municipalidad de san miguel petapa, … · expendio de alimentos y bebidas, hospedaje, higiene o...

PETAPA - GUATEMALA, DICIEMBRE, 2017

MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL PETAPA, GUATEMALAAUDITORIA INTERNA

CUA No.: 68993

AUDITORIA FINANCIERAAUDITORIA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

DEL 01 DE AGOSTO DE 2017 AL 30 DE NOVIEMBRE DE 2017

INDICE ANTECEDENTES 1

OBJETIVOS 2

GENERALES 2

ESPECIFICOS 2

ALCANCE 3

INFORMACION EXAMINADA 3

NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 4

HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOSLEGALES

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HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO 12

COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOSY RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES

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DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LAENTIDAD AUDITADA

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COMISION DE AUDITORIA 22

MUNICIPALIDAD DE SAN MIGUEL PETAPA, GUATEMALA

AUDITORIA FINANCIERA - CUA 68993 PERIODO DEL 01 DE AGOSTO DE 2017 AL 30 DE NOVIEMBRE DE 2017

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ANTECEDENTES BASE LEGALEl municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La Municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. FUNCIÓN O GESTIÓN PRINCIPALEl municipio, para la gestión de sus intereses y en el ámbito de sus competenciaspuede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Las competencias propias del municipio son las siguientes:

a) Abastecimiento domiciliario de agua potable debidamente clorada; alcantarillado;alumbrado público; mercados; rastros; administración de cementerios y laautorización y control de los cementerios privados; limpieza y ornato; formular ycoordinar políticas, planes y programas relativos a la recolección, tratamiento ydisposición final de desechos y residuos sólidos hasta su disposición final;

b) Pavimentación de las vías públicas urbanas y mantenimiento de las mismas;

c) Regulación del transporte de pasajeros y carga, y sus terminales locales;



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d) La autorización de megáfonos o equipos de sonido a exposición al público en lacircunscripción del municipio;

e) Administrar la biblioteca pública del municipio;

f) Promoción y gestión de parques, jardines y lugares de recreación;

g) Gestión y administración de farmacias municipales populares;

h) La prestación del servicio de policía municipal;

i) Cuando su condición financiera y técnica se los permita, generar la energíaeléctrica necesaria para cubrir el consumo municipal y privado;

j) Delimitar el área o áreas que dentro del perímetro de sus poblaciones puedanser autorizadas para el funcionamiento de los siguientes establecimientos:expendio de alimentos y bebidas, hospedaje, higiene o arreglo personal,recreación, cultura y otros que por su naturaleza estén abiertos al público;

k) Desarrollo de viveros forestales municipales permanentes, con el objeto dereforestar las cuencas de los ríos, lagos, reservas ecológicas y demás áreas de sucircunscripción territorial para proteger la vida, salud, biodiversidad, recursosnaturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y,

l) Las que por mandato de ley, le sea trasladada la titularidad de la competencia enel proceso de descentralización del Organismo Ejecutivo. OBJETIVOS GENERALES Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondiente al BalanceGeneral, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado deLiquidación del presupuesto de ingresos y egresos por el período de agosto anoviembre del ejercicio fiscal del año 2017, evaluando la estructura del controlinterno y verificando el adecuado cumplimiento de normas, leyes, reglamentos yotros aspectos aplicables. ESPECIFICOS

· Evaluar la estructura de control interno establecida en la Municipalidad



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aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería.· Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las

cuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importanciarelativa.

Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos revelados en el Estado deResultados derivados de los ingresos y gastos corrientes de lamunicipalidad.

· Evaluar que el presupuesto municipal de ingresos y egresos correspondiente alperiodo de agosto a noviembre del ejercicio fiscal 2017, se haya ejecutadorazonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia yeficacia.

· Evaluar que el presupuesto municipal de ingresos y egresos correspondiente alperiodo de agosto a noviembre del ejercicio fiscal 2017 se haya ejecutado de

acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadorespresupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas ymetodologías aplicables.

· Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos,transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos yverificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y seencuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente.

· Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al procesolegal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de laentidad. ALCANCE La Auditoria comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentadapor los funcionarios y empleados de la Municipalidad, correspondiente al período comprendido de agosto a noviembre de 2017, de conformidad con la muestraseleccionada; con énfasis en las cuentas del Balance General: Activo, Pasivo yCapital, Estado de Resultados: Ingresos y gastos, del Estado de Liquidación de laEjecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado, para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual (POA) INFORMACION EXAMINADA

Evaluación de la estructura y ambiente de control interno de las áreas de



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ingresos y egresosCaja y bancosRevisión de conciliaciones bancariasIngresos propios y aportes constitucionalesSe realizaron cortes de caja y arqueos de valores de cajas receptorasRevisión y corte de caja general y su rendición ante la Contraloría Generalde CuentasSe revisaron los egresos y gastos de los montos más significativosRevisión de la Ejecución presupuestariaRevisión y evaluación de fondos rotativos de caja chicaVerificación de las áreas de Almacén y BodegaRevisión de muestra de los cheques pagados con la documentación desoporte de los montos más significativosVerificación del adecuado cumplimiento normas, leyes reglamentos y otrosaspectos aplicables del periodo de agosto a noviembre del ejercicio fiscal2017.

NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA OTROS ASPECTOS EVALUADOS Plan Operativo AnualSe verificó que el Plan Operativo Anual fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, de forma manualya que no está vinculado en el Sistema de Contabilidad Integrado para GobiernosLocales SICOIN GL, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el –POA- a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto. ConveniosSe comprobó que durante el período auditado de agosto a noviembre de 2017 noreportó convenios. DonacionesSe comprobó que durante el período auditado de agosto a noviembre de 2017 nohubo donaciones. TransferenciasLa Municipalidad en el periodo de agosto a noviembre de 2017, reportatransferencias otorgadas al sector privado por valor de Q. 63,800.00 y al Sector Público por valor de Q. 250,000.00



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Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad IntegradaLa Municipalidad de San Miguel Petapa, Guatemala, utiliza el sistema deContabilidad Integrada Gobiernos Locales, -SICOIN GL- Sistema de Información de Contrataciones y AdquisicionesSe verificó que la Municipalidad publicó y gestionó en el sistema de información decontrataciones y adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, en elcual se reflejan los concursos para el año 2017 Sistema Nacional de Inversión PúblicaLa Municipalidad no cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en elMódulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de InversiónPública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo, ya quelos registra al final del año por los cambios que se registran en aumento odisminución de valores en los proyectos.



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HALLAZGOS MONETARIOS Y DE INCUMPLIMIENTO DE ASPECTOSLEGALES Hallazgo No.1 Incumplimiento en procedimiento del Almacén/Bodega Municipal CondiciónSe estableció en la realización de la auditoria que el procedimiento delAlmacén/Bodega Municipal, existen varios incumplimientos a las normas y leyesque rigen a las Municipalidades así:

Ø No existen instalaciones físicas adecuadas para el almacén/Bodega Municipal, nohay seguridad en la construcción, dentro de las instalaciones de la bodega hayotras personas que ocupan el mismo lugar como los del área de transportes

Ø Por lo anterior de no contar con instalaciones adecuadas no se encuentran ordenadas las existencias de los materiales en bodega, no se pueden efectuarrecuentos físicos de las existencias

Ø No se presentan informes periódicos de existencias a la Dirección deAdministración Financiera Integrada Municipal –DAFIM-

Ø Solo existe una persona encargada de la Bodega para llevar el control de formularios y despacho de existencias, la cual no cuenta con fianza de fidelidadpor estar en el renglón presupuestario 022

Ø No están autorizados todos los formularios por la Contraloría General de Cuentas,como el formulario de requisición o requerimiento de existencias de las diferentesunidades de la Municipalidad CriterioEl Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, primeraversión, en el módulo IV Almacén, establece todos los conceptos y procedimientos referentes a ésta área. Es el espacio físico en el cualDefinición: se almacenan y se encuentran bajo custodia, materiales, útiles de escritorio,equipo, vehículos, maquinaria, mobiliario y otros bienes de consumo, que por sunaturaleza, tienen que ser objeto de control y resguardo por medio del AlmacénMunicipal. Las 1.2 Disposiciones Generales MODULO DE ALMACEN:diferentes dependencias municipales, para solicitar bienes, materiales osuministros al almacén, deberán hacerlo por medio del formulario “Solicitud /entrega de Bienes”. Los interesados obtendrán del Guardalmacén el formulario“Solicitud / entrega de Bienes”, quien lo entregará por medio de conocimiento, enel entendido de que si dicho formulario no es utilizado, será devuelto alGuardalmacén para su archivo. Al llenar el formulario “Solicitud / entrega deBienes”, en éste solo debe incluirse artículos que se encuentren en existencia en



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el almacén municipal. Por los bienes, materiales o suministros que no hayaexistencia en el almacén, se llenará, por parte del interesado, una “Solicitud /entrega de Bienes” y su trámite se ajustará a los procedimientos de autorizaciónestablecidos. Módulo de Almacén, el Guardalmacén para recibir e ingresar alalmacén, utilizará el formulario Recepción de Bienes y Servicios. MODULO DE

El Almacén Municipal debe contar con unResponsable del Almacén ALMACEN: encargado, al que se le puede denominar Guardalmacén, quien será responsablede la custodia y control de todos aquellos bienes que por su naturaleza sonsujetos de esta clase de control. En caso necesario, el Guardalmacén podrácontar con algún auxiliar, quien realizará las labores que le encomiende elGuardalmacén. El almacén de suministros dependeráDependencia Jerárquica jerárquicamente del jefe del área administrativa. Atribuciones del Guardalmacén

Ø Llenar el respectivo formulario “Recepción de Bienes y Servicios”, al recibir de losproveedores los bienes, materiales o suministros, tomando como base lainformación de la factura y la orden de compra, firmará, sellará y obtendrá la firmade quien hace la entrega de los artículos. El original de la Recepción de Bienes yServicios, será para el proveedor, para que sea agregado a la factura.

Ø Trasladar a presupuesto la copia de la Recepción de Bienes y Servicios, para quese registre la etapa de devengado.

Ø Entregar los bienes y/o artículos de consumo que le sean requeridos, con base ala Solicitud/Entrega de Bienes, la cual solo debe contener los bienes, materiales osuministros que hayan en existencia.

Ø Colocar a la Solicitud/Entrega de Bienes un sello que diga “no hay existencia” y laentregará al interesado para que, éste su vez, lo entregue a compras.

Ø Archivar adecuadamente la copia de la Recepción de Bienes y Servicios y eloriginal de la Solicitud / Entrega de Bienes, cuando físicamente haya hechoentrega de los mismos.

Ø Identificar y ubicar adecuadamente todos aquellos bienes que se encomiendenpara su custodia y control, de manera que se facilite su localización

Ø Controlar por medio de tarjetas numeradas y autorizadas, el ingreso, salida yexistencia de los bienes y/o artículos, bajo su responsabilidad, tanto en unidadescomo en valores.

Ø Enviar mensualmente a la tesorería o a la AFIM, por medio de conocimiento, lascopias de Recepción de Bienes y Servicios.

Ø Enviar mensualmente a la tesorería o a la AFIM, por medio de conocimiento, lascopias de las Solicitudes / entrega de Bienes.

Ø Archivar adecuadamente toda aquella documentación que tenga relación con losregistros de almacén.

Ø Otras que por la naturaleza del cargo le sean asignadas. Causa



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El incumplimiento a los procedimientos y funciones del Guardalmacén de laMunicipalidad, para llevar de forma adecuada el control de los bienes y serviciosque allí se almacenan. EfectoAl no llevar un adecuado control y no contar con un espacio físico adecuado y con seguridad, se corre el riesgo que los bienes que allí se almacenan puedanextraviarse, no saber la cantidad de existencias y sufrir menoscabo para losintereses de la Municipalidad. RecomendaciónQue se lleven a cabo todos los procedimientos, así como las funciones delGuardalmacén que establece el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- Versión I Que se operen todos los registros en forma diaria y/o como se den las compras enlos formularios oficiales de recepción de bienes y servicios, solicitud de entrega

de bienes así como las tarjetas Kardex, ya que de lo contrario esto trae como resultado que no se sepa con exactitud del control de los bienes y suministros y delas existencias reales no aparecen registradas en las tarjetas Kardex, y el controlde cuánto se compró, además hay que incluir estos formularios dentro de losexpedientes para que conste el procedimiento realizado, llenando los formulariossegún las fechas en que se de cada momento, así:

- Llenar formulario de solicitud de gastos o requerimiento de bienes y servicios(Este formulario no existe elaborarlo)

- Si en la bodega no existe se pone sello de inexistencia y se traslade a sección de presupuesto

- En sección de presupuesto se verifica la disponibilidad financiera y se traslada a la unidad de compras

- En la sección de compras se inicia el proceso con las cotizaciones de proformasa proveedores respectivas, y se emite la orden de compra para realizarlaadjuntando todos los documentos y firmas de autorización y visto buenorespectivos

- Se llenan los formularios que se llevan en la bodega- Se da la recepción de los materiales y/o servicios junto con la factura para

iniciar el proceso de pago. En lo que respecta al área de resguardo de los bienes y suministros debe de contarse con un lugar apropiado que llene los requerimientos mínimos deseguridad y adecuado almacenamiento bien ventilado y los bienes bien ubicadosidentificados y que el acceso sea limitado con la persona encargada que es el Guardalmacén, para evitar el extravió y deterioro de los materiales bienes y



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suministros que allí se almacenan que conlleve su adecuada conservación, para fortalecer el control interno municipal y evitar el extravió de los materiales. Comentario de los ResponsablesDe los formularios que se llevan los de ingreso al almacen, salida y tarjetas Kardexestan autorizados por la Contraloria General de Cuentas, y el requrimiento osolicitud de materiales ya se mando a autorizar, con relacion a las otrasdeficiencias ya seestan implementando y se hara la solicitud para mejorar lasinstalaciones de la bodega Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud que al momento de efectuar la revision existianestas deficiencias Acciones CorrectivasSe emitio Nota de Auditoria No. MSMP-004-2017 Hallazgo No.2 No existe programación de pagos CondiciónDe la evaluación de la auditoria en el área de gastos se determinó que no se haimplementado por parte de las autoridades Municipales el plan de pagos, en el cual se detalle por fuente de financiamiento las obligaciones que ha adquirido laMunicipalidad, así como lo fondos con que se cuenta para afrontar dichoscompromisos, situación que es de suma importancia para que las autoridadesMunicipales tomen decisiones. CriterioAcuerdo Número 09-03 de fecha 08 de julio 2003, del Jefe de la ContraloríaGeneral de Cuentas, mediante el cual se aprobaron las Normas Generales deControl Interno Gubernamental, Norma 6.6 PROGRAMACIÓN DE CUOTAS DEPAGO. Establece “La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas y laautoridad superior de cada ente público, deben normar que las unidadesespecializadas, con base en el Flujo de Caja, preparen la programación periódicade cuotas de pago en forma técnica y oportuna. Para una adecuada programaciónde cuotas de pago, la Tesorería Nacional y las unidades especializadas de cadaente público, deben establecer procedimientos que les permitan contar coninformación real y oportuna de los ingresos y disponibilidades del efectivo, paraestablecer las cuotas de pago y solicitar la aprobación correspondiente. Lasunidades especializadas deben comunicar oportunamente, a los responsables dela ejecución de programas y proyectos de las cuotas de pago mensuales



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aprobadas. Norma 6.8 CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE INGRESOS. Lamáxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, y la autoridad superior decada entidad pública, deben normar porque las unidades especializadas

Lasimplementen procedimientos de control y seguimiento de los ingresos. unidades especializadas deben implementar procedimientos que le permitan deuna manera técnica controlar y darle seguimiento a los ingresos, para asegurarseque los mismos estén disponibles oportunamente en las cuentas bancariashabilitadas. Norma 6.9 CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE PAGOS. La máximaautoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, y la autoridad superior de cadaentidad pública, deben normar que las unidades especializadas implementen

Las unidadesprocedimientos de control y seguimiento de los pagos autorizados. especializadas a través de los procedimientos de control y seguimiento de pagosautorizados, deben asegurar que los mismos se ejecutaron de acuerdo a la formade pago, establecida en los Manuales emitidos por la Tesorería Nacional, ymontos autorizados. Norma 6.10 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN FINANCIERA. La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la TesoreríaNacional y la autoridad superior de cada entidad pública, deben normar que se

Las unidadesrealice análisis y evaluación financiera al flujo de caja. especializadas son las responsables de realizar mensualmente el análisis yevaluación financiera, del comportamiento del flujo de ingresos, egresos ydisponibilidades de efectivo y sus equivalentes, para determinar el grado decumplimiento de la programación financiera y las necesidades de financiamientopara los meses siguientes. Norma 6.11 ESTADO DE FLUJO DE CAJA. Lamáxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la TesoreríaNacional y la autoridad superior de cada entidad pública, deben normar que

Las unidadesmensualmente se prepare un Estado de Flujo de Caja. especializadas de cada entidad pública son responsables de prepararmensualmente el Estado de Flujo de Caja, que tiene como propósito ser elinstrumento gerencial que permita evaluar el comportamiento real de los ingresos,egresos y disponibilidades de efectivo, para la toma adecuada y oportuna dedecisiones. CausaInobservancia por parte de las autoridades Municipales, relacionada con laelaboración de planificación específica de la programación de pagos de loscompromisos que ha adquirido la Municipalidad, así como lo fondos con que secuenta para afrontar dichos compromisos. EfectoNo se sabe por parte de las autoridades Municipales los compromisos que tienen,así como el flujo de efectivo y fuentes de financiamiento para afrontar dichas obligaciones contraídas



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RecomendaciónQue por parte de las autoridades Municipales se giren las instruccionescorrespondientes a efecto que en la Dirección de Administración FinancieraIntegrada Municipal DAFIM, para que se elabore la Programación de pagos o PROGRAMACIÓN DE CUOTAS DE PAGO de Ingresos y Obligaciones que tiene la Municipalidad y que se presente a las autoridades Municipalidades para que se discuta y puedan aprobar y programar los pagos que hará efectivos la Municipalidad con la disponibilidad financiera con que cuenta. Comentario de los ResponsablesCon relacion a este hallazgo se tomaran en cuenta las recomendaciones paraimplementarlo Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo ya que se evidencio que no se ha implementado Acciones CorrectivasSe emitio Nota de Auditoria No. MSMP-005-2017



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HALLAZGOS DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO Hallazgo No.1 Deficiencias en Caja General CondiciónDe la revisión del área de ingresos y la evaluación de la estructura del ControlInterno y cortes de caja General del Sistema SICOIN GL y comparación con lossaldos conciliados del libro de bancos al mes de agosto de 2017, el corte de cajase realizó en el mes de septiembre, se determinaron varias deficiencias como: CriterioSegún lo establecido en las en el Acuerdo número 09-03 del 08 de julio de 2003,emitido por el Contralor General de Cuentas, que aprueba las Normas Generalesde Control Interno Gubernamental y en específico lo establecido en:Grupo 1 Normas de Aplicación General. Norma 1.3 RECTORIA DEL CONTROLINTERNO. La Contraloría General de Cuentas es el órgano rector del controlgubernamental y responsable de establecer las normas generales de controlinterno las cuales son de observancia obligatoria para cada entidad pública. En elcontexto institucional, la máxima autoridad es la responsable del control interno,quien delegará en funcionarios o unidades administrativas para el diseño,implementación, seguimiento y actualización del ambiente y estructura de controlinterno, observando y aplicando las normas emitidas por el órgano rector. Lajurisdicción que corresponde ejercer a una entidad pública sobre otra, incluye lapromoción y supervisión de la implantación y funcionamiento del ambiente yestructura de Control Interno. Toda entidad pública, para garantizar el adecuadofuncionamiento de los sistemas, el ambiente y estructura de control interno, debecoordinar acciones con el órgano rector del control gubernamental. El Grupo 5.Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, NORMA5.4 La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, debe normar y emitirpolíticas y procedimientos para la adecuada recepción y verificación de ladocumentación de soporte. La Dirección de Contabilidad del Estado y lasautoridades superiores de cada entidad, en el proceso de recepción y verificaciónde la documentación de soporte de las operaciones, en su respectivo ámbito,deben contar con la tecnología y metodología, así como la organizaciónformalmente descrita en manuales de funciones y procedimientos, que permitanejercer un eficiente control sobre los activos, pasivos, patrimonio, ingresos,egresos, etc., para asegurar el cumplimiento de las políticas, normas, leyes yregulaciones a las que estén sujetas todas las operaciones, como requisito previoa continuar con el proceso de consolidación y tramite hacia los nivelescorrespondientes. NORMA 5.5 REGISTRO DE LAS OPERACIONESCONTABLES. La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través



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de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas yprocedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operacionescontables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores decada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas dedevengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, correspondaúnicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores,hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con ladocumentación de soporte, para garantizar la generación de información contable,presupuestaria (física y financiera) y de tesorería , confiable y oportuna. Todoregistro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitiraplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y engeneral el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registroscontables. CausaInobservancia por parte de la Dirección de Administración Financiera IntegradaMunicipal –DAFIM- en lo relacionado a que se registren en contabilidad todas lasoperaciones en las fechas que se den, determinando su origen y su inmediatoregistro. EfectoAl no llevar un adecuado registro de las operaciones no se tiene la certeza yconfiabilidad de los datos que se reflejan en la contabilidad del sistema SICOINGL. Recomendación

Ø Que en el libro de bancos se registren todas las operaciones en orden cronológicosegún fechas como se vayan dando, cheques pagados, ingresos por depósitos,notas de crédito y débito, registrando todas las operaciones en el libro de bancos yal final elaborar la conciliación bancaria, para que el saldo del libro de bancoscuadre con el estado de cuenta emitido por el Banco.

Ø Con las Notas de crédito y débito como son de los últimos días del mes, operarlaen contabilidad del sistema SICOIN GL en los primeros días del siguiente mes

Ø En la cuenta receptora de la Municipalidad debe operarse en el libro de bancostodos los movimientos que tengan cheques emitidos, depósitos, los intereses en lafecha que se acrediten y cuadrar la conciliación bancaria del saldo del libro debancos con el estado de cuenta emitido por el banco

Ø Que se depuren los cheques rechazados ya que al tener seis meses de emitidospierden su vigencia, por lo que hay que reversar el valor de esos cheques ydepurar el ingreso en bancos y caja fiscal, solicitando punto de acta al Concejomunicipal donde autorizan dicha operación

Ø Realizar el corte de caja general tomando los saldos de la caja fiscal del sistemaSICOIN GL y cuadrar contra los saldos de las cuentas de los libros de bancos



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conciliados de cada cuenta Comentario de los ResponsablesQue de las deficiencias que se determinaron, esta Direccion de AdministracionFinanciera Integrada ya soluciono dichas deficiencias Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud que cuando se realizo la revision aun seencontraron dichas deficiencias Acciones CorrectivasSe emitio Nota de Auditoria No. MSMP-001-2017 Hallazgo No.2 Deficiencias en Arqueo de Fondo Rotativo caja chica CondiciónDe la evaluación de la estructura del Control Interno referente a los arqueos defondos rotativos de caja chica se determinaron varias deficiencias como:

Ø Dentro de los formularios de solicitud de compra y algunos oficios faltan firmas delos solicitantes y de autorización

Ø Los vales emitidos del fondo rotativo caja chica no están autorizados por laContraloría General de Cuentas, también faltan firmas del jefe inmediato y delDirector de AFIM

Ø No hay Reglamento interno para el manejo del fondo rotativo, el cual tiene que seraprobado por el Concejo Municipal CriterioSegún lo establecido en las en el Acuerdo Número 09-03 del 08 de julio de 2003,emitido por el Contralor General de Cuentas, que aprueba las Normas Generalesde Control Interno Gubernamental y en específico lo establecido en:Grupo 1 Normas de Aplicación General. Norma 1.3 RECTORIA DEL CONTROLINTERNO. La Contraloría General de Cuentas es el órgano rector del controlgubernamental y responsable de establecer las normas generales de controlinterno las cuales son de observancia obligatoria para cada entidad pública. En elcontexto institucional, la máxima autoridad es la responsable del control interno,quien delegará en funcionarios o unidades administrativas para el diseño,implementación, seguimiento y actualización del ambiente y estructura de controlinterno, observando y aplicando las normas emitidas por el órgano rector. Lajurisdicción que corresponde ejercer a una entidad pública sobre otra, incluye lapromoción y supervisión de la implantación y funcionamiento del ambiente yestructura de Control Interno. Toda entidad pública, para garantizar el adecuado



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funcionamiento de los sistemas, el ambiente y estructura de control interno, debecoordinar acciones con el órgano rector del control gubernamental. NORMA 1.10MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS. La máxima autoridad decada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales defunciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentesactividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cadaentidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitaciónal personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones yactividades asignadas a cada puesto de trabajo.El Grupo 5. Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad IntegradaGubernamental, NORMA 5.4 La máxima autoridad del Ministerio de FinanzasPúblicas, debe normar y emitir políticas y procedimientos para la adecuadarecepción y verificación de la documentación de soporte. La Dirección deContabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, en elproceso de recepción y verificación de la documentación de soporte de lasoperaciones, en su respectivo ámbito, deben contar con la tecnología ymetodología, así como la organización formalmente descrita en manuales defunciones y procedimientos, que permitan ejercer un eficiente control sobre losactivos, pasivos, patrimonio, ingresos, egresos, etc., para asegurar elcumplimiento de las políticas, normas, leyes y regulaciones a las que estén sujetastodas las operaciones, como requisito previo a continuar con el proceso deconsolidación y tramite hacia los niveles correspondientes. NORMA 5.5REGISTRO DE LAS OPERACIONES CONTABLES. La máxima autoridad delMinisterio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad delEstado, debe normar y emitir políticas y procedimientos, para el adecuado yoportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad delEstado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en elproceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en susrespectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previaverificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todaslas condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar lageneración de información contable, presupuestaria (física y financiera) y detesorería , confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y ladocumentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento ysustantivas en el proceso de auditoría, y en general el seguimiento y evaluacióninterna de la calidad de los registros contables.6. NORMAS APLIOCABLES AL SISTEMA DE TESORERIA. Se refieren a loscriterios técnicos y la metodología uniforme que permita establecer el adecuadocontrol interno en la administración de efectivo y sus equivalentes, por parte delórgano rector y la unidad especializada que tenga a su cargo la función detesorería en todo el sector público no financiero.6.19 CONSTITUCION Y ADMINISTRACION DE FONDOS ROTATIVOS. ElMinisterio de Finanzas Públicas, a través de la Tesorería Nacional y la autoridad



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superior de las entidades públicas, a través de las unidades especializadas,reglamentarán y normarán los procedimientos, para la constitución yadministración de Fondos Rotativos. La Tesorería Nacional y las unidadesespecializadas de cada entidad pública, velarán porque en la constitución yadministración de los Fondos Rotativos, se aplique la reglamentación y normativarespectiva, con el propósito de: &fnof; Que la constitución de los fondos rotativosesté apegada a la metodología técnica, contemplada en los manuales respectivos.&fnof; Que los manuales respectivos, establezcan los niveles de autorización. Quelos manuales respectivos, determinen cual es el monto máximo que se puedehacer efectivo a través del fondo rotativo. &fnof; Que los manuales respectivos,indiquen que los responsables de la administración del fondo rotativo, deberánefectuar reposiciones dentro del mes y al final de cada mes, a fin de que sepresente la ejecución real del presupuesto de egresos. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. Decreto Numero 31-2002 delCongreso de la República de Guatemala.Artículo 4. Atribuciones. La Contraloría General de Cuentas tiene las atribucionessiguientes:i)Autorizar los formularios, sean estos impresos o en medios informáticos,destinados a la recepción de fondos y egresos de bienes muebles y suministros, aexcepción de aquellos referentes a los aspectos administrativos de las entidades aque se refiere el artículo 2 de esta ley, así como controlar y fiscalizar su manejo;k) Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, librosprincipales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otrosmedios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización; CausaIncumplimiento por parte del encargado de llevar el fondo rotativo caja chica, asícomo de la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal –DAFIM- de velar por el cumplimiento de las normativas establecidas aplicables a lasMunicipalidades. EfectoNo se lleva un buen control de los gastos que se ejecutan por medio del fondorotativo caja chica, el cual puede sufrir menoscabo o perdida, uso indebido de losfondos Municipales y al no contar con el reglamento específico que sirva parareglamentar lo concerniente al buen uso y manejo de dicho fondo Recomendación

Ø Que se tenga el cuidado por parte del encargado del manejo del fondo rotativo,que antes de solicitar la liquidación del mismo se revise que todos los documentosestén en orden con sus respectivas firmas de solicitud, aprobación y autorización

Ø Que se solicite la autorización de los vales que se emiten en el fondo rotativo ante



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la Contraloría General de Cuentas, así como verificar que lleven todas las firmasde aprobación y autorización

Ø Que se elabore el reglamento interno para el manejo del fondo rotativo, así comosu autorización por parte de las autoridades Municipales, Concejo Municipal y suimplementación Comentario de los ResponsablesSe tomaran en cuenta las recomendaciones de autorizar ante la ContraloriaGeneral de Cuentas los documentos que se llevan en el fondo rotativo, asi como elque se implemente el Reglamento respectivo. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud que se evidencis las deficiencias encontradas. Acciones CorrectivasSe emitio Nota de Auditoria No. MSMP-002-2017 Hallazgo No.3 Deficiencias en el área de Transportes CondiciónDe la evaluación de la estructura del Control Interno referente al área devehículos/transporte, se determinaron varias deficiencias como:

Ø No todos los vehículos como las motocicletas nuevas, vehículos de modelosanteriores y maquinaria no cuentan con póliza de seguro.

Ø Los formularios que se utilizan para el control de asignación de combustible,control de asignación de vehículos, no están autorizados por la ContraloríaGeneral de Cuentas

Ø Para el control de combustibles solo se llevan vales y no hay libro de control devales de combustible y no están autorizados por la Contraloría General deCuentas CriterioSegún lo establecido en las en el Acuerdo Número 09-03 del 08 de julio de 2003,emitido por el Contralor General de Cuentas, que aprueba las Normas Generalesde Control Interno Gubernamental y en específico lo establecido en:Grupo 1 Normas de Aplicación General. Norma 1.3 RECTORIA DEL CONTROLINTERNO. La Contraloría General de Cuentas es el órgano rector del controlgubernamental y responsable de establecer las normas generales de controlinterno las cuales son de observancia obligatoria para cada entidad pública. En elcontexto institucional, la máxima autoridad es la responsable del control interno,quien delegará en funcionarios o unidades administrativas para el diseño,



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implementación, seguimiento y actualización del ambiente y estructura de controlinterno, observando y aplicando las normas emitidas por el órgano rector. Lajurisdicción que corresponde ejercer a una entidad pública sobre otra, incluye lapromoción y supervisión de la implantación y funcionamiento del ambiente yestructura de Control Interno. Toda entidad pública, para garantizar el adecuadofuncionamiento de los sistemas, el ambiente y estructura de control interno, debecoordinar acciones con el órgano rector del control gubernamental.2. NORMAS APLICABLES A LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACION GENERAL Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquierinstitución, para que los sistemas de administración se definan y ajusten enfunción de los objetivos institucionales, de tal manera que se evite la duplicidad defunciones y atribuciones mediante la adecuación y fusión o supresión de unidadesadministrativas, para alcanzar eficiencia, efectividad y economía en lasoperaciones. En tal sentido, los sistemas de administración general sefundamentan en los conceptos de centralización normativa y descentralizaciónoperativa, para lo cual la definición de las políticas, las normas y procedimientos,se centralizará en la alta dirección de cada entidad pública, mientras que la tomade decisiones de la gestión se realizará lo más cerca posible de donde se realizanlos procesos de producción de bienes y servicios. Las normas aplicables a lossistemas de administración general se refieren a: 2.7 CONTROL Y USO DEFORMULARIOS NUMERADOS. Cada ente público debe aplicar procedimientosinternos o regulados por los entes rectores de los sistemas para el control y uso deformularios numerados, independientemente del medio que se utilice para suproducción, sea por imprenta o por medios informáticos. Todo diseño deformularios debe ser autorizado previamente por los respectivos entes rectores delos sistemas. Los procedimientos de control y uso de los formularios autorizadospara sustentar toda operación financiera o administrativa deben contener, cuandosea aplicable, la referencia al número de copias, al destino de cada una de ellas ylas firmas de autorización necesarias. En los casos de formularios pendientes deuso con sistemas anteriores a los sistemas integrados los mismos deben sercontrolados hasta que hayan sido devueltos e inutilizados, siguiendo losprocedimientos establecidos por los respectivos entes rectores.El Grupo 5. Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad IntegradaGubernamental, NORMA 5.4 La máxima autoridad del Ministerio de FinanzasPúblicas, debe normar y emitir políticas y procedimientos para la adecuadarecepción y verificación de la documentación de soporte. La Dirección deContabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, en elproceso de recepción y verificación de la documentación de soporte de lasoperaciones, en su respectivo ámbito, deben contar con la tecnología ymetodología, así como la organización formalmente descrita en manuales defunciones y procedimientos, que permitan ejercer un eficiente control sobre losactivos, pasivos, patrimonio, ingresos, egresos, etc., para asegurar elcumplimiento de las políticas, normas, leyes y regulaciones a las que estén sujetas



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todas las operaciones, como requisito previo a continuar con el proceso deconsolidación y tramite hacia los niveles correspondientes. NORMA 5.5REGISTRO DE LAS OPERACIONES CONTABLES. La máxima autoridad delMinisterio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad delEstado, debe normar y emitir políticas y procedimientos, para el adecuado yoportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad delEstado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en elproceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en susrespectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previaverificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todaslas condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar lageneración de información contable, presupuestaria (física y financiera) y detesorería , confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y ladocumentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento ysustantivas en el proceso de auditoría, y en general el seguimiento y evaluacióninterna de la calidad de los registros contables. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas. Decreto Numero 31-2002 delCongreso de la República de Guatemala.Artículo 4. Atribuciones. La Contraloría General de Cuentas tiene las atribucionessiguientes:i)Autorizar los formularios, sean estos impresos o en medios informáticos,destinados a la recepción de fondos y egresos de bienes muebles y suministros, aexcepción de aquellos referentes a los aspectos administrativos de las entidades aque se refiere el artículo 2 de esta ley, así como controlar y fiscalizar su manejo;k) Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, librosprincipales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otrosmedios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalización CausaInobservancia por parte de las Autoridades Municipales, relacionado al área devehículos/transporte, de forma que todos los vehículos y maquinaria cuenten consus respectivas pólizas de seguro y que los formularios que allí se lleven esténdebidamente autorizados por parte de la Contraloría General de Cuentas EfectoQue existe el riesgo de que los vehículos y maquinaria se extravíen o sufran algúnpercance y que no estén asegurados, para salvaguardar los bienes de laMunicipalidad. Recomendación

Ø Que por parte del Señor Alcalde Municipal gire sus instrucciones a dondecorresponda a efecto que se cumpla con asegurar los vehículos y maquinaria



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propiedad de la MunicipalidadØ Que por parte de la Dirección Administrativa verifique a efecto de llevar todos los

controles de uso de combustible por medio de formularios autorizados por parte dela Contraloría General de Cuentas Comentario de los ResponsablesSe cumplira con las recomendaciones para asegurar los vehiculos y maquinariapropiedad de la Municipalidad, asi como autorizar los formularios y libros ante laContraloria General de Cuentas que se llevan en esta area. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud que al efectuar la revision se detgerminarondichas deficiencias. Acciones CorrectivasSe emitio Nota de Auditoria No. MSMP-003-2017 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS YRECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES Dentro de esta auditoria se le siguió dando el seguimiento a las recomendaciones,el cumplimiento e implementación por parte de las personas responsables a lasrecomendaciones de auditorías anteriores, para lo cual se enviaron oficios No.MSMP-011-2017 de fecha 25 de septiembre de 2017 y MSMP-012-2017 de fecha13 de noviembre de 2017, solicitando la información de la implementación yseguimiento a las RECOMENDACIONES de la Auditoria Financiera yPresupuestaria de la Contraloría General de Cuentas por el periodo 2016.De lo cual se estableció que en su mayoría se hadado cumplimiento a dichasRecomendaciones.



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DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LAENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al

1 LUIS ALBERTO REYES NORIEGA ALCALDE MUNICIPAL 16/01/2016 15/01/2020

2 OSCAR MENDEZ MOREIRA DIRECTOR DE AFIM 20/07/2017

3 MARVIN OSVELI FELICIANO GARCIA CAJERO GENERAL 16/01/2012

4 NELSON MOISES ORTIGOZAFUENTES

ENCARGADO DE BANCOS 16/01/2012

5 ALDO CHOCON XAJAP ENCARGADO DE PRESUPUESTO 15/01/2012

6 ALEIRA DE JESUS GARCIA DIRECTORA DE GESTION AMBIENTAL YFORESTAL

13/09/2016

7 CHRISTIAN OMAR ALEGRE DELGADO DIERECTOR DE LA OFICINA DESERVICIOS PUBLICOS

12/09/2016

8 JONNATHAN EDILSAR URIASMARTINEZ

ENCARGADO DE INVENTARIOS 03/06/2015

9 ADRIAN RUBEN MANCUR DONIS SINDICO PRIMERO 16/01/2016 15/01/2020

10 CARMEN DELFINA GOMEZ LIMA CONCEJAL OCTAVO 16/01/2016 15/01/2020

11 CESAR AUGUSTO PIRIR IQUITE JEFE DE COMPRAS 18/01/2016

12 EDGAR RICARDO LOPEZ CONCEJAL DECIMO 16/01/2016 15/01/2020

13 ERICO ANTONIO GUERRAGUTIERREZ

CONCEJAL CUARTO 16/01/2016 15/01/2020

14 EVA VERONICA GUAJAN AUXILIAR DE COMPRAS 16/01/2012

15 EVELIN MARIEL ECHEVERRIAALVAREZ CALDERON

CONCEJAL SEGUNDO 16/01/2016 15/01/2020

16 GLORIA ESPERANZA RAMOS RIVAS DIRECTORA DE RECURSOS HUMANOS 01/09/2016

17 HERSON OVIDIO CONCUL CHIYOQUE CONCEJAL SEXTO 16/01/2016 15/01/2020

18 JOSE ESTEBAN CHOY GONZALEZ CONCEJAL PRIMERO 16/01/2016 15/01/2020

19 JUAN MIGUEL ORELLANA CAMBARA DIRECTOR DE PLANIFICACION 19/02/2016

20 KATHERIN GABRIELA PAYES GARCIA SINDICO TERCERO 16/01/2016 15/01/2020

21 LUIS ROLANDO TOSCANO SANCHEZ SINDICO SEGUNDO 16/01/2016 15/01/2020

22 MELIDA EDELMIRA CORADOMONTEPEQUE

CONCEJAL TERCERO 16/01/2016 15/01/2020

23 MIGUEL RENE GARCIA ZAMORA CONCEJAL NOVENO 16/01/2016 15/01/2020

24 VICTOR CESAR DONIS GARCIA CONCEJAL SEPTIMO 16/01/2016 15/01/2020

25 SILVIA KARINA BATRES PEREZ CONCEJAL QUINTO 16/01/2016 15/01/2020



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COMISION DE AUDITORIA

GERBER ARTEMIO CASTILLO VILLATORO

Auditor

municipalidad de san miguel petapa, … · expendio de alimentos y bebidas, hospedaje, higiene o...

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