partneru atlase, kas darbosiesec.europa.eu/latvia/sites/latvia/files/uzaicinajums...2 1 ievads...
TRANSCRIPT
1
EIROPAS KOMISIJA KOMUNIKĀCIJAS ĢENERĀLDIREKTORĀTS Pārstāvniecība Latvijā
UZAICINĀJUMS IESNIEGT PRIEKŠLIKUMUS
COMM/RIG/ED/2018-2020
PARTNERU ATLASE, KAS DARBOSIES
KĀ “EUROPE DIRECT” INFORMĀCIJAS CENTRI LATVIJĀ
(2018–2020)
Eiropas Komisija ar Komunikācijas ģenerāldirektorāta starpniecību izsludina uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus, lai izraudzītos partnerus “Europe Direct” informācijas centru (EDIC)1 vadīšanai. Veiksmīgajiem pieteikuma iesniedzējiem būs tiesības uz darbības dotāciju un tehnisko palīdzību, kas ļaus tiem īstenot komunikācijas darbības EDIC statusā.
Šā uzaicinājuma mērķis ir izveidot EDIC tīklu, kas iesaistīsies sabiedrībai nozīmīgu ES tematu apspriešanā vietējā un reģionālā līmenī, veicinās dialogu par ES jautājumiem un
sadarbosies ar citiem ES2 vai vietējiem informācijas tīkliem un kontaktpunktiem.
Iespējamajam pieteikuma iesniedzējam rūpīgi jāizlasa un jāievēro noteikumi un specifikācijas, kas izklāstītas šajā dokumentā un visos pārējos dokumentos, kuri saistīti ar šo uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus.
Svarīgākie fakti Kopējā Latvijai piešķirtā summa 2018. gadam: 155 000 EUR, par ko jāsaņem budžeta apstiprinājums no budžeta lēmējinstitūcijas.
Minimālā gada darbības dotācija: 15 000 EUR
Maksimālā gada darbības dotācija: 25 000 EUR
Pieteikumu iesniegšanas termiņš: 04/08/2017
Lūdzu ņemt vērā, ka darbības dotācijas saņēmēji 2018.gadā ikgadējā komunikāciju plāna ieviešanai 2019. un 2020.gadā nevar pieprasīt lielāku darbības dotāciju kā pieprasīts 2018.gadā.
Katrā pieteikumā jāparedz darbība vienā no minētajiem reģioniem/teritorijām:
Austrumlatgales, Dienvidkurzemes, Dienvidlatgales, Viduslatvijas, Zemgales, Ziemeļaustrumu, Ziemeļkurzemes, Ziemeļvidzemes, Lielrīgas (izņemot Rīgas pilsētu).
1 https://europa.eu/european-union/contact/meet-us_lv.
2 Informācija par ES tīkliem ir pieejama http://bookshop.europa.eu/lv/es-inform-cijas-un-pal-dz-bas-dienesti-pbNA0614007/.
Ref. Ares(2017)3380621 - 05/07/2017
2
1 IEVADS
Pašreizējais “Europe Direct” informācijas centru tīkls3 ietver vairāk nekā 500 EDIC visās ES valstīs. 2017. gada decembrī beigsies pašreizējā tīkla trešais pilnvaru periods, kas bija turpinājums tīkla pirmajai (2005–2008) un otrajai (2009–2012) paaudzei. Sākot tīkla ceturto paaudzi 2018.–2020. gadam4, Eiropas Komisija un Eiropas Parlaments turpinās atbalstīt vienības, kas sniedz informāciju par ES. Šis uzaicinājums iesniegt priekšlikumus, ko izsludinājis Eiropas Komisijas Komunikācijas ģenerāldirektorāts ar savas pārstāvniecības starpniecību Latvijā, ir adresēts vienībām, kam ir tiesības pieteikties un kas ir ieinteresētas organizēt ar ES saistītās komunikācijas darbības ar “Europe Direct” informācijas centra starpniecību. Eiropas Komisijas pārstāvniecība Latvijā noslēgs partnerības pamatnolīgumu uz trim gadiem ar izraudzītajiem partneriem. Veiksmīgam partnerim katru gadu būs tiesības uz gada darbības dotāciju, ja tiks izpildīta 10. iedaļā izklāstītā procedūra. Gada darbības dotācija ir vienreizējs maksājums (sk. 11.2.1. apakšiedaļu) no vismaz 15 000 EUR gadā līdz ne vairāk kā 25 000 EUR gadā katram centram. Vienreizējos maksājumi ir aprēķināti tā, lai tie segtu vidēji 50 % no izmaksām, kas saistītas ar centru komunikācijas darbībām. Tas nozīmē, ka būs jānodrošina pietiekams finansējums no citiem avotiem, lai izpildītu centram noteiktās prasības attiecībā uz darbiniekiem, darbībām un telpām. Dotācijas piešķirs, pamatojoties uz procedūrām, kas minētas Finanšu regulas5 VI sadaļā un tās Piemērošanas noteikumos6. Papildus dotācijai Eiropas Komisija nodrošina centriem apmācību, dokumentāciju, piekļuvi “Europe Direct” iekštīklam vai līdzvērtīgam tīklam un tīklošanas iespējas. Eiropas Komisija plaši popularizē tīklu.
2 MISIJA, MĒRĶI, DARBĪBAS
2.1 “Europe Direct” informācijas centru misija un vispārējie mērķi
“Europe Direct” informācijas centri (“EDIC”) veicina Eiropas Komisijas komunikāciju par Eiropas Savienību (ES) ar mērķi iesaistīt sabiedrību vietējā un reģionālā līmenī. EDIC informēšanas darbību mērķis ir, veidojot ilgtspējīgu tīklošanas vidi, pievērst sabiedrības uzmanību ES tematiem. Centri papildina un atbalsta Eiropas Komisijas pārstāvniecību, Eiropas Parlamenta informācijas biroju (EPIB) un citu ES iestāžu un struktūru komunikācijas darbības vietējā
3 Komisijas 2012. gada 21. jūnija Lēmums C(2012) 4158 final par paredzamo gada darba programmas pieņemšanu komunikācijas jomā 2013. gadam attiecībā uz dotācijām “Europe Direct” informācijas centru uzturētājstruktūru finansēšanai visā Eiropas Savienībā 2013.–2017. gadā, pieejams https://ec.europa.eu/info/publications/work-programme-2013-communication-activities_en 4 Komisijas 2016. gada 19. decembra Lēmums C(2016) 8443 final par 2017. gada darba programmas pieņemšanu komunikācijas jomā, kuru izmanto kā finansēšanas lēmumu, pieejams https://ec.europa.eu/info/publications/work-programme-2017-communication-activities_en 5 http://ec.europa.eu/budget/biblio/documents/regulations/regulations_en.cfm#financial_regulation 6 http://ec.europa.eu/budget/biblio/documents/regulations/regulations_en.cfm#rules_application
3
un/vai reģionālajā līmenī. Tie arī sadarbojas ar citiem ES informācijas un palīdzības tīkliem. Centri galveno uzmanību pievērš ES pamatjautājumiem un politikas virzieniem, kas tieši interesē sabiedrību, jo īpaši tos sabiedrības locekļus, kam nepieciešama vispārīga informācija. EDIC arī organizē pasākumus un izmanto dažādus komunikācijas rīkus, lai sazinātos ar sabiedrību vietējā un reģionālā līmenī vai nu tieši, vai ar attiecīgu informācijas izplatītāju un ieinteresēto personu starpniecību. Tie arī aktīvi atbalsta dialogus ar iedzīvotājiem7 ciešā sadarbībā ar Eiropas Komisijas pārstāvniecību. EDIC sadarbojas ar vietējiem un/vai reģionālajiem plašsaziņas līdzekļiem un sniedz komentārus par sabiedrības uzskatiem un reakciju saistībā ar ES jautājumiem. “Europe Direct” informācijas centru tīkla darbu vada Eiropas Komisija.
2.2 Trīs gadu informatīvās komunikācijas stratēģija un gada komunikācijas plāns
2.2.1 Trīs gadu informatīvās komunikācijas stratēģija
-> Jāiesniedz tikai vienreiz pieteikumā, kas attiecas uz šo uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus (sk. 1. pielikumu).
Stratēģijā būtu jāizklāsta centra8 darbības vadības vispārējā koncepcija trim gadiem. Lai sīkāk paskaidrotu koncepciju, būtu jāapraksta katrā gadā veicamās darbības. Izklāstītajai koncepcijai ir pilnīgi jāatbilst “Europe Direct” informācijas centru misijai un mērķiem (sk. 2.1. apakšiedaļu). Stratēģijā arī jāiekļauj SMART9 mērķi un turpmāk minētais:
1. pamatota analīze par to, kāda informācija par ES ir vajadzīga reģionālā un vietējā līmenī teritorijā, kuru plānots aptvert;
2. mērķauditorijas (tostarp informācijas izplatītāji un grūti sasniedzamas auditorijas) un konkrētās komunikācijas darbības, kas paredzētas to sasniegšanai;
3. galvenie plašsaziņas līdzekļu kanāli, kurus plānots izmantot tiešai un tiešsaistes komunikācijai (prese, televīzija, radio, sociālie plašsaziņas līdzekļi), un temati, kurus plānots aptvert (piem., EDIC darbības, vietējais skatījums uz ES jautājumiem un politikas jaunumi);
4. informācija par to, kā EDIC papildinās pārējās darbības, ko īsteno partneris, kurš uztur EDIC, un citi ES, valsts/reģionālie tīkli un ieinteresētās personas, un kā EDIC sadarbosies un veidos sinerģiju ar tiem;
5. informācija par to, kā plānots uzlabot EDIC atpazīstamību un informēšanas spējas reģionā.
7 ES komisāru vai Eiropas Komisijas vecāko ierēdņu vadīti dialogi, kuros sabiedrības locekļi var paust viedokli par ES tematiem
https://ec.europa.eu/info/events/citizens-dialogues_lv.
8 Nosaukumā būtu jāiekļauj teksts ““Europe Direct” informācijas centrs — [pilsēta/reģions/teritorija utt.]”.….
9 SMART (specific, measurable, achievable, relevant, time-bound) nozīmē “konkrēts, izmērāms, sasniedzams, atbilstošs un
savlaicīgs”.
4
2.2.2 Gada komunikācijas plāns
-> Jāiesniedz par pirmo gadu pieteikumā, kas attiecas uz šo uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus (sk. 1. pielikumu) -> Jāiesniedz par katru turpmāko gadu pēc Eiropas Komisijas pārstāvniecības uzaicinājuma (sk. 10.1. apakšiedaļu un VIIIa pielikumu) Būs jāiesniedz gada komunikācijas plāns, kas pilnīgi atbilst centra informatīvās komunikācijas stratēģijai (sk. 2.2.1. apakšiedaļu). Plānam būtu jāietver gada konkrētie mērķi un jāaptver konkrētas galvenās tēmas. Šīm tēmām jāatbilst Eiropas Komisijas pārstāvniecības un Eiropas Parlamenta Informācijas biroja komunikācijas prioritātēm.
2018. gada komunikācijas prioritātēs jāņem vērā 1) komunikācija par tādu Eiropu, kas aizsargā, dod iespējas un aizstāv10; 2) Eiropas Parlamenta 2019. gada vēlēšanas.
Gada komunikācijas plānā būtu jāietver dažādu komunikācijas elementu apraksts (sk. 2.3. apakšiedaļu). Tajā noteikti norādāmas “pamata komunikācijas darbības” un “pasākums(-i)”, kas jāīsteno visiem centriem, bet pārējos gada komunikācijas plāna elementus var izvēlēties brīvāk. Ņemot vērā, cik svarīgi ir iesaistīt sabiedrību, pasākumiem būs galvenā nozīme. Tāpēc “pasākumu organizēšana” būtu jāizvēlas tik daudz reižu, cik nepieciešams, lai sasniegtu centra mērķus informēšanas jomā, nepārsniedzot dotācijas maksimālo summu. Gada komunikācijas plāna elementus var dažādi apvienot (sk. 2.3. apakšiedaļu), nepārsniedzot dotācijas summas ierobežojumu (sk. 4. iedaļu).
2.3 Gada komunikācijas plāna elementi
Gada komunikācijas plāns ietver turpmāk minētos elementus, kuriem ir dažāda elastības pakāpe un kuri katrs ir saistīts ar konkrētu vienreizējo maksājumu (sk. 11.1.1. apakšiedaļu).
Obligāti:
“Pamata komunikācijas darbības” (jāizvēlas tikai vienreiz) — sk. 2.3.1. apakšiedaļu
“Pasākums(-i)”
o “Pasākumu organizēšana” (jāizvēlas tik daudz reižu, cik nepieciešams, nepārsniedzot dotācijas maksimālo iespējamo summu) — sk. 2.3.2.1. apakšiedaļu
10 www.europa.eu/rapid/attachment/IP-16-3500/en/CWP%20v14.pdf
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/LV/TXT/?uri=CELEX:52016DC0710http://eur-lex.europa.eu/legal-content/LVXT/?uri=CELEX:52016DC0710
5
Neobligāti, jāizvēlas tik daudz reižu, cik nepieciešams:
o “Piedalīšanās pasākumā(-os)” — sk. 2.3.2.2. apakšiedaļu
Neobligāti, jāizvēlas tikai vienreiz:
“Komunikācijas instrumenti”:
o “Publikācijas” — sk. 2.3.3.1. apakšiedaļu
o “Komunikācijas atbalsta materiāli” — sk. 2.3.3.2. apakšiedaļu
o “Audiovizuālie un citi elektroniskie materiāli” — sk. 2.3.3.3. apakšiedaļu
o “E-biļetens” — sk. 2.3.3.4. apakšiedaļu
“Centrs, kura apmeklējumam nav nepieciešama iepriekšēja pieteikšanās (“bezpieteikšanās centrs”) (walk-in centre)” — sk. 2.3.4. apakšiedaļu
Saistībā ar izraudzītajiem elementiem īstenoto darbību apjomam vajadzētu būt proporcionālam dotācijas summai.
2.3.1 Pamata komunikācijas darbības (obligāti)
Gada komunikācijas plānā būtu jāizskaidro, kā plānots īstenot “pamata komunikācijas darbības”, kas ietver turpmāk minēto:
speciālas tālruņa līnijas un e-pasta adreses pārvaldību;
atbildēšanu uz individuāliem tikšanās pieprasījumiem;
atbildēšanu uz jautājumiem vai personu nosūtīšanu pie attiecīgā ES tīkla vai “Europe Direct” kontaktpunkta11;
sadarbību ar Eiropas Komisijas pārstāvniecību un Eiropas Parlamenta Informācijas biroju Latvijā (EPIB). Atbalsts EPIB komunikāciju kampaņām, pasākumiem, reģionālo vizīšu organizēšanai;
aktīvu sadarbību ar citiem “Europe Direct” informācijas centriem valsts un/vai pārrobežu mērogā un ar citiem ES tīkliem;
ES publikāciju/informācijas/videoklipu/vēstījumu izplatīšanu;
regulāras sadarbības izveidi un uzturēšanu ar vietējiem un reģionāliem plašsaziņas līdzekļiem, tostarp rakstu publicēšanu un piedalīšanos radio vai televīzijas pārraidēs;
konsekventu mijiedarbību ar sabiedrību ar sociālo plašsaziņas līdzekļu starpniecību;
pastāvīgi atjauninātas tīmekļa vietnes (vai tīmekļa lapas) uzturēšanu, centra darbību publiskošanu un atbilstošas, objektīvas un vietējai un/vai reģionālajai auditorijai pielāgotas informācijas sniegšanu par ES tematiem;
dalību vismaz 5 koordinācijas/apmācības sanāksmēs ik gadu, kuras organizē Eiropas Komisijas pārstāvniecība12 un Komisijas galvenā mītne Briselē un kurās aktīvi iesaistās Eiropas Parlaments13;
11 https://europa.eu/european-union/contact/call-us_lv
6
Eiropas Komisijas nodrošinātā lietotāju apmierinātības apsekojuma rīka izmantošanu ar mērķi izvērtēt centra darbības (pasākumus un citas darbības, ja piemērojams);
ikmēneša informatīvu ziņu sniegšanu par EDIC darbībām, par sabiedrības galvenajām interešu jomām un atspoguļojumu vietējos un/vai reģionālos plašsaziņas līdzekļos, kā arī par aktuāliem tematiem, par kuriem informācija pieprasīta ar Eiropas Komisijas nodrošinātā tiešsaistes rīka starpniecību.
2.3.2 Pasākumi
Tos, nepārsniedzot dotācijas maksimālo summu, var izvēlēties tik daudz reižu, cik nepieciešams, lai centrs sasniegtu savus mērķus informēšanas jomā.
2.3.2.1 “Pasākuma(-u) organizēšana” (obligāta) ietver pasākuma vai pasākumu sērijas organizēšanu. Gada komunikācijas plānā būtu jāapraksta vismaz turpmāk minētais:
1. mērķauditorija, tostarp tās komunikācijas vajadzības;
2. visaptverošs plašsaziņas līdzekļu, tostarp televīzijas, drukātās preses, radio, tiešsaistes un sociālo plašsaziņas līdzekļu, izmantošanas plāns atkarībā no pasākuma(-u) veida;
3. pasākuma veids, vēstījums un saturs, tostarp programma, datums un norises vieta;
4. paredzamais rezultāts / paredzamā ietekme uz mērķauditoriju.
2.3.2.2 “Piedalīšanās pasākumā(-os)” (neobligāta) ietver aktīvu dalību, ko nodrošina, izvietojot stendu vai prezentējot pasākumos, kurus organizē trešās struktūras. Gada komunikācijas plānā būtu jāapraksta vismaz turpmāk minētais:
1. pasākums, tostarp centra piedalīšanās iemesli;
2. pasākuma un centra stenda mērķauditorija, tostarp tās komunikācijas vajadzības;
3. atspoguļojums plašsaziņas līdzekļos: sociālajos plašsaziņas līdzekļos, tiešsaistē un televīzijā, drukātajā presē un/vai radio, ja piemērojams;
4. pasākumā iekļautās centra prezentācijas vēstījums un saturs;
5. paredzamais rezultāts / paredzamā ietekme uz mērķauditoriju.
12 Eiropas Komisijas Pārstāvniecība segs pasākumu organizēšanas izmaksas. EDIC jāsedz EDIC
darbienieku, kuri piedalās pasākumā, ceļa izmaksas. Ja pasākums notiek ārpus Rīgas, EDIC jāsedz
darbiniekiem arī izmitināšanas izmaksas. Plānots, ka EK Pārstāvniecība Latvijā organizēs vidēji 5
koordinācijas/apmācību/informatīvas sanāksmes gadā. Vismaz viens pasākums plānots reģionos.
13 Tiks segtas visas ceļa un izmitināšanas izmaksas, kas saistītas ar apmācībām Komisijas galvenajā
mītnē. Attiecībā uz gada kopsapulcēm, kas notiks kādā no ES valstīm, Eiropas Komisija segs tikai
izmitināšanas izmaksas. Eiropas Komisija plāno organizēt ne vairāk kā trīs gada kopsapulces tīkla
darbības laikā.
7
2.3.3 Komunikācijas instrumenti (neobligāti)
Šajos instrumentos izvietotajam saturam būtu jāpapildina ES iestāžu jau sagatavotie materiāli.
2.3.3.1 “Publikācijām” būtu jāietver drukātas publikācijas un/vai izglītojoši materiāli, kurus sagatavojis pats centrs vai kuri iegūti kā izdrukas no ES grāmatnīcas (EU Bookshop)14 tīmekļa vietnes. Gada komunikācijas plānā būtu jāapraksta
vismaz turpmāk minētais:
1. mērķauditorija, tostarp tās komunikācijas vajadzības;
2. publikāciju veids, vēstījums un saturs;
3. izplatīšanas kanāli un publikāciju skaits;
4. paredzamais rezultāts / paredzamā ietekme uz mērķauditoriju. 2.3.3.2 “Komunikācijas atbalsta materiāli” var ietvert reklāmas materiālus,
infografikas, skrejlapas utt. Gada komunikācijas plānā būtu jāapraksta vismaz turpmāk minētais:
1. mērķauditorija, tostarp tās komunikācijas vajadzības;
2. materiāli;
3. izplatīšanas kanāli un materiālu skaits;
4. paredzamais rezultāts / paredzamā ietekme uz mērķauditoriju.
2.3.3.3 “Audiovizuālajiem un citiem elektroniskajiem materiāliem” vajadzētu būt paša centra izstrādātiem. Gada komunikācijas plānā būtu jāapraksta vismaz turpmāk minētais:
1. mērķauditorija, tostarp tās komunikācijas vajadzības;
2. materiālu vēstījums un saturs, tostarp provizoriskais teksts;
3. izplatīšanas kanāli;
4. paredzamais rezultāts / paredzamā ietekme uz mērķauditoriju.
2.3.3.4 “E-biļetenā” būtu jāietver centra sagatavotie materiāli. Tie jāizplata ar atbilstošu komunikācijas kanālu (piem., adresātu sarakstu, sociālo plašsaziņas līdzekļu utt.) starpniecību. Gada komunikācijas plānā būtu jāapraksta vismaz turpmāk minētais:
1. mērķauditorija, tostarp tās komunikācijas vajadzības;
14 https://bookshop.europa.eu/lv/home/
8
2. vēstījums, saturs un izdošanas biežums;
3. izplatīšanas kanāli;
4. paredzamais rezultāts / paredzamā ietekme uz mērķauditoriju.
2.3.4 “Centrs, kura apmeklējumam nav nepieciešama iepriekšēja pieteikšanās” (“bezpieteikšanās centrs”) (neobligāts)
“Bezpieteikšanās centram” būtu jāatrodas vietā, kurai ir skaidra pievienotā vērtība. Būs jāpierāda, ka bezpieteikšanās centrs
atradīsies nozīmīgā vietā, kurai ir potenciāls piesaistīt lielu skaitu apmeklētāju.
“Bezpieteikšanās centram” būtu jāatbilst turpmāk minētajam:
ir norādīts darbalaiks un centrā strādājošie darbinieki;
tas ir viegli pieejams sabiedrībai;
viegli pamanāms, ar attiecīgām norādēm (skatīt 12.1. apakšiedaļu);
tajā atrodas telpa, kurā pieņem apmeklētājus un izvieto ar ES saistītus materiālus.
2.4 Neatkarības klauzula
Lai gan centri cieši sadarbojas ar Eiropas Komisijas pārstāvniecību un Eiropas Parlamenta Informācijas biroju, tie ir neatkarīgi un nepauž viedokli Eiropas Komisijas un/vai Eiropas Parlamenta vārdā. Tomēr centriem jānodrošina, ka tie vienmēr pauž ES nostāju pēc iespējas precīzāk un paziņo to neitrāli, ar pareiziem faktiem un objektīvi. Tiem arī savai auditorijai jāizskaidro “Europe Direct” informācijas centru nozīme. Skatīt arī 12. iedaļu.
2.5 Partneru saistības
Partneri, kas izraudzīti “Europe Direct” informācijas centra komunikācijas darbību veikšanai, apņemas
nodrošināt, ka centrs darbojas pilnīgi atbilstoši tā misijai un izpilda gada komunikācijas plānu, kā noteikts Eiropas Komisijas pārstāvniecības pamatnostādnēs;
nodrošināt, ka centrs sniedz neitrālu, precīzu un faktu ziņā pareizu informāciju par ES un ka tas netiek izmantots mērķiem, kuri neatbilst centra misijai un uzdevumiem, un ka šāda izmantošana netiek plānota;
nodrošināt, ka centrā strādā darbinieki, kuru prasmes un kvalifikācija atbilst šā uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus 8.2. apakšiedaļā minētajiem atlases kritērijiem;
atbalstīt centra sadarbību ar citiem “Europe Direct” informācijas centriem un citiem attiecīgiem tīkliem un ieinteresētajām personām;
9
izmantot “Europe Direct” nosaukumu, logotipu un citus identifikācijas veidus, ko nodrošina Eiropas Komisija, un izmantot tos sistemātiski visās darbībās un materiālos;
pēc iespējas ātrāk paziņot Eiropas Komisijas pārstāvniecībai par problēmām gada komunikācijas plāna īstenošanā;
īstenot visas centra darbības, nodrošinot iesaistītajiem lietotājiem bezmaksas dalību tajās;
nodrošināt centra darbību sekmīgu īstenošanu no attiecīgā gada pirmā mēneša, ņemot vērā, ka 70 % dotācijas priekšfinansējuma tiks samaksāti minētā gada pirmā ceturkšņa laikā, bet galīgais maksājums — nākamajā gadā;
nodrošināt Eiropas Komisijai piekļuvi tā telpām.
3 GRAFIKS
Posmi Datums un laiks vai periods
a) Uzaicinājuma publicēšana 16/06/2017
b) Jautājumu un skaidrojumu pieprasījumu iesniegšanas termiņš (28/07/2017 – 16.00)
c) Pieteikumu iesniegšanas termiņš (04/08/2017 – 16.00)
d) Izvērtēšanas periods (orientējoši) 2 mēneši
e) Informācija pieteikuma iesniedzējiem (orientējoši) Ne vēlāk kā līdz 30/11/2017
f) Partnerības pamatnolīguma parakstīšana Ne vēlāk kā līdz 31/12/2017
g) Gada konkrētā nolīguma parakstīšana (orientējoši) 2018. gada sākums
h) Pirmā gada komunikācijas plāna darbību sākuma datums 01/01/2018
4 PIEEJAMAIS BUDŽETS
Paredzams, ka kopējais gada budžets, kas iezīmēts “Europe Direct” informācijas centru komunikācijas darbību līdzfinansēšanai Latvijā, būs 155 000 EUR
Tomēr faktiskais apjoms būs atkarīgs no pieejamiem līdzekļiem pēc tam, kad budžeta lēmējinstitūcija būs pieņēmusi 2018. gada budžetu.
Maksimālais dotācijas apjoms būs robežās no vismaz 15 000 EUR gadā līdz ne vairāk kā 25 000 EUR gadā.
Lūdzu ņemt vērā, ka darbības dotācijas saņēmēji 2018.gadā ikgadējā komunikāciju plāna ieviešanai 2019. un 2020.gadā nevar pieprasīt lielāku darbības dotāciju kā pieprasīts 2018.gadā (sk. 10.1. apakšiedaļu).
Komisijai ir tiesības neizdalīt visus pieejamos līdzekļus.
5 PIEŅEMAMĪBAS PRASĪBAS
Pieteikumi jāiesniedz ne vēlāk kā 3. iedaļas c) punktā norādītajā termiņā.
Pieteikumi jāiesniedz rakstveidā, izmantojot pieteikuma veidlapu (sk. 14. iedaļu).
10
Pieteikumiem jābūt sagatavotiem vienā no ES oficiālajām valodām.
Ja šīs prasības netiks izpildītas, pieteikums tiks noraidīts.
6 ATBILSTĪBAS KRITĒRIJI
6.1 Atbilstīgie pieteikuma iesniedzēji
Ja priekšlikums atbildīs pieņemamības prasībām, tiks veikta pārbaude, lai noskaidrotu, vai esat tiesīgs saņemt Komisijas darbības dotāciju.
Atbilstības kritēriji
Tiesības pieteikties ir turpmāk minētajiem pieteikuma iesniedzējiem:
— pierādītai publiskai struktūrai vai
— pierādītai privātai struktūrai, kuras uzdevums ir sniegt sabiedriskus pakalpojumus15.
Fiziskām personām un peļņu gūstošām vienībām nav tiesību pieteikties.
Atbilstoši ir tikai tie pieteikumi, kurus iesniegušas juridiskas personas, kas veic uzņēmējdarbību kādā ES dalībvalstī.
Juridiskas personas, kurām ar pieteikuma iesniedzējiem ir juridiska vai kapitāla saikne un kuras neaprobežojas tikai ar šo darbību vai kuras nav izveidotas tikai šīs darbības īstenošanas nolūkā, var piedalīties kā saistītas vienības.
Saistībā ar to pieteikuma iesniedzējiem pieteikuma veidlapā jānorāda šādas saistītās vienības un to juridiskā vai kapitāla saikne ar pieteikuma iesniedzēju.
Apliecinošie dokumenti
Lai novērtētu pieteikumu iesniedzēju atbilstību, kopā ar pieteikumu jāiesniedz šādi apliecinošie dokumenti (arī par saistītajām vienībām, ja tādas ir):
— statūtu kopija vai
— tāda oficiāla sertifikāta kopija, ar ko apliecina likumīgu izveidi un reģistrāciju.
15 Privātu struktūru, kuras uzdevums ir sniegt sabiedriskus pakalpojumus, kā tādu var atzīt saskaņā ar tās
valsts tiesību aktu, kurā struktūra reģistrēta. Ja šāda tiesību akta nav, atbildīgais kredītrīkotājs, izlemjot, vai
pieteikuma iesniedzējs atbilst definīcijai, cita starpā ņems vērā šādus faktorus:
— pieteikuma iesniedzējs pilnā mērā ir bezpeļņas organizācija (t. i., tam nav komerciālu interešu) vai
— tā budžetu šādas misijas īstenošanai lielākoties nodrošina valsts vai publiskās iestādes vai cita bezpeļņas
organizācija, vai
— tā uzdevumi tiek veikti valsts/publisko iestāžu vai bezpeļņas organizācijas vārdā, tāpēc tiek uzskatīts, ka
tos veic sabiedrības interesēs.
11
6.2 Atbilstīgās darbības
Atbilstīgo darbību aprakstu skatīt iepriekš 2.3. apakšiedaļā.
6.3 Īstenošanas periods
Katra gada komunikācijas plāna centra komunikācijas darbības jāīsteno 12 mēnešu periodā, sākot no tā paša gada 1. janvāra, līdz 31. decembrim.
7 IZSLĒGŠANAS KRITĒRIJI
7.1 Izslēgšana
Apliecinošie dokumenti16:
Pieteikuma iesniedzējiem jāiesniedz savā vārdā (un saistīto vienību vārdā, ja tās ir daļa no pieteikuma) parakstīts apliecinājums ar savu godavārdu, apstiprinot, ka tie nav nonākuši kādā no Finanšu regulas 106. panta 1. punktā un 107. pantā minētajām situācijām. Attiecīgā veidlapa, kas jāaizpilda pieteikuma iesniedzējiem, ir pieejama pieteikuma veidlapas B pielikumā.
7.2 Noraidīšana uzaicinājumā iesniegt priekšlikumus
Atbildīgais kredītrīkotājs nedrīkst piešķirt dotāciju pieteikuma iesniedzējam, kas
a. ir nonācis situācijā, kura izslēdz to no dalības, kā minēts iepriekš 7.1. iedaļā (sk. pieteikuma veidlapas B pielikumu);
b. ir sagrozījis informāciju, kura prasīta kā nosacījums dalībai procedūrā, vai nav iesniedzis minēto informāciju;
c. iepriekš ir bijis iesaistīts uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus dokumentu sagatavošanā, ja tas rada konkurences izkropļojumu, ko nevar novērst citādi.
Šie paši izslēgšanas kritēriji attiecas uz saistītajām vienībām. Pieteikumu iesniedzējiem vai attiecīgā gadījumā ar tiem saistītām vienībām, kuras atzītas par vainīgām informācijas sagrozīšanā, var piemērot administratīvas un finansiālas sankcijas.
8 ATLASES KRITĒRIJI
8.1 Finansiālās spējas
Pieteikuma iesniedzējam jābūt stabiliem un pietiekamiem finansējuma avotiem, lai uzturētu EDIC darbības dotācijas darbības laikā un piedalītos tā finansēšanā. Finansiālās spējas tiks novērtētas, ņemot vērā turpmāk minētos apliecinošos dokumentus, kas jāiesniedz kopā ar pieteikumu:
— apliecinājumu ar godavārdu (sk. pieteikuma veidlapas B pielikumu).
16 Atsauces uz attiecīgo atbilstošo dokumentu veidiem ES dalībvalstīs un dažās EEZ valstīs un kandidātvalstīs ir pieejamas e-CERTIS datubāzē: https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/ecertis/
12
Eiropas Komisijas pārstāvniecība var pieprasīt papildu informāciju kā pierādījumu, kas apliecina finansiālās spējas.
Ja pārstāvniecība, ņemot vērā iesniegtos dokumentus, uzskata, ka finansiālās spējas ir vājas, tā var
pieprasīt papildu informāciju,
nolemt nepiešķirt priekšfinansējumu,
nolemt piešķirt priekšfinansējumu, kas samaksājams vairākās daļās;
noraidīt pieteikumu.
8.2 Darbības spējas
Lai īstenotu centra piedāvātās komunikācijas darbības, jābūt profesionālajai kompetencei un atbilstošai kvalifikācijai. Konkrētāk, būs jāapliecina turpmāk minētā kompetence un pieredze:
stabilas materiāltehniskās apgādes spējas (piem., uzticams IT atbalsts un materiāli, sanāksmju telpa(-as) utt.);
vismaz divu gadu pieredze komunikācijas veidošanā ar sabiedrību;
personai, kuru plānots iecelt par centra vadītāju (“EDIC vadītājs”) vai grupas vadītāju17 (ja centra vadībai izvēlēta grupa), jābūt šādām kompetencēm:
o komunikācijas prasmes, kas nepieciešamas, lai vērstos pie sabiedrības un/vai ieinteresētajām personām un iesaistītu tas saziņā, tostarp vismaz 2 gadu pieredze šādās jomās:
pasākumu organizēšanā, diskusijas vadīšanā/aktivizēšanā un labas prezentācijas prasmes;
komunikācijas materiālu izstrādē/sagatavošanā izplatīšanai dažādām mērķgrupām, izmantojot dažādus kanālus;
tīmekļa vietnes pārvaldībā un sociālo plašsaziņas līdzekļu izmantošanā ar mērķi izveidot tiešsaistes kopienas;
darbā ar presi un plašsaziņas līdzekļiem;
o zināšanas par ES jautājumiem (piem., atbilstīgi pētījumi, profesionālā pieredze utt.);
o vadības prasmes ar aktīvu un radošu pieeju uzdevumu veikšanai (tas konkrēti nepieciešams EDIC vadītājam / grupas vadītājam);
17 Pieteikuma iesniedzēji var nolemt visu EDIC darbību vadībai iecelt vienu personu vai grupu ar skaidri
norādītu grupas vadītāju. Ja tiek iecelta grupa, kurai skaidri norīkots grupas vadītājs, prasītās
kompetences jānodrošina grupai papildinošā veidā.
13
o valsts/reģionālās valodas kā dzimtās valodas zināšanas vai brīva pārzināšana atbilstoši vismaz Eiropas vienotās valodu prasmes līmeņa noteikšanas sistēmas (CEFR) C2 līmenim18;
o labas angļu, franču vai vācu valodas zināšanas atbilstoši vismaz CEFR B2 līmenim. Šāda līmeņa angļu, franču vai vācu valodas zināšanas var būt nepieciešamas, lai aktīvi piedalītos Eiropas Komisijas organizētā apmācībā, sniegtu pārskatus un iesaistītos pārrobežu sadarbībā ar “Europe Direct” informācijas centriem un citiem tīkliem.
Apliecinošie dokumenti
Lai pierādītu savas darbības spējas, jāiesniedz šādi apliecinošie dokumenti:
apliecinājums ar godavārdu (sk. pieteikuma veidlapas B pielikumu);
vismaz divu tādu darbību apraksts, kas veiktas pēdējos divos gados un apliecina pieredzi komunikācijas veidošanā ar sabiedrību;
EDIC vadītāja vai grupas CV, kurā apliecinātas iepriekš minētās kompetences, tostarp attiecīgo uzdevumu un pienākumu apraksts. Lai pierādītu šīs kompetences, jāiesniedz apliecinošie dokumenti, piemēram, sertifikāts par atbilstīgu pieredzi vai ieteikuma vēstule. Turklāt EDIC vadītājam / grupas vadītājam jāiesniedz īsa motivācijas vēstule, kurā izklāstīti jaunākie piemēri par to, kā konkrētu uzdevumu veikšanā īstenota aktīva un radoša pieeja.
9 PIEŠĶIRŠANAS KRITĒRIJI
9.1 Piešķiršanas kritēriji, kas attiecas uz trīs gadu globālo informēšanas stratēģiju un 2018. gada komunikācijas plānu
Pieteikumi, kuri tiks atzīti par veiksmīgiem, tiks novērtēti, pamatojoties uz piešķiršanas kritērijiem. Trīs gadu globālā informēšanas stratēģija tiks novērtēta, pamatojoties uz 1. un 2. kritēriju. 2018. gada komunikācijas plāns tiks novērtēts, pamatojoties uz 3. un 4. kritēriju.
1. Trīs gadu informēšanas stratēģijas atbilstība (30 punkti):
a. EDIC misijai un vispārējiem mērķiem — 15 punkti;
b. vietējā un/vai reģionālā mēroga vajadzību izpildei attiecībā uz ES informāciju, tostarp mērķauditorijas un galvenie plašsaziņas līdzekļu kanāli, ko norādījis pieteikuma iesniedzējs — 15 punkti.
2. EDIC efektivitāte (20 punkti):
a. centra tīklošanas spējas (sadarbība, papildināmība un sinerģija ar partneri, kas uztur EDIC, ar citiem ES, valsts/reģionālajiem tīkliem un ieinteresētajām personām) un ietekme reģionā/teritorijā, kuru aptver pieteikums — 10 punkti;
18 http://europass.cedefop.europa.eu/lv/resources/european-language-levels-cefr
14
b. centra atpazīstamība un potenciālā informēšana, tostarp paredzamā informācijas izplatīšanas ietekme — 10 punkti.
3. 2018. gada komunikācijas plāna kvalitāte un atbilstība trīs gadu informatīvās komunikācijas stratēģijai (40 punkti):
a. 2018. gada komunikācijas plāna efektivitāte un atbilstība trīs gadu informatīvās komunikācijas stratēģijai un 2018. gada komunikācijas prioritātēm (sk. 2.2.2. apakšiedaļu) — 20 punkti;
b. 2018. gada komunikācijas plāna atsevišķo elementu atbilstība un iespējamība — 20 punkti.
4. To metožu efektivitāte, kas izmantotas, lai īstenotu gada komunikācijas plānu, jo īpaši mērķu sasniegšanai izmantotie cilvēkresursi un finanšu resursi (10 punkti)
Pieteikumi tiks sarindoti atbilstoši kvalitātei, t. i., saskaņā ar saņemto punktu skaitu (maksimālais punktu skaits — 100). Tiks izraudzīti labākie priekšlikumi, t. i., priekšlikums ar lielāko punktu skaits būs 1. vietā, priekšlikums ar otru lielāko punktu skaitu — 2. vietā utt. Priekšlikumi tiks norādīti dilstošā secībā atbilstoši kvalitātei.
Pieteikumi, kas jebkurā no iepriekš minētajiem četriem piešķiršanas kritērijiem iegūs mazāk nekā 60 % (no kopējā punktu skaita katram no četriem piešķiršanas kritērijiem), netiks izskatīti piešķiršanai. Tie paši noteikumi attiecas uz priekšlikumiem, kas iegūs mazāk nekā 70 % no kopējā maksimāli iespējamā punktu skaita.
9.2 Ģeogrāfiskais līdzsvars
Ja no tā paša reģiona / tās pašas teritorijas tiek saņemti vairāki priekšlikumi, Eiropas Komisijas pārstāvniecība piešķirs dotāciju priekšlikumam(iem) ar lielāko punktu skaitu. Atkarībā no pieejamā budžeta tas pats noteikums tiks piemērots, kamēr nebūs sasniegts gada budžets, kas iezīmēts “Europe Direct” informācijas centru komunikācijas darbību līdzfinansēšanai Latvijā. Līdzvērtīgu priekšlikumu gadījumā priekšroka tiks dota tiem priekšlikumiem, kuru darbība paredzēta ārpus reģioniem/pilsētām, kurās atrodas Eiropas Komisijas pārstāvniecība un Eiropas Parlamenta Informācijas birojs.
9.3 Piešķiršanas kritēriji 2019. un 2020. gada komunikācijas plānam
2019. un 2020. gada komunikācijas plānu un attiecīgo budžetu (sk. 10.1. apakšiedaļu) novērtēs, pamatojoties uz šādiem piešķiršanas kritērijiem:
1. gada komunikācijas plāna efektivitāte — 25 punkti;
2. gada komunikācijas plāna atbilstība Eiropas Komisijas pārstāvniecības un Eiropas Parlament Informācijas biroja trīs gadu informatīvās komunikācijas stratēģijai un gada komunikācijas prioritātēm, kuras paziņojusi Eiropas Komisijas pārstāvniecība — 25 punkti;
3. gada komunikācijas plāna atsevišķo elementu atbilstība un iespējamība — 40 punkti;
4. to metožu efektivitāte, kas izmantotas, lai īstenotu gada komunikācijas plānu, jo
īpaši mērķu sasniegšanai izmantotie cilvēkresursi un finanšu resursi — 10 punkti.
15
10 JURIDISKĀS SAISTĪBAS
Dotāciju pārraudzīs ar partnerības pamatnolīgumu (sk. 2. pielikumu) un konkrētiem dotāciju nolīgumiem (sk. 2. pielikuma III pielikumu). Partnerības pamatnolīgums aptvers trīs gadu periodu, un konkrētie dotāciju nolīgumi, kuru mērķis ir īstenot gada komunikācijas plānu, aptvers vienu gadu. Konkrētie dotāciju nolīgumi attiecībā uz ad hoc komunikācijas darbībām, ja tādas būs, aptvers uzaicinājumā iesniegt priekšlikumus minēto periodu.
Nolīgumi stājas spēkā dienā, kad tos paraksta pēdējā puse (Eiropas Komisijas pārstāvniecība).
Tiklīdz nolīgumi ir parakstīti, tos var grozīt to izpildes laikā tikai tad, ja Eiropas Komisijas pārstāvniecība iepriekš apstiprinājusi grozījumu. Eiropas Komisijas pārstāvniecībai ir tiesības pārbaudīt ierosinātā grozījuma atbilstību sākotnējam priekšlikumam.
10.1 Konkrētie dotāciju nolīgumi ar mērķi īstenot gada komunikācijas plānu
Ja pieteikums būs veiksmīgs, Eiropas Komisijas pārstāvniecība noslēgs trīs gadu partnerības nolīgumu, kā arī gada konkrēto dotāciju nolīgumu, kas aptvers 2018. gadu.
Gada komunikācijas plāna sākuma datums ir 2018. gada 1. janvāris. 2018. gada darbība jāpabeidz līdz 2018. gada 31. decembrim.
Gada dotācijas piešķīrums nedod tiesības uz to turpmākajos gados.
Turpmākos konkrētos darbības dotāciju nolīgumus par 2019. un 2020. gadu (trīs gadu periodā, ko aptver pamatnolīgums) varēs noslēgt tikai tad, ja Eiropas Komisijas pārstāvniecība, pamatojoties uz piešķiršanas kritērijiem, pozitīvi novērtēs iesniegtos priekšlikumus. Attiecīgie priekšlikumi tiks iesniegti pēc Eiropas Komisijas pārstāvniecības uzaicinājuma un ietvers gada komunikācijas plānu un attiecīgo budžetu. Atbilstību izslēgšanas un atlases kritērijiem šādā gadījumā neizvērtēs atkārtoti.
Jāziņo par jebkādām apstākļu izmaiņām, kas notikušas kopš partnerības pamatnolīguma noslēgšanas un kas varētu ietekmēt atbilstību izslēgšanas un atlases kritērijiem. Eiropas Komisijas pārstāvniecībai ir tiesības tos pārbaudīt, pirms tā izsludina katru uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus.
Juridisko saistību indikatīvais kalendārs
Gads/nolīgums Priekšlikuma iesniegšana
Paziņošana par piešķiršanu
Parakstīšana Sākums/beigas
Trīs gadu partnerības pamatnolīgums
(FPA)
Iesniegts saistībā ar šo uzaicinājumu iesniegt
priekšlikumus
Līdz 2017. gada beigām
2017. gada pēdējais ceturksnis
No 2018. gada 1. janvāra līdz 2020. gada 31. decembrim
2018. gada konkrētais darbības dotāciju nolīgums
Iesniegts saistībā ar šo uzaicinājumu iesniegt
priekšlikumus
Līdz 2017. gada beigām
2018. gada pirmais ceturksnis
No 2018. gada 1. janvāra līdz 2018. gada 31. decembrim
16
2019. gada konkrētais darbības dotāciju nolīgums
Termiņš noteikts partnerības
pamatnolīguma I.1.1.2. apakšpunktā
Līdz 2018. gada beigām
2019. gada pirmais ceturksnis
No 2019. gada 1. janvāra līdz 2019. gada 31. decembrim
2020. gada konkrētais darbības dotāciju nolīgums
Termiņš noteikts partnerības
pamatnolīguma I.1.1.2. apakšpunktā
Līdz 2019. gada beigām
2020. gada pirmais ceturksnis
No 2020. gada 1. janvāra līdz 2020. gada 31. decembrim
10.2 Konkrētie dotāciju nolīgumi ar mērķi īstenot ad hoc komunikācijas darbības Partnerības pamatnolīgums ietver iespēju uzaicināt partnerus iesniegt priekšlikumus par ad hoc komunikācijas darbībām, kas nav iekļautas gada komunikācijas plānā (sk. partnerības pamatnolīguma I.1.2.2. apakšpunktu). Precīzākas prasības, tostarp piešķiršanas kritēriji, tiks noteikti uzaicinājumā iesniegt priekšlikumus. Šādā gadījumā konkrētos darbības dotāciju nolīgumus var noslēgt tikai tad, ja Eiropas Komisija pozitīvi novērtē iesniegtos priekšlikumus. Atbilstību izslēgšanas un atlases kritērijiem šādā gadījumā neizvērtēs atkārtoti. Jāziņo par jebkādām apstākļu izmaiņām, kas notikušas kopš partnerības pamatnolīguma noslēgšanas un kas varētu ietekmēt atbilstību izslēgšanas un atlases kritērijiem. Eiropas Komisijas pārstāvniecībai ir tiesības tos atkārtoti pārbaudīt, pirms tā izsludina katru uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus.
11 FINANŠU NOTEIKUMI
11.1 Atbilstīgās izmaksas
Vienreizējie maksājumi, kas saistīti ar katru gada komunikācijas plāna elementu, ir aprēķināti, ņemot vērā visas atbilstīgās tiešās un netiešās izmaksas, kuras saņēmējam rodas, īstenojot 2.3. apakšiedaļā minētās darbības.
11.2 Dotācijas veids
11.2.1 Vienreizējie maksājumi
Gada komunikācijas plāna dotācija būs vienreizējs maksājums, kas aptvers atbilstīgās darbības izmaksas. Vienreizējā maksājuma kopējā gada summa būs robežās no 15 000 EUR līdz 25 000 EUR.
Katrs gada komunikācijas plāna elements (sk. 2.3. apakšiedaļu) ir saistīts ar konkrētu vienreizējo maksājumu, kā sīkāk norādīts turpmākajā tabulā. Vienreizējos maksājumus nevar mainīt.
Gada komunikācijas plāna elementi Obligāti/ neobligāti
Biežums Vienreizējie maksājumi (EUR) 75 %
“PAMATA KOMUNIKĀCIJAS DARBĪBAS” Obligāti Vienreiz
11 250
17
“PASĀKUMI” Pasākuma(-u) organizēšana Obligāti Vairākkārt 1500
Piedalīšanās pasākumā(-os) Neobligāti Vairākkārt 525
“KOMUNIKĀCIJAS INSTRUMENTI”
Publikācijas Neobligāti Vienreiz 1125
Komunikācijas atbalsta materiāli Neobligāti Vienreiz 375
Audiovizuālie un citi elektroniskie materiāli Neobligāti Vienreiz 750
E-biļetens Neobligāti Vienreiz 375
“BEZPIETEIKŠANĀS CENTRS” Neobligāti Vienreiz 3750
Kopējo dotācijas summu aprēķinās, vienreizējam maksājumam par “pamata komunikācijas darbībām” pieskaitot vienreizējo maksājumu par katru gada komunikācijas plāna papildu elementu.
“Pasākumu organizēšanu” un “piedalīšanos pasākumos” var izvēlēties vairākas reizes, nepārsniedzot dotācijas maksimālo robežu.
Gada komunikācijas plāna “citus elementus” drīkst izvēlēties tikai vienreiz.
Būtu jāapvieno dažādi elementi, lai kopējā dotācijas summa būtu robežās 15 000 EUR līdz 25 000 EUR.
Prasītā summa jānosaka, pamatojoties uz iepriekš minētajiem noteikumiem, ņemot vērā minimālo un maksimālo dotācijas summu. Summai arī jāatbilst gada komunikācijas plānam.
Lai gan vienreizējais maksājums, kas atbilst katram elementam, ir noteikts (piem., nedrīkst lūgt pusi no vienreizējā maksājuma), attiecīgā gada laikā var rīkoties diezgan elastīgi. Piemēram, ir atļauts aizstāt vienu elementu ar citu, ja
- tiek nodrošināta atbilstība gada komunikācijas plānam; - Eiropas Komisijas pārstāvniecība tam iepriekš piekritusi un - dotācijas galīgā summa nepārsniedz dotācijas maksimālo summu, kas norādīta
konkrētajā dotāciju nolīgumā. Ja gada komunikācijas plāna elements ir aizstāts ar citu un ja tas ir saistīts ar
o lielāku vienreizējo maksājumu, netiks nodrošināts papildu budžets;
o mazāku vienreizējo maksājumu, galīgā dotācijas summa tiks attiecīgi samazināta.
Dotāciju izmaksās pilnā apmērā, ja gada komunikācijas plāns tiks pienācīgi īstenots. Ja kāds no gada komunikācijas plāna elementiem nebūs pienācīgi īstenots, dotācijas summa tiks proporcionāli samazināta. Šādā gadījumā saņēmēja pienākums būs brīdī, kad tiks iesniegts atlikuma maksājuma pieprasījums, novērtēt, cik lielā mērā ir īstenots gada komunikācijas plāna attiecīgais elements (skatīt partnerības pamatnolīguma V pielikuma (b) kolonu). Skatīt arī 11.4. apakšiedaļu.
Ne vēlāk kā pirms atlikuma samaksas tiks veikta verifikācija, lai pārliecinātos, ka ir izpildīti iepriekš minētie nosacījumi, kuri ir pamats vienreizējā maksājuma izmaksai. Verifikācijas, pārbaudes un revīzijas, kuru mērķis ir pārliecināties par nosacījumu izpildi, var veikt arī pēc atlikuma samaksas.
18
Saņēmējam var būt jāpierāda, ka tas pienācīgi īstenojis gada komunikācijas plānu.
Saņēmējam nebūs jāziņo par darbības īstenošanas faktiskajām izmaksām.
Vienreizējo maksājumu summas ex post kontroles procesā netiek apšaubītas. Tas neietekmē iespēju samazināt dotāciju, kā norādīts iepriekš.
Dotācijas maksājums neietekmē tiesības piekļūt saņēmēju obligātajai uzskaitei, lai
pārskatītu to saistībā ar turpmākām dotācijām vai
aizsargātu ES finanšu intereses, piemēram, atklātu krāpšanu, pārkāpumus vai pienākumu neizpildi.
11.2.2 Faktisko izmaksu atlīdzināšana
Partnerības pamatnolīgums ļauj piešķirt dotācijas kā atlīdzību par faktiskajām atbilstīgajām izmaksām. Iespēju atlīdzināt faktiskās izmaksas var izmantot tikai attiecībā uz ad hoc komunikācijas darbībām (sk. 10.2. apakšiedaļu). Šāda veida dotācijas noteiks, saņēmēja un, ja piemērojams, ar to saistīto vienību paziņotajām faktiskajām atbilstīgajām izmaksām piemērojot maksimālo līdzfinansējuma likmi. Papildu informāciju, tostarp līdzfinansējuma likmes procentuālo daļu, kā arī atbilstīgās izmaksas norādīs uzaicinājumā iesniegt priekšlikumus, ja piemērojams.
11.3 Līdzsvarots budžets
Gada komunikācijas plāna aplēstajā budžetā ieņēmumiem un izdevumiem jābūt līdzsvarā.
Budžets jāsagatavo euro.
Ja izmaksas nebūs euro, jāizmanto valūtas kurss, kas publicēts Infor-euro tīmekļa vietnē:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm
Jānodrošina, ka ES dotācija netiks izmantota, lai nosegtu visus finanšu līdzekļus, kas nepieciešami gada komunikācijas plāna darbību īstenošanai. Vienreizējie maksājumi, kas minēti Komisijas lēmumā, ir noteikti tādā veidā, ka Komisijas dotācija sedz vidēji ne vairāk kā 50 % no gada komunikācijas plāna izmaksām.
Gada komunikācijas plāna līdzfinansējums drīkst būt šādā formā:
paša saņēmēja resursi,
trešo personu finansiāls ieguldījums.
Līdzfinansējums nedrīkst ietvert trešo personu ieguldījumus natūrā.
11.4 Dotācijas galīgās summas aprēķināšana
Dotācijas galīgo summu aprēķina Eiropas Komisijas pārstāvniecība pirms atlikuma samaksas. Aprēķins ietver turpmāk norādītos posmus.
1. posms — vienreizējo maksājumu ieguldījumu pieskaitīšana
Pirmā posma summu iegūst, aprēķinot to vienreizējo maksājumu kopējo vērtību, kuri atbilst īstenotā gada komunikācijas plāna elementiem.
2. posms — summas ierobežošana līdz dotācijas maksimālajai summai
19
Kopsumma, kuru Komisija izmaksā saņēmējiem, nekādā gadījumā nedrīkst pārsniegt dotācijas maksimālo summu, kas norādīta konkrētajā nolīgumā. Ja 1. posmā iegūtā summa pārsniedz šo maksimālo apjomu, dotācijas galīgo summu ierobežo līdz šim maksimālajam apjomam.
3. posms — samazinājums bezpeļņas noteikuma dēļ — nav piemērojams
4. posms — samazinājums nepareizas īstenošanas vai citu pienākumu neizpildes dēļ
Komisija var samazināt dotācijas maksimālo summu, ja darbība nav īstenota pienācīgi (t. i., ja darbība nav īstenota vai ir īstenota slikti, daļēji vai novēloti) vai nav izpildīts cits nolīgumā noteiktais pienākums.
Samazinājuma apjomu nosaka proporcionāli, ņemot vērā darbības procentuālo daļu, kas īstenota attiecībā uz katru elementu. Skatīt arī partnerības pamatnolīguma V pielikumu.
11.5 Pārskatu sniegšanas un izmaksas kārtība
Saņēmējs var pieprasīt turpmāk minētos maksājumus, ja ir ievēroti dotāciju nolīguma nosacījumi (piem., maksājumu termiņi, maksimālā robeža utt.). Maksājumu pieprasījumiem, kā sīkāk norādīts dotāciju nolīgumā, jāpievieno turpmāk minētie dokumenti.
Maksājuma pieprasījums Pavaddokumenti Maksājuma termiņš*
Priekšfinansējuma maksājums, kas atbilst 70 % no piešķirtās dotācijas summas
(a) parakstīts konkrētais nolīgums
30 kalendāro dienu laikā no konkrētā nolīguma stāšanās spēkā (konkrētais nolīgums stājas spēkā dienā, kad to paraksta pēdējā puse)
Atlikuma maksājums
Komisija noteiks šā maksājuma apjomu, pamatojoties uz dotācijas galīgās summas aprēķinu (sk. iepriekš 11.4. apakšiedaļu)
(a) galīgais tehniskais ziņojums
(b) galīgais finanšu pārskats
60 kalendārās dienas pēc atlikuma maksājuma veikšanas (saņēmējam ir 60 kalendārās dienas, lai veiktu atlikuma maksājumu pēc pārskata perioda beigām)
* Lūdzam skatīt 10. iedaļā iekļauto tabulu.
11.6 Citi finanšu nosacījumi
a) Piešķirto līdzekļu nesummēšana
Darbība var saņemt tikai vienu dotāciju no ES budžeta.
Vienas un tās pašas izmaksas nekādā gadījumā nefinansē no ES budžeta divreiz. Lai garantētu, ka tas nenotiek, pieteikuma iesniedzējiem dotācijas pieteikumā jānorāda
tā ES finansējuma avoti un apjomi, kas saņemts vai par ko iesniegts pieteikums vienas un tās pašas darbības vai darbības daļas ietvaros;
20
tā ES finansējuma avoti un apjomi, kas saņemts vai par ko iesniegts pieteikums, lai finansētu pieteikuma iesniedzēja darbu tā paša finanšu gada laikā;
jebkurš cits finansējums, kas saņemts vai par ko iesniegts pieteikums vienas un tās pašas darbības ietvaros.
b) Nepiemērošana ar atpakaļejošu spēku
Dotācijas nevar piešķirt ar atpakaļejošu spēku par jau pabeigtām darbībām.
Dotāciju var piešķirt par jau sāktu darbību vienīgi tādā gadījumā, ja pieteikuma iesniedzējs dotācijas pieteikumā var pierādīt, ka darbība ir jāsāk pirms dotāciju nolīguma parakstīšanas.
Šādos gadījumos finansējumam atbilstīgās izmaksas nevar būt radušās pirms dienas, kad iesniegts dotācijas pieteikums.
c) Īstenošanas līgumi / apakšlīgumi
Ja darbības īstenošanas nolūkā ir jāpiešķir tiesības slēgt iepirkuma līgumu (īstenošanas līgumu), saņēmējam jāpiešķir tiesības slēgt līgumu tam piedāvājumam, kurā ir labākā cenas un vērtības attiecība vai kuram ir zemākā cena (kā piemērojams), novēršot interešu konfliktus.
Tiek gaidīts, ka saņēmējs precīzi dokumentē iepirkuma procedūru un saglabā dokumentus revīzijas gadījumam.
Saņēmēji var slēgt apakšlīgumus par darbību veidojošiem uzdevumiem. Šādā gadījumā tiem jānodrošina, ka papildus iepriekš minētajiem nosacījumiem par labāko cenas un vērtības attiecību un interešu konfliktu neesamību tiek ievēroti arī šādi nosacījumi:
a) apakšlīgumi neattiecas uz darbības pamatuzdevumiem;
b) apakšlīgumu izmantošana ir pamatota, ņemot vērā darbības veidu un to, kas ir nepieciešams tās īstenošanai;
c) apakšlīgumu aplēstās izmaksas ir skaidri identificējamas budžeta tāmē, ja piemērojams;
d) par apakšlīgumu izmantošanu, ja tas nav paredzēts darbības aprakstā, paziņo saņēmējs, un to apstiprina Komisija. Komisija var sniegt apstiprinājumu:
(i) pirms apakšlīgumu izmantošanas, ja saņēmēji pieprasa grozījumu;
(ii) pēc apakšlīgumu izmantošanas, ja tā apakšlīguma nepieciešamība
ir īpaši pamatota starpposma vai galīgajā tehniskajā ziņojumā, kā arī
neietver tādas izmaiņas dotāciju nolīgumā, kas liktu apšaubīt lēmumu par dotācijas piešķiršanu vai radītu nevienlīdzīgu attieksmi pret pieteikuma iesniedzējiem;
e) saņēmēji nodrošina, ka konkrēti nosacījumi, kas piemērojami saņēmējiem, kā noteikts dotāciju nolīgumā (piem., atpazīstamība, konfidencialitāte utt.), attiecas arī uz apakšuzņēmējiem.
d) Finansiāls atbalsts trešajām personām
21
Pieteikumi var ietvert finansiāla atbalsta sniegšanu trešajām personām godalgas veidā konkursa rezultātā. Šādos gadījumos pieteikumos jāiekļauj
visaptverošs konkursa apraksts,
godalgas mērķauditorijas apraksts,
godalgas piešķiršanas kritēriji,
ja godalgu neveido, piemēram, reklāmas materiāli, maksimālais apjoms, kas piešķirams katrai trešajai personai, un tā noteikšanas kritēriji.
12 PUBLICITĀTE
12.1 Saņēmēju nodrošināta publicitāte
ES ieguldījums saņēmējam skaidri jānorāda visās publikācijās vai saistībā ar darbībām, kurām izmanto dotāciju.
Šā iemesla dēļ visās publikācijās, plakātos, programmās un citos informatīvos materiālos, kas sagatavoti līdzfinansētā projekta ietvaros:
jānorāda, ka EDIC “līdzfinansē Eiropas Savienība”;
redzamā vietā jāiekļauj Eiropas Savienības emblēma;
jāizmanto “Europe Direct” nosaukums, logotips un citi identifikācijas veidi, kurus nodrošinājusi Eiropas Komisija.
Jāievieto arī atruna, ka ES nav atbildīga par viedokli, kas pausts publikācijās un/vai saistībā ar darbībām, kurām izmanto dotāciju.
12.2 Komisijas nodrošināta publicitāte
Izņemot mācību stipendijas fiziskām personām un cita veida tiešo atbalstu fiziskām personām, kurām tas visvairāk nepieciešams, visa informācija, kas attiecas uz finanšu gada laikā piešķirtajām dotācijām, jāpublicē Eiropas Savienības iestāžu tīmekļa vietnē ne vēlāk kā nākamā gada 30. jūnijā pēc finanšu gada, kurā dotācijas piešķirtas.
Komisija publicēs šādu informāciju:
saņēmēja vārdu,
saņēmēja adresi, ja tā ir juridiska persona, reģionu, kā noteikts NUTS 2 līmenī19, ja saņēmējs ir fiziska persona, ja tā domicils atrodas ES, vai līdzvērtīgu informāciju, ja tā domicils atrodas ārpus ES,
dotācijas priekšmetu,
piešķirto summu.
Pēc dotācijas saņēmēja pienācīgi pamatota pieprasījuma publicēšanu neveic, ja šāda izpaušana var apdraudēt attiecīgo privātpersonu tiesības un brīvības, kuras aizsargā Eiropas Savienības Pamattiesību harta, vai kaitēt dotācijas saņēmēju komerciālajām interesēm.
19 Eiropas Savienības Oficiālais Vēstnesis L 39, 2007. gada 10. februāris.
22
13. PERSONAS DATU APSTRĀDE
Saistībā ar ikvienu uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus ir jāreģistrē un jāapstrādā personas dati (piem., vārds, uzvārds, adrese un CV). Šādus datus apstrādās saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 45/2001 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Kopienas iestādēs un struktūrās un par šādu datu brīvu apriti. Ja vien nav norādīts citādi, jautājumus un visus pieprasītos personas datus, kas ir vajadzīgi pieteikuma izvērtēšanai saskaņā ar uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus, vienīgi šādā nolūkā apstrādās Eiropas Komisijas pārstāvniecības Latvijā vadītājs.
Komisija personas datus var reģistrēt agrīnas atklāšanas un izslēgšanas sistēmā, ja uz saņēmēju attiecas kāds no gadījumiem, kas minēts Finanšu regulas (Regulas (ES, EURATOM) Nr. 966/2012)20 106. panta 1. punktā un 107. pantā. Papildu informāciju skatiet privātuma paziņojumā, kas pieejams šajā tīmekļa vietnē:
http://ec.europa.eu/budget/library/explained/management/protecting/privacy_statement_edes_en.pdf.
14. PRIEKŠLIKUMU IESNIEGŠANAS KĀRTĪBA
Priekšlikumi jāiesniedz līdz termiņam, kas norādīts 3. iedaļā.
Pieteikuma iesniedzēji nedrīkst mainīt savu pieteikumu pēc iesniegšanas termiņa beigām. Tomēr Komisija var sazināties ar pieteikuma iesniedzēju izvērtēšanas procesa laikā, ja ir jāprecizē konkrēti aspekti vai jāizlabo pārrakstīšanās kļūdas.
Pieteikuma iesniedzēji tiks rakstiski informēti par atlases procesa rezultātiem.
Pieteikuma veidlapu skatiet 1. pielikumā.
Pieteikumi jāiesniedz papīra formātā, izmantojot pareizo veidlapu, pienācīgi aizpildīti un datēti. Tiem jāpievieno visi prasītie apliecinošie dokumenti, kā norādīts pieteikuma veidlapai pievienotajā pieteikuma iesniedzējiem paredzētajā pārbaudes punktu sarakstā. Tie jāiesniedz 2 eksemplāros (viens skaidri norādīts oriģināls un 1 kopija) un jāparaksta personai, kas ir pilnvarota uzņemties juridiskas saistības pieteikuma iesniedzēja organizācijas vārdā. Visi pieteikumā iekļautie dokumenti, ieskaitot parakstītu un skenētu pieteikuma versiju, jāiesniedz arī USB zibatmiņas diskā.
Pieteikumi jānosūta uz šādu adresi:
Eiropas Komisijas pārstāvniecība Latvijā, Aspazijas bulvāris 28, Rīga, Latvija, LV-1050
pa pastu, pasta zīmoga datums,
klātienē, saņēmējam fiksējot iesniegšanas datumu uz aploksnes,
ar kurjerpastu, kurjerpasta kvīts datums.
Kontaktpersonas
Norādiet kontaktpunktu, ar kuru sazināties jautājumu gadījumā:
20 http://eur-lex.europa.eu/legal-content/LV/ALL/?uri=celex%3A32012R0966
23
— Eiropas Komisijas pārstāvniecība Latvijā
— https://ec.europa.eu/latvia/node/582_lv.
Pielikumi
— 1. pielikums. Pieteikuma veidlapa, kas ietver pārbaudes punktu sarakstu un tās pielikumus
— A pielikums Budžeta tāme
— B pielikums Apliecinājums ar godavārdu
— 2. pielikums. Partnerības pamatnolīguma paraugs, kā arī pielikumi
— I pielikums Darbības plāns
— II pielikums Vispārīgie noteikumi (“Vispārīgie noteikumi”)
— III.a pielikums Paraugs konkrētajam dotāciju nolīgumam par dotācijām, kas tiek piešķirtas kā vienreizēji maksājumi
— III.b pielikums Paraugs konkrētajam dotāciju nolīgumam par dotācijām, kas tiek piešķirtas kā faktisko atbilstīgo izmaksu atlīdzināšana
— III.c pielikums Paraugs konkrētajam dotāciju nolīgumam par dotācijām, kas tiek piešķirtas kā vienreizēji maksājumi un kā faktisko atbilstīgo izmaksu atlīdzināšana
— IV pielikums Galīgā tehniskā ziņojuma paraugs
— V pielikums Galīgā finanšu pārskata paraugs
— VI un VII pielikums neattiecas uz šo uzaicinājumu,
— VIII.a pielikums Gada komunikācijas plāna paraugs
— VIII.b pielikums Gada komunikācijas plānu budžeta tāmes paraugs
Elektroniski parakstīts 05.07.2017 14.19 (UTC+02) saskaņā ar Komisijas Lēmuma 2004/563 4.2 panta (Elektronisko dokumentu derīgums)