perancangan sistem informasi kegiatan …...perkembangan data yang ditampilkan, menyediakan fitur...

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEGIATAN DIREKTORAT

SINKRONISASI URUSAN PEMERINTAHAN DAERAH IV

DITJEN BINA PEMBANGUNAN DAERAH

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

BERBASIS WEB

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III)

FIRDAUS

NIM: 12161769

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Bina Sarana Informatika

Jakarta

2019

viii

ABSTRAK

Firdaus (12161769), Perancangan Sistem Informasi Kegiatan

Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina

Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri.


Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri membutuhkan

sistem digital melayani yaitu aplikasi website yang mempermudah

dalam memberikan informasi, memudahkan pengguna melihat

perkembangan data yang ditampilkan, menyediakan fitur tambahkan,

cetak, lihat kegiatan,dan sekilas info. aplikasi website yang digunakan

admin untuk melihat informasi keterangan/disposisi kepada masing-

masing subdit, untuk memudahkan pengguna dalam memberikan

informasi kegiatan yang lebih efisien dan efektif untuk mendukung

kinerja dari intansi tersebut. Tugas Akhir ini mengunakan metode

pengumpulan data yaitu wawancara,obervasi,dan studi Literatur.Dari

hasil yang di dapatkan maka Direktorat Sinkronisasi Urusan

Pemerintahan Daerah IV masih menggunakan sistem Microsoft Excel

dan Microsoft Word. Perancangan sistem Kegiatan dibuat agar dapat

memberikan kemudahan dalam Informasi Kepada Karyawan ataupun

Pengunjung Di Direktorat Sinkroniasi Urusan Pemerintahan Daerah IV.

Kata Kunci: Informasi Kegiatan, Basis Data, Sistem Informasi.

ix

ABSTRACT

Firdaus (12161769), Design of Activity Information System for the

Directorate of Synchronization of Regional Government Affairs IV,

Directorate General of Regional Development of the Ministry of Home

Affairs.

The Directorate of Synchronization of Regional Government Affairs IV of

the Directorate General of Regional Development of the Ministry of Home

Affairs requires a digital system that serves a website application that

makes it easy to provide information, makes it easy for users to see the

development of data displayed, provides features to add, print, see

activities, and at a glance of info. website application used by the admin to

view information information / disposition to each subdit, to facilitate

users in providing information activities more efficiently and effectively to

support the performance of the agency. This Final Project uses data

collection methods, namely interviews, observation, and literature studies.

From the results obtained, the Directorate of Local Government Affairs

Synchronization IV still uses the Microsoft Excel and Microsoft Word

systems. The design of the activity system is made in order to provide

convenience in information to employees or visitors in the Directorate of

Synchronization of Regional Government Affairs IV.

Keywords: Activity Information, Database, Information Systems.

x

DAFTAR ISI

Lembar Judul Tugas Akhir ................................................................................. i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ..................................................................... ii

Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................................ iii

Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhiri ........................................................ v

Lembar Konsultasi Tugas Akhir .......................................................................... v

Kata Pengantar ........................................................................................................... ....... vi

Lembar Abstrak .. ....................................................................................................... ....... viii

Daftar Isi..................................................................................................................... ........ x

Daftar Simbol............................................................................................................... ...... xii

Daftar Gambar .................................................................................................................... xvii

Daftar Tabel ........................................................................................................................ xviii

Daftar Lampiran ................................................................................................................. xix

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ............................................................ 1

1.2. Tujuan dan Manfaat .................................................................. 3

1.3. Metode Penelitian...................................................................... 4

1.4. Ruang Lingkup .......................................................................... 6

BAB II LANDASAN TEORI ...................................................................... 7

2.1. Konsep Dasar Sistem ................................................................. 7

2.1.1. Pengertian system ........................................................... 7

2.1.2. Karakteristik Sistem ........................................................ 7

2.1.3. Klasifikasi Sistem ........................................................... 10

2.1.4. Sistem Informasi ............................................................. 11

2.1.5. Rancangan Dasar Program .............................................. 12

2.1.6. Basis Data ....................................................................... 13

2.1.7. Model Pengembangan Perangkat Lunak ........................ 14

2.2. Teori Pendukung (Tool System) ............................................... 15

2.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD) ............................... 15

2.2.2. Logical Recond Structure (LRS)..................................... 17

2.2.3. Unifeid Modeling Language (UML) .............................. 17

BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN ................................................ 20

3.1.Tinjauan InstitusiPemerintahan .................................................. 20

3.1.1. Sejarah Institusi Pemerintahan ........................................ 20

3.1.2. Struktur dan Organisasi dan Fungsi ................................ 22

3.2. Prosedur Sistem Berjalan .......................................................... 24

3.3. Activity Diagram ....................................................................... 26

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan .................................... 26

3.5. Permasalah Pokok ................................................................... 28

3.6. Pemecahan Masalah ................................................................ 34

xi

BAB IV Perancangan Sistem Usulan .......................................................... 31

4.1.Tahapan Perancangan Sistem ..................................................... 31 4.1.1. Analisis Kebutuhan .................................................................. 31

4.1.2. Rancangan Diagram Use Case ................................................. 32

4.1.3. Rancagan Diagram Aktivitas ................................................... 37

4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan ....................................... 38

4.1.5. Rancangan Prototype ............................................................... 40

4.2.Rancangan Perangkat Lunak ...................................................... 47 4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD) ........................................ 47

4.2.2. Logical Recond Structure (LRS) .............................................. 48

4.2.3. Spesifikasi File ......................................................................... 50

4.2.4. Class Model / Class Diagram ................................................... 54

4.2.5. Sequence Diagram.................................................................... 55

4.2.5. Spesifikasi Hardware dan Sofware .......................................... 56

4.2.Jadwal Implementasi .................................................................. 58

BAB V PENUTUP ......................................................................................... 59

4.1. Kesimpulan ............................................................................... 59

4.2. Saran ......................................................................................... 60

Daftar Pustaka .................................................................................................. 62

Daftar Riwayat Hidup ...................................................................................... 63

Surat Keterangan PKL ..................................................................................... 64

Lampiran-Lampiran ......................................................................................... 65

xii

DAFTAR SIMBOL

A. Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)

Komponen & Simbol Keterangan

Entitas/Entity

nama_entitas

Entitas merupakan data inti yang akan disimpan, bakal

tabel pada basis data, benda yang memiliki data dan

harus disimpan datanya agar dapat diakses oleh aplikasi

komputer. Penamaan entitas biasanya lebih ke kata

benda dan belum merupakan nama tabel.

Atribut

nama_atribut

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam

suatu entitas.

Atribut Kunci Primer

nama_kunci_primer


suatu entitas dan digunakan sebagai kunci akses

record yang diinginkan, biasanya berupa id. Kunci

primer dapat lebih dari satu kolom, asalkan

kombinasi dari beberapa kolom tersebut dapat bersifat unik (berbeda tanpa ada yang sama).

Atribut Multi Nilai

nama_atribut


suatu entitas yang dapat memiliki lebih dari satu.

Relasi

nama_relasi

Relasi yang menghubungkan antar entitas, biasanya

diawali dengan kata kerja.

Asosiasi

N

Penghubung antara relasi dan entitas dimana di kedua

ujungnya memiliki multiplicity kemungkinan jumlah

pemakaian. Kemungkinan jumlah maksimum

keterhubungan antara entitas satu dengan entitas yang

lain disebut dengan kardinalitas. Misalkan ada

kardinalitas 1 ke N atau sering disebut dengan one to

many menghubungkan entitas A dan entitas B.

xiii

B. Simbol Use Case Diagram

Komponen & Simbol Deskripsi

use case Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai

unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit

atau aktor, biasanya dinyatakan dengan kata

kerja di awal frase nama use case.

Aktor/actor

Orang, proses, atau sistem lain yang

berinteraksi dengan sistem informasi yang

akan dibuat di luar sistem informasi yang akan

dibuat itu sendiri, walaupun simbol dari aktor

adalah gambar orang, tapi aktor belum tentu

merupakan orang, biasanya dinyatakan

menggunakan kata benda di awal frase nama aktor.

Asosiasi/association Komunikasi antara aktor dan use case yang

berpartisipasi pada use case atau use case memiliki interaksi dengan aktor.

Ektensi/extend

<< extend >>

Relasi use case tambahan ke sebuah use case

dimana use case yang ditambahkan dapat

berdiri sendiri walaupun tanpa use case

tambahan itu, mirip dengan prinsip

inheritance pada pemrograman berorientasi objek

Generalisasi/generalization Hubungan generalisasi dan spesialisasi

(umum-khusus) antara dua buah use case

dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang lebih umum dari yang lainnya

Menggunakan/include/uses

<< include >>

Relasi use case tambahan ke sebuah use case

dimana use case yang ditambahkan

memerlukan use case ini untuk menjalankan

fungsinya atau sebagai syarat dijalankan use

case ini.

xiv

C. Simbol Activity Diagram

Simbol Deskripsi

Status awal

Status awal aktivitas sistem, sebuah diagram

aktivitas memiliki sebuah status awal.

Aktivitas

Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas

biasanya diawali dengan kata kerja.

Percabangan/decision

Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan

aktivitas lebih dari satu.

Penggabungan/join

Asosiasi penggabungan dimana lebih dari satu

aktivitas digabungkan menjadi satu.

Status akhir Status akhir yang dilakukan sistem, sebuah

diagram aktivitas memiliki sebuah status

akhir.

Swimlane Memisahkan organisasi bisnis yang

bertanggung jawab terhadap aktivitas yang

terjadi.

xv

D. Simbol Class Diagram

Komponen & Simbol Deskripsi

Kelas

Kelas pada struktur sistem.

Antarmuka/interface

Sama dengan konsep interface dalam

pemrograman berorientasi objek.

Asosiasi/association Relasi antar kelas dengan makna umum,

asosiasi biasanya juga disertai dengan multiplicity.

Asosiasi berarah/directed

association

Relasi antar kelas dengan makna kelas yang

satu digunakan oleh kelas yang lain, asosiasi

biasanya juga disertai dengan multiplicity.

Generalisasi

Relasi antar kelas dengan makna generalisasi-

spesialisasi (umum khusus).

Kebergantungan/dependency

Relasi antar kelas dengan makna

kebergantungan antar kelas.

Agregasi/aggregation Relasi antar kelas dengan makna semua-

bagian (whole part).

xvi

E. Simbol Sequence Diagram

Simbol Deskripsi

Aktor

Orang, proses, atau sistem lain yang

berinteraksi dengan sistem informasi yang

akan dibuat di luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri

Garis hidup/lifeline

Menyatakan kehidupan suatu objek.

Objek

Menyatakan objek yang berinteraksi pesan.

Waktu aktif Menyatakan objek dalam keadaan aktif dan

berinteraksi, semua yang terhubung dengan

waktu aktif ini adalah sebuah tahapan yang

dilakukan di dalamnya.

Pesan tipe create

Menyatakan suatu objek membuat objek yang

lain, arah panah mengarah pada objek yang

dibuat.

Pesan tipe call Menyatakan suatu objek memanggil

operasi/metode yang ada pada objek lain atau

dirinya sendiri

Pesan tipe send

Menyatakan bahwa suatu objek mengirimkan

data/masukan/informasi ke objek lainnya, arah

panah mengarah pada objek yang dikirimi.

Pesan tipe return

1: keluaran

Menyatakan bahwa suatu objek yang telah

menjalankan suatu operasi atau metode

menghasilkan suatu kembalian ke objek

tertentu, arah panah mengarah pada objek

yang menerima kembalian.

Pesan tipe destroy

Menyatakan suatu objek mengakhiri hidup

objek yang lain, arah panah mengarah pada

objek yang diakhiri, sebaiknya jika ada create

maka ada destroy

xvii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar II.1. Karakteristik Suatu Sistem .......................................... 9

Gambar II.2. Model Prototyping .......................................................... 15

Gambar III.1. Stuktur Organisasi Direktorat SUPD IV ..................... 22

Gambar III.2. Stuktur Subbag Tata Usaha Direktorat SUPD IV ....... 23

Gambar III.3. Activity Diagram ........................................................... 26

Gambar IV.1. Rancangan Usulan Use Case Diagram ........................... 33

Gambar IV.2. Rancangan Activity Diagram Bagian Admin .................. 37

Gambar IV.3. Rancangan Activity Diagram Bagian Pengunjung .......... 38

Gambar IV.4. Rancangan Halaman Login ............................................. 41

Gambar IV.5 Rancangan Halaman Menu Utama Admin ..................... 41

Gambar IV.6. Rancangan Halaman Kegiatan.........................................42

Gambar IV.7. Rancangan Halaman Tambahkan Kegiatan .................... 42

Gambar IV.8. Rancangan Halaman Lihat Kegiatan .............................. 43

Gambar IV.9. Rancangan Sekilas Info .................................................. 43

Gambar IV.10. Rancangan Halaman Cetak Kegiatan ............................. 44

Gambar IV.11 Rancangan Halaman Periode Kegiatan ..................... 44

Gambar IV.12 Rancangan Cetak Kegiatan ......................................... 45

Gambar IV.13. Rancangan Menu Utama Pengunjung ............................ 45

Gambar IV.14. Rancangan Halaman Kegiatan Pengunjung ................... 46

Gambar IV.15. Rancangan Halaman Pengunjung Sekilas Info ............... 46

Gambar IV.16. Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD) ........ 48

Gambar IV.17. Rancangan Logical Record Structure (LRS) .............. 49

Gambar IV.18. Rancangan Class Diagram ........................................... 54

Gambar IV.19. Rancangan Sequence Diagram untuk Login ............... 55

Gambar IV.20. Rancangan Sequence Diagram untuk Pengunjung ..... 56

xviii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel IV.1. Deskripsi Use Case Login ...................................................... 33

Tabel IV.2. Deskripsi Use Case Mengelola Surat Masuk ......................... 34

Tabel IV.3. Deskripsi Use Case Mengelola Agenda Surat ....................... 34

Tabel IV.4. Deskripsi Use Case Mengelola Rekap Kegiatan ................... 34

Tabel IV.5. Deskripsi Use Case Disposisi ................................................ 35

Tabel IV.6. Deskripsi Use Case Laporan……………………………….. 35

Tabel IV.7. Deskripsi Use Case Melihat Kegiatan ................................... 36

Tabel IV.8. Deskripsi Use Case Melihat Sekilas Info .............................. 36

Tabel IV.9. Deskripsi Use Case logout .................................................... 36

Tabel IV.10. Spesifikasi File User .............................................................. 50

Tabel IV.11. Spesifikasi File Surat Masuk ................................................. 51

Tabel IV.12. Spesifikasi File Agenda Surat ............................................... 52

Tabel IV.13. Spesifikasi File Rekap Kegiatan ............................................ 52

Tabel IV.14. Spesifikasi File Laporan ........................................................ 53

Tabel IV.15. Jadwal Implementasi ................................................................. 58

xix

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran A-1. Surat Masuk………………….………………………………......65

Lampiran A-2. Agenda Surat Masuk....………………………………….........68

Lampiran A-3. Rekap Kegiatan………………………………………….........68

Lampiran B-1. Disposisi……………………………………….………................69

Lampiran B-2. Laporan…...…………………………………………...................77

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Surat merupakan salah media komunikasi yang sangat penting dalam

suatu intansi, perusahaan maupun bentuk organisasi yang lain, baik

berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar organisasi (ekstenal) maupun untuk

berkomunikasi secara internal.setiap hal yang menyangkut kegiatan organisasi

yang bersifat resmi selalu diwujudkan dalam bentuk surat keputusan,surat

peraturan, surat permohonan dan jenis-jenis surat lain yang berhubungan

dengan kegiatan keorganisasian (Sapto Aji, Migunani.& Fitro Nur Hakim

2014).

Saat ini sangat umum kita perhatikan suatu papan informasi yang ada di

perkantoran, di gedung perkuliahan,di bandara udara,maupun stasiun kereta api

yang berupa suatu monitor layar datar yang dikendalikan oleh suatu komputer.

Dari satu sisi hal ini lebih mudah dioperasikan daripada menggunakan metode

lama menggunakan papan pengumuman konvesional ataupun papan penunjuk

arah. Dengan menggunakan komputer, informasi lebih dinamis dan media yang

ditampilkan lebih beragam. Papan Pengumuman digital berbasis komputer

tersebut saat ini biasanya memanfaatkan komputer yang terhubung jaringan dan

mampu untuk dikendalikan secara jarak jauh untuk mengatur apa yang akan

ditampilkan. (Bimo Sunarfri Hantono & Guntur Dharma Putra, 2014)

Pemerintah eletronik (e-Goverment) adalah penggunaan teknologi

informasi untuk meningkatkan hubungan antara pemerintah dan pihak – pihak

yang terkait. Pemerintahan Elektronik (e-Goverment) mengacu pada

2

penggunaan teknologi informasi dilingkungan instansi pemerintah, antara lain

melalui intranet dan internet, yang mempunyai kemampuan penyelenggaraan

pemerintahan melalui sistem jaringan intranet yang lebih dikenal dengan situs

(world wide web).

Oleh karena itu Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah

IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

membutuhkan sistem digital melayani yaitu aplikasi website yang

mempermudah dalam memberikan informasi, memudahkan pengguna melihat

perkembangan data yang ditampilkan, menyediakan fitur tambahkan, cetak,

lihat kegiatan,dan sekilas info. aplikasi website yang digunakan admin untuk

melihat informasi keterangan/disposisi kepada masing-masing subdit, untuk

memudahkan pengguna dalam memberikan informasi kegiatan yang lebih

efisien dan efektif untuk mendukung kinerja dari intansi tersebut. Salah satu

cara yang dapat di tempuh adalah dengan menggunakan jaringan internet, yaitu

aplikasi website.

Dengan demikian, pemerintah dapat mengumpulkan data dan informasi

yang diperlukan menggunakan aplikasi website yang dapat di akses oleh

seluruh cabang bidang terkait secara langsung.

Kegiatan memiliki sistem informasi dan teknologi telah menjadi

komponen yang sangat penting bagi keberhasilan pemerintahan dan organisasi

dimana sistem informasi dan teknologi dapat membantu segala jenis kegiatan

untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas proses pemerintahan,

pengambilan keputusan manajerial dan kerja sama kelompok kerja hingga

dapat memperkuat posisi kompetitif pemerintahan dan organisasi dalam dunia

digital saat ini yang cepat sekali berubah. Sistem informasi dan teknologi tidak

3

hanya dapat mendukung kegiatan organisasi tetapi juga dapat mendukung

kegiatan bidang pemerintahan yang bersifat akademik maupun non akademik

Dalam dunia pemerintahan teknologi komputer memberikan banyak

manfaat untuk menunjang kegiatan administrasi tata usaha pemerintahan.

Saat ini, masih banyak dijumpai sistem administrasi tata usaha pemerintahan

yang menggunakan Microsoft excel maupun Microsoft word. Sistem yang

demikian dapat menyebabkan terjadinya data yang tidak konsisten dan

ketersediaan data dan informasi yang tidak tepat pada waktunya.

Pemodelan sistem informasi administrasi Tata Usaha Direktorat

Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan

Daerah Kementerian Dalam Negeri menyediakan langkah-langkah yang

sistematis yang dibutuhkan manajemen yang dapat dijadikan sebagai arah dan

kontrol pengembangan sistem informasi ke depan.

1.2 Tujuan dan Manfaat

Penulis memiliki tujuan dan manfaat tertentu dalam penulisan Tugas Akhir

ini. Adapun tujuan penulisan laporan Tugas Akhir diuraikan sebagai berikut:

1. Membuat aplikasi website yang mempermudah dalam memberikan

informasi.

2. Menyediakan aplikasi website untuk memudahkan pengguna melihat

perkembangan data yang ditampilkan.

3. Menyediakan fitur upload untuk mempermudah dalam mengelola

laporan.

4. Menyediakan fitur aksi yang digunakan admin untuk edit atau hapus

dalam mengelola data kegiatan.

4

5. Menyediakan fitur tambahkan,cetak,lihat kegiatan dan sekilas info

untuk memudahkan pengguna dalam memberikan informasi.

Sedangkan manfaat penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:

1. Manfaat untuk penulis

Sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma III Program

Studi Manajemen Informatika di Universitas Bina Sarana

Informatika Jakarta.

2. Manfaat untuk objek penelitian

Sebagai bahan evaluasi terhadap sistem informasi kegiatan


Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri yang sedang

berjalan.

3. Manfaat untuk pembaca

Memberikan pemahaman mengenai konsep perancangan sistem

informasi Kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan

Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam

Negeri agar lebih optimal, efektif dan efisien dari segi waktu

pengolahannya.

1.3 Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan penulis dalam menyusun tugas akhir ini

adalah sebagai berikut :

1. Metode Kepustakaan

Metode Studi Kepustakaan yaitu penulis memperoleh,

mengumpulkan data-data dan informasi yang telah didapat dari

5

Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen

Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri dengan

referensi dari buku-buku, ebook, dan jurnal yang mengacu pada

bidang yang berkaitan dengan penyusunan tugas akhir.

2. Metode Penelitian Lapangan

Metode penelitian lapangan yaitu penulis langsung datang ke lokasi

pada Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV

Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri yang

diteliti. Data yang diperoleh merupakan data primer yang penulis

dapatkan melalui sebagai berikut :

a. Wawancara

Penulis melakukan wawancara dan mengajukan pertanyaan-

pertanyaan langsung terhadap Kaubbag Tata Usaha Direktorat

Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina

Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri, guna

mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan.

b. Observasi

Penulis melakukan pengamatan langsung ke Direktorat


Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri guna

mendapatkan data dan informasi serta mengetahui permasalahan

atau kendala yang dihadapi dalam proses yang sedang berjalan.

3. Metode Model Prototipe

Metode yang digunakan untuk pembuatan perangkat lunak berupa

sistem informasi Kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan

6

pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah

mengacu pada paradigma model prototipe.

Prototipe merupakan pengembangan sistem teknologi informasi

secara bertahap yaitu dengan mengembangkan suatu prototipe yang

sederhana dulu dan kemudian ditingkatkan dari waktu ke waktu

sampai sistem informasi selesai dikembangkan. Prototipe

dikembangkan oleh sistem analisis dan hasil dari sistem informasi

dioperasikan langsung oleh pemakai sistem.

1.4 Ruang Lingkup

Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis membatasi ruang

lingkup yang membahas mengenai analisa sistem informasi kegiatan


Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri, dimana di dalam

prosedur sistem ini hanya terdiri dari prosedur administrasi.

Kemudian merancang sebuah sistem usulan tentang informasi

Kegiatan pada Direktorat Sinkronisasi Urusasn Pemerintahan

Daerah IV. Rancangan sistem ini menggunakan Bahasa

pemrograman hypertext preprocessor (PHP), hypertext markup

language (HTML), cascading style sheet (CSS), MySQL sebagai

database dan apache server sebagai web server. Rancangan sistem

informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan


Negeri ini memiliki akses yang terdiri dari Admin yang mengelola

data, No,Hari/Tanggal,Kegiatan,Tempat,Waktu,Keterangan, aksi

7

untuk edit atau hapus, dan dapat mengelola tambahkan, cetak,lihat

kegiatan dan sekilas info.

7

7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Organisasi atau perusahaan menggunakan sistem dan dijadikan sebagai

kunci keberhasilan. Sistem ini berguna dalam mengumpulkan, mengolah,

menyimpan, melihat, dan menyalurkan informasi. Sistem terbentuk oleh

dorongan kebutuhan akan informasi yang terus meningkat dan digunakan

sebagai dasar dalam pengambil keputusan.

2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem digunakan organisasi dan perusahaan sebagai sekumpulan entitas

yang memiliki hubungan dan menjamin kelancaran pengguna sistem tersebut. Sistem

memudahkan aliran informasi, materi dan keluaran sistem untuk mencapai tujuan

yang ingin dicapai. Menurut (Hutahean, 2014) ”sistem adalah suatu jaringan kerja

dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu”.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Sistem yang baik memiliki karakteristik atau cicri-ciri yang

mengidentifikasikan bahwa hal tersebut merupakan sistem. Karakteristik sistem

menurut (Hutahean, 2014) dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Komponen

Sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi,

yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem

terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

8

2. Batasan sistem ( Boundary )

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu

sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )

Lingkungan luar sistem (environment) adalah diluar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang

harus tetap dijada dan yang merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan,

kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung Sistem ( Interface )

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsitem dengan

subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber

daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari

subsitem akan menjadi masukkan (input) untuk subsistem lain melalui

penghubung.

5. Masukan Sistem ( Input )

Masukkan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat berupa

perawatan (maintenace input), dan masukkan sinyal (signal input). Maintenace

input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi. Signal

input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh dalam

sistem computer program adalah maintenance input sedangkan data adalah

signal input untuk diolah menjadi informasi.

9

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer

menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi

adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi

keluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi,

sistem akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan.

8. Sasaran Sistem (Objectives)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran

dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran

yang akan dihasilkan sistem.

Gambar II.1

Karakteristik Suatu Sistem

10

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan kumpulan komponen-komponen yang memiliki tujuan

tertentu menurut (Hutahean, 2014). Sistem juga dapat diklasifikasikan dalam

beberapa sudut pandang:

1. Sistem Abstrak (abstract system)

Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tampak secara fisik. Misalnya

sistem teologia, yaitu sistem pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia

dengan tuhannya.

2. Sisitem Fisik (physical system)

Sistem yang ada atau nampak secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem

akuntansi sistem produksi dan lain sebagainya

3. Sistem Alamiah ( natural system)

Sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem

perputaran bumi.

4. Sistem Buatan Manusia (human made system)

Sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia. Sistem buatan manusia yang

melibatkan menuasia dengan mesin disebut dengan human-machine atau man-

machine system.

5. Sistem tertentu (determinitic system)

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi,

sebagai keluaran sistem yang dapat diramalkan.

6. Sistem tak tentu (probalistik sytem)

Sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung

unsur probabilistik.

11

7. Sistem tertutup (closed system)

Sistem yang tidak berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak

luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada

sistem yang benar-benar tertutup yang ada hanyalah sistem relative tertutup

(relatively closed system).

8. Sistem terbuka (open system)

Sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem

ini menerima input dan output dari lingkungan luar atau subsistem lainnya.

Karena sistem terbuka terpengaruh lingkungan luar maka harus mempunyai

pengendali yang baik.

2.1.4. Sistem Informasi

Informasi sangat penting didalam suatu organisasi tetapi sistem yang kurang

mendapatkan informasi akan menjadi kurang efektif dan tidak tepat. Namun Sistem

Informasi yang berada pada organisasi yang didalamnya terdapat sekelompok orang-

orang, teknologi, media, fasilitas, prosedur-prosedur dan pengendalian data yang

digunakan untuk tujuan mendapatkan jalur komunikasi, memproses data secara rutin,

memberikan signal kepada manajemen mengenai kajadian-kejadian internal dan

eksternal dan menyediakan informasi yang dapat digunakan sebagai pengambilan

keputusan.

Seiring perkembangan zaman dan kemajuan teknologi organisasi atau

perusahaan sekarang perlu pembaruan sistem untuk bersaing, penggabungan antara

sistem dengan teknologi dinamakan dengan sistem informasi, menurut (Hutahean,

2014) “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi,

12

bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan”. sedangakan menurut

(Adiguna, Saputra Chandra, & Pradana, 2018) “sistem informasi merupakan suatu

sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian yang mendukung fungsi operasi oragnisasi yang bersifat manajerial”.

Kesimpulan sistem informasi dari beberapa ahli diatas adalah serangkaian kegiatan

yang melibatkan serangkaian proses dan mempertemukan kebutuhan suatu organisasi

demi mencapai sebuah tujuan

2.1.5 Rancangan Dasar Program

Perangkat lunak (software) adalah program komputer yang terasosiasi dengan

dokumentasi perangkat lunak seperti dokumentasi kebutuan, model desain, dan cara

penggunaan (user manual). “Sebuah program komputer tanpa terasosiasi dengan

dokumentasinya maka belum dapat disebut perangkat lunak (software). Sebuah

perangkat lunak juga sering disebut dengan sistem perangkat lunak” (Rosa 2016:2).

Program komputer dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu:

1. Sistem operasi yaitu berisi perintah dasar untuk mengedalikan dan

mengkoordinasi kegiatan sistem komputer yaitu mulai dari komputer

dihidupkan sampai dimatikan.

2. Bahasa komputer yaitu Bahasa yang digunakan untuk membuat program

komputer dimana Bahasa tersebut digunakan untuk mnerjemahkan

intruksi-intrusi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa

mesin supaya dapat dimengerti oleh komputer.

3. Program aplikasi adalah program yang siap digunakan untuk mengolah

data menjadi informasi. Program aplikasi ini sering disebut dengan

program komputer yang sudah siap pakai.

13

4. Program utility adalah adalah untuk keperluan khusus seperti diagnosa

media penyimpanan, perawatan program, pengformatan, program anti

virus, program analisa jaringan, dan program tool lainnya.

2.1.6 Basis Data (Database)

Basis data sering disebut juga pangkalan data yang merupakan tempat

berkumpulnya data-data yang saling berhubungan dan terintegrasi mengenai

operasional perusahaan yang disimpan dan dikelola dengan cara yang sistematis

dengan tujuan agar dapat disimpan, dimodifikasi, dicari dan digunakan kembali

dengan cepat. Menurut (Rosa, 2016:43) “Sistem basis data adalah sistem

terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah

atau informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan. Pada intinya basis

data adalah media untuk menyimpan data agar dapat diakses dengan mudah dan

cepat”.

Ada beberapa perangkat lunak atau software open source yang disediakan untuk

membuat suatu basis data. perangkat lunak tersebut merupakan suatu pemrograman

yang dikategorikan sebagai bahasa pemrograman tingkat tinggi (high level language)

salah satunya adalah mySQL. Data base MySQL dapat dibuat menggunakan

tampilan phpmy admin atau menggunakan sebuah script dalam PHP. Menurut

(Gusrion, Kom, & Kom, 2018) “MySQL merupakan sebuah perangkat lunak

/software sistem manajemen basis data SQL atau DBMS Multithread dan multi user.

MySQL sebenarnya merupakan turunan dari salah satu konsep utama dalam database

untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data yang memungkinkan

pengoperasian data dikerjakan secara mudah dan otomatis”. Adapun kelebihan

MySQl dalam penggunaanya dalam database adalah:

14

1. Gratis sehingga MySQL dapat dengan mudah untuk mendapatkannya

2. MySQL stabil dalam pengoprasiannya

3. MySQL mempunyai sistem keamanan yang cukup baik

4. Sangat mendukung transaksi dan mempunyai banyak dukungan dari

komunitas

5. Sangat fleksibel dengan berbagai macam program

6. Perkembangan dari MySQL sangat cepat

2.1.7 Model Pengembangan Perangkat Lunak

Proses pengembangan sistem seringkali menggunakan pemodelan prototipe

(prototyping). Model ini sangat baik digunakan untuk menyelesaikan masalah

kesalahpahaman antara user dan analis yang timbul akibat user tidak mampu

mendefinisikan secara jelas kebutuhannya.

Prototyping adalah penegmbangan yang cepat dan pengujian terhadap model

kerja (prototyping) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang

yang bias digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis menurut (Rosa, 2016:32).

Prototyping disebut juga desain aplikasi cepat (Rapid Application Design/RAD)

karena menyederhanakan dan mempercepat desain sistem.

Berikut adalah tahapan-tahapan dalam proses prototipe secara umum:

1) Pengumpulan Kebutuhan

Developer dan klain bertemu lebih dahulu dan menentukan tujuan umum,

kebutuhan yang diinginkan dan bagian-bagian yang dibutuhkan nantinya.

2) Perancangan

Perancangan dilakukan dengan cepat dan rancangan tersebut mewakili aspek

software yang diketahui, dan rancangan ini menjadi dasar pembuatan

prototipe.

15

3) Evaluasi prototype

Klien akan mengevaluasi prototype yang dibuat dan menjelaskan kebutuhan

software.

Berikut ini adalah gambar dari model prototipe:

Gambar II. 2

Contoh Model Prototyping

2.2. Teori Pendukung ( Tools System )

Dalam mendesain atau merancang model sistem informasi yang diusulkan

dalam logical model, media ini merupakan alat yang tepat digunakan untuk

menggambarkan model dari sistem dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan

diagram-diagram menunjukan secara tepat arti fisiknya. Untuk memahami isi dari

tugas akhir ini, maka diperlukan beberapa pendukung mengenai definisi serta uraian

yang berkaitan dengan teori pendukung, sebagai berikut:

2.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Definisi diagram alir data menurut (Rosa, 2016:50) adalah “Pemodelan awal

basis data yang paling banyak digunakan, dikembangkan berdasarkan teori himpunan

16

dalam bidang matematika. ERD digunakan untuk pemodelan basis data relasional.

Jika menggunakan OODBMS maka perancang ERD tidak perlu digunakan”.

Simbol-simbol yang sering digunakan dalam Entity Relationship Diagram

sebagai berikut:

1. Entitas (entity)

Merupakan data inti yang akan disimpan, bakal tabel pada basis data, benda

yang memiliki data dan harus disimpan datanya agar dapat diakses oleh

aplikasi komputer, penamaan entitas biasanya lebih ke kata benda dan belum

merupakan nama tabel.

2. Atribut

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas.

3. Atribut kunci primer

Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas dan digunakan

sebagai kunci akses record yang diinginkan, biasanya berupa id, kunci primer

dapat lebih dari satu kolom, asalkan kombinasi dari beberapa kolom tersebut

dapat bersifat unik (berbeda tanpa ada yang sama).

4. Atribut multinilai / multivalue

Field atau kolom dat yang butuh disimpan dalam suatu entitas yang dapat

memiliki nilai lebih dari satu.

5. Relasi

Relasi yang menghubungkan antara entitas, biasanya diawali dengan kata

kerja.

6. Asosiasi / associatiton

Penghubung antara relasi dan entitas di mana di kedua ujungnya memiliki

multiplicity kemungkinan jumlah pemakaian.

17

2.2.2. LRS (Logical Record Structure)

Logical Record Stucture (LRS) Mengimplementasikan table yang ada pada

database. Menurut Tabrani dalam Handayani et al. (2018:79) memberikan gambaran

“LRS adalah Logical Record Stucture dibentuk dengan nomor dari tipe recond

digambarkan oleh kotak empat persegi panjang dan dengan nama yang unik”

2.2.3. Unifeid modeling language (UML)

Sejarah UML ada beberapa usaha untuk menyatukan metode-metode

berorientasi objek yang bermunculan. Contohnya Fusion oleh Coleman dan kawan-

kawan (Coleman-94), yang memasukan konsep dari OMT (Object Modeling

Technique) (Rumbaugh-91),Booch (Booch-91), dan CRC (Wirfs-Brock-90). Karena

hal ini tidak melibatkan penulis asli, maka dianggap sebagai metode baru dan bukan

menggantikan berbagai metode-metode yang sudah ada. Usaha penggabungan yang

sukses pertamakali dan mengganti metode yang ada adalah ketika Rumbaugh

bergabung dengan Booch pada perusahaan Rational Software tahun 1994. Mereka

mulai mengkombinasikan konsep OMT dan metode Booch, yang menghasilkan

proposal pertama tahun 1995. Pada waktu itu, Jacobson juga bergabung di Rational

dan mulai bekerjasama dengan Booch dan Rumbaugh. Kerjasama mereka disebut

Unified Modeling Language (UML). Mereka merevisi metode masing-masing untuk

menghasilkan satu metode lengkap yang harmonis.Pada tahun 1996 Object

Management Group mengeluarkan permintaan untuk proposal-proposal untuk

pendekatan standar pemodelan berorientasi objek. Unified Modeling Language

diadopsi oleh anggota OMG sebagai standar pada November 1997. OMG

bertanggung jawab untuk pengembangan lebih lanjut dari standar UML menurut

(Akil, 2016).

18

Sedangkan menurut (Rosa, 2016:133) “UML (Unifeid modeling language)

adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk

mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan

arsitektur dalam pemrograman berorintasi objek”. Sedangkan menurut (Hendini,

2016) “UML (Unifeid modeling language) adalah bahasa spesifikasi standar yang

dipergunakan untuk mendokumentasikan, menspesifikasikan dan membanngun

perangkat lunak. UML merupakan metodologi dalam mengembangkan sistem

berorientasi objek dan juga merupakan alat untuk mendukung pengembangan

sistem”. Alat bantu yang digunakan dalam perancangan berorientasi objek

berbasiskan UML adalah sebagai berikut:

1. Use Case Diagram

Use case diagram merupakan pemodelan untuk kelakuakn (behavior) sistem

informasi yang akan dibuat. Use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa

saja yang ada di dalam sistem informasi dan siapa saja yang berhak

menggunakan fungsi-fungsi tersebut.

2. Diagram Aktivitas (Activity Diagram)

Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari

sebuah sistem atau proses bisnis.

3. Diagram Urutan (Sequence Diagram)

Sequence Diagram menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan

mendeskripsikan waktu hidup objek dan pesan yang dikirimkan dan diterima

antar objek.

19

4. Diagram Kelas (Class Diagram)

Merupakan hubungan antar kelas dan penjelasan detail tiap-tiap kelas

di dalam model desain dari suatu sistem, juga memperlihatkan aturan-aturan

dan tanggung jawab entitas yang menentukan perilaku sistem. Class Diagram

juga menunjukkan atribut-atribut dan operasi-operasi dari sebuah kelas dan

constraint yang berhubungan dengan objek yang dikoneksikan.

Class Diagram secara khas meliputi: Kelas (Class), Relasi

Assosiations, Generalitation dan Aggregation, attribut (Attributes), operasi

(operation/method) dan visibility, tingkat akses objek eksternal kepada suatu

operasi atau attribut. Hubungan antar kelas mempunyai keterangan yang

disebut dengan Multiplicity atau Cardinality.

20

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Institusi Pemerintahan

Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah

IV sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri

No.43 Tahun 2015 Pasal 571 huruf f, mempunyai tugas melaksanakan

sebagian tugas Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah di

bidang penyelenggaraan urusan pemerintahan dan sinkronisasi serta

harmonisasi pembangunan daerah lingkup Pendidikan,

Ketenagakerjaan dan Transmigrasi, Pemberdayaan Perempuan dan

Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana,

Kepemudaan, Olahraga, Perpustakaan dan Kearsipan. Untuk kantor

yang ada di Jl.makam pahlawan kaliabata 20. Jakarta Selatan ini masih

menggunakan teknik pembukuan dan di bantu dengan Ms. Excel dalam

pengolahan datanya.

3.1.1. Sejarah Institusi Pemerintahan

Diawali pada Zaman Hindia Belanda sampai tahun 1942,

Depdagri disebut Departement van Binnenlands Bestuur yang bidang

tugasnya meliputi Jabatan Kepolisian, Transmigrasi, dan Agraria.

Selanjutnya pada Zaman pendudukan Jepang (tahun 1942-

1945), Departement van Binnenland Bestuur oleh pemerintah Jepang

diubah menjadi Naimubu yang bidang tugasnya meliputi juga urusan

agama, sosial, kesehatan, pendidikan, pengajaran dan kebudayaan.

Naimubu atau Departemen Dalam Negeri berkantor di

21

Jalan Sagara nomor 7 Jakarta sampai Proklamasi tanggal 17 Agustus

1945.

Pada tanggal 19 Agustus 1945 Naimubu dipecah menjadi:

a. Departemen Dalam Negeri termasuk urusan agama, yang dalam

perkembangan lebih lanjut urusan agama dilepaskan dari

Departemen Dalam Negeri.

b. Departemen Sosial

c. Departemen Kesehatan.

d. Departemen Pendidikan, pengajaran dan kebudayaan.

Departemen Dalam Negeri yang dibentuk pada saat kabinet

presidensial yang pertama Negara Republik Indonesia pada tahun

1945. Nama Departemen dipakai berhubungan dengan

dikeluarkanya surat Edaran Menteri Pertama pada tanggal 26

Agustus 1959 No.1959 No.1/MP/RI/1959.

Departemen Dalam Negeri dalam Kabinet Pembangunan

dibentuk berdasarkan Keputusan R.I. No. 183 tahun 1968.

Pada Tahun 2010, nomenklatur Departemen Dalam Negeri

diubah menjadi Kementerian Dalam Negeri sesuai dengan Peraturan

Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2010 tentang Nomenklatur

Kementerian Dalam Negeri

Dan sejak berdirinya yang bermula dari Kabinet Presidensial

sampai dengan Kabinet Gotong Royong hingga Kabinet Kerja sudah

sering berganti beberapa menteri yang memegang jabatan di

Kementerian Dalam Negeri.

22

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Profesionalisme sangat diperlukan dalam intansi pemerintahan

sumber daya manusia untuk menggerakkan suatu pemerintahan. Maka

dari itu diperlukan spesialisasi kerja yang dituangkan ke dalam bentuk

struktur organisasi. Adapun struktur organisasi di lingkup Direktorat

Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina

Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri sebagai berikut.

Gambar III.1.

Struktur Organisasi Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV

Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

DIREKTUR

SINKRONISASI URUSAN PEMERINTAHAN DAERAH IV

SEKSI WILAYAH I

SEKSI WILAYAH II

SEKSI WILAYAH I

SEKSI WILAYAH I

WILAYAH I

SEKSI WILAYAH I

SEKSI WILAYAH I

SEKSI WILAYAH II

SEKSI WILAYAH II

SEKSI WILAYAH II

SEKSI WILAYAH II

STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF

KASUBBAG TATA USAHA

KASUBDIT

PERBERDAYAAN

PEREMPUAN DAN

PERLINDUNGAN ANAK

KASUBDIT

KETENAGAKERJAAN

DAN TRANSMIGRASI

KASUBDIT PENDIDIKAN

KASUBDIT

PENGENDALIAN

PENDUDUK DAN

KELUARGA

BERENCANAN

KASUBDIT

KEPEMUDAAN,

OLAHRAGA,PERPUSTAK

AAN DAN KEARSIPAN

23

Sedangkan struktur organisasi di lingkup Subbag Tata Usaha Direktorat

Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV sebagai berikut :

Gambar III.2.

Struktur Organisasi Subbag Tata Usaha Direktorat Sinkronisasi

Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah

Kementerian Dalam Negeri

Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV dalam

melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Permendagi No. 43

Tahun 2015 Pasal 687, menyelenggarakan fungsi-fungsi dari jabatan

tersebut diuraikan sebagai berikut:

1. Penyiapan perumusan kebijakan fasilitasi penyelenggaraan urusan

pemerintahan daerah;

2. Penyiapan perumusan kebijakan fasilitasi koordinasi, sinkronisasi dan

harmonisasi penyelenggaraan pembangunan daerah;

3. Pelaksanaan kebijakan fasilitasi penyelenggaraan urusan pemerintahan

daerah;

KASUBBAG TATA USAHA

STAFF STAFF STAFF STAFF STAFF

TENAGA PENDUKUNG ADMINISTRASI

24

4. Pelaksanaan kebijakan fasilitasi koordinasi, sinkronisasi dan

harmonisasi penyelenggaraan pembangunan daerah dan antar-Daerah;

5. Pelaksanaan pembinaan umum fasilitasi penyelenggaraan urusan

pemerintahan daerah, sinkronisasi dan harmonisasi penyelenggaraan

pembangunan daerah;

6. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi penyusunan pemetaan urusan

pemerintahan;

7. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi penyusunan standar pelayanan

minimal penyelenggaraan urusan pemerintahan wajib yang berkaitan

dengan pelayanan dasar;

8. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi penyusunan norma, standar,

prosedur, dan kriteria penyelenggaraan urusan pemerintahan wajib yang

tidak berkaitan dengan pelayanan dasar;

9. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan fasilitasi

penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah, sinkronisasi dan

harmonisasi pembangunan daerah;

10. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang fasilitasi

penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah, sinkronisasi dan

harmonisasi pembangunan daerah; dan

11. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga direktorat.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada Direktorat

Sinkronisasi Urusan Pemerintahan daerah IV Ditjen Bina

Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri untuk sistem

25

informasi kegiatan, penulis mengetahui prosedur sistem secara garis

besar. Adapun prosedur untuk sistem kegiatan tiap harinya terdiri dari:

1. Prosedur Surat Masuk.

Subbag Tata Usaha dan Sekretaris menerima surat masuk sebagai

tanda bukti surat telah masuk pada Direktorat Sinkronisasi Urusan

Pemerintahan Daerah IV.

2. Prosedur Agenda Surat.

Subbag Tata Usaha dan Sekretaris mengagendakan surat pada

Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV.

3. Prosedur Rekap Kegiatan

Sekretaris merekap kegiatan setiap harinya lalu diserahkan

kepada Direktur untuk disposisi.

4. Prosedur Disposisi.

Direktur memberikan perintah, arahan dan disposisi surat

tersebut diserahkan melalui Sekretaris kepada Staff Kasubbag

Tata Usaha dan diarsipkan. Kemudian diberikan kepada subdit –

subdit sesuai dengan perintah dan disposisi Direktur.

5. Prosedur Laporan Kegiatan

Berdasarkan surat dari Direktur yang telah disposisi maka

Sekretaris membuat rekapan kegiatan dan membuat laporan

harian.

26

3.3. Activity Diagram

Rancangan activity diagram menjelaskan berbagai kegiatan

dari pengguna untuk pengolahan sistem infomasi kegiatan. Berikut

ini adalah hasil rancangan activity diagram rancangan sistem

kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV

Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri.

Gambar III.3.

Activity Diagram

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Bentuk dokumen masukan merupakan bentuk dari dokumen-dokumen

yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah

uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem informasi kegiatan

27

pada Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina

Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri di Kalibata Jakarta

Selatan.

1. Surat Masuk

Nama Dokumen : Surat Masuk

Fungsi : sebagai Tanda Terima Surat

Sumber : Subbag Tata Usaha

Tujuan : Sekretaris

Frekuensi : Setiap surat datang

Jumlah : 1 surat per 1 kegiatan

Lampiran : A-1

2. Agenda Surat Masuk

Nama Dokumen : Agenda Surat Masuk

Fungsi : sebagai bukt tanda terima surat


Tujuan : Sekretaris

Frekuensi : memberikan disposisi surat


Lampiran : A-2

3. Rekapan Kegiatan

Nama Dokumen : Rekapan Kegiatan

Fungsi : Sebagai rekapitulasi


Tujuan : Sekretaris

Frekuensi : Setiap akhir kerja rekap kegiatan

28

Jumlah : 1 -5 Lembar

Lampiran : A-3

4. Surat Telah Disposisi

Nama Dokumen : Surat telah disposisi

Fungsi : Sebagai perintah dan arahan

Sumber : Direktur SUPD IV

Tujuan : Kasubbag Tata Usaha Direktorat SUPD IV

Frekuensi : Setiap setelah disposisi

Jumlah : 1 Lembar

Lampiran : B-1

5. Laporan Sekretaris Perhari

Nama Dokumen : Laporan Sekretaris Perhari

Fungsi : sebagai laporan Kegiatan

Sumber : Sekretaris

Tujuan : Direktur SUPD IV

Frekuensi : setiap hari

Jumlah : 1-5 Lembar

Lampiran : B-3

3.5. Permasalahan Pokok

Sistem Informasi Kegiatan yang diterapkan saat ini oleh

Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina

Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri di Kalibata Jakarta

Selatan memiliki beberapa permasalahan. Adapun masalah- masalah

tersebut diuraikan sebagai berikut:

29

1. Admnistrasi Tata Usaha Direktorat Sinkronisasi Urusan

Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah

Kementerian Dalam Negeri masih menggunakan microsoft excel

dalam mengelola data surat masuk,Agenda surat,Rekap

Kegiatan dan Disposisi. Sehingga sering kali terjadi kesalahan

dalam memberikan informasi kegiatan.

2. Administrasi Tata Usaha Direktorat Sinkronisasi Urusan


Kementerian Dalam Negeri masih menggunakan microsoft word

dalam memberikan laporan kepada Direktur.

3.6. Pemecahan Masalah

Permasalahan yang terjadi pada Direktorat Sinkronisasi Urusan


Kementerian Dalam Negeri lebih fokus dan mendasar pada sistem yang

diterapkan dan sumber daya manusia yang ada di intansi tersebut,

sehingga pihak organisasi dari pemerintahan harus melakukan tindakan

pencegahan dan penanggulangan terhadap permasalahan yang terjadi,

sehingga pemerintahan dapat lebih maju dikemudian hari. Adapun

alternatif pemecahan masalah yang penulis sajikan terhadap masalah

yang dihadapi oleh Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan


Negeri yaitu:

30

1. Merancang sistem informasi kegiatan aplikasi website yang

mempermudah dalam memberikan informasi, memudahkan

pengguna melihat perkembangan data yang ditampilkan,

menyediakan fitur tambahkan, cetak, lihat kegiatan,dan sekilas info

2. Merancang sistem informasi kegiatan aplikasi website yang

digunakan admin untuk melihat informasi keterangan/disposisi

kepada masing-masing subdit, untuk memudahkan pengguna dalam

memberikan informasi kegiatan yang lebih efisien dan efektif untuk

mendukung kinerja dari intansi tersebut.

31

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Tahapan Perancangan Sistem

Setelah menganalisis dan menguraikan permasalahan yang

terjadi di sistem informasi Kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan


Kementerian Dalam Negeri, kemudian penulis merancang sistem

informasi kegiatan berbasis web. Sistem yang dirancang ini berisikan

usulan tentang analis kebutuhan, rancangan use case diagram,

rancangan diagram aktivitas dan rancangan dokumen usulan.

4.1.1. Analisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan merupakan tahapan awal yang dilakukan

penulis dalam penulisan Tugas Akhir. Dalam analisis kebutuhan ini

penulis membahas tentang perancangan sistem informasi kegiatan


Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri yang menjelaskan

tentang kebutuhan pengguna dan kebutuhan sistem.

A. Kebutuhan Pengguna

Pengguna dari sistem informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi

Urusan Pemerintahan daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah

Kementerian Dalam Negeri ini memiliki dua (2) level akses yaitu

Admin dan Pengunjung. Masing-masing pengguna ini memiliki

kebutuhan fungsional yang berbeda- beda. Kebutuhan fungsional

32

menguraikan fungsi-fungsi dari sistem sesuai dengan level akses

untuk melakukan aktivitasnya.

A1 Skenario Kebutuhan Bagian Admin

a) Mengelola Surat Masuk

b) Mengelola Agenda Surat

c) Mencetak Rekap Kegiatan

d) Mengelola Disposisi

e) Mencetak Laporan

A2 Skenario Kebutuhan Pengunjung

a) Melihat sekilas info

b) Melihat kegiatan

B. Kebutuhan Sistem

1) Pengguna sistem harus mengisi username dan password

untuk melakukan proses login, jika berhasil maka pengguna

akan mengakses aplikasi sesuai dengan level aksesnya.

2) Pengguna harus melakukan logout setelah selesai menggunakan

aplikasi.

3) Laporan dapat diakses berdasarkan Periode tanggal dan tahun

kegiatan, rentang waktu pencarian cetak kegiatan.

4.1.2. Rancangan Diagram Use Case

Rancangan sistem informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi

Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah

Kementerian Dalam Negeri ini akan dimodelkan ke dalam bentuk

use case diagram. Hasil pemodelan rancangan menggunakan use

case diagram ini dapat dilihat pada halaman berikut.

33

Gambar IV.1.

Rancangan Usulan Use Case Diagram

Tabel IV.1.

Deskripsi Use Case Login

Use Case Name Login

Requirements User mengakses aplikasi admin

Goal Mengakses aplikasi utama admin sesuai level

akses masing-masing user

Pre-Conditions User mengisi username dan password

Post-Conditions Masuk ke dalam aplikasi kegiatan

Failed end Condition Salah mengisi username dan password

Actors Admin,

Main Flow/ Basic Path 1. User membuka aplikasi

2. User mengisi username dan password

3. User dapat mengakses aplikasi utama sesuai

dengan level akses

Alternate Flow/Invariant A -

Invariant B -

34

Tabel IV.2.

Deskripsi Use Case Mengelola Surat Masuk

Use Case Name Mengelola Surat Masuk

Requirements Admin dapat melihat surat masuk

Goal Admin dapat mengolah surat masuk

Pre-Conditions Admin harus mengisi data surat masuk

Post-Conditions Surat Masuk tersimpan di dalam aplikasi

Failed end Condition Surat Masuk yang diisi tidak lengkap

Actors Admin

Main Flow/ Basic Path 1. Admin Mengagendakan Surat

2. Admin menyimpan surat masuk

Alternate Flow/Invariant A A1. Data surat masuk tidak ada

A2. Data surat masuk tidak tersimpan

Invariant B B1. Data surat masuk ganda dan tidak tersimpan

Tabel IV.3.

Deskripsi Use Case Mengelola Agenda Surat

Use Case Name Mengelola Agenda Surat

Requirements Sekretaris Mengagendakan Surat

Goal Sekretaris

Pre-Conditions Sekretaris harus mengagendakan surat masuk

Post-Conditions Agenda surat tersimpan di dalam aplikasi

Failed end Condition Agenda Surat yang diisi tidak lengkap

Actors Sekretaris

Main Flow/ Basic Path 1. Sekretaris mengisi Mengaendakan Surat

2. Sekretaris Mengarsipkan surat

Alternate Flow/Invariant A A1. Surat tidak lengkap

A2. Surat tidak terarsipakan

Invariant B B1. Surat Rusak dan tidak tersimpan

Tabel IV.4.

Deskripsi Use Case Rekap Kegiatan

Use Case Name Mengelola Rekap Kegiatan

Requirements Sekretaris dapat melihat Rekap Kegiatan

Goal Sekretaris dapat mengolah Rekap Kegiatan

Pre-Conditions Sekretaris harus Merekap Kegiatan

Post-Conditions Rekap Kegiatan tersimpan di dalam aplikasi

Failed end Condition Rekap Kegiatan yang diisi tidak lengkap

Actors Sekretaris

35

Main Flow/ Basic Path 1. Sekretaris Rekap Kegiatan

2. Sekretaris menyimpan Rekap Kegiatan

Alternate Flow/Invariant A A1. Rekap Kegiatan tidak lengkap

A2. Rekap Kegiatan tidak tersimpan

Invariant B B1. Rekap Kegiatan ganda dan tidak tersimpan

Tabel IV.5.

Deskripsi Use Case Disposisi

Use Case Name Disposisi

Requirements Admin dapat melihat Disposisi

Goal Admin dapat mencetak Disposisi

Pre-Conditions Sekertaris telah Telah Merrekap Kegiatan

Post-Conditions Admin dapat melihat dan mencetak Kegiatan

Failed end Condition Rekap Kegiatan belum di isi oleh Sekretaris

Actors Admin

Main Flow/ Basic Path 1. Admin melihat Disposisi

2. Admin mencetak Disposisi

Alternate Flow/Invariant A A1. Rekap Kegiatan belum diisi oleh Sekretaris

Invariant B -

Tabel IV.6.

Deskripsi Use Case Laporan

Use Case Name Laporan

Requirements Sekretaris dapat melihat Laporan

Goal Sekretaris dapat Mencetak Laporan

Pre-Conditions Sekretaris harus Membuat Laporan

Post-Conditions Laporan tersimpan di dalam aplikasi

Failed end Condition Laporan yang diisi belum lengkap

Actors Sekretaris

Main Flow/ Basic Path 1. Sekeratris mengisi Laporan

2. Sekretaris menyimpan Laporan

Alternate Flow/Invariant A A1 Laporan tidak lengkap

A2 Laporan tidak tersimpan

Invariant B B1 Laporan ganda dan tidak tersimpan

36

Tabel IV.7.

Deskripsi Use Case Melihat Kegiatan

Use Case Name Melihat Kegiatan

Requirements Admin dan Pengunjung dapat melihat Kegiatan

Goal Admin dapat mencetak Kegiatan

Pre-Conditions Admin telah merekap Kegiatan

Post-Conditions Admin dapat melihat dan mencetak kegiatan

Failed end Condition Rekap Kegiatan belum diisi oleh Admin

Actors Admin dan Pengunjung

Main Flow/ Basic Path 1. Admin melihat Kegiatan

2. Admin mencetak Kegiatan

Alternate Flow/Invariant A A1. Rekap Kegiatan belum diisi oleh Sekretaris

Invariant B -

Tabel IV.8.

Deskripsi Use Case Melihat Sekilas Info

Use Case Name Melihat Sekilas Info

Requirements Sekretaris dan Pengunjung dapat melihat Sekilas

Info

Goal Sekretaris dapat mengolah Sekilas Info

Pre-Conditions Sekretaris harus mengisi data Sekilas Info

Post-Conditions Sekilas Info tersimpan di dalam aplikasi

Failed end Condition Sekilas Info yang diisi tidak lengkap

Actors Sekretaris dan Pengunjung

Main Flow/ Basic Path 1. Sekretaris mengisi data Sekilas Info

2. Sekretaris menyimpan data Sekilas Info

Alternate Flow/Invariant A A1 Sekilas Info tidak lengkap

A2 Sekilas Info tidak tersimpan

Invariant B B1 Sekilas Info ganda dan tidak tersimpan

Tabel IV.9.

Deskripsi Use Case Logout

Use Case Name Logout

Requirements Admin dapat melihat Kegiatan

Goal Admin dapat mengolah data Kegiatan

Pre-Conditions Admin harus mengisi data kegiatan

Post-Conditions Data Kegiatan tersimpan di dalam aplikasi

Failed end Condition Data Kegiatan yang diisi tidak lengkap

Actors Admin

37

Main Flow/ Basic Path 1. Admin mengisi data Kegiatan

2. Admin menyimpan data Kegiatan

Alternate Flow/Invariant A A1. Data Kegiatan tidak lengkap

A2. Data Kegiatan tidak tersimpan

Invariant B B1. Data Kegiatan ganda dan tidak tersimpan

4.1.3. Rancangan Diagram Aktivitas

Rancangan activity diagram menjelaskan berbagai kegiatan

dari pengguna untuk pengolahan sistem infomasi kegiatan. Berikut

ini adalah hasil rancangan activity diagram rancangan sistem



1. Rancangan activity diagram bagian Admin

Gambar IV.2.

Activity Diagram Bagian Admin

38

2. Rancangan activity diagram bagian Pengunjung

Gambar IV.3.

Activity Diagram Bagian Pengunjung

4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan

Spesifikasi sistem berjalan merupakan perincian dari bentuk

dokumen- dokumen yang digunakan dalam sistem informasi kegiatan


Pembangunan Daerah Kemeneterian Dalam Negeri. Bentuk dokumen

itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, dokumen masukan dan

dokumen keluaran.

A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Bentuk dokumen masukan merupakan bentuk dari dokumen-

dokumen yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah

ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem

informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan

Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kemeneterian Dalam

Negeri.

39

1. Surat Masuk

Nama Dokumen : Surat Masuk

Fungsi : Sebagai tanda bukti surat masuk

Sumber : Admin

Tujuan : Basis Data

Frekuensi : Setiap pengolahan data surat masuk


Bentuk : File

2. Agenda Surat

Nama Dokumen : Agenda Surat

Fungsi : Sebagai pengarsipan surat

Sumber : Admin

Tujuan : Basis Data - Admin

Frekuensi : Setiap ada surat masuk


Bentuk : File

3. Rekap Kegiatan

Nama Dokumen : Rekap Kegiatan

Fungsi : Sebagai bukti surat telah masuk

Sumber : Admin

Tujuan : Basis Data

Frekuensi : 1 Surat 1 Kegiatan

Jumlah : 1-5 Lembar

Bentuk : File

40

B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk dokumen keluaran merupakan bentuk dari dokumen-

dokumen yang keluar atau dihasilkan oleh sistem. Dibawah ini adalah

uraian bentuk dokumen keluaran yang ada dalam sistem informasi


Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kemeneterian Dalam Negeri.

1. Disposisi /Keterangan

Nama Dokumen : Disposisi /keterangan

Fungsi : Sebagai perintah Direktur

Sumber : Direktur

Tujuan : Basis Data – Admin

Frekuensi : Setiap ada kegiatan

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : File

2. Laporan

Nama Dokumen : Laporan

Fungsi : Sebagai laporan kegiatan

Sumber : Basis Data

Tujuan : Direktur

Frekuensi : Setiap pengaksesan laporan kegiatan

Jumlah : 1-5 Lembar

Bentuk : File

4.1.5. Rancangan Prototype

Rancangan prototype atau rancangan tampilan antar muka untuk

sistem informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan

41

Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Darah Kementerian Dalam

Negeri ini terdiri dari dua (2) level akses, yaitu Admin dan Pengunjung.

Masing-masing pengguna ini memiliki features yang berbeda.

A. Rancangan Prototype Level Admin

1. Rancangan Halaman Login

Gambar IV.4.

Rancangan Halaman Login

2. Rancangan Halaman Menu Utama Admin

Gambar IV.5.

Rancangan Halaman Menu Utama Admin

42

3. Rancangan Halamaan Kegiatan

Gambar IV.6.

Rancangan Halaman Kegiatan

4. Rancangan Halaman Tambahkan Kegiatan

Gambar IV.7.

Rancangan Tambahkan Kegiatan

43

5. Rancangan Halaman Lihat Kegiatan

Gambar IV.8.

Rancangan Halaman Lihat Kegiatan

6. Rancangan Halaman Sekilas Info

Gambar IV.9.

Rancangan Halaman Sekilas Info

44

7. Rancangan Halaman Cetak Kegiatan

Gambar IV.10.

Rancangan Halaman Cetak Kegiatan

8. Rancangan Halaman Periode Kegiatan

Gambar IV.11.

Rancangan Halaman Periode Kegiatan

9. Rancangan Cetak Kegiatan

45

Gambar IV.12.

Rancangan Cetak Kegiatan

B. Rancangan Prototype Level Pengunjung

1. Rancangan Menu Utama Pengunjung

Gambar IV.13.

Rancangan Menu Utama Pengunjung

2. Rancangan Halaman Kegiatan Pengunjung

46

Gambar IV.14.

Rancangan Kegiatan Pengunjung

3. Rancangan Halaman Pengunjung Sekilas Info

Gambar IV.15.

Rancangan Halaman Menu Sekilas Info

4.2. Perancangan Perangkat Lunak

47

Perancangan sistem informasi kegiatan Direktorat


Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri ini menjelaskan

tentang rancangan basis data yang terdiri dari entity relationship

diagram (ERD), logical record structure (LRS), spesifikasi file, class

diagram, sequence diagram, hardware dan software. Berikut ini

akan diuraikan tentang perancangan perangkat lunak sistem

informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan


Negeri.

4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity relationship diagram (ERD) menampilkan basis data

yang menggambarkan hubungan atau relasi yang terjadi antar entitas

di dalam basis data untuk perancangan sistem informasi kegiatan

Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV Ditjen

Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri.

`

48

User

Memiliki

Surat Masuk

Memiliki

Agenda Surat

Rekap Kegiatan

Laporan

Password

Kode User

No Surat Masuk Jenis Surat Masuk Tanggal MasukTanggal Surat

Masuk

Asal Surat Masuk

Perihal

Keterangan

Acara

No surat Masuk

Jenis Surat

Tanggal Surat

Tanggal Surat Masuk

Asal Surat Surat Masuk

Perihal

Intruksi

Penyelenggaraan Jam KegiatanKeterangan Tanggal Kegiatan

Hari Kegiatan

Nama Kegiatan

No Kegiatan

Perihal

Keterangan No Laporan

Tahun

Hari

Waktu

Tanggal

Bulan

Nama User

User Name

Keterangan

Memiliki Memiliki

Gambar IV.16.

Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD)

4.2.2. Logical Record Structure (LRS)

Logical record structure (LRS) merupakan hasil kardinalitas

dari entity relationship diagram (ERD) yang telah digambarkan di

49

atas. Adapun logical record structure (LRS) yang dirancang untuk

sistem informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan

pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah

Kementerian Dalam Negeri dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Surat Masuk

Agenda Surat Masuk

Rekap Kegiatan

User

Laporan

No Masuk

Asal Masuk

No Masuk

Perihal

No Kegiatan

Keterangan

Kode User

No Laporan

Keterangan

Perihal

Jenis Surat

Intruksi

Keterangan

Acara

Tanggal Surat Masuk

Nama user

Jenis Surat Masuk

Asal Masuk

Keterangan

Intruksi

Tanggal Masuk

Tanggal Surat Masuk

Penyelenggaraan

Pelaksanaan

Tanggal Kegiatan

Hari Kegiatan

Nama Kegiatan

Bulan

Tahun

Perihal

Waktu

Tanggal

Hari

Name User

Password

Gambar IV.17.

Rancangan Logical Record Structure (LRS)

50

4.2.3. Spesifikasi File

Penjelasan dari rancangan basis data diuraikan lebih lanjut

dalam bentuk spesifikasi file. Adapun spesifikasi file yang terdapat

pada basis data diuraikan sebagai berikut:

1. Spesifikasi file User

Nama File : User

Akronim : user.sql

Fungsi : untuk menyimpan data diposisi

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk

Panjang record : 80 byte

Kunci Field : userid

Software : MySQL

Tabel IV.10.

Spesifikasi File User

No Nama Field Tipe Panjang Ket

1 Kode User varchar 15 Primary Key

2 Nama User varchar 15

3 Name User varchar 10

4 Password varchar 50

2. Spesifikasi file Surat Masuk

Nama File : surat masuk

Akronim : suratmasuk.sql

Fungsi : untuk mengelola data surat

51



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : suratmasukid

Software : MySQL

Tabel IV.11.

Spesifikasi File Surat Masuk


1 Nomor Masuk varchar 20 Primary Key

2 Jenis Surat varchar 8

3 Tanggal Masuk varchar 15

4 Tanggal Surat Masuk varchar -

5 Asal Masuk varchar -

6 Perihal int 20

7 Intruksi varchar 40

8 Keterangan varchar 20

9 Acara varchar 20

3. Spesifikasi file Agenda Surat

Nama File : Agendasurat

Akronim : Agendasurat.sql

Fungsi : untuk menyimpan data agenda surat

Tipe File : File Master Organisasi

File : IndexedSequential

Akses File : Random

Media : Harddisk Panjang

record : 123 byte

52

Kunci Field : agendasuratid

Software : MySQL

Tabel IV.12.

Spesifikasi File Agenda Surat


1 Nomor Masuk varchar 20 Primary Key

2 Jenis Surat varchar 8

3 Tanggal Masuk varchar 15

4 Tanggal Surat Masuk varchar -

5 Asal Masuk varchar -

6 Perihal varchar 20

7 Intruksi varchar 40

8 Keterangan varchar 20

4. Spesifikasi file RekapKegiatan

Nama File : rekapkegiatan

Akronim : rekapkegiatan.sql

Fungsi : untuk menyimpan data kegiatan

Tipe File : File Master Organisasi

File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : rekapkegiatanid

Software : MySQL

Tabel IV.13.

Spesifikasi File Rekap Kegiatan


1 No Kegiatan varchar 20 Primary Key

2 Nama Kegiatan varchar 30

53

3 Hari Kegiatan date 10

4 Tanggal Kegiatan date 15

5 Jam Pelaksanaan date 60

6 Penyelenggaraan text 50

7 Keterangan text 20

5. Spesifikasi file Laporan

Nama File : laporan

Akronim : laporan.sql

Fungsi : untuk menyimpan laporan



Akses File : Random

Media : Harddisk


Kunci Field : laporanid

Software : MySQL

Tabel IV.14.

Spesifikasi File Laporan

no nama field tipe panjang Ket

1 No Laporan varchar 15 Primary Key

2 Hari varchar 15

3 Tanggal int 15

4 Bulan varchar 15

5 Tahun int 15

6 Waktu date 10

7 Perihal varchar 20

8 keterangan text 20

54

4.2.4. Class Model/Class Diagram

Class diagram menggambarkan struktur statis dari sebuah

sistem. Class diagram berupa gambar grafis mengenai struktur

objek statis dari suatu sistem, menunjukan class-class objek yang

menyusun sebuah sistem dan juga hubungan antara class objek

tersebut. Berikut ini adalah hasil rancangan class diagram untuk

perancangan sistem informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi

Urusan pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan Daerah

Kementerian Dalam Negeri.

Gambar IV.18.

Rancangan Class Diagram

55

4.2.5. Sequence Diagram

Sequence diagram menggambarkan urutan atau tahapan kegiatan

yang bersumber dari use case pada use case diagram yang telah

digambarkan di atas. Berikut ini adalah hasil rancangan sequence

diagram untuk perancangan sistem informasi kegiatan Direktorat


Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri.

1. Rancangan Sequence Diagram Login

Gambar IV.19.

Rancangan Sequence Diagram untuk Login

56

2. Rancangan Sequence Diagram Pengunjung

Gambar IV.20.

Rancangan Sequence Diagram untuk Pengunjung

4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software

Spesifikasi sistem komputer merupakan syarat sistem dalam

perancangan sistem ini, terbagi spesifikasi perangkat keras dan

perangkat lunak yang digunakan untuk merancang sistem informasi

kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV


Adapun spesifikasi dari perangkat keras dan perangkat lunak akan

diuraikan sebagai berikut.

57

A. Perangkat Keras (Hardware)

Spesifikasi minimum dari perangkat keras yang diperlukan untuk

sistem informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan


Negeri, yaitu:

1. CPU (Central Processing Unit)

a. Processor : 2 GHz

b. Memory : 4 GB

c. Harddisk : 500 GB

2. Monitor : Resolusi Layar Maksimum (1366 x 768)

3. Keyboard : 86 keys

4. Mouse : Optical

B. Perangkat Lunak (Software)

Spesifikasi minimum dari perangkat lunak yang diperlukan untuk

sistem informasi kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan


Negeri, yaitu:

1. Sistem Operasi : Windows 10 Pro

2. Web Server : Wamp Server 2.1

a. Apache : Apache 2.2.17

b. MySQL : MySQL 5.5.8

c. PHP : PHP 5.3.5

3. Web Editor : Macromedia Dreamweaver 8.0

58

4. Web Browser

a. Mozzila Firefox : Versi 68.0.2

b. Google Chrome : Versi 76.0.3809.132

4.3. Jadwal Implementasi

Waktu yang dibutuhkan untuk merancang sistem informasi

kegiatan Direktorat Sinkronisasi Urusan pemerintahan Daerah IV

Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri

terdiri dari empat (4) bulan. Adapun rincian kegiatannya dapat dilihat

pada tabel berikut ini.

Tabel IV.15.

Jadwal Implementasi

No

Tahapan Kegiatan

Waktu Kegiatan Per Minggu

April Mei Juni Juli

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Penelitian

2. Analisis Kebutuhan

3. Pengumpulan Data

4. Pembuatan Bab 1

5. Pembuatan Bab 2

6 Pembuatan Bab 3

7 Pembuatan Bab 4

8 Pembuatan Bab 5

9 Evaluasi

59

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Penulisan Tugas Akhir yang didasari oleh hasil riset pada

Direktorat Sinkronisai Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina

Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri tentang perancangan

sistem informasi kegiatan sampai pada tahapan akhir. Kesimpulan yang

dapat diambil dari penulisan laporan Tugas Akhir ini diuraikan sebagai

berikut:

1. Sistem yang diterapkan Direktorat Sinkronisai Urusan


Kementerian Dalam Negeri untuk informasi kegiatan masih

menggunakan sistem pembukuan dan Microsoft Excel dan

Microsoft Word yang mengandalkan media kertas yang

menyebabkan penumpukan data pada kantor tersebut terutama

dalam penumpukan surat masuk, agenda surat, rekap kegiatan,

disposisi dan laporan kegiatan maupun arsip pencatatan laporan

yang harus diserahkan pada pimpinan yang berupa catatan-

catatan pada kertas selebaran.

2. Sistem informasi kegiatan yang diusulkan dapat mengolah data

informasi dan dapat melihat langsung kegiatan yang akan di

laksanakan maupun yang telah dilaksanakan.

60

3. Sistem informasi kegiatan yang dirancang menyediakan fasilitas

berupa menghapus, menyimpan, mengubah, dan mengolah data

yang dibutuhkan.

4. Rancangan sistem usulan terdiri dari dua (2) level akses, yaitu

Admin dan pengunjung. Admin dapat mengelola data kegiatan,

tambahkan kegiatan, sekilas info,laporan, dan cetak kegiatan.

Pengunjung dapat melihat kegiatan, sekilas info dan mengakses

website.

5.2. Saran

Adapun saran yang dapat penulis berikan kepada Direktorat

Sinkronisai Urusan Pemerintahan Daerah IV Ditjen Bina Pembangunan

Daerah Kementerian Dalam Negeri tentang rancangan sistem informasi

kegiatan ini yang perlu dikembangkan lagi serta dilengkapi dalam ke

depannya antara lain:

1. Sistem informasi kegiatan yang telah diusulkan dapat dimanfaatkan

dan digunakan sebaik mungkin, sehingga dapat berguna dan

memberi manfaat yang baik bagi Direktorat Sinkronisai Urusan


Kementerian Dalam Negeri dengan cara mengevaluasi serta

merealisasikan sistem yang dirancang.

2. Perlu adanya pemeliharaan sistem serta keamanan secara bertahap

dengan tujuan agar menjaga keamanan data yang telah ada dan

validitas informasi.

61

3. Pengembangan secara berkala agar dapat lebih bermanfaat bagi

pihak Direktorat Sinkronisai Urusan Pemerintahan Daerah IV

Ditjen Bina Pembangunan Daerah Kementerian Dalam Negeri dari

segi keamanan, tampilan ataupun penambahan fungsi.

62

DAFTAR PUSTAKA

Adiguna, A. R., Saputra Chandra, M., & Pradana, F. (2018). Analisis dan

Perancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang pada PT Mitra Pinasthika

Mulia Surabaya. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen

Gudang Pada PT Mitra Pinasthika Mulia Surabaya, 2(2), 612–621.

https://doi.org/10.1016/j.humimm.2008.04.008

Akil, I. (2016). Rekayasa Perangkat Lunak Dengan Model Unified Process Studi

Kasus : Sistem Informasi Journal. Jurnal Pilar Nusa Mandiri, 7(Maret), 11.

A. Suryadi dan yuli siti Zulaikhah, “Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip

Surat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall,” vol. VII, no. 1, hal. 13–

21, 2019.

B. S. Hantono dan G. D. Putra, “Analisis Unjuk Kerja Aplikasi Digital Signage Xibo pada

Single Board Computer Raspberry Pi,” Semin. Nas. Teknol. Inf. dan Multimed., hal. 23–

28, 2014.

Gusrion, D., Kom, S., & Kom, M. (2018). Membuat Aplikasi Penyimpanan Dan

Pengolahan Data Dengan Vb . Net. 5(1), 150–163.

Hendini, A. (2016). Pemodelan UML sistem informasi Monitoring Penjualan dan

stok barang. Pemodelan Uml Sistem Informasi Monitoring Penjualan Dan Stok

Barang (Studi Kasus: Distro Zhezha Pontianak), IV(2), 107–116.

Hutahean, J. (2014). Konsep Sistem Informasi. In Climate Change 2013 - The

Physical Science Basis (Vol. 53).

https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004

Rosa. (2018). Rekayasa Perangkat Lunak. Informatika Bandung.

S. Aji, Migunani, dan F. N. Hakim, “Rancang Bangun Sistem Informasi Disposisi Surat

Berbasis Web (Studi Kasus Kementerian Pekerjaan Umum),” Indones. J. Netw. Secur.,

2014.

https://doi.org/10.1016/j.humimm.2008.04.008

https://doi.org/10.1017/CBO9781107415324.004

63

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

I. Biodata Mahasiswa

NIM : 12161769

Nama Lengkap : Firdaus

Tempat/ Tanggal Lahir : Palembang 06 Juni 1985

Alamat lengkap : Jalan Asrama Zeni AD.06 RT/RW. 006/007

Kel.Lubang Buaya Kec. Cipayung, Jakarta Timur

II. Pendidikan

1. SDN Negeri Cahya Okus Sumatera Selatan, Lulus Tahun 1997

2. SLTP Muhammadiyah 12 Okus Sumatera Selatan, Lulus Tahun 2000

3. SLTA Bamadita Rahman Jakarta Timur, Lulus Tahun 2007

Jakarta, 5 Juli 2019

FIRDAUS

65

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran A-1. Surat Masuk

68

Lampiran A-2. Agenda Surat

Lampiran A-3. Rekap Kegiatan

69

Lampiran A-4. Disposisi

77

Lampiran A-5. Laporan

perancangan sistem informasi kegiatan …...perkembangan data yang ditampilkan, menyediakan fitur...

Documents