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PRINAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Código: FO-GDO-XX

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Sede Principal Calle 38 A Sur No. 43 – 67 Envigado, Teléfonos 339 40 47 – 339 40 48 Fax 339 40 53

Centro de Orientación y Atención a Víctimas del Conflicto Armado Interno Carrera 43 No. 38 A Sur 23 Envigado, Teléfono: 270 39 16

[email protected] www.personeriaenvigado.gov.co

PINAR

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PERSONERIA MUNICIPAL DE

ENVIGADO

OCTUBRE DE 2017


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CONTENIDO

1. INTRODUCCION ................................................................................................................... 3 1. CONTEXTO ESTRATEGICO DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ENVIGADO ............... 3

MISIÓN INSTITUCIONAL. ......................................................................................................... 3

VISIÓN 2016-2020 .................................................................................................................... 3

POLÍTICA DE DIRECCIÓN DE LA ENTIDAD ........................................................................... 3

COMPROMISO ÉTICO ARCHIVO ............................................................................................ 4

2. MARCO NORMATIVO. .......................................................................................................... 5 3. OBJETIVO ............................................................................................................................. 6 4. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL. ........................................................................ 7 5. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO ... 8 6. IDENTIFICACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS............................................................ 20 7. RESULTADO CRITERIOS DE EVALUACIÓN ASPECTOS CRÍTICOS: ............................. 22

8. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA ................................................................ 25 9. FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL PLAN DE ARCHIVO ...................................... 26

10. PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS .......................................................................... 28 11. MAPA DE RUTA DEL PLAN DE ARCHIVO ..................................................................... 39

12. LISTA DE CHEQUEO O INSTRUMENTO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE ARCHIVO............................................................................................................................... 40


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1. INTRODUCCION

El Plan Institucional de Archivos Pinar de la Personería de Envigado, se diseñó como un instrumento archivístico para la planeación y ejecución de las funciones archivísticas exigidas por Ley e implementadas para la articulación y buen desempeño de los procesos documentales, misionales y trasversales de la entidad. Este instrumento se encuentra enunciado en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012, expedido por el gobierno nacional, generado para la planeación de la función archivística, el cual se encuentra articulado con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por las entidades.

Su importancia radica en que soporta la planeación estratégica en los aspectos archivísticos de orden normativo, administrativo, económico, técnico y tecnológico; toda vez que los archivos contribuyen tanto a la eficiencia y eficacia del estado en el servicio del ciudadano, como promoción activa del acceso a la información pública; y por lo mismo, las entidades deben asegurarse de que existan procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de los mismos.

1. CONTEXTO ESTRATEGICO DE LA PERSONERIA MUNICIPAL DE ENVIGADO

MISIÓN INSTITUCIONAL. La Personería de Envigado es una entidad del Ministerio Público, encargada de la guarda y promoción de los Derechos Humanos, la protección del interés público, la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas. Así como la articulación, coordinación, cooperación y apoyo con otras entidades para el cumplimiento de las funciones legales y constitucionales en garantía de la dignidad humana. VISIÓN 2016-2020 La Personería de Envigado en el año 2020, espera ser reconocida por sus altos índices de satisfacción en la comunidad Envigadeña y demás partes interesadas con las que se relaciona, siendo un referente por su gestión nacional e internacional para la promoción y defensa de los derechos humanos. POLÍTICA DE DIRECCIÓN DE LA ENTIDAD La Personera y su equipo directivo siempre administraran la entidad bajo los conceptos de función pública, coordinaran y colaboraran con los demás entes públicos y responderán efectivamente a las necesidades de la comunidad y demás partes interesadas; para ello se comprometen a:


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Establecer las políticas necesarias para cumplir los fines y el desarrollo de su talento

humano.

Asegurar que las políticas trazadas se cumplan.

Ejecutar eficientemente su plan de acción.

Cumplir las disposiciones legales y constitucionales.

COMPROMISO ÉTICO ARCHIVO Los funcionarios de la entidad se comprometen a seguir y aplicar los principios y valores éticos de la Personeria Municipal, así como sus compromisos generales y los dispuestos por la ley para el ejercicio profesional de la archivística.


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2. MARCO NORMATIVO.

Ley 594 de 2000, por medio de la cual se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado: Artículo 21, Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 1437 de 2011: Capítulo IV “…autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos…”

Ley 1564 de 2012: “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes” (Artículo 103)

Ley 1712 de 2014: “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.(Artículos 24,25 y 26)

Decreto 2609 de 2012 - Presidente de la República de Colombia: “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado". (Artículo 8)

Decreto 2482 de 2012 – Presidente de la República de Colombia: “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”.

Decreto 1081 de 2015- Presidente de la República: "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República"

Manual Pinar- Archivo General de la Nación “Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR”


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3. OBJETIVO

La Personería de Envigado se compromete a velar por el cumplimiento de las acciones de mejoramiento para la gestión de la documentación dentro de la entidad, para así logar minimizar los riesgos de los aspectos críticos y los ejes articuladores identificados, para alcanzar así los siguientes objetivos dentro del PINAR:

Capacitar continuamente a los funcionarios de la entidad y temas de la gestión

documental y las políticas de cero papel.

Diseñar instrumentos de seguridad de la información tanto físico como en medio

electrónico de la entidad.

Iniciar el proceso de digitalización de los expedientes de archivo identificando las series,

subseries y unidades documentales establecías en la Tabla de Retención Documental

de la Personería.

Levantamiento de inventarios del Fondo Acumulado para la realización y adopción de las

Tablas de Valoración Documental.

Normalizar el proceso de correspondencia tanto en la sede principal como en la

secundaria.

Mantener organizados los archivos de gestión de acuerdo a las Tablas de Retención

Documental de la entidad.

Actualizar el Programa de Gestión Documental de la Entidad.

Realizar el Programa de Gestión de Documentos Electrónicos.

Adecuar un espacio para la custodia de la documentación producida por la Personeria

tanto para su Archivo Central como Archivo Histórico.

Implementación del Sistema Integrado de Conservación.

Aplicación de hoja de control a los expedientes de archivo de gestión y central.

Sistematización de los inventarios documentales, cumpliendo con el Formato Único de

Inventario Documental y descripción de expedientes Hoja de Control.


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4. EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL.

La Personería municipal de Envigado, en el año 2012 por medio del Consejo Departamental de Archivo aprobó sus tablas de retención documental. Una vez aprobadas no fueron adoptadas por la entidad por la carencia de personal para ejecutarlas; debido a esto en el año 2014 se realizó la actualización de las tablas de retención documental, las cuales fueron aprobadas por el comité interno de archivo y adoptadas para la documentación producida desde el año 2012.

A la fecha se aplican tablas de retención documental en sus archivos de gestión y central.

Se tiene un inventario documental correspondientes al fondo acumulado que se encuentra en custodia del archivo de la Alcaldía de Envigado, que comprende expedientes desde el año 2011.

Se están terminando de levantar los inventarios del fondo acumulado que actualmente se encuentra en custodia del archivo central de la Alcaldía para proceder a realizar las tablas de valoración documental de la Personeria de Envigado.


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5. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS PERSONERÍA MUNICIPAL DE ENVIGADO

Nombre de la entidad Personeria Municipal de Envigado

Nit 890.907.106-5

Ciudad / municipio Envigado

Carácter de la entidad Pública X Privada

Privada con funciones públicas

Sector - orden Municipal

Dirección Calle 38 A Sur No 43-67, Barrio Guanteros

Teléfono 3394048- 3394047

Página web www.personeriaenvigado.gov.co

Correo electrónico institucional [email protected]

Entidad y Financiación documental Si No Parcial OBSERVACIONES

¿Tiene la Entidad el Organigrama por dependencias actualizado? X

Para ser aprobado en comité de archivo 26 de Mayo de 2017

Indique el número de oficinas productoras de la Entidad 9 oficinas productoras

¿Tiene la Entidad un manual de funciones actualizado? X

Resolución 139, 28 de septiembre de 2016.

¿La Entidad cuenta con el Mapa de Procesos actualizado? X

¿Ha desarrollado la Entidad un Nomograma de acuerdo a su contexto legal? X

¿La entidad ha sufrido reestructuraciones, cuántas y cuándo fue la última? X

Resolución 139, 28 de septiembre de 2016.

¿Existen actos administrativos u otras normas que indiquen la creación de las oficinas productoras con la respectiva asignación de funciones?

Acuerdo concejo 04ª-1972 Resoluciones 52-2005, 08-2008, 76-2010, 83-2010, 60-2012, 61-2012, 029-2013, 068-2014, 139-2016

Indique el Acto Administrativo de creación de la Entidad Acuerdo Concejo 04ª-1972


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¿Se ha designado a un funcionario y/o oficina productora que cumpla la función archivística de la Entidad? Indique acto administrativo

Ver acuerdo N° 119 de junio 11 de 2011del Concejo Municipal de Envigado y la resolución de nombramiento.

¿Cuál fue el presupuesto designado a las funciones de archivo durante la vigencia?

¿Cuánto presupuesto ha sido asignado como gastos de funcionamiento del archivo? Describa en qué se ha invertido.

¿En vigencias anteriores se han contratado o ejecutado proyectos para el funcionamiento del archivo o en sistemas de información? X

¿Ha sido suficiente el presupuesto asignado al área de archivo durante la vigencia para cumplir con el PINAR o el PGD? Explique

Archivo de Gestión Si No Parcial OBSERVACIONES

¿Los funcionarios encargados de los archivos han sido capacitados en programas o áreas de su labor? Indique con qué frecuencia X

Esta vigencia no se han realizado capacitaciones

¿Ha implementado la Entidad la elaboración de los inventarios documentales FUD en los archivos de gestión? X

Se está implementando en los archivos de gestión de contratistas y vinculados

¿Se realiza y mantiene actualizado el inventario de los expedientes en los archivos de gestión? X

Estamos en procesos con los contratistas y vinculados

¿Los expedientes son identificados de acuerdo al sistema de descripción adoptado por la Entidad? X

¿Las carpetas reflejan las series y subseries documentales correspondientes a la oficina productora a la que pertenecen? X

¿Se ha implementado la Hoja de Control de documentos al interior del expediente? Indique cuales subseries

X

Contratación, historias laborales, mecanismos de protección de los derechos fundamentales, comunicados oficiales


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¿Se han perdido parcial o totalmente uno más expedientes en la Entidad? Indique el procedimiento seguido X

¿Las Historias Laborales son organizadas de acuerdo a lo dispuesto en la Circular 04 de 2003? X

Son administradas por talento humano de la alcaldía de Envigado

¿En los archivos de gestión se utilizan unidades como AZ o carpetas argolladas?

X

Se está iniciando el proceso de retiro de las AZ por cubiertas legajadoras de archivo

¿Se hace un seguimiento a las solicitudes pendientes?

X

Cada abogado al cual son asignadas es el responsable de gestionar su tramite

¿Se realiza fumigación para el control de ácaros en los archivos de gestión y central? X

Archivo de Central Si No Parcial OBSERVACIONES

¿La Entidad ha conformado el Archivo Central Institucional? X Resolución 069-2010

¿La Entidad ha elaborado las Tablas de Retención Documental? X

¿Las Tablas de Retención Documental fueron aprobadas por la instancia competente? Indique acto administrativo

X

Comité interno de archivo, resolución 135-2012 Consejo municipal de archivo, Acuerdo 002-2012

¿Las Tablas de Retención Documental fueron convalidadas por la instancia competente? Indique acto administrativo X

Después del comité del 26/05/2017, se inicia el proceso de convalidación

¿Las Tablas de Retención Documental fueron implementadas por la instancia competente? Indique acto administrativo X

Resolución 135-2012

¿Tienen establecido cronograma de trasferencias documentales? X

¿Los servidores públicos reciben o entregan los documentos o archivos inventariados? X

¿La Entidad ha elaborado el Cuadro de Clasificación Documental X


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¿Los funcionarios encargados de los archivos han sido capacitados en programas o áreas de su labor?

X

Para los archivos de gestión se capacitan con la técnica operativa, y la funcionaria de archivo no ha recibido capacitación

¿Las carpetas reflejan las series y subseries documentales correspondientes a la oficina productora? X

¿Están rotuladas las unidades de almacenamiento de acuerdo con las TRD? X

¿Los expedientes son identificados de acuerdo al sistema de descripción adoptado por la Entidad? X

¿Se ha elaborado algún instructivo para la aplicación de las TRD?

X

El instructivos esta para ser aprobado en el comité de archivo 26/05/2017

¿Han sido actualizadas las Tablas de Retención Documental? Indique el motivo y la fecha

X

Septiembre 4-2014, abril 15 de 2015, abril 27 de 2016, se tiene programado comité de actualización 26/05/2017

¿Las Tablas de Retención Documental fueron publicadas en la página web de la Entidad? X

¿El material gráfico (dibujos, croquis, mapas, planos, fotografías, ilustraciones, prensa, entre otros) es extraído y se deja en su lugar un testigo? X

Permanecen como parte de la unidad documental, se hace la observación de dicho material en el FUID

¿El material gráfico es almacenado en la sección del archivo dispuesta para conservar distintos formatos? X

¿Se realiza préstamo de documentos para trámites internos? X

¿Las dependencias realizan registro de los préstamos y solicitan su devolución? X

Se diligencia el formato registro de préstamos

¿Se ha implementado la Hoja de Control de documentos al interior del expediente? X

¿La Entidad ha adoptado el Formato Único de Inventario Documental? X


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¿Se han perdido parcial o totalmente uno más expedientes en la Entidad? X

¿Existe algún sistema de control de préstamo de documentos? X

¿Existe alguna restricción para el préstamo de documentos?

X

Se diligencia el formato registro de préstamos, y de acuerdo a los criterios de la TRD

¿Han identificado deterioros físicos, químicos o biológicos en la documentación? X

¿Tiene la estantería un sistema de identificación visual? X

¿La documentación se encuentra organizada? X

Cronológica, numérica y por asuntos

¿Cantidad de unidades de conservación? X

1 estante rodante con 4 cuerpos, y 4 entrepaños

¿en qué soporte documental la documentación se encuentra X Físico y digital

¿Se realiza fumigación para el control de ácaros en los archivos de gestión y central? X

¿Se han realizado las transferencias primarias? X

¿Las cajas usadas para la transferencia primaria se encuentran identificadas? X

¿Tiene la entidad documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística (Fondos Acumulados)?

X

Se encuentran en custodia de la Alcaldía de Envigado, en espera de su entrega para iniciar proceso de TVD

¿La entidad cuenta con planos? X

¿Cómo es su almacenamiento? N/A

¿Cuenta con archivo en medios magnéticos? X

¿Cuáles el proceso de almacenamiento y custodia? N/A

¿La Entidad cuenta con un servidor para el almacenamiento de los documentos electrónicos? X

Pero ya no se cuenta con espacio suficiente para el almacenamiento

¿La Documentación que se encuentra en otro deposito? X Una parte del fondo acumulado


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En qué lugar institución se encuentra ubicada

Archivo central de la alcaldía de envigado

Motivo por el cual se halla dividida X

En anteriores administraciones, prestaban el servicio de custodia de la documentación

Indique las fechas extremas de la documentación X

Para TRD 2012-2016 Para TVD al 2011

Archivo Histórico Si No Parcial OBSERVACIONES

¿La Entidad ha creado el Archivo Histórico? X

¿La Entidad ha elaborado las Tablas de Valoración Documental? X

¿Las Tablas de Valoración Documental fueron aprobadas por la instancia competente? Indique acto administrativo N/A

¿Las Tablas de Valoración Documental fueron convalidadas por la instancia competente? Indique acto administrativo N/A

¿Las Tablas de Valoración Documental fueron implementadas por la instancia competente? Indique acto administrativo N/A

Archivo de Derechos Humanos Si No Parcial OBSERVACIONES

¿Tiene la Entidad funciones relacionadas con la garantía, protección y salvaguardia de los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario? X

¿Conoce instituciones privadas, ONG u otras, que trabajan con las víctimas? De ser afirmativo, indique cuáles?

X

Unidad de atención a víctimas del conflicto armado interno, Procuraduría General de la Nación, Alcaldía de Envigado, Fiscalía

¿Existen restricciones de acceso o consulta de los documentos de derechos humanos? Quienes pueden acceder a ellos?

X

Los funcionarios de la Personería, el implicado en el proceso, y las entidades de vigilancia y control

¿Estos archivos se encuentran debidamente identificados en la TRD? X


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¿Estos archivos se encuentran debidamente identificados en la TVD? N/A

¿Cuál es la disposición final de estos archivos de derechos humanos? X

Digitalización / conservación permanente

¿Existen bases de datos con información de estos archivos? X Registros FUV, BPMS

Unidad de Correspondencia Si No Parcial OBSERVACIONES

¿La Unidad de Correspondencia cuenta con el personal suficiente y capacitado para recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial? X

Es necesario actualizar y capacitar en radicación y manejo de correspondencia

¿La Entidad ha creado o conformado la Unidad de Correspondencia? Indique acto administrativo X

Para ser aprobado en comité de archivo 26/05/2017

¿Tiene publicado en lugar visible el horario de atención de la ventanilla de correspondencia? X

¿La Entidad lleva Consecutivo de Comunicaciones Oficiales? Como se realiza

X

La técnica operativa lleva el control de los consecutivos y custodia los folios en el expediente correspondiente

¿La Entidad ha adoptado una política respecto las firmas responsables? X

¿Describa el procedimiento de radicación de documentos

X

Recibida: se verifica que sea para la Personeria, se radica e indexa en el BPMS, digitaliza, se remite al competente o a la personera para que direccione, y se entrega en la planilla de correspondencia Enviada: se revisan firmas y que cumpla con los requisitos de salida, se radica e indexa en BPMS, se remite al competente vía correo o personalmente, se digitaliza con el recibido y se entrega firmando la planilla de correspondencia


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¿Describa el procedimiento para la numeración de actos administrativos e indique la dependencia responsable.

X

La técnica operativa es la responsable de la numeración de las resoluciones, se solicita telefónicamente, se diligencia la hoja de control, en orden numérico y cronológico, se recibe la resolución una vez firmada

¿Se han desarrollado e implementado planillas, formatos o controles para certificar la recepción de los documentos a nivel interno? X

Se tiene implementada las planillas de control de correspondencia enviada y recibida

¿Dispone la entidad de servicios de alerta para hacer el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas? X

Se tiene un control bajo el programa BPMS

Al numerar los actos administrativos, ¿los documentos ya están firmados por el funcionario competente? X

Prevención de desastres Si No Parcial OBSERVACIONES

¿Existe un plan de prevención de desastres para el archivo?

X

Se tiene para ser aprobado en el comité de archivo 26/05/2017

¿El archivo posee detector de incendios? X

¿Existe en el área de archivo extintor? Identifique cuantos y que tipo X 1, tipo solfaflam 123

¿Sabe qué hacer con la documentación en caso de desastre?

X

Se tiene para ser aprobado en el comité de archivo 26/05/2017

Depósitos, almacenamiento y limpieza Si No Parcial OBSERVACIONES

Indique el número total de depósitos de archivo X 2

¿Qué nivel ocupa el archivo dentro del edificio? X Piso 1

¿El terreno se presenta sin riesgos de Humedad subterránea o problemas de inundación y ofrece estabilidad? X

Actualmente presenta una humedad, la cual ya fue notificada


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¿El terreno se encuentra situado lejos de industrias contaminantes o que presenten riesgos de un posible peligro por atentados u objetivos bélicos? X

Está ubicada sobre una via principal expuesta a contaminantes y riesgo publico

¿El espacio ofrece suficiente espacio para albergar la documentación acumulada y su natural incremento? X

Ya no se cuenta con espacio suficiente para la conservación, lo cual ya fue notificado

¿Los pisos, muros, techos y puertas están construidos con materiales resistentes? X

¿Las pinturas empleadas presentan propiedades ignífugas? X

¿La resistencia de las placas es igual o mayor a 1200 Kg/m2? X

¿El depósito fue diseñado y dimensionado teniendo en cuenta la manipulación, transporte y seguridad de los documentos? X

¿Los depósitos cuentan con sistemas de regulación de Temperatura, ventilación: Iluminación y filtrado de aire? Indique X

Se solicitaran en el comité de archivo

¿Se realiza Medición de condiciones ambientales, humedad relativa, temperatura e iluminación? X

¿Las áreas destinadas a custodia cuentan con elementos de control y aislamiento? X

¿Las zonas técnicas o de trabajo archivístico, consulta, limpieza, entre otras actividades se encuentran fuera del área de almacenamiento? X

¿La estantería está diseñada para almacenar las unidades de conservación usadas por la Entidad? X

¿La estantería está elaborada en láminas metálicas, tratadas con tratamiento anticorrosivo y pintura horneada? X

¿Las bandejas soportan al menos 100 Kg? X


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¿Se encuentran los parales de la estantería fijados al piso? X

¿La balda inferior se encuentra al menos a 10 cm del piso? X

¿Los acabados del mobiliario son redondeados? X

¿Se utiliza el cerramiento superior para almacenar documentos u otro material? X

¿Se encuentra la estantería recostada sobre los muros? X

¿Presentan oxidación los elementos de la estantería? X

¿Las bandejas o parales de la estantería se encuentran deformados? X

¿La Entidad usa planotecas? X

¿Se encuentran las planotecas en buen estado? N/A

¿Se realiza mantenimiento periódico a los sistemas de rodaje de las bandejas de las planotecas? N/A

¿Se realiza Mantenimiento (Limpieza) en los archivos? Indique la frecuencia X

Instrumentos Archivísticos Si No Parcial OBSERVACIONES

¿La Entidad ha conformado el Comité Interno de Archivo? Si la respuesta es afirmativa indique el Acto Administrativo y su fecha. X Ultima, resolución 117-2015

¿Los miembros del Comité Interno de Archivo son los enunciados en el artículo 2.8.2.15 del Decreto 1080 de 2015? X

¿Las Funciones del Comité Interno de Archivos son las enunciadas en el artículo 2.8.2.16 del Decreto 1080 de 2015? X

¿En el territorio (Municipio o Departamento) se ha creado el Archivo General Territorial? X


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¿Están las funciones del Archivo General del Territorio acordes con las disposiciones del artículo 2.8.2.1.6 del Decreto 1080 de 2015? X

¿La Entidad ha formulado una política de gestión Documental? X

¿Los servidores públicos han sido capacitados y entrenados para la atención de emergencias? X

¿La Entidad ha elaborado el Programa de Gestión Documental? X

El Programa de Gestión Documental fue aprobado por la instancia competente? Indique acto administrativo X Resolución 116-2015

¿Se ha realizado la implementación del Programa de Gestión Documental? X

¿Se ha realizado el seguimiento al Programa de Gestión Documental? X

¿Se ha publicado el Programa de Gestión Documental en la página web de la Entidad? X

¿La Entidad ha elaborado el Plan Institucional de Archivos?

X

Se tiene preparado para aprobación comité de archivo 26/05/2017

¿Ha elaborado la Entidad el Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos? X

¿Existe un sistema de control (seguimiento) sobre el trámite de los documentos electrónicos? X

¿Ha elaborado la Entidad el banco terminológico de tipos, series y subseries documentales? X


¿Ha desarrollado la Entidad las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos?

X

Se tiene establecido en el cuadro de clasificación documental


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¿Ha elaborado la Entidad el Sistema Integrado de Conservación?

X


¿El Comité Interno de Archivo emitió concepto para la aprobación del Sistema Integrado de Conservación? X

¿Fue aprobado el Sistema Integrado de Conservación mediante acto administrativo? X

¿Cuenta la Entidad con un Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia? X

¿La Entidad ha desarrollado un programa de descripción documental? X

Se tiene una plantilla hoja control documental

¿Dentro del programa de gestión documental, se consideró la gestión de documentos electrónicos? X

¿Se realiza la foliación de los expedientes en su etapa de gestión? Indique como se realiza X

Una vez pasan al archivo central se realiza la foliación

¿La Entidad realiza o ha realizado procesos de digitalización de los expedientes? Explique el motivo X

Se tiene aprobado un instructivo de digitalización de archivo y correspondencia

¿Se tiene establecido las pautas para la digitalización de documentos? X

¿Se ha establecido un procedimiento para la Eliminación de documentos? X

Se tiene establecida el acta de eliminación documental

¿El procedimiento para eliminación de documentos está acorde con lo dispuesto en el Acuerdo 04 de 2013? X

¿Imprimen las comunicaciones por doble cara? X

No todos los comunicados que salen de la entidad

¿Tienen procedimientos para la aplicación de la política Cero Papel? X

¿Cuenta la Entidad con un Plan de Emergencia y atención de desastres para material documental? X

¿La entidad cuenta con política de preservación de información a largo plazo? X


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6. IDENTIFICACIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS

Aspecto Crítico Riesgos

Normalización de la unidad de correspondencia

Perdida de los comunicados que entran y salen de la entidad

No se realiza un debido registro en la indexación en el BPMS de la correspondencia

No se entrega oportunamente la correspondencia a los funcionarios competentes

La entidad no cuenta con un Sistema de Gestión y Conservación Electrónica de Documentos de Archivo

Un inadecuado manejo de la documentación electrónica generada en la entidad.

No se han definido los tiempos de conservación y cuales expedientes electrónicos serán conservados

No se han definido parámetros de conservación, de la información electrónica guardada en el programa BPMS

No se han elaborado tablas de valoración para la organización del fondo documental acumulado

No se pueden identificar las unidades documentales existentes en el fondo acumulado de la entidad

No cuentan con un criterio de ordenación y clasificación documental

Falta definir los tiempos de conservación y disposición final

No se ha realizado el proceso de convalidación de las TVD

No se cuenta con un espacio suficiente para la conservación de la documentación de archivo

Dificulta la recepción de las trasferencias documentales al archivo central

No se cumplen con los tiempos de retención de las TRD

No se realiza el proceso de descripción documental y foliación

No hay espacio suficiente en el servidor para almacenar la información digitalizada de la correspondencia y expedientes de archivo

No se puede realizar el proceso de digitalización de expedientes de archivo, como forma de conservación documental

la documentación no puede ser consultada electrónicamente

No se cuenta con medidores de temperatura, humedad relativa y luz

No se puede realizar medición de las condiciones biológicas y ambientales del espacio locativo, el cual es usado para la conservación documental

No se pueden identificar factores de riesgos de la documentación biológicos y ambientales

No hay archivadores para la custodia de información en los

Los archivos de gestión, no cumplen con los tiempos de permanencia de acuerdo a la TRD


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archivos de gestión No se puede ordenar los expedientes de acuerdo a la marcación de la TRD

No existe control de seguridad sobre los expedientes

No hay criterio de ordenación en los archivos

Se requiere la sistematización de los inventarios documentales y la descripción documental en un programa que permite su consulta y recuperación, asociado al proceso de correspondencia

No hay opciones de búsqueda sistematizada de la información registrada en el Formato único de Inventario Documental

No se puede tener una relación con los inventarios documentales con los expedientes digitalizados

No se puede realizar una descripción documental enlazada a los inventarios documentales y digitales

Capacitar a los funcionarios y contratistas en temas de archivo

No se ve reflejada la aplicación de la normatividad archivística en los archivos de gestión y central

Cumplir con la normatividad archivística como criterios de capacitación en gestión documental a los funcionarios

Se requiere apoyo de una persona idónea en el tema documental para la ventanilla de correspondencia y el archivo central

No tener sistematizada la información en el sistemas de correspondencia

No entrega oportuna de los repartos y demás documentos recibidos y enviados

No diligenciamiento de las planillas de correspondencia

Los expedientes no cuentan con hoja de control documental

Mal manejo, ordenación y custodia de los archivos de gestión.

No se recepcionan a tiempo las trasferencias documentales


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7. RESULTADO CRITERIOS DE EVALUACIÓN ASPECTOS CRÍTICOS:

Aspecto Crítico Administración

de archivos Acceso a la Información

Preservación de la

información

Aspectos tecnológicos

y de seguridad

Fortalecimiento y articulación

TOTAL


7 5 8 3 8 31


3 3 10 4 5 25


6 9 5 4 6 30


8 6 9 4 4 31


6 4 9 9 6 34


5 4 6 8 6 29

No hay archivadores para la custodia de información en los archivos de gestión

8 6 6 7 6 33


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7 9 9 9 7 41

Capacitar a los funcionarios y contratistas en temas de gestión documental

6 4 7 6 8 31


8 7 5 3 6 29

TOTAL 64 57 74 57 62

Nota: la valoración responde al número de requisitos cumplidos en la Entidad frente a los solicitados por el Archivo General de la Nación- ver tabla 3-criterios de evaluación – Manual de formulación PINAR Orden de prioridad de los aspectos críticos y ejes articuladores Se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores, según la sumatoria de impacto de mayor a menor, obteniendo el siguiente resultado:

ASPECTO CRÍTICO TOTAL


41


34


33

Normalización de la unidad de correspondencia 31


31


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Capacitar a los funcionarios y contratistas en temas de archivo 31


30

No se cuenta con medidores de temperatura, humedad relativa y luz 29


29


25

EJES ARTICULADORES TOTAL

Preservación de la información 64

Administración de archivos 57

Fortalecimiento y articulación 74

Aspectos tecnológicos y de seguridad 57

Acceso a la Información 62

Como realizar articulación en las dependencias de la empresa o institución para mejorar el manejo del archivo.

La articulación de las necesidades de mejora de la gestión documental, se da mediante la socialización de las necesidades de mejorar los procesos documentales de la entidad; es así, que se crean las necesidades y expectativas de mejora entre los funcionarios, logrando articular de manera eficaz los controles necesarios para que el manejo y administración de los archivos se realice de manera adecuada cumpliendo con los requerimientos de ley


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8. FORMULACIÓN DE LA VISIÓN ESTRATÉGICA

La Personería municipal de envigado vigilara y garantizara la recepción, distribución, conservación y disposición final de los expedientes y documentos electrónicos de archivo, cumpliendo con los criterios de ordenación y ubicación, garantizando el acceso a la información y el cumplimiento de la normatividad exigida por la Legislación Colombiana y el Archivo General de la Nación


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9. FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL PLAN DE ARCHIVO

OBJETIVO La Personería de Envigado se compromete a velar por el cumplimiento de las acciones de mejoramiento para la gestión de la documentación dentro de la entidad, para así logar minimizar los riesgos de los aspectos críticos y los ejes articuladores identificados, para alcanzar así los siguientes objetivos dentro del PINAR:

ASPECTOS CRITICOS / EJES ARTICULADORES

OBJETIVOS

Se requiere la sistematización de los inventarios documentales y la descripción documental en un programa (BPMS) que permita su consulta, indexación, descripción documental, digitalización y recuperación

Generar un proceso en el BPMS, para la

gestión documental del archivo central, donde

se pueda realizar el registro de los inventarios

documentales, la descripción documental de

los expedientes y la asociación de la

digitación del expediente físico en formato

electrónico de acuerdo a la disposición final

establecida en la TRD


Optimizar el espacio en los servidores para el

almacenamiento de la información electrónica

y digital.

Reiniciar el proceso de digitalización de los

expedientes de archivo identificando las

series, subseries y unidades documentales

establecías en la Tabla de Retención

Documental de la Personeria

No hay archivadores para la custodia de información en los archivos de gestión.

Dotar a los puestos de trabajo de los

funcionarios de archivadores, donde puedan

almacenar la documentación generada en su

archivo de gestión aplicando la TRD, y los

demás instrumentos archivísticos

Normalización de la unidad de correspondencia.

Normalizar el proceso de correspondencia tanto en la sede principal como en la sede de víctimas, realizando un debido registro e indexación en el BPMS de la correspondencia, entregando oportunamente


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los comunicados recibidos y enviados por la Personeria

No se cuenta con un espacio suficiente para la conservación de la documentación de archivo.

Adecuar un espacio adecuado para la

custodia de la documentación producida por

la Personeria tanto para su Archivo Central

como Archivo Histórico, o contratar un tercero

que realice las funciones de custodia

Capacitar a los funcionarios en temas de archivo y gestión documental.

Capacitar continuamente a los funcionarios

sobre temas de la gestión documental,

políticas de cero papel y actualización

normativa aplicable a la Personeria

Mantener organizados los archivos de gestión

de acuerdo a las Tablas de Retención

No se han elaborado tablas de valoración para la organización del fondo documental acumulado.

Levantamiento de inventarios del Fondo

Acumulado para la realización, adopción y

convalidación de las Tablas de Valoración

Documental.

No se cuenta con medidores de temperatura, humedad relativa y luz.

Desarrollar inspección y vigilancia a las

condiciones biológicas ambientales, por

medio de la adquisición de dataloggers y

luxometro


Recibir las trasferencias documentales y

realizar de forma inmediata su clasificación,

inventario, descripción documenta,

digitalización y ubicación en el archivo central

Apoyar las labores de correspondencia en la

digitalización y entrega oportuna

La entidad no cuenta con un Sistema de Gestión y Conservación Electrónica de Documentos de Archivo.

Diseñar instrumentos de seguridad de la

información tanto físico como en medio

electrónico de la entidad


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10. PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

1. Nombre del plan: Sistematización inventarios documentales, descripción de

expedientes y expedientes digitalizados de archivo

Alcance: Llevar los registros de los inventarios documentales del archivo centra e histórico de la Personería bajo el Formato Único de Inventario Documental, relacionando la descripción documental de cada folio del expediente, siendo este adjuntado al registro en formato electrónico y/o digital

ACTIVIDAD Responsable Fecha inicio

Fecha final Entregable Observaciones

Diseño de los campos y registros necesarios en el programa BPMS para la sistematización e indexación de la información de archivo

Técnica Operativa – Profesional Universitaria

Programa de inventarios documentales

Registros de los Inventarios documentales de los Archivos central e histórico bajo el FUID

Técnica Operativa

Inventarios documentales FIUD

Importar la información existente en las plantillas de Excel al sistema BPMS

Profesional Universitaria

Inventario documental – descripción documental

Adjuntar el archivo en formato electrónico a cada uno de los expediente ya gestionados en el sistema

Archivo digitalizado


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2. Nombre del plan: Ampliar el espacio de almacenamiento del servidor

Alcance: Obtener más espacio de almacenamiento de la información digital y electrónica producida por la Personeria en los procesos de correspondencia y archivo en los servidores.



Adquirir un servidor y/o ampliar la memoria


Espacio para almacenar la documentación digital de archivo y correspondencia


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3. Nombre del plan: Adquisición de archivadores

Alcance: Ofrecer a los funcionarios encargados de los archivos de gestión de la Personeria, un espacio adecuada por la custodia, manejo y conservación de sus expedientes producidos en razón de sus funciones, con la finalidad de dar aplicación a la Tablas de Retención Documental y cumplir con los criterios de seguridad de la información y las demás nomas que nos rigen en materia documental



Realizar un análisis de las necesidades de cada puesto de trabajo


Espacio para almacenar la documentación digital de archivo y correspondencia

Identificar el archivador a adquirir de acuerdo a los metros lineales de producción documental generados anualmente

Profesional Universitaria – Técnica Operativa

archivadores

Realizar las cotizaciones pertinentes y la compra


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4. Nombre del plan: Unidad de correspondencia

Alcance: Capacitar y buscar herramientas necesarias para optimizar el proceso de radicación de la correspondencia y la entrega oportuna de los comunicados radicados tanto enviados y recibidos por los funcionarios



Realizar un análisis de las necesidades de cada puesto de trabajo

Auxiliar Administrativo – Técnica Operativa – profesional Universitario

Identificación de causas

Auxiliar Administrativo

Tomar acciones correctivas


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5. Nombre del plan: Adecuación de espacio para el archivo central

Alcance: Adecuar espacio locativo y/o gestionar la custodia de la información del archivo central, para continuar con las trasferencias documentales primarias, la ubicación e inventarios documentales que de acuerdo a la TRD pasan al archivo central de la Personeria y continuar con los procesos documentales.



Ubicar un espacio locativo en la Personeria para ubicar los expedientes trasferidos al archivo central

Si no es posible dentro de la entidad solicitar cotizaciones para los servicios de custodia

Contratar la custodia de expedientes de archivo

Organizar la información de acuerdo a las TRD, debidamente inventariada para trasferir


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6. Nombre del plan: Capacitación a los funcionarios en gestión documental y archivo

Alcance: Brindar las capacitaciones necesarias a los funcionarios de la entidad sobre las normas de producción y conservación de los archivos de gestión en materia de gestión documental de acuerdo a las normas internas y de ley aplicadas a la entidad.



Identificar los temas para capacitar

Solicitar cotizaciones

Realizar contrato de prestación de servicios

Programar la capacitación


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7. Nombre del plan: Tablas de Valoración Documental

Alcance: Realizar el levantamiento del fondo acumulado de la Personería que reposa en el archivo central de la alcaldía de Envigado, con el fin de realizar el análisis del tiempos de las diferentes restructuraciones y cambios organizacionales para realizar las Tablas de Valoración Documental y definir los tiempos de conservación y disposición final de los expedientes, para ser convalidadas.



Levantamiento de inventario del fondo acumulado que reposa en la alcaldía de envigado

Técnica operativa

Bajo el Formato establecido por el Archivo General de la Nación

Identificación de los actos administrativos, para la realización de la línea del tiempo

Los cambios en orgánicos y de funciones

Identificación de las unidades documentales por periodo identificado

Valoración del fondo acumulado

Presentación de las TVD al comité de archivo para su aprobación

Realizar acto administrativo de aprobación

Remitir al consejo departamental de archivo para su


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convalidación

Aplicación de la TVD


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8. Nombre del plan: Instrumentos de monitoreo, control biológico y ambiental.

Alcance: Adquirir las herramientas necesarias para realizar el monitoreo de las condiciones ambientales de los depósitos de archivo de la Personería, analizando las condiciones biológicas, humedad, temperatura e incidencia lumínica.



Cotizar los instrumentos de control

Dataloggers, luxómetro

Realizar contrato

Iniciar el proceso de medición de acuerdo a la frecuencia establecido en el sistema integrado de conservación


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9. Nombre del plan: Personal de apoyo para la ventanilla de correspondencia y archivo central

Alcance: Entregar de forma oportuna la correspondencia que entra y sale de la entidad una vez diligenciado en el sistema de correspondencia, realizar las hojas de control documental a los expedientes que son objeto de trasferencia al archivo central, apoyar a las labores documentales en los archivos de gestión.



Cotizar la prestación de servicios

Realizar contrato

Apoyar las labores en la ventanilla de correspondencia

Digitalización

Planillas de correspondencia

Realizar inventario y hoja de control documental a los expedientes

Hoja de control documental

Apoyar en la ordenación de los archivos de gestión

Capacitación


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10. Nombre del plan: Sistema Gestión de Documentos Electrónicos

Alcance: Identificar las necesidades de gestión, trámite y conservación de los expedientes electrónicos en el ciclo vital del expediente electrónico, manteniendo los flujos de trabajo en entornos digitales logrando reducir el consumo de papel y mejorando la eficiencia en la institución. (Acuerdo 03-2015)




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11. MAPA DE RUTA DEL PLAN DE ARCHIVO

Programa y/o Proyecto

RESPONSABLE

Mediano Plazo (1 a 4 años) Largo Plazo (4 años en adelante)

AÑO AÑO

2017-2 Semestre

2018 2019 2020 2021 2022






Capacitar a los funcionarios en temas de archivo y gestión documental





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12. LISTA DE CHEQUEO O INSTRUMENTO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE ARCHIVO.

Programa y/o Proyecto Tiempo

INDICADORES

META

Mediano Plazo (1 a 4 años) Largo Plazo (4 años en adelante)

AÑO AÑO

2017 - 2 Semestre

2018 2019 2020 2021 2022






Capacitar a los funcionarios en temas de archivo y gestión documental

No se han elaborado tablas de valoración para la organización del fondo documental


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acumulado




programa de gestiÓn documental - personería de envigado€¦ · cumplimiento de las funciones...

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