PERTEMUAN 10

KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMENKOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

Kemampuan manajer untuk melakukan koordinasi secaraefektif sebagian besar tergantung pada jumlah bawahanyang melapor kepadanya, yang di kenal sebagai” rentang“manajemen” atau” rentang kendali”.

A. KOORDINASIKoordinasi (coordination) adalah proses penintegrasiantujuan-tujuan dan kegiaatan-kegiatan pada satuan- satuanyang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsionalsuatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secaraefesien.

Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dankebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas danderajat saling ketergantungan bermacam- macam satuanpelaksanaanya.

Menurut Thompson, ada tiga macam salingketergantungan di antara satuan- satuan organisasi, yaitu:ketergantungan di antara satuan- satuan organisasi, yaitu:1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled

interdapandence)2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential

interdependence) Reciprocal interdependence)3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal

interdependence)

Tiga macam saling ketergantungan diantara satuan-satuan organisasi (Handoko, 2003:197)

B. MASALAH -MASALAH PENCAPAIAN KOORDINASIYANG EFEKTIF

Lawrence dan Lorch telah mengemukakan empat tipeperbedaan dalam sikap dan cara kerja di antarabermacam-macam individu dan departemen-departemendalam organisasi yang mempersulit tugaspengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif,pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif,yaitu:1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu2. Perbedaan dalam orientasi waktu.3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.4. Perbedaan dalam formasi Struktur.

B. Masalah Pencapaian Koordinasi yg Efektif.1. Perbedaan dlm orientasi thp tujuan = para anggota dari

departemen yg berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiritentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yg baik.Contoh : Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sbg faktorpaling penting mencapai sukses organisasi. Bagian pemasaranmengemukakan disain produk sbg yg paling penting.

2. Perbedaan dlm orientasi waktu = manajer produksi lebihmemperhatikan masalah yg harus dipecahkan segera (jangkapendek). Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat denganmasalah jangka panjang.

3. Perbedaan dlm orientasi antar pribadi = kegiatan produksi3. Perbedaan dlm orientasi antar pribadi = kegiatan produksimemerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yg cepatdibandingkan dengan bagian penelitian dan pengembangan dapatlebih santai untuk berdiskusi.

4. Perbedaan dlm formalitas struktur = setiap departemenmempunyai metode dan standar yg berbeda untuk mengevaluasiprogram thp tujuan dan balas jasa bagi karyawan. Di departemenproduksi, kuantitas dan kualitas diawasi secara ketat, proses evaluasidan balas jasa dilakukan formal. Dlm departemen personalianstandar pelaksanaan dpt lebih longgar (karyawan dievaluasi kualitaskerjanya selama periode tertentu).

Ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yangefektif yaitu:

1. Teknik-teknik dasar2. Meningkatkan koordinasi potensil3. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi

Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar adalahkomponen-komponen vital manajemen yaitu:1. Hirarki manajerial2. Aturan dan prosedur3. Rencana dan penetapan tujuan

Tiga pendekatan pencapaian koordinasi yg efektif.1. Teknik-teknik dasar = organisasi yg sederhana hanya memerlukan

peralatan koordinasi sbb : a) hirarki, b) kegiatan sertaaturan/prosedur, dan c) rencana / tujuan perusahaan.

2. Meningkatkan koordinasi potensial = terdiri atas d) investasidalam sistem informasi vertikal, e) penciptaan hubungan-hubunganke samping.

3. Mengurangi kebutuhan akan koordinasi = terdiri atas f)penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan, g) penciptaantugas-tugas yg dpt berdiri sendiri.

Mekanisme pengkoordinasian dasar :Mekanisme pengkoordinasian dasar :1. Hirarki manajerial = rantai perintah, aliran informasi dan kerja,

wewenang formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas ygjelas dpt menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas sertadilaksanakan dengan pengarahan yg tepat.

2. Aturan dan prosedur = adalah keputusan manajerial yg dibuatuntuk menangani kejadian rutin, sehingga lebih efisien untukkoordinasi dan pengawasan rutin.

3. Rencana dan penetapan tujuan = pengembangan rencana dantujuan dpt digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahanseluruh satuan organisasi thp sasaran yg sama.

C. RENTANG MANAJEMEN

Rentang manajemen sering juga disebut istilah-istilah:1. Span of control2. Span of authority3. Span of attention4. Span of supervision

Ada dua alasan utama mengapa penentuan rentangmanajemen yang tepat adalah penting :1. Rentang manajemen, mempengaruhi penggunaan

efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif daribawahan mereka.

2. Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruhorganisasi dan struktur organisasi.

C. Rentang Manajemen.

1. Span of control = Kemampuan pimpinan untukmengatur bawahannya.

2. Span of authority = Kemempuan pimpinan untukmengambil suatu tindakan terhadap bawahannya.

3. Span of attention = Kemampuan pimpinan untuk3. Span of attention = Kemampuan pimpinan untukmemberikan perhatian kepada bawahannya.

4. Span of supervision = Kemampuan pimpinanuntuk mangawasi bawahannya

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Rentang Manajemen:

1. Kesamaan fungsi-fungsi2. Kedekatan geografis3. Tingkat pengawasan langsung yang di butuhkan4. Tingkat koordinasi pengawasan yang di butuhkan5. Perencanaan yang di butuhkan manajer5. Perencanaan yang di butuhkan manajer6. Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas

Pedoman lainnya yang dapat dipakai untuk menetukanrentang manajemen mencakup beberapa faktor:1. Faktor-faktor yang berhubungan dengan situasi.2. Faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan.3. Faktor-faktor yang berhubungan dengan atasan.

Faktor – faKtor yang mempengaruhi Rentang Manajemen :1. Kesamaan fungsi – fungsi = Semakin sejenis fungsi – fungsi

yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan semakinmelebar.

2. Kedekatan geografis = Semakin dekat kelompok kerjaditempatkan, secara fisik, rentangan semakin melebar.

3. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan = Semakinsedikit pengawasan langsung yang dibutuhkan, rentangansemakin melebar.semakin melebar.

4. Tingkat koordinasi pengawasan yang di butuhkan =Semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangansemakin melebar.

5. Perencanaan yang di butuhkan manajer = Semakin sedikitperencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

6. Bantuan organisasi yang tersedia bagi pengawas = Lebihbanyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi – fungsiseperti penarikan, latihan, dan pengawasan mutu, rentangansemakin melebar.

Pedoman lainnya yang dapat dipakai untuk menentukanrentang manajemen mencakup beberapa factor :

1. Faktor – factor yang berhubungan dengan situasi. RentangManajemen dapat relative melebar bila :a) pekerjaan bersifat rutinb) operasi – operasi stabilc) pekerjaan bawahan sejenisd) bawahan dapat bekerja tidak tergantung satu dengan yang laine) prosedur – prosedur dan metoda – metoda dibuat secara baike) prosedur – prosedur dan metoda – metoda dibuat secara baikdan telah diformalisasif) pekerjaan tidak membutuhkan tingkat pengawasan yang tinggi.

2. Faktor – factor yang berhubungan dengan bawahan. RentangManajemen dapat relative melebar bila :a) bawahan adalah terlatih baik untuk pekerjaan tertentub) bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan tertentu.

3. Faktor – factor yang berhubungan dengan atasan. RentangManajemen dapat relative melebar jika :

a) manajer adalah terlatih baik dan berkemampuan tinggib) manajer menerima bantuan dalam pelaksanaan kegiatan –

kegiatan pengawasannyakegiatan pengawasannyac) manajer tidak mempunyai kegiatan – kegiatan tambahan lama

pengawasan dilaksanakan,d) manajer lebih menyukai gaya pengawasan yang lepas dari

pada ketat

WEWENANG DAN PENDELEGASIAN

A. KONSEP DASAR

Menurut Handoko (2003:212) Wewenang (authority)adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintahorang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatuagar tercapai tujuan tertentu.

Ada dua pandangan yang saling berlawanan mengenaisumber wewenang, yaitu:1. Teori formal. Pandangan wewenang formal

menyebutkan bahwa wewenang adalah dianugerahkan;wewenang ada karena seseorang di beri atau dilimpahiatau di warisi hal tersebut.

2. Teori Penerimaan (acceptance theory pf authority)menyanggah pendapat bahwa wewenang dapatdianugerahkan.

Secara ringkas dapat disimpulkan, wewenang dantanggung jawab adalah sama dalam jangka panjang (in thelong run). Dalam jangka pendek (in the short run),bagaimana juga, tanggung jawab seorang manajer hampirselalu lebih besar dari wewenangnya, karena inimerupakan ciri delegasi.merupakan ciri delegasi.

Jenis wewenang dalam organisasi:1. Wewenang lini2. Wewenang staf3. Wewenang staf fungsional

1. Wewenang lini.Atasan langsung melakukannya ke bawahan dlm bentuk perintahdan tercermin sbg rantai perintah yg diturunkan kebawah melaluitingkatan organisasi.

2. Wewenang stafHak yg dipunyai oleh staf untuk menyarankan,merekomendasikan, konsultasi kpd personalia lini, tapi tdk dptmerekomendasikan, konsultasi kpd personalia lini, tapi tdk dptmemerintah lini mengerjakan kegiatan tertentu.

3. Wewenang staf fungsional.Staf mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuaikegiatan fungsional (contoh : seorang spesialis keamananmumpunyai wewenang untuk memerintah manajer lab penelitianuntuk menutup lab bila gas berbahaya mencapai tingkat tertentu.

B. PENDELEGASIAN WEWENANG

Delegasi wewenang adalah proses dimana para manajermengalokasikan wewenang kebawah kepada orang-orangyang melapor kepadanya.

Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan, yaitu:1. Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan1. Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan

tugas kepada bawahan2. Pendelegasian melimpahkan wewenang yang

diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas3. Penerimaan delegasi, baik implisit atau eksplisit,

menimbulkan kewajiban atau tanggungjawab4. Pendelegasian menerima pertanggungjawaban

bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.

C. ALASAN -ALASAN PENDELEGASIAN

1. Pendelegasian memungkinkan manajer dapatmencapai lebih dari bila mereka menangani setiaptugas sendiri.

2. Delegasi wewenang dari atasan ke bawahanmerupakan proses yang diperlukan agar organisasidapat berfungsi lebih efisien.dapat berfungsi lebih efisien.

3. Delegasi juga memungkinkan manajer memusatkantenaganya pada tugas- tugas prioritas yang lebihpenting.

4. Delegasi memungkinkan bawahan untuk tumbuh danberkembang bhkan dapat digunakan sebagai alat untukbelajardari kesalahan.

Prisip klasik yang dijadikan dasar untuk delegasi yangefektif adalah:1. Prinsip Skalar.2. Prinsip kesatuan perintah.3. Tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitas.

Perlu dicari solusinya:1. Mengapa manajer gagal mendelegasikan2. Mengapa bawahan tidak menerima delegasi3. Bagaimana penanggulangan hambatan-hambatan

delegasi

1. Prinsip skalarDlm proses pendelegasian hrs ada garis wewenang yg jelasmengalir setingkat demi setingkat dari tingkatan organisasi palingatas ke tingkatan paling bawah dan dibutuhkan delegasi penuh(semua tugas organisasi yg diperlukan hrs dibagi habis) untukmenghindari :a. Gaps = tugas-tugas yg tdk ada penanggung jawabnya.b. Overlaps = tanggung jawab atas tugas yg sama di berikan kpd

lebih dari satu orang individu.c. Splits = tanggung jawab atas tugas yg sama di berikan kpd

lebih dari satu satuan organisasi.2. Prinsip kesatuan perintah = setiap bawahan dlm organisasi2. Prinsip kesatuan perintah = setiap bawahan dlm organisasi

seharusnya melapor hanya kps seorang atasan.3. Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas.

Tanggung jawab = agar organisasi dpt menggunakan sumberdayanya dengan efesien, tanggung jawab untuk tugas-tugastertentu diberikan ke tingkatan paling bawah dimana ada cukupkemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.Wewenang = setiap individu untuk melaksanakan tugas ygdilimpahkan kpdnya dengan efektif harus diberi wewenangsecukupnya.Akuntabilitas = tuntutan pertanggung jawaban pelaksanaan tugassendiri dan bawahannya.

A. Mengapa manajer gagal mendelegasikan :1. Manajer merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak

pembuatan keputusan.2. Manajer tidak bersedia menghadapi risiko bahwa bawahan

akan melaksanakan wewenangnya dengan salah/gagal.3. Manajer tidak / kurang mempunyai kepercayaan akan

kemampuan bawahannya.4. Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak

mempunyai hak pembuatan keputusan yg luas.5. Manajer takut bahwa bawahan akan melaksanakan tugasnya

dengan efektif sehingga posisinya sendiri terancam.6. Manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk

mendelegasikan tugasnya.

B. Mengapa bawahan tidak menerima delegasi.1. Kadang-kadang lebih mudah pergi ke manajer untuk

memecahkan masalah daripada membuat keputusan sendiri.2. Ada perasaaan bahwa bawahan akan melaksanakan

wewenang barunya dengan salah dan menerima kritik.3. Bawahan kurang mempunyai kepercayaan diri dan merasa

tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yglebih besar.

C. Penanggulangan hambatan-hambatan delegasi :

1. Kesediaan manajemen untuk memberikan kpd bawahankebebasan yg sesungguhnya untuk melaksanakan tugasyg dilimpahkan kpdnya.

2. Bawahan hrs dibiarkan untuk mengembangkan pemecahanmasalahnya sendiri dan belajar dari kesalahan tersebut.

3. Kesalahan bawahan tdk menyebabkan manajer mengurangidelegasi tetapi memberikan latihan atau dukungan yg lebih

3. Kesalahan bawahan tdk menyebabkan manajer mengurangidelegasi tetapi memberikan latihan atau dukungan yg lebihkpd bawahan.

4. Pengembangan komunikasi antara manajer dan bawahan akanmeningkatkan saling pengertian dan membuat delegasi lebihefektif.

5. Bawahan yg didorong untuk menggunakan kemampuannyadan diberikan dukungan akan lebih bersemangat dlmmenerima tanggung jawab.

Allen dalam Handoko (2003:228) mengemukakanbeberapa teknik khusus untuk membantu manajermelakukan delegasi dengan efektif:1. Tetapkan tujuan.2. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang.3. Berikan motivasi kepada bawahan.3. Berikan motivasi kepada bawahan.4. Meminta penyelesaian kerja.5. Berikan latihan.6. Adakan pengawasan yang memadai.

1. Tetapkan tujuanBawahan hrs diberitahu maksud dan pentingnya tugas-tugas yg didelegasikan kpd mereka.

2. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang.Bawahan hrs diberi informasi dengan jelas tentang apa yg merekahrs pertanggung jawabkan dan bagian dari sumber daya- sumberdaya organisasi mana yg ditempatkan di bawah wewenangnya.

3. Berikan motivasi kpd bawahan.Manajer dpt mendorong bawahan melalui perhatian pd kebutuhandan tujuan mereka yg sensitif.

4. Meminta penyelesaian kerja.4. Meminta penyelesaian kerja.Manajer memberikan pedoman, bantuan dan informasi kpdbawahan, sedangkan para bawahan hrs melaksanakan pekerjaansesungguhnya yg telah didelegasikan.

5. Berikan latihan.Manajer perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkanpelaksanaan kerjanya.

6. Adakan pengawasan yg memadai.Sistem pengawasan yg terpercaya (seperti laporan mingguan)dibuat agar manajer tdk perlu menghabiskan waktunya denganmemeriksa pekerjaan bawahan terus menerus.