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Modulo 3 – Elaborazione testi

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Il Modulo 3, Elaborazione testi, è suddiviso in sei capitoli.

Capitolo 3.1 – Concetti generali

Il primo capitolo è dedicato essenzialmente ad una panoramica sul programma di elaborazione testi Word 2003.

Vengono descritte la finestra di lavoro del programma e operazioni di base quali aprire e chiudere il programma,

creare, aprire e salvare documenti.

Capitolo 3.2 – Operazioni principali

Il secondo capitolo descrive come inserire, selezionare e cancellare il testo, come copiare e spostare un testo, come

trovare e sostituire una frase in un documento.

Capitolo 3.3 – Formattazione

Nel terzo capitolo si affronta la formattazione del testo descrivendo le operazioni per modificare il font, il colore e la

dimensione dei caratteri; si spiega quindi come ottenere un testo scritto i corsivo, grassetto, sottolineato. Si passa poi

alla formattazione del paragrafo; in particolare si descrivono i comandi per allineare e giustificare il testo, inserire

rientri, cambiare l’interlinea, usare la sillabazione, impostare la tabulazione ed eseguire altre operazioni che

permettono di modificare l’aspetto dei documenti.

Capitolo 3.4 – Oggetti

Nel quarto capitolo vengono descritte tutte le procedure per inserire, formattare e copiare/spostare tabelle, disegni,

immagini e grafici.

Capitolo 3.5 – Stampa unione

Il quinto capitolo illustra una delle funzioni avanzate del programma, la stampa unione, che permette di collegare ad

un documento un indirizzario.

Capitolo 3.6 – Preparazione della stampa

Nel sesto e ultimo capitolo vengono descritte le procedure per controllare se nel documento sono presenti errori

ortografici e grammaticali; sono infine descritte varie opzioni di stampa di un documento.


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3.1 – Concetti generali

Primi passi con un elaboratore di testi

Microsoft Word 2003 è un programma di elaborazione di testi (o word processor) che consente di produrre

facilmente documenti testuali di ottima qualità come lettere, fax, promemoria, relazioni, curriculum, ecc.,

eventualmente utilizzando modelli predefiniti disponibili nell’applicativo o modelli personalizzati. Word 2003 mette a

disposizione dell’utente un variegato insieme di strumenti, quali per esempio il controllo ortografico e grammaticale,

la sillabazione e ambienti di elaborazione grafica volti alla creazione di documenti sofisticati.

Word 2003 e Office 2003

Word 2003 è reperibile sul mercato singolarmente o integrato in Microsoft Office 2003, il più diffuso pacchetto di

applicazioni finalizzati all’Office Automation, ossia alle attività tipiche di un ufficio. Oltre a Word 2003, Office 2003

comprende, tra gli altri, un programma per l’elaborazione dei fogli elettronici (Excel 2003), un sistema di gestione di

basi di dati (Access 2003), un programma per la realizzazione di presentazioni (PowerPoint 2003).

Aprire Word 2003

Esecuzione mediante il pulsante Start

E’ possibile eseguire il programma Word 2003 usando diversi modi. Per avviarlo dal menu Start è necessario:

1. Premere il pulsante Start;

2. Selezionare la voce Programmi | Microsoft Office;

3. Fare clic sulla voce Microsoft Office Word 2003 (Figura 3.1) presente nella lista di programmi visualizzata;

Figura 3.1 – Apertura di Word 2003 dal Menu Start


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Esecuzione con altre procedure

Un altro modo per avviare Word 2003 consiste nell’apertura – mediante doppio clic entro la finestra di Risorse del

computer – di un documento che ha estensione .doc, ovvero l’estensione associata per default al programma; in tal

caso il documento viene automaticamente aperto all’interno di una sessione dell’applicazione.

Se Word 2003 è stato installato insieme ad Office 2003, esistono altri modi per eseguirlo, ossia:

� Aprire un documento esistente di Word 2003 attraverso la voce Apri Documento Office dal menu Start;

oppure:

� Selezionare la voce Nuovo Documento Office dal menu Start e scegliere l’opzione Documento Vuoto nella

finestra che viene aperta. In tal caso viene creato un nuovo documento all’interno dell’applicazione;

oppure:

� Fare doppio clic sull’eventuale icona presente sul Desktop;

oppure:

� Fare un solo clic sull’icona, se presente, sulla Barra di avvio veloce;

La finestra di lavoro di Word 2003

La finestra di lavoro che si presenta all’apertura di Word 2003 è riportata in Figura 3.2.

All’avvio di Word il programma crea automaticamente un documento vuoto, dal nome Documento1. nell’area bianca

della finestra di lavoro lampeggia il cursore, che indica il punto di inserimento del testo: il testo digitato verrà inserito

nel documento a partire da quella posizione.

Figura 3.2 – La finestra di lavoro di Word 2003


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Gli elementi principali della finestra di Word 2003 sono:

� La Barra del titolo;

� La Barra dei menu o Barra dei comandi di menu;

� La Barra degli strumenti Standard;

� La Barra degli strumenti di Formattazione;

� Il righello;

� L’area principale del documento;

� Il Riquadro attività;

� La Barra di stato;

Le Barre degli strumenti

Il lato superiore della finestra di Word è occupato dalla Barra del titolo (Figura 3.3), che ha le stesse funzionalità della

Barra del titolo di una qualsiasi finestra in ambiente Windows: è colorata secondo le impostazioni prescelte

dall’utente, e contiene il nome del documento attivo seguito da quello dell’applicativo; quando non è aperto alcun

documento, nella Barra del titolo è riportato solo il nome dell’applicativo.

All’estremità destra della barra sono presenti i pulsanti di controllo (Riduci a icona, Ingrandisci/Ripristino in basso e

Chiudi).

Figura 3.3 – Barra del titolo di Word 2003

Sulla Barra del titolo si possono eseguire le funzioni tipiche. Per esempio:

� Facendo doppio clic con il tasto sinistro del mouse su di essa è possibile ingrandire a tutto schermo o ridurre

la finestra alle dimensioni originali;

� Utilizzando i pulsanti di controllo è possibile ridurre a icona, ingrandire o chiudere la finestra;

� Scegliendo la voce opportuna dal menu di scelta rapida associato (che si attiva con un clic con il tasto destro

del mouse) si accede ai comandi classici per il ridimensionamento di una finestra;

Word 2003 mette a disposizione diverse Barre degli strumenti, contenente ciascuna i pulsanti per attivare funzionalità

specifiche (comunque attivabili anche da menu). Per default vengono visualizzate le Barre Standard e Formattazione.

Si possono visualizzare (oppure nascondere) le altre Barre degli strumenti selezionando (o deselezionando) la relativa

voce nel menu Visualizza | Barre degli strumenti, oppure attivando il menu di scelta rapida (Figura 3.4) in qualsiasi

punto dell’area dedicata alle Barre degli strumenti.

La Barra dei menu (Figura 3.5) è situata al di sotto della Barra del titolo. In essa sono presenti tutti i comandi di Word

suddivisi per categorie (File, Modifica, Visualizza, Inserisci, Formato, Strumenti, Tabella, Finestra e Guida); a essi è

possibile accedere dal menu a tendina che si apre facendo clic sulla relativa voce.

La Barra dei menu, Come tutte le barre, è ampiamente personalizzabile con l’aggiunta e la rimozione di voci, ma non è

consentito nasconderla.

Ciascuna voce presente nella Barra dei menu ha una lettera sottolineata. Premendo il tasto ALT

contemporaneamente a tale lettera, viene aperto il menu corrispondente. Per esempio, tenendo premuto

il tasto ALT e premendo di seguito il tasto F vengono visualizzate le voci nel menu File.


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Figura 3.4 – Menu contestuale per la scelta delle Barre degli strumenti

Figura 3.5 – Barra dei menu di Word

Barra degli strumenti Standard

In Figura 3.6 è riportata la Barra degli strumenti Standard, detta anche semplicemente Barra degli

strumenti; ad ogni pulsante è stata associata una descrizione della funzione.

Tenendo fermo il puntatore del mouse su ciascun pulsante della barra senza premere alcun tasto, dopo

pochi istanti viene visualizzata una finestra a comparsa (detta anche tip) contenente il nome della

funzione associata.

E’ possibile aumentare o diminuire la dimensione di visualizzazione di un documento agendo sul

pulsante Zoom presente nella Barra degli strumenti Standard. In alternativa, si può utilizzare il comando

da menu Visualizza | Zoom.

Figura 3.6 – Barra degli strumenti Standard

Nuovo Salva Stampa

Controllo

ortografico Copia

Copia

formato Ripristina

Foglio

Excel Disegno

Mostra/

nascondi

Assistente

di Office

Apri Anteprima di

stampa

Taglia Incolla Annulla Inserisci colleg.

ipertestuale

Inserisci

tabella

Colonne Mappa

documento

Zoom

Barra degli strumenti di Formattazione

La Figura 3.7 mostra la Barra di Formattazione, che contiene i pulsanti associati agli strumenti per la formattazione del

testo; in figura sono riportate anche le etichette con le funzioni associate a ciascuna icona, che verranno descritte in

dettaglio nel prosieguo.


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Figura 3.7 – Barra di Formattazione Stili e formattazione Dimensione carattere Corsivo Sinistra Destra Interlinea Rientri Evidenziatore

Stile Tipo di carattere Grassetto Sottolineato Centro Giustifica Elenchi Bordi Colore

carattere

Personalizzazione delle Barre degli strumenti

Attivando il menu Strumenti | Personalizza viene aperta la finestra di Figura 3.8, in cui è possibile impostare le

personalizzazioni delle Barre degli strumenti, aggiungendo i pulsanti relativi ai comandi usati più spesso oppure

rimuovendo quelli scarsamente utilizzati.

Nella scheda Comandi della finestra Personalizza sono presenti tutti i comandi del programma suddivisi per categorie.

L’icona da aggiungere a una delle barre visualizzate va trascinata dalla finestra Personalizza fino al punto prescelto

della barra; viceversa, un’icona da eliminare deve essere trascinata dalla barra alla finestra Personalizza.

Figura 3.8 – Finestra di personalizzazione delle Barre degli strumenti

Il righello

I righelli orizzontale (Figura 3.9) e verticale sono barre numerate e suddivise in tacche visualizzare rispettivamente

nella parte superiore (sotto alle Barre degli strumenti) e nella parte laterale sinistra della finestra che contiene la

pagina attiva del documento.

E’ possibile utilizzare il righello orizzontale per visualizzare e impostare i rientri di paragrafo, le tabulazioni, i margini

della pagina e la larghezza delle colonne, operazioni che verranno descritte ei prossimi capitoli. Con il righello verticale

è invece possibile impostare i margini superiore e inferiore della pagina, e l’altezza delle righe di una tabella.

Per visualizzare/nascondere i righelli occorre selezionare la voce Righello dal menu Visualizza.

Figura 3.9 – Il righello orizzontale


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Il Riquadro attività

All’apertura del programma Word 2003, sul lato destro dello schermo viene visualizzato il Riquadro attività.

All’interno di questo riquadro sono racchiusi collegamenti a tutte le operazioni svolte abitualmente dall’utente:

l’apertura di un file, la creazione di un nuovo documento, l’applicazione di uno stile, ecc. Dunque, il Riquadro attività

rende più semplice e rapida l’esecuzione delle operazioni fondamentali.

Come già descritto per le Barre degli strumenti, anche il Riquadro attività può essere nascosto, selezionando la voce

Riquadro attività del menu Visualizza.

Figura 3.10 – Menu a tendina per passare da un Riquadro attività ad un altro

Word 2003 mette a disposizione diversi Riquadri attività, ciascuno associato a differenti operazioni. Per esempio, il

Riquadro attività Nuovo documento contiene le operazioni di apertura o creazione di documenti.

E’ possibile usare da un Riquadro attività ad un altro attivando il menu a tendina posto nella parte superiore del

riquadro, come mostra la Figura 3.10.

Le due frecce poste sulla sinistra della barra superiore del Riquadro attività attivo (Figura 3.11) servono per

visualizzare il riquadro precedente o successivo, mentre facendo clic sul pulsante “X” posto a destra si chiude il

Riquadro attività.

Figura 3.11 – Visualizzare il Riquadro attività precedente o successivo


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Muoversi in uno o più documenti di Word

Barre di scorrimento

Se le dimensioni del documento sono tali da non consentire la visualizzazione in una singola videata, è necessario

lavorare con le Barre di scorrimento verticale e/o orizzontale per visualizzare la parte del testo non visibile.

Per scorrere il documento in verticale (verso l’alto o verso il basso) bisogna tenere premuto il tasto sinistro del mouse

su uno dei due pulsanti a forma di triangolo (rispettivamente superiore e inferiore) posti agli estremi della Barra di

scorrimento verticale.

Per visualizzare il contenuto del documento in larghezza, ossia per spostarsi a destra o a sinistra, occorre agire in

maniera analoga sulla Barra di scorrimento orizzontale.

Scorrimento veloce del documento

Per far scorrere il documento approssimativamente di videata in videata, è sufficiente

fare clic sulle aree più chiare delle Barre di scorrimento verticale e orizzontale. Lo stesso

risultato si ottiene utilizzando i tasti PAGINASU o PAGINAGIU.

Per raggiungere una posizione specifica del documento si può:

1. Fare clic sull’indicatore di posizione (rettangolo più scuro all’interno della Barra di scorrimento);

2. Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, spostare l’indicatore lungo la barra: una finestra a comparsa

indicherà la posizione raggiunta;

3. Rilasciare il tasto del mouse una volta raggiunta la posizione di documento desiderata;

Menu finestra

Per ogni documento aperto nella stessa sessione di Word viene creata una nuova finestra e aggiunta una voce relativa

ad esso nel menu Finestra. Per passare dalla visualizzazione del documento attivo ad un altro documento aperto è

sufficiente fare clic sul nome del file presente nel menu Finestra oppure fare clic sull’icona corrispondente al file

visibile nella Barra delle applicazioni.

L’attivazione del menu Finestra | Disponi tutto ridimensiona i documenti aperti in modo che siano visualizzati tutti

nella stessa schermata di Word e gestiti contemporaneamente.

Finestre e sessioni

Occorre osservare che, nel caso di più documenti aperti, le finestre di gestione dei documenti sono distinte,

ma la sessione di Word è unica.

Aprire uno o più documenti

L’apertura dei file avviene lavorando nella finestra Apri (Figura 3.12) che viene attivata facendo clic

sull’omonimo pulsante sulla Barra degli strumenti standard oppure scegliendo il comando Apri dal menu

File. Una volta selezionata l’icona relativa al file nella finestra, il file viene aperto in seguito al clic sul

pulsante Apri oppure facendo doppio clic sulla stessa icona. Con un’unica operazione possono essere aperti

più file. Una volta selezionate le icone relative ai file da aprire, essi vengono aperti facendo clic sul pulsante

Apri. Se il Riquadro attività è visualizzato, si può aprire un documento selezionando la voce Altri documenti

all’interno della sezione Apri documento. Un file può essere aperto anche dalla finestra di Risorse del

computer o di Esplora risorse facendo doppio clic sulla relativa icona, dopo essersi posizionati nella cartella

contenente il file.


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Figura 3.12 – Finestra per l’apertura di un documento

Strumenti di aiuto nell’apertura di documenti

Per accedere alla cartella in cui è archiviato il documento che si vuole aprire, è necessario scegliere l’unità in cui essa è

memorizzata; si può agire attraverso il menu a discesa associato alla voce Crea in: (Figura 3.13) e selezionare l’unità

dalla lista visualizzata. In Tabella 3.1 vengono riportate le funzioni dei pulsanti presenti nella barra orizzontale Cerca in

della finestra di dialogo Apri (Figura 3.12).

Tabella 3.1

Pulsante Funzione

Indietro: apre la cartella visualizzata al passaggio precedente.

Su di un livello: sale di un livello nell’albero gerarchico delle cartelle.

Ricerca sul Web: effettua una ricerca su Internet (assumendo che ci sia la possibilità di connettersi

al Web).

Eliminare: elimina il file selezionato nella cartella.

Crea nuova cartella: crea una sottocartella all’interno della cartella corrente.

Visualizzazioni: modifica la visualizzazione dei file contenuti nella cartella corrente.

Menu strumenti: si accede al menu riportato nell’immagine a fianco. Scegliendo una delle voci è

possibile effettuare in modo rapido l’operazione corrispondente sul file selezionato.


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Sulla sinistra della finestra Apri è presente una barra contenente alcuni pulsanti; facendo clic su ciascuno di essi è

possibile accedere al contenuto della cartella corrispondente. Per esempio, premendo il pulsante Cronologia, nella

parte destra della finestra Apri viene visualizzato il contenuto dell’omonima cartella.

Documenti usati di recente

Nella parte inferiore del menu File è mostrata la lista dei file utilizzati più di recente. Facendo clic su una delle voci

(Figura 3.14) viene aperto il file relativo.

Il numero dei file aperti di recente (per default è 4) può essere personalizzato attraverso la voce Opzioni del menu

Strumenti: nella casella Standard della finestra successivamente visualizzata occorre agire sulla casella Elenco ultimi

file usati.

Figura 3.13 – Elenco delle risorse del

computer nella finestra Apri

Figura 3.14 – Lista dei file usati

recentemente

Figura 3.15 – Riquadro

attività Nuovo documento

Creare un nuovo documento

Per creare un nuovo documento vuoto, è necessario fare clic sul pulsante Nuovo della Barra degli strumenti Standard.

Tale documento è basato sul modello predefinito di Word, che è Normal.dot.

Per creare, invece, un nuovo documento basato su un modello diverso da quello standard, occorre scegliere il modello

desiderato nella finestra Modelli (Figura 3.16) che viene attivata selezionando la voce Modelli generali all’interno della

sezione Nuovo da modello nel Riquadro attività (Figura 3.15); quest’ultimo viene attivato in seguito alla selezione della

voce Nuovo dal menu file.

Figura 3.16 – Finestra per la creazione di un nuovo documento basato su un modello


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I modelli

I modelli (in inglese template) possono essere usati per produrre, in modo facile e veloce, documenti che

abbiano una struttura di base comune. Si pensi, per esempio, alla carta intestata di una società, che può

essere definita in un documento Word quindi archiviata sotto forma di modello.

Il template può contenere parti di testo o oggetti grafici, nonché includere stili, macro e altri oggetti. Un

documento creato sulla base di un modello presenta la struttura definita, ma può essere modificato senza

che il modello venga influenzato.

Word è fornito di un insieme di template predefiniti, che possono essere personalizzati dall’utente a

seconda degli scopi cui sono destinati; sono disponibili modelli per lettere commerciali, curriculum vitae,

memo, fax, agenda, ecc.

Per creare un modello personalizzato è necessario creare un documento vuoto, impostarlo

opportunamente in modo che rispetti le proprie esigenze, e salvarlo come modello. Quest’ultima

operazione è analoga al salvataggio semplice con la differenza che occorre scegliere nella casella Tipo file

della finestra di salvataggio il valore Modello di documento selezionandolo dalla lista dei vari tipi di file. In

fase di salvataggio viene automaticamente proposta la cartella in cui salvare il modello; si tratta della

cartella Modelli creata al momento dell’installazione del programma. Solo se il file viene salvato nella

cartella proposta, il template creato dall’utente comparirà tra i possibili modelli disponibili. Cambiando la

cartella di salvataggio, il modello creato, seppur disponibile, non verrà visualizzato nella lista dei modelli al

momento della creazione di un nuovo documento.

Si osservi che, utilizzando il pulsante Nuovo, verrà creato sempre un nuovo documento basato sul modello

di default Normal.dot e non verrà offerta all’utente la scelta di altri template.

Salvare un file

Il salvataggio di un file è un’operazione fondamentale perché le modifiche apportate in un documento siano

permanenti: se infatti si verificasse un’interruzione di corrente prima di aver salvato il file, tutte le modifiche

andrebbero perdute!

Il comando Salva

Le modifiche ad un file vengono rese definitive facendo clic sul pulsante Salva della Barra degli strumenti, riconoscibile

dall’icona che raffigura un dischetto, oppure scegliendo la voce Salva nel menu File.

Il comando Salva può essere attivato anche da tastiera utilizzando una delle due combinazioni di tasti: SHIFT+F12

oppure ALT+SHIFT+F12.

Indipendentemente dalla modalità scelta per effettuare il salvataggio, all’attivazione del comando Salva non viene

proposta alcuna finestra di dialogo, perché il documento più aggiornato sovrascrive automaticamente quello

precedente. Se il documento su cui si esegue il comando Salva non è stato mai salvato prima, l’operazione corrisponde

a Salva con nome.

Il comando Salva con nome

Se il comando Salva viene attivato su un documento “nuovo”, cioè un documento a cui non è ancora stato assegnato

un nome e una posizione in memoria, questo corrisponde all’esecuzione della funzione Salva con nome. Tale comando

quindi è necessario per assegnare un nome e una collocazione in memoria ad un file che non è ancora stato salvato. Il

comando può essere attivato anche su un documento esistente (esempio Doc1.doc). In tal caso viene creato un nuovo

file (esempio Doc2.doc) contenente tutto il testo esistente nel documento originale (Doc1.doc) corredato di tutte le

modifiche ad esso apportate.

In particolare, il comando Salva con nome può essere applicato ad un documento esistente, senza che siano state

apportate modifiche. In tal caso viene creata una copia del documento originale in un’altra posizione.

Alla richiesta del comando Salva con nome segue l’apertura della finestra di dialogo riportata in Figura 3.17.


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Figura 3.17 – Finestra corrispondente al comando Salva con nome

Attraverso tale finestra è possibile:

� Assegnare il nome al documento, se il salvataggio avviene per la prima volta, oppure salvare il documento

con un nome diverso (casella Nome file);

� Scegliere il formato di salvataggio (casella Tipo file);

� Scegliere l’unità o la cartella in cui memorizzare il documento (casella Salva in);

Il comando Salva con nome è attivabile anche da tastiera con la pressione del tasto F12.

Il menu a discesa Salva in

All’apertura della finestra Salva con nome viene proposta come cartella di salvataggio quella in cui è presente il file

corrente. Per salvare il file in una locazione diversa è necessario usare il menu a discesa associato alla casella Salva in.

Nell’esempio riportato in Figura 3.18 è stato scelto il Desktop come destinazione del salvataggio.

Figura 3.18 – Scelta dell’unità di salvataggio


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Formato del salvataggio

In fase di salvataggio Word propone come estensione di default .doc, che contrassegna il formato proprietario del

programma. Se si vuole salvare in un formato differente, per esempio per rendere possibile l’apertura dei file Word

con l’utilizzo di una versione precedente di Word o con un programma di videoscrittura non appartenente alla famiglia

di Microsoft Office, è necessario utilizzare la lista a scorrimento Tipo file (Figura 3.19) e scegliere il formato opportuno.

Figura 3.19 – Scelta del tipo di file per il salvataggio

Perché il documento possa essere utilizzato su piattaforme diverse da Windows o con edizioni di Word precedenti,

senza perdere la formattazione del documento, il formato più indicato è il Rich Text Format che ha estensione .rtf. Un

formato pressoché universalmente compatibile è il formato testo (estensione .txt); in tal caso però il file perde ogni

formattazione eventualmente applicata al documento (per esempio il colore del testo, il formato del paragrafo,

l’introduzione di tabelle, di oggetti o immagini, ecc.).

Il menu Guida

Una delle voci della Barra dei menu di Word è quella relativa alla Guida, attivabile dal pulsante contrassegnato con un

punto interrogativo (evidenziato con un cerchio) in Figura 3.20.

Figura 3.20 – La voce Guida presente nella Barra dei menu

Attraverso questo menu è possibile attivare una serie di strumenti di supporto all’utilizzo del programma: le

funzionalità di help on-line. Più precisamente, è possibile accedere agli strumenti Guida in linea, Assistente di Office e

Guida rapida.

Per accedere rapidamente alla Guida è possibile utilizzare il riquadro Ricerca libera posto sulla destra della Barra dei

menu, digitando all’interno della casella di testo le domande da porre. La Figura 3.21 mostra il risultato di una ricerca

impostata mediante la frase “inserire immagini” ed effettuata con il riquadro Ricerca libera.

Figura 3.21 – Riquadro Ricerca libera

Selezionando la voce Guida in linea Microsoft Word dal menu Guida, oppure premendo il tasto F1, si accede all’help in

linea del programma.

La finestra di gestione della Guida in linea di Word (Figura 3.22) è analoga a quella della Guida in linea di Windows, e

presenta le seguenti tre schede:

1. Sommario: consente di percorrere la struttura gerarchica ad albero degli argomenti della Guida;

2. Ricerca libera: permette di ricercare informazioni specifiche su un argomento particolare inserendo una o più

parole chiave;

3. Indice: gli argomenti della Guida vengono presentati in ordine alfabetico;


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Figura 3.22 – La Guida in linea di Word

Guida rapida

Scegliendo invece l’opzione Guida rapida dal menu Guida, al puntatore del mouse si affianco un punto interrogativo.

Facendo clic su qualsiasi elemento della finestra, vengono visualizzate le informazioni a esso relative. Per esempio al

clic su un testo vengono visualizzate, nel riquadro delle attività, le informazioni relative alla formattazione impostata

per quella determinata porzione di testo.

Assistente di Office

L’Assistente di Office è uno strumento della Guida in linea che si presenta all’utente attraverso un’immagine animata,

la quale offre utili suggerimenti in caso di dubbi o difficoltà. Il soggetto che funge da assistente rimane sullo schermo

in attesa che gli venga posta una domanda.

Il personaggio della guida che rappresenta l’Assistente di Office (nell’esempio di Figura 3.23 è il “Mago Merlino”) può

essere scelto fra diverse figure animate. Per cambiare il personaggio occorre attivare il menu di scelta rapida

sull’Assistente e selezionare la voce Scegli Assistente, come mostrato in Figura 3.23.

Figura 3.23 – Scelta di un assistente per la Guida

Per visualizzare l’Assistente è necessario scegliere la voce Mostra l’Assistente di Office dal menu Guida della Barra dei

menu. L’Assistente è una funzione non sempre installata, perciò è possibile che sia richiesto l’inserimento del CD di

Microsoft Office 2003.


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Quando l’Assistente rileva la possibilità di proporre un suggerimento all’utente, appare una piccola lampadina

gialla all’interno del pulsante Guida in Linea della Barra degli strumenti Standard e, se già attivato, anche

all’interno della finestra dell’Assistente.

Facendo clic sull’assistente viene visualizzato il suggerimento.

E’ possibile interrogare direttamente l’Assistente (Figura 3.24); la sequenza delle operazioni da compiere è:

� Visualizzare l’Assistente;

� Digitare la domanda nello spazio relativo;

� Fare clic sul pulsante Cerca;

� Selezionare uno degli argomenti guida proposti dall’Assistente;

Per nascondere l’Assistente basta fare clic sulla voce Nascondi presente nel menu di scelta rapida associato

all’Assistente stesso (Figura 3.23).

Facendo clic con il tasto sinistro del mouse sull’Assistente e trascinandolo nello schermo, questo viene spostato nel

punto in cui si rilascia il mouse.

Figura 3.24 – Assistente di Word: richiesta di informazioni sulle stampanti

Chiudere un documento

Per chiudere un documento si può selezionare la voce Chiudi dal menu File, oppure premere CTRL+F4.

La chiusura di un documento i cui aggiornamenti non sono stati precedentemente salvati provoca la visualizzazione di

una finestra di dialogo, con la quale il programma chiede se si vogliono salvare le modifiche apportate al testo (Figura

3.25).

Figura 3.25 – Richiesta di salvataggio di documenti in chiusura

Rispondendo No a tale messaggio il documento viene chiuso senza memorizzare le modifiche apportate dopo l’ultimo

salvataggio; il pulsante Annulla serve per annullare l’operazione (il documento non viene chiuso); il pulsante Si registra

le modifiche, quindi chiude il documento.


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E’ possibile anche chiudere il documento direttamente dalla finestra che lo contiene, facendo clic sul pulsante a forma

di “X” visibile subito sotto la Barra del titolo (Figura 3.26) (non quello presente nella Barra del titolo, che serve per

chiudere l’applicativo).

Figura 3.26 – Chiusura del documento

La chiusura di un documento corrisponde alla chiusura della finestra che lo contiene; per chiudere tutti i documenti

aperti in una sessione di Word è sufficiente aprire il menu File, tenendo premuto il tasto SHIFT, e fare clic sulla voce

Chiudi tutto.

Modificare le impostazioni

Modificare le opzioni di base del programma

Le impostazioni di base di Word possono essere definite nella finestra che viene visualizzata selezionando la voce di

menu Strumenti | Opzioni (Figura 3.27).

Nella scheda Visualizza della finestra Opzioni è possibile impostare le parti da visualizzare o da nascondere all’interno

del documento e della finestra di lavoro. Sono presenti diverse sezioni:

� Mostra, contiene diverse opzioni per l’assetto generale del programma;

� Formattazione, per forzare la visualizzazione di elementi, che altrimenti rimarrebbero nascosti;

� Opzioni per le visualizzazioni Stampa e Layout Web e Opzioni per la visualizzazione Struttura e Normale, per

personalizzare le varie visualizzazioni del documento;

Attraverso la scheda Inf. Utente (Figura 3.28) è possibile modificare il nome e le iniziali dell’utente. Tali informazioni

sono caratteristiche del file, e si possono visualizzare anche nella finestra Proprietà attivabile dal menu File.

Figura 3.27 – Opzioni della scheda Visualizza

Durante le operazioni di apertura (o salvataggio) di un documento, la finestra di dialogo propone una cartella

predefinita in cui ricercare il file (o dove salvare il documento); nella scheda Directory predefinite della finestra

Opzioni (Figura 3.29) si può modificare il percorso di questa cartella predefinita.


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Per far ciò, occorre:

1. Selezionare dall’elenco Tipo file la voce Documenti;

2. Fare clic sul pulsante Modifica…;

3. Dal menu a discesa Cerca in: della finestra Modifica posizione, selezionare la nuova cartella predefinita;

4. Premere il pulsante OK per confermare;

Figura 3.28 – Opzioni della scheda Inf. Utente

Figura 3.29 – Opzioni della scheda Directory predefinite


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Chiudere Word 2003

Per uscire dal programma Word 2003 si può procedere in uno dei seguenti modi:

� Fare clic sul pulsante Chiudi presente sulla Barra del titolo della finestra del programma;

� Utilizzare da tastiera la combinazione ALT+F4 quando è attiva la finestra relativa all’applicativo;

� Selezionare il comando Esci dal menu File;

La chiusura dell’applicativo eseguita con quest’ultima tecnica provoca la chiusura di tutti i documenti aperti

nell’attuale sessione del programma.


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3.2 – Operazioni principali

Inserire testo

Modalità di visualizzazione dei documenti

Visualizzare i documenti

I documenti possono essere visualizzati in quattro modalità diverse all’interno della finestra di lavoro di Word:

Normale, Layout Web, Layout di stampa e Struttura; basta selezionare il relativo comando dal menu Visualizza. In

alternativa, si possono utilizzare i pulsanti presenti nella parte inferiore della finestra (sull’immediata sinistra della

Barra di scorrimento orizzontale ).

� Normale: è la modalità di visualizzazione predefinita, ed è quella più efficace per la digitazione, modifica e

formattazione del testo. La visualizzazione (in inglese: layout) Normale mostra una formattazione

semplificata della pagina per velocizzare le operazioni;

� Layout Web: il testo, le immagini e lo sfondo vengono visualizzati come in un browser Web;

� Layout di stampa: consente di avere una visione del documento in un formato fedele alla stampa. Questa

visualizzazione è utile per esempio per la modifica di intestazioni, piè di pagina, margini, oltre che per

lavorare con colonne, oggetti, disegni e cornici;

� Struttura: questa modalità consente di visionare la struttura di un documento e di spostare, copiare e

riorganizzare il testo trascinando i titoli. Nella visualizzazione Struttura è possibile comprimere un documento

per visualizzare solo i titoli principali oppure espanderlo per averne una visione globale;

Mostrare e nascondere i caratteri non stampabili

I caratteri non stampabili sono quei simboli visualizzati sullo schermo che non vengono stampati, ma servono

all’utente durante la digitazione di un testo con Word per controllare la strutturazione del documento in paragrafi, per

vedere quanti spazi sono stati inseriti, per visualizzare i segni di tabulazione, ecc.

Questi particolari caratteri sono visibili premendo il pulsante Mostra | nascondi ¶ della Barra degli strumenti

Standard.

Comunemente, in un documento Word è utile visualizzare, tra gli altri:

� Lo spazio (o carattere bianco), rappresentato da un punto;

� La tabulazione, rappresentata da una freccia;

� Il carattere di paragrafo, rappresentato dal segno ¶;

� L’interruzione di pagina, rappresentata da una linea tratteggiata;

� L’interruzione di riga, rappresentata da una freccia piegata a 90 gradi verso sinistra;

Facendo nuovamente clic sul pulsante Mostra | nascondi ¶ vengono nascosti simultaneamente tutti i caratteri non

stampabili.

Testo e paragrafi

Affinché un documento sia ben leggibile è fondamentale che risulti suddiviso adeguatamente in paragrafi, cioè che

siano stati inseriti i “ritorni a capo” nei punti giusti in modo da enfatizzare il testo. Il paragrafo quindi è il testo

racchiuso tra due “ritorni a capo” consecutivi.

Inserire il testo in un documento

Punto di inserimento

Il punto sul documento in cui si osserva il cursore lampeggiante è detto punto di inserimento, poiché il testo digitato

viene inserito a partire da quel punto. Per spostare il punto di inserimento è sufficiente fare clic con il tasto sinistro

sulla parte del testo desiderata.


20

Inserimento di un carattere speciale

Oltre ai caratteri disponibili su tastiera, è possibile inserire un simbolo speciale appartenente ad una collezione di

simboli dell’applicativo. La finestra per la scelta del simbolo viene visualizzata con il comando Simbolo del menu

Inserisci (Figura 3.30).

Figura 3.30 – La finestra in cui è possibile scegliere un simbolo da inserire nel documento

Nella scheda Caratteri speciali sono raccolti tutti i caratteri speciali come il simbolo del copyright ©, quello del

marchio depositato ® e quello del marchio registrato ™. Una volta scelto il simbolo, al clic sul pulsante Inserisci segue

l’inserimento del carattere nel punto in cui è posto il cursore.

Selezionare il testo

Per apportare modifiche al documento o per cancellare velocemente parti di testo è importante conoscere

innanzitutto le tecniche di selezione. La selezione del testo, in Word, viene evidenziata con un cambiamento

dell’aspetto grafico: i caratteri neri su sfondo bianco diventano caratteri bianchi su sfondo nero, come nell’esempio:

Patente Europea di Guida del Computer

In generale, la selezione cambia i colori dei caratteri in negativo; per esempio, la selezione di un testo scritto in rosso

converte il colore dei caratteri in azzurro, il carattere blu selezionato diviene di colore giallo, ecc. Di seguito vengono

esposte le varie tecniche di selezione del testo in Word 2003.

Selezione di una parola

Per selezionare una parola usando il mouse, si può:

� Fare doppio clic con il tasto sinistro del mouse sulla parola da selezionare;

� Trascinare il mouse sulla parola (da sinistra verso destra o viceversa) tenendo il tasto sinistro premuto;

Per selezionare una parola usando la tastiera, si può scegliere una delle seguenti procedure:

� Selezionare una lettera per volta mediante i tasti FRECCIA LATERALE DESTRA o SINISTRA, tenendo premuto il

tasto SHIFT;

� Selezionare l’intera parola con la stessa operazione del punto precedente, tenendo però premuto anche il

tasto CTRL.


21

E’ possibile selezionare un blocco verticale di testo tenendo premuto il tasto ALT e trascinando

verticalmente il puntatore del mouse sul testo. Per selezionare un periodo (ovvero una frase che va da un

punto al punto successivo) è necessario fare clic in un punto qualsiasi interno al periodo tenendo premuto

il tasto CTRL.

Selezione di una riga

Per selezionare una riga di testo è sufficiente fare un clic con il tasto sinistro del mouse alla sinistra della linea da

selezionare, precisamente nel punto del documento, detto Barra di selezione, in cui il cursore assume la forma di una

freccia bianca rivolta in alto a destra.

Selezione di un paragrafo

Per selezionare un paragrafo è necessario fare clic due volte con il tasto sinistro del mouse dopo aver posizionato il

puntatore sulla Barra di selezione, oppure basta eseguire un triplo clic con il tasto sinistro del mouse in qualsiasi punto

all’interno del paragrafo.

Selezione di un blocco di paragrafi

Per selezionare più paragrafi contemporaneamente occorre posizionare il cursore all’inizio del primo paragrafo, con

un clic del mouse, infine – tenendo premuto il tasto SHIFT – basterà fare clic alla fine dell’ultimo paragrafo.

Selezione di tutto il testo

Per selezionare l’intero documento è possibile utilizzare uno tra i seguenti metodi:

� Scegliere il comando Modifica | Seleziona tutto;

� Fare clic tre volte con il tasto sinistro del mouse in un qualsiasi punto della Barra di selezione;

Modificare i dati

Modifica del testo

Il testo digitato all’interno di un documento viene inserito a partire dal punto in cui è attivo il cursore. Se il cursore è

posizionato in un punto del testo esistente, non alla fine del documento, la porzione di testo successiva al cursore

scorre in avanti; il nuovo testo digitato quindi viene inserito all’interno di quello esistente, che rimane inalterato. Se

prima della digitazione del nuovo testo è stata attivata la modalità di sovrascrittura, il testo esistente viene sostituito,

lettera per lettera, dal nuovo testo. Quando il documento è in tale modalità, che viene attivata premendo il tasto INS,

nella Barra di stato risulta acceso il pulsante INS che, appunto, funge da spia della modalità di scrittura: se spento è

nella modalità di inserimento, altrimenti è in modalità sovrascrittura.

Annullamento dell’ultima operazione effettuata

Durante la sessione di lavoro Word 2003 memorizza la sequenza delle operazioni eseguite, che possono essere

eventualmente annullate per ripristinare il documento allo stato precedente la modifica indesiderata. Word 2003

offre vari metodi per conseguire questo risultato:

1. Fare clic sul pulsante Annulla posto sulla Barra degli strumenti Standard;

2. Scegliere la voce Annulla dal menu Modifica;

3. Da tastiera, premere la combinazione di tasti CTRL+Z;

E’ possibile annullare anche più di un’operazione, selezionando la prima operazione della sequenza da annullare nella

lista visualizzata facendo clic sul pulsante a forma di triangolo associato a quello per l’annullamento (Figura 3.31).

Facendo clic sul pulsante Ripristina che si trova sulla destra del pulsante Annulla si annullano viceversa le operazioni

eseguite con il comando Annulla, ripristinando così l’ultima operazione annullata. La procedura da tastiera prevede

l’uso della combinazione di tasti CTRL+Y.

Per ripristinare più operazioni contemporaneamente, è necessario fare clic dapprima sul pulsante a forma di freccia

sulla destra del pulsante Ripristina, quindi scegliere le operazioni da ripristinare.


22

Figura 3.31 – Lista delle operazioni annullabili nel menu del pulsante Annulla

Copiare, spostare e cancellare

Gli appunti

Gli Appunti di Windows costituiscono un’area di memoria gestita dal sistema all’interno della quale vengono

mantenuti temporaneamente testi o immagini per consentirne il trasferimento tra diverse applicazioni o tra punti

diversi di uno stesso documento. Quando una parte di un documento (un’immagine, una parte di testo o qualsiasi

oggetto) viene spostata o copiata, essa viene mantenuta temporaneamente negli Appunti pronta per essere utilizzata

altrove. Pertanto le funzionalità presentate di seguito possono essere utilizzate anche per allegare ad un documento

parti di un altro documento.

Nel Riquadro attività (Figura 3.32) viene visualizzato il contenuto degli Appunti, che può arrivare fino ad un massimo di

24 oggetti.

Figura 3.32 – Riquadro attività Appunti

Una volta che gli elementi sono stati copiati, tagliati o incollati, è possibile utilizzare il riquadro degli Appunti per

visualizzarne un’anteprima, per rimuovere, incollare singolarmente gli oggetti oppure tutti contemporaneamente.


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Il comando Copia

Il comando Copia permette di immagazzinare negli Appunti una copia della parte di documento selezionato e copiato,

senza rimuoverla dal documento sorgente. Il contenuto degli Appunti può essere successivamente incollato in un

qualsiasi altro documento (o in un altro punto del documento corrente).

Esistono diversi metodi, elencati di seguito, per copiare una porzione di testo selezionata:

� Usare la combinazione di tasti CTRL+C;

� Utilizzare il pulsante Copia sulla Barra degli strumenti Standard;

� Scegliere la voce Copia dal menu di scelta rapida associato alla selezione;

� Scegliere la voce Copia dal menu Modifica;

Un altro metodo prevede l’utilizzo della tecnica di trascinamento, che consiste, per la copia, in:

1. Selezionare la parte di documento da copiare;

2. Trascinare il mouse fino al punto in cui deve comparire la copia del testo selezionato tenendone

premuto il tasto sinistro e, mantenendo premuto il tasto CTRL. Al cursore, durante questa

operazione, viene aggiunto il simbolo “+” inserito in un piccolo rettangolo, ad indicare, appunto,

che è in corso una copia.

Questo metodo non produce il passaggio della copia dagli Appunti.

Il comando Taglia

Il comando Taglia permette di spostare una selezione da una parte all’altra dello stesso documento o da un

documento ad un altro. La selezione viene temporaneamente immagazzinata nell’area degli Appunti e rimossa dal

punto originale.

Per tagliare la parte di documento selezionata si applica uno dei seguenti metodi:

� Si usa la combinazione di tasti CTRL+X;

� Si utilizza il pulsante Taglia sulla Barra degli strumenti Standard;

� Si sceglie la voce Taglia dal menu di scelta rapida associato alla selezione;

� Si seleziona la voce Taglia dal menu Modifica;

Analogamente all’operazione di copia, per lo spostamento è possibile usare la tecnica di trascinamento,

che permette di spostare una selezione da una parte all’altra di un documento. Essa consiste in:

� Selezionare la porzione di testo da spostare, e posizionare il puntatore del mouse in un qualunque

punto della selezione;

� Tenere premuto il tasto sinistro del mouse. Il cursore assumerà la forma di una freccia con la base

inserita in un rettangolo;

� Effettuare il trascinamento fino al punto in cui si vuole ottenere lo spostamento del testo;

Anche in questo caso non avviene la memorizzazione temporanea della selezione negli Appunti.


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Il comando Incolla

Questa funzione permette di inserire il contenuto degli Appunti in un’altra posizione dello stesso documento o di un

altro documento, sia dello stesso programma, sia di un programma diverso di Microsoft Office 2003.

Incollare i dati contenuti negli Appunti

Per incollare il contenuto degli Appunti è sufficiente posizionare il cursore nel punto di destinazione e applicare uno

dei seguenti metodi:

� Selezionare il comando Incolla dal menu Modifica;

� Premere la combinazione di tasti CTRL+V;

� Utilizzare il pulsante Incolla della Barra degli strumenti Standard;

� Scegliere la voce Incolla dal menu di scelta rapida associato al punto di inserimento;

Nella versione 2003 di Word è stata aggiunta la funzionalità degli Smart tag, dei pratici pulsanti che

vengono automaticamente attivati nel punto in cui viene eseguita un’operazione, al fine di agevolare il

lavoro proponendo il collegamento alle funzioni più importanti che possono essere ivi applicate.

Per esempio, durante l’operazione Incolla viene attivato uno smart tag (Figura 3.33) in cui vengono

mostrate le opzioni relative alla formattazione del testo. Le azioni degli smart tag possono essere

personalizzate impostando opportunamente le opzioni raccolte nella scheda Smart tag della finestra che

viene aperta selezionando la voce di menu Strumenti | Opzioni correzione automatica.

Figura 3.33 – Smart tag visualizzato durante l’operazione Incolla

Copiare e spostare testi tra documenti attivi

Come accennato nei paragrafi precedenti, è possibile spostare o copiare una selezione all’interno di un documento,

oppure tra documenti diversi dello stesso applicativo o tra documenti di applicativi diversi.

Nel caso particolare in cui la selezione deve essere copiata o spostata da un documento a un altro di Word 2003 è

necessario:

� Copiare o tagliare la selezione da un documento;

� Attivare il documento di destinazione scegliendo la voce relativa dal menu Finestra, oppure facendo clic

sull’icona ad esso associata nella Barra delle applicazioni;

� Posizionare il cursore nel punto in cui va inserito il testo;

� Incollare usando uno dei metodi illustrati in questo paragrafo;

Cancellare del testo in un documento

Cancellazione di parte del testo

Il metodo più semplice per cancellare una breve parte di testo da un documento consiste nel posizionare il cursore nel

punto in cui è presente il testo da cancellare e premere uno dei due tasti dedicati alla cancellazione del testo.

Per la precisione:

� Si preme il tasto BACKSPACE se il carattere da cancellare si trova alla sinistra del cursore;

� Si preme il tasto CANC se si vuole cancellare il carattere alla destra del cursore;

Quello illustrato è il metodo più semplice, ma se il testo da cancellare è lungo conviene selezionare preventivamente

la parte da cancellare, quindi premere uno dei tasti BACKSPACE o CANC.


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Per cancellare una parola basta premere la combinazione di tasti CTRL+BACKSPACE dopo aver posizionato

il cursore sulla destra della parola da cancellare.

Trovare e sostituire

Il comando Trova

Il comando Trova di Word permette di cercare l’occorrenza di un testo nel documento corrente. Per aprire la finestra

di dialogo Trova e sostituisci basta selezionare il comando Trova dal menu Modifica. La parola o il testo da cercare

vanno inseriti nella casella di testo presente nella finestra; facendo clic sul pulsante Trova successivo si attiva la

ricerca. Se il programma trova un’occorrenza della parola cercata questa viene selezionata, altrimenti viene aperta

una finestra che avvisa della ricerca fallita.

In Figura 3.34 è riportata l’applicazione della funzione Trova per cercare il termine “digitare” all’interno del

documento attivo. E’ stata evidenziata la prima occorrenza del termine; è sufficiente fare clic sul pulsante Trova

successivo per evidenziare un’eventuale ulteriore occorrenza del termine in questione.

Figura 3.34 – Esempio di applicazione della funzione Trova

Figura 3.35 – Finestra di dialogo per la funzione Trova

Facendo clic sul pulsante Altro viene espansa la finestra della ricerca, in modo da affinare la ricerca impostando diversi

criteri (nell’esempio di Figura 3.35 viene richiesta la ricerca di una determinata formattazione di paragrafo).


26

Tra le opzioni di ricerca vi è l’ordine di scansione del testo alla ricerca della parola richiesta. Per default Word effettua

la ricerca a partire dal punto in cui è presente il cursore, sino a raggiungere la fine del documento. Raggiunta la fine, la

ricerca riprende dall’inizio del documento fino ad arrivare al punto di partenza. Al termine della scansione di tutto il

documento viene visualizzato un messaggio di fine ricerca.

Vengono anche offerte altre possibili opzioni, come quella di ricercare il testo con un formato particolare

(maiuscolo/minuscolo).

Per default, Word 2003 effettua la ricerca di tutte le parole indipendentemente dal fatto che i caratteri siano in

minuscolo o maiuscolo. Se però si seleziona la voce Maiuscole/minuscole, la parola viene ricercata rispettando tale

caratteristica dei caratteri inseriti nella casella di testo. Per esempio: se nella casella di testo viene digitata la parola

“Carattere”, non verranno rilevate le occorrenze dello stesso termine scritte con formati diversi, come “carattere” o

“CARATTERE”.

Il comando sostituisci

La funzionalità Sostituisci, attivata selezionando il comando Modifica | Sostituisci, serve per sostituire il testo trovato

con un testo alternativo. Precisamente, il testo inserito nella casella Trova viene sostituito con quello digitato nella

casella Sostituisci con.

Con il pulsante Sostituisci viene sostituita l’occorrenza della parola preventivamente trovata con il clic sul pulsante

Trova successivo. Se non deve essere effettuata una sostituzione per volta, con il pulsante Sostituisci tutto vengono

effettuate tutte le sostituzioni con un’unica operazione.

Se si lascia vuota la casella Sostituisci con, al clic sul pulsante Sostituisci o Sostituisci tutto viene cancellata

l’occorrenza rilevata o tutte le occorrenze della parola inserita nella casella Trova.


27

3.3 – Formattazione

Formattare un testo

Formattazione del carattere

Modificare la formattazione del carattere

In Word, le modifiche da apportare al carattere (font, in inglese) possono interessare un testo esistente o quello da

digitare a partire dal punto di inserimento in poi. Nel primo caso è necessario applicare il cambiamento dopo aver

selezionato la parte di testo da modificare, nel secondo è sufficiente scegliere il tipo e la formattazione di carattere: il

testo inserito da quel punto assumerà le caratteristiche impostate. Nel seguito vengono presentate le operazioni da

effettuare indipendentemente dalla sezione di testo cui applicare la formattazione. Sarà quindi omessa per ogni

operazione l’istruzione di selezionare il testo prima di eseguire l’azione.

Cambiare il font di un testo selezionato

Per modificare il tipo di carattere è sufficiente modificare le impostazioni del carattere servendosi delle operazioni

presenti nella finestra di dialogo di Figura 3.36, che viene aperta con la voce Carattere del menu Formato o dal menu

di scelta rapida associato al testo da modificare.

I parametri di formattazione del carattere più frequentemente utilizzati sono applicabili direttamente tramite i

pulsanti presenti nella Barra di Formattazione, come si vedrà in seguito.

Tutte le funzioni che seguono possono essere applicate anche impostando opportunamente i parametri all’interno

della finestra Carattere, quindi per ogni funzione illustrata si farà riferimento alla finestra riportata in Figura 3.36.

Figura 3.36 – Finestra per la formattazione del carattere

Modificare la dimensione e il tipo di carattere

Per modificare il tipo di carattere usando i comandi nella Barra di Formattazione è necessario:

� Attivare il menu Tipo di carattere facendo clic sulla freccia rivolta verso il basso;

� Selezionare dall’elenco a discesa il tipo di carattere voluto (Figura 3.37);

Per cambiare la dimensione dei caratteri la procedura è identica, solo che il menu di riferimento in questo caso è

Dimensione carattere (in genere si trova alla destra del menu Tipo di carattere).


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Figura 3.37 – Comandi per la formattazione del carattere dalla Barra di Formattazione

Per modificare il tipo e la dimensione del carattere dalla finestra Carattere è necessario avvalorare opportunamente i

parametri nelle sezioni Tipo di carattere e Dimensione.

Grassetto, Corsivo e sottolineato

Per scrivere il testo in grassetto o corsivo è necessario fare clic sul pulsante Grassetto (G) o Corsivo (C) sulla Barra di

Formattazione. Da tastiera, si può scegliere rispettivamente la combinazione di tasti CTRL+G e CTRL+I.

Per sottolineare un testo si può fare clic sul pulsante contrassegnato con S sulla Barra di Formattazione. Da tastiera, si

può premere la combinazione di tasti CTRL+S. Il testo sarà così sottolineato con una linea singola di colore automatico.

Per impostare uno stile e un colore diversi bisogna scegliere le opportune opzioni nelle sezioni Stile sottolineatura e

Colore Sottolineatura (Figura 3.38) della finestra Carattere.

Figura 3.38 – Modifica dell’aspetto della sottolineatura

In Word è possibile anche applicare al testo degli effetti particolari spuntando, all’interno della sezione Effetti, le

opzioni desiderate.

In particolare, scegliendo l’opzione Apice la parte di testo selezionata verrà posizionata più in alto rispetto alla linea di

base, e la sua dimensione verrà ridotta, purché sia disponibile una dimensione inferiore per tale font. L’esempio

seguente mostra l’applicazione dell’effetto Apice al numero 2:

x2

All’opposto dell’opzione Apice, l’opzione Pedice posiziona la parte di testo selezionata più in basso rispetto alla linea di

base, riducendone la dimensione; per esempio:

fx


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Testo evidenziato

Spesso è necessario evidenziare una parte di testo in modo che risalti rispetto al resto del documento, così come

avviene quando si usa un evidenziatore per marcare una parte importante di un documento in formato cartaceo.

Word 2003 è dotato di un analogo strumento: se ne può scegliere il colore tra quelli visualizzati facendo clic sul

piccolo triangolo vicino al pulsante dell’evidenziatore presente nella Barra di Formattazione (il pulsante

assume il colore prescelto). Il testo evidenziato risulta racchiuso in un’area colorata con il colore scelto.

Colore del carattere

E’ possibile modificare il colore del carattere di un testo usando direttamente il pulsante mostrato a margine,

anch’esso presente nella Barra di Formattazione. Per modificare il colore è sufficiente scegliere quello voluto

dalla palette di colori che si apre facendo clic sul triangolo vicino al pulsante in questione. Per effettuare la stessa

impostazione nella finestra Formato Carattere bisogna scegliere il colore nella sezione Colore Carattere.

Copia formato

Talvolta è necessario formattare una porzione di testo nello stesso modo in cui è stata formattata un’altra parte

di testo all’interno del documento. In tal caso, anziché applicare più volte le stesse opzioni di formattazione

(colore, dimensione, sottolineatura…), è possibile “copiare il formato” in tutte quelle parti di testo che devono

assumere la stessa formattazione.

La funzione viene attivata facendo clic sul pulsante Copia formato della Barra degli strumenti Standard, dopo aver

posizionato il cursore all’interno del testo di cui deve essere copiato il formato. Quando la funzione è attiva, il cursore

assume la forma di una barra verticale affiancata da un piccolo pennello. Per completare l’operazione si seleziona il

testo su cui copiare il formato (una parola o un’intera frase) con la tecnica del trascinamento; il testo assumerà la

formattazione copiata appena si rilascerà il tasto sinistro del mouse.

Nel caso in cui sul pulsante Copia formato venga eseguito un doppio clic la funzione rimane attiva fino alla

pressione del tasto ESC.

Maiuscole/minuscole

Per invertire il formato del carattere da maiuscolo in minuscolo o viceversa, o combinazioni particolari di essi, possono

essere selezionate opportunamente le opzioni all’interno della finestra (Figura 3.39). La stessa operazione può essere

attivata con la combinazione di tasti SHIFT+F3.

Figura 3.39 – Modifica maiuscole/minuscole

Gli stili

Lo stile è lo strumento di Word 2003 per memorizzare una particolare formattazione del testo, da rendere disponibile

nel documento attivo.

Gli stili memorizzati nel documento corrente sono visibili nel menu a discesa Stili (Figura 3.40), presente sulla sinistra

della Barra degli strumenti formattazione.

Come la formattazione del carattere o del paragrafo, anche lo stile può essere applicato ad una porzione di testo

esistente e a un testo che deve ancora essere inserito nel documento.


30

In generale, per applicare uno stile è sufficiente sceglierlo dalla lista presente nel relativo menu (Figura 3.40).

In alternativa, è possibile utilizzare il Riquadro attività Stili e formattazione, tramite una delle seguenti

procedure:

� Facendo clic sulla voce di menu Formato | Stili e formattazione;

� Facendo clic sull’omonimo pulsante presente sulla Barra di Formattazione;

All’interno del Riquadro attività Stili e formattazione può essere eliminato uno stile facendo clic sul pulsante Cancella

formattazione (Figura 3.41).

Lo stile può essere di tipo carattere o di tipo paragrafo. Nello stile di tipo carattere vengono memorizzate le

impostazioni per la formattazione del carattere (come il tipo di carattere, la dimensione e il colore) mentre negli stili di

tipo paragrafo viene memorizzata la formattazione, appunto, del paragrafo (come l’allineamento del testo e

l’interlinea). Nella lista degli stili definiti nel documento, possiamo riconoscere gli uni dagli altri dal simbolo che li

contraddistingue: gli stili di tipo paragrafo hanno il simbolo di tipo paragrafo, mentre per quelli di tipo carattere hanno

una “a” sottolineata. Gli stili elencati nella Figura 3.41 sono tutti di tipo paragrafo. Lo stile carattere è applicabile ad

una parola o ad una porzione di testo, mentre lo stile paragrafo è applicabile solo ad un intero paragrafo o a più

paragrafi (Titolo 1, Titolo 2, ecc.).

Figura 3.40 – Menu di scelta dello stile da applicare

Figura 3.41 – Riquadro attività

Stili e formattazione

Sillabazione

La funzione di sillabazione è uno strumento di Word per la creazione di documenti dall’aspetto professionale. La

sillabazione del testo consente, per esempio, di eliminare gli eccessivi spazi bianchi, presenti eventualmente nel caso

di allineamento giustificato del testo.

La procedura di sillabazione può essere eseguita in maniera automatica o manuale; nel primo caso viene svolta senza

richiesta di conferma, che invece compare se viene scelta l’operazione in modalità manuale.

Per attivare la procedura di sillabazione bisogna selezionare la voce Strumenti | Lingua | Sillabazione e impostare le

opzioni desiderate nella finestra che viene così visualizzata (Figura 3.42).


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Figura 3.42 – Finestra per l’attivazione della sillabazione

Nella finestra di dialogo Sillabazione viene data la possibilità di eseguire automaticamente la sillabazione in tutto il

documento, e di decidere se sillabare o meno le parole maiuscole; inoltre è possibile determinare l’area di

sillabazione, in cui più aumenta il valore impostato meno saranno le parole sillabate, e il numero massimo di righe

consecutive in cui possono comparire parole sillabate.

Formattare un paragrafo

Le funzioni dedicate alla formattazione del paragrafo sono raccolte nella finestra (Figura 3.43) che viene aperta alla

scelta della voce Paragrafo dal menu Formato, oppure della voce Paragrafo nel menu di scelta rapida associato al

punto interessato.

Figura 3.43 – Finestra per la formattazione del paragrafo

I segni di paragrafo

Il simbolo ¶

Come già accennato nel Capitolo 3.2, un paragrafo è una porzione di testo racchiusa fra due ritorni a capo, ovvero fra

due pressioni del tasto INVIO.

Creare un paragrafo

Come realizzare in Word un “ritorno a capo”? Durante la digitazione di un testo in Word 2003, se si raggiunge la fine

della riga, il testo prosegue automaticamente nella riga successiva. Per iniziare una nuova riga, ovvero per “andare a

capo” volutamente e non necessariamente alla fine della riga corrente, si preme il tasto INVIO.


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La nuova riga creata rappresenta l’inizio di un nuovo paragrafo che termina nel punto in cui viene premuto di nuovo il

tasto INVIO.

Unire due paragrafi

Per unire due paragrafi è necessario cancellare il ritorno a capo inserito per la creazione dei due paragrafi. In pratica,

se è visualizzato il testo nascosto, l’unione dei due paragrafi consiste nella cancellazione del simbolo ¶, che indica la

fine del primo paragrafo.

Le interruzioni di riga

Interruzione di paragrafo e interruzione di riga

Le interruzioni di riga sono interruzioni che portano il testo su una nuova riga, ma senza creare un nuovo paragrafo.

Premendo la combinazione di tasti SHIFT+INVIO viene inserita un’interruzione di riga. In alternativa è possibile

utilizzare la voce di menu Inserisci | Interruzione | Di testo.

Se è attivata la visualizzazione dei segni di paragrafo, mediante il pulsante Mostra/nascondi ¶ della Barra degli

strumenti Standard, le interruzioni di riga sono visibili e vengono rappresentate da una freccia verso sinistra piegata a

90 gradi. Per eliminare un’interruzione di riga basta dunque premere il tasto CANC dopo essersi posizionati prima

dell’interruzione, ovvero prima del simbolo della freccetta curva.

L’allineamento del testo

Talvolta, sbagliando, il testo può essere allineato, per esempio al centro, inserendo una serie di spazi prima del testo.

Questo modo di procedere non è professionale, in quanto, oltre a non essere preciso, può creare difficoltà ad un

eventuale utente che deve lavorare sullo stesso documento. Anche i rientri dei paragrafi, così come le tabulazioni,

devono essere definiti usando gli strumenti opportuni, per gli stessi motivi sopra riportati.

L’allineamento del testo del documento rispetto al margine sinistro o destro, al centro oppure giustificato influenza

decisamente l’aspetto di un documento.

Per la maggior parte dei documenti il testo è allineato rispetto al margine sinistro della pagina, ed è questa la

formattazione di default del modello standard (Normale) adottato da Word.

L’allineamento orizzontale, così come le altre caratteristiche del paragrafo, può essere impostato

prima di iniziare a scrivere il testo, ma è anche possibile modificare l’allineamento di un testo

esistente. L’operazione avviene sia scegliendo le relative voci dalla finestra Paragrafo (Figura 3.43), sia lavorando con i

pulsanti di allineamento presenti sulla Barra di Formattazione.

In un testo giustificato viene aumentata la spaziatura tra le parole di ciascuna riga in modo che la prima lettera sia

allineata sull’estremità sinistra e l’ultima sull’estremità destra della riga.

I rientri del paragrafo

Impostare il rientro di un paragrafo

Per rientro del paragrafo (o anche indentazione) si intende la distanza dell’inizio di riga rispetto al margine sinistro,

oppure quella della fine di riga rispetto al margine destro. Il valore del rientro della prima riga può venire stabilito

indipendentemente dal rientro del resto del paragrafo.

Le funzioni presenti nella finestra Paragrafo che interessano allo scopo sono quelle riportate in Figura 3.44, che

vengono spiegate in Tabella 3.2.


33

Figura 3.44 – Opzioni per i rientri del testo presenti nella finestra Paragrafo

Tabella 3.2

Rientro Descrizione

A sinistra Rientra il paragrafo rispetto al margine sinistro della pagina quando viene scelto un numero

positivo; se il numero scelto è negativo, allora il paragrafo è sporgente dal margine sinistro

della pagina.

A destra Rientra il paragrafo rispetto al margine destro della pagina quando viene scelto un numero

positivo. Se il numero scelto è negativo, allora il paragrafo è sporgente dal margine destro

della pagina.

Speciale Per scegliere la parte di paragrafo (prima riga o resto del paragrafo) su cui impostare il valore

del rientro.

Prima linea Per impostare il valore del rientro della prima riga del paragrafo.

Sporgente Per far rientrare il resto del paragrafo, o equivalentemente per far sporgere la prima riga

rispetto al resto del paragrafo.

Nessuno Annulla le impostazioni relative ai rientri.

Rientra di Determina la distanza, in centimetri, del rientro dal margine. Per aumentare o diminuire il

valore bisogna fare ricorso alle frecce verso l’alto o verso il basso.

Pulsanti per il rientro

Per far rientrare un paragrafo velocemente di un numero fisso di punti si possono utilizzare i pulsanti

Aumenta rientro o Riduci rientro presenti sulla Barra degli strumenti formattazione.

Uso del righello

L’impostazione dei rientri può essere effettuata anche lavorando con il righello orizzontale (presente nella pagina

attiva). Il righello viene visualizzato o nascosto con il comando Visualizza | Righello. Sul righello si opera direttamente

tramite i triangoli che si trovano sull’estrema sinistra e sull’estrema destra del righello stesso.

Con il triangolo con il vertice verso il basso a sinistra del righello (contrassegnato con un piccolo rettangolo in Figura

3.45) si imposta il rientro della prima riga del paragrafo selezionato (corrisponde alla voce Prima linea nella finestra

Paragrafo); spostando il triangolo con il vertice verso l’alto viene spostato il resto del paragrafo (corrisponde al valore

relativo alla casella Sporgente nella finestra Paragrafo). Se deve essere spostato l’intero paragrafo, mantenendo la

distanza tra la prima riga e il resto, il mouse deve essere puntato sul piccolo rettangolo posto al di sotto del triangolo

con il vertice verso l’alto. Durante lo spostamento del triangolo col vertice verso l’alto viene spostato anche il

rettangolo, ma se il mouse è stato puntato sul triangolo viene impostato solo il rientro del resto del paragrafo,

mantenendone ferma la prima riga. Analogamente, per allineare il testo sulla destra occorre spostare il triangolo

presente sulla destra del righello.

Figura 3.45 – Elementi del righello su cui lavorare per impostare i rientri del testo

Spaziatura e interlinea

Spaziatura e interlinea

Per definire una spaziatura tra due paragrafi non devono essere inseriti dei paragrafi vuoti, cioè premere diverse volte

il tasto INVIO fino ad ottenere lo spazio desiderato. Questo metodo produce risultati poco precisi e soprattutto non è

professionale in quanto può dare problemi durante la modifica del testo.


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La modifica della spaziatura e dell’interlinea del paragrafo viene effettuata impostando

opportunamente le opzioni che si trovano nella sezione Spaziatura (Figura 3.46) della finestra

Paragrafo.

Il valore dato alla spaziatura nelle caselle Prima e Dopo corrisponde al numero di punti tipografici

da inserire rispettivamente sopra la prima riga e sotto l’ultima riga del paragrafo in questione. In

pratica il numero dei punti impostati nella casella Prima (Dopo), serve per distanziare di uno spazio

corrispondente al valore impostato il paragrafo attuale dal paragrafo precedente (successivo).

L’interlinea, invece, è la distanza tra due righe consecutive dello stesso paragrafo.

I possibili valori per l’interlinea sono:

� Singola, che permette di impostare l’interlinea di ogni riga in modo che si adegui al tipo di carattere più alto,

più uno spazio aggiuntivo;

� 1.5 righe, pari al valore dei punti impostato per l’interlinea singola, maggiorato della metà del valore stesso;

� Doppia, pari al doppio del valore dei punti impostato per l’interlinea singola;

� Minima o Esatta, per impostare un numero di punti preciso, non multiplo della dimensione impostata

nell’interlinea singola;

� Multipla, per impostare un numero di punti multiplo del valore dei punti impostato per l’interlinea singola;

L’interlinea può essere modificata anche tramite il pulsante Interlinea posto sulla Barra di Formattazione.

Figura 3.46 – Area dedicata all’impostazione dell’interlinea e della spaziatura del paragrafo

Tabulazioni

Le tabulazioni (comunemente chiamate Tab) possono essere impostate in un documento per allineare un testo come

se fosse incolonnato.

Finestra di dialogo Tabulazioni

Le tabulazioni (a destra, a sinistra, al centro o decimale) possono essere impostate nella finestra di dialogo Tabulazioni

che viene aperta selezionando la voce Formato | Tabulazioni. Per impostare ed eseguire la tabulazione su di un testo

già esistente utilizzando la tabulazione predefinita, occorre seguire una serie di operazioni:

� Posizionare il cursore davanti al testo da tabulare;

� Impostare il tipo di tabulazione desiderata (come da Tabella 3.3);

� Azionare il tasto TAB per allineare il testo alla tabulazione impostata;

La tabulazione può essere impostata anche tramite il righello. La sequenza delle operazioni da svolgere è la seguente:

� Assicurarsi che il righello sia visualizzato;

� Selezionare la riga o le righe su cui si vuole impostare la tabulazione;

� Fare ripetutamente clic sul pulsante per la modifica dell’impostazione della tabulazione (all’estremità sinistra

del righello) fino ad arrivare al tipo di tabulazione desiderata, come da Tabella 3.3;

� Impostare la tabulazione facendo clic sul righello nel punto in cui va applicata; viene visualizzato un piccolo

segno di tabulazione sul righello;

� Premere il tasto TAB prima del testo da allineare. Il testo successivo alla tabulazione verrà quindi allineato

come da impostazione;


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Tabella 3.3

Tipo di Tab Funzione

Per inserire una tabulazione allineata a sinistra; il testo viene disposto a destra rispetto al punto di

tabulazione.

Per inserire una tabulazione centrata; il testo viene disposto al centro rispetto al punto di

tabulazione.

Per inserire una tabulazione allineata a destra; il testo viene disposto a sinistra rispetto al punto di

tabulazione.

Per inserire una tabulazione decimale. Questa impostazione è da utilizzare nei casi in cui è

necessario allineare in corrispondenza della virgola una serie di numeri decimali incolonnati.

Usato per inserire la tabulazione a barre; viene inserita una linea verticale che separa le due parti

del testo che precedono e seguono la tabulazione.

Elenchi puntati e numerati

Gli elenchi puntati vengono usati per enfatizzare delle sezioni di testo aventi appunto le caratteristiche di una lista,

generalmente non ordinata (nel qual caso sono preferibili gli elenchi numerati). E’ possibile ricorrere a diversi tipi di

punti predefiniti, ma anche crearne di propri: ogni carattere disponibile all’interno di un font può essere utilizzato

come punto.

Figura 3.47 – Personalizzazione degli elenchi puntati e numerati

Figura 3.48 – Personalizzazione del punto

elenco


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Applicare un elenco puntato a una lista

Per applicare un elenco puntato a una lista di paragrafi selezionati (o per attivare l’impostazione per il testo digitato in

seguito) è necessario:

� Selezionare Elenchi puntati e numerati dal menu Formato o dal menu di scelta rapida associato alla selezione;

� Scegliere un tipo di punto dalla finestra Elenchi puntati e numerati;

� Fare clic sul pulsante OK oppure premere il tasto INVIO.

Personalizzare un punto elenco

Al clic sul pulsante Personalizza della finestra Elenchi puntati e numerati (Figura 3.47) viene aperta la finestra per la

personalizzazione del punto elenco (Figura 3.48).

Applicare il punto elenco predefinito

Facendo clic sul pulsante Simbolo viene aperta la finestra in cui scegliere il simbolo del punto elenco, la stessa

vista per l’inserimento dei simboli nel testo (Figura 3.30). Il valore inserito nella casella Rientra di: nella sezione

Posizione punto elenco corrisponde al punto in cui viene allineato il punto elenco. Nelle caselle di testo nella sezione

Posizione testo vengono impostati i valori per la distanza del testo dal punto elenco e del rientro del resto del

paragrafo. La finestra dell’anteprima da un’idea dei cambiamenti apportati alle impostazioni del punto elenco.

Facendo clic sul pulsante Elenco puntato nella Barra di Formattazione viene applicato l’elenco predefinito al testo

selezionato.

Rimozione di un elenco puntato

Per rimuovere un elenco puntato, cioè per tornare ai paragrafi semplici, è sufficiente fare clic nuovamente

sul pulsante per l’inserimento degli elenchi puntati. Se il paragrafo in cui si trova il cursore è una voce di un

elenco puntato, il pulsante risulta premuto.

Applicare un elenco numerato a una lista

Le stesse combinazioni fatte per gli elenchi puntati possono essere ripetute per gli elenchi numerati. Per fare in

modo che ogni paragrafo venga numerato automaticamente è necessario fare clic sull’icona Elenco numerato

presente nella Barra di Formattazione.

Se si vuole personalizzare il formato del numero dell’elenco o la distanza tra il numero e il testo è necessario seguire le

stesse procedure viste per la personalizzazione del punto elenco. In particolare se i punti devono essere

contraddistinti, anziché da un numero progressivo, da uno stile non presente nella scheda Numeri o lettere della

finestra di dialogo Elenchi puntati e numerati, deve essere selezionato lo stile di numerazione desiderata tra quelli

elencati nel menu a discesa Stile numero presente nella finestra Personalizza elenco numerato che viene aperta in

seguito al clic sul pulsante Personalizza nella scheda Numeri o lettere della finestra Elenchi puntati e numerati.

Bordo e sfondo di un paragrafo

Impostare il colore di sfondo

Come impostazione predefinita, il testo viene scritto con caratteri neri su sfondo bianco. Per modificare il colore di

sfondo del testo è necessario scegliere il colore desiderato nella scheda Sfondo della finestra di dialogo associata al

menu Formato | Bordi e sfondo. La modifica può essere apportata ad un testo selezionato oppure all’intero paragrafo

in cui è attivo il cursore.

Le schede Bordi (Figura 3.49) e Sfondo (Figura 3.50) permettono di applicare rispettivamente uno stile bordo (per

esempio: superiore, inferiore o esterno) e un colore di sfondo al paragrafo o ai paragrafi selezionati. Per ottenere

l’applicazione sul testo o sul paragrafo occorre attivare l’opzione Applica a: e selezionare l’oggetto da modificare.


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Figura 3.49 – Applicazione dei bordi ad un paragrafo selezionato

Figura 3.50 – Impostazione dello sfondo del paragrafo


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3.4 - Oggetti

Le Tabelle

Una tabella, in genere, viene introdotta in un documento per organizzare elementi quali testo e immagini in righe e

colonne, anziché utilizzare la tabulazione, vista nel Capitolo 3.3, paragrafo Tabulazioni. Il principale vantaggio offerto

dalla strutturazione mediante tabelle consiste nel fatto che il testo fluisce da una linea alla successiva all’interno delle

celle create dall’incrocio delle righe e delle colonne della tabella stessa.

Creazione di una tabella

Mediante il menu Tabella

Per introdurre una tabella nel punto di inserimento del testo è necessario avviare il comando Tabella | Inserisci |

Tabella. Nella finestra di dialogo che viene così aperta (Figura 3.51) si impostano le opzioni per la personalizzazione

della tabella.

Figura 3.51 – Impostazione delle proprietà della tabella

Precisamente, nella sezione Dimensioni Tabella si specifica da quante colonne e da quante righe deve essere costituita

la tabella; nella sezione Opzioni di adattamento automatico si sceglie la larghezza delle colonne, che può essere

automatica, di una dimensione fissa, oppure può essere impostata in modo che si adatti al contenuto della colonna

stessa o alla pagina in cui viene inserita la tabella. E’ possibile inoltre attribuire una formattazione automatica alla

tabella facendo clic sul pulsante Formattazione automatica… .

Facendo infine clic sul pulsante OK la tabella viene inserita nel punto di inserimento con le caratteristiche impostate.

La formattazione della tabella così definita può essere impostata come formattazione predefinita per quelle che

verranno create in un secondo momento, se viene selezionata l’opzione Imposta come predefinito per le nuove

tabelle.

Mediante il pulsante Inserisci tabella

Un modo più rapido per creare una tabella consiste nel far ricorso al pulsante Inserisci tabella presente nella Barra

degli strumenti Standard.

Verrà così visualizzata la finestra di Figura 3.52, in cui può essere impostato mediante il mouse il numero di righe e di

colonne della tabella (nell’esempio della figura viene creata una tabella di due righe e tre colonne): tenendo premuto

il tasto sinistro occorre trascinare il mouse sulla griglia per selezionare il numero di righe e di colonne desiderate.


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Figura 3.52 – Creazione di una tabella dalla Barra degli strumenti

Gestione e formattazione di una tabella

Inserire i dati in una tabella

Per inserire il testo all’interno di una tabella è necessario fissare il punto di inserimento all’interno della cella

desiderata e digitare i caratteri.

Per spostare il cursore tra le celle di una tabella è possibile utilizzare il mouse, facendo clic con il tasto sinistro

all’interno della cella in cui si vuole inserire o modificare il testo, oppure usare la tastiera, in particolare le frecce

direzionali o il tasto TAB, che permette di spostare il cursore orizzontalmente da sinistra verso destra di una cella alla

volta.

Per modificare il testo contenuto in una tabella si possono utilizzare tutti gli strumenti analizzati per l’inserimento del

testo semplice.

Personalizzare una tabella

Una volta inserita all’interno del documento, la tabella può essere modificata in ogni suo aspetto, impostando

opportunamente le opzioni raccolte nella finestra che viene aperta selezionando la voce Proprietà tabella dal menu

Tabella o dal menu di scelta rapida associato alla tabella stessa. Tale finestra permette di specificare l’altezza e la

larghezza di righe, colonne e celle, di personalizzare l’allineamento della tabella e di accedere alle opzioni per

modificare il bordo e lo sfondo e i margini delle celle.

La modifica della dimensione di una colonna (di una riga) può essere fatta anche lavorando nel righello sui delimitatori

di colonna (di riga) che vengono visualizzati quando il cursore è attivo in qualsiasi punto della tabella (evidenziati con

dei rettangoli in Figura 3.53).

Le righe e le colonne possono essere ridimensionate anche posizionando il cursore sul bordo della riga o della colonna

da ridimensionare (in tale punto il cursore assume la forma di una piccola linea con due freccette) e, tenendo premuto

il tasto sinistro, trascinando tale bordo fino al raggiungimento della dimensione desiderata.

Figura 3.53 – Delimitatori di colonna

Selezionare l’intera tabella

Per selezionare una tabella si può scegliere la voce di menu Tabella | Seleziona | Tabella, oppure, da tastiera,

assicurarsi che il tasto BLOC NUM sulla tastiera sia disattivato e premere contemporaneamente ALT+5 sul tastierino

numerico.

Selezionare una o più colonne

Per selezionare la colonna in cui è attivo il cursore è sufficiente scegliere la voce Tabella | Seleziona | Colonna. Una

procedura alternativa consiste nel fare clic con il tasto sinistro del mouse sul bordo superiore della colonna, punto in

cui il cursore cambia forma diventando una piccola freccia nera con la punta rivolta verso il basso. Un clic del mouse in

tale punto seleziona l’intera colonna (Figura 3.54). Per selezionare più colonne basta operare questa stessa selezione e

trascinare il mouse fino a selezionare tutte le colonne di interesse.


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Figura 3.54 – Selezione di una colonna con il mouse

Selezionare una o più righe

La riga in cui è attivato il cursore può essere selezionata con la scelta della voce Tabella | Seleziona | Riga oppure

facendo uso del mouse come visto per le colonne. Il mouse va posizionato stavolta sulla sinistra della riga da

selezionare, quindi occorre effettuare un clic con il tasto sinistro del mouse (Figura 3.55). Prima di eseguire il clic, ci si

deve assicurare che il cursore abbia assunto la forma di una freccia bianca con la punta rivolta in alto a destra.

Figura 3.55 – Selezione di una riga con il mouse

Per selezionare più righe è necessario seguire la stessa procedura appena vista e, tenendo premuto il tasto sinistro,

spostare il mouse.

Inserire una riga o una colonna

Il pulsante per l’inserimento di una tabella cambia forma e significato in seguito alla selezione di una riga o di

una colonna, divenendo l’icona per introdurre rispettivamente una riga sopra la riga selezionata o una colonna a

sinistra della colonna selezionata. Nel sottomenu inserisci del menu Tabella viene data la possibilità di scegliere

il punto in cui si desidera inserire la riga (sopra o sotto) o la colonna (a sinistra o a destra) rispetto a quella

selezionata. L’inserimento di una colonna o di una riga prima della colonna o della riga selezionata può essere

ottenuto anche scegliendo l’opportuna voce dal menu di scelta rapida associato alla selezione.

Eliminare colonne o righe

Per eliminare la riga o la colonna in cui è attivato il cursore è sufficiente scegliere la relativa voce dal sottomenu

Elimina del menu Tabella. L’eliminazione di una colonna o di una riga selezionata può essere effettuata anche

scegliendo l’opportuna voce dal menu di scelta rapida associato alla selezione.

Bordi e colonne dello sfondo delle celle

Attorno alle celle di una tabella è possibile tracciare un bordo, impostandone anche il formato. Le impostazioni della

tabella possono essere modificate tramite l’uso degli strumenti messi a disposizione nella Barra degli strumenti

Tabelle e Bordi (Figura 3.56), visualizzabile con un clic sull’icona relativa nella Barra degli strumenti Standard, oppure

selezionando la voce Visualizza | Barre degli strumenti | Tabelle e bordi.

La Tabella 3.4 descrive alcuni pulsanti presenti sulla Barra degli strumenti Tabelle e bordi.


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Tabella 3.4

Pulsante Descrizione

Disegna tabella: ha due funzioni diverse a seconda del punto della tabella in cui viene

attivato. Se viene tracciata una linea in un punto della tabella diverso da linee di

delimitazione tra le celle esistenti, viene suddivisa la cella con dimensioni date dal

punto in cui è stata tracciata la linea stessa. Se viene attivata su linee esistenti, viene

applicata la formattazione del bordo secondo le impostazioni definite nelle caselle

Stile linea, Spessore riga e Colore bordo.

Cancella: se attivata su una linea di separazione interna tra le celle della tabella, ne

provoca la cancellazione, unendo le due celle, precedentemente suddivise dalla linea

cancellata. Se attivata su una linea che non può essere eliminata, per esempio una

linea che costituisce il bordo esterno della tabella, ne cancella la formattazione,

lasciandola trasparente, ma la linea rimane.

Stile linea: modifica lo stile della linea.

Spessore riga: imposta lo spessore della linea.

Colore bordo: modifica il colore della linea.

Colore sfondo: modifica il colore di sfondo della cella.

Il bordo può essere impostato anche con il pulsante presente nella Barra degli strumenti, con possibilità di scelta del

tipo di delimitazione (Figura 3.57).

Figura 3.56 – Barra degli strumenti Tabelle e bordi

Figura 3.57 – Impostazione di un bordo dalla Barra degli strumenti

Dalla Barra degli strumenti è possibile modificare, oltre a quelle del bordo, le impostazioni di tutte le proprietà della

tabella, in particolare del colore dello sfondo delle celle selezionate.

Nella finestra di Figura 3.58, aperta scegliendo la voce Bordi e Sfondo… dal menu di scelta rapida associato alla tabella,

sono presenti tutte le opzioni da personalizzare per le modifiche da effettuare. Per una descrizione dettagliata della

finestra Bordi e sfondo si veda il Capitolo 3.3.


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Figura 3.58 – Personalizzazione dei bordi e dello sfondo della tabella

Disegni, immagini e grafici

Disegno

Con Word 2003 è possibile creare semplici illustrazioni, disegni geometrici o diagrammi, che possono utilizzare fino a

quaranta colori predefiniti sia per le linee che per il riempimento.

Creare una forma

Ponendo su piani diversi più forme geometriche come cerchi, quadrati o linee, si possono creare disegni di una certa

complessità.

Figura 3.59 – Barra degli strumenti Disegno

Figura 3.60 – Inserimento di forme geometriche


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Innanzitutto, se non è già attiva, occorre visualizzare la Barra degli strumenti Disegno (Figura 3.59) selezionando la

voce Visualizza | Barre degli strumenti | Disegno. In tale barra, poi, per creare una forma si fa clic sul pulsante Forme,

selezionando una categoria fra quelle proposte (Figura 3.60). Infine, si trascina il mouse tenendo premuto il tasto

sinistro; allo spostamento del puntatore corrisponde la creazione della forma, che viene inserita nel documento

appena rilasciato il tasto sinistro del mouse.

Disposizione e ridimensionamento

Quando si crea un disegno in Word, intorno ad esso viene posizionata un’area di disegno che facilita la

disposizione e il ridimensionamento degli oggetti presenti nel disegno.

Barra degli strumenti Disegno

In Tabella 3.5 vengono illustrate le funzioni dei vari pulsanti della Barra degli strumenti Disegno.

Tabella 3.5

Pulsante Funzione

Da accesso a ulteriori opzioni.

Per selezionare un oggetto già disegnato.

Per scegliere tra diverse forme predefinite.

Per disegnare una linea. Se la linea deve essere perfettamente orizzontale, basta tenere

premuto il tasto SHIFT mentre viene tracciata la linea.

Per disegnare una linea con la punta a forma di freccia su una estremità.

Per disegnare un rettangolo. Se si vuole disegnare un quadrato perfetto, basta tenere

premuto il tasto SHIFT mentre viene tracciala la forma.

Per disegnare un ovale. Se si vuole disegnare un cerchio perfetto, basta tenere premuto il

tasto SHIFT mentre viene tracciala la forma.

Per tracciare una casella in cui può essere inserito un testo.

Per visualizzare e inserire disegni WordArt.

Per inserire un diagramma.

Per inserire una ClipArt.

Per inserire un’immagine da file.

Per colorare o applicare degli effetti ad un oggetto disegnato.


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Per definire il colore del tratto dell’oggetto da disegnare.

Per formattare il testo selezionato con il colore scelto.

Per definire lo stile del tratto di un oggetto.

Per definire lo stile del tratteggio di un oggetto.

Per definire lo stile di una freccia.

Per selezionare il tipo di ombreggiature da impostare per un determinato oggetto.

Per trasformare in un oggetto tridimensionale alcuni oggetti piatti.

Inserimento di immagini

In un documento creato con Word 2003 si possono inserire sia immagini prelevate dall’ampia gamma fornita dal

programma (la raccolta ClipArt), sia immagini memorizzate in file sul computer dell’utente. Le immagini inserite

possono poi essere modificate.

Per aggiungere una ClipArt nel punto di inserimento del documento è necessario attivare la funzione ClipArt dal

sottomenu Inserisci | Immagine, oppure fare clic sul relativo pulsante posto sulla Barra di Disegno. Verrà visualizzato il

Riquadro attività Inserisci ClipArt (Figura 3.61).

Figura 3.61 – Riquadro attività Inserisci ClipArt


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Ecco come procedere per inserire una ClipArt nel punto in cui è attivo il cursore:

1. Nella casella Trova del Riquadro attività Inserisci ClipArt si digita una parola o una frase che descrive l’oggetto

ClipArt desiderato;

2. Si fa clic sul pulsante Cerca;

3. Si fa un clic con il tasto sinistro del mouse sull’immagine da inserire;

Ecco invece come procedere per inserire un’immagine non appartenente alla raccolta ClipArt nel punto di

inserimento:

1. Scegliere il comando Inserisci | Immagine | Da file…;

2. Cercare nel file system l’immagine da inserire;

3. Fare clic sul pulsante Inserisci o doppio clic sul nome dell’immagine;

Word Art

Una WordArt è un testo cui possono essere applicati tutti gli effetti propri di un qualsiasi oggetto grafico, compreso lo

spostamento, il ridimensionamento e la rotazione.

Creare un oggetto WordArt

Per inserire una WordArt nel punto in cui è attivo il cursore è necessario selezionare WordArt dal menu Inserisci |

Immagine oppure fare clic sul pulsante WordArt della Barra degli strumenti Disegno e selezionare lo stile preferito alla

Raccolta WordArt (Figura 3.62).

Figura 3.62 – Scelto dello stile della WordArt

Una volta scelto l’aspetto è necessario inserire il testo desiderato nella finestra di dialogo che viene visualizzata,

sovrascrivendo il testo suggerito (Inserire testo), quindi fare clic sul pulsante OK per confermare l’operazione.

L’oggetto WordArt può essere modificato in un secondo momento, lavorando con gli strumenti messi a disposizione

nella Barra degli strumenti WordArt (Figura 3.63).

Formattazioni avanzate

La voce Formato WordArt presente nel menu di scelta rapida associato alla WordArt o sulla Barra degli

strumenti WordArt consente di formattare l’oggetto WordArt nel dettaglio.


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Figura 3.63 – Barra per la modifica della WordArt

Inserimento di un grafico

Il Syllabus Core prevede l’inserimento di un grafico esclusivamente come “oggetto”. Le operazioni illustrate in seguito

fanno parte del Syllabus Advanced. Per inserire un grafico nel punto in cui è attivo il cursore è necessario selezionare

la voce Grafico dal menu Inserisci | Immagine. Viene inserito un grafico basato su una tabella di dati predefinita, che

viene visualizzata al momento della creazione. Se nel documento Word esiste già una tabella con i valori da riportare

sotto forma di grafico, anziché creare un grafico generico come descritto finora, si selezionano i dati della tabella,

comprese le relative etichette e si opera con i comandi del menu Inserisci | Immagine | Grafico. Il grafico può essere

modificato in ogni suo aspetto, dalla serie dei dati su cui si basa, al tipo di grafico, all’aspetto dei vari elementi che lo

compongono. Per apportare modifiche al grafico, come quelle appena indicate, è necessario far uso degli strumenti

disponibili nelle Barre degli strumenti e nel menu di scelta rapida associato al grafico e ai singoli elementi da

modificare. Per esempio se deve essere modificata la formattazione del titolo del grafico è necessario lavorare nella

finestra che viene aperta selezionando la voce Formato titolo dal menu di scelta rapida ad esso associato oppure, se

sufficienti, usare gli strumenti presenti nelle barre, dopo aver selezionato il titolo. Le modifiche appena descritte

possono essere apportate solo dopo aver effettuato il collegamento ad Excel, che avviene facendo doppio clic sull’area

dedicata al grafico. Quando il grafico è in tale modalità (Figura 3.64) viene attivata anche la tabella dei dati su cui si

basa il grafico. In tal caso, gli strumenti messi a disposizione sono quelli propri di Excel, tant’è vero che nelle Barre

degli strumenti le icone di Word vengono sostituite da quelle di Excel.

Figura 3.64 – Inserimento e personalizzazione di un grafico

Per poter usare gli strumenti di Word, è sufficiente fare un clic fuori dall’area del grafico. Quando il documento è in

tale modalità possono essere apportate le modifiche proprie degli oggetti, come ridimensionamento, spostamento e

tutto quello che verrà descritto nel prossimo paragrafo per la gestione degli oggetti generici. Non potendo entrare in

tutti i dettagli della modifica del grafico, rimandiamo alla trattazione dell’argomento nel modulo di Excel (Capitolo

4.6), in cui verranno ampiamente descritti tutti gli strumenti per la gestione e la modifica dei grafici.

In questo contesto ricordiamo che il grafico è basato sui dati contenuti nel foglio dati visualizzato; per cui ogni

modifica ad esso apportata si ripercuoterà sul grafico. Il tipo di grafico viene scelto tra quelli elencati nella finestra che

viene aperta selezionando la voce Tipo di grafico dal menu di scelta rapida associato a qualsiasi punto dell’area

dedicata ad esso. La modifica alla formattazione di qualsiasi elemento che costituisce il grafico avviene lavorando nella

finestra che viene aperta selezionando la voce Formato seguita dal nome dell’oggetto da modificare. Per aggiungere o

eliminare un oggetto dal grafico è necessario impostare opportunamente le opzioni all’interno della finestra di dialogo


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che viene aperta selezionando la voce Opzioni grafico dal menu di scelta rapida associato ad un punto libero dell’Area

del grafico.

La finestra Foglio dati ha lo stesso aspetto e le stesse funzionalità di un foglio di lavoro di Excel 2003. Come in Excel,

tutte le modifiche fatte sul foglio dati si ripercuoteranno automaticamente sul grafico che rappresenta tali dati.

Facendo clic su un punto del documento esterno al grafico, quest’ultimo viene inserito come oggetto nel documento e

la finestra Foglio dati viene nascosta. Per tornare alla fase di modifica del grafico è necessario fare doppio clic in

qualsiasi punto dell’oggetto e modificarlo in tutti i suoi elementi. In tal caso viene visualizzata di nuovo la finestra

Foglio dati. Solo quando è nella forma di oggetto questo può essere gestito come oggetto grafico.

Principali operazioni sui grafici

Se il foglio dati non è visibile, può essere richiamato tramite la voce Foglio dati del menu Visualizza. Al suo interno è

possibile selezionare:

� Una singola cella, facendo clic una volta al suo interno con il tasto sinistro del mouse;

� Un insieme di celle contigue, utilizzando il Drag and Drop sulla prima cella della selezione voluta e muovendo

poi il cursore sulle celle adiacenti fino all’ultima della selezione, sulla quale verrà rilasciato il tasto sinistro del

mouse;

� Un’intera riga o un’intera colonna, facendo clic nelle relative intestazioni del foglio dati (quelle grigie) in

corrispondenza della riga o colonna da selezionare.

Un’operazione può essere richiamata selezionando la voce ad essa relativa nel menu di scelta rapida associato alla

selezione da modificare.

Per eliminare una parte selezionata è necessario premere il tasto CANC.

Modifica di un grafico

Scegliendo la voce Oggetto grafico | Apri dal menu di scelta rapida associato al grafico da modificare, viene aperta una

finestra in cui si possono impostare le opzioni per la personalizzazione del grafico in tutti i suoi aspetti. Si può

cambiare il tipo di grafico, il formato della griglia, degli assi o del titolo, la legenda e via dicendo con la selezione delle

opportune voci nella Barra dei menu.

Ridimensionamento e spostamento di oggetti

Ridimensionare un oggetto

Un oggetto grafico (cioè un disegno, un’immagine o un grafico) può essere spostato, ridimensionato e copiato

all’interno dello stesso documento e tra documenti diversi.

Quando si seleziona un oggetto con un clic su di esso, Word aggiunge otto piccoli quadrati intorno al bordo. Per

ridimensionare l’immagine selezionata è sufficiente fare clic su uno di tali quadrati e, tenendo premuto il tasto

sinistro, spostare il mouse fino al raggiungimento della dimensione desiderata (Figura 3.65). In particolare, se viene

“agganciato” uno dei quattro quadratini sugli angoli, l’immagine viene ridimensionata mantenendo le proporzioni tra

le dimensioni.

Come è possibile notare nell’immagine riportata in figura, durante l’operazione di ridimensionamento dell’immagine

viene tracciato un bordo tratteggiato che assume le dimensioni del rettangolo formato con lo spostamento del mouse.

Per attribuire all’immagine selezionata una dimensione precisa è necessario impostare il valore numerico di altezza e

larghezza nelle caselle di testo della scheda Dimensioni della finestra che viene aperta selezionando la voce Formato

immagine dal menu di scelta rapida associato all’immagine.


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Figura 3.65 – Ridimensionamento di un’immagine: la dimensione finale sarà quella indicata dal tratteggio

Figura 3.66 – Successioni di operazioni da compiere per spostare un oggetto


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Spostamento di un oggetto

Per spostare un oggetto all’interno di un documento è necessario fare clic in qualsiasi punto all’interno all’immagine

per selezionarlo, quindi trascinarlo, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, fino al punto in cui l’oggetto in

questione deve comparire.

In Figura 3.66 è riportata la sequenza delle operazioni da compiere per spostare un’immagine da un punto ad un altro

dello stesso documento.

Per effettuare la stessa operazione tra due documenti diversi è necessario sfruttare le varie tecniche per spostare una

qualsiasi selezione (Taglia e Incolla), come esaminato nel Capitolo 3.2.

Copia di un oggetto

Anche per la copia di un oggetto all’interno dello stesso documento può essere applicata la tecnica del trascinamento,

purché durante l’operazione venga tenuto premuto il tasto CTRL.

Per copiare un oggetto da un documento ad un altro è invece necessario applicare gli stessi metodi visti per la copia di

una generica selezione (Copia e Incolla).

Cancellazione di un oggetto

Per eliminare un oggetto selezionato è sufficiente premere il tasto CANC.


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3.5 – Stampa unione

Preparazione di mailing in Word 2003

Utilizzando Word per la stesura di lettere e comunicazioni, può capitare di dover collegare un documento ad un

indirizzario. E’ il caso per esempio dell’operazione di mailing, ovvero di una spedizione di lettere identiche che si

differenziano soltanto nella parte delle informazioni riguardanti il destinatario. Per velocizzare questa operazione,

Word 2003 offre una potente funzionalità che consente di unire al documento principale (il testo della lettera) tutti i

dati contenuti in un altro documento di Word o di un altro programma di Office (per esempio gli indirizzi dei

destinatari della lettera).

Stampa unione

La stampa unione è uno strumento di Word che permette di creare un insieme di documenti essenzialmente identici

che differiscono solamente per alcuni elementi particolari, come per esempio una comunicazione inviata ai soci di

un’azienda, il cui contenuto sarà sempre lo stesso e cambieranno solamente le informazioni relative ai destinatari. La

creazione e personalizzazione dei singoli documenti potrebbe richiedere diverso tempo, ma grazie alla stampa unione

è sufficiente creare un unico documento comune e aggiungere solo alcuni segnaposto per le informazioni che

dovranno differenziarsi. Questa funzionalità, detta stampa unione, pertanto, permette di collegare un insieme di dati,

chiamato origine dati (una lista di nomi o qualunque dato che in genere potrebbe appartenere ad una rubrica) ad un

altro documento, detto documento principale; è possibile aggiornare la lista di dati di origine indipendentemente dal

documento cui questa è collegata: la modifica sulla lista si ripercuote infatti automaticamente sul documento

collegato.

Come origine dei dati può essere usata una lista di dati creata con Word, Access o Excel. Le seguenti osservazioni

costituiscono una guida nella scelta del programma da utilizzare:

� Se la lista è costituita da un numero di voci non troppo consistente, conviene realizzarla con Word, altrimenti

è consigliabile fare uso di Excel o di Access;

� Se le voci dell’elenco sono soggette a modifiche o ordinamenti frequenti è consigliabile comunque utilizzare

Access o Excel;

� Se la lista deve essere condivisa con altri utenti, è consigliabile utilizzare Access;

Creazione guidata della stampa unione

Per attivare la procedura guidata della stampa unione è necessario selezionare la voce di menu Strumenti | lettere e

Indirizzi | Creazione guidata Stampa unione… .

La creazione guidata prevede sei passaggi da eseguire utilizzando il Riquadro attività Stampa unione.

Passaggi 1 e 2: creazione del documento principale

Al primo passaggio viene richiesto di selezionare il tipo di documento; nell’esempio mostrato in Figura 3.67 è

selezionato il tipo Lettere.

Per andare al secondo passaggio è necessario fare clic sul collegamento Successivo: Documento di partenza, presente

nella parte inferiore del Riquadro.

Nel Riquadro del secondo passaggio (Figura 3.68) viene data la possibilità di scegliere il documento principale della

stampa unione fra queste tre opzioni:

1. Usa il documento corrente, se si vuole utilizzare il documento Word corrente come documento di partenza;

2. Inizia da un modello, se si vuole creare un documento nuovo;

3. Inizia da un documento esistente;

Il documento principale così creato (di tipo lettera, etichette, buste, catalogo, ecc.) è il documento al quale vengono

collegati i dati contenuti nell’origine dei dati.


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Passaggio 3: definire l’origine dei dati

Per definire l’origine dei dati, ovvero scegliere l’elenco di indirizzi da utilizzare, vengono offerte tre opzioni (Figura

3.69):

1. Usa elenco esistente: un file creato con Word, Excel oppure Access;

2. Seleziona dai contatti di Microsoft Outlook: se i nomi e gli indirizzi sono già memorizzati nella rubrica del

programma di posta elettronica Outlook Express;

3. Crea un nuovo elenco: se la lista degli indirizzi non esiste e deve essere creata in questo passaggio;

Figura 3.67 – Passaggio 1:

selezione del tipo di documento


scelta del documento di partenza


selezione dei destinatari

Per creare l’origine dei dati (terza opzione), si eseguono diversi passi operativi:

1. Si fa clic sul collegamento Crea… all’interno del riquadro Crea un nuovo elenco;

2. Nella finestra di dialogo Nuovo elenco indirizzi (Figura 3.70) si inseriscono i nomi e gli indirizzi che

costituiscono la lista;

3. Si fa clic sul pulsante Nuova voce per inserire nuovi nomi e indirizzi;

4. Si fa clic su Chiudi per terminare l’inserimento dei dati;

A questo punto il programma richiede il salvataggio dell’elenco di nomi appena inseriti; l’elenco creato verrà

visualizzato all’interno della finestra Destinatari Stampa unione (Figura 3.71).

Passaggio 4: composizione della lettera

Nel quarto passaggio della Creazione guidata si possono comporre le lettere oppure apportare le necessarie modifiche

a quella di partenza definita, al passaggio 2, come documento principale della stampa unione.

A questo punto il documento principale può essere collegato ai dati dell’origine dei dati. Questa operazione consiste

nell’inserire nel documento principale i campi unione (che hanno la forma: «nome del campo unione»), i quali

indicano la posizione in cui verranno immesse le informazioni contenute nell’origine dei dati selezionata. Il campo

unione «Nome», per esempio, indica il punto in cui viene inserito il nome del destinatario, che verrà sostituito con il

nome vero e proprio della persona dopo aver effettuato l’”aggancio” all’origine dei dati (passaggio 6).


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Nel passaggio 4 vengono messi a disposizione degli strumenti per la composizione della lettera (Figura 3.72):

� Blocco di indirizzi: serve per inserire indirizzi già formattati;

� Formula di apertura: per inserire una formula di apertura nella lettera;

� Affrancatura elettronica: prevede l’installazione di un programma aggiuntivo;

� Altro…: apre una finestra contenente ulteriori campi, oltre quelli scelti;

Durante la procedura guidata della stampa unione viene visualizzata la Barra degli strumenti Stampa unione. I campi

unione possono essere scelti anche da tale barra facendo clic sul pulsante Inserisci campo unione, evidenziato nella

Figura 3.73.

I campi unione da inserire devono essere selezionati dalla finestra Inserisci campo unione (Figura 3.74). Sarà

necessario inserire uno spazio fra un campo e l’altro, altrimenti Word visualizzerà le informazioni attaccate tra loro.

Figura 3.70 – Finestra per creare un nuovo elenco di indirizzi

Figura 3.71 – Finestra Destinatari Stampa unione


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Figura 3.72 – Passaggio 4: stampa unione

Figura 3.73 – Barra degli strumenti Stampa unione

Figura 3.74 – Finestra Inserisci campo unione

In Figura 3.75 è riportato come esempio il risultato dell’inserimento dei campi unione all’interno di un documento.


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Figura 3.75 – Risultato dopo l’inserimento dei campi unione

Passaggio 5: anteprima della lettera

Nel quinto passaggio viene visualizzata un’anteprima delle lettere con gli indirizzi associati. La Figura 3.76 mostra il

Riquadro attività del quinto passaggio, in cui viene data la possibilità di scorrere tutti i destinatari per verificare

l’assenza di eventuali errori di impostazione dei campi, nonché l’opportunità di escluderne alcuni della stampa unione.

Figura 3.76 – Passaggio 5: anteprima lettere


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Passaggio 6: unire i documenti

L’operazione Unisci fonde i due file, creandone uno nuovo costituito da tante copie del documento principale quanti

sono i dati dell’origine dei dati, una di seguito all’altra. L’unione degli indirizzi può essere effettuata in due modi diversi

(Figura 3.77):

1. Stampa: attiva l’unione del documento principale agli indirizzi presenti nell’origine dei dati, poi stampa

l’intero documento;

2. Modifica singole lettere: l’operazione di unione viene eseguita creando un nuovo file di Word contenente

tutte le lettere;

Le due diverse operazioni di unione possono essere eseguite utilizzando i pulsanti Unisci in un

nuovo documento oppure Unisci alla stampante della Barra degli strumenti Stampa unione.

Figura 3.77 – Passaggio 6: completamento unione

Altri tipi di documento

La stessa sequenza di operazioni può essere compiuta per creare altri tipi di documento. Con la stampa unione le

informazioni relative agli indirizzi memorizzati, possono essere usate anche come base per la definizione di documenti

di altro tipo, come buste ed etichette. Per la definizione deve essere personalizzato lo stesso numero di finestre.

Differiscono le opzioni da personalizzare, come la dimensione della busta o delle etichette. Le informazioni prelevate

dall’indirizzario vengono inserite all’interno di una casella di testo, nel caso della busta o in una tabella, nel caso delle

etichette.

Rimozione della stampa unione

La rimozione della stampa unione da un documento principale viene effettuata facendo clic sul pulsante

Impostazione documento principale presente sulla Barra degli strumenti Stampa unione. All’interno della

finestra che viene visualizzata (Figura 3.78) basterà selezionare l’opzione Documento standard di Word per annullare

le impostazioni create con la stampa unione.


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Figura 3.78 – Ripristino del formato normale


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3.6 – Preparazione della stampa

Formattare un documento

Impaginazione

I documenti creati con Word possono essere personalizzati in modo da presentare determinati margini (superiore,

inferiore, destro o sinistro) o uno specifico orientamento (verticale o orizzontale) per tutte le pagine.

Impostare i margini usando il comando Imposta pagina

I margini del documento vengono impostati nella scheda Margini (Figura 3.79) della finestra Imposta pagina, associata

alla voce di menu File | Imposta pagina. In tale scheda può anche essere definita la posizione di un’eventuale

rilegatura, la disposizione delle pagine (affiancate o meno) e l’orientamento Orizzontale o Verticale della pagina.

Figura 3.79 – Impostazione dei margini dei fogli del documento

Carta

Nella scheda Carta (Figura 3.80) si può scegliere un formato standard del foglio su cui verrà stampato il documento

oppure – selezionando la voce Dimensioni personalizzate dal menu a tendina Formato – personalizzare il formato

stesso.

A seconda del formato del foglio su cui viene effettuata la stampa, può essere necessario specificare il cassetto da cui

la stampante deve prelevare la carta per effettuare l’operazione. L’impostazione del cassetto può essere diversa

anche da pagina a pagina.

Layout

La scheda per la gestione del layout del documento (Figura 3.81) consente di impostare diversi parametri utili

all’aspetto e alla disposizione del testo nelle pagine. E’ possibile altresì allineare verticalmente il testo in alto, in basso,

al centro o giustificato.

Applica a

All’interno di ogni scheda appena

descritta è presente la sezione Applica a

che permette, tramite le opzioni del menu

a tendina, di applicare le varie

impostazioni appena descritte a tutto il

documento, a una selezione o alla sezione

corrente.


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Figura 3.80 – Impostazione del formato cartaceo

Figura 3.81 – Scheda per l’impostazione del layout del documento

Interruzione di pagina

Inserire o cancellare

Spesso è necessario interrompere il testo per fare in modo che prosegua nella pagina successiva. Un modo per

ottenere questo risultato consiste nell’inserimento di una serie di ritorni a capo fino a portare a pagina nuova il testo.

Questo modo di procedere non è corretto perché se viene aggiunto del testo prima della serie di ritorni a capo, la

porzione di testo seguente scorre verso il basso e non inizia più dalla prima riga. Il documento risulta così impreciso.

Per eseguire correttamente questa operazione occorre inserire una interruzione di pagina, scegliendo la voce

Interruzione dal menu Inserisci; si apre così una finestra di dialogo (Figura 3.82), in cui va spuntata l’opzione Di pagina,

dandone quindi conferma mediante un clic sul pulsante OK.


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Figura 3.82 – Inserire un’interruzione di pagina

Un modo alternativo e veloce per inserire un’interruzione di pagina consiste nella pressione della

combinazione di tasti CTRL+INVIO.

Se il documento è visualizzato in modalità layout di stampa (Figura 3.83) o Normale (Figura 3.84), l’interruzione di

pagina viene rappresentata come una linea tratteggiata. In quest’ultima modalità, per poter vedere la linea

tratteggiata bisogna preventivamente attivare la visualizzazione del testo nascosto, facendo clic sull’icona

Mostra/Nascondi ¶ della Barra degli strumenti. Nella modalità layout di stampa l’interruzione di pagina è indicata

dalla visualizzazione di un nuovo foglio.

Figura 3.83 – Interruzione di pagina in visualizzazione Layout di stampa

Figura 3.84 – Interruzione di pagina in visualizzazione Normale

In entrambi i casi l’interruzione di pagina può essere eliminata cancellando la linea dell’interruzione, da considerarsi

come un qualsiasi elemento del testo.


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Numerazione delle pagine

La numerazione delle pagine è la funzione che inserisce automaticamente il numero di pagina in tutte le pagine del

documento, nel formato scelto dall’utente (romanico, letterale, arabo).

La numerazione gestisce automaticamente il documento; all’aggiunta o alla cancellazione di parti del documento, i

numeri inseriti vengono aggiornati.

Per applicare la funzione di numerazione è sufficiente selezionare il comando Inserisci | Numeri di pagina. Nella

finestra così visualizzata (Figura 3.85) si sceglie il punto in cui inserire il numero – in alto o in basso (cioè

nell’intestazione o nel piè di pagina) – e l’allineamento orizzontale – (a sinistra, centrato, a destra, interno o esterno).

Figura 3.85 – Inserimento della numerazione di pagina

Nell’ulteriore finestra di dialogo che viene aperta facendo clic sul pulsante Formato… è possibile personalizzare il

formato del numero oltre ad altre caratteristiche, come il valore da cui deve iniziare la numerazione.

Intestazione e piè di pagina

L’intestazione e il piè di pagina sono un’area gestita dal programma in cui possono essere inseriti testo e oggetti in

modo che compaiano in tutte le pagine del documento. Gli oggetti possono essere personalizzati (un testo, una figura

o un’immagine) oppure essere campi aggiornati automaticamente dal programma (la data di creazione del

documento, il nome del file, il numero totale delle pagine, le informazioni sull’autore, ecc.).

Formattazione

Il testo inserito nell’intestazione o nel piè di pagina può essere formattato usando le varie funzioni viste finora per la

formattazione del carattere e del paragrafo, per esempio le tabulazioni.

Visualizzazione

L’intestazione e il piè di pagina sono visibili soltanto se il documento è in visualizzazione Layout di stampa o in

Anteprima di stampa. Gli altri tipi di visualizzazione nascondono questa parte del documento. Per entrare nella

sezione relativa all’intestazione e piè di pagina è necessario scegliere il comando Intestazione e piè di pagina dal menu

Visualizza. Se il documento non è nella visualizzazione layout di stampa, Word 2003 imposta automaticamente tale

tipo di visualizzazione quando si sceglie il suddetto comando.

All’attivazione di questo comando viene mostrato il menu per la gestione dell’intestazione e del piè di pagina (Figura

3.86); in Tabella 3.6 sono descritte le singole funzioni dei pulsanti presenti su di essa.

Figura 3.86 – Barra Intestazione e piè di pagina

L’unica parte attiva, in questa fase, è quella dedicata all’intestazione e piè di pagina, mentre il resto del documento

risulta visibile ma disattivato: il testo scritto è cioè di colore grigio chiaro, ad indicare che non può essere modificato

(Figura 3.87).


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Figura 3.87 – Modifica dell’intestazione di un documento

Per passare dall’intestazione al piè di pagina è sufficiente fare clic su una delle aree dedicate, oppure scegliere la

relativa icona nella Barra Intestazione e piè di pagina (Figura 3.86). Una volta inserito il testo, per passare alla modifica

del documento è sufficiente fare clic sul pulsante Chiudi presente nella Barra Intestazione e piè di pagina.

Tabella 3.6

Pulsante Funzione

Per inserire i numeri di pagina.

Per inserire il numero totale di pagine del documento.

Per formattare i numeri di pagina nella sezione corrente.

Per inserire la data di sistema corrente.

Per inserire l’ora di sistema corrente.

Per impostare alcune proprietà della pagina: margini, alimentazione della carta,

orientamento dei fogli, ecc.

Per visualizzare o nascondere il testo del documento durante l’elaborazione

dell’intestazione e del piè di pagina.

Per impostare la sezione corrente come la precedente.

Per scegliere, alternativamente, di posizionarsi sull’intestazione o sul piè di pagina.

Per spostare il punto di inserimento nell’intestazione o piè di pagina della sezione

precedente o successiva.

Per chiudere la Barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina.


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Accesso all’intestazione/piè di pagina

Se è la prima volta che viene modificata l’intestazione o il piè di pagina, l’unico modo per entrare nella

sezione è quella vista più sopra. Altrimenti è sufficiente dare doppio clic nell’area dedicata all’intestazione

o al piè di pagina e operare le modifiche volute.

Fasi preliminari

Perché controllare un documento

Per garantire la realizzazione di documenti leggibili e professionali, prima di procedere con la stampa è consigliabile

controllare il contenuto e l’aspetto in modo che non ci siano errori ortografici e/o grammaticali e assuma l’aspetto

ottimale nella formattazione del testo e nell’impostazione complessiva della pagina.

Controllo ortografico e grammaticale

Attivazione del controllo

Word 2003 effettua il controllo ortografico del testo contenuto nel documento sulla base di un dizionario interno.

Tutte le parole che non vengono in esso riconosciute vengono sottolineate in rosso, ad indicare l’individuazione

dell’errore. Il programma è inoltre in grado di trovare gli errori grammaticali, sottolineandoli in verde. Gli errori

vengono individuati e sottolineati solo se nella scheda Orografia e grammatica (Figura 3.88) della finestra relativa alle

opzioni del programma sono state selezionate le opzioni Controlla ortografia durante la digitazione e Controllo

grammaticale durante la digitazione.

Figura 3.88 – Attivazione della correzione ortografica e grammaticale durante la digitazione

Per ottenere un suggerimento, occorre attivare la funzione Controllo ortografia e grammatica… facendo clic

sull’icona presente nella Barra degli strumenti Standard. La stessa funzione può essere attivata anche

premendo il tasto F7, selezionando la voce Controllo ortografia e grammatica dal menu Strumenti oppure dal menu di

scelta rapida associato al termine evidenziato come errato.

Correzione ortografica/grammaticale

Una volta selezionato il suggerimento proposto nella sezione Suggerimenti, è possibile scegliere una delle azioni

elencate in Tabella 3.7. Nel caso in cui il controllo ortografico rilevi nel testo una parola ripetuta, nella finestra

Ortografia e grammatica risulta attiva l’opzione Elimina, che permette di rimuovere la ripetizione.


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Tabella 3.7

Azione Descrizione

Ignora questa volta Lascia la parola invariata.

Ignora tutto Considera corrette le occorrenze della parola in tutto il documento attivo, e non

l’aggiunge al dizionario.

Aggiungi al dizionario Aggiunge la parola al dizionario.

Cambia Sostituisce la parola considerata sbagliata con quella suggerita.

Cambia tutto Sostituisce tutte le occorrenze della parola sbagliata con quella suggerita, nel

documento attivo.

Correzione automatica Imposta lo strumento Correzione automatica per ogni successiva occorrenza della

parola selezionata.

Annulla Chiude la finestra di dialogo Ortografia e grammatica.

Annulla ultimo Annulla l’ultima operazione di modifica effettuata.

Opzioni Consente all’utente di cambiare le opzioni per il controllo ortografico.

Figura 3.89 – Rilevamento degli errori e suggerimenti

Nel menu di scelta rapida associato ad un termine sottolineato perché non riconosciuto nel dizionario, è contenuta

anche la lista dei vocaboli conosciuti da Word come simili nel dizionario. In Figura 3.90 è riportato come esempio il

termine “processor”. Selezionando una delle voci presenti nella lista, viene effettuata automaticamente la

sostituzione del termine errato con quello scelto. Se il termine corretto non è nella lista, è sufficiente posizionare il

cursore nella parola e modificarlo manualmente. Ovviamente vengono evidenziati come errati anche termini che, pur

non appartenendo al dizionario di Word, sono corretti. Se tali termini dovranno essere inseriti in altri documenti è

conveniente aggiungerli al dizionario, altrimenti possono essere ignorati.

Aggiornamento del dizionario

Se il termine viene aggiunto nel dizionario, esso non verrà più considerato errato negli altri

documenti; al contrario, se viene ignorato, esso verrà considerato corretto solo nel documento

corrente.

Nella Barra di Stato di Word vi è un’icona raffigurante un libro aperto con una X rossa che rappresenta la

funzione di Stato di ortografia e grammatica.

Facendo doppio clic su di essa viene attivato il controllo ortografico su tutto il documento ed evidenziata la

prima parola scritta in maniera scorretta (se esiste). Al doppio clic successivo viene evidenziata una

seconda parola scorretta, e così via fino a che tutte le parole del testo non risultano corrette.


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Può succedere che il termine scritto venga rilevato dal correttore, ma non sia in effetti scorretto. Questo accade

semplicemente perché il termine in questione non appartiene al dizionario: l’utente può allora scegliere di aggiungerlo

al dizionario (con il comando Aggiungi) o di ignorarlo (Ignora): in quest’ultimo caso, dunque, non verrà più segnalato

come errore in tutto il documento, ma non sarà aggiunto al dizionario.

Figura 3.90 – Esempio di correzione ortografica

Stampa di un documento

Prima di stampare un documento è importante conoscere l’impostazione di particolari opzioni, per ottenere un

risultato dall’aspetto ottimale. In conclusione di Modulo, dunque, verranno analizzate la gestione dell’anteprima e le

opzioni della stampa.

Figura 3.91 – Visualizzazione dell’anteprima di stampa del documento


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Anteprima di stampa

Prima di avviare il processo di stampa di un documento di Word è necessario controllare le dimensioni dei

margini, la lunghezza del documento e altre caratteristiche. Una visione generale è offerta dalla anteprima di

stampa del documento, che può essere visualizzata selezionando il comando Anteprima di stampa dal menu File o

facendo clic sull’icona Anteprima di stampa della Barra degli strumenti Standard.

Nella conseguente finestra di anteprima (Figura 3.91) il puntatore del mouse si trasforma in una lente di

ingrandimento con un simbolo “+” o con un simbolo “-” al centro: facendo clic con il tasto sinistro del mouse viene

aumentata o diminuita la dimensione della pagina visualizzata.

Nella parte superiore della finestra di dialogo Anteprima sono presenti dei pulsanti, la cui funzione è descritta in

Tabella 3.8.

Tabella 3.8

Pulsante Nome Funzione

Stampa

Per inviare il documento alla stampante.

Lente di ingrandimento

Per aumentare lo zoom di un livello.

Una pagina

Per mostrare una pagina del documento per volta.

Pagine multiple

Per visualizzare l’anteprima di più pagine per volta (al

massimo 6).

Zoom

Per impostare la percentuale di zoom.

Mostra/nascondi righello

Per visualizzare o nascondere il righello.

Riduci di una pagina

Per ridurre di uno il numero delle pagine del

documento, onde evitare che una piccola parte di testo

venga stampata in una nuova pagina.

Schermo intero

Offre una visuale a schermo intero.

Chiudi

Chiude l’anteprima e torna alla finestra iniziale

dell’applicativo.

Guida rapida

Mostra la Guida rapida sull’anteprima di stampa.


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Impostazioni della stampa

Dopo aver esaminato l’aspetto del documento in anteprima e aver eventualmente apportato i necessari ritocchi, il

documento può essere stampato. Nella finestra (Figura 3.92) che viene aperta selezionando la voce Stampa dal menu

File si impostano le opzioni per personalizzare la stampa, descritte di seguito.

Figura 3.92 – Finestra per le impostazioni delle opzioni di stampa

Se sono installate e configurate diverse stampanti, occorre scegliere quella su cui inviare la stampa. La scelta si

effettua da una lista a discesa, agendo sulla casella Nome della finestra Stampa.

Proprietà della stampante

La finestra di dialogo Stampa consente anche di accedere alla finestra delle proprietà della stampante per selezionare,

per esempio, il tipo di carta utilizzata o la qualità di stampa desiderata.

Facendo clic sul pulsante Proprietà in alto a destra viene visualizzata la finestra di dialogo Proprietà, che varia a

seconda della marca e del modello della stampante installata, ma presenta sempre un certo numero di schede in cui è

possibile impostare le proprie scelte.

Pagine da stampare

Ulteriori opzioni di stampa vengono visualizzate facendo clic sul pulsante Opzioni.

E’ sufficiente selezionare l’opzione prescelta nella sezione Pagine da stampare per stampare tutto il documento,

oppure una singola pagina, un intervallo di pagine o ancora gruppi di pagine non consecutive. In Figura 3.93 è

riportata la sezione Pagine da stampare, attraverso la quale può essere impostata la parte del documento da

stampare.

� Tutte: per stampare tutte le pagine del documento;

� Pagina corrente: per stampare solo la pagina visualizzata su schermo;

� Pagine: per stampare un intervallo di pagine o anche delle pagine non necessariamente consecutive;

� Selezione: risulta attiva soltanto quando è stata selezionata la porzione di testo da stampare; manda in

stampa proprio tale sezione;


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Figura 3.93 – Sezione Pagine da stampare

Numero copie

Nella sezione Copie, assegnando un valore alla casella di selezione Numero di copie si può impostare il numero di

copie dello stesso documento da stampare; l’opzione Fascicola permette di stampare un’intera copia prima di passare

alla copia successiva, nel caso se ne stampi più di una; altrimenti vengono stampate prima le pagine 1 di tutte le copie,

poi le pagine 2, ecc.

Zoom

Impostando opportunamente la voce Pagine per foglio nella sezione Zoom (Figura 3.94) è possibile stampare anche

più di una pagina del documento nello stesso foglio scegliendone il valore nel menu a discesa nella casella di testo

Pagine per foglio.

Selezionando una voce nel menu a discesa della casella di testo Adatta al formato viene adattato il documento al

formato scelto.

Figura 3.94 – Sezione Zoom

Pulsante stampa

L’utilizzo del pulsante Stampa presente nella Barra degli strumenti Standard avvia il processo di stampa

direttamente, senza dare accesso alla finestra di dialogo Stampa per la scelta delle opzioni; viene cioè stampata

una copia del documento sulla stampante predefinita, con le impostazioni di default della stampante.

Stampa su file

E’ possibile eseguire l’operazione Stampa su file, che consiste nella creazione di un file con estensione .prn contenente

le informazioni del documento, in modo da poterlo esportare su altre stampanti con le medesime configurazioni.

Selezionando la voce Stampa su file nella sezione Stampanti (Figura 3.95) il file creato viene salvato nella locazione

decisa dall’utente nella finestra per il salvataggio del file, aperta immediatamente dopo la conferma dell’operazione.

Figura 3.95 – Stampa su file

modulo 3 – elaborazione testi -...

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