KINNITATUD Pöide Vallavalitsuse

11.märtsi 2002 määrusega nr. 6

PÖIDE VALLA KANTSELEI ASJAAJAMISKORD

SISUKORD

Ptk Pealkiri

I ASJAAJAMISE ÜLDALUSED

II DIGITAALNE DOKUMENDIHALDUS Üldmõisted Infotehnoloogilistele süsteemideleesitatavad nõuded Digitaalallkirja infrastruktuur ja selle kasutamise tingimused Piirangud ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks väljastatud sertifikaatidele Elektroonilise dokumendi allkirjastamine ja saatmine

III DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED Dokumendi mõiste Dokumendi liigitus Dokumendiplangid ja nende kasutamise kord Dokumendi rekvisiidid Rekvisiitide vormistamise nõuded Kuupäev ja kellaaeg Number ehk indeks Adressaat Tekst Lõppsõna Allkiri Märkus lisade kohta Märkus lisaadressaatide või koopia saatjate kohta Kooskõlastusmärge Dokumendi koostaja Viisa Kinnitusmärge Väljavõte, Ärakiri Resolutsioon Pitsatid Digitaaldokumendi vormingu tüüp Kontaktandmed Dokumendi vormistamine arvutil

IV ASUTUSE DOKUMENDI LIIGID Ametikiri Volikiri Garantiikiri Järelepärimine

Võlanõue Pretensioon Tänukiri Käskkiri Korraldus Määrus Otsus Protokoll Õigusakti eelnõu Leping Akt Arhiiviteatis Arhiiviteatise vormistamine Ärakirja ja väljavõtte vormistamine Arhiiviteatise väljastamine

V DOKUMENTIDE VORMISTAMINE Dokumendi projekti koostamine ja trükkimine Dokumendi viseerimine ehk asutusesisene kooskõlastamine Dokumendi allkirjastamine Dokumendi kinnitamine Dokumendi kooskõlastamine teise asutuse või ametiisikuga

VI DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE Dokumentide registreerimine Asutuses registreerimisele kuuluvad dokumendid Õigusaktide kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu Saabunud dokumentide registreerimine Dokumentide läbivaatamine, täitmine ja asjade lahendamise vormistamine Dokumendi täitmise tähtajad Dokumendi kooskõlastamine Väljasaadetud dokumentide registreerimine Ümbriku vormistamine ja postitamine Asja lahendatuks lugemine Sisedokumendid

VII DOKUMENTIDE LOETELU KOOSTAMINE JA TOIMIKUTE MOODUSTAMINE Dokumentide loetelu Säilitustähtajad Toimikute koostamine ja vormistamine Toimikute moodustamine

VIII TOIMIKUTE ETTEVALMISTAMINE SÄILITAMISEKS Toimikute koondamine hoidmiseks Arhivaalide loetelu koostamine Paberkandjal arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks Asjaajamises lõpetatud digitaaldokumentide hoidmine Asutuses

IX DOKUMENTIDE SÄILITAMINE, KASUTAMINE JA HÄVITAMINE Dokumentide säilitamine ja kasutamine Dokumentide hävitamine

X ASJAAJAMISE JA VARA ÜLEANDMINE-VASTUVÕTMINE Asjaajamise üleandmine Üleandmis-vastuvõtuakti sisunõuded Üleandmis-vastuvõtuakti vorminõuded Asjaajamise ühepoolne üleandmine Mittenõustumine akti sisuga

XI DOKUMENTIDE ASUTUSESISESE TEATAVAKSTEGEMISE KORD JA AVALIKUSTAMINE Dokumentide asutusesisene teatavakstegemise kord Avalikustamine

I ASJAAJAMISE ÜLDALUSED

1. Pöide valla kantselei asjaajamise kord (edaspidi: Kord, vastavas käändes) on asutuse sisemine normdokument, mis kehtestab vallavalitsuse asjaajamise korraldamise põhinõuded.

2. Asjaajamise korra alla kuuluvad dokumentide loomine (kooskõlastamine ja allkirjastamine), registreerimine, töötlemine, edastamine ja süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi.

3. Asjaajamise korra eesmärk on tagada: 3.1 asutuse töö efektiivsus ja isikute ladus teenindamine; 3.2 dokumentide vormistamine vastavalt üldtunnustatud nõuetele; 3.3 täpse ja küllaldase dokumenteerimise 3.4 dokumentide kiire ringlus; 3.5 lihtne ja kiire juurdepääs dokumentidele; 3.6 operatiivne dokumentide leidmine mistahes täitmise faasis; 3.7 dokumentide tähtaegse täitmise kontroll; 3.8 dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamine; 3.9 dokumentide säilitamine; 3.10 dokumentide tõestusväärtuse säilimine kehtestatud säilitustähtaja jooksul. 3.11 pakkuda teavet asutuse tegevuse ja vastuvõetud otsuste kohta

4. Asjaajamist korraldavaks struktuuriüksuseks on vallakantselei (edaspidi: Asutus, vastavas käändes), mis allub vallasekretärile.

5. Asutuse asjaajamise kord määrab kindlaks: 5.1 Asutuse asjaajamisperioodi; 5.2 asjaajamise korraldamise ja vastutuse piirid;

5.3 dokumentide koostamise, vormistamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri; 5.4 dokumendiringluse dokumendi saabumisest kuni selle väljasaatmiseni või toimikusse paigutamiseni; 5.5 dokumentide asutusesisese teatavakstegemise korra; 5.6 dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamine; 5.7 dokumentide loetelu koostamise korra; 5.8 asjaajamise üleandmise nõuded. 5.9 dokumentidele esitatavad vorminõuded; 5.10 Asutuses kasutusel olevad dokumendiplangid, nende hoidmise, kasutamise ja hävitamise korra; 5.11 Asutuses kasutusel olevad pitsatid, nende näidised, tellimise, hoidmise, kasutamise ja hävitamise korra; 5.12 dokumentide hoidmise ja hävitamise korra.

6. Asutuse põhiülesandeks on volikogu, tema alaliste ja ajutiste komisjonide, volikogu liikmete ning vallavalitsuse töö organisatsiooniline ja tehniline teenindamine.

7. Asutuse aadress on Saare maakond Tornimäe, postiindeks 95401, elektronposti aadress on p.vald@tt.ee, telefon 045 21 172, faksinumber 045 21 170. Sideandmete muutumisest teavitatakse avalikkust vähemalt 10 tööpäeva varem, elektronposti aadressi muutumisel tagatakse vana aadressi kasutamine vähemalt 6 kuu jooksul muutumisest.

8. Vallakantselei: 8.1 tagab valla õigusaktide avalikustamise; 8.2 tagab valla õigusaktide väljavõtete ja koopiate edastamise; 8.3 vastutab posti vastuvõtmise, registreerimise, edastamise ja säilitamise eest; 8.4 vastutab volikogu ja vallavalitsuse kirjavahetuse teostamise eest; 8.5 väljastab õiendeid ja tõendeid; 8.6 peab valla elanike registrit; 8.7 vormistab perekonnaseisualased dokumendid; 8.8 peab sõjaväearvestust vallavalitsuse poolt sõlmitud lepingu ulatuses. 8.9 teostab notariaaltoiminguid seaduses ettenähtud korras ja pädevuses: 8.10 vastutab personalitöö eest 8.11 täidab volikogu esimehe, vallavanema seaduslikke korraldusi; 8.12 asjaajamises vajaminevate teatmematerjalide muretsemine.

9. Käesolevas korras sätestatud asjaajamise põhinõuded on kohustuslikud kõigile vallateenistujatele. Valla allasutustele kehtib käesolev juhend nende dokumentide osas, mis esitatakse volikogule ja vallavalitsusele.

10. Vallasekretäri tööülesanded asjaajamise korraldamisel määratakse kindlaks vallasekretäri ametijuhendis.

11. Ühtse asjaajamise aluseks on põhimõte, et igat dokumenti töötleks kompetentne ametiisik. Dokumendid liiguvad vallavalitsuses ametiisikute alluvuse järjekorras. Ametiisik lahendab tekkivad küsimused iseseisvalt ja ainult sel juhul, kui tema pädevus ei võimalda lõplikku otsust teha, pöördub ta lahenduse saamiseks järgmise instantsi poole.

12. Uue töötaja töölevõtmisel tutvustab asjaajamiskorda allkirja vastu vallasekretär.

13. Töötaja töölt vabastamisel või teisele tööle üleviimisel annab lahkuv töötaja asjaajamise toimikud akti alusel üle tema ametikohale määratud (või teda asendavale) ametnikule.

14. Asutuse asjaajamise kord kinnitatakse vallavalitsuse määrusega.

15. Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel

16. Asutuse asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus-ja eetikareeglitest.

17. Pöide Vallavalitsuses kestab asjaajamisperiood 01. jaanuarist - 31. detsembrini.

18. Korra koostamise aluseks on: 18.1 Vabariigi Valitsuse 26.02.2001. a määrus nr 80 “Asjaajamiskorra ühtsed alused”; 18.2 Vabariigi Valitsuse 02.07.1996 määrusega nr 183 “Valitsusasutuste asjaajamise kord” sätestatud näidisvormingud; 18.3 Avaldustele vastamise seadus; 18.4 Avaliku teabe seadus; 18.5 Arhiivieeskiri; 18.6 Arhiiviseadus; 18.7 Digitaalallkirja seadus; 18.8 EV ST 3-92 Haldusdokumentide vormistamise põhinõuded 18.9 EVS 645:1993 Kirjaümbrikud ja kirjataskud; 18.10 EVS 644:1993 Kirjutuspaber, formaadid 18.11 EVS 8:2000 "Infotehnoloogia reeglid eesti keeles ja kultuuri keskkonnas"; 18.12 Pöide valla põhimäärus

II DIGITAALNE DOKUMENDIHALDUS

Üldmõisted

19. Digitaalne dokumendihaldus on infotehnoloogiliste ja organisatsiooniliste vahendite abil loodav Asutuse asjaajamist toetav süsteem.

20. Elektrooniline dokument on elektroonilisel teel valminud dokumendi ning vajalike manuste kogum, mis annavad antud dokumendi ulatuses salgamise vääramise teenuse.

21. Digitaalallkiri on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga. Digitaalallkiri on osa elektroonilisest dokumendist (manus).

22. Digitaaldokument käesoleva korra mõistes on digitaalselt allkirjastatud elektrooniline dokument.

Infotehnoloogilistele süsteemidele esitatavad nõuded

23. Asutuse asjaajamist toetavad infotehnoloogilised süsteemid peavad tagama Asutuse nõuetekohase asjaajamise, sealhulgas võimaldama: 23.1 dokumendi registreerimise, sõltumata dokumendi kandjast; 23.2 dokumendi vormistamise vastavalt kehtestatud vorminõuetele ja kõigi vormielementide muutumatuna säilimise kogu vastavale dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaja jooksul; 23.3 kehtestatud juurdepääsuõiguste kasutamise; 23.4 lihtsa ja kiire juurdepääsu dokumentidele; 23.5 asjaajamis- ja arhiveerimistoimingud nii üksikdokumendi kui ka dokumendisarjadega; 23.6 asutustevahelise dokumendivahetuse selliselt, et oleks tagatud elektrooniliste dokumentide terviklikkus ja autentsus.

Digitaalallkirja infrastruktuur ja selle kasutamise tingimused

24. Digitaalallkirja infrastruktuuri osad on sertifitseerimisteenuse osutaja, ajatempliteenuse osutaja ja sertifitseerimise riiklik register.

25. Asutus valib sertifitseerimise riiklikus registris registreeritud sertifitseerimisteenuse osutaja ja ajatempliteenuse osutaja, kes hakkavad ametnikele ja töötajatele ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks kasutatavaid sertifikaate ja ajatempleid väljastama.

26. Sertifitseerimisteenuse osutaja ja ajatempliteenuse osutaja valikul lähtutakse õigusaktides sätestatud kriteeriumidest.

27. Sertifikaadi taotleb Asutuses ametnike ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks asutuse juht.

28. Vallavanema käskkirjaga reguleeritakse: 28.1 Asutuse ametnike või töötajate poolt ametikohajärgsete või muude ülesannete täitmiseks vajalike sertifikaatide taotlemise, kasutamise, kehtivuse peatamise ning kehtivuse peatatuse lõpetamise ja kehtivuse tühistamise kord; 28.2 isikliku ja avaliku võtme moodustamise kord; 28.3 isikliku võtme kaitse ja saladuses hoidmise kord ning nõuded; 28.4 tegevuskava juhuks, kui isiklikku võtit on olnud võimalik kasutada ilma isiku nõusolekuta; 28.5 muud juhud, mida asutus peab vajalikuks reguleerida digitaalallkirja andmisel ja kasutamisel ning ajatemplite võtmisel.

Piirangud ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks väljastatud sertifikaatidele

29. Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks väljastatud sertifikaatide kasutusvaldkonna piirangute kirjeldusena märgitakse ametniku või töötaja ametikoha nimetus.

30. Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks väljastatakse sertifikaat ametikohustuste või töökohustuste täitmise ajaks, kuid mitte kauemaks kui kolmeks aastaks.

Elektroonilise dokumendi allkirjastamine ja saatmine

31. Kui dokument kirjutatakse alla nii digitaalselt kui paberkandjal, on kohustuslik veenduda, et mõlemad allkirjastatavad dokumendid on identsed. Esimesena tuleb allkirjastada

elektrooniline dokument ning seejärel paberdokument. Paber- ja digitaaldokumendi omavahelise vastuolu korral kehtib digitaaldokument.

32. Kui elektroonilise dokumendi allkirjastab üks ametnik, allkirjastatakse dokument selliselt, et allkiri lisandub dokumendile ja moodustub üks allkirjastatud digitaaldokument.

33. Kui elektroonilise dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku, allkirjastatakse dokument selliselt, et allkirjadest moodustuvad digitaaldokumendi lahutamatud osad.

34. Elektroonilise dokumendi saatmiseks on 4 võimalust: 34.1 elektronposti teel e-kirjana koos vajalike lisadega ja allkirjastatuna, kui see on nõutud. Digitaaldokument tuuakse kõigi vajalike rekvisiitidega elektronkirja sõnumiväljal. 34.2 elektronposti teel teatena, milles on märgitud dokumenti saatva asutuse nimetus, dokumendi pealkiri, kuupäev ja indeks ning teatele on manusena (attachmendina) lisatud digitaalselt allkirjastatud dokument (ilma indeksita). Sel juhul võib dokument olla mõningatest oma rekvisiitidest eraldi, näiteks väljasaatmise kuupäevast ja indeksist. Nimetatud rekvisiidid sisalduvad e-kirjaga saadetavas teates, millele on manusena lisatud digitaaldokument ning teate allkirjastab digitaalselt vastavat pädevust omav ametnik .

34.3 elektronposti teel teatena, milles on märgitud dokumenti saatva asutuse nimetus ning viide saadetava dokumendi asukohale. Sel juhul on rekvisiidid koos dokumendiga dokumendiregistris ning adressaadile saadetakse teade dokumendi saatmise kohta. Teates ei sisaldu dokument, vaid viide dokumendi asukohale registris.

34.4 elektronposti teel teatena, millele lisatakse manusena digitaaldokument koos kõikide vajalike rekvisiitidega. Sel juhul lisatakse elektroonilisele dokumendile enne allkirjastamist kõik vajalikud rekvisiidid ning alles seejärel dokument allkirjastatakse. Adressaadile saadetakse digitaaldokument elektronposti teel.

III DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED

Dokumendi mõiste

35. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks 35.1 EV ST- 92 järgi on dokument informatsiooni edastus- ja säilitusvahend, mis võib olla vormistatud paberil, magnetlindil, filmilindil jm. kandjal. 35.2 juriidilises mõttes on dokument kirjalik tunnistus, midagi tõendav või kellegi õigusi kinnitav seaduslikus korras koostatud kiri.

Dokumendi liigitus

36. Informatsioonilised dokumendid (ametikiri, akt, õiend, tõend, iseloomustus, teade, ettekanne, aruanne jm.).

37. Korraldavad dokumendid ehk haldusaktid (käskkiri, korraldus, otsus, määrus, juhend, juhis jms.).

38. Organisatsioonilised dokumendid (põhimäärus, põhikiri).

39. Kollegiaalse otsustuskogu tegevuse dokumendid (protokoll).

40. Dokumendiliigi nimetus (määrus, käskkiri, korraldus jms.) märgitakse nimetavas käändes, suurtähtedega ja sõrendatult rekvisiidile " Väljaandmise koht" eelnevale reale. Protokolli puhul tuleb näidata ära, mille kohta see on koostatud.

Dokumendiplangid ja nende kasutamise kord

41. Dokument vormistatakse plangile. Plank ehk blankett on standardse formaadiga paberileht, millele on märgitud koostatava dokumendi püsirekvisiidid. Plangiks nimetatakse ka osaliselt ettetrükitud tekstiga täitmisele kuuluvat lehte.

42. Kehtib kaks formaati - A4 (210 x 297) ja A5 (210 x 148). Formaati A4 võib vajadusel kasutada põikilehena. Formaat A5 on käibel ainult riigisiseselt.

43. Ametlikud dokumendid vormistatakse trükitud plangile. Planke hoitakse vallasekretäri ametiruumis. Nende tellimise, kasutamise, hoidmise ja säilitamise eest vastutab vallasekretär Rikutud, mittevajalikud või kehtetud Plangid hävitatakse vallavanema poolt käskkirjaga määratud viisil ja määratud isikute poolt. Hävitamise kohta koostatakse akt. Asutus väljastab järgmisi blankette: 43.1 eestikeelne kirjaplank A4; 43.2 eestikeelne kirjaplank A5; 43.3 üldplank;

44. Plangile trükitavate rekvisiitide järgi eristatakse kaht liiki planke: 44.1 üldplank - korraldavate dokumentide, aktide, protokollide ja muude mitteadresseeritavate dokumentide vormistamiseks; 44.2 kirjaplank - ametikirjade vormistamiseks, väljasaadetavate kirjade originaalid vormistatakse kirjaplangile.

45. Üldplangi alusel valmistatakse konkreetse dokumendi planke (korraldus, määrus, käskkiri jne.). See on otstarbekas, kui aastas koostatakse üle 200 vastava dokumendi.

46. Standard lubab vajaduse korral vormistada ka haldusdokumentatsiooni hulka mittekuuluvaid erivormistusega planke (tänukirju jms.)

47. Haldusdokumendid, s.o dokumendid, mis koostatakse asutuse juhtimise-, täidesaatva ja korraldava tegevuse korral, vormistatakse trükitud plangile. Viimase puudumisel tuleb dokumendi autori identifitseerimiseks vajalikud andmed (rekvisiidid "Dokumendi autori nimi" ja "Kontaktandmed" vormistada masinakirjas valgele paberile.

48. Dokumendiplangi võltsimiskindluse suurendamiseks ja originaali koopiast eristamise kergendamiseks on kasutatud plangi valmistamisel turvaelemendina värvitrükki, 48.1 võimalikud plankide turvamise moodused on veel vesimärgiga või toonitud paber, või reljeefitrükis vallavapi kujutise kasutamine

49. Asutusesiseseks tarbeks valmistatakse dokumendiplanke arvutil või koopiamasinal.

50. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilivuskindel. Plangile trükitud rekvisiidid peavad olema sellise tumedusastmega, mis võimaldab dokumente paljundada.

51. Dokumente (välja arvatud õigusaktid) võib vormistada mõlemale lehepoolele, kui seda võimaldab paberi kvaliteet. Mitmeleheliste dokumentide vormistamisel alates teisest lehest kasutatakse valget paberilehte. Plankide veerised ehk kirjavabad ääred on järgmised: 51.1 vasak veeris 30 mm 51.2 ülemine veeris 8 mm 51.3 parem veeris 12 mm 51.4 alumine veeris 9 mm 51.5 dokumendi teisele lehepoolele vormistatud teksti vasak veeris on 12 mm 51.6 dokumendi teisele lehepoolele vormistatud teksti parem veeris 30 mm

52. Dokumendi eelnõu töövariante trükitud plangile ei vormistata.

53. Dokumendiplank trükitakse riigikeeles, s.o eesti keeles, vajaduse korral ka eesti ja ühes või kahes võõrkeeles. Kahes või enamas keeles trükitud plankidel trükitakse esikohale ülespoole või vasakule dokumendi väljaandja (asutuse ja tema struktuuriüksuse nimi või ametiisiku ametinimetus) eesti keeles, seejärel võõrkeeltes, keelte tähestikulises järjekorras.

Näide:

PÖIDE VALLAVALITSUS

PÖIDEN KUNDA

54. Mitmes keeles koostatud plankidel kontaktandmeid tavaliselt ei tõlgita. Soovi korral võib vene keelde tõlkida aadressis sisalduvaid liigsõnu (tänav, väljak, puiestee jne.). Vajadusel võib tõlkida ka panga nimetust.

Näide:

Balti Ühispank

Union Baltic Bank

Dokumendi rekvisiidid

55. Dokumendi rekvisiit, mis tuleneb ladinakeelsest sõnast requisitum nõue, tarvidus, on vastavale dokumendiliigile omane informatiivne vormistus element.

56. Dokumendiliigi rekvisiitide kompleks koosneb dokumendi kohustuslikest rekvisiitidest ja vastavale dokumendiliigile omastest lisarekvisiitidest.

57. Rekvisiitide paigutuse kord peab olema püsiv. Peale plangil olevate rekvisiitide on kõigil dokumentidel kohustuslikud rekvisiidid: 57.1 dokumendiliigi nimetus (üldplangil); 57.2 adressaat (kirjaplangil); 57.3 kuupäev; 57.4 dokumendiregistri indeks ehk number; 57.5 tekst; 57.6 allkiri.

58. Dokumentide vormistamiseks kasutatakse järgmisi rekvisiite. Kirja – ja üldplangi näidisvormingutel (Lisa 1 ja Lisa 2) on rekvisiidi number märgitud ümarsulgude vahel.

58.1 vapi kujutis või asutuse logo (embleem); 58.2 dokumendi väljaandja (asutuse ja tema struktuuriüksuse nimi või ametiisik); 58.3 asutuse registrinumber; 58.4 dokumendiliigi nimetus; 58.5 kuupäev ja kellaaeg; 58.6 dokumendiregistri indeks (number); 58.7 viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja dokumendi registri indeksile; 58.8 väljaandmise koht; 58.9 dokumendi läbivaatamise ja kasutamise korda reguleeriv märge ( "Kiire", "Konfidentsiaalne", "Asutusesiseseks kasutamiseks"); 58.10 adressaat; 58.11 kinnitusmärge; 58.12 pealkiri; 58.13 pöördumine; 58.14 tekst; 58.15 tervitusvormel; 58.16 allkiri; 58.17 märkus lisade kohta; 58.18 lisaadressaadid (jaotuskava); 58.19 kooskõlastusmärge; 58.20 viisa; 58.21 pitser; 58.22 märge dokumentide ettevalmistamise astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta ( "Eelnõu", "Ärakiri", "Väljavõte"); 58.23 ärakirja, koopia, väljavõtte kinnitusmärge; 58.24 koostaja nimi ja telefoninumber; 58.25 digitaaldokumendi vormingu tüüp 58.26 kontaktandmed

59. Plankidele trükitakse rekvisiidid või tähistatakse asukohad järgmiselt:

59.1 kirjaplangile trükitakse rekvisiidid 58.1, 58.2, 58.3, ja 58.26 ning võidakse tähistada rekvisiitide 58.5, 58.6 ja 58.7 asukohad; 59.2 üldplangile trükitakse rekvisiidid 58.1, 58.2, ja 58.3 ning võidakse tähistada rekvisiitide 58.5, 58.6 ja 58.8 asukohad;

59.3 dokumendiliigi plangile trükitakse rekvisiidid 58.1, 58.2, 58.3 ja 58.4 ning vastavale dokumendiliigile omaste rekvisiitide trafarettosad. Rekvisiitide 58.5, 58.6 ja 58.8 asukohad võidakse tähistada.

Rekvisiitide vormistamise nõuded

60. Rekvisiidid eraldatakse üksteisest (2) kuni (4) reavahega, kusjuures signatuuri jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt viis (5) rida.

61. Rekvisiitide vormistamisel kasutatakse põhireavahet (intervall 1). Erandina võib rekvisiiti "Tekst" kirjutada poolteistkordse põhireavahega (intervall 1,5). Teksti erinevaid lõike ei soovitata vormistada erineva reavahega.

62. Valla vapi kujutist võivad asutused kasutada vastavalt valla põhimäärusele

63. Valla vapi kujutis trükitakse kirjapeaväljale keskele asutuse nime kohale.

64. Asutuse nimi peab täielikult vastama õigusaktis, millega asutus on moodustatud, märgitud nimele. Asutuse nimi plangil on nimetavas käändes

Kuupäev ja kellaaeg

65. Kuupäev märgitakse kas numbriliselt või sõnalis-numbriliselt järjestuses: kuupäev, kuu, aasta. Kuupäeva ja kuu number märgitakse alati kahekohalisena, aasta neljakohalisena. Aastaarvu järele punkti ei kasutata. Tekstis kuupäeva märkides võib aastaarvule lisada sõna "aasta", vajalikus käändes või lühendi "a".

66. Õigusaktides, finantsdokumentides ja väliskirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimist. Sõnalis-numbrilise kirjutusviisi korral kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes.

Näide: 25.01.2002 25. jaanuar 2002

67. Dokumendi kuupäevaks on: 67.1 õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev 67.2 protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev 67.3 lepingu allkirjastamise kuupäev 67.4 väljasadetava kirja allkirjastamise kuupäev 67.5 saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäeva 67.6 algatus- ja vastuskirja kuupäeva eristatakse sõnade “Teie” ja “Meie” abil. Kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku või töötajat, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg

68. Kellaaeg lisatakse dokumendile vaid siis, kui see õigusaktis on ette nähtud või dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks. Digitaalselt allkirjastatud dokumentide kuupäevaks ja kellaajaks on digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg

Number ehk indeks

69. Dokumendi number märgitakse järjestuses indeks või kood, toimiku number, dokumendi registreerimise järjekorranumber

Näide: 21.3-2/21 25/21.3-2

70. Vastuskirjadel tuleb näidata algatuskirja kuupäev ja dokumendiregistri indeks, jälgides täpselt selle kirjapilti. Algatus- ja vastuskirja kuupäeva ja indeksit eristatakse sõnade "Teie" ja "Meie" abil.

Näide: Teie 15.08.2001 nr 7-10/239

Adressaat

71. Kirja adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist. Vastuskirjad adresseeritakse kirja saatnud isikule, kui kirjas ei ole märgitud teist adressaati.

72. Kiri adresseeritakse asutusele, ameti või eraisikule. Rekvisiidi koostisosad märgitakse järgmiselt: isik, asutus, asutuse struktuuriüksus, tänav, maja ja korterinumber, asula või sidejaoskond, sihtnumber, linn või maakond, riik. Viimane sihtkoht märgitakse suurtähtedega.

Näide: Hr. Eino Kirs Pöide vallavalitsus Tornimäe sidejaoskond 94501 SAAREMAA

73. Vastusdokumendi adresseerimisel välismaale peab dokumendile märgitav aadress järgima täpselt saaja aadressi koostisosade järjestust ja kirjaviisi.

74. Pöördumises kasutatakse isiku ametinimetust, viisakustiitlit ( hr, pr, prl ), auastmeid või isiku nime, kusjuures pöördumise lõpus kirjavahetusmärke ei kasutata.

Näited: Lugupeetud põllumajandusminister Austatud hr Padar

75. Eesnime kasutatakse pöördumisel juhul, kui see on oluliseks täpsustuseks, kui asutuses on mitu samanimelist isikut.

Näide: Austatud hr Priit Padar

76. Pöördumisel kõrgete valitsusametnike poole ei lisata nende ametikoha nimetusele perekonnanime.

Näide: Austatud härra President

77. Mitmele adressaadile saadetavad kirjad vormistatakse järgmiselt. 77.1 kiri vormistatakse asutuse plangile. Asutusse jääv ärakiri vormistatakse valgele paberile või valmistatakse koopiamasinal enne kirja viseerimist ja allakirjutamiseks esitamist. 77.2 valitsusasutustele ja teistele püsikorrespondentidele saadetavate kirjade adressaadi-väljale võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita, kusjuures adressaatide vahele jäetakse tühi rida. Konkreetsele adressaadile tõmmatakse sel juhul joon alla. 77.3 kui adressaate on rohkem kui neli, siis märgitakse adressaadiväljale üks adressaat ning ülejäänud adressaadid lisaadressaatide reale, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid sõnu "Sama", "Teadmiseks" või "Koopiad" 77.4 igale konkreetsele adressaadile määratud kirja eksemplaril vahetatakse andmeid adressaadiväljal ja lisaadressaatide real. 77.5 adressaatidele, kellele kiri on määratud teadmiseks , saadetakse koopia ühest põhiadressaadile määratud kirjast. 77.6 valitsusasutuste ja teiste püsikorrespondentide hulka mittekuuluvate adressaatide puhul märgitakse adressaadiväljale üks adressaat koos postiaadressiga. Lisaadressaatide reale märgitavad teised adressaadid võib märkida ilma postiaadressita Adressaadiväljal Lisaadressaatide real.

Näide: Adressaadiväljal: Pöide vallavalitsus Tornimäe 94501 SAAREMAA

Lisaadresaatide väljal: Orissaare vallavalitsus Muhu vallavalitsus Laimjala vallavalitsus

77.7 kui mitmele adressaadile lahendamiseks saadetava ühesisulise kirja sisust ei tulene vajadus informeerida adressaati teistest selle kirja adressaatidest, võib kirja vormistada kui ühele adressaadile saadetava kirja; 77.8 vallaasutustele või alluvate ametnike grupile saadetava kirja adressaadiväljale võib märkida üldistatud adressaadi:

Näide: Külavanemad

Selline kiri vormistatakse plangile ühes eksemplaris ja pärast allakirjutamist paljundatakse koopiamasinal vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse kirja koopiad, asutusse jääb originaal;

77.9 paljude erinevate adressaatide puhul koostatakse nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse kirja asutusse jääva ärakirja adressaadiväljale märkus "Vastavalt nimekirjale".

Tekst

78. Dokumendi tekst peab olema lühike, täpne ja keeleliselt korrektne ega tohi võimaldada erinevaid tõlgendusi. Kirja tekst esitatakse ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus.

79. Teksti võib liigendada, jagades selle osadeks (peatükkideks), allosadeks, punktideks ja alapunktideks. Jaotused nummerdatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktidega, kusjuures viimase numbri järel punkti ei kasutata.

Näide: 1 30 2.2 2.2.1

80. Dokumendi tekstis esinevates loeteludes pannakse järgarvu järele punkt.

81. Teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, s. o teksti iseseisvad mõttelised osad ehk lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse reavahega. Taandrida ei kasutata.

82. Kogu dokumenti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid.

Näide: 1 Peatükk (osa) 1.1 Jagu (alaosa) 1.2......................... 1.2.1 Punkt 1.2.2 ..................... 1.2.2.1 Alapunkt

83. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkade (üle 10 lehekülje) dokumentidele on soovitav koostada sisukord.

84. Õigusaktide ja nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada läbiva numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega. Osad pealkirjastatakse.

Näide: I Osa 1 Punkt 2.......... 1) Alapunkt 2) ...............

Lõppsõna

85. Lõppsõna ehk lugupidamiseavalduse lõpus kirjavahemärki ei kasutata.

Näide Lugupidamisega Austusega

Allkiri

86. Dokumendi projekt saab dokumendiks peale allakirjutamist seaduses või teistes vastavates õigusaktides fikseeritud isikute või neid kirjaliku dokumendi (põhimäärus, volitus, käskkiri) alusel asendava isiku poolt. Kui õigusaktid ei reguleeri teisiti, kirjutab valla ja vallavalitsuse nimel alla vallavanem, volikogu nimel volikogu esimees, tõenditele vallasekretär, teatistele ja kutsetele vastava valdkonna eest vastutav ametnik

87. Rekvisiit "Allkiri" koosneb dokumendi alla kirjutanud isiku allkirjast ehk signatuurist, selle dešifreeringust ja ametinimetusest, kusjuures allkirja jaoks tuleb jätta vähemalt viis (5) rida.

Näide: (signatuur) Eino Kirs Vallavanem

88. Kui dokumendi projektis ettenähtud isik ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb teine selleks volitatud ametiisik, vormistatakse dokument ümber. Kui viimane ei ole võimalik, tehakse allkirja dešifreeringus ja ametinimetuses vastav parandus.

89. Mitut allkirja vajavate dokumentide allkirjad vormistatakse järgmiselt. Kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist rekvisiiti "Allkiri" ühe rea võrra allapoole.

90. Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametiisikud, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele.

91. Õigusaktiga kinnitavale dokumendile kirjutab alla selle kinnitamiseks esitatud ametnik või dokumendi sisu eest vastutav ametnik (koostaja), tulenevalt dokumendi liigist. Õigusaktiga kinnitatavatel dokumentidel peavad olema dokumendile vajalikud rekvisiidid: pealkiri, allkiri, vajadusel koostamise kuupäev, kooskõlastusmärked, viisad.

92. Ainult must-valgetele plankidele vormistatud dokumentidele ei ole soovitatav alla kirjutada musta värvi tindi või pastapliiatsiga.

Märkus lisade kohta

93. Ametikirjatekstis nimetatud lisade puhul märgitakse lisade reale nende lehekülgede ja eksemplaride arv.

Näide: Lisa: 3 lehel 2 eks

94. Kui tekstis lisasid nimetatud ei ole, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv.

Näide: Lisa: Pöide valla asjaajamise korra eelnõu 37 lehel 1 eks

95. Kui kirjale lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge selle lisa olemasolu kohta alljärgnevalt:

Näide: Lisa: Pöide vallavalitsuse asjaajamise korra eelnõu 37 lehel 1 eks. ja lisad selle juurde 10 lehel 1 eks

96. Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis.

97. Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub (välja arvatud kirjale lisatavad dokumendid). Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada (Lisa 1, Lisa 2 jne). Lehtede numeratsioon on igal lisal eraldi.

Märkus lisaadressaatide või koopia saajate kohta

98. Kui dokument saadetakse mitmele adressaadile või on tema sisuga vaja tutvustada ka teisi ametiisikuid või asutusi, tehakse antud dokumendile vastav märge.

Näide: Koopiad: raamatupidamine, maa-ameti juhataja

99. Dokumendi jaotuskava märgitakse dokumendi originaalile või eraldi lehele.

Kooskõlastusmärge

100. Kui dokumendi jõustumiseks on õigusaktiga ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine asutuse või ametiisikuga, vormistatakse kooskõlastusmärge analoogiliselt rekvisiidiga “kinnitusmärge”, kasutades sõnu “KOOSKÕLASTAN” või “KOOSKÕLASTATUD”. Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele.

Näide: KOOSKÕLASTAN Allkiri ... Lea Pool Saare Maavalitsuse sotsiaalosakonna juhtaja 25.11.2001.a

101 Kui dokument kooskõlastatakse kollegiaalse arutelu tulemusena, vormistatakse see järgmiselt:

Näide: KOOSKÕLASTATUD Pöide Vallavalitsuse sotsiaalkomisjoni 26. novembri 2001. a. otsusega nr. 2

102. Asutusesiseseks dokumendi kooskõlastamise vormiks on selle projekti viseerimine. Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale ametnikule ning seejärel astmelt kõrgemale ametnikule. Dokument kooskõlastatakse koostaja poolt antud tähtajaks. Kui dokumenti ei kooskõlastata, tuleb esitada kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest keeldumine.

Dokumendi koostaja

103. Väljasaadetavatele dokumentidele märgitakse reeglina koostaja ees- ja perekonnanimi ning telefoninumber.

Näide: Maire Käärid 21 172

104. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allakirjutaja, märgitakse ainult telefoninumber.

Viisa

105. Viisa koosneb viseerija signatuurist, selle desifreeringust (kui allkiri ei ole loetav) ja kuupäevast. Vajadusekorral märgitakse ka viseerija ametinimetus.

Näide: (signatuur) Eino Kirs Vallavanem kuupäev

106. Asutusesisesed dokumendid viseeritakse esimesel ning väljasaadetavad dokumendid asutusse jääval eksemplaril.

107. Erandina viseeritakse kõrgemalseisvatele asutustele esitatavad õigusaktide eelnõud esimesel (väljasaadetaval) eksemplaril.

108. Viisad paigutatakse dokumendi viimasele leheküljele, allkirjast allapoole. Koostaja viisa paigutatakse vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele. On lubatud paigutada viisad dokumendi viimasele lehe pöördele

Kinnitusmärge

109. Dokumendi võib kinnitada konkreetne ametiisik allkirjaga või õigusaktiga. Kinnitusmärge koosneb kas sõnast kinnitan, rekvisiidist "Allkiri" ja kuupäevast või sõnast "Kinnitatud", kinnitava dokumendi autorist, väljaandja ametikohast, kuupäevast, dokumendiliigi nimetusest ning numbrist.

110. Sõnad "Kinnitan" või "Kinnitatud" märgitakse suurtähtedega ning kirjavahemärkidega.

Näide: KINNITAN (signatuur) Eino Kirs

Pöide vallavanem 27.08.2001

või

KINNITATUD Vallavanema käskkirjaga 27.08.2001 nr. 15

111. Õigusaktiga kinnitatav dokument (põhimäärus, ametijuhend, sisekorraeeskiri) vormistatakse valgele paberile. Dokumendi esimese lehe parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge.

112. Kui õigusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Seljuhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi kohaselt.

Näide: KINNITATUD

Pöide vallavalitsuse

27.augusti 2001

määrusega nr 3

Lisa 2

113. Dokument mida ei kinnitata õigusaktiga (näiteks dokumentide hävitamise akt, asjaajamise üleandmise-vastuvõtmiseakt jne ) vormistatakse üldplangile ja tehakse kinnitusmärge järgmiselt:

Näide: KINNITAN

allkiri

Eino Kirs

Vallavanem

08.2001

"Väljavõte", "Ärakiri"

114. Kui dokumendi tekstist sisaldavat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõte vormistatakse asutuse plangile. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna "VÄLJAVÕTE"

115. Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki, väljaandmise aega ja kohta (Lisa 3)

116. Väljavõtete õigsust tõestatakse allkirja ja pitseriga. Dokumendiärakirjad (koopiad), mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb tõestada kinnitusmärke ja pitseriga.

117. Ärakirja (koopia) esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna ÄRAKIRI" ("KOOPIA") ning tehakse viimasele lehele vastav kinnitusmärge. Vallavalitsuses tehtud dokumentide koopiate õigsust tõestab vallasekretär või tema asendaja (Lisa 4).

Näide: KOOPIA (ÄRAKIRI) ÕIGE Allkiri (pitser)

117.1 Originaal - dokumendi esimene, lõplikult vormistatud ja allakirjutatud eksemplar

117.2 Koopia - originaali kopeerimise teel saadud täpne dokumendi kordus, mis

vastab originaalile nii sisuliselt kui ka vormilt;

117.3 Ärakiri - originaali sisuline kordus;

117.4 Väljavõte - originaali osaline taasesitus.

Resolutsioon

118. Resolutsioon koosneb selle töötaja eesnimetähest ja perekonnanimest, kellele dokument suunatakse, märkest ettekirjutatava tegevusest ning täitmise korra ja tähtaja kohta, resolutsiooni koostaja signatuurist ja allakirjutamise kuupäevast.

119. Resolutsioon märgitakse dokumendile või vajadusel eraldi resolutsioonilehele.

Pitsatid (paberkandjal dokumendil)

120. Pitsat on dokumendi autentsuse tõestamise vahend. Pitser on pitsati jäljend dokumendil. Pitser pannakse dokumendile nii, et see riivaks alla kirjutanud isiku allkirja ja ametinimetuse viimaseid tähti. Pitsatit kasutatakse allkirja kinnitamiseks.

121. Allkiri kinnitatakse pitseriga,

121.1 kui tõestatakse füüsiliste ja juriidiliste isikute õigusi;

121.2 tuvastatakse tehingute aluseks olevaid fakte, mis on seotud raha ja materiaalsete väärtustega;

121.3 kinnitatakse põhimäärusi jt. töökorraldust reguleerivaid dokumente (vajadusel).

122. Vallas on riigivapi kujutisega valla pitsat, valla vapiga pitsat ja kantselei pitsat. Vapipitsatid asuvad kantseleis. Nende hoidmise ja kasutamise eest vastutab vallasekretär.

123. Riigivapi kujutisega valla pitsatit kasutatakse:

123.1 tegutsemis-, kauplemislubadel, alkoholi käitlemise tegevuslubadel

123.2 notariaaltoimingute tegemisel

123.3 dokumentidel, mis kinnitavad füüsiliste või juriidiliste isikute õigust;

123.4 rahvastikuregistri seadusest tulenevatel dokumentidel

123.5 sünni- ja surmaaktidel, sünnitõenditel, sünni- ja surmatunnistustel;

123.6 teistel riigi funktsioonide täitmisega seotud dokumentidel.

124 Valla vapiga pitsatit kasutatakse:

124.1 vallavolikogu, - valitsuse või -vanema poolt antud volikirjadel;

124.2 valla töötajate töötõenditel;

124.3 ostu-, müügi-, rendi ja teistel lepingutel;

124.4 dokumentidel, mis on aluseks valla raha ja teiste materiaalsete väärtuste kasutamisel ja kulutamisel;

124.5 töölepingutel ja tööraamatus;

124.6 sõprus- või koostöö kokkulepped ja lepingud;

124.7 au- ja tänukirjad;

124.8 muudel kohaliku omavalitsust esindavatel dokumentidel.

125. Valla kantselei pitsatit kasutatakse dokumentide ja kirjade koopiate või väljavõtete kinnitamiseks, pitser peab riivama sõna “Õige” viimaseid tähti.

126. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsat hävitatakse hävitamisakti alusel

127. Uue pitsati tellimist korraldab vallasekretär

Digitaaldokumendi vormingu tüüp

128. Digitaaldokumendi vormingu võib märkida faililaiendi kujul (nt .doc, .html, .jpg, .tif vms.)

Kontaktandmed

129. Kontaktandmeteks on autori aadress, asutuse registrikood, telefoni-, telefaksi, e-posti aadress ning arveldusarve number ja panga nimetus.

129.1 telefoni- ja telefaksinumbrid grupeeritakse ettepoole numbripaarideks. Mitmes keeles koostatud plankidel märgitakse numbri ette sulgudesse kaugvalimiskood.

Näide:( 045) 21 172

129.2 Pöide vallavalitsuse registrikood Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste riiklikus registris on 75020440

Dokumendi vormistamine arvutil

130. Dokumendid vormistatakse arvutil püstkirjas sriftiga Times New Roman või Arial tähesuurusega 12 kuni 14 ja reavahega 1.

131. Ühe ja sama dokumendi rekvisiitide vormistamiseks ei ole soovitav kasutada mitut erinevat srifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid suurusi. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatult, paksus või kaldkirjas.

132. Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest ühe- või kahekordse teksti kasutatud reavahega.

133. Parema veerise joondamise tõttu ei tohi dokumendi tekstis tekkida põhjendamatuid sõrendusi ja lünki.

134. Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest ülal lehe keskel, märkides jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu.

Näide: 4(20).

IV ASUTUSE DOKUMENDILIIGID

AMETIKIRI

135. Ametikiri on sagedamini koostatavaid dokumente. Kirja saatjaks võib olla asutus, selle struktuuriüksus või ametiisik (Lisa 5).

136. Ametikiri koostatakse kahes eksemplaris, originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis paberilehele. Isiklikes asjus asutuse planki ei kasutata.

137. Ametikirja koostamisel ja vormistamisel tuleb silmas pidada, et kiri on ühtlasi asutuse visiitkaardiks. Soodsa maine loomiseks on oluline dokumentide väljanägemine. Et kiri saavutaks soovitud eesmärgi, peab sisu ja vorm olema kooskõlas.

138. Kogu ametialane kirjavahetus on otstarbega. Iga kiri läheb täitmiseks või teadmiseks s.t., et kirja eesmärgiks on mõjutada adressaati kirja saatjale vajalikul viisil tegutsema. Ebaõnnestunud kirja tõttu võib leping sõlmimata või koostöö olemata jääda. Selle vältimiseks tuleb teksti koostamisel jälgida:

138.1 lühidust ja lihtsust;

138.2 täpsust ja selgust - teave peab olema üheselt mõistetav ja usaldusväärne;

138.3 õiget sõnastust nii keeleliselt kui juriidiliselt;

138.4 sõnumi positiivsete aspektide ja negatiivsete külgede tähtsuse vähendamist

138.5 loogilisust - võimalusel võiks tekst sisaldada üht küsimust korraga, siis on kirja hõlpsam registreerida ja täitmisele suunata. Kui kirja tekstis viidatakse mingile teisele dokumendile, tuleb näidata selle autor, liik, kuupäev, number ja pealkiri.

139. Tekst ehitatakse üles kolmele loogilisele osale:

139.1 sissejuhatus, kus antakse kirja koostamise põhjus, eesmärk või alus. Siin viidatakse ka samas küsimuses varem peetud kirjavahetusele;

139.2 probleemi esitus, tõestus, kus esitatakse fakte, kaalutlusi, selgitusi;

139.3 lõppkokkuvõte, järeldus, palve või ettepanek küsimuse lahendamiseks.

140. Ametikiri liigitatakse sisu järgi: algatuskirjad, vastuskirjad ja kaaskirjad:

140.1 algatuskiri - on kiri, mille püstitatud probleem või antud teade edastatakse vastavate kirjavahetajate vahel esmakordselt. Algatuskirja võib omakorda liigitada taotlus-, järelpärimis-, tellimiskirjaks, kaebuseks, avalduseks, teateks jne.

140.2 vastuskiri - koostatakse vastuseks algatus dokumendile või suuliselt edastatud probleemile, teatele vms. Siin antakse vastused küsimustele nende esitamise järjekorras. Eitavat vastust motiveeritakse, et ei tekiks täiendavat kirjavahetust. Kui algatuskirja on võimalik mitmeti mõista, alustatakse vastuskirja algatus dokumendi refereerimist nii, nagu sellest aru saadi ja sellele järgneb vastus. vastuskirja iseloomulikuks rekvisiidiks on viide algatusdokumendi kuupäevale ja indeksile.

140.3 kaaskiri - on kirjalik teadeanne adressaadile dokumendi saatmisest, millel puudub adresseeriv osa. See kujutab endast reeglina saadetavate dokumentide loetelu. Üksiku dokumendi saatmisel, mis ei vaja selgitamist, pole kaaskirja koostamine otstarbekas. Mõnikord võib kaaskiri sisaldada ka palvet või korraldust, mis on seotud saadetavate dokumentidega. Kaaskirja iseloomulikuks rekvisiidiks on märkus lisa kohta.

141. Ametikirja allakirjutamine ja registreerimise kord:

141.1 kui kiri saadetakse vallavalitsuse nimel, kirjutab sellele alla vallavanem ja kirja registreerib vastavalt sisule vallasekretär.

141.2 kui kirja saatjaks on ametiisik, kirjutab sellele alla kas vallavanem või kirja koostaja ise, kui tema kompetentsuspiirid seda lubavad. Ametiisiku isiklikke tööalaseid kontakte puudutavat kirjavahetust välismaaga reeglina ei registreerita.

VOLIKIRI

142. Volikiri on volitaja poolt esindajale antud kirjalik dokument, mis väljendab esindaja õigusi midagi teha.

143. Dokumendi liiginimetus VOLIKIRI, vormistatakse suurtähtedega, kirjaplangi pealkirja väljal. Alla kirjutab vallavanem või tema asendaja. Allkiri kinnitatakse pitseriga.

144. Volikirja tekstis märgitakse kohustuslikult: volitatud töötaja ees-ja perekonnanimi (suurtähed, nimetavas käändes), isikukood ning ametikoht; volituse sisu (milleks isikut volitatakse: esindama, kaupa vastu võtma, dokumente üle andma jms); kehtivusaeg.

145. Volikirja kehtivuse tähtaeg kirjutatakse sõnades. Kui volikirjas pole tähtaega märgitud, kehtib ta ühe aasta jooksul arvates selle registreerimise kuupäevast. Volitus kehtib alates selle allakirjutamisest, kui esindatav ei ole määranud teisiti.

146. Volituse lõppemise alused:

146.1 volitatav on sooritanud tehingu või lahendanud probleemi, milleks volitus oli antud;

146.2 volituse tähtaeg on möödunud;

146.3 volitaja loobub volitusest.

146.4 volitaja tühistab volituse

147. Peale allkirjutamist volikiri registreeritakse elektroonilises dokumendiregistris.

GARANTIIKIRI

148. Garantiikiri on sisult lubadust sisaldav kiri. Garantiikiri vormistatakse analoogiliselt volikirjaga. Garantiikirjale kirjutab alla vallavanem (abivallavanem või vallasekretär) ja pearaamatupidaja

149. Garantiikiri tõestatakse pitseriga, mis pannakse esimese allkirja viimastele tähtedele. Peale allkirjutamist garantiikiri registreeritakse elektroonilises dokumendiregistris.

JÄRELEPÄRIMINE

150. Järelepärimine esitatakse konkreetsele ametiisikule, vormistatult lugupidavas vormis. Järelepärimine peab olema esitatud: selgelt, sisutihendalt, viisakalt.

151. Konkreetse info saamiseks on kirja sisu järgmine:

151.1 oma organisatsiooni lühike tutvustus;

151.2 selgitatakse järelepärimise saatmise eesmärki;

151.3 selgitatakse, millest konkreetselt ollakse huvitatud ja kust pärineb info firma kohta;

151.4 viidatakse võimalikele soovitajatele;

151.5 kirja lõpetamisel võib paluda teatud tingimusi või garantiisid, märkida, et ollakse

huvitatud edasisest koostööst. Vastus järelepärimisele tuleb saata kohe ja viisakalt.

VÕLANÕUE

152. Võlanõude alaliigid on:

152.1 teade - informeeritakse maksmata summast;

152.2 meeldetuletuskiri - saadetakse, kui raha ettenähtud aja jooksul ei laeku;

152.3 järelepärimiskiri - saadetakse kliendile, kes on alati oma arved tasunud (vältida tuleb süüdistusi);

152.4 ultimaatum - eesmärgiks saada kätte tähtaega ületanud summa viivitamatult.

153. Võlanõude koostamisel tuleb säilitada hea toon, sest eesmärgiks peab olema klienti veenda maksma. Tuleb säilitada heatahtlikus, probleem lahendatakse võimalikult rahulikult.

154. Võlanõue saadetakse vaheaegadega umbes 5 päeva või nädal, vastavalt probleemi tõsidusele.

PRETENSIOON

155. Pretensioon kirjutatakse taktitundega ja viisakas vormis. Kasutada tuleb kontrollitud infot,

esitada tuleb fakte, kuupäevi, nimesid ja sündmusi ning teha konkreetne ettepanek olukorra heastamiseks. Kirjale lisatakse koopiad dokumendist, mis kinnitavad kaebust.

156. Pretensiooni saamisel tuleb vabandada ebameeldivuste põhjustamise korral.

157. Vastus pretensioonile peab koosnema järgmistest elementidest:

157.1 esimeses lauses tuleb vabandada tekitatud ebameeldivuse pärast;

157.2 esitada motiivid, faktid, mis ebameeldivusi põhjustasid;

157.3 teha ettepanek tekitatud kahju heastamiseks (tähtaeg ja kord);

157.4 tänada pretensiooni eest, kui tagasiside eest, kuna see võimaldab edaspidi samu vigu vältida.

TÄNUKIRI

158. Tänukiri vormistatakse esindusplangile. Tänukiri on viisakusavaldus, mis väljendab austust ja üldjuhul kinnitab soovi jätkata kontakte. Tänukiri saadetakse 48 tunni jooksul, maksuim nädala jooksul. Asutuse nimel saadetud tänukiri trükitakse.

159. Tänukirja vorming:

159.1 adressaadis postiaadress puudub;

159.2 kuupäev (koos koostamise kohaga);

159.3 pealkiri puudub;

159.4 pöördumine on pikem ja sõbralikum;

159.5 registreerimise number puudub - tänukirja ei registreerita;

159.6 tekst;

159.7 allkiri

160. Asutus saadab tänukirja vastuvõtu puhul, delegatsiooni nimel reisilt naastes ning siis, kui äripartner lahkub oma ametikohalt, saadetakse tänukiri tänades meeldiva koostöö eest.

161. Lisaks antakse tänukirju asutuse töötajatele ja valla hallatava asutuste juhtidele ja töötajatele teenete eest, seoses juubeliga või pensionile minemisega.

162. Tänukirjaga kaasneb ka valla väikese vapimärgi andmine. Vapimärk antakse ühel korral.

KÄSKKIRI

163. Käskkiri on haldusakt, mida annab vallavanem vallavalitsuse ja tema ametiasutuste sisemise töö korraldamiseks (Lisa 6). Vallavanema käskkirjad vormistab sekretär-asjaajaja

164. Käskkiri antakse välja initsiatiivkorras või kõrgemalseisvate organite dokumentide täitmiseks, millele ka käskkirjas viidatakse. Käskkiri võib olla ühekordne või pikaajaline, s.t kehtida kuni muutmiseni.

165. Käskkiri vormistatakse ühes eksemplaris ning antakse allakirjutamiseks vallavanemale. Peale allakirjutamist registreeritakse käskkiri kantseleis ning paljundatakse ja saadetakse asjaosalistele.

166. Käskkirja pealkiri ehk sisuviide avab lühidalt käskkirja sisu. Pealkirja põhisõna märgitakse nimetavas käändes ja pealkirja lõpus kirjavahemärki ei kasutata.

167. Käskkirja tekst koosneb konstateerivast ja korraldavast osast:

167.1 konstateerivas osas esitatakse käskkirja väljaandmise põhjus või alus. Kui ettekirjutatavad toimingud ei vaja selgitust, jäetakse konstateeriv osa ära.

167.2 korraldav osa algab sõnaga "käsin", mis on kirjutatud väiketähtedega sõrendatult eraldi real. Kui korraldusi ja eeskirju on mitu, antakse need punktide kaupa või tabelina ja sõnale "käsin" järgneb koolon. Kui konstateeriv osa puudub, algab "käsin" suurtähtedega.

168. Kui samas küsimuses on varem käskkiri välja antud, tuleb tunnistada see kehtetuks või uus käskkiri täiendavaks. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada sama ametiisik (või kõrgemalseisva ametiisiku s o vallavanema) uue käskkirjaga. Selline märge tehakse uue käskkirja viimases punktis kus näidatakse:

168.1 kelle käskkiri

168.2 millisest kuupäevast ja millise registrinumbriga

168.3 millise pealkirjaga on kehtetuks tunnistatud

169. Käskkirja lisasid eraldi ei loetleta, neile viidatakse tekstis. Iga lisa esimese lehe paremas ülanurgas peab olema märge käskkirja kuupäeva ja numbri kohta, mille juurde ta kuulub.

170. Käskkirjale tuleb lisada jaotuskava, kellele käskkiri anda.

171. Käskkiri antakse välja ainuisikuliselt, s.t sellele kirjutab alla ainult vallavanem.

172. Sisu järgi jagunevad Pöide vallavalitsuse käskkirjad:

172.1 töökorralduse kohta;

172.2 puhkuste ja lähetuste kohta;

172.3 kaadrialase töö kohta.

KORRALDUS

173. Korraldus on õigustloov üksikakt, millega midagi korraldatakse, keelatakse, kohustatakse või õigustatakse (Lisa 7). Korraldus ei tohi olla vastuolus õiguse üldaktidega, s o seaduste ja määrustega.

174. Korraldusega konkretiseeritakse ja määratakse põhiliselt kindlaks isikute avaliku õigusel rajanevad õigused ja kohustused, reguleeritakse subjektide vahelisi konkreetseid suhteid, sätestatakse käitumisvariandid üksikjuhuks või ajaliselt piiratud tähtajaks.

175. Korraldus antakse reeglina initsiatiivkorras haldusfunktsioonide teostamiseks. Korralduse aluseks võib olla ka kõrgemalseisva organi dokument.

176. Korraldusi annab vallavalitsus ning sellele kirjutavad alla vallavanem ja vallasekretär.

177. Korraldus vormistatakse vallavalitsuse üldplangile.

178. Korraldused jõustuvad neis märgitud ajal ning tuleb saata täitjatele ja teistele asjaosalistele.

MÄÄRUS

179. Määrus on seadusandlik õigusloomeakt (sisaldab üldnorme) ning formaalse määratluse järgi kuulub halduse üldaktide kategooriasse. Määrusega sätestatakse ühiskondlike suhete

subjektide käitumist üldiselt, määramata nende suhete osalisi nimeliselt ja piiramata akti toimet üksikjuhuga (Lisa 8).

180. Määrusi annavad üldaktidena vallavalitsus ja volikogu. Volikogu määrusele kirjutab alla volikogu esimees, vallavalitsuse määrusele vallavanem ja vallasekretär.

181. Määrus vormistatakse üldplangile.

182. Määrused ja korraldused peavad olema valla põhimääruses kehtestatud korras avalikustatud enne nende jõustumist ja kättesaadavad kõigile isikutele. Nendes dokumentides ei avalikustata andmeid, mille väljastamine on seadusega keelatud või mõeldud üksnes valla ametialaseks kasutamiseks.

183. Määrused ja korraldused vormistatakse eesti keeles.

184. Määrused jõustuvad kolmandal päeval pärast nende avalikustamist, kui õigusaktis eneses ei ole sätestatud hilisemat jõustumise tähtaega. Üldist tähtsust omavad volikogu määrused saadetekase Riigikantseleile avaldamiseks kinnitatud ärakirjana nii paberkandjal kui elektroonilisel kujul Riigikantselei poolt antud tehniliste juhiste kohaselt nädala jooksul pärast aktile allkirjutamist.

OTSUS

185. Otsus on õigustloov üksikakt, millega lahendatakse õigusemõistmise küsimusi (Lisa 9).

186. Otsus ei sisalda üldnorme, ta on adresseeritud kas individualiseeritud subjektile või konkreetse üksikjuhtumi lahendamisele.

187. Otsuseid annab volikogu ja sellele kirjutab alla volikogu esimees. Otsus vormistatakse volikogu üldplangile.

188. Volikogu otsused jõustuvad neis sätestatud tähtajast ning need tuleb saata täitjatele ja asjaosalistele.

PROTOKOLL

189. Protokoll on dokument, mis koostatakse istungi, nõupidamise või koosoleku käigu ja vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks (Lisa 10).

190. Protokoll vormistatakse üldplangile määratud või volitatud protokollija poolt vastavalt lisatud näidisele õigusaktides sätestatud aja jooksul ühes eksemplaris.

191. Kuupäeva (nõupidamise toimumise kuupäev) ja registreerimisenumbri võib trükkida.

192. Osavõtjate nimed (ees-ja perekonnanimi) vormistatakse tähestikulises järjekorras. Üle 15 osavõtja puhul, tuleb näidata üldarv ning sulgudes märkida (registreerimisleht lisatud).

193. Viimasena loetletakse kutsutud. Kutsutute puhul näidatakse ametinimetused.

194. Kui päevakord nõuab kinnitamist, protokollitakse kõigepealt - läbirääkimised päevakorra asjus ja hääletustulemused. Järgneb (kinnitatud) päevakord.

195. Päevakorrapunktid vormistatakse nimetavas käändes. Koosoleku käik protokollitakse päevakorrapunktide kaupa.

Näide:

KUULATI (suurtähed, topelttrükk)

Küsimused-

Vastused küsimustele

Sõnavõtud

OTSUSTATI (suurtähed, topelttrükk).

196. Igal päevakorrapunktil on oma otsus. Kui otsuses on iseloomult erinevaid küsimusi, jaotatakse otsus punktideks, mis nummerdatakse araabia numbritega nii, et päevakorrapunkti number kajastuks otsuse numbris. Allkirjastatud peavad olema ka protokollile lisatud materjalid.

197. Protokolli vormingusse kuuluvad peale üldplangil olevate rekvisiitide järgmised rekvisiidid:

197.1 dokumendi liiginimetus - istungi protokoll;

197.2 kuupäev ja number;

197.3 toimumise aeg ja koht;

197.4 osavõtjate nimed;

197.5 arutusele tulevad küsimused - päevakord;

197.6 vastuvõetud otsused;

197.7 eriarvamused.

198. Volikogu istungi protokollile kirjutab alla volikogu esimees, vallavalitsuse istungi protokollile juhataja ja protokollija.

199. Protokoll(id) registreeritakse elektroonilises dokumendiregistris.

ÕIGUSAKTI EELNÕU

200. Õigusakti eesmärk on reguleerida ühiskondlike suhete subjektide käitumist. See omakorda eeldab, et aktid reaalselt toimivad, s.t et neid akte ka faktiliselt rakendatakse.

Õigusakt toimib üldiselt kuni kindlaksmääratud tähtajani või kuni tema ametliku muutmise või tühistamiseni.

201. Kehtivad on õiguspärased aktid, s.t aktid, mis vastavad õiguskorra nõuetele.

202. Õigusakt loetakse õiguspäraseks, kui on kinni peetud põhilisest pädevuse, protseduuri ja vormi nõuetest.

203. Õigusakte annavad välja organid või ametnikud, kes on selleks volitatud ning üksnes neile antud pädevuse piires. Õigusaktid on ülesehitatud hierarhilisele süsteemile, kus madalama õigusjõuga aktid peavad olema kooskõlas kõrgema õigusjõuga aktidega.

204. Haldusaktid ei tohi olla vastuolus põhiseaduses ja seadustega, nad peavad vastama viimaste eesmärkidele ja mõttele.

205. Õigusakti (määrus, korraldus, otsus) eelnõule esitatavad nõuded jagunevad sisu-ja vorminõueteks.

206. Normitehniliste sisunõuete järgimine tagab õigusakti regulatiivse toime ja rakendatavuse, sätestatava ala ammendava käsitlemise ning lünkade ja vastuolude puudumise eri õigusaktide vahel. Normitehnilised sisunõuded on:

206.1 enne eelnõu koostamist selleks lähteülesande seadmine;

206.2 tutvumine reguleerivat ala käsitleva normistikuga;

206.3 uute normide sõnastamisel nende seostamine varem kehtestatud normidega või varasemate normide sätestamine.

207. Normitehnilised vorminõuded on:

207.1 rekvisiidid;

207.2 sõnastus, sealhulgas terminoloogia;

207.3 regulatiivsuse aste;

207.4 struktuur;

207.5 teksti vastavus seadustele ja põhiseadusele;

207.6 tekstis kasutatavad viited ja delegeerimisnormid.

208. Eelnõu koostamist alustatakse saadud lähteülesande, eelnevalt korraldatud erialase ja juriidilise konsultatsiooni tulemuste ning vastavat probleemi otsustatakse seni kehtinud õigusnormi muutmise, täiendamise või kehtetuks tunnistamise vajadus.

209. Eelnõu põhjendamiseks ja selgitamiseks koostatakse seletuskiri. Seletuskirjas põhjendatakse akti vastuvõtmise vajalikkust ning miks on valitud just eelnõus kajastuvad lahendused, avatakse eelnõu eesmärgid, kommenteeritakse olulisemat sätete tähendust.

210. Kui vastuvõetava õigusakti rakendamine on seotud rahaliste või muude kulutustega, näidatakse seletuskirjas ära kulutuste eeldav suurus ja nende katmise allikas, samuti võimalikud

tulud ning lisatakse finantsmajanduslik arvutus.

211. Õigusakti eelnõu ja seletuskiri vormistatakse valgele paberile. Õigusakti eelnõu vormistamisel järgitakse üldplangi rekvisiite.

212. Kõik eelnõud pealkirjastatakse. Kuupäeva kohta ei täideta. Paremasse ülanurka kirjutatakse suurtähtedega "EELNÕU". Märgitakse eelnõu algataja, eelnõu esitaja allkiri ja esitamise kuupäev.

LEPING

213. Leping on kahe- või mitmepoolne õigustoiming, mis on suunatud tsiviilõiguste ja -kohustuste tekkimisele, muutmisele või lõpetamisele.

214. Lepingu teksti projekti valmistab ette vastavalt tööjaotusele struktuuriüksus või vastav ametnik. Kui lepingu teksti on ette valmistanud teine pool esitab vastava ala spetsialist vallavanemale oma seisukoha lepingu otstarbekuse kohta.

215. Enne allakirjutamist peab lepingu projekti tekst olema viseeritud vallasekretäri või juristi poolt, kes kontrollib lepingu seaduslikkust.

216. Valla nimel kirjutab lepingutele alla vallavanem või tema poolt volitatud isik.

217. Lepingu võib sõlmida suuliselt või kirjalikus vormis. Kirjalik leping on lihtkirjalik leping või notariaalselt tõestatud leping. Lihtkirjalik vorm tähendab kirjalikus vormis sõlmitud lepingut, millele on alla kirjutanud lepingu sõlminud isikud.

218. Valla nimel sõlmitud leping registreeritakse lepingute registris ja hoitakse vallakantseleis vastavas toimikus.

219. Lepingu algeksemplari antakse kantseleist välja üksnes kohtu või õiguskantsleri taotlusel. Lepingust võib teha koopia vallavanema või vallasekretäri loal.

220. Valla poolt ettevalmistatud lepingu number koosneb toimiku indeksist ja lepingu registri-numbrist. Lepingu teise poole poolt ettevalmistatud leping registreeritakse, kuid lepingule vallavalitsuse registrinumbrit ei kirjutata.

221. Lepingu täitmise eest vastutava ametniku nimi kantakse registrisse vallavanema resolutsiooni alusel.

AKT

222. Akt on dokument, mille koostab komisjon või volitatud isik(ud) mingi fakti, seisukorra või toimingu fikseerimiseks (Lisa 11).

223. Akt vormistatakse üldplangile. Akti eksemplaride arv sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust. Kinnitusmärge asub kuupäeva ja registreerimisnumbri väljal. Kinnitamise kuupäeva märgib kinnitaja. Aktis fikseeritu omandab juriidilise jõu kinnitamise hetkest. Kuupäev on akti koostamise kuupäev.

224. Pealkiri peab näitama mille kohta on akt koostatud. Aktile kirjutavad alla komisjoni esimees ja kõik liikmed kõikidele akti eksemplaridele, seejärel akt kinnitatakse.

225. Akt(id) registreeritakse elektroonilises dokumendiregistris.

ARHIIVITEATIS

226. Isiku õiguste tõendamiseks vajalike arhivaalide olemasolu ja nendes sisalduva teabe vahendamiseks väljastatakse arhiiviteatisi ning arhivaalide ärakirju ja väljavõtteid arhivaalidest

227. Arhiiviteatist, ärakirja või väljavõtet tuleb taotleda kirjalikult. Avalduses tuleb esitada vähemalt järgmised andmed: päringu esitaja ees- ja perekonnanimi ja kontaktandmed taotletav arhivaal või faktilised asjaolud, mille kohta isik teavet taotleb

Arhiiviteatise vormistamine

228. Arhiiviteatis vormistatakse asutuse kirjaplangile ning tõestatakse pitseri ning vallavanema või vallasekretäri allkirjaga.

229. Arhiiviteatise kohustuslikud koostisosad on:

isiku või asutuse taotluse kokkuvõtlik taasesitus;

arhiiviteatises kasutatud arhivaali või arhivaalide lühikirjeldus, milles näidatakse vähemalt dokumendi liik ja tema loomise või saamise kuupäev;

jutustav tekst, mis kajastab taotluse objekti;

229.4 arhivaali või arhivaalide leidandmed.

230. Arhiiviteatise objekti või seda käsitlevate arhivaalide mõistmiseks vajalikud andmed, mida ei ole võimalik tuua arhiiviteatises, esitatakse arhiiviteatise kaaskirjas.

Ärakirja ja väljavõtte vormistamine

231. Arhivaali ärakiri ja väljavõte vormistatakse kopeerimise teel või vormistatakse see asutuse kirjaplangil.

232. Kopeerimise teel (näiteks valguskoopia, ümbersalvestus) valmistatud ärakirjale või väljavõttele lisatakse kaaskiri, mille kohustuslikud koostisosad on:

232.1 isiku või asutuse taotluse kokkuvõtlik taasesitus;

232.2 arhiiviteatises kasutatud arhivaali või arhivaalide lühike kirjeldus,

232.3 milles näidatakse vähemalt dokumendi liik ja kuupäev;

232.4 koopiate arv ja tüüp;

232.5 arhivaali või arhivaalide leidandmed.

233. Asutuse kirjaplangil vormistatud arhivaali ärakirja ja väljavõtte kohustuslikud koostisosad on:

- päringu objekti kohta esitatud küsimuse lühike taasesitus;

- arhiiviteatises kasutatud arhivaali või arhivaalide lühikirjeldus, milles näidatakse vähemalt dokumendi liik ja loomise või saamise kuupäev;

- arhivaali teksti või selle osa taasesitus;

- arhivaali või arhivaalide leidandmed.

Arhiiviteatise väljastamine

234. Arhiiviteatis, ärakiri ja väljavõte väljastatakse ühe kuu jooksul avalduse saamisest alates. Kui teatise väljastamine nimetatud tähtaja jooksul ei ole võimalik, teatatakse avalduse esitajale tähtaja pikenemisest enne tähtaja lõppemist, või kui teatist ei ole võimalik väljastada, siis selle põhjuse.

235. Arhiiviteatis, ärakiri ja väljavõte väljastatakse, kui avalduse esitaja tasub riigilõivu kohapeal või esitab kviitungi riigilõivu tasumise kohta. Avalduse esitaja katab ärakirjade ning arhivaalide kopeerimise kulud Riigilõivuseaduses kehtestatud kulunormide alusel. Asutus väljastab riigilõivu tasumise kohta kviitungi.

V DOKUMENTIDE VORMISTAMINE

236. Dokumendi vormistamine hõlmab erinevaid etappe:

236.1 dokumendi projekti koostamine ja trükkimine;

236.2 dokumendi projekti viseerimine (Asutusesisene kooskõlastamine);

236.3 allakirjutamine;

236.4 vajadusel dokumendi kinnitamine pitseriga;

236.5 vajadusel kooskõlastusmärke vormistamine ehk dokumendi kooskõlastamine teise asutusega; dokumendi kinnitamine.

Dokumendi projekti koostamine ja trükkimine

237. Dokumendi projekti koostab ametnik, kelle kompetentsi see kuulub või kellele see on tehtud ülesandeks Asutuse juhi poolt.

238. Dokumendi koostamisel järgitakse konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud sisu- ja vorminõudeid, mis on sätestatud käesolevas korras.

239. Seda kas dokument on vormistatud nõuetekohaselt kontrollib vallasekretär.

Dokumendi viseerimine ehk asutusesisene kooskõlastamine

240. Dokumendi viseerimine ehk asutusesisene kooskõlastamine toimub ametiredeli järgi altpoolt ülespoole käesolevale korrale vastavalt.

Dokumendi allkirjastamine

241. Asutuse kirjaplangile vormistatud dokumendile kirjutab alla vallavanem või tema asendaja.

242. Asutuse õigusaktidele kirjutavad alla vallavanem ja vallasekretär.

243. Asutuse tõenditele ja õienditele kirjutab alla vallasekretär

244. Käskkiri kirjutatakse alla ühes eksemplaris. Erandiks on ergutuse ja distsiplinaarkaristuse määramise käskkiri, millised kirjutatakse alla kahes eksemplaris. Käskkirja lisa(de)le kirjutab alla dokumendi kinnitamiseks esitanud või dokumendi sisu eest vastutav ametnik.

245. Protokoll kirjutatakse alla ühes eksemplaris koosoleku juhataja ja protokollija poolt, näidates ära, kes on saanud dokumendist koopia või väljavõtte. Volikogu istungi protokollile kirjutab alla kohaliku omavalitsuse korralduse seaduses ettenähtud korras vallavolikogu esimees või tema asendaja. Volikogu või valitsuse komisjoni koosoleku protokollile kirjutab alla koosoleku juhataja. Vallavalitsuse istungi protokollile kirjutavad alla juhataja ja protokollija kõrvuti.

246. Leping ja akt kirjutatakse alla vajalikus hulgas eksemplarides igal lehel ning nende arv ja jaotus näidatakse ära dokumendi tekstis.

247. Ametikiri kirjutatakse alla ühes eksemplaris.

248. Asutuse kirjaplangile vormistatud dokumentidele kirjutab alla vallavanem, abivallavanem ja vallasekretär (Pöide vallavalitsuse 28.12.1999.a. korraldusega nr 211 formuleeritud esimese allkirja õigus) ning volikogu kirjaplangile volikogu esimees.

249. Dokumentide ärakirjade ametliku ja notariaalse kinnitamise pädevust omab vallasekretär.

Dokumendi kinnitamine

250. Dokument, mis vajab juriidilise jõu omandamiseks kinnitamist, kinnitatakse kas Asutuse juhi, tema asetäitja või vallasekretäri poolt. Dokument kinnitatakse allkirjaga või käskkirjaga vastavalt käesolevale korrale.

Dokumendi kooskõlastamine teise asutuse või ametiisikuga

251. Kui dokumendi jõustamine on seotud teise asutuse või ametiisikuga, saadetakse koos- kõlastamiseks dokumendi originaal koos kaaskirjaga.

252. Kooskõlastaja vormistab kooskõlastusmärke dokumendi viimase lehe paremale lehepoolele allkirjast allpool käesoleva korra punktis 100 toodud korras

253. Peale kooskõlastamist kinnitatakse dokument kas allkirjaga või käskkirjaga.

VI DOKUMENTIRINGLUSE KORRALDAMINE

254. Dokumendiringlus hõlmab:

254.1 Dokumentide registreerimist;

254.2 Dokumentide läbivaatamist

254.3 Dokumentide täitmist;

254.4 Dokumentide hoidmist ja säilitamist.

Dokumentide registreerimine

255. Dokumendiringlus on dokumentide liikumine nende saamise või koostamise momendist kuni täitmiseni või väljasaatmiseni. Eristataks saabuvate ja väljasaadetavate ning sisedokumentide ringlust.

256. Asutusse saabunud ja asutusest väljasaadetavad, kaasa arvatud faksiga, käsi- või arvutipostiga ning muul viisil saabunud või edasitoimetatavad dokumendid registreeritakse vallakantseleis dokumendiregistris, mida peetakse elektrooniliselt alates 01. jaanuarist 2002.a. Asutuses jätkatakse dokumentide registreerimist elektrooniliselt kuni digitaalse dokumendiregistri kasutuselevõtmiseni.

257. Kirjade registreerimiseks on koostatud exeli prograamis dokumendiregister, mis on varustatud otsingusüsteemiga, mille abil on võimalik leida dokumenti registrisse kantud põhiandmete alusel:

257.1 dokumendi saabumise või väljastamise kuupäev ja number

257.2 saadetud dokumendi kuupäev ja number; vajadusel kellaaeg

257.3 dokumendi saatja;

257.4 dokumendi liik; dokumendi pealkiri (sisu);

257.5 dokumendi koostaja;

257.6 resolutsioon

257.7 täitmisele suunamise kuupäev

257.8 vormingu tüüp (digitaaldokumendi puhul)

257.9 sarja tähis

257.10 täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal).

257.11 mil viisil dokument saabus või väljastati (elektonpostiga, postiga, faksi teel, kulleriga või anti isiklikult üle

257.12 isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas

257.13 dokumendi lisade nimetused ja arv

258. Elektrooniliselt peetavas dokumentideregistrisse kantavad andmed seostatakse omavahel nii, et neid ei ole võimalik muuta.

259. Dokumendiregistri pidamise eest vastutab vallasekretär

260. Dokumentide registreerimine on asutuses ühekordne, elektrooniliselt peetav dokumentide register on arvutite sisevõrgu kaudu kõigile kättesaadav, kuid samaaegselt on võimalik korraga dokumendiregistrit täita ühel ametnikul. Siinkohal peetakse silmas sisulist registreerimist, s.o vastavat sissekannet registrisse ja registreerimismärke tegemist dokumendile.

261. Dokumendid sorteeritakse registreerimist nõutavaks ja mittenõutavaks.

Asutuses registreerimisele kuuluvad dokumendid

262. Asutuses registreeritakse eraldi:

262.1 Asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid

262.2 Asutuses koostatud protokollid ja aktid

262.3 Asutuse komisjonide protokollid

262.4 lepingud

262.5 vallavanema käskkirjad

262.6 saabunud dokumendid ja väljasaadetavad dokumendid (algatus- ja vastuskirjad, tõendid, avaldused, taotlused, märgukirjad vms.)

262.7 volikirjad

262.8 teabenõuded, mida ei täideta viivitamatule

263. Registreerimisele ei kuulu:

263.1 Kutsed, õnnitlused, kaastundeavaldused;

263.2 Reklaamtrükised;

263.3 Perioodilised trükised;

263.4 Informatiivse sisuga trükised (teated, kutsed jms);

263.5 Kirjad märkega "ISIKLIK";

263.6 Dokumendid, millel puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni;

263.7 Kui adressaadina on märgitud teine asutus või isik. Sel juhul saadetakse dokument märgitud aadressile viie päeva jooksul. Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, teatatakse sellest saatjale tema avaldust või märgukirja kohtule edastamata

263.8 raamatupidamisdokumendid

Õigusaktide kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu

264. Dokumendiregistrisse kantakse:

264.1 akti andja nimetus;

264.2 akti liik;

264.3 pealkiri;

264.4 number;

264.5 kuupäev ja vajaduse korral kellaaeg;

264.6 jõustumise kuupäev;

264.7 juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm olulised andmed);

264.8 andmed kehtivuse kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg);

264.9 andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta.

265. Kui akti jõustumine on seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega, siis jõustumise kuupäeva registrisse ei kanta.

Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu

266. Dokumendiregistrisse kantakse:

266.1 organi nimetus (protokollide korral);

266.2 number;

266.3 kuupäev;

266.4 päevakord, teema või pealkiri;

266.5 juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm olulised andmed);

266.6 vajadusel muud andmed

267. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde, sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega.

Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu

268. Dokumendiregistrisse kantakse:

268.1 lepingupoole nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg;

268.2 lepingu liik;

268.3 number või tähis;

268.4 kuupäev;

268.5 lepingu objekt;

268.6 jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev;

268.7 juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm olulised andmed).

Saabunud dokumentide registreerimine

269. Saabunud dokumendid registreeritakse nende saabumise päeval, väljasaadetavad dokumendid allakirjutamise päeval.

270. Enne andmete dokumendiregistrisse kandmist kontrollib ametnik dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendid märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust.

271. Kui dokument ei vasta nimetatud nõuetele, teatatakse sellest võimaluse korral viivitamata dokumendi saatjale või koostajale ning dokument registreeritakse üksnes juhul, kui puudused on kõrvaldatud.

272. Registris võetakse iseseisvalt (uue järjekorranumbriga) arvele ainult initsiatiivdokument, mis on koostatud vallavalitsuses või saadud teisest asutusest.

273. Vastusena saabunud või väljasaadetavale, samuti antud küsimises korduvalt koostatud dokumentidele iseseisvat registreerimisnumbrit ei anta. Neile pannakse algatusdokumendi number, vajalik kuupäev ning registri lahtrisse "Täitmismärge" tehakse vastav sissekanne.

274. Märget "KONFIDENTSIAALNE" kandvad ja üksnes asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumendid registreeritakse ühtses dokumendiregistris koos vastava märkega.

275. Dokumentide registreerimisel antakse dokumendile registriindeks, mis koosneb:

275.1 järjekorranumbrist;

275.2 toimiku indeksist, mis koosneb selle struktuuriüksuse (funktsiooni, tegevussuuna, ametiisiku) tähisest, kus dokument koostati või kuhu dokument läbivaatamiseks saadeti ja toimiku loetelujärgsest järjekorranumbrist. Küsimust korduvalt käsitleva dokumendi registreerimisel võib kasutada individualiseerivat numbrit.

Näide: indeks 5.1-1.3/112-3 väljasaadetud kirjal, kus 5.1 on funktsiooni tähis, 1.3 sarja (allsarja) number, 45 järjekorranumber ja 1 dokumendi individualiseeriv number.

276. Üldjuhul algavad dokumendi järjekorranumbrid uuel kalendriaastal numbrist 1. Kindla ülesandega loodud komisjonide protokollid ja muud dokumendid võib nummerdada läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul.

277. Uuel aastal registreeritakse uuesti eelmisel aastal saabunud või saadetud dokumendid, mis käesoleva aasta 1. märtsiks on lahendamata.

278. Saabumisel kontrollitakse vallakantseleis dokumendi vastavust olulisematele vorminõuetele, loetletud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust. Kui dokument ei vasta olulisematele vorminõuetele, siis võetakse ühendust dokumendi saatjaga ning märgitakse vajadusel dokumendile puuduvad andmed. Lisade puudumisel dokumenti registrisse ei kanta, vaid teatatakse sellest saatjale.

279. Kui dokumendil ei ole ettenähtud allkirju, saadetakse dokument tagasi. Ka tõestamata või mõne defekti tõttu on kirja täitmine võimatu, saadetakse kiri tagasi.

280. Dokumendiregistrisse kantakse esmased andmed dokumendi kohta saabumise päeval, üldjuhul enne läbivaatamist pädeva isiku poolt, et kindlustada info dokumendi saabumise kohta ja vältida registreerimata dokumentide sattumist täitjate kätte.

281. Asutusse saabunud posti võtab vastu, selekteerib, vajadusel registreerib ja edastab vallasekretär.

282. Saabunud kirja esimese lehekülje vabale pinnale tehakse registreerimisel saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt järgmisi andmeid:

282.1 asutuse nimi;

282.2 saabumise kuupäev;

282.3 järjekorranumber dokumendiregistris.

283. Saabunud dokumendi kohta kantakse registrisse peale registriindeksi järgmised andmed:

283.1 dokumendi saatja nimi;

283.2 dokumendi saatja poolt märgitud registriindeks;

283.3 dokumendi kuupäev;

283.4 saatja postiaadress;

283.5 saabumise kuupäev;

283.6 dokumendi liik;

283.7 dokumendi lühike sisukokkuvõte;

283.8 põhidokumendiga koos saabunud lisade arv, vajaduse ka nimetused;

283.9 struktuuriüksus või ametnik, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;

283.10 läbivaatamise või vastamise tähtaeg;

283.11 lahendamise käik ja täitmismärge.

284. Faksiga saabunud kiri registreeritakse selle saabumise päeval üldistel alustel. Vajadusel kopeeritakse see säilivuskindlale paberile ja suunatakse ringlusse asutuse asjaajamisekorra kohaselt. Kui postiga saabub ka originaalallkirjaga dokument, siis märgitakse saabumis-märkele tema saabumiskuupäev, registrisse tehakse täiendav sissekanne originaali saabumise kohta ja suunatakse antud asjaga tegelevale struktuuriüksusele. Kirja lahendamise tähtaega arvestatakse selle faksiga saabumise kuupäevast.

285. Alapunktis 273.9, 273.10 ja 273.11 ettenähtud andmed kantakse registrisse pärast dokumentide läbivaatamist ja lahendamisele suunamist pädeva isiku poolt.

286. Kõik asutuse juhi vastuvõttudel esitatud avaldused, märgukirjad ja pöördumised registreeritakse vastuvõtu päeval üldises korras.

287. Kõik käsipostiga asutusse saabunud või asutuse ametnikule üleantud dokumendid registreeritakse üldises korras üleandmise päeval. Registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud ametnik.

288. Kui selgub, et märkega "ISIKLIK" saabunud dokument on ametialane, registreeritakse see üldises korras. Registreerimise eest vastutab ametnik, kellele dokument on adresseeritud.

289. Dokumentide sorteerimisel otsustab vallasekretär, lähtudes dokumendi sisust ja tähtsusest, kas anda dokument vallavanemale või suunata vahetult kompetentsetele isikutele täitmiseks. Vallavanemale antakse läbi vaatamiseks kõrgemalseisvate administratiivorganite dokumendid ja dokumendid vallavalitsuse põhitegevuse küsimustes, mis sisaldavad vajalikku teavet ja mille täitmine nõuab vallavalitsuse otsust.

290. Läbivaatamise tulemused kajastuvad resolutsioonis. Pärast läbivaatamist tagastatakse dokument registreerijale resolutsiooni ja täitjale edastamise kuupäeva märkimiseks registrisse. Mitme täitja korral on vastutavaks täitjaks isik, kes resolutsioonis on näidatud esimesena, kui ei ole erimärget teistele täitjatele. Originaal antakse vastutavale täitjale, teistele antakse koopiad. Kaastäitjad kannavad võrdsel määral vastutust dokumendi õigeaegse ja kvaliteetse täitmise eest.

291. Ümbrikud hoitakse alles ja lisatakse dokumendile juhul, kui postitemplit on vaja dokumendi väljasaatmise või saabumise kuupäeva tõestamiseks, kui saatja aadressi saab kindlaks määrata ainult ümbriku järgi.

292. Saabunud dokument, mille tekstis viidatakse teistele dokumentidele, esitatakse vallavanemale läbi vaatamiseks koos viidatud materjalidega. Kõik ametiisikud on kohustatud saabunud posti läbi vaatama samal päeval, eraldama sellest dokumendid, mis vajavad kiiret lahendamist ja korraldama nende täitmist.

Dokumentide läbivaatamine, täitmine ja asjade lahendamise vormistamine

293. Dokumendiregistrisse kantud dokument antakse läbivaatamiseks vastavalt vallavanemale või volikogu adresseeritud post volikogu esimehele dokumendi saabumise päeval. Kui dokumendil on märge "KIIRE", antakse dokument läbivaatamiseks viivitamata. Kui tekstis on viidatud teistele dokumentidele, esitatakse läbivaatamiseks koos viidatud materjaliga.

294. Läbivaatamise tulemused kajastuvad resolutsioonis, mis koosneb:

294.1 struktuuriüksuse või ametiisiku nimest, kellele dokument suunatakse;

294.2 märkest ettekirjutatava tegevuse ning täitmise korra ja tähtaja kohta;

294.3 otsusest, kes vastusele alla kirjutab;

294.4 Resolutsiooni koostaja signatuurist ja allakirjutamise kuupäevast. Resolutsioon märgitakse dokumendi esiküljele tekstist vabale kohale või eraldi lehele, milleks kasutatakse püstasendis planki formaadiga A5.

295. Dokument edastatakse täitjale, ühelt täitjalt teisele, samuti lahendatud asi pädevale isikule allakirjutamiseks ainult vallakantselei kaudu, kus dokumendi liikumise kohta tehakse vastav märge dokumendiregistrisse.

296. Kui resolutsioonis on märgitud mitu täitjat, edastatakse dokumendi originaal koos selle juurde kuuluva materjaliga resolutsioonis esimesena märgitud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist. Ülejäänud täitjatele edastatakse ärakirjad.

297. Dokumendis sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud ametnik, mitme täitja puhul esimesena märgitud ametnik

298. Dokumenditöö oluliseks lõiguks on dokumentide täitmine. Vastata tuleb kõikidele dokumentidele, mis oma sisult seda nõuavad, kas suuliselt või kirjalikult. Vastamata võib jätta dokumendi vaid siis, kui see ei kahjusta vallavalitsuse mainet. Vastama ei pea ka anonüümsetele kirjadele.

299. Täitmisele suunatud dokumenti kontrollib registreerija, kes informeerib juhtkonda täitmise käigust ja tuletab täitjale meelde lähenevat tähtaega.

300. Dokumentide täitmiseks kehtestatakse tähtajad, mis jagunevad tüüp- ja individuaal-tähtaegadeks:

300.1 tüüptähtajad määrab kindlaks asutus kõige enam levinud dokumendiliikidele;

300.2 individuaaltähtajad on näidatud dokumendi tekstis või juhtkonna poolt antud resolutsioonis. Kui dokumendi individuaaltähtaeg erineb antud dokumendirühmale määratud tüüptähtajast, loetakse tegelikuks täitmistähtajaks individuaaltähtaeg.

301. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt ühe kuu jooksul, kui seadusest ei tulene teisiti.

302. Kõrgemalseisev asutus või ametnik võib anda asja lahendamiseks lühema tähtaja. Kui täitja soovib antud asja lahendamise tähtaega pikendada, tuleb esitada motiveeritud taotlus, mille rahuldamise otsustab kõrgemalseisev asutus või ametnik. Täitmistähtaja pikendamine tuleb korraldada hiljemalt 3 päeva enne dokumendi täitmise tähtaja möödumist. Vastasel korral loetakse dokument tähtajaks mittetäidetuks.

303. Riigiasutuste kirjadele vastamise tähtaegu võib pikendada kahe kuuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseks.

304. Kui asja lahendamine või dokumendile vastamine ei kuulu selle asutuse pädevusse, kellele see saadeti, edastatakse see vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest samaaegselt saatjale.

305. Dokumendi täitmise tähtaega hakatakse arvestama selle vallavalitsuse saabumise päevast (registreerimistempli kuupäevast). Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks, kui vastus on sideasutustele ärasaatmiseks üle antud tähtpäeval.

306. Dokument loetakse täidetuks siis, kui küsimus on sisuliselt lahendatud ja saatjale on antud ammendav vastus, mis võib väljenduda:

306.1 kirjalikus või suulises vastuses;

306.2 ülesannete andmises teatavatele töötajatele;

306.3 ringkirjade koostamises;

306.4 vallavalitsuse käskkirja projekti vormistamises jne.

307. Andmed asja lahendamise kohta (täitmismärge) kantakse dokumendiregistrisse.

308. Lahendatud dokument koos vastusega säilitatakse kantseleis, kus ta on registreeritud ja paigutatakse toimikusse vastavalt kinnitatud toimikute loetelule.

Dokumendi täitmise tähtajad

309. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu.

310. Asja lahendamise tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kahe kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni. Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise vallavanem või vallasekretär. Tähtaja pikendamisest teatab täitja dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist.

311. Riigikogu liikme märgukirjadele ja avaldustele vastatakse 10 päeva jooksul arvates selle saabumisest. Täiendava uurimise vajadusel võib tähtaega pikendada ühe kuuni, informeerides sellest märgukirja või avalduse esitajat kirjalikult.

312. Volikogu liikme arupärimisele peab kirjalikult vastama 10 päeva jooksul arvates avalduse või märgukirja saabumisest või arupärimise esitamisest.

313. Teabenõudele peab vastama viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 päeva jooksul saabumisest.

314. Vallavanem või vallasekretär võivad vajadusel anda asja lahendamiseks lühema tähtaja.

315. Dokumendi läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu arvestatakse kalendripäevades dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.

316. Vastus või lahendamist vajavad dokumendid võetakse dokumendiregistris kontrolli alla. Tähtaja saabumisel tehakse vallasekretäri poolt meeldetuletus täitjale.

Dokumendi kooskõlastamine

317. Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult, kooskõlastusmärkega või viseerimise teel käesoleva korra punktides 100-102 toodud näidetele vastavalt.

318. Kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ettenähtud tähtaegu arvestades.

319. Asutuse õigusaktide projektid kooskõlastatakse viseerimise teel kahe tööpäeva jooksul, Volikogu ja Asutuse määruste eelnõud ja muud põhjalikumat läbivaatamist nõudvad eelnõud nelja tööpäeva jooksul.

Väljasaadetavate dokumentide registreerimine

320. Väljasaadetavate dokumentide ringlus hõlmab dokumentide koostamist, vormistamist, signeerimist, registreerimist ja väljasaatmist.

321. Kõik väljasaadetavad dokumendid registreeritakse. Dokumendiregister peab väljasaadetavate dokumentide kohta sisaldama järgmisi andmeid:

321.1 adressaat või adressaadid;

321.2 dokumendi kuupäev ja registriindeks;

321.3 dokumendi väljasaatmise kuupäev;

321.4 dokumendi liik (või lisa);

321.5 dokumendi pealkiri või sisukokkuvõte;

321.6 dokumendi koostaja;

321.7 dokumendi allakirjutaja;

321.8 dokumendi lisade arv ja nimetused;

321.9 lahendamise käik ja täitmismärge.

322. Dokument esitatakse allakirjutamisele koos dokumendiga, mille alusel ta koostati. Dokumendile kirjutab alla pädev ametiisik. Allakirjutatud dokument registreeritakse.

323. Väljasaadetavad dokumendid registreeritakse samas kus algatuskirigi.

324. Enne väljasaatmist kontrollib vallasekretär dokumendi vormistamise õigsust ja põhi-dokumendi tekstis näidatud lisade olemasolu. Valesti vormistatud dokumendid vormistatakse uuesti, vastavalt töö jaotusele või tagastatakse koostajale.

325. Dokumendid saadetakse üldjuhul välja registreerimise päeval. Dokumendid märkega "KIIRE" saadetakse välja või edastatakse pärast registreerimist viivitamata.

326. Õigusaktid ja muud mitteadresseeritavad dokumendid saadetakse üldjuhul välja koos kaaskirjaga.

327. Juhul, kui väljasaadetavale dokumendile lisatakse ka saabunud algatusdokument, tehakse selle kohta vastav märge registrisse.

328. Kõik käsipostiga, faksiga või muul viisil väljasaadetavad dokumendid registreeritakse üldises korras.

329. Välja ei saadeta ega registreerita konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud vorminõuetele mittevastavaid dokumente ega neid dokumente, millel puuduvad ettenähtud lisad. Sel juhul tagastab registreerimise ja väljasaatmise eest vastutav ametnik dokumendi selle koostajale nõuetekohaseks vormistamiseks.

330. Faksi ja arvutipostiga väljasaadetavad dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile.

331. Väljasaadetav post toimetatakse hommikuti hiljemalt kell 9.15 vallasekretäri kätte. Hiljem toodud post pannakse järgmise päeva posti

332. Dokumendid saadetakse välja kirjaümbrikutes, millele märgitakse aadress vastavalt EV ST 3-92 nõuetele.

Ümbriku vormistamine ja postitamine

333. Ümbrikud valitakse sõltuvalt saadetavate dokumentide mõõtudest ja mahust. Kui standard-formaadis A4 dokumente ei tohiks murda, siis valitakse ümbriku formaat C4. Ümbriku formaat C5 lubab murda standardset A4 formaadis dokumenti vaid üks kord. Ümbriku formaat C6 lubab murda A4 formaadis dokumenti neljaks.

Asja lahendatuks lugemine

334. Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud.

335. Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks, kui:

335.1 vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal;

335.2 vastus on adressaadile tähtpäeval edastatud faksi, arvutiposti või käsiposti teel;

336. Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb pädev ametnik saabunud kirjale täitmismärke, kus näidatakse, kuidas, millal ja kes asja lahendas. Sama märge tehakse dokumendiregistris.

Näide: Lahendatud telefoni teel Maavalitsuse Perekonnaseisuosakonna peaspetsialisti Viive Nõmme´ga positiivselt.

(allkiri)

Maire Käärid

Vallasekretär

23.05.2001

337. Teistel juhtudel koostatakse vastusdokument ja tehakse sellekohane märge dokumendiregistris.

Sisedokumendid

338. Sisedokumente koostatakse, vormistatakse ja täidetakse vallavalitsuse piires.

339. Sisedokumentide ringlus on nende koostamise ja vormistamise etapil kooskõlas välja-saadetavate dokumentide ringlusega, täitmisel aga saabuvate dokumentide ringlusega.

340. Dokument, mille sisuga on vaja tutvustada kõiki vallavalitsuse ametnikke, saadetakse koopiatena laiali.

VII DOKUMENTIDE LOETELU KOOSTAMINE JA TOIMIKUTE MOODUSTAMINE

Dokumentide loetelu

341. Dokumentide loetelu on asjaajamises sisseseatud toimikute pealkirjade süstematiseeritud nimekiri koos säilitustähtaegadega. Seda on vaja dokumentide kiiremaks leidmiseks sisu ja liigi järgi.

342. Dokumentide loetelus märgitakse (Lisa 12)

342.1 asutuse nimetus

342.2 funktsiooni nimetus ja tähis

342.3 sarja nimetus ja tähis

342.4 säilitustähtaeg

342.5 juurdepääsupiirang

343. Loetellu ei võeta trükiseid, teatmikke jms.

344. Dokumentide loetelus rühmitatakse dokumendid sarjadesse funktsioonide kaupa. Dokumentide loetelusse kantakse kõik asutuses peetavate toimikud, kataloogid, kartoteegid, registreerimisraamatud jm dokumentide registrid. Loetelusse kantakse ka ajutiselt tegutsevate komisjonide, töörühmade dokumendid

345. Dokumentide loetelusse ei kanta riiklikke registreid ja teisi registreid, millel on oma põhimäärus.

346. Dokumendisarjade pealkirjad sõnastatakse lühidalt, selgesti mõistetavalt ning erialaterminoloogiast lähtuvalt. Ühte sarja paigutatakse vaid sarnase praktilise väärtuse ja säilitustähtajaga dokumendid

347. Dokumentide loetelu muudetakse üldjuhul vaid siis, kui:

347.1 muutuvad asutuse struktuur ja selle tulemusena tekivad uued dokumentide sarjad

347.2 muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg, juurdepääsupiirand jne

348. Uus dokumentide loetelu kehtestatakse, kui struktuuris või ülesannete toimuvad ulatuslikud muudatused, mille taga järel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis.

349. Dokumentide loetelu või selle muutmise kavad enne kehtestamist või muutmist esitatakse arvamuse avaldamiseks asutuse üle arhiivijärelevalvet teostavale avalikule arhiivile.

350. Dokumentide loetelu kinnitab vallavanem käskkirjaga

Säilitustähtajad

351. Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse õigusaktides sätestatud tähtaegadest, arhiivi tegelikest vajadusest, dokumentide unikaalsusest, kättesaadavusest ning praktilisest väärtusest

352. Säilitustähtajad määratakse kas aastates (1 aasta, 3 aastat, 5 aastat, 7 aastat 10 aastat, 25 aastat, 75 aastat), alaliselt või tähtajana (10 aastat pärast lepingu lõppemist jne)

353. Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse tema loomise, saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast.

Toimikute koostamine ja vormistamine.

354. Dokumente hoitakse toimikutes (registraatorites), mille seljale või kaanele märgitakse toimiku pealkiri ja indeks toimikute loetelu järgi ning aastaarv, mis kindlustab selle, et toimikus on ühesuguse säilitustähtajaga dokumendid.

355. Toimiku pealkiri kajastab toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu. Pealkirjas ei ole lubatud kasutada ebakonkreetset sõnastust (mitmesugused materjalid, kirjavahetus asutustega jms) ja keerukaid sõnaühendeid.

356. Kui on vajadus aasta keskel avada täiendavaid toimikuid, kantakse need loetelu lõppu või selleks reserveeritud kohale.

357. Asutuse sisedokumentide koopiatest moodustatud toimikuid ei kanta toimikute loetelusse, kui selleks ei ole muudest iseärasustest tingitud vajadust

358. Ühte toimikusse ei panna alalise, pikaajalise (10-100 aastat) ja lühiajalise (kuni 10 aastat kaasa arvatud) säilitusajaga dokumente.

359. Toimikusse paigutatakse üldjuhul ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajadus või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö iseloom (töölepingud jne.).

Toimikute moodustamine

360. Toimikute moodustamine on täidetud dokumentide toimikutesse rühmitamine vastavalt dokumentide loetelule.

361. Toimikusse pannakse ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Lõplikult vormistamata dokumendid (puudub kuupäev, allkiri vms) tagastatakse koostajale lõplikuks vormistamiseks.

362. Toimikusse paigutatakse dokumendist ainult üks ja lõplik eksemplar. Toimikus paigutatakse dokumendid kronoloogilises järjekorras. Kirjad järjestatakse kronoloogiliselt nii, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult: igale esmasele kirjale lisatakse järgnev kirjavahetus, mille lõpetab küsimuse lahendatud dokument.

362.1 vastusdokument pannakse algdokumendi järele, samuti dokumendi lisad, olenemata nende kinnitamise või koostamise kuupäevast, liidetakse dokumendiga, mille juurde need kuuluvad.

362.2 suure mahuga lisad köidetakse reeglina eraldi ja dokumendile tehakse vastav märge.

362.3 põhikirjad, põhimäärused, juhendid jms, mis kinnitatakse haldusaktiga, on viimaste lisadeks ja rühmitatakse koos märgitud aktidega. Kui need on kinnitatud iseseisvate dokumentidena, rühmitatakse need eraldi toimikutesse.

VIII TOIMIKUTE ETTEVALMISTAMINE SÄILITAMISEKS

Toimikute koondamine hoidmiseks

363. Asjaajamise lõppedes korrastatakse aasta jooksul ametnike töös tekkinud toimikud järgmiselt:

363.1 toimikust eraldatakse liigsed koopiad

363.2 dokumentidelt eemaldatakse metallkinnitid

363.3 dokumendid süstematiseeritakse kronoloogilise või muu tunnuse alusel

364. Toimikute loeteluga kehtestatud skeem on arhivaalide süstematiseerimise aluseks. Vajaduse korral on lubatud skeemi muuta, kooskõlastatult arhiiviga, kuhu asutus oma dokumente alalisele säilitamisele annab.

365. Kui toimikust leitakse lõplikult vormistamata dokument (puudub allkiri, kuupäev, number), siis tagastatakse see dokumendi koostajale puuduste kõrvaldamiseks

366. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus) kirikoos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (ettepanekud, arvamused jms).

367. Asjaajamises lõpetatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappide või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number.

368. Asjaajamises lõpetatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.

369. Asjaajamises lõpetatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ta kuulub alalisele säilitamisele või kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalkandjal autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilitustähtaja jooksul. Säilimisele kuuluv eksemplar peab olema allkirjastatud või tõestatud ametniku kinnitusega

370. Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, trükitakse välja ja säilitatakse paberkandjal ka vastav elektronposti teade

Arhivaalide loetelu koostamine

371. Toimikud, millega seotud asjaajamine on lõppenud, võetakse arvele arhivaalide loetelus kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teistele isikutele

372. Arhivaalide loetelus märgitakse järgmised andmed (Lisa 13)

372.1 asutuse nimetus

372.2 funktsiooni tähis ja nimetus

372.3 sarja tähis ja säilitustähtaeg

372.4 toimiku pealkiri, piirdaatumid ja hulk

373. Arhivaalide hävitamiseks eraldamise korral tehakse arhivaalide loetelus vastav märge, arhivaalide väljumise kohta viitega hävitamisaktile.

374. Arhivaalide üleandmiseks eraldamise korral tehakse arhivaalide loetelus vastav märge koos viitega üleandmis-vastuvõtmisaktile.

375. Arhivaalid, mille säilitustähtaeg ületab kümme aastat, koondatakse kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppu arhivaalide tsentraliseeritud säilitamiseks kohandatud ruumi.

Paberkandjal arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks

376. Arhivaalid valmistatakse pikaajaliseks säilitamiseks ette järgmiselt:

376.1 dokumendid võetakse välja toimikust (registraatorist) ning eraldatakse liigsed koopiad ja mittearhiiviaines;

376.2 eemaldatakse metallkinnitid ning süstematiseeritakse kronoloogilise tunnuse alusel;

376.3 toimiku lehed nummerdatakse grafiitpliiatsiga (numbrid pannakse lehtede paremale ülanurka) ning paigutatakse arhiivikarpidesse e moodustatakse säilik;

376.4 koostatakse säiliku lehekülgede arvu tõestav kirje ning vormistatakse säiliku kaas. Tõestavale kirjele kirjutab alla säiliku korrastaja, lisade kuupäeva.

Näide: Toimikus on 30 (kolmkümmend) nummerdatud lehte jrk nr-ga 1-30

377. Dokumendid peavad säilikus olema kinnitatud nii, et nad ei saaks välja kukkuda. Dokumentide kinnitamisviis ei tohi nende kasutamisel põhjustada dokumentide füüsilist kahjustamist.

378. Säilikule märgitakse identifitseerimiseks ja juurdepääsu tagamiseks järgmised andmed:

378.1 asutuse nimetus;

378.2 asjaajamisindeks;

378.3 pealkiri ja piirdaatumid;

378.4 tähis arhivaalide loetelu järgi.

379. Säiliku piirdaatumiks on esimese ja viimase dokumendi kuupäev, aastaplaanide ja aruannete puhul näidatakse pealkirjas aasta ilma piirdaatumiteta.

Näide: 2000. aasta eelarve

380. Kui asutuse nimi on aasta keskel muutunud, kantakse säiliku kaanele mõlemad nimed.

381. Alalise ja pikaajalise säilitusajaga säilikud süstematiseeritakse asutuse arhiivis ja kantakse nimistusse.

382. Nimistu on säilikute pealkirjade süstematiseeritud loetelu koos säiliku järjekorranumbri, lehtede arvu ja piirdaatumitega.

382.1 nimistu alusel märgitakse kaanele nimistu number ja säiliku number.

382.2 nimistul on eessõna, kus märgitakse asutuse alluvus, struktuur, alluvuse ja struktuuri muudatused ning selgitatakse nimistu ülesehituse põhimõtteid ja iseloomustatakse dokumentide koosseisu.

382.3 nimistu kooskõlastatakse vastava arhiiviga, kuhu asutus oma dokumente alalisele säilitamisele annab, hiljemalt kolm aastat pärast toimikute lõpetamist asjaajamises.

383. Ajutised toimikud säilitatakse vallavalitsuse kantseleis kuni säilitamistähtaja möödumiseni ja seejärel hävitatakse.

384. Asjaajamises lõpetatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.

385. Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ta kuulub alalisele säilitamisele või kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalkandjal autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilitustähtaja jooksul. Säilimisele kuuluv eksemplar peab olema allkirjastatud või tõestatud ametliku kinnitusega.

386. Kui dokument on Asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, trükitakse välja ja säilitatakse paberkandjal ka vastav elektronposti teade.

387. Enne dokumentide ainult digitaalsele säilitamisele üleminekut peavad Asutuses olema kasutusele võetud abinõud dokumentide säilivuse tagamiseks neile kehtestatud tähtaja jooksul.

388. Iga digitaalselt hoitava dokumendi puhul peab olema määratud sari, millesse dokument vastavalt asutuse dokumentide loetelule kuulub. Sarja tunnust võib täiendada teiste dokumendi leidmist, süstematiseerimist ja arhiveerimistoiminguid hõlbustavate tunnustega.

IX DOKUMENTIDE SÄILITAMINE, KASUTAMINE JA HÄVITAMINE

Dokumentide säilitamine ja kasutamine

389. Asjaajamises peetavaid arhivaale hoitakse lukustavates kappides või riiulitel ruumis, kus on välditud kõrvaliste isikute juurdepääs dokumentidele.

390. Ametnikel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks laenutada asutuse arhiivist toimikuid või dokumente.

391. Teistele asutustele või juriidilistele isikutele laenutatakse toimikuid või dokumente asutuse juhi või asjaajamise korraldamise eest vastutava ametniku loal.

392. Laenutamine vormistatakse aktiga, kuhu märgitakse:

392.1 asutus või isik, kellele dokumente laenutatakse;

392.2 laenutamise eesmärk;

392.3 toimiku või dokumendi identifitseerimiseks vajalikud andmed (toimiku indeks, pealkiri ja aasta, arhiivis - leidandmed);

392.4 tagastamise tähtaeg.

393. Aktis fikseeritakse laenutaja kohustus välistada dokumentide sattumine kolmandate isikute kätte ja dokumentides sisalduva informatsiooni avaldamine ilma asutuse loata. Akt koostatakse kahes eksemplaris ja sellele kirjutavad alla mõlemad pooled.

394. Kohtu, juurdlus- ja eeluurimisasutuste nõudmisel toimikutest väljavõetavate dokumentide asemele paigutatakse nende tõestatud koopiad. Väljaandmise kohta vormistatakse akt. Originaaldokumendi tagastamisel pannakse see tagasi toimikusse omale kohale.

395. Asutus väljastab asutuse arhiivis säilitavate dokumentide alusel vastavalt isikute päringutele teatisi või dokumentide tõestatud koopiaid.

Dokumentide hävitamine

396. Dokumente, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib hävitada. Enne hävitamist tehakse dokumentidele veel kord väärtuse ekspertiis.

397. Dokumentide hävitamine toimub akti alusel. Akti märgitakse:

397.1 hävitavate toimikute aastaarvud;

397.2 toimikute pealkirjad;

397.3 toimikute arv;

397.4 vajaduse korral selgitused.

398. Aktile kirjutavad alla selle struktuuriüksuse juht, mille toimikuid hävitatakse ja asutuse arhiivi korrasoleku eest vastutav ametnik. Akti kooskõlastab maakonna arhiiv ning kinnitab asutuse juht.

X ASJAAJAMISE JA VARA ÜLEANDMINE -VASTUVÕTMINE

Asjaajamise üleandmine

399. Enne ameti- või teenistuskohalt vabastamist on ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise üle andma teda asendama määratud ametnikule või töötajale teenistusest või töölt lahkumise päevaks või asutuse juhi poolt selleks määratud tähtaja jooksul kui seadus ei näe ette teisiti.

400. Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga juhul, kui lahkub juhtivametnik või kui seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja.

401. Ametnike ametijuhendites on ära märgitud, kes keda asendab ametnike äraolekutel (puhkusel), sel juhul on ametnikud teadlikud ja asjadega eelnevalt kursis. Akt vormistatakse, kui teenistuja vahetu ülemus seda nõuab. Aktis märgitakse:

401.1 lahendamisel olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu

401.2 üleantavate üksikdokumentide loetelu

Üleandmis-vastuvõtmisakti sisunõuded

402. Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmisaktiga, mis peab sisaldama:

402.1 ametniku pooleli olevate tööde ja vastavate dokumentide loetelu;

402.2 kooskõlastamisel olevate dokumentide loetelu;

402.3 pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu;

402.4 tähtaegselt täitmata ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;

402.5 üleandja lahendamisel olevate lepingute loetelu;

402.6 ametist lahkumisel üleantavate üksikdokumentide ning toimikute loetelu.

403. Alapunktides 392.2-392.5 nimetatud dokumentide loetelu märgitakse üleandmis- vastuvõtmisakti juhul, kui vastavate toimikute tähtaeg langeb ametniku äraolekuajale.

404. Asutuse või struktuuriüksuse juhtimise üleandmisel peab asjaajamis üleandmis-vastuvõtmisakt sisaldama peale punktis 392 nimetatud andmete asutuse või struktuuriüksuse kohta tervikuna järgmisi andmeid:

404.1 Asutuse koosseisunimestik ja asutuses või struktuuriüksuses olevate isikute arv;

404.2 Asutuse või struktuuriüksuse pitsatite arv, liigid ja asukoht ning andmed nende hoidmise eest vastutava isiku kohta;

404.3 Asutuse juhi ametist lahkumise korral viimasena allkirjastatud dokumentide indeksid või numbrid vastavalt dokumendiliigile

404.4 asutuse eelarvevahendite seis

404.5 üldandmed asutuse arhiivi kohta

404.6 akti võib kanda muud vajalikud andmed asutuse asjaajamise kohta.

Üleandmis-vastuvõtmisakti vorminõuded

405. Akt koostatakse kahes eksemplaris ja sellele kirjutavad alla asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja juures viibiv(ad) ametnik(ud). Akti kinnitab kõrgemalseisev ametnik. Asutuse juhi vahetumise korral koostatakse vastav akt kolmes eksemplaris. Akti üks eksemplar jääb kinnitajale, teine asutusele ja kolmas asjaajamise üleandjale.

406. Akti märgitakse asutuse juhi poolt määratud asjaajamise üleandmise juures viibivate ametnike või töötajate nimed ja ameti- või töökohtade nimetused.

407. Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja asutuse juhi poolt määratud asjaajamise üleandmise juures viibivad ametnikud või töötajad. Akti kinnitab asutuse juht. Asutuse juhi vahetumisel koostatud akti kinnitab volikogu.

408. Akt registreeritakse asutuse dokumendiregistris ja säilitatakse kehtestatud säilitustähtaja jooksul.

409. Kui akt vormistatakse digitaalselt, tagatakse kõikidele allkirjastajatele juurdepääs aktile.

Asjaajamise ühepoolne ülevõtmine

410. Kui lahkuv ametnik või töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt Asutuse juhi või tema poolt määratud ametniku või töötaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge.

Mittenõustumine akti sisuga

411. Kui asjaajamise vastuvõtja ei ole akti sisuga nõus, esitab ta enne allakirjutamist motiveeritud eriarvamuse, mis lisatakse aktile ja mille kohta tehakse akti märge.

XI DOKUMENTIDE ASUTUSESISESE TEATAVAKSTEGEMISE KORD JA AVALIKUSTAMINE

Dokumentide asutusesisene teatavakstegemise kord

412. Asutuses sõltub dokumentide teatavaks tegemise viis dokumendi sisust ja koopiasaajate hulgast.

413. Käskkirjade, millega kinnitatakse Asutuse tööd korraldavaid dokumente, koopiad esitatakse ametnikele ja töötajatele tutvumiseks. Muude põhitegevust puudutavatest käskkirjadest tehakse ametnikele koopia või väljavõte vajaduse korral. Vajaduse määrab vallasekretär.

414. Käskkirjade, mis puudutavad teenistujate ametisse nimetamist, töötingimuste muutmist, distsiplinaarkaristusi, koondamist ja teenistussuhte lõpetamist, koopia antakse käskkirjas nimetatud isikule kätte. Distsiplinaarkaristuse ja koondamise käskkirjade originaalile võetakse eelnevalt vastava isiku viisa. Koopia käskkirjast antakse raamatupidamisele.

415. Puhkusekäskkirja allkirjastamisest teavitatakse puhkusele lubatavat isikut. Käskkirjast tehakse koopia raamatupidamisele.

416. Asutuse õigusaktid ja protokollid tehakse isikutele kättesaadavaks vastavalt Pöide valla põhimääruses sätestatule.

417. Asutus tagab juurdepääsu enda poolt hallatavale teabele teabenõude täitmisega ning teabe avalikustamisega.

Avalikustamine

418. Asutus avalikustab avalikustamisele kuuluva teabe oma veebileheküljel. Samas on avalikustamisele kuuluv teave kättesaadav vallamajas.

419. Teabe avalikustamise korraldamise eest Asutuses vastutab vallasekretär.