NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

------ ------

BÀI THẢO LUẬN

M ôn: Kiểm toán căn bản

HỒ SƠ KIỂM TOÁN

Nhóm : 5

Lớp : KTE – K10

Hà Nội, tháng 5/2009

Nhóm 5 KTE – K10

Nguyễn Trung Hiếu

Dương Thị Thu Trang

Trần Duyên

Lê Hải Hồ

Nguyễn Thị Hồng Nhung

Trần Minh Hằng

Đặng Ngọc Chuẩn

Vũ Quang Duy

Nguyễn Tú Uyên

Lê Thị Hồng Trang

Đặng Tiến Dũng

MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................2

MỞ ĐẦU..............................................................................................................3

NỘI DUNG...........................................................................................................4

I - KHÁI NIỆM HỒ SƠ KIỂM TOÁN.............................................................4

1. Khái niệm...................................................................................................4

2. Mục đích và chức năng của Hồ sơ kiểm toán.............................................4

3. Phân loại Hồ sơ kiểm toán..........................................................................4

4. Ý nghĩa của hồ sơ kiểm toán......................................................................5

II - NỘI DUNG HỒ SƠ KIỂM TOÁN.............................................................5

1. Các yếu tố tác động đến hình thức và nội dung hồ sơ kiểm toán...............6

2. Nội dung hồ sơ kiểm toán..........................................................................6

III - VAI TRÒ CỦA HỒ SƠ KIỂM TOÁN......................................................8

IV - YÊU CẦU CỦA HỒ SƠ KIỂM TOÁN..................................................10

1. Yêu cầu chung đối với hồ sơ kiểm toán...................................................10

2. Yêu cầu về các tài liệu lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán.............................11

3. Yêu cầu về tổ chức hồ sơ kiểm toán.........................................................12

4. Yêu cầu về bảo quản và lưu trữ hồ sơ kiểm toán.....................................13

TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................13

MỞ ĐẦU

Trong xu thế kinh tế ngày càng phát triển của nước ta như hiện nay, nhu cầu

về dịch vụ kiểm toán ngày càng nhiều, trách nhiệm của kiểm toán viên với xã

hội và công chúng ngày càng cao. Từ đó đòi hỏi các công ty kiểm toán phải

luôn soát xét, kiểm tra công việc của các kiểm toán viên, đảm bảo chất lượng

hoạt động kiểm toán. Một trong những phương pháp hữu hiệu để soát xét công

việc của kiểm toán viên là dựa vào hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán là một

thành phần quan trọng không thể thiếu trong một cuộc kiểm toán. Nắm bắt được

ý nghĩa và vai trò quan trọng của hồ sơ kiểm toán trong công tác kiểm toán,

nhóm thảo luận đã chọn nghiên cứu đề tài “Hồ sơ kiểm toán”.

Nội dung đề tài gồm 4 phần:

1. Khái niệm hồ sơ kiểm toán

2. Nội dung hồ sơ kiểm toán

3. Vai trò của hồ sơ kiểm toán

4. Yêu cầu của hồ sơ kiểm toán

3

NỘI DUNG

I - KHÁI NIỆM HỒ SƠ KIỂM TOÁN

1. Khái niệm

Hồ sơ kiểm toán là dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc của kiểm

toán viên, về các bằng chứng thu thập được để hỗ trợ quá trình kểm toán và làm

cơ sở cho ý kiến của kiểm toán viên trên báo cáo kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại,

sử dụng, lưu trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên

phim, ảnh, trên phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác

theo quy định của pháp luật hiện hành.

“Là các tài liệu do KTV lập, thu thập, phân loại, sử dụng, lưu trữ”

tức là:

- KTV phải lập và lưu trong hồ sơ kiểm toán mọi tài liệu, thông tin cần

thiết liên quan đến cuộc kiểm toán. Các tài liệu đó dùng để làm cơ sở cho việc

hình thành ý kiến kiểm toán của mình.

- KTV phải chịu tránh nhiệm về thông tin trong hồ sơ kiểm toán là chính

xác, không sai phạm pháp luật đồng thời đúng các quy trình đã được ban hành.

2. Mục đích và chức năng của Hồ sơ kiểm toán

2.1 Mục đích

- Lưu giữ những bằng chứng thu được trong quá trình thực hiện kiểm

toán và làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của kiểm toán viên.

- Trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện công việc kiểm toán.

- Trợ giúp cho việc kiểm tra, xem xét và đánh giá chất lượng công việc

kiểm toán.

- Trợ giúp cho việc xử lý các phát sinh sau cuộc kiểm toán.

4

2.2. Chức năng

- Phục vụ cho việc phân công và phối hợp công việc kiểm toán

- Làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra công việc của các kiểm toán

viên trong đoàn kiểm toán.

- Làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán.

- Là cơ sở pháp lý cho công việc kiểm toán.

- Làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau.

3. Phân loại Hồ sơ kiểm toán

3.1. Hồ sơ kiểm toán chung

Hồ sơ kiểm toán chung (còn gọi là hồ sơ cố định) thường bao gồm các tài

liệu, thông tin chung của đơn vị được kiểm toán và được sử dụng cho nhiều

năm, như:

- Các tài liệu về cơ sở pháp lý thành lập và hoạt động của đơn vị (Quyết

định thành lập; Điều lệ công ty; Giấy phép đầu tư;…)

- Các tài liệu nhân sự (các thỏa ước lao động; cơ cấu tổ chức;…)

- Các tài liệu về kế toán và kiểm soát nội bộ (Chế độ kế toán áp dụng; các

nguyên tắc kế toán; các chính sách kiểm soát;…)

- Các hợp đồng hoặc thỏa thuận với bên thứ ba (Hợp đồng cho thuê; Hợp

đồng bảo hiểm;…)

- Các tài liệu khác (Tài sản và vốn chủ sở hữu; Văn bản, chế độ thuế

riêng;…)

3.2. Hồ sơ kiểm toán năm

Hồ sơ kiểm toán năm thường bao gồm các thông tin, tài liệu chủ yếu chỉ

liên quan đến từng năm, như:

- Thư mời, thư hẹn và hợp đồn kiểm toán; Kể cả phụ lục hợp đồng kiểm

toán (nếu có) và Biên bản thanh lý hợp đồng kiểm toán.

- Kế hoạch kiểm toán (kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm

toán).

5

- Báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáo khác

(bản dự thảo và bản chính thức).

- Các bằng chứng kiểm toán thu thập được và những đánh giá, kết luận

của kiểm toán viên.

- Các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán.

- …

4. Ý nghĩa của hồ s ơ kiểm toán

4.1. Đối với kiểm toán viên

Hồ sơ kiểm toán bao gồm các tài liệu do kiểm toán thu thập và ghi nhận

những kết luận cuối cùng của kiểm toán viên về thông tin đã được kiểm toán.

Nó phản ánh đầy đủ các công việc mà kiểm toán viên đã thực hiện trong quá

trình kiểm toán, kiểm toán viên phải chịu trách nhiệm về ý kiến nhận xét mà họ

đã đưa ra trong hồ sơ kiểm toán.

4.2. Đối với người sử dụng thông tin

- Tiết kiệm thời gian, chi phí để có được các thông tin cần thiết: Chí phí

thu thập thông tin, chi phí kiểm chứng thông tin,…

- Tiếp cận được các nguồn thông tin với độ tin cậy cao, tránh được các

luồng tin sai lệch do quá nhiều thông tin, do sự thông đồng để đem lại lợi ích

cho người cung cấp thông tin,…

- Sử dụng các nguồn thông tin cho mục đích của mỗi đối tượng: Chính

phủ để quản lý vĩ mô nền kinh tế và để thu thuế, Các nhà đầu tư để đầu tư vốn,

ngân hàng để cho vay, các cổ đông để mua cổ phiếu,v.v…

4.2. Đối với khách thể kiểm toán

- Hồ sơ kiểm toán giúp cho đơn vị được kiểm toán chứng minh được tính

trung thực, hợp lý của thông tin mà công ty cung cấp. Qua đó, giữ được lòng tin

của những người sử dụng thông tin.

6

- Cung cấp thông tin phục vụ việc quản lý điều hành của chủ doanh

nghiệp, giúp chủ doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, thắng lợi trong cạnh tranh.

- Dựa vào hồ sơ kiểm toán để khai thác triệt để và sử dụng hiệu quả mọi

nguồn lực trong doanh nghiệp.

II - NỘI DUNG HỒ SƠ KIỂM TOÁN

Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải lập hồ sơ kiểm toán đầy đủ

và chi tiết sao cho kiểm toán viên khác hoặc người có trách nhiệm kiểm tra (soát

xét) đọc sẽ hiểu được toàn bộ về cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán phải lưu giữ

tất cả các tài liệu và thông tin liên quan đến:

- Kế hoạch kiểm toán;

- Việc thực hiện cuộc kiểm toán: Nội dung, chương trình và phạm vi của

các thủ tục đã được thực hiện;

- Kết quả của các thủ tục đã thực hiện;  

- Những kết luận mà kiểm toán viên rút ra từ những bằng chứng kiểm

toán thu thập được.

Hồ sơ kiểm toán phải ghi lại tất cả những suy luận của kiểm toán viên về

những vấn đề cần xét đoán chuyên môn và các kết luận liên quan. Đối với

những vấn đề khó xử lý về nguyên tắc hay khó xét đoán chuyên môn, ngoài việc

đưa ra kết luận, kiểm toán viên còn phải lưu giữ những thông tin có thực, cần

thiết đã thu thập được. Hồ sơ kiểm toán phải lưu giữ kết quả kiểm tra, soát xét

chất lượng kiểm toán của từng cấp có thẩm quyền theo qui định của công ty

kiểm toán. Tuy nhiên, hồ sơ kiểm toán không thể và không phải thu thập tất cả

mọi tài liệu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán. Phạm vi và nội dung mỗi

hồ sơ kiểm toán được lập tuỳ thuộc vào sự đánh giá của kiểm toán viên. Hồ sơ

kiểm toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở cho kiểm toán viên đưa ra ý kiến nhận xét

của mình và đảm bảo cho kiểm toán viên khác không tham gia vào cuộc kiểm

toán và người kiểm tra, soát xét hiểu được công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến

7

của kiểm toán viên. Kiểm toán viên khác chỉ thấu hiểu chi tiết cuộc kiểm toán

sau khi trao đổi với kiểm toán viên lập hồ sơ kiểm toán đó.

1. Các yếu tố tác động đến hình thức và nội dung hồ sơ kiểm toán

- Mục đích và nội dung cuộc kiểm toán;

- Hình thức Báo cáo kiểm toán;

- Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách hàng;

- Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội

bộ của khách hàng;

- Phương pháp và kỹ thuật kiểm toán được sử dụng trong qúa trình kiểm

toán;

- Nhu cầu về hướng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lý

kiểm toán và cộng tác viên thực hiện trong một số trường hợp cụ thể;

- Trường hợp có đồng thời từ hai (2) công ty kiểm toán trở lên cùng thực

hiện cuộc kiểm toán.

Ngoài ra, hồ sơ kiểm toán được lập và sắp xếp phù hợp với từng khách

hàng và cho từng hợp đồng kiểm toán tuỳ theo điều kiện và yêu cầu của kiểm

toán viên và công ty kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán được lập theo mẫu biểu và quy

trình kiểm toán do công ty kiểm toán quy định. Kiểm toán viên được phép sử

dụng các mẫu biểu, giấy tờ làm việc, các bảng phân tích và các tài liệu khác của

khách hàng, nhưng phải đảm bảo rằng các tài liệu đã được lập một cách đúng

đắn. Việc sử dụng các tài liệu theo mẫu quy định (bản câu hỏi, mẫu thư, cấu

trúc hồ sơ mẫu,..) giúp kiểm toán viên nâng cao hiệu quả trong việc lập và kiểm

tra hồ sơ, tạo điều kiện cho việc phân công công việc và kiểm tra chất lượng

kiểm toán.

2. Nội dung hồ sơ kiểm toán

2.1. Hồ sơ kiểm toán chung

- Tên và số hiệu hồ sơ; ngày, tháng lập và ngày, tháng lưu trữ;

- Các thông tin chung về khách hàng:

8

Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý, thoả thuận và

biên bản quan trọng: Quyết định thành lập, Điều lệ công ty, Giấy phép thành lập

(Giấy phép đầu tư; Hợp đồng liên doanh), đăng ký kinh doanh, bố cáo, biên bản

họp Hội đồng quản trị, họp Ban Giám đốc...(Tên, địa chỉ, chức năng và phạm vi

hoạt động, cơ cấu tổ chức...);

Các thông tin liên quan đến môi trường kinh doanh, môi trường

pháp luật có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng; quá trình

phát triển của khách hàng;

- Các tài liệu về thuế: Các văn bản, chế độ thuế riêng trong lĩnh vực hoạt

động của khách hàng được cơ quan thuế cho phép, các tài liệu về thực hiện

nghĩa vụ thuế hàng năm;

- Các tài liệu về nhân sự: Các thoả ước lao động, các qui định riêng của

khách hàng về nhân sự; Qui định về quản lý và sử dụng qũi lương; ...

- Các tài liệu về kế toán:

Văn bản chấp thuận chế độ kế toán được áp dụng (nếu có);

Các nguyên tắc kế toán áp dụng: Phương pháp xác định giá trị

hàng tồn kho, phương pháp tính dự phòng,...

- Các hợp đồng hoặc thoả thuận với bên thứ ba (3) có hiệu lực trong thời

gian dài (ít nhất cho hai (2) năm tài chính): Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho

thuê, hợp đồng bảo hiểm, thoả thuận vay...;

- Các tài liệu khác.

Hồ sơ kiểm toán chung được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên

quan đến các tài liệu đề cập trên đây.

2.2. Hồ sơ kiểm toán năm 

- Các thông tin về người lập, người kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán:

Họ tên kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên thực hiện kiểm

toán và lập hồ sơ kiểm toán;

Họ tên người kiểm tra (soát xét), ngày tháng kiểm tra;

9

Họ tên người xét duyệt, ngày tháng xét duyệt.

 

- Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế,...của cơ quan Nhà nước và cấp

trên liên quan đến năm tài chính;

- Báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáo khác,..

(bản dự thảo và bản chính thức);

- Hợp đồng kiểm toán, thư hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng (nếu có) và

bản thanh lý hợp đồng;

- Những bằng chứng về kế hoạch chiến lược, kế hoạch kiểm toán chi tiết,

chương trình làm việc và những thay đổi của kế hoạch đó;

- Những bằng chứng về thay đổi hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát

nội bộ của khách hàng;

- Những bằng chứng và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi

ro kiểm soát và những đánh giá khác;

- Những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việc và

kết luận của kiểm toán viên nội bộ;

- Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ;

- Những ghi chép về nội dung, chương trình và phạm vi của những thủ

tục kiểm toán được thực hiện và kết quả thu được;

- Những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

và số dư các tài khoản;

- Những phân tích về các tỷ lệ, xu hướng quan trọng đối với tình hình

hoạt động của khách hàng;

- Những bằng chứng về việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên và

người có thẩm quyền đối với những công việc do kiểm toán viên, trợ lý kiểm

toán viên hoặc chuyên gia khác thực hiện;

- Các chi tiết về những thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên khác thực

hiện   khi kiểm toán báo cáo tài chính của đơn vị cấp dưới;

10

- Các thư từ liên lạc với các kiểm toán viên khác, các chuyên gia khác và

các bên hữu quan;

- Các văn bản hoặc những chú giải về những vấn đề đã trao đổi với khách

hàng, kể cả các điều khoản của hợp đồng kiểm toán;

- Bản giải trình của Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị được kiểm

toán;

- Bản xác nhận do khách hàng hoặc người thứ ba gửi tới;

- Các kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề trọng yếu của cuộc

kiểm toán, bao gồm cả   những vấn đề bất thường (nếu có) cùng với các thủ tục

mà kiểm toán viên đã thực hiện để giải quyết các vấn đề đó;

- Các tài liệu liên quan khác.

Chú ý: Trường hợp có từ hai (2) công ty kiểm toán trở lên cùng thực hiện

một cuộc kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán được lập theo sự phân công công việc

của từng bên. Để tạo thành các bộ hồ sơ hoàn chỉnh làm cơ sở soát xét, phát

hành báo cáo kiểm toán và lưu trữ hồ sơ, khi chuẩn bị kết thúc cuộc kiểm toán,

mỗi bên phải copy cho nhau các hồ sơ thuộc phần công việc của công ty mình.

III - VAI TRÒ CỦA HỒ SƠ KIỂM TOÁN

1) Lưu trữ những bằng chứng kiểm toán thu được trong quá trình thực

hiện kiểm toán, làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của kiểm toán viên

2) Trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện công việc kiểm toán

a) Lập kế hoạch kiểm toán

- Lập kế hoạch kiểm toán trong quy trình kiểm toán BCTC: KTV xây

dựng trình tự giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế các phương pháp kiểm toán

- Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát:

Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán: đánh giá khả năng chấp nhận

kiểm toán, nhận diện các lý do kiểm toán của khách thể kiểm toán, lựa chọn đội

ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán, ký kết hợp đồng kiểm toán.

Thu thập thông tin cơ sở.

11

Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách thể kiểm toán.

Thực hiện các thủ tục phân tích.

Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro.

Nghiên cứu về hệ thống KSNB của khách thể kiểm toán và

đánh giá rủi ro kiểm soát.

b) Thiết kế chương trình kiểm toán

- Thiết kế các trắc nghiệm công việc: các thủ tục kiểm toán, quy mô mẫu

chọn, khoản mục được chọn.

- Thiết kế các trắc nghiệm phân tích.

- Thiết kế các trắc nghiệm trực tiếp các số dư.

3) Trợ giúp cho việc kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lượng công

việc kiểm toán

- Mặc dù Nhà nước chưa công bố đầy đủ chuẩn mực kiểm toán, nhưng

trên thực tế, hầu hết các công ty đã xây dựng qui trình và hồ sơ kiểm toán chuẩn

cho mình. Tất cả các công ty kiểm toán quốc tế đều có các hướng dẫn từ tổng

hợp đến chi tiết trong qui trình kỹ thuật kiểm toán, đồng thời một số kỹ thuật

trong qui trình kiểm toán đã được vi tính hoá.

Trong số các công ty kiểm toán của Việt nam thì có VACO là công ty duy

nhất áp dụng đồng bộ chương trình kiểm toán của hãng nước ngoài (công ty

DTT). Tuy nhiên trong quá trình thực hành kiểm toán, nhiều nội dung chưa

được thực hiện đầy đủ, các biểu mẫu chưa được áp dụng thống nhất. Các công

ty kiểm toán khác của Việt nam cũng đều thiết lập các tài liệu hướng qui trình,

kỹ thuật kiểm toán riêng của mình và tuân theo các chuẩn mực kiểm toán. Mức

độ chi tiết và hệ thống của các tài liệu chưa cao và mức độ khác nhau giữa các

công ty. Đối với các công ty TNHH trong nước thì các tài liệu này còn rất hạn

chế.

- Mặc dù không có qui định chi tiết, hướng dẫn cách lập hồ sơ kiểm toán,

tuy nhiên các công ty đều hình thành và áp dụng cách thức lập hồ sơ kiểm toán

và đánh tham chiếu một cách rõ ràng, khoa học. Các nội dung, phần hành công

12

việc kiểm toán được sắp xếp theo trình tự nhất định, có chỉ mục và tham chiếu

rõ ràng. Các hồ sơ kiểm toán lưu trữ của các công ty kiểm toán quốc tế và

VACO có đầy đủ các thông tin cần thiết phục vụ cho việc kiểm tra soát xét. Đối

với hồ sơ kiểm toán của các công ty kiểm toán khác mà đặc biệt là các công ty

TNHH trong nước thì lưu tại hồ sơ kiểm toán còn thiếu nhiều các tài liệu cần

thiết, mặc dù nội dung kiểm toán đó đã được tiến hành.

Việc ghi chép lập hồ sơ kiểm toán có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc

kiểm soát và đảm bảo chất lượng kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán thể hiện chất

lượng công việc kiểm toán đã tiến hành.

4) Trợ giúp cho việc xử lý các phát sinh sau cuộc kiểm toán; làm tài

liệu tham khảo cho các cuộc kiểm toán sau

- Hồ sơ kiểm toán là tài liệu phản ánh toàn bộ quá trình kiểm toán, mọi

diễn biến xảy ra trong cả 4 bước của quá trình kiểm toán (Chuẩn bị kiểm toán;

Thực hiện kiểm toán; Lập và gửi báo cáo kiểm toán; Kiểm tra việc thực hiện kết

luận, kiến nghị kiểm toán) phải được ghi chép trong hồ sơ kiểm toán.

- Quy định của Tổng KTNN về hồ sơ kiểm toán rất cụ thể về từng loại hồ

sơ kiểm toán mà các KTV, các đoàn kiểm toán phải thực hiện trong suốt quá

trình kiểm toán. Để trợ giúp cho việc xử lý các phát sinh sau cuộc kiểm toán,

làm tài liệu tham khảo cho các cuộc kiểm toán sau thì hồ sơ kiểm toán cần đáp

ứng được những yêu cầu sau:

Yêu cầu thứ nhất đặt ra là tính đầy đủ của các loại hồ sơ theo

quy định

Tính đầy đủ của hồ sơ kiểm toán thể hiện ở việc tập hợp và lưu trữ các loại

hồ sơ kiểm toán do đoàn kiểm toán lập theo quy định của KTNN và các tài liệu

mà kiểm toán viên thu thập được trong quá trình kiểm toán, như các báo cáo tài

chính, báo cáo quyết toán của các đơn vị được kiểm toán, các biên bản kiểm

toán, các bằng chứng kiểm toán và các tài liệu có liên quan,…

13

Yêu cầu thứ hai là nội dung ghi chép và phản ánh trong hồ sơ

phải trung thực và toàn diện tình hình kiểm toán của các thành viên đoàn kiểm

toán

Tính trung thực và toàn diện của hồ sơ kiểm toán thể hiện ở việc toàn bộ

nội dung và kết quả công việc kiểm toán của các thành viên đoàn kiểm toán

phải được ghi chép, phản ánh cụ thể, chi tiết trong hồ sơ kiểm toán; mọi sự thay

đổi về phát hiện kiểm toán, đánh giá, kết luận của kiểm toán viên đều phải được

giải thích rõ ràng nguyên nhân; các thông tin, số liệu tình hình tài chính của đơn

vị phải được trích dẫn nguồn tham chiếu…

Yêu cầu thứ ba là hồ sơ kiểm toán phải phản ánh được nội dung

và kết quả công tác kiểm soát chất lượng của các cấp kiểm soát.

Yêu cầu thứ ba đặt ra là để đảm bảo chất lượng kiểm toán nói chung và

chất lượng hồ sơ kiểm toán nói riêng là hồ sơ kiểm toán phải thể hiện được nội

dung và kết quả của công tác kiểm tra, soát xét chất lượng kiểm toán. Công việc

soát xét chất lượng kiểm toán của các cấp kiểm soát ở mỗi giai đoạn đều phải

được ghi chép và lưu lại bằng văn bản; các sai sót, các vấn đề không bình

thường phát hiện trong quá trình kiểm tra, soát xét chất lượng cũng như các yêu

cầu giải quyết của các cấp kiểm soát phải được phản ánh trong hồ sơ kiểm toán.

IV - YÊU CẦU CỦA HỒ SƠ KIỂM TOÁN

1. Yêu cầu chung đối với hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán có vai trò rất quan trọng đối với công việc kiểm toán, nó

hỗ trợ cho việc điều hành kiểm toán, làm cơ sở pháp lý cho công việc kiểm

toán… Để đảm bảo được vai trò đó, bên cạnh chất lượng của bằng chứng kiểm

toán thu thập được, hồ sơ kiểm toán còn phải đạt được những yêu cầu nhất định,

cụ thể là:

a) Hồ sơ kiểm toán phải có để mục rõ ràng để nhận dạng, phân biệt dễ

dàng cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản mục, nội dung được kiểm toán

14

Đề mục thường được đặt ở đầu hồ sơ kiểm toán bao gồm những nội dung

sau:

- Tên đơn vị được kiểm toán.

- Đối tượng kiểm toán (tài khoản, tiểu khoản, chỉ tiêu…).

- Kỳ kiểm toán (ngày kết thúc niên độ kiểm toán).

- Số hồ sơ kiểm toán cũng được ghi chú ở một số góc của hồ sơ để thuận

tiện cho việc tra cứu.

b) Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên

Các kiểm toán viên thực hiện hồ sơ kiểm toán phải kí tên và ghi ngày hoàn

thành hồ sơ đó. Trong trường hợp hồ sơ được thực hiện bởi đơn vị được kiểm

toán, kiểm toán viên vẫn phải kí vào sau khi đọc lại và kiểm tra các thông tin

trong đó. Để phân biệt, trong kiểm toán độc lập, người ta ghi chú “Được chuẩn

bị bởi khách hàng” (Prepared by Client – PBC) trên các hồ sơ này.

Những người có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ kiểm toán viên chính, chủ

nhiệm… khi kiểm tra xong cũng phải ghi ngày tháng và kí tên vào hồ sơ kiểm

toán. Chữ kí của các kiểm toán viên trên hồ sơ kiểm toán xác định trách nhiệm

của họ đối với thông tin ghi được trên đó.

c) Hồ sơ kiểm toán phải được chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu, ký

hiệu sử dụng…

- Về nguồn gốc dữ liệu, kiểm toán viên cần chú thích rõ chúng được lấy

từ nguồn tài liệu nào (sổ cái, nhật ký, hóa đơn…), nơi lưu trữ tài liệu (nếu cần),

bộ phận hoặc người chịu trách nhiệm kiểm toán tài liệu (nếu cần), cách hình

thành số liệu của đơn vị (nếu cần)… Chú thích này là cơ sở để truy cập dữ liệu

khi cần thiết.

- Kiểm toán viên cũng cần chú thích về các ký hiệu sử dụng trong hồ sơ

kiểm toán. Các ký hiệu dùng để biểu thị về các công việc kiểm toán viên đã làm

hoặc các kết quả đã đạt được, thí dụ đã đối chiếu với chứng từ gốc, đã đối chiếu

với sổ cái, đã kiểm tra cộng dồn… Vì sự thuận tiện của nó nên các ký hiêu

(được gọi là tick marks) được sử dụng rất rộng rãi bởi các kiểm toán viên. Để

15

không gây hiểu lầm, kiểm toán viên phải chú thích rõ về ý nghĩa của từng ký

hiệu ở bên dưới hồ sơ kiểm toán.

- Ngoài ra, kiểm toán viên cũng cần chú thích tóm tắt về những vấn đề

mà người đọc có thể không rõ khi sử dụng hồ sơ kiểm toán.

d) Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, chính xác và thích hợp

Một số hồ sơ kiểm toán được xem là đầy đủ khi bao gồm các nội dung sau:

- Mọi thông tin quan trọng có liên quan đến mục tiêu của hồ sơ kiểm toán

trong sổ tay của đơn vị và trong tài liệu của kiểm toán viên.

- Thủ tục chọn mẫu và thủ tục kiểm toán được áp dụng.

- Phạm vi áp dụng thủ tục đó.

- Sự phân biệt giữa những điều có thực và những điều mang tính chất suy

đoán.

Hồ sơ kiểm toán cần được chính xác, nghĩa là phải đảm bảo các kỹ thuật

tính toán: cộng ngang, cộng dọc, khớp đúng các số liệu ở các hồ sơ kiểm toán

khác…

Nếu có những chênh lệch không trọng yếu, kiểm toán viên cần nêu rõ trong

hồ sơ là đã nhận thấy những chênh lệch đó và cho rằng nó không ảnh hưởng đến

công việc kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán cần trình bày các thông tin phù hợp, nghĩa là các thông tin

có quan hệ đến mục đích của hồ sơ kiểm toán, hay mục đích kiểm toán. Những

thông tin không cần thiết sẽ làm cho việc xem xét mất thời gian và khó hiểu,

nên sau khi hoàn thành việc kiểm toán, kiểm toán viên cũng nên loại bỏ khỏi hồ

so kiểm toán những tài liệu đó.

e) Hồ sơ kiểm toán cần trình bày dễ hiểu và rõ ràng

Hồ sơ kiểm toán cần được trình bày sáng sủa và dễ hiểu để một kiểm toán

viên khác không tham gia cuộc kiểm toán khi đọc vẫn có thể hiểu dễ dàng. Cụ

thể là:

- Việc sắp xếp nội dung và hình thức cần làm rõ những điều đã làm và đã

đạt được.

16

- Ngôn ngữ sử dụng cần rõ ràng và dễ hiểu.

Hồ sơ kiểm toán cũng cần được trình bày rõ ràng về mặt hình thức: Các

chữ viết dễ đọc, trình bày dễ nhìn, không trang trí lòe loẹt trên hồ sơ. Hồ sơ

kiểm toán chỉ nên viết trên một mặt giấy, vì nếu viết hai mặt có thể bị đọc sót.

f) Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp khoa học

Số lượng hồ sơ kiểm toán trong một cuộc kiểm toán thường rất nhiều, vì thế

chúng cần được đánh số một cách có hệ thống và khoa học, vấn đề này sẽ được

xem xét chi tiết ở phần tiếp theo sau đây.

2. Yêu cầu về các tài liệu lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán

Các tài liệu cần thiết được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán bao gồm toàn bộ

các ghi chép và thông tin, tài kiệu có liên quan đến các vấn đề sau:

- Kế hoạch kiểm toán

- Việc thực hiện cuộc kiểm toán: nội dung, chương trình và phạm vi các

thủ tục đã thực hiện.

- Kết quả của các thủ tục đã thực hiện.

- Những kết luận mà kiểm toán viên rút ra từ những bằng chứng kiểm

toán thu thập được.

Hồ sơ kiểm toán cũng phải lưu giữ kết quả kiểm tra, soát xem chất lượng

kiểm toán của các cấp có thẩm quyền theo quy định của doanh nghiệp kiểm

toán.

Hồ sơ kiểm toán phải được đảm bảo đầy đủ cơ sở cho kiểm toán viên đưa

ra ý kiến nhận xét của mình và đảm bảo cho kiểm toán viên khác không tham

gia vào cuộc kiểm toán và người kiểm tra, soát xét hiểu được công việc kiểm

toán và cơ sở ý kiến của kiểm toán viên.

Hồ sơ kiểm toán Việt Nam được lập và lưu giữ thành 2 loại: Hồ sơ kiểm

toán chung và hồ sơ kiểm toán năm (theo hướng dẫn của chuẩn mực kiểm toán

Việt Nam 203 được trình bày ở phần tiếp theo).

17

Hồ sơ kiểm toán cần được thiết lập và sắp xếp phù hợp với từng khách

hàng, cho từng hợp đồng kiểm toán và tùy thuộc điều kiện và yêu cầu của kiểm

toán viên, doanh nghiệp kiểm toán, kiểm toán viên cần thu thập thông tin, sắp

xếp các tài liệu thích hợp cho từng loại hồ so kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán là tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp kiểm

toán. Do đó kiểm toán và doanh nghiệp phải có trách nhiệm tỏ chức bảo quản

hồ sơ theo nguyên tắc bảo mật và lưu giữ trong 1 thời gian đủ để đáp ứng yêu

cầu hành nghề và phù hợp chung với quy định chung của pháp luật cũng như

quy định riêng của tổ chức nghề nghiệp và của từng doanh nghiệp kiểm toán

(theo chuẩn mực số 230).

Ngoài bộ hồ sơ của cuộc kiểm toán được doanh nghiệp kiểm toán lưu giữ,

kiểm toán viên còn phải lập và gửi cho khách hàng một nội bộ hồ sơ về kết quả

cuộc kiểm toán với các loại tài liệu chủ yếu sau:

- Báo cáo kiểm toán;

- BCTC đã được kiểm toán;

- Thư quản lý (của kiểm toán viên gửi các nhà quản lý dơn vị khách

hàng);

- Các phụ lục cần thiết kèm theo.

3. Yêu cầu về tổ chức hồ sơ kiểm toán

- Hồ sơ hiện hành (Current files) bao gồm toàn bộ hồ sơ kiểm toán để làm

cơ sở cho báo cáo kiểm toán của một năm tài chính. Cách thức tổ chưc hồ sơ

hiện hành sẽ được trình bày ở phần b mục này.

- Hồ sơ thường trực (Permanent files) bao gồm một số hồ sơ kiểm toán

được tập hợp riêng để:

Giúp kiểm toán viên nhớ lại về các khoản mục cùa cuộc kiểm

toán sau nhiều năm.

Cung cấp những tóm tắt về chính sách và tổ chức của đơn vị

cho các thành viên cùa đoàn kiểm toán trong các năm sau.

18

Lưu trữ hồ sơ về các khoản mục ít, hoặc không biến động giữa

các năm.

- Sắp xếp hồ sơ kiểm toán:

Hồ sơ kiểm toán phải được sắp xếp và đánh số một cách khoa học và có hệ

thống để bảo đảm việc sử dụng và kiểm tra được dễ dàng. Muốn vậy, các hồ sơ

tài chính đều có thể tra cứu ngược về bảng cân đối tài khoản, cũng như về các

hồ sơ kiểm toán cơ sở và các tài liệu chứng minh khác.

Có nhiều cách sắp xếp và đánh số hồ sơ kiểm toán, dưới đây là một cách

đơn giản và thường được áp dụng: Đầu tiên, bảng cân đối tài khoản sẽ phản ánh

tất cả các khoản mục trên báo cáo tài chính. Mỗi khoản mục sau đó được lập

một biểu chỉ đạo và đánh số bằng một chữ cái hoặc một số. Các biểu liệt kê,

phân tích chỉnh hợp, tính toán… của tài khoản trong khoản mục đó được xếp

theo sau biểu chỉ đạo và đánh số bằng cách thêm vào một con số sau số của biểu

chỉ đạo. Các biểu chi tiết hơn và tài liệu dẫn chứng cũng đánh số tương tự.

4. Yêu cầu về bảo quản và lưu trữ hồ sơ kiểm toán

Khi hoàn thành kiểm toán, các hồ sơ kiểm toán được tập hợp và lưu trữ

thành tập hồ sơ theo thứ tự đã đánh số để dễ dàng cho việc tra cứu. Việc bảo

quản hồ sơ kiểm toán thuộc trách nhiệm của kiểm toán viên, và thực hiện các

yêu cầu sau:

Hồ sơ kiểm toán là tài sản của kiểm toán viên. Kiểm toán viên chỉ cung cấp

một phần những tài liệu cần thiết cho đơn vị.

Kiểm toán viên phải lưu trữ hồ sơ kiểm toán đẻ đảm bảo cho yêu cầu về

mặt nghĩa vụ và pháp lý.

Kiểm toán viên phải bảo quản hồ sơ kiểm toán theo nguyên tắc an toàn và

bí mật số liệu.

19

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Giáo trình lý thuyết kiểm toán – TS. Nguyễn Viết Lợi, ThS. Đậu Ngọc

Châu – Nxb tài chính.

2. Chuẩn mực kiểm toán số 23: Hồ sơ kiểm toán

20