priprema i provedba projekta metodologijom pcm ... 2010/pcm radionica_sveuciliste 2010.pdf ·...

Priprema i provedba projekta

metodologijom PCM:

Upravljanje projektnim

ciklusom

Program: Dan 1

I.dan 3. svibnja 2010. godine

10.00 - 10.15 Uvod u radionicu

10.15 - 10.30 Presjek IPA programa prekograniĉne suradnje

10.30 - 10.45 Projektni ciklus i natjeĉaji

10.45 - 11.00 Korištenje Pristupa logičkog okvira (LFA) u upravljanju projektnim

ciklusom: uvod

11.00 - 12.00 Analiza dionika i vježba

12.00 - 13.00 Pauza

13.00 - 14.00 Analiza problema i vježba

14.00 - 15.00 Analiza ciljeva, analiza strategije i vježba

Program: Dan 2

II. dan 4. svibnja 2010. godine

10.00 - 12.00 Izrada logiĉke matrice i vježba

12.00 - 13.00 Pauza

13.00 - 13.15 Planiranje aktivnosti

13.15 - 13.45 Analiza standardnog PRAG obrasca za prijavu projektnog prijedloga

13.45 - 14.15 Planiranje resursa: proraĉun

14.15 - 14.30 Ocjenjivanje projektnog prijedloga i ugovaranje

14.30 - 15.00 Osnovne informacije o provedbi projekta

IPA

• Integrirani pretpristupni instrument za pomoć zemljama

kandidatkinjama za ulazak u EU (Hrvatska, Turska,

Makedonija) i potencijalnim zemljama kandidatkinjama

(Albanija, Bosna i Hercegovina, Crna Gora i Srbija)

• Zamjenjuje Phare, ISPA-u, SAPARD i pretpristupne

instrumente koji su bili namijenjeni Turskoj, kao i CARDS

instrument

• Financijska alokacija (2007–13) predložena od EK: oko

50 milijardi eura za sedmogodišnje razdoblje

IPA

• “Vježba” za strukturne fondove - Izravno priprema zemlje kandidate za korištenje strukturnih fondova EU

– Decentralizirani sustav upravljanja

– Uvodi pojaĉani sustav evaluacije

– Veća uloga resornih tijela

– Višegodišnje programiranje mjera i sredstava, prema EU praksi

– Operativni programi

– Okvir za usklaĊenost strategija (“National Strategic Reference Framework”)

Pomoć u tranziciji i jačanju institucija

20071

2 Prekogranična suradnja

9,70

5 Ruralni razvoj 25,50

Regionalni razvoj

3

2008 2009 2010

Razvoj ljudskih potencijala

4

14,7

47,60 45,645,4 39,5

15,9

45,05 47,6

14,2 15,7

49,7 56,8

16,2

25,825,6

11,38 12,7

26,0

139,23UKUPNO 154,2146,0 151,2

IPA alokacije

Prekograniĉna suradnja kao dio

regionalne politike EU

Prekograniĉna suradnja je sastavni dio

regionalne politike Europske unije

Regionalna politika EU: unapreĊenje

ekonomske i socijalne kohezije i smanjenje

razlika u stupnju razvoja razliĉitih europskih

regija

Prekograniĉna suradnja: umanjiti negativan

utjecaj granica na ujednaĉen gospodarski i

socijalni razvoj pograniĉnih podruĉja

IPA prekograniĉna suradnja

2007. 2008. 2009. 2010. Ukupno2007.-2010.

Komponenta IPA II

9,7 14,7 15,9 16,2 56,5

- programi prekogranične suradnje sa zemljama članicama EU 60-80% ukupnog iznosa

- programi prekogranične suradnje sa zemljama ne-članicama EU 20-40% ukupnog iznosa

- sudjelovanje u transnacionalnim i meĎuregionalnim programima 5-15% ukupnog iznosa


• IPA programi prekogranične suradnje sa zemljama članicama:– Program Slovenija – Hrvatska– Program Mađarska – Hrvatska– Program Jadranske prekogranične suradnje

• IPA programi prekogranične suradnje sa zemljama potencijalnim kandidatkinjama– Program Hrvatska - Bosna i

Hercegovina– Program Hrvatska – Srbija– Program Hrvatska – Crna

Gora


• IPA transnacionalni programi suradnje– Program SEE (Program za jugoistočnu Europu)

– Program MED (Program za sjeverni dio Mediterana)

IPA CBC

Program jadranske

prekograniĉne suradnje

Program jadranske


Vrijednost programa u periodu 2007 – 2009:

106,495,626.00 Eura

Trajanje programa:

2007 – 2013

Opći cilj:

Jaĉanje mogućnosti održivog razvoja jadranske regije usklaĊenom strategijom djelovanja meĊu partnerima s prihvatljivih podruĉja.

Program jadranske

prekograniĉne suradnjeProgramsko podruĉje:

Program jadranske


OPERATIVNE STRUKTURE:

Upravna direkcija:

• Uprava za meĊunarodne poslove, L'Aquila, Italija

Nacionalna tijela:

• Uprava za meĊunarodne poslove, L'Aquila, Italija

• Ministarstvo regionalnog razvoja, šumarstva i vodnog gospodarstva Republike Hrvatske

Program jadranske


ZAJEDNIČKA TIJELA:

Zajednički odbor za praćenje:

• Razliĉit broj ĉlanova s nacionalne i regionalne razine iz svih zemalja

• svaka zemlja sudionica ima po jedan glas

• sve odluke donose se konsenzusom

• ako nema konsenzusa, velika većina odluka donosi se 2/3 većinom

Zajedničko tehničko tajništvo:

• pri Upravi za meĊunarodne poslove, L'Aquila, Italija

• predstavništvo u Zagrebu (MRRŠVG), info-toĉke bit će u Rijeci i Splitu

Program jadranske


Prioritet 4:Tehnička pomoć

Mjera 4.1. – Upravljanje i provedba

Mjera 4.2. – Informiranje, promidžba i vrednovanje

Program jadranske


Prioritet 1:

Gospodarska, društvena i institucionalna suradnja

Mjera 1.1. – Istraživanje i inovacije

Mjera 1.2. – Novčana potpora inovativnim malim i srednjim poduzećima

Mjera 1.3. – Društvene, radničke i zdravstvene mreže

Mjera 1.4. – Institucionalna suradnja

Program jadranske


Prioritet 2:Prirodna i kulturna bogatstva i sprječavanje rizika

Mjera 2.1. – Zaštita i unaprjeđenje morskog i obalnog područja

Mjera 2.2. – Upravljanje prirodnim i kulturnim bogatstvima i sprječavanje prirodnih i tehnoloških rizika

Mjera 2.3 – Štednja energije i obnovljivi izvori energije

Mjera 2.4 – Održivi turizam

Program jadranske


Prioritet 3:Pristupačnost i mreže

Mjera 3.1. – Fizička infrastruktura

Mjera 3.2. – Sustavi održive pokretljivosti

Mjera 3.3. – Komunikacijske mreže

IPA CBC

Prekograniĉni program Hrvatska -

Bosna i Hercegovina

Prekograniĉni program RH – BiH

Vrijednost programa u periodu 2007 – 2009 7.058.823,00 €

Trajanje programa:

2007 – 2013

Opći cilj programa:

Potaknuti kreiranje prekograniĉnih mreža i partnerstava i razvoj zajedniĉkih prekograniĉnih djelatnosti sa svrhom oživljavanja privrede, zaštita prirode i okoliša i povećanje socijalne kohezije programskog podruĉja

LEGENDA

Prihvatljiva i pridružena područja

Prihvatljivo BiH područje

Prihvatljivo Hrvatsko područje

Pridruženo Hrvatsko područje

S

IZ

J

Programsko područje


Programsku Operativnu strukturu u Hrvatskoj ĉine Ministarstvo regionalnog razvoja, šumarstva i vodnog gospodarstva i Središnja agencija za financiranje i ugovaranje.

Podršku Operativnim strukturama u upravljanju programom, informiranju javnosti i pružanju savjetodavnih usluga predlagateljima projekta pruža Zajedničko tehničko tajništvo, pri Ministarstvu regionalnog razvoja, šumarstva i vodnog gospodarstva.

Konaĉnu odluku o odabiru projekta koji će se financirati kroz program donosi Zajednički odbor za praćenje programa, koji ĉine predstavnici obiju država s nacionalne i regionalne razine.

Tko i kako upravlja programom?


Prioritet 3:Tehnička pomoć

Mjera 3.1. – Podrška upravljanju i provedbi Programa

Mjera 3.2. – Podrška informiranju, promidžbi i evaluaciji Programa


Prioritet 1:

Stvaranje

zajedniĉkog

gospodarskog

prostora

Mjera 1.1. – Zajednički razvoj turističke ponude

Mjera 1.2. – Promicanje poduzetništva


Prioritet 2:Poboljšana

kvaliteta

življenja i

socijalna

kohezija

Mjera 2.1. – Zaštita prirode i okoliša

Mjera 2.2. – Poboljšana dostupnost usluga iz zajednice u pograničnom području


Opisi poslova

Tehničke

specifikacije

Troškovnici

Upute

aplikantima

Na

tje

ča

jna

do

ku

me

nta

cija

Formulacija

Identifikacija

Programiranje

(Financiranje)

(Evaluacija)

Provedba

Prijedlog

financiranja

Izvješće o

praćenju

provedbe

Financijski

sporazum

Godišnji plan

(ili

višegodišnji

kod IPA)

Sažetak

projekta

Evualuacijsk

o izvješće

Programski dokumenti EK i

zemlje korisnice

Provedba programa: vrste ugovora i

natječajna dokumentacija

Programiranje

Evaluacija

Provedba

Financiranje

Identifikacija

Formulacija/

Preliminarna ocjena

Identifikacija

Formulacija

Financiranje

Provedba

Evaluacija

2.projekt

EK (DEK),

OS,

ugovarateljno

tijelo, krajnji

korisnici

1.program

Povezanost programskog

i projektnog ciklusa

IPA Operativni

Programi

Poziv natjecateljima

GfA

Natječaj i natječajna

dokumentacija

Natjeĉajnu dokumentaciju objavljuju operativne strukture:

• Objava poziva za prijavitelje (Call for Proposals)

• Smjernice za prijavitelje (Guidelines for the Applicants)

• Prijavni obrazac (“Application Form”), logiĉka matrica (“Logframe”) i Obrazac za proraĉun (“Budget”)

• Dodaci (Annexes)

Smjernice za prijavitelje (GfA)

Smjernice za prijavitelje na temelju sadržaja operativnog programa detaljnije opisuju:

1. Svrhu poziva

2. Uvjete prihvatljivosti prijavitelja/aplikanata i partnera

3. Vrste prihvatljivih aktivnosti i troškova

4. Kriterije za odabir projekata

5. Upute za ispunjavanje obrasca za prijavu i dodatke (annexes)

6. Proceduru, uvjete i rokove za prijavu projekata

7. Ugovorne uvjete za uspješne natjecatelje

8. Tablice za ocjenu projekata (Evaluation grid)

• Prihvatljivi aplikanti i njihovi partneri obiĉno

pripadaju u jednu od sljedećih skupina:• Regionalne i lokalne javne vlasti

• Javna tijela

• Privatni instituti

• Nevladine organizacije

• Trgovaĉke komore, poljoprivredne, obrtniĉke ...

• Poljoprivredne zadruge i udruge

• Nacionalni i regionalni parkovi

Smjernice za prijavitelje (GfA)

Upravljanje projektnim ciklusom

(PCM) pristupom logičkog okvira

(LFA)

Logical Framework Approach

Značenje

• Pristup logiĉkog okvira (Logical Framework Approach)– Analitiĉki proces

– Set alata za • planiranje i

• upravljanje projektima

Značenje

• Logiĉka matrica kao jedan od produkata tog procesa (Logical Framework Matrix)– Tabela koja sadrži:

• Hijerarhiju ciljeva projekta

• Kljuĉne vanjske faktore koji utjeĉu na projekt

• Naĉine na koji će se pratiti provedba i ocjenjivati projekt

• Osnove za utvrĊivanje potrebnih resursa i proraĉuna

Pristup logičkog okvira

Faza analize Faza planiranja

Analiza dionika Izrada logiĉke matrice

Analiza problema Planiranje aktivnosti (plan aktivnosti)

Analiza ciljeva Planiranje resursa (proraĉun)

Analiza strategija

Koraci PCM-a u pristupu logičkog

okvira

1. korak 2. korak 3. korak 4. korak 5. korak

Proces

Analiza

dionika

Analiza

problema

Analiza

ciljeva

Interna

logika

Izbor

strategije

Metode

Matrica strategije

dionika i metode

sudjelovanja

Problemsko

stablo

Stablo

ciljeva

Analiza

izvedivosti,

troškova i koristi

Logiĉka

matrica

Preliminarna analiza

Upoznavanje svih ukljuĉenih sa programskim dokumentima i drugim relevantnim regionalnim, nacionalnim i nadnacionalnim strategijama:

– IPA Operativni programi

– Smjernice za prijavitelje

– Regionalni operativni planovi (ROP-ovi)

– Nacionalne sektorske strategije

1. Analiza dionika

• Svi pojedinci, grupe, institucije, organizacije i kompanije koje mogu imati interes u projektu.

• Smisao analize: prepoznati razliĉite interese, ograniĉenja i kapacitete svih dionika i uzeti ih u obzir pri identifikaciji problema, postavljanju ciljeva i izboru strategije

• Konačni cilj: maksimalno povećati korist koju će imati ciljana skupina i krajnji korisnici, a umanjiti potencijalne negativne uĉinke (ukljuĉujući konflikte meĊu dionicima)

Koraci u analizi dionika

1. Prepoznati kljuĉni problem ili mogućnost kojom će se projekt baviti

2. Identificirati potencijalne interesne skupine

3. Istražiti njihove uloge, interese, snagu i sposobnost sudjelovanja u projektnim aktivnostima (jake strane i slabosti)

4. Identificirati stupanj suradnje ili sukoba meĊu dionicima

Koraci u analizi dionika

Interpretirati zakljuĉke tako da nam omoguće:

• Pravilnu raspodjelu resursa

• Organizirati i koordinirati dionike tako da se promovira njihovo “vlasništvo” nad projektom i sudjelovanje

• Prepoznati sukobljene interese i dizajnirati projekt tako da ih se uvaži i riješi

• Ukljuĉiti rodnu analizu (“cross-cutting issues”)

Terminologija

• Korisnici (Beneficiaries): dionici koji na bilo koji naĉin imaju koristi od provedbe projekta

– Ciljana skupina (Target Group(s)): grupa koja na koju će se direktno pozitivno utjecati kroz ostvarenje svrhe projekta

– Krajnji korisnici (Final Beneficiaries): grupa koja će imati dugoroĉnu korist od projekta na široj društvenoj ili sektorskoj razini

- Projektni partneri: provode projekt na terenu (takoĊer su dionici i mogu biti i ciljana skupina ili njen dio)

- Suradnici (associates): jedan oblik partnerske organizacije (EK ih razlikuje od partnera jer se suradnici ne financiraju iz projekta)

Preliminarna analiza dionikaOmogućuje selekciju izmeĊu dionika koje je nužno ukljuĉiti u

planiranje projekta i onih koje se može samo informirati o projektu!

Utjecaj dionika na projekt

Utjecaj projekta na dionika

1 2 3 4 5

1

2

3Lok. stanov.

Lok. Vlasti

4T. djelatn.

5Turisti Ugost

iteljiBicikl. udruge

Tur. zajedn.

2. Analiza problema

• Identificirati negativne aspekte postojeće situacije i uspostaviti uzroĉno-posljediĉne odnose meĊu njima

• Bitan je konsenzus meĊu kljuĉnim dionicima: projektnim partnerima, ciljanom skupinom i krajnjim korisnicima (predstavnicima)

• 3 faze u analizi problema:

1. Definirati okvir i predmet analize

2. Identifikacija kljuĉnih problema s kojima se suoĉava ciljana skupina i korisnici općenito

3. Vizualizacija problema i njihovih uzroĉno-posljediĉnih odnosa u “problemskom stablu”

Problemsko stablo - koraci“Brainstorming” dionika o problemima:

• Potpuno otvoren ili

• Poĉevši od nekog već definiranog problema u specifiĉnom podruĉju

1. Izabrati problem od kojeg će se poĉeti

2. Potražiti s njime povezane probleme

3. Uspostaviti hijerarhiju• Uzroĉne probleme postaviti ispod ishodišnog

• Posljediĉne probleme postaviti iznad ishodišnog

• Ako dva problema uzrokuju istu posljedicu, svrstati ih na istu razinu

4. Sve ostale probleme povezati na naĉin da se pitamo što je uzrok, a što posljedica

5. Povezati probleme strelicama od uzroka ka posljedicama

6. Revidirati dijagram tako da se pitamo jesu li uoĉeni svi bitni problemi i po potrebi ih dodati

7. Kopirati ga na komad papira tako da ostane na raspolaganju svima koji sudjeluju u planiranju projekta!

Primjer problemskog stabla

postojeće biciklističke staze ne

privlače dovoljno turista i

biciklista

rekreativni turizam s obje strane

granice je niske kvalitete

postojeća

infrastruktura loše je

održavana

ne postoji zajednička

promocija turističke

ponude

zastarjele oznake na

biciklistiĉkim

stazama...

nepostojanje

zajedniĉke promotivne

strategije...

niska razina znanja

turistiĉkih djelatnika o

prekograniĉnoj

ponudi...

... ...

Ograničena turistička ponuda na XY području

Problemsko stablo - napomene

• Od presudne važnosti ukljuĉiti kljuĉne dionike

• Nema “toĉnog” stabla – bitno je da ono predstavlja konsenzus kljuĉnih aktera o negativnoj slici situacije

• Moguće napraviti više stabala kako bi se usporedile razliĉite perspektive pojedinih dionika

• Proces važan koliko i proizvod – proces usuglašavanja, dogovaranje i uĉenja

• Stablo predstavlja pojednostavljenu sliku problemske situacije – ne komplicirati!

3. Analiza ciljeva

• Svrha:

– Opisati moguća rješenja postavljenih problema u

realizaciji projekta

– Definirati hijerarhiju ciljeva

– Grafiĉki prikazati odnos sredstava i ciljeva

• Negativna situacija iz problemskog stabla

preoblikuje se u rješenja

• npr:

Postojeća infrastruktura

loše je održavana

PROBLEM

Uspostavljen sustav

održavanja

postojeće infrastrukture

CILJ

Koraci u analizi ciljeva1. Preformulirati negativnu situaciju u problemskoj analizi

u pozitivna rješenja koja su:

• Poželjna

• Realno ostvariva

2. Provjeriti je li odnos sredstava i ciljeva logiĉan (proizlazi iz uzroĉno-posljediĉne logike problema)

3. Ako je potrebno:

• Revidirati ciljeve kako bi se postigla povezanost unutar stabla

• Dodati nove ciljeve ako se ĉini da nedostaju u hijerarhiji kako bi se ostvarili viši

• Eliminirati ciljeve koje se ĉine nepotrebni ili neprikladni

Primjer: Stablo ciljeva

Povećati atraktivnost postojećih

biciklističkih staza za turiste

Unaprijediti kvalitetu rekreativnog turizma s obje

strane granice

Unaprijediti postojeću

infrastrukturu

biciklističkih staza

Povećati svijest o

turističkoj ponudi na

području provedbe

Izraditi zajedniĉku

promotivnu strategiju...Postaviti oznake... ... ...

Povećati kvalitetu turističke ponude na

XY području

Dijagram stabla ciljeva

AKTIVNOSTI

SVRHA

PROJEKTA

AKTIVNOSTI

REZULTAT REZULTAT

OPĆI CILJ

REZULTAT

OPĆI CILJ

4. Analiza strategijeOdgovoriti na sljedeća pitanja:

– Treba li/može li projekt postići sve potencijalne ciljeve (riješiti sve prepoznate probleme) ili treba izabrati neke?

– Koje su mogućnosti i prilike prepoznate ,a na kojima bi se trebao graditi projekt?

– Kojom kombinacijom aktivnosti ćemo najvjerojatnije postići rezultate i ostvariti koristi?

– Kako će se najbolje osigurati vlasništvo ciljane skupine i partnera nad projektnim rezultatima?

– Što si možemo priuštiti s obzirom na financijske i vremenske okvire te tehniĉke i administrativne kapacitete kojima raspolažemo?

– Koja opcija je najisplativija?

– Koja će strategija najuspješnije odgovoriti i na horizontalna pitanja (politike ukljuĉivanja, zaštite okoliša i sl.)?

Analiza strategije - kriteriji

• Doprinos kljuĉnim strateškim (programskim, sektorskim) ciljevima

• Koristi za ciljanu skupinu i druge skupine obuhvaćene horizontalnim politikama

• Komplementarnost s drugim programima i projektima

• Financijski i operativni resursi

• Financijska i ekonomska isplativost

• Doprinos institucionalnom jaĉanju

• Tehniĉka izvedivost

• Utjecaj na okoliš

Logička matrica

Logička matrica je…

…sažet tabelarni prikaz projekta koji služi:

– Kvalitetnom i logiĉnom planiranju i

formuliranju projekta

– Jasnoj prezentaciji projekta (donatorima i

ostalim dionicima)

– Praćenju provedbe i ocjeni projekta

Struktura logičke matrice

Opći cilj Objektivno provjerljivi

pokazatelji

Širi ciljevi nacionalne, sektorske ili EZ

politike, kojima će projekt doprinijeti.

(Upute aplikantima) Ne ostvaruju se

samim projektom već su potrebni

doprinosi drugih projekata

Kvantitativni naĉin mjerenja

ostvarenja općeg cilja projekta

Svrha projekta Objektivno provjerljivi

pokazatelji

Pretpostavke

Središnji cilj projekta. Rješava glavni

problem i definira održivu korist za

ciljnu skupinu


ostvarenja svrhe projekta.

Vanjski faktori koju utjeĉu na uspjeh

projekta, no nalaze se van utjecaja

projekta. Moraju biti zadovoljeni kako bi

projekt doprinjeo općem cilju.

Rezultati Objektivno provjerljivi

pokazatelji

Pretpostavke

Opipljivi ishodi aktivnosti. Kombinacija

rezultata postiže svrhu projekta


ostvarenja rezultata projekta




razultati doveli do svrhe projekta

Aktivnosti Sredstva Preduvjeti i pretpostavke

Aktivnosti koje je potrebno poduzeti da

bi se ostvarili rezultati

Resursi nužni za izvođenje

planiranih aktivnosti., npr.

osoblje, oprema, seminari,

studije, robe, prostorije itd.




aktivnosti donijele predviĎene rezultate.

Preduvjeti

Moraju biti zadovoljeni prije početka

projekta

Logička matrica:

Gdje i kako se mogu naći

informacije o objektivno

provjerljivim pokazateljima?

Troškovi

Koji su izvori informacija o

napretku aktivnosti?

Koliki su troškovi aktivnosti?

Kako su raspoređeni u

proračunu projekta?

Izvori provjere




Izvori provjere




Izvori provjere

Pojmovi intervencijske logike

• Opći cilj (overall objective) – odnosi se na šire ciljeve nacionalne, sektorske ili europske politike kojima će projekt doprinijeti

• Svrha projekta (specific objective) – rješava glavni problem i definira održivu korist za ciljanu skupinu

• Rezultati (results) – dodana vrijednost koju je proizvela aktivnost

• Aktivnosti (activities) – ono što je potrebno poduzeti da bi se ostvarili rezultati (radni plan / zadaće) – nabava usluge, roba i radova

Odnos stabla ciljeva i logičke

matrice

AKTIVNOSTI

SVRHA

PROJEKTA

AKTIVNOSTI

REZULTAT REZULTAT

OPĆI CILJ

REZULTAT

OPĆI CILJ

Redoslijed popunjavanja logiĉke

matriceOpis projekta Objektivno

provjerljivi indikatori

Izvori provjere Pretpostavke

Opći cilj

Svrha

Rezultati

Aktivnosti

2

1

3

4

12

10

8

13

11

9

7

6

5

Intervencijska logika

(Intervention logic)

• Odozdo prema gore:

– AKO su osigurana sredstva (Inputs), moguće je provesti aktivnosti;

– AKO su provedene aktivnosti (Activities), moguće je proizvesti rezultate;

– AKO su rezultati (Results) proizvedeni, ostvarit će se svrha projekta;

– AKO je svrha (Purpose) postignuta, projekt će doprinijeti ostvarenju općeg cilja (Overall Objective).

• Tu logiku dopunjavaju pretpostavke

Formulacija intervencijske logike

Cilj gramatički oblik

engleski hrvatski

OPĆI CILJ infinitiv “to contribute to...”, “To create conditions for...”

“doprinijeti...”,“stvoriti preduvjete...”

SVRHA infinitiv ili glagolski pridjev trpni

“to improve something”, “to enhance something..” ili “improved..”, “enhanced..”

“unaprijediti nešto”, “ojaĉati nešto”ili “unaprijeĊeno...”, “ojaĉano..”

REZULTAT glagolski pridjev

“reduced”, “improved”, “established”...

“smanjeno”, “poboljšano”, “uspostavljeno”

AKTIVNOSTI glagolska imenica ili imenice

“conducting”, “preparation”, “development”...

“provedba”, “priprema”, “izrada”

Primjer: Logička matrica – logika

intervencije• Opći cilj

– Doprinijeti povećanju kvalitete turistiĉke ponude na XY

podruĉju

• Specifični cilj

– Povećati turistiĉku atraktivnost postojeće infrastrukture

za rekreativni turizam s obje strane granice

• Rezultati

– 1.1. UnaprijeĊena rekreativna infrastruktura

biciklistiĉkih staza (s obje strane granice/uz granicu)

– 2.1. Poboljšana razina informiranosti javnosti o

turistiĉkoj ponudi na (prekograniĉnom/pograniĉnom)

podruĉju

Aktivnosti– 1.1.1. Izrada natjeĉajne dokumentacije za radove

– 1.1.2. Objava natjeĉaja i izbor ponuĊaĉa

– 1.1.3. IzvoĊenje radova obnove i oznaĉavanja staza

– 2.1.1. Izrada (zajedniĉke) promotivne strategije

– 2.1.2. Izrada (zajedniĉkog) internetskog portala

– 2.1.3. Obuka turistiĉkih djelatnika u marketingu

– 2.1.4. Izrada promotivnih materijala

Primjer: Logička matrica –

logika intervencije

Pretpostavke - (Assumptions)

• Pretpostavke su vanjski faktori koji mogu utjecati na uspjeh projekta, ali su izvan kontrole projektnog tima

• “Što bi moglo poremetiti provedbu projekta ili utjecati na njegov uĉinak, a da mi na to ne možemo utjecati?”

• Dio su vertikalne logike matrice (povezuju niže razine s višima)

• Preduvjet je pretpostavka koja mora biti ostvarena da bi se zapoĉelo s aktivnostima

Pretpostavke kao dio vertikalne

logike matrice

Aktivnosti

Rezultati

Svrha

Opći cilj

Pretpostavke

Pretpostavke

Pretpostavke

Preduvjeti

Ako su provedene aktivnosti i

pretpostavke ostvarene, ostvarit će

se rezultati...

+

+

+

Algoritam analize rizika

Je li pretpostavka važna?

Hoće li se ostvariti?

Gotovo sigurno

Vjerojatno

Vrlo malo vjerojatno

Ne treba ju ukljuĉiti u

logiĉku matricu

Ukljuĉiti ju kao

pretpostavku

Je li moguće preoblikovati

projekt tako da se utječe na te

vanjske čimbenike?

Ne

Projekt možda nije izvediv

Redizajnirati projekt

dodavanjem relevatnih

aktivnosti i/ili rezultata; ako

je potrebno, preformulirati

svrhu

Ne

Da

Da

Primjer:Pretpostavke i preduvjeti

• RIZICI:

– neće se javiti dovoljno

prihvatljivih izvoĊaĉa

projekata

– kašnjenje radova na

biciklistiĉkoj stazi zbog

loših vremenskih prilika

• PRETPOSTAVKA

– Javit će se dovoljno

prihvatljivih izvoĊaĉa

projekata

– Vremenske prilike

dozvoljavaju

pravovremeno

izvršavanje radova

• PREDUVJET:

– Ishodovanje potrebnih administrativnih dozvola za

obnovu biciklistiĉke staze

Indikatori i izvori provjere(Indicators and Sources of Verification)

• Objektivno provjerljivi indikatori (ili pokazatelji) opisuju projektne ciljeve na mjerljiv naĉin:

– Kvalitete (Quality)

– Kvantitete (Quantity)

– Vremena (Time)

QQT

• “Kako ćemo znati je li se stvarno dogodilo ono što smo planirali? Kako ćemo potvrditi uspjeh?”

• Moraju biti mjerljivi na konzistentan naĉin i uz prihvatljive troškove

• Moraju biti objektivno mjerljivi (iste informacije moraju proizići iz više mjerenja i nisu podložne razliĉitoj interpretaciji)

• Za opći cilj projektni tim nije dužan osigurati provjeru indikatora!

SMART indikatori

Dobri indikatori moraju imati SMART karakteristike:

– Specific - Specifiĉni (za cilj koji mjere – svaki mora mjeriti jedan cilj/rezultat)

– Measurable – Mjerljivi (kvantitativno ili kvalitativno)

– Available - Dostupni (u okviru prihvatljivih troškova)

– Relevant – Relevantni (s obzirom na potrebe projektnog tima za informacijama)

– Time bound - Vremenski odreĊeni (definiraju vremenski period realizacije projektnih aktivnosti)

• Moraju se definirati tijekom formulacije projekta, ali ĉesto ih je potrebno revidirati u fazi provedbe projekta kada postane jasno koje pokazatelje je korisno pratiti.

Logička matrica i tipovi indikatora

Ciljevi u logičkoj matrici Vrsta indikatora

Opći cilj

Svrha

Rezultat

Indikator utjecaja (impact)

Indikator učinka (outcome)

Indikator ishoda (output)

Outputs, outcomes, impact

• Outputs – robe i usluge proizvedene unutar projekta

• Outcomes– trenutne do kratkoroĉne promjene kod korisnika gornjih outputa

• Impact – dugoroĉne promjene kod korisnika gornjih outputa i/ili ostalih jedinki koje imaju odnos s tim korisnikom

Izvori provjere

• Specificirati ih istovremeno s indikatorima

• Provjera dostupnosti indikatora

• Trebaju specificirati:– kako će se prikupljati informacije o indikatorima ili u

kojem će dokumentu biti dostupne

– tko/koja institucija pruža informaciju

– koliko ĉesto se informacija prikuplja

• Ne bi smjeli stvarati dodatne troškove – trebali bi koristiti ili barem nadograĊivati postojeće sustave i izvore,a ako nikako nije moguće, onda uspostavljati nove.

Primjer:Objektivno provjerljivi

indikatori

Rezultat: UnaprijeĊena rekreativna infrastruktura

biciklistiĉkih staza

• Indikator (specifiĉni), primjerice:

– 15 km obnovljene staze (mjerljiv) ...

– ... koja vodi od toĉke A do toĉke B (lociran – relevantan)

...

– ... do mjeseca x godine 20XY (vremenski odreĊen).

Indikator je dostupan: moguće ga je jednostavno provjeriti iz

izvješća podugovorene izvoĊaĉke tvrtke i mjeseĉnih izvješća

projektnih partnera i provjerom na terenu Izvori provjere

Priprema projekta –

Planiranje aktivnosti

Plan aktivnosti

• Logiĉka matrica ne sadrži vremenski raspored aktivnosti

zato kod daljnjeg planiranja aktivnosti stavljamo aktivnosti

u vremenski okvir i definiramo tko je odgovoran za

izvršenje aktivnosti.

• Koristi se GANTT tabela – grafiĉki prikaz aktivnosti koji

pokazuje odnos aktivnosti i vremena.

Aktivnost Mjesec 1 Mjesec 2 Mjesec 3 Mjesec 4 ..... Mjesec n Zadužen

Aktivnost 1 Aplikant 1

Aktivnost 2 Aplikant 2

....

Aktivnost n Aplikant 2

Izrada plana aktivnosti

• Napraviti listu aktivnosti (polazeći od logiĉke matrice)

• Razlomiti dijelove aktivnosti u zadatke

• Odrediti redoslijed aktivnosti i razabrati ovise li neke od njih o poĉetku ili završetku neke druge

• Odrediti vrijeme poĉetka, trajanja i završetka svake aktivnosti

• Ako je potrebno, odrediti “milestones”, kljuĉne dogaĊaje koji će predstavljati osnovu za praćenje uspjeha i pravovremenosti provedbe

• Odrediti struĉnost i znanja koja su potrebna za provoĊenje aktivnosti i zadataka

• Podijeliti zadatke/funkcije unutar tima

• Procjena vremena potrebnog za ĉlanove tima

Obrazac za prijavu projekta

Application Form (AF)

Proračun projekta

(Budget)

Kako od opisa projekta do

proračuna?

• Budžetirajte aktivnosti!

• Za svaku aktivnost utvrdite potrebna

sredstva, a zatim troškove!

Aktivnost

Sredstva

Troškovi

Proraĉunske stavke

Obuka turistiĉkih djelatnika o mogućnostima rekreativnog turizma u XY (2X 3 dana; 30 osoba; nerezidencijalno)

Predavaĉi (1 strani struĉnjak, 1 lokalni), projektni manager,koordinator projekta, materijali, hrana/kava

Honorari za vanjske struĉnjake (za dane predavanja i za pripremu);

Trošak jednog seta materijala X 60;

Hrana/kava X broj osoba X broj dana

1. Ljudski resursi

5. Usluge, konferencije i seminari

Primjer: Aktivnosti-sredstva-trošak

Proraĉun projektnog prijedloga

Proraĉun je excel tablica, a sastoji se od 3 radna lista:

1.Proraĉunske stavke

2.Opravdanost proraĉuna – Budget justification

3. Izvori financiranja – Sources of funding

1. Proračunske stavke

Stavke (headings):

Ljudski resursi (Human resources)

Putni troškovi (Travel)

Oprema i materijali (Equipment and supplies)

Troškovi lokalnog ureda (Local office)

Ostali troškovi i usluge (Other costs, services)

Ostalo (Other)

Rezerva (Contingency reserve)

Administrativni troškovi (Administrative costs)

Proračun je razlomljen tako da se u jednom stupcu navode stavke i iznosi za sve godine, a u posebnom stupcu samo za 1.

godinu provedbe!

2. Pravdanje troškova

(Budget Justification):

Troškovi moraju biti jasni, opravdani (realni s

jasno utvrĊenim vremenom trajanja projektnih

aktivnosti), dostatni za provoĊenje aktivnosti, te

razlomljeni po stavkama.

Sve što se kao trošak navede u proraĉunu mora

biti opisano i u projektnim aktivnostima

(Aplikacijski obrazac, Logiĉka matrica)!!!

Troškovi moraju biti izraženi u EUR i iskazani

bez PDV-a!

Opravdanje proračunskih stavki

• Prvi stupac kopirati iz Tablice 1 (Expenses) – treba biti identiĉan!

• Dva objašnjenja:

• Potreba za sredstvima (trošak) i veza sa aktivnošću

• Procjena cijene

• Budite jasni i eksplicitni, “market research” ili “uobiĉajena cijena” nije dostatno objašnjenje!

• Navedite imena tvrtki od kojih ste dobili cjenike/ponude za podugovaranje. Uzmite u obzir da bi vas se prilikom ugovaranja moglo tražiti da ih dostavite na uvid e-mailom ili faxom.

3. Izvori financiranja

(Sources of Finance)

• Svi doprinosi svih projektnih partnera navode se

u Applicant’s financial contribution (vlastita

sredstva mogu biti i krediti banaka, darovnice

drugih organizacija…)

• Ako više partnera doprinosi, navedite ih.

TakoĊer navedite iznos i postotak za svakoga

pojedinaĉno!

• U stupcu Percentage of total koristite znak % i,

ako je potrebno, dvije decimale!

Proračun –

općenite upute i primjeri

Općenite upute (I)

• Troškovi se priznaju od trenutka potpisivanja

ugovora s Ugovarateljnim tijelom!

• Koristite originalnu tablicu i ne brišite redove ili

formule; ako je potrebno, dodajte redove. Pažljivo

provjerite toĉnost izraĉuna i formule ukoliko

dodajete stupce/retke!

• Ako projekt traje duže od 1 godine, popunite stupce

za Godinu 1

• Nastojte svrstati troškove pod adekvatnu stavku, ali

ako niste sigurni, zapamtite: važno je da se vidi na

koju se aktivnost odnose i od ĉega se sastoje!

Općenite upute (II)

• Sve stavke moraju biti oznaĉene brojkama

• Napravite pod-stavke za svaku stavku, npr:

3. Oprema (Equipment)

3.1. Purchase or rent of vehicles

3.2 Furniture, computer equipment

3.2.1 Laptop computer

3.2.2 Colour printer

3.2.3 Digital camera

• Uobiĉajeni iznosi za plaće navedeni u proraĉunu moraju ukljuĉivati sve poreze i davanja = BRUTO PLAĆA!

Općenite upute (III)• Koristite adekvatne jedinice. Primjerice:

– Za opremu – per piece or pcs

– Za prijevode – per page

– Za konferencijsko prevoĊenje – per hour

– Za tiskanje publikacija – per piece or pcs

– Za reviziju, studije, dizajn (podugovorene aktivnosti koje stvaraju opipljiv proizvod) – per contract/per service

– Izbjegavati skupne vrijednosti (npr. Plaće = 3000 EUR)

Ako niste sigurni, razmislite kako bi osoba ili tvrtka izrazila cijenu – u satima rada, u komadima robe?

Ili nešto drugo?

1. Ljudski resursi (I)

• Ova kategorija troškova se odnosi samo na zaposlenike koji su angažirani na projektu ukljuĉujući tehniĉko osoblje (npr. koordinator projekta, ekspert za...) i administrativno osoblje (npr.raĉunovoĊa, asistent na projektu...).

• Svi troškovi vanjskih struĉnjaka trebaju biti prikazani u stavci 5. “Ostali troškovi/usluge” tako da se vidi uz koju su aktivnost vezani (publikaciju, seminar ili sl.)

• 1.2 Salaries (gross, expatriate/international staff) namijenjena je zaposlenicima projektnih partnera koji odlaze u drugu zemlju, a ne za vanjske struĉnjake!

1. Ljudski resursi (II)

• Za osoblje koje nije zaposleno na projektu u punom radnom vremenu, npr. ako project manager radi na pola radnog vremena na projektu koji traje 18 mjeseci, to treba prikazati na sljedeći naĉin:

• Koristite uobiĉajenu plaću. Bruto iznos ukljuĉuje i sve poreze te socijalno i zdravstveno osiguranje

• Koristite mjesec kao jedinicu za osoblje zaposleno na duže vrijeme.

Description Unit No. of units

Unit cost

Total

Project Manager (50%)

Month 9 1850 16,650

1. Ljudski resursi (III)

• Zaposlenici u institucijama koje su korisnici

državnog/lokalnog proraĉuna NE MOGU biti plaćeni iz

proraĉuna projekta ALI se njihov doprinos (rad/plaća) na

projektu može prikazati isključivo kao sufinanciranje.

Institucija/korisnik granta može zaposliti novu osobu za

potrebe projekta u skladu s nacionalnim zakonodavstvom.

• Dnevnice za put i smještaj mogu se isplaćivati samo za

putovanja koja uključuju i noćenje. Za obraĉun dnevnica

potrebno je navesti državu u kojoj će se trošiti. Cijene

dnevnica za pojedine zemlje dostupne su:

http://ec.europa.eu/comm/europeaid/perdiem/index_en.htm



Primjer: Ljudski resursi• Projekt traje 18 mjeseci

• Na projektu rade:– Project manager, stalno zaposlen, 50% vremena na projektu

– Project assistant, zaposlen po ugovoru o djelu u vremenu trajanja projekta, puno radno vrijeme

– Marketinški struĉnjak, stalno zaposlen, 30% vremena na projektu

– RaĉunovoĊa, stalno zaposlen ,30% vremena na projektu

– Koordinator projekta u partnerskoj organizaciji, stalno zaposlen, 30% vremena

– Vanjski struĉnjaci držat će seminar za turistiĉke djelatnike (opisano gore) – pod 5.7 “Konferencije i seminari” uz ostale troškove seminara

– Studije će takoĊer biti povjerene vanjskim struĉnjacima – pod 5.2. “Studije i istraživanja”

Primjer: Ljudski resursiExpenses Unit # of

unitsUnit rate (in EUR)

Costs (in EUR)3

1. Human Resources

1.1 Salaries (gross amounts, local staff)4

1.1.1 Technical Per month 0

1.1.1.1. Project Manager (50%) Per month 9 1850 16650

1.1.1.2. Marketing expert (30%) Per month 6 2300 13800

1.1.1.3. Project Coordinator in Partner Inst. (30%) Per month 6 1800 10800

1.1.2 Administrative/ support staff Per month 0

1.1.1.2. Project Assistant (100%) Per month 18 1000 18000

1.1.2.1. Accountant (30%) Per month 6 1500 9000

1.2 Salaries (gross amounts, expat/int. staff) Per month 0

1.3 Per diems for missions/travel5 0

1.3.1 Abroad (staff assigned to the Action) Per diem 0

1.3.2 Local (staff assigned to the Action) Per diem 0

1.3.2.1. Project Coordinator in PI to seminar in Karlovac Per diem 2 23 46

1.3.3 Seminar/conference participants Per diem 0

2. Putovanja

• Napišite mjesto polaska i odredište, npr.

– Partner meeting (Split, Croatia –Mostar, BiH)

• Ako putujete autom, napišite kilometražu po

uobiĉajenoj tarifi “per km” – npr. 0.25 Euro.

• Ako putujete vlakom, autobusom ili avionom,

navedite cijenu karte (samo ekonomska klasa je

prihvatljiva)

• Kao opće pravilo, treba odabrati najučinkovitije

(najekonomiĉnije) sredstvo prijevoza.

3. Oprema i robe

• Troškovi opreme mogu se odobriti samo ako se precizno

navede na koju se aktivnost odnose i zašto su nužni za

provoĊenje te aktivnosti.

• Ukljuĉite najam ili kupovinu vozila samo ako su neophodni

za provedbu projekta. Vozila za specifiĉne dogaĊaje (npr.

seminar) navedite pod 5.7 Costs of conferences/seminars.

• Navedite detaljan prikaz troškova!

3.2. Furniture, computer equipment

Unit Number of units

Unit price

Total

3.2.1 Laptop computer pcs 2 1,600 3,200

3.2.2 Colour printer pcs 1 250 250

3.2.3 Digital camera pcs 1 270 270

4.Troškovi ureda

• Troškove navodite u ovoj stavci samo

ako iznajmljujete ured za potrebe

projekta.

• Ako ne, sve troškove “hladnog pogona”

(uredski materijal, telekomunikacije,

itd.) ukljuĉite u Administrativne

troškove kao grubu ukupnu sumu

(“lump sum”)

5. Ostali troškovi, usluge (I)

• Grupirajte troškove po dogaĊaju (npr. seminar) ili

aktivnosti (npr. tiskanje promotivnog letka ili knjižice) u

zajedniĉku stavku s podstavkama

5.1 Publications Unit Number of units

Unit price

Total

5.1.1 Preparing project booklet

5.1.1.1 Designing the booklet

contract 1 600 600

5.1.1.2 Printing the booklet pcs 1000 1,5 1,500

Drugi troškovi i usluge (II)

Primjer:

– Publications – knjižice o projektu, tiskanje rezultata istraživanja

– Studies, research – studije na specifiĉnu temu, poslovni planovi, investicijski planovi, ankete i ispitivanja javnog mnijenja

– Auditing costs – revizija za grantove iznad 100.000 € je OBVEZNA!

– Cost of conferences/seminars - troškovi seminara i konferencija – najam prostorija, opreme, catering, printanje materijala

– Visibility actions – konferencije za tisak, objavljivanje natjeĉaja, posteri, internetske stranice, promotivne majice i sl.

Primjer: Ostali troškovi, usluge5. Other costs, services8

5.1 Publications9 0

5.2 Studies, research9 0

5.3 Auditing costs Per

contract

1 2000 2000

5.4 Evaluation costs 0

5.5 Translation, interpreters 0

5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.) 0

5.7 Costs of conferences/seminars9 0

5.7.1. Seminar for Tourist Workers on XY (2x3 days for 30

persons each)

5.7.1.1. Materials for participants Per pcs 7 60 420

5.7.1.2. Trainers honoraria Per day

5.7.1.2.1. International trainer Per day 8 400 3200

5.7.1.2.2. Local trainer Per day 8 200 1600

5.7.1.3. Refreshments Per person 64 100 6400

5.8 Visibility actions

8.Rezerva i 10. Administrativni

troškovi

• “Contingency reserve” ( “priĉuva, rezerva za

nepredviĊene izdatke”) koja ne prelazi 5%

izravnih prihvatljivih troškova, može se koristiti

samo uz prethodno pismeno odobrenje

Ugovarateljnog tijela

• Administrativni troškovi (“Overheads”)- koriste se

za troškove hladnog pogona i ostale troškove koji

ne proizlaze izravno iz aktivnosti na projektu i ne

prelaze 7% izravnih troškova.

Ocjenjivanje projektnog

prijedloga i ugovaranje

Odabir projekata

• Evaluacijski odbor ocjenjuje projekte na

temelju ranije odreĊenih kriterija koji su

definirani u natjeĉajnoj dokumentaciji i

sukladno pravilima PRAG-a

• Na temelju ocjene, izraĊuje se bodovna lista sukladno PRAG-u (Practical Guide to contract procedures for EC external actions)

Odabir projekataKorak 1: OTVARANJE PROJEKTNIH PRIJEDLOGA I

ADMINISTRATIVNA PROVJERA.

Ocjenjuje se sljedeće:

– UsklaĊenost s kriterijima prihvatljivosti

predlagatelja i partnera

– UsklaĊenost s pravilima minimalnog i

maksimalnog iznosa traženih sredstava

– UsklaĊenost s pravilom o udjelu sufinanciranja

Odabir projekata

– Svi potrebni dokumenti su potpisani i

priloženi prijavi.

– Postoji minimalan broj partnera.

– Projekt je unutar prihvatljivog podruĉja

odreĊenog Programom i Smjernicama za

prijavitelje.

– Poštovan je rok dostave projektnog

prijedloga.

Odabir projekataKORAK 2: OCJENA KVALITETE PROJEKTNOG

PRIJEDLOGA (OBRASCA ZA PRIJAVU):

– Dvije vrste kriterija (“Evaluation grid” dostupan u Smjernicama):

– a) “selection criteria”: procjena financijskog i administrativnog kapaciteta predlagatelja

• Ako prijedlog ne prijeĊe bodovni prag ponovno odbacivanje prijedloga!

• Ako prijedlog prijeĊe prag Ugovarateljno tijelo će zatražiti popratnu dokumentaciju

– b) “award criteria”: procjena kvalitete projekta u smislu relevantnosti za ciljeve programa, metodologije, uĉinkovitosti, isplativosti i održivosti

Ugovarateljno tijelo će obavijestiti predlagatelje koji su potencijalni dobitnici sredstava i zatražiti popratnu

dokumentaciju!

Ocjenjivačka tablica

(primjer iz Prekograničnog programa RH – BiH)

Dio Max. bodovi

1. Financijski i operativni kapacitet

20

2. Relevantnost 25

3. Metodologija 25

4. Održivost 15

5. Proračun projekta 15

Ukupan broj bodova 100

Ako je ukupan broj bodova u dijelu 1.

manji od 12, evaluacijski odbor će odbiti projektni

prijedlog!

Ako je ukupan broj bodova u dijelu 2.

manji od 20, evaluacijski odbor će odbiti projektni

prijedlog!

Odabir projekata

KORAK 3: PRIHVATLJIVOST PREDLAGATELJA

PROJEKATA I PARTNERA (samo prijedloga koji

su prošli prethodni korak ):

– Popratna dokumentacija se dostavlja

Ugovarateljnom tijelu na provjeru. Ukoliko

nedostaje bilo koji prateći dokument, ili postoji

nesuglasje izmeĊu dokumentacije i Izjave

predlagatelja, projekt se odbacuje!

Prateća dokumentacijaPrateća dokumentacija za predlagatelje i partnere ukljuĉuje:

1. Kopija relevantnih financijskih dokumenata (bilanca, raĉun dobiti i gubitka, izvod s raĉuna za zadnju financijsku godinu za koju su raĉuni zakljuĉeni)

2.Obrazac o pravnom statusu ” Legal entity sheet” (annex D) -pravilno popunjen i potpisan, zajedno s potrebnom pratećom dokumentacijom zatraženom u samom formularu

3. Obrazac o financijskom statusu “Financial Identification form” ovjeren u banci na koju će glasiti uplate bespovratnih sredstava

4. Godišnje narativno izvješće za prethodnu godinu

5. Popis ĉlanova u zadnje dvije godine (samo za poljoprivredna udruženja i zadruge)

Dokumentacija se prilaže u originalu ili fotokopijama, na hrvatskom ili engleskom jeziku

NAPOMENA: za svaki pojedinačni natječaj za nove IPA prekogranične programe popis prateće dokumentacije će se revidirati

i potrebni je pažljivo iščitati natječajnu dokumentaciju.

Važno!!!

U okviru dobre administrativne prakse

evaluacijski odbor može iskljuĉiti projektni

prijedlog u bilo kojoj fazi evaluacijskog

procesa ako se ispostavi da projektni

prijedlog ne zadovoljava uvjete prihvatljivosti

(aktivnosti, prijavitelja i partnera, te

troškova).

PRAG 6.4.8.5.

Osnovne informacije o

provedbi projekta

Od odobrenja projekta do

provedbe

1. “Ĉišćenje proraĉuna” (budgetary

clearing)

2. Priprema ugovora i potpisivanje

ugovora

3. Provedba projekta

Čišćenje proračuna

• Proces ĉišćenja proraĉuna ili pregovaranja o proraĉunu (budgetary clearing) je zapravo revidiranje predloženog proraĉuna kako bi ga se usuglasilo sa sljedećim zahtjevima:

transparentosti troškova

adekvatnosti troškova

točnosti izračuna

Čišćenje proračuna

• Preduvjet je potpisivanja ugovora.

• Provodi ga Ugovarateljno tijelo uz tehniĉku

pomoć i ex-ante kontrolu DEK

Priprema ugovora o dodjeli

sredstava sastoji se od:

• Opći uvjeti ugovora

• Specifiĉni uvjeti ugovora

• Aplikacijski formular

• Proraĉun projekta (revidiran)

• Opis procedura podugovaranja

• Standardni obrazac zahtjeva za isplatu, te

obrazac za financijske podatke korisnika

• Obrazac narativnog i financijskog izvještaja

Provedba projekta – primjeri iz

prekograniĉne suradnje• Model programa sa zemljama ĉlanicama (integrirani

pristup):

– Vodeći partner ugovara s upravnom direkcijom u zemlji ĉlanici, bez obzira je li iz te zemlje ili iz Hrvatske

– Isplate na principu naknade troškova

– Vodeći partner i financijski upravlja ĉitavim projektom

• Model sa IPA zemljama i transnacionalnih programa

– Svaki partner ugovara s operativnom strukturom u svojoj zemlji

– Princip predfinanciranja (80%+20%)

– Funkcionalni vodeći partner koordinira projektne aktivnosti s obje strane granice, ali svaki nacionalni vodeći partner ima svoj ugovor

Integrirani pristup: financijski tokovi

i isplate

Direkcija za ovjeravanje

Vodeći partner (VP)

Kontrolori za zemlju

Partnera 1

Kontrolori za

zemlju VP

Partner 1

Provjera

troškova

Provjera

troškova

Zahtjev za

isplatomIsplata (naknada

troškova)Plaćanje VP

partneru 1

Provjereni

raĉuni

EK Predfinanciranje,

meĊuplaćanja

i finalne isplate

Procedure plaćanja na programima

sa IPA zemljamaOperativna struktura

Cro

Operativna struktura

zemlja partner

Vodeći nacionalni

partner Cro

Vodeći nacionalni

partner

u drugoj zemlji

Partner 1

Partner 2Partner 1

Ugovor UgovorFinancijska (i

revizijska)

izvješća

Isplate

Raĉuni

Sredstva

Financijska (i

revizijska) izvješća Isplate

Funkcionalni

vodeći

partner Koordina

cija

provedbe

Provedba projekta

• Jasna podjela uloga i upravljanje timom na projektu već u aplikaciji

• Procedure za internu evaluaciju

• Redovita komunikacija

• Kljuĉni ljudi u timu ne bi trebali biti vanjski suradnici –institucionalna održivost

Provedba projekta

• Od poĉetka ukljuĉiti raĉunovodstvo – zbog razlika u procedurama

• Partnerska organizacija, tj. njezini predstavnici su dio tima – isto vrijedi za njih

• Korisniĉka institucija (vodeći partner) “prebacuje” sredstva partnerima i odgovorna je i za njihov rad prema jasnim planovima (mjeseĉno ili kvartalno)

Provedba projekta

• Korisnik (ukljuĉujući partnere i izvoĊaĉe) mora voditi dodatno “knjigovodstvo” s kopijama raĉunadetaljizirajući sve prihode i rashode

• Bespovratna sredstva se ne mogu koristiti za podmirenje troškova PDV-a

• Raĉuni i projektna dokumentacija u bilo kojoj fazi može biti dana na reviziju od strane Europske komisije, Europskog ureda za suzbijanje korupcije iEuropskog revizijskog suda

• Projektna dokumentacija se mora odgovarajuće arhivirati i čuvati sedam godina

Provedba projekta

• U sluĉaju većih promjena u projektu/ proraĉunu, tj. ako se uvjeti ugovora moraju mijenjati, korisnik bespovratnih sredstava mora podnijeti zahtjev za izmjenom ili dopunom u SAFU, s obrazloženjem

• Dodatak ugovoru jedino je moguć uz ex ante odobrenje DEK-a

• Dodatak ugovoru potpisuju: SAFU, DEK i korisnik na kraju

Podugovaranje pod grantovima

• ...ovisi o predmetu nabave…

Podugovaranje

RADOVI

USLUGE

ROBA

Tehnička pomoć, priprema projekata, studija, analiza, evaluacija, prijenosknow-how-a, itd.

Materijal, oprema, alati & mašine, itd.

Izvršavanje radova (građenje & rekonstrukcija & supervizija)


>=200.000

MeĊunarodni

ograniĉeni

200.000>&>10.000

Procedura pregovaranja

<= 10.000

Jedna

ponuda

>=150.000

MeĊunarodni

otvoreni

150.000>&>=60.000

Lokalni otvoreni

60.000>&>10.000

Procedura

pregovaranja

<= 10.000

Jedna

ponuda

>= 5.000.000

MeĊunarodni

otvoreni

5 mil>&>=300.000

Lokalni otvoreni

300.000>&>10.000

Procedura

pregovaranja

<= 10.000

Jedna

ponudaRADOVI

USLUGE

ROBA

• ....i vrijednosti predmeta nabave.


• Nabava roba, radova i usluga

– korisnik bespovratnih sredstava mora primjenjivati pravila nabave EK (tzv. PRAG)

– Za podugovaranje pod grantovima PRAG podrazumijeva nešto jednostavnije procedure i ne diktira obrasce

– Opis tih procedura priložen je kao Annex IV ugovoru

– Obrasci na hrvatskom za njihovu primjenu dostupni su kao dio Implementacijskog paketa pojedinog natjeĉaja

– U nekim programima treba tražiti prethodno odobrenje dokumentacije kod resornog ministarstva ili agencije

Vidljivost projekta

• Korisnici bespovratnih sredstava i/ili partneri su

odgovorni osigurati prikladan publicitet projektu

kojeg provode, te dati priznanje za podršku koji

su primili od EU

• Korisnici bespovratnih sredstava trebaju koristiti

Smjernice za vidljivost projekta EK i obrasce koji

se nalaze na

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/inde

x_en.htm

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

HVALA NA PAŽNJI!

priprema i provedba projekta metodologijom pcm ... 2010/pcm radionica_sveuciliste 2010.pdf ·...

Documents