podręcznik użytkownika gospodarka magazynowa i sprzedaż · spis treści gospodarka magazynowa....

PC Guard SAPC Guard SAPC Guard SAPC Guard SAPC Guard SA, ul. Janickiego 20, 60–542 Poznań, tel. +48/ 061 843 42 66, 843 42 70, 847 12 46www.pcguard.plwww.pcguard.plwww.pcguard.plwww.pcguard.plwww.pcguard.pl ; e-mail : [email protected]@[email protected]@[email protected]

System Graffiti

GospodarkaMagazynowai Sprzedaż

Podręcznik użytkownika

http://www.pcguard.pl

mailto:[email protected]

Spis treści

Gospodarka Magazynowa. Zarządzanie kartoteką dokumentów magazynowych 3

Wystawianie dokumentów 5Tworzenie pozycji dokumentu Pz na podstawie zamówień dostaw 5Tworzenie pozycji dokumentów magazynowych przez import danych 6Ręczne dopisywanie pozycji 7Koszty importu dla dokumentów Pz 8Makra dekretacji 8Wprowadzanie do bufora magazynowego, zatwierdzanie, modyfikacja i anulowanie

dokumentów magazynowych 9Faktury powiązane z dokumentami Pz i Wz 9

Korekty dokumentów magazynowych 10Stany magazynowe 11

Przeglądanie dostaw dla artykułów 11Generowanie kartoteki ilościowo-wartościowej 12Bilans otwarcia 13Zmiana cen dostaw – przeszacowanie 14Zamykanie okresów dla magazynów 14Inwentura magazynu 15Lokalizacja dostaw 17Testy integralności magazynu 17

Zestawienia dla Gospodarki Magazynowej 18Eksport dokumentów magazynowych 19

Sprzedaż. Kompendium wiedzy o operacjach na dokumentach sprzedażyGraffiti Pro 20

Wystawianie dokumentów sprzedaży 21Rejestry i rodzaje dokumentów sprzedaży 21Tworzenie faktur – podstawy 22Nabywca wprowadzany na podstawie wskazania Odbiorcy 22Nadawanie cech fakturom sprzedaży 22Korekty dokumentów sprzedaży 24Usuwanie i anulowanie faktur a luki numeracyjne dokumentów 24

Pozycje faktur sprzedażowych 25Trzy rodzaje pozycji faktur: Sprzedaż z magazynu, Ręczne wystawianie,

Sprzedaż z Wz 25Opcja konfiguracyjna: Wylicz liczbę opakowań 25Opcja konfiguracyjna: Stosuj przelicznik do jednostki miary 26Jednoczesne uaktywnienie opcji Stosuj przelicznik do jednostki miary oraz Stosuj

przelicznik do ceny 26Pozycje na podstawie zamówienia klienta 27Pozycje dodatkowe dla faktur 27

Wydruki i zestawienia 28Zestawienia sprzedaży: predefiniowane, definiowalne, definiowalne krzyżowe 28

Eksport dokumentów sprzedażowych 30

W tej części

Wystawianie dokumentów 5Tworzenie pozycji dokumentu Pz na podstawie zamówień dostaw 5Tworzenie pozycji dokumentów magazynowych przez import danych 6Ręczne dopisywanie pozycji 7Koszty importu dla dokumentów Pz 8Makra dekretacji 8Wprowadzanie do bufora magazynowego, zatwierdzanie, modyfikacja i anulowanie

dokumentów magazynowych 9Faktury powiązane z dokumentami Pz i Wz 9

Korekty dokumentów magazynowych 10

Stany magazynowe 11Przeglądanie dostaw dla artykułów 11Generowanie kartoteki ilościowo-wartościowej 12Bilans otwarcia 13Zmiana cen dostaw – przeszacowanie 14Zamykanie okresów dla magazynów 14Inwentura magazynu 15Lokalizacja dostaw 17Testy integralności magazynu 17

Zestawienia dla Gospodarki Magazynowej 18

Eksport dokumentów magazynowych 19

Gospodarka MagazynowaCzęść 1

Zarządzanie kartoteką dokumentów magazynowych

Gospodarka Magazynowa Graffiti

4

Typy i rodzaje dokumentów magazynowychOpcję obsługi Gospodarki Magazynowej możesz uruchomić na trzy sposoby: wybierającpolecenie Gospodarka Magazynowa z podmenu Modułów, klikając ikonę kartotekidokumentów magazynowych lub wciskając kombinację klawiszy CTRL+M.

Graffiti Pro otrzymujesz z predefiniowanymi podstawowymi typami dokumentówmagazynowych. Dla każdego typu dokumentu magazynowego możesz utworzyć dowolną ilośćrodzajów dokumentów magazynowych – otrzymując w ten sposób bogactwo różnorodnychdokumentów magazynowych, które odpowiednio zdefiniowane, umożliwiają znaczneprzyspieszenie Twojej pracy. Rodzaje dokumentów magazynowych możesz definiowaćw Administracji Systemu – dokładny opis znajdziesz w podręczniku Administracji SystemuGraffiti Pro, w części „Administracja Systemu” (rozdział „Definiowanie rodzajów dokumentówmagazynowych”). Masz do dyspozycji:

Cztery predefiniowane typy dokumentów przyjęcia na magazyn:

· dokument Pz, czyli przyjęcia z zewnątrz· Pw, czyli dokument przyjęcia wewnętrznego· Pr+, czyli protokół rozbieżności (zwiększający stan magazynowy)· dokument MM+, czyli przesunięcie międzymagazynowe (przyjęcie na magazyn po

przesunięciu z innego magazynu)

Cztery podstawowe typy dokumentów wydania magazynowego:· Wz – wydanie zewnętrzne· Rw – wydanie wewnętrzne· Pr–, czyli protokół rozbieżności (zmniejszający stan magazynowy)· MM–, czyli przesunięcie z magazynu

Żeby móc wystawić dokument magazynowy dla jakiegoś magazynu, ten ostatni musi byćpowiązany z wystawianym rodzajem dokumentu i jednocześnie udostępniony użytkownikowi.Magazyny udostępniasz użytkownikom korzystając z opcji Użytkownicy Systemu / Uprawnieniaw Administracji Systemu (przycisk Dostępne słowniki). Magazyny dla rodzaju dokumentuokreślasz w opcjach konfiguracyjnych rodzaju dokumentu (Administracja Systemu >Konfiguracja Systemu > Gospodarka Magazynowa > Rodzaje dokumentów magazynowych).

ikona Kartotekidokumentówmagazynowych

żeby rozpocząćwystawianie dokumentu

odpowiedniego typu kliknijDopisz i wybierz go z listy

na każdej z kart znajdziesz filtry, którepozwolą Ci zawęzić obszar wyświetlanychdanych

kliknięcie tej ikony (lubwciśnięcie kombinacji klawiszy

CTRL+S) pozwoli Ci ustalićrodzaj sortowania listy

dokumentów magazynowych

przechodzenie między kolejnymizakładkami okien możliwa jest równieżprzez przyciskanie kombinacji klawiszy

CTRL+TAB lub CTRL+SHIFT+TAB

ten przycisk daje dostęp do zestawień predefiniowanych;sortowanie i zakres generowanych zestawień zależą

bezpośrednio od filtrów i zakresu przyjętego dla aktualniewyświetlanej listy dokumentów magazynowych

Utworzenie własnychrodzajów dokumentówmagazynowych, jakkolwiekna bazie predefiniowanych,już istniejących typów, jestkonieczne do prawidłowegofunkcjonowania Systemu.


5

Wystawianie dokumentówWprowadzanie dokumentów przyjęcia i wydania z magazynu

NagłówekW oknie dopisywania dokumentu (wywoływanym przyciskiem Dopisz z zakładki Edycja –bufor) wybierasz kontrahenta (dotyczy Pz i Wz), rodzaj dokumentu (jeżeli utworzyłeś więcejniż jeden rodzaj dokumentu przyjęcia) i wskazujesz magazyn, na który przyjmowane będąartykuły (dla dokumentów tworzących dostawy) lub magazyn, z którego rozchodowane będąartykuły (dokumenty wydania).

Żeby wprowadzić dokument przesunięcia międzymagazynowego (MM+ lub MM–),w systemie muszą zostać zdefiniowane co najmniej dwa magazyny. Możesz wprowadzaćdokumenty MM+ lub MM– nawet wówczas, gdy masz nadane uprawnienia do jednego tylkomagazynu: będzie on podstawiany jako magazyn docelowy (do którego przesuwane będąartykuły – w przypadku dokumentów MM+) lub jako magazyn wyjściowy (z którego nastąpiprzesunięcie – w przypadku dokumentu MM–); jako drugi z magazynów, będziesz mógłwskazać dowolny z istniejących w systemie magazynów, niezależnie od tego, czy został Ci onprzydzielony.

PozycjePozycje dokumentów magazynowych mogą być wprowadzane automatycznie (przez importdanych z plików tekstowych lub na podstawie zamówień dostaw – w przypadku dokumentówPz) lub przez ręczne dopisanie.

Tworzenie pozycji dokumentu Pz na podstawie zamówień dostawJeżeli dla kontrahenta, dla którego tworzony jest dokument przyjęcia utworzone były wcześniejzamówienia dostaw, możesz dopisać pozycje dokumentu Pz na ich podstawie.

Warunkiem tworzenia pozycji dokumentu Pz na podstawie zamówień dostawy jestodpowiednie skonfigurowanie opcji wiązania dokumentów Pz z zamówieniami. Informacje naten temat znajdziesz w podręczniku Administracji Systemu Graffiti Pro, w części„Administracja Systemu” (rozdział „Parametry podstawowe Gospodarki Magazynowej” – opiskarty Dokumenty magazynowe).

� Żeby utworzyć pozycje Pz na podstawie zamówień dostaw dla kontrahenta:

1 Rozpocznij dopisywanie dokumentu Pz – wprowadź kontrahenta i rodzaj dokumentu Pz(jeżeli zdefiniowałeś więcej niż jeden), wybierz magazyn, do którego będziesz wprowadzałartykuły.

2 Kliknij przycisk Zamówienia (w oknie tworzenia Pz) i w wyświetlonym oknie przeciągnijzamówienia z okna zamówień do realizacji do okna zamówień zrealizowanych nadokumencie Pz; następnie kliknij przycisk Zamknij, żeby powrócić do okna tworzeniadokumentu Pz.

3 Wykorzystaj przycisk dopisywania; zależnie od konfiguracji Twojego Systemu, spowodujeto wprowadzenie pozycji z zamówień na tworzony dokument Pz (który tym samymzostanie powiązany ze wskazanymi zamówieniami dostaw) lub tylko powiązaniezamówień z dokumentem Pz.

Po wprowadzeniu pozycji na podstawie zamówień dostawy, nie masz już możliwościimportowania danych, wciąż jednak możesz dopisać pozycje ręcznie.


6

Tworzenie pozycji dokumentów magazynowych przez import danychGraffiti Pro umożliwia również dopisywanie pozycji dokumentów magazynowych przez importdanych z wybranego pliku tekstowego, wykorzystując zdefiniowany wcześniej profil importu.Opis profilowania eksportu i importu danych znajdziesz w podręczniku Administracji Systemuw części „Administracja Systemu”.

Zanim będziesz mógł importować musisz przypisać (oznaczając jako Import) typdokumentu do wybranego profilu importu/eksportu. Jeżeli przypiszesz go do więcej niżjednego profilu importowego, będziesz mógł wskazać odpowiedni profil podczasprzeprowadzania importu danych.

� Tworzenie pozycji przez import danych z pliku tekstowego:

1 Rozpocznij dopisywanie dokumentu: wprowadź kontrahenta i rodzaj dokumentu (jeżelizdefiniowałeś więcej niż jeden) oraz wybierz magazyn, do którego będziesz wprowadzałartykuły; jeżeli tworzysz dokument Pz nie wskazuj zamówień dostawy.

2 Kliknij przycisk Import/Eksport, a na następnym oknie przycisk Import. Jeżeli do conajmniej dwóch różnych profili importu/eksportu przypisany został wprowadzany przezCiebie typ dokument (jako importowy), wyświetlony zostanie ekran wyboru profilu.

tutaj wskaż jaki rodzajdokumentu ma zostaćwykorzystany podczaswystawiania

jeżeli dokumentwystawiany będzie napodstawie zamówień

dostaw, kliknij przyciskZamówienia i wybierz

odpowiednie z listy

na tej części listyznajdują się nie

zrealizowanezamówienia dostaw;przeciągnij je na listę

zamówień dlatworzonego Pz lub

wskaż (podświetlpozycję) i kliknij

Przyłącz zamówienie

niezależnie od statusudokumentu przyjęcia (włączniez dokumentami anulowanymi),

możesz wygenerować jegowydruk, wykorzystując

znajdujący się w oknie zmianydokumentu przycisk drukowania

cenniktowarów

i usług dlatowaru zewskazanejaktualnie

pozycji

ten przycisk pozwoli Cipodejrzeć wartości wwalucie przyjętej dladokumentu (walutaustawiana jest nazakładce Import)


7

3 Po określeniu profilu zostaniesz poproszony o wskazanie pliku tekstowego, z któregoimportowane będą dane; jego wskazanie i potwierdzenie wyboru spowoduje import pozycjii wyświetlenie komunikatu o przebiegu operacji.

4 Żeby powrócić do okna tworzenia dokumentu, zamknij okno importu/eksportu.

Jeżeli dodajesz dokument Pz, po wprowadzeniu pozycji przez import danych z pliku,niemożliwe stanie się dodanie pozycji na podstawie zamówień dostaw, natomiast nadal będzieszmógł wpisać pozycję ręcznie.

Ręczne dopisywanie pozycjiWpisywanie pozycji dokumentu przyjęcia umożliwi Ci bezpośrednie ustalenie wszystkichparametrów dodawanej pozycji. Żeby wprowadzić pozycję ręcznie, wystarczy wybrać przyciskDopisz (w oknie tworzenia dokumentu) i określić kolejne elementy pozycji.

Podczas dodawania pozycji dokumentów magazynowych korzystasz z kartoteki magazynowej(dla wskazanego wcześniej magazynu), która umożliwia Ci wprowadzenie odpowiedniegoartykułu na tworzony dokument oraz przeglądanie jego dostaw i ewentualne wprowadzenienowej kartoteki (artykułu) do magazynu.

Jeżeli wprowadzasz dokument wydania z magazynu, możesz powiązać go z konkretną dostawą.Podczas dodawania kolejnych pozycji dokumentu wydania, wybierając artykuł widzisz równieżwszystkie jego dostawy. Żeby wybrać którąś z nich, wystarczy kliknąć odpowiadającą jej pozycjęi wykorzystać przycisk Wskazanie dostawy; artykuł zostanie wprowadzony na dokumentrozchodowy, a ilość jaka zostanie na nim określona, zostanie zdjęta ze wskazanej dostawy.

Wskazywanie dostaw przytworzeniu dokumentówrozchodowych musi byćudostępnione konfiguracyjnie(Administracja Systemu >Konfiguracja Systemu >Gospodarka Magazynowa >Parametry podstawowe, zakładkaDokumenty magazynowe)

kliknij ten przycisk, żeby wywołaćkartotekę magazynową i wskazaćodpowiedni artykuł, który zostaniewprowadzony na pozycjęwystawianego dokumentu

wskaż artykułi kliknij Wybierz

jeżeli tworzysz pozycję dokumenturozchodowego, możesz powiązać

ją z dostawą artykułu; wystarczywybrać dostawę i kliknąć

Wskazanie dostawy

przycisk Nowa kartoteka pozwoliCi dopisać nowy artykuł do

wybranego magazynu (przezdostęp do katalogu indeksów)

pole ceny w walucie aktywne jestwówczas, gdy wprowadzasz Pzimportowy; jeżeli dodatkowy koszt(związany z importem) definiowanyjest na poziomie pozycji, na zakładceDodatkowe koszty możeszwprowadzić odpowiednie wartości(patrz kolejny podrozdział)

wpisując wartość pozycji(w walucie obcej przyjętej

dla dokumentu)spowodujesz automatycznewyliczenie ceny w walucie,

na podstawiewprowadzonej ilości

wejściowej (dane z faktury)


8

Koszty importu dla dokumentów PzDokument Pz może obejmować również dodatkowe koszty związane z importem towarów.Warunkiem jest dopisywanie takiego rodzaju dokumentu Pz, który został zdefiniowany jakodokument walutowy. (Opis definiowania rodzajów dokumentów magazynowych znajdzieszw podręczniku Administracji Systemu Graffiti Pro, w części „Administracja Systemu” – rozdział„Konfiguracja Gospodarki Magazynowej”). W takim wypadku w oknie tworzenia dokumentu Pzudostępniona zostanie zakładka Import, na której możesz wprowadzać pozycje związane zkosztami dodatkowymi i rozdzielać je na poszczególne pozycje dodawanego dokumentu.

Wprowadzając pozycje kosztów dodatkowych, możesz określić, w jaki sposób mają być onerozdzielane na pozycje tworzonego dokumentu Pz:· Wartość wypełniana na poziomie pozycji dokumentu pozwoli Ci wprowadzić odpowiednie

wartości dla każdej pozycji osobno (zakładka Dodatkowe koszty w oknie dodawania pozycjidokumentu Pz)

· Rozdzielaj wartość proporcjonalnie na wszystkie pozycje – rozdzieli wprowadzane wartościpozycji kosztów dodatkowych proporcjonalnie na wszystkie pozycje tworzonego dokumentu

· Rozdzielaj wartość proporcjonalnie na wybrane pozycje umożliwi Ci wybranie pozycji, naktóre wartości kosztów dodatkowych zostaną proporcjonalnie rozdzielone

Dopisywanie pozycji kosztów dodatkowych możliwe jest wyłącznie podczas dodawaniadokumentu Pz.

Makra dekretacjiMożesz definiować dekretację dla każdego dokumentu magazynowego osobno. Będzie tomożliwe, jeżeli z wprowadzanym rodzajem dokumentu powiążesz choć jedno makro dekretacji.Makra dekretacji definiowane są w module Księgowości (Definicje > Makro – konta); żebymożliwe było wiązanie makra z rodzajem dokumentu magazynowego, musi mieć ono atrybutsłownika cech dokumentu (pole Makro jak słownik cech dokumentu w oknie definiowaniamakra). Łączenie poszczególnych rodzajów dokumentów z makrami dekretacji możliwe jestw Administracji Systemu (Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > GospodarkaMagazynowa/Zakupy > Rodzaje dokumentów magazynowych).

Jeżeli zatem wystawiany jest rodzaj dokumentu, który powiązany został z makrem dekretacji,uaktywniona zostanie zakładka Makra dekretacji. Znajdziesz na niej makra, które pozwolą Ciwybrać jedną ze zdefiniowanych dla makra analityk.

tu podajesz wartość całego dokumentuw walucie – będzie ona kontrolowana

z sumą wartości poszczególnych pozycjidokumentu; walutę i jej kurs możeszwprowadzać do momentu dodania

pierwszej pozycji dokumentu

tu wskazujesz kodpozycji dodatkowej

(zdefiniowanejw konfiguracji

GospodarkiMagazynowej); od jejustawień zależy m.in.,czy aktywne będą pola

Urzędu skarbowegooraz Kontrahenta

jeżeli oznaczyłeśwprowadzany rodzaj

dokumentu Pz jakodokument walutowy,

podczas jego tworzeniabędziesz mógł

zdefiniować dodatkowekoszty związane z

importem


9

Wprowadzanie do bufora magazynowego, zatwierdzanie,modyfikacja i anulowanie dokumentów magazynowychPo określeniu kolejnych elementów dokumentów, masz dwie możliwości wprowadzenia ich doSystemu: 1) zapisanie w buforze – w ten sposób dokument zostanie zapamiętany, jednak niezostanie zatwierdzony i nie będzie powodował żadnych zmian w stanach magazynowych –w późniejszym czasie będzie mógł zostać zatwierdzony i tym samym przeniesiony do kartotekidokumentów wystawionych lub 2) zatwierdzenie dokumentu – utworzysz w ten sposóbpełnoprawny dokument systemowy, zwiększający lub zmniejszający przychód i który –w przypadku dokumentów Pz lub Wz – będzie mógł stać się podstawą do wystawienia faktur(odpowiednio zakupowych lub sprzedażowych).

Modyfikacja dokumentów magazynowychDokumenty wprowadzone do bufora magazynowego mogą być modyfikowane w większymzakresie niż dokumenty zatwierdzone (wystawione), tzn. oprócz zmiany parametrów samegodokumentu, dopuszczalna jest również pełna edycja listy ich pozycji (włącznie z usuwaniem).Dokumenty wystawione (zatwierdzone), zwiększające lub umniejszające stan magazynowy, mogąbyć również modyfikowane, choć niemożliwe jest już usuwanie znajdujących się na nich pozycji.Nadto we wszystkich dokumentach magazynowych mogą być modyfikowane dane należące donagłówka, czyli data wystawienia, dokument źródłowy czy rodzaj dokumentu. Nie możeszzmieniać magazynu, do którego przyjmowane lub z którego wydawane były artykuły, anizamówienia dostawy (w przypadku dokumentów Pz), z którymi powiązany został dokument.

Blokada edycji dokumentu magazynowego po wystawieniu· dla wybranych rodzajów dokumentów – zaznacz pole Blokada edycji dokumentu po

wystawieniu w opcji definicji rodzajów dokumentów magazynowych (konfiguracjaGospodarki Magazynowej). W takiej sytuacji, możliwe będzie wyłącznie przeglądanieparametrów wprowadzonych wcześniej pozycji

· dla wszystkich wystawionych dokumentów magazynowych (niezależnie od ustawień dlaposzczególnych rodzajów dokumentów) – pole Blokowanie edycji dokumentówwystawionych w konfiguracji parametrów podstawowych Gospodarki Magazynowej

Niezależnie od typu dokumentu, którego pozycje zmieniasz, nie będziesz miał możliwościzmiany artykułu. Niezależnie również od ustawień konfiguracyjnych, jeżeli do dokumentówmagazynowych zostały utworzone korekty, niemożliwe będzie wprowadzenie jakichkolwiekzmian ich pozycji (dostępny jedynie przycisk przeglądania).

Anulowanie dokumentów magazynowychDokumentów magazynowych nie możesz usuwać; jedyną operacją, która pozwala Ci nawyeliminowanie wystawionego dokumentu z obiegu dokumentów magazynowych, jest jegoanulowanie. W tym celu musisz wykorzystać przycisk anulowania dokumentu, który znajdujesię w oknie zmiany dokumentu. Spowoduje to jego przesunięcie na listę dokumentówanulowanych, skąd dokument ten nie może już być ponownie przeniesiony na listędokumentów wystawionych. Anulowanie dokumentu magazynowego nie będzie możliwe, jeżeliistnieją dokumenty go korygujące (dotyczy dokumentów Pz, Pw, Wz i Rw).

Faktury powiązane z dokumentami Pz i WzPodczas przeglądania dokumentu Pz lub Wz, masz dostęp do przycisku Faktura zakupu (dla Pz) lubFaktura sprzedaży (w przypadku dokumentu Wz); jego wykorzystanie pozwoli Ci przejrzeć danewprowadzone na fakturach powiązanych z aktualnie przeglądanym dokumentem magazynowym.

Odłączanie faktury od dokumentu PzPrzeglądając powiązaną z dokumentem Pz fakturę, znajdziesz przycisk Odłącz Pz, któregowykorzystanie spowoduje usunięcie powiązania między tymi dokumentami. Możliwośćusunięcia powiązania między dokumentem Pz i fakturą zakupu jest udostępnianakonfiguracyjnie – musisz zaznaczyć pole Czy można odłączać Pz od faktury na dokumencie Pzw konfiguracji parametrów podstawowych Gospodarki Magazynowej.

Usuwanie powiązania faktury z dokumentem Pz możesz przeprowadzić również od stronyfaktury zakupowej (podczas przeglądania przywiązanego do niej dokumentu Pz). Funkcja tauaktywniana jest opcją Czy można odłączać Pz od faktury?, również z okna parametrówpodstawowych dla Gospodarki Magazynowej, zakładka Dokumenty zakupu. Opcja ta jestdostępna pod warunkiem uaktywnienia możliwości wystawiania faktur na podstawie Pz.


10

Korekty dokumentów magazynowychJak skorygować wprowadzone do Systemu dokumenty magazynowe

Możliwość tworzenia korekt istnieje tylko dla niektórych dokumentów magazynowych; są todokumenty typu Pz, Pw, Wz i Rw. Korekty dokumentów magazynowych wprowadzane sąpoprzez dokumenty korygowane, tj. żeby rozpocząć wprowadzanie korekty, musisz wywołaćokno zmiany dokumentu korygowanego, a następnie wybrać kartę korekty.

Jak dodać korektę dokumentuNa liście wystawionych dokumentów magazynowych podświetl pozycję tego, który będzieszkorygował, kliknij przycisk Edycja i wybierz zakładkę korekty dokumentu. Znajdziesz tamprzycisk Dopisz korektę, który da Ci z kolei dostęp do okna z dwoma polami, od którychrozpoczniesz tworzenie korekty: pole daty oraz pole rodzaju korekty.

Rodzaje korektWprowadzając korektę dla dokumentu przyjęcia, masz do wyboru kilka predefiniowanychrodzajów dokumentów korygujących:· zwrot do całego dokumentu lub do jego części (ZPz – w przypadku tworzenia korekt

dokumentów przyjęcia zewnętrznego lub ZPw, dla dokumentów przyjęcia wewnętrznego)· korekta do całości lub części dokumentu (KPz lub KPw)· korekta całości lub części ceny (KcPz lub KcPw)

Wprowadzając korektę dla dokumentów wydania z magazynu, masz do wyboru dwapredefiniowane rodzaje dokumentów korygujących:· zwrot do całego dokumentu lub do jego części (ZWz – w przypadku tworzenia korekt

dokumentów przyjęcia zewnętrznego lub ZRw, dla dokumentów przyjęcia wewnętrznego)· korekta do całości lub części dokumentu (KWz lub KRw)

Jeżeli jako rodzaj korekty wybierzesz korektę całości dokumentu, wówczas automatyczniewygenerowane zostaną pozycje korygujące dla wszystkich pozycji dokumentu korygowanego.Natomiast wybór korekty części dokumentu, spowoduje – przed rozpoczęciem generowaniakorekty – wyświetlenie okna z pozycjami korygowanego dokumentu; w oknie tym możeszzaznaczyć (pojedynczym kliknięciem myszką z jednocześnie wciśniętym klawiszem CTRL)pozycje, które poddane zostaną korekcie.

Wszystkie pozycjewygenerowanych (lecz jeszcze nie

zatwierdzonych) korekt, możeszzmieniać lub usuwać,

wykorzystując standardoweprzyciski znajdujące się pod listąpozycji korekty; ręczne dopisanie

pozycji korekt dokumentówmagazynowych jest niemożliwe.

Usunięcie korekty dokumentumagazynowego jest możliwe wyłącznie

przed jej zatwierdzeniem. Pozatwierdzeniu, wprowadzenie do niejjakichkolwiek zmian oraz jej usunięcie

jest już całkowicie niemożliwe.

Żeby wprowadzić kolejną korektędokumentu, musisz wcześniej

zatwierdzić poprzedniowygenerowaną korektę.

czerwony krzyżyk – korekta niezatwierdzona; zielony znaczek –

zatwierdzona


11

Stany magazynoweOpcję stanów magazynowych możesz wywołać na cztery sposoby: wykorzystując przycisk Stanymagazynowe z okna kartoteki dokumentów magazynowych, wybierając polecenia Stanymagazynowe z podmenu Kartotek głównych (menu Modułów), wciskając przycisk Stanymagazynowe z belki przycisków Gospodarki Magazynowej lub wreszcie wciskając kombinacjęklawiszy CTRL+X.Funkcja przeglądania stanów magazynowych pozwoli Ci: przeglądać dostawy (i związanez nimi dokumenty wydania z magazynu) dla poszczególnych artykułów; drukować stanmagazynowy (na wybraną drukarkę – przycisk Wydruk stanów lub do pliku HTML – przyciskHTML); przeglądać rezerwacje automatyczne dla poszczególnych artykułów i ewentualnieręcznie je dopisać (jeżeli jest to udostępnione w Konfiguracji Logistyki); generować kartotekęilościowo-wartościową (dla wybranych lub wszystkich magazynów); definiować cennik dlaposzczególnych towarów (kartotek); wreszcie przeglądać statystykę dla wybranego towaru:oferty klienckie, zamówienia klientów, faktury sprzedaży itd. Pod przyciskiem Opcje kryją siędodatkowe usługi: kompleksowe testy zgodności (integralności) dokumentów magazynowych;przeglądanie i modyfikacja bilansu otwarcia, wprowadzanie dokumentów BO na stanmagazynowy; przeszacowanie bieżącego stanu dostaw, czyli zmiany cen nie rozchodowanychdostaw (lub nie rozchodowanych części dostaw); zamykanie okresów dla magazynów(zatrzask); przeprowadzanie inwentury magazynu; zmiana lokalizacji dostaw (sektor, regał,półka); generowanie zestawienia dostaw z datą ważności zawartą w wyznaczonym przedzialeczasu; kasowanie lub odtwarzanie oraz blokowanie lub odblokowywanie nieużywanych kartotek(nieużywanych przez wyznaczony przez Ciebie okres czasu); przeglądanie ruchów kartotek nazleceniach produkcyjnych; globalna zmiana cen dostaw oraz przesuwanie stanów z wybranejkartoteki na inną. Niektóre z tych funkcji opisane zostały w dalszej części rozdziału.

Przeglądanie dostaw dla artykułówW oknie stanów magazynowych znajdziesz przycisk Dostawy. Pozwoli Ci on przejrzećposzczególne dostawy dla danego artykułu, wraz z powiązanymi z nimi dokumentamirozchodowymi. Dostawy tworzone są przez pojedyncze pozycje dokumentów przyjęcia namagazyn, w których występuje dany indeks (z dokumentami przesunięciamiędzymagazynowego MM+ włącznie). Możesz przeglądać zarówno otwarte jak i zamkniętedostawy dla danego towaru (pole Status dostaw).

Szczegółowy opis definiowaniakryteriów dla automatycznegogenerowania rezerwacjizarówno na podstawiezamówień klienta jak i przezręczne ich dodanie orazomówienie ogólnych zasadfunkcjonowania rezerwacjiznajdziesz w podręcznikuLogistyki Systemu Graffiti Pro.

pod tym przyciskiem kryjesię wiele dodatkowych

funkcji systemowych

Wydruk stanówoferuje bogaty zestaw

wydruków

pole Rezerwacje ma dwa zastosowania: w przypadku wydrukuRezerwacje ilość i wartość, jego zaznaczenie spowoduje nie

uwzględnianie rezerwacji odroczonych; natomiast w przypadkupozostałych wydruków wybór tego pola spowoduje drukowanie

wyłącznie tych kartotek, na których znajdują się rezerwacjeodroczone, a nie ma stanu bieżącego

Tworzenie dokumentówwydania z magazynu napodstawie dostaw opisanezostało w rozdziale „Ręcznedopisywanie pozycji”w niniejszej części podręcznika.


12

Generowanie kartoteki ilościowo-wartościowejW oknie stanów magazynowych znajdziesz przycisk Kartoteka ilościowo-wart. Kiedy gowykorzystasz, wyświetlone zostanie okno, które pozwoli Ci:· określić zakres dat wyznaczający okres, za jaki generowana będzie kartoteka

ilościowo-wartościowa· oznaczyć typy dokumentów, które nie będą brane pod uwagę podczas naliczania wartości

dla kartoteki – możesz to zrobić przeciągając odpowiednie typy dokumentów z listydokumentów wliczanych na listę dokumentów nie wliczanych

· wybrać magazyny, których zsumowane stany znajdą się na kartotece ilościowo-wartościowej;możliwość tego wyboru uzyskasz oznaczając pole Suma magazynów; jeżeli tego nie zrobisz,kartoteka dotyczyć będzie wyłącznie wybranego dla stanów magazynowych magazynu

Kliknij przycisk Kartoteka ilościowo-wartościowa (z okna określania zakresu danych dlakartoteki), żeby wygenerować kartotekę ilościowo-wartościową; dzięki dostępnym w jej okniefiltrom, możesz uzyskać kartotekę dla węższego zakresu danych. Dodatkowo, podobnie jakw przypadku innych list w Systemie, masz możliwość korzystania z kart, które wyznaczająrodzaj sortowania towarów znajdujących się na kartotece.

Już po wygenerowaniu kartoteki, możesz również przeglądać obroty dla poszczególnych towarów(kartotek z katalogu indeksów), które się na niej w danej chwili znajdują. Wystarczy żebyś wskazałodpowiednią kartotekę (towar) i kliknął przycisk Obroty dla kartoteki; przycisk Wydruk, któryznajdziesz na wyświetlonym w ten sposób oknie, pozwoli Ci obroty dla wskazanego artykułuwydrukować. Żeby wydrukować całą kartotekę musisz kliknąć przycisk Wydruk z okna Kartotekailościowo-wartościowa za okres dla magazynu. Obok tego przycisku znajdziesz pola, którychoznaczenie pozwoli Ci drukować kartotekę również z pozycjami, które mają zerowe salda i/lubzerowe obroty. Dla wydruku obowiązują filtry ustawione dla podglądu kartoteki.

te przyciski pozwolą Ciprzenosić wszystkie typydokumentów z jednej listyna drugą

sumy stanów magazynowychwartościowo dla wskazanychmagazynów


13

Bilans otwarciaŻeby wyświetlić bilans otwarcia wywołaj stany magazynowe i wybierz polecenie BO z podmenuprzycisku Opcje. Każda z pozycji BO, którą możesz zobaczyć po wybraniu opcji BO, jestodpowiednikiem wprowadzonego do kartoteki indeksów artykułu. Po zmianie ilości orazwartości (ceny) pozycji, może ona być wprowadzona na stan magazynowy.

Żeby wprowadzić pozycje bilansu otwarcia na stan magazynowy ustal odpowiednią wartość(cenę) i ilości dla poszczególnych pozycji BO (wykorzystując przycisk Zmień BO); każdapozycja posiadająca niezerową ilość, zostanie oznaczona symbolem czerwonego krzyżyka.Wówczas kiedy klikniesz przycisk Zatwierdź pozycje BO, każda tak wyróżniona pozycjazostanie wprowadzona na stan magazynowy.

Możesz dowolnie zmieniać wartość (jeżeli wykorzystujesz pole wartości pozycji BO) ilość lubcenę wszystkich nie wprowadzonych na stan pozycji; natomiast w przypadku kartotekwprowadzonych na stan, możliwe jest to do momentu rozchodowania dostawy BO.

Ponieważ wartość (cenę) i ilość danego towaru wprowadzaną do Systemu przez dokument BOmoże określać kilku użytkowników, Graffiti Pro umożliwia Ci wykorzystanie funkcjiwprowadzania na stan wyłącznie tych pozycji, które zmieniłeś osobiście. Efekt taki uzyskaszprzez oznaczenie pola Wydruk i zatwierdzanie dla kontrahenta (obok przycisku drukowania).

Drukowanie dokumentu BODzięki znajdującym się obok przycisku drukowania polom, możesz generować różne wydrukibilansu otwarcia:· zaznaczając pole Potwierdzone BO decydujesz, czy na wydruku mają znaleźć się pozycje

BO wprowadzone na stan magazynowy (potwierdzone) czy też pozycje nie wprowadzone(pole odznaczone)

· pole Wydruk i zatwierdzanie dla użytkownika pozwala Ci określić, czy na wydruku mająznaleźć się pozycje wprowadzone/zatwierdzone przez aktualnie zalogowanegoużytkownika, czy też pozycje wprowadzane/zatwierdzane przez wszystkich użytkowników(pole odznaczone)

Stosując różne kombinacje tych dwóch pól możesz więc uzyskać wydruk zatwierdzonychpozycji (wprowadzonych na stan przez aktualnie zalogowanego użytkownika lub przezwszystkich użytkowników) lub wydruk wszystkich nie zatwierdzonych pozycji BO, którychwartość i ilość określone zostały przez pracującego obecnie użytkownika lub przez wszystkichużytkowników.

Może zdarzyć się sytuacja, że na skutekobliczeń wartości (na podstawie cenypojedynczego towaru) i jej zaokrąglania,będzie ona różna od wartości uzyskanejnp. podczas prowadzenia gospodarkimagazynowej bez wykorzystania systemuinformatycznego. Graffiti Pro umożliwia Cidlatego określanie wartości pozycji BO,a cena jednostkowa jest wówczasuzyskiwana jako iloraz owej wartościi ilości towarów wprowadzonej dla pozycji.


14

Zmiana cen dostaw – przeszacowanieGraffiti Pro daje Ci możliwość zmiany wartości stanów magazynowych, pochodzącychz wybranych, nie rozchodowanych dostaw lub nie rozchodowanych części dostaw. Zatemmożliwe jest wprowadzenie innej ceny dla stanu magazynowego pochodzącego z częścioworozchodowanej dostawy, lecz wyłącznie dla tej jej części, która nie została jeszczerozchodowana. Funkcjonalność ta realizowana jest przez opcję Przeszacowania dostępnąw podmenu przycisku Opcji z okna stanów magazynowych. Jej wybranie spowodujewyświetlenie okna z dotychczas przeprowadzonymi przeszacowaniami dla stanów dostaww wybranym magazynie.

� Żeby przeszacować dostawy dla artykułu:

1 Wyświetl okno stanów magazynowych, kliknij przycisk Opcje i wybierz poleceniePrzeszacowania.

2 Wykorzystaj przycisk dopisywania i w oknie dodawania przeszacowania określ artykuł (napodstawie kartoteki magazynowej), którego dostawy mają mieć zmienione ceny; spowodujeto wprowadzenie na listę jego dostaw.

3 Zaznacz dostawy, których cena będzie zmieniana, kliknij przycisk Przeszacuj i wprowadźnową cenę dla nich.

Przeszacowanie dostaw spowoduje automatyczne wygenerowanie dokumentów przeszacowania(Przec). Znajdują się na nich po dwie pozycje dla każdej dostawy: pierwsza zdejmuje ze stanu ilość,dla której zmieniana była cena; druga wprowadza tę ilość ponownie, lecz już ze zmienioną ceną.

Możesz wydrukować listę przeprowadzonych do tej pory przeszacowań dla wybranego magazynu(ewentualnie dla wybranego artykułu); na wydruku znajdziesz dane zawarte na liście znajdującej sięw oknie przeszacowania bieżącego stanu dostaw dla wybranego wcześniej magazynu (artykułu).

Zamykanie okresów dla magazynówZamknięcie okresu dla magazynu jest przydatną funkcją, która uniemożliwia wystawieniejakichkolwiek dokumentów magazynowych w zamkniętym okresie (także dokumentówsprzedaży bazujących na sprzedaży z magazynu, które powodują generowanie dokumentówwydania magazynowego Wz) oraz skraca czas generowania kartotek ilościowo-wartościowych.Uruchamiana jest poleceniem Zamknięcia magazynu dostępnego w podmenu przycisku Opcje(okno stanów magazynowych).Aby ustalić kolejny okres dla zatrzasku, wystarczy wybrać przycisk dopisywania, ustalić datęzatrzasku i kliknąć przycisk Generuj zatrzask; spowoduje to wygenerowanie zatrzaskui automatyczne przejście do karty Pozycje zatrzasku, na której znajdziesz listę wszystkichartykułów, które objęte zostały zatrzaskiem – tj. wszystkich artykułów, które znajdowały sięw kartotece – wraz z informacją ilościowo-wartościową dotyczącą rozchodów i przychodów orazsald poszczególnych artykułów. Po wygenerowaniu zatrzasku nie będzie możliwe wystawieniedokumentów magazynowych z datą mniejszą od ustalonej na ostatnim zatrzasku.

Zatrzasków – co jest oczywiste – nie możesz zmieniać; możliwe jest jednak ich przeglądaniei ewentualne usuwanie, do czego służą przyciski Podgląd i Usuń.


15

Inwentura magazynuTa opcja może być wywoływana z dwóch miejsc: przez polecenie Inwentura magazynuz podmenu przycisku Opcje (okno stanów magazynowych) oraz przez przycisk Inwenturyz belki przycisków Gospodarki Magazynowej.

Podobnie jak w przypadku większości dokumentów systemowych, musisz utworzyć nagłówekinwentury, a następnie wprowadzić odpowiednie jej pozycje (którymi są kartoteki magazynowe,odpowiadające poszczególnym, znajdującym się w magazynie towarom).

Możesz dowolnie modyfikować i kasować wprowadzone wcześniej nagłówki inwentur. Pamiętajjedynie, że usuwając nagłówek otwartej inwentury, usuwasz również wprowadzone wcześniejpozycje. Dopiero po utworzeniu nagłówka rozpoczniesz wprowadzanie właściwej inwentury.Wskaż zatem odpowiedni nagłówek (podświetl jego pozycję) i kliknij przycisk Pozycjeinwentury; wywołasz w ten sposób okno, w którym znajdzie się lista towarów dla aktualnietworzonej inwentury.

Artykułu dla tworzonej inwentury możesz dopisać lub usunąć na dwa sposoby. Pierwszy z nich,tradycyjny, polega na dodawaniu i kasowaniu pojedynczych towarów (wykorzystując przyciskiDopisz i Usuń); jest to jednak operacja bardzo mozolna zwłaszcza wówczas, gdy musiszprzeprowadzić inwentaryzację dla dużej ilości towarów. Dobrą stroną tego sposobu jestmożliwość określenia ilości ze spisu i ceny podczas wpisywania kartotek dla inwentury.Drugi sposób pozwala Ci na dodawanie i usuwanie większej ilości artykułów jednocześnie,dając Ci również dostęp do narzędzia, które pozwoli zautomatyzować zaznaczanie kartotek(przy pomocy filtrów).

Żeby wprowadzić więcej niż jedną kartotekę (towar) na listę inwentury kliknij Dodaj/Usuńpozycje. Na wyświetlonym oknie zaznacz kartoteki (z listy artykułów nie podlegającychinwenturze), które chcesz wprowadzić do inwentury. Możesz to zrobić klikając poszczególnepozycje z jednocześnie wciśniętym klawiszem CTRL lub wykorzystać narzędzie zaznaczaniawybranego zakresu indeksów (przycisk Zaznacz zakres). To ostatnie pozwoli Ci wybraćkartoteki, których indeks, nazwa lub kod zawiera się w określonym przez Ciebie zakresie;jednocześnie możesz nałożyć dodatkowy filtr dla grup towarów. Po zaznaczeniu odpowiednichkartotek, wystarczy przeciągnąć je na listę pozycji inwentury (ilustracja na następnej stronie).

Jeżeli chcesz za jednym zamachem pozbyć się kilku kartotek przypisanych do inwentury,wystarczy że zaznaczysz odpowiednie pozycje inwentury (w oknie przydzielania kartotek)i przeciągniesz je na listę kartotek nie przydzielonych.

okno pozycji inwentury;żeby dopisać więcej

towarów jednocześniekliknij Dodaj/Usuń pozycje


16

Generowanie arkusza dla inwenturyKiedy określiłeś już których kartotek magazynowych dotyczyć będzie przeprowadzana inwentura,możesz wygenerować arkusz inwentaryzacyjny, na którym znajdziesz spis towarów (kartotek)i miejsce na wpisanie stanu rzeczywistego. Żeby to zrobić wystarczy kliknąć Wydruk arkusza.

Jeżeli chcesz, żeby na arkuszu znalazły się dane pochodzące ze stanów magazynowych, kliknijprzycisk Wylicz stany (spowoduje wprowadzenie stanów magazynowych dla kartotekz inwentury), zaznacz pole Ze stanem kartotekowym, a następnie wykorzystaj przycisk Wydrukarkusza. Jeżeli wprowadziłeś już wartości pochodzące ze spisu z natury, na wydruku takimznajdą się również i one.

W oknie pozycji inwentury znajdziesz pola, które pozwolą ograniczyć listę kartotekprzyporządkowanych przeprowadzanej inwenturze do tych tylko, których wartości ze stanówmagazynowych są różne od stanów z natury (pole Różne), są większe niż stany z natury(Różnice dodatnie) lub są od tych ostatnich mniejsze (Różnice ujemne). Żeby uzyskać wydrukinteresujących Cię informacji oznacz odpowiednie pole i wykorzystaj przycisk Wydruk arkusza.

Zamykanie inwenturyKiedy sprawdziłeś już poprawność wprowadzonych wartości dla inwentaryzacji, możesz jązamknąć. Masz przy tym możliwość decyzji dotyczącej automatycznego generowaniaprotokołów rozbieżności (Pr+ i Pr–), które mogą powstać dla różnic pomiędzy stanemmagazynowym (naliczanym na podstawie dokumentów magazynowych) a stanem ze spisu –czy będą w ogóle generowane oraz czy zostaną automatycznie zatwierdzone. Protokołyrozbieżności Pr mogą pozostać nie zamknięte, pomimo wyboru opcji generowaniai zatwierdzania protokołów różnic przy zamknięciu inwentury. Zdarzy się tak, jeżeli dla towaru(kartoteki) nie zdefiniowano w Systemie ceny przyjęcia lub jego stan do dyspozycji jestniewystarczający (przy rozchodzie).

Kiedy zamkniesz inwenturę, uzyskasz dostęp do dokładnego wydruku różnic powstałychpomiędzy stanem magazynowym, liczonym na podstawie dokumentów magazynowych,a stanem rzeczywistym. Jest on dostępny po wykorzystaniu przycisku Wydruk różnic, któryznajdziesz na podglądzie pozycji zamkniętej inwentury. Oprócz tego wydruku dostępny jestrównież wydruk pozycji inwentury ze stanami magazynowym i ze spisu, który to wydrukdostępny był również dla inwentur otwartych.

tak wygląda strzałka kursorapodczas przenoszenia

artykułów pomiędzy listami

zaznacz pozycje i przeciągnij je nalistę dla inwentury; w taki sam

sposób, tj. przeciągając pozycjena listę artykułów nie

podlegających inwentaryzacji,możesz je z niej usuwać

żeby zaznaczyć kartoteki spełniająceokreślone warunki (przy użyciu filtrów)skorzystaj z tego przycisku


17

Lokalizacja dostawW Graffiti Pro dostawami są pojedyncze pozycje z dokumentów zwiększających przychód.Jeżeli zatem usługa lokalizacji dostaw jest aktywna, będziesz miał możliwość określenia miejscazmagazynowania dla poszczególnych dostaw. Poszczególne dostawy muszą być umieszczonew jednym miejscu; jeżeli zatem jeden artykuł, przyjmowany na jednym dokumencieprzychodowym (np. Pz), chcesz ulokować w kilku różnych miejscach, powinieneś przyjąć go nakilku różnych pozycjach tego samego Pz-eta.

Testy integralności magazynuProcesy, którym podlegają operacje na dokumentach magazynowych są bardzo złożone. Możesię zatem zdarzyć, że konieczne będzie przeprowadzenie analizy, która pozwoli takie błędywykryć i w oparciu o badanie porównawcze powiązanych ze sobą dokumentów magazynowych– wyeliminować. Opcja testowania integralności magazynu dostępna jest w menukontekstowym przycisku Opcje, który znajdziesz w oknie stanów magazynowych.

Przeprowadzanie testów integracji danych magazynowych wymaga szczegółowej wiedzytechnicznej, dotyczącej np. budowy baz, której trudno wymagać od zwykłego użytkownikaSystemu. Ich przeprowadzanie lepiej powierzyć wykwalifikowanej i kompetentnej w tymobszarze osobie. Tylko w taki sposób możliwe jest bezpieczne korzystanie ze skomplikowanychprocedur porównawczych i naprawczych oferowanych przez Graffiti Pro.


18

Zestawienia dla GospodarkiMagazynowej

Zestawienia Gospodarki Magazynowej udostępniane są przez polecenia z menu wywoływanegoprzyciskiem Zestawienia z okna dokumentów magazynowych. Możesz korzystać zarównoz raportów zewnętrznych, jak również kilku zestawień dostarczanych wraz z Systemem.Każde z zestawień, zanim zostanie wygenerowane, przy pomocy filtrów pozwoli Ci dookreślićobszar informacji – zakres dat, konkretny magazyn, rodzaj dokumentu itp., zależnie odwybranego zestawienia – który zostanie objęty zestawieniem.· Raporty zewnętrzne – wywołanie zewnętrznych ze względu na moduły systemowe

zestawień.· Zestawienie korekt wartościowych – to zestawienie porównawcze; możesz wskazać okres

analizy, magazyn, wybrać rodzaj dokumentu.· Zestawienie współczynnikowe – pozwala pogrupować, na podstawie analizy wybranych

dokumentów rozchodowych, towary z konkretnych magazynów posiadające zapaswystarczający na określone okresy. Kolejne okresy dla tej analizy, definiowane są napodstawie współczynników.Przykład: okres dla zestawienia jest równy 7 dniom, zaznaczono 4 magazyny i dostępnerodzaje dokumentów Rw; współczynniki to kolejno 1, 2, 3, 5 i 10. Wówczas na jednymzestawieniu znajdziesz listy kartotek magazynowych z danych magazynów, pogrupowanewedług zapasów wystarczających na wyznaczone okresy. Pierwszą grupę utworzą materiały,których zapas wystarczy na okres nie dłuższy niż 1 tydzień (7 dni); drugą – których zapaswystarczy na okres większy od tygodnia i mniejszy od 2 tygodni; kolejną materiałyz zapasem wystarczającym na okres większy od 2 tygodni i mniejszy od 5; następnąz zapasem pomiędzy 5 a 10 tygodniami; wreszcie między 10 tygodniami a nieskończonością.

· Zestawienie porównawcze dokumentów MM– i MM+ – pozwala m.in. tworzyć raport dlakonkretnego okresu, dla ilości lub wartości, dla określonych magazynów lub dla wszystkichmagazynów; na zestawieniu może się znaleźć komplet pozycji z dokumentów przesunięciamiędzymagazynowego lub tylko różnice.

· Grupowanie obrotów dla kontrahentów – może być przeprowadzane według 3 dostępnychrodzajów podziału kontrahentów lub według regionów i może być szczegółowe lubobejmować wyłącznie podsumowanie grup.

· Zestawienie braków za zdefiniowany okres.· Wartości dokumentów (ze wskazanego okresu) dla magazynów.· Zestawienie indeksami dla nastaw bieżących – prócz dat wyznaczających okres analizy

możesz też wybierać pojedyncze dokumenty, konkretne magazyny lub grupę roboczą.· Zestawienie dokumentów wg nastaw bieżących – jw.

Tutaj wprowadzaszwspółczynniki, które wyznacząkolejne okresy analizy. Pierwszy

okres jest zawsze pomiędzy 0a pierwszym wprowadzonym

współczynnikiem; ostatnimiędzy ostatnimwprowadzonym

współczynnikiema nieskończonością.

Na zakładceObjaśnienie znajdzieszdodatkowe informacje

o korzystaniuz zestawień

współczynnikowych.


19

tu wprowadź nazwę plikutekstowego, do któregozostanie wyeksportowanydokument

wskaż odpowiedniąścieżkę dostępu

(katalog, w którymznajdzie się plik

eksportowy)

jeżeli dla typudokumentu, którychcesz eksportować,nie został utworzonyprofil eksportowy,możesz gozdefiniowaćkorzystając z tegoprzycisku

Profile importu i eksportumożesz definiowaćw Administracji Systemu(z poziomu Export oraz Import).

Eksport dokumentów magazynowychWykorzystanie profili importu/eksportu Gospodarki Magazynowej

Tak samo jak w czasie importu danych, możesz wyeksportować do plików tekstowychutworzone w systemie Graffiti Pro pozycje dokumentów magazynowych. Korzystasz wtedy zezdefiniowanych wcześniej profili importu/eksportu.

Przede wszystkim musisz utworzyć odpowiedni profil importu/eksportu i przypisać do niego(jako eksportowy) typ dokumentu, którego pozycje będą eksportowane. Jeżeli przypiszesz w tensposób jeden typ dokumentu do więcej niż jednego profilu, będziesz mógł wskazać odpowiedniprofil podczas eksportu.

� Eksport pozycji dokumentu magazynowego do pliku tekstowego:

1 Wybierz dokument i wykorzystaj przycisk Zmień.2 Kliknij przycisk Import/Eksport, a na następnym oknie przycisk Eksport. Jeżeli do

przynajmniej dwóch różnych profili importu/eksportu przypisany został eksportowany typdokument (jako eksportowy), na wyświetlonym ekranie wyboru profilu wskaż odpowiedni.

3 Po określeniu profilu eksportu zostaniesz poproszony o wprowadzenie nazwy plikutekstowego, do którego przeprowadzony zostanie eksport; ustalenie nazwy i lokalizacji (nadysku) pliku tekstowego i potwierdzenie operacji (przycisk Zapisz), spowodujewyeksportowanie pozycji dokumentu magazynowego do pliku.

4 Żeby powrócić do okna tworzenia dokumentu, zamknij oknoimportu/eksportu.

Dokładny opis tworzenia profili wykorzystywanych tak do importu jak eksportu, znajdzieszw podręczniku Administracji Systemu Graffiti Pro, w części „Konfiguracja GospodarkiMagazynowej” („Profilowanie eksportu/importu danych”).

W tej części

Wystawianie dokumentów sprzedaży 21Rejestry i rodzaje dokumentów sprzedaży 21Tworzenie faktur – podstawy 22Nabywca wprowadzany na podstawie wskazania Odbiorcy 22Nadawanie cech fakturom sprzedaży 22Korekty dokumentów sprzedaży 24Usuwanie i anulowanie faktur a luki numeracyjne dokumentów 24

Pozycje faktur sprzedażowych 25Trzy rodzaje pozycji faktur: Sprzedaż z magazynu, Ręczne wystawianie, Sprzedaż z Wz 25Opcja konfiguracyjna: Wylicz liczbę opakowań 25Opcja konfiguracyjna: Stosuj przelicznik do jednostki miary 26Jednoczesne uaktywnienie opcji Stosuj przelicznik do jednostki miary oraz Stosuj przelicznik

do ceny 26Pozycje na podstawie zamówienia klienta 27Pozycje dodatkowe dla faktur 27

Wydruki i zestawienia 28Zestawienia sprzedaży: predefiniowane, definiowalne, definiowalne krzyżowe 28

Eksport dokumentów sprzedażowych 30

SprzedażCzęść 2

Kompendium wiedzy o operacjach na dokumentach sprzedaży Graffiti Pro

Sprzedaż Graffiti

21

Proces wystawiania i potwierdzania dokumentów sprzedaży sam w sobie jest bardzo prosty i niewymaga rozbudowanego komentarza. Jednak powiązana z tym procesem wielość ustawieńkonfiguracyjnych umożliwia udostępnienie wielu sposobów wprowadzania faktur do Systemu.W naturalny sposób pociąga to za sobą większą złożoność całości zagadnień związanychz fakturami sprzedaży i – co za tym idzie – konieczność włożenia większego wysiłku w ichzrozumienie.

Wiele z zagadnień, które poruszone zostały w tej części, wymaga znajomości konfiguracjisprzedaży. Odpowiednie opisy znajdziesz w podręczniku Administracji Systemem Graffiti Pro,który staje się tym samym dopełnieniem opisu zawartego w niniejszej części.

Wystawianie dokumentów sprzedażyPodstawowe informacje o wprowadzaniu dokumentów sprzedaży i ich obiegu

Żeby uaktywnić opcję wystawiania faktur sprzedażowych i wywołać okno z listą dokumentówsprzedaży albo wybierz polecenie Sprzedaż z podmenu Modułów, albo wciśnij kombinacjęklawiszy CTRL+S, albo kliknij ikonę fakturowania.

Rejestry i rodzaje dokumentów sprzedażyGraffiti Pro umożliwia Ci konfiguracyjne zdefiniowanie dowolnej ilości rejestrów sprzedażyi utworzenie również dowolnej ilości rodzajów dokumentów sprzedaży, bazujących napredefiniowanych typach faktur. Zdefiniowane rodzaje dokumentów nie są kojarzonez rejestrami, choć podlegają parametrom konfiguracyjnym dla nich definiowanym, kiedy są donich wprowadzane. W efekcie pozwala to na wystawianie dowolnego typu dokumentuw dowolnym rejestrze, a tym samym na efektywniejsze wykorzystanie ustawieńkonfiguracyjnych dokumentów.

Jeżeli utworzyłeś więcej niż jeden rejestr sprzedaży i kilka rodzajów dokumentów sprzedaży, powyświetleniu okna listy dokumentów sprzedaży będziesz mógł wskazać odpowiedni rejestr orazrodzaj dokumentu, co będzie miało wpływ na:· wyświetlaną listę dokumentów – znajdą się na niej wyłącznie wskazanego rodzaju

dokumenty, które wystawione zostały dla wybranego przez Ciebie rejestru· dopisywanie nowych dokumentów – będziesz mógł dopisywać wyłącznie dokumenty

wskazanego rodzaju

ikonaFakturowania

Żeby dowiedzieć się jakdefiniować rejestry i rodzajedokumentów sprzedaży zajrzyjdo podręcznika AdministracjiSystemu Graffiti (część„Administracja Systemu”,rozdziały: „Słowniki podstawoweSystemu” – gdzie znajdziesz opistworzenia słownika rejestrówsprzedaży oraz „Rodzajedokumentów sprzedaży”).

Wybierając zakładkę z oknadokumentów sprzedaży, określasz

rodzaj wyświetlanych dokumentów(w edycji, zatwierdzone lub

anulowane).

Po wywołaniu okna Sprzedaży musisz ustalićrejestr sprzedaży i rodzaj dokumentów, jakiebędziesz przeglądał.

po wprowadzeniu faktury, możesz jązatwierdzić klikając Potwierdź

Dokumenty i ich pozycjewidoczne w oknie listy

dokumentów sprzedażymogą być oznaczane

wieloma różnymi ikonami.Ich opis wyświetlany jest

każdorazowo, gdyprzytrzymasz przez chwilę

kursor myszy nadodpowiednią listą.

Sprzedaż Graffiti

22

Tworzenie faktur – podstawyUaktywnij zakładkę Edycja faktur i kliknij przycisk Dopisz – wyświetlone zostanie oknotworzenia faktury odpowiedniej do ustalonego wcześniej rodzaju dokumentu sprzedaży. W tymoknie będziesz mógł określić parametry nagłówka dla faktury (numer, nabywcę, formę płatnościitp.) oraz dopisać kolejne jej pozycje. Więcej na temat wprowadzania pozycji faktur przypomocy różnych rodzajów pozycji, definiowanych w Systemie, znajdziesz w dalszej częścipodręcznika, w rozdziale „Tworzenie pozycji faktur sprzedażowych”.

Po dopisaniu danych dokumentu sprzedaży (tj. nagłówka i pozycji) kliknij przycisk Potwierdź;faktura wprowadzana jest wówczas na listę dokumentów, które mogą być edytowane,tj. przeglądane i modyfikowane (zakładka Edycja faktur).

Żeby potwierdzić fakturę i tym samym przenieść ją na listę faktur zamkniętych, musiszpodświetlić odpowiadającą jej pozycję na liście faktur do edycji i kliknąć przycisk Potwierdź.Spowoduje to wyświetlenie okna, na którym możesz:

· wykorzystać przycisk Potwierdzenie bez zapłaty, żeby zamknąć fakturę bez jej zapłaty(zapłatę będziesz mógł wprowadzić później raportem kasowym)

· ustalić kwotę wpłaty (domyślnie podpowiadana jest całkowita kwota do zapłaty)i wykorzystując przycisk Potwierdzenie i zapłata, wprowadzić fakturę na listę dokumentówzamkniętych z określoną przez Ciebie kwotą wpłaty

· potwierdzić fakturę i wskazać zaliczkę, która zostanie z nią połączona· zrezygnować z potwierdzania dokumentu

Potwierdzone dokumenty automatycznie przesuwane są na listę dokumentów zamkniętych(zakładka Przeglądanie) i, opcjonalnie, drukowane. To, czy faktura będzie drukowanaw momencie zatwierdzenia określa ustawienie konfiguracyjne każdego rodzaju dokumentusprzedaży (Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Sprzedaż > Definiowanierodzajów dokumentów, zakładka Nastawy). Przy zamykaniu faktury możliwe jest teżdrukowanie dokumentu Wz; parametr definiujący zachowanie Systemu w tym przypadku(Drukuj Wz bezpośrednio po zamknięciu) umieszczony jest w konfiguracji odpowiedniegorejestru sprzedaży (Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe).

Nabywca wprowadzany na podstawie wskazania OdbiorcyMożesz tak skonfigurować System, żeby podczas dopisywania nagłówka faktury zablokowanabyła możliwość ręcznego wskazania Nabywcy. Jeżeli tak zrobisz, jako odbiorca fakturyautomatycznie ustawiony zostanie kontrahent, którego w danych Odbiorcy – w kartotecekontrahentów, zakładka Kontakt – wskazałeś jako płatnika.

Żeby tak się działo, zaznacz pole Blokuj możliwość wskazania nabywcy w definicjiodpowiedniego rejestru sprzedaży (Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słownikipodstawowe > zakładka Rej. sprzedaży, w oknie definicji parametrów zakładka Inne 3).

Nadawanie cech fakturom sprzedażyGraffiti Pro pozwala Ci na powiązanie – przy pomocy zdefiniowanych wcześniej cech –zdarzeń zewnętrznych w stosunku do procesów systemowych (takich jak przykładowo transport,dystrybucja itp.) z zatwierdzonymi fakturami sprzedaży. W ten sposób zyskujesz możliwośćtworzenia zestawień, których przedmiot wykracza poza obieg dokumentów sprzedaży, lecz maz nimi związek.

Nadawanie cech fakturom możliwe jest dopiero po ich zatwierdzeniu, tzn. gdy znajdują się naliście faktur zamkniętych (zakładka Przeglądanie). Możliwe jest nadawanie (lub zdejmowanie)cech pojedynczym fakturom oraz przypisanie jednocześnie większej ilości faktur do wybranychcech (nazwane dodawaniem blokowym).

Przydzielanie cech pojedynczym fakturomWybierz fakturę i kliknij przycisk Opcje (zakładka Przeglądanie); z wyświetlonego menuwybierz polecenie Cechy dla dokumentu. Wyświetlone zostanie okno, w którym będziesz mógłutworzyć listę cech, które nadane zostaną wybranej fakturze. (Tworzenie listy pozycji oparte jestna standardach przyjętych w całym Systemie, tzn. wykorzystując przyciski dopisywania, zmianyi usuwania możesz dowolnie modyfikować listę cech dla wybranego dokumentu).

kwotę wpłaty możeszzmieniać; ustaw na niejkursor i wprowadźodpowiednią wartość

Do definiowania cechy dlafaktur musisz wykorzystaćopcję Definiowanie cechfaktur, którą znajdzieszw opcjach konfiguracyjnychdla sprzedaży (w drzewieAdministracji Systemu).

Taki przycisk znajdziesz w okniedopisywania faktury; naciśnij go,jeżeli chcesz dopisać notatkę dofaktury. Jeżeli nie chcesz, żebynotatka była drukowana, wejdźw ustawienia ustawieniaszczegółowe wydruku (zakładkaPodsumowanie, stopka)i zaznacz opcję Ukryte w definicjipola Tekst notatki.

Sprzedaż Graffiti

23

Nadawanie cech większej ilości faktur jednocześnieJeżeli po wykorzystaniu przycisku Opcje, wybierzesz z menu polecenie Cechy – blokowo,będziesz mógł w bardzo łatwy sposób utworzyć (i zmodyfikować) wszystkie powiązania fakturz cechami.

� Żeby nadać cechy kilku fakturom jednocześnie:1 Wybierz polecenie Sprzedaż z podmenu opcji Moduły i kliknij zakładkę Przeglądanie,

żeby wyświetlić listę faktur zamkniętych.2 Kliknij przycisk Cechy i z jego rozwijanego menu wybierz polecenie Cechy – blokowo.3 Wybierz rodzaj cechy i odpowiednią, przyporządkowaną do niego cechę.4 Zaznacz (klikając pojedyncze pozycje myszką przy jednoczesnym przytrzymaniu

wciśniętego klawisza CTRL) faktury, które będziesz przydzielał do wybranej(podświetlonej) cechy.

5 Najedź wskaźnikiem myszy na dowolną z wybranych (zaznaczonych) faktur, wciśnij lewyprzycisk myszy i bez jego zwalniania przesuń wskaźnik na listę dokumentów sprzedaży dlawybranego rodzaju cechy, po czym zwolnij przycisk myszki.Zamiast przeciągania możesz skorzystać z przycisku Dopisz wskazaną cechę.

6 Potwierdź przypisanie wybranych dokumentów do wybranej cechy klikając przycisk Yes.

Usuwanie przyporządkowania faktury do cechyDla pojedynczych faktur jest to równoznaczne z usunięciem odpowiedniej pozycji z listy cech dlawybranej faktury. Natomiast w przypadku przyporządkowywania blokowego, wystarczy – tak jakpodczas nadawania cech – po wywołaniu opcji blokowego dodawania cech, wybrać rodzaj cechy,zaznaczyć faktury i przeciągnąć je na listę dokumentów sprzedaży bez wybranego rodzaju cechy.

Zestawdostępnych cech

zależny jest odwskazanego

rodzaju cech.

Taki (żółty) znaczekobok cechyoznacza, że jestona przypisana dopodświetlonegodokumentusprzedaży.

Sprzedaż Graffiti

24

Korekty dokumentów sprzedażyKorekty dokumentów sprzedaży możesz tworzyć odnosząc je do wybranych zatwierdzonych(zamkniętych) dokumentów sprzedaży.

Wybierz zakładkę Przeglądanie, wskaż dokument, do którego tworzona będzie korekta,a następnie kliknij przycisk Korekta. System automatycznie przełączy się wówczas na etap edycjifaktur, ustawiony zostanie właściwy – ze względu na wskazaną fakturę – rodzaj dokumentukorygującego i wygenerowane zostanie okno dopisywania nowej faktury (korygującej).

Dokumenty korygujące przydzielasz rodzajom dokumentów sprzedaży w AdministracjiSystemu (Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Sprzedaż > Definiowanierodzajów dokumentów). Więcej na ten temat znajdziesz w podręczniku AdministracjiSystemem Graffiti Pro, w części „Administracja Systemu” (rozdział poświęcony definiowaniurodzajów dokumentów sprzedaży).

Usuwanie i anulowanie faktur a luki numeracyjne dokumentówUsuwanie faktur jest możliwe tylko z etapu edycji; zatem żeby usunąć zatwierdzoną fakturę,musisz najpierw cofnąć ją do etapu edycji (tj. otworzyć ją) i dopiero wtedy skorzystać z przyciskuUsuń. Żeby uniknąć problemu duplikacji numeru faktury na poziomach faktur zatwierdzonychi edytowanych, wprowadzony został pewien mechanizm. Po pierwsze numery faktur –dokładniej: łącznej liczby faktur edytowanych, zatwierdzonych i anulowanych jednego rodzajui w określonym rejestrze sprzedaży – są unikalne. Oznacza to, że nie możesz wprowadzić dwóchfaktur – tego samego rodzaju i do tego samego rejestru sprzedaży – posiadających ten samnumer. Po drugie, jeżeli usuwana faktura nie jest ostatnią wprowadzoną fakturą (jeżeli nie posiadanajwiększego numeru), polecenie Usuń w rzeczywistości przesunie ją do poziomu anulowanych.Takie faktury możesz przeglądać na zakładce Anulowane.

Jeżeli natomiast usuwana faktura posiada największy dotychczas zarejestrowany numer (dladanego rodzaju dokumentu w wybranym rejestrze sprzedaży), polecenie Usuń spowoduje jejusunięcie, a jej numer zostanie nadany kolejnemu wprowadzanemu dokumentowi. Takiejfaktury nie można odnaleźć na liście faktur anulowanych, jednak znajdzie się ona, wraz z tymiostatnimi, na zestawieniu luk numeracyjnych (zakładka Przeglądanie, przycisk Zestawienia).

Kiedy nie można usunąć fakturyIstnieje pięć sytuacji, w których niemożliwe będzie otworzenie (czyli przesunięcie do etapuedycji), a tym samym usunięcie lub anulowanie faktury:

· faktura została zaksięgowana· ma powiązanie z korektą· istnieje do niej zapłata· faktura posiada znacznik fiskalizacji· użytkownik nie posiada odpowiednich uprawnień

Sprzedaż Graffiti

25

Pozycje faktur sprzedażowychSzczegóły związane z wprowadzaniem pozycji dokumentów sprzedaży

To, w jaki sposób będziesz dodawał pozycje faktur sprzedażowych, jest pochodną definicjirodzaju pozycji, który wykorzystasz wystawiając fakturę. Graffiti Pro udostępnia Ci trzypodstawowe rodzaje pozycji faktur: sprzedaż z magazynu, ręczne wystawienie, sprzedaż napodstawie zamówień klienta.Możesz wprowadzać dowolną ilość nowych rodzajów pozycji; definiowane w oparciuo wymienione podstawowe rodzaje dają one szeroką gamę możliwości automatyzacji pracy.W tym rozdziale poznasz w skrócie efekty wykorzystania kilku podstawowych parametrówkonfiguracyjnych rodzajów pozycji. Dokładny opis opcji konfiguracji rodzajów pozycjiznajdziesz w podręczniku Administracji Systemem Graffiti Pro, w części „AdministracjaSystemu”.

Trzy rodzaje pozycji faktur: Sprzedaż z magazynu, Ręcznewystawianie, Sprzedaż z WzWykorzystując rodzaj pozycji bazujący na wystawianiu ręcznym nie umniejszasz stanówmagazynowych, a po zatwierdzeniu faktury – nie jest generowany dokument wydaniaz magazynu (Wz). Dzięki temu np. jest to jedyny sposób fakturowania usług, które nie wchodząna stany magazynowe.

Inaczej ma się rzecz w przypadku pozycji bazujących na sprzedaży z magazynu. Pozatwierdzeniu faktury z takimi pozycjami, System automatycznie generuje Wz (na pozycjesprzedaży z magazynu). Z kolei usunięcie faktury powoduje, również automatyczne, usunięciewygenerowanego dla niej dokumentu Wz. Dodając pozycje faktury bazujące na sprzedażyz magazynu masz możliwość wiązać je z zamówieniami klienckimi, czego nie możesz zrobićw przypadku wystawiania ręcznego i sprzedaży z Wz.

Konfigurując pozycje wystawiane z magazynu (Administracja Systemu > KonfiguracjaSystemu > Sprzedaż > Definiowanie rodzajów pozycji), natrafić możesz na trzy parametry –Wylicz liczbę opakowań, Stosuj przelicznik do jednostki miary, Stosuj przelicznik do ceny – któremogą mieć dla Ciebie nie do końca jasne znaczenie. Dotyczą one relacji pomiędzy różnymijednostkami miar, które występować mogą na dokumentach sprzedaży (jednostki sprzedaży)oraz powiązanych z nimi dokumentach rozchodowych (jednostki rozchodowe). W kolejnychpodrozdziałach znajdziesz opis zachowania Systemu podczas dopisywania pozycji fakturw przypadku uaktywnienia którejś z trzech wymienionych opcji.

Przy sprzedaży z Wz kojarzysz fakturę z wprowadzonym wcześniej do Systemu dokumentemWz (dla nabywcy określonego dla faktury). Usunięcie takiej faktury nie spowoduje jednak – jakto miałoby miejsce w przypadku sprzedaży z magazynu – usunięcia skojarzonego z niądokumentu Wz, lecz wyłącznie usunięcie z dokumentu Wz informacji o skojarzeniu z fakturą.

Opcja konfiguracyjna: Wylicz liczbę opakowańDopisując do faktury pozycję, w której definicji zaznaczona jest opcja Wylicz liczbę opakowań,wpisujesz tylko ilość opakowań oraz cenę za jedną sztukę danego towaru. Ilość sztuk(znajdująca się we wskazanej ilości opakowań) zostanie automatycznie obliczona przez Systemna podstawie ustawionego dla danego opakowania przelicznika. (Nie ma tu możliwościsterowania przelicznikiem z jednostki opakowania na jednostkę rozchodową). Ilość i jednostkamiary będą w tym przypadku jednakowe na fakturze i na dokumencie Wz. Ilustrację do tejsytuacji znajdziesz na następnej stronie.

Przeliczniki dlaposzczególnych jednostekmiary definiowane sąw słowniku jednostek miar:Administracja Systemu >Słowniki Systemu >Gospodarka Magazynowa.

Sprzedaż Graffiti

26

Opcja konfiguracyjna: Stosuj przelicznik do jednostki miaryJeżeli konfigurując rodzaj pozycji faktury zaznaczysz tę opcję, w oknie wprowadzania pozycjifaktury udostępnione zostaną pola, które pozwolą określić przelicznik z jednostki sprzedażyna jednostkę rozchodową dla wybranego towaru. Ceną dla pozycji pozostanie co prawda cenadla jednostki sprzedaży, jednak w oknie dopisywania pozycji będziesz mógł zobaczyć też ilośćw jednostce rozchodowej, która znajdzie się na dokumencie Wz. Ilość i jednostka miary nafakturze i dokumencie Wz będą więc, przy takiej konfiguracji rodzaju pozycji, różne.

Jednoczesne uaktywnienie opcji Stosuj przelicznik do jednostkimiary oraz Stosuj przelicznik do cenyJeżeli rodzaj pozycji tak został skonfigurowany, podczas dopisywania pozycji faktur będziesz miałmożliwość ręcznego określenia przelicznika dla jednostek; przelicznik ten zostanie wykorzystanydo utworzenia nowej ceny jednostkowej (cena jednostkowa z cennika zostanie przemnożonaprzez przelicznik). Ilość i jednostka miary na fakturze i dokumencie Wz będą różne.

tu wprowadzasz ilośćopakowań, na podstawie

której obliczona będzie ilośćsztuk sprzedawanego towaru;

cena podawana jest już dlapojedynczych sztuk

w tym poluzobaczysz obliczonąilość (w sztukach)

okno dopisywania pozycji,w której konfiguracjiaktywna jest opcja Obliczilość opakowań

wartość pozycji powstaje na podstawie ilości w jednostcerozchodowej (w tym wypadku w sztukach)

tu podejrzysz wyliczoną – napodstawie ilości w jednostcesprzedaży – ilość w jednostcerozchodowej (znajdzie się nadokumencie Wz)

tu określaszjednostkę sprzedaży

dla pozycji faktury

cena dotyczyjednostki sprzedaży

okno wprowadzania pozycjizdefiniowanej z uaktywnionąopcją Stosuj przelicznik dojednostki miary

o wartości pozycji zadecyduje ilośćw jednostce sprzedaży

cena jednostkowa tegotowaru (w cenniku)

wynosi 0,55 zł; jednak powprowadzeniu

przelicznika dla jednostki,jest ona automatycznie

przeliczana (w tymwypadku 0,55 zł

mnożone jest przezprzelicznik 10)

okno wprowadzaniapozycji zdefiniowanejz aktywnymi opcjamiStosuj przelicznik dojednostki miary i Stosujprzelicznik do ceny

Sprzedaż Graffiti

27

Pozycje na podstawie zamówienia klientaJeżeli konfigurując rodzaj pozycji zaznaczysz pole Przywiąż zamówienie klienta, podczasdopisywania pozycji faktury wywołane zostanie okno, które pozwoli Ci wybrać zamówienieklienckie; na bazie tego zamówienia będziesz mógł wprowadzić pozycję. Są dwie możliwościfiltrowania zamówień klienckich, z którymi będziesz mógł wiązać fakturę. W pierwszymwypadku, kiedy w oknie wyboru zamówienia wciśnięty jest przycisk Filtr: zamówienia dlaodbiorcy, na liście znajdą się wyłącznie te zamówienia, których odbiorcy i nabywcy zgodni sąz odbiorcami i nabywcami wskazanymi w nagłówku faktury. W drugim przypadku (nie wciśniętyprzycisk Filtr: zamówienia dla odbiorcy), nawet jeżeli odbiorca faktury będzie inny niż wskazanyna zamówieniu klienckim, znajdzie się ono na liście zamówień do powiązania z fakturą.

Dopisując pozycję na podstawie zamówienia klienckiego System sprawdza, czy ma onoustawiony odpowiedni magazyn (a potem stan do wykorzystania na tym magazynie) i cenę dlatowaru. Jeżeli na magazynie nie ma dostatecznej ilości towaru, po wyświetleniu odpowiedniegokomunikatu, wygenerowana zostanie pozycja, na której znajdzie się dostępna w danej chwiliilość. Tak wprowadzone na faktury pozycje możesz potem modyfikować (ilość, cenę, rabat).

Pozycje dodatkowe dla fakturGraffiti Pro pozwala zdefiniować rodzaje pozycji dodatkowych, które wprowadzane będą –automatycznie lub na życzenie – na faktury sprzedażowe. Pozycje dodatkowe definiujeszw Administracji Systemu (Konfiguracja Systemu > Sprzedaż > Konfiguracja pozycjidodatkowych). Decydujesz wówczas o momencie zastosowania pozycji dodatkowych i w jakisposób przebiegać będzie proces ich wiązania z fakturami. Więcej na ten temat dowiesz sięz podręcznika Administracji Systemem, w rozdziale „Pozycje dodatkowe dokumentówsprzedaży”.

Dopisując w Konfiguracji Systemu pozycję dodatkową dla faktur, na zakładce Pozycjadodatkowa możesz jako moment akcji wskazać Wybór użytkownika (podczas edycji dokumentu).Tak zdefiniowana pozycja może – choć nie musi – zostać ręcznie dopisana do pozycji faktury.Żeby dodać ją, w oknie dopisywania faktury kliknij przycisk Dodaj dodatek, w nowym okniewybierz pozycję dodatkową, określ wartość procentową (jeżeli jej edycja jest udostępnionakonfiguracyjnie) i zatwierdź przyciskiem OK.

jeżeli ten przycisk nie jestwciśnięty, nawet jeżeli

odbiorca faktury będzie innyniż wskazany na zamówieniuklienckim (ale wciąż ten sam

nabywca), znajdzie się ono naliście zamówień do

powiązania z fakturą

Sprzedaż Graffiti

28

Wydruki i zestawieniaDrukowanie faktur sprzedaży i związanych z nimi zestawień

Żeby wydrukować pojedyncze faktury wystarczy zaznaczyć ich nagłówki (na liście faktur)i kliknąć Wydruk. Jeżeli zaznaczysz więcej niż jedną fakturę, wydruki będą generowane jedenpo drugim. Jeśli konfiguracyjnie ustawiłeś podgląd przed wydrukiem, wydruk drugiej fakturybędzie generowany dopiero wtedy, gdy zamkniesz podgląd pierwszej faktury (drukując lubrezygnując z drukowania przeglądanej w podglądzie faktury), trzecia będzie drukowana, gdyzamkniesz podgląd drugiej itd. Możesz drukować zarówno faktury znajdujące się na etapieedycji jak i faktury zatwierdzone.

Wydruki faktur definiowane są w Administracji Systemu, w opcjach konfiguracyjnychSprzedaży. Pozwolą Ci one niemal dowolnie zmieniać i definiować wygląd wydruków, któreużywane są w codziennej pracy. Dokładny opis ustawień związanych z ustawieniami wydrukufaktur sprzedaży znajdziesz w podręczniku Administracji Systemem Graffiti Pro w części„Administracja Systemu”.

Zestawienia sprzedaży: predefiniowane, definiowalne,definiowalne krzyżoweZestawienia sprzedaży dostępne są w oknie dokumentów sprzedaży, na zakładce Przeglądanie,pod przyciskiem Zestawienia. Klikając go uzyskujesz dostęp do podmenu z poleceniamiinicjującymi generowanie zestawień dla sprzedaży.

Graffiti Pro udostępnia Ci zarówno narzędzie definiowania zestawień (polecenie Definiowaniezestawień), jak i zestaw predefiniowanych zestawień systemowych. Te ostatnie przygotowane zostałyprzez programistów tworzących System i dostarczane są razem z nim. Są one uzupełniane przezfiltry, które pozwalają dookreślać obszar danych obejmowanych zestawieniem. Korzystanie z nichnie nastręcza większych trudności, a za ich opis wystarczy polecenie je wywołujące. Z tego względutemat ten zostanie tu rozwnięty. Poniżej znajdziesz jednak trochę informacji o tworzeniu zestawieńdefiniowalnych. Jeżeli to nie wystarczy, zajrzyj do podręcznika Administracji Systemem (rozdział„Definiowanie zestawień dla sprzedaży”), gdzie temat ten został przedstawiony szerzej.

Zestawienia definiowalnePoleceniem Definiowanie zestawienia (z podmenu przycisku Zestawienia), uruchamiasznarzędzie tworzenia zestawień dla sprzedaży. Jest to to samo narzędzie, które wywoływane jestprzez opcję Definiowanie zestawień dla sprzedaży (z parametrów konfiguracyjnych sprzedaży –Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Sprzedaż). Daje Ci ono dostęp do sporegozestawu parametrów, które pozwalają bardzo dokładnie określić zakres i układ danychtworzonego zestawienia. Żeby wygenerować wydruk na podstawie tak zdefiniowanegozestawienia kliknij przycisk Zestawienia i wybierz polecenie Definiowalne.

Ogólna zasada konstruowania zestawień definiowalnych jest taka: Wybierając z listy rodzajzestawienia, wskazujesz tym samym, co będzie jego podmiotem. Przykładowo, jeżeli wybierzeszjako rodzaj zestawienia Towar, uzyskasz zestawienie sprzedaży towarów; jeżeli jako rodzajzestawienia wskażesz pole Odbiorca, otrzymasz zestawienie sprzedaży wg odbiorców itd. To,jakie dane dotyczące podmiotu zestawienia zobaczysz na wydruku, zależy od wskazania pól dlazestawienia (lista Kolejność pól na zestawieniu). Jeżeli zatem jako podmiot zestawienia wybrałeśTowar, możesz na zestawienie wprowadzić takie jego dane jak ilość, różne rodzaje cen, wartośćpodatku itp. Zestaw pól do wprowadzenia na zestawienie zależny jest od wyboru podmiotuzestawienia.

Dane badane podczas generowania zestawienia mogą być filtrowane – zakładki Filtry 1–3 –dzięki czemu ich obszar zostaje ograniczony, a informacje czytelniejsze i precyzyjniejsze. Wynikzestawienia może być sortowany wg kilku parametrów; określasz je na zakładce Sortowanie,inne nastawy. Sortowanie może być definiowane podczas tworzenia zestawienia lub już po jegowygenerowaniu – na początku jest ono (zestawienie) wyświetlane w osobnym oknie,a umieszczone na nim przyciski pozwalają zestawienie drukować, konwertować do plikuHTML lub właśnie zmienić ustawione wcześniej sortowanie.

Sprzedaż Graffiti

29

Zestawienia definiowalne krzyżoweZestawienie krzyżowe jest odmianą zwykłego zestawienia definiowalnego i ze względu nakłopot ze zrozumieniem zasady działania, sprawia zwykle użytkownikom nieco problemu.W istocie konstrukcja tego typu zestawień nie jest bardzo skomplikowana.

Zestawienie krzyżowe posiada dwa podmioty. Pierwszy – czyli rodzaj zestawienia – tak jakw zestawieniach niekrzyżowych, umieszczony jest w pionie. Kolejne linie wydruku zawierajązatem informacje np. o poszczególnych towarach, odbiorcach, grupach rabatowych itp., zależnieod wybranego rodzaju zestawienia. Drugi podmiot dla zestawień krzyżowych określany jestw polu Horyzont (zestawienie krzyżowe). Jeżeli jako drugi podmiot wybierzesz np. okres, kolejnekolumny stanowić będą poszczególne okresy zestawienia; jeżeli jako drugi podmiot wskażesztowar, w kolejnych kolumnach umieszczone będą poszczególne towary (wybierasz jekorzystając z filtra Towary na zakładce Filtry 1); jeżeli będą to nabywcy – w kolumnach znajdąsię poszczególni nabywcy itd. W ten sposób powstaje zestawienie, w którym jedna informacjawiąże dwa podmioty – np. zestawienie sprzedaży (pierwszy podmiot) w wyznaczonychokresach czasu (drugi podmiot), sprzedaż towarów (pierwszy podmiot) w funkcji nabywców(drugi podmiot) itp. To, jakie informacje znajdą się na zestawieniu (tj. ilość, wartość zapłat, zyskczy tp.), podobnie jak w zestawieniach niekrzyżowych, uzależnione jest od polawprowadzonego na listę Kolejność pól na zestawieniu. W przypadku zestawień krzyżowychmoże to być tylko jedno pole.

Dokładniejszy opis definiowania zestawień odnajdziesz w podręczniku Administracji SystememGraffiti Pro w części „Administracja Systemu” – rozdział „Definiowanie zestawień dlasprzedaży”.

tu określasz drugi podmiotzestawienia – tworząc w ten

sposób zestawienie krzyżowe;nazwa pochodzi od tego, że

informacja, wiążąca dwapodmioty zestawienia,

odczytywana jest naskrzyżowaniu kolumn drugiego

podmiotu i linii pierwszegopodmiotu

rodzaj zestawieniaokreśla jego podmiot;

w przypadku zestawieniakrzyżowego jest topierwszy podmiot

Sprzedaż Graffiti

30

Eksport dokumentów sprzedażowychŻeby przeprowadzić eksport jakichkolwiek danych, musisz wcześniej przygotować odpowiedniprofil eksportowy, który określi dokładnie strukturę pliku, do którego konwertowane będą dane.Jeżeli chcesz dowiedzieć się jak definiować profile eksportowe dla dokumentów sprzedaży,zajrzyj do podręcznika Administracji Systemem Graffiti Pro do części „Administracja Systemu”.

Graffiti Pro oferuje Ci dwie możliwości wyboru dokumentów, które będą eksportowane:

· przez ręczne zaznaczanie pojedynczych pozycji (lewy klawisz myszy z przyciskiem CTRL)· wykorzystując narzędzie zaznaczania, pozwalające określić, przy pomocy filtrów, kryteria

wyboru dokumentów. Jest ono wywoływane poleceniem Zaznacz dokumenty z menuwywoływanego przyciskiem Opcje (okno dokumentów sprzedaży, zakładka Przeglądanie)

Żeby zainicjować eksport zaznaczonych dokumentów, wybierz polecenie Eksport dokumentu(std. 1) lub Eksport dokumentu (std. 2). Pierwsze dotyczy eksportu do formatu txt, drugie – dopliku w formacie XML.

podręcznik użytkownika gospodarka magazynowa i sprzedaż · spis treści gospodarka magazynowa....

Documents