procedimiento de auditoria interna

7/25/2019 PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

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AUDITORIA INTERNA

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1. OBJETIVO

Establecer las actividades a seguir para la realizacin de las Auditoras Internas del Sistema deGestin Integrado.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicacin al Sistema de Gestin Integradode la empresa (Sistema deGestin de la Calidad, Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional, Sistema deGestin Ambiental ySistema de Gestin en Control y Seguridad BASC).

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Acciones Correctivas y/o Preventivas (SGI-P-02-10)

4. DEFINICIONES

4.1 Auditor:persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.4.2 Auditor Lder:auditorque lidera un equipo auditor.

4.3 Auditoria Interna (auditorias de primera parte): Proceso sistemtico, independiente ydocumentado para obtener evidencias de auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin dedeterminar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.4.4 Evidencia de auditora:Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que

son pertinentes para los criterios de la auditora y que son verificables.

5. RESPONSABILIDAD

El Representante del Sistema de Gestin Integrado es el responsable de la elaboracin delPrograma Anual de Auditoras Internas. Asimismo, es el responsable de la seleccin del auditor ldery de los auditores internos quienes tendrn a cargo la ejecucin de la auditora interna.El Responsabledel Sistema de Gestin Integradotambin es responsable del llenado y control delos registros Acciones Correctivas/Preventivas, Control de Acciones Correctivas/Preventivas,Seguimiento de Observaciones y Oportunidades de Mejora.

6. DESARROLLO

Actividad Descripcin Registro

Planificacin de laauditora interna

El Representante del Sistema de Gestin Integradodeber elaborar un Programa Anual de Auditoras (SGI-F-02-11-01). Se programarn tomando en cuenta elestado y la importancia de los procesos, los resultadosde la valoracin del riesgo de las actividades de laOrganizacin, la importancia ambiental de lasoperaciones implicadas y las reas a auditar, ascomo los resultados de las auditoras previas y lasclusulas de las normas de acuerdo al Anexo A.

Estas auditoras se realizarn cubriendo todos losrequisitos que las normas exigen. El programa deberser aprobado por el Gerente General, el mismo sepublicar en la pgina web.

Programa Anual deAuditoras (SGI-F-02-11-01)


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Seleccin deauditores

El Representante de la Direccin del Sistema deGestin Integrado ser el responsable de organizar ydesignar el personal que va a realizar la auditora. Losequipos organizados pueden estar conformados por

personal interno o externo que tengan calificacinapropiada para realizar auditoras y que no correspondea su propia funcin.Los requisitos para la calificacin de auditores son lossiguientes: Auditores internos: Si es interno haber llevado un

curso de auditores internos dictado por unainstitucin externa o persona acreditada.Con conocimientos de las normas a auditar.

Auditores externos: Si es externo, haber aprobadoun curso de auditores internos y tener experiencia deejecucin mnima de una auditoria en las normas aauditar en una empresa externa.Con conocimientos de las normas a auditar.

Auditor lder: si es externo, haber aprobado un cursode auditores internos y tener experiencia deejecucin mnima de dos auditorias en las normas aauditar en alguna empresa externa. Si es interno,cumplir con el requisito de auditor y tener experienciamnima de ejecucin de una auditora en la norma aauditar.

Responsabilidades del Auditor Lder: Dirigir el proceso de auditora interna. Elaborar el Plan de Auditora Interna. Guiar la auditora con reuniones de campo y de

equipo de trabajo. Estructurar el Informe de Auditora Interna.

Preparacin de laauditoria

El Auditor Lder, con un mnimo dos das tiles deanticipacin, informa sobre la ejecucin de la auditorainterna a los responsables del proceso o procesos atravs del Plan de Auditora Interna (SGI-F-02-11-03) Elplan constar como mnimo de lo siguiente: Objetivo. Alcance o norma a ser auditada. Responsables. Lugar Horarios. Equipo auditor.El equipo auditor, antes de la auditora, realiza un estudiopreliminar de la documentacin del proceso o procesos a

auditar y elabora opcionalmente una Lista deVerificacin (SGI-F-02-11-04)

Plan de AuditoraInterna (SGI-F-02-11-03)

Lista de Verificacin(SGI-F-02-11-04)

Anlisis deRiesgo de la

Actividad

Antes de realizar la auditora de campo, el EquipoAuditor realizar un anlisis del riesgo de lasactividades que tendrn lugar para la auditora enmencin.

Matriz del Riesgoy/o Anlisis deTrabajo Seguro(SGI-F-02-02-01)

Ejecucin de laauditora interna

Los auditores proceden a recoger evidencias deauditora, a travs de entrevistas, observaciones de lasactividades y revisiones de registros.

Resultado de la Auditora:El Auditor Lder debe preparar un Informe de AuditoraInterna (SGI-F-02-11-05) en el que resume los hallazgos

Informe de AuditoraInterna (SGI-F-02-11-05)


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encontrados haciendo referencia a qu elemento de lanorma afecta. Dicho informe es presentado alRepresentante del Sistema de Gestin Integrado concopia al Gerente General en un plazo no mayor a 10 dastiles, luego de terminada la auditora.El Informe deber contener como mnimo lo siguiente: Fecha de Ejecucin. Equipo Auditor. Documentos o Normas de Referencia. reas y/o procesos auditados. Nmero de No Conformidades encontradas. Nmero de Observaciones. Evaluacin de Auditores Internos (SGI-F-02-11-02).

El informe de la auditoria interna colocar en lapgina web.

Nota: De contarse con auditores externos no usarnel formato Evaluacin de Auditores Internos(SGI-F-02-11-02)

Evaluacin deAuditores Internos(SGI-F-02-11-02)

Registro de NoConformidades

Las No Conformidades que se generen se registrarn enel formato: Registro de No Conforme (SGI-F-02-08-01).El Responsable del proceso, proceder a dar solucin alas no conformidades detectadas, asegurndose que setoman acciones correctivas y/o preventivas querequieran. ( )

El seguimiento de las acciones correctivas/preventivasse registrarn en el formato Control de AccionesCorrectivas/Preventivas (SGI-F-02-10-02). Esteseguimiento queda bajo responsabilidad del proceso deSistemas de Gestin Integrado.

Accincorrectivas/preventivas (SGI-F-02-10-01)

Registro de NoConforme (SGI-F-02-08-01)

Control de AccionesCorrectivas/Preventivas (SGI-F-02-10-02)


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ANEXO A

CLAUSULAS DE LAS NORMAS ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS18001:2007 Y BASC INVOLUCRADAS EN LOS PROCESOS

Proceso Nombre Norma Clusula Descripcin

01Gestin de laDireccin

9001 4.1 Requisitos Generales4.2.2 Manual de Calidad5.1 Compromiso de la Direccin5.2 Enfoque al cliente5.3 Poltica de Calidad5.4.1 Objetivos de Calidad5.4.2 Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad5.5.1 Responsabilidad y autoridad5.5.2 Representante de la Direccin5.5.3 Comunicacin Interna5.6 Revisin por la Direccin6.1 Provisin de los recursos

8.2.1 Satisfaccin del cliente14001 y18001

4.1 Requisitos Generales4.2 Poltica Ambiental y Poltica de Seguridad y Salud

Ocupacional4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad4.6 Revisin por la Direccin

NormaBASC

4.0.2 Revisin Inicial del Estado de la Organizacin4.1 Poltica en Control y Seguridad4.2.4 Previsiones4.3.1 Estructura, responsabilidad y autoridad4.4.1 Medicin y Monitoreo4.5 Revisin por parte de la Gerencia

02GestinIntegrada

9001 4.2.2 Manual de la Calidad4.2.3 Control de documentos

4.2.4 Control de registros5.4.2 Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad5.5.3 Comunicacin Interna8.2.1 Satisfaccin del Cliente8.2.2 Auditora Interna8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos8.3 Control del producto no conforme8.4 Anlisis de datos8.5.1 Mejora continua8.5.2 Accin correctiva8.5.3 Accin Preventiva

14001 y18001

4.2 Poltica Ambiental y Poltica de Seguridad y SaludOcupacional

4.3.1 Aspectos Ambientales / Identificacin de peligro,

evaluacin de riesgo y determinacin de controles4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos4.3.3 Objetivos, metas y programas4.4.3 Comunicacin4.4.4 Documentacin4.4.5 Control de los documentos4.5.1 Seguimiento y medicin4.5.2 Evaluacin del Cumplimiento legal4.5.3 Investigacin de Incidente, No conformidad, accin

correctiva y preventiva4.5.4 Control de los Registros4.5.5 Auditora Interna


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NormaBASC

4.0.2 Revisin Inicial del Estado de la Organizacin4.1 Poltica en Control y Seguridad4.2.1 Generalidades4.2.3 Requisitos legales y de otra ndole

4.2.4 Previsiones4.3.1 Estructura, responsabilidad y autoridad4.3.3 Comunicaciones4.4.1 Medicin y monitoreo4.4.2 Accin correctiva y/o preventiva4.4.4 Auditora4.5 Revisin por parte de la Gerencia

Estndares BASCParte B

1 Estudio Legal2 Sistema de Gestin7 Control de Documentos y de Informacin

03GestinFinanciera

9001 Fuera del alcance de Certificacin14001 y18001

4.4.6 Control Operacional4.4.7 Preparacin y Respuesta ante Emergencias

11 GestinComercial -Contratos

9001 5.2 Enfoque al cliente7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con elproducto

7.2.2 Revisin de los requisitos relacionado con el producto7.2.3 Comunicacin con el cliente

18001 4.4.3 Comunicacin, participacin y consultaEstndares BASCParte A

1 Requisito de los Asociados de Negocio1.a Procedimientos documentados exigidos para Asociados

de Negocios1.c Documentacin exigida para los asociados de negocio de

participacin de en programas extranjeros de SCS1.d Ofrecer oportunidades de educacin en los requisitos de

Seguridad BASC

12

Planeacin del

Servicio

9001 5.2 Enfoque al cliente

6.3 Infraestructura6.4 Ambiente de Trabajo7.1 Planificacin de la Realizacin del Producto7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el

producto7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto7.2.3 Comunicacin con el cliente8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos

Estndares BASCParte A

2 Seguridad en los Contenedores y Trailers3 Controles de Acceso Fsico2.1 Sellos requeridos en los contenedores y trailers (cuando

sea aplicable)3.b Visitantes/Vendedores/Proveedores de Servicio3.c Monitoreo de las Entregas

5 Seguridad de los Procesos5.a Asegurar la consistencia de la Informacin5.b Asegurar la documentacin completa y clara5.c Verificacin de los Envos y Recibos vs. Los manifiestos

de carga6 Seguridad Fsica6.a Cercado6.b Puertas y casetas de entrada6.c Estacionamiento6.d Estructura de edificios6.e Iluminacin6.f Sistema de Alarmas y videocmaras de vigilancia


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6.g Control de Llaves y Cerraduras8 Capacitacin en Seguridad y Concientizacin sobre

amenazasEstndar

es BASCParte B

4

Sistema de Seguridad

13Centro deControl

9001 7.5.1 Control de la produccin y prestacin del servicio7.5.3 Identificacin y Trazabilidad8.3 Producto no conforme

14VigilanciaPrivada

9001 5.2 Enfoque al cliente7.5.1 Control de la produccin y prestacin del servicio7.5.3 Identificacin y Trazabilidad7.5.4 Propiedad del cliente7.5.5 Preservacin del producto8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos8.2.4 Seguimiento y medicin del producto8.3 Producto no conforme

Estndar

es BASCParte A

2 Seguridad en los Contenedores y Trailers

5 Seguridad de los Procesos5.a Asegurar la consistencia de la Informacin5.b Asegurar la documentacin completa y clara5.c Verificacin de los Envos y Recibos vs. Los manifiestos

de carga

17Supervisin delServicio

9001 8.2.4 Seguimiento y medicin del producto8.3 Producto no conforme8.4 Anlisis de datos5.2 Enfoque al cliente7.2.3 Comunicacin con el cliente7.5.1 Control de la produccin y prestacin del servicio7.5.3 Identificacin y Trazabilidad7.5.4 Propiedad del cliente7.5.5 Preservacin del producto


2 Seguridad en los Contenedores y Trailers5 Seguridad de los Procesos5.a Asegurar la consistencia de la Informacin5.b Asegurar la documentacin completa y clara5.c Verificacin de los Envos y Recibos vs. Los manifiestos

de carga

15SeguridadPersonal

9001 Fuera del Alcance de Certificacin ISO 9001

16 Guardiana 9001 Fuera del Alcance de Certificacin ISO 9001

21Gestin Humana 9001 5.5.1 Responsabilidad y Autoridad

5.5.3 Comunicacin Interna6.2 Recursos Humanos

6.2.2 Competencia, formacin y toma de conciencia14001 y18001

4.4.2 Competencia, formacin y toma de conciencia4.4.3. Comunicacin

NormaBASC

4.3.1 Estructura, responsabilidad y autoridad4.3.2 Entrenamiento y Sensibilizacin


2 Seguridad en los Contenedores y Trailers3.a Empleados4 Seguridad del Personal4.a Verificacin del preliminar al empleo4.b Verificacin y anlisis de antecedentes4.c Procedimientos de terminacin de personal5 Seguridad de los Procesos


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8 Capacitacin en Seguridad y Concientizacin sobreamenazas

8.a Programa de Concientizacin sobre amenazasEstndar

es BASCParte B

3 Administracin y Seleccin de Personal Propio,

Subcontratado y/o Suministrado

22Tecnologa de laInformacin yComunicacin

9001 6.3 InfraestructuraEstndares BASCParte A

7 Seguridad de la Tecnologa de Informtica7.a Proteccin con contrasea7.b Proteccin a los Sistemas y Datos

Estndares BASCParte B

7Control de Documentos y de Informacin

23Mantenimiento yServicios

9001 6.3 Infraestructura6.4 Ambiente de trabajo

24Logstica 9001 6.3 Infraestructura

6.4 Ambiente de trabajo7.4.1 Proceso de compras

7.4.2 Informacin de la Compras7.4.3 Verificacin de los productos comprados18001 4.4.3 Comunicacin, Participacin y consultaEstndares BASCParte A

1 Requisito de los Asociados de Negocio1.a Procedimientos documentados exigidos para Asociados

de Negocios1.b Para Asociados de Negocios no BASC, requisito escrito

de criterios de seguridad equivalentes al BASC.1.c Documentacin exigida para los asociados de negocio de

participacin de en programas extranjeros de SCS

En todos los procesos se auditar:

Norma Clusula Descripcin

90014.2.3 Control de documentos4.2.4 Control de registros7.5.3 Identificacin y Trazabilidad8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos8.4 Anlisis de datos8.5 Mejora

140014.3.1 Aspectos Ambientales4.4.4 Documentacin4.4.5 Control de documentos4.4.6 Control operacional4.4.7 Preparacin y Respuesta ante emergencias4.5.1 Seguimiento y Medicin4.5.3 No conformidad, accin correctiva y accin preventiva

4.5.4 Control de los registros

180014.3.1 Identificacin de peligro, evaluacin de riesgo y determinacin de controles4.4.4 Documentacin4.4.5 Control de Documentos4.4.6 Control Operacional4.4.7 Preparacin y Respuesta ante emergencias4.5.1 Medicin y Monitoreo del Desempeo4.5.3 Investigacin de incidente, no conformidad, accin correctiva y accin

preventiva4.5.4 Control de los Registros

Norma BASC4.0.1 Generalidades y Aplicabilidad4.2.2 Gestin del Riesgo


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4.3.4 Documentacin del Sistema4.3.5 Control de los Documentos4.3.6 Control Operacional4.3.7 Preparacin y respuesta a eventos crticos

4.4.3 Registros4.6 Mejora Continua

EstndaresBASC Parte A

3.d Enfrentamiento y retiro de personas no autorizadas

Exclusiones


90017.3 Diseo y Desarrollo7.5.2 Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio7.6 Control de los equipos de seguimiento y medicin

BASC Parte B4.3 Las reas de loockers de empleados tienen que estar controladas y separadas

de las reas de almacenamiento u operacin de carga

5. Logstica de Recibo y Despacho de la Carga6. Control de materias primas y material de empaque

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