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8/18/2019 Open Data Colombia Guia

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GUÍA DE USO PARA AVANZAR EN EL

NIVEL INICIAL DEL MODELO DEMADUREZ DE GOBIERNO EN LÍNEA

PARA DATOS ABIERTOS


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G U Í A D E U S O P A R A A V A N Z A R E N E L N

I V E L I N I C I A L D E L M O D

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M A D U R E Z D

E G O B I E R N O E N L Í N E A P A R A D A T O S A B I E R T

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GUÍA DE USO PARA AVANZAR EN ELNIVEL INICIAL DEL MODELO DEMADUREZ DE GOBIERNO EN LÍNEAPARA DATOS ABIERTOS

Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Programa de Gobierno en líneaAna Carolina Rodríguez – Coordinadora Investigación, Políticas yEvaluaciónEnrique Cusba – Líder de Investigación y Políticas

Derechos de AutorMinisterio de Tecnologías de la Información y las ComunicacionesPrograma de Gobierno en línea


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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN A LA GUÍA ................................................................................................ 5

2. ¿CÓMO USAR ESTA GUÍA? .................................................................................................. 6

¿Cómo puedo identificar a mi equipo de trabajo? ................................................................ 7

¿Cómo elaboro mi plan de trabajo? ...................................................................................... 10

¿Qué debo tener en cuenta en mis reuniones individuales con los grupos de trabajo? ... 12

3. ¿Cómo realizo la identificación de la información? .......................................................... 13

¿Qué es la identificación de la información? ........................................................................ 13

¿Qué tengo que hacer para realizar la identificación de la información? ........................... 16

¿Para qué me sirve realizar el inventario de información de mi entidad? .......................... 17

4. ¿Cómo realizo el análisis de la información? ..................................................................... 19

¿Cómo ejecuto la revisión de la información bajo los criterios normativos? ..................... 19

¿Cómo identifico la información reutilizable? ..................................................................... 24

¿Para qué me sirve realizar el análisis de la información? .................................................. 25

5. ¿Cómo realizo la priorización de la información? ............................................................ 26

¿Qué se requiere para la Identificación de la fuente de información? .............................. 26

¿Cómo diligencio la matriz para la priorización de información a publicar? ..................... 29

¿Para qué me sirve realizar un priorización de mi inventario de información? .................. 31

6. ¿Cómo realizo la documentación de la información? ..................................................... 32

¿Cómo se realiza la identificación de estándares/formatos propuestos de publicación

para la Ficha DATASET? ........................................................................................................ 32


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¿Cuál es la Estructuración de los formatos de la Ficha DATASET ? .................................... 37

¿Para qué me sirve realizar una documentación de la ficha del inventario? ..................... 39

7. ¿Cómo realizo el cargue y publicación del inventario? ................................................... 40

¿Cómo realizo la publicación del inventario de información en el sitio web de la entidad? ............................................................................................................................................... 40

¿Qué características debo tener en cuenta de la licencia de Publicación Abierta antes de

la publicación? ....................................................................................................................... 43

¿Cuáles son los mecanismos de publicación de los datos del inventario? ........................ 46

8. Formatos para la apertura de información ...................................................................... 51

Hoja de Control de la Guía ..................................................................................................... 51

Instrumento de identificación de información .................................................................... 51

Instrumento de análisis de información ............................................................................. 53

Instrumento de priorización de información El formato que se presenta a continuación

sirve para ............................................................................................................................... 54

Instrumento de documentación de información ............................................................... 55

Estructuración de los datos a cargar ................................................................................... 56

Ficha de apertura de información ....................................................................................... 57

9. REFERENCIAS ....................................................................................................................... 58

10.ANEXOS ................................................................................................................................ 60

Para profundizar ................................................................................................................... 60

Siglas y acrónimos ................................................................................................................ 66


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1.

INTRODUCCIÓN A LA GUÍA

Esta guía está dirigida a los servidores públicos, interesados en adquirir conocimiento enel manejo de la apertura de datos públicos, con el fin de generar valor agregado a la

ciudadanía en general. Se ha estructurado en torno a una serie de pautas principales en eltema de datos abiertos en Colombia: Cómo puedo realizar mi inventario de información,quiénes son los principales actores implicados y bajo qué modalidades y condiciones sepuede ofrecer la información por parte de las entidades del Estado.

El término Datos Abiertos consiste en poner al alcance de la ciudadanía la información queadministra el sector público, en formatos digitales, estandarizados y abiertos, siguiendouna estructura clara que permita su comprensión. Estos datos públicos son publicados enlos portales de las entidades en la sección de servicios al ciudadano y son presentados enel portal de datos abiertos de Colombia www.datos.gov.co.

El Marco estratégico del Modelo de Datos Abiertos está orientado a la visión de Colombiaen línea a 2019 y se ha estructurado bajo el siguiente esquema, en el marco de datosabiertos:

Figura 1 - Marco estratégico del Modelo de Datos Abiertos

Esta guía es fundamental para apoyar la ejecución de las tareas de identificación delinventario de información de las entidades del Gobierno Colombiano, el análisis de lainformación, la priorización del inventario, la documentación de los inventarios y lapublicación por parte de las entidades del inventario de datos señalados en el modelo deapertura de datos para Colombia.


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2.

¿CÓMO USAR ESTA GUÍA?

La presente guía sigue como línea conductora la Metodología de apertura de información.Esta metodología incluye a su vez una cadena de valor, cuyos componentes sedesarrollarán a lo largo del documento, con miras a facilitar un mejor entendimiento de laguía.

Una vez entendido lo anterior, es necesario conocer la metodología de apertura deinformación de las entidades para la publicación de su inventario de información:

Figura 2 - Metodología de apertura de información

A continuación se describen los pasos de la metodología para la reutilización de lainformación:

• Identificación de la información: En esta fase se desarrolla lacaracterización de la información que es susceptible a abrir previo al análisis

de información.• Análisis de información reutilizable: En esta fase se clasifica la información

que es reutilizable y la que no lo es de acuerdo a un marco normativoestablecido.

• Priorización de la información: En esta fase se prioriza la información através de variables, con el fin que la entidad pueda realizar unordenamiento para la publicación bajo criterios de alto impacto y de menordificultad para la entidad. Al finalizar se realiza la definición del inventario apublicar.

• Documentación: En esta fase se describen los set de datos a publicar deacuerdo a la descripción estándar de publicación y el inventario deinformación definido.

• Cargue y publicación: En esta fase se identifican los diferentes procesos depublicación del inventario y el cargue de información que pueden utilizar lasentidades.


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Se recomienda a las entidades que inicien el proceso de apertura de la informaciónconformar grupos de trabajo al interior de la entidad para ello debe:

Identificar el equipo de trabajo. Elaborar un plan de trabajo detallado.

Realizar reuniones de seguimiento con los grupos de trabajo.

¿Cómo puedo identificar a mi equipo de trabajo?

La primera fase consiste en la conformación de los grupos de trabajo que van a liderartodo el proceso de apertura de datos de la entidad. La identificación de los grupos detrabajo se fundamenta en los siguientes cinco roles:

Figura 3 - Roles y actividades necesarios para implementar la apertura de datos

De acuerdo con la ilustración anterior, la identificación de los grupos de trabajo debepartir de los siguientes roles o competencias:

Rol funcional: La principal característica del rol funcional debe ser suentendimiento y conocimiento de la información que produce la Entidad en


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sus procesos. Las principales actividades en las fases del proceso de aperturade información son: identificación de la información, análisis de informaciónreutilizable y priorización de la información.

Actividades: Identificación de la información, análisis de información

reutilizable, priorización de la información.

Perfil: Personal administrativo con manejo en procesos de negocio de laentidad. No se requiere experiencia y conocimientos en apertura deinformación.

Rol técnico: La principal característica del rol técnico debe ser su conocimientode los sistemas de información, identificación de los repositorios de

información, y conocimiento de las características de las bases de datos.

Actividades: Priorización de la información, documentación, cargue ypublicación.

Perfil: Personal técnico, preferiblemente ingenieros de sistemas conconocimientos en estándares de intercambio abierto, identificación deinformación, extracción y manejo de bases de datos. Conocimiento en losrequerimientos para la publicación y manejo del portal web de la entidad.

Rol Seguridad: La principal característica del rol de seguridad debe ser suconocimiento del manejo de riesgos y las políticas y necesidades de seguridadde la entidad para la protección de datos en los temas de confidencialidad,disponibilidad e integridad de la información con base en la clasificación deseguridad de datos de la entidad y un análisis de riesgo de los datos analizados.

Actividades: Análisis de la información reutilizable, documentación, cargue ypublicación.

Perfil: Personal técnico, preferiblemente ingenieros de sistemas conconocimientos en aseguramiento de la calidad en la información eidentificación de riesgos de seguridad para la apertura de la información.


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Rol normativo: Las principales características del rol normativo son: asesorar,conceptuar y orientar sobre la información que es susceptible de abrir enprotección de la información de la entidad y discernimiento de la normatividaddispuesta para la protección de datos.

Actividades: Análisis de la información reutilizable.

Perfil: Abogado o profesional con conocimientos en el marco jurídico de losproceso de la entidad.

Rol GEL: La principal característica del rol GEL es actuar como un canal decomunicación entre Gobierno en línea y la entidad para la toma de decisiones.Por otro lado, debe estar presente en la toma de las decisiones en cada uno de

los procesos de la apertura de la información en lo concerniente a la entidad.Este rol es asumido por la persona representante en cada entidad que tienecontacto con el Programa GEL. El rol también tiene la responsabilidad decoordinar acciones al interior de la entidad. Es el dinamizador.

Actividades: Identificación de la información, análisis de informaciónreutilizable, priorización de la información, documentación, cargue ypublicación.

Perfil: Servidor público delegado por la entidad con habilidades encoordinación y dinamización de equipos de trabajo.

En paralelo con los procesos de apertura de la información, los grupos de trabajo y con elobjetivo de hacer más eficientes y productivas las sesiones, se debe elaborar y hacer usode la documentación con la que se va a trabajar en cada uno de los grupos, con el fin deque los integrantes de cada grupo estén debidamente sensibilizados y tengan claridadrespecto de las tareas que se van a realizar.

Las entidades que tienen un sistema de calidad es posible que ya tengan ladocumentación así que no se requiere elaborar cosas nuevas y realizar reproceso. En estesentido se pueden entregar los siguientes documentos:

Apuntes de la reunión. Actas de toma de decisión. Planilla de asistencia. Informes de seguimiento.


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Una vez identificados los grupos y elaborada la documentación, se debe consensuar contodos los roles involucrados en el proceso de apertura de información un calendario ocronograma de sesiones de trabajo con el propósito de sincronizar las sinergias de losdiferentes grupos de trabajo.

RECUERDE:

1. Una elección adecuada del equipo de trabajo puede minimizar el tiempoutilizado en cada una de las fases y avanzar más rápidamente.

2. Lo importante no son los cargos sino los roles. Dos o más de los rolesestablecidos anteriormente pueden ser ejercidos por una sola persona.

¿Cómo elaboro mi plan de trabajo?

La fase de planificación incluye la elaboración de la planificación de los procesos deapertura de información que describa qué tareas se van a realizar, cuándo se realizarán,qué productos se obtendrán y cuánto esfuerzo se destinará para las diferentes tareas.Esto implica establecer de la forma más precisa estimaciones de las tareas de la aperturade información y determinar los recursos necesarios.

Sus objetivos son los siguientes:

Planificar y documentar estimaciones de tiempo y actividades necesarias para eldesarrollo de la identificación del inventario de datos.

Acordar compromisos para el desarrollo de la fase inicial con todas las personasy áreas involucradas de la entidad.

Organizar todos los recursos que sean necesarios para el desarrollo de laapertura de información.

Establecimiento de estimaciones

Engloba el conjunto de actividades que van encaminadas a predecir la cantidad deinformación del proceso de apertura, el tiempo, el equipo y el capital humano requeridopara el desarrollo de la apertura de información. Este proceso proporciona una visión clarade las tareas que han de realizarse durante el desarrollo del proceso y los recursosnecesarios.


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Planificación del proyecto de apertura de información

Engloba la organización de las tareas en orden lógico, la identificación de dependenciasentre las mismas, la identificación de hitos principales y el establecimiento del calendariopara su desarrollo, lo que proporcionará una línea base que servirá durante todo el

seguimiento y control del proyecto. Además de la identificación de riesgos que puedenafectar al proyecto.

Implica básicamente cubrir cinco necesidades:

Prever todas las tareas que deben realizarse. Proporcionar una línea base para el control del progreso del proyecto. Asignar tareas a los miembros del equipo. Asegurar que cada miembro del proyecto sepa cuáles son sus

responsabilidades.

Identificar los riesgos que puedan afectar al desempeño del proyecto.

Figura 4 - Plan de trabajo.

Nota: La anterior es una ilustración de ejemplo que puede servir para la elaboración de un

plan de trabajo, se recomienda utilizar una herramienta de planificación de trabajo porejemplo: MS Project, en su defecto si en la entidad no posee licenciamiento para ella,puede realizar el seguimiento en MS Excel.


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¿Qué debo tener en cuenta en mis reuniones individuales con los grupos detrabajo?

Como producto de las sesiones individuales de trabajo se debe obtener:

Listado preliminar del inventario de datos consensuado. Análisis y visto bueno de la información bajo criterios normativo. Priorización de la información de la entidad en función del impacto a la ciudadanía

y al esfuerzo para publicarlo, que el grupo de trabajo le otorgue a cada uno deellos.

Definición de catálogos priorizados. Definición de estándares/formatos a utilizar y su estructuración de formatos. Estado de la documentación de los procesos de apertura de información. Elección el mecanismo conveniente para la publicación.

RECUERDE:

1. Después de realizar la identificación del equipo de trabajo, elabore un plan detrabajo detallado.

2. Coordine reuniones de trabajo individuales.


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3.

¿Cómo realizo la identificación de la información?

El objetivo de esta etapa es reunir toda la información sobre la cual se basan lasfases siguientes de la metodología.

El resultado esperado para esta etapa es el inventario de información de laentidad.

Perfiles requeridos: Rol funcional y Rol GEL. Actividades a desarrollar: Identificación de la información, elaboración de la

plantilla de identificación de la información y seguimiento de actividades.

Recursos a utilizar: Plantilla de identificación de información. Otras herramientas de apoyo o referencias: N/A

¿Qué es la identificación de la información?

Para efectos y en aplicación de esta guía y en conformidad con el decreto “Por el cual sereglamenta el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011”, establecido por el Departamento deNacional de Planeación se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Información: se refiere a cualquier tipo de dato en custodia o control de unaautoridad pública y particulares que ejerzan funciones públicas.

• Documento: se refiere a cualquier información escrita, independiente de suforma, origen, fecha de creación, o carácter oficial, si fue o no fue creado por laautoridad pública que lo mantiene, y sea que este haya sido clasificada comoconfidencial o no.

Con base en el MECI y el Sistema de Calidad que haya implementado al interior, la entidadobtiene una identificación de su información que administra o consolida de acuerdo a la

clasificación de sus procesos. A continuación se presenta la clasificación de los procesos:


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Figura 5: Clasificación de Procesos al interior de la entidad

La información que generan o administran las entidades públicas posee una tipologíavariada. Dicha información posee diferentes temáticas:

Figura 6: Tipología de información

• Información económica y comercial (información financiera, de empresas,estadísticas económicas, tales como las referidas a inflación y desempleo, entreotros)

• Información ambiental (mapas y datos meteorológicos, datos hidrográficos,información sobre la utilización de las tierras, entre otros)

• Información agrícola y pesquera (información sobre cosechas y datos sobreutilización de las fincas, ingresos de las explotaciones y utilización de recursos,


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producción pesquera e información sobre producción de peces enexplotaciones)

• Información social (información demográfica, investigación de actitudes, datossobre la salud y las enfermedades, datos censales)

• Información sobre el sistema legal (cifras sobre criminalidad y condenas,

información sobre legislación, decisiones judiciales, entre otros)• Información política (incluye comunicados de prensa, actas de las

administraciones centrales y territoriales, así como libros verdes)• Información científica (investigación producida dentro de las universidades,

investigación financiada con fondos públicos, patentes e investigación realizadaen dependencias gubernamentales)

• Información geográfica (información direcciones (carreteras y calles),fotografías del territorio, datos geológicos e hidrográficos, datos topográficos.

• Información transporte y tráfico (situación de congestión vehicular, obras ydesvíos, cámaras en carretera, concentración de accidentes)

Cada una de las tipologías de información se encuentra en los diferentes sectores de lasentidades del Estado colombiano:

• Agricultura y desarrollorural.

• Ambiente, vivienda ydesarrollo territorial.

• Comercio, industria yturismo

• Comunicaciones•

Cultura• Defensa nacional• Economía solidaria• Educación nacional• Estadística• Función pública• Hacienda y crédito pública

• Interior y de justicia• Minas y energía• Organismos autónomos• Organismos de control• Planeación• Presidencia de la república• Protección social•

Rama judicial• Relaciones exteriores• Seguridad• Transporte


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¿Qué tengo que hacer para realizar la identificación de la información?

Nota: Para esta primera tarea se tendrá como insumo el archivo adjunto en formato Excel

que acompaña esta guía. Ver 8. orm tos p r l pertur de inform ción

Para esta etapa se recomienda la participación del rol funcional y el rol de seguridad. Unaactividad clave en la identificación de la información es el seguimiento que se hace de laguía, para ello diligencie la hoja de control respectiva. Las instrucciones las encontrará enel apartado de formatos para la apertura de información, sección hoja de control guía.

La entidad debe establecer primero las fuentes de información que serán objeto deidentificación, para ello puede contar con la información de los procesos misionales, todaaquella información que contenga en sus Bases de datos que dan soporte a los procesosmisionales. Por otro lado si ya cuenta con un ejercicio previo de levantamiento de uninventario de activos1 por parte de Seguridad de la Información, puede realizar una

actividad previa que permita hacer un mapeo de la información levantada con lainformación identificada en el inventario de Activos de Información del Modelo deSeguridad, en caso de no existir se podría requerir su realización por parte del rol deseguridad sugerido.

Proceso de identificación de información de apertura de datos:

El procedimiento de identificación de información debe realizarse mediante la ejecuciónde las siguientes actividades:

Figura 7: Actividades de identificación de información

1 Por activos de información se entiende al conjunto de elementos con valor informativo que son propiedad de una empresa, entidad o

individuo, y que reflejan su actividad. Por lo que respecta a los activos de información que poseen los organismos públicos, existen cuatro

categorías: Publicaciones oficiales, Bases de datos públicas, Repositorios digitales, Archivos y registros administrativos.


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Identificación: En el procedimiento de apertura de información, la actividad deidentificación consiste en determinar qué información va hacer parte de la Plantilla deApertura de información, sus propiedades y toda información que permita identificar la

misma en la entidad, obteniendo su valor e importancia para ella.

Esta actividad debe ser realizada por cada responsable de los procesos misionales de laentidad, para identificar e incluir nueva información al inventario y a la Plantilla. En loscasos de nuevos procesos el líder de proceso deberá entregar al grupo de apertura deinformación toda la información y la Plantilla de Apertura de Información para que estos laintegren al inventario y se realice su posterior análisis de la misma.

Revisión: La actividad de revisión se refiere a la verificación que se puede llevar a cabopara determinar si un conjunto de datos del inventario de la entidad continua o no siendo

parte del inventario, o si la información asignada debe ser actualizada.

Esta revisión del inventario será aprobada por el grupo de apertura de informacióncuando lo considere pertinente debido a circunstancias que hacen que los datos oinformación asignados no correspondan con la realidad, no estén actualizados o poralguna de las siguientes razones:

- Actualizaciones de los procesos.- Desaparición de un área, proceso o cargo que era propietaria/administradora de la

información.- Cambios en los bases de datos drásticos.

Actualización: Todas aquellas actualizaciones de información, bien sea por parte delequipo de seguridad o los líderes de los procesos, se deben informar al grupo de aperturade información para la actualización del inventario.

Las instrucciones las encontrará en el apartado de formatos para la apertura deinformación, sección identificación de la información.

¿Para qué me sirve realizar el inventario de información de mi entidad?

Realizar una identificación del inventario de información trae consigo los siguientesbeneficios:

Aumenta el conocimiento que la entidad tiene de sus activos de información.


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Ofrece elementos que permiten mejorar la comunicación entre la entidad y sususuarios consumidores de información.

Ayuda a determinar las necesidades de los usuarios eficientemente para quepuedan ser satisfechas cuando soliciten algún tipo de información.

Permite aumentar la percepción de confianza que los usuarios pueden tener de laentidad y del Estado en general.

Genera transparencia administrativa que conlleva además la no discriminaciónentre empresas y particulares a la hora del acceso a la información.

RECUERDE:

1. Identifique la información a levantar2. Diligencie el formato en Excel que acompaña la guía para la correcta

identificación de la información.

¡IMPORTANTE!

EL IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN ES LA BASE DE LA IDENTIFICACIÓN DELINVENTARIO DE INFORMACIÓN DE DATOS ABIERTOS.


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4.

¿Cómo realizo el análisis de la información?

El objetivo de esta etapa es analizar la información identificada en la primera fasede la metodología, para separar la información reutilizable y que no contempleninguna restricción normativa bajo las Ley Colombiana.

El resultado esperado para esta etapa es tener identificada la informaciónreutilizable y la no reutilizable con los motivos de reserva de la misma.

Perfiles requeridos: Rol funcional, Rol Seguridad, Rol Normativo y Rol GEL. Actividades a desarrollar: Identificar la normatividad y acuerdos de

confidencialidad de la información al interior de la entidad para analizar lainformación de acuerdo a los criterios normativos para la apertura de información.

Recursos a utilizar: Plantilla de análisis de información. Otras herramientas de apoyo o referencias: Normatividad vigente: Leyes,

Decretos, Acuerdos.

¿Cómo ejecuto la revisión de la información bajo los criterios normativos?

Para clasificar la información se recomienda a la entidad utilizar el método de separación.Este método permite filtrar por diferentes criterios y separar la información que para laimplementación de datos abiertos no es información reutilizable. Los documentos queafecten por ejemplo: la defensa nacional, la seguridad del Estado, la protección de laseguridad pública, los documentos relacionados con actuaciones sometidas por unanorma al deber de reserva, secreto o confidencialidad no entrarían dentro del modelo a lainformación reutilizable.

A continuación se define cuál información posee restricciones para el análisis de lainformación:

Ley 23 de 1981: Determina que tiene carácter de reservado las historias clínicas,

estableciendo como necesario la autorización del paciente para que dichainformación sea otorgada a un tercero. Ley 95 de 1985: Determina que tiene carácter de reservado ciertos documentos

que reposen en la Registraduría, relacionadas con temas como los de la identidadde las personas, datos biográficos entre otros.


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Ley 30 de 1986: Determina como reservados datos referentes al Consejo Nacional

de Estupefacientes. Decreto 624 de 1989: Determina el carácter de reservado de cierta información que

aparezca en las declaraciones tributarias. Ley 43 de 1990: Otorga el carácter de reservado a la información suministrada al

contador, y se aplica la figura del secreto profesional. Ley 52 de 1990: Establece que tiene carácter de reservado cierta información del

Consejo Nacional de Seguridad. Decreto 300 de 1997: Determina el carácter de reservado de cierta información del

Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC). Ley 766 de 2002: Por medio de la cual se aprueba la "Convención sobre asistencia

en caso de accidente nuclear o emergencia radiológica", se protege laconfidencialidad de los datos en caso de emergencia nuclear o radiológica.

Ley 1266 de 2008: Da un tratamiento especial a aquellos datos de información

personal que no tengan el carácter de públicos y que se encuentre almacenada enbases de datos, para preservar el derecho Constitucional al Habeas Data.

En general se evidencia que se pueden reutilizar toda la información que no tenganreserva legal o que pueda llegar a afectar la defensa o la seguridad Nacional.

Figura 8: Método de separación


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La información comprendida en las siguientes categorías estará excluida y, en sureutilización, y se regirán por su normativa particular:

Información secreta: Es toda aquella información que tiene establecido tal carácter

en razón de leyes especiales en el marco normativo colombiano, que vulnere,afecte o atente contra los siguientes aspectos: Actuaciones políticas, Defensanacional y seguridad del Estado, Política monetaria, Investigación de delitos,Material clasificado, Información registral.

Información reservada: Es toda aquella información que tiene establecido talcarácter en razón de leyes especiales en el marco normativo colombiano, quevulnere, afecte o atente contra el objetivo de garantizar el buen funcionamiento delos poderes públicos y, en general, preservar la eficacia de las decisiones quetomen las Administraciones públicas.

Por otro lado no se permite la reutilización de la información, si contempla algunode los siguientes aspectos: Atentar contra las relaciones internacionales del país;poner en riesgo la vida, la dignidad, la seguridad o la salud de las personas; laPropiedad industrial y el derecho de la competencia; desproteger descubrimientoscientíficos, tecnológicos o culturales desarrollados y Ley especial.

Información confidencial: es toda aquella información que tiene establecido talcarácter en razón de leyes especiales en el marco normativo colombiano, quevulnere, afecte o atente contra los siguientes aspectos: Estrategias de negocio,competitividad, expansión, Historias clínicas, ubicación geográfica específica,

Secreto profesional.


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Figura 9: Información no reutilizable

A continuación se detallan los criterios de las categorías para utilizar en el método deseparación, con el fin de clasificar la información que puede ser reutilizable. Para ello noentrar en contraposición con las siguientes restricciones:

Información secreta:

Actuaciones políticas: Se refiere a los expedientes que contengan informaciónsobre actuaciones del Estado en el ejercicio de sus competencias constitucionalesno sujetas a derecho administrativo.

Defensa nacional y seguridad del Estado: Quedan excluidos los expedientes quecontengan información sobre la defensa nacional o sobre la seguridad interior oexterior del Estado.

Política monetaria: Los expedientes relativos a actuaciones administrativasderivadas de la política monetaria; estos pueden definirse como política económicadirigida a controlar las variaciones en la cantidad o costo para asegurar y mantenerla estabilidad económica de Colombia.

Investigación de delitos: Según el Decreto 300 de 1997 le da el carácter dereservada a cierta información del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario(INPEC).Se excluyen los expedientes tramitados para la investigación de los delitos


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cuando pudiesen colocarse en peligro la protección de los derechos y libertades deterceros o las investigaciones que se estén realizando.

Material clasificado: En la Ley 766 de 2002, por medio de la cual se aprueba la"Convención sobre asistencia en caso de accidente nuclear o emergenciaradiológica" se protege la confidencialidad de los datos en caso de emergencianuclear o radiológica.

Información registral: Según lo establecido en la Ley 95 de 1985 se contemplacomo carácter de reservados a ciertos documentos que reposen en laRegistraduría, relacionados con temas como los de la identidad de los ciudadanos,datos biográficos, específicos el acceso a los datos contenidos en el Registro Civil,entre otros.

Toda información que, con base en el análisis de riesgo haya sido clasificada comosecreta o un tipo que cumpla con la definición de información secreta presentadaen este documento

Información reservada: Atenta con relaciones internacionales: Todas aquellas obligaciones y disposiciones

de los acuerdos internacionales sobre protección de los derechos de propiedadintelectual, que estén vigentes y afecten directamente a la Entidad.

Pone en riesgo la vida, la dignidad, la seguridad o la salud de las personas: Todaaquella información que contengan datos referentes a la intimidad de las personasestará reservado a éstas, existiendo la posibilidad de ejercer un control sobre lamisma. La Ley 1266 de 2008 le da un tratamiento especial a aquellos datos deinformación personal que no tengan el carácter de públicos almacenada en basesde datos para preservar el derecho Constitucional al Habeas Data.

Propiedad industrial y derecho de la competencia: Todas aquellas materiasprotegidas por el secreto comercial o industrial, evitando así el acceso ainformaciones confidenciales que puedan obrar en poder de la Administración ygaranticen el derecho a la libre competencia.

Desproteger descubrimientos científicos, tecnológicos o culturales desarrollados:La información conservada por instituciones educativas y de investigación, talescomo centros escolares, universidades, archivos nacionales, bibliotecas, centros deinvestigación, entre otros; que puedan vulnerar el derecho de patentes de dichostemas.

Toda información que, con base en el análisis de riesgo haya sido clasificada como

reservada o un tipo que cumpla con la definición de información reservadapresentada en este documento

La información en Ley especial ha determinado su carácter de reservado:


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• Ley 30 de 1986 determina como reservados datos referentes al ConsejoNacional de Estupefacientes, es decir, toda aquella información que puedadisponer los indicios graves, proveniente de los organismos de inteligencia,sobre actividades de personas, aeronaves, embarcaciones, vehículosterrestres y uso de aeródromos o pistas, puertos, muelles o terminales

marítimos, fluviales o terrestres, vinculados al tráfico de estupefacientes.• Decreto 624 de 1989 se le da el carácter de reservada a cierta información

que aparezca en las declaraciones tributarias. La información tributariarespecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestosque figuren en las declaraciones tributarias.

• Ley 52 de 1990 se le da el carácter de reservada a cierta información delConsejo Nacional de Seguridad, en cuanto a sus deliberaciones y actos delConsejo son reservados y sus actas son secretas.

Información confidencial: Estrategias de negocio, competitividad, expansión, entre otros: La información

reportada, relativa a secretos empresariales u otro respecto de la cual existanorma legal de reserva o confidencialidad tendrá carácter reservado frente aterceros y solamente podrá ser conocida por la Entidad.

Historias clínicas, ubicación geográfica específica, entre otros: La Ley 23 de 1981establece como carácter de reservado a la historia clínica, estableciendo comonecesario la autorización del paciente para que dicha información sea otorgada aun tercero. Toda información que se considere que pudiese ubicargeográficamente, la posición específica de los ciudadanos (GPS) y vulnere su

derecho de confidencialidad de la información personal, y atente contra suseguridad no será considerada reutilizable.

Secreto profesional: En la Ley 43 de 1990 se le da el carácter de reservada a lainformación suministrada al contador, se aplica la figura del secreto profesional.

Toda información que, con base en el análisis de riesgo haya sido clasificada comoconfidencial o un tipo que cumpla con la definición de información confidencialpresentada en este documento.

¿Cómo identifico la información reutilizable?

Nota: Para esta segunda tarea se tendrá como insumo el archivo adjunto en formato Excelpara la apertura de la información que acompaña esta guía, en la pestaña de análisis deinformación. Ver 8.Formatos para la apertura de información


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Las instrucciones las encontrará en el apartado de formatos para la apertura deinformación, sección análisis de la información.

Sugerencia: El diligenciamiento de la plantilla puede ser adaptado por las entidades con elpropósito de tener algún instrumento para tener evidencia o hacer mejor el análisis.

¿Para qué me sirve realizar el análisis de la información?

Realizar un análisis de información trae consigo los siguientes beneficios:

Ofrece una clasificación que ayuda a la identificación de niveles de seguridad de lainformación.

Aumenta el conocimiento de la normatividad que apoya a la administración de lainformación.

Garantiza la publicación bajo un análisis legal para su libre uso público sinrepercusión en la publicación sobre la entidad. Identificar las limitaciones de tipo legal para publicar la información que

administra.

RECUERDE:

1. Identifique la normativa de su entidad que puede ser empleada para realizar elcorrecto análisis de la información.

2.

Analice la información utilizando el método de separación para identificar lainformación secreta, confidencial y reservada.3. Diligencie el formato en Excel de apertura de información que acompaña la

guía para el correcto análisis de la información.

¡IMPORTANTE!

EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ES EL FILTRO NORMATIVO QUE CLASIFICA LAINFORMACIÓN PARA SER REUTILIZABLE.


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5.

¿Cómo realizo la priorización de la información?

El objetivo de esta capítulo es definir los parámetros que van a permitir agrupar loscriterios de priorización que se tendrán en cuenta para establecer el cronograma acorto, mediano y largo plazo, para la publicación del inventario de la entidad y losprimeros datos a publicar.

El resultado esperado para esta etapa es tener el listado ordenado bajo criterios dealto impacto y de menor dificultad para la entidad.

Perfiles requeridos: Rol funcional, Rol técnico y Rol GEL.

Actividades a desarrollar: Identificación de la fuente de información, valoración delos criterios de evaluación, definición del inventario a publicar. Recursos a utilizar: Plantilla de priorización de la información. Otras herramientas de apoyo o referencias: N/A

¿Qué se requiere para la Identificación de la fuente de información?

Para la etapa de priorización del inventario de información se definieron los siguientes

parámetros con el fin de identificar los primeros set de datos a publicar, los cuales serecomiendan utilizar en la aplicación de la metodología, junto con la publicación delinventario de datos.

Parámetros a priori: Esta categoría de parámetros son evaluados en todo elinventario de información y permite definir el cronograma de publicación del set dedatos. Incluye dos tipos de parámetros a evaluar:- Impacto: Mide la incidencia y los beneficios agregados de cada uno de los

elementos del inventario de información sobre el ciudadano, sector privado, elEstado, entre otros.

Ejemplo: La necesidad demandada de información a través de un número mayorde ciudadanos, puede generar mayor impacto tal como la información con datosde todo el territorio nacional, ya que abarca un mayor foco de intereses ynecesidad que los particulares.


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- Dificultad de implantación: Permite evaluar el grado de facilidad o dificultad dela implantación del proceso apertura de información.Ejemplo: Si no requiere hacer desarrollos para la extracción de la información aabrir, no tiene dificultad o es mínima, mientras que si se requiere diseñar yestructurar nuevos procesos de extracción y depuración de la información

posee una dificultad mayor.

Parámetros a posteriori: Éstos se emplean una vez priorizados el conjunto de datos.En este sentido, se identifican los siguientes parámetros:- Prelación: Permite medir la importancia relativa entre catálogos de información,

es decir, permite diferenciar aquellos catálogos cuyos criterios de “impacto” y“dificultad de implantación” son similares o iguales.

- Voluntad: Este parámetro agrupa aquellos criterios que según las entidadesconsideren pueden afectar el proceso de apertura de la informaciónseleccionada.

En conjunto los roles deben puntuar los criterios para cada parámetro (impacto, dificultadde implantación), teniendo en cuenta el número de criterios seleccionados. Ejemplo: si seidentifican 4 criterios de “impacto”, entonces al criterio más importante se le asigna 4puntos y al menos importante 1 punto.

A continuación se presentan los criterios a evaluar para cada uno de los parámetros:

Figura 10: Criterios de evaluación


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Impacto

Criterio: Información que contribuye al crecimiento económicoEscala: 1 - 4Peso: 0,25Descripción: Aumentar la productividad de los diferentes sectores productivos del paísCalificación: (1) No contribuye al Sector en su crecimiento

(4) Contribuye ampliamente al sector en su crecimiento Criterio: Información que puede generar negocio de inmediato

Escala: 1 - 4Peso: 0,25Descripción: Genera nuevos modelos de negocio que pueden surgir a partir de lareutilización del catálogo de datos generados.Calificación: (1) No se ha contemplado el valor agregado.

(4) Genera valor agregado.

Criterio: Área de impactoEscala: 1 - 4Peso: 0,25Descripción: Destino del beneficio de la apertura de la información

Calificación: (1) No se ha identificado.(2) Internacional.(3) Sector Público.(3) Ciudadanos/Sector Privado.(4)Regional/ Nacional.(4) Todas las anteriores.

Criterio: Demanda de los datosEscala: 1 - 4

Peso: 0,25Descripción: Impacta en calidad de vida de los ciudadanos según el informeCalificación: (1) No se ha identificado la demanda de información.

(2) Demanda por parte de la ciudadanía a través de la solicitud depeticiones o servicios.(3) Demanda por parte de desarrolladores.(4) Gran demanda a través Consultas propias de la entidad.

Dificultad

Criterio: Esfuerzo requerido para publicarEscala: 1 - 4Peso: 0,33


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Descripción: Dificultad a nivel de los procesos internos de la entidad para desarrollar lapublicación por el equipo de sistemas.Calificación: (1) Requiere desarrollo (Construcción de ETL, BI, entre otros)

(4) No requiere esfuerzo de desarrollo, se tienen las herramientas paraextraer la información de las bases de datos

Criterio: Fuente de datosEscala: 1 - 4Peso: 0,33Descripción: Dificultad en los sistemas de información para la extracción de lainformación, debido a su funcionalidad operativa.Calificación: (1) Se encuentra en un servidor con una base de datos de transacciones

diaria,(4) Se encuentra en un servidor con una base de datos de reportes e

históricos.

Criterio: Calidad de la informaciónEscala: 1 - 4

Peso: 0,33Descripción: Estado de la información para la publicación de los datos.Calificación: (1) No se han realizado procesos de calidad de la información.

(2) Calidad Media.(3) Alta calidad.(4) La información está certificada.

¿Cómo diligencio la matriz para la priorización de información a publicar?

Luego de obtener el listado oficial de criterios de evaluación del inventario deinformación, éstos se deben aplicar para toda la lista, obteniendo de esta forma unapuntuación para el Impacto y otra para la Dificultad de Implantación.Los criterios relacionados con el parámetro de Voluntad se deben evaluar una vezpriorizado todo el inventario de datos.Dicha evaluación se debe realizar aplicando la siguiente fórmula matemática a cada una delas agrupaciones de criterios (Impacto y Dificultad de implantación):


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Figura 11: Fórmula matemática priorización

CTx es la Criterio Total “x” Cy es el criterio de priorización “y”

CyCTx es el criterio de priorización “y” aplicado al Criterio Total“x” Los criterios van desde x = 1…n y y = 1…m

La definición de la matriz de priorización permitirá representar los siguientes cuadrantes: Quick-Win (QW): En él se ubican aquellos datos cuya reutilización tenga un

gran impacto y una dificultad de implantación relativamente baja, con loque la publicación que se podrán implementar en el corto plazo.

Medio Plazo (MP): Este cuadrante representa los datos que, debido a subaja complejidad de implantación y su bajo o medio impacto, se deben

implementar en el mediano plazo. Largo plazo (LP): En este cuadrante se ubican aquellos datos que tengan un

alto impacto, pero cuya implantación se estime excesivamente complejacomo para hacerla en el corto plazo.

No aporta valor (NV): En este cuadrante se ubican aquellos datos que por suescaso impacto y su elevada complejidad, se considera que su optimizaciónno aportaría gran valor.

Valoración

CT1

Peso

C1

x Puntuación

C1CT

1

+= … + Peso

Cn

x Puntuación

CnCT

1

… …

Valoración

CTm

Peso

C1

x Puntuación

C1CTm+= … +

Peso

Cn

x Puntuación

CnCTm


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¿Para qué me sirve realizar un priorización de mi inventario de información?

Realizar una priorización del inventario de información trae consigo los siguientesbeneficios:

Ofrece elementos que permiten tomar decisión sobre cuáles son los conjuntos de

datos que debo enfocar primero mis esfuerzos en el proceso de apertura deinformación.

Permite a la entidad saber cuáles va hacer su cronograma a corto mediano y largoplazo en la apertura de información.

Identifica el impacto de la apertura de la información sobre el esfuerzo a realizar anivel de la entidad la apertura de los mismos.

RECUERDE:1. Califique la información a priorizar.2. Diligencie el formato en Excel que acompaña la guía para la correcta priorización

de la información.3. Defina el inventario de información a publicar.

¡IMPORTANTE!UNA VEZ DEFINIDA LA MATRIZ DE PRIORIZACIÓN SE APLICA EL PARÁMETRO DEVOLUNTAD QUE ESTABLECE EL ORDEN DE LA DEFINICIÓN DEL INVENTARIO DEINFORMACIÓN


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6. ¿Cómo realizo la documentación de la información?

El objetivo de este capítulo es describir la información identificada en lapriorización.

El resultado esperado para esta etapa es la ficha con la descripción de losmetadatos comunes de información de cada uno de los elementos del inventariode información a publicar.

Perfiles requeridos: Rol técnico, Rol Seguridad y Rol GEL. Actividades a desarrollar: Realizar una identificación de estándares/formatos

propuestos de publicación. (Ficha DATASET), Describir los metadatos comunes y

específicos a publicar del inventario de la entidad. Recursos a utilizar: Plantilla de documentación de la información. Otras herramientas de apoyo o referencias: N/A

¿Cómo se realiza la identificación de estándares/formatos propuestos depublicación para la Ficha DATASET?

Un metadato no es más que un dato estructurado sobre la información, o sea,

información sobre información, o de forma más simple, datos sobre datos. Otrasdefiniciones los establecen como “descripciones estructuradas y opcionales que estándisponibles de forma pública para ayudar a localizar objetos”, o como “datosestructurados y codificados que describen características de instancias conteniendoinformaciones para ayudar a identificar, descubrir, valorar y administrar las instanciasdescritas”2.

El objetivo básico de las etiquetas de documentación es aportar al portal de información la(meta-data) subjetiva del propietario de la información (entidad) y que posiblemente nose encuentra en el contenido de la información; todo en beneficio de las búsquedas en el

portal.

2 Op. cit. “ NC-RISP-01 Manual Práctico de Reutilización”. Proyecto Aporta.


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Ejemplo: Un contenido puede estar destinado a ciudadanos, siendo este un criterio queaporta la entidad (subjetivo) ya que puede que no se mencione la palabra “ciudadano” en uncontenido. En este caso, el autor catalogará el contenido con la etiqueta “ciudadano” del e je“destinatarios”.

Bajo estas condiciones, la función que caracteriza a los metadatos es la de localizar,identificar y describir recursos, legibles e interpretables por máquina.

A continuación se enumeran los objetivos activamente perseguidos, durante el diseño delmodelo de datos para la reutilización de información del sector público3:

Figura 12: Objetivos de la catalogación los metadatos

Interoperabilidad con otros conjuntos de metadatos

La interoperabilidad de los metadatos permite la interacción entre los mismos ypermite las búsquedas indexadas de los mismos.

Extensibilidad

La extensibilidad es fundamental en cualquier conjunto de metadatos. El diseño deconjuntos de metadatos debe ser capaz de incluir un núcleo central con conceptosbásicos comunes al que se puedan sumar posteriormente (sin destruir la lógica del

conjunto) elementos que cumplan necesidades descriptivas más específicas. La ideaes que una aplicación que “conozca” los metadatos básicos sea capaz de utilizarlossin perder demasiada interoperabilidad.

3 NC-RISP-01_Manual_Practico_de_Reutilizacion-Proyecto Aporta


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Modularidad

La modularidad de los metadatos debe permitir combinaciones sintácticas ysemánticas con otros metadatos.

Principio de utilidad

Se han identificado tres aspectos clave desde el punto de vista de la utilidad de lasdescripciones. La descripción de un activo de información cualquiera debe cumplircon tres requisitos:

Permitir el descubrimiento de activos de información. Esto implica lacapacidad de utilizar mecanismos de búsqueda de activos de información, asícomo estructuras de navegación categorizada (directorios y listados).

Permitir la identificación y en menor medida la localización directa, de losactivos de información.

Valoración de los recursos. Desde el punto de vista de la puesta a disposiciónde los recursos informativos, proporcionar al responsable de reutilizar lainformación la capacidad de valorar la pertinencia de un determinado activoes clave si se persigue hacerlo de manera “adecuada”.

Principio de simplicidad

La simplicidad debe perseguirse tanto de cara al proceso de descripción de activos deinformación que tendrá lugar en el ámbito de los generadores de informaciónreutilizable, como en el proceso de recuperación e interacción con las descripcionesque deberá afrontar el ciudadano.

Desde el punto de vista de la descripción de la información es fundamental noestablecer la obligatoriedad de campos descriptivos para los que frecuentemente nose posee una información completa. En el mismo sentido, el establecimiento de variosniveles descriptivos ayuda a permitir la interoperabilidad con el resto de los datoscuando una descripción muy detallada no sea posible.

La Ficha Data Set está compuesta por metadatos. Se distinguen dos tipos de metadatos:

Metadatos comunes: Aquellos que tienen todos los contenidos,independientemente de su naturaleza Ejemplo: Todas los documentos, eventos,informaciones, ayudas, etc. tienen asociado un nombre, una descripción, unatipología y en general una serie de metadatos comunes.


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Metadatos específicos: Aquellos propios del contenido en función de su naturaleza(tipología de contenido) Ejemplo: Las publicaciones tienen unos metadatosparticulares como la fecha de la publicación del titular. Los procedimientosadministrativos, a su vez, tienen unos metadatos particulares como el objeto, elestado de vigencia o el lugar de presentación.

Para la estructuración de la Ficha DATASET se incorporan los objetivos de lacategorización y la tipología de los metadatos, como se muestran en la siguiente figura:

Figura 13: Estructura de la Ficha del Catálogo de Información de la entidad

La información para la apertura se puede encontrar en los siguientes formatos4:

4 http://dadesobertes.gencat.cat/es/formats.html#anc02


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Figura 14 - Formatos de apertura de información

• Formatos propietarios: Son formatos de archivo que requieren herramientas queno son públicas.

• Formatos libres: Son formatos de archivo que se pueden crear y manipular paracualquier software, libre de restricciones legales.

• Sistemas de acceso: Lenguajes para consultar archivos.• Formatos de compresión: Son formatos de almacenamiento que comprimen la

información a través de algoritmos.

A continuación se presentan ejemplos de cada uno de los tipos de formatos dereutilización de información:

Figura 15 - Ejemplos de formatos de apertura de información


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La definición de cada uno de los formatos de la anterior gráfica se puede encontrar en elapartado: Anexos, Ver sección para profundizar.

¿Cuál es la Estructuración de los formatos de la Ficha DATASET ?

Los elementos de identificación que componen la Ficha DATASET deben dar respuestaclara a los siguientes interrogantes:

Quién: Las referencias de tipo personal protagonistas u objeto del inventario. Qué: Los elementos informativos desarrollados como base del inventario. Cuándo: Las referencias temporales de la carga y actualización de la información. Dónde: Las referencias de localización tanto de la producción de la información. Porqué: La motivación.

Cómo: El procedimiento de realización de la descarga de la información.

A ellas habría que añadirle, en un contexto de la Administración Pública, otros elementosidentificativos como:

Referencias Institucionales: Referencias de autores o de las instituciones objeto oprotagonistas de la información.

Organismos productores: Entidades que suministran las informaciones. Localización: El lugar y modo de acceso a las informaciones, links, FTP, entre otros. Accesibilidad: La durabilidad y conservación temporal de la información. Referencias Normativas: Las referencias de tipo legal que puedan desprenderse o

sobre las que estén basadas las informaciones.

A continuación se define la estructura de los metadatos de la ficha DATASET:

Tabla 1: Estructura de los Metadatos del Data SETTipología Metadato Descripción Tipos de datos

Metadato

común

Título Nombre concreto del dataset Texto

IdentificadorIdentificador único del dataseten la base de datos

Texto (URI),numérico (ISBN,DOI, númerolocal)

Descripción Descripción/resumen deldataset

Texto

CategoríaNombre(s) de categoría(s) ogrupo(s) al cual pertenece eldataset

Texto/lista detexto


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Tipología Metadato Descripción Tipos de datos

AutorEntidad y dependencia queorigina el dataset

Texto

Idioma Idioma de los datos del dataset TextoAudiencia Audiencia objetivo del dataset Texto

Palabras clavePalabras clave para la seridentificados en la búsqueda

Texto separadopor comas

Ámbito Geográfico

Identifica la catalogación de lainformación a nivel: Nacional,Departamental, Municipal,Distrital, Local o Internacional.

Texto/lista detexto

Metadatoespecífico

Fecha Publicación Fecha de la carga del datasetFecha (AAAA-MM_DD)

Fecha ÚltimaActualización

Fecha de última actualizacióndel dataset

Fecha (AAAA-MM_DD)

FrecuenciaActualización

Frecuencia con la que seactualizan los datos del dataset

Texto

Fecha InicioFecha desde la cual se tienen encuenta datos para el dataset

Fecha (AAAA-MM_DD)

Fecha FinFecha hasta la cual se tienen encuenta datos para el dataset

Fecha (AAAA-MM_DD)

Número de VersiónNúmero de la última versión deldataset

Texto/numérico

URL DescargaURL en el que el dataset puedeser descargado

Texto

Formato Descarga Formatos en los que seencuentra disponible el dataset

Texto/lista detexto

Tamaño Descarga Tamaño del dataset en kB Numérico

URL EsquemaURL de acceso al esquema odiccionario de datos del dataset

Texto

URLDocumentación

URL a documentación adicionalsobre el dataset

Texto

URL Programa

URL a sitio web de la entidadque describe el programarelacionado con el dataset para

la apertura de la informaciónrecomendado

Texto

EtiquetasPalabras clave del contenido deldataset

Lista de texto

Licencia Tipo de licencia Texto


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Tipología Metadato Descripción Tipos de datos

URL LicenciaURL de enlace a la descripción ydetalles de la licencia

Texto

NombreResponsable

Nombre de la persona queadministra el dataset

Texto

Email Respo

open data colombia guia

Documents