Bambang Purwoko / Miftah Adhi IkhsantoBambang Purwoko / Miftah Adhi IkhsantoJURUSAN POLITIK DAN PEMERINTAHANJURUSAN POLITIK DAN PEMERINTAHAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIKFAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIKUNIVERSITAS GADJAH MADAUNIVERSITAS GADJAH MADA

PENGANTAR

YANG HARUS DIKETAHUI SEBELUM MENULIS PRESS RELEASEYANG HARUS DIKETAHUI SEBELUM MENULIS PRESS RELEASE

VARIASI PRESS RELEASE BERDASARKAN PENEKANAN VARIASI PRESS RELEASE BERDASARKAN PENEKANAN INFORMASINYAINFORMASINYA

VARIASI PRESS RELEASE BERDASARKAN TUJUANNYAVARIASI PRESS RELEASE BERDASARKAN TUJUANNYA

METODE PENULISAN PRESS RELEASEMETODE PENULISAN PRESS RELEASE

• Penulisan press release layak muat apabila cara menulisnya seperti halnya wartawan menulis berita langsung (straight news) dengan gaya piramida terbalik (inverted pyramid).

• Dimulai dengan membuat lead/ teras berita/ kepala berita sebagai paragraf pertama yang mengandung unsur 5W + 1H (What: apa yang terjadi? Where: dimana terjadinya? When: kapan peristiwa tersebut terjad? Who: siapa yang terlibat dalam peristiwa tersebut? Why: mengapa peristiwa tersebut terjadi? How: bagaimana berlangsungnya peristiwa tersebut?).

• Dilanjutkan dengan mengembangkan lead dalam paragraf kedua untuk menjelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan atau mendukung paragraf pertama yang perlu dijelaskan. Kemudian masuk kepada tubuh berita. Penulisan dengan gaya piramida terbalik ini berarti menulis berita dari mulai yang sangat penting (lead) sampai kepada semakin tidak penting. Sedangkan judul diambil dari lead (berita yang sangat penting tadi).

ALASAN PENULISAN PRESS RELEASE DENGAN GAYA PIRAMIDA TERBALIKALASAN PENULISAN PRESS RELEASE DENGAN GAYA PIRAMIDA TERBALIK

• PPembaca dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai embaca dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai waktu yang singkat untuk mendapatkan berita-berita yang waktu yang singkat untuk mendapatkan berita-berita yang faktual.faktual.

• RRedaksi media massa harus memotong edaksi media massa harus memotong Press ReleasePress Release tersebut tanpa mengurangi isi pokoknya.tersebut tanpa mengurangi isi pokoknya.

• RRedaksi tidak mempunyai cukup waktu untuk membaca edaksi tidak mempunyai cukup waktu untuk membaca keseluruhan keseluruhan Press Release. Press Release. Sebelum redaksi memutuskan Sebelum redaksi memutuskan dibuang atau dipakai dibuang atau dipakai release release tersebut, mereka harus tahu tersebut, mereka harus tahu dengan cepat apa keseluruhan isi dengan cepat apa keseluruhan isi releaserelease itu itu

(Cole dalam Soemirat dan Ardianto, 2004)

SKEMA PENULISAN PRESS RELEASESKEMA PENULISAN PRESS RELEASE

KETERANGAN SKEMAKETERANGAN SKEMA

• JJudul berfungsi sebagai etalase berita yang harus ditulis dengan bahasa udul berfungsi sebagai etalase berita yang harus ditulis dengan bahasa yang jernih sehingga tidak menimbulkan pengertian gandayang jernih sehingga tidak menimbulkan pengertian ganda..

• Baris tanggal adalah ruang untuk menunjukkan tempat berita dibuat dan Baris tanggal adalah ruang untuk menunjukkan tempat berita dibuat dan tanggal pembuatan beritatanggal pembuatan berita..

• Sebaris dengan “creditline” yang menunjukkan jati diri media.Sebaris dengan “creditline” yang menunjukkan jati diri media.• Alinea pertama dari berita disebut pusat perhatian maksimal atau teras, Alinea pertama dari berita disebut pusat perhatian maksimal atau teras,

atau atau leadlead, atau , atau introintro dari berita yang dapat disarikan untuk dijadikan judul dari berita yang dapat disarikan untuk dijadikan judul berita. Isi teras berisi jawaban semua unsur 5 W + 1 H (disebut teras berita. Isi teras berisi jawaban semua unsur 5 W + 1 H (disebut teras formal) atau jawaban dari dua atau tiga unsur saja (teras informal). formal) atau jawaban dari dua atau tiga unsur saja (teras informal).

• Sesudah teras bagian berikutnya disebut Tubuh Berita, tempat Sesudah teras bagian berikutnya disebut Tubuh Berita, tempat menguraikan lebih lanjut unsur-unsur tersebut. menguraikan lebih lanjut unsur-unsur tersebut.

• Latar berita merupakan keteranga yang akan memperjelas unsur “siapa, Latar berita merupakan keteranga yang akan memperjelas unsur “siapa, apa, dimana, mengapa, dan bagaimana”. Sedangkan bagian rangkuman apa, dimana, mengapa, dan bagaimana”. Sedangkan bagian rangkuman sebenarnya merupakan latar yang berisi “catatan dibuang sayang” dari sebenarnya merupakan latar yang berisi “catatan dibuang sayang” dari suatu peristiwa. Bagian ini dapat dipotong kalau ruangan tidak suatu peristiwa. Bagian ini dapat dipotong kalau ruangan tidak mengijinkan.mengijinkan.

ATURAN DASAR DALAM PENULISAN PRESS RELEASE (1)ATURAN DASAR DALAM PENULISAN PRESS RELEASE (1)

• Memilih judul yang positif (aktif) dan bukannya pasif.Memilih judul yang positif (aktif) dan bukannya pasif.• Paragraf pertama (Paragraf pertama (leadlead) harus tajam dan ringkas; antara 12 sampai 20 kata ) harus tajam dan ringkas; antara 12 sampai 20 kata

merupakan ukuran yang ideal. merupakan ukuran yang ideal. • Usahakan supaya kalimat dan paragraf pendek-pendek.Usahakan supaya kalimat dan paragraf pendek-pendek.• Hindari kata yang berlebihan seperti “ini” dan “itu”, serta kata keterangan Hindari kata yang berlebihan seperti “ini” dan “itu”, serta kata keterangan

dan kata sifat yang tidak perlu. Anda tidak perlu mengatakan bahwa dan kata sifat yang tidak perlu. Anda tidak perlu mengatakan bahwa sesuatu “hebat” atau “fantastis”. Kalau itu sehebat yang anda nyatakan, sesuatu “hebat” atau “fantastis”. Kalau itu sehebat yang anda nyatakan, maka akan jelas dengan sendirinya dari teks yang anda tulis.maka akan jelas dengan sendirinya dari teks yang anda tulis.

• Hindari kata-kata panjang karena kolom surat kabar sempit. Hindari kata-kata panjang karena kolom surat kabar sempit. • Hindari istilah khusus dan penggunaan singkatan.Hindari istilah khusus dan penggunaan singkatan.• Jawab enam pertanyaan ––Jawab enam pertanyaan ––siapa, mengapa, apa, bilamana, di mana dan siapa, mengapa, apa, bilamana, di mana dan

bagaimanabagaimana. Kalau anda tidak menjawab keenam pertanyaan ini maka . Kalau anda tidak menjawab keenam pertanyaan ini maka siaran pers anda tidak berisi semua informasi yang diperlukan wartawan.siaran pers anda tidak berisi semua informasi yang diperlukan wartawan.

ATURAN DASAR DALAM PENULISAN PRESS RELEASE (2)ATURAN DASAR DALAM PENULISAN PRESS RELEASE (2)

• Jangan menulis awal, bagian tengah dan akhir. Masukkan semua butir Jangan menulis awal, bagian tengah dan akhir. Masukkan semua butir yang penting pada awal siaran pers. Kalau artikelnya terlalu panjang yang penting pada awal siaran pers. Kalau artikelnya terlalu panjang mereka akan memotongnya dari bawah dan jika Anda meletakkan butir-mereka akan memotongnya dari bawah dan jika Anda meletakkan butir-butir yang paling penting pada akhir berita, maka bagian itu tidak akan butir yang paling penting pada akhir berita, maka bagian itu tidak akan termuat.termuat.

• Tulislah berita dan bukan pandangan (harus berdasarkan fakta).Tulislah berita dan bukan pandangan (harus berdasarkan fakta).• Selalu periksa kembali ejaan nama orang.Selalu periksa kembali ejaan nama orang.• Ketiklah siaran pers hanya pada satu sisi kertas saja dengan spasi Ketiklah siaran pers hanya pada satu sisi kertas saja dengan spasi

rangkap. Berikan margin yang cukup pada semua sisi halaman.rangkap. Berikan margin yang cukup pada semua sisi halaman.• Selalu beri tanggal pada siaran pers.Selalu beri tanggal pada siaran pers.• Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon di siang hari pada Selalu cantumkan nama kontak dan nomor telepon di siang hari pada

bagian bawah siaran.bagian bawah siaran.• Buatlah siaran pers sesingkat mungkin. Buatlah siaran pers sesingkat mungkin.

Austin, Claire. 1996. Public Relations yang Sukses dalam Sepekan. Megapoin, Jakarta

HAL-HAL PENTING PERIHAL PERS YANG HARUS HAL-HAL PENTING PERIHAL PERS YANG HARUS DIKETAHUI OLEH SEORANG DIKETAHUI OLEH SEORANG PRPR

• Kebijakan editorialKebijakan editorial. Hal ini mengungkapkan pandangan dasar dari suatu media . Hal ini mengungkapkan pandangan dasar dari suatu media yang dengan sendirinya akan melandasi pemilihan subjek-subjek yang akan dicetak yang dengan sendirinya akan melandasi pemilihan subjek-subjek yang akan dicetak atau yang akan diterbitkannya. Selain itu aturan keredaksian dan aturan atau yang akan diterbitkannya. Selain itu aturan keredaksian dan aturan kewartawanan juga perlu diketahui PR dalam menulis dan mengirimkan kewartawanan juga perlu diketahui PR dalam menulis dan mengirimkan press press releaserelease..

• Frekuensi penerbitanFrekuensi penerbitan. Setiap terbitan punya frekuensi penerbitan yang berbeda-. Setiap terbitan punya frekuensi penerbitan yang berbeda-beda, bisa harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan. Hal itu perlu diketahui beda, bisa harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan. Hal itu perlu diketahui oleh para praktisi PR, sehingga dapat menyesuaikan diri dalam pembuatan oleh para praktisi PR, sehingga dapat menyesuaikan diri dalam pembuatan press press releaserelease..

• Tanggal/tenggat terbitTanggal/tenggat terbit. Kapan tanggal dan saat terakhir sebuah naskah harus . Kapan tanggal dan saat terakhir sebuah naskah harus diserahkan ke redaksi untuk penerbitan yang akan datang? Hal ini ditentukan oleh diserahkan ke redaksi untuk penerbitan yang akan datang? Hal ini ditentukan oleh frekuensi dan proses percetakannya. Hal ini penting diketahui praktisi humas frekuensi dan proses percetakannya. Hal ini penting diketahui praktisi humas karena kerap kali siaran pers yang dikirimkan tidak bisa termuat karena terganjal karena kerap kali siaran pers yang dikirimkan tidak bisa termuat karena terganjal oleh tenggat terbit.oleh tenggat terbit.

• Proses percetakanProses percetakan. Hal ini wajib diketahui oleh praktisi humas sehingga pemuatan . Hal ini wajib diketahui oleh praktisi humas sehingga pemuatan press release press release bisa sesuai dengan yang hiharapkan.bisa sesuai dengan yang hiharapkan.

Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Edisi Kelima. Direvisi oleh Daniel Yadin. Penerbit Erlangga, Jakarta

HAL-HAL PENTING PERIHAL PERS YANG HARUS DIKETAHUI HAL-HAL PENTING PERIHAL PERS YANG HARUS DIKETAHUI OLEH SEORANG OLEH SEORANG PRPR

• Daerah sirkulasi. Daerah sirkulasi. Apakah jangkauan sirkulasi dari suatu media itu berskala Apakah jangkauan sirkulasi dari suatu media itu berskala lokal, pedesaan, perkotaan, nasional atau internasional. Hal ini dinilai lokal, pedesaan, perkotaan, nasional atau internasional. Hal ini dinilai sangat penting agar pesan yang disampaikan efektif dan efisien.sangat penting agar pesan yang disampaikan efektif dan efisien.

• Jangkauan pembaca. Jangkauan pembaca. Berapa dan siapa saja yang membaca jurnal atau Berapa dan siapa saja yang membaca jurnal atau media yang bersangkutan? Seorang praktisi PR juga dituntut untuk media yang bersangkutan? Seorang praktisi PR juga dituntut untuk mengetahui kelompok usia, jenis kelamin, pekerjaan, status sosial, minat mengetahui kelompok usia, jenis kelamin, pekerjaan, status sosial, minat khusus, kebangsaan, etnik, agama, hingga ke orientasi politik dari suatu khusus, kebangsaan, etnik, agama, hingga ke orientasi politik dari suatu khalayak pembaca media.khalayak pembaca media.

• Metode distribusi. Metode distribusi. Praktisi PR juga perlu mengetahui metode-metode Praktisi PR juga perlu mengetahui metode-metode distribusi suatu media, apakah eceran atau langganan. Kemudian ihwal distribusi suatu media, apakah eceran atau langganan. Kemudian ihwal tiras juga patut diketahui dalam upaya efektivitas dan efisiensi komunikasi tiras juga patut diketahui dalam upaya efektivitas dan efisiensi komunikasi yang dijalankan. yang dijalankan.

Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Edisi Kelima. Direvisi Oleh Daniel Yadin. Penerbit Erlangga, Jakarta

HAL PENTING YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM HAL PENTING YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM PENGIRIMAN PENGIRIMAN PRESS RELEASEPRESS RELEASE

• Kirimkan secepat mungkin. Artinya, jika kegiatan Kirimkan secepat mungkin. Artinya, jika kegiatan berlangsung hari itu, kirimkan hari itu juga. Jangan menunda berlangsung hari itu, kirimkan hari itu juga. Jangan menunda hingga esok harinya, kecuali jika pelaksanaannya adalah hingga esok harinya, kecuali jika pelaksanaannya adalah malam hari.malam hari.

• Jika pengirim siaran pers sudah mengenal nama wartawan Jika pengirim siaran pers sudah mengenal nama wartawan sesuai bidangnya, tujukanlah pada wartawan tadi.sesuai bidangnya, tujukanlah pada wartawan tadi.

• Pengiriman bisa pula melalui faksimili (atau Pengiriman bisa pula melalui faksimili (atau e-maile-mail).).• Jika melampirkan foto atau cetakan berwarna atau contoh Jika melampirkan foto atau cetakan berwarna atau contoh

produk, lebih baik melalui kurir.produk, lebih baik melalui kurir.• Konfirmasikan kembali melalui telepon, apakah siaran pers Konfirmasikan kembali melalui telepon, apakah siaran pers

tadi sudah diterima atau belum.tadi sudah diterima atau belum.

Abdullah, Aceng. 2000. Abdullah, Aceng. 2000. Press Relations. Kiat Berhubungan dengan Media MassaPress Relations. Kiat Berhubungan dengan Media Massa . Remaja Rosdakarya, Bandung.. Remaja Rosdakarya, Bandung.

INOVASI DALAM PRESS RELEASEINOVASI DALAM PRESS RELEASE

PRESS RELEASE BURUKPRESS RELEASE BURUK

REFERENSIREFERENSI

• Abdullah, Aceng. 2000. Abdullah, Aceng. 2000. Press Relations. Kiat Berhubungan dengan Press Relations. Kiat Berhubungan dengan Media MassaMedia Massa, , Remaja Rosdakarya, Bandung.Remaja Rosdakarya, Bandung.

• Austin, Claire. 1996. Austin, Claire. 1996. Public Relations yang Sukses dalam SepekanPublic Relations yang Sukses dalam Sepekan. . Megapoin, Jakarta.Megapoin, Jakarta.

• Jefkins, Frank. 2003. Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Public Relations. Edisi KelimaEdisi Kelima. . Direvisi Oleh Daniel Direvisi Oleh Daniel YadinYadin, , Penerbit Erlangga, Jakarta.Penerbit Erlangga, Jakarta.

• Mappatoto, Andi B. 1993. Mappatoto, Andi B. 1993. Siaran Pers. Suatu Kiat PenulisanSiaran Pers. Suatu Kiat Penulisan, , Gramedia Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.Pustaka Utama, Jakarta.

• Soemirat, Soleh dan Ardianto, Elvinaro. 2004. Soemirat, Soleh dan Ardianto, Elvinaro. 2004. Dasar-dasarDasar-dasar Public Public Relations. Relations. Cetakan KetigaCetakan Ketiga, , Remaja Rosdakarya, Bandung.Remaja Rosdakarya, Bandung.