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MUNICIPALIDAD DE SAN SALVADOR

A u d i t o r i a I n t e r n a

INFORME 10 – 2014

“EXAMEN ESPECIAL DE SEGUIMIENTO A

RECOMENDACIONES EMITIDAS EN INFORMES DE

INTERVENCIONES DE AUDITORIA INTERNA

REALIZADAS A DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA

AMSS Y DESCENTRALIZADAS EN LOS PERIODOS

2012 Y 2013”

SAN SALVADOR, 23 DE MARZO DE 2015.

AUDITORIA INTERNA

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INDICE

I.I. Resumen de los resultados obtenidos del seguimiento 3 - 6

II. Párrafo Introductorio 7

III. Objetivos del Examen 7

IV. Alcance 8

VI. Resultados del examen 8

V. Base Legal técnica 8-9

VI.I. Matrices de resultados 9

VI.I.I. Consolidado del periodo 9

VI.I.II. Consolidado por año de intervenciones sujetas a seguimiento 10 – 11

VI.I.III. Detalle de observaciones para seguimiento según informe 12-124

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Unidad de Auditoria Interna/AMSS

Informe 10–2014

San Salvador, 23 de marzo de 2015 Honorable Concejo Municipal

Presente.-

I. RESUMEN EJECUTIVO

Auditoría Interna, basándose en el artículo 48 de la Ley de la Corte de Cuentas de la

República, del Plan Anual Operativo y Orden de Trabajo N° 18/2014, ha efectuado

“Examen Especial de Seguimiento a Recomendaciones emitidas en Informes de

Intervenciones de Auditoría Interna, realizada a diferentes dependencias de la AMSS y

Descentralizadas, durante los períodos de 2012 y 2013.”

Mediante el presente Informe se proporciona un consolidado y resumen de las

intervenciones de auditorías internas sujetas a seguimiento, realizadas a diferentes

dependencias de la AMSS y Descentralizadas, así como también Cuadro detalle que

muestra la situación determinada (cumplimiento) a la fecha del seguimiento.

I.I. RESUMEN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DEL SEGUIMIENTO.

Parte importante de una adecuada gestión consiste en reforzar el control interno y

superar las observaciones realizadas por entes fiscalizadores, por tanto, en

cumplimiento a lo establecido en el artículo 48 de la Ley de la Corte de Cuentas de la

República y en las Normas de Auditoría Gubernamental 2.2, se efectúo seguimiento a

las recomendaciones emitidas en informes anteriores de auditoría interna,

determinando el resultado de acuerdo al siguiente detalle:

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Resumen de resultados del seguimiento.

N° Ref. Informe Descripción del Informe

Número de Recomendaciones

pendientes de cumplimiento

Grado de Cumplimiento

Cumplidas No

Cumplidas

1

Informe Nº 02/2012 de fecha 05 de

Julio de 2012.

“Examen Especial a los procesos de Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios realizados por la Administración General de Cementerios del Municipio de San Salvador (AGCMSS)”

1 1 0

2

Informe Nº 03/2012 de fecha 31 de agosto de

2012.

“Examen Especial al proceso de fiscalización”

5 1 4

3

Informe Nº 04/2012 de fecha 17 de Septiembre

de 2012.

“Examen Especial sobre cobros de comercio informal no ingresados a colecturía en delegación distrital I”

3 3 0

4

Informe Nº 08/2012 de fecha 29 de

Agosto 2013.

“Auditoria Operacional o de gestión a la Delegación Distrital IV”

13 4 9

5

Informe Nº 01/2013 de fecha 04 de marzo de

2013.

“Examen Especial sobre evaluación del sistema de control interno al Departamento de Servicios Generales al mes de febrero de 2013”

1 0 1

6

Informe Nº 02/2013 de fecha 04 de Marzo de

2013.

“Examen Especial sobre evaluación del sistema de control interno al Departamento de Gestión de Personal al mes de febrero de 2013”

1 1 0

7

Informe Nº 06/2013 de fecha 28 de Agosto de

2013.

“Examen Especial sobre evaluación del sistema de control interno a la sección de soporte y telecomunicaciones, al mes de agosto de 2013”

15 0 15

de 125





Cumplidas No

Cumplidas

8

Informe Nº 07/2013 de fecha 11 de octubre de

2013.

“Examen Especial al proyecto de gestión integral de desechos sólidos del municipio de San Salvador (ECO ESCUELAS) financiado por el área metropolitana de Barcelona AMB, agencia Catalana de cooperación al desencolupament ACCD, Generalitat de Cataluña Fundación para el avance de los estudios mesoamericanos INC Fonsi Fons catala de cooperación al desarrollo de Barcelona España y contra la partida de la alcaldía de San Salvador.periodo 2008-2013”

2 0 2

9

Informe Nº 09/2013 de fecha 12 de diciembre de

2013.

“Examen Especial sobre evaluación del sistema de control interno al Departamento de Control de Bienes hasta el mes de enero 2013”

14 4 10

10

Informe Nº 10/2013 de fecha 12 de diciembre de

2013

“Examen Especial sobre evaluación del sistema de control interno a la Unidad de Fiscalización Tributaria hasta el mes de marzo 2013”

17 6 11

11

Informe Nº 12/2013 de fecha 12 de febrero de

2014

“Examen Especial al proceso sancionatorio diligenciado por la Delegación Distrital III, según expediente con referencia 006-D3-SPO-220301-2012 correspondiente al periodo mayo de 2012 a septiembre 2013”

1 1 0

12

Informe Nº 13/2013 de fecha 27 de febrero de

2013

“Auditoría Operacional o de gestión a la delegación distrital VI, correspondiente al periodo de enero a agosto 2013”

13 5 8

13

Informe Nº 14/2013 de fecha 22 de abril de 2014

“Examen Especial sobre evaluación al control interno del Departamento Municipal de la Mujer, Niñez y familia, al mes de julio 2013”

16 8 8

de 125





Cumplidas No

Cumplidas

14

Informe N° 15-2013 de fecha 25 de agosto de

2014

Examen Especial al Control Interno, Manejo Administrativo y Financiero del Patronato de Bienestar Social “Apoyo a mi San Salvador” de la Alcaldía Municipal de San Salvador.

27 7 20

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Auditoría Interna/AMSS

Informe 10–2014

San Salvador, 23 de marzo de 2015 Honorable Concejo Municipal Presente.

II. PÁRRAFO INTRODUCTORIO

Auditoría Interna, basándose en el artículo 48 de la Ley de la Corte de Cuentas de la

República, del Plan Anual Operativo y Orden de Trabajo N° 18/2014, ha efectuado

“Examen Especial de Seguimiento a Recomendaciones emitidas en Informes de

Intervenciones de Auditoría Interna, realizada a diferentes dependencias de la AMSS,

en los períodos de 2012 y 2013.”

III. OBJETIVOS DEL EXAMEN

a) Contribuir institucionalmente con un insumo base para constituir los mecanismos de

control interno en cada gerencia y dependencia intervenida, con el propósito

fundamental de proporcionar seguridad razonable a las operaciones y procesos a su

cargo.

b) Realizar seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los

informes de auditorías anteriores, de acuerdo al Art. 48 de la Ley de la Corte de

Cuentas.

IV. ALCANCE

El presente documento, es una consolidación de las intervenciones de auditoría interna,

realizada en los períodos 2012 y 2013.

La utilización de este documento está enmarcado al objetivo previsto, en tal sentido se

pretende coadyuvar con la administración en el mejoramiento del control interno

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superando las observaciones y recomendaciones pendientes de cumplimiento

enunciadas en informes de auditoría interna.

V.BASE LEGAL, TECNICA

Ley de la corte de cuentas de República

Obligatoriedad de las Recomendaciones

Artículo 48.- Las recomendaciones de auditoría serán de cumplimiento obligatorio en la

entidad u organismo, y por tanto, objeto de seguimiento por el control posterior interno y

externo.

Responsabilidad Administrativa

Art. 54.- La responsabilidad administrativa de los funcionarios y empleados de las

entidades y organismos del sector público, se dará por inobservancia de las

disposiciones legales y reglamentarias y por el incumplimiento de sus atribuciones,

facultades, funciones y deberes o estipulaciones contractuales, que les competen por

razón de su cargo. La responsabilidad administrativa se sancionará con multa. (2)

Responsabilidad Patrimonial

Art. 55.- La responsabilidad patrimonial se determinará en forma privativa por la Corte,

por el perjuicio económico demostrado en la disminución del patrimonio, sufrido por la

entidad u organismo respectivo, debido a la acción u omisión culposa de sus servidores

o de terceros.

Normas de Auditoria Gubernamental

2.2 SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE INFORMES ANTERIORES

El auditor gubernamental debe dar seguimiento al cumplimiento de recomendaciones

emitidas en informe de auditoría anterior. En este caso, el auditor deberá analizar los

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comentarios y la evidencia presentada por los titulares y demás servidores actuantes de la

entidad auditada, y establecer sobre la base de éstos, el grado de cumplimiento de las

referidas recomendaciones.

VI. RESULTADOS DEL EXAMEN

Los resultados obtenidos se presentan en función al objetivo del Examen, alcance

planificado y documentación e información a la que se obtuvo acceso.

VI.I. MATRICES DE RESULTADOS.

Consolidado de Resultados

AÑO INTERVENCIONES

REALIZADAS SUJETAS A SEGUIMIENTO

N° RECOMENDACIONES PENDIENTES DE CUMP.

GRADO DE CUMPLIMIENTO

CUMPLIDAS

NO CUMPLIDAS

2012 4 22 9 13

2013 10 107 33 74

TOTAL 14 129 42 87

de 125

VI.I.II CONSOLIDADO POR AÑO DE INTERVENCIONES SUJETAS A SEGUIMIENTO, PERIODO 2012

N°

REF.

INFORME

EXAMEN DESARROLLADO CANTA.

RESULTADO DE SEGUIMIENTO

REF. A SEGB CUMPLIDAS

NO

CUMPLIDAS

1 02-2012 “Examen Especial a los procesos de Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios realizados por la Administración General de Cementerios del Municipio de San Salvador (AGCMSS) periodo de 2011”

1 RI 10-2014 1 0

2 03-2012 “Examen Especial al proceso de Fiscalización, periodo de junio 2010 a octubre 2011” 5 RI 07-2014 1 4

3 04-2012 “Examen Especial sobre cobros de comercio informal no ingresados a colecturía en delegación distrital I”

3 RI 09-2014 3 0

4 08-2012 “Informe Final Auditoria Operacional o de gestión a la Delegación Distrital IV, correspondiente al periodo 2011”

13 RI 08-2014 4 9

TOTALES

22

9

13

A NUMERO DE RECOMENDACIONES

BREFERENCIA A SEGUIMIENTO

VI.I.II CONSOLIDADO POR AÑO DE INTERVENCIONES SUJETAS A SEGUIMIENTO, AÑO 2013

N°

EXAMEN DESARROLLADO CANT

A.

RESULTADO DE SEGUIMIENTO

REF. A SEGB CUMPLIDA NO CUMPLIDAS

1 01-2013 “Examen Especial sobre evaluación del sistema de control interno al departamento de servicios generales al mes de febrero 2013”

1 RI 12-2014 0 1

2 02-2013 “Examen Especial sobre evaluación del sistema de control interno al departamento de gestión de personal al mes de febrero de 2013”

1 RI 11-2014 1 0

3 06-2013 “Examen Especial sobre evaluación del sistema de control interno a la sección de soporte técnico y telecomunicaciones al mes de agosto del 2013”

15 RI 13-2014 0 15

4 07-2013

“Examen Especial al proyecto de gestión integral de desechos sólidos del municipio de San Salvador (ECO ESCUELAS) financiado por el área metropolitana de Barcelona AMB, agencia Catalana de cooperación al desencolupament ACCD, Generalitat de Cataluña Fundación para el avance de los estudios mesoamericanos INC Fonsi Fons catala de Cooperación al desarrollo de Barcelona España y contra la partida de la alcaldía de San Salvador periodo 2008-2013”

2 RI 16-2014 0 2

5 09-2013 “Examen Especial sobre evaluación del Sistema de Control Interno al Departamento de Control de Bienes, correspondiente hasta el mes de enero 2013”

14 RI 06-2014 5 9

6 10-2013 “Examen Especial sobre evaluación del Sistema de Control Interno a la Unidad de Fiscalización Tributaria, correspondiente hasta el mes de Marzo 2013”

17 RI 15-2014 6 11

7 12-2013 Examen Especial al proceso sancionatorio diligenciado por la Delegación Distrital III, según expediente con referencia 006-D3-SPO-220301-2012, correspondiente al periodo comprendido de mayo de 2012 a septiembre de 2013

1 1 0

8 13-2013 Auditoria Operacional o de Gestión a la Delegación Distrital VI, correspondiente al periodo de Enero a agosto 2013

13 RI 05-2014 5 8

9 14-2013 “Examen Especial sobre evaluación al control interno del Departamento Municipal de la Mujer, Niñez y familia al mes de julio 2013”

16 RI 17-2014 8 8

10 15-2013 Examen Especial al Control Interno, Manejo Administrativo y Financiero del Patronato de Bienestar Social “Apoyo a mi San Salvador” de la Alcaldía Municipal de San Salvador.

27 RI 18-2014 7 20

TOTALES 107 33 74

A NUMERO DE RECOMENDACIONES PENDIENTES

BREFERENCIA A SEGUIMIENTO

VI.I.III DETALLE DE OBSERVACIONES PARA SEGUIMIENTO SEGÚN INFORME

Informe Nº: 02 – 2012

Fecha del Informe: 05 de julio de 2012.-

Nombre de la Auditoria: Examen Especial a los procesos de Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios realizados por la Administración General de Cementerios del Municipio de San Salvador

(AGCMSS).

Período Auditado: Período 2011

TITULO Y CONDICION RECOMENDACIÓN COMENTARIO DE LA

ADMINISTRACIÓN SOBRE ACCIÓN REALIZADA

COMENTARIOS DE AUDITORIA

SITUACION DETERMINADA

1. Nombramiento de comisión de compras sin delegar

ni definir alcance de facultades.

Comprobamos que algunas compras fueron adjudicadas a los

proveedores por la Comisión de Compras nombrada por la Junta

Directiva por medio de Acuerdo Numero 8.1 de JDC-ASO-18-

2010 de fecha 26 de octubre de 2010; sin embargo, dicho

acuerdo presenta deficiencias en su redacción ya que no expresa

la delegación de la Junta Directiva sobre esta atribución, ni define

el alcance de los montos de aprobación que tendría la comisión,

como parte del objeto del nombramiento de ésta, situación que

genera ambigüedad sobre las atribuciones expresas en los

Estatutos tanto para la Junta Directiva que le corresponde según

el Artículo 13 numeral 11: aprobar toda erogación que exceda los

cuatro salarios mínimos y las del Director Ejecutivo en el Artículo

18 numeral 2: Autorizar gastos hasta por una cantidad

equivalente a los cuatro salarios mínimos vigentes.... Los casos

identificados ascienden a un monto de $ 41,199.30 los cuales se

muestran en el siguiente detalle:

Recomendamos al Administrador

General de Cementerios lo siguiente:

Realizar las gestiones necesarias ante

la Junta Directiva para que se

modifique y ratifique el Acuerdo número

8.1 de JDC-ASO-18-2010, e incorporar

la delegación de la Comisión de

Compras, sobre sus atribuciones,

definiendo el alcance de los montos de

aprobación y ser comunicadas a las

instancias que intervienen en dicho

proceso.

La Administración remitió fotocopia del

acuerdo de Junta Directiva N°7 tomado

el 18/07/2012 (JDC-ASE-16-2012) con

el cual se atiende la recomendación

dada.

Se verificó la

documentación que

evidencia el cumplimiento

de la recomendación

emitida.

CUMPLIDA



Fecha del Informe: 05 de julio de 2012.-

Nombre de la Auditoria: Examen Especial a los procesos de Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios realizados por la Administración General de Cementerios del Municipio de San Salvador

(AGCMSS).

Período Auditado: Período 2011



COMENTARIOS DE AUDITORIA


Cuadro N°4 Detalle de compras que no fueron adjudicados por la Junta

Directiva.

N°

Orden de

Suministro

Orden de Compra

Fecha Número Número Fecha Monto

1. 01/10/10 480 1975 08/04/11 $ 15,629.01

2. 24/05/11 539 2030 07/06/11 2,205.63

3. 30/08/11 668 2152 10/09/11 1,540.84

4. 30/08/11 669 2154 12/09/11 1,633.10

5. 13/09/11 697 2182 29/09/11 1,601.28

6. 10/10/11 764 2227 26/10/11 973.00

7. 25/10/11 765 2232 28/10/11 2,000.00

8. 05/11/11 813 2292 14/11/11 1,241.00

9. 31/10/11 771 2297 15/11/11 1,394.94

10. 14/11/11 804 2305 16/11/11 2,313.40

11. 12/12/11 888 2433 20/12/11 4,912.40

12. 19/12/11 899 2440 22/12/11 5,754.70

Total $ 41,199.30


Informe Nº: 03-2012

Fecha del Informe: 31 de agosto de 2012

Nombre de la Auditoria: Examen Especial al proceso de fiscalización.

Período Auditado: junio 2010 a octubre 2011


ADMINISTRACIÓN SOBRE ACCIÓN

REALIZADA

COMENTARIOS DE AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

1. Inconsistencias en la determinación de impuestos complementarios por un monto US$5,954.07.

Observación:

Mediante la revisión efectuada sobre una muestra de

expedientes de contribuyentes sujetos a procesos de

fiscalización, se verificaron inconsistencias entre los

resultados de impuestos complementarios derivados

de los informes emitidos por los fiscalizadores y los

resultados finalmente notificados a dichos

contribuyentes, observando que en la etapa de

revisión y autorización del informe de fiscalización no

se justifican técnicamente modificaciones realizadas

por parte de la jefatura del departamento, las cuales

disminuyeron arbitrariamente los montos en concepto

de impuestos que los sujetos pasivos fiscalizados

realmente tenían que liquidar.

Las inconsistencias determinadas fueron además

confirmadas mediante informe que rindieron los

fiscalizadores formalmente designados en los casos

relacionados, señalando la intervención del entonces

Jefe del Departamento de Fiscalización a través de

órdenes sin fundamento técnico para modificar

informes y resoluciones finales.

Recomendamos al Gerente Financiero

en coordinación con la jefatura de la

Unidad de Fiscalización Tributaria

Municipal, lo siguiente:

Realizar gestiones ante la Gerencia Legal a

efecto de analizar y ordenar según

corresponda, las diligencias jurídicas

contempladas en el artículo 71 de la Ley

General Tributaria Municipal, ante las

instancias competentes por los posibles

perjuicios contra Municipalidad

relacionadas con los valores dejados de

percibir en concepto de impuestos

municipales.

Comentarios emitidos por Jefe de

Fiscalización:

A efecto dar cumplimiento al proceso

judicial establecido en el artículo 71 de la

Ley General Tributaria Municipal, se

manifieste directamente la Gerencia de

Gestión Tributaria, con la Gerencia Legal,

para que se evoquen a la Institución

respectiva a que se inicie dicho proceso,

si así se considera pertinente.

No envian documentación donde dan

cumplimiento a la recomendación.

NO CUMPLIDA








REALIZADA


DETERMINADA

Cuadro N° 1 Procesos con inconsistencias en la

determinación de complemento al impuesto.

Nombre del Contribuye

nte

Impuesto Municipal Computado Monto

dejado de percibir

Inconsistencia Observable

Según Fiscalización

Según Auditori

a

Alfa Inversiones, S.A. DE C.V.

$ 795.66 $3,697.25

$ 2,901.59

A la empresa se notificaron dos resoluciones con diferentes valores, una por $2,951 y la otra por $795.66, dejando firme la de menor valor.

Sergio Luigi Chiriatti Lazo.

$ 2,125.00 $3,396.83

$ 1,271.83

Se modificó el primer informe con un valor de $2,125.00 por otro con valor de $ 0.00.

Inversiones 2001, S.A. DE C.V. Períodos (2005-2007)

$ 00.00 $1,155.68

$ 1,155.68

Valor a aplicar según informe era de $1,155.60 y se modificó a $0.00.

Inversiones 2001, S.A. DE C.V. Períodos (2008-2010)

$ 00.00 $ 624.97

$ 624.97

Valor a aplicar según informe era de $624.98 y se modificó a $0.00.

Total $ 2,920.66 $8,874.73

$ 5,954.07








REALIZADA


DETERMINADA

2. Extravío de expediente de fiscalización que determinaba complementaria por US$9,253.22.

Observación

Para el desarrollo de las labores de auditoría se

solicitó el expediente relacionado al proceso de

fiscalización ordenado sobre el contribuyente Prisma

Ingenieros, S.A. DE C.V, informándosenos que dicho

expediente fue entregado en la etapa de revisión de

informe al Jefe del Departamento de Fiscalización

actuante para el período objeto de estudio, pero que

éste no fue devuelto para continuar con el

procedimiento de notificación posterior al

contribuyente.

Según se hace constar por medio de libro de control

interno de expedientes del Departamento de

Fiscalización, el referido legajo de documentos fue

registrado en poder del jefe de dicho Departamento

para continuar con el procedimiento de firma del

informe de fiscalización que establecía una

complementaria al impuesto computado municipal

por un monto de US$9,253.22; pero posteriormente

no se cuenta con evidencia que señale la devolución

del expediente para proseguir con la determinación

de la obligación tributaria municipal.

a)Recomendamos al Gerente Financiero,

girar instrucciones a la jefatura de la

Unidad de Fiscalización Tributaria

Municipal (en funciones) a fin de ordenar la

emisión de Auto de Designación de Auditor

para realizar proceso de fiscalización al

contribuyente Prisma Ingenieros, S.A. DE

C.V, evaluando períodos tributarios

diferentes a los consignados en el proceso

observado en el presente hallazgo

atendiendo lo establecido en los artículos

62 y 82 de la Ley General Tributaria

Municipal;

b)Asimismo, al Gerente Financiero en

coordinación con la jefatura de la Unidad

de Fiscalización Tributaria Municipal en

funciones, recomendamos realizar

gestiones ante la Gerencia Legal a efecto

de que realicen análisis si procede ordenar

las diligencias jurídicas contempladas en el

artículo 71 de la Ley General Tributaria

Municipal ante las instancias

correspondientes por el posible perjuicio

contra Municipalidad relacionado con el

monto de US$9,253.22 dejado de percibir

en concepto de complemento al impuesto

municipal.

Comentarios emitidos por Jefe de Fiscalización:

1. Anexamos Auto de Designación de

Auditor para los períodos 2011, 2012 y

2013.

2. Afecto de procesos legales–

administrativos, sea la Gerencia de

Gestión Tributaria directamente la que

solicite opinión jurídica a la Gerencia

Legal de la Municipalidad. Cabe hacer

mención que según potestad oficiosa de

la Unidad de Fiscalización Tributaria

Municipal se dará seguimiento al proceso

de fiscalización de los períodos

observados con el objetivo de finalizarlos.

Envian el Auto de Designación donde

verificaron el cumplimiento de las

obligaciones tributarias para los años

2011, 2012 y 2013.

No envian documentación

donde dan cumplimiento a la

recomendación.

CUMPLIDA

NO CUMPLIDA








REALIZADA


DETERMINADA

3. Supresión irregular de saldos en el Sistema de Gestión Tributario por US$9,396.00.

Observación

Se verificó que el sistema que administra la Base

Tributaria Municipal registra aplicaciones en concepto

de reducción de tributos adeudados por

determinados contribuyentes, sin existir la

correspondiente documentación soporte sobre dichas

aplicaciones, ni evidencia acerca de diligencias

administrativas orientadas a resolver conforme al

procedimiento establecido para corregir los tributos

adeudados. Las operaciones mencionadas fueron

generadas mediante notas de abono elaboradas por

medio del usuario de sistemas correspondiente al ex-

jefe del Departamento de Fiscalización, inobservando

el procedimiento formalmente establecido para

introducción de datos al Sistema de Gestión

Tributario, el cual no lo facultaba para modificar

registros de adeudos tributarios. A continuación se

detalla una muestra de aplicaciones irregulares

ejecutadas por el usuario “cmrovira”.

Recomendamos al Gerente Financiero girar

instrucciones al Jefe de la Unidad de

Fiscalización Tributaria Municipal en

funciones, a fin de agotar las posibilidades

de ubicar documentación soporte de las

aplicaciones relacionadas en el presente

hallazgo, caso contrario ordenar el

restablecimiento de los saldos suprimidos

injustificadamente sobre las cuentas de

dichos contribuyentes y efectuar el cálculo

en lo aplicable, de los correspondientes

intereses moratorios sobre los saldos

restablecidos desde la fecha de su

incorrecta eliminación. Además se deberá

gestionar la eliminación de privilegios en el

Sistema de Gestión Tributario, para

modificación de registros en cuentas de

contribuyentes asociados a usuarios de la

Unidad de Fiscalización, manteniendo

únicamente dicha función en el usuario de

Gestor de Resoluciones Administrativas.

Comentarios emitidos por Jefe de

Fiscalización:

Se eliminó el privilegio a los usuarios de

la Unidad de Fiscalización Tributaria

Municipal en el sistema de Gestión

Tributaria; por esta razón se creó la plaza

de Gestor de Resoluciones

Administrativas, como usuario único, para

realizar las aplicaciones de las

resoluciones del proceso de fiscalización,

brindando así la transparencia requerida

en las mismas.


cumplimiento a la recomendación

NO CUMPLIDA








REALIZADA


DETERMINADA

Cuadro N° 2 Aplicaciones al SGT sin documentación y

fundamentación técnica de soporte.

Contribuyente

Cuenta tributaria municipa

l

Nota de

Abono

Fecha de

aplicación

Aplicación

Indebida

Descripción

Compañía de alumbrado eléctrico de san salvador, S.A. DE C.V.

03160220070002521

147024

22/10/10

1,142.86

Supresión de multa aplicada en el ejercicio 2002 por negación a suministrar información.


03160220070002521

147058

22/10/10

782.43

Supresión de impuesto e intereses aplicados S/resolución AMSS2000/UF OINEX/385 del 24/10/2000.


03160220070002521

147019

22/10/10

1,142.86

Supresión de multa aplicada en el ejercicio 2001 por negación a suministrar información.








REALIZADA


DETERMINADA


03160220070002521

147049

22/10/10

1,954.91

Supresión de impuesto e intereses aplicados S/resolución AMSS2000/UF OINEX/385 del 24/10/2000.

Gloria Elizabeth Solís de Rosa.

03160220070009984

158130

01/02/11

986.83

Supresión de intereses moratorios correspondientes a los ejercicios 2003-2005.

Inversiones 2001, S.A. DE C.V.

03160220070011201

158144

01/02/11

3,386.10

Omisión en la aplicación de complementaria al impuesto municipal correspondiente a los ejercicios 2002-2004.

Total $9,396

.00








REALIZADA


DETERMINADA

4. Falta de criterios técnicos en la selección de contribuyentes a fiscalizar.

Observación

El procedimiento de selección de contribuyentes para

conformar el plan de fiscalizaciones a ejecutar

durante un ejercicio anual, carece de criterios

técnicos en cuanto al establecimiento del tamaño de

su muestra de trabajo y elección de los registros que

serán sometidos al proceso de fiscalización,

inadvirtiendo la aplicación de indicadores y

parámetros que podrían contribuir con la ampliación y

diversificación de la base tributaria de contribuyentes

elegibles para ser fiscalizados, como por ejemplo:

relación de variaciones en los activos declarados en

ejercicios anteriores por los contribuyentes,

estratificación de cuentas según actividades

económicas, reportes de cuentas próximas a

prescribir y análisis de los sistemas de datos de

inmuebles y rótulos para ampliación de la base

tributaria por impuestos.

Recomendamos al Gerente Financiero gire

instrucciones al Jefe de la Unidad de

Fiscalización Tributaria Municipal en

funciones, a fin de redefinir el

procedimiento empleado en la formulación

del plan anual de fiscalizaciones, utilizando

una metodología con base en criterios

técnicos para la determinación del tamaño

de su muestra de trabajo y selección de los

contribuyentes a fiscalizar, con el objetivo

de obtener mayores indicadores de análisis

sobre la base tributaria por impuestos

municipales que coadyuven a orientar

eficazmente los esfuerzos institucionales

por establecer la exacta tributación de los

sujetos pasivos.

Comentarios emitidos por Jefe de Fiscalización: Los factores que se contemplan son los siguientes:

1. Se seleccionan las empresas omisas

en la presentación de le declaración

municipal tomando como base los años

a prescribir (Art. 107 L:GT.M.)

2. Se selecciona las sociedades que en

su declaración municipal reflejen un

activo mayor a $35,000.00

Se considera el historial de procesos

realizados por la Unidad de Fiscalización

Tributaria Municipal a cada una de las

sociedades fiscalizadas, tomando en

cuenta el desarrollo de su actividad

económica.


cumplimiento a la recomendación

NO CUMPLIDA



Fecha del Informe: 17 de septiembre de 2012

Nombre de la Auditoria: Examen E special sobre cobros de comercio informal no ingresados a colecturia en delegación distrital I

Período Auditado: Desde 2010 a junio de 2012

TITULO Y CONDICION RECOMENDACIÓN

COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

1. Cobros efectuados a contribuyentes de comercio informal sin ingresar a la colecturía municipal.

Al investigar la situación denunciada por el Director de la Delegación Distrital 1, se detectó por medio del sistema de colecturía, que existen recibos de ingresos respaldados por los mandamientos de pagos elaborados por la Sra. María Doris Ávalos de Berríos, con cargo de Secretaria y que no fueron ingresados a la colecturía municipal. Asimismo se realizaron entrevistas a veintisiete contribuyentes de comercio informal atendidos por la Sra. Ávalos de Berrios y Sra. Marlene Lissette Cruz de Albayero (Coordinadora del Área Financiera de D-1 Ad honorem, quien es responsable de las actividades de comercio informal a partir del 26 de octubre de 2011), a quienes se les solicitó los recibos de ingresos verificándose un total de cincuenta y ocho recibos proporcionados por ellos, además describieron el proceso de pago que efectuaron, dichos procedimientos revelaron lo siguiente:

Los contribuyentes de comercio informal manifestaron que generalmente han sido atendidos por la Sra. Ávalos de Berrios y en ocasiones por la Sra. Cruz de Albayero;

Expresaron a su vez, que la Sra. Ávalos es la encargada de cobrar en este sector, quien les elabora el mandamiento de pago, les recibe el dinero y les entrega los recibos de ingreso con el sello de cancelados;

En los recibos de ingresos emitidos a los contribuyentes entrevistados se observa que no poseen la impresión de la máquina registradora en el reverso y el sello de cancelado que aparece estampado es diferente al que manejan los cajeros;

Se verificó en el sistema de colecturía que dichos cobros no fueron ingresados.

Comprobándose que el dinero recibido por la Sra. Ávalos de Berrios y Sra. Cruz de Albayero en concepto de pagos de comercio informal, no fue ingresado a la colecturía Municipal. Es importante mencionar que el Director del Distrito manifestó que había girado instrucciones desde Diciembre de 2011 de no

Al Director del Distrito 1:

• Realizar las gestiones administrativas y

legales ante las instancias

correspondientes, por los perjuicios en

contra de la Municipalidad sobre los

valores dejados de percibir en concepto

de pagos por permisos para

comercializar en la vía pública, por un

monto de $ 5,322.45, correspondiente a

cobros realizados por los siguientes

Servidores Públicos, identificadas como

responsables directos: María Doris

Ávalos de Berríos, con cargo de

Secretaria II del Área de Finanzas,

código de empleado N° 020719620001

y Marlene Lissette Cruz de Albayero,

con cargo de Coordinadora del Área de

Finanzas (Ad honorem), código de

empleado N° 050419750001; a fin de

obtener el reintegro de dicha cantidad,

por parte de las responsables directas;

• Aplicar las sanciones internas

administrativas y/o legales

correspondientes al personal

responsable de dicha defraudación,

según criterios correspondientes y por la

Se verificaron las gestiones

administrativas y legales

realizadas por el Jefe de la

Delegación Distrital Uno y se

tuvo a vista la resolución de

Juzgado Cuarto de lo Laboral,

donde autorizan el despido de

las empleadas.

Se les aplico una demanda en

contra a las dos empleadas en

donde reintegraron el dinero y

se les aplico servicio

comunitario.

CUMPLIDA

CUMPLIDA



Fecha del Informe: 17 de septiembre de 2012

Nombre de la Auditoria: Examen E special sobre cobros de comercio informal no ingresados a colecturia en delegación distrital I

Período Auditado: Desde 2010 a junio de 2012


COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

realizar cobros en este sector, y pese a ello se siguió con este proceso, pero dichos cobros no fueron ingresados a colecturía.

gravedad del acto (apoyándose del área

de Recursos Humanos quienes son

asesores en esta materia);

Hemos analizado y realizado las consultas

con la Gerencia Financiera sobre el

Acuerdo Municipal 5.11, tomado en Sesión

Extraordinaria celebrada el día 13 de

Septiembre de 2011, concluyendo que éste

se refiere a que la Gerencia Financiera

emitirá las directrices técnicas para el

desarrollo de los trámites a las Áreas de

Ordenamiento Territorial y Coordinaciones

Financieras de cada de cada delegación

Distrital, Y este no debe entenderse que

incluye el Comercio Informal que administra

particularmente la Delegación Distrital Uno,

por lo que Recomendamos lo siguiente:

Girar instrucciones al Jefe del

Departamento de Servicios Internos,

ejercer supervisión y control al proceso de

recaudación de ingresos del área de

Comercio Informal, que por organización

interna de ese Distrito, está siendo

realizado actualmente por la Coordinación

Financiera. Asimismo revisar el

procedimiento empleado en dicho cobro, a

fin de disminuir o eliminar el riesgo sobre

este ingreso.

Envian los procesos de

supervisión y control aplicado al

area de comercio informal.

CUMPLIDA




Nombre de la Auditoria: Auditoria Operacional o de gestión a la Delegación Distrital IV.

Período Auditado: 2011


COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

1. Inadecuada Formulación del Plan Operativo Anual

2011.

Meta Operacional Anual

Unidad de

Medida

Cantidad de metas programadas en

POA 2011

Realizado

S/Auditoría

Diferencia entre

lo programado y lo realizad

o.

Área de Ordenamiento Territorial

Regular y controlar espacio privado

Permisos

144 214 70

Actualización de la base catastral en relación a solicitud de los contribuyentes

Trámites resueltos

360 532 172

Área de Participación Ciudadana

Promoción y apoyo de las diferentes actividades en el tema de deporte y recreación, salud y medio ambiente, niñez y adolescencia, juventud y cultura así como de las diferentes políticas municipales en los centros poblacionales de la Delegación.

Promociones de servicios realizados.

59

268

209

Área de Renovación Urbana

Pequeñas obras realizadas Número de obras

24 122 98

Elaboración de inventarios de necesidades de pequeñas obras

Diagnóstico

24 138 114

Recomendamos a la Directora de la

Delegación Distrital IV

Instruir a los jefes de las diferentes

unidades organizativas de su dependencia,

para que al momento de formular el Plan

Operativo Anual (POA), realicen un estudio

previo en el que consideren los resultados

de periodos anteriores, además se defina

la capacidad instalada y los recursos con

que cuenta la Delegación Distrital; y en

caso de experimentar factores de cambio

en la ejecución del POA, sean identificados

realizándose los ajustes y/o modificaciones

pertinentes en el POA con la asesoría

técnica del Depto. de Planificación, a fin de

presentar información lo más cercana a la

realidad en el curso de acción.

Comentarios enviados por el Jefe de Servicios Internos Delegación Distrital 4: En cuanto a esta observación, el día 22 de julio de 2013 se remitió por parte de la jefatura de esta delegación distrital un memorándum dirigido a las jefaturas, coordinadores y responsables de áreas haciéndoles saber que es necesario que al momento de elaborar el POA tomen en cuenta los resultados obtenidos en periodos anteriores, evaluando en ellos las cantidades obtenidas mensualmente para cada meta y sobre esa base programen el número de unidades de medida a realizar, evitando con ello establecer cantidades que no puedan cumplir o que superen sus metas en altos porcentajes.

presento documentación

soporte que evidencia su

cumplimiento.

CUMPLIDA







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

En la revisión efectuada al Plan Operativo Anual 2011

observamos una inadecuada formulación del mismo,

denotándose que se subestimó la capacidad y el recurso con

que cuenta el Distrito, para la ejecución de actividades de

algunas unidades, ya que el valor de cumplimiento presentado

en las metas se encuentra significativamente arriba del100%; y

tampoco fueron identificadas en las evaluaciones de

seguimiento para ajustar el curso de acción durante el período

en el POA según lineamientos. Detalle en siguiente cuadro:

Cuadro N° 1 Metas sobrevaluadas


Unidad de Medida

Cantidad de metas programadas

en POA 2011

Realizado

S/Auditoría

Diferencia entre

lo programado y lo

realizado.


Regular y controlar espacio privado

Permisos

144 214 70

Actualización de la base catastral en relación a solicitud de los contribuyentes

Trámites resueltos

360 532 172







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

Área de Participación Ciudadana

Promoción y apoyo de las diferentes actividades en el tema de deporte y recreación, salud y medio ambiente, niñez y adolescencia, juventud y cultura así como de las diferentes políticas municipales en los centros poblacionales de la Delegación.

Promociones de servicios realizados.

59

268

209

Área de Renovación Urbana

Pequeñas obras realizadas

Número de obras

24 122 98

Elaboración de inventarios de necesidades de pequeñas obras

Diagnóstico

24 138 114

Fuente: Según documentación soporte

2. Falta de Indicadores de Gestión.

Observación:

No se han diseñado Indicadores de Gestión que permitan

Recomendamos a la Directora de la Delegación Distrital IV, solicite asesoría técnica a la Unidad de Desarrollo Institucional/ Depto. Planificación, encaminada al análisis de la necesidad del diseño y/o construcción de

Comentarios enviados por el Jefe de Servicios Internos Delegación Distrital 4:

Respecto a esta observación, la Jefatura de esta delegación distrital remitió memorándum con fecha

Presento documentación


cumpliento.

CUMPLIDA







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

medir la eficiencia, eficacia y economía de su administración,

con el fin de evaluar, corregir y mejorar la calidad de su trabajo;

y estos a su vez reconozcan el cumplimiento de sus objetivos y

metas en la cantidad y calidad competente.

indicadores de gestión que le permitan medir la eficiencia, eficacia y economía de su administración, en cumplimiento a la normativa técnica-legal exigible.

Recomendamos a la Unidad de Desarrollo Institucional (UDI), continuar con la gestión con el Banco Mundial enfocada al logro de contar institucionalmente con los indicadores de gestión necesarios para la municipalidad, que permitan medir de manera sistémica o por dependencias, la eficiencia, eficacia y economía de su administración, en cumplimiento a la normativa técnica-legal exigible.

22/07/2013 dirigido a Licda. Reina Patricia Calderón, Jefa del Depto de Planificación, en el cual le solicito que signe al personal que a su criterio sea el pertinente para que brinde asesoría técnica a las delegaciones distritales en el diseño o construcción de los indicadores de gestión que han sido observados.

Comentarios enviados por Jefe de la Unidad de Desarrollo Institucional: Durante el año 2013 se recibió apoyo de este organismo a través de un consultor especializado en el tema, es importante destacar que a nivel de Despacho y Concejo Municipal se estableció que los indicadores a formularse estarían vinculados a la Gestión estratégica del Gobierno Municipal, en ese sentido se prepararon una serie de reuniones, se nombró la contraparte técnica en el tema.

Presento documentación soporte que evidencia su cumpliento

CUMPLIDA

3. Incumplimiento de metas establecidas en el Plan Operativo Anual y diferencias entre lo ejecutado y lo reportado.

Evaluamos la documentación de soporte que comprueba el cumplimiento de metas presentadas en los seguimientos mensuales al Departamento de Planificación, encontrando incumplimientos de metas establecidas y situaciones observables que se describen a continuación:

Recomendamos a la Directora de la Delegación

Distrital IV, lo siguiente:

Girar instrucciones al encargado de

consolidar la información del POA, para que

en lo sucesivo, solicite y verifique la

documentación que respalda el grado de

avance o cumplimiento de metas a todas las

Comentarios enviados por el Jefe de Servicios Internos Distrito IV: Se remitieron con fecha 22/07/2013,

por parte de la jefatura de la

delegación distrital IV dos

memorándum uno dirigido al Jefe de

servicios internos en el que se le



cumpliento.

CUMPLIDA







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

a) Constatamos según evidencia documental, que la Delegación Distrital no cumplió con algunas metas programadas en su Plan Operativo Anual, no obstante éstas son reportadas como cumplidas totalmente y en algunos de los casos con más del 100% de cumplimiento. Dichas situaciones se detallan a continuación:

Cuadro N° 2 Incumplimiento de Metas Programadas en POA 2011


Unidad de Medi

da

Can

tid

ad P

rogr

amad

a

Reportado a Dpto.

Planificación

Determinado por Auditoría.

Dif

eren

cia

entr

e lo

rep

ort

ado

a p

lan

ific

ació

n y

lo

d

eter

min

ado

p

or

aud

ito

ria.

Can

tid

ad

real

izad

a

Dif

eren

cia

entr

e lo

pro

gram

ado

y

lo r

eal

izad

o

Gra

do

de

cum

plim

ien

to

Can

tid

ad

real

izad

a

s/ev

ide

nci

a

Dif

eren

cia

entr

e lo

pro

gram

ado

y

lo r

eal

izad

o

Gra

do

de

cum

plim

ien

to

Jurídico

Iniciar, seguir y fenecer los procedimientos administrativos provenientes de las diferentes áreas del Distrito

Resoluciones

98

417 319

425.51%

48 -50

48.98%

376.53%

Atención al contribuyente para dar a conocer las competencias, facultades y servicios prestados por la institución.

Registro de asesoría a contribuyentes

398

419 21

105.28%

0 -398 0.00% 105.2

8%

Informes de opiniones y

Emisión de

16

222 62

138.75%

38 -122 23.75%

115.00%

unidades;

Girar instrucciones a los jefes de

Departamentos, en el sentido de establecer

controles adecuados, que permitan dejar

evidencia suficiente y competente de

acuerdo a la naturaleza de todas las

actividades y operaciones que realicen, a fin

de contar con la documentación de

evidencia necesaria que demuestre o

compruebe el cumplimiento de las metas

logradas;

Implementar un archivo físico de fácil acceso

y utilización, que permita disponer

inmediatamente de la documentación.

solicito que verifique la

documentación que respalda el grado

de avance o cumplimiento de metas

que le presentan todas las unidades

del distrito, con el objeto de

garantizar la veracidad de los datos y

otros a las jefaturas para que

presentaran la documentación

soporte cuando les sea requerida.







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

dictámenes jurídicos del Distrito y en apoyo a la central

informes

0

Ordenamiento Territorial

Actualizar la base de elementos publicitarios Informal

Base actualizada (Elementos publicitarios)

450

379

-71

84.22%

302 -148 67.11% 17.11

%

Participación Ciudadana

Constitución de asociaciones comunales

Asociaciones comunales constituidas

6 4 -2 66.67%

3 -3

50.00% 16.67%

Formación y seguimientos de comités de apoyo

Comités formados

12 7 -5 58.33%

7 -5

58.33% 0.00%

Parques y Zonas Verde

Implementar programas de manejo dasonómico en árboles de diferentes especies en el área urbana, así como desarrollar jornadas de descombres para

Jornadas realizadas

4,608

3,690

-918

80.08%

3690 -

1,032 80.07%

0.00%







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

mayor seguridad en la vía pública

Desarrollo, construcción y diseño de jardines urbanos en zonas estratégicas del Distrito.

No. de Parques

2 2 0 100.00

% 0

-2

0.00% 100.00

%

Fuente: Según documentación soporte b) Al evaluar el grado de cumplimiento de las metas del Plan

Operativo de la Delegación Distrital IV, se determinó que

éstas han sido sobrevaluadas en términos generales,

según los datos proporcionados por el Departamento de

Planificación, las unidades presentan un grado de

cumplimiento mayor al que realmente ejecutaron, ya que

la documentación proporcionada y los cálculos efectuados

reflejan un grado de cumplimiento menor, situación que se

detalla en el siguiente cuadro:

Cuadro N° 3

Metas sobrevaluadas en POA 2011

Cumplimiento de metas al cierre 2011

Grado de cumplimiento de

metas al cierre 2011

Diferencia entre lo reportado

y lo realizado S/Planifica

ción S/Audit

oría







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

Área Jurídica 178.34% 58.98% -119.36%


138.56% 127.00%

-11.56%

Área de Comercio Informal

173.17% 170.67%

-2.50%

Área de Parques y Zonas Verdes

98.30% 77.80% -20.49%


c) Se constataron metas que no poseen documentación

soporte que ampare su cumplimiento, las cuales han sido

reportadas con un grado de cumplimiento del 100%, estas

se detallan a continuación:

Cuadro N° 4 Metas incumplidas en POA 2011, sin reprogramación.


Unidad de

Medida

Can

tid

ad P

rogr

amad

a

Reportado a Dpto. Planificaci

ón

Determinado por

Auditoría.

Dif

eren

cia

entr

e lo

re

po

rtad

o a

pla

nif

icac

ión

y lo

det

erm

inad

o p

or

aud

ito

ria.

Can

tid

ad

real

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a D

ifer

enci

a

entr

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p

rogr

amad

o

y lo

rea

lizad

o

Gra

do

de

cum

plim

ien

to

C

anti

dad

real

izad

a s/

evid

enci

a D

ifer

enci

a en

tre

lo

pro

gram

ado

y

lo r

ealiz

ado

G

rad

o d

e cu

mp

limie

nt

o

Parques y Zonas Verde







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

Desarrollo, construcción y diseño de jardines urbanos en zonas estratégicas del Distrito.

No. de Parques

2 2 0 100.0

0% 0 -2

0.00%

100.00%


Se estableció como meta en el Área de Parques y Zonas

Verdes de la Delegación Distrital IV, el “Desarrollo,

construcción y diseño de jardines urbanos en zonas

estratégicas como es Cima I y Lomas de Versalles”, la cual

no fue ejecutada, no obstante realizaron otras actividades no

contempladas en el Plan Operativo, que consistió en la

recuperación de dos zonas de menor tamaño, pero se

realizaron sin efectuar los ajustes o reprogramaciones

pertinentes a dicho Plan.

d) El departamento de Ordenamiento Territorial reportó

metas con un cumplimiento mayor al 100% de lo

programado, sin embargo no cuenta con la documentación

soporte suficiente que lo demuestre, los casos

encontrados se presentan a continuación:

Cuadro N° 5 Detalles de metas reportadas con un cumplimiento mayor

100%.


Unidad de Me

Can

tid

ad

Pro

gra

mad

a

Reportado a Dpto.

Planificación

Determinado por

Auditoría. Dif

eren

cia

en

tre

lo

rep

ort

ad

o a

pla

nif

ica

ció

n y

lo

det

erm

in

ado

po

r au

dit

ori

a.







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

dida

Can

tid

ad

real

izad

a D

ifer

enci

a en

tre

lo

pro

gram

ado

y lo

real

izad

o

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plim

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Can

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ad

real

izad

a s/

evid

enci

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Dif

eren

cia

entr

e lo

p

rogr

amad

o y

lo

real

izad

o

Gra

do

de

cum

plim

ie

nto

Ordenamiento Territorial

Regular y controlar el espacio privado

Permiso del espacio privado

144

232

88

161.

11%

214

70

148.

61%

12.50%

Actualización de la base catastral en relación a solicitud de los contribuyentes.

Trámites resueltos

360

681

321

189.

17%

532

172

147.

78%

41.39%


4. Deficiente documentación soporte como resultado del

levantamiento de inventario de mobiliario y equipo.

Evaluamos la documentación relacionada con el levantamiento

de inventario de mobiliario y equipo de la Delegación Distrital,

(detalle de los bienes y Acta de revisión) identificando algunos

aspectos observables, tales como los siguientes:

a) El Departamento de Control de Bienes programó


Delegación Distrital IV Gire instrucciones

a quien corresponda para que realicen las

gestiones necesarias para reponer los

bienes faltantes. Y sobre aquellos que han

sido trasladados a otra dependencia dentro

de la Municipalidad, debe obtener

documento de respaldo, a fin de corregir

las deficiencias plasmadas en la presente

Comentarios enviados por el Jefe de Servicios Internos: Se remitió por parte de la jefatura

de la delegación distrital IV,

memorándum de fecha

22/07/2013, dirigido al jefe de

servicios internos en el cual se le

solicito determine la ubicación de

En el cuadro N° 6 se

establecio bienes muebles

como faltantes de los cuales

solo remite 2 transferencias

y Acuerdo Municipal solo

aparece 2 descargos

quedando pendiente

justificar $2,922.44

NO CUMPLIDA







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

levantamiento físico de inventario de mobiliario y equipo

desde el 26 de septiembre al 17 de octubre de 2011,

cuyos resultados fueron presentados en Acta de revisión

física de fecha 29 de febrero de 2012, cuatro meses

después de su realización (aproximadamente); al analizar

los resultados obtenidos, comprobamos que los saldos de

inventarios verificados expresan que son al 31 de julio de

2011, lo cual no coincide con las fechas de la toma física

del inventario.

b) El detalle de inventario donde se registra el mobiliario y

equipo asignado a la Delegación Distrital IV carece de la

fecha en que se realizó la constatación física del inventario

y de la firma del supervisor de la toma física por parte de

control de bienes.

c) En Acta de revisión física de inventario de mobiliario y

equipo se reflejan los “saldos de bienes no ubicados (no

encontrados)” por un monto de $ 0.00, no obstante, como

parte de la documentación que respalda el levantamiento

físico de inventarios, aparece un detalle de bienes

tipificados como “faltantes justificados (bienes no

ubicados)” por un monto de $ 5,909.79, dicho valor no fue

incorporado en el Acta, ni revisado por el Departamento de

Control de Bienes. El detalle de lo observado se presenta

en el cuadro N° 6.

observación.

Recomendamos al encargado del

inventario de la delegación distrital IV:

a)Que al momento de realizar

adquisiciones, movimientos internos,

préstamos o traslados a otras

dependencias o distritos, descargos o se

dé la pérdida de un equipo o mobiliario,

llenar los formularios y/o comprobantes

necesarios, realizar los trámites

correspondientes e implementar controles

adecuados; a la vez hacer del

conocimiento del mismo al departamento

de control de bienes para que actualicen

los inventarios de la delegación distrital;

b)A futuro, que la documentación respaldo

(formulario de levantamiento físico de

inventario) cumpla con todos los registros

necesarios que generen información

suficiente para toma de decisiones como

lo son las fechas de inicio y finalización de

la toma física del inventario y las firmas

correspondientes cuando proceden a la

finalización del proceso de levantamiento

de los inventarios físicos;

c)Que en la futura toma física de

inventarios cumplir con lo normado en el

instructivo de control de inventario, con

respecto a la realización del pre-inventario,

y así poder determinar diferencias y

corregir errores con anticipación a la

realización del mismo.

los bienes faltantes, por lo que en

atención a lo anterior, a

continuación detallo las acciones

y resultados tomadas por esta

administración respecto a los

bienes que se señalan.

Comentarios enviados por el Jefe de Servicios Internos Distrito 4: Con respecto a esta observación el departamento de Servicios Internos hizo las gestiones necesarias a efecto que se emita Acuerdo Municipal para el descargo de la motocicleta San Yang, el cual fue emitido el día 11 de septiembre de 2013 con el número 5.6, así mismo se cuenta con la orden de salida de la máquina de escribir la cual fue remitida para reparación al depto. de mecánica fina, finalmente se remitirá nota al Lic. Leónidas Rivera Gte. de Administración, con el objeto que se deduzca responsabilidades con respecto al extravió de la máquina, ya que el depto. al cual fue remitido desapareció. Comentarios enviados por el Jefe de Servicios Internos Distrito 4:

No remitieron

documentación que

evidencie su cumplimiento.

NO CUMPLIDA







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

Cuadro N° 6 Detalle de Bienes muebles establecidos como faltantes

justificados (Según el encargado de los bienes de la delegación distrital IV

N°

Descripción Código de inventario

Monto $

Justificación presentada por el encargado

1.

Escritorio 640807390

80.00 Se trasladó a Renovación Urbana por el electricista, Oscar David.

2.


97.14 No pertenece al D-4

3.


115.00 No pertenece al D-4

4.

Taladro de 3/4 1404902301

274.71 Robado a Renovación Urbana

5.

Motocicleta Vespa

3402601499

2,160.00

Prestada al D-5

6.

Motocicleta San Yang

02600703602

388.60 Retirada de Plantel y Talleres por Control de Bienes.

7.

Compactadora 101009039

06 2,146.9

0 Pertenece al Distrito 3

8.

Escalera 152012037

10 275.00 Prestada al Distrito 3

9.

Escalera 152012022

00 70.83 No pertenece al D-4

10. Escalera 152012023


11. Escalera 152012026


12 Escalera 152012027

00 115.39

Robada en mega campaña en los Elíseos.

Total 5,909.79

d)Depurar los inventarios pertenecientes a

la delegación y de encontrar diferencias

efectuar los trámites correspondientes.

A la Jefatura del departamento de

Control de Bienes recomendamos revisar

la metodología aplicada para la

planificación y realización de la toma física

de inventarios, para poder determinar si es

necesario realizar cambios, tendientes a

mejorar la metodología, además supervisar

de forma adecuada estos procesos, con el

propósito de obtener los resultados

óptimos, y de esa manera, generar

información correcta y oportuna.


Delegación Distrital IV girar instrucciones

al encargado del inventario de la

delegación distrital IV, determinar la

ubicación de los bienes muebles, si los

casos fueren traslados a otra oficina o

dependencia es necesario elaborar los

formularios correspondientes de

transferencia, con firma y sello de

autorizado y las firmas del departamento de

Control de Bienes.

Y en el caso que sea imposible determinar

su ubicación, porque el bien fue robado o

extraviado será necesario gestionar su

reposición o pago del mismo en

coordinación con el departamento de

Se han realizado las gestiones a efecto de registrar las modificaciones que han sufrido físicamente ambos vehículos, logrando que actualmente ambos posean tarjetas de circulación acordes a su estado físico. Comentarios enviados por el Jefe de Servicios Internos Delegación Distrital IV: Se hicieron por parte del depto.

de Servicios internos del

distrito, las gestiones

necesarias para la emisión de

Acuerdo Municipal para la

transferencia del equipo #45

hacia DMGSDS, así mismo se

autorizó al depto. Control de

bienes y Contabilidad para que

registren el descargo respectivo

en los registros de activo fijo de

la municipalidad en el cilindro

ejecutor observado.

No remitieron

documentación que

evidencie su

cumplimiento.

NO CUMPLIDA







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

control de bienes; y en su defecto gestionar

el respectivo descargo del inventario

debidamente justificado.

5. Mobiliario y equipo no ubicados físicamente por

Auditoría.

Realizamos constataciones físicas del mobiliario y equipos

asignados al Distrito IV, según muestra seleccionada,

obteniendo como resultado que algunos de los bienes no

fueron ubicados físicamente, por lo tanto no se pudo comprobar

su existencia, estos ascienden a un monto de $ 805.74 (valor

de adquisición). El detalle de los bienes no encontrados se

presenta en el siguiente cuadro:

Cuadro N° 7 Detalle de mobiliario y equipo no ubicados físicamente.

N°

Descripción de artículo

Código de

Inventario

Valor de adquisición $

Justificación de forma verbal por

el encargado

de los bienes

Delegación Distrital

4.

Comentarios en base a

documentación presentada por la

parte auditada

2.

Motocicleta mca. San Yan

26007036-02

388.60

Fue retirada 06/04/05 por inservible

El jefe de Servicios Interno ha Solicitado al departamento de Control de bienes la gestión de

Recomendamos a la Directora de la Delegación Distrital IV girar instrucciones al encargado del inventario de la delegación distrital IV, determinar la ubicación de los bienes muebles, si los casos fueren traslados a otra oficina o dependencia es necesario elaborar los formularios correspondientes de transferencia, con firma y sello de autorizado y las firmas del departamento de Control de Bienes. Y en el caso que sea imposible determinar su ubicación, porque el bien fue robado o extraviado será necesario gestionar su reposición o pago del mismo en coordinación con el departamento de control de bienes; y en su defecto gestionar el respectivo descargo del inventario debidamente justificado.

Comentarios enviados por el Jefe de Servicios Internos Delegación Distrital IV: Se hicieron por parte del depto.

de Servicios internos del

distrito, las gestiones

necesarias para la emisión de

Acuerdo Municipal para la

transferencia del equipo #45

hacia DMGSDS, así mismo se

autorizó al depto. Control de

bienes y Contabilidad para que

registren el descargo respectivo

en los registros de activo fijo de

la municipalidad en el cilindro

ejecutor observado.

Falta nota de transferencia

al Departamento de Control

de Bienes de la Maquina de

escribir electrica marca

nakajima con número de

inventario 430401399 por

un monto de $ 417.14

NO CUMPLIDA







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

descargo.

4.

Máquina de escribir eléctrica marca nakajima

430401399

417.14

Reparación en mecánica fina el 18/04/07,

El encargado del inventario envía un formato de salida a reparación de la máquina de fecha 18 de abril del 2007, pero a la fecha mecánica fina ya no existe, y este articulo no aparece.

Total

$

805.7

4

6. Inconsistencias en las descripciones de 2 vehículos,

entre los controles del Departamento de Control de

Bienes, tarjeta de circulación y constatación física.

Mediante constataciones físicas, identificamos 2 vehículos

asignados a la delegación distrital IV que no coinciden con las

descripciones o datos contenidos en los controles internos del

Departamento de Control de Bienes con la tarjeta de circulación

y además físicamente han sido modificados sin la autorización

correspondiente. El detalle de las inconsistencias se presenta

en el siguiente cuadro:

Cuadro N° 8

Detalle de inconsistencia en descripciones de 2 vehículos.

Recomendamos a la jefatura del

departamento de control de bienes:

a) Designar a una persona de su

departamento para que realice los

trámites correspondientes en el

departamento general de tránsito

para, realizar las modificaciones en

las tarjetas de circulación de estos

vehículos;

b) Modificar los registros del

inventario para subsanar la

inconsistencia.

c) Elaborar un instructivo que

contenga los procedimientos

Comentarios enviados por el Jefe de Servicios Internos Dto 4: Se remitió nota con fecha 22 agosto

de 2013, al licenciado Leonidas

Rivera, Gerente de Administración,

con el objeto de que se deduzca

responsabilidades sobre la persona

por la que se tuvo que cancelar la

multa por extemporaneidad de la

refrenda.

No remitieron documentación

soporte que cumplimiento.

NO CUMPLIDA







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

.

Descripción del vehículo

S/ Control de Bienes

S/Tarjeta de Circulación

Físicamente

1.

Camión mercedes con grúa hidráulica ideral N° Chasis: N°9BM345333KB611072, MOTOR: 34495510015717 TR/41/2002. N° de Inventario: 3303502590

Marca: Mercedes Benz Modelo: Recolector de compactador, Color: amarillo y negro. Año: 1990 Capacidad: 8.00 TON. Motor N°: 34495510015717 N° Chasis: 98M346333K8861072

Camión: Mercedes Benz con cisterna incorporada para transportar agua. Color: amarillo y negro.

2.

Camión tipo furgón Mack. Motor: 020948EG N° Chasis: VGIIIXGB025826 Color: Blanco Año: 1987 Combustible diesel Capacidad: 8 toneladas P/C 076573 T/R 41/2002

Marca: Mack Modelo: Furgón Color: Blanco Año: 1987 Capacidad: 8.00 Ton. Motor: 020948EG N° Chasis: VG6M111BXGB025826

Camión con cama plana sin baranda.

necesarios para casos como este,

y realizar la inducción respectiva a

los responsables de los bienes

institucionales de las distintas

dependencias.

Al jefe de servicios internos de la

Delegación Distrital IV se le

recomienda:

Ejercer supervisión de forma periódica al

responsable de los inventarios, con el

propósito de mejorar el control interno

que se aplica a los bienes institucionales.

No remiteron

documentación que

evidenie su cumplimiento

NO CUMPLIDA

.

7. Repuesto de camión registrado en los bienes de larga

duración y de conformidad a la normativa técnica debe

ser considerado como Erogaciones Capitalizable.

Recomendamos al jefe de Control de Bienes lo siguiente: a)Actualizar los registros de los bienes muebles de las cuentas de Equipos de Transporte, Tracción y Elevación;


que evidencie su cumplimiento.

NO CUMPLIDA







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

En los registros de inventarios asignados a la Delegación

Distrital IV, identificamos un cilindro ejecutor por un valor de $

3,225.00, con número de inventario 13301507, que de

conformidad a la Norma de Contabilidad Gubernamental y

Política Institucional la adquisición es considerada como

Erogación Capitalizable, ya que su precio individual

sobrepasa el monto de $ 2,300.00 y prolonga la vida útil del

vehículo, dicho repuesto fue instalado el 08 de enero de 2008

en el equipo # 45, no obstante, el Departamento de Control de

Bienes lo reporta en los inventarios de la delegación distrital IV

y el Departamento de Contabilidad de la municipalidad, como

bien mueble comprendido entre el rango de valores mayores a$

600.00, en la cuenta de Herramientas y repuestos principales,

no siendo considerado y reportado como inversión al momento

de instalarlo en el vehículo, así como lo establece el Acuerdo

Municipal 9.3 de fecha 16 de Julio de 2002.

Herramientas y Repuestos Principales; pertenecientes a la delegación distrital IV, para no repetir a futuro lo observado. b) Reportar al departamento de contabilidad y a la delegación distrital IV, los saldos actualizados de las cuentas de Equipos de Transporte, Tracción y Elevación; Herramientas y Repuestos Principales. c)Implementar controles que generen información de manera oportuna, para el adecuado registro y actualización de saldos de los inventarios.

Recomendamos al encargado del inventario de la Delegación Distrital IV: A futuro, cumplir con la normativa técnica aplicable a la toma física de los inventarios, en lo relativo a revisar el listado proporcionado por control de bienes con anticipación para corregir errores antes de iniciar el inventario.


que evidencie su cumplimiento.

NO CUMPLIDA

8. Pago de multas por incumplimiento a normativas

técnicas por parte de la Delegación Distrital IV y el

Departamento de Control de Bienes.

En mayo de 2011 la Gerencia de Administración realizó las

gestiones para refrendar las tarjetas de circulación de la flota de

vehículos de la Municipalidad del período 2011, razón por la

cual emitió la circular N° 2/CB-2011 de fecha 24 de mayo de

2011, donde se solicitó las tarjetas de circulación en original y


Delegación Distrital IV, juntamente con el

jefe de servicios internos gestione el

reintegro por la multa generada por un

monto de $102.78 dólares realizando el

respectivo descuento, a la persona

responsable de acuerdo a la circular No. 04

CB/2012.


que evidencie que se haya

deducido responsabilidades por

el reintegro de $102.78.

NO CUMPLIDA







COMENTARIO DE LA


REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

copia, a más tardar el día 31 de mayo del mismo año al

Departamento de Control de Bienes para su respectivo trámite,

asimismo se estableció que en caso de no hacerlo en el mes

correspondiente el encargado de área se haría acreedor de

una multa de $5.71 por mes de retraso; sin embargo,

constatamos que la Delegación Distrital no presentó la tarjeta

de circulación, ni las placas que corresponde al vehículo N-

8402 en el tiempo establecido, sino hasta el 22 de octubre de

2012 es decir un año, 4 meses y 22 días posterior a lo definido,

el cual aparece en los inventarios de activo fijo pertenecientes a

la delegación distrital IV. Así mismo el Departamento de Control

de Bienes no velo por el cumplimiento de lo establecido en

dicha circular, por lo que la Municipalidad canceló en concepto

de multa la cantidad de $ 102.78.

Informe N°: 1-2013 Fecha del Informe: 04 de marzo de 2013. Nombre de la Auditoria: “Examen Especial sobre evaluación del sistema de control interno al Departamento de Servicios Generales” Periodo Auditado: Al mes de febrero de 2013

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener Mejorar Corregir Corregir

Inmediatamente

El departamento estableció normas de

comportamiento y buenas prácticas, las

cuales dieron a conocer a los empleados del

departamento de forma verbal, en reuniones

sostenidas con el mismo, de las que no

poseen documentación de respaldo.

NORMAS DE CONDUCTA EN LA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Art. 28 El Concejo Municipal, las Juntas

Directivas de Entidades Descentralizadas, a

través del área de Recursos Humanos y las

áreas directamente relacionadas con la

prestación de los servicios municipales,

deberán establecer y hacer cumplir Normas

de comportamiento y buenas prácticas que

deben observar los Servidores que tengan

contacto directo con los usuarios, a fin de

cuidar y mejorar la atención en el servicio y

la imagen institucional.

X

Informe N°: 2-2013 Fecha del Informe: 04 de marzo de 2013. Nombre de la Auditoria: “Examen Especial sobre evaluación del sistema de control interno al Departamento de Gestión de Personal” Periodo Auditado: Al mes de febrero de 2013

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener Mejorar Corregir

Corregir

Inmediatamente

Comprobamos que el Departamento de

Gestión de Personal, realiza

autoevaluaciones sobre el Sistema de

Control Interno, únicamente sostiene

reuniones semanales con el personal para

efectuar un control sobre las actividades

realizadas, asimismo presenta Informe sobre

principales actividades de la Despensa

Municipal, reporte de seguimiento de

procesos de licitación libre gestión de

prestaciones sociales 2014, informes

mensual de interinatos, reporte de

nombramiento por periodo de prueba, detalle

de concursos abiertos, detalle de plazas .

MONITOREO MEDIANTE

AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

Art. 93.- Las Jefaturas de la Municipalidad

deberá evaluar el sistema de control interno

propio, respecto de las actividades

significativas. Será actualizado con el

resultado de dichas evaluaciones o como

producto de cambios organizacionales.

X

Informe N°: 06-2013 Fecha del Informe: 28 de agosto de 2013. Nombre de la Auditoria: “Examen Especial sobre evaluación del sistema de control interno a la sección de soporte técnico y telecomunicaciones” Periodo Auditado: Al mes de agosto de 2013

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES

Mantener Mejorar Corregir Corregir Inmediatamente

La sección no ha definido claramente y por

escrito sus líneas de autoridad; las funciones

y responsabilidades de cada miembro del

departamento se encuentran por escrito en

manuales y demás herramientas

administrativas.

UNIDAD DE MANDO

Art. 19 Las juntas directivas y jefaturas, serán

administrativamente responsable de sus

funciones ante una sola autoridad; además

definirán claramente y por escrito sus líneas de

autoridad por medio de sus manuales y demás

herramientas administrativas. Las Jefaturas

deberán orientar al personal bajo su ámbito de

dirección y supervisión, conforme la visión y

misión institucional para alcanzar los objetivos

X

Comprobamos que en la sección de soporte

técnico y Telecomunicaciones, carece de

procedimientos para efectuar la prestación

de servicios en la AMSS-Central y control de

los materiales existentes y utilizados.

PROCEDIMIENTOS PARA AUTORIZACIÓN Y

REGISTRO

Art. 22 El Concejo Municipal, establecerá a

través de los instrumentos administrativos

pertinentes, lo correspondiente a la

autorización, registro y control oportuno de

todas las operaciones, concibiéndolos como la

secuencia lógica de los pasos que sigue una

tarea o actividad.

X

La sección ha identificado, analizado y

definido opciones de respuestas ante los

riesgos, sin embargo no ha implementado

indicadores de gestión para medir

resultados.

GESTION DE RIESGOS

Art. 38 El Concejo Municipal a través de las

juntas directivas y jefaturas, definirá las

opciones de respuesta ante los riesgos

tendientes a evitar, reducir o transferir; o

asumir el riesgo residual, registrando la

aplicación concreta de dichas opciones que

entrarán a prevenir o reducir el riesgo y

formarán parte del plan de manejo de riesgos.

X


CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


En él se identificarán las dependencias o áreas

encargadas de ejecutar las acciones

propuestas.

La evaluación de la gestión de riesgo se

realizará con base en los indicadores de

gestión diseñados para tal fin y a los resultados

del monitoreo aplicado en diferentes periodos.

Asimismo, se evaluará como ha sido el

comportamiento del riesgo y si se han

presentado nuevos riesgos que deban ser

gestionados.

La sección de Soporte Técnico y Telecomunicaciones, carece de procedimientos de control específicos para las actividades relacionadas al Hardware (Reparación de equipos); software (actualizaciones, config/rep correo institucional, printer, proyector, inter/AP, perfiles de usuarios, dominio, Sistemas AMSS, rep. de Software, respaldos de migración de información, desint. de software y rep. de Sistemas Operativos).

DOCUMENTACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y

DIVULGACIÓN DE POLITICAS Y

PROCEDIMIENTOS

Art. 39 El Concejo Municipal, juntas directivas y

jefaturas, deberán documentar, mantener

actualizados y divulgar internamente, las

políticas y procedimientos de control que

garanticen razonablemente el cumplimiento del

sistema de control interno.

Previo a divulgar los instrumentos

administrativos: Reglamentos, manuales,

instructivos, políticas, normas y demás

disposiciones necesarias para la aplicación del

Sistema, el Concejo Municipal deberá aprobar

los instrumentos de control existentes, de

conformidad a lo establecido en el Código

Municipal

X

Al examinar las actividades de control

realizadas por la sección comprobamos que

son muy escasos y los existentes carecen

de información relevante sobre las

actividades desarrolladas en lo concerniente

a la prestación de servicios por parte de la

sección, además se carece de información

sobre los diferentes departamentos que

ACTIVIDADES DE CONTROL

Art. 40 Las actividades de control interno

deberán establecerse de manera

integrada a cada proceso administrativo,

financiero u operativo. Las medidas y

prácticas de control se orientarán al


CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


solicitan el servicio, cantidad que se utiliza y

el personal técnico de la sección que lo

solicita para su posterior instalación.

En relación a los materiales y accesorios

existentes, no se tienen controles

implementados que brinden información

acerca de la cantidad en existencia de estos.

Así mismo no se resguardan en un lugar

seguro que minimice el riesgo de robos,

perdida y daños, ya que se encuentran en

cajas y bolsas ubicadas en el piso por toda la

sección, donde el personal técnico y jóvenes

que desarrollan horas sociales tienen acceso

a ellos.

ejercicio del control previo, concurrente y

posterior: Aprobación, autorización,

verificación, conciliación, inspección y

revisión.

X

Comprobamos que la sección cuenta con la

documentación soporte, que demuestra los

casos atendidos sobre mantenimiento

correctivo del software y hardware de la

municipalidad sin embargo no cuenta con la

documentación que demuestre los controles

implementados a los materiales utilizados,

saldos actualizados de inventarios y sobre

los casos que no pudieron ser atendidos por

la sección.

DOCUMENTACIÓN SOPORTE

Art. 65 El Concejo Municipal, juntas directivas,

gerencias, directores y jefaturas, contarán con

la documentación necesaria que soporte y

demuestre las operaciones que realicen, ya

que con ésta se justifique e identifique la

naturaleza, finalidad y resultado de las mismas;

asimismo, éstas deberán contener datos y

elementos suficientes que faciliten su análisis.

X

Verificamos que la sección no resguarda la

documentación soporte existente, con la

seguridad necesaria que la proteja de

riesgos, tales como: Deterioro, robo o

cualquier siniestro, ya que la documentación

al momento de nuestra visita se encontró en

un folder ubicada en el piso bajo un

escritorio, accesible a todo aquel que entre

a la sección.

ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN DE

SOPORTE

Art. 67 Las gerencias, directores y jefaturas,

deberán velar por conservar el archivo de

documentación de soporte que demuestra las

operaciones de la Municipalidad y entidades

descentralizadas, deberán ser archivadas

siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y

utilización; debiendo velar por la seguridad

necesaria que la proteja de riesgos, tales

como: Deterioro, robo o cualquier siniestro.

X


CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


La documentación de soporte deberá

mantenerse disponible el tiempo legal

establecido para el cumplimiento de rendición

de cuentas y funciones fiscalizadoras.

Constatamos que la sección no ha

establecido métodos y procedimientos que

garanticen la correcta utilización y

mantenimiento de los recursos informáticos.

SISTEMAS AUTOMATIZADOS

Art. 74 El Concejo Municipal, a través de la

unidad encargada de informática institucional,

establecerá, mediante documento, los métodos

y procedimientos relacionados con la

administración y protección de los recursos

informáticos, confiabilidad de los registros,

eficiencia de las operaciones y la adhesión a

las políticas informáticas establecidas por la

Municipalidad.

X

La sección no cuenta con un inventario

actualizado de computadoras, que se

encuentren respaldadas con las licencias de

software extendidas por el fabricante.

LICENCIAS Y PROGRAMAS.

Art. 83 Él Concejo Municipal por medio de la,

unidad encargada de informática institucional

deberá velar que los programas o aplicaciones

comerciales instaladas en los servidores y

computadoras, deberán estar respaldados por

las licencias de software respectivas

extendidas por el fabricante.

X

Constatamos que la jefatura de la sección no

realiza verificación del cumplimiento de los

controles existentes, como lo son las hojas

de servicios y los correos enviados en

algunas ocasiones por los técnicos con los

materiales utilizados.

DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y

PROCEDIMIENTOS DE LOS CONTROLES

DE APLICACIÓN.

Art. 84 El Concejo Municipal, juntas directivas

y jefaturas, realizarán la verificación del

cumplimiento del control interno ejercido en

cada área de acuerdo con su Manual de

Procedimientos, Manual de Políticas

institucional y otros documentos

administrativos.

X


CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


La sección de soporte técnico y

Telecomunicaciones no procesa la suficiente

información de respaldo, ya que carece de

mecanismos de control que la generen, por

lo que esta no es oportuna y confiable.

CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN


gerencias, directores y jefaturas, deberán

asegurarse que la información que se procese

sea confiable, oportuna, suficiente y pertinente

para la toma de decisiones, basándose en

normativas técnicas y legales.

X

La sección de soporte técnico y

Telecomunicaciones a pesar que existe un

archivo institucional no envía la información

a este; ya que la documentación que genera

no es voluminosa, sin embargo no ha

implementado controles para salvaguardarla

de perdida o deterioro, y no ha asignado

una ubicación física para su resguardo

dentro de la sección.

ARCHIVO INSTITUCIONAL


y jefaturas, contarán con un archivo

institucional, éste podrá ser magnético, manual

o sistematizado, para preservar la información,

en virtud de su utilidad de requerimientos

jurídicos y técnicos.

X

Observamos que no se evalúan las

operaciones de la sección, por lo que no

existe el monitoreo sobre la marcha.

MONITOREO SOBRE LA MARCHA


y las jefaturas vigilarán que los funcionarios

realicen las actividades de control durante la

ejecución de las operaciones de manera

integrada, en cumplimiento de las actividades

de control previamente establecidas en los

diferentes documentos administrativos, durante

la ejecución de las operaciones de su

competencia

X


CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Comprobamos que la sección de Soporte

Técnico y Telecomunicaciones, no tiene

implementado un Sistema de Control Interno

adecuado por lo que no se cumple con la

norma de control interno específica, del

Monitoreo mediante autoevaluación del

Sistema de Control Interno.

MONITOREO MEDIANTE


CONTROL INTERNO

Art. 93 Las Jefaturas de la Municipalidad



significativas. Será actualizado con el resultado

de dichas evaluaciones o como producto de

cambios organizacionales.

X

En la sección de Soporte Técnico y

Telecomunicaciones no se realizan las

actividades de monitoreo del Sistema de

Control Interno, por lo tanto no son

comunicados a la Jefatura

COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS

DEL MONITOREO Art. 95 El Concejo

Municipal, juntas directivas, directores,

gerentes y demás jefaturas recibirán los

informes sobre las debilidades y oportunidades

de mejoramiento del Sistema de Control

Interno, el cual será dirigido hacia quienes

serán los propietarios y responsables de

operarlo, con el fin de que se implementen las

acciones necesarias, en cumplimiento a la

normativa administrativa y legal.

Los resultados de las actividades de monitoreo

del Sistema de Control Interno, deberán ser

comunicados al Concejo Municipal, juntas

directivas, gerencias, directores y jefaturas,

según su competencia, por medio de un

informe de lo observado.

X


Informe Nº:07 – 2013

Fecha del Informe: 11 de octubre de 2013

Nombre de la Auditoria: Examen Especial al proyecto de gestión integral de desechos sólidos del municipio de San Salvador (ECO ESCUELAS) financiado por el área metropolitana

de barcelona AMB, agencia Catalana de cooperación al desencolupament ACCD, Generalitat de Cataluña Fundación para el avance de los estudios mesoamericanos INC Fonsi Fons

catala de cooperación al desarrollo de Barcelona España y contra la partida de la alcaldía de San Salvador.

Período Auditado: 2008-2013



REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

1. Falta de documentación soporte que imposibilita la

revisión y la debida liquidación del proyecto.

Observación

Para la ejecución de la auditoría no se obtuvo acceso a toda

la documentación e información solicitada para efectuar los

procedimientos programados, ésta situación generó las

limitantes expresadas en el romano V de este informe y por

consiguiente en el objetivo de la auditoría.

Posteriormente a la verificación de la información que fue

proporcionada (en medio magnético) por la unidad ejecutora

del proyecto objeto de estudio, se efectuó un segundo

requerimiento que detalla la documentación no proporcionada

para el desarrollo de los procedimientos de auditoría

correspondientes al período de ejecución del proyecto (2008-

2013), observándose lo siguiente:

a)No se obtuvo la documentación soporte correspondiente a

la totalidad de las operaciones (ingresos-egresos) ejecutadas

durante el periodo de desarrollo del proyecto, y la que fue

remitida no cumple las condiciones necesarias para efectuar

los procedimientos de auditoría requeridos por la

dependencia que solicitó la auditoría; observándose además,

según lo expresado por la Jefa del Departamento de Gestión

y Desarrollo de la DMGSDS en la sesión realizada para dar

lectura del Informe Borrador, que parte de la documentación

original fue enviada al cooperante AMB (Area Metropolitana

de Barcelona), quien se encargó de elaborar el Informe final

de subvención por un monto de €234,500.00, del cual

a)Se recomienda a la Junta Directiva de la

Dirección Municipal para la Gestión

Sustentable de Desechos Sólidos, ordene al

Director Ejecutivo, rendir informe sobre la

ejecución de los fondos administrados,

erogados y remanentes del proyecto objeto de

estudio, documentando íntegramente las

operaciones correspondientes a cada una de

las etapas del proyecto durante todo el periodo

de ejecución, y proceder a documentar para

efectos comprobatorios la liquidación final de

los fondos financiados por cada uno de los

cooperantes externos con los respectivos

avales de cumplimiento a satisfacción de lo

establecido en los convenios suscritos;

Se recomienda al Director Ejecutivo de la

Dirección Municipal para la Gestión

Sustentable de Desechos Sólidos, remitir a la

Unidad de Cooperación Externa las

liquidaciones finales e íntegras de los fondos

financiados por cada cooperante, con relación

a la ejecución del Proyecto “Gestión Integral de

Desechos Sólidos Del Municipio De San

Salvador” (Eco Escuelas) y los

correspondientes avales por parte de las

agencias internacionales dando por justificadas

las condiciones impuestas en los convenios y

por cumplidos los objetivos establecidos. Lo

La parte auditada no envió

comentarios, remitieron

documentación después de

finalizada la auditoria.

La información presentada no desvanece la recomendaciones

NO CUMPLIDA.

NO CUMPLIDA.










REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

también existió un reintegro por €3,507.93 como sobrante

del proyecto y que fue transferido a cuenta bancaria a favor

del Área Metropolitana de Barcelona con fecha 21/08/2013,

correspondiente a los cooperantes Agencia Catalana de

Cooperación al Desenvolupament (ACCD) y Area

Metropolitana de Barcelona (AMB), evidenciándose que la

Dirección Municipal no preparó memoria económica ni

liquidación final por cooperante según lo establecido en

convenio.

El siguiente cuadro detalla los montos otorgados por

cooperante más la contrapartida comprometida por la

Municipalidad, expresados en dólares para efectos

comparativos con relación a los montos ejecutados en las

actividades del proyecto y la cuantificación de la

documentación a la que se obtuvo acceso con las limitantes y

observaciones que a continuación se señalan:

Cuadro N°1 Detalle de Subvención Otorgada e Importe de erogaciones

verificadas con información y/o documentación limitada a la que se obtuvo acceso.

Cooperante Externo

Subvención Otorgada

Erogaciones verificadas con

documentación(*)

Erogación sin documentación

AMB y ACCD US$346,702.95 US$317,289.67 US$29,413.28

FONS CATALA 41,258.34 41,258.34 0.00

FAMSI 18,565.94 18,540.11 25.83

Contrapartida AMSS(**)

123,699.98 123,699.98 0.00

TOTALES US$530,227.21 US$500,788.10 US$29,439.11

(*) La información y/o documentación remitida presenta limitantes

anterior con la finalidad de propiciar el

cumplimiento de las funciones atribuidas

institucionalmente a la Unidad de Cooperación

Externa mediante el Manual de Organización y

Funciones de la Municipalidad y en

observancia al Acuerdo Municipal número 13.2

celebrado en sesión extraordinaria del día

veintisiete de mayo de 2008, el cual establece:

“3-d) al finalizar la ejecución del proyecto se

efectuará un informe final que será entregado

al Cooperante y a la Unidad de Cooperación

Internacional”, (redefinida organizacionalmente

a esta fecha como Unidad de Cooperación

Externa).










REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

que a continuación se señalan. (**) La contrapartida comprometida por la Municipalidad consistió en pago de sueldos, salarios y servicios profesionales incorporados en la ejecución del proyecto.

b)Es necesario también precisar que la dependencia

ejecutora del proyecto no estaba obligada a remitir a los

cooperantes la documentación original de las transacciones,

pudiendo enviar fotocopias certificadas, ya que así se

encuentra establecido en los convenios y fue de esa forma

que se tramitó la primera liquidación parcial. Asimismo, la

documentación remitida en medio magnético por la Dirección

Municipal presenta limitantes para desarrollar procedimientos

de validación y de asociación al proyecto ejecutado:

Los escaneos de las facturas justificativas de gastos a

cuenta del proyecto no presentan evidencia de haber sido

tomados de los documentos originales, sino más bien de

fotocopias;

Las fotocopias de facturas justificativas de gastos, no

presentan evidencia de ser copias certificadas por notario;

Existen fotocopias de facturas que hacen un monto de

US$46,173.89 que no presentan evidencia que asocie

tales gastos con el proyecto, ni que fueron pagadas con

fondos de los cooperantes;

c)No se proporcionó la totalidad de información bancaria

relacionada a las cuentas en que se manejaron los fondos del

proyecto (Libro de Bancos, estados de Cuenta Bancarios y

conciliaciones Bancarias), imposibilitando evaluar la

administración íntegra de los fondos subvencionados:

No se presentó los estados de cuenta bancarios completos










REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

de la cuenta número 18-40-014408 del Banco Scotiabank,

ni sus correspondientes libro de bancos y conciliaciones

bancarias, siendo que de esta cuenta se observó

erogaciones por US$103,612.44 correspondiente a la

primera fase del proyecto;

No se presentó estados de cuenta bancarios, libro de

banco ni conciliaciones bancarias de la cuenta número

20057973-8 del Banco de América Central, mediante la

cual se evidencia cancelación de gastos del proyecto por

US$3,387.21;

No se presentó estados de cuenta bancarios, libro de

banco ni conciliaciones bancarias de la cuenta número

590-056541-3 del Banco Agrícola, mediante la cual se

evidencia cancelación de gastos del proyecto por

US$2,950.00;

d)No fueron presentados los Informes de liquidaciones finales

del proyecto, ni Memorias Técnica-Económica finales

requeridas según formularios y especificaciones con la

respectiva constancia de aprobación y cierre de expediente

de subvención de los cooperantes FAMSI y FONS CATALA

por un monto de US$59,824.28, advirtiéndose incumplimiento

a los términos de 2 convenios que establecen la forma y

plazos para la liquidación de los fondos subvencionados e

igualmente, al Acuerdo de Concejo Municipal número 13.2 de

sesión extraordinaria celebrada el día 27 de mayo de 2008, el

cual establece: “…Al finalizar la ejecución del proyecto se

efectuará un informe final que será entregado al cooperante y

a la Unidad de Cooperación Internacional”, (redefinida

organizacionalmente a esta fecha como Unidad de

Cooperación Externa);










REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

e)No se encontró evidencia sobre entrega de informes

mensuales de avance de la ejecución del proyecto a la

Unidad de Cooperación Internacional (actual Unidad de

Cooperación Externa), incumpliendo lo dispuesto mediante

acuerdo de Concejo Municipal número 13.2 de sesión

extraordinaria celebrada el día 27 de mayo de 2008 en su

literal c). Asimismo, debido a lo anterior, la Unidad de

Cooperación Externa no ha podido realizar su función

asesora y revisora en la ejecución y monitoreo de avances de

este proyecto, a falta de informes de seguimiento elaborados

por la unidad ejecutora, de acuerdo a los requerimientos

propios de cada cooperante.

Finalmente, al término de un plazo total de dos meses y

luego de tres requerimientos de información, la Unidad

Ejecutora no remitió ni evidenció poseer íntegramente la

documentación que soporte y demuestre las operaciones

realizadas con los fondos destinados al proyecto,

considerando que además el último requerimiento de la

documentación fue realizado en las instalaciones de la

entidad descentralizada para ser evaluada en la misma, pero

que de igual forma no fue proporcionada, lo cual se hace

constar mediante acta elaborada nsitu.


Fecha del Informe: 12 de diciembre de 2013

Nombre de la Auditoria: Examen Especial sobre evaluación del sistema de control interno al Departamento de Control de Bienes.

Período Auditado: hasta el mes de enero 2013

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

El Jefe del Departamento no proporcionó los descriptores

de puesto de los técnicos lo que imposibilitó constatar si el

personal técnico cumple con el perfil académico para el

desarrollo de las funciones

COMPROMISO CON LA COMPETENCIA

Art. 14 El Concejo Municipal, juntas directivas de

entidades descentralizadas y las jefaturas,

realizarán las acciones que conduzcan a que todo el

personal posea y mantenga el nivel de aptitud e

idoneidad que le permita llevar a cabo los deberes

asignados y entender la importancia de establecer y

llevar a la práctica adecuados controles internos.

X

El Jefe del Departamento de Control de Bienes no remitió

los controles internos implementado en relación al

cumplimiento de sus actividades tales como: Descriptor de

puesto, activación de los bienes muebles, institucionales y

por proyectos, depreciaciones de bienes de uso, revisión y

entrega de llantas, descargo de bienes por deterioro,

pérdida, obsolescencia, subasta, entre otros, por lo que

no se puede aseverar el cumplimiento de la Norma.

ESTILO DE GESTIÓN


entidades descentralizadas y jefaturas de unidades

organizativas, deberán administrar los recursos de la

Municipalidad considerando el nivel de riesgo de

cada una de las decisiones, tomando en cuenta el

costo beneficio, permitiendo la evaluación del

desempeño y de la gestión realizada por el fomento

de la transparencia.

X

El Departamento de Control de Bienes no proporcionó

procedimientos para: activación de los bienes muebles

institucionales y por proyecto, depreciación de bienes de

uso, subastas de los bienes descargados, colocación de

logotipos en unidades de transporte asignación de código

de inventario, etc., por lo que no se constató el

cumplimiento de la norma.

PROCEDIMIENTOS PARA AUTORIZACIÓN Y

REGISTRO

Art. 22 El Concejo Municipal, establecerá a través

de los instrumentos administrativos pertinentes, lo

correspondiente a la autorización, registro y control

oportuno de todas las operaciones, concibiéndolos

como la secuencia lógica de los pasos que sigue

una tarea o actividad.

X





CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

La Jefatura del Departamento de Control de Bienes no

proporcionó los procedimientos de: activación de los

bienes institucionales y por proyecto, descargo,

depreciación de bienes por deterioro, pérdida,

obsolescencia, subasta de los bienes descargados de

llantas, batería, colocación de logotipos de unidades

de trasporte, asignación de inventario a los bienes

muebles institucionales, entre otros; además cuenta

con instructivo control de inventario de mobiliario y

equipo y cobertura de seguros de la Municipalidad

correspondiente al año 2010, por lo que no puede

aseverar el cumplimiento de la Norma

DOCUMENTACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN

DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

Art. 39 El Concejo Municipal, juntas directivas y jefaturas,

deberán documentar, mantener actualizados y divulgar

internamente, las políticas y procedimientos de control que

garanticen razonablemente el cumplimiento del sistema de

control interno.

Previo a divulgar los instrumentos administrativos:

Reglamentos, manuales, instructivos, políticas, normas y

demás disposiciones necesarias para la aplicación del

Sistema, el Concejo Municipal deberá aprobar los

instrumentos de control existentes, de conformidad a lo

establecido en el Código Municipal.

En los instrumentos administrativos y operativos se

definirán las políticas institucionales, los procedimientos

de control relativos a las actividades administrativas,

financieras y operativas de la municipalidad, los cuales se

revisarán y actualizarán según necesidad.

X

El Jefe del Departamento de Control de Bienes

proporcionó los controles internos implementados en

los procesos administrativos.


Art. 40 Las actividades de control interno deberán

establecerse de manera integrada a cada proceso

administrativo, financiero u operativo. Las medidas y

prácticas de control se orientarán al ejercicio del control

previo, concurrente y posterior: Aprobación, autorización,

verificación, conciliación, inspección y revisión.

x





CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

El Departamento de Control de Bienes posee un

instructivo denominado “Control de Inventario de

Mobiliario y Equipo y Cobertura de Seguros de la

Municipal 2010” sin embargo no se encuentra

revisado, ni aprobado por las instancias

correspondiente, además de encontrarse

desactualizado, asimismo no se ha previsto la

elaboración de instructivos relacionados a otras áreas

de las cuales Control de Bienes son los responsable

de ejecutarlos como son: descargos de bienes por

deterioro, pérdida, obsolescencia, mantenimiento o

reparación onerosa, subastas, entre otros.

DEFINICIÓN DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

SOBRE ACTIVOS


entidades descentralizadas y jefaturas, deberán

establecer las políticas y procedimientos para proteger y

conservar los activos institucionales, principalmente los

más vulnerables, estará segregado de acuerdo a la

naturaleza de cada activo.

Los bienes, deberán estar debidamente registrados y por

lo menos una vez al año, se cotejarán las existencias

físicas con los controles correspondientes para verificar su

veracidad: La frecuencia de la comparación, dependerá de

la naturaleza de los bienes.

Los activos institucionales deberán asignarse formalmente

a un servidor responsable de su custodia y en el caso de

que sean varios servidores, al coordinador del equipo o al

personal de turno. Asimismo, se contará con medidas de

salvaguarda: Seguros, almacenaje, autorizaciones para

acceso, según corresponda.

En lo relativo a fondos y valores llevarse a cabo arqueos

independientes para salvaguardar su integridad.

X

La Jefatura del Departamento de Control de Bienes

proporcionó los procedimientos para el descargo de

los bienes.

DESCARGO DE BIENES

Art. 46 El Concejo Municipal establecerá por escrito los

procedimientos para el descargo de los bienes de

consumo, mobiliario y equipo fuera de uso debido a las

siguientes circunstancias: deterioro, pérdida,

obsolescencia, destrucción y mantenimiento o reparación

onerosa. El área Financiera realizará los ajustes contables

pertinentes.

X

El Jefe del Departamento proporciono la

documentación soporte, que demuestre las

actividades realizadas y los controles implementados.


Art. 65 El Concejo Municipal, juntas directivas, gerencias,

directores y jefaturas, contarán con la documentación

necesaria que soporte y demuestre las operaciones que

X





CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

realicen, ya que con ésta se justifique e identifique la

naturaleza, finalidad y resultado de las mismas; asimismo,

éstas deberán contener datos y elementos suficientes que

faciliten su análisis.

El Jefe del Departamento de Control de Bienes no

proporcionó la documentación necesaria, que soporte

y demuestre las actividades realizadas por lo que no

se comprobó que estas se encuentran archivadas

siguiendo un orden lógico de fácil acceso y utilización.

ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE

Art. 67 Las gerencias, directores y jefaturas, deberán

velar por conservar el archivo de documentación de

soporte que demuestra las operaciones de la

Municipalidad y entidades descentralizadas, deberán ser

archivadas siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y

utilización; debiendo velar por la seguridad necesaria que

la proteja de riesgos, tales como: Deterioro, robo o

cualquier siniestro.

La documentación de soporte deberá mantenerse

disponible el tiempo legal establecido para el cumplimiento

de rendición de cuentas y funciones fiscalizadoras.

X

El Departamento de Control de Bienes, no

proporcionó documentación soporte, que demuestre

las conciliaciones realizadas con el Departamento de

Contabilidad, relacionados con la cuenta de mobiliario

y equipo, depreciaciones y existencias institucionales.

CONCILIACIONES

Art. 68 El Concejo Municipal y entidades

descentralizadas, deberán por medio de gerencias,

directores y jefaturas, verificar saldos o disponibilidades,

realizando conciliaciones mensuales y/o periódicas

cuando así se requiera, de toda clase y naturaleza de

cuentas relacionadas con la información contable,

presupuestaria, de tesorería, recaudación, catastro,

proyectos y control de bienes. Estas serán elaboradas y

suscritas por un servidor independiente de la custodia y

registro, haciéndolas del conocimiento del funcionario

competente.

Las conciliaciones se realizarán entre los registros

auxiliares, responsabilidad de las unidades administrativas

y los registros generales de la Municipalidad, para los

diferentes tipos de transacciones o eventos económicos

que generen información en la toma de decisiones.

X





CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

La jefatura del Departamento de Control de Bienes

proporcionó los controles implementados del área,

políticas y procedimientos.

DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE

LOS CONTROLES DE APLICACIÓN.

Art. 84 El Concejo Municipal, juntas directivas y jefaturas,

realizarán la verificación del cumplimiento del control

interno ejercido en cada área de acuerdo con su Manual

de Procedimientos, Manual de Políticas institucional y

otros documentos administrativos.

X

La Jefatura del Departamento de Control de Bienes

proporcionó la información y/o documentación de

respaldo, por lo que se comprobó si es oportuna y

confiable.


Art. 88 El Concejo Municipal, juntas directivas, gerencias,

directores y jefaturas, deberán asegurarse que la

información que se procese sea confiable, oportuna,

suficiente y pertinente para la toma de decisiones,

basándose en normativas técnicas y legales.

X

El Jefe del Departamento de Control de Bienes no proporcionó documentación relacionados con la formulación de información financiera (conciliaciones de saldo en depreciaciones, consumo de existencia de bodegas, etc.), ni la periodicidad y formalidad con que se remiten por lo que no comprobamos el cumplimiento de esta Norma.

INFORME FINANCIERO Y DE GESTIÓN

Art. 90 El Concejo Municipal y juntas directivas de

entidades descentralizadas, por medio de las jefaturas de

unidades organizativas, formularán la información

financiera requerida en las disposiciones, legales,

reglamentarias y normativas sobre su contenido,

oportunidad, periodicidad y formalidad, tanto para uso

interno y conocimiento externo.

El Concejo Municipal y las juntas directivas de entidades

descentralizadas, por medio de las jefaturas de unidades

organizativas, presentarán un informe que contenga los

resultados de la gestión realizada durante el ejercicio

terminado, conforme los criterios establecidos en las

disposiciones legales y reglamentarias, metas y objetivos

principales de la Municipalidad para organizar su

contenido y desarrollo, reflejándolo en la Memoria de

Labores.

X





CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

La Jefatura del Departamento de Control de Bienes no vigila que las actividades de control se realicen en cumplimiento a los documentos administrativos, aspectos que no fue comprobado debido a que proporcionaron información para verificar el cumplimiento de esta Norma.


Art. 92 El Concejo Municipal, juntas directivas y las

jefaturas vigilarán que los funcionarios realicen las

actividades de control durante la ejecución de las

operaciones de manera integrada, en cumplimiento de las

actividades de control previamente establecidas en los

diferentes documentos administrativos, durante la

ejecución de las operaciones de su competencia.

X



Nombre de la Auditoria: Examen Especial sobre evaluación del sistema de control interno a la Unidad de Fiscalización Tributaria.

Período Auditado: hasta el mes de marzo 2013

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente La Unidad de Fiscalización ha implementado algunos controles como: visita a contribuyentes, detalle de autos de designación del auditor por fiscalizador y ha modificado los procedimientos.

ESTILO DE GESTIÓN

Art. 15 El Concejo Municipal, juntas

directivas de entidades descentralizadas y

jefaturas de unidades organizativas, deberán

administrar los recursos de la Municipalidad

considerando el nivel de riesgo de cada una

de las decisiones, tomando en cuenta el costo

beneficio, permitiendo la evaluación del

desempeño y de la gestión realizada por el

fomento de la transparencia.

X

La Unidad de Fiscalización cuenta con

procedimientos modificados de los diferentes

procesos que ejecutan, los cuáles se evaluaran

en futuras intervenciones.

PROCEDIMIENTOS PARA AUTORIZACIÓN

Y REGISTRO







tarea o actividad.

X

La Unidad de Fiscalización ha implementado un

control de visitas a contribuyentes para los

Auditores.

ASISTENCIA, PERMANENCIA Y

PUNTUALIDAD



jefaturas, velarán por la asistencia,

permanencia, y puntualidad por parte de los

servidores municipales, apegándose a lo que

indica el Reglamento Interno.

X





CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

La Unidad de Fiscalización ha realizado

diagnósticos sobre la operatividad del mismo, no

obstante no han sido comunicadas a las instancias

correspondientes para que se tomen las acciones

correspondientes, tampoco utilizaron las

herramientas proporcionada por la Unidad de

Desarrollo Institucional.

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

Art. 36 Cada dependencia o unidad organizativa de la

Municipalidad deberá realizar diagnósticos

periódicamente, con el fin de identificar los factores de

riesgos relevantes, internos y externos, asociados al

logro de los objetivos institucionales.

X

La Unidad de Fiscalización no ha comunicado el

análisis de los riesgos, por lo que no determina el

impacto e incidencia en la misión, visión, objetivos y

metas.

ANÁLISIS DE RIESGOS IDENTIFICADOS

Art. 37 Cada dependencia o unidad organizativa de la

Municipalidad, analizarán los riesgos identificados, en

cuanto a su impacto o significado y a la probabilidad de

ocurrencia, para determinar su importancia e incidencia

en la misión, visión, objetivos y metas.

La unidad de desarrollo institucional, se encargará de

consolidar los riesgos institucionales.

X

La unidad de Fiscalización no ha comunicado a las

instancias correspondientes para tomar opciones de

respuestas ante los riesgos, e indicadores de

gestión para medir resultados.

GESTION DE RIESGOS

Art. 38 El Concejo Municipal a través de las juntas

directivas y jefaturas, definirá las opciones de respuesta

ante los riesgos tendientes a evitar, reducir o transferir;

o asumir el riesgo residual, registrando la aplicación

concreta de dichas opciones que entrarán a prevenir o

reducir el riesgo y formarán parte del plan de manejo de

riesgos. En él se identificarán las dependencias o áreas

encargadas de ejecutar las acciones propuestas.

La evaluación de la gestión de riesgo se realizará con

base en los indicadores de gestión diseñados para tal fin

y a los resultados del monitoreo aplicado en diferentes

X





CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

periodos.

Asimismo, se evaluará como ha sido el comportamiento

del riesgo y si se han presentado nuevos riesgos que

deban ser gestionados.

La Unidad de Fiscalización tiene implementados

procedimientos los cuales han sido modificados y

han sido comunicados al personal.


DIVULGACIÓN DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS


jefaturas, deberán documentar, mantener actualizados y

divulgar internamente, las políticas y procedimientos de

control que garanticen razonablemente el cumplimiento

del sistema de control interno.

Previo a divulgar los instrumentos administrativos:

Reglamentos, manuales, instructivos, políticas, normas

y demás disposiciones necesarias para la aplicación del

Sistema, el Concejo Municipal deberá aprobar los

instrumentos de control existentes, de conformidad a lo

establecido en el Código Municipal

En los instrumentos administrativos y operativos se

definirán las políticas institucionales, los procedimientos

de control relativos a las actividades administrativas,

financieras y operativas de la municipalidad, los cuales

se revisarán y actualizarán según necesidad.

X

Al analizar las actividades de control

implementadas por la Unidad comprobamos que no

cuenta con los controles internos necesarios, que

brinden información y garanticen el cumplimiento de

las operaciones y actividades desarrolladas por el

personal de la misma, como es el caso de la entrega

de autos de designación del auditor, solo tienen un

detalle de las empresas designadas, no así la fecha

de elaboración y de entrega, nombre de la persona

que recibe, la cantidad de Autos asignados a cada

Auditor, tiempo asignado ó estimado para el

desarrollo de cada fiscalización, y el resultado o

producto a obtener, entre otros.


Art. 40 Las actividades de control interno deberán

establecerse de manera integrada a cada proceso

administrativo, financiero u operativo. Las medidas y

prácticas de control se orientarán al ejercicio del control

previo, concurrente y posterior: Aprobación,

autorización, verificación, conciliación, inspección y

revisión.

X





CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

La Unidad de Fiscalización cuenta con expedientes

de fiscalizaciones realizadas, a los cuales se ha

incorporado un índice del contenido, sin embargo

carecen de las diferentes etapas que comprende el

proceso de fiscalización, así como también los

diferentes controles relacionados a dicho proceso

(Control de visita al contribuyente, hojas de

supervisión, entre otros).



gerencias, directores y jefaturas, contarán con la

documentación necesaria que soporte y demuestre las

operaciones que realicen, ya que con ésta se justifique e

identifique la naturaleza, finalidad y resultado de las

mismas; asimismo, éstas deberán contener datos y

elementos suficientes que faciliten su análisis.

X

Verificamos que la Unidad resguarda la

documentación soporte existente, con la seguridad

necesaria que la protege de riesgos, tales como:

Deterioro, robo o cualquier siniestro. Sin embargo

los expedientes no contienen la información

necesaria y no poseen un orden lógico que facilite

su utilización.

ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE

Art. 67 Las gerencias, directores y jefaturas, deberán

velar por conservar el archivo de documentación de

soporte que demuestra las operaciones de la

Municipalidad y entidades descentralizadas, deberán ser

archivadas siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y

utilización; debiendo velar por la seguridad necesaria

que la proteja de riesgos, tales como: Deterioro, robo o

cualquier siniestro.

La documentación de soporte deberá mantenerse

disponible el tiempo legal establecido para el

cumplimiento de rendición de cuentas y funciones

fiscalizadoras.

X

La Jefatura de la Unidad no realiza verificación del

cumplimiento del control interno, ha incorporado un

índice del contenido pero no ha incorporado o

seccionado por etapas el proceso de fiscalización,

además no se ve reflejado la supervisión durante la

fiscalización dicha actividad en la redacción del

informe y no durante el proceso de la fiscalización.

DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE

LOS CONTROLES DE APLICACIÓN.


jefaturas, realizarán la verificación del cumplimiento del

control interno ejercido en cada área de acuerdo con su

Manual de Procedimientos, Manual de Políticas

institucional y otros documentos administrativos.

X





CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

La Jefatura de la Unidad de Fiscalización no se asegura

de que la información que se procese y genera sea

confiable, oportuna suficiente y pertinente para la toma de

decisiones ya que no existe supervisión en la ejecución de

las fiscalizaciones.



gerencias, directores y jefaturas, deberán asegurarse

que la información que se procese sea confiable,

oportuna, suficiente y pertinente para la toma de

decisiones, basándose en normativas técnicas y

legales.

X

La Unidad de Fiscalización comunica a Planificación los

avances del POA y detalle de las fiscalizaciones

realizadas mensualmente, e informa a cada delegación

distrital los resultados del informe y resoluciones.

EFECTIVA COMUNICACIÓN DE LA INORMACIÓN

Art. 89 La información interna y externa deberá ser

comunicada en la forma y el tiempo requerido para su

uso y de acuerdo con sus competencias. X

La Unidad de Fiscalización elabora informe de los saldos

de empresas fiscalizadas y los comunica a la Gerencia

Financiera los resultados de las actividades y procesos

realizados,


Art. 90 El Concejo Municipal y juntas directivas de

entidades descentralizadas, por medio de las jefaturas

de unidades organizativas, formularán la información

financiera requerida en las disposiciones, legales,

reglamentarias y normativas sobre su contenido,

oportunidad, periodicidad y formalidad, tanto para uso

interno y conocimiento externo.

El Concejo Municipal y las juntas directivas de

entidades descentralizadas, por medio de las jefaturas

de unidades organizativas, presentarán un informe

que contenga los resultados de la gestión realizada

durante el ejercicio terminado, conforme los criterios

establecidos en las disposiciones legales y

reglamentarias, metas y objetivos principales de la

Municipalidad para organizar su contenido y

desarrollo, reflejándolo en la Memoria de Labores

X





CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

Observamos que la Jefatura de la Unidad de

Fiscalización no vigila el cumplimiento de las actividades

de control, situación que se constató en el proceso de

fiscalización ya que no ejercen supervisión sino hasta la

redacción del informe, tampoco quedan claros los

objetivos que se persigue por parte del Auditor sobre el

trabajo a ejecutar, no existiendo monitoreo sobre la

marcha.


Art. 92 El Concejo Municipal, juntas directivas y las

jefaturas vigilarán que los funcionarios realicen las

actividades de control durante la ejecución de las

operaciones de manera integrada, en cumplimiento de las

actividades de control previamente establecidas en los

diferentes documentos administrativos, durante la

ejecución de las operaciones de su competencia

X

La Unidad de Fiscalización no realiza evaluaciones al

Sistema de Control Interno específicamente, se han

modificado los procedimientos del proceso de

fiscalización, los cuales serán evaluados en futuras

intervenciones.

MONITOREO MEDIANTE AUTOEVALUACIÓN DEL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Art. 93 Las Jefaturas de la Municipalidad deberá evaluar

el sistema de control interno propio, respecto de las

actividades significativas. Será actualizado con el

resultado de dichas evaluaciones o como producto de

cambios organizacionales.

X

La Unidad de Fiscalización no presento evidencia (en

informe) de comunicación de monitoreo del sistema de

control interno.

COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL

MONITOREO

Art. 95 El Concejo Municipal, juntas directivas, directores,

gerentes y demás jefaturas recibirán los informes sobre

las debilidades y oportunidades de mejoramiento del

Sistema de Control Interno, el cual será dirigido hacia

quienes serán los propietarios y responsables de operarlo,

con el fin de que se implementen las acciones necesarias,

en cumplimiento a la normativa administrativa y legal.

Los resultados de las actividades de monitoreo del

Sistema de Control Interno, deberán ser comunicados al

Concejo Municipal, juntas directivas, gerencias, directores

y jefaturas, según su competencia, por medio de un

informe de lo observado.

X



Fecha del Informe: 12 de febrero de 2014

Nombre de la Auditoria: Examen Especial al proceso sancionatorio diligenciado por la Delegación Distrital III, según expediente con referencia 006-D3-SPO-220301-2012.

Período Auditado: Mayo de 2012 a septiembre de 2013



REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

2. Indicios de irregularidades en el desarrollo de

proceso sancionatorio.

Observación

Al analizar los vacios y vicios legales cometidos en la

ejecución del proceso sancionatorio objeto de examen por

construcción sin permiso, y con base en los comentarios y

pruebas de descargo remitidos por el Asesor Legal de la

Delegación Distrital 3, con código de empleado

1705196000003, en respuesta al reporte preliminar de

hallazgos de auditoría, podemos advertir que las deficiencias

en el diligenciamiento pueden haberse ocasionado por

irregularidades en el proceso sancionatorio, debido al hecho

señalado por el Asesor Legal del Distrito (código de

empleado 1705196000003), quien declaró por escrito que en

la etapa de apelación del proceso, recibió instrucción de parte

del Director de la Delegación Distrital 3 (en funciones por el

período del 14 de febrero de 2011 hasta esta fecha) de

reunirse con los abogados del dueño del inmueble sujeto de

sanción, cuya actuación o diligencia no se encuentra

contemplada bajo ninguna forma de proceder en dichos

casos y que por el contrario, genera incertidumbre en la

aplicación de la ley por las personas delegadas para tal

efecto de la Administración Municipal.

A continuación se transcribe el señalamiento relacionado en

el escrito de pruebas de descargo presentado por el Asesor

Legal de la Delegación Distrital 3 con código de empleado

1705196000003: “…Cabe mencionar que posterior a

notificar la resolución donde se imponía la multa, en el

término de apelación, recibí instrucciones del Director

del Distrito tres de asistir a una reunión a la oficina del

Se recomienda al Director de Desarrollo

Municipal someter a valoración del Concejo

Municipal la aplicación de las medidas

administrativas y/o legales correspondientes

con base en el análisis de los resultados de la

auditoría, en cumplimiento al Acuerdo de

Concejo Municipal número 11 tomado en

sesión extraordinaria celebrada el día 08 de

octubre de 2013, mediante el cual se le ordena

realizar indagaciones pertinentes al caso del

expediente 006-D3-SPO-220301-2012

diligenciado en la Delegación Distrital 3 para

deducir responsabilidades y aplicación de

sanciones.

Que el Concejo Municipal evalúe solicitar a la

Gerencia Legal, un dictamen legal de los

vacíos o incumplimientos a que se ha hecho

referencia en el presente informe, y en caso de

advertirse la presencia de una conducta

delictiva se certifique lo pertinente a la Fiscalía

General de la República.

Emitieron el Acuerdo Municipal

S.O.06-0514-11.2 de fecha

06/05/2014 donde se da

cumplimiento a las

recomendaciones.

CUMPLIDA.



Fecha del Informe: 12 de febrero de 2014

Nombre de la Auditoria: Examen Especial al proceso sancionatorio diligenciado por la Delegación Distrital III, según expediente con referencia 006-D3-SPO-220301-2012.

Período Auditado: Mayo de 2012 a septiembre de 2013



REALIZADA

COMENTARIOS DE

AUDITORIA SITUACION

DETERMINADA

Licenciado Oscar A. Altamirano Lacayo, situada entre 63

y 65 Avenida Sur pasaje 1 casa 1 Colonia Escalón,

indicándome que si podía les colaborara, ignorando en

ese momento los puntos a tratar en dicha reunión; ya en

el lugar fui recibido por el Licenciado Oscar Altamirano,

quien me remitió con su padre de quién no recuerdo el

nombre, pero quien me proporcionó su número de

celular el cual es 77296368 y me manifestó este último

que lo que deseaba era que le ayudara para interponer

apelación contra la multa impuesta al señor Safie

Hanania, ofreciéndome algún tipo de gratificación,

argumentando de que nadie se enteraría de dicho

arreglo, a lo que respondí que no estaba acostumbrado a

esas cosas y que mi ética profesional me lo impedía por

deberme a la confianza depositada por la municipalidad

en mi persona, retirándome en ese momento de dicha

oficina, momento en el cual me entregó una tarjeta de

presentación la cual agrego juntamente con este escrito.

Al día siguiente de dicha reunión en horas de la mañana

informé al Director del Distrito tres sobre la reunión

anteriormente descrita”…

No obstante lo anterior, es importante expresar que con base

en el objetivo y alcance del examen especial efectuado, la

Unidad de Auditoría Interna tiene limitantes en cuanto a

ejecutar procedimientos que permitan comprobar el posible

cometimiento de un ilícito en el caso de existir la entrega de

dadivas a los servidores municipales que desarrollaron el

proceso sancionatorio objeto de examen, por lo que deberá

ser objeto de una valoración legal a fin de evaluar la posible

existencia de una conducta delictiva, para efectos de informar

o no a la Fiscalía General de la República.


Informe Nº: 13-2013.

Fecha del Informe: 27 de febero de 2013.

Nombre de la Auditoria: “Auditoria Operacional o de Gestión a la Delegación Distrital VI”.

Período Auditado: De enero a agosto 2013.


ADMINISTRACIÓN

COMENTARIOS DE

AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

1. Consumo de combustible no justificado.

Observación:

Analizamos el consumo de combustible abastecido por

medio de cupones a la Delegación Distrital VI, el cual es

utilizado en motocicletas y para otras actividades,

encontrando las siguientes situaciones:

a) Se proporcionó combustible por medio de cupones

pre valorados por la cantidad de $11.43

(equivalente a 2.85- 2.95 Galones), durante el

periodo de enero a julio de 2013 a 2 motocicletas

Marca Honda con número de placas M46389 y

M1429, no obstante que la capacidad del tanque de

gasolina de las motocicletas es de 3.50 y 2.25 de

galón respectivamente (tanque totalmente vacío),

según opinión técnica emitida por la Sección de

Inventarios y Transporte del CAM, tomando este

parámetro identificamos que dicho recurso en

algunas ocasiones se suministró en cantidades

superiores a la capacidad del tanque de

combustible de las motocicletas, según facturas de

la gasolinera que presentan una misma fecha y

hora de abastecimiento, estableciéndose una

cantidad en exceso de 141.05 galones equivalentes

a un monto de $554.68. Además no cuentan con

bitácora del uso del transporte, por lo que se

desconoce si el gasto que presentan es justificado

ya que es consumido de forma periódica

estableciéndose un monto total de $1,485.92

durante dichos meses. El detalle de lo observado se

presenta en los cuadros N° 1 y N° 2.

Recomendamos al Jefe de la Delegación Distrital VI, lo siguiente: 1. Realizar las acciones administrativas

pertinentes a efecto de obtener el

reintegro de $1,439.81 por el

combustible no justificado (Ver

determinación de montos en anexo N°

12);

2. Analizar si el monto de $ 1,485.92 por el

consumo de combustible a las

motocicletas es comprobable, verificable

y razonable de conformidad con las

actividades que realiza la Delegación, de

no ser así, el monto que no se encuentra

justificable debe realizar las acciones

administrativas necesarias para que se

reintegre;

3. Girar instrucciones a los jefes de

Departamentos, en el sentido de cumplir

con el instructivo de consumo de

combustible aprobado mediante

Acuerdo Municipal, implementar el uso

de bitácora y demás controles internos

establecidos, a fin de contar con la

documentación necesaria que

demuestre y justifique el uso de

combustible, de acuerdo a la naturaleza

de todas las actividades y operaciones

que realicen.

El Jefe Distrital realizó

gestiones en el área de

parques y zonas verdes, no

siendo esta el área observada

sino el area administrativa, es

decir la encargada de la

distribución de los vales de

combustible.

No remitieron evidencia de

haber realizado el analisis de

consumo de combustible de las

motocicletas.

Envio nota girando

instrucciones para dar

cumplimiento a lo

recomendado.

NO CUMPLIDA

NO CUMPLIDA

CUMPLIDA







ADMINISTRACIÓN

COMENTARIOS DE

AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

Cuadro N° 1 Detalle del suministro de combustible superior a

la capacidad de tanque de gasolina en el periodo de enero a julio 2013.

Motos con Número de Placas

Galones

Monto Comentario

M46389 92.85 $ 364.86 Ver detalle en

anexos N° 1 y N° 2. M1429 48.20 $ 189.82

Total 141.05 $ 554.68

Cuadro N° 2

Detalle de consumo de combustible total de forma periódica durante los meses de enero a

julio 2013.

Meses

Galones de combustible suministrad

os

Monto de consumo de

combustible $ Total

es Comentarios

M 46389

M 1429

M 4638

9

M 1429

Enero

49.01

20.01

194.3

4

80.01

274.3

5

Ver detalle en anexos N° 1 y

N° 2.

Febrero

30.50

5.46

125.73

22.86

148.5

9

Marzo

50.46

33.42

228.6

0

148.5

9

377.1

9

Abril

54.37

13.29

240.0

3

57.14

297.1

7

Mayo

57.19

5.59

251.46

22.86

274.3

2

Julio

27.52

0.00

114.30

0.00

114.3

0

Totales

269.05

77.77

$ 1,154.46

$ 331.4

6

$ 1,485.

92

b) Constatamos según Reporte de Liquidación de







ADMINISTRACIÓN

COMENTARIOS DE

AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

Combustible presentado a Almacén que la

encargada de distribuir el combustible registró

entrega de 171 cupones de gasolina de $ 11.43,

para el equipo utilizado en el área de parques y

zonas verdes de la Delegación Distrital VI

(motoguadañas, cortadoras de grama, podagrama,

motosierra, bomba achicadora) equivalente a

446.51 galones; sin embargo, al confrontarlo con el

Formulario para el Uso Diario de Combustible

presentado por el Coordinador de dicha área, éste

presenta un consumo de 135.50 galones,

comprobándose que existe una diferencia de

324.64 galones equivalentes a un monto de

$1,410.91 (calculado al precio promedio de

referencia de $ 3.93 por galón), el uso de esa

diferencia de combustible no posee documentación

soporte que justifique su utilización en fines

institucionales. Además no se tienen registros de

las existencias del mismo. El siguiente detalle

presenta las diferencias encontradas:

Cuadro N° 3 Abastecimiento de combustible a equipos del área de

parques y zonas verdes sin justificación.

N

° Meses

S/ Reporte de

Control de

Combustible

(liquidación)

S/Control

interno del uso

de combustible

Diferencia

establecida

Galon

es

Monto

$

Galon

es

Mont

o $

Galo

nes

Mont

o $

1. Enero/1

3

135.54 548.62 15.00 58.92 120.5

4

489.7

0







ADMINISTRACIÓN

COMENTARIOS DE

AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

2. Febrero

/13

83.53 354.34 18.50 72.66 65.03 281.6

8

3. Marzo/

13

63.35 285.73 7.50 29.46 55.85 256.2

7

4. Abril/1

3

39.82 171.48 11.00 43.21 28.82 128.2

7

5. Mayo/1

3

48.91 205.75 14.50 56.95 34.41 148.8

0

6. Junio/1

3

27.35 114.34 20.50 80.52 6.85 33.82

7. Julio/13 33.12 137.17 26.50 104.0

9

6.62 33.08

8. Agosto/

13

28.52 125.72 22.00 86.41 6.52 39.31

Total 460.14

1,943.1

3

135.50

532.2

2

324.6

4

1,410.

91

2. Suministro de combustible en días de

vacación sin que exista comprobación de la

misión institucional realizada.

Se constató mediante la revisión de control de suministro

de combustible, que empleados de la Delegación Distrital

retiraron cupones de gasolina y diesel por un monto de $

148.59 en período de vacaciones para ser utilizado en

los vehículos institucionales, sin embargo no existe

evidencia de misión oficial en periodo vacacional para

Recomendamos al Jefe de la Delegación

Distrital VI realizar las indagaciones

necesarias con el objeto de comprobar si el

combustible fue utilizado en fines

institucionales, caso contrario realizar las

acciones administrativas pertinentes a efecto

Por las siguientes razones:

Para el primer caso del Sr.

Belloso, el Coordinador de

Paques y Zonas verdes

comprobó que el Señor Belloso

estuvo destacado en la bodega

NO CUMPLIDA







ADMINISTRACIÓN

COMENTARIOS DE

AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

dichos equipos. Tampoco ha sido posible verificar su

utilización en ese período porque no llevan bitácora de

uso de transporte. El detalle de lo observado se presenta

en el siguiente cuadro:

Cuadro N° 4

Detalle de cupones de combustible abastecidos

en período de vacaciones.

Empleado que recibió el

cupón

Tipo de Combustible

Placa

Fecha

Cupones

Cantidad

Precio $

Monto $

José Armando Belloso

Diesel N

8403

23/03/13

5 11.43

57.15

27/03/13

5 11.43

57.15

Mauricio Ernesto Orellana Duran

Gasolina

M1429

25/03/13

3 11.43

34.29

Total 148.

59

de obtener el reintegro de $148.59

correspondiente a cupones de combustible.

El Talapo del D-4 por lo que el

no recepciono esos cupones de

combustible. El Lic. Orellana

manda copia de correo de

jefatura de Unidad de Atención

a grandes contribuyentes

donde se define horario de

oficina para atención en periodo

de vacación pero no manda

bitacora de la motocicleta (no

tenían implementado durante

ese periodo).

3. Suministro de combustible a equipos de

transporte que se encontraban en reparación.

Observación En liquidación de cupones de combustible identificamos

el abastecimiento de gasolina y diesel por un monto de

$114.30 a 2 vehículos institucionales y a una motocicleta,

comprobando que en esas fechas los equipos de

transporte se encontraban en reparación en las

instalaciones de plantel y talleres y en la Sección de

Inventarios y Transporte CAM, según se muestra en el

siguiente detalle:


Distrital VI establecer controles suficientes y

necesarios a efecto de dejar evidencia de la

entrega de cupones de combustible al

departamento de talleres para los vehículos

en reparación.

.

Remitio memorandum, donde

solicita mejorar el

abastecimiento de combustible

en vehículos que se encuentren

en reparación en talleres, más

no especifica que mecanismos

de control tienen que

implementar para la entrega de

cupones de combustible

NO CUMPLIDA







ADMINISTRACIÓN

COMENTARIOS DE

AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

Cuadro N° 5 Vehículos que abastecieron combustible estando en

reparación en taller automotriz.

Tipo de Vehícul

o

Placa

Fecha del Taller automotriz Factura

Entrada

Salida

Fecha Número

Monto $

Microbús

N3859

19/02/13

07/03/13

01/03/13

245571

22.86

20/02/13

244064

11.43

244065

11.43

17/04/13

22/04/13

19/04/13

254529

22.85

Sub Total 68.57

Pick up N10622

03/09/12

** 05/01/13

236179

34.30

Sub Total 34.30

Motocicleta

M1429

21/06/13

10/09/13

25/06/13

145435

11.43

Sub Total 11.43

Total General 114.30

** A la fecha del presente informe se encuentra en el

taller.

cuando estos son requeridos

por esa dependencia.

.

4. No existe delimitación sobre autorización

de personal para el retiro de cupones de

combustible (gasolina y diesel).

El Jefe de la Delegación Distrital VI no ha definido por

escrito el personal autorizado para el retiro de cupones

de combustible (gasolina y diesel), se cuantificó entre

recurrentes y ocasionales 14 personas diferentes a las

que se les ha hecho entrega de cupones, sin que todos

califiquen por sus actividades o funciones, asimismo

Se recomienda al Jefe de la Delegación

Distrital VI definir por escrito al personal

autorizado para el retiro de cupones

combustible (gasolina y diesel), tomando en

cuenta su cargo y funciones con el objetivo

de implementar medidas de control.

.Remitió memorandum donde

se establece el personal

autorizado para el retiro de

cupones de combustible.

CUMPLIDA







ADMINISTRACIÓN

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AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

encontramos a una persona que retiró cupones de

combustible que no aparece en planilla de la Delegación

Distrital.

Cuadro N° 6 Detalle del personal que retiró cupones de

combustible (gasolina y diesel).

N°

Nombre del que retiro el cupón

Cargo Según Planilla

1. Mauricio Ernesto Orellana Duran.

Jefe del Departamento Servicios Internos.

2.

Axssa Elizabeth Peña López.

Gestor de desarrollo Comunitario (Encargada del control y distribución de cupones combustible durante el período de julio 2011 a mayo de 2013 )

3. Julio Cesar Arévalo Martínez.

Jefe del Departamento Desarrollo Local

4. José Roberto García Pineda. Mensajero

5. Carlos David Durán.

Coordinador Área de Parques y Zonas Verdes

6. Julio Cesar Sandoval Guadron.

Supervisor Administrativo Parques y Zonas Verdes

7. Juan Antonio Miranda. Motorista

8. Reyna Angélica González Salamanca

Gestor de Desarrollo Comunitario

9. José Armando Belloso Gavidia. Motorista de Camión

10. Saúl Pineda.

No aparece en planilla (Mensajero D-3)

11. Ricardo Enrique Ayala Hernández. Referente de Deportes

12. Dora Jesús Rosales de Molina.

Ejecutivo de Relaciones Públicas

13. Kevin Eduardo Mejía Mazariego.

Gestor de Desarrollo Comunitario

14. Adelio Pérez Gómez. Motorista







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SITUACION

DETERMINADA

5. Inconsistencia de firmas de empleados

plasmadas en los Reportes de Control de

entrega de cupones de combustible.

Analizamos el Reporte de Control de Combustible

(gasolina y diesel) correspondiente al período de enero a

agosto 2013, elaborados por la Sra. Axssa Elizabeth

Peña López/Gestor de Desarrollo Comunitaria y

Licenciado Mauricio Ernesto Orellana Durán/Jefe de

Servicios Internos, el cual contiene entre otros datos el

número de cupón de combustible entregado, nombre y

firma de la persona que recibe; al comparar las firmas de

las personas que aparecen en dicho Reporte que

recibieron los cupones de combustible, con las firmas de

planilla de salarios, observamos que no coinciden, y para

comprobar su veracidad se convocaron a esta Unidad a

los empleados que presentan inconsistencias con su

firma con el objetivo de confirmar si la firma que aparece

en el Reporte corresponde o no a ellos, encontrándose

las siguientes situaciones:

a) Se confirmó que varias firmas no corresponden al

nombre del empleado que aparece haber recibido el

cupón de combustible, las cuales han tratado de

semejarlas, lo que muestra un indicio de

falsificación de firmas;

b) En algunos casos firma de recibido la Sra. Peña

López, en el nombre del empleado que aparece

haber retirado el cupón;

c) En otros casos no se encuentra firma de la persona

que recibe, encontrándose la casilla en blanco.

De todas estas situaciones se estableció la cantidad de

153 cupones de combustible (de $11.43 el valor de cada

cupón) equivalente a un monto de $1,748.79, que no

han sido recibidos por los empleados que refleja el


Distrital realizar trámites administrativos

correspondientes, por el detrimento causado

a la Municipalidad sobre los cupones de

combustible por un monto de $ 1,748.79 y por

los indicios de falsificación de firmas del

personal involucrado, por parte de los

responsable de llevar dicho control, con el fin

de obtener el reintegro del monto antes

mencionado.

Remiten actas donde se hacen

referencia a infrigimientos al

Reglamento Interno de Trabajo

Artículo 87 literal d), sin

embargo la recomendación

esta enfocada a que se realicen

gestiones administrativas por

detrimento de $ 1,748.79 y de

esta situación no hacen

referencia.

NO CUMPLIDA







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SITUACION

DETERMINADA

reporte control de entrega de combustible, según el

siguiente detalle:

Cuadro N° 10 Detalle de cupones de combustible con firmas de

recibido que presentan inconsistencias.

Encargado de Control de Combustible: Sra. Axssa Elizabeth Peña López Periodo determinado: De Enero a Mayo 2013

N°

Nombre de la persona que

aparece haber recibido el

cupón

Cupones Comentarios

Número

Valor $

Monto $

1 José Roberto García Pineda

66 11.43

754.

38

Ver anexo 3

2 Julio Cesar Arévalo Martínez

24 11.43

274.

32

Ver anexo 5

3 Julio Cesar Sandoval Guadrón

1 11.43

11.4

3

Ver anexo 7

4 Miguel Ángel Crespín

38 11.43

434.

34

Ver anexo 9

5 Carlos David Durán

9

11.43

102.87

Ver anexo

11

Total 138

1,577.34







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SITUACION

DETERMINADA

Cuadro N° 11 Detalle de cupones de combustible con firmas de

recibido que presentan inconsistencias.

Encargado de Control de Combustible: Mauricio Ernesto Orellana Durán Periodo determinado: De Junio a Agosto 2013

N°

Nombre de la persona que

aparece haber recibido el

cupón

Cupones

Comentarios

Númer

o

Valor $

Monto $

1 José Roberto García Pineda

4 11.4

3 45.7

2 Ver anexo

N° 4

2 Julio Cesar Arévalo Martínez

2 11.4

3

22.86

Ver anexo N° 6

3 Julio Cesar Sandoval Guadron

6 11.4

3

68.58

Ver anexo N° 8

4 Miguel Ángel Crespín

3 11.4

3

34.29

Ver anexo N° 10

Total 15 171.45

6. Deficiencias de control sobre levantamiento

físico de inventario correspondiente a los

periodos 2011 y 2012.

Observación

La Municipalidad tiene como medida de control interno

que las diferentes dependencias realicen levantamiento

físico del inventario de mobiliario y equipo por lo menos

una vez por año, a través del Departamento de Control


Distrital VI

Girar instrucciones al encargado del

mobiliario y equipo llevar a cabo los procesos

establecidos en las circulares, instructivo,

entre otros, a fin de cumplir con los tiempos y

todos aquellos aspectos que se encuentren

Se evidencio instrucciones

giradas mediante memorandum

sobre dar cumplimiento a los

instrucitvos, circulares emitidas

por el Depto. de Control de

Bienes para el levantamiento

de inventario.

CUMPLIDA







ADMINISTRACIÓN

COMENTARIOS DE

AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

de Bienes nombrando para ello a un Delegado de dicho

Departamento y tomando como base el detalle de los

bienes asignados a cada área o departamento, sin

embargo encontramos situaciones observables que se

describen a continuación:

a) Comprobamos que durante el año 2011 la

Delegación Distrital realizó el levantamiento físico

de inventario de mobiliario y equipo, de lo cual no

existe evidencia en Acta de la participación y

supervisión por parte del Departamento de Control

de Bienes de dicho proceso, siendo esta una de sus

funciones principales;

b) La Delegación Distrital no realizó levantamiento

físico de inventario de mobiliario y equipo

correspondiente al año 2012 y el Departamento de

Control de Bienes no veló por el cumplimiento de

los mecanismos de control adoptados por la

Municipalidad, siendo los responsables del control

administrativo de las existencias.

regulados o establecidos para la toma de

inventarios de los bienes, con el propósito de

reportar los resultados al Departamento de

Control de Bienes para que actualicen los

datos de los activos de la institución.

Recomendamos al Jefe del Departamento

de Control de Bienes

Ejercer supervisión en los procesos de

levantamiento de inventarios en las distintas

dependencias y dar seguimiento o monitoreo

de su cumplimiento con el objetivo de

mantener actualizada la información que

procesan cada año, relacionada con los

activos institucionales.

Evidencian ejercer supervisión

en los procesos de

levantamiento de inventario,

mediante Acta de revisión física

de inventario de mobiliario y

equipo

CUMPLIDA







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COMENTARIOS DE

AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

7. Mobiliario y equipo no ubicados físicamente por

Auditoría.

Observación

Al cotejar el detalle del mobiliario y equipo asignado a la

Delegación Distrital VI el cual lleva el Depto. De Control

de Bienes, con los reportes de control y ubicación de

bienes muebles (declaración de inventario personal),

determinamos mediante constataciones físicas que

existe mobiliario y equipo que no fueron ubicados

físicamente en dicha delegación, por un monto de

$18,676.61, conformado de la siguiente forma:

a) 39 artículos por un monto de $11,469.39 (valor de

adquisición) que no se ubicó físicamente en la

delegación distrital (ver detalle en cuadros N°12 y

13);

b) Herramientas y equipo por $7,207.22 cargado en el

inventario pero que corresponde a un faltante en

concepto de hurto en la bodega 38, el cual ya fue

comunicado mediante informe de Auditoría 09/2010

del 29 de noviembre de 2010 y está siendo sujeto

de seguimiento. El detalle de los bienes se presenta

en el cuadro N° 14.


Distrital VI

Girar instrucciones al encargado del

inventario de la delegación distrital VI,

determinar la ubicación de los bienes

muebles, si el caso fuere que han sido

traslados a otra oficina o dependencia es

necesario elaborar los formularios

correspondientes de transferencia, con firma

y sello de autorizado y las firmas del

departamento de Control de Bienes.

Y en el caso que sea imposible determinar su

ubicación, porque el bien fue robado o

extraviado será necesario gestionar su

reposición o pago del mismo en coordinación

con el Departamento de Control de Bienes; o

en su defecto gestionar el respectivo

descargo del inventario debidamente

justificado.

No se evidencia haber ubicado

los bienes, ni de haber

gestionado la reposición de

estos.

NO CUMPLIDA







ADMINISTRACIÓN

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AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

Cuadro N° 12 Detalle de Mobiliario y Equipo mayores a $ 600.00 no

aparecen físicamente.

N°

N° de Inventa

rio

Descripción del articulo

Monto $

1. 102212

405 Monitor color de 15” 1,095.06

2. 102212

605 Monitor a color de 15” 1,095.06

3. 10100101607

Bomba achicadora 1,388.66

4. 10200907908

Frigorífico 1,486.00

5. 10100804605

Cortadora de grama 650.88

Total 5,715.66

Cuadro N° 13 Detalle de Mobiliario y Equipo menores a $ 600.00

que no aparecen físicamente.

N

°

N° de

Inventa

rio

Descripción del articulo Monto

$

1. 4022095

01

Monitor View Sonic 17” 199.85

2. 1023495

09

CPU 475.00

3. 1023196

09

CPU 435.00

4. 4034205

01

Hub de 16 puertos 10 base

TMCA 3

211.00

5. 1037082

06

Regulador de Voltaje 64.00

6. 1037176

02


7. 1037192

05








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AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

8. 103719405


9. 1037336

09

UPS DE 750 VA 90.00

10. 103733909

UPS DE 750 VA 90.00

11. 1037340

09

UPS DE 750 VA 90.00

12. 103750509

UPS DE 750 VA 91.00

13. 1037569

09

UPS DE 750 VA 90.00

14. 290419698

Contómetro Marca Casio Modelo DL 200L

88.61

15. 4007028

03

Contómetro Marca Casio

serie Q5125245

76.76

16. 4007030

05

Contómetro Marca Casio de

pantalla negra

80.00

17. 5040989

3

Máquina de escribir eléctrica

marca Olimpia

338.05

18. 2311628 Sillón tipo presidente con

cabecera tapiz negro

91.43

19. 2908452

98

Silla secretarial Modelo

40T2972002

71.76

20. 6008441

399

Silla secretarial TR/60/2002 62.86

21. 1308340

97

Silla tipo ejecutivo 620-06

ergonómica T93/2002

159.89

22. 3708232

96

Pupitre Bipersola grande TR

92/2002

77.64

23. 3308448

97

Escritorio tipo secretarial 105.14

24. 8029216

702

Escritorio tipo secretarial 84.00

25. 8029307

101

Escritorio tipo cátedra 95.31

26. 8047157

11

Mesa plegable metálica 96.27







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AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

27. 240820895

Mueble para computadora TR 24/2002

97.14

28. 1402001

001

Esmeril de banco de 83/4 154.00

29. 1402802805

Esmeriladora angular 155.60

30. 1010010

2605

Bomba achicadora de agua 494.37

31. 10101303206

Motosierra con espada de 18” 501.40

32. 1010130

0605

Motosierra /360620459 549.18

33. 13101204102

Garlopa metálica de 22” 110.50

34. 1520060

7501

Cafetera de 55 tazas W.Bend 143.54

Total 5,753.

73







ADMINISTRACIÓN

COMENTARIOS DE

AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

Cuadro N° 14 Detalle del equipo y herramientas robados en bodega

el 06/08/09

N

°

N° de

Inventario

Descripción Monto

$

1. 01400503206 Aparato planta para soldar 3,162.6

0

2. 01401101205 Compresor de aire portátil 225.00

3. 01402800508 Esmeriladora angular 195.00

4. 01404903006 Taladro Roto martillo 365.40

5. 14005014-03 Aparato de Soldar 217.14

6. 01405902705 Compactadora 2,250.0

0

7. 14047026-06 Sierra eléctrica portátil de 9” 162.60

8. 14005047-05 Aparato de Soldar 379.00

9. 140280280-06 Esmeriladora portátil BOSCH

de 9”

165.40

10. 14049008-05 Taladro BOSCH de ½” 85.08

Total 7,207.2

2

8. Bienes muebles por un monto de $ 10,911.81

que fueron hurtados e indemnizados por la

aseguradora y aún aparecen en el detalle de

Inventario de la Delegación Distrital VI.

Observación


Distrital VI, realizar las gestiones

administrativas en el Departamento de

Control de Bienes, para que se depure el

inventario de bienes muebles, con el objetivo

de reflejar únicamente los bienes que se

encuentren en dicha Delegación Distrital.

Presentan Acuerdos

Municipales de Descargo de

Activo Fijo número: Ref:SE-

080414-4.10, SE-0804414-4.11

CUMPLIDA







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SITUACION

DETERMINADA

Constatamos en el detalle de los bienes muebles

asignados a la Delegación Distrital VI, que aparecen

bienes los cuales fueron hurtados durante los años 2009,

2010 y 2013 por un monto de $ 10,911.81, comprobando

que la aseguradora indemnizó los bienes muebles a la

Municipalidad en los años 2011 y 2013, y aún no han

sido descargados por el Departamento de Control de

Bienes, siendo los responsable del control y seguimiento

de cobertura de seguros de mobiliario y equipo, y de

mantener actualizados los inventarios de la Institución,

tampoco por la Delegación Distrital siendo los

encargados de su administración. El detalle de lo

observado se presenta en el siguiente cuadro:

Cuadro N° 15 Detalle de Bienes que el Seguro indemnizo y que

aparece en el Inventario de la Delegación Distrital VI

N°

Número de

Inventario

Descripción Monto $

Comentario

1. 01402802106

Esmeriladora Angular

165.

40

Indemnizado por la Aseguradora Agrícola Comercial, mediante cheque N° 00277645 por un monto de $1,266.79 de fecha 15/02/2013, e ingresado a las arcas Municipales mediante recibo N° 1295658 de fecha 24 de febrero de 2011.

2. 01404702105

Sierra Circular 125.

66

3. 01404706607

Sierra Circular 124.

72

4. 01404904602

Taladro de ½ marca Bosch

136.

39

5. 01404904702

Taladro de ½ marca Bosch

136.

39







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AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

6. 01406300708

Rotomartillo de ½

363.

40

7. 13103000502

Tarraja para tubos de ½ a 2

288.

00

Total

1,339.96

8.

5002300397

Pickup marca Isuzu año 1997, color blanco N-4889

9,302.86

Indemnizado por la Aseguradora Agrícola Comercial, S.A. e ingresado a las arcas Municipales el 29/08/2011, mediante recibo I-SAM N° 0175899 por un monto de $4,356.48.

9.

0103345611

Cámara digital

268.99

La Aseguradora Agrícola Comercial, S.A. mediante cheque N° 00371504 por un monto de $ 58.85.

Total General

10,9

11.8

1

10. Deficiente administración de los materiales y

equipo provenientes del Convenio de

Cooperación con la Asociación de Proyectos

Comunales de El Salvador (PROCOMES).

Observación

Se analizó el Convenio de Cooperación firmado entre la

Asociación de Proyectos Comunales de El Salvador

(PROCOMES) y la Dirección Municipal para la Gestión

Sustentable de los Desechos Sólidos, de fecha 16 de

Al Jefe de la Delegación Distrital VI, se le

recomienda lo siguiente:

a. Realizar las indagaciones necesarias

para recuperar los bienes no

encontrados, especialmente aquellos

que represente un mayor valor

económico, como es el caso de: la

motosierra, la antena para radio, entre

otros, caso contrario deducir


cumplimiento a dicha

recomendación.

NO CUMPLIDA







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AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

septiembre de 2008, cuyo plazo seria de un año a partir

de su firma, y el proyecto se ejecutaría en el ámbito

comunitario y delegaciones distritales, surgiendo una

donación de materiales y equipo; en la revisión del

Convenio comprobamos lo siguiente:

1. No existió un detalle, ni valor económico de los

materiales y equipo donados a la Delegación

Distrital VI;

2. No existió Acuerdo Municipal de aceptación de

donación;

3. No encontramos evidencia de que se informó al

Departamento de Control de Bienes de la

finalización del proyecto por parte de la Delegación

Distrital VI, con el propósito de evaluar los artículos

que ameritaban su activación en el Inventario de

Mobiliario y equipo Institucional. (Ver Cuadro N°

16). A la fecha del presente informe ya transcurrió 4

años y 3 meses.

Además realizamos inventario físico de los bienes

donados, tomando de referencia un detalle del equipo y

los artículos proporcionado por el Jefe de Servicios

Internos de la Delegación Distrital VI, de lo cual no existe

evidencia que haya sido distribuido o entregado,

constatando un faltante de 81 unidades en equipo y

artículos según se muestra en el Cuadro N° 17.

responsabilidades a efecto de reponer el

bien.

b. Analizar los controles existentes y

mejorarlos con el objetivo de lograr su

efectividad, esto incluye revisar el

desempeño del personal responsable de

la custodia y resguardo de los bienes de

la Delegación Distrital.


cumplimiento a dicha

recomendación.

NO CUMPLIDA







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COMENTARIOS DE

AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

Cuadro N° 16 Detalle de equipo y artículos donados por la Asociación de Proyectos Comunales de El

Salvador (PROCOMES) (Información proporcionado por el Jefe de

Servicios Internos D-6).

N° Descripción Donació

n

1. Aparato para fax 1

2. Monitor 1

3. Regulador de Voltaje 1

4. Modulo para computadora 1

5. Archivo de 4 gavetas 1

6. Impresora multifuncional 1

7. Planta eléctrica 1

8. Mesa escritorio color vino 1

9. Base para radio con su antena 1

10. CPU 1

11. Carretillas con ruedas de hule 5

12. Palas punta redonda 10

13. Palas dúplex 5

14. Barras de hierro 10

15. Azadones con su cabo 10

16. Hachas con su cabo 5

17. Barras de uñas 4

18. Piochas con su cabo 10

19. Tijeras de podar 5

20. Motosierras marca stihl 1

21. Conos plásticos 10

22. Megáfonos 2

23. Reflectores completos 4

24. Cadenas de motosierras 2







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SITUACION

DETERMINADA

25. Pares de guantes solapa corta 11

26. Extensión roja 1

27. Corvos con vainas 10

28. Lijas de nylon 4

29. Cascos protectores amarillos 13

30. Limas triangulares 2

31. Limas redondas 5

32. Rollo de cinta de seguridad

amarilla

4

33. Extensión de 100 pies 2

34. Pares de botas de hule 15

35. Chalecos fluorescentes

anaranjados

29

36. Camillas de madera 4

37. Entablilladora pequeñas 16

38. Entablilladora grande 16

39. Metros de madera 5

40. Lámpara de mano con baterías 15

41. Capas color amarillas 14

42. Frazadas 1

43. Colchas 2

44. Mochilas azules con botiquín 4

45. Mochilas brigadas Edan 3

46. Archivadores de palanca 4

47. Bote de aceite para motosierra 1

48. Galón de aceite lubricante ½







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SITUACION

DETERMINADA

Cuadro N° 17 Faltante de equipo y artículos donados por la

Asociación de Proyectos Comunales de El Salvador (PROCOMES)

N

° Descripción

Cantidad

Don

ada

verifi

cado

Falt

ante

1. Base para radio con

su antena

1 0 1

2. Carretillas con

ruedas de hule

5 0 5

3. Palas duplex 10 5 5

4. Motosierras marca

sthil

2 1 1

5. Cadenas de

motosierras

2 0 2

6. Pares de guantes

solapa corta

11 0 11

7. Limas Triangulares 2 0 2

8. Limas redondas 5 0 5

9. Rollos de cintas de

seguridad

4 1 3

10. Extensión de 100

pies

2 0 2

11. Entablilladoras

pequeñas

16 4 12

12. Lámparas de mano

con baterías

15 1 14

13. Capas plásticas

color amarillas

14 0 14

14. Frazadas 1 0 1

15. Colchas 2 0 2

16. Mochilas de 3 2 1







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AUDITORIA

SITUACION

DETERMINADA

alpinismo Edan

17. Total 81

Informe N° : 14-2013 Fecha del Informe : 22/04/2014 Nombre de la Auditoria : “Examen Especial sobre evaluación al control interno del Departamento Municipal de la Mujer, Niñez y Familia” Periodos Auditado : Al mes de Julio 2013.

CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

La profesión del personal técnico del Dpto. de Mujer, niñez y

familia no coincide con el requisito establecido en el Manual

de Descripción de Puesto de ese Departamento, lo que podría

incidir en el nivel de aptitud e idoneidad para el desarrollo de

las funciones requeridas. Al respecto se observan los

siguientes casos: Una es estudiante de la carrera de Ciencias

Jurídica y otra es bachiller en secretariado comercial, sin

embargo el descriptor de puesto exige estudiante universitario

en Administración de Empresas o carrera a fin.

Asimismo comprobamos que existe un asesor de metodología

en educación y una digitadora, (nombrada en la Subgerencia

de gestión tributaria) ambos realizando funciones de técnico

en el Departamento Municipal de la Mujer, Niñez y Familia (a

la fecha de circularización de este informe dicha digitadora

nombrada como asesor jurídico, en la misma Subgerencia).

COMPROMISO CON LA COMPETENCIA


directivas de entidades descentralizadas y las

jefaturas, realizarán las acciones que

conduzcan a que todo el personal posea y

mantenga el nivel de aptitud e idoneidad que

le permita llevar a cabo los deberes asignados

y entender la importancia de establecer y

llevar a la práctica adecuados controles

internos.

X

El Departamento de Mujer, Niñez y Familia cuenta con

algunos controles, además posee procedimientos para realizar

capacitaciones en derechos de la mujer, niñez y adolescencia,

personas adultos mayores y personas con discapacidad,

celebrar y conmemorar fechas relevantes relacionadas con

mujeres, niñez y adolescencia, adultos mayores y personas

con discapacidad autorizados por el Departamento de Gestión

de Calidad.

ESTILO DE GESTIÓN



jefaturas de unidades organizativas, deberán

administrar los recursos de la Municipalidad

considerando el nivel de riesgo de cada una

de las decisiones, tomando en cuenta el costo

beneficio, permitiendo la evaluación del

desempeño y de la gestión realizada por el

fomento de la transparencia

X

posee procedimientos para solicitar capacitación, celebrar y

conmemorar fechas relevantes relacionadas con mujeres,

PROCEDIMIENTOS PARA AUTORIZACIÓN

Y REGISTRO




CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

niñez y adolescencia, adultos mayores y personas con

discapacidad





tarea o actividad.

X

La Jefatura del Departamento de Mujer, Niñez y Familia, ha

elaborado la matriz de riesgo.

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

Art. 36 Cada dependencia o unidad

organizativa de la Municipalidad deberá

realizar diagnósticos periódicamente, con el fin

de identificar los factores de riesgos

relevantes, internos y externos, asociados al

logro de los objetivos institucionales.

X

La Jefatura del Departamento de Mujer, Niñez y Familia, ha

realizado un análisis de riesgos, por lo que determina el

impacto e incidencia en la misión, visión, objetivos y metas.

ANÁLISIS DE RIESGOS IDENTIFICADOS

Art. 37 Cada dependencia o unidad

organizativa de la Municipalidad, analizarán

los riesgos identificados, en cuanto a su

impacto o significado y a la probabilidad de

ocurrencia, para determinar su importancia e

incidencia en la misión, visión, objetivos y

metas.

La unidad de desarrollo institucional, se

encargará de consolidar los riesgos

institucionales.

X

La Jefatura del Departamento ha identificado, analizado y

definido opciones de respuestas ante los riesgos, e

indicadores de gestión para medir resultados.

GESTION DE RIESGOS

Art. 38 El Concejo Municipal a través de las

juntas directivas y jefaturas, definirá las

opciones de respuesta ante los riesgos

X


CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

tendientes a evitar, reducir o transferir; o

asumir el riesgo residual, registrando la

aplicación concreta de dichas opciones que

entrarán a prevenir o reducir el riesgo y

formarán parte del plan de manejo de riesgos.

En él se identificarán las dependencias o

áreas encargadas de ejecutar las acciones

propuestas.

La evaluación de la gestión de riesgo se

realizará con base en los indicadores de

gestión diseñados para tal fin y a los

resultados del monitoreo aplicado en

diferentes periodos.

Asimismo, se evaluará como ha sido el

comportamiento del riesgo y si se han

presentado nuevos riesgos que deban ser

gestionados.

El Departamento Municipal de Mujer, Niñez y Familia, posee

procedimientos para realización de capacitación sobre temas

de realización de capacitación en derechos de la mujer, niñez

y adolescencia, personas adultas mayores y personas con

discapacidad, celebrar y conmemorar fechas relevantes

relacionadas con mujeres, niñez y adolescencia, adultos

mayores y personas con discapacidad autorizado por el

Departamento de Gestión de Calidad,


DIVULGACIÓN DE POLITICAS Y

PROCEDIMIENTOS


y jefaturas, deberán documentar, mantener

actualizados y divulgar internamente, las

políticas y procedimientos de control que

garanticen razonablemente el cumplimiento

del sistema de control interno.

Previo a divulgar los instrumentos

administrativos: Reglamentos, manuales,

instructivos, políticas, normas y demás

X


CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

disposiciones necesarias para la aplicación del

Sistema, el Concejo Municipal deberá aprobar

los instrumentos de control existentes, de

conformidad a lo establecido en el Código

Municipal

En los instrumentos administrativos y

operativos se definirán las políticas

institucionales, los procedimientos de control

relativos a las actividades administrativas,

financieras y operativas de la municipalidad,

los cuales se revisarán y actualizarán según

necesidad.

Al analizar las actividades de control implementadas por el

Departamento comprobamos que no cuenta con controles

internos necesarios, únicamente posee: libro de Asistencia,

Entrega de programación semanal, los cuales no son

suficientes, ya que no proporcionan información de todas las

actividades realizadas.


Art. 40 Las actividades de control interno

deberán establecerse de manera integrada a

cada proceso administrativo, financiero u

operativo. Las medidas y prácticas de control

se orientarán al ejercicio del control previo,

concurrente y posterior: Aprobación,

autorización, verificación, conciliación,

inspección y revisión.

X

En el Departamento cuentan con alguna documentación de

las actividades que realizan, como son: reportes de

actividades elaborados por los técnicos, informes llamados

ejecutivos los cuales no poseen las características de un

informe, avances de proyectos, plan de capacitaciones y

Programación de actividades realizadas, sin embargo carecen

de información suficiente y necesaria, como es: a quienes



gerencias, directores y jefaturas, contarán con

la documentación necesaria que soporte y

demuestre las operaciones que realicen, ya

que con ésta se justifique e identifique la

naturaleza, finalidad y resultado de las

X


CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

son dirigidos, objetivo de informe, quienes participaron, entre

otros, lo que dificulta su análisis.

mismas; asimismo, éstas deberán contener

datos y elementos suficientes que faciliten su

análisis.

La jefatura del Departamento no realiza verificación del

cumplimiento del control interno de esa área posee

procedimientos para solicitar capacitación, celebrar y


niñez y adolescencia, adultos mayores y personas.

DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y

PROCEDIMIENTOS DE LOS CONTROLES

DE APLICACIÓN.


y jefaturas, realizarán la verificación del

cumplimiento del control interno ejercido en

cada área de acuerdo con su Manual de

Procedimientos, Manual de Políticas

institucional y otros documentos

administrativos.

X

La Jefatura del Departamento Municipal de Mujer, Niñez y Familia,

no genera información confiable y suficiente para la toma de

decisiones, como es el caso de: informes periódicos de trabajo de

los técnicos, ejecutivos, avances de proyectos, plan de

capacitaciones y programación de actividades, porque carecen de

elementos necesarios para su posterior análisis como son:

número de actividades realizadas, meta operacional a la que se

relacionan, recursos utilizados para desarrollar la meta o impartir

la capacitación (personal involucrado e insumos utilizados),

programación de las Capacitaciones (detallando lugar, hora y

fecha a impartirse), fecha de elaboración nombre y firma de la

persona que realizo y reviso dicha información.



gerencias, directores y jefaturas, deberán

asegurarse que la información que se procese

sea confiable, oportuna, suficiente y pertinente

para la toma de decisiones, basándose en

normativas técnicas y legales.

X

Verificamos los reportes e informes periódicos de trabajo y

comprobamos que carecen de elementos suficientes para su

análisis, y no cuentan con un formato establecido donde se

recopile los resultados obtenidos de las metas planteadas.

EFECTIVA COMUNICACIÓN DE LA

INFORMACIÓN

Art. 89 La información interna y externa deberá

ser comunicada en la forma y el tiempo

requerido para su uso y de acuerdo con sus

X


CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

competencias.

El Departamento Municipal de la Mujer, Niñez y Familia no

elabora informe con los resultados de las actividades realizadas,

únicamente presentan reportes los cuales carecen de datos y

elementos suficientes que demuestren y expliquen las actividades

desarrolladas durante el ejercicio terminado.


Art. 90 El Concejo Municipal y juntas directivas

de entidades descentralizadas, por medio de las

jefaturas de unidades organizativas, formularán

la información financiera requerida en las

disposiciones, legales, reglamentarias y

normativas sobre su contenido, oportunidad,

periodicidad y formalidad, tanto para uso interno

y conocimiento externo.

El Concejo Municipal y las juntas directivas de

entidades descentralizadas, por medio de las

jefaturas de unidades organizativas, presentarán

un informe que contenga los resultados de la

gestión realizada durante el ejercicio terminado,

conforme los criterios establecidos en las

disposiciones legales y reglamentarias, metas y

objetivos principales de la Municipalidad para

organizar su contenido y desarrollo, reflejándolo

en la Memoria de Labores.

X

La Jefatura del Depto. no vigila el cumplimiento de las

actividades de control, situación que se constató en las

funciones que desarrollan, además no han elaborado los

procedimientos para las diferentes actividades que realizan,

por lo que no se evidencia el monitoreo sobre la marcha.



y las jefaturas vigilarán que los funcionarios

realicen las actividades de control durante la

ejecución de las operaciones de manera

integrada, en cumplimiento de las actividades

de control previamente establecidas en los

diferentes documentos administrativos,

durante la ejecución de las operaciones de su

competencia

X


CONDICIÓN CRITERIO

RECOMENDACIONES


Inmediatamente

posee procedimientos para realizar capacitaciones, celebrar y


niñez y adolescencia, adultos mayores y personas con

discapacidad autorizados por el Departamento de Gestión de

Calidad,

MONITOREO MEDIANTE


CONTROL INTERNO

Art. 93 Las Jefaturas de la Municipalidad



significativas. Será actualizado con el

resultado de dichas evaluaciones o como

producto de cambios organizacionales.

X

La Jefatura del Departamento de Mujer, Niñez y Familia no

presento evidencia (en informe) de comunicación del

monitoreo del Sistema de control interno.

COMUNICACIÓN DE LOS RESULTADOS

DEL MONITOREO


directores, gerentes y demás jefaturas recibirán

los informes sobre las debilidades y

oportunidades de mejoramiento del Sistema de

Control Interno, el cual será dirigido hacia

quienes serán los propietarios y responsables de

operarlo, con el fin de que se implementen las

acciones necesarias, en cumplimiento a la

normativa administrativa y legal.

Los resultados de las actividades de monitoreo

del Sistema de Control Interno, deberán ser

comunicados al Concejo Municipal, juntas

directivas, gerencias, directores y jefaturas,

según su competencia, por medio de un informe

de lo observado.

X

DETALLE DE OBSERVACIONES PARA SEGUIMIENTO SEGÚN INFORME


Fecha del Informe: 25 de Agosto de 2014

Nombre de la Auditoria: Examen Especial al Control Interno, Manejo Administrativo y Financiero del Patronato de Bienestar Social “Apoyo a mi San Salvador” de la Alcaldía

Municipal de San Salvador

Período Auditado: Año 2012




(CUMPLIDA O NO)










(CUMPLIDA O NO)

1. Incumplimientos con la Misión y razón de ser del Patronato.

En relación a la Misión y razón de ser del Patronato de

Bienestar social, las cuales consisten en convertir las Clínicas y

Centros de Desarrollo Infantil en dependencias auto

sostenibles, se constató que los gastos sobrepasan en más del

cien por ciento a los ingresos percibidos durante el ejercicio

2012, y además la dirección del Patronato no evidenció haber

efectuado las gestiones necesarias para solicitar fondos que

apoyen la sostenibilidad de estas entidades; por lo tanto se

advierte que no se está trabajando en función de lograr

sostenibilidad. A continuación se muestra el total de ingresos y

egresos del periodo 2012 y las diferencias entre estos:

Ingresos $ 162,133.20 Egresos $ 164,693.44 Pérdida del Ejercicio (2,560.24)

Recomendamos a los miembros de la Junta

Directiva del Patronato de Bienestar Social

promover las medidas que permitan alcanzar

los objetivos, misión y visión del Patronato tales

como:

- Velar por el fiel cumplimiento de los

acuerdos referentes a mejorar la situación

financiera del Patronato;

- Crear y aprobar reglamentos, manuales y

acuerdos en los cuales se definan los

mecanismos necesarios para el control

efectivo de los gastos del Patronato;

- Incrementar los ingresos mediante la

promoción de actividades encaminadas a la

obtención de fondos extraordinarios

mediante la gestión de donaciones que

posteriormente generen ingresos al

Patronato.

En cumplimiento a esta

observación se ha procurado

en gran manera llevar un

control interno previo a los

desembolsos que realiza el

Patronato a manera de hacer

una buena optimización de

recursos y convertir las

clínicas y centros de

desarrollos infantil en

dependencias auto

sostenible.

NO CUMPLIDA

Remiten informes del

auditor independiente

y Estados Financieros

al 31/12/2012 y 2013,

no obstante la

recomendación define

la creación y

aprobación de

reglamentos,

manuales necesarios

para el cotrol efectivo

de los gastos del

patronato.










(CUMPLIDA O NO)

2. Incumplimiento de funciones competencia del Patronato.

La Dirección Superior de Patronato representada por su Junta Directiva, no evidencia llevar a cabo las principales funcionespara las cuales fuecreada y designada por medio de sus Estatutos, ya que la misión del patronato es velar por el bienestar, salud y educación de los niños y de los usuarios de los Mercados Municipales de San Salvador, convertirlos en dependencias auto sostenibles, lo cual no ha sido posible comprobar,las actuaciones concretas relacionadas con las gestiones operativas, administrativas y financieras que deberían ser ejecutadas por dicho organismo directivo y que en la práctica son desarrolladas por el Departamento de Promoción para la Salud de la Municipalidad, observándose la circunscripción de las actividades realizadas por el Patronato al manejo de las cuentas bancarias y a la erogación de fondos, sin planificación al respecto. Entre las funciones y objetivos competencia del Patronato no se evidencia sean efectuadas, entre ellas podemos mencionar: a) El establecimiento de normas de funcionamiento del

Patronato; b) La creación de políticas, planes, estrategias y programas

emitidos por el Patronato; c) La elaboración e implementación de planes de trabajo del

patronato; d) La gestión financiera con base en un presupuesto anual de

funcionamiento; e) La falta de emisión de un Reglamento Interno del

Patronato.

Recomendamos a la Junta Directiva del

Patronato, cumpla con las funciones que por

designación de los Estatutos competen a dicho

organismo como autoridad máxima del ente,

realizando las actividades operativas que está

efectuando de hecho la Unidad de Promoción

para la Salud de la Municipalidad; asimismo

emitan las disposiciones administrativas que

orienten el adecuado funcionamiento del

Patronato, entre las cuales se deben de crear

e implementar las siguientes:

a) Reglamento Interno del Patronato;

b) Manuales de organización, funciones y

procedimientos;

c) Planes de trabajo anuales;

d) Presupuestos de funcionamiento;

e) Instructivos para el manejo de fondos; etc.

A partir del 25 de agosto de 2014,

fecha de emisión del informe 15-2013

del Examen Especial al control

interno, manejo Administrativo y

Financiero del Patronato de Bienestar

Social Apoyo a mi San Salvador de la

Alcaldía Municipal de San Salvador,

administrativas y financieras eran

ejecutadas por el Departamento de

promoción para la salud de la

Municipalidad, a manera de subsanar

dicha observación este organismo

decide tomar y hacer efectiva sus

funciones, las cuales no eran

permitidas por el Departamento antes

mencionado de la Municipalidad,

contratando una persona que se

desempeña como administradora,

para que pueda ejecutar las

funciones administrativas más

directas y que van acorde al

funcionamiento en base al

reglamento interno que se ha

establecido. Aún hay funciones que

se tienen en proceso debido a que el

patronato en la actualidad está

realizando su gran función sobre los

hombros de 2 miembros voluntarios

que han quedado haciéndole frente a

esta gran labor.

NO CUMPLIDA

Remiten copia de

Acuerdo Municipal

donde se autoriza la

reestructura de la

Junta Directiva del

Patronato, sin

embargo la

recomendación se

refiere a la

implementación de

reglamentos,

manuales, planes de

trabajo, presupuestos,

instructivos. Por lo

anterior se mantiene

no cumplida.










(CUMPLIDA O NO)

3. Incumplimiento e inconsistencias en la aplicación de Estatutos del Patronato.

Se realizó una evaluación de las disposiciones establecidas en los Estatutos del Patronato,constatándose que existen incumplimientos en cuanto a las regulaciones que a continuación se detallan: a) Falta de prórroga en los cargos de Junta Directiva del

Patronato. De acuerdo a lo dispuesto en los Estatutos del Patronato,la

Junta Directiva durará en el ejercicio de sus funciones dos años, plazo que no ha sido debidamente prorrogado por el Concejo Municipal desde la primera elección de Junta Directiva, realizada con la creación del Patronato de Bienestar Social “Apoyo a mi San Salvador”.

b) Inconsistencia en el Sistema contable definido en Estatutos

y el utilizado según la naturaleza del Patronato. De acuerdo a los estatutos se estableció que el sistema de

contabilidad utilizado será de conformidad a los Principios y Normas de contabilidad gubernamental de acuerdo al Código Municipal, sin embargo de acuerdo al Informe financiero del periodo 2012 emitido por los auditores externos, se está utilizando la Norma Internacional de Información Financiera para PYMES sin tener evidencia de la transición de normativa mediante la emisión de la política y acta de aprobación de la Junta Directiva del proceso de adopción de las NIIF Pymes que relacione este requerimiento o que en su defecto se corrija la disposición legal, por tratarse de una entidad de naturaleza privada en el caso del Patronato, tal como fue definida en los mismos estatutos.

Recomendamos a los miembros de la Junta

Directiva del Patronato cumplir y hacer cumplir

las disposiciones contenidas de los Estatutos,

corrigiendo o implementando las medidas que

a continuación se detallan:

a) Someter para aprobación del Concejo

Municipal de San Salvador la prórroga de

nombramiento de los miembros de Junta

Directiva que siguen en funciones y la

designación de nuevos integrantes en

caso de dimisión de algún miembro actual;

b) Proponer la reforma de los Estatutos del

Patronato en relación con la inconsistencia

observada por la incorrecta definición del

sistema contable a utilizar;

c) Emitir y ordenar la implementación de los

manuales, reglamentos, instructivos y

demás normativa contemplada en los

Estatutos para regular el funcionamiento

de la entidad, y velar por la preparación y

presentación de los reportes e informes

necesarios para evidenciar el seguimiento

al control interno.

Con fecha 24 de septiembre según

ref: SE-230914-7 el Concejo

Municipal acuerda reestructurar la

Junta Directiva del Patronato de

Bienestar Social Apoyo a mi San

Salvador de la Alcaldía Municipal de

San Salvador, por motivos de la

renuncia del Dr. José Antonio Lara y

en su sustitución se nos asigna al Dr.

Julio Gamero Quintanilla, junto al

mismo de grupos de personas que

formaron la junta directiva por

primera vez, de las cuales solamente

se encuentran 2 vigentes en sus

puestos.

A falta de miembros de Junta

Directiva y a manera de formar

quórum para las tomas de decisiones

tomadas en acuerdos de junta

directiva, ya juramentada la

reestructuración de la nueva Junta

Directiva son los primeros puntos de

agendas.

En cuanto la aprobación de políticas,

planes, estrategias y programas ya

se giraron lineamientos de dirección

que norman procedimientos y

funciones que van en competencia al

patronato los cuales discutidos y

analizados con las áreas

involucradas en diferentes fechas a

manera de conocer los posibles

cambios que habrían que realizarse

CUMPLIDA Remitio documentación

que demuestra el

cumplimiento de la

recomendación.

NO CUMPLIDA

Remite borrador de

reglamento sobre la

administración de venta de

medicamentos y Acuerdo

Municipal donde se autoriza

la reestructuración de junta

directiva, lo cual no se

relaciona con lo

recomendado.

NO CUMPLIDA

No remitio documentación

que demuestre su

cumplimiento.










(CUMPLIDA O NO)

c) Aprobación de políticas, planes, estrategias y programas. No se evidenció que el Patronato de Bienestar Social cuente

con manuales de políticas, procedimientos y funciones formalmente aprobados e implementados quenormen y den lineamientos de dirección respecto al funcionamiento del mismo, así como un Reglamento interno formalmente autorizado para dar cumplimiento a las disposiciones de los Estatutos en cuanto a la organización, funcionamiento y control de Clínicas y Centros de Desarrollo Infantil

4. Inconsistencias en el tratamiento contable y control del

Inventario de Medicamentos.

Como resultado de la revisión efectuada a la cuenta de Inventario de Medicamentos en las Clínicas se identificaron diferentes inconsistencias según se mencionan a continuación: A la fecha no existe una política mediante la cual se establezca un porcentaje de utilidad para determinar el precio de venta de los medicamentos, es decir que los precios se establecen en cada clínica conforme el criteriodel médico responsable sin considerar ningún parámetro de definición del mismo, por lo tanto implica que para determinar el costo de ventas al cierre del mes no se puede establecer partiendo del margen de utilidad utilizado para la venta; asimismo se verificó que existe diferencia en el precio de venta establecido en cada clínica para un mismo medicamento. Asimismo, al 31 de diciembre del ejercicio 2012 no se efectuó el levantamiento físico del inventario de medicamentos en las Clínicas, por lo tanto no se elaboró el acta en la que conste el total de inventario reflejado en el Balance General. De igual forma constatamos que tampoco se practican inventarios de forma periódica y no existen procedimientos adicionales que permitan identificar diferencias y poder mejorar el control en el kardex y las existencias físicas de

Recomendamos a la Junta Directiva del Patronato: - Elaborar las políticas, procedimientos o

instructivos necesarios que permitan administrar técnica y legalmente las obligaciones a las cuales está sujeto el Patronato en relación al inventario de medicamentos dispuesto y darlas a conocer al personal de clínicas para su acatamiento;

- Ordenar la creación de un sistema de

codificación que contengan las especificaciones necesarias para identificar con exactitud cada medicamento;

- Mejorar los procedimientos de control

utilizados para los registros en el kardex y promover su acertada aplicación en cada una de las clínicas;

para que vayan en función del

puesto, cambios que aún no se han

plasmado en firme debido al

problema que se tiene que no se

cuenta una junta Directiva.

Se está trabajando para

establecer una política y

lograr un porcentaje de

utilidad en cuanto a la venta

de los medicamentos a

manera de subsanar dicha

observación se ha trabajado

en conjunto con el Dr.

Coordinador de clínicas de

mercados, médicos,

enfermeras y personal

administrativo del patronato, a

manera de llegar a un

conceso para el

establecimiento de los

porcentajes de utilidad de los

NO CUMPLIDA

Remite acta de

levantamiento fisico de

inventario final de

medicamentos, como

puede observarse no tiene

relación con la

recomendación.

CUMPLIDA

Remitieron listado de

códigos de mediamentos,

por lo que se da por

cumplida.

NO CUMPLIDA

Remiten reporte de

medicamentos de la clinica

de san miguelito; lo cual no

se relaciona con lo










(CUMPLIDA O NO)

medicamentos. Además, se identificó que los medicamentos ofrecidos en las clínicas no se encuentran codificados, lo cual implica dificultades para la revisión de los recibos de ingreso, debido a que si éste no contiene el nombre del medicamento conforme al Kardex no se logra identificar con exactitud a cual se le está dando salida, asimismo se dificulta la identificación de diferencias entre el Kardex de existencias y los recibos de ingreso. En relación a lo anterior se identificaron diferentes recibos elaborados con nombre o descripción distinta al de la tarjeta kardex, según se muestra en el detalle siguiente:

Recibos con descripción del Medicamento diferente al nombre según kardex Nombre según recibo Nombre según kardex

Antiflamatorio Diclo + orfenadrina

Colitran Bromuro de Clidinio

Dexanervidoce Dexa + Neurotropas

Diclorelaflex Diclo + orfenadrina

Diclogel tubo Diclofenac tópico

Dolo nervidoce Dicloneurotropas

Dolo relaflextab. Diclo + orfenadrina

Fersental Certalpropinoxato tabletas

Gel tubo Diclofenac tópico

Geldrox Hidroxido de Aluminio y Magnesio

Malox Hidroxido de Aluminio y Magnesio

Metro gel Metronidazol Vaginal tubo

Novular P.F. Ciclonor

Relaflex Diclo + orfenadrina

Relaflex Orfenadrina IM

Relaflex Orfenadrina IM

Relajante + analgésico Diclo + orfenadrina

- Implementar procedimientos de control

adicionales para verificar la razonabilidad de las cifras de existencias y costo de venta al cierre de cada mes;

- Definir un criterio estandarizado para la

determinación de los precios de venta de los medicamentos; y

- Verificar el cumplimiento apropiado de los criterios definidos para dicho control.

medicamentos a manera que

no afecte al patronato

tomando en cuenta que es un

organismo auto sostenible y a

manera de no afectar también

a los usuarios de las clínicas

sin perder de vista que estas

son clínicas asistenciales.

Se tiene programada una

próxima reunión para día 26

de enero con todas las áreas

involucradas para establecer

los porcentajes de utilidad

para cada medicamento los

cuales se les proporcionara

posteriormente.

A partir de Agosto del año

2014, el Patronato ha tomado

sus funciones de

administración que le

competen siendo de esta

forma que al 31 de diciembre

del año 2014, se levantó

inventario físico de

medicamento en las 10

clínicas de mercados

elaborando el acta donde

recomendado.

NO CUMPLIDA

No remitio

documentación que

demuestre su

cumplimiento.

NO CUMPLIDA

No remitio

documentación que

demuestre su

cumplimiento.










(CUMPLIDA O NO)

También, se pudo observar que para el registro del costo de ventas mensual, y la determinación de las existencias al cierre de cada mes no existe ningún documento que se encuentre debidamente firmado y sellado para dar por válidadicha información, sino que únicamente se totaliza el valor del inventario al cierre del mes, el cualcorre anexo a los recibos de ingreso utilizando una cartulina donde se escribe el valor de dicho inventario, sin ningún tipo de mecanismo de control y validación acerca de la fiabilidad de tales valores. Asimismo, se identificó que se han elaborado recibos con precios de venta diferentes a los establecidos para cada medicamento, es decir se vende a precio de costo sin anexar al recibo de venta algún documento de autorizaciónde una persona responsable que respalde la disminución del precio, de igual forma se dificulta así la determinación del total de medicamento vendido en cada mes debido a la diferenciación en los precios de venta. Además se identificó que al momento de descargar el productovendido conforme los recibos de ingreso, existe confusión en la identificación del medicamento al que se le está dando salida, lo cual implica diferencias en las cantidades descargas en kardex y las vendidas conforme recibos de ingreso, repercutiendo directamente tanto en el inventario físico de los medicamentos como en el valor y costo de los mismos. Ejemplo de algunos recibos relacionados a estas observaciones correspondientes al Mercado San Miguelito:

consta el total del inventario

que será reflejado en el

Balance de cierre del año

2014.

Con referencia a la lista de

códigos en los medicamentos,

según comentarios del Dr.

Coordinador de clínicas de

mercados estos deben de ser

analizados para su creación

ya que pasarlos al Patronato,

los cuales ya fueron

proporcionados y se están

implementando en las clínicas

de mercados.

En cuanto al registro del costo

de ventas mensuales y la

determinación de las

existencias al cierre de cada

mes se le sugirió al

Coordinador General de

Clínicas, entregar el reporte

con las existencias entradas y

ventas por productos cada

mes por clínica (La sabana);

ya que el lleva un registro

computarizado; sin embargo










(CUMPLIDA O NO)

Ejemplos de recibos elaborados a precio de costo

Fecha No. Recibo

Cantidad

Descripción Medicamento

Precio unitario venta recibo

Precio unitario Venta Kardex

09-Ene 26407 4 Secnidazoltab. $0.15 $0.25

06-Feb 26646 1 Calsil plus $6.58 $7.00

13-Feb 26702 1 Nervidoce de 25 mil $1.80 $2.50

15-Feb 26740 30 Multivitaminas $0.02 $0.10

24-Feb 26818 2 Nitaxozanida $4.50 $5.00

02-Mar 26875 1 Ciclonor $2.00 $3.00

21-Mar 27050 1 Cefadroxil $2.75 $3.00

23-Mar 27082 1 nervidoce de 25 mil $1.80 $2.50

27-Mar 27111 1 Cefadroxil $2.75 $3.00

16-Abr 27217 20 Loratadina $0.03 $0.10

18-Abr 27236 3 Mucobroxol $3.50 $4.00

24-Abr 27313 10 Metocarbamol $0.06 $0.10

25-Abr 27342 1 Dexanervidoce $1.80 $2.00

Error en el nombre del medicamento descargado que genera diferencia en cantidades de existencias.

Medicamento Fecha No. Recibo

Cantidad descargada en Kardex

Cantidad descargada según auditoria

Diferencia

Comentario

Cefadroxil frasco 250 mg.

22-Mar 27067 1 0 1

Diferencia debido a que se descargan 14 tabletas de cefadroxil a un costo de $0.30 como cefadroxil frasco.

Cloranfenicol gotas

05-Ene 26393 1 0 1 Recibo 26393 del 05/01 se vende fco. De clorfeniramina por $1.50.

Clorfeniramina ampolla

09-Mar 26961 1 0 1

En este recibo se venden 20 tabletas de Clorfeniramina y no ampolla

Clorfeniramina ampolla

13-Mar 26976 1 0 1

En este recibo se vende Nervidoce de $2.50 y no ampolla

hasta la fecha no nos ha

colaborado con

proporcionarnos el reporte de

las existencias debidamente

valuadas a su costo, para

cotejar si con el reporte que

emite la auxiliar contable no

se encuentra alguna

diferencia.

En cuanto a las diferencias en

unidades descargadas, es

que se emite de que al

descargar el producto vendido

conforme los recibos de

ingreso, existe confusión en la

identificación del

medicamento al que se le

está dando salida, lo cual

implica diferencias en las

cantidades descargadas en

kardex y las vendidas

conforme recibos de ingreso,

repercutiendo directamente

tanto en el inventario físico de

los medicamentos como en el

valor del costo de los mismos

se giraron los siguientes










(CUMPLIDA O NO)

Ultradoceplex bebible

08-Feb 26679 1 0 1 El recibo refleja venta de ultramegawoman

Dolo Nervidoce

20-Abr 27306 1 0 1 En este recibo se vende Nervidoce de 10 mil

Dextrodel Frasco

15-Feb 26730 26731

2 0 2 En estos recibos se venden 2 Nervidoce de $2.50 cada uno

DicloNeurotropas IM

19-Ene 26514 0 1 -1 Se vende relaflex, se descargó según recibo como diclorelaflex

DicloNeurotropas IM

23-Ene 26526 0 1 -1 Se vende relaflex, se descargo según recibo como diclorelaflex

Ultradoceplex bebible

08-Feb 26679 1 0 1 La venta es de ultramegawoman

Asimismo, se efectuó una revisión a las tarjetas de kardex y del cuadro utilizado para el control de las existencias por parte de la Coordinación General de las Clínicas, en la cual se identificaron las inconsistencias siguientes:

a) Diferencia en unidades descargadas.

Mercado San Miguelito

Medicamento Fecha Cantidad descargada en Control de existencias

Cantidad descargada en Kardex

Diferencia

Ciprofloxacina tabletas 06-Mar 20 30 -10

Clorfeniramina tableta 27-Feb 30 0 30

Clorfeniramina tableta 06-Mar 20 60 -40

Clorfeniramina frasco 13-Feb 1 0 1

Dextrodel Frasco 10-Feb 1 2 -1

Diclo + orfenadrina tableta 20-Abr 20 40 -20

Diclofenac 50 mg. Tableta 17-Abr 0 20 -20

Hidrocortizona al 1% tubo 26-Ene 2 0 2

Kidiflu frasco 08-Feb 0 1 -1

Metocarbamol tableta 24-Abr 10 20 -10

Metocarbamol tableta 25-Abr 10 30 -20

lineamientos el día 29 de

septiembre de 2014 al

personal de enfermería por

ser las personas

responsables de la venta de

los medicamentos y control

de kardex de medicamento.

Al momento de vender o

facturar un medicamento este

deberá dársele salida en los

recibos de ingresos de

acuerdo como esta en su

tarjeta de kardex: N°. de

código, nombre según kardex

(genérico y comercial), en

base a su presentación, valor

de venta según el

establecido.

Ya se giraron lineamientos

que en base al procedimiento

que definió coordinación

general de clínicas de

mercados municipales el de

utilizar las mismas tarjetas de

kardex de un año anterior. A

partir de la toma de

administración del patronato










(CUMPLIDA O NO)

Neomicina tubo 13-Ene 1 2 -1

Nervidoce de 25 mil 13-Feb 7 8 -1

Secnidazol suspensión 18-Abr 0 1 -1

Secnidazol tableta 09-Ene 4 16 -12

Secnidazol tableta 09-Ene 8 0 8

Ciprofloxacina tableta 06-Mar 20 30 -10

Complejo B 18-Abr 3 2 1

Clínica Mercado San Jacinto

Medicamento Periodo

Cantidad descargada en Control de existencias

Cantidad descargada según kardex

Diferencia

Neurotropas + Dexametazona Septiembre 1 0 1

Secnidazol de 500 mg Septiembre 72 76 -4

Clínica del Mercado Modelo

Medicamento Periodo



Diferencia

Rocefor (Ceftriaxona 1 gr) Noviembre 8 0 8

Vitadex ADCK adulto Noviembre 0 7 -7

Vitadex ADCK infantil Noviembre 6 7 -1

Clínica del Mercado Ex - cuartel

Medicamento Fecha



Diferencia

Secnidazol de 500 mg Octubre 12 16 -4

este procedimiento queda

clausurado y al cierre del año

2014 estas tarjetas fueron

canceladas y archivadas

dándose apertura el día 7 de

enero a las nuevas tarjetas

kardex por medicamento para

el año 2015. Se ha trabajado

y verificado el monto de

medicamentos comprados y

vendidos por cada clínica a

manera de no presentar

variaciones en las entradas y

salidas de los medicamentos.










(CUMPLIDA O NO)

b) Registro en tarjeta kardex del periodo 2011 y 2012.

Se pudo constatar que las tarjetas para el control de las existencias en

cada una de las Clínicas no son sustituidas una vez se ha finalizado el

año, es decir que las tarjetas del ejercicio 2012 contienen información

de las entradas y salidas de medicamento del periodo 2011, lo cual

genera confusión y desordenes al momento de efectuar una revisión

del kardex o determinar existencias al cierre del periodo. Sin embargo

de acuerdo a manifestaciones de las enfermeras de cada clínica, este

procedimiento fue definido por la Coordinación General de las

Clínicas.

Además se elaboró una cedula comparativa entre el kardex de

existencias y los registros contables para las Clínicas del Mercado

San Miguelito, San Jacinto, Ex–Cuartel y Modelo con la finalidad de

identificar las variaciones existentes, según se muestra a

continuación:

Clínica Mercado San Miguelito

Concepto Periodo Saldo inicial

Entradas Salidas Saldo Final

Saldos Kardex Mar-12 $2,603.46 $795.45 $1,045.52 $2,353.39

Saldos contabilidad Mar-12 $2,603.46 $1,089.84 $1,326.67 $2,366.63

Diferencias Mar-12 $ - $ 294.39) $ (281.15) $ (3.24)

Clínica del Mercado San Jacinto

Concepto Periodo Saldo Inicial Entradas Salidas Saldo Final

Saldos Kardex Sep-12 $888.05 $1,404.95 $422.63 $1,870.37

Saldos contabilidad Sep-12 $888.05 $1,373.93 $422.09 $1,839.89

Diferencias Sep-12 $ - $31.02 $0.54 $30.48










(CUMPLIDA O NO)

Clínica del Mercado Ex Cuartel

Concepto Periodo Saldo Inicial

Entradas Salidas Saldo Final

Saldos Kardex Oct-12 $1,776.14 $ - $332.99 $1,443.15

Saldos contabilidad Oct-12 $1,776.14 $ - $300.47 $1,475.67

Diferencias Oct-12 $ - $ - $32.52 $ (32.52)

Clínica del Mercado Modelo

Concepto Periodo Saldo Inicial

Entradas

Salidas Saldo Final

Saldos Kardex Nov-12 $2,920.62 $ - $724.24 $2,196.38

Saldos contabilidad Nov-12 $2,920.62 $ - $579.44 $2,341.18

Diferencias Nov-12 $ - $ - $144.80 $ (144.80)

5. Partidas contables sin soporte adecuado.

Se verificaron determinados registros contables que no cuentan con la documentación que soporte y demuestre apropiadamente la naturaleza de las operaciones cursadas, según se muestra a continuación: Cuenta Aportes en Especie El Patrimonio reflejado en el Balance al 31 de diciembre de 2012 contiene la cuenta de Aportes en Especie por valor de $23,157.65, la cual de acuerdo a la partida contable Dr 10 de fecha 29 de enero de 2011 se integra por el valor monetario del Inventario de Medicamentos recibido del Patronato anterior; el cual fue registrado sin anexar ninguna documentación que ampare el valor reflejado en la partida contable y sin evidenciarsela elaboración de un acta para valuar dicho inventario; por lo tanto las cifras del inventario inicial del periodo 2012

resultan inciertas y poco fiables.

Recomendamos a la Contadora del Patronato

de Bienestar Social:

a) Gestionar la documentación técnica

apropiada y debidamente autorizada que

soporte los bienes y valores con los cuales

se dio origen al Patronato de Bienestar

Social “Apoyo a mi San Salvador” a fin de

garantizar la fiabilidad de las cifras reveladas

en su patrimonio o de ajustarlo si es

necesario como resultado del análisis de la

existencia de recursos erróneamente

revelados;

b) Tramitar interna y externamente la

calificación para efectos fiscales del

Patronato como entidad autorizada para

captar donaciones y operativizar

En cuanto a esta observación

se ha establecido el control

de documentar todas las

transacciones contables con

su soporte adecuado y

apropiado para cada

operación que se realiza.

El valor reflejado en la cuenta

Aportes en Especie por $

23,157.65 corresponde al

inventario inicial de

medicamentos en las clínicas

que fue proporcionado por la

auxiliar de contabilidad, el

NO CUMPLIDA

No remitio

documentación que

demuestre su

cumplimiento.

NO CUMPLIDA

No remitio

documentación que

demuestre su

cumplimiento .










(CUMPLIDA O NO)

Otros Ingresos La Coordinación General de las Clínicas de los mercados realizó durante el periodo 2012 la recepción de donaciones de ropa y venta de la misma para recaudar fondos; los cuales son registrados en la cuenta de Otros Ingresos, sin embargo para documentar el registro no se anexa ningún recibo o documento formal que se encuentre firmado por las personas responsables de la gestión de dicha actividady mediante la cual se detalle tanto la mercadería recibida en donación, el valor monetario de la misma y el efectivo recibido por la venta. Al 31 de diciembre de 2012 la cuenta de Otros Ingresos posee registrado un total de US$2,380.00 de la partida “Dr20” de fecha 31de enero por valor de US$2,270.00 y “Dr33” de fecha 31 de marzo 2012 por US$110.00,valores que se encuentran soportados solamente con la remesa por el valor de la venta y el detalle de los gastos efectuados con el efectivo recibido por la venta. 6. Inadecuada clasificación de ingresos del Patronato. Verificamos que el saldo de la cuenta de Ingresos en el Estado de Resultados y la balanza de comprobación al 31 de diciembre de 2012 no presenta segregación por tipo de ingreso según los diferentes servicios cobrados a los usuarios de las Clínicas y de los Centros de Desarrollo Infantil; ya que para el caso de las clínicas se cobra por los servicios de consulta, inyección, curación, terapia respiratoria y venta de medicamentos y los CDI por los servicios de cuota social mensual, cuota diaria, y la matricula; sin embargo a nivel contable no se refleja distinción entre la venta de medicamentos y la prestación de servicios, sino se registra el total percibido en la cuenta denominada: Servicios y medicamentos en el caso de las Clínicas, y en la cuenta Matrícula, cuota social, y

posteriormente la captación, registro e

informe de éstas conforme lo establecido en

la ley aplicable.


de Bienestar Social:

Elaborar las políticas contables de la entidad,

someterlas para su aprobación ante la Junta

Directiva del Patronato, definiendo la normativa

contable a implementar para el registro

presentación de la información financiera en los

estados financieros de la entidad, previa

requerimiento por parte de la Junta Directiva

del Patronato al Concejo Municipal para

modificar los Estatutos en el artículo 27 del

apartado XIII, que regula erróneamente llevar la

contabilidad de conformidad a los principios y

cual refleja las existencias de

los medicamentos en todas

las clínicas del patronato, tal

como se manifestó en las

respuestas por escrito al

informe del Examen Especial.

Esta observación ya fue

subsanada donde se detallan

todos los servicios prestados

tanto en clínicas de mercados

como centros de desarrollo

infantil.

NO CUMPLIDA

Remitió un anexo al

balance de

comprobación al

31/10/2014 no obstante

la recomendación

establece la elaboración

de politicas contables de

la entidad.










(CUMPLIDA O NO)

cuota social para el caso de los CDI´s; lo cual implica dificultades en la identificación de posibles diferencias entre el servicio cobrado y el documento soporte y no es posible efectuar un análisis comparativo por tipo de ingreso que permita identificar de forma adecuada el ingreso que genera mejores resultados. De acuerdo al Sistema Contableautorizado que posee el Patronato, la estructura de codificación del Catálogo de Cuentas debe estar estructurado de manera que se reflejen los elementos, rubros, cuentas y subcuentas que describen la composición de los elementos que conforman los estados financieros, de manera que deben utilizarse cada una de las cuentas y subcuentas apropiadas para mejorar la revelación y presentación en los mismos, tal como se establece en la Sección 23 Párrafo 30 literal b) de de la NIIF Pymes. Sin embargo constatamos que los recibos, tickets y catálogo de cuentas utilizados presentan la distinción de los diferentes ingresos. 7. Viáticos no justificados e inapropiadamente documentados.

Verificamos la realización de pagosen concepto de viáticos por valor de US$100.00 a personal médico del Departamento de Promoción para la Saludque participan en los eventos denominados “Festivales de Salud”, sin embargo dichas erogaciones no evidencian su orientación al cumplimiento de fines del Patronato, y los recibos que amparan los pagos no presentan la firma de quien los entrega y autoriza; además los boucher correspondientes no presentan firma de revisado y recibido conforme al formato utilizado para soportar la emisión de cheques.

normas del sistema de contabilidad

gubernamental, lo cual resulta inaplicable por el

tipo de entidad que constituye el Patronato


Patronato de Bienestar Social emitir un

instructivo para el manejo de fondos y un

instructivo de caja chica o de gastos menores

que regulen los diferentes tipos de gastos a

cubrir para el caso de erogaciones de valor

significativo y gastos de menor cuantía, con

base en las necesidades operativas del

Patronato, y documentar adecuadamente.

Estos viáticos al personal

médico, se dieron solamente una

vez en el periodo 2012, los

cuales no se han seguido dando,

en cuanto a los Boucher de la

emisión de los cheques se lleva

control interno que lleven firma

de la persona quien los hizo,

firma de revisado del personal

administrativo del patronato y

NO CUMPLIDA

Remite copia de boucher

y cheque por un monto

$77.95 a nombre de

freund, S.A. de C.V., sin

embargo la

recomendación define

emisión de un instructivo

para el manejo de

fondos.










(CUMPLIDA O NO)

De igual forma se cancelan mensualmente US$40.00 en concepto de viáticos por transporte a auxiliar administrativo del Departamento de Promoción para la Salud mediante recibo simple y cuyo boucher anexo no posee firma de revisado. En ambos casos cabe mencionar que el pago de estos montos no se sustenta mediante ningún acuerdo autorizado por la dirección del Patronato y tampoco son gastos conforme al cargo desempeñado por dichos empleados por lo tanto, es necesario que se documenten, legalicen y justifiquen con mayor detalle a fin de evidenciar la orientación de dichos egresos conforme a los fines del patronato y evitar posibles señalamientos de organismos fiscalizadores. 8. Pagos por Servicios sin retención de renta y sin

soporte adecuado. Mensualmente se cancelan servicios de aseo/limpieza y lavado de ropa de cama por valor de $25.00 y $5.00 respectivamente en cada una de las clínicas sin descontar el 10% de Impuesto sobre la Renta por dichos servicios y sin anexar el recibo correspondiente, únicamente se documenta con la emisión de vales de caja chica, los cuales no reflejan descuento alguno. Así también, en el caso de los Festivales de Salud se contrata personal externo para la elaboración del refrigerio de los colaboradores, los cuales se cancelan con fondos de caja chica, de lo cual no se anexa el recibo por el pago efectuado. Por lo tanto, se puede comprobar que dichos pagos no están siendo documentados adecuadamente y además se está incumpliendo con la obligación de retener renta de acuerdo a la

Se recomienda a la Junta Directiva del Patronato instruir al personal de clínicas y centros de desarrollo infantil que tiene a su cargo la realización de pagos, en relación a las disposiciones legales tributarias a fin de darle cumplimiento a todas y cada una de las diferentes normativas fiscales aplicables con el fin de evitar hacer incurrir al Patronato en posibles multas o sanciones por incumplimiento. Asimismo regular mediante el instructivo para el manejo de fondos del Patronato, los procedimientos, controles y documentación soporte a requerir obligatoriamente para evidencia pertinentemente las operaciones y registros

firma de la persona quien recibe.

En cuanto a los $40.00 dólares

que se cancelan al personal

auxiliar administrativo en

comentarios por escrito emitidos

el día 04 de julio del año 2014,

por Junta Directiva que fue una

solicitud expresa que la jefa del

departamento para la salud hizo

a la Directiva del Patronato la

cual fue aceptada por mayoría y

con un voto en contra lo cual si

se sustenta según consta en

acta.

Se ha subsanado con los

lineamientos girados en el

reglamento interno del manejo de

caja chica otorgados en reunión con

las áreas involucradas. Los recibos

que amparen gastos por bienes o

servicios, suministrados por personas

naturales que están excluidas como

contribuyentes, serán extendidos en

papel simple, detallando número de

NIT, DUI, nombre, firma, dirección,

concepto del gasto, fecha y lugar de

realización del evento, para el caso

de los pagos por servicios recibidos

en clínicas de mercados y en centros

NO CUMPLIDA

Remite recibo donde

evidencia la retención de

renta, sin embargo se

recomienda instruir al

personal sobre las

disposiciones legales

tributarias.










(CUMPLIDA O NO)

disposición del Artículo 156 del Código Tributario. 9. Inconsistencias en el control y registro del Mobiliario y

Equipo de las Clínicas y CDI’s.

Se constató que a la fecha no existe una política para el tratamiento contable de los bienes del Patronato, mediante la cual se establezca el monto a partir del cual deben activarse los bienes como activo fijo e incluirse en el cuadro control para ser sujetos a depreciación y se defina el método de depreciación a utilizarse. Asimismo se verificó que tanto en las Clínicas como en los CDI’s se incluyen algunos bienes como parte del activo fijo por montos menores que si bien es cierto en su mayoría son utilizados con fines administrativos, poseen una vida útil limitada e inferior a un año y no son indispensables para la prestación de los servicios. Ejemplo de ellos se pueden citar:

Mobiliario, equipo y accesorios Cantidad

Fecha de Adquisición

Costo $

Ubicación

Teléfono Huawei 3125 1 31/07/2011 25.00 Clínica Tinetti

Caja de Valores azul (caja chica) 1 31/07/2011 18.60 Clínica Tinetti

Teléfono fijo ZTOWP 548 1 31/07/2012 25.00 Clínica Central

Teléfono GMS 35737 1 29/02/2012 15.00 Clínica Belloso

Tasas Platos y cucharas - 31/12/2011 17.76 CDI San Jacinto

Reloj de pared 2 31/07/2011 8.00 CDI San Miguelito

Basculas para baño 1 30/04/2011 12.00 CDI Central

Teléfono con 325 cid 1 31/07/2012 14.00 CDI San Jacinto

Teléfono con caller ID 1 31/12/2011 15.00 CDI Sagrado Corazón

Batidora Ps 3362545 1 30/06/2011 23.00 CDI Tinetti

contables del Patronato


Patronato, instruir a la contadora y personal

administrativo a fin de ejecutar las siguientes

medidas:

- Elaborar al cierre de cada ejercicio anual un

levantamiento de inventario físico de las

existencias de la Propiedad, equipo y

accesorios existentes en las clínicas y CDI´s;

- Establecer medidas de control interno que

incluyan procedimientos de toma física de

inventario de activo fijo de forma periódica

procurando actualizar el valor en libros de los

mismos e identificar las posibles

inconsistencias;

- Fortalecer los procedimientos de control

utilizados actualmente para el registro de la

Propiedad, planta y equipo, codificando los

bienes de la entidad y asignando

responsabilidades sobre su uso y custodia;

- Verificar el cumplimiento apropiado y

de desarrollo infantil se les deberá

retener el 10% del impuestos sobre la

renta y entregar la correspondiente

constancia de retención. Según art.

156 del código tributaria.

Se adoptó la política para el

tratamiento contable de los bienes

del Patronato donde se establece el

monto de $ 60.00 valor para activarse

como activo fijo e incluirse en el

cuadro control para ser sujetos a

depreciación, subsanado también la

observación de tomar el día exacto

de cuando fue adquirido el activo

según factura para su respectiva

depreciación, llevar un cuadro extra

contable de los equipos, accesorios y

herramientas adquiridas por el

patronato tanto en clínicas y cdi´s que

sean menor a un monto de $60.00.

En el mes de diciembre de 2014 se

ha iniciado el inventario físico de los

bienes que se tienen registrados en

el cuadro de activo fijo para identificar

inconsistencias y superarlas de

manera oportuna proceso que aún

sigue pendiente pues solamente se

ha trabajado por el momento en los

activos fijos que se encuentran

clínicas quedando pendiente para de

los centro de desarrollo infantil, ya

determinadas la inconsistencia se

NO CUMPLIDA


que demuestre su

cumplimiento.

NO CUMPLIDA


que demuestre su

cumplimiento.

NO CUMPLIDA


que demuestre su

cumplimiento.

NO CUMPLIDA











(CUMPLIDA O NO)

Valdes con chorro, platos y pailitas 6 30/06/2011 50.00 CDI Tinetti

Olla 1 29/02/2012 11.00 CDI Federico Stanley

Otro aspectoobservable consiste en que el valor del Activo Fijo no incluye los bienes adquiridos por el Patronato anterior y que a la fecha aún poseen vida útil; además no se lleva un reporte extracontable de dichos activos; sin embargo observamosen algunas de las Clínicas y CDI’s,mediante la toma física de inventario de activo fijo que la mayor parte de activos que poseen en uso corresponden a la administración del Patronato anterior, los cuales no constan activados en el inventario. Adicionalmentese constató que no se efectúan de forma periódica inventarios de bienes en existencia los cuales permitiesen identificar este tipo de inconsistencias y superarlas de forma oportuna, también que la mayor parte de los activos en las clínicas y CDI’sno poseen viñetas con el código asignado y de igual forma el cuadro control de depreciación del activo fijo tampoco se encuentra codificado, y no se especifica el periodo de vida útil estimado, por lo que en la estimación de la vida útil de algunos activos con costos menores no se considera la calidad y durabilidad de los mismos.Como ejemplos de lo anteriormente relacionado se pueden mencionar algunos teléfonos fijos utilizados en las clínicas los cuales se encuentran dañados y no se les ha dado de baja y por lo tanto aún están siendo depreciados, tal como se muestra a continuación:

Mobiliario y Equipo Cantidad Fecha de Adquisición

Costo Ubicación

Teléfono Fijo Modelo ZTOWP 548

1 31/07/2012 $25.00 Clínica Mcdo. Central

oportuno de cada uno de los procedimientos

de control autorizados

procederá a realizar ajustes

contables, reclasificaciones de

montos de menor valor a la cuenta de

gatos y proceder a colocar viñetas

con sus respectivos códigos, tanto en

físicos como en cuadro control de

activo fijo.

En cuanto al aspecto observable que

dicta en el informe emitido el día

25/6/14 correspondiente al examen

especial al control interno manejo

administrativo y financiero del

patronato correspondiente al año

2012 que no se incluyen los bienes

adquiridos por el patronato anterior y

que a la fecha aún posen vida útil, y

que además no se lleva un reporte

extracontable de dicho activos y

observan que clínicas y cdi la mayor

parte de los activos que poseen en

uso corresponden a la administración

del patronato anterior. Cuando se

constituyó este patronato no se

recibió ningún fondo ni ninguna acta

de traspaso de bienes y valores,

recordar que este patronato tiene

personería jurídica distinta al

patronato anterior lo que implica que

es una nueva administración y

responde por los bienes adquiridos

dentro de su administración. Según

investigaciones realizadas en el Dpto.

de Control de Bienes y con el afán de

que demuestre su

cumplimiento.










(CUMPLIDA O NO)

Además se efectuó un cálculo del monto de la depreciación acumulada y posteriormente se cotejó con el valor registrado al 31 de diciembre de 2012, y se pudo constatar que existen diferencias que surgen debido a que para el cálculo de la depreciación registrada se considera el mes a partir del cual se adquirió el activo y no el día exacto en el que se adquirió según la factura, por lo tanto se ha registrado un gasto por depreciación mayor al que corresponde; por otro lado el cuadro de activo fijo no posee las fechas de adquisición según factura sino el ultimo día del mes en el que fueron adquiridos; a continuación se muestra el detalle de las diferencias identificadastanto en la depreciación calculadacomo en las fecha de activación y registro de los activos: Cuadro de depreciación de Mobiliario y Equipo

Depreciación Acumulada

Saldo al 31 de diciembre 2012

Diferencia Registros contables

Cálculo Auditoria

Mobiliario y Equipo de Oficina CDI's $517.51 $490.73 $26.78

Mobiliario y Equipo de Oficina Clínicas 695.72 646.13 49.59

Mobiliario y Equipo de Cocina 490.96 464.26 26.7

Equipo y Accesorios CDI's 4,521.11 4,452.90 68.21

Equipo y Accesorios Clínicas 3,806.69 3,562.80 243.89

Total Depreciación Acumulada $10,031.99 $9,616.82 $415.17

poder subsanar dicha observación y

obtener alguna documentación que

sirva de soporte para poder realizar la

transacción contable que se sugiere

se elabore por ustedes de activo

dichos activos en los cuadros de

activo fijos de este patronato y de

esta manera evitar ser objeto de

observación de realizar transacciones

sin su adecuado soporte se nos

comunica lo siguiente: Que todos

esos activos no pueden ser incluidos

en la administración de este

patronato por las siguientes razones”

por haber sido adquiridos con fondos

de la administración del patronato

anterior. Según acuerdos otorgados

por el Honorable Concejo esos

bienes están ya registrados en

propiedad de la Municipalidad por

haber sido aceptados en donación de

parte del patronato anterior a la

Alcaldía Municipal. Y que el patronato

no puede realizar duplicidad de

funciones en querer llevar registros

de control y depreciación de activos

que ya están registrados y

asegurados en los registros de la

Municipalidad. Pues para eso ha sido

creado el Departamento de Control

de Bienes.










(CUMPLIDA O NO)

Detalle de fechas aplicables a los bienes para efectos de depreciación

Mobiliario, equipo y

accesorios Cantidad

Costo

Fecha de adquisición según:

Factura Registros contables

Cuadro control de Depreciación

Compresor Nebulizador

1 $65.00 02/02/2012 31/01/2012 31/01/2012

Kit de cirugía pequeña de 12 instrumentos

1 59.42 02/02/2012 31/01/2012 31/01/2012

Pinza de anillo ballenger curva cerrada 7"

1 8.58 02/02/2012 31/01/2012 31/01/2012

Canapé ginecológico

2 650.00 06/02/2012 31/01/2012 31/01/2012

Mesa de curación 2 290.00 06/02/2012 31/01/2012 31/01/2012

Canapé sencillo reclinable

1 145.00 06/02/2012 31/01/2012 31/01/2012

Sillas 10 75.00 06/02/2012 31/01/2012 31/01/2012

Sillas secretariales 2 80.00 03/02/2012 31/01/2012 31/01/2012

Vitrina para mostrar medicinas

2 260.00 03/02/2012 31/01/2012 31/01/2012

Bascula con talíimetro

1 249.65 02/02/2012 31/01/2012 31/01/2012










(CUMPLIDA O NO)

10. Inadecuado registro de creación del fondo de Caja

Chica. En fecha 31 de marzo de 2011 se registró en la partida contable Numero Dr 16 un préstamo que la Coordinación General de las Clínicas de los Mercados hizo para la creación del fondo de caja chica en los CDI’s por valor de $2,000.00 contabilizando una cuenta por cobrar a la Coordinación General de los CDI’s y una cuenta por pagar a la Coordinación de las Clínicas, sin embargo al 31 de diciembre de 2012 no se ha registrado ningún abono a dicha deuda. Tampoco existe algún documento en el cual se estipule el plazo en el cual se liquidará la deuda, o las diferentes condiciones bajo las cuales se originó el acuerdo. Asimismo no se considera razonable el registro de una compensación de un pasivo mediante un activo de la misma entidad, y por lo tanto como registro apropiado tuvo que haberse creado el fondo de caja chica directamente con los fondos de los CDI. 11. Deficiencias de control interno en la captación de

ingresos del Patronato. Se constató que los recibos de ingreso de las Clínicas ubicadas en los Mercados Municipales emitidos durante el periodo sujeto de estudio, no presentan sello de la Clínica en la que fueron emitidos, ni el nombre de la persona autorizada para recibir los ingresos percibidos por cobros de servicios de consulta médica o venta de medicamentos, solamente se encuentran firmados,no obstante que los formularios de recibos


revertir el registro contable del préstamo para

la creación del fondo de la caja chica en los

CDI´s,ajustando o reclasificando las

contrapartidas de dicha erogación conforme

los fines para los que fueron utilizados los

US$2,000.00.

A la Junta Directiva del Patronato

recomendamos que para el caso de verificarse

préstamos o transferencias de fondos entre las

clínicas y los CDI’s, se genere la

documentación que soporte la autorización

formal sobre la utilización de dichos fondos en

función de los fines del patronato.


Patronato, crear un instructivo o manual para

la administración de los fondos ingresados

por la prestación de servicios que brinda la

entidad, considerando regulaciones como el

establecimiento de tarifas o cánones de

bienes y/o servicios ofrecidos a los usuarios,

Estos registros contables fueron

revertidos contablemente en el

mes de Diciembre del año 2013 y

para futuros préstamos o

transferencias entre clínicas y

cdi´s se generara la

documentación que soporte la

autorización formal sobre la

utilización de dichos fondos en

función de los fines del patronato.

Según reunión sostenida el día

29/9/14 con el personal de

enfermería quienes son las personas

responsables de la captación de

ingresos del patronato por medio de

los servicios prestados en las clínicas

de mercados y el día 8/10/14 con las

jefas de áreas los centros de

desarrollo infantil, personas

NO CUMPLIDA

La Contadora expresa en

sus comentarios haber

realizado la reversión

contable, sin embargo no

remitio evidencia que

demuestre su cumplimiento.

CUMPLIDA

Debido a que la

observación se refiere a

hechos consumados no

aplica su acción correctiva

sobre las mismas, estos se

verificaran en una nueva

intervención por parte de

Auditoria y de encontarse

casos similares en periodos

posteriores se realizaran

nuevas observaciones.

NO CUMPLIDA

La recomendación exige la

creación de un instructivo o

manual para la

administración de los

fondos, sin embargo no

remiten tal documentación

que demuestre su

cumplimiento, solamente

dancomentarios sobre










(CUMPLIDA O NO)

autorizados para cada Clínica poseen como requisito en el llenado del documento colocar el nombre, firma y sello de la clínica que percibe dichos ingresos. Asimismo, se verifico que los ingresosrecibidosen concepto de cobros de cuotas diarias captados en los Centros de Desarrollo Infantil no son remesados de forma semanal o con base en determinado plazo de periodicidad previamente establecida, sino en el momento en que se estima conveniente por el encargado del CDI, tomando en consideración el gasto diario para la compra y preparación de los alimentos de los niños, el cual muchas veces no logra cubrirse con el valor de las cuotas que han sido cobradas diariamente, por lo que son utilizados dichos ingresos para los gastos de funcionamiento diarios del Centro de Desarrollo Infantil, generando que al momento de efectuar las remesas existan diferencias entre los montos registrados según los tickets y recibos y los valores que fueron remesados al banco, aunqueen el mes siguiente o en posteriores sean ajustadas con los montos pendientes de remesar.A continuación se muestra el detalle de las situacionesobservadas: Detalle de diferencias entre remesas e ingresos de diferentes meses.

Periodo: Octubre de 2013.

Nombre del CDI

Ingresos según:

Diferencias Explicación Condición final de Diferencia Tickets y recibos

Comprobante de Remesas

Modelo 776.91 773.49 3.42 Saldo pendiente de remesar al 31/10/2012

Remesado a Cta. 1840019620 Banco Scotiabank el día 09/11/2012

el destino o utilización de los fondos según

sus fuentes de ingreso, las medidas de

control relacionadas a la custodia y

resguardo de dichos valores y el sistema de

reportes y registros a implementar para su

adecuada gestión.

responsables de la captación de los

ingresos de estos centros, se acordó

que debido al lugar en donde están

ubicadas las clínicas y los centros de

desarrollo infantil son lugares de alto

nivel de peligrosidad y a manera de

proporcionar un poco de seguridad al

personal tanto de clínicas y cdi´s se

acordó que cada persona

responsable de captar los ingresos

solamente colocaría su rúbrica y sello

de la clínica o cdi´s donde se percibió

el ingreso para evitar de esa manera

que datos personales como el

nombre de la persona encargada

pueda ser objeto de ser extorsionada

por la denominada renta que en la

actualidad exigen los miembros e

pandillas. En cuanto a los

lineamientos girados en las fechas

antes mencionadas se acordó que

todos los ingresos percibidos en el

mes deben de quedar remesados

estrictamente en el mes.

acuerdos tomados con el

personal sobre cambios en

los procedimientos.










(CUMPLIDA O NO)

Tinnety 890.34 887.73 2.61 Saldo pendiente de remesar al 31/10/2012

Remesado a Cta. 1840019620 Banco Scotiabank el día 26/11/2012

Central 1,044.2

4 1,340.41 -296.17

Monto de remesa del 01/10/2012 por $296,17 corresponde a saldo de cuenta por cobrar del mes de septiembre

Diferencia correspondiente a remesa pendiente del mes anterior.

Sagrado Corazón de Jesús

853.29 1,006.39 -153.10

Remesado de mas que corresponde a cuentas por cobrar del mes de septiembre 2012

Diferencia correspondiente a remesa pendiente del mes anterior.

Ex- Cuartel

668.04 662.34 5.70 Saldo pendiente de remesar al 31/10/2012

En fecha 06/11/2012 se efectuó remesa en Cta. Banco Scotiabank por valor de $6,84, debido a error al momento de determinar el monto pendiente de remesar al final del mes por contabilidad ya que el monto pendiente era de $5,70, por lo tanto se remesa de más $1,14 en noviembre.

Federico Stanley 240.54 294.12 -53.58

$53,01 Remesado de mas que corresponde a cuentas por cobrar del mes de septiembre 2012

Totales $,473.36 $ 4,964.48 $(491.12)

Detalle de recibos sin sello de clínica y nombre de quien recibe el ingreso

Clínica Mercado San Miguelito Fecha de Emisión

Recibos

Del Al Valor

Recibos Clínica San Miguelito año 2013.

01-Mar 26849 26870 $ 112.87

02-Mar 26871 26888 82.13

05-Mar 26889 26914 93.38










(CUMPLIDA O NO)

06-Mar 26915 26932 120.33

07-Mar 26933 26941 38.00

08-Mar 26942 26952 40.08

09-Mar 26953 26968 50.26

13-Mar 26969 26981 103.95

14-Mar 26982 26990 75.07

15-Mar 26991 27003 57.79

16-Mar 27004 27016 80.03

19-Mar 27017 27033 74.10

20-Mar 27034 27049 52.91

21-Mar 27050 27062 87.34

22-Mar 27063 27080 57.16

23-Mar 27081 27094 52.18

26-Mar 27095 27110 107.05

27-Mar 27111 27122 38.20

28-Mar 27123 27130 23.98

29-Mar 27131 27146 59.83

30-Mar 27147 27154 39.12

25-Oct 48001 48008 32.66

26-Oct 48009 48015 24.82

27-Oct 48016 48041 129.96

30-Oct 48042 48054 62.72

31-Oct 48055 48067 58.30

Total $1,754.22

Detalle de recibos sin sello de clínica y nombre de quien recibe el

ingreso Clínica Mercado Modelo.

Fecha de Emisión

Recibos

Del Al Valor

Recibos Clínica Modelo año 2013.

08-Mar 24789 24810 117.41

09-Mar 24811 24816 23.59

03-Oct 26651 26656 40.21

04-Oct 26657 26678 102.49

Total $283.70










(CUMPLIDA O NO)

Detalle de recibos sin sello de clínica y nombre de quien recibe el

ingreso Clínica Mercado Detallista La Tiendona.

Fecha de Emisión

Recibos

Del Al Valor

Recibos Clínica Detallista La Tiendona año 2013

09-Mar 28557 28571 43.57

12-Mar 28572 28578 3.90

13-Mar 28579 28601 94.07

14-Mar 28602 28615 47.91

19-Mar 28650 28671 95.17

20-Mar 28672 28685 46.72

Total $331.34

Detalle de recibos sin sello de clínica y nombre de quien recibe el ingreso.

Clínica Mercado Sagrado Corazón de Jesús.

Fecha de Emisión

Recibos

Del Al Valor

24-Oct 42537 42557 68.22

Total $68.22

12. Debilidades en el Control Interno de los gastos efectuados por los CDI’s y las Clínicas Municipales.

Mediante revisión de los gastos efectuados por los Centros de Desarrollo Infantil se constató que en la mayoría de los casos se pagan facturas con fondos de caja chica pero no se efectúa la emisión del vale mediante el cual se deje constancia de la entrega de efectivo para realizar dichos pagos,y adicionalmente no se anexan dichos vales a lasliquidaciones por los pagos para evidencias o soportar íntegramente los registros contables, generando incertidumbre sobre


Patronato regular las erogaciones de fondos

para gastos menores de la entidad mediante la

emisión de un instructivo o manual para de

creación y administración de fondos

circulantes asignados a Clínicas y Centros de

Desarrollo Infantil, que establezca entre otros

aspectos:

Según reglamento girado para el

Manejo de los fondos de Caja

Chica y discutido con los

miembros involucrados según

reuniones de los días 25/9/2014

con el personal médico de las

clínicas y el 8/10/14 con el

personal de los centros de

desarrollo infantil que todo

NO CUMPLIDA

En sus comentarios

expresan que han girado

un Reglamento para el

manejo de los fondos de

cajas chicas, pero no

remiten dicho

reglamento com prueba

que demuestre el










(CUMPLIDA O NO)

la composición total de los valores gastados y los reintegrados al utilizar el efectivo de caja chica.Como ejemplo de lo anterior se pueden mencionar los gastos por la compra de alimentos y bebidas, gastos por mantenimiento de instalaciones, materiales para limpieza, etc. También es observable que en algunas ocasiones se emiten vales de caja chica sin anexarle el recibo, ticket o factura por la compra efectuada; por ejemplo para la compra de cilindros de gas, por lo que no se documenta apropiadamente el gasto registrado. Asimismo, los bouchers utilizados para el pago de los cheques por reintegro del fondo de caja chica en cada uno de los Centros de Desarrollo Infantil no poseen evidencia de un mecanismo de revisión y aprobación, a pesar de que el formulario indica que debe incluirse la firma de quien lo elabora, quien lo revisa y quien lo recibe. Además es importante mencionar que se identificó que la mayoría de los formatos por medio de los cuales se detalla la verdura, fruta, lácteos y cereales comprados para la alimentación diaria de los niños, no se cuenta con firmas garantizando el visto bueno de autorización y validación de dichos gastos, y que además algunos vales de caja chica no contienen el detalle de la justificación del gasto o les falta la firma de quien recibe el efectivo o el sello de autorización correspondiente. Para el caso de los egresos correspondientes a las Clínicasubicadas en los Mercados Municipales, se identificó que las facturas por pago de servicio telefónico, utensilios de enfermería (guantes y agujas descartables), compra de medicamentos para los festivales de salud, tarjetas de teléfono, material de limpieza, papelería, agua cristal, se pagan con fondos de caja chica pero no se emiten los vales respectivos, observando que se emiten vales únicamente para el pago de viáticos por transporte y pago de servicios de limpieza y lavado de ropa de las clínicas, sobre los cuales además no se les anexa el recibo por los servicios pagados; lo cual implica que los gastos

- La determinación de la cantidad de cajas

chicas que se requiera autorizar para el

adecuado funcionamiento de las

ClínicasMunicipales y los Centros de

Desarrollo Infantil, con base en las

necesidades operativas de funcionamiento

del Patronato;

- La determinación de montos aprobados para

crear los fondos circulantes correspondientes

a cada Clínica o Centro de Desarrollo Infantil,

con base en evaluación previa de las

necesidades y requerimientos de dichas

dependencias;

- La designación formal de encargados para la

administración de los fondos con la

correspondiente determinación de

responsabilidades;

- Las montos de las operaciones a cancelar

con dichos fondos;

- Los lineamientos necesarios para el llenado

de los documentos autorizados para el

control de dichos gastos;

- Procedimientos de verificación del adecuado

cumplimiento de los criterios definidos;

- Los plazos y formas de liquidación de los

fondos; y

- La definición de medidas de control interno

egreso efectuado con fondos de

caja chica deberá ir

correctamente documentado con

su soporte. En dichas reuniones

en vista del malestar del personal

involucrado junto con sus jefes

superiores argumentando que

sería un gasto mayor de papel y

una manera de generar

confusiones el personal

encargado de los fondos de caja

chica se acordó que las facturas

emitidas por los proveedores

quedarían como soporte de la

emisión de ese gasto sin anexar

el vale de caja chica y los vales

de caja chica serían utilizados

para soportar el gasto por el cual

no se emite factura alguna para

poder reintegrado. Se subsana la

observación de ejercer el

mecanismo de dejar evidencia en

los voucher utilizados para el

reintegro de caja chica el de

incluirse la firma de quien lo

elabora, firma de quien lo revisa

y firma de la persona que lo

recibe.

cumplimiento de la

recomendación.










(CUMPLIDA O NO)

registrados se encuentran documentados de forma inapropiada. Se constató la emisión de vales de caja chica para la copra de agua cristal sin anexar la factura o recibo correspondiente; o en el caso contrario, las facturas por compra de agua no presentan anexo el vale a pesar de que han sido canceladas con fondos de caja chica. Además se observa que el formato para efectuar la restitución del fondo de caja chica en algunas clínicas no es lleno en su totalidad según lo requiere el formulario, y el Boucher anexo al mismo no presenta firma de revisado, evidenciando debilidades en el control interno utilizado para documentar los reintegros de caja chica. Asimismo, se observaron determinados pagos de facturas con fondos de caja chica efectuados por parte de la Coordinación General de los CDI’s con montos superiores al valor, “por costumbre”, autorizado de $60.00,evidenciándose en la compra de papelería y útiles, material de limpieza y gastos para mantenimiento de instalaciones de las clínicas, tal como se muestra en el siguiente detalle de facturas: Detalle de gastos cancelados mediante fondos de caja chica por

valores considerables para emisión de cheques.

FECHA PROVEEDOR No. Cheque MONTO

11/07/2012 Viduc S.A de C.V CH-470 $86.66

11/07/2012 Serma S.A. de C.V. CH-470 149.50

23/07/2012 Ferretería Quintanilla CH-45560 244.50

23/07/2012 Viduc S.A de C.V CH-45560 76.57

23/07/2012 Serma S.A. de C.V. CH-45560 92.69

11/07/2012 Serma S.A. de C.V. CH-449 149.50

23/07/2012 Torogoz S.A. de C.V CH-453 130.00

11/09/2012 Pricesmart CH- 505-4 112.97

14/09/2012 Tienda Morena CH- 505-4 65.10

14/09/2012 Factura Comercial CH- 505-4 115.05

para el resguardo y uso apropiado de los

fondos en las actividades propias de la

entidad.










(CUMPLIDA O NO)

13. Erogación no elegible de US$632.80 por gasto en

servicios de auditoría. Constatamos que la dirección del Patronato autorizó el pago de US$632.80 a la actual Contadora del Patronato, en concepto de servicios de Auditoría Sectorial sobre las operaciones de compra de medicamentos realizadas durante el periodo de enero a marzo de 2013, inadvirtiendo la obvia incompatibilidad de funciones existente para la realización de dicho trabajo por parte de la persona contratada como Contador de la entidad y también las disposiciones contenidas en los estatutos que regulan el control y fiscalización sobre el buen manejo administrativo y financiero del Patronato, a cargo de la auditoría externa y la sujeción al control de la Auditoría Interna de la Municipalidad, dependencias con plena competencia para ejecutar dicho trabajo sin cuestionamientos de conflictos por la ejecución de funciones incompatibles. 14.Deficiencias en el registro y pago del impuesto sobre la Renta retenido. Se constató que mensualmente la administración del Patronato efectúa la retención de Impuesto sobre la Renta al personal que presta sus servicios profesionales en las clínicas ubicadas en los mercados municipales, sin embargo de forma anticipada y antes de elaborar la declaración de Pago a Cuenta e Impuesto Retenido Renta del mes, se emite un cheque por el valor de las retenciones efectuadas a favor de la Auxiliar contable de las clínicas y CDI’ quien cobra dicho monto y

Recomendamos que para el caso de futuras

necesidades de revisión y verificación de

procedimientos por Parte de la Administración

del Patronato se debe dar cumplimiento a las

disposiciones contenidas en los estatutos que

regulan el control y fiscalización a cargo de la

auditoría externa y la sujeción al control de la

Auditoría Interna de la Municipalidad.

Recomendamos al Tesorero del Patronato:

a) Asegurar la emisión de cheques a favor de

las personas naturales o jurídicas que

efectivamente hayan brindado los bienes o

servicios objeto de la erogación;

b) Garantizar la emisión de cheques por los

valores exactos de la contraprestación en

concepto de los bienes y/o servicios

adquiridos o de las obligaciones reales por

Con referencia a esta

observación se emitieron los

comentarios por escrito por

medio de la contadora del

patronato el 23/6/14 y así

mismo de parte de la Junta

Directiva del patronato donde

se explicaba la razón de esta

erogación. Este tipo de

servicio no se ha vuelto a dar

hasta la fecha.

Esta observación ya fue

subsanada según se les

informo en comentarios

emitidos por escrito según

nota de la contadora de fecha

23/6/14 emitiendo los

cheques los primeros días de

cada mes para cancelar el

monto de los impuestos

retenidos del mes anterior.

CUMPLIDA

Debido a que la

observación se refiere a

hechos consumados no

aplica su acción correctiva

sobre las mismas, estos se

verificaran en una nueva

intervención por parte de

Auditoria y de encontarse

casos similares en periodos

posteriores se realizaran

nuevas observaciones.

CUMPLIDA


que evidencia su

cumplimiento.

CUMPLIDA


que evidencia su

cumplimiento.










(CUMPLIDA O NO)

posteriormente al momento de presentar la declaración el mes siguiente efectúa el pago ante la Dirección General de Impuestos Internos. Lo anterior implica que contablemente debe registrarse como renta anticipada el valor del cheque y al momento de efectuar el pago ante la Dirección General se revierte esta partida registrando apropiadamente el pago de la renta del mes, generando el riesgo de no ser liquidados íntegramente dichos fondos, así como la inobservancia de emitir cheques a favor de personas o entidades diferentes a las que brindaron los bienes y servicios adquiridos por el Patronato o de la institución de que proviene el reconocimiento de la obligación.

las que se está realizando el pago;

c) Previo a librar un cheque cerciorar la

documentación soporte pertinente que

respaldará la erogación efectuada, y

confirmar que el destino del pago

corresponda con los fines institucionales.

CUMPLIDA


que evidencia su

cumplimiento.

Así los resultados de nuestro seguimiento, lo cual informamos para los usos

pertinentes.

C.C.

Dependencia Nombre

Alcalde Municipal : Dr. Norman Noel Quijano Gonzalez.

Síndico Municipal : Lic. José Ernesto Criollo

Director General de Administración y Finanzas : Lic. Gino Rolando Bettaglio

Director General de Desarrollo Municipal : Ing. René Oswaldo Ayala

Comité de Fiscalización : Licda. Daisy Cecilia Franco Márquez

Corte de cuentas de la República

Archivo.

PTS

municipalidad de san salvador...página 5 de 125 n ref. informe descripción del informe número de...

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