proceduri sggr

Guvernul României

Secretariatul General Unitate Implementare Program

MANUAL DE PROCEDURI EDIS

V 01

08.03.2006

Guvernul României Secretariatul General

Secţiunea I

PREZENTARE GENERALĂ

Managementul Asistenţei Comunitare EDIS (PHARE)

V 01

08.03.2006

Manual de proceduri Prezentare Generală

S.G.G. - Unitate Implementare Program 1

Abrevieri - AI - Agenţie de Implementare

- AMCSC - Autoritatea de Management pentru Cadrul de Sprijin Comunitar

- AT - Asistenţa tehnică

- ANR - Agenţia Naţională pentru Romi

- CE - Comisia Europeană

- CNA - Coordonatorul Naţional al Asistenţei

- CCM - Comitet Comun de Monitorizare

- CV - Curriculum Vitae

- DBCI - Direcţia de Buget şi Contabilitate Interna

- DCE - Delegaţia Comisiei Europene

- DGALIE - Direcţia Generala de Armonizare Legislativă şi Integrare Europeană

- DG/D implicate

- Direcţiile Generale / Direcţiile implicate

- DGPRS - Direcţia Generală a Politicilor şi Resurselor Umane

- DSPO - Deputy Senior Programme Officer

- EDIS - Sistemul Extins de Implementare Descentralizată

- FN - Fondul Naţional

- IO - Raportor de nereguli

- MIE - Ministerul Integrării Europene

- MFP - Ministerul Finanţelor Publice

- OPCP/CFCU - Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE

- PNAR - Programul Naţional de Aderare a României

- PND - Planul Naţional de Dezvoltare

- PRAG - Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of


S.G.G. - Unitate Implementare Program

2

external actions

- RAP - Responsabilul cu Autorizarea Programului

- RNAF - Responsabilul Naţional cu Autorizarea Finanţării

- RP - Responsabilul de Program

- PAO - Responsabil cu Autorizarea Programării

- SM - Stat Membru

- SPO - Senior Programme Officer

- ST - Specificaţii Tehnice

- TC - Ţară candidată

- TOR - Termeni de Referinţă

- TW - Twinning

- UIP - Unitatea de Implementare a Programului

- SGG - Secretariatul General al Guvernului



3

Cuprins 1. SCOPUL MANUALULUI DE IMPLEMENTARE PHARE ____________________________ 4

2. DEFINIŢII ___________________________________________________________________ 4

3. PREZENTARE GENERALĂ ____________________________________________________ 9

3.1 Unitatea de Implementare Program (U.I.P.) ________________________________________ 9

3.2 Responsabilii de Program _____________________________________________________ 10

3.3 Organigrama U.I.P. __________________________________________________________ 11

Figura 1. Organigrama U.I.P.____________________________________________________ 11

Figura 2. Organigrama Autorităţii de Implementare – Secretariatul General al Guvernului ___ 12

4. PREZENTAREA PROCEDURILOR _____________________________________________ 13

Figura 3. Graficul Procedurilor Standard___________________________________________ 14

Figura 4. Graficul Procedurilor Specifice __________________________________________ 15



4

1. SCOPUL MANUALULUI DE IMPLEMENTARE PHARE

Scopul acestui manual este de a stabili procedurile administrative interne de

organizare şi exercitare a activităţii de coordonare şi monitorizare a programării,

implementării tehnice, raportării şi evaluării asistenţei financiare nerambursabile

comunitare, de care beneficiază Unitatea de Implementare Programe de asistenţă

financiară nerambursabilă comunitară din cadrul Secretariatului General al

Guvernului.

2. DEFINIŢII TERMEN EXPLICAŢIE

Autoritate contractantă

Autoritatea care acordă un contract în conformitate cu regulamentul şi procedurile PHARE

Asistenţa financiară PHARE

PHARE a fost creat în 1989, pentru a acorda asistenţa Poloniei şi Ungariei, şi s-a extins treptat, incluzând 13 state partenere (inclusiv România). Din 1997, când România a devenit ţara candidată la Uniunea Europeană, PHARE s-a orientat către sprijinirea pregătirii acesteia pentru aderare. PHARE are trei obiective principale: - consolidarea administraţiei publice şi a instituţiilor din statele candidate pentru ca acestea să poată funcţiona eficient în cadrul Uniunii (dezvoltare instituţională); - sprijinirea statelor candidate în efortul investiţional de aliniere a activităţilor industriale şi a infrastructurii la standardele UE (investiţii pentru sprijinirea aplicării legislaţiei comunitare); - promovarea coeziunii economice şi sociale (investiţii în coeziune economică şi socială).

Autoritatea de implementare (ministere / agenţii guvernamentale)

Răspunde de partea tehnică a aplicării programului, inclusiv monitorizarea implementării proiectelor şi planificarea asistenţei

Unitatea de Implementare a Programelor/Proiectelor (UIP)

Structura organizatorică în cadrul Unităţii de Politici Publice responsabilă cu coordonarea şi monitorizarea programării, implementării tehnice, raportării şi evaluării asistenţei financiare nerambursabile comunitare alocate sectorului ,,Minorităţi-romi’’ de care beneficiază Secretariatul General al Guvernului



5

Autoritatea de Management pentru Cadrul de Sprijin Comunitar

Direcţie generală în cadrul Ministerului Finanţelor Publice care are responsabilitatea coordonării programării asistenţei PHARE.

Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE

Direcţie în cadrul Ministerului Finanţelor Publice care are responsabilitatea organizării şi desfăşurării licitaţiilor, a contractărilor şi a efectuării plăţilor pentru asistenţa PHARE.

Acquis communautaire

- în sens restrâns – legislaţie comunitară (directive, regulamente, instrucţiuni etc); - în sens larg – include şi capacitatea de a le implementa eficient (best practice).

Coordonatorul naţional al asistenţei

Oficial din cadrul administraţiei naţionale, responsabil cu activitatea de programare în cadrul Beneficiarului. CNA asigură o legatură strânsă între procesul general de aderare şi utilizarea asistenţei financiare nerambursabile acordate de Uniunea Europeană, fiind, de asemenea, responsabil cu monitorizarea şi cu evaluarea programelor PHARE.

Contracte Un document ce stipulează termenii contractului dintre Comisia Europeană şi contractant.

Contracte de servicii Sunt contractele care oferă asistenţa tehnică, studii, know-how, instruire etc. Noţiunea de „furnizor de servicii” se referă la orice persoană fizică sau juridică care oferă servicii.

Contracte de achiziţii de bunuri

Contractele implică proiectarea, producerea, livrarea, asamblarea de bunuri, pe lângă alte activităţi specificate în contract, spre exemplu, servicii de întreţinere, reparaţii, instalare, instruire, precum şi servicii post-vânzare. „Furnizorul” poate fi orice persoană fizică sau juridică ce furnizează bunuri.

Ciclul proiectului Procesul compus din diferite tipuri de activităţi ce au loc la momente diferite pe parcursul executării proiectului.

Contractor Partea străina care prestează serviciile.

Comisia Europeană Organul executiv al Uniunii Europene care răspunde de implementarea deciziilor politice luate de Consiliul de miniştri şi aplicarea politicii UE. Comisia Europeană este răspunzatoare pentru managementul programului PHARE în numele UE, inclusiv implementarea şi conducerea globală. Comisia Europeană are rol de autoritate contractantă pentru acordarea contractelor PHARE.



6

Comisia de Evaluare O Comisie compusă din reprezentanţi ai autorităţii contractante şi experţi externi independenţi. Este însărcinată de autoritatea contractantă cu evaluarea ofertelor primite pentru licitaţie şi recomandă cea mai avantajoasă ofertă.

Delegaţie Oficiul Diplomatic ce reprezintă Comisia într-o ţară asociată.

Dosar de licitaţie Conţine toate documentele necesare pentru lansarea, desfăşurarea şi adjudecarea unei licitaţii pentru furnizarea de bunuri şi servicii.

Evaluare Estimarea periodică a eficienţei, performanţei, relevanţei şi impactului proiectului în contextul obiectivelor stabilite. Este o examinare obiectivă care estimează gradul de îndeplinire a sarcinilor de către contractant şi identifică cele mai bune căi de urmat pentru proiectele viitoare, resursle necesare pe viitor şi necesarul pentru proiectele viitoare.

EDIS Sistem Extins de Implementare Descentralizat

Sistem descentralizat de implementare al programelor cu visa ex-post a Comisie Europene (eliminarea vizei ex-ante a Delegaţiei Comisiei Europene din România).

Fişa Sectorială

Document anexat propunerii de finanţare, care descrie în amănunt Programele Sectoriale (cadrul multianual), proiectele (cadrul anual) sau măsurile (componenta de Coeziune Economică şi Socială).

Memorandum de Finanţare

Document semnat între o ţară asociată şi Comisia Europeană în urma unei decizii de finanţare, reprezentând angajamentul formal al UE de a finanţa măsurile descrise.

Twinning (înfrăţire instituţională)

Instrument special de implementare a programului Phare, accesibil numai instituţiilor administraţiei publice pentru dezvoltare instituţională în principal, precum şi suport în redactarea legislaţiei necesare pentru adoptarea acquis-ului (se oferă acces la expertiza funcţionarilor din statele membre UE).

Twinning light Proiecte similare twining-ului clasic, cu deosebirea că durează maxim 6 luni şi nu presupune detaşarea permanentă a unor experţi din administraţia statelor membre.

Program Măsura decisă de CE în favoarea unei ţări beneficiare, sau a unui grup de ţări beneficare, ce va fi transpusă într-un număr de activităţi ce vor fi susţinute printr-un anagajament financiar din bugetul CE. Fiecare program constituie subiectul unui memorandum de finanţare distinct şi are ca scop implementarea ajutorului din partea CE într-un anumit domeniu.

Proiect Un cadru de activităţi care trebuie să se desfăşoare într-o succesiune logică pentru îndeplinirea unor obiective prestabilite.



7

Coordonatorul Unităţii de Implementare Program Head of PIU / Deputy SPO - DSPO

Persoană desemnată prin act administrativ de numire al conducătorului autorităţii de implementare, responsabilă cu organizarea şi desfăşurarea activităţilor U.I.P.

Responsabil de Program SPO - Senior Project Office

Oficialul din cadrul administraţiei naţionale, responsabil cu implementarea tehnică a proiectelor, respectiv secretarul de stat coordonator al direcţiilor subordonate ministrului delegat pentru coordonarea Secretariatului General al Guvernului.

Managementul proiectului pe întreaga lui durată

Metodologia de planificare, implementare şi evaluare a proiectelor şi programelor pe baza metodei schemei logice. Vizează în mod special beneficiarii şi abordează documentaţia în mod unitar

Termeni de referinţă Definirea cerinţelor şi obiectivelor impuse serviciilor cerute în cadrul unui contract sau al unei licitaţii, inclusiv, dacă este cazul metodelor şi mijloacelor de utilizat şi/sau rezultatele de obţinut.

Specificatii tehnice (AT)

Condiţii tehnice a echipamentelor, dotărilor IT.

Un document care descrie scopurile naţionale şi planurile pentru un sector, pe un număr de ani şi modul în care aceste scopuri şi planuri vor fi atinse.

Programe sectoriale

O programare multianuală şi implementarea cadrului instituţional legal specificând toate acţiunile rămase, legate de integrare, care necesită fonduri PHARE pentru sectorul implicat pentru ca foaia de parcurs să poată fi implementat în totalitate. Programul Sectorial elaborează Strategia Sectorială, prin definirea fiecărei acţiuni cu sprijin PHARE ce urmează să fie întreprinsă, descrisă destul de detaliat pentru a permite Termenilor de Referinţă să fie dezvoltaţi din aceasta, fără a necesita alte documente intermediare.

Strategia sectorială Reprezintă un document guvernamenral ce constituie baza pentru elaborarea Programelor Sectoriale. Acest document strategic defineşte obiectivele naţionale, inclusiv cele legate de aderare, precum şi totalitatea acţiunilor pe care România intenţionează să le întreprindă pentru dezvoltarea fiecărui sector în perioada 2004 – 2006. Totodată, stabileşte ordinea priorităţilor şi identifică sursele de finanţare pentru aceste acţiuni.

Raport preliminar Raport elaborat la sfârşitul perioadei preliminare, ce defineşte planul de lucru al proiectului (planul de operaţii) pe toată durata desfăşurării acestuia.



8

Invitaţie la licitaţie Un document standardizat prin care autoritatea contractantă invită societăţile şi organizaţiile interesate să înainteze o ofertă pentru un contract PHARE. Conţine condiţiile în care se finanţează o ofertă şi prezintă termenii de referinţă sau caracteristicile tehince cerute.

Shema logică Matricea ce cuprinde ipotezele şi mecanismul logic ale unui proiect, în care sunt prezentate mijloacele de verificare şi indicatorii ce pot fi verificaţi în mod obiectiv.

Metoda schemei logice

Metoda managerială care constă dintr-un set de noţiuni interdependente ce facilitează formularea raţională a concepţiei programelor şi proiectelor, cu rol de ghid pentru managementul implementării programului şi proiectului. Stabileşte elementele fundamentale ale monitorizării şi evaluării programelor şi apreciază realizările programului.

Monitorizare O evaluare continuă a implementării proiectului în raport cu graficele calendaristice stabilite şi cu gradul de utilizare a serviciilor, infrastructurii şi resurselor de către beneficiarii proiectului. Studiile de monitorizare oferă datele necesare managerilor de proiect în toate etapele unui proiect.

Raport de monitorizare

Raport elaborat de monitorul extern pentru managerul sarcinii respective, ce recapitulează stadiul proiectului faţă de planul de lucru şi evidenţiază problemele cheie asupra cărora trebuie să acţioneze managerul sarcinii sau alte organe, exterioare proiectului.

Obiective Descrierea scopului unui program ce curpinde activităţi, rezultate, scop, obiective globale.

Riscuri, constrângeri şi premise

Influenţe externe ce pot afecta desfăţurarea sau reuşita proiectului, dar asupra cărora managerul de proiect nu poate exercita un control direct.

Manager de proiect Membru titular al Comisiei cu sediul la Bruxelles, responsabil cu pregătirea propunerilor de finanţare şi a termenilor de referinţă de desfăşurarea licitaţiei şi definitivarea contractului, inclusiv elaborarea listelor de pre-selecţie; este însărcinat cu implmentarea globală a proiectelor contractante.

Oferta tehnică Oferta de bunuri sau servicii a unei societăţi sau a unei organizaţii (exclusiv costurile), ca răspuns la specificaţiile tehince sau termenii de referinţă definiţi de autoritatea contractantă.



9

3. PREZENTARE GENERALĂ

3.1 Unitatea de Implementare Program (U.I.P.) U.I.P. este constituită în baza Deciziei Primului-Ministru nr. 473/2005 pentru aprobarea

structurii organizatorice şi a statului de funcţii ale Secretariatului General al Guvernului,

publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I cu nr. 925 din data de 17.oct.2005, cu

modificările şi completările ulterioare, şi are următoarele atribuţii:

a. identifică şi elaborează propuneri de proiecte de finanţare din fonduri comunitare,

pe baza priorităţilor din Parteneriatul pentru Aderare şi din alte documente

programatice, în conformitate cu strategia de programare a asistenţei financiare

nerambursabile stabilite de Ministerul Integrării Europene şi după consultarea

conducerii instituţiei, precum şi a celorlalte direcţii/ structuri de specialitate din

instituţie, potenţiale beneficiare ale asistenţei;

b. întreprinde toate demersurile pe care le presupune exerciţiul de programare, în

vederea asigurării eligibilităţii proiectelor propuse (completarea sau modificarea fişei

de proiect, redimensionarea bugetului solicitat); în acest scop conlucrează cu

direcţiile/structurile potenţial beneficiare şi cu direcţiile de specialitate din Ministerul

Integrării Europene;

c. participă la întocmirea documentelor subsecvente aprobării fişei de proiect, pentru

derularea efectivă a programului (termeni de referinţă, convenţii de înfrăţire),

împreună cu direcţiile de specialitate;

d. colaborează în activitatea sa cu Agenţia Naţională pentru Romi în vederea

redactării documentelor specifice şi pentru alte activităţi în conformitate cu

prevederile protocolului de colaborare semnat cu SGG;

e. colaborează cu Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE şi cu Delegaţia Comisiei

Europene în organizarea licitaţiilor/selectărilor şi a evaluării ofertelor pentru toate

tipurile de asistenţă comunitară ;

f. supraveghează în permanenţă îndeplinirea de către contractor a obligaţiilor

asumate în conformitate cu termenii de referinţă;

g. supervizează facturile remise de contractori, în vederea efectuării plăţii de către

Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE, după atestarea realităţii serviciilor

menţionate în facturi de către direcţiile/structurile beneficiare;



10

h. planifică şi răspunde de organizarea în condiţii optime a activităţilor aprobate prin

program, răspunderea derulării efective a programelor fiind în sarcina

direcţiilor/structurilor beneficiare ale asistenţei ;

i. coordonează şi monitorizează implementarea programelor; în acest scop păstrează

evidenţa privind obiectivele, desfaşurarea şi rezultatele programelor derulate;

j. ţine evidenţa generală a repartizării şi utilizării bunurilor achiziţionate din fondurile

PHARE, conform destinaţiei şi scopului prevăzut în program;

k. întocmeşte documentele de raportare periodică privind stadiul implementării

programelor, rapoartele de monitorizare şi evaluare a proiectelor, conform

procedurilor PHARE; în acest scop beneficiază de sprijinul beneficiarilor direcţi;

l. asigură schimbul de informaţii privind aspectele tehnice ale implementării

programelor cu Direcţiile implicate din cadrul Comisiei Europene, Delegaţia

Comisiei Europene la Bucureşti, Ministerul Integrării Europene, Fondul Naţional şi

cu Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE;

m. asigură legatura între Ministerul Finanţelor Publice, ca autoritate de implementare şi

Ministerul Integrării Europene, pentru programele PHARE pe care le

implementează;

n. asigură legatura cu celelalte instituţii beneficiare ale asistenţei şi participă la

reuniunile inter-instituţionale în probleme de interes comun pentru asistenţa

PHARE;

o. participă la reuniunile internaţionale cu relevanţă pentru obiectul de activitate al

UIP;

p. asigură participarea la întâlnirile la nivelul conducerii instituţiei legate de activitatea

de asistenţa financiară PHARE;

q. îndeplineşte orice alte atribuţii care pot rezulta din necesitatea derulării în bune

condiţii a proiectelor şi pentru asigurarea absorbţiei fondurilor alocate.

3.2 Responsabilii de Program Responsabilul de Program / SPO, respectiv Coordonatorul U.I.P. / DSPO au fost

desemnaţi prin ordine de numire ale ministrului delegat pentru coordonarea Secretariatului

General al Guvernului.



11

3.3 Organigrama U.I.P.

Unitatea de Implementare Program este parte integrantă din cadrul Unităţii de Politici

Publice a Secretariatului General al Guvernului1.

U.I.P. este organizată după cum este prezentat în Figura 1.

Figura 1. Organigrama U.I.P.

1 A se consulta Figura 2.



12

Figura 2. Organigrama Autorităţii de Implementare – Secretariatul General al Guvernului



13

4. PREZENTAREA PROCEDURILOR

Prezentul manual este structurat în două părţi, fiecare cuprinzând respectiv:

Procedurile standard

Aceste proceduri sunt cele aferente ciclului programare – contractare – implementare –

monitorizare – evaluare – publicitate şi sunt considerate proceduri sistemice la a căror

realizare participă:

Procedurile specifice

Aceste proceduri sunt folosite pentru îndeplinirea eficientă a procedurilor standard şi

cuprind managementul organizaţional, managementul resurselor umane, managementul

financiar, managementul informaţiei, managementul riscului si managementul calităţii.

Procedurile standard sunt prezentate pe larg în Figura 3.

Procedurile specifice sunt detaliate în Figura 4.



14

Figura 3. Graficul Procedurilor Standard



15

Figura 4. Graficul Procedurilor Specifice


Sectiunea I

PROCEDURI STANDARD

Managementul Asistenţei Comunitare EDIS (PHARE)

V 01

08.03.2006

Manual de proceduri Proceduri Standard


17

Cuprins

5.1 PROGRAMAREA...................................................................................................................18

PROCEDURA P 01. Stabilirea priorităţilor ..................................................................................18

PROCEDURA P 02. Elaborarea documentelor de programare şi obţinerea aprobării.................20

PROCEDURA P 03. Amendarea fişei standard şi elaborarea fişei de proiect ..............................22

5.2 PREGĂTIREA CONTRACTĂRII ..............................................................................................24 PROCEDURA P 04. Elaborarea fişei de twinning ........................................................................24

PROCEDURA P 05.01 Elaborarea anunţului preliminar de licitaţie – AT...................................25

PROCEDURA P 05.02. Elaborarea termenilor de referinţă şi anunţului de licitaţie – AT...........26

PROCEDURA P 06.01. Elaborarea anunţului preliminar de licitaţie - Investiţii..........................28

PROCEDURA P 06.02. Elaborarea specificaţiilor tehnice şi anunţului de licitaţie – Investiţii....30

5.3 CONTRACTAREA .....................................................................................................................32 PROCEDURA P 07.01 Selectarea partenerilor de twinning .........................................................32

PROCEDURA P 07.02 Elaborarea contractului............................................................................33

PROCEDURA P 08.01. AT: Precalificarea.................................................................................35

PROCEDURA P 08.02. AT: Evaluarea........................................................................................36

PROCEDURA P 08.03. AT : Contractarea ..................................................................................37

Anexa 1. Model de Procurement Notice....................................................................................39 Anexa 2. Model de Termeni de Referinţă..................................................................................43 Anexa 3. Model de declaraţie de confidenţialitate.....................................................................50 Anexa 4. Model de grilă de evaluare pentru preselecţie ............................................................51 Anexa 5. Model de grilă de evaluare pentru selecţia finală .......................................................52 Anexa 6. Model de contract de AT............................................................................................54

5.4 MONITORIZAREA IMPLEMENTĂRII....................................................................................58 PROCEDURA P 09 Monitorizarea lunară a proiectelor PHARE aflate în derulare .................58

PROCEDURA P 09.01 Analiza formularelor M1 şi M2.............................................................59

PROCEDURA P 09.02 Completarea şi transmiterea TPR-ului ....................................................63

Anexa 1. Statement ....................................................................................................................65 Anexa 2. Technical Progress Report..........................................................................................66

PROCEDURA P 09.03 Organizarea reuniunilor lunare................................................................67

PROCEDURA P 10. Monitorizarea semestrială a proiectelor PHARE aflate în derulare ............69

PROCEDURA P 10.01 Analiza rapoartelor semestriale ...............................................................69

PROCEDURA P 10.02 Analiza semestrială U.I.P. .......................................................................71

PROCEDURA P 11. Monitorizarea semestrială a proiectelor PHARE ........................................73

PROCEDURA P 12. Publicitatea ..................................................................................................75

5.5 EVALUAREA IMPLEMENTĂRII.............................................................................................76 PROCEDURA P 13. EVALUAREA TRIMESTRIALĂ ..............................................................76



18

5. PROCEDURI STANDARD

5.1 PROGRAMAREA

PROCEDURA P 01. Stabilirea priorităţilor

Scop Stabilirea priorităţilor în domeniul îmbunătăţirii situaţiei romilor pentru perioada de finanţare

anunţată de Comunitatea Europeană şi elaborarea fişei de proiect, în vederea obţinerii

finanţării PHARE.

Premise În cadrul fiecărui program Phare se finanţează proiecte care să asigure pregătirea

României în vederea aderării la Uniunea Europeană, urmărindu-se domeniile prioritare,

aşa cum sunt acestea identificate în Parteneriatul de aderare, grupate pe criterii politice,

economice, de întărire a capacităţii administrative şi a capacităţii de asumare a obligaţiilor

de stat membru (adoptarea acquis-ului comunitar în diferite domenii).

Programul Phare furnizează sprijin pentru îndeplinirea cerinţelor primului criteriu de la

Copenhaga, anume stabilitatea instituţiilor care garantează democraţia, statul de drept,

respectarea drepturilor omului şi protecţia minorităţilor.

Foaia de Parcurs si Parteneriatul de Aderare reprezintă cadrul general de acţiune a

fiecărui stat candidat, stabilind priorităţile generale pe care statul respectiv trebuie să le

aibă în vedere în pregătirea pentru aderare şi resursele disponibile aferente. Parteneriatul

de Aderare al fiecărei ţări este completat cu propriul Program Naţional de Adoptare a

Acquits-ului (în România - Programul Naţional de Aderare, PNAR), Programul Naţional

de Dezvoltare (PND), Protocolul de Colaborare între SGG-ANR, Decada Incluziunii

Sociale Roma (2005-2015), Rapoartele de monitorizare şi Scrisorile de avertizare,

Memorandum Comun în Domeniul Incluziunii Sociale etc.

Aplicabilitate Prezenta procedură se aplică pe întreaga durată a derulării proiectului/proiectelor PHARE

pe care le implementează UIP - SGG şi respectă pricipiile general valabile ale programării

PHARE.



19

Procedura 1. Identifică în echipă priorităţile pe termen mediu pe baza:

a. analizei nevoilor grupului-ţintă şi b. măsurilor prevăzute în Strategia Guvernului de îmbunătăţire a situaţiei romilor 2001-2010 prin consultare cu părţile interesate;

Membrii UIP

2. Întocmesc Lista obiectivelor pe termen mediu şi o supun spre aprobare Coordonatorului UIP / DSPO;

Coordonatorul UIP / DSPO

3. Analizează şi finalizează Lista obiectivelor; 4. Semnează scrisorile de înaintare către factorii interesaţi (MIE/MFP);

Secretariatul UIP

5. Alocă un număr lucrării; 6. Asigură transmiterea copiilor lucrării către toţi factorii interesaţi; 7. Transmite Lista obiectivelor instituţiilor interesate cu un termen de primire a răspunsului; 8. Primeşte răspunsurile părţilor interesate în termenul de primire stabilit; 9. Înregistrează răspunsurile şi le remite membrilor UIP;

Membrii UIP 10. Centralizează şi analizează propunerile şi opiniile venite de la instituţiile interesate;


11.Organizează reuniuni pentru clarificarea eventualelor probleme apărute în alegerea priorităţilor 12. Prezintă SPO lista obiectivelor pe termen mediu stabilite de UIP prin luarea în considerare a propunerilor instituţiilor interesate centralizate de membrii UIP;

Membrii UIP 14. Definitivează Lista finală a obiectivelor; Coordonatorul UIP / DSPO

13. Avizează cu sau fără amendamente Lista obiectivelor pe termen mediu;

SPO 15. Aprobă Lista finală obiectivelor pe termen mediu; Membrii UIP 16. Pe baza priorităţilor identificate se iniţiază amendarea (dacă este

cazul) a Strategiei Sectoriale. Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. Priorităţile identificate de echipa UIP ţin cont de analiza

nevoilor grupului-ţintă şi de măsurile prevăzute în Strategia Guvernului de îmbunătăţire a situaţiei romilor 2001-2010?

2. Lista obiectivelor pe termen mediu respectă priorităţile identificate?

3. A fost respectat traseul de înaintare al Listei obiectivelor pe termen mediu?

4. Membrii UIP care au participat la elaborarea Listei obiectivelor pe termen mediu aveau responsabilităţi şi calificare corespunzătoare acestui tip de activitate?

5. A fost respectată procedura de consultare a factorilor interesaţi?

6. Dacă este cazul, s-a initiat amendarea Strategiei Sectoriale?



20

PROCEDURA P 02. Elaborarea documentelor de programare şi obţinerea aprobării

Scop Furnizează informaţii esenţiale şi detalii suficiente privind acţiunile PHARE planificate

pentru 2004 – 2006 şi vizează obţinerea avizului favorabil din partea Comisiei Europene

reprezentând baza legala pentru derularea programului.

Premise Pe baza Strategiei Sectoriale se completează Fişa Standard PHARE pentru sectorul

minorităţi.

Principalele aspecte care trebuie tratate includ:

1. Obiectivele pe termen mediu care trebuie realizate până în 2007 în contextul

angajamentelor asumate pe parcursul negocierilor şi Fişă de parcurs (Roadmap);

aceste obiective trebuie definite în mod detaliat, clar şi astfel încât să poată fi verificate

obiectiv. În definirea obiectivelor pe termen mediu de dezvoltare a structurilor şi

capacităţii instituţionale din România, se va face referire la instituţii comparabile cu

aceleaşi funcţii din Statele Membre;

2. O analiză instituţională pentru România şi o analiză SWOT realizată în scopul definirii

punctelor slabe care trebuie redresate până în 2007. O atenţie deosebită va fi acordată

definirii şi cuantificării nevoilor de resurse umane si a necesităţilor de formare;

3. O analiză normativă şi a necesitaţilor în acest domeniu:

4. O descriere a unui program multi-anual secvenţializat de măsuri şi proiecte specifice

pentru perioada 2004 – 2006;

5. Analiza resurselor financiare necesare pentru realizarea acestor obiective pe parcursul

perioadei planificate;

6. Definirea responsabilităţilor instituţionale pentru implementarea programului şi

soluţionarea necesităţilor de cooperare interministerială;

7. Mecanisme de coordonare a donorilor (unde este cazul);

8. Contribuţia României la realizarea programelor.



21

Procedura

Membrii UIP 1. Completează fişa de sector în conformitate cu priorităţile stabilite în Lista Obiectivelor pe termen mediu şi incluse în Strategia Sectorială;


2. Analizează şi, după caz, amendează proiectul de Fişă de Sector; 3. Avizează proiectul amendat de Fişă de Sector şi aprobă transmiterea

acesteia către instituţiile implicate; Secretariatul UIP

4. Alocă un număr lucrării; 5. Asigură transmiterea copiilor Fişei către toţi factorii interesaţi; 6. Transmite Fişa de Sector instituţiilor interesate cu un termen de primire a propunerilor/amendamentelor acestora; 7. Primeşte propunerile/amendamentele instituţiilor interesate în termenul de primire stabilit; 8. Înregistrează propunerile/amendamentele şi le remite membrilor UIP;

Membrii UIP 9. Urmăresc primirea observaţiilor de la instituţiilor interesate; 10. Centralizează şi analizează observaţiile primite; 11. Definitivează Fişa de Sector şi o supun spre analizare Coordonatorului UIP / DSPO;


12. Analizează şi, după caz, amendează forma finală a Fişei de Sector; 13. Avizează forma finală (amendată) de Fişă de Sector şi aprobă transmiterea acesteia către SPO;

SPO 14. Aprobă cu sau fără amendamente forma finală a Fişei de Sector; Membrii UIP 15. Definitivează Fişa de Sector; Secretariatul UIP

16. Alocă un număr Fişei de Sector; 17. Transmite documentul final către AMCSC, care îl transmite mai departe către DCE.

Lista de verificare

Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. Membrii UIP au completat Fişa de Sector în

conformitate cu Lista Obiectivelor pe termen mediu?

2. Membrii UIP au trimis Fişa de Sector către toţi factorii interesaţi?

3. A fost respectat termenul de trimitere, repectiv de primire a propunerilor/amendamentelor ,instituţiilor interesate?

4. Comentariile instituţiilor au fost luate în considerare în vederea finalizării Fişei de Sector_

5. Membrii UIP care au completat Fişa se Sector aveau responsabilităţi şi calificare corespunzătoare acestui tip de activitate?

6. A fost respectat traseul de înaintare a Fişei de Sector_



22

PROCEDURA P 03. Amendarea fişei standard şi elaborarea fişei de proiect

Scop Asigură conformitatea Fişei Standard şi a Fişei de Proiect cu procedurile standard ale

Manualului PRAG.

Premise Semnarea Memorandumului de Finanţare.

Procedura Secretariatul UIP 1. Înregistrează observaţiile DCE, ale MIE şi/ sau MFP şi remite

membrilor UIP Fişa Standard şi observaţiile; Membrii UIP 2. Amendează Fişa Standard în conformitate cu recomandările/

observaţiile instituţiilor sus-amintite; Coordonatorul UIP / DSPO

3. Analizează şi, după caz, amendează Fişa de Sector; 4. Avizează Fişa amendată, aprobă transmiterea acesteia către instituţiile implicate;

SPO 5. Aprobă cu sau fără amendamente forma finală a Fişei de Sector; Membrii UIP 6. Definitivează Fişa Standard; Secretariatul UIP 7. Alocă un număr Fişei Standard;

8. Transmite documentul final către AMCSC, care îl transmite mai departe către DCE; 9. Înregistrează Fişa Standard aprobată de Comisia Europeană şi o remite spre consultare membrilor UIP;

Membrii UIP 10. Elaborează Fişa de Proiect în conformitate cu procedurile standard şi ţinând cont de informaţiile cuprinse în Fişa de Sector;


11. Analizează şi, după caz, amendează Fişa de Proiect;

Membrii UIP 12. Dacă este cazul, amendează Fişa de Proiect; Coordonatorul UIP / DSPO

13. Avizează Fişa cu sau fără amendamente;

SPO 15. Aprobă forma finală a Fişei de Proiect şi transmiterea acesteia către instituţiile implicate;

Secretariatul UIP 16. Alocă un număr Fişei Standard; 8. Transmite documentul final către AMCSC, care îl transmite mai departe către DCE.

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. A fost Fişa Standard amendată în conformitate cu

recomandările/ observaţiile instituţiilor implicate?

2. A fost respectat traseul de înaintare al documentelor?

3. Au elaborat membrii UIP, Fişa de Proiect în conformitate cu procedurile standard şi ţinând cont de informaţiile cuprinse în Fişa de Sector?



23

4. A fost respectat procesul de definitivare a Fişei de Proiect?

5. A fost transmisă Fişa de Proiect în conformitate cu procedura de înregistrare/ transmitere?

6. Pe tot parcursul procedurii, au fost respectate procedurile standard PRAG?



24

5.2 PREGĂTIREA CONTRACTĂRII

PROCEDURA P 04. Elaborarea fişei de twinning

Scop Elaborarea Fişei de Twinning în concordanţă cu Manualul de Twinning, în vederea

circulării la administraţiilor similare ale Statelor Membre.

Premise Fişa de Twinning reprezintă un document necesar pentru contractarea proiectelor de

twinning de care va beneficia Secretariatul General al Guvernului.

Procedura

Membrii UIP 1. Colaborează pentru completarea modelului standard al Fişei de Twinning;

2. Asigură existenţa conformităţii între Fişa de Twinning şi criteriile Anexei C1 a Manualului de Twinning;

Secretariatul UIP 3. Înregistrează documentele şi le înaintează Coordonatorului PHARE spre avizare;

Coordonator PHARE

4. Analizează Fişa de Twinning şi, dacă este cazul, propune modificări ale acesteia;.

Secretariatul UIP 5. Înregistrează documentele primite de la Coordonatorul Phare şi le remite membrilor UIP;

Membrii UIP 6. În caz că există modificări propuse, amendează în mod corespunzător Fişa de Twinning;

Secretariatul UIP 7. Înregistrează documentul amendat şi îl înaintează coordonatorului PHARE spre avizare;

Coordonator PHARE

8. Avizează Fişa de Twinning;

Secretariatul UIP 9. Înregistrează Fişa de Twinning avizată de Coordonatorul PHARE şi o transmite Coordonatorului UIP / DSPO;


10. Analizează documentul avizat; 11. Propune modificările necesare (dacă este cazul);

Membrii UIP 12. Dacă este cazul, amendează fişa; 13. Transmit forma amendată Coordonatorului UIP / DSPO;

SPO 14. Analizează documentul şi, dacă este cazul, propune amendarea acestora;

Membrii UIP 15. Dacă este cazul, amendează fişa; 16. Transmit forma amendată Coordonatorului UIP / DSPO spre

avizare; Coordonatorul UIP / DSPO

17. Avizează forma finală a Fişei de Twinning

SPO 18. Aprobă forma finală a Fişei de Twinning; Secretariatul UIP 19. Transmite forma aprobată a documentelor către AMCSC în

vederea circulării la Statele Membre.



25

Lista de verificare

Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaţii 1. Proiectul este în conformitate cu

obiectivele stabilite prin Fişa Sectorială?

2. Este evidenţiată legătura cu alte proiecte? 3. Activităţile şi rezultatele sunt clardefinite? 4. Profilul RTA corespunde necesităţilor de

expertiză din proiect?

5. Cadrul instituţional este clar definit? 6. Calendarul de implimentare este stabilit? 7. Sunt menţionate datele şi persoanele de

contact pentru aranjamentele de implementare?

PROCEDURA P 05.01 Elaborarea anunţului preliminar de licitaţie – AT Scop Asigură transparenţa şi publicitatea proiectelor.

Premise Documentul elaborat este verificat din punct de vedere al formei şi al conţinutului, pentru

ca acestea să conţină informaţii relevante pentru competitori.

Procedura Membrii UIP 1. Colaborează pentru completarea modelului standard de Anunţ

Preliminar de Licitaţie (Service Contract Forecast); 2. Asigură existenţa conformităţii între Anunţul Preliminar de Licitaţie şi

cerintele manualului PRAG si datele existente in Fisa de Proiect; 3. Elaborează Transsmmission Note (document obligatoriu care

însoţeşte Anunţul Preliminar de Licitaţie) pentru transmiterea către OPCP;

Secretariatul UIP

4. Înregistrează documentele şi le înaintează coordonatorului PHARE spre avizare;

Coordonator PHARE

5. Analizează documentele şi, dacă este cazul, propune modificări ale Anunţului Preliminar de Licitaţie;.

Secretariatul UIP

6. Înregistrează documentele primite de la Coordonatorul Phare şi le remite membrilor UIP;

Membrii UIP 7. În caz că există modificări propuse, amendează în mod corespunzător Anunţul Preliminar de Licitaţie;

Secretariatul UIP

8. Înregistrează documentele amendate şi le înaintează coordonatorului PHARE spre avizare;

Coordonator PHARE

9. Avizează Anunţul Preliminar de Licitaţie;

Secretariatul UIP

10. Înregistrează Anunţul Preliminar de Licitaţie avizat de Coordonatorul PHARE şi îl transmite Coordonatorului UIP / DSPO;



26


11. Analizează Anunţul Preliminar de Licitaţie; 12. Propune modificările necesare (dacă este cazul);

Membrii UIP 13. Dacă este cazul, amendează documentele; 14. Transmit forma amendată Coordonatorului UIP / DSPO;

SPO 15. Analizează documentele avizate de către Coordonatorul UIP / DSPO şi, dacă este cazul, propune amendarea acestora;

Membrii UIP 16. Dacă este cazul, amendează documentele; 17. Transmit forma amendată Coordonatorului UIP / DSPO spre avizare;


18. Avizează forma finală a Anunţului Preliminar de Licitaţie

SPO 19. Aprobă forma finală a Anunţului Preliminar de Licitaţie şi semnează Transmission Note

Secretariatul UIP

20. Transmite forma aprobată a documentelor către OPCP.

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. Anunţul Preliminar de Licitaţie concordă cu

cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de Proiect?

2. Activităţile şi rezultatele (contract description) sunt clar definite?

3. Cadrul instituţional si legal este clar definit? 4. Transsmmission Note însoţeşte Service Contract

Forecast?

PROCEDURA P 05.02. Elaborarea termenilor de referinţă şi anunţului de licitaţie – AT Scop Asigură pregătirea documentelor în mod adecvat şi în conformitate cu cerinţele stabilite în

Manualul PRAG.

Premise Documentele elaborate în faza de pregătire a contractării proiectelor de asistenţă tehnică

sunt verificate din punct de vedere al formei şi al conţinutului pentru ca acestea să conţină

informaţii relevante.



27

Procedura

Membrii UIP 1. Colaborează în vederea elaborării modelelor standard de Termeni de Referinţă şi Anunţ de Licitaţie;

2. Completează documentele însoţitoare obligatorii (Grila de Evaluare, Declaratie de Confidenţialitate şi Obiectivitate, Buget estimat) ale Termenilor de Referinţă şi Anunţului de Licitaţie, verificând conformitatea acestora cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de Proiect;

3. Verifică conformitatea documentelor însoţitoare în ceea ce priveşte formatul şi suficienţa şi relevanţa informaţiilor conţinute;

Secretariatul UIP


Coordonator PHARE

5. Analizează şi propune modificări ale Termenilor de Referinţă şi Anunţului de Licitaţie (dacă este cazul);

Secretariatul UIP


Membrii UIP 7. Dacă este cazul, membrii UIP se consultă cu privire la modificările survenite şi amendează în mod corespunzător Termenii de Referinţă (respectiv documentele obligatorii însoţitoare) şi Anunţul de Licitaţie;

Secretariatul UIP

8. Înregistrează documentele amendate şi le înaintează coordonatorului PHARE spre avizare;

Coordonator PHARE

9. Avizează documentele amendate;

10. Înregistrează documentele avizate de Coordonatorul PHARE şi le transmite Coordonatorului UIP / DSPO;


11. Analizează Termenii de Referinţă şi Anunţul de Licitaţie înaintate de coordonatorul PHARE; 12. Propune modificările necesare (dacă este cazul);

Membrii UIP 13. Dacă este cazul, amendează în mod corespunzător documentele; Coordonatorul UIP / DSPO

14. Avizează documentele amendate şi poate propune modificări (dacă este cazul);

SPO 15. Aprobă Termenii de Referinţă şi Anunţul de Licitaţie şi semnează Transmission Note pentru a fi trimişi către OPCP;

Secretariatul UIP

16. Transmite către OPCP Termenii de Referinţă şi Anunţul de Licitaţie.

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. Anunţul de Licitaţie şi Termenii de Referinţă sunt

elaboraţi în conformitate cu modelul standard?

2. A fost respectat fluxul în cazul elaborării şi înaintării documentelor de licitaţie (Procurement Notice-ului) ?



28

3. Grila de Evaluare, Declaraţia de Confidenţialitate şi Obiectivitate, Buget estimat însoţesc Anunţul de Licitaţie şi Termenii de Referinţă?

4. Documentele însoţitoare sunt ţn concordanţă cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de Proiect?

5. Termenii de Referinţă prevăd obiectivele si sarcinile contractuale ?

6. Sunt specificate cerinţele care trebuie îndeplinite de contractor, respectiv de catre Liderul de Proiect şi experţii principali pe termen scurt: profil personal/experienţă, capacitate de expertiză tehnică?

7. Calendarul de implementare / raportare este stabilit?

8. Termenii de referinţă sunt actualizaţi ca urmare a observaţiilor transmise de CFCU şi de către Delegaţia CE, înainte de aprobarea lor ?

9. In Anunţul de Licitaţie sunt menţionate datele şi persoanele de contact?

10. Cadrul instituţional şi legal este clar definit? 11. Transmission Note completează documentele

însoţitoare pentru a fi trimise către OPCP?

PROCEDURA P 06.01. Elaborarea anunţului preliminar de licitaţie - Investiţii Scop Asigură pregătirea documentelor în conformitate cu cerinţele stabilite în Manualul PRAG.


sunt verificate din punct de vedere al formei şi al conţinutului, pentru ca acestea să conţină

informaţii relevante.

Procedura Membrii UIP 1. Colaborează pentru completarea modelului standard de Anunţ

Preliminar de Licitaţie (Supply Contract Forecast) în conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de Proiect;

2. Elaborează Transsmmission Note (document obligatoriu care însoţeşte Anunţul Preliminar de Licitaţie) pentru transmiterea către OPCP;

Secretariatul UIP


Coordonator PHARE

4. Analizează şi propune modificări ale Anunţului Preliminar de Licitaţie (dacă este cazul);

Secretariatul UIP


Membrii UIP 6. Dacă este cazul, amendează în mod corespunzător documentele;



29


7. Analizează şi poate propune modificări ale Anunţului Preliminar de Licitatie;

Membrii UIP 8. Dacă este cazul, se consultă cu privire la modificările survenite şi amendează în mod corespunzător documentele;

SPO 9. Analizează documentele amendate şi poate propune amendamente; Membrii UIP 10. Dacă este cazul, se consultă cu privire la modificările survenite şi

amendează în mod corespunzător documentele; Coordonatorul UIP / DSPO

11. Avizează Anunţul Preliminar de Licitaţie

SPO 12. Aprobă Anunţul Preliminar de Licitaţie; Secretariatul UIP

13. Trimite Anunţul Preliminar de Licitaţie la OPCP.

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. Anunţul Preliminar de Licitaţie (Supply Contract

Forecast) este în conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de Proiect?

2. Activităţile şi rezultatele (contract description) sunt clar definite?

3. Cadrul instituţional şi legal este clar definit? 4. Transsmmission Note însoţeşte Service Contract

Forecast?



30

PROCEDURA P 06.02. Elaborarea specificaţiilor tehnice şi anunţului de licitaţie – Investiţii Scop Asigură pregătirea documentelor în conformitate cu cerinţele stabilite în Manualul PRAG.


sunt verificate din punct de vedere al formei, conţinutului şi al relevanţei.

Procedura Membrii UIP 1. Colaborează în vederea completării modelelor standard de

Specificaţii Tehnice şi Anunţ de Licitaţie; 2. Completează documentele însoţitoare obligatorii (Grila de

Evaluare, Declaraţie de Confidenţialitate şi Obiectivitate, Buget estimat) ale Specificaţiilor Tehnice şi Anunţului de Licitaţie, respectând formatul standard al acestora şi în conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de Proiect;

3. Elaborează Transsmmission Note (document obligatoriu care însoţeşte Specificaţiile Tehnice şi Anunţul de Licitaţie) pentru transmiterea către OPCP;

Secretariatul UIP


Coordonator PHARE

5. Analizează şi propune modificări ale Specificaţiilor Tehnice şi Anunţului de Licitaţie (dacă este cazul);

Secretariatul UIP


Membrii UIP 7. Dacă este cazul, amendează în mod corespunzător documentele;


8. Analizează şi poate propune modificări ale Specificaţiilor Tehnice şi Anunţului de Licitaţie;


SPO 10. Analizează documentele amendate şi poate propune amendamente;



12. Avizează Specificaţiile Tehnice şi Anunţul de Licitaţie

SPO 13. Aprobă Specificaţiile Tehnice şi Anunţul de Licitaţie; Secretariatul UIP

14. Trimite Specificaţiile Tehnice şi Anunţul de Licitaţie la OPCP.



31

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii1. Anunţul de Licitaţie şi Specificaţiile Tehnice sunt elaborate

în conformitate cu modelul standard?

2. Grila de Evaluare, Declaraţia de Confidenţialitate şi Obiectivitate, Buget estimat însoţesc Anunţul de Licitaţie şi Specificaţiile Tehnice?

3. Documentele însotitoare sunt în concordanţă cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de Proiect?

4. Conform Specificaţiilor Tehnice sunt prevazute conditiile contractuale ?

5. In Anunţul de Licitaţie sunt menţionate datele şi persoanele de contact?

6. Cadrul instituţional si legal este clar definit? 7. Transmission Note completeaza documentele insotitoare

pentru a fi trimise către OPCP?



32

5.3 CONTRACTAREA PROCEDURA P 07.01 Selectarea partenerilor de twinning Scop Alegerea variantei optime pentru beneficiar.

Premise Partenerii de twinning se angajează să obţină rezultate operaţionale în termenii ţării

beneficiare şi care să îndeplinească totodată cerinţele acquis-ului comunitar.

Partenerii proiectului trebuie să realizeze un draft detaliat al unui plan de lucru, în care să

se regăsească toate activităţile necesare obţinerii de rezultate măsurabile, cât şi ordinea în

care acestea se vor desfăşura.

Pe baza acestui plan, care este de fapt fişa proiectului de twinning, beneficiarii vor alege

cea mai buna variantă.

Procedura Secretariatul UIP

1. Primeşte de la Delegaţia CE calendarul întâlnirilor bilaterale cu partenerii care au ofertat;

2. Informează membrii UIP de ziua şi data când au loc reuniunile; 3. Informează instituţiile interesate (beneficiarii) de ziua şi data când

au loc reuniunile; Membrii UIP 4. Participă împreună cu beneficiarii la reuniunile respective; Secretariatul UIP

5. În termen de 5 zile de la întâlnirile de la Delegaţie primeşte decizia însoţită de grilele de evaluare pentru toate ofertele primite, atât pentru cele selectate, cât şi pentru cele refuzate şi le remite SPO şi membrilor UIP;

SPO 6. Verifică grilele de evaluare şi semnează adresa de înaintare a deciziei respective la AMCSC si la DC.

Secretariatul UIP

7. Transmite decizia beneficiarilor către AMCSC şi o copie către Delegaţia CE.

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. Sunt complete toate datele referitoare la

proiect?

2. RTA-ul indeplineste conditiile minime pentru acest tip de contract?

3. Propunerea este relevanta fata de obiectivele Fisei Proiectului de TW?



33

4. Metodologia propusa pentru proiectul de Tw este cea adecvata?

5. Experienta RTA este corespunzataore cerintelor beneficiarului?

6. Capacităţile de expertiză tehnică şi abilităţile de a gestiona bugetul ale Project Leaderului şi ale Resident Twinning Advisor-ului sunt cele mai potrivite?

PROCEDURA P 07.02 Elaborarea contractului Scop Redactarea în comun a contractului care stă la baza transferului de know-how între cele

două administraţii publice.

Premise În termen de 3 luni de la notificarea partenerului selectat, trebuie să existe o variantă

matură a contractului.

Procedura 1. Oferă consultanţă beneficiarilor în ceea ce priveşte forma generală

a convenţiei, cerinţele tehnice aparţin pe deplin beneficiarilor; 2. Participă, cu rol de observator la întâlnirile de lucru care au loc

între beneficiar şi partenerii străini;

Membrii UIP

3. Monitorizează contractul de TW în toate fazele elaborării lui;. 4. Definesc obiectivele (componente, activităţi, rezultate parţiale); Beneficiarii 5. Propun şi negociază cu partenerii resursele umane şi materiale

necesare (inclusiv bugetul); Delegaţia CE 6. Organizează o primă sesiune de negociere;

7. Se asigură că sunt respectate criteriile de evaluare* a contractului; 8. Partenerii transmit contractul spre aprobare;

Beneficiarii şi partenerii

9. Daca nu cad de acord, se reiau negocierile; Coordonatorul UIP / DSPO

10. Mediază divergenţele dintre parteneri în procesul de negociere a contractului;

Delegaţia CE 11. Aprobă de principiu varianta finală a convenţiei; 12. Convenţia este parafată pe fiecare pagină de către cei doi şefi de

proiect; Partenerii şi benefiarii

13. Transmit convenţia la Delegaţia CE spre aprobare.



34

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu ObservatiiElemente de formă 1. Contractul este initiat de catre autoritatile

responsabile din Statul Membru (SM) şi din Ţara Candidată (TC)?

2. Contractul este elaborat în limba de lucru agreată de partenerii de Twinning (engleza, franceza sau germana)?

3. Sunt furnizate toate detaliile unei persoane de contact pentru ambele părţi ale TC si SM?

4. Este prevăzut un Consilier Rezident de Twinning (RTA) şi sunt cuantificate costurile pentru el?

5. Sunt ataşate CV-urile detaliate, în format EU, în special pentru RTA propus, şi, de asemenea, pentru Liderul de Proiect şi experţii principali pe termen scurt?

6. Este anexat Bugetul detaliat pentru proiect? 7. Ţara candidată este de acord în mod oficial să

furnizeze resursele şi echipamentul de lucru adecvate pentru RTA?

Elemente de conţinut 8. Proiectul este în conformitate cu obiectivele

stabilite prin Memorandumul de Finanţare?

9. Acquis-ul care urmează a fi implementat este exprimat în mod clar?

10. Rezultatele obligatorii sunt clar definite? 11. Componentele, punctele de referinţă

(benchmarks) sunt explicit definite, într-o manieră logică?

12. Ambele echipe sunt identificate clar şi sunt corespunzătoare?

13. Există o referire clară la responsabilităţile ambilor parteneri pentru implementarea proiectului?

14. Bugetul total este în conformitate cu suma alocată pentru acest proiect?

15. Există o împărţire detaliată a costurilor? 16. Există un calendar realist pentru

implementarea proiectului?



35

PROCEDURA P 08.01. AT: Precalificarea Scop Alegerea consultantului.

Premise Constituirea unui Comitet de precalificare pentru evaluarea expresiilor de interes şi

stabilirea listei scurte (shortlist) şi a unui Comitet de evaluare pentru aprecierea ofertelor.

Aplicabilitate Înainte de semnarea contractului / contractelor de asistenţă tehnică.

Procedura OPCP/CFCU 1. Solicită instituţiilor abilitate propuneri în vederea constituirii

comisiei de pre-evaluare; Membrii UIP 2. Se consultă în vederea selectării membrilor comitetului de

precalificare; 3. Elaborează şi înaintează CV-ul în vederea transmiterii acestuia

către CFCU şi Delegaţia CE Coordonatorul UIP / DSPO

4. Avizează componenţa nominală a comisiei de evaluare pentru preselecţia AT

SPO 5. Aprobă (cu sau fără amendamente) componenţa nominală a comisiei de evaluare pentru preselecţia AT

Secretariatul UIP 6. Preia CV-urile de la membrii UIP nominalizaţi în comisiile de pre-evaluare pentru selectarea AT şi le ataşează adresei înaintate către CFCU şi, implicit, Delegaţiei CE

7. Transmite către OPCP înştiinţarea componenţei comisiei de evaluare/precalificare;

8. Înregistrează comunicarea OPCP; 9. Pe baza comunicării OPCP înştiinţează Comisia de

Evaluare/Precalificare despre ziua şi ora când are loc reuniunea membrilor;

Membrii Comisiei de evaluare / precalificare

10. Înainte de a alege ofertanţii, semnează la OPCP o declaraţie de confidenţialitate;

11. Analizează fiecare ofertă şi o punctează conform grilei de evaluare standard din punctul de vedere al îndeplinirii cerinţelor din TOR;

12. În urma întâlnirilor avute întocmesc Raportul de Precalificare, care cuprinde lista cu punctajele obţinute de fiecare ofertă;

Secretariatul Comisiei de pre-evaluare

13. Înregistrează şi transmit raportul către OPCP si DCE.

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaţii



36

1. Membrii UIP nominalizaţi în comisia de evaluare pentru preselcţia AT au elaborat CV-uri în format standard?

2. Membrii UIP participă la evaluările la care sunt nominalizaţi?

3. Membrii UIP au semnat declaraţia de confidenţialitate şi respectă în totalitate prevederile acesteia?

4. Membrii UIP îşi îndeplinesc cu seriozitate atribuţiile -completarea integrală şi corectă a grilelor, prezenţa la toate întâlnirile comisiei, semnarea raportului de evaluare?

PROCEDURA P 08.02. AT: Evaluarea Scop Alegerea ofertei optime.

Premise Constituirea unui Comitet de evaluare pentru aprecierea ofertelor.

Aplicabilitate Înainte de semnarea contractului / contractelor de asistenţă tehnică.

Procedura OPCP/CFCU 1. Solicită instituţiilor abilitate propuneri în vederea constituirii

comitetului de evaluare; Secretariatul UIP 2. Înregistrează comunicarea OPCP

3. Pe baza comunicarii OPCP si a adresei semnate de SPO, solicita institutiilor abilitate, desemnarea personalului reprezentativ in Comisia de Evaluare a ofertelor tehnice si financiare

4. Inregistreaza raspunsurile ministerelor de resort Membrii UIP 5. Se consultă în vederea selectării membrilor comitetului de

evaluare; 6. Elaborează şi înaintează CV-ul în vederea transmiterii acestuia

către CFCU şi Delegaţia CE 7. Analizează CV-urile experţilor desemnaţi de instituţiile implicate

în rezolvarea problematicii minorităţilor – comunitatea Roma – şi propun Coordonatorului UIP / DSPO si SPO componenţa nominală a comitetului de evaluare;


Avizează componenţa nominală a comitetului;

SPO 8. Aprobă (cu sau fără amendamente) componenţa nominală a comitetului;

Secretariatul UIP 9. Preia CV-urile de la membrii UIP nominalizaţi în comisiile de evaluare pentru selectarea AT şi le ataşează adresei înaintate catre CFCU şi, implicit, Delegaţiei CE

10.Transmite către OPCP înştiinţarea componenţei comisiei de evaluare

11. Înregistrează comunicarea OPCP; 12. Pe baza comunicării OPCP înştiinţează Comitetul de evaluare

despre ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului;



37

Membrii Comitetului de evaluare

13. Semnează la OPCP o declaraţie de confidenţialitate; 14. Analizează fiecare ofertă şi o punctează din punctul de vedere

al îndeplinirii cerinţelor din TOR şi modelului din grila de evaluare;

15. Pentru ofertele care au un punctaj mai mare de 80% (100% reprezentând maximum) se organizează întâlniri bilaterale la nivel de experţi;

16. Aleg soluţia optimă Secretariatul Comisiei de evaluare

17. Întocmeste Raportul de Evaluare; 18. Înregistrează şi transmite raportul către OPCP.

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. Membrii UIP nominalizaţi în comisia de evaluare

pentru selecţia AT au elaborat CV-uri în format standard PHARE ?

2. Membrii UIP participă la evaluările la care sunt nominalizaţi?

3. Membrii UIP au semnat declaraţia de confidenţialitate şi respectă în totalitate prevederile acesteia?

4. Membrii UIP îşi îndeplinesc cu seriozitate atribuţiile -completarea integrală şi corectă a grilelor, prezenţa la toate întâlnirile comisiei, semnarea raportului de evaluare?

PROCEDURA P 08.03. AT : Contractarea Scop Semnarea contractului de asistenţă tehnică (AT).

Premise Selectarea celei mai bune oferte de asistenţă tehnică, în vederea îndeplinirii obiectivelor

stabilite şi a derulării cu succes a activităţilor propuse în cadrul proiectului/proiectelor

PHARE aprobate.

Aplicabilitate Prezenta procedură se aplică pe întreaga durată a derulării proiectului/proiectelor PHARE

pe care le implementează UIP - SGG şi respectă pricipiile general valabile ale procedurilor

PHARE.



38

Procedura

Membrii UIP Secretariatul UIP

Informează directorul UIP, periodic sau la solicitarea expresă a acestuia, despre stadiul elaborării documentelor de contractare a AT Semnează contractul cu AT Senior Project

Officer Secretariatul UIP Înregistrează şi arhivează Contractul semnat de către toţi factorii de

decizie Listă de verificare: Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor:

Anexe:

• Model de Procurement Notice pag 39 • Model de Termeni de Referinţă, pag 43 • Model de Declaraţie de confidenţialitate, pag 50 • Modele de Grile de evaluare pentru preselecţie şi pentru selecţia finală, pag 51, 52 • Model de contract pentru AT, pag 54

Aspecte de verificat Da Nu Observatii 1. În culegerea informaţiei şi circulaţia acesteia în

perioada elaborării documentelor necesare contractării AT s-a respectat procedura stabilită?

2. Contractul cu AT este semnat de SPO ? 3. Au fost respectate termenele pentru elaborarea şi

înaintarea documentelor necesare pentru contractarea AT ?

Terms of reference

5/2003 39

Anexa 1. Model de Procurement Notice

SERVICE PROCUREMENT NOTICE <Contract title>

<Location - Area/region and country/countries > 1. Publication reference

< Publication reference of the corresponding contract forecast notice >

2. Procedure

Restricted

3. Programme

< Phare / Tacis / Cards / Ala / Meda / EDF/ Other >

4. Financing

< Budget line / Financing agreement / Other >

5. Contracting Authority

• EITHER European Commission, on behalf of beneficiary country/countries (centralised tender procedures)

• OR < The beneficiary > (decentralised tender procedures)

CONTRACT SPECIFICATION 6. Nature of contract < Global price / Fee-based >

7. Contract description < Recommended maximum 10 lines >

8. Numbers and titles of lots

< As appropriate >

9. Maximum budget [For centralised contracts: EUR or For decentralised contracts: EUR / <ISO code of national currency>] < Amount >

10. Scope for additional services

< As appropriate >

CONDITIONS OF PARTICIPATION

11. Eligibility

Participation is open on equal terms to all natural and legal persons of the EU Member States, < list of other eligible countries in accordance with the Regulation governing the programme identified in point 3 - See Annex A2 of the Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of external actions >.

12. Candidature

All eligible natural and legal persons (as per item 11 above) or groupings of such persons (consortia) may apply. A consortium may be a permanent, legally-established grouping or a grouping which has been constituted informally for a specific tender procedure. All members of a consortium (ie, the leader and all other partners) are jointly and severally liable to the Contracting Authority. The participation of an ineligible natural or legal person (as per item 11) will result in the automatic exclusion of that person. In particular, if that ineligible person belongs to a consortium, the whole consortium will be excluded.

Terms of reference

5/2003 40

13. Number of applications

No more than one application can be submitted by a natural or legal person (including legal persons within the same legal group) , whatever the form of participation (as an individual legal entity or as leader or partner of a consortium submitting an application). In the event that a natural or legal person (including legal persons within the same legal group) submits more than one application, all applications in which that person (and legal persons within the same legal group) has participated will be excluded.

14. Shortlist alliances prohibited

Any tenders received from tenderers comprising firms other than those mentioned in the short-listed application forms will be excluded from this restricted tender procedure. Short-listed candidates may not form alliances or subcontract to each other for the contract in question.

15. Grounds for exclusion

As part of the application form, candidates must provide the evidence required in Section 2.3.3 of the Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of external actions (available from following Internet address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm).

16. Sub-contracting

< Specify whether or not sub-contracting will be allowed and, if so, the maximum percentage of the contract value which may be sub-contracted >

17. Number of candidates to be short-listed

On the basis of the applications received, at least 4 and at most 8 candidates will be invited to submit detailed tenders for this contract.

PROVISIONAL TIMETABLE

18. Provisional date of invitation to tender

< Date >

19. Provisional commencement date of the contract < Date >

20. Initial period of execution and possible extension of the contract < To be specified >

SELECTION AND AWARD CRITERIA

21. Selection criteria

The following selection criteria will be applied to candidates. In the case of applications submitted by a consortium, these selection criteria will be applied to the consortium as a whole: 1) Economic and financial standing of candidate [based on item 3 of the application form] The objective of this criterion is to examine whether or not the candidate (ie, the consortium as a whole, in the case of an application from a consortium):

• will not be economically dependent on the Contracting Authority in the event that the contract is awarded to it; and

• has sufficient financial stability to handle the proposed contract. Examples of reference criteria: • the average annual turnover of the candidate must exceed 5 times the annualised maximum

budget of the contract (ie, the maximum budget stated in the procurement notice divided by the initial contract duration in years, where this exceeds 1 year); and/or

• the averages of cash and cash equivalents at the beginning and end of year are positive. (a) <reference criterion a> (b) etc

Terms of reference

5/2003 41

2) Professional capacity of candidate [based on items 4 and 5 of the application form] The objective of this criterion is to examine whether or not the candidate (ie, the consortium as a whole, in the case of an application from a consortium):

• has sufficient ongoing staff resources and expertise to be able to handle the proposed contract

• is not a so-called 'body shop', ie, a candidate with no real expertise in fields related to the contract but which simply identifies and proposes experts to fit the project description

Note that Terms of Reference should avoid being too prescriptive, in order to discourage applications from so-called 'body shops'. Examples of reference criteria: • has a professional certificate appropriate to this contract [, such as <specify>];

• at least <number related to the quantity of expertise required for this contract> staff currently work for the applicant in fields related to this contract; and

• at least 20% of all staff working for the candidate this year in fields related to this contract are permanent.

(a) <reference criterion a> (b) etc 3) Technical capacity of candidate [based on items 5 and 6 of the application form] The objective of this criterion is to examine whether or not the candidate (ie, the consortium as a whole, in the case of an application from a consortium):

• has sufficient expertise and experience to be able to handle the proposed contract Example of reference criterion: • the candidate has worked successfully on at least < one / two / three > project<s> with a budget

of at least that of this contract in fields related to this contract in the past three years (a) <reference criterion a> (b) etc If more than 8 eligible candidates meet the above selection criteria, the relative strengths and weaknesses of the applications of these candidates must be reexamined to identify the eight best applications for the tender procedure. The only factors which will be taken into consideration during this re-examination are: 1) <comparitive criterion 1> 2) etc

22. Award criteria

As specified in the tender dossier annexed to the letter of invitation to tender which will be sent to short-listed candidates.

APPLICATION

23. Deadline for receipt of applications

< Time and date to be specified - must be at the close of business of a working day at least 30 calendar days after the date of publication of this procurement notice > (eg, 16:00 Central European Time on <date>) Any application received after this deadline will not be considered.

24. Application format and details to be provided

Applications must be submitted using the standard application form (available from the following Internet address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm), whose format and instructions must be strictly observed. Any application which does not observe these provisions will be automatically eliminated. Any additional documentation (brochure, letter, etc) sent with an application will not be taken into consideration.

Terms of reference

5/2003 42

25. How applications may be submitted

Applications must be submitted in English exclusively to the Contracting Authority:

• EITHER by recorded delivery (official postal service) to : (for decentralised tender procedures) <Address of Contracting Authority>

OR (for centralised tender procedures)

<Address of European Commission>

• OR hand delivered (including courier services) directly to the Contracting Authority in return for a signed and dated receipt to:

(for decentralised tender procedures) <Address of Contracting Authority>

OR (for centralised tender procedures)

<Address of European Commission> The Contract title and the Publication reference (see item 1 above) must be clearly marked on the envelope containing the application and must always be mentioned in all subsequent correspondence with the Contracting Authority. Applications submitted by any other means will not be considered.

26. Operational language

All written communications for this tender procedure and contract must be in English.

27. Additional information

<As appropriate>

28. Date of publication of contract forecast < Date - must have been at least 30 calendar days before the publication of this procurement notice >

28. Legal basis

<Regulation or other instrument under which this contract is to be financed>

Terms of reference

5/2003 43

Anexa 2. Model de Termeni de Referinţă [How to complete these standard Terms of Reference: The elements within <> brackets must be completed with the information indicated, as appropriate for each tender procedure. The phrases within [ ] brackets should only be included if appropriate. All other text should only need to be amended in exceptional cases, depending on the requirements of particular tender procedures. In the final version of each set of Terms of Reference, please remember to delete this paragraph, any other text with yellow highlighting and all such brackets.]

CONTRACT OBJECTIVES & EXPECTED RESULTS

Overall objectives

The overall objectives of the project of which this contract will be a part are as follows:

• < objective 1 >

• < objective 2, etc >

Specific objectives

The objectives of this contract [which are not necessarily those of the project] are as follows:

• < objective 1 >

• < objective 2, etc >

Results to be achieved by the Consultant

< These may be presented either in order of importance or in chronological order, as appropriate >

• < result 1 >

• < result 2, etc >

ASSUMPTIONS & RISKS

Assumptions underlying the project intervention

< Insert elements from the Logical Framework prepared for the project as part of the Financing Proposal >

Risks

< Insert elements from the Logical Framework prepared for the project as part of the Financing Proposal >

SCOPE OF THE WORK

General

Project description

< As appropriate but with a recommended maximum of 2 pages >

Geographical area to be covered

< As appropriate >

Target groups

< As appropriate >

Terms of reference

5/2003 44

Specific activities

< A clear and detailed list of tasks to be undertaken in order to achieve the contract objectives and/or consultant's job description. The tasks should be listed either in order of importance or in chronological order. They should include any reports which the Consultant must prepare (in addition to the interim and final reports referred to in Section 0 of these Terms of Reference). Any tasks requiring specific expertise should be clearly identified. If appropriate, the time schedule for completion of the various activities should be stipulated here.

This section should contain only major managerial, economic, institutional, and technical requirements (+criteria) regarding this project’s activities. It may address the question of phasing of the project, or its organisation into distinct components. It should not be too prescriptive. It is up to tenderers to prepare their own detailed organisation and methodology and technical proposals such that they fulfil the general requirements described in these Terms of Reference.

For contracts which include an element of supervision of progress of contractors on other contracts (eg, works or supplies), the tasks of the supervisor should include a description of the types of control which he/she must carry out. When the supervisor issues a certificate, he/she must be satisfied that relevant, reliable and sufficient evidence exists that:

• the tasks have been properly performed; and

• the amounts claimed by the contractor(s) have actually and necessarily been incurred

in accordance with the requirements of the contract he/she is supervising.

In preparing this section, particular attention should be given to ensuring the sustainability and dissemination of project results. The Consultant must also observe the latest visibility guidelines concerning acknowledgement of EC financing of the project. >

Project management

Responsible body

< Identity of the specific department of the Contracting Authority / beneficiary country (or its relevant agent, if appropriate) which will be responsible for managing the contract / project >

Management structure

< Describe the management structure of the Contracting Authority / beneficiary country administration, including all relevant decision-making processes which may be involved in managing this project. Include information on the basic management structure of the project (eg, Project Management Unit, Steering Group) and project planning. Identify those decisions which may be taken by the Project Manager alone (as identified in Article 8 of the Special Conditions) and those which he/she must refer, for example, to a more senior colleague or project steering committee >

Facilities to be provided by the Contracting Authority and/or other parties

< As appropriate >

LOGISTICS AND TIMING

Location

< Identify the location (ie, city/town) of the operational base for the project, any other location(s) where it may be appropriate for short-term inputs to be provided and/or where pilot projects may be established (eg, regions or neighbouring countries with which cross-border co-operation is encouraged) >

Terms of reference

5/2003 45

Commencement date & Period of execution

The intended commencement date is <date> and the period of execution of the contract will be < number > months from this date. Please refer to Articles 4 and 5 of the Special Conditions for the actual commencement date and period of execution.

< If the intention is to award a contract for additional services depending on the outcome of the initial contract, such as for the second phase of a study or operation, this must be stated here. The possibility of additional services being procured by negotiated procedure and their estimated cost must be clearly indicated, if appropriate. >

REQUIREMENTS

Personnel

Key experts

All experts who have a crucial role in implementing the contract are referred to as key experts. The profiles of the key experts for this contract are as follows:

< Identify the profiles sought for all key experts up to a recommended maximum of 6 key experts - otherwise the maximum scores will be negligible and evaluation will be difficult. The skills required may include professional technical skills, team management skills, communication skills, and/or language skills as appropriate. While it is not necessary to identify all key positions in detail, it is recommended to be as clear as possible to guarantee a fair technical evaluation. Remember to set the scores in the evaluation grid accordingly. It is recommended that the precise time inputs of the experts be left to the discretion of tenderers. However, it may be useful to identify some absolute minima for the contribution of key experts to be considered appropriate. >

< The minimum percentage of time which experts should work in the beneficiary country could be specified, eg 75%, to limit the possibility that experts spend a large proportion of their time outside the beneficiary country to which they are supposedly giving technical advice. >

Key expert 1: Team Leader

Qualifications and skills

< As appropriate >

General professional experience

< As appropriate >

Specific professional experience

< As appropriate >

Key expert 2: < eg Senior legal expert >

Qualifications and skills

< As appropriate >

General professional experience

< As appropriate >

Specific professional experience

< As appropriate >

Key expert 3: < etc >

Terms of reference

5/2003 46

Guidance notes on expert inputs 1) Working days: performance of the contract (and therefore payment) is based on working days only. The Consultant will only be paid for days actually worked on the basis of the daily fee rate contained in the budget breakdown (annex V). Tenderers must annex the 'Estimated number of working days' worksheet contained in the spreadsheet for Annex V to their Organisation and Methodology (Annex III) to demonstrate the correspondence between the proposed methodology and the expert inputs. It is unnecessary to stipulate what the holiday provision for the experts will be. This is for the tenderer to decide. The annual leave entitlement for long-term experts is simply limited to a maximum of 60 days. A fee-based/technical assistance contract is, by definition, one in which the actual days worked each month for each category of experts may differ from the number of working days estimated for each month in the organisation and methodology and the budget breakdown. The actual input required for the tasks specified in the Terms of Reference can only be determined in the course of the contract. During the technical evaluation, the only aspect that should be considered for the non-key experts is whether the number of working days estimated for each month for each type of expert proposed in the Organisation and Methodology (Annex III) are sufficient for the requirements of the Terms of Reference to be achieved. This is judged on the basis of the profiles identified in the Terms of Reference and/or the Organisation and Methodology. 2) The annual leave entitlement of the experts employed by a service provider is determined by their employment contract with the service provider and not by the service contract between the Contracting Authority and the Consultant. However, the Contracting Authority is able to determine when experts take their annual leave since this is subject to approval by the Project Manager, who will assess any such request according to the needs of the project while the contract is in progress. For obvious reasons, a day of annual leave is not considered to be a working day. All this is clearly stated in the General Conditions:

Article 21 Working hours The days and hours of work of the Consultant or the Consultant’s personnel in the country of the Contracting Authority shall be fixed on the basis of the laws, regulations and customs of the country of Contracting Authority and the requirements of the services. Article 22 Leave entitlement 22.1 Annual leave to be taken during the period of execution of the contract must be at a time approved by the Project Manager. 22.2 For a fee-based contract, the fee rates are deemed to take into account the annual leave of up to 2 months for the Consultant’s personnel during the period of execution of the contract. Consequently, days taken as annual leave shall not be considered to be working days. 22.3 The Consultant's personnel shall not be entitled to either sick or casual leave provided, however, that the Project Manager may, at his sole discretion whether for compassionate reasons or otherwise, permit the Consultant to take unpaid leave during the period of execution of the contract.

Everything is based on working days to avoid getting involved in identifying when working weeks, national holidays, etc are in the beneficiary country of a given contract. The fee rates for all experts must include all the "administrative costs of employing the relevant experts, such as relocation and repatriation expenses [including flights to and from the beneficiary country upon mobilisation and demobilisation], accommodation, expatriation allowances, leave, medical insurance and other employment benefits accorded to the experts by the Consultant". This is why no further precision of annual leave entitlement must be mentioned in the service contract. It is important, though, to establish how many times each short-term expert is to be mobilised (since travel is included in the fee rate, the number of flights will have an impact on that fee rate). 3) The schedule of estimated numbers of working days which must be attached to Annex III provides a direct basis for calculating the maximum contract value. The Project Manager can use the

Terms of reference

5/2003 47

updated cashflow monitoring spreadsheet submitted by the Consultant with its invoices to monitor the actual numbers of working days submitted in invoices and to check that the contract is progressing within budget. This is very useful from a financial management perspective. Since the estimated working days are on a monthly basis, the spreadsheet can be used to provide an early indication of any problems during contract implementation, especially since it automatically calculates variances from the original estimates. Usually, the Project Manager should be able to see and explain why variations have occurred but, if not, he/she can investigate further. This is basic management accounting.

Other experts

CVs for experts other than the key experts are not examined prior to the signature of the contract. They should not have been included in tenders.

The Consultant shall select and hire other experts as required according to the profiles identified in the Organisation & Methodology <and/or these Terms of Reference>. These profiles must indicate whether they are to be regarded as long-term/short-term, international/local and senior/junior so that it is clear which fee rate in the budget breakdown will apply to each profile. For the purposes of this contract, international experts are considered to be those whose permanent residence is outside the beneficiary country while local experts are considered to be those whose permanent residence is in the beneficiary country.

The Consultant should pay attention to the need to ensure the active participation of local professional skills where available, and a suitable mix of international and local staff in the project teams. All experts must be independent and free from conflicts of interest in the responsibilities accorded to them.

The selection procedures used by the Consultant to select these other experts shall be transparent, and shall be based on pre-defined criteria, including professional qualifications, language skills and work experience. The findings of the selection panel shall be recorded. The selection of experts shall be subject to approval by the Contracting Authority.

Note that civil servants and other staff of the public administration of the beneficiary country cannot be recruited as experts.

Support staff & backstopping

< As appropriate >.

[If the contract is a fee-based contract:

Backstopping costs are considered to be included in the fee rates.

[If the contract is a fee-based contract and the support staff are to be provided by the Consultant:

The costs of support staff must be included in the fee rates of the experts.]

Office accommodation

Office accommodation of a reasonable standard and of approximately 10 square metres for each expert working on the contract is to be provided by < the Consultant / the beneficiary country / the Contracting Authority >.

[If the contract is a fee-based contract and the office accommodation is to be provided by the Consultant:

Option 1:

The costs of the office accommodation are to be covered by the fee rates of the experts

Option 2:

Terms of reference

5/2003 48

The costs of the office accommodation are to be covered by the provision for incidental expenditure. The cost per square metre must be in line with the prevailing local market rate for office accommodation of a reasonable standard.]

Facilities to be provided by the Consultant

The Consultant shall ensure that experts are adequately supported and equipped. In particular it shall ensure that there is sufficient administrative, secretarial and interpreting provision to enable experts to concentrate on their primary responsibilities. It must also transfer funds as necessary to support its activities under the contract and to ensure that its employees are paid regularly and in a timely fashion.

< State what will be required in terms of supplies, services, documentation, logistical support, etc for the success of the contract, indicating the source (ie, Consultant / beneficiary country / Contracting Authority / … ). The maximum detail should be provided, especially for those elements which are to be provided by the Consultant within the fee rates of its experts. >

If the Consultant is a consortium, the arrangements should allow for the maximum flexibility in project implementation. Arrangements offering each consortium partner a fixed percentage of the work to be undertaken under the contract should be avoided.

Equipment

No equipment is to be purchased on behalf of the Contracting Authority / beneficiary country as part of this service contract or transferred to the Contracting Authority / beneficiary country at the end of this contract. Any equipment related to this contract which is to be acquired by the beneficiary country must be purchased by means of a separate supply tender procedure.

[If the contract is a fee-based contract

Incidental expenditure

The Provision for incidental expenditure covers the eligible incidental expenditure incurred under this contract. It cannot be used for costs which should be covered by the Consultant as part of its fee rates, as defined above. Its use is governed by the provisions in the General Conditions and the notes in Annex V of the contract. It covers:

• Travel costs and subsistence allowances for missions to be undertaken as part of this contract from the base of operations in the beneficiary country Do not give any financial estimate

• < Item 2, etc Do not give any financial estimate >

The Provision for incidental expenditure for this contract is EUR < amount >. This amount must be included without modification in the Budget breakdown.

Any subsistence allowances to be paid for missions undertaken as part of this contract from the base of operations in the beneficiary country must not exceed the per diem rates published on the Web site http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm at the start of each such mission.]

Guidance notes on estimating the Provision for incidental expenditure

All costs relating to the provision of international experts (including travel to/from the beneficiary country and subsistence once there, apart from missions specified in these terms of reference) must be included in the fee rates. The explicit explanation in the notes to the budget breakdown is as follows:

- the provision for incidental expenditure does not cover travel to/from the beneficiary country for international experts (other than for missions within the contract)

These mobilisation and demobilisation costs are included in the fee rates. In this respect there is no distinction to be made between long-term and short-term experts. The only per diem rates and travel costs which should be covered by the provision for incidental expenditure are those relating to

Terms of reference

5/2003 49

missions from the base of operations in the beneficiary country which are required by these Terms of Reference.

- the subsistence paid to experts on missions requiring an overnight stay away from the base of operations in the beneficiary country must not exceed the per diem rate published on the Web site http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm for each night away from the base of operations

Remember that the amount determined in the Terms of Reference as the Provision for incidental expenditure is simply an upper limit on the incidental costs. It need not be estimated exactly and it does not matter that the actual costs are more or less than the estimated amounts of the components, provided that a reasonable margin of error has been allowed.

No detailed calculation of the provision for incidental expenditure must appear anywhere in the Terms of reference or in the tender dossier, otherwise the amounts identified become legally binding.

REPORTS

Reporting requirements

Please refer to Article 26 of the General Conditions. Interim progress reports must be prepared every six months during the period of execution of the contract. They must be accompanied by a corresponding invoice.

There must be a final progress report and final invoice at the end of the period of execution. The draft final progress report must be submitted at least one month before the end of the period of execution of the contract. Note that these interim and final progress reports are additional to any required in Section 0 of these Terms of Reference.

[If the contract is a fee-based contract

In addition, an updated financial report must be submitted with each of the above progress reports. The updated financial report must contain details of the time inputs of the experts and of the incidental expenditure. The final progress report must be accompanied by the final invoice and an audit certificate (as defined in Article 30 of the General Conditions and in accordance with the template in Annex VI of the contract) confirming the final certified value of the contract.]

Submission & approval of progress reports

< Number > copies of the progress reports referred to above must be submitted to the Project Manager identified in the contract. The progress reports must be written in English. The Project Manager is responsible for approving the progress reports.

MONITORING AND EVALUATION

Definition of indicators

< Specific performance measures chosen because they provide valid, useful, practical and comparable measures of progress towards achieving expected results. Can be quantitative: measures of quantity, including statistical statements; or qualitative: judgements and perception derived from subjective analysis >

Special requirements

< As appropriate >

5/2003 50

Anexa 3. Model de declaraţie de confidenţialitate

Declaration of Confidentiality (A3)

Project Title:_________________

I, the undersigned, hereby declare that I agree to participate in the preparation of the above-mentioned [tender/call for proposals]*. By making this declaration, I confirm that I have familiarised myself with the information available to date concerning this [tender/call for proposals]*.

I undertake to perform my duties honestly and fairly. My contribution to the documents in whose preparation I will be involved will be objective and will fully respect the principles of fair competition, in particular by avoiding terms or conditions favouring any one product, manufacturer or service provider.

I undertake to hold in trust and confidence any information or documents ("confidential information") disclosed to me or discovered by me or drafted by me in the course of or as a result of preparing the [tender/call for proposals]* and undertake to use them only for the purposes of preparing this [tender/call for proposals]* and not to disclose them to any third party. I also undertake not to retain copies of any written information or prototypes supplied and undertake neither to assist nor be associated with any [prospective tenderer/applicant]* in the above-mentioned [tender/call for proposals]*. I am fully aware that any failure to comply would lead to my exclusion from the [tender/call for proposals]* and to the rejection of my [candidature/tender/application]*.

Lastly, I undertake not to divulge confidential information to any employee or expert unless that person has signed this declaration and agreed to abide by its provisions.

Name:

Signature:

Date:

* Delete as applicable.

5/2003 51

Anexa 4. Model de grilă de evaluare pentru preselecţie Maximum Organisation and methodology Rationale 20 Strategy 20 Timetable of activities 10 Total score for Organisation and methodology

50

Key experts <Key expert 1> (Max 25 points) Qualifications and skills 5 General professional experience 5 Specific professional experience 15 <Key expert 2> (Max 15 points) Qualifications and skills 2 General professional experience 4 Specific professional experience 9 <Key expert 3> (Max 5 points) Qualifications and skills 1 General professional experience 1 Specific professional experience 3 <Key expert 4> (Max 5 points) Qualifications and skills 1 General professional experience 1 Specific professional experience 3 Total score for Key experts 50 Overall total score 100 [How to use this evaluation grid: The categories to be used to assess the Organisation and Methodology (ie, Rationale, Strategy and Timetable of activities) and each of the key experts (ie, Qualifications and skilles, General professional experience & Specific professional experience) must not be altered in any way. The division of scores between Organisation and methodology and Key experts, as well as the maximum scores for each category must be adapted by the Contracting Authority according to the requirements of the specific tender procedure. The number of key experts must correspond to the number of key expert profiles identified in the Terms of reference and should not exceed 6 key experts. The Evaluation Committee must evaluate tenders on the basis of the maximum scores notified to tenderers using this template. These maximum scores cannot be modified after the deadline for informing potential tenderers of any clarifications. Please remember to delete the highlighted text in the final version of the evaluation grid for a specific tender procedure.]

5/2003 52

Anexa 5. Model de grilă de evaluare pentru selecţia finală Maximum Initial

assessment Revised

assessment (before

interviews*)

Revised assessment

after interviews*

Organisation and methodology Rationale 20 Strategy 20 Timetable of activities 10 Total score for Organisation and methodology

50

Key experts <Key expert 1> (Max 25 points) Qualifications and skills 5 General professional experience 5 Specific professional experience 15 <Key expert 2> (Max 15 points) Qualifications and skills 2 General professional experience 4 Specific professional experience 9 <Key expert 3> (Max 5 points) Qualifications and skills 1 General professional experience 1 Specific professional experience 3 <Key expert 4> (Max 5 points) Qualifications and skills 1 General professional experience 1 Specific professional experience 3 Total score for Key experts 50 Overall total score 100 * In the case that interviews are held

Strengths

Weaknesses

Evaluation performed by:

Name Signature Date

5/2003 53

INSTRUCTIONS TO EVALUATORS

Each evaluator must make an initial assessment of the technical offers and award scores on each sub-criterion according to his/her assessment. Each evaluator should be able to justify his/her assessment and scores in a meeting of the Evaluation Committee. The justifications must relate to the description of the project needs in the terms of reference and, for the key experts, to the profile descriptions included in it. Evaluators must therefore make comments in the strengths and weaknesses boxes. The assessments made will be discussed in the evaluation meeting(s) and each evaluator may make adjustments to the initial assessments after this discussion. If interviews are held, each evaluator may revise his/her assessment of individual key experts on the basis of these but the justification for any such adjustment must be given to the Evaluation Committee. Note that only tenders with average scores of at least 80 points qualify for the financial evaluation.

5/2003 54

Anexa 6. Model de contract de AT

SERVICE CONTRACT FOR

EUROPEAN COMMUNITY EXTERNAL ACTIONS

[For centralised contracts: European Commission, B-1049 Brussels, Belgium

OR

For decentralised contracts: <Name and administrative address of the Contracting Authority>] (“the Contracting Authority”),

of the one part,

and

<Name of the Consultant> (acronym) (“the Consultant”)

of the other part,

have agreed as follows:

Special Conditions

Article 1 - Subject

The subject of this Contract is <Contract title> at <Location> with identification number <Publication reference> (“the services”).

Article 2 - Structure of the contract

The Consultant will carry out the services on the terms and conditions set out in this contract, which comprises, in order of precedence, these special conditions ("Special Conditions") and the following annexes:

Annex I: General Conditions for service contracts financed by the European Community

Annex II: Terms of reference

Annex III: Organisation and methodology

Annex IV: Key experts

Annex V: Budget [For fee-based contracts only: breakdown and cashflow forecast]

Annex VI: Forms and other relevant documents In case of any contradiction between the above documents, their provisions shall be applied according to the above order of precedence.

Article 3 - Contract value

Option 1: Fee-based contract (technical assistance contracts)

This contract, established in [For centralised contracts: euro OR For decentralised contracts: euro/<national currency>], is a fee-based contract. Based on the maximum fees and incidental expenditure defined in Annex V, the maximum contract value is [For centralised contracts: EUR OR For decentralised contracts: EUR/<ISO code of national currency>]<amount>.

5/2003 55

Option 2: Global price contracts (studies and other result-oriented contracts)

This contract, established in [For centralised contracts: euro OR For decentralised contracts: euro/<currency of beneficiary country>], is a global price contract. The contract value is [For centralised contracts: EUR OR For decentralised contracts: EUR/<ISO code of national currency>]<amount>.

Article 4 - Commencement date

EITHER: The date for commencing performance shall be <date>

OR: The date for commencing performance shall be within 3 months of the signature of this contract by both parties and shall be determined by an administrative order issued by the Project Manager.

Article 5 - Period of execution

The period of execution of the tasks identified in Annexes II & III is <number> months from the Commencement date.

Article 6 - Reporting

The Consultant shall submit technical reports as specified in the Terms of reference.

Article 7 - Payments and bank account

7.1 Payments will be made in [ euro / < national currency > ] in accordance with Article 28 of the General Conditions into the bank account notified by the Consultant to the Contracting Authority in accordance with Article 20.7 of the General Conditions.

7.2 The payments will be made according to the following schedule, subject to the provisions of

Articles 28 to 33 of the General Conditions: Option 1: Fee-based contract

Month <EUR/***> 1 Pre-financing payment <amount>

60% of the cashflow forecast for the 12

months following the commencement date

<7, 13, …>

Forecast interim payment in Month <7, 13, …> [add rows as appropriate, depending on the period of execution of the contract]

<estimated amounts>

based on the cashflow forecast

<Month number

>

Forecast balance <estimated amount>

10% of the maximum contract value

Total <maximum contract value>

The actual amounts payable after the pre-financing payment may differ from the estimated amounts above. They must be based on the Consultant's invoices, setting out the days actually worked for each category of expert and the incidental expenditure actually incurred during the period. The invoices must be paid, subject to the approval of the corresponding

5/2003 56

progress report, until the sum of the amounts paid is 90% of the maximum contract value. No further payment will be made until the payment of the balance, if any, which will be the difference between the total amounts already paid and the final certified value of the contract. Option 2: Global price contract:

Month <EUR/***> 1 Pre-financing payment <60% of the

contract value>

<Month number

>

Balance <40% of the contract value>

Total <Total contract value>

Article 8 - Contact addresses

Any written communication relating to this Contract between the Contracting Authority and the Consultant must state the Contract title and identification number, and must be sent by post, fax, e-mail or by hand to the addresses identified in accordance with Article 20.7 of the General Conditions.

Article 9 - Law and language of the contract

9.1 The law of [For centralised contracts: Belgium / For decentralised contracts: <country of the Contracting Authority> ] shall govern all matters not covered by the contract.

9.2 The language of the contract and of all written communications between the Consultant and the Contracting Authority and/or the Project Manager shall be English.

Article 10 - Tax and customs arrangements

The contract shall be exempt from all duties and taxes, including VAT. [To be amended according to any agreement between the European Community and the beneficiary country]

Article 11 - Dispute settlement

[For centralised contracts: Any disputes arising out of or relating to this contract which cannot be settled amicably shall be referred to the exclusive jurisdiction of the courts of Brussels, Belgium.]

[For decentralised contracts:

11.1 The conciliation procedure in Article 40.3 of the General Conditions [ is not applicable / is applicable and the service of the European Commission which will be responsible for such conciliation is <specify >].

EITHER

11.2 Any disputes arising out of or relating to this contract which cannot be settled otherwise shall be referred to the exclusive jurisdiction of <specify> applying the national legislation of the Contracting Authority.

OR

11.2 Any disputes arising out of or relating to this contract which cannot be settled otherwise shall be referred for arbitration to <specify the arbitration body> applying the rules of arbitration of [

5/2003 57

the International Chamber of Commerce / the United Nations Commission on International Trade Law / < other internationally recognised procedure to be specified > ].

[If necessary:

Article 12 - Other specific conditions applying to the contract

The following derogations from the General Conditions shall apply:

12.1 By derogation from Article ...

]

Done in English in three originals, [For centralised contracts: two originals being for the European Commission / For decentralised contracts: one original being for the Contracting Authority, one original being for the European Commission, ]and one original being for the Consultant.

For the Consultant For the Contracting Authority

Name: Name:

Function: Function:

Signature: Signature:

Date: Date:

[For decentralised contracts: Endorsed for financing by the European Community

Name:

Function:

Signature:

Date:

]



58

5.4 MONITORIZAREA IMPLEMENTĂRII PROCEDURA P 09 Monitorizarea lunară a proiectelor PHARE aflate în derulare

Scop Cunoaşterea stadiului şi modului de implementare tehnică a proiectelor. În acest sens, UIP

a conceput un Sistem de monitorizare care are 3 componente:

• Monitorizare;

• Comunicare;

• Evaluare.

Premise Monitorizarea lunară se realizează pentru proiectele aflate în derulare şi se bazează pe

formularele M1 si M2 primite în cadrul componentei de monitorizare a sistemului elaborat

de UIP.

În momentul în care un proiect de asistenţă tehnică sau de twinning a fost andosat, se

transmite o scrisoare de prezentare a sistemului de monitorizare elaborat de Unitatea de

Implementare a Programelor, atât Liderului de proiect român, cât şi celui străin. Ca urmare

a solicitării UIP, echipa proiectului ne transmite până la data de 3 a lunii curente,

formularele M1 si M2 cuprinzând raportarea pentru luna precedentă.

Monitorizarea lunară se realizează prin:

• Analiza formularelor M1 şi M2;

• Întocmirea şi transmiterea TPR;

• Organizare de reuniuni lunare.



59

PROCEDURA P 09.01 Analiza formularelor M1 şi M2 După primirea formularelor la termenul precizat, responsabilul de proiect le supune

analizei şi completează următoarea listă de verificare.

Lista de verificare pentru formularul M1 – Activităţi derulate în luna.......

Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii Elemente de forma 1. A fost respectat termenul limită pentru

transmitere?

2. Formularul este completat în limba română şi limba engleză?

3. Formularul a fost transmis atât pe hartie cât şi electronic?

4. Formularul este semnat de către Liderul de proiect român?

5. Formularul este semnat de către Liderul de proiect străin / RTA?

Elemente de continut 6. Au fost completate activitatile programate

iniţial în Contract/Calendar de lucru pentru perioada respectivă?

7. Toate activităţile planificate iniţial au fost realizate efectiv în această perioadă?

8. Au fost implementate activităţi raportate din perioada anterioară?

9. Au fost desfăşurate în avans activităţi planificate iniţial pentru perioada viitoare?

10. Activităţile planificate pentru aceasta perioadă şi nerealizate au fost reprogramate şi s-au menţionat cauzele reprogramării?

11. Au fost menţionate datele referitoare la experţii care au participat la activităţile realizate în această perioadă?

12. Sunt descrise rezultatele obţinute în perioada de raportare?

13. Sunt descrişi indicatorii de realizare a rezultatelor?

14. Au fost întâmpinate probleme în desfăşurarea activităţilor din această perioadă?

15. Au fost desfaşurate activităţi în cooperare cu alte programe similare ale MFP?



60

16. Există alte observaţii importante cu privire la acest proiect?

17. Au fost menţionate activităţile planificate pentru luna următoare?

18. În perioada de raportare au fost făcute modificări la contract? Dacă da, au fost menţionate numărul, obiectivul şi data transmiterii / aprobării Side Letter / Addendum ?

Instrucţiuni pentru aplicarea Listei de verificare

Responsabilul de proiect UIP va completa Lista de verificare pornind de la raportarea

primită de la echipa proiectului şi cerinţele cuprinse în formatul standard al formularului

M1, şi anume:

o Rândul 1 - Activităţi programate iniţial – se vor completa activităţile programate în această perioadă conform contractului;

o Rândul 2 - Activităţi desfăşurate - Realizate curent – se va completa cu activităţile realizate efectiv dintre cele programate pentru această perioadă;

o Rândul 3 – Activităţi desfăşurate - Raportate din perioada anterioară - se va completa cu activităţile reprogramate din lunile anterioare şi realizate în această perioadă;

o Rândul 4 – Activităţi desfăşurate - Realizate în avans - se va completa cu activităţile care au fost planificate iniţial pentru lunile viitoare dar au fost realizate în această lună, precum şi cauzele care au determinat această modificare;

o Rândul 5 - Activităţi reprogramate şi cauzele reprogramării – se va completa cu activităţile programate în această perioadă, nerealizate şi reprogramate în viitor, precum şi cauzele care au determinat această modificare;

o Rândul 6 - Experţi străini (nume, durata misiunii: planificată, efectuată) – se va completa cu numele expertilor straini veniti in misiune, durata misiunii acestora prevazuta in conventie/contract, durata efectiva a misiunii;

o Rândul 7 - Rezultate obtinute – Se va completa cu rezultatele obtinute in perioada de raportare;

o Rândul 8 - Indicatori de realizare a rezultatelor - se va completa cu aprecierea în mod calitativ şi cantitativ a măsurii în care rezultatele au fost atinse;

o Rândul 9 - Probleme întâmpinate – se va completa cu problemele intâmpinate în această perioadă;

o Rândul 10 - Conexiuni cu alte programe – se va completa cu activităţile desfaşurate în cooperare cu programe similare ale MFP;

o Rândul 11 – Observaţii – se va completa cu orice informaţie considerată importantă şi care nu se regăseşte în rândurile de mai sus;

o Rândul 12 - Activităţi planificate pentru luna următoare - se va completa cu activităţile prevăzute a se desfăşura în perioada următoare;



61

o Rândul 13 - Side Letter transmis/Addendum aprobat – se va completa cu numărul, obiectivul şi data transmiterii/aprobării SL sau Addendum-ului.

Lista de verificare pentru formularul M2 - Activităţi de formare/informare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observatii Elemente de forma: 1. A fost respectat termenul limită pentru

transmitere?

2. Formularul este completat in limba română şi limba engleză?

3. Formularul a fost transmis atât pe hârtie cât şi electronic?

4. Formularul este semnat de către Liderul de proiect român?

Elemente de conţinut : 5. S-a mentionat codul activităţii şi perioada

efectivă a seminarului/vizitei de studiu?

6. Calificativele acordate relevă utilitatea seminarului/vizitei de studiu si compatibilitatea temelor abordate cu nevoile de formare?

7. Seminarul/vizita de studiu a avut un impact pozitiv asupra participanţilor?

8. Exista un plan de diseminare a cunoştinţelor pozitive dobândite?

9. Este ataşată lista participanţilor la seminar/vizita de studiu?



primită de la echipa proiectului şi cerinţele cuprinse în formatul standard al formularului

M2, şi anume:

o Rândul 1 – se va completa cu Codul activitatii asa cum este trecut in

conventie/contract; o Rândul 2 – se va completa cu tipul activitatii (seminar/vizita de studiu); o Rândul 3 - se va completa cu perioada in care a avut loc activitatea; o Rândul 4 – se va completa cu lista participantilor care au luat parte la activitatea

respectivă; o Rândul 5 - se va completa cu institutiile straine prezentate/vizitate ;



62

o Rândul 6 - se va completa cu subiectele/temele discutate; o Rândul 7 - se va acorda calificativul dorit in concordanta cu nevoile de

formare/informare ale participantilor; o Rândul 8 - se va completa cu calificativul dorit care reflecta compatibilitatea intre

temele abordate si nevoile de formare; o Rândul 9 - se va completa cu descrierea impactului pe care participarea la activitatea

de formare il va avea asupra participantilor si asupra institutiei in ansamblu; o Rândul 10 – se va completa cu modalitatile de diseminare de exemplu: un plan de

diseminare a cunostintelor, competentelor si a experientei pozitive dobandite. Dacă sunt neconcordanţe, responsabilul de proiect UIP notifică acest lucru celor doi lideri

de proiect şi rectifică omisiunile sau eventualele greşeli împreună cu aceştia, în termen de

3 zile de la primirea raportărilor.



63

PROCEDURA P 09.02 Completarea şi transmiterea TPR-ului Scop Analizarea activităţile derulate în luna precedentă şi activităţile prevăzute a se derula în

luna curentă.

Premise Pentru toate proiectele aflate în derulare, în cadrul UIP se întocmeşte un document în

format Excel, intitulat Technical Progress Report (TPR), care se comunică OPCP şi care

reprezintă unul dintre documentele care stau la bază efectuării plăţilor pentru munca

prestată de către partenerul străin.

Lunar, pe baza raportărilor primite, până la data de 3 a lunii curente pentru luna

precedentă, în cadrul sistemului de monitorizare al UIP (M1 şi M2), acest TPR se

actualizează şi se transmite către OPCP, până la data de 5 a lunii curente pentru luna

precedentă.

Procedura

Membrii UIP 1. În urma analizei raportărilor lunare M1 şi M2 primite, preiau activităţile desfăşurate efectiv şi cele prevăzute pentru luna curentă şi le completează în formatul de TPR.

2. Actualizează (dacă este cazul) situaţia Addendum-uri/Side Letter-uri.

3. Înaintează Coordonatorului UIP documentul în vederea analizei şi avizării.


4. Colectează toate TPR–urile în formă electronică de la responsabilii de proiecte.

5. Verifică TPR-urile şi face modificări dacă este cazul. 6. Avizează TPR-urile. 7. Întocmeşte adresa de înaintare a acestor TPR–uri către

OPCP. 8. Înaintează documentele SPO în vederea semnării.

SPO 9. Analizează documentele înaintate de DSPO şi face modificări dacă este cazul.

10. Semnează adresa şi TPR-urile. Secretariat UIP 11. Alocă un număr de înregistrare adresei de transmitere către

OPCP. Coordonatorul UIP / DSPO

12. Se asigură de transmiterea TPR–urilor către OPCP, atât pe hârtie, cât şi în format electronic (pe e-mail).



64

Lista de verificare

Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaţii Elemente de formă 1. A fost respectat termenul limită pentru

transmitere?

2. Formularul este completat în limba engleză?

3. Formularul a fost transmis, atât pe hârtie, cât şi electronic?

4. Formularul este semnat de către SPO? Elemente de conţinut 5. Au fost completate activităţile

programate iniţial în Contract/Calendar de lucru pentru perioada respectivă?

6. Toate activităţile planificate iniţial au fost realizate efectiv în această perioadă?

7. Au fost implementate activităţi reportate din perioada anterioară?

8. Au fost descrise activităţile planificate pentru perioada viitoare?

9. Sunt descrise rezultatele obţinute în perioada de raportare?

10. Au fost întâmpinate probleme în desfăşurarea activităţilor din această perioadă?

11. Au fost identificate soluţii cu privire la problemele identificare?

Anexe:

• Model de Statement, pag. 65 • Model de Technical Progress Report pag. 66



65

Anexa 1. Statement



66

Anexa 2. Technical Progress Report



67

PROCEDURA P 09.03 Organizarea reuniunilor lunare Scopul Analizarea stadiului proiectelor aflate în derulare, dificultăţile întâlnite, de a identifica soluţii

pentru eventualele probleme, şi de a analiza aspectele legate de programarea/

contractarea altor proiecte.

Premise Reuniunile au loc lunar şi presupun participarea tuturor factorilor implicaţi în ceea ce

priveşte derularea proiectelor Phare din MFP, şi anume: reprezentanţii direcţiei

beneficiare, ai Consultantului/Partenerului de Twinning, ai OPCP, AMCSC şi DCE.

Procedura

Membrii UIP 1. Odată stabilită data, întocmesc o situaţie a proiectelor aflate în derulare, în care se descriu rezultatele obţinute de la reuniunea precedentă şi până în prezent, preluate din raportările lunare M1 şi M2.

2. Întocmesc agenda reuniunii respective. 3. Redactează invitaţii pentru coordonatorul de proiect

străin/RTA şi coordonatorul de proiect român la care anexează documentele mai sus menţionate.

4. Înaintează coordonatorului UIP / DSPO documentele în vederea analizării.


5. Verifică documentele înaintate de responsabil şi face modificări dacă este cazul.

6. Înaintează documentele SPO în vederea semnării. SPO 7. Analizează documentele înaintate de coordonatorul UIP /

DSPO şi face modificări dacă este cazul. 8. Semnează documentele.

Secretariat UIP 9. Alocă un număr de înregistrare. 10. Transmite invitaţiile tuturor părţilor implicate

Membrii UIP 11. După desfăşurarea reuniunii, elaborează minuta Coordonatorul UIP / DSPO

12. Îşi însuşeşte minuta şi o transmite participanţilor spre completare şi formulare de observaţii

Membrii UIP 13. Completează minuta conform observaţiilor şi completărilor primite în termen de 15 zile de la data reuniunii

14. Traduc minuta în limba engleză 15. Transmit minuta SPO

SPO 16. Îşi însuşeşte minuta şi o semnează Membrii UIP 17. Arhivează minuta conform procedurii prevăzute în prezentul

manual Secretariat UIP 18. Transmite un exemplar al minutei tuturor participantilor la

reuniunea lunară



68

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaţii Elemente de formă 1. A fost întocmită agenda reuniunii? 2. S-a primit confirmarea participării la

reuniune a părţilor interesate?

3. Minuta a fost finalizată la termen? 4. Minuta a fost tradusă în limba engleză? 5. S-a transmis minuta DCE, tuturor

participantilor la reuniunea lunară?

Elemente de conţinut 6. Au fost prezentate activităţile

desfăşurate, rezultatele obţinute?

7. S-a prezentat calendarul de activităţi pentru perioada următoare?

8. Au fost dezbătute problemele întâmpinate în perioada ulterioară ultimei reuniuni?

9. S-au identificat soluţii cu privire la acestea?

10. Au fost implementate soluţiile identificate la reuniunea anterioară?

11. Care a fost impactul acestora? 12. Ce propuneri de proiecte / programe noi

au existat?

13. Ce propuneri au fost acceptate şi urmează a fi implementate?



69

PROCEDURA P 10. Monitorizarea semestrială a proiectelor PHARE aflate în derulare Scop Cunoaşterea stadiului implementării proiectelor şi a progreselor obţinute pe bază

semestrială şi alte aspecte importante cu privire la implementarea proiectelor.

Premise Monitorizarea semestrială se realizează de către responsabilii de proiecte din cadrul U.I.P.

pentru proiectele aflate în derulare prin:

- Analiza Rapoartelor semestriale;

- Analiza trimestrială întocmită de UIP.

Aplicabilitate Periodic pe toată durata derulării programului, până la finalizarea acestuia.

PROCEDURA P 10.01 Analiza rapoartelor semestriale Scop Verificarea respectării cerinţelor de raportare şi monitorizarea progreselor obţinute în

cadrul proiectelor.

Premise În documentele de contractare, respectiv Contract de Twinning / Asistenţă Tehnică, sunt

stipulate cerinţe de raportare conform cărora Contractorul / Consultantul are obligaţia de a

elabora, semestrial, rapoarte intermediare de progres pe care le supune analizei şi

aprobării de către Beneficiar. Versiunea finală, aprobată a acestor rapoarte se transmite

spre informare, la un anumit termen, către OPCP şi DCE.

Procedura

Membrii UIP 1. Analizează rapoartele semestriale înaintate de către Contractor (în 3 exemplare) şi formulează observaţii


2. Transmite observaţiile propuse Contractorului

Membrii UIP 3. Îşi însuşesc prevederile versiunii finale a rapoartelor 4. Formulează o notă de înaintare către OPCP şi DCE

SPO 5. Aprobă versiunea finală a rapoartelor şi o semnează împreună cu nota de înaintare

Secretariat UIP 6. Transmite către OPCP şi DCE câte un exemplar al raportului şi arhivează un exemplar (toate exemplarele sunt originale)



70

Lista de verificare

Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaţii Elemente de formă 1. Sunt menţionate elementele de

identificare a proiectului?

2. A fost respectat termenul limită pentru elaborare?

3. Perioada raportată este corectă? 4. Raportul este semnat de către

Beneficiar?

5. Raportul este semnat de către coordonatorul străin de proiect / RTA?

6. Raportul este elaborat, atât în limba de lucru a proiectului, cât şi în română?

7. Raportul a fost elaborat în numărul de exemplare specificat în Contractul de Twinning / Asistenţă tehnică?

8. Au fost respectate cerinţele privind transmiterea către OPCP şi DCE (număr de exemplare şi termen limită)?

Elemente de conţinut 9. Este prezentat stadiul activităţilor? 10. Sunt descrise rezultatele obţinute în

perioada de raportare?

11. Sunt menţionate probleme întâmpinate în implementarea proiectului până în acest moment?

12. Dacă au fost aduse modificări la contractul în cauză în această perioadă, sunt ele descrise în raport?

13. Există o planificare pentru perioada (semestru) următoare de raportare?

14. Sunt recomandări pentru implementarea viitoare a proiectului?

15. Este anexat calendarul activităţilor revizuit ca urmare a modificărilor (dacă este cazul)?



71

PROCEDURA P 10.02 Analiza semestrială U.I.P. Scop Monitorizarea şi evaluarea în mod periodic (semestrial) a activităţilor desfăşurate în cadrul

fiecărui proiect (de asistenţă tehnică / twinning) de la începutul proiectului până la data de

raportare.

Premise Procedura are la bază raportările transmise de echipa proiectului (beneficiar / asistenţi

străini) în cadrul Sistemului de monitorizare elaborat de către UIP.

Procedura Membrii UIP 1. Analizează informaţiile cuprinse în raportările periodice ale

direcţiilor beneficiare conform Sistemului de monitorizare al UIP. 2. Elaborează situaţia semestrială 3. Evidenţiază sub formă grafică gradul de realizare a activităţilor

raportate la durata de implementare. 4. Discută cu direcţiile beneficiare modificările necesare. 5. Înaintează coordonatorului UIP / DSPO analiza semestrială în

vederea avizării. Coordonatorul UIP / DSPO

6. Analizează informaţiile cuprinse în analiza semestrială 7. Propune modificările necesare (dacă este cazul) 8. Avizează forma revizuită 9. Înaintează lucrările SPO

SPO 10. Analizează documentele înaintate de coordonatorul UIP / DSPO 11. Propune modificările necesare (dacă este cazul). 12. Aprobă documentele înaintate de coordonatorul UIP / DSPO

Lista de verificare

Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu ObservaţiiElemente de formă 1. Sunt menţionate elementele de identificare a

proiectului?

2. A fost respectat termenul limită pentru elaborare? 3. Perioada raportată este corectă? 4. Reprezentarea grafică evidenţiază gradul de realizare

a activităţilor?

Elemente de conţinut 9. Este prezentat stadiul activităţilor? 10. Sunt descrise rezultatele obţinute în perioada de

raportare?


12. Dacă au fost aduse modificări la contractul în cauză



72

în această perioadă, sunt ele descrise în raport? 13. Există o planificare pentru perioada (semestru)

următoare de raportare?





73

PROCEDURA P 11. Monitorizarea semestrială a proiectelor PHARE Scop Asigurarea tuturor informaţiilor referitoare la proiectele aflate în programare / contractare /

derulare, care sunt necesare pentru raportări în cadrul SMSC 8.

Premise SGG, în calitate de autoritate de implementare, participă la reuniunile SMSC nr. 7 -

«Sectorul social, sănătate, educaţie, cultură şi minorităţi», care au loc de 2 ori pe an. În

vederea participării la aceste reuniuni, UIP elaborează Raportul Global de Monitorizare

care prezintă stadiul desfăşurării Programelor Phare aflate în curs de implementare şi de

contractare în cadrul SGG în perioada de raportare dată.

Procedura Coordonatorul UIP / DSPO

1. Ca urmare a solicitării din partea AMCSC de elaborare a Raportului Global de Monitorizare pentru viitoarea reuniune a SMSC nr. 7, comunică membrilor UIP dispoziţii necesare în acest scop.

Membrii UIP 2. Pe baza raportărilor (sistemul de monitorizare al UIP, Rapoarte trimestriale) primite până în momentul respectiv privind implementarea proiectelor, elaborează o situaţie în care descrie: - informaţii financiare (fonduri Phare şi cofinanţare

alocate / contractate / plătite) - scopul proiectului - activităţile întreprinse în perioada de raportare - rezultate obţinute - rezultate aşteptate în cadrul proiectului - activităţi planificate pentru viitor

3. Înaintează coordonatorului UIP / DSPO documentul în vederea analizei şi avizării.


4. Verifică situaţiile şi face modificări dacă este cazul. 5. Colectează toate situaţiile în formă electronică de la

responsabilii de proiecte şi le completează în formatul de Raport Global de Monitorizare.

6. Completează alte informaţii conform cerinţelor de completare a Raportului Global de Monitorizare.

7. Întocmeşte adresa de înaintare a Raportului Global de Monitorizare către NAC.

8. Înaintează documentele SPO în vederea semnării. SPO 9. Analizează Raportul Global de Monitorizare şi face modificări

dacă este cazul. 10. Aprobă Raportul Global de Monitorizare şi semnează adresa

de înaintare. Secretariat UIP 11. Alocă un număr de înregistrare adresei de înaintare.



74

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaţii Elemente de formă 1. Sunt menţionate elementele de

identificare a proiectului?

2. Raportul a fost transmis, atât în format electronic, cât şi pe suport de hârtie?

3. Raportul Global de Monitorizare a fost elaborat la termen?

Elemente de conţinut 4. Informaţiile financiare prevăzute sunt

corecte?

5. Este prezentat stadiul activităţilor? 6. Sunt descrise rezultatele obţinute în

perioada de raportare?


8. Dacă au fost aduse modificări la contractul în cauză în această perioadă, sunt ele descrise în raport?

9. Există o planificare pentru perioada (semestru) următoare de raportare?





75

PROCEDURA P 12. Publicitatea Scop Identificarea activităţilor necesare pentru asigurarea transparenţei şi publicităţii proiectelor

aflate în derulare în cadrul SGG.

Premise Publicarea şi actualizarea pe site-ul instituţiei a proiectelor în derulare asigură respectarea

principiul transparenţei şi accesul la informaţii al tuturor persoanelor interesate de

proiectele PHARE de care beneficiază SGG. De asemenea, aceste informaţii pot fi

accesate şi de alţi donori de asistenţă tehnică.

Procedura Membrii UIP 1. Primesc formularul M1 conform procedurii P14 – Monitorizare

lunară. 2. Extrag activităţile desfăşurate şi rezultatele obţinute, sub forma

fişei standard, în limba română şi în limba engleză 3. Verifică fişa proiectului pentru a evidenţia eventualele modificări

apărute 4. Actualizează fişierele Microsoft Word care se publică pe site cu

informaţiile primite de la responsabilii de proiect. 5. Transformă fişierele din formatul Word în format Html 6. Înaintează documentele ce urmează a fi publicate pe site

coordonatorului UIP / DSPO Coordonatorul UIP / DSPO

7. Avizează documentele ce urmează a fi publicate pe site-ul SGG.

SPO 8. Aprobă documentele ce urmează a fi publicate pe site-ul SGG. Membrii UIP 9. Transmit documentele personalului IT al SGG în vederea

publicării pe site. Lista de verificare

Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu ObservaţiiElemente de formă 1. Au fost primite formularele în termen? 2. Fişierele au forma cerută? 3. Informaţiile pentru actualizarea site-ului au fost

transmise departamentului de IT în timp util?

Elemente de conţinut 4. Au fost evidenţiate activităţile desfăşurate? 5. S-au menţionat rezultatele obţinute? 6. Au fost actualizate informaţiile publicate cu cele

primite de la responsabilii de proiect?


76

5.5 EVALUAREA IMPLEMENTĂRII PROCEDURA P 13. EVALUAREA TRIMESTRIALĂ

Scop De a verifica dacă implementarea proiectelor are loc aşa cum este prevăzută în contracte.

Premise Evaluarea reprezintă un proces sistematic şi obiectiv prin care sunt estimate elaborarea,

implementarea şi rezultatele obţinute în cadrul programelor / proiectelor în vederea

determinării relevanţei acestora, gradului de îndeplinire a obiectivelor, eficienţei,

eficacităţii, impactului şi sustenabilităţii acestora.

Modelul E1 – Stadiul Rapoartelor trimestriale elaborate pe parcursul derulării proiectului Componenta E1 cuprinde informaţii cu privire la rapoartele trimestriale elaborate pe

parcursul derulării proiectului.

Modelul E2 – Reuniunile Comitetelor de Coordonare Componenta E2 cuprinde informaţii privind reuniunile Comitetului de Coordonare al

proiectului. Sunt prezentate subiectele discutate în cadrul reuniunii, blocajele identificate şi

soluţiile pentru depăşirea acestora.

Modelele E3 şi E4 - Evaluarea individuală (opţionale) Aceste formulare au fost concepute pentru a obţine aprecierea coordonatorului de proiect

român şi a celui străin cu privire la relevanţa, eficienţa şi eficacitatea proiectului.

Procedura Membrii UIP 1. Comunică în cadrul primei reuniuni cu coordonatorul de

proiect, respectiv RTA-ul, sistemul de evaluare şi data de raportare

2. Solicită direcţiilor beneficiare transmiterea formularelor completate până la data de 25 ale lunii următoare trimestrului de activitate

3. Se asigură ca documentele să fie semnate atât de coordonatorul de proiect român, cât şi de RTA pentru Twinning respectiv de coordonatorul de proiect român şi cel străin pentru Asistenţă Tehnică

4. Verifică dacă documentele sunt în concordanţă cu Contractul de Twinning, respectiv Contractul de Asistenţă Tehnică

5. Notifică liderilor de proiect omisiunile sau eventualele greşeli şi le rectifică împreuna cu aceştia, în termen de 3 zile de la primirea raportărilor


6. Analizează şi propune modificări ale Formularelor de Evaluare completate

SPO 7. Analizează şi aprobă Formularele de Evaluare completate


77

Lista de verificare pentru formularul E1 – Stadiul rapoartelor elaborate pe parcursul derulării proiectului


transmitere?



4. Formularul este semnat de către coordonatorul de proiect român?

5. Formularul este semnat de către coordonatorul de proiect străin / RTA?

6. Formularul este completat în totalitate? 7. Perioada acoperită prin raport

corespunde cerinţelor stabilite conform contractului?



primită de la echipa proiectului şi cerinţele cuprinse în formatul standard al formularului E1

şi anume:

o Coloana 1 – se va completa numărul raportului; o Coloana 2 - se va completa data finalizării raportului; o Coloana 3 – se va completa perioada acoperită prin raport; o Coloana 4 – se va completa data aprobării de către Liderul de Proiect român; o Coloana 5 - se va completa data transmiterii la DCE; o Coloana 6 – se va completa cu recomandări specificate în raport.


78

Lista de verificare pentru formularul E2 – Reuniunile Comitetului de Coordonare


transmitere?




5. Data reuniunii respectă termenele prevăzute în contracte?


Coordonatorul UIP / DSPO va completa Lista de verificare pornind de la raportarea primită

de la echipa proiectului şi cerinţele cuprinse în formatul standard al formularului E2, şi

anume:

o Coloana 1 – se va completa numărul Comitetului de coordonare;

o Coloana 2 – se va completa data la care a avut loc reuniunea Comitetului de

coordonare;

o Coloana 3 – se va completa cu aspectele discutate în cadrul reuniunii Comitetului

de coordonare;

o Coloana 4 – se va completa cu soluţiile agreate în cadrul reuniunilor Comitetului de

coordonare;

o Coloana 5 – se va completa termenul de rezolvare a problemelor întâmpinate;

o Coloana 6 – se va completa numele persoanei / persoanelor responsabile de

rezolvarea problemelor întâmpinate


79

Lista de verificare pentru formularul E3 – Stadiul rapoartelor elaborate pe parcursul derulării proiectului


transmitere?




5. Formularul este semnat de către coordonatorul de proiect străin / RTA?

6. Formularul este completat în totalitate?


Secţiunea II

PROCEDURI SPECIFICE

Management Organizaţional

V 01

08.03.2006

Manual de proceduri Proceduri Specifice


81

Cuprins

6.1 MANAGEMENT ORGANIZAŢIONAL _________________________________________ 82

PROCEDURA P 14.01 Acreditarea şi organizarea UIP, numirea şi înlocuirea SPO _________ 82

Scopul _________________________________________________________________ 82

Premise_________________________________________________________________ 82

Aplicabilitate ____________________________________________________________ 83

Procedura _______________________________________________________________ 83

Lista de verificare_________________________________________________________ 84

PROCEDURA P 14.02 Planificarea activităţilor_____________________________________ 84

Scopul _________________________________________________________________ 84

Premise_________________________________________________________________ 84

Aplicabilitate ____________________________________________________________ 84

Procedura _______________________________________________________________ 84


PROCEDURA P 14.03 Delegarea responsabilităţilor _________________________________ 85

Scopul _________________________________________________________________ 85

Premise_________________________________________________________________ 85

Aplicabilitate ____________________________________________________________ 86

Procedura _______________________________________________________________ 86


Anexa 1. Formularul pentru delegarea responsabilităţilor Responsabilului de Program / SPO

către DSPO________________________________________________________________ 87

Anexa 2. Formularul pentru delegarea responsabilităţilor între membrii UIP ____________ 88

PROCEDURA P 14.04 Comunicarea internă _______________________________________ 89

Scop ___________________________________________________________________ 89

Aplicabilitate ____________________________________________________________ 89

Procedura _______________________________________________________________ 89




82

6.1 MANAGEMENT ORGANIZAŢIONAL

PROCEDURA P 14.01 Acreditarea şi organizarea UIP, numirea şi înlocuirea SPO

Scopul Acreditarea unităţii de implementare în conformitate cu legislaţia existentă şi ţinând cont

de procedura EDIS, respectiv organizarea eficientă a unităţii de implementare a

programului în conformitate cu cerinţele mai sus menţionate.

Premise În vederea unui management eficient al proiectelor cu finanţare comunitară, H.G. nr.

869/2002 pune bazele legale pentru înfiinţarea şi funcţionarea unităţilor de implementare a

proiectelor / programelor PHARE. Conform Ghidului privind structura şi funcţionarea

unităţilor de implementare a proiectului (Guidelines on the structure and functioning of

Project Implementation Units) elaborat de către Ministerul Integrării Europene, Unitatea de

Implementare a Programelor / Proiectelor (UIP) este structura organizatorică în cadrul unei

autorităţi de implementare responsabilă cu coordonarea şi monitorizarea programării,

implementării tehnice, raportării şi evaluării asistenţei financiare nerambursabile

comunitare alocate unui anumit sector, respectiv de care beneficiază autoritatea de

implementare.

Pentru acreditarea UIP, baza legislativă este următoarea:

• H.G. nr. 869/2002 pentru perfecţionarea activităţii unităţilor de implementare a

programelor PHARE - M. Of. 636/28.08.2002

• Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiară a personalului care gestionează

fonduri comunitare - M. Of. 1096/24.11.2004

• H.G. nr. 170/2005 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind stimularea financiară a

personalului care gestionează fonduri comunitare - M. Of. 215/14.03.2005

• Ordinul MFP nr. 436 privind procedura internă de avizare a structurilor şi a personalului

care gestionează asistenţa financiară nerambursabilă comunitară - M. Of.

326/18.04.2005

• Decizia nr. 10/2006 pentru aprobarea structurii organizatorice şi a statului de funcţii ale

Secretariatului General al Guvernului - M. Of. 82/30.01.2006

Documentele necesare pentru acreditare sunt:



83

a) regulamentul de organizare şi funcţionare al instituţiei publice;

b) structura organizatorică a instituţiei publice;

c) ordinul / decizia de constituire a organismelor menţionate la art. 2 lit. a), emis / emisă

de către conducătorul instituţiei respective;

d) ordinul / decizia de numire a personalului pentru care se solicită avizarea, pe posturi

cu atribuţii în gestionarea fondurilor comunitare, emis / emisă de către conducătorul

instituţiei respective, care va cuprinde şi lista persoanelor numite;

e) fişele de post ale personalului pentru care se solicită avizarea, aprobate de către

conducătorul instituţiei respective şi care să cuprindă toate atribuţiile şi timpul alocat în

procente pentru îndeplinirea acestora.

Aplicabilitate Prezenta procedură se aplică înaintea tuturor celorlalte proceduri standard sau specifice.

Procedura sau părţi ale acesteia sunt reluate ori de câte ori este necesar, respectiv la

înlocuirea SPO, inlocuirea DSPO, schimbarea componenţei U.I.P. etc.

Procedura Direcţia pregătire şedinţe ale Guvernului

1. Publicarea Deciziei Primului-Ministru pentru aprobarea structurii organizatorice şi a statului de funcţii ale Secretariatului General al Guvernului în Monitorul Oficial al României, partea I.

Direcţia contencios şi resurse umane

2. După rămânerea definitivă a rezultatelor finale ale procesului de recrutare, întocmeşte ordinul de înfiinţare a unităţii de implementare, respectiv ordinele de numire a SPO, Coordonatorului UIP / DSPO şi membrilor UIP

Conducătorul autorităţii de implementare - ordonatorul principal de credite

3. Aprobă ordinul de înfiinţare a unităţii de implementare, respectiv ordinele de numire a SPO / Responsabilului de Program, Coordonatorului UIP / DSPO şi membrilor UIP

SPO / Responsabilul de Program

4. În colaborare cu Coordonatorul UIP / DSPO, decide structura organizatorică a unităţii de implementare, respectiv separarea atribuţiilor pe subunităţi, încadrarea membrilor UIP în cadrul subunităţilor şi delimitarea sferei de competenţe şi responsabilitate a fiecărui membru.

Secretariatul UIP 5. Aduce la cunoştinţa tuturor membrilor decizia SPO / Responsabilului de Program.



84

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaţii 1. Sunt stabilite structura si statul de funcţii a SGG-

ului conform procedurii EDIS?

2. Au fost respectate procedurile de recrutare? 3. S-au întocmit ordinele de înfiinţare, respectiv

numire ale UIP/ SPO/Coordonatorul UIP/ DSPO şi membrilor UIP?

4. Au fost delimitate sferele de competenţă şi responsabilitate a fiecărui membru UIP?

5. Au fost comunicate membrilor UIP deciziile SPO?

PROCEDURA P 14.02 Planificarea activităţilor

Scopul Realizarea unui calendar al activităţilor care urmează să fie desfăşurate de către unitatea

de implementare pe parcursul derulării proiectelor PHARE.

Premise În vederea unui management eficient al proiectelor cu finanţare comunitară, este necesară

stabilirea misiunii, viziunii, valorilor fundamentale şi obiectivelor pe care unitatea de

implementare urmează să le îndeplinească, obiective relaţionate cu termene precise şi

responsabili de executarea activităţilor aferente obiectivelor.

Aplicabilitate Prezenta procedură se aplică la începutul fiecărui program. Procedura este reluată ori de

câte ori este necesară amendarea termenelor şi / sau a persoanelor responsabile pentru

realizarea sarcinilor aferente obiectivelor stabilite.

Procedura

1.Identifică în echipă misiunea, viziunea, valorile fundamentale şi obiectivele unităţii de implementare pe parcursul derulării proiectelor PHARE;

Membrii UIP

2. Remit propunerea Coordonatorului UIP / DSPO; Coordonatorul UIP / DSPO 3. Analizează şi, dacă este cazul, amendează propunerea

membrilor;



85

SPO / Responsabilul de Program

4. Aprobă cu / fără modificări misiunea, viziunea, valorile fundamentale şi obiectivele unităţii de implementare;

Membrii UIP 5. Iau măsurile necesare pentru publicitatea misiunii, viziunii, valorilor fundamentale şi ale obiectivelor UIP; 6. În colaborare cu Coordonatorul UIP / DSPO realizează calendarul de activităţi (conţinând obiectivele detaliate pe activităţi pe termen lung, mediu şi scurt cărora le sunt corespondente termene precise de realizare şi responsabilii din cadrul membrilor UIP);

Coordonatorul UIP / DSPO 7. Avizează propunerea privind calendarul de activităţi; Secretariatul UIP 8. Remite propunerea de calendar de activităţi SPO /

Responsabilului de Program spre aprobare. SPO / Responsabilul de Program

9. Aprobă cu sau fără amendamente calendarul de activităţi ale unităţii de implementare.

Secretariatul UIP 10. Comunică tuturor membrilor calendarul de activităţi; Membrii UIP 11. Îşi asumă responsabilităţile ce le revin din calendarul de

activităţi şi în limita competenţelor pe care le deţin sau care le-au fost delegate de către SPO sau DSPO.

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaţii 1. Au fost clar definite misiunea, viziunea, valorile

fundamentale şi obiectivele care urmează a fi atinse de UIP?

2. Au fost înglobate amendamentele făcute de către SPO în forma finală?

3. A fost stabilit calendarul de activităţi şi responsabilii desemnaţi?

4. A aprobat SPO / Responsabilul de Program calendarul de activităţi cu sau fără amendamente?

5. Au luat la cunoştinţă membrii UIP despre calendarul aprobat şi responsabilităţile ce le revin?

PROCEDURA P 14.03 Delegarea responsabilităţilor

Scopul Menţinerea şi asigurarea la un standard corespunzător a tuturor activităţilor specifice UIP. Premise În cazul în care SPO / Responsabilul de Program, din diferite motive, nu-şi poate exercita atribuţiile, acestea pot fi delegate doar prin mandat, DSPO conform procedurii din anexa 1.



86

În acelaşi context, unul dintre membrii UIP va propune coordonatorului UIP, delegarea responsabilităţilor, respectiv îndeplinirea atribuţiilor ce-i revin de către personalul prezent conform procedurii din anexa 2. Aplicabilitate Procedura se aplică pe toată durata proiectului ori de câte ori este cazul.

Procedura Secretariatul UIP Informează membrii UIP despre stadiul elaborării documentelor de

delegare de sarcini Coordonatorul UIP / DSPO

Semnează/ Avizează propunerea pentru delegare de responsabilităţi între membrii UIP

Secretariatul UIP Înregistrează şi arhivează mandatul / propunerea semnată de către toţi semnatarii / toate părţile

Lista de verificare

Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaţii Elemente de formă

1. Mandatul este iniţiat de către persoanele cu responsabilităţi specifice din UIP?

2. Sunt aduse la cunoştinţa persoanei mandatate limitele mandatului?

3. Persoana mandatată îşi exprimă acordul în mod oficial, să furnizeze tot sprijinul necesar pentru îndeplinirea mandatului în limitele stabilite?

Elemente de conţinut 4. Este mandatul/propunerea în conformitate

cu atribuţiile menţionate în fişa postului?

5. Este exprimată în mod clar propunerea de mandat care urmează a fi îndeplinită?

6. Sunt identificate părţile mandatului în raport de competenţă specifică?

7. Sunt clar definite responsabilităţile ce revin mandatarului ?

8. Există un calendar realist pentru îndeplinirea acestor responsabilităţi?



87

Anexa 1. Formularul pentru delegarea responsabilităţilor Responsabilului de Program / SPO către DSPO



88

Anexa 2. Formularul pentru delegarea responsabilităţilor între membrii UIP



89

PROCEDURA P 14.04 Comunicarea internă

Scop Realizarea unei comunicări eficiente în interiorul unităţii de implementare şi între aceasta

şi celelalte părţi implicate în derularea programului PHARE.

Aplicabilitate Prezenta procedură se aplică pe parcursul derulării întregului program.

Procedura În vederea facilitării comunicării dintre membri U.I.P. şi în relaţiile intra- şi inter-

instituţionale, strategia de comunicare este structurată în următoarele componente:

1. comunicare directă

• reuniuni săptămânale (ordinare) ale membrilor U.I.P., coordonate de către DSPO şi

la care pot participa cu titlul de observatori SPO şi reprezentanţi ai autorităţii de

implementare, respectiv ai instituţiilor şi autorităţilor publice implicate în

implementarea programului.

Calitatea de observator, precum şi numărul de observatori pentru o reuniune ordinară sunt

aprobate de către DSPO (sau, dacă este cazul, SPO).

În cadrul reuniunilor săptămânale, fiecare membru va prezenta raportul de activitate.

Raportul de activitate va cuprinde rezumatul principalelor activităţi (sarcini) realizate de

fiecare membru, precum şi termenul de realizare prevăzut şi cel în care au fost efectuate

activităţile. De asemenea, vor fi prefigurate, în conformitate cu calendarul de activităţi,

sarcinile pentru perioada următoare.

Tot în cadrul reuniunilor săptămânale, membrii UIP vor face schimb de experienţă şi

informaţii cu privire la procedurile pentru care sunt responsabili.

• reuniuni extraordinare, coordonate de către DSPO, la care pot participa, după caz,

Responsabilul de Program / SPO şi / sau, cu titlul de observatori, reprezentanţi ai

autorităţii de implementare, respectiv ai instituţiilor şi autorităţilor publice implicate în

implementarea programului.

Reuniunile extraordinare au loc ori de câte ori este necesar. Calitatea de observator,

precum şi numărul de observatori pentru o reuniune extraordinară sunt aprobate de către

DSPO (sau, dacă este cazul, SPO).

• reuniuni lunare, coordonate de către Responsabilul de Program / SPO, cu

participarea Coordonatorului şi membrilor U.I.P.



90

La reuniunile lunare, pe baza rapoartelor de activitate individuale şi ţinând cont de

calendarul activităţilor, Coordonatorul U.I.P. / DSPO prezintă progresul realizat în

comparaţie cu rezultatele planificate pentru luna precedentă, analizând gradul de eficienţă

al activităţii pe baza indicatorilor stabiliţi în calendarul activităţilor.

• reuniuni informale, organizate pentru întărirea coeziunii echipei de lucru (team-

building) şi stabilirea unui nivel unitar al cunoştinţelor necesare pentru toţi membrii

unităţii de implementare (training intern).

2. diseminarea informaţiilor

În interiorul unităţii de implementare, informaţiile sunt diseminate tuturor membrilor prin

intermediul:

• poştei electronice (comunicare în timp real);

Ori de câte ori o informaţie / un document parvine unităţii de implementare pe cale

electronică de la instituţiile şi autorităţile publice şi / sau private, acea informaţie este

difuzată tuturor membrilor U.I.P.

Ori de câte ori o informaţie / un document este transmis în forma finală (aprobată) de către

un membru U.I.P. către instituţiile şi autorităţile publice şi / sau private destinatare,

informaţia este diseminată tuturor membrilor.

• reuniunilor săptămânale, extraordinare şi lunare.

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaţii 1. Au fost organizate reuniunile săptămânale cu

participarea tuturor membrilor, respectiv a Coordonatorului U.I.P. / DSPO?

2. Au fost organizate reuniunile lunare cu participarea tuturor membrilor, respectiv a Coordonatorului U.I.P. / DSPO şi a Responsabilului de Program / SPO?

3. Au fost aprobate cererile de participare ca observatori la reuniunile periodice?

4. A fost respectată procedura de diseminare a informaţiilor în cadrul reuniunilor săptămânale?

5. Au întocmit toţi membrii UIP raportul de activitate săptămânal?

6. A fost respectată procedura de diseminare a informaţiilor prin poşta electronică?


Secţiunea II

PROCEDURI SPECIFICE

Managementul Resurselor Umane

V 01

08.03.2006



92

Cuprins

6.2 MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE ____________________________________ 93

Recrutarea - Evaluarea - Dezvoltarea resurselor umane _______________________________ 93

Scop ___________________________________________________________________ 93

Premise_________________________________________________________________ 93

Aplicabilitate ____________________________________________________________ 93

PROCEDURA P 15.01 Procedura de recrutare______________________________________ 94


PROCEDURA P 15.02 Procedura de evaluare profesională____________________________ 94


PROCEDURA P 15.03 Dezvoltarea resurselor umane ________________________________ 95

PROCEDURA P 15.03.01 Formare continuă (training) _______________________________ 95


PROCEDURA P 15.03.02 Mentoring _____________________________________________ 96


Anexa 1. Analiza nevoilor de formare___________________________________________ 97



93

6.2 MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE Recrutarea - Evaluarea - Dezvoltarea resurselor umane

Scop Asigurarea unor resurse umane competente şi în număr suficient pentru îndeplinirea atribuţiilor unităţii de implementare. Premise Managementul resurselor umane se realizează prin trei componente fundamentale: procedura de recrutare, procedura de evaluare profesională şi dezvoltarea resurselor umane.

01. Recrutarea Scopul primei componente este recrutarea personalului pentru posturile vacante şi promovarea personalului din unitatea de implementare care îndeplineşte criteriile necesare (vechime, calificative profesionale, etc.). În vederea ocupării posturilor vacante din cadrul unităţii de implementare (dacă este cazul), se organizează concurs. Organizarea concursului este în sarcina Direcţiei contencios şi resurse umane, care acţionează pe baza unei solicitări scrise din partea UIP.

02. Evaluarea Scopul acestei componente este evaluarea permanentă a personalului angajat în vederea obţinerii de rezultate şi performanţe din ce în ce mai bune. Evaluarea profesională a personalului intră în sarcina SPO şi se face la propunerea Coordonatorului UIP / DSPO.

03. Dezvoltarea resurselor umane Scopul componentei este dezvoltarea resurselor umane din unitatea de implementare din punct de vedere profesional şi crearea unei echipe. Dezvoltarea resurselor umane intră în sarcina SPO şi se face la propunerea Coordonatorului UIP / DSPO. Dezvoltarea resurselor umane se realizează prin subcomponentele formale de formare continuă (training) şi mentoring, iar la nivel informal prin organizarea de training intern (schimb de experienţă între membrii UIP) ori de câte ori se dovedeşte necesar şi prin întărirea colaborării între membrii unităţii prin team building. Aplicabilitate Procedurile se aplică pe toată durata proiectului ori de câte ori este necesar.



94

PROCEDURA P 15.01 Procedura de recrutare


1. Propune scoaterea la concurs a posturilor vacante

SPO 2. Aprobă scoaterea la concurs a posturilor vacante 3. Elaborează o scrisoare către Direcţia contencios şi resurse

umane prin care se solicită scoaterea la concurs a posturilor vacante.

4. Elaborează fişele pentru posturile scoase la concurs, pe care le ataşează scrisorii către Direcţia contencios şi resurse umane.

Membrii UIP, Coordonatorul UIP / DSPO

5. Elaborează bibliografia pentru concurs, care se ataşează scrisorii către Direcţia contencios şi resurse umane.

SPO 6. Semnează scrisoarea către Direcţia contencios şi resurse umane.

Secretariat UIP 7. Alocă un număr scrisorii către Direcţia contencios şi resurse umane şi asigură transmiterea acesteia.

Coordonatorul UIP / DSPO, în colaborare cu membrii UIP

8. Elaborează variante pentru subiectele de concurs.

Direcţia de contencios şi resurse umane

9. Urmăreşte şi anunţă persoanele implicate în concurs despre data şi locul unde se desfăşoară acesta.

10. Propun actualizarea periodică a Statului de funcţii al SGG - UIP, în conformitate cu schimbările care se produc în urma concursurilor / promovărilor.

SPO 11. Propune ordonatorului principal de credite semnarea ordinului de numire.

DSPO 12. După desfăşurarea concursului persoana câştigătoare este prezentată personalului UIP.

Lista de verificare Titlul proiectului:

Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaţii

1. A fost respectat termenul limită pentru scoaterea la concurs a posturilor vacante ?

2. Sunt anunţate toate persoanele implicate pentru data (inclusiv bibliografia) de concurs?

3. S-au finalizat actele de angajare ? 4. A fost actualizat statul de funcţii ?

PROCEDURA P 15.02 Procedura de evaluare profesională


1. Stabileşte termenele de completare a fişelor de evaluare pentru anul în curs.

Secretariat UIP 2. Preia de la Direcţia contencios şi resurse umane fişele de evaluare pentru membrii UIP

SPO 3. Face evaluarea Coordonatorului UIP / DSPO şi a membrilor UIP aflaţi în subordinea sa directă



95


4. Face evaluarea membrilor UIP pe care-i coordonează

Secretariat UIP 5. Distribuie fişele semnate de SPO, respectiv Coordonatorul UIP / DSPO, pentru comentarii şi luare la cunoştinţă pentru fiecare persoană în parte.

6. Iau la cunoştinţă de fişa de evaluare şi fac eventualele comentarii.

Membrii UIP

7. Semnează fişa de evaluare dacă nu sunt observaţii, iar dacă sunt aceste fişe reiau ciclul spre şeful direct.

Secretariat UIP 8. Preiau fişele de evaluare semnate şi asigură transmiterea lor către Direcţia contencios şi resurse umane.


Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaţii 1. A fost respectat termenul limită pentru

transmiterea fişelor de evaluare ?

2. Formularul este completat şi semnat de şef şi de titularul fişei de evaluare ?

3. Formularul a fost transmis la Direcţia contencios şi resurse umane ?

PROCEDURA P 15.03 Dezvoltarea resurselor umane PROCEDURA P 15.03.01 Formare continuă (training)

Membrii UIP 1. Completează chestionarul privind analiza nevoilor de training Coordonatorul UIP / DSPO

2. Centralizează chestionarele şi stabileşte necesarul de training 3. Stabileşte cursurile de formare pentru anul în curs, responsabilii

pentru fiecare temă de formare (dacă este cazul) şi calendarul pentru cursurile de formare.

SPO 4. Aprobă calendarul cursurilor de formare. Secretariat UIP 5. Asigură transmiterea calendarului cursurilor de formare către toţi

membrii UIP. 6. Se înscriu la una din temele recomandate şi propun alte teme de

interes. 7. Participă la cursurile de formare.

Membrii UIP

8. Depun o copie după diploma/ certificatul de absolvire (sau participare) a cursului la direcţia contencios şi resurse umane.

Membrii UIP 9. Includ cursurile de formare în C.V.-uri ale membrilor UIP



96



1. A fost respectat termenul limită pentru programarea membrilor UIP la cursurile de perfecţionare ?

2. Sunt anunţate toate persoanele implicate pentru data la care se ţin cursurile de perfecţionare ?

3. S-au predat copiile diplomelor de absolvire a cursurilor la direcţia contencios şi resurse umane?

4. Au fost completate C.V.-urile şi carnetele profesionale?

PROCEDURA P 15.03.02 Mentoring Coordonatorul UIP / DSPO

1. Stabileşte, prin consultare cu membrii UIP, viitori mentori pentru membrii nou angajaţi;

SPO 2. Aprobă numirea persoanelor desemnate ca mentor; Secretariat UIP 3. Comunică numirea mentorilor tuturor membrilor UIP; Membrii UIP desemnaţi mentori

4. Stabilesc împreună cu Coordonatorul UIP / DSPO calendarul activităţilor de mentoring;

SPO 5. Aprobă calendarul activităţilor de mentoring; Secretariat UIP 6. Asigură comunicarea calendarului activităţilor de mentoring

mentorilor şi resurselor umane nou angajate. Mentorii şi resursele nou-angajate

7. Realizează acţiunile prevăzute în calendar şi informează periodic Coordonatorul UIP / DSPO asupra progreselor făcute, în conformitate cu Procedura de Comunicare Internă.



1. Au fost identificaţi membrii UIP nou angajaţi? 2. A fost respectată procedura de desemnare a

mentorilor?

3. A fost stabilit calendarul de mentoring? 4. A fost respectat traseul de înaintare al

calendarului?

5. A fost respectată procedura de comunicare a informaţiilor persoanelor interesate?

6. Mentorii, respectiv membrii nou angajaţi au respectat calendarul activităţilor de mentoring?



97

Anexa 1. Analiza nevoilor de formare

CHESTIONAR

Nume, prenume: Instituţia/ departamentul: Funcţia: Nr. de ani în organizaţie: Nivelul de cunoaştere a limbilor străine (5 – elementar, 4 – satisfăcător, 3 – bine, 2 –

foarte bine, 1 – excelent):

Pregătire profesională:

Tipul studiilor1 Perioada Instituţia Domeniul/ Tema/ Specializarea

1 Se completează: 1 – studii universitare; 2 – studii postuniversitare

Limba Citit Citit Scris Limbaj de specialitate

Engleza Franceza Germana Italiana Altele



98

Cursuri de formare urmate:

Modulul de formare

Tipul2 Nivelul Instituţia Durata/ data

Locaţia

Cursuri de formare solicitate:

Tema modulului de formare Nivelul Durata

2 Seminar/ Workshop/ Conference/ Course/ Study Visit/ Other


Secţiunea II

PROCEDURI SPECIFICE

Management Financiar

V 01

08.03.2006



Cuprins

6.3 MANAGEMENT FINANCIAR_______________________________________________ 101

Proceduri contabile - managementul cofinanţării din cadrul proiectelor PHARE __________ 101 Proceduri financiare _________________________________________________________ 102

Scop _________________________________________________________________ 102 Premise _______________________________________________________________ 102 Legislaţie aplicabilă _____________________________________________________ 102 Structurile implicate în derularea financiară a proiectelor ________________________ 103 Atribuţiile direcţiilor implicate în efectuarea procedurilor financiare _______________ 105 Conturi, plăţi şi verificări financiare - conturile de trezorerie______________________ 105

PROCEDURA P 16.01 Procedura de deschidere de credite bugetare de către SGG pentru fonduri de cofinanţare ______________________________________________________________ 106 PROCEDURA P 16.02 Reflectarea finanţării mixte ________________________________ 107

Scop _________________________________________________________________ 107 Premise _______________________________________________________________ 107 Procedura _____________________________________________________________ 107 Lista de verificare _______________________________________________________ 108

PROCEDURA P 16.03 Procedura privind transferul cofinanţării de la bugetul de stat ______ 109 Tipuri de cofinanţare ____________________________________________________ 109 Scop _________________________________________________________________ 110 Premise _______________________________________________________________ 110 Procedura _____________________________________________________________ 110 Lista de verificare _______________________________________________________ 110

PROCEDURA P 16.04 Proceduri de plată ale cofinanţării naţionale____________________ 111 Modalităţi de plată ale cofinanţării naţionale __________________________________ 111

PROCEDURA P 16.05 Eligibilitatea costurilor ____________________________________ 112 Tipuri de documente_____________________________________________________ 113

PROCEDURA P 16.06 Plata şi controlul financiar al plăţii___________________________ 114 Procedura _____________________________________________________________ 114 Etapele premergătoare efectuării plăţii _______________________________________ 114 01 Angajarea cheltuielilor_________________________________________________ 115 02 Lichidarea cheltuielilor ________________________________________________ 116 03 Ordonanţarea cheltuielilor ______________________________________________ 116 04 Plata cheltuielilor_____________________________________________________ 116 04 Circuitul documentelor de plată__________________________________________ 118 05. Instrumente de plată __________________________________________________ 118 Lista de verificare în vederea efectuării plăţii__________________________________ 119 06 Circuitul facturii fiscale pentru plată ______________________________________ 121

Anexa 1. Cofinanţarea _____________________________________________________ 122 Anexa 2. Lista contractelor semnate şi a plăţilor efectuate din cofinanţare mixtă ________ 123 Anexa 3. Lista contractelor semnate şi a plăţilor efectuate din cofinanţarea paralelă______ 124 Anexa 3. Lista contractelor semnate şi a plăţilor efectuate din cofinanţarea paralelă______ 124 Anexa 4. Alocări bugetare __________________________________________________ 125 Anexa 4. Alocări bugetare __________________________________________________ 125 Anexa 5. Fluxurile pentru angajarea fondurilor de cofinanţare din bugetul de stat _______ 126 Anexa 6. Fluxurile pentru rambursarea fondurilor de cofinanţare de la bugetul de stat ____ 127

Deleted: 101

Deleted: 101

Deleted: 101

Deleted: 101

Deleted: 102

Deleted: 102

Deleted: 102

Deleted: 102

Deleted: 102

Deleted: 102

Deleted: 102

Deleted: 102

Deleted: 103

Deleted: 103

Deleted: 105

Deleted: 105

Deleted: 105

Deleted: 105

Deleted: 106

Deleted: 106

Deleted: 107

Deleted: 107

Deleted: 107

Deleted: 107

Deleted: 107

Deleted: 107

Deleted: 107

Deleted: 107

Deleted: 108

Deleted: 108

Deleted: 109

Deleted: 109

Deleted: 109

Deleted: 109

Deleted: 110

Deleted: 110

Deleted: 110

Deleted: 110

Deleted: 110

Deleted: 110

Deleted: 110

Deleted: 110

Deleted: 111

Deleted: 111

Deleted: 111

Deleted: 111

Deleted: 112

Deleted: 112

Deleted: 113

Deleted: 113

Deleted: 114

Deleted: 114

Deleted: 114

Deleted: 114

Deleted: 114



6.3 MANAGEMENT FINANCIAR

Proceduri contabile - managementul cofinanţării din cadrul proiectelor PHARE Contabilitatea, ca instrument principal de cunoaştere, gestiune şi control al patrimoniului şi

rezultatelor obţinute trebuie să asigure:

- înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea

informaţiilor cu privire la situaţia patrimonială şi rezultatele obţinute;

- controlul operaţiunilor patrimoniale efectuate şi al procedeelor de prelucrare utilizate.

Contabilitatea se ţine în limba română şi în moneda naţională (RON).

Contabilitatea operaţiunilor efectuate în valută se ţine atât în moneda naţională (RON) cât

şi în valută (EUR).

Contabilitatea se conduce în partidă dublă şi trebuie să asigure:

- înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate a tuturor operaţiunilor

patrimoniale, în funcţie de natura lor, în mod simultan, în debitul unor conturi şi

creditul altor conturi, denumite conturi corespondente;

- stabilirea totalului sumelor debitoare şi creditoare, precum şi a soldului final al

fiecărui cont;

- întocmirea lunară a balanţei de verificare, care reflectă egalitatea între totalul

sumelor debitoare şi creditoare şi totalul soldurilor debitoare şi creditoare ale

conturilor;

- prezentarea situaţiei patrimoniului şi a rezultatelor obţinute, respectiv a activelor şi

pasivelor prin bilanţ;

- păstrarea contabilităţii în monedă naţională (RON) şi / sau (EUR) după caz. Rata de

schimb folosită este rata de schimb Info - Euro pentru luna în care se desfăşoară

tranzacţia. Cursul Info - Euro se stabileşte în conformitate cu Art. 91 din Hotărârea

Comisiei Europene nr. 610/1986 prin care se stabileşte aplicarea Reglementărilor

Financiare din 22 decembrie 1977. Rata de schimb este publicată după data de 10 a

fiecărei luni în suplimentul Monitorului Oficial al Comunităţii Europene

(http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro).

Formatted: Font: Italic

Formatted: Font: (Default)Times New Roman, Bold, Donot check spelling or grammar

Deleted: .

Deleted: ¶



Proceduri financiare Scop Asigurarea unui cadru unitar pentru managementul fondurilor nerambursabile alocate

României de Uniunea Europeană, (fonduri PHARE şi alte fonduri comunitare), precum şi a

fondurilor de cofinanţare naţionale aferente acestora, pe parcursul exercitării activităţilor

întreprinse de Unitatea de Implementare Program (Minorităţi) din cadrul Secretariatului

General al Guvernului.

Premise Procedura de management financiar are la bază semnarea Memorandumului de Finanţare

dintre Guvernul României şi Comisia Europeană referitor la Programul Naţional PHARE

pentru România, respectiv respectarea angajamentelor corespunzătoare în conformitate

cu cerinţele standard ale Manualului PRAG.

Unitatea de Implementare Program întocmeşte fundamentarea anuală de buget în

conformitate cu Fişa Standard de Program şi o transmite Direcţiei Economice a

Secretariatului General al Guvernului.

SPO, la propunerea Coordonatorului UIP, solicită Direcţiei Economice virarea sumelor

aferente cofinanţării în contul OPCP, în baza Memorandumului de Finanţare în

conformitate cu termenele angajate în cadrul contractelor pentru implementarea

proiectelor respective, precum şi a sumelor aprobate în buget.

Legislaţie aplicabilă - Legea bugetară anuală;

- Memorandumul de finanţare dintre Guvernul României şi Comisia Europeană;

- Practical Guide Phare;

- Legea Finanţelor Publice nr.500/11.07.2002 cu modificările şi completările ulterioare;

- Codul Fiscal – Legea 571/2003 cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea contabilităţii nr 82/1991, cu modificările şi completările ulterioare;

- Ordinul MFP nr.1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea,

lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea,

evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale;

Formatted: Heading3;Heading 3 manual proceduri

Formatted: normal manualproceduri

Deleted: ¶

Deleted: ¶



- Legea nr. 300 din 28 iunie 2004 privind autorizarea persoanelor fizice si a asociatiilor

familiale care desfasoara activitati economice in mod independent;

- Ordonanţa nr. 119 din 31 august 1999 - (*actualizata*) privind controlul intern si

controlul financiar preventiv (cu modificările şi completările ulterioare);

- Ordin SGG nr. 3/2006 privind desemnarea persoanelor care desfăşoară activităţi de

control financiar preventiv;

- Ordin SGG nr. 341/2004 privind aprobarea Normelor Metodologice privind angajarea,

lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor precum şi organizarea, evidenţa şi

raportarea angajamentelor bugetare şi legale la Secretariatul General al Guvernului;

- Ordonanţa nr. 60/2001 privind achiziţiile publice, cu modificările şi completările

ulterioare;

- Ordin MFP nr. 1898/2004 pentru aprobarea Normelor privind aplicarea scutirii de taxa

pe valoarea adaugată pentru livrările de bunuri şi prestările de servicii prevăzute la art.

143 alin. 1 lit. i şi j din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal;

- Ordin MFP nr.750/13.05 2004 privind aprobarea Procedurii de soluţionare a cererilor de

restituire a taxei pe valoarea adăugată în cazul operaţiunilor scutite de taxa pe valoarea

adăugată la art.143 alin.1 lit. i, j, l şi m din Legea nr.571/2003 privind Codul Fiscal.

Structurile implicate în derularea financiară a proiectelor 1. Ministerul Finantelor Publice – MFP;

MFP este autorizat să gestioneze contribuţia financiară a Comunităţii Europene, în

condiţiile stabilite prin Memorandumul de înţelegere privind înfiinţarea Fondului Naţional şi

prin memorandumuri de finanţare, încheiate sau convenite între Comisia Comunităţii

Europene şi Guvernul României, în baza acordului cadru.

Guvernul României, prin Ministerul Finanţelor, garantează integritatea contribuţiei

financiare a Comunităţii Europene şi asigură respectarea utilizării acesteia conform

destinaţiei stabilite prin memorandumul de finanţare, memorandumul de înţelegere,

precum şi prin alte documente încheiate sau convenite între Comisia Comunităţii

Europene şi Guvernul României.

Formatted: Font: 12 pt


Formatted: Bullets andNumbering




Formatted: Font: Not Italic



MFP, prin intermediul Oficiul de Plăţi şi Contractare PHARE (OPCP), răspunde de

gestionarea contribuţiei financiare a Comunităţii Europene prin conturi deschise la

trezoreria statului sau, după caz, la bănci comerciale.

2. Delegaţia Comisiei Europene – DCE;

DCE monitorizează activităţile care se implementează prin proiect la nivel macro, atât din

punct de vedere tehnic, cât şi din punct de vedere financiar.

3. Direcţia Economică / Secretariatul General al Guvernului;

4. Unitatea de Implementare a Programului - UIP;

Secretariatul General al Guvernului, în calitate de Autoritate de Implementare (AUI / IAU)

pentru contractele de Grant în cadrul proiectelor PHARE pe care le derulează ca

Responsabil de Proiect, se obligă să îndeplinească toate obiectivele proiectelor cu toată

diligenţa şi eficienţa necesare.

U.I.P, structură în cadrul SGG, constituită în baza Deciziei Primului-Ministru nr. 473/2005

pentru aprobarea structurii organizatorice şi a statului de funcţii ale Secretariatului General

al Guvernului, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I nr. 925 din data de

17.oct.2005, cu modificările şi completările ulterioare, coordonează activităţile prin care se

realizează implementarea tehnică a proiectelor şi răspunde pentru îndeplinirea acestora

potrivit dispoziţiilor legale.

Anual, U.I.P. va elabora proiectul de buget pentru fiecare proiect PHARE care trebuie să

cuprindă o bună previzionare a cheltuielilor pe titluri şi articole în funcţie de acţiunile care

urmează a se desfăşura în anul respectiv, astfel încât la sfârşitul perioadei pentru care se

face alimentarea, soldul contului de trezorerie să se apropie de 0. Acţiunile care urmează

a se derula în cadrul unui exerciţiu bugetar trebuie să se încadreze în bugetul previzionat

pentru fiecare proiect.

5. Contractorii

Instituţiile publice locale şi ONG-urile / Grupurile de iniţiativă selectate în urma Apelului de

Propuneri implementează proiectele PHARE la nivel local, fiind responsabile de modul în

care se realizează activităţile şi se gestionează fondurile.

Deleted: .



Atribuţiile direcţiilor implicate în efectuarea procedurilor financiare

Conturi, plăţi şi verificări financiare - conturile de trezorerie În bugetul Secretariatului General al Guvernului la cap. 67.01 ,,Cultură, recreere şi religie’’

titlul 55 ,,Alte transferuri", art.55.01 ,,Transferuri interne – Programe PHARE’’ sunt

prevăzute fondurile reprezentând contribuţia Guvernului României la proiectele PHARE pe

care le derulează instituţia.

La Direcţia de Trezorerie şi Contablitate Publică a Municipiului Bucureşti, Secretariatul

General al Guvernului are deschis contul RO 58TREZ70023670155xxxxx utilizat şi pentru

derularea sumelor aferente contribuţiei naţionale la proiectele PHARE.

Contul de trezorerie se alimentează cu sumele de la bugetul statului în limita prevăzută de

legea bugetară anuală . Alimentările se fac lunar în baza unei cereri de finanţare transmise



cu 10 zile înainte de începerea fiecărei luni. Potrivit legislaţiei în vigoare acest lucru trebuie

realizat cu maximă diligenţă şi eficienţă.

PROCEDURA P 16.01 Procedura de deschidere de credite bugetare de către SGG pentru fonduri de cofinanţare Creditele bugetare aprobate prin bugetul de stat pot fi folosite numai după efectuarea

deschiderii de credite şi alimentarea conturilor deschise în acest scop.

Aprobarea deschiderii de credite se face în limita creditelor bugetare şi potrivit destinaţiilor

aprobate pe capitole, subcapitole, titluri de cheltuieli în raport cu gradul de folosire a

fondurilor puse la dispoziţie, cu respectarea dispoziţiilor legale care reglementează

efectuarea cheltuielilor respective.

Direcţia Economică, în baza solicitării UIP, va trimite Ministerului Finanţelor Publice, lunar

(până în data de 25 a lunii curente) o cerere pentru deschiderea de credite bugetare în

vederea cofinanţării proiectelor PHARE de la bugetul de stat pentru luna următoare.

Cererea pentru deschiderea de credite bugetare care se transmite Ministerului Finanţelor

Publice va include:

- Formularul de cerere de deschidere propriu-zisă

- Nota justificativă pentru cererea de deschidere a creditelor bugetare pentru luna

următoare şi care se va încadra în bugetele anuale/ trimestriale pentru anul în curs

- Solicitarea UIP

- Borderoul privind transmiterea dispoziţiei pentru repartizarea creditelor bugetare la trezoreria statului

- Centralizatorul borderourilor de repartizare prin trezorerii, când este cazul

- Dispoziţia bugetară

Cererea pentru deschiderea de credite bugetare, verificată şi vizată de către Controlorul

Financiar Preventiv Intern, şi respectiv de Controlorul Financiar Preventiv Delegat, va fi

semnată de directorul Direcţiei Economice şi de ordonatorul principal de credite.

La cererea SGG şi în limitele sumelor care trebuie transferate, MFP va deschide lunar, cu

aprobarea Direcţiei Generale de Programare Bugetară si Coordonarea Politicilor Publice



Sectoriale, creditele bugetare pentru sumele solicitate aferente co-finanţării de la bugetul

de stat, în concordanţă cu prezenta metodologie.

PROCEDURA P 16.02 Reflectarea finanţării mixte Scop Asigură transmiterea estimării necesarului de cofinanţare.

Premise Pentru asigurarea cofinanţării, pe baza sumelor alocate prin Memorandumul de Finanţare

dintre Guvernul României şi Comisia Europeană referitor la Programul Naţional PHARE

pentru România, UIP întocmeşte necesarul de cofinanţare în conformitate cu Fişa

Standard de Program, Planul general de măsuri cuprins în H.G. nr. 430/2001 privind

Strategia Guvernului de îmbunătăţire a situaţiei romilor şi cerinţele standard ale Manualului

PRAG. UIP transmite estimarea necesarului de cofinanţare către Direcţia Economică a

Secretariatului General al Guvernului. Direcţia Economică a SGG întocmeşte

fundamentarea anuală de buget în conformitate cu Fişa Standard de Program şi o

transmite Ministerului Finanţelor Publice.

Procedura

Membrii UIP 1. Elaborează analiza necesarului de cofinanţare pe baza Memorandumului de Finanţare, a Fişei Standard de Program şi în conformitate cu cerinţele standard ale Manualului PRAG;


2. Avizează (cu sau fără amendamente) propunerea de necesar de cofinanţare;

SPO 3. Aprobă propunerea de necesar de cofinanţare Secretariatul UIP 4. Transmite către AMCSC propunerea de necesar de cofinanţare

înregistrată; 5. Înregistrează comunicarea OPCP; 6. Pe baza comunicării OPCP înştiinţează Comitetul de evaluare

despre ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului; AMCSC 7. Verifică existenţa conformităţii propunerii de necesar de

cofinanţare (previziune bugetară) cu cerinţele standard ale Manualului PRAG spre consultare DCE;

Secretariatul UIP 8. Transmite către Directia Economică a SGG propunerea privind necesarul de cofinanţare pe baza căreia, această direcţie elaborează fundamentarea bugetară anuală în conformitate cu Fişa Standard de Program şi o transmite Ministerului Finanţelor Publice.

Membrii UIP 9. Urmăresc aprobarea şi publicarea Legii bugetului de stat în Monitorul Oficial şi îndosariază filele aferente anexelor completate la lege.




Beneficiar:

Contractor:

Aspecte de verificat Da Nu Observaţii 1. Necesarul de cofinanţare este în conformitate cu

prevederile Memorandumului de Finanţare, a Fişei Standard de Program şi cu cerinţele standard ale Manualului PRAG?

2. A fost respectat termenul limită pentru transmitere spre consultare la instituţiile abilitate (OPCP, DCE, ulterior Direcţiei Economice /SGG)?

3. Propunerea bugetară - necesar de cofinanţare a fost transmisă atât pe hartie cât şi electronic?

4. Formularul este completat în totalitate? 5. Fundamentarea bugetară anuală întocmită de

Direcţia Economică, pe baza propunerii bugetare de cofinanţare, este în conformitate cu Fişa Standard de Program?

6. A fost transmisă Ministerului Finanţelor Publice ? 7. Este reflectată propunerea bugetară, prin

anexele corespunzătoare, în Legea bugetului de stat din Monitorul Oficial respectiv ?



PROCEDURA P 16.03 Procedura privind transferul cofinanţării de la bugetul de stat Tipuri de cofinanţare Cofinanţare paralelă (parallel co-financing) – proiectul este împărţit în subproiecte ce

pot fi clar identificate, astfel încât fiecare proiect şi fiecare subproiect va avea contracte

separate finanţate din fonduri PHARE sau cofinanţare naţională, dar se va urmări proporţia

stabilită în Memorandumul de Finanţare. Contractul ce urmează a se finanţa din

contribuţia naţională reprezintă responsabilitatea exclusivă a Responsabilului de Proiect,

în speţă a UIP / SGG.

Cofinanţarea mixtă (joint co-financing) - costurile totale ale proiectului sunt împărţite

între parteneri cofinanţatori, iar toate fondurile sunt administrate în comun de către părţi,

astfel încât nu poate fi identificată o anumită sursă de finanţare pentru nici o activitate

specifică proiectului. Acest tip de cofinanţare nu poate fi divizată în subproiecte, iar fiecare

contract este mixt, finanţat din ambele surse de finanţare menţionate mai sus; proporţia

stabilită în Memorandumul de Finanţare va trebui să fie respectată (în general 75%

PHARE şi 25% naţională).



Scop Asigură virarea cofinanţării de la buget aferentă unor proiecte cu finanţare nerambursabilă

PHARE.

Premise SPO solicită Direcţiei Economice declanşarea virării sumelor aferente cofinanţării în contul

OPCP, în baza Memorandumului de Finanţare şi conform termenelor angajate în cadrul

contractelor pentru implementarea proiectelor respective precum şi a sumelor aprobate în

buget.

Procedura Membrii UIP

Întocmesc Nota de fundamentare prin care propun virarea sumei aferente cofinanţării în contul OPCP;


2. Verifică anexele care însoţesc adresa şi avizează propunerea;

SPO 3. Aprobă propunerea şi semnează adresa.

Secretariatul UIP 4. Alocă un număr adresei şi o transmite Direcţiei Economice în vederea virării sumei aferente confinanţării în contul OPCP.

Lista de verificare

Titlul proiectului:

Beneficiar:

Contractor:

Aspecte de verificat Da Nu Observaţii 1. Nota de fundamentare prin care se propune

virarea sumei aferente cofinanţării în contul OPCP este în conformitate cu prevederile Memorandumului de Finanţare, a Fişei Standard de Program şi cu cerinţele standard ale Manualului PRAG?

2. Nota de fundamentare este însoţită de anexele corespunzătoare?

3. Propunerea bugetară (necesar de cofinanţare) a fost transmisă atât pe hârtie cât şi electronic?

4. Formularul este completat în totalitate? 5. Fundamentarea bugetară anuală întocmită de

Direcţia Economică, pe baza propunerii bugetare de cofinanţare, este în conformitate cu Fişa Standard de Program?

6. A fost transmisă Ministerului Finanţelor Publice?



PROCEDURA P 16.04 Proceduri de plată ale cofinanţării naţionale

Modalităţi de plată ale cofinanţării naţionale Cofinanţarea de la bugetul de stat poate fi plătită :

• În RON – pentru beneficiarii/contractorii, persoanele juridice române şi pentru

persoanele din afara ţării care au filiale în România;

• În EUR – în cazul contractelor de lucrări sau de servicii – atunci când beneficiarii/

contractorii sunt din afara României .



PROCEDURA P 16.05 Eligibilitatea costurilor Pentru a putea fi considerate eligibile ca şi costuri directe în cadrul Proiectului, costurile

trebuie să:

• fie necesare desfăşurării şi implementării Proiectului, să fie stipulate în contracte

sau alte documente legale şi să fie conforme cu principiile unui management

financiar corect. În particular este necesar să se aibă în permanenţă în vedere

raportul calitate-preţ şi eficacitatea cheltuielilor;

• fie efectuate de către Beneficiar sau de către Partenerii acestuia în timpul

perioadei de implementare a Proiectului;

• fie înregistrate şi evidenţiate în conturile Beneficiarului sau ale Partenerilor

Beneficiarului, să poată fi identificate şi verificate şi să fie însoţite de originalele

documentelor justificative.

Principalele categorii de costuri directe considerate eligibile sunt:

• Costurile de achiziţie a echipamentelor (noi sau folosite);

• Costurile lucrărilor de construcţii şi ale serviciilor, precum şi costurile de formare a

utilizatorilor şi de service, cu condiţia să corespundă preţurilor existente pe piaţă;

• Costurile consumabilelor;

• Cheltuieli legate de sub-contractare;

• Costurile ce derivă direct din prevederile contractului (diseminarea informaţiilor,

evaluarea specifică a proiectului, audit, traducere, reproducere, asigurare) inclusiv

costurile serviciilor financiare (în particular costurile transferurilor şi a garanţiilor

financiare).

Următoarele costuri nu vor fi considerate eligibile:

• Datorii şi rezerve pentru viitoare pierderi sau datorii;

• Dobânzi datorate;

• Acţiuni finanţate deja în cadrul altor proiecte;

• Cumpărarea de terenuri sau clădiri, cu excepţia situaţiei în care este necesar

pentru implementarea proiectului, în care caz proprietatea trebuie transferată

beneficiarilor finali ai proiectului, o dată cu finalizarea acestuia;

• Pierderile din schimburile valutare;



• Taxe, inclusiv TVA, cu excepţia cazului în care Beneficiarul (sau partenerii

beneficiarului) nu pot să le recupereze şi reglementările aplicabile autorizează

acoperirea taxelor.

Tipuri de documente Prezentăm mai jos tipurile de documente justificative care pot face obiectul unor operaţiuni

financiare derulate de instituţie din fondurile reprezentând cofinanţare naţională, în

conformitate cu prevederile legale în vigoare:

• state de plată, situaţia recapitulativă lunară a salariilor,

• facturi fiscale,

• chitanţe,

• note de intrare – recepţie pentru materialele şi obiectele de inventar care intră în

magazie,

• bonuri de consum de materiale pentru materialele care se dau la consum,

• bonuri de predare, transfer, restituire pentru obiectele de inventar care se dau în

folosinţă,

• procese verbale de punere în funcţiune a mjloacelor fixe,

• ordine de plată care atestă plata salariilor şi a contribuţiilor la buget a facturilor

fiscale etc.

• certificate de origine pentru bunurile achiziţionate,

• copii de pe contracte şi eventualele acte adiţionale la acestea,

• situaţii de lucrări.

Documentele justificative care fac obiectul plăţii trebuie să respecte legislaţia referitoare la

întocmirea şi utilizarea formularelor comune privind activitatea financiară şi contabilă a

persoanelor juridice, respectiv să poarte semnatura şi ştampila unităţii emitente, numele

beneficiarului , data de emitere sau orice alt element stabilit de lege .



PROCEDURA P 16.06 Plata şi controlul financiar al plăţii Procedura UIP iniţiază procedurile financiare.

În cadrul SGG următoarele direcţii sunt implicate direct în efectuarea şi finalizarea

procedurilor financiare:

• Serviciul Asigurare Logistică se ocupă de lansarea procedurilor de achiziţii de

bunuri, lucrări şi prestări servicii pe bază de cumpărare directă, cerere de ofertă,

licitaţie deschisă, licitaţie restrânsă, etc, stabilirea după caz a beneficiarului

câştigător şi înregistrarea în gestiune a bunurilor achiziţionate.

• Direcţia Economică - se ocupă de efectuarea procedurilor financiare, conform

Ordinului SGG nr. 341/2004, Ordinului SGG nr. 3/2006 şi OG nr. 119/1999

(parcurgerea celor 4 faze ale execuţiei bugetare a cheltuielilor respectiv

angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor (precum şi efectuarea

controlului financiar preventiv intern) care au drept scop stingerea obligaţiilor către

terţi.

• Serviciul Administrativ gestionează şi înregistrează bunurile achiziţionate în

patrimoniul instituţiei.

Etapele premergătoare efectuării plăţii Pe parcursul unui exerciţiu bugetar, în limita creditelor bugetare aprobate, ordonatorul

principal de credite este autorizat să angajeze, să lichideze şi să ordonanţeze cheltuieli, iar

plata cheltuielilor se efectuează de persoanele autorizate care, potrivit legii poartă

denumirea generică de contabil.

Principalele etape care stau la baza efectuării plăţii sunt detaliate în Normele Metodologice

privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor precum şi organizarea,

evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale la Secretariatul General al

Guvernului aprobate prin Ordinul intern nr. 341/21.01.2004.

Înainte de angajarea şi utilizarea creditelor bugetare (respectiv înainte de a se produce o

cheltuială) trebuie avute în vedere principiile unei bune gestiuni financiare, ale unui

manangement financiar sănătos.

Etapele efectuării plăţii sunt prezentate pe larg în cele ce urmează.

Formatted: normal manualproceduri, Bulleted + Level: 1+ Aligned at: 1 cm + Tabafter: 1.4 cm + Indent at: 1.4cm

Deleted: cu

Deleted: cu

Deleted: ¶



01 Angajarea cheltuielilor Sumele aprobate la partea de cheltuieli, prin buget în cadrul cărora se angajează, se

ordonanţează şi se efectuează plăţi reprezintă limite maxime care nu pot fi depăşite.

Angajarea oricărei cheltuieli din fonduri reprezentând cofinanţare naţională îmbracă două

forme de angajamente:

• angajamentul legal – fază în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act

juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice.

Angajamentul legal ia forma unui contract de achiziţie publică, comandă, convenţie

contract de muncă, acte de control, acord de împrumut etc.

Angajarea cheltuielilor se efecuează în tot cursul exerciţiului bugetar, astfel încât să existe

certitudinea că bunurile şi serviciile care fac obiectul angajamentelor vor fi livrate, respectiv

prestate şi se vor plăti în exerciţiul bugetar respectiv.

• angajamentul bugetar – orice act prin care autoritatea de implementare afectează

fonduri din cofinanţare naţională, în limita creditelor bugetare aprobate.

Angajamentele legale sunt precedate de angajamente bugetare care pot fi de

două feluri:

o Angajamente bugetare individuale

o Angajamente bugetare globale

Angajarea şi ordonanţarea cheltuielilor se efectuează numai cu viza prealabilă de control

financiar preventiv propriu, respectiv şi cu viza de control preventiv delegat, unde este

cazul.

Angajamentul bugetar se prezintă la viză împreună cu o propunere de angajare a unei

cheltuieli la care se ataşează toate documentele justificative aferente.

După avizarea angajamentului bugetar individual sau global de persoanele împuternicite

să exercite controlul financiar preventiv intern, acesta se semnează de ordonatorul de

credite şi se transmite compartimentului de contabilitate pentru înregistrare şi evidenţă.

Deleted: Page Break¶



02 Lichidarea cheltuielilor În această fază se verifică condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal, se determină

sau se verifică realitatea sumei datorate pe baza documentelor justificative care să ateste

operaţiunile respective. Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi

serviciile prestate se aprobă de ordonatorul de credite după ce, în prealabil, s-a vizat

pentru " Bun de plată" de persoana delegată cu aceste atribuţii, prin care se confirmă

că:

o Bunurile furnizate au fost recepţionate;

o Lucrările au fost executate şi serviciile prestate;

o Bunurile furnizate au fost înregistrate în gestiune şi în contabilitate.

03 Ordonanţarea cheltuielilor În această fază, în procesul execuţiei bugetare se confirmă că livrările de bunuri au fost

efectuate şi plata poate fi executată.

Ordonanţarea de plată este documentul intern, iniţiat de UIP (compartiment de

specialitate) prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie conducătorului compartimentului

financiar contabil să întocmească instrumentele de plată a cheltuielilor. Ordonanţarea de

plată datată şi semnată de ordonatorul de credite, va fi însoţită de documentele

justificative în original şi va purta viza persoanei autorizate din cadrul U.I.P. care să

confirme corectitudinea sumelor de plată, livrarea şi recepţionarea bunurilor, executarea

lucrărilor şi prestarea serviciilor, înregistrarea bunurilor în gestiunea instituţiei şi în

contabilitate.

Înainte de a fi transmisă compartimentului financiar contabil pentru plată, ordonanţarea de

plată se transmite de către UIP pentru avizare persoanei împuternicite să exercite

controlul financiar preventiv intern şi respectiv delegat.

04 Plata cheltuielilor În această fază finală a execuţiei bugetare, instituţia este eliberată de obligaţiile sale faţă

de terţi.

Plata cheltuielilor se efectuează de contabil, în limita creditelor bugetare, prin unităţile de

trezorerie şi contabilitate publică la care îşi au deschise conturile, cu excepţia plăţilor în

valută, care se efectuează prin bănci.



Instrumentele de plată utilizate, respectiv cecul de numerar şi ordinul de plată pentru

trezoreria statului, se semnează de două persoane autorizate din cadrul Direcţiei

Economice.

Plata se efectuează numai dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii:

o cheltuielile care urmează să fie plătite au fost angajate, lichidate şi ordonanţate,

o există credite bugetare deschise sau disponibilităţi în contul de disponibil,

o subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corectă şi

corespunde naturii cheltuielilor respective,

o există toate documentele justificative care să justifice plata,

o semnăturile de pe documentele justificative aparţin ordonatorului de credite sau

persoanelor desemnate de acesta să exercite atribuţii ce decurg din procesul

executării cheltuielilor bugetare,

o beneficiarul sumelor este cel îndreptăţit potrivit documentelor care atestă serviciul

efectuat,

o suma datorată beneficiarului este corectă,

o documentele de angajare şi ordonanţare au primit viza de control financiar

preventiv.

Nu se poate efectua plata:

o în cazul în care nu există credite bugetare deschise ori disponibilităţile sunt

insuficiente,

o când nu există confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru

" Bun de plată",

o când beneficiarul nu este cel faţă de care instituţia are obligaţii,

o când nu există viza de control financiar preventiv pe ordonanţarea de plată şi nici

aprobarea ordonatorului,

o în cazul constatării unor erori în legătură cu plata ce urmează să fie efectuată,

conducătorul Direcţiei Economice poate să suspende plata. Deleted: are obligaţia



04 Circuitul documentelor de plată Cofinanţare paralelă

Cofinanţare mixtă

05. Instrumente de plată Principalele instrumente de plată folosite în tranzacţiile financiare sunt:

o ordinul de plată;

o cecul pentru ridicare de numerar;

o dispoziţia de plată externă.

Ordinele de plată se emit pe numele fiecărui creditor. Acestea vor fi datate şi vor avea

înscrise în spaţiul rezervat obiectul plăţii şi numărul documentului justificativ (factura,

contract, etc.).



Ordinele de plată se înscriu în registru, vor purta număr de ordine unic, începând cu

numărul 1 în ordine crescătoare pentru fiecare exerciţiu bugetar. Ordinul de plată se emite

în baza ordonanţării de plată..

Se exceptează de la această regulă ordinele de plată ce se emit pentru plata de avansuri.

Din contul de disponibilităţi, SGG, poate ridica, pe bază de cecuri pentru ridicare de

numerar, numerarul pentru efectuarea plăţilor de salarii, premii şi deplasări. În fila de cec

se menţionează şi natura cheltuielilor care urmează să se efectueze din numerarul ridicat.

Sumele ridicate în numerar se păstrează în casieria instituţiei în condiţii de siguranţă. În

vederea efectuării de plăţi în numerar pentru deplasări sau achiziţionarea de bunuri,

executarea de lucrări sau prestarea de servicii se pot acorda avansuri în numerar

persoanelor desemnate, conform procedurilor legale (Ordinul SGG nr. 341/2004) pe baza

"Dispoziţiei de plată-încasare către casierie" semnată şi vizată pentru control financiar

preventiv intern şi aprobată de conducătorul Direcţiei Economice.

Lista de verificare în vederea efectuării plăţii Nr.

crt Obiectul verificării DA NU

Nu se aplică

Comentarii

1.

Există credite bugetare deschise sau

disponibilităţi în contul de disponibil pentru

efectuarea plăţii?

2.

Există angajament legal care să facă obiectul

plăţii (contract, comandă, acord de împrumut

etc.)?

3.

Există angajamentul bugetar şi propunerea de

cheltuieli întocmite?

4.

Există viza din punct de vedere al regularităţii şi

legalităţii din partea SPO pe propunerea de

cheltuieli?

5.

S-au vizat angajamentul bugetar şi propunerea

de cheltuieli de către C.F.P.I. şi respectiv de

C.F.P.D (dacă este cazul)?

Deleted: tr-un

Deleted: distinct

Deleted: pe

Deleted: documentelor justificative din care să reiasă că urmează să se achite integral sau parţial o datorie contractată şi justificată



6.

Angajamentul bugetar şi propunerea de

cheltuieli au fost semnate de ordonatorul de

credite?

7.

Datele cuprinse în documentul justificativ sunt

conforme cu contractul? (UIP)

8.

Documentele justificative au fost vizate pentru

"Bun de plată"? (UIP)

9.

Există viza d.p.d.v. al regularităţii şi legalităţii

din partea SPO pe ordonanţarea de plată?

10.

S-a vizat ordonanţarea de plată de către

C.F.P.I. şi respectiv de C.F.P.D (dacă este

cazul)?

11.

Datele de identificare ale beneficiarului din

ordinul de plată sunt completate corect –

denumire beneficiar? (Direcţia Economică)

12.

Datele de identificare ale băncii sunt

completate corect – Banca şi contul bancar

sunt conforme cu contractul?

13. Suma din ordonanţarea de plată corespunde

sumei înscrise pe ordinului de plată?

14.

Ordinul de plată a fost semnat de persoanele

aurorizate şi a fost ştampilat? (Direcţia

Economică)

Persoana care a completat checklist-ul din partea UIP

Nume

Prenume

Semnatura:

Funcţia

Telefon: Fax: E-mail:

Data:



06 Circuitul facturii fiscale pentru plată



Anexa 1. Cofinanţarea

Implementing Agency:

CO-FINANCING CONTRIBUTION FOR THE PERIOD ENDING

Programme:

Contracted Disbursed

Total co-financing

contribution of the project

per PF

National Public Funds

per PF23

Other contribution

per PF24 National Public Funds Other (*) National Public Funds Other (*)

Project reference & title per PF Amount

Type of Co-

financing Joint / parallel (J / P)

Amount Amount Contracted to date

Amount planned to be contracted25

Contracted to date

Amount planned to be contracted25

Disbursed to date

Amount planned to

be disbursed25

Disbursed to date

Amount planned to

be disbursed25

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Total

Signature SPO Date:

Prepared by: Date:



Anexa 2. Lista contractelor semnate şi a plăţilor efectuate din cofinanţare mixtă Implementing Authority: PHARE Programme:

JOINT COFINANCING List of contracts signed and payments made from joint co-financing for the period ending……….

Table 2

No. Crt. Contract no.

Value of the contract quoted in

EURO at the inforeuro exchange rate (without VAT)

Value of the contract quoted in

ROL (without VAT)

Concluded with: Invoice no

Value of the invoice

(without VAT) quoted in

ROL

Payment order no

Value of the

payment order

Date of Payment

Value of the payment

quoted in Euro at the inforeuro exchange rate (without VAT)

Co-financing fulfilled (without

VAT, at the inforeuro

exchange rate)

TOTAL Name SPO / DSPO: Signature



Anexa 3. Lista contractelor semnate şi a plăţilor efectuate din cofinanţarea paralelă Implementing Authority: PHARE Programme:

Parallel COFINANCING List of contracts signed and payments made from parallel co-financing for the period ending……….

Table 3

No. Crt. Contract no.

Value of the contract

quoted in EURO at the

inforeuro exchange

rate (without VAT)

Value of the contract quoted in ROL (without

VAT)

Concluded with: Invoice no

Value of the

invoice (without

VAT) quoted in

ROL

Payment order no

Value of the payment order

Date of Payment

Value of the payment quoted in

Euro at the inforeuro exchange

rate (without VAT)

Co-financing fulfilled

(without VAT, at the

inforeuro exchange

rate)

TOTAL Name SPO / DSPO: Signature Date:



Anexa 4. Alocări bugetare

PHARE Implementing Authority: ………………….

EURO

Allocation current** year 2006 2007 2008 2009 2010

Sub-programmes/Projects/Sub-projects

…. …. …. …. …. …. ….

* to be filled in a separate table for each financing source (according to the budgets approved in force/withdrawals from IFI, etc.)

** the column "current year" shall be filled in with the available budgets at the moment of this table elaboration (the amounts approved in the budgets minus the payments/withdrawals starting with the first of January of the respective year and to date)

Note: “National public funds” shall be considered the state budget funds (under the National Preaccession Fund budgetary line and the ministries/agencies budgets), local budgets funds and the funds of other institutions assimilated as public bodies.

“Other sources” shall be considered the private and /or IFI/or bilateral funding, according to the project fiche.

SPO signature ………………………….. Date ………………….



Anexa 5. Fluxurile pentru angajarea fondurilor de cofinanţare din bugetul de stat Implementing Agency ……………… Cash-flow forecast for commitment for National Public co-financing for the period ……

Subprogramme/Project/Subproject/Contract Commitment forecast for 12 months ( no longer than expiry date of commitment)

Code Title

National Public Funds

per PF

Co-financing source -

to be specified*

Total committed

during previous

month current month

2nd month

3rd month

4th month

5th month

6th month

7th month

8th month

9th month

10th month

11th month

12th month

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

SPO / DSPO……….. Date Prepared by: Date

* to be specified: State budget - transfers related to the National Fund (SB -NF) , State budget - line ministries budget (SB - LM), State budget - other public institutions budget (SB -PI) , local budget (LB)

Note: “National public funds” shall be considered the state budget funds (under the National Preaccession Fund budgetary line and the ministries/agencies budgets), local budgets funds and the funds of other institutions asimilated as public bodies.



Anexa 6. Fluxurile pentru rambursarea fondurilor de cofinanţare de la bugetul de stat Implementing Agency ………………

Cash-flow forecast for disbursement of National Public Co-financing for the period ……

Subprogramme/Project/Subproject/Contract Disbursement forecast for 12 months ( no longer than expiry date of disbursement )

Code Title

Contract amount

(National public funds)

Co-financing source -

to be specified*

Total disbursed

during previous

month current month

2nd month

3rd month

4th month

5th month

6th month

7th month

8th month

9th month

10th month

11th month

12th month

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 TOTAL

SPO / DSPO……….. Date Prepared by: Date

* to be specified: State budget - transfers related to the National Fund (SB -NF) , State budget - line ministries budget (SB - LM), State budget - other public institutions budget (SB -PI) , local budget (LB)

Note: “National public funds” shall be considered the state budget funds (under the National Preaccession Fund budgetary line and the ministries/agencies budgets), local budgets funds and the funds of other institutions asimilated as public bodies.


Secţiunea II

PROCEDURI SPECIFICE

Managementul Informaţiei

V 01

08.03.2006



129

Cuprins

6.4 MANAGEMENTUL INFORMAŢIEI __________________________________________ 130

PROCEDURA P 17.01 Securitatea IT____________________________________________ 130

PROCEDURILE 17.02 MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR_____________________ 136

PROCEDURA P 17.02.01 Procedura de păstrare şi arhivare a documentelor _____________ 136

Anexa 1. Inventarul documentelor_____________________________________________ 138

Anexa 2. Fişa de arhivare____________________________________________________ 139

PROCEDURA P 17.02.02 Procedura de trimitere a documentelor______________________ 140

PROCEDURA P 17.02.03 Identificarea documentelor şi a responsabilului de temă ________ 141

Anexa 3. Scrisoarea de înaintare standard _______________________________________ 142

PROCEDURA P 17.02.04 Procedura de control al calităţii documentelor - „Patru Ochi” ___ 143



130

6.4 MANAGEMENTUL INFORMAŢIEI Scop Asigurarea unui flux informaţional eficient în cadrul autorităţii de implementare şi între autoritatea de implementare şi celelalte părţi implicate în implementarea programului. Premise Managementul informaţiei se realizează prin două componente fundamentale: securitatea IT şi Managementul documentelor. La rândul său, componenta de Management al documentelor se realizează printr-o serie de proceduri:

• procedura de păstrare şi arhivare a documentelor

• procedura de transmitere a documentelor

• identificarea documentului şi a responsabilului de temă

• procedura de control al calităţii documentelor - "Patru ochi" Aplicabilitate Procedurile se aplică pe toată durata programului.

PROCEDURA P 17.01 Securitatea IT Scop Procedura de securitate IT are ca scop stabilirea cadrului necesar (reguli, activităţi,

tehnologii) pentru protejarea sistemului informatic (SI) împotriva atacurilor externe şi

utilizării interne neautorizate astfel încât să se asigure integritatea, confidenţialitatea şi

disponibilitatea informaţiei.

Premise Această procedură stabileşte paşii comuni necesari asigurării securităţii sistemului

informatic precum şi procedura de back-up (crearea şi utilizarea copiilor de siguranţă) şi

planul de recuperare în caz de dezastru.

Prezenta procedură este stabilită astfel încât să fie în conformitate cu statutul,

regulamentele, legile şi alte documente oficiale în vigoare privind administrarea resurselor

informatice publice şi managementul licenţelor şi resurselor software în cadrul SGG.



131

Aplicabilitate Procedura este elaborată în baza normelor generale care se aplică pentru sistemul

informatic al Secretariatului General al Guvernului. Regulile sunt obligatorii pentru toţi

membrii UIP.

Termeni

Facilităţi IT Resursele, serviciile, reţeaua, computerele, funcţiile de stocare şi procesare a datelor, servere, reţele, dispozitivele de conectare, înregistrare, programe, software, documentaţia aferentă Team leader / Leader de proiect

Sistemele / serviciile de poştă electronică

Orice sistem de mesagerie care depinde de facilităţile IT, pentru crearea, trimiterea, retrimiterea, transmiterea, stocarea, copierea, descărcarea, afişarea, citirea, sau imprimarea informaţiilor din computer, în scopul comunicării între sistemele de reţea, între persoane sau grupuri de persoane, care sunt definite clar ca un sistem electronic pentru poşta electronică sau implicit este folosit în asemenea scopuri, inclusiv servicii precum buletinele informaţionale, lista serverelor, grupuri de ştiri.

Serviciile / sistemele de email ale UIP

Sistemele / serviciile de poştă electronică deţinute sau utilizate de către membrii UIP

Responsabilităţi Direcţia Informatică şi Design (DID) din cadrul Cancelariei Primului-ministru este

responsabilă pentru folosirea eficientă a sistemelor informatice şi a mijloacelor de

comunicare, precum poşta electronică, pentru a crea condiţiile necesare realizării de către

UIP a obiectivelor şi scopurilor propuse.

Principalele responsabilităţi sunt:

1. disponibilitatea infrastructurii IT

2. instalarea şi menţinerea echipamentelor IT şi a reţelei

3. instalarea de software

4. instalarea clienţilor de email

5. instalarea software-ului privind soluţia antivirus

6. instalarea diferitelor aplicaţii specifice (MS Office, legislaţie, dicţionare)

7. setarea parametrilor de acces la Internet



132

8. managementul conturilor de utilizatori (creare, administrarea conturilor utilizatorilor

şi a parolelor)

9. remedierea problemelor apărute

10. asigurarea securităţii datelor prin:

• realizarea procedurilor de back-up şi restaurare

• trainingul utilizatorilor (noi), inclusiv pe teme privind:

• politica antivirus a UIP

• tehnicile de transfer a fişierelor (file-sharing)

• politicile de back-up existente.

Serviciul Relaţii cu publicul şi mass- media, informatizare al SGG se ocupă de:

• dezvoltarea şi consultarea UIP privind strategia de investiţii în echipamente IT;

• achiziţia de noi echipamente IT, software şi elemente de reţea.

Procedura

Membrii UIP 1. Solicită DID atribuirea parolelor de acces a calculatorului/oarelor în reţea şi a parolei de acces Internet;

2. Se informează cu privire la regulile de utilizare a programelor informatice şi resurselor instituţiei şi participă la sesiunile de training organizate de către DID;

3. Solicită DID, în scris, instalarea de programe informatice pe calculatorul/oarele încredinţate direct sau indirect, precum şi instalarea de software nou sau upgrade-ul programelor informatice existente;

4. Respectă regulile de acces la programele informatice (sisteme de operare, programe de gestiune, programe informatice de tip "open-source", cât şi cele "shareware" şi "freeware", jocuri etc.) şi calculatoarele instituţiei, corespunzător nivelului de acces al acestora;

5. Utilizează programele informatice instalate pe calculatorul/oarele care le sunt încredinţate spre utilizare, fiindu-le interzis să efectueze modificări asupra programelor informatice instalate pe calculatorul/oarele proprii sau pe calculatoarele instituţiei sau să le dezinstaleze / şterge fără avizul SPO şi aprobarea DID;

6. Utilizează doar echipamentele IT care le sunt încredinţate direct sau indirect. În situaţia în care utilizatorii doresc să schimbe locaţia fizică a echipamentelor IT, aceştia trebuie să se adreseze DSPO. Schimbarea locaţiei acestora se va face doar în prezenţa



133

responsabililor IT. 7. Au obligativitatea de a permite accesul la calculatoarele lor, în

orice moment, a responsabililor IT. 8. Au obligativitatea de a nu copia sau permite copierea de către

alte persoane a software-ului instalat pe calculatorul/oarele încredinţate direct sau ale instituţiei şi de a nu altera setările de securitate aferente acestora. În cazul necesităţii unei astfel de modificări, utilizatorul se va adresa DSPO.

9. Pot să îşi dezvolte propriile lor aplicaţii (ex. tabele Excel complexe, baze de date Access etc.). Responsabilitatea pentru funcţionalitatea acestor aplicaţii revine utilizatorului.

10. Respectă regulile de acces a paginilor de Internet. Este strict interzisă orice încercare de „hacking” neautorizat a paginii de Internet a instituţiei sau a oricărui alt sistem fie extern sau intern. Sunt interzise organizarea de licitaţii, vânzarea de produse sau orice tip de tranzacţii pe Internet, prin intermediul sistemelor instituţiei; accesarea, descărcarea şi stocarea de materiale pornografice, ofensatoare sau obscene.

11. Raportează DSPO orice problemă legată de funcţionarea defectuoasă a programelor informatice de pe calculatorul/oarele încredinţate direct sau indirect.

12. Raportează DSPO orice încălcare a regulilor şi politicii privind utilizarea resurselor software, în cadrul instituţiei.

13. Sunt obligaţi să realizeze o copie de rezervă (back-up) pentru toate documentele în formă electronică o dată la două săptămâni. Copia electronică de rezervă a documentelor se etichetează cu numele utilizatorului, scurtă descriere a conţinutului copiei şi data la care aceasta a fost realizată. Back-up-ul se păstrează de către fiecare utilizator în condiţii de securitate, la sediul UIP şi se distruge (şterge pentru CD-RW) după expirarea termenului de două săptămâni, respectiv după ce compilaţia de rezervă nou creată a fost verificată.

14. Se informează cu privire la prevederile planului de recuperare a informaţiilor în caz de dezastru şi colaborează cu reprezentanţii IT, delegaţi de către DID, la testarea acestuia.

DSPO 1. Primeşte de la membrii UIP şi înaintează către DID, spre soluţionare, cererile de atribuire a parolelor de acces a calculatorului /oarelor membrilor în reţea şi a parolelor de acces Internet.

2. Informează membrii UIP cu privire la regulile de utilizare a programelor informatice şi resurselor instituţiei şi participă, alături de aceştia la sesiunile de training organizate în acest sens.

3. Primeşte de la utilizatori cererile de instalare a programelor informatice şi a celor pentru instalarea de software nou sau „ugrade”-ul programelor informatice existente şi le înaintează DID spre soluţionare şi aprobare.



134

4. Verifică modul de utilizare de către membrii a programelor informatice instalate şi informează DID cu privire la neregulile constatate; primeşte de la membrii UIP cererile de modificare, dezinstalare / ştergere a programelor informatice, le avizează şi le înaintează spre aprobare de către DID.

5. Primeşte de la utilizatori cererile de schimbare a locaţiei fizice a echipamentelor IT, le centralizează şi le transmite DID spre aprobare şi soluţionare.

6. Are obligativitatea de a permite accesul la calculatorul/oarele sale, în orice moment, a responsabililor IT.

7. Primeşte de la utilizatori cererile de modificare a setărilor de securitate a calculatoarelor încredinţate acestora şi le înaintează DID spre aprobare şi soluţionare.

8. Aprobă dezvoltarea propriilor aplicaţii de către membrii UIP şi informează DID.

9. Verifică modul de respectare de către membrii UIP a regulilor de acces a paginilor de Internet şi informează DID cu privire la neregulile constatate.

10. Informează DID cu privire la orice problemă legată de funcţionarea defectuoasă a programelor informatice de pe calculatorul/oarele încredinţate direct sau indirect membrilor UIP, precum şi orice încălcare a regulilor şi politicii privind utilizarea resurselor software, în cadrul programului.

11. În cazul constatării nerespectării, de către un membru UIP, a politicii şi procedurilor instituţiei în ceea ce priveşte gestiunea licenţelor şi resurselor software precum şi la propunerea DID aprobă şi aplică măsuri disciplinare împotriva angajatului respectiv.

12. Verifică realizarea, de către membrilor UIP, a copiilor de siguranţă (procedura back-up).

13. Se informează şi informează membrii UIP cu privire la prevederile planului de recuperare a informaţiilor în caz de dezastru şi deleagă persoanele din UIP care vor colabora cu reprezentanţii IT la testarea acestuia.

Listă de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor : Aspecte de verificat Da Nu Observaţii 1. Este respectat nivelul de acces al

utilizatorilor la programele informatice şi calculatoarele instituţiei ?

2. Instrucţiunile pentru utilizatori sunt semnate de către aceştia?



135

Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor : Aspecte de verificat Da Nu Observaţii 3. Sunt respectate regulile de acces la

programele informatice şi calculatoarele instituţiei (inclusiv existenţa licenţei software) ?

4. Au fost efectuate modificări sau dezinstalări / ştergeri asupra programelor informatice instalate pe calculatorul/oarele utilizatorilor ?

5. Locaţia fizică a echipamentelor IT încredinţate utilizatorilor corespunde aprobării primite?

6. Este permis accesul la calculatoare a DID?

7. Setările de securitate aferente calculatoarelor au fost alterate / modificate?

8. Utilizatorii şi-au dezvoltat propriile lor aplicaţii (ex. tabele Excel complexe, baze de date Access etc.)?

9. Sunt respectate regulile de acces a paginilor de Internet?

10. S-au constatat probleme legate de funcţionarea defectuoasă a programelor informatice de pe calculatorul/oarele încredinţate direct sau indirect utilizatorilor?

11. S-au raportat încălcări ale regulilor şi politicii privind utilizarea resurselor software?

12 A fost respectat formatul şi traseul semnăturilor în înaintarea solicitărilor către şi de la DID?

13 Au fost realizate copii de siguranţă -back-up (pe dischete sau CD-ROM-uri)?

14 Sunt cunoscute de către membrii UIP prevederile planului de recuperare a informaţiilor în caz de dezastru ?

15 Sunt delegate persoanele care vor colabora cu reprezentanţii IT la testarea planului de recuperare a informaţiilor în caz de dezastru şi aceştia îşi cunosc atribuţiile?



136

PROCEDURILE 17.02 MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

PROCEDURA P 17.02.01 Procedura de păstrare şi arhivare a documentelor Scop Această procedură are ca scop crearea condiţiilor pentru asigurarea disponibilităţii şi a

transparenţei datelor legate de proiecte în timpul şi după terminarea finanţării pentru o

perioadă de cel puţin 5 ani.

Premise Documentele UIP sunt proprietatea entităţii publice şi sunt confidenţiale. Ele trebuie

păstrate pe o perioadă de 5 ani, după care se arhivează în concordanţă cu reglementările

legale privind arhivarea.

Aplicabilitate Pe toată durata derulării programului.

Procedura 1. Stabileşte, în colaborare cu SPO regulile de clasificare a informaţiilor publice şi informaţiilor secrete şi urmăreşte păstrarea confidenţialităţii, în conformitate cu reglementările în vigoare;


2. Repartizează documentele primite către membrii UIP, în funcţie de responsabilităţile acestora;

Secretariat UIP 3. Înregistrează documentele primite în registrul de intrări al UIP şi le împarte persoanelor responsabile desemnate de coordonatorul UIP / DSPO;

Membrii UIP 4. Elaborează documentele primite în lucru şi le înaintează, în termenul prevăzut coordonatorului UIP / DSPO;


5. Avizează documentele în formă finală;

SPO 6. Aprobă documentele în formă finală; Secretariat UIP 7. Înregistrează documentele în registrul de ieşiri al UIP şi le

trimite solicitanţilor, păstrând un exemplar / copia acestora; 8. Îndosariază documentele în bibliorafturi, pe domenii / subdomenii; 9. Numerotează paginile fiecărui biblioraft; 10. Întocmesc o fişă în care sunt evidenţiate numele biblioraftului, numărul de pagini, anul la care se referă documentele şi persoana care l-a întocmit;

Membrii UIP

11. Atribuie fiecărei fişe un număr unic pentru identificare;

Secretariat UIP 12. Verifică, periodic, respectarea procedurii de arhivare şi păstrare a documentelor de către membrii UIP şi sesizează membrii UIP şi coordonatorul UIP / DSPO orice problemă apărută în acest domeniu;



137

13. Controlează, cel puţin o dată în timpul derulării unui proiect, modul în care se realizează arhivarea şi păstrarea documentelor;


14. Întocmeşte un raport către SPO; SPO 15. Primeşte raportul DSPO-ului şi îl analizează din punct de

vedere al corectitudinii acestora cu prezentele proceduri şi propune modificări (acolo unde este cazul);

Membrii UIP 16. Depun dosarele în arhiva Secretariatului General al Guvernului după expirarea perioadei de 5 ani.

Listă de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor : Aspecte de verificat Da Nu Observaţii

1. Sunt îndosariate toate documentele proiectului / proiectelor în bibliorafturi, pe domenii / subdomenii?

2 Au bibliorafturile o fişă cu numărul de pagini, anul la care se referă documentele şi persoana care l-a întocmit?

3. Sunt înregistrate toate documentele în registrul de intrări şi ieşiri?

4. A fost respectat traseul documentelor în vederea rezolvării lor?

5. După încheierea proiectului au fost depuse dosarele / bibliorafturile specifice în arhiva SGG?

6. Au fost păstrate, în arhivă, documentele privitoare la proiectul / proiectele derulate, cel puţin 5 ani?

7. Există reguli de clasificare a informaţiilor privitoare la proiectul / proiectele în derulare?

8. Există procese verbale de verificare a modului de arhivare şi păstrare a documentelor pe parcursul derulării proiectului / proiectelor?



138

Anexa 1. Inventarul documentelor INVENTARUL PE ANUL ............. pentru documentele care se predau arhivei Secretariatului General al Guvernului .................. ......................... (denumirea proiectului)

Nr. crt.

Indicativul documentului conform nomenclatorului

Conţinutul dosarului pe scurt

Datele extreme

Nr. filelor

Observaţii

Prezentul inventar format din ................ file conţine .......... dosare, etc. S-au preluat ...... dosare.

Am predat Am primit Nume şi prenume

Funcţie

Semnătură

Nume şi prenume

Funcţie

Semnătură data:



139

Anexa 2. Fişa de arhivare

S.G.G. - U.P.P. - U.I.P. Număr dosar _____________

Data arhivării_____________

NUMELE DOSARULUI

ANUL

Nr. pagini ____

Întocmit de Verificat de Nume şi prenume

Funcţie

Semnătură

Nume şi prenume

Funcţie

Semnătură



140

PROCEDURA P 17.02.02 Procedura de trimitere a documentelor Scopul Această procedură are ca finalitate asigurarea receptării documentelor de către destinatarul lor. Premise Membrii UIP întocmesc documente ca răspuns la solicitările primite de la diverse instituţii, care sunt apoi transmise acestora din urmă, prin intermediul Secretariatului. Totodată, aceeaşi procedură este utilizată în cazul trimiterii oricărui tip de document (solicitare, adresă etc.) al UIP către alte instituţii. Aplicabilitate Prezenta procedură se aplică pe toată durata programului. Procedura

Membrii UIP 1. Întocmesc documentele, în funcţie de domeniul de activitate vizat de solicitare

DSPO 2. Avizează documentul întocmit SPO 3. Aprobă documentul Secretariatul 4. Se asigură că documentul ce urmează a fi trimis conţine toate

semnăturile necesare 5. Trimite documentul, după ce i-a alocat un număr de

înregistrare, prin una dintre următoarele sau ambele modalităţi: • Prin fax, păstrând raportul de transmitere până la

definitivarea problemei • Prin poşta militară

6. Verifică telefonic, în ambele cazuri dacă documentul a ajuns la destinatar

Membrii UIP 7. Cel care a întocmit documentul îl transmite destinatarului în format electronic, solicitând o confirmare electronică de primire

8. Se asigură telefonic de recepţionarea documentului Lista de verificare

Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaţii 1. Documentul întocmit a fost avizat de

DSPO şi semnat de SPO?

2. Documentului i-a fost alocat un număr de înregistrare?

3. Documentul a fost transmis în format electronic?

4. Documentul a fost transmis prin fax şi poşta militară?



141

PROCEDURA P 17.02.03 Identificarea documentelor şi a responsabilului de temă Scopul Prin utilizarea acestei proceduri se realizează accesul rapid la documentele UIP şi,

totodată o responsabilizare a membrilor Unităţii.

Premise După întocmirea unui document, acestuia i se ataşează o scrisoare de înaintare, în format

standard (a se vedea modelul din anexa nr 3,care conţine numele persoanei care a

întocmit documentul şi al celei care l-a avizat. Acest procedeu permite identificarea

imediată a persoanei responsabile pe un anumit domeniu şi accesul eficace la

documentele UIP.

Procedura

Membrii UIP 1. Întocmesc şi redactează documente, în funcţie de domeniul propriu de activitate

2. Ataşează documentului finalizat o scrisoare de înaintare standard (Anexa )

3. Înaintează documentul astfel redactat DSPO-ului / SPO-ului spre avizare.

DSPO 4. Verifică şi avizează, după caz, documentul. 5. Semnează scrisoarea de înaintare.

SPO 6. Dacă este cazul, avizează / aprobă documentul. 7. Semnează scrisoarea de înaintare.

Lista de verificare

Titlul proiectului:

Beneficiar:

Contractor:

Aspecte de verificat Da Nu Observaţii1. A fost întocmită scrisoarea de înaintare?

2. Scrisoarea de înaintare conţine numele persoanei care a întocmit documentul?

3. Scrisoarea de înaintare conţine numele persoanei care a avizat documentul?



142

Anexa 3. Scrisoarea de înaintare standard



143

PROCEDURA P 17.02.04 Procedura de control al calităţii documentelor - „Patru Ochi” Scopul Să asigure pregătirea în mod corespunzător a documentelor, elaborarea lor în

conformitate cu regulile stabilite prin manualele PHARE şi să evite orice suprapunere între

diversele proiecte.

Premise Documentele sunt verificate din punct de vedere al formei şi al conţinutului, asigurându-se

concordanţa cu cerinţele manualelor PHARE. Pentru a fi avizate, ele trebuie să conţină

informaţii suficiente, concludente şi relevante.

Procedura

Membrii UIP 1. Evaluează documentele de monitorizare transmise de direcţiile beneficiare în sensul corelării acestora cu cerinţele PHARE, asigurării coerenţei şi clarităţii acestora 2. Discută cu direcţiile beneficiare modificările necesare 3. Efectuează modificările necesare la documente 4. Elaborează documentele specifice activităţii de monitorizare a programelor Phare 5. Înaintează coordonatorului UIP / DSPO documentele în vederea avizării 6. Îndosariază documentele primite de la direcţiile beneficiare şi copiile celor transmise altor direcţii sau instituţii


7. Analizează documentele înaintate de membrii UIP în vederea asigurării coerenţei şi, pentru coordonarea şi înlăturarea posibilelor suprapuneri între proiectele Phare 8. Propune modificările necesare (dacă este cazul) 9. Avizează forma revizuită 10. Înaintează lucrările SPO

SPO 11. Analizează documentele înaintate de coordonatorul UIP / DSPO 12. Propune modificările necesare (dacă este cazul) 13. Avizează sau semnează documentele înaintate de coordonatorul UIP / DSPO



144

Lista de verificare

Titlul proiectului:

Beneficiar:

Contractor:

Aspecte de verificat Da Nu Observaţii1. Au fost actualizate şi corelate

documentele cu cerinţele PHARE?

2. Au fost elaborate documentele de monitorizare?

3. Limbajul folosit este clar şi concis?

4. Sunt informaţiile cuprinse în documente relevante pentru proiect?

5. Care sunt elementele de suprapunere identificate?


Secţiunea II

PROCEDURI SPECIFICE

Managementul Riscului

V 01

08.03.2006



146

Cuprins

6.5 MANAGEMENTUL RISCULUI ______________________________________________ 147

PROCEDURA P 18 Managementul riscului ______________________________________ 147

Scop __________________________________________________________________ 147

Premise________________________________________________________________ 147

Procedura ______________________________________________________________ 147

Factori de risc___________________________________________________________ 147

Măsuri de prevenire şi corectare a situaţiilor de risc _____________________________ 148

Lista de verificare________________________________________________________ 149



147

6.5 MANAGEMENTUL RISCULUI

PROCEDURA P 18 Managementul riscului Scop Identificarea, analizarea şi înlăturarea (sau reducerea efectelor) tuturor factorilor interni şi

externi care ar putea avea un impact nefavorabil asupra capacităţii UIP de a realiza

activitatea.

Premise Procedura are la bază toate elementele tangibile şi intangibile care pot constitui factori de

risc.

Procedura În mod permanent, membrii UIP identifică, analizează şi înlătură toate elementele interne

şi externe care constituie factori de risc pentru desfăşurarea în condiţii optime a activităţii

UIP.

Factori de risc 1. Informaţii insuficiente, incorecte sau nereale primite de către membrii UIP de la

direcţiile generale / direcţiile implicate din Secretariatul General al Guvernului, cât şi

din alte instituţii sau organisme din afara instituţiei noastre;

2. Informaţii contradictorii primite din surse diferite;

3. Compatibilitatea procedurilor de lucru proprii ale UIP cu cele ale altor direcţii

generale / direcţii din SGG cât şi din afara acestuia;

4. Măsura în care sunt înţelese documentele şi cerinţele înaintate către direcţiile

generale / direcţiile din SGG şi din afara SGG;

5. Neprimirea în timp util a informaţiilor şi solicitărilor necesare în vederea desfăşurării

activităţii UIP;

6. Riscuri legate de conectarea la Internet.

7. Lipsa de continuitate în activităţile specifice a responsabililor de proiect, respectiv a

personalului de coordonare din cadrul UIP



148

Măsuri de prevenire şi corectare a situaţiilor de risc • Coordonarea sarcinilor de către conducătorul UIP pentru evitarea suprapunerilor

activităţilor membrilor UIP;

• Stabilirea unui calendar săptămânal de lucru pentru evitarea întârzierilor;

• Difuzarea informaţiilor tuturor membrilor UIP implicaţi pe probleme colaterale pentru

evitarea neconcordanţelor;

• Verificarea informaţiilor primite şi corectarea lor dacă e cazul;

• Elaborarea de documente detaliate în mod clar pentru a fi uşor de înţeles;

• Fiecare membru UIP are un contact permanent cu persoana de legătură desemnată

din cadrul direcţiilor generale / direcţiilor pentru a se asigura că va primi în timp util

ceea ce s-a solicitat.

• Instituirea de către şeful UIP a unor măsuri prin care se va asigura continuitatea

activităţilor la nivelul UIP.

1. Elaborează documente detaliate, în mod clar, pentru a fi uşor de înţeles

2. Păstrează un permanent contact cu persoana de legătură din cadrul direcţiilor generale / direcţiilor din cadrul SGG, pentru a se asigura că va primi în timp util informaţia solicitată

Membrii UIP

3. Păstrează permanent contact cu persoana de legătură din cadrul AT, pentru a se asigura că va primi în timp util informaţia solicitată

4. Coordonează sarcinile primite de către membrii UIP în vederea evitării suprapunerilor

5. Stabileşte, de comun acord cu membrii UIP, un calendar săptămânal de lucru, în vederea evitării întârzierilor


6. Verifică, periodic, respectarea de către toţi membrii UIP a procedurilor legate de securitatea IT şi de arhivarea şi păstrarea documentelor

7. Întocmeşte un raport către Coordonatorul de proiect / program

SPO 8. Primeşte raportul DSPO-ului şi îl analizează din punct de vedere al corectitudinii acestora cu prezentele proceduri şi propune modificări (acolo unde este cazul)



149

Lista de verificare Aspecte de verificat Da Nu Observaţii 1. Au fost evitate suprapunerile de sarcini? 2. Există un calendar săptămânal de lucru? 3. Materialele elaborate de către membrii UIP

sunt clare, detaliate şi uşor de înţeles?

4. Membrii UIP primesc toate informaţiile la timp şi pe traseul stabilit?

5. Informaţiile primite sunt verificate iniţial de către coordonatorul UIP / DSPO?

6. Membrii UIP cunosc care sunt persoanele de contact din cadrul SGG şi din cadrul AT cu care trebuie să păstreze legătura permanent pentru obţinerea informaţiilor necesare?


Secţiunea II

PROCEDURI SPECIFICE

Managementul Calităţii

V 01

08.03.2006



151

Cuprins

6.6 Managementul calităţii_______________________________________________________ 152

PROCEDURA P 19 Raportarea neregulilor _______________________________________ 153

Scopul ________________________________________________________________ 153

Aplicabilitate ___________________________________________________________ 153

Definiţii şi cadru legal ____________________________________________________ 153

Premise________________________________________________________________ 157

Procedura ______________________________________________________________ 158

Lista de verificare________________________________________________________ 160

Anexa 1. Alerta la neregulă __________________________________________________ 163

Anexa 2. Scrisoare standard "Scrisoare de notificare pentru trimiterea Raportului Trimestrial

de Nereguli" ______________________________________________________________ 164

Anexa 3. Scrisoare pentru transmiterea Raportului Trimestrial de Nereguli către OPCP___ 165

Anexa 4. Raport Trimestrial de Nereguli________________________________________ 166

Anexa 5. Ghidul pentru completarea Raportului Trimestrial de Nereguli_______________ 172

Anexa 6. Scrisoare care să ateste în faţa Comisiei Europene că nu există nici o neregulă

înregistrată în Raportul Trimestrial de Nereguli __________________________________ 175

Anexa 7. Registrul ofiţerului de nereguli________________________________________ 176

Anexa 8. Notificare către Unitatea contabilă pentru înregistrarea neregulilor ___________ 177



152

6.6 Managementul calităţii

Prin intermediul Programului Phare se asigură sprijin pentru îndeplinirea cerinţelor

primului criteriu de la Copenhaga, şi anume stabilitatea instituţiilor care garantează

democraţia, statul de drept, respectarea drepturilor omului şi protecţia minorităţilor.

Prevenirea, înregistrarea şi raportarea diverselor nereguli, analiza periodică a

proiectelor aflate în derulare şi analizarea posibilităţii accesării altor proiecte, pregătirea

corespunzătoare a tuturor documentelor, cu respectarea regulilor impuse prin manualele

PHARE, asigurarea accesului imediat la documente şi responsabilizarea membrilor UIP,

întocmirea unui calendar de activităţi şi înlăturarea factorilor interni sau externi cu efect

nefavorabil asupra activităţii UIP asigură utilizarea eficientă şi eficace a fondurilor

comunitare, aspect reliefat prin procedurile următoare, descrise în prezentul manual:

• Procedura de raportare a neregulilor

• Procedura de control al calităţii documentelor

• Identificare documentelor şi a responsabilului de temă

• Procedura de planificare a activităţilor

• Procedura de management al riscului

• Actualizarea prezentului manual.

Cu privire la acest ultim aspect, este de menţionat că prin identificarea, analizarea

şi inserarea în manual a unor amendamente se urmăreşte îmbunătăţirea calitatăţii

procesului administrativ.

În mod periodic, membrii UIP identifică, analizează şi propun amendamente la

prezentul manual. Amendamentele se propun “ex post”, niciodată înaintea implementării

unei proceduri. DSPO analizează amendamentele propuse de membrii UIP şi avizează

modificările de rigoare în Manual. SPO studiază modificările propuse, aduce

amendamente, dacă e cazul, şi aprobă forma actualizată a manualului.



153

PROCEDURA P 19 Raportarea neregulilor Scopul Prin intermediul acestei proceduri se realizează managementul neregulilor apărute în

cadrul procesului de derulare al proiectelor cu finanţare Phare, având ca finalitate

prevenirea, detectarea, înregistrarea şi raportarea posibilelor nereguli de către membrii

UIP.

Aceste acţiuni sunt necesare pentru a obţine:

• Protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene

• Protejarea corectitudinii şi uniformităţii schemelor naţionale de ajutor financiar

• Recuperarea şi refinanţarea oricăror fonduri plătite eronat ca rezultat al unei

nereguli

• Prevenirea neregulilor similare ce ar putea reapărea

• Revizuirea sistemelor şi procedurilor necesare pentru asigurarea că asemenea

nereguli nu vor mai apărea în viitor

• Colaborarea cu Comisia Europeană, cu celelalte state membre UE şi cu cele în

curs de aderare în vederea identificării şi suprimării fenomenelor de fraudă la

frontieră.

Aplicabilitate Procedura se aplică tuturor proiectelor cu finanţare Phare, pe întreaga perioadă de

implementare a acestora şi 5 ani după ce au fost finalizate.

Prezenta procedură se aplică din momentul constituirii Unităţii de implementare.

Definiţii şi cadru legal În vederea protejării intereselor sale financiare, Uniunea Europeană solicită statelor

membre raportarea periodică a neregulilor, în diferitele sectoare de activitate finanţate din

fondurile comunitare.



154

Fiecare Memorandum de finanţare Phare, în capitolul “Special Conditions - Măsuri Anti-

Fraudă”, Audit şi Evaluare, prevede obligativitatea statelor candidate, analog statelor

membre, de a raporta nereguli sau fraude.

Orice încălcare a Memorandumului de Finanţare dintre CE şi Guvernul României sau a

Acordului Financiar încheiat între CFCU şi beneficiarul final se constituie ca neregulă.

Potrivit prevederilor art. 1, paragraful (2), din Reglementarea Consiliului UE nr. 2988/95

privind protecţia intereselor financiare ale Comunităţilor Europene, neregula reprezintă

orice încălcare a prevederilor legislaţiei comunitare care rezultă dintr-o acţiune sau

omisiune a unui operator economic care are sau ar putea avea efectul prejudicierii

bugetului general al Comunităţilor sau bugetelor gestionate de acestea, fie prin diminuarea

sau pierderea veniturilor acumulate din resurse proprii, colectate direct sau în numele

Comunităţilor, fie printr-o cheltuială nejustificată.

Această definiţie acoperă toate comportamentele, intenţionate sau nu (acte de omisiune)

ale unui operator economic, beneficiar, autoritate de implementare, care are sau ar putea

avea, efectul prejudicierii bugetului general al Comunităţilor. Consecinţa obiectivă a

acestei nereguli trebuie să fi fost nerespectarea unei prevederi a legislaţiei comunitare.

Frauda este definită în conformitate cu Convenţia de protejare a Intereselor Financiare din

anul 1995 şi intrată în vigoare în 17/10/2002. În sensul acestui document, frauda care

afectează interesul financiar al Comunităţilor constă:

în ceea ce priveşte cheltuielile, în orice act intenţionat sau omisiune legată de:

• utilizarea sau prezentarea de declaraţii sau documente false, incorecte sau

incomplete, care au ca efect alocarea neadecvată sau reţinerea eronată de fonduri

din bugetul general al Comunităţilor sau bugetelor administrate de către sau în

numele Comunităţilor Europene

• nefurnizarea unei informaţii privind încălcarea unei obligaţii specifice, cu acelaşi

efect

• utilizarea unor astfel de fonduri pentru alte scopuri decât cele pentru care au fost

iniţial acordate;



155

în ceea ce priveşte veniturile, în orice act intenţionat sau omisiune legate de:

• utilizarea sau prezentarea de declaraţii sau documente false, incorecte sau

incomplete, care au ca efect diminuarea ilegală a resurselor din bugetul

Comunităţilor sau bugetelor alocate de către sau în numele Comunităţilor;

• nefurnizarea unei informaţii privind încălcarea unei obligaţii specifice, cu acelaşi

efect;

• utilizarea necorespunzătoare a unor beneficii obţinute legal, având acelaşi efect .

O.G. nr. 79/2003, privind controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum şi a

fondurilor de cofinanţare aferente utilizate necorespunzător, cu modificările şi completările

ulterioare defineşte neregula şi frauda după cum urmează:

• neregulă înseamnă orice abatere de la legalitate, regularitate şi conformitate,

precum şi orice nerespectare a prevederilor memorandumurilor de finanţare,

memorandumurilor de înţelegere, acordurilor de finanţare privind asistenţa

financiară nerambursabilă acordată României de Comunitatea Europeană, precum

şi a prevederilor contractelor încheiate în baza acestor memorandumuri / acorduri,

rezultând dintr-o acţiune sau omisiune a operatorului economic, care, printr-o

cheltuială neeligibilă, are ca efect prejudicierea bugetului general al Comunităţii

Europene şi / sau a bugetelor prevăzute la art. 1 alin. 2 lit. a - f şi i din Legea nr.

500/2002 privind finanţele publice, cu modificările ulterioare, şi la art. 1 alin. 2 lit. a -

d din O.U.G. nr. 45/2003 privind finanţele publice locale, aprobată cu modificări şi

completări prin Legea nr. 108/2004;

• fraudă înseamnă orice acţiune sau omisiune intenţionată în legătură cu: utilizarea

sau prezentarea de declaraţii ori documente false, incorecte sau incomplete,

inclusiv faptele penale prevăzute în cap. III secţiunea 4^1 din Legea nr. 78/2000

pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu

modificările ulterioare, care au ca efect alocarea / dobândirea, respectiv utilizarea

nepotrivită sau incorectă a fondurilor comunitare de la bugetul general al

Comunităţii Europene şi / sau a sumelor de cofinanţare aferente de la bugetul de

stat, bugetele prevăzute la art. 1 alin. 2 lit. a - f şi i din Legea nr. 500/2002, cu

modificările ulterioare, şi la art. 1 alin. 2 lit. a - d din O.U.G. nr. 45/2003, aprobată

cu modificări prin Legea nr. 108/2004, cu modificările ulterioare; necomunicarea

unei informaţii prin încălcarea unei obligaţii specifice, având acelaşi efect la care s-



156

a făcut referire anterior; deturnarea acestor fonduri de la scopurile pentru care au

fost acordate iniţial.

În sensul aceluiaşi act normativ, operatorul economic şi creanţele bugetare se definesc

după cum urmează:

• operatorul economic este persoana fizică sau juridică ori alte organe şi / sau

entităţi constituite potrivit legii;

• creanţele bugetare rezultate din nereguli şi / sau fraudă reprezintă sume de

recuperat la bugetul Comunităţii Europene, la bugetele prevăzute la art. 1 alin. 2 lit.

a - f şi i din Legea nr. 500/2002, cu modificările ulterioare, şi la art. 1 alin. 2 lit. a - d

din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 45/2003, aprobată cu modificări şi

completări prin Legea nr. 108/2004, ca urmare a utilizării necorespunzătoare a

fondurilor comunitare şi a sumelor de cofinanţare aferente”

În acord cu prezentul manual neregulile se raportează fără a se distinge între clasificări,

această atribuţie fiind lăsată în sarcina organelor de control şi audit abilitate.

Spre cunoştinţa actorilor implicaţi în procesul de derulare al programelor şi proiectelor

Phare, neregulile se pot clasifica în:

1.1 nereguli neintenţionate (erori)

1.2 nereguli intenţionate (fraude)

2.1 nereguli fără impact financiar

2.2 nereguli cu impact financiar

1. 1. Neregula neintenţionată este orice acţiune a unui operator din cadrul unei instituţii

implicate (Fondul Naţional, Agenţia de Implementare pentru sub-programe sau granturi,

beneficiar, contractor sau consultant, etc.) cauzată de neglijenţă şi rezultată, în cele mai

multe dintre cazuri, de încălcarea procedurilor aprobate.

Neregulile neintenţionate pot fi:

• culpe şi erori cauzate de neglijenţă

• încălcări neintenţionate ale procedurilor de operare

• mediu de control şi sistem de management financiar insuficient definite



157

1.2 Neregula intenţionată (frauda) este orice acţiune premeditată a unui operator dintr-o

instituţie implicată (Fondul Naţional, Agenţia de Implementare pentru sub-programe sau

granturi, beneficiarul final, contractorul sau consultantul, etc.) în scopul de a obţine foloase

necuvenite pentru sine ori pentru altă persoană.

Neregulile intenţionate pot fi:

• Facturi pentru servicii, bunuri şi lucrări nelivrate (facturi fictive)

• Facturi emise de firme fictive - falsificări

• Facturi emise în duplicat

• Facturi pentru sume mai mari decât cele reale – inflaţie de facturi

• Facturi conţinând cantităţi, preţuri şi alte discounturi netaxate

• Transfer fraudulos de fonduri în conturi neeligibile

• Constatări falsificate ale verificărilor documentare

• Constatări falsificate ale controalelor la faţa locului

• Falsificarea şi modificarea conturilor şi / sau a altor înregistrări şi a documentelor

justificative

2.1. Neregula fără impact financiar este o neregulă identificată înainte de a se efectua

plata către contractor sau beneficiar. O neregulă de acest gen o constituie neprezentarea

rapoartelor de evaluare în termenele specificate în Memorandumul de Finanţare şi se

notifică.

2.2 Neregula cu impact financiar este o plată efectuată nejustificat în contextul

proiectului. Neasigurarea cofinanţării este şi ea o neregulă de acest gen.

Premise În vederea prevenirii neregulilor:

• există reguli de procedură internă a UIP clar definite

• există responsabilităţi instituţionale şi personale clar definite

• membrii UIP sunt instruiţi în problematica programelor Phare

• un sistem cuprinzător de completare /arhivare a tuturor documentelor relevante

• proceduri specifice de raportare a neregulilor



158

În cadrul UIP responsabil cu raportarea neregulilor este Raportorul de nereguli

(Irregularities officer).

Procedura trebuie urmată de către toţi membrii UIP.

Este responsabilitatea tuturor membrilor UIP la toate nivelurile funcţiilor de a participa la

descoperirea şi raportarea neregulilor.

Responsabilitatea pentru aplicarea şi implementarea procedurii curente se împarte cu:

1. Responsabilul de program - Senior Programme Officer - (SPO);

2. Coordonatorul UIP (DSPO);

3. Raportorul de nereguli din UIP – Irregularities Officer (IO);

4. Controlul Financiar Preventiv al SGG;

5. Compartimentul de audit al SGG;

6. Raportorul de nereguli din OPCP / CFCU

7. Responsabilul cu autorizarea programelor - Programme Authorising Officer (PAO)

8. Raportorul de nereguli din Fondul Naţional;

9. National Authorising Officer (NAO)

10. Toate autorităţile de audit şi control fie acestea naţionale sau din UE.

Procedura Membrii UIP 1. Membrii UIP care doresc să sesizeze o neregulă o vor face prin

completarea formularului “Alertă de neregulă” (Anexa 1), pe care îl înregistrează şi îl înmânează ofiţerului de nereguli

2. Dacă persoana în cauză doreşte să-şi păstreze anonimatul, va sesiza verbal IO, DSO sau SPO cu privire la neregula observată

DSPO, SPO 3. Analizează documentele necesare pentru a stabili dacă neregula sesizată este reală

Ofiţerul de nereguli

4. Dacă neregula este reală, se autosesizează şi completează formularul “Alertă de neregulă”

5. Efectuează înregistrarea neregulii Membrii UIP 6. În cazul în care cel care a sesizat neregula constată că persoanele

ierarhic superioare nu au luat nici o măsura va sesiza direct RNAF (Responsabilul Naţional pentru Autorizare Financiară) la adresa e-mail sau la postul telefonic înfiinţat special în acest caz

Ofiţerul de nereguli

7. Pentru fiecare neregulă va completa o fişă distinctă 8. Întocmeşte şi completează Registrul de nereguli (Anexa 7) 9. Întocmeşte şi completează un “Registru al Ofiţerului de nereguli”

(în formatul prezentat în anexa 12). 10. Raportează DSPO şi SPO, în scris, neregulile ce i-au fost raportate



159

sau pe care le-a detectat 11. Întocmeşte, şi transmite după avizarea de către DSPO şi

semnarea de către SPO, “Raportul trimestrial privind neregulile” (Quarterly Report on Irregularities) către CFCU (Anexa 4), împreună cu documentaţia aferentă

12. Apoi IO îl înaintează în original PAO (păstrând o copie la “Dosarul de nereguli” – care cuprinde şi “Registrul de nereguli”).

13. IO înregistrează Raportul trimestrial privind neregulile, scrisoarea de transmitere către PAO şi ataşează documentele justificative privind neregulile (stinse sau nu).

14. Apoi copiază “Raportul trimestrial privind neregulile” împreună cu scrisoarea aferentă şi documentele justificative şi le trimite către CFCU – PAO, oprind pentru “Dosarul privind neregulile” copiile făcute.

15. Dacă CFCU solicită informaţii suplimentare, necesare în vederea clarificării oricăror elemente ale “Raportului trimestrial privind neregulile”, IO înregistrează adresa privind solicitarea de clarificări la secretariatul UIP, analizează clarificările solicitate de către CFCU şi identifică sursele de informaţie.

16. Dacă informaţiile necesare pot fi asigurate de către IO, acesta înregistrează şi transmite informaţiile, întocmind scrisoarea de răspuns, ce va fi avizată de DSPO şi semnată de SPO.

17. Daca informaţiile necesare se află în posesia altor entităţi, IO, în măsura în care poate identifica aceste entităţi, pregăteşte, asigură semnarea, după caz, de către SPO, înregistrează, face copii şi trimite scrisori de solicitare a clarificărilor entităţilor în cauză.

18. După primirea clarificărilor solicitate, IO înregistrează şi transmite informaţiile ce i-au fost solicitate, întocmind scrisoarea de răspuns, ce va fi avizată de DSPO şi semnată de SPO.

19. Dacă nu sunt nereguli de raportat IO va întocmi o scrisoare prin care se specifică acest lucru, o dă spre avizare către DSPO şi semnare de către SPO şi o transmite către CFCU (“Nil” Report – Anexa 6)

20. Depune toate diligenţele pentru ca revizuirile aduse procedurilor să se deruleze ţinând cont şi de neregulile constatate până la acel moment

DSPO 21. Coordonează activitatea IO 22. Întreprinde demersurile necesare în vederea analizării neregulilor

ce i-au fost raportate şi remedierii lor 23. Solicită, acolo unde este cazul, sprijinul entităţilor de control şi

audit din SGG (Controlul Financiar Preventiv si Compartimentul de audit) pentru analiza neregulilor şi remedierea acestora

24. Avizează Quarterly Report on Irregularities şi “Nil” Report întocmite de IO

25. Întreprinde demersurile necesare în vederea schimbării procedurilor, atunci când aceasta se impune ca urmare a sesizării unor nereguli decurgând din vicii procedurale

26. Se asigură că modificările recomandate, de către entităţile abilitate, a fi aduse sistemelor şi procedurilor se efectuează

SPO 27. Coordonează activitatea IO şi DSPO 28. Aprobă Quarterly Report on Irregularities întocmit de IO şi “Nil”

Report



160

Lista de verificare

Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Nu Observaţii Elemente de formă 1. A fost completat un formular “Alertă la

neregulă” în cazul fiecărei nereguli reale constatate?

2. A fost completată o fişă distinctă pentru fiecare neregulă?

3. A fost întocmit Registrul de nereguli şi Registru al Ofiţerului de nereguli?

4. Raportul trimestrial privind neregulile a fost avizat de DSPO şi aprobat de SPO?

5. A fost respectat termenul limită pentru transmiterea Raportului trimestrial privind neregulile?

Elemente de conţinut 6. Toate neregulile menţionate în Raport

sunt dovedite cu elemente justificative?

7. S-au luat măsuri cu privire la neregulile constatate?

8. Au fost întreprinse demersuri în vederea schimbării procedurilor, atunci când aceasta se impune ca urmare a sesizării unor nereguli decurgând din vicii procedurale?

9. Recomandările instituţiilor abilitate au fost implementate?

10. A fost solicitat sprijinul entităţilor de control ale SGG pentru remedierea unor nereguli?

11. A fost sesizat RNAF (Responsabilul Naţional pentru Autorizare Financiară) în cazul unor nereguli?

12. Au fost solicitate informaţii suplimentare cu privire la Raportului trimestrial privind neregulile de către CFCU?

Scopul acestui registru este de a constitui un element de lucru util IO, prin accesul rapid la

informaţii sintetizate legate de fiecare neregulă.



161

Următoarele informaţii vor fi înregistrate în “Registrul Ofiţerului de nereguli”.

• Numărul de înregistrare al neregulii

• Data la care se efectuează înregistrarea

• Numele persoanei care efectuează înregistrarea (IO) şi semnătura acesteia

Fişele vor fi anexe la registru şi vor constitui parte integrantă din acesta. Fiecare fişă va

cuprinde următoarele informaţii:

• Numărul de înregistrare al neregulii şi data efectuării înregistrării (după care va fi

identificată în registru)

• Persoana care a sesizat neregula, dacă aceasta nu a cerut sa rămână anonimă,

caz în care se va specifica în fişă acest lucru

• Copie după “Alerta de neregulă”

• Codul proiectului de care este legată neregula

• Descrierea neregulii

• Data când a fost neregula raportată către DSPO

• Numele persoanei care a făcut raportarea către DSPO

• Copia adresei prin care s-a făcut raportarea către DSPO

• Numele DSPO şi semnătura acestuia pe fişă

• Data la care s-a raportat neregula către CFCU prin Qarterly Report on Irregularities

• Măsurile luate pentru rezolvarea sau eliminarea neregulii

• Situaţia de fapt a neregulii, urmărită periodic (săptămânal)

• Progresul şi rezultatele oricărei investigaţii executate

• Progresul şi rezultatele oricărei acţiuni iniţiate pentru a recupera sumele deja plătite

din fonduri comunitare sau naţionale

• Data când debitul a fost recuperat

• Decizia asupra sancţiunii sau tipul de sancţiune impus, dacă este cazul

• Care sunt documentele legate de neregulă (numărul de înregistrare, de la cine

emit, unde sunt îndosariate) inclusiv cele legate de rezolvarea neregulii



162

Documentele legate de neregulă se vor păstra în copie, ataşate fişei neregulii, într-un

dosar.

Serviciul Contabilitate are obligaţia de a înregistra în contul debitorilor toate situaţiile în

care există sume plătite necuvenit din contribuţia financiară a Comisiei Europene, probate prin acte de control, care constituie şi titlu executoriu, conform OG 79/2003 cu

modificările şi completările ulterioare, după primirea Notificării (Anexa 8) trimise de IO din

SGG, care primeşte o copie a raportului realizat de organismului de control.



163

Anexa 1. Alerta la neregulă

Annex 1 Irregularities Alert Form

1. Programme code/project………………………………………………………… 2. Amount………………………………………………………………………..… 3. Describe shortly the context in which the irregularities has been committed ……………………………………………………………………………………………..

UNIT or Person



164

Anexa 2. Scrisoare standard "Scrisoare de notificare pentru trimiterea Raportului Trimestrial de Nereguli"

Annex 2

Standard letter “Notification letter for submitting the Quarterly Report on Irregularities”

To: Mr./ Mrs. …………………… SPO/DSPO Ministry of……………. According to the provisions of Article ………from the Implementing Agreements between the CFCU and ………………………….. , signed at …….……………, we inform you that you have to submit to the PAO, the Quarterly Report on Irregularities corresponding to the period from ……………………..…. to …………………. , in the pre-established format, within one week starting with the date of the present letter. Yours sincerely, Mr./ Mrs. ……………… CFCU Director and PAO Date ……………….



165

Anexa 3. Scrisoare pentru transmiterea Raportului Trimestrial de Nereguli către OPCP Annex 3

Letter for transmission of the Quarterly Report on Irregularities to the CFCU To: Mr./ Mrs. …………………… CFCU Director and PAO Mircea Voda, 44, Sector 3, Bucharest According to the provisions of the Financing Memorandum, the undersigned, …………………………. as the SPO, submit you enclosed the Quarterly Report on Irregularities No………………..…. of…….. Yours sincerely, Mr./ Mrs. ……………… SPO Mr./Mrs……………….. DSPO Date …………………..



166

Anexa 4. Raport Trimestrial de Nereguli Annex 4

Quarterly Report on Irregularities

To be sent to: …………………… CFCU … ………………

Ministry of Public Finance B-dul Mircea Voda nr. 44, sector 3 Bucharest

According to the provisions of the Financing Memorandum, the undersigned,

………………………….as the Senior Programme Officer representing UIP, submit you

enclosed the Quarterly Report on Irregularities No………..…. of………....

The details related to the irregularities incurred from ………….. (day/month/year) to

……………... (day/month/year...) and the debts recovered in this period, are set out in the

tables annexed hereto and form an integral part of this report.

I declare that the listing of irregularities, debts recovered or expected to be recovered is

complete and accurate. The listing and corresponding supporting documents are open to any

verification.

This report has been established by: ……………………………...

Date, stamp and signature of the SPO

THE REPORT HAS BEEN ESTABLISHED ON THE BASIS OF THE INFORMATION PROVIDED BY ME

…………………………………………….. DATE AND SIGNATURE OF THE IO – UIP

And reviewed by …………………………………. Date, stamp and signature of the DSPO



167

Form 1 – Cover page Name of the programme:

QUARTERLY REPORT ON IRREGULARITIES

Case No. RO/05/......./.........../0

On period …………………………………………………

Prepared by: (name)………………………….…….., Irregularities Officer (signature)__________ (date) ________________ DSPO: (name) ____________________________ (signature) _____________ (date) ___/___/___ Certified by : (name) ____________________________________, SPO (signature) _____________

(date) ___/___/___



168

Form 2 – “EC-PHARE - Quarterly Report on Irregularities”

Irregularities Report (EC FORM: IR-F-01)

CONFIDENTIAL CASE NO.: __/__/___/ P/_

QUARTERLY REPORT ON IRREGULARITIES

IDENTIFICATION OF COMMUNICATION Applicant country: Case number: __/__/__/ P/_1 Quarter: __/__2 Date sent: Administrative Department in Applicant Country: Contact point: Name: Phone: Fax: e-mail:

DETAILS OF IRREGULARITY 1. Description of measure

1.1 Name of measure: 1.2 Date of Financing Memorandum: 1.3 Number of measure:

2. Provision infringed

2.1 Community provision infringed: 2.2 National provision infringed:

3. Date and source of first information leading to suspicion of irregularity: 4. Method of Detection: 5. Type of irregularity

5.1 Practices employed in committing the irregularity:

5.2 Are these practices considered new? Yes ( ) No ( )

1 With the exception of the last digit the case number remains the same and is composed of candidate country’s initials/ year/ three digit case number/ P for PHARE/ 0 for initial communication, 1 for first update, 2 for second update etc. e.g.: RO/05/001/P/0 2 Two digits for the year and two digits for the last month of the reported quarter e.g. 0503, 0506, 0509, 0512



169

5.3 If yes, has notification been sent under Annex III. 5 Section 5 of the Financing Memorandum?

Yes ( ) No ( ) Not known ( )

If “yes”: Date and reference: 6. Are other countries involved? Yes ( ) No ( )

6.1 If yes, has notification been sent under Annex III.5 Section 5 of the Financing Memorandum? Yes ( ) No ( ) Not known ( )

If “yes”: Date and reference: 7. Date on which, or dates between which, the irregularity was committed 8. Authorities or bodies

8.1 Authorities or bodies which drew up the official report on the irregularity: 8.2 Authorities or bodies responsible for administrative or judicial follow up:

9. Date on which the official report on irregularity was drawn up: 10. Name and address of natural and legal person/persons involved

10.1. Natural persons • Name • Address • Postal code • City • Country • Function

10.2. Legal persons

Name Registered Office Address Postal code City Country

FINANCIAL ASPECTS 11. Total amount and distribution between sources of financing

11.1 Total amount of the operation: 11.2 Community financing: 11.3 Applicant country financing:

12. Nature and amount of the expenditure found to be irregular

12.1 Nature of the expenditure: 12.2 Total amount of the expenditure:



170

12.3 Community expenditure: 12.4 Applicant country expenditure:

13. Amount which would have been wrongly paid if the irregularity had not been discovered 14. Financial consequences 14.1 Amount of expenditure under 12.2 not yet paid: 14.2 Community share: 14.3.Applicant country share:

15. Possibility of recovery:

16. Total amount recovered:

16.1 Community share: 16.2 Applicant country share:

17. Total amount to be recovered:

17.1 Community share: 17.2 Applicant country share:

STAGE OF PROCEDURES 18. Action by applicant country 18.1 Interim measures: 19. Administrative proceedings:

19.1 Interim measures:

20. Judicial proceedings: 21. Reasons for any abandonment of recovery proceedings: 21.1 Was the Commission notified before the decision to abandon the recovery procedure was taken?


If “yes”: Date and reference:

22. Have criminal proceeding been abandoned?


23. Termination of procedures

22.1 Has the Commission been notified of Administrative or judicial decisions or the main points thereof, concerning termination of proceedings in accordance Axe III.5 Section 6 of the financing memorandum


If “yes”: Date and reference:



171

24. Penalties imposed (administrative and/ or judicial): 25. Additional observations:



172

Anexa 5. Ghidul pentru completarea Raportului Trimestrial de Nereguli Annex 5

Guideline for performing the Quarterly Report on Irregularities

Form 1 – Cover page

1. Name of the Programme To be “..../RO…./P./../....”

2. Quarterly Report on Irregularities number and date Number- To be an unique increasing number (code “QRI”); RO/year/quarter/the increasing number( to be ‘1’ for the first Quarterly Report on Irregularities, 2 for the second, and so on) Date- To be the date of the Quarterly Report on Irregularities submission to the CFCU

3. Authorised signatures for the MoH; correct date The names and signatures to be the same as the last communicated to the CFCU by the IA

Form 2 – “EC-PHARE - Quarterly Report on Irregularities” IDENTIFICATION OF COMMUNICATION Applicant Country: To be “ROMANIA.” Case number; With the exception of the last digit number remains the same and is composed of candidate

country’s initials/year/r/P for PHARE/0 for initial communication, 1 for first update, 2 for second update etc

Quarter: Two digits for the year and two digits for thethe last month of the reported quarter e.g. 0503, 0506, 0509, 0512 Date sent: To be the date of transmission of the Quarterly Report on Irregularities to CFCU Administrative Department in Applicant Country: To be “MoH” Contact point: To be MoH /SPO DETAILS OF IRREGULARITY 1. Description of Measure 1.1, Name of measure: To be the filled in the name of the measure concerned according to the Financing Memorandum 1.2. Date of Financing Memorandum: To be the date on the Financing Memorandum was signed 1.3. Number of measure: To be filled in the code of the measure/programme concerned according to the Financing Memorandum

2.Provision Infringed 2.1. Community provision infringed: To be filled in, with the reference number of the provision infringed 2.2. National provision infringed: To be filled in the no., date of issuing, full title of the law, regulation etc infringed 3. Date of the first information leading to suspicion of irregularity: to be the date on which the irregularity was discovered 3.1. Source of the first information leading to suspicion of irregularity: to be Implementing Agency/ Department, Financial Officer, Project Manager or any other person that discovered or suspected the irregularity 4. Method of detection : To be the modality under which the irregularity was detected

The irregularity was been discovered by: - On-the-spot checks - Documentary checks - Financial Officer’s or Project Manager’s checks - Head of PIU monitoring /checking documents, etc.

5. Type of Irregularity 5.1. Practices employed in committing the irregularity

Shortly presentation of the practices employed in committing the irregularity. Examples for completion of practices : false documents presented to support non-existing or not project related expenses, incurred before or after the project; missing supporting documentation needed for



173

incurred expenses; invoices for non existing operations; no presentation of reports in due time, according to the existing schedule; non assuring of the co-financing from the IAs budget, etc)

5.2. New practices: To be filled in Yes/No 5.3. Notification sent under Section 5 of Annex III of the Financing Memorandum: If the case 6. Other countries involved: To be filled in Yes/No 6.1. Notification sent under Section 5 of Annex III of the Financing Memorandum: If the case 7. Date on which, or dates between which, the irregularity was committed: To be filled in the dates on which the irregularity was committed or the period 8. Authority or bodies 8.1. Authorities or bodies, which drew up the official, report on the irregularity: To be filled in the name of national authorities or bodies that drew up the official report on irregularity (ex: General Secretariat of the Government, insert the name of the Implementing Authority) 8.2. Authorities or bodies responsible for administrative or judicial follow-up: To be filled in the name of national authorities or bodies responsible for administrative or judicial follow-up 9. Date on which the Official Report on Irregularity was drawn up: To be fill in the date of the approval of the official report which has to be the same date of the first notification 10. Natural and Legal persons 10.1. Natural persons (name, first name, address, postal code, city, country, function): To be filled in 10.2. Legal persons (name, registered office, postal code, country); To be filled in FINANCIAL ASPECTS 11. Total amount and distribution between sources of financing 11.1 Total amount of the operation: To be filled in the total amount of the operation 11.2. Community financing: To be filled in with the amount wrongly paid from the Community contribution 11.3. Applicant country financing: To be filled in with the amount wrongly paid from the national contribution 12. Nature and amount of the expenditure found to be irregular 12.1. Nature of the expenditure: To be filled in (ex. Building of roadside infrastructure, or co- financing not assured …) 12.2. Total amount of the expenditure: To be filled in the total amount of the expenditure incurred until the irregularity’s discovery 12.3. Community expenditure: To be filled in with the amount wrongly paid from the Community contribution 12.4. Applicant country expenditure: To be filled in with the amount wrongly paid from the Applicant Country contribution 13. Amount which would have been wrongly paid if the Irregularity had not been discovered

To be filled in with the amounts which would have been wrongly paid if the irregularity had been not discovered prior to payment

14. Financial Consequences 14.1. Community share expenditure not yet paid: To be filled in the amount that was to be paid if the irregularity could not had been discovered

14.2. Applicant Country share expenditure not yet paid: To be filled in the amount that was to be paid if the irregularity could not had been discovered



174

15. Possibility of recovery: To be filled in the number, date of issuing, full title of the law, regulation etc regarding the recovery (ex: Possible through bank guarantee…)

16. Total amount recovered: To be filled in the amount recovered 16.1. Community share: To be filled in the amount recovered from the paid Community share 16.2. Applicant country share: To be filled in the amount recovered from the paid Applicant Country share 17.Total amount to be recovered : To be filled in 17.1. Community share: To be filled in 17.2. Applicant country share: To be filled in STAGE OF PROCEDURES 18.Action by Applicant Country 18.1. Interim measures: To be filled in 19. Administrative proceedings: To be filled in (ex; financial recovery requested from National Court of Accounts,

National Anticorruption Prosecutor’s Office, etc) 20. Judicial proceedings: To be filled in 21. Reasons for any abandonment of recovery proceedings: To be filled in, if the case 21.1. Was the Commission notified before the decision to abandon the recovery procedure was taken

To be filled in Yes/No/Not known 22. Have criminal proceedings been abandoned: To be filled in Yes/No/Not known 23. Termination of procedures: To be fill in 23.1. Has the Commission been notified in accordance with Section 6 of the Financing Memorandum

To be filled in Yes/No/Not known

24. Penalty imposed: To be filled in 25. Additional observations: to be inserted all the case history to better understand the situation that conduced to the irregularity producing



175

Anexa 6. Scrisoare care să ateste în faţa Comisiei Europene că nu există nici o neregulă înregistrată în Raportul Trimestrial de Nereguli

Annex 6 Letter to state that there are no irregularities to record in the Quarterly Report on Irregularities

to the EC To: Mr./ Mrs. …………………… CFCU Director and PAO Mircea Voda, 44, Sector 3, Bucharest According to the provisions of the Financing Memorandum, the undersigned, …………………………. as the SPO states that there are no irregularities to record in the Quarterly Report on Irregularities No…………..…. of…….. Yours sincerely, Mr./ Mrs. ……………… SPO Date ………………….. Mr./Mrs……………….. DSPO Date …………………..



176

Anexa 7. Registrul ofiţerului de nereguli Annex 7

Registry of the Irregularities Officer/ IO Ledger

No. Date Name of the IO and signature



177

Anexa 8. Notificare către Unitatea contabilă pentru înregistrarea neregulilor Annex 8

Notification to Accountancy Unit to register the irregularity To: To: Mr./ Mrs. …………………… Head of Accountancy Unit, General Secretariat of the Government Dear Mrs. ……………….., Please be notified that following the control made by……………audit section……., on…………………, year,……………..the debt of……………….EURO, must be included/registered in the Accountancy Unit accounts for the programme/measure………………………………….. This irregularity has become, starting with this date enforceable ( “Execution title”). Yours sincerely, Mr./ Mrs. …………………………… Counsellor IO of MoH Signature …………………………….. Date……………………………………

proceduri sggr

Documents