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PORTAL ACADEMICO

GUIA PARA DOCENTES

La Sección de Administración de Tecnología S.A.T. ha venido trabajando desde hace algunos años en un proyecto que tiene por objeto mejorar el sistema de información académico para todo el Estamento Universitario, para lo cual se han realizado varias inversiones en cuanto a equipos, base de datos y programas que nos proporcionan la infraestructura necesaria para la nueva etapa que afrontamos en cuanto al manejo de la información vía Web; el sistema de información académico es un sistema que permite a los docentes de una manera fácil y eficiente el manejo de procesos académicos tales como ingreso de notas, fallas, consulta de notas, fallas y lista de alumnos que asisten a su clase con su fotografía y correo electrónico; lo que facilita la comunicación con el alumno a través de este medio, adicionalmente cuenta con una utilidad denominada tablero virtual. En este documento se explica en forma breve las opciones que se pueden acceder a través del portal.

1. ¿COMO INGRESAR AL PORTAL?

Se puede acceder al portal desde cualquier computador que tenga acceso a Internet y que tenga

instalado el navegador Internet Explorer , con versión superior a la 4.0.

Seguidamente ingresa a la página de la Universidad digitando www.ugca.edu.co, inmediatamente carga la página como se visualiza a continuación.

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Estando allí se da clic en el recuadro que dice Portal Académico en esta forma ingresa al sistema de información académico para docentes, se visualiza la siguiente pantalla.

2. ¿COMO INTERACTUAR CON EL PORTAL? Después de haber ingresado a la página de la Universidad y haber seleccionado el enlace al

Portal se debe seleccionar el botón rotulado ubicado en la parte derecha Luego aparece la siguiente pantalla.

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Esta pantalla es para validar el Control de Acceso al Sistema: los datos a ingresar en esta pantalla son: Usuario y Contraseña. Estos datos se le suministran al docente personalmente en las oficinas del S.A.T.(Sección de Administración de Tecnología; ubicada en la Sede Central) Una vez ingresa los datos de Usuario y contraseña debe dar clic en el botón rotulado.

Una vez el sistema verifica los datos se despliega la siguiente pantalla.

Se recomienda a cada docente verificar la información allí registrada. Aquí se despliega la información correspondiente a: Nombre completo, Documento de Identidad y Lugar de Expedición, Dirección, Teléfono fijo y Teléfono celular, Fecha y Lugar de Nacimiento, Correo Electrónico; en caso de requerir algún cambio favor reportarlo al programa académico respectivo o en su defecto a la Sección de Talento Humano. En la parte inferior se visualiza un cuadro que contiene las siguientes opciones: o Cursos del periodo actual o Cursos de otros periodos o Cambiar contraseña o Salir Dar clic para ingresar a cada una de las anteriores opciones.

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� �� � �� ���� ��������� �� ���� �� ����� � A continuación se describe la función de cada una.

Cursos del periodo actual Esta opción permite al docente ver las asignaturas que está orientando en el periodo vigente. Verifique los datos de las asignaturas que aparecen en la pantalla, cualquier inconsistencia favor reportarlo al programa académico respectivo.

Esta pantalla muestra una tabla con las siguientes columnas (Código, Asignatura, Grupo, Coordinador, Horas, Año, Periodo, Horario, Fotos, Tablero, Contenidos, Lista Notas, Lista Fallas, Definitiva, Notas Parciales).

A continuación se explican:

La columna Código, Asignatura, Grupo corresponden a la identificación de la asignatura; la columna Coordinador aparece S o N identificando si el docente es el docente titular o no de dicha asignatura; La columna horas corresponde a la intensidad semanal en horas; la columna Año y Periodo identifica el año y el periodo en el cual orienta dicha cátedra.

Para acceder a la información de la asignatura se debe seleccionar la fila que corresponde a cada una de ellas.

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� �� � �� ���� ��������� �� ���� �� ����� � Horario

En esta opción se puede visualizar el horario en que orienta la asignatura seleccionada: Se despliega el día, la hora de inicio, la duración y el aula entre otros.

Fotos

En esta opción permite visualizar la fotografía, el nombre completo de los alumnos, el código y el correo electrónico de los estudiantes que asisten a la clase seleccionada.

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Tablero

A través de esta opción podrá enviar mensajes a los alumnos de la asignatura seleccionada.

En el cuadro deberá escribir texto y dar clic sobre el botón publicar.

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� �� � �� ���� ��������� �� ���� �� ����� � Contenidos

Esta opción permite visualizar el contenido temático de la asignatura seleccionada. La información se visualiza en una nueva ventana como se muestra a continuación

Lista de Notas

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� �� � �� ���� ��������� �� ���� �� ����� � En esta opción se puede consultar ó imprimir los alumnos matriculados en la asignatura seleccionada, con las notas respectivas en caso de estar registradas. Se despliega la siguiente pantalla.

En caso de requerir su impresión deberá seleccionar la opción Archivo del menú del explorador, seleccionar la opción Imprimir, seleccionar el número de copias que desea y luego clic en la opción Imprimir.

Lista de Fallas

Esta opción permite imprimir el listado para control de asistencia mensual.

Si desea imprimir deberá seleccionar la opción Archivo del menú del explorador, seleccionar la opción Imprimir, seleccionar el

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� �� � �� ���� ��������� �� ���� �� ����� � numero de copias que desea y luego clic en la opción Imprimir.

Definitiva

A través de esta opción el docente puede digitar la nota de habilitación de un alumno, permite digitar las fallas del semestre y el total de horas cuando la asignatura se califica en forma cualitativa (Aprobado-Reprobado). Se puede digitar la nota de la habilitación en caso de estar pagada por el alumno.

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� �� � �� ���� ��������� �� ���� �� ����� � Se pueden digitar las fallas mensualmente teniendo en cuenta que siempre se debe ingresar las fallas acumuladas de meses anteriores sumadas a las del mes que se esta ingresando. Se ingresan en notas cualitativas el total de horas que asistió en la columna horas para quienes aprobaron. Para grabar la información digitada deberá seleccionar el botón (en caso de no hacerlo la información allí ingresada no quedara guardada)

Finalizar Periodo: Cuando finaliza el periodo académico y entrega definitivamente la asignatura, deberá seleccionar la opción que se encuentra ubicada en la parte inferior de esta pantalla y dar clic en el botón

Una vez cerrado el sistema USTED NO PODRA MODIFICAR NINGUNA NOTA. De no ejecutar esta opción la asignatura le seguirá apareciendo en la pantalla de cursos del periodo actual. No cerrar el sistema indica que no ha terminado de legalizar las notas de sus alumnos, por tanto ellos no podrán continuar con su proceso académico normal por causa suya.

Notas parciales

Esta opción permite digitar las notas parciales de cada asignatura; es importante recordar que el registro de notas debe hacerse sin el uso de puntos. Ej. Si la nota es de 5.0, el registro que debe hacer es 50; así si la nota es de 0.5 el registro debe ser 05. Después de ingresar las notas parciales deberá seleccionar el botón para que queden grabadas en el sistema. (si no lo oprime no quedan registradas)

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Después de oprimir el botón registrar notas aparece la siguiente pantalla

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Si desea imprimir esta consulta, debe seleccionar en la parte superior el botón, a continuación aparece la pantalla de Lista de Notas anteriormente explicada (remítase a la página 7 de la presente guía. Nota: Recuerde siempre estar seleccionando el botón Registrar Notas cuando esta en el proceso de digitación, ya que el sistema esta programado automáticamente para que después de cinco minutos de estar el usuario en una sola pantalla el sistema se desconecta y puede perder su trabajo. Cuando ingrese las notas parciales, las haya impreso y este seguro de las notas allí consignadas deberá seleccionar la opción (1 o 2 o…) – Cierra los parciales que usted estime

conveniente – y luego el botón. Una vez cerrada la nota parcial no podrá modificarla, pero siempre tiene que ejecutarlo cuando ingrese y verifique dichas notas.

¡ OJO, NO OLVIDAR ! Cuando ingrese la nota del examen final debe seleccionar la opción

para que se ejecute el proceso de calculo de nota definitiva y luego dar clic en el botón al efectuar este paso deberá aparecer en la columna [Def] la nota definitiva ya calculada.

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Cursos de otros periodos Ésta opción permite visualizar las asignaturas que se orientaron en anteriores periodos académicos, para acceder debe ingresar el año y el periodo que desea consultar. Posteriormente se visualiza una pantalla que contiene el código de la asignatura, el nombre de la asignatura, el grupo, la intensidad horaria semanal, el año, el periodo, las fotografías, el tablero, los contenidos y la lista. Cambiar contraseña Esta es una de las opciones más importantes, ya que de esta depende la seguridad y la privacidad de los datos ingresados por los docentes, se recomienda realizar el cambio de contraseña periódicamente. Procedimiento: Selecciona la opción Cambiar contraseña; el sistema le solicita ingresar la Clave anterior (con la que ingreso al portal) luego le solicita colocar la nueva contraseña, después volver a repetir la contraseña nueva para garantizar que no se presentaron errores. (la clave nueva debe no ser inferior a cuatro caracteres y no superior a quince; puede contener

letras y números) Posteriormente deberá seleccionar el botón a continuación se le mostrará el siguiente mensaje en caso de no ser así deberá repetir el proceso anterior.

Salir

Seleccionar esta opción para salir por completo de su opción de docente. (por seguridad siempre debe oprimir esta opción cuando termine de realizar su consulta o ingreso de información.

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� �� � �� ���� ��������� �� ���� �� ����� � Recomendaciones finales o Reporte su correo electrónico y los datos personales si es necesario al programa para mantener actualizado el sistema. o Cualquier dificultad o información errónea se debe reportar al programa para que esta sea corregida. o Siempre entregar el listado impreso y firmado al programa académico de cada facultad. (Artículo 104 Manual de Convivencia Estudiantil- Noviembre 17 de 2005) o Siempre cierre las notas parciales en los tiempos estipulados para tal fin. o Siempre ejecute el proceso de cierre definitivo cuando termine el periodo académico.