1

�������������������

����������� ������������������

��

�

���������������������������� ��

������ ���������������� !

�

�������������� �����������

2

Sadržaj

I – (Pri)povijest o Programu................................................................................................... 5

1.1 Povijest bilateralne suradnje ........................................................................................ 5

1.2 Predstavljanje Programa 2007 – 2013 ......................................................................... 7

1.2.1 Strategija ............................................................................................................... 7

1.2.2 Prora�un................................................................................................................ 8

1.2.3 Prihvatljivo podru�je .............................................................................................. 9

1.2.4 Pravna osnova ...................................................................................................... 9

II – Projektno partnerstvo .................................................................................................... 10

2.1 Uvjeti za sudjelovanje u programu ............................................................................. 11

2.2 Odgovornosti vode�eg i projektnog partnera.............................................................. 12

2.3 Sporazum o partnerstvu............................................................................................. 13

2.4 Kriteriji prekograni�ne suradnje i dodana vrijednost ................................................... 13

III – Sadržaj projekta ........................................................................................................... 14

3.1 Ciljevi i uskla�enost ................................................................................................... 15

3.2 Pokazatelji i neposredni u�inci ................................................................................... 15

3.2.1 Pokazatelji na razinama programa i prioriteta ...................................................... 16

3.2.2 Pokazatelji na razini projekta ............................................................................... 17

3.3 Raspored i povrat sredstava ...................................................................................... 17

3.4 Prekograni�ni akcijski plan......................................................................................... 18

3.5 Zna�ajke kvalitete projekta......................................................................................... 18

IV – Troškovi projekta.......................................................................................................... 19

4.1 Osnovna pravila za prihvatljivost troškova.................................................................. 19

4.2 Podru�ja od posebne pažnje...................................................................................... 28

4.2.1 Javna nabava ...................................................................................................... 28

4.2.2 Prihodi ................................................................................................................. 28

3

4.2.3 Državna potpora.................................................................................................. 29

4.2.4 Dvostruko financiranje ......................................................................................... 31

4.2.5 Trajnost investicijskih projekata ........................................................................... 31

4.2.6 Jednake mogu�nosti............................................................................................ 31

4.2.7 Aspekti okoliša .................................................................................................... 32

4.3 Sufinanciranje ............................................................................................................ 33

4.4 Nepravilnosti i povrat sredstava ................................................................................. 34

V – Projekt, korak po korak ................................................................................................. 34

5.1 Priprema .................................................................................................................... 35

5.2 Podnošenje i procjena................................................................................................ 36

5.2.1 Podnesak ............................................................................................................ 37

5.2.2 Poštovanje administrativne suglasnosti i provjera po pitanju prihvatljivosti .......... 37

5.3 Odabir i ugovaranje.................................................................................................... 40

5.3.1 Kriteriji odabira .................................................................................................... 40

5.3.2 Ugovaranje.......................................................................................................... 44

5.4 Pla�anje i potvrda ...................................................................................................... 45

5.5 Revizija i kontrola....................................................................................................... 47

5.6 Pra�enje i procjena .................................................................................................... 48

5.7 Informiranje i objavljivanje.......................................................................................... 49

5.8 Izmjene projekta......................................................................................................... 50

5.9 Zatvaranje.................................................................................................................. 50

Pojmovnik............................................................................................................................ 52

Poveznice............................................................................................................................ 53

4

Poštovani kandidatu, poštovani krajnji korisni�e, Ovaj priru�nik pruža pregled planiranja i upravljanja prekograni�nim projektima sufinanciranim od strane Operativnog programa prekograni�ne suradnje Slovenija-Hrvatska 2007-2013, te na�ina zajedni�ke provedbe i kontrole nad izdacima. Priru�nik izlaže proces od pripreme projekta do njegove provedbe, pra�enja, izvješ�a i završetka. Priru�nik predstavlja osnovni dokument što se ti�e kriterija prihvatljivosti i odabira, te pravila glede prihvatljivosti troškova. Iz ovih razloga on smije biti ažuriran uvijek kada se dogodi izmjena u sustavu provedbe programa. Priru�nik je dio prijavnog paketa koji je objavljen na web-stranici www.svlr.gov.si za svaki Poziv na dostavu prijedloga projekata. Ukoliko se pokaže potreba za izmjenama i dopunama ovog Priru�nika, zbog zakonodavnih promjena ili drugih zahtjeva koji utje�u na provedbu ve� odobrenih operacija, one �e biti dostupne na spomenutoj web-stranici. Prijavni paket sadržava slijede�e dokumente:

• Operativni program prekograni�ne suradnje Slovenija-Hrvatska 2007-2013; • Prijavni obrazac i njegove priloge; • Priru�nik o provedbi projekata (ovaj dokument); • primjerak IPA ugovora o sufinanciranju; • primjerak Sporazuma o partnerstvu

Gore navedeni dokumenti mogu se preuzeti na web stranici www.svlr.gov.si . Potencijalni prijavitelji projekata trebali bi pažljivo prou�iti gore navedene dokumente, jer oni pružaju detaljne opise prioriteta Programa, njegovih ciljeva, kriterija odabira, te provedbenih rješenja. Objašnjenje:

���� 1.1 Ovaj znak upu�uje na prijavni obrazac. Broj pored znaka je broj odjeljka / pitanja u prijavnom obrascu s kojim je povezana informacija / smjernica iz nazna�enog dijela Priru�nika. Dodatne obavijesti: tako�er pogledajte prijavni obrazac za obratna upu�ivanja na ovaj Priru�nik.

5

I – (Pri)povijest o Programu

1.1 Povijest bilateralne suradnje

Prekograni�na suradnja Slovenija-Hrvatska zapo�ela je 2003. godine sa Programom PHARE u Sloveniji, te Programom CARDS 2003 "Lokalni razvoj pograni�nih regija" u Hrvatskoj kao prete�ama novog pristupa programa za susjedstvo. U 2004. godini, zahvaljuju�i fondovima Europske Unije (ERDF za Sloveniju i CARDS/PHARE za Hrvatsku), Slovenija, Hrvatska i Ma�arska razvile su trilaterialni program prekograni�ne suradnje nazvan Program za susjedstvo Slovenija-Ma�arska-Hrvatska 2004-2006,, kako bi bile bolje pripremljene za proces proširenja, te oja�ale dobre odnose me�u sobom. Program za susjedstvo pruža osnovu za razvoj i provedbu zajedni�kih razvojnih projekata na dva prioritetna podru�ja: gospodarska i socijalna kohezija i razvoj ljudskih potencijala, te održivi razvoj. Program za susjedstvo uvodi zajedni�ki proces prijave i odabira na obje strane granice, iako su ugovaranje i provedba i dalje vo�eni odvojeno, sukladno druga�ijim pravnim osnovama po kojima su regulirani ERDF i pred-pristupni fondovi. Program za susjedstvo je poplo�io put za novi IPA program, koji ima cilj prevladati administrativne prepreke koje su do sada predstavljale smetnju u prekograni�noj suradnji.

U razdoblju od 2007. do 2013. godine prekograni�ni program sufinanciran je od strane Instrumenta pretpristupne pomo�i (IPA-e). IPA je novi pravni i financijski instrument EU-e koji se primjenjuje na zemlje kandidatkinje i zemlje potencijalne kandidate, kao i na države �lanice koje dijele prekograni�ni program s tim zemljama. Ovaj novi instrument omogu�ava zemljama sudionicama smještenim na vanjskim granicama EU-e da uspostave zajedni�ki program kojime se upravlja putem jedinstvenog skupa pravila, time stvaraju�i temeljne uvjete za razvoj autenti�nih prekograni�nih projekata. Operativni program prekograni�ne suradnje Slovenija-Hrvatska 2007-2013 odobren je Odlukom Komisije Br. C(2008)739 od 28. velja�e 2008.

Osnovne razlike izme�u Programa za susjedstvo i novog IPA programa prekograni�ne suradnje prikazane su u slijede�oj tabeli.

Program za susjedstvo

(2004-2006)

Instrument pretpristupne pomo�i (2007 – 2013)

Program Trilateralni Program za susjedstvo Slovenija-Ma�arska-Hrvatska

Bilateralni Program prekograni�ne suradnje Slovenija-Hrvatska u okviru IPA-e

Podru�je primjene programa

Na razini NUTSA 3 regije uz granicu: - Slovenija: Pomurje, Podravje, Savinjska, Spodnjeposavska, JV Slovenija, Notranjsko-kraška, Obalno-kraška; - Ma�arska: Vas, Zala, Baranya, Somogy; - Hrvatska: (Osije�ko-baranjska, Viroviti�ko-podravska, Koprivni�ko-križeva�ka, Me�imurska, Varaždinska, Krapinsko-zagorska, Zagreba�ka (bez Zagreba),

Na razini NUTS 3 regije uz granicu: - Slovenija: Pomurska, Podravska, Savinjska, Spodnjeposavska, Jugovzhodna Slovenija, Notranjsko-kraška, Obalno-kraška i Osrednjeslovenska regija; - Hrvatska: Me�imurska, Varaždinska, Krapinsko-zagorska, Zagreba�ka, Karlova�ka, Primorsko-goranska, te Istarska županija i Grad Zagreb.

6

Karlova�ka, Primorsko-goranska, Istarska). Ukupno stanovništvo: 4.290.576 Podru�je u km2: 53.806

Ukupno stanovništvo: 3.753.234 Podru�je u km2: 31.453

Udio Zajednice u sufinanciranju

Omjer u kome je Zajednica (ERDF) sudjelovala u financiranju za Sloveniju i Ma�arsku je bio do 75% od ukupnih prihvatljivih javnih izdataka.

U Hrvatskoj udio sufinanciranja razlikovao se sukladno PHARE i CARDS odredbama (od 75 do 90% ovisno o veli�ini projekta).

Omjer fondova Zajednice (IPA) je do 85% od ukupnih prihvatljivih javnih financiranja.

Prihvatljivi prijavitelji projekata i partneri

Neprofitne pravne osobe osnovane putem javnog ili privatnog prava u svrhu javnog ili op�eg interesa.

Neprofitne pravne osobe osnovane putem javnog ili privatnog prava u svrhu javnog ili op�eg interesa.

Vode�i korisnik/ vode�i partner

Primijenjen na razini zemlje sudionice. Svaki krajnji korisnik bio je odgovoran tijelu ovlaštenom za ugovaranje u svojoj zemlji; bio je mogu� funkcionalni pristup vode�eg partnera.

U potpunosti je primijenjen princip vode�i partner / vode�i korisnik (tj. financijska i tehni�ka odgovornost za cijeli postupak).

Podnošenje prijava

Pozivi na dostavu prijedloga projekata istovremeno su objavljeni u sve tri zemlje sudionice. Prijave su se podnosile za to odre�enim tijelima u sve tri zemlje.

Jedinstvenu dvojezi�nu prijavu (slovenski, hrvatski) podnosi samo vode�i partner Zajedni�kom tehni�kom tajništvu Pozivi na dostavu prijedloga projekata bit �e objavljeni od 2008. godine sve dok programski fondovi ne budu preuzeti .

Postupak odabira projekta

Dogovoreni su kriteriji zajedni�kog odabira i postupka procjene. Krajnju odluku o odobrenju projekta donosi Zajedni�ki odbor za odabir.

Obje zemlje partneri zajedni�ki se sporazumijevaju oko postupka odabira projekta i kriterija tog odabira, te ga zajedni�ki i primjenjuju. Službena odluku o sufinanciranju projekata iz Programa donosi Zajedni�ki nadzorni odbor.

Ugovaranje U svakoj zemlji potpisan je poseban ugovor za ERDF i CARDS/PHARE fondove sa korisnikom.

IPA ugovor potpisan je izme�u tijela upravljanja i vode�eg partnera koji predstavlja cijelo projektno partnerstvo. Ugovori za nacionalno sufinanciranje, ako je mogu�e, bit �e potpisani izme�u nacionalnog tijela za sufinanciranje i predmetnog projektnog partnera.

Provedba projekta

Krajnji korisnik sa svake strane granice je bio odgovoran za provedbu projekta.

Provedba projekta temeljena je na istim uvjetima. Trebaju se poštovati pravila temeljena na nacionalnom zakonodavstvu, kao i na onom EU-e. Vode�i partner snosi cjelokupnu

7

odgovornost za provedbu projekta kao što je sporazumno utvr�eno u ugovoru. Projektni partneri kao krajnji korisnici odgovorni su za njihove vlastite radnje u skladu sa Sporazumom o partnerstvu sa vode�im partnerom/korisnikom.

Financijska kontrola nad projektom

U Sloveniji, prva razina kontrole bila je predstavljena centraliziranom službom vo�enom od strane nezavisne jedinice GOSP-a. U Hrvatskoj, prva razina kontrole bila je provo�ena od strane Ministarstva financija Republike Hrvatske (CFCU-a).

Za sve slovenske projektne partnere ili vode�e partnere, prva razina kontrole bit �e osigurana od strane Odjeljka za financijski nadzor – cilj 3 Službe Vlade za lokalnu samoupravu i regionalnu politiku (GOSP). U Hrvatskoj, prva razina kontrole bit �e osigurana od strane Ministarstva regionalnog razvoja, šumarstva i vodnoga gospodarstva.

1.2 Predstavljanje Programa 2007 – 2013

1.2.1 Strategija Strateški cilj Programa je podrška i promicanje održivog razvoja na cijelom prekograni�nom podru�ju Slovenije i Hrvatske.

Strategija postizanja programskog cilja je:

A) Omogu�iti stanovnicima i gospodarstvu na prekograni�nom podru�ju da iskoriste potencijal tržišta EU-e;

B) Omogu�iti lokalnim i regionalnim sudionicima da se pozabave prekograni�nim izazovima zajedno sa njihovim prekograni�nim kolegama;

C) Prevladati nedostatke regionalnog razvoja uzrokovane nacionalnim granicama putem zajedni�kih prekograni�nih akcija;

D) Podržati razvoj i poticanje prekograni�nog podru�ja, te zajedni�kog identiteta; E) Uložiti u ljude, suzbijati društvenu isklju�ivost i stvarati povoljne životne uvjete.

Ciljevi �e se posti�i pove�anjem konkurentnosti klju�nih sektora i podržavanjem suradnje me�u razli�itim sektorima (turizam, malo i srednje poduzetništvo) kao i putem zaštite prirode i okoliša, te kulturne baštine za dugotrajan održivi razvoj. Programsko podru�je ima vrlo važan geostrateški položaj koji predstavlja most izme�u srednje (zapadne) i jugoisto�ne Europe. Zbog ove uloge, programsko podru�je ima velike razvojne potencijale i može postati konkurentno na tržištu EU-e kao zajedni�ki gospodarski i životni prostor, orijentiran ka budu�nosti.

Vizija Programa je u�initi prekograni�no podru�je izme�u Hrvatske i Slovenije visoko konkurentnim, te stvoriti održive životne uvjete i blagostanje za njegove stanovnike iskorištavanjem razvojnih mogu�nosti izniklih iz zajedni�kih prekograni�nih akcija.

8

Slijede�a tabela ilustrira pregled predloženih prioriteta:

Prioritet 1 Prioritet 2

GOSPODARSKI I DRUŠTVENI RAZVOJ

Turizam i ruralni razvoj

Razvoj poduzetništva

Društvena integracija

ODRŽIVO UPRAVLJANJE PRIRODNIM RESURSIMA

Zaštita okoliša

O�uvanje zašti�enih podru�ja

Za detaljne informacije o opisu mjera, njihovim ciljevima i glavnim aktivnostima unutar svakog od prioriteta molimo pogledajte 6. poglavlje Operativnog programa. Kako bi svoje projekte usuglasili sa Programom obavezno je pro�itati i uzeti u obzir opis u okviru svakog prioriteta i mjere. Horizontalne teme programa koje bi trebale biti integrirane u odre�enoj mjesri u svaki projekt su Razvoj ljudskih resursa i Informacijsko društvo. Razvoj ljudskih resursa vezan je uz formalnu i neformalnu edukaciju ili trening onih ulklju�enih u projekt (partnera, ciljanih grupa). Korištenje informacijskoh tehnologija za svrhe upravljanja okolišem ili zaštite okoliša, revitalizacije o�uvanja prirodne i kulturne baštive kao i korištenje istih za koordinaciju poti�e se ovim programom. Za više informacija o horizontalnim temama molimo pogledajte poglavlje 7 operativnog programa. Posebna pažnja posvetit �e se projektima koji uklju�uju manjine, a koje mogu djelovati kao most izme�u dviju zemalja. Manjine imaju posebnu institucionalnu pozadinu, kulturne organizacije i dvojezi�nu i manjinsku kulturu, što predstavlja vrijedan potencijal koji treba iskoristiti.

1.2.2 Prora�un

Za vrijeme prve tri godine ove operacije, Operativni program prekograni�ne suradnje Slovenija-Hrvatska 2007-2013 iskoristit �e 14,2 milijuna eura iz IPA fondova za provedbu projekata. Tom �e se iznosu pridružiti 2,5 milijuna eura iz slovenskih i hrvatskih nacionalnih javnih sufinanciranja. Ukupno, u tom trogodišnjem razdoblju Program �e biti u mogu�nosti investirati 16,7 milijuna eura u projekte djelomi�no financirane od strane fondova IPA-e.

Prora�un 2007-2009

Sredstva osigurana od strane Zajednice (a)

Nacionalna javna financijska sredstva (b)

Ukupna financijska sredstva (c) = (a)+(b)

Omjer sufinanci-ranja (d)= (a)/(c)

1. Prioritet: Gospodarski i društveni razvoj 7.862.310 1.387.467 9.249.777 85%

2. Prioritet: Održivo upravljanje prirodnim resursima 6.289.848 1.109.974 7.399.822 85%

Ukupno 14.152.158 2.497.441 16.649.599 85%

9

1.2.3 Prihvatljivo podru�je

Ciljano podru�je ovog Programa je podru�je zajedni�ke slovensko-hrvatske granice. Predmetne županije i regije pripadaju teritorijalnim jedinicama NUTS 3 razine. Stoga, prihvatljiva podru�ja NUTS 3 razine u Sloveniji i Hrvatskoj jesu:

SLOVENIJA (statisti�ke regije) HRVATSKA (županije)

Pomurska, Podravska, Savinjska, Spodnjeposavska, Jugovzhodna Slovenija, Notranjsko-kraška, Obalno-kraška, Osrednjeslovenska (20%)

Me�imurska, Varaždinska, Krapinsko-zagorska, Zagreba�ka, Karlova�ka, Primorsko-goranska i Istarska županija te Grad Zagreb (20%)

1.2.4 Pravna osnova

Projekti provedeni u okviru Programa moraju biti u skladu sa propisima EU-e koji ure�uju IPA fondove, nacionalnim zakonodavstvom, te moraju pokazivati dosljednost i dopunjavanje regionalnih, nacionalnih i sektorskih razvojnih strategija / programa. Osnovni propisi EU-e

• Uredba Vije�a (EZ-a) br. 1085/2006 od 17. srpnja 2006 kojom se uspostavlja Instrument pretpristupne pomo�i (IPA) – op�i propis IPA-e;

10

• Uredba Komisije (EZ-a) br. 718/2007 od 12. lipnja 2007 o provedbi Uredbe Vije�a (EZ-a) br. 1085/2006 kojom se uspostavlja Instrument pretpristupne pomo�i – provedbeni propis IPA-e;

Osnovni propisi Programa • Operativni program prekograni�ne suradnje Slovenija-Hrvatska 2007-2013 odobren

Odlukom Komisije br. C(2008)739 na dan 28. velja�e 2008.; • Sporazum o financiranju izme�u Europske Komisije i Republike Hrvatske;

Propisi o javnoj nabavi

• Uredba (EZ, Euratom) br. 1605/2002; • Uredba (EZ, Euratom) br. 2342/2002; • Odluka Komisije C(2006) 117 od 24. sije�nja 2006. o propisima i postupcima

primjenjivim na ugovore o nabavi roba, radova i usluga financiranim od strane op�eg prora�una Europske Zajednice u svrhe suradnje sa tre�im zemljama;

Nacionalno zakonodavstvo Pored propisa EU-e i propisa Operativnog programa, tako�er poštovati treba i nacionalne propise. Neki primjeri:

• propisi važe�i za državnu potporu; • važe�e nacionalno zakonodavstvo koje upravlja posebnim podru�jima, npr.

ekološkim intervencijama, prirodnom i kulturnom baštinom, izgradnjom i sl. Projekti moraju biti u skladu sa regionalnim razvojnim strategijama, nacionalnim programima, kao i sa strategijama iz sektora na koje se Program odnosi.

II – Projektno partnerstvo � Odjeljak 1

Dobro partnerstvo nije apsolutna garancija da �e projekt biti dobar. S druge strane, teško je zamisliti dobar projekt bez dobrog partnerstva. Partneri bi trebali biti svjesni da "kvaliteta" partnera nije samo tako dana: to je pitanje vremena, mogu�nosti, kao i aktivnosti.

Svi projektni partneri su krajnji korisnici europskih fondova. To zna�i da partnerima treba smatrati samo ona tijela koja igraju aktivnu ulogu u pripremi i provedbi projekta i kao takve ih treba staviti na popis IPA ugovora o sufinanciranju. Partner nije samo "promicatelj" ili "koordinator" aktivnosti. Partner troši novac u svrhe projekta i doprinosi postizanju prekograni�nih neposrednih rezultata i rezultata. Niti jedan od partnera ne bi smio do�i u sukob interesa s drugim tijelima ili dobavlja�ima. To zna�i da �e trebati naru�ivati proizvode i usluge ne dovode�i u pitanje slobodno tržišno natjecanje bez ikakvih "nedopuštenih" prednosti danih drugim tijelima. Posljedica toga jest da su prihvatljivi samo oni izdaci pla�eni neposredno od strane korisnika (izdaci pla�eni "u ime" ili u svojstvu zastupnika koji nisu utvr�eni IPA ugovorom o sufinanciranju ne bi smjeli biti dozvoljeni) i drugim tijelima se ne mogu odobriti nikakvi popusti niti ikakve druge prednosti.

11

Parteri �e tako�er trebati izabrati izme�u sebe vode�eg partnera. Stoga je vode�i partner tako�er i partner koji doprinosi provedbi projekta. Ipak, on �e morati preuzeti i dodatne odgovornosti.

� 1.3 Partnera se mora razlikovati od dobavlja�a i suradnika. Partner ne može djelovati kao dobavlja� (tj. izvo�a� ili kooperant koji pruža usluge i proizvode uz naplatu). Op�enito, partneri ne mogu sklapati ugovarati jedni s drugima i tijelima koja djeluju u stanju tržišnog natjecanja za aktivnosti za koje ponuda može biti podnesena od strane drugih partnera koje treba tretirati kao dobavlja�e. Partneri mogu odrediti suradnike za projekt. Njihova uloga je promicanje i pronošenje dobrih rezultata projekta, s time da oni ni�ime ne u�estvuju u financijskom dijelu niti imaju financijski interes u provedbi projekta. Suradnici ne trebaju ispunjavati kriterije prihvatljivosti utvr�ene za partnere, a tako�er ne mogu djelovati niti kao dobavlja�i. U slu�aju da ti sudionici ipak postanu financijski zainteresirani za projekt, onda ih treba tretirati, uzimaju�i u obzir njihove aktivnosti, kao dobavlja�e (poštuju�i pravila tržišnog natjecanja) ili kao partnere (ažuriraju�i popis partnera – v. Poglavlje 5.8 "Promjene projekta").

2.1 Uvjeti za sudjelovanje u programu � 1.1

1. Partneri, koji su prihvatljivi za suradnju u programu, su biti neprofitne pravne osobe osnovane javnim i privatnim pravom u svrhu javnog i op�eg interesa, a koje pripadaju u jednu od slijede�ih skupina:

• Tijela regionalne i lokalne samouprave;

• Javna, te s njima izjedna�ena tijela kao što su fondovi, institucije ili agencije osnovane od strane države ili op�ine, institucije za istraživanje i razvoj, institucije za obrazovanje i obuku, institucije zdravstvene zaštite, institucije za zaštitu prirodne i kulturne baštine, lokalne i regionalne agencije za razvoj itd.;

• Nevladine organizacije poput udruženja, zaklada;

• Trgova�ke, poljoprivredne, obrtni�ke i industrijske komore, te skupine registrirane kao neprofitne pravne osobe;

• Pravna tijela sa statusom neprofitnih organizacija koja djeluju kao društva, lokalne i regionalne razvojne agencije registrirane kao tvrtke, lokalne turisti�ke organizacije, obrazovne organizacije, privatne institucije itd.

12

2. Minimalni uvjet je imati najmanje jednog projektnog partnera iz Slovenije i jednog iz Hrvatske. Gornji broj projektnih partnera nije ograni�en. 3. Partneri se moraju nalazioti unutar programski prihvatljivog podru�ja. Ako projektno partnerstvo uklju�uje partnera smještenog izvan programskog podru�ja, u tom slu�aju treba objasniti zašto je doprinos tog partnera neophodan za postizanje projektnih ciljeva, te zašto navedene aktivnosti ne može izvršiti neki drugi partner smješten u okviru programskog podru�ja. Kako bi bili prihvatljivi, partneri koji dolaze izvan prihvatljivog podru�ja moraju biti pravne osobe osnovane u državi �lanici, zatim u zemlji koja je korisnik Uredbe IPA-e, zemlji koja je korisnik Instrumenta europskog susjedstva i partnerstva ili u državi �lanici Europskog gospodarskog prostora. 4. Svi partneri moraju imati pravnu, financijsku i operativnu sposobnost za sudjelovanje u programu. U slu�aju sumnje u pogledu prikladnosti bilo kojeg od partnera, mogu se zatražiti dodatna razjašnjenja ili dokazi od strane Upravlja�kog tijela / Zajedni�kog tehni�kog tajništva.

2.2 Odgovornosti vode�eg i projektnog partnera � 1.2

Partneri me�u sobom imenuju vode�eg partnera za svaki projekt, i on postaje glavni korisnik jednom kada je potpisan IPA ugovor o sufinanciranju. Vode�i partner preuzima slijede�e odgovornosti:

• On �e odrediti rješenja za svoje odnose s korisnicima koji sudjeluju u operaciji sporazumom koji obuhva�a, izme�u ostaloga, i odredbe koje jam�e zdravo financijsko upravljanje sredstvima raspore�enim za operaciju, uklju�uju�i i rješenja za povrat nepropisno pla�enih iznosa;

• On �e preuzeti odgovornost za osiguravanje provedbe cijele operacije; • On �e osigurati da su troškovi, predstavljeni od strane korisnika koji sudjeluju u

operaciji, nastali u svrhu provedbe operacije, te da odgovaraju aktivnostima dogovorenim me�u tim korisnicima;

• On �e provjeriti da su troškovi, predstavljeni od strane korisnika koji sudjeluju o operaciji, bili potvr�eni od strane kontrolora;

• On �e preuzeti odgovornost za prijenos IPA doprinosa korisnicima koji sudjeluju u operaciji.

Osim tih odgovornosti, vode�i partner je odgovoran i za:

• Prikupljanje obavijesti od projektnih partnera, provjeravanje ovjerenih aktivnosti u odnosu na napredovanje projekta, te predaju izvješ�a ZTT-u;

• Potpisivanje IPA ugovora o sufinanciranju; • Uskla�ivanje projektnih promjena s Upravlja�kim tijelom / ZTT-om i ostalim

projektnim partnerima.

Svaki projektni partner koji sudjeluje u projektu mora: • Preuzeti odgovornost u slu�aju bilo kakve nepravilnosti u troškovima koje je prijavio;

13

• U slu�aju kada partner dolazi izvan prihvatljivog podru�ja, on mora obavijestiti zemlju sudionicu u kojoj je smješten o njegovom sudjelovanju u operaciji;

• Poslati izjavu o troškovima i izvješ�e o sadržaju kontroloru na nacionalnoj razini; • Predati potvrdu o troškovima i informacije vode�em partneru.

2.3 Sporazum o partnerstvu Kako bi osigurali kvalitetu provedbe projekta, kao i zadovoljavaju�e postignu�e njegovih ciljeva, u�inkovitog financijskog upravljanja i povrata sredstava koja nisu pravoremeno ispla�ena, vode�i partner i projektni partneri trebaju potpisati Sporazum o partnerstvu. Potpisivanje Sporazuma o partnerstvu je obvezatno za sve projektne partnere i treba se obaviti u dva koraka:

• Prvi korak: svi partneri potpisuju Izjavu o partnerstvu koji �e biti priložen prijavnom obrascu, �ime ovlaš�uju vode�eg partnera da potpiše IPA ugovor o sufinanciranju;

• Drugi korak: svi partneri potpisuju Sporazum o partnerstvu nakon što je vode�i partner potpisao IPA ugovor o sufinanciranju. Vode�i partner treba podnijeti Sporazum o partnerstvu Upravlja�kom tijelu u roku od �etiri mjeseca nakon što je potpisan IPA ugovor o sufinanciranju.

Izjava o partnerstvu je pravno obvezuju�a isprava kojom se izjavljuje da je pojedini partner u potpunosti sposoban sudjelovati u projektu s pravne i financijske to�ke gledišta, te je u mogu�nosti ostvariti željene neposredne rezultate. Partner:

• Obvezuje se na poštivanje principa dobrog partnerskog poslovanja; • Izjavljuje da ne prima nikakva druga sredstva Zajednice za aktivnosti predvi�ene u

akcijskom planu; • Financijski doprinosi projektu (konkretan iznos bit �e utvr�en); • Jam�i da je njegov pravni status u skladu sa propisima prihvatljivosti utvr�enima u

ovom Programu. Sporazum o partnerstvu uklju�uje i informacije o pravima i obvezama svakoga od partnera, dakle o financijskim dužnostima i postupcima, odgovornostima i zadacima za provedbu razli�itih aktivnosti unutar projekta, ostvarenju neposrednih rezultata i rezultata, kao i o unutarnjem izvještavanju, postupcima naplate, te rokovima. Sporazum o partnerstvu treba opisati ulogu svakog od partnera u provedbenim aktivnostima i administriranju projekta.

2.4 Kriteriji prekograni�ne suradnje i dodana vrijednost � 3.1

Novi zahtjevi suradnje uvedeni su za razdoblje od 2007. do 2013. godine. Svi partneri moraju aktivno zajedni�ki raditi kako bi proizveli neposredne rezultate i rezultate projekta. U sadašnjem programu sufinancirani mogu biti samo zajedni�ki projekti. Ovo zna�i da više ne mogu biti sufinancirani "zrcalni projekti" i "suradni�ki projekti", što je bio slu�aj u prethodnom Programu, odvijanje paralelnih aktivnosti od strane partnera i bez jasnog znaka suradnje nije više mogu�e. Slijede�i kriteriji prekograni�ne suradnje trebaju biti utvr�eni, od kojih najmanje jedan mora biti ispunjen kako bi projekt bio prikladan za financiranje:

14

Zajedni�ki razvoj

• Svi partneri trebaju doprinijeti razvoju projekta. • Partneri definiraju kako �e se projekt provoditi. Zajedni�ki razvoj ciljeva, neposrednih

rezultata i rezultata, te prora�un, odre�ivanje vremena, odgovornosti i podjela zadataka kako bi se ostvarili ciljevi.

• Identifikacija znanja i iskustva koje svaki partner unosi u projekt, te što partneri o�ekuju dobiti od projekta.

Zajedni�ka provedba

• Vode�i partner snosi odgovornost za cjelokupnu provedbu projekta; svi partneri su odgovorni za razli�ite dijelove te provedbe.

• Svaki projektni partner je odgovoran za zadatke predvi�ene kako bi se ostvarili ciljevi, i treba osigurati da su potrebne aktivnosti izvršene, te da su prona�ene klju�ne to�ke i riješeni neo�ekivani provedbeni izazovi.

Zajedni�ko osoblje

• Svi projektni partneri imaju odre�enu ulogu i raspore�uju osoblje kako bi ispunili tu ulogu.

• Osoblje koordinira svoje djelatnosti u suradnji s drugima koji su u njih uklju�eni i redovito razmjenjuje informacije.

• Ne bi trebalo biti nepotrebnih ponavljanja funkcija kod razli�itih partnerskih organizacija.

Zajedni�ko financiranje

• Projekt ima zajedni�ki prora�un sa sredstvima raspore�enim na partnere u skladu sa aktivnostima koje oni provode.

• Prora�un uklju�uje godišnje ciljeve potrošnje. Program �e podržati projekte koji pokazuju jasnu prekograni�nu dimenziju, a ne bi bili provedeni bez fondova EU-e koji promi�u prekograni�nu suradnju.

III – Sadržaj projekta � Odjeljak 2

Op�enito, projekt je serija aktivnosti kojima je usmjerena ka postizanju jasno utvr�enih ciljeva unutar utvr�enog vremenskog perioda i sa utvr�enim prora�unom. S obzirom na program, klju�ni elementi projekta obuhva�aju ulaganja, aktivnosti, neposredne rezultate, pokazatelje i vremenski plan koji odražava konkretne i posebne ciljeve koje partneri žele posti�i. Projekt tako�er govori o metodama koje �e partnerima omogu�iti da zajedni�ki u�inkovito rade. Posebnu pažnju treba pridati prekograni�nim aspektima projekta.

Kako bi odredili mogu�e projekte i povezane aktivnosti koje mogu biti provedene u okviru ovog programa, pogledajte opise mjera u okviru svakog od prioriteta uklju�uju�i horizontalne teme kao što je predstavljeno u Operativnom programu, Poglavlje 7. Najvažnija

15

zna�ajka u odabiranju najpogodnijih projektnih aktivnosti je njihov doprinos ciljevima projekta (i programa).

3.1 Ciljevi i uskla�enost

� 2.1.2

Ciljevi projekta mogu biti op�i i posebni.

Op�i ciljevi bave se projektom op�enito: �ime se projekt bavi na razini potreba (opis problema) i na koji �e na�in promijeniti sadašnju situaciju stanovnika (pokazatelj rješenja). Op�i ciljevi bi trebali objasniti doprinos projekta programskim ciljevima ili politici. Programski ciljevi trebali bi se posti�i implementacijom svih projekata.

Posebni ciljevi su neposredno povezani sa programskim ciljevima: koji �e biti u�inci projekta na posebnu ciljanu skupinu / podru�je i što �e biti posebno ostvareno od strane projektnih partnera. Drugim rije�ima, posebni ciljevi bi trebali objasniti što se to�no treba posti�i projektom, te koji su o�ekivani dobici za ciljanu skupinu. Projektni ciljevi trebaju se posti�i ovim projektom tek na kraju projekta.

Svi ti ciljevi trebaju biti uskla�eni.

� 2.1.1

Projektni ciljevi trebali bi odražavati pozadinu projekta (opravdanje): projekt uzima u obzir trenuta�nu situaciju, probleme, prilike i ciljanu supinu. Kako bi se više približili podru�ju suradnje, pogledajte opis SWOT analize u Operativnom programu. Projekt treba biti relevantan u svjetlu lokalnih, regionalnih, nacionalnih i europskih strategija i smjernica. Posebno bi trebalo naglasiti održivi razvoj kao na�in da se integriraju gospodarski, društveni i ekološki interesi: projekt bi se trebao uhvatiti u koštac sa sve tri dimenzije na dosljedan i uravnotežen na�in. Projekti koji ukazuju na negativne gospodarske, društvene i ekološke posljedice ne�e biti podržani. Projekti s inovativnim karakteristikama se preporu�uju!

Za više sugestija i preporuka o tome kako pripremiti uskla�eni projekt vidi 5. poglavlje ovog priru�nika.

3.2 Pokazatelji i neposredni u�inci � 2.3

Pokazatelji pomažu u postupku pra�enja i procjene programa i projekata. Na razini projekta, pokazatelji pomažu izmjeriti i pratiti napredak provedbe projekta, odgovoriti na pitanja o tome jesu li planirani neposredni u�inci bili ostvareni, da li je njihova upotreba proizvela o�ekivane rezultate, �ime se pomaže procjena do koje mjere su projektni ciljevi bili postignuti.

16

Predloženi projekt bi trebao doprinijeti pokazateljima koji su bili zajedni�ki razvijeni za razine programa i prioriteta. Pored toga, projekt bi tako�er trebao utvrditi svoje posebne pokazatelje.

3.2.1 Pokazatelji na razinama programa i prioriteta

Slijede�i pokazatelji bit �e korišteni na razini programa: Pokazatelji koji odražavaju stupanj suradnje

Broj projekata povezanih s dva od slijede�ih kriterija: zajedni�ki razvoj, zajedni�ka provedba, zajedni�ko osoblje, zajedni�ko financiranje Broj projekata povezanih s tri od slijede�ih kriterija: zajedni�ki razvoj, zajedni�ka provedba, zajedni�ko osoblje, zajedni�ko financiranje Broj projekata povezanih sa �etiri od slijede�ih kriterija: zajedni�ki razvoj, zajedni�ka provedba, zajedni�ko osoblje, zajedni�ko financiranje

Pokazatelji rezultata koji odražavaju prekograni�nu suradnju Broj projekata koji razvijaju zajedni�ko korištenje infrastrukture Broj projekata koji razvijaju suradnju na podru�ju javnih službi Broj projekata koji umanjuju izolaciju kroz poboljšani pristup prijevozu, ICT mreži i uslugama Broj projekata koji poti�u i unapre�uju zajedni�ku zaštitu i upravljanje okolišem Broj ljudi koji sudjeluju u zajedni�koj edukaciji ili nastavnim aktivnostima - od kojih žene najmanje 50% Broj projekata s dvojezi�nim proizvodima Broj projekata koji aktivno uklju�uju žene i marginalizirane grupe Bruto stvorena radna mjesta - od kojih žene najmanje 50%

Slijede�i pokazatelji bit �e korišteni na razini prioriteta: Prioritet 1: Gospodarski i društveni razvoj

Pokazatelj Broj novih prekograni�nih turisti�kih usluga Broj novih prekograni�nih turisti�kih odredišta Broj novih prirodnih i kulturnih dobara integriranih u održivu turisti�ku ponudu Broj projekata u podru�ju turizma i ruralnog razvoja Broj projekata koji podržavaju suradnju izme�u organizacija malog i srednjeg poduzetništva, te organizacija za istraživanje i razvoj Broj projekata koji utje�u na pove�anje prekograni�ne trgovine Broj zajedni�kih kulturnih doga�aja podržanih od strane Programa Broj projekata koji pove�avaju suradnju izme�u organizacija civilnog društva Bruto stvorena radna mjesta - od kojih žene najmanje 50% Broj projekata za ekološku u�inkovitost, u�inkovitost energije, korištenje obnovljivih izvora Broj regionalnih inicijativa ili prekograni�nih partnerstava za zajedni�ko upravljanje prirodnim izvorima, zelenu nabavu, ekološku u�inkovitost, ozna�avanje bioloških proizvoda, održivi prijevoz, prekograni�ni javni prijevoz i sl.

Prioritet 2: Održivo upravljanje prirodnim resursima Pokazatelj Broj organizacija koje su uklju�ene u akcije podizanja svjesnosti Broj zajedni�kih planova

17

Broj zajedni�kih upravljanja izvorima vode Broj mjesta za odlaganje otpada koja su sanirana Broj obnovljenih jedinica prirodnog / kulturnog bogatstva Broj projekata koji pove�avaju suradnju izme�u lokalnih i regionalnih aktera i njihovih prekograni�nih pandana u zajedni�kom prostornom planiranju Broj projekata a podru�ja zaštite okoliša Broj projekata koji �uvaju ili obnavljaju prirodna / kulturna bogatstva Bruto stvorena radna mjesta - od kojih žene najmanje 50%

Pokazatelji na razinama programa i prioriteta, koji odgovaraju predloženom projektu, moraju biti ozna�eni u prijavnom obrascu ili treba biti umetnuta ciljana vrijednost. Ovi pokazatelji odrazit neposredne rezultate i rezultate koji trebaju biti postignuti od strane svih programa zajedno. Koriste�i ove pokazatelje, korisnici �e biti u mogu�nosti da ocrtaju svoj doprinos programskim ciljevima.

3.2.2 Pokazatelji na razini projekta Posebni pokazatelji prikazuju što se to�no projektom želi posti�i. Pored pokazatelja odabranih sa prethodno utvr�ene liste, i posebni pokazatelji �e pomo�i u promatranju posebnih neposrednih rezultata i rezultata. Oni mogu biti slobodno izabrani. Kada utvr�ujemo pokazatelje posebnih neposrednih rezultata, naglasiti treba najvažnije neposredne rezultate koji se proizvode korištenjem ulaganja i na njih se utje�e putem aktivnosti i metoda projekta (npr. broj radionica). Neposredni u�inci bi trebali biti izravni i mjerljivi / opipljivi (proizvodi, metode, oru�a i usluge koje su uistinu ostvarene). Rezultati su u�inci / dobici postignuti korištenjem neporednih rezultata (npr. broj obu�enih ljudi).

3.3 Raspored i povrat sredstava Program podliježe važnom n+3 pravilu. Op�enito, kako bi izbjegli "uspavane fondove", Europska Unija je odredila "financijski profil" koji treba biti poštovan od strane svih europskih programa. Ako taj profil nije poštovan, novac �e biti automatski vra�en i zato izgubljen od strane Programa i projekata. U praksi ovo zna�i da svaki iznos sredstava preuzet za jednu godinu mora biti potrošen (proizvodi i usluge su ostvareni, pla�eni i podneseni Europskoj komisiji) prije kraja tre�e nadolaze�e godine (N je godina preuzimanja, + 3 je godina krajnje potrošnje). Tako re�eno, svi projekti moraju biti "spremni za polazak", te tako�er biti provedeni u skladu sa njihovim rasporedom. Prije svega, ovaj raspored je raspored rashoda: svi rashodi trebaju biti podneseni u planiranom razdoblju kako se novac ne bi gubio. Mogu�i uzroci zakašnjenja mogu biti tehni�ki (provedbeni problemi) i/ili financijski (problemi s naplatom u zadano vrijeme). Zakašnjenja nisu u cilju ovog programa, a posebno ne zakašnjenja u sakupljanju i podnošenju izvješ�a o napretku za to mjerodavnim tijelima. Zato je od velike važnosti planirati realno, te financijski i vremenski mudro.

18

3.4 Prekograni�ni akcijski plan � 2.4

Prekograni�ni akcijski plan temeljen je na radnim paketima. Radni paketi se sastoje od skupa aktivnosti koje se izvršavaju u odre�enom vremenskom razdoblju i koje �e partnere voditi ka ostvarenju posebnih zajedni�kih neposrednih rezultata. Partneri su manje ili više aktivni u okviru svakoga od radnih paketa, ali cijeli postupak mora odražavati �injenicu da su svi partneri preuzeli aktivnu ulogu i da je ova suradnja zamišljena s ciljem da ostvari neke konkretne prekograni�ne proizvode i usluge. Dok planirate radne pakete, te uzastopno trajanje samog projekta, trebate u obzir uzeti mogu�e posebnosti Vašeg projekta (npr. sezonalnost), te ostaviti pri�uve u slu�aju da neke aktivnosti ne bi mogle biti provedene u planirano vrijeme (npr. postupak javne nabave). Za glavne aktivnosti unutar relevantnih mjera, pogledajte 6. poglavlje OP-a. Posebno se treba pozabaviti s dva skupa aktivnosti:

• Administracija i koordinacija: ovo se odnosi posebno na ulogu vode�eg partnera, ali tako�er i na sve što može biti u�injeno kako bi se osigurala konzistentnost i razumijevanje me�u svim partnerima. Ovaj posao treba biti u�inkovito organiziran kako bi proizveo neke konkretne neposredne rezultate nakon svakog sastanka.

• Komunikacija i informiranje: ovo se odnosi na komunikaciju sa svim prekograni�nim akterima, te ja�anje i proširenje partnerstva. Ovom zna�ajkom treba se pozabaviti na svim provedbenim stupnjevima, a ne samo pri kraju.

3.5 Zna�ajke kvalitete projekta

Što �ini dobar i kvalitetan projekt može biti opisano sa razli�itih aspekata. Projekt mora biti:

Relevantan � 2.1., 2.2, 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3

Projekt mora pokazati svoju stratešku vrijednost. Mora se uklopiti u programske ciljeve. Osim toga, mora biti u skladu, te podržavati nacionalnu i regionalnu politiku i strategije, te politiku i strategije EU-e. U praksi, problem i potrebe utvr�ene od strane projektnih partnera i predloženi ciljevi koji trebaju biti ostvareni od strane projekta moraju biti relevantni za Program. Mora postojati podudarnost.

Zato, projekt mora na�i pravi na�in izme�u težnji svakog pojedinog partnera i projektnog partnerstva u cjelini, planiranih dobitaka i njihove mjerodavnosti za ciljanu skupinu, sektore i geografsko podru�je nazna�eno projektom, i Programom. Nikada ne zaboravite da dobar projekt nije "izoliran": dobar projekt aktivno doprinosi postizanju programskih ciljeva, te zadovoljenju to�nih rezultata. Istovremeno, u obzir treba uzeti nau�ene lekcije, iskustvo, kompetentnost kao i povezanost sa drugim projektima. Projekt treba pokazati dodanu vrijednost prekograni�nog okvira u usporedbi s njegovim razvojem i provedbom unutar pojedinog regionalnog / nacionalnog okvira.

Realisti�an � 2.3, 2.4

19

Projekt treba biti dobro osmišljen i treba ostvariti održive dobitke za ciljanu skupinu.

Jednostavnim zbrajanjem akcija koje su od interesa za pojedine partnere, mali su izgledi za postizanje cjelokupne povezanosti projekta i realnu prekograni�nu suradnju.

Dobro strukturiran projekt pokazat �e jasne i logi�ne putove od utvr�enih potreba do postavljenih ciljeva, kao i radni plan, kako bi proizveo neposredne rezultate i rezultate njihovim korištenjem. Najvažniji neposredni u�inci trebaju biti izvedivi i razvijeni zajedni�kim snagama partnera.

Važan aspekt je da li dobro strukturiran plan može biti jednako dobro proveden. S jedne strane stoji pitanje kvalitete partnerstva, a s druge pitanje zrelosti projekta. Projektni parteri trebaju utvrditi svoje uloge i doprinose. Projekt treba biti spreman za pokretanje, odnosno trebaju biti ispunjeni nužni preduvjeti. Sredstva (ljudska, materijalna, financijska) moraju biti ispravno planirana, a njihova dostupnost osigurana.

U�inkovit i dobro upravljan � Odjeljak 3, 4.1.4, 4.1.6

Jasna koordinacija / upravljanje važan je faktor uspjeha. Relevantni i dobro osmišljeni projekti imaju zdravu osnovu za stvaran uspjeh u provedbi. Projektni partneri trebaju uspostaviti uspješnu komunikaciju i postupke koji �e im omogu�iti pravovremeno donošenje odluka i izvršavanje zadataka u skladu sa planiranim sredstvima. Uloge, odgovornosti i obveze partnera se trebaju dogovoriti, i treba ih poštovati. Pažnju treba usmjeriti na posebne odredbe i pravila (npr. javne nabave, državne potpore, zahtjeva za izvještavanjem, dinamike pla�anja, obavještavanja i javnosti itd.) kako bi se osigurali da �e troškovi biti prikladni.

Osnivanje prakti�nog i u�inkovitog pra�enja omogu�it �e partnerima da usmjeravaju projekt u pravom smjeru. Tako�er treba prou�iti i zna�ajke održivosti.

IV – Troškovi projekta � Dio B

4.1 Osnovna pravila za prihvatljivost troškova Ova pravila treba poštovati kao posebna pravila za Program. Prihvatljivi troškovi su oni koji su nužni za obavljanje projektnih aktivnosti, te �e biti pla�eni neposredno od strane projektnih partnera. Moraju nastati i biti pla�eni unutar razdoblja prihvatljivosti. Op�enito, ovi troškovi trebali bi biti u potpunosti posve�eni projektnim ciljevima i aktivnostima. Ako ne, trebali bi biti raspodijeljeni razmjerno operaciji, primjenjuju�i opravdanu, pravednu i pravi�nu metodu izra�una. Svi proizvodi i oprema trebaju biti neposredno korišteni od strane korisnika i ne smiju biti posu�eni / iznajmljeni drugim tijelima.

20

Projektni troškovi moraju nastati unutar programskog podru�ja. Sredstva mogu biti potrošena izvan programskog podru�ja samo u slu�aju apsolutne potrebe, interesa i konkretnih dobitaka za projekt, te ako je takav trošak potvr�en od strane Upravlja�kog tijela / ZTT-a. Nadalje, troškovi su op�enito prihvatljivi ako su u skladu sa principima u�inkovitog financijskog upravljanja i, ukoliko je to potrebno, sa mjerodavnim propisima javne nabave. Najraniji mogu�i datum za po�etak projekta je datum odluke Zajedni�kog odbora za pra�enje Obratite pažnju na slijede�e izuzetke:

- za aktivnosti sufinacirane od strane državne potpore prihvatljiv period po�inje s datumom prve izjave o potvr�ivanju op�e prihvatljivosti

- po�etak može biti utvr�en kasnijim datumom ukoliko tako nalažu pravila i propisi nacionalnog/regionalnog sufinanciranja

U praksi mogu�e je da se najraniji mogu�i datum za prihvatljive troškove pojedinog projeknog partnera razlikuje. Budu�i da PDV nije prihvatljiv ako je nadokna�en od strane krajnjeg korisnika, krajnji korisnici koji potražuju troškove "uklju�uju�i PDV" trebat �e dati izjavu da nisu ni na koji na�in nadoknadili PDV. Kona�ni korisnici koji su djelomi�no nadoknadili PDV trebaju kontrolorima podastrijeti dokaz o postotku nenadokna�enog PDV-a. U skladu sa �lankom 89. st. 3. Uredbe Komisije (EZ-a) br. 718/2007 o na�inu odstupanja od odredaba �lanka 34. st. 3., slijede�i troškovi biti �e prikladni za IPA doprinos:

(a) porezi na dodanu vrijednost, ukoliko su ispunjeni slijede�i uvjeti: (i) ni na koji na�in nisu nadokna�eni; (ii) utvr�eno je da je krajnji korisnik njihov nositelj; i (iii) jasno su utvr�eni u projektnoj ponudi. (b) pristojbe za transnacionalne financijske transakcije; (c) tamo gdje provedba operacije zahtijeva otvaranje posebnog(ih) ra�una, bankovne

pristojbe za otvaranje i administriranje ra�una; (d) naknade za pravno savjetovanje, bilježni�ke pristojbe, troškovi za tehni�ke i

financijske stru�njake, ra�unovodstveni troškovi i revizijske naknade, ukoliko su neposredno povezani sa sufinanciranjem operacije i neophodni za njezinu pripremu ili provedbu;

(e) troškovi jamstava osiguranih od strane banke ili druge financijske institucije, do mjere do koje su jamstva zahtijevana od nacionalnog zakonodavstva ili zakonodavstva Zajednice;

(f) režije, pod uvjetom da su temeljene na stvarnim troškovima koji se mogu pripisati provedbi predmetne operacije. Paušali temeljeni na prosje�nim troškovima ne smiju prije�i 25% od neposrednih troškova operacije koja može utjecati na razinu režija. Izra�un �e biti propisno dokumentiran i periodi�no analiziran.

4.1.1 Neprihvatljivi troškovi 1. U skladu sa �lankom 34., st. 3. i �lankom 89., st. 2. Uredbe Komisije (EZ-a) br. 718/2007 slijede�i troškovi ne�e biti prihvatljivi za IPA doprinos:

(a) porezi, uklju�uju�i porez na dodanu vrijednost; (b) carinske i izvozne pristojbe, ili bilo koje druge pristojbe;

21

(c) kupnja zemlje ako prelazi 10% ukupnih prikladnih rashoda za predmetnu operaciju, iznajmljivanje ili leasing zemlje, te kupnja, iznajmljivanje ili lizing postoje�ih zgrada;

(d) globe, financijske kazne i troškovi parnice; (e) operativni troškovi; (f) rabljena oprema; (g) bankovne pristojbe, troškovi jamstava i sli�ne pristojbe; (h) troškovi zamjene, pristojbe i te�ajni gubici povezani sa bilo kojom sastavnicom

posebnih euro ra�una, kao i drugi �isto financijski troškovi; (i) doprinosi u naturi; (j) kamate na dugovanja.

2. Dodatno, projektni neprikladni troškovi su kako slijedi:

(a) stavke poput darova (cvije�e, �estitke); (b) kooperantski ugovori u kojima su pla�anja odre�ena u postocima ukupnog troška

operacije ukoliko takvo pla�anje nije opravdano pozivanjem na stvarnu vrijednost pruženog posla ili usluge;

(c) troškovi stanovanja; (d) porez na kupnju nekretnine; (e) kupnja umjetni�kih djela; (f) pla�e osoblja (uklju�uju�i državne službenike) financirane iz nacionalnih /

regionalnih ili op�inskih prora�una za provedbu redovnih aktivnosti (uobi�ajeno svakodnevno upravljanje zadacima i zakonski odre�enim odgovornostima za zaposlenika);

(g) posebne nagrade i bonusi zaposlenika; (h) za proizvode koji se smatraju autorskim djelom, VP ili njegov PP ne mogu

potraživati odštete koje proizlaze iz autorskih prava; (i) nepla�eni djelomi�ni iznosi faktura (npr. naknada za štete, jamstvena pla�anja,

popusti na gotovinu, rabati); (j) provizije i dividende, isplata dobitka; (k) kupnja poslovnih i burzovnih dionica; (l) globe, financijske kazne i troškovi pravnih sporova; (m) provizije za valutne izmjene i gubici u te�ajevima izmjene valute; (n) pristojbe za financijske transakcije unutar jedne zemlje (nacionalne); (o) jamstveni troškovi s izuze�em jamstava od banaka ili drugih financijskih institucija u

iznosu traženom prema nacionalnom zakonodavstvu ili zakonodavstvu Zajednice; (p) �lanarine i honorari za sastanke; (r) porezno savjetovanje; (s) sponzorstva; (t) pojedina�ne školarine ili troškovi za teorijske studije ili stru�no obrazovanje; (u) financijske nagrade.

4.1.2 Prihvatljivi troškovi prema kategorijama troškova

Troškovi pripisani slijede�im kategorijama troškova smatraju se prikladnima:

1. Osobni troškovi (troškovi za radnu snagu i osoblje zaposleno od strane VP/PP-a i dodijeljeno projektu; putni troškovi i troškovi smještaja osoblja); 2. Troškovi vanjskih usluga (troškovi za vanjske usluge, kao što su vanjski stru�njaci dodijeljeni projektu u okviru ugovora razli�itog od ugovora o redovnom zaposlenju, studij, prijevod, objavljivanja, informiranje i javnost, itd.); 3. Investicijski troškovi (troškovi za gra�evinske radove, kupnju zemlje ili nekretnine, kupnja opreme); 4. Administrativni troškovi (op�i troškovi)

22

4.1.3 Posebna pravila po liniji prora�una Posebno treba poštovati slijede�a pravila prihvatljivosti za svaku vrstu troškova: 1. Troškovi osoblja Osobljem se smatraju �lanovi projektnog tima koji su sklopili ugovor o redovnom radnom odnosu sa organizacijom VP/PP-om. Ova kategorija troškova se zato može odnositi samo na zaposlenike unutar organizacija VP/PP koji su angažirani u projektu.

1.1 Osoblje Obra�un i potraživanje troškova za osoblje mora slijediti slijede�a pravila:

• Izra�un se mora temeljiti na neposrednim stvarnim troškovima (bruto pla�a zaposlenika + pristojbe poslodavca u skladu sa nacionalnim zakonodavstvom) pojedinog zaposlenika koji je stvarno uklju�en u aktivnosti projekta.

• Izra�un uklju�uje sve administrativne režijske troškove, koji trebaju biti uklju�eni u prora�unsku liniju "Administrativni troškovi".

• Izra�un se mora temeljiti na satnici koja proizlazi iz stvarnih troškova osoblja u potraživanom razdoblju, podijeljenih sa ukupnim brojem radnih sati od strane �lanova osoblja za partnersku instituciju (ne za vrijeme u kome su radili na projektu, ve� ukupni broj radni sati u tom razdoblju). Ta satnica se onda množi sa brojem sati u kojima se stvarno radilo na aktivnostima projekta.

• Ukoliko je osoba zaposlena na projektu puno radno vrijeme, prihvatljivi su ukupni troškovi rada. U takvim slu�ajevima svaki mjesec �e biti pripremljeno izvješ�e o ostvarenom poslu.

• Troškovi osoblja moraju biti popra�eni slijede�im ispravama za svakog zaposlenika: o Kopija ugovora o zaposlenju (samo kod prvog izvješ�a o napretku u kome se

potražuju troškovi zaposlenika); o Vremenske tablice dovršenih radova za osobe koje rade sa skra�enim radnim

vremenom na projektu ili mjese�na izvješ�a ostvarenog posla za osobe koje na projektu rade puno radno vrijeme;

o Izra�un i izjava VP-a/PP-a o pla�anju u korist zaposlenika koji radi na projektu.

Ekstrapolacija, prognoze, prosje�na i jedinstvena stopa ne�e biti prihva�eni kao troškovi osoblja. Troškovi osoblja moraju biti stvarno pla�eni od strane partnerske institucije. Nagrade osoblju su prihvatljive u slu�aju kada su vezane uz projektne aktivnosti, a ne uz uobi�ajene svakodnevne zadatke upravljanja i zakonom propisane odgovornosti. Ne smije biti nikakvog dvostrukog financiranja. Troškovi za rad državnih službenika koji rade na projektu, a koji su zaposleni u organizacijama samo djelomi�no financiranim iz nacionalnih, regionalnih ili op�inskih prora�una, smatraju se prikladnima pod uvjetom da je u njihovom ugovoru o zaposlenju ili drugom relevantnom dokumentu vidljivo slijede�e:

- uloga i zadaci kao i opseg posla na projektu, - razdoblje angažmana,

23

- iznos pla�anja za projektne angažmane uklju�uju�i klauzulu da projektni posao nije financiran iz nacionalnog/regionalnog/op�inskog prora�una.

Satnica se može izra�unati na temelju stvare mjese�ne satnice i prosje�ne satnice

1) Troškovi rada, satnica svakog zaposlenika uklju�enog u projekt može se izra�unati s primjenom formule:

Bruto pla�a za odgovaraju�u godinu u eurima Godišnja satnica = --------------------------------------------------------------------------- Službena satnica (za Sloveniju www.racunovodja.com) 2) dozvoljen je izra�un pla�e temeljen na stvarnom trošku

Bruto pla�a= neto pla�a zaposlenika + odgovaraju�i porezi zaposlenika i poslodavca + odgovaraju�i prirezi zaposlenika i poslodavca

Primjer izra�una troškova osoblja za svako potraživano razdoblje:

1.2 Troškovi putovanja i smještaja Troškovi putovanja i smještaja odnose se na troškove putovanja i smještaja zaposlenika partnerskih institucija i pripadaju kategoriji troškova osoblja. Svako putovanje mora biti jasno opravdano projektnim aktivnostima i nužno za uspješnu provedbu projekta. Troškovi smještaja trebaju se izra�unati uzimaju�i u obzir nacionalne propise predmetne partnerske organizacije; ne može biti posebnih pravila sa projekt. Dnevnice za put i smještaj su mogu�e sve dotle dok su stvarno ispla�ene zaposleniku od strane partnera, a to je u skladu sa nacionalnim uvjetima postavljenim za tog partnera. Kao op�e pravilo, treba odabrati naju�inkovitije sredstvo prijevoza. Sli�no kao u prora�unskoj liniji "Troškovi osoblja", prora�un za putovanja i smještaj je tako�er rezerviran samo za osoblje zaposleno od stane organizacija VP-a/PP-a. Troškovi putovanja i smještaja partnerskih zaposlenika, �iji troškovi osoblja nisu potraživani, ali sudjeluju u aktivnostima projekta, tako�er su prikladni. Isto tako, put i njegova svrha moraju biti jasno odre�eni u vremenskom zapisniku osobe. Putni troškovi moraju biti potkrijepljeni slijede�im ispravama:

• Ispravno ispunjen putni nalog sa svim priloženim fakturama, tj. dokaz za nastale troškove (ra�un za hotel, putna karta, kupon za ulazak u avion itd.);

• Dokaz o doga�aju (pozivnica, popis sudionika, minutaža sastanka, materijali korišteni za vrijeme doga�aja, fotografije, i dr.);

• Dokaz o pla�anju.

Pla�e stvarno ispla�ene u predmetnom razdoblju 20,000.00 � Ukupni sati odra�eni u predmetnom razdoblju 1,760 sati Satnica (godišnja pla�a/ukupni godišnji broj sati) 11.36 �/sat Ukupni sati odra�eni u šestomjese�nom potraživanom razdoblju

276 sati

Ukupni prikladni trošak (odra�eni sati x satnica) 3,135.36 �

24

2. Vanjske usluge U slu�aju da VP/PP nema odgovaraju�e i/ili dovoljno profesionalaca koji bi odradili zadatke vezane uz projekt, oni mogu zatražiti vanjsku uslugu za te zadatke. Institucije koje djeluju kao projektni partneri i njihovi zaposlenici ne mogu biti pla�eni kao vanjski stru�njaci za poslove koje obavljaju unutar projekta. Troškovi vanjskih usluga moraju biti popisani u okviru prora�unske linije "troškovi vanjskih usluga". Primjerice, ovo može uklju�ivati:

• vanjsku koordinaciju projekta i/ili financijsko upravljanje (uklju�uju�i put i smještaj i op�e troškove ura�unate u naknadu za stru�njaka);

• rashodi za organiziranje doga�aja (npr. sastanaka, konferencija, osposobljavanja, radionice i seminari) neposredno povezani sa projektnim ciljem; rashodi mogu uklju�ivati najam prostorija i opreme, troškove za putovanja i smještaj za sudionike tamo gdje je to bitno, prijevod i objašnjenje – ako je potrebno, materijal/prospekti, i troškovi opskrbe hranom do razumne mjere);

• rashodi za studije, istraživanje, planiranja, osposobljavanje i dr.; • rashodi za reklamiranje i informiranje, obznanjivanje i promociju projektnih rezultata

(npr. publikacije, brošure, priop�enja za tisak, oglasi, novine, web-stranice, itd.); • rashodi za prijevoz robe; • rashodi za prijevod isprava/materijala; • najam opreme je prihvatljiv rashod ako je neposredno povezan sa ciljevima

sufinanciranog projekta; Kada god projekt zapošljava nekog vanjskog stru�njaka ili uslugu, trebaju se poštovati pravila o javnim nabavama. Tako�er treba primijeniti temeljne principi javne nabave (transparentnost, nediskriminacija i jednaki tretman, te u�inkovita konkurencija) za nabavku usluga ispod nacionalnih grani�nih vrijednosti, i oni EU-e. Ova pravila primjenjuju se tako�er i na tijela osnovana privatnim pravom, a koja djeluju kao krajnji korisnici u projektu od kada su im odobrena javna nov�ana sredstva. Ovi troškovi moraju biti potkrijepljeni slijede�im ispravama:

• sva dokumentacija vezana uz postupak nagra�ivanja, a koja se pridržava pravila javne nabave,

• ugovori, • fakture, • dokazi o pla�anju, • dokazi o pruženim uslugama.

3. Troškovi za ulaganja Ova kategorija troškova odnosi se na tri vrste troškova: radovi, kupovina zemlje i kupovina opreme.

Za sve 3 kategorije, iznos mora odražavati stvarnu upotrebu tih stavki u kontekstu projekta. Ako nije korišten isklju�ivo u svrhe projekta, samo dio stvarnih troškova može biti raspore�en razmjerno projektu. Ovaj dio mora biti izra�unat u skladu sa pravednom, opravdanom i pravi�nom metodom. To je, primjerice, slu�aj ako je ulaganje korišteno od strane osoblja koje radi na operaciji skra�eno radno vrijeme.

25

Primjer: Primjer izra�una za ra�unalo A: Potencijalni prikladni troškovi: 144 % vremena posve�en projektu od strane službenika koji koristi ra�unalo: 50% Krajnji prikladni trošak: 72

3.1 Amortizacija opreme

Za opremu koja se ne�e koristiti od strane projektnih partnera ili projektne ciljane skupine nakon završetka projekta i u slu�aju da je gospodarski vijek opreme duži nego vrijeme trajanja projekta, prihvatljivi su samo amortizacijski troškovi. U tom slu�aju, amortizacijski troškovi opreme za vrijeme trajanja operacije bit �e prihvatljivi troškovi. Stopa amortizacije mora biti u skladu sa nacionalnim ili internim partnerskim pravilima. Amortizacija se napla�uje razmjerno svakom relevantnom periodi�nom izvještaju. Ukupna vrijednost amortizacijskih troškova opreme u odnosu na ukupno trajanje projekta ne može se naplatiti kao ukupni iznos u jednom pojedina�nom izvještaju. Prihvatljiva je samo razmjerna suma amortizacijskih troškova u skladu sa korištenjem opreme za projekt. Iznos (korišteni postotak i vrijeme trajanja) se mora mo�i pregledati. Amortizacijski troškovi opreme nikada ne mogu prelaziti nabavnu cijenu iste. Primjer za izra�un za ra�unalo A: Nabavna cijena: 432 Amortizacijsko razdoblje (ovjereno od strane nacionalnog kontrolora): 36 mjeseci Mjese�ni amortizacijski trošak: 12 Broj mjeseci korištenja za projekt: 12 Prikladni troškovi: 144 Mogu�e je, tako�er, iznajmiti opremu u slu�aju da je iznajmljivanje najekonomi�niji i najisplativiji na�in nabavke opreme za potrebe projekta. U tom slu�aju troškovi najma moraju biti uklju�eni u kategoriju troškova Vanjske usluge. Ovi troškovi moraju biti potkrijepljeni slijede�im ispravama:

• isprave vezane uz nabavu, • faktura, • dokaz o preuzimanju i instalaciji opreme, • dokaz stvarnog pla�anja.

3.2 Ulaganje u radove i opremu Ulaganja (oprema i gra�evinski radovi) koja ostaje u upotrebi u iste svrhe od strane projektnih partnera i projektne ciljanih skupina unutar pet godina nakon dovršenja projektnih aktivnosti tretirat �e se kao infrastruktura i zato �e biti prihvatljiva puna nabavna cijena. U posebnim slu�ajevima cijena robe koja je izravno povezana sa posebnim ciljevima projekta može biti u potpunosti prihvatljiva �ak i ako njezino vrijeme trajanja prelazi vrijeme trajanja projekta. Takav primjer je uredski namještaj, ako je cilj projekta postaviti ured koji bi omogu�io usluge za projektnu ciljanu skupinu. Ako se, ipak, usluge pružaju samo za vrijeme provedbenog razdoblja projekta, troškovi namještaja ne�e biti prihvatljivi. U tom slu�aju preporu�uje se iznajmljivanje odgovaraju�eg ureda. U tom slu�aju, cjelokupni nabavni trošak je prihvatljiv, ali �e VP/partneri unutar pet godina od završetka operacije trebati izbjegavati bilo kakve zna�ajnije izmjene:

26

(a) koje utje�u na prirodu ili provedbene uvjete opreme ili gra�evinskih radova ili daju tvrtki ili javnom tijelu nedopuštenu prednost; i (b) proizlaze iz promjene prirode njihovog vlasništva. Projektni partneri iz Slovenije moraju poštovati Ukaz o jedinstvenoj metodologiji za pripremu i obradu investicijske dokumentacije na podru�ju javnih financija (odnosi se na sve prihvatljive korisnika). U slu�aju da projekt sadržava radne sastavnice, Isprava o odre�ivanju investicijskog projekta (tzv. "DIIP") ili Investicijski program (tzv. "IP") mora se priložiti prijavnom obrascu u skladu sa dolje prikazanom tabelom ( za više detalja pogledajte odredbu):

Investicijska vrijednost Potrebna investicijska dokumentacija

Ispod 300.000 EUR (ispod 100.000 EUR investicijska dokumentacija može biti pojednostavljena)

DIIP

300.000 – 500.000 EUR DIIP Preko 500.000 EUR DIIP i IP Preko 2.500.000 EUR DIIP, pred-investicijska studija, IP

Investicijska vrijednost se odnosi na cjelokupan projekt, tj. na "�vrsta" ulaganja i "meke" aktivnosti. DIIp ili IP moraju sadržavati sve konponente investicije (radove i opremu). Kopija investicijske dokumentacije mora biti predana po predaju prijavnog obrasca. Važe�a gra�evinska dozvola mora biti priložena najkasnije prij epotpisivanja IPA ugovora o sufinanciranju. Vlasnik dozvole mora biti projektni partner. Ako su u IPA ugovor o sufinanciranju uklju�eni restauracijski radovi, obnova ili održavanje nekretnine (gdje gra�evinska dozvola nije potreba) vlasništvo investicije �e biti definirano izme�u projektnih partnera. U slu�aju da projektni partner investira u nekretninu a nije njen vlasnik, dozvoljeno mu je da pokaže dokaz da je nekretnina u državnom vlasništvu ili javno vlasništvo u smislu javne infrastrukture. U slu�aju da se projektom investira u nekretninu u privatnom vlasništvu projektni partner je dužan predati ugovor o dugoro�nom najmu ili korištenju (sa minimumom valjanosti od 5 godina nakon završetka projekta). Ovi troškovi moraju biti potkrijepljeni slijede�im dokazima:

• isprave vezane uz nabavu, • ugovori za gra�evinske radove, • faktura(e) sa specifikacijom(ama) obavljenih aktivnosti i iskorištenog materijala, • završno izvješ�e i službena priznanica/završno izvješ�e (ako je predvi�eno

ugovorom), • potvrda o dopuštenju operacije ili preuzimanju, • dokaz o stvarnom pla�anju.

3.3. Kupnja zemlje Trošak kupnje zemlje na kojoj nije gra�eno bit �e prihvatlji pod slijede�a tri uvjeta: (a) treba postojati neposredna veza izme�u kupnje zemlje i ciljeva sufinancirane operacije; (b) kupnja zemlje ne smije predstavljati više od 10% ukupnih prihvatljivih rashoda operacije;

27

(c) treba pribaviti potvrdu od nezavisnog kvalificiranog procjenitelja ili uredno ovlaštenog službenog tijela kojom se potvr�uje da kupovna cijena ne prelazi tržišnu vrijednost. Za vrijeme predaje prijave kopija preliminarnog ugovora o kupnji, koja pokazuje da je zemlja slobodna od bilo kojag tereta mora biti predana. 4. Administrativni troškovi Administrativni troškovi mogu uklju�ivati troškovne stavke povezane sa osobljem ura�unatim u projekt, poput:

• uredski materijal, • fotokopiranje, • pošta, dostavlja�, • telefon, faks i Internet, • �iš�enje, grijanje, struja, • najam ureda, • pristojbe za financijske transakcije izme�u zemalja, • ra�unovodstvo, ukoliko je vanjsko, • troškovi goriva za službeno vozilo • drugi administrativni troškovi neophodni za uspješno dovršenje projekta.

Ovi troškovi mogu biti neposredni ili posredni administrativni troškovi. Neposredni administrativni troškovi moraju biti jasno prepoznatljivi kao projektni (tj. troškovi dostavlja�a kako bi se dostavili dokumenti partneru, najamnina ureda isklju�ivo korištenog za potrebe projekta ili mobilni telefon korišten od strane zaposlenika stalno zaposlenog na projektu). Zato, administrativni troškovi trebaju ispuniti slijede�e kriterije:

• moraju biti prihvatljivi u skladu sa nacionalnim propisima i europskim uredbama (posebno Uredbama (EZ-a) 1085/2006, �l. 19. i 718/2007, �l. 34. i 89.);

• moraju biti izra�unati na temelju stvarnih troškova, te se mogu provjeriti, tj. temeljeni na stvarnim elementima u partnerovom op�em ra�unovodstvenom sustavu koji može biti ovjeren od strane revizora. Paušalne svote, sveobuhvatne procjene i proizvoljna rješenja nisu dozvoljena.

• pokazuju neposrednu vezu sa aktivnostima projekta. U slu�aju posrednih administrativnih troškova (režijski troškovi povezani sa aktivnostima projekta), izra�un treba izvršiti razmjerno na temelju stvarnih troškova sukladno valjano opravdanoj, pravednoj i pravi�noj metodi koja se ne smije mijenjati za cijelo vrijeme trajanja provedbenog razdoblja. Za izra�un i potraživanje administrativnih rashoda mogu�e su dvije opcije:

• Ukoliko �e projektni partner potraživati naknadu administrativnih rashoda u cijelom iznosu koji ne premašuje 7% od ukupnih prikladnih troškova, primjenjivat �e se metoda jedinstvene stope. U ovom slu�aju vrsta rashoda uklju�enih u administrativne rashode bit �e odre�ena u B dijelu prijavnog obrasca. Dokumente koji dokazuju administrativne rashode �uva predmetni projektni partner, te se oni ne proslje�uju zajedno sa izvještajima o napredovanju aktivnosti. Troškovi �e biti pregledani na licu mjesta od strane kontorlora.

U slu�aju da je udio administrativnih rashoda partnera ve�i od 7% i niži od 25% od ukupnih

prikladnih troškova, svi �e rashodi morati biti potpuno dokumentirani u svakom od izvještaja.

28

Primjeri rješenja: • rješenje "broj ljudi koji rade na projektu / broj ljudi koji rade u organizaciji ili odjelu" ili • rješenje "broj sati odra�enih na projektu / broj sati odra�enih ukupno u organizaciji ili

odjelu", • rješenje "kvadratni metar korišten od strane osoblja koje radi na projektu / površina

organizacije ili odjela".

4.2 Podru�ja od posebne pažnje Kada razvijate svoj projekt, u obzir trebate uzeti podru�ja od posebne pažnje poput javne nabave, primitaka i prihoda, državne potpore, dvostrukog financiranja, izdržljivosti investicijskih projekata, jednakih mogu�nosti, te ekoloških aspekata. Ovo su samo neki od najzahtjevnijih pitanja gdje je prona�eno najviše nepravilnosti.

4.2.1 Javna nabava Op�enito, treba poštovati Direktivu 2004/18/EZ Europskoga parlamenta i Vije�a od 31. ožujka 2004. godine o koordiniranju postupaka za dodjeljivanje ugovora o radu, ugovora o nabavi te ugovora o djelu povodom javnih natje�aja: ona uklju�uje sredstva kojima se poštuje jednaki postupak prema kandidatima, osigurava dovoljna javnost postupka i koriste odgovaraju�i kriteriji dodjele i odabira. Pravila javne nabave moraju biti primijenjena od strane organizacija, bilo da su to javne organizacije ili da su u pitanju tijela ure�ena javnim pravom. U svakom slu�aju, pravila javne nabave treba striktno slijediti kako bi sva ugovaranja usluga, kao i kupnja materijala i opreme bili prikladni. Ova pravila tako�er se primjenjuju i na tijela osnovana privatnim pravom, a koja djeluju kao krajnji korisnici u projektu s obzirom na to da su im dodijeljena javna nov�ana sredstva. Za ovaj program IPA-e svi korisnici trebaju slijediti, za dodjelu ugovora o djelu, nabavi i radu, postupke nabave iz 3. poglavlja 2. dijela, Glava IV Uredbe (EZ, Euratom) br. 1605/2002 i 3. poglavnje 2. dijela, Glava III Uredbe (EZ, Euratom) br. 2342/2002, kao i Odluke Komisije C (2006) 114 od 24. sije�nja 2006. godine o pravilima postupanja primjenjivim na ugovore o djelu, nabavi i radu financiranima od strane op�eg prora�una Europske Zajednice u svrhe suradnje sa tre�im zemljama. • Sve ponude i kupljeni materijali moraju potjecati iz Zajednice ili zemlje korisnice IPA-

e, zemalja prihvatljivih za Instrument za europsko susjedstvo i partnerstvo, kao i zemalja �lanica Europskog gospodarskog prostora (�lanak 19 Uredba Vije�a (EZ-a) br. 1085/2006). Termin 'porijeklo' definirano je u relevantnom zakonodavstvu Zajednice o pravilima porijekla za potrebe carine.

4.2.2 Prihodi Svi "primici" i "prihod" proizvedeni od strane projekta, bez obzira na njihovu vrstu, porijeklo i iznos, moraju se uzeti u obzir. Primici uklju�uju novac zara�en operacijom, za vrijeme perioda njenog sufinanciranja, od prodaja, iznajmljivanja, usluga, upisnina i drugih jednakovrijednih primitaka.

29

Prihod može biti odre�en kao pla�anja izvršena od strane korisnika. Prihod može biti proizveden ili infrastrukturom ili nekom operacijom koja uklju�uje prodaju ili iznajmljivanje zemlje ili gra�evine. Svaki puta kad projekt ima, ili bi trebao imati, mogu�nost da proizvodi prihod, partneri �e obavijestiti vode�eg partnera, a vode�i partner �e obavijestiti ZTT. Postupak �e uklju�iti krajnje i vode�e korisnike, Upravlja�ko tijelo i Tijelo za ovjeravanje. Ukoliko prihod može (ili ne može) biti izra�unat unaprijed, treba razmotriti klju�nu odluku:

1. Ako prihod može biti izra�unat unaprijed, neto prihod (prihod umanjen za operativne troškove proizvedene u cijelom razdoblju trajanja projekta) mora biti izra�unat i odbijen od prihvatljivih rashoda.

2. Ukoliko nije mogu�e unaprijed izra�unati prihod, treba odbiti sav prihod proizveden unutar pet godina od završetka operacije.

Sav prihod koji nije uzet u obzir, morat �e se refundirati u prora�un programa. U slu�aju prihoda, jedina iznimka od ovog pravila je primjena pravila državne potpore. I prihod i državna potpora nisu pitanje profita: �ak i "neprofitne" aktivnosti mogu proizvosti prihod ili se smatrati konkurentnima. Prihod i državna potpora moraju se uzeti u obzir za privatna, kao i za javna tijela.

4.2.3 Državna potpora

� 4.3 Javna potpora smatra se protuslovnom Zajedni�kom tržištu ukoliko narušava, ili ima potencijal da narušava tržišno natjecanje u okviru Europske Unije. Pravila Zajednice o državnoj potpori ograni�avaju i daju iznimke potpori koja se može ostvariti iz javnog financiranja. Državna potpora definira se kao prednost bilo kojeg oblika dodijeljena odabiranjem za poduze�a javnih tijela. Važno je napomenuti da koncept poduze�a pokriva bilo koje tijelo uklju�eno u gospodarsku aktivnost, bez obzira na njegov pravni status i na�in na koji je financirano. Zato je priroda aktivnosti predmetnog poduze�a relevantna za odre�ivanje ho�e li se primijeniti pravila državne potpore. Državna potpora je pitanje aktivnosti u stanju konkurentnosti, ili ne, i, poštuju�i pravila državne potpore, pitanje najviše stope potpore javnih sredstava koju treba primijeniti na ovaj projekt (plafon koji treba poštovati). Ovaj plafon primjenjuje se na samo na novac EU-e, ve� tako�er i na sve javne potpore (uklju�uju�i nacionalne, regionalne i lokalne razine). Slijede�i kriteriji odre�uju da li je primljena potpora zapravo državna potpora. Pravila državne potpore primjenjuju se samo na mjere koje zadovoljavaju svaki od kriterija popisanih u �lanku 87(1) Ugovora.1

1 Vademekum pravila Zajednice u vezi državne potpore, 15.02.2007

30

1) Prijenos državnih sredstava:

Pravila državne potpore pokrivaju samo mjere koje uklju�uju prijenos državnih sredstava (uklju�uju�i nacionalna, regionalna ili lokalna tijela, javne banke i fondacije, itd.).

Nadalje, potpora ne mora nužno biti odobrena od same države. Tako�er može biti odobrena od strane privatnih ili javnih posredni�kih tijela imenovanih od strane države. Posljednja se mogu primijeniti u slu�ajevima gdje je privatnoj banci dana odgovornost da upravlja programom državne potpore malom i srednjem poduzetništvu.

Prijenosi novaca koji �ine potporu mogu preuzeti radne oblike: ne samo potpore ili kamatne stope rabata, ali tako�er kreditna jamstva, iznosi progresivne amortizacije, unosi kapitala, cijena s popustom, itd.

2) Gospodarska prednost:

Potpora treba stvoriti gospodarsku prednost koju poduze�e ne bi imalo normalnim slijedom poslovanja. Neki primjeri dani su dolje:

• Tvrtka kupuje/iznajmljuje zemlju u državnom vlasništvu po cijeni manjoj od tržišne; • Tvrtka prodaje zemlju državi po cijeni višoj od tržišne; • Tvrtka uživa povlašteni pristup infrastrukturi bez pla�anja naknade; • Pothvat dobiva kapital rizika od strane države pod uvjetima koji su povoljniji od onih

koje bi ostvario kod privatnog investitora. 3) Selektivnost:

Državna potpora mora biti selektivna i time utje�e na ravnotežu izme�u pojedinih tvrtki i njihovih konkurenata. "Selektivnost" je ono što razlikuje državnu potporu od tzv. "op�ih mjera" (posebice mjera koje se primjenjuju bez razlika preko granice na sve tvrtke u svim gospodarskim sektorima zemlje sudionice (npr. ve�ina fiskalnih mjera koje obuhva�aju cijelu zemlju)).

Program se smatra "selektivnim", ako tijela koja ga provode uživaju stupanj diskrecijske mo�i. Kriteriji selektivnosti tako�er su zadovoljeni, ukoliko se program primjenjuje na samo jednom dijelu teritorija zemlje sudionice (ovo je slu�aj za sve regionalne i sektorske programe potpore).

4) U�inak na tržišno natjecanje i trgovinu:

Potpora mora imati potencijalni u�inak na tržišno natjecanje i trgovinu izme�u zemalja sudionica. Dovoljno je ako se može primijetiti da je krajnji korisnik uklju�en u gospodarsku aktivnost i djeluje na tržištu na kojemu postoji trgovina izme�u zemalja sudionica. Priroda krajnjeg korisnika nije bitna za ovaj kontekst (�ak i neprofitna organizacija može se uklju�iti u gospodarske aktivnosti).

Komisija je zauzela stajalište da mali iznosi potpore (potpora de minimis u iznosu manjem od 200.000 � od ukupnih javnih prednosti svake 3 godine po krajnjem korisniku) nemaju potencijalni u�inak na tržišno natjecanje i trgovinu izme�u zemalja sudionica. Zato ona smatra da takve potpore ne pripadaju u opseg �lanka 87(1) Ugovora.

31

Sve to zna�i da konkretna javna nov�ana sredstva, koja se smatraju državnom potporom, mogu biti dodijeljena samo uz poštivanje pravila Zajednice koje dozvoljava takav stupanj potpore. Ovo �e biti u�injeno na bazi od-projekta-do-projekta.

4.2.4 Dvostruko financiranje Nije dozvoljeno dvostruko financiranje faktura koje su ve� nadokna�ene iz bilo kojeg drugog izvora sredstava. U tom slu�aju bit �e zatraženo ponovno pla�anje ve� pla�enog sufinanciranja. Ako je takvo dvostruko financiranje namjerno izvedeno, prema tome �e se postupati kao prema prijevari. U svakom slu�aju, odgovaraju�i iznosi moraju biti vra�eni od strane krajnjeg korisnika u prora�un programa. Takvi vra�eni iznosi u svakom su slu�aju izgubljeni za krajnjeg korisnika.

4.2.5 Trajnost investicijskih projekata Projektni partneri trebaju biti svjesni jednog važnog zahtjeva: unutar pet godina od njihova završetka, investicijski projekti financirani od strane programa ne smiju pretrpjeti nikakve zna�ajnije promjene: (a) koje utje�u na njihovu prirodu ili provedbene uvjere ili daju tvrtki, odnosno javnom tijelu nepoštenu prednost; i

(b) koje su posljedica ili promjene u prirodi vlasništva stavke infrastrukture ili obustave proizvodnih aktivnosti.

Nepropisno pla�eni iznosi �e se morati vratiti.

4.2.6 Jednake mogu�nosti

� 4.2 Slijede�i europske izazove, program bi trebao usmjeriti odlu�ne napore u njegovanje snaga, te korištenje potencijala danih u podru�ju suradnje sredstvima prekograni�nih strategija i mjera. Zajedni�ke teme kao jednake mogu�nosti predstavljaju principe cjelokupnog programa. Pravna osnova ovoga u Ugovoru:

- �lanak 2.: “Zajednica �e uzeti kao svoj zadatak, osnivaju�i zajedni�ko tržište, te gospodarsku i monetarnu uniju, te provode�i zajedni�ku politiku i aktivnosti, promociju, na cijelom podru�ju Zajednice (...), jednakosti izme�u muškaraca i žena (...)

- �lanak 3. :”U svim aktivnostima na koje se odnosi ovaj �lanak, Zajednica �e ciljati ukidanju nejednakosti, i promociji jednakosti, izme�u muškaraca i žena"

Konkretno, Europska Unija postavlja principe prema kojima spolna perspektiva treba sistemati�no biti uzeta u obzir u svim politikama i akcijama Zajednice. To je pitanje jednake

32

gospodarske nezavisnosti žena i muškaraca, pomirenja privatnog i profesionalnog života, jednake zastupljenosti u donošenju odluka, iskorjenjivanja svih oblika nasilja temeljenog na spolu, ukidanju spolnih stereotipa. Ovo je tako�er pitanje nediskriminacije op�enito koje svi korisnici trebaju poštovati. Ono se odnosi na diskriminacijske postupke temeljene na spolu, rasnom ili etni�kom podrijetlu, religiji ili vjerovanju, invaliditetu, godinama ili seksualnoj orijentaciji za vrijeme raznih provedbenih stupnjeva. U suprotnom, ohrabruje se dostupnost za osobe s posebnim potrebama.

4.2.7 Aspekti okoliša

� 4.2 Za projekte koji imaju potencijalne utjecaje na okoliš, snažno preporu�amo da u obzir uzmu preporuke Izvještaj Strateške procjene okoliša (SEA-e). Oni su strukturirani u slijede�im podru�jima: Slijede�e preporuke trebaju se uzeti u obzir u svim dolje spomenutim pitanjima okoliša:

• Podržati razumijevanje Sistema upravljanja okolišem i Programa revizije u turisti�koj industriji (ISO 14.000, EMAS, oznake ekološkog proizvoda, zelene nabave itd.).

• Podržati posebno održive proizvode za turizam i ekonomiju zabave. • Podržati mjere koje su usmjerene na ekološko osvještavanje javnosti.

Okoliš

• Provedba i promocija sustava javnog prijevoza. • Provedba i promocija sustava javnog prijevoza u turisti�kim podru�jima. • Podrška konceptima rješenjima inovativne mobilnosti. • Sve aktivnosti za promociju kulturnih doga�anja trebaju osigurati javni i kombinirani

prijevoz za posjetitelje kao jednu od klju�nih aktivnosti. • Sve nove gra�evine trebaju biti povezane na kanalizacijske sisteme inovativnih

rješenja za postupanje s otpadnom vodom. • Promocija eko-poljoprivrede. • Dovoljne koli�ine dobre pitke vode trebaju biti dostupne prije promocije turisti�kog

razvoja u podru�ju. • Korištenje alternativnih vodenih izvora (npr. kišnice), recikliranje otpadnih voda. • Pove�anje javne osviještenosti i kvalitete pitke vode. • Uvo�enje �istih tehnologija; tehnologija koje �uvaju vodu, uspostavljanje sustava

zatvorene petlje. • U�inkovito planiranje korištenja zemlje za razne aktivnosti (odvajanje stambenih i

turisti�kih podru�ja/mjesta doga�anja na otvorenom...). • Njegovanje ulaganja i poboljšavanje korištenja postoje�e turisti�ke infrastrukture. • Postoje�a mjesta i podru�ja smanjene vrijednosti trebala bi se prvenstveno koristiti

kao mjesta za nove gra�evinske projekte. • Urbanisti�ko bujanje ne smije se ohrabrivati. • Korištenje alternativnih izvora energije.

Priroda

• Lokacije od male važnosti za bio-raznolikost trebaju se prvenstveno koristiti kao mjesta za nove gra�evinske projekte.

• Ulaganja u novu infrastrukturu zahtijevaju pažnju, a mogu�e i procjenu utjecaja na okoliš (EIA) o postoje�im prirodnim podru�jima, zašti�enim podru�jima i podru�jima Natura 2000.

33

Stanovništvo i znanje • Javni prijevoz (uklju�uju�i i prekograni�ni) za razli�ite javne svrhe treba se uspostaviti

kako bi se pove�ala dostupnost (zdravstvene službe, administrativni uredi, kulturno naslije�e, pošte, banke,...).

• U podru�jima s rizikom poplave ne bi se uop�e trebalo graditi. Energija

• Fokus na energetsku u�inkovitost, uklju�uju�i promociju grijanja gradskih �etvrti, alternativnih goriva i u�inkovitost gra�evinske energije.

• Revitalizacija urbanih i seoskih centara treba se snažno usmjeriti na energetsku u�inkovitost, uklju�uju�i promociju grijanja gradskih �etvrti, alternativnih gorica i u�inkovitosti gra�evinske energije. Treba poticati korištenje biomase i drugih obnovljivih energetskih izvora.

Otpad

• Pripremiti prekograni�nu strategiju za otpad i njegovu mogu�u ispravnu upotrebu kao sekundarnog materijala.

• Podržati projekte za prekograni�no odlaganje otpada. Kulturna baština i krajobraz

• Podržati prostorno planiranje koje treba biti orijentirano na obnovu gradova i sela. • Topologija kulturnog krajobraza treba se uzeti u obzir prilikom predvi�anja gra�enja

(tradicionalna arhitektura,...). • Suradnja prilikom o�uvanja kulturne baštine može se usmjeriti na promociju okolišu

prijateljskih obnavljanja zgrada kao i na promociju tradicionalnih znanja korištenih kao okolišu prijateljske tehnike.

4.3 Sufinanciranje � Dio B

Iz programa se mogu financirati samo prikladni rashodi. Sufinanciranje od Zajednice iz IPA-e može iznositi najviše 85% od ukupnih javnih nov�anih sredstava; najmanje 15% se mora osigurati iz nacionalnih/regionalnih/lokalnih financiranja.

Niti jedna operacija ne smije se okoristiti višom stopom sufinanciranja od one koja se odnosi na predmetni prioritet. U slu�aju da je korištena viša stopa sufinanciranja, razlika od nepropisno pla�enog iznosa mora se povratiti.

Operacija ne smije primiti pomo� u iznosu ve�em od ukupnih preraspodijeljenih javnih rashoda.

Svaki projektni partner iz Slovenije mora osigurati najmanje 5% vlastitog doprinosa od ukupnih prikladnih troškova operacije. Projektni partner iz Hrvatske mora osigurati najmanje 15% javnog sufinanciranja.

Preostali dio nacionalnih javnih sufinanciranja na državnoj razini (sve do 10% javnim tijelima i do 15% privatnim tijelima) osigurat �e Služba Vlade za lokalnu samoupravu i regionalnu politiku Republike Slovenije automatski na temelju javnog poziva za projektne partnere iz Slovenije. Projektni partner iz Hrvatske dužan je osigurati 15% sufinanciranja iz lokalnog, regionalnog ili nacionalnog prora�una Republike Hrvatske.

34

Ukupni rashodi projekta mogu prije�i ukupne prikladne rashode projekta. Eventualni dohodak vezan uz projekt, kao i neprikladni troškovi, moraju se odbiti od ukupnih troškova projekta. Oni ne mogu biti uklju�eni u osnovu za sufinanciranje.

U slu�aju da je projekt ili njegove aktivnosti podre�en pravilima državne potpore, mora se poštovati gornji plafon i iznos potpore javnog sufinanciranja. Pravila državne potpore primijenit �e se na osnovi od-slu�aja-do-slu�aja. Kako bi razjasnili da li podrška projektu ili njegovim dijelovima može ozna�avati državnu potporu, podatke �e osigurati GOSP i MRRŠVG preko ZTT-a. Oni �e Vas tako�er obavijestiti o relevantnom programu državne potpore, gornjoj granici mogu�ih javnih financiranja i postupku koji pri tome treba slijediti.

4.4 Nepravilnosti i povrat sredstava Nepravilnosti su definirane kao: “bilo koje kršenje odredbe prava Zajednice koje proizlazi iz djelovanja ili propuštanja djelovanja od strane gospodarskog subjekta koji ima, ili bi mogao imati, u�inak ometanja op�eg prora�una Europske Unije napla�uju�i neopravdane stavke rashoda op�em prora�unu.” To konkretno zna�i da krajnji korisnici moraju u potpunosti poštovati njihov IPA ugovor o subvencioniranju (glavni dio s dodacima) kako bi im sredstva bila u potpunosti odobrena. U slu�aju nepravilnosti mogu se primijeniti ispravci poput odustajanja ili umanjenja sufinanciranja i povratak odobrenih sredstava. U tim slu�ajevima, bez zadiranja u odgovornost zemalja sudionica za otkrivanje i ispravak nepravilnosti, te za povrat nepropisno pla�enih iznosa (�lanak 114(1)(b) Uredbe Komisije (EZ-a) br. 718/2007), Tijelo za ovjeravanje �e osigurati da bilo koji iznos pla�en kao rezultat nepravilnosti bude povra�en od krajnjeg korisnika. Krajnji korisnici vratit �e vode�em korisniku bilo koji nepropisno pla�eni iznos u skladu sa sporazumom koji postoji me�u njima (�lanak 114(2) Uredbe Komisije (EZ-a) br. 718/2007). Ukoliko vode�i korisnik ne uspije osigurati povrat od krajnjeg korisnika, zemlja sudionica na �ijem je teritoriju smješten predmetni korisnik nadoknadit �e neopravdano pla�eni iznos tog korisnika Tijelu za ovjeravanje (�lanak 114(2) Uredbe Komisije (EZ-a) br. 718/2007). �

�

V – Projekt, korak po korak

Hajdemo sada pratiti ciklus projekta, korak po korak. Od prve ideje do finalnog pla�anja, projektni vo�a �e morati poštovati više nacionalnih pravila, kao i pravila Zajednice, te provesti neke konkretne prekograni�ne aspekte. To je pitanje vremena – vremena potrebnog za pripremu i uvjeravanje svih sudionika o potrebi za takvim projektom. To je i pitanje volje: volje da se postignu to�ni ciljevi. Tako�er, to je i pitanje organizacije: organizacija uspostavljena iznutra i izvana kako bi osigurala i olakšala provedba i postupak provjere.

35

5.1 Priprema Pretvaranje ideje u projekt

Cilj pripremne faze je prikupiti relevantne i uskla�ene prekograni�ne podatke koji odražavaju visoki stupanj prekograni�ne suradnje. Projekt i, posljedi�no, njegova primjena trebaju se razviti u uskoj suradnju sa projektnim partnerima. Uklju�ite projektne partnere ve� u ranoj fazi razvoja projektne ideje – to �e pomo�i boljem razvoju projekta, stvoriti zajedni�ko vlasništvo i stvarnu predanost partnera.

Treba se upoznati sa Operativnim programom u dijelovima koji opisuju posebne ciljeve programa, mjere, o�ekivane neposredne rezultate i rezultate. Tako�er, u ovoj fazi ne oklijevajte kontaktirati ZTT kako biste dobili neke korisne i prakti�ne informacije. Dobar savjet je i da pogledate druge primjere projekata iz prijašnjih INTERREG programa i ponude.

� Odjeljak 1 Prva klju�na to�ka je uspostaviti odgovaraju�e i u�inkovito partnerstvo.

Svako partnerstvo je posebno, ali kao op�e pravilo Vam ne preporu�amo da partnerstvo previše proširite: s previše partnera može biti teško za upravljati, što �e zahtijevati neka važna sredstva koordinacije. S druge strane, zahtijeva se odre�ena "kriti�na masa". Ukoliko je previše opsežno, partnerstvom �e biti nemogu�e upravljati. Ako je previše lagano, nema na�ina da osigurate zajedni�ku svjesnost i dodanu vrijednost.

Partnerstvo je proces s obje strane: svaki partner aktivno doprinosi uspjehu procesa, a tako�er i u�i iz iskustva drugih. Ukratko, svaki bi partner trebao imati poseban interes za projekt – i ne samo financijski – i biti u mogu�nosti da odredi i prati što daje u projekt, a što dobiva od drugih.

Razmislite o mjerodavnosti i iskustvu kojima svaki partner može doprinijeti u postizanju zajedni�ki utvr�enih projektnih ciljeva. Osigurajte da projektni partneri imaju dovoljno financijskih i operativnih mogu�nosti za provedbu svojih zadataka, te da je središnji projektni tim motiviran i kompetentan.

� Odjeljak 2 Intervencijska logika

Inputs Activities Outputs Results/Impact

Strategic Planning Strategic EvaluationStrategic Objectives

36

Pretvaranje projekta u oblik

� Kontrolni popis Prijava se sastoji od:

• Prijavni obrazac - Dio A i Dio B • Prilog I – Izjava o partnerstvu • Prilog II – Sažeti prikaz projekta (na slovenskom, hrvatskom i engleskom) • Popratna dokumentacija • Kontrolni popis

Prijava je dizajnirana u dvojezi�nom formatu i mora se pripremiti na slovenskom, kao i na hrvatskom jeziku; samo se Sažeti prikaz projekta mora podnijeti i na engleskom jeziku. Provjerite da sadržaj na oba jezika bude isti. U slu�aju nepodudarnosti, obvezuju�i je jezik ozna�en u Prijavnom obrascu – dio A na prvoj stranici. Dokumenti koji služe kao dokaz (npr. Statut) mogu se podnijeti samo na izvornom jeziku.

Zajedni�ko tehni�ko tajništvo i Info to�ka �e osigurati podršku potencijalnim kandidatima time što �e im osigurati informacije koje se odnose na program, te tehni�ku podršku u pripremanju prijava.

Provjerite web-stranicu www.svlr.gov.si za datume planiranih informativnih radionica, te za �esta pitanja i odgovore, ili direktan kontakt:

Zajedni�ko tehni�ko tajništvo Slovenija – Hrvatska 2007-2013 Služba Vlade za lokalnu samoupravu i regionalnu politiku Odjeljenje Europske teritorijalne suradnje Adresa: Kotnikova 28, SI-1000 Ljubljana Osoba za kontakt: Gordana Staniši� tel. +386 1 478 3735 e-mail: jts-si-hr.svlr@gov.si Info to�ka Ministarstvo regionalnog razvoja, šumarstva i vodnoga gospodarstva Odjel za prekograni�nu suradnju Adresa: Vlaška 106, 10 000 Zagreb Osoba za kontakt: Nevena Tutavac; tel. +385 1 469 57 65 e-mail: nevena.tutavac@mmpi.hr

5.2 Podnošenje i procjena Prijave se moraju podnijeti ZTT unutar zadanog vremenskog razdoblja. Svaka prijava koja je službeno prihva�ena (podnesena na vrijeme sa svih potrebnim dokumentima sukladno poštovanju administrativnih zakonitosti i provjerena po pitanju prikladnosti), pro�i �e procjenu kvalitete izvršenu od strane stru�njaka. Postupak procjene mora osigurati da projekt ne bude samo sukladan pravilima, ve� se procjenjuje i njegova kvaliteta, te isplativost ulaganja.

37

5.2.1 Podnesak Prijava se mora podnijeti ZTT za sufinanciranje iz programa kroz poziv za ponude, koji �e biti objavljen redovito s po�etkom u 2008. godini i završetkom kada se sva sredstva izru�e. Prijava se može podnijeti u bilo koje doba izme�u dana pokretanja i dana zatvaranja poziva (provjerite poziv za ponude radi rokova). Prijava se mora podnijeti na papiru i u elektronskom obliku. - Treba podnijeti dvije papirnate ina�ice popunjenog prijavnog obrasca (svi odjeljci Dijela

A i Dijela B, te odobreni Dodaci i dokumenti koji služe kao dokaz).

- Jedna elektronska ina�ica popunjenog prijavnog obrasca (svi odjeljci Dijela A i Dijela B, te odobreni Dodaci) mora se podnijeti na CD-u ili memorijskoj kartici.

Prate�a dokumentacija je obavezni dio prijave. Posebni dokumenti moraju biti priloženi Prijavnom obrascu u razli�ito vrijeme. Za detaljne informacije vidi listu dokumenata koje je priložena Prijavnom obrascu. Prijave mora zaprimiti Zajedni�ko tehni�ko tajništvo prije krajnjeg roka odre�enim pozivom za ponude. Prijave se trebaju podnijeti na slijede�u adresu:

Zajedni�ko tehni�ko tajništvo za OP SI-HR 2007-2013, Služba Vlade za lokalnu samoupravu i regionalnu politiku, Kotnikova 28, SI-1000 Ljubljana

Ozna�ite omotnicu sa naslovom zatraženim u Pozivu za ponude.

5.2.2 Poštovanje administrativne suglasnosti i provjera po pitanju prihvatljivosti Nakon registracije zaprimljenih prijava, ZTT �e obaviti otvaranje i provjeru administrativne suglasnosti (A-provjeru), te provjeru po pitanju prikladnosti (B-provjera). U slu�aju nedostatka potrebnih dokumenata ili pojašnjenja, kontaktirat �e se vode�i partner.

Otvaranje:

Prijave su zaprimljene u jednoj izvornoj verziji, te jednoj papirnatoj kopiji i elektronskoj verziji do dana utvr�enog u Pozivu za ponude. Prijave koje nisu na vrijeme zaprimljene, bit �e se automatski odba�ene.

Kako bi bile prihva�ene, omotnice moraju biti ozna�ene na na�in predvi�en Pozivom za ponude.

A.- Administrativna suglasnost i B. – Prihvatljivost

Dijelovi ozna�eni slovom A su dijelovi na kojima se provjerava administrativna suglasnost prijave. Dokumenti se provjeravaju, tako�er, ukoliko su priloženi i odgovaraju�i. Ako je prijava administrativno suglasna, ona odlazi na B-provjeru.

Dijelovi ozna�eni slovom B su dijelovi na kojima se provjerava da li su ispunjeni zahtjevi prihvatljivosti.

38

ZTT �e koristiti i popunjavati slijede�u rešetku. Ako prijava ne ispuni odre�ene uvjete koji su navedeni u Pozivu za ponude (Poglavlje 13.2), prijave �e se automatski odbaciti. Ako prijava ne ispuni neke druge uvjete, vode�em partneru �e se poslati zahtjev za pojašnjenjem i/ili nedostaju�im dokumentom, a odgovor u tom slu�aju treba podnijeti u roku od pet (5) radnih dana nakon primitka zahtjeva. Ako odgovor ne stigne u to vrijeme ili nije odgovaraju�i, prijava �e biti odba�ena.

Br Stavka OPIS

1.A Broj kopija Prijava u tiskanoj verziji podnosi se u jednom (1) izvorniku i jednoj (1) kopiji. Elektronska verzija u jednoj (1) kopiji priložena na CD-u ili na memorijskoj kartici.

1.1B Jezik Prijava je sastavljena na slovenskom i hrvatskom jeziku.

2.A Prijava

Prijavni obrazac je potpun: - Dio A - Dio B - Prilog I - Prilog II - Popratna dokumentacija

2.1B Prijava – ispunjena Prijava je ispunjena i potpisana.

1.2A Partneri – Mjesto

U slu�aju da je partner smješten izvan prihvatljivog podru�ja opravdanje mora biti priloženo.

2.2B Partneri -Mjesto

Partneri su smješteni na relevantnim programski prihvatljivim podru�jima.

2.3.B Partneri -Mjesto

U slu�aju da je partner smješten izvan prihvatljivog podru�ja, pruženo je opravdanje.

2.4B Status partnera

Svi partneri su prihvatljivi.

2.5B Broj prekograni�nih

partnera

Barem jedan partner iz svake zemlje sudionice.

2.6B* Mjesto aktivnosti projekta

Projektne aktivnosti moraju proizvesti dobitke na prihvatljivom podru�ju.

2.7B Kriteriji prekograni�ne

suradnje

Barem jedan (1) pokazatelj (zajedni�ki razvoj, zajedni�ka provedba, zajedni�ko zapošljavanje, zajedni�ko financiranje) pokazuje prekograni�nu suradnju.

2.8B Trajanje projektnih aktivnosti

Projektne aktivnosti završavaju u okviru vremenskih granica postavljenih u Pozivu za ponude.

2.9B Uskla�enost sa prioritetom

Kandidat je izabrao samo jedan prioritet.

2.10B Državna potpora

Projekt pripada u okvir programa državne potpore.

2.11B Nacionalno zakonodavstvo

Projekt je u skladu sa sektorskim nacionalnim zakonodavstvom.

3.A Prijava Dio B 3.1B Zahtijevani

udio u sufinanciranju

Zahtijevani udio partnera i iznos sufinanciranja unutar ovog poziva za ponude su u skladu sa Poglavljem 4 poziva za ponude.

3.2B Veli�ina Veli�ina subvencije je unutar relevantnih granica sukladno

39

subvencije Poglavlju 4. poziva za ponude. 3.3B* Prihvatljivost

troškova Troškovi nazna�eni kao prihvatljivi u skladu su sa Poglavljem 4.1. ovog Priru�nika.

4.A Prilog PRILOG I : Izjava o partnerstvu

4.1B PRILOG I PRILOG I je ispunjen, potpisan od strane svakog od partnera, supotpisan od strane vode�eg, te tako�er od vode�eg partnera samostalno.

4.2B Vlastito sufinanciranje

Svaki partner je osigurao svoje vlastito sufinanciranje u skladu sa Poglavljem 4.3 Prakti�nog provedbenog priru�nika. Izjave o partnerstvu imaju iste iznose sufinanciranja kao iznos naveden u prijavnom obrascu – Dio B.

5.A Prilog PRILOG II : Sažeti prikaz projekta na sva tri jezika

5.1B Zahtijevani jezici

Prilog II je ispunjen na svim zahtijevanim jezicima (slovenski, hrvatski, engleski).

6.A Popratna

dokumentacija

Ugovor o formiranju

6.1B Status partnera

Partner je pravna osoba i djeluje kao neprofitna organizacija u svrhu javnog / op�eg interesa sukladno Poglavlju 2.1. ovog Priru�nika.

7.A Popratna

dokumentacija

Dokumentacija o investiranju (ako je potrebna)

7.1B Valjana

dokumentacija o investiranju

Dokumentacija o investiranju je sukladna mjerodavnom nacionalnom zakonodavstvu koje je na snazi.

8.A Popratna

dokumentacija

Dozvole (ako su potrebne)

8.1B Valjane dozvole

Dozvole su valjane.

9.A Popratna

dokumentacija

Analiza opravdanosti (ako je potrebna)

9.1B Valjana analiza opravdanosti

Analiza opravdanosti sukladna je mjerodavnom nacionalnom zakonodavstvu koje je na snazi.

10.A Popratna

dokumentacija

Procjena utjecaja na okoliš (ako je potrebna)

10.1B

Valjana procjena

utjecaja na okoliš

Procjena utjecaja na okoliš sukladna je mjerodavnom nacionalnom zakonodavstvu koje je na snazi.

11.A Popratna

dokumentacija

Dokaz o vlasništvu (ako je potreban)

11.1B Vlasništvo Partner može dokazati vlasništvo zemlje / zgrade.

12.A Popratna

dokumentacija

SLOVENIJA: Obrazac 3 iz Prora�una Republike Slovenije za op�ine

12.1B Pridržavanje sredstava

U�injeno je pridržavanje sredstava za provedbu projekta.

13.A Popratna Kopija predugovora o prodaji zemlje (ako je potrebno).

40

dokumentacija

13.1B Ugovor je valjan

Ugovor je valjan i oslobo�en svih tereta.

* Ukoliko neki troškovi nisu prihva�eni kao prihvatljivi, on �e se odbiti od ukupnih prihvatljivih troškova. U slu�aju potrebe, mogu se stvoriti uvjeti potpuno sukladni prihvatljivim uvjetima.

Projekti koji pro�u ovu provjeru (ispunjeni su svi uvjeti) bit �e dalje procijenjeni po pitanju njihove kvalitete.

5.3 Odabir i ugovaranje

Odabir je povezan sa kvalitetom partnerstva i projekta vezano uz ciljeve, projektne aktivnosti, te prora�un i financiranje. Partneri �e imati mogu�nost da provedu projekt i vode�i partner treba biti u mogu�nosti djelovati kao vo�a i biti odgovoran za sve aktivnosti unutar projekta.

Ugovor o sufinanciranju �e odraziti zajedni�ko obvezivanje Upravlja�kog tijela i vode�eg partnera. Vode�i partner morat �e osigurati poštovanje ovog ugovora od strane partnera putem Sporazuma o partnerstvu. Neki klju�ni elementi prijavnog obrasca su obvezuju�i za vode�eg partnera; oni su odre�eni u Dodacima i Ugovorom o sufinanciranju od strane IPA-e. Oni ne uklju�uju sve elemente, ve� jezgru vezanu uz projektne rashode i izvore, raspodjelu sredstava po partnere neposredne rezultate koje treba ostvariti i raspored rashoda i izvještavanja. Sve eventualne promjene trebaju biti odobrene. Neki elementi pripadaju u okvire odgovornosti vode�eg partnera. Na njemu je da pokrene i održava partnere motiviranima za konkretna postignu�a ciljeva.

5.3.1 Kriteriji odabira Odabir projekta sastoji se od svije faze: provjere prikladnosti i procjene kvalitete. Projekti koji pro�u provjeru administrativne suglasnosti i prikladnosti bit �e dalje procjenjivani od strane procjenitelja koji �e koristiti kriterije prikazane u tabeli ispod.

Svaki projekt je pregledan od strane barem dva procjenitelja. Na temelju zajedni�ke procjene ZTT �e pripremiti sažetak informacija o projektima i njihovu procjenu za budu�e odabire projekata i odobrenje od strane Zajedni�kog odbora za pra�enje.

41

Kriterij

Rezultat

Opis

Prijavni obrazac

0

1 3 5

Nedovoljan Do

voljan

Djelomi�no

odgovaraju

U potpunosti odgovaraju

1. Ciljevi 25

1.1. Doprinos prioritetima OP-a i pokazateljima*

- Jesu li problemi i potrebe nazna�eni projektom relevantni za program i ciljane skupine? - Pokazuje li projekt jadno na koji �e na�in doprinijeti prioritetima OP-a i pokazateljima istih? - Da li projekt nadogra�uje ono što je ve� postignuto u drugim projektima?

AF-Dio A: Odjeljak 2.

1.2 Uskla�enost sa horizontalnom politikom i strategijama EU-e, te nacionalnim i regionalnim politikama/strategijama

- Pokazuje li projekt jasno uskla�enost sa nacionalnim strategijama? - Pokazuje li projekt jasno uskla�enost sa regionalnim strategijama? - Je li projekt uskla�en sa horizontalnom politikom (ekologija, jednake mogu�nosti, održivi razvoj)?

AF-Dio A: 4.1, 4.2

1.3 prekograni�ni u�inci i relevantnost za prikladno podru�je

- geografski opseg projekta - Je li demonstrirani prekograni�ni utjecaj? - o�ekivani dobici za ciljane skupine, sektore

AF-Dio A: 2.1, 4.1, 2.4 – akcijski plan, 2.5 – geog. opseg

1.4 Inovacija i dodana vrijednost

- Pokazuje li projekt nova rješenja koja prelaze postoje�u praksu u sektoru/podru�ju - Pokazuje li projekt nova rješenja koja prelaze postoje�u praksu u programskom podru�ju - dodana vrijednost prekograni�ne suradnje u odnosu na nacionalne/regionalne okvire

AF-Dio A: Odjeljak 4

42

1.5 Održivost i daljnje korištenje projektnih rezultata

- Jesu li spomenute neke odredbe na koji na�in treba financijski upravljati projektnim rezultatima nakon završetka projekta?

- Jesu li spomenute neke odredbe na koji na�in treba institucionalno upravljati projektnim rezultatima nakon završetka projekta

- Postoje li pokazatelji koji govore kako �e se rezultati projekta izravno ili neizravno koristiti u budu�nosti na drugim podru�jima ili drugim ciljanim skupinama

AF-Dio A: 4.1

2. Projektne aktivnosti 30

2.1 Metodologija projekta

- Da li projektni ciljevi odgovaraju potrebama ciljanih skupina? - Jesu li aktivnosti relevantne za ciljeve? - Ho�e li planirani rezultati dovesti do ostvarenja projektnih ciljeva?

AF-Dio A: Odjeljak 2, Odjeljak 4

2.2 Dosljedan akcijski plan

- Da li predloženi radni paketi / aktivnosti vode do predloženih neposrednih rezultata? - Jesu li neposredni u�inci opisani dovoljno detaljno (što konkretno, tko �e ih koristiti)? - Da li aktivnosti partnera u akcijskom planu odgovaraju opisima njihovih glavnih aktivnosti u 1.3?

AF-Dio A: 2.4 – Akcijski plan

2.3 Jasni i konkretni pokazatelji

- Jesu li opisi pokazatelja odgovaraju�i (opis, mjere, osnovica i ciljana vrijednost)? - Postoji li dosljednost izme�u opisa pokazatelja i neposrednih rezultata u akcijskom planu)? - Jesu li predloženi izravni u�inci relevantni za projekt

AF-Dio A: 2.3, 2.4 – akcijski plan

2.4 Relevantni neposredni u�inci i rezultati

- Jesu li neposredni u�inci/irezultati prakti�ni i primjenjivi? - Mogu li ciljane skupine imati korist od neposrednih rezultata/rezultati za konkretne aktivnosti? - Jesu li rezultati relevantni z apotrebe ciljane skupine?

AF-Dio A: 2.3, 2.4 – Akcijski plan

2.5 Aktivnosti obavješ�ivanja i informiranja

- Odgovaraju li planirane aktivnosti informiranju javnosti i da li podržavaju širenje projektnih rezultata? - Jesu li ciljane skupine utvr�ene? - Ho�e li te aktivnosti biti izvršene redovitim putem za vrijeme provedbe projekta?

AF: 2.4

43

2.6 Vremenski plan projekta

- Je li projekt dobro i mudro vremenski isplaniran? - Je li opravdano da projekt završi u predloženo vrijeme? - Slijede li aktivnosti i izravni u�inci logi�an vremenski slijed?

AF-Dio A: 2.4

3. Partnerstvo 25

3.1 Kvaliteta partnerstva

- Jesu li bitni partneri uklju�eni s obzirom na nazna�ene probleme? - Postoji li odgovaraju�a ravnoteža me�u partnerima u odnosu na razine, sektore, teritorij? - Je li uklju�enost partnera u aktivnosti proporcionalna/ uravnotežena?

AF-Dio A: 1.1, 1.3

3.2. Upravljanje i koordinacija

- Je li objašnjeno kako partneri nadziru, koordiniraju, kontroliraju i izvršavaju razli�ite zadatke?I - Jesu li svi partneri uklju�eni u donošenje odluka? - Jesu li postupci administrativnog i financijskog upravljanja objašnjeni i jesu li odgovaraju�i?

AF-Dio A: 3.1, 3.2, 3.3

3.3 Tehni�ka i financijska sposobnost partnera

- Da li partneri pokazuju iskustvo u sli�nim projektima? - Da li partneri imaju odgovaraju�e sposobnosti (osoblje, oprema) da preuzmu predložene uloge i provedu planirane aktivnosti? - Imaju li partneri odgovaraju�u financijsku sposobnost da preuzmu svoje uloge u projektu?

AF-Dio A: 1.2, 1.1

3.4 Tehni�ka i financijska sposobnost vode�eg partnera

- Da li vode�i partner pokazuje iskustvo u upravljanju sli�nim projektima? - Da li predloženi središnji tim LP-a ima odgovaraju�e iskustvo za upravljanje projektom? - Imaju li partneri odgovaraju�u financijsku sposobnosti da preuzmu sve odgovornosti i zada�e LP-a na projektu?

AF-Dio A: 1.2, 1.1

3.5 Kvaliteta prekograni�ne suradnje

- Odražava li projekt 4 do 4 kriterija prekograni�ne suradnje? - Odražava li projekt 2 od 4 kriterija prekograni�ne suradnje? - Odražava li projekt 2 od 4 kriterija prekograni�ne suradnje?

AF-Dio A: 3.1

4. Prora�un projekta 20

4.1 Prora�un je uravnotežen me�u partnerima

- prora�un odgovara uklju�enosti partnera u projekt

- prora�un je uravnotežen me�u partnerima

- prora�un je realan

AF-Dio B

44

4.2 Prora�un je povezan sa aktivnostima

- prora�unske linije odgovaraju planiranim aktivnostima - prora�un je dovoljno detaljan da odražavatroškove glavnih aktivnosti - godišnje alokacije troškova odgovaraju kalendaru projekta

AF-Dio B; AF-Dio A:

4.3 Predvi�en uskla�en financijski sustav

- prognoze pla�anja su realne

- najave isplata su u skladu sa kalendarom predloženih aktivnosti

- uskla�eno predvi�anje sustava financijskog upravljanja

AF-Dio A: 3.2

4.4 Isplativost ulaganja

- prora�un je razuman za postizanje planiranih neposrednih rezultata/rezultata - svi troškovi su potrebni za postizanje planiranih ciljeva i rezultata - udio administrativnih troškova je razuman

AF-Dio A: 4.1.6; AF-Dio B

Maksimalni rezultat 100

* Molimo Vas, primijetite da, ukoliko projekt ne dobije najmanje 3 boda za kriterij 1.1. Doprinos prioritetima OP-a i njegovi indikatori, tada se automatski odbacuje. Projekte odabire Zajedni�ki odbor za pra�enje na temelju rang liste ustanovljene u skladu sa ljestvicom procjene kvalitete. Odluka o odobrenju, kao i o doprinosu IPA-e uklju�ena je u dodatke zapisnika ZOP-a. Upravlja�ko tijelo obavijestit �e vode�eg partnera o odluci (odobrenje, uvjetno odobrenje i odbijanje). Privremeni vremenski okvir za obavještavanje vode�eg partnera o odluci ZOP-a je unutar jednog mjeseca od sastanka ZOP-a. Ukoliko ZOP postavi uvjete koje je potrebno ispuniti prije odobrenja projekta, Upravlja�ko tijelo (podržano od strane ZTT-a i Info to�ke) �e, zajedno sa vode�im partnerom, to potvrditi unutar posebnog vremenskog razdoblja. U slu�aju uvjeta postavljenih od strane ZOP-a, rasprave mogu pokriti razli�ite aspekte projekta, temeljeno na rezultatima procjene:

• tehni�ki (ti�u se predloženih projektnih radnih planova i njihovih podešavanja), • pravni (bilo kakve posebne ugovorne klauzule zahtijevane radi potreba projekta poput

dana zapo�injanja projekta, vremenski raspored o�ekivanih rezultata, itd.), ili, • financijski aspekti (ukupan prora�un i doprinos EZ-e, vremenski raspored

izvještavanja itd.).

5.3.2 Ugovaranje Vode�i partner odobrene operacije potpisat �e sa Upravlja�kim tijelom Ugovor o sufinanciranju za ukupna sredstva IPA-e. Prije potpisivanja ovog ugovora, Upravlja�ko tijelo �e ažurirati detalje ugovora i postaviti u dodacima izri�ite obvezuju�e elemente koji se trebaju poštovati od strane krajnjeg korisnika.

45

Nakon potpisivanja Ugovora o sufinanciranju od strane IPA-e, kandidat postaje vode�i korisnik odgovoran za provedbu operacije sufinanciranje od strane EU-e i djeluje kao vode�i partner. Svi drugi projektni partneri tako�er su korisnici europskih fondova. Ako je potrebno, vode�i partner i svi drugi projektni partneri potpisuju odvojene ugovore za nacionalno sufinanciranje koji �e biti u skladu sa Ugovorom o sufinanciranju od strane IPA-e. Prije podnošenja prvog izvještaja o napredovanju aktivnosti iz Ugovora o sufinanciranju od strane IPA-e, partneri i vode�i partner trebaju potpisati Sporazum o zajedni�kom ulaganju poštuju�i obrazac priložen provedbenom paketu. Ukoliko je potrebno, se može sporazumjeti i o dodatnim odredbama koje nisu protivne osiguranom obrascu. Operacija je odobrena kao "projekt spreman-za-izlazak". Zato, najraniji mogu�i datum odre�en za pokretanje projekta je dan odluke o odobrenju projekta od strane ZOP-a. To �e biti prilago�eno prije potpisivanja ugovora i nakon toga strogo poštovano: operacije koje ne zapo�nu prije dana prvog izvještaja o napredovanju aktivnosti bit �e automatski razdužene.

5.4 Pla�anje i potvrda 5.4.1 Financijsko upravljanje

� 3.2 Ovaj odjeljak je uklju�en kako bi pomogao izbje�i probleme u financijskom upravljanju za vrijeme provedbe projekta. Nije neuobi�ajeno za kontrolu i provjere na licu mjesta da otkriju probleme sa prijavljenim rashodima ili ne korištenje temeljne prakse financijskog upravljanja. Ve�ina tih problema može se riješiti, ali to zahtijeva znatno vrijeme i trud i može prouzro�iti obustavu isplata projektu dok svi problemi ne budu riješeni. Slije�e ukratko opisuje što je mogu�e u�initi kako bi se izbjegli naj�eš�i problemi: :

1. Svaki projektni partner mora ustrojiti posebnu ra�unovodstvenu evidenciju za projekt.

2. Od po�etka uklju�ite financijske direktore partnera. Organizacije imaju svoje vlastite sustave i postupke financijskog poslovanja. Svi partneri trebaju provjeriti da li su oni uskla�eni sa zahtjevima programa i da li sustavi mogu dati dokaze, ukoliko su potrebni.

3. Osigurajte dokumentaciju nadzora. Partneri moraju �uvati sve svoje fakture ili druge dokumente jednake dokazne vrijednosti. Dokumenti koji služe kao dokaz tako�er su potrebni, poput vremenskih izvještaja ili klju�eva za izra�un administrativnih troškova. Ukoliko ti dokumenti nedostaju, rashod ne�e biti nadokna�en. Otkrijte što trebate za pohranjivanje i ažurirajte svoje dokumente. Trebali biste osigurati da su vam svi dokumenti uvijek dostupni.

4. Otkrijte koje postupke trebate slijediti za nabavu zaliha, usluga ili radova.

5. Prijavite samo stvarne rashode neposredno vezane za projekt. Morate biti u mogu�nosti potvrditi da su svi prijavljeni troškovi stvarno nastali i ispla�eni, te da su bili neophodni za provedbu projekta.

46

5.4.2 Izvještavanje Pla�anja od strane IPA-e obavit �e se nakon podnošenja izvješ�a o napretku, završnog izvješ�a, te odgovaraju�ih prijava za naknadu pripremljenih od strane vode�eg partnera, a odobrenih od programskih tijela.

Postupak za podnošenje izvještaja i prijave za nadoknadu su sljede�e:

1. Za svako razdoblje izvještavanja (u pravilu svakih šest mjeseci, ako nije druga�ije utvr�eno u Ugovoru o subvencioniranju), izvješ�e o napretku, uklju�uju�i i zahtjev za pla�anje podnosit �e svaki projektni partner svojem odgovaraju�em nacionalnom kontroloru na kontrolu.

2. Nacionalni kontrolor svakog od partnera pregledat �e rashode predstavljene od strane projektnog partnera i izdati Izjavu o rashodima u razdoblju od najviše tri (3) mjeseca.

3. Projektni partneri �e proslijediti Izjavu o rashodima vode�em partneru i sve kopije isprava koji služe kao dokaz.

4. Vode�i partner �e pripremiti izvješ�e o napretku u cijelosti i prijavu za nadoknadu (iz sredstava IPA-e) i osigurati kontrole na operativnoj razini u odnosu na posebnu kontrolnu listu dostupnoj na web-stranici programa. Ova se kontrola uglavnom sastoji od: - Provjera da li svi partnerski rashodi poštuju Uredbe Zajednice i nacionalno

zakonodavstvo i dijelom su jedinstvene operacije sa zajedni�kim neposrednim rezultatima i rezultatima;

- Provjera da li su neposredni u�inci ostvareni, postignuti; - Provjera eventualnih promjena u odnosu na IPA Ugovor o subvencioniranju; - Provjera da li su svi troškovi proglašeni valjanima od strane nacionalnih

kontrolora.

ZTT

Izvještaj o napretku ili finalni

VP

Kontrola P1

Kontrola Pn

Partner 1

Partner n

KT UT

EK

Izjava o rashodima

Tijek dokumenatat

Tijek financija

Kontrola VP

47

Njegova je uloga, tako�er, da sprije�i, otkrije i ispravi greške prije podnošenja službenog izvješ�a o napredovanju aktivnosti.

5. Cjelokupno izvješ�e o napredovanju aktivnosti bit �e poslano od strane vode�eg partnera ZTT/UT na daljnji postupak za odobrenje pla�anja.

Isti koraci bit �e poduzeti za pripremu završnog izvješ�a. Obrazac završnog izvješ�a koji treba iskoristiti bit �e dostupan na web-stranici www.svlr.gov.si. ZTT/UT može zatražiti ili se sporazumjeti o dodatnim izvještajima o napredovanju aktivnosti sa strogim krajnjim rokom u slu�aju rizika oduzimanja sredstava na programskoj razini ili u drugim opravdanim situacijama. Zbog istih razloga, na zahtjev ZTT-a/UT-a, vode�i korisnik treba nazna�iti ažurirane prognoze stvarne potrošnje. 5.4.3 Pla�anje i potvrda Nakon podnošenja izvješ�a o napredovanju aktivnosti UT-u/ZTT-u greške se smatraju nepravilnostima, a ukoliko su namjerne kao prijevare koje �e biti ispravljene od strane ZTT-a/UT-a. Sva ispravljena sredstva bit �e izgubljena što se ti�e krajnjih korisnika, te �e biti ponovno upotrijebljena za druge projekte. Nakon što je cjelokupno izvješ�e o napretku / završno izvješ�e pregledano, Upravlja�ko tijelo (UT) izdaje izjavu o troškovima i predaje ju Tijelu za ovjeravanje (TzO-u). Tijelo za ovjeravanje ima pravo zatražiti dodatne informacije o projektu od strane ZTT-a/UT-a. TzO dozna�uje sredstva IPA-e vode�em partneru. Vode�i partner je odgovoran za dozna�ivanje udjela IPA-e projektnim partnerima bez zakašnjenja u skladu sa Ugovorom o subvencioniranju od strane IPA-e i Sporazumom o zajedni�kom ulaganju, te potvr�enim rashodima bez dvostrukog financiranja. Nacionalna sufinanciraju�a tijela odobrit �e nacionalno sufinanciranje projektnim partnerima prije ili istovremeno IPA pla�anju na osnovu posebnih IPA ugovora o sufinanciranju.

5.5 Revizija i kontrola

Revizija i kontrola provode se kako slijedi:

Vrsta Odgovorno tijelo U�estalost Metoda

1. Provjera rashoda

Partneri / nacionalni kotrolori

Najmanje svakih šest mjeseci

100% rashoda i potvr�eni dokumenti koji služe kao dokaz

2. Provjera poštovanja ugovora

Vode�i partner / projektni revizor

Najmanje svakih šest mjeseci

Provjera uzorka i posjete na licu mjesta

48

3. Provjera potraživanja pla�anja

UT / ZTT Najmanje svakih šest mjeseci

Provjera svih izvještaja o napredovanju aktivnosti / provjere uzorka temeljene na procjeni rizika

4. Potvrda Tijelo za ovjeravanje Najmanje svakih šest mjeseci

Potvrda da su sve provjere provedene / rezultati revizije uzeti u obzir / kontrola �uvanja dokumenata u elektronskom obliku

Mogu�e provjere na licu mjesta

5. Revizija Tijelo odgovorno za reviziju

Svake godine Revizija sustava / revizija projektnih prikladnih rashoda temeljena na slu�ajnom statisti�kom uzorku

Mogu�e provjere na licu mjesta

6. Okon�avanje pomo�i

Najmanje tri godine nakon završetka prikladnog razdoblja

Sažeci svih provjera

Neke dodatne revizije i kontrole mogu se provesti od strane Europske Komisije, Revizijskog suda i Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF-a).

5.6 Pra�enje i procjena � 2.3, 2.4, Dio B

Pra�enje je povezano sa programom i napredovanjem projekta. Pra�enje je financijsko i tehni�ko: akcijski planovi su poštovani, a prora�uni to�no potrošeni.

Vode�i partneri trebaju organizirati redovne sastanke s njihovim partnerima kako bi osigurali poštovanje i eventualno ažuriranje po�etnog akcijskog plana. Posebna pažnja bit �e pridana neposrednim rezultatima koje treba ostvariti: bilo koji nesklad izme�u po�etnih i stvarnih vrijednosti treba biti primje�en što je prije mogu�e, a odgovaraju�e promjene u prora�unu / rasporedu i partnerstvu treba prijaviti, odnosno zatražiti od strane UT-a/ZTT-a.

49

Konkretno, projektni partneri su potaknuti da postave financijske i tehni�ke klju�ne to�ke kako bi mogli redovito primijetiti bilo kakav nesklad i reagirati na odgovaraju�i na�in.

Procjena je povezana s pra�enjem. Tamo gdje sustav pra�enja otkrije odmake od po�etnih ciljeva – na programskoj i projektnoj razini – ZTT/UT može zatražiti od procjenitelja neke preporuke za poboljšanje i/ili podešavanje programa.

Procjena se bavi neposrednim rezultatima, rezultatima i u�incima projekta.

Ineposredni u�inci su proizvodi i usluge ostvareni od strane projektnih partnera (investicijski projekt donosi nešto kilometara cesta). Kako bi ostvarili svaki od neposrednog rezultata partneri trebaju pokrenuti neka ulaganja (vrijeme, novac i ljude). Zato nije bitno navesti previše neposrednig rezultata, ve�, kako bi bili ispla�eni, osigurati da su svi o�ekivani neposredni u�inci i ostvareni.

Rezultati projekta su u�inci projekta. U�inak može biti neposredan i trenuta�an. To su rezultati. Posljedice izvan trenuta�nih u�inaka se tretiraju kao utjecaji. Svi u�inci moraju biti povezani sa projektnim aktivnostima. Pitanje zato nije biti previše ambiciozan, ve� naglasiti što se u projektu zaista odigrava kako bi se on promijenio i poboljšao. Rezultati se ne susre�u uvijek. Procjena je prilika za komentiranje i objašnjavanje što bi trebalo u�initi na bolji na�in.

Procjena je tako�er bavi i prekograni�nim aspektima. Neposredni u�inci i rezultati moraju imati prekograni�nu dimenziju i pokazivati da projekt doprinosi zajedni�kom pristupu koji se može izmjeriti na obje strane granice.

Svi podaci podastrijeti u izvještaju o napredovanju projekta bit �e iskorišteni za promatranje i procjenu. Zdrava povratna veza bit �e organizirana od tijela prema krajnjim korisnicima kako bi se podijelila zajedni�ka svjesnost o glavnim postignu�ima i propustima.

5.7 Informiranje i objavljivanje � 2.4

Vode�i partner je odgovoran za informiranje javnost o pomo�i ostvarenoj iz sredstava EU-e. To su pravni aspekti. On tako�er treba osigurati da su oni koji u�estvuju u projektu informirani o sredstvima i da je najve�i broj aktera uklju�eno od projektne ideje do provedbe same operacije i evaluacije. To je dimenzija partnerstva. Informiranje i objavljivanje trebaju se gledati kao neophodan dio cjelokupnog projekta, a ne samo kao skup aktivnosti koje treba provesti na kraju provedbe. Aktivnosti informiranja i objavljivanja trebaju podržati rad i kvalitetu projekta time što �e približiti njegove rezultate i dobitke ciljanim skupinama i op�oj javnosti. Posebna pažnje treba se pridati �uvanju svih dokaza informiranja i objavljivanja: preslike zaslona web-stranica, priop�enja za tisak i slika kao bi u cjelini od projekta stvorili "živom i

50

prikazanom" vježbom. Tako�er, posebna se pažnja treba pridati predstavljanju projektnih rezultata na završetku projekta. Preporu�uje se planiranje aktivnosti informiranja i objavljivanja. Razmislite o posebnostima ciljane publike na razli�itim razinama (npr. unutar partnerskih organizacija, regija, sektora, nacionalna razina/razina EU-e) i prihvatite pristupe i aktivnosti u skladu s time. Dok razvijate aktivnosti, u obzir uzmite: - Zašto i koda to�no planirati informirati? (utvrdite vašu ciljanu publiku/skupinu) - Koja se vrsta informacija ili materijala treba dati ili pripremiti za odre�enu skupinu? Npr.

brošure, katalozi, leci, plakati, majice ... Na kojem jeziku? Kada? (po�etak, provedba, završna faza)

- Na koji na�in nabolje možete doprijeti do ciljane skupine – koje kanale koristiti? - npr. medije, elektronsko informiranje, mreže, organizacija doga�anja, konferencije, osobni kontakti, itd.

- Tko �e to obaviti – koji partneri poduzimaju koje zadatke? - Koje vrijeme i trošak je povezan sa svakom od planiranih akcija? Budite svjesni da svi projekti provedeni uz pomo� Zajednice trebaju biti u skladu sa pravilima informiranja i objavljivanja kako su utvr�ena u EZ-u br. 718/2007. Dodatno, pogledajte Smjernice za obavještavanje i objavljivanje na web-stranici www.svlr.gov.si.

5.8 Izmjene projekta Kako bi uspješno dovršili operaciju i postigli zadane ciljeve, nije neobi�no da se tijekom provedbe pojavi potreba za izmjenama. Izmjene projekta mogu se npr. odnositi na preraspodjelu zadataka izme�u projektnih partnera, izmjene u aktivnostima, partnerstvu, trajanju projekta, itd., a posljedi�no, one mogu zahtijevati i preraspodjelu sredstava. Sve izmjene projekta moraju biti opravdane i o njima se LP i projektni partneri trebaju sporazumjeti. Zadatak je vode�eg partnera da o izmjenama projekta obavijesti ZTT. Izmjene moraju biti odobrene od programskih tijela. Najve�e izmjene �e odobriti ZOP, a druge mogu biti odobrene od UT-a i uklju�enih sufinanciraju�ih tijela. Najve�e izmjene �e biti npr. izmjene u partnerstvu, preinaka prora�unskih linija koja prelazi 20% po�etne vrijednosti, preraspodjela prora�una izme�u partnera koja prelazi 20% po�etnih iznosa, produženje trajanja projekta za više od godinu dana od po�etnog plana. Pravila za izmjene projekta bit �e odre�ena od strane Zajeni�koh Nadzornog Odbora i objavljena na web-stranici programa. Tako�er pogledajte prijedlog Ugovora o subvencioniranju od strane IPA-e.

5.9 Zatvaranje �

Za zatvaranje (unutar tri mjeseca od završnog datuma prikladnosti), vode�i �e partner poslati zaklju�ni izvještaj ZTT-u / UT-u. On �e sadržavati sve informacije o prora�unu, financijskom planu i neposrednim rezultatima navedenim u Ugovoru o subvencioniranju. Ovaj izvještaj je tako�er prilika da se kona�no podastru odredbe za sve ra�unovodstvene i dokazne dokumente koji moraju biti odre�eni i dostupni.

51

Svi projektni partneri trebaju postaviti transparentan sustav ra�unovodstvene evidencije o projektu. Zato je nužno da svaki partner stvori posebnu ra�unovodstvenu evidenciju. On mora omogu�iti jasno predstavljanje rashoda vezanih uz projekt i njihovo razlikovanje od rashoda vezanih za druge poslovne aktivnosti. Sva polazna dokumentacija, zajedno sa radnom dokumentacijom, mora se �uvati kao dokaz za razdoblje od tri godine nakon zatvaranj programa (najmanje do 2020) a konkretno ona mora biti sakupljena u cijelosti, pohranjena i �uvana od prostorijama vode�eg partnera. Evidencija koja se treba �uvati uklju�uje:

��Financijski podaci: bitne fakture, pla�anja, primici, bankovni izvodi, kartice radnog vremena osoblja i detalji o pla�i, te ostala dokazna ra�unovodstvena dokumentacija kako bi se utvrdili svi rashodi potraživani za projekt;

��Objavljivanje: plo�e, izresci iz novina, priop�enja za tisak, reklamiranje, reklamni materijali koji uklju�uju odgovaraju�u upotrebu logotipa EU-e;

��Kopije prijava i potraživanja; ��Ugovori: isprave koje predstavljaju dokaz dostave proizvoda i usluga,

dokaz ponude, na primjer postupka ponude, razmjena pružene korespondencije i prihva�eni ugovori, itd.

Ra�unovodstveni i dokazni dokumenti vezani uz projektne partnere moraju se �uvati u prostorijama projektnih partnera unutar istog vremenskog razdoblja. Dokumenti se mogu �uvati ili u obliku izvornika ili ovjerenih kopija. Postupak ovjere uskla�enosti tih dokumenata zadržanih od strane nositelja podataka sa izvornim dokumentima mora biti u skladu sa odredbama postavljenim od strane nacionalnih tijela i treba osigurati da zadržane verzije budu uskla�ene sa nacionalnim pravnim zahtjevima, te može biti iskorišten u svrhe revizije i kontrole. U slu�aju da se dokumenti zadržavaju u elektronskom obliku, moraju se stvoriti me�unarodno priznati sigurnosni standardi. Predstavnici Upravlja�kog tijela, Državnog tijela, Zajedni�kog tehni�kog tajništvaSekretarijata, Tijela za ovjeravanje, Revizijskog tijela, revizijska tijela zemalja sudionica, ovlašteni službenici Zajednice i njihovi ovlašteni predstavnici ovlašteni su za pregled projekta, sve relevantne dokumentacije i ra�una i nakon završetka projekta.

52

Pojmovnik Dokumentacija nadzora: Dokument kojim se ponovno mogu pro�i sve faze programa, a osobito uzajamna odgovornost svih aktera. Provjere kvalitete osmišljene s pravom radi testiranja redovnog dobrog funkcioniranja provedenog sustava. Kako bi bila dovoljna, dokumentacija nadzora mora omogu�iti ovjerene sažete ra�une, prijavljene Europskoj Komisiji, da budu sakupljeni zajedno sa izjavama o troškovima i dokaznim dokumentima istih, to nadzor nad dodjelom i doznakom slobodnih nacionalnih sredstava, kao i onih Zajednice. Instrument pretpristupne pomo�i (IPA): IPA nudi racionaliziranu pomo� zemljama koje žele pristupiti Europskoj Uniji za razdoblje od 2007. do 2013. godine, na temelju lekcija nau�enih iz prethodnih vanjskih pomaganja i pretpristupnih instrumenata. Zato je cilj IPA-e da pove�a u�inkovitost i uskla�enost pomo�i sredstvima jednog okvira. Taj okvir uklju�uje prethodnu pretpristupnu pomo�, kao i pomo� prilikom stabilizacije i pridruživanja zemljama kandidatkinjama i potencijalnim kandidatima, poštuju�i njihove specifi�ne zna�ajke i procese u kojima su uklju�eni. Kontrolor: Kontrolor je osoba odgovorna za provjeru zakonitosti i pravilnosti rashoda izjavljenih od strane svakog od partnera koji sudjeluje u projektu. Svi projektni partneri bit �e nezavisno kontrolirani u njihovim zemljama od za to predvi�enog kontrolora. Krajnji korisnik: tijelo ili tvrtka, odgovorna za pokretanje i provedbu operacija. Nepravilnosti: Troškovi nastali unutar okvira operacije koji ne poštuju kriterije programa i/ili nacionalne propise, odnosno propise Zajednice koji su trenuta�no na snazi. Ideja nepravilnosti ne ti�e se samo utvr�enih ili pretpostavljenih prijevara. Ona pokriva sve što ima ili je lako mogu�e da ima utjecaj na prora�un Zajednice. Održivi razvoj: Koncept održivog razvoja odnosi se na oblik razvoja koji odgovara današnjim potrebama bez ugrožavanja sposobnosti za budu�e generacije da zadovolje svoje vlastite zahtjeve. On cilja unaprije�enju životnih uvjeta pojedinaca dok u isto vrijeme �uva njihov okoliš u kratkom, srednje i – iznad svega – dugom vremenskom razdoblju. Ciljevi održivog razvoja su trostruki: razvoj koji je ekonomski u�inkovit, društveno pravedan i ekološki održiv. OLAF (Europski ured za borbu protiv prijevara): Ured Zajednice zadužen za otkrivanje i prekidanje nepravilnih i neovlaštenih troškova unutar okvira prora�una Zajednice. Operacija: dio odobrenog projekta na razini programa koji je financiran iz sredstava fonda IPA-e. On �e biti proveden najmanje od jednog glavnog korisnika, te jednog korisnika iz zemlje partnera. Pla�anje: Provedbu pla�anja vrši Ovjeravaju�e tijelo koje, nakon provjere da ne postoje rizici odga�anja ili obustave, dozna�uje pla�anje u skladu sa svojim vlastitim unutrašnjim pravilima. Potvrda o rashodima: Provedena od strane Ovjeravaju�eg tijela, potvrda o rashodima se temelji na rashodima koji su stvarno pla�eni i opravdani od strane krajnjih korisnika. Projekt: je serija aktivnosti ciljana da ostvari specifi�ne ciljeve unutar definiranog vremenskog perioda i prora�una.

53

Revizija: Provjera sustava i financijskih podataka projekta radi potvrde to�nosti, pouzdanosti i prikladnosti potraživanih sredstava. Revizijsko tijelo (RT): Tijelo koje djeluje nezavisno od Upravlja�kog tijela i Ovjeravaju�eg tijela imenovano od strane države �lanice doma�ina Upravlja�kom tijelu za svaki operativno program radi provjere zdravog djelovanja upravlja�kog i nadzornog sustava. Tijelo za Ovjeravanje (TzO): Tijelo ili lokalno, regionalno ili nacionalno tijelo imenovano od strane države �lanice doma�ina Upravlja�kom tijelu radi ovjera izjava o rashodima i prijava za pla�anje prije nego što se one pošalju Komisiji. Upravlja�ko tijelo (UT): Tijelo koje nosi cjelokupnu odgovornost za upravljanje i provedbu programa prema Europskoj Komisiji. Zajedni�ki odbor za pra�enje (ZOP): Svaka zemlja sudionica ovog operativnog programa imenovat �e predstavnike koji �e sjediti u Nadzornom odboru. Nadzorni odbor �e provjeravati jesu li ispunjena o�ekivanja vezana uz u�inkovitost i kvalitetu provedbe operativnog programa. Zajedni�ko tehni�ko tajništvo(ZTT): ZTT podržava Upravlja�ko tijelo u svakodnevnom upravljanju i provedbi programa, te u pripremi svih potrebnih dokumenata. Završni ra�un: Doprinosi IPA-e dozna�eni krajnjim korisnicima na dan završetka programa (u najve�em broju slu�aja to odgovara najmanje 5% dotacije IPA-e, zadržano nakon zatvaranja projekta). To je podmirenje financijskih obveza Zajednice, koje �e biti dozna�eno krajnjim korisnicima jednom kad svi postupci budu provedeni za ispravno zatvaranje programa, te ako nije utvr�eno automatsko razduživanje.

Poveznice Prakti�ne informacije o programu i njegovoj pravnoj osnovi su dostupne na www.svlr.gov.si. Europske institucije: http://europa.eu