peningkatan pelayanan informasi publik kepada …kominfo.situbondokab.go.id/berkas/6/materi ppid 26...
TRANSCRIPT
PENINGKATAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
KEPADA SELURUH
PIMPINAN ORGANISASI PERANGKAT DAERAH (OPD)
Se SITUBONDO Di Aula Lantai II Pemkab SITUBONDO
Situbondo, 26 September 2018
Oleh : Joko Tetuko Abd. Latif, M.Si. Ketua Dewan Kehormatan, PWI Provinsi Jawa Timur Konsultan dan Praktisi Keterbukaan Informasi Publik 1
DASAR HUKUM 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
(Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846) ;
2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038) ;
3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071)
4. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5679) ;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik ; Lembar Negara Tahun 2010 Nomor 99
6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah ;Lembar Negara Tahun 2017 Nomor 157.
7. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik. Lembar Negara Tahun 2010 Nomor 272
8. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2013 tentang Prosedur Penyelesaaian Sengketa Informasi Publik ; Lembar Negara Tahun 2013 Nomor 649
9. Peraturan Mahkamah Agung Nomor 2 Tahun 2011 tentang Tata Cara Penyelesaikan Sengketa Informasi Publik di Pengadilan.
10. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 10/PER/M.KOMINFO/07/2010 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika
2
Posisi Pimpinan OPD
Anggota Utama Tim Pertimbangan Yang Bertugas: 1. Menentukan Draft Daftar Informasi dan Dokumentasi (DIDP)
masing-masing OPD 2. Menentukan Draft Klasifikasi DIDP 3. Menentukan Draft Informasi Yang Wajib Diumumkan, baik Secara
Berkala maupun Serta Merta. 4. Menentukan Draft Informasi Yang Wajib Tersedia Setiap Saat. 5. Menentukan Draft Informasi Yang Dikecualikan 6. Secara bersama-sama Tim Pertimbangan MEMUTUSKAN seluruh
Draft Menjadi Putusan dengan Penetapan. 7. Secara bersama-sama Membuat Penetapan PERTIMBANGAN
TERTULIS 8. Secara bersama-sama Membuat Penetapan UJI KONSEKUENSI 3
4
Pembina
Bupati Wakil Bupati
Pengarah
Sekretaris Daerah
Selaku Atasan PPID
Tim Pertimbangan
Pejabat Eselon, Setda Kabupaten
Pimpinan Perangkat Daerah
dan Pejabat yang menangani
Bidang Hukum
Bidang Pendukung
Sekretariat PLID
Bidang Pengolah Data
danKlasifikasi
Informasi
Bidang Pelayanan
Informasi dan
Dokumentasi
Bidang
FasilitasiSengketa
Informasi
Pejabat Fungsional
STRUKTUR ORGANISASI PLID Utama Kabupaten
PPID Utama
Pejabat Eselon (menyesuaikan)
Bidang Informasi dan Komunikasi
Bidang Kehumasan
PPID Pembantu
Pejabat Perangkat Daerah, Penglola Informasi dan
Dokumentasi di Kecamatan dan Desa/Kelurahan
ataupun sebutan lainnya
Pembina
Gubernur
Wakil Gubernur
Pengarah
Sekretaris Daerah
Selaku Atasan PPID
Ketua
PPID Utama
Ketua
PPID Pembantu
Koordinator
Sekretariat
PLID
BidangPengolah Data
danKlasifikasiInformasi
RPID / DIDP
Bidang Pelayanan
Informasi dan
Dokumentasi
LLID/DIDP/SIDP
Tim Fasilitasi
SengketaInformasi
STRUKTUR ORGANISASI PLID
Struktur Organisasi PLID PPID Pembantu
5
DAFTAR INFORMASI PUBLIK ATAU DAFTAR INFORMASI DAN DOKUMENTASI PUBLIK
6
Daftar Informasi Publik sekurang-kurangnya sebagai berikut : 1. nomor 2. ringkasan isi informasi 3. pejabat atau unit kerja/unit pelaksana teknis yang menguasai informasi 4. penanggungjawab pembuatan atau penerbitan informasi 5. waktu dan tempat pembuatan informasi 6. bentuk informasi yang tersedia 7. jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip; SUDAH ADA KESEPAKATAN DARI TIM PERTIMBANGAN
7
8 8
9 9
PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi)
Menunjuk PLID (PENGELOLA LAYANAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI)
• Bertanggung jawab atas pelayanan informasi di lingkungan Unit Layanan
List inf. Yg
dikecualikan
List inf. Yg
dikecualikan
Sekda selaku Atasan PPID
Pimpinan Perangkat Daerah
Pimpinan Unit Pelayanan
• Melakukan uji konsekuensi
• Menyusun kebijakan pe-ngelolaan informasi BP
• Bertanggung jawab atas kinerja pelayanan infor-masi di lingkungan BP
PPID Utama
PPID Pembantu
PPID pelaksana
• Bertanggung jawab atas pelayanan informasi di lingkungan Satker
Penetapan (Tim Pertim-
bangan?)
1. PPID bertugas dan bertanggungjawab melakukan pelayanan informasi yang meliputi proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan informasi.
2. Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, PPID berwenang: a. Mengkoordinasikan setiap unit/satuan kerja di
badan publik dalam melaksanakan pelayanan informasi publik;
b. Memutuskan suatu informasi dapat diakses publik atau tidak;
c. Menolak permohonan informasi secara tertulis apabila informasi yang dimohon termasuk informasi yang dikecualikan/rahasia dengan disertai alasan serta pemberitahuan tentang hak dan tata cara bagi pemohon untuk mengajukan keberatan atas penolakan tersebut.
d. Menugaskan pejabat fungsional dan/atau petugas informasi di bawah wewenang dan koordinasinya untuk membuat, memelihara, dan/atau memutakhirkan daftar informasi secara berkala sekurang-kurangnya satu kali dalam sebulan dalam hal Badan Publik memiliki pejabat fungsional dan/atau petugas informasi;
10
Kinerja Pimpinan OPD dibantu (PLID/Kesekretariatan di PPID Pembantu)_
1. Mencatat Daftar informasi dan Dokumentasi Publik (DIDP) dan Mengontrol DIDP (sudah sesuai dengan ketentuan UU KIP)
2. Mengklasifikasi Informasi Publik yang Wajib Diumumkan Secara Berkala maupun Serta Merta dengan didukung PERTIMBANGAN TERTULIS.
3. Mengklasifikasi Infromasi Publik yang Wajib Tersedia Setiap Saat, baik yang dapat disalin/foto copy maupun digandakan, maupun yang SENSITIF DAN HANYA BISA DILIHAT DAN DIKETAHUI didukung PERTIMBANGAN TERTULIS.
4. Mengklasifikasi Informasi Publik yang Dikecualikan (dibuatkan daftar tersendiri) dan diperkuat dengan UJI KONSEKUENSI
BIMTEK & PENGUATAN PPID PEMBANTU KOTA SURABAYA 11
3. Secara administrasi Tim Pertimbangan menyerahkan kepada
Ketua PPID dan Atasan PPID untuk dibuatkan PENETAPAN
DAN diumumkan di Website dan/atau papan pengumuman.
2. Rapat Tim Pertimbangan memutuskan (menguatkan atau
membatalkan)
1. PLID koordinasi dengan PPID melalui persetujuan Pimpinan
OPD mengajukan Draft DIDP kepada Tim Pertimbangan.
12
4. Secara administratif Tim Pertimbangan menyerahkan kepada
Ketua PPID dan Atasan PPID untuk dibuatkan PENETAPAN.
3. Rapat Tim Pertimbangan menyelaraskan juga menyesuaikan
dengan informasi dan dokumnetasi yang dimaksud.
2. Memperkuat dengan UU dan peraturan perundangan yang terkait
dengan tupoksi dan kewenangan yang menyatakan bahwa informasi
tersebut sensitif dan hanya bisa dilihat dan diketahui.
1. PLID koordinasi dengan PPID melalui persetujuan Pimpinan
OPD mengajukan Draft DIDP kepada Tim Pertimbangan.
(daftar informasi terbuka yang sensitif)
13
1. PLID koordinasi dengan PPID melalui persetujuan Pimpinan OPD
mengajukan Draft membuat listing (daftar informasi yang
dikecualikan) berdasarkan pasal 17 atau pasal 2 (ayat 4) UU KIP.
2. Diperkuat dengan UU dan peraturan Perundangan terkait
sesuai dengan tupoksi dan kewenangan PD yang menyatakan
penguatan atas informasi yang dikecualikan.
4. Keputusan Tim Pertimbangan yang menguatkan mengenai
UK langsung dibuatkan Surat Penetapan Informasi yang
dikecualikan melalui Ketua PPID dengan diketahui Atasan PPID.
3. Rapat Tim Pertimbangan memutuskan (menguatkan atau
membatalkan).
14
Pimpinan OPD dalam
Pendukung Kinerja
PLID/KESEKRETARIATAN
1. Standar Operasional Prosedur (SOP) 2. Daftar Informasi dan Dokumentasi Publik (DIDP) 3. Ruang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (RPID) 4. Sistem Informasi dan Dokumentasi Publik (SIDP) 5. Laporan Layanan Informasi dan Dokumentasi (LLID) 6. Forum Komunikasi Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi (FKPPID)
7. Khusus DIDP atau Daftar Informasi Publik (DIP) yang bisa diberikan dengan cara difoto copy dan/atau dicopy paste, maka Informasi dan Dokumentasi tersebut wajib dipublikasikan secara terbuka di Website/situs resmi Badan Publik
BIMTEK & PENGUATAN PPID PEMBANTU KOTA SURABAYA 15
Penguatan Administrasi
Mengguatkan PPID secara Administrasi ialah dengan membentuk Pengelola Pelayanan Informasi dan Dokuentasi (PLID) atau LEMBAGA KESEKRETARIATAN dan meng SK kan Struktur Organisasi PLID beserta lampiran SK dengan mempertegas PERAN, FUNGSI, DAN KEWENANGAN :
1). Atasan PPID dan PPID 2). Tim Pertimbangan 3). PPID Pembantu 4). Tim Fasilitasi
16
PERTIMBANGAN TERTULIS &
PENETAPAN PRNGECUALIAN
BIMTEK & PENGUATAN PPID PEMBANTU KOTA SURABAYA 17
SURAT PERTIMBANGAN TERTULIS (Informasi Sensitif)
1. jenis klasifikasi Informasi yang HARUS DIPERTIMBANGKAN; 2. identitas pejabat PPID yang membuat; 3. Badan Publik, termasuk unit kerja/unit pelaksana teknis pejabat yang membuat dan menetapkan; 4. Jangka Waktu berlakunya PERTIMBANGAN DIMAKSUD; 5. Dasar Hukum dan alasan Melakukan Pertimbangan Tertulis; sesuai hasil kesepajkatan TIM PERTIMBANGAN, dan 1. tempat dan tanggal penetapan (oleh PPID)
SURAT PENETAPAN INFORMASI YANG DIKECUALIKAN 1. jenis klasifikasi Informasi yang Dikecualikan; 2. identitas pejabat PPID yang menetapkan; 3. Badan Publik, termasuk unit kerja/unit pelaksana teknis pejabat yang
menetapkan; 4. Jangka Waktu Pengecualian; 5. Dasar Hukum dan alasan pengecualian sesuai hasil kesepajkatan TIM
PERTIMBANGAN; dan 6. tempat dan tanggal penetapan (oleh PPID)
Kinerja PPID dibantu (PLID/Kesekretariatan)_
PENGUATAN ADMINISTRASI INTERNAL
1. Mencatat Seluruh Kegiatan yang Menggunakan dana APBD
maupun APBN 2. Menyiapkan Buku Tamu Pemohon/Peminta Informasi Publik
(Datang Langsung atau Lewat Surat dan/atau Surat Elektronik) 3. Menyiapkan Informasi dan Dokumentasi Publik yang WAJIB
DIUMUMKAN secara Verkala maupun Serta Merta. Dengan didukung PERTIMBANGAN TERTULIS
4. Menyiapkan Informasi dan Dokumentasi publik YANG WAJIB TERSEDIA SETIAP SAAT dengan didukung PERTIMBANGAN TERTULIS.
5. Menyiapkan Formulir Permohonan
18
Penguatan Pelayanan Informasi
1. Menyiapkan Ruang Pengelolaan Layanan Informasi dan Dokumentasi Publik ( RPLID ) BESERTA PETUGAS. (dilengkapi buku tamu/permintaan/permohonan ; formulir permohonan ; formulir penolakan ; DIDP / DIP dan uji konsekuensi ).
CATATAN : Khusus Uji Konsekuensi dan Pertimbangan Tertulis dilengkapi dan dikuatkan oleh TIM PERTIMBANGAN (Kepala UK/UPT )
2. Ruangan harus sempurna dengan dilengkapi komputer yang bisa digunakan masyarakat secara langsung mengetahui informasi dan dokumentasi, jika ingin menggunakan fasilitas tersebut untuk mengakses data ID yang terbuka dan dapat dicopas. Serta fasilitas lain setingkat Main Lobby ( Lobby Utama ).
3. Petugas siap menerima permohonan melalui surat, surat elektronik (email dan aplikasi sejenis ), telepon, faks, maupun datang langsung. Semua pemohon ID dicatat pada buku permohonan.
19
Pemohon untuk Penelitian dan sejenis
1. Bagi pemohon perorangan maupun kelompok orang serta ormas/topik/LSM yang meminta ID bersifat serius atau UNTUK PENELITIAN diminta melengkapi dengan membuat proposal dan/atau TOR.
2. Mekanisme dan STRATEGI menjawab dan penyerahan ID sesuai ketentuan perundangan.
3. Penjelasan Pertimbangan Tertulis (untuk informasi sensitif dan rahasia jabatan).
4. Penjelasan Uji Konsekuensi (untuk informasi yang dikecualikan) sudah dalam penguasaan PLID atau Kepala Sekretariat, petugas RPLID, dan DIDP.
20
STRATEGI MENJAWAB PERMOHONAN
1. Pemohon/Peminta Informasi dan Dokumentasi
mempunyai Identitas yang jelas, baik sebagai perorangan, kelompok maupun Berbadan Hukum.
2. Informasi dan Dokumentasi yang diberikan secara langsung (SEBAGAI PELAYANAN PRIMA), yang bersifat terbuka dan WAJIB DIUMUMKAN (BERSIFAT RINGKASAN). Baik yang sudah tersedia di Website maupun masih konvensional pada arsip di PPID. DENGAN SEKURANG-KURANGNYA MENGISI FORMULIR PERMOHONAN DAN TERCATAT PADA BUKU REGISTER PERMOHONAN.
3. Informasi dan Dokumentasi yang bersifat terbuka, tetapi hanya bisa diketahui dan dilihat. INFORMASI TERBUKA SENSITIF. HARUS DIJELASKAN DENGAN MENUNJUKKAN PERTIMBANGAN TERTULIS.
4. Informasi dan Dokumentasi yang DIKECUALIKAN, HARUS DIJELASKAN DENGAN MENUNJUKKAN UJI KONSEKUENSI.
5. PEMBERIAN dan/atau PENYAMPAIAN ID yang membutuhkan kepastian hukum supaya sesuai dengan UU KIP, WAJIB DILENGKAPI DENGAN BERITA ACARA PEMBERIAN/PENYAMPAIAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI, dengan menyebutkan sanksi Pidana dan Denda.
.
21
Tanggapan atas Keberatan
Mekanisme Atasan PPID dalam memberikan tanggapan, apabila
ada keberatan dari pemohon Informasi dan Dokumentasi.
(dilengkapi dengan formulir
keberatan)
Koordinasi dengan PPID dan PLID
CATATAN Unit Kerja/Unit Pelaksana Teknis di
Kab/Kota yang mengikuti PPID Kab/Kota, maka Atasan PPID ialah
Sekretaris Daerah
22
Kearsipan dan LLID
1. Pengelolaan kearsipan Informasi dan Dokumentasi Pasal 9
2. Pengelolaan kearsipan Informasi dan Dokumentasi Pasal 10.
3. Pengelolaan kearsipan Informasi dan Dokumentasi Pasal 11.
4. Pengelolaan kearsipan Informasi dan Dokumentasi Pasal 9, 10 dan 11 yang pernah dimohon/diminta
5. Laporan Layanan Informasi dan Dokumentasi (LLID)
6. Peningkatan dan Penguatan PPID dengan mengaktifkan FKPPID dan Forom Pemohon/Pengguna Informasi dan Dokumegtasi (FPPID).
7. Menyelenggarakan FGD dengan FKPPID, dan jika memungkingkan dengan FPPID, guna mengetahui peran serta aktif masyarakat dalam kebijakan publik
23
Tim Sengketa Informasi
Menyiapkan TIM FASILITASI (Tim Khusus yang menangani
Sengketa Informasi)
Pimpinan OPD menunjuk PPID/PLID mengikuti proses
ajudikasi non-litigasi)
Apabila sudah mempunyai TIM KHUSUS SENGKETA, maka
sebaiknya melibatkan atau mohon pendampingan Bag
Hukum
24
STRATEGI MENGHADAPI SENGKETA (1) PEMOHON : TIDAK PUAS DENGAN JAWABAN ATAU TIDAK MENDAPAT JAWABAN BADAN PUBLIK : MENYESUAIKAN ADMINISTRASI DAN KOORDINASI
(2) PEMOHON : TIDAK PUAS TERHADAP TANGGAPAN ATASAN PPID SAAT KEBERATAN. BADAN PUBLIK : a. MENYESUAIKAN ADMINISTRASI DAN KOORDINASI b. MENYIAPKAN DATA PENDUKUNG. c. MEMASTIKAN SENGKETA ATAU TIDAK. (3) PEMOHON : BERKIRIM SURAT KE KI ALASAN MENGAJUKAN SENGKETA. BADAN PUBLIK : MENYESUAIKAN ( DENGAN JELAS DAN TEGAS SESUAI PROSEDUR UU KIP ). a. Apabila tidak sesuai UU KIP, Peraturan terakit, dan SOP, sengketa diberhentikan; dan b. Melaporkan ke Dewan ETIk KI Pusat maupun ke PTUN me gacu UU Nomor 30 Tahun 2014. c. Menunggu sampai putusan keluar (dan berkuatan hukum). (4) PEMOHON : DALAM PERSIDANGAN DENGAN BUKTI BADAN PUBLIK : MEMPERKUAT INFORMASI YANG DIBERIKAN, DIPERTIMBANGKAN , DAN DIKECUALIKAN DENGAN BUKTI PENDUKUNG.
25
Kunci Penguatan PPID
Kunci Pengguatan PPID ditentukan :KESUNGGUHAN 1). Pimpinan Badan Publik / Pimpinan OPD 2). Atasan PPID (Sekda) 3). PPID / Ketua PPID 4). Kesekretariatan / PLID 5). Keaktifan Tim Pertimbangan. 6). Forum Komunikasi 7). Tim Fasilitasi / Tim Sengketa
26
27