para: secretarios de despacho, directores de departamento

ALCALDÍA MAYOR

DE BOGOTÁ D.C. GESTION PUBLICA

Departamento Administrativo del Servicio Civil

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CIRCULAR EXTERNA Nd

PARA: Secretarios de Despacho, Directores de Departamento Administrativo, Directores

y Gerentes Unidades Administrativas Especiales, Directores y Gerentes de

Establecimientos públicos, Gerentes de Empresas Sociales del Estado y Empresas

Industriales y Comerciales, Rector ente Universitario, Presidente del Concejo,

Veedor Distrital, Personera de Bogotá, Contralor de Bogotá, Jefes de Personal y

Jefes de Control Interno de cada una de las entidades o quienes hagan sus veces.

DE: Director (E) Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital.

ASUNTO: Lineamientos para el proceso de desvinculación del servicio público en el Distrito

Capital y Plan de Acogida.

AGO 2018

El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, en cumplimiento del Decreto 580 de

2017, Artículo 2 literal b), el cual señala, "Establecerlas directrices técnicas respecto de la gestión

del talento humano para el Distrito Capital en lo referente a las siguientes materias: (...)

permanencia y retiro de empleados públicos, y de cara a los resultados de la Convocatoria

431 de 2016 — Distrito Capital, ofrece las siguientes orientaciones en relación con el proceso de

mérito adelantado en veintitrés (23) entidades del Distrito Capital de Bogotá, para la provisión

definitiva de 1.509 vacantes, distribuidas en 899 empleos, pertenecientes al Sistema General de

Carrera Administrativa de las plantas de personal de entidades del sector central, descentralizado

y entes de control. Lo anterior, teniendo en cuenta la próxima expedición de las listas de elegibles

por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil y los consecuentes nombramientos en período

de prueba, que deberán efectuar las entidades partícipes del proceso.

Para estos efectos, se imparten directrices, las cuales cada entidad deberá desarrollar y realizar

las acciones necesarias para que los procesos de desvinculación y vinculación de los servidores

se adelanten con el menor traumatismo posible tanto para la gestión de la entidad, como para los

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servidores, propiciando un ambiente asertivo en el que se reconozca el impacto propio de la

pérdida y separación del empleo y su incidencia al interior de los equipos de trabajo:

1. Desvinculación laboral

2. Plan de actividades

3. Plan de acogida

4. Situaciones administrativas

1. DESVINCULACIÓN LABORAL.

Gran parte de la vida de una persona está condicionada por su trabajo, éste aporta tanto a la

estabilidad económica y social, y es un factor necesario para alcanzar su autorrealización, por lo

tanto, cuando la estabilidad se altera, se presentan una serie de consecuencias para quién debe

afrontarlo, como ansiedad, estrés e impacto en la vida familiar y social.

Por lo anterior, las entidades distritales tienen una responsabilidad social y un compromiso hacia

los servidores en el proceso de desvinculación generando acciones que posibiliten la asimilación

de esta nueva situación laboral, la reafirmación de su esquema personal y la adquisición de

herramientas prácticas. Por lo cual, se debe considerar la posibilidad de gestionar apoyos en

materia de desvinculación asistida, orientados a procesos de transición y cambio, identificación de

competencias propias, refuerzo de la autoestima, manejo psicoemocional, manejo financiero,

movilización de redes de apoyo, creación de un nuevo proyecto de vida y preparación para la

búsqueda de una nueva actividad (emprendimiento, empleabilidad).

En este mismo sentido, las entidades distritales deben tener en cuenta aspectos para la

desvinculación de un servidor como por ejemplo, un protocolo claro de entrega de los cargos para

la posterior entrega del paz y salvo (entrega del puesto de trabajo, informes, exámenes médicos

de retiro y protocolos de entrega de información, entre otros).

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2. PLAN DE ACTIVIDADES

Desde el DASCD y con la colaboración de entidades como el IDRD, Secretaría de Desarrollo

económico, SENA, Comisión Nacional del Servicio Civil CNSC, Cámara de Comercio de Bogotá y

la Caja de Compensación Compensar, se tienen previstas algunas actividades para coadyudar en

el proceso de desvinculación en las entidades distritales.

2.1. Jornada de sensibilización y acompañamiento "Encuentro: Oportunidad para

crecer". Se llevará a cabo una conferencia-taller, el 28 de agosto de 2018, en el salón Presidente

del IDRD, de 7:00 am a 12 m, con un experto en el manejo de situaciones de transición de vida.

2.2. Ruta de Empleabilidad. La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico ofrecerá la Ruta

de Empleabilidad, la cual incluye técnicas para ajustar el perfil profesional o laboral, inclusión de

la hoja de vida en la base de datos de la SDDE, que permita tenerla presente en el momento que

se genere una vacante que se ajuste a dicho perfil. En el evento mencionado en el numeral 2.1.

se brindará información detallada sobre la Ruta de la Empleabilidad.

2.3. Ruta de Emprendimiento. La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico ofrecerá la

Ruta de Emprendimiento, la cual incluye el desarrollo de las habilidades y conocimientos para

iniciar y promover la creación de proyectos de empresa rentables y ajustados a la realidad del

mercado. En el evento mencionado en el numeral 2.1. se brindará información detallada sobre la

Ruta de Emprendimiento.

2.4. Programa de Desvinculación Responsable y agencia de Empleo. La Caja de

Compensación Compensar ofrecerá su programa de desvinculación, la cual incluye la agencia de

empleo y emprendimiento y el seguro del desempleo. En el evento mencionado en el numeral 2.1.

se brindará información detallada.

2.5. Información Concursos de Méritos. La Comisión Nacional del Servicio Civil brindará

información sobre las próximas convocatorias que se desarrollarán para proveer los cargos de


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carrera administrativa. En el evento mencionado en el numeral 2.1. se brindará información

detallada.

2.6. Oferta de capacitación Cámara de Comercio de Bogotá. La CCB presentará la

información de cursos, talleres, diplomados relacionadas con creación o fortalecimiento de la idea

emprendedora de empresa. En el evento mencionado en el numeral 2.1. se brindará información

detallada.

2.7. Oferta Sena. El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, brindará información del fondo

EMPRENDER y la intermediación laboral. En el evento mencionado en el numeral 2.1. se brindará

información detallada.

2.8. Oferta de Capacitación Virtual DASCD

• Curso virtual de Finanzas Personales, ofrecido por el DASCD a través de la

Plataforma de Aprendizaje Organizacional — PAO.

• Curso virtual Habilidades Gerenciales, ofrecido por el DASCD a través de la

Plataforma de Aprendizaje Organizacional — PAO.

• Curso virtual Plan de Mercadeo, ofrecido por el DASCD a través de la Plataforma de

Aprendizaje Organizacional — PAO.

• Curso virtual Desarrollo y Lanzamiento de Producto, ofrecido por el DASCD a través

de la Plataforma de Aprendizaje Organizacional — PAO.

3. PLAN DE ACOGIDA NUEVOS FUNCIONARIOS

Se debe incorporar al nuevo funcionario en período de prueba a la cultura organizacional de la

entidad con un trato amable y cálido, propiciando las condiciones que favorezcan la adaptación a

la entidad y a su nuevo rol como servidor público. Buscar que haya mayor nivel de tolerancia hacia

los nuevos funcionarios y ser más comprensivos en caso de cometer algún error, entendiendo su

condición y el proceso normal de aprendizaje de las nuevas funciones.


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Los planes de acogida, contribuyen a que el nuevo empleado tarde menos en hacer que su trabajo

genere retornos. Su objetivo es acompañar al empleado en su proceso de integración, ayudándole

a conocer su área de desempeño, su rol dentro de la organización, los procesos y rutinas de

trabajo.

Los planes de acogida deben adaptarse a la realidad y particularidades de cada entidad, se

requiere de un proceso de planificación previo, para lo cual se sugiere tener en cuenta aspectos

como:

a) Bienvenida a la organización. En la medida de lo posible y de carácter más simbólico, se

sugiere planear un pequeño evento de bienvenida, que busque ofrecer al nuevo

funcionario la posibilidad de socializar y conocer de forma más cercana a su equipo y

también a los miembros de otras dependencias.

b) Acogida en la dependencia (presentación de sus compañeros, recorrido por las

instalaciones, prácticas laborales cotidianas, entre otros)

c) Entrega de las funciones del cargo y su engranaje en el mapa de procesos de la entidad.

d) Asignación de puesto de trabajo adecuado, herramientas, equipos de cómputo, usuarios,

roles de sistema, contraseñas, entre otros

e) Socialización de los nuevos funcionarios en los canales internos de comunicación.

f) Evaluación y seguimiento al proceso de acogida. Se recomienda realizarla posterior a la

terminación del proceso de inducción.

Al respecto, con relación a la Inducción y el entrenamiento de puesto de trabajo, la entidad debe

garantizar un acompañamiento al nuevo servidor público a través de la implementación de sus

programas de Inducción y entrenamiento de Puesto de Trabajo, establecidos en el Plan

Institucional de Capacitación. Al respecto el Decreto Ley 1567 de 1998, artículo 7° determina que:

) los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de

inducción (..f.

l Artículo 7°.- Programas de Inducción y reinduccrón. Los planes institucionales de cada entidad deben incluir

obligatoriamente programas de inducción y de reinduccion. los cuales se definen como procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función


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De igual forma, la Circular Externa 100-010 del 21 de Noviembre de 2014 del Departamento

Administrativo de la Función Pública describe: "el entrenamiento en el puesto de trabajo busca

impartir la preparación en el ejercicio de las funciones del empleo con el objetivo de que se asimilen

en la práctica los oficios; se orienta a atender, en el corto plazo, necesidades de aprendizaje

específicas requeridas para el desempeño del cargo, mediante el desarrollo de conocimientos,

habilidades y actitudes observables de manera inmediata. La intensidad horaria del entrenamiento

en el puesto de trabajo debe ser inferior a 160 horas"; así mismo, la misma norma define los

programas de inducción indicando que los mismos: "están orientados a fortalecer la integración

del empleado a la cultura organizacional, crear identidad y sentido de pertenencia por la entidad,

desarrollar habilidades gerenciales y de servicio público y a suministrar información para el

conocimiento de la función pública y del organismo en el que se presta sus servicios, durante los

cuatro (4) meses siguientes a su vinculación".

Las entidades distritales, pueden acceder gratuitamente al curso virtual "Ingreso al servicio

Público: Inducción-reinducción" que ofrece el DASCD, el cual se puede integrar con los

programas de inducción propios de la misionalidad de cada entidad.

La inscripción se realiza a través de la Plataforma de Aprendizaje Organizacional — PAO- a través

del siguiente link https://moodle.serviciocivil.qov.co/pao/public/.

Este curso tiene una Intensidad horaria: 48 horas, está disponible de manera permanente, cuenta

con un plan curricular que da la bienvenida al servidor público que ingresa al Distrito.

Esta herramienta de capacitación virtual permite que las dependencias responsables del talento

humano en las entidades distritales (o quien hagan sus veces), certifiquen la inducción general, a

través de un certificado emitido por el DASCD.2

pública y de la entidad. estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo....) Tendrán las siguientes características particulares:

2 Circular N' 024 del 26 de octubre de 2017, Ingreso al Servicio Público. Inducción.


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ALCALDÍA MAYOR



Plataforma de Aprendizaje Organizacional — PAO

4. CONSIDERACIONES TÉCNICAS EN EL MARCO DE LA VINCULACIÓN DE LOS NUEVOS

SERVIDORES PÚBLICOS

De acuerdo con la información suministrada por la Comisión Nacional del Servicio Civil, durante el

mes de agosto se producirá la expedición del total de listas de elegibles derivadas de la

Convocatoria 431 de 2016. Una vez se supere la etapa de revisión de conformación y solicitud de

exclusión de elegibles, actividad que está a cargo de las Comisiones de Personal de cada una de

las entidades distritales, y se determine por parte de la CNSC la firmeza de las listas, los

representantes legales deberán, dentro de los términos establecidos en la normatividad vigente y

en la referida convocatoria, proceder con los nombramientos en período de prueba.

Al respecto, las entidades distritales deberán observar las siguientes consideraciones:


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4.1. Periodo de prueba

4.1.1 Tiempo de nombramiento. Los nombramientos en período de prueba deberán producirse

dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la declaratoria de firmeza de la respectiva lista de

elegibles, sin que dicho término pueda ser ampliado, modificado o desatendido por el nominador

de la entidad.

4.1.2 Omisiones o dilaciones. Las omisiones o dilaciones en los nombramientos en período

de prueba, implicarán para el nominador de la entidad respectiva, que la Comisión Nacional del

Servicio Civil en ejercicio de sus competencias, de inicio a una actuación administrativa con fines

sancionatorios, incluida la posibilidad de multa, (desde cinco (5) y hasta veinticinco (25) salarios

mínimos mensuales vigentes), esta gradualidad estará determinada por la gravedad del hecho en

el que se constituya la presunta violación de las normas de carrera administrativa o la

inobservancia de las instrucciones dadas por la CNSC.

Es necesario enfatizar que la facultad nominadora la tiene la entidad, por tanto corresponde a esta

instancia y a los responsables de talento humano, verificar previo al nombramiento el cumplimiento

de requisitos exigidos para la posesión de los elegibles.

4.1.3 Derechos. El empleado que sea nombrado en período de prueba, tendrá derecho a

permanecer en el cargo por el término de duración del mismo, su retiro sólo podrá producirse como

resultado de una falta y proceso disciplinario o causa legal que motive su retiro. Dentro del período

de prueba, no se contempla la posibilidad de realización de evaluación extraordinaria.

Desde el momento en que el elegible acepte el nombramiento, se le informe que debe participar

activamente en el proceso de inducción, asimismo se debe adelantar la evaluación del desempeño

en período de prueba. Esta evaluación se constituye en la etapa final del proceso de selección, es

especialmente vigilada por la Comisión Nacional del Servicio Civil y de su resultado depende el

ingreso o el ascenso en la carrera administrativa.


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4.1.4. Evaluación de desempeño. La evaluación del período de prueba, debe adelantarse en

el marco de las funciones descritas en la convocatoria que dio origen al nombramiento. Deberán

definirse obligatoriamente tres (3) compromisos laborales y tres (3) competencias

comportamentales. El formato en el cual debe adelantarse el proceso, es el F11 Evaluación

Período de Prueba, documentarse a través del Formato F3 Portafolio de Evidencias y a partir de

los seguimientos que deben realizarse cada dos (2) meses, determinar si es necesario realizar

Plan de Mejoramiento, empleando el formato F7.

El período de prueba, debe permitir al empleado demostrar su capacidad de adaptación progresiva

al empleo en el cual fue nombrado, razón por la cual, la entidad deberá garantizar su estabilidad

en el ejercicio del mismo, lo que implica que resultará improcedente su eventual traslado a otra

dependencia, modificar las funciones propias del empleo, asignar funciones o responsabilidades

ajenas a las mismas.

En la evaluación de período de prueba, no se incluye el componente de la evaluación de gestión

por dependencias, que gestiona la Oficina o el área de Control Interno. El resultado corresponderá

en un 85% al componente laboral y en el 15% restante, la componente comportamental, para así

determinar el 100% establecido en la escala de calificación.

Una vez se produzca la evaluación del desempeño como resultado del período de prueba, la

calificación sea como mínimo satisfactoria y la misma quede en firme, el servidor deberá informar

a la entidad de origen de tal situación y remitir copia de la calificación en firme obtenida como

resultado del período de prueba, a fin de que se declare la vacancia definitiva del empleo y éste

sea reportado a la Comisión Nacional del Servicio Civil para ser posteriormente convocado a

concurso.

4.1.5. Evaluaciones Parciales. Durante el período de prueba, podrán presentarse evaluaciones

parciales eventuales, asociadas a las siguientes causales:

• Por cambio de evaluador.

• Por interrupción de dicho periodo en término igual o superior a veinte (20) días continuos,

caso en el cual el período de prueba se prolongará por el término que dure la interrupción.

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• Por el lapso comprendido entre la última evaluación parcial, si la hubiere, y el final del

período.

La evaluación parcial comprenderá la totalidad del término de la situación que la genera y la

consolidación de éstas, determinará la calificación definitiva.

4.1.6. Cambios en el periodo de prueba. Durante el período de prueba (cuya duración prevista

es de seis (6) meses), pueden presentarse diferentes situaciones que conlleven a que

dicho término supere el tiempo establecido, debido, entre otras, a las siguientes causales:

• Interrupción del período de prueba, esta situación puede presentarse cuando por justa

causa haya una separación del empleo por un período igual o superior a veinte (20)

días calendario continuos, a causa de:

• Licencias derivadas de enfermedad, maternidad o por solicitud propia del evaluado.

• Por vacaciones causadas por un servidor que acredite dicho derecho.

• Por orden judicial o administrativa, preventiva o producto de sanción o pena.

• Es importante señalar que el período de prueba se prorrogará por igual término.

Frente a estas causales, puede consultarse la circular No. 002 del 30 de mayo de 2012, expedida

por la Comisión Nacional del Servicio Civil y a la cual puede accederse a través de la página

www.cnsc.qov.co

4.2. Situaciones especiales.

Es necesario aclarar que el servidor que ostentando derechos de carrera, sea nombrado

en período de prueba, no deberá presentar renuncia al empleo del cual es titular, ni al momento

de tomar posesión en período de prueba, ni al finalizar el mismo, ya que su nombramiento y de

superar dicho período ha de entenderse como un ascenso en la carrera.

- Un servidor que ostente derechos de carrera y sea nombrado en período de prueba, podrá

al finalizar dicho período y antes de producirse la firmeza de la evaluación, retornar de manera


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anticipada al empleo del cual es titular, previa presentación de la renuncia al empleo para el cual

ha sido nombrado en período de prueba, sin que tal situación afecte sus derechos o su futura

participación en otros procesos de selección. El empleado de carrera, que sea nombrado en

período de prueba en un nuevo empleo, deberá ser evaluado en el empleo de carrera que ha

venido ejerciendo con anterioridad al nombramiento, efectuando para ello una evaluación parcial

eventual (formato F8), invocando la causal, "separación temporal del empleo".

Dicha evaluación sólo tendrá efectos y deberá ser retomada dentro del período anual, si el servidor

decide retornar al empleo o ante la pérdida de la evaluación en período de prueba, caso en el cual,

a partir de su regreso y hasta el final del período anual, es decir hasta el 31 de enero, deberá ser

evaluado en el empleo del cual es titular, produciéndose una nueva evaluación parcial eventual e

invocando se la causal: "desde la última evaluación existente y hasta el final del período". Las

evaluaciones parciales y parciales eventuales que se hayan efectuado antes de su retiro temporal

por período de prueba y la posterior a su reintegro al empleo del cual es titular, se consolidarán y

determinarán una evaluación definitiva de carácter ordinario, con todos los efectos y usos propios

de este tipo de evaluaciones.

En caso contrario, es decir, si el servidor culmina satisfactoriamente el período de prueba y no

retorna al empleo inicial, la evaluación parcial eventual, deberá archivarse en la hoja de vida como

soporte del cumplimiento legal de su realización, sin que dicha evaluación tenga los efectos propios

de una evaluación definitiva.

El empleado de carrera que, como resultado del proceso de selección, sea nombrado en

otro empleo, bien en la misma entidad o en una distinta, deberá informar de dicho nombramiento

al área de talento humano, a fin de que ésta última, gestione el acto administrativo que declare la

vacancia temporal del empleo del cual el servidor es titular, dicha vacancia se extenderá por el

término de duración del período de prueba.

De acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo segundo, artículo 2.2.5.3.2., del Decreto 648 de

2017, "cuando la lista de elegibles elaborada como resultado de un proceso de selección esté

conformada por un número menor de aspirantes al de empleos ofertados a proveer, la

administración, antes de efectuar los respectivos nombramientos en período de prueba y retirar




del servicio a los provisionales, deberá tener en cuenta el siguiente orden de protección generado

por:

1. Enfermedad catastrófica o algún tipo de discapacidad.

2. Acreditar la condición de padre o madre cabeza de familia en los términos

señalados en las normas vigentes y la jurisprudencia sobre la materia.

3. Ostentar la condición de prepensionados en los términos señalados en las

normas vigentes y la jurisprudencia sobre la materia.

4. Tener la condición de empleado amparado con fuero sindical".

En cuanto los provisionales con fuero sindical, el Decreto Ley 760 de 2005, en el artículo

24, establece:

"No será necesaria la autorización judicial para retirar del servicio a los empleados

amparados con fuero sindical en los siguientes casos:

24.1. Cuando no superen el período de prueba.

24.2. Cuando los empleos provistos en provisionalidad sean convocados a concurso y el

empleado que lo ocupa no participe en él.

24.3. Cuando los empleos provistos en provisionalidad sean convocados a concurso y el

empleado no ocupare los puestos que permitan su nombramiento en estricto orden de

mérito".

Ampliación periodo de prueba por situación especial de embarazo. Cuando una empleada

en estado de embarazo se encuentre vinculada a un empleo en período de prueba, sin perjuicio

de continuar prestando el servicio, este período se suspenderá a partir de la fecha en que dé aviso

por escrito al jefe de la unidad de personal o a quien haga sus veces, y continuará al vencimiento

de los tres (3) meses siguientes a la fecha del parto o de la culminación de la licencia remunerada

cuando se trate de aborto o parto prematuro no viable" (Decreto 1083 de 2015, en el artículo

2.2.6.31.)


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4.3. Nombramiento y toma de posesión. Una vez finalizado el período de prueba y de

obtener como mínimo, calificación satisfactoria, el empleado de manera inmediata, adquirirá los

derechos de carrera o el ascenso dentro de la misma. Con posterioridad, la entidad deberá

adelantar las gestiones de inscripción o actualización en el registro público de carrera ante la

Comisión Nacional del Servicio Civil, para que se efectúe la declaración formal del derecho ya

obtenido.

Aceptación del nombramiento y toma de posesión. El aspirante que haya sido nombrado en

período de prueba, deberá de manera expresa, manifestar la aceptación del nombramiento y tomar

posesión del empleo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la aceptación. Es pertinente

señalar, que el elegible podrá solicitar una prórroga para tomar posesión del empleo, sin que dicha

prórroga pueda exceder de noventa (90) días, lo anterior en consonancia con lo dispuesto en el

artículo 46 del Decreto 1950 de 1973.

Estamos atentos para el acompañamiento que se requiera por parte de las entidades distritales en

el proceso de nombramiento en período de prueba de los nuevos funcionarios, en el marco de la

Convocatoria de la CNSC N° 431 de 2016 — Distrito Capital.

Cualquier información adicional que se requiera, favor comunicarse al correo

[email protected] o al teléfono 3680038, Ext. 1428, 1511, 1101.

Cordialmente

ACCION FUNCIONARIO CARGO FIRMA

Proyectado por: Liliana Cárdenas -

Tarquino

Yaneth Diaz -Mónica L Profesional Especialeado. Profesional Especializado

Contratista

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Revisado por: Rosalba Salguero Subdirectora Técnico- Jurídica

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