LACTEOSBOL OBSERVACIONES DE CONTROL INTERNO

VENTAS

NCONDICINCRITERIOCAUSAEFECTORECOMENDACIN

1.Se evidenci la demora en el pago de impuestos IVA e IT correspondiente a los meses de febrero y marzo.El Servicio de Impuestos Nacionales a travs de su normativa, seala la presentacin de las declaraciones juradas mensualmente.Falta de control por parte del Jefe de Departamento de Ventas.Situacin que ocasiona pago de multas interese y accesorios, que perjudica a la empresa.El responsable de ventas debe efectuar el control y seguimiento, al responsable de pago de impuestos.

2Se evidenci alto movimiento de personal del rea de VentasSe Segn resolucin Nro. 202000 de 15022000 seala las funciones que debe realizar los empleados debe contar con personal designado mediante memorandumsInobservancia a las Normas, por parte del Gerente de Recursos Humaos.Situacin que perjudica el desarrollo de sus funciones.Se recomienda controlar y asignar mediante memorndums a los responsables de Ventas.

3.Existen informes del estado de clientes sin firmas de los responsables de su elaboracin.Segn el Manual de correspondencia, seala que todo informe tiene que tener la firma del responsable de su elaboracin Inobservancia a las normas, por parte de los responsables de Ventasocasiona a no tener la validez de la informacin emitida Se recomienda al responsable de Ventas verificar que los informes cuenten con la firma del responsable que suscribi el citado informe

4.Se evidenci que no se cuenta con informes de cobros peridicamente.El no contar con el citado Manual ocasiona que no se tenga informacin de las distribuidorasEl encargado de contabilidad no tiene archivos de por descuido no registro peridicamente los cobros.Esta situacin ocasiona a que no se cuenta con informacin.Se recomienda al encargado de contabilidad efectan el control mensualmente y-o trimestralmente

NCONDICINCRITERIOCAUSAEFECTORECOMENDACIN

5.Se evidencio que hubo un robo de documentacin en el mes de junio2013Debe presentar medidas de seguridad para proteger dicha documentacin.No se asigno un presupuesto para implementar un sistema de seguridad.Dificulta en la emisin de informes mensuales.El responsable del Area, deber dar cumplimiento a la poliza de seguro contra robos

6.Se evidenci que la empresa cuenta con facturas electrnicas sin aprobacin del Servicio de Impuestos Nacionales.

La Resolucin Normativa de Directorio, estableci requisitos para la autorizacin de facturas electrnicas.No existe conocimiento de la normativa emitida por el Servicio de Impuestos NacionalesIncumplimiento de deberes formales establecido por la Administracin Tributaria.Se debern efectuar las gestiones para la autorizacin de facturas electrnicas antes el Servicio de Impuestos Nacionales.

7.Se evidencio que algunos facturas no se figuran en el registro de las facturas emitidas.Se debe entregar las copias de las facturas en su integridad al departamento de Contabilidad de la empresa.Por olvido del departamento de ventas no se enviaron todas las copias de facturas al rea de contabilidad.Al no existir la documentacin de respaldo no se tiene la certeza de la venta efectuada en los registros contables.Recomendamos adjuntar las copias de facturas a todos los registros contables de ventas, para probar la existencia de ingresos.

8.Se evidencio, que el Departamento de ventas, no tiene actualizado sus manuales de ventas.Se debe actualizar peridicamente las normas de ventas.Cambios en las polticas de ventas no incluidos.Un ineficiente manejo en el rea de ventas.Se recomienda actualizar su archivo, con documentacin actual.

9.Se evidenci que no fueron registrados en el Kardex las devoluciones .Segn norma seala que toda devoluciones debe ser registrados Por descuido no fueron registrados algunas devoluciones.Si no se controlan las devoluciones, existe la probabilidad de sub-valuacin de sus inventarios.Se recomienda que toda devolucin debe figurar en el kardex respectivo para control posterior.

NCONDICINCRITERIOCAUSAEFECTORECOMENDACIN

10.Se evidenci que no elaboraron inventarios de los productos en Almacen.El manual de funciones de la entidad seala que debe elaborarse inventarios cada fin de ao.Se debe a que no dieron las instrucciones.Situacin que ocasiona tener un control de todas materiales que se tiene.Se recomienda elaborar inventarios semestralmente o cada fin de ao.

11.Falta de control en el manejo de respaldo para las ventas.No se cumple con la normativa interna de la institucin y con el manual de procedimientos de ventas.E l rea de contabilidad no segrega bien sus funciones o que no cuenta con el personal altamente capacitado.El documento queda invlido dando lugar a la presencia de errores o irregularidades futuras.Se debe debe designar mediante memorndums a cada uno de los responsables en el proceso de ventas.

12.Falta de control y supervisin en el rea de ventas.Debe haber una vigilancia de la secuencia de ventas.No existe una persona que conozca al 1005 los procesos realizados en esta rea.Elaborados en forma ineficaz e ineficiente.De debe designar a una persona para que efectue el control y seguimiento.

13.Se evidenci que existe una base de datos que no fueron implementados hasta la fecha de evaluacion.Aplicar medios para un buen rendimiento de los empleados de la Unidad de VentasEsto se debe a la falta de recursos.Situacin que podra ocasionar bajo rendimiento.en desmedro de los intereses de la empresa.Se recomienda, la implementacin de la base de datos.

NCONDICINCRITERIOCAUSAEFECTORECOMENDACIN

14.No existe procedimiento en archivos de la Unidad respecto a sistemas de inventariacion.Indicar como afrontar los cambios en los sistemas de inventarios.Falta de prctica en las planificaciones anuales emitidas Gerente de la empresaEsta falta podra ocasionar a que no se registren todos los bienes de la empresaSe recomienda que el Jefe de Ventas implante procedimientos que se debe llevar ante todo cambio en el rea.

15.Se evidenci que no existen Planificaciones anuales de estrategia.Comunicacin de estrategias.Ausencia de planificaciones anuales a los clientes.La falta de estrategias podran ocasionar bajo rendimiento en la empresa.Se recomend realizar procedimientos internos para el rea con el apoyo del Gerente.

16.Se evidencio que no verificaron los plazos de vencimiento establecidos de las cuentas por cobrar.La Resolucin administrativa N 99-00 seala efectuar verificaciones a la cuentas por cobrarFalta de prctica en la actividad de cuentas por cobrar.

Esta situacin podra incrementar las cuentas por cobrar .Se recomienda implementar mtodos de vigilancia para las cuentas por cobrar.

17.El departamento de cobranza no tiene definido su poltica de cobranza.Las cobranzas deben ser realizadas eficazmente para mejorar la rentabilidad de la empresa.Desconocimiento de la aplicacin de las polticas en la empresa.Ineficiencia en las operaciones de cobranzas.Aplicar procedimientos internos y de administracin en el rea de cobranzas.

18.Se evidenci que no existe coordinacin entre las reas involucradas, Ventas y CobranzasEl Manual de funciones seala que deben coordinar y realizar el trabajo en equipo.Desconocimiento por movimiento de personal.Situacin que podra perjudicar los objetos de la empresa.Se recomienda efectuar la coordinacin ntrelas reas involucradas, permitiendo de esta manera un control eficiente.

19.

Incompleto registro de modificaciones realizadas por el Departamento de Ventas.Se tiene el sistema SIGMA, que muestra las modificaciones introducidas por el responsable de Ventas.Movimiento contnuo de personal de Ventas.Muestra de datos que no permitan comparaciones de una gestin a otra.Se recomienda actualizar las modificaciones por el Departamento de Vente.

20.No se tiene evidencia de capacitacin, a funcionarios dependientes del rea de Ventas.Segn el Gerente General tiene registro capacitaciones para el personal bajo su dependencia.El Jefe de Recursos Humanos no emitio sus respectivos memorandums para declarar en comisin a los empleados.Situacin que impide a que los empleados se capaciten.El responsable de Recursos Humanos, deber emitir memorndums para la capacitacin de los empleados de la empresa.