NATA Safety 1st ® eToolkit – Volume I, Issue 12 – July 15, 2005  Page 1

NATA Safety 1st® eToolkit NATA Safety 1st® eToolkit

The NATA Safety 1st ® Management System Initiative is now fully operational. Many of the tools discussed in this and other eToolkits will be provided as a part of the program.

In This Issue: ►  Spills, Drips, Sumps and Dollars.....................................................1 ►  NATA Offers Online Resource For SPCC Information .....................4 ►  Incident Roundup...........................................................................5 ►  Another Successful Line Service Supervisor Training Seminar ........5 ►  Heat Exhaustion Card ....................................................................6 ►  Online Training Resources .............................................................7

Welcome to the twelfth issue of the NATA Safety 1st® eToolkit, our monthly online safety newsletter, supporting the NATA Safety 1st® Management System (SMS) Initiative. This monthly newsletter will highlight known and emerging trends, environmental and geographical matters, as well as advances in operational efficiency and safety.  Flight and ground safety have been enhanced and many accidents prevented because of shared experiences. 

Spills, Drips, Sumps and Dollars Co­Authored by Sarah Smith and Lou Sorrentino 

During  the  past  15  years,  spill    responsiveness  and  the  tools and kits we use have evolved from barrels of Speedy Dri and kitty litter ­ to vacuum and roller styled devices ­  to all­in­one containment boxes.  The evolution, has been driven in part by new    environmental  regulations  and  in  part  by  the  costs associated  with  clean  up  of  spills  and  drips.  You  know  the word  –  remediation.  As  environmental  insurance  became harder  to  secure  and  deductibles  grew  larger  and  larger, companies  had  to  respond. They  did  so  by  instituting  tighter controls  on  fuel  related  equipment,  buying  advanced technology  to  better monitor  inventory  and,  generally,  relied more  on  proactive  means  as  opposed  to  reactive  such  as relying on insurance coverage. 

Enlightened  companies  have  found ways  to  actively  address those  pesky  nuisance  drips  at  their  fuel  farm,  from  both  the refueler  and  from  the  now  frowned  upon  practice  of  pilots dumping  their  sump  check  samples  on  the  flight  line. Those seemingly small drips, spills, and ‘old school’ practices, over time, add up to significant environmental damage and untold dollars  to  remediate  or  clean  the  contaminated  soil.  These represented  dollars  that  we  all  would  rather  re­invest  in  the business.  When  the  word  ‘remediation’  pops  up,  loosely defined  as  the  extent  to which  you will  have  to  remove  and treat  the  contaminated  soil  and,  even worse  yet,  contain  and treat the groundwater that may be affected by these spills, the cost to clean grows astronomically. 

Volume I, Issue 12  July 15, 2005 

New SMS Participants 

Company Name  City  State Business Jet Center – Oakland  Oakland  CA 

Cruise Aviation Associates  Norman  OK 

Hudson Air Service, Inc.  Talkeetna  AK 

Kansas City Aviation Center  Olathe  KS 

Mayo Aviation  Englewood  CO 

Tepper Aviation  Crestview  FL 

New SMS Participants 

Company Name  City  State Business Jet Center – Oakland  Oakland  CA 

Cruise Aviation Associates  Norman  OK 

Hudson Air Service, Inc.  Talkeetna  AK 

Kansas City Aviation Center  Olathe  KS 

Mayo Aviation  Englewood  CO 

Tepper Aviation  Crestview  FL 

Lou  Sorrentino,  Vice  President Managing  Director,  SH&E  and  Jim  Coyne,  President, NATA  present  a  plaque  of  appreciation  to Mike  Szczechowski,  Sr.  Vice  President  & General  Manager,  Jet  Aviation  Teterboro  for  supporting  the  production  of  the  2005 NATA  Safety  1st  Management  System  promotional  video.  Lanny  Rider,  Teterboro Airport Manager also attended the presentation.

NATA Safety 1st ® eToolkit – Volume I, Issue 12 – July 15, 2005  Page 2

NATA Safety 1st® eToolkit NATA Safety 1st® eToolkit So  what  are  advanced  companies  doing?  Most  have  an effective,  well  communicated  environmental  policy  designed to  educate  employees  and  customers  on  acceptable environmental  practices  and  the  taboos  that  are  no  longer considered  acceptable. These  enlightened companies  who  serve the  general  aviation community,  have installed  sump  dump containers  with  fire extinguishers  within  a safe  proximity  to  their flight  line  and  have communicated  this  to all home base and transient pilots. Pilots, too, are getting into the act by using small GATs Jars that allows the pilot to return clean fuel back into the fuel tank while removing any water or contaminants.  This  is  a  great  preventative  approach! Employing  this  approach  and  having  an  active  facility inspection program, will help identify potential environmental hazards before they can cause damage. However when a spill does occur, it is up to you to act with the appropriate response, and  that  comes  from  the  Spill  Response  Kit  and  responder training provided by your company. Spill Response Kits range from  bags  of  Speedy  Dri  or  Hot  Pigs  placed  on  all  refueler vehicles  to  strategically  positioned,  well  stocked  Spill Response Carts. 

When designing a Spill Response Kit, or wheeled  cart,  there are several issues to consider. 

►  The  new  SPCC  Rule  requires  a written  plan  to describe  where  spill  response  equipment  is located  and  the  type  of  material  available  for response.   The  equipment needs  to  be  located  in areas most likely to have a  fuel spill (i.e. aircraft fueling,  fuel  storage  tanks,  maintenance  areas, etc.). 

►  The Spill Response Kit should be easily identified and  not  mistaken  for  a  waste  oil  drum  or  trash can.   Label  the Kit and use a distinctive color  so that employees can easily recognize the where the Kit is located in an emergency. 

►  Stock  the Kit  with materials  that  are  practicable for your location.  For example, if there are storm drains in the aircraft fuel area,  having a mat that fits  snug  over  the  drain  would  be  an  important consideration.    The  container  would  need  to accommodate  the  mat  so  as  not  to  damage  the design  of  the  mat.    If  there  is  a  drainage  ditch nearby,  having  a  sock  boom  in  the  kit would  be appropriate. 

The  Spill  Response  Kits  should    become  part  of  your  daily facility  inspection,  and  should  be  added  to  the  SPCC inspection  program  (See  Related  Article  on  the  NATA’s Advisory on SPCC Plans). 

►  Check to make sure there is sufficient quantity of fresh  spill  clean  up  material  (sorbents,  pads, booms, etc.). 

►  Confirm  that  the  Kits  are  located  proximal  to areas  that  have  a  potential  for  a  spill  event  to occur  (this  information  should  be  in  the  SPCC Plan). 

►  Check  that  the  Spill  Response  Kit  is  still  the designated  Kit (especially if the kit is a 55­gallon drum) and has not been mistakenly converted to a storage container for waste oil or sump fuel.  This happens all too often where a Spill Kit  turns into a  FOD  container,  parts  storage  area,  and    get pilfered  from other  tenants  or  airport  users. This last  scenario  is  by  far  the  worst,  as  when  you need  the  Kit  and  its  contents  for  an  immediate spill response, you don’t have the necessary tools And who’s  fault  is  that? Taking  a PROACTIVE role  in  spill  prevention  and  response,  will GUARANTEE  a  much  smaller  financial  impact (remediation  costs,  insurance  costs,  fines  and penalties, product loss).

NATA Safety 1st ® eToolkit – Volume I, Issue 12 – July 15, 2005  Page 3

NATA Safety 1st® eToolkit NATA Safety 1st® eToolkit After  a  spill  event,  the  Spill  Response  Kit  should  be replenished so that it  is ready  for the next event. This should be  done  as  soon  as  possible  in  case  there  happens  to  be another spill  in the same area minutes later. 

Ideas for spill carts include using an airline­type baggage cart. They  are  covered,  have  wheels  and  large  enough  to  carry multiple  containers,  shovels  and mats.   There  are  companies that  make  self­ contained  Spill Response Kits that are    all  in  one. When  the  spill response  effort  is done,  the  spent material and waste is  placed  into  a container,  labeled and hauled  off  for disposal.    The  key  is  to  have  a  Spill  Response  Kit  that  is equipped with  a  sufficient  volume of material  that meets  the needs  of  the  operation,  is  functional,  compliant,  and  most importantly  easy  to  access  and  effective  in  addressing  the spill. (See Sample Contents Box).  Remember,  the quality of your pre­planning and response sets you apart from all others. Don’t  treat  spill  response  as  an  after­thought  (see  photo below). This may end up costing more than you think! 

SAMPLE: SPILL RESPONSE SOP 

PROACTIVE FUEL SPILL RESPONSE 

Each Main Servicing Area shall be  equipped with a minimum of one (1) Fuel Spill Response Cart equipped as follows: 

Cart  type  to  be  specified  by  Company  (for  example:  One  fully Functional Baggage Cart – Painted Yellow or Red, with lockable side curtains and effective brakes. 

The recommended contents are: (Quantity and Description) 

(1)  fuel absorption device (2)  55 gallon hazardous chemical drums (2)  non­sparking shovels (wide pan) (5)  40 pound bags of absorbent material (5)  portable absorbent dikes (5)  sorbent pad packages (10)  barrel labels and permanent marker (2)  safety cones (2)  10 pound Purple K ABC rated fire extinguisher (1)  sump tank (4)  Tyvex suits with booties (4)  rubber gloves 

All spills must be reported immediately to the supervisor on duty. Local reporting to the fire department/airport operations must also be immediate. SEE CONTACT LIST BELOW. 

Each  employee  has  been  trained  in  the  use  of  our  emergency response  cart  as  well  as  fuel  spill  prevention,  recognition, emergency notification and cleanup. 

The prevention of fuel spills and the protection of our employees, customers  and  the  environment  is  the  responsibility  of  every YOUR COMPANY NAME HERE employee. 

Our reaction and notification to the appropriate authority must be immediate and precise. 

EMERGENCY CONTACT LIST: 

AIRPORT FIRE DEPARTMENT: 

COMPANY ENVIRONMENTAL COORIDNATOR: 

STATE DEPARTMENT OF ENVIRONMENTAL PROTECTION: 

WebCast Request: Preventive Maintenance Form 

As a result of inquiries from several participants in the NATA Safety First 

Management System WebCasts, we have developed the attached form to assist you to accurately document preventive maintenance inspections of vehicles. Very simply, this form would become a part of your written policy and detailed procedures addressing how vehicle preventive maintenance will be performed. 

(See form on in back)

NATA Safety 1st ® eToolkit – Volume I, Issue 12 – July 15, 2005  Page 4

NATA Safety 1st® eToolkit NATA Safety 1st® eToolkit

NATA Offers Online Resource For SPCC Information 

What's at Issue 

As  Spill  Prevention  Countermeasure  and  Control  (SPCC) enforcement  continues  to  be  an  issue  for  NATA  members, NATA  has  posted  a  page  on  their  website  containing  all pertinent information regarding this contentious issue. 

On  July  17,  2002,  the  Environmental  Protection  Agency (EPA)  published  final  amendments  to  the  SPCC  rule.    This amended an  existing  rule  that had been  in  effect  since  1974. This final rule was effective on August 16, 2002, and included dates by which a facility would have to amend and implement its SPCC plan. 

In  the  summer  of  2004,  the EPA  announced  new compliance  dates.    The  new compliance dates are February 17,  2006,  to  amend  an existing  SPCC  Plan,  and implementation  of  the  plan 

will  begin  on August  18,  2006.   Affected  facilities  that  start operations  between  August  16,  2002,  and  August  18,  2006, must  prepare  and  implement  an  SPCC  Plan  by  August  18, 2006.  Affected facilities that become operational after August 18, 2006, must prepare and  implement an SPCC Plan before starting operations. 

NATA has recently published several  information documents on  this  subject,  and  has  made  them  available  on  the association's  website  as  a  resource  for  our  members.    They include: 

►  NATA White Papers ►  ATA Issue Brief ►  NATA Action Call ►  Recent Regulatory Updates ►  Letter from Congressman Hayes ►  Letter from Senator Inhofe ►  Letter from Senator Harkin ►  Letters from Senator Cantwell and Congressman 

Larsen ►  NATA Member Survey results 

You can access the SPCC Resource Site by clicking here. (Please note: You must be a NATA member in order to access this page.) 

NATA Position NATA continues to be disappointed that the EPA has backed away from a verbal agreement to look further into the mobile refueler containment issue.  The association has been working hard  to  educate  Congressional  representatives  and  find  a legislative solution to this issue.  All NATA members are still strongly encouraged to send letters regarding the issue and its impact to their business to their Senators and Congressmen. 

Status The  compliance  dates  for  SPCC  Plan  Approval  stand  at February 2006, with an August 2006 implementation deadline. The industry awaits further clarification on several aspects of the SPCC rule and will submit comments after reviewing the Regional Guidance upon its August 2005 release. 

Staff Contact: Beth Van Emburgh Manager, Government & Industry Affairs NATA bvanemburgh@nata.aero 

Express Yourself The NATA Safety 1st eToolkit was developed 

to support the NATA Safety 1st Management System in August of 2004.  What are your thoughts if we change to bi­monthly issuance of the eToolkit? 

Please send your comments to mailto:Safety1st@nata.aero. 

In Next Months eToolkit NATA Workers’ 

Compensation Program Performance 

Safety Culture ­ How To Make it So

NATA Safety 1st ® eToolkit – Volume I, Issue 12 – July 15, 2005  Page 5

NATA Safety 1st® eToolkit NATA Safety 1st® eToolkit INCIDENT ROUND UP: 

►  C­172 nose wheel fairing damaged as a result of jumping over support bar on JetPorter Tug. Watch your speed and driving over hangar door tracks or drainage grates. 

►  Hawker –  Upon arrival at destination airport, pilot noticed that the singlepoint cap was missing. Aircraft was fueled during a busy bank and ground staff didn’t button up the fuel panel prior to aircraft departing. Pilot did not notice during pre­flight. 

Caution: Ground Staff – During unusal or non standard situations, Watch Out. Don’t let the Rush make you Miss an Important Step! Pilots – Maintain a professionally skeptical outlook on everything that affects the operation of your aircraft. Don’t just assume – Check it out! 

►  B­200 damaged as a result of missing wing walker – While removing the aircraft from a hangar, wing walker moved out of position and was not visible to tug operator and was not looking at tail. Horizontal stabilizer struck hangar wall. 

►  C­177. Lineman holding wing area during windy conditions brakes left wing tip marker light. 

►  BBJ – Aircraft was parked on a patch of newly filled asphalt on a hot day. As aircraft taxied out, asphalt material was stuck to the nose wheel. Ground Crew promptly stopped aircraft and upon examination, cleaned tire. Flight resumed uneventfully. 

►  CRJ – Operator positioning Belt Loader positioning near CRJ when brakes were applied, vehicle slid on damp apron and slid into aircraft. Slight damage. Investigation revealed tires worn. Rain earlier in the morning and slick on ramp where originators were being serviced. 

Another Successful Line Service Supervisor Training Seminar Thanks  to  the  combined  efforts  of  industry  experts  and  FATA,  Safety  1st  recently  completed  another  successful  Line  Service Supervisor Training (LSST) Seminar in beautiful Stuart Florida. Eighty participants satisfied the requirements for 14 CFR Section 139 and received fire safety certification. 

Day  one began with Reed Fuller  of Ascent Technologies briefing attendees on  fuel production, distribution, and truck safety.    Jim Gammon, Gammon Technical Products, provided technical expertise on fuel quality, testing, and fuel farm management. Attendees learned the importance of  filtration and examined filters first hand with Rick McKenna of Velcon Filters. The afternoon kicked off with  fuel additives, microorganisms and  fuel additive  injection procedures presented by Carl Hammonds of Hammonds Technical. Walter Chartrand, Air BP Aviation Services, shared his “contagiously” upbeat, high­energy style on fire safety. 

Attendees were motivated and inspired on day two by Frank Surface with MoneyWise Solutions.  Frank’s interactive style guides your supervisor on how to become a member of the management team, how to hire the right employees and how to work with numerous personalities. 

If you sell fuel and want to improve your lines’ technical and managerial skills, don’t miss the next LSST in Dayton, Ohio September 13 & 14 and Albuquerque New Mexico, December 1 & 2.  For further details and online registration visit www.nata.aero. 

SAFETY ALERTS THAT BARE REPEATING It’s time to post your HEAT EXHAUSTION Card for the summer (next page). 

HURRICANE SEASON is upon us once again. Check out the links below: http://www.nhc.noaa.gov/ 

http://www.nhc.noaa.gov/HAW2/english/intro.shtml http://www.fema.gov/hazards/hurricanes/ 

http://www.floridadisaster.org/ http://www.floridadisaster.org/hurricane_aware/english/disaster_prevention.shtml 

SECURE YOUR HANGAR DOORS  …check out our past advice. 

Review our past advice on a HIGH WINDS PLAN.  Prepare your ramp personnel!

NATA Safety 1st ® eToolkit – Volume I, Issue 12 – July 15, 2005  Page 6

NATA Safety 1st® eToolkit NATA Safety 1st® eToolkit Heat Exhaustion Card

NATA Safety 1st ® eToolkit – Volume I, Issue 12 – July 15, 2005  Page 7

NATA Safety 1st® eToolkit NATA Safety 1st® eToolkit ONLINE TRAINING RESOURCES 

General Education Offerings: NATA Safety 1st De/Anti­Icing Seminar September 7th in Windsor Locks, CT September 14th in Dayton, OH September 21st in Denver, CO September 28th in Milwaukee, WI Website: http://www.nata.aero/events/index.html 

NATA Line Service Supervisor Training Seminar September 15/16 in Dayton, OH December 1/2 in Albuquerque, NM Website: http://www.nata.aero/events/index.html 

Aviation Safety and Security Offerings: Embry­Riddle Aeronautical University's Center for Aerospace Safety/Security Education (CASE) Website: http://www.avsaf.org/case/programs_events.html Phone: 386/226­6928 Email: case@erau.edu 

Southern California Safety Institute Website: http://www.scsi­inc.com/ Phone: 310­517­8844 ext. 5 

The GW Aviation Institute Aviation Safety and Security Certificate Program Website: http://www2.gwu.edu/~aviation/safetyandsecurity/ ss_courses.html  Phone: 703/726­8334 

Transportation Safety Institute Website: http://www.tsi.dot.gov/divisions/Aviation/ aviation.htm Phone: 405/954­3614 

University of Southern California AVIATION SAFETY COURSE Website: http://viterbi.usc.edu/pdfs/unstructured/ aviation/Course_Schedule.htm Phone: 310/342­1345 

OSHA eTools OSHA  eTools  are  "stand­alone,"  interactive,  Web­based training  tools  on  occupational  safety  and health  topics. They are highly  illustrated and  utilize  graphical menus.  Some also use  expert  system modules, which  enable  the  user  to  answer questions,  and  receive  reliable  advice  on  how  OSHA regulations  apply  to  their  work  site.    Many  modules  are pertinent  to  the  aviation  industry  at  http://www.osha.gov/ dts/osta/oshasoft/index.html#eTools 

We have listed a few that may be of interest.  Be sure you go to the link above and look at all the eTools available.  Listings are continually updated so be sure to check back periodically. Lockout/Tagout Noise and Hearing Conservation $afety Pays Baggage Handling 

The NATA Safety 1st ® eToolkit is brought to you by NATA Safety 1st ® SMS and SH&E.  SH&E is the leading expert in safety and  operational  integrity  evaluations  and  safety  management  consulting.  SH&E  has  developed  a  proprietary  evaluation 

methodology, called Safety Architecture, which is unique within the industry as it focuses on systemic surveillance and process evaluation.  This is a systems and controls look at how an operator manages those technical functions that support aviation operations. 

Subscribe To NATA Safety 1st ®  e Toolkit  If you are not currently a subscriber to NATA Safety 1st ®  eToolkit and would like to receive it on a regular basis, please send an email to Safety1st@nata.aero with the word "Subscribe" in the header.  Please include your name, title, company and e­mail address.  Safety 1st ® eToolkit is distributed free of charge to NATA member companies and NATA Safety 1st ® participants. 

NATA Safety 1st PLST participants:We have corrected Exam #3 answers on your 2005 PLST CD ROM.  Please 

email Louis Soares or Deborah Highsmith for your corrected copy. 

SMS Participants 

Please remember to report any accidents, incidents or near miss events to SH&E.  Your EVENT REPORTING FORM is located in Appendix C of your NATA Safety 1st® Management System (SMS) manual.  If you have specific questions call SH&E Safety First Toll­Free at 

1­877­287­7896 or email us at mailto:Safety1st@sh­e.com. 

SMS participants have been given User ID and Password information to access Members Only materials online at http://www.natasafety1st.org/. If you did not receive this information, please 

email mailto:safety1st@nata.aeroand let us know.

SAMPLE PREVENTIVE MAINTENANCE GUIDE

Vehicle Asset #: W/O #: Mileage: Date: / /

Technician: Inspection: Monthly - Annual

COMPONENTS

ACCESSORIES CHARGE/START FILTERS FLUIDS BELTS 1 2 3 4 HOSES/LINES

PART OK REP. PART OK REP. PART REP TYPE OK PART OK REP. PART OK REP. Wipers/ Washers

Volts min12.6v

Air Filter

Engine Oil

Alternator Upper Radiator

Head Lights

Cables Oil Filter

Trans. Oil

Power Steering

Lower Radiator

Stop Lights & 4-ways

Cable Ends

Fuel Filter

Brake Fluid

AIR Pump

Heater

Turn Signals

Hold Downs

Breather Power Steering

Air Conditioning

Power Steering

Parking Lights

Alternator PCV Valve

Hyd. Oil

Serpentine Emissions

Revolving Light

Starter Hyd. Filter

Engine Coolant

Valve Cover Gasket

Hydraulic/ Transmission

Back-up Alarm

Fuel

Horn(s)

COMMENTS (include engine performance issues):

Plow Pump/Hoses

EXHAUST TIE RODS STEERING BALL JOINTS STEERING (FWD) SHOCKS/STRUTS

PART OK REP. PART OK REP. PART OK REP. PART OK REP. PART OK REP. PART OK REP

Pipes Right Outer

Idler Arm Right Upper

Rack & Pinion

Right Front

Cat. Conv.

Right Inner

Pitman Arm

Right Lower

Bellows Boot Left Front

R Muffler

Left Outer Center Link

Left Upper

CV Boot Inner

L Right

Rear

R Clamps/ Hangers

Left Inner Control

Arm Bushings

Left Lower

CV Boot Outer

L

Lef t Rear

R

Other Sleeve(s) Sway

Bushings

U- JOINTS CV Joint Inner L

STRUT RADIUS PLATES

SUSPENSION R PART OK REP. PART OK REP.

Link Pins

Front U-Joint

CV Joint Outer L

Right Front

Front Springs Sway Bar Links Gear Box Rear U-Joint Steering Shaft Left Front

Rear Springs Spring Mounts

Steering Pump Other U-Joints

COMMENTS:

TIRES BRAKES

TIRE SIZE: FRONT OK REP. REAR OK REP.

TIRE AIR (P.S.I.)

TREAD (32nds)

OK REP. COMMENTS Pads/Shoes Pads/Shoes

Right Front

Caliper/Cylinder Caliper/

Cylinder

Left Front

Hardware Hardware/

Adjusters

Right Rear

Bearing/Seal

Bearing/Seal

Left Rear

Brake Hose(s) Brake Hose(s)

Inner Left Rear

ROTORS/DRUMS

Parking Brake Cables

Inner Right Rear

POSITION D/R? MFG. SPEC. ACTUAL OK REP.

MISCELLANEOUS Right Front

PART OK REP. COMMENTS Left Front

Mirrors Right Rear

Glass Left Rear

Body/Paint Damage

Emergency Equipment

Comments:

Numbers & Labels Draw Bar

Pull Rating

SPECIALIZED EQUIPMENT:

Tow Hitch

Tow Pin

Towbar Rack

General comments regarding the vehicle:

Left Rear