plano anual de atividade de auditoria interna 2016... · trabalho, check lists, entre outros...

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃOUniversidade Federal da Integração Latino Americana

Auditoria Interna

RELATÓRIO ANUAL DE AUDITORIA INTERNARAINT

Exercício – 2016

Versão 1.1

Av. Silvio Américo Sasdelli, 1842, Vila A, Foz do Iguaçu Paraná, CEP 85866-000 Telefone (45) 3529-2185/ [email protected]

mailto:[email protected]


Auditoria Interna

Sumário

Sumário.......................................................................................................................................2

1 - Introdução..............................................................................................................................3

2 – Estrutura da unidade de Auditoria Interna............................................................................3

3 – Descrição dos trabalhos da Auditoria Interna.......................................................................4

3.1 – Realizados de acordo com o PAINT.............................................................................4

3.2 – Realizados sem previsão no PAINT..............................................................................6

3.3 – Atividades da unidade de Auditoria Interna planejadas no PAINT...............................7

3.4 – Complemento de informações relacionadas ao item 3.3...............................................9

3.5 - Análises Técnicas.........................................................................................................11

4 - Atividades da unidade de Auditoria Interna planejadas no PAINT, não realizadas ou não concluídas..................................................................................................................................12

4.1 - Atividades não concluídas............................................................................................12

4.2 - Atividades não realizadas.............................................................................................13

5 - Quantidade de recomendações emitidas, implementadas ou em monitoramento...............14

5.1 - Recomendações emitidas em 2016..............................................................................14

5.2 – Recomendações emitidas em exercícios anteriores.....................................................23

5.3 – Quadro com a situação atual das recomendações.......................................................33

6 – Análise consolidada acerca do nível de maturação dos controles internos do órgão, com base nos trabalhos realizados....................................................................................................34

7 – Descrição de fatos relevantes que impactaram positiva ou negativamente nos recursos e naorganização da unidade de auditoria interna e na realização das auditorias.............................36

8 – Descrição das ações de capacitação realizadas...................................................................36

9 – Descrição dos benefícios decorrentes da atuação da unidade de auditoria interna ao longo do exercício...............................................................................................................................36

ANEXO.....................................................................................................................................38

Av. Silvio Américo Sasdelli, 1842, Vila A, Foz do Iguaçu Paraná, CEP 85866-000 Telefone (45) 3529-2185/ [email protected]



Auditoria Interna

1 - Introdução

Em cumprimento às normas estabelecidas na Instrução Normativa nº 24, de 17 de novembro

de 2015, da Controladoria Geral da União, foi consolidado o RELATÓRIO ANUAL DE

ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA (RAINT), referente ao exercício de 2016, que

trata das atividades realizadas no âmbito da Universidade Federal da Integração Latino-

Americana (UNILA).

Este relatório contempla a estrutura da unidade de Auditoria Interna, a descrição das ações

realizadas, registro e acompanhamento quanto à implementação ou cumprimento das

recomendações emitidas, relato sobre a maturação dos controles internos, capacitações

realizadas, fatos relevantes que impactaram na realização das auditorias e benefícios

decorrentes de sua atuação.

2 – Estrutura da unidade de Auditoria Interna

A Auditoria Interna encontra-se vinculada à Reitoria, sendo formada por oito profissionais,

conforme demonstrado no quadro a seguir:

Ordem Nome Formação Cargo

1 André Rodrigues Matsumoto Economia Economista

2 Davi Camargo de França Ciências Contábeis Contador

3 Euzébio Dias de Oliveira Administração Administrador

4 Kelly C. Resqueti Paz Ciências Contábeis Auditor

5 Luiz Carlos Krudycz Administração Técnico em Contabilidade

6 Maria Eliza Ratuczne Cardenas Secretariado Secretária Executiva

7 Noelle M. S. A. Fritzen Direito e Economia Auditor

8 William Mori Junior Direito Assistente em Administração

Av. Tancredo Neves, 6731, Bloco 4, Foz do Iguaçu Paraná, CEP 85867-970 Telefone (45) 3576 -7307/ [email protected] 3



Auditoria Interna

3 – Descrição dos trabalhos da Auditoria Interna

A Auditoria Interna, no cumprimento das ações do PAINT 2016, bem como nas ações de

acompanhamento e assessoramento à alta administração, emitiu 36 Ordens de Serviço, 15

Relatórios de Auditoria, 1 Nota de Auditoria, 5 Análises Técnicas e 1 Parecer Anual sobre

Prestação de Contas.

Cumpre informar que devido a fatores que influenciaram no andamento dos trabalhos, que

serão abordados neste Relatório, não foram executadas todas as ações previstas para o

exercício. Em contrapartida, foram executadas outras ações não previstas, mas que se

mostraram necessárias para gestão.

Apresentam-se os resultados dos trabalhos realizados:

3.1 – Realizados de acordo com o PAINT

Ordemde

Serviço

Ação Previstano PAINT

Descrição Resumida da Ação

01/2016 Ação nº 10 – Área Acadêmica

Trata-se de trabalho de auditoria com vistas a verificar o PlanoIndividual de Trabalho Docente (PITD), instituído pela ResoluçãoCONSUN nº 44/2014, que consiste no planejamento das atividades queserão realizadas pelo docente no próximo semestre.

Resultado: Relatório de Auditoria nº 10/2016

02/2016 Ação nº 12 – SCDP (Sistema de Concessão de Diárias e Passagens)

Verificar se as unidades operadoras do sistema de diárias e passagensbuscam efetivar as demandas em consonância com o disposto nosnormativos que regulam tais atividades; Verificar se a Instituiçãodispõe de normas internas que estabeleçam critérios e procedimentosbem definidos para concessão de diárias e passagens; e Avaliar asrotinas e procedimentos adotados em relação ao SCDP;


10/2016 Ação nº 11 –Fiscalização deContratos

Verificar a aderência à legislação pertinente à fiscalização de contratos,no âmbito da Administração Pública.


11/2016 Ação nº 07 – Recursos Humanos / Item 05 – Folha de

Verificar o correto preenchimento da folha de frequência; A cargahorária executada; A existência de normativos internos referentes aocontrole de frequência e o atendimento quanto à legislação no que




Auditoria Interna

Frequência concerne ao ponto eletrônico.

Resultado: Relatório de Auditoria nº 03/2016 e Nota de Auditoria nº01/2016

18/2016 Ação nº 03 – Patrimônio / Item 01 – Bens Imóveis

Verificar a documentação pertinente ao uso do imóvel, registros noSIAFI e SPIUNET, segurança, acessibilidade, boas práticas e; Avaliar agestão do patrimônio imobiliário quanto a suficiência de estruturatecnológica e de pessoal para gerir os imóveis, indenizações sobrebenfeitorias e os gastos realizados com manutenções (preventivas ecorretivas).


19/2016 Ação nº 02 –Dispensas eInexigibilidades

Verificar o processo nº 23422.000444/2012-21 quanto a possibilidadede aditamento contratual superior ao limite estabelecido pelo art. 65 daLei Federal nº 8666/93.


23/2016 Ação nº 06 –ControlesInternos

Avaliar o Controle Interno das unidades examinadas, a partir daformalização das Atividades de Controle adotadas, pautando-se nadefinição de atribuições, na existência de manuais, instruções detrabalho, check lists, entre outros instrumentos de apoio.


24/2016 Ação nº 07 –RecursosHumanos / Item01 – Folha dePagamento

Análise das rubricas de auxílio transporte, incentivo à qualificação,insalubridade, auxílio pré-escolar, saúde suplementar e retribuição portitulação em relação a consistência e regularidade dos lançamentos; Aexatidão dos valores implantados; e A legitimidade de aplicação docrédito ou débito da rubrica.


27/2016 Ação nº 04 –Orçamento

Verificar o cumprimento das metas orçamentárias estabelecidas para2016 utilizando-se como fonte de informações os sistemas disponíveisdo governo federal, buscando confrontar o planejado com o executado.

Resultado: Relatório Auditoria nº 09/2016

28/2016 Ação nº 08 –Obras Públicas

Analisar a conformidade documental em relação as normas que regema contratação de obras de pequeno valor, tendo os seguintes objetivosespecíficos: Verificar a consonância entre as questões presentes nocheck list adotado pela CCCL e o instrumento utilizado para o mesmofim, pela AGU e a conformidade da instrução processual, baseando-seno check list adotado pela AGU e as orientações contidas na PortariaInterministerial nº 1677/2015 do MPOG.




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29/2016 Ação nº 06 –ControlesInternos

Verificar os procedimentos, fluxos e atividades de controle existenteacerca do contrato nº 25/2015 UNILA; Identificar a formalização dasatividades de controle adotadas; Certificar a fidedignidade dasinformações geradas e; Verificar se as operações ocorrem emconformidade e observar se apresentam boas práticas.


31/2016 Ação nº 07 –RecursosHumanos / Item02 – ProcessosAdministrativosDisciplinares

Verificar a regularidade dos processos de sindicância e/ou PAD,lançamento no sistema CGU-PAD e o cumprimento dasrecomendações emitidas,


32/2016 Ação nº 07 –RecursosHumanos / Item03 – Progressõespor Mérito eCapacitação

Análise dos processos de mérito e capacitação, sua aderência às normasinternas e à legislação; Enquadramento na tabela do plano de carreira;Metodologia de avaliação para a ascensão no plano de carreira e; Osefeitos financeiros pós conclusão processual.

Resultado: Relatório de Auditoria nº 14/2016.

35/2016 Ação nº 02 –Dispensas eInexigibilidades

Analisar a conformidade documental do processo nº23422.004100/2014-53, em relação às normas que regem ascontratações diretas, tendo os seguintes objetivos específicos: Verificara consonância entre as questões presentes no check list da AGU com oinstrumento adotado pela CCCL e a Conformidade da instruçãoprocessual baseado no check list e na Portaria Interministerial nº1677/2015.


3.2 – Realizados sem previsão no PAINT

Ordemde

ServiçoDescrição Resumida da Ação

09/2016 Unidade Demandante: Pró-Reitoria de Extensão (PROEX)

Atender o memorando eletrônico nº 11/2016-PROEX, o qual solicita manifestação eorientações dessa unidade de Auditoria Interna, acerca dos procedimentos a seremadotados. Realizar auditoria nos projetos de extensão finalizados ou em fase de prestaçãode contas, classificados nos editais PROEX no 10/2014 e 27/2014, amparados pelo




Auditoria Interna

Programa de Consolidação Acadêmica (PCA) e seus subprogramas denominadosPrograma de Fomento aos Projetos Inovadores na Área de Extensão (PROFIEX) ePrograma de Bolsas de Extensão da Unila (PROBEX).


16/2016 Unidade Demandante: Seção de Patrimônio (SEPAT)

Emitir parecer sobre transferência de bens patrimoniais móveis da UFPR para UNILA;Analisar a solicitação encaminhada, folha nº 193 do processo nº 23422.000822/2011-96;Assessorar a unidade quanto ao solicitado.

Resultado: Memorando Eletrônico nº 105/2016 AUDIN

17/2016 Unidade Demandante: Departamento de Licitações (DELIC)

Emitir manifestação sobre processo licitatório nº 23422.002495/2015-31; Analisar asolicitação encaminhada e; Assessorar a unidade quanto ao solicitado.

Resultado: Despacho encaminhado

21/2016 Unidade Demandante: Seção de Diárias e Passagens (SEDIP)

Verificar a minuta de Instrução Normativa constante do processo nº 23422.001471/2016-45 e averiguar a efetividade dos procedimentos a serem implantados.

Resultado: Análise Técnica nº 05/2016

22/2016 Unidade Demandante: Coordenadoria de Extensão (COEX)

Emitir manifestação sobre pré-requisito para bolsas de extensão, solicitado no memorando eletrônico nº 47/2016 COEX; Assessorar a unidade.

Resultado: Memorando Eletrônico nº 133/2016

25/2016 Unidade Demandante: Divisão de Iniciação Científica (IC)

Emitir manifestação sobre Termo de Aceitação e analisar os documentos enviados por e-mail.

Resultado: Assessoramento realizado

3.3 – Atividades da unidade de Auditoria Interna planejadas no PAINT

Ordemde

Serviço


Descrição Resumida da Ação

03/2016 Ação nº 01 – Elaborar o RAINT descrevendo as atividades desenvolvidas pela




Auditoria Interna

Gestão daAuditoria Interna/ Item 01 -Elaboração doRAINT

AUDIN no exercício de 2015 em atendimento a IN CGU nº 24/2015.

Resultado: Realizada

04/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 10 –AssessoramentoTécnico a AltaGestão

Prestar assessoramento aos gestores a fim de auxiliar preventivamentena tomada de decisões, visando assegurar a adequação dos atos degestão à legislação quanto a economicidade, eficiência e eficácia dagestão orçamentária, financeira, patrimonial e de pessoal;


05/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 11 –InformaçõesAdicionais

Atender as solicitações internas e externas referentes a coleta de dadoscom a finalidade de subsidiar os gestores/órgãos no levantamento deinformações que contribuam na melhoria da gestão e no uso do recursopúblico.


06/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 06 – Planode ProvidênciasPermanente(PPP)

Gerenciar o Plano de Providências Permanente (PPP) decorrente deações da Auditoria Interna; Elaborar o relatório gerencial ematendimento a IN 24/2015-CGU, Art 17, Parágrafo 1º, indicadores paragestão da Auditoria Interna, relatório contendo a quantidade derecomendações emitidas e implementadas no exercício, bem como asvincendas e as não implementadas na data da elaboração do RAINT,com a inclusão, neste caso, dos prazos de implementação e asjustificativas do gestor em atendimento a IN CGU nº 24/2015 art. 15,Inciso VII; Controlar as Solicitações de Auditoria (SA) e os Relatóriosde Auditoria (RA) da Auditoria Interna; Gerir o PPP da AUDIN.

Resultado: Realizada; Analise Técnica nº 01-2016; Analise Técnica nº02-2016,

07/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 05 –Prestação deContas Anual

Analisar o processo de prestação de Contas Anual (Relatório deGestão) ; Emitir parecer de auditoria sobre a prestação de contas anualda UNILA, referente ao exercício de 2015.

Resultado: Realizada; Analise Técnica nº 03-2016; Analise Técnica nº04-2016; Parecer de Auditoria nº 01/2016.

13/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 11 –Informações

Atender às solicitações internas e externas referentes a coleta de dadoscom a finalidade de subsidiar os gestores/órgãos no levantamento deinformações que contribuam na melhoria da gestão e no uso do recursopúblico, planejamento estratégico, relatório de gestão.




Auditoria Interna

Adicionais Resultado: Realizada

14/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 03 –Capacitação eDesenvolvimento

Viabilizar ações de desenvolvimento e capacitação da equipe em cursosvoltados para a temática da área, a fim de fortalecer o nível de preparotécnico dos servidores lotados na AUDIN.


15/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 08 – DosTrabalhos,Solicitações,Recomendaçõese Determinaçõesdos Órgãos deControle Internoe Externo

Verificar o atendimento das decisões do Tribunal de Contas da União edas solicitações e recomendações da Controladoria Geral da União;Monitorar os prazos, elaborar o documento de Acompanhamento deProvidências (AP), inserir as respostas encaminhadas pelas unidades nosistema “MONITOR” da CGU; Elaborar o relatório gerencial ematendimento a IN 24/2015-CGU, Art 17, Parágrafo 1º; Controlar asSolicitações de Auditoria (SA), os Relatórios de Auditoria (RA) daCGU e Acórdãos do TCU.


26/2016 Ação nº 01 –Gestão daAuditoria Interna/ Item 02 -Elaboração doPAINT

Elaborar o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna com asações que serão desenvolvidas no ano de 2017.


3.4 – Complemento de informações relacionadas ao item 3.3

3.4.1 - Ordem de Serviço nº 04/2016

Além das atividades administrativas próprias da Auditoria Interna, esta unidade dedicou-se no

atendimento e assessoramento aos gestores da UNILA por meio de reuniões, atendimentos

presenciais, via e-mail, telefone e ainda acompanhou as diligências realizadas pelo Tribunal

de Contas da União.


No decorrer do ano as unidades administrativas da UNILA solicitaram manifestações da

Auditoria Interna a fim de promover ações para melhoria da gestão, bem como para

atendimento de outras demandas (Ouvidoria, MPOG, MEC, Ministério Público, entre outros).




Auditoria Interna

Elencamos alguns atendimentos realizados, sendo:

Item Documento encaminhado Solicitação

1 Memorando Eletrônico nº 181/2016 – PROGEPE Dimensionamento da mão de obra

2 Memorando Eletrônico nº 18/2016 – PROPLAN Planejamento Estratégico Institucional

3 Memorando Eletrônico nº 33/2015 – PROGEPE Plano de Ação 2016

4 Memorando Eletrônico nº 122/2016 – PROAGI Reestruturação de Espaços

5 Memorando Eletrônico nº 108/2016 – OUVIDORIA Solicitação de informação 034/2016-SIC

6 Memorando Eletrônico nº 77/2016 – DPE Monitoramento do Plano de Ação 2016

7 Memorando Eletrônico nº 156/2016 – OUVIDORIA Solicitação de informação 065/2016-SIC

8 Memorando Eletrônico nº 276/2016 – PROGEPE Módulo de frequência do SIGRH

9 Memorando Eletrônico nº 109/2016 – PROGEPE Carta de Serviços ao Cidadão

10 Memorando Eletrônico nº 359/2016 – PROGEPE Plano Anual de Capacitação – PAC 2017


A gestão das demandas de auditoria procedentes da CGU e do TCU ficam a cargo da AUDIN,

que as encaminha para as unidades e, após a manifestação do gestor, envia as respostas para

Reitoria ou aos órgãos de controle interno ou externo.

As demandas e seus desdobramentos se encontram relacionados a seguir:

3.4.3.1 - Documentos recebidos relacionados com a CGU

Documento Numeração

Ofícios 18045/2016, 18050/2016, 8632/2016 e 14857/2016

Relatórios de Auditoria 201505311 e 201603230

Relatório de Avaliação dos Resultados da Gestão

201601668

Solicitações de Auditoria 201601665/002, 20150311/001, 201601665/001, 201601665/003, 201601665/004 e 201603323/001

Total de documentos recebidos: 13

3.4.3.2 - Recomendações da CGU acompanhadas pela AUDIN no sistema Monitor

Relatório Quantidade de recomendações monitoradas

201410712 2




Auditoria Interna

201314829 2

201315508 1

201501024 2

201315510 1

201503671 27

Total: 35

3.4.3.3 - Documentos emitidos pela AUDIN, relacionados com a CGU e TCU


Acompanhamento de Providências

20160001 a 20160022

Memorandos 37, 38, 65, 67, 69, 70, 73, 109, 116, 121, 122, 125, 135, 136, 137, 138, 142, 143, 144, 145, 146, 147, 148, 151, 169, 176, 177, 182, 187, 188, 196, 199, 202, 203, 207, 208, 209, 210, 220, 233, 236, 251, 252, 253, 255, 256, 263/ 2016

Total: 69

3.4.3.4 - Documentos recebidos relacionados com o TCU


Ofícios de Requisição 05-376/2016, 41-462/2016 e 09-376/2016

Ofícios 1533/2016, 278-165/2016, 486/2016, 1185/2016, 1218/2016, 1219/2016, 8354/2016, 10835/2016, 655/2016, 415/2016 e 1061/2016

Total: 14

3.5 - Análises Técnicas

Em atendimento às ações previstas ou não no PAINT, foram emitidas 5 Análises Técnicas queauxiliaram o Chefe da Auditoria na tomada de decisões ou no assessoramento aos gestores,sendo elencadas a seguir:

Documento Assunto

Análise Técnica nº 01/2016 Recomendações do Relatório Auditoria nº 02/2014

Análise Técnica nº 02/2016 Recomendações do Relatório Auditoria nº 02/2014

Análise Técnica nº 03/2016 Relatório de Gestão

Análise Técnica nº 04/2016 Relatório de Gestão

Análise Técnica nº 05/2016 Instrução Normativa SCDP




Auditoria Interna

4 - Atividades da unidade de Auditoria Interna planejadas no PAINT, não realizadas ou

não concluídas.

Das 29 ações e subações de auditoria, previstas no PAINT 2016, apenas três não forampossíveis de serem realizadas. Segue detalhamento das ações que estão sendo finalizadas e asnão iniciadas:

4.1 - Atividades não concluídas

As ações a seguir encontram-se em andamento e devido à data limite para entrega do RAINT,não foram contempladas neste relatório, sendo:

Ordemde

Serviço


Descrição

08/2016 Ação nº 05 – Licitações e Contratos

Objetivo: Verificar a regularidade dos processos licitatórios, contratos epagamentos quanto a sua legalidade, legitimidade, economicidade esustentabilidade ambiental.

Escopo: Verificar os processos licitatórios e seu pagamento.

Justificativa: O servidor responsável pelo desenvolvimento da açãodedicou-se no apoio a outros servidores da AUDIN nodesenvolvimento das ações de auditoria nos temas de fiscalização decontratos, dispensas e inexigibilidades e ações não planejadas. Tambémpassou por um período de afastamento para tratamento de saúde elicença capacitação, prejudicando a execução e conclusão dostrabalhos.

20/2016 Ação 01 – Gestão da Auditoria Interna/ Item 09 – Normativos e Controles Internos da Auditoria

Objetivo: Desenvolver ou aprimorar os controles internos da auditoriainterna visando mitigar riscos e otimizar os trabalhos desenvolvidospelos servidores lotados na área.

Escopo: Concluir o manual da auditoria, aprimorar as rotinasadministrativas e implantar o sistema de gestão da auditoria interna.

Justificativa: Considerando que estão sendo elaboradas novas rotinas,formulários de acompanhamento, programas de auditoria e matriz deplanejamento, a conclusão do manual foi postergada até a inclusãodestes novos procedimentos. Quanto a implantação do sistema degestão, iniciamos os lançamentos no módulo “Auditoria e ControleInterno” do Sistema Integrado de Gestão (SIG), o qual apresentouinstabilidade de funcionamento logo após a inclusão de alguns dados. Aunidade de TI agendou atendimento para o mês de novembro/2016,




Auditoria Interna

porém devido a greve este ficou prejudicado.

30/2016 Ação nº 03 – Patrimônio / Item 02 – Transporte

Objetivo: Verificar os registros e demais controles utilizados para ocontrole dos bens imóveis e da atividade de transporte da UNILA.

Escopo: Verificar a utilização do sistema SIG - módulo transporte e osdemais controles utilizados para gestão da área de transportes.

Justificativa: Os trabalhos de auditoria encontram-se em fase deconclusão e devido a data limite para entrega do RAINT o resultadodesta ação será registrado no relatório de 2017.

34/2016 Ação nº 07 – Recursos Humanos / Item 06– Concurso Público

Objetivo: Verificar a legalidade e legitimidade dos atos praticados no

gerenciamento dos recursos humanos e examinar os controles internos

adotados.

Escopo: Analisar os processos do concurso público para professores

realizado em 2015, verificando o cumprimento as normas vigentes, a

instrução processual e os editais.

Justificativa: Devido a greve dos técnicos administrativos somado ao

volume de atividades previstas na ação nº 07, este item não foi

concluído. Para o ano de 2017 foi incluída ação de auditoria na área de

Recursos humanos sendo assim, o tema será objeto de análise por esta

auditoria.

4.2 - Atividades não realizadas

Ordemde

Serviço


Descrição do objetivo e escopo previsto PAINT

Não emitida

Ação nº 07 – Recursos Humanos / Item 04 – Afastamento para programas de Pós-Graduação Strictu Sensu

Objetivo: Verificar a legalidade e legitimidade dos atos praticados nogerenciamento dos recursos humanos e examinar os controles internosadotados

Escopo: Verificar a formalidade dos processos e os critérios adotadospara o afastamento do servidor nos programas de Pós-Gradução StrictuSensu.

Justificativa: Devido a greve dos técnicos administrativos somado aovolume de atividades previstas na ação nº 07, este item restouprejudicado.

Não emitida

Ação nº 09 – Tecnologia da

Objetivo: Apurar o nível de segurança da informação na UNILA




Auditoria Interna

Informação Escopo: Verificar a implantação da PSI (Política de Segurança daInformação) e os procedimentos adotados pela unidade de TI(Tecnologia da Informação) quanto à segurança nos e-mails, arquivos,servidor, firewall, rede, estações de trabalho, site e outros.

Justificativa: Considerando que a unidade de auditoria não dispõe deprofissional com qualificação técnica em TI, sendo necessário realizarcapacitações específicas, esta ação acabou sendo prejudicada devido asrestrições orcamentárias.

Não emitida

Ação nº 13 – Suprimentos de Fundos

Objetivo: Verificar a legalidade, destinação e prestação de contas dosvalores dos suprimentos de fundos.

Escopo: Verificar os processos de pagamento; a destinação e execuçãodas despesas; a prestação de contas.

Justificativa: Esta ação não foi realizada devido a baixa materialidade,ou seja, foram gastos entre janeiro e agosto de 2016 o valor de R$11.333.77 com o uso do cartão corporativo. Sendo assim ampliamos oescopo para ação nº 12, que trata do Sistema de Concessão de Diárias ePassagens.

5 - Quantidade de recomendações emitidas, implementadas ou em monitoramento.

As recomendações emitidas pela Auditoria Interna, encontram-se relacionadas nos itens 5.1 e

5.2. Os relatórios que não geraram recomendações não estão contemplados nos itens a seguir.

5.1 - Recomendações emitidas em 2016

NOTA Nº 01/2016

Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 07 – RECURSOS HUMANOS

Unidade Auditada Pró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura (PROAGI)

Recomendações

Que se instruam os gestores das áreas quanto ao monitoramento que deve serexercido às folhas de frequência dos servidores, devendo para tanto coibir aexecução de horário e carga horária que apresentem similaridade.

Que se adotem as providências necessárias quanto ao cumprimento dodisposto na legislação, estabelecendo instruções ao servidor quanto à execuçãode intervalo intrajornada de no mínimo 1 (uma) hora e carga horária diária deno máximo 8 (oito) horas

Situação Atual Prazo Manifestação: 30/03/2017

RELATÓRIO Nº 01/2016

Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 10 – ÁREA ACADÊMICA




Auditoria Interna

Unidades AuditadasComissão Superior de Extensão - CONSUEX e Pró-Reitoria de Extensão -PROEX

Recomendações

Incluir, de forma explícita nos editais, vedação à contratação de cônjuge,companheiro ou parente em linha reta, colateral ou por afinidade, até terceirograu, inclusive de pessoas jurídicas nas quais estes participem do quadro desócios ou atuam como administradores;

Recursar, nas prestações de contas, os comprovantes de despesas que nãoatendem às regras estabelecidas em edital, instaurando, assim, a recomendaçãoproferida pela Procuradoria Federal, apresentada no item 9.1.2;

Estabelecer, nos procedimentos internos da unidade examinada, ações para oressarcimento dos valores despendidos aos beneficiários dos auxíliosfinanceiros, em razão do não cumprimento das regras estabelecidas em edital;

Notificar os coordenadores dos Projetos de Extensão que não prestaram contasdos recursos concedidos, instaurando as medidas cabíveis para o ressarcimentoà Instituição;

Revisar e providenciar as correções ou esclarecimentos necessários para aadequada instrução processual das prestações de contas, bem como recursar oscomprovantes de despesas que não atendam às regras estabelecidas nos editais,e uma vez havendo saldos financeiros remanescentes, que sejam adotadasações para seu ressarcimento à Instituição;

Estabelecer, no fluxo de avaliação da prestação de contas, a etapa deconferência dos documentos apresentados, certificando sua regularidade eatendimento às regras estabelecidas em edital, para subsidiar o parecerconclusivo do CONSUEX.



Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 02 – DISPENSA E INEXIGIBILIDADE

Unidades Auditadas Pró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura (PROAGI)

Recomendações

Recomenda-se a adoção de mecanismos que garantam comunicação constantee adequada entre as áreas - demandante e de gestão - no intuito de manter-se aretro-alimentação dos fatos dinâmicos que possam envolver a execução eacompanhamento dos contratos no âmbito da Unila e o estreitamento da trocade informações intra-áreas interessadas;

Recomenda-se ainda a implantação, caso não existam, e/ou revisão dosprocedimentos que envolvam a conferência periódica dos aspectos contratuais,tanto pela área demandante da contratação, quanto pelo Decon, enquanto co-responsável pela gestão administrativa dos contratos.

Situação Atual Atendidas



Unidades Auditadas Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE)




Auditoria Interna

Recomendações

Recomenda-se o aprimoramento do formulário “FOLHA DE FREQUÊNCIA”e das “INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO DA FOLHA PONTO”constantes na Wiki administrativa, além da continuação da aplicação detreinamento aos gestores, com vistas a sanar dúvidas recorrentes naoperacionalização e preenchimento do formulário padrão;

Enquanto não ocorrer a implantação do ponto eletrônico, recomenda-se ocumprimento da Portaria Unila nº 08/2011, principalmente no que tange aofluxo e frequência, referenciados inclusive no Artigo 8o do Decreto nº1.590/1995, bem como adequar as normativas quanto à responsabilidade deguarda da folha de frequência; e

Recomenda-se que não haja a protelação do cronograma proposto, haja vistaque o ponto eletrônico já deveria estar em pleno funcionamento, levando emconsideração a previsão legal do § 1º do Artigo 1º do Decreto nº 1.867/1996.



Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 06 – CONTROLES INTERNOS

Unidades Auditadas Pró-Reitoria de Extensão (PROEX), Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD) ePró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PRPPG)

Recomendações

Capacitar os gestores em relação a Controle Interno, Gestão de Riscos eGovernança; e

Cumprir os ditames da Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01/2016,que dispõem sobre controles internos, gestão de risco e governança no âmbitodo Poder Executivo Federal.



Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 12 – SCDP


Recomendações Promover a segregação quanto às funções de autorização, aprovação e controle,

atualmente cumuladas nas áreas demandantes, visando primar pelas boas

práticas administrativas e minimização dos riscos e fragilidades envolvidos na

utilização do SCDP, nessas condições;

Sugere-se que se designe instância externa à área demandante, para a finalidade

de análise e aprovação dos processos de prestação de contas e dos

cancelamentos de viagens, bem como da responsabilidade pela notificação e,

quando o caso, do encaminhamento para autoridade competente, dos processos

inadimplentes ou situações irregulares, para providências cabíveis, visando

aumentar os níveis de controle e resguardar a Instituição de possíveis danos ao

erário;

Que os proponentes/concedentes responsáveis pela aprovação das prestações

de contas pendentes tomem medidas tempestivas, no intuito de efetuar a

regularização desta situação, seja pela notificação do interessado e geração de




Auditoria Interna

Guia de Recolhimento (GRU) para pagamento das despesas não comprovadas,

seja pelo encaminhamento à corregedoria para a tomada de providências

cabíveis;

Recomenda-se aos proponentes que se abstenham da aprovação de prestação de

contas sem as devidas comprovações inseridas no SCDP, sendo passível de

responsabilização solidária pelo possível dano ao erário;

Recomenda-se ao Proponente que exija a inserção dos cartões de embarque ou

comprovante de que a viagem se realizou nas datas indicadas pelos PCDs e, se

não houver comprovação da viagem, que providencie a restituição do valor das

passagens e das diárias;

Recomenda-se ainda que haja análise da documentação inserida no processo,

no intuito de comprovar a participação no evento originário da demanda, bem

como esclarecimento satisfatório e detalhadamente justificado, além de

documentação comprobatória – atestados, declarações, etc - quando do

cancelamento ou alterações das viagens, que possam gerar prejuízos ao erário;

Recomenda-se aos gestores do SCDP que criem fluxos para o

acompanhamento em tempo das prestações de contas, umas vez que a

legislação permite uma lacuna de apenas 5 dias entre o retorno e a apresentação

da comprovação. Sendo esta medida um mecanismo de controle efetivo, a fim

de minimizar situações de prestações de contas em aberto com prazos

superiores a 30 dias, como os que constam no SCDP atualmente;

Recomenda-se aos proponentes que se abstenham da aprovação de prestação de

contas sem as devidas comprovações inseridas no SCDP, sendo passível de

responsabilização solidária pelo possível dano ao erário;

Recomenda-se aos envolvidos em todas as etapas da concessão de diárias e

passagens que analisem criteriosamente todos os documentos inseridos no

processo, a fim de garantir a comprovação do interesse institucional, da relação

interessado-finalidade, da natureza do evento, entre outros fatores elementares

para a liberação e aprovação das viagens;

Recomenda-se ao PROPONENTE que crie check list, caso não haja, para a

análise documental, bem como demais procedimentos que se façam necessários

para garantir as boas práticas administrativas e minimizar os riscos de danos ao

erário;

Recomenda-se aos proponentes/concedentes que se abstenham de promover a

liberação de viagens para os propostos com impedimentos no SCDP, sem a

devida justificativa e motivação, conforme preconiza a legislação que

regulamenta o uso do SCDP, sendo passível de responsabilização pelo não




Auditoria Interna

cumprimento das normas estabelecidas;

Recomenda-se maior detalhamento nos textos produzidos e inseridos no SCDP,

a fim de conferir clareza e entendimento a qualquer usuário que tenha acesso

processo.

Recomenda-se aos gestores do SCDP que elaborem adequado planejamento das

ações que envolvam a liberação de viagens, uma vez que é inerente às suas

responsabilidades apresentar programas prévios de suas atividades

administrativas, bem como a previsibilidade do impacto econômico-financeiro

no âmbito de suas Unidades;

Recomenda-se que se abstenham de aprovar a liberação de viagens sem as

devidas justificativas, sendo que estas devem ser compatíveis com os interesses

institucionais;

Recomenda-se ainda que, caso o motivo do atraso na tramitação do processo de

viagem seja por inércia do solicitante, abstenha-se o gestor do SCDP de

autorizar a viagem, uma vez que é responsabilidade moral e legal do

interessado zelar pela antecedência mínima prevista em lei, assim como pela

economicidade dos recursos públicos, salvo melhor juízo;

Recomenda-se que, caso o motivo do atraso na tramitação do processo de

viagem seja por inércia da própria Administração da UNILA, promova-se

apuração das causas originarias desta situação, a fim de aprimorar e

desenvolver mecanismos de governança e, quando o caso, encaminhar para

apuração de responsabilidades, uma vez que a aquisição tardia gera prejuízos

financeiros concretos conforme demonstrado acima.




Unidades Auditadas Gabinete da Reitoria – Departamento de Cerimonial e Protocolo

Recomendações 8.1.2 - Analisando o cenário apresentado pelo DCP em relação aos fluxos eprocedimentos de controle praticados até o momentos, temos a recomendar:

a) Elaboração de manual ou normativa que regulamente a utilização docontrato de hospedagem, contendo de forma objetiva e clara os procedimentosque devem ser adotados, tanto pelas áreas interessadas quanto pela unidaderesponsável pela operacionalização da demanda;

b) Elaboração de fluxos de trabalho internos para o DCP, por meio de check listde atividades ou outro formato que atenda às necessidades desta unidade, nointuito de primar pela impessoalidade, uma vez que a Administração Públicaindepende deste ou daquele servidor, devendo manter registros de seusprocedimentos, para garantir a continuidade dos trabalhos na ausência ou




Auditoria Interna

alteração do responsável;

c) Inclusão, no Formulação de Solicitação de Hospedagens, de campoapropriado para o apontamento, por parte da área demandante, se o hóspedereceberá diárias via Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP), afim de evitar que o indivíduo seja beneficiado duplamente, com a diária e aindaa hospedagem, cenário proibido pela legislação vigente;

d) Inclusão da exigência de comprovação do evento ou motivação que ensejouo pedido da área demandante, como quesito obrigatório para a liberação dahospedagem requisitada;

8.2.2Visando o aprimoramento do panorama apresentado, recomendamos: a) Após a elaboração, revisão e aprimoramento do fluxo dos procedimentos

envolvidos na requisição, autorização e liberação das demandas dehospedagens, conforme recomendação 8.1.4, que o DCP promova acapacitação de todas as áreas demandantes deste tipo de serviço, a fim deminimizar riscos ao longo das etapas;

b) Que o DCP se abstenha de acatar formulário preenchido incorretamente, nãocontendo TODAS as assinaturas obrigatórias, a motivação DETALHADA dademanda e a COMPROVAÇÃO do evento e da participação do hóspede neste,passível de responsabilização solidária de eventual dano gerado;

c) Que fiscais e gestor do contrato 025/2015 aprimorem seus mecanismos defiscalização e acompanhamento da execução dos serviços, passíveis deresponsabilização pela omissão no dever de fiscalizar preconizado na Lei8666/933;

d) À PROEX e demais unidades promotoras de eventos no âmbito da UNILA:planejamento guardando a temporalidade necessária, no intuito de primar pelaeconomicidade das ações e adequação das demais áreas envolvidas noacatamento das demandas do evento, evitando, desta forma, situaçõesirregulares no transcorrer das etapas necessárias às boas práticas da gestão daCoisa Pública, sendo passível de responsabilização solidária por eventual danocausado ao erário, uma vez comprovada a irregularidade;

8.3.2 Recomenda-se ao DCP: a) Comunicação da situação, em caso de recorrência, ao fiscal do contrato, a

fim de que esse seja incumbido da responsabilidade de comunicar o fornecedordesta falha no procedimento e exigir o cumprimento dos procedimentosadequados;

b) Que se abstenha de acatar documento sem assinatura do hóspede, de cujaciência das despesas é essencial para ratificar os valores constantes na notafiscal emitida pelo fornecedor;

c) Que, caso haja justificativa aceitável para a ausência da assinatura dohóspede, requeira junto ao fornecedor documento escrito formalizando asituação e que este seja inserido nos autos para a manutenção de históricoapropriado e legitimidade do pagamento;

8.4.2 Recomenda-se ao DCP que abstenha-se de acatar solicitações de




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hospedagens sem a devida comprovação da motivação/justificativa, passível deresponsabilização solidária e devolução ao erário dos valores não comprovadosdocumentalmente.


RELATÓRIO Nº 07/2016Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 11 – FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS


Recomendações

1) Em que pese, nos processos de contratação na UNILA, constar parecerjurídico elaborado pela Procuradoria Geral Federal, junto à UNILA, aoelaborar Termo de Referência, o envide de esforços a fim de que estedocumento não conste de dispositivos que restrinjam à concorrência, impondoóbices indevidos aos participantes e por consequência, infrinja os normativosregulamentadores de licitações e contratos administrativos;

2) Durante sua atuação no certame licitatório, seja ao inserir minuta contratualaos autos, ao colher as assinaturas dos signatários do contrato ou ainda emoutro momento diverso, atenção às especificidades do objeto a ser contratado,de forma a qual possibilite conhecer as condicionantes dispostas em cadaetapa do processo de contratação;

3) A atuação tempestiva deste departamento no momento da assinaturacontratual, no sentido de analisar se as exigências (quando houver), atribuídasao vencedor do certame, encontram-se atendidas, a fim de que seja firmadocontrato somente quando da observância de cada especificação vinculada aoinstrumento convocatório;

4) Em virtude de ser a unidade especializada em contratos, o assessoramentoàs unidades administrativas e acadêmicas da UNILA, quando da criação deTermos Referenciais, primando pelo atendimento das normas e jurisprudênciaaplicada, as quais debruçam-se em não onerar indevidamente os licitantes e ovencedor de certame licitatório, sendo que o fórum ideal para comprovação deposse lícita, apresentação de laudos e licenças, quando necessários, é nomomento da assinatura contratual;

5) O aprimoramento da função fiscalizatória na UNILA, de forma que haja atempestiva anotação de ocorrências, quando presenciadas, na vigência docontrato, a fim de que haja o efetivo acompanhamento da execução contratualpelos personagens da fiscalização, tanto no que concerne às particularidadesincumbidas no Termo de Referência à Administração, quanto à legislaçãopertinente e por consequência não exponha a UNILA a possíveisresponsabilizações subsidiárias;

6) Quando for conveniente a subcontratação de parte do objeto contratado, quehaja previsão expressa no edital e contrato; especificação do quantitativo epartes do objeto suscetíveis à subcontratação; autorização expressa e reduzidaa termo, em cada caso, pela Administração, a qual auferirá previamente sesubcontratada mantém as mesmas qualificações técnicas – quando houver –atribuídas ao vencedor do certame licitatório e se as especificações técnicas doserviço serão atendidas pela subcontratada, atendendo desta forma o objetivoda contratação do serviço;

7) A segregação de funções, de modo que os servidores que participem demodo ativo na execução de contratos administrativos não sejam os mesmos alhes fiscalizar a execução.

Situação AtualRecomendações 4, 5 e 7 em monitoramento – Recomendações 1, 2, 3 e 6atendidas

RELATÓRIO Nº 08/2016Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 08 – OBRAS PÚBLICAS

Unidades Auditadas Pró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura (PROAGI) e Secretaria deImplantação do Campus (SECIC)

Recomendações Incluir nas atividades de controle relacionadas às dispensas de licitações




Auditoria Interna

fundamentadas no art. 24, incisos I e II, a avaliação quanto à pertinência de seexigir comprovação de qualificação técnica para execução do objeto, pelaautoridade competente.

Efetuar ações corretivas para sanar as deficiências constatadas e adequar asAtividades de Controle de modo que propiciem segurança satisfatória nasinstruções dos processos.

Situação Atual Prazo Manifestação: 30/03/2017 RELATÓRIO Nº 10/2016

Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 10 – ÁREA ACADÊMICA

Unidades Auditadas

Instituto Latino Americano de Arte, Cultura e História (ILAACH), InstitutoLatino Americano de Ciências da Vida e da Natureza (ILACVN), Instituto LatinoAmericano de Economia, Sociedade e Política (ILAESP) e Instituto LatinoAmericano de Tecnologia, Infraestrutura e Território (ILATIT)

Recomendações

Considerando que a estrutura funcional dos Institutos (CONSUNI, Centros,Colegiados) encontra-se em implantação, prejudicando por hora os fluxosdeterminados na norma, recomenda-se que todos os PITDs sejam lançados noSistema SIGAA, já implementado na UNILA.





Recomendações

Efetuar ações corretivas para sanar as deficiências constatadas; Capacitar a equipe quanto à instrução processual; Adequar as Atividades de Controle de modo que propiciem segurança

satisfatória nas instruções dos processos.


RELATÓRIO Nº 12/2016Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 07 – RECURSOS HUMANOS


Recomendações

a) Incentivo à qualificação - Recomenda-se o aprimoramento dos mecanismosde controle, principalmente no que tange aos prazos definidos em termo paraentrega de cópia de diploma/certificado. Outrossim, que se busqueminiciativas para a construção de normativa relacionado ao tema, a fim de quese possa esclarecer pontos necessários e importantes para o bom andamentodos processos;

b) Saúde suplementar - Recomenda-se o fortalecimento da estrutura decontrole no cabe a documentos comprobatórios e necessários para orecebimento da referida vantagem financeira, bem como a criação denormativa interna que trate da instrução processual para aquisição do direitodo benefício;

c) Retribuição por titulação - Recomenda-se a revisão e aprimoramento dosistema de controle, além da promoção de discussão para construção denormativa que norteie a instrução processual relativa ao atingimento do direitode fato;

d) Auxílio Pré escolar - Recomenda-se a manutenção do atendimento aoParagrafo único do Art. 9 do Decreto 977 de 10/09/1993, no que se refere àanuência do servidor em relação ao desconto da cota parte em folha depagamento.





Auditoria Interna

RELATÓRIO Nº 13/2016Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 01 – RECURSOS HUMANOS

Unidades Auditadas Corregedoria da UNILA

Recomendações

Recomenda-se à Corregedoria Geral da Unila, após a designação de servidoresmembros para Comissão de Processo Administrativo Disciplinar, que promovadiligências precedentes ao início dos trabalhos das Comissões, a fim deauxiliar estas com os normativos pertinentes à devida Instrução Processual; equando observada Instrução Processual Deficiente dos processos sob suacustódia, após o lapso de atuação da CPAD, que se promova o saneamento dainstrução por esta unidade ex officio.




Recomendações

Recomenda-se a adequação dos prazos para aplicação da avaliação dedesempenho, devendo-se atentar para os períodos de interstícios estabelecidosna Lei no 11.091/2005;

Recomenda-se a readequação dos formulários de avaliação de desempenhoatentando-se para o percentual ou pontuação mínima exigido para aprovação,bem como a correção em normativas internas do aprimoramento.


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 03 – PATRIMÔNIO

Unidades Auditadas Pró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura (PROAGI)Recomendações Proceder a baixa do valor da depreciação dos bens imóveis, devido à

reavaliação, em atendimento ao Artigo 7°, §2°, da Portaria Conjunta n°703/2014 SPU/STN;

Implementar procedimentos para que a conclusão do inventário ocorra noexercício corrente, com vistas atender as normas contábeis e prestar contas;

Providenciar o cadastro dos imóveis locados de terceiros no SPIUnet;

Implementar rotinas e fluxos de trabalho que propiciem o registro deinformações no sistema de forma tempestiva;

Capacitar os servidores envolvidos na área de gestão de bens imóveis;

Incluir nos contratos de locação de imóveis de terceiros o artigo 35 da Lei n°8.245/1991, para assegurar o direito de retenção de indenizações pelarealização de benfeitorias necessárias nos imóveis e das úteis, quandoautorizadas pelo proprietário, em especial o Contrato n° 14/2013;

Implementar rotinas de controle de gastos com benfeitorias a fim de pleitear asindenizações decorrentes de benfeitorias necessárias, e das úteis quandoautorizadas;

Elaborar plano de ação para implementação do sistema informatizado paragestão de gastos com materiais, serviços de manutenção e conservação dasinstalações prediais;

Implementar rotinas para formalização das atividades relacionadas aopatrimônio imobiliário (bens imóveis e manutenção predial);

Implementar os controles para gerir os gastos com manutenção e conservaçãodas instalações prediais em sistema informatizado;

Atribuir, em regimento, as atividades e responsabilidades para as unidadesenvolvidas com a gestão de bens imóveis (patrimônio imobiliário,conservação e manutenção das instalações prediais, infraestrutura, reforma,




Auditoria Interna

obras, gestão de espaços, e outras atividades relacionadas).Situação Atual Prazo Manifestação: 30/04/2017

5.2 – Recomendações emitidas em exercícios anteriores.

RELATÓRIO Nº 01/2015Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 11 – ÁREA ACADÊMICA

Unidade Auditada Pró-Reitoria de Extensão (PROEX)

Recomendação Atualização das informações dos discentes elencados aos projetos de extensão

no sistema SIGAA e o aprimoramento dos controles a fim de mantê-loatualizado para que o mesmo ofereça informações fidedignas.

Justificativa do Gestor

A atualização das informações quanto aos participantes da Ação de Extensão noSIGAA, inclusive os discentes, é de responsabilidade dos coordenadores. Osservidores da PROEX, prestam auxílio quando requisitado e por problemastécnicos enfrentados pelo coordenador.

Situação Atual Em monitoramentoRELATÓRIO Nº 03/2015


Unidade AuditadaPró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura (PROAGI), Pró-Reitoriade Gestão de Pessoas (PROGEPE), Pró-Reitoria de Planejamento, Orçamento eFinanças (PROPLAN) e Secretaria de Implantação do Campus (SECIC)

Recomendação

Recomenda-se aos gestores das unidades que compõem a amostra, a avaliaçãodas informações ora apresentadas, e à alta gestão a nomeação de um grupo detrabalho de estudo para adoção e padronização de um modelo que gereaprimoramento do sistema de controle interno da instituição, estruturado paraenfrentar riscos, utilizando-se para tal o referencial COSO, comestabelecimento de um plano de ação para sua total implementação.


Em atendimento ao solicitado no Memorando Eletrônico N°237/2016 AUDIN,que trata da constatação 10.2, informamos que foi autorizado pelo MagníficoReitor a implantação da Instrução Normativa Conjunta N°01/2016 do MPOGe CGU, que trata da Gestão de Riscos, Controles Internos e Governança.

Como será implementada: Será implantada através das ações propostas peloComitê de Governança.

Prazo para implementação: 30/06/2017



Unidade Auditada Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE)

Recomendação

Na inviabilidade de se comprovar a execução da carga horária a maiorrecomenda-se a devolução da diferença ao erário. Outrossim, recomenda-seque a somatória de carga horária dos colaboradores da folha de frequência sejarealizada através de planilha de cálculo, com a posterior anexação de cópiaimpressa ao processo de pagamento.

Justificativa do Gestor A Divisão de Concursos e Seleções faz uma planilha com as horas preenchidaspelos servidores na Folha de Frequência, a partir da somatória das horas naplanilha é repassado informação ao servidor para preenchimento doformulário de “Declaração de Atividades”. O DAP, que realiza o parecer,anexa no processo uma planilha com as horas de cada servidor. A DICSadotará o procedimento de anexar a planilha de cálculo das horas feitas por elano processo de pagamento.




Auditoria Interna

Como será implementada: Planilha de cálculo implementada pelo DAP.

Situação Atual Em monitoramento

Recomendação

Recomenda-se que a área solicite à ASFEFI a apresentação conjunta dorelatório de despesas com as cópias de boletos bancários ou qualquer outrodocumento similar de cobrança adotado pelas operadoras.


Atualmente o DPVS recebe da ASFEFI dois relatórios, via e-mail. Em umrelatório consta o nome do servidor e seus dependentes com valor fixo deplano que cada um paga. Em outro relatório, chamado de “Relatório deCoparticipação”, consta de maneira pormenorizada os exames e consultasrealizadas por cada servidor titular e seus dependentes, assim como osrespectivos valores. A Aliança administradora de planos de saúde, tambémenvia mensalmente por e-mail, a lista de servidores que tiveram pagamentocompensado, e por meio desta realizamos os lançamentos. Por tal motivo,acreditávamos ser dispensável a apresentação de comprovante de pagamentoda ASFEFI. Ademais, os relatórios enviados pela ASFEFI são gerados pelaprópria operadora de saúde. Contudo a nova solicitação esclarece que é maisseguro a comprovação, por parte da ASFEFI, do referido pagamento. Restouclaro que a complementação do relatório com documentos que comprovem odevido repasse a operadora de saúdo constitui maior segurança noprocedimento de administração dos auxílios-saúde;

Como será implementada: Realizaremos o pedido mensalmente iniciando nopróximo mês janeiro de 2017.


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 07 – ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL

Unidade AuditadaPró-Reitoria de Assuntos Estudantis (PRAE) e Pró-Reitoria de RelaçõesInstitucionais e Internacionais (PROINT)

Recomendação Apurar os valores pagos a maior e solicitar sua devolução, por meio de GRU.


Realizar aprimoramento da gestão na concessão e no monitoramento dosAuxílios de Assistência Estudantil. Busca ativa da estudante para emitir GRUe posterior ressarcimento;

Como será implementada: Envio de e-mail e tentativa de contato a partir dosdados obtidos no cadastro da estudante;

Prazo para implementação: Dezembro 2016 a fevereiro de 2017.


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 04 – PATRIMÔNIO

Unidade AuditadaPró-Reitoria de Administração, Gestão e Infraestrutura (PROAGI) e Pró-Reitoria

de Planejamento, Orçamento e Finanças (PROPLAN)

Recomendação Recomenda-se a identificação dos bens apontados em atendimento as

normativas.

Justificativa do Gestor Manifestação da SEPAT - É de conhecimento desta SEPAT que muitos benspermanentes encontram-se sem etiqueta, assim com o, apenas comidentificação a caneta, e ainda, com diversos tipos de etiquetas. Pararegularizar tal situação, esta Seção pretende proceder a um novoemplaquetamento de todos os bens, já com os números de tombogerados peloSIPAC, logo após o inventário de cada unidade, que está programado parainiciar em julho, sendo feito de forma descentralizada. Já aprovamos um novomodelo de etiqueta que está em fase de aquisição, que possui melhor




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aderência e qualidade de impressão.Quanto ao apontamento feito em relação afalta de etiquetas nos veículos, informo que foi realizado um novoemplaquetamento em todos os veículos, já com os números gerados peloSIPAC, com exceção aos veículos que a UNILA recebeu de doação, que aindanão foram tombados, mas deverão ter sua situação regularizada em breve, poisdependemos apenas de alguns ajustes no Sistema. As novas etiquetas foramcoladas na parte superior interna do para brisa dos veículos.Situação atual da recomendação - Neste momento, os veículos recebidos dedoação pela Itaipu e pela UFPR já foram incorporados ao Patrimônio daUnila, e da mesma forma que os demais bens estão passando pelo processo dereemplaquetamento, como citado no item anterior.

Prazo para implementação: A princípio a Seção de Patrimônio pretendiaconcluir o processo de reemplaquetamento ainda durante o corrente ano,porém, o trabalho tem se mostrado mais oneroso do que se imaginava,considerando que temos cerca de 17 mil itens, acreditamos que este processosomente deverá ser concluído em março de 2017, se não ocorrerem maioresimprevistos.


Recomendação Recomenda-se que a apropriação da depreciação seja iniciada de acordo com a

NBC T16.9.


Manifestação da SEPAT - Quanto aos apontamentos do item 9.5.5, cabeesclarecer que os controles por itens da nota só serão possíveis através doSIPAC. Atualmente os controles manuais não possibilitam esse controledetalhado, uma vez que o cálculo da depreciação é realizado com base novalor total das notas fiscais;

Cabe uma observação em relação ao apontamento feito no item D; a SEPAT,entende que no momento da retirada dos bens do depósito, os mesmos sãocolocados em USO. Não sendo possível o controle posterior a este fato, comexceção do inventário. Da mesma forma o SIPAC inicia a depreciaçãoautomaticamente quando realizada a primeira transferência, mudando seuestado automaticamente de OCIOSO para em USO. Na tentativa de minimizarestas ocorrências, incluímos texto da minuta da Instrução Normativa doPatrimônio que normatiza a retirada dos bens permanentes do depósito,condicionando-a a ser posto o bem imediatamente em USO, conforme jácitado acima, a IN está em fase de conclusão. Caso contrário, quandoestiverem ociosos não devem ser retirados do depósito;

Situação atual da recomendação - A Seção está trabalhando para colocar oMódulo do Patrimônio Móvel totalmente em funcionamento, porém cadafuncionalidade está sendo utilizada aos poucos, pois necessitam deadaptações. Somente após finalizadas as transferências de todos os bens paraas respectivas unidades administrativas responsáveis, e após a incorporação detodas as doações ainda pendentes da UFPR é que faremos um trabalhoconjunto para regularizar a depreciação através do SIPAC. Quanto a InstruçãoNormativa, ainda encontra-se em fase de análise, instruída pelo processo nº23422.007729/2015-36;

Prazo de implementação: O prazo para a publicação da Portaria não dependesomente desta SEPAT, e sim de unidades administrativas superiores, queprecisam aprová-la, portanto, não é possível indicar um prazo para publicação.Quanto a depreciação ser gerada pelo sistema, acreditamos que no ano de2017 isso será possível.





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Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 13 – FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS


Recomendação

Recomenda-se que se promovam as adequações necessárias para a efetivautilização de todos os recursos dispensados pelo software de gestão de serviçoscontratado, a fim de: munir a Administração com informações gerenciais, poissão estas um dos fundamentos da aquisição da Solução de ImpressãoCorporativa e; possibilitar um controle preciso, informatizado e confiável aosfiscais do contrato na consecução de suas atividades fiscalizatórias.


O Departamento de Contrato através da implantação do cronograma de gestãoe fiscalização de contratos irá atuar de forma mais célere e dinâmica comrelação ao serviço que está sendo executado pela contratada e o que estáproposto no termo de referência de cada contratada. As reuniões serãodirecionadas, partindo da análise dos dados obtidos através da realização deuma pesquisa de “satisfação do gestor de execução e o fiscal de execução”.Desta forma iremos conseguir concentrar os esforços para que possamosgarantir uma gestão melhor e evitar fragilidades.

Prazo de implementação: Será implementada primeiro trimestre de 2017.


Recomendação

Recomenda-se ainda que haja atuação tempestiva e permanente do gestor decontrato, assim como dos fiscais designados, visando a manutenção dosserviços e produtos contratados, tais como descritos e fundamentados nocontrato.


Novamente, o Departamento de Contrato através da implantação docronograma de gestão e fiscalização de contratos irá atuar de forma mais céleree dinâmica com relação ao serviço que está sendo executado pela contratada eo que está proposto no termo de referência de cada contratada. As reuniõesserão direcionadas, partindo da análise dos dados obtidos através da realizaçãode uma pesquisa de “satisfação do gestor de execução e o fiscal de execução”.Desta forma iremos conseguir concentrar os esforços para que possamosgarantir uma gestão melhor e evitar fragilidades.

Implementação: Será implementada primeiro trimestre de 2017


Recomendação

Recomenda-se que, quando não atendidos os critérios contratados - seja poradversidades geradas pela própria Universidade ou por fatores externos a ela -tanto o gestor do contrato quanto os fiscais promovam, de ofício, as devidasanotações e respectivas sanções contratuais previstas, assim como acionem asautoridades competentes, conforme o caso, uma vez que a inércia de ações porparte desses personagens poderá gerar corresponsabilização pelos possíveisdanos causados à Administração.

Justificativa do Gestor Com a implantação do cronograma de gestão e fiscalização de contratos iremosatuar de forma mais célere e dinâmica com relação ao serviço que está sendoexecutado pela contratada e o que está proposto no termo de referência de cadacontratada. O propósito do cronograma é estar realizando um monitoramentomais efetivo de todos os contratos principalmente nas questões quanto aqualidade do serviço que está sendo prestado.




Auditoria Interna



Recomendação

Recomenda-se o devido monitoramento pelos fiscais do contrato 14/2014quanto às realizações de manutenções preventivas pela contratada, observandose efetivas e tempestivas, e se constatada a inobservância contratual, que anote-se em registro próprio a ocorrência, determinando o que for necessário àregularização, podendo ainda sugerir a aplicação de penalidade à contratada emface do inadimplemento de obrigações.


Com a implantação do cronograma de gestão e fiscalização de contratos iremosatuar de forma mais célere e dinâmica com relação ao serviço que está sendoexecutado pela contratada e o que está proposto no termo de referência de cadacontratada. O propósito do cronograma é estar realizando um monitoramentomais efetivo de todos os contratos principalmente nas questões quanto aqualidade do serviço que está sendo prestado



Recomendação

Recomenda-se a elaboração de uma matriz de riscos, norteada em critérioscomo a materialidade, relevância e criticidade, caso se entenda que acomprovação dos quantitativos de impressões e cópias deva continuar poramostragem, a fim de que se possa mensurar de forma segura a efetivaexecução do serviço pela contratada.


A matriz de risco caso tenha a necessidade deverá ser implementada pela áreatécnica. O Departamento de Contratos tem como objetivo para este ano, após aefetividade do cronograma a elaboração de um manual de procedimentos detodas as atividades contempladas pelo Departamento de Contratos, a Divisãode Fiscalização de Contratos e a Seção de Convênios. Neste manual deprocedimentos, as atividades serão mapeadas, sendo que as mesmas terão umprazo estipulado para conclusão dos processos e será avaliado o grau de riscopara cada atividade com o objetivo de agira de forma preventiva, visandogarantir uma gestão melhor e evitar fragilidades.

Prazo de implementação: Será implementada primeiro trimestre de 2017


Recomendação

Não obstante a Divisão de Transporte manifestar a adoção de padronização nassolicitações, “a fim de evitar reincidência” de casos como o relatado,recomenda-se a adoção de comunicação clara com as áreas demandantes, bemcomo a centralização da informação na Divisão de Transporte por servidordevidamente capacitado, visto que a pulverização da informação recebida pordiversos servidores lotados naquela área pode proporcionar desencontros comoo acima exposto.

Recomenda-se ainda a adoção de um sistema gerencial para o eficaz controledas Ordens de Serviço, onde este crie de forma automatizada os números dasOS; Acuse quando dois documentos forem criados com o mesmo conteúdo; eque gere um histórico com as alterações realizadas nas Ordens de Serviço.

Justificativa do Gestor 1 – Definiu-se o emprego do Memorando Eletrônico para todas as solicitaçõesque demandarem a contratação dos Serviços de Fretamento. O documentodeverá ser enviado para a Divisão de Transportes acompanhado com o devidoformulário de solicitação, o qual traz as informações necessárias para que o




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fiscal do contrato possa emitir a Ordem de Serviço à empresa contratada;

2 – Visando a automatização nas emissões das Ordens de Serviço, foi solicitadoapoio técnico, por meio do Memorando Eletrônico No 26/2016 – DITRAN, àCoordenadoria de Tecnologia de Informação, no entanto, conforme respostarecebida pelo Memorando Eletrônico No 6/2016 – DISIS, o atendimento estáprevisto somente para primeira quinzena de julho, com previsão para conclusãode 30 dias. (Anexos 1 e 2 – Memorando No 26/2016 – DITRAN / MemorandoNo 6/2016 – DISIS);

3 – Considerando a disponibilidade de agenda, por parte da Coordenadoria deTecnologia de Informação, somente para o segundo semestre, bem como anecessidade urgente de melhoria no processo de emissão das ordens de serviço,instituiu-se novo fluxo para a emissão dos documentos: Recebimento dademanda → Elaboração da Ordem de Serviço (DITRAN)→ Impressão daOrdem de Serviço → Assinatura e carimbo do Servidor do Agendamento(DITRAN) → Assinatura e carimbo Chefe DITRAN → Digitalização daOrdem de Serviço → Envio da Ordem de Serviço à Contratada (E-mail) →Recebimento da Confirmação (E-mail) → Agendamento da atividade →Arquivo digital e físico da Ordem de Serviço;

4 - Constarão na Ordem de Serviço a data e horário de emissão. Em caso denecessidade de alteração de informação, após a emissão do documento, oprocedimento será o mesmo informado acima, dessa forma manterá em arquivotodo o histórico das alterações. A ordem cronológica dos fatos poderá sercertificada por meio dos e-mails enviados à contratada. Tal modelo tem opropósito de reduzir o risco de erros e adoção de procedimentos incorretos.


Recomendação

Recomenda-se que a Divisão de Transporte abstenha-se de realizar ou permitirtoda e qualquer manipulação de informação, visto que este tipo de conduta éinegavelmente prejudicial à Unila, uma vez que a legalidade e moralidadedevem caminhar juntas na execução de atos administrativos.

Recomenda-se que a DITRAN promova um estudo criterioso ao elaborar ospróximos Termos de Referências, em que, através destes documentos, secontratem itens em quantias capazes de satisfazer às necessidadesinstitucionais, evitando assim o subdimensionamento contratual; e quando sefizer necessário, pautada em um planejamento das quantias contratadas econsumidas, que se solicite a alteração contratual em tempo hábil, no intuito denão prejudicar a execução de serviço fundamental à Universidade.


1 – A Divisão de Transportes instruiu novo processo administrativo, no23422.001896/2016-54, visando a realização de licitação para contratação dosserviços de fretamento. As recomendações sugeridas no relatório foramconsideradas na elaboração do Termo de Referência;

2 - A fim de auxiliar na fiscalização e execução do contrato, bem como evitarque a falha se repita, aperfeiçoou-se as planilhas de controle de saldo deempenho e quantitativos disponíveis para utilização. Tal medida trará melhoriasnos trâmites de reforço de empenho e possibilitará a instrução processual, emtempo hábil, para eventuais necessidades de acréscimos nos contratos.





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Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 02 – Licitação e Contratos - Fiscalização


Recomendação

Recomendamos que, na alteração de fiscais de um mesmo contrato, haja aemissão de relatório ou informação para o novo fiscal, elaborada pelo fiscalanterior, acerca da execução do contrato até o momento da alteração, a fim deevitar pagamentos indevidos ou sem a fundamentação e segurança necessárias.


Comunicamos que não houve implantação de nenhum controle até a presentedata, entretanto, o departamento de contratos irá implantar com prazo deatendimento imediato, o seguinte procedimento: Quando houver um pedido desubstituição de fiscais via memorando realizado pelo gestor de execução,iremos solicitar a este gestor que antes de concluirmos o seu atendimento parao processo de substituição, que este gestor e/ou o fiscal substituído -como partetécnica interessada daquele determinado contrato - apresente um breve relatodo contrato a ser fiscalizado, passando a situação atual do mesmo para o novofiscal de execução e que esta ação seja registrada via sipac. Entendemos que éde extrema importância que os gestores e/ou fiscais de execução dos contratosda nossa universidade informem quais são os procedimentos de controles,check-list dentre outros documentos que a área demandante utiliza paraexecutar a medição na qualidade dos serviços prestados.



Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 07 – Controles Internos

Unidade Auditada Biblioteca Latino-Americana

Recomendação

Recomenda-se que a área priorize a implantação total do sistema SIPAC(módulo Biblioteca e Patrimônio) que permitirá o uso para controle dos bens(livros, CD/DVD material de áudio, vídeo e coleções) e geração de relatóriospara fins contábeis, de controle e gerencial.

Justificativa do Gestor No que tange à integração do SIPAC- módulo patrimônio com o SIGAA –módulo biblioteca, O sistema foi apresentado como pronto pela TI em reuniãocom o Patrimônio e a Biunila em 24/05, ficando a cargo da biblioteca e dopatrimônio estabelecerem quando o processo iria se iniciar. Neste momento aBiunila e o Patrimônio iniciaram uma série de reuniões para definir a melhorestratégia para iniciar o patrimoniamento do acervo. No dia 14/06 reuniram sena sala do Pró-Reitor de Infraestrutura: Mara Lucia Magalhães (Biunila) EdsonCarlos Thomas (Proagi) Andressa Rospirsk (Coinfra) Cleverson José Abati(Contabilidade e Karl Stoeck (Logistica). Na ocasião a Biunila apresentou aproposta de “tratar” os livros do acervo da Biunila como “Bens de Consumoduráveis” , o que desburocratizaria o controle do acervo e daria celeridade aoprocesso. Ficando resolvido que a Biunila e as demais áreas envolvidaspesquisariam a viabilidade desta proposta, ficando a cargo da Biunila abrir oprocesso para apreciação da AUDIN e Procuradoria da Unila. Sendo assim aBiunila passou a realizar o levantamento bibliográfico sobre o assunto etambém a investigar o funcionamento e controle do patrimônio no que tange aocontrole dos livros em outras Instituições Federais. Tendo como objetivo aabertura do processo acima citado até o final do mês de junho/2016.

Providências a serem Implantadas: Considerando reunião realizada com aBIUNILA em 22/09/2016, onde a unidade ainda busca soluções sobre opatrimoniamento dos livros, esta recomendação será acompanhada pela




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AUDIN no mês de abril/2017.



Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 10 – Recursos Humanos

Unidade Auditada Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE)

Recomendação

Que se fortaleçam os mecanismos de controle, procurando desenvolverferramentas de cobrança eficazes, sejam manuais ou eletrônica, quanto aocumprimento da entrega de cópia de Diploma, ou Certificado e Histórico doCurso.


Situação atual da recomendação: Departamento de Administração de Pessoal:Atualmente, é extraído um relatório do SIG contendo todos os docentes quepossuem pendência na entrega de diplomas. Após a verificação, é enviado umanotificação ao servidor solicitando a entrega do documento ou a declaração deprorrogação de prazo para entrega do documento, que pode ser realizada atéuma vez. Os termos de compromisso são controlados através de planilha, aotérmino dos prazos, o docente é notificado quanto a necessidade deregularização. Os termos de compromisso e diplomas e certificados sãoanexados no SIGRH. A cobrança de diploma nos casos de incentivo aqualificação é realizada manualmente, o sistema atualmente emite relatóriocom prazos de cobrança, mas não emite aviso. Todavia estamos avançando naimplementação do SIGRH no sentido de viabilizar a cobrança por meio dosistema, inclusive com bloqueio de acesso a outros módulos.

Prazo de Implementação: A revisão da implementação do SIGRG dependesignificativamente do apoio da Coordenação de Tecnologia da Informação eacreditamos concluir tão etapa até junho de 2017.


Recomendação

Na detecção de falha na paginação, recomenda-se o saneamento através darenumeração e anulação da marcação anterior seguido da emissão de certidãorelatando a intervenção.


A unidade reafirma sua resposta anterior, contudo, informa que em decorrênciada criação do Assentamento Funcional Digital, uma das consequências será adesvinculação de arquivos físicos das áreas de pessoal e consequente alteraçãodas rotinas ligadas a arquivo desta unidade.


Recomendação Recomenda-se o estabelecimento do Plano Anual de Capacitação com

antecipação à execução.

Justificativa do Gestor Em detrimento do memorando eletrônico 214/2016 - AUDIN, encaminhado aoDDPP na data de 10/11/2016, em relação a situação atual do Plano Anual deCapacitação do ano de 2017, seguem as informações.

O Plano Anual de Capacitação é dividido em 05 etapas:1ª Etapa: Levantamento de Necessidades de Capacitação - documento base em queé ocorre o diagnóstico das necessidades institucionais no quesito capacitação;2ª Etapa: Apresentação e Consolidação do LNC – reunião em que há discussão dos




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dados apresentados no LNC da macrounidade, com os autores da Progepe, o gestormáximo da macrounidade e com representantes do Departamento de PlanejamentoEstratégico da instituição;3ª Etapa: Elaboração Final do PAC – análise e copilação dos dados em formataçãoúnica, juntamente com a elaboração de minuta de portaria; 4ª Etapa: Aprovação no Conselho Universitário – após a finalização, encaminha-seao CONSUN para análise, considerações e aprovação; 5ª Etapa: Publicização e divulgação do PAC – divulgação do Plano Anual deCapacitação de 2017.Para o PAC referente ao ano de 2017, a metodologia do Levantamento deNecessidades de Capacitação já foi discutida e acordada entre os atores da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas. O próximo passo é o encaminhamento dosdocumentos para todas as macrounidades da Unila, procedimento este a serrealizado a partir de 13/12/2016.Em anexo a este memorando, encontram-se as minutas referentes ao Formulário deLevantamento de Necessidades de Capacitação para o ano de 2017 e o texto-basecontendo orientações para o devido preenchimento do Formulário. Ressalta-se queestão sendo realizados ajustes finais nos documentos anexados, portanto tratam-sede minutas e não a versão final para envio às unidades, mas que apresentam grandeparte do trabalho desenvolvido referente à elaboração do PAC 2017.Anexos junto ao Relatório.


RELATÓRIO Nº 10/2014Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 12 – Auditoria em Gestão de TI


Recomendação

Recomenda-se a adoção de uma política do controle de acesso lógico, maisprecisamente no controle de senhas, onde conforme fundamentações citadas,que seja estimulado pelo sistema o troca periódica de senhas, expirando asmesmas em 60 ou 90 dias.


Manifestação do Gestor: Houve um avanço grande com a unificação de basesde usuários do SIG e da base LDAP (também utilizada no Correiointitucional) por meio do desenvolvimento de uma interface de intercambio dedados (API) entre os dois sistemas.

Ainda não é possível fazer login no SIG com a base de usuários geral (LDAP),bem como trocas periódicas de senha no referido sistema. Isso se deve pelaprioridade dada a outros projetos e, principalmente, pela falta de pessoal durante orecente período de Greve.

Como será implementada: Finalizada a interligação entre as bases de usuáriosdo SIG e LDAP, há a necessidade de aprofundar o estudo de implementaçãodo login no SIG usando as senhas da base geral de usuários, o que resolve,também, a questão de troca das senhas.

Prazo para implementação: 12/2017


Ação do PAINT AÇÃO PAINT Nº 04 – Patrimônio


Recomendação Recomenda-se a elaboração de um Manual do Patrimônio com as normativas

internas do setor no que tange guarda de bens, movimentações,responsabilidades, manutenção e outras de competência da área.

Justificativa do Gestor Elaboramos em conjunto com o Departamento de Logísitca uma Instrução




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Normativa que visa estabelecer regras para todos os pontos que envolvem osbens permanentes da UNILA, cujo processo administrativo é o23422.7729/2015-36. Enviamos o texto para apreciação da Coordenadoria deInfraestrutura em Maio/2016. Após essa data a coordenadoria fez algumasconsultas a áreas diretamente atingidas pela IN. Estamos aguardando aconclusão da análise para posterior ajustes, caso necessários.

Como será implementada: Será divulgada pelos meios legais de tal forma queatinja o maior número possível de leitores. A maior parte dos procedimentosadotados hoje pela SEPAT já vem seguindo o descrito na IN.

Prazo para implementação: Dependemos de superiores para a efetiva publicação, por isso não temos como estipular um prazo.


Recomendação

Recomenda-se que seja instituída uma Comissão para tratar dos bensinservíveis.

Que os bens que se encontram danificados sejam identificados para fins decontrole e providências.

Que sejam repassadas as informações para registro na Contabilidade dos bensa reparar, em reparo e inservíveis, bem como as baixas relacionadas a bens nopatrimônio.

Justificativa do Gestor Recomendação: Recomenda-se que seja instituída uma Comissão para tratardos bens inservíveis.

A SEPAT instituiu em 2016 uma comissão para tratar do desfazimento de bensde informática, através do processo nº 23422. 9591/2016-91. O levantamentodos dados já foi realizado conforme previsto pelo MPOG, estamos agoraaguardando a incorporação dos bens doados pelo UFPR em 2010, pois muitosdos itens avaliados como inservíveis e irrecuperáveis são desta doação.Finalizamos a juntada de documentos no processo 23422.00822/2011-96 paraessa incorporação no final do mês de novembro do corrente ano, porém comosão mais de 3 mil itens, optamos por fazer a incorporação no sistema em 2017,após finalização do inventário deste ano, que está tomando todo o tempo dosmembros desta Seção. Quanto aos demais bens danificados da Unila, a formaque encontramos de tentar localizar o maior número possível, foi solicitando acomissão de inventário que considerasse esta situação quando dolevantamento de dados in-loco. Com base nos dados enviados pelas comissõesde inventário, embora não tenha sido possível finalizá-lo em todas as unidadesdevido a greve, faremos em 2017 a busca por estes bens, recolhendo-osquando possível ao depósito e só então será possível se fazer uma análise depossíveis consertos, ou desfazimento. Aproveito para informar ainda, querecolhemos durante este ano diversas cadeiras giratórias com defeito, as queainda estavam com a garantia vigente foram consertadas pelo fornecedor e asdemais já estão paletizadas, conforme foto ao final deste documento, paraevitar maior acúmulo de poeira e ainda, reduzir o espaço que ocupam dentrodo depósito. Este mobiliário deverá ser o primeiro a ser avaliado quanto arecuperação ou desfazimento, e no decorrer do ano de 2017 os demais benslocalizados no inventário como danificados também terão atenção especial.

Como será implementada: Os trabalhos referente ao recolhimento dos bensdanificados, bem como orçamentação para possíveis reparos serão realizadospelos servidores lotados na SEPAT, não será necessária a nomeação decomissão para esta finalidade, com exceção do bens de informática quenecessitam de um maior conhecimento técnico, cuja comissão inclusive járealizou seu trabalho.




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Prazo para implementação: Não podemos estipular um prazo, poisdependemos dos trabalhos de adequação do sistema. E não temos umaresposta sobre a nossa requisição. A requisição foi efetivada em 17/10/2016.

Recomendação: Que os bens que se encontram danificados sejamidentificados para fins de controle e providências.

Como já explicado no item anterior, a forma mais coerente que encontramospara a localização de tais bens, foi com a comissão de inventário, que ficouincumbida de anotar na planilha de levantamento de dados o estado dos bensinventariados. E assim o fizeram.

Como será Implementada: Como não foi possível a realização do inventárioem todas as unidades da Unila, tendo em vista que foi realizado de formadescentralizada e que em outubro foi deflagrada greve, será necessário que em2017 seja aberto um espaço para que os servidores possam relatar a SEPATcasos de bens danificados em suas unidades. As transferências no sipacdeverão acontecer no início de 2017, após concluído o inventário de 2016,pois será com base nestes dados que as transferências serão realizadas, feitoisso, pretendemos colocar em funcionamento outra parte do sistema, querefere-se aos chamados patrimoniais, neste ano já fizemos requisição dealteração do sistema para a TI, para que seja possível a implantação de talfuncionalidade. Quando a TI conseguir regularizar algumas questões dosistema, este será o canal a ser adotado para que os servidores informem aSEPAT sobre o dano em bens sobre sua responsabilidade.

Prazo para Implementação: Não podemos estipular um prazo, poisdependemos dos trabalhos de adequação do sistema. E não temos umaresposta sobre a nossa requisição. A requisição foi efetivada em 17/10/2016.

Recomendação: Que sejam repassadas as informações para registro naContabilidade dos bens a reparar, em reparo e inservíveis, bem como as baixasrelacionadas a bens no patrimônio.

Ainda não repassamos nenhuma destas informações a Contabilidade, poisainda não estamos em posse destas.

Como será Implementada: Durante o ano de 2017, conforme a SEPAT foridentificando e finalizando os trabalhos com cada grupo de materiaisdanificados a Contabilidade será devidamente informada.

Prazo para implementação: No correr do ano de 2017. Vale destacar que noano de 2016, por ser ano eleitoral não havia a possibilidade de se realizardoações, esse foi um dos principais motivos para termos adiado para 2017estas tarefas, visto que haviam demais atividades que necessitavam de umaatenção particular e urgente.


5.3 – Quadro com a situação atual das recomendações

Apresenta-se um resumo sobre as recomendações que estão sendo monitoradas, ressaltando-seque este relatório ainda não contempla todas as recomendações emitidas em 2016, em razãode alguns relatórios estarem sendo finalizados:

Ano Total derecomendações

Recomendaçõesatendidas

Recomendações emmonitoramento

Recomendaçõesencerradas




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2014 61 52 9 0

2015 35 17 15 3

2016 28 5 23 0

6 – Análise consolidada acerca do nível de maturação dos controles internos do órgão,

com base nos trabalhos realizados.

Nas ações de auditoria realizadas no exercício de 2016 foram identificadas necessidades de

melhorias nos controles, principalmente em relação à emissão de relatórios gerenciais,

definição de responsabilidades, normatização, revisão de procedimentos, fluxos, segregação

de funções, utilização de sistemas informatizados, entre outros.

Destacamos a seguir algumas fragilidades constatadas:

a) Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP): Observa-se no âmbito da Unila

que as áreas demandantes do SCDP possuem autonomia centralizada, tanto para a execução

da demanda, quanto para a análise e aprovação das prestações de contas das viagens, além da

permissão para liberar viagens e diárias àqueles com impedimentos. Além disso, em relação

às prestações de contas pendentes de regularização, identificou-se a negligência na adoção de

procedimentos e fluxos que minimizem tais situações, além de medidas para o controle e,

caso caiba, a penalização dos envolvidos pela ausência de cumprimento da legislação vigente.

Conforme relatório extraído do SCDP, no período entre 01/01/2016 e 31/12/2016 foram

realizadas viagens cujo montante atingiu R$ 747.492,52 (realizadas e encerradas), do qual R$

247.823,60 representam o valor gasto em viagens concedidas antes do prazo legal

estabelecido de 10 dias – urgentes, o que equivale a 33% do total.

b) Gestão dos bens Imóveis: Realizou-se trabalho de auditoria na gestão dos bens imóveis,

sendo identificadas fragilidades no registros contábeis, falta de registro no SPIUNET e

controles efetivos dos gastos com a manutenção dos imóveis, entre outros.

c) Fiscalização de Contratos: Na execução deste expediente de auditoria, restou comprovada

que a Administração não se ateve ao dispositivo editalício, quedando-se inerte quanto à

exigência positivada. Foram constatadas fragilidades na execução da fiscalização dos

contratos administrativos analisados na amostra, com inobservância de preceitos estabelecidos




Auditoria Interna

no Termo de Referência pelas Contratadas, sem que houvesse o devido relato da ocorrência

pela Administração. Ademais, relatou-se no citado expediente de auditoria a necessidade da

atuação tempestiva e efetiva dos fiscais e gestores contratuais, a fim de que não seja exposta à

Administração a Culpa in Vigilando. O Departamento de Contratos, em resposta às

solicitações da AUDIN, está buscando aprimorar os procedimentos a fim de mitigar os riscos

envolvidos na fiscalização dos contratos.

d) Projetos de Extensão: Motivou a instauração desse trabalho o Memorando Eletrônico nº

11/2016, emitido pela PROEX, solicitando a manifestação e orientações da Auditoria Interna,

acerca dos procedimentos a serem adotados. Identificaram-se algumas impropriedades nos

processos de prestação de contas analisados, sendo recomendado revisar e providenciar as

correções ou esclarecimentos necessários para a adequada instrução processual das prestações

de contas e estabelecer fluxo de avaliação, a etapa de conferência dos documentos

apresentados, certificando sua regularidade e atendimento às regras estabelecidas em edital,

para subsidiar o parecer conclusivo do CONSUEX.

e) Avaliação dos Controles Internos: Baseando-se no referencial COSO I e II, objetivou-se

avaliar o Controle Interno adotado nas Pró-Reitorias de Graduação (PROGRAD), de Extensão

(PROEX) e de Pesquisa e Pós Graduação (PRPPG), por meio da análise dos documentos que

formalizam as Atividades de Controle adotadas. Constatou-se que o Controle Interno

institucional é frágil e compromete a consecução dos objetivos. Diante dessa constatação,

encaminharam-se recomendações à autoridade competente, a fim de cumprir os ditames da

Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01/2016 e promover a capacitação dos gestores

em relação a Controle Interno, Gestão de Riscos e Governança.

f) Área Acadêmica: No ano de 2016, foi desenvolvido trabalho de auditoria na área

acadêmica com foco no plano individual de trabalho docente, instituído pela Resolução

44/2014 do CONSUN/UNILA. Notou-se que a entrega do instrumento não era prática na

universidade, revelando fragilidades na implantação da estrutura dos Institutos como também

no registro do formulário no sistema SIGAA. No decorrer dos trabalhos houve incremento na

entrega do documento, demonstrando os esforços empreendidos pelos Institutos para o

cumprimento da norma e consolidação do uso desta ferramenta de planejamento. Sua eficácia

ainda depende da estruturação funcional dos Institutos.

Elencamos a seguir algumas ações desenvolvidas pelas unidades administrativas e acadêmicas




Auditoria Interna

da UNILA, com o propósito de atender a legislação vigente e contribuir para o aprimoramento

da gestão:

a) Planejamento Estratégico Institucional: Com oportunidade de participação de todas as

áreas, resultando na construção da missão, visão, valores, cenário econômico e social, análise

SWOT e definição de ações estratégicas, com seus respectivos indicadores, cuja adequada

implementação fortalecerá a universidade no cumprimento de sua missão;

b) Carta de Serviços ao Cidadão: A gestão iniciou os trabalhos para elaboração da Carta ao

Cidadão, ferramenta que tem por objetivo informar o cidadão dos serviços prestados pela

Universidade, as formas de acesso a esses serviços e os respectivos compromissos e padrões

de qualidade de atendimento ao público. Sua implementação deverá ocorrer em 2017

De uma forma geral, os controles implementados pela instituição têm apresentado melhorias

ao longo do tempo, mas ainda carecem de aprimoramento.

7 – Descrição de fatos relevantes que impactaram positiva ou negativamente nos

recursos e na organização da unidade de auditoria interna e na realização das

auditorias.

No ano de 2016 a Universidade passou por uma nova greve dos Técnicos Administrativos, a

qual retardou a conclusão dos trabalhos de auditoria previstos no PAINT/2016. Outra questão

foram as restrições orçamentarias que impactaram na realização de capacitações específicas,

destacando em especial a de Tecnologia da Informação que, pela ausência de servidor lotado

na AUDIN com formação na área ou experiência sobre o tema, prejudicou a realização desta

ação em 2016. Apesar das dificuldades financeiras foram realizadas capacitações na

modalidade EAD, sem custos e outras ofertadas pela gestão da UNILA.

8 – Descrição das ações de capacitação realizadas.

Os servidores da Auditoria Interna participaram de capacitações presenciais ou à distância,

sendo apresentadas no anexo I deste documento.

9 – Descrição dos benefícios decorrentes da atuação da unidade de auditoria interna ao

longo do exercício.

Destacamos que as contribuições proporcionadas pela efetiva implementação das




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recomendações emitidas pela Auditoria Interna aumentam a eficiência operacional,

contribuem para redução de riscos operacionais, financeiros e de imagem, na melhoria dos

controles internos e no cumprimento das normas e legislações.

Cabe ainda destacar o bom relacionamento da AUDIN com os gestores da UNILA, que tem

contribuído na realização dos trabalhos de auditoria e na busca de soluções quando da

aplicação das recomendações.

Foz do Iguaçu, 24 de Março de 2017.

Luiz Carlos Krudycz

Chefe da Auditoria Interna




Auditoria Interna

ANEXO




Auditoria Interna

Quadro 01 – Relação das Capacitações realizadas em 2016



plano anual de atividade de auditoria interna 2016... · trabalho, check lists, entre outros...

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