plan estratÉgico para la recuperaciÓn de cuentas …
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ESCUELA DE GRADUADOS
MAESTRÍA EN GERENCIA Y PRODUCTIVIDAD
Trabajo Final para optar por el Titulo de
Maestría en Gerencia y Productividad
PLAN ESTRATÉGICO PARA LA RECUPERACIÓN
DE CUENTAS EN ATRASO DEL DEPARTAMENTO
DE COBROS ELECTRO-MUEBLES PG, PERIODO
SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2014.
SUSTENTANTE:
CARLOS J. PERALTA M.
MATRICULA
2013-0382
ASESORA:
MARÍA SEVILLA QUINTANA
Santo Domingo, República Dominicana
Diciembre 2014
RESUMEN
El presente trabajo de investigación consiste en un plan estratégico de recuperación de cartera en atraso de la empresa Electro-Muebles PG, en el periodo septiembre-diciembre 2014. Se analizaron los distintos procesos del departamento de cobros, los cuales citamos: organigrama del departamento, sistema informático, restructuración de la zona de cuenta por cobrar, cumplimientos de políticas por parte de los colaboradores y gerente del departamento, se analizo su planificación estratégica actual para la recuperación de las cuentas en atraso, análisis de saldo por antigüedad para poder verificar la cantidad de cliente y saldo de la empresa, capacitación de los colaboradores para el cumplimiento de sus responsabilidades en el área como son: seguimiento a cuentas en atraso, acuerdos de pagos, llamadas telefónicas, servicio al cliente, en entre otras, se realizo un cuestionario cerrado a los colaboradores del departamento el cual consta de 14 preguntas cerradas, se entrevistaron a 10 colaboradores del departamento, donde se tabularon cada ítem con cuadros y gráficos estadísticos para identificar los porcentajes de cada una de las preguntas, donde se sacaron su factor absoluto y ponderados para la toma de decisiones, una entrevista abierta el gerente de cobros, donde se determino las debilidades del departamento de cobros. Con este análisis se realizó una planificación estratégica efectiva que tendrá un periodo de tres meses (3), se identificaran las prioridades del departamento, para que los créditos otorgados se recuperen en el plazo establecido por los clientes, la cartera quede saneada y la empresa tenga un mejor flujo de efectivo para cumplir con sus pasivos a corto y largo plazo.
II
ÍNDICE GENENERAL
RESUMEN---------------------------------------------------------------------------II
LISTA DE TABLAS-------------------------------------------------------------- IV
LISTA DE GRAFICO------------------------------------------------------------ VI
DEDICATORIAS----------------------------------------------------------------- VII
AGRADECIMIENTOS----------------------------------------------------------- VIII
INTRODUCCIÓN------------------------------------------------------------------ 1
CAPÍTULO I- CONTABILIDAD EMPRESARIAL
1.1 Origen de la contabilidad----------------------------------- 3
1.2 Tipos de contabilidad---------------------------------------- 10
1.2.1 Contabilidad de gestión--------------------------------------- 10
1.2.2 Contabilidad de costo----------------------------------------- 12
1.2.3 Contabilidad financiera--------------------------------------- 13
1.2.4 Contabilidad administrativa---------------------------------- 15
1.3 Contabilidad estratégica----------------------------------- 16
1.3.1 Contabilidad estratégica y la toma de decisiones---- 16
1.3.2 Objetivos de la contabilidad estratégica----------------- 17
1.4 Relación de la contabilidad con las cuentas
por cobrar------------------------------------------------------ 18
1.5 Cuentas por cobrar----------------------------------------- 18
1.5.1 Clasificación de las cuentas por cobrar----------------- 19
1.5.2 Políticas de cuentas por cobrar--------------------------- 19
1.5.3 Factores básicos para las políticas de cobranza---- 20
1.5.4 Planificación estratégica de la cobranza--------------- 21
1.5.5 Auditoría de las cuentas por cobrar----------------------- 21
1.5.6 Objetivos de la auditoría de cuentas por cobrar-------- 22
1.5.7 Procedimientos de la auditoría de cuentas
por cobrar-------------------------------------------------------- 22
1.6 Saldo por antigüedad------------------------------------- 24
CAPÍTULO II- ANÁLISIS DE LA INVESTIGACIÓN SOBRE
LA RECUPERACIÓN DE CUENTAS EN ATRASO DEL
DEPARTAMENTO DE COBROS ELECTRO-MUEBLES PG.,
PERIODO SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2014.
2.1 Reseña histórica de la empresa------------------------------------ 25
2.2 Estructura organizacional--------------------------------------------- 27
2.3 Políticas Generales---------------------------------------------------- 28
2.4 Aspecto metodológico de la investigación------------------------- 31
2.5 Análisis de los cuestionarios realizados --------------------------- 34
2.6 Análisis de la entrevista realizadas.-------------------------------- 47
CAPÍTULO III- PROPUESTA DE PLAN ESTRATÉGICO PARA
LA RECUPERACIÓN DE CUENTAS EN ATRASO DEL
DEPARTAMENTO DE COBROS ELECTRO-MUEBLES PG,
PERIODO SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2014.
3.1 Restructuración del organigrama del
departamento de cobros------------------------------------------------- 49 3.2 Análisis del saldo por antigüedad de la empresa----------------- 50
3.3 Mejora del sistema informático de cuentas por cobrar------------ 52
3.4 Actualizar el sistema de información de los clientes--------------- 53
3.5 Capacitación para el personal de cobros----------------------------- 54
3.6 Restructuración de las zonas de cobros de la empresa---------- 57
3.7 Tiempo estimado realización de la propuesta----------------------- 57
CONCLUSIONES-------------------------------------------------------------------- 58
RECOMENDACIONES------------------------------------------------------------- 59
BIBLIOGRAFÍA----------------------------------------------------------------------- 61
ANEXOS:
ANTEPROYECTO
ÍNDICE TABLAS
Cuadro 1: Vigilancia efectiva sobre vencimientos de cobros------- 34
Cuadro2: Conciliación periódica de auxiliares do cobros----------- 35
Cuadro 3: La empresa tiene un programa de cómputo
Adecuado para el control de las cuentas por cobrar----------------- 36
Cuadro 4: Preparan el informe de cuentas por cobrar
Mensual------------------------------------------------------------------------- 37
Cuadro 5: los informes son revisados por el gerente de área
y se toman las decisiones con las cuentas en atraso--------------- 38
Cuadro 6: los catálogos de los clientes están actualizados-------- 39
Cuadro 7: Confirmación de envió de estados de cuentas
a los clientes------------------------------------------------------------------ 40
Cuadro 8: las cuentas en atraso son verificadas por una
persona distinta a los auxiliares de cuentas por cobrar --------------- 41
Cuadro 9: Comprobante que el cliente recibió la mercancía--------- 42
Cuadro 10: los documentos de las cuentas por cobrar
están bien custodiados-------------------------------------------------------- 43
Cuadro 11: Hacen arqueos periódicos y sorpresivos al
departamento de cobros------------------------------------------------------- 43
Cuadro 12: El personal de cobros está capacitado
en el área-------------------------------------------------------------------------- 44
Cuadro 13: Procedimiento para registro de cuentas
dudosas---------------------------------------------------------------------------- 45
Cuadro 14: las cancelaciones de las cuentas incobrables
es aprobada por un funcionario autorizado------------------------------- 46
IV
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Grafico 1: Vigilancia efectiva sobre vencimientos de cobros--------- 34
Grafico 2: Conciliación periódica de auxiliares do cobros------------- 35
Grafico 3: La empresa tiene un programa de cómputo
adecuado para el control de las cuentas por cobrar------------------- 36
Grafico 4: Preparan el informe de cuentas por cobrar
mensual---------------------------------------------------------------------------- 37
Grafico 5: los informes son revisados por el gerente de área
y se toman las decisiones con las cuentas en atraso------------------ 38
Grafico 6: los catálogos de los clientes están actualizados------------39
Grafico 7: Confirmación de envió de estados de cuentas
a los clientes ---------------------------------------------------------------------- 40
Grafico 8: las cuentas en atraso son verificadas por una
persona distinta a los auxiliares de cuentas por cobrar --------------- 41
Grafico 9: Comprobante que el cliente recibió la mercancía--------- 42
Grafico 11: Hacen arqueos periódicos y sorpresivos al
departamento de cobros------------------------------------------------------- 44
Grafico 12: El personal de cobros está capacitado
en el área-------------------------------------------------------------------------- 45
Grafico 13: Procedimiento para registro de cuentas
dudosas---------------------------------------------------------------------------- 46
VI
DEDICATORIAS
A ti mi Dios, que me has dado la sabiduría para adquirir los conocimientos
necesarios y poder culminar con éxito la maestría, logrando una meta más
en mi vida.
A mi esposa Griselda y a mis hijos Francismel y Grisselly, por su
comprensión, por su apoyo incondicional, sin su cariño, y sonrisas a cada
llegada, todo hubiera sido más difícil.
A mí querida abuela Digna Belliard, a mi padre Nelson Peralta y a mi
querida madre Iris Olivero y a todas aquellas personas que de una u otra
forma, siempre estuvieron presente, aportando sus conocimientos, sus
experiencias y su preocupación por mi superación personal.
Todo mi esfuerzo y todo mi cariño lo comparto con ustedes.
Carlos Joel Peralta Martínez
VII
AGRADECIMIENTOS
“Todo lo puedo en Cristo que me fortalece, todo es posible para el que tiene fe”
Gracias mi Dios, porque siempre has sido mi guía y mi soporte, has sido la luz
que ilumina mis senderos y sobre todo has sido mi fortaleza para lograr éste
objetivo.
Le doy las gracias al Ministerio de Educación Superior, Ciencia y Tecnología
(MESCYT), Dirigida por la Dra. Ligia Amada Melo Cardona, por otorgarme la
beca educativa que me permitió realizar esta maestría.
Gracias a mi familia, mi amada esposa, que siempre me has apoyado,
haciéndome sentir que sí podía lograrlo, has sido el motor que en los momentos
difíciles me has impulsado para seguir adelante. A mi hijo y a mi hija, que han
sido mi mayor motivación en aras de ofrecerles un mejor futuro.
A mi madre Iris Olivero, por creer en mí, Teresa Peralta porque es mi segunda
madre, a Fátima González por ser una suegra que siempre me ha apoyado en
todo lo que emprendo.
No puedo dejar de agradecer a mi comadre y amiga Alvida Camacho, a los
señores Héctor Mercedes, Álvaro Moreno, Manuel Betancourd y el Lic. Fabio
Hernández que en los momentos más difíciles de mi vida siempre han estado
presente.
Un agradecimiento especial a mi asesora María Sevilla, porque siempre estuvo
presente para ayudarme con el monográfico, excelente facilitadora.
Agradecimiento póstumo a mi abuela Digna Belliard porque siempre fue un
gran soporte en mi vida. Gracias a todos los que sólo están en nuestro recuerdo.
Carlos Joel Peralta Martínez
VIII
1
INTRODUCCIÓN
La siguiente investigación se le realizará en la empresa Electro-mueble
PG., esta tiene más de 20 años en el mercado en venta de muebles y
electrodoméstico de contado como a crédito, está dirigido al público en
general.
Lo que se busca con esta investigación es identificar cuáles son las
oportunidades de mejora en el departamento de cobros, crear un plan
estratégico y aumentar las cobranzas en un periodo de cuatro (4) meses
septiembre-diciembre 2014, ya que en la actualidad su cartera presenta
un nivel de riesgo y podrían pasar a cuentas incobrables, esto no puede
seguir sucediendo porque los recursos provenientes de la cartera en la
medida que pasan los años forman parte del patrimonio de la empresa, y
garantiza que esta se pueda mantener en el mercado.
Estaré hablando de la historia de la contabilidad, sus orígenes, evolución
como se divide, la relación que tiene con las cuentas por cobrar, y sus
asientos contables.
La importancia del seguimiento a las cuentas por cobrar por parte del
Gerente del departamento de cobros, y cada uno de los colaboradores,
para tener un saldo por antigüedad con un mínimo de atraso, para que la
empresa tenga un mejor flujo de efectivo.
Se estarán realizando un cuestionario con preguntas cerradas a 10
colaboradores del departamento de cobranza, con estos datos
estadísticos se analizaran los factores absolutos y ponderados para tomar
decisiones para el plan estratégico de la empresa.
Se estará entrevistando al gerente del área, con preguntas cerradas, para
analizar el comportamiento, y como está supervisando el departamento, y
le está dando seguimiento cercano a las cuentas por cobrar.
2
Se verificará las políticas de cobros, el saldo por antigüedad de la cartera,
la división de las zonas de cobranzas, el manejo del sistema de cuentas
por cobrar.
En este análisis se utilizará el método de aspectos metodológico de la
investigación, ya que en la misma se identifican los diferentes
componentes y elementos utilizados en el área de cobros de la empresa
Electro-muebles PG.
Este análisis se divide en tres (3) capítulos, el cual se desarrollara en esta
investigación, I- Contabilidad Empresarial, II- análisis de la Investigación
Sobre la Recuperación de Cuentas en Atraso del Departamento de
Cobros Electro-Muebles PG, periodo Septiembre-Diciembre 2014,
III- Propuesta de Plan estratégico para la Recuperación de cuentas en
Atraso del Departamento de Cobros Electro-Muebles PG, periodo
Septiembre-Diciembre 2014.
3
CAPÍTULO I
CONTABILIDAD EMPRESARIAL
Las cuentas por cobrar están registradas en el balance general de la empresa, la
contabilidad tiene el control de estas para aumentar la productividad, la
rentabilidad y a través de esto lograr un efectivo y eficiente proceso de tomas de
decisiones en las cobranzas.
1.1 Origen de la contabilidad
“La contabilidad, es una disciplina diseñada por el hombre para satisfacer
su necesidad de administrar y conocer el resultado de ganancia o pérdida
en las actividades que realiza, ya sea de comercialización de bienes o
servicios, producción, manufactura y extracción de bienes, esta surge
desde el momento mismo en que el hombre inicia el trueque de productos
y requiere conocer el valor de lo que esta intercambiando”. (Gertz, 1999,
pág. 1)
“La época del trueque, que caracterizó la economía de las culturas
primitivas, dejó de operar desde el momento en que la moneda se
convirtió en un bien de aceptación general, a partir de ese momento,
todas las transacciones mercantiles se conciertan en dinero. Sin embargo,
durante la existencia de los distintos reinados Anglosajón, Ibéricos y
Galos y, por los acontecimientos ocurridos durante la Edad Media
(expansiones territoriales cruzadas, inquisición, entre otros), no
permitieron que la contabilidad se desarrollara como pasó en otras eras
históricas; debido a esta razón, la importancia de estos reinados son
considerados de poca importancia en virtud de que durante esta etapa no
se observó ninguna variación notable en los métodos y sistemas hasta
entonces observados para realizar los registros contables”. (Gertz, 1999,
pág. 1).
4
“A partir del apogeo del comercio en la época del Renacimiento, las
personas dedicadas a esta actividad inician el asentamiento de lo que
adquieren, los gastos que realizan, así como el precio en que efectuaban
la venta, a través de un registro de sus ingresos y egresos y de esta
manera conocer la ganancia o pérdida resultante de su actividad”. (Gertz,
1999, pág. 1).
“Este tipo de control representaba la forma simple de una contabilidad. En
el año de 1494, en la Ciudad de Venecia Francisco di Luca Paciolo
público su libro denominado Summa de Arithmetica, en uno de cuyos
capítulos relativo a “Las cuentas y las Escrituras", se describe por primera
vez el sistema que ahora conocemos como partida doble, la cual es la
base de la contabilidad actual”. (Gertz, 1999, pág. 1).
“La Contabilidad ha venido evolucionando en el tiempo, adaptándose a
las circunstancias de los diferentes modelos económicos y a las
necesidades de las diferentes actividades realizadas por el hombre, por
esta razón la Contabilidad se ha especializa por tipo de industria,
existiendo una para las actividades básicas o extractivas como son la
agricultura, ganadería, minería petrolera, las industrias manufactureras o
transformadoras, para las actividades comerciales y de servicios como las
entidades”. (Gertz, 1999, pág. 1).
“En nuestros tiempos se produce grandes cambios económicos,
originados, en los adelantos tecnológicos y en el aumento del comercio,
que inciden en la contabilidad. La información ya no es utilizada
únicamente por los dueños de la empresa, y otros usuarios se incorporan
con sus necesidades bancarias. Con el transcurrir de los tiempos la
Contabilidad ha descubierto los diversos sistemas y métodos que se
aplican hasta nuestros días, también debemos mencionar que la
Contabilidad ha tenido una evolución acelerada debido a que el comercio
se ha desarrollado enormemente sus fronteras gracias al avance de la
ciencia y la tecnología que no podía estar ajena a esta evolución; los
5
estudiosos y analistas de la Contabilidad coinciden en declarar que la
Contabilidad a determinado tres periodos evolutivos que pasamos a
detallar a continuación”: (Castro, 2001, pág. 3)
Periodo Empírico
“Este periodo se manifiesta en el hecho de que en los tiempos
ancestrales, inclusive, PRE históricos de nuestra era los habitantes de la
tierra descubren algunos hallazgos de vestigios humanos, hasta
determinar un conocimiento exacto de su vida, mediante los documentos
gráficos hallados en los lugares en que estos habitaban, así mismo se
encontraron algunos gravados en piedras, como por ejemplo los
integrantes de una familia, los animales que cazaban, los peces que
lograban en los ríos, etc. Es decir se estaba manifestando un criterio de
Contabilidad en forma empírica o primitiva.
Luego del transcurso de esta etapa aparece el pueblo Fenicio,
aproximadamente por los años 2,300 A. de J.C. con una marcada
inclinación al Comercio que jamás pudo ser igualada por ninguno de los
pueblos de la época. El mismo hecho de haber sido catalogado como los
genios del comercio de la época antigua algunos tratadistas supone que
utilizaron la Contabilidad, también en forma primitiva, a fin de poder
controlar sus innumerables transacciones mercantiles.
Fue a partir del siglo XIII, en que se inicia el primer tipo de Contabilidad
mediante cobros, gastos que lo usaron las personas dedicadas a las
finanzas de aquella época. Este tipo de Contabilidad que es netamente de
Caja también tiene su origen remoto, porque el único objetivo fue la
anotación de los movimientos de dinero presentándose como una cuenta
de Caja separada de cualquier clase de cuenta.
Analizando la realidad peruana, podemos afirmar que los antiguos
pobladores peruanos, en el caso especifico de los Incas, también tuvieron
su forma muy especial de aplicar la Contabilidad, ya que ellos controlaban
sus actividades de intercambio llamado "trueque", mediante el uso de los
6
KIPUS, siendo en este caso el Contador de la época el denominado
Kipucamayocc.
En este periodo la noción debe y haber estaba ausente, es por eso que
en el control de Caja que elaboraban lo mismo era consignar en el lado
derecho o izquierdo, los gastos y cobros respectivos que realizaban”.
(Castro, 2001, pág. 4).
Periodo de la Teneduría de Libros
“Este periodo se inicia con la utilización de la Partida Doble, expresión que
se usa hace aproximadamente cinco siglos, el cual está dividido en dos
partes: DEBE y HABER, en la que se aplican principios matemáticos con
la finalidad de hacer una suma de términos positivos y negativo,
totalizando separadamente para luego restar de los totales que en
resumen viene a ser una suma algebraica o saldo.
En el año 1494, el Monje Italiano Fray Lucas de Pacciolo por primera vez
alcanza al mundo entero la Partida Doble para ser aplicada a la
Contabilidad que a fines del siglo XV, la Contabilidad era deducida del
algebra, siendo el debe y el haber expresiones matemáticas, que se
expresan o relacionan con lo positivo y negativo transferidos a la
Contabilidad, así por ejemplo el signo POR colocado antes del nombre de
una cuenta esta deberá ser cargada determinándose por costumbre que
debe ser anotada en el lado izquierdo; en tanto el signo A indica que la
cuenta debe ser abonada y por lo tanto deberá ser reflejada en el lado
derecho”. (Castro, 2001, pág. 5).
Periodo Científico
“Nace conjuntamente con la Gran Revolución Industrial, cuando en el año
de 1796 Inglaterra pone en funcionamiento la primera máquina a vapor
con la cual se da un cambio trascendental en sus modos de producción
gracias al transporte más fluido y por ende más adecuado.
Estos cambios que Inglaterra experimenta fueron tan marcados y
profundos, en lo social y económico porque mueve al hombre de una vida
tranquila hacia las fábricas. Todo este proceso de cambios hace que se
7
dé con gran determinación el resurgimiento de las grandes fabricas en
este caso de manera especial las textiles y esto permite que la
Contabilidad despliegue esfuerzos, para lo cual los más famosos
tratadistas Italianos de esta época han operado en la Contabilidad
Europea una influencia considerable esforzándose por construir una
teoría contable con cierta dosis científica, se presenta la necesidad de
llevar la teoría económica a las empresas divulgando una nueva
Contabilidad de acuerdo a los conceptos de la microeconomía porque las
empresas ya necesitarían llevar un mayor control administrativo, análisis
de sus cuentas, etc.
Para ello nace la Contabilidad de Costos y Presupuestos, no ha sido otra
cosa que un reconocimiento de la microeconomía por la Contabilidad
puesto al servicio de la microeconomía.
La ciencia - técnica de la Contabilidad se ve enriquecida gracias a la
aparición de la obra de Francisco Villa denominada "contabilitata aplicata
alle administraziones" en el año de 1840, que a partir de la publicación de
esta y muchas otras obras se inicia un periodo de controversias
doctrinarias; van apareciendo una serie de trabajos técnicos, surgiendo
una serie de principios y normas que se perfilan como caracteres
científicos que la Contabilidad ha logrado hasta nuestros días.
Los expertos y estudiosos dedicados a la investigación contable se
dividieron en grupos de ideas al igual que las escuelas filosóficas de la
Partida Doble en su esencia a fin de llegar a conclusiones concretas y
especificas que puedan prevalecer bajo argumentos sustenta torios”.
(Castro, 2001, pág. 7)
Partida Doble en la contabilidad
“Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos
dos cuentas, movimiento que representa un movimiento deudor y un
movimiento acreedor. La partida doble es la esencia de la Contabilidad
actual y parte integral de la Ecuación patrimonial. La partida doble se
basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual
8
valor pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta
dinero, el que recibe debe y el que entrega tiene, las cosas no surgen de
la nada, cada valor es el resultado de una acción u hecho económico,
cuando recibo dinero por una venta, debo también despojarme de un
bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero”.
(Gerencia.com, 2013, pág. 1)
“Esto explica dos de los principios básicos de la partida doble:
“Quien recibe debe a quien entrega”, “No existe deudor sin acreedor, ni
acreedor sin deudor”. Claro está que estos principios no son tan obvios en
todos los casos como por ejemplo en movimientos internos de la empresa
en los que se retira efectivo de la caja para consignarlo a un banco; en
esta caso se cumple otro de los principios elementales de la partida doble
que señala que: una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe, dándose
la contrapartida, como característica propia de la partida doble, puesto
que sin esta no podría existir equilibrio. No pueden haber un movimiento
que solo afecte cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se
afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en su lado negativo.
La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un
nombre, un código y un valor negativo y otro positivo. El valor negativo
corresponde a un crédito y el valor positivo corresponde a un debito.
Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos
cuentas. El valor debe ser igual en una y otra cuenta. En una cuenta se
registra en su debito y en la otra cuenta en el crédito”. (Gerencia.com,
2013, pág. 2)
“En algunos casos se pueden afectar más de dos cuentas, pero aun así,
los débitos y los créditos de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo
que es lo mismo, si se restan los créditos de los débitos el resultado debe
ser cero. Esto permite conservar el equilibrio que también profesa la
ecuación patrimonial. Si los débitos representan lo que se tiene, los
créditos representan lo que se debe. Lo que se tiene es el activo y lo que
se debe puede ser patrimonio y/o pasivo. De ahí la ecuación patrimonial
9
(Activo es igual a pasivo mas patrimonio, o activo menos pasivo es igual a
patrimonio). La técnica contable de hoy día, está fundamentada en la
partida doble, la cual se basa en el aumento y disminución de las
diferentes cuentas que hacen parte del sistema contable del ente
económico”. (Gerencia.com, 2013, pág. 4).
Técnicas partida doble
Las técnicas de la partida doble son las siguientes:
Débitos Créditos
Aumento de activos Disminuciones del Activo
Disminuciones del Pasivo Aumento de pasivos
Disminuciones del Patrimonio Aumento de patrimonio
Fuente: Plan Contable General Empresarial, método calpa
“Los siguientes son algunos de los principios fundamentales de la
partida doble:
1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se
debe)
2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no
surgen por si solos, debe proceder de algún lado)
3. Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale (la base del
equilibrio de la ecuación patrimonial)
4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta.
(Una cuenta así como se crea se debe también eliminar de la misma
forma) ”. (Gerencia.com, 2013, pág. 4)
10
Ejemplo partida doble:
Fuente: Serraina (2011, página 10)
1.2 Tipos de contabilidad
1.2.1 Contabilidad de gestión
“Tiene como objetivo principal aportar información relevante, histórica o
previsional, monetaria o no monetaria, parcial o total, sobre la circulación
interna de la empresa para la toma de decisiones. Por tanto, se trata de
aportar luz a interrogantes que no tienen respuesta en la contabilidad
financiera.
Dado su carácter interno, cada organización puede utilizar sistema de
contabilidad de gestión que le parezca más adecuado a sus
necesidades”. (Intervención General de la Administración del Estado,
2004).
La contabilidad de gestión permite responder a lo siguiente:
¿Qué productos o servicios son rentables para la empresa?
¿Cuánto cuesta cada parte del proceso de producción de un
artículo?
¿Cuánto cuesta un determinado departamento de la empresa?
11
¿Merece la pena subcontratar una determinada actividad?
(Intervención General de la Administración del Estado, 2004).
Objetivos de la contabilidad de gestión
“La Contabilidad de Gestión debe tratar las funciones de planificación de
los gerentes, lo que supone:
La identificación de tareas.
Planificación de los flujos de recursos óptimos y su medición”.
(www.wikipedia.org, 2013, pág. 2)
Problemas de organización que incluye:
Adecuación entre la estructura de la firma y las tareas.
Instalación y mantenimiento de un sistema de información y
comunicación efectiva.
Medición de los recursos existentes, descubrimiento de la
ejecución excepcional e identificación de los factores causantes de
dichas excepciones. (www.wikipedia.org, 2013, pág. 3)
Función del control de gestión, que incluye:
Determinar las características de las áreas de ejecución apropiadas
que son significativas en términos de las tareas.
Contribuir a motivar las realizaciones individuales deseables
mediante una comunicación realista de la información respecto de
las tareas.
Sistemas operativos de gestión, por función, producto, proyecto, y
otra segmentación de las operaciones.
Medición de los factores en términos de costes relevantes y los
ingresos o medidas estadísticas de la producción.
Comunicación de los datos apropiados, de carácter
fundamentalmente económico, al personal clave, y de forma
oportuna. (www.wikipedia.org, 2013, pág. 4).
12
Diagrama contabilidad de gestión:
Fuente: Giner Fillol, Ponte Urbal (2008)
1.2.2 Contabilidad de costo.
“Sistema de información empleado para registrar, acumular, controlar,
predeterminar, analizar e interpretar los costos de un ente económico”.
(Narvaez, 2011, pág. 1).
La contabilidad de costos tiene los siguientes objetivos:
“Proporcionar suficiente información en forma oportuna a la dirección
de la empresa, para una mejor toma de decisiones.
Generar información para ayudar a la dirección en la planeación,
evaluación y control de las operaciones de la empresa.
Determinar los costos unitarios.
Generar informes para determinar las utilidades, proporcionando el
costo de los artículos vendidos.
Contribuir a la planeación de utilidades y a la elección de alternativas,
proporcionando anticipadamente los costos de producción,
distribución, administración y financiamiento”. (Narvaez, 2011, pág. 1)
13
Diagrama contabilidad de costos:
Fuente: Hernández Celis (2009, página 5)
1.2.3 Contabilidad financiera.
“Es una técnica basada en los Principios Generales de Contabilidad, que
se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información
cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que
realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos
identificables y cuantificables que la afectan, con objeto de facilitar a los
diversos interesados la toma de decisiones en relación con dicha entidad
económica”. (Jimdo, 2010).
Características de la Contabilidad Financiera.
La contabilidad financiera tiene las siguientes características:
Rendición de informes a terceras personas sobre el movimiento
financiero de la empresa.
Cubre la totalidad de las operaciones del negocio en forma
sistemática, histórica y cronológica.
14
Debe implantarse necesariamente en la compañía para informar
oportunamente de los hechos desarrollados.
Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el
registro de las operaciones financieras de un negocio.
Describe las operaciones en el engranaje analítico de los libros
contables por partida doble. (Jimdo, 2010).
Diagrama contabilidad financiera:
Fuente: Domingo Hernández (2008, página 15)
1.2.4 Contabilidad administrativa.
“Es aquella que proporciona informes basados en la técnica contable que
ayuda a la administración, a la creación de políticas para la planeación y
control de las funciones de una empresa”. (www.gestiopolis.com, 2002).
“Se ocupa de la comparación cuantitativa de lo realizado con lo planeado,
analizando por áreas de responsabilidad. Incluye todos los
procedimientos contables e informaciones existentes, para evaluar la
eficiencia de cada área”. (www.gestiopolis.com, 2002).
15
La contabilidad administrativa es de gran importancia para la contabilidad,
porque ayuda a planificar, para que las empresas tengan un mejor control
de las informaciones contables.
Característica de la Contabilidad Administrativa
La contabilidad administrativa tiene las siguientes características:
Su técnica está basada en la utilidad que proporciona de
información interna y externa.
Está más interesada en los detalles, dirigiéndose a reportar las
actividades de los departamentos, equipos, tipos de inventarios y
otras subdivisiones de la compañía.
Su utilización es opcional. Se aplica cuando los ejecutivos están
interesados en obtener información para basar sus decisiones, ya
sea, para hacer o dejar de hacer determinada acción.
Su información debe ser rápida y oportuna, con el fin de tomar
decisiones a su tiempo.
Sus informaciones puede basarse en la técnica de los grandes
números. Las cifras con precisión hasta las últimas cifras no son
importantes para un directivo. (www.gestiopolis.com, 2002)
Diagrama Contabilidad Administrativa
16
1.3 Contabilidad estratégica.
La contabilidad estratégica contiene la información, para interpretar y
establecer las estrategias para que las empresas alcance una ventaja
competitiva en el mercado. Esta proporciona las herramientas y garantiza
mantenerse a largo plazo, las empresas están obligadas a reestructurar
las informaciones que suministra la contabilidad estratégica, debido a la
reingenierías y cambios que existen en las organizaciones para ser
competitivos.
La información que ofrece la contabilidad en las empresas es básica para
la toma de decisiones, están ayudaran al proceso de transformación y
actualización en el mercado.
1.3.1 Contabilidad estratégica y la toma de decisiones.
Los cambios en el mercado son constante, de los cuales son: avance en
la tecnología, la competencia en el mercado más agresiva, por esta razón
la orientación del mercado contable ha tenido que transformarse de la
misma manera, cambiando y adoptando su nuevo entorno, así es como
surge la necesidad y nace la contabilidad estratégica.
La nueva tendencia del contador es la Contabilidad estratégica. En los
comienzos del nuevo milenio la contabilidad estratégica es la única
capacitada para diseñar de las estrategias más rentables y adoptar las
decisiones estratégicas con el mínimo riesgo en el mercado.
Las estrategias más utilizadas por las empresas son:
A que nicho de mercado deben enfocarse las empresas.
Asignar los recursos para gastos e inversión.
Ser diferentes que la competencia y actuar con mayor rapidez que
estas.
Buscar alianzas con otras empresas para ser más competitivo en el
mercado.
17
1.3.2 Objetivos de la contabilidad estratégica
A continuación los pasos para lograr los objetivos de la contabilidad
estratégica:
a) Facilita y analiza la información estratégica de la empresa, identifica y
elimina las actividades que no agregan valor, identifica las actividades
que agregan valor a través de los colaboradores y sus respectivos
departamentos, clientes y proveedores.
b) Mediante indicadores comunica las mejores estrategias de medición
de desempeño.
c) Monitorear la estrategia eficiente del negocio, alcanzar un equilibrio
entre sus fuerzas y debilidades internas y entre sus oportunidades y
amenazas externas (FODA ).
Diagrama contabilidad estratégica:
18
1.4 Relación de la contabilidad con las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar es una activo corriente que se registra en el
balance general de las empresas por conceptos de ventas a créditos por
conceptos de productos o servicios, a favor de la empresa y existen varios
programas para realizar estas operaciones.
Estas cuentas asentadas en el sistema contable, debe ser cobradas en el
tiempo establecido por el cliente, y esta se convierte en dinero para la
empresa y con esta operación obtiene mejor liquidez para cumplir con sus
compromisos.
1.5 Cuentas por cobrar
“Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles que tiene una
empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados,
comisión de préstamos o cualquier otro concepto análogo”. (Alvarez,
2013, pág. 1).
Las cuentas por cobrar es un activo corriente importante para las
empresas, estas necesitan que el dinero que se otorgo a crédito entre en
el tiempo establecido por el cliente, y así tendrán un flujo de efectivo para
cumplir sus compromisos.
Diagrama cuentas por cobrar:
Fuente: Valverde (2011. pagina 80)
19
1.5.1 Clasificación de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar se clasifican en:
“Cuentas por cobrar al cliente: está compuesto de los montos que
acuerdan los clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la
venta.
Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que
los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de
ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le
descuenta después de su salario.
Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de
transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o
compras de algo, daños o perdidas entre otros.
Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el
grupo de activo corriente después del efectivo ya que es lo que se
puede convertir en efectivo lo más pronto posible, excepto aquellas
cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la
empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses estas
deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes, es decir en
el de otros activos”. (Alvarez, 2013, pág. 1).
1.5.2 Políticas de cuentas por cobrar
“Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue
para recuperar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las
políticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el
nivel de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de
las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su
aprobación”. (Gomez, 2012, pág. 1)
“Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito
de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los
gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa. El
aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas
20
incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades”
(Ibídem).
“Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además
de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es
demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a
sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y
llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así las ventas de la empresa”.
(Ibíd. pág. 2).
“La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su
gestión de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su
vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los
procedimientos de cobro”. (Ibídem).
“A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se
hace más personal y más estricta. Los procedimientos básicos de cobro
que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de
cobro. (Ibíd.).
1.5.3 Factores básicos para las políticas de cobranza.
Los factores básicos para las políticas de cobranza, son las siguientes:
Establecer los procedimientos que la empresa debe adoptar para
cumplir con las políticas de cobros establecidas.
Las políticas deben ser: claras, flexibles, dinámicas y uniformes.
El primer objetivo es recuperar la cartera en el plazo establecido por el
cliente, esto depende el seguimiento del departamento de cobros a la
cartera.
El segundo objetivo de la empresa es otorgar el crédito cumpliendo
con sus políticas, para una recuperación eficiente.
Para lograr los objetivos las políticas de la empresa deben ser
objetivas, y que se adaptables al país o región.
Las políticas deben ser revidadas en un periodo establecido por la
empresa.
21
Las políticas deben estar regidas por procedimientos claros, que
permitan que debe hacer el departamento de cobros en cada caso
que se presente con los clientes.
Las políticas deben estar orientadas a equilibrar los gastos de la
gestión de cobros y los resultados de la mismas
1.5.4 Planificación estratégica de la cobranza
“Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación,
sirviendo de base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados
por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste
en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para
alcanzar los objetivos generales de la organización, son a largo plazo y
comprenden a toda la empresa”. (Del Valle, 2009, pág. 63)
La planificación es de gran importancia para las empresas, porque con
estas pueden identificar cuáles son las cuentas que están en atraso,
recuperar la cartera de manera eficiente y evitar el menor riesgo posible
en la cobranza.
1.5.5 Auditoría de las cuentas por cobrar
“Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa
proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o
servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada
todos los movimientos referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte
de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos no pierdan su
formalidad para convertirse en dinero. De ahí la importancia de controlar y
de auditar las “Cuentas por Cobrar” el auditor establece los objetivos y
procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la
auditoría a estas cuentas. Las Cuentas por Cobrar constituyen una función
dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las
deudas de clientes y deudores para reportarlas al departamento que
corresponda”. (www.wikipedia.org, 2014, pág. 1)
22
1.5.6 Objetivos de la auditoría de cuentas por cobrar
El objetivo de la auditoria de cuantas por cobrar son los siguientes:
Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen
origen en operaciones de ventas.
Comprobar si los valores registrados son realizables en forma
efectiva (cobrables en pesos).
Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no
existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que
deba considerarse.
Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de
intereses y reajustes del monto de las cuentas por cobrar para
efectos del balance.
Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de
cálculo contable. (www.wikipedia.org, 2014, pág. 2).
1.5.7 Procedimientos de la auditoría de cuentas por cobrar
Respecto al Control Interno El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de
información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a
la altura de los estándares de crédito de la empresa:
1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de
las cuentas por cobrar.
2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas
por cobrar.
3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren
en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran
adecuadamente. (www.wikipedia.org, 2014, pág. 3)
23
Procedimientos
Los procedimientos de auditoría son los siguientes:
1. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas
por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.
2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y
documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.
3. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de
Inversiones en Empresas Relacionadas.
4. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre,
domicilio particular y laboral, etc.
5. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos
estén legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario.
6. Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos
justificativos de las cuentas por cobrar.
7. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes,
Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por
cobrar a empresas relacionadas. (www.wikipedia.org, 2014, pág. 4)
Respecto a los Deudores Incobrables
Para las deudas incobrables el procedimiento es el siguiente:
Verificar la ubicación física de documentos incobrables.
Revisar los documentos o antecedentes de los documentos
incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para
el cobro de éstos.
Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la
estimación de deudores incobrables.
Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las
disposiciones legales. (www.wikipedia.org, 2014, pág. 5)
24
Flujograma cuentas por cobrar
Fuente: Portillo (2007, página 5)
1.6 Saldo por antigüedad.
El saldo por antigüedad es el análisis de la cartera de cuentas por cobrar
de una organización, y tienen los siguientes controles:
Califica las cuentas vencidas de la empresa por saldo de antigüedad.
Clasifica los montos adeudados por saldo de antigüedad.
Permite identificar los clientes con saldos atrasados y realizar un plan
estratégico para estos.
Identificar los clientes morosos y restringirle el crédito.
Es un reporte que le sirve a la alta gerencia para toma de decisiones.
25
CAPÍTULO II
ANÁLISIS DE LA INVESTIGACIÓN SOBRE LA
RECUPERACIÓN DE CUENTAS EN ATRASO DEL
DEPARTAMENTO DE COBROS ELECTRO-MUEBLES PG,
PERIODO SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2014.
En este capítulo se conocerá el inicio de la empresa, sus antecedentes y
esfuerzo realizado para llevarla a la posición que actualmente se
encuentra en el mercado. Su visión de un posicionamiento firme es lo que
ha llevado a lograr su misión como empresa, conservando valores éticos y
profesionales y cumpliendo cada uno de sus objetivos.
2.1 Reseña histórica de la empresa.
“La empresa fue creada a mediados del año 1987, por el Sr. Juan Pérez
con una alta visión del crecimiento y como respuesta a la escasez de este
tipo de negocios en la zona. En sus inicios la tienda estaba ubicada en el
ensanche Altagracia de Herrera, luego por su nivel de crecimiento fue
trasladada a la C/ Isabel Aguilar No.200”. (Electro-Mueble, PG, 2010,
pág. 1).
“La empresa se fue posicionando en el mercado y para el año 1995 su
fundador adquirió un local de mayor capacidad en la misma zona de
Herrera donde surge lo que es hoy en día la Principal de Electro-Muebles
PG, con el pasar de los años se han establecido en el resto del país con
diecisiete (17) sucursales en diferentes puntos, como son:
1. Isabel Aguiar No.315 Herrera.
2. Isabel Aguiar No.320 Herrera.
3. Prolongación 27 de Febrero.
4. Av. Las Palmas de Herrera.
5. Carretera Mella.
6. Hermanas Mirabal Plaza Ole, Villa Mella.
7. C/ Duarte # 225 Pueblo Nuevo, Los Alcarrizos.
8. Plaza Isabel Aguiar.
26
9. C/ Manolo Tavarez Justo #15, Comercial: Puerto Plata.
10. Av. Frank Grullon #50,San Francisco.
11. Calle Casandra Damiron, Barahona.
12. Av. Libertad, esq. Licenciado Viterbo Martínez, Bonao.
13. Calle Mella #40, Sánchez Ramírez, Cotui.
14. Calle Emma Balaguer Esq. José Martin, Sto. Dgo, Los Girasoles.
15. Los Alcarrizos, Santo Domingo Oeste, Los Alcarrizos II.
16. Carretera Sánchez Esq. Abraham Ortiz, Azua.
17. Calle María Trinidad Sánchez #20, San Cristóbal”. (Electro-Muebles
PG, 2010, pág. 1).
Visión
“Posicionarse como la empresa No. 1 en venta de Muebles y
Electrodomésticos con el mejor precio en el mercado y servicio
personalizado”. (Ibídem, pág. 2).
Misión
“Ofrecer productos y servicios que satisfagan las necesidades de nuestros
consumidores con el mejor precio y calidad del mercado”. (Ibid, pág. 2).
Valores de la empresa
“1. Honestidad
2. Lealtad
3. Crecimiento
4. Integración
5. Liderazgo” (Ibid, pág. 2).
27
Objetivos
“Alcanzar el máximo los logros de nuestra empresa a fin de garantizar una
especial y rentable permanencia en el mercado, un manejo adecuado en
el área de crédito y cobros, para garantizar la rentabilidad, siempre como
líder en precios, marcas, productos y servicio personalizado”. (Ibidem,
pág. 3).
2.2 Estructura organizacional
“La estructura general de la empresa es de gran importancia en una
organización, esto debido a deben estar formadas para un buen
funcionamiento, y cumplir con cada uno de los objetivos planificados, a
continuación el organigrama organizacional. (Ibidem, pág).
Ilustración Estructural de la Empresa PG
Fuente: Electro-Muebles PG, (2010, pág. 10)
28
En el organigrama está distribuido encabezado por el presidente de la
empresa quien es el propietario, el gerente general a quien se reportan
cada uno de los gerentes de los distintos departamentos de la empresa
cono son: gerente financiero, gerente de negocios, y gerente de recursos
humanos, cada uno de estos con los departamentos que tienen bajo su
supervisión.
2.3 Políticas Generales
“Las políticas y procedimientos generales de una empresa le permiten
operar con mayor eficiencia tanto de manera interna como externa,
permite a la institución como llevar a cabo cada una de las tareas que son
cruciales para la empresa, a continuación las políticas generales de los
departamentos de Electro-Muebles PG”. (Ibídem, pág. 3).
Gerencia Financiera
“El Gerente Financiero administra los recursos de la empresa, desarrolla
una gran variedad de tareas financieras como la implementación,
extensión de créditos a los clientes, evaluación de los gastos propuestos y
la consecución de dinero para financiar las operaciones de la empresa”.
(Ibídem, pág. 4).
“El Gerente Financiero en nuestra empresa tiene bajo su supervisión los
departamentos de Contabilidad, Créditos y Cobros, Cuentas por pagar.
Es su responsabilidad que estos departamentos cumplan con las
políticas establecidas por la empresa y cada uno de los objetivos
planteados por la Gerencia General”. (Ibid, pág. 4).
29
A continuación se citan algunas políticas de cada uno de estos
departamentos:
Departamento de Contabilidad:
1) Los Estados financieros estén actualizados
2) Controlar la salida y entrada del flujo de efectivo.
Departamento de Crédito:
1) El cliente debe presentar su cedula de identidad personal para la
solicitud de crédito.
2) Llenar solicitud de Crédito correctamente.
3) Verificar que los datos de los clientes sea reales, por medios de
llamadas telefónicas, verificando su domicilio y confirmación del
trabajo del cliente.
4) Sí el crédito es aprobado comunicarlo al cliente, para la entrega de
su artículo.
5) Registrar correctamente el crédito de los clientes, y pasar relación
de estos al departamento de cobros.
Departamento de Cobros:
1) Recuperación de los créditos otorgados en el plazo establecido por
el cliente.
2) El encargado de cobros debe supervisar la gestión de los
ejecutivos.
3) Los ejecutivos de cobros deben cumplir con su meta establecida de
cobros del mes.
4) Seguimiento a la aplicación de las notas de crédito.
Departamento de Cuenta por Pagar:
1) Verificar que la empresa tenga disponibilidad Bancaria antes de
emitir los cheques de los compromisos adquiridos.
30
2) Tener el control de los días que la empresa se comprometido a
cumplir los pagos con los suplidores.
3) control de los cheques emitidos.
Gerencia de Negocios:
“Este departamento se encarga de todas las operaciones de la empresa
con respecto a la compra y el control de de los Gerentes de nuestra
sucursales, que se cumplan cada unas de las políticas establecidas por la
empresa” (Ibid, pág. 5).
Algunas políticas de cada uno de estos departamentos son las siguientes:
Departamento de Compras:
1) Mantener continuidad en el abastecimiento.
2) Seleccionar los proveedores con las características necesarias
requeridas para la empresa.
3) Análisis y aceptación de listas de precios.
4) Negociar descuentos y condiciones de pago con los proveedores.
Encargados de tiendas:
Tienen las siguientes funciones:
a) Mantener el inventario de las tiendas actualizados.
b) Cumplir con las metas establecidas por la empresa.
c) Mantener la tienda limpia.
d) Supervisar los vendedores a su cargo.
Gerencia de Recursos:
“Esta se encarga del control y reclutamiento del personal, que las
personas contratadas cumplan con el perfil requerido por la empresa, para
que esta pueda lograr los objetivos en cada uno de los departamentos”.
(Ibíd., pág. 6).
31
2.4 Aspecto metodológico de la investigación
Los aspectos metodológicos utilizados son los siguientes:
Tipos de estudios
Exploratorio o Formulativo
Se aplicaron criterio exploratorios para investigar la situación específica
de las cuentas atrasadas de la empresa Electro-muebles PG, cuales son
las causas que lo originan, determinando y explicando el porqué de la
ocurrencia del mismo.
Se analizo y se explicará las causas que han generado las cuentas en
atraso en la empresa en el periodo Septiembre-Diciembre 2014.
Descriptivo
Se aplicó el criterio exploratorio para investigar la situación específica del
problema de las cuentas en atraso, cuales son las causas que lo originan,
determinando y explicando por qué ocurre esta situación, los factores de
riesgos asociados a las empresas que serán objeto del mismo.
Explicativo
Mediante el uso de este método se explicó porque las cuentas por
cobrar de la empresa se atrasan, y como se puede evitar para que la
cartera se maneje con normalidad.
Métodos de estudios
Observación
Mediante este método se observaron todos los aspectos de las políticas
de los departamentos de créditos y cobros, que nos permitirá analizar las
variables de las cuentas en atraso que forman parte de la misma.
32
Inducción
Esta investigación se analizó casos particulares de las cuentas por cobrar
de la empresa, con la finalidad de llegar a las conclusiones y premisas
generales sobre el objeto de estudio.
Se estudiaron los diferentes elementos que componen la información
financiera en el área de cuentas por cobrar del negocio con el fin de
obtener una indicación de valor de estas para la empresa.
Deductivo
A través de este método se observo el comportamiento general de la
empresa Electro-muebles en su sector, con el objetivo de conocer los
factores particulares que influyen en su crecimiento social económico.
Análisis
Mediante el uso de este proceso de conocimiento, se identificaron de
manera particular todas las variables que forman parte del
comportamiento de la empresa en las cuentas por cobrar, tomando en
cuenta su nacimiento, su evolución, permanencia en el impacto que
tienen en el desarrollo económico de la institución.
Síntesis
En el desarrollo de esta investigación se realizó un análisis detallado de
las diferencias variables en el proceso que intervienen en el desarrollo de
las cuentas en atraso, las estrategias que se utilizaron para la
recuperación de estas, y su impacto en el flujo de efectivo de la empresa.
Se aplico el método de síntesis debido a que el mismo complementa el
método de análisis, permitiendo relacionar las variables identificadas para
realizar las proyecciones futuras.
33
Fuentes documentales
Fuentes Primarias
Debido al tipo de investigación las fuentes primarias utilizadas son: tesis,
libros, monografías, artículos de revista, manuscritos.
Fuentes Secundarias
Para poder complementar el desarrollo de la investigación y de esta forma
poder llevar a cabo con más objetividad, se han utilizado, fuente que
proporcionan información de segunda mano, como históricos de saldo por
antigüedad, estados financieros, Diccionarios, enciclopedias.
Técnicas de investigación
Los instrumentos que se utilizaron para garantizar la investigación son los
siguientes:
Observación
Será de forma directa participativa, se realizo de forma estructura para la
logar la comparación de los comportamientos de las cuentas por cobrar
de la empresa.
Se utilizaron fuentes de investigación como son: Consulta de libro de
texto, Monografías, Saldo por antigüedad, Manuales de cobros, entre
otros.
De Campo:
Entrevistas: Gerentes General de Cobros.
Cuestionarios: se realizó uso de preguntas cerradas y claras sin
provocar tendencias, si exigir esfuerzos de las memorias de los
participantes.
34
2.5 Análisis de los cuestionarios realizados
El cuestionario fue realizado a 10 personas en el departamento de
cobros, los resultados tabulados fueron los siguientes:
Cuadro 1: Vigilancia efectiva sobre vencimientos de cobros
Fuente: cuestionario realizado departamento de cobros, fecha 1/11/2014.
Gráfico 1: Vigilancia efectiva sobre vencimientos de cobros
Fuente: Cuadro 1
Análisis: Se observa en el grafico, la empresa está verificando en un 80%
el vencimiento de su cartera, la verificación debe ser un 100%, para que
estas no caigan en atraso y no afecten el flujo de efectivo de la empresa.
PREGUNTAS FA FR
SI 8 80%
NO 2 20%
N/A 0 0%
TOTAL 10 100%
35
Cuadro 2: Conciliación periódica de auxiliares do cobros
Fuente: cuestionario realizado departamento de cobros, fecha 1/11/2014.
Gráfico 2: Conciliación periódica de auxiliares de cobros
Fuente: Cuadro 2
Análisis: Se observa en el grafico que los colaboradores del
departamento de cobros el 30% no tiene conocimiento de la conciliación
de las cuentas por cobrar del departamento y una 20% responden que no
aplica la conciliación de las cuentas, esto suma un 50% de falta de
conocimiento de este procedimiento, el gerente del área debe darles las
herramientas necesarias para que todos los colaboradores estén claro de
la importancia que tienen las conciliaciones contables de las cuentas por
cobrar.
PREGUNTAS FA FR
SI 5 50%
NO 3 30%
N/A 2 20%
TOTAL 10 100%
36
Cuadro 3: La empresa tiene un programa de cómputo adecuado para
el control de las cuentas por cobrar
Fuente: cuestionario realizado departamento de cobros, fecha 1/11/2014.
Gráfico 3: La empresa tiene un programa de cómputo adecuado para
el control de las cuentas por cobrar
Fuente: Cuadro 3
Análisis: Se debe hacer un análisis del programa de cuentas por cobrar
de la empresa, y verificar si los usuarios están 100% capacitados, como
podemos observar que un 30% de los colaboradores que hacen la
observación que el programa no es efectivo.
PREGUNTAS FA FR
SI 7 70%
NO 3 30%
N/A 0 0%
TOTAL 10 100%
37
Cuadro 4: Preparan el informe de cuentas por cobrar mensual
Fuente: cuestionario realizado departamento de cobros, fecha 1/11/2014.
Gráfico 4: Preparan el informe de cuentas por cobrar mensual
Fuente: Cuadro 4
Análisis: el informe de cuentas por cobrar es de gran importancia para el
controlar las cuentas en atraso, en el departamento de cobros el 20% del
los colaboradores no preparan el informe de cobros mensual, se debe
identificar si constan de las herramientas necesarias para realizar el
reporte, o es ineficiencia y control del gerente de cobros.
PREGUNTAS FA FR
SI 8 80%
NO 2 20%
N/A 0 0%
TOTAL 10 100%
38
Cuadro 5: los informes son revisados por el gerente de área y se
toman las decisiones con las cuentas en atraso
Fuente: cuestionario realizado departamento de cobros, fecha 1/11/2014.
Gráfico 5: los informes son revisados por el gerente de área y se
toman las decisiones con las cuentas en atraso
Fuente: Cuadro 5
Análisis: el 90% de los colaboradores reportan que los informes
mensuales de cobros son revisados por el gerente del área, se hará un
levantamiento con el 10% de los colaboradores que comunican en la
entrevista que no se revisan los reportes, para identificar porque no están
actualizado con el procedimiento.
PREGUNTAS FA FR
SI 9 90%
NO 1 10%
N/A 0 0%
TOTAL 10 100%
39
Cuadro 6: los catálogos de los clientes están actualizados
Fuente: cuestionario realizado departamento de cobros, fecha 1/11/2014.
Gráfico 6: los catálogos de los clientes están actualizados
Fuente: Cuadro 6
Análisis: El departamento de cobros le está dando un seguimiento
eficiente a los catálogos de cuentas de los clientes en un 100%.
PREGUNTAS FA FR
SI 10 100%
NO 0 0%
N/A 0 0%
TOTAL 10 100%
40
Cuadro 7: Confirmación de envió de estados de cuentas a los
clientes
Fuente: cuestionario realizado departamento de cobros, fecha 1/11/2014.
Gráfico 7: Confirmación de envió de estados de cuentas a los
clientes
Fuente: Cuadro 7
Análisis: se puede observar que los envíos de los estados de cuentas a
los clientes solo se están enviando en un 70% por parte del departamento
de cobros, hay que verificar los procedimientos utilizados, quien es la
persona responsable, y realizar un plan estratégico para los envíos de los
estados lleguen un 100% a los clientes de la empresa.
PREGUNTAS FA FR
SI 7 70%
NO 3 30%
N/A 0 0%
TOTAL 10 100%
41
Cuadro 8: las cuentas en atraso son verificadas por una persona
distinta a los auxiliares de cuentas por cobrar
Fuente: cuestionario realizado departamento de cobros, fecha 1/11/2014.
Gráfico 8: las cuentas en atraso son verificadas por una persona
distinta a los auxiliares de cuentas por cobrar
Fuente: Cuadro 8
Análisis: las cuentas en atraso deben ser verificadas por el supervisor o
el gerente de cobros, en el grafico se observa que el 80% de las cuentas
en atraso solo la verifica al auxiliar de cobros, este manejo de las cuentas
debe cambiar y ser verificada 100% por el supervisor o el gerente del
área.
PREGUNTAS FA FR
SI 2 20%
NO 8 80%
N/A 0 0%
TOTAL 10 100%
42
Cuadro 9: Comprobante que el cliente recibió la mercancía
Fuente: cuestionario realizado departamento de cobros, fecha 1/11/2014.
Gráfico 9: Comprobantes que el cliente recibió la mercancía
Fuente: Cuadro 9
Análisis: El cliente debe siempre firmar la factura de entrega de
mercancía y despacho entregarla al departamento de crédito para
completar el expediente que se enviara a cobros, en el grafico ahí un 10%
de las facturas que no se están entregando al departamento de cobros, el
encargado de despacho y el encargado de cobros deben corregir esta
situación para que las facturas estén firmadas y recibidas por los clientes.
PREGUNTAS FA FR
SI 9 90%
NO 1 10%
N/A 0 0%
TOTAL 10 100%
43
Cuadro 10: los documentos de las cuentas por cobrar están bien
custodiados
Fuente: cuestionario realizado departamento de cobros, fecha 1/11/2014.
Análisis: la custodia de los documentos por cobrar son de gran
importancia para la empresa, estos deben de estar bien custodiados por
una sola persona, esto para que nadie esté buscando ningún tipo de
documentos en estos archivos, en el gráfico observamos que se está
cumpliendo con el procedimiento en un 100%.
Cuadro 11: Hacen arqueos periódicos y sorpresivos al departamento
de cobros
Fuente: cuestionario realizado departamento de cobros, fecha 1/11/2014.
PREGUNTAS FA FR
SI 10 100%
NO 0 0%
N/A 0 0%
TOTAL 10 100%
PREGUNTAS FA FR
SI 6 60%
NO 4 40%
N/A 0 0%
TOTAL 10 100%
44
Gráfico 11: Hacen arqueos periódicos y sorpresivos al departamento
de cobros
Fuente: Cuadro 11
Análisis: En la empresa se observo que el departamento de auditoría no
realiza los arqueos a las cuentas por cobrar con regularidad, esto se debe
corregir, porque estos arqueos sirven para prevención de cualquier
irregularidad que pueda ocurrir.
Cuadro 12: El personal de cobros está capacitado en el área
Fuente: cuestionario realizado departamento de cobros, fecha 1/11/2014.
60%
40%
0%
SI NO N/A
PREGUNTAS FA FR
SI 8 80%
NO 2 20%
N/A 0 0%
TOTAL 10 100%
45
Gráfico 12: El personal de cobros está capacitado en el área
Fuente: Cuadro 12
Análisis: el 20% de los colaboradores del departamento de cobro de la
empresa comunica que no están totalmente capacitados para trabajar
100% en el área, recursos humanos debe realizar un levantamiento e
identificar las debilidades de aprendizaje y capacitar al personal donde
haya deficiencia.
Cuadro 13: Procedimiento para registro de cuentas dudosas
Fuente: cuestionario realizado departamento de cobros, fecha 1/11/2014
PREGUNTAS FA FR
SI 4 40%
NO 6 60%
N/A 0 0%
TOTAL 10 100%
46
Gráfico 13: Procedimiento para registro de cuentas dudosas
Fuente: Cuadro 13
Análisis: El 60% de los colaboradores no conocen el procedimiento para
registrar las cuentas de dudoso cobro, la gerencia de cobros debe
enseñarles a sus colaboradores este proceso ya que define las cuentas
que no pueden ser cobradas en su cartera, y deben ser pasadas a los
abogados de la empresa o abogados externos para su recuperación, en
última instancia de no poderse cobrar, a se clasificaran en cuentas
incobrables.
Cuadro 14: las cancelaciones de las cuentas incobrables es
aprobada por un funcionario autorizado
Fuente: cuestionario realizado departamento de cobros, fecha 1/11/2014.
Análisis: Se puede observar que las cancelaciones de las cuentas
incobrables están autorizadas 100% por un funcionario autorizado.
PREGUNTAS FA FR
SI 10 100%
NO 0 0%
N/A 0 0%
TOTAL 10 100%
47
2.6 Análisis de la entrevista realizada
El gerente de la empresa Electro-muebles PG es Licenciado en
Administración de Empresas, tienes 14 años de experiencia en el área de
cobros, en la actualidad tiene 2 años laborando en la institución.
El gerente considera que debe haber un gerente adicional para que la
supervisión de las tiendas se realice de manera eficiente y mejoren los
resultados. Las reuniones de con los colaboradores del área se reúnen
con el gerente de cobros semanal.
El gerente expresa que en la actualidad se están capacitando el personal
de créditos, para que otorgue un crédito sano y el departamento de
cobros tenga dados precisos del cliente a la hora de realizar la gestión de
cobros, y que cuentan con el personal suficiente en el departamento para
cumplir con los objetivos de la empresa.
En su opinión el gerente comunica que la posición que ocupa en la
empresa no puede ser descentralizada, ya que el departamento de cobro
depende del buen trabajo que realice el departamento de créditos de la
empresa.
El departamento de cobros de su empresa no recibe cierres mensuales
del departamento de contabilidad, recibe estos reportes directamente de
los encargados de cobros de cada tienda.
Las herramientas que usa el departamento de créditos para medir el
riesgo crediticio son las informaciones que otorga el cliente como son:
trabajo fijo, privado e independiente, vivienda propia o alquilada, teléfono
fijo o celular, verificación de data crédito.
En la actualidad el departamento de cobros tiene 45 colaboradores, por
lo que confirma que con estos la empresa puede lograr los objetivos
trazados.
48
La empresa cuenta en la actualidad con un sistema computarizado
eficiente en las cuentas por cobrar. La cartera de la empresa está en un
75% en su cartera normal y 25% en atraso, en general nos dice que la
empresa es líder en el mercado y seguirá expandiéndose a nivel
nacional.
49
CAPÍTULO III- PROPUESTA DE PLAN ESTRATÉGICO PARA
LA RECUPERACIÓN DE CUENTAS EN ATRASO DEL
DEPARTAMENTO DE COBROS ELECTRO-MUEBLES PG,
PERIODO SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2014.
3.1 Restructuración del organigrama del departamento de
cobros.
En el análisis del organigrama estructural de la empresa Electro-Muebles
PG, se identifico un problema estructural en el departamento de cobros,
se recomienda los siguientes cambios:
1) El departamento de cobros tiene que tener en su estructura un
encargado de cobros que se reporte al gerente de créditos y
cobros, para que la supervisión de los cobros sea más eficiente.
2) Integrar en el organigrama varios supervisores para el control de la
cobranza por zonas.
3) Integrar una estructura de cobradores, que serán supervisados
directamente por los supervisores de la empresa.
4) Tener un departamento de control de calidad para verificar que las
políticas de cobros de la empresa se estén cumpliendo de la forma
correcta en el departamento de cobranza.
50
Organigrama Propuesto Planificación Estratégica
Fuente modificada: Electro-Muebles PG, (2010, pág. 10)
Estas modificaciones podrán ayudaran al departamento de cobranza para
cumplir 100% los objetivos de la empresa.
3.2 Análisis del saldo por antigüedad de la empresa.
El análisis de saldo por antigüedad de la empresa es el documento donde
se identifica como está la cobranza de la empresa, se hace la siguiente
recomendación:
1) Establecer políticas generales en el departamento de cobros, y que
el gerente le de seguimiento el cumplimiento de estas.
2) La cartera general de cobros tiene un atraso de un 25%, se deben
hacer operativos por parte del departamento de cobros
PRESIDENTE
GTE. GENERAL
GTE. FINANCIERO
ENC. CONTABILIDAD
ENC. CUENTAS X PAGAR
GTE. NEGOCIOS
ENC. COMPRAS
ENC. DE TIENDAS
GERENTE DE CRÉDITOS Y
COBROS
CONTROL DE CALIDAD
ENCARGADOS DE COBROS
SUPERVISORES DE COBROS
COBRADORES
GTE. RECURSOS HUMANOS
ENC. RECLUTAMIENTO
51
identificando los clientes en atraso para la recuperación de la
cartera.
3) Las reuniones del departamento de cobros deben hacerse
periódicamente con todo el personal de cobros, esto mejorara las
cobranzas.
4) El encargado de cobros debe darle seguimiento estricto al saldo
por antigüedad de cada una de las zonas de cobros, para tener el
control de cada una de las cuentas en atraso.
5) El departamento de crédito debe realizar un trabajo más eficiente
en la recolección y depuración de datos a los clientes para que el
departamento de cobros realice una buena gestión de cobranza.
Saldo por antigüedad:
Fuente: Empresa Inter-op (2009)
52
Estas recomendaciones ayudaran que el departamento de cobros de la
empresa tenga un seguimiento eficaz y eficiente con la cartera de
cobranza de la empresa.
3.3 Mejora del sistema informático de cuentas por cobrar
El sistema informático es ineficiente, este duplica los saldos de los
clientes en un momento determinado, no permite obtener un dato exacto
de la cartera por saldo de antigüedad, la empresa no está interconectada
por tienda, se propone sea cambiado por un sistema más eficiente y se
interconecten por tiendas, para que los clientes puedan pagar en
cualquiera de las sucursales de la empresa, y el pago se actualice
automáticamente, y no duplique o borre los datos de los clientes.
Sistema Informático Cuentas x Cobrar:
Fuente: Quanticus, Sistemas Administrativos (2011)
53
Con un sistema eficiente de cuentas por cobrar la empresa tendrá datos
exactos de saldo por antigüedad: cantidad de clientes, y saldo total real
de la cartera de cobranza.
3.4 Actualizar el sistema de información de los clientes
Verificando los datos de los clientes, tanto físico con en el sistema
computarizado de la empresa, se observo que los datos de los clientes
estaban incompletos, que faltaban muchos datos por llenar de la solicitud
de crédito y en el sistema de cobros, se realizaron las siguientes
observaciones:
1) El departamento de créditos debe llenar la solicitud de crédito de
forma correcta, según las políticas de crédito de la empresa.
2) El departamento de crédito cuando digite los expedientes de los
clientes llenen todos los ítem del sistema computarizado.
3) El departamento de crédito debe entregar documentos del cliente
cuando el crédito es otorgado.
4) El departamento de cobros debe verificar que el expediente que le
entregan estén otorgados por las políticas,
5) Cuando el departamento de cobros realice su gestión de cobranza
y localiza al cliente en otra dirección, actualizar los datos de los
clientes en el sistema.
54
Sistema para datos de cliente departamentos de créditos:
Fuente: Erp Manager
Con estas recomendaciones, los datos de los clientes estarán siempre
actualizados, y el departamento de cobros le puede dar un mejor
seguimiento en la cobranza.
3.5 Capacitación para el personal de cobros.
Los colaboradores del departamento de cobros de la empresa necesita
capacitarse en el área, obtener valor agregado en su competencia
profesional, por esto recomendamos al gerente de cobros capacitar al
encargado de cobros, supervisores, ejecutivos de cobros y cobradores
de la empresa, para que realicen un trabajo eficiente, le recomendamos
los siguientes talleres: Servicio al clientes, gestión efectiva de cobros,
55
gestión de créditos, supervisión de personal, técnicas de negociación,
trabajo en equipo.
Recomendamos las siguientes empresas en el área de capacitación:
1) Departamento de Educación Continuada Universidad Apec:
2) La empresa Progress Solutions:
3) Centro de Capacitación Especializada (CAES)
56
4) Management Training Center
5) Instituto Nacional de Formación Técnico Profesional (INFOTEP):
6) Educación Continuada Dominico Americano:
57
3.6 Restructuración de las zonas de cobros de la empresa.
En la actualidad la zonificación del departamento de cobros de la empresa
es un caos, los supervisores y cobradores cobran en cualquier lugar
donde quieran y visitan los clientes sin ningún control, por esta razón se
recomienda la siguiente solución: Zonificar por provincias y municipios:
Por ejemplo Zona 1: Santo domingo oeste, zona 2: santo domingo norte,
zona 3: santo domingo este.
Con esta zonificación los cobros serán más efectivos para la empresa y
reducirá costo de operación, ejemplo: combustible.
3.7 Tiempo estimado realización de la propuesta.
El tiempo estimado para la realización de las propuestas es del 1 de
octubre, al 30 de noviembre 2014.
58
CONCLUSIONES
Una vez realizada la investigación de la empresa Electro-muebles PG se
ha llegado a las siguientes conclusiones:
Se determino que la estructura organizacional del departamento de
cobros tenia debilidades, esto porque el gerente general de cobros no
podía supervisar de manera eficiente la cobranza porque tenía un cumulo
de trabajo alto, por esta razón se recomendó que se asignara un sub-
gerente de cobros, y completar los encargados de cobros de las tiendas.
Con relación a las políticas generales de cobros, se determino que estas
no estaban actualizadas a los nuevos tiempos, y sus colaboradores no
cumplían con dicha política, por esta razón se recomendó la actualización
de las políticas de cobranza y una supervisión directo por parte de los
supervisores del cumplimiento de estas.
El sistema computarizado de cobros se recomienda cambiarlo, esto
porque las operaciones de la empresa han aumentado, esto causa que
procese las informaciones con lentitud y no actualice de manera eficiente
los saldos de los clientes.
Con el análisis de las conclusiones mencionadas, se aplicara un plan
estratégico para la recuperación de cartera de la empresa de cuatro (4)
meses a partir del 1 septiembre al 31 de diciembre, para la recuperación
de los saldos atrasados.
59
RECOMENDACIONES
El plan estratégico recomendado a la empresa Electro-muebles PG, para
la mejora de sus procesos de cobranza:
1) Crear un nuevo organigrama en el departamento, donde se
incluyan cobradores, para que aumente el flujo de efectivo, y el
atraso de la cobranza de los clientes disminuya.
2) Contratar con urgencia un nuevo encargado de cobros para que
haya una mejor supervisión de las tiendas, para mejor control de
las cobranzas.
3) Seguir paso a paso las políticas planteadas en la propuesta, la
misma que permiten tener una visión clara de la situación tanto
financiera como presupuestaria en la empresa.
4) Seguimiento estricto al resultado de las llamadas telefónicas de los
ejecutivos de cobros a los clientes.
5) Reporte semanal al gerente de cobros, por el encargado de cobros
de las tiendas.
6) Hacer reuniones mensuales con todo el personal de cobros, esto
mejorara el resultado, se planificaran las estrategias a seguir para
que la gestión de cobros sea más efectiva.
7) Realizar operativos con los clientes en atraso, y tomar medidas
preventivas para controlar que estos no caigan en mora.
8) Ofrecer capacitación a los empleados del departamento, para que
estos cumplan con las políticas y procedimientos establecidos por
la empresa y un mejor servicio al cliente.
60
9) El Gerente de Cobros debe tener un estricto control con las metas
establecidas por la empresa.
10) Actualizar el sistema información contable existente, para que este
ayude planificar, organizar, dirigir y controlar el programa de las
cuentas por cobrar.
11) Poner en práctica la nueva implementación de nuevas políticas, la
misma que contribuirá a una mejor toma de decisiones para la
recuperación de la morosidad.
12) Contratar el personal idóneo para que se dedique únicamente a la
recuperación de los recursos y reducir el índice de la misma.
13) A petición del Gerente considera que es la forma eficiente de
realizar la recuperación de cartera, por lo que es indispensable
desarrollar esta nueva implementación de políticas de cobranzas.
14) Seguir paso a paso las políticas planteadas en la propuesta, la
misma que permiten tener una visión clara de la situación tanto
financiera como presupuestaria en la empresa.
Con el cumplimiento de estas propuestas descritas, el atraso de la
cartera general de cobranza de la empresa será más eficiente y efectiva,
oportunidades de mejora, un mayor flujo de efectivo
61
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2014, de http://es.wikipedia.org/wiki/Cuentas_por_cobrar
ANEXO
ESCUELA DE GRADUADOS
MAESTRÍA EN GERENCIA Y PRODUCTIVIDAD
ANTEPROYECTO PARA OPTAR POR EL TITULO:
“MAESTRÍA EN GERENCIA Y PRODUCTIVIDAD”
PLAN ESTRATÉGICO PARA LA RECUPERACIÓN DE
CUENTAS EN ATRASO DEL DEPARTAMENTO DE COBROS
ELECTRO-MUEBLES PG, PERIODO SEPTIEMBRE-
DICIEMBRE 2014.
SUSTÉNTATE:
CARLOS J. PERALTA M.
MATRICULA
2013-0382
ASESORA:
MARÍA SEVILLA QUINTANA
Santo Domingo, República Dominicana
6 de Octubre 2014
TITULO ANTEPROYECTO
Plan Estratégico para la recuperación de cuentas en atraso del
Departamento de Cobros Electro-Muebles PG, Periodo Septiembre -
Diciembre 2014.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Electro-Muebles PG es una empresa dedicada a la venta de muebles y
electrodomésticos a contado y crédito, consta de 18 sucursales a nivel
nacional, El tiempo establecido por política de la empresa para los
créditos es de 3 meses a 2 dos años de financiamiento.
Por lo mencionado anteriormente, la gestión de cuenta por cobrar se
convierte en un tema vital para la administración del capital de trabajo de
la empresa. El atraso de las cuentas por cobrar incide de manera
negativa en la liquidez de la empresa y en un nivel inadecuado en su
capital de trabajo.
En la actualidad el saldo por antigüedad de la cartera es un 40% de
atraso, de las cuales 10% de las cuentas están como cuentas incobrables
entregadas a abogados externos.
Si la empresa no recupera sus cuentas por cobrar en los plazos
establecidos por los clientes, pueden entrar en riesgo de morosidad hasta
convertirse en incobrables, además, de que podría la empresa entrar en
problemas de liquidez, viéndose obligado a recurrir a préstamos bancarios
con un impacto negativo en su situación financiera.
Por las razones expuestas, se ha considerado que es de gran importancia
el desarrollo de la siguiente investigación.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿De qué manera impacta recuperación de las cuentas por cobrar en
atraso, en las finanzas y el saldo por antigüedad en la empresa Electro-
muebles PG, en el periodo Septiembre -Diciembre 2014?
SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo la política de Crédito incide en la rotación de las cuentas por
cobrar de la empresa?
¿Cómo los límites de créditos Inciden en los riesgos de morosidad en la
empresa?
¿Por qué las cuentas en atraso afectan la cartera en el saldo por
antigüedad?
¿En qué medida afecta la cobranza el incumplimiento de las políticas de
cobros en la empresa?
OBJETIVO GENERAL
Analizar la necesidad del diseño de un Plan estratégico, para la de
recuperación de las cuentas por cobrar en atraso de la empresa Electro
muebles PG, en el periodo Septiembre-Diciembre 2014.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Determinar cómo la política de Crédito incide en la rotación de las cuentas
por cobrar de la empresa.
Identificar cómo los límites de créditos Inciden en los riesgos de
morosidad de la empresa.
Medir las cuentas en atraso que afectan la cartera en el saldo por
antigüedad.
Diagnosticar en qué medida afecta la cobranza el incumplimiento de las
políticas de cobros de la empresa.
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Teórica
El planteamiento inicial de nuestra investigación se debe a la importancia
en conocer las herramientas de una eficiente y adecuada gestión de las
cuentas por cobrar, que permita una administración favorable del capital
de trabajo.
Conociendo los conceptos de las cuentas por cobrar, la importancia de la
aplicación y técnicas adecuadas para su eficiente gestión, de forma que
permitan lograr los objetivos trazados en el plan estratégico.
Metodológica
Esta investigación cuenta con la información necesaria para su
desarrollo, será sustentada por políticas de crédito, políticas de cobros,
análisis de saldo por antigüedad, historial de cobros, materiales
tecnológicos, entrevistas a personas conocedoras del tema, cuestionarios
a los colaboradores que trabajan con las políticas de créditos.
Práctica
El propósito de esta investigación es recuperar las cuentas en atraso que
tiene Electro-muebles PG, para garantizar una cartera sana, y una buena
gestión empresarial.
MARCO REFERENCIAL
Marco Teórico
Diferentes autores han abordado el tema de la importancia de la
recuperación de las cuentas en atraso, lo importante que es para una
empresa mantener una cartera sana para su permanencia en el mercado,
y las diferentes estrategias para su recuperación.
“Las compañías prefieren vender al contado que a crédito, solo que las
presiones competitivas la obligan a ofrecer créditos. Así se embarcan los
productos, se aminoran los inventarios y se crean las cuentas por cobrar.
Con el tiempo el cliente pagará el adeudo; entonces la compañía, 1)
recibirá efectivo, 2) disminuirá sus cuentas por cobrar. Las cuentas por
cobrar suponen costos directos e indirectos, aunque también aportan un
beneficio nada despreciable: el incremento de las ventas”. (Brigham,
Houston, 2011, página 591).
Estos autores enseñan que la administración de las cuentas por cobrar
inicia con la decisión de si se otorga o no crédito. Un sistema de
monitoreo es importante pues sin él las cuentas por cobrar se acumularán
los beneficios de las ventas. A menudo hay que tomar medidas correctas
y la única manera de saber si la situación se está saliendo de control e
instalar un buen sistema de control.
Las políticas de cobranzas son los procedimientos que una compañía
sigue al recaudar las cuentas por cobrar ya vencidas. Por ejemplo, podría
enviar una carta al cliente cuando una factura tenga 10 días de
vencimiento, una carta más severa, con una llamada telefónica si el pago
no se recibe a los 30 días, al cabo de 90 días la cuenta se entregará una
agencia de cobranza.
El total de las cuentas por cobrar vigentes en un momento dado se
determinan a partir de dos factores: El volumen de las ventas a crédito y
el periodo que transcurre entre las ventas y las cobranzas.
El proceso de la cobranza es costoso por los gastos y por las pérdidas de
prestigio, a los clientes les molesta que le asignen una agencia de
cobranza, sin embargo, se requiere firmeza para evitar que el periodo de
cobranza se alargue demasiado y para reducir el mínimo de las pérdidas.
Hay que alcanzar un equilibrio entre los costos y beneficios de las
diversas políticas de cobranzas.
Los cambios de ella influyen en las ventas, en el periodo de cobranza y en
el porcentaje de pérdidas por deudas incobrables. Todo ello se tomará en
cuenta al momento de establecer la política de crédito.
“La administración de las cuentas por cobrar es uno de los principales
activos circulantes líquidos más importante de un negocio, es la cantidad
de dinero que representa el capital de trabajo invertido en cuentas por
cobrar de los clientes.” (De Valle, 2006, página 60).
De Valle enseña que la rotación de cuentas por cobrar es vital para la
estabilidad de la empresa. En la mayoría de las firmas mejor
administradas se realizan frecuentes pruebas para determinar el estado
satisfactorio de estas cuentas. En ocasiones, la tarea de convertir éstas
cuentas en efectivo, medir la calidad y la rotación de las cuentas por
cobrar y en general, vigilar ese importante activo del negocio, se
considera que va más allá de la función de cobranza, participando en
ellos los más alto niveles con responsabilidad de la situación financiera de
la empresa.
“Toda organización que vende servicios o productos en el mercado, ya
sea doméstico o internacional, debería contar con una política de crédito.
Si bien los controles internos en un proceso como ventas y cuentas por
cobrar, normalmente existen, ya sea de manera formal o no, la
elaboración de una sólida política de crédito puede ayudar a las
organizaciones a entender mejor como trabajan, cómo recaudan, y que
problemas podrían existir que les impida disponer de un mejor cash flow”.
(Chalupowicz, 2007, página 1).
Esta política de crédito de toda organización debe ser un documento de
carácter orientativo para asegurar que todas las actividades que en su
conjunto constituyan el ciclo de cobranzas, y que comprende desde la
recepción de la orden del cliente hasta el depósito bancario de la
cobranza, son llevadas a cabo de la manera más eficiente de modo tal de
reducir el plazo del ciclo de cobranza a lo más bajo posible y así mismo
apoyar los objetivos de cash flow de la compañía. Se entiende que el
cash flow de la empresa tiene un beneficio cuando se lo maneja de
manera eficiente, y a que me refiero con esto, sencillamente, a que
cuando la empresa debe salir a pedir prestado al mercado, además, de
incurrir en horas hombre muchas veces ocultas o que no son visibles,
incurre en trabajo o carga administrativo adicional al tener que cumplir con
requisitos de entidades financieras, y por último, abonar un costo por el
uso de estos recursos.
La compañía, con o sin conocimiento otorga a sus clientes la posibilidad
de abonar las ventas a plazo. Esto es, los días que transcurren desde la
emisión de la perfección de la venta y por ende emisión de la factura
correspondiente hasta el efectivo cobro de la misma. Los días de crédito
actuales de una compañía en el mercado, dependiendo de su tamaño,
nombre, segmento donde opera, y características de su clientela podrían
llegar a 120 días. Esto puede parecer una barbaridad aunque también es
muy real para muchas empresas hoy. También es muy real que esto trae
aparejado un costo financiero implícito, que es el costo del capital que la
compañía de hecho cede, ya que de necesitarlo, debería pagar por ello.
Entendiendo que esto conlleva ahora un costo para la organización, la
política de crédito debe considerar esto y formular objetivos de reducción
en el tiempo, de los días de crédito en el mercado.
Todos los clientes deben contar con un límite de crédito el cual debe ser
revisado y actualizado, en un escenario ideal, por lo menos una vez al
año. El límite de crédito para un cliente determinado no debería ser fijo ni
estático en el tiempo, ya que se encuentra sujeto a cambio en cualquier
momento sobre la base de las condiciones del mercado y el negocio del
cliente, además de la experiencia que demuestre en el historial de pagos
a la compañía.
El límite “normal” podría por ejemplo establecerse sobre la base de un
importe fijo o como rotación estimada anual de las ventas a ese
cliente. Debe establecerse un límite de crédito para todos los clientes
nuevos, antes de efectuarse cualquier venta. Si el nuevo cliente ha
superado la evaluación de crédito mencionada en el párrafo anterior,
entonces el límite ‘normal’ de crédito para ese cliente puede aplicarse.
El límite del crédito existente podría ser revisado al menos una vez al año
por el gerente de finanzas, en forma conjunta con el ejecutivo de cuenta
del cliente, y el responsable de atención al cliente. El resultado y
conclusión arribados en la revisión deben estar documentados, de modo
tal de generar información formal que pueda luego ser utilizada y
aprovechada por la organización para la toma de decisiones, y respaldar
las decisiones de la gerencia. La revisión debe consistir al menos en la
verificación de crédito, seguimiento de los días de crédito del cliente, y
conducta de pago durante los últimos 12 meses y/o cualquier razón para
pagos fuera de término.
No es conveniente superarse el límite de crédito sin previa autorización de
la gerencia. La compañía debe establecer un procedimiento que defina
quién tiene la autoridad para aprobar aquellas ventas que excedan el
límite de crédito y cómo deben administrarse las excepciones en las
operaciones diarias. Si se superase el límite, no deberían efectuarse más
envíos a los clientes identificados que excedan dicho límite de crédito
hasta tanto se reciba el pago o se revise antes el límite de crédito.
“Las empresas, en su actividad comercial normal de compra-venta,
realizan pagos y cobros. En unas operaciones harán el papel de
vendedores (se generará una corriente de cobros), y en otras, la de los
compradores, (se generará una corriente de pagos)”, (Editorial McGraw-
Hill, 2008, página 32).
El autor describe el crédito como el consentimiento, por parte del
promovedor, del aplazamiento del cobro de las facturas. Es la forma más
extendida en las relaciones comerciales entre empresas, existiendo varias
modalidades de aplazamiento de los cuales son: aplazamiento parcial,
aplazamiento en un solo pago, y aplazamiento fraccionado.
Existe un documento llamado pagaré a la hora de otorgar un crédito, este
obliga a pagar al deudor, la cantidad determinada de pago, en una fecha y
en un lugar determinado. Para que el pagaré sea considerado como tal
tiene que cumplir con los siguientes requisitos legales: la denominación
del pagaré, la promesa de pagar la cantidad determinada, la indicación
del vencimiento, el lugar de pago, el nombre de la persona a quien haya
que hacerle el pago, la fecha y lugar en que se firma el pagaré, la firma de
quien se emite el título, que se denomina firmante.
Define la importancia de los recibos a la hora de cobrarle al cliente, el
pago del recibo suele domiciliarse en cuenta bancaria, pero también se
acostumbran a cobrar en el domicilio del cliente.
MARCO CONCEPTUAL
Cuentas por cobrar: Saldo que adeuda un cliente. (Houston, 2011).
Periodo Promedio de Cobranza: tiempo promedio que se tarda en cobrar
la venta a crédito. (Brigham, Houston, 2011).
Política de Crédito: estipulación del periodo de crédito y los plazos
establecidos. (Brigham, Houston,2012).
Políticas de cobranza: procedimiento que se siguen para recaudar las
cuentas por cobrar. (Brigham, Houston, 2011).
Estrategias o generales: se formulan a nivel de la alta gerencia y su
función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como
una unidad integrada. (De Valle, 2006).
Descuento por pronto pago: el dinero tiene un costo, para establecer esta
política se debe fijar un porcentaje de descuento que resulte atractivo a
los clientes como un incentivo de compras. (De Valle, 2006).
Crédito: es el permiso de utilizar el capital de otro. (De Valle, 2006).
Cartas de crédito: Este instrumento, garantiza en una transacción
internacional, el pago de la mercancía en el plazo estipulado bajo el
cumplimiento de las condiciones y términos establecidos, además de
asegurar la recepción de los documentos correspondientes, agregando el
elemento de confianza que la transacción requiere. (De Valle, 2006).
Pagaré Notarial: este obliga a pagar al deudor, la cantidad determinada
de pago, en una fecha y en un lugar determinado. (McGraw-Hill, 2008).
El recibo: es el documento que acredita el pago de una determinada
cantidad de dinero, emitido por la persona acreedora (quien recibe), y
dirigido a la persona deudora (quien paga). (McGraw-Hill, 2008).
ASPECTOS METODOLÓGICOS DE LA INVESTIGACIÓN
TIPOS DE ESTUDIOS
Exploratorio o Formulativo
Se aplicará un criterio exploratorio para investigar la situación específica
de las cuentas atrasadas de la empresa Electro-muebles PG, cuales son
las causas que lo originan, determinando y explicando el porqué de la
ocurrencia del mismo.
Se analizará y se explicará las causas que han generado las cuentas en
atraso en la empresa en el periodo Septiembre-Diciembre 2014.
Descriptivos
Se aplicará un criterio exploratorio para investigar la situación específica
del problema de las cuentas en atraso, cuales son las causas que lo
originan, determinando y explicando por qué ocurre esta situación, los
factores de riesgos asociados a las empresas que serán objeto del
mismo.
Explicativos
Mediante el uso de este método se tratara explicar porque las cuentas
por cobrar de la empresa se atrasan, y como se puede evitar para que la
cartera se maneje con normalidad.
MÉTODOS DE ESTUDIOS
Observación
Mediante este método se observan todos los aspectos de las políticas de
los departamentos de créditos y cobros, que nos permitirá analizar las
variables de las cuentas en atraso que forman parte de la misma.
Inducción
Esta investigación partirá analizando casos particulares de las cuentas por
cobrar de la empresa, con la finalidad de llegar a las conclusiones y
premisas generales sobre el objeto de estudio.
Se han estudiado los diferentes elementos que componen la información
financiera en el área de cuentas por cobrar del negocio con el fin de
obtener una indicación de valor de estas para la empresa.
Deductivo
A través de este método se observará el comportamiento general de la
empresa Electro-muebles en su sector, con el objetivo de conocer los
factores particulares que influyen en su crecimiento social económico.
Análisis
Mediante el uso de este proceso de conocimiento, se podrán identificar de
manera particular todas las variables que forman parte del
comportamiento de la empresa en las cuentas por cobrar, tomando en
cuenta su nacimiento, su evolución, permanencia en el impacto que
tienen en el desarrollo económico de la institución.
Síntesis
En el desarrollo de esta investigación se presentará un análisis detallado
de las diferencias variables en el proceso que intervienen en el desarrollo
de las cuentas en atraso, las estrategias que se utilizaran para la
recuperación de estas, y su impacto en el flujo de efectivo de la empresa.
Se aplicará el método de síntesis debido a que el mismo complementa el
método de análisis, permitiendo relacionar las variables identificadas para
realizar las proyecciones futuras.
FUENTES DOCUMENTALES
Fuentes Primarias:
Debido al tipo de investigación las fuentes primarias son: tesis, libros,
monografías, artículos de revista, manuscritos.
Fuentes Secundaria
Para poder complementar el desarrollo de la investigación y de esta forma
poder llevar a cabo con más objetividad, se han utilizado, fuente que
proporcionan información de segunda mano, como históricos de saldo por
antigüedad, estados financieros, Diccionarios, enciclopedias.
TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Los instrumentos que se utilizaran para garantizar la investigación son los
siguientes:
Observación
Será de forma directa participativa, se hará de forma estructura para la
logar la comparación de los comportamientos de las cuentas por cobrar
de la empresa.
Se estarán utilizando fuentes de investigación como son: Consulta de
libro de texto, Monografías, Saldo por antigüedad, Manuales de cobros,
entre otros.
De Campo:
Entrevistas: Gerentes General de Cobros.
Cuestionarios: haciendo uso de preguntas cerradas y claras sin provocar
tendencias, si exigir esfuerzos de las memorias de los participantes.
TABLA DE CONTENIDO
CAPÍTULO I- CONTABILIDAD EMPRESARIAL
1.5 Origen de la contabilidad
1.6 Tipos de contabilidad
1.6.1 Contabilidad de gestión
1.6.2 Contabilidad de costo
1.6.3 Contabilidad financiera
1.6.4 Contabilidad administrativa
1.7 Contabilidad estratégica
1.7.1 Contabilidad estratégica y la toma de decisiones
1.7.2 Objetivos de la contabilidad estratégica
1.8 Relación de la contabilidad con las cuentas por cobrar
1.5 Cuentas por cobrar
1.5.1 Clasificación de las cuentas por cobrar
1.5.2 Políticas de cuentas por cobrar
1.5.3 Factores básicos para las políticas de cobranza
1.5.4 Planificación estratégica de la cobranza
1.5.5 Auditoría de las cuentas por cobrar
1.5.6 Objetivos de la auditoría de cuentas por cobrar
1.5.7 Procedimientos de la auditoría de cuentas por cobrar
1.6 Saldo por antigüedad
CAPÍTULO II- ANÁLISIS DE LA INVESTIGACIÓN SOBRE
LA RECUPERACIÓN DE CUENTAS EN ATRASO DEL
DEPARTAMENTO DE COBROS ELECTRO-MUEBLES PG.,
PERIODO SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2014.
2.1 Reseña histórica de la empresas
2.2 Estructura organizacional
2.3 Políticas Generales
2.6 Aspecto metodológico de la investigación
2.7 Análisis de los cuestionarios realizados
2.6 Análisis de la entrevista realizadas
CAPÍTULO III- PROPUESTA DE PLAN ESTRATÉGICO PARA
LA RECUPERACIÓN DE CUENTAS EN ATRASO DEL
DEPARTAMENTO DE COBROS ELECTRO-MUEBLES PG,
PERIODO SEPTIEMBRE-DICIEMBRE 2014.
3.1 Restructuración del organigrama del departamento de cobros 3.2 Análisis del saldo por antigüedad de la empresa
3.3 Mejora del sistema informático de cuentas por cobrar
3.4 Actualizar el sistema de información de los clientes
3.5 Capacitación para el personal de cobros
3.6 Restructuración de las zonas de cobros de la empresa
3.7 Tiempo estimado realización de la propuesta
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ANEXOS
CUESTIONARIO DEPARTAMENTO DE COBROS ELECTRO-MUEBLES PG
DEPARTAMENTO CUENTAS POR COBRAR SI NO N/A
1- ¿Existe una vigilancia constante y efectiva sobre vencimientos y cobranzas?
2- ¿Se concilian periódicamente los auxiliares y las cuentas de mayor correspondiente?
3-¿Se cuenta con programa de cómputo adecuado para el control colectivo de cuentas?
4-¿Se preparan mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigüedad de saldos?
5-¿Dichos informes son revisados por algún funcionario autorizado a tomar decisiones mensualmente las cuentas atrasadas? 6-¿Se tienen listas o catálogos de clientes con direcciones, teléfono, entre otros? 7- ¿Se realiza una confirmación periódica por escrito mediante el envío de los estados de cuenta de los saldos por cobrar? 8- ¿Las diferencias reportadas por los clientes, en su caso, se investigan por una persona distinta a la encargada del auxiliar de cuentas por cobrar o de las cobranzas? 9.- ¿Se obtienen comprobantes de que los clientes hayan recibido la mercancía que se les envía? 10.- ¿Es adecuada la custodia física de los documentos por cobrar, teniéndolos a su cuidado personal distinto al cajero al contador?
11.- ¿Se practican arqueos periódicos y sorpresivos? 12.- ¿Existe un afianzamiento del personal que maneja la cobranza? 13- ¿Se cuenta con procedimientos para el registro de estimaciones de cuentas difíciles o dudosas de recuperación y, en su caso tienen creada alguna reserva?
14- ¿Las cancelaciones por cuentas incobrables son aprobadas por algún funcionario autorizado y, se contabilizan en cuentas por separado?
ENTREVISTA REALIZADA AL GERENTE DE COBROS ELECTRO-MUEBLES
PG
1) ¿Preparación académica?
2) ¿Tiempo de experiencia en el área?
3) ¿Tiempo en la empresa?
4) ¿Cada cuánto tiempo realiza usted reuniones de control con su
personal? Semanalmente aunque sea reunión por separados.
5) ¿Considera usted que los créditos de la empresa están siendo bien
depurado para que el departamento de cobros tenga un buena
gestión?
6) ¿Cuenta usted con el personal suficiente para la gestión de cobro
en las tiendas?
7) ¿Considera usted que el personal está capacitado para sus
funciones?
8) ¿Considera que su gerencia podría ser descentralizada? ¿y por
qué?
9) ¿De qué otras áreas depende el departamento de cobros?
10) ¿Recibe usted a tiempo los cierres mensuales contables?
11) ¿Qué herramienta utiliza usted para medir el riesgo?
12) ¿Cuáles empleados están bajo su supervisión y cuantos se
consideran necesarios y/o innecesarios?
13) ¿Cómo considera usted el desenvolvimiento del departamento en
general?
14) ¿La empresa cuenta con la sistematización necesaria para facilitar
la ejecución de los cobros?
15) ¿Actualmente cómo está la normalidad de la cartera?
16) ¿En general cuál es su opinión de la empresa Electro-muebles
PG?