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Procedimiento para Adquisición de

Bienes, Ejecución de Obras, Prestación de

Servicios y Consultorías

Versión: 4.0

Fecha de vigencia: 22 de septiembre del 2015

Objetivo: Establecer los lineamientos para gestionar los diferentes procesos de contratación de

adquisición de bienes, ejecución de obras, prestación de servicios y consultoría

Procedimiento para Adquisición de Bienes, Ejecución de Obras, Prestación de Servicios y Consultorías

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido ........................................................................................................................................... 2

Tabla de Figuras ................................................................................................................................................ 4

1 Alcance ........................................................................................................................................................ 5

2 Definiciones ................................................................................................................................................. 5

3 Referencias .................................................................................................................................................. 6

4 Responsabilidades y Políticas .................................................................................................................. 7

5 Procedimiento para Adquisición de Bienes, Ejecución de Obras, Prestación de Servicios y Consultorías ....................................................................................................................................................... 9

5.1 Elaboración de Solicitud de Inicio de Contratación .................................................................................... 9

5.2 Emisión de Certificados ............................................................................................................................ 10

5.2.1 Emisión de certificado de no disponibilidad en Bodega................................................................... 10

5.2.2 Emisión de Certificado de Disponibilidad Presupuestaria ............................................................... 11

5.3 Aprobación de Solicitud de Inicio de Proceso de Contratación ................................................................ 11

5.4 Elaboración de Pliegos ............................................................................................................................. 12

5.5 Autorización de inicio del proceso ............................................................................................................ 12

5.6 Publicación del Procedimiento de Contratación ....................................................................................... 13

5.7 Preguntas, Respuestas y/o Aclaraciones ................................................................................................. 14

5.8 Recepción y Apertura de Ofertas.............................................................................................................. 14

5.9 Convalidación de Errores y Calificación de las Ofertas ............................................................................ 14

5.10 Adjudicación o Declaratoria de Proceso Desierto .................................................................................... 15

5.11 Elaboración del Contrato .......................................................................................................................... 16

5.12 Actualización de avance en la Herramienta de Planificación .................................................................. 16

5.13 Realizar el archivo del Expediente ........................................................................................................... 17

5.14 Particularidades ........................................................................................................................................ 17

5.14.1 Subasta inversa ........................................................................................................................... 17

5.14.2 Licitación ...................................................................................................................................... 18

5.14.3 Contrataciones en situaciones de emergencia ............................................................................ 19

5.14.4 Adquisición de bienes inmuebles ................................................................................................ 19


Tabla de Contenido

5.14.5 Contratación directa de consultoría ............................................................................................. 19

5.14.6 Consultoría por lista corta o concurso público ............................................................................. 19

5.14.7 Régimen especial ........................................................................................................................ 19

5.15 Ínfima Cuantía ........................................................................................................................................... 20

5.15.1 Adquisición de Bienes por Ínfima Cuantía ................................................................................... 20

5.15.2 Ejecución de Obras y Prestación de Servicios por Ínfima Cuantía ............................................. 21

5.16 Contrataciones Específicas ...................................................................................................................... 21

5.16.1 Vehículos ..................................................................................................................................... 21

5.16.2 Equipos de Oficina, Equipos de Audio y Video, Bienes Muebles, Electrodomésticos y Menaje 21

5.16.3 Aplicaciones Informáticas, Equipos de Computación y de Comunicaciones .............................. 22

5.16.4 Suministros de Oficina ................................................................................................................. 22

5.16.5 Capacitación ................................................................................................................................ 22

5.16.6 Publicidad e Imagen .................................................................................................................... 22

6 Disposiciones transitorias ....................................................................................................................... 22

7 Derogaciones ............................................................................................................................................ 22

8 Diagrama de flujo ...................................................................................................................................... 23


Tabla de Figuras

Tabla de Figuras

Figura 1-Responsables de actualización de procesos de contratación en Software ................................. 17

Figura 2- Responsables para actualización en procesos de ínfima cuantía en software .......................... 17


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1 Alcance

Este documento describe el procedimiento general para la contratación o adquisición de bienes,

ejecución de obras, prestación de servicios y consultoría; y las particularidades de los diferentes

procesos de contratación pública en la Unidad de Negocio Hidropaute.

2 Definiciones

Adquisiciones: Es el área responsable de la gestión de los procedimientos de contratación y del manejo y

administración del portal del Sistema Nacional de Contratación Pública www.compraspublicas.gob.ec

para la adquisición de bienes, ejecución de obras, prestación de servicios y consultorías de CELEC EP –

HIDROPAUTE

Área Requirente: Todas las unidades operativas o administrativas de CELEC EP-HIDROPAUTE que

requieran la provisión de un determinado bien, servicio, obra y/o consultoría para la ejecución de sus

actividades, representadas por las Subgerencias o Jefaturas de área. En estas áreas se inicia el

Procedimiento de Contratación y serán las encargadas de generar la solicitud de contratación

(HPASOLCON), para lo cual verificará que la contratación conste en el Presupuesto Anual, Plan Anual

de Contrataciones y observaran lo establecido en los artículos 23 y 25 de la Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Contratación Pública LOSNCP, artículo 4 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica

del Sistema Nacional de Contratación Pública y las resoluciones emitidas por el SERCOP.

Adjudicación: Es el acto administrativo por el cual el Gerente de Unidad, otorga derechos y obligaciones

de manera directa al oferente seleccionado.

Catálogo Electrónico: Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal

www.compraspublicas.gov.ec para su contratación directa como resultado de la aplicación de convenios

marco.

Certificado de Disponibilidad Presupuestaria: Documento emitido por la Subgerencia Financiera por el

cual se establece el compromiso presente o futuro de un valor para cubrir las obligaciones derivadas de

la contratación.

Comisión Técnica: Es la responsable de llevar adelante el proceso de contratación. Para su

conformación y su desempeño se sujetará a lo previsto en la normativa legal vigente.

Delegado: Es la persona debidamente facultada designada por la Gerencia de Unidad de Negocio

mediante Resolución para que a nombre de ésta actúe en los procesos de contratación, según su

alcance.

http://www.compraspublicas.gob.ec/

http://www.compraspublicas.gov.ec/


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Herramienta de planificación: Herramienta informática disponible para la administración de proyectos y

contratos, en la que se registra el avance de los mismos. http://proyectoshpa.celec.com.ec/

Módulo Documental de IFS: Es la herramienta disponible en el Sistema IFS definida por la CELEC EP

para la Gestión de Documentos y que nos permite además la integración de los documentos con los

procesos transaccionales internos.

Modulo Facilitador de Contratación: Aplicativo desarrollado por el SERCOP para la elaboración de los

pliegos denominado “USHAY”.

Pliegos: Documentos precontractuales elaborados en base a los lineamientos y modelos establecidos

por el SERCOP y/o adaptados por CELEC EP-HIDROPAUTE para la determinación de las

especificaciones técnicas, condiciones económicas, legales y contractuales para la adquisición de

bienes, ejecución de obras, prestación de servicios o consultorías.

Proveedor: Personal natural o jurídica nacional o extranjera que se encuentra inscrita en el Registro

Único de Proveedores (RUP), excepto en ínfima cuantía, de conformidad con la LOSNCP, habilitada

para proveer bienes, ejecutar obras, prestar servicios, y consultorías requeridos por CELEC EP-

HIDROPAUTE.

Portal Institucional: Sistema informático oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano

www.compraspublicas.gob.ec

Presupuesto Referencial: Monto del objeto de contratación determinado por el Área Requirente al inicio

de un proceso precontractual.

Responsable de Solicitud de Contratación.- Funcionario delegado del área requirente para ejecutar las

actividades iniciales de un proceso de contratación.

SERCOP: Servicio Nacional de Contratación Pública.

Solicitud de Inicio de Proceso de Contratación: Documento elaborado por las áreas requirentes, en

función del cual se elabora los pliegos para los procedimientos de contratación.

Solicitud de Inicio de Proceso de Contratación Ínfima Cuantía: Documento elaborado por las áreas

requirentes, en función del cual se procede a la revisión y aprobación.

3 Referencias

Ley Orgánica de Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento General

Resoluciones emitidas por el Órgano Rector de la Contratación Pública.

Instructivo de gestión de contrataciones hasta dos millones de dólares – etapa precontractual

l22.01.02-i01.

Instructivo de gestión de contrataciones compras superiores a dos millones de dólares etapa

precontractual 22.01.02-i02


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Guía para gestión de certificado de no disponibilidad en bodega IFS

Guía para gestión de certificación presupuestaria IFS

Guía para gestión de solicitudes de inicio del proceso de contratación IFS

Guía para gestión de pliegos proceso de contratación

Guía para gestión de informes IFS

Guía para gestión de resoluciones IFS

Guía para gestión de actas IFS

Guía para gestión de Contratos IFS

Guía para gestión de Garantías IFS

4 Responsabilidades y Políticas

Responsable de Solicitud de Contratación

Determina y justifica la necesidad de la contratación.

Prepara la documentación para el inicio del procedimiento de contratación, conforme lo

establecido en el INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DE CONTRATACIONES HASTA DOS MILLONES DE

DÓLARES – ETAPA PRECONTRACTUAL 22.01.02-I01.

Solicita al área de Inventarios y Bodegas (en caso de contrataciones de bienes), el certificado de

no disponibilidad en Bodega.

Solicita la emisión del certificado de disponibilidad presupuestaria.

Contar con los estudios y diseños completos, definitivos y actualizados, planos y cálculos,

especificaciones técnicas debidamente aprobados por la Subgerencia o Jefatura del área

requirente.

Revisa la existencia de los recursos y la correcta planificación existente tanto en el Plan Anual de

Contrataciones y Presupuesto de la Unidad de Negocio.

Determina adecuadamente el presupuesto referencial.

Elabora la SOLICITUD DE INICIO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN acorde a la GUÍA PARA GESTIÓN

DE SOLICITUD DE INICIO DE CONTRATACIÓN IFS.

Verifica que la contratación a realizar cumpla con la normativa legal aplicable al procedimiento

de contratación.

Ingresa y remite para su revisión, la información verificada y completa en el MÓDULO

DOCUMENTAL DE IFS (Solicitud de inicio de contratación, certificado presupuestario, certificado de

no disponibilidad en bodega, etc).

A falta del usuario del Módulo Documental IFS, el ingreso de la solicitud de contratación la realiza la asistente administrativa de la

Jefatura o Subgerencia requirente (o su backup).


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Jefatura o Subgerencia de Área Requirente

En caso de contratación directa de consultoría, solicita autorización a la Gerencia de Unidad de

Negocio, del consultor a ser invitado en el procedimiento de contratación.

Revisa y aprueba la SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO DE CONTRATACIÓN mediante el MÓDULO

DOCUMENTAL DE IFS y la remite a la Jefatura de Adquisiciones.

Jefatura de Adquisiciones (o Comisión Técnica cuando se trate de Licitación)

Elabora los pliegos en el módulo facilitador del Portal Institucional del SERCOP.

Elabora los pliegos de Contrataciones por régimen especial en los modelos de pliegos

establecidos por el SERCOP.

Gestiona y realiza el seguimiento a las actividades relacionadas con los procedimientos de

contratación en el Portal Institucional del SERCOP.

Recibe la documentación entregada por los oferentes (ofertas, convalidaciones, consultas, etc).

Archiva el expediente de contratación en caso de adquisiciones por ínfima cuantía o catálogo

electrónico.

Verifica en el Catalogo Electrónico la existencia o no de los bienes o servicios requeridos y emite

la correspondiente certificación.

Ingresa la información de los pliegos elaborados en el MÓDULO DOCUMENTAL DE IFS.

Crea la carpeta virtual (expediente) del proceso de Contratación y vincula los documentos

iniciales en el MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS.

Subgerencia Financiera

Suscribe el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria, mediante el cual establece el

compromiso del valor solicitado para el pago futuro.

Distribuye el certificado presupuestario a través del MÓDULO DOCUMENTAL DE IFS.

Analista de Inventarios y Bodegas

Emite el Certificado de no Disponibilidad en Bodega, vía el MÓDULO DOCUMENTAL DE IFS

Remite el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria a través del MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS

al responsable de la solicitud de contratación.

Gerencia de Unidad de Negocio

Autoriza el inicio del proceso y aprueba los pliegos del procedimiento de contratación.

En caso de que el valor referencial de la contratación supere el monto autorizado por la Gerencia

General de CELEC EP tramita la respectiva autorización.

Suscribe las resoluciones y autorizaciones necesarias para la gestión de las contrataciones a

realizar a través del Módulo Documental del IFS.


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Revisa y autoriza los informes del Delegado o Comisión Técnica.

En caso de procedimientos de contratación declarados desiertos, autoriza la reapertura, su

archivo o la adquisición a través de otra modalidad de contratación.

Designa el Delegado o Comisión Técnica para la tramitación de la contratación.

Delegado o Comisión Técnica

Ejecuta, gestiona y realiza el seguimiento de todas las actividades referentes al procedimiento de

contratación.

Elabora las Actas pertinentes.

Remite la información a publicar en el Portal Institucional del SERCOP al área de Adquisiciones

por lo menos dos horas antes del horario establecido en el cronograma.

Elabora y gestiona el Informe del Proceso de Contratación en el cual incluirán el análisis

correspondiente del proceso y la recomendación expresa de adjudicación o declaración de

proceso desierto.

Custodia temporal del expediente de contratación (toda la documentación original generada en el

proceso) hasta la entrega del informe del proceso de contratación.

Remite el expediente de contratación físico a la Jefatura de Adquisiciones.

En caso de requerirse ejecuta la sesión de negociación, para lo cual deberá disponer de

información respecto a las condiciones del mercado del bien, servicio o consultoría a contratar.

(Art. 47 del Reglamento a la LOSNCP).

Agenda a través de correo electrónico oficial el cronograma del procedimiento de contratación.

Subgerencia Jurídica

Elabora y gestiona la suscripción de las Resoluciones necesarias para el desarrollo del proceso

de contratación en el Módulo Documental del IFS.

Elabora el contrato e ingresa en la herramienta destinada para el efecto.

Informa a la subgerencia Financiera la suscripción del contrato y las garantías otorgadas.

Notifica a los administradores de contrato para su publicación en el Portal Institucional del

SERCOP.

5 Procedimiento para Adquisición de Bienes,

Ejecución de Obras, Prestación de Servicios y

Consultorías

5.1 Elaboración de Solicitud de Inicio de Contratación


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Responsable de Solicitud de contratación

1. Genera y motiva la necesidad

2. Verifica en la HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN, la existencia del proyecto de contratación tanto

en el Presupuesto Anual como en el Plan Anual de Contrataciones (PAC).

3. Cuando la contratación no conste en el Plan Anual de Contrataciones o amerite una reforma, el

área Requirente mediante memorando solicita a la Subgerencia de Gestión Organizacional la

gestión para la reforma correspondiente.

4. En caso de requerirse movimientos presupuestarios, el área Requirente mediante memorando

solicita a la Gerencia de Unidad de Negocio la autorización para la respectiva Reforma

Presupuestaria.

5. Elabora la SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO DE CONTRATACIÓN en el MÓDULO DOCUMENTAL DE

IFS, observando lo establecido en los artículos 23 y 25 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional

de Contratación Pública LOSNCP, artículo 4 de la Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica

del Sistema Nacional de Contratación Pública y resoluciones vigentes suscritas por el SERCOP.

6. Cuando se trate de contrataciones de Régimen Especial, el Área Requirente a más de la

SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO DE CONTRATACIÓN, deberá remitir el informe técnico justificando

la necesidad por razones de funcionalidad o necesidad tecnológica u otra justificación que

faculte acogerse al Régimen Especial.

7. Cuando aplique, dependiendo del tipo de contratación, incluir las OBLIGACIONES PARA LA GESTIÓN

DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL; GESTIÓN AMBIENTAL Y RESPONSABILIDAD SOCIAL PARA

CONTRATISTAS, los cuales deben constar como archivo anexo en la SOLICITUD DE INICIO DE

PROCESO DE CONTRATACIÓN.

Las OBLIGACIONES PARA LA GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL; GESTIÓN AMBIENTAL Y RESPONSABILIDAD SOCIAL

PARA CONTRATISTAS se encuentran disponibles en el SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Para la elaboración de pliegos se deberá

analizar la aplicabilidad de cada uno de los puntos mencionados en dichos términos. En caso de ser necesario se deberá solicitar

soporte específico al área de Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Social Ambiental.

En caso de que el responsable de la solicitud de contratación, no cuente con licencia para el ingreso de la documentación en el

MÓDULO DOCUMENTAL DE IFS, la asistente administrativa o su backup del área será la responsable de remitirla de acuerdo al flujo

de autorización establecido por cada subgerencia.

5.2 Emisión de Certificados

5.2.1 Emisión de certificado de no disponibilidad en Bodega

Responsable de solicitud de contratación

1. Mediante correo electrónico solicita al Analista de Inventarios y Bodega, se emita el Certificado

de no Disponibilidad en Bodega.


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Inventario y Bodega

2. Emite el Certificado de no Disponibilidad en Bodega, vía el MÓDULO DOCUMENTAL DE IFS acorde

a la GUÍA GESTIÓN DE CERTIFICADO DE NO DISPONIBILIDAD EN BODEGA IFS, en el cual se indique si

los bienes a ser adquiridos corresponden a bienes de activo o de inventario y la cantidad

disponible.

3. Remite el Certificado de no Disponibilidad en Bodega a través del MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS


5.2.2 Emisión de Certificado de Disponibilidad Presupuestaria

Responsable de la solicitud de contratación

1. Mediante correo electrónico solicita a la Subgerencia Financiera, se emita el correspondiente

Certificado de Disponibilidad Presupuestaria acorde al formato vigente SOLICITUD DE

CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA.

Subgerencia Financiera

2. Emite el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria acorde a la GUÍA GESTIÓN DE

CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA IFS mediante el cual establece el compromiso del valor

solicitado para el pago futuro.

3. Remite el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria a través del MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS


5.3 Aprobación de Solicitud de Inicio de Proceso de Contratación

Responsable de la solicitud de contratación

1. Remite para la aprobación de acuerdo al flujo de autorización establecido por cada subgerencia

o jefatura de nivel gerencial correspondiente, la Solicitud de Inicio de Proceso de Contratación, el

certificado de disponibilidad presupuestaria y en caso de aplicar: Certificado de no disponibilidad

en bodega, informe técnico y/o las OBLIGACIONES PARA LA GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD

OCUPACIONAL; GESTIÓN AMBIENTAL Y RESPONSABILIDAD SOCIAL PARA CONTRATACIONES,

MEDIANTE EL MODULO DOCUMENTAL IFS.

2. Gestiona las correcciones pertinentes en la SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO DE CONTRATACIÓN

en caso de existir observaciones por parte del área de Adquisiciones y las envía a través del

MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS.

El Subgerente o Jefatura de nivel gerencial puede definir niveles de revisión previos de la Solicitud de Inicio de Proceso de

contratación.

Subgerencia o Jefatura del área requirente:


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3. Aprueba la SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO DE CONTRATACIÓN mediante el MÓDULO

DOCUMENTAL DE IFS y la remite a la Jefatura de Adquisiciones.

Jefatura de Adquisiciones

4. Verifica en el Catalogo Electrónico la existencia o no de los bienes o servicios requeridos y

emite la correspondiente certificación.

5.4 Elaboración de Pliegos


1. Revisa en el Plan Anual de Contratación el tipo de procedimiento de contratación a aplicar, en

caso de duda, solicita mediante correo electrónico a la Subgerencia Jurídica la determinación de

la modalidad de contratación que se debe aplicar, indicando las características principales de la

contratación, presupuesto referencial y una breve explicación en caso de que se trate de bien

normalizado o régimen especial.

2. Elabora los pliegos en el MÓDULO FACILITADOR DE CONTRATACIÓN de acuerdo con lo establecido

en la SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO DE CONTRATACIÓN remitida por el Área Requirente. En

caso de contrataciones de Régimen Especial se elabora los pliegos en función de los modelos

establecidos por el SERCOP.

3. En el caso de régimen especial la Jefatura de Adquisiciones elabora el pliego y solicita mediante

correo electrónico a la Subgerencia Jurídica la revisión.

4. Notifica los pliegos a la Subgerencia Jurídica mediante el MÓDULO DOCUMENTAL DE IFS.


5. Elabora la resolución de inicio y aprobación de pliegos y remite a través del MÓDULO DOCUMENTAL

DE IFS al área de Adquisiciones para la actualización del cronograma.

6. Adjuntar la resolución a la carpeta virtual del proceso en el MÓDULO DOCUMENTAL DE IFS.


7. Incluye el cronograma del procedimiento de contratación y conjuntamente con la resolución de

inicio de proceso y aprobación de pliegos, remite a la Gerencia de la Unidad de Negocio.

5.5 Autorización de inicio del proceso


8. Suscribe los pliegos y la Resolución de inicio de proceso y aprobación de pliegos mediante el

MODULO DOCUMENTAL DEL IFS acorde a lo establecido en la GUÍA PARA GESTIÓN DE

RESOLUCIONES IFS.


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9. Notifica al área de Adquisiciones para su publicación en el Portal Institucional del SERCOP.

La resolución de inicio de proceso y aprobación de pliegos deben ser firmadas electrónicamente.

Los pliegos pueden ser firmados electrónicamente.

En caso de que el valor referencial de la contratación supere el monto autorizado por la Gerencia General de CELEC EP, el Área

Requirente deberá remitirse al INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DE CONTRATACIONES COMPRAS SUPERIORES A DOS MILLONES DE

DÓLARES ETAPA PRECONTRACTUAL 22.01.02-I02

5.6 Publicación del Procedimiento de Contratación


1. Con toda la información debidamente legalizada, publica el procedimiento de contratación en el

Portal Institucional del SERCOP www.compraspublicas.gob.ec, imprime el reporte de la

publicación y notifica vía correo electrónico al Delegado o Comisión Técnica.

2. A partir de este numeral, en todos los casos que se requieran publicaciones en el Portal

Institucional del SERCOP se debe notificar y asegurar la disponibilidad de los correspondientes

documentos a la Jefatura de Adquisiciones con un mínimo de dos horas de anticipación.


3. En caso de requerirse reprogramación del cronograma y solo hasta antes de la fecha límite de

Respuestas y Aclaraciones genera la motivación y la remite mediante memorando a la Gerencia

de Unidad de Negocio.


4. Autoriza y notifica a la Subgerencia Jurídica para la elaboración de la Resolución de

Reprogramación de Cronograma.


5. Elabora la resolución de reprogramación de cronograma a través del MÓDULO DOCUMENTAL DE

IFS acorde a lo establecido en la GUÍA PARA GESTIÓN DE RESOLUCIONES IFS, Y REMITE A LA

GERENCIA DE UNIDAD DE NEGOCIO.


6. Suscribe la resolución de reprogramación y notifica al área de adquisiciones a través del MÓDULO

DOCUMENTAL DE IFS.


7. Registra la reprogramación del cronograma y publica la resolución en el portal institucional del

SERCOP.

http://www.compraspublicas.gob.ec/


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5.7 Preguntas, Respuestas y/o Aclaraciones


1. Verifica en el Portal Institucional del SERCOP las preguntas efectuadas por parte de los

interesados y prepara sus respuestas mediante el formato vigente ACTA DE RESPUESTA Y/O

ACLARACIONES.

2. En caso de ser necesario aclaraciones con respecto al procedimiento de contratación, el

Delegado o la Comisión Técnica, las describe mediante en el ACTA DE RESPUESTA Y/O

ACLARACIONES.

3. Remite el ACTA DE RESPUESTA Y/O ACLARACIONES vía el MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS acorde a

la GUÍA PARA GESTIÓN DE ACTAS IFS a la Jefatura de Adquisiciones para su publicación en el

Portal Institucional del SERCOP.

5.8 Recepción y Apertura de Ofertas


1. De acuerdo al plazo establecido, recibe las ofertas de los interesados y emite los

correspondientes Certificados de Recepción de Oferta.

2. Entrega las ofertas mediante el REPORTE DE OFERTAS recibidas a la Comisión Técnica o

Delegado.

Delegado del proceso o la Comisión Técnica

3. Realiza la apertura, sumilla las hojas de las ofertas y elabora el ACTA DE APERTURA DE OFERTAS

en el formato vigente, indicando por lo menos la identificación de los oferentes, descripción

básica de las ofertas y valor total de las ofertas, y la remite vía el MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS

acorde a la GUÍA PARA GESTIÓN DE ACTAS IFS a la Jefatura de Adquisiciones.

5.9 Convalidación de Errores y Calificación de las Ofertas


1. Recibidas las ofertas, las revisa(n) y en caso de que exista necesidad de convalidación de

errores, elabora el ACTA DE CONVALIDACIÓN DE ERRORES en el formato vigente y remite vía

MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS acorde a la GUÍA PARA GESTIÓN DE ACTAS IFS a la Jefatura de

Adquisiciones para su publicación en el Portal Institucional.



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2. Entregados los documentos para la convalidación de errores por parte de los oferentes, emite el

respectivo Certificado de Recepción y entrega dicha convalidación a la Comisión Técnica o

Delegado.


3. Califica(n) las ofertas, elabora el ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE OFERTAS en el formato

vigente y remite vía MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS acorde a la GUÍA PARA GESTIÓN DE ACTAS IFS a

la Jefatura de Adquisiciones para su publicación en el Portal Institucional del SERCOP.

4. Elabora(n) y remite(n) mediante el MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS a la Jefatura de Adquisiciones

el INFORME DEL DESARROLLO DEL PROCESO acorde a la GUÍA PARA GESTIÓN DE INFORMES IFS

recomendando la adjudicación o declaración de proceso desierto.

El informe de desarrollo del proceso debe contener un punto final llamado Conclusiones donde se detalle el siguiente enunciado:

“En base a los antecedentes se recomienda que el procedimiento de contratación (Insertar código y objeto del proceso),

se adjudique o declare desierto (se ordene su reapertura en los mismos términos o se archive el proceso), al oferente

(Ingresar razón social y ruc del oferente ganador) por el monto (ingresar valor en números)”

5. Remite el expediente físico de todos los documentos originales del procedimiento de

contratación a la Jefatura de Adquisiciones y para constancia se emitirá un correo electrónico.

5.10 Adjudicación o Declaratoria de Proceso Desierto


1. Adjuntando todos los documentos originales de respaldo, remite el expediente de contratación a

la Subgerencia Jurídica.


2. Elabora la Resolución de Adjudicación o Declaratoria de Proceso Desierto, y la remite a la

Gerencia de Unidad de Negocio vía MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS acorde a la GUÍA PARA

GESTIÓN DE RESOLUCIONES IFS.


3. Suscribe la resolución mediante firma electrónica a través del MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS.

Para un procedimiento declarado desierto, puede realizar la reapertura en base a la misma modalidad u otro tipo de contratación

acorde a la resolución de declaratoria de desierto de un procedimiento de contratación.


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4. Distribuye la resolución de adjudicación o declaratoria de desierto mediante el MÓDULO

DOCUMENTAL DE IFS, a la Subgerencia Jurídica y al Área Requirente.

5. Publica la resolución en el portal Institucional del SERCOP.

5.11 Elaboración del Contrato


6. Una vez que el procedimiento de contratación ha sido adjudicado, solicita mediante correo

electrónico a la Gerencia de Unidad de Negocio designe al Administrador de Contrato.

7. Procede con la elaboración del contrato en el MÓDULO DOCUMENTAL DE IFS acorde a la GUÍA PARA

GESTIÓN DE CONTRATOS IFS.

8. Sumilla y gestiona la suscripción de los ejemplares con el adjudicado y la Gerencia de Unidad de

Negocio.

9. Tramita la protocolización del contrato en caso de requerirse.

10. Ingresa el contrato suscrito y las garantías en caso de existir en la HERRAMIENTA DE

PLANIFICACIÓN y en el MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS, y notifica al Administrador de Contrato,

para su publicación en el Portal Institucional.

11. Distribuye el contrato a:

Administrador del contrato

Subgerente Financiero conjuntamente con las garantías para registro y custodia de las

mismas.

5.12 Actualización de avance en la Herramienta de Planificación

A continuación se detalla los responsables de actualizar el porcentaje de avance en cada una de las

fases de contratación que se encuentren de acuerdo al tipo de procedimiento.

Responsables Actualización Avances en Herramienta de Planificación Contrataciones Generales

Responsable Fases Ponderación Acumulado

Área Requirente Especificaciones técnicas 4 4

Área Requirente Aprobación jefe de área 2 6

Adquisiciones Disponibilidad Presupuestaria 1 7

Adquisiciones Elaboración pliegos 3 10

Adquisiciones Resolución de autorización 1 11

Adquisiciones Publicación y recepción de ofertas 2 13

Adquisiciones Calificación de ofertas 2 15

Adquisiciones Resolución de adjudicación 2 17


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Área Jurídica Elaboración y firma del contrato 3 20

Administrador Ejecución contrato 70 90

Administrador Cierre 10 100

Figura 1-Responsables de actualización de procesos de contratación en Software

Responsables Actualización Avances en Herramienta de Planificación Contrataciones Ínfima Cuantía

Responsable Fases Ponderación Acumulado

Área Requirente Determinación de especificaciones técnicas 8 8

Área Requirente Autorización área administrativa 2 10

Adquisiciones Pedidos de cotización 5 15

Adquisiciones Orden de contratación 5 20

Adquisiciones Ejecución 70 90

Área Requirente Cierre 10 100

Figura 2- Responsables para actualización en procesos de ínfima cuantía en software

5.13 Realizar el archivo del Expediente

Delegado o la Comisión Técnica

1. Es/son responsable(s) de la custodia temporal del expediente físico de todos los documentos

originales del procedimiento de contratación hasta la recomendación de adjudicación o

declaratoria de proceso desierto.

Área Jurídica

2. Es responsable de conservar el archivo físico de todos los documentos originales que forman

parte del expediente del proceso de contratación

5.14 Particularidades

5.14.1 Subasta inversa

5.14.1.1 Subasta Inversa con Comisión Técnica


1. Imprime el ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE OFERTAS VIGENTE y solicita la autorización de

la Gerencia de Unidad de Negocio.


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5.14.1.2 Subasta Inversa en General

Responsable de Solicitud de Contratación

1. En procedimientos en los cuales sea necesario hacer referencia a marcas de fábrica o comercio,

elabora el informe técnico que sustente la necesidad de llevar a cabo la contratación, en donde

se explique en forma clara el objeto y alcance de la misma.


2. Cuando se presenta una sola oferta y en caso de ser necesario un proceso de negociación el

Delegado o Comisión Técnica suscribe el ACTA DE NEGOCIACIÓN en el formato vigente y notifica

vía el MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS a la Jefatura de Adquisiciones para su publicación en el

Portal Institucional del SERCOP.


3. De existir más de una oferta calificada y habilitada, monitorea el proceso de puja, y entrega

mediante correo electrónico al Delegado o Comisión Técnica el Informe de Puja.

5.14.2 Licitación

5.14.2.1 Particularidades del Proceso de Licitación


1. Recibida la SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO CONTRATACIÓN envía a la Gerencia de Unidad de

Negocio mediante memorando la solicitud de conformación de la Comisión Técnica para la

elaboración de los pliegos respectivos.


2. Designa a los miembros de la Comisión Técnica y notifica a la Jefatura de adquisiciones.


3. Notifica a cada uno de los miembros de la Comisión Técnica.

5.14.2.2 Menor Cuantía para Ejecución de Obras


1. Luego y según la calificación y publicación del ACTA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE

OFERTAS subnumeral 3 del numeral 5.9, la Jefatura de Adquisiciones habilita a los oferentes

calificados para que el Portal Institucional del SERCOP realice el sorteo respectivo; y se notifica

mediante correo electrónico al Delegado del proceso.


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5.14.3 Contrataciones en situaciones de emergencia

Referirse a INSTRUCTIVO DE ACTUACIÓN EN CASO DE EMERGENCIA.

5.14.4 Adquisición de bienes inmuebles

REFERIRSE AL PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES POR DECLARATORIA DE UTILIDAD

PÚBLICA.

5.14.5 Contratación directa de consultoría

5.14.5.1 Calificación de Ofertas y Negociación por Contratación Directa

Delegado

2. El Delegado o la Comisión Técnica realiza los procesos de negociación necesarios, elabora el

ACTA DE NEGOCIACIÓN FINAL y remite vía el MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS a la Jefatura de

Adquisiciones para su publicación en el Portal Institucional del SERCOP.

5.14.6 Consultoría por lista corta o concurso público

5.14.6.1 Calificación de Ofertas y Negociación por Lista Corta o Concurso Público

Comisión Técnica

3. De las ofertas calificadas, verifica la evaluación de las ofertas económicas asignadas por el

portal.

Jatura de Adquisiciones

4. Notifica mediante correo electrónico a la Comisión Técnica, el orden de prelación de los

consultores calificados para proceder con el proceso de negociación.

Comisión Técnica

5. Realiza los procesos de negociación necesarios, elabora el ACTA DE NEGOCIACIÓN FINAL y

remite vía MÓDULO DOCUMENTAL DEL IFS a la Jefatura de Adquisiciones para su publicación en

el Portal Institucional.

5.14.7 Régimen especial


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El Área Requirente a más de la SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO DE CONTRATACIÓN, deberá remitir el

informe técnico justificando la necesidad por razones de funcionalidad o necesidad tecnológica u otra

justificación que faculte acogerse al Régimen Especial.

5.15 Ínfima Cuantía

5.15.1 Adquisición de Bienes por Ínfima Cuantía

Área Requirente

1. Consulta vía correo electrónico a bodega sobre la disponibilidad de los bienes requeridos.

Inventarios y Bodega

1. Informa vía correo electrónico sobre la disponibilidad o no disponibilidad de los bienes

requeridos.

2. De existir disponibilidad, entrega el bien requerido.

Área Requirente

3. De no existir disponibilidad del bien requerido, la Subgerencia o Jefatura elabora y suscribe

electrónicamente la SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO DE CONTRATACIÓN SERVICIOS/BIENES Y

SERVICIOS– ÍNFIMA CUANTÍA y la remite vía correo electrónico a la Subgerencia Administrativa

para su aprobación.

Subgerencia Administrativa

4. Mediante firma electrónica, autoriza la SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO DE CONTRATACIÓN

SERVICIOS/BIENES Y SERVICIOS– ÍNFIMA CUANTÍA y con ello los movimientos presupuestarios, de

ser el caso.

5. Remite vía correo electrónico al Área de Presupuestos y al área de Programación y Seguimiento,

para que se registren los movimientos presupuestarios y la modificación en la HERRAMIENTA DE

PLANIFICACIÓN, de ser el caso.

6. Remite la SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO DE CONTRATACIÓN SERVICIOS/BIENES Y SERVICIOS–

ÍNFIMA CUANTÍA, debidamente aprobada, a la Jefatura de Adquisiciones para que proceda con la

compra.



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7. Solicita la determinación de los códigos de inventario al área de Bodega y con esta información

realiza la respectiva adquisición.

8. Genera la Orden de Compra en el IFS para la suscripción de la Subgerencia Administrativa.

5.15.2 Ejecución de Obras y Prestación de Servicios por Ínfima Cuantía

Área Requirente

1. La Subgerencia o Jefatura elabora y suscribe electrónicamente la SOLICITUD DE INICIO DE

PROCESO DE CONTRATACIÓN SERVICIOS/BIENES Y SERVICIOS– ÍNFIMA CUANTÍA y la remite vía

correo electrónico a la Subgerencia Administrativa para su aprobación.

Subgerencia Administrativa

2. Mediante firma electrónica, autoriza la SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO DE CONTRATACIÓN

SERVICIOS/BIENES Y SERVICIOS– ÍNFIMA CUANTÍA y con ello los movimientos presupuestarios, de

ser el caso.

3. Remite vía correo electrónico al Área de Presupuestos y al área de Programación y Seguimiento,

para que se registren los movimientos presupuestarios y la modificación en la HERRAMIENTA DE

PLANIFICACIÓN, de ser el caso.

4. Remite la SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO DE CONTRATACIÓN SERVICIOS/BIENES Y SERVICIOS–

ÍNFIMA CUANTÍA, debidamente aprobada, a la Jefatura de Adquisiciones para que proceda con la

compra.


5. Solicita la determinación de los códigos de los ítems a ser contratados al área de Contabilidad y

con esta información realiza la respectiva adquisición.

6. Genera la Orden de Compra en el IFS para la suscripción de la Subgerencia Administrativa.

5.16 Contrataciones Específicas

5.16.1 Vehículos

El área solicitante responsable de canalizar estos requerimientos de vehículos es la Subgerencia

Administrativa, quien debe contar con la autorización de la Gerencia de Unidad de Negocio.

5.16.2 Equipos de Oficina, Equipos de Audio y Video, Bienes Muebles, Electrodomésticos y Menaje

El área solicitante responsable de canalizar estos requerimientos es la Subgerencia Administrativa.


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5.16.3 Aplicaciones Informáticas, Equipos de Computación y de Comunicaciones

El área Solicitante responsable de canalizar estos requerimientos es Tecnología Informática y

Comunicaciones (TIC).

5.16.4 Suministros de Oficina

El área Solicitante responsable de canalizar estos requerimientos es Adquisiciones.

5.16.5 Capacitación

El área Solicitante responsable de canalizar estos requerimientos es Talento Humano.

5.16.6 Publicidad e Imagen

El área Solicitante responsable de canalizar los requerimientos de publicidad, auspicios y eventos

públicos es mediante el Comité de Comunicación, para lo cual debe contar con la autorización de la

Gerencia de Unidad de Negocio.

6 Disposiciones transitorias

Aplica desde la fecha de publicación de este procedimiento.

7 Derogaciones

Procedimiento para adquisición de bienes, ejecución de obras, prestación de servicios y

consultorías versión 3.0.

Solicitud de inicio de proceso de contratación Servicios/Bienes y Servicios Ínfima Cuantía versión

2.0

Solicitud de inicio de proceso de contratación servicios/bienes y servicios versión 2.0


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8 Diagrama de flujo


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Adquisición de Bienes, Ejecución de Obras, Prestación de Servicios y Consultoría

procedimiento para adquisición de bienes, ejecución de ... · documental de ifs y la remite a la...

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