1

 

MONITORING & REPORTING MECHANISM INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM 

 

 

 

 

FINAL REPORT  

 

 

 

Chris Robertson 

December 2009 

 

2

CONTENTS  

1 EXECUTIVE SUMMARY                    6       

1.1 Introduction                       1.2 Mapping of Current MRM Information Systems             1.3 Other Information Systems and Databases               1.4 Needs Assessment                     1.5 Proposals for the Task Force Information System             1.6 Proposals for the Global Information System             1.7 Monitoring the Impact of the MRM               1.8 The Information needs of MRM Practitioners             1.9 Recommendations and Next Steps               

2 INTRODUCTION                    13 

2.1 Terms of Reference                   2.2 Concepts and Definitions                 2.3 Overall Approach to the Consultancy               2.4 Work Plan                     2.5 Constraints                     2.6 Structure of the Report                 

3 MAPPING OF CURRENT MRM INFORMATION SYSTEMS          18 

3.1 Questionnaire Responses                 3.2 Sudan                      3.3 DRC                       3.4 Sri Lanka                     3.5 Nepal                      3.6 Somalia                     3.7 Common Issues at the Country Level               3.8 Global Information Management               

4 OTHER INFORMATION SYSTEMS & DATABASES            37 

4.1 OHCHR Global Human Rights Database             4.2 OHCHR Special Procedures Database               4.3 ICRC Database                    4.4 HURIDOCS Human Rights Database               4.5 UNHCR/UNFPA GBV Monitoring System              4.6 IMSMA Mine Action Database                4.7 OCHA Access Monitoring & Reporting Framework           4.8 Inter‐Agency Child Protection Database             4.9 DevInfo                     4.10 MRM Task Force Feedback                 4.11 Common Issues                   

5 NEEDS ASSESSMENT                  48 

5.1 MRM Task Forces                    5.2 Global Partners                   

 

3

5.3 Overview                     

6 PROPOSALS FOR A COUNTRY‐BASED INFORMATION SYSTEM        54 

6.1 The Rationale for a Standardised Information System           6.2 System Objectives                   6.3 System Design                    6.4 The Interface with Other Information Systems & Databases         6.5 Ensuring Security                   6.6 Challenges and Practical Issues               

7 PROPOSALS FOR A GLOBAL INFORMATION SYSTEM          68 

8 MONITORING THE IMPACT OF THE MRM               

8.1 National Impact Monitoring                 8.2 Global Impact Monitoring                 

9 THE INFORMATION NEEDS OF PRACTIONERS            73 

10 RECOMMENDATIONS AND NEXT STEPS              76 

10.1 Recommendations                   10.2 Implementation – Next Steps                 

 

LIST OF APPENDICES  1 Terms of Reference 

2 Schedule of Visits & Consultees 

3 Field Questionnaire (Blank Form) 

4 Summary Analysis of Field Questionnaire Responses 

5 Global Questionnaire (Blank Form) 

6 Summary Analysis of Global Questionnaire Responses 

7 OCHA Access Monitoring & Reporting Framework 

8 Data Requirements Framework 

a) Explanatory Notes 

b) Data Requirements Format 

c) Confidential Data Sheets 

d) Data Requirements Example 1 – Recruitment & Abduction 

e) Data Requirements Example 2 – School Attack 

9 Perpetrator Reports 

a) Commentary 

b) Graphs and Tables 

10 Risk Assessment Framework 

a) Security Guidelines 

b) Risk Assessment Template 

c) Risk Mitigation Matrix 

 

4

11 Database Specification 

a) Database Specification 

b) Data Entry Menus and Screens 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5

ABBREVIATIONS 

  CAFAAG    Children Associated with Armed Forces and Groups 

DPKO    Department of Peacekeeping Operations 

IACPD    Inter‐Agency Child Protection Database 

IACPIS    Inter‐Agency Child Protection Information System 

GIS     Geographical Information System (Mapping Software) 

ICRC    International Committee of the Red Cross 

INSMA    International Management System for Mine Action 

IRC     International Rescue Committee 

MRM    Monitoring and Reporting Mechanism 

MRMTF    Monitoring and Reporting Mechanism Task Force 

OSRSG‐CAAC  Office of the Special Representative of the Secretary General for Children  Affected by Armed Conflict 

OCHA    Office for the Coordination of Humanitarian Affairs 

OHCHR    Office of the High Commissioner for Human Rights 

SCWG    Security Council Working Group 

UNFPA    United Nations Population Fund 

UNHCR    United Nations High Commission for Refugees 

Unicef     United Nations Children’s Fund 

 

ACKNOWLEDGEMENTS 

 Thanks are due to everyone who contributed their time, knowledge and ideas to this piece of work, especially  all  those who managed  to  find  time  in  their heavy  schedules  to  complete my mammoth questionnaire,  the  Task  Forces  that  hosted my  field  visits  and  gave  unstintingly  of  their  time,  and Stephane,  Lara  and  colleagues  at  Unicef  in  New  York  who  supported  my  work  throughout  and patiently answered my endless questions.   

 

6

1. EXECUTIVE SUMMARY 

The consultancy was commissioned by Unicef on behalf of the Monitoring and Reporting Mechanism (MRM) for the six grave violations against children in situations of armed conflict  It was designed to assess the information systems and databases currently being used at the country level to support the MRM and to make recommendations for developing and rolling out a more standardised system.  This involved  a mapping  of  current  practice  and  a  needs  assessment  at  both  country  and  global  levels, together with  the development of  a detailed  specification  for  any new  system  required.    The main focus  was  on  the  monitoring  of  the  incidents  themselves,  but  the  review  also  touched  on  other aspects of information management, including impact monitoring and the information needs of MRM practitioners.   

1.1. Introduction (Section 2) 

The overall approach taken to the consultancy and the methodology adopted are both outlined in the Introduction.    The analytical  framework  focused on  the way  in which  the  information  system helps support  the  strategic  objectives  of  the MRM  and  its  partners, what  data  is  recorded  and  how  the system  performs  against  a  range  of  indicators.    The  methodology  included  a  review  of  available documentation, meetings with global partners in New York and Geneva, field visits to Sudan, DRC and Sri  Lanka  and  detailed  questionnaires  that  were  completed  by  country  Task  Forces  and  global partners. 

An effort is also made in the Introduction to clarify some of the key concepts and definitions involved, including the differences between an information system and a database, quantitative and qualitative data and monitoring as opposed to case management.    

1.2. Mapping of Current MRM Information Systems (Section 3) The mapping of the information systems that are currently used to support the MRM was based upon a  very  detailed  questionnaire  that was  completed  by  16  countries  and  three  field  visits  that were made to DRC, Sudan and Sri Lanka.  Additional information from previous work undertaken for Nepal and Somalia has also been included in the report.   

It  is clear that most Task Forces have  invested heavily  in  information management, but that despite some examples of good practice, many are frustrated with their systems’ failure to deliver what they need.  The main issues that emerged from the mapping were: 

Approaches  to Monitoring  –  There  is  considerable  diversity  in  the way monitoring  itself  takes place, due not only to the nature of the conflicts themselves, but also Task Force capacity and the lack  of  detailed  guidance  on  certain  key  issues  (e.g.  how  the  minimum  dataset  should  be implemented).   This  is  reflected  in  the  range of data being  recorded and  the way  in which  it  is collected.    Of  particular  importance  are  the  differences  between  real  time  and  retrospective recording,  child  specific  and  “event” monitoring  and  centralised  and  decentralised  verification.  Whether focal agencies are used for each violation and how the MRM interfaces with other child protection programmes has also been crucial to the design of information management systems. 

System Development – Very few Task Forces have access to specialist  information management expertise and as a result system development tends to lack a strategic focus,  is often “data led” and gives insufficient priority to objectives and outputs.  Resources are always limited and there is a reliance on IT staff from MRMTF members, who have many other competing priorities.  Regular 

 

7

staff  turnover  can also  create difficulties.    It  can often  take a  very  long  time  to develop a  fully operational system and this can be very frustrating when responding to an emergency.  There are also several  instances of systems being abandoned in favour of a fresh start, either because the first system fails to meet expectations or because new staff want something different.  

System  Architecture  &  Implementation  –  Most  Task  Forces  use  both  manual  and  electronic systems.   Data  collection  forms vary enormously  in  format  and  complexity.    Some use  just one form while others have one  for each violation.   Some make considerable use of multiple choice questions  as well  as  open‐ended  ones,  but  other  forms  are  very  unstructured.    It  is  clear  that many questions are  routinely  left  blank,  so data  collection aspirations are often unrealistic  and data quality is quite variable.   

More  Task  Forces  make  use  of  a  database  than  a  spreadsheet.    MS  Access  is  the  most  common software being used.   Some databases are completely centralised with all  the data being entered in the capital by the UN agency hosting the system, while others are highly decentralised and are used to manage  the documentation and verification process  in he  field.   The data manipulation  capacity of systems varies considerably, but in general their reporting capabilities are quite limited.  

System  Security  –  Everyone  recognises  that  security  is  crucial,  but  few  countries  have implemented a full risk assessment or developed a security plan for their information system.  The result is a mixture of good practice alongside serious weaknesses.  Manual systems are generally more  vulnerable  than  electronic  ones,  especially  in  the  field  and where  data  has  to  be moved from place  to place.    Some Task Forces have addressed  this by entering data directly  into  their electronic  system.   Others  have  decided  to  exclude personal  data  that  can  be  used  to  identify individual children from the main information system.    No security system is foolproof.  Human error and a lack of vigilance is just as important as the technical measures, so the lack of security training and security audits is a concern. 

At the global  level the  information system is primarily focused on the annual reports and horizontal notes submitted by each country and the minutes of SCWG deliberations.  While there are guidelines for these reports, the format varies from country to country and there is little systematic analysis of the  caseload.    The  diversity  of  practice  at  the  country  level  and  the  lack  of  a  common  dataset  or agreed data definitions mean that it is impossible to undertake any global analysis of the data. 

1.3. Other Information Systems and Databases (Section 4) 

The review also looked at other information systems that are currently being used to support human rights monitoring  and  child  protection  programming  in  emergencies,  both  from  the  perspective  of transferring data  into the MRM and  to  see  if  they can provide  insights  into  the challenges  that  the MRM might face in developing its own information system.  The review encompassed a wide range of systems, most of which used a database of some kind.  A number of common issues emerged: 

There is a very clear distinction between systems that focus on “monitoring” and those that are designed  to  support  “case  management”  as  they  require  very  different  data  structures  and functionality.  Very few, if any, systems attempt to fully integrate these two different functions. 

The majority of  the  systems examined were being used  for “decision support”.    They provide a convenient  mechanism  for  storing,  accessing  and  manipulating  data  about  individual  cases. Quantitative analysis is allocated a relatively low priority by most systems.   

A number of organisations have used their information systems and, in particular, their databases as a means of ensuring consistency in the implementation of their monitoring procedures across their many different country programmes. 

 

8

Most organisations highlighted the importance of having a robust data structure, focusing on clear “one‐to‐one”  or  “one‐to‐many”  relationships  and  explicit  data  definitions  that  are  rigorously enforced.   

Many  highlighted  the  considerable  challenges  involved  in  trying  to  balance  the  drive  for consistency and standardisation with the demand and need for local flexibility and customisation.  The solutions to this dilemma varied depending on the overarching purpose of the system. 

Apart from the UNHCR/UNFPA GBV system, none of the systems attempted to consolidate their analysis at the global level.  There are several reasons for this reluctance.   Many agencies believe that the diversity of the situations being monitored and the variable monitoring capacity in each country  make  such  comparisons  unhelpful  and  potentially  misleading.    Some  agencies  allow significant  local  customisation  of  their  systems,  making  global  level  comparisons  impossible.  Many also believe that the data belongs to the country  level offices and that they are  the ones that are best placed to make decisions about its use.   

Protecting  confidentiality  was  a  priority  for  all  those  focused  on  human  rights  monitoring  and most tried to ensure this by separating personal data from incident details, often by excluding the former from their main database.  

All  the  organisations  emphasised  the  importance  of  allocating  adequate  resources  for  the implementation  as  well  as  the  development  of  the  system  and  indicated  that  these  could  be substantial.  Most of the more impressive systems had been developed over a period of years and had undergone significant upgrades.   

1.4. Needs Assessment (Section 5) Respondents  at  the  country  and  global  levels were  asked whether  they  favoured  the  creation of  a more standardised approach to information management and, if so, what form it should take. 

The majority of country‐based Task Force respondents  favoured a more standardised approach and 77% supported the development of a common database.  The main advantages of this approach were seen  as  access  to  specialist  information  and data management  expertise,  resource  savings  and  the opportunity to make comparisons between different countries.  The main concerns revolved around the degree of diversity at the country level and whether this could be accommodated effectively.  The top priorities for any new system were identified as: 

Flexibility – the ability to customise the system to meet local needs 

Strong reporting and analytical capabilities 

Simplicity and user‐friendliness  

Strong system security 

Some people also wanted to reduce the use of, or even eliminate, paper forms 

When  asked  which  strategic  objectives  people  wanted  the  system  to  support,  most  Task  Force respondents  included  advocacy,  programme  planning,  immediate  interventions,  referrals  and  the management of the MRM itself,  in addition to the core function of preparing the formal reports for the Security Council.    

There  was  a  greater  diversity  of  views  among  global  partners  about  the  priorities  for  information management at the country level.  This involved issues of principle as well operational concerns.   

The  former  reflected  the  differing  organisational  mandates  of  the  partners.    At  one  end  of  the spectrum,  the  OSRSG‐CAAC  were  primarily  concerned  about  the  information  needs  of  the  formal 

 

9

reporting to the Security Council and believed that these were best met by having access to quality data about a limited number of fully verified case studies that could be used to highlight key issues.  At the other end of the spectrum, partners with wider child protection mandates wanted the MRM information system to play a broader role and were keen to see more comparative analysis and trends that could be used to support advocacy, programme planning and other objectives.   

The operational concerns related to the value of any quantitative analysis and the cost effectiveness of using a database.  The OSRG‐CAAC felt that the MRM caseload was too small and unrepresentative to  be  used  in  any  quantitative  analysis.    While  many  of  the  other  respondents  recognised  this problem, they still saw a benefit in being able to analyse the data, especially if it could be combined with other contextual information (e.g. non‐verified incidents and the proposed macro monitoring).   

Most partners recognised that much of the database development that has taken place at the country level  has  been  problematic,  but  drew  different  conclusions  from  it.    The  OSRSG‐CAAC  felt  that  a database  was  unnecessary.    They  would  prefer  to  receive  descriptive  reports  and  think  the development  of  a  standardised  database would  be  a waste  of  valuable  resources.    However many other partners feel that a database is essential for managing and analysing the caseload and think that developing one standardised version could help overcome some of the problems experienced to date.  

These  differences  of  view  were  also  reflected  in  respondents’  views  about  the  information requirements  at  the  global  level,  although  data  security  and  reconciling  the  objectives  of  different partners  were  seen  as  additional  challenges.      Some  of  those  who  wanted  to  make  comparisons between  countries  and  plot  trends  favoured  having  a  unified  database  system  at  the  global  level, while others were happy to rely on reports provided by the country‐based Task Forces. 

1.5. Proposals for a Country‐based Information System (Section 6) 

It  is  clear  that,  despite  the  expenditure  of  significant  resources  and  some  limited  successes,  the current situation at the country level is generally unsatisfactory.  A more standardised approach could help improve things, but only if the diversity of views outlined above can be resolved and the system can be made flexible enough to accommodate the needs of all the countries involved. 

The  differing  objectives  of  the  global  partners  are  not  unexpected  and  are  consistent  with  their individual mandates, but they are not as mutually exclusive as might  initially appear to be the case.  There  is  also  a  strong  case  for  trying  to  develop  a  system  with  sufficient  flexibility  to  meet  their differing  objectives  and  in  so  doing  to  ensure  the  maximum  buy‐in  and  participation  from  all stakeholders in the MRM itself.   

There  is  actually  more  overlap  in  what  people  want  out  of  the  information  system  than  is  often recognised.  For instance, those who are drafting reports for submission to New York need to be able to analyse the caseload and identify which cases are most significant and merit inclusion, while those who are looking at advocacy and programme planning are likely to want access to case study material and qualitative data as well as quantitative analysis.   

There  is no  reason why  the  information system cannot provide quick  and easy access  to both  case studies  and  quantitative  analysis,  but  this  needs  to  be  based  on  a  robust  and  consistently  applied mechanism for recording the verification status of cases in which everyone can have confidence.  This will  require  greater  standardisation  in how  the minimum dataset and  common data definitions  are operationalised,  including  those  relating  to  case  documentation  and  verification.    These  ideas  are explained in Section 6 and Appendix 8.   

The use of a more standardised system will also provide an opportunity to  improve the consistency with  which  documentation  and  verification  takes  place  in  the  field  and  consequently  reduce  the tension that sometimes arises between New York and some individual Task Forces. 

 

10

In theory this data could be collected, stored and manipulated manually using paper forms and files, but  only  if  the  numbers  remain  fairly  small  and  the  monitoring  system  very  simple.      Once  the numbers rise, as has happened in most countries implementing the MRM, and more agencies become involved in the monitoring process, some form of electronic system becomes inevitable. The volume of  data  and  the  complexity  of  data  relationships  mean  that  a  database  is  the  most  appropriate solution. 

The problems experienced with  the current MRM databases  are primarily due  to  the way  in which they have been developed and do not  imply a fundamental weakness  in the technology or that  it  is unsuited to the task.  In addition to making it possible to manage large numbers of cases, a database can offer real advantages in terms of data security.  It can also play a role in enforcing documentation and verification standards, while at the same time allowing Task Forces to monitor other non‐MRM‐verified violations if they want without undermining the quality of the core MRM.  

The “unrepresentative” caseload does mean that analytical reports can be problematic and need to be used with care and always in context, but can still be of value as shown by the example in Appendix 9.  Analytical reports can also be used in combination with other sources of information, including the proposed Macro Monitoring, to create a more holistic picture.   

Section  6  and  Appendices  8  and  11  contain  detailed  proposals  for  the  information  system  and database.   They are based upon a data  structure and definitions  that would need  to apply  in every country, but would still allow for significant local customisation of the user interface, include a facility for  adding  user‐defined  fields  and  provide  for  flexible  report  generation.      To  ensure  maximum protection for all the individuals involved, it is proposed that no personal data (names, addresses, etc) should be included in the database itself.  This sensitive data that could be used to identify individuals should be held in a separate location, but with the ability to cross reference it with the database using shared ID codes. 

The  proposed  database  is  designed  to  accommodate  different  monitoring  arrangements  and implementation  models  (centralised  and  decentralised,  standalone,  networked  or  web‐based)  and includes  comprehensive  security  provisions.    Section  6  also  explores  the  relationship  between  the proposed MRM database and the IACPD and concludes, for a mixture of technical and non‐technical reasons,  that  this  should  be  based  on  having  maximum  compatibility  of  data  formats  and,  where needed, automated data exchange, rather than full integration. 

The proposed database contains robust security features, but protecting confidentiality is about much more  than  technology.    All  Task  Forces  should  undertake  a  comprehensive  risk  assessment  and prepare a full security plan for their  information system,  including provision for appropriate training and security audits.  Detailed guidance is contained in Appendix 10. 

Section 6 concludes with a discussion of some of the practical issues that will be faced in putting the proposals into effect, including the choice of software and the need for phased implementation, and contains an outline of the next steps required to take things forward. 

1.6. Proposals for the Global Information System (Section 7) 

If a standardised database is implemented at the Task Force level, it will be possible to consolidate the data globally to provide the comparisons and trends requested by most partners.   The challenges in doing so will be not be technical, but about how useful any analytical reports will be, how security will be ensured and how the ownership of data and the resulting reports will be handled. 

Two main technical options are identified.  The first involves the export of standard reports from each Task Force database and their consolidation globally.   This could be automated and would provide a 

 

11

range of basic reports without the need to transfer any case specific data to New York, but no further investigation  or  customised  analysis  would  be  possible.    The  second  option  would  involve  the consolidation of all or part of the Task Force databases in New York, which would provide unlimited opportunities for analysis.   Data security would be a bigger risk, but this could be manageable  if, as proposed,  personal  data  is  excluded  from  the  databases  at  the  country  level.     A  global  “back‐up” would  also  guard  against  data  loss  during  any  serious  unrest  at  the  country  level,  especially  if  this resulted in the evacuation of staff and/or the withdrawal of key agencies.   

The diversity of factors impacting on the data from each country would make interpreting the analysis more difficult,  so  it  is more  likely  to be of value  internally within the MRM as a catalyst  for  further investigation and  research.   Once again  context will be  crucial  and  the analysis will  be more useful when viewed in combination with other sources of information. 

1.7. Monitoring the Impact of the MRM (Section 8) 

Although not the main focus of the consultancy, monitoring the impact of the MRM was a concern for many consultees.    Impact monitoring  is notoriously difficult, especially for something  like the MRM, where  there  are many other  factors  that  can  have a much more  significant  impact on  the  level  of violations.  Hence it is necessary to identify surrogate indicators which are more sensitive to the MRM.  Apart  from the two narrowly defined  indicators  that are  focused on  the children whose cases have been recorded by the MRM itself,  the report also proposes  the use of a simple matrix  to provide a more structured approach to monitoring the  impact of advocacy  initiatives, Action Plans negotiated with parties to the conflict and the outcomes of annual reports and the resulting recommendations from the SCWG.   

1.8. The Information Needs of MRM Practitioners (Section 9) The  consultancy also  looked at  the  information needs of  those  involved  in  implementing  the MRM and  reviewed  the  MRM  website  CAACNET.    Apart  from  their  wish  to  see  the  MRM  Guidelines finalised,  improved  access  to  key  documents,  opportunities  for  networking  and  improved  bilateral contacts were practitioners’ highest priorities. 

A serious  lack of resources means that CAACNET  is currently unable to meet these needs.  The user interface is uninspiring, it is very difficult to search for documents, many of which are now out of date and  there  are  no  opportunities  for  inactive  use.    The  report  includes  detailed  suggestions  for  a replacement website with  a  full  range  of  resources  and opportunities  for much  greater  interaction between  users  (blogs,  discussion  topics,  etc.).    However  for  this  to  be  implemented  additional resources  will  be  required,  most  critically  so  someone  is  able  to  allocate  time  to  managing  and supporting the site on a regular basis. 

1.9. Recommendations & Next Steps (Section 10) 

The final section of the report contains a full list of the main recommendations, which are reproduced below for ease of reference.  More detail of these proposals is included in the appropriate sections of the  report  and  in  the  individual  appendices.    Section  10  also  contains  details of  the  practical  steps required to implement the recommendations.  

a) Minimum Dataset 

 

12

The  MRM  should  seek  to  operationalise  the  minimum  dataset  using  mandatory  and  non‐mandatory fields that can be supplemented locally with additional user‐defined fields and used in either a manual or electronic format. For this to be successful standardised data definitions and options must be adopted.  (Section 6 and Appendix 8) 

b) Treatment of Personal Data 

The MRM should move towards a system which keeps confidential personal details about all the individuals  involved in the monitoring process separate from the main data about  incidents and violations. (Section 6) 

c) Manual or Electronic Systems 

The MRM should, to the extent possible, minimise the use of manual (paper) forms and maximise the use of suitably protected electronic systems for the storage and manipulation of data. (Section 6) 

d) Standardised Database 

The MRM should develop a standardised database that can be used by Task Forces at the country level.    It  should  be  based  upon  a  robust  data  structure,  clear  data  definitions    and  a  mix  of mandatory  and  non‐mandatory  data  fields,  with  sufficient  flexibility  to  cope  with  the  diverse approaches to monitoring adopted in different countries. (Section 6 and Appendices 8, 9 & 11) 

e) System Security 

All MRM Task Forces should undertake a full Risk Assessment and use it to develop a Security Plan for  their  information  system.    This  should  be  revisited  on  a  regular  basis  and  updated  to  take account of changing circumstances. (Section 6 & Appendix 10) 

f) Global Analysis 

Any  global  analysis  of MRM  data  should  initially  be  based  on  a  small  number  of  simple  Excel proformas, but once the standardised MRM database is in place at Task Force level, it should be used to consolidate non confidential data.  This should be undertaken by one agency on behalf of all the partners with clear protocols in place for the disclosure of reports into the public domain. (Section 7) 

g) Impact Monitoring 

The MRM should consider utilising a more structured approach to  impact monitoring utilising a matrix  of  the  kind  described  in  the  report  and  place  greater  emphasis  on  communicating  the results to its stakeholders,  including those in the field who have contributed to the collection of data. (Section 8) 

h) Website Development 

The  MRM  should  consider  the  possibility  of  establishing  a  new  upgraded  website  for  MRM practitioners with an emphasis on providing users with opportunities to engage interactively with each  other,  BUT  only  if  adequate  resources  can  be  provided  for  its  ongoing  support  and management. (Section 9) 

 

13

2. INTRODUCTION 2.1. Terms of Reference The consultancy was commissioned by UNICEF’s Child Protection Section in New York on behalf of the wider partnership of agencies working on the Monitoring and Reporting Mechanism (MRM) for the six grave violations against  children  in  situations of  armed conflict  that was established  in  response  to Security Council Resolution 1612 in 2005.  The MRM is currently being implemented or in the process of being established in 17 countries. 

In July 2007, after examining the lessons learnt from the first seven pilot countries, the Global MRM Steering Committee agreed to conduct a comprehensive study to assess  the existing databases and information management systems being used to support the MRM and to make recommendations for developing and rolling out a global MRM Information System and in particular to assess the need for and viability of a standardised global database system. 

The  consultancy  was  finally  commissioned  in  September  2008.    The  full  terms  of  reference  are contained in Appendix 1, but the main requirements were as follows: 

1. Conducting  a  comprehensive  database  and  information  management  needs  analysis  for  the standardised  MRM  database  and  information  management  system  at  the  global  and  country levels of those countries of those countries implementing the MRM to clearly define: 

a) The minimum data requirements and formats  

b) The case management requirements and how the two datasets need to interface. 

2. Executing a comprehensive global mapping and assessment of all existing  initiatives of database and  information  management  (DBIM),  including  inter‐agency  systems  used  by  UN  and  NGO agencies and relevant government agencies, in the fields of: 

a) Monitoring and reporting mechanism (MRM) on grave violations against children, 

b) Human rights monitoring; and 

c) Child  protection  case  management  and  follow‐up  (separated  children,  sexual  violence, CAAFAG, etc) 

3. Distinguish between aspects of MRM data management requirements that need to be developed as part of global systems, vs MRM data management that are better developed at country level. 

4. Assessment of hardware and software capacity available at regional, national and field levels with UN and other NGO partners involved in the MRM. 

5. Based on the analysis of them aping and needs, recommend the most efficient way to develop an MRM database and  information management system template  for both the national and global level  and  identifying  all  of  its  components  (software,  security  measures,  fields,  etc)  with  two requirements documents, one for a simple MRM system and the other for a full case management system.    Recommendations  should  also  consider  how  this  global  system  can  link  into  and communicate with existing databases in the field. 

6. To  develop  a  final  report  with  the  findings,  recommendations  and  with  a  detailed  work  plan identifying resources (financial, material, human) and timeline needed to develop and roll out the MRM DBIM.  

 

 

14

 

 

2.2. Concepts and Definitions  

The Terms of Reference include a number of key concepts that are of fundamental importance to the consultancy.  Hence it is important at the outset to clarify our understanding of these terms and their relevance to the MRM. 

2.2.1. Information Management & Databases 

The  most  fundamental  distinction  is  the  one  between  an  information  management  system  and  a database.    Information  management  is  the  more  strategic  term  and  describes  the  way  in  which organisations use  information  to  fulfil  their objectives.    Information  comes  in many different  forms and can be organised in different ways depending on the aims of the system.  It can also be managed using many different techniques and tools.   

A database is just one of these tools.  By using the power of a computer it is possible store, organise, access and manipulate  large quantities of data very quickly and easily.   However all  these tasks can also be carried out using a manual system with paper files, card indexes, etc. or even an oral system of the  kind  common  in  pre‐literate  societies  (e.g.  the  tradition of  “griots”  and  praise  singers  in West Africa).    

It  is  important  that  the  choice  of  “tools”  is  based  upon  the  needs  of  the  information  system  (the outputs required or the questions that it needs to answer), rather than just opting for the highest tech solution.  This is particularly important in the case of a database, which can often be a very resource intensive solution, both to develop and operate.  The most common risk is that database design will be  driven  by  the  availability  of  data  rather  than  the  information  system’s  objectives.    As  a consequence  it  can  end  up  containing  the  wrong  data  organised  in  inappropriate  ways,  making  it difficult to generate the outputs required and leading to frustration for all those involved. 

2.2.2. Quantitative and Qualitative Data The second key distinction is between qualitative and quantitative data and the way in which they can be used.   

Quantitative data is information that can be counted or measured and is used to define something.  It is  usually  concerned with  attributes,  characteristics  and  properties.    Qualitative  data  on  the  other hand  is not normally countable or measurable and  is used to describe  something.   Qualitative data can be a richer source of information, providing a more holistic picture, but is much more difficult to manipulate or use in making comparisons or identifying trends.   

There is always a risk that the two types of data will be seen as mutually exclusive alternatives or that one  is  intrinsically  more  valuable  than  the  other  (e.g.  qualitative  data  is  more  useful  than  simple numbers  that  can  over‐simplify  the  situation).    In  reality  they  are  complementary  and  most information and monitoring systems make use of both and often try to “quantify” some of this “soft” qualitative data by creating indicators for things like attitudes, competencies, outcomes, and impact, using carefully defined categories and definitions.     

2.2.3. Monitoring & Case Management 

The third key distinction is the difference between monitoring and case management.  The Terms of Reference are not  explicit,  but  it  is often assumed  that monitoring  relates  to  the MRM, while  case management is about response.  This however would be misleading as the crucial difference is a more generic one.  Monitoring is concerned with gathering data in order to describe and analyse something, 

 

15

while  case management  involves  using  the  information  system  to manage a process  of  some kind.  The provision of support and services to children who have experienced a violation could certainly fall into the second category, but case management could equally be about the way in which an incident is documented and verified (i.e. collecting data about the different stages of the process and making it possible to manage the system by which this happens).   

The two systems can contain some common data, but they are fundamentally different in the way in which they process the data and the outputs that they deliver.  The former is primarily concerned with describing a situation, either statistically or in the form of case studies, and is largely static.  The latter is  more  dynamic  with  an  emphasis  on  providing  operational  support  to  field  staff  and  enabling managers to keep a check on the progress of work so that resources can be redirected or corrective action taken to ensure that targets are met.    

2.3. Overall Approach to the Consultancy 

The  Terms  of  Reference  for  the  consultancy  are  extremely  detailed,  but  essentially  focus  on  the development  of  information  systems  at  the  country  and  global  levels,  with  a  requirement  to map existing provision, assess needs and develop recommendations that will meet these needs given the available resources and constraints impacting on the MRM.   

There  is an  inevitable overlap between  the mapping of existing  information systems and  the needs assessment, so the methodology has sought, wherever possible, to  integrate the two processes and minimise the level of duplication.  This is particularly important when looking at the basis for planning and  evaluating  the  systems  and  a  common  framework  has  been  developed  utilising  three  key questions: 

How does the information system support the strategic objectives of the MRM? 

What key data should be recorded in the system 

How does the information system perform against a range of key indicators? 

These can be understood as follows: 

2.3.1. Support for Strategic Objectives The  framework  identifies  eight  strategic  objectives  to  which  the  information  system  might  be expected to contribute.  These range from ones that everyone would recognise and support (i.e. the preparation of the Annual Reports and Horizontal Notes) to ones that may be more contentious (e.g. Referrals, Response and Managing the MRM itself).  These can be summarised as follows: 

 

Strategic Objective  Details 

Annual Reports & Global Horizontal Notes 

Providing  access  to  caseload  profiles  and  detailed  individual  case  studies  that  can  be used in drafting reports for New York 

Advocacy & Action Planning Providing information that can be used to help plan and implement advocacy initiatives, either  locally or nationally, develop Action Plans with  the various armed forces/groups and assist in monitoring the implementation of these Plans 

Impunity & Accountability Providing information that can be used in negotiations with armed groups about specific incidents and/or in efforts to hold individual perpetrators to account.  

Immediate Interventions Providing  information about  individual  incidents that can be used to  initiate  immediate interventions designed to address the violations involved (e.g. to secure a child’s release) and to monitor their success. 

Programme Planning Providing a profile of the caseload than can help in planning programmes to prevent and respond to violations.  

Referrals Providing  the  information  that  is  required  by  the  agencies  that  provide  long  term support  to  children who  have  experienced  violations  and  ensuring  that  referrals  take 

 

16

Strategic Objective  Details place in a timely manner. 

Long Term Response Providing information that can help these agencies deliver and manage the provision of this longer term support to children.  

Managing the MRM Providing  the  information  needed  to  assess  how  effectively  the  MRM  is  being implemented and how it might be strengthened. 

2.3.2. Data Requirements 

The  second part  of  the  framework  focuses  on  the  ten  types  of  data  that might  be  included  in  the system.  The first three are concerned with the process by which the case is documented and verified, the next four with the details of the  incident  itself and the final three with the actions that may be taken in response to it.  These can be summarised as follows: 

 

Type of Data  Details Initial Source of the Allegation  Date and source of the alert, whether an UN Monitor was an eye witness, etc. 

Documentation of the Allegation Dates and names/categories of  informants,  sources of documentary/physical evidence, reliability of evidence, etc. 

Verification Details  Status of case, date of verification, etc Incident Summary  Date and location of incident, description of what occurred, etc Child(ren)’s Details  Name, DOB/age, address, ethnic/religious affiliation, family situation, etc. Perpetrator(s)’ Details  Name/group, state/non‐state, armed/unarmed, etc. 

Violation Specific Details Different data fields for each violation ‐ e.g. type/size of school, type of attack, impact on school, etc.  

Details of Immediate Interventions  Date, type of Intervention, outcome, etc. Referral Details  Date of referral, agency involved, purpose, etc. Follow‐up/Reintegration Details  Detailed  data  about  the  actions  undertaken  by  the  agency  providing  longer  term 

response. 

2.3.3. System Performance 

The  third  part  of  the  framework  comprises  nine  indicators  against  which  the  performance  of  the system can be assessed and which can also be used to establish the priorities for any new system.  The first five are concerned with various aspects of the data recorded in the system, while the next three are focused on the way in which the data is used to meet the needs of users and the final one focuses on cost effectiveness.  They can be summarised as follows: 

 

Performance  Details 

Data Quality The extent to which the data collected is  in the required format (i.e. one which can be used in any automated analysis) 

Data Reliability  The extent to which the data accurately reflects/describes the reality of the case. 

Data Comprehensiveness The  extent  to which  the  data  required  is  regularly  collected  (i.e.  how many data  gaps exist) 

Data Consistency The  extent  to  which  data  is  reported  in  a  consistent manner  for  each  case  (e.g.  is  it always a data of birth, or is sometimes an age or even an age range). 

Data Coverage The  extent  to  which  the  caseload  reported  is  representative  of  the  actual  profile  of incidents (e.g. by area and violation). 

Timeliness The extent  to which  the  system provides users with access  to data and  reports at  the times when  they  are  needed  and  the  extent  to which  any  reports  contain  up‐to‐date data. 

Relevance The extent  to which  the outputs of  the  system  (reports)  are  relevant  to and meet  the needs of users (e.g. content, format, etc). 

Accessibility The  extent  to  which  the  data  about  individual  cases  and/or  statistical  reports  (both standard and bespoke) are accessible/available to those who need them. 

Value for Money The  extent  to which  the  benefits  gained  from  the  information  system  justify  the  cost involved,  taking  into  account  the  “opportunity  costs”  involved  (i.e.  what  else  the resources could have been used for). 

 

 

17

The wording of  the Terms of Reference makes  it  very  clear  that  the main  focus of  the  consultancy should be on the management and use of data relating to the incidents that the MRM is designed to monitor.  At first sight this may seem fairly obvious, but the information management requirements of the MRM are actually much wider than just incident monitoring.  It is also important to consider the way in which the impact of the MRM itself can be monitored and how the information requirements of the MRM partners and Task Force members can best be met.  It is not possible for all these diverse requirements  to  be  accommodated  in  one  database  or manual  data  system,  so where  appropriate these issues are discussed separately in the report. 

2.4. Work Plan The evaluation began with a brief visit to New York in September 2008 to agree the scope of the work with UNICEF and hold preliminary meetings with other partners at the global level.  This was followed by  desk  research  and  field  visits  to  three  countries:  Sudan,  DRC  and  Sri  Lanka  to  undertake more detailed  field  research.    These  visits  took  place  in  November  2008  and  January  2009  and  were followed by another series of consultations with global partners, this time in Geneva, in June 2009.   

On  the  basis  of  the  desk  research  and  the  outcome  of  the  various  field  visits,  two  detailed questionnaires were developed, one targeted at  the country‐level MRM Task Forces and one at the global  level  partners.    These  were  designed  to  provide  a  comprehensive  picture  of  all  existing information  management  systems  and  to  enable  all  interested  parties  to  contribute  towards  the needs assessment. 

A  second  visit  was  made  to  New  York  in  July  2009  for  a  further  round  of  meetings  with  global partners, to present and discuss the preliminary findings of the consultancy and agree the format of the final report. 

2.5. Constraints The  Terms  of  Reference  for  the  consultancy  were  very  ambitious  and  fulfilling  them  has  been dependent on the availability of a large amount of detailed documentation and the collaboration of a wide  range  of  partners,  both  globally  and  from  the  individual  MRM  Task  Forces.    While  many individuals have committed a considerable amount of time and effort to supporting the consultancy, for  many,  the  MRM  is  just  one  of  their  many  responsibilities.    As  a  result  timescales  have  often slipped, but this has been a small price to pay for the exceptionally high level of participation in the process.  

Of  more  significance  is  that  very  few  countries  have  fully  documented  their  information  systems.  Most have been developed incrementally in response to emerging needs, often by staff who were not information management experts and so obtaining all the data required for the consultancy has been a considerable challenge. 

The  implementation  of  the  consultancy  has  taken  considerably  longer  than  originally  anticipated.  While this has partly been due to the time required to obtain feedback from the field and set up visits, the consultant also had to undertake the work alongside another unrelated piece of work and then experienced a prolonged period of  ill health at  the beginning of 2009 that  led  to a delay of several months. 

2.6. Structure of Report  The main report is split into 10 substantive sections, including the Executive Summary.   

 

18

This introduction is followed by the mapping of the existing information systems, both those used by MRM Task Forces  (Section 3) and by other organisations  (Section 4).   This  is  followed by the needs assessment based upon the field and global questionnaires and the outcome of various face to face meetings with MRM partners at the global level (Section 5).   

The next part of the report contains a synthesis of all this information and includes proposals for what should happen at the country/Task Force level (Section 6) and globally (Section7).   

The final two substantive sections cover other information management issues: – impact monitoring (Section 8) and the  information requirements of MRM practitioners  in  the  field and suggestions  for website  development  (Section  9).    The  report  concludes  with  a  summary  of  the  main recommendations and an indication of what needs to be done to implement them (Section 10). 

The report is supplemented by 11 appendices.  In addition to the detailed Terms of Reference and a schedule of visits and meetings (Appendices 1 & 2), these include the two questionnaires used in the consultancy  and  a  summary  of  the  responses  (Appendices  3  –  6),  details  of  the  OCHA  access monitoring  and  reporting  framework  (Appendix  7)  and  four  appendices  containing  the  detailed specifications for the proposed information system and database, including the minimum data set, the suggested  format  for analytical  reports,  the  security guidelines and  the database  specification  itself (Appendices 8 ‐11). 

3. MAPPING OF CURRENT MRM INFORMATION SYSTEMS  

Two  approaches  have  been  taken  to  mapping  the  information  systems  and  databases  that  are currently being used to support the MRM at the country level:  

A detailed questionnaire that was sent to every MRM Task Force  

Field visits that were made to 3 countries (Sudan, DRC and Sri Lanka).    

Additional information about Nepal and Somalia based upon other work undertaken by the consultant prior to this contract has also been included. 

3.1. Questionnaire Responses 

The questionnaire was designed to map the existing information systems and seek the views of each MRM Task Force on the potential for developing a more standardised approach.  There was inevitably some  overlap  between  these  two  issues,  but  this  section  of  the  report  focuses  exclusively  on  the mapping.   

A  response  was  received  from  16  countries.    This  provided  an  excellent  basis  for  the  mapping, although, some respondents were only able to complete part of the form.  This was inevitable given that some countries are still  in  the process of setting up the MRM and others  lacked the necessary information or  the  time  to  cover everything.    Some of  the  responses  represented  the  views of  the Task Force as a whole, while others were limited to those of the person completing the form.  

A full analysis of the responses is contained in Appendix 4.  The consultant had to summarise some of the  comments  and  interpret  others  that  were  unclear,  so  if  there  are  any  errors  these  are  the responsibility of the consultant. 

The quantitative  analysis of  the  factual questions was  relatively  straightforward, but  it  is  clear  that different respondents approached the subjective questions in very different ways, so it was often not possible  to make direct  comparisons.   This was particularly  true where  the effectiveness of existing 

 

19

information systems was being assessed.  Perhaps inevitably there was a tendency for those who had played a major role in creating the systems to be on average more positive than those who had not been!  

3.1.1. MRM Background  

The  first  section of  the  questionnaire  asked  for  background  information  about  the MRM  itself,  the membership  and  structure  of  the  Task  Force  and  the  way  in  which  monitoring  and  reporting  is organised, as this will have a major impact on the design and operation of the information system.   

The MRM Task  Forces have between 6 and 12 members, with most between 8 and 10.    Some are exclusively  or  primarily made  up  of  UN  agencies  (e.g.  Cote  d’Ivoire  and  Sudan),  while  others  have more significant participation from NGO’s and local Human Rights bodies (e.g. Nepal where non‐UN agencies make up over 60% of the Task Force).  Sri Lanka is the only country where government linked organisations have participated in the Task Force.  

The  MRM  Task  Force  is  normally  co‐chaired  by  Unicef  together  with  a  representative  of  the  UN Resident  Co‐ordinator,  SRSG or OHCHR.   Of more  significance  to  the  consultancy,  responsibility  for information management and,  in particular,  for hosting any database was shared among 5 different UN agencies: UNICEF (6), DPKO (3), OHCHR (1), UNHCR (1) and ILO (1). 

There  is  considerable  variation  in  the  structure  of  the  Task  Forces  and  the  way  in  which responsibilities  are allocated.    6  countries have adopted a  “Lead” or  “Focal” Agency approach with responsibility for each violation being given to different agencies.  In practice the situation is often less clear  cut, with  some partners much more active  than others  and  in  some countries  it  appears  that most of the work is done by the two or three core agencies.   However the “Lead” Agency approach can make it more difficult to create an integrated information system, especially if each organisation uses its own in‐house systems to record data.   

3  countries have, or  are  in  the process of establishing,  a decentralised  structure with  regional  Task Forces and this will have additional implications for information management.   

The monitoring process itself involves three distinct stages – receiving the initial “alert”, documenting the case and finally verifying it.  The complexity of the information system will be dependent on the number of agencies involved in each stage and how this process is organised.  The responses indicate considerable diversity with between 2 and 10 agencies involved in receiving the initial alerts, between 1 and 7  in documenting  the  incidents and between 1 and 5 agencies with  responsibility  for making verification decisions.  This means that some countries have a highly centralised system with just one agency having responsibility for all three tasks, while in others there are multiple agencies involved in each of the processes.    

The questionnaire also attempted to quantify the caseload being handled by each MRM Task Force, but  many  of  the  responses  were  incomplete  and  some  were  contradictory.    This  may  have  been because the information system was unable to provide this kind of quantitative data, but the wording of  one  of  the  questions  may  also  have  been  at  fault.    However  the  answers  that  were  provided indicated that the number of cases varied enormously from just a few hundred to many thousands.  Clearly  it  is  extremely  difficult  to  “manage”  a  caseload  of  many  thousands  without  some  kind  of electronic system in place, but at the other end of the spectrum it will be hard to justify the cost of a database for just a few hundred records. 

In some countries, it is possible to collect detailed data about each child that has experienced one of the four “individual” violation (i.e. abduction, killing and maiming, recruitment and sexual violence), while  in  others,  access  and  security  problems  mean  that  only  very  limited  incident  data  can  be collected (e.g. just the number of children involved).  Irrespective of the consequences of the diversity 

 

20

for verification decisions, this clearly has major implications for the design of the information system and the kind of outputs (reports) than can be generated (e.g. whether profiles of the children involved can be generated).  

3.1.2. Manual (Paper) Information System 

Most  countries  have  some  type  of  manual  system  using  paper  forms,  but  their  design  varies considerably from country to country. 

Some have a separate  form for each of  the six violations, often requiring a considerable amount of detailed information, although it is unclear how many of the fields are regularly completed.   Others have  focused on having  just one  simpler “event” based  form,  sometimes with  the option of adding more detail about individual children if this is available. 

Some  forms  are  completed  when  the  initial  alert  is  received,  some  after  verification  and  others incrementally as more information is gathered.   In two countries the paper forms are only used as a template or a checklist and the information is actually entered directly into the electronic systems.  

In a small number of countries  (e.g. Colombia and DRC) a two stage system has been adopted with one simple form for recording the initial alert and a more detailed one for the full documentation and verification.   This  is particularly useful when different agencies are  involved in the process and data needs to be transferred between them. 

Les than half the MRM Task Forces were able to provide an estimate of how many staff were involved in  data  collection  (and  by  implication  the  entry  of  data  into  the  paper  forms),  but  the  numbers mentioned ranged up to a maximum of 200.   

Two thirds of the countries have some way of checking the forms for quality and accuracy, but this is dependent on  individual case reviews, sometimes at several  levels.    In over half the countries cases are regularly referred back to the field so that errors can be corrected or missing data provided.  In 3 countries the percentage of referrals was between 10 and 20%, but in another 3 it was 50% or higher. 

3.1.3. Electronic Information Systems 

13  of  the  16  countries  use  some  type  of  electronic  data  management  system  or  have  one  under development.  Nine use, or plan to use, a database and four some kind of spreadsheet.  Of the other three,  Cote  d’Ivoire  have  made  use  of  Microsoft  Excel  to  maintain  a  simple  list  of  cases  and  the Philippines are waiting until a decision is made about a global database before moving forward.  The following table summarises the current situation. 

 

Database  Spreadsheet No Electronic System 

Access/Visual Basic  Access  Excel 

DRC, Sri Lanka & (Chad) Afghanistan, Iraq, 

(Israel/OPT), Somalia, Sudan & Uganda 

Burundi, CAR, Colombia & Nepal, 

Cote d’Ivoire, Myanmar & Philippines 

3  6  4  3 

Countries in parenthesis have yet to implement the electronic system.  

All  the database applications have made use of Microsoft Access,  two of  them  in combination with Visual Basic to create a more sophisticated “front end” or interface.  Seven have been developed “in‐country”,  either  internally  by  one  of  the  MRM  Task  Force  partner’s  own  staff  or  by  short  term consultants.    The  eighth,  Sri  Lanka,  has  recently  replaced  their  in‐house  database  with  the  Inter Agency Child Protection Database, although the MRM fields are still under development, and Chad are moving in the same direction. 

 

21

Most systems  (80%) have been “bespoke”  (i.e. developed specifically  to meet the  local Task Force’s own requirements), although four have modelled their systems on something that had been originally developed elsewhere.   This “cross  fertilisation” has occurred because an  individual has moved from one  country  to  another,  whether  a  staff  member  or  a  consultant  (e.g.  the  DRC  system  owed something to the development of the first, aborted database in Sudan and the current development work in Iraq and Israel/OPT draws on aspects of the Sudanese experience).  In only one instance was a formal “systems requirements document used.   

The way in which these electronic systems have been implemented is of particular importance.  Of the 9 countries that responded to this question, six have chosen to centralise their system, hosting it with a single agency  in the capital, while three have opted for a decentralised, multi‐agency model.   This inevitably  has  significant  implications,  both  technically  and  organisationally,  for  system  design  and implementation.   

The majority  of  systems  have  been  designed  to  accommodate  all  six  violations,  although  in many cases this has not happened in practice and multiple systems have been used alongside each other.  Furthermore the data requirements  for some of  the “less common” violations  (e.g. sexual violence, attacks on schools and hospitals, denial of humanitarian access) have been minimal. 

Half the countries enter data as soon as they receive any information about an incident, while others wait  until  the  case  is  fully  verified.    Where  the  system  has  been  decentralised,  the  data  is  often entered  by  the monitor,  sometimes  as  an  alternative  to  using  a  paper  form, while  the  centralised systems are more likely to use specialist data entry staff.   

Half  the  MRM  Task  Forces  indicated  that  the  people  responsible  for  entering  data  had  received specific training on the  information system and all of them said that they have or plan to  introduce some form of quality assurance, mainly in the form of case reviews. 

3.1.4. Outputs  Respondents  were  asked  to  comment  on  the  reporting  capabilities  of  their  systems  (manual  and electronic), but the responses were fairly limited.  This was partly because several countries have yet to develop this part of their systems, but also because this is probably an area of weakness for most information systems.   

Most of those with a database claimed that they could search records and produce either standard or bespoke  analytical  reports,  but  none  appeared  capable  of  generating  individual  case  summaries.  Unfortunately no‐one provided examples of their reports, so it was impossible to judge their quality and usefulness.    Indeed, many of  the explanatory comments  in  this section seemed to suggest  that this was an area that required improvement and in a number of countries the reports were described as “work in progress”. 

Those countries using spreadsheets or relying exclusively on manual systems were inevitably less able to analyse the data and produce reports and this was a significant frustration for them.  

In over half the countries, these reports were only available to the Co Chairs of the MRM Task Force and  to  those  responsible  for drafting  the annual  reports and horizontal notes.    Just  three countries indicated that they were or would be circulated to all Task Force members. 

3.1.5. System Security 

The responses to the questions about system security were very mixed and while there was certainly evidence of  good practice,  there were  also  some glaring  gaps and  little  evidence  in most  countries that a comprehensive security plan had been formulated.  

 

22

Three countries reported carrying out a systematic Risk Assessment, but no examples were provided, so it  is difficult to judge their quality.  Three other countries stated that they were planning to carry out an assessment. 

The section covering the security of paper based records revealed considerable diversity in practice.  36%  of  those  responding  kept  the  names  and  other  personal  data  that  could  be  used  to  identify children separate  from the  rest of  the monitoring data and 33% used a  system of codes  to protect sensitive data.  The majority (78%) only entered data after they had returned to the office, whether into paper forms or directly into the computer. 

The storage of paper records also lacked consistency with only 57% using a locked filing cabinet and less than half having the use of a  locked room.   Two countries reported that all their paper records were moved to the capital and another two said that they shredded the paper forms once the data had been entered into the electronic system. 

As  far  as  the  electronic  systems were  concerned,  all  but  one  country  used  some  kind  of  password protection, but only around 50% allocated a different password to each user or used a hierarchy of access levels (e.g. administrator, data entry, reports, etc).  Only one country said that passwords were changed  on  a  regular  basis  and  this was  not  something  that  the  system  itself  enforced.   Only  two systems were able to generate an audit trail to show which individuals had accessed the database or who had made changes to it.   

Half the countries had installed the system across their office network, while the others had opted to use  a  standalone  computer,  presumably  to  help  enhance  data  security.    Just  less  than  50%  of respondents reported that  their electronic system was  loaded onto a  laptop and three respondents reported that these laptops were taken outside the office without the data being encrypted. 

Two countries transfer data via portable media (memory stick or similar) and five use email.  All but one of them encrypt the data being transferred. 

Only one country has provided specific security training to the staff who use the electronic system and none have implemented audits to check the effectiveness of the security measures they have put in place. 

3.1.6. Resourcing 7 countries attempted to answer the questions about resourcing, but the responses are probably too diverse for any meaningful analysis.  However it is clear that developing and operating the information system comes with a significant resource cost, probably in excess of $50,000 in most instances.  The biggest  costs are  those  involving  staff,  consultants and  training, with  the hardware and software of less significance, possibly because they have utilised existing infrastructure.  Almost all the technical support costs appear to be subsumed in corporate budgets and very little is externally sourced. 

The limitations of this data are not surprising, but given the potential costs involved and the pressures on funding for the MRM and other child protection programmes, there is a strong argument for more rigorous monitoring of costs, especially in relation to the number of cases being reported, which are relatively modest in some countries.   

 

3.1.7. Effectiveness Respondents were also asked to assess the effectiveness of their current information system.  These were  subjective  judgements,  in  some  instances  they were  based  on  future  plans  and  expectations rather  than  current  performance  and  some  assessments  seemed  to  be much more  generous  than 

 

23

others!  Notwithstanding all these limitations, the comparisons between the different criteria are still useful.   

Only four countries attempted an overall assessment of their system’s effectiveness, (1 Good, 1 Fair and 2 Poor), but between 7 and 13 responded to the more detailed questions.  These were organised into the three areas identified in section 2.3 above: 

a) Supporting Strategic Objectives 

The first asked how effectively the IMS supported the MRM’s various strategic objectives. 

Overall  just  33%  of  the  responses  rated  the  existing  systems  as  Excellent  or  Good,  with  the performance  of  67%  rated  as  only  Fair,  Poor  or  Non  Existent.    Unsurprisingly  the  system  was considered  to  be most  effective  in  providing  information  for MRM Annual  Reports  and Horizontal Notes  (69%  Excellent or Good)  compared with  45%  for Managing Referrals  and  between 25%  and 35% for every other objective except for Managing the MRM itself, where only 8% rated their system Excellent or Good.   

 

 

Strategic Objective  No of Responses  Excellent or Good Fair, Poor or Non 

Existent Annual Reports & GH Notes  13  69%  31% Advocacy & Action Planning  13  31%  69% Impunity & Accountability  12  25%  75% Immediate Interventions  11  18%  82% Programme Planning  12  33%  67% Referrals  11  45%  55% Long Term Response  11  27%  73% Managing the MRM  12  8%  93% 

 

b) Data Requirements 

The second assessment focused on the systems’ ability to capture data about the different aspects of the case and the way in which it was documented:  

Categories of Data  No of Responses  Excellent or Good Fair, Poor or Non 

Existent Initial Source of Alert  10  60%  40% Documentation  Process  9  67%  33% Verification of the Case  9  33%  67% Incident Summary  9  56%  44% Children’s Details  9  56%  44% Perpetrators’ Details  9  44%  56% Violation Specific Details  8  25%  75% Immediate Interventions Details  8  25%  75% Referral Details  8  38%  62% Long Term Response Details  8  38%  62% 

45% of  responses  rated  their  systems as Excellent or Good.    The highest  ratings were given  to  the details of the Initial Alert or report (60%) and, rather surprisingly, the process by which the case was Documented (67%), although it is possible that this category may have been misunderstood by some respondents.     Over 50%  rated  the  Incident Summary  and Children’s Details  as  Excellent or Good, while the systems were rated as least effective in capturing Violation Specific Details and data about any Immediate Interventions (both just 25% Excellent or Good) 

 

 

24

c) Performance 

The third assessment focused on the performance of the system against a range of specific criteria:   

 

Performance of the System  No of Responses  Excellent or Good Fair, Poor or Non 

Existent Data Quality  10  60%  40% Data Reliability  9  78%  22% Data Comprehensiveness  9  56%  44% Data Consistency  8  50%  50% Coverage  9  44%  56% Timeliness  9  22%  78% Relevance  9  33%  67% Accessibility  9  22%  78% Value for Money  7  29%  71% 

 

44%  of  the  responses  rated  the  performance  of  their  current  systems  as  Excellent  and  Good.  Respondents rated Data Reliability and Data Quality highest (>60% Excellent or Good).  At the other extreme only 22% rated their systems as Excellent or Good in terms of Timeliness (the extent to which the system provides users with access to data and reports at the times when they are needed and the extent to which the data they contain is up to date) and Accessibility (the extent to which data about individual cases and statistical reports are accessible/available to those who need them). 

3.1.8. Major Challenges 

Respondents  were  also  given  an  opportunity  to  add  general  comments  and  highlight  major challenges.    Resourcing, both human and  financial, was  identified as  the biggest  challenge by most MRM  Task  Forces,  followed  by  the  lack  of  specialist  information  management  expertise  and  the difficulties experienced in getting partners to collaborate and share data.  A number also emphasised that  their  systems  were  still  under  development  and  not  yet  able  to  deliver  what  they  needed.  Several  highlighted  the  importance  of  being  able  to  generate  statistical  analysis,  although  others placed more emphasis on the qualitative data. 

Global partners were also asked to comment on the country‐level information systems, but only two INGO’s  provided  feedback.    They  highlighted  concerns  about  system  security,  the  unrepresentative nature of the caseload and the absence of any contextual data.   They also argued that many of the information systems lack transparency as far as the agencies providing data are concerned and that this,  together  with  the  lack  of  adequate  feedback  on  the  impact  of  the  MRM,  could  undermine commitment and support for the mechanism in the long term.  

3.2. Sudan The MRM consultant visited Sudan for five days in late November 2008.  In addition to meeting with partners  in  Khartoum,  he  made  a  short  field  trip  to  West  Darfur.      The  summary  below  also incorporates additional information from Sudan’s response to the IMS questionnaire.  

Sudan’s MRM Task Force was established in April 2006 and consists almost exclusively of UN agencies.  The complexity of the country’s conflicts and the existence of two UN Peacekeeping Missions (UNMIS and  UNAMID)  both make  for  a  unique  situation.    UNICEF  and  UNMIS‐Child  Protection  are  the  Co‐Chairs  of  the  Task  Force.    UNICEF  has  taken  the  lead  on  information  management  and  database development, while  UNMIS‐Child  Protection  has  been  responsible  for  drafting  the  reports  for New York. 

 

25

The Task Force has allocated responsibility for each of the six violations to different agencies.  UNICEF leads  on  Recruitment  and  UNMIS‐CP  on  Abduction,  leaving  UNMIS/UNAMID‐Human  Rights  with responsibility for Killing and Maiming and Sexual Violence.  UNDSS was given responsibility for Attacks on Schools and Hospitals, but has rarely provided any data, and OCHA provides an input on the Denial of  Humanitarian  Access  when  reports  are  being  prepared.    This  means  that  the  verification  of incidents for the MRM is quite decentralised with at least five agencies involved.  This situation may become even more complex once UNAMID’s child protection structure is fully operational and its role within the MRM is clearly defined. 

The  security  situation,  especially  in  Darfur,  where most  of  the  current  violations  are  taking  place, means that access is extremely limited, even for UN agencies, so documenting and verifying incidents can be extremely challenging.  Detailed data about individual children is only very rarely available and it can even be difficult to determine the identity of armed group responsible. 

 UNICEF  employed  a  consultant  in  2005/6  to  undertake  a  feasibility  study  and  develop  a  detailed monitoring  framework  and  information  management  plan.    Initially  this  was  primarily  focused  on Recruitment, but the recommendations were also, in principle, relevant to the other five incidents.  It was decided that the primary focus would be on incident monitoring, but with the option of including detailed data about  the  individual children when  it was available.    In practice there have been very few cases where this optional data has been forthcoming, so only the total number of boys and girls has routinely been captured. 

The paper incident monitoring form was shared with UNMIS‐CP and other partners, but there was no requirement on them to use the form provided the basic data was collected.  The plan was that the paper forms would be shredded once they had been scanned or the data entered into the database.  In practice the paper forms have been used primarily as a template or guide, as most data has been recorded electronically, primarily by UNICEF staff.  

An IT consultant was employed to create a simple electronic system to manage this data.   He spent approximately six months developing a database using Access and Visual Basic.  Unfortunately he left before it was finished and recruiting a replacement proved to be a slow process and this resulted in a further delay of another 6 months.   When the new consultant was  finally appointed, he decided to start again from scratch rather than try and finish off the original database.  He opted to develop this second database using only MS Access because he  felt  that  this would be simpler, would avoid any problems  in  running  the  system  on  Unicef’s  IT  network  and  would  be  easier  for  other  people  to modify into the future.  This second database was just being rolled out to the UNICEF offices in Darfur at the time of the MRM consultant’s visit and field staff were starting to input data.   

The second IT consultant had previously worked on UNICEF’s Underage Recruitment Database  in Sri Lanka  and  used  this  experience  in  designing  the  Sudan  system.    It  incorporates  a  number  of automated routines for checking data quality, spotting inconsistencies and gaps, and these are backed up by a manual review of the data in Khartoum and regular feedback to the field offices. 

To date UNICEF field staff in Darfur have entered data directly into their own copies of the database which are  then  consolidated  in Khartoum  to produce  the national overview.    Incidents  are entered into the system by the monitoring staff themselves as soon as the initial alert is received and further information  is  added  as  and when  it  becomes  available.      The  system  can  be  used  to manage  the documentation  process  and  flag  up  the  need  for  follow‐up  work  on  cases  that  are  pending verification. 

 

26

Information about incidents monitored by other agencies has been passed to UNICEF in Khartoum and then entered into the central copy of the database.  For instance UNAMIS‐CP has historically recorded cases in their weekly reports, which are largely descriptive in nature.  UNICEF stated that picking out the  relevant  data  to  “feed”  the  database  had  been  relatively  straightforward  for  “incident‐based” monitoring, but might be more challenging if detailed data about individual children became available.  

The  initial decision to create a database was driven by UNICEF management’s desire  to analyse  the data  and  generate  some  simple  tables  and  graphs  to  support  local  advocacy work.    However,  the reporting functions of the database are still under development and so could not be evaluated during the field work.  The fact that this is still “work in progress” illustrates that achieving a fully functional database  at  the  field  level  can  be  a  very  lengthy  process,  even  for  a  relatively  simple  event‐based system of  this  kind.    It  is hoped  to eventually  incorporate  a GIS  (Geographical  Information System) component in the database so that users can view data in a map format. 

The  Sudanese  government’s  reaction  to  the  indictment  of  President  Bashir  by  the  International Criminal Court  in  The Hague has also had an  impact on  the development of  the  system.    It  proved necessary to remove the database from field offices for a number of months and the experience of both  UN  and  NGO  partners  highlighted  the  importance  of  ensuring  the  highest  possible  levels  of security.    The  data  held  in  the  system  is  encrypted  and  there  is  password  protection  linked  to differential access levels.  Data being transferred from the field to Khartoum for consolidation and is exported in the form of an Excel spreadsheet.  Data security is provided by encryption with the use of codes to represent key fields    

The  eventual  aim  is  that  the  database will  be  fully  decentralised.    Initially  this  has  only  happened within  UNICEF,  but  there  are  now  plans  to  install  the  system  in  the  UNAMIS‐CP  field  offices.  Discussions about whether and how it will be  implemented within UNAMID‐CP are still on‐going. Of crucial  importance will be how this decentralisation  is structured; whether  there  is  just one copy of the database  in each  location, hosted by a “lead agency”, or  if each agency has  its own copy.   The former makes  it easier to  identify duplicate cases and generate an overview of the caseload at field level, but means that agencies will not have immediate access to their own cases and may be tempted to create parallel  information systems,  increasing workloads and undermining  their  commitment  to the central database.     

It has been difficult to pin down exactly how many cases have been reported and verified by the MRM in  Sudan.   During  the November visit  figures of 200+  cases  and 600  children were quoted, but  the questionnaire completed in June reported around 500 violations.  On the other hand a more detailed analysis of data exported from the database in November revealed a total of 156 incidents involving 379  children.    The  variances  illustrate  just  how  difficult  it  is  to  generate  reliable  and  consistent statistics without a  robust  information system, especially where different  figures  can often be used interchangeably (e.g. events, violations and children). 

The detailed analysis of the exported data revealed that Recruitment was by far the biggest category (35% of  incidents and 59% of children), but Killing and Maiming  (23% and 23% respectively), Sexual Violence (24% and 10%) and Abduction (9% and 8%) were also significant.  The data recorded against each  incident  was  fairly  limited,  partly  because  many  were  old  cases  from  the  period  before  the database was fully implemented.  Apart from a short description of what happened, there were basic details  of  the  initial  alert  (date,  type,  category  and  sex  of  source,  name  of  reporting  agency  and reliability),  the  incident  itself  (date,  location,  number  and  sex  of  the  children  affected,  name  of perpetrator  group  and  violation  type)  and whether  the  case  had  been  verified  for  inclusion  in  the MRM.   The  incident data was  fairly  comprehensive, but  the details of  the  source of  the alert were 

 

27

often incomplete and the consent field was blank in the majority of cases, presumably because there was no direct engagement with the children involved.   

It had originally been planned to share a summary analysis of the caseload with the government as part of  the MRM’s advocacy  strategy.      In  the end  the deteriorating political  and  security  situation meant this was not possible, but the database does have the capacity to record a public summary of each case  that can be used for advocacy work.   This  is prepared centrally  in Khartoum, where they remove any sensitive data or personal details that could put individuals at risk.  This may be a practical approach with  the  current  number of  new  cases  (circa  10/12 per month),  but  could  become more difficult if numbers increase significantly.   

The  MRM  database  is  being  implemented  alongside  a  number  of  other  information  systems  that handle similar data.  As has already been mentioned, information management within the two peace keeping missions  is  based  upon  regular  descriptive  reports  that  are  produced  for  internal  use  and cover a wide range of topics.  In addition to MRM violations, they also report on DDR, Juvenile Justice and  training  activities  undertaken  by  the  Child  Protection  Advisers  (CPA’s).    The  section  on  grave violations  includes  a  fairly  detailed  series  of  questions  covering  the  new  reports  received, investigations carried out, additional information received, follow‐up activities undertaken and future plans,  but  there  is  no  standardisation  in  the  format  of  the  answers,  making  quantitative  analysis impossible.   While UNMIS‐CP  is now planning to use the MRM database,  this will presumably be  in addition to, rather in place of, their weekly reports.  

There will  also  need  to  be  agreement  on  the  protocols  for  accessing  data  gathered  by  UNMIS‐HR about Killing and Maiming and Sexual Violence.  This may be more difficult due to concerns about the confidentiality of data, especially when UNAMIS‐HR implement the OHCHR database. 

The Inter‐Agency Child Protection Database was first implemented in northern Sudan in 2004.  It was originally planned that the database would be used on an inter‐agency basis to support family tracing and reintegration activities for CAAFAG, with UNICEF consolidating the data in Khartoum to generate a nationwide analysis.  For a number of reasons this objective wasn’t fully realised and eventually Save the Children assumed responsibility for coordination.  SCUK actually had two version of the database, one  inherited  from Unicef with a  largely dormant caseload of 900 children dating back  to 2005 and another that was being used to support its UNHCR funded work with around 200 vulnerable children living in and around Khartoum.  At the time of the consultant’s visit database management capacity within SCUK was limited and it seemed that relatively little use was being made of either database.  

The government of Sudan was unwilling to share its CAAFAG data with INGO’s and so decided against using the IACPD.  Instead it developed a new database specifically designed for the DDR programme with an Arabic interface.   

Finally,  while  security  and  access  were  both  major  challenges  for  the  MRM,  one  of  the  common themes to emerge from the Sudan visit was the impact of resourcing constraints.  This was primarily a human  resource  issue  with  insufficient  staff  in  the  field  and  a  lack  of  continuity  in  Khartoum, especially on the IT side.  It also appeared that liaison between the key partners was stronger at the Khartoum  level  than  in  the  field,  where  staff  we  less  aware  of  the  MRM  and  their  role  in  its implementation.   

3.3. DRC DRC is another country with a UN peacekeeping mission (MONUC), but has adopted a quite different approach to both monitoring and information management than in Sudan. 

 

28

The main focus of the conflict is in the east of the country and, like Sudan, it is physically very remote from the capital.  The national MRM Task Force contains more NGO participation than in Sudan with three INGO’s and one NNGO, but MONUC and UNICEF are the central players.  UNICEF has seconded a staff member who works within MONUC and plays an important role in drafting the reports for New York.  There are also two regional 1612 groups, one in Uvira and another being established in Bunia, while in Goma and Bukavu the Protection Coordination Meetings, chaired by UNICEF provide a forum for discussing MRM activities. 

In contrast with Sudan, most of the cases involving the four “individual” violations are documented on the  basis  of  interviews with  the  children  involved  or  an  adult  caregiver  and  hence  include  a much greater  level  of  detail.    This  is  partly  because  the  largest  proportion  of  cases  involves  recruitment violations which are documented retrospectively when the child is released through the DDR process or  otherwise  leaves  the  armed  group.    While  this  certainly  ensures  robust  verification  and comprehensive documentation, it can mean considerable time lags in the monitoring compared with countries that concentrate on what might be regarded as real time monitoring. 

Some  cases  are  identified  directly  by  MONUC’s  own  Child  Protection  Advisers,  but  many  are channelled  through  a  network of NGO’s  and other  local  partners.  They  use  a  relatively  simple  two page form to record the basic details of the incident. The same form is used for all six violations and apart from details of the date, location, type of violation and basic profiling data, its main focus is an open ended description of the incident.   

This form is passed to MONUC at the field level; who are then responsible for verification and in most cases will revisit and interview the key informants. The CPA’s use a second electronic format (an excel spreadsheet)  to  record  the details of each verified case.  There  is  a different  “verification”  form  for each violation, but the overall format is fairly consistent. They concentrate on three main areas:  

Event Details (Date, Location, Brief Description and Source – Organisation),    Profiling Data for the Child (age, sex, nationality, ethnicity and violation specific data)  Perpetrator  Details  (name,  group  and  details  of  any  arrest,  trial,  sentence  and  judicial follow‐up) 

Most of the form consists of Yes/No answers.  This helps ensure a standardised response and allows the CPA’s to  select multiple options, but allows  for  little qualitative  information.   There are a  small number  of  fields  into  which  the  CPA’s  can  type  more  detailed  descriptive  information,  but  the formatting only displays the first few words of each entry, so it is unclear how much these are used.  It may  be  that  the  CPA’s  standard  weekly  reports  are  used  for  recording  the  more  substantive qualitative information. 

The strong  focus on capturing  the details of any  legal action taken against  the alleged perpetrators (largely dates and Yes/No answers) is the most unusual characteristic of these forms and reflects the priority MONUC allocates to addressing impunity and accountability on an individual basis.  At present very  little data  about  legal  action  is  actually  collected,  so  for most  cases  these  fields  remain blank.  They would  like  to  see  this given more priority  into  the  future, but  this will be dependent on  their success in bringing perpetrators to justice.  DRC appears to be the only country where data about legal action is included in the information system in this way. 

It  is  also  important  to  note  that  these  internal MONUC  forms  distinguish  between mandatory  and optional fields.  Only around 20% of the fields are mandatory and most of these relate to the event or incident (Location, Date and Source).  Only two pieces of data about the child are mandatory (Sex and Age) and just one about the perpetrator out of a total of 19 (the name of the armed group).    

 

29

Once  completed,  these  verification  forms  are  emailed  in  an  encrypted  form  to  the MONUC HQ  in Kinshasa where they are printed out and the data transcribed into the database.  At present this is a manual process, but there are plans to automate data transfer when the system is upgraded. 

The development of the database, which has been given the title “Mauve”, was funded by UNICEF.  It uses  Access  for  the  database  itself  and  Visual  Basic  for  the  frontend  or  user  interface.    The development work was carried out by the IT consultant who had previously been responsible for the first, unfinished Sudan database.  He used a similar developmental approach, but with a much greater focus  on  the  individual  child.    The  data  entry  screens  replicate  the  fields  used  for  the  verification forms and the overall user friendliness of the system is quite impressive.   

The system can generate a number of standard reports which can be exported into Excel for enhanced formatting.   At present  these  reports are primarily Event  and Child  focused, but  there are plans  to increase the number of Perpetrator‐related reports later in the autumn.  

Database  implementation  is highly  centralised with  the only operational  copy of  the  system  loaded onto a single standalone computer in MONUC’s Kinshasa office with just one person responsible for data entry and system management.   The system’s analytical reports are circulated internally within MONUC and some of the information is used in the preparation of external reports (i.e. for New York), but  the  database  reports  themselves  are  not  currently  shared with  any  other  Task  Force  partners.  While this guarantees a high level of data security,  it also leads to frustration among other agencies who feel the system lacks transparency and that its potential as a tool for advocacy and programme planning is not effectively exploited.   

While  all  the  cases  verified  by  MONUC  are  entered  into  the  database,  other  incidents  which  are verified by UNICEF and Save the Children, especially those involving cases of sexual violence, seem to be  handled  differently.    The  details  of  these  incidents,  some  of  which  are  identified  by  UNICEF’s Implementing  Partners  in  the  East,  are  forwarded  directly  to  Kinshasa  through  the  agencies’  own channels  and  are  fed  directly  into  the  drafting  of  annual  reports  and  horizontal  notes  without necessarily being entered into the database itself.    

A  training  programme  for  field  staff  involved  in  the  implementation  of  the MRM was  provided  in 2007,  with  refresher  courses  in  2008.    The  programme  covered  specific  elements  of  information management,  including  how  to  complete  the  initial  documentation  form,  as well  as more  general background details about the MRM and the monitoring process.  

3.4. Sri Lanka 

The third field visit which took place in January 2009 provided another interesting contrast.  The Task Force contains both UN and NGO partners, but uniquely also includes two organisations with links to the government.   However there is no UN Peacekeeping Mission or significant OHCHR presence in Sri Lanka,  so  the  Task  Force  has  access  to  less  specialist  human  rights  monitoring  capacity  than  is normally the case.  This means that UNICEF has had to take on the main leadership role for the MRM while at the same time trying to maintain a developmental relationship with the government  in the areas of the country not affected by the conflict.  

The Task Force has allocated  lead  responsibility  for  the violations  to UNICEF  (Abduction, Killing and Maiming, Recruitment and Attacks on Schools and Hospitals) and UNHCR (Sexual Violence and Denial of Humanitarian Access).  To date there have been no cases of Sexual Violence and very few involving the Denial of Humanitarian Access, so almost all the incidents have been channelled through Unicef.  

 

30

They have developed a detailed manual form for each violation and these are completed in the field, primarily by UNICEF’s own staff after they have completed the first stage of the verification process.  Final verification decisions have been centralised in Colombo.  Initially these were made by the Task Force itself, but in 2008 responsibility for verification was delegated to a Technical Working Group and in May 2009 a protocol was agreed that gave this responsibility to UNICEF. 

The main focus of monitoring has historically been on Recruitment and this is something that predates the MRM.    UNICEF  developed  an  in‐house Underage  Recruitment  database  using Microsoft  Access back  in  2003.    In  contrast  with  the  approach  adopted  in  DRC,  the  monitoring  was  based  on information provided by family members and the database was used in support of UNICEF’s advocacy efforts to secure the release of children by the LTTE and later by the Karuna Faction.   The database generated  lists of children that were used in regular meetings with the armed groups together with basic analytical reports in the form of tables and graphs.   

The Underage Recruitment Database has only been used to record recruitment violations, so UNICEF has also made use of Microsoft Excel spreadsheets for data relating to the other three violations for which it is responsible.   

UNHCR do not have manual  forms or  an electronic  system  to help monitor Denial  of Humanitarian Access.  The details of incidents are normally recorded in Sit Reps and are then incorporated into their regular protection reports.  None of the data is suited to quantitative analysis.  They do find the task of searching out relevant data for 1612 reports a time consuming process and believe that a database could help in overcoming this problem, although the number of cases is fairly small and a simple list might be more appropriate.   

While the Underage Recruitment database was helpful in supporting advocacy and negotiations with the armed groups, UNICEF became  increasingly  frustrated by the  lack of any effective  linkages with the  response  and  reintegration  programmes  being  coordinated  by  Save  the  Children.    As  a consequence they eventually decided to replace  it with the Inter Agency Child Protection Database.  This  change  was  underway  at  the  time  of  the  consultant’s  visit  in  January.    The  data  had  been transferred  into  the  new  database  and  the  system  was  being  installed  in  UNICEF  and  Save  the Children’s field offices, although modifying the system to accommodate the other 5 MRM violations was still “work in progress”.   

The intention is that the new database will be operated on a decentralised basis, allowing field staff to enter data directly into the system with consolidation taking place in Colombo.  This is an important issue for Sri Lanka as the earlier system had involved the use of manual forms at field level and several years ago,  for  security  reasons,  it was decided  to move all  this documentation  to Colombo  for  safe keeping.  This created real difficulties for field staff that needed access to case data on a regular basis.  Scanning documents and making them available online was a very time consuming and cumbersome solution.  The data for new cases and updates for existing cases that were generated in the field also created problems with the risk that manual data about cases could end up being held in two places at the same time.   

The new database will be shared by UNICEF and Save the Children and will be used to support both monitoring (MRM violations) and case management (reintegration support).  Unicef also place see the statistical tables and graphs as being  important both for advocacy and their work with funders who want to see evidence of the need and what is being delivered. 

 

 

31

3.5. Nepal 

Nepal  was  not  visited  as  part  of  this  consultancy,  but  an  earlier  review  carried  out  for UNICEF’s Regional Office for South Asia (ROSA) provided some useful evidence for this piece of work. 

Nepal’s MRM  Task  Force was  established  in  late  2005  and was  co‐chaired  by  UNICEF  and OHCHR, who had a major presence in the country.  The limited UN Peacekeeping Mission was established at a much  later date and only  joined the Task Force after  the system had been established.  Most of the monitoring in Nepal has been undertaken by NGO’s and they make up 60% of the Task Force membership.   The monitoring system is highly decentralised with preliminary  verification  decisions  being  made  at  District  level  by  the monitoring  agencies. Ultimate responsibility for information management has rested with OHCHR, who consolidate all  the  data,  check  for  duplicates  and  go  back  to  the  field  to  fill  any  gaps  in  the documentation.  OHCHR were also responsible for confirming the verification decisions for all the cases.   

UNICEF secured funding for two Nepali NGO’s who have documented roughly two thirds of the incidents. To help them manage this caseload, UNICEF recruited a secondee from their Sri Lanka  office  to  develop  a  simple  Access  database.  Data was  entered  into  the  database  at District level and then consolidated at national level, first by the individual NGO’s and then by UNICEF.  The database was developed very quickly in matter of weeks and there was no time to  incorporate  any  analytical  reporting  capabilities.    However  the  data  collected  was  in  a standardised format and the analysis carried out during the ROSA review provided some very valuable insights. 

Unfortunately this database was not used by the other NGO’s involved in the monitoring and OHCHR opted to use a spreadsheet to collect and consolidate the data.  This meant that the data from the UNICEF database had to be exported into an Excel spreadsheet before it could be  integrated  with  the  rest  of  the  caseload.    The  OHCHR  spreadsheet  was  really  just  an electronic list and there were no controls on the format of the data being entered into it, so the quality was very variable and  it was  impossible  to sort,  search or analyse  the caseload.  There was a  separate  spreadsheet  for each of  the  six MRM violations, which mirroring  the UNICEF  database,  although  there  were  significant  differences  between  the  data  fields themselves.  The  spreadsheet  was  also  very  cumbersome  and  extracting  information  for reports was effectively a manual process.   

All the Task Force members were frustrated by the information system and their inability to make effective use of the data.  Consequently they decided to develop a new database that would  be  used  by  all  of  them.    They  commissioned  a  Nepali  IT  consultant  to  develop  the database.  The design was based primarily on the existing manual data forms but there was no  specification  document  and  hence  no  clarity  about  the  system’s  objectives  and  what outputs were required.   

Many of  the  fields  in  the UNICEF database and the OHCHR spreadsheet were routinely  left blank  due  to  a  lack  of  data  and  this  was  a  cause  of  frustration  for  the  agencies  involved.  Despite  this  experience,  they actually  increased  the number of  fields  in  the new database, 

 

32

which risked exacerbating the problem.  This is a not unusual when systems are reviewed and updated as there is always an extra piece of information that people fell might be useful. 

In the circumstances the consultant did a good technical job and the database, when seen in its “beta” version, looked to be a significant step forward. Transferring data from the UNICEF database and the OHCHR spreadsheet provided difficult. Each agency was asked to check the accuracy of their own data and this highlighted lots of problems, especially where OHCHR had made changes without informing the NGO responsible for documenting the case. In the end it was decided to abandon the new database and revert to the spreadsheet. This decision needs to be viewed  in the context of the evolving situation  in Nepal because the new system had been developed at a time when the conflict appeared to be coming to an end and the focus was starting to switch towards post conflict transition.   There had also been a  long running concern about the  links between the MRM and the CAAFAG programme that was primarily concerned with reintegration and the absence of an effective referral mechanism.  This was overcome by developing  closer  collaboration  between  the MRM and CAAFAG  groups, who decided to start using the Inter‐ Agency Child Protection database to manage their caseload.  

3.6. Somalia 

The  final  case  study  focuses  on  Somalia.    Once  again  this  was  not  visited  as  part  of  the consultancy,  but  the  consultant  provided  some  advice  on  their  information  system  and database during 2007. 

Somalia is an interesting case study for two reasons.  Firstly, the security situation means that the international agencies have been forced to base themselves in Nairobi and so do not have a permanent presence in the country itself.  Secondly the MRM has been integrated into the wider human right monitoring regime covering adults as well as children. 

Most  of  the monitoring  has  been  carried  out  by  Somali  CBO’s, many  of  whom  have  been supported  by  Oxfam/Novib.    Up  until  2007  they  used  a  fairly  unstructured  paper  form  to collect the data.  It contained very few multiple choice or tick box questions, so the monitors were  able  to  record  data  in  any  format  they  wished.    The  form  also  contained  some composite questions where effectively  several different questions had been  combined  into one  (e.g.  age,  sex  and  the number of  victims)  but without  the  structure  needed  to  ensure consistency.   There were also a number of  logical  inconsistencies  in the form and in one or two of the more structured questions the monitors were able to enter mutually incompatible answers. 

They  initially decided to use Huridocs, an open source Human Rights database to store and analyse the data.  This is a generic piece of software and users are able to modify it as they wish.    The  Task  Force  engaged  a  local  programmer  to  undertake  this work,  but  the  result proved very unsatisfactory.    In  common with  the manual data  collection  form, most of  the fields allowed the data clerk complete freedom (i.e. there were no menus or look‐up tables), so the resulting data could not be effectively sorted or analysed.  The arrangements for data entry  were  also  excessively  complicated  with  several  linked  screens  which  required  some data to be entered several times with no mechanism for identifying errors or inconsistencies. The layout and functionality of the data entry screens was poor and the modifications to the 

 

33

original  Huridocs  database  had  undermined  the  stability  of  the  software  and  resulted  in repeated runtime errors which crashed the system. 

After assessments undertaken by UNHCR and UNICEF it was decided to abandon the Huridocs Database and UNHCR’s Somalia office offered to develop a  replacement. At  the  same  time the Task Force developed new paper data collection form.  Both new manual and electronic systems were a considerable improvement on the earlier versions, but still not without their problems.  They  contained  many  more  controlled  questions  with  a  limited  number  of potential answers and a more logical layout, but they were still quite detailed and, based on the  data  collected  prior  to  2007,  it  was  unclear  whether  the  monitors  would  be  able  to provide  what  was  required.    The  database  took  much  longer  to  develop  than  originally anticipated  and  still  hadn’t  been  fully  implemented  by  mid‐2008  leading  to  considerable frustration. The design was also based primarily on  the structure of  the paper  form and so was effectively “data‐led” as no systems requirements document was produced to guide the process.   

 

3.7. Common Issues at the Country Level 

Information Management is clearly a major challenge for all the MRM Task Forces.  Despite a very considerable investment of human and financial resources and some examples of good practice, many  remain  frustrated  that  their  systems are not delivering what  they need.    In considering the best way forward, it will be crucial to understand why this is the case. 

Based on all the evidence gathered during the consultancy it is possible to identify a number of key issues at the country level that underlie these problems and that will be critical for the design and effectiveness of any future information management system.  These include: 

3.7.1. Monitoring Arrangements 

Firstly, the way in which monitoring takes place varies enormously from country to country. This is primarily because the conflicts are all different and this impacts on things like security and access which are crucial  for monitoring.   However the mix of agencies  involved  in each Task  Force,  the  lack  of  detailed  guidance  (e.g.  how  the  minimum  dataset  should  be interpreted)  have  also  contributed  to  the  degree  of  diversity.  The  most  important  factors from the perspective of information management are: 

Whether  most  violations  are  monitored  in  real  time  (i.e.  when  they  happen)  or retrospectively when all the relevant details are  likely to be available (e.g. after children are released by an armed group). 

Whether  comprehensive personal details are  available  for all  the  children affected or  if access and security mean that only “event” level data is collected for some incidents. 

Whether the same agency documents and verifies each incident or if responsibility passes from the documenting agency to the verifying one.  If the latter, information management will be much more complicated. 

 

34

How many  agencies  are  involved  in  documenting  and  verifying  incidents  and  whether verification decisions are centralised or decentralised.  If the latter, the verification itself will need to be recorded in the information system. 

Whether all the documentation and verification takes place at the same time or whether information is gathered incrementally.  If the latter, this will require a more sophisticated information system. 

Whether focal agencies have been given responsibility for each violation and,  if so, how this  impacts  on  information  management  (are  they  all  using  their  own  internal information systems, how do they transfer data into the MRM system. 

How  the  MRM  monitoring  interfaces  with  other  child  protection  activities,  including response and reintegration programmes, the monitoring of non‐MRM violations and even adult human rights violations.  This varies considerably depending on the makeup of the Task Force (e.g. where programmatically orientated agencies are more significant, greater priority is given to managing referrals and to links with service providers).  

The 16 countries currently implementing the MRM include examples of all these alternatives, so their information systems will reflect this diversity. 

3.7.2. System Development 

While there is considerable diversity in the information systems being used and their level of sophistication, there a number of common factors that emerge from the mapping: 

Very few Task Forces have access to specialist information or data management expertise (as distinct from IT professionals).  As a consequence most systems lack a strategic focus and are developed incrementally in response to evolving needs.  In most cases this means that  they are  “data  led” and give  insufficient attention  to  the overarching objectives of the system and the outputs that are needed.  This means that many systems are primarily repositories of data with weak reporting and data manipulation capabilities and this leads to frustration, because many fail to meet users’ needs and expectations.   

Resources for system development are often very limited and as a consequence there is reliance for any database development on internal IT staff from one or more of the MRM agencies who have to integrate this work with their other  in‐house priorities, which can mean very slow progress.  Other Task Forces utilise short term IT consultants for system development,  but  recruitment  can  be  very  long  winded  and  continuity  can  be  a  big problem. 

There is evidence from a number of countries that some systems have been abandoned in favour of a “fresh start”, either because the first one failed to deliver what was required or  because  a  new  person  has  taken  over  with  new  ideas,  possibly  based  upon  their experience  in another country.    In the absence of a standard model for the  information system,  an  individual’s  personal  preferences  can  have  a  disproportionate  influence  on design, which, given rapid staff turnover, can be disruptive.  

System development, especially when a database is involved, can be a lengthy process.  It can sometimes take a couple of years before something acceptable is in place, which in an 

 

35

emergency can be very frustrating and is clearly not in the best interests of the children affected by the conflict.  

3.7.3. System Architecture and Implementation  

Most Task Forces utilise both manual and electronic systems for managing their data. 

There is a wide diversity of manual data collection forms.  This is partly a response to how the monitoring is organised, but also the lack of clear guidance.  All the systems provide an  opportunity  to  record  a  general  description  of  the  incident,  but  they  also  include  a range of specific questions.  Some require monitors to select their answers from a list of alternatives, but most are open ended.  There is also evidence that many of the questions on  the  more  detailed  forms  are  only  answered  in  a  minority  of  cases,  making  any quantitative analysis of the data problematic.   

Some  Task  Forces  have  a  different  form  for  each  of  the  6  violations,  but  there  is considerable  overlap  in  the  questions,  although  the  actual  layout  of  the  forms  can  be quite different and sometimes confusing.  Even where there are forms for each violation, they  are  not  always  utilised  as  some  agencies  will  prefer  to  use  their  own  internal systems. 

Most  Task  Forces  have  chosen  to  develop  and use  some  form of  electronic  system  for managing  their  data.    Some  systems  are  used  exclusively  by  the  lead  agency  for information  management  in  the  capital  and  everything  else  is  done  manually,  while others  are  highly  decentralised  both  geographically  and  organisationally  (multiple agencies hosting the system) with consolidation taking place nationally. 

Some systems have better data manipulation and reporting capabilities than others, but overall  the outputs of  systems are  less  than might be expected and  it  is difficult  to  say that the investment has generated the best value possible 

3.7.4. System Security 

Security of data and protecting the identity of children and all those involved in the MRM is of crucial  importance,  both  as  a moral  imperative  and  also  to  give  people  the  confidence  to report violations.  Hence this has been a major focus for the mapping and once again there is considerable diversity in the approach currently being used. 

A strategic approach  to security planning  for  information management  is  relatively  rare and very few countries have undertaken a systematic risk assessment.  As a consequence there is a mixture of good practice and serious weaknesses.  This applies to both manual and electronic systems. 

No  security  system  is  foolproof,  but  the  human  element  is  just  as  important  as  the technical side of things.  Hence it is worrying that very few countries provide training for their staff in how to maintain the security of their information systems and security audits to test their robustness are very rare. 

Paper‐based systems are particularly vulnerable, especially where documentation is held at  the  field  level  by  non‐UN  partners.    Some  Task  Forces  have  addressed  this  issue  by opting to enter all data directly into an electronic system. 

 

36

Few  countries  have  a  security  plan  that  provides  guidance  in  how  to  respond  to  an emergency evacuation, especially where a multi‐agency response would be required.  

3.8. Global information Management 

At the global level the MRM information system is largely focused around the annual reports and  horizontal  notes  that  are  submitted  by  each  country.    While  the  Draft  Guidelines  lay down a general format for these reports, each country uses its own distinctive approach.  The reports are largely descriptive with brief case studies and examples to illustrate key points in the text, but they do not normally include any systematic analysis of the caseload. 

The reports provided by each Country Task Force are reviewed and revised in New York and on a number of occasions the OSRSG‐CAAC has challenged the quality of the underlying data and whether the verification has been sufficiently robust.  Resolving these problems appears to  rely  on  undertaking  a  detailed  examination  of  individual  cases  as  there  is  currently  no systematic way of documenting or interrogating the verification process. 

The diversity of practice at the country level and the lack of a common dataset mean that it is not possible to consolidate data at the global level, to make comparisons between different countries  or  to  identify  trends  over  time.    This  is  not  something  that  the  OSRSG‐CAAC consider worthwhile or legitimate, but other MRM partners are clearly frustrated by absence of any of quantitative analysis.  This is a key issue for the consultancy and is explored in more detail later in the report. 

 

37

4. OTHER INFORMATION SYSTEMS & DATABASES 

Many other information systems and databases are being used to support both human rights monitoring  and  emergency  child  protection  programmes.    Some  are  agency  specific  while others have been developed on an inter‐agency basis or are available as shareware.  It is not possible to describe them all  in detail, so the focus here is on those currently being used by MRM partners that are potential sources of data for the MRM or offer useful insights into the challenges likely to be faced in developing a more standardised MRM information system. 

4.1. OHCHR Global Human Rights Database 

In  recent  years OHCHR has  invested  heavily  in  the  development  of  a Global Human Rights Monitoring  Database  for  their  country  offices.    This  has  been  done  with  the  aim  of encouraging greater standardisation and consistency in the way monitoring takes place in the field and to improve levels of data security. 

It  is essentially a case management system that is used by field staff to support their day to day work and consequently contains considerable levels of detail about each incident and all the interventions and actions taken to address the individual violations involved.   

To achieve greater consistency they have, wherever possible, used data fields with a limited number of predefined options.  This has required them to develop a controlled vocabulary for the database with a very explicit definition for each option.  Most of the vocabulary has been developed at  the  global  level,  but  inevitably  some  things  (e.g.  geographical  definitions,  the names of armed groups, etc.) are country specific. 

To  support  the  database  they  have  developed  a  standard  data  collection  form,  or  more accurately,  a  suite  of  forms,  which  also  help  to  ensure  consistency.    These  include  a Case Summary,  which  excludes  any  personal  data,  a  separate  Personal  Data  sheet  that  is completed for each witness, victim and source, an Interview form for each witness, victim or source, a Perpetrator sheet, an  Information and Analysis sheet which is used to synthesise all  the  evidence  and  assess  the  case  against  the  relevant  legal  instruments,  and  finally  a Follow‐Up form.  

Data  is  entered  onto  the  paper  forms  and  into  the  database  incrementally  as  the investigation and subsequent  interventions progress, so the electronic records contain both verified  and  non‐verified  cases.    They  aim  for  consistent  verification  standards  across  all countries, although they recognise that local circumstances will sometimes make this difficult and some flexibility will be needed.  They also see a value in retaining unverified cases in the information  system  to  help  provide  a  context  within  which  the  verified  cases  can  be interpreted. 

Each user of the database has their own individual password and the system has provision for different access levels with the ability to hide sensitive data from some users.   

Each country has  its own  free‐standing version of  the database.   They make no attempt  to consolidate the data regionally or globally and feel that country‐based staff are best placed to 

 

38

make the judgements needed to protect the confidentiality of victims and informants as they have a clearer understanding of the local situation.   

The database has comprehensive search and filtering capabilities and can be used to generate basic  analytical  reports,  although  these  are  of  less  importance  than  its  case  management functions.   

The database can be filtered to create lists of cases involving minors (<18 years), but OHCHR would not  normally  share  this data with  other  agencies  and  certainly would not  allow  any personal data to be transferred into another database. 

4.2. OHCHR Special Procedures Database 

OHCHR  have  another  human  rights  database  which  is  used  to  support  their  Special Procedures  section  in  Geneva.    In  contrast  to  the Global  HR  database,  this  is  only  used  in Geneva and contains details of  the  cases being handled by  the Special Rapporteurs  for  the different rights violations.   

Most of the cases are not confidential as the victims want their cases raised with the relevant government and the details are published online in the Rapporteurs’ communication reports.  Where they do need to conceal the identity of an individual (e.g. a minor) they either use the first name only or the initials.  

The database fulfils a fairly simple case management function.  It contains the basic details of the complainant and a description of the alleged violation together with details of any letters written by the Rapporteurs or responses received from the governments  involved (scanned copies of these documents are included as attachments). 

The  system  can  be  used  to  record  incidents  involving  several  individuals  and  multiple violations, but there does not appear to be a clear hierarchy as far as the data is concerned (i.e.  whether  the  individual  comes  before  the  violation  or  vice  versa).    However  the  fairly simple functionality of the system means that this is probably not a particular problem   

Data entry is handled by just two staff  in Geneva and the main users of the system are the Rapporteurs when they are writing letters or preparing reports.  The database has search and filtering capabilities, but is not used to generate statistical reports and no systematic analysis of the caseload is undertaken. 

4.3. ICRC Database 

ICRC’s  information  management  system  and  database  have  been  developed  over  an extended period and have been well resourced.   

Once again the database is primarily used for case management and contains the details of every  action  taken  by  ICRC/CICR  and  every  contact  they  have with  the  victim/survivor.    In common  with  many  other  agencies  involved  in  human  rights  monitoring  they  focus  on incidents as well as individuals, but even with their many years of experience, deciding what constitutes  an  incident  can  sometimes  be  difficult  (e.g.  if  a  patient  is  killed  when  an ambulance is attacked, is the incident the killing of the patient, the attack on the ambulance or the bombing of the village during which the ambulance was attacked). 

 

39

They have strict criteria for the verification of cases and the information system reflects this, but they also accept that these have to be interpreted differently in each country depending on the local situation.  The database has a certain amount of flexibility and can be adapted to local circumstances, but all the customisation is done in Geneva by their specialist IT staff so they can keep control and ensure consistency.  

Confidentiality  is  a  key  priority  and  no  personal  details  that  could  be  used  to  identify  the victim are entered into the database.  They are held instead in a paper file which is shredded as soon as practically possible in sensitive or vulnerable areas and certainly once the case is closed.   

Their primary focus is on individual cases, but they will also group cases together to highlight systemic  issues.    The database  can be used  to  sort  and  filter  cases  and  to  generate  simple reports, but statistical analysis is not a high priority for them and the database has not been developed to generate sophisticated reports. 

They repatriate all the electronic records to Geneva for storage, but do not attempt to make comparisons  between  countries  or  consolidate  statistics  as  they  believe  each  situation  is completely  different  and  the  number  of  cases  recorded  will  also  be  dependent  on  the capacity of the delegation in each country. 

In  their  experience,  adequate  resourcing  (both  financial  and human,  at  the  field  level  is  of crucial  importance  in  ensuring  effective  management  of  the  system  and  particularly  in maintaining data quality and consistency.   

4.4. Huridocs Human Rights Database 

Turning  away  from  the  UN  system,  the  Huridocs  Database  developed  by  Human  Rights Information  and  Documentation  Systems  International,  a  Human  Rights  networking organisation  based  in  Geneva  provides  an  open  source  solution  for  NGO  Human  Rights agencies. 

Once again it is essentially a case management system that revolves around the relationship between  events  and  individuals,  be  they  victims,  perpetrators,  informants  or  those responsible  for humanitarian  interventions.    It has been developed  in Microsoft Access and can be downloaded direct from their website.   

In  principle,  the  fairly  complex  system  of  relationships  between  the  different  events  and individuals  should  make  it  possible  to  capture  a  very  detailed  picture  of  the  evolving investigations and responses, but the complexity also creates problems and the main value of the database seems to be the storage and retrieval of large quantities of data, as opposed to its manipulation  and  analysis.    The  interface  is  also  rather  awkward  and makes  navigation around the system difficult.   

 It  is possible to search and filter the records using multiple criteria and there is a statistical option in the menu, but the reporting capabilities seem to be fairly limited. 

It is possible to modify the standard data entry screens and the drop‐down menus, so some customisation of the main system is allowed, but it also possible for developers to make more fundamental changes to the core system, as happened in Somalia, but this is always likely to 

 

40

be a high risk strategy, especially if relatively inexperienced technicians are working without adequate resources and back‐up. 

While  the  system  probably  fulfils  a  valuable  case  management  function  for  some organisations it is not well suited to monitoring and illustrates the potential risks of allowing uncontrolled modifications. 

4.5. UNHCR/UNFPA GBV Monitoring System 

UNHCR,  in collaboration with UNFPA, have created a global  system for monitoring Gender‐based Violence which is used by a large number of their country offices. 

The  system  uses  a  comprehensive manual  form  for  data  collection, which  is  effectively  an initial interview form.  It captures data covering several different areas, including the source of  the  report,  survivor  information,  details  of  the  incident,  perpetrator  information  and planned action or  referrals.    It  also has  a  section  that  requires  the  interviewer  to make an assessment of the survivor’s emotional state and safety needs and space for the survivor or guardian to confirm their consent to sharing their data anonymously. 

A large proportion of the questions have a limited range of fixed options, but there is also an opportunity for the interviewer to enter a description of the incident and to add explanatory notes where appropriate.  The lists of alternative answers are pre‐defined globally for all the key data fields, but there is an opportunity for each country to customise other fields that are considered less crucial for global monitoring (e.g. the location of the incident, the occupation of the perpetrator and the details of any referral appointment).  The customisable sections of the form are clearly identified in the global template. 

Some  of  the  data  from  the  manual  form  is  entered  into  an  electronic  data  management system.  The focus of this system is exclusively on statistical analysis, so they only transfer the data from questions that can be analysed in this way (i.e. those with the globally determined options).    The  exclusive  focus  on  statistical  analysis  as  opposed  to  case  management  or individual  case  profiles  has  led  them  to  use  a  Microsoft  Excel  spreadsheet  rather  than  a database.  Data is entered into a single worksheet with the majority of fields using drop‐down menus, but has  the ability  to generate 12 standardised tabular  reports, all of which can be customised by using a range of filters, together with two simple graphs. 

The spreadsheet based system has the advantage of being simple to operate and suitable for field  staff  with  relatively  limited  IT  knowledge  or  resources,  while  still  being  capable  of delivering useful outputs.    The  reports are  immediately available,  cover all  the major areas that they require and could be expanded  if  further analysis  is required.   The use of globally defined  options  for  all  the  key  questions  enables  them  to  keep  control  of  the  system  and prevent individuals undermining the system’s functionality by adding an excessive number of options or ones that overlap or conflict with each other.   

Geneva  provides  field  staff  with  very  clear  definitions  for  the  key  options which  also  help ensure  consistency.    This  also  gives  them  the  opportunity  to  integrate  data  from different countries and generate comparative statistics at the global  level, although these figures will need to be carefully interpreted to take into account the diversity at field level. 

 

41

The system benefits from the fact that they are monitoring just one violation and consistent profiling data is gathered through 1:1 interviews with the victim/survivor.  They use a limited number of sub‐categories for GBV, ranging from Rape to FGM, but they keep things simple by only  recording  one  sub‐category  for  each  violation.    This  is  made  possible  by  adopting  a hierarchical  approach  in  which  Rape  is  considered  the most  serious  violation,  followed  by Sexual Assault, etc and they focus on the most serious sub‐category that applies. 

The electronic system also benefits from the fact that it has just one focus: statistical analysis, but this means that they need to retain paper documentation at the field level to support the work  with  each  individual  survivor,  so  they  need  to  ensure  adequate  security  for  these manual records. 

The  system  incorporates  data  on  both  adults  and  children  and  is  concerned  with  all  GBV violations and not  just  those  that are  conflict‐related.    In a number of  countries UNHCR or UNFPA  have  delegated  responsibility  for  Sexual  Violence  monitoring  within  the MRM  and hence  are  likely  to  be  using  the  Excel  system  to  manage  their  data.    It  will  therefore  be important to ensure that as far as possible categories and sub‐categories used by any MRM system are compatible. 

4.6. IMSMA Mine Action Database 

IMSMA or the International Management System for Mine Action is a database developed by the Geneva  International Centre for Humanitarian Demining (GICHD).      It has been adopted by the UN and is widely used to support demining programmes around the world. 

The  first  version  of  the  software was  implemented  in  Kosovo  in  1999  and  the  system  has been  continuously  upgraded  over  the  last  10  years.    There  are  now  two  versions:  IMSMA Legacy and IMSMA NG (New Generation).  Both combine a relational database and a GIS and use commercially available software, including ArcView.   

They  are  both  classified  as  decision  support  tools,  which  equates  to  a  case  management database in child protection terms, and are designed to provide direct operational support to de‐mining programmes.  IMSMA Legacy is the older and more prescriptive of the two systems as  it  assumes  a  particular  approach  to  de‐mining  in  which  the  various  processes  are structured as a single linear process and the main data fields are predetermined.   

The  lack  of  flexibility  in  IMSMA  Legacy  led  to  the  creation  of  lots  of  add‐ons  (customised tables, forms and queries) to meet individual requirements.   Legacy is still supported, but  is now being replaced by the newer IMSMA NG which is more flexible and can be customised locally to meet the needs of whatever approach is being used by the partners involved.  Data fields are defined by the users at country level. 

The database is able to capture data about hazards (i.e. UXO’s, minefields, etc), demining and hazard reduction activities (e.g. technical surveys, marking and clearance), accidents, victims, mine  risk  education  activities  and  quality  assurance/quality  control  activities.    The  system essentially has three main functions: 

Data Entry – with  the potential  of  the user  to define  the data  fields  they  require.    The system can also be used to generate manual data collection forms. 

 

42

Data Validation – with  the potential  for customising data validation rights  (i.e. deciding who can validate data before it becomes part of the database) 

Data Search and Reporting – with the potential to export data in *.csv format, ODBC and ArcGIS connectivity and i‐report. 

It is possible to configure access levels so that verification can only be carried out by a limited number of users, while data entry is extended to a wider number of individuals.  Unverified cases are held on the “workbench” until verified. 

The GIS  component of  IMSMA allows users  to display everything  that  is  geo‐coded  in map form, which is clearly of crucial operational importance given the nature of their work. 

The system has clearly benefited from significant investment and development over the last 10 years and is now a powerful and sophisticated tool.  It is provided free of charge to users, but clearly requires significant levels of IT support and resourcing at field level.  Users require adequate  training  in  order  to  make  use  of  all  its  facilities  and  this  can  sometimes  be  a challenge. 

As indicated above, IMSMA is a decision support tool designed to assist in implementing mine action programmes at field level.  Hence its main strengths lie in storing and providing access to  comprehensive  data  about  this  work,  with  powerful  search  and  filtering  tools  and  the ability to display data in an accessible and functional manner. 

The database also has statistical reporting capability, but this is not its primary function.  The scale  of  local  customisation  means  that  there  is  little  scope  for  generating  consolidated reports  at  regional  or  global  level  and  it  is  felt  that  any  consolidated  reports  could  be misleading or would lead to distorted comparisons.   Furthermore the data “belongs” to the individual Mine Action programmes and hence is not held centrally.    

There  is  another database  that  is  used  to  record details  of de‐mining accidents  at  a  global level, known as DDAS (the Database of Demining Accidents).  At one stage it came under the auspices  of  GICHD,  but  it  is  now  managed  by  an  independent  demining  consultant.    It  is essentially  a  repository  of  case  studies  which  can  be  accessed  by  anyone  working  in  the sector, contains mainly descriptive data and has no reporting or analytical capabilities.      

While  the  IMSMA  software  is  very  impressive  and  shows  what  can  be  achieved  with significant investment over an extended period, it is essentially designed to meet operational as opposed to monitoring objectives.  The scale of demining activity and the criticality of the operations  provide  a  very  clear  justification  for  the  level  of  resources  committed  to  its development.  Some of the data on accidents and victims could be of direct relevance to the MRM, but there is no guarantee that this would be held in a consistent format from country to country and hence it would be difficult to guarantee data compatibility with a global MRM system.   

4.7. OCHA Access Monitoring and Reporting Framework 

OCHA  has  developed  a  framework  for  monitoring  and  reporting  on  factors  affecting humanitarian  access.    OCHA’s  objective  is  to  systematise  and  standardise  the  monitoring, reporting  and  trend  analysis  of  constraints  affecting  humanitarian  access  in  situations  of armed  conflict  in  order  to  inform policy  and  operations  of humanitarian  actors  concerning 

 

43

access.    A  database  application  is  currently  being  developed  to  assist  in  the  collection  and management of  information and to generate reports  in  line with the access monitoring and reporting framework.  

OCHA’s access monitoring and reporting framework consists of three main components:  

Access constraints and their consequences: An ongoing record of the most significant constraints on access based on (i) measurable indicators of constraints (i.e. actual events or status of specific impediments),  (ii)  their  humanitarian  consequences,  and  (iii)  implications  for  humanitarian operations.  Ten  distinct  types  of  constraints  on  access  have  been  identified  along  with corresponding  indicators  for  each  constraint.  These  constraints  concern  both impediments  to  humanitarian  actor’s  access  to  conflict‐affected  populations  as  well  as  these populations’ access to the assistance being provided.  

Policies and other measures in effect: An ongoing record of formal policies in effect which apply to  or  directly  affect  access  to  humanitarian  assistance  and/or  humanitarian  operations,  the duration they have been  in effect and the sectors of humanitarian activity affected. This covers policies or measures enforced by state or non‐state actors as well policies or measures internal to the humanitarian community, for example, concerning operational security management.   

Action  taken and outcome: An ongoing  record  of  actions  that  have  been  taken  to  address  the access constraints and what the results of these actions have been.   

As  an  example  of  the  type  of  information  collected,  one  of  the  constraints  is  defined  as “Restrictions on or interference with the passage of agencies, personnel and goods within the country” which  is  explained  as  “Impediments  to  freedom of movement  as  experienced  by humanitarian actors in‐country in order to reach affected populations and transport essential relief”.  The Status Indicators include checkpoints or barriers and policies that impose travel bans, visa restrictions, relief quotas, etc.   The Event  Indicators might  include the amount of staff time spent at checkpoints, the type and number of actions designed to slow or frustrate movement (e.g. unloading and re‐loading trucks), the number of travel permits declined and the quantities of goods delayed or refused. 

Their  system will  of  course monitor  access  to  all  humanitarian  assistance  and  not  just  the provision of services to children.  The information recorded in the database will also be used to develop access maps illustrating the prevalence and severity of access constraints as well as varying categories or levels of access.  

Monitoring  access  to  humanitarian  assistance  is  a  much  more  complex  challenge  than monitoring  violations  like  recruitment  or  sexual  violence  that  impact  on  individuals.  Descriptive reports covering access issues have regularly been produced at field level by some OCHA  Field  Offices  but  consistent  and  systematic  monitoring  and  reporting  have  been difficult to establish pending the development and roll‐out of a database application designed for this purpose.  

During the initial development of the access monitoring and reporting framework, there was an attempt to standardise a means of ranking different access levels, ranging from full access to  complete  lack  of  access.    This  has  proved  to  be  extremely  complex,  due  to  the  huge number of variables that could be used to determine access levels.  OCHA chose to focus on getting  more  basic  components  of  access  monitoring  and  reporting  up  and  running  first before  tackling defined access  level  categories.    Similarly  they wanted  to  incorporate  some 

 

44

contextual  indicators  (e.g. political or economic developments or events which may have a bearing on the interests and motivations of various actors in the operational context), but this has also been deferred until after the core system is in place. 

OCHA  consulted  with  NGOs  and  UN  agencies  during  the  development  of  the  access monitoring  and  reporting  framework  and  incorporated  their  feedback.  At  the  field  level, implementation currently varies from context to context, however OCHA is increasingly active in  facilitating  information  flow  within  the  humanitarian  community  for  more  consistent access  monitoring  and  reporting. When  a  prototype  of  the  access  database  application  is available, OCHA will again solicit feedback from partners and then seek facilitate joint inter‐agency efforts to fully operationalise access monitoring and reporting at field level.  As such, while the aim is to create something that can be used on an inter‐agency basis, at this stage OCHA  are  working  internally  on  the  development  of  the  technical  tools,  specifically  the database system.   

While OCHA’s work is not specifically focused on children, they have been in discussion with UNICEF  about  how  OCHA  can  accommodate MRM’s  requirements  and  how  best  they  can feed information into it.  However it is important to recognise that OCHA is concerned with monitoring  all  the  factors  that  constrain  access  as  opposed  to  “denial”  of  access,  which implies a deliberate act on the part of an identifiable individual or group.  

4.8. Inter‐Agency Child Protection Database 

The  inter‐Agency Child Protection Database  (IACPD)  is a  case management  system that has been  developed  by  IRC,  Save  the  Children  and  UNICEF  to  support  their  emergency  child protection work  globally.    It  grew out of  a number of  local  initiatives  that were eventually used as the basis for a global  initiative and provides a good example of the advantages and disadvantages of a bottom up development strategy. 

The first version of the database was developed in 2003 by Save the Children UK in Goma!  It was a very simple Microsoft Access database designed to capture data about DDR and family tracing that took just two weeks to develop.  A second implementation in Liberia resulted in some major modifications and the same thing happened in Sudan in 2004.   

At  this  stage  it  became  clear  that  none  of  the  country  programmes  had  the  resources necessary to develop their own fully functional database and that having a different version in  each  country  was  a  major  barrier  to  providing  effective  support.    As  a  result  it  was eventually agreed to work towards a more standardised system.  This required each country to compromise as far as their specific requirements were concerned, although the system did include some opportunities for local customisation.  

The work on re‐specifying the database was carried out in Khartoum towards the end in 2004 and the development work was  finished  in  time  for  the new version  to be  implemented  in Aceh  following  the  tsunami.    The  revised  database  still  had  an  Access  back‐end,  but  also utilised Visual Basic for the front‐end. 

The logic of moving towards a more standardised version of the database and the challenge of  providing  adequate  support  was  also  a motivation  for moving  towards  an  inter‐agency approach,  as was  the  collaborative  structure  of most  family  tracing  and DDR programmes. 

 

45

This  led to the creation of the inter‐agency consortium for the database in 2005 comprising IRC, Save the Children and UNICEF as members of the steering group.    

The  database  is  fundamentally  a  case  management  tool  and  was  originally  designed  to provide  operational  support  for  the  various  stages  of  the  family  tracing  process,  including verification  and  reunification.    Its  strengths  were  the  ability  to  search  and match  records, generate mass  tracing  lists,  flag up overdue  tasks, etc.    Statistical  reporting came  later and was based upon the pre‐existing data structure. 

A  simple DDR module had always been attached  to  the core FTR structure  together with a facility  to  record  follow‐up  visits  both  before  and  after  reunification.  The  follow‐up  form provided  scope  for  recording  details  of  the  child’s  care  arrangements  and  a  basic  needs assessment. A  simple  form  for  recording other  “protection concerns” or vulnerabilities was added, but with only a very limited capacity for recording details of the required response.  

The database has subsequently been implemented in a number of countries to support child protection work.    The  system has  been upgraded  and  enhanced over  the  subsequent  four years, but its underlying structure based around family tracing and DDR has remained largely unchanged.    In  2009  however  a  major  redevelopment  of  the  programme  is  underway designed  to  improve  the  system’s  flexibility  and  extend  its  scope  to  include  new  areas  of work,  such  as  child  labour,  juvenile  justice,  children  in  care,  trafficking  and migration.    An initial pilot version of the database that has been developed by the DevInfo Support Group in New Delhi (see below) is currently being tested.  

The  developmental  history  of  the  IACPD  provides  some  useful  lessons  for  the MRM.    The decentralised  approach  during  the  first  two  years  ensured  that  the  early  implementations were very responsive to local needs and there was a strong sense of ownership at the country level,  but  the  approach  lacked  strategic  coherence  and  system  design  could  become  over dependent on the views of individual staff with little experience of information management or  database  design.    Resource  constraints  at  the  country  level  also  limited  the  amount  of development time available, which negatively impacted on the quality of the final product. 

The move to a standardised global system has helped to address these weaknesses and has resulted  in  a more  strategic  and  better  resourced  system,  but  it  has  not  been without  its challenges.  Reconciling the diverse demands of each country can requires considerable time and energy and there will always be a tension over how much customisation is permitted and accommodating everyone’s “wish  list” can eventually result  in  levels of complexity that can undermine the system’s effectiveness.  At a more mundane level it can also be hard for the centre to meet the field’s increasing expectations in terms of technical support. 

The IACPD is used in a number of countries where the MRM is being implemented and is used to manage the reintegration and support provided to children who have been referred from the MRM or whose  cases  have  been  reported  to  the MRM by  the  child  protection  agency involved.  Consequently the interface between any MRM information system and the IACPD will  be  crucial,  especially  as  it  affects  the  management  of  referrals  and  the  exchange  of information.  This issue is explored in more detail in Section 6 below. 

4.9. DevInfo 

 

46

The  DevInfo  database  system  is  used  for  monitoring  human  development  indicators, including the Millenium Development Goals.  It was originally developed by UNICEF under the ChildInfo  name,  but  is  now  used  by  many  UN  agencies  and  their  government  and  NGO partners.    Its aim  is to provide a common database platform incorporating global standards that  can  be  used  to  facilitate  data  sharing  among  partners  and  provide  a  flexible  tool  for displaying data and indicators using tables, graphs and maps for use in reports, presentations and in support of advocacy. 

The system has been progressively developed over a period of 15 years and is now a highly sophisticated and flexible piece of software.    It has been adapted for use  in many different countries  (e.g.  NepalInfo)  and  for  different  specialist  purposes  (e.g.  EmergencyInfo  and RefInfo).    It has been developed using Microsoft  .NET technology and can be deployed as a desktop application or as a web‐based application.  The source code is owned by UNICEF but it makes the software freely available to its partners.  The database is supported by the Dev Info  Support  Group  which  consists  of  a  team  of  50  IT  professionals  based  in  New  Delhi.  Individual agencies and consortia can purchase additional development and training support as and when required. 

DevInfo  can  accommodate  both  quantitative  and  qualitative  data,  but  it  is  primarily concerned with  the analysis and presentation of  indicators,  so  there  is normally a need for qualitative data to be standardised.  The system can be used as a decision support tool as well as for the presentation of statistical analysis in reports and for advocacy.  

In 2007 preliminary discussions took place about the possibility of using DevInfo technology for  a  MRM  database  and  an  initial  proposal  was  developed  by  DevInfo,  but  this  was eventually shelved in preference for a wider review of the available options.  More recently the  DevInfo  Support  Group  has  been  used  to  upgrade  the  Inter‐Agency  Child  Protection database with the dual objectives of broadening its scope and improving its functionality and user  interface (see 4.8 above).   This could be beneficial  if  linkages are needed between the IACPD and any new MRM database. 

4.10. MRM Task Force Feedback 

Each MRM  Task  Force was  also  asked  to  comment  on  the  other  information  systems  and databases being used at the country level.   Apart from references to the  Inter Agency Child Protection Database (3 countries), the OHCHR Global Database and the UNFPA/UNHCR GBV spreadsheet, most references were to local systems operated by Human Rights Commissions or  other  non‐government  agencies,  but  very  few  details  were  provided  and  data  sharing seemed  to  be  fairly  limited.  Several  countries mentioned  the UNDSS monitoring  database, but there was little evidence that this had been a significant data source. The countries that were planning  for post conflict  transition were more  focused on the development of wider child rights monitoring systems and the potential for using any MRM database as a basis for a post conflict system.  

4.11. Common Issues While  there are enormous differences between the various  information systems described above, a number of common themes and issues of relevance to the MRM can be identified: 

 

47

There  is  a  very  clear  distinction  between what  is  often  described  as  “monitoring”  and  “case management”  which  require  very  different  data  structures  and  functionality.    Very  few  if  any systems attempt to combine these two different functions. 

The  majority  of  systems  are  being  used  for  decision  support.    They  provide  a  convenient mechanism for storing, accessing and manipulating data about  individual cases and quantitative analysis is allocated a relatively low priority.   

Several  organisations  saw  their  information  systems  as  having  an  important  role  in  ensuring consistency  in  the  implementation  of  their  monitoring  across  many  different  country programmes. 

Most organisations highlighted the importance of having a robust data structure, focusing on clear one‐to‐one or many‐to‐one relationships and explicit data definitions that are rigorously enforced.  Many  highlighted  the  considerable  challenge  of  trying  to  balance  this  against  the  demand  and need for local customisation.  The solutions to this dilemma varied depending on the overarching purpose of the system. 

Apart  from  the  UNHCR/UNFPA  GBV  system,  none  of  the  systems  attempt  to  consolidate  their analysis at the global level.  There are several reasons for this reluctance.   Many agencies believe that the diversity of the situations being monitored and the variable monitoring capacity in each country  make  such  comparisons  unhelpful  and  potentially  misleading.    Many  agencies  allow significant  local  customisation  of  their  systems  making  global  level  comparisons  impossible.  Furthermore many believe  that  the data belongs  to  the  country  level offices  and  that  they are best placed to make decisions about its use.   

Protecting confidentiality was a priority for all those focused on human right monitoring and most tried  to  ensure  this  by  separating  personal  data  from  incident  details,  often  by  excluding  the former from the main database.  

All  the  organisations  emphasised  the  importance  of  allocating  adequate  resources  for  the implementation  as  well  as  the  development  of  the  system  and  indicated  that  these  were substantial.  Most of the more impressive systems had been developed over a period of years and have undergone significant upgrades.   

 

48

5. NEEDS ASSESSMENT After  mapping  all  the  systems  currently  in  use,  the  second  part  of  the  consultancy  explored  the information management needs of  the MRM at  the country  level  and  canvassed  the views of each Task Force and all the Global Partners.   

5.1. MRM Task Forces 

Each  Task  Force  was  asked  to  identify  the main  advantages  and  disadvantages  of  developing  one standardised information system, with or without a single database, and then to indicate whether, on balance, they would support the idea.  A full analysis of the responses is contained in Appendix 4 and from these it is clear that most respondents assumed that a database of some kind would form part of any standard system.  

The advantages of a standardised approach that people mentioned most often were the potential for resource savings, the opportunity to learn from other countries and access specialist information and data management expertise, and the chance to undertake global or inter‐country comparisons.   

The diversity  in the way  in which the MRM is being  implemented in different countries was seen as the major  disadvantage  or  problem, with  people  expressing  doubts  as  to whether  a  single  system would be able to accommodate the different requirements of each Task Force.  The second potential problem was  the  loss of  local ownership  if  a  system  is  imposed  from  the  centre  and  its  impact on motivation and participation. 

Overall 77% of those responding to the questionnaire were either supportive or strongly supportive of a standardised system, while 15% had significant reservations and 8% were undecided.  Support was strongest  among  the  countries  that  have  yet  to  develop  their  own  systems, while  those  that  have already invested heavily in development were, on average, less enthusiastic, although some of them still  recognised  the  potential  benefits  for  new  countries.    The  countries  with  atypical  monitoring arrangements (e.g. Somalia) were also likely to have more reservations.  

 

Strongly Supportive  Supportive  Possibly  Reservations  No response 7  3  1  2  4 

54%  23%  8%  15%   

 

Task Forces were also asked to identify the most important features that a standardised system would need to provide.  The ones mentioned most often were:  

Flexibility and the ability to customise the system to meet local needs. 

Good reporting and analytical capabilities. 

Simplicity and user friendliness – concern was expressed that a globally developed system might be too complex and onerous to operate. 

Strong system security.  

They were also asked about the critical success factors for any standardised system and, in addition to the  things mentioned  above,  adequate  training,  technical  support  and  securing  buy‐in  from all  the protection agencies were identified as important.   

Several people also suggested that the system should also be designed to help reduce the collection and movement of manual (paper) data, which was seen to be a security risk.    

 

49

The  respondents  were  also  asked  to  rank  the  priorities  for  any  standardised  system  using  the framework  outlined  earlier  in  section  2.3.    They  were  given  four  alternatives:  Excellent,  Useful, Marginal or Of No Relevance.  The results are summarised in the tables below: 

5.2. Strategic Objectives 

70% of the respondents stated that all the objectives were either Essential or Useful, and 50% rated six of the eight objectives as being Essential.   Unsurprisingly  the preparation of Annual Reports and Horizontal  Notes  was  considered  the  top  priority,  but  Advocacy  and  Action  Planning,  Immediate Interventions and Referral  also  scored highly.   The objectives  that were  considered  least  significant were Programme Planning, Impunity and Accountability and Managing the MRM itself. 

 

Strategic Objective No of 

Responses Essential  Useful 

Marginal or None 

Annual Reports & GH Notes  12  92%  8%  ‐‐‐ Advocacy & Action Planning  13  69%  23%  8% Impunity & Accountability  13  54%  23%  23% Immediate Interventions  13  62%  31%  8% Programme Planning  13  38%  31%  31% Referrals  13  54%  38%  8% Long Term Response  13  38%  46%  15% Managing the MRM  13  46%  31%  23% 

5.2.1. Data Requirements 

The respondents were asked to rank the importance of the different types of data for both a manual and  electronic  system.    More  people  commented  on  the  needs  of  an  electronic  system,  possibly because they didn’t use or  require a manual one.   The black  figures  in  the table below relate to an electronic system and the blue ones to a manual or paper one. 

 

Categories of Data No of 

Responses Essential  Useful 

Marginal or None 

Initial Source of Alert  11 (9)  64% (78%)  36% (28%)  ‐‐‐ (11%) Documentation  Process  11 (9)  64% (56%)  27% (22%)  9% (22%) Verification of the Case  11 (9)  73% (44%)  18% (22%)  9% (22%) Incident Summary  11 (9)  82% (89%)  18% (11%)  ‐‐‐    (‐‐‐)    Children’s Details  11 (9)  55% (33%)  45% (56%)  ‐‐‐  (11%) Perpetrators’ Details  11 (9)  73% (44%)  27% (44%)  ‐‐‐  (11%) Violation Specific Details  11 (9)  36% (33%)  55% (44%)  9% (22%) Immediate Interventions Details  11 (9)  45% (22%)  45% (78%)  9%   (‐‐‐) Referral Details  11 (9)  27% (33%)  64% (56%)  9% (11%) Long Term Response Details  11 (9)  27% (11%)  55% (67%)  18% (22%) 

The overall impression from the responses is that most countries want a system that can capture all the main types of data, although the  Incident Summary, Perpetrator Details and Verification Details were considered the most important.   

 

5.2.2. Performance Priorities 

Finally the respondents were asked to indicate their priorities with regard to the performance of the system.   Most  considered  all  the  priorities  of  importance,  but  the most  interesting  feature  of  the responses was  the  priority  allocated  to  Timeliness  and Accessibility  (rated  as  essential  by  67%  and 80% of respondents respectively).  This compares with very low scores for the performance of existing systems (only 22% were rated Excellent or Good), so this will be a crucial area for any new system. 

 

50

 

Performance Priorities No of 

Responses Essential  Useful 

Marginal or None 

Data Quality  10  60%  30%  10% Data Reliability  10  90%  10%   Data Comprehensiveness  10  70%  20%  10% Data Consistency  9  56%  33%  11% Coverage  10  70%  20%  10% Timeliness  9  67%  33%  ‐‐‐ Relevance  10  80%  20%  ‐‐‐ Accessibility  10  80%  20%  ‐‐‐ Value for Money  9  67%  33%  ‐‐‐ 

5.3. Global Partners 

Global  MRM  partners  were  asked  to  comment  on  both  the  desirability  and  form  of  a  standard information system at the country level and the information management needs that exist globally.  8 of the 9 partners responded in writing, although some did not complete each and every section of the questionnaire.    The  OSRSG‐CAAC  opted  to  provide  their  input  through  a  series  of  face‐to‐face meetings.  This was partly due to other competing demands on their time, especially in the run up to the Security Council session, but this approach also suited their input better.    

5.3.1. Country Level Information Systems 

Only  three agencies provided a detailed  response  to  this  section of  the questionnaire.   Others only contributed  the  occasional  comment,  but  their  views  about  global  information  management requirements often provided an  insight  into what  they  felt  should happen at  the country  level.   All these  detailed  comments  are  contained  in  Appendix  6.    Many  partners  also  provided  additional feedback during face‐to‐face meetings and these have been integrated into the comments below. 

The global  responses  revealed a  fundamental difference  in view between  those agencies  that  think the  information  system  should  focus  primarily,  or  exclusively,  on  supporting  the  preparation  of reports to the Security Council and those that see the MRM IMS having a wider role in advocacy and in building up a more comprehensive picture of how conflicts are impacting on children. 

The main proponent of  the  former view was  the OSRSG‐CAAC.   They argue  that  the preparation of annual reports for the Security Council and Horizontal Notes should be the primary objective of the information  system  and  that  the  focus  should  be  on  recording  qualitative  descriptions  of  the individual cases that have been fully verified and that can be used to illustrate the issues raised in the reports.  They believe that this information is best recorded in routine weekly reports of the kind that are used by the Child Protection Advisers employed by UN Peacekeeping Missions.   

They are unconvinced that a quantitative analysis of the caseload will be worthwhile, as the relatively small number of fully verified incidents can never be representative of the overall caseload and so the results are likely to be misleading.  Consequently they are not in favour of using the more targeted or “closed”  questions,  including  those  with  a  limited  number  of  predetermined  answers  that  are commonly used by monitoring systems, especially those that use databases to manipulate or analyse the data.  

They also believe that the heavy investment in database development at the country level has proved largely to be a waste of resources and has distracted partners from what they see as the MRM’s core purpose.  In their view few, if any, of the databases have delivered worthwhile benefits, especially in terms of what they see as the central objectives of the MRM. 

On the other hand the majority of the other global partners were strongly supportive of having a more standardised system and those that responded felt that it should be capable of supporting all of the 

 

51

strategic objectives outlined  in section 2.3.1 above except for the provision of Long Term Response.  This reflected their more holistic view of the MRM.  While recognising the central importance of the Security Council reporting, they placed much more emphasis on broader advocacy work, on using the data  to  inform  other  programming  decisions  and  ensuring  that  cases  are  effectively  referred  to response providers in a timely manner.  Hence they would prefer to see more of a balance between case  studies  that  utilise  qualitative  data  and  quantitative  analysis  that  makes  it  possible  to  make comparisons and analyse trends. 

Some  partners  also  expressed  a  concern  that  the  current  information  systems  were  too  narrowly focused and that the demanding verification standards required for Security Council reporting meant that the number of cases included in the system was too small and consequently unrepresentative of the  total  caseload.    Hence  they  argued  for  a  greater  emphasis  on  contextual  data,  especially  in countries where the conflict makes verification particularly difficult.  They also wanted to see a more transparent  information  system  that  could provide greater  feedback  to members of  the Task  Force and those undertaking the monitoring at field level. 

Notwithstanding  these  differences  of  opinion,  there  was  general  agreement  that  the  database development that has taken place so far at the country level has not been as successful as hoped and that the reasons for this need to be investigated before any further investment is made.   Security was also a major concern for many partners and one that they felt should be given the highest priority in the design of any future system.   

5.3.2. Global Information System  

Attitudes  towards  information  management  at  the  global  level  mirror  the  different  approaches outlined in 5.2.1 above.  The majority of those who submitted a written response want to see some form  of  global  analysis  to  help  them  monitor  trends  and  make  comparisons  between  different countries.   Most of the face‐to‐face meetings with partners in New York and Geneva reinforced this view, but the OSRSG‐CAAC’s reiterated their reservations about the value of quantitative analysis at the global level and argued that the data is even more unsuited to mapping trends or making global comparisons.   Other partners expressed wider concerns about confidentiality and how the differing objectives of partners could be reconciled. 

The written  responses  also  provided  some valuable  evidence of what  people might want  from any global  system.    Partners  were  asked  to  comment  on  its  objectives;  the  types  of  information  that should be  included  in  it  and who  should have access  to  it;  the way  in which  the  system should be structured and the kind of reports required.    

a) Objectives All the agencies that responded to the questionnaire wanted a global information system that could support  general  advocacy  activities  as  well  as  the  formal  reporting  requirements  of  the  Security Council,  and  seven  of  the  eight  also  wanted  something  that  could  help  in  planning  programme interventions,  including  activities  designed  to  prevent  or  reduce  violations,  and  in  monitoring  the effectiveness of the MRM itself.   Several respondents emphasised the importance of monitoring the impact of  the MRM and mention was also made of using the system to  improve accountability and support fundraising efforts.  

b) Information Requirements 

The questionnaire asked respondents to indicate which information should be available globally and to whom.  They were asked to choose between four options, two of which involved information about individual incidents, while the other two were limited to statistical reports and analysis.  

 

52

Just over a third of respondents (3 agencies) thought that the details of all the individual cases should be available globally.  Two of these agencies felt this should be restricted to OSRSG‐CAAC and UNICEF but a third agency was not specific about who should have access to this data.  A much larger proportion (75%) favoured having access to detailed information about a limited number of cases at the global level to illustrate specific issues or problems and for use in advocacy.  Three agencies felt that this data should be restricted to OSRSG‐CAAC and UNICEF, while another three felt it should be made available to all MRM partners or were not specific. 

 

Information Requirements OSRSG‐CAAC & Unicef 

only All MRM Partner 

Agencies Yes (no specific) 

No 

Full details of All incidents  2    1  5 

Details of Selected Incidents (e.g.’s) 

3  2  1  2 

Country Statistics in consistent format 

1  4  3   

Consolidated global or regional statistics 

1  4  3   

 

By contrast all the respondents (100%) wanted to see statistical reports available at the global level.  Most  felt  these  reports  should be available  to all MRM partners, but one agency  thought  that  they should be restricted to OSRSG‐CAAC and UNICEF.  

Several of the agencies that did not favour holding individual case data at the global level, mentioned the risks to confidentiality for the children involved.  Others queried the need to hold this data at the global  level  and,  if  the  details  of  selected  cases  were  required,  suggested  that  this  could  be  done without recourse to a database. 

c) Structure of Information System 

The  majority  of  respondents  favoured  using  a  global  database  containing  a  limited  “quantitative” dataset or a reliance on reports provided by the individual MRM Task Forces, provided these were in a standardised  format.    Less  than  a  third  of  respondents  favoured  a  comprehensive  global  database containing the details of every case. 

 

Options Statistical reports provided by 

MRM Task Forces Limited Global Database (quantitative data only) 

Comprehensive Global Database (all case data) 

% in Favour  71%  86%  29% 

 

d) Reporting Requirements 

Almost  all  the  outputs  required  from  the  information  system  involved  some  form  of  quantitative analysis, including comparisons based on location, violation, victim/survivor or perpetrator and trends mapped over time.  Both tables and graphs were requested and a couple of respondents mentioned the possibility of map‐based (GIS) presentations. 

e) Challenges Respondents were  asked what  challenges  they would  anticipate  in  creating  and  operating  a  global information system.  This generated more responses than for all the other questions put together, but most related to country level challenges and these have been summarised earlier in the report.  The main issues of global significance were the need to manage the differing objectives and priorities of 

 

53

MRM partners  and how this might  impact on access  to  the  information  system and whether  there would be sufficient consistency across all the contributing countries to facilitate global comparisons. 

5.4. Overview It is clear that while the majority of respondents at country and global levels support the development of  a  more  standardised  information  system  and  would  like  this  to  include  a  database  capable  of mapping  trends  and  making  comparisons,  this  is  not  a  unanimous  view.    The  fundamental  issue revolves around the different organisational mandates of  the partners.   The primary concern of  the OSRSG‐CAAC is ensuring that the 1612 reporting requirements are effectively fulfilled and it is in this context  that  their  more  narrowly  focused  objectives  for  the  information  system  need  to  be understood.  Equally their reservations about value of quantitative analysis and the cost effectiveness of databases are both based on legitimate concerns.  On the other hand, the desire of other partners to  see  the MRM operating within  a wider  framework  and  contributing  to  child  protection  in  other ways is equally valid.   

Reconciling  these  different  viewpoints  will  clearly  be  crucial  if  a  more  consistent  approach  to information management is to be possible and this issue is explored further in Section 6 below. 

 

54

6. PROPOSALS FOR A COUNTRY‐BASED INFORMATION SYSTEM 

 

Having mapped  the existing  information system and completed  the needs assessment,  it  is  time  to consider what is actually possible, initially at the country level.  This section of the report looks at the rationale and opportunities for developing a more standardised approach, the objectives of any such system and the way in which it would need to be structured and implemented. 

6.1. The Rationale for a Standardised Information System 

It is clear from all the mapping and field visits that most MRM Task Forces have made a considerable investment, both human and financial, in their information management and their electronic systems in particular.   This “bottom‐up” approach has certainly had  its advantages, worthwhile progress has been made in some countries and some valuable  lessons have been learnt, but the overall situation remains unsatisfactory.   

Many  systems  have  failed  to  deliver  against  people’s  expectations, most  notably  in  their  ability  to generate useful reports.  Many have taken an excessively long time to develop and several have been abandoned  after  they  failed  to  meet  people’s  expectations.    The  lack  of  in‐house  information management expertise  has  often  resulted  in  an  insufficiently  strategic  approach  to  the  planning of many systems, too great an emphasis on data collection and an insufficient focus on the purpose of systems.    Despite  some  limited  evidence  that  people  have  drawn  on  the  experience  of  other countries, there has clearly been a considerable amount of duplication, wasted effort and what might be described as “re‐inventing of the wheel”.   

For  all  these  reasons and because many people want  the opportunity  to compare  themselves with other countries, the majority of MRM Task Forces are supportive of developing a more standardised global  information  system  (as  distinct  from  a  database).      At  the  same  time  however,  there  is  an understandable  concern  about  whether  such  a  global  system  will  be  able  to  accommodate  the different requirements of each country that is implementing the MRM. 

It is clear from the mapping that the operational diversity at the field level is very considerable.  This is partly a reflection of the nature of each conflict and the capacity of the monitoring agencies involved, but  the delay  in  finalising  the new MRM Guidelines means that people have been free to “do their own thing” and this has served to exacerbate the situation.   The  lack of a common dataset and the different ways in which the verification standards have been interpreted are particularly important in this regard. 

While  it  is clear  that  leaving things as  they are  is not a viable option,  imposing one rigid system on each country is equally unworkable.  The challenge will be to create something that is based on and supportive  of  the  global  monitoring  requirements,  while  still  allowing  sufficient  flexibility  to accommodate  the  each  country’s  needs.    This  will  be  far  from  easy  and  the  tensions  between standardisation  and  customisation  were  very  evident  during  the  review  of  the  other  information systems described in Section 4 above.  It  is also important to note that the more flexibility a system provides,  the more complex  it will be and hence  the more expensive  to develop and potentially  to support. 

The design of the information system must be based on a common understanding of the objectives it will be expected  to meet and  this  is  clearly another area where  there  is a wide  spectrum of views.  These  essentially  extend  from  a  focus  on  just  providing  the  information  required  to  prepare  the 

 

55

annual  reports  and  horizontal  notes  required  by  New  York  to  a much wider  view  encompassing  a variety of advocacy activities, the monitoring of immediate interventions and referrals and helping to support the planning of other programmes designed to protect children.   

These differences of emphasis also extend to people’s views about the value of analytical or statistical reports  and  whether  a  database  offers  an  appropriate  and  cost  effective  solution  to  the  MRM’s information management needs.    Any  decisions  about  system design would  also  need  to  take  into account  the  other  issues  highlighted  in  the  needs  assessment,  including  the  ways  in  which  data security is addressed and the interface with other information systems and databases. 

6.1.1. Reconciling Objectives The diversity of views outlined  in Section 5  is a  reality  that has  to be confronted.   They  reflect  the differing  organisational mandates  of  the  agencies  involved  and  from  this  perspective  the  different positions all have legitimacy.  The different views are not however as mutually exclusive as they might initially appear and  there  is a  strong  case  for  trying  to develop an  information system that has  the flexibility  to  accommodate  the  diversity.    Otherwise  there  is  a  risk  that  the  motivation  of  some partners to participate in the MRM will be undermined and, in the worst case scenario, it could result in  the  creation  of  two  completely  separate  information  systems,  which  would  inevitably  lead  to duplication and potentially undermine the collaboration needed by all parties.   

There is also a greater degree of overlap in what people actually want out of the information system than is sometimes appreciated.  For instance those people who are drafting reports for submission to New York need to be able to analyse the caseload and identify which cases are most significant and merit inclusion, while those who are looking at advocacy and programme planning are likely to want access to case study material and qualitative data as well as quantitative analysis.   

The use of a more standardised system also provides an opportunity for improving the consistency of documentation  and  verification  that  has  been  a  source  of  tension  between  New  York  and  some individual Task Forces and which will be essential if the differing objectives of the various stakeholders are to be effectively met. 

6.1.2. The Value of Analytical Reports  The value of analytical or statistical reports is a complex issue.  The number of cases recorded by any Task  Force  will  inevitably  be  limited  and,  even  in  favourable  circumstances,  will  never  be  fully representative  of  the  situation  on  the  ground  or  the  overall  impact  on  children.    Consequently  a simplistic use of analytical or statistical reports based on the MRM caseload could be misleading and, if the numbers are relatively low because of access or capacity constraints, could give the impression that the problem is much less significant than is actually the case.  Indeed, there is evidence in some countries  of  an  inverse  relationship  between  the  severity  of  the  conflict  and  the  number  of  cases reported  (i.e. when the conflict  intensifies,  the number of violations  is  likely  to  increase, but access will become more difficult and people may be less willing to report cases). 

This does not however mean that there is no value in quantitative analysis of the caseload provided it is  interpreted  “in  context”  and  anyone  viewing  it  is  fully  aware  of  the  circumstances  in which  the monitoring has taken place.   Appendix 9 provides an  illustration of how this kind of analysis can be used to help understand what  is happening on the ground and how the MRM is operating, while at the same time highlighting its  limitations.  Perhaps the most important lesson is that analysis of this kind should be seen as a basis for further questions and investigation rather than as an end in itself.  Any analysis generated from the MRM should also be seen as just one of many sources of evidence that can be used to build up a picture of what is happening to children.   

The Macro Monitoring  initiative  being  developed  by  Unicef,  the  Communicable  Diseases  Centre  in Atlanta  and  Columbia  University  will  be  another  important  component  of  what  is  a  much  wider 

 

56

monitoring system, as will the views of children and their families which often provide a very different insight into what is actually happening (e.g. children in Nepal indicated that sexual violence was their biggest concern, but this violation was very rarely recorded by the MRM). 

6.1.3. The Need for a Database It is clear that some of the database development undertaken at the country level has been of limited value.  The reasons are not difficult to identify and have been described in detail earlier in the report.  On the other hand the reasons why countries have decided to try and develop electronic systems are also quite understandable and logical.  Once the number of cases reaches a certain level, it becomes very difficult to manage the data effectively with a manual system, especially on a multi‐agency basis.  An electronic system also offers significant data security benefits, especially where data is collected by non‐UN partners and has  to be transferred from one place to another.   At  the same time evidence from  other  sectors  demonstrates  that,  provided  a  database  is  planned  strategically  and  its development  is adequately managed and resourced,  there  is no reason why  it should not provide a cost effective solution.   

Some  Task  Forces  have  opted  for  an  Excel  spreadsheet  to  manage  their  MRM  data.    The UNHCR/UNFPA Monitoring System for GBV cases demonstrates that this approach is well suited to a straightforward monitoring system focused on quantitative analysis and it has the advantage of using software with which many field staff are already familiar.  However the complexity of the MRM with six quite different violations, multiple relationships between incidents, children and perpetrators and the need for descriptive case studies as well as simple quantitative data means that a database is the only realistic option. 

6.2. System Objectives  The starting point for any information system must be its objectives.  These can be identified as follows:  

a) Provide a simple and straightforward framework for collecting and recording the details of incidents in as secure a manner as possible. 

b) Provide a mechanism for managing the documentation and verification process to ensure that it is done consistently to the required standard and that this can easily be checked.  This should help avoid uncertainty and disagreements about which cases merit inclusion in the MRM reports themselves. 

c) Provide a mechanism for storing data about incidents in a convenient and secure manner irrespective of the impact of the conflict. 

d) Provide a simple and efficient means of sorting, searching and otherwise manipulating the caseload against a range of different criteria. 

e) Provide an easy way of generating case summaries for individual incidents which can be used in annual reports, horizontal notes and advocacy efforts. 

f) Provide a mechanism for analysing the caseload and generating statistical reports (tables and graphs) that can be used to help facilitate comparisons and identify trends.  

g) Provide the highest possible level of security for all the individuals involved in the process – the children, their families, informants and monitors.   

 

These objectives must be deliverable in a range of different circumstances.  In particular the system must be capable of accommodating the following scenarios: 

a) Centralised or decentralised and single or multi‐agency implementations 

 

57

b) Incremental documentation and verification  

c) The inclusion of additional “non‐MRM” violations. 

To be acceptable the system must also be simple to use and capable of making life easier for Task Force members rather than imposing extra burdens on them. 

6.3. System Design  

The detailed design of the proposed system is documented in Appendices 8 and 11. The summary below is primarily intended to explain the rational for the various features. 

6.3.1. Common Data Structure  

The  starting  point  for  the  design  of  the  system  must  be  the  data  structure  and  the  relationship between the key elements of information included in the database.  This structure must be capable of handling the different approaches to monitoring used across the globe and applicable irrespective of whether we are dealing with a manual or an electronic system.  Once this structure is established, the creation of the individual data fields will be relatively straightforward. 

The central element of the  information system should be the  incident, which  is defined as an event that takes place in a discrete location at a specific time and can involve one or more perpetrators who commit  violations  against  one  or  more  children.    At  first  sight  this  might  all  appear  very straightforward,  but  in  reality  the  relationships  between  these  different  components  can  be  very complex.    This  is  because  each  incident  can  potentially  involve  several  perpetrators  and  several children, and each child can experience more than one violation during an incident and in theory each violation may have been committed by a different perpetrator!  This can lead to what are described as multiple  “many‐to‐many”  data  relationships  which  can  be  extremely  difficult  to manage  and  even more difficult to analyse.   

Hence some simplification in the structure is essential to ensure that only “many‐to‐one” relationships are  used.    To  achieve  this,  it  is  proposed  that  the  “incident” which  forms  the  core  of  the  system, should  be  linked  independently  with  the  child(ren)  and  the  perpetrator(s)  in  “many‐to‐one” relationships  and  that  the  children  are  similarly  linked  to  the  violations  in  another  “many‐to‐one” relationship.    This  means  that  the  violations  are  not  linked  directly  with  the  incident  or  the perpetrator(s)  except  through  the  children.    Perhaps  even  more  importantly  any  actions  or interventions undertaken, or referrals made, should also be linked directly to the individual child(ren) rather  than  to  the  Incident  or  the  violation.    This  hierarchy  of  relationships  can  be  summarised  as follows: 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

58

Incident 

    

Child(ren)          Perpetrator(s) 

    

Violations    Actions/Interventions/Referrals 

 

This may all seem rather arcane, but it will form the basis for the design of the data collection forms and any electronic data management  system and enable  individual  countries  to customise  some of the data fields without undermining the underlying integrity of the system. 

6.3.2. Data Fields and Definitions Once the data structure is finalised, the individual data fields can be determined.  These include both open ended text fields that can be used to record detailed descriptions and closed questions with a defined  set  of  predetermined  answers.    This  approach  will  provide  the  required  combination  of qualitative  and quantitative  data  and  the  use of well  designed multiple  choice  questions will make data  entry much  quicker  and  easier.    A  full  schedule  of  these  fields  is  contained  in  Appendix  8b, including definitions for the options in each look‐up list.   

These definitions will be crucial if any meaningful analysis of the data is to be possible.  The data fields have been chosen on the basis of the requirements agreed by the MRM Steering Group and the data definitions have been drawn up on the basis of detailed discussions with key individuals.   The aim has been  to  create  logical  lists  of options  that  can  be  used  to  answer  questions  quickly while  ensuring consistency of interpretation and avoiding overlaps and inconsistencies 

The  schedule  consists  of  a  limited  number  of mandatory  fields  that must  be  completed  for  every incident and a  larger number of non‐mandatory  fields  that will be used dependent on the violation involved  and  the  data  available.    All  the  options  linked  to  the  core  fields  (mandatory  and  non‐mandatory)  will  need  to  be  the  same  for  all  users  if  any  comparative  analysis  is  to  be  possible.  Customisation will be limited to user defined fields (see sub‐section c) below).  

a) Disaggregating Personal Data 

To protect the identities of the individuals involved in the monitoring process, it is proposed that their names, addresses and any other details that could be used to identify them should be excluded from the main monitoring  system  and  instead  entered  into  a  separate  schedule  that  can  be  stored  in  a different location.  A simple system of reference numbers will make it possible to cross reference the two systems when this is required. 

This arrangement is based on the principle that access to personal data should be on a strict need to know basis and that once a case has been documented and verified, most of the users of the data will not need this access.  This will be particularly important if monitoring is organised on a multi‐agency basis and the data is consolidated and analysed centrally, whether this happens nationally or globally.  It also assumes that any response will be provided locally and/or will be managed separately from the 

One 

One 

Many Many 

Many Many 

 

59

monitoring system.  The main drawback of this arrangement is that it will make the identification of duplicate  cases more difficult,  but  the database  itself will  be  able  to  search against other  key data (date, location, perpetrator group, violation, etc) to identify matches and the separate list of personal details will also be searchable if held as a simple spreadsheet (see Appendix 8c).   

b) Data Fields  

The data fields have been split  in to two sections – Parts 1 and 2.   Part 1 applies to every case, but there are three versions of Part 2 depending on the nature of the incident. 

Part 1  

Part 1 contains most of the mandatory fields covering the documentation and verification process and the incident summary.  The documentation fields provide an opportunity to record basic details of the informants  who  have  provided  information  about  the  incident  and  any  physical  evidence  that  has been  observed.    In  addition  to  “full‐MRM  verification”,  the  system  allows  users  to  record  a  lower standard of verification (Documented).  This is particularly important in countries where security and access make full verification particularly difficult.  It also provides space to indicate why a verification decision has not been possible. 

The main descriptive incident summary is the one that will provide the basis for examples in annual reports, etc, but there is also an opportunity for recording a “public” summary from which sensitive data has been removed, which can be used for other advocacy work, as is done in Sudan. 

Part 2 

Part 2 covers  the profiling data of the child(ren)  involved,  the violations they have experienced and the details of any actions taken to address them.  There are three alternatives: 

Part 2a 

Part 2a is intended for cases involving the four “individual” violations (killing & maiming, recruitment, sexual violence and abduction)  for which  full details are available  for each child  involved  (i.e.  those required  for  full  MRM  verification).    It  contains  a  series  of  profiling  questions  for  each  child  and specific questions for each violation.  It should be possible to tag each of the first three violations if an abduction also took place at the same time, so that it is only necessary to record “other” abductions separately, minimising any duplication.  For the same reason the section relating to the release of a child  from an  armed  group has  also  been  consolidated  and  linked  to  the  child  rather  than  to  each violation.    There  is  also  a  section  for  recording  the  basic  details  of  any  actions  that  are  taken  to address the violation itself and any referrals that are made.       

Part 2b 

Part 2b is very similar to 2a in that it covers the four “individual” violations, but it is designed for cases where the monitoring agency is unable to collect full details about the individual child(ren) involved, primarily due to security and access problems (e.g. Sudan).  It may be that these cases cannot be fully verified  to  the  main  MRM  standard,  but  agencies  may  still  want  to  record  the  information  and possibly classify them under the “documented” category.   The questions are very similar to those in Part 2a, but they are non‐mandatory and so the monitor is free to leave some blank or, more usefully, select the “don’t know” or “unknown” options. 

 

Part 2c 

Part 2c  is designed for cases involving the two “group” or “non‐individual” violations (i.e. attacks on educational and health facilities and denial of humanitarian access).  The summary profiling data for the children affected is the same as for 2b with specific questions for each of the two violations.  The 

 

60

ones  for  attacks  on  educational  and  health  facilities  are  fairly  straightforward  although  there  are slightly  different  options  for  education  and  health.    Denial  of  humanitarian  access  is  a much more difficult  issue,  as  will  have  been  clear  from  the  description  of  the  OCHA  Access  Monitoring  & Reporting Framework  in Section 4 and Appendix 7.   Three simple questions have been  included for those Task Forces that wish to record these incidents, but it  is recognised that others may prefer to take the information for their reports directly from the OCHA system.    

c) Customisation of Data Fields 

It  is  recognised  that  individual  Task  Forces  will  want  to  customise  the  system  to  meet  their  own requirements, but  if any comparative analysis  is  to be possible,  the core  fields and data definitions must remain identical across all the countries.   Consequently customisation will be possible in three ways: 

a) Users will be able to configure their data entry screens to include or exclude non‐mandatory fields depending on the data they are able to collect.  This means that they will be able to keep the data entry interface as simple and user friendly as possible (see Appendix 11b). 

b) Users will be able  to add extra  fields provided that these are consistent with the data structure described below.  They will be able to define data formats and create look‐up lists for these fields.  These local fields will not form part of the global system and comparisons. 

c) One important feature of these “user defined fields” will be the opportunity to include additional “non‐MRM”  violations  (e.g.  trafficking),  which  is  a  facility  requested  by  some  Task  Forces,  but once again this can only be done within the overall data structure.   Data about  these violations will of course be excluded from any MRM reports.  

6.3.3. Required Outputs and Reporting Capabilities The system in its electronic form should be capable of providing a range of outputs, including: 

a) The ability to search the database against one or several criteria. 

b) The  ability  to  generate  case  summaries  that  can  be  customised  by  the  user  (i.e.  the  user  can determine which fields should be included). 

c) The ability to generate simple lists to help manage the documentation and verification process. 

d) A range of standard analytical reports (tables and graphs) with the potential to create “bespoke” or  customised  reports.    A more  detailed  schedule  of  reports  is  included  in  Appendix  11, while Appendix 9 provides an illustration of the formats that are required. 

e) The possibility of including a facility for displaying data using a GIS (overlaid onto maps) has been included as an option in the specification.  However this will need to be evaluated in cost benefit terms  as  the  value may  be  primarily  cosmetic  rather  than  functional.    It  would  be  possible  to display quantitative analysis down to  the  lowest of  the  three admin  levels  (e.g. a Division,  sub‐Prefecture or Chiefdom), but the question would be whether this provides significant added value when compared with a table or graph.  GIS is clearly important for the INSMA system where it is used as a decision support tool and they have geo‐coded each mine and explosive device, but this is  not  the  case  for  the  MRM  and  the  value  of  geo‐coding  each  incident  would  need  to  be considered against the security implications for the individuals involved. 

6.3.4. Other Design Features The other aspects of the proposed system design are relatively straightforward and are described in detail in Appendix 11a and 11b.  Particular points of interest: 

a) Access  Privileges  –  It  is  proposed  that  each  user  should  be  set  up  with  customised  access privileges, selecting multiple options if required, including one specifically for verification, so that 

 

61

the  system  can  be  used  to  control who makes  these  decisions  if  required.    The  privileges  also extend to what users can view, with the option of restricting some users to analytical reports only (i.e. no access to individual case details).  There is also a facility for distinguishing between those who  are  only  able  to  view  standard  reports  and  “Power Reporters” who  can make  use  of  the bespoke report generator to create customised analytical reports. 

b) Implementation  Options  –  The  system  needs  to  be  capable  of  multi‐agency  or  multi‐site installation with consolidation at  the national  level by  the agency with overall  responsibility  for information management.   

At  the agency  level  it  should be possible  to  install  the  system on a  standalone  computer or  an office  network,  but  the  developer  will  also  be  required  to  include  proposals  for  web‐based implementation  as  an  additional  option.    This  could  offer  some  advantages,  especially  when emergency  evacuation  is  necessary,  but  it  is  unlikely  that  internet  connections  will  be  robust enough for this to be the default implementation, especially where a decentralised multi‐agency implementation is adopted.  Hence it can only be considered as an option in combination with the other configurations.   

It  is  also  important  to  recognise  that  it  could  lead  to  other  security  risks,  especially  if  a government intelligence agency or a more technically adept non‐state actor attempted to breach its  on‐line  security.    Hence  it  would  be  necessary  to  employ  high  level  security  measures equivalent  to  those used by  financial  institutions.   There would also be a need  to  clarify  issues around  the  location  of  the  main  database,  to  ensure  that  local  data  protection  and  access legislation do not create difficulties. 

c) Software & Development Tools – Most of the country level databases have been developed using MS Access.  This is an understandable choice for a locally developed and supported system.  The software  is  part  of  the  extremely  popular Microsoft  Office  package  and most  people  in  the  IT sector will  be  familiar with  it.    Hence  it  is  relatively  easy  to  find  someone  able  to  develop  and support  an  Access  database  and  it  should  be  easier  to  maintain  continuity  in  managing  and supporting the system despite the invariably rapid changeover of staff in the field.  However the software  has  a  number  of  limitations which make  it  less  suited  to  the  development  of  a more sophisticated database, notably the limitations of its user interface and its performance on larger networks.   

The IACPD addressed the first of these issues by using Visual Basic to develop the “front‐end” of their system, but have retained Access for the Back‐End to store and manage the data, and this has helped to create a more flexible and user friendly interface.  This would be an option for the MRM system, but a more powerful alternative would be to use SQL for the main database or the Microsoft  .NET  technology  used  by  DevInfo.    This would  provide  greater  flexibility  and  provide access to a wider range of development tools.  It would offer advantages in terms of data security, especially  if  it  is  decided  to  use  a  web‐based  implementation  and  SSL  (Secure  Socket  level)  is required.  SQL is also an “open‐source” alternative for which a wide range of development tools are available.  

The  lack  of  specialist  technical  expertise  at  country  level  should  not  be  problem,  provided  the system is robust, has been rigorously tested and there is adequate technical support available at the global level.  Furthermore, customisation will not require in‐depth technical knowledge of the system and  so  there will be  less  risk of  people at  the  local  level  inadvertently undermining  the system’s integrity.  

 

 

 

62

6.4. The Interface with Other Information Systems and Databases 

So far the proposals for a standardised MRM information system and database have been discussed in isolation, but  there are  two  issues  that need  to be explored  in  terms of  its  relationship with other information systems and databases 

6.4.1. Importing & Exporting Data  

The first involves the transfer of data both into and out of the MRM system.  The inward movement of data  concerns  those  incidents  that  are  initially documented using another  information  system  (e.g. the UNHCR/UNFPA GBV system).   In an ideal world it would be possible to automate the transfer of data  and  technically  this would  not  be  difficult,  but  issues  around  compatibility  (whether  the  two systems  have  the  same  data  fields  and  use  the  same  data  definitions)  will  be  more  challenging.  Wherever  possible  efforts  have  been made  to  achieve  this  compatibility  in  the  system  design,  but unfortunately  each  of  the  other  systems  is  likely  to  have  different  objectives  and  different  data formats, so it will not be possible to achieve full compatibility with all of them.   

The hope  is that an acceptable  level of compatibility will be achieved for the core mandatory fields, but only a proportion of the non‐mandatory ones are likely to be fully matched.  Having said all this, it is  likely that non‐technical  issues will be the main determinant of whether data transfer of this kind will  be  possible.    For  instance many  human  rights  monitoring  organisations  will  have  reservations about transferring detailed case data, even after all the personal  information has been removed, so the  real  issues will be about demonstrating  the  security of  the MRM system and  finding  innovative ways of importing data. 

Discussions  about  exporting  data  from  the  MRM  system  have  primarily  focused  on  the  issues  of response and reintegration.  The needs assessment indicated that people were much more concerned about the  issue of referrals and most respondents did not want the MRM system to get  involved in the management of response.  The crucial issue is therefore about identifying the key data fields and ensuring that they are  in a compatible format to those used by response agencies.   This  is primarily about the relationship between the MRM system and the Inter‐Agency Child Protection Information System, but this involves more than data transfer and is discussed in greater detail below: 

6.4.2.  Development Strategy ‐ Standalone or Integrated? 

A number of respondents expressed the view that any MRM database should be developed as part of the existing IACPD.   There are several arguments in favour of such an approach: 

a) Considerable development resources have already been  invested over a number of years  in  the development of the IACPD.  It is now a fairly mature system and the MRM could take advantage of all this work. 

b) Resources for the development and support of child protection databases are  limited and there could be cost savings in integrating the two systems. 

c) Integration would simplify the data entry for those agencies that already use the IACPD and avoid any duplication. 

d) Integration would also make  it easier  to manage the  referral of cases  so  that children who had experienced violations can be provided with the reintegration support and services they need in the most efficient and effective manner. 

It is argued that the additional fields could be added to the existing IACPD and that its existing security facilities (passwords, differential access levels and encryption) would provide the necessary levels of protection for sensitive data. 

 

63

All four of these arguments merit serious consideration, but there are inevitably other factors which point  in  the opposite  direction.    Some of  these are purely  technical,  but  others  are  organisational, political or policy issues that have implications for both the children and the agencies involved. 

 

a) Technical Issues 

i. The IACPD is primarily a case management system and at will be clear from Section 4 that trying to integrate case management with monitoring can be problematic and result in an excessively complex system.  

ii. The  data  structure  being  proposed  for  the MRM  system  is  incident‐based  rather  than  child‐based and a significant number of cases will not include detailed data about individual children (i.e. both the two non‐individual violations and those cases where this data is unobtainable), so the two systems do not necessarily fit naturally together and at the very least will significantly complicate  the  IACPD.    On  balance  the  simpler  a  system  and  the  more  clearly  focused  the better. 

iii. It would obviously be difficult  to  implement  the  recommendation  that  the personal data  that could  be  used  to  identify  a  child  should  be  excluded  from  the  MRM  system,  if  it  was  fully integrated  into the  IACPD.   Conversely  it  is  important  to consider whether  it  is appropriate or necessary  for  all  the  MRM  monitoring  data  to  be  made  available  to  the  agency  providing response. 

iv. While the technical security measures may be robust, most security leaks occur due to human error (i.e. the systems are not effectively implemented).  Consequently the more places the data is located, the more vulnerable it will be.  

b) Organisational, Political & Policy Issues 

i. The MRM database in each country must be hosted by a UN agency.  While some UNICEF offices use the IACPD, there is no guarantee that the other UN agencies that host the MRM database would  be  willing  to  adopt  a  system  that  was  also  used  by  non‐UN  and  non‐MRM  agencies involved  in  service  delivery.    This  is  particularly  relevant  in  countries  with  a  Peacekeeping Mission (DPKO would argue that the Mission should host the main information system because the  SRSG will  have  ultimate  responsibility  for  the  data  and  the  reporting)  or where  a  human rights orientated agency (e.g. OHCHR) is responsible for information management. 

ii. Human  Rights monitoring  agencies may  be  even more  reluctant  to  share  data with  the  Task Force  if  it  is  stored  on  a  system  that  is  also  used  to  manage  response,  irrespective  of  the protocols in place to prevent unauthorised access. 

iii. Some NGO’s are reluctant to be publically associated with the MRM because they feel  it could compromise their relationship with the government, preferring instead to pass details informally to a representative of the Task Force.  The inclusion of the MRM within the IACPD could make this  separation harder  to  sustain  and potentially make agencies more  vulnerable.    The  recent indictment of President Bashir may have been an extreme case, but  the growing emphasis on combating impunity through institutions like the ICC could lead to increased difficulties for any agencies seen to be directly involved in the MRM. 

iv. The agencies providing response and reintegration services do not necessarily need all the data that is required for the MRM.  Some children and their families might be reluctant to see all this information  remain  “on  their  file”,  especially  if  the  IACPD was  being  used  on  a multi‐agency basis. 

 

64

On balance,  for  both  technical  and non‐technical  reasons,  full  integration  is  probably  unwise, although  that  is  not  to  say  that  they  shouldn’t  or  couldn’t  be  “sister”  applications  or  that  as many data fields as possible should be compatible.  This could involve the DevInfo Support Team in Delhi being involved in the development and support of the system, provided they are able to do so at a competitive price.  

If this approach is adopted the critical issue will be to determine which fields need to be common, to ensure that the data formats and definitions are compatible and depending on the number of fields involved, determine the best way of transferring data. 

 

65

6.5. Ensuring Security  Security  is clearly a crucial  issue  in  the design and operation of  the  information system and, on the basis of the mapping data, something that needs to be considerably strengthened.  Specific measures have  already  been  mentioned  earlier  in  Section  6,  but  Appendix  10  contains  detailed  Security Guidelines which hopefully will assist with this process.  They cover the identification and assessment of risk, security planning and the wide range of mitigation measures that can be used to address these risks, both for manual and electronic systems.   Several specific issues are worth highlighting here:   

6.5.1. Risk Assessment & Security Planning  

Firstly,  as  every  country will  be  different,  it  is  important  that  each MRM  Task  Force  carries  out  a comprehensive  risk  assessment  and,  on  the  basis  of  its  conclusions,  develops a  security  plan.    The appendix contains a risk assessment framework and a matrix of “mitigation” measures to assist with this process.   

It is important to remember that however robust and comprehensive the technical security measures that  are  in  place,  it  is  the  human  factor  that  will  be  crucial.    Awareness  of  the  security  risks,  an understanding of the security features of the system and the procedures for making use of them are essential.   This requires comprehensive security training for everyone involved in collecting the data and using the information system, with regular refresher events to ensure people are kept up to date with  changes  and  reminded  of  its  importance.    This  training  should  be  supplemented with  regular Security Audits that can be used to test both the technical security measures and their use.  These are both explained in more detail in Appendix 10a.   

Security will obviously be dependent on the choice of information system and the evidence available suggests that an electronic system, provided it  is properly used, can provide a more robust solution.  This may be less crucial where all the documentation is generated and stored by a UN Peacekeeping Mission  at  its main  base,  but  this  is  likely  to  be  the  exception  rather  than  the  rule.    Holding  large numbers of manual forms and files in the field and/or moving them from one place to another (e.g. to the  capital)  creates  significant  vulnerabilities  which  are  difficult  to  mitigate.    Where  paper‐based systems  are  considered  unavoidable,  it  is  important  that  their  security  is  given  the  same  level  of priority as electronic ones. 

6.5.2. Specific System Design Features 

As far as  the proposed  information system and database  is concerned,  the most  important security feature  is  actually  non‐technical  and  involves  the  exclusion  of  personal  data  from  the  database containing the rest of the MRM monitoring data.  This is an approach that has already been adopted by several Task Forces and which is common in other human rights monitoring systems.   

It is recognised that this can create some complications if individual children or informants have to be contacted, but the separate list of personal data and the cross referenced ID codes are a small price to pay for the additional protection.  This will be particularly important if the systems are consolidated and used to generate analytical  reports at different  levels, as the more people who have   access to sensitive data the greater the risk.  

The suggestion that the use of paper based systems should be kept to a minimum or even eliminated is also an important element in the security framework.  This is primarily focused on the various data collection  forms  and  the NGO’s  and  other  field  based monitors,  rather  than  the  system  of weekly situation reports etc that are used by DPKO Peacekeeping Missions, etc. 

The other security features of the database are relatively straightforward, including robust passwords (i.e.  at  least 12 digits,  including both  letters  and numbers),  comprehensive data encryption,  Secure Socket Layer (SSL) security for any web‐based implementation, an automated audit record of system 

 

66

use, automated back‐ups and a requirement to re‐enter the password if the system is left unused for over an agreed number of minutes. 

6.6. Challenges and Practical Issues  

There are several practical issues that need to be addressed in taking forward the proposal for a more standardised database.  The two most significant are: 

Task Force Buy‐in and Roll Out – It is one thing to develop the database and quite another to get it  implemented  by  every  Task  Force.    While  the majority  of  respondents  may  be  in  favour  of developing a single standardised database, it is inevitable that some will have addressed the issue from  a  theoretical  standpoint  rather  than  on  the  basis  that  they  would  need  to  change  their current system. 

Those countries that have yet to develop their own systems are likely to be the most willing “early adopters”,  while  those  that  have  invested  heavily  in  their  current  systems  that  are  now  well established, may well be less enthusiastic.   

On  the  other  hand  a  phased  implementation will  have a  number of  advantages  as  it will  allow resources  for  training and support  to be  focused on a  limited number of countries and the  first version of the database can be tested and refined before being rolled out more widely. 

In the final analysis  it will be the quality of the database that will convince countries to adopt  it and  that will  require  evidence  from  live  implementations  rather  than  attractive  brochures  and glossy  PowerPoint  presentations.    The  downside  of  a  phased  implementation will  of  course  be delay in getting consistent data from all the Task Forces and hence limitations on any comparative analysis.   On the other hand, the prospect of this comparative analysis should also be motivator for adopting the standardised database! 

However successful the proposed database, there may still be some countries whose monitoring arrangements are so different that they remain reluctant to use it.  Somalia with its integration of the MRM with adult human rights monitoring might be one such example.  It is difficult to know in advance how this  situation will evolve,  so  it will need  to be managed creatively as  things move forward. 

Cost  of  Development  –  It  isn’t  possible  at  this  stage  to  estimate  the  cost  of  creating  the  new database  as  there  are  a  number  of  optional  features  involved  and  much  depends  where  the development  takes  place –  costs  can  vary  considerably  between  countries.    However,  it  is  self evident that even if the central database is significantly more complex and expensive than any of the current country‐based initiatives, it will still be much cheaper than the combined development costs for all the Task Forces.  It is also true that there are many developers capable of developing a database of this kind using SQL, so it is a pretty competitive marketplace. 

Training  Requirements  –  With  all  the  focus  on  system  development  it  is  easy  to  forget  the importance of training.  This should not just be about the technicalities of the database and how to use it, but also the wider issues of information management and how the outputs of the system should  be  interested  and  used.    Some  of  these  things  will  apply  irrespective  of  any  database development and have implications beyond the MRM itself, so these aspects of the training could be started before the database development work is completed. 

Providing Feedback – Another key challenge will be how the information system can be used to provide feedback to those who have contributed and recorded data in the field.   If communities and  monitoring  staff  are  to  be  motivated  to  report  incidents,  they  need  to  see  how  the information is being used, otherwise the system will be seen as a “black hole” into which things disappear.    For  this  to  happen  effectively,  consideration  must  be  given  to  the  format  of  the 

 

67

feedback  and  making  it  appropriate  to  different  audiences,  including  children  themselves.  Security  will  also  be  an  issue  to  remove  any  risk  of  the  information  being  used  to  identify individuals.   

 

68

7. PROPOSALS FOR A GLOBAL INFORMATION SYSTEM 

 

Turning  from  Task  Force  to  global  information  management  requirements,  the  needs  assessment indicated  that  most  partners  wanted  to  see  some  comparative  statistics  and  trends  based  on  a consolidated MRM dataset.   Many also wanted access to individual case studies for use in advocacy work,  although  most  respondents  did  not  support  the  idea  of  having  detailed  data  about  every incident available centrally. 

What might be possible at the global level will depend on a number of different factors: 

a) Data Consistency – While descriptive case studies can come in a range of forms, any quantitative analysis will require data in a consistent format.  At the moment this is not the case, so no analysis is possible.   The new Task Force information system and database that is being proposed would overcome this problem, but much will depend on how quickly this can be implemented and how many countries adopt  it.   Some of the countries that have already  invested heavily  in their own information  systems  may  be  reluctant  to  switch,  which  will  make  a  comprehensive  analysis impossible. 

b) Meaningful  Analysis  –  Achieving  data  consistency  is  a  technical  issue  and  one  that  could  be resolved  internally  by  the MRM partners  if  it was  given  sufficient  priority,  but  there  is  another wider  issue  that  will  impact  on  the  usefulness  of  any  analysis.    The  differences  between  the conflicts  in  each  country,  the  capacity  of  each  Task  Force  and  the way  in which monitoring  is carried out, will all have a big impact on the data collected.  These differences will make it difficult to make meaningful comparisons between countries and hence make it difficult to interpret the global analysis.  For instance the data may show that the number or proportion of sexual violence cases is much higher in one country than another, but it will be impossible to tell why this is the case from the analysis itself.  

This is the reason why many others have decided not to attempt global comparisons which they feel can be misleading.   These problems are also faced at the national  level, but the differences are likely to be less significant and it  is easier to place the analysis in context than is the case at the global level.  

This  does  not  render  global  comparisons meaningless,  but  they  do  need  to  be  used  carefully, especially in the public domain.  Their main value is likely to be internal to the MRM as a catalyst for  discussion  and  further  research.    They  are  likely  to  be  of  less  value  in  supporting  advocacy work unless used in a selective and opportunistic manner. 

c) Data Security ‐ The need to protect the confidentiality of the individuals involved in the MRM is equally important at the global level.  This is relevant for case study data which must be suitably anonymised, but also  for data about  individual  incidents  that  is held centrally  for analysis.    The proposal to exclude personal details from the main MRM database would go a long way towards ensuring  protection  for  the  individuals  involved,  but  it may  also  be  a  question  of  perceptions.  People at  the  field  level need  to have  confidence  that  their data will  be protected and may be ambivalent  about  the  prospect  of  their  details  being  held  at  the  global  level.    Hence  it will  be important that the way in which any global information system uses data and protects identities is clearly explained and implemented.    

d) Data Ownership – Finally there is the question of who has ownership of the data and the resulting analysis and how it is used.  At the country level this can create tensions when one member “goes 

 

69

public” without consulting the other partners.   The same will be true at the global level and the inevitable competitive element, especially when trying to access funding, can make for additional difficulties.    Hence  it will  be  important  to  agree  protocols  that  lay  down who will manage  the global information system, who can request analytical reports and how they can be used.  Once again it is the public use of reports that is the real issue here and it may be necessary to agree a list of standard reports and mechanism for their release. 

There are probably two options for the global information system:  

a) Standard Report Formats 

This would involve each country being asked to provide analysis in a standardised format.   

At the present time this would probably require New York to develop a number of simple Excel spreadsheets  that  each  country  would  be  asked  to  complete  on  a  regular  basis.    They  would probably need to  focus on some very basic  indicators such as the number of  incidents, children and violations as there is insufficient data consistency to go much further.   

Once  a  standardised  database  is  in  place,  those  countries  using  it  could  be  asked  to  submit  all their standard reports, possibly as Excel exports and these could easily be consolidated centrally to generate a comparative analysis and some simple trends.  The value of these reports would be dependent on the number of countries that are using the new database.   

The advantage of this approach is that it is very simple and can be implemented without the extra costs involved in developing a separate global system and without the need to send any sensitive case data to New York.  On the other hand the range of reports available will be limited and there will be no possibility of undertaking further bespoke analysis or investigation.  Equally there will be no access to individual case study data for advocacy work. 

b) Database Consolidation  

The other alternative would be  to consolidate  the new database, or some portion of  it,  in New York.    Technically  this  would  be  very  straightforward  as  the  database  will  already  have  been designed for consolidation at the country  level and this would  just add one further stage to the process.  Equally if it was decided to use the web‐based implementation, the data would already be held in one place and be available for analysis.   

This approach would provide much greater opportunities for bespoke analysis and research, but would mean that some or all of the case data would need to be held globally.  It would be possible to configure the data export and global consolidation so it only included specific data fields if this was considered necessary.   However  if the country databases don’t contain any personal details for the  individuals  involved,  it may be difficult to  identify a  logical basis  for deciding which data fields  should  be  consolidated  and  which  excluded.    One  possibility  would  be  to  exclude  the detailed description  of  the  incident  unless  it  is marked  as  suitable  for  use  as  a  case  study  (see Appendix 8b – Part 1 – Section 3), but other options could easily be implemented. 

In order to ensure data security and manage the use of the information, the database would be best  hosted  by  one  agency,  which  logically  would  be  either  Unicef  or  the  OSRSG‐CAAC.    They would have  responsibility  for generating  regular  standard  reports and undertaking any bespoke analysis required and other partners would be able to request specific reports when needed (e.g. a cross border consolidation where for a sub‐regional conflict).  

 

70

8. MONITORING THE IMPACT OF THE MRM 

The main focus of the consultancy has been on the monitoring of violations, but many respondents and interviewees wanted to see a greater focus monitoring the effectiveness and impact of the MRM.  This happens in an unstructured way through the reports produced by key MRM partners, but there is also an opportunity  to address  the  issue more systematically at both  the national and global  levels and, just as importantly, communicate the result more proactively to all stakeholders, especially those who are directly involved in implementing the mechanism at the field level. 

In  principle  the  effectiveness  of  the  MRM  should  be  demonstrated  by  an  improvement  in  the protection of children affected by conflict and,  in particular, a reduction  in the number of violations perpetrated against children.  However there are many other factors that are likely to have a greater influence on overall  the  level of violations,  so  the  impact of  the MRM can easily be  swamped.    For instance,  we  have  already  seen  that  there  can  actually  be  an  inverse  relationship  between  the intensity of the conflict and the number of cases being reported.  Furthermore at the global level the impact of the MRM is  likely to be determined by  its ability to raise the profile of child rights among decision makers and change attitudes, but this is likely to be a very long term process and extremely difficult to monitor.  Hence the number of incidents or cases is unlikely to be a useful guide to impact or effectiveness. 

This  problem  is  not  unique  to  the MRM.   Monitoring  the  impact  of  any  activity  or  programme  is notoriously difficult as there are invariably many factors that are beyond the control of the agencies involved.    To  overcome  this  problem,  it  is  necessary  to  identify  surrogate  indicators.    These  can include some of the more discrete outputs and outcomes over which the MRM can have a more direct influence.    

These can be identified at the national and global levels: 

8.1. National Impact Monitoring 

At the national level there are probably two immediate output indicators of relevance and a number of more indirect outcome indicators.  The two output indicators are: 

a) The number of children who have been released by, or who have left, an armed group as a direct or indirect consequence of the MRM (i.e. it is unlikely that this would have happened without the involvement of the MRM).  This could be expressed either as a number or as a percentage of the number  of  recorded  incidents.    Calculating  this  figure  would  need  to  take  into  account  the answers to the questions about immediate intervention and the reasons for the release (Appendix 8b – Parts 2a & 2b – Section 3.3).   

b)  The  number  of  children  identified  through  the MRM  that  have  been  referred  for  support  and reintegration services.   This  figure would need  to exclude  those children originally  identified by the  response  agencies  themselves,  and whose  details were  subsequently  referred  to  the MRM Task Force. 

These two indicators are concerned with the impact of the MRM on the individual children whose cases have been recorded by the mechanism, but are not reflective of the broader objectives of the MRM.  For this it is necessary to look at the advocacy undertaken by the Task Force and any Action Plans that have been negotiated with the parties to the conflict. 

One way of monitoring the impact of this work might be to record the details of these activities in a simple matrix using a series of standard questions.  These might include some or all of the following: 

 

71

a) What advocacy activities have been initiated?  If possible these activities should be grouped into categories based upon their nature and the desired outcome. 

b) Who was the target of these activities?  This could be the name of the armed group, key decision makers, the media, the general public, etc. 

c) What were the objectives of the advocacy initiative? 

d) What was the reaction of the target group to the initiative?  In addition to any descriptive text, it might be worth categorising the response.  For instance this could include: a refusal to engage or acknowledge the issue; a willingness to engage but a refusal to accept any responsibility; a willingness to engage and some non‐specific undertakings to address the issue; a willingness to engage and a commitment to implement one or more specific actions to address the issue(s) raised. 

e) What specific commitments have been made by the target organisation (e.g. changes in policy, a commitment to take action against individual perpetrators, a promise to release specific groups of children, etc)? 

f) What evidence is there that these commitments have been fulfilled or ignored?  The evidence should be disaggregated into these two categories and could even be categorised (e.g. fully implemented; partially implemented; no evidence of compliance)? 

g) What level of success has been achieved against the various objectives of the advocacy (e.g. fully met, partially met, no progress)? 

h) What, if any, follow‐up activity has been initiated or undertaken by the Task Force?   

This matrix is designed to provide a little more structure to the monitoring what should hopefully be happening  anyway.    Some  of  the  responses  where  specific  categories  have  been  used  could  be quantified,  but  given  the  small  numbers  involved  any  numerical  analysis  should  be  treated  with caution.  

One way of using  the matrix  to put  any  initiatives  into  context would be  to  create  a matrix with a separate column or section for each party to the conflict or potential target of advocacy.  This would make clear  the  scope and coverage of  the Task Force’s  advocacy work and highlight any  important gaps –  it may not be possible or appropriate for the Task Force to try and undertake advocacy with every  armed  group  at  the  same  time,  but  at  least  this  approach  would  ensure  that  the  issue  is addressed and explained. 

This general approach could be used in a modified form to monitor any work undertaken by the Task Force to agree Action Plans with the different parties to the conflict.  Some of the specific questions might be slightly different, but the overall approach would be the same. 

Monitoring of this kind is a tool that can help the Task Force plan and evaluate its work, but it can also be used to communicate information about its activities with key stakeholders.  These might include government,  donors,  other  humanitarian  agencies,  other  parties  to  the  conflict  and,  perhaps most importantly,  the  staff  who  are  involved  in  implementing  the mechanism  at  the  field  level  and  the communities who are affected by the conflict and whose children are subject to the violations.  This can help to raise the profile of the MRM, increase transparency and encourage feedback that the Task Force  can  use  to  challenge  and  reflect  upon  the  effectiveness  of  its  work  and  how  it  might  be improved.   

How this is done needs to be appropriate to the country and the needs of the different stakeholders.  In some countries an annual MRM report designed for  internal audiences may be the best solution, 

 

72

while  in  others  a more  disaggregated  and  less  formal  approach may  be  needed,  especially  as  the needs of each constituency and interest group will be different. 

8.2. Global Impact Monitoring 

Impact monitoring at the global level will be more difficult as many of the activities are more diffuse and the potential outcomes more long term. 

The most obvious  focus of monitoring will be  the annual country  reports  that are  submitted  to  the Security  Council Working Group  and  the  outcome  of  their  deliberations.    These  things  are  already covered in the various reports and minutes that are prepared, but it can be difficult to get an overview of their impact and any long term trends from such a large number of complex documents.  If this is felt to be the case, there is no reason why a similar structured matrix could not be used to summarise the  process  and  to  highlight  the  key  outcomes  for  each  country  in  terms of  the  Security  Council’s recommendations,  the  formal  responses  from  the  parties  to  the  conflict  and  any  hard  evidence  of changes in policy or practice at the country level.  If the recommendations of the Working Group can be categorised (e.g. by their target group/organisation and the type of change or action required)  it might be possible to identify changes over time and also determine which type of recommendations are the most effective. 

Implementing this kind of approach would require inputs from the national Task Forces as well as the global partners, but this would help demonstrate the practical linkages within the MRM and provide another way of communicating the work undertaken at the global level back to the field, which many respondents saw as a weakness of the current system. 

While the monitoring of other global aspects of the MRM will always be more difficult, for the reasons already  identified, the same monitoring principles can still be applied, but the most  important thing will  be  how  this  information  can  be  summarised  and  communicated  to  all  the  stakeholders  in  an accessible format. 

 

 

73

9. THE INFORMATION NEEDS OF PRACTITIONERS 

The  final  issue  that  the  consultancy  was  asked  to  consider  and  which  was  covered  in  the questionnaires was the information needs of MRM practitioners and how these can best be met, with particular reference to the MRM website CAACNET. 

The  feedback  from  the  Task  Force  questionnaires was  fairly  consistent  and  highlighted  three main issues: 

a) The MRM Guidelines were unsurprisingly seen as being of crucial  importance with a number of respondents  highlighting  the  need  for  them  to  be  finalised  as  soon  as  possible  with  several mentioning that the current version is too long and detailed, given the resource constraints being faced by individual Task Forces. 

b) The awareness levels of CAACNET were fairly low and while some respondents identified positive aspects of the website, most notably the ability to access important documents, most described it as being difficult to use (a user unfriendly interface and poor search tools) and out of date.  Many wanted  to  see  it  upgraded  and  several  provided  detailed  suggestion  about  how  this might  be achieved. 

c) The  third  priority  for many  practitioners was  the  ability  to  network  bilaterally  with  other  Task Forces, to share good practice and discuss common problems.  Several mentioned that global or regional workshops had been valuable in this regard, but that there was a need for more regular contact. 

The  first  issue  is beyond  the  scope of  this  report,  but  the other  two are quite  closely  linked and a relatively modest investment could generate significant benefits. 

The criticisms of CAACNET were not unexpected.  The website was developed very quickly and there have  been  insufficient  resources  available  to  support  and  manage  it  effectively  as  a  resource  for practitioners.   Technically the site is quite limited and the interface  is awkward to use and generally uninviting.    More  importantly  it  is  primarily  a  repository  of  documents  and  at  the  moment  it  is extremely difficult to search on the basis of topics and themes, so unless you know exactly what you want, it can be a very slow and cumbersome process to find things.  Over time this problem has been exacerbated because no‐one has had the time to update the documents on the site or to engage with users  to  find out what  they want  and how  it  could be  improved.   As a  consequence many existing users  have  stopped  using  it  and many  new  people  have  not  even  heard  about  it  and  the  site  has reached a point where New York are reluctant to publicise its existence until major improvements are implemented. 

Based on the  feedback of current and potential users, and a brief assessment of  the site,  it  is clear that  there  is potential  for an MRM website, but  for something  that  is much easier  to access, more responsive to users’ needs and, above all, interactive.  There is little value in tinkering with the current site and the best approach would probably be to start afresh as the cost of developing a site with the development tools available on the web is likely to be relatively modest.  The more significant cost will be  for  ongoing  support  which  will  require  someone  within  UNICEF  or  the  OSRSG‐CAAC  to  take responsibility for managing the site, liaising with users, updating material and moderating discussions.  Without  this  time  commitment,  any  investment  in website  development will  only  have  short  term benefits and the current problems will re‐surface. 

 

74

While a detailed plan  for a new website  is beyond  the  scope of  this  report, a  few suggestions may provide a useful starting point.   Firstly there needs to be clarity about the purpose of the site.   This might be described by the following objectives: 

a) Provide MRM practitioners with access to key documents and examples of good practice that can assist them in developing and implementing their work. 

b) Provide a mechanism for members of different Task Forces to network, exchange ideas and discuss common problems in a flexible and supportive manner. 

c) Provide MRM staff in New York with a more dynamic and flexible mechanism for communicating with colleagues in the various Task Forces than can be achieved through email and telephone contacts or through formal documents. 

To fulfil these objectives, the site needs to have some or all of the following: 

a) Up‐to‐date versions of all  the key documents  likely  to be needed by MRM practitioners, with a facility for searching the site on the basis of key themes, subject areas and keywords.  The person responsible for the website will need to review the documentation on a regular basis, removing or archiving  out‐of‐date  material  and  possibly  creating  a  brief  summary  of  new  documents  for inclusion on the site’s Home Page and inputting the necessary information for the search engine. 

b) A full and up‐to‐date list of contacts for each Task Force/MRM partner and user of the website.  In addition to the usual contact details (email, phone, etc) , it would be helpful to include a couple of sentences describing the individual’s current role within the MRM and any previous experience, a list of key interests and any specialist areas in which they are able to offer support or advice. 

c) Another possibility might be a list of key resource people, both within the MRM family of agencies and freelance consultants, once again with an indication of their specialities. 

d) A selection of case studies  illustrating good practice or alternative ways of addressing particular aspects of the MRM (e.g. negotiating Action Plans, providing feedback to field staff, etc).   These could be commissioned by the person responsible for the website or suggested by others working at the country or global level.   Unsolicited contributions would need to be moderated to ensure that they were consistent with current guidelines, etc. 

e) A selection of training materials and procedures manuals could also be included on the site, but once  again  these would  need  to  be moderated  to ensure  that  they  provided evidence of  good practice.  The website manager could possibly group them by subject and provide a commentary explaining the different approaches and the issues that need to be considered when drafting the document or planning the activity. 

f) An  interactive  calendar  giving  details  of  key meetings, workshops,  visits,  etc.  and deadlines  for responses or submissions.  This could include a schedule of meetings for all key committees and working groups.  Individual users could also add details of planned events in their own country or region, although there would need to be some guidelines and possibly moderation to ensure that the calendar didn’t become overloaded.   The entry for each event, meeting, etc. should  include some basic details of what is planned and who to contact for information.  

g) A  discussion  forum  on  which  any  user  would  be  able  to  raise  questions  and  invite comments/contributions  from  colleagues.    These  would  normally  be  self  organising  and regulating, but some moderation may be required from the website manager. 

h) One or more regular blogs contributed by key individuals.  These could easily be used to provide users  at  the  country  level  with  a  lively  and  informal  view  of  what  is  happening  in  New  York 

 

75

(events,  issues,  concerns,  hot  topics,  etc.)  and  vice  versa.      The  possibility  of  a  blog  from  the Security Council Working Group or other similar entities might also be worth considering. 

i) Another possibility would be to invite contributions from other agencies/individuals with relevant expertise or ideas, including those involved in other kinds of monitoring work.  This could be just for  interest or as a way of  inviting  feedback and contributions  from the MRM network (e.g.  the Macro Monitoring Project and OCHA’s Access Monitoring and Reporting Framework).   

If the website is to be a success in providing users with access to the information and documents they need and an opportunity  to network and  interact both bilaterally and multilaterally,  there will be a number of key requirements: 

Look  and  Feel  –  A  flexible,  user  friendly  interface  with  good  search  facilities  is  essential,  but  the website also needs to have a lively, spontaneous and even informal feel.  It should not be just another place to read lengthy formal reports.  People will only really engage with it, if they are encouraged to glance at it for a few minutes in the morning and possibly respond to a news item or a thread on the discussion forum.  They will only do this if the format and style encourages this level of informality and engagement, while retaining its serious purpose.    

Home Page – The home page of the website is the gateway to everything else and needs to signal the sites dynamism and flag up new topics, events and documents.    It needs to be the place people are encouraged to look for a quick update and a pointer to new material. 

Support & Moderation – The role of the website manager is crucial.  For the website to have a chance of success this role will need to form a significant part of someone’s job description and they will need to take a proactive approach to the site’s development, updating the content, engaging with current and  potential  users,  soliciting  material  and  encouraging  participation.    They  will  also  need  to moderate the site, keeping an eye on discussion threads to ensure people are observing the “house rules” and that material being put forward is compliant with the current policy and practice.  

House Rules – Given  the  sensitivity of  the MRM  it will be  important  to establish and enforce  some simple house rules regarding what can be posted and discussed on the site.  The most obvious one will relate to case specific data, but there may well be others that can be identified. 

Access – The site will still need to be password protected and only accessible to registered users, so it will be important to decide who should be given access.  The feedback to the questionnaire indicated that  in some counties, access had been  limited to  just one  individual  from the Task Force, probably representing one of the Co Chairs, while in others a more liberal approach had been adopted.  Much will depend on the sensitivity of the material being posted and the content of the house rules, but the website could provide a useful way of engaging with a wider constituency within the Task Forces at country level and motivating agencies on the periphery to become more involved in the mechanism.  One possibility might be to have two levels of access with the more sensitive material reserved for the core users, but this would significantly complicate things and may not be worth considering during the early stages of the new website’s development. 

 

 

76

10. RECOMMENDATIONS AND NEXT STEPS 

The  main  report  and  appendices  contain  a  large  number  of  very  detailed  proposals.    These  are summarised  below  in  the  eight  key  strategic  recommendations  that  will  require  a  formal  decision before implementation can take place.  For each recommendation there is a reference to the parts of the report where more details can be located. 

The recommendations are followed by details of the steps required for their implementation.    

10.1. Recommendations 

i) Minimum Dataset 

The MRM should seek to operationalise the minimum dataset using mandatory and non‐mandatory fields that can be supplemented locally with additional user‐defined fields and implemented in either a manual or  electronic  format.  For  this  to  be  successful,  predefined options  and  standardised data definitions must be utilised wherever possible.  (Section 6 and Appendix 8) 

j) Treatment of Personal Data 

The MRM  should  move  towards  a  system  which  keeps  confidential  personal  details  about  all  the individuals  involved  in  the  monitoring  process  separate  from  the  main  data  about  incidents  and violations. (Section 6) 

k) Manual or Electronic Systems 

The MRM should, to the extent possible, minimise the use of manual (paper) forms and maximise the use of suitably protected electronic systems for the storage and manipulation of data. (Section 6) 

l) Standardised Database 

The MRM should develop a  standardised database  that  can be used by Task  Forces  at  the  country level.  It should be based upon a robust data structure, clear data definitions  and a mix of mandatory and  non‐mandatory  data  fields,  with  sufficient  flexibility  to  cope  with  the  diverse  approaches  to monitoring adopted in different countries. (Section 6 and Appendices 8, 9 & 11) 

m) System Security 

All MRM Task Forces should undertake a full Risk Assessment and use it to develop a Security Plan for their information system.  This should be revisited on a regular basis and updated to take account of changing circumstances. (Section 6 & Appendix 10) 

n) Global Analysis 

Any  global  analysis  of  MRM  data  should  initially  be  based  on  a  small  number  of  simple  Excel proformas, but once the  standardised MRM database  is  in place at Task Force  level,  this  should be used to consolidate non confidential data.  This should be undertaken by one agency on behalf of all the partners with clear protocols in place for the disclosure of reports into the public domain. (Section 7 

 

 

 

 

 

77

o) Impact Monitoring 

The MRM should consider utilising a more structured approach to impact monitoring utilising a matrix of  the kind described  in  the  report and place greater emphasis on communicating  the  results  to  its stakeholders, including those in the field who have contributed to the collection of data. (Section 8) 

p) Website Development 

The  MRM  should  consider  the  possibility  of  establishing  a  new  upgraded  website  for  MRM practitioners  with  an  emphasis  on  providing  users  with  opportunities  to  engage  interactively  with each other, BUT only if adequate resources can be provided for its ongoing support and management. (Section 9) 

10.2. Implementation ‐ Next Steps Implementation of the main proposals will need to take place in a series of stages, although it will be possible to start some tasks simultaneously.   

Timescales are difficult to predict at this stage and will depend most heavily on the MRM partners themselves, as opposed to the IT specialists (e.g. when providing feedback and comments at various stages of the process). 

Stage 1 

a) Undertake  further  consultation  on  the  proposed  approach  and  the  recommendations  above.  Provided the recommendations are agreed and it is decided to move ahead with the creation of a standardised database,  the detailed data  fields  and definitions will  need  to be  finalised on  the basis of feedback from partners and MRM Task Forces. 

Stage 2 

a) Invite  proposals,  based  on  the  specification  contained  in  Appendices  8  and  11,  from  a  limited number  of  database  developers.    Their  proposals  and  costings  will  need  to  cover  the development of the database itself together with the provision of training and on‐going support.  The  various  costs  should  be  disaggregated  and  the  optional  elements  (e.g.  web‐based implementation, GIS, etc.) should be identified separately, so that decisions can be made about which components can be afforded.   

The  decision  on  allocating  the  contract  should  give  significant  weight  to  the  providers’  track record in development and support and not be exclusively focused on the cost element in their quotes.  Potential suppliers could initially be asked to provide outline proposals and costings.  This will make  it possible  to draw up a budget  for  the project and decide on  the exact approach  to procurement at an early stage (i.e. the balance between competitive tendering and a negotiated contract  with  an  existing  supplier).    This  will  enable  negotiations  to  take  place  with  potential donor(s) before any commitments are required.  

b) At the same time all the Task Forces should be encouraged to move towards using the proposed data  formats,  including  the  data  definitions  detailed  in  Appendix  8b  and  to  separate  personal data  from  the  core  monitoring  system.    In  the  first  instance  this  would  probably  involve  the modification  of  the manual  (paper)  forms  being  used  in  the  field  or  the  adoption  of  a  simple electronic version based on Appendix 8, although this may require some modification based on the consultation undertaken during Stage 1.   

c) Task Forces should also undertake a risk assessment and review their security measures on the basis of the guidance in Appendix 10. 

Stage 3 

 

78

a) Once the development contract  is allocated,  the  first  trial version of  the standardised database should  be  developed  and  field  tested  in  collaboration with  a  small  group  of  countries.    These should  be  selected  on  the  basis  of  their  willingness  and  capacity  to  participate  and  an  effort should be made to encompass some of the key differences in approach that are found within the community of MRM Task Forces (e.g. child and incident‐based data monitoring, centralised and decentralised implementations, etc.). 

b) The trial version of the database will need to be modified based on feedback from the field trials and the views of other Task Forces/partners.  This may well need to be an iterative process, with several  developmental  phases,  as  the  feedback  becomes  more  tightly  focused  and  the  pilot countries get closer to “going live”. 

Stage 4 

a) Version 1 of the database, together with the necessary training materials, should be rolled out to the first group of participating countries.  This is likely to include the pilot countries together with those that without a  functioning system at  that point  in  time or  those that are keen to replace their existing dysfunctional systems.  Centralised or regional training will be required for system administrators, who would then be responsible for local implementation. 

b) At the same time other countries should be encouraged to produce reports in a similar format to those generated by the new database.  These can then be used at the global or regional level to explore the opportunities for generating inter‐country comparisons and trends, together with the potential problems involved in doing so. 

Stage 5 

a) The  system  can  then  be  rolled  out  to  additional  countries  as  and when  possible.    This will  be    determined  by  the  level  of  interest/demand  and  the  capacity  to  provide  the  more  intensive support and training required during the initial implementation, so a phased programme is likely to be the most appropriate. 

b) Further development and roll‐out of the global analysis will also be required, based on what has been learnt during Stage 4 and utilising the expanding dataset. 

c) The performance of the system will need to be monitored and reviewed on an ongoing basis and bugs fixed and upgrades implemented as appropriate.  There would be value in having a global or a series of regional review meetings at this stage of the system’s development.  

Other Implementation Issues 

a) Once decisions are made in principle and resources are allocated, the development of the impact monitoring  framework  and  the  interactive  practitioners’  website  can  be  implemented independently of the main information system/database.   

The former can be done in‐house and it should be possible to outsource the development of the website  for a  relatively modest  cost.   One staff member will need  to be  trained and have  time allocated for the ongoing support and maintenance of the website (circa 0.25 FTE). 

 

 

 

 

79

11. APPENDICES  

LIST OF APPENDICES   

1 Terms of Reference 

2 Schedule of Visits & Consultees 

3 Field Questionnaire (Blank Form) 

4 Summary Analysis of Field Questionnaire Responses 

5 Global Questionnaire (Blank Form) 

6 Summary Analysis of Global Questionnaire Responses 

7 OCHA Access Monitoring & Reporting Framework 

8 Data Requirements Framework 

f) Explanatory Notes 

g) Data Requirements Format 

h) Confidential Data Sheets 

i) Data Requirements Example 1 – Recruitment & Abduction 

j) Data Requirements Example 2 – School Attack 

9 Perpetrator Reports 

c) Commentary 

d) Graphs and Tables 

10 Risk Assessment Framework 

d) Security Guidelines 

e) Risk Assessment Template 

f) Risk Mitigation Matrix 

11 Database Specification 

c) Database Specification 

d) Data Entry Menus and Screens 

 

 

 

 

 

80

 

APPENDIX 1 

TERMS OF REFERENCE The appendix contains the original Terms of Reference that were developed for the consultancy in May 2008.      

UNICEF, Child Protection New York 

Recruitment of L4 / L5 Officer (Consultant)  POST TITLE:  Monitoring  and Reporting Mechanism Database  and  Information 

Management (DBIM) Consultant POST LEVEL:    L4 / L5 TYPE OF APPOINTMENT:    SSA DUTY STATION:    New York, United States of America,  DURATION:    5 months   CLOSING DATE:    2 June 2008 

Background to Assignment 

In  July  2005  the  Security  Council  called  for  the  implementation  of  a  Monitoring  and  Reporting  Mechanism (MRM), through Security Council Resolution 1612 that would collect timely, accurate and objective information on  six  specific  grave  violations  against  children  in  situation  of  armed  conflict.    In  2006,  the  MRM  was implemented in seven pilot countries namely, Burundi, Cote D’Ivoire, DRC, Nepal, Somalia, Sri Lanka and Sudan. In 2007, the MRM was expanded to include Chad, Myanmar, the Philippines and Uganda. In 2008, the MRM will further expand to Afghanistan, the Central African Republic and probably to Colombia.  

In  July  2007,  after  examining  the  initial  lessons  learned  by  the  pilot  countries,  the  Global  MRM  Steering Committee  agreed  to  conduct  a  comprehensive  study  to  assess  the  existing  databases  and  information management  systems  (DBIM)  initiatives  and make  recommendations  for  the way  forward  on  developing  and rolling out an MRM DBIM. Such a system will be utilized for monitoring, reporting and assist in responding to a variety  of  child  protection  concerns,  including  but  not  limited  to  the  six  grave  violations  against  children  in situation  of  armed  conflict  being  specifically monitored  by  the MRM,  at  both  the  field  and  global  level.  The consultant should additionally analyse the need for the development of a prototype case management system, to assist with response to the six grave child rights violations, as an option for countries who may wish to avail of such a system. 

The consultant should also be aware that the context, priorities, structure, partners and systems for the MRM are  highly  varied  throughout  the  world.  Moreover,  s/he  should  recognize  the  fluid  and  dynamic  work environment  in which  the MRM  is  being  implemented; where  priorities  and  data management  requirements may change over short periods of time. Flexibility and adaptability should be key features of the end product. It should consider sustainability from a field perspective; and should grow from field requirements.  

 

Objectives and Deliverables                

 

81

Under the direct supervision of the UNICEF MRM Programme Officer and MRM Child Protection specialist, the consultant will be responsible for: 

1. Conducting a  comprehensive database and  information management needs analysis  for  the  standardized MRM database and  information management  system at  the global  and  country  levels  of  those  countries implementing the MRM to clearly identify: 

a. the minimum data requirements and formats; b. the case management requirements and how the two datasets need to interface.  

2. Executing  a  comprehensive  global  mapping  and  assessment  of  all  existing  initiatives  of  database  and information  management  (DBIM),  including  inter‐agency  systems  used  by  UN  and  NGO  agencies  and relevant government agencies, in the fields of: 

a. monitoring and reporting mechanism (MRM) on grave violations against children, b. human rights monitoring; and c. child protection case management and follow‐up (separated children, sexual violence, CAAFG, etc). 

The  mapping  and  assessment  will  provide  an  analysis  of  what  databases  and  information  management systems currently exist in this field; the type of data that is currently recorded; the reports that are capable of  being  produced  by  the  existing  systems;  the  strengths  and  weaknesses  of  each  existing  system; identification  of  lessons  learnt  and  best  practices  in  the  existing  systems;  and  an  evaluation  of  existing technologies used such as Microsoft Excel, DevInfo / Emergency Info, Access and MySQL.  

3. Distinguish between aspects of MRM data management requirements that need to be developed as part of global system; vs. MRM data management that are better developed at country level.  

4. Assessment of hardware and software capacity available at regional, national and field levels with UN and other NGO partners involved in MRM. 

5. Based on the analysis of the mapping and needs, recommending in a requirements document what needs to  be  undertaken  and  proposing  the  most  efficient  way  to  develop  an MRM  database  and  information management system template for both the national and global  level and identifying all of  its components (software,  security measures,  fields, etc.). Recommendations  should also consider how this global  system can link into and communicate with existing databases in the field.  The consultant should write two sets of requirements documents: 

a. One  requirements  document  for  a  simple MRM  statistical  data  management  system  (for  those operations without protection case management or I.T. capacity) 

b. (If the analysis concludes that this is appropriate) One requirements document for a more complex MRM data management system for case management or requirements to reconfigure an existing case  management  database  to  meet  MRM  requirements  (for  those  operations  that  have  the capacity for individual‐level intervention). 

These two systems would need to be compatible with each other in terms of statistical reporting. 

6. To develop a detailed work plan identifying resources (financial, material, human) and timeline needed to develop and roll out the MRM DBIM. 

 

General principles: 

1. The MRM DBIM  is  to  provide  an  effective  information management  tool  to  simplify  data  storage with  a user‐friendly  interface  that  allows  for  analysis  on  the  6  grave  violations  against  children  in  situations  of armed conflict for reporting purposes and to establish trends over time. 

2. Security of the data will be of utmost importance. 3. To the extent possible, the MRM DBIM should be built on existing initiatives, unless deemed not an optimal 

solution. 4. The global database should be fed statistics automatically from the national databases. 5. To the extent possible, the databases should seek to run in real‐time. 6. Further to having a user‐friendly data entry interface, the DBIM will need to provide efficient reporting tools 

such as  systematic  visual  geographical mapping of  the  violations  (including  consideration of  integrating a 

 

82

GIS), pull‐down menus to query on any aspects of the violations: by gender, by perpetrator, by time period, etc.   

7. The mapping should provide an analysis component to establish if the MRM DBIM could or should be linked to or to integrate the broader child protection case management and follow‐up databases of the response component.  

8. The MRM DBIM  should  be  flexible  enough  for  countries  to modify  it  in  a  way  that  suits  local  needs  as quickly and efficiently as possible; including flexibility for country to include additional fields, development of additional queries and reports as and when they require; and incorporate local language requirements.  

9. The requirements documents and proposed solutions should take into account technical principles and best practices of both child protection and data management. 

 

Methodology 

1. The consultant will work mostly using email communications complemented by phone conversations, field visits and direct visits to partners at the global level. 

2. The consultant will be expected to develop all necessary information gathering tools for the mapping, the needs assessment and the analysis at the beginning of the consultancy 

 

Travel  

Travel to two or three countries involved with the MRM will be required. 

Skills and Qualifications                

Advanced  university  degree  or  equivalent  background,  in  Social  Sciences,  Information  Management Systems, or other relevant disciplines.  

Eight  to  ten years progressively  responsible professional work experience at  the national or  international levels  in  monitoring,  evaluation,  particularly  in  relation  to  protection,  information  technology,  database management, or related field. 

Experience in working with and developing databases and information management systems is essential.   Experience working on protection and armed conflict  related  issues and a  familiarity with  the monitoring 

and reporting on violations against children in armed conflict, would be an asset.   Excellent research skills.  Communication skills in the English language and working knowledge of the French language would be an 

asset.  Demonstrated  ability  to  work  in  a  multi‐cultural  environment  and  establish  harmonious  and  effective 

working relationships, both within and outside the organization.  

Functional Competencies                 

Excellent analytical, planning, conceptual thinking and documentation skills.   Ability to work with minimal supervision.  Advanced computer skills, especially in the field of DBIM softwares.   Documents required from applicants             

Cover letter  Updated Resume  Updated UN P‐11 

 Please note that only short listed applications will be contacted. If you are interested in applying, please email your completed application to spichette@unicef.org and lscott@unicef.org by 6 June 2008.  

 

83

 

 

 

APPENDIX 2 

SCHEDULE OF VISITS & CONSULTEES 

Name  Position/Department/Project  Agency 

Somalia – August 2008 

Katherine Grant  Child Protection Specialist  Unicef 

Paul Fizman  Child Protection Officer  Unicef 

John Marinos   Protection Officer  UNHCR 

Dvid Mugo  IT Clerk  UNHCR 

New York (Trip 1) – 09/09/08–12/09/09 

Stephane Pichette  Project Officer  Unicef 

Lara Scott  Child Protection Specialist  Unicef 

Rebecca Symington  Senior Advisor, Child Protection in Emergencies  Unicef 

Shirin Nayernouri  Programme Officer  Unicef 

Nicolas Pron  DevInfo Global Administrator  Unicef 

Anne Grandjean  Child Protection Specialist  Unicef 

Tonderai Chikuhwa  Programme Officer  OSRSG‐CAAC 

Alec Wargo II  Programme Officer  OSRSG‐CAAC 

Laurence Gerard  Communications Officer  OSRSG‐CAAC 

Daniel Christiansen  Humanitarian Affairs Officer  UNOCHA 

Jenny McAvoy  Consultant ‐ Protection Adviser  UNOCHA 

Avid Reza  Medical Epidemiologist  CDC Atlanta 

Mark Anderson International Emergency and Refugee Health Branch (IERHB) at the Center for Disease Control 

CDC Atlanta 

Alastair Ager  Professor of Clinical Population & Family Health  Colombia Univ 

Les Roberts Clinical Associate Professor, Program on Forced Migration & Health, Mailman School of Public Health 

Colombia Univ 

 

84

Ann Makome  Child Protection Focal Point  DPKO 

Julia Freedson  Director  Watchlist 

Severine Chevrel  Project Coordinator  IRC/IACPD 

Sudan – 02/11/08 – 08/11/08 

Ghada Kachachi  CAAC Cluster Manager   Unicef 

Subajini Jayasekaran  Project Officer, Child Protection  Unicef 

Ida Hyllested  Child Protection Officer  Unicef 

Vinoraj Ratnaraj  Database Consultant  Unicef 

Khaled Abou‐Elyousr  Child Protection Officer, El Geneina  Unicef 

Mahgoub Mahgoub  Child Protection Officer  Unicef 

Hazel de Wet  Senior Child Protection Officer  UNAMIS 

Ranjita  Child Protection Officer  UNMIS 

Ikram Hussein  Human Rights Officer  UNMIS 

Shobha Rao  Thematic Programme Adviser Save the Children (UK) 

Democratic Republic of the Congo – 10/11/09 – 15/11/09 

Alessandra Dentice  Chief, Child Protection  Unicef 

Eloge Olengabo  Protection Officer  Unicef 

Tasha Gill  Emergency Child Protection  Unicef 

Ramatou Toure  Child Protection Specialist  Unicef 

Pernille Ironside  Protection Specialist  Unicef 

Judith Lavoie  Chief Child Protection Adviser  MONUC 

Marting Nagler  CPS Reporting Officer  MONUC 

Xavier Aurelio Tabbada  Database Consultant  MONUC 

Dedo Nortey  Deputy Country Director Save the Children (UK) 

Emma Fanning  Child Protection Coordinator Save the Children (UK) 

India – 19/01/09 – 20/01/09 

Arun Kapuria   DevInfo Support Team 

 

85

Ratnakar Panigrahi  Senior Technical Consultant DevInfo Support Team 

Sri Lanka – 21/01/09 23/01/09 

Andy Brooks  Chief of Child Protection  Unicef 

Virginia Perez  Child Protection Specialist – CAAC  Unicef 

Senathirajah Ravindran  Child Protection Officer  Unicef 

Nayanathara Iddamalgoda  Database Assistant – Child Protection  Unicef 

Lara Perera  Protection officer – Monitoring and Reporting  Unicef 

Sebastian Kasack  Mine Action Specialist  Unicef 

Barbara Profeta  Child Protection Specialist (Vavuniya)  Unicef 

Denise Ulwar  Zonal Protection Officer (Batticaloa)  Unicef 

Saravanamuthu Syvanesasingam  Zonal Protection Officer (Jaffna)  Unicef 

Bindu Abraham  Zonal Protection Officer (Trincomalee)  Unicef 

Bernadette    UNHCR 

Geoffrey Oyat  Programme Manager Save the Children in Sri Lanka 

Gaya Pathikirikoratna  Law Enforcement Officer  NCPA 

London – 27/05/09 

Jennifer Morgan  Project Coordinator  IRC/IACPIMS 

 

Geneva – 09/06/09–11/06/09 

Ahmed Motala Human Rights Officer, Methodology, Education & Training Unit  (Global Database) 

OHCHR 

Li Fung Human Rights Officer, Peace Missions Support & Rapid Response Unit (Global Database) 

OHCHR 

Najah Didi  Global Database  OHCHR 

Emmanuelle Croset  Quick Response Desk, Special Procedures Database  OHCHR 

Kirstin Barstad  Child Protection Adviser  ICRC 

Andree Jolidon  Database Officer  ICRC 

Shelley Gornall  Operational Data Management Specialist  UNHCR 

Marian Hodgkin  Coordinator for Network Services  Inter‐Agency Network for Education in 

 

86

Emergencies 

Roberta Cecchetti   UN Representative, Head of Office Save the Children Alliance 

Misty Buswell  Advocacy and Program Officer Save the Children Alliance 

Sophie de Connick,    ILO 

Anton Hauser  Direct Beneficiaries Monitoring & Reporting  ILO 

Susan Gunn  Senior Technical Adviser, IPEC (Child Labour Monitoring Systems)  ILO 

New York (Trip 2) – 29/07/09–31/07/09 

Stephane Pichette  Project Officer  Unicef 

Lara Scott  Child Protection Specialist  Unicef 

Pernille Ironside    Unicef 

Judy Grayson  Head of the Mine Action Cluster  Unicef 

Eduardo Garcia Rolland  Child Protection Adviser  IRC 

Giorgia Passarelli    OHCHR 

Severine Chevrel    Watchlist 

Alec Wargo II  Programme Officer  OSRSG‐CAAC 

Anne Makome  Child Protection Focal Point  DPKO 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

87

APPENDIX 3 

FIELD QUESTIONNAIRE (BLANK) The appendix contains the blank questionnaire that was sent to each MRM Task Force.  Many of the questions required the person completing the form to select from a list of options.  These options can only be viewed in the electronic version of the questionnaire.    

 

1. Introduction                    

                       This questionnaire is designed to elicit information from the countries currently implementing the MRM, or preparing to do so.  Please complete as much of the questionnaire as possible given the situation in the country (e.g. the stage of development of the MRM, whether a database is currently being planned or used, etc).     The questionnaire focuses on mapping the  information systems currently being used to support the MRM in each country and on surveying the information management needs of each CTFMR so  that  the  potential  for  developing  a  more  standardized  global  system  can  be  assessed  and  if appropriate a draft specification developed.  Some questions, especially in the "MIS Overview" section, try  to  address  both  objectives  in  combination.    This  has  been  done  to  cut  down  on  the  amount  of unnecessary duplication.   It is not expected that each CTFMR will be able to respond to every question as this will depend on the stage of development and the way in which the MRM has been implemented (e.g.  whether  a  database  is  being  used),  but  please  provide  as  much  detail  as  possible.    Wherever possible multiple choice answers have been included, which can be accessed via drop down menu, but there  is  also  space  to  add  comments  and  explanations.    If  you  experience  any  problems  using  the questionnaire,  please  contact  the  consultant:  Chris  Robertson;  +44‐1690‐760338  or chris@rhiwdafnau.co.uk.   

                       2. Worksheets/Sections                  

                       The questionnaire is divided into 10 main sections, each in a separate worksheet, which can be accessed via the "tabs" at the bottom of the screen.   This has been done to make things more manageable, but also  to  help  countries  allocate  the  task  of  completing  the  different  sections  to  the  appropriate individuals.   For  instance the more techical details of  the  information system and,  if present, database will be best completed by the Technical Officr responsible for the database (TO) or the Lead Officer with overall  responsibility  for  the MRM (LO), while  the more  strategic  sections will need an  input  from the CTFMR.  You will need to use the arrow keys at the bottom left of the screen to access some of the later worksheets. 

 

 

 

 

 

                       

 

88

Worksheet Name  Responsibility  Content 

Cover     LO/TO Contact details for the person responsible for coordinating the completion of the questionnaire. 

MRM Background  LO/CTFMR General information about how the MRM is organisaed, the membership of the CTFMR, the role of members in case monitoring, the scale and pattern of violations reported.  This will provide the context within which the information system operates. 

Paper System  TO Details of the paper forms that are used to record case data, how these have been developed and are being used. 

Electronic System  TO Details of the electronic data management system (database or spreadsheet) that is being used to support the MRM. 

Electronic System 2  TO If there is more than one electronic data management system, details of the second one shoiuld be entered into this hidden worksheet ‐ just point at any "tab", right click, select unhide and select the required worksheet 

Outputs      TO/LO Details of the reports that the information system (primarily the electronic one) is capable of producing, how they are used and by whom. 

Security     TO Details of how the security of sensitive personal data relating to survivors, their families and witnesses are protected in both manual and electronic systems. 

Resourcing  LO/TO  Details of the costs of developing AND operating the information system 

Other MIS‐DBS  LO/CTFMR 

Details of other information systems (especially databases) that are being used by other organisations or networks to either monitor human rights/child rights violations or support longer term reintegration programmes, including the interface with the MRM system(s). 

MIS Overview  LO/CTFMR 

This is probably the most important section of the questionnaire as far as the CTFMR is concerned.  It focuses on the strategic objectives of the information system, the CTFMR's priorities and the effectiveness of the current system in meeting them.  It also asks about the challenges that have been faced in developing and implementing the system. 

Standardised System  LO/CTFMR This section seeks the CTFMR's views on the idea of developing a standardised information system that could be adapted for use in different countries. 

External Information  LO/CTFMR 

This final section moves away from case management and asks about the CTFMR's access to external sources of information (e.g. CAACNET), how they are currently used and how they might be improved or supplemented. 

                       3. Data Entry Protocols 

                 

                       The questionnaire is contained in a series of Excel worksheets.  These are all protected and only the cells requiring  data  entry  have  been  unlocked.    These  are  coloured  either  pale  green  or  pale  yellow  (see below). 

 

                       

 

89

Example  Explanation 

  The Pale Green Cells contain a fixed menu of alternative answers.  No other answers are possible.  To access the menu: use the mouse/touchpad to click on, or highlight, the appropriate cell and a small arrow will appear; click on the arrow and the list of answers will appear; select your preferred answer by clicking on it. 

  The Pale Yellow Cells allow you to type in your answer.  There are no pre‐determened alternatives.  You can write as little or as much as you want.  Do not worry if part of your answer is not visible when the worksheet is viewed or printed as everything will still be accessible and the row height can be adjusted accordingly. 

                       4. Other Documents/Material Required 

                                    In  addition  to  the  questionnaire,  the  consultant  will  require  access  to  the  other  documentation  and materials listed below.  Some may contain sensitive or confidential data, so wherever possible personal details (names addresses, etc) should be removed to protect identities.   Where this is not possible, the documents/databases, should be password protected and the passwords forwarded in a separate email or  by  another  means.    All  the  material  provided  will  be  held  on  a  secure  computer  and  will  be destroyed/deleted as soon as it has been reviewed by the consultant.  

                       MRM Strategy and Operational Plan 

These will provide additional information to supplement the answers in the "MRM Background" worksheet. 

Detailed IS/IT System Specification  

This document, if present, will provide an important insight into the early planning of the system (especially the database) and what objectives it was hoped it would meet. 

Manual/Paper Forms  

New York have already provided the consultant with some blank forms, but it is important to ensure that we have the most up to date versions.  If at all possible, these forms should contain live data (suitably anonymised to protect identities) as this will provide an important insight into how they are used and the quality of data collected.  If there have been major changes in the paper forms during the life of the MRM, it would be helpful to also have a set of the earlier version(s) 

Database or Spreadsheet 

The mapping of existing systems will require a detailed comparison of electronic systems, including their architecture, data fields and the quality of the data that they contain.  This cannot easily be obtained through a questionnaire.  Hence it is important that we receive copies of the database, preferably containing live data, but once again anonymised by the removal of personal details that could be used to identify the individuals involved.  As with the paper forms, if there have been a change in the electronic system during the life of the MRM, it would also be useful to have a copy of the earlier version. 

Statistical Reports  Examples of the operational and statistical reports that the system can generate incorporating live data. 

Internal or Horizontal Reports 

Examples of reports produced by the CTFMR which illustrate how the outputs of the information system and database have actually been used.  In addition to any horizontal reports, this might include progress reports and other papers prepared for CTFMR meetings, Action Plan reviews, etc. 

 

 

 

 

90

MRM INFORMATION MANAGEMENT QUESTIONNAIRE 

COVER SHEET 

                       Country    

                       Details of Primary Contact Person 

             

                       Name    

Position    

Agency    

Email    

Phone    

Mobile    

 

MRM BACKGROUND Please provide background information about the development and operation of the MRM as a whole to provide the context within which the information management system operates. 

1. Timeline                    

                       When was the CTFMR established    

When did case monitoring start    

Comments & Explanation 

  

 

 

 

 

 

 

91

2. Membership      

         Please list the members of the CTFMR and their roles 

Organisation/Agency  Category Primary Role 

Special Responsibility 

Comments/Details 

                    

                    

                    

                    

                    

                    

Comments & Explanation 

  

 

3. Regional Task Force Structure 

Are there Regional Task Forces in addition to the CTFMR?    

Is YES, how many?    

Is the membership identical to that of the CTFMR?     

If NO, please give details below.    

Comments & Explanation 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

92

4. Task Force Meetings 

                   CTFMR 

Regional TF 

How often do the different Task Forces meet?                         

Comments & Explanation 

  

 

5. Lead Responsibility 

 Have individual members of the CTFMR been allocated lead responsibility  

for specific violations?    

If YES, please give details below. 

            

Violation  Lead Agency  Comments/Details 

Abduction                

Attacks on Schools and Hospitals          

Denial of Humanitarian Access          

Killing and Maiming             

Recruitment                

Sexual Violence             

Comments & Explanation    

 

 

 

 

 

 

 

 

93

6. Case Monitoring 1 ‐ Incident or Child Focused            

                       Some incidents involve just one child, others involve groups of children.  In some cases it is possible to obtain  detailed  data  about  each  child,  but  in  others  this may  not  be  possible,  so  the  focus  of  the monitoring will be on the  incident rather than each  individual child.   This has major  implications for information management.  Please try to give a rough estimate of the percentage of cases that fall into the categories described below (the total of the percentages should equate to 100%).  These figures should exclude "Attacks on Schools and Hospitals" and "Denial of Humanitarian Access", which would not normally involve individual children's data. 

 

Cases that involve just one child and where detailed data about the child is available  >0%;<25% 

Cases that involve a group of children, but where detailed data is available for the children 

>75%; <100% 

Cases that involve just one child, but where detailed data about the child is NOT available 

>75%; <100% 

Cases that involve a group of children, but where detailed data about each child is NOT available 

100% 

Comments & Explanation 

  

 

7. Case Monitoring 2 ‐ Agency Roles                

                       What role does each CTFMR member play  in  the monitoring of cases?   For each member agency, indicate whether it is involved in receiving reports, investigations and/or verification, either for all, or just some, of the six violations.  If only "some violations", specify which ones in the appropriate "pale yellow" cells. 

Agency 

Receiving reports of alleged violations (from victims/survivors, other witnesses, agencies, etc) 

Investigating alleged violations (interviewing witnesses, collecting 

documentary evidence, etc) 

Verfying cases (making the final decision on 

whether to include cases in the MRM) 

          

        

Comments & Explanation 

  

 

 

94

8. Case Monitoring 3 ‐ Size of Caseload            

                     How many incidents have been reported, investigated and verified since the MRM was established/over the last 12 months? 

               Since MRM established  Last 12 months 

               Reported  Verified  Reported  Verified 

Abduction                                  

Attacks on Schools and Hospitals 

                          

Denial of Humanitarian Access                            

Killing and Maiming                               

Recruitment                                  

Sexual Violence                               

Comments & Explanation 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

95

MANUAL (PAPER) DATA MANAGEMENT SYSTEM  

Please provide details of the manual (paper based) data collection and management system used in support of the MRM. 

1. Use of Manual (Paper Forms)                

                       Are paper forms used to record the details of alleged violations                

If NO, why and how are the details of cases recorded?                   

  

If YES, please provide copies of all manual (paper) data collection forms and guidelines, preferably several copies of each form containing live data to show how each form is actually used and the range and quality of data that it is possible to collect (delete or conceal any sensitive personal details that could be used to identify individual people or organisations) 

 

2. Development of Paper Forms              

                       Has the design of forms changed significantly since the MRM started? 

              

If YES, please explain the reasons for the changes                      

  

If YES, please provide copies of the original forms. 

 

3. Data Entry and Transfer                

                       At what stage(s) in the monitoring process are the forms used (i.e. when is data entered?)? 

  

  

 

 

 

 

96

4. Other Forms and Checklists                

                       Are any other pro‐formas or checklists used to support the data collection and management process? (e.g. proformas for witness statements, checklists of documents/evidence, verification checklists, etc) 

  

If Yes, please provide details below and if appropriate provide copies.                

  

 

5. Staffing and Training                  

                       Approximately how many staff are involved in entering data into these manual(paper) forms? 

  

What initial training is provided for these staff? (length, content, etc) 

              

  

What refresher training is provided for these staff? (length, regularity, content, etc)          

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

97

ELECTRONIC DATA MANAGEMENT SYSTEM Please provide details of any electronic data management system (database or spreadsheet) used to support the MRM.  Everyone should complete Question 1 below; all the questions are only relevant to those  CTFMR's  that  use  an  electronic  data management  system.    If  several  electronic  systems  are being used for different violations, please complete multiple worksheets (see Guidance Notes). 

1. Scope 

Is an electronic data management system used to support the MRM?                

Is the system used for all six violations?                   

If NO, which violations are included?    

 

2. Previous Systems                  

                       Is this the first electronic data management system used to support the MRM or has it been developed to replace for an earlier system?  

  

If it is a replacement for an earlier system, please give a brief description of the earlier system and explain the reasons for the decision to abandon it. 

  

 

3. Development Timescale                  

                       When did the CTFMR start planning the development of the system? 

           

When did the system "go live"?                         

 

4. Development Strategy                  

                       What development strategy was adopted? (chose one of the three options)          

                       The CTFMR developed a new "bespoke" system to its own specification                 

The CTFMR adopted a system that had been initially developed for the MRM in another country  

        

The CTFMR adopted a system that had initially been developed for other (non MRM) Human Rights monitoring work 

  

                       

 

98

If an existing system was adopted, were significant modifications made to it?                

Please explain the reasons for the choice of development strategy below                

  

                       Was a full system requirements document developed? (if YES, please provide a copy). 

        

Was the system development undertaken in‐house or using an external consultant 

        

 

5. System Overview                  

                       The  questions  below  ask  for  some  basic  details  about  the  system,  but  a  full  working  copy  of  the database/spreadsheet  is  also  required,  preferably  containing  live  data  (with  the  sensitive  details  that could identify individuals deleted).  This copy is needed so that the data structure and functionality of the database can be examined and compared with what is being used in other countries.   This copy of the system will be deleted by the consultant as soon as it has been checked 

Is the system a database or spreadsheet?                

What is the name of the system?    

What software has been used in its development? 

  

Is the system operated on a centralized basis by just one agency that is responsible for entering all the data, or on a decentralized, multi‐agency basis, with data being entered into different versions of the system and consolidation at the national level for statistical analysis?  

  

Please explain the reasons for the approach adopted (database/spreadsheet and centralized/decentralized) 

  

 

 

 

 

 

 

 

99

6. Operational Timescale                  

                       Please provide an estimate of how long it takes for cases to work their way through the system      

                       At what stage is the data transferred from the manual system into into the electronic one? 

  

How long does it take on average between the date when the incident is reported and the date when the case is entered into the electronic data management system at the national level and is incorporated into any statistical analysis 

  

How long does it take on average between the date when the incident is verified and the date when the case is entered into the electronic data management system at the national level and is incorporated into any statistical analysis 

  

Comments & Explanation    

 

7. Data Entry                    

                       Who is responsible for entering the data into the electronic system 

  

Please explain  why this approach was chosen and indicate whether this has had any implications for data quality. 

  

 

What training and support has been provided to the individuals responsible for data entry? 

  

What else is done to try and ensure high standards of accuracy in data entry? (e.g. regular quality checks, case reviews, etc) 

  

 

8. System Support and Management              

                       Who has overall responsibility for the management of the system (person/agency)? 

  

How many changes of personnel have there been in this position over the life of the system and what have been the consequences for continuity? 

 

100

  

Who is responsible for providing technical support and training to the users of the system and what are the main challenges they face? 

 

What is the IT capacity of the different CTFMR partners (hardware and software infrastructure, technical skills, system management capabilities, etc.), what implications has this had for the design and implementation of the current information system/database and what constraints might it impose on any future development of the system? 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

101

OUTPUTS (REPORTS) 

                       Please provide details of the information's reporting capabilities, how these reports are used and by whom.  The questions assume that some type of automated or electronic data manipulation is possible.  If this is not the  case,  please  give an  indication of what  reports  can be generated  from  the manual  system being used.   Please provide examples of each type of output/report.  Also indicate what additional features you would like to see provided: 

                       1. Access to Case Data 

                                        Does the system have a user friendly search facility that can be used to produce lists of cases that meet selected criteria, and if so, against what criteria? 

                       Search Facility  Selection Criteria  Comments/Explanation 

        

                       Can the system provide a comprehensive and/or summary report for individual cases in an accessible/user friendly format, and if so what data is included and can this be customised?  Please provide example(s) 

                       Standardised Case Reports? 

Customisation of Data? Details/Comme

nts 

        

                       2. Standard Statistical Reports 

                                      What standard (automated) statistical reports are provided by the system (e.g. monthly trends, annual totals by violation type, etc), how can they be customised? Please provide examples. 

                       Type of Report  Format  Customisation Criteria  Uses 

           

           

           

 

102

           

           

           

                       3. Bespoke Reports 

                   

                       Does the system have a "report generator" which enables users to create their own bespoke reports?  If so please give details and provide examples of the reports created. 

                       Bespoke Report Generator? 

Details/Comments (what reports, how used, by whom, for what purpose and how often 

     

                                              4. Reports based upon the Full Dataset (all the cases from all the CTFMR partners) 

                              Who is responsible for generating reports based upon the full dataset?    

                         

                       Who receives copies of these reports? (i.e. what is the distribution list?) and how often are they produced?       

                       Type of Report  Circulation List  Regularity 

        

        

        

        

        

        

 

                       

 

103

Can individual CTFMR members request specific reports for their own use?     

If so, how often does this happen?    

                       5. Reports based on the dataset of individual CTFMR Partners (i.e. only the cases reported to/investigated by that partner) 

                       Is it possible for other CTFMR members to generate reports based upon their own data set (i.e. the cases they have investigated)? 

  

If not, can they request these reports from the CTFMR agency with overall responsibility for managing the database/spreadsheet/paper system? 

  

How many CTFMR members have taken advantage of this facility?    

How often do they do so?    

Please  provide an explanation and/or any comments below:             

  

                       6. Additional Reports 

                 

                       What additional reporting capabilities would you find useful?              

                         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

104

SECURITY Please provide details of the security measures taken to protect both paper‐based and electronic systems. 

1. Security Risk Assessment 

Has a formal security risk assessment been undertaken for information management? 

        

If YES, what were the most significant risks identified in the area of information management? (provide details below ‐ maximum five risk areas) 

                       Risk 1    

Risk 2    

Risk 3    

Risk 4    

Risk 5    

 

2. Security of Manual Data (1) ‐ Data Collection 

How is the security of data collected in the field protected? 

Sensitive personal data (e.g. names and addresses) is kept separately from the other details on the case 

        

Data is only entered into the paper form in the office (i.e. not out in the field)       

Data is entered directly into the electronic system (i.e. no use of paper forms)       

Codes are used in place of sensitive data to hide the identities of survivors/witnesses or organisations 

        

Other measures (please give details below)                

Comments & Explanation    

 

 

 

 

105

 

 

3. Security of Manual Data (2) ‐ Data Storage 

What arrangements are made to protect paper records? 

Locked Filing Cabinet(s) used exclusively by MRM staff             

Locked office/room used exclusively by MRM staff             

Paper records moved to the capital/regional centre for storage          

Paper records are shredded as soon as the data has been entered into the electronic system (including scanning of documentary evidence) 

  

Other measures (please give details below)                   

Comments & Explanation    

 

4. Security of Electronic Data (1) ‐ Users 

Please give details of the agencies/staff who have access to the case data (paper & electronic) 

   

Paper records 

Electronic system 

How many agencies have access to the whole data set (all cases)?                   

How many staff have access to the whole data set (all cases)?          

How many agencies have the electronic data management system (EDMS) containing their own data? 

   n/a    

How many agency staff have access to the EDMS containing just their own agency's data? 

      n/a    

What % of users have been trained in procedures for protecting the security of the information system? 

     

Comments & Explanation    

 

 

 

 

 

 

106

 

 

5. Security of Electronic Data (2) ‐ Password Protection 

Please give details of the password protection used to secure electronic data 

Is the electronic data management system protected with password(s)? 

                 

Does each user of the system have their own unique password?                   

Does the system incorporate different levels of security (e.g. Administrator, Data Entry, Manager, etc.), 

        

Are the passwords regularly changed?                   

If YES, how often?                         

If YES, does the system force users to change them, or is it dependent on the individual users initiating the process? 

     

Does the system maintain an audit trail so that the identity of the user who makes each change/adds new data is automatically recorded 

  

Comments & Explanation    

 

6. Security of Electronic Data (3) ‐ Physical Security & Encryption          

                       Please give details the physical location of the system and how security of data is protected.         

Is the system loaded onto a standalone computer or a network that serves the whole organisation/office? 

        

Is the system loaded onto desktop or laptop/notebook computers?                   

Are these computers located in a locked room used exclusively by MRM staff?                

If the system is loaded onto one or more laptops, are these taken out of the office?                

If YES, is the data on them encrypted?                         

Is data transferred between locations using portable media (memory sticks, CD.DVD's, etc)? 

           

Is data transferred between locations by email (as attached files)?                   

If YES to either of the previous two questions, is this data encrypted?                   

 

107

Comments & Explanation    

 

7. Testing/Auditing Security Procedures               

                       Is the effectiveness of the security procedures tested on a regular basis? 

                 

If YES, how often does this take place?                   

If YES, please give details below (what is tested, how and by whom) 

                 

Comments & Explanation    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

108

 

RESOURCING 

                       Please provide an estimate of the cost of developing and operating the information system for the MRM.  Where possible include the actual costs (e.g. payment of contractors, purchase of equipment), but where this isn't possible, the number of staff/hours involved or any other "in kind" equivalent would be useful. 

                       1. Development of the Information System 

           

                       Provide  details  of  the  cost  of  developing  the  system.    This  is  likely  to  be  primarily  related  to  the development of the electronic (database) system, but any estimate of the resources required to develop the  manual/paper  forms  would  also  be  useful.    The  costs  might  include  internal  staff  or  external consultant  costs  for  IT development,  including but  not  limited  to drawing up  the  system specification, development of bespoke software, customisation of existing software, etc.  Also include the cost of any new  computer  hardware  used  exclusively  for  the  MRM.    Where  more  than  one  system  has  been developed during the life of the MRM, please try to include all costs, but make clear which version of the system they relate to. 

                       

Cost category  Basis for calculation (actual cost or in‐kind) Actual Cost or 

Financial Equivalent (if possible) 

        

        

                       2. Operation of the Information System 

             

                       Provide details of the costs of operating, maintaining and supporting the system.  This is likely to include staff time for data entry, staff training, system management and maintenance, support for frontline staff, generation of statistical reports, etc.  Also include any recurrent licensing/maintenance/support costs for hardware and software. 

                       

Cost category  Basis for calculation (actual cost or in‐kind) Actual Cost or 

Financial Equivalent (if possible) 

        

        

 

 

 

109

 

OTHER HUMAN RIGHTS/CHILD RIGHTS INFORMATION SYSTEMS AND DATABASES 

                       1. Other Information Systems 

                                        Please provide details of any other information system used to monitor human rights and child rights violations or to manage programmes providing long term support to Children Affected by the Armed Conflict.    Include details of  the agencies hosting or  implementing  these  systems,  the purpose(s)  for which they are used, highlight any exchange of data between them and the MRM system (i.e. referral of cases in or out, and synthesis of statistical reports), describe how this is organised and highlight any problems that have been encountered (e.g. confidentiality, incompatible data formats, etc) 

                       

Name of Information System 

Lead Agency and Contact Details 

Who uses them and for what 

purpose(s)? 

What linkages exist with the MRM Information System? ‐ give details of any data exchange that takes place (e.g. what data, for what purpose, what mechanisms and with what 

safeguards, etc) 

           

           

                       2. Improved Linkages 

                 

                       Give details of any initiatives or changes that you feel might help improve the linkages between the MRM  Information  System  and  other  HR/CR  Information  Systems,  either  to  ensure  that  violations reported by other networks can more easily be captured by the MRM or to ensure that any referrals of children for longer term support are managed as efficiently as possible. 

                         

                       3. Post‐Conflict Transition Plans 

               

                       Has any consideration been given to what will happen after the end of the conflict and whether the systems developed for the MRM can have any role in the post conflict transition and the development of robust child rights monitoring systems?  If so what conclusions have been reached and have these had any implications for the design of the MRM information system? 

  

 

 

110

 

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM OVERVIEW 

 Please provide information on the objectives, priorities and performance of the MRM information system(s) 

 1. Management Information Strategy and Effectiveness 

 The  following  table  lists  the  objectives  that  a MRM  Information  System might  be  required  to meet.  Please  rate  the  importance  of  each  objective  for  your  CTFMR  and  the  effectiveness  of  your  existing information system  in meeting  it.   Use the  final column to provide an explanation  for  these rankings, examples of how the current system is used and, if appropriate, suggest what "outputs" or reports you would find most useful for each objective.  There are two "spare" rows for any other objectives that you consider important. 

Objective  Priority  Effectiveness Comments, explanations 

and/or suggestions 

Preparation of Annual and Horizontal Reports ‐ provision of case profiles, statistical analysis, etc 

           

Advocacy/Action Plans ‐ provision of flash reports for individual cases requiring action and statistical analysis to support Action Planning with the parties to the conflict 

        

Addressing Issues of Impunity and Accountability ‐ providing perpetrator specific reports that can be used in advocacy and in identifying cases for future action (prosecution, TRC, etc) 

        

Managing Immediate Interventions ‐ ensuring that any interventions designed to halt/reverse a violation take place in a timely manner 

        

Support for Programme Planning ‐ using the profile of MRM violations to help identify programme priorities and to monitor the impact of these programmes. 

        

 

111

Managing Case Referrals ‐ ensuring that all cases are referred to the appropriate response/follow‐up agency in a timely manner. 

        

 

2. Data Requirements 

   The following table lists the different categories of data that might be included in a MRM information system.  The classification is based upon the different stages of the monitoring process and related activities.  The list does not imply any particular level of detail as each category could contain as few as one or  two  items of data.   Please  indicate  the  importance of  including each category of data  in both the paper and electronic systems and the effectiveness of the current system in incorporating each category.  Use the final column to provide an explanation for these rankings, examples of how the  current  system  incorporates  each  category  and,  if  appropriate,  suggest  what  data  fields  you would like to see included in any future system.  There are two "spare" rows for any other categories that you consider important. 

Type of Data 

Priority 

Effectiveness 

Comments, explanations 

and/or suggestions 

Paper  Electronic 

Initial Source of the Allegation (e.g. date of report, source of report ‐ name/organisation, etc) 

           

Investigation of the Allegation (e.g. details of investigating agency, dates and names of witnesses, sources of documentary evidence, reliability of evidence, etc) 

           

Verification of the Case (e.g. current status of case, date of verification, name of decision maker, etc) 

           

Incident Summary (e.g. date and location of incident, category of violation, etc) 

           

Child(ren)'s Details (e.g. name, DOB/age, address, ethnic/religious affiliation, family situation, etc) 

           

Perpetrator(s)'s Details (e.g. name, group, state/non‐state, armed/unarmed, etc) 

           

 

112

Violation Specific Details (i.e. different data fields for each violation ‐ e.g. type/size of school, type of attack, impact on school, etc)  

           

Details of any Immediate Intervention (e.g. date, type of intervention ‐ contacting police, outcome of the action, etc.). 

           

Details of any Referrals for Follow‐up/Reintegration (e.g. basic needs assessment, date of referral, agency involved, purpose, etc.). 

           

Details of any Follow‐up Support/Reintegration (i.e. more detailed data about the actions undertaken by the agency providing longer term response). 

           

 

3. Performance of Current Information System 

   The  following table contains a  list of areas  in which you are asked to evaluate the performance of  the current MRM information system.  Please indicate the importance of each category and the effectiveness of the current system in meeting your requirements.  Use the final column to provide an explanation for these  rankings,  examples  of  how  the  current  system  performs  and,  if  appropriate,  suggest what  you would  like to see  in any  future system.   There are two "spare" rows  for any other categories  that you consider important. 

Area of Performance  Importance  Effectiveness 

Comments, explanations 

and/or suggestions 

Data Quality ‐ the extent to which the data collected is in the required format 

        

Data Reliability ‐ the extent to which the data accurately reflects the reality of the cases reported 

        

Data Comprehensiveness ‐ the extent to which all the data fields are regularly completed 

        

 

113

Data Consistency ‐ the extent to which similar cases will be reported in a consistent manner 

        

Coverage ‐ the extent to which the system contains a representative selection of cases (geographically and by type of violation) 

        

Timeliness ‐ the extent to which the system provides users with access to data and reports at the times when they are needed and the extent to which the data they contain is up to date. 

        

Relevance ‐ the extent to which the outputs of the system are relevant to and meet the needs of users (e.g. content, format, etc) 

        

Accessibility ‐ the extent to which data about individual cases and statistical reports (both standard and bespoke) are accessible/available to those who need them). 

        

Value for Money ‐ the extent to which the benefits gained from the information system justify the costs involved, taking into account the "opportunity costs" (i.e. what else the resources could have been used for). 

              

 

4. Challenges and Problems     

       What have been the most significant challenges that you have faced in trying to develop an effective information management system for the MRM? 

         

 

 

 

 

 

114

 

5. Overall Assessment 

   What is your overall assessment of the effectiveness of the current Information System in supporting the MRM and to what extent has it met your original expectations (please explain your ranking below and highlight any areas where the system has failed to deliver as anticipated) 

  

 

6. Planned Improvements/Enhancements     

         Please give details of any enhancements or improvements that are planned for the current system and the timescales for their implementation. 

           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

115

POTENTIAL FOR A STANDARDISED INFORMATION SYSTEM 

                         This section provides an opportunity for you to express your views about the potential for developing a standardised MRM  information  system  and,  in  particular  whether  there  is  a  need  for  a  standardised database, that could then be customised for use in different situations at the country level.  Much of the more  detailed  information  about  objectives,  priorities,  data  requirements  and  reporting  formats  has already been covered in the previous sections of the questionnaire (e.g. MIS Overview), so the questions below concentrate on the more general issues. 

                         1. Pros and Cons of a more standardised Information System for the MRM 

                                    What, from your perspective, are the most significant potential advantages and disadvantages of a standardised information system and/or database for the MRM     

                         Advantages/Opportunities  Disadvantages/Risks/Concerns 

     

 

2. Overall Assessment                      

                         What is your overall opinion about the potential for developing a more standardised, but customisable system? 

  

Comments & Explanation 

  

3. Essential Requirements                      

                         If a standardised system was developed, what would be the most essential requirements/elements that you would like to see included?         

                           

 

4. Critical Success Factors                      

                         What do you consider the most critical factors that would determine the success of any standardised information system developed to support the MRM?     

                           

 

116

 

5. IT Infrastructure 

If  a  standardised database was developed  for  the MRM, how many members of  the CTFMR would need  to  use  it,  where  (head  office  and/or  field)  and  what  is  the  extent  of  their  current  IT infrastructure? Please select the categories that best describe each partner's circumstances and use the comments section to provide any explanations required. 

 

Name of 

Agency 

MRM Implementation Requirements 

Workstations   Network Infrastruct

ure 

Internal IT Support 

External IT Support 

Software & Applications 

Currently in Use Comments 

Total  MRM 

                          

 

6. Other Potential Initiatives                      

                         If a standardised information system is NOT developed, what other initiatives could be taken to improve the quality an effectiveness of information management at the country level?   

                          

 

EXTERNAL INFORMATION SOURCES Most of this questionnaire is focused on the information system for managing case monitoring data, but CTFMR's  also have other, wider  information  requirements,  including access  to  information  that can assist them in fulfilling their objectives more effectively.  This final section provides an opportunity to identify what information is required, what is currently available, how it  is disseminated and how its provision might be improved.  In addition to what is or might be provided or facilitated centrally, the section can also be used to  identify the ways  in which  information  is shared or could be shared between individual CTFMR's. 

1. Information Requirements 

Please identify what information you do or might find most useful in enabling the CTFMR to fulfill its  objectives  effectively.    This might  include  operational  guidelines,  case  studies  and  examples from other MRM's,  case  studies  and  examples  from  other  human  rights/child  rights monitoring organisations  or  networks,  or  other  contextual  data  that  could  help  you  interpret  your  own  in‐country statistics more accurately. 

  

 

117

 

2. Sources of Information 

Please  indicate  the  relative  importance  of  the  following  sources  of  information,  who  (within  the MRM) makes use of them, for what purpose, how regularly this happens and your overall assessment of their usefulness. Provide an explanation or comments where appropriate 

Information Source  Purpose  Importance  User(s)  Quality 

MRM Guidelines             

Comments & Explanation 

  

CAACNET             

Comments & Explanation 

  

Bilateral links with other CTFMR 

           

Comments & Explanation 

  

Other Sources (please specify) 

           

Comments & Explanation 

  

 

3. Information Gaps 

Please indicate the most significant gaps in the availability of information to support your work 

  

 

 

 

 

118

4. CAACNET 

 In addition to the general questions above, please provide more detailed feedback on CAACNET 

How aware are CTFMR members at a national level of CAACNET and what it can provide 

  

How aware are MRM staff at field level of CAACNET and what it can provide 

  

If appropriate, how could the level of awareness be increased? 

  

What aspects of CAACNET do you find most useful? 

  

What aspects of CAACNET do you find least useful? 

  

What things are missing from CAACNET that could make an important contribution to your work? 

  

How easy is it to find what you want on CAACNET (its user friendliness) and, if appropriate, how could this be improved? 

  

What other improvements would you like to see in CAACNET 

  

                       5. Other Improvements 

                 

                       Please indicate any other specific improvements you would like to see in the provision of information relating to the MRM   

  

 

  

119

APPENDIX 4 

SUMMARY ANALYSIS OF FIELD QUESTIONNAIRE RESPONSES The appendix contains a summary of the 16 responses received from MRM Task Forces.   Wherever possible the responses have been reproduced exactly, but some comments have been combined or summarized to improve the readability of the summary.  It is hoped that this not have detracted from the meaning of the original responses.     

  

120

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda

MRM BACKGROUND

Timescales

CTFMR Established Jul‐08 Dec‐08 Oct‐07 Dec‐08 Jun‐06 Aug‐06 Mar‐09 2007 Jun‐07 Nov‐05 Mar‐07 Nov‐05 Jul‐06 Apr‐06 Jun‐06Case Monitoring Started Prior to 07/08 6‐Aug Sep‐07 2006 Nov‐06 Late 06 Apr‐09 Nov‐05 Apr‐07 Jan‐06 Oct‐06 Jan‐07 Nov‐06

MRM Task Force Membership & Roles (including lead responsibility for MIS)

Unicef Co Chair (MIS) Co Chair (MIS) Co Chair Co Chair (MIS) Co Chair Co Chair Co Chair Chair Co Chair (MIS) Co Chair Co Chair (MIS) Co Chair Co Chair (MIS) Co Chair (MIS) Co ChairUN Peacekeeping Mission Co Chair (3) Co Chair (MIS) Co Chair Co Chair Full (MIS) Co Chair (MIS) Full Co Chair + 2Office of Resident Coordinator Co Chair Co Chair Co Chair Co ChairSRSG/Deputy SRSG Co ChairOHCHR Full Full Full Co Chair (MIS) Observer Co ChairOCHA Full Full Full Full Full Observer Full FullUNHCR Full Full Full (MIS) Full Full Full Full Full Co Chair (MIS) Full Full FullUNIFEM FullUNDP Yes Full Full Full Full FullWFP Observer Full Full FullWHO  Full Full Observer Full FullUNAIDS FullFAO Full Observer FullILO Full Full Full (MIS) Full FullUNFPA Full Full (MIS) Observer Potential FullUNDSS FullOther UN Agencies Full Full (UNRWA)Save the Children Full Full Full Full Observer Full Full FullOther INGO's Full Full (2) Full (2) Full Full Full (2) Obs (1) FullNNGO's Full (4) Full (x3) Full Full (x4) Full (x5) Full (2) Full FullNational Human Rights Commission/Ombudsman Full Full (x1) Full Full FullGovernment‐linked Body FullICRC Observer Observer Observer ObserverOther FullUN Agencies 7 3 9 9 6 12 5 n/a 5 6 4 5 4 5 7 3NGO's 1 6 1 4 n/a 5 2 6 3 4 3 1 2Others 1 1 1 1 n/a 1 1 3 1Total 9 9 10 9 8 12 10 n/a 10 8 11 9 8 11 8 6

Regional Task Force Structure? Yes No No No No No Yes (2) No No No No No No No Yes No

Regularity of MRMTF Meetings Monthly Quarterly Quarterly Quarterly Monthly Every 6 mths Monthly Monthly Quarterly Monthly Quarterly Monthly Monthly Quarterly Bi‐monthly  

 

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda  

  

121

Monitoring Arrangements

Lead Responsibility for Individual Violations? Yes No (but) No Yes No No Yes n/a Yes No No No No Yes Yes No

Abduction UNAMA‐HRUnicef (+ UNHCR & 

MINURCAT)

Monaco/ Unicef/Coopi

OCHA Unicef UNMIS CP

Attacks on Schools & Health Facilities Unicef/WHO All TF SCUK (PPCC) Unicef UNDSSDenial of Humanitarian Access UNAMA‐HA All TF OCHA SCUK UNHCR OCHA

Killing & Maiming UNAMA‐HR Unicef OCHA(INSEC & 

Unicef Mine Action)

UnicefUNMIS/ 

UNAMID HR

Recruitment Unicef BINUB/Unicef UnicefMonaco/ Unicef/SC

Unicef UNICEF

Sexual Violence UnicefSWWA/ Seruka

UNFPAUNFPA 

(Monaco/ Unicef)

UNHCRUNMIS/ 

UNAMID HR

Type of Cases (1 = lowest %; 4 = highest %)

One child; Full Details 1 1 1 3 2 4 3 1 1 1 1 1 4 3 1 4Many Children, Full Details 1 3 1 1 1 1 3 3 3 3 1 0One Child; No Personal Details 3 0 3 1 2 1 1 3 3 3 3 1 1Many Children; No Personal Details 3 0 1 3 2 1 3 4 4 4 4 1 1 3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda  

  

122

Role of MRM Task Force Agencies

Receiving Reports 8 9 10 6 8 4 6 3 9 8 4 10 5 2Investigating Cases 7 9 8 6 7 3 4 2 3 8 6 4 5 1Verifying Cases 4 2 8 5 4 3 1 2 3 7 6 2 5 1No Role in Monitoring Individual Cases 1 3 2 8 2 2 2 3

No of Reported Violations (since start)

Abduction 386 294 29 n/a 21Attacks on Schools & Health Facilities 453 6 261 19Denial of Humanitarian Access 182 25 3 n/a 6Killing & Maiming 246 120 194 83 n/a 116Recruitment 380 389 4 131 2,161 34 n/a 253Sexual Violence e 148 97 1 71Total 1,351 124 131 3,224 156 261 486

% Verified

Abduction 69% 93% 97% 38%Attacks on Schools & Health Facilities 81% 67% 4% 37%Denial of Humanitarian Access 100% 100% 100% 83%Killing & Maiming 100% 2% 50% 100% 48%Recruitment 62% 0% 29% 88% 56% 82%Sexual Violence e 100% 82% 100% 44%Total 80% 2% 29% 85% 88% 629% 65%

No of Reported Violations (last 12 m)

Abduction 46 27 4 n/aAttacks on Schools & Health Facilities 490 27 2 1Denial of Humanitarian Access 84 22 18 n/aKilling & Maiming 255 17 38 23Recruitment 15 205 47 n/aSexual Violence e 41 20 5 55 1Total 931 291 139 55 25 2

% Verified

Abduction 57% 59% 100%Attacks on Schools & Health Facilities 54% 93% 100% 100%Denial of Humanitarian Access 94% 100% 100%Killing & Maiming 54% 100% 71% 87%Recruitment 33% 51% 85%Sexual Violence e 32% 100% 80% 100% 100%Total 57% 62% 85% 100% 980% 100%

General Comments

Afghanistan

Burundi

CAR

Chad

Colombia

Cote d'Ivoire

DRC

IraqIsrael/OPTMyanmar

Nepal

Philippines

Somalia

Sri Lanka

Sudan

Uganda

Strong NGO presence, no lead agency system, but two specialist SV NGO's and Recruitment handled by UN Mission; quoted caseload exclusively Recruitment

Unicef provide secretariat and lead on report writing; NGO's unwilling to participate due to security concerns and Human Rights orgs. do not meet minimum confidentiality requirements

2 regional MRMTF being established in Uvira & Bunia; partial lead agency system in place; but most cases involve Recruitment and are only documented when children are released; all verifications done by MONUC ; database only contains verified cases, but want to get list of all reported cases.Unicef has been leading on the establishment of a MRMTF, but no detailed decisions have yet been made on its membership and structure.

Currently use a manual information system; MRMTF has not met during 2009

Informal MRMTF and monitoring since 2006, but government only accepted MRM in 2008; Unicef‐led MRMTF with UN and rotating NGO membership; still discussing possibility of lead‐members for each violation and whether NGO's can verify cases if trained by UN; over 50% of cases lack profiling data for individual children.

Cote d'Ivoire now delisted; MRMTF has not met since 2007 but Unicef & UNOCI still monitor violations; the only figures available historically are for recruitment (2,800)

Monitoring system still being formulated, forms introduced and database developed, so much information not yet available.

1612 violations monitored together with other human rights monitoring (child and adult caseload); all violations monitored by network of CBO's and NNGO's funded by Unicef and managed by Oxfam/NOVIB; UN partners will verify very high profile cases, otherwise delegated to Oxfam/NOVIB & Norwegian Refugee Council

Primarily a UN MRMTF, SCS attend as an Observer only; most MRR undertaken by Unicef & UNAMIS CP & HR; UNHCR & UNDSS not very active; Unicef provides database, UNAMIS CP leads on drafting the report; focal agency structure only partially effective; no monitoring for last 5 months due to security.Everything appears to flow through Unicef; primarily SGBVE cases; very few recently; very weak database; 

MRM TF consists exclusively of UN agencies but NGO's part of monitoring network in east; MINURCAT replaced Unicef in drafting reports, etc. in May 2008; no Regional TF, but cross border coordination in East with Sudan every 6  months; system of focal agencies so some fragmentation of MIS; find it diffiuclt to fully document all cases of recruitment and abduction.

Country

Monitoring began before MRMTF established; verification by lead agencies still being  formalised; extra category of "documented" (2 trusted sources but not fully verified); regional MRMTF membership depends on agency presence; appointment of UNAMA‐CPA may lead to some changes; most cases have limited data on individual children.

Only monitoring recruitment ‐ ILO forced labour mandate & Unicef through regular screening, but no contact details for most children, so not able to follow‐upLong established MRMTF, monitoring and verification decentralised to NNGO's at field level; regular meetings now integrated into CAAFAG/Mine Action groups, Unicef & UNMIN share report writing & OHCHR responsible for data management

 Unicef led MRMTF and no OHCHR or mission involvement; two members with government links; prior to May 09 all verifications by central Technical Sub‐Committee, but now delegated to the "Secretariat". 

 

  

123

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda  

MANUAL (PAPER) SYSTEM

Use of Paper Forms  No No Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes (but) Yes Yes Yes YesStructure Dual system Dual system 1 1 per violation1 per violation 1 Recruitment  Event basedWhen Completed n/a Initial Alert Initial Alert Incremental After Verified 2 stage Incremental After Verified Variable After verified template onlyOther Checklists Verification No Agencies own See below No No Attachments Yes ‐ consent No NoNo of Data Collectors Variable 15 ? ? unknown 85 1/District 2 per CBO 4 200Training Yes Yes Yes Yes Yes Yes No need Yes Yes Yes No YesQuality Control Case Review Yes No Yes No No MONUC Not yet Too few Yes Unicef check Yes Yes ‐ no detail Case review YesReturned for Correction 80% 10% 50% 0% Unknown 100% 15% 10% n/a 20% 0%

General Comments

AfghanistanBurundiCARChadColombiaCote d'Ivoire

DRC

IraqIsrael/OPTMyanmarNepalPhilippines

Somalia

Sri LankaSudanUganda

ELECTRONIC SYSTEM

No of Electronic Systems 1 1 None 1 1 None 1 1 1 None 1 None 1 4 1 1

ILO and Unicef have their own forms used for different purposes (forced labour & reintegration respectively); Unicef receive details from government and cannot use their own forms.

Fomrs completed as soon as data is received and verification data added later; compreheinsive initial training and foolow‐up through regular Cluster meetings, quality control through Tachnical Group and Unicef/MINURCAT

Forms developed for each violation, but reporting often in MS Word document; all forms simplified in Feb 09; quality checked on a case‐by‐case basis by Agency, Unicef and OHCHR

Two manual forms used, one for investigation one for reporting; minimal training to date, but manuals being developed later in 2009

Form based on Sudan and Iraq model; some training completed, but implementation still in process.Country

Standardised form used as a guide, but data only entered back in the office; documentation can be attached if needed; monitors are members of local CBO's trained by Oxfam/NOVIB and supported by in‐country mentors; verification is inconsistent due to security and access problems.

Paper form used as a guide only; Unicef receive initial reports and then source supporting data from other sources as required (Unicef "complete" the form).

No paper forms due to security reasons; direct entry into electronic system; most need extra data; Killing/Maiming managed separately by UNAMA‐HR in OHCHR Database

Trained 24 NGO's in 2007, but only 2 provided data; Unicef and UNOCI use different forms & no unified information system.

Forms are completed at field level and channelled through the Unicef zonal offices; need to clarify who investigates and who completes the forms.

Initially all partners used their own formats, but now have standardised one

Forms drafted, but adoption deferred pending global version; currently receive reports from partners using their forms.

Data on all cases is sent to Bujumbura by email, cases are verified by BINUB field staff.

NGO's and Unicef use simple one page form to notify incidents to MONUC, MONUC CPS use more detailed format for verification (one form for each violation) and these are emailed to Kinshasa; annual training workshops in main regional centres for NGO partners 

Only recruitment form used by Unicef in zones; quality check at national level.Use their event form and notes as a guide only; most data entered directly into the database.

 

Development

Type Database Spreadsheet Spreadsheet Database Spreadsheet Database Database Database Excel Database Database Database DatabaseScope Excl K/M & Ab Recruitment All Violations All Violations All violations All Violations All Violations Recruitment + All violation All violationsPrevious Systems? No No No No Yes (2) HURIDOCS UR Database 1 incomplete NoDate planning started Jul‐08 Sep/Nov 09 Dec‐08 2007 Nov‐05 2006 Jan‐08 Dec‐07 2006Date system became operational Dec‐08 Dec‐09 Jan‐09 Feb‐08 Not yet Jun‐06 2007 May‐09 Apr‐08 2006Development Strategy Adapt Nepal IACPD Bespoke Bespoke Sudan based Adapted Bespoke Bespoke IACPD Bespoke BespokeSystems Requirements Document No n/a No Yes No No No Yes (partial) NoDevelopment Approach In‐house IACPD In‐house In‐house In House (IAU) In House/Ext UNHCR Yes?? In House In HouseSoftware/DBMS Access Excel Access/VB Excel Access/VB Access Excel/Access Access Access/VB Access Access

Implementation

Centralised/Decentralised Centralised Centralised Centralised  Centralised Centralised Decentralised Centralised Decentralised Decentralised CentralisedSingle/Multi Agency Single Agency Single Agency Single Agency Single Agency Single Agency Multi Agency Single‐Agency Multi‐agency Multi‐agency Single agency

Timescales for Data Entry

Data Entry Initial Report After verified Incremental After verified Initial report After Verified On Arrival After verified Initial report After verifiedTime Lapse (Report to Entry into National DBMS) 2 weeks <1 month Too early Monthly 3 weeks monthly 2 weeks VariableTime Lapse (Verification to Entry into National DBMS) 2 weeks 1 week <1 week Too early Monthly n/a monthly 2 weeks 1 week  

  

124

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda  

Data Entry

Responsibility for data entry  Data Clerks Data clerks Unicef CPO Data Clerks 1 Data clerk DC Clerks Data Clerks Monitors Monitors DC clerksTraining for data entry staff Yes None Yes Yes Yes Yes ?? NoQuality Control Case review Case Review DB Mgr Planned Case Review Case review Case review Case review Case Review

Management & Support

Responsibility for DBMSUnicef & 

UNAMA‐CPACAR/Unicef Unicef CPO Monaco Unicef OHCHR UNHCR Unicef CPS Unicef  CP Unicef CPO

Changes in staff responsible for DBMS None None None No yet High T/O IT OIC ? 3 4 staff

Technical SupportUnicef & 

UNAMA‐HRInter‐agency Consortium

Not NeededInternal ‐ Monaco

IAU Internal UNHCR In house Unicef DCO Internal

General Comments

Afghanistan

Burundi

CAR

ChadColombiaCote d'Ivoire

DRC

IraqIsrael/OPTMyanmar

Nepal

Philippines

Somalia

Sri Lanka

SudanUganda

No electronic system, number of cases small, monitoring split between ILO and Unicef and limited data provided by government

Still work in progress

Unicef‐led development; first attempt abandoned after the developer left; now created a simple Access database to facilitate decentralised event based monitoring

In process of implementing IACPD for recruitment cases, but primarily to support reintegration programme.  Main MRM IMS is manual or dependent on other partners (e.g. UNFPA).

Use Excel "form" to record cases, but really just an electronic list.

Recently replaced own UR Database with IACPD  and working to adapt this to accommodate other violations, although this has been quite time consuming/  Unicef has also implemented a spreadsheet system for the other violations it monitors (killing & maiming, attacks on schools, abduction) and UNHCR uses their own global SGBV spreadsheet, although there are effectively no child related cases.

Plan to implement a modified version of the Iraq DatabaseCountry

Unicef & its two IP's used a bespoke in‐house Access database, but OHCHR only used a spreadsheet; a recent attempt to develop a single database was abandoned due to complexity and now only using a spreadsheet.  

Basic Access database operated by Unicef in Kampala; highly centralised; system has few capabilities/outputs

Initially attempted to adapt Huridocs Human Rights database, but abandoned due to serious deficiencies; UNHCR have developed replacement using Access and now host the system in Nairobi; forms received from Somalia and entered by dedicated staff who can check for accuracy/quality; decentralisation to Somalia not possible now, but an aspiration for the future.  

Inter‐Agency Unit have developed a database based on the Sudan experience but with modifications ‐ yet to go fully live

UNODC has supported development of Access database based on Nepal formats; reporting capability still to be finalised; eventual plan for decentralisation; Killing & Maiming & Abduction excluded as monitored by UNAMA‐HR(OHCHR Database); training ongoing ‐still much required at the regional level, including more systematic quality control and follow‐up

No electronic system (database), but some use of a spreadsheet

Developed spreadsheet with support of EASRO, but not being used systematically.

Using a simple Excel spreadsheet operated by Unicef and cases only submitted by partners every 6 months or so, but plan to develop a database during second half of 2009 which may be hosted by OHCHR.

No database or other electronic system as yet

The database was developed by a consultant; it was based on the first Sudan database that was ultimately never implemented, but has been radically changed to accommodate individual children; funded by Unicef but hosted by MONUC in Kinshasa and fed by electronic forms from MONUC CPA's; in principle the database can handle all 6 violations, but many cases of sexual violence and Denial of Access are monitored by other agencies (UNFPA, SCUK & OCHA) using different verification criteria and their own MIS, so these cases don't go into the database.

 

 

 

 

 

 

 

  

125

 

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda  

OUTPUTS (REPORTS)

Search Facility WIP No Yes n/a Yes n/a No Yes Yes YesIndividual Case Summaries No No n/a No n/a No No Yes ?? NoStandardised Statistical reports Yes None No n/a Yes n/a No Yes Under dev'mnt NoBespoke Reports Via Excel No No n/a Yes Planned Yes Yes Potentially No

"Global" Reporting (based on the full dataset)

Who Generates Reports Unicef Unicef n/a Unicef Unicef Unicef/UNHCR Unicef UnicefCirculation of Reports All CTFMR Unicef TF Unicef/TF

Agency Specific Reporting (based on Agency's own dataset)

Generate independently Yes No No Yes NoRequest from central DBMS Manager Yes In theory Planned Yes NoUtilisation of reporting facility Rarely Never Planned Never Occasional

Additional Reports Required

Yes GIS

Monthly trends/updates Yes

General Comments

Afghanistan

CAR

ColombiaCote d'Ivoire

DRC

IraqIsrael/OPTNepalPhilippinesSri LankaSudanUganda

IACPD will provide reports on reintegration, FTR, etc, but not MRM itself 

Reporting requirements not yet planned ‐ awaiting formation of the MRMTF

Database capable of producing standardised and bespoke statistical reports based on violations, but unable to produce case summaries or analyse against perpetrators; data entered on basis of incident date, but reports use reporting date, which can be much later.

No real search, case summary or statistical reporting capability, although the original Access system had this potential; their data is significantly under‐utilised.

Reporting is still work in progress, but range of standard reports (graphs by time, location, violation, perpetrator, status and reporting agency); potential to export to Excel for bespoke analysis; Unicef internal reports monthly, others to meet annual and GHN requirements.

Data consolidated manually by Unicef CP staff at zonal level & analysed manually at a central level ‐ no integrated information system.

Country

MONUC/ Unicef

Potential to search and query, but standardised report under development; will allow export to Excel for graphs., etc.System has no real reporting capability

Not completed  as system still under development

No electronic systems or finalised manual forms, but able to tabulate reported and verified cases.

Regular monthly reports for external audiences (donors, media, HR/CR Agencies & Parties to conflict

Preliminary Excel spreadsheet has few reporting capabilities

UR Database produced standard reports, IACPD also has reporting capability', but neither system produces a case summary

No automated analysis

 

 

 

 

  

126

 

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda  

  

127

SECURITY MEASURES

Security Risk Assessment

Risk Assessment Undertaken? Planned No No No No Planned No Yes No No, but plan Yes YesNot everyone using passwords YesPasswords not changed frequently YesFiling cabinets not locked YesData on pen drives not deleted after use YesVulnerability of Witnesses & Staff YesImpact of emergency evacuations (destroy data) YesVulnerability of data when transferred YesRisk during data collection YesPhysical threats/attacks on those involved in MRM YesSensitivity/vulnerability of paper forms Yes

Manual System ‐ Data Collection

# of manual forms None Dual Dual 1 per violation 1 + 5 No 1Disaggregation of sensitive personal data? No Yes Yes No No No Yes No No Yes YesAll data entered in office? No No Yes Yes No Yes Yes Yes n/aDirect entry into electronic system (no paper forms) Yes n/a No No No Yes No YesUse of codes to protect sensitive personal data No Yes Yes No No Yes No No Yes

Manual System ‐ Data Storage

Locked filing cabinet or cupboard Yes Yes Yes No No No Yes Yes n/aLocked office, exclusive to MRM staff Yes No Yes Yes No No No Yes n/aRelocation of record to capital/regional centres No No Yes No No No Yes n/aPaper forms shredded and entry into electronic DBMS No No No Yes Yes No No n/a

Electronic Systems ‐ Users

No of Agencies with access to full electronic dataset 1 3 1 0 1 1 1 1 2 1 1No of Staff with access to full electronic dataset 2 Small 1 0 3 1 ? 3 4 2 3No of Agencies with access to own electronic dataset 1 0 2 3 2 2No of Staff with access to own electronic dataset 0 2 ? 4 15% Users trained in data security 0% 0% 0% 0% >75%

Electronic Systems ‐ Password Protection

Password Protection? Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes NoUser specific passwords? yes Yes No No No Yes NoDifferent access levels? No Yes Yes No Yes Yes NoChange of passwords No No No No No Yes NoRegularity of password change No n/a Quarterly n/aDoes the system force password changes No No n/a No m/aAudit trail of users' use of system No No Yes

Electronic Systems ‐ Physical Security

Standalone computer or a network Network standalone Standalone Network Both Network Both StandaloneDesktop or laptop/notebook computers? Laptop laptop desktop desktop Desktop Laptop Both DesktopLocated in a locked room used only by MRM staff? Yes Yes No No No No Yes NoAre any Laptops taken out of the office? Yes No Yes No No No YesIf YES, is the data on them encrypted? No No n/a Yes NoUse of portable media to transfer data No Yes No No No Yes No Yes NoUse of emails to transfer data? No Yes Yes No Yes Yes Yes NoIf YES, is any transferred data encrypted? n/a No Yes Yes No Yes Yes n/a

Auditing Security Procedures

Security Audits No No Yes No No No No No No NoRegularity Quarterly n/a

 

  

128

General Comments

AfghanistanBurundiCARChad

Colombia

Cote d'Ivoire

DRC

Iraq

Nepal

Sri LankaSudanUganda

RESOURCING

System Development

Manual system $20,000 $130,000Electronic system $14,300 $13,500 $36,686 $21,482 $20,000Other $13,000 $490,000Totals $14,300 $13,000 $33,500 $36,686 $490,000 $21,482 $150,000

Operational Costs

Staffing $9,600 $26,400 $70,000 $23,481Training $36,000 $25,000 $15,000IT Costs $3,600OtherTotals $36,000 $9,600 $55,000 $70,000 $23,481 $15,000

General Comments

AfghanistanBurundiChadColombiaDRCIraqNepalSudanSri LankaUganda

Data entered directly into electronic system, although no database as such.

Main costs relate to training

Main security feature ‐ separation of personal data and use of ID codes.

Still early days, but use codes rather than names on forms and shred paper record once entered into database.

Plan to introduce different access levels into database.

Use two forms to keep personal data needed during the investigation phase separate from monitoring data; centralise data storage to reduce risks; emphasis on the electronic rather than manual system for the most sensitive data.

Use of consultants for system development, 5 UNV's for implementation plus designated MRM officer in Unicef

Multiple systems used by multiple agencies make it difficult to generate an overview and inevitably mean more vulnerabilities

Development costs seem very high, but may relate to the  full MRM and not just the MISNo financial data, but external Nepali consultant was retained to develop the second database that has not been implemented

Country

Enhanced security measures following recent problems (shredders, etc not used as entering data directly into database); also plan for a further security review.

Country

Answers relate to original Unicef/IP database and OHCHR Spreadsheet, so do not provide a totally consistent picture; highly decentralised data collection and entry devolves responsibility for security and inevitably leads to more vulnerabilities.

Development involved 3 months consultancy; staff training another month and full time staff for data entry and generation of reports.

2 people for 30 days each on developing database.

Costs also relate to the IACPD which has other functions.Main cost is staffing (TFT post)

No data 

The simple "stage 1" manual form is completed by NGOs' and they may use codes in place of names; ; full details are entered into the MONUC electronic form and an encrypted version is emailed to Kinshasa; paper versions are printed in Kinshasa, but shredded once any amendments have been finalised; all users in MONUC use the same password although the system supports multiple access levels; data on location of children not included in electronic system for security reasons.

Only quoted cost relates to data entry clerk.

No specific security measures, but database only located in Unicef CO

Unicef & UNOCI retain their own data, so no central dataset to secure; no systematic security measures.

Information on security of electronic system incomplete as not yet fully implemented.

 

 

 

 

 

  

129

 

 

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda  

OTHER HR/CR INFO SYSTEMS & DATABASES

Other Information Systems

OHCHR Yes YesUNDSS YesOCHA Yes YesUNFPA YesIACPD Yes Yes YesNational DDR Database Yes YesPolice CP Database YesDCI Palestine YesB'Tselem YesUNRWA YesLocal Human Rights Commission MIS Yes YesOther Yes Yes

Linkages with MRM MIS

Possible integration of MRM and IACPD Yes Yes Potential

Build links with OCHA Database for Denial of Access Attempted

Post‐Transition Plans

None Possibilities Too early None Not yet Separate DevWiden range of violations & perpetrators Yes

General Comments

AfghanistanBurundiCARColombiaCote d'IvoireDRCIsrael/OPTNepal

Philippines

SomaliaSri LankaSudanUganda

National Commission on Human Rights is developing a Human Rights database; Unicef is helping them create a Child Rights module which will incorporate MRM fields once global database in place.

Country

No linkages with OHCHR database; manual transfer of raw data from AIHRC; MRM system can accommodate other violations and will be extended to CPAN networks at Regional level. 

Unicef supporting the development of national CPV monitoring database with government, could feed cases to MRM, but no direct linkages.UNFPA and OCHA use their own info systems to monitor GBV and Denial of Access, but no details and their data is not in a form that suits 1612.

Would like to see MIS feed a transitional justice programme in the long term, nothing done to date.

UNDSS and Ombudsman's Early Warning system flags up cases for further investigation, OHCHR share data when reports being written (i.e. data not transferred to MRM?)

No direct mention of IACPD as already part of MRM system.

Currently exploring how they will be able to transfer data from other databases and Excel spreadsheets used by partners

IACPD being piloted for UAC and OVC in Bangui, hope to extend to MRM, but also focus on response.

National DDR and Police CP database developed separately in Arabic; DDR database could export cases of re‐recruitment to MRM.

Have discussed the possibility of integrating 1612 into the IACPD; also looking at potential for widening the list of violations and perpetrators they are monitoring in the post conflict period.

No data

Government/World Bank DDR database fed cases to MRM

 

 

 

  

130

 

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda  

MIS OVERVIEW

Strategic Priorities and Effectiveness

Priority Essential Essential Essential Esential Essential Essential Essential Awaiting TF Essential Essential Essential Useful Essential EssentialEffectiveness Good Good Fair Good Good Fair Good Good Fair Good Good Good FairPriority Useful Essential Essential Essential Useful Essential Essential Awaiting TF Essential None Essential Useful Essential EssentialEffectiveness Good Fair Fair Fair Fair Poor Fair Fair Fair Good Excellent Good FairPriority Useful Essential Essential Essential Marginal Useful Essential Awaiting TF Essential Essential Marginal Useful Essential MarginalEffectiveness Poor Poor Poor Good Poor Non Existent Poor Non existent Fair Good Excellent Non ExistentPriority Essential Essential Essential Essential Useful Essential Essential Awaiting TF Essential Useful Useful Marginal Essential UsefulEffectiveness Fair Poor Fair Good Poor Fair Fair Fair Fair Good Non ExistentPriority Essential Essential Useful Useful Marginal Useful Essential Awaiting TF Essential Marginal Marginal Useful Essential MarginalEffectiveness Fair Fair Good Good Poor Poor Fair Fair Poor Good Excellent Non ExistentPriority Essential Useful Useful Essential Marginal Useful Essential Awaiting TF Essential Essential Useful Useful Essential EssentialEffectiveness Poor Fair Fair Excellent Poor Fair Excellent Fair Good Good GoodPriority Useful Essential Useful Essential Essential Useful Useful Awaiting TF Essential Essential Marginal Useful Marginal UsefulEffectiveness Poor Good Fair Fair Fair Non Existent Poor Good Poor Good Non ExistentPriority Essential Useful Marginal Essential Essential Essential Useful Awaiting TF Essential Essential Useful None Useful MarginalEffectiveness Fair Poor Poor Fair Poor Non Existent Good Fair Fair Non existent Fair Non Existent

Data Requirements

Paper Essential Useful Essential Essential Essential Essential Awaiting TF Essential None EssentialElectronic Essential Useful Useful Essential Essential Essential Awaiting TF Useful Essential Useful Essential EssentialEffectiveness Good Fair Fair Fair Non existent Good Good Excellent Good ExcellentPaper Essential Essential Essential Marginal Useful Essential Awaiting TF Useful Marginal EssentialElectronic Essential Essential Useful Essential Marginal Essential Awaiting TF Useful Useful Essential Essential EssentialEffectiveness Fair Good Good Poor Poor Good Good Good ExcellentPaper Useful Useful Essential Marginal Essential Essential Awaiting TF Marginal Marginal EssentialElectronic Essential Useful Useful Essential Essential Essential Awaiting TF Essential Marginal Essential Essential EssentialEffectiveness Fair Good Fair Poor Non existent Fair Poor Good ExcellentPaper Essential Essential Essential Useful Essential Essential Awaiting TF Essential Essential EssentialElectronic Essential Essential Useful Essential Essential Essential Awaiting TF Useful Essential Essential Essential EssentialEffectiveness Fair Fair Fair Fair Excellent Excellent Excellent Good ExcellentPaper Essential Useful Essential Marginal Useful Useful Awaiting TF Essential Useful UsefulElectronic Essential Useful Essential Essential Useful Essential Awaiting TF Useful Essential Useful Essential UsefulEffectiveness Fair Good Good Fair Fair Good Excellent Good FairPaper Useful Useful Essential Marginal Essential Essential Awaiting TF Useful Useful EssentialElectronic Essential Useful Essential Essential Essential Essential Awaiting TF Useful Essential Useful Essential EssentialEffectiveness Poor Poor Fair Fair Fair Good Good Good ExcellentPaper Useful Marginal Useful Useful Essential Essential Awaiting TF None Useful EssentialElectronic Essential Useful Useful Useful Essential Essential Awaiting TF Useful None Useful Useful EssentialEffectiveness Fair Fair Fair Poor Excellent Non Existent Good FairPaper Useful Essential Useful Useful Useful Useful Awaiting TF Useful Useful EssentialElectronic Essential Essential Useful Useful Marginal Essential Awaiting TF Useful Useful Useful Essential EssentialEffectiveness Poor Fair Poor Fair Excellent Fair Good FairPaper Useful Marginal Essential Useful Essential Useful Awaiting TF Useful Useful EssentialElectronic Essential Essential Useful Useful Useful None Awaiting TF Useful Useful Useful Useful EssentialEffectiveness Poor Good Non existent Fair Excellent Fair Good FairPaper Useful Useful Useful Useful Useful Useful Awaiting TF Marginal Marginal EssentialElectronic Essential Essential Useful Useful Useful None Awaiting TF Useful Marginal Useful Useful EssentialEffectiveness Poor Good Non existent Non existent Good Poor Good Fair

Vulnerability to further violations YesOther Data

Verification of the case

Initial source of allegation

Documentation of the allegation

Violation specific details

Managing Referrals

Managing Immediate Interventions

Supporting Programme Planning

Details of immediate interventions

Details of referrals

Details of follow‐up support/reintegration

Perpetrator's Details

Addressing Impunity/Accountability

Incident summary

Managing the MRM itself

Children's Details

Managing Long Term Response

Annual/Horizontal Reports

Advocacy/Action Plans

 

  

131

 

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda

 

  

132

Performance of Current Systems

Importance Useful Essential Essential Useful Essential Essential Essential Useful Essential MarginalEffectiveness Poor Good Good Fair Good Fair Fair Excellent Good GoodImportance Essential Useful Essential Essential Essential Essential Essential Essential Essential EssentialEffectiveness Poor Good Good Good Poor Good Excellent Good GoodImportance Essential Essential Essential Useful Essential Marginal Essential Useful Essential EssentialEffectiveness Poor Good Fair Poor Good Poor Excellent Good GoodImportance Essential Useful Essential Useful Useful Essential Essential Essential MarginalEffectiveness Poor Good Fair Fair Poor Excellent Good GoodImportance Essential Essential Essential Useful Essential Essential Essential Useful Essential MarginalEffectiveness Poor Good Fair Poor Fair Poor Excellent Good GoodImportance Essential Useful Essential Useful Essential Useful Essential Essential EssentialEffectiveness Fair Non Existent Fair Poor Poor Poor Good Good FairImportance Essential Essential Useful Useful Essential Essential Essential Essential Essential EssentialEffectiveness Fair Fair Fair Poor Good Poor Excellent Good FairImportance Essential Essential Essential Useful Essential Essential Essential Useful Essential EssentialEffectiveness Fair Non Existent Fair Poor Fair Poor Good Good FairImportance Useful Essential Essential Useful Essential Essential Essential Useful EssentialEffectiveness Good Fair Fair Fair Good Poor Excellent Fair

Challenges & Problems

Lack of time (recent launch of MRM) YesReinventing the wheel ‐ a basic model to start from needed YesLack of global database/not able to talk to other MIS YesSecuring inter‐agency agreement on data sharing YesSecuring NGO participation in monitoring/reporting cases Yes YesStaffing Constraints & Turnover Yes Yes Yes Yes YesLack of commitment by MRMTF members YesResourcing constraints Yes Yes Yes6 violations inadequate for post conflict period YesPresence of government on MRMTF has created problems YesLack of Baseline data to provide context for analysis YesNeed better reports YesNeed to manage follow‐up YesLack of MIS Expertise Yes Yes

Overall Assessment

Fair Weak n/a Good Poor

Planned Developments

Database development Post MRMRoll Out of IACPD YesPreparation of Operational Manual Post MRMImprove linkages with government/influence policy  YesImprove linkages with response YesRe‐energise MRMTF/increase NGO involvement in reporting YesTraining Post MRMImplementation of database Yes

Yes

GIS Links Yes

Data Comprehensiveness

Data Consistency

Data Quality

Studies of recruitment, killing & maiming, sexual violence and trafficking

Coverage

Timeliness

Relevance

Accessibility

Value for Money

Data Reliability

 

 

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda  

  

133

General Comments

Afghanistan

Burundi

Colombia

DRC

DRC (SC) ‐ additional to TF response from MONUC

Iraq

Israel/OPT

Myanmar

Nepal

Somalia

Sri Lanka

SudanUganda

Strong emphasis on the importance of having robust statistics to support reporting, advocacy; extra difficulties due to time delays before verification; system struggles to support immediate interventions to address violations; need to prioritise response and reporting to government, etc; concerns about weakness of perpetrator information and ability to address accountability/impunity, but partly the difficulty of confronting government's role in committing violations; need partners to have better understanding of SCR1612/MRM; also need to establish MRM a provincial level.

More information on needs/priority than effectiveness, but overall assessment that the current system is unable to meet their requirements.

They see all the listed objectives as being of importance to the MRM.

MRM only recently established, so MIS still in early stages of development and fairly weak; seen as mainly providing qualitative data to support advocacy; little value for programme planning or follow‐up due to unrepresentative sample, long delays in reporting, etc.  Data too sensitive to be used in ensuring personal accountability of perpetrator(s).

Information for advocacy needs to be case specific not statistical; info required to help establish reintegration & rehabilitation programmes

Database is the only way they could analyse the volume of cases for annual SC reports, etc, most local advocacy and immediate interventions happen before the data is entered into the database and depends on issues being flagged by data entry staff; insufficient information to deliver accountability at present and insufficiently representative caseload to help with programme planning; lack of consensus on strategic direction fro database ‐ every agency wants something different.

Limited input as no MRMTF in place yet.

All cases must be verified by MONUC and held in their database in Kinshasa 1,500km from the front line; MONUC's data collection is very laborious and overt; MONUC's involvement with FARDC also means they are not seen as neutral, so people unwilling to give them information; no analysis of the database is provided to partners; the caseload very unrepresentative of situation ‐ would prefer to see verified cases as a % of "rumoured caseload; would prefer MONUC system to be integrated into the Inter‐Agency CP Database; would like to see MRM used in addressing impunity, but only after security issues evaluated; data can help plot trends, but can only have a limited role, referrals and response are better managed by IACPD; MRM database too slow and cumbersome to support immediate interventions; there is a need to focus on the results/impact of the MRM which have been very limited in DRC to date (parties largely unaware of it).

Happy with database but face challenges making the monitoring happen on the ground and build inter‐agency collaboration

Country

Comments very positive, but many relate to the MRM more generally rather than Information Management specifically (see ROSA Evaluation); did find initial format too complex and have simplified it recently.

Currently implementing IACPD, so in process of transition; focus on links to follow‐up/response

MIS still being established; CP and MRM resources have been very limited; relied on UNODC for IT input; limited capacity in field and security constraints limit possibilities and linkages with programming; would like a system to flag need for action; data quality generally limited due to resources and security

Database provides statistical reports on 4 violations, but numbers unrepresentative of situation; immediate interventions and referrals handled locally so not using database, database unable to analyse perpetrator data; MONUC only include fully documented cases in database, but unrepresentative of violations and geographical split; timeliness a problem due to lack of human resources; believe electronic system essential; plan to upgrade in autumn.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda  

  

134

STANDARDISED SYSTEM

Advantages

Resource savings Yes Yes Yes Yes YesFrees MRMTF time for monitoring (i.e. Not on creating IMS) YesAccess to specialist IMS expertise Yes Yes YesGreater consistency/standardisation sharing technical docs Yes Yes Yes YesLearning from other countries Yes Yes Yes Yes YesMonitoring of trends Yes YesHelp link monitoring to response Yes YesImproved reporting capabilities YesSupport for advocacy YesImproved data security Yes YesFaster implementation in new countries YesFacilitate global comparisons Yes Yes Yes Yes Yes Yes YesImproved access to data, reporting, etc YesHelp efforts to hold government to account locally YesHQ would better understand what CO's can provide YesIncreased credibility from global system Yes

Disadvantages

Diversity of country requirements may be too great Yes Yes Yes Yes Yes Yes YesCould be over complex YesMay not accommodate non MRM violations YesLack of participation by service providers YesLimited coverage YesAccess to the database YesUndermines motivation (less freedom/creativity) YesControl & Ownership of data (only if centralised global system) YesLess flexible/responsive YesMore difficult to customise YesData transfer slower (? Only if a centralised global system) YesDriven by global definitions of violations ‐ not nuanced locally YesImpossible to integrate 1612 with other HR monitoring  Yes

Yes

YesCost of entering data, etc Yes

Overall Assessment

Attitude towards a standardised system Supportive++ Supportive Supportive++ Supportive ?? Maybe Supportive ++ Supportive Supportive ++ Supportive ++ Reservations Supportive ++ Reservations Supportive ++

Essential Requirements

Security capabilities/protection of confidentiality Yes++ YesAccommodate a comprehensive dataset for all violations YesAbility to incorporate other violations Yes YesAbility to accommodate multiple violations (one child) YesAbility to analyse by perpetrators, etc YesUser friendliness (simple reporting) Yes Yes YesFlexibility to allow for local circumstances Yes Yes YesData on response and follow up YesGood central IT support YesReporting capacity Yes Yes YesAbility to share data with others YesIdentification of duplicate cases YesIncident monitoring + individual follow‐up Yes Yes YesGIS capability (useful) YesAbility to accommodate other contextual data  Yes

Some countries may lack technical expertise

Difficult to engage with civil society, government, etc in country specific way

 

  

135

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda  

Critical Success factors

Flexibility Yes YesAble to collect data from all sources/agencies YesAble to produce reports that are used by all stakeholders YesGiving access to MRMTF members & protecting confidentiality YesFocus just on MRM; must not undermine national CP systems YesMinimise time required for data entry & analysis Yes YesAbility to process and analyse data YesSecurity and protecting confidentiality YesTechnical expertise/IT Support Yes YesHuman resources YesTraining on system management YesMinimise manual transfer of data from field to centre  YesUsed by all protection agencies operating in the countrySecuring partner buy‐in YesPotential to decentralise Yes

Yes

Consistent data collection by partners Yes

Partners' IT Infrastructure

Overall Assessment UN strong Strong Strong Strong (UN)

Other Potential Initiatives (if no standardised system)

Security protocol Yes YesDefine common verification standards/tools YesUpgrade existing databases and develop in other countries YesSimple software for local adaptation (database or Excel) Yes Yes YesList of standard reports suitable for use with Excel  YesMRM Manual drawing on country best practice YesMore support from HQ to ensure MRMTF's have sound systems YesPersuade other agencies to be more committed to 1612 YesNational database YesCreate roster of people with 1612 database experience Yes

General Comments

AfghanistanBurundiCARColombiaCote d'Ivoire

DRC

Iraq

Israel/OPT

Nepal

Philippines

Somalia

Sri Lanka

SudanUganda

Strong support if it can be customised to suit local needs

CountryStrongly supportive but suggest the system is allowed to evolve from the bottom up through an upgraded CAACNET Forum.

Wary of standardised system as fear loosing control, but this maybe because seen as centralised system; would like to see standardised system built from bottom up (based on local experience).

Strong support for standardised system, provided simple, but need adequate human resources and training.

Ability to make governments more aware that they will be held accountable

Supportive for new countries, but doubtful where a system already exists; keen to see more sophisticated capabilities (multiple violations & more analysis) 

Strong support for standardised system, provided simple, secure and flexible; may only envisage use by one MRMTF member; BUT also want sensitive data held on a centralised database and not on paper.Appears to support the idea, but range of concerns about capacity of partners to deliver

UN + SCinSL have strong IT

Unconvinced as need to integrate MRM with other HR monitoring and too much diversity between each country in what can be monitored and what it is used for.

Strong support, but must be use friendly and secureSupportive, but mustn't be too complex/onerous and should be able to accommodate non‐MRM violations and have good linkages with other systems.

Supportive of the idea ‐ already building on work in Sudan and Iraq

Keen to see a comprehensive system that is able to meet all needs in one place, but recognises it will require some agencies to modify their systems and exchange of sensitive data may be a barrier

Strongly supportive, especially to provide reporting capabilities

 

 

  

136

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda  

EXTERNAL INFORMATION SOURCES

Information Requirements

MRM Guidelines Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes YesInvestigation guidelines YesCommon verification guidelines YesStandardised TOR for MRMTF YesChecklist of Do's and Don'ts YesSecurity Protocol YesCode of Conduct YesBest practice from other Human Rights programmes YesData trends on CPV to provide context Yes YesLessons learnt from other countries Yes YesFeedback from NY (Unicef & SRSG's office) YesExamples of where Unicef is the only CP agency on the ground YesExamples of where OHCHR play a major role YesExamples of MRM/1612 is integrated with other HR monitoring YesExamples of MRM being managed remotely (outside country) YesExamples from other HR/CR agencies Yes YesCase Studies from of other MRMTF Yes Yes Yes Yes Yes Yes

Current Sources of Information

Importance Essential Essential Essential Essential Useful Essential Essential Useful Essential Essential EssentialUsers All MRMTF All MRMTF All MRMTF MRM OIC only Some MRMTF MRM Lead  All MRMTF MRM Lead Some MRMTF Some MRMTF MRM LeadQuality Good Not available Excellent Good Good Good Non existent Fair GoodImportance Essential Essential Essential Useful Useful No knowledge UsefulUsers MRM OIC only All MRMTF MRM OIC only MRM OIC only MRM OIC only MRM LeadQuality Poor Poor Fair Poor Fair GoodImportance Essential Essential Essential Useful  Useful Useful UsefulUsers MRM OIC only All MRMTF Some MRMTF Some MRMTF MRM OIC only Some MRMTF MRM LeadQuality Poor Fair Fair Poor Limited  Non existentWhat Ext Links OSRSG OSRSG‐CAACImportance Essential EssentialUsers All MRMTF Some MRMTFQuality Poor Good

Information Gaps

MRM Guidelines YesMore support from OSRSG‐CAAC YesModels for data management & tools YesFeedback on development/activities in NY YesFeedback from NY on developments in other regions Yes

CAACNET

MRMTF awareness of CAACNET at national level Little Limited Not aware MRM OIC only OIC/Unicef Not aware None Only Lead  LimitedMRMTF awareness of CAACNET at local (field) level None Not aware Low None Aware but None None LimitedPotential for increasing awareness Uncertain Inappropriate Yes Yes Unicef resp Email n/letter

Access to info from other CTFMR Yes Yes YesTechnical documents Yes

Slow YesSome documents difficult to access YesAnnual Country  Reports YesKey documents (e.g. Consultant's TOR) Yes YesUpdated documents Yes Yes Yes YesLack of Thematic Sections Yes

User Friendliness Poor Poor Poor Too slowUp to date list of contacts (NY & Field) Yes YesOpportunity for thematic discussions Yes YesRegular Unicef/OSRSG Updates Yes YesNew Policy papers, outcomes of Confs. Yes YesMake more accessible YesOpportunity for MRMTF to upload docs YesDetails of events, etc Yes

Least useful

CAACNET

Other 

MRM Guidelines

Missing

Other Improvements

Most Useful

Bilateral  links with other CTFMR

 

  

137

Afghanistan Burundi CAR Chad ColombiaCote 

d'IvoireDRC Iraq Israel/OPT Myanmar Nepal Philippines Somalia Sri Lanka Sudan Uganda  

Other non‐CAACNET Improvements

Finalise Guidelines YesMRM communications, training, etc (not fragmented) YesMRMTF Rep in NY for discussion of annual reports YesClear involvement of CTFMR in finalising annual reports & GHN YesAccess to other countries' tools YesMore feedback from NY on use of MRM data/reports YesSupport from NY on advocacy work YesList of MRM Focal Points and networking opportunities Yes

General Comments

AfghanistanColombiaDRCIraqIsrael/OPTNepalPhilippines

Somalia

Sri LankaSudanUganda

Country

Main interest on case studies and more contact with OSRSG‐CAACMain interest in case studies; little info on CAACNET

Little awareness or access to CAACNET, want to know if Guidelines yet finalised.

Colombia isolated as only MRM in Americas; participation in Pretoria and Jordan workshops very useful; fear NGO members could use other country info on CAACNET out of context. Priority for clearer guidelines, esp. on verification; could provide access to CAACNET with common username for MRMTF; demand more  info, news; interactive CAACNET

Interested in sharing technical; documents with other countries; CAACNET needs to be faster and more regularly updated.

Keen to have access to details of other countries facing similar challenges to Somalia (remote management, integrated with other HR Monitoring, etc.; no knowledge of CAACNET; no substantive bilateral info exchange except regional meetings, but of limited value.

Keen to have a finalised set of Guidelines from NY; current MRM lead does not have access to CAACNET.Main request is for more feedback support from NY; CAACNET not used significantly and considered "outdated"

MRM Guidelines too long given human resources available; lots of ideas for improving CAACNET and improving coordination

Do not currently have a username and password to access to CAACNET so unable to comment

 

                  

 

APPENDIX 5 

GLOBAL QUESTIONNAIRE (BLANK)  

The  appendix  contains  the  blank  questionnaire  that was  sent  to  each  of  the MRM Global  Partners.   Many  of  the  questions required the person completing the form to select from a list of options.   These options can only be viewed in the electronic version of the questionnaire.    

 

1. Introduction

1)

2)

3)

4)

5)

6)

This questionnaire has been developed to explore the information management and, if appropriate, database requirements of the MRM.  It is designed to be completed by the main global partners involved in the MRM and will be complemented by a much more deta

MRM INFORMATION MANAGEMENT QUESTIONNAIRE (GLOBAL PARTNERS)

The Terms of Reference for the consultancy are as follows:

Conducting a comprehensive database and information management needs analysis for the standardised MRM database and information management system at the global and country levels of those countries implementing the MRM to clearly identify:

a. the minimum data requirements and formats

b. the case management requirements and how the two datasets interface

b. human rights monitoring, and

Distinguish between aspects of the MRM data management requirements that need to be developed as part of a global system: vs. MRM data management that are better developed at country level.

Assessment of hardware and software capacity available at regional, national and field levels with UN and other NGO partners involved in MRM.

Based on the analysis of the mapping and needs, recommending in a requirements document what needs to be undertaken and proposing the most efficient way to develop an MRM database and information management system template for both the national and global

To develop a detailed work plan identifying resources (financial, material and human) and timeline needed to develop and roll out the MRM DBIM.

Executing a comprehensive global mapping and assessment of all existing initiatives of database and information management (DBIM), including inter‐agency systems used by UN and NGO agencies and relevant government agencies, in the fields of:

a. monitoring and reporting mechanism (MRM) on grave violations against children.

c. child protection case management and follow‐up (separated children, sexual violence, CAAFAG, etc)

 

 

 

2. Structure of the Questionnaire

1)

2)

3) 3rd Party ‐ Other information systems and databases that are currently being used by partner agencies, either internally or on an inter‐agency basis, to support child/human rights monitoring or related support/response programmes and their interface with 

The global questionnaire focuses on four main areas of interest, each covered in a separate worksheet:

Global ‐ The information management requirements at a global level and how these might best be met 

Country ‐ The information management and, if present, supporting database systems that are currently being used at country level and the potential for developing a more standardised approach.

4)

It is recognised that each organisation will have a different role in the MRM and so may only be able to respond to some of the questions below.  Please feel free to use the questionnaire in the most appropriate way possible to express your views and idea

Other ‐ Other information requirements of those involved in implementing the MRM and how these might best be met (including but not limited to bespoke developments such as CAACNET)

If you have any questions or experience any problems using the questionnaire, please contact the consultant: Chris Robertson: +44‐1690‐760338 or chris@rhiwdafnau.co.uk.  

3. Data Entry Protocols

4. Other Documentation

The Pale Green Cells contain a fixed menu of alternative answers.  No other answers are possible.  To access the menu: use the mouse/touchpad to click on, or highlight, the appropriate cell and a small arrow will appear; click on the arrow and the list of

The Pale Yellow Cells allow you to type in your answer.  There are no pre‐determined alternatives.  You can write as little or as much as you want.  Do not worry if part of your answer is not visible when the worksheet is viewed or printed as everything w

Example

If your organisation has or is aware of any key documents (internal or third party) that contain useful insights relating to information management and the MRM or any aspect of the Terms of Reference for this consultancy, please provide a copy or details 

The main part of the questionnaire consists of four Excel worksheets.  These are all protected and only the cells requiring data entry have been unlocked.  These are coloured either pale green or pale yellow (see below).

Explanation

Agency

Details of Primary Contact Person

Name

Position

Email

Phone

Mobile

MRM INFORMATION MANAGEMENT QUESTIONNAIRECOVER SHEET

 

 

1. Existing Systems

1.2 Challenges ‐ What do you see as the main challenges that need to be overcome in developing an effective information management system at the country level (please highlight any specific problems and suggest how they might be overcome)?

Data Requirements ‐ the data should be recorded

Electronic Data Management System ‐ database or spreadsheet

Outputs & Utilisation ‐ the quality of analysis & reporting and its relevance to the MRM's objectives

Data Security ‐ both manual and electronic systems

Other Issues (give details)

CTFMR CASE MONITORING INFORMATION SYSTEMS

The following questions are not designed to duplicate the information being provided by individual CTFMR’s, but to provide an opportunity for agencies to give a more global perspective on the current situation at country level and the potential for develo

Based on your agency’s current involvement in the MRM, please comment on the following questions (1.1 ‐ 2.5).  Only answer those that are relevant.

Manual Record System ‐  the paper system for recording and storing data

Data Quality and Consistency ‐ the comprehensiveness, accuracy and consistency of the data collected

1.1 Effectiveness ‐ What is your assessment of the effectiveness of the current information management arrangements at country level.  In answering this question you might like to give attention to some or all of the following questions, but please feel f

Topic Effectiveness of Current Information Systems

Value for Money ‐ the extent to which the investment is justified by the outputs

Linkages with other Information Systems ‐ HR Monitoring & CP Response/ Reintegration

 

 

2. Future Developments

If YES, what would you like to see in such a system:

2.1 Objectives

Yes/No Priority

Advantages/Opportunities Disadvantages/Risks/Concerns

Do you feel that there is potential for developing a more standardised information system and/or database that could be customised for use at country level?  List the main advantages and disadvantages below

Objective

Advocacy/Action Plans ‐ provision of flash reports on individual cases requiring action and statistical analysis to support Action Planning with the parties to the conflict

What objectives  would you want the system to meet and what would be their level of priority?   Use the spare line for any other objectives that you consider important, but are not listed.

Comments

Preparation of Annual and Horizontal Reports ‐ provision of case profiles, statistical analysis, etc

Addressing Issues of Impunity and Accountability ‐ provision of perpetrator specific reports that can be used in advocacy and in identifying cases for future action (prosecution, TRC, etc)

Managing Immediate Interventions ‐ ensuring that any interventions designed to halt/reverse a violation take place in a timely manner

Support for Programme Planning ‐ using the profile of MRM violations to help identify other programme priorities (prevention and response) and to monitor the impact of these programmes.

Managing Case Referrals ‐ ensuring that all cases are referred to the appropriate response/follow‐up agency in a timely manner.

Managing the Longer Term Response ‐ supporting longer term reintegration/follow‐up activities

Managing the MRM Itself ‐ monitoring the effectiveness of the MRM, its processes, coverage, etc. (spotting gaps/weaknesses/delays, etc).

 

2.2 Coverage

2.3 Data Requirements

Yes/No

2.4 OutputsWhat outputs (interrogation, reporting, etc) should the system provide and in what format(s)?

Details of Data Field Required

Should all six violations be included in a single database or should some (e.g. Attacks on Schools and Denial of Humanitarian Access) be handled separately by more specialised systems?  Please explain and give reasons for your view.

What should be the minimum data requirements for any standardised system.  You might like to consider these in the context of the following main subject areas:

Initial report of the violation (date of report, source, etc)

Basic data about the incident (date, location, type of violation, etc)

Data related to the investigation (sources of evidence, status of case, etc)

Category of Data

Data about the child/children (name, gender, age, family details, etc)

Data about the perpetrators (name, state/non‐state, etc)

Data relevant to the specific incident (different data for each of the violations)

Data about any action(s) taken in response to the violation (including referrals)  

 

2.5 SecurityWhat security arrangements should be implemented to ensure the protection of sensitive data?

3. Alternatives to a more standardised Information System and/or DatabaseIf  NO (to a standardised system), what other things could be done to improve information management at country level?

4. Other CommentsAdd any other comments or suggestions below

 

 

GLOBAL MRM INFORMATION SYSTEM REQUIREMENTS

1. What objectives should any global or regional information systemfor the MRM seek to meet?

Yes/No

2. What is information is needed at the regional or global level to meet these objectives and who needs access to it?

Yes/No

3. How might these outputs best be provided (what type of global information system)?

Yes/No

Other objectives (provide details)Provide reasons for your answers below

The second part of the questionnaire focuses on the information that is needed at the global level about the cases that are being monitored and reported by each CTFMR and how this can best be delivered (the questionnaire does not assume any preferred tech

Enable partners to monitor and evaluate the effectiveness of the MRM itself and help identify potential improvements.

Support and inform the formal reporting of violations to the Security Council.

Support and inform other broader advocacy initiatives.

Support and inform the planning of programmes designed to prevent and respond to violations (and the evaluation of their effectiveness).

Other (please give details)

Details of all individual cases (suitably anonymised)

Details of selected individual cases (suitably anonymised) to highlight specific concerns or issues.

Provide any additional explanatory comments

Type of Information Who Needs Access?

Statistical reports provided by each individual CTFMR in a standardised format

A simple statistical database at the global level that imports a limited dataset that is primarily in a quantitative format, but allows for some degree of statistical analysis and manipulation.

Country specific statistics presented in a consistent format

Global or regional statistics that seek to integrate data from different CTFMR's to produce comparative or composite reports.

A more complex database containing a more comprehensive dataset including qualitative data relating to individual cases.

Other (Please provide details

Objectives of Global Information System

Type of Global Information System (technical options)

 

Please explain the reasons for your choice

 4. What, if any, statistical reports would you like to see produced at the global or regional level?  Indicate the type of report/the variables involved/style of presentation (e.g. tabular, graphical, GIS) and how it might be used.

Type of Statistical Report Likely use(s)

5. What challenges and problems would you anticipate in trying to develop a global information system and how might these be addressed?

Potential Challenges & Problems Possible Solutions or Responses

 

 

6. Give any other comments or suggestions regarding the potential for and development of a global information system

  

   

 

OTHER INFORMATION SYSTEMS & DATABASES  

Please provide details of any other information systems or databases that you use globally or regionally, either internally or on an inter‐agency basis, to support your work in monitoring child or other human rights violations or for managing response, reintegration or other support programmes for children. Please comment on their potential and real linkages to the MRM. If there are several systems, please complete a separate section for each one.   

System 1

Name

1. Type of System

2. Organisational Implementation

3. Main ObjectivesWhat are the main objectives (& uses) of the system

1

2

3

4

5

4. System OverviewPlease provide a brief overview of the system (e.g. software used, implementation arrangements, etc)

What is the primary purpose of the system?

How is the system implemented?

Explanatory Notes

Explanatory Notes

 

 

5. Linkages with the MRM (e.g. referral of cases, exchange of data, integration of statistical reports, etc)

5.2 What are the actual linkages with the existing MRM Information Systems/Databases at country level?

6. Other Comments

5.1 What are the potential linkages with the MRM Information System/Database(s) (i.e. how would you like to things work)?

 

   

 

System 2

Name

1. Type of System

2. Organisational Implementation

3. Main ObjectivesWhat are the main objectives (& uses) of the system

1

2

3

4

5

4. System OverviewPlease provide a brief overview of the system (e.g. software used, implementation arrangements, etc)

What is the primary purpose of the system?

Explanatory Notes

How is the system implemented?

Explanatory Notes

5. Linkages with the MRM (e.g. referral of cases, exchange of data, integration of statistical reports, etc)

5.2 What are the actual linkages with the existing MRM Information Systems/Databases at country level?

6. Other Comments

5.1 What are the potential linkages with the MRM Information System/Database(s) (i.e. how would you like to things work)?

 

System 3

Name

1. Type of System

2. Organisational Implementation

3. Main ObjectivesWhat are the main objectives (& uses) of the system

1

2

3

4

5

4. System OverviewPlease provide a brief overview of the system (e.g. software used, implementation arrangements, etc)

5. Linkages with the MRM (e.g. referral of cases, exchange of data, integration of statistical reports, etc)

5.2 What are the actual linkages with the existing MRM Information Systems/Databases at country level?

6. Other Comments

What is the primary purpose of the system?

Explanatory Notes

How is the system implemented?

Explanatory Notes

5.1 What are the potential linkages with the MRM Information System/Database(s) (i.e. how would you like to things work)?

 

 

EXTERNAL INFORMATION SOURCES Most of this questionnaire is focused on the information system required to manage case monitoring data, but those involved in MRM implementation at all levels have other, wider information requirements, including access to information that can assist them in fulfilling their objectives more effectively.  This final section provides an opportunity to identify what information is required, what is currently available, how it is disseminated and how its provision might be improved.   1. Information Requirements Please identify what information you do or might find most useful in enabling MRM practitioners to fulfil their objectives effectively.  This might include operational guidelines, case studies and examples from individual CTFMR's, case studies and examples from other human rights/child rights monitoring organisations or networks, or other contextual data that could help interpret statistics more accurately.

2. Sources of Information

Other Sources (please specify)

Bilateral links between practioners

MRM Guidelines

CAACNET

Please indicate the relative importance of the following sources of information, who (within your agency) makes use of them, for what purpose, how regularly this happens and your overall assessment of their usefulness. 

Information Source Comments

3. Information GapsPlease indicate the most significant gaps in the availability of information to support your work on the MRM

 

 

4. CAACNETIn addition to the general questions above, please provide more detailed feedback on CAACNET

5. Other Improvements

Please indicate any other specific improvements you would like to see in the provision or exhange of information relating to the MRM

What other improvements would you like to see in CAACNET

What aspects of CAACNET do you find most useful?

Could CAACNET usefully be developed to provide a more interactive environment (discussion groups, blogs, etc)

How easy is it to find what you want on CAACNET (its user friendliness) and, if appropriate, how could this be improved?

What aspects of CAACNET do you find least useful?

What things are missing from CAACNET that could make an important contribution to your work?

How aware are staff within your agency (at global, regional and country levels) of CAACNET and what it can provide

If appropriate, how could the level of awareness be increased?

 

 

153

APPENDIX 6 

SUMMARY ANALYSIS OF GLOBAL QUESTIONNAIRE  

 

The appendix contains a summary of the 8 responses received from MRM Global Partners.  The OSRSG‐CAAC did not provide a formal response, but some comments have been included on the basis of other discussions with them.  These entries have been marked with an *. 

 

Wherever possible the responses have been reproduced exactly, but some comments have been combined or summarized to  improve the readability of  the summary.    It  is hoped that this will not have detracted from the meaning of the original comments.   

 

 

DPKO IRC OCHA OHCHR OSRSG SC UNHCR Unicef Watchlist

EFFECTIVENESS OF CURRENT COUNTRY INFORMATION SYSTEMS

Data Requirements

IRCOSRSGSC

Data Quality & Consistency

SC

Manual Record System

SC

Unicef

Data collected needs to be specific to the SC offices do not use MRM databases, but do collect data about individual children and their families in the IACPD or similar.

Unicef

Only a small proportion of cases are reported and the UN's role in verification when they are party to the conflict is likely to deter people from reporting cases

Paper records should wherever possible to avoided for confidentiality reasons, but where used robust security guidelines are needed.

Forms should contains standard fields but allow for local customisation; there should be a way of trasferring data to NGO's who undertake follow‐up without identifying the MRM as a source; SC have a data protection procedures that require the minimum no of copies of paper documentation to be kept and all destoryed if there is a risk from the parties to the conflict.

Data must be accurate and consistent to make analysis possible, but which data depends on agreeing its use, must only collect what is needed.

There is a need to encourage more agencies/front line staff to share SGV cases with the MRM.

 

 

 

 

154

Electronic Data Management System

OSRSG

SC

Outputs & Utilisation

IRC

SC

Unicef

Unicef

Not convinced that the investment in databases has been worthwhile*

Some good reports have been produced (to SC), but little impact ‐ no teethWhile there is clearly important that cases are well documented and verified to underpin reporting to SC, etc, but this means most cases are excluded, so need and alternative way of gathering other "contextual" evidence (group reporting?).

Should be password protected and encrypted and backed up in a third country; any system should be compatible with the IACPD to facilitate data exchange.

Minimal analysis possible at country level ‐ global comparions impossible

Spreadsheets and databases of different capabilities are used ‐ depends on monitoring capacity of TF.

 

Data Security

IRC

SC

Linkages with Other Information Systems

IRC

Value for Money

Unicef

OSRSG

SC

There is a risk that the financial downturn will impact negatively on child rights/protection work

Sudan evacuation highlights the need for advance planning and organisational commitment to the protection of children's data at all levels.

Concerned about security risks

Variable, need to move away from paper files, need contingency plans for dealing with an evacuation

IRC

There has been lots of talk, but little real progress

Concerned that database development is very expensive and the benefits do not justify the costs.Would want to see what the investment in the MRM so far has produced (e.g. Tools, procedures, training, etc); need to allocate more resources to responding to cases and facilitating children's participation; need to highlight impact and successes of the MRM otherwise people will become disillusioned (black hole ‐ one way process).

Challenges

SC

IRC

Unicef

The lack of response to violations is an ethical issue, but will also discourage people to report cases, so more resources should be devotes to response programmes and the development of referral mechnisms that avoid being tained by association with the MRM

No of verified cases is very small and unrepresentative and so need to find a way of capturing a wider range of data without the same verification requirements (contextual data).

Considerable diversity of data quality annd quantitiy at country level; willingness to collaborate and share data also varies; diversity of objectives, especially where DOPKO presence;; how to lonk with response mechanisms given sensitivities about sharing data. 

Children, families anmd communities are often reluctant to report and fear the arrival of UN monitors, need to develop alternative mechnisms through which they can provide information.

Most field systems are pretty basic (including spreadsheets)Security concerns a barrier to cases being reported for many people.Agencies/staff in field don't understand global subtleties involved.

 

 

 

155

DPKO IRC OCHA OHCHR OSRSG SC UNHCR Unicef Watchlist  

POTENTIAL FOR A MORE STANDARDISED INFORMATION SYSTEM AT COUNTRY LEVEL

Overall Assessment

Is there potential for developing a standardised database? Yes Yes No* Possibly

Advantages

Yes

Disadvantages

Yes

Objectives

Yes/No Yes Yes YesPriority Useful Essential EssentialYes/No Yes Yes YesPriority Marginal Essential EssentialPriority Yes Yes YesEffectiveness Essential Useful EssentialPriority Yes Yes YesEffectiveness Essential Essential UsefulPriority Yes Yes YesEffectiveness Useful Useful EssentialPriority Yes Yes YesEffectiveness Marginal Essential EssentialPriority Yes No YesEffectiveness Marginal Marginal MarginalPriority Yes Yes YesEffectiveness Useful Essential UsefulPriority YesEffectiveness

CommentsAny role in ensuring accountability and addressing impunity must ensure protection of victims and staff involved

SC

Managing Referrals

Unicef

Providing a comprehnsive system to ensure consistency, etc

Managing Long Term Response

Managing the MRM itself

Preparation of Annual/Horizontal Reports

Advocacy/Action Plans

Must be able to change and develop in response to changing requirements.

Managing Immediate Interventions

Supporting Programme Planning

Risk of duplication if have 2 systems ‐ keep MRM system simple

Addressing Impunity/Accountability

Early intervention is vital, but entry into database litkely to be too slow, so need protocols at local level.Can support programme planning if data is accurate, more reliable and realistic, so trends etc can be identified. Must be a mechanuism to ensure effective referrals, but avoid association with MRM.Need consistent reporting and analysis across countries for Annual reports/GHN's; long terms response could be part of MRM or a linked system

 

 

 

 

 

156

DPKO IRC OCHA OHCHR OSRSG SC UNHCR Unicef Watchlist  

Coverage

All 6 violations in one database? Yes Yes + more Yes, but Yes, if possible

Data Requirements

Yes YesYes YesYes YesYes YesYes YesYes YesYes Yes

CommentsSCUnicef

Outputs

Security

Other Comments

As a minimum all countries need to adopt a minimum dataset.

DPKO

Unicef

IRC

SC

Violation specific details

Incident summary

SCSecure and confidential referral mechanism

Initial source of allegation

Investigation of the allegation

Unicef

IRC

Children's DetailsPerpetrator's Details

Details of immediate interventions

Unicef Trends ‐ some analysis of violations & perpetrsators

Decision needed about whether children's details should be held in MRM or transferred into another system 

Statistics and Trends for at least 7 summary areas plus access to case specific details

Security procedures for manual and electronic systems, risk assessments, Data encoding, 3rd country back‐ups, evacuation procedures in place and practiced, Data Protection MOU's in place.

Reports on violations to support advocacy, learning & response.

Data relating to child, perpetrator and investigation should be removable to facilitate sharing with other agencies

Where there is a Peacekeeping Mission and the SRSG is finally responsible for the MRM reports, it is important that the Mission hosts the information system.

However good the system's security, data will always leak ‐ this will make non‐TF members reluctant to share cases.

Crucially important ‐ needs protocols and training ‐ provisions for evacuations, reduce use of paper records, have different levels of authority for accessing system/data

 

 

 

 

 

 

 

157

 

DPKO IRC OCHA OHCHR OSRSG SC UNHCR Unicef Watchlist  

GLOBAL REQUIREMENTS

Objectives of Global Information System

Yes Yes Yes Yes Yes* Yes Yes Yes YesYes Yes Yes Yes Yes Yes Yes YesYes Yes Yes Yes Yes Yes YesYes Yes Yes Yes Yes Yes Yes

YesYes

Yes

Yes

Comments

Information Requirements

OSRSG/Unicef Yes No OSRSG/Unicef No No No NoAll Partners Yes OSRSG/Unicef OSRSG/Unicef All Partners No OSRSG/Unicef NoAll Partners Yes All Partners All Partners All Partners Yes OSRSG/Unicef YesAll Partners Yes All Partners All Partners All Partners Yes OSRSG/Unicef Yes

YesUnicef only

Protect Children/Describe their situation

Ensure accountability 

IRC

OCHA

Country specific statistics in a consistent formatComparative regional or global statistics

Assess compliance with Human Rights standardsMonitor impact on MRM on policy development & implementation

Support formal Reporting to UNSCSupport other Advocacy initiativesSupport Programme PlanningSupport Monitoring and Evaluation of MRM itself

OHCHROSRSG

DPKO

SC

UNHCR

Unicef

Watchlist

Trends for individual violationsResponses, prevention activities

Details of All CasesSelected cases to illustrate issues

All the objectives are important, but the system must maintain the ability to accommodate new initiatives/ideas from the field.Anxious to see the gloabl system monitor the MRM's effectiveness in contributing to the development (change) and implementation of policyIdentify perpetrators, ensure accountability & redress abuse (Ed: are these global or national objectives?)

All needed globally

Focus should be on information requirements for SCR1612 reporting*Importance of having accurate and reliable data that can show country and global trends to strengthen advocacy, improve accountability, support fundraising between countries, inform programme planning and ensure open accountability.

Any system should explicitly serve the stated purposes of the MRM ‐ systematic gathering objective, specific and reliable information on grave violations committed against children in situations of armed conflict

The primary role must be to support reporting to the SC, but it should also be used to support other advocacy, programme planning and prevention initiatives (including programme evaluations); people will be more motivated to report if there is a clear link with response; it also needs to help monitor the impact of the MRM.

Supportive of the use of MRM outputs to support programme planning, but not for programme monitoring as these systems need to be more specialised

 

 

 

 

158

 

DPKO IRC OCHA OHCHR OSRSG SC UNHCR Unicef Watchlist  

Comments

Type of Global Information System

Yes No Yes No* No Yes Yes YesYes Yes No No* Yes Yes Yes YesNo Yes Yes No* No No No No

Comments

Types of Reports required

Graphs rather than numbers Yes Yes YesGeographical Comparisons (District, Country, Region) Yes Yes Yes YesVictim profiles ‐ Gender, Ethnicity, Caste & Religion Yes Yes Yes YesPerpetrator Profiles Yes YesTrends over Time Yes Yes Yes YesAnalysis of actions taken by S Council in response to reports Yes

Users of Reports

Monthly reports at HQ to monitor trends in violations, immediate updates on individual countries.

OSRSG, Unicef, CP NGO's plus some given to state and non‐state actors as part of advocacy/ dialogue

SC

UnicefComparative analysis between countries, parties to the conflict, etc

OHCHR

DPKO

Comprehensive database containing all case data

UNHCR

DPKO

Watchlist

SC

UNHCR

OCHA

Simple statistical database with limited quantitative dataset

Watchlist

DPKO

Statistical reports from each CTFMR

Unicef

Watchlist

IRCOCHAOHCHR

Potential uses ‐ prevention, advocacy and assessment

Are we aiming for statistical analysis or just quantitiative analysis and systematic analysis of qualitative data?

No requirement to hold all cases centrally except as a back‐up; also need to to guard against breaches of data security; consistent stats useful but should allow countries to include other violations if it suits them; gobal statistics needed to support camnpaigning

Need to achieve a balance between complexity and simplicity of reporting at the global level; full details only needed at the local level to facilitate follow‐up and response, access arrangements to data must protect children's identities.

All Partners should not include governments, although they have a role to play

There is a need for some qualitative information on individual cases together with a statistical analysis of quantitative data (this needs to be collected in a more consistent manner).

Keen to see tabular, graphical and GIS (Map) based reports to be used primarily for planning and implementing advocacy

Any figures need to be based on a consistent means of calculation, are we talking about trend analysis or statistical analysis.Would like to see trends for individual violations (country, regional or global)

Inclusion of personal details/names must depend on circumstances of each (type of) case

Do not need full case details at global level, but do need to see what information is being collected and the ability to analyse trends so can eventually establish a a reliable baseline for each violation.

Global level system should focus on statistical analysi, trends, etc with some scope for manipulation, but there is no need for detail about individual cases ‐ other than for OSRSG/Unicef who will have access to country systems.

Data on individual cases is not required at the global level but may be required regionally or sub‐regionally for cross‐border work; access to data on individual children should be limited to agencies involved in providing response/support (Unicef or NGO's).

Access to selected cases is important at the global level, but does not require a database

Would like to see statistical reports from individual CTFMR in a standardised format plus qualitative data on individual cases in a "moderately complex" database to enable comparisons and trend analysis

 

 

159

 

Challenges, Problems ‐‐ Solutions & Responses

Other Comments

The data required for community level incidents (attacks on schools and denial of access) will be different from the data for the more individual ones and they do not fit easily together ‐‐ consider using two different systems. 

SC

OCHA

Duplication of data collection ‐‐ make better use of data collected by other monitoring and response agencies & networks

Too many databases used for protection work, dangers of duplication ‐‐ any new database must be compatible (e.g. With the IACPD

Countries will have different technical capacities , some will struggle to computerise case management, while others will not be willing to abandon it ‐‐ provide different solutions for different situations, but with an emphasis on statistical analysis.

Data management capacity in the "deep" field is low ‐‐ avoid burdening them with an over ambitious system, especially if it isn't possible to deliver good end‐user support, start simple.

DPKO

UNHCR

Unicef

The integration of MRM monitoring into wider (adult) human rights systems will create problems ‐‐ Difficult to resolve, but possibly create a country‐level statistical system to into which the data can be transferred

SCNeed to further explore the potential for the IACPD to collect and export data on 1612 violations to the lead MRM agency, also need to ensure that children picked up by 1612 receive follow‐up.

As the MRM becomes more effective and holds perpetrators/government to account, the risks to agencies increase ‐‐ integrate monitoring with broader programming /ensure verification done very discretely.

Two main concerns: monitoring the impact of the MRM on policvy and clarity on the the required outputs (i.e. not aiming for true statistical analysis)

Competing needs and priorities of different agencies who need the information for different purposes.

WatchlistNGO's often have better access to information through their programme activities and sometimes more freedom to engage in advocacy, whether as formal TF members or by collaborating on a more informal basis

Under‐reporting of the true situation ‐‐ include trend and contextual data in analysis.Watchlist

IRC

How to facilitate effective sharing of information (how much, with whom, etc) ‐‐ clear information sharing protocols that meet the needs of competing agencies, but are flexible and easy to administer.

Involvement of different partners ‐‐ Unicef to host global system (but different agencies will want different things).  Many partners would probably want to access the database.

Gaining access to affected communities/information on incidents ‐‐ UN collaboration with NGO's & Civil Society to access information/verify cases

Differing approaches to verification makes comparisons difficult ‐‐ need for MRM Guidelines to be finalised and clarify verification standards

Different interpretations of what constitute an incident will make it difficult to consolidate statistics ‐‐ try and use  statistical tools to correct any bias.

Reconciling the demands of verification with confidentiality requirements ‐‐ develop a Code of Conduct

Getting people to report when they are fearful of the consequencesThe system will always be attacked/criticised, however good it is (people will want to undermine its credibility).

Assessment fatigue may reduce reporting ‐‐ ensure a visible link with response; improved and more standardised data collection and analysis tools provided by NY

Security risks to monitors and more particularly witnesses & victims ‐‐ risk assessments; improved procedures for protecting confidentiality, obtaining consent and enabling NGO's to report confidentially

Management of the system and ensuring accessManaging confidentialty

 

 

160

OTHER INFORMATION SYSTEMS & DATABASES

Inter Agency Child Protection Database

Purpose

Uses

Potential Linkages

Actual Linkages

OCHA Access Monitoring and Reporting Framework

Purpose

Objective/Uses

Implementation

Potential Linkages

EXTERNAL INFORMATION SOURCES

Information Requirements

in discussion with UNICEF, we agreed that the access monitoring & reporting framework and accompanying database should take into account the information needs of the MRM regarding "denial of access" to enable that information to feed into the MRM

See JM's notes  (SC)

Response/Reintegration/Support Programming (IRC)Case management ‐ FTR/CAAFAG/Other vulnerable groups (SC).

Secure website with key resources for MRM Task Forces (guidelines, training materials, key documents); regularly updated; blog/Q&A section; updated contact details; news on deadlines, events, etc.

Summary analysis provided to TF in one country (IRC)Use of IACPD to collect data on 1612 violations in Sri Lanka (SC)

Unicef

To systematise and standardise monitoring, reporting and trends analysis on constraints affecting humanitarian access in situations of armed conflict in order to inform policy and operations concerning access. 

Still under development; intended to be implemented on an inter‐agency basis, but current development of technical tools is primarily internal to OCHA until there is a prototype which can be used to solicit inter‐agency input. 

Systematise and standardise quantitative and qualitative information on access constraints.

Case Management (SC)Programme Monitoring & Evaluation (IRC)

Provide information to Task Force (IRC)

 

 

161

DPKO IRC OCHA OHCHR OSRSG SC UNHCR Unicef Watchlist  

Current Sources of Information

CrucialNeeds workIn demand

CAACNET

Awareness of CAACNET  HQ awarePotential for increasing awareness Time

Downloaded documents

Poor search capabilityDifficult to keep updatedRapid staff turnoverUp to date documentsUpdated contact detailsIssue of passwords

User Friendliness PoorBetter search capabilitiesThematic approachDedicated staff 

General Comments

Least useful

Unicef

CAACNET

Other 

Improvements

Bilateral  links with other CTFMR

MRM Guidelines

Missing

CAACNT needs up‐to‐date documentation, enhanced search capabilities, possibly a thematic structure, more opportunities for interaction between different users ‐ all this will be dependent on having the necessary staff resources.

Most Useful

 

            

 

162

APPENDIX 7 

 

OCHA ACCESS MONITORING & REPORTING FRAMEWORK 

 

The appendix provides an outline of the monitoring and reporting framework being developed by OCHA.  It  focuses  on  “access  constraints  and  their  consequences”  ,  “formal  policies  and  other  measures affecting access” and any “action taken and its outcome”.  It is not a monitoring system that focuses on denial of access. 

Section   Content  

Access Constraints and their Consequences 

o Type of Constraint  

o Humanitarian Impact  

o Implications for Operations 

See pages below for a breakdown of indicators. 

Each Field Office should select and focus on the most significant constraints in their context for monitoring and reporting. For each of these constraints, we should aim to establish:  

o Trends in key indicators affecting access 

o Trends in humanitarian implications/effects of constraints   

o Trends in the implications of constraints for humanitarian operations (e.g. in terms of programme suspensions, scale and type of assistance, programme cost/expenditures and staff time lost)  

Information on indicators for each of these constraints must be disaggregated as far as possible – e.g. by national/international staff; by type of humanitarian organisation (UN/NGO/Red Cross); by sector/cluster affected, etc.  

Positive trends and any positive experiences within trends should also be reported and illustrated with specific examples.  

 

Formal Policies and Other Measures Affecting Access 

 

Formal policies and other measures imposed by state and non‐state actors currently in effect which apply to or directly affect access to humanitarian assistance and/or humanitarian operations, the duration they have been in effect, and which sectors of humanitarian activity are affected. 

For example, host government policies concerning duties imposed on the import of relief items and equipment or quotas imposed on the transport of items into a given area.  

Policies, practices and measures by humanitarian organisations which have an effect on access, for example, concerning security phases in effect, the duration they have been in effect, and which sectors of humanitarian activity are particularly affected. 

Even when policies or other measures have been in place for some time, they should still be addressed in updates on access if they continue to have implications for humanitarian activities 

 

 

163

Action Taken and Outcome  

 

 

Initiatives that are being undertaken to increase or restore humanitarian access, including action to address specific constraints, and what the results of these actions have been.  

 

For questions or feedback, contact:

Jenny McAvoy, Protection of Civilians Section, PDSB, OCHA

tel: +1 917 367 9594, email: mcavoy@un.org

 

164

Breakdown of Constraint Types and Indicators

In almost all cases, where information systems can support an appropriate level of detail, information against indicators will need to include, as far as possible: o Date(s) - Duration (where applicable)

o Location where event took place

o Actor (who is carrying out the action affecting access that we are recording)

o Agency affected (incl private contractor of international agency)

o For threats/violence against humanitarian personnel, needs to be disaggregated by national or international staff

o Sector/cluster affected

o Relief type and quantity affected

o Affected population - location, size, any special needs

Information needs specific to individual indicators are identified below.

Ref  Constraints  Explanation  Status Indicators  Event Indicators 

1  Denial of the existence of humanitarian need or of entitlements to assistance by authorities  

 

Policies or other measures by state and non‐state authorities which effectively exclude conflict affected civilian populations from humanitarian assistance. It includes deliberate and non‐deliberate exclusion, i.e. if the policy has the effect of exclusion, even if it is not intended to specifically exclude an affected population, it should be recorded. 

 

Formal policies in effect   Public and private statements by authorities either denying that humanitarian need exists or denying that certain people are entitled to assistance   

2  Impediments on the  Bureaucratic and administrative requirements for  Formal policies in effect  Staff hours/day to process administrative 

 

165

Ref  Constraints  Explanation  Status Indicators  Event Indicators 

entry of agencies, personnel, goods into the country of operations. 

entry into the country of operation, such as registration, visas and work permits for personnel, and constraints on import of equipment and relief items into the country.  

(Please note that restrictions experienced once agencies, personnel and goods are in‐country are treated as a separate constraint.) 

 

 

 

Number of international personnel planned vs number actually present in‐country  

requirements for:  

o Personnel  

o Goods and equipment  

o NGO registration  

Taxes, duties, other costs incurred for personnel administrative requirements  

Taxes, duties, other costs incurred for the import of goods and equipment 

Relief items held in warehouse 

o Duration, Type, Quantity  

3  Restrictions on or interference with the passage of agencies, personnel, goods within the country.  

Impediments to freedom of movement as experienced by humanitarian actors in‐country in order to reach affected populations and transport essential relief. 

Checkpoints or barriers 

o Type  

o Location  

o Actor 

Policies in effect, e.g.:  

o Searches or other requirements to pass through checkpoints (e.g. unloading and reloading goods)  

o Travel permit requirements in effect 

o Travel bans in effect  

o Quotas on relief items/equipment permitted to enter a specific geographic area/location  

Staff hours/day spent at checkpoints 

Taxes and fees imposed for the passage of goods or people 

Demand to search personnel or vehicles  

Other requirements to pass through checkpoints (e.g. unloading and reloading goods)  

Travel bans  

Travel permit denials  

Relief goods held back from transport and delivery ‐ type and quantity   

4  Military operations and ongoing hostilities impeding humanitarian operations. 

Implications of the military activities of the parties to conflict for the movement of people and goods.  

 

  Beneficiary population is unreachable due to military activity and ongoing hostilities (duration) 

Suspension of humanitarian activities due to military activity and ongoing hostilities 

Withdrawal of personnel, duration and number due to military activity and ongoing 

 

166

Ref  Constraints  Explanation  Status Indicators  Event Indicators 

hostilities 

5  Threats and violations against humanitarian personnel and facilities.  

All types of violence and other criminal acts by all actors which directly affect humanitarian personnel, equipment and facilities. It includes generalised criminal violence as well as deliberate politically‐ and economically‐motivated acts of intimidation, harassment, looting, physical assault, abduction, detention, etc. It is vital to include a detailed breakdown of information regarding actors, types of events, location, etc in order to support an analysis of trends within this constraint type. 

  Type of incident (can use DSS typology for now) 

o National or international staff  

 

 

Ref  Constraints  Explanation  Status Indicators  Event Indicators 

6  Interference in the implementation of humanitarian activities. 

Direct interference with humanitarian activities, goods and facilities during or after their implementation.  

This may include, for example, sabotage of watsan facilities, attempts to divert or interrupt a distribution, looting of goods following distribution, obstruction or intimidation of beneficiaries for participation in humanitarian activities, etc. 

  Type of incident (typology to be developed)  

Distribution of aid by proxy, such as gatekeepers, and absence of direct monitoring  

7  Presence of Mines and UXOs. 

Mines, cluster munitions and other unexploded ordinance inhibiting the movement of equipment, goods and personnel or otherwise impeding humanitarian activities. 

Demarcation of mined/demined area 

Demarcation of area with cluster munitions or other UXOs  

Implications for travel ‐ no go, longer route, longer time, etc.   

Incidents/civilian casualties resulting from mines or UXOs 

8  Physical environment  Obstacles related to terrain, climate and lack of infrastructure, such as roads, bridges and 

Status of roads, bridges, airstrips 

Implications ‐ routes, added travel time or 

Area inaccessible, duration and reason (terrain, climate, infrastructure)  

 

167

airstrips  cost   

9  Organisational security management 

Security phases in effect and their influence on the levels of physical access by humanitarian actors to areas where conflict‐affected populations are located. 

 

 

 

 

 

Policies in effect:  

o Areas of UN accessibility only with armed escort vs accessibility without armed escort  

o Staff ceilings ‐ numbers of national and international staff permitted at a given time  

o Number days or weeks an area is inaccessible by UN agencies pending security assessment  

Numbers of national and international personnel present per geographic area vs numbers planned  

Number of organisations with sustained/unbroken presence and duration  

10  Restrictions on, or obstruction of, conflict affected populations access to services and assistance 

All events and practices which interfere with the ability of conflict‐affected populations to access assistance and services. 

Restrictions on civilian travel and duration of restriction  

Bureaucratic or administrative requirements to access assistance (e.g. personal identification documents required to seek health care) 

Arrangements with gatekeepers (provide definition) which prevents direct interaction between humanitarian actors and beneficiaries  

Forced movement of a displaced population away from services 

Denial of an affected population’s access to locations of safety and available services 

Involuntary return to country of origin 

Prevention of direct access to aid distribution and/or access to humanitarian services  

            

 

168

APPENDIX 8a 

DATA REQUIREMENTS FRAMEWORK ‐ EXPLANATORY NOTES  

 

The  attached  manual  data  requirements  formats  are  designed  for  use  in  monitoring  the  six  MRM violations.  They have been designed so they can be adapted to suit different monitoring environments, while retaining the same overall structure.  The attached data formats are can be used as the basis for an electronic data management system as well as for the creation of manual paper forms. 

Underlying Principles 

The principles underlying the design are as follows: 

The  data  requirements  are  based  on  the  matrix  approved  by  the  MRM  Steering  Group  (Field Supplement  1 –  Overview  of  the  international  legal  foundations  and  standards  relating  to  the  six MRM grave violations), but  these have been modified slightly on the basis of  field experience and consultation with MRM partners and information management good practice. 

They  can  be  used  to  monitor  both  the  four  “individual”  and  two  “group”  or  “non‐individual” violations  and  can  accommodate  different  levels  of  detail  (e.g.  whether  or  not  full  profiling information is available for individual children). 

They contain a limited number of mandatory fields which must be completed for all incidents and a larger  number  of  non‐mandatory  ones  that  can  be  used  where  appropriate.    The  structure  also makes it possible to for countries to add further fields or even new violations should this be needed.  

They  include a space  for  the monitor  to describe the  incident “using their own words”  in as much detail  at  they wish,  but  this  open ended  section  is  supplemented by  a  series of  closed questions, each of which has a  fixed number of alternative answers which must be selected from a  list.   The latter are quick and simple to answer and ensure that the key minimum of information is collected for each  incident, but more  importantly  they will make  it possible  to manipulate  (sort and search) the data and generate a consistent quantitative analysis of the caseload across each country. 

The design aims to maximise the number of common questions that apply to all six violations, so that there  is  a  consistent  structure  to  the  monitoring,  and  every  effort  has  been  made  to  eliminate duplication where a child experiences multiple violations  (e.g.  cases  that  involve both  recruitment and abduction).  

The form can be completed electronically using Microsoft Excel.  This will allow the user to select the appropriate answer for each question from a list that can be accessed directly from the appropriate cell.    It  is also anticipated that  it will eventually be possible  to automatically  import  the data  from this electronic form into the database.  If required the form can be completed in a paper form, but some  modifications  would  be  required  to  display  the  alternatives  for  each  question  with  the necessary tick boxes alongside.  This would inevitably increase the length of the forms.     

 

169

The data structure and fields used in these manual forms will match those in the specification for the proposed MRM database. 

The  attached  formats  aim  to  cover  all  possible  alternatives  and  hence  are  fairly  detailed  and complex.   Each country will need to adapt  them for  their own use, deciding which of  the optional fields to include and whether to opt for a single comprehensive form that is used for all incidents or one for each violation, which will make each document much shorter. 

The forms aim to capture data relating to the following  subject areas: 

o The process by which the incident has been documented and verified 

o The basic details of the incident (where, when, what, to whom and by whom) 

o The profile of the children affected by the incident (either individually or as a group) 

o The violations that each child or group or children have experienced. 

o Any immediate actions or interventions that the child, their family or the monitoring agency have taken to address the violation(s). 

o The release of any child(ren) who were recruited or abducted by an armed group 

o Any referrals that have been made to meet the child(ren)’s longer term support needs. 

The forms have been designed on the basis that any personal data (e.g. names, contact addresses, etc)  that  could  be  used  to  identify  the  individuals  involved  (children,  informants  and  monitoring staff) will be recorded and stored separately from the monitoring data and will only be shared on a rigorous “need to know basis”. 

The Structure of the Forms 

Based on these principles, the draft structure comprises two separate sections (Part 1 and Part 2).   

Part  1  is  designed  to  accommodate  all  the  essential  data  that will  apply  to  each  and  every  incident, including details of its documentation and verification, a description if the incident in the words of the monitor, the identity of the alleged perpetrator and the number of children affected.  

Part 2  is designed to capture the profiling data for the child(ren) affected, the specific details  for each violation and brief information about any immediate actions undertaken and any referrals made.   

Part 2 consists of  three alternatives depending on  the violations  involved and  the amount of profiling data available  for the children affected.   The relationship between the different parts of  the  form and guidance on which of  the  three Part 2’s  to use  are described below and  summarised  in  the  following diagram.    

Part 2a – This  should  be used  for  the  four  “individual”  violations  (i.e.  abduction,  killing  and maiming, recruitment and sexual violence) where the monitor has detailed profiling data for each of the individual children affected and data about the violations to which each of them have been subjected. 

Part 2b – This should also be used for the four “individual” violations where the monitor DOES NOT have detailed data about each of the individual children affected and so is only able to provide some summary information (e.g. when an individual child or group of children have been abducted/recruited and cannot currently be accessed by the monitoring agency).  It may not be possible to verify these violations to the 

 

170

same  level as  those  included  in Part 2a, but  they may  still be of  significance  in building up an holistic picture of what is happening. 

Structure of the Manual Data Collection Forms 

 

Part 1 All Incidents (all 6 violations) Mandatory data applicable every incident   Initial Alert Documentation Record Verification Record Incident Summary Perpetrator Details Child Count    

       Part 2a          Part 2b        Part 2c 4 “Individual” Violations        4 “Individual” Violations    2 “Group” Violations (Abduction, Killing &          (Abduction, Killing &    (Attacks on Schools &  Maiming, Recruitment        Maiming, Recruitment    Health  Facilities  & Denial and Sexual Violence)        and Sexual Violence)    of  Humanitarian Access)        +                    +                 + Individual child data           Group/Summary data only  Group data only   Child Profile Data              Group/Summary Profile Data  Group Profile Data   Violation Specific Data              Violation Summary Data    Violation Specific Data Immediate Action Data              Immediate Action Data          Immediate Action Data Release Data                Release Data      Referral Data Referral Data                Referral Data        Colour Key Data Collection Form Type of violation Data availability List of Data Fields 

 

171

Part  2c – This  should  be  used  for  the  two  “non‐individual”  violations  (i.e.  attacks  on educational  and health facilities and denial of humanitarian access) where it is not possible or appropriate to record data about each of the individual children affected. 

 

It should be emphasised that Parts 2a and 2b represent the two extremes of the spectrum.  It may well be that most countries will be operating somewhere between them and this will impact on the detailed design of  any manual data  collection  forms.    For  instance, where  several  children,  for whom profiling data  is available, are  involved  in one  incident and all  the violation‐specific data  is  the  same  it may be possible to use a simple tabular approach for the profiling data (see below). 

  Sex  Age  Ethnicity  Religion  Refugee/IDP Status 

Child 1           

Child 2           

Child 3           

It  is  also  possible  that  some  complex  incidents may  need  Parts  2a,  2b  and  even  2c  to  be  completed alongside  each other  (e.g. where  there  has  been  an  attack on  a  school  during which  several  children were  killed or  injured and about which  the monitor has detailed data),  but  this  is  likely  to be a  fairly unusual occurrence. 

Navigating the Spreadsheet 

The  forms have been developed  in Excel.    The  spreadsheet consists of eight  (8) worksheets.    Four  (4) contain  the  data  entry  forms  themselves  (Parts  1,  2a,  2b  and  2c),  each  of  which  has  a  separate “Guidance” worksheet  that  contains  detailed  instructions,  data  definitions  and  the  lists of options  for each of the closed questions.   When the forms are  in use and staff have been trained and are familiar with the format, these guidance worksheets can be hidden to keep things as simple as possible.   

There  are  also  three  separate  forms  (worksheets)  for  recording  the  personal  details  of  the  children, informants and monitoring staff involved.  These would be kept in a completely different location from the main monitoring  forms with the  ID numbers being used to cross  reference the data when needed (e.g. when individuals need to be contacted or when checking for duplicates).   The worksheet contains the minimum amount of data that would be required for the MRM Agencies involved in providing longer term support to children would of course require much more detail.  

The data entry worksheets use a number of formatting conventions to assist users.  The pale yellow cells are suited for direct data entry (i.e. data can be typed in), while the pale green cells contain look‐up lists from which the most appropriate options can be selected.  The options can be accessed by clicking on the arrows for each question or by checking the “Guidelines” worksheets.  The final column of each form (Column AE) has been colour coded either  red to  indicate  that  the data  is mandatory  (i.e. a minimum requirement) or blue to show that the data should be entered if it is available. 

The numbering system for the data entry forms and the guidance notes are the same, but some of the questions also include an additional reference number (coloured red) that can be used to cross reference 

 

172

the  manual  forms  with  the  database  specification.    These  latter  numbers  are  included  here  for information only and would not need to appear in any manual forms used by the monitors.  

Finally, any questions or sections in Part 2 that are not required can be removed from the data collection forms by hiding the relevant rows.   This can be particularly useful where the forms are only being used for a specific violation. 

Further Guidance 

The detailed  instructions for each question are contained in the guidance worksheets, but a few more general explanations may be helpful: 

Part 1 

The initial questions covering the documentation and verification of each incident (Section 1), including the  initial “alert”  (date and source),  the schedule of  information sources and the verification status of the  case  will  be  particularly  useful  where  data  is  entered  incrementally  and/or  where  verification  is undertaken separately from the documentation. 

In addition to the fields used to record the details of the incident itself (Section2), the form also provides an opportunity to record a “public” summary from which any sensitive details will have been removed and which can be shared with third parties or used in advocacy. 

Part 2 

Each of the three versions of Part 2 follow roughly the same format: 

Profiling data  for  the  child(ren)  affected,  including, wherever possible,  information about whether they have given consent and if so, for what (Section 1). 

Details of  the specific violations to which the children have been subjected  (Section 2).   There  is a sub‐section for each violation, but it is possible to hide one or more of these violations by using the filters in columns AG:AJ (the bright yellow cells).  It is also important to note that where a child has been  abducted  for  the  purpose  of  recruitment  or  sexual  violence  this  can  be  recorded  in  the Recruitment  or  Sexual  Violence  sub‐sections  of  the  form,  so  it  is  not  necessary  to  complete  the Abduction sub‐section as well – this should only be used for “other” abductions (e.g. ones involving hostage taking or political indoctrination).  

Details of any  immediate  interventions undertaken by the child or their family/community and the MRM monitoring agency, followed, where relevant, by an indication of whether, how and when any children have been released by or have  left an armed group, and details of any referrals made for long term support (Section 3).  Only the basic details of the referral itself should be included.  Data about  the  response  and  support  provided  will  be  recorded  in  a  separate  system  by  the  service provider.# 

Attachments 

These Explanatory Notes are accompanied by four spreadsheets: 

Appendix 8b – Data Requirements Format 

 

173

This large and complex spreadsheet contains the full range of data formats required for each type of incident  and  violation  with  detailed  definitions  for  the  options  under  each  Look‐up  List.    It  also includes the codes required to cross reference all the fields with the Database Specification.  It will need to be customised (and simplified) to suit local requirements before it can be used.  

The  two  examples  (Appendices  8d  and  8e)  show  how  these  formats  might  be  implemented  in practice.  

Appendix 8c – Confidential Data Sheets 

This spreadsheet illustrates how the personal details of children, informants and monitors might be recorded separately from the main MRM monitoring forms. 

Appendix 8d – Data Requirements Example 1 – Recruitment  

This spreadsheet provides an example of how the formats described in Appendix 8b can be used to create  an  electronic  data  collection  form  for  an  incident  involving  a  case  of  recruitment  and abduction  involving  several  children.    It  contains dummy data  to  illustrate how  the  form might be used.   

This  format  is based upon having  full details  for each child, but a  simpler  tabular  format could be used where more limited data is available (i.e. one line for each child with the questions across the top of the page). 

Appendix 8e – Data Requirements Example 2 – School Attack 

This spreadsheet provides an example of how the formats described in Appendix 8b can be used to create an electronic data collection form for an incident involving a case of an attack on a school.  It contains dummy data to illustrate how the form might be used. 

                   

 

174

APPENDIX 8b 

DATA REQUIREMENTS FORMAT 

 

175

Country (i) Monitoring Agency (ii) Case Ref No (iii)

1. Documentation & Verification Record

1.1 Details of Initial Alert

Date of Initial Alert (iv‐a) Source of Initial Alert (iv‐b)

1.2 Direct Observation by UN Approved Monitor(s)

Did an UN Approved Monitor directly observe the incident? (were they an eye witness?)  (iv‐c)

If YES, please enter identification number/code for the UN Approved Monitor (iv‐d)

1.3 Interviews with Informants

Were any informants interviewed about the incident?

If YES, please give details below:

1.4 Physical Evidence

Although not required for the verification process, was any physical evidence of the incident observed?

1.5 Verification Status

Date of Verification Decision (1.3.1)

ID Number of UN Approved "Verifier" (1.3.2)

What is the current Verification Status of the Incident? (1.3.3)

Resource Constraints Unwilling Informants Other

No Access (Security) Contradictory Information 

Reliability of 

Informant (1.1.8)

Reliability of Evidence (1.2.3)

Consent ‐ Access to 

Personal Data (1.1.6)

If "Undetermined", why is this the case?  Please select each category that applies in the instance. (1.3.4)

Use for all incidents

Sex (1.1.4)

Consent ‐ to Contact Again? 

(1.1.7)

Please give details of how the case was documented and verified.

Type of Evidence (1.2.2)Date of Observation 

(1.2.1)

Date of Interview (1.1.1)

Category of Informant (1.1.2)

Eyewitness to 

incident? (1.1.3)

MRM INCIDENT DOCUMENTATION FORM ‐ Part 1

Identification Code of Informant (1.1.5)

 

 

176

 

GUIDANCE NOTES FOR DOCUMENTATION FORM(S) 

 Tables and Options Guidance Notes and Definitions

PART 1PRELIMINARY INFORMATION

Country 1Country2Country3Country4Country 5

Agency 1Agency 2Agency 3Agency 4Agency 5

All cells marked red in column AE must be completed, even if the response is negative; all those marked blue should be completed if the information is available.

Monitoring Agency ID (ii)

What is the I/D of the Monitoring Agency responsible for documenting and verifying the incident?  Depending on the sensitivities involved and the conclusions of the Risk Assessment, it may be wiser to use an ID number rather than the full name of the agency (e.g. where NGO's are fulfilling this role).  The list of ID numbers (or agency names) needs to be determined at the country level.

Country (i)In which Country was the incident monitored? ‐ this can be entered by default when the form is set‐up, but will provide an opportunity for cross‐border, regional or global consolidation of the data if required.

Part 1 should be completed for all cases.  Part 2a should be completed for cases involving the four violations that impact on individual children (i.e Abduction, Killing and Maiming, Recruitment and Sexual Violence) AND where you have profiling data for each individual child.   Part 2b should be used for cases involving the four "individual" violations where you do not have data about each of the individual children involved.  Part 2c should be used for cases that involve "community" violations (i.e. attacks on schools and health facilities and denial of humanitarian access).  

 

 

177

Case Reference Number (iii)

A system for allocating unique case reference numbers needs to be established.  The number could be generated automatically by the database (if entry is direct) or groups of numbers can be pre‐allocated to each monitoring agency.  The format proposed for the gloabl MRM database uses the first three digits to identify the country (CCC), the second three digits to identify the monitoring agency (AAA), the next digit to identify the location of sub‐office (L) followed by a four digit numerical cost that is generated sequentially.

1. DOCUMENTATION & VERIFICATION

1.1 Details of Initial Alert

Date of Initial Alert (iv‐a)When was the initial alert received?  This should be the date on which the Monitoring Agency first heard about the alleged incident.  The data must be entered in the format dd/mm/yy or another date format that the computer will recognise (the cell can be modified to handle the American format mm/dd/yy if required) 

Media/Website Report This would cover any cases emerging from routine monitoring of the media or websites by TF members.Victim/Survivor The initial report is made directly by the victim/survivor themselvesAdult Caregiver The child's adult caregiver (natural, adoptive or foster parent, or other recognised guardian). 

Other Family Member Any other member of the child's familyTeacher A teacher, lecturer, instructor or other educational official 

Health Worker Any health worker

Human Rights Activist Anyone recognised as fulfilling the role of Human Rights Activist, whether as a member of a network/group or not.

Community Leader Community elder, religious leader, etc, but not a local government official.Community Member Any other member of the wider communityGovernment Official Any official of the government, but excluding members of the armed forces

Member of Armed Group A members of any armed force or group (state or non‐state actor)UN Staff Member Staff member of an UN agency

Source of Initial Alert (iv‐b)What was the source of the initial alert? (from whom did the monitoring agency first learn of the incident?) ‐ Select the category that best describes the primary relationship between the source and the child (e.g. Where the source is the child's adult caregiver and a community elder, select "adult caregiver").

 

 

 

 

 

 

 

178

INGO Staff Member Staff member of an international NGONNGO Staff Member Staff member of a national NGO

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

1.2 Direct Observation by UN Approved Monitor

UN Observed? (iv‐c)Did an UN Approved Monitor directly observe the incident? (were they an eye witness?  If Yes, this may be a sufficient to support verification without futher documentation).  A Yes/No answer

UN Monitor ID No (iv‐d)

If YES, please enter identification code for the UN Approved Monitor.  The use of an ID Code can help in preserving confidentiality and ensuring that staff are not put at risk.  The ID code can be cross referenced with the list of personal details, should it be necessary to make any follow‐up.  Any coding system will be locally determined.

1.3 Interviews with Informants (1.1)

Interviews of Informants Were any informants interviewed about the incident?  A Yes/No answer.

Date (1.1.1)This should be the date on which the interview took place.  The data must be entered in the format dd/mm/yy or another date format that the computer will recognise (the cell can be modified to handle the American format mm/dd/yy if required) 

Victim/Survivor The initial report is made directly by the victim/survivor themselvesAdult Caregiver The child's adult caregiver (natural, adoptive or foster parent, or other recognised guardian). 

Other Family Member Any other member of the child's familyTeacher A teacher, lecturer, instructor or other educational official 

Health Worker Any health workerHuman Rights Activist Anyone fulfilling the role of Human Rights Activist, whether as a member of a network/group or not.Community Leader Community elder, religious leader, etc, but not a local government official.Community Member Any other member of the wider communityGovernment Official Any official of the government, but excluding members of the armed forces

Member of Armed Group A member of any armed force or group (state or non‐state actor)UN Staff Member Staff member of an UN agencyINGO Staff Member Staff member of an international NGONNGO Staff Member Staff member of a national NGO

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

Eyewitness? (1.1.3) Did the person interviewed actually witness the incident?  A Yes/No answer.

Sex of Informant (1.1.4) What was the sex of the informant?FemaleMale

Informant ID Code (1.1.5)It is suggested that all informants should be allocated an ID code, so their name does not need to be entered onto the form.  This should start with the Case Reference Number followed by /1, /2, etc.  Once again this can be cross referenced with a separate list if follow‐up is needed.

Anonymous

The informant is not prepared to share their name or any other personal details that might identify them with the interviewer/monitor.  This may limit the usefulness of the information provided as far as full verification is concerned, but may still be worthwhile if adequately corroborated by other informants.  The use of this category depends on whether information from ananymous informants is considered legitimate.

Consent of Informant (Sharing Personal Details) (1.1.6)

With whom is the informant willing to share their name and other personal details? ‐ The assumption is that this can be viewed hierarchically, so only one option will be required for each individual.  Please note that this consent only extends to the informants own personal details and DOES NOT imply consent to share details of the case itself, which can only be given by the child or their parent/guardian.

Category of Informant (1.1.2)What is the category of the informant?  Please select the one that best describes the individual interviewed.  This list is very similar to the one used for identifying the source of the alert, but excludes the category for media/websites.

 

179

Agency OnlyThe informant is prepared to give their name and personal details to the interviewer/monitor on a confidential basis, but does not want them to be shared with other TF member agencies.

Task ForceThe informant is prepared for their name and personal details to be shared with the other TF member agencies on a confidential basis.

ProsecutionThe informant is prepared to consider providing information should there be a prosecution or court action against an alleged perpetrator at some point in the future, but would need to be contacted again before any action is taken or their identity is divulged to a third party.

Consent of Informant (further contact) (1.1.7)

Is the informant willing to be contacted again by the monitoring agency if further information or clarifications are required?

Reliability of Informant (1.1.8)

What is the reliability of the informant and the information provided.  Please take into account the neutrality/imparitality/independence of the informant, the consistency of their story and whether they have any previous "track record" of providing information.  This is important in ensuring robust verification, especially when the verification decision is taken by someone other than the person who documented the case. 

HighHigh degree of confidence based upon the factors identified above.  If the information is provided by the victim/survivor or an eye witness, it could be considered as the primary or in some cases only basis for verification. 

Medium

A reasonable degree of confidence, but some doubts due to uncertaintlies about netrality/impartiality/independence, the monitor's lack of knowledge of the informant (no previous track record) and/or some inconsistencies or gaps in the information provided.  Verification would, in these circumstances, require the support of at least one other source of information.

Low

While not worthless, the information provided is open to significant doubt because of dounts about neitrality/impartiality/independence, the previous track record of the source and/or significant conflicts and gaps in the information provided.  While such information may be useful in providing additional details about an incident, it will not normally be used as part of the formal verification decision.

1.4 Physical Evidence (1.2)

Physical EvidenceAlthough not required for the verification process, was any physical evidence of the incident observed?  A Yes/No Answer.  Please note that monitors should not, under any circumstances, put themseves at risk by attempting to seek out evidence.  Physical evidence should never be removed from the site of the incident. 

Date (1.2.1)This should be the date on which the physical evidence was observed.  The data must be entered in the format dd/mm/yy or another date format that the computer will recognise (the cell can be modified to handle the American format mm/dd/yy if required) 

Type of Physical Evidence (1.2.2) What kind of physical evidence was observed?Physical Damage Physical damage to buildings, including schools and health facilities.

Injuries Injuries incurred by individual children, including corpses 

DocumentationDocumentary evidence, including police reports, Ministry of Education reports about school attacks, photographs, medical reports, etc

Other  Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

Reliability of Evidence (1.2.3)What is the reliability of the the physical evidence?  Please take account of whether the evidience was observed at the site of the incident and if not the reliability of its source.  You should also consider whether the evidence could be subject to different interpretations.

 

 

 

 

 

 

180

1.5 Verification (1.3)

Date (1.3.1)This should be the date on which the verification decision was made.  The data must be entered in the format dd/mm/yy or another date format that the computer will recognise (the cell can be modified to handle the American format mm/dd/yy if required) 

Verifier ID Code (1.3.2) What is the ID Number of the "UN Approved Verifier" who has made the verification decision?

Verification Status (1.3.3)

What is the current status of the case?  ‐ All cases will start life in the "Pending Verification" category and once sufficient information has been gathered and a decision has been made the category can be changed.   In normal circumstances this will only need to happen once, but if new information becomes available, the status can be updated (the Date and Verifier ID Code would also need to be updated at the same time.

Pending Verification (Work in progress)

The case is still in the process of being documented and has not yet reached the point where a verification decision is possible (i.e. It remains work in progress).

Fully Verified by UN staff memberThe case has been fully documented and has been assessed as meeting all the requirements for inclusion in MRM reports as a fully verified case by a UN staff member.

Fully Verified by Trusted UN PartnerThe case has been fully documented and has been assessed as meeting all the requirements for inclusion in MRM reports as a fully verified case by a trusted UN partner (NGO).

Documented

While it has not been possible to fully verify the case for inclusion in the MRM reports, possibly due to access, intimidation of potential informants, etc, the information available still provides sufficient justification for it to be included as a "trusted"  of "documented" case for contextual purposes.  This category might also be used for cases which have been documented by an NGO/CBO colleagues in very insecure areas who are not "UN approved monitors".

UndeterminedIt has not proved possible to document the case, possibly due to security, access or resourcing issues, and therefore no decision has been possible about its verification.  There is no likelihood of this situation changing in the foreseeable future.

UnsubstantiatedThe documentation of the case contradicts the initial report to the extent that the original allegation is regarded as unsubstantiated.

Reasons for Non‐Verification (1.3.4)

If "Undetermined", why is this the case?  This should only be completed for those cases where there is no realistic possibility of securing sufficient information for a formal verification decsion to be made (i.e. Its long term status is "Undetermined").  This will help the MRM Task Force monitor the reasons why vcases cannot be verified.  Multiple options may be selected.

Resource Constraints The monitoring agency(s) lack the manpower, transport or other resources to follow‐up the reportNo Access (Security) The security situation in the area makes it impossible for TF staff to follow‐up the case.

Unwilling Informants Potential informants are unwilling to provide information about the case, possibly because they are being intimidated or for another reason fear the consequences of doing so.

Conflicting informationThe information gathered about the case is conflictual and as a consequence it is impossible to come to a conclusion about the case.

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

2. INCIDENT DETAILS

2.1 Incident Description (2.1)

Date of Incident (2.1.1)When did the incident take place?  This should be the date on which the Monitoring Agency first heard about the alleged incident.  The data must be entered in the format dd/mm/yy or another date format that the computer will recognise (the cell can be modified to handle the American format mm/dd/yy if required).

Time of Incident (2.1.2) At what time of the day did the incident occur?

Morning Any time from sunrise to lunchtime.Afternoon Any time from lunchtime to dusk.Evening After dark, but before most people retire to bed.Night Any time when most people would expect to be sleeping.

Unknown

 

 

 

 

181

Place of incident (2.1.3)Where did the incident take place?  Please use the term that best described the location. (the list of options does, where possible, relfect the categories used by other UN information systems.

HomeField/Garden

SchoolHealth FacilityWorkplace

Path, Road, TrackBush/Forest

Religious CentreSports/Cultural Centre

Police StationMilitary Camp

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyUnknown

 

 

182

Admin Area ‐ Level 1 (2.1.4)Where did the Incident take place (Administrative Area 1 ‐ the largest unit) ‐ this is a locally determined list, but should be based upon the nationally recognised geographical structure which has been geocoded. 

Province 1Province 2Province 3

Admin Area ‐ Level 2 (2.1.5)Where did the Incident take place (Administrative Area 2 ‐ the intermediate unit) ‐ this is a locally determined list.  If this form is used electronically, the choice of Admin Level 1 will determine the options available for Level 2.

District 1District 2District 3

Admin Area ‐ Level 3 (2.1.6)Where did the Incident take place (Administrative Area 3 ‐ the smallest unit) ‐ this is a locally determined list.  If this form is used electronically, the choice of Admin Level 2 will determine the options available for Level 3.

Division 1Division 2Division 3

Incident Description (2.1.8)

Please describe what happened (Tell the story ‐ what, when, where, by whom and why, explain the process of documentation and verification and any actions taken).  This section should be used to give all the qualitative information about the incident.  It may need to be updated as more information becomes available.  You should avoid mentioning the names or personal details that could identify any of the individuals involved.

2.2 Perpetrator Details (2.2)

Category of Perpetrator (2.2.1)Was the alleged perpetrator(s) a State or Non‐State Actor? ‐ This question is primarily designed to distinguish between State and Non‐State Actors, but a third category has been included for non‐MRM cases in case this is 

State ActorNon‐State Actor

Non‐MRM Perpetrator This should only be used where the form is also being used to record non‐MRM incidents/violationsUnknown

 

 

 

 

 

 

183

Sub‐Category of Perpetrator (2.2.2)To which armed force or group did the alleged perpetrator(s) belong? ‐ this is a locally determined list hich can be used to identify the specific peretrators responsible for the incident.  Non‐MRM categories can also be included if required (e.g. family member, community member, teacher, etc).

Government ArmyGovernment PoliceGovernment MilitiaMain Armed GroupLocal Militia GroupPara MilitariesCriminal GangUnknown

Number of Perpetrators (2.2.3) How many perpetrators were involved in the incident?12

3 ‐ 56 ‐ 10

11 or moreUnknown

2.3 Child Numbers (2.3)

Number of Children (2.3.1)How many children were involved in the incident and experienced vioaltions of their rights.  If there was a group and you are unsure of the exact number, please make an estimate.

3. CASE SUMMARY (Public Version)

Case Study? (2.4.1)Is this incident suitable for use as a case study for advocacy at the national or global level (assuming that all personal details that could be used to identify the individuals involved have been removed)?

Global Suitable for use as a case study to highlight issues at the global (and national) level.National Suitable for use as a case study to highlight issues at the national) level only.

No Not suitable for use as a case study in any advocacy activities.

Public Summary (2.4.2)Optional Case Summary for Public Use ‐ Excluding any sensitive or confidential data or anything that could be used to identify the individuals involved, providing a form of words that can be shared with perpetrators or used for public advocacy.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

184

Country Monitoring Agency Case Ref No

MRM INCIDENT DOCUMENTATION FORM ‐ Part 2a

Use for "individual" violations (i.e. Abduction, killing & maiming, recruitment and sexual violence) where you have profiling data for each of the individual children involved.  

1. Details of the Individual Child 1.1 Profiling Data for the Individual Child (at the time of the incident)

1.2 Consents

What level of Consent has the Child/Adult Caregiver given for sharing their personal details (3.1.8)

Is the Child and/or their Adult Caregiver will to be contacted again? (3.1.9)

ID Code (3.1.1)Date of 

Birth (3.1.3)Care Arrangements 

(3.1.7)

Does the Child/Adult Caregiver consent to their personal details being passed to another humanitarian agency willing and able to provide long term support? (3.1.10)

Religion (3.1.5)Refugee/IDP Status 

(3.1.6)Sex (3.1.2) Ethnicity (3.1.4)

2. Details of the Individual Violation(s)2.1 Summary of ViolationsWhich Violation(s) did the child experience during the incident?

Please enter more detailed information below on each of the violations experienced by the child: 

2.2 Killing & Maiming (4.1)

What caused the death or maiming of the child? (4.1.1)

Was the victim/survivor directly participating in hostilities at the time? (4.1.2)

Did the killing or maiming occur during or as a direct result of abduction? (4.1.3)

* selecting "Yes" will ensure that this is recorded under both MRM violations ("Killing & Maiming" & "Abduction")

What were the circumstances of the violation in the context of international law? (4.1.4)

What were the consequences of the violation? (4.1.5)

2.3 Recruitment (4.2)

Non‐MRM Violation 5

Non‐MRM Violation 6

Sexual Violence

Non‐MRM Violation 1

Non‐MRM Violation 3

Killing & Maiming

AbductionNon‐MRM Violation 4

RecruitmentNon‐MRM Violation 2

What factors contributed towards the recruitment of the child by the Armed Group (4.2.2)

* selecting "Abduction" will ensure that this is recorded under both MRM violations ("Recruitment" & "Abduction")

Family problems/abuse To seek revenge

To join/follow friends Other

Idealism

Does/did the child have a position of authority in the armed group (e.g. a Commander)? (4.2.5)

 

 

185

2.4 Sexual Violence

What type of sexual violence was committed against the child? (4.3.1)

Was this violation associated with Sexual Exploitation or Transactional Sex? (4.3.2)

Was this violation associated with Sexual Slavery? (4.3.3)

Was this violation explicitly intended to cause "Forced Pregnancy"? (4.3.4)

Did this Violation occur during or as a direct result of Abduction? (4.3.5)

* selecting "Yes" will ensure that this is recorded under both MRM violations ("Sexual Violence" & "Abduction")

2.5 Other Abduction (i.e. excluding any related to Killing & Maimimg, Recruitment & Sexual Violence) 

What was the main purpose of the abduction (4.4.1)

 

 

3. Intervention(s)3.1 Immediate Action by Child/Adult Caregiver/Family/Community

What action, if any, did the authorities take in response? (4.5.2)

3.2 Immediate Interventions by the Monitoring AgencyPlease give details of any "immediate" action(s) taken by the monitoring agency itself to address the violation.

Type of Action (4.6.2) Comments/Explanatory DetailsDate of Action 

(4.6.1)

Had the violation been raised with the relevant government authorities by the child/adult caregiver/family/community? (4.5.1)

 

 

3.3 Release or Departure of Child

If the child was abducted, recreuited or otherwise detailed by the armed group, please answer the questions below:

Has the child left the armed group? (4.7.1)

If YES, when did this occur? (4.7.2)

If YES, how did this happen? (4.7.3)

If YES, what factors contributed to the release/departure? (4.7.4)

Family Pressure NGO/UN Pressure Ransom paid

Community Pressure Discretion of Armed Group Other

Government Pressure Force (armed intervention)

 

 

 

186

3.4 ReferralsIs the child already receiving the appropriate support and assistance from humanitarian agencies? (4.8.1)

If no support is being provided and/or no referrals have been made, please indicate why (4.8.5)

Please give details of any referrals made for follow‐up and long term support, whether internally or to another agancy.

Date of Referral (4.8.2)

Agency (to which the child was referred) (4.8.3)

Objective of Referral (type of support required) (4.8.4)

Comments/Explanatory details

 

 

 

 

Tables and Options Guidance Notes and Definitions

All cells marked red in column AE must be completed, even if the response is negative; all those marked blue should be completed if the information is available.

GUIDANCE NOTES FOR DOCUMENTATION FORM(S)

Part 1 should be completed for all cases.  Part 2a should be completed for cases involving the four violations that impact on individual children (i.e Abduction, Killing and Maiming, Recruitment and Sexual Violence) AND where you have profiling data for each individual child.   Part 2b should be used for cases involving the four "individual" violations where you do not have data about each of the individual children involved.  Part 2c should be used for cases that involve "community" violations (i.e. attacks on schools and health facilities and denial of humanitarian access).  

PART 2A

1. DETAILS OF THE INDIVIDUAL CHILD

1.1 Profiling Data for the Individual Child (3.1)

Child's ID Code (3.1.1)It is suggested that each child should be allocated an ID code, so their name does not need to be entered onto the form.  Once again this can be cross referenced with a separate list if follow‐up is needed.

Sex (3.1.2) What is the sex of the child?FemaleMale

Unknown

Date of Birth (3.1.3)

What is the child's Date of Birth?  To facilitate analysis of the data it is important to record the date of birth of the child rather than their age, even if this has to be an estimate.  Where you are unsure of the day of birth use the 1st of the month, where you are unsure of the month, use 1st January.  You can also calculate the year of birth below (just enter the current year and the child's age).  

Use this section to record details of cases involving Abduction, Killing & Maiming, Recruitment and Sexual Violence where you have detailed data on the individual child(ren) involved (1 form per child)

Enter the detailed profiling data for the child affected.

 

 

187

Current Year 2009Estimated Age 10Date of Birth 1999

Ethnic Affiliation (3.1.4)

What was the ethnic affiliation of the Victim/Survivor? ‐ this is a locally determined list.  In some countries it may be a combination of ethnic affiliation and caste.  If there is an intention to analyse this data, the categories should be kept to a manageable number (preferably less than 15).  This may require combining small ethnic groups together into "families".

Ethnicity 1Ethnicity 2Ethnicity 3Ethnicity 4Ethnicity 5Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

Unknown

 

Religion (3.1.5)What was the religious affiliation of the Victim/Survivor? ‐ this is a locally determined list (the ones listed are just examples).

BuddhistChristianHinduMuslimOther Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyNone

Unknown

 

 

 

 

 

 

 

 

 

188

Refugee/IDP Status (3.1.6) What was the status of the child at the time of the violation (refugee/IDP/returnees/community member)?Community Member The child (and their family) has not been displaced during the conflict.

IDP The child (and their family) was internally displaced within their own country.

Refugee The child (and their family) has been forced to relocate to another country and are registered with UNHCR.

ReturneeThe child (and their family) has returned to their home area after a period of displacement (as a refugee or IDP)

Unknown

Care Arrangements (3.1.7)What were the care arrangements for the child at the time of the incident/violation(s)? ‐ The choice of category will also make it possible to determine whether the child is separated and/or unaccompanied)

Both Parents The child was living with both natural or adoptive parentsLone Parent The child was living with just one natural or adoptive parentOther Family The child was living with other members of their wider extended family (i.e. not their parents).Foster Family The child was living with a temporary foster family with whom they ware not directly related.Care Home The child was living in some kind of residential care home

Independent Living The child was living independently without direct adult involvementOther Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

Unknown

1.2 Consent

Consent of Child (3.1.8)With whom is the child and/or adult caregive willing to share their name and other personal details? ‐ The assumption is that this can be viewed hierarchically, so only one option needs to be selected.  

AnonymousThe child/adult caregiver is not prepared to share their name or any other personal details that might identify them with the interviewer/monitor (this category will only be required if information can be accepted from anonymous informants).

Agency OnlyThe child/adult caregiver is prepared to give their name and personal details to the interviewer/monitor on a confidential basis, but does not want them to be shared with other TF member agencies.

Task ForceThe child/adult caregiver is prepared for their name and personal details to be shared with the other TF member agencies on a confidential basis.

PerpetratorThe child/adult caregiver is prepared for their case to be raised, directly or indirectly with the appropriate armed force/group in an effort to address the violation (e.g. to secure the release of the child).

ProsecutorThe informant is prepared to consider providing evidence for any subsequent prosecution or court action against an alleged perpetrator, although they would need to be contacted again before any action is taken or their identity is divulged to a third party.

Consent to be Contacted (3.1.9) Is the child and/or adult caregiver will be to be contacted again about the violations?  A Yes/No Answer.

Consent for Referral (3.1.10)Does the Child/Adult Caregiver consent to their personal details being passed to another humanitarian agency willing and able to provide long term support?  A Yes/No answer.

2. DETAILS OF THE INDIVIDUAL VIOLATIONS

2.1 Summary of Violations

Individual ViolationsWhich violations did the child experience during the incident?  This question relates to the four "individual" MRM violations.  The TF can if it wishes add other non‐MRM "individual" violations should it wish to monitor them for its own purposes (e.g. illegal detention, child labour, trafficking, etc) 

AbductionKilling & Maiming

RecruitmentSexual Violence

Non‐MRM Violation 1Non‐MRM Violation 2Non‐MRM Violation 3Non‐MRM Violation 4Non‐MRM Violation 5Non‐MRM Violation 6

 

 

189

 

 

 

2.2 Killing or Maiming (4.1)

Cause of Violation (4.1.1) What caused the death or maiming of the child?Shooting (Crossfire)

Improvised Explosive DeviceSuicide Attack

Shelling/Mortar FireCluster Munitions

Other Aerial BombardmentLandmines

Execution/Extra Judicial KillingUse of White Weapon A weapon other than a firearm (e.g. Knife, machete, club, etc)

TortureOther Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

Participation in Hostilities (4.1.2)Was the victim/survivor directly participating in hostilities at the time of the violation?  A Yes/No/Don't Know answer.

 

Abduction (4.1.3)Did the killing/maiming occur during or as a direct result of abduction? ‐ a Yes/No/Don't Know Answer.  A "Yes" response will ensure that this is recorded under both MRM violations (i.e. "Killing/Maiming" and "Abduction").

Circumstances (4.1.4) What were the circumstances of the violation in the context of international law?Direct Attack The death or serious injury was the result of a direct attack.

Indiscriminate Attack

The death or serious injury was the result of an indiscrimiate attack, which is defined as being "by  method  or  means  of combat – including weapons ‐ the  effects of which cannot be limited and consequently, are  of  a  nature  to  strike  military  objectives and civilians or civilian  objects  without  distinction:  and  attacks  which  may be expected  to  cause  incidental  loss  of  civilian  life,  injury to civilians, damage to civilian  objects,  or a combination thereof, which would be excessive in relation to the concrete and direct military advantage anticipated. (i.e. disproportionate attacks.) 

Willful Killing, etc The death or serious injury was the result of willful killing, torture or inhumane treatment.Impossible to Determine

Outcome (4.1.5) What were the consequences of the violation?

 

 

190

Killing The death of the child/children, whether immediately or later as a result of their injuriesPermanent Disablement Permanent disability as a direct consequence of the violation

Serious Injury Serious injury that merited hospitalisation (whether or not this actually occurred) Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

2.3 Recruitment (4.2)

Type of Recruitment (4.2.1)Was the recruitment primarily "Forced" (e.g. Conscription, Abduction, or the use of intimidation and threats) ‐ A Yes/No/Don't Know answer.

Factors Influencing Recruitment (4.2.2)

What factors contributed towards the recruitment of the child by the armed group?  This includes both push and pull factors.  Please select all the factors that apply.  Please note that selecting "Abduction" will ensure that this is recorded under both MRM violations ("Recruitment" and "Abduction").

Abduction * Abduction/kidnapping

ConscriptionAn orgnised system of compulsory recruitment (e.g. one person per family or all children agaed between certain ages).

Intimidation Any kind of intimidation or threats, whether directed at the child or their family.

Lack of basic servicesA lack of food and other basic services at home and the prospect of accessing some of these within or through membership of the group.

Access to securityWhere membership of the armed group is seen as a means fo providing protection from attacks by other armed groups/forces or factions.

 

Financial reasons Where the armed group offers financial incentives to recruitsFamily problems/abuse Where problems within the family cause the child to leave.To join/follow friends The wish to be part of a group, together with friends.  The atttraction of excitement and adventure.

Idealism A belief in the cause espoused by the armed group, including a wish to defend their community.To seek revenge To seeke revenge (e.g. for the killing of relatives, looting of proety, etc)

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyDon't Know

 

 

 

 

 

 

 

 

 

191

Re‐Recruitment (4.2.3)Was this a case of re‐recruitment (this does not necessarily have to be by the same armed group) ‐ A Yes/No Don't Know answer.

Role in Armed Group (4.2.4) What role did the child play in the armed group?

CombatantThe child was directly involved in combat operations.  This likely to include bearing a weapon, but could include any activity that might put the child at risk from the actions of an opposing armed group (e.g. mine clearance, espionage, etc)

Non‐Combatant The child was involved in non‐combat roles (e.g. cook, messenger, porter)

Sexual RoleThe "girlfriend" or "wife" of a commander/combatant/member of the armed group or any other forced sexual activity

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyUnknown

Position of Authority (4.2.5) Did/does the child hold a position of authority in the armed group (e.g. Commander)? ‐ a Yes/No/Don't Know 

Own Weapon (4.2.6) Did the child use/own a weapon?  A Yes/No/Don't Know answer.

2.4 Sexual Violence (4.3)

Type of Sexual Violence (4.3.1) What type of sexual violence was committed against the child?

Rape Non‐consensual penetration of the vagina, anus or mouth with the penis or other body part (UNHCR).

Sexual AssaultAny form of non‐consensual sexual contact that does not result in or include penetration (e.g. attempted rape, fondling of or touching of genitalia and buttocks (UNHCR).

Forced Marriage The marriage of a child against his or her willEnforced Sterilisation Any forced sterilisation of the child

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

Abduction (4.3.2) Did this sexual violence violation also involve abduction.  A Yes/No/Don't Know answer.

2.5 Other Abduction (i.e. Excluding Recruitment & Sexual Violence)  (4.4)

Purpose of Abduction (4.4.1) What was the main purpose of the abductionHostage (Extortion) With the aim of securing the payment of a ransom in exchange for the release or safe keeping of the child

Hostage (Intimidation)With the aim of bringing pressure on family members or others to get them to do things that they would not otherwise do in return in exchange for the release or safe keeping of the child.

Political IndoctrinationWith the aim of subjecting the child to political indoctrination designed to change/modify their views and win their support for the group's ideas or beliefs.

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyUnknown

3. INTERVENTIONS

3.1 Immediate Action by Child/Adult Caregiver/Family/Community (4.5)

Raised with the Authorities? (4.5.1)Had the case been raised with the authorities (by the child, adult caregiver or other relevant individual, BUT not by the monitoring agency).  A Yes/No/Don't Know answer.  This question could potentially be extended to include representations to all perpetrators.

Action taken by Authorities (4.5.2) What action was taken by the authorities (after the incident was reported to them)?

Armed interventionArmed intervention designed to secure the release of children or some other outcome related to the violation.

NegotiationNegotiations between the authorities and the armed group designed to secure the release of children, compensation, the prevention of future violations, etc

Legal action Formal legal action against the perpetrator(s) responsible for the violation.Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyNone

Unknown

 

 

 

 

192

 

3.2 Immediate Intervention by Monitoring Agency (4.6)

Date of Intervention (4.6.1)What was the date of the immediate intervention by the monitoring agency?  The data must be entered in the format dd/mm/yy or another date format that the computer will recognise (the cell can be modified to handle the American format mm/dd/yy if required) 

Type of Action (4.6.2)What type of immediate action was taken by the MRM Monitoring Agency? ‐ These should only be actions that are designed to address the violation itself and not longer term support for the child and/or their family. 

Medical Intervention Efforts to secure emergency medical treatment or assessment.Report to Police Reporting the incident/violation to the police at local or national level.

Report to Government Authorities Reporting the incident/violation of another government authority (e.g. Ministry of education/Social Welfare)

Intervention with Armed Group Direct intervention with the armed group concerned to secure the release of the child or equivalent.Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyNone

Comments/Explanatory Details Please provide any additional details required about the intervention

UnknownNot Applicable

Contributory Factors (4.7.5) What factors contributed towards the children leaving the armed group?Family Pressure Pressure exerted by the child's family.

Community Pressure Pressure exerted by the local communityGovernment Pressure Pressure exerted by the government authorities, but excluding military action/armed interventionsNGO/UN Pressure Pressure exerted NGOs or UN agencies, including human rights activists (targeted advocacy)

Discretion of Armed Group A decision taken by the armed group without any external pressure or interventionForce (armed intervention) The use of armed force to secure the release, whether by the government, international forces or others.

Ransom paidThe payment of a financial ransom or some other demand made by the armed group was met (e.g. a resignation, change of policy, closure of a school, etc).

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

3.3 Referrals (4.8)

This section is intended to capture the basic details of any referrals made for follow‐up and long term support

Existing Support (4.8.1)Is the child already receiving the appropriate support and assistance from humanitarian agencies?  A Yes/No/Don't Know answer.  If YES, no referrals will be required.

Date of the Referral (4.8.2)When was the referral made?  This should be the date on which the Monitoring Agency first heard about the alleged incident.  The data must be entered in the format dd/mm/yy or another date format that the computer will recognise (the cell can be modified to handle the American format mm/dd/yy if required) 

Referral Agency (4.8.3)To which agency was the child referred? ‐ Once again a system of reference numbers can be used to maintain the confidentiality of the agencies involved.

ABC1234ABC1235ABC1236

Purpose of Referral (4.8.4) What was the purpose of the referral?  

 

 

193

PsychosocialMedical/HealthEducationalVocationalLivelihood

LegalFamily TracingAlternative Care

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

 

Reason for No Support (4.8.5) If no support is being provided and/or no referrals have been made, please indicate whyNo support needed A needs assessment indicates that no support is required.No support available Support needs have been identified, but no suitable provision is available.

Support declinedSup[port needs have been identified and suitable provision is available, but the child and/or their family does not wish to take up the offer.

Child Not Accessible The child is not accessible to humanitarian agencies (e.g. They are still being held by an armed group).Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

Not Applicable

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

194

Country Monitoring Agency Case Ref No

Use for "individual" violations (i.e. Abduction, killing & maiming, recruitment and sexual violence) where you do not have data for each of the individual children involved.  

MRM INCIDENT DOCUMENTATION FORM ‐ Part 2b

1. Details of the Children1.1 Profiling Data for the Group of Children

2. Details of the Specific Violations2.1 Summary of Violations

Which Violation(s) did the children experience during the incident?

Please enter below any, more detailed, information available about each of the violations experienced by the children: 

AbductionKilling & Maiming

RecruitmentSexual Violence

Non‐MRM Violation 1

Number of Children (3.2.1)

Sex (3.2.2) Age (3.2.3) Refugee/IDP Status (3.2.6)

Non‐MRM Violation 5

Non‐MRM Violation 6

Please provide profiling details for the group of children (or for an individual child where it has not been possible to collect complete personal details)

Ethnicity (3.3.4) Religion (3.2.5)

Non‐MRM Violation 2

Non‐MRM Violation 3

Non‐MRM Violation 4

 

Please enter below any, more detailed, information available about each of the violations experienced by the children:   

                                                           2.2 Killing & Maiming  

                                             

                                                           What caused the death or maiming of the children? (5.1.1) 

                          

Were the victims/survivors directly participating in hostilities at the time? (5.1.2)          

Did the killing or maiming occur during or as a direct result of abduction? (5.1.3)          

* selecting "Yes" will ensure that this is recorded under both MRM violations ("Killing & Maiming" & "Abduction")          

What were the circumstances of the violation in the context of international law? (5.1.4)    

How many children were killed? (5.1.5)                                        

How many children were maimed? (5.1.6)                                     

                                                           2.3 Recruitment 

                                               

                                                           Was the recruitment primarily "Forced" (5.2.1)                                              

What factors contributed towards the recruitment of the children by the Armed Group? (5.2.2)                   

* selecting "Abduction" will ensure that this is recorded under both MRM violations ("Recruitment" & "Abduction")          

 

195

Abduction *       Lack of basic services 

   Family problems/abuse     To seek revenge    

Conscription       Access to security 

      To join/follow friends     Other       

Intimidation       Financial reasons 

      Idealism                         

Was this a case of Re‐Recruitment? (5.2.3)                            

What role did the children play in the armed group? (5.2.4) 

                          

Do/did the children have positions of authority in the armed group (e.g. a Commander)? (5.2.5)    

Is there any evidence that the children use/own weapons? (5.2.6) 

                       

                                                           

2.4 Sexual Violence                                               

                                                           What type of sexual violence was committed against the children? (5.3.1) 

                 

Were these violations associated with Sexual Exploitation or Transactional Sex? (5.3.2)          

Were these violations associated with Sexual Slavery? (5.3.3) 

                          

Were these violations explicitly intended to cause "Forced Pregnancies"? (5.3.4)             

Did this Violation occur during or as a direct result of Abduction? (5.3.5)              

* selecting "Yes" will ensure that this is recorded under both MRM violations ("Sexual Violence" & "Abduction") 

                                                           

2.5 Other Abductions (i.e. excluding any related to Killing & Maiming, Recruitment & Sexual Violence)      

                                                           What was the main purpose of the abduction? (5.4.1) 

                                

3. Immediate Intervention(s)3.1 Immediate Action by the Children/Families/Community 

Was the violation raised with the relevant government authorities? (5.5.1)

What action, if any, did they take in response? (5.5.2)

3.2 Immediate Interventions by the Monitoring Agency Please give details of any "immediate" action(s) taken by the monitoring agency itself to address the violation.

Comments/Explanatory detailsType of Action (5.6.2)Date of Action 

(5.6.1)

 

 

 

 

196

 

3.3 Release or Departure of Children 

Have some or all the children been released? (5.7.1)

If YES, how many have been released? (5.7.2)

If YES, when did this happen? (5.7.3)

If YES, how did this happen? (5.7.4)

If YES, what factors contributed to the release/departure? (5.7.5)Family Pressure NGO/UN Pressure Ransom paidCommunity Pressure Discretion of Armed Group OtherGovernment Pressure Force (armed intervention)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

197

Tables and Options Guidance Notes and Definitions

PART 2B

GUIDANCE NOTES FOR DOCUMENTATION FORM(S)

Part 1 should be completed for all cases.  Part 2a should be completed for cases involving the four violations that impact on individual children (i.e. Abduction, Killing and Maiming, Recruitment and Sexual Violence) AND where you have profiling data for each individual child.   Part 2b should be used for cases involving the four "individual" violations where you do not have data about each of the individual children involved.  Part 2c should be used for cases that involve "community" violations (i.e. attacks on schools and health facilities and denial of humanitarian access).  

All cells marked red in column AE must be completed, even if the response is negative; all those marked blue should be completed if the information is available.

Use this section to record details of cases involving Attacks on Schools and Health Facilities or Denial of Humanitarian Access which impact on large groups of children and where collecting data from, or about, individual children would not be either possible or appropriate. 

1. DETAILS OF THE CHILDREN

1.1 Profiling Data for the Group of Children

Number of Children (3.2.1) How many children were involved?  Estimate the number if necessary.

Sex (3.2.2) What was the sex of the group of children involved?All FemaleAll MaleMixed The group consists of both female and male members.

Unknown

Age Bands (3.2.3) Into which age band did the children fall?<5 years Under 5 Years of age

≥5<10 years≥ 5 years or over, but less than 10 years≥10<15 years 10 years or over, but less than 15 years≥15<18 years 15 years or over, but less than 18 years

Mixed The group contains children from two or all three of the age bandsUnknown

Enter whatever general profiling data is available for the group of children affected.

 

2. DETAILS OF VIOLATION

2.1 Summary of Violations

Individual ViolationsWhich violations did the children experience during the incident?  This question relates to the four "individual" MRM violations.  The TF can if it wishes add other non‐MRM "individual" violations should it wish to monitor them for its own purposes (e.g. illegal detention, child labour, trafficking, etc) 

AbductionKilling & Maiming

RecruitmentSexual Violence

Non‐MRM Violation 1Non‐MRM Violation 2Non‐MRM Violation 3Non‐MRM Violation 4Non‐MRM Violation 5Non‐MRM Violation 6

 

 

 

198

2.2 Killing or Maiming (5.1)

Cause of Violation (5.1.1) What caused the death or maiming of the children?Shooting (Crossfire)

Improvised Explosive DeviceSuicide Attack

Shelling/Mortar FireCluster Munitions

Other Aerial BombardmentLandmines

Execution/Extra Judicial KillingUse of White Weapon A weapon other than a firearm (e.g. Knife, machete, etc)

TortureOther Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

Participation in Hostilities (5.1.2) Were the victims/survivors directly participating in hostilities at the time of the violation?  A Yes/No answer.

Abduction (5.1.3)Did the killing/maiming occur during or as a direct result of abduction? ‐ a Yes/No/Don't Know Answer.  A "Yes" response will ensure that this is recorded under both MRM violations (i.e. "Killing/Maiming" and "Abduction").

Circumstances of Violation (5.1.3) What were the circumstances of the violation in the context of international law?Direct Attack The deaths or serious injuries were the result of a direct attack.

Indiscriminate Attack

The deaths or serious injuries were the result of an indiscriminate attack, which is defined as being "by  method  or  means  of combat – including weapons ‐ the  effects of which cannot be limited and consequently, are  of  a  nature  to  strike  military  objectives and civilians or civilian  objects  without  distinction:  and  attacks  which  may be expected  to  cause  incidental  loss  of  civilian  life,  injury to civilians, damage to civilian  objects,  or a combination thereof, which would be excessive in relation to the concrete and direct military advantage anticipated. (i.e. disproportionate attacks.) 

Wilful Killing, etc The deaths or serious injuries were the result of wilful killing, torture or inhumane treatment.Impossible to Determine

How many children were killed? (5.1.4)

How many children were maimed? (5.1.5)

2.3 Recruitment (5.2)

Type of Recruitment (5.2.1)Was the recruitment primarily "Forced" (e.g. Conscription, Abduction, or the use of intimidation and threats) ‐ A Yes/No answer.  

Factors Influencing recruitment (5.2.2)

What factors contributed towards the recruitment of the children by the armed group?  This includes both push and pull factors.  Please select all the factors that apply.  * Please note that selecting "Abduction" will ensure that this is recorded under both MRM violations ("Recruitment" and "Abduction").

Abduction * Abduction/kidnapping

ConscriptionAn organised system of compulsory recruitment (e.g. one person per family or all children aged between certain ages).

Intimidation Any kind of intimidation or threats, whether directed at the child or their family.

Lack of basic servicesA lack of food and other basic services at home and the prospect of accessing some of these within or through membership of the group.

Number of Casualties

Access to securityWhere membership of the armed group is seen as a means of providing protection from attacks by other armed groups/forces or factions.

Financial reasons Where the armed group offers financial incentives to recruitsFamily problems/abuse Where problems within the family cause the child to leave.To join/follow friends The wish to be part of a group, together with friends.  The attraction of excitement and adventure.

Idealism A belief in the cause espoused by the armed group, including a wish to defend their community.To seek revenge To seek revenge (e.g. for the killing of relatives, looting of property, etc)

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyDon't Know

 

 

199

Re‐Recruitment (5.2.3)Was this a case of re‐recruitment (this does not necessarily have to be by the same armed group) ‐ A Yes/No answer.

Role in Armed Group (5.2.4) What role did the children play in the armed group?

CombatantThe children are/were directly involved in combat operations.  This likely to include bearing a weapon, but could include any activity that might put the children at risk from the actions of an opposing armed group (e.g. mine clearance, espionage, etc)

Non‐Combatant The children are/were involved in non‐combat roles (e.g. cook, messenger, porter)

Sexual RoleThe "girlfriends" or "wives" of commanders/combatants/members of the armed group or any other forced sexual activity

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyUnknown

Position of Authority (5.2.5) Did/do the children hold positions of authority in the armed group (e.g. Commander)? ‐ a Yes/No/Don't Know 

Own Weapons (5.2.6) Is there any evidence that the children use/own weapons?  A Yes/No answer.

2.4 Sexual Violence (5.3)

Type of Sexual Violence (5.3.1)

Rape Non‐consensual penetration of the vagina, anus or mouth with the penis or other body part (UNHCR).

Sexual AssaultAny form of non‐consensual sexual contact that does not result in or include penetration (e.g. attempted rape, fondling of or touching of genitalia and buttocks, etc).

Forced Marriage The marriage of children against their willEnforced Sterilisation Any forced sterilisation of the children

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

Sexual Exploitation (5.3.2)Were the violations perpetrated in the context of sexual exploitation/transactional sex (i.e. were they associated with an exchange of money, goods or services, irrespective of whether the survivor benefited from them or not) ‐ a Yes/No/Don't Know answer

What type of sexual violence was committed against the children?

 

Sexual Slavery (5.3.3)Was this one of a series of sexual violence violations perpetrated on the children over an extended period of time? ‐ a Yes/No/Don't Know answer.

Forced Pregnancy (5.3.4)Did the sexual violence form part of an explicit effort to make the children pregnant in order to change the ethnic composition of the population? ‐ a Yes/No/Don't Know answer.

Abduction (5.3.5) Did this sexual violence violation also involve abduction.  A Yes/No/Don't Know answer.

2.5 Other Abduction (i.e. Excluding Recruitment & Sexual Violence)  (5.4)

Purpose of Abduction (5.4.1) What was the main purpose of the abductionHostage (Extortion) With the aim of securing the payment of a ransom in exchange for the release or safe keeping of the child

Hostage (Intimidation)With the aim of bringing pressure on family members or others to get them to do things that they would not otherwise do in return in exchange for the release or safe keeping of the child.

Political IndoctrinationWith the aim of subjecting the child to political indoctrination designed to change/modify their views and win their support for the group's ideas or beliefs.

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyUnknown

 

 

200

3. INTERVENTIONS

3.1 Immediate Action by Children/Families/Community (5.5)

Raised with the Authorities? (5.5.1)Has the case been raised with the authorities (by the appropriate member(s) of the community or representatives of the institution affected, BUT not by the monitoring agency itself).  A Yes/No answer

Action taken by Authorities (5.5.2) What action was taken by the authorities (after the incident was reported to them)?

Armed interventionArmed intervention designed to reverse the violation (e.g. Remove an armed group from a school or health facility, remove road blocks, etc).

NegotiationNegotiations between the authorities and the armed group designed address the violation, secure compensation, prevent future violations, etc

Legal action Formal legal action against the perpetrator(s) responsible for the violation.Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyNone

Unknown

3.2 Immediate Intervention by Monitoring Agency (5.6)

Date of Intervention (5.6.1)What was the date of the immediate intervention by the monitoring agency?  The data must be entered in the format dd/mm/yy or another date format that the computer will recognise (the cell can be modified to handle the American format mm/dd/yy if required) 

Type of Action (5.6.2)What type of immediate action was taken by the MRM Monitoring Agency? ‐ These should only be actions that are designed to address the violation itself and not longer term support for the child and/or their family. 

Medical Intervention Efforts to secure emergency medical treatment or assessment for the victims/survivors of an attack.Report to Police Reporting the incident/violation to the police at local or national level.

Report to Government Authorities Reporting the incident/violation of another government authority (e.g. Ministry of education/Social Welfare)

Intervention with Armed Group Direct intervention with the armed group concerned to Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyNone

Comments/Explanatory Details Please provide any additional details required about the intervention

3.3 Release or Departure of Children (5.7)

Complete these questions for all children who have been abducted or recruited into an armed group.

Release (5.7.1) Have some or all of the children been released or left the armed group?Yes (All) All the children have been released or have left the armed group

Yes (Some) Some of the children have been released or have left the armed groupNone None of the children have been released or have left the armed group

Unknown

How many? (5.7.2) If YES, how many were released or have left the armed group?

Date of Release (5.7.3)When were the child(ren) released or when did they leave the armed group?  The data must be entered in the format dd/mm/yy or another date format that the computer will recognise (the cell can be modified to handle the American format mm/dd/yy if required) 

 

 

201

How Left Armed Group (5.7.4) If the children left the armed group, how did it happen?

Formal DDRA formal programme of demobilisation negotiated between or with the parties to the conflict and normally supported by external agencies

Locally negotiated demobilisationAn informal agreement negotiated at the local level with an individual commander or group of commanders to secure the release of children, but not part of a wider national or conflict‐wide agreement

Individually Brokered An agreement was negotiated for the release of this group of children alone.

Dissolution of Armed GroupThe armed group disbanded or for some other reason ceased to exist, leaving the children to their own devices.

Captured/SurrenderedThe children were captured by, or surrendered to, another armed group (most likely the government forces) and were either released into the care of an humanitarian agency or placed in detention

Ran Away/Escaped The child(ren) left of their own initiative and against the wishes of their abductors.Killed or Died The child(ren) were killed while with the armed group or died of other causes during this period.

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyUnknown

Not Applicable

 

Contributory Factors (5.7.5) What factors contributed towards the children leaving the armed group?Family Pressure Pressure exerted by the children's families

Community Pressure Pressure exerted by the local communityGovernment Pressure Pressure exerted by the government authorities, but excluding military action/armed interventionsNGO/UN Pressure Pressure exerted NGOs or UN agencies, including human rights activists (targeted advocacy)

Discretion of Armed Group A decision taken by the armed group without any external pressure or interventionForce (armed intervention) The use of armed force to secure the release, whether by the government, international forces or others.

Ransom paidThe payment of a financial ransom or some other demand made by the armed group was met (e.g. a resignation, change of policy, closure of a school, etc).

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

202

Use for "community" violations (i.e. attacks on educational & health facilities and denial of humanitarian access).  

Country Monitoring Agency Case Ref No

1. Details of the Children1.1 Profiling Data for the Group of Children

Please provide profiling details for the group of children involved

Ethnicity (3.2.4) Religion (3.2.5) Refugee/IDP Status (3.2.6)Number of 

Children (3.2.1)Age (3.2.3)Sex (3.2.2)

MRM INCIDENT DOCUMENTATION FORM ‐ Part 2c

 

2. Details of the Specific Violations2.1 Summary of Violations

Which Violation(s) did the children experience during the incident?

2.2 Attacks on Education Facilities (6.1)

Was it a government or non‐government run facility? (6.1.1)

What type of facility was it? (6.1.2)

What was the sex of the client group served by the facility? (6.1.3)

What type of "attack" took place?  Select every option that applies. (6.1.4)

Shelling Other Damage to Facilities Intimidation of Individuals

Aerial Bombardment Theft of equipment Occupation of buildings

Arson Physical Attacks on Individuals Other

What was the main objective of the "attack"? (6.1.5)

What were the consequences of the "attack"?

What was the impact on the physical infrastructure of the facility? (6.1.6)

Were any children killed or injured?* If Yes, how many? Killed (6.1.7) Injured (6.1.8)

Were any adults killed or injured? If YES, how many? Killed (6.1.9) Injured (6.1.10)

Non‐MRM Violation 6

Attacks on Health Facilities

Denial of Humanitarian 

Access

Non‐MRM Violation 2

Non‐MRM Violation 4

Non‐MRM Violation 3

Attacks on Educational Facilities

Non‐MRM Violation 5

 

 

 

203

Was the facility closed as a result of the "attack"? (6.1.11)

If Yes, when did it reopen? (6.1.13)

If yes, on what basis? (6.1.15)

* Provide details under Killing and Maiming Section

2.3 Attacks on Health Facilities (6.2)

If partially, has a specific group been excluded/disadvantaged? (6.1.14)

If Yes, has it subsequently re‐opened (fully or partially) (6.1.12)

 

Was it a government or non‐government run facility? (6.2.1)

What type of facility was it? (6.2.2)

What was the sex of the client group served by the facility? (6.2.3)

What type of "attack" took place?  Select every option that applies.  (6.2.4)

Shelling Other Damage to Facilities Intimidation of Individuals

Aerial Bombardment Theft of equipment Occupation of buildings

Arson Physical Attacks on Individuals Other

What was the main objective of the "attack"? (6.2.5)

What was the impact on the physical infrastructure of the facility? (6.2.6)

Were any children killed or injured?* If Yes, how many? Killed (6.2.7) Injured (6.2.8)

Were any adults killed or injured? If YES, how many? Killed (6.2.9) Injured (6.2.10)

Was the facility closed as a result of the "attack"? (6.1.11)

If Yes, when did it reopen? (6.2.13)

If yes, on what basis? (6.2.15)

2.4 Denial of Humanitarian Access (6.3)

Was the violation targetted at the providers of assistance or the vulnerable children? (6.3.1)

What mechanism was used to deny humanitarian access  (6.3.2)

What kind of assistance was affected by the denial of access? (6.3.3)

If Yes, has it subsequently re‐opened (fully or partially) (6.2.12)

If partially, has a specific group been excluded/disadvantaged? (6.2.14)

 

204

3. Immediate Intervention(s)3.1 Immediate Action by the Community/Institution (6.4)

Was the violation raised with the relevant government authorities? (6.4.1)

What action, if any, did they take in response? (6.4.2)

3.2 Immediate Interventions by the Monitoring Agency (6.5)Please give details of any "immediate" action(s) taken by the monitoring agency itself to address the violation.

3.3 Referrals

Is appropriate support and assistance already being provided by humanitarian agencies? (6.6.1)

If no support is being provided and/or no referrals have been made, please indicate why (6.6.5)

Type of Action (6.5.2)Date of Action 

(6.5.1)

Please give details of any referrals made for follow‐up and long term support, whether internally or to another agency.

Objective of Referral (type of support required) (6.6.4)

Date of Referral (6.6.2)

Comments/Explanatory detailsAgency (to which the case 

was referred) (6.6.3)

Comments/Explanatory details

 

 

 

 

 

 

205

Tables and Options Guidance Notes and Definitions

PART 2C

1. DETAILS OF THE CHILDREN

1.1 Profiling Data for the Group of Children (3.2)

Use this section to record details of cases involving Attacks on Schools and Health Facilities or Denial of Humanitarian Access which impact on large groups of children and where collecting data from, or about, individual children would not be either possible or appropriate. 

GUIDANCE NOTES FOR DOCUMENTATION FORM(S)

Part 1 should be completed for all cases.  Part 2a should be completed for cases involving the four violations that impact on individual children (i.e. Abduction, Killing and Maiming, Recruitment and Sexual Violence) AND where you have profiling data for each individual child.   Part 2b should be used for cases involving the four "individual" violations where you do not have data about each of the individual children involved.  Part 2c should be used for cases that involve "community" violations (i.e. attacks on schools and health facilities and denial of humanitarian access).  

All cells marked red in column AE must be completed, even if the response is negative; all those marked blue should be completed if the information is available.

Enter whatever general profiling data is available for the group of children affected.

Number of Children (3.2.1) How many children were involved?  Estimate the number if necessary.

Sex (3.2.2) What was the sex of the group of children involved?All FemaleAll MaleMixed The group consists of both female and male members.

Unknown

Age Bands (3.2.3) Into which age band did the children fall?<5 years Under 5 Years of age

≥5<10 years≥ 5 years or over, but less than 10 years≥10<15 years 10 years or over, but less than 15 years≥15<18 years 15 years or over, but less than 18 years

Mixed The group contains children from two or all three of the age bandsUnknown

Ethnic Affiliation (3.2.4)

What were the ethnic affiliations of the children involved? ‐ this is a locally determined list.  In some countries it may be a combination of ethnic affiliation and caste.  If there is an intention to analyse this data, the categories should be kept to a manageable number (preferably less than 15).  This may require combining small ethnic groups together into "families".

Ethnicity 1Ethnicity 2Ethnicity 3Ethnicity 4Ethnicity 5Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyMixed Only applicable for groups of children that include more than one category.

Unknown

 

206

Religion (3.2.5)What was the religious affiliation of the children involved? ‐ this is a locally determined list (the ones listed are just examples).

BuddhistChristianHinduMuslimOther Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyNoneMixed Only applicable for groups of children that include more than one category.

Unknown

 

 

 

 

 

207

Refugee/IDP Status (3.2.6) What was the status of the children involved at the time of the violation ?Community Member The children (and their families) have not been displaced during the conflict.

IDP The children (and their families) have been internally displaced within their own country.

RefugeeThe children (and their families) have been forced to relocate to another country and are registered with UNHCR.

ReturneeThe children (and their families) have returned to their home area after a period of displacement (as a refugee or IDP)

Mixed Only applicable for groups of children that include more than one category.Unknown

2. DETAILS OF VIOLATION

2.1 Summary of Violations

Individual Violations

Which violations did the children experience during the incident?  This question relates to those cases involving the two violation that explicitly impact on groups of children (Attacks on Schools & Health Facilities and Denial of Humanitarian Access).  The TF can if it wishes add other non‐MRM "individual" violations should it wish to monitor them for its own purposes (e.g. illegal detention, child labour, etc) 

Attacks on Educational FacilitiesAttacks on Health Facilities

Denial of Humanitarian AccessNon‐MRM Violation 2Non‐MRM Violation 3Non‐MRM Violation 4Non‐MRM Violation 5Non‐MRM Violation 6

2.2 Attacks on Education Facilities (6.1)

Government/NGO (6.1.1) Is the facility a government, non‐government or community run institution?Government The institituion is managed by a government ministry or agency, either national or local.

NGO The institution is managed by a non‐government organisation, national or international.Community The institution is managed by the local community.

Type of Educational Facility (6.1.2) What type of Educational Facility was "attacked"?Primary

SecondaryTertiary

VocationalECD

Child Friendly SpaceMultipleOther

Sex of Students (6.1.3) What was the sex of the students?All FemaleAll MaleMixed The group consists of both female and male members.

Unknown

 

 

208

Type of Attack (6.1.4) What kind of "attack" took place?Shelling Artillery or mortar fire. 

Aerial Bombardment Bombing or strafing from a fixed wing aircraft or helicopter Arson Any action designed to damage the facility by fire, other than shelling or aerial bombardment

Other Damage to FacilitiesAny other damage to buildings, equipment and other facilities (e.g. Smashing windows, throwing equipment out of windows, etc)

Theft of equipment Theft of equipment/looting, etc

Physical Attacks on IndividualsPhysical attacks on adults or children (details of individual Killing and Maiming should also be recorded as a separate violation)

Intimidation of Individuals Any threats or intimidation of adults or children working at or using the facilityOccupation of buildings Occupation of the facility by members of the armed group (short or long term)

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

 

 

 

 

209

Purpose of Attack (6.1.5) What was the main purpose of/motive behind the "attack"?Permanent Closure Closing the facility on an indefinite basis

Temporary ClosureClosing the facility for a limited period, possibly to make a political point or provide evidence of an armed group's power. 

Exclusion of one group Preventing one group from using the facility, whether based upon sex, ethnicity, religion or political affiliation

Misuse of facilitiesUse of the facility by the armed group for other purposes (e.g. Accommodation for combatants or cadres, political indoctrination activities, military training)

Indiscriminate The attack was not specifically targeted at the educational/health facility.Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

Unknown

Physical Damage (6.1.6) What level of physical destruction occurred?

Total destructionComplete destruction of physical infrastructure and facilities such that the facility cannot be re‐opened until major reconstruction has been undertaken.

Serious damageMajor physical damage to buildings and/or equipment, such that the facility can only be reopened with much reduced capacity (less than 50%) or after significant rehabilitation.

Minor damageMinor physical damage to buildings and/or equipment, such that the facility can be reopened fairly quickly, but possibly with a lower capacity.

None

Child Casualties Were at children killed or injured?  A Yes/No Answer

Number Killed (6.1.7) If Yes, how many were killed?  Estimate if necessaryNumber Injured (6.1.8) If Yes, how many were injured?  Estimate if necessary.

Adult Casualties Were any adults killed or seriously injured?  A Yes/No answer.  Number Killed (6.1.9) If Yes, how many were killed?  Estimate if necessary

Number Injured (6.1.10) If Yes, how many were injured?  Estimate if necessary.

Closure (6.1.11) Was the school/health facility closed as a result of the attack?  A Yes/No answer.

Re‐Opening of Facility (6.1.12)Fully The facility has re‐opened and is operating at or close to its original capacity (i.e. Prior to the "attack").

Partially The facility has re‐opened, but with significantly reduced capacity and/or serving fewer childrenNo The facility remains closed.

Date of Re‐Opening (6.1.13)When did the facility re‐open? The data must be entered in the format dd/mm/yy or another date format that the computer will recognise (the cell can be modified to handle the American format mm/dd/yy if required) 

If YES, has it subsequently re‐opened (fully or partially)?

 

210

Exclusion of Groups (6.1.14) If partially, has a specific group been excluded or disadvantaged?

Excluded Group (6.1.15) If YES, on what basis? (exclusion of one group from using the facility)Sex

EthnicityReligion

Political AffiliationOther Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

No Applicable

2.3 Attacks on Health Facilities (6.2)

Government/NGO (6.2.1) Is the facility a government, non‐government or community run institution?Government

NGOCommunity

Type of Health Facility (6.2.2) What type of Health Facility was "attacked"?Hospital

Health CentreDispensary

Mobile Health UnitMultipleOther

 

 

 

 

211

Sex of Client Group (6.2.3) What was the sex of the facility's client group?All FemaleAll MaleMixed The group consists of both female and male members.

Unknown

Type of Attack (6.2.4) What kind of "attack" took place?Shelling Artillery or mortar fire. 

Aerial Bombardment Bombing or strafing from a fixed wing aircraft or helicopter Arson Any action designed to damage the facility by fire, other than shelling or aerial bombardment

Other Damage to FacilitiesAny other damage to buildings, equipment and other facilities (e.g. Smashing windows, throwing equipment out of windows, etc)

Theft of equipment Theft of equipment/looting, etc

Physical Attacks on IndividualsPhysical attacks on adults or children (details of individual Killing and Maiming should also be recorded as a separate violation)

Intimidation of Individuals Any threats or intimidation of adults or children working at or using the facilityOccupation of buildings Occupation of the facility by members of the armed group (short or long term)

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

Purpose of Attack (6.2.5) What was the main purpose of/motive behind the "attack"?Permanent Closure Closing the facility on an indefinite basis

Temporary ClosureClosing the facility for a limited period, possibly to make a political point or provide evidence of an armed group's power. 

Exclusion of one group Preventing one group from using the facility, whether based upon sex, ethnicity, religion or political affiliation

Misuse of facilitiesUse of the facility by the armed group for other purposes (e.g. Accommodation for combatants or cadres, political indoctrination activities, military training)

Indiscriminate The attack was not specifically targeted at the educational/health facility.Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

Unknown

Physical Damage (6.2.6) What level of physical destruction occurred?

Total destructionComplete destruction of physical infrastructure and facilities such that the facility cannot be re‐opened until major reconstruction has been undertaken.

Serious damageMajor physical damage to buildings and/or equipment, such that the facility can only be reopened with much reduced capacity (less than 50%) or after significant rehabilitation.

Minor damageMinor physical damage to buildings and/or equipment, such that the facility can be reopened fairly quickly, but possibly with a lower capacity.

None

Child Casualties Were at children killed or injured?  A Yes/No Answer

Number Killed (6.2.7) If Yes, how many were killed?  Estimate if necessaryNumber Injured (6.2.8) If Yes, how many were injured?  Estimate if necessary.

Adult Casualties Were any adults killed or seriously injured?  A Yes/No answer.  Number Killed (6.2.9) If Yes, how many were killed?  Estimate if necessary

Number Injured (6.2.10) If Yes, how many were injured?  Estimate if necessary.

Closure (6.2.11) Was the school/health facility closed as a result of the attack?  A Yes/No answer.

Re‐Opening of Facility (6.2.12)Fully The facility has re‐opened and is operating at or close to its original capacity (i.e. Prior to the "attack").

Partially The facility has re‐opened, but with significantly reduced capacity and/or serving fewer childrenNo The facility remains closed.

Date of Re‐Opening (6.2.13)When did the facility re‐open?  The data must be entered in the format dd/mm/yy or another date format that the computer will recognise (the cell can be modified to handle the American format mm/dd/yy if required) 

Exclusion of Groups (6.2.14) If partially, has a specific group been excluded or disadvantaged?

Excluded Group (6.2.15) If YES, on what basis? (exclusion of one group from using the facility)

If YES, has it subsequently re‐opened (fully or partially)?

 

212

SexEthnicityReligion

Political AffiliationOther Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

No Applicable

2.4 Denial of Humanitarian Access (6.3)

Focus (6.3.1) Was the violation targeted at the providers of assistance or the vulnerable children?Provider The attempt to limit access was targeted on restricting the provider of humanitarian assistance

RecipientThe attempt to limit access was targeted at preventing the potential recipients of humanitarian assistance accessing it.

Both

Mechanism (6.3.2)What method(s) were used to deny humanitarian access? ‐ The first 5 options apply to violations that were targetted at the "Provider" and the following 3 apply to those targetted at the Recipient(s).

Entry RestrictionsBureaucratic and administrative measures designed to impede the movement of personnel into the country (including onerous visa requirements, work permits, etc.)  

Import RestrictionsBureaucratic and administrative measures designed to impede the import of goods and services into the country (including onerous import procedures, duties and requirements, etc.)  

Travel RestrictionsBureaucratic or administrative measures designed to restrict the movement of humanitarian workers within the country (checkpoints, travel bans or restrictions, quotas on relief items, etc)

Intimidation/Violence Any intimidation, threats or actual violence directed towards humanitarian workers and designed to impede their access to vulnerable children.

Direct ActionAny actions designed to directly interfere with the delivery of humanitarian assistance (e.g. Looting of supplies, destruction of facilities, etc)

Forced displacement Forced movement of vulnerable children to locations that are beyond the reach of humantiarian agencies

Travel RestrictionsBureaucratic or administrative measures designed to restrict the movement of vulnerable children within the country (checkpoints, travel bans, etc)

Intimidation/Violence Any intimidation, threats or actual violence directed towards vulnerable children and designed to impede their access to humanitarian agencies.

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

 

213

Assistance (6.3.3) What kind of assistance was affected by the denial of access?Food

EducationPsycho‐social

HealthMultiple More than one type of assistanceOther Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

3. INTERVENTIONS

3.1 Immediate Action by Community/Institution (6.4)

Raised with the Authorities? (6.4.1)Has the case been raised with the authorities (by the appropriate member(s) of the community or representatives of the institution affected, BUT not by the monitoring agency itself).  A Yes/No answer

Action taken by Authorities (6.4.2) What action was taken by the authorities (after the incident was reported to them)?

Armed interventionArmed intervention designed to reverse the violation (e.g. Remove an armed group from a school or health facility, remove road blocks, etc).

NegotiationNegotiations between the authorities and the armed group designed address the violation, secure compensation, prevent future violations, etc

Legal action Formal legal action against the perpetrator(s) responsible for the violation.Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyNone

Unknown

3.2 Immediate Intervention by Monitoring Agency (6.5)

Date of Intervention (6.5.1)What was the date of the immediate intervention by the monitoring agency?  The data must be entered in the format dd/mm/yy or another date format that the computer will recognise (the cell can be modified to handle the American format mm/dd/yy if required) 

Type of Action (6.5.2)What type of immediate action was taken by the MRM Monitoring Agency? ‐ These should only be actions that are designed to address the violation itself and not longer term support for the children affected.

Medical Intervention Efforts to secure emergency medical treatment or assessment for the victims/survivors of an attack.Report to Police Reporting the incident/violation to the police at local or national level.

Report to Government Authorities Reporting the incident/violation of another government authority (e.g. Ministry of education/Social Welfare)

Intervention with Armed Group Direct intervention with the armed group concerned to Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyNone

Comments/Explanatory Details Please provide any additional details required about the intervention

 

214

3.3 Referral (6.6)

This section is intended to capture the basic details of any referrals made for follow‐up and long term support

Current provision of Support & Assistance (6.6.1)

Is appropriate support and assistance already being provided to the insititution or the children affected?

Date of the Referral (6.6.2)When was the referral made?  The data must be entered in the format dd/mm/yy or another date format that the computer will recognise (the cell can be modified to handle the American format mm/dd/yy if required) 

Referral Agency (6.6.3) To which agency was the case referred?

ABC1234ABC1235ABC1236

Purpose of Referral (6.6.4)What was the purpose of the referral?  This is most likely to relate to incidents involving attacks on schools and health facilities.

Relief Supplies Provision of emergency relief supplies for the affected children

Temporary FacilitiesProvision of temporary facilities (e.g. Tents and emergency education kits) while longer term rehabilitation takes place.

Alternative ProvisionProvision of services at an alternative location for the affected children (e.g. transfer of the children to another school).

Reconstruction Reconstruction of physical infrastructure (buildings, etc)Replacement Equipment Provision of equipment to replace what has been looted or destroyed.

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separately

Reason for No Support (6.6.5) If no support is being provided and/or no referrals have been made, please indicate whyNo support needed There is no requirement for further support or assistance from a humanitarian agencyNo support available Support is required but there is no agency able to provide it.Support declined Support is required and there is an agency able to provide it, but the offer has been declined.

Location Not AccessibleThe location is not accessible to humanitarian agencies (e.g. They are still being held by an armed group who are refusing access).

Other Use this category only in exceptional circumstances and provide an explanation separatelyNot Applicable

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

215

CONFIDENTIAL

Use of Information

Further Contact

Referral Family First Second Admin 1 Admin 2 Admin 3 Detail Family First Second Admin 1 Admin 2 Admin 3 Detail

Enter the personal details of each child together with their ID Number so that they can be cross referenced with the main Monitoring Form/Database.  Select the appropriate Conesnt levels from the drop‐down lists.  Store separately from the monitoring data.

APPENDIX 8c

CONFIDENTIAL DATA SHEETS

SCHEDULE OF PERSONAL DETAILS

ID NumberNames Contact Address Name of Adult Caregiver Contact Address (if different)

Victim/Survivor

Consent Level

Consent 1 (sharing confidential information)AnonymousAgency OnlyTask ForcePerpetratorProsecutor

Consent 2 (being contacted again)

YesNo

Consent 3 (referral for further support or services)

YesNo  

 

 

 

216

APPENDIX 8dDATA REQUIREMENTS EXAMPLE 1 ‐ RECRUITMENT & ABDUCTION 

Country  Monitoring Agency  Case Ref No

1. Documentation & Verification Record

1.1 Details of Initial Alert

Date of Initial Alert  Source of Initial Alert 

1.2 Direct Observation by UN Approved Monitor(s)

Did an UN Approved Monitor directly observe the incident? (were they an eye witness?)

If YES, please enter identification number/code for the UN Approved Monitor 

1.3 Interviews with Informants

Were any informants interviewed about the incident?

If YES, please give details below:

1.4 Physical Evidence

Although not required for the verification process, was any physical evidence of the incident observed?

1.5 Verification Status

Date of Verification Decision 

ID Number of UN Approved "Verifier" 

What is the current Verification Status of the Incident? 

Resource Constraints Unwilling Informants Other

No Access (Security) Contradictory Information 

DATA REQUIREMENTS EXAMPLE 1 ‐ RECRUITMENT & ABDUCTION

Date of Interview 

Category of Informant 

Adult Caregiver01/08/09

14/08/09

Eyewitness to 

incident? 

Type of Evidence Date of Observation 

MRM INCIDENT DOCUMENTATION FORM ‐ Part 1

Identification Code of Informant 

INF1234A

Please give details of how the case was documented and verified.

Country2

Use for all incidents

Sex Consent ‐ Access to 

Personal Data 

CCCAAAL1234

No

Yes

Consent ‐ to Contact Again? 

Agency 4

If "Undetermined", why is this the case?  Please select each category that applies in the instance. 

Fully Verified by UN staff member

15/08/09

No

UNAAA24

Adult Caregiver

Reliability of 

Informant 

Reliability of Evidence 

Agency Only YesYes Female High

 

 

217

2. Incident Details2.1 Incident SummaryPlease give details of the incident during which the violation(s) occured

Date of Incident  Time of Day 

Where did the Incident Occur?

2.2 Perpetrator Details

Which Armed Force or Group was allegedly responsible for the Incident?

State or Non‐State Actor?  Name of Armed Force/Group 

How many individual perpetrators were involved in the incident (if a group, please estimate its size)? 

2.3 Child Details

3. Case Summary (Public Version)

Please complete Part 2a for each child who has experienced one of the four "individual" violations and for whom you have full details.  Complete Part 2b for any incidents involving the four "individual" violations, but for which you lack detailed data on each child.  Complete Part 2c for Attacks on Educational and Health Facilities or Denial of Humanitarian Access.  

3 ‐ 5

How many children were involved in the incident and experienced violations of their rights? (if a group and you are unsure of the exact number, please estimate) 

Admin Level 1  Admin Level 3 

If required, provide a summary of the incident suitable for wider public use (i.e. excluding any confidential or sensitive information). 

NoIs this incident suited for use as case study at the national and/or global level? 

3

Please describe what happened (Tell the story ‐ what, when, where, by whom and why, explain the process of documentation and verification and any actions taken), but avoid mentioning the names or personal details of any of the individuals involved. 

Non‐State Actor

Division 3

Place  Admin Level 2 

Bush/Forest

Main Armed Group

27/07/09 Morning

Province 2 District 1

A woman and her three children were collecting firewood in the forest close to their farm when a group of armed men confronted them.  The mother recognised their leader as the commander of an anti‐goverment armed group whohad come to their village the previous month to demand that the community provide recruits for the armed struggle.  The village elders had refused and the man had left threatening to return in force.  The mother refused to allow them to take her children, but theyhit her and forced the children (two boys and a girl) with go with them into the forest.   The mother reported the incident to the local Unicef office and they raised the children's the case with the armed group at their next liaison meeting.  The commander eventually agreed to release one of the boys because one of his legs was shorter than the other and he couldn't keep up with his comrades, but refused to release his siblings.  The boy has been reunfied with his mother and his case has been referred to a local NGO who assist diadvataged families with school fees, books, etc.  Unicef are continuing to advocatefor the other two children.

 

 

218

 

 

 

219

 

 

220

 

 

221

 

 

222

 

 

223

 

 

 

 

 

 

 

 

224

 

APPENDIX 8e DATA REQUIREMENTS EXAMPLE 2 ‐ SCHOOL ATTACK 

 

Country Monitoring Agency Case Ref NoCountry4 CCCAAAL1235Agency 5  

2. Incident Details2.1 Incident SummaryPlease give details of the incident during which the violation(s) occured

Date of Incident  Time of Day 

Where did the Incident Occur?

2.2 Perpetrator Details

Which Armed Force or Group was allegedly responsible for the Incident?

State or Non‐State Actor?  Name of Armed Force/Group 

How many individual perpetrators were involved in the incident (if a group, please estimate its size)? 

2.3 Child Details

11 or more

How many children were involved in the incident and experienced violations of their rights? (if a group and you are unsure of the exact number, please estimate) 

Admin Level 1  Admin Level 3 

127

Please describe what happened (Tell the story ‐ what, when, where, by whom and why, explain the process of documentation and verification and any actions taken), but avoid mentioning the names or personal details of any of the individuals involved.

Non‐State Actor

Division 1

Place  Admin Level 2 

School

Local Militia Group

29/06/09 Afternoon

Province 3 District 3

A female teacher from the school visited the Unicef zonal office to report that the local miltia had attacked her school 2 weeks previously.   It is a  large school with separate sections for girls and boys on adjacent sites. A large group of armed men arrived in the afternoon and forced all the teachers and students outside and were very threatening.   Their main focus was on the giels section and they caused considerable damage, breaking windows,  door and funriture and burning books.   They said that the school would close indefinitely and drove all the staff and student off the compound.  This story was later confirmed by a Human  Rights Activist and an official from the Ministry of Education.   The Official is well known to Unicef and has proved a reliable source of information  in the past.   Heindicated that the community  had persuaded the militia  to allow the Boys Section of the school to re‐open, but the Girls section remains closed.  The school is located in an area that  is not accessible to the UN  or other humanitarian  agencies for security reasons, so full verification by a UN staff member was  impossible and no intervention or referral was possible.

 

 

225

3. Case Summary (Public Version)

Please complete Part 2a for each child who has experienced one of the four "individual" violations and for whom you have full details.  Complete Part 2b for any incidents involving the four "individual" violations, but for which you lack detailed data on each child.  Complete Part 2c for Attacks on Educational and Health Facilities or Denial of Humanitarian Access.  

If required, provide a summary of the incident suitable for wider public use (i.e. excluding any confidential or sensitive information). 

NoIs this incident suited for use as case study at the national and/or global level? 

 

 

226

Use for "community" violations (i.e. attacks on educational & health facilities and denial of humanitarian access).  

Country Monitoring Agency Case Ref No

1. Details of the Children1.1 Profiling Data for the Group of Children

2. Details of the Specific Violations2.1 Summary of ViolationsWhich Violation(s) did the children experience during the incident?

2.2 Attacks on Education Facilities

Was it a government or non‐government run facility? 

What type of facility was it? 

What was the sex of the client group served by the facility? 

What type of "attack" took place?  Select every option that applies. 

Shelling Other Damage to Facilities Intimidation of Individuals

Aerial Bombardment Theft of equipment Occupation of buildings

Arson Physical Attacks on Individuals Other

What was the main objective of the "attack"? 

What were the consequences of the "attack"?

What was the impact on the physical infrastructure of the facility? 

Were any children killed or injured?* If Yes, how many? Killed  Injured 

Were any adults killed or injured? If YES, how many? Killed  Injured 

Was the facility closed as a result of the "attack"? 

If Yes, when did it reopen? 

If yes, on what basis? 

* Provide details under Killing and Maiming Section

Yes

If Yes, has it subsequently re‐opened (fully or partially) 

If partially, has a specific group been excluded/disadvantaged? 

MRM INCIDENT DOCUMENTATION FORM ‐ Part 2c

CCCAAAL1235

Sex

Exclusion of one group

Minor damage

Non‐MRM Violation 5

Non‐MRM Violation 4

Non‐MRM Violation 3

Yes

12‐18 yearsMixed

Ethnicity  Religion  Refugee/IDP Status Number of Children 

AgeSex 

Ethnicity 4 Muslim Community Members

Non‐MRM Violation 6

Yes

Attacks on Health Facilities

Denial of Humanitarian 

Access

Non‐MRM Violation 2

Country4 Agency 5

Community

Secondary

Mixed

Please provide profiling details for the group of children involved

Attacks on Educational Facilities

Yes Yes

Partially 18/09/09

Yes

 

 

 

 

 

 

227

Country Monitoring Agency Case Ref No CCCAAAL1235Country4 Agency 5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

228

 

APPENDIX 9a 

PERPETRATOR REPORTS – COMMENTARY  

This  appendix  is  designed  to  illustrate  some  of  the  opportunities  and  limitations  of  any  quantitative analysis based upon MRM data.   The focus of the analysis is on three groups of alleged perpetrator, but a similar analysis could be prepared with focusing on incidents, children or violations.  

The  attached  graphs  have  been  created  using  imaginary  data  to  show  what  can  be  achieved  with  a limited amount of information (i.e. the date and location of the incident, the name of the armed group responsible, the number of children affected and the violations that they have experienced – i.e. just 5 pieces of data).  

The value of all these figures will obviously be dependent on how representative the MRM caseload is of the  actual  situation  in  the  country.    There  are many  reasons why  this might  not  be  the  case  (access, security,  the willingness  of  children  and  informants  to  report  the  different  violations  and  the  limited monitoring capacity in different parts of the country).  However, even if they are not fully representative, they  can  still  provide  useful  insights  into  the  way  in  which  the  MRM  is  operating  and  some  of  the comparative figures and trends can still help to highlight important issues.   

There are a total of six graphs in all: 

Graph 1 – Incidents Analysed by Perpetrator 

The first graph (a pie chart) shows that each of the three armed forces/groups was responsible for the same  number  of  incidents  during  the  year  (93),  so  on  first  impression  there  seems  little  difference between them. 

Graph 2 – Incidents Analysed by Perpetrator – Monthly Trend 

The second graph (a bar chart) shows the number of incidents that occurred during each month of the year.  The total figure each month seems to have been fairly consistent, but looking in more detail, the number of incidents involving Perpetrator 1 has fallen steadily throughout the year, whilst the number attributed  to  Perpetrator  3  has  increased  and  the  number  involving  Perpetrator  2  has  remain  fairly constant. 

It would be important to try and determine why this had occurred.  Was it due to changes in the pattern of  the  conflict  itself  and  possibly  the  relative  power  and  control  exercised  by  each  armed  group?  Alternatively had Perpetrator 1 taken any proactive steps to reduce the number of violations that their members were committing, possibly in response to Task Force advocacy or even in compliance with an Action Plan?  On the other hand, depending why the number of incidents attributed to Perpetrator 3 had risen,  there might be a  case  for prioritising advocacy and prevention work  in areas where  this  armed group is particularly active.   

 

229

Graph 3 – Incidents Analysed by Perpetrator – Annual Trend 

This bar chart shows the longer term trend over a period of four years.  It would appear to confirm the impression  given  by  the monthly  trend  analysis  (i.e.  the  number  of  cases  involving  Perpetrator  1  has been progressively increasing, while those involving Perpetrator 3 are on a on a steady downward trend. 

Graph 4 – Incidents Analysed by Perpetrator and Location 

The fourth graph shows the geographical spread of the caseload, with 75% of the incidents concentrated in  just three of the country’s six regions.   Perpetrator 2 appears to be equally “active” throughout the country,  but  the  other  two  armed  groups  are much more  localised  (Perpetrator  1  is  concentrated  in Regions 1 and 2, while Perpetrator 3 committed most of its violations in Regions 4 and 5). 

As  before,  the  key  issue  in  interpreting  these  figures  is  to what  extent  they  are  reflective  of what  is actually happening on the ground.  This means that they need to be evaluated against the pattern of the conflict in each part of the country (i.e. its intensity and the extent to which each armed group is present in each region).  This will help determine whether the relatively low number of incidents in regions 3, 4 and 6 is representative of reality or possibly due to problems of access, security or monitoring capacity.  This will help determine whether there is a need to redirect existing monitoring and response capacity and whether there is a case for focusing advocacy work in a particular region. 

Graph 5 – Incidents Analysed by perpetrators and Violation 

The  fifth  graph  analyses  the  incidents  by  violation.    It  will  be  noted  that  the  cumulative  number  of incidents  is  actually  greater  than  the  total  in  the  earlier  reports  (306  compared  with  279).    This  is because  some of  the  incidents  involved more  than one  violation and  so have been  “double  counted” (e.g. recruitment and abduction). 

It is also clear from the analysis that there is a significant difference between the violations committed by  the  different  armed  groups.   Most  of  the  Recruitment  cases  involved  Perpetrators  1  and  3,  while almost  all  the  Sexual  Violence  incidents  involved  Perpetrator  2  and  all  the  incidents  involving  “non‐individual” violations (e.g. attacks on schools and hospitals) were the responsibility of Perpetrator 3. 

If these figures are an accurate reflection of the situation on the ground, it would suggest that different advocacy strategies might be required for each of the armed groups. 

Graph 6 – Children Analysed by Perpetrator and Violation 

The final graph focuses on the children affected by the violations rather than the incidents themselves.  As would be expected the numbers of children affected by the “non‐individual” violations, especially the attacks on  schools  and hospitals,  are much greater  than  the numbers who have experienced  the  four “individual” violations and this flags up the limitations of a comprehensive overview of this kind and the need to look “behind the figures”. 

However, the number of children who have suffered killing, maiming and particularly recruitment were also much higher than the number of incidents, making them much more significant violations in terms of their overall impact.  What is also very clear from the figures is that the average number of children killed, maimed or recruited per incident is much higher for Perpetrator 3 than for the other two armed 

 

230

groups  (they were  responsible  for 77% of  the  total number of  children but only 31% of  the  incidents involving “individual” violations).    

It would be  important  to determine whether  all of  the  recruitment  incidents attributed Perpetrator 3 involved  several  children  (the  average  figure  was  3.8)  or  if  there  were  just  a  couple  of  large  scale incidents and most of  the rest  involved  just one child.   This could have significant  implications  for  the design of advocacy and prevention strategies. 

Conclusion 

Many  other, more  detailed  and  sophisticated  reports  are  possible,  but which  ones might  be  of most value will depend on the local situation and the issues that are highlighted by the initial analysis. 

It may well be that the staff involved in the day‐to‐day work on the MRM will already be aware of some or  all  of  the  issues  highlighted  by  this  quantitative  analysis,  but  the  reports  can  still  be  valuable  in confirming  (or  otherwise)  these  intuitive  impressions  and  in  communicating  the  picture  to  other  key stakeholders and decision makers who have  less detailed  firsthand knowledge.      The analysis  can also provide a useful baseline against which the impact of changes in the conflict, the policies of the various armed groups and the activities of the MRM agencies can be monitored. 

Finally the analysis  illustrates that the  looking at any one report will give a very partial and potentially misleading picture.  Only by using a number of complementary reports is it possible to build up a holistic view  of  what  has  occurred,  especially  with  the  fairly  complicated  relationship  between  incidents, perpetrators,  children  and  violations.    This  has  important  implications  for  staff  training  and  for  the dissemination  of  reports  that  could  in  isolation  be misleading.    One  of  the most  useful  roles  of  this analysis  is to stimulate the thinking of the staff  involved in managing and implementing the MRM and related activities and in highlighting the issues that need further investigation or consideration. 

  

Attachment  

Appendix 9b – Perpetrator Reports 

 

 

 

 

 

231

APPENDIX 9b ‐ PERPETRATOR REPORTS 

                                   

INCIDENTS ANALYSED BY PERPETRATOR 

                                   

     

No of Incidents   

 

           

Perpetrator 1     

93  

Perpetrator 2     

93  

Perpetrator 3     

93  

           Totals    

 279 

 

           

                                   

 

232

INCIDENTS ANALYSED BY PERPETRATOR ‐ MONTHLY TREND 

                                    

                                   

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          

     Jan  Feb  Mar  Apr  May  Jun  Jul  Aug  Sep  Oct  Nov  Dec 

 Total 

Monthly Average 

Perpetrator 1     

3  4  5  4  6  7  8  9  11  11  12  13  

93  7.75 

Perpetrator 2     

8  7  6  9  6  8  7  9  10  8  6  9  

93  7.75 

Perpetrator 3     

12  11  12  10  9  9  7  6  6  4  4  3  

93  7.75 

0

5

10

15

20

25

30

 

233

Totals     

23  22  23  23  21  24  22  24  27  23  22  25  

279  23.25 

                                   

INCIDENTS ANALYSED BY PERPETRATOR ‐ ANNUAL TREND 

                                    

                                   

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          

     Year 1  Year 2  Year 3  Year 4 

 Total 

Annual Average 

Perpetrator 1     

   3        7        23        93     

126  10.50 

0

50

100

150

200

250

300

 

234

Perpetrator 2     

   97        84        88        93     

362  30.17 

Perpetrator 3     

   177        150        124        93     

544  45.33 

Totals     

0  277  0  0  241  0  0  235  0  0  279  0  1032  86.00 

                                   

INCIDENTS ANALYSED BY PERPETRATOR AND LOCATION 

                                   

     

Perpetrator 3 

Perpetrator 2 

Perpetrator 1   

Totals 

 

                     

     

                             

                                   Region 1  

44  12     56                      

Region 2  

41  21     62                      

Region 3  

5  18  2  25                      

Region 4  

2  13  12  27                      

Region 5  

1  15  76  92                      

Region 6  

   14  3  17                      

                                   

0 20 40 60 80 100

 

235

Totals  

93  93  93  279                      

           

 

 

                      

 

INCIDENTS ANALYSED BY PERPETRATOR AND VIOLATIONS 

                                   

     

Perpetrator 3 

Perpetrator 2 

Perpetrator 1   

Totals 

 

                     

     

        

                     

                                   Killing & Maiming  

23  14  10  47                      

Recruitment  

61  8  65  134                      

Sexual Violence  

2  37  1  40                      

Abduction  

22  34  18  74                      

Attacks ‐ Education  

      7  7                      

0 50 100 150

 

236

Attacks ‐ Health  

      4  4                      

                                   "Individual" Violations 

   108  93  94  295 

                     

"Non‐Individual" Violations   

      11  11                      

                                   Totals  216  186  210  612 

                     

                                 

 

 

 

 

 

 

 

 

237

CHILDREN ANALYSED BY PERPETRATOR AND VIOLATION 

                                   

     

Perpetrator 3 

Perpetrator 2 

Perpetrator 1   

Totals 

 

                     

             

                     

                                   Killing & Maiming  

23  14  33  70                      

Recruitment  

65  8  511  584                      

Sexual Violence  

2  37     39                      

Abduction  

22  34  29  85                      

Attacks ‐ Education  

      858  858                      

Attacks ‐ Health  

      147  147                      

                                   "Individual" Violations 

   112  93  573  778 

                     

"Non‐Individual" Violations   

     1,005 

1,005                      

                                   

0 200 400 600 800 1000

 

238

Totals  112  93 

1,578 

1,783                      

                                                                      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

239

APPENDIX 10a 

GUIDELINES FOR INFORMATION MANAGEMENT AND DATA SECURITY 

 

 

These notes are designed to assist MRM Task Force members  in ensuring that the best possible security  arrangements  are  in  place  to  protect  sensitive  data  and  the  identities  of  individuals involved in the monitoring process.  It does not aim to provide detailed technical guidance as this will be dependent on  local circumstances and the software that  is being used for any electronic data management system.   The  first part of  these notes  focus on the overall  framework  for risk assessment  and  security  planning, while  the  second offers  practical  suggestions  for each of  the main risk areas. 

1 RISK ASSESSMENT FRAMEWORK Data security should be a high priority wherever data relating to child rights violations is collected and  every  agency  should already  have  a  generic  data  protection  policy  in  place.    A  conflict  just increases the risks and means that the issues involved will be more complex and challenging.   

Data security is not just about passwords and other technical devices that can be used to protect electronic data, but should also encompass the ways  in which manual, paper‐based systems are organised and the decisions about who has access to what data and even how the data is collected in the first place.  None of these things are primarily technical issues (the most sophisticated data encryption will be of  little value  if the passwords are given out to the wrong people or  left  lying around the office).  Most of the time security isn’t a problem, but it is easy to become complacent and just one lapse or unexpected event can have very serious consequences, as recent experience in several countries gas demonstrated.  Hence it is crucial that everyone understands the threats to security, their importance and is committed to combating them. 

The starting point for any security strategy should be a full  information systems risk assessment, which in its turn needs to be part of the wider risk assessment for the whole MRM.  This should identify who is at risk, what risks they are likely to face, how likely it is that these risks will occur, how serious the consequences might be and what actions can be taken to mitigate them. 

1.1 Who is at Risk? There are three main groups of individuals who are at risk: 

Children  and  their  Families  –  the  children  who  have  suffered  the  violations  and  their immediate families, whether they have reported the incidents themselves or the information has come to the MRM via a third party.  

 

240

Informants & Witnesses – Any individual who reports an incident or who provides information about one, whether first hand or as a third party, or anyone who provides access to relevant documentary evidence. 

Monitoring  Staff  –  both  the  staff  who  investigate  the  incidents  AND  those  who  are responsible for storing and analysing the data involved can also be vulnerable.   

Agencies  involved  in  the  MRM  or,  perhaps  even  more  significantly,  other  organisations  that provide information about incidents on a confidential basis to the MRM, can also be at risk.  This is particularly  true  for  NGO’s  that may  also  be  involved  in  providing  humanitarian  assistance  to civilians caught up in the conflict.  If their involvement becomes known, their non‐MRM staff may find themselves targeted by one or other of the parties to the conflict and, at the organisational level,  may  find  their  access  to  potential  beneficiaries  blocked  or  permissions  refused  or withdrawn. 

1.2 What Threats Might They Face? The threats can come in different forms and can have different objectives.   These might  include intimidation designed to dissuade them from reporting incidents or collecting data, retribution or punishment for doing either of these things and threats to force them to reveal confidential details of the incident to one or other of the parties to the conflict.  The consequences for the individuals involved can be extremely serious and could include one or more of the following: ostracism, loss of  employment/livelihood,  eviction/displacement,  denial  of  services,  intimidation,  abduction, torture and extrajudicial killing. 

1.3 Areas of Risk 

When undertaking a risk assessment it can help to focus on each stage of the information management process: 

Data Collection 

Data Storage 

Data Transfer 

Data Analysis & Use 

1.4 Risk Assessment Matrix 

Every situation will be different and there will be no single “right answer” or “perfect solution”.  Absolute  confidentiality  can  only  be  achieved  by  not  collecting  or  holding  any  data  at  all,  so decisions about  security  require  that  the  risks be balanced against  the potential benefits of any action or procedure.   

The best way of ensuring that these decisions are made as effectively and consistently as possible, is to use a structured risk assessment matrix.  This requires that you to assess the “likelihood” of any particular event occurring and, if it does happen, its “potential impact” on the individuals or 

 

241

agency  involved.    It  is  suggested  that  a  five  point  scale  should  be  used  to  rank  both  of  these indicators  (i.e.  5 –  High;  4 –  Above  Average;  3 –  Average;  2 –  Below Average  and  1 –  Low)  as illustrated in the table below:   

Score  Likelihood (of occurrence)  Impact (if it does occur) 

5 (High)  Extremely High Probability  Potentially catastrophic 

4 (Above Average)  Significant Probability  Serious 

3 (Average)  Possibility  Significant 

2 (Below Average)  Fairly Unlikely  Minor 

1 (Low)  Extremely Unlikely  Insignificant 

The  matrix  should  then  incorporate  an  overall  Risk  Indicator  which  combines  these  first  two indicators  by multiplying  them  together.    For  instance  the  Risk  Indicator  for  something  with  a Likelihood of 5 and Potential Impact score of 5, would be 25, while another with a Likelihood of 2 and a Potential Impact of 4 would have a Risk Indicator of 8.  Clearly the higher the Risk Indicator, the  greater  the  threat,  and  hence  the  greater  the  priority  that  should  be  allocated  to implementing  measures  to  mitigate  the  threat.      Where  it  proves  impossible  to  implement effective  mitigation  for  risks  with  the  highest  scores  (>20)  consideration  should  be  given  to discontinuing that aspect of the monitoring system and to looking for a suitable alternative.   

While this “numerical” approach to risk assessment has its limitations and should not be followed “mechanically”,  it can provide a useful way of ensuring a systematic approach is adopted to risk assessment  and  planning.    In  this  context  the  following  schedule  of  overall  Risk  Indicators  can provide a useful guide to your thinking: 

Risk Indicator Score  Action Required 

>20 Extremely Serious Risk – mitigation measures must be a top priority and if this is not possible, consideration should be given to abandoning this aspect of the monitoring process. 

Between 15 and 20 Serious Risk – high priority should be given to identifying and implementing mitigation measures and consideration should be given to modifying procedures. 

Between 10 and 15 Medium Risk – while not the highest priority, this still constitutes an area of significant concern and identifying appropriate mitigation merits serious attention  

Between 5 and 10 Minor Risk – while the risk may be minor, it should not be ignored and any possible mitigation measures implemented.  

<5 Insignificant Risk – no special efforts are required to mitigate it beyond normal good practice and it should not be a priority for additional resources 

It is also worth bearing in mind that Potential Impact is more important than Likelihood, so a risk with a Likelihood of 2 and a Potential Impact of 4 would probably attract more priority than one with a Likelihood of 4 and a Potential Impact of 2, even though both have the same Risk Indicator (8). 

This  approach  to  risk  assessment  is  used  across  a  wide  range  of  organisations,  but  the  exact format of the matrix can vary.  The attached template provides one alternative, but it is important to remember that the matrix is only designed to help with prioritisation and decision making.  It is not a decision making tool in itself.  The template is supplemented by an indicative Risk Mitigation Matrix to help identify potential measures. 

 

 

242

2 RISK MITIGATION MEASURES In undertaking the risk assessment and identifying the detailed security measures required, the following questions and practical suggestions may be useful: 

2.1 Data Collection Collecting data about  an  incident  is probably  the most  vulnerable part of  the whole monitoring process as the complainants and informants can most easily be identified when they are providing information or being interviewed.  There are essentially two stages to this process: 

Initial Reporting – This means the way in which the MRM monitoring agency initially hears about an  incident.    The  key  questions  are  as  follows:    How do people  report  cases  to  the monitoring agency?  Must they do this in person, either by speaking to someone in the field or by coming to the  office?    Is  there  any  provision  for  them  to  report  confidentially  or  even  anonymously  via  a telephone hotline or by post?  Is there a phone line that is devoted exclusively to MRM reporting and, if so, how is this advertised to potential complainants?  Alternatively, if calls come through to the main phone  line, how are they screened and how can you ensure that complainants do not divulge personal details until they are put through to an MRM staff member?  Similar issues apply to the people responsible for opening the post. 

Gathering Evidence and Interviewing Witnesses – Will this be done in the field or at the office?  Both alternatives  come with  their own  risks  and  the  choice between  them will  depend on  local circumstances.   

If  the  interview  takes place  in  the  field, what  steps can be  taken  to  keep  the purpose AND  the content of the discussion confidential.  Is it possible for this to be done during a field trip for non‐MRM work, or does this put other parts of the programme and staff at greater risk?   How should the key  facts be  recorded?    Is  it wise  to  fill  in a paper  form or  is  this  likely  to attract unwanted attention?   A hand‐held data entry or  recording device might be another option, but  this might also  provoke  suspicions  and  could  easily  be  stolen.    The  final  option  is  for  the  interviewer  to commit as much of the information as possible to memory and then wait until s/he returns to the office before recording it on paper or in electronic form.  

The office can provide a more private environment for a complainant or witness to be interviewed and evidence can be recorded in real time, but the suitability of this approach will depend on the accessibility  of  the  office  (distance,  transport  availability,  etc)  and whether  people  come  to  the office for other (non‐MRM) purposes (if not, will it be assumed that anyone seen visiting the office is probably there to report an incident).   

 

243

2.2 Data Storage Once the data has been collected, decisions need to be taken about what to store, where to keep it and how to protect it.   Data security can be compromised in three main ways: 

A forced entry – break‐ins that target the data or the hardware being used to store it 

An “Inside Job” – when one of the parties to the conflict places an agent covertly within the MRM organisation with the aim of accessing sensitive data. 

An  opportunistic  loss  –  when  it  is  carelessly  left  around  and  is  visible  to  unauthorised individuals.  

The detailed mitigation measures adopted will depend on which of these threats is thought to be the most likely, but as a general rule it makes sense to store the minimum data necessary to fulfil the needs of the MRM and to keep it in as few locations as possible. 

Location – Most data will be collected at  the  field  level, quite probably by several UN and NGO partners  and  will  subsequently  be  forwarded  to  the  single  agency  responsible  for  information management  and  analysis,  probably  in  the  capital  city.    As  data  is  likely  to  be more  vulnerable when stored in the field, especially by NGO’s, it is worth considering whether it is really necessary to retain the more sensitive data in the field once this transfer has taken place. 

Some partners will be doing follow‐up and providing services to the children involved and so will need some data, but this work often involves both MRM and non‐MRM cases, so there could be an argument in favour of deleting any data that could identify the former, eliminating the risk of it falling  into  the wrong  hands  or  being misused.    This would mean  keeping  the  personal  details (name, address, age, etc) and anything else needed by those providing the response, but deleting details  of  the  incident  report,  the  subsequent  documentation  and  verification  process  and  the perpetrator(s) responsible. 

Disaggregating Data – Much of the data is not that dangerous when viewed in isolation.  It is only when data  that  can  identify  the  individuals  involved  is  linked with  data  about  the  incident  that problems can arise.  This risk can be reduced by using code or reference numbers in place of the names of  victims/survivors,  informants  and monitoring  staff.    A  list  cross  referencing  the  codes with the individual names can then be kept separately in another location. 

Allocating  Staff  Responsibilities –  The  fewer  staff  that  have  access  to  the  data,  the  better  it  is from a security perspective, especially as  far as  those holding keys or passwords are concerned.  When  deciding  who  should  be  given  this  responsibility,  consideration  should  be  given  to  their potential vulnerability to outside pressure and threats.  For instance, in some circumstances it may be prudent  to use only “internationals”  so  that  local  staff and  their  families are not exposed  to unnecessary risks.  

Physical  Security Measures  – What  is  possible  in  this  regard will  be  heavily  dependent  on  the design and location of the premises used to store the data and the resources of the organisations involved, but there are a few general principles that apply everywhere.  The data should be held in a lockable room, preferably one that is used exclusively for this purpose or at  least just by MRM 

 

244

staff.   The locks should be substantial, windows and other vulnerable points (e.g. access through the ceiling) should be reinforced with bars or other appropriate measures.   Attention should be given  to  overnight  and  weekend  security  when  the  room  or  the  offices  are  more  likely  to  be unoccupied.  It would be unwise for MRM data to be stored in offices that lack 24 hour security.  Any keys should be allocated to named individuals, who accept responsibility for their safe custody and a written record should be made whenever a key is transferred.   

Manual  (Paper)  Records  –  Paper  records  will  require  a  lockable  filing  cabinet  or  cupboard available exclusively for this purpose and the same rules should apply in terms of access to keys, etc. as pertains to rooms and buildings.  The volume of paper records makes it less likely that they will all be stolen or removed, but opportunistic losses or targeted removal of individual files can be a more common danger.   To minimise  these risks  it  is  important  to have a system that requires people to “sign out” and “sign back in” files that they need for their work.  This can be achieved by using a simple  ledger with space for the name or reference number of the file, the name of the staff member involved and the two dates involved. 

Electronic Records (database, spreadsheet or word processor files) – The use of passwords and encryption make  it  easier  to  protect  electronic  data,  but  the  small  physical  size  of  the  storage involved  can  make  it  easier  for  people  to  remove  the  records.    The  first  decision  required  is whether the data should be held on the organisation’s network or on a standalone computer.  The former can offer advantages  if  the network storage  is physically well  secured, but  it means that anyone with access to the network could be in a position to exploit any security vulnerabilities or utilise  passwords  that  they  have  obtained  illicitly.    These  risks  can  be  avoided  by  using  a standalone machine, provided it is in an office that can be physically secured.  A desktop computer will be more difficult to remove than a laptop or notebook, but wherever possible the computer should  be  physically  secured  to  a  substantial  piece  of  furniture  in  the  office.    If  a  laptop  or notebook,  it  will  be  doubly  important  that  the  data  is  encrypted  and  the  possibility  of  using  a machine with a  fingerprint  reader or similar security feature should be considered.   Removing a laptop  containing  MRM  data  from  the  office  (for  a  field  trip  or  to  work  at  home)  should  be avoided. 

Both  the  computer  and  the  software  used  to  store  and  analyse  the  data  must  be  password protected and the number of users kept to a minimum.   Each authorised user should have their own  individual  password  and  these  should  be  of  sufficient  length  and  complexity  to  provide adequate protection from the programmes available for cracking passwords (i.e. a minimum of 12 characters including a mix of letters and numbers).     The passwords must not include sequences that  can  be  easily  identified  (e.g.  a  person’s  date  or  place  of  birth,  or  a  repetitions  of  a  short sequence).   

Many organisations  require  their  staff  to  change  their  passwords  at  regular  intervals.    This  can help protect data if a password has inadvertently been compromised (left unattended on a piece of  paper  around  the  office),  but  it  can  also  create  new  risks.    Users  often  find  it  difficult  to remember a password and changing it will make this difficult, especially if it consists of 12 random letters and numbers.  Hence, provided the passwords are strong and staff are disciplined in their 

 

245

use  (i.e.  they  do  not  commit  them  to  paper  and do not  share  them with  colleagues)  it may  be better not to change them unless a security breach is suspected. 

If  the  software  is  able  to generate  an audit  trail of who has accessed  the  computer  and/or  the database/ spreadsheet, this will help in monitoring use and identifying any unusual patterns (e.g. night time access). 

Wherever possible the computer should exclusively be for MRM use, so that the number of people accessing it can be kept to an absolute minimum.  The database should also be set up to require re‐entry  of  the  user’s  password  if  it  is  left  unattended  for  any  significant  period  of  time  (5/10 minutes).  This should not be something that a user is able to over‐ride and should be in addition to any similar facility that applies to the computer as a whole. 

The data on the computer should also be encrypted to make it more difficult for anyone to access it if they gain access to the computer or its hard disk.  Encryption is a valuable additional security measure and is likely to be the norm in larger organisations, but it is important to remember that it still relies on a password and so remains vulnerable to human error. 

2.3 Data Transfer In every country some kind of data  transfer will be required to move data  from the  field  to the capital and from agency to agency.  The only exception would be if all MRM agencies were using a web‐based database with a  central  data  store, whether  this  is  held  in‐country  or  remotely,  but limited  internet  access  means  this  is  unlikely  to  be  something  that  will  have  comprehensive coverage. 

Manual  (Paper)  Records  ‐  The  physical movement  of  paper  files  between  agencies or  between locations should be kept to a minimum and avoided wherever possible.  Where it is necessary, the files should be moved in a secure lockable box or container, accompanied by two staff members and, wherever possible, transported by vehicle (by convoy where this is needed).  There should be a system for recording when documents or files leave one location/office and when they arrive at their  destination,  whether  this  is  done  using  a  manual  ledger  or  an  electronic  system.    These records should be checked and reconciled on a regular basis to ensure that no documentation has gone missing. 

Wherever  possible  files  that  need  to  be  physically moved  from one  location  to  another  should have any personal data removed and replaced with a code, so  individuals cannot be  identified  if the documentation is lost.  

Electronic Systems – The two main alternatives for data transfer are an email with attachments or some form of physical storage (e.g. an USB Stick, CD/DVD or even a laptop).  Whichever option is used,  the  crucial  thing  is  password  protection  and  encryption.   Wherever  possible  regular  data transfer should only involve the changes and updates required and not the full dataset.  This will reduce the amount of data at risk and make it easier to use data formats that are unreadable to anyone attempting unauthorised access. 

 

246

Email  is  probably  the  better  of  the  two  options.    If  a mobile  storage  device  is  used,  the  same procedures  described  above  for  manual  records  should  be  used.    Irrespective  of  the  option adopted, it is important to keep a record of when electronic data is sent and received. 

2.4 Data Analysis & Use 

Most,  if  not  all,  data analysis  is  likely  to be undertaken  centrally.    The  same principles  as  those used for data storage should apply.  The number of individuals needing to access the sensitive data should be  kept  to  a minimum.    If  data  is  to be manipulated using another  software application (e.g.  Excel),  passwords  and  encryption  should  be  used  and, wherever  possible,  personal  details should be omitted from any data that is exported from the main system. 

Statistical analysis will, by its very nature, be anonymised.  Individual case studies should exclude any personal data (names, etc) and consideration should be given to omitting anything that could be  used  to  identify  any of  the  individuals  involved.    Some programmes  have opted  to  create  a “public” summary of each case from which any sensitive data has been removed.  This is a good way of providing extra security, but will be dependent on the number of cases  involved and the manpower available.   An alternative might be  to  just use  this approach  for a  limited number of “exemplar” cases.   

2.5 Data Back‐ups and Evacuation Procedures Regular back‐ups are a requirement for any computer system to guard against system failure, data corruption or other disasters, but they also have an important role to play in ensuring security.  It is essential that regular back‐ups are taken and that the resulting data is stored “off‐site” in case the main office  is attacked, damaged  (e.g. by  fire) or otherwise becomes  inaccessible  to agency staff.   This is particularly important for NGO’s and small UN field offices whose premises may be more  vulnerable.    This  clearly  creates  other  problems  for  the MRM  as  the  alternative  location must also offer adequate security for data storage.   

Emergency  evacuation  brings with  it  additional  security  threats  and  any  security  plan  needs  to incorporate contingency plans for such an eventuality, whether it is a response to a deterioration in  the  security  situation or a policy decision by the government.   Either scenario can occur very quickly,  so  it  is essential that an up to date copy of the system  is always held  in another secure location and that there are procedures in place to destroy any data before staff leave.   

At  the national  level  the  former  is best achieved by  sending a  regular back‐up of  the  system to another  country  for  safe  keeping,  possibly  to  a  head  office  or  regional  headquarters.    Another option would be a web‐based system where the main database would be located in a safe country and local users would access  it remotely.   This would have the advantage that someone outside the country could block access  to the system  if a problem occurred, making  it more difficult  for someone to gain unauthorised access by threats and intimidation.  Web‐based systems come with their own vulnerabilities to hacking, etc. and will only be a realistic option if a global database is developed making use of high  level  security  features of  the kind used by  financial organisations (e.g. SSL). 

 

247

Destroying data quickly if staff have to be evacuated can be a challenge, especially if the records are held in a paper format.  Indeed, this is one of the strongest arguments for using an electronic system  for  data  storage.    As  far  as  electronic  storage  is  concerned,  any  system  should  have  a simple emergency routine for deleting all the data, preferably with as few key strokes/commands as possible.    This will  be particularly  important where  the government or  another  armed group evicts  the  agency  from  its  offices  and  confiscates  equipment,  whether  or  not  this  is  with  the intention of compromising data security.  This is something that is easy to say, but not always easy to  implement, especially  if offices are occupied when  the key  staff are not present.   Hence,  the importance of data encryption and of using a system that keeps personal details separate from the monitoring data. 

2.6 Staff Awareness and Training However  good  the  security  systems  in  place,  they will  only  be  effective  if  everyone  involved  is aware  of  the  risks  involved,  appreciates  their  significance  and  has  the  skills,  knowledge  and motivation required to implement them.  This means training is needed at all levels within all the MRM agencies responsible for handling sensitive data, from senior management right through to receptionists, data clerks and security personnel. 

This  training can be delivered as part of a  comprehensive MRM training programme or handled separately as a standalone module, but irrespective of the approach used, there will be a need for regular refresher courses or workshops to ensure that a culture of vigilance is maintained.  

2.7 Security Audits The  security  systems  and  procedures  also  need  to  be  tested  and  audited  on  a  regular  basis  in much the same way as fire drills and alarms are tested.  In addition to helping identify any obvious weaknesses in the system, rigorous testing will also help to reinforce the importance of vigilance for  all  those  involved  is  using  the  data.    At  last  some  of  these  audits  should  be  carried  out unannounced (similar to the “mystery shopper” approach), so that they capture the true situation rather than give people an opportunity to prepare specially.    

For  these  audits  to  be  effective,  their  results  should  be  reported  on  a  regular  basis  to  the organisation’s management as they will ultimately be responsible for any security breaches.   

 

Attachments: 

Appendix 10b – Risk Assessment Template 

Appendix 10c – Risk Mitigation Matrix 

 

 

 

 

248

 

APPENDIX 10b 

RISK ASSESSMENT FRAMEWORK/TEMPLATE  MRM Agency:  Location:

Likelih

ood

Impact

Risk Indicator

Potential Mitigation Measures

Example

3 5 15

Gather data during other activities; don't make information gathering any more overt than necessary ‐ don't use forms in the field ‐ just keep discrete notes; undertake information gathering as part of other activities; provide opportunities for informants to contact monitoring agency in the way that suits them (in office, at a neutral location, etc.).

Data Collection

Data Storage

Data Transfer

Identify risks under each section and rank their Likelihood and Potential Impact on a scale of 1:5 (5 = High; 4 = Above Average; 3= Average, 2 = Below Average and 1 = Low).  The spreadsheet will calculate the risk Indicator by multiplying the two values together and will highlight the risks requiring priority attention using three shades of red/brown.  Indicate the mitigation measures that will be taken to address each risk in the final column.  Hide rows that are not required and insert additional rows if required (it will be necessary to unprotect the worksheet and copy the formula in Column E).

Observation of Victims/Survivors and other informants being interviewed

Area of Risk

  

 

249

Data Analysis & Use

Other Risks

Signed:

Name:

Date:

Position:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

250

APPENDIX 10c RISK MITIGATION MATRIX 

 

This matrix lists some of the security measures available to MRM Task Forces and Agencies and indicates which of the main threats each of them may be effective against.  These lists are not intended to be exhaustive, but provide an illustration of how a Security Plan could be put together.  Each column can be filtered to highlight the measures that might be appropriate to any specific threat.   

Data Collec

tion

Break‐in

Insid

e Job

Intim

idation

Accid

ental

Arson

Loss in Transit

Evacuatio

n

3rd Country Back‐up 1 15 Minute System Lock 1Data Destruction Plan 1Data Entry in Office 1Database Audit Trail  1Differential Access Levels 1 1Disaggregation of Personal Data 1 1 1 1 1 1Manual Document Control System 1 1Encryption of Data 1 1 1 1Enhanced Premises Security 1No Manual Files (only Electronic Records) 1 1 1 1 1 1Off‐site Back‐up 1 1 1Regular Security Audits 1 1 1 1 1 1 1 1Regular Security Training 1 1 1 1 1 1 1 1Relocation of Paper Files 1 1 1Robust Password Protection  1 1 1Software for Wiping Disks 1Use of International Staff 1Use of Network Implementation 1Use of Standalone PC 1Web‐based Implementation 1 1 1 1 1 1  

 

 

251

APPENDIX 11a 

MRM DATABASE SPECIFICATION  

 

1. Overview A  relational  database  is  required  to  support  the  Monitoring  and  Reporting  Mechanism  (MRM)  for Grave Violations against Children in situations of Armed Conflict.  The database will be used to record details  of  incidents  during  which  violations  occur,  sort,  search  and  manipulate  these  records  and generate a  range of operational and statistical  reports.    Separate documentation will be provided to describe how the monitoring is organised. 

The  database  will  be  available  to  every  country  which  implements  the  MRM  and  must  have  the potential for some level of customisation to suit local requirements.  At the same time it is anticipated that  some consolidation and analysis will be  required at  the global  level,  so  the core  fields and data definitions will need to be fixed. 

Data security, a user friendly interface and flexible implementation options will all be priorities 

2. Objectives The objectives of the database are as follows: 

a) Provide  a  simple  and  straightforward  framework  for  collecting  and  recording  the  details  of incidents in as secure a manner as possible. 

b) Provide a mechanism for managing the documentation and verification process to ensure that this is done consistently to the required standard and that this can easily be checked.  This should help avoid  uncertainty  and  disagreements  about  which  cases  merit  inclusion  in  the  MRM  reports themselves. 

c) Provide  a  mechanism  for  storing  data  about  incidents  in  a  convenient  and  secure  manner irrespective of the impact of the conflict. 

d) Provide a simple and efficient means of sorting, searching and otherwise manipulating the caseload against a range of different criteria. 

e) Provide an easy way of generating case  summaries  for  individual  incidents which can be used  in annual reports, horizontal notes and advocacy efforts. 

f) Provide  a  mechanism  for  analysing  the  caseload  and  generating  statistical  reports  (tables  and graphs) that can be used to help facilitate comparisons and identify trends.  

g) Provide  the highest possible  level of  security  for all  the  individuals  involved  in  the process –  the children, their families, informants and monitors.   

3. Data Structure & Definitions The core of the data structure will be the “incident”.  An incident is defined as any event involving one or more alleged perpetrators  and one or more children during which  the  children have experienced one or more violations.   

 

252

The detailed data structure is described in Appendix 1, together with detailed formatting requirements and data definitions for each field.  There is a combination of mandatory and non‐mandatory fields and the data entry interface must make clear the distinction between the two (colour coding?).  All the core mandatory and non‐mandatory fields are “fixed” and cannot be modified locally (i.e. the formatting of data  entry  and  the  content  of  the  look‐up  lists)  except  where  local  look‐up  lists  are  required  (e.g. geographical dictionaries and lists of perpetrator groups). 

It  is  anticipated  that  users  will  opt  to  identify  children,  informants  and  monitors  using  reference numbers  or  codes,  so  that  their  names  and  addresses  can  be  stored  separately  to  protect  their identities.    A  standardised  format  will  be  required  for  the  ID  reference  numbers,  incorporating identifiers  for  the  country  and monitoring  agency,  so  that  no  duplicates  can  be  created  that  could create problems  if data  is  consolidated nationally or globally.    The  following  format  is  suggested  for illustrative purposes: 

CCCAAAL9999 where CCC is the country code, AAA the agency code and L the location code (this could be used to  identify a specific office where a decentralised  implementation has been used).   The  first seven digits would be dependent on the initial set up of the system and the four numeric digits would be generated automatically for each consecutive case.  

4. Data Entry and Customisation A suggested layout for the data entry screens and menus is included in Appendix 2, but there must be an opportunity for each country to customise the data entry interface to suit their own requirements.   

Customisation will be possible in two ways:  

By  selecting  which  non‐mandatory  fields  will  be  displayed.    This  will  allow  agencies  that  only monitor one type of incident or violation to hide the fields that they do not require.        

By creating user defined  fields  to capture additional data  required  locally.   These  fields must be consistent with the proposed data structure (see Appendix 1).  Two possible examples might be: 

o  the  introduction  of  a  completely  new  non‐MRM  violation,  either  “individual”  or  “non‐individual” that the members of the Task Force wish to monitor  outside the formal reporting mechanism 

o  The introduction of additional field to capture profiling data about the child or details of one of the six violations or a characteristic of a Perpetrator group. 

The  local Administrator would be able  to determine  the  format of  these user‐defined  fields and create  look‐up  lists where  appropriate.    These  fields would  not  be  incorporated  in  any  upward consolidation of the database. 

The  system must  check  for  duplicate  incidents.    As  names  of  children may  not  be  entered  into  the database,  this  should be done with  reference  to multiple  fields  (incident date,  location, perpetrator, number and profile of children, nature of violation(s)).   

5. Outputs The database should be capable of providing the following outputs: 

a) Customisable Incident Summaries  

This would provide a summary of the key data for an individual case.  The user should be able to customise  the  summary  by  selecting  the  data  fields  required,  depending on  local  circumstances and the target audience  (e.g.  if  for public use as part of an advocacy campaign,  the abbreviated 

 

253

“public”  case  description might  be  required  rather  than  the  full  description.    The  administrator should be able to create one or more summary formats that users can select from a list. 

b) Customisable Lists of incidents 

It should be possible to search the database against any criteria (single or multiple data fields to generate a list of incidents.  A flexible, intuitive, user friendly mechanism for selecting the criteria will be required, using the data structure as the basis for the design.   

The fields displayed in the list should also be customisable, although the format will be constrained by the data structure. 

It  should  also  be  possible  to  access  the  details  of  any  incident  from  the  list  by  double  click  or similar.    

One  particular  application  of  this  search/listing  facility will  the  identification  of  cases  that  have remained  unresolved  for  an  extended  period  and  hence  require  follow  up  to  facilitate  a  final decision on their status.  This should be a standard report and the Administrator should be able to specify the time period involved. 

c) Analytical Reports (Tables and Graphs) 

The database should be able to generate analytical reports displayed as tables and simple bar/pie charts and based upon either the full dataset or a subset selected against one or more criteria.  A flexible, user friendly report generator should be provided that will allow both Administrators and “Power  Reporters”  to  design  their  own  reports.    This  is  in  addition  to  a  list  of  standard  reports which can themselves be customised 

 The standard reports should include: 

Trend Analysis (Monthly or Annual)  

Geographical Comparisons (choice of all 3 Admin levels and country) 

Violation Comparisons 

Perpetrator Comparisons 

Monitoring Agency Comparisons 

Child Profiles (Sex, Age, Ethnicity, Religion, Refugee/IDP status & Care Arrangements)  

Documentation &  Verification  Profile  (status  and  timescale  of  documentation  –  this  will  be used to identify hot spots and problem areas where additional resources or now approaches are required to resolve a backlog of pending allegations). 

The  data  contained  in  the  reports  should  be  selectable  on  the  basis  of  the  following  criteria (individual or multiple): 

Time Period 

Geographical location 

Violation (Abduction Statistics should include “Other Abductions” together with any “Killing & Maiming”, “Recruitment” and “Sexual Violence” that also involved abduction).  

Perpetrator/Armed Group 

Children’s Characteristics (i.e. age, sex, ethnicity, etc) 

Monitoring Agency 

Verification Status 

 

254

Whether or not the personal details of individual children have been recorded as opposed to a summary  for a group (for “individual” violations only –  i.e. whether Form 2a or 2b has been completed). 

All standard reports should be customisable (i.e. the variable to be displayed) and should include the option of  stacked bar charts  to display multiple variables and both  tables and charts  should include the facility for displaying numbers and percentages. 

Priority should be given to formatting and design to ensure the maximum impact and accessibility. 

Appendix  3  illustrates  the  format  and  style  required  in  the  standard  reports,  using  the Perpetrator/Armed Group analysis as an example.   

d) Map‐based Presentation of Data 

The possibility of displaying data overlaid onto a map should be  included as a separately costed option, using a suitable GIS Application. 

6. Access Levels It  should be possible  to create a unique account  for each user with their own access privileges.   The Administrator will give each user one or more of the six “access privileges” listed below depending on their needs (i.e. each user can have multiple privileges). 

Administrator ‐  (all) including customising the system – creating new fields – customising screens, etc, setting passwords, etc 

Data Entry Operator – Able  to enter and edit/amend all  incident data except for  the verification fields (Verification Date, Verifier ID, Verification Status and Reason Why “Undetermined”). 

Verifier –  Able  to  enter  and  amend  verification  fields  (Verification Date,  Verifier  ID,  Verification Status and Reason Why “Undetermined”). 

Enquirer – User able  to search the database and view  individual  records,  including  lists and case summaries, but not enter or amend data. 

Report Viewer – Able to view standard analytical reports only (tables and charts), but no access to individual incident records. 

Power Reporter – Able to use the internal report generator facility to create bespoke reports, but no access to individual incident records. 

The Administrator will also need the ability to restrict any user’s access to a defined set of data, most likely on the basis of monitoring agency or country (i.e. someone working for Agency X would only be able to see and work on cases that had been recorded by Agency X).  This will be essential if the system is implemented on the web, but could be of more general benefit. 

7. Security Ensuring the security of the system and the data it contains should be the highest priority. 

Security measures should include the following: 

Individual passwords for all users that should be of at least 12 digits and contain both letters and numbers.    Any  passwords  that  fail  to  meet  this  minimum  standard  should  be  rejected.    The database should have a simple graphical indicator of the strength of the password being set up, so users are encouraged to avoid easily guessed or discovered options (e.g. repeating patterns such as abc1abc1abc1). 

 

255

The facility to force users to change their password at regular intervals (e.g. monthly, six monthly or annually).  The Administrator should have the ability to activate this feature if it is required. 

All  data  should  be  encrypted,  both  in  the  database  itself  and  during  any  transfer  by  email  or portable media.  

Any web‐based version of the database must be fully protected against hacking and unauthorised access (i.e. SSL – secure socket level). 

Access to the database should be denied if the system has been idle for over five minutes and the user  should  be  required  to  re‐enter  their  password.    This  should  be  independent  of  any  similar security on the workstation itself. 

The  system  should  have  the  facility  to  generate  an  audit  trail  of  users  who  have  accessed  the system, including the time period and the workstation involved. 

A special routine should be included in the software to allow for the emergency deletion of all data by use of single command. 

8. Implementation Options The database should be flexible enough to support the following implementation options: 

Standalone Computer  

Internal office network, but with access to the database through a limited number of workstations. 

Web‐based  implementation  to  provide  enhanced  security  (e.g.  data  can  be  held  outside  the country  involved)  and  easier  opportunities  for  data  consolidation  and  analysis.    This  should  be included as a separately costed option 

Where  the  system  is deployed on a multi‐agency or multi‐site basis and where data consolidation  is required,  but  web‐based  implementation  is  not  possible  or  desirable,  an  automated  data export/import facility incorporating robust encryption should be provided, so that data updates can be sent by email or using portable media.  

There should be a facility for field based monitors, who do not have direct access to the database, to still enter their data electronically, either via a hand‐held device or possibly a computer running Excel, and then being able to upload the data automatically into the database.  Security considerations should be paramount in the design of this facility.  This should be included as a separately costed option.   

9. Software The developer is free to propose the software and development environment to be used is creating the system.  The choice should be based on the following criteria: 

Flexibility and the user friendliness of the user Interface. 

Security capabilities. 

Implementation Options – it should be capable of running on standalone PC’s (Windows XP SP2 or Vista), internal office networks or on a web‐based platform, even if this last option isn’t part of the initial phase of development). 

Cost/Value for Money. 

Provision  of  support  (the  global  implementation of  the  database will mean  that most  high  level support will need to be provided remotely).  

 

256

It is anticipated that SQL may be the most appropriate option for the underlying database. 

 

Attachment 

Appendix 11b – Data Entry Screens & Menus 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

257

APPENDIX 11b MRM DATABASE SPECIFICATION ‐ DATA ENTRY SCREENS AND MENUS 

Preliminaries to Creating a New Case Record (or Editing an Existing Record)

i Name of the Country Normally a three digit codeii Monitoring Agency ID Code Normally a three digit code

iii

iv Source of Alert (Initial Report)

iv‐a Date Alert Received Date Formativ‐b Source of Alert Fixed List of Optionsiv‐c UN Eye Witness? Yes/Noiv‐d UN Approved Monitor ID NumberID Number Format

1 Documentation RecordDetails of the sources of information (informants and physical evidence) used to document the incident and the changes to the verification status of the case.

2 Incident DetailsBasic details of the case, including date, location, description, perpetrator details and number of children affected.  These details apply to all cases

3 Child Details Profiling details of the child(ren) affected.

4Violation Details ‐      Option 1

Details of the violations, any immediate interventions and any referrals made for support.  Option 1 ‐ Incidents where full details about the individual child are available and where the child has experienced one or more of the four "individual" violations.

5Violation Details ‐      Option 2

Details of the violations and any immediate interventions.  Option 2 ‐ Incidents involving groups of children or where full details for the individual child are not available and where the child(ren) have experienced one or more of the four "individual" violations.

6Violation Details ‐      Option 3

Details of the violations, any immediate interventions and any referrals made for support.  Option 3 ‐ Incidents involving groups of children and where the children have experienced one or more of the two "non‐individual" violations.

Colour Key

Mandatory Field for all IncidentsOptional field depending on circumstances and availability of data.

If and when additional data needs to be entered into an existing record, the case record should be retrieved by entering the Case Reference Number or searching against a range of fields (date of incident, location of incident, etc).

Main Data Entry Menu

The system should also automatically generate a Case Reference Number according to an agreed formula:

Two initial pieces of data will be required when creating a new record

The system should allow the administrator to set both to a default value when the database is being used by one monitoring agency in a single country.  Where this is not the case, they should be selectable from a menu of options.

It will then be necessary to enter the basic details of the initial "Alert" or "Source" of the alleged incident and whether a UN staff member or a staff member of a trusted UN partner was an eye witness to the incident.

Once this initial information has been entered, the user will be required to select from the Main Menu's six options (see below) to enter further data.  Normally this will start with the Documentation Record followed by the Incident, Child and Violation options.

It is suggested that the Case Reference Number should start with a three digit code to represent the MRM Task Force (CCC) followed by a further three digits to identify the Monitoring  Agency involved (AAA), one digit to identify the office or location (L) and finally by a unique, consecutively generated four digit number (i.e. CCCAAAL0001)

 

 

258

1 Documentation Record

1 Main Menu

1.1 Informant The details of any informants interviewed about the incident

1.2 Physical Evidence The details of any physical evidence observed

1.3 Verification Details of the verification status of the case

1.1 Informant

1.1.1 Date of Interview Date Format1.1.2 Category of Informant Fixed List of Options1.1.3 Eye Witness? Yes/No1.1.4 Sex of Informant Fixed List of Options1.1.5 ID Code of Informant Open Format1.1.6 Consent ‐ Access to Data Fixed List of Options1.1.7 Consent ‐ Contact Again Fixed List of Options1.1.8 Reliability of Informant Fixed List of Options

1.2 Physical Evidence

1.2.1 Date Evidence Observed Date Format1.2.2 Type of Physical Evidence Fixed List of Options1.2.3 Reliability of Evidence Fixed List of Options

1.3 Verification

1.3.1 Date of Verification Decision Date format1.3.2 Verifier ID Code Open Format1.3.3 Verification Status Fixed List of Options

1.3.4 If Undetermined, Why?Fixed List of Options.  This supplementary question should only be displayed when the "Undetermined" option is selected for Field 1.3.2 (multiple selections possible).

1.  Enter details of Incident (takes user to Menu 2)2. Return to Main Menu

Menu 1 (Documentation Record) must be completed for ALL incidents.   Selecting any of the three main options (1.1 to enter details of any informants who provide information about the incident, 1.2 to enter details of any physical evidence observed or 1.3 to enter details of the verification decision) should open a subsidiary window containing the relevant fields listed below.  Only one subsidiary window should be open at any point in time (i.e. selecting another item on the Main Menu should close the previous subsidiary window). 

All new cases should by default be allocated to the "Pending Verification" status, so these fields will only need to be used when a verification decision is made.   If the initial verification decision is subsequently changed for any reason these fields can be updated ‐ there is no requirement to keep a log of these changes..  

It must be possible to enter the details of multiple items of physical evidence

It must be possible to enter the details of multiple informants

At the bottom of this window there should be two buttons:

 

 

259

2 Incident Details

2 Main Menu

2.1 Incident Summary2.2 Perpetrator Details2.3 Child Numbers2.4 Public Summary

2.1 Incident Details2.1.1 Date of Incident Date Format2.1.2 Time of Day Fixed List of Options2.1.3 Place Fixed List of Options2.1.4 Admin Level 1 Customisable List of Options2.1.5 Admin Level 2 Customisable List of Options2.1.6 Admin Level 3 Customisable List of Options2.1.7 Description of Incident Unlimited Free Text

2.2 Perpetrator Details

2.2.1 State/Non‐State Actor Fixed List of Options2.2.2 Armed Group/Force Customisable List of Options2.2.3 Number of Perpetrators Fixed List of Options

2.3 Child Numbers

2.3.1 Number of Children Number Format

2.4 Public Summary

2.4.1 Global or National Case Study Fixed List of Options2.4.2 Public Summary of Incident Unlimited Free Text

1.

2.

3.

4. Return to Main Menu

Add summary details of a Group of Children or an Individual Child for whom Full Details are not available, and who have experienced "Non‐Individual" Violations (takes user to Menu 6)

Add full details of an Individual Child and the "Individual" Violations he/she has experienced (takes the user to Menu 4)

Menu 2 (Incident Details) must be completed for ALL incidents.   Selecting any of the four main options (2.1 to enter summary details of the incident, 2.2 to enter details of the Perpetrator(s), 2.3 to enter the number of children affected or 2.4 to enter a "public" summary of the incident) should open a subsidiary window containing the relevant fields listed below.  Only one subsidiary window should be open at any point in time (i.e. selecting another item on the Main Menu should close the previous subsidiary window). 

At the bottom of this window there should be four buttons:

Add summary details for a Group of Children or an Individual Child for whom full details are not available, and who have experienced "Individual" Violations (takes user to Menu 5)

 

 

260

3 Child Details

3 Main Screen

3.1 Individual Child Details3.2 Group/Summary Profile

3.1 Subsidiary Window ‐ Individual Child DetailsSelecting Option 3.1 should reveal two buttons:

1. Enter Details for a New Child2. Open List of Children for this Incident (to select a child for editing/adding new data)

3.1.1 ID Number Date Format3.1.2 Sex Fixed List of Options3.1.3 Date of Birth Date Format (pop‐up DOB calculator available)3.1.4 Ethnicity Locally Customisable List of Options3.1.5 Religion Locally Customisable List of Options3.1.6 Refugee/IDP Status Fixed List of Options3.1.7 Care Arrangements Fixed List of Options3.1.8 Consent ‐ Sharing Data Fixed List of Options3.1.9 Consent ‐ Further Contact Yes/No/Don't Know3.1.10 Consent ‐ Referral Yes/No/Don't Know

At the bottom of this window there should be two buttons:1. Enter/Edit Details of Individual Violations (takes the user to Menu 4.)2. Return to Main Menu

3.2 Subsidiary Window ‐ Group/Summary Profile

3.2.1 Number of Children Number Format (offer default figure from 2.3.1 for confirmation)3.2.2 Sex Fixed List of Options3.2.3 Age Range Fixed List of Options3.2.4 Ethnicity Customisable List of Options3.2.5 Religion Customisable List of Options3.2.6 Refugee/IDP Status Fixed List of Options

At the bottom of this subsidiary window there should be three buttons:1. Enter/Edit Summary Details of "Individual" Violations (takes the user to Menu 5)2. Enter/Edit Details of "Non‐Individual" Violations (takes the user to Menu 6)3. Return to Main Menu

Menu 3 (Child Details)  is designed to capture profiling data for the children involved.   Selecting either of the two main options (3.1 to enter full details for an individual child or 3.2 to enter details for a group of children or summary profile for a child for whom full details are not available) should open a subsidiary window containing the relevant fields listed below.  Only one subsidiary window should be open at any point in time (i.e. selecting another item on the Main Menu should close the previous subsidiary window).  Option 3.1 must provide the user with an opportunity to record details for an unlimited number of individual children.  There should also be a "List" button available to allow the user to access any of the children whose details have already been entered.

Selecting Option 3.2 will open a subsidiary window, which will either be empty or contain data that has already been entered and that can be edited.

 

 

261

4 Violations ‐ Option 1

4 Main Screen

4.1 Killing & Maiming

4.2 Recruitment

4.3 Sexual Violence

4.4 Other Abduction

4.5 Immediate Intervention (Victim / Survivor / Family / Community)

4.6 Immediate Intervention (Monitoring Agency)

4.7 Release or Departure

4.8 Referral & Response

4.1 Subsidiary Window ‐ Killing & Maiming

4.1.1 Cause Fixed List of Options4.1.2 Participating in Hostilities? Fixed List of Options4.1.3 During or a result of Abduction? Yes/No/Don't Know4.1.4 Circumstances (Legal context) Fixed List of Options4.1.5 Consequences Fixed List of Options

4.2 Subsidiary Window ‐ Recruitment

4.2.1 Was Recruitment "Forced"? Yes/No/Don't Know (this also counts as an Abduction Violation)4.2.2 Contributory factors Fixed List of Options (multiple selections possible)4.2.3 Re‐Recruitment Yes/No/Don't Know4.2.4 Role in Armed Group Fixed List of Options (multiple selections possible)4.2.5 Position of Authority? Yes/No/Don't Know4.2.6 Own Weapon? Yes/No/Don't Know

4.3 Subsidiary Window ‐ Sexual Violence

4.3.1 Type of Sexual Violence Fixed List of Options4.3.2 Sexual Exploitation/Transactional Sex? Yes/No/Don't Know4.3.3 Sexual Slavery? Yes/No/Don't Know4.3.4 Forced Pregnancy? Yes/No/Don't Know4.3.5 Involved Abduction? Yes/No/Don't Know

4.4 Subsidiary Window ‐ Other Forms of Abduction

4.4.1 Main Purpose of Abduction Fixed List of Options

4.5 Subsidiary Window ‐ Immediate Intervention (Victim/Survivor/Family/Community)

4.5.1 Raised with Authorities Yes/No/Don't Know4.5.2 Response of Authorities Fixed List of Options

4.6 Subsidiary Window ‐ Immediate Intervention (Monitoring Agency)

4.6.1 Date Date Format4.6.2 Type of Intervention Fixed List of Options

4.7 Subsidiary Window ‐ "Release" or Departure from Armed Group

4.7.1 Released or Left Armed Group? Yes/No/Don't Know4.7.2 Date Date Format4.7.3 How? Fixed List of Options4.7.4 Contributory Factors Fixed List of Options (multiple selections possible)

4.8 Subsidiary Window ‐ Response & Referral ‐ Mini‐table (4.8.2 ‐ 4.8.4)

4.8.1 Appropriate Existing Provision? Yes/No/Don't Know

4.8.2 Date of Referral Date Format4.8.3 Agency  Locally Customised List of Options4.8.4 Purpose of Referral Fixed List of Options

4.8.5 Reason for No Referral Fixed List of Options

At the bottom of this window there should be two buttons:

1. Add another Child (returns the user to Menu 3)2. Return to Main Menu

Menu 4 (Violations ‐ Option 1) is designed for incidents involving children for which detailed data is available and who have experienced one or more of the four "individual" violations.  Selecting each of the 8 main option (4.1 ‐ 4.8) should open a subsidiary window containing the relevant fields listed below.  Only one subsidiary window should be open at any point in time (i.e. selecting another item on the Main Menu should close the previous subsidiary window).  Subsidiary Windows 4.6 and 4.8 (4.8.2 ‐ 4.8.4) must provide the user with an opportunity to record and view multiple interventions/referrals (i.e. mini‐tables).

 

 

262

5 Violations ‐ Option 2

5 Main Screen

5.1 Killing & Maiming

5.2 Recruitment

5.3 Sexual Violence

5.4 Other Abduction

5.5 Immediate Intervention (Victim / Survivor / Family / Community)

5.6 Immediate Intervention (Monitoring Agency)

5.7 Release or Departure

5.1 Subsidiary Window ‐ Killing & Maiming

5.1.1 Cause Fixed List of Options5.1.2 Participating in Hostilities? Fixed List of Options5.1.3 During or a result of Abduction? Yes/No/Don't Know5.1.4 Circumstances (Legal context) Fixed List of Options5.1.5 Consequences Fixed List of Options

5.2 Subsidiary Window ‐ Recruitment

5.2.1 Was Recruitment "Forced"? Yes/No/Don't Know (this counts as an Abduction Violation)5.2.2 Contributory factors Fixed List of Options (multiple selections possible)5.2.3 Re‐Recruitment Yes/No/Don't Know5.2.4 Role in Armed Group Fixed List of Options (multiple selections possible)5.2.5 Position of Authority? Yes/No/Don't Know5.2.6 Own Weapons? Yes/No/Don't Know

5.3 Subsidiary Window ‐ Sexual Violence

5.3.1 Type of Sexual Violence Fixed List of Options5.3.2 Sexual Exploitation/Transactional Sex?Yes/No/Don't Know5.3.3 Sexual Slavery? Yes/No/Don't Know5.3.4 Forced Pregnancy? Yes/No/Don't Know5.3.5 Involved Abduction? Yes/No/Don't Know

5.4 Subsidiary Window ‐ Other Forms of Abduction

5.4.1 Main Purpose of Abduction Fixed List of Options

5.5 Subsidiary Window ‐ Immediate Intervention (Victims/Survivors/Families/Community)

5.5.1 Raised with Authorities Yes/No/Don't Know5.5.2 Response of Authorities Fixed List of Options

5.6 Subsidiary Window ‐ Immediate Intervention (Monitoring Agency) ‐ Mini‐table

5.6.1 Date Date Format5.6.2 Type of Intervention Fixed List of Options

5.7 Subsidiary Window ‐ "Release" or Departure from Armed Group

5,7.1 Released or Left Armed Group? Yes/No/Don't Know5.7.2 How Many? Number Format5.7.3 Date Date Format5.7.4 Circumstances Fixed List of Options5.7.5 Contributory Factors Fixed List of Options (multiple selections possible)

At the bottom of this window there should be one button:1.  Return to Main Menu

Menu 5 (Violations ‐ Option 2) is designed for incidents involving groups of children, or individual children for whom detailed data is not available, who have experienced one or more of the four "individual" violations.  Selecting each of the 7 main option (5.1 ‐ 5.7) should open a subsidiary window containing the relevant fields listed below.  Only one subsidiary window should be open at any point in time (i.e. selecting another item on the Main Menu should close the previous subsidiary window).  Subsidiary Window 5.6 must provide the user with an opportunity to record and view multiple interventions (i.e. mini‐tables).

 

 

263

6 Violations ‐ Option 3

6 Main Screen

6.1 Attacks on Education Facilities

6.2 Attacks on Health Facilities

6.3 Denial of Humanitarian Access

6.4 Immediate Intervention (Community/Institution)

6.5 Immediate Intervention (Monitoring Agency)

6.6 Referral & Response

6.1 Subsidiary Window ‐ Attacks on Education Facilities

6.1.1 Government or Non‐Government Fixed List of Options6.1.2 Type of Facility Fixed List of Options6.1.3 Sex of Client Group Fixed List of Options6.1.4 Type of Attack Fixed List of Options (multiple selections possible)6.1.5 Objective of Attack Fixed List of Options6.1.6 Impact on Physical Infrastructure Fixed List of Options6.1.7 No of Children Killed Number Format6.1.8 No of Children Injured Number Format6.1.9 No of Adults Killed Number Format6.1.10 No of Adults Injured Number Format6.1.11 Closed as Result of Attack? Yes/No/Don't Know6.1.12 Reopened (fully or partially)? Fixed List of Options6.1.13 When Reopened? Date Format6.1.14 Any Group Excluded/Disadvantaged? Yes/No/Don't Know6.1.15 On What Basis? Fixed List of Options

6.2 Subsidiary Window ‐ Attacks on Health Facilities

6.2.1 Government or Non‐Government Fixed List of Options6.2.2 Type of Facility Fixed List of Options6.2.3 Sex of Client Group Fixed List of Options6.2.4 Type of Attack Fixed List of Options (multiple selections possible)6.2.5 Objective of Attack Fixed List of Options6.2.6 Impact on Physical Infrastructure Fixed List of Options6.2.7 No of Children Killed Number Format6.2.8 No of Children Injured Number Format6.2.9 No of Adults Killed Number Format6.2.10 No of Adults Injured Number Format6.2.11 Closed as Result of Attack? Yes/No/Don't Know6.2.12 Reopened (fully or partially)? Fixed List of Options6.2.13 When Reopened? Date Format6.2.14 Any Group Excluded/Disadvantaged? Yes/No/Don't Know6.2.15 On What Basis? Fixed List of Options

6.3 Subsidiary Window ‐ Denial of Humanitarian Access

6.3.1 Target (provider or children)? Fixed List of Options6.3.2 Mechanism 2 Fixed Lists of Options (dependent on answer to Question 6.3.1)6.3.3 Assistance Affected Fixed List of Options

6.4 Subsidiary Window ‐ Immediate Intervention (Community/Institutions)

6.4.1 Raised with Authorities Yes/No/Don't Know6.4.2 Response of Authorities Fixed List of Options

6.5 Subsidiary Window ‐ Immediate Intervention (Monitoring Agency) ‐ Mini‐table

6.5.1 Date Date Format6.5.2 Type of Intervention Fixed List of Options

6.6 Subsidiary Window ‐ Response & Referral ‐ Mini‐table (6.6.2 ‐ 6.6.4)

6.6.1 Appropriate Existing Provision? Yes/No/Don't Know

6.6.2 Date of Referral Date format6.6.3 Agency  Locally Customised List of Options6.6.4 Purpose of Referral Fixed List of Options

6.6.5 Reason for No Referral Fixed List of Options

At the bottom of this window there should be one button:1.  Return to Main Menu

Menu 6 (Violations ‐ Option 3) is designed for incidents involving the two "non‐individual" violations.  Selecting each of the 6 main option (6.1 ‐ 6.6) should open a subsidiary window containing the relevant fields listed below.  Only one subsidiary window should be open at any point in time (i.e. selecting another item on the Main Menu should close the previous subsidiary window).  Subsidiary Windows 6.5 and 6.6 (6.6.2 ‐ 6.6.4) must provide the user with an opportunity to record and view multiple interventions/referrals (i.e. mini‐tables).

 

264

Appendices (required for the full Specification) 1. Data Requirements Document (Appendix 8 from the Consultant’s report) 

2. Data Entry Fields and Menus (Appendix 11b from the Consultant’s report) 

3. Perpetrator Reports (Appendix 9 from the Consultant’s report)