L

Supply ChainWarehouse

Planning

Human Resource

R&D

Customer Serv.

SalesMarketing

OFFICE MANAGEMENT AND FILING SYSTEMS

Finance Documentation

L

OFFICE MANAGEMENTFILING SYSTEMS

Ady A SubagyaSystems specialist

ISO 9000, 14000,28000, 31000Business Process Mapping, SOP

soebagja@allman.co.id0816-726-815

L

30%

L

Workshop outline and Rundown

Introduction toSOP, Terms and Definition

Introduction toSOP, Terms and Definition

Filing systems,Records Management

Filing systems,Records Management

DocumentManagementSystens

DocumentManagementSystens Clouds

ComputingCloudsComputing

Module 1 Module 4 Module 5Module 3

Office Management

Office Management

Module 2

Electronic FileManagement

Electronic FileManagement

Module 6

DASHBOARD: BPM | SOP ANATOMY | FLOWCHART | ELEMENT/ATTRIBUT | DMS

L

Organization

Kumpulan orang dan fasilitas yang berhubungan dengan tanggungjawab dan kewenangan.

Ccntoh: Perusahaan, korporasi, institusi, charity, pedagang, asisiasi, bagian atau kombinasinya.

L

Systems

Kumpulan interaksi elemen yang bertujuan. (Plan-do-check-act)

L

Management

Kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi

L

Office

Ruangan atau sejenisnya dimana orang bekerja.

L

Virtual Office

Lokasi usaha di cyberspace. Model ini memungkinkan pemilik bisnis dan karyawannya bekerja dari mana saja menggunakan tehnologi, misalnya: laptops, ponsel, smartphone dll.

L

Office management (1)

Pengelolaan dan pengaturan aktivitas yang terjadi di kantor.

L

Office management (2)

Menerima informasi.Merekam/ mencatat informasi.Menyiapkan informasi dan perlengkapan.Mendistribusikan informasi.

L

Office management (2)

Menerima informasi.Merekam/ mencatat informasi.Menyiapkan informasi dan perlengkapan.Mendistribusikan informasi.

L

Office management (2)

Menerima informasi.Merekam/ mencatat informasi.Menyiapkan informasi dan perlengkapan.Mendistribusikan informasi.

L

Office management (2)

Menerima informasi.Merekam/ mencatat informasi.Menyiapkan informasi dan perlengkapan.Mendistribusikan informasi.

L

Office management (2)

Menerima informasi.Merekam/ mencatat informasi.Menyiapkan informasi dan perlengkapan.Mendistribusikan informasi.

L

5S

Seiri-Seiton-Seiso-Seiketsu-shitsuke

Metode pengelolaan tempat kerja menggunakan 5 simbol ‘S’

L 18

Customer

Orang atau pihak yang menerima dan menggunakan hasil proses.

Internal customer adalah pihak di dalam organisasi yang menerima dan menggunakan output-output proses.External customer adalah pihak diluar organisasi yang menerima dan menggunakan produk/jasa.

L

Orang atau pihak yang menerima dan menggunakan hasil proses.

L

Standard

Kesepakatan tertulis berisi kriteria, spesifikasi, ukuran dll yang dijadikan acuan untuk menjalankan aktifitas dan membuat produk.

L

Document

Informasi dan medium pendukungnya

L

Document Management Systems

Sistem komputer yang membuat, menyimpan dokumen elektronik, seringkali ia juga mampu melacak versi-versi dokumen tersebut oleh beberapa pengguna.

L

Records

Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau bukti bahwa aktivitas Proses/ Prosedur sudah dilakukan.

L

File

File adalah obyek dalam komputer yang menyimpan data dan informasi yang dugunakan dalam komputer. Pada Microsoft Windows (salah satu GUI atau Graphical User Interface), File ditunjukkan dengan ikon yang unik yang relevan dengan program yang membukanya.

L

Formulir absensi yang telah terisi, foto simulasi evakuasi, video pelatihan.

L 26

Active files

Dokumen yang sering digunakan sebagai pedoman kerja.

Archives

Dokumen yang oleh karena sudah jarang digunakan, disimpan untuk beberapa waktu.

L

Data Recovery Center

Agen/ Perusahaan pengaman data.

L

ProcessKumpulan kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran

Masukkan/InputSesuatu yang dimasukkan dalam proses untuk diolah menjadi keluaran (output), misalnya: SPK, energi, gagasan, bahan baku, data, berita, dll

L 29

Core and Supportive Process

Proses Inti adalah proses merubah permintaan pelanggan menjadi produk/pelayanan yang diminta pelanggan.

Proses pendukung adalah proses yang yang tidak memberi nilai tambah kepada Pelanggan tetapi dibutuhkan internal.

L

Cloud computing

Komputasi awan adalah penggunaan komputer dengan mengandalkan sumber-sumber diluar sumber lokal. Google Doc, Office 365, Windows Skydrive merupakan contoh komputasi awan.

L

Business process Map

L 32

Business process mapping

Penggambaran proses-proses yang ada di organisasi dalam bentuk diagram.

Business process map

Diagram yang menggambarkan proses-proses yang ada di organisasi dalam bentuk diagram.

L

ProcedurePanduan menjalankan suatu tugas.

Standard operating procedureProsedur yang dibuat melalui konvensi*.*Konvensi tiga pihak: competent writers, users, management.

L 34

Procedure VS Work InstructionKeduanya memberikan panduan menjalankan suatu tugas, Prosedur seringkali terkait dengan proses/bagian lain. Sebaliknya, Work Instruction lebih mandiri.

L

SOP (Procedure), Work InstructionPanduan melakukan

Owner’s, Operating, User’s ManualPanduan menggunakan

L

Prosedur: Juklak, Pedoman kerja

Instruksi Kerja:Juknis, Metode kerja

Standard Operating Procedure:Protap

L

Manual

Dokumen tingkat tertinggi dalam sebuah organisasi-berisi Kebijakan (Visi-Misi), gambaran proses dan interaksinya dan prosedur kerja atau referensinya. (ISO 9000)

L

SLA

Service Level Agreement adalah bagian dari kontrak pelayanan yang berisi ukuran/besaran standar pelayanan minumum dari setiap penyelesaian pekerjaan.

L

KPI

Key performance indicator atau Indikator kinerja adalah Sasaran yang ditetapkan bersama-sama oleh karyawan dan Manajemen.

L

SLA VS KPIService level agreement seringkali dibuat oleh pihak manajemen dan pelanggan, satu fungsi dengan fungsi lain. Sedangkan KPI oleh manajemen dan anggota organisasi.

L

Office management

Menerima informasi.Merekam/ mencatat informasi.Menyiapkan informasi dan perlengkapan.Mendistribusikan informasi.

L

Office management (1)

Menerima informasi.Merekam/ mencatat informasi.Menyiapkan informasi dan perlengkapan.Mendistribusikan informasi.

L

Office management (2)

Menerima informasi.Merekam/ mencatat informasi.Menyiapkan informasi dan perlengkapan.Mendistribusikan informasi.

L

Office management (3)

Menerima informasi.Merekam/ mencatat informasi.Menyiapkan informasi dan perlengkapan.Mendistribusikan informasi.

L

Office management (4)

Menerima informasi.Merekam/ mencatat informasi.Menyiapkan informasi dan perlengkapan.Mendistribusikan informasi.

L

Office POAC

PlanningOrganizingActuatingControlling

L

Problems at office

•Lambat selesaikan kerja•Kurang koordinasi•Komunikasi tidak efektif•Peraturan lemah•Dokumen tidak teratur•Peralatan kerja kurang terawat

L

Problem at offices

•Keterlambatan penyelesaian kerja•Kurang koordinasi•Komunikasi tidak efektif•Peraturan lemah•Dokumen tidak teratur•Peralatan kerja kurang terawat

L

Solutions

•Management of tasks•Manual and Standard operating procedures

Modern office | Traditional office

L

Solutions

•Office application•Cloud computing

Modern office | Traditional office

L

Filing and Record Management

Filing management adalah pengelolaan dokumen secara sistematis.

L

Filing and Management

Record management adalah pengendalian dokumen secara sistematis, mulai dari dibuat hingga dimusnahkan.

L

Prinsip dasar

Menemukan atau mencari kembali berkas yang disimpan dengan cepat dan mudah.

L

5S

Seiri-Seiton-Seiso-Seiketsu-shitsuke

Metode pengelolaan tempat kerja menggunakan 5 simbol ‘S’

L

5S

Ringkas-Rapi-Resik-Rawat-Rajin

Diadopsi dari rumah dan kantor di Jepang

L

5S

Sorting-Stabilizing-Shining-Standardizing-Sustaining

Memindahkan atau membuang barang-barang yang tidak diperlukan dan merawat/ menjaga barang yang ada.

L

Klasifikasi Arsip

AlfabetisSubyekNumerikKronologisGeografisWarna

L

SOP-SAL.1.L2

What to convene?

Penomoran:

Jumlah LampiranNo urut SOPNama Proses/BagStandard Op. Pro

L

Kemudahan pembacaanIsi tehnis, tahapanKesesuaian dengan praktik nyataKesesuaian dengan Proses

What to convene?

Isi Prosedur

L

Document control-ISO 9000QualityManual

Prosedur

Instruksi Kerja

Formulir

Checklist

QualityManual

Peta

Proses

SOP

Formulir

L

What to control

ManualProsedurRekamanLembar kerjaSpesifikasiKontrakDokumen eksternal

L

Document control-Prosedur

Pengendalian dokumen mulai dari penetapan Pedoman penulisan (penulisan, revisi, distribusi, pemusnahan), penomoran hingga pembuatan Master list dan pengarsipan.

L

Prosedur Pengendalian DokumenDaftar IndukSejarah PerubahanLembar DistribusiPermohonan Perubahan DokumenBerita Acara Pemusnahan Dokumen

Document control-Prosedur (2)