penerapan erp (enterprise resource...
TRANSCRIPT
0
PENERAPAN ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) DALAM
PERUSAHAAN AGRIBISNIS GOODHOPE ASIA HOLDINGS ltd.
TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Gustiyan Taufik Mahardika P056111501.48
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2012
0
DAFTAR ISI
DATAR ISI ................................................................................................................ i
DAFTAR GAMBAR ............................................................................. ................. ii
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ..................................................................................................... 1
1.2 Tujuan Penulisan ................................................................................................. 1
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi Manajemen ........................................................................... 2
2.2 Enterprise Resource Planning ......................................................................... 6
2.3 Profil Perusahaan ......................................................................................... 7
III. PEMBAHASAN
3.1 Sistem ERP Goodhope Asia Holding ................................................................. 9
3.2 Software ERP Goodhope Asia Holding .............................................................. 9
IV. PENUTUP
4.1. Kesimpulan .......................................................................................................... 12
V. DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 13
i
0
DAFTAR GAMBAR
Gambar Nomor Halaman
Gambar 1. Komponen-komponen dalam SI .................................................. 4
Gambar 2. Enterprise Resource Planning (Sumber: O’Brien, 2007) ............ 6
Gambar 3. Sistem ERP di Perusahaan Goodhope Asia Holding ................. 9
ii
1
I. PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan
berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu
kegiatan manajemen. ERP merupakan salah satu bagian dari komponen sistem
manajemen informasi. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem
informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber
daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.
Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis banyak dimanfaatkan
untuk mendukung kecepatan dan ketepatan proses bisnis tersebut. Beragamnya
bidang bisnis tentunya memerlukan aplikasi sistem informasi yang sesuai dengan
kebutuhan bisnis tersebut. Tidak terkecuali perusahaan Agribisnis Asia Goodhope
Holdings. Asia Goodhope Holdings merupakan perusahaan agribisnis yang
berasal dari Srilanka yang kini telah berkembang menjadi sebuah perusahaan
agribisnis besar di Asia yang memiliki perkebunan Sawit yang luas di beberapa
negara Asia termasuk Indonesia.
Dengan menerapkan sistem informasi manajemen berupa ERP ke dalam
struktur aktifitas perusahaan maka diharapkan dapat mempermudah,
memperlancar, dan meningkatkan efisiensi daripada tugas-tugas perusahaan.
1.2.Tujuan
Penulisan makalah ini bertujuan untuk:
1. Menjelaskan tentang Sistem Informasi Manajemen, ERP, beserta
komponen-komponennya secara sederhana
2. Menjabarkan mengenai perusahaan Asia Goodhope Holdings beserta
struktur perusahaan dan stakeholdernya.
3. Menerangkan bagaimana perusahaan agribisnis Asia Goodhope Holdings
mengintegrasikan ERP ke dalam struktur perusahaannya.
2
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan
berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu
kegiatan manajemen.
Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen :
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga
pokok jasa, produk,dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwamanajer dan pengguna lainnya
perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui
bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat
membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan
mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam
semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan
keputusan).
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan,
karena tidak semuainformasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara
lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis.Aspek utama dari sistem informasi
akan selalu ada di luar sistem komputer.
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang
menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan
berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuantertentu dalam suatu
kegiatan manajemen. Pengembangan SIM canggih berbasis komputer
memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama
dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang
3
gagal membangun SIM karena :1.Kurang organisasi yang wajar 2. Kurangnya
perencanaan yang memadai 3. Kurang personil yang handal 4. Kurangnya
partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam
merancangsistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi
seluruh personil yang terlibat. SIM yang baik adalah SIM yang mampu
menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan
menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari
informasi yang sangat bermanfaat. Organisasi harus menyadari apabila mereka
cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan
menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya
dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan
memberikan keuntungan dan uang. Secara teoritis komputer bukan prasyarat
mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada
tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer.
Prinsip utama perancangan SIM: SIM harus dijalin secara teliti agar
mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah
memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau
dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi
pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model
matematika
4
Gambar 1. Komponen-komponen dalam SI (Sumber: O’Brien, 2007)
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok
bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model,
komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen
software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan.
Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk
suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1) Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,
yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
2) Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data
dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3) Komponen output
5
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4) Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5) Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi
sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database
atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk
memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6) Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu
informasi.
7) Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer
dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu
disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya
informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga
berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau
dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS
(Database Management System).
8) Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu
sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa
pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal
6
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
9) Komponen Jaringan
Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah
kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software
sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan
terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan
berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media
penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router.
Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter
drive, dan protokol jaringan.
2.2. Enterprise Resource Planning
Perencanaan sumber daya perusahaan ERP (enterprise resource planning)
adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun
jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang
berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan
bersangkutan.
Gambar 2. Enterprise Resource Planning
7
Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan
perangkat lunak modular. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti
bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan,
dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat
menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis. Sistem ERP
menggunakan software untuk mengintegralkan setiap aspek operasional
perusahaan baik internal maupun eksternal.
Syarat terpenting dari sistem ERP adalah integrasi. Integrasi yang
dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam
satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi
dan berkomunikasi.
Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam
perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time.
Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah
disebarluaskan.
2.3. Profil Perusahaan
Goodhope Asia Holdings Limited memiliki pengalaman dalam
pengembangan dan operasi perkebunan sejak lebih dari satu abad. Goodhope
berawal dari Carson Cumberbatch, sebuah trading house dan investasi Sri Lanka,
yang awalnya berinvestasi pada perkebunan teh dan karet di Malaysia dan Sri
Lanka di awal 1900-an. Menyadari kesempatan untuk tumbuh di sektor vital,
Carsons mengambil langkah perintis untuk pindah ke dalam bisnis kelapa sawit
dengan mengubah perkebunan mereka di Malaysia dan memperluas lebih jauh
pada tahun 1996 ke Indonesia melalui penggabungan Indomas Agro. PT Agro
Indomas mulai beroperasi dengan hanya lebih dari 12.000 hektar lahan untuk
dikembangkan.
Goodhope Asia Holdings Limited memiliki misi untuk memenuhi
kebutuhan kelapa sawit di dunia dan untuk menghasilkan pangan dalam keadaan
yang berkelanjutan (sustainable). Visi Goodhope Asia Holdings Limited adalah
menjadi perusahaan global dalam industri pangan, dimana karyawan dan
kinerjanya akan memimpin perubahan dan menciptakan pertumbuhan yang luas.
8
Goodhope memiliki tujuan untuk menjadi perusahaan ternama yang
sepenuhnya terintegrasi value chain kelapa sawit, mulai dari kepemilikan
perkebenunan, produksi kelapa sawit, hingga pengilangan minyak-minyak
konsumsi dan spesialis produksi produk mentega. Selain itu, Goodhope
memfokuskan perusahaannya pada supply chain management dan melindungi
akses untuk pemenuhan bahan-bahan penting input yang efektif secara biaya dan
waktu. Tiga fokus perusahaan Goodhope Asia Holdings meliputi:
1. Oil Palm Plantations Business focus
Goodhope Asia Holdings membudidayakan perkebunan kelapa sawit di
Indonesia dan Malaysia. Untuk dapat mempertahankan laju pertumbuhan
dalam jangka panjang, perusahaan harus memfokuskan pada ekspansi.
Tidak hanya di Indonesia tapi juga ke wilayah lain seperti Afrika.
2. Edible Oils & Fats Business focus
Goodhope Asia Holding memiliki fasilitas pengilangan di Malaysia dan
India. Goodhope Asia Holding secara terus menerus mencari pasar
potensial untuk memperkuat segmen bisnis melalui pencanggihan
kapasitas pengilangan, penambahan nilai untuk rangkaian produknya,
peningkatan jaringan distribusi, dan memiliki jenis produk mentega yang
beragam.
3. Value Chain Adjacent Businesses focus
Goodhope Asia Holding melihat input-input dan jasa lain yang dapat
digunakan yang memungkinkan terciptanya sinergi untuk semua segmen
kelompok bisnis. Supaya hal ini dapat tercapai, dilakukan penilaian-
penilaian untuk memasuki bisnis di bidang pupuk, benih, jasa analisis
laboratorium, riset pemasaran, dan proses bisnis outsourcing. Oleh karena
itu perusahaan berencana untuk berinvestasi dalam mengamankan akses ke
bahan mentah seperti pupuk dan benih, dan jasa analisis laboratorium dan
fasilitas riset pemasaran untuk memastikan pensumberan yang efektif
secara biaya dan waktu dan meningkatkan segmen bisnis upstream dan
downstream yang sudah ada.
9
III. PEMBAHASAN
3.1. Sistem ERP Goodhope Asia Holding
Sistem ERP Goodhope Asia Holding selaku perusahaan yang bergerak
dalam bidang agribisnis adalah seperti berikut:
Gambar 3. Sistem ERP di Perusahaan Goodhope Asia Holding
Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) di Perusahaan Asia Goodhope
Holding terintegrasi menjadi satu sistem yang mengatur antara CRM (Customer
Relationship Management), HRM (Human Resource Management), MRP
(Manufacturing Resource Planning), FRM (Finance Resource Management), dan
SCM (Supply Chain Management). Kelima bidang ini diatur dalam satu sistem
ERP sebagai pusat kendali data, walaupun secara tidak langsung kelima bidang ini
dapat saling berhubungan. Namun, supaya kelima bidang ini dapat berkomunikasi
harus melalui ERP terlebih dahulu.
3.2. Software ERP Goodhope Asia Holding
ERP sebagai pusat pengendalian kegiatan operasional perusahaan
Goodhope Asia Holding, meliputi kelima bidang CRM, HRM, FRM, MRP, dan
SCM. Supaya ERP dapat berfungsi dengan optimal, maka ERP menggunakan
software yang dapat mengendalikan kegiatan operasional sehari-hari perusahaan
dengan seefisien mungkin dan seefektif mungkin. Software ini harus mampu
bertindak sebagai pusat perusahaan namun juga user friendly sehingga tidak
diperlukan keahlian komputer yang lebih lanjut supaya dapat mengoperasikannya.
Untuk memenuhi hal ini maka software ERP yang digunakan oleh Goodhope Asia
Holding adalah Oracle’s JD Enterprise One.
Goodhope awalnya menerapkan Oracle E-Business Suite Financials,
Oracle Inventory Management, dan Oracle Purchasing bagi anak perusahaan yang
beroperasi di Sri Lanka. Setelah kesuksesan tersebut, mereka kemudian
10
melanjutkan penggelaran E-Business Suite Oracle untuk bisnis mereka di
Indonesia dan Malaysia. Selanjutnya, Oracle E-Business Suite Human Capital
Management dan Oracle Payroll juga akan diimplementasi di ketiga wilayah.
PT Agro Indomas, perkebunan tertua dan terbesar milik Goodhope,
sebelumnya menggunakan sistem lama yang tidak terpusat dalam mengelola
operasional perkebunan mereka. Seiring pertumbuhan skala dan kompleksitas
bisnis, perusahaan ini kemudian memutuskan untuk meng-upgrade sistem mereka
ke JD Edwards EnterpriseOne. Alasan utama dipilihnya Oracle JD Edwards
Grower Manajement adalah fleksibilitas dan fungsionalitasnya yang kaya
sehingga dapat menyediakan solusi ERP end-to-end bagi sektor perkebunan.
Goodhope juga menggunakan aplikasi Oracle dalam fasilitas produksi mereka
yang lain. Solusi penggajian dari vendor pihak ketiga juga terintegrasi ke dalam
JD Edwards EnterpriseOne. Goodhope sekarang siap untuk menerapkan
kesuksesan implementasi mereka di PT Agro Indomas ke seluruh perkebunan
lainnya.
Sistem ERP Oracle telah memberikan keunggulan berikut untuk
Goodhope:
Solusi aplikasi tunggal untuk seluruh perkebunan dan kemampuan untuk
membakukan proses bagi semua anak perusahaan perkebunan mereka.
Pengelolaan perkebunan end-to-end yang terintegrasi mulai dari
pengelolaan perkebunan sampai pengolahan dan bahkan hingga sistem
keuangan.
Integrasi real-time yang dari JD Edwards EnterpriseOne dapat digunakan
sebagai layanan bagi berbagai divisi lain berkat dukungan Oracle E-
Business Suite.
Proses pengolahan dan perencanaan perkebunan terintegrasi melalui
Oracle Hyperion Planning sehingga rencana kerja dapat diprediksi
anggarannya dan dapat dengan mudah dievaluasi tingkat kinerjanya.
Pengoperasian jembatan timbang otomatis yang terintegrasi dengan JD
Edwards EnterpriseOne menyediakan informasi real-time yang diperlukan
untuk memvalidasi tingkat produktivitas dan mengelola kinerja
operasional.
11
Solusi ini memungkinkan perusahaan untuk membuat unit layanan
bersama dengan mengintegrasikan solusi ini terhadap IBM FileNet dan
menghasilkan penghematan biaya yang cukup berarti.
JD Edwards Grower Management memungkinkan perusahaan untuk
menangkap rincian dan atribut penting terkait blok tanah yang dikelola. Sistem ini
akan memberikan informasi mengenai beragam kegiatan yang dilakukan
sepanjang siklus pertumbuhan, mulai dari rencana pra-tanam hingga data
mengenai perawatan umum. Solusi ini menyederhanakan teknologi informasi dan
pelaporan melalui sebuah aplikasi enterprise yang terintegrasi.
Perusahaan juga telah menerapkan Oracle Hyperion Aplikasi Performance
Management dan Oracle Business Intelligence Enterprise Edition untuk
kebutuhan Intelijen Bisnis mereka. Implementasi ini memberikan manajer senior
akses langsung ke portal Business Intelligence terkait semua informasi dan
laporan sehingga staf kantor tidak perlu lagi sibuk menyiapkan laporan.
12
IV. PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Penerapan sistem informasi pada suatu perusahaan dapat membuat kinerja
suatu perusahaan menjadi semakin efisien. Sistem informasi itu sendiri
merupakan suatu kesatuan yang sistematis, dan tidak dapat dipisahkan. Namun
belum tentu semua sistem informasi cocok untuk diterapkan pada semua
perusahaan. Semua itu masih tergantung dengan jenis perusahaan tersebut,
walaupun hanya berbeda pada hal tertentu.
ERP pada perusahaan agribisinis Goohdhope Asia Holding mengatur 5
kegiatan yaitu FRM, HRM, CRM, MRP, dan SCM. FRM (Financial Resource
Management) merupakan sistem informasi yang mengatur suatu finansial
perusahaan, mulai dari payroll dan pembiayaan. HRM (Human Resources
Management) merupakan sistem informasi yang mengatur suatu kegiatan yang
berhubungan dengan HRD perusahaan. CRM (Customer Resource Management)
merupakan sistem informasi yang mengatur hubungan perusahaan dengan
pelanggan seperti call center. MRP (Manufacturing Resource Planning)
merupakan sistem informasi yang mengatur segala sesuatu yang berhubungan
dengan produksi perusahaan. SCM (Supply Chain Management) adalah sistem
informasi yang berhubungan dengan rantai supply suatu perusahaan seperti
kegiatan distribusinya dll.
Pengintegrasian antara kelima hal ini dalam suatu perusahaan secara
kesatuan sistematis yang efektif dan efisien dapat menjadikan kinerja suatu
perusahaan semakin baik. Hal ini dapat pula mengakibatkan biaya yang
diperlukan suatu perusahaan berkurang dan keuntungan yang dihasilkan dapat
maksimal. Supaya hal ini dapat tercapai maka pemilihan ERP yang tepat harus
dilakukan karena tidak semua ERP dapat bekerja dengan baik di semua
perusahaan dengan bidang yang berbeda.
0
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, James A.1999. Management Information Systems: Managing
Information Tecnology in The Networked Enterprice, forth Edition, IRWIN,
USA.
O’Brien, James A. 2002. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta.
O’Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information Sistem. Ninth
Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston.
O’Brian dan Marakas. 2008. Management Information System. McGraw Hill.