pravilnik o ra Čunovodstvu - lex localis · delovnih mest v ob činski upravi, po našem mnenju...

Lex localis, letnik II, številka 1, leto 2004, stran 111 - 145

111

PRAVILNIK O RA ČUNOVODSTVU

UDK: 352:657 (497.4) 352:336.717.16 (497.4)

Marija Ribič univ. dipl. ekonomistka J&M Ribič d.o.o. 1 Uvod Področje računovodenja, sestavljanja, spremljanja in izvrševanja občinskega proračuna občine temelji na številni zakonskih in na njihovi podlagi izdanih podzakonskih predpisih vlade in posameznih ministrstev Vlade Republike Slovenije. V procesu prilagajanja evropskemu pravnemu redu so predpisi, ki urejajo javno financiranje, doživeli največ sprememb po letu 1999. V tem procesu so bile izpeljane tudi številne sistemske spremembe na področju lokalne samouprave in financiranja občin. Ustanovljene so bile številne nove občine, ki se zaradi številnih novosti, spreminjanja nalog in sistemske ureditve na vseh področjih njihovega delovanja zelo težko prilagajajo vsem spremembam. Eno od zelo pomembnih področij je področje finančnega poslovodenja (finančnega menedžmenta) in kontrol ter notranjega revidiranja, ki je v javne finance in v finance občin uvedeno s spremembami Zakona o javnih financah. Državni zbor Republike Slovenije je področje finančnega poslovodenja uvedel s spremembami Zakona o javnih financah v letu 2002. . Finančno poslovodenje obsega vzpostavitev in izvajanje načrtovanja in izvrševanja proračunov in finančnih načrtov, računovodenje in poročanje z namenom, doseči zastavljene cilje ter zagotoviti, da bodo sredstva zavarovana pred izgubo, oškodovanji in prevarami. Notranje kontrole obsegajo sistem postopkov in metod, katerih cilj je zagotoviti spoštovanje načel zakonitosti, preglednosti, učinkovitosti, uspešnosti in gospodarnosti pri razpolaganju z javnimi sredstvi. Med internimi predpisi, s katerimi občine urejajo in zagotavljajo sistem notranjih kontrol so poleg internih aktov, ki urejajo področje organizacije občinske uprave ter sistemizacije delovnih mest v občinski upravi, po našem mnenju najpomembnejši interni akti, ki urejajo področje računovodenja izvrševanja, načrtovanja in informiranja o proračunu občine. V nadaljevanju predstavljamo vzorec akta, v katerem smo skušali definirati vsa ta področja. Vzorec smo pripravljali za potrebe manjših in srednje velikih občin, kjer za področje računovodenja in proračuna skrbi zelo majhno število odgovornih oseb. Za potrebe velikih in mestnih občin bi ga bilo potrebno ustrezno nadgraditi, ne glede na to pa ocenjujemo, da je primeren kot pripomoček tudi za večje občine.

M. Ribič: Pravilnik o računovodstvu

112

Kot gradivo za sestavitev besedila vzorca smo uporabili pravilnike, ki smo jih najpogosteje zasledili v občinah, v katerih smo izvajali notranje revidiranje, določila Zakona o javnih financah, Zakona o izvrševanju proračuna , Zakona o računovodstvu ter določila drugih zakonskih in podzakonskih predpisov. Pri oblikovanju vsebine vzorca smo upoštevali ugotovitve iz ocenjevanja delovanja sistema notranjih kontrol v postopkih notranjega revidiranja proračunov občin, ki smo jih izvajali v letu 2002. 2 Vzorec pravilnika o računovodstvu Na podlagi 4. in 52. člena Zakona o računovodstvu (Ur. list RS, št. 23/99) in ….. člena Statuta Občine ………….. izdaja župan Občine ………

PRAVILNIK O RA ČUNOVODSTVU I. Splošne določbe

1. člen Pri izvajanju računovodenja in poročanja, načrtovanja, izvrševanja proračuna Občine………….. se neposredno uporabljajo določila Zakona o računovodstvu, Zakona o javnih financah, Zakona o lokalni samoupravi, Zakona o financiranju občin in podzakonski predpisi izdani, na njihovi podlagi, kodeks računovodskih načel in Slovenski računovodski standardi ter Pravilnik o računovodstvu. S tem pravilnikom se podrobneje urejajo naloge, organizacija in pravice in odgovornosti pooblaščenih oseb za razpolaganje s sredstvi proračuna z namenom, da se zagotovi spoštovanje načel zakonitosti, preglednosti, učinkovitosti, uspešnosti in gospodarnosti pri razpolaganju s sredstvi proračuna in pri upravljanju s premoženjem Občine……... Pravilnik ureja področje vodenja in organizacije računovodstva, področje načrtovanj in izvrševanja proračuna in področje notranjega finančnega nadzora Občine …………..

2. člen Pravilnik ureja: 1. Področja računovodstva

• organiziranost in vodenje računovodstva, • pooblastila in odgovornosti delavcev v računovodstvu, • knjigovodske listine, • gibanje listin, • poslovne knjige, • usklajevanje poslovnih knjig ter popis sredstev in obveznosti do virov sredstev, • hramba knjigovodskih listin, poslovnih knjig, računovodskih izkazov in poslovnih

poročil, • vrednotenje ekonomskih kategorij, • računovodski izkazi in letno poročilo • računovodsko informiranje,


113

2. Področje izvrševanja proračuna • organiziranost finančne službe • pooblastila in odgovornosti zaposlenih • pooblastila in odgovornosti za izvajanje plačil iz proračuna

3. Poročanje 4. Notranji finančni nadzor, 5. Končne določbe. II. Organiziranost in vodenje računovodstva proračuna

3. člen Računovodska in finančna funkcija v občini je organizirana kot služba. Računovodsko službo Občine………… vodi pooblaščeni računovodja.. Zadolžen je za organizacijo, vodenje in izvajanje nalog računovodstva, finančne službe in načrtovanje ter poročanja o porabi sredstev proračuna. Naloge pooblaščenega računovodje opravljajo …….. (vodja finančne službe, svetovalec župana za finance). Za svoje delo je pooblaščeni računovodja odgovoren županu. Računovodska služba Občine …………… opravlja naslednje naloge: 1. Računovodske naloge:

• organiziranje in usklajevanje del v računovodstvu, • kontrola knjigovodskih listin glede na namen porabe proračunskih sredstev, • tekoče ureja, zajema, knjigovodsko evidentira in sporoča podatke, • zagotavlja vpogled v stanje in gibanje sredstev ter obveznosti do virov sredstev, • zagotavlja vpogled v stanje in gibanje prihodkov in odhodkov proračuna in

njihovo primerjavo z načrtovanimi stanji po ekonomski in funkcionalni klasifikaciji,

• priprava obračunov DDV, izdanih računov, • računovodsko nadziranje, vzpostavitev in zagotavljanje delovanja računovodskih

kontrol, • priprava notranjih navodil s področja računovodstva in financ, • arhiviranje knjigovodskih listin.

2. Naloge s področja priprave prora čuna

• sestavitev navodil za pripravo finančnih načrtov in proračuna občine, • koordinacija pri letnem proračunskem načrtovanju, • koordinacija pri pripravi Načrta razvojnih programov, Načrta delovnih mest in

Načrta nabav, • koordinacija pri sestavljanju in sprejemanju investicijskih programov, • spremljanje in poročanje o izvajanju razvojnih programov,


114

• priprava proračuna občine, • priprava odloka o proračunu, • priprava rebalansa proračuna, • priprava drugih aktov, potrebnih za zakonito in učinkovito izvrševanje proračuna

občine. 3. Naloge s področja izvrševanja proračuna in načrtovanja likvidnosti prora čuna:

• zagotavljanje popolnega in pravočasnega pobiranja prejemkov proračuna, • načrtovanje likvidnosti proračuna občine, • določanje obsega izdatkov za določeno obdobje, • opravlja plačila in izvaja nadzor nad plačilom obveznosti in izpolnjevanjem

terjatev, • zagotavlja kontrolo knjigovodskih listin glede na namen porabe proračunskih

sredstev, • usklajevanje razpoložljivih proračunskih sredstev z najavljenimi

predobremenitvami, • predlaganje in sprejemanje ukrepov za uravnoteženje proračuna.

4. Naloge s področja informiranja in poro čanja o realizaciji proračuna:

• mesečno poročanje o realizaciji prihodkov in odhodkov proračuna po ekonomski in funkcionalni klasifikaciji,

• polletno poročanje o izvrševanju proračuna, • poročanje občinskemu svetu o izvršenih prerazporeditvah, • koordinacija pri pripravi poročila o doseženih ciljih in rezultatih v zadnjem

proračunskem letu; • izdelava računovodskih izkazov in letnega poročila.

Za računovodsko-finančna dela uporablja Občina …………… računalniške programe podjetja ………….., katerih programe tudi vzdržuje.

4.člen Pooblaščeni računovodja odgovarja za pravočasno in pravilno izvajanje nalog iz 3. člena tega pravilnika, za sodelovanje in potrebno usklajevanje dela. Za pravočasno opravljeno delo šteje delo, ki je opravljeno v rokih, ki so določeni z zakoni, podzakonskimi akti, s tem pravilnikom in z drugimi internimi akti in navodili.

5.člen Delavci v računovodstvu so dolžni pri svojem delu upoštevati vse spremembe zakonov in raznih drugih predpisov in navodil. Dolžni so skrbeti za usklajenost internih aktov in navodil ter občinskih odlokov z zakonskimi in podzakonskimi predpisi, ki urejajo področje računovodenja, načrtovanja, izvrševanja, nadziranja ter poročanja o proračunu občine.


115

Delavci v računovodstvu morajo poznati svoje delo, ki ga opravljajo. Svoje delo morajo opravljati zanesljivo, natančno in strokovno. III. Knjigovodske listine

6. člen Knjigovodske listine so v posebni obliki sestavljeni zapisi o poslovnih dogodkih, ki spreminjajo sredstva, obveznosti do njihovih virov, prihodke in odhodke. Knjigovodska listina se sestavi za vsak poslovni dogodek oz. za vsako poslovno spremembo pri sredstvih, obveznostih do virov sredstev, prihodkih in odhodkih. Knjigovodske listine morajo izkazovati poslovne dogodke verodostojno in pošteno. Po opravljeni notranji kontroli in podpisu odredbodajalca je podlaga za vnos v poslovne knjige.

7. člen Knjigovodske listine ločimo glede na kraj nastanka poslovnega dogodka na:.

• zunanje, ki jih Občina…………… prejme v enem ali več izvodih od drugih oseb • in na notranje, ki se delijo na:

• izvirne, ki se sestavijo v Občini ………… v enem ali več izvodih, • izvedene, ki se izdelajo v računovodstvu Občine ……………….., na podlagi

izvirnih knjigovodskih listin.

8. člen Knjigovodska listina mora vsebovati naslednje podatke:

• ime in naslov izdajatelja listine, • naziv, • zaporedno številko, • datum, kraj izdaje, • vsebino poslovnega dogodka, • količino, mersko enoto in ceno ter znesek, izražen v tolarjih, • podpis odgovornih oseb, ki so listino izdale, • podpis osebe, pooblaščene za kontrolo in likvidacijo listine.

Knjigovodske listine se označujejo s šifro po skupinah temeljnic: (izdani računi, izpiski žiro računa, prejeti računi, blagajna, notranje izvedene knjigovodske listine) in z zaporedno številko.

9. člen Najpogostejše knjigovodske listine, ki jih Občina …………… prejme, so:

• računi za material, blago, storitve,osnovna sredstva, • dnevni izpiski stanja na računu proračuna s prilogami posameznih prilivov in

odlivov denarnih sredstev. • obračuni, bremepisi, dobropisi, potrdila,


116

• pogodbe za dane depozite, najeta posojila in drugo, • blagajniške listine.

10. člen

Izvirne notranje knjigovodske listine so: • pogodbe, ki jih sestavi Občina ……………., • izdani računi, • zahtevki za izplačila in nakazila, • naročilnice, izdajnice, prevzemnice, dobavnice, • nalogi za službena potovanja • potrdila o vplačilih in izplačilih, • obračuni, bremepisi, dobropisi, • blagajniški dnevnik, prejemki, izdatki.

Na podlagi izvirnih knjigovodskih listin računovodstvo izda notranje izvedene knjigovodske listine. To so temeljnice za knjiženje, ki se izdajajo za obračun plač, spremembe pri osnovnih sredstvih – pridobitev, odpis OS, revalorizacija, spremembe depozitov …. Listino za knjiženje lahko izda samo pooblaščeni računovodja oz.druga za to pooblaščena oseba, ki listino tudi podpiše.

11. člen Izvirne zunanje in notranje knjigovodske listine ter izvedene knjigovodske listine se obvezno kompletirajo po vrstah listin naštetih v 9. in 10. členu in se kronološko številčijo. Številčenje posameznih listin se začne na začetku vsakega koledarskega leta.

12. člen Podlaga za knjiženje v računovodstvu je verodostojna listina (resnična, poštena). Prejete listine morajo biti v 8 dneh od prejema predane v računovodstvo, kjer se prekontrolirajo in oddajo v potrditev odgovorni osebi. Po notranji kontroli se listina knjiži. Listina se po potrditvi odgovorne osebe, kontroli, podpisu odredbodajalca ter knjiženju odloži in hrani. IV. PRAVICE IN ODGOVORNOSTI ODGOVORNIH DELAVCEV

13. člen Vse knjigovodske listine, ki so osnova za plačila v breme proračuna in za knjiženje v poslovnih knjigah Občine ……….., morajo predhodno potrditi: odredbodajalec, odgovorni delavec in pooblaščeni računovodja. Odredbodajalec: je župan ali od njega pooblaščena oseba (npr. direktor občinske uprave…..). Pristojen je za odrejanje porabe proračuna. Občina prevzema obveznosti v breme proračuna s pogodbo oz. izdajanjem naročilnic za naročila manjših vrednosti v


117

skladu z internim aktom o javnih naročilih. Pogodbe, naročilnice in dokumente o porabi proračuna podpisuje odredbodajalec. Odgovorni delavec je odgovoren za izvajanje posameznega področja v skladu s pravilnikom, ki ureja organizacijo in sistemizacijo del in nalog v občinskem uradu. Odgovoren je za uresničevanje programov in ciljev določenih v proračunu občine, za zakonito gospodarno in učinkovito porabo proračunskih sredstev na področju, ki ga vodi, in za izvajanje predpisov o javnem naročanju. Odgovoren za vsebinsko kontrolo knjigovodskih listin, ki so podlaga za izplačilo po posameznih postavkah proračuna in za skladnost vsebine knjigovodskih listin s predpisi o izvrševanju proračuna in z odlokom o proračunu občine. Odgovorne delavce za posamezna področja določa Pravilnik o organizaciji in sistemizaciji delovnih mest v občinski upravi Občine…….Za področje komunale je odgovorni delavec ( naziv delovnega mesta…………………), za področje izobraževanja in predšolske vzgoje je odgovorni delavec ( naziv delovnega mesta…………………) ……….. Kontrola zajema postopek oddaje javnega naročila, preverjanje skladnosti s pogodbo oziroma naročilnico in preverjanje skladnosti z obsegom planiranih sredstev po funkcionalnih namenih. Seznam odgovornih oseb po posameznih področjih je sestavni del tega pravilnika. Pooblaščeni računovodja: Naloge in njegove pristojnosti so določene v 3. in 4.členu tega pravilnika. Pooblaščeni računovodja opravlja plačila, tekoče ureja, zajema, knjigovodsko evidentira in sporoča podatke, pripravlja obvezne računovodske izkaze, izvaja računovodski nadzor in nadzor nad izpolnjevanjem terjatev in plačilom obveznosti. Po pregledu neplačanih zapadlih terjatev izda računovodstvo prve opomine, obračuna zamudne obresti dolžnikom in predloži podatke pravni službi za izterjavo. V zvezi s kontrolo in izstavljanjem knjigovodskih listin je odgovoren za formalno in računsko pravilnost knjigovodskih listin ter skladnost z Zakonom o računovodstvu in drugimi predpisi, ki urejajo financiranje občine in razpolaganje s sredstvi javnih financ. Preverja in nadzira skladnost obsega porabe proračuna z obsegom planiranih sredstev po funkcionalnih namenih proračuna. V. GIBANJE LISTIN

14. člen Zunanje knjigovodske listine prevzema odgovorna oseba za prevzem pošte, to je upravnopravni referent, ki jih odda v knjiženje v sprejem pošte – tajnici župana.


118

15. člen Gibanje knjigovodskih listin z opredelitvijo odgovornih oseb je prikazano v prilogi 1 k pravilniku, in sicer:

• gibanje blagajniških listin, • gibanje pogodb in naročilnic, • gibanje prejetih računov, zahtevkov, dobropisov, bremepisov, • gibanje izdanih računov, dobropisov, bremepisov, • gibanje notranjih izvedenih knjigovodskih listin, • gibanje ostale prejete dokumentacije (krogotok pošte).

VI. POSLOVNE KNJIGE

16. člen

Poslovne knjige so evidence vseh poslovnih dogodkov o povečanju, zmanjšanju sredstev in virov sredstev in spremembi prihodkov, odhodkov in izidu poslovanja. Občina …………… vodi poslovne knjige na podlagi verodostojnih knjigovodskih listin po sistemu dvostavnega knjigovodstva. Poslovne knjige se vodijo z upoštevanjem Odredbe o razčlenjevanju in merjenju prihodkov in odhodkov uporabnikov enotnega kontnega načrta. Kontni načrt je predpisan s Pravilnikom o enotnem kontnem načrtu za proračun, proračunske porabnike in druge osebe javnega prava. Izdatki proračuna se spremljajo tudi v skladu z Odredbo o funkcionalni klasifikaciji javnofinančnih izdatkov. Poslovne knjige se vodijo v slovenskem jeziku in v tolarjih. Delimo jih na temeljne in pomožne. Temeljni knjigi sta dnevnik in glavna knjiga. Pomožne knjige so analitične evidence in druge pomožne knjige, ki dopolnjujejo konte glavne knjige, in so naslednje:

• blagajniški dnevnik, • register osnovnih sredstev, • analitična evidenca terjatev do kupcev, • analitična evidenca obveznosti do dobaviteljev, • knjiga prejetih računov, • knjiga izdanih računov, • druge pomožne knjige in evidence po potrebi.

17. člen

Glavna knjiga je sestavljena iz sintetičnih in analitičnih kontov in iz postavk funkcionalne klasifikacije javnofinančnih izdatkov, na katere se posamično ali zbirno knjižijo poslovni dogodki. Glavna knjiga se vodi računalniško. Poslovni dogodki se vnašajo v glavno knjigo na podlagi izvirnih knjigovodskih listin in na podlagi izvedenih knjigovodskih listin – nalogi za knjiženje. Vodenje glavne knjige mora zagotavljati, da je mogoče za katerikoli konto kadarkoli priklicati na ekran računalniško sliko ali izpis. Enako mora biti omogočeno za posamezne


119

skupine kontov ali razrede, za posamezno časovno obdobje ali za celotno obračunsko obdobje. Glavno knjigo je potrebno izpisati vsaj enkrat na leto, in sicer ob zaključku poslovnega leta.

18. člen Dnevnik glavne knjige se vodi računalniško. Iz dnevnika glavne knjige je možno kadarkoli kontrolirati knjiženje, priklicati sliko na zaslon računalnika ali izpisati knjiženja po obdobjih ali celotno proračunsko obdobje. Izpis vsebuje vsaj:

• označbo knjigovodske listine, ki je bila osnova za knjiženje, • številko in opis knjigovodske listine, • datum izdaje listine, • konto knjiženja, • znesek v breme ali dobro, • skupni znesek vseh knjiženih zneskov v breme in v dobro.

Dnevnik glavne knjige se izpiše obvezno enkrat na leto, to je ob zaključku poslovnega leta, lahko pa tudi večkrat, če je to potrebno.

19. člen Občina ………….. vodi blagajniški dnevnik v tolarjih. Sestavlja se ob koncu delovnega dne za vsak dan, ko je bil opravljen gotovinski promet. Blagajniški dnevnik vsebuje naslednje podatke: zaporedno številko, številko blagajniškega prejemka oz. izdatka, datum, zneske prejemkov in izdatkov, podpis blagajnika, skupen znesek dnevnika, prejšnji saldo, novi saldo dnevnika, podpis odredbodajalca in podpis osebe, ki knjiži. Na podlagi vplačil ali izplačil se za vsako v blagajno prejeto gotovino sestavi potrdilo o prejeti gotovini (blagajniški prejemek), za vsako izplačilo pa potrdilo o izplačilu (blagajniški izdatek). Podatki blagajniškega prejemka vsebujejo: zaporedno številko, datum, naziv vplačnika, osnovo oz. besedilo, znesek v tolarjih ter rubrike za podpis blagajnika in vplačnika. Podatki blagajniškega izdatka vsebujejo: zaporedno številko, datum, vrsto izdatka, komu je bilo izplačano, znesek v tolarjih ter rubrike za podpis blagajnika in prejemnika denarja. Na podlagi pravilnih in verodostojnih listin, ki jih potrdi odredbodajalec, blagajnik izpiše računalniški prejemek ali izdatek. Po prejemu in izplačilih denarnih sredstev opremi blagajnik temeljnico za knjiženje v glavno knjigo – blagajniški dnevnik, ki jo računovodja prekontrolira in knjiži v glavno knjigo. Blagajniški dnevnik se pripravi v dveh izvodih, od katerih je izvirnik osnova za knjiženje, kopija pa ostane v blagajni.


120

20. člen Register osnovnih sredstev je analitična evidenca, ki vsebuje naslednje podatke:

• inventarno številko (šifra), • naziv osnovnega sredstva, • stroškovno mesto, • amortizacijsko skupino, • količino, • nabavno vrednost osnovnega sredstva, • odpisano vrednost osnovnega sredstva, • datum aktiviranja, • datum odtujitve oz. odpisa osnovnega sredstva.

Register osnovnih sredstev se lahko prikazujejo in izpisujejo glede na trenutne potrebe, ločeno za osnovna sredstva, ki se posamično odpisujejo, in drobni inventar, ki se odpiše v celoti ob nabavi. Register osnovnih sredstev se ne zaključuje, pregled pa je mogoče izpisati ali priklicati na ekran računalnika.

21. člen Analitična evidenca terjatev in obveznosti zajema spremembe in stanje kupcev in dobaviteljev ter datume zapadlosti terjatev in obveznosti. Analitične evidence terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev se vodijo s pomočjo računalniškega sistema, v saldakontih kupcev in dobaviteljev. Poslovni dogodki se v analitične evidence vnašajo na podlagi izvirnih knjigovodskih listin.

22. člen Knjiga prejetih računov zajema vsaj:

• zaporedno številko, datum računa in datum prejema računa, • naziv dobavitelja, • valuto, • znesek.

Knjiga izdanih računov zajema vsaj:

• številko izdanega računa in datum izdaje, • naziv kupca, • znesek, • valuto.


121

23. člen Druge pomožne knjige lahko zajemajo: davčno knjigo, evidenco plač, pogodb, izdanih naročilnic, realizacijo proračuna . Analitična evidenca plač in drugih osebnih prejemkov ter vse potrebne analitične evidence v zvezi s plačami in drugimi osebnimi prejemki se vodijo računalniško. Vnos podatkov o obračunanih in izplačanih plačah in drugih osebnih prejemkih v glavno knjigo se opravi s temeljnico. Izpisi se opravijo med letom po potrebi, ob letnem obračunu se obvezno izpiše pregled po zaposlenih delavcih in po vrstah vseh izplačil za potrebe davčnega organa, Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje in za potrebe zaposlenih. VII. USKLAJEVANJE POSLOVNIH KNJIG TER POPIS SREDSTEV IN

OBVEZNOSTI DO VIROV SREDSTEV

24. člen Ob koncu poslovnega leta je potrebno posebej uskladiti obveznosti in terjatve proračuna s prejemniki sredstev iz javnih financ ter vrednost dolgoočnih finančnih naložb v kapitalske deleže in delnice. Enkrat letno na dan 30.10. se s posameznimi kupci in dobavitelji usklajuje stanja posameznih terjatev do kupcev in obveznosti do dobaviteljev. Računovodstvo je dolžno mesečno uskladiti stanja v pomožnih knjigah z ustreznimi stanji kontov v glavni knjigi, praviloma takoj po končanem knjiženju oz. do 15. v mesecu za pretekli mesec.

25. člen Knjigovodsko stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev se najmanj enkrat na leto uskladi z dejanskim stanjem, ki se ugotavlja z rednim popisom (inventuro). Sredstva in obveznosti do virov sredstev popiše Občina …………. na koncu poslovnega leta s stanjem na dan 31. decembra.

26.člen Izvedba popisa poteka v skladu s tem pravilnikom in sklepi in navodili o popisu (inventuri), ki določajo:

• čas popisa, • vodenje organizacije popisa, • navodila za popis, • pripravo sredstev za popis, • izločanje poškodovanih in zastarelih sredstev, • poročila o opravljenem popisu in obravnavo poročil, • uskladitev knjigovodskega stanja z dejanskim stanjem na popisu.


122

27.člen Predloge sklepov, navodil z rolki za izvedbo rednega letnega popisa pripravi računovodska služba Občine ………….. .in jih predloži v podpis županu najkasneje do 30.10.

28.člen Župan s sklepom imenuje vodjo popisa in inventurne komisije. Vodja popisa skrbi za organizacijske, tehnične in druge potrebne ukrepe v zvezi s popisom.

29.člen Posamezno popisno komisijo sestavljajo predsednik in najmanj dva člana ter po potrebi njihovi namestniki.

30.člen Stvari, ki so neuporabne ali pa jim je potekla doba uporabnosti, se označijo in evidentirajo v popisnih listih in zabeležijo v poročilih. Komisija predlaga županu odpis in izločitev iz uporabe.

31.člen Poročilo o opravljenem popisu, popisne liste in predloge sklepov o načinu odpisa primanjkljajev, knjiženju presežkov, odpisu neplačanih in zastarelih terjatev ter o morebitnem odpisu sredstev, komisija skupaj z vsemi potrebnimi prilogami in pojasnili predloži županu najkasneje do 31.01. tekočega leta za preteklo leto. Župan sprejme sklepe o načinu odpisa primanjkljajev, knjiženju presežkov, odpisu neplačanih in zastarelih terjatev ter o morebitnem odpisu sredstev in jih predloži pooblaščenemu računovodji najkasneje 15 dni pred rokom za izdelavo dokončnega letnega poročila. Računovodstvo knjiži v poslovne knjige vse ugotovljene razlike iz popisa ter uskladi knjigovodsko stanje z dejanskim stanjem na podlagi sklepov župana. VIII. HRAMBA KNJIGOVODSKIH LISTIN, POSLOVNIH KNJIG,

RAČUNOVODSKIH IZKAZOV IN POSLOVNIH POROČIL

32. člen Po vseh knjiženjih za poslovno leto in po opravljeni kontroli izkazanih stanj se poslovne knjige zaključijo. Po predložitvi zaključnega računa proračuna in letnega poročila županu računovodstvo poslovne knjige odtisne. Zaključitev poslovnih knjig podpišeta pooblaščeni računovodja in župan. Računovodstvo jih preda v arhiv občine najkasneje do 30.4. tekočega leta za preteklo leto. (Občina lahko tudi določi po kolikšnem času bo poslovne knjige shranila na elektronskem nosilcu, izvirne poslovne knjige pa uničila.)


123

33.člen Roki hrambe knjigovodskih listin:

• Trajno se hranijo letni računovodski izkazi, končni obračuni plač in izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač.

• 10 let se hranijo glavna knjiga in dnevnik glavne knjige, • 10 let po preteku leta na katerega se nanašajo, se hranijo obračuni DDV, prejeti in

izdani dokumenti, ki se kakorkoli nanašajo na promet blaga in storitev in so pomembni za obračunavanje in plačevanje DDV ;

• 20 let po preteku leta na katerega se nanašajo, se hranijo dokumenti, ki se nanšajo na promet nepremičnin;

• 5 let se hranijo knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži, pomožne poslovne knjige in z zakonom predpisane listine.

• 3 leta se hranijo listine plačilnega prometa IX.VREDNOTENJE EKONOMSKIH KATEGORIJ Opredmetena osnovna sredstva

34.člen Opredmetena osnovna sredstva so: zgradbe ter poslovni prostori, oprema ter drobni inventar z dobo uporabnosti, daljšo od enega leta . Opredmetena osnovna sredstva se vrednotijo po nabavni vrednosti oz. po ocenjeni vrednosti, če nabavna vrednost ni znana. Če nastanejo stroški, ki kasneje povečajo korist osnovnega sredstva, se poveča nabavna vrednost opredmetenega osnovnega sredstva.

35.člen Nabavna vrednost je sestavljena iz neto cene, povečane za dajatve in druge stroške. Skupna vrednost osnovnega sredstva je osnova za oblikovanje vira sredstev. Vir sredstev se zmanjšuje za obračunano vrednost popravkov nabavne vrednosti, amortizacijo ter neodpisano nabavno vrednost prodanih ali odtujenih osnovnih sredstev.

36.člen Opredmetena osnovna sredstva se odpisujejo redno ali izredno. Reden odpis se opravlja v skladu z računovodskimi standardi in navodilom o načinu in stopnjah rednega odpisa neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev (Ur. list RS, št. 86/99). Z rednim odpisom je mišljena izvedba popravka vrednosti opredmetenih osnovnih sredstev za znesek rednega odpisa, obračunanega po letnem obračunu. Redni odpis se opravlja na podlagi stopenj rednega odpisa in se opravlja posamično za vsako osnovno sredstvo posebej.


124

Drobni inventar, katerega doba trajanja je krajša od enega leta in katerega nabavna vrednost je manjša od 100 evrov, se odpiše enkratno v celoti ob nabavi. Izredni odpis se opravi v primeru odtujitve ali uničenja opredmetenih osnovnih sredstev, trajne izločitve iz uporabe in skrajšanja predvidene življenjske dobe, ki je bila upoštevana za izračun stopnje za odpis.

37.člen Redni odpis se začne obračunavati s prvim dnem naslednjega meseca, ko je osnovno sredstvo dano v uporabo. Odpis se konča, ko je amortizljivi znesek v celoti odpisan. Redni odpis se obračuna praviloma enkrat letno, ob koncu obračunskega obdobja in se tudi razknjiži na popravke posameznih opredmetenih osnovnih sredstev ter v breme vira opredmetenih osnovnih sredstev, ki je bil oblikovan ob pridobitvi osnovnega sredstva. Osnovnemu sredstvu , ki se poškoduje zaradi višje sile, preneha odpisovanje za čas, dokler ni spet usposobljen za uporabo. Revalorizacija osnovnih sredstev se opravi na podlagi računovodskih standardov v tistem letu, ko je predpisana. Revalorizacija poveča oz. zmanjša vir osnovnih sredstev.

38.člen Redni odpis in revalorizacija opredmetenih osnovnih sredstev se opravi računalniško ali ročno. Na podlagi temeljnice odpis in revalorizacijo knjižimo v glavno knjigo (zbirno). Neopredmetena dolgoročna sredstva

39.člen Za neopredmetena dolgoročna sredstva veljajo enake določbe kot za opredmetena osnovna sredstva. Dolgoročne finančne naložbe in terjatve

40.člen Dolgoročne finančne naložbe so: dolgoročne kapitalske naložbe, dolgoročno dana posojila in depoziti. Dolgoročne terjatve so: dolgoročna blagovna posojila, dolgoročne terjatve za vnovčena poroštva, druge dolgoročne terjatve iz poslovanja, dolgoročne terjatve iz naslova finančnega najema.

41.člen Naložbe izkažemo po nabavni vrednosti, terjatve knjižimo z zneski iz verodostojnih listin. Obračunane realne obresti in drugi donosi dolgoročnih finančnih naložb in terjatev, ki povečujejo vrednost teh dolgoročnih naložb in terjatev, se obravnavajo kot samostojna terjatev v okviru kontov skupine 16.


125

Donosi dolgoročnih in finančnih naložb in terjatev se priznajo kot prihodki ob knjiženju.

42.člen Če dolgoročna naložba ali terjatev izgublja vrednost, je treba vzpostaviti popravek vrednosti dolgoročnih kapitalskih naložb in terjatev v skladu z računovodskimi standardi. Del dolgoročnih finančnih naložb, ki zapade v plačilo v enem letu po datumu bilance stanja, se izkaže med kratkoročne finančne naložbe. Zaloge

43.člen Zalog materiala in blaga Občina ………….. ne vodi. Denarna sredstva

44.člen Denarna sredstva so: denarna sredstva v blagajni (gotovina, čeki) in dobroimetja na računih pri bankah in drugih finančnih organizacijah, izločena denarna sredstva in akreditivi, devizni depozitni račun in akreditivi, tolarski depozitni računi ter druga denarna sredstva. Kratkoročne finančne naložbe in terjatve

45.člen Kratkoročne finančne naložbe so: naložbe v vrednostne papirje, kratkoročno dana posojila, kratkoročno dani depoziti, druge kratkoročne finančne naložbe. Med kratkoročnimi naložbami se vodijo tudi tisti deli dolgoročnih finančnih naložb, ki zapadejo v plačilo največ v letu dni po datumu bilance stanja.

46.člen Kratkoročne terjatve so: kratkoročne terjatve do kupcev, dani predujmi in varščine, kratkoročne terjatve do uporabnikov enotnega kontnega načrta, kratkoročne finančne naložbe, kratkoročne terjatve iz financiranja, druge kratkoročne terjatve. Terjatve se izkazujejo z zneski, ki izhajajo iz verodostojnih knjigovodskih listin. Kratkoročne terjatve so terjatve, ki zapadejo v plačilo v enem letu po datumu bilance stanja.

47.člen Kratkoročne finančne naložbe se knjižijo v znesku na podlagi verodostojne listine. Obrestujejo se v skladu s pogoji, ki jih občina doseže v posameznih pogodbah z bankami.


126

Zneski obračunanih obresti za kratkoročne depozite povečujejo prihodke od financiranja, ko so obresti plačane.

48.člen Kratkoročne terjatve do kupcev se vodijo analitično v saldakontih kupcev. V saldakontih kupcev se vodijo tudi druge terjatve iz prvega odstavka 45. člena in kratkoročne finančne naložbe, v kolikor v glavni knjigi ni mogoče zagotoviti vseh potrebnih podatkov o stanju in gibanju terjatev po zapadlosti in po dolžnikih. Terjatve do kupcev se ne revalorizirajo, ampak se za zamude obračunajo zakonske zamudne obresti, ki so nova terjatev. Spremembe pri terjatvah, ki nastajajo zaradi dvomljivih, spornih, neizterljivih ali zastaranih terjatev, se evidentirajo na ustreznih kontih bilance stanja. Kratkoročne obveznosti

49.člen Kratkoročne obveznosti do virov sredstev so: kratkoročne obveznosti za prejete predujme in varščine, kratkoročne obveznosti do zaposlenih, kratkoročne obveznosti do dobaviteljev, druge kratkoročne obveznosti iz poslovanja, kratkoročne obveznosti do uporabnikov enotnega kontnega načrta, kratkoročne obveznosti do financerjev, kratkoročne obveznosti iz financiranja. Med kratkoročne obveznosti spadajo obveznosti, ki zapadejo v plačilo najkasneje v letu dni, in tisti del dolgoročnih obveznosti, ki zapade v plačilo najkasneje v letu dni po datumu bilance stanja.

50.člen Kratkoročne obveznosti se v začetku izkazujejo z zneski, ki izhajajo iz ustreznih listin. Kratkoročne obveznosti se ne revalorizirajo, zaračunane obresti za zamude plačil pa so nova obveznost, ki je odhodek ob plačilu. Analitične evidence kratkoročnih obveznosti se vodijo v saldakontih dobaviteljev. Dolgoročne obveznosti

51.člen Dolgoročne obveznosti so: dolgoročni krediti, dolgoročne obveznosti iz financiranja, dolgoročne obveznosti iz poslovanja. Vse dolgoročne obveznosti se v začetku izkazujejo v dejanskih zneskih, ki izhajajo iz knjigovodskih listin. Kot dolgoročne obveznosti so izkazane obveznosti, ki zapadejo v plačilo v roku, daljšem od enega leta.


127

52.člen Dolgoročne obveznosti se ne revalorizirajo, razen če s predpisi ali pogodbami ni dogovorjeno drugače. Obračunane realne obresti dolgoročnih obveznosti, ki povečujejo obveznosti, se obravnavajo kot samostojna obveznost in so odhodek ob plačilu. Kratkoročne časovne razmejitve

53.člen Po potrebi se vzpostavlja kratkoročno časovno razmejevanje, in sicer:

• aktivne kratkoročne časovne razmejitve za potrebe razmejevanja kratkoročno odloženih odhodkov, prehodno nezaračunanih prihodkov, vrednotnic, prehodno nezaračunanih prihodkov za prejete predujme in druge aktivne časovne razmejitve;

• pasivne kratkoročne časovne razmejitve za vnaprej vračunane odhodke in kratkoročno odložene prihodke, vnaprej vračunane odhodke za obratna sredstva, prehodno obračunane odhodke za dane predujme in druge pasivne časovne razmejitve.

54.člen

Aktivne kratkoročne časovne razmejitve se izkazujejo na aktivni strani bilance stanja, pasivne kratkoročne časovne razmejitve pa na pasivni strani bilance stanja. Ker se prihodki in odhodki knjižijo po načelu denarnega toka, se ob knjiženju nastanka obveznosti knjiži na konto skupine neplačanih odhodkov (18), ob nastanku terjatev pa se knjiži na konto skupine neplačanih prihodkov (28). Odhodki

55.člen Odhodki se priznavajo po računovodskem načelu denarnega toka, torej, ko je odhodek plačan. Odhodki se razčlenjujejo po ekonomski klasifikaciji v skladu z določbami zakona o računovodstvu, podzakonskimi akti ter računovodskimi standardi. Odhodki se razčlenjujejo na: tekoče odhodke, odhodke tekočih transferov, investicijske odhodke in odhodke investicijskih transferov. Odhodki se razčlenjujejo po funkcionalni klasifikaciji v skladu z zakonom o javnih financah in podzakonskimi akti.


128

56.člen Tekoči odhodki so odhodki, ki zajemajo plačila plač in drugih izdatkov zaposlenim, plačila nakupa blaga in storitev, plačila domačih obresti, plačila tujih obresti ter sredstva, izločena v rezerve.

57.člen Odhodki tekočih transferov so nepovratna plačila. Občina s plačilom ne pridobi materiala ali storitve. To so odhodki subvencij, transferov posameznikom in gospodinjstvom, transferi neprofitnim organizacijam in ustanovam in drugi tekoči domači transferi.

58.člen Investicijski odhodki so plačila, namenjena pridobitvi ali nakupu opredmetenih in neopredmetenih sredstev, in sicer : nakup in gradnja zgradb in prostorov, prevoznih sredstev, opreme, novogradenj, rekonstrukcij in adaptacij, zemljišč, nematerialnega premoženja in projektov, investicijskega nadzora in inženiringa.. Odhodki iz tega naslova pomenijo odhodke za naložbe v povečanje in ohranjanje realnega premoženja občine in povečujejo vrednost opredmetenih in neopredmetenih dolgoročnih oziroma vrednost terjatev za sredstva dana v upravljanje v bilanci stanja. Za plačila investicijskih odhodkov za sredstva dana v upravljanje posrednim uporabnikom proračuna, se po namenu nakazil vzpostavi terjatev iz naslova sredstev v upravljanju. Opredelitev namena se uredi s pogodbo.

59.člen Odhodki investicijskih transferov so prenesena denarna nepovratna sredstva, namenjena plačilu investicijskih odhodkov prejemnikov sredstev, to je za nakup ali gradnjo njihovih osnovnih sredstev, nakup opreme ali drugih opredmetenih in neopredmetenih sredstev, za investicijsko vzdrževanje, obnovo in drugo. Za plačila investicijskih transferov namenjenih plačilu investicijskih odhodkov za naložbe v sredstva dana v upravljanje posrednim uporabnikom proračuna, se po namenu nakazil vzpostavi terjatev iz naslova sredstev v upravljanju. Opredelitev namena se uredi s pogodbo.

60.člen Posamezne vrste odhodkov se knjigovodsko evidentirajo na analitičnih kontih, ki so določeni v skladu s potrebami Občine ……………, na osnovi enotnega kontnega načrta in na proračunskih postavkah, določenih s funkcionalno klasifikacijo.

61.člen Vsak analitični konto odhodkov ima v evidenci tudi pripadajočo šifro dejavnosti in stroškovnega nosilca, pri čemer se kot stroškovni nosilec šteje proračunska postavka iz proračuna občine. Stroškovna mesta predstavljajo dejavnosti, po katerih se spremljajo stroški.


129

Stroški se razporejajo na dejavnost in stroškovne nosilce direktno, ob knjiženju iz knjigovodskih listin, na katerih mora biti poleg ostalih podatkov navedena tudi dejavnost in stroškovni nosilec, kateremu pripada strošek. Šifrant dejavnosti in proračunskih postavk določi pooblaščeni računovodja. Prihodki

62.člen Prihodki se priznavajo po računovodskem načelu denarnega toka, torej, ko je prihodek plačan na račun občine. Prihodki se razčlenjujejo v skladu z določbami zakona o računovodstvu, podzakonskimi akti. Prihodki se razčlenjujejo na: davčne prihodke, nedavčne prihodke, kapitalske prihodke, prejete donacije in transferne prihodke.

63.člen Z davčnimi prihodki so mišljena vsa vplačila dajatev, določenih z zakonom ali drugim predpisom, razen taks in pristojbin. Z nedavčnimi prihodki so mišljeni prihodki iz opravljanja dejavnosti, prihodki od financiranja, prihodki od taks in pristojbin, prihodki od kapitalskih naložb deleže in delnice v gospodarskih družbah. Kapitalski prihodki so prihodki od prodaje materialnega in nematerialnega premoženja. Prejete donacije so prihodki od denarnih daril in vabil. Transferni prihodki so prihodki od prenosa denarnih sredstev iz drugih javnofinančnih institucij.

64.člen Prihodki se knjigovodsko evidentirajo na analitičnih kontih, določenih v skladu s potrebami Občine …….……..na osnovi enotnega kontnega načrta. X. POSLOVNA POROČILA IN RAČUNOVODSKO INFORMIRANJE

65. člen Računovodsko informiranje mora zagotoviti računovodske informacije, ki so uporabnikom razumljive, zanesljive in primerljive. Pomembne informacije za potrebe župana in strokovnih delavcev, odgovornih za posamezna področja, so zajete v naslednjih poročilih, ki jih pripravlja računovodstvo:


130

• mesečno poročilo o realizaciji prihodkov in odhodkov proračuna po ekonomski in funkcionalni klasifikaciji,

• mesečno poročilo o odprtih terjatvah in obveznostih, • polletno poročilo o realizaciji prihodkov in odhodkov proračuna po ekonomski in

funkcionalni klasifikaciji, • letno poročilo o realizaciji prihodkov in odhodkov proračuna po ekonomski in

funkcionalni klasifikaciji.

66. člen Računovodsko informiranje mora biti pravočasno (v predpisanih rokih). Računovodsko informiranje se izvaja v pisni obliki, tudi prek računalniškega zaslona, ali z ustnim sporočanjem tistega, kar že obstaja v pisni obliki kot računovodski podatek ali informacija. Namen računovodskega informiranja je omogočati uporabnikom računovodskih informacij kar najboljše presojanje, ocenjevanje, sklepanje in odločanje.

67.člen Računovodstvo Občine ……………. mora v skladu z zakonskimi in podzakonskimi predpisi pripraviti naslednja osnovna poročila:

• letno poslovno poročilo o zaključnem računu proračuna, • polletno poročilo o izvrševanju proračuna, • premoženjsko bilanco, • mesečna proročila za Ministrstvo za finance (P1,P2), • polletni (mesečni ali letni) obračun davka na dodano vrednost, • poročila o zadolževanju in stanju obveznosti iz naslova kreditov in danih jamstev, • poročilo o nameravani zadolžitvi, • poročilo o danih državnih pomočeh iz sredstev proračuna, • letni obračun plač delavcev, funkcionarjev in izvajalcev pogodbenega oz.

avtorskega dela. Za potrebe župana in občinskega sveta lahko pripravi tudi druga poročila.

68.člen Računovodstvo v sodelovanju z odgovornimi delavci pripravi letno poročilo, ki je najobsežnejše poslovno poročilo, do 28. februarja tekočega leta za preteklo proračunsko leto. Letno poročilo je sestavljeno iz bilance stanja, izkaza prihodkov in odhodkov, pojasnil k izkazom in poslovnega poročila. Računovodski izkazi morajo prikazovati resnično in pošteno stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev, prihodkov in odhodkov ter presežek oz. primanjkljaj. Računovodska izkaza sta bilanca stanja in izkaz prihodkov in odhodkov.


131

69.člen Bilanca stanja zajema sredstva (aktivo) in obveznosti do virov sredstev (pasivo) na zadnji dan obračunskega obdobja. Obvezni sestavni deli bilance stanja so: stanje in gibanje neopredmetenih dolgoročnih sredstev in opredmetenih osnovnih sredstev, stanje in gibanje dolgoročnih kapitalskih naložb in posojil. Računovodski izkazi vsebujejo podatke tekočega obračunskega obdobja in preteklega obračunskega obdobja.

70.člen Obvezna sestavna dela izkaza prihodkov in odhodkov sta izkaz računa finančnih terjatev in naložb ter izkaz računa financiranja. V računu finančnih terjatev in naložb se izkazujejo na strani prihodkov:

• prejeta vračila danih posojil, • prejeta sredstva iz naslova prodaje kapitalskih deležev države, • prejeta sredstva kupnin iz naslova privatizacije,

na strani prihodkov:

• dana posojila, • povečanje kapitalskih deležev in naložb, • poraba sredstev kupnin iz naslova privatizacije, • povečanje namenskega premoženja v javnih skladih in drugih pravnih osebah

javnega prava, ki imajo premoženje v svoji lasti.

71.člen V računu financiranja se izkazuje odplačevanje dolgov in zadolževanje, ki je povezano s financiranjem salda bilance prihodkov in odhodkov ter računa danih in prejetih vračil posojil. V računu financiranja se izkazujejo na strani prihodkov:

• domače zadolževanje, na strani odhodkov:

• odplačila domačega dolga. V računu financiranja se kot saldo izkazujejo tudi spremembe denarnih sredstev na računih v teku proračunskega leta, neto financiranje in stanje sredstev na računih ob koncu preteklega leta.

72.člen V poslovnem poročilu morajo biti zajete v obliki pojasnil in razlag tekočih in preteklih obračunskih podatkov informacije o poslovanju in doseženih ciljih in rezultatih.


132

V poslovnem poročilu je potrebno opisati podlago, ki je uporabljena za pripravo računovodskih izkazov in podati informacije, ki niso razvidne iz računovodskih izkazov, a so zanje pomembne. Poslovno poročilo vsebuje zlasti:

• poročilo o doseženih ciljih in rezultatih po področjih, • poročilo o medletnih spremembah sprejetega proračuna in pravno podlago zanjo, • poročilo o oblikovanju in porabi proračunske rezerve, • poročilo o porabi splošne proračunske rezerve, • poročilo o terjatvah in obveznostih, • poročilo o stanju in gibanju osnovnih sredstev, • poročilo o stanju izdanih poroštev, • poročilo o sklepih župana o prerazporeditvah sredstev po posameznih postavkah

proračuna. Poročila o doseženih ciljih in rezultatih po področjih sestavijo odgovorni delavci po področjih, ki jih vodijo v skladu s pravilnikom o organizaciji in sistemizaciji delovnih mest. Preostali del poslovnega poročila sestavi pooblaščeni računovodja. Zacelotno poročilo je odgovoren direktor občinskeuprave ( tajnik občine ). XI. NOTRANJA RAČUNOVODSKA KONTROLA IN NOTRANJA REVIZIJA

73. člen Z organiziranim finančnim nadzorom poslovanja Občine ………….. se zagotavlja pravilna in smotrna poraba proračunskih sredstev, zanesljiva računovodska poslovna poročila ter gospodarno in zakonito ravnanje s premoženjem. Pooblaščeni računovodja je odgovoren za vzpostavitev in dosledno izvajanje računovodskih kontrol. Računovodska kontrola zajema aktivnosti pri ugotavljanju pravilnosti in odpravi nepravilnosti v vseh delih računovodstva ter v povezavi z izvrševanjem proračuna in upravljanjem s sredstvi proračuna.

74.člen Vsako knjigovodsko listino prekontolira oseba odgovorna za posamezno področje. Kontrola obsega preverjanje resničnosti in pravilnosti podatkov, skladnost z naročilom, pogodbo in z listinami o prevzemu blaga oz storitev. Odgovorna oseba, knjigovodsko listino potrdi s podpisom, ki potrjuje njeno resničnost in verodostojnost ter skladnost s veljavnim proračunom. Računovodska kontrola podatkov obsega preverjanje pravilnosti računovodskih podatkov in njihove bskladnosti z veljavnim proračunom ter odpravljanje ugotovljenih nepravilnosti. Za računovodsko kontroliranje podatkov je zadolžen pooblaščeni računovodja, ki kontrolira zlasti:


133

• račune – podpis odgovorne osebe, podpis odredbodajalca, skladnost z naročilnico, pogodbo, finančna kontrola računa;

• potne naloge – podpis odredbodajalca, obračun glede na veljavne predpise • plače - obračune za posameznega zaposlenega s prejetimi podatki o prisotnosti,

usklajenost temeljnice z izpisanimi obračuni, podpis odredbodajalca; • plačila – plačilne roke, podpis odredbodajalca za zbirni plačilni nalog, zagotovitev

finančnih sredstev. Pri računovodskih podatkih, ki se obravnavajo računalniško, je pomemben del kontrole vgrajen v programe, ki se uporabljajo.

75.člen V poslovne knjige se ne smejo vnašati nobeni podatki iz knjigovodskih listin, dokler ni bila predhodno opravljena kontrola podatkov. Pred sestavitvijo računovodskih izkazov je potrebno narediti kontrolo podatkov.

76.člen Z računovodskim kontroliranjem se preverja tudi mesečna uskladitev prometa in stanj med pomožnimi knjigami, analitičnimi evidencami in glavno knjigo. Računovodska kontrola spremlja tudi odgovornost pristojnih za sredstva, varovanje sredstev pred krajo, izgubami, neučinkovito porabo sredstev, odgovornost za obveznosti, prihodke, odhodke.

77.člen Notranje revidiranje zagotavlja neodvisno preverjanje sistemov finančnega poslovodenja in kontrol ter svetovanje županu za izboljšanje njihove učinkovitosti. Notranje revidiranje opravljajo notranji revizorji v skladu s standardi notranjega revidiranja, v skladu s kodeksom poklicne etike notranjih revizorjev in v skladu z usmeritvami in načeli, ki jih izda minister za finance.

78.člen Občina bo za izvajanje notranjega revidiranja sklenila javno naročilo po postopkih javnega naročanja z zunanjim izvajalcem, ki ima naziv državni notranji revizor. Notranja revizija se izvaja po predhodno usklajenem programu vsako leto. Notranje revidiranje se izvaja po funkcionalnem pristopu. Revizijski cikel je obdobje, v katerem so pregledana vsa področja delovanja občine. Revizijski cikel Občine………….je ……….let.


134

XIV. KONČNE DOLOČBE

79. člen Ta pravilnik sprejme župan Občine …………………. Spremembe in dopolnitve tega pravilnika se sprejmejo po postopku in na način, kot velja za sprejem samega pravilnika.

80. člen Ta pravilnik stopi v veljavo s ………………….. Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o računovodstvu …………………… Številka: Datum:

Župan


135

GIBANJE BLAGAJNIŠKIH LISTIN aktivnosti vsebina Izdaja listine Kontrola in

odobritev Računovodska kontola

A. potni nalogi, kilometrine

1. Izdajanje potnih nalogov

Na osnovi ustnega ali pisnega naloga župana oz. pooblaščene osebe izda potni nalog za potovanje ali potni nalog za potniški promet za krajše relacije

referent za upravne in splošne zadeve

župan oz. v odsotnosti pooblaščena oseba

02. Izpolnitev naloga Oseba, ki je napotena na službeno pot izpolni nalog s podatki o opravljeni nalogi oz. namenu, obračuna stroške na podlagi podatka o trajanju službenega potovanja o prevoženih kilometrih in nalog opremi s prilogami ter ga predloži v podpis odredbodajalcu

strokovni sodelavec

04. Potrditev naloga Odredbodajalec potrdi izpolnjen nalog in ga vrne strokovnemu sodelavcu ali tajnici, ki ga preda finančni službi

odredbo-dajalec

05. Izplačilo Finančna služba potni nalog obračuna, izpiše blagajniški izdatek in izplača stroške v gotovini. Blagajniški izdatek podpišeta blagajnik in prejemnik

računovodstvo

06. Blag.dnevnik Ob koncu dneva se za vsa izplačila oz. vplačila izpolni blagajniški dnevnik in podpiše

tajnica župana

07. Potrditev blagajniškega dnevnika

Blagajniški dnevnik z vsemi prilogami se predloži v overitev odredbodajalcu, ki ga podpiše. Potrjen je osnova za knjiženje

odredbo-dajalec

08. Knjiženje in arhiviranje

Po knjiženju v glavno knjigo se blagajniški dnevnik z vsemi prilogami arhivira v rednik blagajne.

Svetovalka župana za finance

B. plačilo računa po blagajni v skladu z odredbo o plačevanju z gotovino in blagajniškem maksimumu


136

GIBANJE BLAGAJNIŠKIH LISTIN 01 račun račun, ki ga je delavec plačal z gotovino, potrdi

odredbodajalec delavec

02. potrditev računa odredbodajalec račun potrdi in ga vrne tajništvu odredboda-jalec

03. račun tajnica potrjen račun vrne delavcu tajnica župana 04. izplačilo delavec račun predloži v izplačilo v finančno službo,

ki ga prekontrolira in ga z izpisom blagajniškega izdatka izplača. Blagajniški izdatek vnese v blagajniški dnevnik. Nadaljnji postopek je enak kot pri potnih nalogih.


C. vplačila 01. gotovina Plačilo v gotovini na blagajni se opravi v izjemnih

primerih v skladu z odredbo o plačevanju in blagajniškim maksimumom

vplačnik

02. blagajniški prejemek

Za prejeto gotovino je potrebno izpisati blagajniški prejemek, ki ga podpiše strokovni sodelavec za finance (blagajnik) in vplačnik


03. prenos gotovine gotovino je potrebno v čim krajšem času preko APP položiti na žiro račun občine

pooblaščeni delavec

04. deponiranje gotovine

v primeru, da to isti dan, kot je vplačilo, ni mogoče opraviti, gotovino deponira v blagajni


05. blagajniški dnevnik

Ob koncu dneva se prejemki prav tako vnesejo v blagajniški dnevnik, ki ga finančna služba podpiše in predloži v overitev odredbodajalcu.


06. potrditev blagajniški dnevnik overi s podpisom odredbodajalec odredboda-jalec

07. knjiženje in arhiviranje

Po overitvi blagajniškega dnevnika s prilogami finančna služba sknjiži v glavno knjigo in ga arhivira v rednik blagajne


Lex localis, letnik II, številka 1, leto 2004, stran 111 - 145

137

GIBANJE PREJETIH RAČUNOV, ZAHTEVKOV, DOBROPISOV, BREMEPISOV

A. računi, zahtevki 1. račun, zahtevek Računi in zahtevki se prevzemajo s pošto. Tisti

zahtevki, ki jih napišejo strokovni delavci, se prav tako prevzamejo v pošti.

tajnica

2. račun, zahtevek Računi in zahtevki se pregledajo, če so prav naslovljeni, dopolnijo z naročilnico ter knjižijo v prejeto pošto. Opremijo se s številko in datumom prejema. Nato se računi s prilogami vložijo v predalček financ.

tajnica

3. računi, zahtevki s prilogami

pregleda račun, ga opremi z žigom za podpis odredbodajalca in z žigom za knjiženje. Račun, zahtevek odda v kontrolo odgovornemu delavcu.

svetovalka župana za finance

4. računi, zahtevek s prilogami

Prekontrolira račun oz. zahtevek, če je v skladu z naročilom, pogodbo, predračunom in ga s podpisom potrdi ter vrne v nadaljnjo obdelavo v finance

odgovorni delavec

5. račun, zahtevek z dopisom

V primeru, da račun oz. zahtevek ni v redu, ga z dopisom zavrne izdajatelju, kopijo dopisa s prilogami pa da v evidenco finančni službi.

odgovorni delavec

6. račun, zahtevek s prilogami

Potrjen račun oz zahtevek vpiše v knjigo prejetih faktur ter ga ustrezno opremi in pripravi za knjiženje. Proračunsko postavko določi odgovorni delavec. Pred knjiženjem se računi, zahtevki predložijo v potrditev odredbodajalcu.


7. Račun, zahtevek s prilogami

Preveri, če je račun potrjen s strani odgovornega delavca, ter ga podpiše.

župan oz. pooblaščena oseba

8. Račun, zahtevek s prilogami

Račun sknjiži v glavno knjigo ter ga po zapadlosti zloži v mapo za plačila. Po zapadlosti se računi, zahtevki plačajo z elektronsko pošto oz. če to ni mogoče s podpisanim virmanom s strani odredbodajalca.


9. izpis zbirnika plačila

Izpis zbirnika plačil z računi, zahtevki, potrdi odredbodajalec.

župan oz. pooblaščena oseba

10. račun, zahtevek s prilogami

po izvršitvi plačila se računi, zahtevki s prilogami po zaporedju arhivirajo v rednik


11. izpis zbirnika plačil

opremi se s številkami računov, zahtevkov in številkami strank ter odložijo k izpisom iz ŽR



138

GIBANJE PREJETIH RAČUNOV,

ZAHTEVKOV, DOBROPISOV, BREMEPISOV

B. dobropisi, bremepisi 1. dobropis,

bremepis sprejem s pošto in vnos v evidenco računov, zahtevkov. Opremijo se z datumom prejema in številko. Nato se vložijo v predalček financ.

tajnica

2. dobropis, bremepis

Pregled dobropisa, bremepisa s primerjavo računa. Opremi se s prilogami (kopija računa ali original), z žigom za podpis odredbodajalca in z žigom za knjiženje. Nato se odda še v kontrolo odgovorni osebi.


3. dobropis, bremepis s prilogami

Pregleda dokument, ga potrdi in vrne v finančno službo.

odgovorni delavec


kontira, predloži v potrditev odredbodajalcu svetovalka župana za finance


potrdi dokument odredboda-jalec oz. pooblaščena oseba

6. dobropis, bremepis

knjiži v glavno knjigo, bremepis se po elektronski pošti plača, potem se odloži v rednik prejetih računov. Dobropis se prav tako odloži v rednik računov.



139

GIBANJE IZDANIH RA ČUNOV,

DOBROPISOV, BREMEPISOV

1. Naročilnica, obračun storitve, obračun refundacij, stroškov

Strokovni delavec odda naročilnico ali obračun v finančno službo

strokovni delavec

2. Izdan račun Na osnovi prejete dokumentacije izda finančna služba račun v skladu z zakoni


3. Izdan račun in naročilnica oz. obračun

Izdan račun svetovalec župana za finance Pregleda, podpiše in kompletira z naročilnico oz. obračuni ter ostalo morebitno dokumentacijo


4. Izdan račun in dokumentacija

Račun nato finančna služba še odda v pregled in podpis strokovnemu delavcu, na katero področje se nanaša

Strokovni delavec

5. Izdan račun in dokumentacija

Po podpisu odda finančna služba dokumente v pošto, kjer tajnica račun ustrezno odpošlje

tajnica

6. Vrnjen račun ali reklamacija

V primeru, da je račun napačen in je potrebno izdati dobropis ali bremepis, finančna služba preveri pravilnost bremepisa ali novega računa pri odgovornem sodelavcu.

Svetovalka župana za finance in strokovni sodelavec

7. Izdan bremepis, dobropis ali novi račun

Če je reklamacija upravičena, izda finančna služba nov dokument. Nadaljnji postopek je zaporedje št. 3, 4 in 5.


8. Račun z dokumentom

Bremepis z dokumentom

Dobropis z dokumentom

Tajnica 1 izvod dokumentacije odpošlje naslovniku, 1 izvod pa z datumom odpošiljanja vrne v finančno službo.

tajnica

9. Račun, bremepis, dobropis

Finančna služba dokument opremi s knjižbami, knjiži v glavno knjigo in ustrezno arhivira



140

GIBANJE NOTRANJIH IZVEDENIH KNJIGOVODSKIH LISTIN

1. Temeljnica Finančna služba na osnovi zunanje izvirne ali notranje izvirne knjigovodske listine pripravi nalog za knjiženje temeljnico ali pripravi podatke za knjiženje na sami listini


2. temeljnica Pripravljeno listino finančna služba sknjiži v glavno knjigo, izpiše temeljnico, jo kompletira s potrebnimi listinami in jo podpiše.


3. Temeljnica Kompletno dokumentacijo (temeljnico s priloženimi listinami) ustrezno arhivira


KROGOTOK POŠTE Z. št. predmet Opis Odg.oseba 01. poštne pošiljke Sprejem poštnih pošiljk s pooblastilom na pošti,

podpis priporočenih pošiljk in pregled prispele pošte

referent za splošne in upravne zadeve

02. evidentiranje Odpiranje in pregled poštnih pošiljk; na vsak dokument sprejet v tajništvu odtisne prejemno štampiljko z datumom prejema. Določi klasifikacijski znak in zadevo vpiše v evidenco. Zaporedno številko, ki jo določi računalnik, vpiše na dokument za klasifikacijski znak. Dokument opremi še s signirnim znakom, številom prilog in vrednostjo upravne takse, ki jo z žigom občine "uniči" na prejeti vlogi. Zadevo vloži v ovoj in nanj vpiše številko (šifro zadeve), subjekt, na katerega se zadeva nanaša, in kratko vsebino zadeve. Evidentirane zadeve vloži v podpisno mapo za pregled županu ali pooblaščeni osebi

tajnica

03. pregled pošte župan ali pooblaščena oseba pošto (zadeve) pregleda in določi osebo ali referenta, ki bo zadevo reševala

župan ali pooblašč.

oseba 04. reševanje zadev

posamezne zadeve razdelimo v sortirnik posameznim strokovnim sodelavcem v reševanje. Rešene zadeve strokovni sodelavec predloži v podpis županu ali pooblaščeni osebi.

tajnica strokovni sodelavci

05. razknjiževanje rešene zadeve se v računalniku razknjižijo in odložijo v arhiv, nerešene pa ostanejo pri strokovnih sodelavcih do rešitve, nato se razknjižijo

tajnica strokovni sodelavci


141

KROGOTOK POŠTE 06. odprava pošte rešene in podpisane zadeve strokovni sodelavec

vrne v tajništvo. Odgovor, sklep, odl., navodilo... odpošlje naslovniku. Naslovnik lahko zadevo prevzame tudi osebno (proti podpisu).

tajnica

GIBANJE KNJIGOVODSKIH LISTIN 1 Nalogi za službena potovanja in nalogi za uporabo lastnega vozila za službene

potrebe, nalogi za uporabo službenega vozila

aktivnosti vsebina Izdaja oz. izpolnitev

listine

Kontrola in odobritev

01. Izstavitev naloga

Na osnovi ustnega ali pisnega naloga župana oz. pooblaščene osebe izda nalog za službeno potovanje ali nalog za uporabo lastnega oz službenega vozila za promet za krajše relacije oz. nalog za uporabo službenega vozila

Referent za upravne in splošne zadeve

Župan oz. pooblaščena oseba župana

02. Izpolnitev naloga

Oseba, ki je napotena na službeno pot, izpolni nalog s podatki o opravljeni nalogi oz. namenu, obračuna stroške na podlagi podatka o trajanju službenega potovanja o prevoženih kilometrih in nalog opremi s prilogami ter ga predloži v podpis odredbodajalcu

Zaposleni ali funkcionar, ki je napoten na službeno potovanje

04. Potrditev naloga

Odredbodajalec potrdi izpolnjen nalog in ga vrne strokovnemu sodelavcu ali tajnici, ki ga preda finančni službi


05. Izplačilo Finančna služba potni nalog obračuna, izpiše blagajniški izdatek in izplača stroške v gotovini. Blagajniški izdatek podpišeta blagajnik in prejemnik.

Računovodstvo


142

2 Račun za plačilo v gotovini aktivnosti vsebina Izdaja oz.

izpolnitev listine oz. aktivnosti


01 Prejetje računa

Zaposleni predloži račun s potrdilom o gotovinskem plačilu odgovornemu delavcu, ki mu je izdal naročilo.S podpisom potrdi prevzem zaračunanega blaga oz. storitve.

Zaposleni Odgovorni delavec za posamezno področje proračuna

02. potrditev računa

Tajnica potrjen račun vrne zaposlenemu. Odredbodajalec račun potrdi in ga vrne tajništvu.

Tajnica župana


04. Izplačilo Zaposleni račun predloži v izplačilo v finančno službo, ki ga prekontrolira in ga z izpisom blagajniškega izdatka izplača. Blagajniški izdatek vnese v blagajniški dnevnik

Računovodstvo

3 Listine za izplačilo v gotovini aktivnosti vsebina Izdaja oz.

izpolnitev listine


01. Vplačilo v gotovini

Listine za plačilo v gotovini so izdani računi in rekapitulacije ter poročila o prodaji v gotovini. Plačilo v gotovini na blagajni se opravi v izjemnih primerih v skladu z odredbo o plačevanju in blagajniškim maksimumom. Vplačilo gotovine se opravi na podlagi knjigovodske listine, ki izpričuje poslovni dogodek.

Odgovorni delavec za posamezno področje proračuna

02. Vplačilo v gotovini

Za prejeto gotovino se izda blagajniški prejemek, ki ga podpiše strokovni sodelavec za finance (blagajnik) in vplačnik

Računovodstvo

03. Prenos gotovine

Gotovino je potrebno isti ali naslednji dan položiti na transakcijski račun občine. Za polog gotovine se izstavi blagajniški izdatek

Računovodstvo


143

4 Blagajniški dnevnik aktivnosti vsebina Izdaja oz.

izpolnitev listine

Kontrola in

odobritev 01. evidentiraje Ob koncu dneva se za vsa izplačila oz

vplačila izpolni blagajniški dnevnik in podpiše.

Tajnica župana

02. Potrditev blagajniškega dnevnika

Blagajniški dnevnik z vsemi prilogami prekontrolira računovodstvo in ga predloži v overitev odredbodajalcu, ki ga podpiše. Potrjen je osnova za knjiženje.


03. Knjiženje in arhiviranje

Po knjiženju v glavno knjigo se blagajniški dnevnik z vsemi prilogami arhivira v računovodstvu.

Računovodstvo

5 Prejeti računi za prevzeto blago in opravljene storitve ter zahtevek za plačilo

v breme proračuna, bremepis in dobropis

aktivnosti vsebina Izdaja oz. izpolnitev listine oz. aktivnosti

Kontrola in

odobritev

01. Prejetje računa, zahtevek

Računi in zahtevki se evidentirajo v knjigi prejete pošte. Opremijo se s številko in datumom prejema.

tajnica

02. Kontrola Račune pregleda in prekontrolira odgovorni delavec za posamezno področje proračuna ter ga dopolni z naročilnico, dobavnico oz.z drugimi dokumenti, ki potrjujejo prevzem zaračunanega blaga oz storitev. Če je račun v skladu z naročilom, pogodbo, predračunom in ne presega v proračunu planiranega obsega, ga s podpisom potrdi in predloži v računovodstvo. Če so pomanjkljivi in jih je potrebno dopolniti ali zavrniti, odgovorni delavec sestavi dokument zavrnitev računa in ga predloži v tajništvo. Eno kopijo računa in dokumenta o zavrnitvi pa predloži v računovodstvo.

Zaposleni, odgovorni za posamezna področja


144

aktivnosti vsebina Izdaja oz. izpolnitev listine oz. aktivnosti

Kontrola in

odobritev

04.. Računovodska kontrola

Računovodska kontrola računa in zahtevka in odobritev.

računovodstvo Župan oz. pooblaščena oseba župana

05. Knjiženje, plačilo

Račun se knjiži v glavno knjigo ter se po datumu zapadlosti zloži v mapo za plačila. Po zapadlosti se računi, zahtevki plačajo z elektronsko pošto oz. če to ni mogoče s podpisanim virmanom s strani odredbodajalca.

Računovodstvo

06. Arhiviranje Po izvršitvi plačila se računi, zahtevki s prilogami po zaporedju arhivirajo v rednik

Računovodstvo

6 Nalog plačilo v breme proračuna

aktivnosti vsebina Izdaja oz. izpolnitev

listine

Kontrola in

odobritev 01 Odobritev

plačila Izpis zbirnika plačil z računi, zahtevki, potrdi odredbodajalec.

Računovodstvo Župan oz. pooblaščena oseba

02 Arhiviranje Opremi se s številkami računov, zahtevkov in številkami strank ter se odložijo k izpisom iz ŽR

Računovodstvo


145

7 Izdani računi, dobropisi in bremepisi Aktivnosti vsebina Izdaja oz.

izpolnitev listine


01 Obračun opravljene storitve oz. .prodaje občinskega premoženja

Na osnovi prejete dokumentacije izda finančna služba račun v skladu z zakoni. Izdan račun svetovalec župana za finance Pregleda, podpiše in kompletira z naročilnico oz. obračuni ter ostalo morebitno dokumentacijo.

Računovo-dstvo

02. kontrola Račun nato finančna služba še odda v pregled in podpis strokovnemu delavcu, na katero področje se nanaša

Zaposleni odgovorni za posamezna področja

03. Odobritev Po podpisu odda finančna služba dokumente v odobritev in v tajništvo. Tajnica odobren račun ustrezno odpošlje na naslov dolžnika.

Tajnica župana

Župan ali pooblaščena oseba

04. Reklamacija V primeru, da je račun napačen in je potrebno izdati dobropis ali bremepis, finančna služba preveri pravilnost bremepisa ali novega računa pri odgovornem sodelavcu.

Računovodstvo in strokovni sodelavec

05. Knjiženje, arhiviranje

Finančna služba verodostojne dokumente opremi s knjižbami, knjiži v glavno knjigo in ustrezno arhivira.

Računovo-dstvo

pravilnik o ra Čunovodstvu - lex localis · delovnih mest v ob činski upravi, po našem mnenju...

Documents