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Palestra: E- SOCIAL (SPED/EFD-SOCIAL) - SISTEMA DE ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL DAS OBRIGAÇÕES FISCAIS, PREVIDENCIÁRIAS E TRABALHISTAS - NOVAS REGRAS

Myrian Bueno Quirino Página 1

E- SOCIAL (SPED/EFD-SOCIAL) - Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e

Trabalhistas - Novas Regras

Myrian Bueno Quirino



Maio/2014

Instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes.

De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.

Iniciou-se com três grandes projetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e - Ambiente Nacional.

Atualmente está em produção o projeto EFD-Contribuições.

E em estudo: e-Lalur, EFD-Social e a Central de Balanços.

Representa uma iniciativa integrada das administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal, estadual e municipal.

Mantém parceria com 20 instituições, entre órgãos públicos, conselho de classe, associações e entidades civis, na construção conjunta do projeto.



Nota Fiscal

Eletrônica

NF-ee

SOCIAL

EFD-IRPJ

NFS-e

EFD-

Contrib.

FcontE-LALUR

CT-e

EFD

ECD

Nota Fiscal Eletrônica

Escrituração Contábil Digital

Escrituração Fiscal Digital

Conhecimento de Transporte Digital

Livro Eletrônico de Escrituração e Apuração IRPJ e CSLL sobre Lucro Real Contribuição PIS/PASEP

e COFINS

Lançamentos Contabilidade Societária

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica

Escrituração Fiscal Digital do IRPJ e CSLL

Conceito do eSocial O eSocial é um projeto do governo federal que vai coletar as informações descritas no Objeto do eSocial, armazenando-as no Ambiente Nacional do eSocial, possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.



EFD Social

� Após cinco anos de existência do

Cenário Atual

Qualquer empregador, independente de seu porte ou atividade, é obrigado à preencher diversas declarações e documentos que possuem as mesmas informações:

EFD Social

A eSocial terá o desafio de criar a folha de pagamento digital padronizada que substituirá a obrigatoriedade da folha de pagamento impressa, enviando as informações a um ambiente nacional compartilhado.

De acordo com o planejamento da Receita Federal, entrará em vigor a folha de pagamento digital (com a padronização das rubricas de folha de pagamento e tabelas de incidências), implantação do Cadastro Único de Trabalhadores, implantação do Registro Eletrônico (que substituirá a ficha de registro de empregado) bem como a eliminação da obrigatoriedade da impressão da folha de pagamento tradicional e da SEFIP/GFIP para prestação de informações à própria Receita e ao INSS.

Com isso pretende-se eliminar os arquivos correspondentes ao MANAD, viabilizar a transmissão única das informações prestadas no CAGED, RAIS, DIRF, GRRF, MANAD, GIFP, FOLHA DE PAGAMENTO, FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADO, entre outros.

As mudanças propostas mudarão profundamente as rotinas do Departamento Pessoal, dessa forma, os profissionais de RH precisam estar atentos às notícias para saber como atender a estas demandas.



O sistema exigirá um “ambiente de qualidade” na qual a empresa terá que treinar a equipe que cuidará da transmissão de dados, além de que terá de investir e aparatos tecnológicos.

Do lado da Receita, o eSocial será, mais um programa a aumentar a rede de fiscalização, além de possibilitar que o governo eleve sua arrecadação tributária ao evitar sonegações.

Além disso, as três esferas Municipal, Estadual e Federal terão acesso de forma mais rápida e concisa do detalhamento da folha de pagamento de determinada empresa.

Os leiautes de cada arquivo mencionados neste tópico estão descritos no Anexo I – Leiautes – Manual eSocial – versão 1.1

S-1010 Tabela de Rubricas

• Evento para inclusão, alteração e exclusão de registros na Tabela de Rubricas do empregador que é utilizada para validação do Evento de Remuneração dos trabalhadores

• Atenção! Obrigatoriedade de padronização das rubricas:

• Vinculação entre a Tabela da Empresa com a Tabela 3 do eSocial – Relacionamento entre tabelas.

• Verificar a natureza indenizatória ou salarial das verbas

Natureza Jurídica das verbas

• - Padronização de rubricas da folha (“DE” – “PARA”)

• Necessidade de entender a natureza jurídica das verbas para classificá-las corretamente em Natureza salarial x Natureza indenizatória.

• Exemplo: Salário in natura (salário utilidade) – Veículo fornecido ao empregado.

• Utilidade concedida PARA o trabalho: Não é considerado verba de natureza salarial

• Utilidade concedida PELO trabalho: Natureza de contraprestação, ou seja, salário.

Verbas discutidas judicialmente: Neste deve ser gerado o Evento Tabela de Processos (administrativos e judiciais) do empregador indicando a não incidência de contribuições sobre tais verbas.

Nota - Tabela 3 – Tabela de Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento

Por que a EFD Social é um projeto que demanda tanta atenção?



� Porque ela exigirá uma coleção considerável de dados, tanto no que se refere a volume quanto no que se refere à qualidade das informações demandadas pelo Fisco;

� Pelo grande número de empresas enquadradas: no estado pleno de implantação, a EFD Social enquadrará empresas do Lucro Real, Lucro Presumido, MEI, Simples Nacional e empregados domésticos superando até mesmo o número de empresas enquadradas pela EFD-Contribuições;

� Por seu caráter interdepartamental de escrituração: ela não se limita somente ao Departamento Fiscal ou ao Departamento de Recursos Humanos, isso porque a EFD Social não é somente a escrituração fiscal digital da Folha de pagamentos, mas sim a escrituração de todo um complexo leque de eventos sociais como: contratação de prestadores de serviços, acordos judiciais trabalhistas, ações trabalhistas, dissídios, afastamentos, entre outros eventos que exigem esforços de diversos departamentos;

Porque ela causará mudanças em algumas importantes rotinas da folha de pagamento?

- devido à obrigatoriedade de informar eventos como férias, afastamentos e recisão quando elas ocorrerem e não no “fechamento” mensal, como ocorre hoje em dia;

� Porque sua implementação ocorrerá em concomitância com diversas outras demandas do SPED para 2013, tais como: EFD-IRPJ, LP na EFD-Contribuições, novas funcionalidades da ECD, etc.;



EFD Social


Cenário PropostoO empregador transmitirá os eventos ao eSocial, disponível na internet e, tais informações, alimentarão as bases dos diversos sistemas governamentais que executam as políticas trabalhistas, previdenciárias e tributárias decorrentes dos vínculos de emprego.

EFD-Social - “SPED SOCIAL”

A EFD-Social mais conhecida como SPED SOCIAL ou SPED FOLHA, consiste no sistema de escrituração digital da folha de pagamento e será exigido para empresas de todos os portes, inclusive para empregadores das modalidades domésticas e microempreendores individuais (MEI) e, abrangerá todos os vínculos: regidos pela CLT em caráter efetivo ou temporário, estagiários, menores aprendizes, trabalhadores cooperados, autônomos, domésticos, e, contemplará todas as obrigações trabalhistas relacionadas, bem como, obrigações previdenciárias e fiscais relativas a esses vínculos.

Este SPED será exigido das empresas do Lucro Real, Lucro Presumido, MEI, Simples Nacional, e empregados domésticos, ONGs, igrejas, enfim, todas as empresas, deverão enviar os arquivos.

A informatização do sistema de escrituração da folha de pagamento visa atender as necessidades dos principais órgãos governamentais, consolidando em uma base única, dados e informações para atividades da Receita Federal do Brasil (RFB), do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), da Caixa Econômica Federal (CEF) e do Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e também a Justiça do Trabalho qualificando as informações para uso em decisões das Ações Reclamatórias Trabalhistas.



Podemos denominar este projeto como o “Big Brother” da folha de pagamento, todas as movimentações passaram a ser observadas e validadas, ou seja, as informações que farão parte da EFD-Social deverão ser transmitidas pelo empregador antes da efetivação do evento trabalhista, em arquivos XML individuais e, para cada evento que ocorra durante mês, por exemplo: admissão, rescisão, afastamento, férias, transferência entre empresas do mesmo grupo econômico, adiantamento salarial e, essas informações serão reunidas e aguardará a transmissão do fechamento da Folha de Pagamento que será obrigatoriamente transmitida todos os meses após o fechamento e deverá estar consistente com o Registro de Eventos Trabalhistas transmitidos durante a competência.

Apesar de ser a caçula da família SPED, a EFD-SOCIAL é a maior e mais complexa estrutura de escrituração digital, estudos apontaram que se trata da escrituração digital mais volumosa de informações, na composição está previsto 09 (nove) blocos com centenas de registros para cada vínculo e evento trabalhistas, além das mais de 100 (cem) rubricas oficias os quais deverão ser realizados depara e agrupar as verbas de diferentes títulos com mesmas finalidades.

O governo entende que este tipo de amarra tributária por meio do (SPED) Sistema Público de Escrituração Digital, mesmo com os problemas gerados em etapas anteriores com SPED Contábil e Fiscal, é o caminho para aumentar arrecadação e aprimorar a fiscalização, como podemos observar o governo tem acumulado recordes de arrecadação e redução de custos operacionais, pois, um dos mecanismos que colabora para isso é o SPED que canalizou o sistema fiscalizatório dos tributários brasileiro, obtendo resultados em tempo real colaborando sistematicamente com os órgãos fiscalizadores no fornecimento de informações e meios eficientes para combater a sonegação.

Principais Características do XML O XML traz uma sintaxe básica que pode ser utilizada para compartilhar informações entre diferentes computadores e aplicações. Quando combinado com outros padrões, torna possível definir o conteúdo de um documento separadamente de seu formato, tornando simples para reutilizar o código em outras aplicações para diferentes propósitos. Portanto, uma das suas principais características é sua portabilidade, pois, por exemplo, um banco de dados pode escrever um arquivo XML para que outro banco consiga lê-lo. Aplicações Alguns dos propósitos do XML são: auxiliar os sistemas de informação no compartilhamento de dados (especialmente via internet), codificar documentos e inserir seriais nos dados comparando o texto com o de outras linguagens



baseadas em serialização. Quando você recebe atualizações vindas de uma assinatura de RSS, isso só foi possível porque a fonte em questão disponibilizou um arquivo XML que pode fornecer o feed ao programa que fez a leitura instalada em seu computador.

O que motivou a criação do eSocial?

Alguns motivos da criação do eSocial podem ser destacados nas informações divulgadas em eventos da Receita Federal referentes a resultados de fiscalizações.

No ano de 2010, foram identificados R$ 3.556.082.242,60 relativos a divergências entre informações da GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social) e as lançadas em folha de pagamento, além de R$ 1.743.830.046,93 referentes a salários e ordenados pagos a empregados que não foram incluídos em folha de pagamento.

O resultado dessas fiscalizações gerou R$ 3,5 bilhões em autos de infração emitidos pela Receita Federal pelo não pagamento ou falta de declaração de informações previdenciárias na GFIP.

Esses números foram obtidos somente pelo cruzamento da GFIP com a folha de pagamento e somente das informações de um conjunto de contribuintes fiscalizados, pois seriam bem maiores se considerados o universo total de contribuintes.

“No ano de 2010, último dado que esse estudo foi feito, tivemos 3.5 bilhões de reais em auto de infração da Receita Federal pelo não pagamento ou a não declaração de informações previdenciárias na GFIP, somente batendo folha de pagamento e GFIP”.



Pode-se considerar inclusive que isso não é sonegação, porque quem apresenta uma folha de pagamento e apresenta a GFIP e dá uma diferença dessas, trata-se de erro na prestação da informação. Não é intenção desmedida em sonegar.

Aqui embaixo já é um pouco diferente, nós tivemos um resultado de fiscalização encerrada em 2010 sob salários pagos e ordenados pagos a empregados não incluídos em folha de pagamento pelas empresas: R$ 1.7 bilhões de reais em contribuição, não é em salário é em contribuição 20%, então aqui a gente sabe que o valor de salário fora da folha é um valor5 Isso só nos que foram fiscalizados, deixar claro, não é do universo total de contribuintes, só dos que foram fiscalizados.”

eSOCIAL x atuais procedimentos

Os atuais procedimentos precisarão de mudanças, evoluções e investimentos iniciais em tecnologia para evitar multas e dificuldades em se adaptar a nova realidade.

Valem ressaltar que, as alterações são complexas, os contribuintes devem se “antecipar” com a agilidade e organização dos dados que deverão ser entregues.

A principal mudança nos procedimentos atuais será a agilidade na informação.

Um exemplo é o registro de funcionários, que deve ser realizado imediatamente antes de se iniciar o trabalho.

Atualmente, essa informação é transmitida para o Ministério do Trabalho através do Caged, entregue até o dia sete do mês seguinte.

Com a implantação da eSocial, entretanto, essa informação deverá ser gerada imediatamente, ou no prazo máximo de 48 horas. O Fisco receberá as informações de forma rápida e segura, evitando fraudes e gerando prontamente as multas, quando houver irregularidade.

EFD Social – Quais informações serão exigidas neste SPED?

O SPED Folha, também como é chamado a EFD Social, exigirá informações da folha de pagamento, juntamente com as obrigações trabalhistas. Farão parte do EFD Social todos os eventos trabalhistas, isto é, as informações da relação jurídica entre empregado e empregador, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuição previdenciária e algumas contribuições previdenciárias substituídas – a exemplo das cooperativas de trabalho e espetáculos desportivos, contratação de prestadores de serviços, alterações de cargos, dissídios, entre outros eventos.



As informações exigidas no arquivo justificam o fato de ser considerado o mais complexo de todos os SPEDs. Isso porque o contribuinte terá de enviar não somente a escrituração da folha de pagamentos realizada pelo departamento de pessoal, mas sim informações de inúmeros eventos sociais que exigirão esforços de diversos departamentos.

eSOCIAL: as informações serão cruzadas?

Após a transmissão do eSocial, as informações constantes no arquivo poderão ser cruzadas automaticamente, assim como já acontece com a entrega dos demais SPEDs.

Valores isentos de diárias, indenizações, ajuda de custo e abono de férias são alguns exemplos das informações constantes no eSocial que poderão ser cruzadas com outras declarações transmitidas (DIRF, DIPJ, além dos demais módulos do SPED).

Com a fiscalização crescente e o cruzamento de dados eletrônicos, as empresas precisam aprimorar seus controles de forma a estarem aptas a cumprir as novas exigências do Fisco.

eSOCIAL – quais os órgãos envolvidos?

A Escrituração Fiscal da Folha de Pagamento e das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais (eSocial), mesmo que, ainda sem Instrução Normativa regulamentando sua criação, já esta com a data marcada para o início de 2014 e promete evoluir e tentar eliminar ao máximo a sonegação que muitos praticam e que hoje não tem penalização para tais atos.

O e-Social vai englobar todos os contribuintes, desde o empregador doméstico às grandes empresas. Teremos mais um módulo do SPED que irá unificar em um único arquivo informações que hoje, são disponibilizadas a diversos órgãos, com a finalidade de manter o controle de qualquer vínculo trabalhista contratado no Brasil.

Os órgãos que o e-Social pretende atender:

• Receita Federal (RFB); • Ministério do Trabalho e Emprego (MTE); • Instituto Nacional do Serviço Social (INSS); • Caixa Econômica Federal (CEF); • Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS); e • Justiça do Trabalho

eSOCIAL: Prazos de Entrega e Multas



Os empresários devem estar atentos à data de entrega das informações exigidas pelo e-Social: as informações de eventos trabalhistas deverão ser transmitidas tempestivamente, ou seja, à medida que ocorrerem em arquivos individuais para cada evento.

Estas informações farão parte de uma base de dados denominada “Registro de Eventos Trabalhistas” que representará o histórico laboral do trabalhador.

As informações relativas à folha de pagamento deverão ser transmitidas mensalmente e deverão estar de acordo com os dados constantes no Registro de Eventos Trabalhistas.

Os empregadores deverão se atentar também quanto às multas geradas pela não transmissão das informações dentro dos prazos previstos ou pela inconsistência dos dados. Mesmo que o contador seja uma “ferramenta” que irá auxiliar no cumprimento da obrigação, as multas geradas serão em nome da empresa ou pessoa física empregadora.

Atualmente está prevista multa para quem não se adequar ao sistema e deixar de transmitir o arquivo SPED podendo chegar a R$ 5.000,00 por mês ou fração. Como sempre, os ônus de tais projetos recaem sobre a sociedade, neste caso, a sociedade empresarial de pequeno e médio porte que em sua maioria não detém soluções preparadas para atender a imposição do fisco, como se já não bastasse à alta carga tributária os pequenos empresários deverão fazer investimentos em tecnologia, contratação profissionais e em muitos casos serviços de consultoria especializada.

A partir da publicação da lei 12.766/12, o valor das multas nos casos da falta de apresentação entrega em atraso, incorreções ou omissões no âmbito do SPED são as seguintes: I - por apresentação extemporânea:

a) R$ 500,00 (quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro presumido;

b) R$ 1.500,00 (mil e quinhentos reais) por mês-calendário ou fração, relativamente às pessoas jurídicas que, na última declaração apresentada, tenham apurado lucro real ou tenham optado pelo autoarbitramento;

II - por não atendimento à intimação da Secretaria da Receita Federal do Brasil, para apresentar declaração, demonstrativo ou escrituração digital ou para prestar esclarecimentos, nos prazos estipulados pela autoridade fiscal, que nunca serão inferiores a 45 (quarenta e cinco) dias: R$ l.000,00 (mil reais) por mês-calendário;

III - por apresentar declaração, demonstrativo ou escrituração digital com informações inexatas, incompletas ou omitidas: 0,2% (dois décimos por cento), não inferior a R$ 100,00 (cem reais), sobre o faturamento do mês anterior ao da entrega da declaração, demonstrativo ou escrituração equivocada, assim entendida como a receita decorrente das vendas de mercadorias e serviços.



eSocial: Cronograma

O novo prazo para que as empresas entreguem o eSocial - anunciado pelo governo.

� Inicialmente previsto para ser transmitido a partir de janeiro de 2014, o eSocial teve seu

prazo dilatado para abril e agora conta com um novo cronograma estimado, divulgado

durante a II Conferência Internacional sobre Escrituração Digital – CISPED 2013.

Este cronograma, foi oficializado através de publicação de ato próprio no Diário Oficial da União

Circular nº 642 / 2014, engloba todas as empresas, inclusive aquelas participantes do Simples

Nacional, conforme o quadro abaixo:

Empresas tributadas pelo Lucro Real

- O cadastramento inicial deve ser feito até 30/06/2014;

- O envio de eventos mensais de folha e apuração de tributos deve iniciar até 30/07/2014;

- Substituição da GFIP a partir de 09/2014.

Empresas tributadas pelo Lucro Presumido e Empresas do Simples Nacional - O cadastramento inicial deve ser feito até 30/11/2014; - O envio de eventos mensais de folha e apuração de tributos deve iniciar até 30/12/2014; - Substituição da GFIP a partir de 01/2015.

E -Social: novo cronograma apresentado no evento CISPED

O cronograma do eSocial – Circular nº 642 / 2014

O início da obrigatoriedade da utilização do eSocial será conforme o seguinte cronograma:

I – A transmissão dos eventos iniciais e tabelas deverá ocorrer:

a) até 30/04/2014 para produtor rural pessoa física e segurado especial;

b) até 30/06/2014 para as empresas tributadas pelo Lucro Real;

c) até 30/11/2014 para as empresas tributadas pelo Lucro Presumido, Entidades Imunes e Isentas

e optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos

pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Simples Nacional, Micro Empreendedor

Individual (MEI), contribuinte individual equiparado à empresa e outros equiparados a empresa ou

a empregador; e

d) até 31/01/2015 para os órgãos da administração direta da União, Estados, Distrito Federal e



Municípios, bem como suas autarquias e fundações.

II – A transmissão dos eventos não periódicos deverá ocorrer imediatamente após a inclusão dos

eventos iniciais no eSocial, conforme cronograma definido no inciso I

III – A transmissão dos eventos mensais de folha de pagamento e de apuração de tributos e

encargos trabalhistas deverá ocorrer:

a) a partir da competência maio de 2014 para os obrigados relacionados na alínea “a” do inciso I

deste artigo;

b) a partir da competência julho de 2014 para os obrigados relacionados na alínea “b” do inciso I

deste artigo;

c) a partir da competência novembro de 2014 para os obrigados relacionados na alínea “c” do

inciso I deste artigo; e

d) a partir da competência janeiro de 2015 para os obrigados relacionados na alínea “d” do inciso I

deste artigo.

A transmissão das informações por meio do eSocial substituirá a prestação das informações por

meio da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à

Previdência Social – GFIP, a partir das seguintes competências:

I – a partir de maio de 2014, para os obrigados relacionados na alínea “a” do inciso I deste artigo;

e

II – a partir de novembro de 2014, para os obrigados relacionados na alínea “b” do inciso I deste

artigo; e

III – a partir de janeiro de 2015, para os obrigados relacionados na alínea “c” e “d” do inciso I deste

artigo.

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Cronograma Estimado

No dia 19/03/2014 foi divulgado pela Receita Federal do Brasil, no evento do CRC - SP, pelo coordenador de sistemas fiscais Sr. Daniel Belmiro, um novo cronograma para o início da obrigatoriedade do eSocial. Este calendário ainda não é definitivo, portanto deve-se continuar o acompanhamento até a publicação da regulamentação. - SUPORTE À GERAÇÃO DO eSOCIAL

• Disponibilização do aplicativo para qualificação do cadastro dos trabalhadores existentes nas empresas – Março/2014 – Consulta CPF, PIS/NIT e Data de nascimento na base do sistema CNIS.



• Manual de especificação técnica do XML e conexão webservice – abril/2014. • Ambiente de testes para conexão webservice e recepção dos eventos iniciais (pré-

produção) – disponível a partir de maio/2014. • Ambiente de testes para conexão webservice e recepção do cadastramento inicial dos

trabalhadores – disponível a partir de julho/2014. - CRONOGRAMA ESTIMADO

• Obrigatoriedade de prestar a informação via eSocial - módulo empregador doméstico – 120 dias após a publicação da regulamentação da EC 72/2013.

• Implantação do eSocial por fases para o primeiro grupo de empresas – Empresas do Lucro Real: Até 31/10/2014 – Cadastramento inicial; A partir da competência 10/2014 – Envio dos eventos de mensais de folha e apuração dos tributos. A partir da competência 01/2015 – substituição da GFIP

• Implantação do eSocial com Recolhimento unificado – Segurado especial e Pequeno Produtor Rural – a partir de 1º de maio de 2014

• Implantação do eSocial por fases para o segundo grupo de empregadores – Empresas do Lucro Presumido, Simples Nacional, Entidades Imunes ou Isentas, MEI, produtores rurais e demais equiparados à empresa - Está em análise junto aos Ministérios e a Secretaria da Micro e Pequena Empresa.

• Entes públicos – Administração Direta Autárquica e Fundacional da União, Estados, Distrito Federal e Municípios - Cadastramento inicial até 31/01/2015, entrega da primeira competência do eSocial (01/2015) – até 07/02/2015.

• Substituição da DIRF, RAIS, CAGED e outras informações acessórias e Entrada do módulo da reclamatória trabalhista – A partir do AC 01/2015.

eSocial - Versão Inicial dos Leiautes

Foi publicado no Diário Oficial da União o Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, de 17 de julho de 2013 – versão 1.0, que aprovou e divulgou os leiaute do Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial.

Nota: Está disponível a versão 1.1 do Manual de Orientação do eSocial, aprovada e

divulgada pela Circular nº 642, de 6 de janeiro de 2014, da Caixa Econômica Federal. O

manual tem por objetivo estabelecer as regras do eSocial e orientar o empregador e o

contribuinte para a nova forma de cumprimento de suas obrigações.

Para os empregadores de maior porte está em desenvolvimento um módulo completo do eSocial. Nesse módulo, as empresas deverão transmitir suas informações através de arquivos gerados em seus sistemas de informática, utilizando leiautes padronizados. Haverá integração direta entre o sistema informatizado do empregador e o ambiente nacional do eSocial para transmissão dos arquivos, sem necessidade de preenchimento de telas na internet ou de programas geradores de escrituração ou declaração. Para utilização dessa opção, as empresas deverão possuir serviços web de conexão webservice.

Web service é uma solução utilizada na integração de sistemas e na



comunicação entre aplicações diferentes. Com esta tecnologia é possível que novas aplicações possam interagir com aquelas que já existem e que sistemas desenvolvidos em plataformas diferentes sejam compatíveis. Os Web services são componentes que permitem às aplicações enviar e receber dados em formato XML.

Cada aplicação pode ter a sua própria "linguagem", que é traduzida para uma linguagem universal, o formato XML.

Para as empresas, os Web services podem trazer agilidade para os processos e eficiência na comunicação entre cadeias de produção ou de logística. Toda e qualquer comunicação entre sistemas passa a ser dinâmica e principalmente segura, pois não há intervenção humana.

Essencialmente, o Web Service faz com que os recursos da aplicação do software estejam disponíveis sobre a rede de uma forma normalizada.

Os leiautes de arquivos estão sendo disponibilizados em versão inicial e sua divulgação tem caráter informativo aos setores da sociedade. Será disponibilizado em breve ato normativo dos órgãos competentes que conterá as regras de obrigatoriedade para transmissão.

O leiaute aprovado nos termos do caput consta no Manual de Orientação do eSocial - versão 1.0, está disponível na Internet, no endereço eletrônico www.esocial.gov.br. O leiaute é composto pelos eventos decorrentes das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, cujos arquivos deverão ser transmitidos em meio eletrônico pela empresa, pelo empregador ou por outros obrigados a eles equiparados, nos prazos a serem estipulados em ato específico. Objeto do eSocial O eSocial tem por objeto, informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras informações previdenciárias e fiscais previstas na lei n° 8.212, de 1991. As informações podem ser classificadas em três tipos, a saber: a) Eventos trabalhistas: é uma ação ou situação advinda da relação entre empregador e trabalhador, como por exemplo, a admissão de empregado, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, etc. b) Folha de Pagamento;



c) Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias: são aquelas previstas na lei nº 8212, de 1991, e em Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.

O eSocial é realmente o mais complexo de todos os SPEDs, são 44 blocos que somam mais ou menos de 2.200 registros. Sem contar as 20 tabelas do eSocial com mais de 870 itens.

As informações exigidas justificam o fato de ser considerado o mais complexo de todos os SPEDs. Isso porque o contribuinte terá de enviar não somente a escrituração da folha de pagamentos realizada pelo departamento de pessoal, mas sim informações de inúmeros eventos sociais que exigirão esforços de diversos departamentos.

A mudança gerada pelo eSocial, não verte apenas sobre tecnologia, mas em cultura e capacitação também.

Para evitar problemas, visto que não é qualquer um que está apto a entregar o SPED da forma correta, serão necessários investimentos em treinamentos extensivos para a preparação de todos os seus funcionários. Ou, ainda, poderão tratar deste tema diretamente com seu contador.

Objetivos do projeto Unificar a captação das informações definidas no conceito do eSocial; Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os empregadores, com o estabelecimento de transmissão única para os diferentes órgãos de governo, usuários da informação; RET – Registro de Eventos Trabalhistas X Identificadores RET- Registro de Eventos Trabalhistas As informações dos Eventos Trabalhistas alimentarão uma base de dados denominada RET – Registro de Eventos Trabalhistas.

Uma das mais importantes características deste SPED é o RET (Registro de Eventos Trabalhistas).

Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o RET. Por exemplo, um evento de desligamento de empregado só será aceito se para aquele empregado tiver sido enviado anteriormente, o evento de admissão.



Outro exemplo, um evento de afastamento temporário somente será aceito se o empregado já não estiver afastado. O RET também será utilizado para validação da folha de pagamento, que só será aceita se todos os trabalhadores constantes no RET como ativos constarem na mesma e, por outro lado, todos os trabalhadores constantes da folha de pagamento constar no RET. Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também serão objeto de informações que alimentarão o RET, como os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados. Identificadores

Com a entrada do eSocial muda, também, os identificadores. A partir da data de entrada em vigor do eSocial os empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física.

No lugar da matrícula CEI para as pessoas físicas, foi criado o CAEPF – Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será um número sequencial, acoplado ao número do CPF. A pessoa física deverá providenciar registro no CAEPF, obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio a ser publicado oportunamente. No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil, foi criado o CNO – Cadastro Nacional de Obras, que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do eSocial relativas a obras, comporão o cadastro inicial do CNO- Cadastro Nacional de Obras. Os trabalhadores, por sua vez, terão como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP). NIS - O cadastramento no Programa de Integração Social (PIS) é um direito do trabalhador. Além de ser um dos critérios para a atribuição do Abono Salarial, o cadastramento no PIS possibilita também a identificação no pagamento do FGTS e Seguro-Desemprego.

Conforme Circular CAIXA Nº. 574 de 02/03/2012, publicada em D.O.U de 05/03/2012, os procedimentos para cadastramento do trabalhador pela Empresa foram alterados. A CAIXA passou a utilizar um novo sistema de cadastro social: o Cadastro NIS.



Para adequar-se ao novo sistema o formulário DCT – Documento de Cadastramento do Trabalhador foi substituído pelo DCN – Documento de Cadastramento do NIS e foram disponibilizadas novas formas de cadastramento O par “CPF x NIS” deverá estar consistente com o CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais e será validado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação. Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do eSocial.

� A proposta é racionalizar e aprimorar a qualidade de informação, permitindo, no âmbito previdenciário, a consagração do CNIS como fonte confiável de informações e, com isso, assegurar aos beneficiários do RGPS o tratamento adequado.

� Como se sabe, a GFIP, hoje, ocupa papel importante na prestação de informações e abastecimento de dados no CNIS, mas os erros de preenchimento e retificação são, ainda, recorrentes. O SPED Folha aprimorará o procedimento existente. Na verdade, o mudará por completo.

� Resolva os casos de duplicidade de CPF e PIS com antecedência, inclusive há casos de incompatibilidade nas das datas de nascimento nos diversos documentos de funcionários.

A RFB esta desenvolvendo um aplicativo para consulta e validação do CPF/PIS/Data Nascimento

Qualificação cadastral dos trabalhadores

Encontra-se disponível para utilização pelo usuário o módulo de "Qualificação on-line" que permite até 10 (dez) consultas simultâneas e podem ser utilizados por empregados, empregadores, contribuintes individuais, etc.

� Para possibilitar a instituição do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), foi desenvolvido o aplicativo de "Qualificação Cadastral”

� Permite ao usuário verificar se o Cadastro de Pessoa Física – CPF e o Número de Identificação Social – NIS (NIT/PIS/PASEP) estão aptos para serem utilizados no eSocial.

� Deverão ser informados - CPF, NIS e data de nascimento do trabalhador. � Após a verificação cadastral nas bases de dados do CPF e do Cadastro Nacional de

Informações Sociais – CNIS, o aplicativo retornará o resultado para o usuário sobre a validação de cada campo informado (CPF, NIS e data de nascimento) com os dados constantes das bases CPF e CNIS, informando quais os campos estão com divergências.

� Caso haja divergência nos dados informados, o aplicativo apresentará as orientações para que se proceda à correção.



� Se a divergência for relativa ao :

- Divergências relativas ao CPF (situação "suspenso", "nulo" ou "cancelado", ou data de nascimento divergente) - o aplicativo apresentará a mensagem de direcionamento aos conveniados da RFB Banco do Brasil, CAIXA e Correios.

- Divergências relativas ao NIS (CPF ou data de nascimento divergentes) - o usuário deverá estar atento, pois a orientação será dada de acordo com o ente responsável pelo cadastro do NIS (INSS, CAIXA ou BANCO DO BRASIL)

http://www9.dataprev.gov.br/Esocial/pages/qualificacao/qualificar.xhtml

Qualificação Cadastral

Qualificação on-line

Qualificação cadastral

Os campos precedidos com asterisco (*) são de preenchimento obrigatório

Qualificar dados cadastrais

* CPF:

* NIS:

* Data de Nascimento:

* Nome do Funcionário

Nota:

� O INSS também dispõe de aplicativo de Inscrição na Previdência Social - Contribuinte Filiado no sítio: http://agencia.previdencia.gov.br/e-aps/servico/179

� Esse serviço permite ao cidadão que não possui Número de Identificação Social - NIS (PIS/PASEP/NIT) fazer sua própria inscrição junto à Previdência Social.

Todas as informações do eSocial serão armazenadas em 8 tabelas:

a) Rubricas da folha de pagamento;

b) Lotações e Departamentos;

c) Cargos;



d) Funções;

e) Horários de trabalhadores;

f) Estabelecimentos e obras de construção civil;

g) Processos administrativos e judiciais; e

h) Operadores Portuários, cadastrados pelo OGMO-Órgão Gestor de Mão de Obra.

Lembrando que o eSocial será exigido para os eventos ocorridos a partir da competência de janeiro de 2014.

Transmissão dos arquivos a) Eventos Trabalhistas: os arquivos relativos a eventos trabalhistas deverão ser gerados e transmitidos na medida em que ocorrerem, observando os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação. Assim, ao se admitir um empregado, o arquivo com a respectiva informação deverá ser transmitido antes que o empregado inicie suas atividades profissionais. Para cada evento trabalhista deve ser gerado um arquivo único, no leiaute especificado para o evento ocorrido. Há um leiaute diferente para cada um dos tipos de eventos trabalhistas. b) Folha de Pagamento e Outras Informações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais: será composta de diversos arquivos, cujo número vai variar de acordo com o conteúdo a ser transmitido. O início da transmissão deverá ser feito com o arquivo de Abertura e sua finalização com o arquivo de encerramento. Durante a transmissão, se um arquivo com a mesma informação for enviado mais de uma vez, o arquivo mais recente será o arquivo válido e o enviado anteriormente será desprezado. Por exemplo, se a remuneração de um empregado for enviada mais de uma vez antes do encerramento da folha, será considerada válida, a última informação, considerando os campos que compõem a chave primária que identificam o arquivo.



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MODELO OPERACIONAL

Descrição Simplificada do Modelo Operacional O empregador gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, transformando-o em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira vigente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o ambiente nacional do eSocial, que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.



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1 - O arquivo enviado deve obedecer os leiautes do ADE 05.

2 - O início da transmissão dos eventos começa com o arquivo de Abertura.

3 - A transmissão dos arquivos do eSocial

deverá ser feita seguindo a sequencia lógica definida no ADE05.

MODELO OPERACIONAL

Sequenciamento lógico da transmissão dos arquivos A transmissão dos arquivos do eSocial deverá ser feita seguindo uma sequencia lógica, obedecendo etapas, conforme descrito a seguir: a) Eventos Iniciais: ◦ Informações do Empregador; ◦ Arquivos de Tabelas; ▪ Tabela de rubricas da folha de pagamento; ▪ Tabela de Lotações e Departamentos; ▪ Tabela de Cargos; ▪ Tabela de Funções; ▪ Tabela de Horários; ▪ Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil; ▪ Tabela de Processos; ▪ Tabela de Operadores Portuários; ◦ Cadastramento inicial de vínculos; b) Eventos trabalhistas; ◦ Cadastramento Inicial; ◦ Admissão; ◦ Alteração Cadastral; ◦ Alteração Contratual; ◦ CAT; ◦ ASO; ◦ Aviso de Férias;



◦ Afastamento Temporário; ◦ Alteração de Afastamento Temporário; ◦ Retorno de Afastamento Temporário; ◦ Estabilidade Início; ◦ Estabilidade Término; ◦ Condição Diferenciada de Trabalho – Início; ◦ Condição Diferenciada de Trabalho – Término; ◦ Aviso Prévio; ◦ Cancelamento de Aviso Prévio; ◦ Atividades Desempenhadas; ◦ Comunicação de Acidente de Trabalho; c) Folha de Pagamento e Outras Informações: ◦ Abertura da Folha de Pagamento; ◦ Remuneração dos trabalhadores (um arquivo para cada trabalhador); ◦ Serviços Tomados; ◦ Serviços Prestados; ◦ Serviços tomados de cooperativa; ◦ Serviços prestados por cooperativa; ◦ Aquisição de produção rural; ◦ Comercialização da produção rural; ◦ Recursos recebidos ou repassados por/para associação desportiva de futebol; ◦ Encerramento. O sequenciamento deve ser obedecido, pois as informações constantes dos primeiros arquivos são necessárias para processamento das informações posteriores. Para melhor entendimento, são citados alguns exemplos a seguir: 1 – Ao se enviar as informações de remuneração dos trabalhadores (folha de pagamento), as rubricas da folha devem constar da tabela de rubricas; 2 – Ao se transmitir um arquivo de aviso de férias de um determinado empregado, este deve constar do RET como empregado ativo. Para constar no RET, há necessidade de transmissão de arquivo de admissão ou de Cadastro Inicial de Vínculo. 3 – Ao se enviar a remuneração de determinado funcionário na folha de pagamento, este funcionário deve constar do RET.



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PORTAIS DO EMPREGADOR E DO TRABALHADOR

Permitirá o acesso facilitado às informações reunidas em um único banco de dados pelos empregadores e também pelos trabalhadores (Portal do Trabalhador). Possibilitando as consultas de informações da Previdência, FGTS e outros direitos trabalhistas.

Quais as vantagens da eSOCIAL? A e-Social tem a intenção de eliminar nove obrigações que estão em vigor: CAGED; GFIP; DIRF Informações de Folha; DIRF Informações de Terceiros; RAIS; Livro de Empregados; GPS; Folha de Pagamento; e MANAD. eSocial – O Portal do Empregador Doméstico

O Governo Federal disponibilizou, em caráter experimental, o Portal do Empregador Doméstico.

O site facilita para os empregadores o cumprimento das obrigações estabelecidas pela Emenda Constitucional nº 72, também conhecida como “PEC das Domésticas”, que estendeu a todos os empregados domésticos os direitos dos demais trabalhadores.



Inicialmente apenas com o Módulo Empregador Doméstico está disponível em ambiente, permitindo ao empregador doméstico cumprir todas as obrigações decorrentes das relações de trabalho.

As seguintes funcionalidades estão disponíveis na versão inicial:

1. emissão de código para controle de acesso e segurança da informação e cadastramento do empregador;

2. possibilidade de cadastramento dos empregados domésticos (dados pessoais e contratuais);

3. possibilidade de geração do contracheque/recibo, folha de pagamento e folha de controle de ponto;

4. cálculo da contribuição previdenciária; 5. controle de horas extras; e 6. emissão da guia de recolhimento da contribuição previdenciária (GPS) para

o mês de junho de 2013, com vencimento em 15/07/2013.

As informações de cadastro do empregador e empregado inseridas no eSocial na versão inicial serão válidas e servirão para a versão definitiva do Portal do Empregador.

As informações de pagamento, horas extras e cálculo de contribuições serão registradas no sistema a partir do mês de junho de 2013 (06/2013), mantendo-se as regras atuais de registro de informações e recolhimento referentes aos meses anteriores.

A necessidade dessa versão inicial é para que as equipes técnicas de desenvolvimento dos órgãos responsáveis pelo eSocial possam receber críticas e sugestões para o aperfeiçoamento da ferramenta para o momento em que seu uso se tornar obrigatório.

Após a regulamentação da EC nº 72/2013, o Portal do Empregador Doméstico permitirá:

1. cálculo do FGTS e do imposto de renda retido na fonte(IR); 2. registro de jornada de trabalho e quadro de horário; 3. banco de horas para compensação de horas extras trabalhadas; 4. registros de afastamentos e outros eventos trabalhistas, tais como: férias,

licença maternidade, salário família, acidente de trabalho, auxílio doença; 5. emissão de termos e documentos trabalhistas, tais como: termo de rescisão,

aviso de férias, aviso prévio, histórico de eventos do empregado; e 6. emissão da guia de recolhimento unificado (FGTS, Contribuições

Previdenciárias e IR), que poderá ser utilizada a partir da vigência da nova legislação de regência.



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SUGESTÕES DAS ATIVIDADES IMEDIATAS PARA FASE DE IMPLANTAÇÃO

1 - Participar de treinamentos para adquirir conhecimento sobre o assunto.

2 – Estudar os 43 leiautes e identificar aqueles que a empresa está obrigada a atender.

3 – Identificar as pessoas responsáveis por cada leiaute e encaminhar o leiaute respectivo solicitando plano de ação para atende-lo.

4 – Enviar comunicação formal para responsável legal pela empresa e gestores informando o que é eSocial, as informações que a empresa estará obrigada a enviar e prazos.

5 – Fazer apresentação na empresa para os responsáveis pelo cumprimento da obrigação.

6 – Comunicação formal aos trabalhadores sobre o que é eSocial e sobre a necessidade da empresa realizar o recadastramento de dados dos trabalhadores orientando-os sobre a responsabilidade pelas informações prestadas à empresa que repassará para a Receita Federal.

- Distribuição e controle de recebimento do formulário de coleta

8 - Atualização dos dados nos sistemas

SUGESTÕES DAS ATIVIDADES IMEDIATAS PARA FASE DE IMPLANTAÇÃO

7 - Distribuição e controle de recebimento do formulário de coleta

8 - Atualização dos dados nos sistemas

9 - Revisão de tabelas de rubricas e parâmetros tendo como base as tabelas do sistema eSocial

10 - Revisão de CBO e Descrição de Atividades

11 - Revisão CPF e PIS X RFB e CNIS e atualização nos sistemas

12 – Organização de dados de exames médicos, riscos ambientais e EPC/EPI em sistemas para posterior geração de arquivos



Obrigada!

Myrian Bueno Quirino – Especialista área Trabalhista e Previdenciária

[email protected]

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