Perancangan Smart Email System Pura Smart Technology

di PT Pura Barutama

Artikel Ilmiah

Peneliti:

Epafroditus Septasesio Juhendra (672015048)

Hindriyanto Dwi Purnomo, S.T., MIT., Ph.D.

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

Oktober 2018

Perancangan Smart Email System Pura Smart Technology

di PT Pura Barutama

Artikel Ilmiah

Diajukan kepada

Fakultas Teknologi Informasi

untuk memperoleh Gelar Sarjana Komputer

Peneliti:

Epafroditus Septasesio Juhendra (672015048)

Hindriyanto Dwi Purnomo, S.T., MIT., Ph.D.

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Salatiga

Oktober 2018

1

1. Pendahuluan

Teknologi informasi banyak membawa perubahan dalam organisasi dan

proses bisnis.Teknologi informasi merupakan suatu kebutuhan bagi organisasi

yang dapat membantu kinerja organisasi dan individu. Sistem informasi akan

membantu perusahaan untuk menyajikan laporan keuangan ke dalam bentuk

informasi yang akurat dan terpercaya, sehingga banyak pihak yang memanfaatkan

sistem informasi akuntansi untuk mencapai keunggulan bagi perusahaan[1].

Dalam suatu perusahaan kecepatan dan keefektivitasan kerja sangat

dibutuhkan, baik itu dari segi SDM maupun peralatan yang digunakan oleh

perusahaan tersebut. Berbagai upaya sudah dilakukan berbagai perusahaan untuk

memaksimalkan hal tersebut, namun dalam realisasinya tidak semudah yang

dihadapi. Salah satu hal yang dapat menghambat pekerjaan adalah proses distribusi

file-file perusahaan ke pihak yang bersangkutan di perusahaan tersebut. Banyak

sekali laporan yang tidak sampai ke tujuan yang dapat menyebabkan kerugian di

perusahaan. masalah ini banyak ditemui diperusahaan besar karena laporan yang

harus diurus banyak.

PT Pura barutama merupakan perusahaan yang bergerak diberbagai

bidang, beberapa diantaranya adalah dalam bidang percetakan, pembuatan

hologram, bidang kemasan berbagai produk dan bidang kartu pintar atau smart

card. Didalam pembuatan kartu pintar ini terdapat divisi atau unit yang berfokus

untuk mengerjakannya. PST merupakan unit yang mengerjakan hal yang berkaitan

dengan kartu atau yang lainnya. Dalam realisasinya unit ini menggunakan berbagai

macam peralatan yang canggih dalam pembuatannya, baik itu dalam peletakan

perkomponen maupun dalam pengkodean dan generate data agar kartu dapat

memiliki fungsi sesuai kebutuhan.

Di PT Pura Barutama unit PST memang banyak sekali menggunakan

teknologi canggih dalam pembuatan teknologi kartu maupun non kartu namun

tidak semua bagian dalam unit ini menggunakan teknologi canggih. Ada beberapa

aktivitas yang dilakukan secara manual. Salah satunya adalah pengiriman data

yang masih manual, tidak semua bagian dalam unit ini menggunakan teknologi

yang sama. Hal ini tentu saja berpengaruh pada etos kerja karyawan yang

diharuskan untuk kerja cepat dan selektif. Sehingga harus ada beberapa teknologi

yang dapat membantu kerja karyawan untuk mempermudah pekerjaan.

Dengan tujuan untuk memaksimalkan pekerjaan karyawan maka

dibuatlah beberapa aplikasi yang dapat menunjang kerja dari setiap karyawan.

Aplikasi yang dipakai tentu saja tidak hanya 1 namun banyak aplikasi sesuai

dengan kebutuhan client yang membutuhkan. Dalam realisasinya aplikasi yang

dipakai terdiri dari berbagai macam, ada satu aplikasi besar yang dalam

pembuatannya terdiri dari berbagai modul namun ada juga aplikasi yang berdiri

sendiri namun hanya digunakan oleh beberapa user yang berkepentingan. Salah

satu user yang dimaksud adalah bagian produksi pembuatan kartu. User ini

membutuhkan sebuah sistem informasi yang dapat mengumpulkan dan

mengirimkan data dengan cepat kepada beberapa orang yang dituju.

2

Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat

teknologi, media, prosedut dan pengendalian yang ditujukan untuk mengatur

jaringan komunikasi yang penting, proses transaksi tertentu dan rutin untuk

membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar

untuk pengambilan keputusan yang tepat. Sehingga dapat diambil kesimpulan

bahwa sistem informasi merupakan salah satu sarana untuk menyalurkan cara

kerja komputer untuk memaksimalkan kerja manusia[2].

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang diangkat

adalah “Bagaimana cara mempermudah Karyawan dalam memaksimalkan

distribusi file produksi di Pura Smart Technology ?”. Adapun pembatasan masalah

sebagai berikut : Penelitian dilakukan pada unit Pura Smart Technology PT Pura

Barutama, kudus dengan mengamati setiap proses produksi. Sistem ini dibuat

hanya untuk pengiriman file hasil produksi, berita acara produksi, JF, MV dan PP.

Seiring dengan perkembangan permintaan produk yang akan diterima

oleh perusahaan ini, maka setiap kegiatan dalam penyaluran data tidak bisa terus

dilakukan secara manual yaitu berupa kertas hasil laporan yang dikumpulkan

dalam satu tempat untuk dikirim ke beberapa pihak yang berkepentingan dan

membutuhkan beberapa teknologi untuk pengiriman data secara cepat dan akurat.

Dari setiap masalah yang sudah di bahas, dibuatlah sebuah sistem informasi untuk

mengirimkan data-data dalam berbagai jenis file. File yang akan dikirimkan

menggunakan email atau jaringan yang terhubung melalui aplikasi berbasis

desktop. Dikarekan beberapa prosedur dalam perusahaan ini, dimana komputer

dibagian produksi tidak boleh terinstall browser demi kemanan data, sehingga

aplikasi ini sangat berguna dalam pengiriman data. Dengan adanya Smart Email

System ini diharapkan bahwa pengiriman data bisa lebih akurat dan cepat sehingga

pekerjaan yang dilakukan bisa lebih efektif.

2 Tinjauan Pustaka

Analisis dan perancangan aplikasi desktop “Email - Client” menggunakan

J2SE. Aplikasi yang dibuat ini berbasis desktop dengan menggunakan bahasa

pemrograman java. Latar belakang dibuatnya jurnal ini karena perusahaan yang

ditempati hanya menggunakan email menggunakan perangkat mobile dengan

menggunakan J2ME yang hanya dapat menerima dan membaca email saja,

sehingga dalam proses distribusi kurang cepat. Dengan adanya hal tersebut

dibentuklah sebuah aplikasi untuk dapat mengolah email secara lebih detail dan

dapat dioperasikan lebih maksimal dan kompetitif dibandingkan aplikasi email

client yang sudah ada menggunakan aplikasi berbasis desktop. Dalam aplikasi ini

terdapat 3 aktor yang dapat melakukan aktivitas menggunakan aplikasi ini yaitu

admin, user dan pimpinan. Dimana setiap data yang sudah ada dapat

terdistribusikan dengan baik dan tepat waktu. Menu yang terdapat dalam menu ini

tentu saja ada banyak seperti mengirim teks kepada beberapa orang yang dituju,

menerima email, pemilihan jenis email client yang dipakai, pengiriman email baru,

pelampiran file [3].

3

Sistem email client untuk mobile device berbasis teknologi java. Aplikasi

ini dibuat dalam basis mobile menggunakan java J2ME. Latar belakang dibuatnya

aplikasi ini karena penulis ingin memanfaatkan teknologi mobile agar dapat

melakukan broadcast pesan dalam suatu tempat dengan cepat dan efektif. Dengan

latar belakang yang ada dibuatlah sebuah aplikasi yang dapat mendukung

keinginan penulis. Dalam aplikasi ini data yang dikirim hanya bisa di terima dan

baca oleh client yang menerima data. Dengan memiliki 1 user yaitu sebagai

pengirim pesan, aplikasi dapat bekerja secara cepat dan efektif dalam pengiriman

pesan [4].

Perancangan Mail Server dengan menggunakan Exchange Server studi

kasus di STMIK Bina Sarana Global. Aplikasi ini dibuat dalam 2 basis yaitu

menggunakan web dan desktop. Penggunaan desktop dalam jurnal ini

menggunakan java dan dalam penggunaan web menggunakan PHP. Tujuan dari

dibuatnya jurnal ini adalah untuk pengurangan biaya dalam surat-menyurat

menggunakan kertas dan mempercepat pengiriman data dengan otomatisasi yang

disediakan dalam aplikasi ini. Dalam aplikasi yang dibuat bagian desktop akan

lebih mengatur ke arah pengiriman dari pesan yang akan di kirim ke banyak orang,

lalu pada bagian web akan lebih mengatur ke arah kontrol email dan stabilitas

pengiriman data. Tidak hanya itu pada bagian web based email juga dapat

melakukan pengolahan data yang keluar maupun yang masuk[5]

Dari setiap penelitian yang sudah ada mengenai pengiriman data

menggunakan email, dibuatlah sebuah sistem informasi yang dapat membantu

kemaksimalan kerja dari karyawan di PT Pura Barutama yaitu sistem informasi

email menggunakan c# dengan teknologi SMTP. Aplikasi yang dibuat ini berbasis

desktop agar dalam penerapan kerja dapat lebih baik karena dapat lebih fleksibel

dan kompetitif pengoperasiannya. Dari penelitian yang dilakukan sebelumnya

penulis menggunakan desktop untuk menunjang kebutuhan dari client yang ada di

perusahaan ini. Aplikasi yang dibuat diharap dapat memberikan kemudahan

pengiriman data bagi kepala produksi, karyawan produksi dan orang yang

bersangkutan dalam melakukan pengecekan data. Data yang dikirim lewat aplikasi

ini bisa berbagaimacam jenis data, seperti .docx, .xlxs, .jpg, .txt, .rar. dengan

jumlah jumlah pengiriman sesuai dengan keinginan user. Namun pengiriman yang

dilakukan tidak bisa banyak data sekaligus dan hanya bisa satu persatu dalam

pengirimannya.

Microsoft .NET Framework (dibaca Microsoft Dot Net Framework) atau

lebih dikenal dengan singkatan dot net (tidak berhubungan dengan domain .net)

merupakan sebuah perangkat lunak kerangka kerja yang berjalan utamanya pada

sistem operasi Microsoft Windows, saat ini .NET Framework umumnya telah

terintegrasi dalam distribusi standar Windows (mulai dari Windows Server 2003

dan versi-versi Windows yang lebih baru). Kerangka kerja ini menyediakan

sejumlah besar pustaka pemrograman komputer dan mendukung beberapa bahasa

pemrograman serta interoperabilitas yang baik sehingga memungkinkan bahasa-

bahasa tersebut berfungsi satu dengan lain dalam pengembangan sistem. Berbeda

halnya dengan tipikal aplikasi konvensional umumnya, program yang ditulis

dengan memanfaatkan .NET Framework berjalan pada lingkungan perangkat

4

lunak melalui Common Language Runtime, dan bukan perangkat keras secara

langsung. Hal ini memungkinkan aplikasi yang dibuat di atas .NET secara teoretis

dapat berjalan pada perangkat keras apapun yang didukung oleh .NET

Framework[6].

Bahasa C# adalah sebuah bahasa pemrograman modern yang bersifat

general-purpose, berorientasi objek, yang dapat digunakan untuk membuat

program di atas arsitektur Microsoft .NET Framework. Bahasa C# ini memiliki

kemiripan dengan bahasa Java, C dan C++ (selengkapnya dapat dilihat pada

Sejarah Bahasa C#). Bahasa pemrograman ini dikembangkan oleh sebuah tim

pengembang di Microsoft yang dipimpin oleh Anders Hejlsberg, seorang yang

telah lama malang melintang di dunia pengembangan bahasa pemrograman karena

memang ialah yang membuat Borland Turbo Pascal, Borland Delphi, dan juga

Microsoft J++[7].

Developer Express Inc. (DevExpress) adalah perusahaan pengembangan

perangkat lunak yang didirikan pada tahun 1998 dengan kantor pusat di Glendale,

California. DevExpress awalnya mulai memproduksi Kontrol UI untuk Borland

Delphi / C ++ Builder dan Kontrol ActiveX untuk Microsoft Visual Studio. Saat

ini, DevExpress memiliki produk yang menargetkan pengembang yang

menggunakan teknologi Delphi / C ++ Builder, Visual Studio, dan HTML5 /

JavaScript[8].

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) merupakan salah satu protokol

yang umum digunakan untuk pengiriman surat elektronik/ EMAIL di Internet.

Protokol ini dipergunakan untuk mengirimkan data dari komputer pengirim surat

elektronik ke server surat elektronik penerima. Protokol ini timbul karena desain

sistem surat elektronik yang mengharuskan adanya server surat elektronik yang

menampung sementara sampai surat elektronik diambil oleh penerima yang

berhak[9].

Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan

data dalam suatu sistem manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat

lunak Oracle memasarkan jenis basis data ini untuk bermacam-macam aplikasi

yang bisa berjalan pada banyak jenis dan merk perangkat keras komputer

(platform). Oracle juga merupakan salah satu perusahaan utama pengembang

sistem manajemen basis data (database management system), perangkat lunak

untuk mengembangkan basis data, perangkat lunak manajemen hubungan

pelanggan, enterprise resource planning dan perangkat lunak manajemen rantai

pasok. Basis data Oracle ini pertama kali dikembangkan oleh Larry Ellison, Bob

Miner dan Ed Oates lewat perusahaan konsultasinya bernama Software

Development Laboratories (SDL) pada tahun 1977. Pada tahun 1983, perusahaan

ini berubah nama menjadi Oracle Corporation sampai sekarang[10].

3 Metode Perancangan

5

Penelitian ini dilakukkan dan diselesaikan melalui 5 tahapan penelitian

yaitu : 1) Analisis kebutuhan dan pengumpulan data. 2) Perancangan sistem. 3)

Perancangan aplikasi / program. 4) Implementasi dan pengujian sistem serta analisis

hasil pengujian. 5) Penulisan laporan hasil penelitian. Tahapan-tahapan penelitian

ini dapat dilihat pada gambar 1.

Gambar 1 Tahapan Penelitian[11]

Berdasarkan pada gambar 1 dapat dijelaskan bahwa proses pembuatan aplikasi

dimulai dari tahapan sebagai berikut : Tahap pertama peneliti melakukan pertemuan

dengan client untuk mengetahui dengan jelas sistem informasi yang diinginkan.

Analisa dan pengumpulan data diperlukan dalam tahap ini dalam bentuk pengumpulan

setiap data yang ada, melihat proses kerja yang sedang berlangsung dan mengamati

setiap alurnya untuk kemaksimalan program. Dari hasil tahap pertama ini didapatkan

beberapa alur kerja untuk sistem yang akan dibuat, yaitu setiap akan dilakukannya

suatu produksi akan ada suatu berita acara BAPOP yang akan dikirimkan kepada

bagian produksi untuk nantinya akan dieksekusi untuk diproduksi. BAPOP yang ada

saat ini masih dikirim secara manual sehingga jika ada beberapa proses produksi yang

berlangsung bersamaan waktu yang diperlukan lama. Lalu saat proses produksi telah

selesai dilakukan, diperlukan pelaporan untuk melihat bagian yang sudah selesai. Pada

tahap kedua ini dilakukan kajian literatur-literatur yang diambil dari penelitian-

penelitian sebelumnya maupun dari jurnal-jurnal ilmiah, baik dalam negeri maupun

luar negeri dan dari beberapa buku. Analisis data dilakukan setelah tahapan penelitian

dilaksanakan. Di dalam analisis data ini yang dilakukan oleh peneliti adalah

menganalisis data dari tahapan penelitian yang telah dilakukan dan merubahnya

menjadi informasi. Pada tahap ini akan dilaksanakan perancangan sistem yang akan

dibuat berdasarkan hasil pengumpulan data. Perancangan sistem ini meliputi desain

diagram sistem dan desain antar muka. Perancangan ini dibuat agar program dapat

berjalan dengan baik dan efisien. Tidak hanya itu perancangan sistem ini juga

mencakup perancangan arsitektur aplikasi.

6

Implementasi dilakukan secara bertahap dengan acuan hasil pengumpulan data

dan perancangan sistem yang telah dibuat. Perancangan yang telah dibuat akan

diimplementasikan pada bahasa pemrograman yang telah ditentukan yaitu c# dengan

tool tambahan DevExpress. Sistem kemudian akan diuji coba dengan menggunakan

sampel data yang ada di PT Pura Barutama unit Pura Smart Technology bagian

produksi. Evaluasi ini dilakukan untuk melihat sejauh mana sistem yang dikembangkan

sesuai dengan rancangan awal penelitian. Tahap terakhir adalah penulisan laporan dari

setiap implementasi yang sudah dilakukan. Dengan adanya aplikasi yang sudah dibuat

terdapat beberapa nilai tambah yang didapat yaitu pengefisienan waktu dan

keefektivitasan pengerjaan data laporan bagi karyawan dibagian produksi dan proses

penghematan biaya karena data yang dapat langsung dikirim bisa memungkinkan

pengurangan pencetakan kertas.

Metode perancangan sistem yang digunakan didalam pembangunan aplikasi

“Smart Email System” adalah Prototyping. Metode Prototyping mengerjakan

pengembangan atau rekayasa perangkat lunak secara bertahap dan berulang, dengan

mementingkan kebutuhan user/client. Pengembang dan client dapat terus berinteraksi

didalam setiap tahap metode prototyping. Tahapan metode prototyping dapat dilihat

melalui Gambar 2.

Gambar 2 Metode Prototype[12].

Seperti terlihat pada Gambar 2, tahapan dalam metode prototyping adalah listen

to customer, bulid/revise mock-up, dan customer test-drives mock-up. Tahap pertama

adalah listen to customer, yaitu mengetahui informasi mengenai kebutuhan pengguna

untuk diimplementasikan dalam sistem. Informasi yang telah didapatkan kemudian

dianalisa dan diterjemahkan ke dalam sistem. Pada tahap ini data yang didapat berasal

dari client dibagian produksi. Tahap kedua di dalam model prototyping adalah

build/revise mock-up. Pada tahap ini perancangan dilakukan secara cepat dan mewakili

semua aspek software yang diketahui. Rancangan tersebut menjadi dasar pembutatan

prototype. Tahap ketiga adalah customer test-drives mock-up. Pada tahap ini client

mengevaluasi prototype yang telah dibuat. Semua proses tersebut terus diulang hingga

aplikasi yang dirancang sesuai dengan permintaan.

7

Analisis kebutuhan perangkat keras dan spesifikasi perangkat lunak yang digunakan

dalam membangun aplikasi sistem kerja praktek yaitu : processor Intel 2 Core, 3.4

GHz, RAM 8GB, dan Harddisk 1 TB sedangkan perangkat lunak yang digunakan

adalah sistem operasi Windows 7, Visual Studio 2012 sebagai text editor, ORACLE

sebagai database, StarUML untuk pembuatan UML (Unified Modeling Language).

Sebelum melakukkan pengkodean aplikasi, dilakukkan perancangan sistem dalam

bentuk UML.

Gambar 3 Arsitektur aplikasi SES(Smart Email System).

Pada gambar 3 ini menjelaskan secara detail mengenai arsitektur SES, dimana semua

akses aplikasi dapat dilakukan dengan berbagai macam komputer maupun laptop,

namun dalam kasus ini hanya computer yang digunakan untuk mengakses aplikasi ini.

Program aplikasi ini dibuat menggunakan beberapa aplikasi pemrograman seperti

Microsoft Visual Studio C# sebagai pembuatan fungsi agar dapat dioperasikan,

DevExpres sebagai sarana membuat UI yang lebih dinamis dan PL SQL sebagai sarana

untuk membuat serta mengakses basis datanya. Untuk basis data yang digunakan dalam

aplikasi ini adalah oracle 11g. Setiap data yang sudah tersimpan ini nantinya akan

dikirimkan ke server GOOGLE untuk di verifikasi sehingga dapat diteruskan ke

GMAIL/ GOOGLE MAIL. Sebagai sarana untuk akses ke GMAIL membutuhkan tool

tambahan yaitu Mailkit untuk mengakses SMTP dari GOOGLE.

8

Gambar 4.1 Use Case Diagram aplikasi Email.

9

Gambar 4.2 Use Case Diagram aplikasi Email.

Gambar 4.1 dan 4.2 merupakan use case diagram yang menjelaskan bagaimana

aplikasi akan dibuat. Aplikasi ini memiliki 2 aktor utama yaitu karyawan dan

administrator. Namun dalam proses berlangsungnya aplikasi, ada beberapa actor

tambahan yaitu karyawan yang belum melakukan registrasi dan server SMTP, server

SMTP sangat diperlukan dalam kelangsungan program karena server SMTP ini

menjadi jembatan agar program aplikasi dapat berjalan sesuai fungsi dan tujuannya.

Karyawan dalam aplikasi ini dapat melakukan beberapa hal, diantaranya dapat melihat,

membuat, menghapus, memperbaharui dan mengirim data yang dimasukkan, data yang

maksud adalah data JF, MV dan PP. Karyawan juga dapat melakukan manipulasi data

tentang penerima dari masing-masing jenis data dan dapat melihat pesan masuk dalam

inbox serta history pengiriman yang sudah dibuat.

Class diagram merupakan salah satu diagram utama dari UML untuk

menggambarkan class atau blueprint object pada sebuah sistem. Analisis pembentukan

10

class diagram merupakan aktivitas inti yang sangat mempengaruhi arsitektur piranti

lunak yang dirancang hingga ke tahap pengkodean.

Gambar 5 Class Diagram aplikasi email.

Gambar 5 merupakan penggambaran dari beberapa class yang ada di dalam

aplikasi yang dikembangkan. Berdasarkan pada gambar diatas terdapat beberapa jenis

table, yaitu ada table dengan jenis entity, control dan boundary. Table jenis entity ini

adalah table utama yang berada dalam database, yang berfungsi untuk menyimpan

segala jenis data yang masuk dari proses yang dilakukan oleh program. Table ini

merupakan table utama karena table ini menentukan relasi antar table baik itu one to

one, one to many maupun many to many. Lalu table yang kedua adalah table dengan

jenis control, table ini berfungsi sebagai pengatur aksi yang ada pada software. Dengan

kata lain table ini menunjukkan fungsi-fungsi apa saja yang akan dilakukan oleh

program. Lalu table yang ketiga adalah table boundary, table ini berfungsi

menghubungkan antara system dengan user, jadi dengan kata lain table ini

menampilkan setiap atribut yang hanya diperlukan oleh user. Didalam class diagram

11

ini terdapat beberapa kelas entitas yaitu TB_JF, TB_MV, TB_PP, TB_LOGREG,

TB_HISTORY, TB_INBOX, TB_PENERIMAEMAIL yang masing-masing memiliki

control dan boundary dalam pelaksanaanya.

Gambar 6 Activity Diagram kirim data JF.

Pada gambar 6 dapat dilihat activity diagram proses pengiriman data JF ke

GMAIL. Proses yang dilakukan dimulai dengan memasukkan username dan Password

pada form login dalam aplikasi. Jika data yang dimasukkan sesuai maka akan masuk

ke dalam dashboard aplikasi. Untuk melakukan pengiriman data user harus masuk

kedalam menu JF, dimana menu ini berisi data JF yang nantinya akan dikirim ke bagian

kepala untuk di cek kebenarannya. Proses pengiriman yang dilakukan menggunakan

tool tambahan yang tersedia di Microsoft Visual Studio C# dengan nama mailkit.

Mailkit ini berisi beberapa fungsi yang dapat digunakan untuk menghubungkan

database dengan google server. Sarana yang dimaksudkan disini adalah SMTP yang

ditujukan ke server google. Data yang dikirim berupa file dengan ekstensi .jpeg, .docx,

.xlsx.

12

Gambar 7 Activity Diagram Edit data User.

Pada gambar 7 dapat dilihat activity diagram proses edit user yang digunakan

untuk mengatur hak akses user yang ada. Proses ini dimulai dengan melakukan login

kedalam aplikasi dengan memasukkan username dan password pada form login dalam

aplikasi. Jika data yang dimasukkan sesuai maka akan masuk ke dalam dashboard

aplikasi. Untuk melakukan pengeditan data user baik itu perubahan attribute maupun

pemberian hak akses, admin harus masuk kedalam menu edit user. Proses ini akan

mengambil data user yang sudah tersimpan di basis data oracle yang nantinya akan di

ganti sesuai kebutuhan yang ada. Jika data user yang hendak di edit sudah dilakukan,

aplikasi akan memberitahukan bahwa data berhasil di ubah. Namun jika terjadi

pembatalan pengeditan user, maka akan kembali ke menu dashboard.

13

4 Hasil dan Pembahasan

Berdasarkan perancangan sistem yang telah dirancang sebelumnya dilakukan

implementasi dan pengujian SES. Implementasi dan pengujian sistem dilakukan

dengan tujuan memastikan apakah hasil perancangan sudah sesuai dengan harapan

serta dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi.

Gambar 8 Halaman Login SES.

Gambar 8 merupakan form login aplikasi SES dengan multiuser. Pada bagian

login SES dilengkapi dengan system keamanan yaitu enkripsi password menggunakan

aes. Keamanan ini ditujukan agar setiap akun yang dibuat tidak bisa di bobol karena

setiap akun punya data-data yang penting. System keamanan ini ditujukan agar setiap

user yang mengirimkan data bisa dipertanggung jawabkan perbuatannya.

Gambar 9 Halaman Register SES.

Gambar 9 merupakan halaman register aplikasi SES. Halaman register ini harus

diisi sesuai ketentuan yang ada. Email teks meruapakan komponen utama dalam

pembuatan akun ini, karena email akan digunakan sebagai media pengirim kode

verifikasi yang nantinya akan dipakai dalam pembuatan akun. Pada bagian register ini,

tipe akun akan otomatis di atur kedalam user bukan admin.

14

Gambar 10 Pengiriman kode verifikasi.

Gambar 10 menunjukan salah satu contoh pengiriman kode verifikasi setelah

user mendaftarkan diri. Kode verifikasi ini ditujukan sebagai cek validasi akan email

yang digunakan valid atau tidak. Kode yang dikirimkan ke email akan dikirimkan

secara acak yang terdiri dari huruf dan kata. Kode ini nantinya akan dipakai saat user

memasukkan id dan password pertama kali kedalam aplikasi.

Gambar 11 Halaman Send JF file.

Gambar 11 adalah halaman untuk melakukan pengiriman file ke email.

Pengiriman yang dilakukan disini ada 2 macam yaitu hanya bisa mengirim file kepada

15

satu orang, atau bisa melakukan pengiriman kepada 2 orang atau lebih. Pengiriman

yang hanya untuk satu orang, cukup dengan memilih ‘no’ pada bagian include default,

sedangkan jika pengiriman untuk 2 orang atau lebih bisa memilih ‘yes’ pada include

default. Dan pengiriman bisa dilakukan dengan baik.

Gambar 12 Halaman send PP file.

Gambar 12 menunjukan halaman pengiriman data PP, pada halaman ini data

yang dikirimkan hanya berbentuk teks. Pada menu ini pengiriman pesan hanya

berfokus pada pesan secara broadcast atau pesan yang ditujukan ke banyak orang.

Tujuan menu ini hanya untuk menyebarkan berita yang ada di bagian produksi agar

bagian lain bisa bersiap-siap saat produksi sudah selesai dengan pekerjaannya.

Kode Program 1 Insert data JF.

1. private void insertJF_Click(object sender, EventArgs e){

2. bool ok = checkEmpty(txtNo, "Masukkan No JF") &&

3. checkEmpty(txtFi, "Masukkan File JF") &&

4. checkEmpty(txtNa, "Masukkan Nama file JF");

5. if (!ok) return;

6. getSetJF jf = new getSetJF();

7. jf.No_jf = txtNo.Text;

8. jf.Nama_jf = txtNa.Text;

9. jf.Nama_file_JF = nama_file_jf;

10. jf.File_JF = getByteFromImage(txtFi.Text); 11. jf.Username = logreg.Username; 12. if (new JF_DAO().tambah_data(jf)){ 13. lihatDataJF(); 14. MessageBox.Show("Input JF berhasil"); 15. resetForm1(); 16. } 17. else{ 18. MessageBox.Show("Input JF gagal"); 19. }}

16

Sourcecode ini merupakan fungsi insert yang tersedia pada tombol untuk

melakukan proses insert data. Pada baris awal dari sourcecode ini menggunakan tipe

data Boolean untuk melakukan cek textbox mempunyai nilai atau null. Data yang dicek

meliputi no JF, nama JF dan nama file JF. Jika textbox bernilai null maka program akan

kembali memanggil fungsi checkempty, checkempty merupakan suatu fungsi atau

method dengan tipe Boolean untuk melakukan cek suatu kolom bernilai atau null, tetapi

jika sudah terisi program akan melanjutkan prosesnya. Setelah itu pemanggilan kelas

getset untuk menghubungkan antara nilai yang sudah disiapkan di kelas getset dengan

inputan user yaitu dengan memanggil isi dari textbox yang ada. Namun untuk file JF,

harus membuat fungsi baru terlebih dahulu untuk melakukan konversi dari file menjadi

bentuk byte, fungsi yang dibuat adalah ‘getByteFromImage’, dalam fungsi ini berisikan

sourcecode convert data. Lalu username berfungsi untuk proses multiuser agar data

yang dimasukkan user satu dengan yang lain tidak bertabrakan. Selanjutnya program

insert data akan ditambahkan dengan percabangan dengan memanggil kelas controller

untuk eksekusi memasukkan data kedalam database dimana jika data berhasil

dimasukkan data akan ter refresh otomatis dengan data baru yang masuk kedalam list

data JF.

Kode Program 2 Update data JF.

Dimulai dengan pembuatan method dengan tipe Boolean dengan 2 parameter

yaitu getsetjf dan string jf. Parameter yang pertama memiliki fungsi untuk

menginisialisasi isi data yang ada dalam database ke program, agar pemanggilan setiap

field dan column dalam database lebih jelas. Lalu untuk parameter yang kedua

berfungsi untuk menginisialisasi primary key dari data yang dipakai. Selanjutnya

pembuatan variable dengan tipe Boolean dengan nilai false. Pada baris selanjutnya

berfungsi untuk membuka koneksi dengan cara ‘conn.Open();’, conn sendiri

merupakan suatu variable yang berisikan code untuk menghubungkan program dengan

database oracle. Setelah database sudah dibuka perlu dilakukan pembuatan objek baru

1. public bool update_data(getSetJF jf, string noJF){

2. bool status = false;

3. try{

4. conn.Open();

5. perintah = new OracleCommand();

6. perintah.Connection = conn;

7. perintah.CommandType = CommandType.Text;

8. perintah.CommandText = "UPDATE JF SET No_JF='" + jf.No_jf + "',Nama_JF= '" + jf.Nama_jf

+ "',Nama_File_JF='" + jf.Nama_file_JF + "', username='" + jf.Username + "' WHERE

No_JF='" + noJF + "'";

9. OracleParameter param = perintah.Parameters.Add("file_foto", OracleDbType.Blob);

10. param.Direction = ParameterDirection.Input; 11. param.Value = jf.File_JF; 12. perintah.ExecuteNonQuery(); 13. status = true; 14. } 15. catch (Exception e){ 16. MessageBox.Show("Exception : " + e.ToString()); 17. } 18. finally{ 19. conn.Close(); 20. } 21. return status;}

17

dengan menggunakan fungsi oraclecommand, oraclecommand ini berfungsi untuk

mengintegrasikan setiap fungsi-fungsi yang ada pada program dengan database. Lalu

objek baru ini dihubungkan kembali dengan database sacara langsung menggunakan

‘connection’. Lalu tahap berikutnya adalah penghubungkan objek perintah dengan

commandtype dan commandText, commandtype berisikan nilai perintah yang harus

sesuai dengan jenis commandtext yang diberikan. Sedangkan commandtext merupakan

pernyataan dari perintah database yang disatukan dengan program dengan perantara

kelas getset yang sudah dituliskan dalam parameter dengan nama JF.

Kelebihan system ini dibandingkan dengan system email yang sudah ada adalah

salah satunya bisa diakses tanpa menggunakan browser dan lebih cepat dalam

pengoperasiannya. Pengujian sistem yang dilakukan pada SES menggunakan satu

teknik yaitu pengujian beta. Pengujian beta dilakukan dengan melakukan uji

penerimaan pengguna atau User Acceptance Test (UAT) pada SES. UAT adalah suatu

pengujian oleh pengguna yang bertujuan untuk menghasilkan bukti bahwa sistem yang

telah dibangun dianggap memenuhi kebutuhan dan telah dapat diterima oleh pengguna.

Pengujian UAT dilakukan kepada 20 pengguna SES yaitu staf-staf departemen di PT

Pura Barutama unit PST di mana diambil minimal satu responden pada satu

departemen. Berikut penjelasan hasil dari pengujian UAT SES yang telah dilakukan

seperti dapat dilihat pada Tabel 1.

No Pertanyaan Nilai Jumlah

Ax5 Bx4 Cx3 Dx2 Ex1

1 Apakah SES menjawab

kebutuhan proses bisnis di

PST?

15 5 0 0 0 95

2 Apakah SES mempercepat

hasil kerja produksi?

12 8 0 0 0 92

3 Apakah tampilan SES

menarik?

20 0 0 0 0 100

4 Apakah SES mudah

digunakan?

18 2 0 0 0 98

5 Apakah fungsi-fungsi pada

SES berjalan dengan baik?

20 0 0 0 0 100

6 Apakah data yang ditampilkan

SES aktual?

18 2 0 0 0 98

7 Apakah SES nyaman

digunakan?

18 2 0 0 0 98

Tabel 1 User Acceptance Testing Smart Email System.

Berdasarkan Tabel 1 dapat dihitung bahwa nilai rata-rata nilai jawaban pertama

sama dengan 4,75 maka persentasenya adalah 95%, nilai rata-rata nilai jawaban kedua

sama dengan 4,6 maka persentasenya 92%, nilai rata-rata nilai jawaban ketiga sama

dengan 5 maka persentasenya adalah 100%, nilai rata-rata nilai jawaban keempat sama

dengan 4,9 maka persentasenya adalah 98%, nilai rata-rata nilai jawaban kelima sama

18

dengan 5 maka persentasenya adalah 100%, nilai rata-rata nilai jawaban keenam sama

dengan 4,9 maka persentase nilai jawabannya adalah 98% dan nilai rata-rata nilai

jawaban ketujuh sama dengan 4,9 maka persentasenya adalah 98%. Berdasarkan

analisis hasil pengujian UAT didapatkan bahwa SES bekerja sesuai kemampuan dan

fungsi yang dibutuhkan oleh pihak PST. Kemampuan yang dimaksudkan disini adalah

dapat menjawab proses bisnis di PST, mempercepat hasil produksi, tampilan yang

menarik pada aplikasi, mudah digunakan, fungsi-fungsi yang berjalan dengan baik dan

sesuai, data yang dipakai actual dan nyaman untuk digunakan.

5 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang ada dan sudah dilakukan dapat disimpulkan

bahwa aplikasi Smart Email System ini sangat membantu menyelesaikan beberapa

masalah distribusi file di Unit Pura Smart Technology. Pemberian nama Smart Email

System ini dibuat dengan standart yang sama dengan program yang ada di unit PST.

Nama SES ini muncul karena diharapkan aplikasi email ini bisa melakukan fungsi-

fungsi yang dapat meringankan kerja karyawan seperti proses pengiriman data

produksi bisa lebih cepat serta dapat mengurangi kesalahan dalam pengolahan data.

Penggunaan DevExpress dalam SES sangat berpengaruh dalam kenyamanan dan

kecepatan user dalam mengolah data. Microsoft Visual Studio C# dalam proses

pengkodean serta Oracle 11g sebagai system basis data juga sangat bermanfaat dalam

proses pembuatan program, serta mudah dipelajari. Hal ini akan sangat berguna jika

aplikasi ingin di Kembangan lebih lagi oleh pihak PST. Pengembangan yang dilakukan

dapat di berbagai fungsi seperti menambahkan beberapa fitur serta melakukan

pengoptimalan dalam logika agar pengiriman dapat dilakukan lebih cepat lagi.

Saran untuk pengembang yang ingin mengembangkan aplikasi ini, dapat

menggunakan cara yang lebih efektif dalam proses menerima pesan atau inbox.

Pengembang juga dapat melakukan beberapa perubahan interface agar aplikasi bisa

lebih User Friendly.

6 Daftar Pustaka

[1] Ni Putu Alanita, Gusti Ngurah Agung Suaryana 2012, Pengaruh kecanggihan

Informasi, partisipan manajemen, dan kemampuan Teknik pemakai system

informasi akuntansi pada kinerja individu, Bali.

19

[2] F Nash, John, diterjemahkan oleh La Midjan. 2003. “Sistem Informasi

Akuntansi I Pendekatan Manual Pratika Penyusunan Metode dan Prosedur”.

Bandung : Lembaga Informatika Akuntansi.

[3] Khasanah, Nuratri Uswatun. 2012. Analisis dan perancangan aplikasi desktop

“E-mail Client” Menggunakan J2SE. Yogyakarta.

http://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_08.11.2470.pdf Diakses

tanggal : 21 Juli 2018.

[4] Suteja, Bernard Renaldy. 2012. Sistem email client untuk mobile device

berbasis pada teknologi java. Bandung.

https://www.usd.ac.id/lembaga/lppm/f1l3/Jurnal%20Media%20Teknika%20v

ol%208%20no%201/03-

bernard%20jurnal%20media%20teknika%20finaledited3.pdf Diakses tanggal

: 21 Juli 2018.

[5] Hakim, zainul. Hanafri, Muhammad Reza. Bayu, Kurniawan. 2015.

Perancangan Mail Server dengan menggunakan Exchange Server studi kasus

di STMIK Bina Sarana Global.Surabaya.

https://stmikglobal.ac.id/journal/index.php/sisfotek/article/viewFile/73/75

Diakses tanggal : 21 Juli 2018.

[6] https://www.informasi-internet.com/2016/10/net-framework.html, diakses

tanggal 23 Juni 2018.

[7] Https://repository.widyatama.ac.id, diakses pada tanggal 24 Juni 2018

[8] DevExpress, https://www.devexpress.com/ diakses pada tanggal 25 Juni

2018.

[9] https://www.niagahoster.co.id /pengertian-smtp-pop3-dan-imap/, diakses

pada tanggal 25 Juni 2018.

[10] Oracle, https://www.oracle.com/experience-inspiration/index.html diakses

pada tanggal 25 juni 2018.

[11] Hasibuan, Zainal Arifin, 2007, Metodologi Penelitian Pada Bidang Ilmu

Komputer Dan Teknologi Informasi, Jakarta: Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Indonesia.

[12] Pressman, Roger S., 2001, Software Engineering : A Practitioner’s Approach,

Amerika Serikat: R.S. Pressman and Associates.