REGULI

I. CONTROLUL INTERN

II. PROCEDURI DE VANZARI

III. PROCEDURI DE CUMPARARI

IV. DECONTARI IN CADRUL GRUPULUI

V. PROCEDURI DE TREZORERIE

VI. PROCEDURI RESURSE UMANE

VII. PROCEDURI DE GESTIUNE A IMOBILIZARILOR

VIII. PROCEDURI DE LEASING

IX. PROCEDURI DE GESTIUNE A STOCURILOR

X. PROCEDURI DE INVENTARIEREXI. PROCEDURI DE RASPUNDERE MATERIALA

XII. PROCEDURI DE ASOCIERE IN PARTICIPATIE

XIII. SISTEMUL DE TRATARE A INFORMATIEI

XIV. PROCEDURI DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR

XV. FORMAT DE RAPORTARE FINANCIARA

XVI. ANEXE

I. CONTROLUL INTERN

A. PROCEDURILE CONTROLULUI INTERNCONTROLUL - analiza permanenta sau periodica a unei activitati-urmareste mersul ei pentru a lua masuri de imbunatatire. El poate fi:

CONTROLUL INTERN - realizat de proprii angajaţi ai societetii/grupuluiCONTROLUL EXTERN - executat de persoane sau organisme din afara unitatii. Prin PROCEDURILE CONTROLULUI INTERN urmărim acţiunile si demersurile care se executa in mod necesar si obligatoriu, intr-un cadru organizatoric ierahizat, pentru realizarea unui obiectiv.

PROCEDURIE CONTROLUI INTERN sânt folositoare:- celor care ţin contabilitatea - pentru a stabili ce trebuie sa facă - celor care organizează si coordonează activitatea - pentru a şti care este succesiunea fireasca a operaţiilor si pentru a verifica informatia contabila- celor care controlează - pentru a urmai “zonele de risc”

DESCRIEREA PROCEDURILOR asigura ca obiectivele urmărite vor avea in vedere:- daca exista o separare suficienta a funcţiilor - daca toate operaţiunile sânt consemnate - daca toate documentele sânt înregistrate in contabilitate- daca exista vizele necesare - daca se certifica realitatea - daca se fac evaluările conform reglementarilor- daca se stabilesc preturile si conturile corect- daca sânt respectate condiţiile de evitare a riscurilor - daca este asigurata protecţia, paza, intretinerea - daca se fac analize intre previzionat si realizat - daca arhivarea este păstrata conform reglementarilor - daca se executa corect - daca operaţiunile de calcul sânt verificate- daca se respecta legislaţia pentru reglementările specifice - daca se verifica si se analizează balanţele sintetice si analitice

Este obligatoriu CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV (CFP). Se stabileşte prin decizie conform ANEXA 1 la prezentele proceduri.Operaţiunile si documentele care se supun CFP sânt prezentate in ANEXA 2 si se actulizeaza ori de cate ori este nevoie.

B. REGULI SI METODE UTILIZATE

Prin CONTROLUL PROCEDURILOR se executa:- teste de conformitate - se verifica prin sondaj respectarea procedurilor - analiza documentelor elaborate cu ocazia controalelor precedente - analiza modificărilor ca urmare a dinamicii legislaţiei

Prin CONTROLUL CONTURILOR SI SUPERVIZARE se urmăresc cerinţele de calitate impuse de standardele internaţionale:

- exhausivitate - toate operaţiile sânt înregistrate - realitate - operaţiile înregistrate sânt reale si privesc societatea - veridicitatea - evaluarea, înregistrarea si prezentarea corecta

II. PROCEDURI DE VANZARI

A. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE GESTIUNE A CLIENTILOR

1. Pocedura comenzilor Analiza clienţilor, stabilirea strategiei de acoperire a pieţei si încheierea

contractelor de vânzare - cumpărare intra in atribuţia Directorului Comercial, a Directorului de Vânzări sau Clientela - după caz

Preturile din oferte / contracte se vor viza obligatoriu de Directorul Financiar

Aceştia organizează activitatea de vânzare (produse / servicii), având in vedere:

In cazul serviciilor:- la încheierea contractelor cu clienţii, se asigura ca termenele de încasare nu sânt ulterioare termenelor de plata la furnizori- urmăresc începerea lucrărilor pentru fiecare client, respectarea termenelor de execuţie si dispoziţia de facturare conform contractelor - organizează întâlniri cu angajaţii din subordine pentru urmărirea serviciilor executate si nefacturate

In cazul vânzărilor de produse - desemnează persoanele care primesc comenzile (telefonic, fax sau scris) si le înregistrează in “Registrul Comenzilor”

- organizează activitatea de desfacere începând cu dispoziţia de livrare, pregătirea livrărilor, stabilirea scadentei de livrări

2. Procedura de livrări In cazul serviciilor se urmareste respectarea termenelor de execuţie Se înregistrează in documentele magaziei (in cazul bunurilor) si se

expediază documentele la contabilitate. Documentele sânt: avizul de expediţie, factura care se sânt întocmite de gestionar respectiv de facturist. Se întocmesc in trei exemplare: originalul la client, o copie la contabilitate si o copie la gestiune. Scăderea din gestiune se face pe baza Avizului de Expediţie

Se analizează comenzile neonorate si soluţionarea lor. Agentul de vânzări raportează directorului

3. Procedura de facturare Se intocmeste “Avizul de Erxpeditie” pentru valorile materiale destinate

vânzării, trimise pentru prelucrare la terţi in custodie sau păstrare. Este întocmit de persoanele autorizate sa dispună livrarea si circula la magazie - pentru eliberarea produselor si înscrierea in fisa de magazie, la compartimentul desfacere - pentru înregistrarea cantitatilor livrate si întocmirea facturii, la compartimentul contabil - ataşat la factura

Se intocmeste “Factura” ca document de decontare a serviciilor executate si a produselor livrate ca document justificativ de înregistrare in contabilitate. Circula la persoanele desemnate sa urmărească încasările si situaţia clienţilor

Se intocmeste “Chitanţa Fiscala” pentru serviciile sau bunurile pentru care furnizorul nu este obligat sa emită factura fiscala

In cazul serviciilor prestate pe baza unor contracte încheiate si exprimate in valuta, se va întocmi “Factura Proforma” in valuta, urmând ca in momentul încasării sa fie emisa factura fiscala in lei

4. Procedura retur / refuz Se analizează daca sânt respectate clauzele contractuale Se emite factura in roşu pentru regularizarea livrărilor si a plaţilor in

funcţie de realizarea clauzelor contractuale, după caz Se actualizează fisa analitica a clientului

5. Procedura reduceri, remize, discount-uri Agentul de vânzări / “account”-ul va propune si Directorul de Vânzări /

Clientela va aproba emiterea facturii rectificative pentru discount-ul negociat

6. Înregistrarea in contabilitate si tinerea jurnalului de vânzări

Sumele primite in avans - conform contractelor in derulare - se înregistrează distinct in contul 419 respectiv contul 418 - daca plata s-a efectuat pe baza facturii proforma, sau in contul 411 daca s-a emis factura fiscala pana la finele lunii in care se inregistreza încasarea

Creanţele in devize se înregistrează in lei la cursul de schimb in vigoare la data efectuării operaţiilor. Diferenţele de curs valutar, intre data înregistrării si data încasării, se înregistrează ca venituri sau cheltuieli financiare. Aceasta înregistrare nu este valabila in cazul exprimării in lei a sumelor in valuta înscrise in facturile proforma - in cazul in care diferenţa dintre cursul de înregistrare a facturii proforma si cursul din ziua încasării, afectează conturile de venituri din exploatare cu TVA-ul aferent

Se actualizează creanţele in valuta la sfarsitul exerciţiului prin contul 476 pentru diferenţa nefavorabila si prin contul 477 pentru diferenţele favorabile (invers)

Contabilitatea clienţilor (ca si in cazul celorlate creanţe ), se tine pe categorii, precum si pe fiecare persoana fizica sau juridica.

7. Procedura de încasare Încasarea c / valorii serviciilor / produselor va fi urmărita de cel care

dispune executarea serviciilor sau livrarea bunurilor in cadrul Departamentului Vânzări - Clientela si de Departamentul Financiar

8. Procedura de determinare a clienţilor rău platnici Se analizează cauzele neachitarii sumelor datorate Se verifica clauzele contractuale Se verifica sumele încasate comparativ cu cele facturate Se declanseaza procedura de recuperare a sumelor datorate

9. Procedura de punere in întârziere si urmărire a litigiilor si constituirea provizioanelor Se urmareste recuperarea sumelor datorate, respectarea prioritatilor

legale si înregistrarea “intampinarilor” in cazul unor dezacorduri Se constituie provizioane in funcţie de rezultatele lichidării Se trec pe cheltuieli sumele care nu mai pot fi recuperate, conform unei

hotărârii judecatoresti Se actualizează sumele de TVA colectata in funcţie de rezultatele

lichidării

B. REGULI SI METODE UTILIZATE

1. Cu ocazia livrărilor se verifica: - daca produsele / serviciile comandate corespund cu cele livrate si daca se respecta clauzele contractuale - daca documentele de prestare a serviciilor sau de livrare au semnaturile stabilite pentru avizare, completare si daca sânt completate cu toate clauzele convenite cu privire la forma si perioada de plata- daca la acceptarea unei comenzi se verifica situaţia clientului, datoriile neachitate si dac se primesc semnaturile necesare in cazurile speciale întâlnite (Directorul Financiar, Directorul Executiv)- daca se practica costurile, comisioanele, discount-urile corecte la data efectuării serviciului si bazate pe deviz estimativ

2. Cu ocazia încasărilor se verifica: - daca încasările se fac la termenele stabilite si daca se declanseaza demersurile necesare pentru recuperarea restantelor - se confrunta sumele încasate (din extras de cont, ordin de plata, chitanţa) cu cele datorate (existente in evidentele de livrare)- daca se comunica serviciului clientela / vânzări sumele datorate de clienţi, in vederea contactării lor

3. Pentru sumele in valuta se verifica:- corectitudinea conversiilor in lei si modul de preluare in Registrul Jurnal in funcţie de diferenţele de curs, de livrare si încasare 4. Pentru clienţii incerţi se verifica:- modul de constituire si utilizare a provizioanelor - procedurile declanşate pentru recuperarea datoriilor - daca pagubele sânt corect contabilizate si daca s-au luat masuri pentru evitarea lor

C. DOCUMENTE UTILIZATE

1. Contract de vânzare - cumpărare 5. Chitanţa fiscala 2. Devize de execuţie 6. Jurnalul pentru vânzări3. Oferta de produse 7. Scadenţar de încasare 4. Factura 8. Registrul comenzilor

III. PROCEDURI DE CUMPARARI

A. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE GESTIUNE A FURNIZORILOR

1. Procedura comenzilor Contractarea de prestări servicii si achiziţiile se fac NUMAI pe baza

“Ordinului de Achiziţie” (OA) întocmit de fiecare persoana responsabila cu achiziţia bunului sau serviciului respectiv. OA este semnat de persoana care îl intocmeste, vizat de şeful de departament si - obligatoriu - aprobat de Directorul Financiar Directorul Executiv. In vederea aprobării lui, in OA se vor specifica condiţiile de livrare - recepţie, a termenelor, modalitatilor si formelor de plata si se vor anexa in copie contractul de achiziţie / leasing / prestări servicii, comanda, factura proforma, factura fiscala. OA se intocmeste pentru TOATE tipurile de achiziţii si cheltuieli (de la achiziţii de servicii / bunuri la cheltuieli curente), indiferent de modalitatea de plata. OA se intocmeste in doua (2) exemplare si circula: la departamentul care beneficiază de servicii / produse si un exemplar la contabilitate - la documentul care atesta plata, etc.

Formatul OA este anexa la prezentele proceduri - ANEXA3 Nu se admite achiziţia de bunuri / servicii ale căror caracteristici

depasesc metodele de utilizare Directorul Departamentului Comercial va include obligatoriu in fisa

postului pentru fiecare persoana din subordine (care se ocupa de derularea contractelor), sarcini cu privire la respectarea concordantei intre documente, astfel:

- OA - daca este corespunzător cluzelor de livrare (preţ, cantitate,termene, etc.)- Factura - daca este corespunzătoare Notei de Recepţie si OA - Nota de Recepţie - daca este corespunzătoare cu OA

2. Procedura de recepţie Se verifica bunurile sau serviciile achiziţionate prin întocmirea “Notei de

recepţie” (in cazul bunurilor). “Nota de receptie”se intocmeste in doua exemplare - unul la contabilitate si unul la gestiune - de către persoana care răspunde de gestionarea bunurilor

Se confirma primirea bunurilor / serviciilor conform modalitatilor stabilite, prin înscrierea pe factura a menţiunii “Bun de plata” si vizarea documentelor factura sau factura proforma de către persoana responsabila cu achiziţia bunului / serviciului respectiv (persoana care intocmeste OA), după ce au fost verificate datele din “Nota de recepţie” sau “Comanda”(in cazul serviciilor ), cu cu factura primita de la furnizor

3. Procedura de înregistrare in magazie (in cazul bunurilor) Înregistrarea in magazie se va face pe baza “Notei de recepţie” la care se

anexează “Avizul de Expediţie”

4. Procedura retur /refuz După recepţia bunurilor / serviciilor achiziţionate prin compararea cu

cele comandate / contractate, se solicita factura fiscala in roşu pentru retur / refuz

5. Procedura reducerilor, remizelor, discount-uri Se verifica facturarea bunurilor / serviciilor achiziţionate si acordarea

reducerilor / discount-urilor conform condiţiilor contractuale Persoana care răspunde de verificarea facturilor primite (in conformitate

cu “Nota de recepţie” sau OA) pentru bunuri / servicii, este cea care intocmeste OA

6. Înregistrarea in contabilitate si tinerea jurnalului de cumpărări Sumele achitate in avans - conform contractelor in derulare - se

înregistrează distinct in contul 409 respectiv contul 408 - daca plata s-a efectuat pe baza facturii proforma sau in contul 401 daca s-a obţinut factura fiscala pana la finele lunii in care se înregistrează plata

Datoriile in devize se înregistrează in lei la cursul de schimb in vigoare la efectuării operaţiilor. Diferenţele de curs valutar, intre data înregistrării datoriilor si data plătii, se înregistrează ca venituri sau cheltuieli financiare. Aceasta înregistrare nu este valabila in cazul exprimării in lei a sumelor in valuta înscrise in facturile proforma - situaţie in care diferenţa dintre cursul de înregistrare a facturii proforma si cursul din ziua plătii, afectează conturile de venituri din exploatare si TVA - ul aferent

Se actualizează datoriile in valuta la sfarsitul exerciţiului prin contul 476 pentru diferenţa nefavorabila (cursul valutei la sfarsitul anului este mai mare decât cursul de la data contactării / cumpărării)si prin contul 477 pentru diferenţele favorabile (invers)

Contabilitatea furnizorilor (ca si in cazul celorlate datorii), se tine pe categorii, precum si pe fiecare persoana fizica sau juridica

7. Procedura de plata Plata se va efectua NUMAI pe baza OA la care se anexează copii ale

documentelor suport(facturi fiscale sau proforma - după caz , - devize estimative, contracte, convenţii civile, etc.)

8. Procedura scadenţarului de aprovizionat(întocmirea situaţiei necesarului de aprovizionat pe surse, atenţionarea furnizorilor restanţieri)

Se stabilesc termenele de aprovizionare si se urmareste derularea contractelor. Directorul Executiv va desemna persoana / persoanele responsabile, in funcţie de specificul activitatii

9. Procedura de punere in întârziere si urmărirea litigiilor Se stabileşte scadenţarul de plaţi Se declanseaza procedurile de recuperare a inarzierilor ivite in

aprovizionare Se întocmesc siruatii referitoare la derularea contractelor in vederea

solutionarii litigiilor împreuna cu Departamentul Juridic Răspund persoanele desemnate cu aprovizionarea

B. REGULI SI METODE UTILIZATE

1. La recepţia bunurilor sau a lucrărilor - se analizează daca:- s-au respectat clauzele contractului de achiziţie- sumele si cantitatile înscrise in factura (corelate cu “Nota de recepţie”, “Avizul de expediţie”, “Declaraţia vamala”, etc.) s-au preluat corect in gestiune si in evidenta contabila

2. La urmărirea derulării contractelor:- daca suma plătita corespunde cu cea datorata- daca s-au operat corect in contabilitate veniturile sau cheltuielile datorate cursului valutar - daca s-a soluţionat returul mărfurilor necomandate, când exista clauze de retur

3. In cazul nerespectarii cluzelor contractuale:- se analizează in ce constau si se stabileşte modul lor de soluţionare - se verifica cum s-au înregistrat solutionarile litigiilor si riscurile posibile (provizioane)

4. La sfarsitul exerciţiului:- se verifica modul de înregistrare la cursul de închidere al datoriilor in valuta - se analizează respectarea separării exerciţiilor pentru facturile nesosite inca - se stabileşte situaţia datoriilor pe furnizori

C. DOCUMENTE UTILIZATE

1. Ordinul de achiziţie

2. Comanda

3. Factura

4. Chitanţa fiscala

5. Avizul de expediţie

6. Declaratia vamala

7. Jurnalul pentru cumpărări

8. Contract de vânzare - cumpărare

9. Contract de prestări servicii

10. Contract de finanţare 11. Contract de leasing 12. Contract de construcţii

IV. DECONTARI IN CADRUL GRUPULUI

Se foloseşte contul 451 - Decontări in cadrul grupului, analitic 4511 Din pune de vedere al funcţiei contabile, este un cont bifunctional:- prezintă sold debitor, când acesta reprezintă creanţe si in acest caz devine cont de activ - prezintă sold creditor, când acesta reprezintă obligaţii, datorii, caz in care devine cont de pasiv In cadrul fiecărei unitati se deschid analitice distincte, pentru celelalte

unitatii ale grupului, cu care s-au efectuat decontări

Operaţiuni ce se pot înregistra in acest cont a. acordarea de împrumuturi intre unitatile grupului: împrumutător A împrumutător B

A BLei - acordare împrumut 4511B = 5121 5121 = 4511A

- restituire împrumut 5121 = 5411B 4511A = 5121 A B

Valuta - acordare împrumut 4511B = 5124 5124 = 4511A - restituire, când rezulta 5124 = % % = 5124 difererenta favorabila 4511B 4511A

de curs valutar la A 765 665 A B

- restituire, când rezulta % = 4511B 4511 = % diferenţa nefavorabila 5124 5124 de curs valutar la A 665 765

b. virarea dividendelor cuvenite A, dintr-o operaţiune de participaţie, când B tine evidenta contabila a participaţiilor, nu se face decont justificativ, calculează si repartizează profitul rezultat din operaţiune

A B5121 = 4511B 129 = 457

4511B = 761 457 = 4511A 4511A = 5121

c. transferarea unor debite A B 461 = 4511B 4511 = 461

Operaţiunile de decontări in cadrul grupului, au loc in baza contractelor încheiate

In cazul in care se foloseşte numerarul, înregistrările se fac prin contul “Casa” in locul contului “Conturi la banci”

2. Procedura de încasare (lei si valuta)In contul curent: Se depun încasările in numerar care depasesc plafonul de casa

20.000.000 lei, in ziua imediat următoare încasării Se inregistreza sumele încasate de la clienti pe baza ordinelor de plata,

cecurilor si efectelor de comerţ ajunse la scadenta Se înregistrează sumele provenite din împrumuturi Se alimentează contul curent cu sumele transferate din alt cont curent al

aceluiaşi titular Se înregistrează sumele necuvenite, se verifica si se anunţa banca pentru

clarificarea lor Se remit documentele justificative ale încasărilor in valuta

Se încasează excedentul de casa in valuta

In casierie: Se înregistrează aportul in numerar la capital, in cazul vărsării lui in

casierie Se înregistrează contravaloarea serviciilor / bunurilor încasate numerar Se încasează sume datorate de debitori Se încasează sume neutilizate din avansuri de trezorerie in lei si valuta Se încasează imputaţii sau propriri Se înregistrează ridicarea de numerar de la banca Se ridica valuta din contul curent

3. Procedura de plata (lei si valuta)Prin contul curent: Se plătesc obligaţiile către funizori Se achita impozitele si taxele către bugetul statului sau fondurile speciale Se ridica numerar pentru plata salariilor si a altor drepturi de personal Se ridica numerar pentru cheltuieli curente plătite cu numerar in limita a

30.000.000 lei Se alimentează alte conturi ale aceluiaşi titular Se achita dobânzile si comisioanele bancare Se deschide acreditiv sau alte forme de plata convenite cu furnizorii Se depune “Declaraţia de plata a valutei la extern” pentru serviciile /

produsele datorate la extern Se retrage numerar pentru deplasări in străinătate Se înregistrează dobânzile in valuta primite sau plătite Din casierie: Se plătesc salariile si alte depuneri de personal Se plătesc unele servicii in numerar către furnizori Se plătesc avansurile spre decontare ( achiziţii de consumabile, ordin de

deplasare) - in limita a 5.000.000 lei Se plătesc numerar unele prestări de servicii sau avansuri - in limita a

2.500.000 lei pe ordin de achiziţie (sume mari, in mod excepţional cu aprobarea expusa Directorului Financiar)

Se depune numerar la banca Se plătesc avansuri de deplasare in stainatate

4. Procedura de înregistrare a operaţiunilor prin casa Operatuinile de încasări / plăti in numerar se efectuează de persoane

specializate Casierul semnează toate documentele de încasare / plata si registrele de

casa

Contabilul şef semnează registrele de casa pentru verificarea documentelor

5. Procedura de soluţionare a documentelor refuzate la plata Se verifica detaliile bancare de pe documentele primare sau prin fax -

direct de la partener Se instiinteaza banca despre modificările apărute Se ataseaza documentele suplimentare cerute de banca / se urmareste

efectuarea plătii Toate operaţiunile de mai sus sânt soluţionate prin prevederile

Regulamentului BNR 10/96

6. Înregistrarea in contabilitate si tinerea jurnalelor de casa si banca Contabilul înregistrează zilnic toate operaţiunile in lei si in devize

efectuate prin casa si banca Înregistrarea se face pe baza registrelor de casa întocmite zilnic de casier

si pe baza extraselor de cont ridicate de acesta si predate contabilului Contabilul urmareste corectitudinea sumelor înscrise in Registrul de

casa, le confrunta cu documentele justificative ataşate (suma, destinaţia acesteia conform “OA”,existenta OA si semnătura casierului pe chitanţe, dispoziţii de plata / încasare

Contabilul semnează pentru verificare fiecare fila a Registrului de casa Contabilul verifica sumele din Extrasul de cont si sesizează diferenţele

fata de documentele justificative anexate la extras Contabilul urmareste concordanta soldurilor finale din Registrul de casa

si din Extrasul de cont curent cu soldurile finale din contabilitate

7. Procedura urmăririi - încasării si plaţii Se intocmeste situatia debitelor si creantelor in functie de vechime,

conform modelului anexat Situatia se intocmeste la fiecare sfarsit de luna de către Contabilul şef si

se prezintă Directorului Financiar Se trimite “Extras de cont pentru terţi” si se solicita confirmare de

solduri partenerilor Se iau masuri pentru încasarea sumelor datorate de terţi si se prezintă

Directorului Executiv situaţia rezolvării lor Se solicita sprijinul Departamentului Juridic pentru extinderea masurilor

de recuperare a sumelor

8. Procedura de gestionare a documentelor cu regim special

Documentele cu regim special se înregistrează in contul 604 “Cheltuieli materiale nestocate” , se operează in fisa documentelor cu regim special si se păstrează in condiţii de securitate in Serviciul Financiar

Casierul le păstrează împreuna cu valorile banesti si le eliberează pe baza se semnătura pe fisa documentelor cu regim special, gestionarilor sau persoanelor desemnate sa le completeze

Eliberarea lor se face pe măsura terminării setului (carnetului) de documente

9. Procedura de acordare a avansului spre decontare Avansurile spre decontare se eliberează NUMAI pe baza Ordinului de

Achiziţie “OA” întocmit de persoanele care efectuează deplasarea - in cazul deplasărilor - si de către Administrator pentru cheltuielile curente, in limita a 2.500.000 lei

Avansurile pentru deplasări in străinătate se eliberează pe baza “Referatului de deplasare” semnat de Directorul General / Executiv si de Direcorul Financiar

In momentul aprobării OA, Directorul Financiar va verifica daca suma solicitata si destinaţia acestuia este prevăzuta in buget

Decontul, justificativ al cheltuielilor se depune spre aprobare IMEDIAT la întoarcerea din deplasare, iar plata sumelor reprezentând avans neutilizat avans neutilizat sau diferenţe de primit, se va face in 24 de ore de aprobare

“Decontul justificativ al cheltuielilor” din deplasări in străinătate va avea ataşat - pe lângă documentele justificative - chitanţe de schimb valutar

10. Procedura de conversie lei in devize si invers Se depune ordinul de cumpărare valuta si documentarea necesarului de

valuta si precizarea condiţiilor de achiziţie (la termen, cu precizarea limitei de schimb etc.)

Se depune ordinul de vânzare de valuta cu stabilirea condiţiilor de vânzare (termen, cota minima de schimb etc.)

11. Procedura de gestionare a valutei Sumele in valuta sânt evidenţiate distinct in Registre de casa Extrasele

de banca in devize, pe fiecare valuta in parte Sumele din casierie care depasesc 500 USD - sau echivalentul in alte

valute - sânt depuse in banca Avansurile in valuta pentru deplasare in străinătate se plătesc pe baza

OA

Sumele in valuta sânt încasate si plătite pe baza “Dispoziţiilor de încasare / plata către casierie”

12. Analiza rezultatelor controalelor inopinate la casierie Directorul Financiar, împreuna cu Contabilul Şef, vor efectua controale

inopinate la casierie, cel puţin odată pe luna Se intocmeste Procesul Verbal de control al casieriei in care se

consemnează soldul faptic si documentele operate, precum si plusurile sau minusurile constatate

Se cere Nota explicativa casierului cu privire la plusurile si minusurile constatate

13. Procedura solutionarii diferendelor extrasului de la banca cuevidenta contabila Casierul preda zilnic contabilului extrasul de cont si sesizează

eventualele diferenţe de sume dintre acesta si “Registrul numerelor de ordine al documentelor de plata”

Contabilul verifica încasările si platule cu situaţia contabila a datoriilor si creanţelor si sesizează diferenţele, Contabilului Şef / Directorului Financiar

Se instiinteaza Banca, Clienţii si Furnizorii despre eventualele diferenţe si se cere confirmarea - clarificarea lor / se solicita toate documentele justificative aferente extrasului

B. REGULI SI METODE UTILIZATE 1. Respectarea regulamentului intern si al disciplinei financiare prin:- Respectarea dispoziţiilor Directorului Financiar desemnat sa:

- aprobe platile- autorizeze ridicarea documentelor si a numerarului de la banca

- Stabilirea prin fisa postului a obligaţiilor care revin persoanelor desemnate;

- sa lucreze cu numerar - sa avizeze platile

- Controlul respectării disciplinei financiare - Stabilirea precisa a condiţiilor de efectuare a plaţilor in numerar - Executarea controalelor inopinate la casierie si confruntarea scriptic cu faptele - Verificarea documentelor de încasare / plata, urmărindu-se

- existenta semnelor de avizare si concordanta sumelor încasate / plătite cu cele înscrise in documentele justificative

- existenta ştampilei sau a explicaţiilor privind modul de stingere a obilgatiilor - Instruirea persoanelor implicate in activitatile de trezorerie - Actualizarea si semnarea de luare la cunostiinta a modificărilor regulamentului de ordine interna- Stabilirea de către conducere a măsurilor de securitate in depozitarea si manipularea numerarului si a altor valori

2. Verificarea realităţii si evaluării corecte prin:- Analiza facturilor emise si a documentelor de încasat pe clienţi, a sumelor de încasat si a sumelor încasate - Compararea sumelor depuse / ridicate in numerar înregistrate in Registrul de casa cu sumele înscrise in Exrasele de banca - Punctarea operaţiunilor din jurnalele de vânzări si cumpărări cuevidenta plaţilor si a încasărilor din registre, respectiv balanţe analitice- Analiza de către Contabilul Şef a veniturilor si cheltuielilor cu vânzările si platule efectuate - Controlul calculelor din documentele justificative ale plaţilor- Analiza de către Directorul Financiar a oportunitatii si mărimii cheltuielilor justificative - Verificarea daca avansurile plătite furnizorilor sânt decontate (regularizate)la plata finala - Verificarea înregistrării corecte in lei a operaţiunilor in valuta, inclusiv a documentelor justificative a operaţiunilor si corectitudinii lor - Restituirea formularelor DPVE anulate de banca C. DOCUMENTE UTILIZATE

Specifice trezoreriei prin banca:- Toate documentele tipizate

Specifice trezoreriei prin casa:1. Chitanţa pentru operaţii in lei si in valuta (tipizat publicat sau bancar)2. Chitanţa fiscala 3. Dispoziţia de plata-încasare către casierie4. Împuternicire (procura)5. Decont de cheltuieli6. Registrul de casa in lei si valuta

VI. PROCEDURI RESURSE UMANE

A. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE GESTIUNE A RESURSELOR UMANE

1. Procedura de recrutare de personal Se determina necesarul de cadre de vârste, studii, specializări (calificări),

experienţa Se analizează posibilitatea recalificării personalului existent Se defineşte politica de cadre, modul de angajare Se stabilesc procedurile de testare si selecţionare Se negociază condiţiile de încadrare Se stabilesc clauzele de desfacere a contractului de munca, clauze

privind regimul decontării cheltuielilor de delegare - detaşare, indemnizaţii, prime

Se încheie contractul de munca si se înscrie la Camera de Munca Se executa instructajul de protecţie a muncii Se stabileşte fisa postului - vezi ANEXA 4 (In ANEXA 5 sânt prezentate Fise de post pentru departamentul financiar - contabil

2. Procedura desfacere a contractului de munca (disponibilizări, lichidări) Se stabilesc cauzele de desfacere a contractului de de munca Se analizează cazurile de indisciplina Se analizează angajaţii cu rezultate nesatisfascatoare Se analizează plafonul de restructurare a activitatii si se stabilesc

posturile disponibile Se inmaneaza preavizele si se plătesc Se urmăresc încasarea debitelor pentru salariaţii cărora li s-au desfăcut

contractele de munca Se analizează cererile de transfer, se recuperează debitele si se aproba

transferul Se completează fisa de lichidare Se completează carnetul de munca, se vizează la Camera de Munca si se

eliberează

3. Procedura de desfasurare a activitatii curente Se organizează activitatea de coordonare si control, prin proceduri

interne si fise de post Se evidentiaza timpul lucrat Se controlează îndeplinirea sarcinilor

4. Procedura de stabilire a salariului Se evidentiaza rezultatele muncii de către Şeful de departament si se

determina drepturile de remunerare de către Directorul Financiar Se acualizeaza normele si tarifele de munca Şefii de departamente întocmesc Referate prin care propun salariile

subordonaţilor Directorul Financiar compara nivelul salariilor propuse cu cel al

salariilor bugetate Departamentul Financiar intocmeste statele de plata pe baza referatelor

aprobate de Directorul Financiar si Directorul Executiv Aprobarea statelor in vederea plătii salariilor, se fac numai după analiza

indicatorilor financiari ai societatii 5. Procedura de aprobare a primelor Se analizează rezultatele activitatii si se propun prime de merit

(propunerea o face Şeful de Departament) Se verifica posibilitatea acordării acestora in funcţie de bugetul estimat

(Directorul Financiar si Directorul Executiv) Se acorda prime cu ocazia Sărbătorilor legale daca sânt prevăzute in

buget

6. Procedura de utilizare a colaboratorilor externi Încadrarea in munca prin convenţie civila se face: - pentru îndeplinirea unor activitati cu o durata de cel mult 60 de zile

- pentru desfasurarea unor activitati cu caracter permanent care nu depasesc, in medie, 3 ore pe zi, in raport cu programul lunar

de lucru de 170 de ore Persoanele care prestează servicii in baza unor convenţii civile nu

beneficiază de drepturi de asigurări sociale si nici de cele prevăzute de legislaţia privind protecţia şomerilor

Unitatea care încadrează personal in baza unor convenţii civile nu datorează contribuţia pentru constituirea “Fondului pentru plata ajutorului de şomaj”

7. Înregistrarea in contabilitate Angajatorii sânt obligaţi sa depună la Departamentul Personal Central al

Media Pro Group - respectiv d-na Stefania Eftimie - toate acele privind încheierea, executarea, modificarea si încetarea contractelor de munca si a convenţiilor civile in termen de 5 (cinci) zile de la emiterea acestora (sub măsura sancţiunii disciplinare )

Pana la data de15 a fiecărei luni se va trimite, de asemenea, Departamentului Personal MPG, o copie a statelor de salarii pe luna anterioara

8. Procedura de detaşare /delegare Persoanele care pleacă in delegaţii vor avea ordinul de deplasare

întocmit de departamentul financiar, cu suma primita ca avans de deplasare înscrisa pe acesta

Ordinul de deplasare va fi înapoiat la departamentul contabilitate odată cu decontarea cheltuielilor si va avea stampila unitatii la care s-a efectuat deplasarea

9. Procedura de determinare a salariilor si completarea statului de plata Şefii de Departamente /Secţii întocmesc fisa de prezenta Pe baza acesteia Departamentul Financiar intocmeste Statele de Plata,

determinând sumele cuvenite

10. Procedura de verificare si aprobare a statelor Statele de plata se întocmesc in cadrul Departamentului Financiar pe

baza Referatelor aprobate Directorul Financiar verifica Statele de plata (sume cuvenite / angajat) si

Directorul Executiv aproba11. Procedura de plata Platile cuvenite salariaţilor se fac de doua ori pe luna, pe baza Statelor de

plata aprobate Zilele in care se efectuează platile sânt stabilita de Comitetul de

Conducere, la date fixe Sumele solicitate ca avans in afara acestor date se eliberează pe baza de

referat semnat de Directorul Financiar Platile drepturilor salariale se fac pe baza Dispoziţiilor de plata pentru

fiecare individ in parte Scăderea din casierie a sumelor datorate personalului se face numai pe

măsura plătii efective si nu pe baza Statului de Plata

12. Procedura de asigurare a numerarului Directorul Financiar dispune ridicarea de numerar pentru plata salariilor

la nivelul sumelor totale înscrise in Statele de Avans / Lichidare Sumele cuvenite angajaţilor se plătesc înaintea plaţilor către furnizori sau

a altor obigatii

13. Procedura de gestiune a salariilor neridicate

Drepturile de personal neridicate in termen de 3(trei) zile se înregistrează in cont distinct , pe persoane

14. Procedura de verificare si plata a reţinerilor Reţinerile din salariile personalului pentru cumpărări cu plata in rate,

chirii sau alte obligaţii datorate terţilor de către salariaţi (propriri, pensii alimentare etc.) se efectuează in baza unor titluri executorii sau ca urmare a unor relaţii contractuale

15. Procedura de aprobare - justificare cursuri, cheltuieli pentru pregătire profesionala Se definesc criteriile de selectare a angajaţilor trrimisi la pregătire /

instruire Se stabilesc formele si condiţiile de pregătire Se selectează cursanţii Se urmareste desfasurarea programului de pregatire si se verifica

rezultatele

16. Procedura de deţinere si actualizare a dosarelor individuale Se completează fisa salariatului care conţine date esenţiale din

Curriculum Vitae - după modelul anexat Se completează fisa postului pentru fiecare salariat - după modelul

anexat Se completează Carnetul de Munca

B. REGULI SI METODE UTILIZATE

1. La angajare sau promovare se verifica:- Daca documentele sânt semnate de persoanele desemnate spre avizare:

- Şeful de Departament si Directorul Financiar – pentru referatul de angajare- Directorul Executiv - pentru contractul de Munca / Colaborare

- Daca sumele stabilite in Contractul de Munca / Colaborare sânt aceleaşi cu cele din cartea de munca si statul de salarii- Daca in urma modificării salariului (prin promovare, retrogradare sau renegociere se tine cont la completarea Statului si daca modificările sânt consemnate corect si la timp in Carnetul de Munca

2. La completarea Statalor de salarii si la plata salariilor se verifica :

- Daca reţinerile sânt corect calculate - Daca s-au făcut actualizările cotelor de impozitare in funcţie de modificările survenite ; daca aceste modificări sânt aplicate la timp- Daca certificatele medicale sânt corect întocmite si vizate - Daca suma calculata a concediului medical este corect determinata in funcţie de durata concediului si de încadrarea sa; daca sumele suportate de unitate si asigurările sociale sânt corect stabilite- Daca suma calculata aferenta concediului de odihna este corect determinata in funcţie de durata concediului si a salariului cuvenit - Daca la lichidare toate sumele acordate ca avans sânt înscrise pe stat - Daca persoanele după stat sânt angajaţi / colaboratori ai unitatii- Daca statele sânt semnate de persoana care le intocmeste si de cea care la avizează - Daca fondul de salarii (brut) determinat corespunde cu suma asupra careia se determina obligaţiile unitatii către asigurările sociale si fondul de şomaj- Daca pentru salariile neridicate se intocmeste borderou si se înregistrează corespunzător - Daca exista o evidenta un istoric al drepturilor neridicate - Daca obligaţiile reţinute către stat si terţi sânt virate cu aceeaşi valoare (se confruta ordinele de plata si extrasul de cont bancar cu centralizatorul reţinerilor)- Daca pentru persoanele scutite de plata impozitului pe salarii se respecta regelementarile legale- Daca se respecta masurile de securitate in mânuirea banilor

3. La desfacerea contractelor de munca se verifica:- Daca s-au respectat regelementarile legale cu privire la desfacerea contractelor de munca - Modul de înmânare a preavizelor si mărimea sumelor plătite - Daca s-au respectat procedura de lichidare a debitelor înaintea semnării foii de lichidare, carnetul de munca este corect completat, adus la zi si vizat de de Camera de Munca - Daca persoanele cărora li s-a desfăcut contractul de munca mai apar in statele de salarii, daca s-au luat masuri pentru invalidarea listării lor

C. DOCUMENTE UTILIZATECerere de angajare Curriculum VitaeDiploma de studiiCarnet de muncaContract individual de munca Cazier judiciar

Fisa medicalFisa de personalContract de închiriereHotărâre cu titlu executoriu de reţinere Contract de vanzare- cumpărare cu plata in rateCondica de prezenta Certificate medicale / legitimaţii de veteranOrdin de deplasare Stat de salarii /Lista de avans chenzinal Lista de indemnizaţii pentru concediul de odihna / Lista de concedii medicale Proces verbal / Referat / Decizie de atestare pe functii- de promovare, de retrogradare etc.Cerere de transfer Hotărâre de desfacere a contractului de munca Preaviz Proces verbal de constatare si consemnare a accidentelor de munca Fisa de lichidare

VII. PROCEDURILE DE GESTIUNE A IMOBILIZARILOR

A. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE GESTIUNE A IMOBILIZARILOR CORPORALE SI A IMOBILIZARILOR IN CURS

1. Procedura de achiziţie a imobilizărilor corporale Este considerat mijloc fix obiectul ce se utilizează ca atare si

indeplineste cumulativ următoarele condiţii:- are o valoare de intrare mai mare de 1.000.000 lei- are o durata normata de funcţionare mai mare de un an

Imobilizările in curs sânt investiţii care reprezintă totalitatea cheltuielilor ocazionate de crearea de noi capacitati

Mijloacele fixe pot fi proprii, închiriate sau dobândite in baza unui contract de vanzare- cumparare,. in rate sau leasing

Procurarea imobilizărilor corporale se face in conformitate cu bugetul si strategia de dezvoltare a firmei, conform planului de afaceri, fiind iniţiata - in funcţie de importanta investiţiei - de A.G.A., Consiliul de Administraţie, sau Directorul General al firmei

După ordonarea investiţiei, şeful compartimetului care va beneficia de respectivul mijloc fix va întocmii Ordin de Achiziţie care va fi aprobat de Directorul General si vizat obligatoriu de Directorul Financiar

Se va efectua prospectarea pieţei si analiza ofertelor din punct de vedere al raportului preţ-calitate . Se vor avea in vedere ofertele a minim trei furnizori, obţinute obligatoriu in baza unei Cereri de Oferta adresata prin fax, sau scrisoare de cu confirmare de primire

Activitatea de prospectare se finalizează cu un Contract si/ sau Comanda cu semnătura Directorului General si avizat obligatoriu de Directorul Financiar

Contractul trebuie sa contina aluzie precise cu privire la calitate., termene si condiţii de livrare, forma si momentul plaţii, penalitati,etc

2. Procedura de recepţie a bunurilor cumpărate Recepţia imobilizărilor corporale se face cu ocazia intrării in unitate,

instalării sau punerii in funcţiune, de către o comisie de recepţie (numita pe unitate cu caracter permanent ) din care trebuie sa facă parte obligatoriu persoana care a întocmit Ordinul de Achiziţie si o persoana din compartimentul financiar- contabil delegata de Directorul Financiar

Se verifica conformitatea cu datele înscrise in Contract si in Ordinul de Achizitie precum si cu înscrisurile din documentul insotitor (Aviz de Expediţie si / sau Factura Fiscala)

Rezultatele recepţiei se materializează in Procesul Verbal de Recepţie / punere in funcţiune

Intrarea in unitate a mijloacelor fixe proprietate se consemnează in Registrul numerelor de inventar, prin atribuirea unui număr de inventar fiecărui mijloc fix, care se face de regula in ordinea cronologica si pe categorii de mijloace fixe. Numărul de inventar atribuit se trece pe toate documentele care privesc mijlocul respectiv, inclusiv imprimarea directa pe mijlocul fix. Mijloacele fixe închiriate sau in lesing vor fi înscrise in liste de inventariere, separat de mijloacele fixe proprii

Mijlocul fix isi păstrează numărul de inventar atât timp cat ramane in firma. Numărul de inventar nu poate fi atribuit altui mijloc fix, decât la o noua numerotare a acestora, ocazie cu care va întocmii un nou Registru

3. Procedura de recepţie a darii in funcţiune (a mijloacelor care necesita montaj sau sânt construite in unitate ) Obiectele care sânt folosite in cadrul unui sistem sau lot, seturile care

formează un singur corp care se încadrează ca mijloc la valoarea întregului set sau lot si nu disparat

Imobilizările corporale in curs reprezintă investiiile neterminate efectuate in regie proprie sau in antrepriza si se evaluează la costul de producţie, respectiv la costul de achiziţie, reprezentând preţul de deviz al investiţiei. Acestea se trec in categoria mijloacelor fixe după recepţia, darea in folosinţa sau punerea in funcţiune a acestora

4. Procedura de utilizare si mişcare a mijloacelor fixe Utilizarea si mişcarea mijloacelor fixe se consemnează in Fisa

Mijlocului Fix care se intocmeste pentru fiecare mijloc fix si in care se consemnează norma de amortizare legala, valoarea de inventar sau modificarea valorii de inventar ca urmare a completării, imbunatatirii, modernizării sau reevaluării lor

Mişcarea mijlocului fix intre doua locuri de folosinţa ale firmei se consemnează in Bonul de Transfer care se păstrează in cartoteca ataşat Fisei Mijlocului Fix

6. Procedura de scoatere din finctiune /casare Scoaterea din funcţiune /casarea se va face la propunerea

compartimentului care care utilizează respectivul mijloc fix in cazul amortizării integrale sau in mod excepţional in cazul declasării mijlocului fix in urma analizei unei comisii (care cuprinde in mod obligatoriu un delegat al Directorului Financiar si şefului compartimentului care propune scoaterea din funcţiune / casarea)

Rezultatele analizei se vor consemna in procesul verbal de casare / scoatere din funcţiune si se va supune aprobării A.G.A.

7. Procedura de vânzare Vânzarea de imobilizări este o operaţiune cu caracter excepţional si

trebuie sa aibă aprobarea Consiliului de Administraţie Este de preferat ca aceasta operaţie sa se efectueze in urma organizării

unei licitaţii, rezultatele ei fiind consemnate in Factura emisa si in Procesul Verbal de licitaţie.

Este de preferat ca preţul de vânzare sa nu fie inferior valorii contabile ramase a mijlocului fix

8. Procedura de inventariere Se face cu ocazia fuzionării sau lichidării si CEL PUTIN o data pe an se

consemnează in “Lista de inventariere” (vezi procedura “INVETARIERE”

2. Procedura de recepţie a bunurilor cumpărate Recepţia imobilizărilor corporale se face cu ocazia intrării in unitate,

instalării sau punerii in funcţiune, de către o comisie de recepţie (numita pe unitate cu caracter permanent ) din care trebuie sa facă parte obligatoriu persoana care a întocmit Ordinul de Achiziţie si o persoana din compartimentul financiar- contabil delegata de Directorul Financiar

Se verifica conformitatea cu datele înscrise in Contract si in Ordinul de Achiziţie precum si cu înscrisurile din documentul insotitor (Aviz de Expediţie si / sau Factura Fiscala)

Rezultatele recepţiei se materializează in Procesul Verbal de Recepţie / punere in funcţiune

Intrarea in unitate a mijloacelor fixe proprietate se consemnează in Registrul numerelor de inventar, prin atribuirea unui număr de inventar fiecărui mijloc fix, care se face de regula in ordinea cronologica si pe categorii de mijloace fixe. Numărul de inventar atribuit se trece pe toate documentele care privesc mijlocul respectiv, inclusiv imprimarea directa pe mijlocul fix. Mijloacele fixe închiriate sau in lesing vor fi înscrise in liste de inventariere, separat de mijloacele fixe proprii

Mijlocul fix isi păstrează numarul de inventar atât timp cat ramane in firma. Numărul de inventar nu poate fi atribuit altui mijloc fix, decât la o noua numerotare a acestora, ocazie cu care va întocmii un nou Registru

3. Procedura de recepţie a darii in funcţiune (a mijloacelor care necesita montaj sau sânt construite in unitate ) Obiectele care sânt folosite in cadrul unui sistem sau lot, seturile care

formează un singur corp care se încadrează ca mijloc la valoarea întregului set sau lot si nu disparat

Imobilizările corporale in curs reprezintă investiiile neterminate efectuate in regie proprie sau in antrepriza si se evaluează la costul de producţie, respectiv la costul de achiziţie, reprezentând preţul de deviz al investiţiei. Acestea se trec in categoria mijloacelor fixe după recepţia, darea in folosinţa sau punerea in funcţiune a acestora

4. Procedura de utilizare si mişcare a mijloacelor fixe Utilizarea si mişcarea mijloacelor fixe se consemnează in Fisa

Mijlocului Fix care se intocmeste pentru fiecare mijloc fix si in care se consemnează norma de amortizare legala, valoarea de inventar sau modificarea valorii de inventar ca urmare a completării, imbunatatirii, modernizării sau reevaluării lor

Mişcarea mijlocului fix intre doua locuri de folosinţa ale firmei se consemnează in Bonul de Transfer care se păstrează in cartoteca ataşat Fisei Mijlocului Fix

6. Procedura de scoatere din funcţiune /casare Scoaterea din funcţiune /casarea se va face la propunerea

compartimentului care utilizează respectivul mijloc fix in cazul amortizării integrale sau in mod excepţional in cazul declasării mijlocului fix in urma analizei unei comisii (care cuprinde in mod obligatoriu un delegat al Directorului Financiar si şefului compartimentului care propune scoaterea din funcţiune / casarea)

Rezultatele analizei se vor consemna in procesul verbal de casare / scoatere din funcţiune si se va supune aprobării A.G.A.

7. Procedura de vânzare Vânzarea de imobilizări este o operaţiune cu caracter excepţional si

trebuie sa aibă aprobarea Consiliului de Administraţie Este de preferat ca aceasta operaţie sa se efectueze in urma organizării

unei licitaţii, rezultatele ei fiind consemnate in Factura emisa si in Procesul Verbal de licitaţie.

Este de preferat ca preţul de vânzare sa nu fie inferior valorii contabile ramase a mijlocului fix

8. Procedura de inventariere Se face cu ocazia fuzionării sau lichidării si CEL PUTIN o data pe an se

consemnează in “Lista de inventariere” (vezi procedura “INVETARIERE”

9. Înregistrarea in contablitate La intrarea in patrimoniu, mijloacele fixe se înregistrează in contabilitate

la “valoarea de intrare” care se determina in funcţie de modul de dobândire a mijlocului fix, astfel:

- Costul de achiziţie pentru mijloacele fixe procurate cu titlu oneros si care pot fi puse ca atare in exploatare

- Costul de producţie pentru mijloacele fixe produse in cadrul firmei

- Valoarea de utilitate estimata comparativ cu bunuri similare sau apropiate pentru mijloace fixe obţinute cu titlu gratuit

- Valoarea de aport acceptata de parţi si confirmata de Raportul de Evaluare al unei persoane fizice intrate in patrimoniu cu

ocazia asocierii, fuzionării, etc.- Valoarea stabilita in urma reevaluărilor administrative in baza

normelor emise de instituţiile abilitate ale statului (MEF) Nu sânt considerare mijloace fixe, chiar daca îndeplinesc condiţiile

cerute, următoarele:

- Motoarele, aparatele si subansamblele destinate înlocuirii celor uzate, cu ocazia reparaţiilor

- Sculele, instrumentele si dispozitivele speciale ce se folosesc la fabricarea de produse in serie sau la executarea unor comenzi

- Prototipurile care servesc drept model pentru producţia in serie - Echipament de protecţie si lucru, imbracaminte speciala

Contabilitatea mijloacelor fixe trebuie organizata astfel încât sa corespunda următoarelor cerinţe:

- Cunoaşterea in orice moment a mijloacelor fixe de care dispune firma

- Cunoaşterea in orice moment a locului de folosinţa a fiecărui mijloc fix- Asigurarea controlului gestiunii mijloacelor fixe - Calcularea exacta a amortizării si includerea acestora in cheltuieli

Amortizarea mijloacelor fixe concesionate, închiriate sau in locaţie de gestiune intra in sarcina proprietarului de drept al acestora. In cazul acestor categorii, investiţiile efectuate da către firma sânt considerate mijloace fixe supuse amortizării, iar amortizarea este in sarcina si se înregistrează in contabilitatea firmei. La expirarea contractului de concesiune, închiriere sau locaţie de gestiune, valoarea investiţiilor executate la mijloacele fixe luate cu acest titlu, se scade din evidenta firmei si se înregistrează in contabilitatea celui căruia i-au fost restituite

In cazul dobândirii prin leasing a mijlocului fix, se aplica procedurile specifice recomandate pentru leasing

Pentru mijloacele fixe cumpărate in baza unor contracte de vânzare-cumpărare cu plata in rate, deşi mijlocul fix se înregistrează in contabilitatea firmei, amortizarea se poate calcula asupra valorii achitate. Aceasta se datorează faptului ca regimul amortizării se supune regimului juridic al proprietarii (care se transfera treptat pe baza ratelor plătite in acest caz)

10. Procedura de transfer in magazie a materialelor si piesele rezultate din casări Se respecta normele in vigoare privind casarea mijloacelor fixe, după

cum au fost sau nu complet amortizate Se respecta procedurile de casare iar subansamblele si materialele

rezultate in urma casării propriu-zise se preiau in gestiune magaziilor in conformitate cu cele consemnate in “Procesul Verbal de scoatere din funcţiune”

11. Procedura de amortizare

Amortizarea mijloacelor fixe se face privind prevederile legale, utilizând unul din următoarele regimuri de amortizare;

- Liniara - Degresiva AD1 (fara influenta uzurii morale) - Degresiva AD2 (cu infuenta uzurii morale)- Accelerata

Competenta de aprobare a utilizării regimului de amotizare revină adunării generale a acţionarilor (AGA) care stabileşte regimul de amortizare in baza unei hotariri

Conform principiului permanentei metodelor, regimul de amortizare al unui mijloc fix nu se va mai schimba pana la amortizarea sa completa

In vederea ajustării finale a rezultatelor, evidenta tuturor imobilizărilor, precum si a valorii amortizarii/deprecierii acestora, se tine la cursul istoric, după modelul:

Denumire Nr. ACHIZITIE AMORTIZARE VALOARE RAMASA

mijloc Inventar Data Curs USD

Valoare achiziţie

Durata Val. lunara

Număr Val. totala amortizare

fix Lei

USD (ani) amortizare luni Lei USD Lei USD

1 2 3 4 5 6=5/4

7 8=5/(7*12) 9 10=8*9

11=10/4

12=5-10

13=6-11

B. REGULI SI METODE UTILIZATE pentru toate catgoriile de imobilizări:

1. Pentru achiziţii si evidenta, se verifica si analizează:- Daca imobilizările sânt corect încadrate pe grupe, subgrupe, clase, subclase - Daca s-au făcut reevaluări si daca s-au respectat normele legale privind valoarea reevaluata - Daca s-au respectat normele legale (si interne de organizare) cu privire la organizarea licitaţiilor, analiza ofertelor, aprobarea si respectarea criteriilor de selecţie- Daca s-au respectat criteriile de calitate, condiţiile de garanţie si formele de plata si avans necesare si uzuale - Se verifica si se confrunta clauzele din contract cu rezultatele consemnate in “Procesul Verbal de recepţie si punere in funcţiune”

- Se verifica documentele de plata (se compara sumele plătite cu cele stabilite in contract) si se analizează semnaturile controlului preventiv - Daca s-a consemnat recepţia in “Registrul numerelor de inventar” si fisa milocului fix- Daca s-a calculat corect norma de amortizare - Daca valoarea de intrare a mijlocului fix a fost corect determinata si daca se regaseste in contul aferent din clasa 2 si in balanţa mijloacelor fixe - Daca au fost corect modificate sumele utilizate din fondurile de dezvoltare, amortizare si/sau alte fonduri

2. Pentru casări, se verifica:- Daca s-au respectat normele in vigoare pentru casarea mijloacelor fixe - Daca Procesul “Verbal de scoatere din funcţiune” analizat, avizat si aprobat- Daca subansamblele si materialele recuperate au fost preluate in contabilitate si daca valoarea lor a fost corect determinata

3. Pentru vânzări, se verifica si ananlizeaza:- Daca s-au efectuat diligentele necesare unei bune vânzări (o analiza serioasa cu privire la cine a hotărât vânzarea si cine a cumpărat)- Daca suma stabilita in urma vânzării a fost încasata si daca a fost corect consemnata in evidenta contabila (venituri,TVA, modificarea aferenta a fondului de dezvoltare cu diferenţa intre valoarea realizata si valoarea rămasa de amortizat)

4. Pentru imobilizări date / luate cu chirie, se varifica respectarea contractului:Pentru imobilizări luate cu chirie - Suma chiriei si data încasării- Preluarea veniturilor din chirii corect in contabilitate si afectarea corecta a exerciţiului curent in cazul unei încasări anticipate Pentru imobilizări luate cu chirie - Daca aceste imobilizări sânt înscrise in afara bilanţului - Daca cheltuielile cu chiria au fost corect imputate exrcitiului in cazul unei achitări anticipate

5. Pentru amortizări, se verifica:- Calculul corect al amortizării - Calculul amortizării si reesalonarii recuperării noii valori de intrare in cazul completărilor efectuate la anumite mijloace fixe

6. Pentru imobilizări necorporale (intangibile):

Se vor analiza:- Necesitatea procurării imobilizărilor necorporale- Înregistrarea operaţiunilor in contabilitate - Criteriile de evaluare - Construirea provizioanelor si justificarea lor- Utilitatea concesiunilor, brevetelor si altor drepturi cu valori similare- Existenta protecţiei legale pentru brevetele si mărcile deţinute - Tipul acestor protecţii (nationale/internationale)Se vor verifica: - Sumele înregistrate in contabilitate pe baza documentelor justificative (contracte, facturi, chitanţe, extrase bancare, etc.)- Îndeplinirea condiţiilor de înregistrare ca imobilizări corporale (a cheltuielilor de constituire, dezvoltare, etc.)- Modul de calcul al amortizării: verificarea duratelor de amortizare stabilite - Listele de inventariere si sumele provizionate7. Pentru imobilizări financiare:In cazul creşterii imobilizărilor financiare- Se verifica daca s-au respectat hotărârile AGA cu privire la politica financiara, procedura de avizare si achiziţie, preluarea si constituirea de garanţii- Se analizează respecarea clauzelor din “Scrisoarea de intenţie” sau “Ordinul de cumpărare” dat societatii de valori mobiliare- Se confrunta sumele aferente din fisa conturilor implicate - Se verifica documentele de plata a contravalorii titlurilor achiziţionate cu valoarea titlurilor si cheltuielilor de comision si alte taxe - Se compara sumele confirmate de beneficiar pentru împrumut sau capitalizare, cu contractele de împrumut sau capitalizare, cu contractele de împrumut si sumele înregistrate in contabilitate In cazul diminuării imobilizărilor financiare- Se verifica daca s-au respectat hotărârile AGA cu privire la politica financiara, mai ales in cazul cedării unor titluri de participare - Se verifica respectarea condiţiilor înscrise in “Ordinul de vânzare” cu privire la condiţiile vânzării si a sumei minime de încasat - Se verifica încasarea sumei din vânzarea activelor in extrasul de cont - Se verifica efectele cedării activelor (scoaterii din gestiune) cu privire la veniturile sau cheltuielile excepţionale si stingerea provizioanelor daca este cazul

Pentru imobilizările financiare deţinute - Se verifica actele de proprietate asupra titlurilor

- Se verifica preluarea in gestiune a dobânzilor si/ sau dividendelor comparând si rezultatele raportate de societate, “Raportul anual” sau “Procesul verbal AGA”- Se determina valoarea actuala a titlurilor cu ocazia inventarierii si se analizează daca s-au operat corect provizioanele (creştere sau micşorare)- Se verifica valorile confirmate cu cele inventariate si înscrise in evidenta - Daca exista imobilizări financiare in devize se verifica corectitudinea înregistrării diferenţelor de curs valutar, calculul pierderii nete si deductibilitatea fiscala

C. DOCUMENTE UTILIZATE1. Pentru imobilizări corporaleRegistrul numerelor de inventarFisa mijlocului fixBon de mişcare a mijloacelor fixePV de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixeLista de evidenta si inventariere a mijloacelor fixeContract de achizitie/constructie /montaj/ închiriereComandaFacturaNIR/PV de recepţie /PV de punere in funcţiuneFisa contului”Mijloace Fixe”2. Pentru imobilizări necorporaleContractul de societate (daca este cazul pentru aportul de licenţe, brevete, mărci de fabrica,etc)Chitanţe (pentru plata taxelor si altor cheltuieli de înscriere si înmatriculare)Contracte de prospectare a pieţeiContracte de concesiune, cumpărare de brevete, alte drepturi si valori similare si titlul de proprietate aferentContract de cumpărare si garanţie a produselor infomatice achiziţionate3. Pentru imobilizări financiareHotărârile Adunării Generale a Acionarilor (sau asociaţilor)Bugetul de Venituri si Cheltuieli existent si previzionatProspect de Oferta publica de vânzare valori mobiliareProcese Verbale ale AGA de la filiale si sucursale de aprobare a bilanţului si nivelului dividendelorContract de împrumutActe de proprietate asupra titlurilorScrisoare de intenţie

Cerere de cumpărareOrdin de vanzare/cumparare adresat unei societati de valori mobiliare Registrul valorilor mobiliareExtrase de cont emise de societatile de valori mobiliare sau de societati de compensare- decontareScrisoare /cerere de confirmare a imprumuturilor/avansurilorContracte de garanţie pentru împrumuturile acordateHotărâre de majorare de capital social (pentru împrumuturile date unei capitalizări)Facturi de înregistrare a cheltuielilor cu comisioane si alte taxe; ChitanţeFisa conturilor de verificare, analitice si sinteticeDocumente financiare - contabile de sinteza

VIII. PROCEDURI DE LEASING

A. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE LEASING1. Procedura de achiziţie Leasingul este operaţiunea prin care o parte, denumita locatar (ofertantul

de leasing), se angajează la indicaţia unei alte parţi, denumite utilizator, sa cumpere de la un terţ si sa confere spre folosinţa si posesia utilizatorului, un bun mobil sau imobil, in scopul exploatării sale comerciale sau pentru consumul final

Pentru efectuarea unei operaţiuni de leasing se va formula unei societatii de leasing, o oferta ferma, insotita de lista de bunuri pe care intentioneaza sa le utilizeze, precum si de acte din acre sa rezulte situaţia sa financiara

In situaţia in care bunul care face obiectul operaţiunii de leasing urmează a fi achiziţionat din import, se vor utiliza următoarele documente:

- Contractul de mandat (intre societatea care închiriază si banca romaneasca garanta)- Scrisoarea de garanţie (emisa de banca romaneasca pe baza contractului de mandat)- Factura externa - Declaraţia vamala- Avizul de scutire a garantării taxelor vamale si TVA- Contractul de leasing (intre societatea de leasing si societatea care închiriază)- Ordin de plata (la extern)- Declaraţia vamala de import (pentru valoarea reziduala)- Procesul verbal de recepţie a bunului cumpărat

2. Înregistrarea in contabilitate a principalelor operaţiuni privind lesingul operaţional, respectiv in cazul in care prin contract s-a transmis utilizatorului numai dreptul de folosinţa asupra bunului achiziţionat, cunoaşte următoarele etape:

Imobilizările corporale primite in cazul tranzacţiilor de leasing conform prevederilor din contractele încheiate intre parţi, se înregistrează in debitul contului de ordine si evidenta 8036 “Rdevente,locatii de gestiune, chirii si alte datorii asimilate”. Acest cont se creditează pe măsura pe măsura plaţii redevenţelor potrivit contractului, astfel încât soldul debitor sa reflecte valoarea ratelor ramase de rambursat.

Obligaţia de plata a ratelor reprezentând chiria (redevenţa), se înregistrează pe baza facturii emise de proprietarul bunurilor, prin articolul contabil:

% = 401 “Furniz”612 “Cheltuieli cu redevenţele, locaţiile de gestiune si chiriile”4426 “TVA deductibila”

Nota:Contul 612 poate fi dezvoltat, astfel:- 612xx “Cheltuieli cu redevenţele la nivelul amortizării”- 612xy “Cheltuieli cu redevenţele rerprezentand marja locatorului” In cazul in care societatea de leasing (proprietarul bunurilor), este

persoana juridica străina cu sediul in străinătate, se va înregistra si impozitul pe redevenţe datorat de acesta (conform prevederilor din convenţiile încheiate pentru evitarea dublei impuneri), dar achitat de beneficiar la cursul de schimb in vigoare la data respectiva, efectuându-se articolele contabile:

401 “Furnizori” = 446 “Alte impozite, taxe si vărsăminte asimilate”respectiv

446 “Alte impozite” = 5121 “Conturi la bănci in lei”

In situaţia existentei unor diferenţe de curs valutar la data achitării redevenţei, acestea se înregistrează la venituri sau cheltuieli financiare, după caz

Înregistrarea in contabilitate, la expirarea contractului, a transferului dreptului de proprietate (când exista opţiunea de cumpărare a bunurilor) la valoarea reziduala conform contractului si a facturii, se face prin articolul contabil:

% = 404 “Furnizori de imobilizări”

212 “Mijloace fixe”4426 “TVA deductibila”

Evidenţierea diferenţei de amortizare pana la nivelul costului de achiziţie, iniţial înregistrata de locator (contul 612xx)

212 “Mijloace fixe” = 281 “Amortizări privind imobilizările corporale” In cazul in care societatea de leasing (proprietarul bunurilor) este persoana fizica juridica străina cu sediul in străinătate, la valoarea de valoarea de cumpărare a bunurilor se vor adaugă si taxele nerecuperabile (taxa vamala, comisionul vama, etc.), înregistrate in creditul contului 446 “Alte impozite, taxa si vărsăminte asimilate”

In cazul leasingului operaţional, in blantul contabil anual al utilizatorului, valoarea ratelor ramase de rambursat (soldul debitor al contului 8036 “Redevenţe, locaţii de gestiune, chirii si alte datorii asimilate”, seva înscrie in formularul “Date informative”, pe un rând distinct

3. Înregistrarea in contabilitate a principalelor operatuini privind leasingul financiar, respectiv in cazul in care prin contract s-a transmis utilizatorului dreptul de posesie asupra bunului achiziţionat, cunoaşte următoarele etape:

Înregistrarea I contabilitate a imobilizărilor corporale primite conform prevederilor din contractele încheiate intre parţi si evidenţierea datoriilor, incisiv a dobânzilor aferente:

212 “Mijloace fixe” = 167 “Alte împrumuturi si datorii asimilate”471 “Cheltuieli intregistrate = 1687 “Dobânzi aferente altor in avans” împrumuturi si datorii asimilate”

si, - debit cont 8036 “Redevenţe, locaţii de gestiune, chirii si alte datorii asimilate”, cu valoarea imobilizărilor corporale conform documentelor

Amortizarea imobilizărilor corporale achiziţionate conform contractelor de leasing, se face potrivit duratelor normale de funcţionale legale in vigoare

Înregistrarea in contabilitatea utilizatorului a amortizării imobilizărilor

corporale primite in cadrul contractelor de leasing financiar:681 “Cheltuieli de exploatare = 281 “Amortizări privind imobilizările privind amortizarea corporale”

imobilizărilor”

Înregistrarea obligaţiei de plata a ratelor (redevenţelor) pe baza facturilor emise de proprietarul bunurilor:

167 “Alte împrumuturi si = 404 “Furnizori de imobilizări” datorii asimilate”1687 “Dobânzi aferente altor împrumuturi si datorii asimilate”4426 “TVA deductibila”666 “Cheltuieli privind = 471 “Cheltuieli înregistrate in avans” dobânzile”

si, - credit cont 8036 “Redevenţe, locaţii de gestiune, chirii si alte datorii asimilate” In cazul in care societatea de leasing (proprietarul bunurilor) este

persoana juridica străina cu sediul in străinătate, se va înregistra si impozitul pe redevenţe datorat de acesta (conform prevederilor din convenţiile încheiate pentru evitarea dublei impuneri) dar achitat de beneficiar la cursul de schimb in vigoare la data respectiva, efectuându-se articolele contabile:

404 “Furnizori de imobilizări” = 446 “Alte împrumuturi si datorii asimilate”

si,446 “Alte împrumuturi si datorii = 5121 “Conturi la bănci in lei”

asimilate” Înregistrarea in contabilitate la expirarea contractului, a valorii reziduale

prevăzuta in contract, cu acesta ocazie având loc transferul dreptului de proprietate:

167 “Alte împrumuturi si = 404 ‘Furnizori de imobilizări” datorii asimilate”

si, - credit cont 8036 “Redevenţe, locaţii de gestiune, chirii si alte datorii asimilate”, cu valoarea imobilizărilor corporale achiziţionate si care au devenit proprietatea utilizatorului In bilanţul contabil al beneficiarului valoarea redevenţei ramase de

încasat se reflecta in soldul conturilor 167 “Alte împrumuturi si datorii asimilate” si 1687 “Dobânzi aferente altor împrumuturi si datorii asimilate”, care se vor înscrie in formularul cod 23 “Situaţia creanţelor si a datoriilor” rândul 33 respectiv 37

IX. PROCEDURI DE GESTIUNE A STOCURILOR

A. DESCRIEREA PROCEDURI.LOR DE GESTIUNE A STOCURILOR

1. Procedura de evaluare a bunurilor La intrarea in patrimoniu, bunurile materiale se evaluează si se

înregistrează in contabilitate in funcţie de modul de dobândire al lor:- Bunurile procurate de la furnizori - se înregistrează la costul de

achiziţie- Bunurile obţinute din activitatea proprie de exploatare - se înregistrează la costul de producţie- Bunurile aduse ca aport la capital social - se înregistrează la valoarea utilitate (prin expertiza contabila)- Bunurile obţinute cu titlu gratuit - se înregistrează la valoarea de utilitate

Costul de achiziţie este format din doua componente: preţul de cumpărare propriu-zis si cheltuielile accesorii de achiziţie (transport, taxe nerecuperabile, comisioane,etc)

Costul de producţie este format din costul de achiziţie al materiilor prime si materialelor consumate, alte cheltuieli indirecte de producţie precum si cota cheltuielilor indirecte de producţie repartizate ca fiind legate de fabricaţia acestuia

Valoarea de utilitate este stabilita in funcţie de preţul pieţei la produsela de tipul si categoria lui, utilitatea si starea bunurilor evaluate

2. Procedura de gestionare a stocurilor de materii prime si materiale

Materiile prime se înregistrează in contul de activ 300 (se definesc analitice pe tipuri, subgrupesi/sau grupe de materii prime). Se evidentiaza existenta si iscarea bunurilor care participa direct la fabricarea produselor si se regăsesc integral sau parţial fie in starea lor iniţiala, fie transformate in produsul finit rezultat din ciclul de exploatare al firmei.

Materialele auxiliare (consumabile) se înregistrează in contul de activ 301, insa se desfasoara pe conturi sintetice de gradul II. Nu se vor

înregistra in nici un caz in contul 301 global si este recomandabil sa se creeze analitice pe tipuri, subgrupe si/sau grupe de materiale auxiliare

Prin acestea se evidentiaza existenta si mişcarea bunurilor care participa sau creează condiţiile pentru desfasurarea procesului de fabricaţie sau exploatare, fara a se regăsi de regula in produsul obţinut

In cazul folosirii unor preturi standard pentru materiile prime si materialele consumabile, intervine contul 308 in care se evidentiaza:

- pe debit - diferenţele de preţ in plus (costul de achiziţie > preţul standard) pentru intrările in gestiune di diferenţele de preţ in minus (costul de achiziţie < preţul standard ) pentru ieşiri- pe credit - diferenţele de preţ in minus (costul de achizitie<pretul standard) pentru intrările in gestiune si diferenţele de preţ in minus (costul de achizitie>pretul standard) pentru ieşiri

3. Proceduri de gestionare a stocurilor de mărfuri

Mărfurile sânt bunuri achiziţionate in vederea revinderii lor in starea in care au fost luate cu adaos comercial

Preturile la care se înregistrează mărfurile in contabilitate depinde de modul in care se tine evidenta analitica a stocurilor de mărfuri:

- Evidenta cantitativ - valorica (pe feluri de mărfuri) - se înregistrează la preţul de achiziţie sau la preţul de achiziţie plus adaosul

comercial- Evidenta global - valorica la nivel de gestiune - se înregistrează la preţul de vânzare cu amânuntul inclusiv TVA

In cazul in care evidenta mărfurilor se tine la preţ de cumpărare, nu este necesara folosirea contului 378 “Diferenţe de preţ la mărfuri” pentru evidenta adaosului comercial

In cazul in care evidenta mărfurilor se tine la preţ cu amănuntul, se înregistrează in creditul contului 378 valoarea adaosului comercial aferent mărfurilor intrate in gestiune iar in debitul sau se înregistrează valoarea adaosului comercial aferent mărfurilor vândute

In cazul in care evidenta mărfurilor se tine la preţul cu amănuntul inclusiv TVA , se evidentiaza TVA-ul aferent pana in momentul vânzării in contul 4428 “TVA neexigibila” iar la vânzare aceasta taxa se va transfera in contul 4427 “TVA exigibila”

Descărcarea de gestiune se face prin debitarea contului 607 “Cheltuieli privind mărfurile”

Veniturile rezultate din vânzare se vor înregistra prin creditarea contului 707 “Venituri din vânzarea mărfurilor”

4. Proceduri de gestionare a stocurilor de produse finite si producţie neterminata Rezultatul material al activitatilor de producţie se concretizează in

produse finite, semifabricate si eventual produse reziduale care constituie obiectul contabilitatii stocurilor

Produsele finite sânt bunuri care au parcurs in întregime fazele procesului tehnologic inclusiv controlul calitatii, rezultate din producţie proprie sau constatate plus la inventar si se înregistrează in debitul contului 345 “Produse finite” iar in creditul contului 345 se înregistrează valoarea produselor ieşite din gestiune prin vânzare sau pe alte cai (lipsuri din inventar, darea in custodie sau prelucrarea la terţi). Soldul reprezintă valoarea la preţ de înregistrare a produselor finite aflate in stoc.

Semifabricatele sânt bunuri al căror proces tehnologic a fost terminat intr-o secţie (faza de fabricaţie) sau se livrează terţilor; se înregistrează in debitul contului 341 “Semifabricate” iar in creditul contului 341 se înregistrează valoarea produselor ieşite din gestiune pe alte cai (lipsuri din inventar, darea in custodie sau prelucrarea la terţi). Soldul reprezintă valoare la preţ de înregistrare a semifabricatelor aflate in stoc.

Produsele reziduale sânt bunuri ramase din procentul de producţie ce pot fi valorificate la preturi inferioare (rebuturi, materiale recuperabile, deşeuri) si care se înregistrează in contul 346 “Produse reziduale” a cărui funcţionare este similara cu funcţionarea conturilor 341 si 345

In cazul folosirii unor preturi standard pentru produse se va folosi contul 348 “Diferenţe de preţ la produse” in care se evidentiaza diferenţele intre preturile de înregistrare si costurile efective de producţie

Contul 348 functioneaza ca un cont rectificativ al valorilor de înregistrare a produselor din conturile 345, 341si 346

- Pe debit - diferenţele de preţ in plus, nefavorabile (costul de producţie efectiv > preţul standard) pentru intrările in gestiune din producţia proprie si diferenţele de preţ in minus, favorabile (costul de producţie efectiv < preţul standard) repartizate asupra produselor ieşite din gestiune

- Pe credit - diferenţele de preţ in minus (costul de producţie efectiv < preţul standard pentru intrările in gestiune si diferenţele de preţ in plus (costul de producţie efectiv > preţul standard) repartizate asupra produselor ieşite din gestiune.

- Soldul contului reprezintă diferenţele de preţ aferente produselor existente in stoc si poate fi debitor, reprezentând diferenţe in plus sau creditor reprezentând diferenţe in minus. Producţia in curs de execuţie reprezintă bunurile ce nu au trecut prin

toate fazele de prelucrare precum si produsele nesupuse probelor si recepţiei tehnice sau necompletate in întregime si care se înregistrează in

conturile 331 “Produse in curs de execuţie” si 332 “Lucrări si servicii in curs de execuţie”

Reflectarea in conturi a operaţiunilor privind produsele finite este dependenta de sistemul de inventar adoptat pentru evidenta produselor:

a) Cazul inventarului permanent:- Se înregistrează cheltuielile pentru producţia neterminata prelucrata in perioada anterioara de gestiune prin creditarea contului 331 “Produse in curs de execuţie” concomitent cu debitarea contului 711 “Venituri din producţia stocata”- Se colectează cheltuielile aferente procesului de producţie in cursul lunii curente- Se încarcă in gestiune produsele rezultate din exploatare la costul standard prin debitarea contului 345 “Produse finite” concomitent cu creditarea contului 711 “Venituri din producţia stocata”- Se determina si se înregistrează producţia neterminata la sfarsitul lunii la costul efectiv prin debitarea contului 331 “Produse in curs de execuţie” concomitent cu creditarea contului 711 “Venituri din productia stocata”- Se determina costul efectiv al productiei finite obtinute, diferenta fata de pretul standard si se inregistreaza aceasta diferenta in contul 348 “Diferente de preţ la produse”- Se descarcă gestiunea de produse finite cu valoarea la preţ de standard a produselor livrate- Se repartizează diferenţa de preţ aferenta produselor livrate prin calcularea si aplicarea coeficientului mediu al diferenţelor Kb) Cazul inventarului intermitent:- La începutul lunii stocul iniţial preluat de la finele perioadei precedente se deblochează din conturile 345 “Produse finite” si 331 “Produse in curs de execuţie” stornând prin inversare operaţia finala de încheiere (in corespondenta cu contul 711 “Venituri din producţia stocata”) a lunii anterioare- Se înregistrează cheltuielile efectuate cu producţia in cursul perioadei curente- Se determina prin inventariere si se evaluează la costul efectiv producţia neterminata la sfarsitul lunii prin debitarea contului 331 “Produse in curs de execuţie” concomitent cu creditarea contului 711 “Venituri din producţia stocata”- Stocul de produse finite nelivrat stabilit prin inventariere se evaluează la costul efectiv se transfera si se blochează in conturile de stocuri devenind venituri prin debitarea contului 345 “Produse finite” concomitent cu creditarea contului 711 “Venituri din producţia stocata”

Evidenta semifabricatelor se tine identic dar se foloseşte contul 341 “Semifabicate” in locul contului 345 “Produse finite”

5. Proceduri de gestionare a stocurilor de ambalaje Se urmăreşte cu ajutorul contului 381 “Ambalaje”; in debitul acestui

cont se înregistrează valoarea ambalajelor intrate in patrimoniu prin aprovizionare odată cu marfa sau goale pe alte cai iar in creditul acestui cont se inregistreaza valoarea ambalajelor vandute odată cu marfa, scoase din circuit ca urmare a uzurii sau pe alte cai

6. Proceduri de gestionare a stocurilor aflate la terţiSânt considerate ca fiind aflate la terţi, bunurile din proprietatea firmei in unul din următoarele cazuri:

a) Sânt in curs de aprovizionare:- Sânt achitate dar nu au sosit - Au sosit actele de expediţie si confirmare a expediţiei prin delegat dar nu s-a confirmat primirea bunurilor

b) Se afla temporar la terţi:- Sânt achitate si lăsate in custodie la furnizor- Sânt date spre prelucrare sau reparare- Sânt date spre depozitare temporara - Sânt date spre vânzare in consignaţie

Evidenta bunurilor aflate la terţi se face prin conturile 351 “Materii si materiale aflate la terţi”, 352 “Obiecte de inventar la terţi”, 354 “Produse aflate la terţi” , 357 “Mărfuri in custodie sau consignaţie aflate la terţi”

7. Procedura transferului in magazia de produse finite a semifabricatelor si produselor Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb,

semifabricatele, etc., aflate la locurile de munca la sfarsitul lunii si nesupuse prelucrării, nu se considera producţie in curs de execuţie. Acesta se inventariază separat si se repun cin conturile de stocuri din care provin, diminuându-se cheltuielile

In vederea inventarierii producţiei realizate, a producţiei in curs de execuţie, semifabricatelor din producţia proprie si produselor reziduale, se vor executa urmatoatele operaţii: Se vor preda la magazii si la depozite, pe baza Bonului de Predare-

Transfer Restituire toate piesele, ansamblele si agregatele a căror prelucrare a fost terminata

Se vor varifica de către serviciul de control al calitatii si conformitatii produselor semifabricatele si produsele a căror utilizare este îndoielnica, se vor preda pe baza Bonului de Predare- Transfer Restituire la magazie unde se vor inventaria pe o Lista de Inventariere separata urmând sa se stabilească de către o comisie numita prin decizia Consiliului de Administraţie cauzele si responsabilii, eventualele posibilitati de recuperare a pagubelor sau valorificarea acestora la un preţ inferior pentru recuperarea parţiala a prejudiciului. In cazul in care declasarea produselor nun se datorează unor cauze tehice obiective sau nu fac parte din rebuturile sau pierderile operaţionale planificabile, se vor stabili persoanele răspunzătoare si modul de imputare a prejudiciillor

Se vor colecta din secţii sau ateliere toate produsele reziduale si deseuriile, întocmindu-se documentele de constatare, se vor preda la magazie gestionarului pe baza Bonului de Predare- Transfer Restituire unde se vor inventaria pe o Lista de Inventariere separata

Bonul de Predare- Transfer Restituire este documentul justificativ pentru predarea la magazie a produselor si semifabricatelor, pentru încărcarea in evidenta magaziei si in contabilitate

El trebuie vizat de persoana desemnata de Directorul Tehnic, Inginerul Şef si Şeful Compartimentului de Producţie pentru certificarea executării efectiva a produselor, de către serviciul de control al calitatii si conformitatii produselor.Se va întocmi in 3 exemplare care se vor păstra: unul la Compartimentul Producţie, unul la Gestionarul magaziei si unul la Compartimentul Financiar -Contabil De asemenea acest document se va utiliza si ca document de predare sau transfer la magazie sau intre secţii

Eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor valori materiale destinate vânzării, trimise pentru prelucrare la terţi, in custodie sau păstrare se va face pe baza Dispoziţiei de Livrare, care trebuie vizata de persoana desemnata de Directorul Compartimentului de Vânzări - DesfacereDispoziţia de Livrare va fi întocmita in 4 exemplare, va circula si se va păstra: unul la Compartimentul Vanzari- Desfacere, unul la gestionarul magaziei, unul la Compartimentul Financiar- Contabil si unul va insotii bunurile ce merg la client

B. REGULI SI METODE DE UTILIZARE

1. Pentru stocurile de materii prime si materiale In cazul intrării

- Se verifica daca datele înscrise in documentele primare corespund cu cele recepţionate (Nota de receptie- Fisa de magazie)- Se verifica daca datele recepţionate corespund cu cele înscrise in actele de insotire (factura/aviz)- Se verifica daca sumele datorate conform documentelor de insotire si recepţie au fost achitate si daca corespund cu sumele înscrise (extrase de cont, ordine de plata)- Se verifica daca au fost diferenţe si cum au fost soluţionate- Se verifica daca restituirile au fost operate in contabilitate

Pentru materialele date in consum - Se verifica metoda de evaluare (CMP,FIFO,LIFO)- Se compara sumele înscrise in documente justificative (fisa de magazie, fisa contului)- Se compara valoarea materiilor si materialelor consumate cu suma înscrisa la cheltuieli cont 600/601- Se calculează si se verifica stocurile de materii si materiale de la sfarsitul exerciţiului - Se analizează modul de organizare si desfasurare al inventarului- Se compara soldurile (stocurile) faptice rezultate in urma inventarierii cu cele scriptice (fisa de magazie, registrul stocurilor, fisa de cont)- Se analizează modul de soluţionare a plusurilor si minusurilor de inventar - Se verifica daca s-au făcut corect compensarea plusurilor cu minusurile si daca sânt pagube, cum s-a procedat pentru recuperarea lor- Se verifica daca plusurile au fost preluate in gestiune, daca s-au mărit stocurile aferente si daca s-au micşorat in evidenta cheltuielile cu aceeaşi suma

Pentru materiile si materialele depreciate- Se verifica modul de calcul al provizioanelor in evidenta- Se verifica daca s-au respectat normele cu privire la regimul fiscal

2. Pentru stocurile finite si producţie neterminata

Pentru produsele finite sau semifabricatele predate la magazie- Se verifica daca sânt consemnate in fisa de magazie cantitatile recepţionate- Se analizează sumele iscrise in evidenta contabila cu privire la veniturile obţinute di stocarea produselor finite, daca aceste sume sânt corect calculate (se verifica corelaţia cantitate, preţ de înregistrare)- Se analizează daca valoarea producţiei stocate este actualizata corect cu diferenţele de preţ calculate in cazul in care nu se utilizează preţul efectiv la înregistrare

Pentru produsele finite vândute - Se analizează daca se respecta procedura de livrare - Se verifica daca in factura cantitatile înscrise corespund cu cele efectiv livrate si daca s-au înscris in fisa de magazie la ieşirea din gestiune- Se verifica daca produsele livrate sânt corect preluate in evidenta contabila analitica (fise da cont client si produs) si daca se respecta procedura sau clauzele de garanţie pentru încasarea sumelorPentru producţia neterminata - Se analizează modul de evaluare (calcul) al producţiei neterminate- Se verifica daca valoarea producţiei neterminate se înscrie corect in valoarea producţiei stocate la sfarsitul lunii si daca aceeaşi se stornează la începutul lunii următoare Cu ocazia inventarierii- Se analizează daca se respecta procedura de inventariere- Daca se înregistrează in contabilitate plusurile si minusurile de inventar- Daca se constituie corect provizioanele si daca sânt înscrise in rezultatele exerciţiului

3. Pentru stocurile de mărfuri si ambalaje

Pentru prelucrarea mărfurilor in gestiune- Se compara mărimile comandate cu cele recepţionate - Se compara sumele înscrise in documentul de insotire (aviz, factura) cu cele recepţionate- Se verifica corecta preluare in gestiunea magaziei (fisa de magazie) in contabilitatea analitica si sintetica- Se compara sumele datorate de către furnizor rezultate din nota de recepţie si factura cu sumele plătite (extras de banca si ordin de plata)Pentru vânzarea /livrarea mărfurilor - Se analizează modul de soluţionare a contractelor si comenzilor - Se varifica procedura de livrare (prelucrarea comenzii, emiterea dispoziţiei de livrare - aviz de expediere, înscrierea in fisa de magazie a mărfurilor eliberate, emiterea facturi, prelucrarea in evidenta contabila analitica (pe marfa si pe client) si sintetica , încasarea (sau urmărirea încasării)- Se analizează metoda folosita pentru determinarea preţului de ieşire, se verifica calculul preţului de ieşire prin scăderea din gestiune a mărfurilor vândute si determinarea stocului rămasPentru mărfurile existente la sfarsitul exerciţiului - Se analizează modul de efectuare a inventarului

- Se verifica soluţionarea diferenţelor constatate la inventariere, modul de aplicare a compensărilor, respectarea procedeelor de recuperare a pagubelor si verificarea modului de preluare in evidenta magaziilor si in contabilitate- Se analizează deprecierile semnalate, constituirea provizioanelor si corecta preluare in contabilitatea analitica si sintetica

C. DOCUMENTE UTILIZATEContract de vânzare-cumpărare Comanda de aprovizionare/livrare Dispoziţie de livrare Factura Nota de recepţie si constatare diferenţe Bon de predare-transfer, restituireBon de consum Fisa de magazieBorderou de predare a documentelor Fisa de cont analitic pentru valori materialeRegistrul stocurilor Lista de inventariereBalanţe analitice si sintetice de verificare PV de modificare a preţului de vânzare

X. PROCEDURI DE INVENTARIERE

A. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE INVENTARIERE 1. Procedura de inventeriere fizicaInventarierea patrimoniului reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor de activ si pasiv, cantitativ - valoric in funcţie de modul de organizare a gestiunii, in patrimoniul firmei, la data la care se efectuează inventariereaScopul acesteia este de a stabili situata reala a patrimoniului si se la refera la toate elementele patrimoniale, precum si la bunurile si valorile deţinute cu orice titlu care aparţin altor persoane fizice si juridiceConform art.8 din Legea Contabilitatii, unitatile patrimoniale au obligaţia de a efectua inventarul general la începutul activitatii, pe parcursul funcţionarii sale, in cazul fuzionării, divizării sau încetării activitatii precum si in următoarele situaţii: - in cazul modificării preturilor la bunurilor din gestiune supuse vânzării - la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului - ori de cate ori sânt indicii ca exista plusuri sau minusuri in gestiune - in momentul in care intervine o predare- primire de gestiune - cu prilejul reorganizării gestiunilor - in urma unor calamitati naturale sau in cazuri de forţa majora Inventarul la începutul are scopul de a stabili si evalua elementele

patrimoniale ce constituie aportul la capitalul social

Inventarierea anuala obligatorie se face de regula cu ocazia închiderii exercitiulul financiar

Elementele patrimoniale rezultate in urma inventarierii se înscriu in Registrul Inventar, grupate pe conturi

In situaţia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, in Registru Inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate si înscrise in listele de inventariere, prezentate in anexe. Acestea se actualizează cu intrările si ieşirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data invantarierii si data de 31 decembrie

Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere ii revine administratorului care elaborează si transmite comisiilor de inventariere instrucţiuni scrise adaptate la specificul unitatii

Inventarierea se efectuează de comisii de inventariere, formate din cel puţin doua persoane numite prin decizie scrisa, emisa de administratorul firmei

In decizia de numire se precizează in mod obligatoriu competenta comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, data de începere si de terminare a operaţiunilor

Potrivit prevederilor legale, comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere

Pentru desfasurarea in bune condiţii a operaţiunilor de inventariere, in comisii vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economica si tehnica

Din comisia de inventariere nu vor face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii si nici contabilii care ţin evidenta gestiunii respective. In cazul in care numărul sau structura personalului nu permite respectarea condiţiilor de mai sus, se poate face inventarierea si prin numirea in comisia de inventariere a căror persoane fizice calificate pentru aceste operaţiuni, cu care se vor încheia obligatoriu contracte de prestării servicii sau convenţii civile

După primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere ridica, sub semnătura Directorului Financiar, a Contabilului Şef sau altei persoane numite sa îndeplinească aceasta funcţie, listele de inventariere vizate si parafate de acesta

Principalele masuri organizatorice care trebuie luate de către comisia de inventariere sânt: Sa se ia de la gestionar, înainte de începerea inventarierii, o declaraţie

scrisa din care sa rezulte daca: gestionează valori materiale si in alte locuri de depozitare are in gestiune si valori materiale apartinand tertior, primite cu sau fara

documente are plusuri sau minusuri despre care are cunostinta

are valori valori materiale nereceptionate sau care trebuie expediate a primit sau eliberat valori materiale fara documente legale deţine numerar sau alte harţi de valoare rezultate rezultate din vânzarea

bunurilor din gestiunea sa are documente de primire - eliberare care au fost operate in evidenta

gestiunii sau nu au fost inca predate la contabilitate va menţiona felul, numărul si data ultimului document de intrare - ieşire a

bunurilor in/din gestiune Sa identifice locurile in care exista valori materiale ce urmează a fi

inventariate Sa asigure închiderea si sigilarea, in prezenta gestionarului ori de cate ori

se întrerup operaţiunile de inventariere si se paraseste gestiunea Sa verifice la reluarea lucrărilor daca sigiliul este intact iar in caz contrar

sa consemneze acest fapt intr-un proces verbal de desigilare, care se semnează de către comisia de inventariere si de către gestionar, luandu-se masurile corespunzătoare

Documentele întocmite de comisia de inventariere ramam in cadrul gestiunii inventariate intr-un fiset sau dulap si sigilat iar sigiliul se păstrează pe durata inventarierii de către responsabilul comisiei de inventariere

Sa befeze si sa semneze la ultima operaţiune, fisele de magazie, mentinand data la care s-au inventariat valorile materiale

Sa vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de valori materiale existente in gestiune dar neinregistrate, sa dispună înregistrarea acestora in fisele de magazie si predarea acestora la contabilitate pentru ca situaţia scriptica sa reflecte realitatea

Sa verifice numerarul din casa si sa stabilească suma încasărilor din ziua curenta, solicitând întocmirea monetarului (la gestiunile cu vânzare cu amănuntul) si depunerea numerarului de casa

Sa controleze daca toate instrumentele si aparatele de măsura sau cântărire sânt in buna funcţionare

In cazul in care gestionarul lipseşte, comisia aplica sigiliul si comunica situaţia conducerii firmei care va anunţa gestionarul in scris despre locul, data, si ora fixate pentru începerea inventarierii

Daca gestionarul nu se prezintă la locul, data, si ora precizate, inventarierea se efectuează in prezenta altei persoane numita prin decizie scrisa de către conducerea firmei

Principalele aspecte vizate in cursul inventarierii

Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, sau cubare după caz iar bunurile aflate in ambalaje originale intacte nu se desfac dacat prin sondaj

Bunurile aflate asupra angajaţilor la data inventarierii (echipament, scule, unelte, aparate de măsura, etc.) se inventariază si se trec in liste separate specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor

Bunurile apartinand altor unitari (închiriate, in leasing, in consignaţie, spre prelucrare,etc) se inventariază si se inscriu in liste separate care vor cuprinde numărul si data actului de custodie si ale documentului de livrare. Aceste liste de inventariere se trimit la proprietarul bunurilor pentru punctare si confirmare

Creanţele fata de terţi se supun verificării si confirmării pe baza Extraselor de Cont cu confirmare de primire

Disponibilitatile in lei si valuta din casiera unitatii se inventariază in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar, după înregistrarea tuturor încasărilor si plaţilor privind exerciţiul respectiv, confrantandu-se soldurile din registrul de casa cu cele din contabilitate

Pentru toate celelalte elemente patrimoniale, de activ si pasiv, cu ocazia inventarierii, se verifica realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la teri se fac cereri de confirmare care se vor ataşa la listele respective, după primirea confirmării pe baza Extrasului de Cont anexat la prezentele proceduri

Pentru bunurile depreciate, declasate sau inutilizabile precum si pentru creanţele si obligaţiile incerte ori in litigiu, se vor întocmii liste de inventariere separate

Inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atesta proprietatea acestora si a schitelor de amplasare

Clădirile se inventariază prin identificarea lor potrivit titlurilor de proprietate, a dosarului acestora prin inspectarea si compararea constatărilor cu datele prevăzute in documentele respective

Inventarierea imobilizărilor necorporale se efectuează prin constatarea existentei si apartenenţei la unitatea detonatoare iar, in cazul brevetelor, licenţelor, know-how-urilor, mărcilor de fabrica, este necesara dovedirea existentei acestora pe baza titlurilor de proprietate

Imobilizările necorporale si corporale aflate in curs de execuţie, se inventariază pe liste separate unde se mentioneaza pentru fiecare obiect in parte, pe baza constatării la fata locului: denumirea obiectului, descrierea amanuntita a stadiului in care se afla aceasta, pe baza valorii di documentaţia existenta in (devize), precum si in funcţie de volumul lucrărilor realizate la data inventarierii

Materialele si utilajele primite de la beneficiari pentru montaj si neincorporate in lucrări, se inventariază separat

Imobilizările corporale executate in regie proprie se inventariază pe liste separate, la inventarierea lucrărilor neterminate respective incluzându-se cheltuielile aferente articolelor de deviz la care nu s-a executat întregul complex de lucrări prevăzute in normele de deviz

Investiţiile puse in funcţiune total sau parţial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca mijloace fixe, se înscriu in liste de inventariere separate

In cazul producţiei in curs de execuţie se inventariază atât produsele care nu au trecut prin toate fazele (stadiile) prelucrărilor impuse de procesul tehnologic de producţie, cat si produsele care, deşi au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepţionare tehnica sau nu au fost completate cu toate piesele si accesoriile lor

Materiile prime, materialele, prefabricatele, piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate la locurile de munca si nesupuse prelucrării, nu se considera producţie in curs de execuţie. Acestea se inventariază separat si se repun in conturile din care provin, diminuându-se cheltuielile, iar după terminarea inventarierii acestora, se vor evidenta in conturile iniţiale de cheltuieli

Determinarea stocurilor faptice se face astfel încât sa se evite omiterea sau inventarierea de doua sau mai multe ori a aceloraşi bunuri Înainte de începerea inventarierii producţiei in curs de execuţie si a semifabricatelor din producţia proprie, este necesar:

- Sa se predea la magazii si la depozite, pe baza documentelor, toate piesele, ansamblurile si agregatele a căror prelucrare a fost terminata

- Sa se colecteze din secţii sau ateliere toate produsele reziduale si deşeurile, întocmindu-se documentele de constatare

- Sa se întocmească documentele de constatare si sa se prezinte la control semifabricatele a căror utilizare este îndoielnica Produsele aflate in expediţie se inventariază de către unitatile

patrimoniale furnizoare si se înscriu in liste separate de inventariere Formularele cu regim special se înscriu in listele de inventariere in

ordinea codurilor, pentru a putea stabili cu usurinta integrarea acestora, in conformitate cu dispoziţiile legale

Pe ultima fila a listei de inventariere, gestionarul trebuie sa menţioneze daca toate valorile materiale si banesti din gestiune au fost inventariate si consemnate in listele de inventariere in prezenta sa si daca are obiecţii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. In acest caz, comisia de inventariere este obligata sa analizeze obiecţiile gestionarului, iar concluziile la care a ajuns se vor menţiona la sfarsitul listelor de inventariere

Listele de inventariere se semnează pe fiecare fila de către membrii comisiei de invetariere si de către gestionar. In cazul gestiunilor colective

(cu mai mulţi gestionari), listele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar in cazul predarii- primirii gestiunii, acesta se semnează atât de către gestionarul predător, cat si de către cel primitor

Inventarierea faptica a patrimoniului unitatilor se materializează prin înscrierea cu pix, fara spatii libere si fara stersaturi, a valorilor inventariate in formularul “Lista de inventariere 1”(prezenta ca anexa la Procedurile de inventariere), in urma verificării existentei fizice a fiecărui bun inventariat. “Lista de inventariere 2” serveşte ca document pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii, prin preluarea din Listele de inventariere 1, numai a poziţiilor cu diferenţe

Pentru bunurile la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri, se întocmesc liste de inventariere distincte care se preiau deasemenea in “Lista de inventariere 2”

2. Procedura de inventariere a patrimoniului Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu, de înregistrare anuala si de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului. In el se înregistrează toate elementele de activ si de pasiv, inventariate potrivit prezentelor norme si grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţul contabil. Elementele patrimoniale înscrise in Registrul- inventar au la baza listele de inventariere centralizatoare si procesele verbale cere justifica conţinutul fiecărui post din bilanţul contabil

Rezulatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constante faptic si înscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa (fisele de magazie) si din contabilitate

Constatările comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate si stabilirea diferenţelor, se consemnează in listele de inventariere

In cazul modificărilor ulterioare făcute unilateral in fisele de magazie, consemnările vor fi precedate de o ancheta prealabila amanuntita

Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii, se procedează la o verificare minuţioasa a exactitatii tuturor stocurilor din fisele de magazie si a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate

Erorile descoperite cu aceasta ocazie trebuie corecteze operativ, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantitatilor consemnate in listele de inventariere, cu evidenta tehnico- operativa, pentru fiecare poziţie in parte, urmând ca poziţiile cu diferenţe sa fie preluate in lista de inventariere centralizatoare

Stocurile trebuie evaluate cu respectarea principiului permanentei metodelor, potrivit căruia metodele de evaluare trebuie menţinute

Valorile materiale se vor evalua la valoarea lor actuala, numita si valoare de inventar, care se va înscrie in coloana corespunzătoare din lista de inventariere centralizatoare numai in cazul constatării deprecierilor

La stabilirea valorii de inventar se va aplica principiul prudentei, potrivit căruia nu este admisa supraevaluarea elementelor de activ si a veniturilor, respectiv subevaluarea elementelor de pasiv si a cheltuielilor

In cazul in care se constata ca valoarea de inventar, stabilita in funcţie de utilitatea bunului pentru unitate si preţul pieţei, este mai mare dacat valoarea cu care cu care sânt evidenţiate acestea in contabilitate, in listele de inventariere se vor înscrie valorile din contabilitate

In cazul in care valoarea de inventar este mai mica decât valoarea din contabilitate, in listele de inventariere se va înscrie valoarea de inventar

(valoarea actuala determinata in funcţie utiliatea bunului si preţul pieţei) Pentru asigurarea imaginii fidele a patrimoniului, in cazul constatării unor

deprecieri relative (nedefinitive), trebuie constituit un provizion pentru deprecieri, care sa reflecte situaţia reala existenta indiferent de situaţia economica a agentului economic respectiv, chiar si in cazul in care aceste cheltuieli nu sânt recunoscute din punct de vedere fiscal

In cazul constatării unei deprecieri ireversibile (definitive) la mijloacele fixe sau la obiectele de inventar, se va proceda la constituirea unei amortizări suplimentare in vederea punerii de acord a valorii contabile nete cu valoarea stabilita cu ocazia inventarierii, care nu este deductibila din punct de vedere fiscal

Evaluarea creanţelor si a datoriilor se face, de regula la valoarea probabila de încasare sau de plata, constituindu-de, după caz, provizioane pentru deprecierea creanţelor, pentru creşterea datoriilor, precum si pentru sumele aflate in litigiu

Evaluarea creanţelor si datoriilor exprimate in devize se face la cursul de referinţa al BNR din ziua de 31 decembrie. Eventualele diferenţe reprezentând pierderi sau castiguri latente fata de acest curs, se reflecta in contabilitate cu ajutorul conturilor de diferenţe de conversie. In cazul înregistrării unor diferenţe de curs valutar nefavorabile, reflectate in debitul contului 476 “Diferenţe de conversia activ”, se constituie provizioane pentru pierderi de schimb valutar potrivit reglementerilor legale

Evaluarea imobilizărilor se efectuează la valoarea lor rămasa neamortizata, cu excepţia celor constatate ca fiind depreciate, care se vor evalua la valoarea lor actuala (in funcţie de preţul pieţei, starea lor fizica, precum si de utilitatea lor in cadrul unitatii)

In cazul mijloacelor fixe, corectarea valorilor contabile a acestora si aducerea lor la nivelul valorii de inventar înscrise in listele de

inventariere se fac, fie prin înregistrarea unei amortizări excepţionale, in cazul in care se constata o depreciere ireversibila (definitiva, caz tipic pentru mijlocele fixe inutilizabile propuse pentru a fi casate), fie prin constituirea unor provizioane pentru deprecierea mijloacelor fixe, in cazul in care se constata o depreciere relativa a acestora, ca urmare a unor cauze, cum sânt:

- apariţia unei uzuri de care nu s-a ţinut seama cu ocazia amortizării- supraevaluarea mijloacelor fixe, prin aplicarea unor coeficienţi

neadecvati cu ocazia reeevaluarii lor administrative- lipsa de utilitate a acestora pentru unitate in momentul inventarierii (aflate in conservare, neutilizabile, pentru activitatile

desfasurate in momentul inventarieri etc.)- alte cauze care determina o evaluare actuala mai scăzuta a

mijloacelor fixe dacat valoarea cu care acestea figurează in contabilitate In cazul valorilor materiale primite in custodie si/sau consignaţie, pentru

prelucrare etc. , listele de inventariere se întocmesc in doua exemplare, copia se înaintează agentului economic in al cărui patrimoniu se afla valorile respective

Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere, după confirmarea de către compartimentul de contabilitate, a soldurilor scriptice, intr-un proces-verbal

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal, următoarele elemente:

- data întocmirii- numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere- numărul si data actului de numire a comisiei de inventariere- gestiunea inventariata- data începerii si terminării opoeratiunii de inventariere- rezultatele inventarierii- concluziile si propunerile comisiei si cu privire la clauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si la persoanele vinovat, precum si

propuneri de masuri in legătura cu acestea- volumul stocurilor depreciate, fara mişcare, cu mişcare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrării lor in circuitul economic- propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar si declasare si casare a unor stocuri; constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si

alte aspecte legate de activitatea de gestiunii inventariate Pentru elementele patrimoniale la care s-au constatat deprecieri, pe lista

de inventariere distinct, comisia de inventariere face propuneri potrivit privind constituirea provizioanelor pentru depreciere sau de înregistrare a

unor amortizări suplimentare (pentru deprecierile ireversibile imobilizărilor), acolo unde este cazul, arătând totodată, cauzele care au determinat aceste deprecieri

Provizioanele constituite cu ocazia inventarierii, pentru deprecierile constante si pentru riscurile si cheltuielile viitoare, nu sânt deductibile fiscal, cu excepţia celor prevăzute in reglementările legale in vigoare

Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă in termen de 3 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, administratorului unitatii patrimoniale. Acesta, cu avizul conducătorului compartimentului financiar decide, in termen de cel mult 5 zile, asupra solutionarii propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale

Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate atât in evidenta tehnico-operativa, cat si in contabilitate, in termen de cel mult 5 zile de la data terminării operaţiunilor de inventariere

Pe baza Registrului- inventar si a balanţei de verificare, se intocmeste bilanţul contabil, ale cărui posturi, in conformitate cu articolul 28 din Legea contabilitati, trebuie sa corespunda cu datele înregistrate contabilitate, puse de acord cu situaţia reala a elementelor patrimoniale stabilite pe baza inventarului

3. Procedura de soluţionare a plusurilor si a minusurilor de inventar

Pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile constatate, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie sa primească explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionarii

Pe baza explicaţiilor primite si a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileşte caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor si deprecierilor constate, precum si caracterul plusurilor, propunând, in conformitate cu dispoziţiile legale, modul de regularizare a diferenţelor de dintre datele din contabilitate si cele faptice rezultate in urma inventarierii In cazul in care, in urma inventarierii, rezulta plusuri sau minusuri de

inventar, in vederea punerii de acord a evidentei contabile cu valorile inventariate, acestea se vor înregistra ca atare in contabilitate, fara a se face compensări intre ele

Cu ocazia inventarierii, titlurile (titluri de participare, titluri imobilizate ale activitatii de portofoliu, titluri de plasament, alte titluri) se evaluează - in cazul celor cotate la bursa - la valoarea de cotare a acestora din ziua de 31 decembrie, iar al celor necotate, la valoarea lor probabila de vânzare

In cazul in care valoarea lor de inventar este mai mica decât valoarea cu care aceasta figurează in contabilitate, se va proceda la constituirea de

provizioane pentru deprecierea acestor titluri. In situaţia in care se apreciază ca valoarea este superioara valorii contabile, in listele de inventariere se inscrie valoarea contabila In cazurile in care se constata deprecieri determinate de înregistrarea de

rezultate financiare necorespunzatoare la unitatile la care sant deţinute titlurile, situaţie care conduce la scăderea valorii probabile de vânzare, in listele de inventariere acestea se evaluează la aceasta valoare, urmând sa se constituie provizioane pentru depreciere

4. Procedura de recuperare a lipsurilor din culpa In cazul constatării unor lipsuri imputabile in gestiune, administratorii vor

lua măsura imputării acestora la valoarea de înlocuire Prin valoarea de înlocuire se intelege costul de achiziţie al bunului respectiv la data constatării pagubei, care va cuprinde preţul de cumpărare practicat pe piaţa, ;a care se adaugă taxele nerecuperabile, inclusiv TVA , cheltuielile de transport, aprovizionare si alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea in stare de utilitate sau pentru intrarea in gestiune a bunului respectiv In cazul bunurilor constatate lipsa, ce urmează a fi imputate, care nu pot

fi cumpărate de pe piaţa, valoarea de imputare se stabileşte de către o comisie formata din specialişti in domeniul respectiv

La stabilirea valorii debitului, in cazurile in care lipsurile in gestiune nu sânt considerate infracţiuni, se va avea in vedere posibilitatea compensării lipsurilor cu eventualele plusuri constatate conform Procedurilor de evaluare - ajustare după inventar

La stabilirea valorii de imputare nu se vor avea in vedere provizioanele pentru deprecieri, constatate

Nu se admite compensarea in cazurile in care s-a făcut dovada ca lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorita vinovatiei persoanelor care răspund la gestionarea acestor bunuri

Pentru pagubele constatate in gestiune, răspund persoanele vinovate de producerea lor. Imputarea acestora se va face la valoarea de înlocuire, răspunderea fiind stabilita si abordata conform Procedurilor de stabilire a răspunderii

5. Procedurile de evaluare - ajustare după inventar Se poate trece la compensarea lipsurilor cu eventualele plusuri daca sânt

îndeplinite următoarele condiţii: - Existenta riscului de confuzie intre sorturile aceluiaşi bun material

din cauza asemănării in ceea ce priveşte aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente

- Diferenţele constatate in plus sau in minus sa privească aceeaşi perioada de gestiune si aceeaşi gestiune Listele cu sorturile de produse, mărfuri, ambalaje soi alte valori materiale

care întrunesc condiţiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba anual de către administratori

Aceste liste sânt de uz intern, fiind numai la dispoziţia administratorului unitatii

Compensarea se face pentru cantitati intre plusurile si lipsurile constatate In cazul in care cantitatile sorturilor supuse compensarii- la care s-au

constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a diferenţei in plus. Aceasta eliminare se face începând cu sorturile care au preturile unitare cele mai scăzute, in ordine crescânda

In cazul in care cantitatile sorturilor supuse compensării - la care s-au constatat lipsuri, sânt mai mari decât cantitatile sortului admise la compensare - la care s-au constatat plusuri, se va proceda, deasemenea, la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a cantitatii care depaseste totalul cantitativ al plusurilor. Eliminarea se face începând cu sorturile care au preturile unitare cele mai sacazut, in ordine crescânda

Pentru valorile materiale la care sânt acceptate scăzăminte, in cazul compensării lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scăzămintele se calculează numai in situaţia in care cantitatile lipsa sânt mai mari decât cantitatile constatate in plus. In aceasta situaţie, cotele de scăzăminte se aplica in primul rând la valorile la care s-au constatat lipsurile

Daca in urma aplicării scăzămintelor respective mai raman diferenţe cantitative in minus, cotele de scăzăminte se pot aplica si asupra celorlalte valori materiale admise in compensare, la care s-au constatat plusuri sau la care nu au rezultat diferenţe

Diferenţa stabilita in minus in urma compensării si aplicării tuturor cotelor de scăzăminte, reprezentând un prejudiciu pentru unitate, se recuperează de la persoanele vinovate in conformitate cu dispoziţiile legale

Normele de scăzăminte nu se aplica anticipat, ci numai după constatarea existentei efective a lipsurilor si numai in limita acestora . Deasemenea, normele de scăzăminte nu se aplica automat, aceste norme fiind considerate limite maxime

B. DOCUMENTE UTILIZATE

LISTA DE INVENTARIERE 1

Serveşte la:

- inventarierea elemetelor patrimoniale aflate in gestiunile unitatii- stabilirea lipsurilor si plusurilor de valori materiale (imobilizări, stocuri materiale) si a altor valori (elemente de trezorerie etc.)- înregistrarea in evidenta magaziilor (depozitelor) si in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate- întocmirea Registrului-Inventar- stabilirea provizioanelor pentru deprecieri - centralizarea operaţiunilor de inventariere Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, de regula anual

sau in situaţiile prevăzute de dispozitiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru valorile materiale si mijloacele fixe ale unitati si separat pentru cele in custodie, aflate asupra personalului unitatii la data inventarierii, primit pentru prelucrare etc. si se semnează de către membrii comisiei de inventariere si de către gestionar

In cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listelele de inventariere se semnează de către toţi gestionarii, iar in cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana/persoanele care preda/predau gestiunea, cat si de gestionarul/gestionarii care primeste/primesc gestiunea

In listele de inventariere a valorilor materiale aflate la ambalaje originale intacte, a lichidelor a căror cantitate efectiva nu se poate stabili prin transvanzare si măsurare a materialelor de masa, in vrac etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor ataşa notele de calcul privind inventarierea, precum si datele tehnice care au stat la baza calculelor

Listele de inventariere întocmite pentru bunurile in custodie trebuie sa contina, pe lângă elemente comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea etc.), numărul si data actului de predare-primire in custodie

Valoarea de inventar se stabileşte de comisie, cu respectarea prevederilor legale

Circula:- la conducătorul compartimentului financiar- contabil pentru a fi semnat, după care se remit comisiei de inventariere- la gestionar, prin semnarea fiecărei file, mentionand pe ultima fila a listei de inventariere ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa, ca bunurile respective se afla in păstrarea si răspunderea sa- la compartimentul financiar- contabil, pentru calcularea diferenţelor valorice si semnarea listei de inventariere privind privind exactitate soldului scriptic, precum pentru verificarea calculelor efectuate

- la comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor si a deprecierilor constatate la inventar, precum si pentru consemnarea in procesul-verbal a rezultatelor inventarierii- la conducătorul compartimentului financiar-contabil si la compartimentul juridic, împreuna cu procesele verbale cuprinzând clauzele degaradarii sau deteriorării bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum si procesul verbal al rezultatelor pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere - la conducătorul unitatii, împreuna cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru a decide asupra solutionarii propunerilor făcute- la unitatea căreia ii aparţin valorile materiale primite in custodie, pentru prelucrare, etc., in scopul comunicării eventualelor nepotriviri (exemplarul 2)

Se arhivează:- la compartimentul financiar-contabil

LISTA DE INVENTARIERE( pentru gestiunile global valorice)

Serveşte ca:- document pentru inventarierea rechizitelor de birou, imprimante, materialelor destinate ambalării, precum si pentru evidenta cartilor tehnice procurate din fondurile de producţie- document pentru inventarierea mărfurilor si ambalajelor aflate in evidenta cantitativ-valorica in unitatile cu amănuntul- document pentru stabilirea minusurilor si plusurilor valorice din gestiunile inventariate- document justificativ de înregistrare in evidenta de la locurile de depozitare si in contabilitate- document pentru întocmirea registrului-inventar- document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri Se întocmesc in trei exemplare la locurile de depozitare, in situaţiile

prevăzute de dispoziţiile legale, dintre care un exemplar către gestionar, iar doua exemplare de către un membru al comisiei de inventariere, pe gestiuni si conturi de materiale, mărfuri si ambalaje si se semnează de către membrii comisiei de inventariere, de gestionar si de contabilul care tine evidenta gestiunii

In cazul predării-primirii, listele de inventariere se întocmesc in cinci exemplare, dintre care unul aparţine gestionarului predator, un exemplar gestionarului care primeşte gestiunea, iar trei exemplare unui membru al comisei de inventariere

Pentru bunurile deteriorate total sau parţial, precum si pentru cele fara mişcare sau cele care nu mai pot fi valorificate se întocmesc liste de inventarie separate

In cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de toţi gestionarii sau de persoanele care au calitatea de gestionari, iar in cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de persoana/persoanele care preda/predau gestiunea cat si de gestionarul/gestionarii care primeste/primesc gestiunea

Pentru bunurile aflate in ambalaje originale intacte, lichidele a căror cantitate efectiva nu se poate stabili prin transvanzare si măsurare sau mărfurile in vrac etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, in listele de inventariere se mentioneaza modul in care s-a facut inventarierea si datele tehnice care stau la baza calculelor

In listele de inventariere se înscriu soldurile faptice stabilite de comisia de inventariere prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz

Datele privind bunurile inventariate se înscriu in listele de inventariere imediat după determinarea cantitatile inventariat, in ordinea in care ele au fost grupate, tinand de seama de dimensiunile si unitatile de măsura cu care figurează in evidenta de la locurile de depozitare in contabilitate

Evaluarea stocurilor faptice in listele de inventariere se face cu aceleaşi preturi foloisite la înregistrarea bunurilor in contabilitate

Valoarea de inventar se stabileşte de comisia de inventariere cu respectarea prevederilor legale

După terminarea lucrărilor de inventariere, pe fiecare fila se calculează totalul indiciilor naturali in coloana “Cantitate” si totalul “Valoare”, după care comisia de inventariere intocmeste recapitulatia listelor de inventariere care va cuprinde: numărul fiecărei liste de inventariere, totalul indicilor naturali si valoarea bunurilor inventariate din fiecare lista, precum si totalul indicilor naturali si valoarea totala a bunurilor inventariate

Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare amanuntita si a exactitatii tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor si înregistrărilor din contabilitate si din evedenta de la locurile de depozitare. Greşelile identificate cu aceasta ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii

Circula: - la gestionar (sau gestionarii in cazul predării-primirii gestiunii) pentru semnarea fiecărei file a listei, mentionand pe ultima fila a listei ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa, ca bunurilor respective se afla in

păstrarea si răspunderea sa, ca nu mai are bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum si faptul ca preturile, cantitatile, calitatile si unitatile si unitatile de măsura au fost stabilite in prezenta si nu are alte obiecţii de făcut- la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecărei file a listei, calcularea listelor de inventariere, întocmirea recapitulatiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilitatilor si întocmirea procesului-verbal al rezultatelor inventarierii- la compartimentul contabilitatii unde se efectuează confruntarea intre raportul de gestiune predat la contabilitate si valoarea totala a inventarului faptic. Totodată, se iau masuri pentru corecta determinare a valorilor deprecierilor constatate si înregistrate in contabilitate a provizioanelor pentru depreciere- la conducătorul compartimentului financiar-contabil si la compartimentul juridic, împreuna cu procesele- verbale care cuprind cauzele degaradarii sau deteriorării bunurilor, precum si invantarierii, pentru avizarea propunerilor făcute de comisia de inventariere- la conducătorul unitatii, împreuna cu procesele-verbale susmenţionate, pentru a decide asupra solutionarii propunerilor făcute

Se arhivează:- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul1)- la compartimentul de verificări gestionare (exemplarul2)

EXTRAS DE CONT

Serveşte la:- comunicarea si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse ramase neachitate, provenite din relaţii economico- financiar, precum si ca instrument de conciliere prearbitralaSe intocmeste: - in trei exemplare, de către compartimentul financiar-contabil al unitatii beneficiare pe baza datelor din contabilitatea analiticaCircula:- la conducătorul compartimentului financiar- contabil si la conducătorul unitatii emitent, pentru semnare (toate exemplarele)- la unitatea debitoare (exemplarele 1si 2), care restituie unitati emitente exemplarul 2 semnat pe verso de către conducătorul unitatii si conducătorul compartimentului financiar- contabil, pentru confirmarea debitului in vederea decontării prin posta sau prin banca, atunci când se depune ordinul de plata. Eventualele obiecţii asupra sumelor prevăzute in extrasul de cont consemnează intr-o nota explicativa semnata de către conducătorul unitatii si

conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de contSe arhiveza:- la compartimentul financiar-contabil al unitatii emitente (exemplarul 2 si exemplarul 3)- la compartimentul financiar al unitatii debitoare (exemplarul1)

XI. PROCEDURI DE RASPUNDERE MATERIALA

A. DESCRIEREA PROCEDURILOR DE RASPUNDERE MATERIALA

1. Procedura de compensare si evaluare a lipsurilor materiale

Bunurile constatate lipsa la inventariere se evaluează si se înregistrează in contbilitate la valoarea contabila (valoarea de înregistrare). Lipsurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate, la valoarea de înlocuire

Scăderea din contabilitatea unor pagube care nu se datorează culpei unei persoane, se face in baza aprobării administratorului, respectiv cu avizul administratorului ierarhic superior

Bunurile constatate in plus se evaleaza si se înregistrează in contabilitate la costul de achiziţie al bunurilor similare

Efectuarea inventarierii presupune stabilirea diferenţelor faptice dintre cantitatile existente pe teren si a celor scriptice înregistrate in evidenta contabila si tehnic-operativ, intre care trebuie sa existe a concordanta deplina la începerea inventarierii, evaluarea acestora in preţul de înregistrare folosit in contabilitate, aplicarea normelor de perisabilitate legale, in cazul constatării de lipsuri si in limita lipsurilor constante si pentru lipsurile ramase neachitate de perisabilitatile acordate, compensarea plusurilor cu minusurile. In cazul in care, conform listei produselor aprobate de conducerea firmei se poate face compensarea in cadrul anumitor grupe de produse care se pot confunda datorita asemănării aspectului exterior (culoare, model, desen, dimensiuni)

La operaţia de compensare se va aplica regula cunoscuta de evaluare a cantitatilor egale care intra in operaţiunea de compensare cu preturile din contabilitate cele mai scăzute, in ordine crescătoare, iar diferenţa rămasa necompensata se va imputa, daca valoarea minusurilor este mai mare ca cea a plusurilor sau se va înregistra diferenţa ca plus de inventar, daca valoarea plusurilor este mai mare decât cea a minusurilor

Toate operaţiunile prezentate mai sus se efectueaeza la preţul folosit pentru înregistrarea in contabilitate si nu la preţul pietei (care reprezintă valoarea de înlocuire a bunurilor constatate lipsa)

Preţul pieţei se aplica in cazurile in care nu este vorba de bunuri găsite lipsa la inventar care sa beneficieze de acordarea de perisabilitati legale sau de dreptul de compensare cu plusurile constatate la alte bunuri din aceeaşi grupa, deci de bunuri individuale bine definite, inconfundabile si a căror valoare contabila se poate actualiza la valoarea de înlocuire, adică la preţul pieţei

Lipsurile care raman după ce au fost compensate de valoarea perisabilitatilor legal acordate se var imputa la valoarea din contabilitate rămasa necompensata după scăderea perisabilitatilor

Obilgatia evaluării la preţul folosit in contabilitate revine compartimentului de contabilitate, iar cea a evaluării la preţul pitei revine compartimentului de aprovizionare, care cunoaşte preturile de achiziţie de pe piaţa sau le poate testa, prin solicitarea a trei oferte de preţ urmate de informarea compartimentului de contabilitate cu preţul de pe piaţa in vederea stabilirii diferenţei de preţ ce trebuie imputata, înregistrata si încasata de la persoana vinovata

Responsabilitatea preturilor folosite la imputarea lipsurilor materiale sau a altor valori revine unei comisii de evaluare, care functioneaza permanent si din care fac parte persoane specializate in achiziţionarea de bunuri si in compararea parametrilor tehnico-funcţionali ai bunurilor lipsa cu cei a I bunurilor cu cei ai bunurilor existente pe piaţa la data constatării lipsurilor sau pagubelor de orice fel, de organele de control proprii sau comisia de inventariere a patrimoniului

2. Procedura de stabilire a răspunderii si urmărire a recuperării pagubelor Principiul fundamental care sta la baza desemnării organelor competente

care au dreptul de a stabili răspunderea materiala este acela ca acest drept revine celor care angajează unitatea: conducerii unitatii, consiliului de administraţie, comitetului de direcţie

Conform Codului Muncii, persoanele încadrate in munca răspund pentru pagubele aduse patrimoniului din vina si in legătura cu munca lor. Ele nu răspund la pierderile care se încadrează in limitele stabilite de lege, de pagubele provocate datorita unor cauze neprevăzute si care puteau fi înlăturate ori de in cazul pagubelor provocate de din riscul normal al serviciului sau forţa majora

In stabilirea răspunderii materiale, paguba ce trebuie reparata nu cuprinde foloasele nerealizate de unitate ca urmare a faptei savarsite de cel încadrat in munca

Când paguba a fost realizata de mai multe persoane, răspunderea fiecăreia se stabileşte de tinandu-se seama de măsura in care a contribuit la provocarea ei. Daca măsura in care fiecare a contribuit la provocarea pagubei nu poate fi determinata , răspunderea fiecărei persoane se stabileşte cu proporţional cu salariul ei tarifar de încadrare net, de la data constatării pagubei si, daca este cazul - la gestionarii - in funcţie de timpul lucrat de la ultima inventariere a bunurilor

Răspunderea materiala pentru paguba cauzata unitatii poate fi stabilita numai in cazurile in care aceasta a fost constatata in cel mult 3 ani de la data producerii ei. Caile de constituire a titlurilor executorii si termenele sânt:

- Luarea angajamentului scris, care constituie titlu executoriu, in termen de 60 de zile de la de la data când cel care angajează unitatea sau salariatul a luat cunostinta de producerea prejudiciului

- Emiterea deciziei de imputare in termen de 60 de zile de la data când cel care angajează unitatea sau salariatul a luat cunostinta de producerea pagubei (decizia de imputare constituie titlu executoriu in momentul comunicării); după expirarea celor 60 de zile, paguba se imputa celui vinovat de neemiterea deciziei de imputare- Introducerea unei acţiuni la organele judecatoresti de conducătorul unitatii sau de salariat, după expirarea termenului de 60 de zile de la luarea la cunostinta de existenta pagubei si 30 de zile de la emiterea deciziei de imputare (celelalte 30 de zile fiind alocate pentru contestare), care trebuie sa fie comunicata in maxim 15 zile de la emitere Suma stabilita pentru acoperirea daunelor se retine in rate lunare din

salariu, precum si din orice alte sume ce se cuvin din partea unitatii, persoanei in cauza. Ratele nu pot fi mai mari de o treime din salariul tarifar net lunar

Daca contractul de munca se desface înainte ca persoana sa fi despăgubit unitatea, executarea se va face de către noua unitate, potrivit alineatului precedent, pe baza transmiterii titlului executoriu de către unitatea care a fost păgubita iar in situaţia in care cel in cauza nu s-a încadrat in alta unitate, urmărirea se va face asupra oricăror bunuri ale sale infara de bunurile exceptate de lege (calea executării silite). Urmărirea pentru acoperirea pagubelor se poate indrepta si împotriva altei persoane decât cea care a provocat direct paguba, in cazurile prevăzute de lege.

La gestionari, termenul maxim de acoperire integrala a pagubei provocate de este a de o luna de la obţinerea titlului executoriu definitiv, după care unitatea se poate despăgubi din garanţia in numerar, consemnata in contul

de garanţii. Daca paguba nu se acoperă din aceasta garanţie, unitatea nu poate proceda la reţineri din salariu, ci este obligata, sa înceapă urmărirea silita a bunurilor conform Ordonanţei nr. 11/1996.

Acest termen nu se aplica celorlalţi autori ai pagubei, pentru care se aplica Codul Muncii, recuperarea făcându-se in decursul unui si la echivalentul a trei salarii lunare. Răspunderea materiala are caracter integral si reţinerile pentru acoperirea pagubelor nu sânt limitate la 3 salarii lunare /an când prin lege este prevăzuta o răspundere integrala nelimitata la trei salarii pe an, când fapta prin care paguba a fost pricinuita paguba constituie infarctiune, cand angajatul este gestionar , casier sau încasator sau când paguba a fost cauzata din vina persoanelor angajate pe funcţie de conducere care nu si-au exercitat drepturile la despăgubire sau nu au urmărit sumele, deşi exista titlul executoriu

Şeful serviciului financiar- contabilitate si juristul vor analiza anual posibilitatile reale de plata ale debitorilor inregistrati in contul in afara bilanţului 910, iar trimestrial, debitorii din pagube, aducând la cunostiinta in scris conducatorului unitatii rezultatele analizei

Minusurile de prevenire a pagubelor sant: controlul financiar preventiv exigent, controlul financiar de gestiune si inventarele periodice

3. Procedura de răspundere materiala Răspunderea materiala se caracterizează prin următoarele trasaturi:

- Se refera numai la persoane încadrate in munca cu contract individual de munca

- Este limitata la daunele efective, evaluate la preţul pieţei fara beneficiul si foloasele nerealizate, iar răspunderea se stabileşte

conform Codului Penal si Codului Civil - Este individuala, cu următoarele derogări de la aceasta regula când îmbracă alte forme si anume:

a) Răspunderea colectiva- este când persoana răspunde proporţional ci partea sa de vina si cu salariul net de încadrare avut la data comiterii pagubei. Răspunderea colectiva nu este aplicabila când paguba suferita de partea civila este datorata unei infracţiuni, care il obliga pe inculpat la refacerea in întregime, a pagubei si răspunderea se stablileste conform Codului Penal si Codului Civilb) Răspunderea comuna este conjuncta, întrucât o persoana răspunde proporţional cu salariul tarifar net de încadrare la data constatării pagubei si cu timpul lucrat de la ultima inventariere, in gestiunea in care s-a produs paguba paralel cu răspunderea coautorilor, răspunderea fiecărui coautor fiind limitata si condiţionata de a celuilalt, in aşa fel încât suma cotelor de despăgubire sa acopere prejudiciul in totalitate

c) Răspunderea subsidiara-persoana nu a produs direct paguba, ci a înlesnit-o prin încălcarea unor obligaţii de serviciu (daca răspunderea principala ori oblibgatia de restituire este anulata, dispare si răspunderea subsidiara)Răspunderea subsidiara apare când răspunderea autorului direct este:

- răspundere materiala determinata de o fapta ilicita, savarsita cu vinovatie, cu termen de prescripţie de 3 ani- când răspunderea principala nu este determinata de o fapta ilicita, culpabila, ci deriva din obligaţia de restituire a unei sume, a unor bunuri sau contravaloarea serviciilor necuvenite, cu termen de prescripţie de un an

Răspunderea subsidiara este si integrala pentru angajatul care, nesocotind îndatoririle sale de serviciu, a adus pagube materiale unitatii după cum urmează:

- nu asigurat gestionarului in cazurile prevăzute de lege, asistenta tehnica de specialitate, pentru verificarea calitativa a bunurilor, ori a prestat o asistenta tehnica necorespunzatoare- nu a luat masurile necesare pentru păstrarea bunurilor in condiţii corespunzătoare- a dat gestionarului dispoziţii greşite sau contrare legii

d) Răspunderea solidara poate fi:- integrala-când persoana are activitate tot timpul in care s-a produs

paguba precum si pentru funcţiile de conducere sau de execuţie care încadrează sau menţin gestionarii fara îndeplinirea condiţiilor de studiu, vârsta, antecedente penale

- limitata -la timpul lucrat si raportat la durata perioadei de producere a pagubei -la garanţia neconstituita, in numerar sau suplimentara, din

vina sa, pentru persoanele cu atributiuni de recalculare a garanţiei gestionarilor, care răspund in limita garanţiei neconsituite, nerecalculate si neintregiteRăspunderea materiala este solidara si limitata la valoarea rămasa neacoperita cu ajutorul direct, din momentul devenirii acestuia insolvabil. Aceasta răspundere se aplica persoanei vinovate de:

- angajarea sau trecerea unei persoane intr-o funcţie de gestionar sau din subordinea gestionarului, fara avizul scris al gestionarului

principal in subordinea fiecăruia se face angajarea - neluarea sau luarea cu întârziere a masurilor necesare pentru inlocuirea gestionarului sau a angajaţilor aflaţi in subordinea s, deşi a fost avertizata in scris si motivat ca nu-si îndeplinesc atribuţiile in

mod corespunzător - neluarea masurilor necesare pentru stabilirea si acoperirea pagubelor in gestiune

- neefectuarea inventarierilor la termenul si in condiţiile legii, in situaţia in care prin aceasta a contribuit la cauzarea pagubelor

- nerespectarea oricăror alte îndatoriri de serviciu, daca fara încălcarea acesteia paguba s-ar fi putut evita

Răspunderea materiala este solidara si limitata la valoarea bunurilor dobândite de la gestionar de persoana fizica implicata in valorificarea bunurilor sustraseAre termene de prescripţie si de decădere specifice precum si o procedura de recuperare operativa a prejudiciului din garanţia in numerar conform Codului Muncii. Indeplineste cumulativ si condiţionat următoarele elemente:

1. Persoana trebuie încadrata cu contract de munca2. Fapta ilicita trebuie sa fie personala si in legătura cu munca 3. Vinovatia-culpa4. Existenta unui prejudiciu patrimonial 5. Existenta legăturii cauzale intre fapta si prejudiciu

B. PARTICULARITATILE RASPUNDERII GESTIONARILOR In conformitate cu normativele legale privind angajarea gestionarilor,

constituirea de garanţii si răspunderea in legătura cu gestionarea bunurilor, răspunderea principala a gestionarilor este răspunderea materiala integrala, individuala

Cauzele producerii de pagube in gestiune cere generează răspunderea integrala sânt:

- Degradarea bunurilor - Lipsa efectiva a bunurilor - Primirea, in cantitati inferioare, fara acte legal întocmite- Primirea bunurilor cu vicii aparente, fara acte legal întocmite, atât infara unitatii, cu un delegat întrucât si in cadrul unitatii, de către comisia de primire-recepţie - Nesolicitarea asistentei tehnice de specialitate la primirea bunurilor, deşi era necesara - Exercitarea atribuţiilor de către un delegat sau o comisie, fara putinţa stabilirii timpului in care se produce paguba

Răspunderea conjuncta a gestionarului de aplica atunci când:- Paguba este cauzata de gestionar împreuna cu alt gestionar si fiecare răspunde in măsura in care fiecare a contribuit- Paguba este cauzata intr-o gestiune in care manipularea bunurilor se face de mai mulţi gestionari sau in mai multe schimburi fara predare-primire de gestiune intre schimburi si fiecare răspunde proporţional cu retribuţia tarifara neta de încadrare la data constatării pagubei si cu timpul efectiv lucrat de la ultima inventariere in gestiunea păgubita

XII. PROCEDURI DE ASOCIERE IN PARTICIPATIE ATENTIE!

NU COMPLETATI FACTURI!INTOCMITI DECONTURI DE TRANSMITERE A VENITURILOR SI CHELTUIELILOR! (ANEXA6)

A. CONSIDERATII GENERALE Societatile comerciale se pot asocia pentru realizarea in comun de

activitati productive, de comercializare si prestări servicii, activitati comune care prezintă interes pentru asociaţii. Prin aceasta asociere Nu de naşte o noua persoana juridica, iar raporturile dintre asociaţi se stabileşte prin contract de asociere

Contractul de asociere cuprinde următoarele elemente:- Partile contractante- Activitatile economice ce se vor realiza in comun - Contribuţia fiecărei parţi la realizarea activitatilor economice

cuvenite (%sau sume absolute) - Condiţiile de administrare si conducere a asociaţiei

- Modalitatea de impartire a rezultatelor activitatilor economice comune desfasurate- Cauzele de încetare a asocierii si modalitatea de impartire a rezultatelor lichidării - Orice alte clauze necesare activitatii asociaţiei

Reglementari specifice (Ordinul MEF nr.33/1996)- In asocierile dintre persoanele juridice ramane, care nu dau naştere

unei persoane juridice, contabilitatea este ţinuta de unul din asociaţi (administratorul asocierii conform contractului). Veniturile si cheltuielile sânt repartizate fiecărui asociat in cotele convenite, pentru a fi integrate in propriile contabilitati pentru determinarea si vărsarea impozitului pe profit

- In asocierile dintre persoane fizice sau juridice străine si persoane juridice romane contabilitatea se va tine de către una din persoanele juridice romane. Aceasta are obligaţia sa determine si sa achite impozitul pe profit rezultat din asociere si sa remită coparticipantilor decontul cuprinzând veniturile, cheltuielile si profitul net cuvenit

B. DESCRIEREA PROCEDURILOR PRIVIND OPERATIUNILE CARE SE EXECUTA IN CADRUL ASOCIERILOR IN PARTICIPATIE

OPERATII COMUNE Se încheie contractul de asociere in participaţie

Se executa operaţii in numele si contul asociaţiei Se contabilizează operaţiunile executanteDaca este cazul:

- Se organizează spatii de depozitare si/ sau producţie ale asociaţiei- Se transfera bunurile si mijloacele in locurile stabilite- Se virează sumele convenite in contul asociatului administrator

OPERATII SPECIFICE ASOCIERII INTRE PERSOANE JURIDICE ROMANE Se decontează veniturile si cheltuielile conform contractului intre

asociaţie si asociaţiOPERATII SPECIFICE ASOCIERII INTRE PERSOANE JURIDICE ROMANE SI PERSOANE JURIDICE SI/SAU FIZICE STRAINE Se determina impozitul pe profit rezultat din asociere Se achita impozitul pe profit datorat Se decontează veniturile, cheltuielile si profitul net rezultat intre asociaţi Se blochează la sursa si se achita impozitele, redevenţele si taxele

aferente sumelor transferate in exterior, conform convenţiilor de reciprocitate

OPERATII SPECIFICE ASOCIERII INTRE PERSOANE JURIDICE ROMANE CU PERSOANE JURIDICE ROMANE Se determina impozitul pe profit rezultat din asociere Se achita impozitul pe profit datorat Se decontează veniturile, cheltuielile si profitul net rezultat intre asociaţi

C. REGULI SI METODE UTILIZATE Se analizează clauzele contractuale de asociere in participaţie Se verifica respectarea clauzelor contractului cu privire la :- modul de organizare si tinere a contabilitatii- contribuţia fiecărui asociat - modul de determinare a rezultatelor din asociere si repartizarea lor Se analizează daca cheltuielile făcute in contul asociaţiei de un asociat

sânt reale si daca se justifica atât ca mărime, cat si ca necesitate Se analizează daca veniturile obţinute de un asociat sânt reale ca mărime

si practica curenta si daca sânt virate la timp asociaţiei (asociatului administrator)

Se urmareste daca la asociaţi exista a delimitare clara intre veniturile si cheltuielile aferente activitatii proprii si cele efectuate in numele asociaţiei

Se analizează daca se folosesc criterii unitare si legale la repartizarea veniturilor si cheltuielilor făcute in opoeratiuni comune (proprii asociatului si in numele asociatiei)

Se verifica la sfarsitul exerciţiului existenta faptica a bunurilor dobândite sau alocate asociaţiei si se compara cu situaţia scriptica, analizându-se modul de rezolvare si justificare a fiecare diferenţe

In cazul terminării activitati, in asociaţie se va urmării respectarea clauzelor contractuale in impartirea bunurilor puse la dispoziţia asociaţiei de fiecare asociat

D. DOCUMENTE UTILIZATE

1) Contractul de asociere in participaţie2) Documente de transfer si recepţie d bunuri de la asciati si invers (Aviz de insotire a marfurilor/produselor ; Nota de intrare/receptie; Ordin de plata pentru virarea sumelor de la asociaţi la asociatul administrator (daca este cazul); Chitanţa (pentru confirmarea transferului in numerar); Proces verbal de predare-primire de mijloace si bunuri (in procesul de organizare a unor locuri de producţie si/sau depozitare ale asociaţiei; etc.)3) Documente justificative care atesta operaţiunile executate de asociaţi in numele asociaţiei (Contracte; Facturi; Extrase de cont; Ordine de plata; etc.)4) Documente ale contabilitatii cronologice si sistematice ale asociaţiei5) Decontul de venituri si cheltuieli intre asociaţi6) Situaţia bunurilor existente ale asociaţiei la sfarsitul exerciţiului

E. CONTABILITATEA OPERATIUNILOR IN PARTICIPATIE

Fiecare dintre unitatile care infiinteaza asociaţia in participaţie participa cu anumite cote de active patrimoniale sau de activitati la realizarea obiectivelor propuse, aşa cum se stabileşte prin contract, iar rezultatele financiare se împart intre coparticipanti in funcţie de cota procentuala de participaţie a fiecăruia

La organizarea contabilitatii operaţiilor realizate in participaţie trebuie sa se tina seama de prevederile legale in vigoare (HG 704/1993) potrivit cărora “Cheltuielile si veniturile ocazionate de operaţiile asociaţilor in participaţie se înregistrează separat de către unul din asociaţi, conform prevederilor din contractul de asociere. La finele fiecărei luni se transmit, pe baza de decont, veniturile si cheltuielile coparticipantilor, in funcţie de cotele de participare la profit prevăzute in contract

Contabilitatea operaţiilor din participaţie se tine cu ajutorul contului 458 Se conturează doua modalitati de organizare a contabilitatii operaţiilor

realizate in coparticipaţie:

1) Tinerea contabilitatii asociaţiei in participaţie si mai distinct de către unul din coparticipantii la asociere. Acesta va face decontarea impozitelor si taxelor cu bugetul statului si va transmite coparticipantilor cheltuielile, veniturile ce le revin, inclusiv impozitul pe profit calculat si alte impozite si taxe achitate pentru asociaţie 2) Integrarea contabilitatii asociaţiei in participatie in contabilitatea unui compartiment, dar cu desfasurarea pe analitice distincte a cheltuielilor, veniturilor, a altor creanţe si datorii apartinand celorlati coparticipanti la asociaţieAceasta modalitate este cea mai frecventa si se tratează contabil astfel:EXEMPLU Ca urmare a derulării unui contract de asociere in participaţie, intr-o luna se efectuează cheltuieli totale de 100.000.000 lei si se obţin venituri totale de 120.000.000 lei. Acestea se transmit coparticipantilor “X” in proporţie de 40% si “Y” in proporţie de 60%. Contabilitatea este ţinuta de coparticipantul “X”

Contabilitatea coparticipantului “X” (pe analitice distincte privind asocierea)1) Se colectează cheltuielile totale:600 - 687 “Conturi din clasa 6” = % 100.000.000

Diverse conturi corespondente

2) Se colectează veniturile totale:% = 701 - 787 “Conturi din clasa 7”

Diverse conturi corespondente 120.000.000

3) Se transmit prin decont coparticipantului “Y”, cheltuielile si veniturile in cota-parte de 60%:

458 “Decontări din operaţii de participaţie” = 600-687 “Conturi din clasa 6” 60.000.000701-787 “Conturi din clasa 7” = 458 “Decontări din operaţii de participaţie” 72.000.000

4) Se calaculeaza si virează impozitul pe profit aferent asocierii:

691 “Cheltuieli cu impozitul pe profit” = 441 “Impozitul pe profit” 7.600.000441 “Impozitul pe profit’ = 5121 “Conturi la bănci in lei’ 7.600.600

5) Se transfera impozitul pe profit coparticipantului ‘Y”458 “Decontări din operaţii in participatie”=691“Cheltuieli cu impozitul pe profit” 4.560.000

6) Se închid conturile de cheltuieli si venituri:121 “Profit si pierdere” = 600-691 “Conturi din clasa 6” 43.040.000 701-787 ‘Conturi clasa 7” = 121 “Profit si pierdere” 48.000.000

7) Se plateste profitul NET coparticipantului “Y” (12.000.000 - 4.560.000 = 7.440.000): 458 “Decontări din operaţii de participaţie’ = 5121 “Conturi la bănci in lei” 7.440.000

Contabilitatea coparticipantului “Y” 1) Se preia prin decont la sfarsitul luni, de la compartimentul “X”, cota- parte din cheltuieli si venituri:

600-687 “Conturi din clasa6” = 458 “Decontări din operaţii in participaţie” 60.000.000458 “Decontări din operaţii in participaţie” = 701-787 “Conturi din clasa 7” 72.000.000

2) Se preia de al “X”, cheltuiala cu impozitul pe profit achitat de acesta:691“Cheltuieli cu impozitul pe profit” = 458 “Decontări din op. in participaţie” 4.560.000

3) Se primeşte de la coparticipantul “X” suma reprezentând profitul net cuvenit (12.000.000-4.560.000=7.440.000):5121 “Conturi la bănci in lei” = 458 “Decontării din operaţii in participaţie” 7.440.000

4) Se închid conturile de cheltuieli si venituri:212”Profit si pierdere” = 600-691 “Conturi din clasa 6” 64.560.000701-787 “Conturi din clasa7” = 121 “Profit si pierdere” 72.000.000

XIII. SISTEMUL DE TRATARE A INFORMATIEIA. PROCEDURI PRIVIND SECURITATEA INFORMATIILOR FINANCIAR- CONTABILE

Calculatoarele Departamentului Financiar-Contabil trebuie sa aibă parola-utilizator configurata BIOS (diferita de parola supervisor)

Windows-ul trebuie configurat astfel încât screen-saver-ul sa fie parolat si sa devină activ după un interval de maxim 5 minute

In cazul in care datele sânt păstrate pe un server care are posibilitatea de a se constitui intr-un furnizor suplimentar de securitate in reţea, atunci conturile utilizatorilor din Departamentul Financiar-Contabil trebuie sa fie parolate iar datele acestor utilizatori sa fie concentrate subordonat unui “director” dedicat, asupra caruia privilegiile de acces sa excluda

orice alta tentativa de acces din afara personalului financiar-contabil si a administratorului de reţea. Conturile e-mail vor respecta acelaşi regim

!!!TOATE PAROLELE SANT CONFIDENTIALE !. Fiecare detinator de parole răspunde PERSONAL de confidenţialitatea acestor. Totuşi, secretul nu trebuie sa împiedice desfasurarea normala a lucrului (in caz de îmbolnăviri, concedii etc.). Inginerul de sistem trebuie sa fie (cu titlu confidenţial!) in posesia unei liste cu toate parolele si are obligaţia sa asiste utilizatorii la modificarea lor, cel puţin trimestrial. Toţi utilizatorii posesori de parole sânt obligaţi sa instiinteze inginerul de sistem in cazul modificării lor. Excepţie de la acest regim fac numai parolele de e-mail (care sânt strict personale!)

Imediat ce o persoana den cele enumarate mai sus paraseste firma, inginerul de sistem este obligat sa anunţe in cel mai scurt timp Media Pro Grup si- in acelaşi timp- sa modifice imediat elementele de securitate (parole, privilegii) care au fost in posesia persoanei respective (chiar si cele care nu erau aferente dar erau in posesia ei). Pentru acest lucru, in unele cazuri este posibil sa fie necesara shimbarea tuturor parolelor

Exista trei tipuri de backup al datelor:- Backup “orar”- executat de mai multe ori in timpul programului

zilnic de lucru- Backup zilnic (ARHIVA) -executat in fiecare seara, după ce au fost

executate si ultimile operaţiuni - Backup saptamanal - inginerul de sistem stabileşte o zi pe saptamana

si o ora fixa, la care va copia pe un suport extern (dischete, zip etc. sau chiar un alt hard disc- cu respectarea normelor de securitate - a datelor din reţea prin permisiuni selective) ultima ARHIVA (punctul b). Aceste arhive vor fi astfel rulate/permutate astfel încât sa existe in permanenta ultimile trei arhive saptamanale distincte si cele lunare In cazul existentei /implementării unei infrastructuri de comunicaţii 9prin

modem, LAN etc.) care atrage după sine regimuri specifice de securitate, supravegherea acestora cade in sarcina inginerului de sistem

B. PROCEDURI PRIVIND REGIMUL DE LUCRU AL CALCULATOARELOR DIN DEPARTAMENTUL FINANCIAR CONTABILCalculatoarele din acest departament trebuie sa funcţioneze după un regim strict, care sa respecte următoarele reguli:

Implementarea si configurarea pe un calculator pe un calculator a programelor cu specific financiar-contabil (cu tot ceea ce presupune aceasta: sistem de operare, reţea, utilitare etc.) reprezintă configuraţia “de referinţa” a calculatorului respectiv. Aceasta este realizata de reprezentanţii Media Pro Group (MPG)

Orice modificare premeditata a configuraţiei “de referinţa”, prin orice mijloc (upgrade calculatoare, modificări ale reţelei, modificări software etc.), se va efectua NIMAI prin consultarea in prealabil si aprobarea expresa din partea MPG

Orice modificare premeditata a configuraţiei “de referinţa”, va fi semnalata de urgenta inginerului de sistem, care va contacta in cel mai scurt timp MPG. In acest răstimp nu se va executa nimic pe calculatorul/calculatoarele Departamentului Financiar-Contabil

Utilizatorii acestor calculatoare sânt reprezentaţi de personalul financiar- contabil special desemnat. Aceştia împreuna cu inginerul de sistem, au obligaţia sa respecte regimul de lucru conform Procedurilor de securitate a informaţiilor fianaciar-contabile. Inginerul de sistem împreuna cu Şeful Departamentului Financiar-contabil (sau persoane desemnate de aceştia cu acordul MPG) au obligaţia de a verifica respectarea acestor proceduri. Nerespectarea lor atrage după sine sancţiuni

XIV. PROCEDURI DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR Prevederile legale in domeniu - Legea Arhivelor Naţionale, din 04.03.1996, publicata in MO nr. 71/09.04.1996, completata cu Instrucţiunile de aplicare aprobate cu Ordinul de zi nr.217/23.05.1996, instituie obligativitatea inventarierii, selectionarii, păstrării, folosirii documentelor, in sarcina persoanelor juridice si a persoanelor fizice creatoare si detinatoare de documente. Acestea trebuie sa:

- Evidenţieze toate documentele intrate , cele de uz intern, documentele ieşite, intr-un registru separat, cronologic, in ordinea primirii lor

- Păstreze documentele create sau deţinute, in condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii si comercializării, in locuri special amenajate pentru arhiva

- Infiinteze compartimentul arhiva, sau sa desemneze persoanele in funcţie de valoarea si volumul (cantitatea) acesteia In cazul desfiintarii, in condiţiile legii, a persoanei juridice fara ca activitatea acesteia sa fie continuata de alta, documentele cu valoare istorica vor fi preluate de către Arhiva Naţionala, iar cele cu valoare practica, in baza cărora se eliberează copii, certificate si extrase privind drepturile individuale ale cetatenilor, vor fi depuse la MMPS sau la subunitatile sale teritoriale.Deasemenea, persoanele juridice sânt obligate sa comunica in scris, Arhivelor Naţionale, 30 de zile, documentele care le atesta infiintarea, reorganizarea sau infiintarea, reorganizarea sau desfintarea lor, in condiţiile legii

1. Procedura de evidenta a documentelorRegimul de evidenta a documentelor contine următoarele elemente : nr. de inregistrare, data înregistrării, nr. si data documentului date de emitent, numărul filelor documentelor, emitentul, conţinutul documentului in rezumat., compartimetul căruia i-a fost repartizat, data expedierii, modul rezolvării, destinatarul 2. Procedura de grupare a documentelor in dosare Anual, documentele se grupează potrivit problemelor si termenelor de

păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor3. Procedura de întocmire a nomenclatorului Se face de către fiecare persoana juridica, pentru documentele proprii,

după modelul anexat, sub forma unui tabel in care se înscriu, pe compartimente de munca, categoriile de documente grupate pe probleme si termene de păstrare

Valoarea istorica sau practica a documentelor este stabilita de o comisie de selecţionare, numita prin decizia (ordinul) conducătorului unitarii (comisie formata din: preşedinte, secretar, membrii), care consemnează intr-un proces verbal anual, documentele permanenta cat si cele pe termene diferenţiate, insotit de inventarul documentelor propuse spre eliminare, fiind lipsite de valoare

Nomenclatorul se modifica in cazul in care structura organizatorica a persoanei juridice se modifica semnificativ, prin apariţia a noi direcţii si compartimente

Nomenclatorul se aproba de conducerea unitatii si se confirma de către Arhivele Naţionale

4. Procedura de constituire a dosarelor Este etapa in care documentele ordonate cronologic, se leagă in dosare cu

250-300 de file, pe a căror coperta se înscriu: denumirea compartimentului emitent, indicativul din nomenclator, datele de început si de sfarsit, numărul de file, volumul, termenul de păstrare

5. Procedura de predare-primire a documentelor Se face pe baza de inventar si de proces verbal, conform modelelor

alăturat, întocmite in 2 exemplare Constituirea dasarelor, inventarierea si predarea lor intre in obligaţia

compartimentelor creatoare de documente Evidenta dosarelor si a inventarelor depuse la compartimntul de arhiva se

tine in registrul de evidenta curenta al arhivei, model alăturat Scoaterea dosarelor din evidenta arhivei, in scopul transferării sau casării,

se face cu aprobarea conducerii societatii, întocmindu-se procesul verbal corespunzător

In cazul in care comisia de selecţie a stabilit ca documentele verificate aparţin Fondului Arhivistic Naţional sau au caracter de documente secrete de stat, ele se arhivează, in condiţiile legii, la Arhivele Naţionale

Se aproba Se confirmaDirector Director general al

Arhivelor Naţionale

NOMENCLATORUL ARHIVISTICaprobat prin Ordinul (decizia/nr ...../..................)

Direcţia Compartimentul Denumirea dosarului

Termene de păstrare

Observaţii

1 2 3 4 5I. Direcţia A. Compartimentul 1

23

P87

II.Directia A. Compartiment 1 PB. Compartiment 1 3

Cifra romana (col 1), litera majuscula(col 2), cifra araba (col 3) formează indicativul dosaruluiIn coloana a-4-a se înscrie termenul de păstrare, care poate fi definit concret “permanent nr.ani”, sau nu poate fi stabilit, situaţie in care se trece “C.S.”- comisie selecţie

EMITENTDirecţia, compartimentul

INVENTARULanului......privind documentele

care se păstrează........ani (permanent)

întocmit la data de ..............

Nr.Crt

Indicativul dosarului după nomenclator

Conţinutul pe scurt al dosarului

DateleExterne

Nr.file

Prezentul inventar conţine X dosare cu Y fileAm predat, Am primit, ___________________________________________________________

EMITENTUL

PROCES-VERBAL de predare-primire a documentelor

Astăzi...................subsemnaţii..................delegaţi ai compartimentului............................si........................arhivarul societetii am procedat, primul la predarea si al doilea la preluarea documentelor create in perioada.............de serviciul menţionat, in cantitate de..............dosare. Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate cuprinzând...file.Am predat, Am primit,__________________________________

REGISTRUL DE EVIDENTA CURENTA

INTRARI IESIRIrcrt.

Dataintra

Denumire compartim

Dateleext. ale doc.

Nr.dosare primite

Data ieşirii

Den. act de predare nr. si. data

Dest. r dos.ieşite

XV. FORMAT DE RAPORTARE FINANCIARA

Principalele formulare de raportare financiara lunara sânt:

1. “INCOME STATEMENT” Contul de profit si pierdere2. “BALANCE SHEET” Balanţa de Verificare3. “CASH FLOW STATEMENT” Situaţia fluxului de numerar4. “INTERCOMPANY BALANCES” Situaţia creantelor/datoriilor

intre firmele din cadrul grupului

Directorul financiar trebuie sa cunoască in orice moment:- Situaţia executării serviciilor către clienţi - Situaţia aprovizionării de furnizori- Termene de încasare /plata(Contractele in original se afla la Directorul Financiar, iar copiile

acestora sânt distribuite tuturor departamentelor/persoanelor implicate in drularea, vizarea, aprobarea operaţiunilor ce le presupune

BALLANCE SHEET FORMAT CURRENT ASSETS

CATEGORY ACCOUNT NO

ROMANIAN TITLE NOTES

A. CURRENT ASSETS

1.CASH & DEPOTS

.CASH & CASH EQUIVALENTS Receivable 511 Valori de încasat

Current accounts in banks 512 Conturi curente la bănci debit balance

Petty cash 531 Casa

Letters of credit 541 Acreditive

MARKETABLE SECURITIESTreasury stock 502 Acţiuni proprii

Stock (shares) 503 Acţiuni proprii

Treasury bonds 505 Obligatiuni emise si răscumpărate

Bonds 506 Obligatiuni

Amounts payable for marketable securities 509 Vărsăminte de efectuat pentru titluri de plasament

negative

Other marketable securities 508 Alte titluri de plasament si vărsăminte asimilate

OTHER ASSETS 532 Alte valori

2. ACCOUNTS RECEIVABLE

ACCOUNTS RECEIVABLE TRADEAccounts Receivable Trade 411 Clienţi less 4111,2,3,4

Notes receivable 413 Efecte de primit

Litigious costumers 416 Clienţi incerţi less 4161,2,3,4

Accounts Receivable-bills not issued 418 Clienţi-facturi de întocmit less 4181,2,3,4

Advances from customers 419 Clienţi-creditori negative and less 4191,2,3,4

Accounts receivable from participation 458 Decontări din operaţii in participaţie-activ debit balance

ACCOUNTS RECEIVABLE NON-TRADESundry debtors 461 Debitori less 4611,2,3,4

Employee expense advances 542 Avansuri de trezorerie

ACCOUNTS RECEIVABLE INTERCOMPANYA/R Trade /Media Pro Group 41x1 Clienţi din Media Pro Group

A/R Non-Trade /Media Pro Group 4611 Debitori din Media Pro Group

A/R Trade /Media Pro Pictures 41x2 Clienţi din Media Pro Pictures

A/R Non-Trade /Media Pro Pictures 4612 Debitori din Media Pro Pictures

A/R Trade/Rotel 41x3 Clienţi din Rotel

A/R Non-Trade/Rotel 4613 Debitori din Rotel

A/R Trade/Partner Companies 41x4 Clienţi din companii partenere

A/R Non-Trade/Partner Companies 4614 Debitori din companii partenere

Intercompany transactions 451 Decontări in cadrul grupului debit balance

Shareholders receivable 456 Decontări cu acociatii privind capitalul debit balance

Transactions with subsidiaries 481 Decontări intre unitate si subunitati debit balance

Transactions between subsidiaries 482 Decontări intre subunitati debit balance

3. PREPAID EXPENSES 471 Cheltuieli înregistrate in avans

INVENTORY ACCOUNTS

Row materials 300 Materii prime

Consumables 301 Materiale consumabile

Price difference raw materials and consumables 308 Diferenţe de preţ la materii prime si materiale

Petty inventories 321 Obiecte de inventar

Accumulated depreciation petty inventories 322 Uzura obiectelor de inventar negative

Price difference petty inventories 328 Diferenţe de preţ la obiectele de inventar

Work in process 331 Produse in curs de execuţie

Services in process 332 Lucrări si servicii in curs de execuţie

Semi-products 341 Semifabricate

Finished goods 345 Produse finite

Price difference for products 348 Diferenţe de preţ la produse

Raw materials and consumables in course 351 Materii si materiale aflate la terţi

Petty inventories in course 352 Obiecte de inventar la terţi

Merchandise in custody Goods 357 Mărfuri in custodie sau in consignaţie la terţi

Goods 371 Mărfuri

Price differences for goods 378 Diferenţe de preţ la marfuri negative

Constriction on course 323 Bracamente si amenajării provizorii

Residual products Products in course 346 Produse reziduale

Products in course 354 Produse aflate la terti

Packages 381 Ambalaje

Price differences for packages 388 Diferente de preţ la ambalaje

Packages in course 358 Ambalaje aflate la terţi

BALANCE SHEET DETAILED FORMAT NON CURRENT ASSETS

CATEGORY ACCOUNT NO ROMANIAN TiTLE NOTESB. NON –CURRENT ASSETS1. TANGIBILE ASSETS

Land 211 TerenuriFixed assets 212 Imobilizări corporaleTangible assets in course 231 Imobilizări corporale in cursAccumulated depreciation for tangible assets 281 Amortizări privind imobilizările corporale negative2. INTANGIBILE ASSETSOrganisation cost 201 Cheltuielile de constituieResearch and development expense 203 Cheltuielile de cercetare-dezvoltareConcessions, licenses and other similar assets 205 Concesiuni, brevete si alte drepturi si valori

similareGoodwill 207 Fond comercialIntangible assets in course 230 Imobilizări necorporale in cursAccumulated depreciation for intangible assets

280 Amortizări privind imobilizările necorporale negative

Other intangible assets 208 Alte imobilizări necorporale3. FINANCIAL INVESTMENTSVoting certificates 261 Titluri de participareCertificate of participation 262 Titluri imobilizate ale activitatii de portofoliuOther certificate 263 Alte titluri imobilizateDebtors from participation 267 Creante imobilizateAmounts payable from financial investments 269 Vărsăminte de efectuat pentru imobilizări

financiarenegative

4. OTHER NON-CURRENT ASSETS 473 Transaction in course debit balance

BALANCE SHEET DETALIED FORMAT CURRENT LIABILITIES

CATEGORY ACCOUNT NO

ROMANIAN TITLE NOTES

C.CURRENT LIABILITIES1. ACCOUNTS PAYABLEACCOUNTS PAYABLE TRADEAccounts payable 401 Furnizori less 4015and 4011,,2,3,4Notes payable 403 Efecte de plătitAccounts payable for fixed assets 404 Furnizori de imobilizări less 4041,2,3,4Notes payable for fixed assets 405 Efecte de plătit pentru imobilizăriAccounts payable-bills not issued 408 Furnizori-facturi nesosite less 4081,2,3,4Advances for suppliers 409 Furnizori-debitori negativ and less 4091,2,3,4

Accounts payable from participation 458 Decontări din operaţii de participaţie-pasiv credit balanceACCOUNTS PAYABLE NON-TRADESundry creditors 462 Creditori less 4621,2,3,4ACCOUNTS PAYABLE INTERCOMPANYA/P Trade /MediaPro Group 40x1 Furnizori din MediaPro GroupA/P Non-Trade /MediaPro Group 4621 Creditori din MediaPro GroupA/P Trade/MediaPro Pictures 40x2 Furnizori din MediaPro PicturesA/P Non-Trade/MediaPro Pictures 4622 Creditori din MediaPro PicturesA/P Trade/Rotel 40x3 Furnizori din RotelA/P Non-Trade/Rotel 4623 Creditori din RotelA/P Trade/Partner Companies 40x4 Furnizori din companii partenereA/P Non-Trade/Partner Companies 4624 Creditori din companii partenereIntercompany transactions 451 Decontări in cadrul grupului credit balanceShareholders accounts 455 Asociaţi-conturi curenteShareholders receivable 456 Decontări cu asociaţii privind capitalul credit balanceTransactions with subsidiaries 481 Decontări intre unitate si subunitati credit palanceTransaction between subsidiaries 482 Decontări intre subunitati credit balance2. ACCRUED EXPENS 472 Venituri înregistrate in avans3. DIVIDEND PAYABLE 457 Dividende de plata4.ACCURUED SALARIESPersonnel-salaries payable 421 Personal- remuneraţii datorateCollaborators 4015 ColaboratoriPersonnel-social security garants 423 Personal- ajutoare datorateAdvances to employees 425 Avansuri acordate personalului negativeEmployees: salaries unpaid 426 Drepturi de personal neridicateSalaries retained 427 Reţineri din remuneraţii datorate terţilor5. CONTRIBUTION PAYABLE ACCOUNTSSocial security 431 Contribuţii pentru asigurările socialeUnemployment fund 437 Contribuţii pentru ajutorul de şomajOther social security accounts 438 Alte datorii si creanţe sociale P-A

6. BUDGET PAYABLE ACCOUNTSIncome tax 441 Impozitul pe profitValue added tax (VAT) 442 Decontări privind TVA P-ASalaries tax 444 Impozitul pe salariiSubsidies Other taxes 445 Subvenţii negativeOther taxes 446 Alte impozite, taxe si vărsăminte asim.Special funds for budget 447 Fonduri speciale-taxe si vărsăminte asim.Other budget payable /(receivable) accounts 448 Alte datorii si creanţe la bugetul statului P-A7. PAYABLE TO BANKSBank Overdraft 512 Conturi curente descoperite credit balanceShort term bank loans 519 Credite bancare pe termen scurtInterest payable /(receivable) 518 Dobânzi P-ATOTAL ASSETS LESS CURRENT LIABILITIES (A+B-C)

BALLANCE SHEET DETAILED FORMATNON CURENT LIABILITIES

CATEGORY ACCOUNT NO

ROMANIAN TITLE NOTES

D. NON-CURRENT LIABILITIES1. LONG TERM DEBTBonds payable 161 Împrumuturi din emisiuni de obiligatiuniDiscounts for bonds payable 169 Prime privind rambursarea obiligatiunilor negativeLong term bank loans 162 Credite bancare pe termen lung si mediuDebts from participation 166 Datorii legate de participaţiiOther loans and debt 167 Alte împrumuturi si datorii asimilateInterest payable from loans and debt 168 Dobânzi aferente împrumuturilor2. PREVISIONSPrevisions for risk and charges 151 Provizioane pentru riscuri si cheltuieliRegulated provisions 141 Provizioane reglementateProvisions for depreciation intangible assets 290 Provizioane pentru deprecierea imob.necorpProvisions for depreciation tangible assets 291 Provizioane pentru dprecierea imob.corpProvisions for depreciation fixed assets in course 293 Provizioane pentru dprecierea imob in cursProvisions for depreciation financial investments 296 Provizioane pentru dprecierea imob financiareProvisions for depreciation raw material 390 Provizioane pentru dprecierea mat primeProvisions for depreciation consumables 391 Provizioane pentru dprecierea mat consumabileProvisions for depreciation petty inventories 392 Provizioane pentru dprecierea ob de inventarProvisions for depreciation work in process 393 Provizioane pentru dprecierea prod in cs de ex.Provisions for depreciation products 394 Provizioane pentru dprecierea produselorProvisions for depreciation products in course 395 Provizioane pentru dprecierea st. aflate la terţiiProvisions for depreciation goods 397 Provizioane pentru dprecierea mărfurilorProvisions for depreciation packages 398 Provizioane pentru dprecierea ambalajelorProvisions for trade, debtors depreciation 491 Provizioane pentru dprecierea creantelor-clientiProvisions for intercompany transaction depr. 495 Provizioane pentru dprecierea cr -decont. in grupProvisions for sundry debtors 496 Provizioane pentru dprecierea cr-debitori diverşiProvisions for financial accounts 590 Provizioane pentru dprecierea titlurilor de plasam3. OTHER NON-CURRENT LIABILITIES 473 Transaction in course credit balNET ASSETS (LIABILITIES) (A+B-C-D)

E. EQUITY1. COMMON STOCK 101 Capital social2. CAPITAL SURPLUSPaid in capital 104 Prime de emisiune si fuziuneRevaluation proceeds 105 Diferenţe de reevaluareSubsidies for investments 131 Subvenţii pentru investiţii3. RETAINED EARNINGSReserves 106 Rezerve de capital

Retained result 107 Rezultatul reportat P-ADevelopment fund 111 Fond de dezvoltareProfit reward fund 112 Fond de participare la profitOther funds 118 Alte fonduriDistribution for development fund 119 Repartizări la fondul de dezvoltare negativeProfit and loss 121 Profit si pierdere P-AProfit distribution 129 Repartizarea profitului negative4. CURRENCY TRANSLATION ACCOUNTSCurrency translation adjustment libilities&equities 477 Diferenţe de conversie-pasivCurrency translation adjustment assets 476 Diferenţe de conversie- activ negative

BALLANCE SHEET SUMMARY FORMAT

CATEGORY ROMANIAN TITLEA. CURRENRT ASSETS ACTIVE CURENTE1. CASH&DEPOTS PLASAMENTE SI ACTIVE BANESTICASH &CASH EQIVALENTS DISPONIBILITATI BANESTI SI CONTURI ASIMILATE MARKETABLE SECURITIES TIPURI DE PLASAMENT SI CREANTE ASIMILATEOTHER ASSETS ALTE PLASAMENTE SI ACTIVE BANESTI2. ACOOUNTS RECEIVABLE CLIENTI SI CONTURI ASIMILATE ACOOUNTS RECEIVABLE TRADE CLIENTI SI CONTURI ASIMILATE-DIN ACTIVIT.DE EXPL. ACOOUNTS RECEIVABLE NON-TRADE CLIENTI SI CONTURI ASIMILATE-DIN ALTE ACTIVITATI ACOOUNTS RECEIVABLE INTERCOMPANY CLIENTI SI CONTURI ASIMILATE- DIN CADRUL GRUPUL3. PREPID EXPENS CHELTUIELI INREGISTRATE IN AVANS4. INVENTORY ACCOUNTS STOCURI SI PRODUCTIE IN CURS DE EXECUTIEB. NON-CURRENT ASSETS ALTE ACTIVE CIRCULANTE IMOBILIZATE1. TANGIBILE ASSETS IMOBILIZARI CORPORALE2. INTANGIBILE ASSETS IMOBILIZARI NECORPORALE3. FINACIAL INVESTMENTS IMOBILIZARI FINANCIARE4. OTHER NON-CURRENT ASSETS ALTE CREANTEC. CURRENT LIBILITIES PASIVE CURENE-DATORII1. ACCOUNTS PAYABLE FURNIZORI SI CONTURI ASIMILATE ACCONTS PAYABLE TRADE FURNIZORI SI CONTURI ASIMILATE-DIN ACTIVIT .DE EXPLOATARE ACCONTS PAYABLE NON-TRADE FURNIZORI SI CONTURI ASIMILATE-DIN ALTE ACTIVITATI ACCONTS PAYABLE INTERCOMPANY FURNIZORI SI CONTURI ASIMILATE--DIN CADRUL GRUPUL.UI2. ACCRUED EXPENSES VENITURI INREGISTRATE IN AVANS3. DIVIDEND PAYABLE DIVIDENDE DE PLATA4. ACCRUED SALARIES PERSONAL SI CONTURI ASIMILATE5. CONTRIBUTION PAYABLE ACCOUNTS ASIGURIRI SOCIALE SI CONTURI ASIMILATE6. BUDGET PAYABLE ACCOUNTS BUGETUL STATULUI, FONDURI SPECIALE SI CONTURI

ASIMILATE7. PAYABLE TO BANKS CREDITE BANCARE PE TERMEN SCURT

TOTAL ASSETS LESS CURRENT LIABILITIES (A+B-C)

TOTAL ACTIVE MINUS DATORII (A+B-C)

D. NON-CURRENT LIABILITIES ALTE PASIVE1. LONG TERM DEBT CREDITE BANCARE PE TERMEN LUNG SI MEDIU2. PROVISIONS PROVIZIOANE PENTRU DEPRECIEREA A CIR. SI IMOBILIZ3. OTHER NON-CURRENTLIABILITIES ALTE DATORII

NET ASSETS /(LIABILITIES) TOTAL ACTIVE /(PASIVE) NETE = (A=B-C-D)

E. EQUITY CAPITALURI PROPRII1. COMMON STOCK CAPITAL SOCIAL2. CAPITAL SURPLUS PRIME DE CAPITAL3. RETAINED EARNINGS REZERVE, FONDURI SI REZULTATE4. CURRENCY TRANSLATION ACCOUNTS DIFERENTE DE CONVERSIE

INCOME STATAMENT DETAILED

MONTH YTD YTD ACTUAL% ACTUAL%BUDGET%

A.VENITURI A. REVENUESB. COSTUL VANZARII B. COST OF SALES AND SERVICESCheltuieli cu mat. prime, materiale sau bunuri Cost of raw materials, materials and goodsCheltuieli cu terţi Third party expenses related to salesCheltuieli cu taxe legate de vânzare Expenses for taxes related to salesCheltuieli directe cu salariile Personnel expenses related to sales - salarii nete - net salaries - impozite si taxe cu salariile directe - other benefitsAlte cheltuieli directe Other ordinary expenses C. PROFIRUL BRUT (A-B) C. OPERATING INCOME (A-B)D. TOTAL CHELTUIELI OPERATIONALE (1+2+3+4) D. TOTAL OPERATING EXPENSES (1+2+3+4)1. CHELTUIELI INDIRECTE DE PERSONAL 1. PERSONNEL COSTS (other than related to production)Salarii nete Net salariesAsigurări sociale Social securityAjutor de şomaj Unmet employment fundAlte taxe legate de salarii Other benefits2. CHELTUIELI DE DEZVOLTARE 2. DEVELOPMENT AND CLIENT SERVICES EXPENSESCheltuieli cu transporturi de bunuri si personal Transport of goods and personnelDeplasări TravelCursuri de perfecţionare TrainingCheltuieli de cercetare- dezvoltare Research and marketingTaxe legale Legal feesTaxe de audit si consultanta Audit and consulting feesCheltuieli de publicitate AdvertisingCheltuieli de protocol ProtocolCheltuieli cu debitorii insolvabili Write Off-Bad Debts3. DCHELTUIELI DE ADMINISTRATIE 3. ADMINISTRATIVE AND FACILITIES COSTSChirie Rent of propertyÎnchiriere de echipamente Lease of equipmentOperaţii si intretinere Repairs and maintenancePosta si telecomunicaţii Postage and communicationCheltuieli de mutare-amenajare Alteration and movingMateriale nestocate Stationary and suppliesEnergia, apa, curatenie Heating, lighting and cleaningUzura obiectelor de inventar Petty inventoriesAlte cheltuieli administrative Other administrative costs4. CHELTUIELI CU AMORTIZAREA 4. DEPRECIATION AND AMORTIZATIONClădiri BuildingsMobilier Furniture’s and fixturesEchipamente EquipmentComputere Computer equipmentAuto AutoAltele OtherE. PROFIT NET/(PIERDERE) DIN ACTIVITATEA DE BAZA(C-D) E. NET PROFIT /(LOSS) FROM OPERATING TRANS (C-D)F. S/TOTAL PROFIT /(PIERDERE) DIN ALTE ACTIVITATI F. S/TOTAL NON-OPERATING PROFIT/(LOSS)Venituri din dobânzi Interest IncomeCheltuieli din dobânzi Interest ExpensesProfit/(pierdere) din diferenţe de curs Foreign Exchange Gain /(loss)Alte venituri (cheltuieli) financiare Other Financial Income/(Expenses)Venituri (cheltuieli) din alte activitati Other nom-operating Income/(Expenses)Profit/(pierdere) din translaţie Gain/ (loss) from translations adjustmentsG. PROFIT/(PIEDERE) (E+F) G. PROFIT/(LOSS)BEFORE TAXESH. IMPOZIT PE PROFIT H. INCOME TAXI. PROFIT NET/(PIERDERE) (G-H) I. PROFIT/(LOSS) AFTER TAX (G-H)

INCOME STATEMENT SUMMARY MONTH YTD YTD ACTUAL% ACTUAL%BUDGET%

A. VENITURI A. REVENUESB. COSTUL VANZARII B. COST OF SALES AND SERIVCESC. PROFITUL BRUT (A-B) C. OPERATING INCOMED. TOTAL CHELTUIELI OPERATIONALE (1+2+3+4) D. TOTAL OPERATING EXPENSES(1+2+3+4)1. CHELTUIELI INDIRECTE DE PERSONAL 1. PERSONNEL COSTS (other than related to production)2. CHELTUIELI DE DEZVOLTARE 2. DEVELOPMENT AND CLIENT SERVICES EXPENSES3. CHELTUIELI ADMINISTRATIVE 3. ADMINISTRATIVE AND FACILITIES COSTS4. CHELTUIELI CU AMORTIZAREA 4. DEPRECIATION AND AMORTIZATIONE. PROFIT NET/(PIERDERE) DIN ACTIVITATEA DE BAZA (C-D) E. NET PROFIT /(LOSS) FROM OPERATING TRANS (C-D)Profit înainte de dobânzi, taxe, depreciere si amortizare Earning Before Interest, Taxes, Depr.&Amort.(EBITDA)F. S/TOTAL P-ROFIT/(PIERDERE) DIN ALTE ACTIVITATI F. S/TOTAL NON-OPERATING PROFIT/(LOSS)Venituri din dobânzi Interest Income

Cheltuieli din dobânzi Interest ExpensesProfit/(pierdere) din diferenţe de curs Foreign Exchange Gain /(loss)Alte venituri(cheltuieli) financiare Other Financial Income/(Expenses)Venituri(cheltuieli) din alte activitati Other nom-operating Income/(Expenses)Profit/(pierdere)din translaţie Gain/ (loss) from translations adjustmentsg. PROFIT/(PIERDERE) (E+F) G. PROFIT/(LOSS)BEFORE TAXESH. IMPOZIT PE PROFIT H. INCOME TAXI. PROFIT NET/(PIERDERE) (G-H) I. PROFIT/(LOSS) AFTER TAX (G-H)

CASH FLOW STATEMENT

NOTA EXPLICATIIA Total încasări din vânzări

Încasări din vânzări de mărfuri -en grosÎncasări din vânzări de mărfuri - amănuntul

B Total plăti operaţionalePlăti furnizori marfaPlăti furnizori investiţiiPlăti salariiPlăti taxe salariiPlăti TVAPlăti impozite pe profitPlăti cheltuieli de dezvoltarePlăti cheltuieli administrative

1 Total cash flow operational (A-B)C Încasări venituri financiareD Plăti cheltuieli financiare2 Total cash flow financiar (C-D)E Încasări venituri din alte activitatiF Plăti cheltuieli din alte activitati3 Total cash flow din alte activitati (E-F)4 CASH FLOW NET (1+2+3)

CASH FLOW CUMULATBALANTA LA INCEPUTUL PERIOADEICASH FLOW NETBALANTA LA SFARSITUL PERIOADEI

ANEXA 1

SC.................................

DECIZIA

Privind organizarea si exercitarea controlului financiar preventivNr........./............................

Articolul 1. Exercitarea controlului financiar preventiv

Controlul financiar preventiva se organizează si se exercita in baza prezentei decizii.

Persoanele împuternicite sa exercite controlul financiar preventiv trebuie sa aibă pregătire economica si experienţa necesara, sa fie de cinste si corectitudine ireproşabile.

Nu se poate atribui împuternicirea de a exercita controlul financiar preventiv:- persoanelor aflate in curs de urmărire penala, de judecata sau care au fost

condamnate, chiar daca au fost garatiate, pentru fapte de abuz in serviciu, fals, inselaciune, dare (luare) de mita si alte infaractiuni prin care s-au produs pagube patrimoniului persoanelor fizice si juridice. - persoanelor care, prin natura muncii lor, participa la întocmirea si contabilizarea documentelor in care se consemnează operaţiuni supuse controlului.

Articolul 2. Obiectivele si domeniul de exercitare a controlului financiar preventiv

Controlul financiar preventiv urmareste sa preîntâmpine încălcarea dispoziţiilor legale in vigoare in domeniu, a reglementarilor proprii, cu scopul prevenirii producerii pagubelor in patrimoniul societatii.

Controlul financiar preventiv se exercita asupra documentelor:- prin care se angajează cheltuieli - prin care se efectuează

Articolul 3. Documentele supuse controlului financiar preventiv.Documentele si operaţiunile prin care se angajează patrimonial societatea si se

supun controlului financiar preventiv, sânt prezentate in anexa Articolul 4. Acordarea vizei de control financiar preventiv.

Documentele, insotite de acte justificative, se prezintă controlul financiar preventiv semnate de şeful compartimentului in care se întocmesc.

Viza de control financiar preventiv se acorda prin înscrierea pe documentul controlat, a menţiunii “control financiar preventiv” sub semnătura celui care a efectuat controlul cu precizarea datei.

In situaţia in care se constata, la controlul financiar preventiv, ca documentul prezentat conţine operaţiuni care nu pot fi vizate, persoana împuternicita va restitui documentul, compartimentului care I l-a prezentat, insotit de justificarea refuzului de viza.

Compartimentul respectiv, poate accepta motivaţia refuzului sau prezintă documentul, spre analiza, persoanei împuternicite sa angajeze operaţiunea, pe propria răspundere, in situaţia in care considera ca documentul poate fi semnat.

Articolul 5. Atribuţii pe linia CFP.In anexa 1 sânt înscrise atribuţiile ce revin directorului financiar, respectiv

contabilului se.Anexa 2 cuprinde lista persoanelor implicate in acordarea vizei CEP

Articolul 6. Răspunderi.Şeful compartimentului in care se întocmesc documentele supuse controlului

financiar preventiv, prin semnarea, lor răspunde de:A) in faza de angajare a cheltuielilor:

- necesitatea si oportunitatea cheltuielilor care urmează a se efectua.- respectarea condiţiilor in care a fost aprobata cheltuiala.- realitatea datelor si exactitatea calculelor din document.- operaţiunea este legala si eficienta.- obţinerea avizului juridic in cazul operaţiunilor care necesita acest aviz.

B) in faza de efectuare a cheltuielilor:

- prezentarea documentelor la viza de control financiar preventiv.- respectarea condiţiilor in care a fost angajata cheltuiala.- realitatea si exactitatea calculelor din documente. Persoanele care exercita CFP, răspund de:

A) in faza de angajare a cheltuielilor:- respectarea condiţiilor in care a fost aprobata cheltuiala.- legalitatea, necesitatea, oportunitatea operaţiunii.- încadrarea in prevederile bugetului de venituri si cheltuieli sau ale programului de investiţii al societatii.- înscrierea unor clauze cu privire al penalitati si despăgubiri pentru daune cauzate.- de nedeplinirea obligaţiilor contractuale.

B) In faza de efectuare a cheltuielilor:- respectarea condiţiilor in care a fost angajata cheltuiala.- întocmirea de documente justificative corespunzătoare.- încadrarea in prevederile BVC si ale programului de investiţii.- acceptarea la plata a bunurilor recepţionate, lucrărilor executate, serviciilor prestate, etc.- asigurarea surselor de finanţare necesare derulării operaţiunilor- existenta vizei compartimentului juridic si a controlului financiar preventiv.

Articolul 7. Dispoziţii finale. Atribuţiile si răspunderile stabilite pe linia CFP, constituie sarcini de serviciu

pentru persoanele cuprinse in prezenta decizie, care vor aduce la îndeplinire, începând cu data de ........................................

Vizat DIRECTORJuridic

Resurse umane

ANEXA 2

OPERATIUNI SI DOCUMENTE CARE SE SUPUN CONTROLULUI FINANCIAR PREVENTIV

Operaţiunea Documentul

Conducătorul compartimentului in care se intocmeste documentul, atesta;

Persoanele care certifica CFP, verifica:

Numele , prenumele, funcţia, semnătura persoanelor care exercita CFP

I1.

Achiziţii de bunuriContract(comanda, referat) de aprovizionare cu materiale piese de schimb, obiecte de inv,

- existenta aprobărilor legale - existenta vizei juridice pentru legalitate - stabilirea necesarului de aprovizionat,cantitati,sortodipodimensiuni in concordanta cu aprobările date

- existenta aprobărilor legale- existenta vizei de compartiment si a celei juridice - incadararea in BVC- înscrierea unor clauze de penlitati si

-director financiar

combustibili,lubrifianti,rechizite alte materii, materiale, mărfuri, consumabile

- necesitatea, oportunitatea, eficienta oper.

despăgubiri

2 Contract (comanda) de aprovizionare cu utilaje, obiecte de inventar, materiale, de natura investiţiilor de mijloace fixe

- existenta aprobărilor legale- stabilirea corecta a cantitatilor si sortimentelor de aprovizionat corespunzător devizelor/documntatiilor tehnico economice sau programului de investiţii- înscrierea in contract/comanda a principalelor caracteristici tehnico funcţionale, a condiţiilor de recepţie si acordare a garanţiei, a clauzelor referitoare la penalitati, despăgubiri. pt.intarzieri in livrare sau plata- existenta vizei compartim. juridic

- existenta vizei de compartiment si a celei juridice- existenta aprobărilor legale- înscrierea unor clauze de penalitati si despăgubiri - incadararea in BVC

-director financiar

II. Executări de lucrăriContract (comanda, referat) pt. executarea de lucrarireparatii curente, de intretineri, alte lucrări inclusiv reparaţii capitale si de investiţii

- existenta aprobărilor legale- existenta vizei juridice-satabilirea volumului de lucrări si felurilor de lucrări, termenelor de recepţie- preturile, tarifele folosite se încadrează la nivelul celor practicante piaţa la data respectiva, prin compararea a minim 3 oferte

- existenta aprobărilor legale- existenta vizei de compartiment si a celei juridice - incadararea in BVC- înscrierea unor clauze de panelitati si despăgubiri

-director financiar

III. Prestări de serviciiContract (comanda) pentru prestarea de servicii pt. activitatea curenta si de inv.

- existenta aprobărilor legale- existenta vizei juridice- necesitatea, oportunitatea, eficienta oper.- preturile, tarifele folosite se încadrează la nivelul celor practicate pe piaţa la data respectiva, prin compararea a minim 3 oferte

- existenta aprobărilor legale- existenta vizei de compartiment si a celei juridice - incadararea in BVC- înscrierea unor clauze de penalitati si despăgubiri

-director financiar

IV Plăti pt.: achiziţii de bunuri, exect de lucr. prestări de servicii, pentru activitatea curenta si de inv.- factura fiscal, chit. fiscala care se poate achita prin; - virament folosind - ordinul de plata - cecul simplu - numerar, folosind - dis. de plata către casierie - cecul barat

Compartimentul care accepta plata- recepţia cantitativa si calitativa a bunurilor livrate precum si intocmirea actelor de constatare eventualelor diferenţe - concordanta facturii cu tipul si valoarea serviciilor stabilite in contractul cu clientul concordant facturii cu clauzele contractului referitoare la sortiment, cantitate, calitate, termen de livrare- recepţia finala a lucrărilor (obiectivelor) de investiţii-receptia sau procesul verbal de constatare executării lucrării sau prestării serviciului

- existenta documentelor justificative legal întocmite - încadrarea in prevederile BVC, sau ale planului de investiţii- operaţiunea este legala, eficienta si reprezintă obligaţii ale societatii, rezultate din contractele comenzile încheiate

-director financiar

V Plăti in cadrul contractelor de colaborareContracte de colaborareOrdin de plataDispozitive de plata către casierie

- existenta aprobărilor legale- existenta vizei juridice- realizarea obiectului contractului- preturile/tarifele corespund celor de pe pita la data respectiva si celor înscrise in devizul estimativ/anexa la contractul înmânat clientului pt. care se efectuează lucrarea - necesitatea, oportunitatea si eficienta operaţiunii

- existenta aprobărilor legale- existenta vizei de compartiment si a celei juridice - încadrarea in BVC- înscrierea unor clauze de penalitati si despăgubiri - director financiar

VI Respectarea fiscalitatiiNotele contabile de inregistararea obligaţiilor fata de bugetul statului, bugetul asigurărilor sociale si fondurilor specialeOrdinele de plata privind achitarea acestora

Compartimentul financiar-contabil calculează si înregistrează obligaţiile conform dispoziţiilor legale in vigoare

Vărsămintele sânt legal datorate si se efectuează in cuantumul si la termenele stabilite

- contabilul şef- directorul financiar

VII Înregistrarea cheltuielilor directe Deconturi de cheltuieli diverse, deplasări (interne si

- necesitatea, oportunitatea si eficienta operaţiunii- preturile/tarifelecorespund celor de pe pita la data respectiva

- existenta vizei de compartiment - încadrarea in prevederile BVC

- contabilul şef

externe), justificare avansuri de trezorerie privind materiile prime, material, mărfuri, transport, posta, telecomunicaţii, protocol

- sumele din deconturi corespund celor înscrise in documentele justificative- documentele justificative sânt in conformitate cu descrierea cheltuielilor înscrise in decont

- directorul financiar

VIII Decontări in cadrul grupului Contract (comanda) pt., executarea de lucrar, prestarea de servicii reciproce

- existenta aprobărilor legale- existenta vizei juridice- menţiuni cu privirea modalitatea de decontare (compesare, parter, finanţare)

- existenta aprobărilor legale- existenta vizei de compartiment si a celei juridice

- directorul financiar

IX Plăti pentru salarii si alte drepturi curente ale personalului.Contract de munca pe perioada determinata/nedeterminataContracte colaborare

- existenta aprobărilor legale- realizarea sarcinilor prevăzute in fisa postului sau corespunzătoare funcţiei

- existenta aprobărilor legale- încadrarea in prevederile BVC - directorul

financiar

X Trecerea pe seama cheltuielilor sau a unor fonduri, a pierderilor, daunelor, care nu s-au produs cu vinovatieReferat, proces verbal

- existenta vizei comp. juridic- realitatea pierderilor/daunelor înscrise in documentaţia respectiva - stabilirea cauzelor care s-au condus la producerea piederii/daunei- evaluarea pagubelor/daunelor a folosit preturile din evidenta

- existenta vizei de compartiment si a celei juridice- documentaţia prezentata este completa si din ea rezulta lipsa de culpa in sarcina vreunei persoane pt. pierderea / dauna înregistrata

- contabilul şef

XI Realizarea veniturilor(încasărilor), in lei si in valuta rezultate din contractele de vânzare-cumpărare, executare, lucrări, prestări de servicii sau din valorificarea bunurilor declasate sau casatFactura, ordin de plata, cec simplu dispoziţia de încasare către casierie

- existenta aprobărilor legale- preturile/tarifele sânt cele practicate pe piaţa la data respectiva, aprobate de directorul financiar in urma analizei calculaţiei de preţ

- veniturile se realizează in cuantumul si la termenele contractuale- veniturile se încadrează in prevederile BVC

- directorul financiar

XII Propunerile de modificare a BVCReferat

Compartimentul financiar- contabil face analiza realizării preliminare a veniturilor si cheltuielilor, determinata de factorii:- modificări semnificative in structura clientelei - majoritatea preturilor si tarifelor - modificarea structurii si a naturii lor iniţiale de determinare a cheltuielilor si veniturilor

- verificarea realitatii justificărilor privind modificărilor propuse- analiza efectelor produse de modificările respective - directorul

financiar

XIII Repartizarea profitului, construirea fondurilor proprii si a rezervelorNota contabila

Contabilitatea primeşte Hotărârea AGA se cuprinde aprobarea bilanţului si repartizarea profitului, preluând datele pt. înregistrarea in evidenta

- legalitatea Hotărârii AGA- destinaţiile si sumele stabilite corespund prevederilor legale si statutare

- contabilul şef

ANEXA

3

ORDIN DE ACHIZITIE

Firma ....................................... Poziţia bugetara............................Departamentul.......................... (Se completează de către dep. Financiar)Perioada de consum

Furnizor.................................... Persoana care solicita achiziţia..............................Data......................................................................Şef departament

Bunuri sau servicii solicitat:

Nr.crt.

Descriere Cantitatea P/U Total fara TVA

TVA Total suma

estimata

Destinaţie

TOTAL

APROBAT, APROBAT,

Director Financiar Director Executiv

*Achitat :Cash cu Dispoziţie de plata/ Chitanţa nr....... din data...............Prin transfer bancar cu Ordin de plata nr.......din data...............

ANEXA 4

SOCIETATEA COMERCIALA................................

FISA POSTULUI

1. Departamentul:2. Serviciul:

3. Denumirea postului:4. Poziţia căruia se subordonează:5. Poziţia care I se subordonează:6. Descrierea postului:7. Atribuţii si resposabilitati:8. Relaţii:

- de colaborare - de reprezentare

9. Cerinţe minime pentru ocuparea postului:- studii- experienţa- cunostinte legislaţie- limbi străine sin grad de cunoaştere- calitati individuale

Semnătura şefului de DepartamentSemnătura salariatului

Data semnării

ANEXA 5

FISA POSTULUI

1. Departamentul: Financiar- Contabilitate2. Serviciul: Financiar3. Denumirea postului: DIRECTOR FINANCIAR4. Poziţia căruia se subordonează: DIRECTOR GENERAL5. Poziţia care I se subordonează: CASIER

DIRCTORI DE DEPARTAMENTE6. Descrierea postului: Organizarea si supervizarea activitatii financiare7. Atribuţii si resposabilitati: - uramareste respectarea procedurilor financiare interne;

- urmareste existenta unei separări suficiente a funcţiilor;

- răspunde la corectitudinea întocmirii rapoartelor financiare;

- organizează si conduce departamentul financiar;

- avizează ordinele de achiziţie;

- autorizează realizarea plaţilor, verifica stabilirea corecta a preturilor;

- verifica daca sânt respectate condiţiile de evitare a riscurilor;

- verifica daca platile solicitate sânt prevăzute in buget;

- participa la negocierea contractelor cu clienţi si furnizorii;

- urmareste realizarea contractelor;

- pregateste situaţiile financiare către management, inclusiv comparaţii intre previzionat si realizat;- avizează toate operaţiunile financiare prin semnarea tuturor documentelor financiare;- verifica corelaţiile dintre venituri si cheltuieli;- analizează veniturile si cheltuielile realizate fata de cele bugetare;- urmareste fluxul de numerar, planifica palatile in concordanta cu încasările;- ia masuri pentru recuperarea sumelor restante;- actualizează (împreuna cu Contabilul Şef) “Regulamentul de ordine interna” cu modificări impuse de buna funcţionare

8. Relaţii: - de reprezentare in relaţia cu terţi, alături de Directorul General/Directorul Executiv9. Cerinţe minime - cunostintele vor fi supuse verificării Departamentului Financiar si Audit Intern din

cadrul Media Pro Group, la angajare si periodic

ANEXA 5

FISA POSTULUI

1. Departamentul: Financiar- Contabilitate2. Serviciul: Contabilitate3. Denumirea postului: CONTABL SEF4. Poziţia căruia se subordonează: DIRECTOR FINANCIAR 5. Poziţiile care I se subordonează: CONTABIL, GESTIONAR6. Descrierea postului: Organizarea si supervizarea activitatii contabile

7. Atribuţii si responsabilitati: - intocmeste situaţiile contabile lunare- răspunde de predarea raportărilor cerute de autoritatile romane

(DGFPB, DGMPS, Direcţia sanitara, etc.) la termenele stabilite de Lege;

- furnizează Directorului Financiar informaţii contabile detaliate necesare întocmirii rapoartelor financiare- verifica existenta tuturor vizelor pe documentele contabile certifica

realitatea;

- urmareste înregistrarea încasărilor si plaţilor;

- analizează soldurile din balanţa;

- semnează toate documentele de înregistrare a operaţiunilor;

- verifica respectarea legislaţiei contabile si fiscale;

- verifica corectitudinea înregistrărilor;

- verifica stabilirea corecta a conturilor;

- răspunde de corectitudinea organizării tinerii contabilitatii;

- asigura înregistrarea cheltuielilor corelate cu veniturile realizate;

- constituie provizioane pentru riscuri;

- organizează inventarierea patrimoniului la sfarsitul exerciţiului financiar;

- asigura păstrarea arhivei conform reglementarilor;

- asigura instruirea persoanelor din subordine;

- actualizează (împreuna cu Directorul Financiar) “Regulamentul de ordine

interna”cu modificări impuse de buna funcţionare;

- organizează si verifica gestiunile de materii prime, materiale si produse

finite;

8. Cerinţe minime: - cunostintele vor fi supuse verificării Departamentului Financiar si AuditIntern din cadrul Media Pro Group, la angajare periodic

ANEXA 5

FISA POSTULUI

1. Departamentul: Financiar- Contabilitate2. Serviciul: Contabilitate3. Denumirea postului: CONTABL4. Poziţia căreia se subordonează: CONTABL SEF5. Poziţiile care I se subordonează: NU6. Descrierea postului: Executarea operaţiilor contabile

7. Atribuţii si responsabilitati: - înregistrează un contabilitate documentele primare;- asigura înregistrarea documentelor pe analitice distincte;

- verifica existenta tuturor vizelor pe documentele primare pe care le

înregistrează;

- intocmeste notele contabile;

- răspunde la întocmirea tuturor actelor contabile si de evidenta contabila:

deconturi, facturi, proforme, fise analitice pentru furnizori si clienţi, evidenta

contabila casa si banca;

- realizează componenta soldurilor;

- completează Registru Jurnal si Registrele de cumpărări si vânzări;

- completează Registrul de inventar al mijloacelor fixe;

- răspunde de întocmirea statelor de plata pe baza referatelor aprobate de

conducere;

- asigura legătura cu Departamentul personal (înregistrează datele pe baza

dosarului pe personal complet si trimite Departamentului Personal Central-

Stefania Eftimie- copii ale statelor de salarii pana la data 15 ale lunii pentru

luna precedenta);

- verifica deconturile de cheltuieli si le înregistrează numai pe baza aprobării

lor de către persoanele căruia se subordonează;

8. Cerinţe minime: - cunostintele vor fi supuse verificării Departamentului Financiar si AuditIntern din cadrul Media Pro Group, la angajare si periodic

ANEXA 5

FISA POSTULUI

1. Departamentul: Financiar- Contabilitate2. Serviciul: Financiar3. Denumirea postului: CASIER4. Poziţia căreia se subordonează: DIRECTOR FINANCIAR5. Poziţiile care I se subordonează:

6. Descrierea postului: Executarea operaţiilor de trezorerie7. Atribuţii si responsabilitati: - completează la zi si corect “Registru de casa”;

- verifica corectitudinea documentelor primare care stau la baza operaţiilor

de încasări si plăti;

- răspunde de obţinerea semnaturilor autorizate pentru plăti (realizează

platile NUMAI pe baza aprobării scrise a persoanelor cărora se subordonează);

- realizează operaţiunile cu banca: ridicări extrase de cont, depuneri si retrageri denumerar;

- intocmeste toate documentele specifice operaţiunilor cu numerar prin casa

si banca (chitanţe, dispoziţii de plata, ordine de plata, file de cec, dispoziţii de

plăti valutare, ordine de participare la licitaţii bancare etc.);

- răspunde la circuitul acestor documente, de respectarea “regimului special” si

de numerotarea si înregistrarea distincta a documentelor in “Registrul numerelor

de ordine”;

- gestionează valorile banesti de orice natura (cash, cecuri, bilete de ordin etc.)

si răspunde de păstrarea lor in condiţii de securitate;

- gestionează toate documentele cu “regim special”, chiar daca nu sânt specifice

operaţiunilor in numerar (facturi, avize de expediţie, note de recepţie etc.), le

înregistrează in momentul primirii intr-un “Registru de evidenta a

documentelor” si le eliberează in ordinea sosirii lor pe baza de semnătura,

persoanelor care de întocmirea acestora;

- răspunde in fata Legii in cazul nerespectarii dispoziţiilor privind destinaţia

sumelor aprobate spre plata;

- asigura legătura cu Departamentul Personal;

- preda sub semntura documentele destinate înregistrării persoanelor din

Dep.Financiar- Contabilitate;

8. Cerinţe minime: - cunostintele vor fi supuse verificării Departamentului Financiar si Audit Interndin cadrul Media Pro Group, la angajare si periodic

ANEXA 6Unitatea emitenta Unitatea destinata______________________ ______________________Nr. Inreg, RC_______________Cod fiscal__________________Localitatea__________________

Nr. Inreg, RC_______________Cod fiscal__________________Localitatea__________________

Judeţ (sector)_______________Str.______________________Bl.______Sc.____Et.___Ap.___Tel._______________________

Judeţ (sector)_______________Str._______________________Bl.______Sc.____Et.___Ap.___Tel._______________________

DECONT JUSTIFICATIVal cheltuielilor si veniturilor in luna ___________________aferente contractului de asociere in participare nr. ________

CHELTUIELIContul Suma

VENITURIContul Suma

600 A1 701 B1601 A2 702 B2

687 An 787 BnTotal A1----A2 Total B1----B2

Cheltuielile cu impozitul pe profit, obligaţia de plata si achitarea acesteia sânt înregistrate in contabilitatea emitentului, ca societatea care evidentiaza operaţiunile rezultate din asocierea in participaţie. In consecinţa, emitentul regularizaza financiar profirul net rezultat.

Emitentul si destinatarul fac toate înregistrările ce se impun utilizând monografia contabila recomndata in “Procedurile de lucru” comunicate de dvs. cu nr.________________

Pentru sume înscrise in decont se anexează ca documente justificative, copii certificate ale actelor originale care au stat la baza înregistrărilor.

EMITENT- predator DESTINATAR- primitorDirector Director

Conducătorul compartimentului Conducătorul compartimentului financiar- contabil financiar-contabil