Ιωάννα Μηλιαράκη

Project Management & Event Programming

ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΤΟ ΕΡΓΟ ΕΙΝΑΙ READY WORK BREAKDOWN STRACTURE (WBS) & GANNT CHART CRITICAL PATH METHOD (CPM) PROGRAM EVALUATION & REVIEW TECHNIQUE (PERT) RISK ANALYSIS ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΚΕΣ & ΗΕΛΚΤΟΝΙΚΕΣ ΠΗΓΕΣ

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

Η εν λόγω εργασία αναφέρεται και εξετάζει την διαχείριση του έργου «TEDx

Kalamata». Κατ’ αρχάς, γίνεται η ανάλυση για το αν το υπό εξέταση έργο είναι

READY, στη συνέχεια γίνεται η σχεδίαση του work breakdown structure και του

χρονοδιαγράμματος «Gantt». Στο work breakdown structure αποτυπώνονται οι

δραστηριότητες, ενώ στη συνέχεια με την μέθοδο διαχείρισης έργου υπολογίζεται

το κόστος της εκδήλωσης σε συνδυασμό με την ελάχιστη δυνατή διάρκεια. Μία

άλλη μέθοδος διαχείρισης είναι η pert, βάσει αυτής υπολογίζονται οι αβέβαιοι

χρόνοι και η πιθανότητα υλοποίησης του έργου στον επιδιωκόμενο χρόνο. Τέλος,

μελετάται η διαχείριση των κινδύνων που ενδέχεται να εμποδίσουν την

ολοκλήρωση του έργου μέσω της διερεύνησης της επίδρασης, αλλά και της

πιθανότητας εμφάνισης τους.

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

H διοργάνωση του TEDx event έχει ως στόχο: την επικοινωνία και την γνωριμία επιστημόνων που ασχολούνται με την τεχνολογία,

την καινοτομία και το επιχειρείν τον καταμερισμό εργασίας με ταυτόχρονη επικοινωνία μεταξύ των επιπέδων της

οργάνωσης (functional organizational chart) τον ολοκληρωμένο προγραμματισμό σε ότι αφορά το time schedule, χωρίς

περιθώριο παράκαμψης δραστηριοτήτων την ενίσχυση της αφοσίωσης (loyalty) όσων εργάζονται είτε εθελοντικά είτε επί

πληρωμή για το έργο την ακρίβεια και τον λεπτομερή έλεγχο σε κάθε στάδιο εκτέλεσης του έργου, το

οποίο υλοποιείται βάσει νόμου την εξάλειψη των κίνδυνων αποτυχίας την επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων, την αύξηση δηλαδή του κέρδους και

την βελτίωση της φήμης του TEDx Kalamata

ΤΟ ΕΡΓΟ ΕΙΝΑΙ READY

Γίνεται άμεση καταγραφή των διαδικασιών από την στιγμή που θα εγκριθεί το έργο

για να αρχίσει η εκτέλεση, ρωτώντας και δίνοντας αναφορά στους χρηματοδότες σε

κάθε φάση του έργου. Σπουδαίο ρόλο σε αυτό το επίπεδο διαδραματίζουν και οι

σπόνσορες (OTE, AEGEAN AIRLINES etc) αλλά και οι χρηματοοικονομικοί αναλυτές

που ρυθμίζουν την εισροή κεφαλαίου, προκειμένου να υποστηριχθεί το TEDx

Kalamata.

Τα ποσοτικά αποτελέσματα (πχ: μέθοδος αβέβαιων χρόνων) είναι μία ασφαλής

αξιολόγηση για τα οφέλη που προκύπτουν από το έργο αλλά και ένα μέσο μέτρησης

του πόσο κοντά έφτασε το έργο, σε σχέση με τον στόχο που αρχικά είχε τεθεί.

Ουσιαστικά αποτιμάται η παρούσα αξία του έργου σε σύγκριση με τα αναμενόμενα

αποτελέσματα και αυτά που επί της ουσίας διεξήχθησαν.

ΤΟ ΕΡΓΟ ΕΙΝΑΙ READY

Gantt Chart

WORK BREAKDOWN STRACTURE

(WBS)

Με την εν λόγω μέθοδο, επιταχύνουμε το έργο με βέβαιους χρόνους, συνυπολογίζοντας δηλαδή και το επιπρόσθετο ημερήσιο κόστος, ανάλογα με την συντόμευση της κάθε δραστηριότητας.

Το έργο από την φυσιολογική διάρκεια των 79 ημερών μπορεί να συμπιεστεί σύμφωνα με την CPM κατά 20 ημέρες με επιπρόσθετο κόστος 6.876 € συνολικά.

Το critical path είναι σχεδιασμένο στο πρόγραμμα EdrawMax 7.8, το οποίο είναι project management tool.

CRITICAL PATH METHOD (CPM)

Διαδικασία εύρεσης ημερησίου κόστους

Φυσιολογική Διάρκεια

Οριακή Διάρκεια (πλήθος δραστηριοτήτων ∑ i=1 y2, i, κρίσιμες διαδρομές Α1,Β1,Γ2,Δ2,Ε2 με ∑ ημερήσιο κόστος όλων των δραστηριοτήτων 2.423€)

1η φάση συμπίεσηςΜειώνεται η Α1 δραστηριότητα, γιατί έχει την μικρότερη κλίση και είναι στην αρχή του έργου. Άρα, το έργο θα επιταχυνθεί 5 μέρες (2.480€)

2η φάση συμπίεσηςΥπάρχει περιθώριο επιτάχυνσης ως προς την δραστηριότητα Β1 και Β2, γιατί είναι και στην αρχή του τοξωτού δικτύου. Το έργο θα συμπιεστεί 15 μέρες (κόστος 3.453€)

3η φάση συμπίεσης Επιλέγεται η δραστηριότητα Δ2 γιατί έχει την μικρότερη κλίση. Κατά συνέπεια, το έργο θα επιταχυνθεί κατά 10 ημέρες (κόστος 4.453 €)

4η φάση συμπίεσης – οριακή διάρκειαΜειώνω την δραστηριότητα Ε2 και κατά αυτό τον τρόπο οι συντομεύσεις τερματίζονται. Το έργο επιταχύνεται κατά 20 ημέρες και έτσι επιτυγχάνεται η οριακή (ελάχιστη) διάρκεια του έργου (κόστος 6.876 €)

Μέθοδος υπολογισμού αβέβαιων χρόνων

Η επιθυμητή διάρκεια του TEDx Kalamata είναι μέχρι 79 ημέρες. Συνεπώς, γίνεται υπολογισμός των αναμενόμενων διαρκειών te και τις διακυμάνσεις αυτών σ2 και δημιουργούμε στη συνέχεια τον πίνακα δραστηριοτήτων του έργου

PROGRAM EVALUATION & REVIEW TECHNIQUE (PERT)

Η μέθοδος αυτή υπολογίζει την πιθανότητα εκτέλεσης του έργου στον επιδιωκόμενο χρόνο. H pert είναι σχεδιασμένη στο πρόγραμμα EdrawMax 7.8, το οποίο είναι project tool.

 

Παρατηρούμε πως η εκτιμώμενη διάρκεια του έργου είναι 64 ημέρες

Z=(Tx-Tn)Tx-Tn=101-64÷√17,531^2=>Z=0,570 => 50%

Σχεδιασμός και υπολογισμός κρίσιμης διαδρομής

Από τον πίνακα της τυποποιημένος κανονικής κατανομής, η τιμή 0,57042 βρίσκεται ότι αντιστοιχεί περίπου σε πιθανότητα 50%. Επομένως, το έργο μπορεί να εκτελεστεί σε 64 ημέρες με μέτρια πιθανότητα.

Είναι προφανές ότι: η πιθανότητα εκτέλεσης του έργου είναι 64 ημέρες με πιθανότητα υλοποίησης 50% (υπολογισμένη διάρκεια από το δίκτυο)

Η έκθεση του εκάστοτε έργου σε τυχόν κινδύνους είναι πολύ πιθανή, αφού κάθε έργο είναι μοναδικό στον χρόνο και ενέχει κινδύνους, αναλόγως και της ιδιαιτερότητας του έργου.

Η εκδήλωση TEDx Kalamata αφενός μεν φέρει το brand name άρα από μόνο του έχει μία πάρα πολύ καλή φήμη, αφετέρου ως ξεχωριστό και μοναδικό έργο ενδέχεται να απειλείται από τους εξής κινδύνους:

Α) Έλλειψη προσπάθειας, πιστότητας και αποτελεσματικότητας από τους εθελοντές αφού προσφέρουν εργασία εθελοντικά.

Β) Η εκδήλωση ως επί το πλείστον βασίζεται σε τεχνολογικά μέσα (mega screens etc) μία διακοπή ρεύματος θα ήταν τροχοπέδη για την ροή της εκδήλωσης αλλά για την καλή φήμη που έχει το TEDx Kalamata.

Γ) Η κακοκαιρία (πχ. βροχή) θα ήταν πρόβλημα και πιθανότατα θα ακυρωνόταν η εκδήλωση, αφού λαμβάνει χώρα στο θέατρο της Αρχαίας Μεσσήνης.

Δ) Η απόσυρση ποσών ή η μη ολοκλήρωση χρηματοδότησης από τους σπόνσορες, με αποτέλεσμα να βγει η εκδήλωση εκτός προϋπολογισμού ή και εκτός χρονοδιαγράμματος.

Ε) Η ακύρωση συμμετοχής κάποιου ή κάποιων ομιλητών της εκδήλωσης, με συνέπεια οι διοργανωτές να έχουν προπληρώσει εισιτήρια, διαμονή κ.α. χωρίς κάποιο αποτέλεσμα και να αγωνιούν τελευταία στιγμή για να καλυφθεί το κενό που δημιουργήθηκε.

Ζ) Η καθυστέρηση πτήσεων με αποτέλεσμα την μη έγκαιρη άφιξη των ομιλητών στον χώρο της εκδήλωσης.

Η) Να έχει γίνει λάθος στη βάση δεδομένων για τους πελάτες που συμμετείχαν σε κάποιο διαγωνισμό του TEDx Kalamata, οι οποίοι έχουν κερδίσει έκπτωση στα εισιτήρια και έχουν κάνει την κράτησή τους online, με αποτέλεσμα την δυσαρέσκειά τους ως προς την διοργανώτρια εταιρεία.

RISK ANALYSIS

Πίνακας υπολογισμού διαχείρισηςτου έργου και επικινδυνότητας

Συμπερασματικά, παρατηρούμε ότι η δραστηριότητα Β4 είναι κρίσιμη καθότι, το ολικό χρονικό περιθώριο είναι μηδενικό.

Άρα, απαγορεύεται οποιαδήποτε διαφοροποίησή της αφού θα επηρεάσει όλο το έργο.

Πίνακας εκτίμησης κινδύνων

Συμπερασματικά, παρατηρείται ότι δύο από τους επτά κινδύνους (P3, P6) έχουν υψηλό ποσοστό επίδρασης και πιθανότητας να συμβούν, ενώ οι υπόλοιποι πέντε έχουν χαμηλό ποσοστό πιθανότητας και επίδρασης.

Τέλος, για την σωστή διαχείριση και την αποτελεσματική ολοκλήρωση της εκδήλωσης είναι αναγκαίο να αντιμετωπιστεί η περίπτωση της κακοκαιρίας και να γίνει άμεση ενημέρωση τυχόν καθυστερήσεων των αεροπλάνων, στα οποία θα επιβαίνουν οι ομιλητές του TEDx Kalamata.

Προκαταρκτική ανάλυση κινδύνων

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ

Παρατηρείται ότι η διαχείριση του έργου είναι βαρύνουσας σημασίας, καθότι χωρίς σωστό management η πιθανότητα σωστής εκτέλεσης του έργου στον χρόνο που έχει προγραμματιστεί και με το κόστος που διατίθεται είναι αβέβαιο.

Στην συγκεκριμένη διαχείριση του TEDx Kalamata τα αποτελέσματα έδειξαν ότι το έργο μπορεί να επιταχυνθεί με οριακή (ελάχιστη) διάρκεια (κόστος 6.876 €) από 79 ημέρες στις 64 ημέρες και ότι οι πιθανότητες κανονικής κατανομής και εκτέλεσης του είναι 64 ημέρες με πιθανότητα υλοποίησης, σχεδόν παραπάνω του μετρίου, δηλαδή 50%. Τέλος, έχοντας εξετάσει και αναφέρει την πιθανότητα και την εμφάνιση των κινδύνων που ενέχει το έργο, υπάρχει ολοκληρωμένη διαχείριση του έργου.

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΚΕΣ & ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΠΗΓΕΣ

Βιβλιογραφία: Software Project Management (2nd edition) – Hughes Bob & Cotterell Mike,

McGraw Hill A classified bibliography of recent research relating to project risk

management – Williams T., European Journal of Operational Research, vol 85Άρθρα: 10 Golden Rules of Project Risk Management - Bart Jutte, Project Smart,Uk Project Management - Duncan Haughey, Project Smart,UkTutorials: https://www.youtube.com/watch?v=SF53ZZsP4ik https://www.youtube.com/watch?v=sPwURRG9_GsProject management tools: http://download.cnet.com/topics/microsoft-project http://www.edrawsoft.com/download.php