perancangan dan pembuatan sistem informasi...
TRANSCRIPT
PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA SISWA DAN GURU SD NEGERI 1 DANGURAN
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Lingga Irawan
11.02.8104
Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA
2014
4
DESIGNING AND MAKING SYSTEM INFORMATION DATA STUDENTS AND TEACHER PRIMARY SCHOOL 1 DANGURAN
PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA SISWA DAN GURU SD NEGERI 1 DANGURAN
Lingga Irawan
Yuli Astuti Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Rapid technological developments especially in the field of software, making the
computers become more user friendly and has created a need for a specific class. In addition the computer can also save a lot of memory in the form of specific files safely. The computer is a great tool for proper data processing with access to humam work.
The development of information and computer technology very rapidly in various fields human life. Use of computers perceived benefits both in application, social, science, technology. Included also data processing in information system used in various government and private agencies. Application of data processing system computer-based will accelerate and simplify the presentation of data, compared done manually which applied previously. Designing and Making System Information Data Students and Teachers primary school 1 Danguran still manual, so it felt less effective and efficient. Looking at the condition of this problem, this research will build. Designing and Making System Information Data Students and Teachers Primary School 1 Danguran to improve the effectiveness and efficiency. Data processing students and teachers in Primary School 1 Danguran Klaten Based Client-Server. Based on the results the implementation of the system in final project, designed a client-server database applications by using Microsoft Windows XP or Windows 7 as operating system, Microsoft SQL Server as the database, and Microsoft Visual Basic 6.0 as an application program, while for using an ODBC connection. This application give solutions to problems data processing students and teachers at the Primary School 1 Danguran Klaten.
Based on above description and researches in order for the preparation of this final fask, the author take the title “Designing and Making System Information Data Students and Teachers primary school 1 Danguran"with data processing of information is expected to streamline the activities of the school. Keywords: information systems, data processing, Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft SQL Server
5
1. Pendahuluan
Informasi merupakan salah satu kebutuhan di dalam suatu instansi, perusahaan,
organisasi, lembaga serta lingkungan yang berada di luar sistem. Perubahan dan
dinamika masyarakat yang semakin cepat seiring dengan perkembangan jaman dan
teknologi memerlukan kualitas informasi yang akurat, cepat, dan tepat. Teknologi
informasi adalah salah satu contoh produk teknologi yang telah berkembang pesat yang
dapat membantu mempermudah manusia dalam mengolah data serta menyajikan
sebuah informasi yang berkualitas. Informasi dianggap sangat penting karena dengan
adanya informasi dapat menambah pengetahuan, mengurangi ketidakpastian dan resiko
kegagalan serta dapat membantu para pemimpin dalam mengambil suatu kesimpulan
dan keputusan yang efektif dan efisien.
Untuk menyediakan informasi tersebut diperlukan suatu alat bantu atau media
untuk mengolah beraneka-ragam data agar dapat disajikan menjadi sebuah informasi
yang bermanfaat dengan kemasan menarik yang berpedoman pada kriteria informasi
yang berkualitas.
Sekolah Dasar Negeri 1 Danguran adalah salah satu instansi yang masih
menggunakan cara manual untuk pengolahan dan penyimpanan data siswa dan guru
yang berada di sekolah tersebut. Hal itu dirasakan kurang efektif dan tidak efisien, karena
jika terjadi perubahan data maka harus membuat ulang data secara keseluruhan,
sehingga memberikan ketidakefektifan di bidang sarana dalam pengolahan datanya,
dalam segi waktu memerlukan waktu untuk mengulangi dan melakukan perubahan,
maka dapat mengefisiensi waktu pengerjaan. Dampak dari masalah tersebut yaitu
keterlambatan dalam memberikan laporan kepada kepala sekolah. Untuk mengatasi
masalah tersebut, maka pihak Sekolah membutuhkan suatu bentuk aplikasi komputer
yang dapat membantu dalam mengerjakan pekerjaan unit kerja yaitu mengolah dan
menyimpan data serta membuat laporan, khususnya tentang data siswa dan guru yang
berada di sekolah dasar tersebut. Agar bisa diperoleh data yang akurat.
2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas. Permasalahan dapat dirumuskan sebagai
berikut :
1. Bagaimana membuat dan merancang data siswa dan guru Sekolah Dasar Negeri 1
Danguran ?
2. Bagaimana kelayakan sistem baru yang diusulkan dari segi efisiensi dan
efektifitasnya ?
6
3. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk berubah sistem yang lama yang masih
terkendala dengan banyaknya kekurangan dalam segi efektifitas dan efisiensi, maka
dibuatlah sistem baru yang dapat menjadi solusi dari kendala yang ada di sistem yang
lama.
4. Manfaat Penelitian
4.1 Bagi Penulis
a. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis terutama dalam pembuatan
aplikasi yang informatif dan efisien.
b. Penulis dapat menerapkan pengetahuan teoritis yang telah diperoleh selama di
bangku kuliah pada kondisi yang sebenarnya.
c. Prasyarat kelulusan program studi Diploma 3 jurusan Manajemn Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA untuk memperoleh gelar Ahli Madya
Komputer (A.Md).
4.2 Bagi SMTIK AMIKOM YOGYAKARTA
a. Dokumentasi karya ilmiah mahasiswa dalam bentuk laporan Tugas Akhir
maupun software sistem operasi berbasis open source.
4.3 Bagi Sekolah Dasar Negeri 1 Danguran
a. Dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menyelesaikan
permasalahan yang dihadapi dalam pengolahan data siswa dan guru.
b. Untuk mengurangi resiko terjadinya bentrokan jadwal antara guru.
c. Membantu meningkatkan efisiensi dan keefektifan dalam membentuk laporan.
4.4 Bagi Masyarakat dan IT
a. Menigkatkan semangat dan upaya dalam membentuk sistem yang lebih
variatif dan lebih canggih.
5. Landasan Teori
5.1 Konsep Dasar Sistem
Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan
komponen. Dengan pendekatan prosedur sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan
dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu, sedangkan dengan pendekatan
komponen sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling
berhubungan dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan
tertentu. (Jogiyanto HM , 2008).
7
5.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya. Sementara data merupakan fakta atau fenomena yang
sifatnya mentah belum dianalisis, seperti angka, nama, gambar, dan sebagainya. ( Agus
Mulyanto , 2009)
5.3 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi ditentukan oleh 3 hal yang sangat dominan, yaitu
keakuratan informasi, ketepan waktu dan relevan. Ketiga hal tersebut dapat diuraikan
sebagai berikut :
1. Akurat
Informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Ketidakakuratan
dapat terjadi karena sumber informasi(data) mengalami gangguan atau
kesengajaan merusak atau merubah data-data asli tersebut.
2. Tepat Waktu
Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab jika informasi yang
diterima terlambat, maka informasi tersebut sudah tidak berguna lagi.
3. Relevan
Informasi harus disesuaikan dengan kebutuhan dan mempunyai manfaat untuk
pemakainya. Sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan keputusan
dalam pemecahan suatu permasalahan.
5.4 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Devis definisi dari sistem informasi
adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi, menyediakan kepada pihak luar akan laporan-laporan yang
diperlukan.
Sedangkan menurut Agus Mulyanto dalam bukunya Sistem Informasi Konsep &
Aplikasi menyebut sistem informasi sebagai suatu komponen yang terdiri dari manusia,
teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan
menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan.
8
5.5 Komponen Sistem Informasi
Untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi maka dibutuhkan beberapa
komponen yang fungsinya sangat penting/vital didalam sistem informasi. Komponen-
komponen sistem informasi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Input
Input disini adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi.
Yang termasuk dalam input adalah dokumen-dokumen, formulir-formulir, dan file-
file. Dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan dan dikonfirmasikan ke suatu
bentuk sehingga dapat diterima oleh pengolah yang meliputi pencatatan,
penyimpanan, pengujian, dan pengkodean.
2. Proses
Proses ini merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input
yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan
diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh si penerima. Komponen
ini dalam tugasnya akan merubah segala masukkan menjadi keluaran yang
terdiri dari manusia, metode dan prosedur, peralatan komputer, dan
penyimpanan data.
3. Output
Output ini merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah
diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima.
Komponen ini akan berhubungan dengan pemakai sistem informasi dan
merupakan tujuan akhir dari pembuatan sistem informasi. Komponen ini dapat
berupa laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemakai sistem untuk memantau
keberhasilan suatu organisasi.
4. Teknologi
Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input,
mengolah input dan menghasilkan keluaran. Ada 3 bagian dalam teknologi ini
yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia.
Perangkat keras contohnya: keyboard, mouse, dan lain-lain. Perangkat lunak
contohnya program untuk mengolah data dan perangkat manusia contohnya
analis sistem, programmer, teknisi dan sebagainya.
5. Basis data
Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu
dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan
diolah menggunakan perangkat lunak. Basis data sendiri merupakan kumpulan
file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga
membentuk satu bangunan data.
9
6. Kendali
Kendali merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem
informasi tersebut agar bisa berajalan dengan lancar dan tidak mengalami
gangguan. Komponen kendali diperlukan terhadap: backup file, reindexing,
pengujian kebenaran data tiap entry yang dilakukan.
5.6 DFD (Diagram Data Flow)
Data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan sebuah sistem yang
telah ada atau sistem baru yang akan dikembalikan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ( misalnya lewat
telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan
(harddisk,CD dan lain-lain).
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem
yang cukup terstruktur (Structured Analysis and Design). DFD juga merupakan alat yang
cukup popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan
terstruktur yang jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang
baik.
5.7 Konsep Basis Data
Basis data adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara
bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu, untuk
memenuhi berbagai kebutuhan. (Fathansyah, 2012)
Basis data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi,
karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user.
Basis data tidak secara langsung menampilkan data ke user, tetapi user harus
menjalankan aplikasi yang mengakses data dari database dan menampilkan dalam
bentuk yang mudah dimengerti.
5.8 Tehnik Normalisasi
Teknik normalisasi merupakan proses pengelompokan data-data elemen menjadi
tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji
beberapa kondisi. Apakah mengalami kesulitan atau kesalahan pada saat menambah,
merubah, membaca dan menghapus database.
Adapun bentuk-bentuk normalisasi sebagai berikut :
1. Bentuk tidak normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan
mengikuti format tertentu, dapat saja tidak lengkap dan terduplikasi. Data
dikumpulkan apa adanya sesuai keadaanya.
10
2.
Bentuk ini merupakan suatu bentuk dimana data yang dikumpulkan menjadi satu
field yang sifatnya tidak akan terulang dan tiap field hanya mempunyai satu
pengertian.
3. Bentuk normal kedua (2nd
normal form)
Bentuk normal kedua (2NF) terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang
tidak termasuk dalam primary key memiliki ketergantungan fungsional pada
primary key secara utuh.
4. Bentuk normal ketiga (3rd
normal form)
Sebuah tabel dikatakan memenuhi bentuk normal ketiga (3NF), jika untuk setiap
ketergantungan fungsional dengan notasi X-> A, dimana A mewakili semua
atribut tunggal didalam tabel yang tidak ada didalam X, maka :
- X haruslah superkey pada tabel tersebut
- Atau A merupakan bagian dari primary key pada tabel tersebut
5. Bentuk normal tahap keempat dan kelima
Penerapan aturan normalisasi sampai bentuk normal ketiga sudah memadai utuk
mendapatkan hasil tabel berkualitas baik. Namun demikian, terdapat pula bentuk
normal keempat (4NF) dan kelima (5NF). Bentuk normal keempat berkaitan
dengan sifat ketergantungan banyak nilai (multivalued depedency) pada suatu
tabel yang merupakan pengembangan dari ketergantungan fungsional. Adapun
bentuk normal tahap kelima merupakan nama lain dari project Join normal form
(PJNF).
6. Boyce code normal form (BCNF).
- Memenuhi 1st
NF
- Relasi harus bergantung fungsi pada atribut superkey
5.8 Software yang Digunakan
5.8.1. SQL Server 2000
SQL Server adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang
dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Istilah client, server, dan
client/server dapat digunakan untuk merujuk kepada konsep yang sangat umum atau hal
yang spesifik dari perangkat keras atau perangkat lunak. Pada level yang sangat umum,
sebuah client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau
sumber daya (resource) dari komponen sistem lainnya. Sedangkan sebuah server adaah
setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen
sistem lainnya.
11
5.8.2. Microsoft Visual Basic
Visual Basic berorientasi pada objek (Object Oriented Programming/OOP) dan
dikembangkan dengan basis visual yang berarti menggunakan sarana grafis untuk
mengembangkannya. Karena berbasis objek, maka sebuah program tersebut terbagi
menjadi bagian-bagian kecil yang disebut objek. Setiap objek memiliki sekumpulan sifat
dan metoda yang melakukan fungsi tertentu sesuai yang telah diprogramkan kepadanya.
Visual Basic juga bersifat modular programming karena kode-kode program letaknya
tersebar didalam modul-modul yang terpisah-pisah.
Kelebihan Visual Basic 6.0, yaitu:
a. Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama Developer Studio, yang
memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan visual C++ dan J++. Dengan begitu
anda dapat berimigrasi atau belajar bahasa pemrograman lainnya dengan mudah dan
cepat, tanpa harus belajar dari nol lagi.
b. Memiliki compiler handal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat
dan lebih efisien dari sebelumnya.
c. Memiliki beberapa tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang
mempermudah di dalam pembuatan aplikasi dengan mengotomatisasi tugas-tugas
tertentu.
d. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan kaidah struktur
bahasa Visual Basic.
e. Kemampuan membuat activeX dan fasilitas internet yang lebih banyak.
f. Sarana akses data yang lebih cepat dan handal untuk membuat aplikasi database yang
berkemampuan tinggi.
g. Visual Basic 6.0 memiliki beberapa versi atau edisi yang disesuaikan dengan
kebutuhan pemakainya.
Kelemahan dari Visual Basic 6.0, yaitu:
a. Membutuhkan biaya besar dalam pengembangan sistem.
b. Dalam penerapannya memerlukan perangkat keras yang mahal bila dibandingkan
dengan sistem DOS.
c. Hasil kompilasi tidak bisa berdiri sendiri tanpa adanya sistem operasi Windows
12
6. Tinjauan Umum
6.1 Sejarah Berdirinya SD Negeri 1 Danguran
SD Negeri 1 Danguran merupakan salah satu sekolah dasar negeri yang berada di
kabupaten Klaten, tepatnya di Jalan Kesatriyan kelurahan Danguran kecamatan Klaten
Selatan. Berdiri pada tahun 1 Januari 1910, sudah luyaman tua untuk sebuah bangunan
sekolah, namun pihak sekolah rutin merenovasi bangunan supaya tetap menjadi sekolah
yang berdiri kokoh. SD Negeri 1 Danguran terdiri dari 6 ruang kelas, 1 ruang guru, 1
ruang UKS dan 1 ruang perputakaan. Sekolah yang cukup dari prasarananya. Dengan
Kepala Sekolah Bapak Drs. Tumina.
Dengan sistem yang baru dapat dengan memudah memberikan pelayanan dan
informasi yang cukup akurat. Dan menekan biaya serta dapat menghemat waktu. Dan
mempermudah memberikan informasi terhadap laporan-laporan yang akan direkap.
7. Pembahasan
7.1 Flowchart Sistem
Gambar. 4.1 Flowchart Sistem
13
7.2 Data Flow Diagram
Data flow diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang menggunakan notasi-
notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem. Data flow diagram (DFD) merupakan
alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis.
Gambar. 4.2 Data Flow Diagram Level 0
8.1 Pembahasan Basis Data
Database terdiri dari beberapa tabel (lebih dari satu tabel) yang saling terorganisir.
Tabel digunakan untuk menyimpan data dan terdiri dari baris dan kolom. Data tersebut
dapat ditampilkan, dimodifikasi, dan di hapus dari tabel. Setiap pemakai (user) yang diberi
wewenang (otorisasi) saja yang dapat melakukan akses terhadap data tersebut.
8.1 Pembuatan Database
Database layaknya kabinet tempat menyimpan arsip-arsip. Perbedaanya adalah
bahwa dalam kabinet, data berbentuk lembaran kertas (hard copy), sedangkan dalam
data berbentuk elektronik yang tersimpan dalam komputer, tempatnya dimedia
penyimpanan bernama hard disk.
14
a. Form Login
Gambar. 8.1 Form Login
Form Login sebagai gerbang sebelum masuk ke menu utama. Form ini berfungsi
untuk membatasi siapa saja yang diperbolehkan mengakses data dengan fasilitas-fasilitas
yang ada pada aplikasi. Cara menggunakan form ini adalah dengannmengetikkan User ID
yang dimiliki oleh setiap user yang memiliki hak akses berserta passwordnya serta memilih
level yaitu sebagai administrator atau operator.
b. Menu Utama
Gambar 8.2 Menu Utama
Form Menu Utama merupakan lingkup kerja seorang user. Pada form ini terdapat
fasilitas-fasilitas intuk mengelola data resources. Tampilan Menu Utama bisa berbeda
tergantung status user yang login. Tetapi pada sistem aplikasi yang kami buat hanya terdiri
dari satu user saja, jadi untuk pada saat sudah login tampilannya tidak berbeda.
15
9. Penutup
9.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian sampai dengan penyelesaian pembuatan sistem informasi
pengolahan data siswa SD N 1 DANGURAN ini, penulis menarik beberapa kesimpulan
sebagai berikut:
1. Untuk mengubah sistem manual menjadi sistem informasi yang berbasis komputer,
penulis membuat sebuah program aplikasi sistem informasi pengolahan data siswa
di SD N 1 DANGURAN dengan menggunakan bantuan aplikasi Microsoft Visual
Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000.
2. Sistem informasi SD N 1 DANGURAN yang dibuat dapat memberikan solusi dalam
permasalahan yang timbul pada SD N 1 DANGURAN di antaranya:
a. Pengolahan data siswa sudah lebih rapi dibandingkan dengan menggunakan
sistem manual.
b. Data tidak lagi berbentuk arsip sehingga mempermudah dan mempercepat
proses pencarian, pengecekan dan perbaikan data perusahaan.
c. Memperkecil kemungkinan terjadinya penumpukan kertas berisi arsip
perusahaan yang akan menyita tempat.
9.2 Saran
Adapun saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut.
1. Agar sistem lebih baik maka perlu penambahan program aplikasi sistem informasi
pengolahan data pada SD N 1 DANGURAN ini seperti menu kenaikan kelas,
pembagian kelas, jadwal mengajar
2. Penerapan sitem perancangan basis data yang lebih baik dalam membangun sistem
informasi pada SD N 1 DANGURAN ini
16
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta,Hanif.2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi
Fanthansyah. 2012. Basis Data. Bandung : Penerbit Informatika H.M, Jogiyanto. 2008. Analisa dan Disain. Yogyakarta : Penerbit Andi Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Penerbit
Andi Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar Sunyoto,Andi.2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit Andi