIEMPO AUX FARMACIA
TOTAL VALOR TIEMPO AUXILIAR DE ALAMACEN
ACTIVIDADES EN EL PROCESO DE SOLICITUD Y DESPACHO PROMEDIO 75% DE AHORRO
# Actividad Cantidad numerica Unidad
1 Recibir la solicitud del despacho del material 5 minutos
2 Busqueda del elemento a despachar (Promedio) 12 minutos
3 Darle salida del inventario 8 minutos
4 Entregar 5 minutos
30 minutos
3.120$ Pesos
2.820$ Pesos
TOTAL TIEMPO
TOTAL VALOR TIEMPO AUX FARMACIA
TOTAL VALOR TIEMPO AUXILIAR DE ALAMACEN
ACTIVIDADES EN EL PROCESO DE SOLICITUD Y DESPACHO REQUISICION TOTAL 75% DE
AHORRO
99
Ilustracion 27. Comparativo final 1
Cuando se realiza el análisis financiero y se comparan los dos escenarios, se evidencia un
ahorro anual significativo dependiendo el cargo que desempeñe las labores.
• Indicadores Financieros:
Ilustración 28. Indicador Financiero
ITEMS ACTUAL 75% TOTAL AHORRO REQUISIONES DIARIAS MES TOTAL AHORRO MES
PROMEDIO 2.704$ 2.080$ 624$ 6 144 89.856$
TOTAL DE INSUMOS 6.864$ 3.120$ 3.744$ 6 144 539.136$
ITEMS ACTUAL 75% TOTAL AHORRO REQUISIONES DIARIAS MES TOTAL AHORRO MES
PROMEDIO 2.444$ 1.880$ 564$ 6 144 81.216$
TOTAL DE INSUMOS 6.204$ 2.820$ 3.384$ 6 144 487.296$
AUXILIAR DE ALMACEN
COMPARATIVO FINAL
AUXILIAR DE FARMACIA
AÑO
1.078.272$
6.469.632$
AÑO
974.592$
5.847.552$
Año 1 Año 2
Inversión inicial $11.944.000
Flujo de efectivo 6.496.000$ 6.496.000$
Tasa de retorno requerida 5%
Peridodo
100
9. Conclusiones y recomendaciones
A modo de conclusión es posible afirmar que la gestión de inventario en el almacén de
papelería y mantenimiento es un proceso transversal en la organización y administración
en el Hospital de la Universidad Nacional. A través de la investigación aquí desarrollada
es notable como el hospital cuenta con la infraestructura y el equipamiento necesario para
llevar a cabo un desarrollo efectivo de sus inventarios, sin embargo, no se evidencia un
desarrollo de herramientas informáticas que permitan una mejor gestión del inventario en
cuanto a rotación, orden y aseo.
Es notable desde un análisis de costos administrativos y de mantenimiento que la gestión
actual del inventario genera sobre costos que pueden ser reducidos en función de una
mejor gestión, no es necesario hacer cambios estructurales en la planta de personal, sino
mejorar el uso de herramientas informáticas a través de la capacitación y formación
Indicador financiero
Plazo de recuperación
en años1,8
años es el Plazo de Recuperación para este
proyecto
Valor actual neto (669.950)$ Valor actual neto para este proyecto
Indice de rentabilidad o
relación costo-beneficio0,9 Indice de rentabilidad para este proyecto
Resultados
101
continua de los trabajadores que vayan a desarrollar actividades relacionadas a la gestión
del inventario.
En relación a lo anterior se recomienda el uso de herramientas informáticas que permitan
llevar el registro y gestión del inventario. Durante la investigación se han propuesto dos
modelos metodológicos de gestión de inventario, lo cuales proporcionan las herramientas
y elementos específicos, ajustados a las necesidades de gestión y manejo de inventario en
el hospital.
Definiendo esta situación se ha optado por construir una herramienta de gestión de
inventario en Excel que se desarrolla desde los dos métodos mencionados: ABC y FIFO.
A través de esta herramienta se pretende desarrollar una mejor gestión de inventarios, con
lo cual, el único elemento dependiente de la reducción de costos administrativos será la
capacitación y el nivel de comprensión de esta herramienta por parte de los trabajadores.
De tal modo que a través de esta herramienta será posible dar cumplimiento y alcance al
objetivo general propuesto en primera medida frente a una propuesta de diseño de una
metodología para optimizar la gestión y control de inventarios en el almacén de papelería
y mantenimiento del hospital.
102
10.
Bibliografía
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manda+puede+ser+de+dos+tipos:+determin%C3%ADstica+o+probabil%C3%ADstica;+
en+el+primer+caso+la+demanda+del+art%C3%ADculo+para+el+futuro+en+un+periodo
+determinado+es+conocida+con+exactitud+(empresas+que+trabajan+bajo+pedido)+y+p
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8SedyjE7E0b4VQy8vQ&hl=es&sa=X&ved=2ahUKEwjPjsTJ6cDpAhUESN8KHaGfD4
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20puede%20ser%20de%20dos%20tipos%3A%20determin%C3%ADstica%20o%20prob
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art%C3%ADculo%20para%20el%20futuro%20en%20un%20periodo%20determinado%
104
20es%20conocida%20con%20exactitud%20(empresas%20que%20trabajan%20bajo%20
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