plan de libros y formularios
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TEMA Nº 6
PLAN DE LIBROS
PLAN DE FORMULARIOS
Prof. Lenin Valeri – Prof. María Silguero
Mérida, 2010
CONTENIDO
Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M
PLAN DE LIBROS Los Sistema de Contabilidad, por
muy pequeños que sean debe contar con un sistema de registros los cuales van a permitir el adecuado almacenamiento de información organizada de una forma organizada, completa, oportuna y exacta. Este plan, como cualquier otro, siempre debe estar regido por las leyes vigentes que regulan la contabilidad en los diferentes países.
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LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
OBJETO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
BASAMENTO LEGAL (VENEZOLANO)
Código de comercio
Código orgánico tributario
Ley de impuesto sobre la renta
Leyes especiales
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LIBROS QUE SE DISEÑAN EN UN SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL
LIBROSLIBROS ARTARTÍÍCULO DEL CULO DEL CCÓÓDIGO DE DIGO DE COMERCIOCOMERCIO
DiarioDiario MayorMayor InventarioInventario ArtArtíículo 32culo 32Actas de la Actas de la asambleaasamblea
Actas de la Actas de la junta de junta de
administradoradministradoreses
SociosSocios ArtArtíículo 328culo 328
Actas de Actas de asambleaasamblea
Actas de la Actas de la junta directivajunta directiva
AccionistasAccionistas ArtArtíículo 260culo 260
Libros Obligatorios
* Nuevas exigencias
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LIBROSLIBROSARTARTÍÍCULO DEL CULO DEL
CCÓÓDIGO DE DIGO DE COMERCIOCOMERCIO
De ventasDe ventas
ArtArtíículo 32culo 32
De comprasDe comprasDe cajaDe cajaDe nóminaDe nóminaDe Efectos por cobrarDe Efectos por cobrarDe efectos por pagarDe efectos por pagarDe gastos de administración y De gastos de administración y ventasventasDe cuentas por cobrar y pagarDe cuentas por cobrar y pagar
Libros auxiliares
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NORMAS QUE LEGISLAN
LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EN
VENEZUELA
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NNºº DE ART DE ARTÍÍCULOCULO NORMANORMAArtículo 32Artículo 32 Libros de contabilidadLibros de contabilidadArtículo 33Artículo 33 Habilitación de librosHabilitación de librosArtículo 36Artículo 36 Prohibiciones en los librosProhibiciones en los librosArtículo 37Artículo 37 Asientos de correcciónAsientos de correcciónArtículo 38 y 39Artículo 38 y 39 Valor probatorio de librosValor probatorio de librosArtículo 40 y 41Artículo 40 y 41 Prohibición de revisiónProhibición de revisiónArtículo 42Artículo 42 Exhibición parcial de los Exhibición parcial de los
libroslibrosArtículo 43Artículo 43 Negativa a exhibir los Negativa a exhibir los
libroslibrosArtículo 44Artículo 44 Conservación de librosConservación de libros
CÓDIGO DE COMERCIO
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NNºº DE ART DE ARTÍÍCULOCULO NORMANORMAArtículo 94Artículo 94 Doble contabilidadDoble contabilidadArtículo 106Artículo 106 MultaMultaArtículo 112Artículo 112 Intervención de los Intervención de los
libroslibrosArtículo 126Artículo 126 Obligación de llevar Obligación de llevar
libroslibrosArtículo 112 Y 169Artículo 112 Y 169 Exhibición obligatoria de Exhibición obligatoria de
los libroslos librosArtículo 112Artículo 112 Incautación de librosIncautación de libros
CÓDIGO ORGÁNICO TRIBUTARIO
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LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
NNºº DE ART DE ARTÍÍCULOCULO NORMANORMA
Artículo 82Artículo 82 Contabilidad obligadaContabilidad obligada
LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
NNºº DE ART DE ARTÍÍCULOCULO NORMANORMAArtículo 82Artículo 82 Contabilidad Contabilidad
obligadaobligada
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RIF de la RIF de la empresaempresaNIT de la NIT de la empresaempresaFechaFechaa. Nº b. asiento a. Nº b. asiento c. explicaciónc. explicaciónDébitosDébitosCréditosCréditosVanVanTotal DébitosTotal DébitosTotal CréditosTotal Créditos
Libro DiarioLibro Diario1 2
3 4 5 6
7 8 9
4.a
4.b
4.c
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Libro Mayor4
31 25 6 7 8
RIF de la RIF de la empresaempresaNIT de la NIT de la empresaempresaNombre de la Nombre de la CtaCtaFecha de Fecha de Transacc.Transacc.Descripción Descripción DébitosDébitosCréditosCréditosSaldoSaldo
1
2
3
4
5
6
7
8
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Habilitación de los Libros
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El número y clases de libros a diseñar depende de: LA NATURALEZA DEL
NEGOCIO. EL VOLUMEN DE LAS
TRANSACCIONES. EL TIPO DE OPERACIONES. LA INFORMACIÓN QUE SE
DESEA OBTENER. EL MÉTODO DE
CONTABILIZACIÓN.Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M
LIBROS QUE SE DISEÑAN NORMALMENTE EN UN SISTEMA DE
CONTABILIDAD
LIBROS PRINCIPALES
LIBROS AUXILIARES
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LIBROS PRINCIPALESART. 32 DEL CÓDIGO DE
COMERCIO1. DIARIO GENERAL.2. LIBRO MAYOR.3. LIBRO DE INVENTARIO.
PARA LAS SOCIEDADES DE RESPONSABILIDAD LIMITADA SEGÚN ART. 328 DEL CÓDIGO DE COMERCIO
1. LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA.
2. LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA DE ADMINISTRADORES.
3. LIBRO DE SOCIOS.PARA LAS SOCIEDADES
ANÓNIMAS SEGÚN ART. 260 DEL CÓDIGO DE COMERCIO
1. LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEA.
2. LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA.
3. LIBRO DE ACCIONISTAS.4. LIBRO DE ACTAS DE LA
JUNTA DE ADMINISTRADORES.
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LIBROS AUXILIARES DE VENTAS.
DE COMPRAS. DE CAJA.
DE NÓMINA. DE EFECTOS POR COBRAR Y POR
PAGAR. DE GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
Y DE VENTAS. DE CUENTAS POR PAGAR Y POR
COBRAR.
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NORMAS QUE LEGISLAN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
CÓDIGO DE COMERCIO
CÓDIGO ORGÁNICO TRIBUTARIO
LEY DE ISLR.
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RECOMENDACIONES CON RESPECTO A LOS REGISTROS
COMPUTARIZADOS El reporte que arroje el sistema
computarizado denominado Diario general Computarizado se convertirá en un libro resumen y a la par deberá llevarse en forma manual el Libro Diario.
El Libro Mayor encuadernado, puede ser sustituido por los reportes que genera el sistema, los cuales se pueden empastar y foliar, pero siempre es recomendable, al igual que en el caso anterior, llevar en forma manual dicho libro.
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RECOMENDACIONES CON RESPECTO A LOS REGISTROS
COMPUTARIZADOS El Libro de Inventarios y
Balances, se trata de acuerdo al Código de Comercio.
Los Libros Auxiliares, se podrán llevar tantos libros como se consideren convenientes de acuerdo a las características de la empresa y su razón social.
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RECOMENDACIONES CON RESPECTO A LOS REGISTROS
COMPUTARIZADOS
La conservación de los reportes computarizados, al igual que los documentos probatorios como comprobantes de las operaciones realizadas deberán ceñirse a las normas establecidas en el Código de Comercio.
En toda clase de libros, el rayado y uso de los mismos estará determinado por el MÉTODO de registro o contabilización:
MANUAL MECANIZADO O COMPUTARIZADO
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PLAN DE FORMAS O
FORMULARIOS
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Son los registros inmediatos de los detalles de cada transacción sirviendo de documento probatorio o soporte contable.
Las formas contables y administrativas destacan como un medio físico de transmisión de datos y al mismo tiempo constituyen una herramienta esencial para producir: Una acción coordinada. La memoria de dicha acción. El reporte del resultado obtenido.
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OBJETIVOS DE LOSFORMULARIOS O FORMAS
Servir de documentos probatorios o de soporte de las operaciones realizadas.
Registrar la información de las operaciones y demás hechos contables en su fase inicial para su posterior registro en los libros.
Estandarizar el registro inicial de las operaciones y demás hechos contables.
Permitir la rotación del personal sin causar interrupciones al sistema.
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ZONAS O CAMPOS DEDATOS DE UN FORMULARIO
IDENTIFICACIÓN: Membrete de la organización, título y
número del formulario, RIF, NIT. INSTRUCCIONES:
Como llenar el formulario. Como distribuir las copias, una vez lleno el
formulario. INTRODUCCIÓN:
Consiste en los datos que preparan la acción o el acto que tendrá lugar.
Señalan la persona a quien se dirige, cuando y donde tendrá lugar la acción, entre otros.
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ZONAS O CAMPOS DEDATOS DE UN FORMULARIO
EL CUERPO. LA CONCLUSIÓN:
Comprende las firmas, las aprobaciones y otros datos finales que tienen por objetos dar validez al material del cuerpo.
LUGAR Y FECHA. CONTROL DE CONTABILIZACIÓN:
Operaciones que generan asientos contables.
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CONTENIDO DE UN COMPROBANTE DE CONTENIDO DE UN COMPROBANTE DE INGRESOINGRESO
Identificación de la empresa.Identificación de la empresa.
Identificación del comprobante.Identificación del comprobante.
Nombre de quien la empresa le cobra.Nombre de quien la empresa le cobra.
Cantidad en letras y números del monto recibido.Cantidad en letras y números del monto recibido.
Motivo del ingreso.Motivo del ingreso.
Condiciones de pagoCondiciones de pago
Conformidad de la empresaConformidad de la empresa
Fecha del ingreso.Fecha del ingreso.
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MANUAL DE SISTEMA DE CONTABILIDAD GENERAL
PAMOR. CAPAMOR. CA COMPROBANTE DE INGRESO COMPROBANTE DE INGRESOAv. UniversidadAv. Universidad Nº_________ Nº_________Rif. 013050-JRif. 013050-J NIT. 000654321NIT. 000654321
Hemos recibido de_____________ la cantidad de_________ por Hemos recibido de_____________ la cantidad de_________ por concepto de_________.concepto de_________.
Forma de pago E. Ch.Forma de pago E. Ch. Tarj.Tarj.Recibí conforme__________________.Recibí conforme__________________.C.I__________________.C.I__________________.Fecha ____/___/___/Fecha ____/___/___/
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La factura de venta es un documento que le va a permitir a los gerentes o administradores tener un control sobre las ventas de la empresa además de cumplir con los deberes formales exigidos por el SENIAT al proceder a su llenado de manera correcta tal y como se describe en al lamina anterior.
Por cada venta realizada se deberá otorgar la respectiva factura al cliente dándole la parte original y la copia quedará y le servirá a la empresa como comprobante de venta.
Factura De Venta
Capítulo VIIIPlan de Formas
Elaborado Por: Fecha:
Aprobado Por: Fecha:
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Vigencia :De:Hasta
Forma de Pago: Efectivo Cheque Visa Master Card
I.V.A._______%
Código Descripción Cantidad Precio Unitario Total Bs.
Total Gravable
Total Factura
DESPACHADO POR RECIBI CONFORME
CONDICIONES DE VENTA1.Una vez que el cliente reciba la mercancía, serán por su propia cuenta y riesgo todas las incidencias sobre las mismas.
2.Si su cheque es devuelto cobraremos 5% por gastos administrativos de cobranza.
3.Exija su factura original al momento de cancelar.
4.Se elije como domicilio especial la ciudad de Mérida para efectos legales de esta factura.
MERICUEROS C.A.
FACTURA / CONTROLNª 000001
RIF: J-09023350-4 / NIT: 0080187230
Dirección: Calle 26 entre Av. 2 y 3 C.C.. Viaducto Local Nº 3, Municipio Libertador, Mérida, Edo. Mérida. Telf: 0416-1150124
LUGAR DIA MES AÑO
Nombre o Razón Social: ____________________________________________________________________________________________________
Dirección Fiscal: ________________________________________________________________ Rep. Legal: ______________________________
RIF Nº __________________________________ NIT Nº _______________________________ Telf: _____________________________________
1 2
34 56 7 89
10 11 12 13 1415 16
1718 19
ESTE DOCUMENTO VA SIN ENMIENDA NI TACHADURA
Formato De Factura
Capítulo VIIIPlan de Formas
Elaborado Por: Fecha:
Aprobado Por: Fecha:
Revisado Por: Fecha:
Vigencia :De:Hasta
1. Se deberá colocar el nombre de la ciudad donde se emitió la factura.
2. Fecha de emisión de Factura, especificando el día, mes y año.
3. En caso de ser persona natural nombre y apellido, si es persona jurídica el nombre de la empresa, especificando su forma legal; es decir si es S.R.L., C.A., S.A. o Firma Personal.
4. Dirección o domicilio fiscal de la persona o empresa en cuestión.
Explicación De Llenado De La Factura
Capítulo VIIIPlan de Formas
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Revisado Por: Fecha:
Vigencia :De:Hasta
5. Nombre del representante legal de la empresa, si es el caso.
6. Registro de Información Fiscal de la persona o empresa.
7. Número de Información Tributaria de las personas jurídicas.
8. Numero de teléfono.
9. Se debe especificar si la cancelación por parte del cliente se hará en efectivo, mediante cheque o pago con tarjeta; para lo cual deberá colocar una “X” en el cuadro respectivo.
Explicación De Llenado De La Factura
Capítulo VIIIPlan de Formas
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Vigencia :De:Hasta
10. Código de la mercancía objeto de venta.
11. Descripción o nombre de la mercancía objeto de venta.
12. Cantidad de mercancía vendida en unidades.
13. Precio Unitario de la Mercancía.
14. Precio total antes de la deducción del I.V.A.
15. Total Gravable antes de la deducción del I.V.A.
16. Aplicación del porcentaje del I.V.A. vigente para el momento.
17. Total a pagar
18. Firma del Despachador de la mercancía
19. Firma de la persona de la persona que recibe la mercancía comprada.
1. La empresa MERICUEROS C.A. realizará sus pedidos a través de una orden de pedido de la distribuidora principal . Dicha orden se enviará por fax la cual contendrá lugar y fecha, código de las mercancías, descripción y cantidad a solicitar.
2. Una vez que la distribuidora haya recibido la orden de pedido y lo envíe, la orden de pedido vendrá junto con la factura, para de esta manera verificar si lo que se pidió llegó a su destino.
Orden De Pedido
Capítulo VIIIPlan de Formas
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Vigencia :De:Hasta
DISTRIBUIDORA NEW YORK C.A.
ORDEN DE PEDIDO Nº 001500
RIF: J-30575757-7 / NIT: 0090164309Dirección: 2da Avenida San José, Pasaje 11, Edificio Chipre, Piso 1, Local Nº 1-3, Maracay, Edo. Aragua. Telf: 0416-2749950
LUGAR DIA MES AÑO
Nombre o Razón Social: ____________________________________________________________________________________________________Dirección Fiscal: ________________________________________________________________
1 2
34
5 6 7
ORDEN DE PEDIDO
Código Descripción del Producto Cantidad Precio Unitario Total Bs.
TOTAL BS.
FORMATO ORDEN DE PEDIDO
Capítulo VIIIPlan de Formas
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Vigencia :De:Hasta
1.Para el llenado de la orden de pedido que MERICUEROS C.A, enviará a la distribuidora principal , la persona deberá colocar en el espacio signado con el número 1 el lugar y en los cuadros que tienen el número 2 la fecha.
2. En el cuadro signado con el número 3 el nombre o en este caso MERICUIEROS C.A, en el número 4 la dirección fiscal, el código de la mercancía a pedir en el número 5, en el número 6 la descripción de la mercancía y en el 7 la cantidad a pedir. Finalmente deberá enviar el pedido por fax.
Explicación De Llenado De La Orden De Pedido
Capítulo VIIIPlan de Formas
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Vigencia :De:Hasta
Principalmente es usado para registrar la cancelación de sueldos y salarios a los empleados de manera que el recibo original le queda a la empresa como constancia de que el empleado ha recibido el pago, en tanto que la copia quedará en manos del empleado.
También los recibos de egresos sirven para justificar otro tipo de gastos que la empresa en su momento requiera.
Recibo de Egreso
Capítulo VIIIPlan de Formas
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Vigencia :De:Hasta
MERICUEROS C.A.
Recibo de Egreso Nº 00010
RIF: J-09023350-4 / NIT: 0080187230
Dirección: Calle 26 entre Av. 2 y 3 C.C.. Viaducto Local Nº 3, Municipio Libertador, Mérida, Edo. Mérida. Telf: 0416-1150124
LUGAR DIA MES AÑO
Hemos pagado a: ___________________________________________________________________________
La cantidad de: _________________________________________________________________, Bolívares
Por concepto de: ____________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
Efectivo Cheque Nº ___________________ Banco __________________________
1 2
45
6
9 10
C.I. ______________________ _________________________________
Recibí Conforme
11 12
7 8
Por Bs. 3
FORMATO DE RECIBO DE EGRESO
Capítulo VIIIPlan de Formas
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Aprobado Por: Fecha:
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Vigencia :De:Hasta
1.Nombre de la ciudad
2.Fecha
3.Cantidad de Bolívares en número
4.Nombre de la persona a quién va dirigido el pago
5.Cantidad de Bolívares escrita
6.Motivo por el cuál se realiza el pago
7.Si el pago se realiza en efectivo marcar con una “X” el cuadro.
Explicación de Llenado de Recibo de Egreso
Capítulo VIIIPlan de Formas
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Aprobado Por: Fecha:
Revisado Por: Fecha:
Vigencia :De:Hasta
8.Si el pago se realiza con cheque marcar con una “X” el cuadro
9.El número de cheque
10.Entidad bancaria a la cuál pertenece el cheque0.
11.Número de cedula de identidad de la persona que recibe el pago
12.Firma de la persona que recibe el pago
CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS
1.- SU PRESENTACIÓN:1.1.- SIMPLES: están representados por una sola forma. No poseen formas anexas.1.2.- COMPUESTOS: Poseen mas de una hoja, elaborado bajo un formato predefinido.
Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M
CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS
2.- SU UTILIDAD:2.1.- PARA ORIGINAR UNA
ACCIÓN: Inician PROCEDIMIENTO DE UN GRUPO DE TAREAS CON CIERTO OBJETIVO.
2.2.- PARA REGISTRAR UNA ACCIÓN: Guardan información que luego puede ser requerida.
2.3.- PARA INFORMAR RESULTADOS: Muestran cifras o análisis de procesos.
Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M
CLASIFICACIÓN DE LOS FORMULARIOS
3.- SU ELABORACIÓN:3.1.- MANUALES.3.2.-
SEMIMECANIZADOS.3.3.- MECANIZADOS.
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Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M
Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M
Prof. Lenin C. Valeri R. – Prof. María A. Silguero M
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““Si buscas resultados diferentes, no sigas Si buscas resultados diferentes, no sigas haciendo lo mismo”haciendo lo mismo”
Albert EinsteinAlbert Einstein Cristo RedentorCristo RedentorRío de Janeiro. BrasilRío de Janeiro. Brasil
Gracias