monitorowanie i kontrola w okresie trwałości projektów
DESCRIPTION
Prezentacja z warsztatów prowadzonych przez pracowników Wydziału Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w marcu 2013 r. dla beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013.TRANSCRIPT
OBOWIĄZKI BENEFICJENTÓW W ZAKRESIE MONITORINGU I
KONTOLI PROJEKTÓW
(Z UWZGLĘDNIENIEM PROCEDUR PZP)
Monitorowanie i kontrola w okresie trwałości projektów
Katowice, marzec 2013 r.
Plan warsztatów:
1. Zagadnienie zachowania trwałości operacji – podstawy prawne oraz definicje
2. Procedury IZ RPO WSL: monitorowanie projektów (ankiety trwałości)
3. Zmiany w okresie trwałości – zagadnienia MRR oraz stanowisko IZ RPO WSL
4. Przesłane pytania Beneficjentów 5. Procedury IZ RPO WSL: kontrole
projektów 6. Dyskusja, pytania uczestników
Podstawy prawne:
1. Artykuł 57 Rozporządzenia Rady
(WE) nr 1083/2006
2. Umowa o dofinansowanie
3. Uszczegółowienie RPO WSL – m.in.
Wytyczne w sprawie
kwalifikowalności wydatków
Podstawy prawne oraz definicje
1. Artykuł 57 Rozporządzenia Rady
(WE) nr 1083/2006:
Operacja (projekt) (…) nie zostanie poddana
zasadniczej modyfikacji wynikającej ze
zmiany charakteru własności elementu
infrastruktury albo z zaprzestania działalności
produkcyjnej i mającej wpływ na charakter
lub warunki realizacji operacji lub
powodującej uzyskanie nieuzasadnionej
korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot
publiczny.
Podstawy prawne oraz definicje
Charakterystyka pojęć związanych
z trwałością:
• infrastruktura
• okres trwałości
• zakończenie operacji
• zaprzestanie działalności produkcyjnej
• zmiana charakteru własności
• zmiana charakteru operacji, warunki
realizacji operacji
• nienależne (nieuzasadnione) korzyści
Podstawy prawne oraz definicje
Infrastruktura:
Trwałości dotyczy inwestycji w infrastrukturę
lub inwestycji produkcyjnych.
Trwałość nie dotyczy m.in.:
• promocji inwestycyjnej, gospodarczej
• promocji turystyki, kultury
• udziału w targach zagranicznych lub
misjach gospodarczych
• szkoleń
Podstawy prawne oraz definicje
Okres trwałości
• 5 lat – od zakończenia operacji dla
projektów inwestycyjnych
• 3 lata - dla przedsiębiorców
Zakończenie operacji (art. 88 Rozporządzenia 1083/2006)
• działania (np. roboty budowlane) zostały
przeprowadzone (zakończone)
• wydatki zostały opłacone (np. na rzecz
Wykonawców)
• wypłaty środków IZ RPO (refundacje)
zostały zrealizowane
Podstawy prawne oraz definicje
Zaprzestanie działalności produkcyjnej:
• przerwania działań bezpośrednio
powiązanych z realizowanym projektem
Istotne aspekty:
• zawieszenie działalności
• produkcja sezonowa
• zmiana profilu produkcji
• przeniesienie produkcji do innego państwa,
województwa (dla RPO)
Podstawy prawne oraz definicje
Zmiana charakteru własności :
• każda podmiotowa zmiana własności
wytworzonego majątku, także zmiana
własności elementu projektu
• zmiana w strukturze własnościowej
określonego podmiotu
• także zmiana podmiotu publicznego na
publiczny
• sprzedaż infrastruktury należy rozpatrywać
jako zmianę własności (nawet jeśli zarówno
zbywcą jak i nabywcą jest podmiot
publiczny)
Podstawy prawne oraz definicje
Zmiana charakteru własności - istotne
aspekty:
• ujawnienie na etapie składania wniosku o
dofinansowanie planowanych docelowych
przekształceń podmiotowych w projekcie,
wyłącza zarzut znaczącej modyfikacji
projektu
• najem, dzierżawa, zastaw, użyczenie
nie powodują zmiany charakteru własności
ponieważ nie przenoszą prawa własności na
inny podmiot
Podstawy prawne oraz definicje
Zmiana charakteru operacji, warunki
realizacji operacji
Może być oceniana przez pryzmat m.in.:
• stopnia osiągania zakładanych wskaźników
realizacji projektu (produktu lub rezultatu)
• to główne działania podejmowane w ramach
danego przedsięwzięcia
• efektywności realizacji projektu
• sposobu korzystania przez grupy docelowe
• celów projektu i założeń projektu –
określonych we wniosku o dofinansowanie
Podstawy prawne oraz definicje
Nienależne (nieuzasadnione) korzyści:
• Pojęcie to ma różne znaczenie w zależności od
warunków, w których działa dana jednostka
• Korzyść nieuzasadniona to korzyść, która jest
nie do pogodzenia z celami pomocy
realizowanej przez zaangażowanie Funduszy
oraz celami dofinansowania danego działania
• Może dotyczy zarówno Beneficjenta jak również
jakiegokolwiek innego podmiotu
• Również uzyskanie nieuzasadnionej lub
nadmiernie korzystnej pozycji - dającej
przewagę sytuacji np. rynkowej
Podstawy prawne oraz definicje
Nienależne (nieuzasadnione) korzyści -
istotne aspekty:
• Zastosowanie konkurencyjnych warunków
przeprowadzanych transakcji (np. procedury
przetargowej) pozwala na zmniejszenie
ryzyka osiągnięcia nienależnych korzyści
przez zaangażowane podmioty
• Analizowane są aspekty m.in.: kryteria
udzielenia dofinansowania, ograniczenia
konkurencyjności, zmniejszenia zatrudnienia,
przeniesienia pomocy do innego regionu,
zasad. dot. pomocy publicznej
Podstawy prawne oraz definicje
Istotna jest kolejność
analizy
Umowa o dofinansowanie: • Beneficjent zobowiązuje się do niedokonywania znaczącej
modyfikacji Projektu w rozumieniu art. 57 rozporządzenia
Rady (WE) nr 1083/2006. Beneficjent jest zobowiązany do
niezwłocznego pisemnego poinformowania IZ RPO WSL o
wszelkich okolicznościach mogących powodować znaczącą
modyfikację projektu.
• Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania
wszystkich dokumentów związanych z realizacją Projektu
w swojej siedzibie, z zastrzeżeniem ust. 3, przez okres co
najmniej trzech lat od daty zamknięcia programu.
Beneficjent projektu objętego pomocą publiczną
zobowiązany jest do przechowywania dokumentów
związanych z realizacją Projektu przez 10 lat od daty
podpisania niniejszej umowy, jednak nie krócej niż do
upływu trzech lat od daty zamknięcia programu.
Umowa o dofinansowanie
Umowa o dofinansowanie: • W przypadku zakupu w ramach Projektu sprzętu
ruchomego Beneficjent oświadcza, że (…) sprzęt ruchomy
będzie użytkowany przez cały okres trwałości projektu (…)
Wymiana sprzętu ruchomego w tym okresie jest możliwa
jedynie na inny sprzęt ruchomy o co najmniej takich
samych parametrach.
• Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich dochodów,
które powstają w związku z realizacją Projektu. (…) W
przypadku, gdy Projekt przynosi dochód w rozumieniu art.
55 rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006 w okresie
trwałości Projektu, Beneficjent zobowiązuje się do
pisemnego poinformowania IZ RPO WSL o uzyskaniu
dochodu (…).
• Kontrola sprawdzająca trwałość projektu oraz dochód (…)
może być przeprowadzona w okresie (…) <trwałości>
Umowa o dofinansowanie
Uszczegółowienie RPO WSL i trwałość
projektów
• Zakaz podwójnego finansowanie tych
samych wydatków, w tym VAT
• Niekwalifikowalność wydatków w działaniach
/podziałaniach – ważne ze względu na
zmiany własnościowe w okresie trwałości
Uszczegółowienie RPO WSL
Ankiety trwałości RPO WSL
https://rpo.slaskie.pl/wnioski/
Procedury dot. ankiet trwałości:
• Pismo IZ RPO WSL
• Ankieta trwałości – Formularz wygenerowany
z SIWIZ:
o wysłanie elektronicznie przez SEKAP
o wysłanie pocztą tradycyjną
• Ewentualne czynności wyjaśniające/ kontrola
Ankiety trwałości RPO WSL
ZMIANY W OKRESIE
TRWAŁOŚCI
Zmiany w okresie trwałości – np.
• Przekształcenia jednostek
• Odtworzenie sprzętu – np. zużycie,
kradzież
• Zmiana miejsca przechowywania
dokumentów
• Zmiana sposobu użytkowania
dofinansowanej infrastruktury
• Nowe źródła dochodów
Szczegółowe informacje dot. zmian w
okresie trwałości:
• Stanowisko IZ RPO WSL w zakresie zmian
w projektach w okresie trwałości
• Podręcznik MRR - Zagadnienie zachowania
trwałości projektu współfinansowanego z
Funduszy Europejskich
• Nieuzasadniona korzyść - Ekspertyza
zewnętrzna - materiał pomocniczy w
zakresie interpretacji zasady trwałości <dostępne: https://rpo.slaskie.pl/ w dziale: Dokumenty /
Trwałość projektów>
PYTANIA
BENEFICJENTÓW
1. Czy istnieje możliwość dzierżawy
zrewitalizowanych w ramach projektu stawów
wodnych na rzecz Koła wędkarskiego w
okresie trwałości projektu?
2. Czy uzupełnienie elementów małej architektury,
np. podlegającej dewastacji w okresie trwałości
projektu jest kosztem możliwym do refundacji?
3. Czy na terenie objętym projektem w okresie
trwałości można organizować miejskie imprezy,
eventy ogólnodostępne ale nie zaplanowane
na etapie składania wniosku aplikacyjnego?
4. Czy w sytuacji jeżeli wniosek został wybrany
do dofinansowania z listy projektów
rezerwowych muszą zostać zapewnione
wszystkie założone we wniosku składanego 5
lat wcześniej wskaźniki produktu i rezultatu?
5. Czy jest możliwa likwidacja podmiotu
odpowiedzialnego za zarządzanie powstałą
infrastrukturą w okresie trwałości?
6. Jak wygląda trwałość projektów dot. promocji
inwestycyjnej - środków trwałych zakupionych
do realizacji kampanii?
7. W jakim zakresie można zmienić
wybudowaną drogę w związku z kolejną
budowaną inwestycją?
8. Czy istnieje możliwość dofinansowania z
innym źródeł np. PROW zadania, które
zostało dofinansowane z RPO WSL 2007-
2013 w okresie trwałości projektu?
9. Czy po godzinach lekcyjnych można obiekt
wykorzystywać odpłatnie (szkoła)?
10. Jaka jest odpowiedzialność Partnera za
osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatu,
zachowanie trwałości?
11. Czy likwidacja szkoły (do wyremontowanego
obiektu przeniesiony zostałby Wydział
inwestycji Urzędu Miasta) wpłynie na
kwalifikowalność wydatków – dotyczy projektu
z 5.2 - termomodernizacji i likwidacji azbestu?
12. Wpływ formy wyboru operatora zewnętrznego
(ppp, koncesja) na trwałość projektu
inwestycyjnego?
13. Trwałość w klastrach. Czy należy utrzymać
wszystkie stanowiska pracowników?
14. Obowiązki Beneficjenta, korekty VAT po
upływie okresu trwałości. Okres
monitorowania projektów pod kątem
ewentualnego wystąpienia pomocy publicznej.
15. Możliwości skorzystania w okresie trwałości
projektu z różnych funduszy uzupełniających
konkretną inwestycję, np. budynek został
wybudowany w ramach RPO a doposażony w
ramach PROW.
16. Czy jest możliwe przekazanie w użyczenie lub
trwały zarząd lub modernizacji, remontu przez
jednostkę organizacyjną w okresie trwałości
17. Obowiązki Beneficjenta, korekty VAT po
upływie okresu trwałości. Okres
monitorowania projektów pod kątem
ewentualnego wystąpienia pomocy publicznej.
18. Możliwości skorzystania w okresie trwałości
projektu z różnych funduszy uzupełniających
konkretną inwestycję, np. budynek został
wybudowany w ramach RPO a doposażony w
ramach PROW.
19. Czy jest możliwe przekazanie w użyczenie lub
trwały zarząd lub modernizacji, remontu przez
jednostkę organizacyjną w okresie trwałości
20. Czy JST przekazując w użyczenie/trwały
zarząd daną inwestycję może stosować w
umowie z przyjmującym zapisy o trwałości,
jak powinny wyglądać takie umowy?
21. Dochodowość w okresie trwałości projektu,
konieczność zmiany przeznaczenia w okresie
trwałości projektu.
22. Zakupiony sprzęt składa się z komponentów,
czy użycie jednego z komponentów w innym
sprzęcie jest naruszeniem trwałości?
23. Czy można dokonać prywatyzacji/
komercjalizacji SP ZOZ?
24. Czy jest możliwe przekształcenie SP ZOZ w
spółkę kapitałową z posiadaniem 100%
udziałów lub akcji przez JST. Wpływ na
dochodowość - Art. 44 Ustawy o działalności
leczniczej: „Podmiot leczniczy udziela
świadczeń zdrowotnych (…) nieodpłatnie, za
częściową odpłatnością lub całkowitą
odpłatnością”
25. Czy jest możliwe przekazanie majątku spółce
z 100% udziałem gminy? - rozważane
działanie związane zmiany ustawy o
utrzymaniu czystości i porządku w gminach.
Czy wówczas konieczne jest
przeprowadzenie rekalkulacji analizy
finansowej?
26. Utrzymanie instalacji w działaniu 5.2. po
zmianie przepisów w zakresie organizacji
gospodarki odpadami w gminach
27. Zgodnie z dokumentacją aplikacyjną za
eksploatację gniazd do selektywnej zbiórki
odpadów odpowiada Beneficjent (JST).
W związku z nową ustawą o utrzymaniu
czystości i porządku w gminach pojemniki te
obsługiwać będzie przedsiębiorca wybrany w
trakcie postępowania przetargowego. W jaki
sposób dokumentować utrzymanie trwałości -
w zakresie rezultatów.
28.Utrzymanie wskaźnika rezultatu zw. z ilością
pasażerów przewiezionych autobusami
dofinansowanymi przez UE, w sytuacji
zmniejszającej się rokrocznie liczby
przewiezionych osób.
29.Trwałość projektu w przypadku zmniejszania
się użytkowników infrastruktury powstałej w
projekcie w wyniku czynników niezależnych
od beneficjenta na przykład w wyniku
utworzenia konkurencyjnej przez inny
podmiot lub zmiany przepisów prawa .
30.Interesuje nas m.in.. kwestia trwałości
projektu w kontekście pomocy publicznej
31.Jaka będzie sytuacja Spółdzielni
Mieszkaniowych uzyskujących
dofinansowanie dla kilku budynków, które
w świetle planowanych zmian w ustawie o
spółdzielniach mieszkaniowych będą
stanowiły odrębne wspólnoty
mieszkaniowe.
KONTROLA PROJEKTÓW UNIJNYCH PO ZAKOŃCZENIU REALIZACJI
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu = kontrola trwałości?
Trwałość projektu to tylko jedno z zagadnień kontrolowanych po zakończeniu realizacji projektu. Do pozostałych należą w szczególności: osiągnięcie oraz utrzymanie wskaźników, wygenerowany przychód, kwalifikowalność podatku VAT, zasada zakazująca podwójnego finansowania czy archiwizacja dokumentacji związanej z projektem. W pewnych okolicznościach mogą one wpływać na kwestię zachowania trwałości.
W związku z powyższym IZ RPO WSL wprowadziła do procedur nowy typ kontroli – kontrolę po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającą trwałość projektu).
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu – które z nich mogą być kontrolowane?
Wszystkie, z wyjątkiem projektów polegających na:
-promocji inwestycyjnej/gospodarczej;
-udziału w targach lub misjach gospodarczych;
-promocji turystyki, kultury.
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu może zostać przeprowadzona w okresie 3 lub 5 lat od daty zakończenia realizacji projektu, przy czym za datę zakończenia realizacji projektu przyjmuje się dzień, w którym zostały spełnione łącznie wymienione dwa kryteria:
1.Czynności w ramach Projektu zostały faktycznie przeprowadzone (zakończenie rzeczowe projektu);
2.Wszystkie wydatki przedstawione do refundacji przez Beneficjenta zostały opłacone.
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu - procedura
1. Zawiadomienie Beneficjenta o kontroli: co najmniej 5 dni przed planowanymi czynnościami.
2. Długość trwania kontroli w siedzibie Beneficjenta: zazwyczaj 1 dzień, w przypadku gdy projekt jest realizowany w kilku miejscach, w szczególności w miejscowościach innych niż siedziba Beneficjenta, czas trwania kontroli wydłużyć się może do 2 dni.
3. Informacja pokontrolna sporządzana jest w ciągu 21 dni kalendarzowych, jednakże kontrolujący podczas kontroli mogą zażądać pisemnie dodatkowych wyjaśnień i/lub niezbędnych dodatkowych dokumentów…
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu - procedura
c.d.3. Jeżeli Beneficjent nie jest w stanie udzielić odpowiedzi w trakcie trwania kontroli, może je przesłać do IZ RPO WSL w terminie do 7 dni od dnia zakończenia kontroli. Termin na sporządzenie informacji pokontrolnej zostaje wstrzymany do czasu uzyskania wyjaśnień. Dodatkowo, W uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii prawnej, otrzymania dodatkowych wyjaśnień), kierownik zespołu kontrolującego, za zgodą Kierownika RKPR, może przedłużyć termin na sporządzenie informacji pokontrolnej. Informacja pokontrolna sporządzana jest wtedy w terminie 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania opinii prawnej, wyjaśnień, itp.
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu - procedura
4. Termin na wniesienie przez Beneficjenta zastrzeżeń lub podpisanie informacji pokontrolnej wynosi 14 dni kalendarzowych.
5. Na sporządzenie zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej zespół kontrolujący ma 21 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zastrzeżeń. Analogicznie jak w przypadku sporządzania pierwszej wersji informacji pokontrolnej, w uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii prawnej, otrzymania dodatkowych wyjaśnień), kierownik zespołu kontrolującego, za zgodą Kierownika RKPR, może przedłużyć termin na sporządzenie informacji pokontrolnej…
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu - procedura
c.d.5. Wówczas zmieniona i uzupełniona informacja pokontrolna sporządzana jest w terminie 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania opinii prawnej, wyjaśnień itp.
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu - Obszary
tematyczne i procesy badane w trakcie kontroli:
1. Obowiązek utrzymania trwałości projektu (w rozumieniu art. 57 Rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006).
2. Osiągnięcie i utrzymanie wskaźników produktu i rezultatu.
3. Wygenerowanie dochodów w ramach projektu.
4. Przestrzeganie przez Beneficjenta zasady zakazującej uzyskiwania podwójnego dofinansowania na wydatki poniesione w ramach przedmiotowego projektu.
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu - Obszary
tematyczne i procesy badane w trakcie kontroli:
5. Zaistnienie przesłanek skutkujących możliwością odzyskania przez Beneficjenta zrefundowanego w ramach przedmiotowego projektu podatku VAT.
6. Archiwizacja dokumentacji projektowej.
7. Stosowanie się Beneficjenta do obowiązków związanych z wykonywaniem zapisów zawartych w umowie i wniosku o dofinansowanie oraz "Wytycznych IZ RPO WSL 2007-2013" w zakresie informacji i promocji".
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu - Obszary
tematyczne i procesy badane w trakcie kontroli:
8. Kontrole projektu przeprowadzane przez inne podmioty niż IZ RPO WSL 07-13.
9. Oględziny w okresie trwałości, powstałego w wyniku realizacji projektu efektu rzeczowego.
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu
§ 15 ust. 6 umowy o dofinansowanie:
„IZ RPO WSL lub inne podmioty uprawnione do przeprowadzenia kontroli na podstawie odrębnych przepisów mogą wznowić przeprowadzenie kontroli po zakończeniu finansowym realizacji Projektu oraz przez okres trwałości Projektu, mające na celu ponowne sprawdzenie prawidłowości realizacji Projektu, w tym kwalifikowalności i prawidłowości poniesienia wydatków oraz osiągnięcie i utrzymanie przez Beneficjenta celów projektu, w tym wskaźników produktu i rezultatu”.
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu
§ 15 ust. 6 umowy o dofinansowanie:
„IZ RPO WSL lub inne podmioty uprawnione do przeprowadzenia kontroli na podstawie odrębnych przepisów mogą wznowić przeprowadzenie kontroli po zakończeniu finansowym realizacji Projektu oraz przez okres trwałości Projektu, mające na celu ponowne sprawdzenie prawidłowości realizacji Projektu, w tym kwalifikowalności i prawidłowości poniesienia wydatków oraz osiągnięcie i utrzymanie przez Beneficjenta celów projektu, w tym wskaźników produktu i rezultatu”.
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu
Pierwsza kontrola po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzająca trwałość projektu miała miejsce w dniu 9 lipca 2012 r.
Do dnia dzisiejszego przeprowadzono ich 42.
Trwają czynności kontrolne 8 projektów, w których stwierdzono wstępnie uchybienia które mogą skutkować negatywnymi konsekwencjami finansowymi, w tym rozwiązaniem umowy o dofinansowanie i zwrotem przekazanej refundacji.
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu – najczęściej popełniane błędy przez Beneficjentów
1. Niemonitorowanie wskaźników rezultatu.
2. Niemożność zidentyfikowania środków trwałych zakupionych w trakcie realizacji projektu.
3. Niezrealizowanie lub nieutrzymanie wskaźników rezultatu na poziomie założonym w umowie o dofinansowanie projektu.
4. Niezrealizowanie lub nieutrzymanie wskaźnika zatrudnienia na poziomie założonym w umowie o dofinansowanie projektu.
Kontrola projektów unijnych
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu – najczęściej popełniane błędy przez Beneficjentów
5. Wykorzystywanie przedmiotu projektu niezgodnie z założeniami projektu oraz warunkami udziału w konkursie o dofinansowanie.
6. Uzyskiwanie w okresie trwałości dochodu nie założonego w projekcie.
7. Zaistnienie przesłanek na podstawie których podatek VAT przestaje być kwalifikowalna.
8. Zbycie/zniszczenie przedmiotu projektu bez jego odtworzenia.
DYSKUSJA,
PYTANIA
UCZESTNIKÓW
Dziękuję za uwagę
Urząd Marszałkowski Województwa
Śląskiego
Wydział Rozwoju Regionalnego
ul. Dąbrowskiego 23 40-037 Katowice