om-040-2010-2011 para adoptar el nuevo reglamento de
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ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PR GOBIERNO MUNICIPAL AUTÓNOMO DE PONCE
JLegíslatura ;fflunícípal APARTADO 331709
PONCE PR 00733-1709
ORDENANZA NÚMERO 40 SERIE DE 2010-2011
PARA ADOPTAR EL NUEVO REGLAMENTO DE SUBASTAS Y COMPRAS DEL MUNICIPIO AUTÓNOMO DE PONCE, EL CUAL INCORPORA LAS ENMIENDAS MÁS RECIENTES A LA LEY DE MUNICIPIOS AUTÓNOMOS DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO Y AL REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL, PROMULGADO POR LA OFICINA DEL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES (OCAM); DEROGAR LA ORDENANZA NÚMERO 31, SERIE DE 2002-2003, SEGÚN ENMENDADA; Y PARA OTROS FINES
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La Ley Número 81 de 30 de agosto de 1991, según enmendada, conocida como la "Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991", reglamenta lo concerniente a la adquisición y disposición de suministros, bienes y servicios no profesionales por los Municipios;
En virtud de la Ordenanza Número 31, Serie de 2002-2003, aprobada el día 18 de febrero de 2003, aprobó y adoptó un "Reglamento de Subastas del Municipio Autónomo de Ponce";
Dicha Ordenanza Número 31 fue enmendada el día 16 de enero de 2004 por la Ordenanza Número 31, Serie de 2003-2004, para reenumerar ciertas disposiciones del Reglamento e incorporar los procesos administrativos de compra de bienes y servicios mediante subasta informal, entre otras disposiciones, pasando a conocerse como el "Reglamento de Subastas y Compras del Municipio Autónomo de Ponce" y que sido subsecuentemente enmendado;
El día 18 de julio de 2008, la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales (OCAM), promulgó el Reglamento Número 7539, conocido como el "Reglamento para la Administración Municipal", el cual derogó en su totalidad el anterior "Reglamento sobre Normas Básicas para los Municipios de Puerto Rico" (Reglamento Número 5262) de 30 de junio de 1995;
En los últimos tres (3) años, la Asamblea Legislativa de Puerto Rico ha aprobado numerosas enmiendas a la mencionada Ley de Municipios Autónomos como parte de una reforma integral para
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reconocerle nuevas facultades y ampliar otras ya existentes a los gobiernos locales como parte de la política pública de reconocerles mayor autonomía respecto al Gobierno Central;
Ante la magnitud de estos cambios en el estado de derecho vigente, resulta imperativo revisar íntegramente nuestro Reglamento para atemperado a las nuevas circunstancias y garantizar en todo momento la transparencia de los procesos de adquisición en nuestro Municipio;
La adopción de este nuevo Reglamento sirve a los mejores intereses del Municipio Autónomo de Ponce al poner al día los procesos de adquisición de suministros, bienes y servicios a la luz de los últimos desarrollos legislativos y jurisprudenciales, los cuales han revestido dichos procesos de mayor rigurosidad para garantizar su transparencia conforme al mandato constitucional de garantizar el debido proceso de ley a los participantes y a los más exigentes principios de sana administración pública;
El inciso (e) del Artículo 3.009 de la mencionada Ley de Municipios Autónomos, según enmendada, faculta al Alcalde a "[p]romulgar y publicar las reglas y reglamentos municipales";
La Legislatura Municipal de Ponce tiene la facultad para aprobar esta transacción de conformidad con lo dispuesto en el inciso (m) del Artículo 5.005 de la mencionada Ley de Municipios Autónomos, según enmendada;
ORDÉNESE POR LA LEGISLATURA MUNICIPAL DE PONCE, PUERTO RICO:
SECCIÓN PRIMERA: Aprobar y adoptar el "Reglamento de Subastas y Compras del Municipio Autónomo de Ponce", cuyo texto íntegro se hace formar parte de la presente Ordenanza.
SECCIÓN SEGUNDA: Queda derogado en su totalidad cualquier acuerdo, orden ejecutiva, orden administrativa, resolución y ordenanza municipal que al presente sea inconsistente con las disposiciones de esta Ordenanza, incluyendo la Ordenanza Número 31, Serie de 2002-2003, aprobada el día 18 de febrero de 2003 y sus enmiendas posteriores.
SECCIÓN TERCERA: Si cualquier disposición de esta Ordenanza fuese declarada inconstitucional o nula por un tribunal con jurisdicción, la sentencia dictada a ese efecto no afectará, petjudicará o invalidará el resto de la Ordenanza, quedando sus efectos limitados a la disposición que así fuere declarada.
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SECCIÓN CUARTA: La presente Ordenanza, así como el Reglamento en cuya virtud se adopta, entrarán en vigor diez (1 O) días después de la publicación del correspondiente· edicto informando sobre su aprobación de conformidad con lo dispuesto en el inciso (a) del Artículo 2.003 de Ley de Municipios Autónomos, según enmendada, 21 L.P.R.A. § 4053(a).
SECCIÓN QUINTA: Se notificará al público sobre la aprobación de esta Ordenanza mediante la publicación del correspondiente edicto en un periódico de circulación general en Puerto Rico y de circulación regional en el área sur del país, así como en la página cibernética del Municipio (www.visitponce.com), dentro de los diez (1 O) días siguientes a su aprobación.
SECCIÓN SEXTA: Copia certificada de esta Ordenanza será enviada a todos los directores y secretarios de la Rama Ejecutiva del Municipio Autónomo de Ponce, así como al Secretario de Estado de Puerto Rico, la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales y la Oficina de Servicios Legislativos, adscrita a la Asamblea Legislativa de Puerto Rico.
SECCIÓN SÉPTIMA: Asimismo, se someterá una copia certificada de esta Ordenanza y del Reglamento aquí promulgado al Departamento de Estado de Puerto Rico en cumplimiento con lo dispuesto en el primer párrafo del Artículo 6.006 de la mencionada Ley de Municipios Autónomos, según enmendada, 21 L.P.R.A. § 4256;
APROBADA ESTA ORDENANZA POR LA LEGISLATURA MUNICIPAL DE PONCE, PUERTO RICO, A LOS 14 DÍAS DEL MES DE FEBRERO DE 2011.
ROB~Of;¿fROSA PRESIDENTE, LEGISLATURA MUNICIPAL
SOMETIDA ESTA ORDENANZA A MI CONSIDERACIÓN A LOS 22 DÍAS DEL MES DE FEBRERO DE 2011 Y FIRMADA Y APROBADA POR MÍ A LOS 2J:3 DÍAS DEL MES DE FEBRERO DE 2011. --
Revisado por: SDV
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ALCALDESA
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ARTÍCULO l.
ARTÍCULO 11.
ARTÍCULO 111.
ARTÍCULO IV.
ARTÍCULO V.
REGLAMENTO DE SUBASTAS Y COMPRAS DEL MUNICIPIO AUTONOMO DE PONCE (2011)
ÍNDICE
TÍTULO ................................................................. .
BASE LEGAL ......................................................... ..
PROPÓSITO ............................................................ .
APLICABILIDAD Y ALCANCE. ................................. .
DEFINICIONES ........................................................ .
SECCIÓN l. Términos y Frases ............................................. .
SECCIÓN 2. Interpretación ................................................. .
ARTÍCULO VI. SOBRE LA JUNTA DE SUBASTAS ................................ .
SECCIÓN l. Organización de la .Junta de Subastas ..................... .
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SECCIÓN 2. Composición de la ,Junta de Subastas........................ 7
SECCIÓN 3. .Jurisdicción de la Junta de Subastas........................ 9
SECCIÓN 4. Exclusiones al Requisito de Subasta Formal................ 10
SECCIÓN 5. Deberes y Facultades Adicionales de la .Junta............ 13
SECCIÓN 6. Reuniones de la .Junta.......................................... 14
ARTÍCULO VII. PROCEDIMIENTOS INICIALES DE SUBASTA............... 14
SECCIÓN l. Solicitud y Origen................................................ 14
SECCIÓN 2. Aviso de Subasta................................................ 15
SECCIÓN 3. Normas aplicables a los Pliegos de Condiciones y Especificaciones................................................ 17
SECCIÓN 4. Documentos Adicionales Requeridos a los Licitadores ... 18
SECCIÓN 5. Reunión Presubasta........ ..................................... 21
SECCIÓN 6. Presentación y Recibo de Ofertas de los Licitadores...... 21
SECCIÓN 7. Procedimiento de Apertura de los Pliegos de Subasta... 23
SECCIÓN 8. Subastas Generales............................................. 25
ARTÍCULO VIII. ADJUDICACIÓN DE LA SUBASTA.............................. 26
SECCIÓN l. Quórum Requerido para la Evaluación de Propuestas 26
SECCIÓN 2. Orden General para Adjudicación........................... 26
SECCIÓN 3. Norma General de Adjudicación.............................. 26
SECCIÓN 4. Reglas Específicas de Adjudicación........................ 27
SECCIÓN 5. Desviaciones Permisibles....................................... 32
SECCIÓN 6. Aplicación de Leyes de Política Preferencial para Compras del Gobierno de Puerto Rico............... 32
ARTÍCULO IX. CANCELACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN....................... 32
ARTÍCULO X. GARANTÍAS Y FIANZAS............................................. 33
ARTÍCULO XI. ACTAS Y RÉCORDS DE LA JUNTA DE SUBASTAS......... 33
SECCIÓN l. Libros de Actas y Expedientes................................. 33
SECCIÓN2.
SECCIÓN 3.
SECCIÓN 4.
SECCIÓN 5.
Contenido Mínimo de Expedientes de Subastas de Suministros, Servicios y Obras de Construcción o de Mejora Pública...... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Contenido Mínimo de Expedientes de Subastas de Venta, Arrendamiento o Permuta de Propiedad Mueble o Inmueble .............................................. .
Custodia de los Expedientes y Documentos Relacionados a la Subasta ....................................................... .
Reproducción de Documentos ................................ .
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ARTÍCULO XII. AVISO DE ADJUDICACIÓN.......................................... 37
SECCIÓN l. Minutas o Actas de Adjudicación............................ 37
SECCIÓN 2. Notificación del A viso de Adjudicación a Departamentos Municipales........................................................ 37
SECCIÓN 3. Notificación del Aviso de Adjudicación a los Licitadores 37
SECCIÓN 4. Formalización del Contrato y Emisión de la Orden de Compra ......... ~................................................. 38
SECCIÓN 5. Disposición Especial para Segundas Subastas............ 38
ARTÍCULO XIII. NEGATIVA A FORMALIZAR CONTRATO...................... 38
ARTÍCULO XIV. INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO.............................. 39
ARTÍCULO XV. SUBASTAS INFORMALES O COMPRAS EN MERCADO ABIERTO............................................................... 40
SECCIÓN l. Solicitud de Cotizaciones; Límites de Cuantía............ 40
SECCIÓN 2. Procedimiento................................................... 40
ARTÍCULO XVI. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES DE COMPRA............ 44
SECCIÓN l. Compras o Adquisición de Servicios en Casos de Emergencia............................................... . . . . . . . . 44
SECCIÓN 2. Compras al Área de Compra, Servicios y Suministros de la Administración de Servicios Generales............... 45
SECCIÓN 3. Compra de Equipo Pesado Fuera de Puerto Rico......... 45
SECCIÓN 4. Compra de Bienes o Equipo Fuera de Puerto Rico....... 4 7
SECCIÓN 5: Compras a Plazos................................................... 47
SECCIÓN 6: "Trade In"......................................................... 48
SECCIÓN 7. · Permuta............................................................ 48
ARTÍCULO XVII. PROHIBICIÓN DE DISCRIMEN.. .. . .. . . . . ...... .. . .. . .. . .. . .. . . . . .. 49
ARTÍCULO XVIII. REVISIÓN JUDICIAL................................................... 49 ARTÍCULO XIX. CLÁUSULA DE SEPARABILIDAD.. .. . .. . .. . .. ... . .. . .. . ... .. . .. . .. 49
ARTÍCULO XX. ENMIENDAS AL REGLAMENTO................................... 49
ARTÍCULO XXI. PUBLICACIÓN Y REPRODUCCIÓN............................... 50
ARTÍCULO XXII. CLÁUSULA DEROGATORIA.......................................... 50
ARTÍCULO XXIII. VIGENCIA................................................................... 50
ARTÍCULO l.
ARTÍCULO 11.
ARTÍCULO 111.
ARTÍCULO IV.
REGLAMENTO DE SUBASTAS Y COMPRAS DEL MUNICIPIO AUTONOMO DE PONCE (2011)
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TÍTULO
Este cuerpo legal se conocerá como el "Reglamento de Subastas y Compras del Municipio Autónomo de Ponce".
BASE LEGAL
Este Reglamento se adopta y promulga en virtud de las disposiciones de la Ley Número 81 de 30 de agosto de 1991, según enmendada, mejor conocida como la Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico; las Partes I y II del Capítulo VIII del Reglamento para la Administración Municipal, promulgado el día 18 de julio de 2008 por la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales (OCAM), Reglamento Número 7539, y de la Ordenanza Municipal Número __ , Serie de 2010-2011, aprobada por la Legislatura Municipal y la Alcaldesa del Municipio Autónomo de Ponce.
PROPÓSITO
Se adopta este Reglamento con el propósito de proveer un procedimiento administrativo uniforme para implantar los estatutos y reglamentos aplicables al Municipio relacionados con la adquisición, venta, permuta y arrendamiento de bienes, suministros y servicios municipales mediante subasta pública, a los fines de promover una sana y eficiente administración pública, y una mejor competencia en aras del interés público y para beneficio de la ciudadanía de este Municipio.
APLICABILIDAD Y ALCANCE
Este Reglamento regirá el proceso de subasta pública para la adquisición, venta, permuta y arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, la compra de materiales, equipo, medicinas y comestibles; la contratación para la construcción, reparaciones, reconstrucciones o mejoras públicas y servicios de mantenimiento, así como la venta de excedentes de utilidad agrícola, realizadas por el Municipio dentro de sus límites territoriales.
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ARTÍCULO V.
SECCIÓN l.
DEFINICIONES
Términos y Frases
Los siguientes términos y frases, dondequiera que se usen o se haga alusión a ellos en este Reglamento, tendrán los significados sancionados por el uso común y corriente y que a continuación se expresan, excepto donde el contexto claramente indique lo contrario:
A. Actas - Documento que se utiliza para hacer constar en forma breve y concisa las propuestas recibidas, los acuerdos, las determinaciones y cualquier otro asunto relacionado a las reuniones celebradas por la Junta.
B.
c.
"Addéndum"- Es un instrumento gráfico o escrito expedido por el departamento peticionario, circulado a todos los licitadores, antes de la apertura de una subasta, el cual modifica o interpreta los planos o pliegos de especificaciones, a través de correcciones, aclaraciones, adiciones o eliminaciones. Un "addéndum" adviene como parte de los documentos del contrato, cuando el contrato otorgado así lo disponga.
Administración Municipal- El Alcalde del Municipio Autónomo de Ponce, Puerto Rico, así como los funcionarios o empleados por él designados para el ejercicio de las facultades ejecutivas dentro de la administración pública municipal.
D. Año Económico o Fiscal - Período comprendido entre el día primero (lro) de julio de cualquier año natural y el día treinta (30) de junio del año natural siguiente, ambos inclusive.
E. A viso de Subasta - La expresión de la Administración Municipal, mediante publicación en un periódico de circulación general, de la intención de recibir propuestas para la adquisición, venta o arrendamiento de bienes, suministros o servicios.
F. Certificado de Elegibilidad - Certificación expedida por la Administración de Servicios Generales a favor de un licitador, en la cual se acredita su cumplimiento con los requisitos necesarios para pertenecer al Registro único de Licitadores de dicha agencia.
G. Comisionado- Comisionado de Asuntos Municipales.
H. Compra - Medio utilizado por el Municipio para adquirir un bien, servicio u obra a cambio de una compensación monetaria.
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l. Contrato - Documento o conjunto de documentos escritos que contiene las especificaciones, clausulas y condiciones acordadas por el Municipio con el contratista o suplidor.
J. Delegado Comprador - Director del Departamento de Compras del Municipio, o su representante autorizado, cuya firma consta en la orden de compra como persona autorizada a comprar a nombre y en representación del Municipio.
K. Departamento- Cada una de las unidades administrativas en que están divididas las operaciones del Municipio.
L. Emergencia - Situación, suceso o combinación de circunstancias que ocasione necesidades públicas inesperadas e imprevistas y requiera la acción inmediata de la Administración Municipal, por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad de los ciudadanos o por estar en peligro de suspenderse o afectarse el servicio público o la propiedad municipal y que no pueda cumplirse el procedimiento ordinario de compras y adquisiciones de bienes y servicios, con prontitud debido a la urgencia de la acción que deba tomarse. La emergencia puede ser causada por un caso fortuito o de fuerza mayor como un desastre natural, accidente catastrófico o cualquier otra situación o suceso que por razón de su ocurrencia inesperada e imprevista, impacto y magnitud, ponga en inminente peligro la vida, salud, seguridad, tranquilidad o el bienestar de los ciudadanos, o se afecten en forma notoria los servicios a la comunidad, proyectos o programas municipales con fin público.
M. Empleado Municipal - Persona que ocupe un puesto y empleo en el gobierno municipal que no esté investido de parte de la soberanía del gobierno municipal y comprende los empleados regulares, irregulares, de confianza, empleados con nombramientos transitorios y los que están en período probatorio.
N. Encargado de Compras - Empleado o funcionario municipal formalmente designado por el director o secretario de cada departamento quien ejercerá las funciones de solicitar las cotizaciones para la compra de equipos, materiales, suministros o servicios, en cumplimiento con las leyes, reglamentos y procedimientos aplicables que rigen las compras. Además, evaluará y recomendará las cotizaciones a adjudicarse; mantendrá ·un registro de las subastas públicas adjudicadas y de las órdenes de compra emitidas por su dependencia.
Ñ. Fianza de Ejecución ("Performance Bond") -Garantía prestada por el licitador en una subasta, para asegurar el cumplimento de la
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obligación que pudiera contraer, mediante dinero o a través de compañías fiadoras autorizadas legalmente a hacer negocios en Puerto Rico.
O. Fianza de Licitación ("Bid Bond") - Garantía provisional prestada por el licitador en una Subasta, mediante dinero o a través de compañías fiadoras autorizadas legalmente a hacer negocios en Puerto Rico, con el propósito de asegurar que habrá de sostener la oferta establecida en su pliego de proposición, durante todo el proceso de la subasta y la posible contratación.
P. Fianza de Pago ("Payment Bond")- Garantía que se le requiere a un licitador para garantizar el pago de salarios de los trabajadores y los materiales para una obra.
Q.
R.
S.
Funcionario Municipal - Persona que ocupe un cargo público electivo a nivel municipal, el Secretario de la Legislatura Municipal y los directores de las unidades administrativas de la Rama Ejecutiva Municipal.
Gasto Excesivo - Desembolso por artículos, suministros o servicios cuyos precios cotizados sean mayores que aquellos que normalmente se cotizan en el mercado en el momento de la adquisición o compra de los mismos o cuando exista un producto sustituto más barato e igualmente durable, que pueda servir para el mismo fin con igual resultado o efectividad.
Gasto Extravagante - Desembolso fuera de orden y de lo común, contra la razón, ley o costumbre, que no se ajuste a las normas de utilidad y austeridad del momento.
T. Gasto Innecesario - Desembolso por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para que el municipio pueda desempeñar las funciones que por ley se le han encomendado.
U. Junta- Se refiere a la Junta de Subastas del Municipio Autónomo de Ponce. Organismo municipal que tiene la responsabilidad principal de administrar el proceso formal para la compra de bienes y servicios para el Municipio y los contratos de arrendamiento de propiedad mueble e inmueble y de servicios no profesionales a adquirirse por éste.
V. Legislatura Municipal- Organismo de gobierno local que ejerce los poderes legislativos en el Municipio.
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W. Ley · Significará la Ley Número 81 de 30 de agosto de 1991, según enmendada, conocida como "Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991".
X. Licitador · Persona natural o jurídica que participa en un proceso de subasta y presenta su propuesta para proveer bienes, suministros o servicios no profesionales al Municipio.
Y. Municipio- El gobierno local de la Ciudad de Ponce, Puerto Rico, compuesto de un Poder Legislativo y un Poder Ejecutivo.
Z. Obligación - Un compromiso que esté representado por orden de compra, contrato o documento similar pendiente de pago, que deberá estar firmado por el funcionario autorizado para gravar las asignaciones en el Municipio y que puede convertirse en el futuro en deuda exigible.
AA. Obra - Incluye cualquier trabajo de construcción, instalación, alteración, ampliación, mejora, reparac10n, excavac10n, conservación o mantenimiento de cualquier estructura o superficie.
BB. Orden de Cambio- Cualquier enmienda a los términos esenciales de contratación para la construcción de obras públicas municipales.
CC. Orden de Compra · Documento oficial emitido por el Municipio para solicitar cualquier equipo, materiales, artículos, suministros, servicios u obra. Esta orden representa el compromiso contraído con el suplidor y deberá estar firmado por los funcionarios o empleados autorizados para gravar las asignaciones presupuestarias del Municipio.
DD. Orden Ejecutiva · Orden, directriz o mandato emitida por el Alcalde sobre asuntos en que la Ley le ha facultado ejercer su discreción, sin la autorización previa de la Legislatura Municipal.
EE. Ordenanza · Aquella medida legislativa debidamente aprobada por la Legislatura Municipal y firmada por el Alcalde, cuyo asunto es de carácter general o específico con vigencia indefinida.
FF. Pliego de Especificaciones - Documento que describe los requisitos técnicos y características físicas, funcionales y de calidad de los artículos, materiales y equipo que se interesan adquirir o de las obras, mejoras y servicios requeridos por el Municipio en una subasta.
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GG. Pliego de Licitación o de Oferta - Conjunto de documentos constitutivos de la oferta presentada por un licitador en respuesta a las condiciones y especificaciones solicitadas por el Municipio en determinada subasta, acompañada de los documentos y certificaciones requeridas.
HH. Recaudador Municipal · Todo funcionario o empleado municipal designado para actuar como ayudante o sustituto de un Recaudador Oficial.
11. Recaudador Oficial - Todo funcionario o empleado del Municipio al cual se le han delegado funciones para cobrar y depositar los fondos públicos que se reciban y expedir y firmar los recibos correspondientes.
JJ. Renglón - Agrupación o desglose de cada bien, servicio u obra que se solicita en una subasta por razón de sus características o descripciones generales.
KK. Requisición - Documento en el cual el departamento describe el bien, servicio o la obra que interesa.
LL. Resolución - Toda legislación aprobada por la Legislatura Municipal, que haya de perder su vigencia al realizarse la obra o cumplirse la finalidad que se persigue con la misma.
MM. Servicios No Profesionales -Aquellos servicios que son prestados por personas que no requieren conocimientos o habilidades especializadas.
NN. Servicios Profesionales y Consultivos- Aquellos cuya prestación principal consista del producto de la labor intelectual, creativa o artística o en el manejo de destrezas altamente técnicas y especializadas. Se considerarán servicios profesionales los servicios de difusión.
ÑÑ. Servidor Público - Incluirá a todos los empleados y funcionarios públicos municipales, según definidos en el presente Reglamento.
OO. Subasta Formal - Solicitud de ofertas dirigida mediante aviso al público en general o invitación a los licitadores debidamente calificados y registrados, para (i) vender bienes al mejor postor o (ii) adquirir bienes del mejor postor o (iii) contratar suministros o servicios con el mejor postor, siempre y cuando éstos cumplan con todas las especificaciones y condiciones exigidas.
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SECCIÓN2.
ARTÍCULO VI.
SECCIÓN l.
SECCIÓN2.
PP. Subasta Informal o en Mercado Abierto- Toda aquella compra, obra o mejora pública que no exceda de $100,000 y $200,000, respectivamente, o cuya contratación en el mercado abierto haya sido autorizada por la Legislatura Municipal conforme a lo dispuesto en las leyes y reglamentos aplicables.
Interpretación
Las voces usadas en este Reglamento en el tiempo presente incluyen también el futuro; las usadas en el género masculino incluyen el femenino y el neutro, salvo los casos en que tal interpretación resultara absurda; el número singular incluye el plural y el plural incluye al singular.
SOBRE LA .JUNTA DE SUBASTAS
Organización de la Junta de Subastas
Se constituye la Junta de Subastas, en su fase operacional, como una unidad autónoma de apoyo y asesoramiento dentro del organigrama administrativo del Municipio, adscrita a la Secretaría Municipal. No obstante, el Secretario Municipal no podrá intervenir con aquellos asuntos y determinaciones que competen a la Junta en el ejercicio de los poderes y facultades que le confiere las leyes y reglamentos aplicables. Las operaciones de la Junta se conducirán en dos (2) esferas, a saber: la administrativa y la adjudicativa.
Las funciones administrativas cotidianas de la Oficina de Subastas estarán a cargo de un Administrador, designado por la autoridad nominadora municipal, así como de aquel personal asignado para su funcionamiento. La supervisión inmediata del personal administrativo asignado a la Oficina de Subastas estará a cargo del Administrador. Las funciones adjudicativas de esta unidad serán de la exclusiva jurisdicción de la Junta debidamente constituida.
Composición de la Junta de Subastas
La Junta estará compuesta por cinco (5) miembros en propiedad. Cuatro (4) de los miembros serán funcionarios municipales nombrados por el Alcalde y confirmados por la Legislatura Municipal. Un quinto miembro, quien no será funcionario municipal, residente del Municipio, de probada reputación moral y sin vínculo contractual con el Municipio, será nombrado por el Alcalde y confirmado por la Legislatura Municipal. Ningún miembro designado podrá participar en las reuniones de la Junta ni en sus deliberaciones hasta tanto sea debidamente confirmado.
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El Alcalde designará al Presidente de la Junta entre sus miembros, mientras que el pleno de la Junta escogerá a un Secretario de entre sus miembros.
El Auditor Interno y el Director de la Oficina de Servicios Legales del Municipio no podrán ser designados como miembros de la Junta. Sin embargo, el Director de Finanzas y Presupuesto y el Director de Obras Públicas serán miembros ex officio de la Junta con voz, pero sin voto, por lo que su función en la Junta será limitada a una asesorativa.
Los miembros de la Junta serán nombrados durante el término que sea electo el Alcalde que expida sus nombramientos. En ningún caso el término de nombramiento de los miembros de la Junta excederá del segundo lunes del mes de enero del año siguiente a la elección general, no obstante se desempeñarán en tal cargo hasta que sus sucesores sean nombrados y asuman la posición. Lo anterior no se entenderá como una limitación para que éstos puedan ser nominados por más de un término, en cuyo caso, no aplicará la disposición de que se desempeñarán en tal cargo hasta que sus sucesores sean nombrados y sus nombramientos tendrán que ser nuevamente confirmados por la Legislatura Municipal.
El miembro de la Junta que no sea funcionario municipal o de una agencia pública, podrá recibir en calidad de reembolso, una dieta no mayor de cincuenta (50) dólares por cada día que asista a las reuniones de la Junta, sujeto a la siguiente escala:
Duración de Reunión Cuantía a Pagarse Menos de una ( 1) hora $18.00
De una (1) hora a dos (2) horas $25.00 De dos (2) a tres (3) horas $35.00
Más de tres (3) horas $50.00
Ningún miembro de la Junta incurrirá en responsabilidad económica por cualquier acción tomada en el desempeño de sus deberes y poderes, siempre y cuando, sus actos no hayan sido intencionalmente ilegales o contrarios a las prácticas prohibidas en el descargue de sus funciones o incurra en un abuso manifiesto de la autoridad o de la discreción que le confiere ésta u otras leyes o reglamentos aplicables a tales procedimientos, incluyendo las disposiciones del Artículo 4.1 (a)(7) de la Ley Núm. 12 de 24 de junio de 1985, según enmendada. El Municipio obtendrá un seguro que responderá contra cualquier acto intencional o ilegal de los miembros de la Junta de Subasta.
Los miembros de la Junta sólo podrán ser separados de sus cargos antes del vencimiento del término de su nombramiento con el voto de tres cuartas (3/4) partes del total de los miembros de la Legislatura Municipal
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SECCIÓN 3.
o cuando después de una investigación como parte de una formulación de cargos en un Tribunal de jurisdicción o en una agencia gubernamental con competencia, o en el propio Municipio, se pruebe una o varias de las siguientes causas: (i) incompetencia manifiesta en el desempeño de sus funciones o deberes para proteger los mejores intereses fiscales del Municipio; (ii) violaciones a las disposiciones de ley que prohíben ciertas prácticas relativas al descargue de sus funciones; (iii) la convicción por un delito grave o menos grave que implique depravación moral; (iv) abuso manifiesto de la autoridad o de la discreción que le confiere ésta u otras leyes; (v) abandono de sus deberes; y (vi) la violación de las disposiciones de la Ley de Ética Gubernamental o sus reglamentos. Cuando esto último ocurra, el Alcalde podrá, a su discreción y con la confirmación de la Legislatura, restituir a dicho miembro a sus funciones en la Junta, previa certificación de la Oficina de Ética Gubernamental del cumplimiento de la acción correctiva requerida.
Además, el Alcalde podrá designar, sujeto a la confirmación por la Legislatura Municipal, hasta un máximo de tres (3) miembros suplentes para la Junta para cubrir vacantes que surjan por la ausencia de un o más miembros en propiedad debido al disfrute de vacaciones regulares, licencia por enfermedad u otras circunstancias especiales que justifiquen dicha ausencia de las reuniones de la Junta. Estos miembros suplentes tendrán que cumplir con todos los requisitos legales y reglamentarios aplicables a los miembros en propiedad de la Junta, incluyendo el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Ética Gubernamental de Puerto Rico, según enmendada, respecto a la obligación de rendir informes financieros anuales.
De ser necesaria la participación de uno o más miembros suplentes durante cualquier etapa de los procedimientos de una subasta, el Presidente, por conducto del Administrador, le cursará la convocatoria a la próxima reunión de la Junta con un (1) día laborable de antelación, con copia de la minuta de la reunión anterior que se haya celebrado de manera que el miembro suplente esté debidamente informado sobre el estado de los procedimientos.
Jurisdicción de la Junta de Subastas
Se someterá ante la consideración de la Junta los siguientes asuntos:
A. Compra de materiales, equipo, medicamentos, comestibles y otros suministros de igual o similar naturaleza, uso o características que excedan de cien mil dólares ($100,000.00).
B. Toda construcción, obra o mejora pública, cuyo costo total exceda de doscientos mil dólares ($200,000.00).
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SECCIÓN 4.
C. Adjudicación de contratos de venta y arrendamiento de propiedad mueble e inmueble municipal, excepto en aquellas circunstancias contempladas por ley.
D. Toda contratación sufragada, total o parcialmente, con fondos federales asignados al Municipio y que requiera la realización de una subasta; en cuyo caso, aplicará la reglamentación federal aplicable. En caso de que la reglamentación federal no provea para la celebración de una subasta formal, entonces aplicarán las disposiciones de este Reglamento o de aquella reglamentación que adopte el Comisionado de Asuntos Municipales, la que resulta más competitiva.
Exclusiones al Requisito de Subasta Formal
Conforme a las leyes y reglamentos aplicables, no será necesaria la celebración de subasta formal para la compra de bienes muebles y servicios en los siguientes casos:
A.
B.
Para cualquier compra que se haga a otro municipio, al Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o al Gobierno Federal.
Compras anuales por renglón hasta la cantidad máxima de cien mil (100,000) dólares por materiales, equipo, comestibles, medicinas y otros suministros de igual o similar naturaleza, uso o características. Previo a la adjudicación de la compra, se deberán obtener por lo menos tres (3) cotizaciones de suplidores acreditados debidamente registrados como negocios bona fide bajo las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
C. En situaciones de urgencias decretadas por el Alcalde mediante Orden Ejecutiva, se podrá adquirir equipos o materiales para atender la misma hasta un máximo de ciento cincuenta mil (150,000) dólares. Para efectos de este inciso, situación de urgencia significa aquel evento que ocurra en el Municipio que requiera atención inmediata, ya sea para prevenir o resolver alguna situación que afecta o beneficia a la ciudadanía.
D. Compra o adquisición de suministros o servicios en cualquier caso de emergencia en que se requiera la entrega de los suministros, materiales o la prestación de los servicios inmediatamente. En estos casos se deberá dejar constancia escrita de los hechos o circunstancias de urgencia o emergencia por los que no se celebra la subasta. Los casos de emergencia a los que se refiere este inciso, son aquellos dispuestos en el inciso (L) de la Sección 1 del Artículo V de este Reglamento
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E. Cuando los precios no estén sujetos a competencia porque no existe nada más que una sola fuente de abasto.
F. La compra de materiales o equipo que no pueda adquirirse en Puerto Rico porque no están físicamente disponibles localmente o porque no existe un representante o agente autorizado de la empresa que los provea. En estos casos se obtendrán cotizaciones de no menos de dos (2) suplidores acreditados y la compra se efectuará en vista de tales precios, de igual modo que si se hiciese por subasta.
G. Cuando no concurran licitadores y exista el peligro de perderse cualquier oportunidad para adquirir los bienes, suministros, equipo o servicios que se interesan, previa justificación escrita que explique el peligro y necesidad que obliga a proceder con la compra o contratación.
H. Las alteraciones o adiciones que conllevan un aumento en el costo de hasta un máximo del treinta por ciento (30%) del total del proyecto original en cualquier construcción o mejora de obra pública realizada por contrato. Tales alteraciones o adiciones deberán cumplir con las disposiciones vigentes al respecto. Disponiéndose, que en circunstancias excepcionales debidamente justificadas y documentadas, el Municipio podrá aprobar una orden de cambio que exceda el treinta por ciento (30%) del costo del proyecto original en cualquier construcción o mejora de obra pública mediante el otorgamiento de un contrato supletorio, según dispuesto en el Reglamento para Administración Municipal, promulgado por el Comisionado. Cuando existan más de una alteración o adición a un contrato, tales alteraciones o adiciones tomadas en conjunto no podrán exceder el máximo del treinta por ciento (30%) del total del costo del proyecto original y tendrán que ser aprobadas por la Junta, salvo que cuando esto ocurra, se otorgue un contrato supletorio con el voto afirmativo de dos terceras (2/3) partes de sus miembros. Dicho contrato no podrá exceder de un quince por ciento (15%) del costo total del proyecto, incluyendo las órdenes de cambio.
l. Toda construcción de obra o mejora pública a realizarse por la administración municipal. De requerirse la compra de los materiales y suministros para realizar la obra, la misma se hará a tenor con las leyes y reglamentos vigentes.
J. La adquisición de equipo pesado nuevo o usado fuera de Puerto Rico, sujeto a lo dispuesto en el Artículo 10.003 de la Ley.
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K. La adquisición de bienes usados a través de procesos de subasta en y fuera de Puerto Rico, previa autorización de la Legislatura Municipal.
L. Compra o adquisición de artículos u obras de arte de carácter personalísimos cuyo precio no exceda de diez mil dólares ($10,000.00) cuando el valor de éstos recaiga sobre características específicas de la obra, o en el reconocimiento y fama del artista que la creó. Se considerarán a los artistas puertorriqueños en primera opción al momento de efectuar una compra o adquisición de artículos u obras de arte. En estos casos se deberá dejar constancia escrita de las características que hacen la obra una particular o en reconocimiento y fama, del autor de la obra, dentro de la comunidad artística. Dadas las circunstancias antes descritas, el requisito de cotizaciones tampoco aplica a este tipo de artículos u obras de arte. A los fines de este inciso se define artículo u obra de arte como: cualquier trabajo de arte visual, incluyendo, sin que se entienda una limitación, pinturas, murales, esculturas, dibujos, mosaicos, fotografías, caligrafía, monumentos, trabajos de arte gráfico tales como litografías y grabados, artesanías, fuentes o cualquier otro despliegue u ornamentación análoga que complemente la calidad y el efecto artístico de una instalación o edificio público en que estén contenidas o conectadas como parte de un diseño arquitectónico total.
M. La contratación de servicios de mecan1ca para reparación de vehículos, equipos municipales y la reparación de equipo computarizado. Estos servicios serán contratados por el Alcalde a través de una solicitud de propuestas a tales fines, sin embargo, en ninguno de los casos el pago será mayor de veinticinco mil (25,000) dólares.
N. Las compras que se realicen para las operaciones de las franquicias del Municipio.
Ñ. Cualquier otra exclusión dispuesta expresamente por ley.
Se prohíbe la práctica del fraccionamiento de las compras u obras a uno o más suplidores con el propósito de evitar exceder los límites fijados por ley, y así evadir el proceso de subasta formal. Asimismo, se prohíbe la orden de cambio, la compra de materiales, equipo, comestibles, medicina y otros suministros y de toda obra de construcción o mejoras públicas de las descritas en esta Sección que sumadas al precio pactado de la compra u obra original exceden las cantidades establecidas en los incisos (A) y (B) de la Sección 4 de este Artículo, excepto, cuando el total de la orden de
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SECCIÓN 5.
cambio, la compra de materiales, equipo, comestibles, medicina y otros suministros no exceda el diez por ciento ( 10%) de los mismos.
Deberes y Facultades Adicionales de la Junta
Además de los deberes y facultades antes enumerados y de aquellos dispuestos en las leyes y reglamentos aplicables, la Junta podrá:
A. Efectuar adjudicaciones por renglones cuando el interés público así se beneficie.
B. Determinar el monto de la fianza provisional ("bid bond") que se le exigirá a cada licitador para garantizar su oferta durante el proceso de subasta.
c.
D.
Declarar desierta y convocar a otra subasta o recomendar a la Legislatura Municipal que autorice atender el asunto administrativamente cuando esto resulte más económico y ventajoso a los intereses municipales. Sin embargo, una subasta no podrá ser declarada desierta cuando se reciba al menos una (1) licitación, en cuyo caso, se procederá conforme a lo dispuesto en los incisos 2 y 3 de la Sección 4(A) del Artículo VIII de este Reglamento.
Notificar por correo certificada con acuse de recibo a todos los licitadores en una subasta la adjudicación realizada por la Junta.
E. Establecer los procesos internos necesarios para el ejercicio de sus deberes y funciones, incluyendo la adopción de aquellos formularios en los cuales se haga constar por escrito las incidencias de las reuniones de la Junta.
F. Hacer constar sus procedimientos en actas o minutas, las cuales serán firmadas y certificadas por el Presidente y el Secretario de la Junta, según dispuesto en la Sección 1 del Artículo IX de este Reglamento.
G. La Junta tendrá la facultad de requerir de cualquier licitador las garantías que estime necesarias a fin de asegurar el cumplimiento del contrato a ser otorgado, y podrá fijar los términos y condiciones de dicho contrato que a su juicio fueren necesarios, convenientes o útiles.
H. En caso de que luego de formalizado un contrato se descubre que el mismo fue adjudicado por error o en violación de ley o
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~7 o
SECCIÓN6.
ARTÍCULO VII.
SECCIÓN l.
reglamento aplicable, la Junta determinará la acción a seguir en cada caso conforme a derecho.
Reuniones de la Junta
A. La Junta podrá celebrar tantas reuniones como sean necesarias para la consideración de asuntos pendientes en el ejercicio de sus funciones adjudicativas. El Administrador, previa consulta con el Presidente, convocará por escrito dichos reuniones con, por lo menos, un ( 1) día laborable de antelación.
B. La Junta seguirá en sus reuniones el orden dispuesto en la agenda preparada y entregada a sus miembros con copia de la convocatoria a cada reunión.
c.
D.
E.
Una mayoría de los miembros incumbentes de la Junta constituirán quórum, disponiéndose que será necesario el voto afirmativo de al menos tres (3) miembros para tomar cualquier acción. La existencia de una o más vacantes en la Junta no menoscabará el ejercicio de sus deberes y prerrogativas, siempre que esté debidamente constituida.
La Junta mantendrá un libro de actas donde se hará constar las propuestas recibidas, los acuerdos y determinaciones tomadas por ésta y cualquier otro asunto oficial considerado en las reuniones celebradas.
La Junta podrá obtener asesoramiento, consejo y cooperación de las agencias gubernamentales estatales, municipales o federales, así como de personas o entidades privadas para el mejor desempeño de sus funciones.
PROCEDIMIENTOS INICIALES DE SUBASTA
Solicitud y Origen
A. La subasta podrá ser solicitada por el Alcalde, el Presidente de la Legislatura Municipal o por los Directores o Secretarios de los Departamentos de la Rama Ejecutiva Municipal.
B. El director o secretario de cada departamento municipal que requiera o necesite un bien, suministro, obra, servicio y que, a su vez, requiera la cancelación de una subasta formal, deberá originar la misma y realizar las siguientes gestiones:
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SECCIÓN2.
c.
l. Asegurarse de que la petición de subasta cumpla con las leyes y reglamentos aplicables y cuente con el visto bueno del Alcalde o del Presidente de la Legislatura Municipal, según aplique.
2. Redactar y preparar los datos técnicos, instrucciones y condiciones especiales a incluirse en el expediente de subasta. No se iniciará ningún procedimiento de subasta que no cuente con el correspondiente pliego de condiciones y especificaciones.
3. De ser necesario, la petición deberá expresar la fecha y condiciones de entrega requeridas, en caso de que se consideren condiciones esenciales de contratación.
4. Obtener el número de la subasta, la fecha y hora de la apertura de los pliegos con el personal administrativo de la Oficina de Subastas.
El Director de Finanzas y Presupuesto certificará por escrito a la Junta que el Municipio cuenta con los fondos necesarios para viabilizar la obra o adquirir el bien, suministro o servicio, e incluirá el número de partida presupuestaria de la cual se adquirirán los mismos. En caso de que este funcionario certifique la indisponibilidad de fondos, se detendrá el procedimiento hasta que se acredite por escrito la identificación y disponibilidad de fondos.
Asimismo, dicho funcionario rechazará mediante certificación escrita toda orden de compra para efectos y materiales cuando no haya fondos disponibles para el desembolso, excepto en situaciones de emergencia, en cuyo caso se procederá de acuerdo a lo dispuesto en la Ley y en este Reglamento.
A viso de Subasta
La Junta publicará los avisos de subasta en un periódico de circulación general en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico, con no menos de diez (10) días de antelación a la fecha pautada para su apertura. También se publicarán avisos de subasta cuando la ley o reglamentación federal que regule la adquisición del bien o servicio así lo disponga.
Se requerirá, como mínimo, que una copia del aviso de subasta se fije en los tablones de edictos o puntos visibles que se mantengan en la Casa Alcaldía. El aviso de subasta contendrá la siguiente información:
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A. Numero asignado a la subasta y departamento municipal que la solicita.
B. Fecha, hora y lugar para la presentación de ofertas y la hora exacta en que se cerrarán las licitaciones y se abrirán los pliegos.
C. Descripción clara y concisa de los materiales, equipos o servicios a adquirirse.
D. Nombre y dirección de la Oficina de Subastas, donde los licitadores podrán obtener los pliegos de especificaciones y condiciones, instrucciones especiales para la subasta y la lista de los documentos adicionales exigidos en la Sección 4 de este Artículo, así como el formulario modelo para someter sus propuestas.
E. En el caso de las subastas para la construcción de obras o mejoras públicas, se indicará el lugar donde se podrán obtener copia de los planos.
F.
G.
El importe del depósito requerido para obtener los documentos descritos en los incisos (D) y (E) anteriores, si alguno, y el de la fianza de licitación ("bid bond").
La advertencia a los licitadores de que las cotizaciones de precios serán por renglón, a menos que convenga a los mejores intereses del Municipio solicitar cotizaciones globales.
H. El término de entrega de los artículos o de prestación de los servicios solicitados, según el carácter de la necesidad para su adquisición.
I. La aceptación o no de ofertas que contengan descuentos por pronto pago, según mejor convenga al interés público municipal. No se podrán considerar períodos de descuento por pronto pago menores de veinte (20) días laborables.
J. En los casos que se requiera la firma de los licitadores en una certificación como parte de su oferta, la misma deberá ser redactada y suministrada por el Municipio.
K. En los casos que las cantidades de los bienes o productos a adquirirse sean estimadas, así se hará constar en el aviso de subasta.
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SECCIÓN J.
L. La advertencia a los licitadores de que las ofertas deben contener el número de subasta, fecha y hora de apertura, y el nombre y dirección postal del licitador;
M. En las subastas para la compra de productos farmacéuticos, se notificará a los licitadores sobre el requisito de poseer licencia para la venta de dichos productos en Puerto Rico.
N. Deberá indicarse si se aceptarán ofertas alternativas, de ser necesario.
Ñ. De ser necesario, se podrá exigir la asistencia a una o más reuniones pre-subasta como condición para licitar.
O. En aquellos casos aplicables, el aviso de subasta indicará que la Junta aceptará y considerará aquellas ofertas elegibles bajo la "Ley de Política Preferencial para las Compras del Gobierno de· Puerto Rico".
P.
Q.
La advertencia a los interesados en participar de la subasta de que tendrán que demostrar su solvencia económica y responsabilidad fiscal mediante la presentación de los documentos enumerados en la Sección 4 de este Artículo con sus respectivas ofertas.
Se podrá cancelar o enmendar mediante addéndum cualquier convocatoria a subasta por razones justificadas notificando a los licitadores por lo menos con cuarenta y ocho (48) horas de antelación al acto de apertura. No obstante lo anterior, de mediar circunstancias extraordinarias que así lo justifiquen, la Junta podrá cancelar un aviso de subasta en cualquier momento.
Normas aplicables a los Pliegos de Condiciones y Especificaciones
A. En la medida de lo posible, las especificaciones de una subasta no deben ser restrictivas ni identificar a ninguna marca en particular, de manera que se limite la competencia. Se considerarán factores tales como: calidad, facilidad de funcionamiento, operación o de reparación, capacidad técnica, servicio, diseño y garantía, entre otros.
B. Se deberá redactar el pliego de especificaciones de manera que expresen claramente las necesidades del departamento solicitante para que permitan una competencia adecuada. Solo se incluirán aquellas restricciones o condiciones necesarias para satisfacer las necesidades municipales.
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SECCIÓN 4.
C. En las subastas para la construcción de obras o mejoras públicas, los pliegos contendrán especificaciones y condiciones especialmente redactadas para este tipo de subasta. La Junta no emitirá ningún aviso de subasta hasta que estén preparados los planos y especificaciones de la obra y debidamente aprobados por las agencias gubernamentales pertinentes.
D. Se le exigirá a los licitadores que especifiquen claramente el nombre del fabricante del artículo, marca de fábrica, referencia o modelo.
E. Cuando se requiera la instalación de un equipo, se incluirá en el pliego de especificaciones que la labor a realizarse deberá cumplir con las estándares nacionales, industriales, comerciales o técnicos, así como con los reglamentos de ingeniería y seguridad vigentes.
F.
G.
En caso de que se exija la presentación de muestras de los productos solicitados, se deberá especificar si los productos que se han de servir serán iguales a las muestras presentadas. Dichas muestras deberán ser suministradas sin costo alguno al Municipio y podrán ser recogidas por sus dueños luego de terminado el proceso de subasta, siempre que no se trate de muestras que estén sujetas a ser destruidas durante el proceso de evaluación.
El pliego de especificaciones debe informar si el Municipio tendrá márgenes de preferencia o concederá prioridad a los licitadores cuyos establecimientos estén localizados en su demarcación territorial. En todo caso, este trato preferencial deberá ser reglamentado mediante ordenanza.
Documentos Adicionales Requeridos a los Licitadores
A. Toda persona natural o jurídica interesada en participar en cualquier proceso de subasta formal del Municipio acreditará su solvencia económica y responsabilidad fiscal mediante la presentación de los siguientes documentos con sus respectivas ofertas, según aplique a sus circunstancias particulares:
1) Copia de estado financiero más reciente, preparado por tm contador público autorizado, que incluya el año natural o fiscal inmediatamente anterior a la celebración de la subasta en que interese participar.
2) Una referencia bancaria y otra comercial en original, cuya fecha de expedición no exceda de seis (6) meses, anteriores a la fecha de apertura de los pliegos de la subasta, que
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demuestren su solvencia económica y que incluyan el tipo de relación con la entidad y el término.
3) Lista de los principales contratos que haya tenido en los últimos cinco (5) años con agencias gubernamentales. Si no ha tenido contratos o ventas con estas agencias, deberá certificarlo por escrito.
4) Lista de los principales contratos que haya tenido en los últimos dos (2) años con la empresa privada. Si no ha tenido contratos o ventas, deberá certificarlo por escrito.
5) Nombre comercial o del dueño y el número de seguro social personal o patronal;
6) Resolución Corporativa o Certificación y/o Declaración Jurada, autorizando a firmar contratos al representante de la empresa, corporación o sociedad;
7)
8)
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10)
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Dirección postal y física del licitador o negocio, dirección de Internet, si alguna, y teléfonos;
Descripción detallada de los bienes, obras o servicios que ofrece y años de servicio;
Copia del Certificado de Incorporación expedido por el Departamento de Estado de Puerto Rico, si aplica;
Copia de escritura de constitución de sociedad, si aplica;
Copia del Certificado de Buena Pro ("Good Standing") expedido por el Departamento de Estado de Puerto Rico, si aplica;
12) Copias de la patente municipal vigente;
13) Copia de los permisos y autorizaciones vigentes que tienen para operar su negocio y que sean necesarios para la venta de sus productos, la prestación de sus servicios o la ejecución de obras;
14) Pólizas y seguros vigentes;
15) Certificación Negativa o de Deuda expedida por la Corporación del Fondo del Seguro del Estado. De tener deuda, deberá someter copia del plan de pago concedido y
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evidencia de estar al día con el mismo;
16) Certificación que indique si está acogido a la "Ley de Política Preferencial para las Compras del Gobierno de Puerto Rico", el por ciento y los artículos cubiertos;
17) Certificación del Departamento de Hacienda de Puerto Rico sobre la radicación de planillas de contribución sobre ingresos durante los últimos cinco (5) años;
18) Certificación Negativa o de Deuda del Departamento de Hacienda de Puerto Rico. De tener deuda, deberá someter copia del plan de pago concedido y evidencia de estar al día con el mismo;
19) Certificación Negativa o de Deuda del Negociado de Seguridad en el Empleo del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos de Puerto Rico (Seguro por Desempleo, Incapacidad Temporal y/o Seguro Choferil);
20) Certificación Negativa o de Deuda del Centro de Recaudaciones de Ingresos Municipales (CRIM) por concepto de contribución sobre la propiedad mueble e inmueble. De tener deuda, deberá someter copia del plan de pago concedido y evidencia de estar al día con el mismo;
21) Carta de Relevo de la Retención en el Origen Sobre Pagos por Servicios Prestados, si aplica;
22) Certificación Negativa o de Deuda de la Administración del Sustento de Menores (ASUME), si el contratante no es una firma, corporación o sociedad; (De ser una corporación, debe entregar una certificación de estado de cumplimiento corroborando que cumple con las órdenes emitidas a su nombre como patrono, para retener del salario de sus empleados los pagos de la pensión alimentaria);
23) Declaración Jurada ante Notario Público, que disponga que no ha sido convicto y no se ha declarado culpable de delitos contra la integridad pública y/o malversación de fondos públicos, según establecido en la Ley Núm. 458 de 29 de diciembre de 2000, según enmendada;
24) Certificación que exprese si el contratista tiene litigios pendientes contra el municipio;
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SECCIÓN 5.
SECCIÓN6.
25) Copia de la Certificación Ideal emitida por la Compañía de Comercio y Exportación de Puerto Rico, de tenerla. Proveer el número asignado de la Certificación, para que el municipio corroborar en la página de Internet de la Compañía de Comercio, su validez y vigencia. De contar con la Certificación Ideal, el licitador no tendrá que someter copia de las Certificaciones que están cubiertas por la misma;
26) Cualquier otra información requerida por el Municipio.
B. La Junta podrá, a su discreción, solicitar la información adicional que estime necesaria, disponiéndose que tal requerimiento será uniforme para todos los participantes en la subasta.
C. Aquellos licitadores que estén debidamente inscritos en el Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios Generales de Puerto Rico, serán eximidos del requisito de presentación de los documentos enumerados en el inciso (A) de esta Sección siempre y cuando sometan copia del correspondiente Certificado de Elegibilidad, el cual tendrá que estar vigente a la fecha del acto de apertura de la subasta en que interesa participar.
Reunión Presubasta
El Municipio podrá citar junto a la invitación a subasta, a una o más reuniones presubasta a los licitadores interesados con el propósito de aclarar términos, condiciones y especificaciones que se han incluido en la invitación a subasta. El Municipio puede exigir la asistencia a las reuniones presubasta como condición indispensable para licitar.
Presentación y Recibo de Ofertas de los Licitadores
A. Los licitadores someterán sus ofertas acompañadas de una copia del pliego de especificaciones y condiciones especiales, cuando esto sea necesario.
B. Al recibirse los sobres que contengan las propuestas u ofertas de los licitadores, se les estampará el sello oficial del Municipio y se indicará en los mismos la fecha y la hora exacta de su recibo. Los mismos se retendrán y no se abrirán bajo ninguna circunstancia hasta la fecha y hora establecida para su apertura.
C. No se aceptarán sobres abiertos o sin identificar en su parte exterior con el número de subasta correspondiente, fecha y hora de
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apertura, nombre del licitador, dirección postal, número telefónico y de fax.
D. No se aceptará ninguna propuesta después de la hora establecida en el aviso de subasta para la apertura de pliegos, excepto cuando la subasta haya sido declarada desierta, en cuyo caso, la Junta podrá considerar la oferta presentada tardíamente.
E. En caso de que una propuesta sea rechazada por presentación tardía y no se haya declarado desierta la subasta, se procederá con la devolución con acuse de recibo de la propuesta sin abrir. Los documentos devueltos deberán ir acompañados de una carta indicando las razones para el rechazo.
F. Toda propuesta u oferta deberá estar firmada en tinta o lápiz indeleble por el licitador o su representante autorizado.
G.
H.
No se considerarán ofertas sin firma, a menos que antes de la apertura de la subasta, el licitador o su representante autorizado presente una carta u otro documento firmado para justificar la ausencia de la firma y acepte la responsabilidad que le corresponde. Además, podrá aceptarse una oferta sin firmar si la misma viene acompañada de alguna carta o documento firmado por el licitador en la cual haga referencia expresa a la transacción.
Cada oferta deberá venir acompañada de la fianza de licitación ("bid bond") correspondiente.
I. Si un licitador sometiere varias ofertas para una misma subasta, a nombre propio o de alguna de sus subsidiarias o sucursales, o de algunos o varios de sus socios, agentes u oficiales, se declararán nulas todas y cada una de dichas ofertas.
J. La norma expresada en el inciso anterior no impedirá que un licitador someta ofertas alternativas, esto es, una oferta principal y una o varias ofertas por artículos de cualidades distintas y de distintos precios. No obstante, serán consideradas siempre y cuando así se indique en el aviso de subasta, brindando así la misma oportunidad a todos los licitadores interesados. Un manufacturero que haya cotizado precios a otros licitadores para que concurran a la subasta, podrá someter también su oferta en la misma subasta.
K. Los licitadores indicarán en sus respectivas ofertas la fecha aproximada de entrega de los artículos o del rendimiento de servicios cotizados.
22
SECCIÓN7.
L. Las correcciones o cambios en los pliegos de oferta deberán ser debidamente justificados y certificados en los mismos. De lo contrario, quedará invalidada la oferta para el renglón correspondiente.
M. Excepto disposición legal o reglamentaria en contrario, las ofertas sometidas tendrán que tomar como base el precio unitario indicado para cada artículo en el aviso de subasta y podrá presentarse por uno o más de los artículos descritos. No obstante, los licitadores podrán hacer una oferta global adicional para todas las partidas y podrán condicionar la adjudicación a base de "todo o nada" o "suma global". La Junta se reserva el derecho de rechazar cualquier oferta de esa naturaleza que no incluya el precio unitario por partidas. Además, a menos que el licitador indique lo contrario, la Junta se reserva el derecho de considerar y aceptar las partidas individuales de cualquier oferta, descartando el precio global, si así conviene al interés público municipal.
N.
Ñ.
Ningún funcionario o empleado municipal podrá intervenir directa o indirectamente con los licitadores en la preparación y entrega de los pliegos de oferta, ni podrá en forma alguna aconsejar, asesorar, sugerir o influenciar a los miembros de la Junta sobre la adjudicación de una subasta.
La enmienda y el retiro de ofertas deberá hacerse por correo certificado con acuse de recibo o personalmente a la Junta antes de la fecha de apertura con expresión de las razones para tal enmienda o retiro. Toda enmienda deberá tramitarse en igual forma que la oferta original. El licitador que retire su oferta no podrá presentar posteriormente una oferta sustituta.
Procedimiento de Apertura de los Pliegos de Subasta
A. En el día, hora y lugar establecido en el aviso de subasta para la apertura de los pliegos de oferta, se requerirá la asistencia de todos los licitadores o sus representantes autorizados. Éstos deberán firmar el registro de asistencia, además de informar su nombre en letra de molde, el nombre de la empresa o suplidor a quien representan, dirección postal, número telefónico y de fax.
B. Tras constituirse la Junta con el quórum reglamentario, se presentarán todos los pliegos de oferta debidamente cerrados y sellados a la hora de su recibo, se abrirán y leerán en alta voz en presencia del público asistente.
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C. Las partes interesadas podrán examinar las ofertas recibidas en presencia del personal asignado de la Oficina de Subastas.
D. No se permitirá, bajo ninguna circunstancia, el retiro de cualquier oferta o efectuarle modificaciones a la misma después de haber sido abierta y leída en público.
E. Se considerarán únicamente aquellas licitaciones que estén debidamente firmadas en original, según se dispone en los incisos (F) y (G) de la Sección 5 de este Artículo, y que cumplan con todos los requisitos exigidos en los pliegos de especificaciones y condiciones de la subasta. El cumplimiento de estos requisitos se acreditará en un formulario adoptado por la Junta a tales fines y que incluirá un talonario que servirá como acuse de recibo en caso de rechazo de la oferta.
F. Los miembros de la Junta presentes en el acto de apertura estamparán sus iniciales en todas las ofertas.
G. En toda subasta se requerirá la prestación de la fianza de licitación ("bid bond") para garantizar la buena pro de la subasta, previo al acto de apertura de las propuestas, mediante cualquiera de los siguientes medios:
1) Cheque certificado o de gerente, giro postal, dinero en efectivo, pagaderos al Recaudador Municipal, con la indicación de que constituye la fianza de licitación para la subasta en cuestión.
2) Fianza a favor del Municipio emitida por una compañía aseguradora debidamente autorizada para hacer negocios en Puerto Rico y por la suma establecida en el aviso de subasta.
H. Se preparará un acta o minuta de todas las incidencias del acto de apertura de las propuestas dentro del término de cinco (5) días laborables a partir de dicho acto, la cual será sometida a la Junta para su aprobación en su próxima reunión ordinaria. El acta o minuta contendrá, por lo menos, la siguiente información:
1) Número y asunto de la subasta.
2) Fecha, hora y lugar de la apertura.
3) Miembros de la Junta presentes; determinación de quórum.
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SECCIÓN 8.
4) Número de ofertas recibidas.
5) Número e identidad de licitadores que cotizaron para una o más partidas.
6) Número e identidad de licitadores que no cotizaron ("no bids").
7) Se hará constar cualquier incidente o señalamiento significativo ocurrido durante el acto de apertura respecto a cualquier especificación, condición o licitador.
8) Certificación del Presidente y del secretario de la Junta a los efectos de que la información, leída públicamente, fue aquella requerida por las leyes y reglamentos aplicables.
Subastas Generales
El Municipio podrá efectuar subastas generales por año o por el término que considere conveniente, para aquellos suministros o servicios recurrentes, de manera que no se tengan que celebrar subastas individuales para dichos productos o servicios, cada vez que sea necesario adquirirlos. No obstante, dicha subasta general deberá cumplir con todo el procedimiento establecido por la Ley y las adjudicaciones se realizarán por renglones. La notificación de las adjudicaciones se informará a todos los licitadores e incluirá la información contemplada en este Reglamento.
Para realizar las compras, adquisiciones y servicios de los suplidores a los cuales se les adjudicaron renglones a través de una subasta general, se debe realizar un contrato a esos fines. Cuando surja la necesidad de adquirir los suministros o servicios, se emitirán órdenes de compra contra dicho contrato hasta que finalice la vigencia del mismo. El procedimiento de la emisión de las órdenes de compra, será el establecido en el Reglamento para la Administración Municipal, promulgado por la Oficina del Comisionado. El contrato establecerá los precios y costos ofrecidos, la garantía del suplidor de honrar los mismos y la viabilidad de considerar los cambios surgidos en el mercado. La vigencia del contrato, será por el término establecido en la Subasta y se incluirá todas las cláusulas de cumplimiento e incumplimiento que de ordinario establecen los contratos del Municipio, de acuerdo a las disposiciones de Ley y Reglamento.
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ARTÍCULO VIII. ADJUDICACIÓN DE LA SUBASTA
SECCIÓN 1. Quórum Requerido para la Evaluación de Propuestas
SECCIÓN2.
SECCIÓN J.
Una vez efectuado el acto de apertura en determinada subasta, se requerirá la asistencia de al menos tres (3) miembros de la Junta a la reunión de evaluación y adjudicación, hecho que tendrá que acreditarse en las actas o minutas correspondientes.
Orden General para Adjudicación
La Junta tendrá que determinar las ofertas susceptibles de ser consideradas para adjudicación, tomando como guía las normas establecidas en este Reglamento, la información contenida en el Acta de Apertura y el Informe del Recaudador.
Luego de hacer esa determinación preliminar, la Junta procederá a verificar en las ofertas susceptibles de ser evaluadas, cuáles han cumplido con las especificaciones y condiciones solicitadas en la subasta, de acuerdo al informe presentado por el personal del Municipio que evaluó las mismas.
Una vez se haya determinado cuáles son las ofertas que cumpliendo con los requisitos reglamentarios, han ofrecido lo solicitado en las especificaciones y condiciones de la subasta, la Junta evaluará en primer lugar, aquella cuyo precio sea el más bajo. Al hacer esto, la Junta tendrá que aplicar los posibles descuentos y por cientos dispuestos en "Ley de Política Preferencial para Compras del Gobierno de Puerto Rico", según enmendada. No se considerarán para efectos de adjudicación aquellos descuentos ofrecidos por rapidez en los pagos.
Norma General de Adjudicación
Una vez debidamente constituida, la Junta adjudicará las subastas considerando los siguientes parámetros:
A. Subastas de Adquisición, Construcción y Suministros de Servicios No Profesionales
La adjudicación de las subastas de adquisición, se harán a favor del licitador que esté respaldado por un buen historial de capacidad y cumplimiento y que reúna los siguientes requisitos:
1) que cumpla con los requisitos y condiciones de los pliegos de especificaciones;
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SECCIÓN 4.
2) que sea la más baja en precio o que aunque no sea la más baja en precio, la calidad y/o garantías ofrecidas superan las demás ofertas o se justifique el beneficio de interés público de esa adjudicación.
B. Subastas de Ventas o Arrendamientos
Las subastas de ventas y arrendamientos de propiedad municipal se adjudicarán a favor del postor cuya oferta sea la más alta y razonable en relación a la tasación del bien o que aunque no sea la más alta, se beneficia el interés público.
C. Subastas de Equipo
Al evaluar las ofertas recibidas en las subastas de equipo en general, la Junta viene obligada a tomar en consideración las siguientes condiciones generales:
1)
2)
3)
Economía en el consumo de combustible o fuerza eléctrica de un equipo, de acuerdo a los estándares establecidos por el "LCC Criteria";
Frecuencia en reparación de un equipo;
Facilidades de locales para el mantenimiento del equipo;
4) Costo de las piezas de repuesto;
5) Factores que afectan al servicio como disponibilidad de piezas.
Reglas Específicas de Adjudicación
Al evaluar las ofertas ante su consideración, la Junta podrá encontrar una serie de ofertas que no cumplen la norma general establecida en la sección anterior, pero que podrían ser susceptibles de evaluación.
Las siguientes reglas se adoptan para ofrecerle a la Junta las guías que tendrán que seguir en las circunstancias previstas en ellas.
A. Competencia Adecuada; Reglas Aplicables a Licitadores Únicos
Una subasta desierta será aquella en la que no se reciba ninguna licitación o cuando se reciba y sea rechazada por no entregarse a tiempo. En esos casos, la Junta podrá convocar a otra subasta o solicitar a la Legislatura Municipal que autorice la contratación
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B.
mediante el procedimiento de solicitud de tres (3) cotizaciones, establecido por Ley y en este Reglamento.
Cuando en una subasta solamente se reciba la cotización de un solo licitador y se entienda que su precio es irrazonable o no cumpla con lo requerido por la Junta, dicha oferta será rechazada por entenderse que no hubo competencia adecuada y deberá celebrarse una segunda subasta. De surgir la misma situación en esta segunda subasta, se someterá ante la Legislatura Municipal la autorización para efectuar la compra o el servicio utilizando el procedimiento de subasta informal o cotizaciones. En los casos de subastas para la construcción de obras o mejoras públicas, la Junta podrá recomendar a la Legislatura Municipal, autorizar al Alcalde a realizar la obra o mejora por administración, ya sea por el Departamento de Obras Públicas o a través de la contratación de obreros y compra de materiales y equipo. Al tomar esta determinación, la Legislatura Municipal debe evaluar si resulta económico y ventajoso a los intereses del municipio.
Las adquisiciones y servicios necesarios para realizar las obras por administración, se harán a través de la solicitud de un mínimo de tres (3) cotizaciones.
Cuando se reciba una sola oferta, la Junta podrá adjudicar la subasta a favor de dicho licitador, si su oferta cumple con las especificaciones y condiciones de la subasta y el precio ofrecido es razonable.
Una Sola Fuente de Abasto
Para propósitos de este Reglamento, una sola fuente de abasto significará la existencia de un solo suplidor, debidamente certificado como distribuidor o manufacturero exclusivo. En estos casos y luego de que se determine mediante una investigación documentada, la existencia de una sola fuente de abasto, el municipio estará exento de celebrar subasta pública y obtener cotizaciones y podrá contratar directamente a dicho suplidor.
C. Cambios en el Mercado
Cuando se trate de artículos o servicios adjudicados a través de una subasta general o que sean susceptibles de variación en el costo por cambios en el mercado, el Municipio debe incluir en las especificaciones, contratos, acuerdos u ofertas, una cláusula en la que el licitador se comprometa a honrar los precios ofrecidos, independientemente que ocurra surja alguna situación que
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justifique un aumento en precio de los materiales o servicios durante el año subastado.
D. Varias Ofertas por un mismo Licitador
Si continuamente la Junta se encuentra con subastas para un mismo asunto, a la cual solamente comparezca un licitador, ésta viene obligada a informarlo al Alcalde para que ordene una investigación encaminada a identificar las causas para la incidencia de dicha situación y tome las medidas correctivas que entienda procedan. Cuando un licitador presente varias ofertas en sobres separados para un mismo renglón bajo su nombre o bajo otros nombres o seudónimos, éstas serán rechazadas automáticamente y dicho licitador será penalizado, impidiéndole participar en futuras subastas por el período que disponga la Junta, el cual no será menor de un (1) año ni mayor de tres (3) años. La Junta notificará al Departamento de Compras para que proceda conforme a esta determinación. El licitador así penalizado, podrá recurrir ante el Tribunal de Apelaciones, dentro de los diez ( 1 O) días contados desde el depósito en el correo de la Resolución de la Junta.
1) Oferta Alternativa
Cuando en las subastas de equipos, maquinarias o vehículos, por razón de las especificaciones pudiera un licitador ofrecer varios modelos o estilos que todos cumplan con las especificaciones tendrá que escoger uno, a menos que en el A viso de Subasta, se haya solicitado ofertas alternas. Si el licitador los ofreciese aunque todas cumplan con las especificaciones la Junta tendrá que rechazarlas.
2) Ofertas Idénticas
Cuando dos o más ofertas sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones requeridas, la Junta tomará en consideración la experiencia que haya obtenido con los licitadores en contratos que le hayan sido otorgados anteriormente o la calidad ofrecida y las garantías y términos de entrega. También podrá anunciar una nueva subasta donde solo participen los licitadores cuyas ofertas sean idénticas o podrá adjudicar la misma por sorteo, en presencia de los licitadores concernidos.
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E. Conspiración
Cuando se compruebe por lo irrazonable de las ofertas, por una investigación efectuada como resultado de declaración jurada presentada ante la Junta por otro licitador o por cualquier otro fundamento razonable, que dos (2) o más licitadores se han puesto de acuerdo con la intención de defraudar o perjudicar los intereses del Municipio, la Junta rechazará las ofertas de éstos e impedirá que los licitadores participen en las subastas del municipio por un término no menor de un (1) año ni mayor de tres (3) años.
a) Procedimiento
b)
La Junta establecerá el procedimiento a seguirse en la vista administrativa de estos casos.
Querella Injustificada
Si con posterioridad a la vista administrativa, la Junta comprobase que la declaración jurada prestada por el licitador querellante ha sido arbitraria, infundada y maliciosamente prestada, referirá el asunto al Departamento de Justicia de Puerto Rico para la acción correspondiente, bajo las disposiciones del Código Penal de Puerto Rico y le impedirá participar en las subastas del Municipio, por un período no menor de un ( 1) año ni mayor de tres (3) años.
F. Colusión
Cuando en una subasta se probase que todos los licitadores se pusieron de acuerdo con la intención de defraudar o perjudicar los mejores intereses del Municipio se rechazarán todas las ofertas. En este caso podrá ordenar la compra mediante cotizaciones siguiendo los procedimientos establecidos en este Reglamento.
De encontrarse incursos en la conducta antes descrita, estos licitadores no podrán participar en las subastas del Municipio, por un período no menor de un (1) año ni mayor de tres (3) años.
G. Rechazo Global
Se podrán rechazar todas las ofertas recibidas para una subasta en los siguientes casos:
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1) Se considerarán rechazadas las ofertas cuando surge cualquiera de las siguientes:
a) no cumplan con las especificaciones;
b) no cumplan con las condiciones;
e) ofrezcan precios irrazonables;
d) exista colusión entre todos los licitadores;
e) no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a contratos que le hayan sido otorgados anteriormente;
f) el licitador es deudor del mumc1p10 o el Estado Libre Asociado de Puerto Rico y no está acogido a un plan de pago;
g)
h)
el licitador ha sido convicto por delitos relacionados a malversación de fondos públicos, conforme la Ley Núm. 458 de 29 de diciembre de 2000, según enmendada y otras que en lo sucesivo puedan ser aprobadas;
el interés público municipal se beneficie.
2) Acción a Tomar
En caso de que todas las ofertas sean rechazadas, la Junta podrá convocar una nueva subasta o procederá de la siguiente manera:
a) En los casos de obras de construcción o servicios, se podrá proceder por administración, ya sea por el Departamento de Obras Públicas o a través de la contratación de obreros y compra de materiales y equipo. De lo contrario, se procederá a contratar la obra o servicio a una empresa privada, luego de obtenido un mínimo de tres (3) cotizaciones. Esta determinación se hará, siempre y cuando resulte beneficioso para el interés público y se certifique la disponibilidad de fondos para dicha contratación.
b) En los demás casos se procederá a negociar con los licitadores rechazados o se hará la compra por el
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SECCIÓN 5.
SECCIÓN6.
ARTÍCULO IX.
procedimiento de cotizaciones.
Desviaciones Permisibles
La Junta, en el ejercicio de su sana discreción, podrá excusar u obviar el incumplimiento de cualquier requisito formal o desviación menor en la oferta recibida, tales como desviaciones en las especificaciones, términos y condiciones, que no estén en conflicto con el uso, funcionamiento y calidad de los artículos o servicios, siempre que con ello se beneficie el interés público.
Aplicación de Leyes de Política Preferencial para Compras del Gobierno de Puerto Rico
En la adjudicación de una subasta, la Junta considerará lo dispuesto en aquellas leyes que establezcan cierta preferencia en las compras de productos, equipos y materiales producidos, manufacturados o ensamblados en Puerto Rico. Los licitadores interesados en la protección de esta legislación deberán invocarla por escrito a la Junta al momento de someter su oferta. Se especificará en el aviso de subasta que la misma estará sujeta a lo dispuesto en estas leyes.
CANCELACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN
La Junta podrá cancelar la adjudicación de una subasta, antes de la formalización del contrato o de emitida la correspondiente orden de compra, siempre que el Municipio ya no tenga la necesidad que originó la subasta, que por alguna causa inesperada e imprevisible los fondos asignados para la transacción se hubieren agotado, no estuviesen disponibles o deban utilizarse para otro propósito, o por otras razones que beneficien el interés público municipal.
En estas circunstancias, no se podrá solicitar el bien, obra o servicio por otros medios, no adquirirlo durante el año fiscal en curso, a menos que surja una necesidad imprevista debidamente justificada o una situación de emergencia que así lo requiera. El Municipio no incurrirá en responsabilidad alguna en estos casos.
Esta determinación será notificada por escrito y por correo certificado con acuse de recibo a los licitadores participantes y se procederá con la devolución de las fianzas prestadas.
En el caso particular de subastas para contrataciones que dependen de asignaciones de fondos federales, la Junta podrá cancelar cualquier adjudicación siempre que los fondos asignados fueren denegados o retirados por la agencia federal correspondiente, sin importar las razones o
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ARTÍCULO X.
ARTÍCULO XI.
SECCIÓN l.
fundamentos para tal denegatoria, pero dicha cancelación procederá solamente cuando aún no se hubiese formalizado el contrato con el licitador agraciado.
GARANTÍAS Y FIANZAS
La Junta requerirá al licitador las garantías que estime necesarias a fin de asegurar el cumplimiento del contrato de compra y podrá fijar los demás términos de dicho contrato que, a su juicio, considere necesarios, convenientes o útiles.
En caso de obras o mejoras públicas, se le exigirá al licitador agraciado una fianza como garantía de la ejecución del mismo ("performance bond"), así como el pago de materiales y salarios utilizados en la obra ( "payment and payroll bond"), antes de formalizar el contrato.
Asimismo, la Junta podrá fijar el monto de la fianza provisional ("bid bond") para asegurar la participación del licitador en la subasta.
ACTAS Y RÉCORDS DE LA .JUNTA DE SUBASTAS
Libros de Actas y Expedientes
La Junta contará con el personal administrativo y secretaria! necesario para levantar las actas o minutas de sus procedimientos. El original de dichas actas o minutas serán iniciadas de puño y letra en cada página, certificadas y firmadas por el Presidente y el Secretario de la Junta. Éstas constituirán un récord sucesivo y permanente de la misma naturaleza que las actas de la Legislatura Municipal.
Al finalizar cada año fiscal, se encuadernará en forma de libro el volumen de todas las actas o minutas originales preparadas durante el año precedente. Dicho libro contendrá, además, un índice sobre el contenido del volumen y una certificación al final, suscrita por el Presidente y el Secretario y que deberá expresar lo siguiente:
"Certificamos que este volumen contiene las Actas originales de la Junta de Subastas del Municipio Autónomo de Ponce correspondientes al Año Fiscal "
Para salvaguardar su integridad y exactitud, así como su perpetuidad y publicidad, el Secretario deberá utilizar el sistema de grabación en cinta magnetofónica o cualquier otro sistema mecanizado para la reproducción textual de todos los procedimientos e incidencias de cada sesión, los cuales deberán incluirse detalladamente en los récords de la Junta.
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SECCIÓN 2.
Las cintas o cualesquiera otros dispositivos de reproducción antes descritos, no podrán ser utilizados con otro propósito de no sea la transcripción de los procedimientos, y deberán ser custodiadas y conservadas como documentos públicos de carácter histórico conforme a lo dispuesto en la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como la "Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico" y su reglamentación.
Contenido Mínimo de Expedientes de Subastas de Suministros, Servicios y Obras de Construcción o de Mejora Pública
Los expedientes de las subastas para la adquisición de bienes, servicios, suministros, así como para obras de construcción de mejora pública, deberán contener, por lo menos, los siguientes documentos:
A. Visto bueno del Alcalde, o de su representante autorizado, en que se exponga el objeto de la subasta.
B. Descripción detallada de las condiciones y especificaciones recomendadas por el Director del departamento peticionario.
c.
D.
E.
Certificación de disponibilidad de fondos para la subasta suscrita por el Director de Finanzas y Presupuesto.
Pliego de condiciones y especificaciones preparado y aprobado por la Junta.
A viso de Subasta.
F. Propuestas u ofertas recibidas.
G. Hojas de asistencia de los licitadores a las reuniones pre subasta y al acto de apertura de pliegos.
H. Hojas de recogidos de pliegos de especificaciones y evidencia del pago realizado por los licitadores para adquirir los mismos.
l. Hojas de asistencia de los miembros de la Junta a las reuniones relacionadas con la subasta.
J. Actas o minutas de las reuniones de la Junta relacionadas con la subasta.
K. Documentos relacionados con la evaluación de los renglones interesados, el precio cotizado por cada licitador, así como las
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SECCIÓN 3.
marcas representativas, cantidades y calidad de los distintos productos sometidos.
L. Resolución de la Junta sobre la evaluación y adjudicación de la subasta.
M. Aviso de adjudicación o determinación final de la Junta a los licitadores participantes.
N. Evidencia del envío por correo certificado con acuse de recibo de copia del aviso de adjudicación o determinación final de la Junta a los licitadores participantes.
O. Documentos judiciales relacionados con la impugnación de la subasta ante el Tribunal de Apelaciones, si aplica.
Ñ. Carta de trámite certificando el cierre del expediente, ya sea por adjudicación o cancelación de la subasta.
P.
Q.
R.
Cualquier ordenanza o resolución de la Legislatura Municipal relacionada con la subasta.
Cualquier otra resolución o determinación interlocutoria de la Junta relacionada con la subasta.
Planos y especificaciones técnicas.
S. Evidencia del pago de la fianza provisional ("bid bond") o de cualquier otra fianza o garantía exigida a los licitadores.
T. Cualquier otro documento que la Junta estime conveniente para la evaluación u adjudicación de la subasta.
Contenido Mínimo de Expedientes de Subastas de Venta, Arrendamiento o Permuta de Propiedad Mueble o Inmueble
Los expedientes de las subastas para la venta, arrendamiento y permuta de propiedad mueble o inmueble municipal, deberán contener, por lo menos, los siguientes documentos:
A. Ordenanza o resolución de la Legislatura Municipal que autoriza la venta, arrendamiento o permuta.
B. Visto bueno del Alcalde, o de su representante autorizado, en que se exponga el objeto de la subasta.
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C. Descripción detallada de los términos y condiciones de la contratación.
D. A viso de Subasta.
E. Propuestas u ofertas recibidas.
F. Hojas de asistencia de los licitadores a las reuniones pre subasta y al acto de apertura de pliegos.
G. Hojas de asistencia de los miembros de la Junta a las reuniones relacionadas con la subasta.
H. Hojas de recogidos de pliegos de especificaciones y evidencia del pago realizado por los licitadores para adquirir estos documentos.
l. Actas o minutas de las reuniones de la Junta.
J. Resolución de la Junta sobre la evaluación y adjudicación de la subasta.
K.
L.
Aviso de adjudicación o determinación final de la Junta a los licitadores participantes.
Evidencia del envío por correo certificado con acuse de recibo de copia del aviso de adjudicación o determinación final de la Junta a los licitadores participantes.
M. Documentos judiciales relacionados con la impugnación de la subasta ante el Tribunal de Apelaciones, si aplica.
N. Carta de trámite certificando el cierre del expediente, ya sea por adjudicación o cancelación de la subasta.
Ñ. Cualquier otra resolución o determinación interlocutoria de la Junta relacionada con la subasta.
O. Evidencia del pago de la fianza provisional ("bid bond") o de cualquier otra fianza o garantía exigida a los licitadores.
P. Cualquier otro documento que la Junta estime conveniente para la evaluación u adjudicación de la subasta.
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SECCIÓN 4.
SECCIÓN 5.
ARTÍCULO XII.
SECCIÓN l.
SECCIÓN 2.
SECCIÓN 3.
Custodia de los Expedientes y Documentos Relacionados a la Subasta
Los libros de actas y los expedientes de subastas son documentos públicos y están accesibles a las partes interesadas después de la apertura de las ofertas para su examen bajo la custodia y supervisión del personal administrativo de la Oficina de Subastas. No obstante, dichos expedientes no podrán ser removidos de los archivos de la Oficina de Subastas sin la previa autorización del Presidente y solamente para asuntos oficiales.
Reproducción de Documentos
Toda parte interesada en obtener copia de algún expediente o documento relacionado con los procesos de subasta municipales, incluyendo copia de este Reglamento, deberá pagar los derechos correspondientes en la División de Recaudaciones del Departamento de Finanzas y Presupuesto y presentar el recibo de pago al personal autorizado de la Oficina de Subastas con su solicitud.
A VISO DE ADJUDICACIÓN
Minutas o Actas de Adjudicación
Una vez la Junta haya seleccionado el licitador o los licitadores que obtuvieran la buena pro de la subasta, se preparará una minuta donde se hará constar las ofertas recibidas y el otorgamiento de la subasta incluyendo todos los pormenores de la adjudicación. Las minutas o actas originales se conservarán en un cuaderno o libro que se conocerá "Libro de Actas de la Junta de Subastas".
Notificación del Aviso de Adjudicación a Departamentos Municipales
Se enviará copia del aviso de adjudicación a los directores de las Oficinas de Servicios Legales, y de Auditoría Interna, así como del Departamento de Finanzas y Presupuesto del Municipio y a cualquier otro departamento que se estime necesario. La notificación a la Oficina de Servicios Legales estará acompañada de copia de las propuestas y demás documentos complementarios que sean necesarios para fines de la contratación.
Notificación del Aviso de Adjudicación a los Licitadores
La determinación final de la Junta se notificará por escrito y por correo certificado con acuse de recibo, a todos los licitadores que participaron en la subasta y será firmada por el Presidente de la Junta. No se adelantará a licitador alguno, información oficial sobre los resultados de la adjudicación, hasta tanto la Junta le haya impartido su aprobación final.
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SECCIÓN 4.
SECCIÓN 5.
La notificación de adjudicación o la determinación final de la Junta, que se enviará a todos los licitadores que participaron en la subasta, debe contener la siguiente información:
A. El nombre de los licitadores.
B. Una síntesis de las propuestas sometidas.
C. Los factores o criterios que se tomaron en cuenta para adjudicar la subasta y razones para no adjudicar a los licitadores perdidosos;
D. Advertencia sobre el derecho a solicitar revisión judicial de la adjudicación o acuerdo final, ante el Tribunal de Apelaciones, dentro del término jurisdiccional de diez ( 10) días contados desde el depósito en el correo de la notificación de adjudicación.
Formalización del Contrato y Emisión de la Orden de Compra
Ante la posibilidad de alguna impugnación de una adjudicación en una subasta, no se formalizará contrato alguno con el licitador agraciado hasta tanto transcurran diez ( 10) días contados desde el depósito en el correo de la notificación del acuerdo final o adjudicación. La anterior prohibición aplicará aún en los casos de subastas en las cuales participó un solo licitador.
De igual forma, las órdenes de compra se emitirán una vez hayan transcurrido diez ( 10) días contados a partir de la fecha de depósito en el correo de los correspondientes avisos de adjudicación.
Disposición Especial para Segundas Subastas
En aquellos casos que amerite la celebración de una segunda subasta al amparo de las disposiciones de este Reglamento, los documentos relacionados con dicha segunda subasta formarán parte del mismo expediente con el mismo número de subasta y de renglón, si aplica.
ARTÍCULO XIII. NEGATIVA A FORMALIZAR CONTRATO
Una vez adjudicada la subasta, si el licitador agraciado se negase a formalizar contrato, la Junta podrá tomar una o más de las siguientes acciones:
A. Adjudicar al segundo postor responsable más bajo.
B. De ser factible, recomendar la ejecución de los servicios u obras por administración o tomar la acción que considere necesaria la
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ARTÍCULO XIV.
Junta a los mejores intereses del municipio.
C. Independientemente de la acción que se tome por la Junta, se le ejecutará su garantía al licitador agraciado que se niegue a otorgar contrato. Con lo anterior se cubrirá la diferencia entre la cantidad ofrecida por él y la del segundo postor. De no ser suficiente la garantía se podrá ir incoar una acción judicial contra el licitador para recobrar la diferencia.
O. La Junta podrá tomar las medidas adicionales que estime pertinentes.
E. En el caso de que luego de formalizado un contrato se descubre que fue adjudicado por error o en violación de ley, la Junta determinará la acción a seguir en cada caso.
INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO
En los casos de incumplimiento por parte del suplidor o contratista o si se determina falta de responsabilidad o de otra índole, dentro de la ejecución de un contrato, la Administración Municipal puede establecer las medidas que estime convenientes para la protección del interés municipal, tales como imponer aquellas penalidades pactadas en el contrato y resolver el mismo, notificando de dicha acción al contratista. Esto debe hacerse constar en una de las cláusulas del contrato.
De resolverse el contrato, el Municipio podrá tomar uno o más de las siguientes medidas:
A. Adquirir la mercancía o el servicio contratado en cualquier otra fuente de suministro, conforme los requisitos de la Ley y reglamentación aplicable. El suplidor o contratista que ha violado su contrato es responsable de cualquier exceso que el municipio deba pagar sobre el precio cotizado por él.
B. Confiscar la fianza depositada en garantía, si aplica.
C. Cancelar las órdenes emitidas, que aún se encuentren pendientes de entrega, si se entiende que las mismas corren el mismo peligro.
D. Abstenerse de solicitar precios y/o licitadores, que tengan deudas incumplimiento de contratos.
efectuar adjudicaciones a con el Municipio por
E. Dejar de solicitarle cotizaciones o de enviarte invitación a subastas por el tiempo que estime pertinente.
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ARTÍCULO XV.
SECCIÓN l.
SECCIÓN2.
F. Cobrar el monto adeudado por concepto de incumplimiento, de cualquier suma pendiente de pago que tenga el suplidor o contratista, en cualquier otra dependencia gubernamental.
SUBASTAS INFORMALES O COMPRAS EN MERCADO ABIERTO
Solicitud de Cotizaciones; Límites de Cuantía
Se podrá hacer mediante solicitud de cotizaciones, toda adquisición de bienes, materiales, comestibles, medicinas, equipos o servicios que no excedan de cien mil ($1 00,000) dólares y toda construcción, obra o mejora pública cuyo costo total no exceda de doscientos mil ($200,000) dólares.
Procedimiento
Las compras se efectuarán siguiendo las normas que se indican a continuación:
A.
B.
El proceso de adquisición comenzará con la expres10n de la necesidad de efectuar la compra, obra, mejora o de recibir el servicio en beneficio del interés público municipal.
Las necesidades afines previsibles deberán agruparse como una sola compra para determinar el procedimiento a seguir. La Administración Municipal no deberá fraccionar las compras de bienes y servicios a un suplidor o entre distintos suplidores con el propósito de no exceder los límites de cuantía establecidos por Ley y así evitar la celebración de una subasta pública formal.
C. En la medida que sea posible, el Municipio deberá planificar las compras de forma tal que las mismas sean distribuidas proporcionalmente durante el año, evitando así las compras de extrema urgencia y la acumulación de órdenes durante el último mes de un mismo año fiscal.
D. No se podrá incurrir en gastos de fondos públicos municipales que se consideren extravagantes, excesivos o innecesarios.
E. El director o secretario del departamento que tenga la necesidad, solicitará por escrito el visto bueno al Alcalde o su representante autorizado para comenzar el proceso de adquisición. En dicha petición se expresará la necesidad, el propósito, el estimado del gasto o cotización que recomienda, la partida presupuestaria a la cual se cargará el gasto y cualquier otra información relevante. Si se contempla utilizar alguna partida presupuestaria de otro
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departamento, deberá incluirse el visto bueno del funcionario municipal competente.
F. Excepto en casos de emergencia o de compras a una única fuente de abasto o único licitador, debidamente justificados, el Delegado Comprador del departamento que interese el bien o servicio deberá obtener cotizaciones de no menos de tres (3) licitadores representativos en el mercado debidamente registrados como negocios bona fide bajo las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
G. Las cotizaciones deben solicitarse por escrito y los documentos relacionados deben estar certificados como correctos por el funcionario o Delegado Comprador encargado de solicitarlas. Se aceptarán cotizaciones por fax y cualquier otro medio electrónico, siempre y cuando se imprima la misma y se certifique como correcta por el funcionario que la recibe.
H.
l.
Sólo se aceptarán cotizaciones recibidas por teléfono, en los casos que por la urgencia del pedido no sea posible o conveniente esperar por la cotización escrita. En esos casos, el empleado o funcionario que la recibe, debe certificar por escrito la información brindada, identificar el nombre de la persona que ofreció la cotización y firmar la misma según el procedimiento establecido en la Ley. En todos los casos, debe incluirse la información requerida por Ley.
En las solicitudes de cotización deberá incluirse, por lo menos, la siguiente información:
1) Nombre, dirección física y postal de cada licitador.
2) Número de teléfono y de fax.
3) Cantidad de bienes o descripción detallada de los servicios a cotizar.
4) Precio u oferta del licitador.
5) Nombre completo de la persona que ofreció el precio y su puesto.
6) Fecha y hora en que obtuvo la cotización.
7) Nombre legible y puesto del funcionario o empleado municipal que solicitó la cotización.
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8) Firma legible del funcionario o empleado municipal que solicitó la cotización, con la que certifica que la información contenida en la solicitud cumple con la reglamentación vigente.
9) Número de seguro social o de identificación patronal del suplidor, según aplique.
10) Sello que identifique al suplidor.
J. Luego de realizarse todas las gestiones necesarias, de no obtenerse las tres (3) cotizaciones, deberá demostrarse con prueba fehaciente y comprobable, que no se pueden obtener las mismas. En estos casos, el Director del Departamento de Compras certificará por escrito la razón para ello y se adjudicará a base de las cotizaciones recibidas, con el visto bueno del director o secretario competente. Esta certificación, con la evidencia de las gestiones realizadas para obtener las tres (3) cotizaciones, formará parte de los documentos justificantes de la requisición. De ser posible, deberán incluirse las certificaciones de los licitadores que expresen su intención de no cotizar con las razones para su decisión.
K. Se seleccionará al licitador que ofrezca el precio más bajo y condiciones más ventajosas para el Municipio, siempre y cuando los bienes o servicios ofrecidos estén conformes a las especificaciones y condiciones establecidas en la solicitud de cotización.
En caso de que no se seleccione al postor más bajo, se harán constar por escrito las razones específicas que justifiquen el beneficio del interés público de tal decisión. Esta certificación formará parte de los documentos justificativos de la requisición.
L. La requisición completada, con todos los documentos justificantes necesarios, se enviará a la Oficina de Presupuesto para una preevaluación y autorización del Director de dicha Oficina sobre los fondos disponibles. Excepto en los casos que obliguen fondos federales o especiales, la Oficina de Presupuesto someterá la requisición de Fondo General aprobada con los documentos justificantes a la Oficina del Alcalde, o de su representante autorizado, para su aprobación.
M. Toda requisición se someterá a la Unidad de Pre-Intervención del Departamento de Finanzas y Presupuesto para su evaluación y posterior certificación a la Oficina de Presupuesto para que se disminuya el crédito del balance de la partida presupuestaria
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correspondiente. Esta unidad mantendrá un registro de las firmas de los funcionarios municipales autorizados a certificar los documentos justificantes.
N. Aquellas requisiciones con contengan errores, que carezcan de los documentos justificantes necesarios o las que no procedan, serán devueltas al departamento de ongen para la acción correspondiente.
Ñ. La Oficina de Presupuesto referirá las requisiciones procesadas al Departamento de Compras para la emisión y registro de la orden de compra, la que será revisada por la Unidad de Pre-lntervención y la Oficina de Presupuesto. El Departamento de Compras remitirá el original de la orden de compra a la División de Cuentas por Pagar, la hoja de certificación de recibo al departamento de origen para que, en su momento, certifique si la compra o el servicio se recibieron, y otra copia para el suplidor.
O. Se prohíbe terminantemente la alteración en algún modo de las certificaciones de costos u otros documentos relacionados con las solicitudes de cotización, pliegos, certificaciones de adjudicación o desembolso de fondos.
P. Todo expediente de subasta informal o de mercado abierto deberá contener los documentos requeridos por las leyes y reglamentos aplicables a las operaciones fiscales y administrativas del Municipio, incluyendo, sin que se entienda como una limitación, la evidencia de la pre-intervención interna y de los pagos realizados.
Q. Deberá rechazarse toda mercancía o servicio que se reciba con especificaciones o condiciones inferiores a las ofrecidas por el licitador durante una subasta formal o informal, o que llegue en condiciones insatisfactorias. En este caso, se le notificará al suplidor para que recoja la mercancía. El Municipio no será responsable de pérdidas o daños que pueda sufrir la mercancía rechazada que no se recoja rápidamente.
R. Los documentos de compra que envuelvan la conces10n de un descuento por pronto pago deberán contener la palabra "DESCUENTO", para que se le dé al caso la prioridad necesaria y se evite la pérdida del mismo. En caso de que el suplidor reclame el reembolso del descuento, el Director de Finanzas, o su representante autorizado, investigará la situación. Si amerita dicho reembolso, se determinarán las causas de la pérdida del descuento y si la demora se debió a descuido o negligencia de algún
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funcionario o empleado, se procederá con la imposición de las medidas disciplinarias correspondientes.
Los funcionarios o empleados autorizados a ejercer las funciones relacionadas con las compras en determinado departamento municipal, deberán tener en su expediente de personal un documento acreditativo de su nombramiento o designación como Delegado Comprador y tendrán que cumplir con todos los requisitos legales y reglamentarios aplicables a dicha función, incluyendo el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Ética Gubernamental de Puerto Rico, según enmendada, respecto a la obligación de rendir informes financieros anuales.
ARTÍCULO XVI. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES DE COMPRA
SECCIÓN 1. Compras o Adquisición de Servicios en Casos de Emergencia
A. En aquellos casos que por motivo de las funciones llevadas a cabo, surja la necesidad de efectuar compras o adquirir servicios de emergencia, podrán comprarse los suministros u obtenerse tos servicios que se requieran, sin necesidad de solicitar o recibir proposiciones o cotizaciones en la forma usual. En estos casos se podrán efectuar compras de bienes, equipo o servicios sin tener que primeramente preparar la orden de compra correspondiente, disponiéndose que el Alcalde y el Presidente de la Legislatura Municipal, o sus representantes autorizados, según sea el caso, serán las únicas personas que aprobarán tales compras. Al ordenar las compras, debe asegurarse de que existe crédito disponible en la asignación y cuenta correspondiente en el presupuesto. En estos casos, el Alcalde o su representante autorizado, preparará la correspondiente orden de compra dentro de los diez ( 10) días subsiguientes a la fecha en que se ordenó la compra. Además, el Alcalde debe someter ante la Legislatura Municipal, para su ratificación y convalidación, aquellas gestiones, gastos y obligaciones incurridas en casos de emergencia.
B. Nada de lo antes expuesto, exime del cumplimiento de la Ley en el otorgamiento de contratos antes de la prestación de servicios. En los casos en que la emergencia sea de tal naturaleza que se haga difícil la impresión de un contrato, debe al menos constar por manuscrito. Para ello, el Municipio deberá preparar un contrato modelo, que estará disponible y al cual se le añadirá la información necesaria. Todo lo que esté en manuscrito, deberá ser iniciado por los que suscriben, de manera que se pueda corroborar la identidad de las partes.
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SECCIÓN2.
SECCIÓN 3.
C. El Alcalde, o su representante autorizado, una vez ordena una compra de emergencia deberá notificarle inmediatamente al Director de Finanzas. En estos casos, debe expresarse en un sitio visible de la orden de compra o del comprobante de pago, los hechos o circunstancias que justifican la compra.
D. En los casos en que se vaya a realizar una compra de emergencia, que requiera la celebración de subasta, se podrá obviar el proceso formal de subasta y la aprobación por la Junta de Subasta, para lo cual deberá determinarse la situación de emergencia por el Alcalde.
Compras al Área de Compra, Servicios y Suministros de la Administración de Servicios Generales
El Municipio podrá utilizar las facilidades del Almacén y la Imprenta del Área de Compras, Servicios y Suministros de la Administración de Servicios Generales y utilizará los contratos de materiales, equipo y servicios que haya efectuado dicha agencia, cuando resulte más económico y conveniente a sus intereses. Además, el Municipio podrá solicitar a la Administración de Servicios Generales, que celebre subastas públicas para compras o servicios especializados. En estos procedimientos, el Municipio se regua por las disposiciones reglamentarias y las directrices emitidas por dicha agencia.
Compra de Equipo Pesado Fuera de Puerto Rico
A. Los municipios podrán adquirir equipo pesado nuevo o usado fuera de Puerto Rico, por compra ordinaria, cuando se den las siguientes circunstancias:
1) el precio del equipo en el exterior, incluyendo fletes, acarreo, seguros, y cualesquiera cargos que conlleve su importación al país, sea menor al precio de dicho equipo en el mercado local.
2) el equipo a adquirirse no se considere un producto de Puerto Rico de acuerdo con la Ley Núm. 42 de 5 de agosto de 1989, según enmendada, conocida como la "Ley de Política Preferencial para las Compras del Gobierno de Puerto Rico".
3) Cuando el municipio interese adquirir equipo pesado, nuevo o usado fuera de Puerto Rico, deberá obtener por lo menos tres (3) cotizaciones de suplidores o distribuidores acreditados de fuera de Puerto Rico. Dichas cotizaciones se
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someterán a la consideración de la Junta de Subasta, acompañadas de tres (3) cotizaciones de suplidores locales. La Junta tomará la determinación correspondiente a base de los precios de tales cotizaciones, autorizando la compra de igual forma que si se hubiese celebrado subasta.
4) Cuando la oferta más baja de un suplidor extranjero sea igual a la más baja presentada por un suplidor en Puerto Rico, deberá seleccionarse al suplidor local.
5) Cuando el municipio vaya a adquirir un equipo pesado nuevo, el suplidor deberá conceder por lo menos un ( 1) año o doce mil (12,000) millas de garantía (lo que ocurra primero) o la misma garantía que ofrece el fabricante, la que resulte en mayor tiempo.
6) Cuando el municipio vaya a adquirir un equipo pesado usado el suplidor deberá cumplir los siguientes requisitos:
a) conceder tres (3) meses o tres mil (3,000) millas de garantía, lo que ocurra primero;
b)
e)
d)
permitir la inspección del equipo por peritos del Municipio o peritos pagados por éste;
informar al Municipio sobre cualquier reparación realizada al equipo a adquirirse;
informar al Municipio sobre el uso que se le dio al equipo a adquirirse y por cuánto tiempo;
e) que el equipo haya aprobado la inspección que exige la Ley Núm. 121 del 28 de junio de 1967, según enmendada, si aplica;
f) que el velocímetro funcione satisfactoriamente;
g) cualquier otro requisito establecido por el Municipio.
7) En toda compra de. equipo pesado nuevo o usado el suplidor deberá emitir un certificado de garantía que contendrá lo siguiente:
a) duración de la garantía;
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SECCIÓN 4.
SECCIÓN S:
b) partes o piezas del equipo que están cubiertas por la garantía;
e) partes o piezas no cubiertas por la garantía;
d) forma y manera en que el Municipio podrá reclamar la garantía;
e) nombre y dirección de la persona responsable de cumplir la garantía;
t) exponer en forma clara y precisa las condiciones que debe cumplir el Municipio para tener derecho a la garantía e indicar las circunstancias bajo las cuales puede perder el derecho a reclamar la misma.
8) El Municipio podrá ejercer cualquier acción judicial que te reconozcan las leyes de Puerto Rico, así como las acciones de saneamiento y redhibitorias que le reconoce el Código Civil de Puerto Rico, cuando lo considere conveniente para proteger los intereses municipales.
Compra de Bienes o Equipo fuera de Puerto Rico
Para la compra de bienes o equipo fuera de Puerto Rico, se obtendrán cotizaciones de un mínimo de dos (2) suplidores o distribuidores acreditados. La compra se efectuará en vista de tales precios, de igual modo que si se hiciese por subasta, excepto en la compra de equipo pesado fuera de Puerto Rico, para lo cual se cumplirá con lo dispuesto en la Sección 3 de este Artículo.
Compras a Plazos
El Municipio efectuará compras a plazos al adquirir propiedad cuyo uso y goce se procede a disfrutar inmediatamente y cuyo pago se efectúa a términos fijos, por partes o plazos.
A. Se podrán efectuar compras a plazos bajo las siguientes circunstancias:
1) El equipo o maquinaria tiene un rendimiento de vida útil que exceda de cinco (5) años.
2) El costo de lo que vaya a adquirir es tan excesivo que el desembolso inmediato y completo puede afectar los fondos disponibles del municipio.
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SECCIÓN6:
SECCIÓN7.
3) La cantidad a adquirirse es numerosa.
4) No existe otra forma de adquirirse, dentro de las circunstancias existentes.
5) Cualquier otra razón debidamente justificada y que responda al interés público.
B. El Alcalde deberá cerciorarse de que existan las fuentes de ingreso correspondientes para cumplir con la obligación contraída. A tales efectos, debe incluirlo con carácter preferente en los presupuestos de gastos correspondientes.
C. De incluirse tasas de interés, éstas no deben exceder la tasa legal prevaleciente en el mercado y no se pagarán cargos por financiamiento, mercadeo, ni ningún otro cargo especial.
"Trade In"
A.
B.
Mediante esta modalidad de compra, se adquiere algo nuevo y se entrega algo similar usado previamente tasado, acreditándose el valor de la tasación al pago. La diferencia se satisface en dinero al contado o en pagos parciales por cantidades previamente determinadas y acordadas por un período específico determinado.
La transacción se efectúa a base de precio en dinero, acreditándose el valor del bien entregado como si se hubiese recibido dinero en efectivo.
Permuta
A. El municipio podrá efectuar transacciones bajo los términos de una permuta. La permuta requiere que una parte se obliga a dar una cosa para recibir otra.
B. La adquisición mediante permuta se efectuará de acuerdo a lo dispuesto en este Reglamento bajo las siguientes condiciones:
1) Que el bien a darse en pago haya depreciado considerablemente, o sea de rápida depreciación.
2) El valor de tasación dado al bien sea razonable de acuerdo al criterio del Municipio.
3) Que el uso del bien dado en cambio haya sido
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descontinuado por el Municipio. 4) Que el Alcalde entienda que la transacción es beneficiosa al
municipio.
C. Solamente se podrá efectuar la adquisición por permuta si dicha transacción ha sido aprobada por la Legislatura Municipal y el Alcalde a tono con la Ley. Se aplicarán las disposiciones del Código Civil de Puerto Rico de manera supletoria a lo dispuesto en este Reglamento.
ARTÍCULO XVII. PROHIBICIÓN DE DISCRIMEN
Se prohíbe que cualquier funcionario o empleado municipal, en la aplicación de las disposiciones de este Reglamento, incurra en conducta constitutiva de discrimen alguno por motivo de raza, color, sexo, orientación sexual, nacimiento, edad, origen o condición social o nacional, matrimonio, ideas políticas o religiosas, impedimento físico, mental o sensorial, o condición de veterano.
ARTÍCULO XVIII. REVISIÓN JUDICIAL
ARTÍCULO XIX.
ARTÍCULO XX.
Cualquier licitador que entienda que ha sido adversamente afectado por cualquier acuerdo o determinación Junta de Subastas al amparo de las disposiciones del presente Reglamento, incluyendo la adjudicación de una subasta, tendrá el derecho de impugnar la misma, mediante la presentación de un recurso de revisión administrativa ante el Tribunal de Apelaciones de Puerto Rico, dentro del término jurisdiccional de diez (10) días contados a partir del depósito en el correo de la notificación oficial de tal acuerdo o determinación, como dispone el inciso (2) del Artículo 15.002 de la Ley de Municipios Autónomos, según enmendada.
CLÁUSULA DE SEPARABILIDAD
Si cualquier disposición de este Reglamento fuese declarado inconstitucional o nulo por un tribunal con jurisdicción, dicha determinación no afectará la validez de las restantes disposiciones del mismo.
ENNUENDASALREGLAMENTO
Este Reglamento podrá enmendarse mediante ordenanza al efecto, disponiéndose que toda propuesta de enmienda que se someta a la Legislatura Municipal estará acompañada del documento justificativo de la misma, el cual explique su alcance, efectos e impacto fiscal, si alguno.
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ARTÍCULO XXI. PUBLICACIÓN Y REPRODUCCIÓN
La aprobación de la Ordenanza promulgando este Reglamento será notificada al público mediante edicto en un periódico de circulación general en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en un periódico de circulación regional en el área sur del país, así como en la página cibernética del Municipio, dentro de los diez ( 10) días siguientes a su aprobación por la Legislatura Municipal y el Alcalde.
La Oficina de Subastas podrá reproducir este Reglamento en forma de folleto para la venta al público, previo el pago de los derechos correspondientes en la División de Recaudaciones y Tesorería, adscrita al Departamento de Finanzas y Presupuesto del Municipio.
ARTÍCULO XXII. CLÁUSULA DEROGATORIA
Queda derogado en su totalidad el "Reglamento de Subastas y Compras del Municipio Autónomo de Ponce", promulgado el día 18 de febrero de 2003 en virtud de la Ordenanza Número 31, Serie de 2002-2003, según enmendada por la Ordenanza Número 31, Serie de 2003-2004, aprobada el día 16 de enero de 2004; la Ordenanza Número 50, Serie de 2004-2005, aprobada el día 21 de diciembre de 2004, la Ordenanza Número 29, Serie de 2005-2006, aprobada el día 16 de noviembre de 2005, y la Ordenanza Número 41, Serie de 2005-2006, aprobada el día 13 de enero de 2006.
No obstante, las subastas celebradas o en proceso de adjudicación, así como las obras, bienes o servicios pendientes de terminación o aceptación a satisfacción del Municipio, a la fecha de aprobación del presente Reglamento, continuarán rigiéndose por las disposiciones del reglamento anterior, según enmendado.
ARTÍCULO XXIII. VIGENCIA
Este Reglamento entrará en vigor inmediatamente después de su aprobación, mediante Ordenanza, por la Legislatura Municipal y el Alcalde de Ponce.
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CERTIFICACIÓN
YO: YASMÍN ADAIME MALDONADO, SECRETARIA DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL DE PONCE, PUERTO RICO:
CERTIFICO: Que la precedente Ordenanza Número 40, Serie de 2010-201I; PARA ADOPTAR EL NUEVO REGLAMENTO DE SUBASTAS Y COMPRAS DEL MUNICIPIO AUTÓNOMO DE PONCE, EL CUAL INCORPORA LAS ENMIENDAS MÁS RECIENTES A LA LEY DE MUNICIPIOS AUTÓNOMOS DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO Y AL REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL, PROMULGADO POR LA OFICINA DEL COMISIONADO DE ASUNTOS MUNICIPALES (OCAM); DEROGAR LA ORDENANZA NÚMERO 31, SERIE DE 2002-2003, SEGÚN ENMENDADA; Y PARA OTROS FINES; Y PARA OTROS FINES; fue aprobada en la Sesión Ordinaria celebrada el día lunes, 14 de febrero de 2011; con los votos afirmativos de los siguientes Legisladores a saber:
HON ROBERTO ESCRIBANO COLÓN HON. CARMEN G. MELÉNDEZ DE LÓPEZ HON. VILMA E. FLORES SILVA HON ERASTO RODRIGUEZ MARTÍNEZ HON FERNANDO GONZÁLEZ CÁMARA HON LUIS E. SALINAS ARROYO HON ROBERTO GONZÁLEZ ROSA HON JANICE V ANESSA TORRES TORRES HON. LUIS M. IRIZARRY PABÓN HON LUCIA DE LOS A. VELÁZQUEZ PAGÁN HON. JUAN FRANCISCO ROSADO ORTIZ HON WALDEMAR VELEZ SILVAGNOLI HON ANTONIO QUILICHINI TEISSONNIERE HON. LUIS A. YORDÁN FRAU
* Los Honorables José G. Figueroa y Víctor Reyes Cabeza, estuvieron ausentes excusados.
Esta Ordenanza fue firmada por el Presidente y la Secretaria de la Legislatura Municipal, el día lunes, 14 de febrero de 2011 debidamente sometido a la Alcaldesa el día martes, 22 de febrero de 2011 y ésta lo firmó el día lunes, 28 de febrero de 2011.
CERTIFICO: Además, que de acuerdo con las Actas bajo mi custodia, aparece que todos los Legisladores fueron debidamente citados para la referida Sesión en la forma que determina la Ley.
Y, PARA QUE ASÍ CONSTE, y a los fines procedentes, expido la presente con mi firma y el Sello Oficial del Municipio Autónomo de Ponce, hoy día miércoles, 2 de marzo de 2011.
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S RETARIA LEGISLATURA MUNICIPAL
SELLO OFICIAL