10.04.23 1

ÖRGÜTLEME ve EŞGÜDÜM

10.04.23 2

A. ÖRGÜTLEMENİN ÖNEMİ VE TANIMI

Planlama süreci, örgütün amaçlarına ulaşılması bakımından tek başına yeterli değildir.

Planlama süreci ile çizilen örgüt stratejisinin uygun bir örgütleme ile uygulanması zorunludur.

Yaptığımız plan mükemmel bile olsa, iyi bir örgütleme ile takviye edilmediği sürece bir işe yaramayabilir.

10.04.23 3

İnsan kapasitesinin hem fiziksel hem de düşünsel olarak, her işi tek başına yapabilmesine olanak tanımadığını, formal örgütlerin oluşmasının en temel nedeni olarak belirtmiştik.

Aynı neden örgütleme için de sözkonusudur. Örgüt amaçlarına ulaşmada farklı insanların farklı yeteneklerinin biraraya getirilmesi düşüncesi, örgütlemenin çekirdeğini oluşturmaktadır.

10.04.23 4

Bir çuvalı tek başına taşıma kapasitesine sahip bir kişinin örgütlemeye gereksinimi yoktur. Ancak bu çuval, tek başına taşınamayacak kadar ağırsa, çevredeki kimselerin yardımına başvurulur. Çuvalı sırtına alacak kişi ile çuvalı kaldıracak kişilerin birliktelikleri basit anlamda bir örgütlemedir.

10.04.23 5

Aynı şekilde bir ilkokulda, bir sınıfın eğitimi tek bir öğretmene bırakılmıştır. İlkokulun hedeflerine ulaşması doğrultusunda yapılacak eğitim-öğretim etkinliklerinin tek bir öğretmen tarafından başarılabileceği beklentisi vardır. Çocuğun öğrenim düzeyi artınca, ilkokuldan, ortaokula geçtikten sonra, tek bir öğretmenin çabaları yetmemekte ve farklı uzmanlık bilgisine sahip diğer öğretmenlerin çabalarına gereksinim duyulmaktadır.

10.04.23 6

Görüldüğü gibi, örgütleme birden fazla insanın ortak bir amaç için çalıştığı her yerde vardır. Amaç doğrultusunda biraraya gelen ya da getirilen kişilerin eylemlerinin çeşitli kurallara bağlı kalarak düzenlenmesidir.

10.04.23 7

Tanımlar

Örgütleme, 1. "saptanan amaçlara ulaşmak için

gerekli şartları sağlama faaliyetidir." 2. "bir örgütün amaçlarını

gerçekleştirmek için gerekli faaliyetleri personelle kadrolama ve bu personelin işlevlerini yerine getirmeleri için gerekli fiziksel koşulları sağlamaktır."

10.04.23 8

3. "yapılacak işleri tanımlama ve gruplama,yetki ve sorumluluğu tanımlama, amaçlara ulaşmak için insanların birarada en etkin bir biçimde çalışmaları için ilişkileri belirlemedir."

4. "bir kuruluşa çalışması için gerekli olan herşeyi sağlamaktır."(Henri Fayol)

5."planların verimli ve ekonomik bir biçimde uygulanması için gerekli koşullar sağlama ve devam ettirme yolundaki çalışmalardır."

10.04.23 9

Özet olarak söylemek gerekirse, örgütlerin oluşmasına neden olan sorunlar, önce amaçlara dönüşmektedir.

Bu amaçlara ulaşma stratejileri, kararları, planlama süreci ile belirlenmekte, yapılan planların uygulanabilmesi için örgütleme zorunlu olmaktadır.

Çünkü örgütleme, planda belirlenen hedeflere ulaşmak için kimlerin güç ve emeklerinden yararlanılacağının belirlenmesidir.

10.04.23 10

ÖRGÜTLEME SÜRECİ

1. Örgütlemenin amacının saptanması.

2. Amaçtan türetilen hedeflerin, politikaların ve planların

formüle edilmesi.

10.04.23 11

3. Formüle edilen politikaların ve planların uygulamaya konulması için zorunlu olan etkinliklerin belirlenmesi.

4. Bu etkinliklerin ayrıntılanması ve sınıflandırılması.

10.04.23 12

5. Bu etkinliklerin eldeki insan ve madde kaynaklarına göre, etkili olarak yürütülebilecek biçimde gruplandırılması.

6. Her etkinlik grubuna, etkinliğin gerektirdiği yetkinin ve sorumluluğun verilmesi.

10.04.23 13

7. Otorite ilişkileri ve iletişim sistemi ile bu grupların yatay ve dikey olarak birbirine bağlanması.

10.04.23 14

ÖRGÜTLEME İLKELERİ

1. Amaç birliği: Örgütün maddi /manevi tüm ögelerinin ve kaynaklarının aynı amaca yönelik olması.

2. Yeterlilik: Örgüt, amacı en ekonomik biçimde gerçekleştirebilecek bir nitelikte olmalıdır.

10.04.23 15

3. İşbölümü ve uzmanlaşma : İşler çeşitli parçalara bölünmeli

ve her parçanın sürekli olarak bir kişi tarafından yapılmasının sağlanması. Böyle bir uygulama uzmanlaşmayı olanaklı kılar ve verimi artırır.

4. Birimleşme : İşler ve görevler, aralarındaki

ilişkilerin yakınlığına göre gruplandırılarak birimler oluşturulmalıdır.

10.04.23 16

5. Görevlerin tanımı : Her birim ve konumun görev ve sorumlulukları

açık ve kesin olarak belirlenmelidir.

6. Hiyerarşi : Örgütteki ast-üst ilişkileri açık olarak tanımlanmalı, yetki ve sorumlulukları açık ve kesin olarak belirlenmelidir.

10.04.23 17

7. Yetki ve sorumluluğun denkliği : Herhangi bir göreve atanan kişiye, o görevi yerine getirebilmesi için gerekli olan yetkinin ve sorumluluğun eşit olarak verilmesi gereklidir.

8. Komuta birliği : Her astın yalnız bir üstten emir almasının sağlanması.

10.04.23 18

9. Yönetim birliği : Aynı amaca yönelik işler grubu,

bir plan dahilinde bir kişinin yönetimine verilmelidir.

10. Merkezileşme Derecesi: Örgütte merkezileşmenin dozu

iyi ayarlanmalıdır

10.04.23 19

11. Esneklik : Örgüt, iç ve dış değişmelere

uyum sağlayabilecek esneklikte bir yapıya sahip olmalıdır.

12. Denge ilkesi: Görevler işgörenler arasında

dengeli bir biçimde dağıtılmalıdır.

10.04.23 20

ÖRGÜTLENME BİÇİMLERİ

1. Dikey (Hat) Örgütlenme : Personel sayısı çok olan örgütlerde, etkinlikleri gruplandırmak, amaca uygun olarak yönetmek için, yetki belli konumlarda yoğunlaşır. Yönetme yetkisi örgütün tepesinde toplanır ve yukarıdan aşağıya doğru aktarılır. Her düzeyde bulunan görevliler bir üst düzeydeki yöneticiye karşı sorumludur. Ast-üst ilişkileri dikeydir. Sorumluluklar kesin olarak saptanmıştır. Aşağıdan yukarıya doğru bir sorumluluk vardır.

10.04.23 21

Yararları : Çabuk karar verme, sorumluların belirlenmesi ve disiplini sağlama olanağı daha fazladır. Emir verenlerin sayısı az olacağından işler daha kolay yürür. Uygulama, yürütme ve emir verme daha çabuk sağlanır.

10.04.23 22

Sakıncaları : Bu tip örgütlenme yöneticilerin çok yönlü olmalarını, her konuda yeterli olmalarını gerektirir. Yöneticinin yükü çok fazladır. Yöneticilerin yetkilerinin çok fazla olması, otoriter bir yönetimin oluşmasına yol açabilir. Danışma birimlerine fazla yer verilmediği için kararların tutarlılığı azalır. Emirler çeşitli kanallardan geçerek alt kademelere ulaşacağı için gecikmeler olabilir. Uzman personelin görüşlerinden fazla yararlanılmaz.

10.04.23 23

2. Yatay (Görevsel) Örgütlenme : Görevlerin temel alınarak oluşturulduğu bir örgütlenme türüdür. İletişim ve emirlerin hiyerarşik bir sıra izlemesi gerekmemektedir. Önemli olan görevin etkili bir biçimde yerine getirilmesi olduğundan, görevler dikkate alınarak, birbiri ile ilgili birimler birbirlerine emir verebilmektedir. Gereken hallerde daha üst kademede bulunan yöneticilerle haberleşme olanağı vardır. Amaç işlerin görülmesinde çabukluğu ve basitliği sağlamaktır.

10.04.23 24

Yararları : Açık bir işbölümü yapılmasını olanaklı kılar. Yetki ve sorumluluk paylaşılmaktadır. Hiyerarşik sıra ve formaliteler beklenmeksizin işlerin çabuk görülmesi mümkündür.

Sakıncaları : Disiplin eşgüdüm sağlamada güçlük çekilebilir.

10.04.23 25

3. Dikey ve Kurmay Örgütlenme : Bu örgütlenmede, yürütme ve danışma birimleri aynı yapı içinde bulunur. Uzmanlığa yer veren bir örgütlenme biçimidir. Kurmayların görevi, planlama, araştırma yapma ve bunları yetkili kişilere sunmadır. Böylece yürütme görevini üstlenmiş yöneticilerin işleri kolaylaşmakta ve daha cesur kara almaları sözkonusu olmaktadır. Bu tip örgütlenmenin sakıncası olarak şu ileri sürülebilir: "Yöneticiler karar vermeden önce danışmanlarla görüşmek durumundadır. Eğer danışmanlar arasında bir görüş birliği yoksa, yönetim zaman kaybedebilir."

10.04.23 26

4. Komite Tipi Örgütlenme: Komite tipi örgütlenmede karar alma ve yürütme yetkisi, birkaç kişiden oluşan bir gruba verilmiştir.

Yararı : Kararlar tartışılarak ve birden çok kişinin katılımı ile alınır. Kararların yürütülmesinde de büyük çaba gösterilir. Komite üyeleri örgüt hakkında bütün bilgilere sahiptir.

Sakıncası : Birden fazla kişiden oluşan komitelerin toplanması her zaman kolay olmaz. Kararların alınmasında ve uygulanmasında gecikmeler olabilir. Toplantılar uzayabilir ve bu nedenle karar alma ve uygulamanın maliyeti daha yüksek olur. Komite tipi örgütlenmelerde çoğu zaman gerçek sorumlu bulunamaz. Asıl yetki ve sorumluluğu ortaya çıkarmak zordur.

10.04.23 27

EŞGÜDÜM

A. Eşgüdümün Önemi ve Tanımı Bir örgütün amaçlarının gerçekleştirilebilmesi,

verimliliğinin artması, örgüt içindeki insan ve madde kaynaklarının birlikte çalışması ile olanaklıdır. Daha önceki bölümlerde tartıştığımız "planlama" süreci ile örgütün genel amaçlarından türetilmişilke ve politikaların nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin eylemlere karar verilirken, "örgütleme" süreci ile de sözkonusu etkinliklerin nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin düzenlemeler yapılıyordu. Bu iki süreç de örgüt için zorunlu olmasına rağmen, örgütsel etkililik için yeterli değildir. Başka bir deyişle, sözkonusu süreçler "eşgüdüm" ile desteklenmedikçe başarılı olamazlar.

10.04.23 28

Tanımlar

Eşgüdümleme, belli bir amacı gerçekleştirme doğrultusunda eldeki insan ve madde kaynaklarının katkılarını bütünleştirme süreci olarak tanımlanabilir (Aydın, 1991, s.149)

10.04.23 29

Kaya (1991, s:105) ise eşgüdümü şöyle tanımlamaktadır : "eşgüdüm, işbölümü yoluyla çeşitli parçalara ayrılmış bulunan örgütsel faaliyetlerin, değişik birimlerde, değişik işgörenler tarafından harcanan çabaların örgüt amaçları doğrultusunda bütünleştirilmesidir."

10.04.23 30

Eşgüdüm, ortak bir amaç doğrultusundaki planlı bir etkinliğe katılanların birbirberinin planlanmış davranışlarından haberdar edilmeleri sürecidir (Simon, 1957, s.72).

10.04.23 31

Eşgüdüm Türleri

1. Hiyerarşiye Dayanan Eşgüdüm : Yöneticinin yönettiği bireyler üzerinde sahip olduğu yetki, eşgüdümü sağlamada önemli ölçüde kolaylık sağlar. Buradaki eşgüdüm, işgöreninin kendine emredilenlere itaatine dayanan bir eşgüdümdür. Bu tip eşgüdüme uyulmaması, yönetim tarafından cezai önlemlerin alınmasını yani disiplini gerektirir, sıkı bir denetleme uygulanır. Bu tip eşgüdümde, yönetim açısından sorunlar çözülse de, örgüt çalışanlarının sorunları, çatışmaları önlenemez. Böyle bir eşgüdümün her zaman bozulma tehlikesi vardır.

10.04.23 32

2. İnandırıcı Eşgüdüm : İnandırıcı eşgüdüm, otoriteye dayanarak emir yoluyla değil, kişileri birbirine inandırarak ve birlikte çalışma duygusu yaratarak sağlanan eşgüdümdür. Bu tür bir eşgüdüm, bir önceki eşgüdüm türüne oranla daha fazla arzu edilir. Çünkü sağlam temellere dayanan böyle bir eşgüdümde, bireyler ve gruplar birlikte, aynı amaca ulaşmak için severek ve içtenlikle çalışır. İşler kesintisiz sonuca ulaşır, personelin birbirine güveni ve bağlılığı artar, moraller yükselir.

10.04.23 33

3. Komiteler Yoluyla Eşgüdüm : Komiteler yoluyla eşgüdüm sağlama, aslında çalışmaları geciktiren zaman kaybına ve israfa yol açan bir eşgüdüm biçimidir. Komitelerde birden fazla üyenin bulunması nedeniyle, karar almak güçleşebilir ve uzun zaman alabilir. Bunun yanısıra komitelerin yararları da vardır. Komitelerden çıkan kararların, tek bir yönetici tarafından değil, daha fazla kişinin ortak görüşüne dayanması nedeniyle, isabet dereceleri yüksektir.

10.04.23 34

4. Yatay ve Dikey Eşgüdüm :

Yatay eşgüdüm: Bir örgütün, birbirine denk yetki ve sorumluluklara sahip, aynı düzeydeki birimleri arasında sağlanan eşgüdüme denir.

Dikey eşgüdüm: Üst kuruluşlarla, alt kuruluşlar, amirlerle memurlar arasındaki veya yetki ve sorumlulukları eşit düzeyde olmayan kişi ve kuruluşlar arasındaki eşgüdümdür. Yukarıda açıklanan hiyerarşik eşgüdüm bir dikey eşgüdümdür.

İç eşgüdüm : Bir kuruluşun kendine bağlı birimleri arasındaki eşgüdüm.

Dış eşgüdüm : Bir kuruluşa bağlı birimlerle, bu kuruluşa bağlı olmayan diğer kuruluşlar veya birimler arasındaki eşgüdüm.

10.04.23 35

5. Yapısal ve Görevsel Eşgüdüm : Yapısal Eşgüdüm, bir kuruluşun daha başlangıçta, ilk kurulurken eşgüdüm yapmaya uygun olarak kurulmasıdır.

Görevsel eşgüdüm ise, bir kuruluşun işleyişi sırasında eşgüdümün sağlanmasıdır.

Yapısal eşgüdüm örgütün kuruluşu ile ilgili olduğu halde, görevsel eşgüdüm, örgütün işleyişi ile ilgilidir.

10.04.23 36

Eşgüdüm İlkeleri

1. Birliktelik2. Öncelik3. Bütünlük4. Süreklilik

10.04.23 37

D. Eşgüdüm Teknikleri

1. İyi ve basit bir örgüt yapısının oluşturulması

2. Plan ve programların uyumlu hale getirilmesi

3. İyi bir iletişim sisteminin kurulması

4. Gönüllü Eşgüdüm

10.04.23 38

Okullarda Eşgüdüm

Bursalıoğlu (1991, s:127) bir eğitim örgütünde eşgüdümü sağlamaya yarayacak koşulları şöyle özetlemektedir:

1. Görevsel bir yönetim yapısı.2. Görevlerin ve ilişkilerin açıkça

belirtildiği bir örgüt şeması.3. Yazılı politika ve tüzükler.

10.04.23 39

4. Etkili bir iletişim sistemi.5. Koordinasyon birimi ve uzman

personel.6. Yazılı plan ve programlar.

10.04.23 40

7. Yetkinin kendi kavram ve ilkeleri içinde kullanılması.

8. Düzenli raporlar ve kayıtlar.9. Programların gerektirdiği

uzmanlık komiteleri.10.Moral eğitimi.