OFISI YA RAISMENEJIMENTI YA UTUMISHI WA UMMA

MADA KUHUSU MWONGOZO WA MATUMIZI BORA, SAHIHI NA SALAMA YA VIFAA NA MIFUMO YA TEHAMA SERIKALINI KWA

MAAFISA TEHEMA WA WIZARA, IDARA, WAKALA, SEKRETARIETI ZA MIKOA NA MAMLAKA ZA HALMASHAURI ZA MITAA,

TAREHE 1–26 OKTOBA, 2012 – DODOMA.

Imetolewa na:Ofisi ya Rais Menejimenti ya Utumishi wa Umma

YALIYOMO

Utangulizi

2. Chimbuko na Lengo la Mwongozo

Mada imegawanyika katika sehemu zifuatazo:-

3. Lengo la Mwongozo

5. Mambo Muhimu ya Kuzingatia

4. Maeneo ya Mwongozo

1.

1. UTANGULIZI

Serikali kupitia Waraka wa Utumishi Na. 5 wa Mwaka2009 ilitoa maelekezo kuhusu matumizi bora nasalama ya vifaa na mifumo ya Teknolojia ya Habari naMawasiliano (TEHAMA) serikalini. Maelekezo hayoyalitolewa kutokana na kasi kubwa ya ukuaji waTEHAMA duniani ambayo imesababisha mabadilikoya uendeshaji wa shughuli za Serikali na jamii kwajumla na pia kwa kuzingatia kwamba dhana yaTEHAMA ndani ya Serikali bado ni mpya wakatimatumizi yake yamekuwa yakiongezeka kwa kasikubwa

2. CHIMBUKO LA MWONGOZO

q§

qq

q

Waraka wa Utumishi Na. 5 wa Mwaka 2009Waraka huo pamoja na mambo mengine ulitoamaelekezo kuhusu matumizi bora na salama ya vifaa namifumo ya Teknolojia ya Habari na Mawasiliano(TEHAMA) serikalini.

Changamoto zilizojitokeza katika kuteleza WarakaUtekelezaji wa Waraka ulionekana ni mgumu kutokanana kutokuwepo mwongozo mahsusi wa namna yakuutekeleza.Kutokuwepo kwa utekelezaji unaofanana katika ofisi zaserikali, kwa mfano:- anwani za barua pepe za Serikalijumaroza@abc.go.tz, juma.roza@abc.go.tz,jroza@abc.go.tz

2. CHIMBUKO LA MWONGOZO

umetolewa nakuanza kutumika rasmi mnamo mwezi Julai 2012

q

§§§§

q

Mwongozo huu umeandaliwa kwa kufuata mfumoshirikishi

Kikundi kazi kiliandaa RasimuRasimu ilisambazwa kwa wadauMaoni ya Wadau yalijumuishwa ipasavyoKupitishwa na mwenye Mamlaka kuupitisha Mwongozo(Waziri , Ofisi ya Rais Menejimenti ya Utumishi waUmma).

Mwongozo wa Matumizi Bora na Sahihi , na Salamaya Vifaa na Mifumo ya Teknolojia ya Habaria naMawasiliano (TEHAMA ) Serikalini

3. LENGO LA MWONGOZO

•

•

Ni kutoa maelekezo na ufafanuzi rahisi wanamna ya kutekeleza vipengele vilivyoainishwandani ya Waraka wa Utumishi Na. 5 wa Mwaka2009

Kuwa na utekelezaji unaofanana wa Waraka Na.5 katika Ofisi za Serikali ( Wizara , Idara,Sekretarieti za Mikoa , Wakala za Serikali naMamlaka ya Serikali za Mitaa )

4. MAENEO YA MWONGOZO

Matumizi ya Barua pepeMatumizi ya Vitunza KumbukumbuMatumizi ya Mitandao na IntanetiMatumizi ya Mifumo ya Kompyuta

. Udhibiti wa Maambukizi ya Virusi vya Kompyuta

Matengenezo ya Vifaa vya TEHAMA

Uhakiki wa Vifaa vya TEHAMA

Mwongozo umegawanyika katika sehemu zifuatazo:-

1. 2 3. 4.

5

6.

7.

ENEO LA 1: MATUMIZI YA BARUA PEPE

Hali Ilivyo Sasa : Kuna ongezeko kubwa la Watumishi wa Umma wanaotumia anwani zabarua pepe ambazo siyo za Serikali katikakutuma au kupokea taarifa za Serikali. Hali hiiimesababisha nyaraka za Serikali kupokewa

katika misingi ya KIBINAFSI na hivyokupoteza umuhimu wake na hata kuhatarishausalama na siri wa taarifa zilizopo katikanyaraka hizo.

MAELEKEZO YA MWONGOZO

q

q

q

q

q

q

q

Anwani za barua pepe binafsi zisitumike katika mawasilianoya shughuli za serikali.Anwani za barua pepe za Serikali ni kwa Matumizi yaShughuli za SerikaliKila Taasisi ya Serikali inatakiwa kuwa na barua pepe zenyekikoa cha mfumo wa “.go.tz”, “.ac.tz” au “.edu.tz”Barua za siri zisitumiwe kupitia mfumo wa barua pepe ( inapobidi tahadhari za siri na usalama zilizokubalikazinapaswa kuzingatiwa)Ni kosa Mtumshi wa Umma kutumia barua pepe ya serikalikwa matumizi binafsiHairuhusiwi kutumia kompyuta ya nje au Internet Café kutuma au kupokea taarifa za serikaliKila Ofisi ya Serikali iwe na wataalamu ambao pamoja namambo mengine watasimamia matumizi bora na salama yabarua pepe.

ENEO LA 2: MATUMIZI YA VITUNZA AU VIHAMISHA KUMBUKUMBU

Hali Ilivyo Sasa: Ukuaji wa TEHAMA umepelekeakuwepo kwa vifaa mbali mbali kwa ajili yakutunza na kuhamisha kumbukumbu / taarifazilizo katika mfumo wa Digitali. Hata hivyopamoja na faida zinazotokana na teknolojiahiyo, Serikali haina budi kuwa makini kwakuchukua tahadhari kuhakikisha kuwa vifaahivyo visiwe chanzo cha uvujaji wa siri/taarifaza Serikali.

MAELEKEZO YA MWONGOZO

•

•

•

•••

•

Watumishi wa Umma wapatiwe elimu endelevu ya matumizisahihi na salama ya vifaa vya kuhamisha/kutunzakumbukumbu kabla ya kuanza kuvitumia kwa kadri TEHAMAinavyobadilika.Mtumishi wa Umma sharti atumie vifaa vya kutunza/kuhamisha kumbukumbu vya Serikali katika matumizi ya kaziza Serikali tu.Vifaa vya kutunza/kuhamisha kumbukumbu vya Serikalivihifadhiwe ofisini kwa kufuata utaratibu wa kutunza vifaa nanyaraka za SerikaliKufuta nyaraka zote mara baada ya kuhamishaUnunuzi wa vifa hivi uzingatie ViwangoVifaa vilivyochakaa vipelekwe Idara ya Kumbukumbu naNyaraka za TaifaUsajili wa vifaa hivi katika daftari la kumbukumbu la TEHAMA

ENEO LA 3: MATUMIZI YA MITANDAO NA INTANETI

Hali Ilivyo Sasa :• Ili kuendana na mabadiliko yaTEHAMA, Serikali imelazimika kuwa na huduma yaintaneti kwa ajili ya mawasiliano pamoja nakupata taarifa mbalimbali. Katika kusambazahuduma ya Intaneti kwenye ofisi zake, Serikaliimekuwa ikinunua huduma hiyo kutokamakampuni binafsi kwa kufuata sheria na kanuniza ununuzi Serikalini. Hata hivyo licha yaupatikanaji wa huduma hiyo, bado kunahitajikaudhibiti zaidi kuhakikisha kwamba matumizi yaintaneti hayaleti madhara kwa Serikali.

MAELEKEZO YA MWONGOZO

haruhusiwi

zisiunganishwe

q

q

q

q

Inapotokea ofisi ya Serikali inapata huduma ya intanetikupitia wakandarasi, ni wajibu wa ofisi husikakuhakikisha kwamba mkandarasi huyo anafanyiwaupekuzi na mamlaka husika kufuatana na Sheria yaUsalama wa Nchi Na 3 ya mwaka 1970, pamoja naKanuni za Usalama wa Serikali za mwaka 1999.Matumizi ya Intaneti yawe ni yale yanayolenga kuongezatija na ufanisi katika utendaji wa SerikaliMtumishi wa Umma kutumia mifumo yaIntaneti ya Serikalini kutembelea tovuti zisizofuatamaadili.Kompyuta zote zinazotumika kuhifadhi/kuandaa nyarakaza siri za Serikali moja kwa moja katikamtandao wa Intaneti.

ENEO LA 4: MATUMIZI YA MIFUMO YA KOMPYUTA

Hali Ilivyo Sasa :• Kutokana na gharama kubwa yamifumo na programu za kompyuta, matumizi yaprogramu huria (open source) yamekuwayakionekana kama njia mbadala kwani mifumohiyo inaruhusiwa kutumika pasipo leseni. Hivyoni wajibu wetu kuchukua tahadhari kabla yakuitumia mifumo hii

MAELEKEZO YA MWONGOZO

q

q

q

q

Kila Taasisi ya Serikali inatakiwa kupata ushauri wakitaalam kutoka kwa Wakala wa Serikali Mtandao (eGA)kabla ya kupanga na kutekeleza miradi mipya wa mifumoya kompyuta.Ni sharti mifumo yote ya kompyuta inayotumika katikaOfisi za Serikali iwe na leseni halali ya matumizi kutoka kwamtengenezaji.Watumishi wa Umma kutoruhusiwa kuweka programuyoyote (software) kwenye kompyuta za Serikali bila kupataidhini kutoka kitengo cha TEHAMA cha Taasisi husika.Programu huria (open source software) zitumike katikaOfisi za Serikali baada ya kupata ushauri kutoka Wakala WaSerikali Mtandao. (excluding OS)

ENEO LA 5: MATUMIZI YA “ANTI VIRUS”

Hali Ilivyo Sasa :• Ongezeko la matumizi yaTEHAMA duniani limekuwa likienda sambambana ongezeko la maambukizi ya virusi vyakompyuta. Maambukizo hayo yamekuwa ni kerokubwa na yenye kusababisha hasara kubwa,ikiwa ni pamoja na kupotea au kuharibika kwataarifa na kumbukumbu mbalimbali zilizomokatika mifumo ya kompyuta na vifaa vyakuhifadhia kumbukumbu.

MAELEKEZO YA MWONGOZO

q

q

q

q

Ofisi za Serikali zihakikishe kuwa kompyuta zote zinawekewaprogramu ya kukinga na kuondoa virusi na zihakikishe kuwaprogramu hizo zinahuishwa mara kwa maraTaasisi zote za Serikali ziepuke kutumia “Anti-virus” auprogramu nyingine za ulinzi zitolewazo bure kwenye mtandaowa intaneti au chanzo kingine chochote isipokuwa kamaitaelekezwa vinginevyo na Wakala wa Serikali Mtandao.Mtumishi wa Umma atakayetaka kutumia kitunza/kihamishakumbukumbu ambacho kimetoka sehemu nyingine shartiakifanyie “Virus scanning” kabla ya kuanza kukitumia.Ofisi za Serikali ambazo zina mtandao wa ndani wa kompyutayaani “Local Area Network (LAN)” ziweke utaratibu wakuhuisha mifumo ya programu za ulinzi kwa kuweka utaratibuwa kupata maboresho (updates) kupitia kompyuta moja(Server), ambayo itasambaza maboresho hayo katikaKompyuta nyingine za ndani.

ENEO LA 6: MATENGENEZO YA VIFAA VYA TEHAMA

Hali Ilivyo Sasa :• Vifaa vya TEHAMA Serikalinivimekuwa vikifanyiwa matengenezo namakampuni binafsi pindi vinapoharibika.Wakati mwingine vifaa hivi hupelekwa nje yaofisi kwa ajili ya matengenezo vikiwa nanyaraka na kumbukumbu za serikali

MAELEKEZO YA MWONGOZO

Hairuhusiwi

q

q

q

q

q

Wataalamu wa TEHAMA wa Ofisi za Serikali wanatakiwa kufanyamatengenezo ya awali ya vifaa vya TEHAMA ndani ya ofisi husika.Ofisi za Serikali ambazo zinatumia vifaa vya TEHAMA zinatakiwakuwa na sanduku la vifaa vya matengenezo ya awali ya kompyuta(“Technician Toolkit Box”).

kutoa kifaa cha TEHAMA nje ya ofisi ya Serikali kwaajili ya kufanyiwa matengenezo.Hata hivyo iwapo inatokeaulazima wa kifaa hicho kutolewa nje ya Ofisi ya Serikali ilikifanyiwe matengenezo zaidi, basi kitunza kumbukumbu kilichopokwenye kifaa hicho kiondolewe na kihifadhiwe sehemu husika.Wataalamu wa TEHAMA wa Ofisi za Serikali wanatakiwa kuwa nadaftari la kutunza kumbukumbu za matengenezo (ServiceMaintenance Log Book)Ikionekana kwamba kifaa kinatakiwa kufanyiwa matengenezozaidi basi ofisi husika kupitia mtaalamu wa TEHAMA iwasiliane namkandarasi aliyeidhinishwa ili afike kutoa huduma yamatengenezo

ENEO LA 7: UHAKIKI WA VIFAA VYA TEHAMA

Hali Ilivyo Sasa :• Katika ofisi nyingi za Serikalitaarifa na kumbukumbu za vifaa vya TEHAMAhazitunzwi kama sheria, kanuni na taratibu zaununuzi zinavyotuelekeza.

MAELEKEZO YA MWONGOZO

q Kila Taasisi ya Serikali inatakiwa kuwa na daftari lakutunza kumbukumbu za vifaa vyote vya TEHAMAkama ilivyoelekezwa katika Jedwali A kwenyeWaraka wa Utumishi Na. 5 wa Mwaka 2009.

10. MAMBO YA UJUMLA YA KUZINGATIA

q

q

q

q

q

Kutomruhusu mtu asiye mtumishi wa Serikali kutumia vifaa namifumo ya TEHAMA ya Serikali au mtumishi kutumia vifaa vyaTEHAMA kwa manufaa binafsi

Kompyuta za Serikali ziwekewe nywila

Kabla ya kununua vifaa vya TEHAMA Ofisi za Serikalizinatakiwa kupata vipimo/viwango “specifications/standards”kutoka Ofisi ya Rais, UTUMISHI.

Kila Ofisi ya Serikali inatakiwa kuwa na Kitengo cha TEHAMAambacho kitakuwa kinawajibika moja kwa moja kwa MtendajiMkuu wa Taasisi husika kama ilivyoamuliwa na Kamati ya Raisya Utekelezaji mnamo mwaka 2006.

Kuwasiliana na wakala wa Serikali Mtandao (eGA) ili kupataushauri wa kiufundi

MWISHO

ASANTENI SANA KWA

KUNISIKILIZA