Jül - 899 - WTNovember 1972

KERN FORSCH UNGSAN LAGE JÜLICHG E S E L L S C H A F T M I T B E S C H R Ä N K T E R H A F T U N G

Wissenschaftlich-Technische Abteilung

PROPRIS

Ein Verfahren zur stufenweisen Planung

und zur laufenden Darstellung

des Fortschritts von F & E - Projekten

von

H. Gehring, R. Ruin, W . Sassin, D. Tappenhölter

Als Manuskript gedruckt

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Berichte der Kernforschungsanlage Jülich - Nr. 899

Wissenschaftlich-Technische Abteilung Jül - 899 - WT

Dok.: Project ManagementNetworkInformation SystemResearch - Development Project

Im Tausch zu beziehen durch: ZENTRALBIBLIOTHEK der Kernforschungsanlage Jülich GmbH,Jülich, Bundesrepublik Deutschland

PROPRIS

Ein Verfahren zur stufenweisen Planung

und zur laufenden Darstellung

des Fortschritts von F& E-Projekten

von

H. Gehring*, R. Ruin, W. Sassin**, D. Tappenhölter**

* INFORM GmbH, Aachen

** Wissenschaftlich-Technische Abteilung der KFA Jülich GmbH

Die Autoren danken den Herren Dr. W. Sehröck-Vietor

(wiss.-techn. Abteilung der KFA) und Prof. Dr. H.J. Zim-

mermann (INFORM - GmbH) für anregende Diskussionen und

die laufende Unterstützung bei der Durchführung der Ar-

beiten. Der Dank gilt auch den Herren Bahr (wiss.-techn.

Abteilung der KFA) und Dr. Leushacke (Projekt HTB der

KFA) für ihre Mitarbeit bei der erstmaligen Anwendung

des Verfahrens in der KFA.

INHALTSVERZEICHNIS

Seite

I. VORWORT

II. DARSTELLUNG DES VERFAHRENS 3

1. Erstellung eines Projekt-Modell 6

1.1 Stufenweise Projektplanung 7

1.2 Planungsprozeß und Disposi- 9tionszyklus

2. Dateien 12

2.1 Projektdatei, Dokumentedatei 12und Thesaurus

2.2 Weitere Dateien 20

3. Programme . 21

4. Benutzer 28

III. EINSATZMÖGLICHKEITEN DES VERFAHRENS 32

1. Anwendungsgebiete im Bereich der 32Forschung und Entwicklung

2. Anpassung an die Projektgröße 33

3. Beispiele 34

4. Kosten-Abschätzungen zum Verfahren 39

Anhang: Handhabung der Netzplan-Datei

I. VORWORT

In der jüngsten Vergangenheit tauchte immer wieder die Forde-

rung nach einer verbesserten Effizienz in den Forschungsein-

richtungen, nach einer größeren Transparenz der Mittelvertei-

lung und ihres Abflusses, schließlich nach einer Erfolgskon-

trolle auf. Eine gut funktionierende Betriebsabrechnung und

eine mittelfristige Finanzplanung sind Grundvoraussetzungen,

um die gestellten Forderungen zu erfüllen; sie allein reichen

jedoch nicht aus. Die Beurteilung des "Erfolgs" von Forschungs-

vorhaben erfordert mehr als einen guten Überblick über den fi-

nanziellen Sektor.

Management-Informations- und-Kontrollsysteme boten sich in

großer Zahl auf dem software-Markt an.

Die KFA hat versucht, die Anwendbarkeit einiger auf dem Markt

befindlicher Systeme für diese Zwecke zu klären. Neben eigenen

Untersuchungen wurde ein Studienauftrag an eine Beratungsfirma

vergeben mit dem Ziel, die Einführung eines rechner-gestützten

Informationssystems für Forschungsprojekte vorzubereiten.

Die etwa ein Jahr dauernden Bemühungen zeigten, daß kein den

praktischen Bedürfnissen entsprechendes Informationssystem ver-

fügbar war.

Das ursprünglich anvisierte Ziel, ein einheitliches, für alle

Anforderungen eines Forschungszentrums ausreichendes Informa-

tionssystem einzuführen, stellt sich bestenfalls als ein Fern-

ziel heraus. Es erscheint, wenn überhaupt, nur sehr langfristig

und mit erheblichen Mitteln, vor allem aber nur mit entschei-

denden organisatorischen und strukturellen Veränderungen im

Arbeitsablauf erreichbar zu sein.

Dieses Ergebnis hat uns dazu geführt, ein möglichst einfaches,

unter den gegebenen Bedingungen praktisch einsetzbares Verfah-

ren zur Planung und zur Darstellung des Fortschrittes von For-

schungs- und Entwicklungsvorhaben zu entwickeln. Dabei haben

wir weitgehend auf vorhandene Methoden und EDV-Programme zu-

rückgegriffen.

Neu an dem von uns entwickelten Verfahren "PROPRIS" (PRO.iect

Planning and Review Jnformation System) sind die stufenweise

Planung und die ständige Anpassung an den jeweils zu einem

bestimmten Zeitpunkt überschaubaren weiteren Projektablauf.

Bei dieser stufenweisen Planung werden zunächst nur grob ge-

plante Aufgabengruppen schrittweise in detaillierte Teilnetz-

pläne überführt. Außerdem ist die Möglichkeit vorgesehen, den

dispositiven Status der Aufgabengruppen und Aktivitäten zu

beschreiben und darüberhinaus weitere Informationen, die

übliche Netzplanverfahren nicht berücksichtigen, in die Pro-

jektdatei einzubeziehen.

Das vorgeschlagene Verfahren läßt sich mit geringem finanziel-

len Aufwand .realisieren und betreiben. Die Kosten für ein mit-

telgroßes Projekt mit etwa 100 Beteiligten, die sich zusammen-

setzen aus Kosten der Datenerfassung, Speicherung, der Daten-

pflege bis hin zur Informationsabfrage liegen im Bereich von

DM 120.000,-/Jahr. Auch bei kleineren Vorhaben (ca. 20 Mann)

erhöhen sich die entsprechenden Kosten pro Mitarbeiter nur um

ca. 20 %.

Das in diesem Bericht beschriebene Verfahren ist sicher ver-

besserungsfähig. Welche Änderungen notwendig sind, wird die

praktische Erfahrung beim Einsatz zeigen.

II. DARSTELLUNG DES VERFAHRENS

Die in den Großforschungsanlagen bearbeiteten Projekte weisen

im allgemeinen eine hohe sachliche und organisatorische Kom-

plexität auf. Als typische Forschungs- und Entwicklungsprojek-

te können sie nicht in einem Arbeitsgang durchgeplant und dann

ausgeführt werden, notwendig ist vielmehr ein stufenweise zu

verfeinernder Pianungsprozeß.

Die Anwendung von bekannten Projekt-Management-Methoden (Netz-

plantechniken) für die Planung, Durchführung und überwachtung

dieser Projekte ist aus folgenden Gründen nicht ausreichend:

1. Mit einem Netzplanverfahren können nur Termin-, Kosten-

(Pinanz-) und Kapazitätsberichte erstellt werden. Diese

Berichte sind ausreichend zur Disposition und Ausführung

von determinierten Projekten, zum Beispiel im Anlagenbau,

da hier feststehende Regeln flir die Durchführung existie-

ren. Wissenschaftliche Arbeiten aber laufen meist nicht

nach einem starren Schema ab. Außerdem ermöglichen sie

selten eine exakte Beschreibung ihres jeweiligen Ausfüh-

rungsstandes, ümsomehr ist für ihre Koordination der Ein-

zelarbeiten eine möglichst klare und einheitliche Darstel-

lung ihrer untereinander bestehenden Abhängigkeiten und

ihres dispositiven Zustandes notwendig. Vor allem sollte

der Stand der Planung erkennbar sein. Termin-, Kosten-

und Kapazitätsberichte eines Netzplanverfahrens reichen

für diesen Zweck nicht aus.

2. FE-Projekte erlauben im allgemeinen keine so detaillierte

Aufgliederung in Arbeitsschritte wie determinierte Projek-

te. Deshalb ist die Erstellung von Standardberichten eines

Netzplanverfahrens nur zu größeren Perioden sinnvoll. Da

diese Art der Berichterstattung allein nicht ausreicht,

treten umso häufiger spontane Informationswünsche, unter-

schiedlich in Art und Umfang, auf. Notwendig ist also ein

jederzeit zu differenzierten Auskünften bereites Informa-

tionssystem.

Aus diesen Gründen wurde ein neues zweistufiges Planungsver-

fahren entwickelt, das geeignet erscheint, die bei FE-Projek-

ten auftretenden Unsicherheiten im Ablauf besser zu beherr-

schen. Ergebnis der Anwendung des Planungsverfahrens 1st das

"Projektipodell", eine modellhafte Darstellung des aktuellen

Projektstandes und des geplanten Projektablaufes, soweit die-

ser zum gegebenen Zeitpunkt überschaubar ist. Zur Durchführung

des Planungsverfahrens wurde ein 'Informationssystem konzi-

piert, das ein Zugriffssystem, Verarbeitungsprogramme und Da-

teien enthält. In der Pro.iektdatei" sind Informationen Über

alle Elemente des mit dem stufenweisen Planungsverfahren er-

stellten Projektmodells gespeichert.

Die Durchführung des zweistufigen Planungsverfahrens, die Er-

stellung des Projektmodells und der Einsatz des Informations-

systems sind - unter Angabe der Benutzergruppen - in Abbil-

dung 1 dargestellt.

Abb.1 ; Projektplanung und -darstellung

5

Das stufenweise Planungsverfahren wird vorwiegend vom Pla-

nungsstab benutzt, und zwar sowohl für die erste Erstellung

des Projektmodells, als auch für die ständige Weiterentwick-

lung. Die Projektleitung und die Leiter von Entwicklungsgrup-

pen benutzen das Planungsverfahren als Hilfsmittel für die

Entscheidungsfindung über den weiteren Ablauf von Teilen des

Projektes. Unter Berücksichtigung dieser Entscheidungen führt

der Planungsstab die nächsten Planungsschritte durch und er-

gänzt das Projektmodell entsprechend.

Das Informationssystem wird von der Projektleitung, Leiter von

Entwicklungsgruppen und Mitarbeitern benutzt, um benötigte

ProjektInformationen oder weitere Informationen aus den ande-

ren in Abbildung 1 genannten Dateien bei Bedarf zu beschaffen.

Der Planungsstab benutzt das Informationssystem, um den Pro-

jektstand laufend zu dokumentieren und ihn als Entscheidungs-

grundlage für weitere Planungsschritte verfügbar zu machen.

Methodisch und datenmäßig sind das Planungsverfahren, die Pro-

jektdatei, die Dokumentedatei und der Thesaurus aufeinander

abgestimmt. Die restlichen Dateien (FE-Datei, Gerätedatei und

Kenntnisdatei) sind nicht projektbezogen, sondern betreffen

die gesamte KFA, können aber gerade deswegen wichtige Grund-

informationen - etwa über sonst in der KFA vorhandenes know

how oder verfügbare Geräte - für PlanungsVorgänge beisteuern.

Das Zugriffssystem POLIS dient hauptsächlich der Abfrage und

dem updaten der Dateien, in gerigerem Maße auch der rechneri-

schen Auswertung (Summen-, Extremwert- und Durchschnittswert-

bildung) . Das Netzplanverfahren PMS-36O wird in der KFA nur

zur Netzplanberechnung und zur Erstellung periodischer Ter-

minberichte benutzt und nicht für Kosten- und Kapazitätspla-

nung. Weitere Programme sind verfügbar für den Aufbau, die

Pflege und umfangreiche Auswertungen der Dateien.

1. Erstellung eines Pro.iektmodells

Unter dem Begriff Projektmodell wird hier die Umwandlung des

erwünschten Projektablaufes in ein aus mehreren Abschnitten

bestehendes Netzwerk verstanden. Die einzelnen Abschnitte ent-

sprechen dem abgestuften Konkretheitsgrad, der aus den bei FE-

Projekten auftretenden Unsicherheiten resultiert.

Bei der Erstellung und Weiterentwicklung eines Projektmodells

sind zwei zum Teil gegensätzliche Fragestellungen aufeinander

abzustimmen:

- welche Aufgaben müssen in welcher Reihenfolge und Verknüp-fung - ohne Berücksichtigung der verfügbaren Kapazitätendurchgeführt werden, um das Projektmodell zu realisieren?

- wie können die beschränkt verfügbaren Kapazitäten möglichsteffektiv zur Erreichung des Projektzieles genutzt werden?

Diese Abstimmung stellt einen iterativen Prozeß dar, dessen

einzelne Schritte in Abschnitt 1.1 beschrieben werden. Die

bei der Abstimmung einzuhaltende dispositive Vorgehensweise

wird in Abschnitt 1.2 behandelt.

1.1 Stufenweise Pro .1 ektplanung

Ausgangsbasis bei der Erstellung des Projektmodells ist eine

Aufstellung derjenigen "Aufgabengruppen" wissenschaftlicher-

technischer oder wirtschaftlicher Art, die nach dem vorhande-

nen Wissensstand zur Erreichung des Projektzieles durchgeführt

werden müssen. Diese Aufgabengruppen können in der Regel noch

nicht für das gesamte Projekt, sondern nur für eine Projekt-

phase definiert werden. Unter Projektphase wird hier ein Ab-

schnitt verstanden, der mit einem wichtigen Teilziel abschließt,

Die Aufgabengruppen der nacheinander ablaufenden Projektphasen

werden jeweils einem mehrstufigen Planungsprozeß unterworfen:

a) Grobplanung: Erstellung eines "Aufgabengruppenplanes".Dieser enthält alle innerhalb des vorgegebenen Grobpla-nungshorizontes liegenden Aufgabengruppen, die im Gegensatzzu den außerhalb liegenden schon so aktuell sind, daß ihregegenseitige Verknüpfung vollständig angegeben werden kann.

Bei der Aufstellung des Aufgabengruppenplanes sind außersachlichen Erfordernissen auch Kapazitätsbeschränkungen zubeachten. Die Bereitstellung der benötigten Kapazitätenerfordert die Durchführung einer Vielzahl einzelner dispo-sitiver Tätigkeiten. Als Hilfsmittel für die systematischeDurchführung dieser Dispositionen, die von der konkretenAufgabengruppe weitgehend unabhängig sind, können die ent-sprechenden Teile des in Abbildung 3 dargestellten Dispo-sitionszyklus verwendet werden.

b) Peinplanung: Überführung von Aufgabengruppen innerhalb desGrobplanungshorizontes in Teilnetze. Die Aufgabengruppen11,die als nächste auszuführen sind, werden in einzelne "Akti-vitäten" zergliedert. Die zu einer Aufgabengruppe gehören-den Aktivitäten werden in einem Teilnetz dargestellt. An-schließend werden die Teilnetze untereinander verknüpft.Auch in diesem Planungsschritt sind Kapazitätsbeschränkun-

8

gen zu berücksichtigen. Hieraus ergeben sich prinzipielldie gleichen dispositiven Probleme wie bei der Grobplanung,Zu ihrer Lösung kann daher sinngemäß dasselbe Hilfsmittelbenutzt werden.

Das beschriebene zweistufige Planungsverfahren führt zu einem

Projektmodell, das für eine Projektphase und zu einem bestimm-

ten Zeitpunkt zum Beispiel folgendes Aussehen hat:

AUFGABENGRUPPE DI

AUFG.GR. D2

AG. 04

AUFGABENGRUPPE El

AUFG.GR. F1

AUFGABENGRUPPE G1

AUFG.GR. G2

AG G3 AG G«

AUFG.GR. GS

3. Atachmt ZAtadmitt

• ktutllt Proltktphi»«

Abb. 2: Heterogener Projekt-Netzplan

Der erste Abschnitt besteht aus den noch nicht in den Auf-

gabengruppenplan einbezogenen Aufgabengruppen. Sie sind even-

tuell nur unvollständig oder gar nicht mit dem Aufgabengrup-

penplan verknüpft.

Der zweite Abschnitt besteht aus dem aktuellen Aufgabengrup-

penplan. Er enthält alle zwischen Grob- und Peinplanungshori-

zont liegenden vollständig vernetzten Aufgabengruppen.

Der dritte Abschnitt besteht aus Teilnetzplänen, die - ent-

sprechend dem zugrundeliegenden Aufgabengruppenplan - durch

echte Aktivitäten oder eventuell durch Scheinaktivitäten zu

verbinden sind.

Durch das schrittweise Voranschieben der beiden Planungshori-

zonte entsteht eine gleitende Projektplanung. Die beschriebe-

ne Einteilung in zwei Planungsstufen ist nicht zwingend. Je-

doch dürfte sie in der Regel den organisatorischen Verhält-

nissen in der KFA entsprechen, da im allgemeinen die Grobpla-nung von Projekt- oder Institutsleitungen vorgenommen wird,während die Ausführenden die Feinplanung übernehmen.

Jedes der Elemente der drei Abschnitte des Projektmodells wirdin je einem Datensatz der Projektdatei beschrieben. Soweitdiese Elemente miteinander verknüpft sind, dienen sie als Be-rechnungsgrundlage eines Netzplanprogramms.

Es sei an dieser Stelle betont, daß mit dem hier vorgeschla-genen Planungsverfahren nicht versucht wird, zu Beginn einesProjektes ein Modell für den gesamten Ablauf zu erstellen.Bei FE-Projekten ist das normalerweise aus Gründen mangelndentechnischen Wissens auch gar nicht möglich. Vielmehr wird dergesamte Lösungsweg in eine Reihe einzelner Projektphasen zer-legt, die jeweils mit einem Teilziel abschließen. Bei Pro-jektbeginn wird das Projektmodell auf die 1. Phase beschränkt.Im Laufe des Projektfortschrittes wird das Modell auf diefolgenden Projektphasen ausgedehnt.

1.2 Planungsprozeß und Dispositionszyklus

Das Projektmodell enthält projektbezogene Sachaufgaben unter-schiedlicher Detaillierung. Der Dispositionszyklus umfaßt diedispositiven Tätigkeiten verschiedener Personenkreise, die beider Planung, Koordination und Überwachung dieser Sachaufgabenauszuführen sind. Er läßt sich als Ablaufdiagramm darstellen(Abb. 3).

Für die Durchführung des Dispositionszyklus können folgendeSchwerpunkte gesetzt werden :

a) Die Projektleitung, Gruppenleitungen in Instituten und Fir-men (kooperierende Firmen) sind vor allem mit der Grob-Disposition beschäftigt; also ausgehend von der Zielplanungbis hin zur Erstellung von Aufgabengruppenplänen.

b) Die der Projektleitung unterstellte Planungsgruppe und Ver-treter von Entwicklungsgruppen führen hauptsächlich Fein-Dispositionen aus, das heißt Planung konkreter Aktivitätenausgehend vom Aufgabengruppenplan.

Diese Aufteilung in zwei Personenkreise, die schwerpunktmäßigGrob- und Feindisposition betreiben, entspricht wiederum demzweistufigen Planungsverfahren. Prinzipiell kann dieses Ablauf-schema aber auch, von jedem Projektbeteiligten als Hilfsmittelfür die eigenen Arbeiten verwendet werden.

1o

ZIELPLANUNG- Zielsyetem

STRATEGISCHE PLANUNG

- Zerlegung in Teilziele- Ermittlung alternativer Strategien- Auswahl der optimalen Strategie

PROJEKTFINANZIERUNG

- F&E-Programm- KFA-Wirtschaftaplan

STRUKTURPLANUNG

- Projektorganisation- Projektstruktur

ANWENDUNG DES PLANUNGSVERFAHRENS

- Aufstellen der aktuellen Aufgabengruppenpläne- Aufstellen der Teilnetzpläne- Vernetzen der Teilnetzpläne

- Bildung von teama - Einschaltung fremder Einrichtungen

- Aufstellen von Arbeitsplänen

. Verfeinerung der Teilnetzpläne

. Zusammenstellung von Arbeitspaketen

. Terminrechnung

Kapazitätsplanung

. Kapazitätsbedarfsplan

. Verfügbarkeit von Kapaz,Kapazitäten

. ggf.Netzplankorrekturen

±

- Finanzplanung

. Grobplanung(Aufgabengruppen)

. Feinplanung(Aktivitäten)

- Kooperations-planung

- Ausbildung - Budgetierung

AUFTRÄGE(interne Delegation)

VERTRÄGE(externe Delegation)

IKOORDINATION

-Pro iektaus schuß-Be sprechungen-Übersichtslisten-Informationssystem

KONTROLLE

-Termine-Kosten-Ergebnisse

o

m

ERGEBNISVERWERTUNG

Abb.5; Ablaufdiagramm der dispositiven Aufgaben

11

Jede Aufgabengruppe und jede Aktivität des Projektmodells

durchläuft nach ihrer Zielvorgabe grundsätzlich die im Dispo-

sitionszyklus enthaltenen verschiedenen Stadien der Planung

und Ausführung. Praktisch wird man allerdings, besonders bei

Aktivitäten mit geringerem Arbeitsumfang, einige Schritte des

Dispositionszyklus überspringen können. In der Projekt-Datei

wird das aktuelle Stadium jeder Aufgabengruppe und Aktivität

durch folgende Abkürzungen beschrieben :

ZIP = Zielplanung

STR = Strategische Planung

PIS = FinanzSicherung

STP = Strukturplanung

AGP ,= Aufstellen aktueller Aufgabengruppenplan

TNP = Aufstellen Teil-Netzpläne

VNP = Vernetzen Teil-Netzpläne

BT = Bildung von Teams

PFE = Planung der Einschaltung fremder Einrichtungen

AAP = Aufstellen von Arbeitsplänen

KAP = Kapazitätsplanung

FIP = Finanzplanung

KOP = Kooperationsplanung

ABI = Ausbildung

BUD = Budgetierung

DEL = Delegation von Aufgaben

VER = Verträge

KOD = Koordination

KON = Kontrolle

ERG = Ergebnisverwertung

Neben diesen mit den Elementen des Dispositionszyklus korres-

pondierenden Abkürzungen können zusätzlich noch verwendet

werden :

ZUR = Zurückstellen von Aufgabengruppen, zum Beispiel ausfirmenpolitischen Gründen

ENT = Entscheidung einer höheren Instanz ist für die Durch-führung der Aufgabengruppe notwendig

12

Die auf Seite 15ff zusammengestellten Prägen, die sich bei

einer am Dispositionszyklus orientierten Disposition ergeben

würden, sowie die Informationen, die zur Beantwortung dieser

Fragen notwendig sind und deren Verknüpfung mit den Fragen,die

auf Seite 17 in Form einer Matrix angegeben sind, sollten ei-

gentlich hier aufgeführt werden. Sinnvollerweise werden sie

jedoch an den genannten Stellen behandelt, da vorher noch die

Formalisierung der Informationen in Dateien besprochen wird.

2. Dateien

Wie bereits in Abbildung 1 dargestellt, beruht das eben skiz-

zierte Verfahren einer stufenweisen Planung im konkrien Falle

auch auf Informationen, die in Dateien gespeichert werden

können.

Dateien und Programme stellen das Instrument dar, die über

ein Projekt vorhandenen Informationen im Sinne der im Projekt-

modell festgelegten Struktur laufend sichtbar und analysier-

bar zu machen. Durch Vergleich zwischen eingehenden Int-In-

formationen und den im Projektmodell enthaltenen Soll-Infor-

mationen wird eine Überprüfung des Projektfortschrittes mög-

lich. Die Dateien und ihre Handhabung werden im folgenden

kurz beschrieben. Das Hauptgewicht liegt dabei auf der Pro-

jektdatei.

2.1 Pro.jektdatei, Dokumentedatei und Thesaurus

Jeder Aktivität und Aufgabengruppe des Projektmodells wird

ein Datensatz der Projektdatei zugeordnet. Die Sätze weisen

einheitliches Format auf und enthalten Informationen der fol-

genden Art :

- StrukturInformationen

- Organisatorische Informationen

- Dispositive Informationen

- Termininformationen

- Kosteninformationen

- Kapazitätsinformationen

- Hinweise

13

Mit Hilfe eines Zugriffssystems kann sich ein Benutzer jeder-

zeit eine beliebige Auswahl von Informationen ausgeben las-

sen. Darüberhinaus können durch ein Überleitungsprogramm die

für BerechnungsVorgänge notwendigen Informationen an ein Netz-

planprogramm übergeben werden. Mit Hilfe dieses Programms kön-

nen in regelmäßigen Abständen Standardberichte erstellt werden.

Ergebnisse der Berechnung können auch in die Projektdatei zu-

rückübertragen werden.

Eine ausführliche Beschreibung, in welcher Form die z.Z. im-

plementierte Netzplandatei gehandhabt werden kann, ist als

Anhang beigefügt.

Konkrete Fragen, die sich mit einer Projektdatei beantworten

lassen, beinhalten letztlich den Nutzen, der aus dieser Da-

tei gezogen werden kann. In diesem Abschnitt ist auf den Sei-

ten 15 bis 17 eine Reihe von Fragen zusammengestellt, die

man bei einer am Dispositionszyklus orientierten Disposition

stellen würde. Im Fragenkatalog nicht enthalten sind jene Fra-

gen, die mit den Standardberichten üblicher Netzplanverfah-

ren beantwortet werden können. Diese Standardberichte liefern

in bestimmter Reihenfolge sortierte Zeit- und Kosteninforma-

tionen über das Gesamtprojekt oder über Gruppen von Aktivitä-

ten. Sie stellen zeitliche, kosten- und kapazitätsabhängige

Zusammenhänge zwischen Aktivitäten in übersichtlicher Form dar.

Durch Interpretation der Standardberichte sind zahlenmäßig et-

wa ebensoviele Fragen beantwortbar, wie der Katalog auf Seite

15 bis 17 enthält.

Die angeführten Fragen wurden in einer Informationsbedarfsana-

lyse ermittelt. Es lassen sich nicht alle durch Rückgriff auf

die Projektdatei beantworten. Einige von ihnen können mit Hil-

fe der Dokumentedatei oder der FE-Datei beantwortet werden,

einige natürlich mit keiner Datei. Zur Unterscheidung wurde

folgende Kennzeichnung der einzelnen Fragen gewählt :

P : Fragen an die ProjektdateiD : Fragen an die DokumentedateiF&E : Fragen an die F&E-DateiX ! Prägen, die sich voraussichtlich mit keiner

Datei beantworten lassen.

Im Anschluß an den Fragenkatalog ist auf Seite 18 für die Fra-

gen, die sich an die Projektdatei richten, eine Matrix "Fragen/

1 4

Informationen" aufgestellt. Die Zeilen der Matrix bedeuten dieeinzelnen Datenfelder des Datensatzes der Projektdatei, d.h.die in die Datei einbezogenen Informationen.

Am Schnittpunkt einer Spalte mit einer Zeile wird angegeben :a) durch ein •, daß das betreffende Datenfeld Anfragebedingung

für die betreffende Präge ist, d.h., daß der Inhalt diesesFeldes maßgeblich dafür ist, ob der jeweilige Datensatz beider Beantwortung der Präge berücksichtigt wird.

b) durch ein x, daß der Inhalt des betreffenden Datenfeldeseinen Teil oder die ganze Information enthält, die durchdie Präge abgerufen wird (Informationsausgabe nur bei er-füllter Anfragebedingung).

Für die Benutzung des Netzplanverfahrens sind im Datensatz derProjektdatei einige Felder enthalten, die nur der Netzplanbe-rechnung dienen. Zusammen mit anderen Daten der Projektdateiwerden sie dem Netzplanverfahren für einen Rechenlauf zur Ver-fügung gestellt. Die Ergebnisse eines solchen Rechenlaufs wer-den größtenteils in Listen, Tabellen und Diagrammen ausgedrucktund dienen somit weiterer Disposition. (Dies kann indirektwieder zu Inhaltsänderungen in der Projektdatei führen). EinTeil der Ergebnisse (Termindaten) wird aber auch direkt wiederin die Projektdatei eingegeben. Die Schnittpunkte von Projekt-datei und Netzplanverfahren sind in der Matrix "Fragen/Informa-tionen" schraffiert.

Falls kein Netzplanverfahren benutzt werden soll, oder zu einembeliebigen Zeitpunkt zwischen den Rechenläufen, können selbst-verständlich alle nicht einzeln aufgeführten Fragen des Berei-ches Netzplanverfahren mit Hilfe des Zugriffssystems POLIS be-antwortet werden. In diesem Falle würden auch die Ist-Termineund die Ist-Kosten in der Matrix als Informationsschwerpunkteerkennbar werden.

Eine ähnliche Verbindung wie zwischen Projektdatei und Netz-planverfahren könnte auch - zumindest auf der Ebene von Auf-gabenkomplexen - zwischen den bewilligten Kosten der Netzplan-datei und der F&E-Datei hergestellt werden.

15

Fragen :

Planung

1. Strukturplanung

x Ist das Projekt-Modell vollständig?x Wann wurde das Projekt-Modell zum letztenmal kri-

tisch Überarbeitet?P 1. Für welche Aufgabengruppe/Aktivität ist die Ent-

scheidung einer höheren Instanz notwendig?P 2. Für welche Aufgabengruppe/Aktivität steht die Ent-

scheidung einer höheren Instanz aus?P 3. Welche Aufgabengrupp/Aktivitat wurde durch Be-

schluß einer höheren Instanz zurückgestellt?P 4. Welche Aufgabengruppe im Zeitraum ... ist noch nicht

in Aktivitäten aufgeteilt?

2. Operative Planung

a) Aufstellen des aktuellen Aufgabengruppenplans

P 5. Welche Aufgabengruppen sind im Zeitraum ... aus-zuführen?

P 6. Welche dieser Aufgabengruppen sind noch nicht ver-netzt?

b) Bildung von Teams

P 7. Welche Aufgaben, für die noch keine durchführendeInstitution feststeht, fallen im Zeitraum ... an?

P 8. Welchen Fachgebieten sind alle Arbeiten des Zeit-raumes ... zuzuordnen, die in der KFA selbst durch-geführt werden sollen?

c) Planung der Einschaltung fremder Einrichtungen

x Welche potentiellen Partner gibt es für spezielleInteressengebiete?

D 1. Mit welchen potentiellen Partnern bestehen Zontak-te?

$ 9. Welchen Fachgebieten sind jene Aufgaben zuzuord-nen, für die in der KFA noch keine durchführendeStelle benannt werden konnte?

d) Aufstellen von Arbeitsplänen

P 1o. Welche Arbeiten sind für den Zeitraum ... vorge-

16

plant? Angabe aller bisher vorliegenden Daten.x Wurden Vorarbeiten geleistet, was, von wem?P 11. Wer wirkt beim Aufstellen der Arbeitspläne für

einzelne Aufgaben beratend mit? (VoraussichtlieheVerantwortliche und Durchführende)

e) Kapazitätsplanung

P 12. Für welche Aktivitäten wurde noch keine Kapazi-tätsplanung durchgeführt?

P 13. Welche Aktivitäten benötigen die Kapazitäten ...im Zeitraum ... ?

P H . Welche Kapazitäten werden in welcher Höhe benötjgt?x Ist die Verfügbarkeit der erforderlichen Kapazi-

täten überprüft?x Welche Ausweichmöglichkeiten für Engpässe gibt es?

f) Ausbildung

x Für welche Aufgaben reicht die Vorbildung der(geplanten) Durchführenden nicht aus?

x Welche Ausbildungsmöglichkeiten gibt es?

g) Kooperationsplanung

P 15. Welche Aktivitäten werden extern durchgeführt undzu welchen Aktivitäten haben sie Verbindung?

D 2. Für welche Arbeiten wurden von wem mit welchem Er-gebnis Kooperationsverhandiungen geführt?

x Welche Arbeiten müssen mit den Kooperationspart-nern abgestimmt werden?

h) Finanzplanung

P 16. Für welche Aufgabengruppe, die für den Zeitraum...geplant sind, liegen noch keine Kostendaten vor?

P 17. Wie groß ist die Summe der Kosten der für denZeitraum ... geplanten Aufgabengruppe?

P 18. Für welche im Zeitraum ... geplanten Aktivitätensind die Soll-Kostenangaben noch unvollständig?

P 19. Welche Kapazitäten wurden für die Aktivitäten mitunvollständigen Personalkosten eingeplant?

17

x Welche Kostenvorschläge existieren?

x Pur welche Geräte wurden Lieferantenpreise ermit-telt?

i) Budgetierung

P 2o. Welche Kosten werden voraussichtlich nach Zeitund Höhe anfallen?Aufgliederung in Kostenarten.

F&E 1. Welche Deckungsmöglichkeiten bestehen?

Delegation von Aufgaben

P 21. Welche Aufgaben sind im folgenden Zeitraum anwen zu delegieren? ( Besonderheit en)

D 3. Welche Vorgespräche wurden wann mit wem geführt?Ergebnisse?

P 22. Welche delegierten Aufgaben wurden noch nicht be-stätigt?

P 23. Welche Einteilung hat der Auftragnehmer für diezuletzt delegierten Vorgänge vorgenommen?

P 24. Liegen Änderungen der Plandaten vor?

Koordination

P 25. Welche zu je einer Aufgabengruppe gehörigen Akti-vitäten werden im nächsten Zeitraum gleichzeitigdurchgeführt?

D 4. Welche Besprechungen sind (oder waren) für denZeitraum ... angesetzt? Thema, Ergebnisse?

Kontrolle

P 26. Wie sehen die Ist-Termine bei jenen Aktivitätenaus, deren Soll-Termine in den Zeitraum ... fal-len?

P 27. Haben sich im letzten Zeitraum Änderungen derVorgangseinteilung ergeben?

P 28. Sind für aktuelle Aktivitäten länger als ...keine Portschritte gemeldet worden?

P 29. Sind die Soll-Kosten nachträglich geändert wor-den?

p 3o. Sind die Soll-Kosten noch mit den Budget-Ansätz-en verträglich?

Ergebnisverwertung

p 31. Welche Hinweise gibt es bei den im letzten Zeit-raum abgeschlossenen Aktivitäten?

Matrix "Fragen/Informationen"

1 9

Der angeführte Fragenkatalog ist weder vollständig noch all-

gemein gültig. Er iat auf die speziellen Belange der KFA zu-

geschnitten und repräsentiert auch nur den Managementstil in

einigen ihrer Bereiche. Die Brauchbarkeit des Fragenkatalo-

ges muß bei Anwendung des Verfahrens für jedes neue Projekt

überprüft werden. Das Resultat kann ergeben, daß einige wich-

tige Fragen hinzuzufügen oder einige der Fragen zu streichen

sind. Nachdem so das für einen Managementbereich aktuelle

Fragenprofil abgegrenzt ist, kann in einem zweiten Schritt

mit Hilfe der Matrix "Fragen/Informationen11 nachgeprüft wer-

den, ob die in die Projektdatei einbezogenen Informationen

zur Beantwortung der Fragen genügen. Das Ergebnis kann die

Notwendigkeit der Hinzuftigung von zusätzlichen Feldern zum

Datensatz der implementierten Projektdatei oder das Weglassen

von Feldern sein.

Der für den Betrieb der Projektdatei erforderliche Aufwand ist

bei Zugrundelegung des im Anhang dargestellten Datensatzfor-

mates nur bei großen Projekten gerechtfertigt. Für kleinere

Projekte kann dieses Datensatzformat um einige Felder gekürzt

werden. Dann lassen sich natürlich nur entsprechend weniger

Fragen beantworten. Um welche Fragen es sich dabei handelt,

kann dann leicht aus der Matrix "Fragen/Informationen" ent-

nommen werden.

Die Dokument e dat e i enthält eine Kurzbeechrelbung sowie die An-

gabe des Standortes von :

- literaturhinweisen auf Bücher, Zeitschriften, Reports,Patentliteratur

- Berichte- Besprechungsprotokolle und Vermerke- Verträge

Neben Informationen wie Autor, Titel, Firma,Institut, Land

usw. enthält jedes Dokument eine Inhaltskennzeichnung durch

maximal zwanzig Schlagworte (Deskriptoren). Durch die Erfas-

sung von Berichten, Besprechungsprotokollen und Verträgen als

Dokumente wird ein Teil von Informationen von der Projektda-

tei in die Dokumentedatei verlagert. Querverbindungen zwischen

den Dateien werden durch Hinweise und Deskriptoren vorgenom-

men. Das Erfassungsformular für Dokumente ist im Anhang auf

Seite A 8 dargestellt.

2 o

Der Thesaurus enthält diejenigen Begriffe, die für die formaleBeschreibung und Inhaltskennzeichnung von Dokumenten verwen-det werden dürfen. Eine bestimmte Suchfrage nach Dokumentenwird durch eine logische Verknüpfung geeigneter Deskriptorenformuliert. Als Deskriptoren kommen folgende Begriffe infra-ge :

- Fachbegriffe- Namen- Datumsangaben- chemische Elemente- Länder- Begriffe aus dem dispositiven Bereich wie Vertrag, Be-

sprechung, Vermerk, ...

Ein Auszug aus dem Thesaurus eines Projektes ist im Anhang

auf den Seiten A6 und A7 wiedergegeben.

2.2 Weitere Dateien

Die Auskunftsmöglichkeiten des Systems können durch Einbezie-hen weiterer, nicht projektspezifischer Dateien erweitert wer-den. Sie können durch das gleiche Zugriffssystem abgefragtwerden, das auch für die Projektdatei und Dokumentedatei be-nutzt wird, Folgende Dateien existieren bzw. werden z.Z. inder EFA aufgebaut.

Die F&E-Datei enthält Informationen über FÄE-Vorhaben, jeneElemente, die in ihrer Summe das gesamte Forschungsprogrammder ZFA,bilden. Die gespeicherten Daten zerfallen in beschrei-bende und Finanzdaten. Dazu sollen in Zukunft noch die Prio-rität und den Erfolg bewertende Daten kommen. BeschreibsndeDaten sind etwa KurzbeZeichnung, Verantwortlicher, Institut,geplante Beginn- und Endtermine usw. Die finanziellen Datenwerden für einen Zeitraum von sechs Jahren bei vierjährigerVorausplanung gespeichert. Erfaßt werden sieben verschiedeneKostenarten sowie sechs Kapazitätsarten (Personal und Großge-räte). Je nach Größe können F&E-Vorhaben für die Projektda-tei Projekte, Aufgabengruppen oder Aktivitäten sein.

2 1

Die Gerätedatei kann auf der schon vorhandenen Anlagendatei(bewegliches Anlagevermögen), die in anderem Zusammenhang er-stellt wurde, aufbauen. Sie könnte folgende Informationen ent-halten :

Kurzbezeichnung, Klassifizierungsnummer, Inventarnummer,Projektnummer, Kostenstelle, Anschaffungsdatum, Anschaf-fungspreis, Hersteller, Geräteeigenschaften usw.

Die Kenntnisdatei soll vor allem ein Wegweiser zu Personen aittechnisch-wissenschaftlichen Spezialkenntnissen sein. FolgendeInformationen könnten in die Personaldatei einbezogen werden :

Name, Beruf, Titel, Institut, Projektnummern, Telefonnum-mern, Deskriptorkombination zur Fachausbildungs- und Tätig-keitsbeschreibung.

Für den Betrieb des Informationssystems sind folgende Programme erforderlich :A) das Zugriffssystem POLIS

B) das Netzplanverfahren PMS/360C) Hilfsprogramme zur Datenüberleitung

D) Programme zum Aufbau, zur Pflege und zur Auswertung derDatelen.

Der in Abbildung 4 dargestellte Programmablaufplan gibt einenÜberblick über den Betrieb des Informationssystems mit den Tei-len "Zugriffssystem" und "Netzplanverfahren*1. Im Bereich "Zu-griff ssystem" steht der Betrieb der Projektdatei stellvertretendfür den Betrieb aller anderen Dateien. Alle für den Betrieb er-forderlichen Programme sind inzwischen verfügbar.

Bereich Zugriffssystem

Der Betrieb sämtlicher Dateien erfolgt mit den gleichen Pro-grammen nach gleichen Regeln. Exemplarisch wird hier die Pro-jektdatei besprochen.

a) Definition der Pro.iektdatelDer Aufbau des Datensatzes der Projektdatei, Namen der Fel-der des Datensatzes, Feldlängen usw. werden dem System durcheine Dateibeschreibungstafel (DBT) mitgeteilt. Sie wird durchein Definitionsprogramm, das Bestandteil des ProgrammsystemsPOLIS ist, erstellt.

22

b) Erstellung der Datei

Die Ersteingabe, das Hinzufügen und Weglassen von Datensätzen

erfordern ein Einleseprogramm. Dabei müssen pro Datensatz nur

die unbedingt erforderlichen Informationen eingegeben werden,

hier z.B. Vorgangs-Nummer, Vorgänger und Nachfolger, Vor-

gangsbeschreibung, Soll-Anfang, Soll-Ende und Dauer, die für

die weitere Handhabung der Datensätze notwendig sind.

BEREICHZUGRIFFSSYSTEM

BEREICHNETZPLANVERFAHREN

IA) DATEIDEFINITION | B) DATEIERSTELLUNG D) NETZPLANBERECHNUNG

DateibeschreiDungskarten

rDateibeschreibungs-programm (TAFEL )

Datensi tz-erfassui gsblätter

Datenkarten

Beschreibungder Dateien

r

JCL-, Para meter kartenrNetzplanverfahren

PMS-360

IDateierstellungs-

programm (NPDAT)

±Überleitungs-

programm (UEPRO1)

Projektdatei

Abfragesprache

P 0 L I S

Zwischen-speicherung der

Berechnungs-ergebnisse

Überleitungs-programm (UEPRO2)

TERMINAL

Information»wünsche(Fragen)

iAnt-worten

1ÄnderungenErgänzungen

C) ABFRAGEN UND ANDERN DER DATEI

Standard-berichtedes NPV

Abb.4: Zusammenhang zwischen den Elementen des Informationssystems

2 3

c) Abfragen und Indern der DateiDie laufende Eingabe von Ergänzungen und das Ändern vonDatenfelder kann mit Hilfe von POLIS per Terminal (Schreib-maschinenterminal) geschehen.

Fragen an die Datei werden in der Abfragesprache POLIS for-muliert und per Terminal an das System gerichtet. Die Out-put -Listen (Antworten) werden über das Terminal ausgegeben.

Die Beantwortung von Prägen durch das System erfolgt imBatch-Betrieb. Ein interaktives System liegt also nichtvor. Die Antwortzeit liegt im Minutenbereich.

Bereich Netzplanverfahrend) Netzplanberechnungen

Das Überleitungsprogramm TJEPRO1 stellt alle Informationenzusammen, die das Netzplanverfahren PMS-36O zur Durchrech-nung des in Abschnitt 1.1 beschriebenen Projektmodells be-nötigt. Der Benutzer muß nur die job-control- und die Pa-rameterinformationen (z.B. Namen der gewünschten Standard-berichte) liefern. Die zur Berechnung nötigen Informationenüber die Elemente des Projektmodells,also Aktivitäten undvernetzte Aufgabengruppen extrahiert das Überleitungspro-gramm automatisch aus der Projektdatei.

Ergebnisse von Netzplanberechnungen werden in Outputlisten(Standardberichte) zusammengestellt. Netzplanberechnungenmachen im allgemeinen eine Änderung von Datensatzinhaltender Projektdatei erforderlich. Weicht z.B. der Ist-Endter-min eines Vorganges vom Soll-Endtermin ab, so können sichfür alle nachfolgenden Vorgänge bei der nächsten Netzplan-berechnung neue Soll-Termine ergeben. Mit Sicherheit än-dern sich für alle nachfolgenden Tätigkeiten die Puffer-zeiten. Derartige Änderungen von Terminen und Pufferzeitenkönnen durch das Überleitungsprogramm TIEPR02 in die ent-sprechenden Felder der Datensätze übertragen werden.

24

Bemerkungen zu den Programmsystemen POLIS, PMS/360 und den

Thesaurusprogrammen :

A) Die Abfragesprache POLIS

Die Auswahl von POLIS erfolgt nach einen Vergleich von Ab-

fragesprachen für Informationssysteme (Datenbanksysteme).

Als Vergleichskriterien wurden unter anderem herangezogen :

erforderliche Systemkonfiguration, Ein- und Ausgabegeräte

für den Benutzer, notwendige Dateiorganisation, Zugriff-

mechanismus, Art der Abfragesprache und Systemantwortzeit.

Im folgenden werden einige der wichtigsten Merkmale von

POLIS zusammengestellt. Eine POLIS-Abfrage besteht aus den

drei Teilen :

a) Definitionsteil

b) Bedingungsteil

c) Anweisungsteil

die in der Reihenfolge a), b), c) in der Frage stehen müs-

sen.

zu a) Definitionsanteil

Im Definitionsteil wird die Datei benannt, an die die Ab-

frage gerichtet werden soll. Der Definitionsteil beginnt

mit dem Schlüsselwort HOLE. Hinter das Schlüsselwort iat

der Name der gewünschten Datei zu setzen.

Beispiel : HOLE PROJEKT

Bei index-sequentiell organisierten Dateien kann durch zu-

sätzliche Angabe eines oder zweier Indexworte, die durch

weitere Schlüsselworte (NR, VON, BIS) eingeleitet werden,

nur ein bestimmter Datensatz der Datei oder ein bestimmter

Ausschnitt aus der Datei angesprochen werden.

Beispiel : HOLE PROJEKT VON 112 BIS 116

Indexworte (hier die Aktivitätsnummern 112 und 116) sind

Ordnungsbegriffe, nach denen index-sequentiell organisier-

te Dateien in aufsteigender Form sortiert sind. Im Bei-

spiel werden nur die Datensätze mit Aktivitätsnummer 112,

113, 114, 115 und 116 angesprochen.

25

zu to) Bedingungsteil

Im Bedingungsteil sind die Kriterien formuliert, die ein Da-

tensatz (bzw. Datensätze) erfüllen muß, damit ér für den Be-

nutzerwunsch relevant ist. Erfüllt ein Datensatz die benannten

Bedingungen, so werden die im Anweisungsteil fixierten Maß-

nahmen ausgeführt. Der Bedingungsteil wird durch das Schlüssel-

wort WEM eingeleitet. Auf das Schlüsselwort folgt im ein-

facheren Pali eine logisch verknüpfte Folge von Einzelbedin-

gungen. Eine Einzelbedingung besteht aus Bezeichner, Ver-

gleichsoperator und Datenelement.

Beispiel : Auftragsdatum < 710824

Bezeichner Vergleichs- Wert desoperator Datenelements

Bei indizierten Bezeichnern (zum Beispiel Deskriptoren) können

durch die Angabe eines Index angesprochen werden :

1. Alle Deskriptoren, durch :

Deskriptor

2. Ein Deskriptor an bestimmter Stelle des Deskriptorberei-ches, durch :

Deskriptor (3)

3. Eine Folge von Deskriptoren mit bestimmter Lage innerhalbdes Deskriptorbereiches, durch :

Deskriptor (2..4)

Beispiel :D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7

Deskriptorbereich mit den Deskriptoren D1 bis D7

zu 1. : angesprochen wird D1 bis D7

zu 2. : angesprochen wird nur D3

zu 3. : angesprochen wird D2 bis D4

Weitere nützliche Eigenschaften von POLIS sollen hier nur

angedeutet werden :

1. Durch die sogenannte Nebenbadingung können Bedingungen

an die Daten korrespondierender Bereiche gestellt werden.

26

2. Querschnittsrecherchen im Bedingungsteil : Für indizierte

Bezeichner mit numerischen Datenelementen können Rechnun-

gen über diese Datenelemente ausgeführt werden, und zwar :

- Summenbildung mit : SUM Bezeichner

- Maximabildung mit : MAX Bezeichner

- Mlnimabildung mit : MIM Bezeichner

Schlüsselworte

3. Die Funktion ALLE kann verwendet werden, wenn einige oder

alle Datenelemente eines Bereiches (eine Menge von Daten-

elementen, die mit dem gleichen Bezeichner angesprochen

werden), z.B. eine Einzelbedingung erfüllen sollen.

zu c) Anweisungsteil

Für Datensätze, die die im Bedingungsteil erforderten Krite-

rien erfüllen, können im Anweisungsteil, eingeleitet mit dem

Schlüsselwort DANN, folgende Aktionen veranlaßt werden :

1. Überschriftenausgabe, eingeleitet mit dem SchlüsselwortÜEBERS

2. Datenausgabe, eingeleitet mit dem Schlüsselwort DRÜCKE

3. Updaten von Plattendateien, eingeleitet mit dem Schlüssel-wort SETZE

Die Überschrift kann rechtsbündig, linksbündig oder in der

Mitte stehend ausgegeben werden. Es sind zwei Ausgabeformate

möglich :

Standardausgabeformat und Tabellenausgabeformat. Durch

üpdaten kann eine beliebige Änderung der Datenelemente

der Datensätze von Plattendateien vorgenommen werden.

Beispiel für eine einfache POLIS-Abfrage an die Projekt-

datei : . • i

HOLE PROJEKT

WENN VERANT = MAIER UND DIS-STAD = DEL

DANN DRUCKE VO-NR UND VORGAE UND NACHFO UND

DURCHF UND SOLL-ANF UND VO-D UND SOLL-KO *

2 7

B) Das Netzplanverfahren PMS/360

Ein durchgeführter Vergleich von Netzplanverfahren er-

streckte sich auf ICES PROJECT-I, PPS und PMS/360.

Als Vergleichskriterien wurden unter anderem gewählt:

Lauffähigkeit in der KPA, Verträglichkeit mit der Projekt-

datei, Netzplan-Methode, Netzplan-Struktur, Zeitteil, Ko-

stenteil, Kapazitätsteil, Berichtsteil und Programmaufbau.

Es ergaben sich leichte Vorteile von PPS gegenüber PMS/360

während ICES PROJECT-I für die Zwecke der KFA ungeeignet

ist. Daß dennoch PMS/360 gewählt wurde, liegt daran, daß

dieses Netzplanverfahren schon seit längerer Zeit in der

KPA betrieben wird und dementsprechende Erfahrungen hin-

sichtlich Betrieb und insbesondere Programmbetreuung vor-

liegen.

In der KPA ist bis auf weiteres eine umfassende Kapazi-

tätsplanung nicht möglich. Aus diesem Grunde ist nur der

Betrieb des Zeit-, Kosten- und Berichtsteils von PMS/360

sinnvoll. Dadurch bekommen die im Bereich "Zugriffssystem"

abfragbaren Kapazitäts-Informatbnen in der Projektdatei

mehr Gewicht.

C) Hilfaprogramme zur Datenüberleitung

Es handelt sich hier um zwei kurze PORTRAN IV-Programme,

je eines für den Hin- und Rücktransfer (UEPRO1 und UEPRO2).

Außerdem ist ein in der Makrosprache des PMS/360 geschrie-

benes Programm vorhanden, das die in gepackter Form vor-

liegenden Termine und Pufferzeiten in eine für PORTRAN

lesbare Porm verwandelt. Alle drei Programme wurden in der

Wiss. techn. Abteilung der KPA entwickelt

D) Programme zum Aufbau und zur Pflege des Thesaurus undder Dateien

Im Rahmen von Vorarbeiten zu einem Informationssystem der

KPA wurden von der Wiss.-techn. Abteilung der KPA unter an-

derem mehrere Programme zum Aufbau und zur Pflege eines The-

saurus erstellt. Sie sind Bestandteil des hier beschriebe-

nen Systems.

28

Im einzelnen handelt es sich dabei um folgende Programme

a) Pflege Thesaurus- Programm zur Modifikation des Thesaurus- Programm zur Sortierung des Thesaurus- Programm zum Listen des Thesaurus

b) Sicherung des Datenbestandes- Programm zur Kopie von Platte auf Band- Programm zur Kopie von Band auf Platte

4. Benutzer

Als Benutzer werden alle Personen bezeichnet, die das be-schriebene Gesamtverfahren oder Teile davon verwenden. In-formationserfassung und -eingäbe sowie Prägen und Informa-tionsausgabe in Verbindung mit den einzelnen Dateien sindin Abbildung 5 grob charakterisiert.

Abbildung 5 zeigt einen wesentlichen Unterschied hinsicht-lich der beteiligten Personen zwischen

a) Betrieb aller Dateien mit dem Zugriffssystemb) Eingabe in die Projektdatei und Betrieb mit dem Netz-

planverfahren

zu a)

Die das Projekt kennzeichnende Sach- und Personenhierar-chie dominiert hier so stark, daß für Informationseingabeund Betrieb des Netzplanverfahrens eine entsprechende Be-nutzerhierarchie notwendig ist (in Abbildung 6 dargestellt).

Die Netzplan-Gruppe nimmt gesamtprojektbezogene Aufgabenwahr, vor allem :

- Aufstellung der Aufgabengruppenpläne (Mitarbeit)- Veranlassung von Netzplanberechnungen- Datenweitergabe (Informationsverteiler)

- Information der Projektleitung bei Störungen nnd Abwei-chungen

- enge Kooperation mit der Projekt le itung bei Durchführungvon Erstplanungen und Netzplanänderungen

AVb. 5 : Benutzung der einzelnen Dateien

2 9

3o

Netzplan-Beauftragte nehmen unter anderem folgende teilpro-

5ekt"bezogene Aufgaben wahr :

- Erstellung von Teilnetzplänen (Zusammenarbeit mit Netzplan-

gruppe

- Meldungen von Soll- und Ist-Daten an Netzplan-Gruppe

- Berichterstattung an Vorgesetzten und Netzplan-Gruppe, ins-

besondere bei Störungen.

- Informationsweitergabe an Ausführende (Plantermine, Plan-

kosten usw.)

Pur die Ausführenden ist das Netzplanverfahren als Planungs-

und Kontrollverfahren bindend, denn :

- Berechnungsergebnisse des Netzplanverfahrens haben Vorgabe-

charakter (z.B. Solltermine)

- Plandaten für Vorgänge werden von Ausführenden geschätzt

und gehen als Input in das Netzplanverfahren ein

- Ist-Daten für Kontrollrechnungen mit dem Netzplanverfahren

werden regelmäßig von den Ausführenden gemeldet.

J_L, ÛÛQSG EG EG EG

PL = Projektleitung NP-G= NetzplangruppeLIG= Leiter Institutsgruppe NP-B= NetzplanbeauftragterLFG= Leiter Firmengruppe ZAM = RechenzentrumEG = EntwicklungsgruppeSG = Systemgruppe

(der PL direkt unterstellt)

Abb. 6 : Benutzerhierarchie für die Dateneingabe und den Be-trieb der Projektdatei

Damit die Handhabung des Netzplanverfahrens nicht zu schve r-

fällig wird, sind folgende Regelungen angebracht :

1. Klare Definition des Projektführungs- und Informations-

systems und insbesondere Benennung von Verantwortlichen

für Netzplanfragen (etwa wie in Abbildung 6).

2. Durchführung von regelmäßigen Abfragen des Projekt-Istzu-

standes. Als Länge des Abfragezeitraumes werden vier bis

acht Wochen vorgeschlagen (je nach Projekttyp).

3. Notwendige Korrekturen sind sofort vorzunehmen. Bin "Kle-

benbleiben" am einmal aufgestellten Projektmodell führt

dazu, daß sich die Projektüberwachung nicht mehr am tat-

sächlichen Geschehen orientiert.

4. Bemannung eines Verantwortlichen für jeden Vorgang. Er ist

für die Erzeugung von Ist-Daten des Vorganges zuständig.

32

III. EINSATZMÖgLIOHKEITEN DES VERFAHRENS

1. Anwendungsgebiete im Bereich der Forschung und Entwicklung

Das Verfahren, ein Projektmodell aufzustellen und mit Hilfe

der diesem Modell zugeordneten Projektdatei den Projektfort-

schritt sichtbar und beeinflußbar zu machen, wurde an einem

spezielle Projekt entwickelt. Damit konnte den bei der Anwen-

dung entstehenden Schwierigkeiten schon weitgehend Rechnung

getragen werden.

Andererseits bestand von Anfang an die Absicht, das Verfahren

allgemein genug zu halten, damit es auch für andere For-

schungs- und Entwicklungsvorhaben ohne nennenwerte Verände-

rung zur Verfügung stände.

In der jetzt vorliegenden Form eignet es sich besonders für

solche F&E-Vorhaben, die vom Standpunkt des Managements als

heterogen angesehen werden müssen, Vorhaben also, die stark

zielgerichtete mit rein methodisch orientierten Arbeiten in

sich vereinen. Als Beispieltypen sind zu nennen :

- Projekte, deren Ziel die Entwicklung großtechnischer Anla-

gen ist und die zur Verbesserung bestimmter Komponenten

gleichzeitig in nenneswertem Umfang Grundlagenforschung

ausführen, bzw.

- Grundlagenforschungsvorhaben, die von der Errichtung, dem

Betrieb oder der Weiterentwicklung umfangreicher Experimen-

tiergeräte abhängen.

Eng verknüpft mit der Eignung eines Projekt-Management-Verfah-

rens für im obigen Sinne heterogene Vorhaben ist die Möglich-

keit, für mehrere Projekte eine gemeinsame Datei einzurichten.

Zumindest besteht die Möglichkeit, den Informationsgehalt

mehrerer, nach einer einheitlichen Struktur aufgebauter Pro-

jektdateien mit einem einzigen Verarbeitungprogramm auszuwer-

ten.

Die Ursache liegt darin, daß die meisten der innerhalb eines

Vorhabens auftretenden Fragen zum Stand oder zum Fortschritt

der Arbeiten identisch sind mit den Fragen auf einer dem Vor-

haben übergeordneten organisatorischen Ebene oder auch auf

quer durch die Vorhaben verlaufenden Ebenen.

Finanzplanung, Ergebnisverwertung, Werkstattbelegung und Aus-

bau der Infrastruktureinrichtungen sind Beispiele für Funk-

tionen, die innerhalb einzelner Vorhaben - gleichzeitig je-

doch auch an zentraler Stelle - ablaufen und die daher ein-

heitliche Informationen notwendig machen.

Die Bemühungen, für alle Vorhaben der KFA einen einheitlichen

Wortschatz zu schaffen, mit dem wissenschaftliche, technische

und organisatorische Sachverhalte verbal beschrieben werden

können, sind noch nicht abgeschlossen. Auch liegen noch keine

einheitlichen Definitionen und Bezugsgrößen für numerische

Angaben über Kosten- und Kapazitätswerte vor. Mit fortschrei-

tender Vereinheitlichung des Wortschatzes und der numerischen

Angaben wird eine direkte Verknüpfung der Projektdatei mit

anderen im Aufbau befindlichen zentralen Dateien, nämlich der

F&E-, der Geräte- und der Personaldatei möglich werden. Eine

solche Verknüpfung kann entweder in der Übertragung von In-

formationen aus der Datei in andere Dateien oder in der Ver-

wendung von Informationsinhalten mehrerer Dateien bei Abfra-

gen bestehen.

2. Anpassung an die Pro.jektgröße

Der im vorhergehenden Punkt näher erläuterten Forderung, der

Projektdatei eine möglichst allgemeine und umfassende Struk-

tur zu gehen, steht die Forderung entgegen, bei der prakti-

schen Anwendung vom einzelnen Benutzer nicht zu viele Infor-

mationen bei der Eingabe zu verlangen und ihm bei Abfragen

möglichst wenig nichtinteressierende Informationen zu liefern,

Eine einfache Handhabung der Projektdatei läßt sich für den

Benutzer dadurch erreichen, daß in Übereinstimmung mit den

Erfordernissen des jeweiligen F&E-Vorhabens die Vielzahl der

sich aus dem G-runddatensatz ergebenden Speichermöglichkeiten

reduziert wird.

34

Ohne eine übergeordnete Verarbeitbarkeit der Informationen

aus einem einzelnen Vorhaben zu beeinträchtigen, kann dies

durch eine geeignete Maskierung des Grunddatensatzes gesche-

hen. Die Maskierung erfolgt in der Regel dadurch, daß man auf-

grund des speziellen Informationsbedarfs für ein Projekt die

erforderlichen Felder des Datensatzes auswählt und dann anhand

der Matrix "Fragen/Informationen" prüft, ob alle wichtigen

Fragen mit den ausgewählten Feldern beantwortet werden können.

In einer Art Rückkopplung kann die Anzahl der Felder dann

noch vergrößert oder verringert werden.

Dieses Verfahren der Maskierung hat den Nachteil, daß Spei-

cherplatz verschenkt wird, sofern man mit fester Satzlänge

arbeiten muß. Das in der KFA z.Z. angewandte Zugriffssystem

POLIS setzt solche festen Satzlängen voraus.

Bei Dateien mit variablen Satzlängen tritt dieseB Problem

nicht auf. Allerdings sind die erforderlichen Zugriffssysteme

aufwendiger. Trotzdem wird die KFA, wenn in Zukunft Datensät-

ze aus mehreren Projekten mit sehr unterschiedlichen Satzlän-

gen gespeichert werden sollen, auf variable Satzlängen über-

gehen.

3. Beispiele

Wie bereits im vorigen Abschnitt angedeutet, wird es bei der

praktischen Anwendung der Projektdatei darauf ankommen, jedem

Projekt nur die Informationen anzubieten, die das Management

auf jeder Ebene zur Deckung seines Informationsbedarfs für

nötig hält. Es leuchtet ein, daß hier zwischen den Bereichen

Grundlagenforschung und Projektforschung bedeutende Unter-

schiede bestehen werden.

Das Datensatzformat wie es Seite A13 des Anhangs zeigt, kann

nach unserer Meinung die Informationswünsche beider Bereiche

abdecken. Es stellt sozusagen die Maximallösung dar, wird aber

bei einem einzelnen Projekt kaum in vollem Umfang benötigt

werden. Bei Dateien mit festem Satzformat wie hier legt aber

die maximale Informationsmenge gleichzeitig die Satzlänge fest.

35

Im vorliegenden Falle ergibt sich eine Satzlänge von 83o Stel-

len ("bytes). Die Felder des Datensatzformates von Seite A13

ergeben zusammen 789 bytes. Dazu kommen noch 36 bytes für

Felder, in die das Netzplanverfahren seine Ergebnisse spei-

chert und 5 bytes für ein Zählfeld für technische Zwecke. Wenn

man die Netzplan-Datei für ein Vorhaben aus dem Bereich der

Grundlagenforschung anwenden will, kann man davon ausgehen,

daß eine minutiöse Planung und Eontrolle von Mitteln, Kapazi-

täten und Terminen nicht möglich ist, daß Verantwortung und

Durchführung in der Hegel nicht über mehrere Institutionen ge-

streut sind, daß aber verbale Beschreibungen und Hinweise zur

Beurteilung des Fortschrittes wichtig sind. Diese Überlegungen

führen zu dem auf Seite 36 gezeigten Datensatzformat, in dem

die ausgewählten Felder schraffiert sind.

Man erkennt, daß die für Netzplanberechnungen erforderlichen

Felder, die Felder DISP-STAD (dispositives Stadium), die Fel-

der für Kapazitätsangaben sowie der größte Teil der Felder für

Kosten und Durchführende fehlen. Die Felder SOLL-KO (Soll-Ko-

sten) sind nur vorgesehen als eine Art nNotizzetteln für die

Angaben, die man der Betriebsabrechnung gemacht hat. Im übri-

gen aber soll die Kostenüberwachung mit Hilfe der Kostenträ-

gerrechnung der Betriebsabrechnung durchgeführt werden. Die

Felder BES-VERT (Beschluß-Vertrag), BESPRE (Besprechung) und

VERMERK sind umbenannt worden in DOK (Dokumente) und enthalten

jetzt Nummern von Veröffentlichungen.

Mit den ausgewählten Feldern lassen sich folgende Fragen aus

der Matrix "Fragen/Informationen" (Seite 17) bzw. aus dem

Fragenkatalog (Seiten 15 bis 17) beantworten :

Frage 7 bis 11

Frage 15 bis 16

Frage 24 bis 31

Außerdem läßt sich die Frage nach den im Rahmen des Vorhabens

entstandenen Veröffentlichungen stellen, was etwa in Kombi-

nation mit Terminen, Kosten oder Merkmalen interessant sein

kann.

STRUKTUR lORfiANKATlOM 1DISPOSITION |TERMINE| KOSTEN [ KAPAZITÄTEN! HINWELSE

Abb.7: Datensatzformat bei Projekten des Bereichs Grundlagenforschg.

37

Als Beispiel für ein zielorientiertes Projekt kann das"Ent-

wicklungsprogramm Reaktorgraphit11 der KPA dienen. In diesem

Projekt wird die Projektdatei zum ersten Mal konkret ange-

wendet und ihre Handhabung in der Praxis getestet. Das auf

Seite 38 gezeigte Datenerfassungsblatt wurde von der wissen-

schaftlich-technischen Abteilung der EPA zusammen mit dem

Management des HTB-Projektes entwickelt, dessen Informations-

bedarf für die Auswahl der Felder maßgebend war.

Die farbliche Kennzeichnung einzelner Felder dient nur projekt-

internen Zwecken und ist hier bedeutungslos. Es wurden fast

alle Felder der ersten zehn Zeilen des Datensatzformates aus

dem Anhang (Seite A 13) benutzt. Da Informationen über Kapa-

zitäten und Hinweise nicht für erforderlich gehalten wurden,

entfallen die Zeilen 11 bis 14. Die diesen Zeilen entsprechen-

den Lochkarten müssen wegen der festen Satzlänge trotzdem ab-

gelocht werden, obwohl sie außer der Vorgangsnummer und der

Zählzahl 11 bis H leer sind.

Die Felder haben z.T. andere Namen, z.T. sind sie auch neu

aufgeteilt. Das ist möglich, da man bei POLIS für dieselbe Da-

tei mehrere Datensatzbeschreibungen geben kann. Bei der Defi-

nition der Felder muß nur darauf geachtet werden, daß die Fel-

der des Satzes, die in einer Tafel als alphabetisch definiert

worden sind, nicht in einer anderen Tafel als numerisch ver-

einbart werden. Trotz der anderen Einteilung ist die alte

Struktur von Seite A 13 noch wiederzuerkennen. Die ausgewähl-

ten Felder belegen zusammen mit den erwähnten Feldern für die

Ergebnisse der Netzplanberechnungen 523 bytes oder 63 % der

Satzlänge. Mit den gespeicherten Informationen lassen sich

folgende Fragen der Matrix "Fragen/Informationen" beantworten:

Frage 4 bis 11

Frage 15 bis 18

Frage 20

Frage 24 bis 31

Darüberhinaus ist durch die Felder TN-NR (Teilnetznummer),

VH, VG, AK die Möglichkeit einer differenzierten Gruppierung

von Aktivitäten vorgesehen.

38

KFA PROJBKTVERFOLGUNG Entwicklungsprogramm ReaktorgraphitTEILNETZNAME ERFASS.DAT. AUSGAB.DAT.

VH38

VG AK45

BEZEICHNUNG

STAND

57

ART

45

ERHEB.DAT.7

K VH S

IVER.INsa

PVERANTW.

il

])URCHP1 INSTITUTION

1 15

DURCHFÜHRENDE

DISPOS. STADIUM

DESKRIPTOREN

1 55N

DOKUMENTEN

N N NDOKUMENTE

NA NA N A N A N A

1 VO-D SOLL-ANF

iüSOLL-ENDE

US 21IST-ANF IST-ENDE

PERSONAL-

7-

DATUMVNGEF.MITT

1

BEWILLIGTE MITTELSACH- INVEST- SONSTIGE-

31

DATUMBEW. MITT. PERSONAL-

45

ANGEFORDERTE MITTELSACH- INVEST-

30

NiA

N|A

61

PERSONAL-13

VERBRAUCHTE MITTELSACH- INVEST-

21SONSTIGE-

DATUMfERBR.MITTl

t SONSTIGE-

Noch Folgekarten 11-14 ablochen:•Sp.1-4 duplizieren, Sp. 7-80 frei

Afrb. 8 : Datenerfassungsscliema für "Entwicklungsprogramm Reaktorgraphit11

VERNETZUNGVORGÄNGER

NACHFOLGER

39

4. Kostenabschätzungen zum Verfahren

Die mit der Benutzung des "beschriebenen Verfahrens verbunde-

nen Kosten werden sich genau erst nach einer längeren Ein-

satzzeit feststellen lassen. Es konnte deshalb zunächst nur

eine Kostenschätzung vorgenommen werden unter Zugrundelegung

einer Zahl von 100 bzw. 20 Mitarbeitern, deren Arbeiten mit

diesem Verfahren geplant und dargestellt werden.

Die monatlichen Betriebskosten für Dokumente- und Netzplan-

datei dürften bei etwa DM 105,- pro Mitarbeiter liegen. Hier-

von entfallen ca DM 46,- auf die Eingabe von Daten (Lochen,

Prüfen und Einlesen) unter der Annahme, daß jede Aktivität

im Projektmodell etwa drei Mannmonate umfaßt und alle Daten

des Satzes im Mittel einmal geändert werden. Ferner wurde an-

genommen, daß pro Mitarbeiter jeden zweiten Tag ein Dokument

eingegeben wird. Die Speicherung der in diesem Umfang über

drei Jahre gesammelten Daten im direkten Zugriff (Platten-

speicher) kostet DM 14»- pro Mitarbeiter im Monat. Wird von

jedem Mitarbeiter wöchentlich eine Frage an jede der beiden

Dateien gestellt, die in je zwei Computersuchläufen beantwor-

tet werden kann, so kostet die Ausgabe der Daten noch einmal

DM 45»- pro Mitarbeiter und Monat. Da unter den obigen Annah-

men die Dokumentedatei etwa fünfmal so umfangreich sein würde

wie die Projektdatei, kostete die Beantwortung einer Frage

durch die Dokumentedatei DM 18,- und durch die Projektdatei

DM 8,-. Bei einer größeren Fragehäufigkeit würden die Ant-

worten entsprechend billiger. Sind nur etwa 20 anstelle der

eingangs angenommenen 100 Mitarbeiter beteiligt (für ein

einziges kleineres Projekt wird man die Dateien kaum einrich-

ten) , können sich die spezifischen Kosten wegen des relativ

höheren Betreuungsaufwandes bis 20$ erhöhen. Ferner könnten

sich die Eingabekosten durch eine unzweckmäßige Organisation

beträchtlich erhöhen (falls jeder Benutzer seine Daten selbst

eintippen muß). Speicherungs- und Ausgabekosten sind hiervon

aber nicht betroffen. Für andere Dateien, wie z.B. Kenntnis-

oder Gerätedatei, liegen die Kosten pro Antwort noch unter

den oben genannten Werten, selbst wenn nur jeder dritte oder

A n h a n g

Zur Illustration der mit einer Netzplan-

datei handhabbaren Informationen ist die

Benutzungsanleitung der gegenwärtig im-

plementierten Netzplandatei als Beispiel

beigefügt.

ZIEIPLAKUKG

- Zielayatem

STRATEGISCHE PLANUNG

- Zerlegung in Teilziele- Ermittlung alternativer Strategien- Auswahl der optimalen Strategie

PROJEKTFINANZIERUNG

- F&E~Programm- KFA-Wirtschaftsplan

STHUKTURPLANUNG

- Projektorganisation- Projektstruktur

ANWENDUNG DES PLANUNGSVERFAHRENS

- Aufstellen der aktuellen AufgabengruppenplBne- Aufstellen der Teilnetzpläne- Vernetzen der Teilnetzpläne

- Bildung von teama - Einschaltung fremder Einrichtungen

- Aufstellen von Arbeitsplänen

. Verfeinerung der Teilnetzpläne

. Zusammenstellung von Arbeitspaketen

. Terminrechnung

Kapazitätsplanung

. KapazltHtabedarfsplan

. Verfügbarkelt von Kapaz,Kapazitäten

. ggf.Netzplankorrekturen

±

- Finanzplanung

. Grobplanung(Aufgabengruppen)

. Peinplar.ung(Aktivitäten)

Eooperatione-planung

- Ausbildung - Budgetierung

AUFTRÄGE(interne Delegation)

s aet-0)p?e+H-CüOCO>»T)

VERTRÄGE(externe Delegation)

KOORDINATION

-ProJektausschuQ-Besprechungen-Übersichtslisten-Informatlonasystem

O

KONIROLLE

-Termine-Kosten-Ergebnisse

ERGEBHISVERWERTUNG

Ablaufdiagramm der dispositiven Aufgaben

A5