modul kantor modern2011

MATERI KEGIATAN PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1

MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN (OFFICE AUTOMATION)

PUSAT ADMINISTRASI UNIVERSITAS

UNIVERSITAS INDONESIA

2011

Pusat Administrasi Universitas Indonesia Gedung Pusat Administrasi Universitas (PAU) Kampus UI Depok Depok 16424, Indonesia Telp. (021) 7867222, 78841818 Fax (021) 7270017, 7863460, 7863447, 7863446, 78849060 Situs web: www.ui.ac.id E-mail: [email protected] © Pusat Administrasi UI 2011 Modul ini dibuat untuk kepentingan internal pembelajaran/pelatihan bagi staf kependidikan Universitas Indonesia. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh bagian modul ini dalam bentuk apapun tanpa izin tertulis dari Direktorat Pembinaan Sumber Daya Manusia Pusat Administrasi Universitas Indonesia. Dicetak di Depok, Indonesia

http://www.ui.ac.id/

mailto:[email protected]

Tim produksi

Tim Penyusun : Ike Iswary Lawanda, M.Si. Lita Pamela Kawira, M.Si. Tumini, S.S. Reviewer : Lita Pamela Kawira, M.Si. Dr. Rose Mini A. P., M.Psi. Dra. Sri Fatmawati Mashoedi, M.Si. Dra. Yudiana Ratna Sari, M.Si. Ir. Anon Mirmani, S.S., MIM-Arc./Rec. Aisyah Velany, S.Sos., M.Si. Dra. Ratna Djuwita, Dipl. Psych. Rizkiana Shadewi, S.Psi. RR. Listya P. Widhyasari, S.Psi. Design Cover & Layout : Ardiansyah, S.T. Sayadatun Nisa, S.Sos. Penanggung Jawab : Direktorat Pembinaan Sumber Daya Manusia Pusat Administrasi UI Modul ini diterbitkan oleh Direktorat Pembinaan Sumber Daya Manusia Pusat Administrasi UI. Sekretariat Pusat Administrasi UI Gedung Pusat Administrasi Universitas (PAU) Kampus UI Depok Depok 16424, Indonesia Telp. (021) 7867222, 78841818 Fax (021) 7270017, 7863460, 7863447, 7863446, 78849060 Situs web: www.ui.ac.id E-mail: [email protected]

http://www.ui.ac.id/


DAFTAR ISI

BAB 1 PEMAHAMAN PERKANTORAN DASAR 1 ............................................... 1

1.1 Tenaga Kependidikan ........................................................................................................................ 4

1.1.1 Sifat dan Keterampilan Pegawai yang Diharapkan ................................................................ 4

1.1.2 Ciri-Ciri Pegawai Ideal ............................................................................................................. 7

1.2 Pengertian Kantor ........................................................................................................................... 11

1.2.1 Unsur-Unsur Dasar Perkantoran .......................................................................................... 13

1.2.1.1 Pegawai ................................................................................................................... 13

1.2.1.2 Aturan ..................................................................................................................... 14

1.2.1.3 Ruang ...................................................................................................................... 15

1.2.1.4 Peralatan ................................................................................................................. 16

1.2.1.5 Filing ........................................................................................................................ 21

1.2.1.6 Formulir ................................................................................................................... 23

1.2.1.7 Laporan ................................................................................................................... 23

1.3 Data/Arsip ....................................................................................................................................... 25

BAB 2 PENANGANAN SURAT DAN BAHASA INDONESIA SURAT-MENYURAT ...................................................................................... 27

2.1 Penanganan Surat ........................................................................................................................... 27

2.1.1 Penerimaan Surat ................................................................................................................. 27

2.1.2 Identifikasi Surat ................................................................................................................... 28

2.1.3 Pemilahan Surat ................................................................................................................... 29

2.1.4 Pembukaan Amplop Surat .................................................................................................... 30

2.1.5 Pengeluaran Surat dari Amplop ........................................................................................... 31

2.1.6 Pemeriksaan Surat Dinas ...................................................................................................... 31

2.2 Bahasa Indonesia Surat Menyurat .................................................................................................. 33

2.2.1 Bentuk Surat ......................................................................................................................... 33

2.2.2 Bagian-Bagian Surat ............................................................................................................. 35

2.2.3 Bahasa Surat ......................................................................................................................... 45

BAB 3 TATA PERSURATAN UNIVERSITAS INDONESIA .................................... 54

3.1 Surat Dinas ...................................................................................................................................... 54

3.1.1 Fungsi Surat Dinas ............................................................................................................... 54

3.1.2 Jenis Surat Dinas ................................................................................................................. 55

3.2 Bentuk Surat Dinas Universitas Indonesia ...................................................................................... 73

3.3 Bagian Surat dan Fungsinya............................................................................................................ 74

3.4 Perlengkapan Surat ........................................................................................................................ 91

3.5 Sistem Pemberkasan (Filing System) .............................................................................................. 94

3.5.1 Sarana Penyimpanan Surat/Arsip ........................................................................................ 95

BAB 4 PENUTUP ........................................................................................... 97

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Gedung Perkantoran ........................................................................................................... 1

Gambar 1.2 Gedung Kantor Pusat Administrasi Universitas Indonesia .................................................. 1

Gambar 1.3 Ruang Penyimpanan Arsip .................................................................................................. 2

Gambar 1.4 Alat-Alat Automasi Kantor ................................................................................................... 3

Gambar 1.5 Menjaga Kesehatan ............................................................................................................. 9

Gambar 1.6 Makanan Sehat .................................................................................................................. 10

Gambar 1.7 Ruang Kantor Bersekat ...................................................................................................... 15

Gambar 1.8 Ruang Kantor Terbuka ....................................................................................................... 15

Gambar 1.9 Berbagai Peralatan Kantor ............................................................................................... 17

Gambar 1.10 Meja dan Kursi Pegawai .................................................................................................. 19

Gambar 1.11 Jenis-Jenis Kursi untuk Berbagai Jabatan ........................................................................ 20

Gambar 1.12 Scanner ............................................................................................................................ 21

Gambar 1.13 Sarana Fisik Penyimpanan Surat ..................................................................................... 22

Gambar 1.14 Contoh Laporan ............................................................................................................... 24

Gambar 2.1 Cara Merekat Amplop ....................................................................................................... 30

Gambar 2.2 Cara Membuka Surat ......................................................................................................... 30

Gambar 3.3 Contoh Bentuk-Bentuk Surat ............................................................................................ 34

Gambar 2.4 Contoh Surat yang Salah ................................................................................................... 46

Gambar 2.5 Contoh Cara Penulisan Surat yang Benar .......................................................................... 53

Gambar 3.1 Contoh Surat Dinas ............................................................................................................ 56

Gambar 3.2 Contoh Surat Keputusan ................................................................................................... 57

Gambar 3.3 Contoh Nota Dinas ............................................................................................................ 58

Gambar 3.4 Contoh Memo ................................................................................................................... 59

Gambar 3.5a Contoh Surat Pengantar Biasa ......................................................................................... 60

Gambar 3.5b Contoh Surat Pengantar Berbentuk Kolom ..................................................................... 61

Gambar 3.6 Contoh Surat Edaran ......................................................................................................... 62

Gambar 3.7a Contoh Surat Undangan Berbentuk Lembaran Surat ...................................................... 63

Gambar 3.7b Contoh Surat Undangan Berbentuk Kartu ...................................................................... 64

Gambar 3.8a Contoh Surat Tugas Berbentuk Lembaran ...................................................................... 65

Gambar 3.8b Contoh Surat Tugas Berbentuk Kolom ........................................................................... 66

Gambar 3.9 Contoh Surat Kuasa........................................................................................................... 67

Gambar 3.10 Contoh Surat Pendelegasian ........................................................................................... 68

Gambar 3.11 Contoh Surat Pengumuman ........................................................................................... 69

Gambar 3.12 Contoh Surat Pernyataan ................................................................................................ 70

Gambar 3.13 Contoh Surat Keterangan ............................................................................................... 71

Gambar 3.14 Contoh Berita Acara ........................................................................................................ 72

Gambar 3.15a Contoh Kepala Surat/Kop Universitas........................................................................... 74

Gambar 3.15b Contoh Kepala Surat/Kop Fakultas ............................................................................... 74

Gambar 3.16a Contoh Nomor Surat yang Digunakan oleh Universitas Indonesia Tahun 2009 .......... 75

Gambar 3.16b Contoh Nomor Surat yang Digunakan oleh Universitas Indonesia Tahun 2010 .......... 76

Gambar 3.17a Contoh Penulisan Nomor pada Surat Berperihal .......................................................... 77

Gambar 3.17b Contoh Penulisan Nomor pada Surat Berjudul ............................................................. 77

Gambar 3.18a Contoh Penulisan Tanggal pada Surat Berperihal ........................................................ 78

Gambar 3.18b Contoh Penulisan Tanggal pada Surat Berjudul ........................................................... 78

Gambar 3.19 Contoh Penulisan Lampiran Surat Dinas......................................................................... 79

Gambar 3.20a Contoh Penulisan Hal pada Surat Berperihal ................................................................ 80

Gambar 3.20b Contoh Penulisan Hal pada Surat Berjudul ................................................................... 80

Gambar 3.21a Contoh Penulisan Alamat Tujuan Surat ........................................................................ 81

Gambar 3.21b Contoh Cara Penulisan Alamat pada Sampul (Amplop) ............................................... 81

Gambar 3.22a Contoh Salam Pembuka yang Salah .............................................................................. 82

Gambar 3.22b Contoh Salam Pembuka yang Benar ............................................................................. 82

Gambar 3.23 Contoh Jabatan Penanda Tangan Surat .......................................................................... 83

Gambar 3.24 Contoh Tanda Tangan Surat Dinas .................................................................................. 84

Gambar 3.25 Nomor Induk Pegawai/Nomor Urut Perekaman ............................................................ 85

Gambar 3.26 Contoh Cap Dinas Organisasi .......................................................................................... 86

Gambar 3.27 Contoh Tembusan ........................................................................................................... 87

Gambar 3.28 Contoh Inisial Pengonsep ............................................................................................... 88

Gambar 3.29 Contoh Bagian Surat Dinas UI ........................................................................................ 89

Gambar 3.30 Contoh Informasi Buku Agenda Surat Masuk ................................................................. 91

Gambar 3.31 Contoh Informasi Buku Agenda Surat Keluar ................................................................. 92

Gambar 3.32 Contoh Lembar Ekspedisi ............................................................................................... 92

Gambar 3.33 Contoh Lembar Disposisi ................................................................................................ 93

Gambar 3.34 Contoh Penyimpanan Surat yang Benar, Sesuai dengan Sistem Pola Klasifikasi ........... 96

PENINGKATAN KOMPETENSI DASAR 1 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN 1

BAB 1

PEMAHAMAN PERKANTORAN DASAR 1

Universitas Indonesia (UI) memiliki visi ingin menjadi universitas riset yang berkelas

dunia, di mana untuk mencapai visi itu UI harus meningkatkan diri dalam berbagai kegiatannya,

termasuk dalam kegiatan pengelolaan administrasi atau perkantoran. Untuk bisa menjalankan

perkantoran yang modern dan berkelas dunia, UI harus menjalankan automasi dalam

pelaksanaan kegiatan perkantoran. Automasi perkantoran merupakan segala tindakan yang

dilakukan di dalam setiap kegiatan kantor menggunakan mesin-mesin pendukung kegiatan untuk

meraih tujuan setiap kegiatan.

Gambar 1.1 Gedung Perkantoran

Gambar 1.2 Gedung Kantor Pusat Administrasi

Universitas Indonesia

Untuk mencapai kualitas perkantoran

yang berkelas dunia, maka kegiatan automasi

perkantoran ini harus dijalankan oleh semua

pegawai di UI−tanpa membedakan jabatan

dan kedudukan di kantor−dalam

menyelesaikan tugas sesuai dengan tanggung

jawab masing-masing.

Sebagian orang memaknai

perkantoran sebagai segala tindakan atau

kegiatan yang dilakukan dalam menyelesaikan

pekerjaan, sementara sebagian lainnya

memaknai perkantoran sebagai deretan

bangunan, gedung, dan ruang tempat kegiatan

pegawai bekerja. Kedua pemahaman ini sama-

sama benar. Yang terpenting adalah

bagaimana kita merencanakan, mengatur,

menjalankan kegiatan, serta menggunakan

benda-benda perkantoran dalam

menyelesaikan tugas dan tanggung jawab kita

dengan efisien dan efektif untuk mencapai

tujuan organisasi.

Dalam melakukan pekerjaannya,

seorang pegawai melakukan pekerjaan sesuai

dengan fungsi pekerjaannya dalam


Gambar 1.3 Ruang Penyimpanan Arsip

manajemen dan organisasi. Organisasi

membagi kegiatan pekerjaan menjadi dua

jenis, yakni kegiatan substantif (kegiatan yang

sesuai dengan sifat pokok organisasi) dan

kegiatan fasilitatif (kegiatan pendukung

jalannya kegiatan pokok organisasi).

Contohnya di fakultas-fakultas di UI,

kegiatan substantifnya adalah kegiatan

perkuliahan dan penelitian. Agar kegiatan

pengajaran ini dapat terlaksana dengan baik,

diperlukan kegiatan-kegiatan pendukung atau

fasilitatif seperti kepegawaian, keuangan,

sekretariat, rumah tangga, perlengkapan, administrasi akademik, penerbitan, dan sebagainya.

Kegiatan substantif membedakan jenis, corak, dan pencapaian suatu organisasi. Dalam

melakukan kegiatan kerja ini dibutuhkan keahlian atau keterampilan khusus. Contohnya,

seorang pegawai yang bertugas sebagai sekretaris tentunya harus dapat mengetik dengan cepat,

dapat membuat konsep surat, dan sebagainya. Contoh lain, seorang pegawai yang bertugas

memasang perangkat lunak komputer tentunya juga harus memiliki keterampilan di bidang

komputer. Jika setiap pegawai bekerja sesuai dengan keahlian yang dimiliki dan juga sesuai

dengan tuntutan kompetensi pekerjaan untuk unit tersebut, kegiatan substantif dan fasilitatif

akan dapat berjalan dengan lancar. Untuk kelancaran pekerjaan memang perlu dilakukan

pembagian kerja, evaluasi kinerja pegawai, dan pemenuhan fasilitas seperti ruang, alat, mesin,

serta sarana pembuatan dokumen. Semua ini diperlukan sebagai sarana setiap individu dalam

unit kerja agar dapat berkomunikasi baik secara horizontal maupun vertikal.

Kegiatan fasilitatif merupakan perwujudan fungsi kerja dalam organisasi kantor. Kantor

merupakan wadah penciptaan dokumen para pegawai berdasarkan pembagian kerja untuk

bekerja bersama meraih tujuan organisasi secara berjenjang dengan memanfaatkan unsur-unsur

perkantoran. Unsur-unsur perkantoran terdiri atas tujuh unsur dasar yaitu pegawai (di UI adalah

tenaga pendidik dan tenaga kependidikan), aturan, ruang, peralatan, filing, formulir, dan

laporan.


Gambar 1.4 Alat-Alat Automasi Kantor

Ketujuh unsur dasar perkantoran ini

merupakan sarana pendukung kegiatan kerja

yang membutuhkan pengelolaan agar dapat

dimanfaatkan untuk mencapai tujuan yang

menjadi tanggung jawab dan kewajiban

kegiatan substantif. Kegiatan substantif

maupun kegiatan fasilitatif menuntut orang-

orang untuk dapat menyandang tanggung

jawab kerja, bekerja secara tepat pakai dan

tepat guna dalam mengelola diri sendiri

maupun orang-orang dalam unit kerja yang

sama ataupun unit-unit kerja lain. Dalam

pencapaian tujuan jangka pendek dari unit

kerja, seorang pegawai diharapkan mampu menciptakan dan menggunakan dokumen dalam

pekerjaannya. Ketika pegawai dapat memenuhi harapan dari unit kerjanya, ia akan dinilai

sebagai pegawai yang berprestasi. Di bawah ini akan dijelaskan tujuh unsur perkantoran yang

perlu ada agar suatu kegiatan perkantoran dapat berlangsung dengan baik.

Perkantoran dapat memiliki dua makna, yaitu (1) segala tindakan atau kegiatan yang

dilakukan dalam menyelesaikan pekerjaan dan (2) deretan bangunan, gedung, dan ruang

tempat kegiatan pegawai bekerja.

Dalam kegiatan perkantotan, kita harus merencanakan, mengatur, menjalankan kegiatan,

serta menggunakan benda-benda perkantoran dalam menyelesaikan tugas dan

tanggung jawab kita dengan efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Tujuh unsur dasar perkantoran terdiri dari pegawai (tenaga pendidik dan tenaga

kependidikan), aturan, ruang, peralatan, filing, formulir, dan laporan.


1.1 Tenaga Kependidikan

Sebuah kegiatan perkantoran tidak akan dapat berjalan jika tidak ada pegawai yang

menjalankan aktivitas perkantoran. Di UI, pegawai yang menjalankan kegiatan perkantoran

disebut sebagai tenaga kependidikan. Sebagai universitas yang ingin meningkatkan mutu, UI

memerlukan pegawai-pegawai yang memiliki sejumlah sifat dan keterampilan. Berikut ini akan

dipaparkan sifat dan keterampilan apa saja yang perlu dimiliki oleh pegawai di UI serta ciri-ciri

pegawai UI yang dianggap ideal.

1.1.1 Sifat dan Keterampilan Pegawai yang Diharapkan

Berbagai sifat dan keterampilan yang perlu dimiliki pegawai UI di antaranya adalah

loyalitas, berprestasi dalam pencapaian tujuan, dan kemauan meningkatkan kompetensi. Sifat,

keterampilan, dan kemauan ini harus semuanya ada pada pegawai yang diharapkan akan

membangun UI menjadi universitas riset kelas dunia. Sebelum dijelaskan ciri-ciri pegawai ideal,

akan disajikan beberapa contoh untuk memperjelas pemahaman pembaca.

a. Loyalitas

Saudara Popon bekerja di UI sejak tahun 1995 setelah lulus dari Sekolah

Menengah Atas (SMA) sebagai pembantu pelaksana yang bertugas membuka ruangan di

salah satu Fakultas di UI. Ia sering datang terlambat masuk kerja sehingga ia terburu-

buru dan tidak dapat mengecek ulang daftar jadwal kerjanya. Setelah sampai pun, ia

tidak langsung menuju tempat kerjanya, melainkan mampir terlebih dahulu ke kantin

untuk sarapan pagi. Akibat keterlambatannya, ia juga terlambat membuka ruangan kelas

yang akhirnya turut mempengaruhi proses belajar mengajar yang menjadi terlambat

pula.

Di sisi lain, rekan kerja Popon sebagai pembantu pelaksana, yaitu Pipin, bekerja

di UI sejak tahun 1991 setelah lulus dari Sekolah Menengah Atas (SMA). Pipin juga

memiliki tugas membuka ruangan-ruangan. Setiap pagi, Pipin selalu datang tepat waktu,

bahkan terkadang 45 menit sebelum masuk kerja ia sudah sampai di tempat kerjanya.

Dengan demikian, Pipin masih memiliki banyak waktu untuk mengecek ulang daftar

jadwal kerjanya dan tidak terlambat membuka ruangan kelas, sehingga proses belajar

mengajar mahasiswa pun tidak terlambat.

Perilaku Pipin yang selalu datang tepat waktu merupakan bentuk loyalitas atau

kesetiaan pada pekerjaannya. Ia melakukan pekerjaannya dengan baik, teratur, dan

sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh organisasi tempat ia bekerja. Sebaliknya,

kebiasaan Popon yang seringkali datang terlambat serta lebih mengutamakan

kepentingan pribadi dibanding pelaksanaan pekerjaannya mencerminkan sikap pegawai

yang tidak loyal.


b. Kerja Sepanjang Hidup vs Prestasi

Popon merupakan pegawai yang sering datang terlambat, tidak mau

mempelajari hal-hal baru, dan malas bekerja. Sepanjang kerjanya selama 13 tahun, ia

hanya bekerja sebagai pembantu pelaksana yang bertugas membuka dan mengunci

kembali ruangan-ruangan serta memberikan suguhan berupa makanan dan minuman

kepada pejabat UI dan tamu.

Sementara Pipin memulai karirnya di UI sama seperti Popon, yaitu sebagai

pembantu pelaksana. Akan tetapi, Pipin merupakan seseorang yang tidak pernah datang

terlambat, memiliki keinginan untuk mempelajari hal-hal baru, dan rajin mengerjakaan

pekerjaannya. Usahanya untuk terus mengembangkan diri dan memperbaiki kinerjanya

berbuah pada promosi jabatan yang lebih tinggi. Tiga tahun setelahnya, ia diangkat

menjadi staf di bagian operasional, dan 10 tahun kemudian diangkat menjadi pejabat UI.

Atas pencapaian kariernya itu, terlihat bahwa Pipin merupakan seseorang yang terus

ingin berusaha untuk mencapai prestasi yang lebih baik, dibandingkan dengan Popon

yang hanya bekerja sepanjang hidup sebagai pembantu pelaksana.

c. Kerja Menuju Pencapaian Tujuan

Pipin bekerja di UI sebagai pembantu pelaksana yang bertugas membuka

ruangan. Ia merupakan seorang pegawai yang rajin, tekun, dan gigih. Dengan ketekunan

dan keinginannya untuk mencapai prestasi yang lebih baik, ia mengikuti pelatihan

komputer yang diselenggarakan oleh tempat ia bekerja. Saat itu, perangkat komputer

masih belum populer digunakan, namun Pipin mempelajari penggunaan komputer

dengan tekun dan gigih sehingga ia dapat menggunakan komputer dengan terampil.

Beberapa tahun kemudian, Pipin diangkat menjadi staf di bagian operasional.

Kerajinan, ketekunan, dan kegigihan yang dimiliki Pipin merupakan tiga

komponen yang saling mendukung sehingga Pipin mampu meraih prestasi yang lebih

baik dan promosi. Karier Pipin semakin meningkat dan ia melanjutkan pendidikannya ke

jenjang sarjana dan magister.

Selain prestasi dan karier yang meningkat, jiwa kepemimpinannya juga semakin

meningkat. Keramahan, keluwesan, dan kesederhanaannya mendapat simpati banyak

orang dan ia mudah diterima di tengah-tengah pimpinan baik di tingkat Fakultas

maupun Universitas. Semenjak itu, Pipin memperoleh promosi jabatan struktural dan

diangkat menjadi pejabat struktural di UI.


d. Kemampuan (Kompetensi)

Di UI, tenaga kependidikan bertanggung jawab atas pekerjaan fasilitatif bersama

dengan tenaga pendidik yang melakukan pekerjaan substantif yaitu pendidikan,

pengajaran, dan penelitian. Pekerjaan fasilitatif yang dilakukan oleh tenaga

kependidikan diperlukan agar semua kegiatan kerja di UI dapat berjalan dengan lancar

dan mencapai visi misi yang telah dicanangkan. Oleh karena itu, seyogyanya tugas

seorang tenaga kependidikan tidak selalu mengerjakan pekerjaan rutin dan hanya

menunggu hingga akhir masa kerja, melainkan harus juga mengembangkan

kompetensinya.

Tenaga kependidikan dituntut untuk dapat meningkatkan pengetahuan dan

keterampilan yang selalu mengikuti perkembangan terkini. Dengan pengetahuan dan

keterampilan tersebut, tenaga kependidikan dapat saling mengisi dan memenuhi

kekurangan satu sama lain. Mereka juga dapat bersaing serta saling mendorong pegawai

lain untuk lebih meningkatkan kemampuan, agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan

lebih cepat, tepat pakai dan tepat guna. Selain meningkatkan kompetensi, tenaga

kependidikan juga diharapkan dapat bergaul dengan baik dengan sesama rekan kerja,

pendidik, mahasiswa, serta alumni. Keramahan dan sikap ingin membantu dengan cepat

dan tepat dalam memenuhi kebutuhan inilah yang diharapkan oleh orang-orang yang

membutuhkan layanan.

Dari penjelasan di atas, dapat kita simpulkan bahwa pegawai UI yang ideal tidak hanya

diharapkan loyal dalam bekerja mencapai visi misi UI, namun juga selalu berusaha memperbaiki

diri dalam kompetensi maupun sikapnya dalam bekerja sama dan melayani orang lain. Selain

karakteristik-karakteristik ini, ada juga ciri-ciri pegawai ideal yang perlu ditunjukkan oleh staf

kependidikan UI.

Tenaga kependidikan di UI adalah pegawai yang menjalankan kegiatan perkantoran.

Sifat dan Keterampilan yang Diharapkan dari Tenaga Kependidikan UI:

− Loyal

− Selalu berusaha meningkatkan prestasi

− Selalu mau belajar dalam bekerja mencapai tujuan

− Memiliki kompetensi sesuai dengan tugasnya untuk ikut memajukan UI


1.1.2 Ciri-Ciri Pegawai Ideal

Pegawai ideal mempunyai ciri-ciri antara lain datang tepat waktu, bertegur sapa dengan

ramah, dan berpenampilan baik.

a. Datang Tepat Waktu

Tenaga kependidikan wajib tiba di tempat kerja sesuai dengan waktu kerja yang

ditetapkan UI. Hal ini perlu dilakukan karena tugas tenaga kependidikan banyak

menuntut kerja sama dan koordinasi, baik di dalam unit kerja maupun antara unit kerja

atau dengan instansi lain di luar UI. Jika para tenaga kependidikan selalu ada di tempat

kerjanya dan bekerja selama jam kerja yang telah ditetapkan, hal ini akan berdampak

positif pada peningkatan kedisiplinan dan penyelesaian pekerjaan tepat waktu.

Kedatangan yang tepat waktu dari tenaga kependidikan memang merupakan

gambaran kedisiplinan dan akan berdampak pada insentif kehadiran yang diterima

tenaga kependidikan. Akan tetapi, ketika setiap orang bergegas melakukan rekam

kehadiran, diharapkan hal ini dilakukan karena komitmen kerja yang tinggi dan bukan

hanya untuk memperoleh insentif semata. Insentif kehadiran yang diberikan UI adalah

sebagai apresiasi dan merupakan salah satu upaya UI memberikan ketenangan kerja

bagi pegawainya.

b. Bertegur Sapa dengan Ramah

Keramahan adalah ciri budaya bangsa Indonesia yang kita banggakan dan

seharusnya keramahan ini juga tercermin dalam kegiatan kita sehari-hari. Misalnya, jika

kita melihat keseharian aktivitas yang terjadi pagi hari ketika para pegawai UI baru saja

sampai dan berjalan menuju tempat merekam kehadirannya, sebagian besar telah

menunjukkan sikap ramah ini dengan bertegur sapa dari kejauhan saling menyapa

dengan “Selamat pagi”, “Asalamualaikum”, “Hai”, atau “Apa kabar?” Ada yang

mengucapkan salam sambil tersenyum dan melanjutkan dengan bercakap-cakap, namun

ada juga yang tidak bertegur sapa dan hanya diam tanpa ekspresi, mengacuhkan

lingkungan sekeliling, dan memancarkan air muka yang datar. Sikap seperti ini tidak

diharapkan ditunjukkan oleh pegawai UI, baik staf pendidik maupun staf kependidikan.

Sebaliknya, kebiasaan bertegur sapa dengan ramahlah yang akan membuat semua orang

yang bekerja di UI maupun tamu yang datang ke UI merasa nyaman. Oleh karena itu,

kita harus membiasakan hal ini pada setiap kesempatan.

c. Berpenampilan Profesional

Ciri lain dari pegawai yang ideal adalah penampilan yang profesional. Mengapa

penampilan menjadi penting? Penampilan merupakan perwujudan citra sebuah


organisasi. Ketika orang luar melihat tenaga kependidikan UI berpenampilan rapi dan

profesional, maka orang akan memiliki kesan yang positif terhadap pegawai tersebut

maupun terhadap UI secara keseluruhan, sehingga menimbulkan keinginan untuk

bekerja sama dengan UI. Tentunya, citra yang positif ini tetap harus diiringi dengan hasil

kerja yang positif pula.

Agar staf kependidikan UI berpenampilan profesional, disediakan seragam kerja.

Seragam, yang merupakan identitas institusi, tanpa disadari memberi kebanggaan,

sekaligus mengingatkan pemakainya akan tanggung jawab terhadap institusi. Misalnya

tenaga kependidikan laki-laki di Pusat Administrasi UI mengenakan seragam kemeja

warna biru muda berlogo dan celana panjang berwarna biru tua. Sementara tenaga

kependidikan perempuan mengenakan seragam biru tua berlogo. Saat ini, ketentuan

seragam di fakultas atau unit-unit lain di UI masih berbeda-beda, namun para staf

kependidikan diharap mengenakan pakaian kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku

di unit kerja masing-masing.

d. Mengelola Ruang Kantor dengan Baik

Pegawai UI yang ideal juga diharapkan mampu mengelola ruang kerjanya

dengan baik. Pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat dengan adanya data

yang dikelola secara sistematis. Pengelolaan data secara sistematis akan memudahkan

pencarian data karena dapat diakses setiap saat jika ada pekerjaan yang membutuhkan

dukungan data tersebut. Dukungan data akan dapat diberikan setiap saat dibutuhkan

dengan selalu melakukan inventarisasi (pencatatan) data bila sebuah kegiatan telah

selesai berlangsung, atau dokumen telah selesai dibuat dan digunakan. Data perlu

disimpan dengan menggunakan sistem tertentu yang diketahui oleh setiap pegawai di

lingkungan UI. Dalam hal ini, pengelolaan dan penyimpanan data membutuhkan

pedoman, aturan, dan peralatan pendukung.

e. Mematuhi Instruksi dan Menjalankan Tugas Sesuai SOP

Seorang tenaga kependidikan yang baik tentunya harus menjadi bawahan yang

baik, yang berarti ia harus menjalankan tugasnya sesuai dengan instruksi atasan dan

deskripsi tugasnya berdasarkan Standard Operation Procedure (SOP). Menjadi bawahan

yang baik tidak berarti pasif. Jika ada hal-hal yang tidak jelas dan belum dipahami

bagaimana cara penyelesaiannya, maka diharapkan agar staf kependidikan memiliki

inisiatif untuk bertanya atau mencari tahu bagaimana untuk melaksanakan SOP dengan

benar. SOP memuat alur kerja dan alur kewenangan. Alur kerja dan alur kewenangan

tersebut diperlukan untuk menentukan sumber penciptaan surat dan informasi.

Contohnya, saudara Arjuna diberi tugas untuk mengerjakan laporan tahunan dari unit

kerjanya, namun ia lupa sistematika penulisan laporan tahunan karena baru saja pindah

dari unit kerja lain. Ia bertanya kepada rekan kerjanya, namun jawaban yang diperoleh


tidak jelas. Maka, ia berinisiatif untuk melihat SOP yang memuat cara penulisan laporan

tahunan.

f. Membuat Laporan Secara Berkesinambungan

Penyelesaiaan pekerjaan dari tenaga kependidikan merupakan tanggung jawab

yang berhubungan antara unit kerja yang satu dengan unit kerja lain yang terkait. Oleh

karena itu, laporan tentang setiap pekerjaan perlu dibuat agar penyelesaian dan

tanggung jawab dapat dibuktikan dan diketahui oleh setiap orang/unit kerja di dalam

hierarki organisasi. Dengan adanya laporan kerja, unit dapat mengevaluasi dan

membuktikan sejauh mana kemajuan pekerjaan yang telah dicapai, faktor-faktor apa

yang menjadi kendala, dan sebagainya. Jadi, laporan merupakan alat yang sangat

penting dalam kegiatan perkantoran. Laporan hendaknya dibuat dengan bahasa yang

mudah dipahami, singkat, dan jelas. Laporan yang sistematis mencakup latar belakang,

tujuan, masalah, pembahasan, kesimpulan, dan saran.

g. Aktif dalam Bermusyawarah

Penyelesaian pekerjaan rutin di kantor mungkin dapat dilangsungkan tanpa

perlu membahasnya dengan orang lain, namun ada pekerjaan-pekerjaan yang akan

menghasilkan mutu yang lebih baik jika mendapatkan masukan atau usulan dari pihak-

pihak lain. Usulan-usulan itu dapat kita diskusikan secara informal, tetapi dapat juga

terjadi dalam rapat resmi. Ketika ada orang lain atau unit lain yang memberikan

masukan atau usulan sehubungan dengan penyelesaian suatu tugas, kita hendaknya

menganggap bahwa masukan dan saran itu akan membantu kita menghasilkan sesuatu

yang lebih baik. Dengan adanya keragaman pengetahuan dan keterampilan,

keberhasilan seringkali meningkat menjadi lebih baik dibanding jika memikirkannya

seorang diri.

h. Menjaga Kesehatan

Gambar 1.5 Menjaga Kesehatan

Seorang tenaga kependidikan

dapat melakukan tugas dan

pekerjaannya dengan hasil yang lebih

baik jika kondisi tubuhnya sehat.

Kesehatan dapat berupa kesehatan

jasmani dan rohani. Kesehatan jasmani

dapat dibentuk dan dipelihara dengan

melakukan olahraga secara teratur

setiap hari. Sementara kesehatan rohani

dapat dipupuk dengan membina

hubungan baik dengan sesama rekan


kerja,atasan/pimpinan, dan juga dengan keluarga di rumah. Kegiatan-kegiatan yang

bertujuan mengembangkan kepribadian maupun spiritualitas kita juga sangat baik

untuk kesehatan rohani kita.

Gambar 1.6 Makanan Sehat

Selain itu, dengan menjaga

lingkungan tempat kita tinggal, ruang

kerja yang bersih dan rapi, serta

mengonsumsi makanan empat sehat

lima sempurna, kita dapat mendukung

kesehatan kita sendiri. Kesehatan juga

perlu diperhatikan dengan menjaga

kebersihan tubuh dari ujung rambut

sampai ujung kaki.

i. Selalu Mau Belajar untuk Meningkatkan Kompetensi

Seorang pegawai UI yang ideal adalah pegawai yang selalu mau belajar dalam

berbagai kesempatan. Sikap selalu mau belajar ini sangat penting agar pegawai dapat

meningkatkan kompetensinya serta dapat menyelesaikan tugas dengan baik. Salah satu

hal yang dapat dilakukan pegawai untuk meningkatkan kompetensinya adalah mencatat

segala hal yang berhubungan dengan pekerjaan substantif dan fasilitatifnya. Untuk itu, ia

juga harus mengetahui pekerjaan operasional rutin UI serta tahu dimana dan siapa yang

terkait dengan setiap pekerjaaan. Pencatatan juga perlu dilakukan ketika rapat

berlangsung. Dengan mencatat, ia dapat melakukan peninjauan ulang, penilaian, dan

pengetahuan tentang hal terkait yang sudah dilaksanakan sebelumnya.

j. Bekerja Sama dalam Melaksanakan Tugas

Pekerjaan apa pun tidak dapat diselesaikan oleh pegawai itu sendiri. Ia perlu

bekerja sama dengan orang lain karena pekerjaan tersebut merupakan tugas dan

tanggung jawab sejumlah bagian yang terkait. Keterkaitan satu sama lain menuntut

setiap pegawai atau unit kerja untuk memperhatikan unit kerja lain. Bekerja sama

menimbulkan rasa saling percaya, saling menghormati, serta suasana dan interaksi yang

menyenangkan antara satu pegawai dengan pegawai lainnya. Bekerja dalam kelompok

juga memungkinkan kelompok untuk menutupi kekurangan rekan kerja dan juga dapat

meningkatkan hasil kerja menjadi lebih baik.


1.2 Pengertian Kantor

Seorang dewasa akan disebut sebagai pegawai ketika ia melakukan kegiatan rutin dan

nonrutin dari pagi hingga sore bersama dengan sejumlah orang di dalam suatu wadah organisasi

untuk meraih tujuan sesuai dengan tugas yang diberikan kepadanya, sebagai bentuk tanggung

jawab terhadap institusi dan terkait dengan tugas orang lain sesuai dengan jabatan masing-

masing. Kegiatan-kegiatan ini dijalankan di sebuah tempat yang disebut kantor. Kantor menjadi

tempat dan kegiatan kerja orang-orang untuk memperoleh kehidupan yang memberi manfaat

bagi banyak orang berupa produk dan/atau jasa dan juga bermanfaat bagi diri sendiri—yaitu

memperoleh nafkah—maupun bagi organisasi. Dengan kata lain, kantor merupakan tempat

bekerja sekaligus pekerjaan yang melaksanakan pelayanan administrasi (administration services)

dan pelayanan kantor (office service) untuk keperluan manajemen.

a. Pelayanan Administrasi

Pelayanan administrasi merupakan tugas yang dijalankan oleh pegawai ketika

melakukan pekerjaan sesuai dengan jabatan dan tugas yang dituangkan dalam deskripsi

kerja. Misalnya, seorang tenaga kependidikan yang bekerja di unit tata usaha, tugasnya

antara lain adalah mencatat semua surat yang masuk dan keluar melalui unit tata usaha.

Semua kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan data seperti kegiatan penulisan,

pencatatan, pencetakan, pemberkasan, perhitungan dan sebagainya disebut sebagai

kegiatan administrasi.

Ciri-Ciri Pegawai UI yang Ideal:

− Datang tepat waktu

− Bertegur sapa dengan ramah

− Berpenampilan profesional

− Mengelola ruang kantor dengan baik

− Mematuhi instruksi dan menjalankan tugas sesuai SOP

− Membuat laporan secara berkesinambungan

− Aktif dalam bermusyawarah

− Menjaga kesehatan

− Selalu mau belajar untuk meningkatkan kompetensi

− Bekerja sama dalam melaksanakan tugas


b. Pelayanan Kantor

Selain kegiatan yang berkaitan dengan data, banyak kegiatan di kantor yang

berkaitan dengan orang lain yang bertujuan untuk melayani permintaan atau kebutuhan

perorangan (baik pegawai lain atau pihak lain), unit kerja dan organisasi, serta organisasi

lain. Hubungan formal kerja dapat berjalan dengan baik dan menghasilkan produk/hasil

yang diinginkan jika disertai komunikasi tertulis. Komunikasi tertulis dapat berupa surat

(dengan berbagai jenis), formulir, dan laporan sehingga kesalahpahaman dan

kekurangan dapat dihindari. Dengan adanya komunikasi tertulis, pekerjaan administrasi

(seperti pencatatan) akan menjadi lebih mudah dan jika terjadi masalah akan lebih

mudah pula kita dalam mencari letak permasalahannya. Komunikasi tertulis juga dapat

menjadi bukti hukum. Kebiasaan berkomunikasi secara tertulis dengan administrasi yang

tertib akan menjadi nilai budaya kantor yang bersangkutan.

Tidak salah jika banyak orang memahami kantor hanya sebagai tempat atau

ruang kerja. Akan tetapi, di belakang semua pemahaman itu, kantor sebenarnya

merupakan identitas diri. Ketika ada orang bertanya kita bekerja di mana dan kita

menjawab “di UI”, maka tanpa kita sadari, kita memberi tahu pada orang lain bahwa kita

bekerja di sebuah institusi yang memberikan banyak manfaat bagi masyarakat dan kita

merasa bangga menjadi bagian dari institusi tersebut.

Seseorang disebut sebagai pegawai ketika ia bertugas dari pagi hingga sore bersama

dengan sejumlah orang di dalam suatu wadah organisasi untuk meraih tujuan institusi.

Kantor menjadi tempat kegiatan kerja yang memberikan manfaat bagi banyak orang

selain bagi pegawainya.

Kantor dapat berarti tempat bekerja sekaligus pekerjaan yang melaksanakan pelayanan

administrasi dan pelayanan untuk keperluan manajemen.

Pelayanan administrasi merupakan kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan

data (misal: penulisan, pencatatan, pencetakan, pemberkasan, perhitungan).

Pelayanan kantor merupakan kegiatan yang bertujuan untuk melayani permintaan atau

kebutuhan perorangan, unit kerja dan organisasi, serta organisasi lain.


1.2.1 Unsur-Unsur Dasar Perkantoran

Kegiatan perkantoran harus dilakukan dengan terencana dan tertib berdasarkan

pedoman-pedoman pekerjaan. Sebagai tenaga kependidikan, mungkin tanpa kita sadari begitu

banyak kegiatan administrasi yang kita jalani serta peralatan perkantoran yang kita gunakan.

Kegiatan-kegiatan ini sangat penting karena selain menentukan kualitas hasil pekerjaan juga

akan menentukan nasib kita sendiri. Misalnya di UI, di mana setiap tenaga kependidikan pasti

memerlukan identitas awal mereka menjadi pegawai UI. Identitas ini tidak hanya diperlukan oleh

unit SDM untuk mengetahui jumlah pegawainya, namun nantinya juga akan diperlukan dalam

upaya pengajuan untuk kenaikan pangkat, sebagai bukti kepegawaian, serta hingga akhir

purnabakti dalam mengurus uang pensiun yang dikelola di bank. Oleh karena itu, tenaga

kependidikan sebaiknya memiliki kesadaran tentang unsur-unsur kantor, fungsi, dan

manfaatnya. Di bawah ini akan disampaikan penjelasan tentang berbagai unsur kantor dan

fungsinya.

1.2.1.1 Pegawai

Pegawai merupakan subjek pelaksana kegiatan kerja untuk memenuhi tuntutan dan

peraihan organisasi yang berjenjang. Pegawai ialah orang-orang yang membantu pimpinan

organisasi, baik kedudukannya sebagai pimpinan unit lini di jenjang rendah maupun staf

pembantu yang bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan penunjang organisasi.

Dalam menjalankan tugasnya, pegawai harus mengetahui bahwa ada aturan perintah

yang berjenjang sesuai dengan jenjang struktur organisasi. Jadi, misalnya seorang tenaga

kependidikan yang menangani masalah perawatan gedung, ketika ia mengetahui ada masalah di

gedung PAU, ia harus melaporkan hal ini kepada atasan langsungnya terlebih dahulu dan bukan

langsung ke Direktur Umum dan Fasilitas. Di lain pihak, ketika pimpinan memberi perintah ke

bawah pun harus mengikuti jenjang struktur yang telah ditetapkan. Organisasi menjalankan

manajemen untuk mengarahkan kerja para pegawai sesuai dengan peran dan status. Di sebuah

organisasi perkantoran, setiap pekerjaan yang berlangsung dan dikerjakan oleh seseorang tidak

berdiri sendiri, melainkan membutuhkan orang-orang dari unit kerja yang terkait dengan tema

pekerjaan. Pegawai tidak hanya ada dalam manajemen, melainkan juga di luar manajemen yang

disebut sebagai buruh atau pekerja.

Berdasarkan jenis pekerjaannya, pegawai dapat dibedakan atas dua golongan, yaitu:

a. Pegawai Advisory

Pegawai advisory bertugas memberi pertimbangan-pertimbangan kepada

pimpinan. Biasanya, mereka adalah orang-orang yang ahli dalam bidangnya masing-

masing. Pegawai advisory seharusnya bekerja dengan cepat dan harus sudah siap

dengan usulan-usulannya jauh-jauh hari sebelum pertimbangannya ditanyakan oleh

pimpinan. Pegawai advisory hendaknya menyimpan serta memelihara data dan

informasi yang erat hubungannya dengan tugas pokok organisasi.


b. Pegawai Layanan

Pegawai layanan bertugas melancarkan, membantu pelaksanaan tugas pokok

dengan cara memberi pelayanan (bisa berupa surat, informasi, perhitungan, penyediaan

barang, dan sebagainya) sesuai dengan yang dibutuhkan. Yang termasuk petugas

layanan di UI misalnya pegawai bagian rumah tangga, pegawai tata usaha, pegawai

administrasi keuangan, pegawai bagian sumber daya manusia, pegawai bagian

perlengkapan, dan lain-lain. Pegawai layanan bertugas membantu kelancaran kegiatan

organisasi berupa pelaksanaan kegiatan nyata dan bukan menekankan pada pemberian

sumbangan pikiran (yang merupakan tugas pegawai advisory). Pegawai layanan

langsung bekerja menunjang kelancaran kerja organisasi.

1.2.1.2 Aturan

Setiap kegiatan perkantoran membutuhkan sejumlah aturan. Aturan dapat berupa

Undang Undang, peraturan, kebijakan, standar, pedoman, dan manual. Misalnya, pedoman

persuratan merupakan aturan yang dibutuhkan oleh setiap pegawai yang mengerjakan layanan

manajemen maupun layanan administrasi sehingga hasil surat dan dokumen seragam dalam

bentuk, bahasa, dan format.

Aturan, baik dalam bentuk Undang Undang, peraturan, maupun manual, berfungsi

sebagai standar dalam melakukan pekerjaan. Ada beberapa aturan (standar) yang perlu

dicermati dan dipelihara dalam pekerjaan, yaitu:

a. Standar Kerja

Untuk menjalankan kegiatan perkantoran perlu direncanakan dan ditetapkan benda-

benda apa saja yang perlu ada, berapa jumlahnya (pengukuran kuantitas) dan

bagaimana spesifikasinya (pengukuran kualitas). Dengan kata lain, perlu diketahui

berapa jumlah peralatan kantor yang diperlukan dan bagaimana kualitas alat yang

diperlukan untuk dapat bekerja secara efektif.

b. Standar Alat

Setiap unit kantor mungkin saja membutuhkan peralatan yang berbeda untuk dapat

menjalankan kegiatan kerjanya. Misalnya, ada unit yang membutuhkan meja, komputer,

printer, telepon, lemari file dan mesin penghancur kertas, tetapi ada juga unit yang

hanya membutuhkan meja dan telepon.


c. Standar Lingkungan

Agar pegawai dapat bekerja dengan optimal, penataan ruang dan pencahayaan

sebaiknya mengikuti standar yang telah ditetapkan sehingga pegawai dapat bekerja

dengan nyaman.

d. Standar Proses

Untuk menjalankan perkantoran modern diperlukan beberapa standar proses kerja

seperti dalam melakukan filing, pendistribusian surat, penanganan keuangan, dan

sebagainya. Di UI misalnya, salah satu pedoman standar proses yang dipakai adalah

pedoman Tata Persuratan UI yang mengacu pada Tata Persuratan DIKNAS No.42/2006.

1.2.1.3 Ruang

Gambar 1.7 Ruang Kantor Bersekat

Gambar 1.8 Ruang Kantor Terbuka

Ruang atau tempat adalah bidang

hampa untuk diisi dengan barang, orang, dan

kegiatan menuju peraihan diri, institusi, dan

unit kerja. Ruang kantor biasanya dibedakan

menjadi ruang kerja yang tertutup dan yang

terbuka. Ada ruangan kerja yang memiliki

panorama (pemandangan), namun ada juga

ruang kerja yang pemandangannya dibatasi

sekat agar pegawainya bisa lebih berkonsentrasi

dalam bekerja. Agar ruang kerja dapat

mendukung kinerja pegawai,

penerangan/pencahayaan dan pemilihan warna

yang digunakan di kantor menjadi sangat

penting untuk diperhatikan. Selain itu,

kebersihan dan kerapihan ruang perlu dijaga

agar pegawai dapat bekerja dengan nyaman.


1.2.1.4 Peralatan

Peralatan kantor berfungsi membantu pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. Ada bermacam-macam perlatan kantor yang memiliki fungsi berbeda-beda. Peralatan standar yang biasanya dibutuhkan di kantor adalah bolpoin, pensil, rak buku, sampai mesin faks, telepon dan internet, serta mesin pemindai. Contohnya, seorang tenaga kependidikan UI menggunakan beberapa peralatan untuk membalas surat. Draft surat dapat ditulis dengan bolpoin atau langsung mengetiknya dengan komputer dan mencetaknya di kertas buram/bekas untuk diberikan kepada atasan untuk diperiksa, kemudian setelah selesai dikoreksi dan dianggap sesuai, surat dapat dicetak dengan kop surat resmi.

Biasanya, peralatan-peralatan perkantoran ini direncanakan pengadaannya melalui

pengusulan dalam sebuah Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT). Di bawah ini adalah

berbagai peralatan kantor yang biasa dipakai dalam kegiatan perkantoran:

Bolpoin Meja tulis Keranjang sampah

Pensil Meja untuk mengetik Stempel kantor

Perforator Amplop Tinta untuk stempel

Stapler Kertas surat Bantalan stempel

Gunting Map surat kertas/plastik (stopmap)

Setip/penghapus

Rak buku Berbagai Penjepit Kertas Buku Kuitansi

Mesin faks Timbangan surat Tinta printer

Telpon Bloknot LCD

Komputer Lemari besi/brankas Layar LCD

Printer Kalender Pembuka surat manual

Lemari filing Buku-buku Mesin pembuka surat

Bak/kotak potlot/pensil Interkom (alat komunikasi antar ruang/unit tanpa pulsa)

Laci penyimpan kartu kendali

Tusukan kertas Ordner Mesin penghancur kertas


Bloknot Stapler

Perforator Berbagai Jenis Amplop

Penjepit Kertas (binder clips) Penjepit kertas (paper clips)

Gambar 1.9 Berbagai Peralatan Kantor


Telepon dengan fungsi PABX (private automatic branch exchange) yang

memungkinkan pembicaraan antar unit internal bebas pulsa

LCD meja (Liquid Crystal Display).

Mesin pembuka surat LCD gantung

Pembuka surat (manual) Layar tampilan LCD

Laci penyimpan lembar kartu kendali Mesin penghancur kertas

(lanjutan) Gambar 1.9 Berbagai Peralatan Kantor


Dalam perkantoran modern, berbagai jenis kertas surat biasa digunakan untuk fungsi

yang berbeda.

– Kertas HVS 70/80 gram putih, dan folio untuk surat/SK. – Kertas HVS 80 gram kuarto untuk nota keuangan.

– Pengetikan naskah pidato untuk dibacakan Rektor/kepala badan biasanya huruf besar

semua.

Surat biasanya menggunakan kertas dengan ukuran A4 dan dengan pedoman margin (pias) sebagai berikut:

– Pias atas 3 cm (termasuk kop surat). – Pias bawah 3 cm. – Pias kiri 4 cm. – Pias kanan 3 cm.

Di kantor, ukuran meja dan kursi hendaknya mengikuti standar tertentu agar pegawai

dapat bekerja dengan nyaman. Ukuran meja dan kursi yang biasa dipakai adalah:

– Tinggi meja tulis sekitar 76 cm.

– Tinggi meja tik sekitar 68 cm.

– Tinggi kursi 40 sampai 44 cm dan luas 39x41 cm.

– Jarak antara meja harus dijaga 60 cm.

– Ruang untuk kursi 1 m.

Gambar 1.10 Meja dan Kursi Pegawai

Kursi selain dipakai untuk duduk ketika bekerja juga merupakan simbol dari jabatan.

Kursi untuk atasan dengan jabatan yang tinggi (misalnya direktur) berbeda dengan kursi untuk

atasan dengan tataran level supervisor/manager. Kursi untuk sekretaris dan pegawai pelaksana

juga berbeda. Bentuk kursi yang berbeda-beda ini disesuaikan dengan fungsi pekerjaan. Kursi

dari pejabat biasanya lebih besar dan lebih nyaman karena pejabat lebih banyak duduk dan

harus memikirkan kebijakan-kebijakan, sedangkan anak buahnya yang lebih banyak bergerak


mendatangi atasan diberikan kursi kerja yang lebih ringan sehingga memudahkannya untuk

bergerak.

Kursi Direktur Kursi Manajer

Kursi Sekretaris Kursi Karyawan

Gambar 1.11 Jenis-Jenis Kursi untuk Berbagai Jabatan


1.2.1.4 Filing

Gambar 1.12 Scanner

Filing, atau penataan surat, merupakan sistem

penyimpanan dan penemuan kembali dokumen yang

dihasilkan sebagai produk sertaan dari setiap tindakan

kerja oleh setiap pegawai suatu organisasi. Sistem ini

mencakup kebijakan dan legalitas pimpinan, aturan,

dan standar suatu oganisasi yang diketahui dan

digunakan oleh semua pegawai. Berkas yang dikelola

dan disusun berupa dokumen dari semua fungsi kerja

dari organisasi yang bersangkutan, serta semua

kegiatan kerja sebagai kumpulan dari tindakan-

tindakan yang berlangsung sepanjang hidup

organisasi.

Penyimpanan dan penemuan kembali arsip

membutuhkan sarana fisik penyimpanan surat

(canner, nampan surat, filing cabinet, map, folder,

ordner, dan lemari arsip) baik dalam bentuk kertas

lepas dan/atau bentuk terjilid, maupun media

nonkertas serta sistem penyimpanan surat. Dengan

sistem filing yang baik, kita akan lebih mudah

menemukan kembali berkas-berkas yang diperlukan.


Rak surat bertingkat Folder

Tab Map gantung

Ordner Filing cabinet (digunakan untuk menyimpan file)

Gambar 1.13 Sarana Fisik Penyimpanan Surat

Di UI sendiri, sistem filing yang digunakan adalah sistem filing berdasarkan nama, subjek,

geografi dan angka, klasifikasi dan indeks relatif (yang ada di dalam pola klasifikasi UI).


1.2.1.6 Formulir

Formulir adalah produk sertaan (by-product) dari suatu tindakan kerja yang sama, yang

berlaku pada sejumlah orang, melibatkan objek yang sama dan berlangsung secara berulang-

ulang. Formulir menunjukkan tindakan kerja seseorang sebagai pegawai. Dengan demikian,

penciptaan formulir dapat dilaksanakan ketika ada permintaan untuk menjalankan suatu

tindakan kerja yang berulang atau rutin. Formulir dibuat untuk menjalankan fungsi dari suatu

unit kerja. Formulir dibuat melalui permintaan kepada organisasi, dalam hal ini unit kerja yang

memiliki fungsi kerja mencipta/membuat formulir dan aturan formulir (misalnya unit yang

mengurusi manajemen kantor atau organisasi dan tata laksana).

Formulir merupakan alat untuk memperlancar komunikasi internal organisasi yang

mencerminkan metode dan prosedur yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna yaitu

orang-orang yang akan mengisinya dan orang-orang yang menafsir atau mengolah dan

mentransfer informasi formulir.

Unsur dasar yang diperlukan untuk membuat formulir adalah:

a. Kertas untuk formulir perlu pertimbangan mengenai keawetan, ketahanan, bobot,

ketembusan, ketebalan, permukaan, serta daya terima tinta, pensil, dan warna. Ukuran

kertas dipertimbangkan berdasarkan efisiensi dan standar penggunaan.

b. Kata-kata yang digunakan dalam formulir hendaknya jelas dan mudah dimengerti.

c. Garis dalam formulir berfungsi sebagai pembatas, pemisah, serta petunjuk.

d. Ruangan pada formulir perlu diperhatikan pemanfaatan dan pembagiannya sehingga

informasi yang diharapkan dapat dituangkan ke dalam ruangan yang disediakan.

Dalam membuat formulir kita tidak boleh lupa untuk memberikan judul pada setiap

formulir sehingga setiap orang dapat mengenali dan memahami tujuan dan fungsi formulir.

Judul sebaiknya ringkas dan jelas. Selain itu, nomor formulir juga diperlukan sebagai alat

pengenal formulir. Penomoran formulir dapat dilakukan secara urut.

Jika pengisian formulir agak rumit, diperlukan instruksi pengisian formulir. Instruksi pada

formulir merupakan penjelasan tentang apa dan bagaimana formulir yang bersangkutan harus

dikerjakan. Jika instruksi untuk pengisian formulir panjang, dapat diletakkan di halaman

belakang formulir.

1.2.1.7 Laporan

Laporan adalah wujud pertanggungjawaban pegawai dalam unit kerja yang sudah

menyelesaikan kegiatan kerja dalam suatu kurun waktu dan ruang tertentu sehingga informasi

yang dikandung dapat diketahui oleh setiap unit kerja yang ada dalam suatu organisasi,

khususnya unit-unit kerja terkait birokrasi ke atas. Laporan menjadi sarana/acuan dalam

membuat kebijakan serta mengevaluasi kegiatan kerja dan fungsi organisasi oleh atasan dan

pimpinan tertinggi serta para pemangku eksternal.


LAPORAN

I. Pendahuluan

Maksud dan tujuan

– …………………………………………………………………………

– …………………………………………………………………………

II. Kegiatan yang telah dilaksanakan

…………………………………………………………………………..…

…………………………………………………………………………..…

…………………………………………………………………………..…

III. Simpulan dan Saran

1.Simpulan

…………………………………………………………………………..…

…………………………………………………………………………..…

2.Saran

…………………………………………………………………………..…

…………………………………………………………………………..…

tanda tangan

nama jelas

(*) jabatan

(*) inisial pengonsep/pengetik/kode klasifikasi

Laporan merupakan salah satu alat resmi dalam sistem yang ditujukan untuk

menyampaikan informasi dari bawahan kepada atasan menurut hubungan wewenang dan

tanggung jawab. Laporan bertujuan untuk memberikan gambaran tentang apa, di mana, kapan,

mengapa suatu hal terjadi, dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian tersebut.

Fungsinya adalah sebagai pertanggungjawaban dan pengawasan, penyampaian informasi, serta

bahan pengambilan keputusan.

Gambar 1.14 Contoh Laporan


1.3 Data/Arsip

Data/arsip merupakan produk sertaan (by-product) dari pekerjaan atau kegiatan yang sudah, sedang, dan akan dilakukan dalam bentuk terekam secara tertulis menggunakan kertas maupun media rekam lain, seperti media elektronik.

Ada berbagai karakteristik arsip, yaitu:

a. Arsip yang dibuat bersamaan dengan pekerjaannya, misalnya ketika membuat surat, perlu juga dibuat pertinggal atau arsipnya.

b. Arsip yang dibentuk sebagai informasi yang menjelaskan adanya:

• pencampuran (combination) • penghilangan (elimination) • penyederhanaan (simplification) • perubahan (alteration)

Berbagai unsur-unsur dalam perkantoran yaitu:

− Pegawai, yang terdiri dari dosen (tenaga pendidik) dan pegawai yang menjalankan kegiatan

penunjang (tenaga kependidikan).

− Aturan, seperti aturan kepegawaian, pedoman tata persuratan, Standard Operation

Precedure (SOP), dll.

− Ruang, yang dapat berupa ruangan tertutup maupun terbuka, bersekat maupun tidak

− Peralatan kantor (missal: bolpoin, rak buku, mesin faks, telepon, komputer ) berfungsi

membantu pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.

− Filing, yaitu sistem penyimpanan dan temu kembali dokumen yang dihasilkan sebagai

produk sertaan dari setiap tindakan kerja.

− Formulir, yang dibuat sebagai produk sertaan ketika ada permintaan untuk menjalankan

suatu tindakan kerja yang berulang atau rutin.

− Laporan, yaitu wujud pertanggungjawaban pegawai dalam unit kerja yang sudah

menyelesaikan kegiatan kerja dalam kurun waktu dan ruang tertentu.


c. Wujud arsip dapat dilihat dalam berbagai bentuk:

• formulir-formulir • laporan • pengarahan • korespondensi

d. Arsip juga dapat berfungsi sebagai penjelasan tujuan sebuah kegiatan kantor:

• menindaklanjuti • menjadi dasar pembuatan keputusan • mendukung pekerjaan di masa akan datang

Dengan demikian, setiap informasi yang memiliki nilai guna untuk masa yang akan datang perlu disimpan agar mudah untuk ditemukan kembali setiap saat diperlukan.


BAB 2

PENANGANAN SURAT DAN BAHASA INDONESIA SURAT-MENYURAT

2.1 Penanganan Surat

Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang sangat penting dalam kantor.

Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatu

organisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang pegawai dengan

merangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat

dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus

(bagian Sekretariat/Tata Usaha).

Pada umumnya, urusan penerimaan dan pengiriman surat-surat bersifat terpusat, yaitu

oleh bagian yang mengerjakan surat masuk dan surat keluar dari beberapa unit kerja atau kantor

lain. Contoh di Universitas Indonesia adalah bagian Rumah Tangga dan Tata Usaha, artinya

pegawai ditugasi untuk mengurus penerimaan dan pengiriman surat yang terpusat. Keuntungan

dari sistem surat terpusat ini adalah adanya keseragaman dalam pengurusan surat di semua unit

kerja, serta adanya penghematan (menghindari duplikasi surat dan penghematan sarana

kantor).

2.1.1 Penerimaan Surat

Selanjutnya, akan diuraikan cara pengurusan surat yang diterima di unit kerja. Setelah

surat-surat diterima, tenaga kependidikan harus segera memrosesnya untuk diserahkan kepada

pimpinan secepat mungkin. Alat-alat yang diperlukan dalam pengurusan surat ini antara lain

Pengurusan surat kantor adalah salah satu kegiatan yang sangat penting dalam kantor

Pengurusan surat kantor dapat dilakukan oleh seorang pegawai dengan merangkap

tugas lain (pada organisasi kecil), dalam unit masing-masing maupun unit khusus/seksi

ekspedisi (pada organisasi besar).


pembuka surat atau gunting untuk membuka amplop, stapler atau hechter, pensil, dan buku

agenda untuk mencatat surat-surat yang masuk.

2.1.2 Identifikasi Surat

Sebelum dibuka, surat yang masuk harus diidentifikasi terlebih dahulu. Identifikasi yang

dimaksud dalam hal ini merupakan pekerjaan pegawai sekretariat atau Tata Usaha, bukan hanya

sekretaris di unit pengolah. Tugas identifikasi pertama yang harus dilakukan adalah menentukan

surat-surat bagi pimpinan berdasarkan tingkat kepentingan surat, yang kebanyakan berupa

surat-surat dinas dari perorangan. Surat-surat yang penting ini dipisahkan dari surat-surat yang

kurang penting.

Surat-surat yang penting dapat diketahui dengan cara:

• Periksa asal surat

Asal surat dapat dilihat dari pengirim, alamat, atau stempel pos. Staf sekretariat

atau tata usaha dan sekretaris dapat dengan segera memahami, apakah surat itu

penting atau tidak, apakah merupakan surat dinas atau pribadi. Staf sekretariat atau

Tata Usaha dan sekretaris perlu memahami kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh

pimpinan unit kerja, sehingga kita dapat membedakan mana yang penting dan yang

tidak untuk pimpinan.

Contoh kasus: Ada satu amplop putih dari sebuah Bank dengan tanda rahasia (RHS), dan

bertanda segera ke pimpinan kita. Selain itu ada amplop berwarna biru

muda tanpa nama pengirim, alamat ditulis tangan dan stempel pos dari

kota di mana putri dari pimpinan kita studi. Surat yang mana yang dapat

dibuka oleh staf Sekretariat dan Tata Usaha atau Sekretaris?.

Jawaban : Kedua surat tersebut tidak boleh dibuka. Surat dari Bank tidak boleh

dibuka karena bersifat rahasia namun harus segera disampaikan kepada

orang yang dituju pada amplop. Surat amplop warna biru juga tidak

boleh dibuka karena bukan surat dinas dan hanya boleh dibuka oleh

orang yang dituju pada amplop surat.

• Periksa cara pengiriman surat

Cara pengiriman surat yang dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan

petunjuk kepada kita apakah sebuah surat tergolong surat penting. Yang dimaksud surat

penting adalah surat yang isinya terkait dengan kebijakan dan kegiatan organisasi.

Contoh kasus: Manakah dari surat-surat di bawah ini yang tergolong surat penting?

− Surat dengan stempel segera

− Surat dengan stempel kilat

− Surat tanpa tanda-tanda cara pengiriman khusus

− Surat tercatat


− Surat panggilan untuk menerima pospaket

− Sebuah amplop yang dilampiri oleh amplop besar berisi barang

cetak

Jawaban : Surat dengan tanda-tanda cara pengiriman khusus adalah surat penting.

Jadi, pada kasus di atas, surat dengan stempel segera, dikirim secara

kilat, atau surat tercatat adalah surat yang tergolong sebagai surat

penting.

Setelah selesai mengidentifikasi dan memisahkan surat-surat yang penting dari semua

surat yang ada, kita dapat mulai memroses surat-surat yang penting lebih dahulu dan

menyisihkan untuk sementara surat-surat yang menurut perkiraan kurang penting. Ingatlah,

sebaiknya kita tidak membuka surat-surat pribadi meskipun tidak diberi tanda rahasia pada

amplopnya atau tanda pribadi. Surat pribadi dapat dikenali dari amplop surat, yaitu tanpa nama

dan/atau lambang institusi, ditujukan secara pribadi (tanpa nama jabatan), dan tidak

mencantumkan nama jabatan pengirim. Surat pribadi ini hanya boleh dibuka jika ada perintah

dari atasan. Jika tidak ada perintah, serahkanlah kepada yang berkepentingan/bersangkutan

tanpa membukanya. Pengurusan surat yang meliputi identifikasi, membuka dan seterusnya

merupakan suatu kegiatan yang tidak erat bagi kita, tetapi memerlukan ketelitian, karena tugas

ini akan memberikan bantuan besar dari banyaknya tugas-tugas pimpinan.

2.1.3 Pemilahan Surat

Setelah surat-surat diidentifikasi berdasarkan pengiriman surat, proses dilanjutkan

dengan pemilahan surat. Pemilahan surat dan pemisahannya dilakukan menurut beberapa

macam kelompok. Kelompok-kelompok yang dimaksud adalah:

• Surat-surat dinas dan non-dinas

Sebagian besar surat yang diterima adalah surat-surat dinas, yaitu surat-surat yang erat

hubungannya dengan kegiatan kantor. Surat demikian biasanya dapat diketahui dengan

segera karena mempunyai ciri-ciri yang telah kita ketahui.

• Surat dinas yang berasal dari instansi pemerintah (pusat-daerah), kantor-kantor swasta,

dan perorangan

Untuk identifikasi, karena surat berjumlah banyak, perlu disediakan sarana seperti kotak

surat terbuka atau rak sortir. Agar tidak keliru mengelompokkan surat, hasil sortir surat

ditempatkan tersendiri di dalam rak terbuka, rak sortir, atau alat lain sejenisnya.

Identifikasi surat dapat dilakukan baik terhadap surat-surat yang masih tertutup dalam

amplop ataupun surat yang sudah dibuka.


2.1.4 Pembukaan Amplop Surat

Pembukaan amplop surat dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

• Amplop surat yang akan dibuka ditempatkan pada semacam kotak sehingga letak

amplop surat berdiri miring.

• Letakkan kotak amplop surat tertutup tersebut di depan sedikit ke sebelah kiri sejauh

panjang lengan kiri kita. Di samping kanan kotak amplop surat tertutup, letakkan

kotak yang sejenis untuk tempat amplop surat yang telah dibuka.

• Untuk amplop surat yang bertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan pisau.

Caranya yaitu dengan meletakkan amplop surat mendatar di atas meja dengan bagian

bertutup di atas serta berada di sebelah kanan.

• Pegang amplop surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam sela-sela

lipatan amplop surat dengan tangan kanan. Dorong pisau memanjang lipatan tutup

amplop surat.

Gambar 2.1 Cara Membuka Surat

Cara merekat amplop yang benar

Cara merekat amplop yang salah

Gambar 2.2 Cara Merekat Amplop

Cara membuka surat yang salah (dirobek) Cara membuka surat yang benar (menggunakan

pembuka surat manual)


• Untuk amplop surat yang bertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan pisau atau

digunting. Pertama, pastikan terlebih dahulu bahwa surat telah memenuhi seluruh

amplop surat. Geser surat di dalam amplop surat menjauhi daerah sampai bagian kanan

yang akan dipotong. Pegang amplop surat dengan tangan kiri dan dengan gunting di

tangan kanan potong melebar 2 (dua) atau 3 (tiga) milimeter memanjang tepian kanan

amplop surat. Bila ternyata surat memenuhi amplop surat, maka pembukaan amplop

surat dilakukan dengan pisau atau dengan menggunakan pembuka surat manual.

2.1.5 Pengeluaran Surat dari Amplop

Untuk mengeluarkan surat dari dalam amplop, dapat dilakukan cara berikut:

• Amplop yang telah dibuka diletakkan pada kotak amplop surat yang telah dibuka

seperti letak amplop tertutup.

• Untuk amplop surat bertutup memanjang, bagian yang terbuka menghadap ke atas,

lalu satu per satu amplop diambil dengan tangan kiri. Caranya, renggangkan bagian

yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan dan ambillah surat dari dalam amplop

surat dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan semua isi amplop surat dikeluarkan.

• Untuk amplop surat bertutup melebar, bagian yang terbuka menghadap ke arah kita.

Untuk membukanya, tekanlah kedua sisi (lipatan) amplop surat agar terbuka. Putar ke

bawah amplop surat sehingga bagian yang terbuka menghadap ke bawah dan

keluarkan isi amplop surat. Pastikan semua isi amplop surat dikeluarkan.

• Surat-surat yang telah dikeluarkan dari dalam amplop surat kemudian dibuka dan

diratakan/dirapikan lipatan-lipatannya. Satukan amplop dengan surat menggunakan

penjepit (klip/stapler) surat. Kemudian surat-surat disusun dan ditempatkan di dalam

kotak surat di atas meja kita. Jika diperlukan, sediakan kotak surat untuk surat-surat

khusus (urgent) dan tempatkan pada sisi yang mudah dilihat.

2.1.6 Pemeriksaan Surat Dinas

Setelah semua surat dikeluarkan dari amplop, proses selanjutnya yang perlu dilakukan

adalah memeriksa surat-surat dinas, yaitu dengan cara:

• Surat-surat yang telah terbuka (telah ditempatkan di dalam kotak surat terbuka) satu

per satu diperiksa untuk memastikan tanda-tanda atau ciri-ciri surat sama dengan

yang terdapat pada amplop suratnya.

• Periksa alamat di dalam surat apakah sesuai dengan yang ada di amplop surat. Jika

alamat (penerima) sama dan sudah distempel tanggal terima sesuai dengan amplop

surat, maka surat dan amplop disatukan dengan penjepit (klip/stapler). Jika pada


surat tidak terdapat alamat tujuan surat/alamat pengirim, amplop tetap disatukan

dengan surat lalu salin alamat tujuan/alamat pengirim pada surat.

• Periksa lampiran pada surat apa memang benar ada dan sesuai. Jika tidak ada atau

tidak sesuai, tulis penjelasan mengenai keadaan lampiran tersebut pada lembar

disposisi dan buku agenda (pencatatan surat masuk/keluar).

• Periksa isi surat apakah masih berhubungan dengan surat lain/sebelumnya sehingga

memerlukan beberapa penanganan tertentu, misalnya memerlukan berkas (file)

tertentu atau perlu diberitahukan kepada atasan sehingga memerlukan langkah-

langkah tersendiri.

• Setelah surat selesai diperiksa sesuai dengan tujuan alamat surat, setiap kelompok

surat perlu disusun secara sistematik, misalnya berdasarkan asal (sumber) surat,

berdasarkan urutan tanggal surat, dan sebagainya. Sistematika ini ditujukan untuk

memudahkan penanganan dan pengendalian.

• Catatan: Seringkali kita mendapat surat undangan yang bersifat formal yang

tercantum RSVP pada bagian penutupnya. Ungkapan RSVP (Repondez S’il Vous Plait)

ialah tanggapan terhadap undangan yang ditunggu pengundang ketika yang

bersangkutan tidak dapat hadir. Tanggapan undangan sangat membantu persiapan

acara bagi pengelola acara dalam segala aspek, agar acara dapat berjalan

sebagaimana yang diharapkan pemilik acara. Cara menanggapi undangan cukup

dengan menelpon atau memfaksimili nomor telpon yang ada mengikuti cantuman

RSVP. Kemudian, pengelola acara akan mencocokkan tanggapan kita dengan daftar

undangan.

Proses penerimaan surat masuk diawali dengan membuka surat.

Sebelum dibuka, surat harus diidentifikasi terlebih dahulu.

Tugas identifikasi identifikasi pertama yaitu menentukan surat-surat bagi pimpinan

berdasarkan tingkat kepentingan surat.

Surat-surat yang penting dapat diketahui dengan cara memeriksa asal surat dan

memeriksa cara pengiriman surat (misal: segera).

Setelah diidentifikasi, surat-surat dinas selanjutnya dipilah dan dikelompokkan (missal:

surat dinas/non-dinas, rahasia, pribadi, dll).


2.2 Bahasa Indonesia Surat Menyurat

Surat merupakan sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara

tertulis. Semua yang tertulis dalam surat perlu disampaikan secara efektif sehingga ungkapan

pengirim sejalan dengan pemahaman penerima. Sehubungan dengan itu perlu dibuat rambu-

rambu penyusunan surat-menyurat.

Untuk menyusun sebuah surat yang baik, perlu diperhatikan segala aspek penulisan

surat, seperti bentuk surat, bagian-bagian surat, dan bahasa surat.

2.2.1 Bentuk Surat

Secara keseluruhan, dikenal lima jenis bentuk surat, yaitu bentuk lurus penuh, bentuk

lurus, bentuk setengah lurus, bentuk bertakuk, dan bentuk paragraf menggantung. Di berbagai

belahan dunia, orang hanya menggunakan tiga bentuk surat yang berhubungan dengan surat

resmi atau formal, yaitu bentuk lurus penuh, bentuk lurus, atau bentuk setengah lurus. Oleh

karena itu, pada kesempatan ini hanya akan dibahas ketiga bentuk surat yang digunakan banyak

orang sebagai bentuk formal. Di UI sendiri, bentuk surat yang umum digunakan adalah bentuk

lurus dan setengah lurus (lihat Tata Persuratan di Lingkungan Universitas Indonesia, Surat

Keputusan Rektor Nomor 1575/SK/R/UI/2009).

a. Bentuk Lurus Penuh

Surat bentuk lurus penuh adalah surat yang seluruhnya dimulai dari pias kiri,

mulai baris pertama sampai baris terakhir. Tak ada satu bagian pun dari surat yang tidak

dimulai pada pias kiri: tanggal surat, awal paragraf, awal uraian, sampai nama, jabatan,

dan tanda tangan pembuat surat. Apabila surat ini harus ditandatangani beberapa

orang—seperti surat kuasa, surat perjanjian—atau perlu diketahui atau disetujui atasan,

maka peletakkan tanda tangan harus disusun ke bawah (tidak boleh kiri–kanan)

sehingga surat semacam ini menjadi panjang sekali.

b. Bentuk Lurus

Surat bentuk lurus serupa dengan bentuk lurus penuh dalam hal tubuh surat,

dari kalimat pertama sampai kalimat terakhir. Bedanya hanyalah pada tanggal surat

serta nama dan tanda tangan pembuat surat, di mana keduanya ditempatkan di bagian

kanan kertas surat, sehingga nomor dan tanggal surat, tembusan serta nama dan tanda

tangan pembuat, pemberi dan penerima kuasa, pihak pertama dan kedua dalam surat

perjanjian, dan lain-lain dapat ditempatkan sebaris (kiri kanan).


c. Bentuk Setengah Lurus

Surat bentuk setengah lurus serupa dengan bentuk lurus terutama dalam hal

tanggal serta nama dan tanda tangan pembuat surat. Bedanya terletak pada awal

paragraf baru yang selalu menjorok beberapa ketukan. Selain itu, hal-hal yang perlu

diurutkan di dalam surat diberikan penomoran dengan menjorok beberapa ketukan ke

kanan.

Bentuk Lurus Penuh Bentuk Lurus Bentuk Setengah Lurus

Keterangan bentuk surat:

a. kepala (kop) surat g. pembuka m. NIP/NUP pejabat penanda b. nomor surat h. isi surat tangan c. tanggal i. penutup n. tembusan d. alamat yang dituju j. salam penutup o. lampiran e. hal/perihal k. nama jabatan p. inisial (singkatan nama f. salam pembuka l. nama penanda tangan pejabat yang berwenang)

Gambar 2.3 Contoh Bentuk-Bentuk Surat

Bentuk-bentuk surat yang umum digunakan terdiri dari bentuk lurus penuh, bentuk lurus,

dan bentuk setengah lurus.

Di UI, bentuk surat yang biasa digunakan adalah bentuk lurus dan bentuk setengah lurus.


2.2.2 Bagian-Bagian Surat

Setiap surat terdiri atas bagian-bagian yang dibedakan menjadi kepala surat, pembuka

surat, isi surat, dan penutup surat.

a. Kepala Surat/Kop Surat

Dalam menyampaikan secara resmi informasi kedinasan kepada pihak lain—baik

di dalam maupun di luar universitas—setiap organisasi mempunyai kepala surat. Dalam

hal itu, yang dimuat adalah lambang atau logo, nama organisasi, alamat lengkap tanpa

singkatan termasuk kode pos, disertai telepon, faksimili, ratron (e-mail), dan laman

(website). Kepala surat dapat diberi warna berbeda atau diberi garis penutup. Di

universitas kita ini ada beberapa bagian yang masing-masing mempunyai kepala surat

tersendiri. Nama bagian itu dicantumkan di bawah lambang (makara) dan nama

universitas yang semuanya dicetak dengan huruf kapital, seperti Majelis Wali Amanat,

Senat Akademik Universitas, Direktorat Pendidikan, Pascasarjana, Program Vokasi, atau

Fakultas Ekonomi.

b. Pembuka Surat

Pada umumnya, pembuka surat meliputi bagian awal surat (nomor, lampiran, hal),

tanggal surat, nama dan alamat tujuan surat, serta salam pembuka. Akan tetapi dalam

perkembangannya, setiap instansi, badan, ataupun organisasi dapat saja memiliki versi

pembuka surat yang berbeda-beda.

Awal surat

Semua surat dinas resmi pada umumnya diawali dengan nomor surat.

Nomor surat ini sangat penting, karena dari sini kita dapat mengetahui berapa pucuk

surat yang dihasilkan/dibuat suatu organisasi, instansi, atau perusahaan. Selain itu,

nomor surat ini juga penting untuk memudahkan kita dalam menemukan kembali

surat tersebut. Semua surat yang mempunyai isi yang sama, pasti mempunyai

nomor yang sama. Suatu surat pengumuman ujian misalnya, apabila mahasiswa

yang diuji itu berbeda, pastilah waktu ujian pun berbeda, juga tanggal ujian nya

dapat berbeda. Cukup dengan memperhatikan nomor surat, kita akan mendapatkan

surat yang kita perlukan. Sebaliknya, jika berdasarkan pada tanggal surat saja, kita

akan mengalami kesulitan dalam pencarian surat, karena pada tanggal yang sama

mungkin saja dibuat puluhan surat.

‘Nomor’ dalam surat dinas resmi ditempatkan pada bagian kiri atas surat,

lurus di bawahnya diikuti dengan kata ‘lampiran’ (jika ada yang dilampirkan), dan

‘hal’ yang akan disampaikan. Tanda ‘titik dua’ yang ditempatkan di belakang kata

‘nomor’, ‘lampiran’, dan ‘hal’ berada pada satu garis lurus dengan huruf akhir dari


kata yang paling panjang; dalam hal ini huruf n dari kata ‘lampiran’. Jarak antarbaris

satu spasi.

sebaiknya tidak ditulis

Nomor : Lampiran : Hal :

atau

Nomor: Lampiran: Hal:

melainkan

Nomor : Lampiran : Hal :

Apabila ‘hal’ surat dianggap sangat penting, ‘hal’ surat itu dapat

dicantumkan langsung di bawah ‘kepala surat’, di mana surat seperti ini dikenal

dengan nama surat berjudul. Sementara apabila ‘hal’ surat dicantumkan di bawah

nomor, surat semacam ini dikenal dengan nama surat berperihal. Perlu diperhatikan

bahwa nomor surat pada sebuah surat berjudul harus ditempatkan di bawah ‘hal’

surat yang dianggap penting itu. Biasanya, ‘hal’ yang dianggap penting antara lain

adalah surat keputusan, surat tugas, pemberitahuan, dan pengumuman. Nomor

surat dari surat berjudul itu harus ditempatkan tepat di bawah judul itu, tanpa

dipisahkan garis di bawahnya.


PENGUMUMAN

Nomor: . . ./. . . . . . . ./ . . .

TENTANG

. . . . . . . . . . . . . . . . .

melainkan

PENGUMUMAN

Nomor: . . ./. . . . . . . ./ . . .

TENTANG

. . . . . . . . . . . . . . . . .

Tanggal surat

Penempatan tanggal surat ditentukan oleh bentuk surat tersebut. Seperti

yang sudah dikemukakan sebelumnya (lihat bagian 2.2.1), jika digunakan ‘bentuk

lurus penuh’, tanggal surat ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah nomor surat.

Akan tetapi, jika bentuk surat yang digunakan adalah ‘bentuk lurus’ atau ‘setengah

lurus’, tanggal surat ditempatkan di bagian kanan atas surat, satu garis dengan

‘nomor’ surat.


Ada satu hal yang perlu diperhatikan mengenai masalah letak tanggal surat,

yaitu tanggal serta jabatan, tanda tangan, dan nama penanda tangan surat HARUS

selalu ditempatkan pada satu garis vertikal. Maksudnya, jika tanggal surat

ditempatkan di bagian kiri surat, tanda tangan pun ditempatkan di sebelah kiri (pada

surat ‘bentuk lurus penuh’). Sementara jika tanggal surat ditempatkan di bagian

kanan surat, tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan (pada surat ‘bentuk lurus’

dan ‘bentuk setengah lurus’).

Ada kalanya, penyusun surat dinas resmi menempatkan tanggal surat

setelah “Isi Surat”, di bagian awal “Penutup Surat” di tempat biasanya ditulis ‘salam

penutup’, di atas ‘jabatan penanda tangan surat’. Secara tidak langsung hal ini

membuktikan bahwa nomor surat lebih penting daripada tanggal surat meskipun

setiap surat wajib diberi tanggal penyusunannya dan surat pribadi pada umumnya

tidak dibubuhi nomor surat.

Yang juga perlu diperhatikan dalam pembuatan surat resmi adalah

pencantuman nama kota. Untuk UI, meskipun pembuat surat (misalnya, pimpinan

universitas) berada di Depok, namun di muka tanggal surat tidak perlu dicantumkan

kata ‘Depok’, karena dalam kepala surat sudah tertera alamat Universitas Indonesia

yang memang terletak di Depok. Oleh karena itu, tidak ada gunanya nama tempat

disebutkan dua kali. Akan tetapi, karena ada beberapa fakultas dan lembaga yang

berada di Jakarta, kata ‘Jakarta’ wajib dicantumkan di muka tanggal surat jika surat

itu dibuat di Jakarta.

Jadi, dalam surat berperihal, nama kota HANYA dicantumkan apabila tidak

dibuat di tempat organisasi itu terletak. Nama kota juga perlu dicantumkan di muka

tanggal surat apabila surat yang dibuat itu adalah surat berjudul. Pada surat

berjudul ini, tanggal surat ditempatkan sebelum jabatan penanda tangan surat.

Nama dan alamat tujuan surat

Seringkali ditemukan, di depan setiap nama orang/badan yang dikirimi surat

tercantum kata ‘kepada’. Karena semua surat, pasti dikirim ‘kepada’ orang atau

badan tertentu, jadi tidak perlu dicantumkan kata ‘kepada’. Hal ini sesuai dengan

panduan bahwa surat resmi haruslah efisien atau singkat. Jika prinsip surat itu

singkat, apa pun yang tidak akan mengubah pemahaman ketika dihilangkan,

seharusnya dihilangkan. Jadi, apabila tanpa kata ‘kepada’, setiap orang pun mengerti

bagi siapa surat itu, maka kata ‘kepada’ tidak perlu lagi dicantumkan.

Selain kata ‘kepada’, nama orang/badan yang dikirimi surat seringkali

didahului singkatan ‘Yth.’ Singkatan ‘Yth.’ ini sebaiknya dicantumkan di muka nama

atau jabatan seseorang, TIDAK dicantumkan di muka nama instansi, organisasi, atau

perusahaan yang dituju, karena yang dihormati adalah orang, bukan instansi,

organisasi, ataupun perusahaan.



Yth. PT Abimanyu

Yth. Institut Sains Modern

melainkan

Yth. Pimpinan PT Abimanyu

Yth. Rektor Institut Sains Modern

Apabila di muka nama orang yang dikirimi surat itu terdapat gelar akademik,

jangan lagi ditambahkan sapaan ‘Bapak’, ‘Ibu’, atau ‘Saudara’. Ada baiknya sapaan

tidak dicantumkan, terutama jika pengirim surat tidak mengenal orang yang dikirimi

surat, karena tidak jarang pengirim surat menggunakan sapaan yang keliru.

Misalnya, tercantum pada surat sebagai berikut:


Yth. Bapak Drs. Miruzam Chaer Kepala Subag Akademik FIB UI Kampus UI Depok

melainkan

Yth. Drs. Miruzam Chaer Kepala Subag Akademik FIB UI Kampus UI Depok

Pada kenyataannya, Miruzam Chaer adalah seorang ibu. Jika yang tercantum

hanya ‘Yth. Drs. Miruzam Chaer’, kesalahan dianggap lebih kecil karena orang tidak

lagi membedakan Drs./Dra.

Seringkali, pengirim surat mencantumkan nama dan jabatan orang yang

dikirimi surat pada sampul surat. Mana yang harus dicantumkan terlebih dulu, nama

atau jabatan orang yang dikirimi surat? Jika surat itu surat pribadi, tidaklah menjadi

masalah. Akan tetapi, jika surat itu surat dinas ataupun surat resmi lain, sebaiknya

dicantumkan terlebih dahulu jabatan dari orang yang dikirimi surat, baru namanya.

Atau dapat juga hanya dicantumkan jabatan dari orang yang dikirimi surat.

Mengapa? Sebetulnya, surat HANYA boleh dibuka oleh orang yang namanya

tercantum pada sampul surat, dan tidak boleh dibuka oleh orang lain. Seseorang

dapat menjadi sangat marah jika surat yang ditujukan kepadanya dibuka orang. Jadi,

jika di kantor ada surat yang ditujukan kepada pribadi, surat itu tidak akan dibuka

siapa pun kecuali diminta oleh orang yang namanya tercantum pada sampul surat.

Misalnya, tercantum pada surat sebagai berikut:



Yth. Prof. Dr. Multamia RMT Lauder Direktur Pendidikan Kampus Universitas Indonesia Depok 16424

melainkan

Yth. Direktur Pendidikan Prof. Dr. Multamia RMT Lauder Kampus Universitas Indonesia Depok 16424

Apa yang akan terjadi jika surat itu sebenarnya surat dinas yang harus

segera ditanggapi, namun orang yang namanya tercantum pada sampul surat

sedang sakit, ke luar kota, atau menghadapi halangan lain sehingga surat tidak dapat

dibuka untuk waktu yang cukup lama? Hal ini menjadi alasan mengapa jika surat

yang dikirim adalah surat dinas resmi, akan jauh lebih baik untuk mencantumkan

jabatan orang yang dituju sehingga surat itu dapat dibuka oleh wakilnya,

bawahannya menurut struktur organisasi, atau orang lain yang ditunjuk.

Nama dan alamat orang/badan yang dikirimi surat tidak diungkapkan dalam

bentuk kalimat, karena itu TIDAK BOLEH diakhiri dengan titik kecuali tanda itu

mengakhiri sebuah singkatan. Nama jalan dari wilayah atau nama wilayah dari kota

madya hendaknya dipisahkan dengan tanda koma, tidak dengan tanda hubung.


Jalan Merah Delima 8 – Cawang. Jakarta Timur.- atau Jalan Merah Delima 8. Cawang – Jakarta Timur.

melainkan

Jalan Merah Delima 8, Cawang Jakarta Timur atau Jalan Merah Delima 8 Cawang, Jakarta Timur

Salam pembuka

Kita sering melihat surat resmi/formal yang diawali dengan salam pembuka

‘Dengan hormat’. Akan tetapi, dalam perkembangannya, salam pembuka ini

sebenarnya tidak lagi dilakukan dalam surat resmi/formal, melainkan langsung

diungkapkan isi surat. Oleh karena itu, di UI berdasarkan pedoman Tata Persuratan

yang berlaku, salam pembuka ini tidak perlu dicantumkan karena orang yang dikirimi

surat itu sudah disapa dengan ‘Yth.’ (singkatan dari ‘Yang terhormat’) yang

ditempatkan di muka nama orang yang dikirimi surat, sehingga tidak perlu diulang

kembali pada salam pembuka.


c. Isi Surat

Isi surat, seperti semua tulisan/karangan, seyogyanya terdiri atas tiga bagian,

yaitu pembuka, tubuh, dan penutup. Pada umumnya, pembuka surat disatukan dengan

tubuh, namun ada baiknya pembuka dipisahkan dari tubuh surat. Pembuka merupakan

kalimat atau paragraf pembuka sebuah surat yang biasanya berhubungan dengan tujuan

pembuatan surat itu, baik berupa jawaban/tanggapan atas surat yang telah diterima

sebelumnya atau apa yang diharapkan dari orang/badan yang dikirimi surat.

Tubuh surat dapat berupa satu atau beberapa paragraf inti surat dinas yang

mengemukakan apa yang ingin disampaikan. Sebelum membuat draft/konsep surat,

sebaiknya pengirim surat membuat catatan apa saja yang akan dikemukakan supaya

dapat direncanakan panjangnya surat. Isi surat diakhiri dengan penutup surat, yang

merupakan kalimat atau paragraf akhir sebuah surat yang mengemukakan harapan

pengirim surat atas apa yang disampaikannya.

Semua ini dikemukakan secara singkat dan padat, namun tetap perlu

disampaikan dengan jelas agar tidak membingungkan siapa pun yang membacanya.

d. Penutup Surat

Bagian penutup surat dinas resmi terbagi atas salam penutup, jabatan penanda

tangan, nama pejabat, NIP/NUP, tembusan, lampiran (jika ada) dan inisial singkatan

nama pejabat yang berwenang.

Salam penutup

Pada umumnya, salam penutup surat resmi adalah ‘Hormat kami’. Akan

tetapi, dalam surat dinas UI tidak digunakan salam penutup, melainkan langsung

menyebutkan jabatan penanda tangan surat. Tidak jarang, di tempat ‘salam

penutup’, dicantumkan tanggal surat, bila tidak dicantumkan pada pembuka surat.

sebaiknya tidak ditulis Hormat kami, Direktur Pembinaan SDM, ttd. Ir. Herr Soeryantono, M.Sc., Ph.D. NIP195501241985031002

melainkan Direktur Pembinaan SDM, ttd.

Ir. Herr Soeryantono, M.Sc., Ph.D. NIP195501241985031002


Jabatan penanda tangan surat

Setelah menutup bagian isi surat, surat dinas resmi langsung diakhiri dengan

jabatan penanda tangan surat. Di bawah jabatan penanda tangan surat diberikan

tempat tanda tangan.

Mengingat banyaknya surat yang harus ditandatangani seorang pejabat,

biasanya ada pendelegasian penandatanganan surat yang biasanya disesuaikan

dengan bidang masing-masing. Dalam hal ini, ditempatkan singkatan a.n. (atas

nama) di muka jabatan penanda tangan, di bawahnya dicantumkan jabatan pegawai

yang didelegasikan. Misalnya, jika Rektor mendelegasikan masalah surat keputusan

kepada Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, maka singkatan a.n.

dicantumkan di muka jabatannya (dalam hal ini Rektor). Di bawahnya, dicantumkan

pegawai yang didelegasikan (dalam hal ini Wakil Rektor Bidang Akademik dan

Kemahasiswaan), diikuti tanda tangan, nama, dan NIP Wakil Rektor. Jadi, nama

Rektor TIDAK lagi dicantumkan. Dalam hal ini, singkatan a.n. sangat penting

fungsinya. Jika tidak dicantumkan, Wakil Rektor dianggap memalsukan tanda tangan

Rektor, apalagi jika nama Rektor tetap tercantum.

sebaiknya ditulis sebagai berikut

a.n. Rektor, Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan,

ttd.

Dr. Ir. Muhammad Anis, M.Met. NIP195706261985031002

Karena merupakan pendelegasian, penanda tangan surat atas nama TIDAK

perlu melaporkan apa yang sudah dilakukannya kepada pejabat atasan yang

diwakilinya.

Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi atau organisasi di

luar Universitas hanya boleh ditandatangani oleh Rektor, Wakil Rektor, atau

Sekretaris Universitas. Sementara penandatanganan surat untuk instansi

nonpemerintah dapat dilakukan sampai tingkat direktur dengan tembusan kepada

Wakil Rektor terkait.


Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi atau organisasi di

luar Fakultas, Program Pascasarjana, atau Program Vokasi dilakukan oleh

Dekan/Ketua. Kerja sama antara Fakultas dengan Fakultas dari Universitas lain dapat

dilakukan oleh Fakultas dengan tembusan kepada Sekretaris Universitas.

Apabila Dekan berhalangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada

pejabat setingkat di bawahnya dengan mencantumkan a.n. di muka nama pejabat

penanda tangan surat, diikuti dengan nama jabatan penanda tangan yang ditik lurus

di bawahnya, dilanjutkan dengan tanda tangan, nama jelas dan Nomor Induk

Pegawai (NIP) atau Nomor Urut Perekaman (NUP) penanda tangan surat.

Jika pejabat yang diberi wewenang menandatangani berhalangan,

penandatanganan surat dapat dikuasakan kepada pejabat setingkat di bawahnya

dengan mencantumkan u.b. (untuk beliau) di bawah nama pejabat yang seharusnya

menandatangani surat, diikuti dengan nama jabatan penanda tangan yang ditik lurus

di bawahnya, dilanjutkan dengan tanda tangan, nama jelas dan Nomor Induk

Pegawai (NIP) atau Nomor Urut Perekaman (NUP) penanda tangan surat. Karena

pejabat itu dikuasakan atasannya, semua yang sudah dilakukan penanda tangan

surat untuk beliau WAJIB dilaporkan oleh pejabat bawahan kepada pejabat

atasannya.

sebaiknya ditulis sebagai berikut

Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, u.b. Direktur Pendidikan,

ttd. Prof. Dr. Multamia RMT Lauder NIP195508031980032001

Nama pejabat

Nama pejabat adalah nama orang yang menandatangani surat, baik nama

pejabat sebenarnya, maupun pejabat yang didelegasikan. Jadi, perlu diperhatikan

bahwa tanda tangan HARUS sesuai dengan nama pejabat yang dicantumkan di

bawahnya. Jika tidak, tanda tangan itu dianggap palsu meskipun surat itu

ditandatangani atas nama atau untuk beliau.


Nomor Induk Pegawai (NIP) atau Nomor Urut Perekaman (NUP)

Nomor Induk Pegawai atau Nomor Urut Perekaman ditempatkan langsung

di belakang singkatan NIP/NUP, TIDAK diberi tanda titik, juga tidak dipisahkan

dengan spasi, contohnya: NIP19651023199031002.

NIP/NUP dalam surat dinas resmi WAJIB dicantumkan mengingat banyaknya

orang yang mempunyai nama yang sama, diketik dalam garis lurus di bawah nama

pejabat.

Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan,

ttd.

Dr. Ir. Muhammad Anis, M.Met. NIP195706261985031002

Tembusan

Jika surat yang ditulis itu dikirim kepada beberapa pihak, di bagian kiri

bawah perlu disebutkan kepada siapa saja surat itu kita kirim. Apabila bentuk

suratnya ‘lurus penuh’, ‘tembusan’ ditempatkan di bawah nomor induk pegawai.

Apabila bentuk suratnya ‘lurus’ atau ‘setengah lurus’, tembusan ditempatkan di

bagian kiri, satu garis dengan nama pejabat. Jika hanya dikirim pada satu orang,

nama pejabat/orang yang dikirimi tembusan dapat langsung ditulis. Sementara jika

lebih dari satu, maka harus diberi nomor urut pada pejabat-pejabat/orang-orang

yang dikirimi tembusan.

Karena semua surat dinas akan diarsipkan, maka di bawah tembusan TIDAK

perlu dicantumkan kata ‘arsip’ atau ‘pertinggal’.

Lampiran

Jika pada surat yang dikirim dilampirkan sesuatu, pada bagian awal surat

perlu dituliskan kata ‘lampiran’, diikuti jumlah yang dilampirkan, misalnya ‘dua

halaman’/‘dua lembar’, jika yang dilampirkan itu dua halaman mengenai masalah

yang sama. Jika yang dilampirkan terdiri dari dua masalah, berapa pun jumlah

halamannya, biasanya dituliskan ‘dua berkas’.

Dalam surat dinas resmi, ‘lampiran’ ditulis di bawah nomor surat, sementara

dalam surat nondinas, ‘lampiran’ ditempatkan di bawah ‘tembusan’.


Inisial nama pejabat yang berwenang

Inisial nama pejabat yang berwenang dalam surat dinas resmi biasanya

berwujud paraf ditempatkan di samping kiri jabatan penanda tangan surat. Hal ini

menunjukkan siapa pengonsep suratnya sehingga penanda tangan surat tahu siapa

yang perlu dihubungi/ditegur jika ada kesalahan.

Cap/Stempel surat

Tidak boleh dilupakan bahwa surat dinas yang dikirim HARUS dibubuhi cap

selain tanda tangan. Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian kiri tanda

tangan dari pejabat yang menandatangani surat—hendaknya cap itu TIDAK

menutupi tanda tangan supaya tampak jelas wujud tanda tangannya.

Surat terdiri dari empat bagian utama, yaitu kepala/kop surat, pembuka surat, isi surat,

dan penutup surat.

Kepala/kop surat merupakan bagian yang berisi adalah lambang atau logo instansi,

nama instansi, alamat lengkap tanpa singkatan termasuk kode pos, disertai telepon,

faksimili, ratron (e-mail), dan laman (website).

Pembuka surat meliputi awal surat (nomor, lampiran, dan hal), tanggal surat, nama dan

alamat tujuan surat, dan salam pembuka.

Isi surat merupakan bagian inti surat yang terdiri dari pembuka, tubuh, dan penutup.

Penutup surat meliputi salam penutup, jabatan penanda tangan surat, nama pejabat,

NIP/NUP, tembusan, lampiran, inisial nama pengonsep surat, dan cap/stempel

organisasi.


2.2.3 Bahasa Surat

Dari segi bahasa, surat merupakan suatu tulisan yang sangat berbeda dari berita, cerita,

ataupun tulisan ilmiah. Bahasa surat sangat berbeda dari jenis tulisan lainnya. Hal yang paling

inti dari bahasa surat adalah bahwa semuanya diungkapkan secara singkat, padat, tetapi jelas.

Tidak jarang orang atau badan atau organisasi menerima sangat banyak surat. Dapat

dibayangkan kalau surat itu panjang seperti berita, cerita, atau karya ilmiah, betapa banyak

waktu yang terbuang untuk memahami apa yang ingin dikemukakan. Yang terpenting dalam

penulisan surat adalah bahwa apa yang mau disampaikan itu dapat dipahami. Akan tetapi,

karena tulisan itu bukan karya ilmiah, maka diusahakan agar tulisan dapat dikemukakan secara

singkat. Meskipun demikian, diharapkan informasi tetap dapat dipahami dengan mudah. Oleh

karena itu, penulisan surat harus direncanakan dengan baik.

Bahasa surat dinas resmi haruslah bahasa resmi atau formal. Dalam surat-surat yang kita

lihat sekarang, sangat banyak digunakan kata-kata nonformal, kata daerah, dan kata asing. Jika

kata-kata daerah dan/atau asing dianggap tidak ada padanannya yang tepat dalam bahasa

Indonesia, kata/ungkapan itu dapat digunakan, namun harus digarisbawahi atau dicetak miring

yang menunjukkan bahwa kata/ungkapan itu bukan kata Indonesia. Sifat resmi atau formal surat

akan hilang jika bahasa yang digunakan di dalamnya bukan bahasa resmi. Ciri yang mudah

terlihat dalam bahasa resmi adalah penggunaan kata sapaan, kata ganti, imbuhan, dan

kelengkapan kalimat.

Kata sapaan merupakan ciri penunjuk bahasa formal yang sangat menonjol. Dalam

bahasa formal, orang yang kita hormati biasanya kita sapa dengan kata ‘Bapak’, ‘Ibu’, ‘Saudara’,

‘Kita’, atau gelar, jabatan, dan pangkat orang itu. Sementara dalam bahasa nonformal, rekan

dapat kita sapa dengan ‘Mas’, ‘Mbak’, ‘Yu’, atau hanya nama. Perlu diperhatikan bahwa huruf

pertama dari kata-kata sapaan harus ditulis dengan huruf kapital. Kata-kata itu TIDAK diawali

dengan huruf kapital jika tidak menyapa orang dan berlaku umum. Misalnya: “Anak yatim sudah

tidak mempunyai bapak”. Untuk menyebut diri sendiri, dalam bahasa formal digunakan kata

‘saya’; kata ‘aku’ tidak boleh digunakan. Gunakan satu bentuk sapaan untuk merujuk orang yang

sama dalam surat yang kita buat. Jika menggunakan sapaan ‘Bapak’, misalnya, maka harus

konsisten dalam seluruh surat, dan tidak boleh diselingi dengan sapaan ‘Saudara’.

Dalam bahasa formal, imbuhan harus digunakan secara jelas. Tidak digunakannya

imbuhan, menunjukkan bahwa bahasa yang digunakan bukanlah bahasa formal. Imbuhan hanya

dapat dihilangkan dalam ‘kalimat perintah’. Misalnya, kalimat terakhir paragraf di atas

merupakan sebuah ‘perintah’. Oleh karena itu, kata ‘gunakan’ tidak perlu diberi awalan me−.

Jika kalimat ini tidak berwujud ‘perintah’, kalimat itu dapat dikemukakan sebagai “Sebaiknya kita

menggunakan satu bentuk sapaan untuk merujuk orang yang sama dalam surat yang kita buat.”

Awalan me− juga tidak perlu digunakan jika di muka kata kerja digunakan kata ganti ‘saya’ atau

‘kami’.

Berikut ini adalah contoh surat yang menunjukkan sejumlah kesalahan. Di bawahnya,

akan diberikan penjelasan mengenai apa saja dan mengapa terdapat kesalahan dalam surat

tersebut. Setelah itu, akan ditunjukkan bagaimana seharusnya surat itu dibuat. Jika pegawai


yang membuat konsep surat masih membuat kesalahan, sebaiknya ditunjuk orang yang memiliki

kemampuan untuk menyuntingnya sebelum surat itu dikirim.

AKADEMI EKA USAHA

Mendidik mahasiswa menjadi wirausaha handal

Jln. Alamanda II/1-3

Jakarta Selatan 12460

Telp. 7727494, Fax. 7727564, E-mail: [email protected]

Nomor : 721/ITNS/A1/ak/VIII/09 Jakarta, 10 Agustus 2009

Lamp: 1 lembar

Hal: Permohonan Pengajar

Kepada Yth.

Rektor Universitas Indonesia

Kampus Baru UI – Depok

Depok 16424,-

Dengan hormat,

Lembaga pendidikan kami baru membuka Program Bahasa Jepang, sehingga

sangat perlu beberapa pengajar-pengajar dibidang itu.

Bersama ini kami mohon bantuan tenaga pengajar mata kuliah Pengkajian

Drama, Pengkajian Puisi, Fonologi dan Morfologi Bahasa Jepang, selain untuk

mengajar para mahasiswa kami, para pengajar-pengajar itu juga diperlukan untuk

membina para pengajar kami agar kelak mampu berdiri sendiri.

Kami percaya permohonan ini akan bapak kabulkan. Atas perhatiannya

diucapkan terimakasih.

Wassalam,

ttd.

Hamid Abdullah

Kepala Akademi Eka Usaha

Gambar 2.4 Contoh Surat yang Salah



Pada contoh surat tersebut, terdapat beberapa kesalahan baik pada bagian kepala surat,

pembuka surat, isi surat, dan penutup surat. Pada bagian kepala surat, beberapa kesalahan

kebahasaan yang dapat diamati pada contoh surat tersebut antara lain:

Alamat seharusnya ditulis lengkap tanpa singkatan, sehingga Jl. harus ditulis ‘Jalan’.

Di belakang nama jalan tercantum dua angka yang menunjukkan bahwa bangunan itu

terdiri atas dua kapling (nomor 1 sampai 3). Untuk menunjukkan pengertian sampai,

tanda yang seharusnya digunakan bukanlah ‘tanda hubung’, melainkan ‘tanda pisah’.

Pada mesin tik dan komputer, ‘tanda pisah’ baru akan terlihat jika kita mengetik dua

buah ‘tanda hubung’ di antara angka atau kata yang dimaksud, tanpa spasi. Jika

komputer tidak disiapkan untuk menghasilkan ‘tanda pisah’, akan terlihat dua buah

‘tanda hubung’ yang senilai dengan ‘tanda pisah’, (1--3), namun jika komputer disiapkan

untuk menghasilkan ‘tanda pisah’, pada layar akan terlihat 1—3.

Sebuah perusahaan, organisasi, atau institusi sering mempunyai beberapa nomor

telepon. Pada kepala surat, nomor-nomor itu akan dipisahkan satu sama lain dengan

‘tanda koma’. Pada contoh di atas, hanya terdapat satu nomor telepon, di mana nomor

telepon ini dipisahkan dari nomor faksimili dan e-mail dengan ‘tanda koma’. Karena

fungsi telepon, faksimili, dan e-mail itu berbeda, sebaiknya alat-alat komunikasi ini

dipisahkan dengan ‘tanda titik koma’. Dengan demikian, jika pada masa mendatang akan

ditambah nomor telepon, tanda baca yang digunakan sudah tidak bermasalah lagi.

Pemakaian fax. dan e-mail dalam kepala surat di atas pun salah. Kedua kata tersebut

bukan kosakata bahasa Indonesia sehingga harus dicetak miring atau ditik dengan

menambahkan garis bawah. Jika kata faksimili ingin disingkat, dapat ditik faks. Sebagai

unsur serapan, singkatan ini tidak perlu dicetak miring lagi. Sementara e-mail (electronic

mail) dalam bahasa Indonesia dipahami sebagai surat elektronik. Jika dirasa tidak perlu

untuk mencari padanan khas, frasa itu dapat digunakan dengan menyepakati singkatan

apa yang akan digunakan, apakah surat elektronik (‘surel’) atau surat elektronik

(‘ratron’).


Dengan demikian, penulisan kepala surat yang benar adalah sebagai berikut:

Sama seperti bagian kepala surat, contoh surat tersebut juga menunjukkan beberapa

kesalahan pada bagian pembuka surat, yaitu:

Awal surat tersebut diawali dengan ‘nomor surat’, ‘lampiran’, dan ‘hal’. Tidak ada

kesalahan mengenai urutan penempatannya. Jarak antarbaris untuk nama dan alamat

surat juga satu spasi. Kesalahan yang terlihat adalah dalam penggunaan ‘tanda titik dua’

dan kata ‘lampiran’ yang disingkat. ‘Tanda titik dua’ harus ditempatkan pada satu garis

lurus dengan huruf terakhir dari kata yang paling panjang. Karena kata ‘lampiran’ tidak

boleh disingkat, kata yang paling panjang adalah ‘lampiran’ dan huruf terakhirnya adalah

‘n’.

Tanggal surat didahului penulisannya dengan nama kota tempat institusi, yaitu Jakarta.

Akan tetapi, pada kepala surat sudah dicantumkan alamat institusi tersebut, yang

terletak di Jakarta Selatan. Oleh karena itu, untuk mendukung aspek penghematan, kata

‘Jakarta’ seharusnya dihilangkan, karena penerima surat pun tahu bahwa surat itu

dibuat di Jakarta.

Semua surat yang kita buat, pasti akan dikirimkan kepada seseorang, entah seorang

direktur, manajer, kepala bagian, rekan, atau saudara kita. Karena setiap surat akan

dikirim kepada orang tertentu, kata ‘kepada’ tidak perlu dicantumkan lagi. Selanjutnya,

singkatan ‘Yth.’ dapat ditempatkan di muka jabatan atau nama orang yang dikirimi surat

sebagai bukti orang itu dihormati.


Setelah menyebutkan nama ‘Kampus Baru UI’, dicantumkan nama kota Depok, yang

maksudnya ingin menyatakan letak dari ‘Kampus Baru UI’ karena selain di Depok, ada

pula yang terletak di Jakarta. Jika ‘Kampus Baru UI’ itu dianggap sebagai alamat, maka

kata ‘Depok’ tidak boleh dipisahkan dengan ‘tanda hubung’, tetapi harus dengan ‘tanda

koma’ yang menunjukkan nama wilayah. Kota dan kode pos pun tidak perlu diakhiri

dengan ‘tanda koma’ dan ‘tanda hubung’ seperti yang dilakukan orang saat menulis

harga, karena cara penulisan tersebut tidak ada gunanya. Jarak antarbaris untuk nama

dan alamat yang dikirimi surat juga satu spasi.

Surat ini menggunakan salam pembuka ‘Dengan hormat’. Akan tetapu, karena orang

yang dikirimi surat sudah disapa dengan ‘Yth.’, maka salam pembuka tidak perlu

dicantumkan.

Dengan demikian, pembuka surat tersebut seharusnya ditulis sebagai berikut:

Selanjutnya, akan dipaparkan kesalahan-kesalahan yang terdapat pada bagian isi surat,

antara lain:

Sebelum kata sambung ‘sehingga’ dicantumkan ‘tanda koma’. Kata ‘sehingga’ adalah

kata sambung yang menyatakan bahwa bagian kalimat yang ada di belakangnya

merupakan anak kalimat, sedangkan anak kalimat yang mengiringi induk kalimat TIDAK

perlu dipisahkan dengan ‘tanda koma’.


Sangatlah aneh untuk menyatakan bahwa “Lembaga pendidikan sangat perlu beberapa

pengajar-pengajar dibidang itu.” Lembaga pendidikan ini tidak dapat dikatakan perlu

pengajar, melainkan memerlukan pengajar.

Lembaga pendidikan ini memerlukan sejumlah pengajar. Untuk menyatakan bahwa

mereka memerlukan lebih dari satu pengajar, dapat dilakukan beberapa cara. Kata

‘pengajar’ dapat diulang atau digunakan kata yang menunjukkan bahwa jumlah pengajar

yang diperlukan itu lebih dari satu seperti ‘banyak’, ‘beberapa’, ‘sejumlah’, atau

‘bilangan’ jika jumlahnya pasti.

Kata ‘dibidang’ bukan kata kerja, melainkan kata yang menyatakan lokasi. Oleh karena

itu, ‘di’ harus dipisahkan penulisannya dari kata ‘bidang’ karena ‘di’ hanya disatukan

penulisannya jika menyatakan suatu tindakan atau sesuatu yang dilakukan.

Paragraf berikutnya diawali dengan ungkapan ‘bersama ini’. Surat yang dikirim memang

mempunyai ‘lampiran’, tetapi kalimat awal paragraf ini sama sekali tidak merujuk pada

apa yang dikemukakan dalam ‘lampiran’ surat. Jika kalimat ini mengemukakan ‘Bersama

ini kami sertakan daftar kemampuan para pengajar yang kami perlukan”, pernyataan itu

benar, terlebih karena pengajar yang diharapkan adalah pengajar senior yang mampu

membina calon pengajar yang ada.

Jika dalam paragraf pertama ‘beberapa pengajar-pengajar’ dinyatakan salah, dalam

paragraf ini pun penunjuk jamaknya salah. ‘Pengajar-pengajar’ sudah menunjukkan

bentuk jamak (lebih dari satu), sedangkan ‘para’ juga menunjukkan hal yang sama.

Penggunaan kata ‘para’ pada kalimat ini juga tidak tepat. Pengertian ‘para’ sama dengan

‘semua’, yang berarti ‘tanpa kecuali’; sedangkan ‘beberapa’, ‘banyak’, dan kata-kata lain

di atas hanya menunjukkan bahwa jumlahnya lebih dari satu.

Mengingat bahwa kalimat “kami mohon bantuan tenaga pengajar. . . .” tidak

berhubungan langsung dengan kalimat “selain untuk mengajar para mahasiswa kami. . .

.”, sebaiknya kedua kalimat tersebut dijadikan kalimat terpisah.

Ungkapan akhir paragraf ini, “agar mampu berdiri sendiri” dapat membuat penerima

surat bingung, seolah-olah pengajar mereka cacat dan harus dibantu saat akan berdiri.

Jika yang dimaksud adalah “agar pengajar mereka kelak dapat menjadi pengajar

mandiri”, tidak lagi sebagai pengajar pembantu, sebaiknya dinyatakan “agar kelak

mereka mampu mengampu sendiri” atau “menjadi pengajar mandiri”.

Paragraf terakhir merupakan paragraf penutup yang memuat harapan pengirim surat.

Anehnya, sapaan yang digunakan kedua kalimat dalam paragraf ini berbeda dan

pemakaiannya pun salah. Kata sapaan ‘bapak’ penulisannya HARUS diawali dengan

huruf kapital. Pada kalimat kedua, digunakan sapaan ‘−nya’, padahal kata sapaan ini

biasanya digunakan untuk merujuk kepada orang ketiga (orang yang dibicarakan). Dalam

surat, kita berkomunikasi dengan kawan bicara, yang berarti sapaan merujuk pada orang

kedua. Oleh karena itu, pada paragraf ini seharusnya digunakan kata ‘Bapak’, bukan

‘Kita’ atau ‘Saudara’ karena dalam surat hanya boleh digunakan satu jenis sapaan atau

rujukan untuk orang yang sama. Jangan gunakan ‘−nya’ jika tidak mengacu pada orang

yang dibicarakan (orang ketiga).


Jika tetap digunakan kata ‘diucapkan’, pelaku atau orang yang melakukannya adalah

orang ketiga, padahal dalam kalimat sebelumnya dicantumkan “Kami percaya . . . .”

Dengan demikian, kalimat terakhir paragraf ini seharusnya ditulis “Atas perhatian Bapak

kami ucapkan terima kasih.”

Kesalahan selanjutnya adalah pada penulisan kata ‘terimakasih’. Pada umumnya,

gabungan kata ditulis terpisah, seperti kerja sama, terima kasih, beri tahu, tanda tangan,

tanggung jawab.

Dengan demikian, isi surat tersebut seharusnya ditulis sebagai berikut:

Terakhir, untuk bagian penutup surat, kesalahan-kesalahan yang dapat diamati pada

contoh surat tersebut antara lain:

Pada bagian pembuka surat, digunakan salam pembuka ‘Dengan hormat’, namun salam

penutupnya ‘Wassalam’. Padanan ‘Dengan hormat’ adalah ‘Hormat kami’. ‘Wassalam’

TIDAK digunakan dalam surat formal, tetapi hanya boleh digunakan dalam surat pribadi

atau surat nonformal. Selain itu, kata ini seharusnya ditulis dengan huruf ‘s’ tunggal,

karena dalam kata dasar bahasa Indonesia, tidak dikenal penggunaan huruf ganda.

Sebagai pengganti tanda tangan surat, hendaknya ditulis ttd. (singkatan dari kata

‘tertanda’). Pada contoh surat ini, singkatan tadi sebaiknya dicantumkan sebagai

pengingat bahwa di tempat itu wajib dibubuhkan tanda tangan. Tanpa tangan tangan,

surat apa pun dianggap tidak sah; cap tanpa tanda tangan pun tidak sah.


Kesalahan terakhir yang terlihat adalah ‘jabatan penanda tangan surat’, di mana

dicantumkan ‘Kepala Akademi Eka Usaha’. Apa yang menyebabkan pernyataan ini

dikatakan salah? Pada kepala surat telah tertulis “Akademi Eka Usaha” sehingga tidak

dapat dipungkiri bahwa semua hal berasal dari organisasi/institusi ini. Jadi, di tempat

jabatan surat, “Akademi Eka Usaha” tidak perlu dicantumkan lagi, melainkan cukup

ditulis ‘Kepala’. Maksudnya pun tetap menunjukkan orang dan jabatan yang sama,

namun tidak perlu diulang.

Dengan demikian, isi surat tersebut seharusnya ditulis sebagai berikut:


Berdasarkan uraian di atas, selanjutnya akan dipaparkan cara penulisan surat tersebut

sebagaimana mestinya.

AKADEMI EKA USAHA

Mendidik mahasiswa menjadi wirausaha handal

Jalan Alamanda II/1--3

Jakarta Selatan 12460

Telp. 7727494; Faks. 7727564; E-mail: [email protected]

Nomor : 721/ITNS/A1/ak/VIII/09 10 Agustus 2009

Lampiran : 1 lembar

Hal : Permohonan Pengajar

Yth. Rektor Universitas Indonesia

Kampus Baru UI Depok

16424

Lembaga pendidikan kami baru membuka Program Bahasa Jepang, sehingga

sangat memerlukan beberapa pengajar di bidang itu.

Kami mohon bantuan tenaga pengajar untuk mata kuliah Pengkajian Drama,

Pengkajian Puisi, Fonologi, dan Morfologi Bahasa Jepang. Selain untuk mengajar

para mahasiswa kami, pengajar-pengajar itu juga diperlukan untuk membina para

pengajar kami agar kelak mampu menjadi pengajar mandiri.

Kami percaya permohonan ini akan Bapak kabulkan. Atas perhatian Bapak

kami ucapkan terima kasih.

Kepala,

ttd.

Hamid Abdullah

Gambar 2.5 Contoh Cara Penulisan Surat yang Benar



BAB 3

TATA PERSURATAN UNIVERSITAS INDONESIA

Kegiatan formal perkantoran adalah proses komunikasi tertulis yang dilakukan melalui

surat. Surat-menyurat sangat penting dalam setiap organisasi perkantoran karena merupakan

rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan pengiriman informasi. Kegiatan surat-menyurat

dimulai dari penyusunan, penulisan, serta pengiriman oleh dan kepada pihak yang dituju (unit

kerja).

Dalam penyusunan surat, kita harus memperhatikan berbagai unsur seperti pemakaian

bahasa Indonesia yang baik dan benar serta bentuk surat. Saat modul ini diterbitkan, tata cara

surat-menyurat di lingkungan Universitas Indonesia mengacu kepada Tata Persuratan nomor

1575/SK/R/UI/2009.

3.1. Surat Dinas

Apakah yang dimaksud dengan surat dinas? Surat dinas adalah sarana komunikasi yang

digunakan secara tertulis antara satu pihak dengan pihak lain yang saling berkepentingan. Surat

dinas juga dapat dimaknai sebagai sehelai atau lebih kertas bertulis yang berisi pemberitahuan,

permohonan, undangan dan sejenisnya, yang disampaikan oleh satu unit kerja kepada unit kerja

lain, baik secara internal maupun eksternal.

3.1.1 Fungsi Surat Dinas

Fungsi surat dinas di lingkungan Universitas Indonesia adalah sebagai penghubung

antara unit kerja internal dan eksternal, berupa:

tanda bukti sah secara tertulis tentang kegiatan organisasi;

pedoman untuk bertindak/bekerja, yaitu untuk membuat/mengambil keputusan dan

kebijakan berikutnya dalam organisasi, misalnya surat keputusan menteri, surat

keputusan rektor, surat keputusan dekan, surat perintah rektor, surat perintah dekan;

wakil organisasi, untuk berhubungan dengan organisasi lain tanpa menghadirkan

pejabatnya; atau


rekaman informasi organisasi dan dokumentasi historis yang menggambarkan

perkembangan organisasi, misalnya surat pendirian organisasi, surat keputusan tentang

kebijakan organisasi dan sebagainya.

3.1.2 Jenis Surat Dinas

Jenis surat dinas sesuai dengan Tata Persuratan Universitas Indonesia nomor

1575/SK/R/UI/2009, adalah sebagai berikut:

a. Surat Dinas

Surat dinas di Universitas Indonesia berisi hal-hal penting yang berkaitan dengan

Universitas Indonesia. Surat dinas terdiri atas kepala surat dinas, pembuka surat, isi

surat, dan penutup surat.

– Kepala surat terdiri atas:

• lambang atau logo,

• nama Pusat Administrasi Universitas Indonesia/Fakultas/Program

Pascasarjana/Program Vokasi

• alamat lengkap,

• garis penutup.

– Pembuka surat terdiri atas:

• nomor surat,

• lampiran,

• hal surat,

• tanggal surat,

• alamat tujuan surat.

– Isi surat terdiri atas:

• pendahuluan,

• pokok masalah,

• penutup.

– Penutup surat terdiri atas:

• jabatan penanda tangan,

• nama pejabat penanda tangan,

• tanda tangan pejabat,

• Nomor Induk Pegawai (NIP) atau Nomor Urut Perekaman (NUP),

• cap/stempel organisasi,

• tembusan.


Gambar 3.1 Contoh Surat Dinas


b. Surat Keputusan (SK)

Surat keputusan adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang

berfungsi untuk melaksanakan suatu kegiatan. Surat keputusan terdiri atas bagian-

bagian berikut:

– kepala surat,

– pembuka surat,

– isi surat,

– penutup surat.

Gambar 3.2 Contoh Surat Keputusan


c. Nota Dinas

Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan berisikan catatan atau

pesan tentang suatu pokok persoalan kedinasan. Nota dinas terdiri atas bagian-bagian

berikut:

– kepala,

– pembuka,

– isi,

– penutup.

Gambar 3.3 Contoh Nota Dinas


d. Memo

Memo adalah catatan singkat yang ditik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan

atau dari bawahan kepada atasan serta sesama pegawai, tentang pokok persoalan

kedinasan. Memo terdiri atas bagian-bagian berikut:

– kepala,

– pembuka,

– isi,

– penutup.

Gambar 3.4 Contoh Memo


e. Surat Pengantar

Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang

berfungsi untuk mengantar surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang

dikirimkan. Surat pengantar dapat berbentuk surat dinas biasa atau surat berbentuk

kolom. Surat pengantar terdiri atas beberapa bagian, yaitu:

– kepala surat,

– pembuka surat,

– isi surat,

– penutup surat.

Gambar 3.5a Contoh Surat Pengantar Biasa


Gambar 3.5b Contoh Surat Pengantar Berbentuk Kolom


f. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara

pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan atau perintah. Surat edaran

terdiri atas bagian-bagian berikut:

– kepala surat,

– pembuka surat,

– isi surat, dan

– penutup surat.

Gambar 3.6 Contoh Surat Edaran


g. Surat Undangan

Surat undangan merupakan suatu pemberitahuan kepada seseorang untuk menghadiri

suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat undangan dapat

berbentuk lembaran surat maupun kartu. Surat undangan yang berbentuk lembaran


− kepala surat,

− pembuka surat,

− isi surat, dan

− penutup surat.

Gambar 3.7a Contoh Surat Undangan Berbentuk Lembaran Surat


Sementara surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas bagian-bagian berikut:

− kepala surat,

− isi surat, dan

− penutup surat.

Gambar 3.7b Contoh Surat Undangan Berbentuk Kartu


h. Surat Tugas

Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada

seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan adminisratif maupun akademik. Surat

tugas dapat berbentuk lembaran surat maupun berbentuk kolom. Surat tugas terdiri

atas bagian-bagian berikut:

– kepala surat,

– pembuka surat,

– isi surat, dan

– penutup surat.

Gambar 3.8a Contoh Surat Tugas Berbentuk Lembaran


Gambar 3.8b Contoh Surat Tugas Berbentuk Kolom


i. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang berisi kewenangan kuasa untuk bertindak atau melakukan

kegiatan atas nama pemberi kuasa. Surat kuasa tediri atas bagian-bagian berikut:

– kepala surat,

– pembuka surat,

– isi surat, dan

– penutup surat.

Gambar 3.9 Contoh Surat Kuasa


j. Surat Pendelegasian

Surat pendelegasian adalah surat yang berisi kewenangan penerima delegasi untuk

bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pimpinan. Surat pendelegasian


– pembuka, − identitas para pihak penanda tangan,

– nomor surat, − isi surat, dan

– tanggal penandatangan surat, − penutup surat.

Gambar 3.10 Contoh Surat Pendelegasian


k. Surat Pengumuman

Surat pengumuman merupakan surat yang mengumumkan mengenai suatu hal yang

ditujukan kepada sivitas akademika maupun masyarakat umum. Surat pengumuman


– kepala surat,

– pembuka surat,

– isi surat, dan

– penutup surat.

Gambar 3.11 Contoh Surat Pengumuman


l. Surat Pernyataan

Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal, disertai dengan

pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut. Surat pernyataan terdiri atas bagian-

bagian berikut:

– kepala surat,

– pembuka surat,

– isi surat, dan

– penutup surat.

Gambar 3.12 Contoh Surat Pernyataan


m. Surat Keterangan

Surat keterangan adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak

menimbulkan keraguan. Surat keterangan terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut:

– kepala surat,

– pembuka surat,

– isi surat, dan

– penutup surat.

Gambar 3.13 Contoh Surat Keterangan


n. Berita Acara

Berita acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa,

waktu dan tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian

atau peristiwa tersebut.

Gambar 3.14 Contoh Berita Acara


3.2. Bentuk Surat Dinas Universitas Indonesia

Bentuk surat dinas adalah pola/gaya penulisan sebuah surat yang ditentukan oleh tata

letak (layout) bagian-bagian surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan

membentuk model (style) tertentu. Bentuk surat yang digunakan di Universitas Indonesia adalah

bentuk lurus dan bentuk setengah lurus. Bentuk lurus serupa dengan bentuk lurus penuh dalam

hal tubuh surat, dari kalimat pertama sampai kalimat terakhir. Perbedaannya hanyalah pada

tanggal surat serta nama dan tanda tangan pembuat surat, di mana keduanya ditempatkan di

bagian kanan kertas surat sehingga nomor dan tanggal surat, tembusan serta nama dan tanda

tangan pembuat, pemberi dan penerima kuasa, pihak pertama dan kedua sebuah surat

perjanjian, dan lain-lain, dapat ditempatkan sebaris (kiri kanan). Surat berbentuk setengah lurus

serupa dengan bentuk lurus, terutama dalam hal tanggal serta nama dan tanda tangan pembuat

surat. Perbedaannya terletak pada awal paragraf baru yang selalu menjorok beberapa ketukan.

Selain itu, hal-hal yang perlu diurutkan di dalam surat diberikan penomoran dengan menjorok

beberapa ketukan ke kanan (lihat contoh surat pada Gambar 3.29).

Dalam surat-menyurat, kita harus memperhatikan berbagai unsur, seperti pemakaian bahasa

Indonesia yang baik dan benar serta bentuk surat.

Tata cara surat-menyurat di lingkungan Universitas Indonesia berpedoman kepada Tata

Persuratan Universitas Indonesia nomor 1575/SK/R/UI/2009.

Pengertian surat dinas adalah sarana komunikasi yang digunakan secara tertulis, terdiri dari

sehelai atau lebih kertas yang berisi pemberitahuan, permohonan, undangan, dan

sejenisnya, yang disampaikan oleh satu unit kerja kepada unit kerja lain, baik internal

maupun eksternal.

Surat dinas di lingkungan Universitas Indonesia berfungsi sebagai penghubung di antara

unit-unit kerja internal maupun eksternal.

Jenis surat Universitas Indonesia antara lain: surat dinas, surat keputusan, nota dinas,

memo, surat pengantar, surat edaran, surat undangan,surat tugas, surat kuasa, surat

pendelegasian, surat pengumuman, surat pernyataan, surat keterangan dan berita acara.

Bentuk atau gaya surat yang digunakan di lingkungan Universitas Indonesia adalah bentuk

setengah lurus dan bentuk lurus.


3.3. Bagian Surat dan Fungsinya

Seorang pegawai perlu memahami bagian-bagian surat yang diciptakan di unit kerja

masing-masing. Bagian-bagian surat dinas Universitas Indonesia adalah sebagai berikut:

a. Kepala Surat (Kop)

Surat dinas resmi Universitas Indonesia ditulis pada kertas yang menggunakan

kepala surat, berisi antara lain:

logo atau makara UI

nama Universitas Indonesia

nama Fakultas/Program

Pascasarjana/Program Vokasi

alamat lengkap

nomor telepon

nomor faksimili

nomor kotak pos

alamat e-mail

Fungsi kepala surat dinas Universitas Indonesia adalah sebagai berikut:

sebagai identitas organisasi,

untuk mengetahui nama dan alamat organisasi,

memberi informasi dan keterangan tentang organisasi (lihat Gambar 4.1a dan

Gambar 4.1b).

Gambar 3.15a Contoh Kepala Surat/Kop Universitas

Gambar 3.15b Contoh Kepala Surat/Kop Fakultas


b. Nomor Surat

Surat dinas yang dikirim ke luar lingkungan Universitas Indonesia dan di dalam

lingkungan Universitas Indonesia perlu diberi nomor surat. Pencatuman nomor surat ini

ditujukan untuk:

memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan

kembali surat,

mengetahui jumlah surat yang dikelurkan suatu organisasi/instansi dalam periode

tertentu,

penunjukkan unit kerja dalam kegiatan surat-menyurat.

Penomoran surat dinas pasti berbeda antara Universitas Indonesia dengan

organisasi lainnya. Hal ini disebabkan setiap organisasi memiliki fungsi yang unik

sehingga nomor surat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi masing-masing.

Penomoran surat di lingkungan Universitas Indonesia berpedoman kepada Tata

Persuratan dari Kementerian Pendidikan Nasional. Seiring berjalannya waktu, ada

perubahan-perubahan dalam Tata Persuratan dari Kementerian Pendidikan Nasional.

Misalnya, pada tahun 2009 penomoran surat dinas terdiri atas: nomor urut surat keluar;

kode perguruan tinggi, kode jabatan, kode fakultas; kode masalah; dan tahun

penciptaan surat. Cara penomoran surat ini dapat dilihat pada contoh berikut:

Nomor: 4712/PT02.H4.FIB/Q/2009

Gambar 3.16a Contoh Nomor Surat yang Digunakan oleh Universitas Indonesia Tahun 2009

Tahun pembuatan surat

Kode masalah

Kode fakultas

Kode perguruan tinggi

Kode jabatan

Nomor surat keluar


Keterangan

4712 : menunjukkan nomor surat keluar

PT02 : menunjukkan kode perguruan tinggi (Universitas Indonesia)

H4 : menunjukkan kode jabatan (H4: jabatan dekan, H5: wakil dekan bidang akademik )

FIB : menunjukkan nama fakultas

Q : menunjukkan Kode masalah (masalah yang terdapat pada surat seperti: Q,C,U,B )

2009 : menunjukkan tahun pencipta surat

Sejak diberlakukannya Surat Keputusan Rektor nomor 1575/SK/R/UI/2009

tentang Tata Persuratan di lingkungan Universitas Indonesia mulai awal Januari 2010,

cara penomoran surat dinas di UI berubah menjadi sebagai berikut:

Nomor: 1077/H2.F7.D/SDM.02.04.01/2010

Gambar 3.16b Contoh Nomor Surat yang Digunakan oleh Universitas Indonesia Tahun 2010

Keterangan

1077 : menunjukkan nomor surat keluar

H2 : menunjukkan kode perguruan tinggi (Universitas Indonesia) sebagai pengganti

(PT02)

F7 : menunjukkan Kode fakultas (sebagai pengganti: nama fakultas)

D : menunjukkan kode jabatan (sebagai pengganti H4: jabatan dekan)

SDM.02.04.01 : menunjukkan kode masalah (sebagai pengganti: Q, C, U, B dst)

2010 : menunjukkan tahun pencipta surat

Kode Universitas Indonesia

Kode fakultas

Kode jabatan

Kode hal

Nomor surat keluar

Tahun pembuatan


Kode jabatan dapat disesuaikan dengan struktur organisasi masing-masing

fakultas, mulai dari Dekan sampai dengan jajarannya. Penempatan nomor surat harus

disesuaikan dengan bentuk surat dan sistem penulisan surat yang berlaku di Universitas

Indonesia, yaitu:

Dalam surat berperihal, nomor surat ditempatkan di bagian kiri atas surat, di

bawah kepala.

Gambar 3.17a Contoh Penulisan Nomor pada Surat Berperihal

Sementara dalam surat berjudul, nomor surat ditempatkan di bawah judul surat,

di tengah bagian surat.

Gambar 3.17b Contoh Penulisan Nomor pada Surat Berjudul


c. Tanggal Surat

Penulisan tanggal untuk surat dinas Universitas Indonesia yang menggunakan

kepala/kop surat tidak diawali oleh nama kota, karena nama kota telah tercantum pada

kepala surat. Bila tanggal ditempatkan di bagian bawah kanan kertas surat, yaitu pada

surat berjudul, nama kota wajib ditulis. Di dalam surat dinas, penulisan tanggal, bulan

dan tahun HARUS lengkap, TIDAK BOLEH disingkat dan nama bulan TIDAK BOLEH diganti

dengan angka.

Gambar 3.18a Contoh Penulisan Tanggal pada Surat Berperihal

Gambar 3.18b Contoh Penulisan Tanggal pada Surat Berjudul


d. Lampiran

Surat dinas ada yang menyertakan dan ada pula yang tidak menyertakan

lampiran. Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu

umumnya berupa dokumen yang merupakan kesatuan dengan surat pengantarnya.

Surat yang menyertakan lampiran mempunyai dua fungsi, yaitu sebagai sarana untuk

menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. Contoh

sesuatu yang dilampirkan misalnya laporan, faktur, kuitansi, berkas dokumen, brosur,

pamflet, dan sejenisnya. Dalam surat dinas, lampiran ditempatkan di bagian kiri atas, di

bawah nomor surat, dan dituliskan jumlah lampirannya. Dengan adanya notasi lampiran,

pembaca surat dapat segera mengetahui bahwa surat itu mempunyai lampiran dan akan

memeriksanya. Seandainya tercatat ada lampiran, tetapi ternyata lampiran tidak ada

atau kurang, dengan mudah pembaca surat akan mengetahuinya.

Catatan: Istilah berkas, lembar, eksemplar, dan bundel tergantung kebutuhan.

Gambar 3.19 Contoh Penulisan Lampiran Surat Dinas


e. Hal

Pegawai harus dapat menganalisis hal surat, karena bagian ini berfungsi untuk

memberikan petunjuk kepada pembaca surat tentang masalah pokok surat. Untuk surat

berjudul, hal surat dapat ditulis dengan sistem judul seperti ‘Surat Keputusan’, ‘Surat

Perjanjian’, dan ‘Surat Perintah’. Sementara untuk surat berperihal, penulisan hal surat

mulai dari pias kiri, tanpa diberi tanda titik.

Gambar 3.20a Contoh Penulisan Hal pada Surat Berperihal

Gambar 3.20b Contoh Penulisan Hal pada Surat Berjudul

f. Alamat Tujuan Surat

Alamat tujuan surat terdiri dari 2 (dua) macam, yaitu alamat luar (alamat yang

tertulis pada sampul surat), dan alamat dalam surat (alamat yang tertulis pada surat).

Dalam penulisan alamat surat, perlu diperhatikan sebagai berikut:

1. Penulisan alamat tujuan surat tidak digunakan kata ‘kepada’ karena sebuah surat

pasti ditujukan kepana seseorang atau sebuah instansi. Jadi, demi efisiensi kata

‘kepada’ tidak perlu dicantumkan lagi.

2. Penulisan kata Yth. digunakan jika surat ditujukan kepada seseorang dengan

menuliskan nama jabatannya yang diikuti nama organisasi atau unit organisasi.

3. Penulisan kode pos hanya dicantumkan pada alamat luar (amplop/sampul). Kode

pos perlu dicantumkan untuk memudahkan petugas pos mengetahui wilayah/lokasi

alamat yang dituju.


Gambar 3.21a Contoh Penulisan Alamat Tujuan Surat

Gambar 3.21b Contoh Cara Penulisan Alamat pada Sampul (Amplop)

g. Salam Pembuka

Dalam surat dinas, TIDAK perlu dicantumkan salam pembuka, seperti ‘Dengan

hormat’, ‘Salam sejahtera’, ‘Assalamualaikum wr.wb’, atau ‘Ibu/Bapak yang terhormat’.

Salam pembuka untuk surat dinas Universitas Indonesia sudah diintegrasikan ke dalam

alinea pembuka surat.


Gambar 3.22a Contoh Salam Pembuka yang Salah

Gambar 3.22b Contoh Salam Pembuka yang Benar

h. Isi surat

Isi surat dinas Universitas Indonesia terdiri tiga macam alinea, yaitu alinea

pembuka, alinea transisi dan alinea penutup.

Alinea pembuka

Alinea pembuka pada surat berfungsi sebagai pengantar bagi pembaca untuk

mengetahui masalah pokok surat.

Alinea transisi

Alinea transisi adalah semua alinea yang terdapat antara alinea pembuka dan alinea

tertutup. Alinea transisi berisi uraian, keterangan, atau penjelasan tentang masalah

pokok surat yang sudah terdapat dalam alinea pembuka. Alinea transisi ini sangat

penting karena di dalamnya terdapat isi surat atau pesan yang disampaikan oleh

pengirim surat.


Alinea penutup

Alinea penutup berisi suatu kesimpulan yang berfungsi untuk menandakan uraian

masalah pokok surat sudah selesai.

i. Jabatan Penanda Tangan

Jabatan penanda tangan surat adalah pejabat yang mempunyai jabatan di

lingkungan Universitas Indonesia yang tercantum di dalam struktur organisasi.

Gambar 3.23 Contoh Jabatan Penanda Tangan Surat


j. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Dalam Tata Persuratan Universitas Indonesia yang dapat menandatangani surat

adalah orang yang tercantum dalam struktur organisasi dan yang berwewenang dan

bertanggungjawab atas kegiatan yang dilaksanakan, baik secara organisasi, secara

keseluruhan, maupun atas nama unit organisasi.

Gambar 3.24 Contoh Tanda Tangan Surat Dinas


k. Nomor Induk Pegawai (NIP)/Nomor Urut Perekaman (NUP)

Nomor Induk Pegawai atau Nomor Urut Perekaman surat dinas Universitas

Indonesia dicantumkan di bawah nama pejabat penanda tangan surat. NIP/NUP

ditempatkan langsung di belakang singkatan NIP/NUP, tanpa tanda titik dan tidak

dipisahkan dengan spasi.

Gambar 3.25 Nomor Induk Pegawai/Nomor Urut Perekaman


l. Cap Dinas Organisasi

Cap dinas adalah cap lambang Universitas Indonesia, Fakultas, Pascasarjana, dan

Vokasi sebagai unsur sahnya surat dinas. Cap dinas adalah cap yang bunyi tulisannya

menyebutkan nama organisasi dan digunakan untuk menyertai tanda tangan pejabat

yang memiliki wewenang menggunakannya. Dalam membubuhkan cap dinas, hanya ¼

(seperempat)/sebagian kecil bagian yang mengenai nama penanda tangan dan tanda

tangan pejabat supaya jelas nama dan tanda tangan pejabatnya.

Gambar 3.26 Contoh Cap Dinas Organisasi


m. Tembusan

Surat dinas akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan kepada pihak

ketiga yang terkait dengan surat yang dikeluarkan. Tembusan berfungsi sebagai

pemberitahuan kepada pihak tertentu yang harus mengetahui surat yang dikeluarkan

karena menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan.

Pada bagian tembusan, tidak perlu dicantumkan kata ‘arsip’ atau ‘pertinggal’ karena

semua surat dinas akan diarsipkan.

Gambar 3.27 Contoh Tembusan


n. Inisial Pengonsep Surat Dinas

Paraf nama pengonsep surat dinas Universitas Indonesia digunakan untuk

mengetahui siapa konseptor surat (orang yang berhak mengonsep surat) sesuai dengan

tanggung jawabnya dan terdapat dalam struktur organisasi. Paraf nama pengonsep surat

dibubuhkan pada sebelah kiri nama pejabat penanda tangan surat.

Gambar 3.28 Contoh Inisial Pengonsep


Gambar 3.29 Contoh Bagian Surat Dinas UI


Surat dinas Universitas Indonesia terdiri atas: kepala/kop surat, pembuka surat (nomor surat,

tanggal, lampiran, hal, alamat tujuan surat), isi surat, serta penutup surat (jabatan penanda

tangan, tanda tangan dan nama penandatangan, NIP/NUP, cap/stempel, tembusan, dan

inisial pengonsep).

Kepala surat berfungsi sebagai identitas organisasi; mengetahui nama dan alamat

organisasi; dan untuk memberikan informasi dan keterangan tentang organisasi.

Nomor surat dinas digunakan untuk memudahkan pengaturan surat; penyimpanan, dan

penemuan kembali surat; serta untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam

waktu tertentu.

Penomoran surat dinas UI berpedoman kepada Tata Persuratan Universitas Indonesia,

nomor 1575/SK/R/UI/2009.

Tanggal surat dinas berperihal tidak diawali nama kota, tetapi dalam surat dinas berjudul,

nama kota wajib ditulis.

Lampiran digunakan untuk melengkapi surat (jika ada), yang umumnya berupa berkas

dokumen, brosur, dan pamflet.

Hal surat berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok

surat.

Alamat tujuan surat menunjukkan alamat yang dituju.

Isi surat dinas terdiri dari 3 (tiga) alinea, yaitu alinea pembuka, transisi, dan penutup.

Jabatan penanda tangan surat adalah pejabat yang memiliki jabatan dan wewenang untuk

menandatangani surat.

Nomor Induk Pegawai atau Nomor Urut Perekaman dicantumkan di bawah nama pejabat

penanda tangan surat.

Cap dinas sebagai kelengkapan surat dibubuhkan dengan menyentuh ¼ (seperempat)

bagian di sebelah kiri nama penanda tangan dan tanda tangan pejabat.

Tembusan surat dicantumkan jika surat tersebut harus dikirimkan kepada pihak ketiga yang

memiliki hubungan dengan surat yang dikeluarkan.

Inisial pengonsep surat dinas adalah singkatan nama orang yang berhak mengonsep surat

sesuai dengan tanggung jawab yang terdapat dalam struktur organisasi.


3.4. Perlengkapan Surat

Dalam penyelenggaran Tata Persuratan di lingkungan Universitas Indonesia, diperlukan

sarana perlengkapan untuk memperlancar tugas-tugas pelayanan administrasi. Perlengkapan

surat dinas antara lain adalah: buku agenda, buku ekspedisi, lembar disposisi, dan sejenisnya.

a. Buku Registrasi (Agenda) Surat Masuk

Buku registrasi (agenda) surat masuk berfungsi sebagai alat untuk mencatat

surat masuk dari organisasi lain atau dari organisasi itu sendiri. Informasi yang

terkandung dalam buku registrasi surat masuk adalah sebagai berikut:

1. nomor urut buku agenda

2. tanggal surat buku agenda

3. asal surat

4. tanggal surat

5. nomor surat

6. hal surat

7. lampiran

8. keterangan

Gambar 3.30 Contoh Informasi Buku Agenda Surat Masuk

b. Buku Registrasi (Agenda) Surat Keluar

Buku registrasi (agenda) surat keluar berfungsi sebagai alat untuk mencatat

surat keluar suatu organisasi. Informasi yang terkandung dalam buku registrasi surat

keluar adalah sebagai berikut:

1. nomor urut

2. tanggal surat

3. nomor surat

4. hal surat

5. penerima surat

6. lampiran

7. keterangan


Gambar 3.31 Contoh Informasi Buku Agenda Surat Keluar

c. Lembar/Buku Ekspedisi/Pengantar Surat

Buku ekspedisi adalah buku catatan pengiriman surat yang dikirim. Buku

ekspedisi digunakan untuk pengawasan tentang waktu dan cara pengiriman surat.

Informasi yang tertera dalam buku ekspedisi adalah sebagai berikut:

1. nomor urut

2. tanggal pengiriman

3. nomor surat

4. diterima oleh

5. pada tanggal

6. pukul penerimaan

7. tanda tangan penerima surat

Gambar 3.32 Contoh Lembar Ekspedisi

d. Lembar Disposisi

Surat masuk untuk pimpinan di lingkungan Universitas Indonesia diberi lembar

disposisi. Lembar disposisi adalah suatu formulir pengendalian surat masuk yang

digunakan untuk mengendalikan dan mengarahkan surat masuk ke dalam suatu unit

kerja. Formulir disposisi berisi kolom-kolom untuk mencatat:

1. nama dan alamat instansi

2. judul

3. nomor agenda

4. tanggal penerimaan surat

5. kode klasifikasi

6. alamat yang dituju dalam disposisi

7. tempat catatan singkat yang diperlukan


Jenis formulir disposisi disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja masing-masing

sesuai dengan kebutuhan organisasi.

UNIVERSITAS INDONESIA

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA

KAMPUS UI, DEPOK 16424

LEMBAR DISPOSISI

Nomor agenda: Tanggal:

Nomor klasifikasi:

Dari:

Dekan

Wakil Dekan

Kepada:

Sekretaris Fakultas Ketua Dewan Guru Besar

Manajer Kemahasiswaan dan Alumni Ketua Senat Akademik

Manajer Keuangan Ketua Departemen Arkeologi

Apabila telah selesai persoalannya mohon surat (berkas) ini dikembalikan ke Sekretariat Fakultas Ilmu Pengetahuan

Budaya UI

Gambar 3.33 Contoh Lembar Disposisi


3.5 Sistem Pemberkasan (Filing System)

Setiap organisasi pasti menciptakan, menerima dan mengumpulkan surat/arsip sebagai

hasil dari kegiatan organisasi. Surat/arsip yang diterima maupun diciptakan harus ditata dan

disimpan sehingga dapat dengan mudah ditemukan kembali bila digunakan oleh pemakainya.

Penyimpanan surat/arsip memerlukan suatu sistem tertentu yang dapat digunakan oleh

organisasi tersebut. Sistem pemberkasan adalah kegiatan mengatur dan menyusun surat/arsip

dalam suatu tatanan yang sistematis ke dalam kelompok tertentu baik berdasarkan susunan

berkas kesamaan masalah (perihal), kesamaan kegiatan maupun kesamaan jenis. Sistem

pemberkasan dapat dilakukan dengan berbagai sistem, di antaranya:

a. Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan surat/arsip yang berdasarkan kode

nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Pemberkasan

berdasarkan nomor merupakan sistem yang paling sederhana. Surat/arsip diatur

berdasarkan urutan angka seperti 01, 02, 03, 04 dan seterusnya. Sistem ini umumnya

digunakan untuk penyimpanan cek, slip pembayaran, giro, NIP/NUP, dokumen

personil, pasien, dan sebagainya.

Perlengkapan surat terdiri dari buku agenda surat masuk dan keluar, lembar disposisi,

buku pengantar, dan lain-lain.

Buku registrasi (agenda) surat masuk berfungsi sebagai alat untuk mencatat surat masuk

dari unit kerja atau organisasi lain.

Buku registrasi (agenda) surat keluar berfungsi sebagai alat untuk mencatat surat keluar

suatu organisasi.

Buku ekspedisi/buku pengantar surat dipergunakan untuk pengawasan waktu dan cara

pengiriman surat, baik di lingkungan Universitas Indonesia dan untuk organisasi lain.

Lembar disposisi adalah suatu formulir pengendalian surat masuk yang dipergunakan

untuk mengendalikan dan mengarahkan surat masuk ke dalam suatu unit kerja di

lingkungan Universitas Indonesia.


b. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang diatur berdasarkan abjad

nama orang, nama badan/organisasi, nama subjek, dan nama lokasi geografis. Sistem

ini digunakan untuk penyimpanan surat/arsip nama pegawai, nasabah, langganan,

pasien, nama mahasiswa, dan sejenisnya.

c. Sistem Subjek (Masalah)

Sistem penyimpanan arsip juga dapat dilakukan berdasarkan masalah/subjek

yang terkandung dalam surat/arsip. Contohnya, surat/arsip dikelompokkan berdasarkan

nama masalah kegiatan seperti penerimaan pegawai, cuti pegawai, dan sejenisnya.

d. Sistem Pola Klasifikasi

Sistem penyimpanan pola klasifikasi adalah usaha pengelompokan arsip

berdasarkan jenis transaksi, kegiatan, dan fungsi organisasi secara menyeluruh. Sistem

penyimpanan pola klasifikasi inilah yang digunakan di setiap unit kerja/pengolah

lingkungan Universitas Indonesia. Salah satu contoh sistem pola klasifikasi, misalnya:

PDP.00. Kemahasiswaan

PDP.00.01 Kesejahteraan Mahasiswa

PDP.00.01.00 Beasiswa

3.5.1 Sarana Penyimpanan Surat/Arsip

Sarana penyimpanan surat/arsip di unit kerja/pengolah dapat dilakukan dengan

menggunakan folder/odner, sekat/guide, dan filing cabinet/lemari arsip.

a. Folder/odner

Folder/odner digunakan sebagai tempat penyimpanan dokumen, untuk menyimpan satu

berkas masalah yang sama, dengan diberi nama unit kerja kode dan indeks, tahun

pencipta, dan nomor urut folder.

b. Sekat/guide

Sekat digunakan sebagai pemisah antara masalah yang satu dan masalah yang lain

dalam menyusun folder untuk menempatkan berkas.

c. Filing cabinet/lemari arsip

Filing cabinet/lemari dokumen digunakan sebagai tempat folder.


Gambar 3.34 Contoh Penyimpanan Surat yang Benar, Sesuai dengan Sistem Pola Klasifikasi

Sistem filing atau pemberkasan surat adalah kegiatan mengatur dan menyusun surat dalam

suatu tatanan yang sistematis ke dalam kelompok tertentu.

Sistem pemberkasan terdiri dari sistem nomor (berdasarkan kode nomor), sistem abjad

(berdasarkan abjad nama orang, badan/organisasi, subyek, atau lokasi geografis), sistem

subyek (berdasarkan masalah/subyek dalam surat/arsip), dan sistem pola klasifikasi

(berdasarkan jenis transaksi, kegiatan, dan fungsi organisasi secara menyeluruh).

Sarana penyimpanan surat-arsip di unit kerja/pengolah menggunakan folder,odner,

sekat/guide, dan filing kabinet/lemari arsip.


BAB 4

PENUTUP

Kantor merupakan wadah penciptaan dokumen para pegawai berdasarkan pembagian

kerja untuk bekerja bersama meraih tujuan organisasi secara berjenjang dengan memanfaatkan

unsur-unsur perkantoran. Kegiatan perkantoran menuntut pegawainya untuk dapat

menyandang tanggung jawab kerja, bekerja secara tepat pakai dan tepat guna dalam mengelola

diri sendiri maupun unit kerja terkait. Ketika pegawai dapat memenuhi harapan dari organisasi

tempat ia bekerja, ia akan dinilai sebagai pegawai yang berprestasi.

Dalam pencapaian tujuan jangka pendek organisasi, seorang pegawai diharapkan

mampu menciptakan dan menggunakan dokumen dalam pekerjaannya sehingga koordinasi dan

komunikasi organisasi terus terjaga. Salah satu bentuk komunikasi formal tertulis dapat

dilakukan melalui surat-menyurat. Surat-menyurat sangat penting dalam setiap organisasi

perkantoran karena merupakan rangkaian kegiatan yang berkenaan dengan pengiriman dan

penerimaan informasi. Kegiatan surat-menyurat dimulai dari penyusunan, penulisan, serta

pengiriman kepada dan oleh pihak yang dituju (unit kerja).

Dalam penyusunan surat, kita harus memperhatikan berbagai unsur seperti pemakaian

bahasa Indonesia yang baik dan benar serta bentuk surat. Kita perlu memperhatikan agar surat-

menyurat sesuai dengan prosedur yang berlaku, karena hal ini mencerminkan citra profesional

dari UI.

modul kantor modern2011

Documents