proiect co-finanţat din fondul european de dezvoltare ... de sarcini_audit financiar_2013.pdf ·...

Administraţia Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării Str. Portului 34A, O.P. 3, C.P. 14 820243- TULCEA, ROMANIA

Tel: +40 240 518 945 Fax: +40 240 518 975 E-mail: [email protected] http://www.ddbra.ro

Proiect co-finanţat din Fondul European de Dezvoltare Regională Plan de Management Integrat pentru zona Deltei Dunării(PMIDD)

COD PROIECT: SMIS-CSNR 42806

Aprobat,

GUVERNATOR,

Edward BRATFANOF

Caiet de sarcini pentru achiziția Servicii de audit financiar

Activităţi de management al proiectului (MP): Activitatea MP.2 Audit

Având în vedere importanţa acestei activităţi, auditul proiectului va fi realizat de către un auditor autorizat şi desemnat în acest sens prin procedura cererii de ofertă licitaţiei realizată conform OG. 34/2006.

Perioada de desfășurare: decembrie 2013, decembrie 2014, noiembrie 2015

Beneficiarul este obligat să certifice cheltuielile efectuate în cadrul Proiectului şi să asigure pista de audit suficientă pentru a permite efectuarea controlului de către autorităţile naţionale cu atribuţii de control şi audit, precum şi de către reprezentanţii Comisiei Europene, Oficiului European pentru Lupta Antifraudă, al Curţii Europene a Auditorilor şi al Curţii de Conturi a Comisiei Europene.

Rezultate aşteptate (cuantificate):

- 2 rapoarte intermediare de audit financiar realizate; - 1 raport final de audit financiar realizat.

I. Informații generale privind proiectul

Administrația Rezervației Biosferei Delta Dunării este beneficiarul unei finanțări nerambursabile din cadrul Programului Operaţional Sectorial Mediu” (POS Mediu), Axa Prioritară 4 – “Implementarea Sistemelor Adecvate de Management pentru Protecţia Naturii”, pentru Proiectul “Plan de Management Integrat pentru zona Deltei Dunării” (RBDD-PMI) s-a aprobat prin Ordinul Ministrului Mediului şi Schimbărilor Climatice nr. 1389/04.06.2013.



Proiectul se va implementa pe durata a 30 de luni, în perioada iunie 2013 – decembrie 2015, având o valoare totală de 64.577.558 lei, din care valoarea eligibilă este de 64.577.558 lei inclusiv TVA (finanțare nerambursabilă din FEDR și buget de stat.

Mecanismul de implementare şi finanţare a proiectului face obiectul Contractului de finanţare nr. 140982 / 06.06.2013, încheiat între Ministerul Mediului şi Schimbărilor Climatice, în calitate de Autoritate de Management, şi Administraţia Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării, în calitate de Beneficiar, şi avizat de Organismul Intermediar Galaţi.

Conform Contractului de finanţare, Beneficiarul se obligă să asigure implementarea Proiectului, cu maximum de profesionalism şi eficienţă, în conformitate cu cele mai bune practici în domeniul vizat, cu prevederile Cererii de Finanţare, cu prevederile contractului de finanţare şi cu respectarea legislaţiei naţionale şi comunitare aplicabile. Beneficiarul este singurul răspunzător în faţa Autorităţii de Management (AM) şi a Organismului Intermediar (OI) Galaţi pentru implementarea Proiectului şi pentru realizarea obiectivelor prevăzute în Cererea de finanţare.

Durata de implementare: 30 de luni, în perioada 06 iunie 2013 - 30 noiembrie 2015.

Valoare totală proiect: 64.577.558,21 lei/ 14.513.767,75 Euro

Valoare eligibilă proiect: 64.577.558,21 lei/ 14.513.767,75 Euro

din care

Cheltuieli eligibile fără TVA 52.157.934,04 Lei/ 11.722.464,61 Euro

TVA aferent cheltuieli eligibile 12.419.624,17 Lei/ 2.791.303,14 Euro

Contribuţia financiară Comunitară solicitată: 58.119.802,39 Lei/13.062.390,97 Euro

- Valorile în Euro vor avea la bază cursul BNR din data de 1 a lunii în care a fost depus proiectul

- Valoarea cursului Euro, conform BNR, din data de 01.07.2012, este de 1 Euro = 4,4494 lei.

Obiectivul general:

Protecția și îmbunătățirea calității mediului natural în următoarele arii naturale protejate: Rezervația Biosferei Delta Dunării, ROSPA0031 Delta Dunării şi Complexul Razim – Sinoie și ROSCI0065 Delta Dunării.

Obiectivele specifice:

Eficientizarea managementului Rezervației Biosferei Delta Dunării, al ariei de protecţie specială avifaunistică ROSPA0031 Delta Dunării şi Complexul Razim – Sinoie și al sitului de importanţă comunitară ROSCI0065 Delta Dunării prin elaborarea Planului de Management integrat pentru zona Deltei Dunării

Informarea grupurilor ţintă cu privire la măsurile de conservare din Planul de management integrat şi diseminarea rezultatelor proiectului

Activităţile proiectului:

A. Elaborarea/revizuirea planurilor, strategiilor şi a măsurilor de management ale ariilor naturale protejate şi alte activităţi conexe (activităţi preliminare măsurilor concrete de investiţii sau conservare)

Activitatea A.1. Elaborarea Planului de Management integrat pentru Rezervația Biosferei Delta Dunării, ROSPA0031 Delta Dunării şi Complexul Razim – Sinoie, respectiv ROSCI0065 Delta Dunării

A.1.1. Inventarierea şi cartarea distribuției habitatelor naturale şi a speciilor pentru care au fost desemnate ariile naturale protejate: ROSPA0031 Delta Dunării şi Complexul Razim – Sinoie,



ROSCI0065 Delta Dunării și Rezervația Biosferei Delta Dunării, precum și evaluarea stării de conservare a speciilor și habitatelor;

A.1.2. Popularea cu date geospațiale a bazei de date deținute de ARBDD;

A.1.3. Realizarea unui studiu socio-economic care să fundamenteze planul de management integrat, inclusiv evaluarea impactului antropic;

A.1.4. Stabilirea măsurilor pentru menținerea/îmbunătățirea stării de conservare favorabilă a speciilor și habitatelor din cadrul ariilor naturale protejate vizate de proiect;

A.1.5. Elaborarea metodologiilor și a planurilor pentru monitorizarea stării de conservare a habitatelor naturale și a speciilor găzduite de ariile naturale protejate vizate de proiect;

A.1.6. Elaborarea Planului de management integrat pentru zona Deltei Dunării;

A.1.7. Supunerea Planului de management integrat pentru zona Deltei Dunării Procedurii de Evaluare a Impactului asupra Mediului (SEA) şi înaintarea acestuia spre aprobare către autoritatea competentă de mediu conform legislaţiei în vigoare;

E. Activități de consultare, conștientizare și informare

Activitatea E.1. Organizarea activităţilor de informare şi consultare publică aferente procedurii de elaborare şi aprobare a măsurilor de management

E.1.1. Organizarea unui eveniment de informare şi promovare a proiectului cu prilejul Zilei Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării

E.1.2. Organizare dezbateri publice pentru elaborarea Planului de management integrat pentru zona Deltei Dunării

E.1.3. Organizare dezbateri publice pentru procedura SEA

Activitatea E.2. Informare şi publicitate referitoare la asistenţa financiară nerambursabilă

Activităţi de management al proiectului (MP)

M.P.1. Planificare, organizare, achiziţii, coordonare, monitorizare, control şi raportare a proiectului;

MP.2. Auditul proiectului.

Rezultatele aşteptate (cuantificate) ale proiectului sunt:

1. Studii privind inventarierea şi cartarea distribuției habitatelor naturale şi a speciilor pentru care au fost desemnate ariile naturale protejate: ROSPA0031 Delta Dunării şi Complexul Razim – Sinoie, ROSCI0065 Delta Dunării și Rezervația Biosferei Delta Dunării, precum și evaluarea stării de conservare a speciilor și habitatelor;

2. Realizarea unei baze de date completă și funcțională și a unui set integrat de date geospațiale realizat în conformitate cu Directiva INSPIRE;

3. Realizarea unui studiu socio-economic care să fundamenteze planul de management integrat, inclusiv evaluarea detaliată a impactului antropic asupra biodiversității ariilor naturale protejate vizate de proiect;

4. Stabilirea măsurilor pentru menținerea/îmbunătățirea stării de conservare favorabilă a speciilor și habitatelor din cadrul ariilor naturale protejate vizate de proiect;

5. Elaborarea metodologiilor și a planurilor pentru monitorizarea stării de conservare a habitatelor naturale și a speciilor găzduite de ariile naturale protejate vizate de proiect;

6. Planului de management integrat pentru zona Deltei Dunării, respectiv supunerea acestuia Procedurii de Evaluare a Impactului asupra Mediului (SEA) şi înaintarea spre aprobare către autoritatea competentă de mediu conform legislaţiei în vigoare ;

7. Informarea şi promovarea proiectului cu prilejul Zilei Rezervaţiei Biosferei Delta Dunării;



8. Dezbateri publice pentru elaborarea Planului de management integrat pentru zona Deltei Dunării;

9. Creşterea nivelului de informare şi conştientizare privind necesitatea protejării naturii şi a realizării Planului de management integrat pentru zona Deltei Dunării cu 30%

10. Informarea şi publicitatea referitoare la asistenţa financiară nerambursabilă

11. Diseminarea rezultatelor în mass media (2 conferinţe de presă, 2 anunțuri de presă)

12. 10 autocolante pentru echipamentele necesare pentru buna desfăşurare a activtăţii UIP: 4 laptop-uri, 4 sisteme de operare laptop, 4 pachete Office laptop, 1desktop, 1 sistem de operare desktop, 1 pachet Office desktop, 1 multifuncţională) Materiale de informare distribuite pe perioada derulării proiectului

13. Informaţii referitoare la proiect postate pe pagina web a ARBDD

14. Rapoarte privind progresul implementării proiectului şi atingerea obiectivelor

15. Raport de audit.

II. Scopul achiziției de audit financiar

Obiectivul contractului este verificarea de către auditor a implementării proiectului prin proceduri specifice, precum şi transmiterea către Beneficiar a raportului constatărilor factuale cu privire la procedurile agreate executate, plăţile efecutate în cadrul contractelor de achiziţii publice şi corectitudinea includerii acestora în cererile de rambursare.

Verificarea constă în examinarea de către Auditor a informaţiilor factuale privind plăţile efectuate către contractori în conformitate cu clauzele contractelor de achiziţii publice, şi includerea acestora în cererile de rambursare, conform clauzelor contractului de finanţare.

În cadrul rapoartelor întocmite, Auditorul va formula o opinie cu privire la modul de implementare a Proiectului, în conformitate cu contractului de servicii de audit financiar încheiat.

III. Cerințe obligatorii

2.1. Obiectul contractului: Obiectivul general al contractului este de a asigura servicii de audit financiar aferente proiectului “Plan de Management Integrat pentru zona Deltei Dunării”.

2.2. Scopul serviciilor supuse prezentei achiziții presupune auditarea financiară intermediară și finală a proiectului conform normelor în vigoare:

- Standardul Internaţional privind Serviciile Conexe 4400 („ISRS”) Angajamente pentru realizarea procedurilor agreate privind informaţiile financiare emis de către IFAC şi adoptat de către CAFR;

- Codul etic emis de către IFAC şi adoptat de către CAFR. Deşi ISRS 4400 prevede că independenţa nu este o cerinţă pentru angajamentele procedurilor agreate, Autoritatea de Management/Organismul Intermediar solicită ca auditorul să respecte de asemenea cerinţele de independenţă prevăzute de Codul etic.

În cadrul prezentului caiet de sarcini se detaliază cerințele serviciilor de audit extern de Autoritatea Contractantă care să desfășoare o verificare a cheltuililor și să raporteze către Beneficar îndeplinirea condițiilor Contractului de Finanțare și faptul că a fost respectată legislația națională comunitară. Cerințele impuse vor fi considerate ca fiind minimale.

Scopul contractului de servicii de audit financiar este de realizare a două Rapoarte de Audit Financiar intermediare (pentru Cererile de Rambursare din perioada de implementare a proiectului cuprinsă între lunile iunie 2013 – decembrie 2014) și a unui Raport de Audit Financiar final, care va cuprinde ultimele Cereri de Rambursare care urmează a se depune și care va include rezultatele rapoartelor intermediare.



2.3. Subiectul angajamentului

Din punct de vedere financiar, auditorul va verifica dacă cheltuielile prezentate de beneficiar în Cererile de rambursare s-au realizat în interesul proiectului și că acestea sunt corecte și eligibile.

Auditorul va verifica modul de organizare a evidențelor contabile legate de proiect, va verifica realitatea și legalitatea plăților efectuate, conformitatea documentelor cu cerințele finanțatorului, pentru a asigura eligibilitatea cheltuielilor efectuate.

2.4. Termenii și condițiile Contractului de finanțare

Auditorul financiar verifică dacă. - fondurile au fost cheltuite în conformitate cu termenii și condițiile Contractului de Finanțare; - cheltuielile solicitate la plată sunt reale, exacte și eligibile.

2.5. Planificarea, procedurile, documentația și dovezile de audit

Auditorul își va planifica activitatea astfel încât verificările să fie realizate efectiv, să respecte procedurile și va utiliza dovezile (materiale) obținute la elaborarea rapoartelor (intermediare și final).

De asemenea, auditorul va menționa în rapoartele de audit că acestea au fost întocmite cu respectarea termenilor de referință și în conformitate cu Standardul Internaţional privind Serviciile Conexe 4400 („ISRS”) Angajamente pentru realizarea procedurilor agreate privind informaţiile financiare emis de către IFAC şi adoptat de către CAFR.

2.6. Raportarea

Rapoartele privind constatările factuale trebuie să descrie scopul și procedurile agreate ale angajamentului, suficient de detaliat încât să permită Beneficiarului și Autorității de Management POS Mediu să înțeleagă natura și aria de cuprindere a auditului și opinia de audit.

În urma activităţii de auditare se vor încheia două Rapoarte de Audit Financiar intermediare şi un Raport de Audit Financiar final. Rapoartele de Audit Financiar intermediare vor cuprinde activităţile din cadrul proiectului derulate şi realizate de beneficiar şi furnizori, în perioada cuprinsă între data încheierii contractului de finanțare a proiectului, respectiv 06.06.2013 şi data de 31.12.2014. Primul Raport de Audit Financiar intermediar se va depune la 45 de zile de la încheierea contractului.

Raportul de Audit Financiar final va cuprinde toate activităţile destinate pentru realizarea proiectului "“Plan de Management Integrat pentru zona Deltei Dunării”" derulate de la data încheierii celui de al doilea Raport de Audit Financiar intermediar până la finalizarea acestuia, şi în conformitate cu contractul de finanţare.

Raportul de Audit Financiar final se va preda în termen de minim 22 luni de la semnarea contractului , dar nu mai târziu de 15.11.2015.

Activitatea de auditare va asigura parcurgerea următoarelor etape:



Nr.crt. Servicii ce urmează a fi prestate Documente cerute de la consultant

Etapa 1 – Audit financiar intermediar

1.1 Colectarea şi centralizarea de informaţii privind: - analiza nivelului de implementare a

activităților prevăzute prin Cererea de finanțare agreată și Contractul de Finanțare, până la data de 31.12.2013

Raport de Audit Financiar intermediar privind stadiul de implementare al proiectului până la data de 31.12.2013

1.2 Analiza şi identificarea stadiului actual faţă de cerinţele de implementare stabilite prin documentaţia de atribuire.

Etapa 2 – Audit financiar intermediar

2.1 Colectarea şi centralizarea de informaţii privind: - analiza nivelului de implementare a

activităților prevăzute prin Cererea de finanțare agreată și Contractul de Finanțare, până la data de 31.12.2014

Raport de Audit Financiar intermediar privind stadiul de implementare al proiectului până la data de 31.12.2014

2.2 Analiza şi identificarea stadiului actual faţă de cerinţele de implementare stabilite prin documentaţia de atribuire

Etapa 3 – Audit financiar final

3.1 Evaluarea modului cum s-au realizat cheltuielile în cadrul proiectului, astfel:

- eligibilitate, - exactitate, - legalitate.

Verificarea înregistrărilor contabile în conformitate cu prevederile Contractului de Finanţare

Raport de Audit Financiar final de verificare a cheltuielilor aferente cererii de rambursare.

3.2 Analiza respectării cerinţelor de implementare stabilite prin documentaţia de atribuire având în vedere:

- analizarea și verificarea naturii, legalității și corectitudinii cheltuielilor,

- verificarea folosirii sumelor primite, - auditul contruilor terțelor părți, - confruntarea cheltuielilor cu conturile

și cu bugetul Proiectului.

2.7. Termenul de execuție

Termenul până la care se vor desfășura activitățile de audit este determinat de durata implementării Contractului de Finanțare, iar auditarea va avea ca obiect toate activitățile desfășurate de la semnarea Contractului de Finanțare.

Serviciile aferente contractului de servicii de audit financiar sunt planificate de la semnarea contractului și până la finalizarea Contractului de finanțare (noiembrie 2015).

În cazul prelungirii contractului de finanțare, perioada aferentă prestării serviciilor de audit se va modifica corespunyător. Auditul financiar intermediar se va desfășura, după semnarea contractului



de către ambele părți, iar auditul financiar final se va desfășura în ultima lună a contractului de finanțare.

2.8. Valoarea maximală a serviciilor de audit financiar

Se vor utiliza fonduri din proiect, conform bugetului estimat de 105.000,00 lei, şi din surse proprii (25.200,00 lei - TVA) pentru implementarea activităţii.

2.9. Locația de desfășurare a auditului

Conform prevederile Cererii de Finanţare aprobate prin Contractul de Finanțare, activitatea se va desfășura la sediul Beneficiarului, unde va avea la dispoziţie toată documentaţia necesară, de la stadiul de proiect şi pâna la implementare, respectiv rezultate.

2.10. Plata serviciilor prestate

Plata către prestator se va deconta în cadrul Contractului de Servicii de Audit financiar ce se va încheia conform punctului “Obligaţiile principale ale achizitorului”, la nivelul a trei părți egale ca valoare, câte una pentru fiecare dintre etapele următoare:

‒ Etapa 1 – Audit financiar intermediar (decembrie 2013) ‒ Etapa 2 – Audit financiar intermediar (decembrie 2014) ‒ Etapa 3 – Audit financiar final (noiembrie 2015)

Prima plata se va face în 45 de zile după finalizarea și recepționarea rezultatelor primei etape a

contractului, pe bază de factura și proces verbal de recepție a prestării serviciilor.

Pentru etapa a doua plata se va face în 45 de zile după finalizarea și recepționarea rezultatelor

celei de a doua etape a contractului, pe bază de factura și proces verbal de recepție a prestării

serviciilor.

Ultima plată se va face după finalizarea și recepționarea rezultatelor ultimei etape a

contractului, pe bază de factură și proces verbal de recepție a prestării serviciilor.

Pe facturi se menționează titlul proiectului și numele / numărul contractului în baza căruia s-a

făcut achiziția bunului / serviciului / lucrării, datele de identificare ale emitentului, contul

bancar în care se face plata, care trebuie să fie aceleași cu cele din contract.

3. Specificații tehnice pentru verificarea cheltuielilor unui contract de finanțare nerambursabilă valabile pentru contractul de servicii de audit financiar

Pe durata desfăşurării procedurii de auditare, auditorul va răspunde pentru: - asigurarea cheltuielilor aferente comunicării; - asigurarea costurilor aferente multiplicării şi imprimării documentelor; - auditorul va fi în întregime răspunzator pentru acoperirea cheltuielilor de transport şi cazare

pentru experţi. Auditorul va furniza: - calendarul activităţilor proiectului (acesta va include şi resursele solicitate de activitate din

partea Consultantului şi a Beneficiarului); - modul de prestare a serviciilor; - programarea activităţilor, estimarea termenelor de livrare a rezultatelor în fiecare stadiu al

proiectului.



3.1. Responsabilităţile părţilor:

‒ Beneficiarul, în procesul de implementare a proiectului, este responsabil de efectuarea plăţilor către contractori, în conformitate cu termenii şi condiţiile contractelor de achiziţii publice din cadrul Proiectului

‒ Beneficiarul este responsabil pentru furnizarea Cererii de Rambursare a Cheltuielilor (CRC) pentru acţiunea finanţată prin contractul de finanţare şi pentru asigurarea faptului că această CRC poate fi reconciliată adecvat cu sistemul de contabilitate şi înregistrare al Beneficiarului, cu înregistrările de bază şi conturile contabile;

‒ Beneficiarul acceptă că abilitatea auditorului de a executa procedurile cerute de acest angajament depinde de Beneficiar şi de partenerii săi dacă este cazul, furnizând acces liber şi total la personalul beneficiarului, la toate informaţiile şi înregistrările pe care auditorul le consideră necesare în vederea emiterii raportului său;

‒ "Auditorul" este persoana fizică sau juridică, autorizată potrivit legislaţiei în vigoare de către Camera Auditorilor Financiari din România (CAFR) care îndeplineşte următoarele condiții:

- este membru al CAFR care este la rândul său membru al Federaţiei Internaţionale a Contabililor (IFAC).

- respectă prevederile art.79 din HG 983/2004 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a Camerei Auditorilor Financiari din România şi ale art. 9 din OUG 75/1999, privind activitatea de audit financiar, republicată, referitoare la independenţa auditorului şi incompatibilităţi

‒ Auditorul este responsabil pentru auditarea procedurilor şi a plăţilor efectuate în cadrul proiectului şi de emiterea către Beneficiar, a unui Raport privind Constatările Factuale (RCF);

‒ Auditorul va îndeplini acest angajament atât în conformitate cu aceste cerinţe ale Caietului de sarcini, cât şi cu: - Standardul Internaţional privind Serviciile Conexe 4400 („ISRS”) Angajamente pentru

realizarea procedurilor agreate privind informaţiile financiare emis de către IFAC şi adoptat de către CAFR;

- Codul etic emis de către IFAC şi adoptat de către CAFR. Deşi ISRS 4400 prevede că independenţa nu este o cerinţă pentru angajamentele procedurilor agreate, Autoritatea de Management/Organismul Intermediar solicită ca auditorul să respecte de asemenea cerinţele de independenţă prevăzute de Codul etic.

‒ Auditorul verifică faptul că finanţarea nerambursabilă acordată a fost cheltuită în conformitate cu termenii şi condiţiile contractului de finanţare;

‒ Auditorul va verifica dacă bugetul din CRC corespunde cu bugetul contractului de finanţare (autenticitatea şi autorizarea bugetului iniţial) şi dacă cheltuielile efectuate au fost prevăzute în bugetul contractului de finanţare;

‒ Auditorul financiar trebuie să-şi planifice activitatea astfel încât să poată realiza o verificare eficientă a cheltuielilor. În acest scop, auditorul realizează procedurile specificate în prezenta documentaţie şi utilizează probele obţinute din aceste proceduri ca bază pentru raportul constatărilor factuale. Auditorul trebuie să utilizeze documente care sunt importante în furnizarea probelor pentru sprijinirea Raportului privind Constatările Factuale (RCF) şi probe care să ateste că lucrarea a fost realizată în conformitate cu ISRS 4400 şi aceste ST. RCF trebuie să descrie scopul şi procedurile agreate ale acestui angajament în detalii suficiente astfel încât să permită Beneficiarului şi Autorităţii de Management/Organismului Intermediar să înteleagă natura şi măsura procedurilor realizate de către auditor.



3.2. Proceduri realizate de către Auditor

Auditorul elaborează şi îndeplineşte programul de lucru privind verificarea în conformitate cu obiectivul şi scopul acestui angajament. Pe parcursul realizării acestor proceduri, auditorul poate aplica tehnici precum ancheta şi analiza, (re)calcularea, comparaţia, alte verificări de precizie, observaţii, inspectarea înregistrărilor şi a documentelor, inspectarea activelor şi obţinerea confirmărilor.

Auditorul financiar obţine probe adecvate şi suficiente din aceste proceduri pentru a putea elabora un raport al constatărilor factuale. În acest scop, auditorul poate utiliza orientarea furnizată de Standardul Internaţional de Audit 500 “Probe de audit” şi în special paragrafele care fac referire la “probe de audit adecvate şi suficiente”. Auditorul exercită o judecată profesională cu privire la ce înseamnă probe adecvate şi suficiente dacă se consideră că orientarea furnizată de ISA 500, termenii şi condiţiile contractului de finanţare şi specificaţiile tehnice cupruinse în Documentaţia de atribuire pentru acest angajament nu sunt suficiente.

Auditorul va verifica eligibilitatea fiecărei cheltuieli pentru o tranzacţie sau acţiune selectata, conform criteriului de eligibilitate prezentat mai jos.

Auditorul va verifica dacă costul pentru o tranzacţie sau acţiune selectată a fost realizat şi dacă a fost asumat de către Beneficiar. În acest scop, Auditorul va examina documentele justificative (ex: contracte, facturi) cât şi dovada plăţii. De asemenea, Auditorul va verifica dovada recepţiei bunurilor livrate, serviciilor prestate, a lucrărilor executate, precum şi existenţa activelor, după caz.

Auditorul va verifica dacă, costul pentru o tranzacţie sau acţiune selectată a fost realizat de Beneficiar pe perioada de implementare a proiectului.

Auditorul va verifica dacă, costul pentru o tranzacţie sau acţiune selectată este prezentat în Buget.

Auditorul va verifica dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost înregistrate corespunzător în sistemul contabil al Beneficiarului, în conformitate cu standardele contabile din România, cu contabilitatea de gestiune a Beneficiarului şi cu clauzele Contractului de finanţare.

Lista indicativă a tipurilor şi naturii probelor pe care auditorul le poate găsi adesea la verificarea cheltuielilor include: ‒ Înregistrări contabile (în format electronic sau manual) din sistemul contabil al Beneficiarului,

precum Registrul jurnal, subcapitole ale acesteia şi registrele activelor fixe şi alte informaţii contabile relevante;

‒ Dovada procedurilor de achiziţie precum documentaţiile licitaţiilor, ofertele pentru licitaţii şi rapoartele de evaluare;

‒ Dovada angajamentelor precum contracte şi formulare de comandă; ‒ Dovada prestării serviciilor precum rapoarte aprobate, dovada participării la seminarii,

conferinţe (incluzând documentaţia relevantă şi materialele obţinute, certificatele) etc; ‒ Dovada primirii bunurilor precum documente de recepţie din partea furnizorilor; ‒ Dovada finalizării lucrărilor precum si procesele verbale de finalizare, facturi şi chitanţe; ‒ Dovada plăţii precum extrase bancare, înştiinţări de plată, dovada plăţii din partea

subcontractorilor; ‒ Dovezi de achiziţie precum facturi, chitanţe, bonuri fiscale;

Auditorul va examina natura cheltuielii pentru o tranzacţie sau acţiune selectată şi va verifica dacă aceasta a fost clasificată corespunzător în CR.

De asemenea, având în vedere că parte din contractul de finanţare se implementează prin contracte de servicii, auditorul va verifica eligibilitatea cheltuielilor cu termenele şi condiţiile contractului de servicii.



Auditorul verifică dacă CRC este conformă cu condiţiile contractului de finanţare:

i. Auditorul verifică dacă evidențele contabile ale Beneficiarului sunt în conformitate cu regulile pentru păstrarea înregistrărilor şi cu regulile contabile din contractul de finanţare.

Scopul este de:

‒ a evalua dacă o verificare eficientă şi efectivă a cheltuielilor este fezabilă; şi ‒ a raporta excepţii importante şi puncte slabe cu privire la contabilitate, păstrarea înregistrărilor,

cerinţele documentaţiei, astfel încât Beneficiarul să poată întreprinde măsuri ulterioare pentru corectarea şi îmbunătăţirea acestora pe perioada de implementare rămasă a acţiunii.

ii. Auditorul verifică dacă informaţiile din CRC se reconciliază cu sistemul de contabilitate şi înregistrările Beneficiarului (ex: balanţa de verificare, înregistrări din conturile analitice şi sintetice).

iii. Auditorul verifică dacă au fost aplicate rate de schimb corecte pentru conversiile monedei, unde este cazul şi în conformitate cu legislatia nationala aplicabilă.

A. Conformitatea cheltuielilor cu bugetul şi revizuire analitică

i. Auditorul realizează o revizuire analitică a rubricilor cheltuielilor din CRC şi:

‒ verifică dacă bugetul din CRC corespunde cu bugetul contractului de finanţare (autenticitatea şi autorizarea bugetului iniţial) şi dacă cheltuielile realizate au fost prevăzute în bugetul contractului de finanţare.

‒ verfică dacă suma totală solicitată la plată de Beneficiar nu depăşeşte finanţarea nerambursabilă maximă prevăzută în Contractul de finanţare, precum şi sumele totale prevăzute pe categorii de cheltuieli.

‒ verifică dacă orice amendament la bugetul contractului de finanţare este în conformitate cu condiţiile pentru astfel de amendamente (inclusiv dacă se aplică necesitatea unui addendum la contractul de finanţare).

B. Verificarea cheltuielilor

ii. Auditorul verifică cheltuielile şi prezintă în RCF toate excepţiile care rezultă din această verificare. Excepţiile verificării sunt toate abaterile de la reglementări descoperite pe parcursul realizării procedurilor de audit. În toate cazurile auditorul evaluează impactul financiar (estimat) al excepţiilor în termeni de cheltuieli neeligibile. De exemplu: dacă auditorul descoperă o excepţie cu privire la regulile achiziţiilor, atunci evaluează în ce măsură această excepţie a condus la cheltuieli neeligibile. Auditorul prezintă toate excepţiile găsite, inclusiv pe acelea cărora nu le poate măsura impactul financiar. Auditorul va verifica toate categoriile şi tipurile de tranzacţii care generează cheltuielile declarate în CRC prin testarea criteriilor prevăzute mai jos.

iii. Auditorul financiar verifică eligibilitatea costurilor directe cu termenele şi condiţiile contractului de finanţare.

Acesta verifică dacă aceste costuri:

‒ sunt necesare pentru desfăşurarea acţiunii. În acest sens, auditorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost asumate pentru scopul propus al acţiunii şi dacă au fost necesare pentru activităţile şi obiectivele acţiunii. Auditorul verifică mai departe dacă costurile directe sunt cuprinse în bugetul contractului şi dacă sunt în conformitate cu principiile managementului financiar riguros, în special cu privire la cost-eficienţă şi cea mai bună utilizare a banilor;

‒ au fost asumate de Beneficiar sau de partenerii lui pe perioada de implementare a acţiunii; ‒ sunt înregistrate în conturile Beneficiarului şi sunt identificabile, verificabile şi dovedite cu

originalele evidenţelor suport.

iv. Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost înregistrate corespunzător în sistemul contabil al Beneficiarului şi în CRC şi dacă sunt sprijinite de



evidenţe adecvate şi documente suport justificative. Aceasta include o evaluare adecvată şi utilizarea unor rate de schimb corecte, atunci când este cazul.

v. Auditorul verifică dacă cheltuielile pentru o tranzacţie sau acţiune au fost corecte pe categorii în CRC.

vi. Auditorul caută în mod profesional să obţină probe adecvate şi suficiente privind verificarea cheltuielilor efectuate şi – dacă este cazul – şi pentru existenţa activelor. Auditorul verifică realitatea şi oportunitatea cheltuielilor pentru o tranzacţie sau acţiune prin examinarea dovezilor lucrărilor efectuate, bunurilor livrate sau serviciilor prestate într-un cadru de timp (de precizat perioada de implementare, pentru care se solicită rambursarea), la o calitate acceptabilă şi agreată şi la preţuri sau costuri rezonabile.

vii. Regulile de achiziţie publică aplicabile tuturor contracteleor de finanţare sunt cele naţionale.

Auditorul financiar examinează ce reguli de achiziţii publice se aplică pentru fiecare categorie de cheltuieli, tipuri de cheltuieli. Auditorul verifică dacă Beneficiarul este în conformitate cu astfel de reguli şi dacă cheltuielile în cauză sunt eligibile. Când auditorul descoperă aspecte de neconformitate cu regulile de achiziţii publice, prezinta în RCF natura şi impactul lor financiar în termeni de cheltuieli neeligibile.

In exercitarea activităţii de specifice, auditorul va îndeplini cerinţele cu privire la:

a. Dovezile verificării

În executarea procedurilor specifice, auditorul poate aplica tehnici precum interogatoriul și analiza, (re)calcularea, compararea, alte verificări asupra exactităţii, observarea, inspecţia înregistrărilor şi documentelor, a activelor și obţinerea de confirmări.

Auditorul obţine din executarea acestor proceduri dovezi ale verificării sale, pe baza cărora va întocmi raportul constatărilor factuale. Dovezile verificării constau în toate informaţiile utilizate de auditor pe baza cărora a ajuns la constatările factuale şi înregistrările contabile care stau la baza CR, cât şi alte informaţii (financiare şi non-financiare).

Cerinţele ce stau la baza dovezilor verificării sunt:

‒ Cheltuiala trebuie sa fie identificabilă, verificabilă şi inregistrată în evidenţele contabile ale Beneficiarului;

‒ Cheltuiala trebuie să poată fi identificată cu uşurinţă, verificată şi urmărită în sistemul contabil al beneficiarului;

‒ Beneficiarul va permite auditorului extern sa efectueze verificari ce au la baza documente justificative pentru conturi, documente contabile și orice alt document relevant în finanțarea proiectului. Beneficiarul oferă acces la toate documentele și la baza de date ce priveste managementul tehnic și financiar al proiectului.

In plus, dovezile:

‒ Trebuie să fie disponibile în format documentat, fie pe hârtie, electronic sau altă formă (ex. un raport scris al întâlnirii oferă mai multă siguranță decât o prezentare orală a subiectelor dezbătute);

‒ Trebuie să fie disponibile mai degrabă sub formă de documente originale în detrimentul copiilor sau reproduceri ale acestora;

‒ Preferabil să fie obținute de la surse independente din afara entității (un contract sau o factură originală a furnizorului este mai de încredere decât o notă de recepție aprobată intern);

‒ Generate intern sunt mult mai de încredere dacă au făcut obiectul controlului și aprobării; ‒ Obținute direct de auditor (ex inspecția activelor) sunt mult mai de încredere decât dovezile

obținute indirect (ex interogatoriu cu privire la active); ‒ Dacă criteriile ce stau la baza dovezilor verificării prezentate mai sus sunt considerate de către

auditor ca fiind insuficiente, acesta ar trebui să menționeze acest lucru în raportul constatărilor factuale.



b) Înţelegerea suficientă a termenilor şi condiţiilor contractului de finanțare

Auditorul obţine o înţelegere suficientă a termenilor şi condiţiilor contractului de finanțare și acordă o atenție sporită anexei I, care conține descrierea proiectului, anexei II – Măsuri de monitorizare și control și anexei IV, care furnizează regulile financiare ale contractului de finanțare.

Neconformitatea cu aceste reguli duce la clasarea cheltuielilor ca fiind ne-elegibile din punctul de vedere al finanțării de către POS Mediu

Dacă auditorul constată ca termenii și condițiile ce fac obiectul verificării nu sunt suficient de clar prezentați ar trebui să ceară clarificări din partea beneficiarului.

c) Selectarea cheltuielilor pentru verificare

Cheltuielile solicitate de Beneficiar în CRC sunt prezentate în Anexa 1.4 a contractului de finanțare.

Categoriile de cheltuieli pot fi defalcate în tipuri de cheltuieli individuale. Forma şi natura documentelor suport (de ex o plată, un contract, o factură etc) şi modul în care cheltuială este înregistrată (adică registrul jurnal) variază în funcţie de tipul şi natura cheltuielilor, şi a tranzacţiilor care le-a generat. In toate cazurile tipurile de cheltuieli reflectă valoarea contabilă (sau financiară) a tranzacţiilor care le-au generat, indiferent de tipul şi natura acestora.

Auditorul va verifica toate cheltuielile incluse în CRC.

3.3. Proceduri de verificare a cheltuielior selectate

Auditorul verifica cheltuielile selectate prin executarea procedurilor corespunzătoare și raportează toate constatările factuale și excepțiile rezultate în urma acestor proceduri. Excepțiile cu privire la verificarea cheltuielilor reprezintă toate devierile de la verificare găsite pe parcursul executării procedurilor.

Auditorul cuantifică valoarea excepțiilor găsite și evaluează impactul financiar potențial al acestora asupra contribuției POS Mediu, dacă Autoritatea de Management declară cheltuielile respective ca ne-eligibile (unde este cazul, trebuie luat în considerare procentul de finanțare al POS Mediu). Auditorul prezintă toate excepţiile găsite, inclusiv pe cele pe care nu le poate cuantifica și nu le poate măsura impactul financiar potențial asupra finanțării POS Mediu.

Auditorul verificăa dacă garanțiile și asigurările sunt în conformitate cu clauzele contractuale ex: riscurile acoperite, suma asigurată/garantată, forma garanției-unde este cazul, altele.

Auditorul verifică onorariile și cheltuielile și raportează toate constatările factuale și excepțiile rezultate în urma acestor proceduri. Excepțiile cu privire la verificarea cheltuielilor reprezintă toate devierile de la verificare găsite.

Manager de proiect, Viorica BÎSCĂ Întocmit, Asistent Relații Publice, Comunicare Responsabil Financiar Silvia TARARA Didina MĂNUŢĂ

proiect co-finanţat din fondul european de dezvoltare ... de sarcini_audit financiar_2013.pdf ·...

Documents