nacionalni plan - caritas · mora i anticikloni koji dolaze i iz kontinentalnoga dijela azije. sve...

Nacionalni plan za djelovanje

u izvanrednim/kriznim situacijama

Nacionalni Plan_B5.indd 1 28/04/2017 11:48:08 AM

CIP - Katalogizacija u publikaciji

Nacionalna i univerzitetska biblioteka Bosne i Hercegovine, Sarajevo

061.235:272]:504.4(497.6)

NACIONALNI plan za djelovanje u kriznim/izvanrednim situacijama / [uredila i korigirala Dijana Muzička]. - Sarajevo : Caritas Bosne i Hercegovine, 2017. - 41 str. : graf. prikazi ; 25 cm

ISBN 978-9958-9434-5-4

COBISS.BH-ID 23996934


Sarajevo, 2017.

Sjedište: Mehmed bega Kapetanovića Ljubušaka 6, 71000 Sarajevo

Nacionalni plan za djelovanje

u izvanrednim/kriznim situacijama


Impresum

Nakladnik Caritas Bosne i Hercegovine, Mehmed bega Kapetanovića Ljubušaka 6, 71000 Sarajevo

Odgovorna osoba Mons. Tomo Knežević, ravnatelj

Priprema Caritas Bosne i Hercegovine Dijana Muzička

Caritas Vrhbosanske nadbiskupije Andrea Košar

Caritas biskupija Mostar – Duvno i Trebinje – Mrkan Zrinka Majstorović

Caritas biskupije Banja Luka Mara Stipić Bagarić

Uredila i korigirala Dijana Muzička

Lektorirala Irina Budimir

Dizajn i tisak TRIPTIH Sarajevo

Naklada 40 komada


“Djelovanje u izvanrednim/kriznim

situacijama je samo po sebi zahtjevno i kompleksno

područje rada.

Treba uvijek imati na umu da je sve što se događa

u projektnom ciklusu u redovito vrijeme u kriznim

situacijama mnogo brže i dinamičnije”


1

Nacionalni plan za djelovanje u izvanrednim/kriznim situacijama

1. UvodDjelovanje u izvanrednim/kriznim situacijama jedno je od prioritetnih područja rada Caritasa Bosne i Hercegovine. Ta područja zaštite i spašavanja u Bosni i Hercegovini regulirana su Zakonom o zaštiti i spašavanju ljudi i materijalnih dobara od prirodnih nepogoda i drugih. Prema Zakonu, Priručniku Caritasa Internacionalis i Strategijama Caritasa, Caritas Bosne i Hercegovine izradio je nacionalni plan za buduće djelovanje u izvanrednim/kriznim situacijama.

Ovaj dokument predstavlja alat Caritasa Bosne i Hercegovine za efikasnije i efektivnije djelovanje na posljedice i prevenciju od prirodnih nepogoda. Dokumentom su definirani procedure, obveze i zahtjevi za buduće akcije u kriznim situacijama.

Sastavni je dio ovoga dokumenta:

1. Sphere standardi priručnik2. Alat Caritasa Internacionalis o djelovanju u kriznim situacijama - Toolkit3. Zajedničke financijske norme za projektni menadžment Caritasa Internacionalis



2Nacionalni Plan_B5.indd 2 28/04/2017 11:48:10 AM

3


2. Kontekst

2.1. Analiza opasnosti i ranjivosti

Klimu Bosne i Hercegovine uvjetuju osnovni klimatski faktori: geografski položaj, geološka podloga, reljef, pokrivenost terena biljnim zajednicama i blizina Mediterana. Pored osnovnih faktora javljaju se i ekstremni faktori koji u znatnoj mjeri utječu na cjelokupnu klimatsku sliku Bosne i Hercegovine. U prvom redu tu su struje suptropskoga pojasa, visokoga atmosferskog pritiska i subpolarnoga pojasa, niskoga atmosferskog pritiska, što ima za posljedicu smjenu polarnih i tropskih zračnih masa. Zatim dolaze zračne mase polarnoga podrijetla, struje s Atlantika, cikloni sa Sredozemnoga i Jadranskoga mora i anticikloni koji dolaze i iz kontinentalnoga dijela Azije. Sve te cirkulacijskolradijacijske procese u velikoj mjeri remeti reljef koji se javlja kao modifikator. Navedeni su faktori uzrok postojanja dviju klimatskih regija na teritoriju Bosne i Hercegovine: sjeverna i južna, koje razdvaja linija Bihać-Sara-jevo-Foča. U sjevernoj regiji klima ima kontinentalni karakter, s hladnim zimama i toplim ljetima. U južnoj regiji prevladava mediteranski tip klime s toplim ljetima i vlažnim zimama. Liniju koja razdvaja južnu i sjevernu regiju iscrtava prostor visokih planina, visoravni, kotlina i klisura u kojem prevladava tipična planinska klima. U tom su prostoru zime hladne, ljeta svježa s povećanim intenzitetom obo-rina koje su ravnomjerno raspoređene tijekom godine, dok se temperaturna kolebanja smjenjuju porastom nadmorske visine.

Umjereno kontinentalna klima rasprostire se sfernom Bosnom i dolinama srednjih tokova: Une, Sane, Vrbasa, Bosne i Drine od Višegrada. Ljeta su topla. Prosječna temperatura zraka najtoplijega mjeseca (srpnja) svuda je između 20°C i 22°C, dok su zime većinom umjereno hladne. Prosječna tem-peratura najhladnijega mjeseca (siječnja) kreće se od -1°C do -2°C. Prosječna godišnja temperatura je veća od 10°C. Jesenje i proljetne temperature su ujednačene. Ljetne apsolutne temperature mogu porasti do 40°C, a zimske apsolutne minimalne mogu pasti i do -35°C. Prosječne se godišnje količi-ne oborina kreću od 700 mm na istoku do 1.500 mm na zapadu. Vjetrovi su rijetki i slabi, a kada se pojave pretežno dolaze iz sjevernoga i sjeverozapadnoga smjera. Planinska klima zauzima središnji planinski prostor naše zemlje. Taj je tip klime najviše izražen u okolini Oštrelja, Travnika, Sarajeva i Foče. Odlikuje se svježim i kratkim ljetima, hladnim i snježnim zimama. Prosječne siječanjske tempe-rature kreću se od -3,5° do -6,8°C, a srpanjske od 14,8° do 16,9°C. Apsolutne minimalne temperature su od -24° do -34°C, a apsolutne maksimalne od 30° do 36°C. Izuzetak su kotline u kojima se javljaju temperaturne inverzije. Takva su mjesta poznata kao mrazišta; jedno od njih nalazi se i na planini Igman, gdje je 25. siječnja 1963. izmjerena minimalna temperatura od -43,5°C. Termička kolebanja kreću se od 20° do 21°C. Jesen je toplija od proljeća. Oborine su ravnomjerno raspoređene i kreću se oko 1.200 mm. Magla je česta i ima je u svim mjesecima. Pokrivenost je neba oblacima veća od 50 %. Mediteranska klima je zastupljena u niskoj i visokoj Hercegovini. Stoga razlikujemo dva tipa medite-ranske klime. Jadransko more tijekom zime zrači u okolni prostor tijekom ljeta nagomilanu toplinu, pa su zimske temperature znatno povišene. Prosječna siječanjska temperatura u Mostaru je 4,6°C, Stocu 4,3°C, Ljubuškom 4,7°C. Ljeti je utjecaj Jadranskoga mora zanemariv, zbog krečnjačkih stijena koje, kad se zagriju, mijenjaju temperaturu toga područja. Ljeta su vrlo suha i vruća temperaturna kolebanja kreću se od 20° do 21°C. Jesen je toplija od proljeća. Srednje apsolutne minimalne tempe-rature kreću se od -4,9° do -8,7°C, dok apsolutne minimalne padaju i do 17°C. U tom području bura je dominantna, uz smjene s južnim vjetrom. Najmirniji mjesec je listopad, a veljača najvjetrovitiji. Naj-



4

kišovitiji mjesec je listopad, s 200 mm oborina u prosjeku. Snijega skoro i da nema. Godišnja količina oborina kreće se od 1.000 do 1.500 mm. Izmijenjena mediteranska klima zahvaća područje visoke Hercegovine. U tom višem hercegovačkom i jugozapadnom planinskom području klima se približava planinskoj, ali s mediteranskim obilježjima. Temperatura zraka opada s porastom nadmorske visine i udaljenošću od mora. Za svakih 10 km udaljenosti od mora temperatura opada od 0,6° do 0,8°C. Zime su oštre s apsolutnim minimalnim temperaturama od -14° do -25°C. Prosječne siječanjske tem-perature kreću se od -1,8° do -6°C. U prosjeku apsolutne maksimalne temperature mogu porasti i do 40°C. Kao i u niskoj Hercegovini jesen je toplija od proljeća, ali su temperaturna kolebanja povećana. Godišnje u tom prostoru vjetrova padne i do 1.800 mm oborina. Bura je najizraženija u zimskome razdoblju i vrlo jaka na prijevojima. Oblačnost je povećana u odnosu na nisku Hercegovinu.

2.2. Struktura djelovanja u Bosni i Hercegovini

Glavni su sudionici u radu s Caritasom u BiH:

1. Ministarstvo sigurnosti BiH2. Civilna zaštita i sve razine (oba entiteta)3. Crveni križ na svim razinama4. Ostali (veleposlanstva, agencije, nevladine međunarodne i domaće organizacije)

Druge međunarodne i domaće organizacije

Kantonalna civilna zaštita

(Nad)biskupijs-ki Caritasi

Caritas Bosne i Hercegovine

Civilna zaštita i Crveni križ RS-a

Općine - Civilna zaštita i Crveni križ

Lokalne zajednice - Crveni križ

Općine - Civilna zaštita i Crveni križ

Lokalne zajednice - Crveni križ

Civilna zaštita i Crveni križ FBIH

Ministarstvo sigurnosti Bosne u Hercegovine


5


Stanje prirodne nesreće u Bosni i Hercegovini proglašava općina, i tek onda kada postoje uvjeti za proglašenje prirodne nesreće u kantonu proglašava kanton. Ministarstvo sigurnosti BiH nema ju-risdikciju proglašavanja izvanredne situacije u Bosni i Hercegovini ukoliko organi lokalne vlasti to prethodno nisu učinili.

Vrlo kompleksna struktura zasigurno jedan je od glavnih razloga zašto je djelovanje u Bosni i Herce-govini ponekad lošije od očekivanoga. Glavni je sudionik na državnoj razini Ministarstvo sigurnosti Bosne i Hercegovine koje svoje ovlasti može prenijeti na druge organizacije ili institucije, kao što je to bio slučaj u svibnju 2014. godine, kada je ta koordinacijska uloga predana UNlu. Koordinacijsko tijelo prikuplja relevantne informacije s terena, i prosljeđuje informacije drugim sudionicima uključenim u pomaganje, sanaciju i spašavanje ljudskih i materijalnih dobara od posljedica prirodnih nepogo-da. Njihova uloga uključuje redovito okupljanje svih sudionika radi razmjene informacija i planiranja daljnjih koraka.

Civilna zaštita organizirana je na svim razinama, entitetskim, kantonalnim u Federaciji BiH, općin-skim i razini mjesne zajednice. Civilna zaštita je izravni sudionik na terenu kada je u pitanju spa-šavanje materijalnih dobara i ljudskih života od posljedica prirodnih nepogoda, i ona predstavlja koordinirajuće tijelo na terenu uz izravan rad. Njezina je uloga je od velike važnosti u trenutku kada se proglasi stanje prirodne nepogode.

Crveni križ/krst je produžena ruka vlasti u Bosni i Hercegovini, i njegov status je određen Ugovorom između Vlade i organizacije. Po tom ugovoru Crveni križ brine o humanitarnom aspektu pomaganja stanovništvu kada se proglasi stanje prirodne nepogode. Crveni križ odgovoran je i za koordiniranje svih humanitarnih organizacije i njihova djelovanja na području zahvaćenom prirodnom nepogo-dom. Crveni križ Bosne i Hercegovine Ugovorom potpisanim s Vladom ima jurisdikciju korištenja robnih rezervi nakon proglašenje stanja prirodne nepogode.

Osim navedenih sudionika treba spomenuti i još neke vrlo važne koji mogu biti na terenu: vatrogasci, policija, razna udruženja i organizacije specifičnoga karaktera (rafting udruge, gorska služba spaša-vanja, itd.)

Nakon prirodne nepogode koja ugrožava materijalna dobra stanovništva, potrebna je i obnova, a treba imati u vidu da je ona vrlo spor proces. U većini su slučajeva upravo nevladine organizacije te koje potpomažu vlastima u obnovi.

Caritas BiH radi prema Sphere normama koje čuvaju ljudsko dostojanstvo, a obnova materijalnih dobara radi se prema načelima minimalne izgradnje kakva je bila prije prirodne nepogode s težnjom poboljšavanja uvjeta kojim će se prevenirati ponovna ranjivost (izloženost) na prirodne nepogode.


7


3. Caritasova struktura

Upravno vijeće Nadzorno vijećeBiskupska konferencija BiH


Nadbiskupijski Caritas - Sarajevo

Župni CaritasVolonteri






Biskupijski Caritas - Mostar Biskupijski Caritas - Banja Luka


9


4. Struktura Caritasa u kriznim/izvanrednim situacijama

4.1. Organizacijska struktura

4.2. Komunikacijska struktura u kriznim/izvanrednim situacijama


Nadbiskupijski Caritas - Sarajevo







Biskupijski Caritas - Mostar Biskupijski Caritas - Banja Luka

Caritas InternacionalisCaritas Europa

Partneri/donatori

Voditelj programa za krizne situacije Caritas BiH

Ministarstvo sigurnosti BiHMeđunarodne organizacije

Biskupijski Caritas i njihovi timovi za rad na terenu

Župni Caritasi i volonteri i korisnici usluga i pomoći

Lokalne zajednice, općine, civilna zaštita, crveni križ, međunarodne i domaće

nevladine organizacije



10

l Caritas BiH/Voditelj programa u kriznim situacijamal Biskupijski voditelji i timovi za rad na terenul Lokalni timovi (volonteri u župnim Caritasima)

Nakon objave/proglašenja izvanredne situacije i/ili uvidom u stanje potrebe na terenu za djelova-njem na pomoći stanovništvu koje je pogođeno prirodnom nepogodom Caritas na svim razinama može pokrenuti proceduru za organiziranom pomoći.

Struktura obveza i odgovornosti/raspodjela dužnosti između Caritasa Bosne i Hercegovine i (nad)biskupijskih ureda

Na temelju radionice održane u Sarajevu, 4.-5. 6. 2014. u suradnji s Caritasom Rumunjske i Caritasom Europa došlo se do temeljnih raspodjela dužnosti i odgovornosti unutar Caritasa u Bosni i Hercego-vini, radi lakše komunikacije i koordinacije aktivnosti. Na radionici su sudjelovali predstavnici svih (nad)biskupijskih Caritasa u BiH kao i predstavnici Nacionalnoga ureda. Svi sudionici bili su suglasni da su te uloge, dvosmjerna ulica u kojoj su sve uloge, postupci i odgovornosti potrebni.


11


Caritas Bosne i Hercegovine (Nad)biskupijski Caritasi Banja Luka, Mostar, Sarajevo

Koordinacija između biskupijskih Caritasa Koordinacija s lokalnim uredima

Koordinacija s Caritasom Internacionalis i Europa, partnerima i donatorima

Koordinacija s Caritasom BiH i drugim NVO-ima koji rade na terenu

Planiranje strategija u suradnji s (nad)biskupijskim Caritasima Sudjelovanje u planiranju i kreiranju strategija

Pisanje projekata i namicanje sredstava u suradnji s (nad)biskupijskim Caritasima

Sudjelovanje u pisanju projekata i provedba projekata na terenu

Profesionalna pomoć, resursi, praćenje procesa i provedbe na terenu

Kreiranje zahtjeva za profesionalnom pomoći i resursima, praćenje procesa unutar organizacije i planiranje i praćenje provedbe na terenu

Izvještavanje donatorima i mreži Caritasa: prikupljanje informacija iz (nad)biskupijskih Caritasa, objedinjavanje izvještaja, vođenje evaluacije i revizijske procedure

Izvještavanje nacionalnom uredu o provedenim aktivnostima, sudjelovanje u procesu revizije i evaluacije

Facilitiranje materijalnih i novčanih dobara, te raspoređivanje u skladu s potrebama na terenu

Racionalno i transparentno korištenje materijalnih i novčanih sredstava

Koordiniranje prve procjene nakon prirodne nepogode Provedba procjene potreba na terenu

Komunikacija: Odnosi s javnošću u državi, u mreži, facilitacija komunikacije na bilateralnoj osnovi s donatorima i partnerima

Odnosi s javnošću na lokalnoj razini, dijeljene osobnih priča, informacija i fotografija za potrebe donatorskih zahtjeva i medijskih objava

Izgradnja kapaciteta za sve razine u Caritasu Sudjelovanje na izobrazbama i predlaganje tema za izgradnju kapaciteta

Lobiranje i zagovaranje Lobiranje i zagovaranje na lokalnoj razini

Planiranje osoblja, nabava i logističke podrškeUsuglašavanje procedura i administracije

Zajedničko medijsko predstavljanje u javnosti

* Dijeljenje informacija kroz odnose s javnošću radi se organizirano sa usuglašenim informacijama.



12

4.3. Ljudski resursi i materijalni resursi na raspolaganju za djelovanje u kriznim situacijama

Ljudski resursi: Svaka je osoba odnosno djelatnik Caritasa potencijalna osoba koja može raditi na sanaciji posljedica od prirodne nepogode. Osoblje zaposleno u Caritasima može započeti i voditi procese odmah nakon prirodne nepogode sve dok se ne uposle, ako je neophodno, potencijalne osobe koje će provoditi određene aktivnosti, projekte, djelatnosti, itd. Ljudski resursi u Caritasima u Bosni i Hercegovini uvijek su upitni stoga se educiranje osoblja vrši sustavno kako bi sve osobe imale dovoljno znanja o načinima i koracima potrebnim za djelovanje u kriznim/izvanrednim situacijama.

Logistička podrška: Svi Caritasi posjeduju određenu logističku podršku, u vidu skladišta, vozila i ljudstva koje može biti na raspolaganju kao logistička podrška. U kriznim/izvanrednim situacijama svi programi i projekti koji ovise o svakodnevnoj logističkoj podršci ne smiju biti ugroženi posebice oni dijelovi logističke podrške koja podrazumijeva rad s osobama s posebnim potrebama, rad pučke kuhinje kao i briga o starim osobama.

Materijalni resursi: Kroz prijašnje djelovanje u kriznim/izvanrednim situacijama Caritasi u Bosni i Hercegovini kroz donacije dobili su određenu količinu resursa u crpkama za crpljenje vode, isušiva-čima za sušenje prostorija, koji stoje u skladištima i spremni su za korištenje.

Napomena: Caritas u BiH nema raspoloživih fondova za krizne/izvanredne situacije. Sredstva se prikupljaju kroz zajedničku javnu kampanju u zemlji i inozemstvu.


13


5. Definiranje krizne/izvanredne situacije za Caritas

5.1. Krizne/izvanredne situacije vrlo maloga i maloga intenziteta

Situacije u kojima lokalni/biskupijski Caritas može svojim sredstvima i kapacitetima opslužiti su krizne/izvanredne situacije vrlo maloga intenziteta. Te situacije ne zahtijevaju uključivanje Nacio-nalnoga ureda. Krizne/izvanredne situacije vrlo maloga intenziteta ugrožavaju manje od 50 kuća/kućanstava (manje od 200 osoba), ukupno. Štete su manjega intenziteta, i lokalna zajednica ih lako može popraviti. Caritasova pomoć može se osigurati postojećim rezervama.

Krizne/izvanredne situacije maloga intenziteta obuhvaćaju broj kuća/ kućanstava od 50 do 200 (ma-nje od 500 osoba). Ta vrsta krizne/izvanredne situacije može, ali ne mora zahtijevati sudjelovanje Nacionalnog ureda. Posljedice se saniraju kapacitetima Caritasa u BiH i raspoloživim zalihama. Ta-kvoga intenziteta krizne/izvanredne situacije mogu zahtijevati sudjelovanje partnera i donatora u zemlji.

5.2. Krizne/izvanredne situacije srednjega i visokoga intenziteta

5.2.1. Krizne/izvanredne situacije srednjega intenziteta

obuhvaćaju kućanstva od 500 do 1000 kućanstava. U kriznim/izvanrednim situacijama srednjega intenziteta neophodna je intervencija i nacionalnoga i međunarodnoga Caritasa. Ta vrsta krize/izvanredne situacije intervenira se kroz Caritas Europe, i na bilateralnoj osnovi prema donatorima i partnerima u Europi.

Krizne/izvanredne situacije visokoga intenziteta zahtijevaju međunarodnu podršku, obuhvaća-ju više od 1000 kućanstava. Takve krizne/izvanredne situacije imaju ogromne štete koje stanovnici pogođenoga područja nisu u mogućnosti samostalno popraviti. Asistencija Caritasa je neophodna kroz Apel na međunarodnoj razini Caritasa Internacionalis.

5.3. Prioritetna područja rada Caritasa u BiH

Prioritetna područja djelovanja Caritasa U Bosni i Hercegovini (gledajući s aspekta kapaciteta i mo-gućnosti) odnose se na humanitarno djelovanje, promociju zdravlja i higijene i programne obnove i rekonstrukcije.

1. Humanitarno djelovanje - Osiguranje hrane, higijene, sanitarija i drugih oblika pomoći2. Promocija zdravlja3. Obnova i rekonstrukcija4. Psihosocijalna podrška5. Prevencija, smanjivanje rizika i izgradnja kapaciteta


15


6. Operativni plan djelovanjaOperativni plan govori o protoku informacija, izvorima kao i komunikacijskim procedurama između nacionalne i biskupijske razine

6.1. Praćenje i sustav ranoga upozoravanja

Hidrometeorološki servis pruža na dnevnoj osnovi sve informacije o vremenu kao i informacije o na-dolazećim vremenskim uvjetima za koje su neophodna upozorenja radi mogućih efekata koji mogu utjecati na ljude, infrastrukturu i materijalna dobra. Taj izvor informacija koristi se prije, za vrijeme i nakon prirodne nepogode.

Za te uvjete dostupne su u Bosni i Hercegovini dvije mrežne stranice:

www.fhmzbih.gov.ba - Federacija Bosne i Hercegovine http://www.rhmzrs.com/ - Republika Srpska

Za praćenje vremenskih uvjeta širega područja može se koristiti mrežna stranica: www.weather.com

Informacije koje pružaju službe Civilne zaštite mogu biti korisni nakon što se dogodi prirodna ne-pogoda ili neka druga krizna situacija u državi. Oni su organizirani na svim razinama, dok je njihovo koordinirajuće tijelo Ministarstvo sigurnosti BiH. Treba imati na umu da se stanje prirodne/elemen-tarne nepogode proglašava na općinskoj odnosno kantonalnoj razini. Tek onda kada svi kantoni odnosno entiteti objave takozvano “izvanredno stanje”, Ministarstvo sigurnosti Bosne i Hercegovine proglašava takvo stanje na teritoriju cijele države.

www.msb.gov.ba - Ministarstvo sigurnosti Bosne i Hercegovine www.fucz.gov.ba - Federalna uprava civilne zaštite www.mup.vladars.net - Republička uprava civilne zaštite Republike Srpske

6.2. Aktivacija mehanizama za djelovanje u izvanrednim/kriznim situacijama

Mehanizmi djelovanja na posljedice prirodne nepogode vrlo maloga i maloga intenziteta

Prirodne nepogode koje ne zahtijevaju podršku izvana su vrlo maloga i maloga intenziteta i pomoć za pogođeno stanovništvo organizira se sredstvima lokalnih Caritasa. U tom slučaju svaki lokalni Caritas treba imati svoje procedure za pokretanje interne akcije prikupljanja potrebite pomoći za stanovnike koji su pogođeni prirodnom nepogodom.



16

Mehanizmi djelovanja na posljedice prirodne nepogode srednjega i jakoga intenziteta

Prirodne nepogode srednjega i jakoga intenziteta zahtijevaju podršku mreže Caritasa kroz Caritas Europe i/ili Caritas Internacionalis. Mehanizmi za pokretanje podrške kroz oba ili samo jedan od navedenih ureda je sljedeća:

Slanje prvoga inicijalnog izvješća iz nacionalnoga ureda u Caritas Europe i/ili Caritas Internacio-nalis (izvješće sadrži informacije iz sekundarnih izvora: mediji, župnici, itd. Prvo inicijalno izvješće je obavijest o mogućoj potrebi za djelovanjem Caritasa u zemlji uz podršku mreže Caritasa). Izvješće se šalje u roku od 24 sata od prirodne nepogode po obliku Caritasa Internacionalis ili regionalne grupe SEECEG-a, a koja zahtijeva opće podatke o vrsti, području, broju pogođena stanovništva, posljedica na infrastrukturu i ostalim informacijama. Informacije iz medija korisne su i mogu se koristiti za praćenje situacije na terenu, ali s rezervom i oprezom. Informacije iz medija koriste se za pisanje prvoga inicijalnog izvješća o prirodnoj nepogodi: vrsta, područje, procjena žrtava, procjena štete na materijalnim dobrima, procjena broja kućanstava ugroženih potencijalnim širenjem prirodne nepo-gode, broj kućanstava izravno pogođenih prirodnom nepogodom. Sve informacije koje se uzimaju za to inicijalno izvješće rade se prema načelu tri do pet potvrđenih izvora informacija. Informacije iz medija koriste se kasnije samo kao potpora ili potvrda procjeni koju radi organizacija na licu mjesta (referencija: Alat za djelovanje Caritasa Internacionalis - Toolkit).

Planiranje djelovanja Caritasa u Bosni i Hercegovini o vrsti i području djelovanja. Prirodne nepogo-de velikoga intenziteta zahtijevaju koordiniran i planski pristup kroz više procjena na terenu.

a. Procjena potreba na terenu (prva procjena pogledati: Prva procjena na www.caritas.ba)

b. Nakon 72 sata pomoć za zadovoljenje osnovnih potreba (hrana, voda, higijena, deke, lije-kovi, sanitarije)

c. Procjena na terenu o potrebama stanovništva i utjecaju prirodne nepogode na cijelu sliku

d. Planiranje i djelovanje na osnovu prve procjene na terenu

e. Druga procjena za sljedeću fazu o potrebama za što brži povratak normalnomu životu

f. Planiranje i djelovanje na osnovu procjene

g. Monitoring i evaluacija radi se za vrijeme i nakon svake faze

h. Planiranje i djelovanje za poboljšanje kapaciteta i smanjenje ranjivosti stanovništva

1. Izvještavanje s terena (jednom mjesečno)2. Revizijsko izvješće nakon svake faze

Procjena na terenu obuhvaća temeljitiji pristup prikupljanja informacija o žrtvama, pogođenom stanov-ništvu, materijalnoj šteti, potrebama na terenu i drugim informacijama nastalim kao posljedica prirodne nepogode. Prema normama odlazak na prvu procjenu na teren obuhvaća prikupljanje informacija o os-novnim potrebama stanovništva. Pogledati Alat za djelovanje i mehanizme Caritasa Internacionalis.


17


Interne informacije su dvosmjernoga karaktera i protok informacija treba biti na dnevnoj osnovi u obliku: elpošte, sms poruke, mrežne objave, objave putem socijalnih mreža i telefonskih razgovora. Prijenos informacija ne smije biti kompliciran, jer je važno znati da se sve događa tri puta brže od redovita djelovanja. Pogledati sekciju komunikacija.

Caritas Internacionalis kod prirodnih nepogoda velikih razmjera nudi niz mehanizama podrške Ca-ritasima koji rade na sanaciji posljedica od prirodnih nepogoda (Toolkit Caritasa Internacionalis).

Mehanizmi pokretanja djelovanja Caritasa u Bosni i Hercegovini:

Inicijalno izvješće lokalnoga Caritasa - šalje Biskupijskom Caritasu nadležnom za to područje - Bi-skupijski Caritas procjenjuje potrebe i intenzitet krizne/izvanredne situacije - šalje izvješće nacional-nom uredu o intenzitetu krizne/izvanredne situacije i potrebama za djelovanje - Caritas BiH svoje izvješće šalje u Caritas Europe i/ili Caritas Internacionalis.

Inicijalno izvješće Biskupijskoga Caritasa - šalje nacionalnom uredu s osnovnim informacijama o kriznoj/izvanrednoj situaciji i potencijalnim potrebama za podršku - Caritas BiH svoje izvješće šalje u Caritas Europe i/ili Caritas Internacionalis.

Inicijalno izvješće Nacionalnoga ureda - šalje nadležnom Biskupijskom Caritasu i Caritasu Europe i/ili Caritasu Internacionalis ll svoja saznanja o kriznoj/izvanrednoj situaciji od Biskupijskoga Caritasa traži pojašnjenja o mogućem djelovanju, potrebama i intenzitetu krizne/izvanredne situacije, dok je za CE i CI to samo poruka o kriznoj situaciji i najava moguće intervencije Caritasa u BiH i potrebe za podrškom.

Preporuka za djelovanje Caritasa može doći od predsjednika Caritasa, ravnatelja Caritasa u Bosni i Hercegovini s biskupijske ili nacionalne razine u ovisnosti od intenziteta i broja pogođenoga stanov-ništva kao i potreba na terenu. Biskupijski Caritasi kao i Caritas BiH svoju asistenciju nude u slučaju kada (Nad)Biskupijski Caritas koji radi na sanaciji krizne/izvanredne situacije nije u mogućnosti svo-jim kapacitetima odgovoriti potrebama na terenu. Imenovanje osoba kao i ToR za tehničku podrš-ku, imenuje ravnatelj Caritasa. Granice unutar (nad)biskupija poštuju se i djelovanje unutar granica (nad)biskupijskoga Caritasa dopušteno je isključivo uz suglasnost ravnatelja (nad)biskupijskoga Ca-ritasa u kojem je proglašeno stanje kriznih/izvanrednih situacija. Suglasnost može biti usmena zbog brzine djelovanja, ali pismena suglasnost treba biti u pisanom obliku, u roku od 72 sata od usmene suglasnosti.

(Nad)biskupijski Caritasi unutar svoje organizacije imenuju tim za prvu procjenu. Prva se procjena radi unutar 72 sata od prvih posljedica prirodne nepogode.



18

Preduvjeti za odlazak na teren:

l Sigurnost svim članovima timalOsiguranje osnovnih potreba (hrana, piće, smještaj, plaćeni troškovi prijevoza)lOrganiziranje volontera na lokalnoj razinil Informiranje volontera o njihovim dužnostimal Broj osoba u timu minimalno 2 (kombinacija muškolžensko)l Posjedovanje Caritasove iskaznice s fotografijom kao dokaz pripadnosti organizaciji

Pogledati: Prva procjena na terenu na www.caritas.ba

Nakon procjene i analize podataka radi se na planiranju djelovanja Caritasa i sljedećim koracima za pokretanje mehanizama podrške mreže Caritasa.

Procedura pisanja Apela za podršku mreže Caritasa podrazumijeva:

Usuglašavanje vremena početka i kraja Apela (faza 1 - maksimalno trajanje mjesec dana, Faza 2 - maksimalno trajanje 1 godinu, Faza 3 - maksimalno trajanje 1 godina). Datum je početka ujedno i datum od kojeg se započinje pravdanje troškova. Ukoliko CE/CI i partneri dopuste, troškovi nastali do toga datuma od datuma krize mogu biti pravdani kroz posebnu stavku proračuna.

Biskupijski Caritas radi analizu procjene na terenu i zajedno s prijedlogom za djelovanje šalje naci-onalnom uredu (narativni dio sadrži: cilj, rezultate, indikatore, aktivnosti i proračun)

Caritas BiH radi konsolidiranu verziju Apela i šalje na pregled (nad)biskupijskom/im Caritasima na pregled i korekcije

Usuglašenu verziju Apela Caritas BiH šalje Caritasu Europa i/ili Caritasu Internacionalis na ko-mentare, prepravke i odobravanje

Procijenjeno vrijeme za objavu Apela : 7 dana

Važno je biti učinkovit i brz pri kreiranju Apela i odobravanju završne inačica. Procijenjeno vrijeme za pisanje Apela posebno u prvom mjesecu djelovanja ne bi trebalo prelaziti 7 dana.

Izvještavanje

Rokovi za izvještavanje su: dva mjeseca nakon isteka Apela. Prvi mjesec rezerviran je za kreiranje iz-vješća na relaciji Caritas BiH - (nad)biskupijski uredi, revizijska kuća potom radi verifikaciju troškova i piše financijsko izvješće. Posljednju inačicu narativnoga izvješća Caritas BiH šalje 10 dana prije roka na pregled i komentiranje kako bi bilo dovoljno vremena za prepravke i dopune prije krajnjeg roka za predaju i objavu izvješća.


19


6.3. Aktivnosti prvih dana nakon prirodne nepogode

Prvi dan nakon prirodne nepogode:

Organiziranje kriznoga ureda i raspodjela dužnosti na djelatnike u Caritasima na svim razinama:

l Voditelj procesal Komunikacijal Logistikal Volonteri

Koordinacija između nacionalnoga ureda i (nad)biskupijskih Caritasa (planiranje prve procjene te-rena, organiziranje tima(lova), prikupljanje osnovnih informacija za inicijalno izvješće i pretpostavke o mogućem djelovanju Caritasa)

Organiziranje prve procjene (definiranje područja za procjenu, način procjenjivanja, broj timova na raspolaganju, upitnik za prvu procjenu)

Prikupljanje informacija iz sekundarnih izvora (mediji, lokalni organi vlasti, civilna zaštita, NVO-i itd.)

Slanje inicijalnoga izvješća o prirodnoj nepogodi u Caritas Europe i/ili Caritas Internacionalis iz nacionalnoga ureda. To izvješće je informacija tajništvu u mreži o jačini prirodne nepogode, prve pretpostavljene procjene potreba i šteti nastaloj kao posljedica prirodne nepogode i Caritasovim aktivnostima u zemlji. Izvješće se šalje iz tajništva Caritasa Europe i/ili Caritasa Internacionalis mreži Caritasa. Caritas BiH može isto izvješće poslati ujedno i bilateralno nacionalnim uredima u mreži kako bi bili upoznati sa situacijom.

Prihvatljive oblike za pisanje prvoga inicijalnog izvješća koje je kreirala/ao:

l regionalna grupa SEECEG l CI

6.4. Početna procjena

Organiziranje početne procjene na terenu nad(biskupijski) Caritasi provode u suradnji s Caritasom BiH. Uredi zajedno rade na kreiranju ciljeva početne procjene i upitnika na osnovi kojeg će timova sastavljeni u biskupijskim Caritasima prikupljati podatke. Biskupijski Caritasi odgovorni su za lokal-ne timove kojima daju iste instrukcije dogovorene s Caritasom BiH.

Za vrijeme trajanja početne procjene na terenu Caritas BiH i biskupijski ured rade na praćenju medij-skih objava i informacija koje se plasiraju u medijima kao i prikupljaju informacije iz drugih izvora.

Važno: U slučaju prirodnih nepogoda velikoga intenziteta, velike udaljenosti između područja zahva-ćenim krizom i (nad)biskupijskoga ureda, ravnatelji (nad)biskupijskih Caritasa mogu dati suglasnost za formiranje tima u nad(biskupijskom Caritasu bliže području zahvaćenom krizom i odlazak na teren za prikupljanje informacija. Kako je navedeno, za takav vid suradnje neophodna je pisana suglasnost. Brze intervencije prema načelu bližega ureda štede vrijeme i resurse koje imamo na raspolaganju.



20

6.5. Planiranje djelovanja

Nakon početne procjene situacije na terenu, prikupljanja informacija i analize podataka, prema po-trebama na terenu nacionalni i (nad)biskupijski uredi rade na konceptu djelovanja. Taj koncept Cari-tas BiH predstavlja upravnom vijeću na odobravanje.

Predviđeno vrijeme za odlučivanje Upravnoga vijeća: 24 sata

Koncept djelovanja sadrži sljedeće informacije:

1. Područje na kojem će se djelovati2. Jakosti zajednice koja je oštećena prirodnom nepogodom3. Slabosti zajednice koja je oštećena prirodnom nepogodom4. Potrebe oštećene zajednice5. Kriterije za odabir krajnjih korisnika6. Listu i djelovanje nevladinih organizacija na tom području7. Planovi i djelatnosti vlasti i civilne zaštite na tom području8. Plan djelovanja/intervencije (Tko? Što? Kada? Kako?)

Nacionalni ured

Koordiniranje početne procjeneToR

Izvješće za CE/CIPrikupljanje sekundarnih informacija

Nad(biskupijski) ured

Početna procjenaProcjena selekcije timova

ToR Izvješće Nacionalnom uredu

o rezultatima procjene

CE/CI Mreža Caritasa

Ostali donatori i partneriNVO-i, CZ, RC, …

Lokalni timovi

Procjena na terenuIzvješće (nad)biskupijskom uredu


21


Plan djelovanja rade zajedno Caritas BiH i nad(biskupijski) uredi. Plan se radi prema potrebama na terenu i kapaciteta Caritasa u BiH. Plan djelovanja odgovara na pitanja:

1. Tko djeluje na posljedice prirodne nepogode? Tko su članovi timova koji će raditi? Profili čla-nova timova? Iz kojih zajednica dolaze? Dolaze li članovi tima dolaze iz područja koje je pogo-đeno prirodnom nepogodom ili iz drugih zajednica? Koje su potrebe članova tima? Tko će biti uključen u djelovanje i na koji način?

2. Što je cilj djelovanja? Koje su aktivnosti na terenu (distribucija, obrazovanje, čišćenje, psihoso-cijalna podrška, organiziranje javne kuhinje - distribucija toplih obroka).

3. Kada počinje djelovanje? Koliko dugo će djelovanje trajati? Kratkoročno djelovanje i dugoroč-no djelovanje?

4. Kako će se provesti djelovanje? Plan i vrijeme ovisi o vrsti djelovanja.

6.6. Priprava projektnoga prijedloga

Odgovorna osoba za pisanje projektnoga prijedloga je voditelj u Caritasu BiH za prirodne nepogode uz podršku i aktivno sudjelovanje (nad)biskupijskih voditelja projekta u procesu razvitka projektno-ga prijedloga.

Procedura za pisanje prijedloga za djelovanje nakon procjene na terenu i zajedničkoga planiranja djelovanja:

1. Pisanje na osnovi odobrena koncepta konkretnih aktivnosti i proračuna za aktivnosti u bisku-pijskom Caritasu - 2 dana

2. Sažimanje u obliku za apliciranje u nacionalnom uredu - 1 dan3. Slanje na komentare i promjene (nad)biskupijskim Caritasima - 1 dan4. Odobravanje završnoga dokumenta od ravnatelja - 1 dan5. Čitanje i komentiranje CE/CI - 1 dan6. Promjene na osnovi preporuka tajništva Caritasa Europe i/ili Caritasa Internacionalis - 1 dan7. Slanje i objava krajnje verzije

Slanje Apela:

1. Caritas Europa/Caritas Internacionalis2. Caritasova mreža 3. Objava na Baobablu

Nakon slanja Apela Tajništvo CE-a/CI-a distribuira Apellprojektni prijedlog partnerima i donatorima. Konačna inačica treba biti u skladu s minimalnim normama koje su definirala ta dva tajništva. Na taj način izbjegava se pojedinačno postavljanje pitanja partnera i donatorima prema Caritasu BiH. Za osiguranje potpune transparentnosti Caritas BiH je dužan dijeliti podatak o doprinosima partnera/donatora za Apel prema CE-u/CI-u i prema (nad)biskupijskim Caritasima.



22

Nakon prvotnoga jednomjesečnog djelovanja moguće je razvijanje druge i treće faze djelovanja na području pogođenom prirodnom nepogodom. Intenzitet i šteta nastala nakon prirodne nepogode definira koliko će faza djelovanja biti potrebno.

I faza - 1 mjesecII faza - do godinu danaIII faza po potrebi do godinu dana

Oblici za slanje:

1. Oblik CI - početna faza2. Oblik CI - standardno djelovanje3. Oblik za proračun

6.7. Komunikacija i odnosi s javnošću

Komunikacijska strategija i struktura za potrebe djelovanja u kriznim/izvanrednim situacija mora biti jednostavna i lagana radi specifičnosti potreba za brzim djelovanjem i razmjenom informacija. Svaki ured treba imati jednu osobu koja će biti odgovorna za komuniciranje i biti poveznica timova na terenu i ured-skoga osoblja odnosno poveznice između (nad)biskupijskih voditelja i nacionalnoga voditelja programa.

Uloge osobe za komunikaciju su:

Caritas Bosne i Hercegovine (Nad)biskupijski Caritasi Banja Luka, Mostar, Sarajevo

Prikupljanje i dijeljenje informacija u obliku “kratkih izvješća” prema donatorima i partnerima u mreži Caritasa

Prikupljanje svih informacija s terena i prosljeđivanje u obliku kratkoga izvješća

Prikupljanje i objavljivanje u medije cjelokupne slike o djelovanju Caritasa u BiH

Informiranje o situaciji na terenu i aktivnostima za medijsko predstavljanje

Prikupljanje informacija od nevladinih i vladinih organizacija i institucija o njihovom djelovanju na koordinacijskim sastancima na BiH razini

Prikupljanje informacija od drugih nevladinih organizacija i vladinih institucija na lokalnoj razini

Zadaci osobe za komunikacije su:

l Prikupljanje relevantnih informacija o djelovanju na lokalnoj razini l Prikupljanje relevantnih informacija iz medijal Prikupljanje relevantnih informacija iz drugih nevladinih organizacija o njihovom djelovanjul Prikupljanje relevantnih informacija iz vladinih institucija

Osobe za komunikaciju su uvijek u uredima i intenzivno rade na svakodnevnom prikupljanju infor-macija s različitih strana.


23


Rad s medijima zadatak je osobe za komunikacije. Caritas Bosne i Hercegovine radi na predstavlja-nju i promociji rada i djelovanja Caritasa u Bosni i Hercegovini. Medijska priopćenja sastavljena su od cjelokupne slike djelovanja Caritasa u Bosni i Hercegovini. (Nad)biskupijski uredi rade s lokalnim medijima i medijima koji se izravno žele baviti tom tematikom na određenom području. Informacije koje izlaze iz bilo kojeg Caritasa moraju biti usuglašene i provjerene.

Objavljivanje se vrši preko:

lDruštvenih mrežalMrežne stranice CaritasalMrežnih portala u BiH l Tiskanih medijal TV i radio kuća

Sve objave u medijima rade se na hrvatskom i engleskom jeziku. Kao dio rada s medijima važno je uspostaviti sustav za slanje “informacijskih listova” partnerima i donatorima kako bi se bolje upoznali sa situacijom na terenu.

Info list za donatore i partnere sadrži:

1. Kratki uvod o situaciji na terenu2. Fotografije s terena koje prikazuju situaciju i rad Caritasa3. Kratke individualne priče o korisnicima bez navođenja njihovih osobnih podataka

Posjeti donatora i partnera dio su odnosa s javnošću, ali i transparentnosti, efikasnosti i efektiv-nosti Caritasa u djelovanju nakon prirodne nepogode. Svi donatori i partneri svoje posjete trebaju najaviti najmanje 15 dana prije dolaska Caritasu BiH. Svoju najavu vrše u pisanom obliku i koja od-govara na sljedeća pitanja:

1. Koji je cilj posjeta?2. Tko dolazi i koliko osoba?3. Je li potrebno organizirati smještaj i hranu za osobu/e? Je li potreban prijevoz do odredišta?4. Koliko dugo planiraju ostati u Bosni i Hercegovini?5. Koje područje žele posjetiti? Žele li posjetiti krajnje korisnike i kojeg profila?

Planiranje posjeta Caritas Bosne i Hercegovine prema najavi donatora i partnera radi zajedno s (nad)biskupijskim Caritasima, poštujući unaprijed planirane aktivnosti i zajednički kombiniraju na-čin posjeta koji bi zadovoljio zahtjeve donatora i partnera.

Partneri/donatori koji imaju svoje urede u Bosni i Hercegovini posjete svojih kolega dužni su najaviti na isti način kao i svi drugi.

Planiranje suradnje s volonterima koji nisu iz Bosne i Hercegovine

Kroz iskustvo partneri i donatori nude svoje volontere koji bi pomogli u sanaciji štete nastale nakon prirodne nepogode. Ponekad su zahtjevi zbunjujući, stoga se planom žele riješiti nejasnoće vezane za rad s volonterima poštujući postojeće Zakone u Bosni i Hercegovini o volonterima.



24

Sve organizacije koje žele poslati svoje volontere prije planiranja trebaju poslati zahtjev/najavu Ca-ritasu Bosne i Hercegovine o mogućnosti uključenje volontera u djelovanje Caritasa u BiH. Najava ili zahtjev partnera i donatora treba sadržavati odgovore na sljedeća pitanja:

1. Kada se očekuje dolazak volontera i tko je odgovoran za njihov dolazak?2. Koliko dugo je planiran boravak volontera?3. Jesu li volonteri maloljetne ili punoljetne osobe? Broj jednih i drugih?4. Vrstu poslova koje volonteri mogu obavljati?5. Imaju li već unaprijed osiguran smještaj i hranu za vrijeme svoga boravka u zemlji?6. Na kojem području žele pomagati? Odnosi li se smještaj na to područje?

U suradnji s (nad)biskupijskim Caritasima, Caritas Bosne i Hercegovine planira njihovo uključenje, vodeći računa o sigurnosti volontera.

6.8. Financiranje i prikupljanje financijskih sredstava

S obzirom na potrebe na terenu Caritas može koristiti limitirana sredstva za podršku i pomoć sta-novništvu pogođenom prirodnom nepogodom. Resursi na raspolaganju su: materijalni (vozila, kom-bi, vodene crpke, isušivači, itd.), obrazovni (publikacije za lakše nošenje s posljedicama prirodne nepogode) i ljudski resursi koji podrazumijevaju osoblje zaposleno u Caritasima.

Kampanje za namicanje sredstava koje provodi Caritas Bosne i Hercegovine podrazumijeva:

l Prikupljanje sredstava kroz humanitarni brojl Broj računa za uplate u zemlji i izvan njel Publikacije koje najavljuju kampanju za prikupljanje sredstava za određene namjenel Kontakti s potencijalnim sponzorima određenih aktivnosti u zemlji i izvan nje lUkoliko nije predviđeno na drugačiji način, specijalne procedure financiranja (primjera za

više zemalja istodobno), bilateralni ugovori za financiranje od donatora priključuju se financij-skom izvješću

lNakon primitka donatorskih sredstava Caritas je dužan poslati izvod iz banke donatoru kao potvrdu primljenih sredstava

l Caritas BiH tjedno informira CE/CI o primljenim i obećanim sredstvima za potrebe djelovanja nakon prirodne nepogode.

l Tablicu s uplaćenim sredstvima i obećanim sredstvima za provedbu aktivnosti na terenu, Ca-ritas Bosne i Hercegovine dijeli s (nad)biskupijskim Caritasima na mjesečnoj osnovi uz mje-sečna izvješća.


25


6.9. Provedba aktivnosti

Provedba aktivnosti na terenu odgovornost je (nad)biskupijskih Caritasa u koordinaciji s lokalnim župnim Caritasima odnosno lokalnim zajednicama i timovima, kao i civilnom zaštitom, Crvenim kri-žem i drugim nevladinim organizacijama na lokalnoj razini.

Djelovanje na terenu koordinira (nad)biskupijski Caritas s lokalnim timovima (volonteri), lokalnim nevladinim organizacijama, lokalnim državnim institucijama. (Nad)biskupijski Caritas tijekom djelo-vanja može s obzirom na potrebe tražiti tehničku podršku nacionalnoga ureda i/ili (nad)biskupijsko-ga ureda koji nema velike ili nema nikako potrebe za djelovanjem nakon prirodne nepogode. Kako je navedeno, svaki oblik asistencije na terenu i/ili uredu zahtjeva pismenu arhivu o toj temi (zahtjev/molba za asistenciju, pismo suglasnosti i ToR za osobu koja vrši asistenciju na terenu).

Prije provedbe programa u kriznim/izvanrednim situacijama između nacionalnoga i (nad)biskupij-skih Caritasa sklapa se Ugovor o suradnji koji podrazumijeva tehničke upute provedbe projekta i izvještavanja, kao i financijske potpore.

Ugovor s donatorima i partnerima na projektu potpisuje Caritas BiH - Caritas BiH koji je odgovoran za transparentno trošenje sredstava kao i pravodobno i ugovorom definirano slanje izvješća.

Provedbu projekta/programa za područja pogođena krizom/prirodnom nepogodom Caritas BiH je od-govoran za pravodobno i sustavno izvještavanje javnosti o aktivnostima Caritasa u Bosni i Hercegovini kroz: medijske objave, tiskovne konferencije, informacijske listove i fotografije, video i filmske uratke.

Sve aktivnosti koje se provode na terenu u skladu su s projektnim zadacima i vode ka projektnim rezultatima, a provode se prema projektnom vremenskom okviru. Svaka neusklađenost projektnoga prijedloga i provedbe aktivnosti na terenu treba se opravdati pismeno.

6.10. Praćenje i evaluacija

6.10.1. Praćenje

Praćenje cjelokupnoga djelovanja Caritasa u Bosni i Hercegovini radi Caritas Bosne i Hercegovine.

Interno i eksterno praćenje projekta/programa podrazumijeva:

Odlaske na teren i razgovor s lokalnim osobljem kao i s (nad)biskupijskim osobljem uključenim u pro-jekt/program o pozitivnim i negativnim situacijama. Posjetima terenu Caritas BiH stvara pravu sliku i na taj način može dati bolje informacije donatorima i partnerima o potrebama korisnika, djelatnika i volontera uključenih u projekt/program.

Praćenje provedbe projekta/programa u ovisnosti od opsega i kompleksnosti Caritas BiH radi sam ili u suradnji s partnerima/donatorima. (Nad)biskupijski Caritas osigurava nesmetan odlazak na teren i uvid u djelovanja Caritasa na traženom području.



26

Radi uštede vremena i sredstava, a u ovisnosti od opsega programa praćenja donatora/partnera projekta/programa rade se organizirano na odabranim područjima i u određeno vrijeme. Preduvjet za praćenje su isti odgovori na pitanja kao kod posjeta. Caritas BiH u suradnji s (nad)biskupijskim Caritasom radi na planiranju praćenja provedbe kao sastavnoga dijela projektne dokumentacije.

6.10.2. Evaluacija

Interna evaluacija

Kroz proces evaluacije projekta dobijemo odgovore kakav je učinak projekta u odnosu na postavlje-ne ciljeve projekta, jesu li rezultati vidljivi i na koji način i čime se projektni rezultati mogu primijeniti i povećati. Kao predmet analize koristi se pojedini razvojni cilj oblikovan kako bi se s određenim sredstvima u određenim rokovima postigao jedan ili više operativnih ciljeva.

Evaluacija je dvostrani proces u kojem se evaluiraju ne samo rezultati i aktivnosti koji pomažu ostva-renje rezultata, nego i procesi i progres samoga projekta.

Stoga se evaluacija može napraviti na više načina bilo kroz upitnike ili okupljanjem na radionicu s istim ciljevima.

Evaluacija ide u više smjerova i to:

l Evaluacija rezultata, ciljeva, aktivnosti i procesa u Caritasul Evaluacija odnosa s drugim sudionicima u projektul Evaluacija na lokalnoj razini

Ostali partneri i sudionici u projektu/programu

Caritas Bosne i Hercegovine (Nad)biskupijski Caritas


27


6.11. Izvještavanje

Izvještavanje je jedan od načina komuniciranja i koordinacije aktivnosti na terenu. Svaki sudionik ima informacije o djelovanju njegove organizacije. Skup svih informacija daju sliku o stvarnim potre-bama na terenu i situaciji u državi. Izvještavanjem o stanju na terenu, procesima, planiranjima kao i samom djelovanju potrebno je radi dokazivanja akcije i njezine relevantnosti prema donatorima i partnerima koji podržavaju akciju. Svaki od tih donatora i partnera ima svoje donatore i partnere koji su dali povjerenje njima, a naši donatorima povjerenje nama za djelovanje i poticanje na pozitivne promjene u državi.

Sam mehanizam izvještavanja u kriznim/izvanrednim situacijama treba biti jednostavan, a oblici i sami izvještaji konkretni i koncizni.

Prema navedenoj shemi za izvještavanje, svako je izvještavanje dvostrani proces, cirkuliranje infor-macija koje poboljšavaju komunikaciju i razumijevanje potreba. Da bi se pojednostavila struktura izvještavanja, na shemi je žutim strelicama označen mehanizam izvještavanja unutar Caritasove mre-že. Plave strelice označavaju mehanizme izvještavanja između Caritasa i drugih sudionika prilikom djelovanja nakon prirodne nepogode. Ljubičaste strelice označavaju put prenošenja informacija iz izvještaja u javnost. Put za osiguranje pravodobne informacije u javnost su mediji, ali i izvještaji koji se

JAVNOST

Donatori/ partneri Mediji

Caritas InternacionalisCaritas Europe Caritas BiH

(Nad)biskupijski Caritasi

Lokalni timovi - župni Caritasi

Izvješća svih sudionika na svim

nivoima o djelovanju nakon prirodne nepogode u BiH,

državne institucije, nevladine organi-

zacije, civilna zaštita, itd.



28

šalju kroz mrežu Caritasa. Kroz medije u BiH javnost u BiH ima saznanja o našem djelovanju, dok kroz mrežu Caritasa šira javnost izvan zemlje ima priliku saznati o našem djelovanju. Zelena dvosmjerna strelica odnosi se na komunikaciju i dijeljenje informacija o djelovanju Caritasa na lokalnoj razini.

Mehanizam izvještavanja:

l Lokalni timovi šalju izvješća (nad)biskupijskim Caritasima (povratnu informaciju (nad)bisku-pijski Caritasi šalju lokalnim timovima)

l (Nad)biskupijski Caritasi izvješća šalju Caritasu Bosne i Hercegovine (povratnu informaciju konsolidirano izvješće Caritas BiH šalje (nad)biskupijskim uredima). Radi lakše koordinacije na terenu, (nad)biskupijski Caritasi svoje djelovanje koordiniraju s djelovanjem nevladinih or-ganizacija, općinama i drugim sudionicima na lokalnoj razini.

l Caritas BiH šalje konsolidirano izvješće u mrežu Caritasa, medijsku objavu o progresu na pro-jektu/programu kao i informacije o djelovanju Caritasa prema koordinirajućem tijelu za kri-zne/izvanredne situacije na razini Bosne i Hercegovine.


29


7. Minimalne norme Minimalne norme koje se primjenjuju temelje se na Sphere normama čuvajući ljudsko dosto-janstvo i radeći na načelima izdizanja iz krizne/izvanredne situacije omogućavajući korisnici-ma vraćanje minimalno na uvjete koje su imali prije prirodne nepogode odnosno kada prilike dopuštaju načelo “izgradnje na bolje”, što po-drazumijeva prevenciju kako se ista šteta ne bi dogodila ponovno.

Caritas u BiH poštuje Zakone Bosne i Hercego-vine i Zakone Crkve kao i minimalne norme za provedbu projekata koje je napisao Caritas In-ternacionalis.

http://www.spherehandbook.org/ Ili

www.caritas.ba


31


8. Programska administracija

8.1. Financijske procedure

Kako je prethodno navedeno postoji više izvora financiranja za krizne/izvanredne situacije i svi fon-dovi imaju iste procedure. Norme projektnoga menadžmenta mogu se vidjeti u dokumentu Caritasa Internacionalis o “Zajedničkim financijskim normama za projektni menadžment”.

Sastav proračuna projekta:

Izravni troškovi - aktivnosti usmjerene na korisnike/pogođeno stanovništvo, troškovi osoblja kako bi se osigurala pravodobna i planirana provedba aktivnosti, putni troškovi i troškovi smještaja uko-liko je udaljenost veća od 100 km, i/ili angažiranost osoblja zahtijevano je više od 12 sati u jednom danu za provedbu aktivnosti, troškovi volontera, angažmana stručnjaka kratkoročnih i dugoročnih, oprema i potrebni resursi za održavanje opreme te troškovi koji podrazumijevaju korištenje osnov-nih sredstava za rad: internet, telefon, itd.

Neizravni troškovi - troškovi monitoringa i evaluacije, eksterne evaluacije, revizijski troškovi, putni troškovi i troškovi smještaja za udaljenost veću od 100 km, troškovi djelatnika koji će voditi proces, troškovi za opremu i resurse, troškovi neophodne edukacije i/ili treninga, troškovi za medijsko pred-stavljanje, troškovi tiskanja, dizajna i lekture.

Proračun programa/projekta sačinjen je u predviđenom obliku Caritasa Internacionalis i to kao:

1. Konsolidirani proračun2. Pojedinačni proračun za svaki Caritas

8.2. Nabave

8.2.1. Nabave bez tenderske procedure

Prema Zakonu o blagajničkom poslovanju u Bosni i Hercegovini dopušteni limit gotovinskoga pla-ćanja je 200,00 KM (dvije stotine konvertibilnih maraka), oko 100,00 eura. Ta vrsta nabave temelji se na kupovini sitnoga potrošnog materijala koji nema veliku vrijednost, a neophodni su za poslovanje i djelovanje u vrijeme krizne izvanredne situacije.

Za nabave do 200,00 KM (100 eura) prema Zakonu o javnim nabavama ne propisuje tendersku proce-duru ni proceduru u okvirima traženja tri ponude. Te nabave ne podrazumijevaju nabavu osnovnih sredstava za rad, nego potrošnu robu neophodnu za funkcioniranje i djelovanje organizacije u kri-znim situacijama.



32

8.2.2. Nabave s procedurom traženja tri ponude ili tenderskom procedurom

Tenderska procedura podrazumijeva sve nabave iznad 200,00 KM (100,00 eura), a obuhvaća:

1. Dokument kojim se definiraju zahtjevi, a predmetom su tenderske procedure (opis traženoga proizvoda ili usluge, količina, kapacitet ponuđača za distribuciju proizvoda ili pružanje usluge, mjesto dostavljanja proizvoda i/ili način isporuke, datum isporuke proizvoda ili usluge, elek-tronička ili poštanska adresa za dostavljanje i telefonski broj)

2. Objavu tendera ili traženje ponuda od različitih kompanija (najmanje tri ponude za odabir)3. Formiranje komisije za odabir najpovoljnije ponude4. Potpisivanje ugovora s distributerom ili ponuđačem usluge

Komisija s minimalno tri člana analizira ponude, a odabire ponudu koja odgovara: cijenom, kvalite-tom, brzinom isporuke, kompetencijama. Potvrda o odabiru ponuđača priprema se kroz odluku na kojoj se članovi komisije potpisuju kao potvrdu odluke.

Sve odluke s kratkim objašnjenjem šalju se kompanijama/ponuđačima usluga o izboru najpovoljnije ponude, najpovoljnijem ponuđaču kao i onima koji nisu prošli na tenderu.

Napomena: Ukoliko donator/partner ima posebne zahtjeve za provedbu tenderske procedure Cari-tas u Bosni i Hercegovini će razmotriti zahtjev i postupati prema strukturalnim mogućnostima.


33


9. Koordinacija projekta i/ili programaKoordinacija programa i projekata koje facilitira Caritas Internacionalis i Caritas Europa vodi se u nacionalnom uredu, preko (nad)biskupijskoga do župnoga Caritasa i/ili lokalne zajednice ukoliko župni Caritas nije uspostavljen. Koordinacija projekata i/ili programa u vrijeme krize vodi se prema odrednicama ovoga dokumenta.

Pravila koordinacije vođene facilitacijom Caritasa Internacionalis objašnjena je u dokumentu pod nazivom “Toolkit Caritasa Internacionalis” koji je sastavni dio ovoga dokumenta.1

Pravila koordinacije vođene facilitacijom Caritasa Europe objašnjena su u dokumentu* tajništva/sekretarijata Caritasa Europe.

*Dokument je u izradi i očekuje se do kraja 2016. godine.

1 CI Toolkit je priručnik koji je izradio Caritas Internacionalis, za propisivanje svih procedura i pravila objave Apela kroz mrežu.


35


10. SigurnostOsoba/e zadužena(e) za koordiniranje na terenu odgovorna je za praćenje sigurnosne situacije kao i poduzimanje mjera opreza za sigurnost osoblja. Svi rizici i mjere trebaju se poduzeti prije samoga odlaska na teren. Članovi timova trebaju biti upoznati s pravilima terenskoga rada prije samoga dje-lovanja.

Mogući rizici:

1. Prometna nezgoda 2. Ekstremni vremenski uvjeti (snježni nanosi, snijeg, lavina, pijavica, vjetar)3. Objekti koji su oštećeni nepogodom (poplavom, klizištem ili potresom)4. Ponavljanje potresa na mjestima koje trebaju pomoć5. Područje u riziku od klizišta u kombinaciji s vremenskim uvjetima koji potiču pojavu

Članovi tima nisu educirani i pripremljeni za djelovanje u opasnim uvjetima. Stoga je neophodno pratiti određena pravila:

1. Sigurnost putovanja: minimalni zahtjevi koje treba ispunjavati su: ispravno vozilo, gume koje odgovaraju vremenskim uvjetima, alat i dodatna oprema u autu, vozač je obvezan poštivati pravila u prometu, voda, čokoladice i sendviči.

2. Komunikacija: mobilni telefon koji je ispravan i ima pretplatu, u adresaru se nalaze svi važni telefonski brojevi:

a. Civilna zaštita

b. Hitna medicinska pomoć

c. Vatrogasci

d. Vučna služba

e. Policija

3. Tim ne smije ulaziti u područja gdje je voda iznad gležnja i koja teče, niti u područja koja su poplavljena bez čamca ili opreme neophodne za prolazak kroz vodu

4. Članovi tima provode aktivnosti za koje su educirani i pripremljeni. Spašavanje života u opasnim po život situacijama članovima tima nije dopušteno. Članovi tima koji se nađu u situaciji da je nekome pomoć stručne osobe potrebna u mobilnim telefonom poziva pomoć ili se obraća prvoj stručnoj osobi.

Svi problemi vezani uz sigurnost tima obvezno se prijavljuju osoblju koje koordinira projekt i/ili pro-gram, a koje je dužno poduzeti korake za sprječavanje ili smanjivanje rizika od opasnosti na terenu.


37


11. Krizne situacije izvan Bosne i HercegovineNovi strateški plan Caritasa Bosne i Hercegovine govori o djelovanju u kriznim situacijama u Bosni i Hercegovini i izvan Bosne i Hercegovine. U Caritasima u Bosni i Hercegovini ljudi s iskustvom na ovom polju svoje znanje i sposobnost mogu ponuditi u vrijeme krizne situacije izvan zemlje. Caritasa Europa mapirao je projekte i stručnjake, tako što je svaki Caritas je imenovao svoje stručnjake (CV i prijava) u određenim područjima rada. Angažman stručnjaka nudi se u Apelu Caritasa Internaciona-lis ili Caritasa Europe kada je u zemlji potrebna pomoć prilikom provedbe projekta i/ili programa u kriznim situacijama. Objavu o potrebi stručnjaka radi Caritas Internacionalis kroz javne pozive.

*Caritas BiH: Napraviti bazu podataka o stručnjacima i proslijediti poziv za prijavu svog angažmana

Osim angažmana stručnjaka Caritas Bosne i Hercegovine radi na prikupljanju sredstava za Caritaso-vo djelovanje u zemlji koja je u krizi.

Sredstva se prikupljaju kroz:

1. Javni medijski poziv građanima - objavom poziva/Kampanje za prikupljanje sredstava uplata-ma na žiro račun ili pozivom na donacijski telefonski broj.

2. Ciljanu kolektu za stradale u župama - objavom predsjednika Caritasa Bosne i Hercegovine na inicijativu ravnatelja Caritasa BiH biskupima u Bosni i Hercegovini i (nad)biskupijskom Caritasu koji objavu dalje prosljeđuju na niže razine. Prikupljeni se novac transparentno objavljuje javno i šalje na račun nacionalnoga ureda Caritasa u zemlji koja je u potrebi s naznakom Caritasu Eu-rope i Caritasu Internacionalis o prikupljenim i poslanim sredstvima kao dio doprinosa Apelu.


39


12. Revizija planaAktualizaciju nacionalnoga plana Upravno vijeće potvrđuje i usvaja na redovitoj sjednici. Sve pro-mjene i dopune nacionalnoga plana Upravno vijeće odobrava i potvrđuje na osnovu zahtjeva ravna-telja Caritasa Bosne i Hercegovine.

Revidiranje nacionalnoga plana radi se prema potrebi, a obvezno revidiranje predviđa se svake treće godine od dana usvajanja.


41


13. Dodatak: Kontakt liste na državnoj razini Osoba za kontakt Telefon E-mail Adresa

Ministarstvo sigurnosti BiH Idriz Brković 033/492728

[email protected]@msb.gov.ba

Trg BiH 1, Sarajevo

Federalna uprava CZ-a Fahrudin Solak 033/779450

[email protected]@fucz.gov.ba [email protected]

Vitomira Lukića 10, Sarajevo

Civilna zaštita RS-a Mile Medjed 057/334258 [email protected]



42

Caritas Bosne i Hercegovine Mehmed bega Kapetanovića Ljubušaka 6 Kontakt: [email protected] Voditelj projekata i programa za krizne/izvanredne situacije: Dijana Muzička, [email protected]

Caritas Vrhbosanske nadbiskupije Nikole Šopa 50a Kontakt: [email protected]

Caritas biskupija Mostar Duvno i Trebinje Mrkan Zagrebačka 5A Kontakt: [email protected]

Caritas Banjolučke biskupije Petra I Karađorđevića br. 125 Kontakt: [email protected]


nacionalni plan - caritas · mora i anticikloni koji dolaze i iz kontinentalnoga dijela azije. sve...

Documents