opis funkcionalnosti autorskog softverskog rešenja qdoc

7/24/2019 Opis funkcionalnosti autorskog softverskog reenja QDoc

1/129

Prilog I

Prilog I:

Opis funkcionalnosti

autorskog softverskog reenja

QDoc


2/129

I

2

1.Pregled funkcija

U teoriji, ne postoji razlika izmeuteorije i prakse. Ali u praksi postoji.Rosenberg & Stephens (2007).1

1.1. O programu i dokumentaciji uopte

Jedna od osnova serije standarda ISO 9000 jeste dokumentovanost sistema

kvaliteta. Od sloenosti poslovnog sistema zavisi arhitektura dokumenata sistemakvaliteta. Za praktinu realizaciju sistema kvaliteta neophodno je da svi njegovielementi (organizacija, procesi, postupci i resursi) budu:

propisani (uvedeni),

dosledno sprovedeni i potvreni(dokazani u praksi).

Znaajdokumenata u sistemu kvaliteta iskazan je kroz dve takestandarda ISO9001 posveeneiskljuivodokumentima sistema kvaliteta (take4.5 i 4.16).

Uspostavljanje efikasnog upravljanja dokumentima sistema kvaliteta je od

izuzetnog znaaja za poslovni sistem, kako u fazi uvoenjasistema kvaliteta tako ikasnije u fazi njegovog daljeg unapreivanja.

1.1.1

Cilj i namena aplikacije

Cilj aplikacije za upravljanje dokumentacionim centrom - QDoc je da omoguiefikasno praenje i upravljanje dokumentima sistema kvaliteta i standardizovanutehnikuobradu dokumenata.

Aplikacija za upravljanje dokumentacionim centrom QDoc je namenjena onoj

funkciji u preduzeu koja je zaduenaza upravljanje dokumentima. Ukoliko takva

1Rosenberg, D., & Stephens, M. (2007).Use case driven object modeling with UML. APress,

Berkeley, USA.


3/129

I

3

funkcija pre uvoenja sistema kvaliteta nije postojala, onda funkcija obezbeenjakvaliteta treba da obavlja te poslove.

Aplikacija je projektovana za rad umrenom

okruenju

(postoji i

jednokorisnikaverzija aplikacije), toomoguavauspostavljanje internih standardaza izradu dokumenata sistema kvaliteta.

1.1.2

Ulazni podaci

Podaci koji su neophodni za rad aplikacije QDoc su:

podaci o dokumentima sistema kvaliteta (nivo dokumenta, izdanje

dokumenta, status dokumenta),

podaci o osoblju (odgovornost, strunasprema, radna mesta, ...)

podaci o organizacijskim jedinicama,

takestandarda ISO 9001,

podaci o odgovornostima u sistemu kvaliteta,

podaci o korisnikim aplikacijama za tehniku obradu dokumenata (Word,WordViewer, ...) i

podaci koji zavise od konkretnih zahteva korisnika aplikacije QDoc.

Na osnovu ovih ulaznih podataka aplikacija za upravljanje dokumentacionim

centrom QDoc generieodgovarajueizlazne informacije.

1.1.3

Izlazne informacije

Aplikacija generieizlazne informacije u obliku Pregleda i Izvetaja.

Pregled predstavlja izlazne informacije prikazane na ekranu (monitoru,

displeju). Iz pregleda je mogue izvritiodgovarajueakcije u aplikaciji (na primer,izabrati dokument iz liste date u pregledu i ui u njegov sadraj). Pregledi se netampaju.

Izvetajpredstavlja izlaznu informaciju iz koje nije moguevritidalje akcije u

aplikaciji osim tampanja(u Dodatku Adati su primeri izvetaja).Lista izlaznih informacija

Registar dokumenata sistema kvaliteta

Lista dokumenata distribuiranih po organizacionim jedinicama:

za sve organizacione jedinice

za izabranu organizacionu jedinicu

Lista korisnika dokumenata:

svih korisnika za sve dokumente

svih korisnika za izabrani dokument


4/129

I

4

Lista izmene dokumenata:

za sve dokumente

za izabrani dokument Lista dokumenata po:

statusu dokumenta

takistandarda

nivou dokumenta

Lista odgovornih lica za dokumente po organizacionim jedinicama

Matrica odgovornosti

po organizacionim jedinicama

po takamastandarda

Telefonski imenik odgovornih lica

Prema konkretnim zahtevima korisnika mogu se:

menjati svi postojeiizvetaji,

dodavati novi (specifiniizvetaji)

1.1.4

Logikapostavka aplikacije

Aplikacija QDoc je projektovana tako da predstavlja sliku realnog sistema usegmentu praenjai upravljanja dokumentima sistema kvaliteta. Aplikacija QDoc jepodeljena u dve logikeceline:

Adm - administrator dokumentacionog centra,

Kor - korisnici (autori) dokumenata sistema kvaliteta.

Kao i u realnom sistemu, praenjei upravljanje dokumentima sistema kvalitetaje centralizovano. Pisanje i korienjedokumenata, odnosno primena je distibuirana.

Administrator podataka o dokumentima sistema kvaliteta jedini moeunositi,

brisati i auriratipodatke u bazi.Korisnikaaplikacija sadrisamo preglede i izvetajeiz baze.

Logikaarhitektura (Slika 1) je bazirana na centralizovanim podacima (baza idokumenti), ime se postiekonzistentnost podataka u distribuiranim aplikacijamatoodraavakorienjedokumenata u realnom sistemu.


5/129

I

5

Slika 1 ematskiprikaz mrene varijante

1.1.4.1

Mrenavarijanta

U mrenojvarijanti aplikacija QDoc u osnovi ima dve vrste korisnika:

1. Administratora podataka o dokumentima - Adm

Administrator podataka vri unos i auriranje podataka o dokumentima usistemu. Ovime se obezbeuje jedinstveno voenjepodataka o dokumentima.Administrator je taj koji prati ivotni ciklus dokumenata kroz podatke onjima.

Administrator odreuje lokaciju na raunaru i pohranjuje vaee dokumentesistema kvaliteta tako da ih ostali korisnici mogu proitatisa raunaraali ne ipromeniti.

Administratoru je preko aplikacije omogueno da:

upravlja podacima o dokumentu

koristi abloneza izradu dokumenata sistema kvaliteta

ima uvid u standarde ISO 9000

vriunos i auriranjeodgovornog osoblja

vriunos i auriranjeorganizacionih jedinica

vriunos i auriranjematrice odgovornosti

2. Autore/korisnike dokumenata - Kor

Autori/korisnici imaju mogunost da sami rade nacrt dokumenata sistemakvaliteta pomoujedinstvenih ablonakoji su ugraeniu aplikaciju. Od velikepomoisu i funkcije koje daju informacije o standardima ISO 9000 kao i skiceza izradu procedura i uputstava sistema kvaliteta.


6/129

I

6

Kako je aplikacija projektovana za mrenirad, svi korisnici vide iste podatkeo dokumentima i u svakom trenutku mogu direktno iz aplikacije da izaberu

dokument sistema kvaliteta i da proitajunjegovu sadrinu.

Autoru/korisniku je omoguenoda:

piei menja dokumenta za koja je zaduenod strane Adm - inistratora.

ima uvid u standarde ISO 9000

vripregled vaeihdokumenata sistema kvaliteta

vripregled podataka o dokumentu

Algoritam korienjaaplikacije:

Administrator vriinicijalizaciju aplikacije definisanjem ifarnika.

Na osnovu plana kvaliteta u kome su definisana dokumenta sistema kvaliteta,Adm vriunos podataka o dokumentu.

Adm uz pomo ablona formira "kostur" za evidentirani dokument namrenom disku, na lokaciji i pod imenom dokumenta koji je unet u bazupodataka.

Korisnik koji je dobio zadatak da izradi dokument, sada moe preko aplikacijeKor, da ueu "kostur" dokumenta i da napravi inicijalni predlog - nacrt.

Korisnik obavetavaadministratora, da je zavrioformiranje nacrta.

Administrator postupa sa tim dokumentom u skladu sa procedurom zakontrolu dokumenata (vri promene statusa, evidentira proces distribucijedokumenata, ...)

Primena ovog algoritma kroz faze ivotnogciklusa dokumenta prikazujeSlika2


7/129

I

7

Slika 2 Korienjeaplikacije QDoc u fazama ivotnogciklusa dokumenta

1.1.4.2

Jednokorisnika varijanta

Kodjednokorisnikeaplikacije, instalira se samo segment za rad administratorapodataka (opisan u mrenojvarijanti).

Aplikacija QDoc koristi se za efikasnu evidenciju podataka o dokumentima

sistema kvaliteta i tehnikuobradu dokumenata pomouugraenihablona.

1.1.5

Prava i zadaci sistem administratora


8/129

I

8

Administrator podataka je nosilac svih kljunih aktivnosti u aplikaciji QDoc.Odgovoran je za sve podatke u aplikaciji kao i za aurnost dokumenata sistemakvaliteta na centralnom disku. Njegove obaveze i dunostisu:

inicijalizacija aplikacije,

evidencija podataka,

definisanje lokacije dokumenata sistema kvaliteta na disku za mrenookruenje,

promena statusa i sadrajadokumenta sistema kvaliteta,

distribucija dokumenata sistema kvaliteta,

arhiviranje dokumenata i podataka o njima.

izrada i uvanje rezervnih kopija baze (DBNova.mdb) i vaeih i povuenihdokumenata (direktorijumi Vazeci i Povuceni)

1.1.6

Konvencije u tekstu

U ovom uputstvu je korienjedan stil pisanja, koji ima prevashodnu namenuda tojasnije istakne bitne pojmove i akcije koje korisnik moeda preduzme.

Usvojene konvencije su prikazane u tabeli 1

Primer Opis

Windows, Word Nazivi aplikacija

Tasteri na tastaturi

ifra Nazivi polja u masci

OK, Cancel, Evidencija osoblja Naziv komandnog dugmeta

"Upravljanje dokumentacijom" Nazv maski

a:/setup Tekst koji se ukucava

Tabela 1 Konvencije u tekstu

Struktura dokumentacije sistema kvaliteta


9/129

I

9

Slika 3 Struktura dokumentacije

1.1.7

Korisnikaaplikacija

Autori/korisnici imaju mogunost da sami rade nacrt dokumenata sistemakvaliteta pomou jedinstvenih ablona koji su ugraeni u aplikaciju. Od velikepomoi su i funkcije koje daju informacije o standardima ISO 9000 kao i skice za

izradu procedura i uputstava sistema kvaliteta.Kako je aplikacija projektovana za mrenirad, svi korisnici vide iste podatke o

dokumentima i u svakom trenutku mogu direktno iz aplikacije da izaberu dokument

sistema kvaliteta i da proitajunjegovu sadrinu.

Autoru/korisniku je omoguenoda:

piei menja dokumenta za koja je zaduenod strane Administratora.

kontrolie i odobrava dokumenta za koja je zaduen od straneAdministratora.

prihvata njemu distribuirana dokumenta vripregled

dokumenata u izradi,

vaeihdokumenata

i arhiviranih dokumenata sistema kvaliteta

vripregled podataka o dokumentu

tampaizvetajeo dokumentaciji

pregleda i popunjava vaeeobrasce-formulari (pregleda i kreira zapise)


10/129

I

10

1.2. Priprema aplikacije za rad

1.2.1

Detaljni algoritam korienjaaplikacije: Administrator vriinicijalizaciju aplikacije definisanjem ifarnika.

Na osnovu plana kvaliteta u kome su definisana dokumenta sistema kvaliteta,

Adm vriunos podataka o dokumentu.

Adm uz pomo ablona formira "kostur" za evidentirani dokument namrenom disku, na lokaciji i pod imenom dokumenta koji je unet u bazupodataka.

Korisnik koji je dobio zadatak da izradi dokument, sada moepreko aplikacije

Kor, da ueu "kostur" dokumenta i da napravi inicijalni predlog - nacrt. Korisnik obavetavaadministratora, da je zavrioformiranje nacrta.

Administrator postupa sa tim dokumentom u skladu sa procedurom za

kontrolu dokumenata (vri promene statusa, evidentira proces distribucijedokumenata, ...)

Primena ovog algoritma kroz faze ivotnogciklusa dokumenta prikazujeSlika4


11/129

I

11

Slika 4 Korienjeaplikacije QDoc u fazama ivotnogciklusa dokumenta


12/129

I

12

DOKUMENTACIONI CENTAR

Autori

Odobrivai

Izrada

Nacrta

Odobravanje Nacrta

Evidenciju

Lansiranje

Bazaablona

NacrtPostaje

DokumentQS

Slika 5 Tok izrade nacrta dokumentacije

Slika 6 Tok izrade dokumentacije


13/129

I

13

Slika 7 Tok distribucije dokumentacije

1.2.2

ifriranjedokumentacije sistema kvaliteta

Automatsko ifriranje

Pri evidentiranju dokumenta u aplikaciji QDoc mogue je ifru dokumentadodeliti runo ili automatski, to je definisano ovim indikatorom. Za automatskoifriranjeusvojen je sledeimodel:

Automatsko imenovanje fajla

Ovaj indikator omoguava automatsko dodeljivanje imena fajlu na koji jesmetendokument. Usvojen je sledeimodel:

X.X. YY. ZZZ

(1)

(2) ( )

(3) (1)

(2)

XXYYZZZS.doc (=I , =II , ...) (docu Word-)


14/129

I

14

Automatsko imenovanje se preporuujeuz automatsko ifriranje.

1.2.3

Pomonialati i tehnike pri korienjuaplikacije

1.2.3.1

Komandna dugmad

Komandna dugmad koja se najeesreuu aplikaciji QDoc su:

1. Brisanje trenutno aktivnog sloga iz baze.

2. Automatsko pozivanje unetog telefonskog broja.

3. Ponitavanjeposlednje operacije.

4. Povratak na prvi slog u bazi.

5. Povratak na prethodni slog u bazi.

6. Skok na sledeislog u bazi.

7. Skok na poslednji slog u bazi.

8. Unos novog sloga u bazu.

9. 5. Ponitavanjeakcije upisa ili auriranja

10. Sortiranje po opadajuemi rastuemredosledu

11. 6. Filtriranje po selektovanom kljuu

12. 7. Filtriranje po zadatom upitu

13. 8. Ukljuivanjefiltera

14. 9. Ukljuivanjefiltera i sortiranje

15. 10. Iskljuivanjefiltera i sortiranja

16. Izlaz iz trenutno aktivne maske.


15/129

I

15

17. Pregled izvetajaili dokumenta (u odabranojaplikaciji za otvaranje dokumenta - dugme 19)

18. Detaljan pregled podataka o izabranom dokumentu.

19. Izbor aplikacije za otvaranje dokumenta.

20. Sortiranje dokumenata prema takamastandarda.

21. Sortiranje dokumenata prema statusu

dokumenta.

22. Sortiranje dokumenata prema nivou.

23. Spisak svih dokumenata prema redosledu unosa.

24. Spisak povuenihdokumenta

25. Telefonski imenik osoblja.

26. Ime fajla (baze podataka) koju koristimo.

27. Slanje na tampuizvetajaili dokumenta.

28. Spisak nadreenihdokumenata

29. Spisak podreenihdokumenata

30. Pomeranje ekrana

31. tampanjeliste za evidentiranje i praenjedistribucije tekuegdokumenta

32. Upisivanje podataka u tabelu distribucije tekuegdokumenta


16/129

I

16

33. Brisanje dokumenata iz arhive ijije datumpovlaenjastariji od datuma obaveznog roka zauvanjepodataka u arhivi

34. Biranje direktorijuma ili fajla

35. Filter po nivou dokumenta, statusu ili po ISO

1.2.3.2

Alati i tehnike

U sledeih 7 taaka opisani su neki standardni alati i tehnike Windows

okruenja, koje se koriste i u aplikaciji QDoc:1. Kombinacija tastera omoguava zumiranje text box-ova. Primer

box - a pre zumiranja prikazujeSlika 8,a posle zumiranjaSlika 9.

Slika 8 Box pre zumiranja

Slika 9 Box posle zumiranja

2. Taster koristi se za kretanje kroz masku (prelazak sa jednog polja za

upis/pregled na sledeepolje).

3. Kombinacija tastera aktivira odgovarajuedugme.Na primer u glavnom meniju (Slika 49.) kombinacijom tastera

aktivira se dugme Upravljanje Dokumentacijom kojim se otvara maska

"Upravljanje dokumentacijom".

Kod veine maski prisutan je pokaziva broja sloga u bazi (Slika 10) kojipokazuje redni broj aktivnog sloga (Record:) i ukupan broj slogova u bazi (of:). Ako

su slogovi u bazi sortirani po nekom kriterijumu (na primer po takistandarda) ondaje to redni broj aktivnog sloga (Record:) i ukupan broj slogova u bazi (of:) koji


17/129

I

17

zadovoljavaju postavljeni kriterijum za sortiranje. Levo i desno od pokazivaa sudugmiiza prelazak na Prvi/Prethodni odnosno Sledei/Zadnji slog.

Slika 10 Pokazivabroja sloga u bazi

4. U aplikaciji se estojavljaju tzv. "combo box"-ovi (Slika 11).

Slika 11 Zatvoren "combo box"

5. Oni omoguavajuizbor eljeneopcije iz liste koja se otvara klikom na strelicusa desne strane.

Slika 12 Otvoreni "combo box"

6. Postoji mogunostda kod pojedinih maski ne mogu svi podaci stati na ekran.Pregled tih podataka omoguen je strelicama na tzv. "scroll bar"-u (Slika 13).

Slika 13 "Scroll bar"

Na slici 2.7 prikazana je tabela za evidenciju distribuiranih kopija dokumenta,

kako se pojavljuje na ekranu.

Slika 14 Tabela pre korienjascroll bar-a

Pritiskom na desnu strelicu scroll bar-a ispod tabele, postae vidljiva i ostalapolja: Dat.Pov, Vratio, Arhivirao, ... (Slika 15).


18/129

I

18

Slika 15 Tabela posle korienjascroll bar-a

7. "Option group"alat (Slika 16)omoguavaizbor SAMO JEDNE od vieponuenihopcija.

Slika 16 "Option group" alat

Izbor eljeneopcije se vriklikom miana naziv ili na kruipored naziva opcije.

1.2.4

Zahtevi

1.2.4.1

Hardverski zahtevi

Aplikacija QDoc je predvienada radi na IBM PC kompatibilnom raunaru. Za

ozbiljan rad je potrebna optimalna konfiguracija, koju i preporuujemo. Za korektanrad aplikacije je neophodno zadovoljiti minimalnu konfiguraciju, da bi se izbegaonekorektan rad.

Konfiguracija Minimalna Optimalna

Procesor Celeron/Atlon Core Duo

Takt 1 Ghz 2 Ghz

RAM 2 Gb 4 Gb

Video prikaz kolor SuperVGA kolor SuperVGA

Mi da da

Mrea 100 Mb 1 GbNapomena: 1. Bar 1 Gb slobodnog prostora za aplikaciju

3. Za server u mreise preporuujejai raunar

(program radi u file server okruenjutako da za server nema nikakvih dodatnih zahteva)

Tabela 2 Hardverski zahtevi aplikacije

Procedura najee zauzima oko 0.5-2 Mb, a obicno se uvaju 3 prethodnaizdanja. To znaida za 100 procedura treba odvojiti 200-300 Mb na disku.

Apilikacija je predvienada radi u rezoluciji 1024x768/1280x800.

1.2.4.2

Softverski zahtevi


19/129

I

19

Aplikacija QDoc je predviena da radi u saradnji sa komponentama softveradrugih proizvoaa i neophodno je da potreban softver bude instaliran, ali QDocrazvojni tim ne preuzima odgovornost u vezi sa softverom drugih proizvoaa, niti

je obavezan ili odgovoran za bilo kakvu podrku koja se nudi ili ne. Takoe, ovajsoftver moeda sadrirazne programe koji se distribuiraju kao freeware programi.

Instalacija programskog reenja podrazumeva Run Time verziju aplikacijeQDoc (koja u sebi sadrii RUN TIME verzija MS Access-a), a korisnik treba da imana raunaruinstaliran softver drugih proizvoaa.

Za instalaciju i korektan rad ADM-inistratorske i KOR-isnike aplikacijeneophodno je imati instaliran softver kao je to dato u tabelama 3 i 4.

Run time platforma

Microsoft Access

2000 XP 2003 2007/2010/2013

Adm -

Kor -

Preporueno- PredvienoNijepredvieno

Tabela 3 Zahtevi - Run time platforma

Operativni sistemMicrosoft Windows

XP/Vista Win 7 Win 8

Adm - -

Kor - -

Preporueno- PredvienoNijepredvieno

Tabela 4 Zahtevi - Operativni sistem

Opcionio se u aplikaciji QDoc moeinstalirati i program za brz pregled Word-ovih dokumenata Word Viever.

Meutimmoguaje pojava problema kod nepotpunih ili piratskih kopija ovihprograma. Softver moeu celini ili deliminoda bude zatien od kopiranja ili daima ifruimese dodatno titineovlaenaupotreba dokumentacije..

1.2.5

Postupak instalacije i pokretanja aplikacije

1.2.5.1

Instalacija


20/129

I

20

1. Startovati Windows

2. Kliknuti na Start/Settings/Control Panel

3. Dva puta kliknuti na Add/Remove Programs

4. U CD-itastaviti instalacioni CD.

4. Kliknuti na Install, a odmah zatim i na Next

5. Potoje selektovan fajl Setup.exe kliknuti na Finish

6. Continue. Zatvaranje pozdravne poruke

7. OK. Korisnik NE SME da menja naziv ponuenogdirektorijuma za instalacijuaplikacije

1. Kliknuti na dugme Control Panel

8. (Aplikacija QDoc ebiti instalirana sa maksimumom ponuenihopcija)

9. Nakon pojavljivanja poruke da je QDoc uspenoinstaliran kliknuti na OK iizvaditi instalacioni CD iz CD-itaa.

10. Zatvoriti prozor Control Panel.

12.Ukoliko ne odgovaraju automatski formirani direktorijumi za smetanjefajlova sadokumentima potrebno je napraviti strukturu direktorijuma za smetanjefajlovasa dokumentima. Pri tome POTOVATI ZAHTEVE APLIKACIJE opisane unapomeni (4) poglavlja 6.1 Podeavanjeoptihparametara programa (strana 24).

13.Instalirati WordViewer-program za brz pregled Word-ovih dokumenata

(opciono).

1.2.5.2

Pokretanje aplikacije

Program QDoc radi u Windows okruenju.

Odmah nakon startovanja raunaraekran ebiti kao toprikazujeSlika 17.


21/129

I

21

Slika 17 Poetniekran

Startovanje aplikacije QDoc vrise kroz sledeekorake:

1. Kliknuti miemna Start2. Izabrati opciju Programs

3. Izabrati programsku grupu QDoc

3. Izabrati aplikaciju Adm1 za ADMINISTRATORA ili Kor1 za KORISNIKA. Na

ekranu se dobija poruka koju prikazuje Slika 18. Klikom na OK pojavljuje se

Osnovna maska aplikacije(Slika 19).

Slika 18 Prozor sa poetnomporukom


22/129

I

22

Slika 19 Osnovna maska aplikacije

5. U masku Login (Slika 20)ukucati korisnikoime, lozinku i izabrati reimrada(radni ili primerni podaci).

Slika 20 Maska za logovanje

6. Pritiskom na dugme OK, otvara se "Glavni meni" aplikacije QDoc (Slika 21).

Za aplikaciju Kor1 dobija se "Glavni meni" korisnika koji prikazujeSlika 21.


23/129

I

23

Slika 21 Glavni meni

Izborom opcije Primerni podaci u masci Login dobija se maska "Vezivanje

tabela" (Slika 22)sa informacijom da baza podataka nije na oekivanojlokaciji:

Slika 22 Maska Vezivanje tabela

Ukoliko program nije u mogunostida locira fajl sa bazom (npr. DBNova.mdb)otvara se maska Izbor baze gde vrimo izbor baze, npr. DBNova.mdb koja sadriradne podatke ili DBSamp.mdb bazu, koja sadriprimerne podatke (Slika 23).


24/129

I

24

Slika 23 Maska za izbor baze

Nakon izbora baze i klikom na OPEN otvara se Glavni meni aplikacije (slika5.5) i moese poetisa radom.

1.2.5.3

O programu

Program za upravljanje dokumentacionim centrom - QDoc napravila je grupa

strunjaka. Pritiskom na dugme O PROGRAMUu Glavnom meniju dobija se prozorkoji prikazujeSlika 24.

Slika 24 Maska "Opis aplikacije"

Pritiskom na dugme Sysinfo aktivira se prozor u kome se vide trenutne

informacije o vaemsistemu (Slika 25).


25/129

I

25

Slika 25 Informacije o sistemu

Pritiskom na dugme OK zatvara se prozor u kome se vide trenutne informacije

o vaemsistemu (Slika 25).

1.2.6

Podeavanja

Odmah po instalaciji aplikacije QDoc neophodno je izvriti podeavanjeprograma. Potrebno je posebno obratiti panju na ovo poglavlje da bi programkorektno radio.

1.2.6.1

Podeavanjeoptihparametara programa

Pritiskom na dugme Podeavanja na glavnom meniju (slika 5.5) otvara semaska za unos optihparametara neophodnih za rad aplikacije (slika 6.1).

Polje Automatsko zadavanje lozinke dokumenta je jedna od novina u odnosu

na prethodnu verziju ovog programa koja titi dokument uraen u Word-u odpromena van kontrole programa QDoc.

Osim toga, novine u ovoj verziji programa su: mogunost pregleda trenutno

ulogovanih korisnika, mogunost uvoza i izvoza dokumenta u QDoc kao imogunostpravljenja back up-a dokumenta.

Opis polja u masci "Podeavanja" dat je u tabeli 5. Ovakvim tabelama bieobjanjenapolja u svim maskama u daljem tekstu. U koloni Ime polja upisan je nazivpolja u masci. U koloni Opis polja opisan je sadraj polja (prikazan, ili koji trebauneti). Kolona Unos obavezan (Da/Ne) govori da li se zahteva obavezan unos

podataka u dato polje. Crtica u ovom polju ukazuje da se podatak samo prikazuje (ne

postoji mogunostunosa u dato polje).

Mod polja definisan je kolonom Izbor/Pregled/Upis. Izbor je oznaka za unos

podataka preko combo-box-a. Pregled je oznaka polja kome je zabranjen unos, a Upis


26/129

I

26

oznaavaunoenjepodataka preko tastature u dato polje. Polje Napomena sluizaunos rednog broja napomene koja edetaljnije objasniti polje.

Slika 26 Maska "Podeavanja"

Ime polja Opis polja Unos obavezan

( Da/Ne)

Izbor/

Pregled

/Upis

Napomena

Automatsko ifriranje Indikator automatskog ifriranja Ne Izbor (1)

Automatskoimenovanje fajla

Indikator automatskog dodeljivanjaimena fajlu za dokument

Ne Izbor (2)

Automatskozadavanje lozinkedokumentima

Indikator automatskog zadavanjalozinke dokumentu Ne Izbor

Adm Disk Oznaka diska na kome se nalazedokumenti gledano iz Adm aplikacije

Da Upis (3)

Kor Disk Oznaka diska na kome se nalazedokumenti gledano iz Kor aplik.

Da Upis (3)

Staza za vaee Put do direktorijuma sa vaeimdokumentima

Da Upis (4)

Staza za arhivirane Put do direktorijuma sa arhiviranimdokumentima Da Upis (4)


27/129

I

27

Staza za ablone Put do direktorijuma sa ablonimazadokumenta

Da Upis (5)

Adresa firme Adresa firme Da Upis (6)

Komandno dugme (7)

Komandno dugme (8)

Komandno dugme (9)

Tabela 5 Polja u masci "Podeavanja"

Napomene:

Automatsko ifriranje

Pri evidentiranju dokumenta u aplikaciji QDoc mogue je ifru dokumentadodeliti runo ili automatski, to je definisano ovim indikatorom. Za automatskoifriranje usvojen je sledei standardni model (standardni model se moemodifikovati prema zahtevima korisnika):

Automatsko imenovanje fajla

Ovaj indikator omoguava automatsko dodeljivanje imena fajlu na koji jesmetendokument. Usvojen je sledeimodel:

Automatsko imenovanje se preporuujeuz automatsko ifriranje.

U jednokorisnikoj varijanti i AdmDisk i KorDisk imaju istu oznaku. Uviekorisnikoj varijanti kada je aplikacija na disku kod administratora on taj diskvidi pod oznakom AdmDisk. Korisnici u tom sluaju vezuju (mapiraju) diskadministratora pod oznakom KorDisk.

Struktura direktorijuma sa fajlovima na kojima su dokumenti sistema kvaliteta

automatski se formira kao toprikazujeSlika 27.

vvv 1

Vazeci\23


28/129

I

28

4

C:QDoc\

1

Povuceni\2

3

4

Slika 27 Struktura direktorijuma sa dokumentima sistema kvaliteta

U sluajukada ne odgovaraju automatski formirani direktorijumi treba izabratidruge za to odreenedirektorijume kao na primer:

Staza za vaee= \QS_dokum\vazeci\

Staza za arhivirane=\QS_dokum\povuceni\

Aplikacija QDoc zahteva da podstrukture direktorijuma za vaea i povuenadokumenta budu identine.

Pri upisu ovih polja staza MORA da poinjei da se zavravakosom crtom (\)

Vrednost polja Staza za vaee e se pojaviti u polju Lokacija na Disku umasci "Evidentiranje dokumenta" (Slika 28).

Ovo polje mora da sadri punu putanju do direktorijuma sa ablonimadokumenata (C:\QDoc\). Zadnji karakter u polju mora biti (\).

Ovde se unosi adresa firme koja e se pojaviti u odgovarajuem polju prievidenciji organizacionih jedinica. U firmama sa dislociranim organizacionim

jedinicama treba modifikovati sadrajovog polja pri evidenciji.

Klikom na otvori se maska "abloni za formiranje dokumenata"(slika 6.3) gde definiemonivo, naziv i lokaciju ablona.

Slika 28 Maska "abloniza formiranje dokumenata"


29/129

I

29

Klikom na dugme vide se koji korisnici su trenutno

ulogovani na sistem (koji korisnici u mrei trenutno rade u aplikaciji QDoc, (Slika

29).

Slika 29 Maska "Ko je trenutno ulogovan?"

Klikom na dugme Uvoz/Izvoz/Backup u masci "Podeavanja" (Slika 30)otvarase maska "T-Uvoz/Izvoz/Backup" (Slika 30) pomou koje vrimo uvoz i izvozdokumenata u QDoc i pravimo back up podataka.

Slika 30 Maska "Uvoz/Izvoz/Back Up"

U daljem tekstu je dat primer podeavanja:

1. Otvoriti "Glavni meni "(opisano prethodno)2. Kliknuti dugme Podeavanja

3. Kliknuti na Automatsko ifriranje (Slika 26). Ovime je iskljuenoautomatskoifriranje. Za ukljuenjetreba ponovo kliknuti na Automatsko ifriranje.

4. Kliknuti na Automatsko imenovanje za aktiviranje ovog indikatora.

5. Kliknuti na Automatsko zadavanje lozinke dokumenta (nije neophodno da

budu ukljueni indikatori Automatsko ifriranje i Automatsko imenovanje

fajla).


30/129

I

30

6. Pozicionirati kursor u polje Adm Disk:(miemili ).

7. Upisati: C:

8. Pozicionirati kursor u polje Kor Disk:.

9. Upisati npr. M:

10.Pozicionirati kursor na polje Staza za vaeei kliknuti na , nakon egaseotvara maska (Slika 31) (u ovoj masci biramo direktorijum gde su smetenivaeidokumenti).

Slika 31 Maska "Izbor direktorijuma"

11.Isto ponovimo i za izbor Staze za arhiviranei za izbor Staze za ablone

12.Definisati jedinstvenu ifru, nivo, naziv i lokaciju ablona (vidi napomenu(7)).

13.Vratiti se na "Glavni meni" klikom na .

1.2.6.2

Postupak podeavanjai popunjavanja ifarnika

Pri prvom pokretanju aplikacije neophodno je podesiti/popuniti ifarnike.Postupak popunjavanja je objanjenna primeru "ifarnikaradnih mesta" i obavlja sena sledeinain:

1. Otvoriti "Glavni meni"

2. Klikom na dugme ifarniciotvara se maska koju prikazujeSlika 32.


31/129

I

31

Slika 32 Maska"ifarnici"

3. Klikom na naziv sekcije preina drugu stranu (Slika 33).

Slika 33 Maska "ifarnici" - druga strana

4. Kursor postaviti u polje IDu koloni 1 u ifarnikuradnih mesta (Slika 34). iukucati pripadajuibroj.

5. Kursor postaviti u polje Nazivu koloni 2 u ifarnikuradnih mestaSlika 34.iukucati naziv funkcije koja treba da bude u ifarniku(ako se u polju ne vidipun naziv funkcije pritisnuti


32/129

I

32

Slika 34 ifarnik radnih mesta

5. Pritisnuti dugme za prelazak na sledeislog, na pokazivauslogova.

Brisanje sloga u datoj tabeli se obavlja na sledeinain:

1. Kliknuti na polje pored sloga u koloni oznaenojstrelicom koju prikazujeSlika

35.Ovime je markiran slog.

Slika 35 Markiran slog u ifarnikuradnih mesta

2. Pritisnuti taster za brisanje sloga. Otvara se sledeiprozor:

Slika 36 Prozor za potvrivanjebrisanja

3. Kliknuti dugme OK ili Cancel (Slika 36) za potvrivanje ili odustajanje odbrisanja.

U fazi incijalizacije je neophodno prilagoditi i ostale ifarnike na ovoj stranimenija. Vratiti se na prethodnu stranu menija za popunjavanje ostalih ifarnika.

Kada su svi ifarniciprilagoenivratiti se na "Glavni meni" pritiskom na dugme .

Pored definisanja optihparametara i popunjavanja ifarnika, u fazi inicijalizacijetrebajo:

podesiti parametre za pozivanje telefonskog broja iz imenika aplikacije

OBAVEZNO upisati podatke o organizacionim jedinicama

OBAVEZNO upisati podatke o zaposlenima.

1.2.6.3

ifarniktakistandarda


33/129

I

33

Izgled "ifarnikatakistandarda" koju prikazujeSlika 37

Slika 37 "ifarniktakistandarda"

Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnikdat je u tabeli 6.


( Da/Ne)

Izbor/Pregled/

/Upis

ISO Takastandarda Da Upis

Naziv Naziv takestandarda Da Upis

Pomo

Tabela 6 Polja u "ifarnikutakistandarda"

ifarnikstatusa dokumenta

"ifarnikstatusa dokumenta"prikazujeSlika 38.

Slika 38 "ifarnikstatusa dokumenta"

Ovaj ifarnikmora biti usklaensa interno definisanim statusima dokumenata -najverovatnije sa "Procedurom za kontrolu dokumenata".



( Da/Ne)

Izbor/Pregled/

/Upis

Napomena

Status ifrastatusa dokumenta Da Upis (1)

Naziv Naziv statusa dokumenta Da Upis

Tabela 7 Polja u "ifarniku statusa dokumenta"Napomena:


34/129

I

34

(1)Za korektan rad aplikacije QDoc NIJE DOZVOLJENO menjati sledeestatuse: 4 - Odobren

5 - Novo izdanje u radu

7 - Izmena u toku

9 - PovuenNjima se mogu promeniti nazivi ali da znaenjeostane isto.

1.2.6.4

ifarniknivoa dokumenata

"ifarniknivoa dokumenata" prikazujeSlika 39.

Slika 39 ifarniknivoa dokumenata

Opis podataka koji se unose u ovaj ifarnikdat je u tabeli 8 (preporuujese vepostojeiifarnik).


Da/Ne

Izbor/Pregled/

/U is

Nivo ifranivoa dokumenta Da Upis

Naziv Naziv nivoa dokumenta Da Upis

Tabela 8 Polja u "ifarnikunivoa dokumenata"

1.2.6.5

ifarnikizdanja dokumenta

"ifarnikizdanja dokumenata" prikazujeSlika 40.

Slika 40 "ifarnikizdanja dokumenata"

Ovaj ifarnikmora biti usklaensa "Uputstvom za oznaavanjedokumenata".



Da/Ne

Izbor/Pregled//Upis

ID ifra izdanja Da Upis


35/129

I

35

Izdanje Naziv izdanja Da Upis

Tabela 9 Polja u "ifarnikuizdanja dokumenta"

1.2.6.6

ifarnikradnih mesta

"ifarnik radnih mesta" prikazuje Slika 41. Da bi se video ceo sadraj poljaNazivu ifarniku, pozicionirati se u napr. u drugo polje (od vrha) u ovoj koloni ipritisnuti .

Slika 41 "ifarnikradnih mesta"

Ovaj ifarniktreba preuzeti od kadrovske slube.



( Da/Ne)

Izbor/Pregled/Upis

ID ifraradnog mesta Da Upis

Naziv Naziv radnog mesta Da Upis

Napomena Ne Upis

Tabela 10 Polja u "ifarnikuradnih mesta"

1.2.6.7

ifarnik strunespreme

"ifarnik strune spreme" (Slika 42.) sadri spisak mogue strune spreme uorganizaciji.

Slika 42 "ifarnikstrunespreme"

Ovaj ifarnikse preuzima od kadrovske slube.



36/129

I

36


( Da/Ne)

Izbor/Pregled/

/Upis

ID ifrastrunespreme Da Upis

Naziv Naziv strunespreme Da Upis

SkrNaz Skraeninaziv strunespreme Ne Upis

Tabela 11 Polja u "ifarnikustrunespeme"

1.2.6.8

ifarnikaplikacija

Inicijalizacija ovog ifarnikapodrazumeva unos lokacija na disku za aplikacijekojima e se pristupati dokumentima (pregled i modifikovanje). Izgled "ifarnika

aplikacija" prikazujeSlika 43.

Slika 43 "ifarnikaplikacija"

Potrebno je kliknuti na da bi se otvorio prozor Izbor aplikacija (Slika 44.)

gde se mora pozicionirati na direktorijum u kome se nalazi potrebna aplikacija.

Slika 44 "Izbor aplikacija"


Ime polja Opis poljaUnos obavezan

Da Ne

Izbor/Pregled

/Napomena

ID ifraaplikacije Da Upis /

Naziv Naziv aplikacije Da Upis /

Lokacija Mesto aplikacije na disku Da Upis /


37/129

I

37

On/OffIndikator zatvaranja

programa QDoc po pozivu

dokumenta datom

aplikacijom

Ne Izbor (1)

Tabela 12 Polja u "ifarniku aplikacija"

Napomena:

(1) Kod raunarasa manje od 1 Gb radne memorije, dolazi do naglog usporenjakada se iz aplikacije otvara dokument. Ovim poljem se vriizbor aplikacija zaotvaranje dokumenata po ijemse otvaranju aplikacija QDoc zatvara. Ponovnoaktiviranje se vripostupkom POKRETANJE APLIKACIJE (poglavlje 1.2.5.2).

1.2.6.9

Podeavanjeparametara za pozivanje tel. broja iz imenika aplikacije

Za automatsko pozivanje telefonskog broja, potrebno je prethodno izvritipoetnapodeavanja, kroz sledeekorake:

Na glavnom meniju (Slika 45) pritisnuti dugme za automatsko pozivanje tel.

broja nakon egase na ekranu pojavljuje prozor kao na slici 6.20.

Slika 45 "Automatsko pozivanje telefonskog broja"

Na dugme Setup se otvara prozor Modems Properties gde vrimo dodatnapodeavanjamodema (Slika 46), a na dugme Dialing Properties podeavamovrstuizlaza (tonski ili pulsno), pozivni broj i slineparametre (Slika 47).


38/129

I

38

Slika 46 Podeavanjeautomatsko pozivanje telefonskog broja"

Slika 47 Poetnapodeavanja

Ukoliko je unet telefonski broj i izvreno podeavanje parametara, pritisnutiOK.

1.3. Vodikroz program za Administratora dokumentacije

U ovom poglavlju dat je detaljan opis maski preko kojih administrator/korisnik

komunicira sa aplikacijom. Za svaku masku data je tabela koja precizno definie

svako polje za upis/pregled podataka.


39/129

I

39

Na sledeoj slici prikazan je dijagram toka aplikacije QDoc. Svaka fazadijagrama toka grana se na aktivnosti koje se izvravajupreko odgovarajuihmaski.U kruiuvezanom za aktivnost upisan je broj slike na kojoj je maska prikazana.

Slika 48 Dijagram toka aplikacije QDoc


40/129

I

40

1.3.1

Glavni meni

Nakon pokretanja Adm aplikacije, pojavljuje se "Glavni meni Adm aplikacije"

(Slika 49), koji omoguava:

Upravljanje dokumentacijom,

Unos i pregled organizacionih jedinica,

Evidenciju osoblja,

Pregled i popunjavanje matrice odgovornosti,

Pregled i tampanje izvetaja.

Pored ovih osnovnih funkcija, na masci za "Glavni meni" su dugmad, koji

omoguavaju:

Pregled uputstva o dokumentaciji sistema kvaliteta,

Podeavanjeoptihparmetara aplikacije,

Pregled i popunjavanje ifarnika,

Dobijanje informacija o programu

Pregled telefonskog imenika zaposlenih,

Automatsko pozivanje telefonskog broja i

Izlazak iz aplikacije

Slika 49 "Glavni meni Adm aplikacije"

Kod startovanja Kor aplikacije pojavljuje se "Glavni meni Kor aplikacije" (Slika50), koji omoguava:


41/129

I

41

1. Obradu dokumentacije i

2. Pregled dokumentacije

Slika 50 Glavni meni Kor aplikacije

Pritiskom na dugme otvara se meni koji

omoguava:

Pregled dokumenata za izradu

Pregled dokumenata za kontrolisanje

Pregled dokumenata za kontrolisanje

Pritiskom na dugme otvara se meni kojiomoguava:

Pregled dokumenata u radu

Pregled vaeihdokumenata

Pregled arhiviranih dokumenata

Autoru/korisniku je ovim funkcijama praktino omogueno samo pregledanjepodataka koje je uneo administrator kao i pisanje i pregled dokumenata u Word-u.

Zato je teiteuputstva na aktivnostima administratora.


42/129

I

42

1.3.2

Upravljanje dokumentacijom

Dugme Upravljanje dokumentacijom sa glavnog menija (Slika 51) otvara podmeni

(Slika 51)koji omoguava: Pregled svih dokumenata sistema kvaliteta

Unos podataka o novom dokumentu,

Promenu statusa dokumenata,

Unos podataka o izmenama dokumenta,

Evidentiranje podataka o distribuciji dokumenata,

Pregled i tampanjepodataka o dokumentima po raznim kriterijumima,

Povlaenjedokumenta i

Pregled povuenihdokumenata.

Slika 51 Meni "Upravljanje dokumentacijom"

Meu pomonim dugmiima, koji su ranije opisani, na ovoj masci je i jedno

novo , koje omoguavapovratak na glavni meni.

1.3.3

Evidentiranje dokumenata

Izborom dugmeta "Evidencija dokumenata" iz menija "Upravljanje

dokumentacijom" (Slika 51) otvara se maska (Slika 52) za unos novih i pregled


43/129

I

43

postojeih dokumenata sistema kvaliteta koja su u fazama pre kontrolisanja iodobravanja.

Unos u ovu masku obavlja administrator. Ako je u masci zapodeavanje

aplikacije ukljuenoatomatsko imanovanje fajla i automatsko ifriranje, aplikacija enavedene operacije automatski zadavati.

Maska Evidentiranje dokumenata ima dva nivoa. Pritiskom na dugme

prelazi se na drugi nivo. Radi dobre evidencije neophodno je uneti sve traenepodatke

Slika 52 Maska "Evidentiranje dokumenata "Opis podataka koji se koriste kod ove maske, dat je u tabeli 13.


Da/Ne

Izbor/Pregled/

/U is

Napomena

ifra ifradokumenta Da Upis (1)

Verzija Izdanje - Pregled

Tekuaizmena - Pregled

Naziv Naziv evidentiranog dokumenta Da UpisAutor Autor dokumenta Da Izbor


44/129

I

44

Kontrolie Osoba zaduenaza kontroludokumenta

Da Izbor

Odobrava Osoba zaduenaza odobravanjedokumenta

Da Izbor

Nivo dok. Nivo dokumenta po ifarniku Da Izbor

ablondokumenta

Vrsta ablonakoja ese koristiti Ne Izbor

Status dok. Status dokumenta po ifarniku Da Izbor

Datumizdavanja

Datum izdavanja dokumenta Da Unos

Lokacija Disk - Pregled

na disku Direktorijum Ne Upis (2)

Ime fajla sa dokumentom Da Upis

Taka Redni broj prema ISO 9000 - Pregled

standarda Takastand. za koju je vezandokument

Da Izbor (3)

Izbor lista Unos poddokumenata datogdokumenta

Da Izbor

Tabela 13 Polja u masci "Evidencija dokumenata"Napomena:

Polje ifraje zakljuanoza upis kada je aktivno automatsko ifriranje.

Polje Lokacija na diskuse sastoji iz tri celine:

a) Oznaka diska (C:) definisana u meniju "Podeavanja".b) Putanja do direktorijuma koju po potrebi treba dopuniti ako postoji

drugaija podstruktura na direktorijumu definisanom u meniju"Podeavanja", od one koju aplikacija sama formira. Ovaj upis MORA da

poinjei da se zavravakosom crtom( ).c) Ime fajla sa dokumentom. Ovo polje je zakljuano za upis pri

automatskom imenovanju. Pri runom imenovanju MORA se uneti iekstenzija fajla (.doc za Word-ov dokument)

Takustandarda je moguedefinisati tek nakon definisanja statusa dokumenta.

Kostur evidentiranog dokumenta se automatski formira pri prelasku na drugi

deo maske "Evidentiranje dokumenata" (slika 7.5) ili pri izlasku iz ove maske.

1.3.4

Promena statusa dokumenata


45/129

I

45

Pritiskom na dugme Promena statusa dokumenata u meniju "Upravljanje

dokumentacijom" (Slika 53)otvara se maska prikazana na slici 7.6.

Slika 53 Maska " "Promena statusa dokumenata"

Iz ove maske, osim promene statusa dokumenta evidentiraju se lica koja su

odobrila i kontrolisala dokument i datum povlaenja dokumenta. Takoe, sa ovemaske je mogue direktno izabrati sledee opcije menija "Upravljanjedokumentacijom": Unos, Izmene i Distribucija.

Opisi polja u ovoj masci dati su u tabeli 14.


Da/Ne

Izbor/Pregled/Upis

U is

Napomena

ifra ifradokumenta - Pregled

Verzija Verzija dokumenta - Pregled

Naziv Naziv dokumenta - Pregled

Nivo Nivo dokumenta - Pregled

Takastan. Takastandarda - Pregled

Status Status dokumenta Da Izbor (1)

Kontrolisao Osoba koja je kontrolisaladokument

Da Izbor (2)

Odobrio Osoba koja je odob. dok. Da Izbor/Pregled (3)

Datum kontrole Datum kontrole dokum. Da Upis

Datum odobrenja Datum odobrenja dok. Da Upis


46/129

I

46

Datum primene Datum primene dok. Da Upis

Datum pov. Datum povlaenjadok. Da Upis (4)

Lokacija dok. Lokacija u memoriji - Pregled

Tabela 14 Polja u masci "Promena statusa dokumenta"

Napomene:

(1) Izbor je obavezan u sluajupromene statusa dokumenta. Ako samo pregledamopodatke, nema potrebe za unosom. Promenu statusa dokumenta iz 1 (U rukopisu) u

status 2 (Nacrt u raunaru) mogue je izvriti samo iz maske za evidencijudokumenata.

(2)Izbor je mogu i obavezan samo kada dokument dobije status

KONTROLISAO.(3)Izbor je mogui obavezan samo kada dokument dobija status ODOBREN.(4)Ovo polje se pojavljuje tek kada dokument dobije status 9 (Arhiviran ili

Povuen) Poetnavrednost za sva datumska polja je tekuidatum.Polja u tabeli koja su osenenase pojavljuju u zavisnosti od statusa dokumenta.

1.3.5

Izmene dokumenata

Klikom na dugme Izmena dokumenata u meniju "Upravljanje dokumentacijom"

(Slika 51)otvara se sledeamaska (Slika 54.), koja omoguavaevidentiranje i pregledizmena kod dokumenta.

Slika 54 Maska "Evidencija izmena dokumenata"

Opisi polja u ovoj masci dati su u tabeli 15


47/129

I

47


( Da/Ne)

Izbor/Pregled/

/Upis

Napomena

ifradok. ifradokumenta - Pregled

Verzija Verzija dokumenta - Pregled

Status Status dokumenta - Pregled

Naziv Naziv dokumenta Da Izbor

Novo izdanje Komandno dugme - - (1)

R.br. Redni broj izmene - Pregled (2)

Opis Opis izmene Da Upis

Izradio Lice koje je izvriloizm. Da Izbor

Dat. Izr.: Datum izmene Da Upis

Kontrolisao Lice koje je kontrolisalo Da Izbor

Dat. kon.: Datum kontrolisanja Da Upis

Odobrio Lice koje je izvriloizm. Da Izbor

Dat. Odob: Datum odobranja Da Upis

Dat. Prim.: Datum primene Da Upis

Strane Izmenjene strane Da Upis (3)

Tabela 15 Polja u masci "Izmene dokumenata"

Napomena:

(1)Dugme Novo Izdanje vriautomatsko evidentiranje sledeegizdanja dokumenta.Za dokument za koji je pokrenuto novo izdanje, ne moe se vieaktivirati ovodugme (dokument moeda ima najviejednu "Novu verziju u radu").

(2)Redni broj izmene se automatski unosi pri pozicioniranju u tabelu za upis nove

izmene.

(3)Posle unosa izmenjenih strana program automatski unosi podatke o izmeni udokument (Liste izmena).

1.3.6

Distribucija dokumenata

Dugmetom Distribucija dokumenata na meniju "Upravljanje dokumentacijom"

omoguenaje evidencija distribucije dokumenata (Slika 55)


48/129

I

48

Slika 55 Maska "Distribucija dokumenata"

Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 16

Naziv polja Opis polja Unos obavezan

( Da/Ne)

Izbor/Upis

/Pregled

Napomena

ifradokumenta ifradokumenta - PregledVerzija Verzija dokumenta - Pregled

Status Status dokumenta - Pregled

Naziv Naziv dokumenta Da Izbor

Zaduenjepo org.jed.

Komandno dugme - - (1)

Komandno dugme (2)

Komandno dugme (3)

Komandno dugme (4)

Komandno dugme (6)

B.K Broj kopije - Pregled

Datum Datum distribucije Da Upis

Org.jed. Org. jedin. kojoj je dok. distrib. Da Izbor

Primio Lice koje je primilo dok. Da Izbor

Predao Lice koje je predalo dok. Da Izbor

R.M. Primaoca: Radno mesto primaoca Da Izbor


49/129

I

49

Dat. odob: Datum odobravanja Da Upis

Dat.Pov. Datum povlaenjakopije Ne Upis (5)

Vratio Lice koje je vratilo dok. Ne Upis (5)

Arhivirao Lice koje je arhiviralo dok. Ne Upis (5)

Tabela 16 Polja u masci "Distribucija dokumenata"

Napomena:

(1)Pomou dugmeta Zaduenej po org. jedinicama otvara se nova maska (slika7.10), koja omoguava pregled svih dokumenata, koje je zaduila izabranaorganizaciona jedinica. Izbor organizacione jedinice se vripreko combo-box-a oznaenogstrelicom (Slika 57)

(2)Klikom na pokree se prenos podataka o distribuciji u dokument (Listakorisnika kopija pod kontrolom).

(3)Klikom na pokree se tampanje kopija dokumenta potrebnih zadistribuciju.

(4)Klikom na otvara se maska za podeavanjetampanja (Slika 56) Sve kopije za distribuciju - tampasve potrebne kopije kompletno

Samo stranice sa zadnjom izmenom - tampastrane dokumenta sazadnjom izmenom

Broj kopije - tampasamo zadatu kopiju

Slika 56 "tampanjedokumenata za distribuciju"

(5)Zadnja tri polja u tabeli se popunjavaju pri povlaenjudokumenta. Ona nisuvidljiva inicijalno, vese otkrivaju pomouscroll bar-a ispod tabele na masci.

(6)Klikom na tamase lista za praenjedistribucije dokumenta.


50/129

I

50

Slika 57 Pregled zaduenihdokumenata

1.3.7

Izvetajio dokumentima

Pritiskom na dugme Izvetaji o dokumentima u meniju "Upravljanjedokumentacijom" (Slika 51) otvara se maska koja omoguava dobijanje tabelarnog

prikaza podataka o dokumentima na ekranu i na papiru (Slika 58).

Slika 58 Maska "Izvetajo dokumentima"


51/129

I

51

I za pregled i za tampanje izvetaja neophodno je da budeinstaliran tampa na stranicu A4 formata i aplikacija se automatski prilagoava

onom tampaukoji je postavljen kao DEFAULT (podrazumevani) tampa.Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 17


( Da/Ne)

Izbor/Upis

/Pregled

Napomena

Tip izvetaja Da Izbor (1)

Osoba Ime osobe Ne Izbor (4)

Dokument Naziv dokumenta Ne Izbor (2)

Org. jedinica Naziv organizacione jedinice Ne Izbor (3)

Nivo FilterON/OFF

Filter po nivu dokumenta Ne Izbor

Tabela 17 Polja u masci "Izvetajio dokumentima"

Napomena:

(1)Ovo polje je tipa "option group" (prethodno opisano) i sastoji se od sledeihopcija:

a) Lista dokumenata po osobi

b) Registar dokumenata (Spisak svih dokumenata)

c) Lista korisnika (spisak svih korisnika dokumenata)

d) Lista izmena (spisak izmena svih dokumenata)

e) Lista dokumenata po organizacionim jedinicama (spisak svih dokumenata

po organizacionim jedinicama)

f) Lista korisnika (spisak korisnika dokumenata po izboru)

g) Lista izmena (spisak izmena po izboru)

h) Lista dokumenata po organizacionim jedinicama (po izboru)

i) Lista naddokumenta

j) Lista poddokumenta

k) Registar arhiviranih dokumenata

Primeri ovih izvetajadati su u Prilogu.

(2)Za sluajizbora opcije 5) i 6) preko ovog polja MORA se definisati dokumentza koji se traiizvetaj.

(3)Za sluajizbora opcije 7) preko ovog polja MORA se definisati organizacionajedinica za koju se traiizvetaj.

(4)Za sluajizbora opcije 0) preko ovog polja MORA se definisati osoba za kojuse trailista dokumenata

1.3.8

Arhiviranje dokumenata


52/129

I

52

Izborom opcije Arhiviranje u meniju "Upravljanje dokumentacijom" (slika 7.3)

otvara se prozor koju prikazujeSlika 59

Slika 59 Arhiviranje

Pritiskom na komandno dugme Pregled povuenih dokumenata i prenos uarhivu otvara se maska koju prikazujeSlika 60.

Slika 60 Maska "Pregled dokumenata za arhivu"

Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 18.


( Da/Ne)

Izbor/Upis

/Pregled

Napomena

Pregled dok zaarhivu

Naziv dokumenta Ne Izbor (1)

Prenos u arhivu Komandno dugme - - (2)

Tabela 18 Polja u masci "Pregled dokumenata za arhivu"

Napomena:


53/129

I

53

(1)Pomouovog polja mogueje izabrati dokument radi pregleda u Word-u.

(2)Ovo komandno dugme pokree akciju prenoenja podataka o povuenim

dokumentima u arhivsku bazu i premetanja fajlova sa direktorijuma zavaee na direktorijum za povuenedokumente. Zbog brisanja podataka izradne baze od korisnika se zahteva potvrda ove akcije. PANJA! Ne postojinain na koji bi korisnik izvrio reverznu akciju i vratio ve arhiviranadokumenta u bazu sa vaeimdokumentima.

1.3.9

Pregled arhive

Izborom opcije Pregled arhive, u masci "Upravljanje dokumentacijom" (Slika

51)otvara se maska koju prikazujeSlika 61.

Slika 61 Maska "Pregled arhive dokumenata"

Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 19Naziv polja Opis polja Unos obavezan

( Da/Ne)

Izbor/Upis

/Pregled

Napomena

Pregled arhivedokumenata


Distribucija Komandno dugme (2)

Izmene Komandno dugme (3)

Komandno dugme (4)


54/129

I

54

Tabela 19 Polja u masci "Pregled arhive dokumenata"

Napomene:

(1)Pomouovog polja mogueje izabrati dokument radi pregleda u Word-u.

(2)Ovo dugme omoguavapregled organizacionih jedinica kojima je distribuiranizabrani dokument.

(3)Ovo dugme omoguavapregled izmena za izabrani dokument.

(4)Klikom na ovo dugme pokreese brisanje dokumenata iz arhive koji su stariji(poev od datuma povlaenja) od perioda obaveznog uvanja dokumentazadatog u masci Evidentiranje dokumenta(Slika 52).

1.3.10

Registar dokumenata

Izborom opcije Registar dokumenata u masci "Upravljanje dokumentacijom"

(Slika 51) otvara se maska (Slika 62) sa pregledom podataka o svim vaeimdokumentima.

Slika 62 Maska "Registar dokumenata"


55/129

I

55

Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 20


( Da/Ne)

Izbor/Upis

/Pregled

Napomena

Registardokumenata


Komandno dugme (2)

Komandno dugme (3)

Komandno dugme (4)

Komandno dugme (4)

Tabela 20 Polja u masci "Pregled arhive dokumenata"

Napomene:

(1) Pomouovog polja mogueje izabrati dokument radi pregleda u Word-u.(2) Ovo dugme omoguava pregled organizacionih jedinica kojima je

distribuiran izabrani dokument i pojavljuje se samo onda kada je status

dokumenta 4 (Odobren i vii).(3) Ovo dugme omoguava pregled izmena za izabrani dokument i pojavljuje

se samo onda kada je status dokumenta 4 (Odobren i vii).(4) Ovo dugme omoguava pregled podreenih i nadreenih dokumenata

datog dokumenta.

1.3.11

Evidencija organizacionih jedinica

Podaci o organizacionim jedinicama se unose preko maske koju prikazujeSlika

63, do koje se dolazi pritiskom na dugme Evidencija organizacionih jedinica u

glavnom meniju (Slika 49).


56/129

I

56

Slika 63 Maska "Evidencija organizacionih jedinica"



( Da/Ne)

Izbor/Upis/

/Pregled

Napomena

ifraorg. jedinice ifraorganizacione jedinice Da Upis

Naziv Naziv organizacione jedinice Da Izbor

Adresa Adresa organizacione jedinice Da Upis (1)

Tel/fax Telefon i fax organizacionejedinice

Ne Upis

Odgovorno lice Odgovorno lice za organizacionujedinicu

Da Izbor

Tabela 21 Polja u masci "Organizacione jedinice"

Napomena:

(1)U ovom polju se za sve organizacione jedinice pojavljuje adresa uneta u masci

za podeavanje. Za dislocirane organizacione jedinice treba modifikovati ovajpodatak.

1.3.12

Evidencija osoblja

Klikom na komandno dugme Evidencija osoblja na Glavnom meniju (Slika 49)

dobija se maska koju prikazujeSlika 64.


57/129

I

57

Slika 64 Maska "Evidencija osoblja"


Ime polja Opis polja Unos obavezan(Da/Ne)

Izbor/Upis/

/PregledID_Osobe ifraosobe Da Upis

Prezime Prezime osobe Da Upis

Ime Ime osobe Da Upis

Strunasprema Stepen strunespreme osobe Da Izbor

Radno mesto Naziv radnog mesta Da Izbor

Org. jedinica Naziv organizacione jedinice Da Izbor

Nivo pristupa korisnika Nivo pristupa korisnika Da Izbor

Sistemsko ime Sistemsko ime korisnika Da Upis

Korisnikoime Korisnikoime Da Upis

Lozinka Kljukorisnika za ulazak (lozinka) Da Upis

Tel. na poslu Broj telefona na poslu Ne Upis

Tel. kod kue Broj kunogtelefona Ne Upis

Tabela 22 Polja u masci "Evidencija osoblja"

Sistemsko ime, korisnikoime i lozinka moraju biti jedinstveni za svaku osobu.

1.3.13

Evidencija odgovornosti


58/129

I

58

Dugme Evidencija odgovornosti na Glavnom meniju (Slika 49) omoguavapopunjavanje i pregled matrice odgovornosti koju prikazujeSlika 65.

Slika 65 Maska "Evidencija odgovornosti"

Ova maska omoguava da se za svaku organizacionu jedinicu dobije spisakodgovornih lica za svaku takustandarda i za svaki nivo odgovornosti.

Opis polja u ovoj masci dat je u tabeli 23Ime polja Opis polja Unos obavezan

( Da/Ne)

Izbor/Pregled/

/Upis

Napomena

Org. jedinica Naziv org. jedinice Da Izbor (1)

ISO Takastandarda Da Izbor

Naziv Naziv takestandarda - Pregled

Osoba Ime odgovornog lica Da Izbor

Funkcija Naziv funkcije - Pregled

Nivo ifranivoa odgovornosti Da Upis (2)

Tabela 23 Polja u masci "Evidencija odgovornosti"

Napomena:

(1)Polje Org. jedinica je oznaenostrelicom (Slika 65).

(2)Nivo odgovornosti uskladiti prema organizacionoj emi(npr. 1, 2, 3; A, B, C; I,II, III).

1.3.14

Pregled i tampanjeizvetaja

1


59/129

I

59

Izborom opcije Pregled i tampanje izvetaja sa glavnog menija (Slika 49)mogueje dobiti sledeeizvetaje(primeri su dati u Dodatku A):

a) Lista osoblja

b) Lista organizacionih jedinica

c) Matrica odgovornosti

d) Lista odgovornih lica za ISO - spisak odgovornih lica.

e) Telefonski imenik osoblja.

Izbor tipa izvetaja, pregled i tampanje se vri preko maske koju prikazujeSlika 66.

Slika 66 Maska "Pregled i tampanjeizvetaja"

I za pregled i za tampanje izvetajaneophodno je da budeinstaliran tampa na stranicu A4 formata, a program se automatski podeava zatampakoji je podeenkao DEFAULT (podrazumevani).


60/129

I

60

1.4. Osnovne funkcije korisnikeaplikacije

1.4.1

Komandna tabla Korisnika i opis osnovnih funkcija

Slika 67 Komandna tabla korisnikeaplikcije

1. Brojadokumenata za logovanog korisnika: ekaizradu obavetavakorisnika koliko dokumenata u sistemu eka

njegovo autorstvo

ekapotvrdu distribucije - obavetavakorisnika koliko je dokumenatanjemu distribuirano, a da nije potvrenprijem distribucije

2. Drvo distribucije hijerarhijski prikaz lokacije distribuiranih dokumenatau sistemu

1 2

4

5

6

7

3


61/129

I

61

3. Lista zaduenihdokumenata sa prikazom za koja dokumenta smopotvrdili distribuciju, a za koja nismo.

4. Obrada dokumenatakorisnik ima tri opcije za obradu dokumenata: Izrada dokumenata za koje je korisnik delegiran kao autor

Kontrola dokumenata za koje je korisnik delegiran kao kontrolor

Odobravanje dokumenata za koje je korisnik delegiran kao odobriva

5. Pregled dokumentacije - korisnik ima tri opcije za obradu dokumenata:

Pregled dokumeta u izradi

Pregled vaeihdokumenata

Pregled arhiviranih (nevaeih) dokumenata sistema kvaliteta.

6. Pregled i tamapanjeizvetajao dokumentaciji

7. Popunjavanje zapisa sistema kvaliteta

1.4.2

Drvo distribucije

Slika 68 Stablo distribucije dokumenata

Hijerarhijski prikaz Organizaciona celina > Osoba > Dokumenta iz koga se vidi

lokacija pojedinih kopija distribuiranih korisnicima. Simbol tampaapored nazivadokumenta oznaava autorstvo nad dokumentom, a simbol ljudi oznaavadistribuciju dokumenta. Ova forma prikazuje i sve relevantne podatke koji opisuju

dokument koji smo izabrali i omoguavaotvaranje samog dokumenta.

1.4.3

Lista zaduenih(korisniku distribuiranih) dokumenata


62/129

I

62

Prikaz zaduenih i planiranih distribucija dokumenata logovanom korisniku.Dokumenta u ovoj listi mogu imati tri statusa:

Planiran da se distribuiraju korisniku

naziv dokumenta je ispisan crnim

slovima, i ekpolje je nedostupno i neekirano

Distribuiran, ali distribucija nije prihvaena - naziv dokumenta je ispisancrvenim slovima, i ekpolje je dostupno i neekirano

Distribuiran, i distribucija je prihvaena- naziv dokumenta je ispisan zelenimslovima, i ekpolje je dostupno i ekirano

Slika 69 Lista zaduenihdokumenata korisnika

ekiranju/deekiranjepolja se izvravana dvoklik miem, kada se dokument

automatski otvara da bi ga korisnik proitao. Takoe pri definiciji distribucije odstrane administratora program ima mogunost slanja automatskog e-maila svimkorisnicima distribuiranog dokumenta.

1.4.4

Obrada dokumenata (autorstvo, kontrola i odobravanje)


63/129

I

63

Slika 70 Obrada dokumenata od strane korisnika

Omoguava priustup i izradu dokumentaciji za koju je autorstvo delegiranologovanom korisniku. Odavde je mogu i pregled relevantnik podataka odokumentu i izlistavanje nadreenih i podreenih dokumenata (veza sa drugimdokumentima). Po zavretkuizrade korisnik prevodi dokument iz statusa U izradi ustatus Spreman za pregled i time doputa dalji tok dokumenta: kontrola,

odobravanje, distribucija.Takoe pri definiciji autorstva nad dokumentom od strane administratora

program ima mogunost slanja automatskog e-maila autoru novonastalogdokumenta.

1.4.5

Pregled dokumentacije (u izradi, u upotrebi, arhivirane-nevaee)


64/129

I

64

Slika 71 Funkcije za pregled dokumenata

Omoguenje detaljan pregled dokumentacije sistema kvaliteta:

Pregled standarda i takistandarda vezanih za izabrani dokument

Alati za pretragu i filtriranje dokumentacije po viezadatih kriterijuma

Poziv forme sa detaljnim podaci o izabranom dokumentu

Detaljni podaci o izabranom dokumentu

Tasteri za brzo filtriranje dokumenata po jednom kriterijumu (nivo ili status)

Otvaranje izabranog dokumenta tampanjetrenutno prikazane liste dokumenata (prati stanje na ekranu)

tampanjedetaljnih podataka o dokumentu

1.4.6

Pregled i tamapanjeizvetajao dokumentaciji

5

6

3 7

12

4

8


65/129

I

65

Slika 72 Pregled i tampanjeizvetaja

Omoguavaizbor izvetajai njihov:

pregled pre tampenaoare

tamputampa

Izvetajisu podeljeni u dve grupe:

Izvetajiza sva dokumenta

Izvetajiza izabrani dokument

Osim toga za odreeneizvetajese mora dodatno izabrati podatak tipa: Osoba,Dokument, Standard/Takastandarda itd.

Dugme NivoFilter definie segment piramide dokumentacije za koji vaeizvetaji. Kada je ovo dugme neaktivno izvetaji se odnose na sve segmentepiramide.

1.4.7

Popunjavanje zapisa sistema kvaliteta


66/129

I

66

Slika 73 Upotreba zapisa od strane korisnika

Omoguavapopunjavanje zapisa na odobrenim obrascima.

Korisnik ima mogunost:

Otvaranje i popunjavanje novog zapisa

Brisanje i izmenu zapisa koji je on kreirao

Pregled zapisa koje su drugi otvorili

Izrada novog zapisa na osnovu vepostojeeg

Slanje e-maila sa programski definisanom porukom o zapisu sa liste

(program otvara e-mail poruku sa definisanim tekstom koji se moe

promeniti, a korisnik definieprimaoce poruke. Izvetaj/registar zapisa po izabranom obrascu

Lista referentnih dokumenata (procedura/uputstava koje propisuju uoptrebu

izabranog obrasca)


67/129

I

67

1.5. Vodiza izradu dokumenata pomouablona

1.5.1

abloniza dokumenteabloni predstavljaju pripremljene standardizovane forme za pisanje

dokumenata sistema kvaliteta procedura, uputstava, ... U okviru ovih ablonanalaze se sve take standardnog sadraja, za odgovarajui dokument, pa je samopotrebno uneti podatke o dokumentu, tekst po takamai nacrtati dijagram toka.

Napomena: Vizuelni izgled ablona se radi prema konkretnim zahtevimakorisnika. U daljem tekstu dat je opis ablona standardnog izgleda i ovo se moemenjati u skladu sa konkretnim zahtevima korisnika.

1.5.2

Unos podataka o dokumentu

Na prvoj strani dokumenta (Slika 74)nalaze se sledeipodaci:

naziv firme (logo firme)

naziv fajla

ifra(oznaka) dokumenta

verzija/izdanje dokumenta

naziv dokumenta

Slika 74 Izgled prve strane dokumenta


68/129

I

68

Na dnu prve strane (Slika 75)nalaze se dve tabele: Lista korisnika kopija pod

kontrolom i tabela u kojoj se nalaze polja sa sledeimpodacima podacima:

lica koje je izradilo dokument

lica koje je kontrolisalo dokument

lica koje je odobrilo dokument, kao i

datum izrade dokumenta

datum kontrole dokumenta

datum odobrenja dokumenta

datum od kada se primenjuje dokument

broj kopije dokumenta

Slika 75 Tabela o autorskom timu dokumenta

Svi gore navedeni podaci izuzev naziva firme (koji je sastavni deo ablona) seunose automatski pri formiranju evidentiranog dokumenta (Slika 52.)

Slika 76 prikazuje drugu stranu dokumenta (Lista izmena dokumentata tj. Lista

revizije) koja se takoe popunjava automatski pri evidentiranju ovih podataka ubazu.


69/129

I

69

Slika 76 Izgled tabele za listu izmena/revizija dokumenta

U zaglavlju svake strane (Slika 77) nalaze se podaci, koji se automatski

auriraju.

Slika 77 Izgled zaglavlja

1.5.3

Unos teksta dokumenta

ablonipredstavljaju pripremljene forme za pisanje teksta dokumenta.Unos teksta se vripomouunapred definisanih stilova koji su ponueniu Toolbar-uStilovi (Slika 78).

Slika 78 Toolbar za izbor tekstualnih stilova


70/129

I

70

Stilovi iz prikazanog Toolbar-a imaju sledeiizgled:

-za naslov prvog nivoa:

1. Cilj primene

- za naslov drugog nivoa:

3.1 Veza sa standardom ISO 9000

- za definicije, aktivnosti:

6.2.1. Inenjerza dokumentaciju sistema kvaliteta . . .

- za unos obinogteksta:

Osiguranje kontrole dokumenata sistema kvalitata . . .

- navoenje:

Procedura kontrole procesa proiz. samolepljivih materijala, Br PR.

44.2.0

Procedura interventnog odravanja, Br. PR.41.2.0

- nabrajanje:

1. Evidencija preventivnih pregleda

2. Godinjiplan odravanja

U ablonuza izradu dokumenta zadat je redosled stilova. Pritiskom na u paragrafu sa stilom 1, zapoinjenovi paragraf sa stilom Tekst. Kod paragrafa sastilom 1.1 ili 1.1.1 pritiskom na zapoinjenovi paragraf sa istim stilom samose menja zadnji broj. Za promenu stila treba najpre markirati eljeni paragraf(dvostruki klik unutar paragrafa), a zatim kliknuti na eljenistil.

1.5.4

Izrada dijagrama toka aktivnosti

Pomouablonaza izradu dokumenata mogueje crtati tabelarni dijagram tokai "klasini" dijagram toka.

Toolbar "Dijagram" (Slika 79.) sastoji se od alata za crtanje tabelarnog dijagrama

toka aktivnosti. Korienjemovih alata izgled dijagrama toka u dokumentima biestandardizovan.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13


71/129

I

71

1. Ubaci Tabelu Aktivnosti 8. Nastavak dijagrama 1

2. Nastavak Tabele Aktivnosti 9. Povratna veza

3. Ubaci Novu Vrstu 10. Premoavanjeelije

4. Poetak 11. Kraj

5. Odluka 12. Dijagram Stil 1

6. Aktivnost 13 .Dijagram1 Stil 2

7. Nastavak dijagrama

Slika 79 SadrajToolbar-a "Dijagram"

Dugmad 1 i 2 koriste se samo pri izradi tabelarnog dijagrama toka koji kojuprikazujeSlika 80.Oni omoguavajukreiranje (dugme 1) i nastavak (dugme 2) tabeleza izradu dijagrama toka.

Slika 80 Izgled tabelarnog dijagrama toka aktivnosti

Opis polja u tabelarnom dijagramu toka dat je u tabeli 13.1.

Naziv polja Opis polja Napomena

Redni broj Labela aktivnosti (1)

Dijagram toka Simboli aktivnosti (2)

Aktivnost Opis aktivnosti (3)

Odgovornost Broj u legendi za odgovornu funkciju (4)


72/129

I

72

Dokument Naziv dokumenta vezanog za aktivnost (3)

u/i Indikator Ulazno/Izlaznog dokumenta (5)

Tabela 24 Polja u "Tabelarnom dijagramu toka"

Napomena

(1)Labela aktivnosti je broj na koji se referencira pri skokovima u dijagramu

toka. Simbol za poetak i kraj nemaju labelu, kao ni simbol za nastavakdijagrama toka.

(2)Koriste se komandna dugmad 3-11 (Slika 79). Za dugakedijagrame toka kojiprelaze veliinujedne strane dokumenta koristi se simbol na dugmetu 8 kaozadnji na strani gde se prekida dijagram toka, a kao prvi na sledeojstrani se

koristi simbol na dugmetu 7.(3)Tekst koji se unosi moese formatirati pomoudugmeta 13 za kratak tekst i

dugmeta 12 u sluajudugakogteksta. Pre aktiviranja eljenog dugmeta trebamarkirati tekst.

U sluajukada tekst prelazi granicu polja za upis koristi se dugme 10 da se"premosti" jedna vrsta. Najpre se pozicionirati u polje Dijagram toka u

sledeoj vrsti, a zatim kliknuti na dugme 10. Ovime se samo produavastrelica koja izlazi iz prethodne aktivnosti.

(4)Kolona Odgovornost je podeljena na 3 polja:

P - upisuje se broj kojim je u legendi (Slika 81)ispod dijagrama toka

oznaenafunkcija sa primarnom odgovornouza aktivnost.

U - upisuje se broj kojim je u legendi oznaenafunkcija uesnikauizvoenjuaktivnosti.

I - upisuje se broj kojim je u legendi oznaenafunkcija koja se informieo aktivnosti

Slika 81 Legenda tabelarnog dijagrama toka

(5)Dokumenti koji ulaze u odreenuaktivnost su oznaenisa U, a oni koji izlazesu oznaenisa I.


73/129

I

73

Za crtanje "klasinog" dijagrama toka koriste se sledeiToolbar-ovi:

Toolbar "Izbor" - izbor kolone u kojoj se crta element dijagrama toka (0-pasivna

kolona, 1-aktivna kolona).Toolbar "Prva kolona" - crtanje dijagrama toka u prvoj koloni.

Toolbar "Druga kolona" - ubacivanje mreeza crtanje dijagrama toka idijagrama toka u drugoj koloni.

Toolbar "Treakolona" - crtanje dijagrama toka u treojkoloni.

Slika 82 Izgled "klasinog" dijagrama toka

1.5.5

Zapisi

U ablonima aplikacije QDoc predvieno je da se zapisi prikazuju u oblikutabele. Broj vrsta u tabeli zapisa poveavase tako tose pozicionira u zadnju vrstu(pre njenog popunjavanja) a zatim se klikne na dugme 3 Toolbar-a "Dijagram".


74/129

I

74

Slika 83 Izgled Tabele zapisa

Za sluajkada se zapisi ne prikazuju tabelarno, tabelu treba obrisati.

1.5.6

tampanjedokumenta

tampanje dokumenta mogue je izvriti izborom opcije Print sa padajueg

menija File, ili aktiviranjem komandnog dugmeta .

U prvoj od dve navedena nainatampanjaFile/Print mogueje pre tampanjapodesiti parametre kao tosu: broj kopija, tampanjetanoodreenihstrana itd.

Napomena:

Gore navedeni naintampanjavaisamo za probne kopije dokumenta. Vaeekopije dokumenta (kopije pod kontrolom) za distribuciju u okviru sistemakvaliteta tampajuse iz programa QDoc.

1.5.7

KorienjeHelp-a

Pri korienjuaplikacije QDoc pritiskom na taster otvara se prozor sa Help

fajlom (Slika 84). Istu akciju mogue je izvritipomoukomandnog dugmeta uToolbar-u. Help fajl je "kontekst senzitivan" i otvara se na mestu koje objanjavatekuumasku (masku u kojoj se trenutno program nalazi).


75/129

I

75

Slika 84 Help fajl za "Glavni meni"

Osim Help-a koji opisuje rad programa, tu je i Help o zahtevima standarda ISO

9000 za dokumentaciju sistema kvaliteta (Slika 49 dugme ).

Slika 85 HELP o dokumentaciji


76/129

I

76

1.5.8

Grekepri izvravanjuprograma i primedbe korisnika

Aplikacija QDoc je paljivo testirana i otklonjene su sve uoene greke u

programu. Meutim, postoji mogunost pojave prozora sa upozorenjem da sepojavila greka u kodu. Ovakve greke mogu dovesti do prekida zapoete akcije iizlaska iz aplikacije, ali veuneti podaci neebiti oteeni.

Neadekvatne akcije korisnika takoe mogu dovesti do greaka. Neke od tihgreaka su simulirane i evidentirane prilikom testiranja, tako da korisnik dobijaodgovarajuu informaciju o daljem postupku. Meutim, neke od akcija korisnikanisu predviene i program enajpre javiti da se pojavila neobraena greka (Slika86).

Slika 86 Poruka za pojavu neobraenegreke

Nakon toga se otvara maska za opis akcije (Slika 87)koja je izazvala greku ipreko nje prozor iz Access-a na engleskom jeziku. Odgovorom na poruku

(OK/Cancel/Help) zatvara se prozor sa porukom i ostaje maska za opis akcije koja je

prethodila pojavi grekei u koju korisnik treba da unese podatke o greci.

Slika 87 Maska za opis akcije koja je prethodila pojavi greke

Korisniku je takoeostavljena mogunostotvaranja maske "Primedbe" (i kadase nije pojavila greka) za sluajda ima primedbe ili sugestije vezane za korienje


77/129

I

77

aplikacije QDoc. Maska "Primedbe" se otvara iz "Glavnog menija" dvostrukim

klikom na naslov maske "Upravljanje dokumentacijom QS"

Opisineobraenih

greaka

, kao i primedbe korisnikabie

smetene

u bazu

podataka. Na osnovu ovih podataka QDoc razvojni tim e dalje usavravatiaplikaciju QDoc obezbeujuikorisniku konforniji i pouzdaniji rad.


78/129

I

78

2.KorienjeQDoc kroz ivotniput dokumenta

Primer iz prakse

Slika 88 daje ematski prikaz ivotnog puta dokumenta. Aplikacijom QDoc

pokrivene su sve faze izuzev prve - IZRADA PREDLOGA. U ovom poglavlju je zasvaku fazu prikazan postupak korienjaQDoc po koracima.

Slika 88 ivotniput dokumenta


79/129

I

79

2.1. Izrada nacrta dokumenata sistema kvaliteta

2.1.1

Tok dokumentacije sistema kvaliteta sa i bez nacrta

DOKUMENTACIONICENTAR

Autori

KontrolaOdobravanje

Izrada

Kontrola

Odobravanje

Distribucija

Lansiranje

Slika 89 Logika zatvorenog nainaizrade dokumentacije QMSDOKUMENTACIONI CENTAR

Autori

Odobrivai

Izrada

Nacrta

Odobravanje Nacrta

Evidenciju

Lansiranje

Bazaablona

NacrtPostaje

DokumentQS

Slika 90 Logika otvorenog nainaizrade dokumentacije QMS

2.1.2

Tok izrade i odobravanja nacrta dokumenta sistema kvaliteta


80/129

I

80

Korisnik pristupa bazi ablona od kojih formura nacrte klikom na dugmeModeli dokumenata

Otvara se forma na kojoj se bira ablon po kome se formira eljeni nacrt(Poslovnik, procedura, uputstvo, obrazac i sl.). Novi nacrt se po izboru ablonaformira klikom na dugme Napravi nacrt dokument po ovom ablonu

Slika 91 Forma za kreiranje, editovanje i slanje maila o nacrtu logovanog korisnika

Korisnik daje naziv nacrtu.

Slika 92 Unos naziva nacrta

Program kreira nacrt i otvara ga za pisanje.

Korisnik unosi tekst i po potrebi dijagram toka u nacrt dokumenta koristeizato definisane stilove i alate. Svaki nacrt ima predefinisanu strukturu koja se mora

yadovoljiti pri pisanju.


81/129

I

81

Slika 93 Izgled jednog od nacrta u Word-u

Na dugme Postojeinacrti dokumenatakorisnik moeotvoriti neki od svojihpostojeihnacrta radi pregleda i editovanja.

Slika 94 Izbor postojeegnacrta logovane osobe

Po izradi dokumenta korisnik klikom na e-mail dugme dobija predefinisanu

poruku koju moenaknadno doraditi. Korisnik mora izabrati ili uneti e-mail adresuosobe koja mu odobrava nacrti i poslati mail.


82/129

I

82

Slika 95 Poruka autora nacrta osobi koja odobrava nacrt dokumenta

Po prijemu elektronske pote od strane autora osoba koja odobrava nacrtpristupa formi sa stablom distribucije dokumenata i bira autora ijincrt odobrava.

Potom klikom na dugme Nacrti otvara bazu nacrta autora i selektuje i otvara

traeninacrt.

Slika 96 Stablo distribucije dokumenata i nacrta


83/129

I

83

Slika 97 Izbor nacrta za pregled i njegov prenos u folder Odobreni

Po izboru i pregledu nacrta osoba koja odobrava prenosi odobreni nacrt u

folder odobreno i alje elektronskom potom administratoru da je dokumentspreman za evidenciju u dokumentaciju sistema kvaliteta. Poeljnoje da odobrivautelo poruke unese i listu planiranih korisnika dokumenta (lista distribucije).

Slika 98 Poruka osobe koja odobrava nacrt dokumenta administratoru dokumentacije

Po odobrenju administrator dokumentacije otvara formu za evidentiranje

dokumenta i bira autora ijinacrt evidentira.


84/129

I

84

Slika 99 Evidencija odobrenog nacrta od strane administratora QDoc

Administrator bira nacrt iz foldera odobrenih nacrta za izabranog autora i

pregleda ga pre evidencije u QDoc.

Slika 100 Izbor i otvaranje za pregled odobrenog nacrta od strane administratora QDoc

Posle pregleda forme i teksta nacrta administrator unosi detaljne podatke o

dokumentu i ifriraga prema proceduri za upravljanje dokumentacijom. Takodje uovom koraku se dokument prevodi u spreman za pregled.


85/129

I

85

Slika 101 Prevoenjaodobrenog nacrta u zvaninidokument sistema kvaliteta od straneadministratora

Po evidenciji nacrta potrebno je i zvaninokontrolisati i odobriti dokument uformi Promena statusa dokumenta. Dokument se po odobravanju distribuira i dalji

tok je identi;an kao i kod dokumenata koja nisu nastala od nacrta veih je lansiraoadministrator QDoc-a.

2.2. Evidentiranje podataka o dokumentima

Rukovodilac organizacione jedinice koja daje predlog za novi dokument/izmenu

dokumenta dostavlja nacrt novog dokumenta Rukovodiocu kvaliteta, zajedno sa

Zahtevom za izdavanje novog-izmenu postojeegdokumenta.

Rukovodilac kvaliteta daje stav o nacrtu i izdaje nalog da se evidentira nacrtdokumenta.

Referent dokumentacije (administrator) evidentira dokument u skladu sa podacima

u Zahtevu.

Postupak evidentiranja dokumenta pomouQDoc je sledei:1. Kliknuti na dugme Evidencija dokumenta na meniju Upravljanje

dokumentacijom (Slika 51). Otvara se maska za evidenciju dokumenata (Slika

102)

2. Upisati naziv dokumenta npr.

Preventivno odravanjesredstava rada


86/129

I

86

3. Po potrebi uneti perod uvanjadokumenta (u godinama) - podrazumevanavrednost je 1 godina

4. Na padajuemmeniju izabrati ime autora dokumenta npr.

PlaniJovan 5. Na padajuemmeniju izabrati osobu koja kontroliedokument npr.

RadunoviZdravko 6. Na padajuemmeniju izabrati osobu koja odobrava dokument npr.

PejiGordana 7. Na padajuemmeniju izabrati nivo dokumenta:

Procedure

8. Izabrati ablonpo kome se kreira dokument (ako ima vieverzija ablonaza datidokument).

9. Potose dokument tek evidentira automatski mu je dodeljen status:U izradi

10.Lokacija se takoeautomatski podeavaza dati nivo dokumenta, a u naemsluajuje to: \QDoc\Vazei\2\ (jer su procedure drugi nivo dokumenatau sistemu kvaliteta, a da je u pitanju npr. uputstvo lokacija bi bila

\QDoc\Vazei\3\).11.Na padajuemmeniju izabrati naziv takestandarda npr.

Korektivne i preventivne mere

12.Ako je prilikom podeavanjaaplikacije ukljuenaopcija Automatsko imenovanje

fajla (to autori aplikacije preporuuju), raunar e automatski, na osnovupoznatih parametara, upisati ime fajla npr. PR1403A.doc. Ako u masci za

podeavanjanismo ukljuiliAutomatsko imenovanje fajla u polje za imenovanjefajla je neophodno upisati ime fajla pod kojim e biti sauvan dokument kojiupravo radimo, npr. PR1403A.doc.

13.Ako je prilikom podeavanja aplikacije ukljuena opcija Automatsko ifriranje(to takoe preporuuju autori aplikacije), raunar e automatski, na osnovupoznatih parametara, upisati ifrudokumenta u polje ifranpr. PR.4.03. Ako umasci za podeavanja nismo ukljuili Automatsko ifriranje u polje ifra je

neophodno upisati ifru, npr. PR.4.03.doc.

14.Kliknuti na (Slika 102) i u Izbor lista i izabrati poddokumenta datog

dokumenta. To je neophodno uraditi za sva dokumenta.

15.Vratiti se na "Glavni meni".

Napomena: Kostur dokumenta se automatski formira pri prelasku na podatke o

drugom dokumentu, pri prelasku na donji deo maske ili pri izlasku iz maske, topokazuje meraizrade/promene dokumenta u zadnjoj liniji ekrana..

Dokument dobija status U izradi. Tek po zavrenoj tehnikojobradi od straneautora dokumentu se dodeljuje status Spreman za pregled.


87/129

I

87

Slika 102 Evidencija dokumenta

Slika 103 Evidencija dokumenta


88/129

I

88

2.3. Tehnikaobrada dokumenta

Neophodno je osposobiti sve zaposlene za osnove korienja raunara itehnikeobrade teksta.

U narednom tekstu dat je primer izrade procedure korienjemablona.

Da bi se pristupilo automatski formiranom kosturu dokumenta potrebno je

pozicionirati se, odnosno izabrati eljenidokument:

U sluaju Administratora kliknuti na dugme u masci za Evidencijudokumenata (Slika 52).

U sluajuKorisnika aktivirati Registar dokumenata (Slika 104)i takoekliknuti

na dugme .

Slika 104 "Registar dokumenata"

U masci Registar dokumenata kada dva puta kliknemo u koloni Naziv

dokumenta na neko od polja, ili kada kliknemo na otvara se maska Podaci o

dokumentu (Slika 105).

Kada kliknemo na (ili ) u masci Registar dokumenata otvara

nam se maska Pregled podreenih dokumenata Slika 106. (ili Pregled nadreenihdokumenataSlika 107.).


89/129

I

89

Slika 105 Podaci o dokumentu

Slika 106 Poddokumenta za: ...


90/129

I

90

Slika 107 Naddokumenta za: ...

2.3.1

Unos teksa

Kada je administrator evidentirao dokument, autor dokumenta moepoetisaunosom teksta. Na prve dve strane dokumenta (procedura i uputstava) autor

dokumenta ne unosi nita, jer sve te podatke popunjava administrator u aplikaciji.Na treoj strani procedure unosi se tekst, redom popunjavajui svaku takuprocedure (Slika 108).

1. Kursor pozicionirati na kraj naslova: 1. Cilj primene

2. Pritisnuti taster

3. Upisati cilj primene npr.

Osiguranje kontinualne sposobnosti proizvodne opreme.....

4. Kursor pozicionirati na kraj naslova:2. Oblast primene

5. Pritisnuti taster

6. Upisati oblast primene npr.

Sva oprema koja ima direktnog uticaja na sposobnost...

7. Pozicionirati kursor na kraj naslova 3.1 Veza sa standardom ISO 9000

(Slika 108)

8. Markirati deo teksta kome treba da se dodeli drugi stil

9. Kliknuti

opis funkcionalnosti autorskog softverskog rešenja qdoc

Documents