Prezentacja uczestników

KONTRAKT

zasady współpracy w trakcie szkolenia ))))

Zarządzanie organizacją

Projekt „Wzrost potencjału sektora społecznego w powiecie jarosławskim poprzez inicjowanie partnerskiej współpracy”

Cel szkolenia

• Podniesienie poziomu wiedzy dotyczącej umiejętności zarządzania wśród przedstawicieli organizacji pozarządowych

• Zapoznanie uczestników szkolenia z metodami projektowania i koordynowania przedsięwzięć - inicjatyw lokalnych

PROBLEM

Problem to wszystko co przeszkadza tobie osobiście lub twojej firmie czy organizacji przejść od punktu, w którym jesteście do miejsca, w którym chcecie się znaleźć

CO TO JEST CEL?

Cel jest to miejsce bądź stan, które chcemy osiągnąć aby rozwiązać problem

Cel- (target) – jaki powinien być?

• Quality – Jakość

• Quantity- Ilość

• Time – Czasowość

• Location – Odniesiony do grupy

Piramida celów

Misja

Sens istnienia

Cele strategicznePo co to robimy?

Cele operacyjneJak to robimy?

Zadania/ProjektyCo robimy?

DŁUGI OKRES

ŚREDNI OKRES

KRÓTKI OKRES

ANALIZA SWOT – narzędzie pomocne w rozwiązywaniu

problemów

S = StrenghtsMocne strony – siły napędowe

W = WeaknessesSłabe strony – siły hamujące

O = OpportunitiesSzanse – działania wzmacniające

T = ThreatsZagrożenia – działania osłabiające

Przygotowanie przedstawienia teatralnego

Rozwój i wprowadzenie nowego produktu / usługi

Zaprojektowanie i implementacja nowego systemu komputerowego

Wydanie nowej monety 1.00zł

Modernizacja fabryki

Konsolidacja dwóch przedsiębiorstw

Organizacja konferencji

Zaprojektowanie i wydanie broszury, czasopisma

Rewitalizacja terenów poprzemysłowych

Stworzenie programu wymiany studentów

Przykłady projektów

Rezultaty projektu- co świadczy o ich jakości

S – ( Specific) specyficzny

M – (Measurable) mierzalny

A – (Actionable) adekwatny i akceptowalny

R – (Realistic) realistyczny

T – (Timetabled) terminowy

Jak i dlaczego znaleźć partnerów ?

MAMY POTRZEBUJEMY

Komu możemy pomóc? Kto nam może pomóc ?Wiedza

Pieniądze

Lokal

Sprzęt

Doświadczenie

Samochód

Pomysły

INNE

Gdzie szukać partnerów?

Miejscowość

Gmina

Województwo

Kraj

Zagranica

Biznes

Samorządyi instytucje publiczne

NGO

Przykładowe źródła informacji o potencjalnych partnerach

• Nasi znajomi

• Media

• Internet

• Organizacje pozarządowe

• Ambasady

• Ogłoszenia

• INNE

Definicja partnerstwa – przykładyForum Liderów Biznesu Księcia Walii – „Porozumienie międzysektorowe, w którym jednostki zgadzają się wspólnie pracować, dzieląc zarówno ryzyko jak korzyści w celu wypełnienia zobowiązania lub podjęcia określonych działań.”

Instytut Zasobów Światowych – „Dobrowolny i wspólny wysiłek przedsiębiorców,grup pozarządowych i agend rządowych pracujących na zrównoważonej podstawie w celu sprostania wyzwaniom, które są istotne dla wszystkich stron.”

Organizacja do Spraw Wyżywienia i Rolnictwa (ONZ) – „Partnerstwo może połączyć dwie lub więcej organizacji wyłonionych z szerokiego grona innych podmiotów życia społecznego, w tym organizacji sektora publicznego i społecznego, organizacji pozarządowych, fundacji i innych, którzy zgadzają się dzielić odpowiedzialność ryzyko i zasoby, niezbędne do osiągania wspólnych celów i korzyści.”

Grupa Partnerska Zielone Bieszczady

• Cechy dobrego partnerstwa:• Partnerstwo jest czymś więcej niż tylko sumą

swoich części• Uwzględnia uczenie się i adaptację do zmian• Posiada jawny system komunikacji i

przywództwa• Oparte jest na wspólnie uzgodnionych celach• Partnerzy dzielą ryzyko i korzyści• Jest dobrowolne i sprawiedliwe

Grupa Partnerska Zielone Bieszczady

Zasady partnerskiej współpracy

1. Zasada inwestycji o charakterze społecznym – rozwój zrównoważony

2. Zasada autonomii3. Zasada etycznych funduszy i równoprawnego

dostępu do środków4. Zasada stałego doskonalenia5. Zasada otwartości6. Zasada długotrwałego zaangażowania7. Zasada uzgadniania kontaktów zewnętrznych8. Zasada rozwiązywania układu partnerskiego

bez wskazywania winnych

Grupa Partnerska Zielone Bieszczady

I Spotkanie Koordynatorów GP 5-7.09.2002 r. - definicja GP

„Grupa Partnerska – (partnerstwo na rzecz zrównoważonego rozwoju) jest dobrowolnym, otwartym, formalnym lub nieformalnym porozumieniem co najmniej 3 partnerów – instytucji i osób, reprezentujących co najmniej 2 sektory (z trzech – publiczny, prywatny, pozarządowy), którzy zachowują autonomię, wspólnie realizują praktyczne długofalowe działania na rzecz określonego regionu, doskonaląc je i monitorując oraz dzieląc między siebie koszty, odpowiedzialność, ryzyko i korzyści.”

Walne Zgromadzenie

Regulamin Partnerstwa

RadaPartnerstwa

PlanOperacyjny

Prezydium

Zespoły tematyczne

GRUPA PARTNERSKA ZIELONE BIESZCZADY

ROZWIĄZANIA ORGANIZACYJNE

Sekretariat

Organizacja-grupa ludzi którzy współpracują ze sobą w sposób uporządkowany i skoordynowany by osiągnąć pewien zestaw celów.

Wspólne cechy organizacji:

• celowość;

• sposób zorganizowania;

• wyodrębnienie z otoczenia (granice rzeczowe i funkcjonalne);

• poddanie kierowaniu

Zasoby:

• ludzkie,

• rzeczowe,

• finansowe,

• informacyjne.

Zarządzanie

– zestaw działań skierowanych na zasoby organizacji i wykorzystywanie ich z zamierzeniem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny.

funkcje zarządzania

• Działania składające się na proces zarządzania to funkcje zarządzania. Działania te układają się logicznie w ciąg funkcji zarządzania, do których zalicza się: - planowanie,- organizowanie,- motywowanie,- kontrolowanie.

Podkreślić należy fakt zróżnicowania nasilenia i rozkładu poszczególnych funkcji zarządzania w zależności od szczebla zarządzania, co jest obrazowane przez tzw. rozkład funkcji G. Terry`go.

• planowanie• Planowanie jest podstawowym instrumentem zarządzania organizacją, bez względu na jego

wielkość i otoczenie. Ułatwia ono podejmowanie decyzji kierowniczych. Planowanie: wytyczanie celów organizacji i określanie, jak można najlepiej je osiągnąćorganizowanie

Organizowanie: porządkowanie i przydzielanie pracy, uprawnień decyzyjnych i zasobów poszczególnym członkom organizacji w taki sposób aby mogli realizować jej cele.

• motywowanie• Funkcja motywowania polega na wywoływaniu u podwładnych właściwego stosunku do

powierzonych im zadań. Narzędziami motywacji są bodźce motywacyjne, którymi dysponują kierownicy, oddziaływujące na podwładnych w sposób pozytywny lub negatywny.

• kontrola• Realizacja funkcji kontroli polega na porównaniu przebiegu lub wyników działań, tzn. stanu

osiągniętego z planowanym celem, czyli ze stanem założonym.

cechy zarządzania

P. Drucker amerykański klasyk organizacji i zarządzania, w jednej ze swoich prac wyróżnia pięć cech charakteryzujących zarządzanie:

1. zarządzanie dotyczy ludzi. Jego celem jest zapewnienie współdziałania wielu osób tak by zneutralizować ich słabości oraz maksymalnie wykorzystać talenty i silne strony uczestników organizacji,

2. zarządzanie wymaga prostych i zrozumiałych celów działania i zadań jednoczących wszystkich uczestników organizacji,

3. zarządzanie wymaga komunikowania się, czyli obiegu informacji wewnątrz organizacji oraz wymiany informacji z otoczeniem,

4. zarządzanie wymaga rozbudowanego systemu wskaźników, pozwalających stale i wszechstronnie monitorować, oceniać i poprawiać efektywność działania,

5. zarządzanie musi być jednoznacznie zorientowane na podstawowy i najważniejszy ostateczny rezultat, jakim jest zadowolony klient.

umiejętność zarządzania

Jeden z czołowych badaczy zarządzania R. Katz wyróżnia trzy podstawowe rodzaje umiejętności kierowniczych: techniczne, społeczne i koncepcyjne.

1. Umiejętności techniczne to zdolność posługiwania się narzędziami, metodami i technologią określonej specjalności. Każdy pracownik instytucji, w zależności od stanowiska pracy posiada inne umiejętności, np. umiejętności chirurga, inżyniera, muzyka. W tym kontekście kierownikowi są potrzebne umiejętności techniczne w takim stopniu, by potrafił „poradzić sobie z mechaniką zadania”.

2. Umiejętności społeczne to zdolność współpracowania z innymi ludźmi, rozumienia ich i motywowania, zarówno poszczególnych osób, jak i grup. Kierownikowi są potrzebne w stopniu umożliwiającym mu współpracę z innymi członkami organizacji i prowadzenia własnego zespołu roboczego.

3. Umiejętności koncepcyjne to zdolność postrzegania organizacji jako całości, formułowania celów i integrowania celów uczestników organizacji w jeden cel wspólny. Wymienione powyżej umiejętności są niezbędne do skutecznego kierowania. Jednak ich znaczenie i natężenie zależy od zajmowanej pozycji w hierarchii organizacyjnej.

role organizacyjne

• Każdy kierownik sprawując funkcje zarządcze odgrywa jednocześnie cały szereg ról organizacyjnych, które należy rozumieć jako „zorganizowane zbiory zachowań kierowniczych”. H. Mintzberg analizując wyniki badań nad sposobem wykorzystania czasu pracy kierowników i wykonywaniem przez nich funkcji zarządzania, wyróżnił kilka podstawowych ról kierowniczych:

1. role interpersonalne:- rola reprezentanta sprowadza się do pełnienia określonych funkcji ceremonialnych, które służą tworzeniu właściwego klimatu kontaktów wewnątrz i na zewnątrz organizacji oraz promowaniu pozytywnego obrazu firmy i jej szefa, - rola przywódcy polega na wytyczeniu celów, mobilizacji zespołu do ich wykonania oraz na stworzeniu zespołowi organizacyjnych i materialnych warunków działania, - rola łącznika polega na budowaniu i utrzymywaniu kontaktów ważnych dla prawidłowego funkcjonowania firmy – np. między działami,

2. role informacyjne:- rola monitora polega na ciągłym przeszukiwaniu otoczenia i wnętrza organizacji w celu uzyskania ważnych informacji,- rola upowszechniającego informacje sprowadza się do przekazywania podwładnym informacji, które normalnie nie byłyby dla nich dostępne,- rola rzecznika to przekazywanie informacji o organizacji jego otoczeniu,

3. role decyzyjne:- rola przedsiębiorcy wiąże się z wprowadzaniem innowacji i podejmowaniem skalkulowanego ryzyka – doskonalenie organizacji, wejście na nowe rynki zbytu,- rola przeciwdziałającego zakłóceniom sprowadza się do łagodzenia konfliktów i usuwania nieoczekiwanych problemów – np. strajk,- rola rozdzielającego zasoby spełnia się przez decyzje dotyczące, jak i komu zostaną przydzielone zasoby organizacji,- rola negocjatora, czyli prowadzącego negocjacje – zawiera umowy z dostawcami, odbiorcami, związkami zawodowymi

14 zasad, którymi powinien posługiwać się kierownik w swojej pracy:

• Podział pracy,• Autorytet, • Dyscyplina, • Jedność rozkazodawstwa, • Jednolitość kierownictwa, • Podporządkowanie interesu osobistego interesowi ogółu, • Wynagrodzenie, • Centralizacja, • Hierarchia, • Ład, • Odpowiednie traktowanie personelu, • Stabilność personelu, • Inicjatywa

Co to jest ewaluacja?

Ewaluacja ma interdyscyplinarny charakter, stąd różne definicje nawiązują do różnych nauk i metod badawczych.

Definicja I• Ewaluacja – to systematyczne zbieranie informacji na

temat działań, charakterystyki i efektów programu w celu jego oceny, poprawy skuteczności oraz wsparcia procesu decyzyjnego dotyczącego przyszłych działań. (M.Q. Patton)

Definicja II• Ewaluacja – to określenie wartości polityki,

programu lub projektu w odniesieniu do wcześniej zdefiniowanych kryteriów i w oparciu o odpowiednie informacje.(Komisja Europejska).

Inne pojęcia• Kontrola – działanie mające na celu porównanie

istniejącego stanu z postulowanym z punktu widzenia prawa, przyjętych reguł, zasad i standardów; dalej - ustalenie nieprawidłowości oraz zaprezentowanie wniosków i zaleceń podmiotowi zlecającemu kontrolę.

• Monitoring – proces systematycznego zbierania i analizowania ilościowych i jakościowych informacji na temat realizowanego przedsięwzięcia. Jego celem jest bieżące wykrywanie nieprawidłowości i ich korygowanie.

• Audyt – szczegółowa analiza działalności danej organizacji, prowadzona przez zewnętrznych, niezależnych specjalistów w celu ujawnienia ewentualnych problemów czy nieprawidłowości w jej funkcjonowaniu. Audyt może dotyczyć każdego aspektu funkcjonowania danego podmiotu, jednak najczęściej stosowany jest audyt finansowy.

Po co prowadzić ewaluacjęEwaluację można wykorzystywać:

• w procesach podejmowania decyzji (decyzje o modyfikacji realizowanych programów, ich kontynuacji i rozwoju, wybór najlepszej alternatywy, testowanie nowych rozwiązań);

• do uzyskania dowodów na to, iż program (projekt) wart/nie wart był wsparcia;

• żeby przekonać się, czy program był skuteczny, efektywny, odpowiedni, użyteczny, trwały;

• do lepszego zrozumienia przebiegu i skutków różnych procesów społecznych, ekonomicznych, technologicznych;

• do celów PR.

Kto może być zainteresowany wynikami?

• Realizator programu/projektu• Organ zwierzchni realizatora• Sponsorzy• Partnerzy• Decydenci• Beneficjenci• Konkurencja

Poziomy ewaluacji

Nakłady

Inputs

Działania

Activities

Rezultaty

Outputs

Efekty

Outcomes

Oddziaływanie (wpływ)Impacts

•Pieniądze•Ludzie•Sprzęt•Nieruchomości•Pomieszczenia•Materiały

•Szkolenia•Pozyskanie kapitału•Opracowanie zasad korzystania z funduszu pożyczkowego

•Liczba godzin szkoleniowych•Wydane publikacje•Liczba i kwoty udzielonych pożyczek

•Podwyższone kompetencje•Zwiększone możliwości zatrudnienia

•Lepiej zarządzane organizacje•Rozwój lokalnej przedsiębiorczości

Ćwiczenie – Fabryka Życzeń